LA COMUNICACION EFECTIVA Herramientas Para Mejorar La Comunicacion
Matriz de Comunicacion
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Revisó: Coord. Proyectos Codigo: GC-PRY-F-010 Aprobó: Rectoria Version: 01 ITEM FASE QUE SE COMUNICA OBJETIVO TIPO DE DOCUMENTO RESPONSABLE DE COMUNICAR A QUIEN SE COMUNICA MEDIO DE COMUNICACIÓN FECHA INICIAL FRECUENCIA OBSERVACIONES 1 Inicio de proyecto Acta de inicio del proyecto Comunicar a la comunidad universitaria la novedad de la implementación del sistema ERP PeopleSoft el cual permitirá mejorar y estandarizar la comunicación entre la universidad y sus partes interesadas, así como controlar los procesos académicos de forma automatizada Comunicado a la comunidad universitaria Rector de la universidad Comunidad universitaria Página de Internet Vitrinas y tableros disponibles en el campus Revista institucional 05/01/2000 N/A Se comunicara por única vez 2 Inicio de proyecto Designación de dirección para la ejecución del proyecto Designar al responsable de la ejecución y control del proyecto para el cargo de director del proyecto quien será el líder y responsable del éxito del proyecto. Acta Rector de la universidad Director de proyecto Documento escrito y personal 06/01/2000 N/A Se comunicara por única vez 3 Inicio de proyecto Designación de comité de cambios para la ejecución del proyecto Designar a los responsables que aprueban o desaprueban cambios organizacionales derivados del nuevo diseño organizacional que se plantee. Acta Rector de la universidad Consejo Directivo de la Institución Acta de comité institucional 06/01/2000 N/A La rectoría hará parte del comité 4 Inicio de proyecto Designación de equipo de gestión del cambio Designar a los responsables de diagnosticar y analizar las situaciones Organizacionales/Culturales sobre la implementación del sistema y/o procesos. De igual forma estos apoyan en minimizar la potencial resistencia al cambio que exista dentro de la universidad. Acta Rector de la universidad Docentes seleccionados Acta de comité institucional 06/01/2000 N/A Se comunicara por única vez 5 Inicio de proyecto Designación de equipo de TI Designar a los Responsables de brindar apoyo fundamental en infraestructura tecnológica y soporte a las aplicaciones, desarrollos y capacitación necesarios para el éxito del proyecto. Acta Rector de la universidad Coordinador de sistemas de la universidad. Profesionales de apoyo TI Acta de comité institucional 06/01/2000 N/A Se comunicara por única vez 6 Inicio de proyecto Presupuesto aprobado para la ejecución del proyecto por parte de la junta directiva de la universidad Socializar al director de proyecto el presupuesto aprobado por parte de la junta directiva de la universidad para la ejecución del proyecto Comunicado administrativo Rector de la universidad Director de proyecto Documento escrito y personal 07/01/2000 N/A Se comunicara por única vez 7 Inicio de proyecto Socialización del project charter Socializar al rector de la universidad el acta de constitución del proyecto Acta Director de proyecto Rector de la universidad Consejo Directivo de la Institución Comité de cambios Equipo gestión del cambio Equipo TI Documento escrito y personal 10/01/2000 N/A Se comunicara por única vez 8 Análisis Especificaciones tecnologías del proyecto Establecer las especificaciones tecnológicas de la ejecución del proyecto Acta Director de proyecto Oficina de Proyectos Equipo de TI (Sistemas) Documento escrito 10/02/2000 N/A Se comunicara por única vez 9 Análisis Requerimientos básicos de información Establecer los requerimientos de información básicos para la ejecución del proyecto Acta Director de proyecto Oficina de Proyectos Equipo de TI (Sistemas) Documento escrito 11/02/2000 N/A Se comunicara por única vez 10 Diseño Propuesta de diseño estructura del sistema ERP Diseñar y establecer la propuesta de la estructura del sistema ERP en la plataforma institucional Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 20/02/2000 N/A De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 11 Diseño Aceptación de estructura de ERP Dar el visto bueno de la propuesta presentada por parte del equipo tecnico del proyecto Comunicado Director de proyecto Consultores externos Documento escrito 25/02/2000 N/A Se comunicara por única vez 12 Diseño Propuesta de diseño de backup de información y servidores de respaldo Diseñar y establecer la propuesta de backup de información y de conexión de servidores de respaldo para el funcionamiento del sistema ERP asegurando la prestación del servicio Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 15/03/2000 N/A De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 13 Diseño Aceptación de backup de información y servidores de respaldo Dar el visto bueno de la propuesta presentada por parte del equipo tecnico del proyecto Comunicado Director de proyecto Consultores externos Documento escrito 20/03/2000 N/A Se comunicara por única vez 14 Diseño Diseño de plan de socialización y capacitación para la comunidad universitaria Estructurar el plan de socialización y capacitación para la comunidad universitaria en los diferentes programas académicos presenciales con el fin de asegurar su implementación y adecuado uso por parte de beneficiarios. Informe Equipo de Gestión del Cambio Director de proyecto Documento escrito 01/04/2000 N/A De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 15 Diseño Diseño de plan de socialización y capacitación para la comunidad universitaria Estructurar el plan de socialización y capacitación para la comunidad universitaria en los diferentes programas académicos a distancia con el fin de asegurar su implementación y adecuado uso por parte de beneficiarios. Informe Equipo de Gestión del Cambio Director de proyecto Documento escrito 01/05/2000 N/A De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 16 Diseño Requerimiento de adquisiciones tecnologías necesarias Definir las necesidades de adquisiciones tecnológicas necesarias para la implementación del proyecto Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 10/05/2000 N/A De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 17 Implementación Avance de actividades de programación Realizar seguimiento a la ejecución de las actividades de programación y de adaptación del sistema ERP Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/06/2000 Quincenal De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 18 Implementación Avance global de implementación Realizar seguimiento a la implementación general del sistema ERP según las necesidades y condiciones actuales de los diferentes campus y programas académicos presenciales y virtuales Informe Director de proyecto Rector de la universidad Documento escrito 30/02/2000 Semanal De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 19 Implementación Avance de ejecución del presupuesto Realizar seguimiento y control a la ejecución presupuestal según monto designado por la junta directiva Informe Director de proyecto Rector de la universidad Documento escrito 30/02/2000 Semanal De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 20 Implementación Pruebas piloto Garantizar el avance y correcto funcionamiento del sistema ERP Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/06/2000 Mensual De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 21 Implementación Evaluaciones de rendimiento Garantizar el cumplimiento del sistema ERP según las especificaciones técnicas iniciales que permitan una navegación optima Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/06/2000 Mensual De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 22 Implementación Solicitudes de modificaciones y/o correcciones Generar las modificaciones y/o correcciones respectivas según las evaluaciones y pruebas realizadas al funcionamiento del sistema ERP Formato de acciones correctivas y preventivas Equipo de TI (Sistemas) Director de proyecto Consultores externos Documento escrito 01/06/2000 Cada vez que se requiera Se deben seguir las directrices de gestión de calidad del proyecto 23 Capacitación Avance en actividades de socialización y capacitación Asegurar la socialización y capacitación a los usuarios en miras del entendimiento y correcto uso del sistema ERP Informe Equipo de Gestión del Cambio Director de proyecto Documento escrito 01/07/2000 Semanal De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 24 Puesta en marcha Lanzamiento PeopleSoft Socializar a la comunidad universitaria la apertura oficial e inicio de funcionamiento del sistema ERP PeopleSoft Comunicado Rector de la universidad Comunidad universitaria Página de Internet Vitrinas y tableros disponibles en el campus Revista institucional 01/09/2000 N/A N/A 25 Puesta en marcha Actividad en el sistema Verificar el uso e implementación del sistema ERP PeopleSoft por parte de los usuarios asi como asegurar el cubrimiento global del total de usuarios Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/09/2000 Semanal De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 26 Fin de proyecto Ajustes finales Verificar el avance de cierre de las modificaciones detectadas a partir de las sugerencias, quejas o reclamos por parte de usuarios Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/09/2000 Semanal De requerir modificaciones se solicitaran mediante comunicado fisico o electronico 27 Fin de proyecto Cierre del proyecto Asegurar el cierre operativo, administrativo y financiero mediante los controles estipulados por la universidad para proyectos. Informe Director de proyecto Rector de la universidad Documento escrito 30/11/2000 N/A Se comunicara por única vez PLAN DE COMUNICACIONES PARA PROYECTOS PROYECTO: Implementación del Sistema ERP PeopleSoft para los Campus en las ciudades de Guadalajara y México D.F.
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matriz de comunicacion para proyectos
Transcript of Matriz de Comunicacion
Revisó:
Coord. Proyectos
Codigo:
GC-PRY-F-010
Aprobó:
Rectoria
Version:
01
ITEM FASE QUE SE COMUNICA OBJETIVO TIPO DE DOCUMENTO RESPONSABLE DE COMUNICAR A QUIEN SE COMUNICA MEDIO DE COMUNICACIÓN FECHA INICIAL FRECUENCIA OBSERVACIONES
1 Inicio de proyecto Acta de inicio del proyecto
Comunicar a la comunidad universitaria la novedad de
la implementación del sistema ERP PeopleSoft el cual
permitirá mejorar y estandarizar la comunicación
entre la universidad y sus partes interesadas, así como
controlar los procesos académicos de forma
automatizada
Comunicado a la
comunidad universitariaRector de la universidad Comunidad universitaria
Página de Internet
Vitrinas y tableros disponibles en
el campus
Revista institucional
05/01/2000 N/ASe comunicara por
única vez
2 Inicio de proyectoDesignación de dirección para la
ejecución del proyecto
Designar al responsable de la ejecución y control del
proyecto para el cargo de director del proyecto quien
será el líder y responsable del éxito del proyecto.
Acta Rector de la universidad Director de proyecto Documento escrito y personal 06/01/2000 N/ASe comunicara por
única vez
3 Inicio de proyecto
Designación de comité de
cambios para la ejecución del
proyecto
Designar a los responsables que aprueban o
desaprueban cambios organizacionales derivados del
nuevo diseño organizacional que se plantee. Acta Rector de la universidad
Consejo Directivo de la
InstituciónActa de comité institucional 06/01/2000 N/A
La rectoría hará
parte del comité
4 Inicio de proyectoDesignación de equipo de gestión
del cambio
Designar a los responsables de diagnosticar y analizar
las situaciones Organizacionales/Culturales sobre la
implementación del sistema y/o procesos. De igual
forma estos apoyan en minimizar la potencial
resistencia al cambio que exista dentro de la
universidad.
Acta Rector de la universidad Docentes seleccionados Acta de comité institucional 06/01/2000 N/ASe comunicara por
única vez
5 Inicio de proyecto Designación de equipo de TI
Designar a los Responsables de brindar apoyo
fundamental en infraestructura tecnológica y soporte
a las aplicaciones, desarrollos y capacitación
necesarios para el éxito del proyecto.
Acta Rector de la universidad
Coordinador de sistemas
de la universidad.
Profesionales de apoyo TI
Acta de comité institucional 06/01/2000 N/ASe comunicara por
única vez
6 Inicio de proyecto
Presupuesto aprobado para la
ejecución del proyecto por parte
de la junta directiva de la
universidad
Socializar al director de proyecto el presupuesto
aprobado por parte de la junta directiva de la
universidad para la ejecución del proyecto
Comunicado
administrativoRector de la universidad Director de proyecto Documento escrito y personal 07/01/2000 N/A
Se comunicara por
única vez
7 Inicio de proyecto Socialización del project charterSocializar al rector de la universidad el acta de
constitución del proyectoActa Director de proyecto
Rector de la universidad
Consejo Directivo de la
Institución
Comité de cambios
Equipo gestión del cambio
Equipo TI
Documento escrito y personal 10/01/2000 N/ASe comunicara por
única vez
8 AnálisisEspecificaciones tecnologías del
proyecto
Establecer las especificaciones tecnológicas de la
ejecución del proyecto Acta Director de proyecto
Oficina de Proyectos
Equipo de TI (Sistemas) Documento escrito 10/02/2000 N/A
Se comunicara por
única vez
9 AnálisisRequerimientos básicos de
información
Establecer los requerimientos de información básicos
para la ejecución del proyectoActa Director de proyecto
Oficina de Proyectos
Equipo de TI (Sistemas) Documento escrito 11/02/2000 N/A
Se comunicara por
única vez
10 DiseñoPropuesta de diseño estructura
del sistema ERP
Diseñar y establecer la propuesta de la estructura del
sistema ERP en la plataforma institucionalInforme Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 20/02/2000 N/A
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
11 Diseño Aceptación de estructura de ERPDar el visto bueno de la propuesta presentada por
parte del equipo tecnico del proyectoComunicado Director de proyecto Consultores externos Documento escrito 25/02/2000 N/A
Se comunicara por
única vez
12 Diseño
Propuesta de diseño de backup
de información y servidores de
respaldo
Diseñar y establecer la propuesta de backup de
información y de conexión de servidores de respaldo
para el funcionamiento del sistema ERP asegurando la
prestación del servicio
Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 15/03/2000 N/A
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
13 Diseño
Aceptación de backup de
información y servidores de
respaldo
Dar el visto bueno de la propuesta presentada por
parte del equipo tecnico del proyectoComunicado Director de proyecto Consultores externos Documento escrito 20/03/2000 N/A
Se comunicara por
única vez
14 Diseño
Diseño de plan de socialización y
capacitación para la comunidad
universitaria
Estructurar el plan de socialización y capacitación para
la comunidad universitaria en los diferentes
programas académicos presenciales con el fin de
asegurar su implementación y adecuado uso por parte
de beneficiarios.
Informe Equipo de Gestión del Cambio Director de proyecto Documento escrito 01/04/2000 N/A
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
15 Diseño
Diseño de plan de socialización y
capacitación para la comunidad
universitaria
Estructurar el plan de socialización y capacitación para
la comunidad universitaria en los diferentes
programas académicos a distancia con el fin de
asegurar su implementación y adecuado uso por parte
de beneficiarios.
Informe Equipo de Gestión del Cambio Director de proyecto Documento escrito 01/05/2000 N/A
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
16 DiseñoRequerimiento de adquisiciones
tecnologías necesarias
Definir las necesidades de adquisiciones tecnológicas
necesarias para la implementación del proyecto Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 10/05/2000 N/A
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
17 Implementación Avance de actividades de
programación
Realizar seguimiento a la ejecución de las actividades de
programación y de adaptación del sistema ERPInforme Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/06/2000 Quincenal
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
18 Implementación Avance global de implementación
Realizar seguimiento a la implementación general del
sistema ERP según las necesidades y condiciones
actuales de los diferentes campus y programas
académicos presenciales y virtuales
Informe Director de proyecto Rector de la universidad Documento escrito 30/02/2000 Semanal
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
19 Implementación Avance de ejecución del
presupuesto
Realizar seguimiento y control a la ejecución
presupuestal según monto designado por la junta
directiva
Informe Director de proyecto Rector de la universidad Documento escrito 30/02/2000 Semanal
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
20 Implementación Pruebas pilotoGarantizar el avance y correcto funcionamiento del
sistema ERPInforme Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/06/2000 Mensual
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
21 Implementación Evaluaciones de rendimiento
Garantizar el cumplimiento del sistema ERP según las
especificaciones técnicas iniciales que permitan una
navegación optima
Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/06/2000 Mensual
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
22 Implementación Solicitudes de modificaciones y/o
correcciones
Generar las modificaciones y/o correcciones
respectivas según las evaluaciones y pruebas
realizadas al funcionamiento del sistema ERP
Formato de acciones
correctivas y preventivas
Equipo de TI (Sistemas)
Director de proyectoConsultores externos Documento escrito 01/06/2000
Cada vez que se
requiera
Se deben seguir las
directrices de gestión
de calidad del
proyecto
23 CapacitaciónAvance en actividades de
socialización y capacitación
Asegurar la socialización y capacitación a los usuarios
en miras del entendimiento y correcto uso del sistema
ERP
Informe Equipo de Gestión del Cambio Director de proyecto Documento escrito 01/07/2000 Semanal
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
24 Puesta en marcha Lanzamiento PeopleSoft
Socializar a la comunidad universitaria la apertura
oficial e inicio de funcionamiento del sistema ERP
PeopleSoft
Comunicado Rector de la universidad Comunidad universitaria
Página de Internet
Vitrinas y tableros disponibles en
el campus
Revista institucional
01/09/2000 N/A N/A
25 Puesta en marcha Actividad en el sistemaVerificar el uso e implementación del sistema ERP
PeopleSoft por parte de los usuarios asi como
asegurar el cubrimiento global del total de usuarios
Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/09/2000 Semanal
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
26 Fin de proyecto Ajustes finales
Verificar el avance de cierre de las modificaciones
detectadas a partir de las sugerencias, quejas o reclamos
por parte de usuarios
Informe Consultores externos Director de proyecto Documento escrito 01/09/2000 Semanal
De requerir
modificaciones se
solicitaran mediante
comunicado fisico o
electronico
27 Fin de proyecto Cierre del proyecto
Asegurar el cierre operativo, administrativo y
financiero mediante los controles estipulados por la
universidad para proyectos.
Informe Director de proyecto Rector de la universidad Documento escrito 30/11/2000 N/ASe comunicara por
única vez
PLAN DE COMUNICACIONES PARA PROYECTOS
PROYECTO: Implementación del Sistema ERP PeopleSoft para los Campus en las ciudades de Guadalajara y México D.F.
