Matriz de Riesgos y Controles de Un Proceso de Inventarios
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Matriz de Riesgos y Controles Proceso de Inventarios A continuacin encontrarn una gua para la identificacin de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de inventarios. Esta gua es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compaa deber analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria. www.auditool.org 20 de octubre de 2011
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Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1 Control 2 Control 3
Lineamientos
Ausencia de
polticas y
procedimientos
que regulen la
administracin de
los inventarios.
Definicin de
polticas y
procedimientos
formalmente
establecidos para la
administracin de los
inventarios.
Revisin anual de
las polticas y
procedimientos
establecidos.
Divulgacin de las
polticas y
procedimientos de
inventarios.
Definicin
inadecuada del
nivel de
inventarios
La adquisicin de
nuevos inventarios se
basa en el anlisis de
rotacin y en
directrices que
permiten concluir la
necesidad de la
compra.
La adquisicin de
nuevo inventario es
aprobado por
funcionarios de
nivel adecuada.
La compra de
inventarios cuenta
con los
correspondientes
soportes que
justifican la
necesidad de la
compra.
Administracin
del Inventario
Prdida de
inventarios por
inadecuada
custodia del
mismo.
Los inventarios
cuentan con un
adecuado nivel de
custodia y su acceso
es restringido solo a
personal autorizado.
Los funcionarios
responsables de
administrar y
custodiar el
inventario son
independientes al
rea contable.
Se realizan
conciliaciones de
los saldos de
inventario y
contabilidad.
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Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1 Control 2 Control 3
Prdidas de
inventario por
deterioro de los
productos.
La ubicacin del
inventario, cumple
con las medidas de
seguridad fsica para
garantizar su
proteccin.
El inventario de
mayor nivel de
exposicin a daos
ambientales cuenta
con los niveles de
proteccin segn
su composicin
fsica.
Se realizan
verificaciones
peridicas que
permiten retirar del
inventario los
productos daados
y/o en mal estado
de forma oportuna.
Prdidas
econmicas por
hurto o deterioro
del inventario
Los inventarios se
encuentran
asegurados por
prdida o hurto.
Se realizan
verificaciones
aleatorias de los
saldos de
inventario, de tal
forma que se
identifiquen
oportunamente
cambios inusuales
en las existencias.
Los saldos de los
inventarios son
actualizados en
lnea y las
diferencias que se
presentan son
investigadas
oportunamente.
Prdidas de
inventarios por
traslados
inadecuados
Los traslados de
inventarios son
realizados previa
autorizacin de un
nivel adecuado.
Todo traslado de
inventario cuenta
con el soporte de
salida e ingreso a
su destino y el
mismo tiene un
consecutivo.
Los traslados de
inventario son
registrados en
lnea.
Prdidas de
inventario por
traslados
inadecuados
Los saldos de
traslados entre
sucursales son
verificados, validando
su adecuado ingreso.
La mercanca en
transito se registra
en el sistema.
Los saldos de la
localizacin en en
transito, son
verificados de
forma regular.
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3
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1 Control 2 Control 3
Prdidas de
inventario por baja
rotacin del mismo
La adquisicin del
inventario parte de
los cronogramas de
produccin.
Se han establecido
mnimos y
mximos de
inventario.
Ejecucin del
Inventario
Resultados
inadecuados del
inventario
Se cuenta con una
metodologa para la
realizacin del
inventario fsico, y la
misma se encuentra
documentada y
divulgada.
Se ha definido el
nmero de
inventarios fsicos
que deben ser
realizados
peridicamente.
Los resultados del
inventario son
comparados contra
los saldos
registrados en el
sistema, una vez
ha finalizado el
conteo.
Resultados
inadecuados del
inventario
Se cuenta con un
lder para la
realizacin del
inventario fsico.
Los productos a ser
inventariados se
encuentran
debidamente
etiquetados y
organizados.
Los productos en
mal estado estn
plenamente
identificados y
separados.
Resultados
inadecuados del
inventario
Se cuenta con hojas
pre numeradas para
el registro de los
resultados del
inventario.
Los funcionarios
designados para el
inventario fsico
son diferentes a
quienes ingresan
los resultados al
sistema.
Los funcionarios
que realizan el
primer conteo son
diferentes a los que
realizan el segundo
y tercer conteo.
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Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1 Control 2 Control 3
Resultados
inadecuados del
inventario
Los resultados del
inventario son
cruzados con los
saldos registrados en
contabilidad y los
mismos se
documentan.
Las diferencias
entre los resultados
del inventario fsico
y la contabilidad
son investigadas
oportunamente.
Se realizan anlisis
de variaciones con
los resultados de
los inventarios.
Monitoreo
Prdidas
econmicas
generadas por
saldos
inadecuados de
los inventarios
Mensualmente se
realiza la
presentacin de un
informe sobre el
estado de los
inventarios.
Se realiza un
anlisis de
variaciones de los
saldos de los
inventarios
La baja de
inventarios debe
ser justificada y
autorizada por
funcionarios de
nivel adecuado.
Prdidas
econmicas
generadas por
saldos
inadecuados de
los inventarios
Se realiza un
seguimiento a la
razonabilidad de las
notas crdito
presentadas por los
clientes.
Se contacta a los
clientes por un
departamento
externo al de
ventas, para
conocer la razn de
sus devoluciones.
Se hacen
verificaciones
aleatorias y
sorpresivas de los
saldos de
inventario.
Devolucin de
productos
facturados pero no
pagados.
Se llevan indicadores
que permiten
identificar las
causales de
devolucin de
productos
peridicamente.
Se definen planes
correctivos en el
rea que gener la
devolucin.
Se verifica
peridicamente la
implementacin de
los planes accin y
su efectividad.