MAR˝A ANGELITA ORTIZ - Universidad EAN
114
PROPUESTA DE MODELO GERENCIAL PARA LOS FONDOS DE EMPLEADOS DENTRO DEL SECTOR SOLIDARIO EN COLOMBIA MARﾍA ANGELITA ORTIZ UNIVERSIDAD EAN FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA ADMNISTRACIﾓN DE EMPRESAS BOGOTﾁ, D.C. 2010
Transcript of MAR˝A ANGELITA ORTIZ - Universidad EAN
PROPUESTA DE MODELO GERENCIAL PARA LOS FONDOS DEEMPLEADOS DENTRO DEL SECTOR SOLIDARIO EN COLOMBIA
MARÍA ANGELITA ORTIZ
UNIVERSIDAD EANFACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
ADMNISTRACIÓN DE EMPRESASBOGOTÁ, D.C.
2010
PROPUESTA DE MODELO GERENCIAL PARA LOS FONDOS DEEMPLEADOS DENTRO DEL SECTOR SOLIDARIO EN COLOMBIA
Trabajo presentado en modalidad de Monografía como requisitoparcial para optar al título de Administrador de Empresas
MARÍA ANGELITA ORTIZCódigo 200022261
UNIVERSIDAD EANFACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
ADMNISTRACIÓN DE EMPRESASBOGOTÁ, D.C.
2010
Nota de Aceptación
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________Presidente de Jurado
______________________________Jurado
______________________________Jurado
Bogotá, D.C., 2010
1
CONTENIDOPág.
INTRODUCCIÓN 1
1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 5
1.1 DELIMITACIÓN 5
1.1.1 Delimitación conceptual 5
1.1.2 Delimitación espacial o geográfica 5
1.1.3 Delimitación temporal e histórica 5
1.2 DISEÑO METODOLÓGICO 6
1.3 JUSTIFICACIÓN 6
1.4 OBJETIVOS 7
1.4.1 Objetivo General 7
1.4.2 Objetivos Específicos 7
2. MARCO REFERENCIAL 8
2.1 ENTORNO INSTITUCIONAL 10
2.2 MARCO LEGAL COLOMBIANO 13
2.2.1 Decreto 1481 de 1989 14
2.2.2 Los órganos de administración 16
2.2.3 Los órganos de inspección y vigilancia 17
2.3 DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS ENCOLOMBIA 18
2.3.1 Constitución y afiliación 19
2.3.1.1 Constitución 19
2.3.1.2 Asociación 20
2.3.2 Esquema de Administración 22
2.3.2.1 La personería jurídica 22
2
2.3.2.2 La Asamblea General 23
2.3.2.2.1 Las funciones de la Asamblea 24
2.3.2.3 La junta directiva 27
2.3.2.4 La gerencia 28
2.3.2.5 Organos de inspección y vigilancia 28
2.3.2.5.1 La revisoría fiscal 28
2.3.2.5.2 El Comité de control social 29
2.3.3 Sistema crediticio 29
2.3.3.1 Origen de los recursos 30
2.3.3.2 Prestación de servicios de ahorro y crédito 34
2.3.3.3 Prestación de servicios sociales 35
2.3.3.4 Prestación de servicios educativos 36
2.3.4 La fusión, incorporación, transformación, disolución y liquidación 37
2.3.5 Proyecto Educativo Social y Empresarial, PESEM 38
3. ESTUDIO DE CASO: SUPERFONDO 40
3.1 COMPOSICIÓN DE LOS ASOCIADOS 41
3.2 SERVICIOS DE SUPERFONDO 42
3.3 ATENCIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 45
3.3.1 Diseño metodológico 46
3.3.2 Resultados del sondeo de satisfacción al cliente 47
3.3.2.1 Información general 47
3.3.2.2 Información específica 52
4. DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y MEJORAMIENTO CONTINUO 57
4.1 AFILIACION A FONDOS EMPLEADOS 58
4.2 PROCESO GENERAL DE SOLICITUD DE CREDITO 59
4.3 MODELO DEL PROCESO DE FABRICACIÓN. 62
3
4.4 DETERMINACIÓN DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Y EL PRECIO DE VENTA UNITARIO 68
4.5 ESTIMACIÓN DE LA DEMANDA 68
4.6 ESTABLECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN 70
4.7 ANÁLISIS DE VALOR DEL PROCESO PARA MEJORAMIENTO 73
4.8 RED LOGÍSTICA DEL FONDO DE EMPLEADOS 78
5. PROPUESTA DE MODELO GERENCIAL DE FONDOS DE EMPLEADOS 79
5.1 DE LA ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL DE UN FONDO DE EMPLEADOS 79
5.1.1 Marco Conceptual 79
5.1.2 Principios Organizacionales 81
5.2 ENFOQUE ESTRUCTURAL 83
5.2.1 Niveles Organizacionales 83
5.2.1.1 Nivel de Dirección 83
5.2.1.2 Nivel Ejecutivo 85
5.2.1.3 Nivel Operativo 86
5.2.2 Áreas del Departamento Administrativo 87
5.2.3 Áreas del Departamento Financiero 87
5.2.4 Áreas del Departamento Social 87
5.3 ORGANIZACIÓN POR OBJETIVOS 88
5.3.1 Departamento Administrativo 89
5.3.2 Departamento Financiero 90
5.3.3 Departamento Social 91
5.4 ANÁLISIS DE CARGOS Y NIVELES SALARIALES 92
5.4.1 Metodología básica 92
5.4.2 Identificación de niveles de cargo y salariales 93
5.4.3 Línea de tendencia salarial 94
5.4.4 Sistemas de Compensación 95
4
GLOSARIO CONCEPTUAL 96
BIBLIOGRAFÍA 101
ANEXO A. Instrumento metodológico de encuesta 102
ANEXO B. Organigrama institucional de SUPERFONDO 103
ANEXO C. Proceso Afiliación a nivel general en los fondos de Empleados 104
ANEXO D. Proceso de Crédito a nivel general en los fondos de Empleados 105
5
LISTA DE TABLASPág.
Tabla 1. Estructura nacional del sector solidario 10
Tabla 2. Estructura por tipo de entidades del sector solidario 11
Tabla 3. Estructura del sector solidario por tipo de servicios 12
Tabla 4. Composición de los afiliados a Superfondo 41
Tabla 5. Afiliados de Superfondo, por regional 41
Tabla 6. Ponderación % por regiones y tipo de afiliado 42
Tabla 7. Ponderación de la muestra 46
Tabla 8. Tabulación resultados específicos 52
Tabla 9. Indicadores para control de la gestión de FC 65
Tabla 10. Comparativo de operaciones de productos 69
Tabla 11. Resultados del producto crédito en FC 70
Tabla 12. Análisis de producto Crédito 71
Tabla 13. Indicadores globales FC 71
Tabla 14. Niveles de cargo y niveles salariales 94
6
LISTA DE FIGURASPág.
Figura 1. Composición por edades de asociado 47
Figura 2. Composición por género del asociado 48
Figura 3. Estado civil del asociado 48
Figura 4. Asociados por número de hijos 49
Figura 5. Asociados por nivel de estudio 49
Figura 6. Composición de asociados por estrato socioeconómico 50
Figura 7. Asociados propietarios de finca raíz 50
Figura 8. Asociados según personas a cargo 51
Figura 9. Asociados usuarios de crédito por modalidad 52
Figura 10. Tendencias de satisfacción por grados de aceptación 53
Figura 11. Indicador de costo unitario en FC de solicitud CFC 66
Figura 12. Indicador de devolución de solicitudes DS 66
Figura 13. Indicador de rechazo de solicitudes RS 67
Figura 14. Indicador de Reproceso de solicitudes RPS 67
Figura 15. Indicador de costo / beneficio de solicitud CBS 68
Figura 16. Diagrama de proceso actual en material, recurso humano y documentación 72
Figura 17. Diagrama análisis de valor 73
Figura 18. Diagrama general de flujo propuesto en material, recurso humano y documentación 76
Figura 19. Logística de operaciones activas 78
Figura 20. Estructura Orgánica: Nivel I de Dirección. 84
Figura 21. Estructura Orgánica: Nivel II Ejecutivo 86
Figura 22. Nivel operativo III 88
Figura 23. Curva salarial 94
1
INTRODUCCIÓN
Los Fondos de Empleados en Colombia son entidades de carácter solidario y su
actividad se encuentra limitada al uso de los recursos aportados por sus
asociados, auxilios del empleador, donaciones, rendimientos, ingresos por
convenciones a la rotación de los mismos en actividades básicas para su
captación y al otorgamiento de créditos en modalidades dirigidas hacia estos
mismos asociados, en las que el estudio de riesgo y el recaudo de cartera, es un
proceso rotativo de manejo de la liquidez financiera disponible que se convierten
en los ejes de una administración de calidad.
Se agregan a estas actividades otros servicios de orden social que se prestan
mediante la suscripción de convenios interinstitucionales, que buscan beneficiar a
los asociados con ventajas y ofertas preferentes por parte de empresas en venta
de productos y servicios. Estos convenios pueden ser realizados con instituciones
del mismo sector solidario o con organizaciones u organismos diferentes.
Para ello el trabajo será dividido en cinco secciones o capítulos: En la primera
parte se planteara la formulación del problema de investigación del cual parte la
propuesta de la siguiente manera ¿Cuál es el modelo gerencial inherente a los
Fondos de empleados en Colombia de acuerdo con la normatividad vigente?,
también se espera hacer claridad en la delimitación conceptual, espacial, histórica,
modelo metodológico, la justificación y el planteamiento del objetivo general y
objetivos específicos.
La propuesta se circunscribe al ámbito empresarial o solidario que es objeto de
estudio. La disciplina en la cual se inserta la solución del problema corresponde al
estudio de las estructuras administrativas y al concepto de administración bajo
parámetros de mejoramiento continuo de la calidad.
2
El periodo de tiempo que aborda el análisis del objeto de estudio incluye
información que abarca las normas vigentes como referentes básicas de lo que se
puede considerar como el modelo administrativo a ser estudiado. El objetivo
general del trabajo se resume en realizar el estudio y actualización de la
información acerca de lo que se puede concebir como una propuesta de modelo
gerencial de Fondo de Empleados, derivado de las normas vigentes en Colombia.
Los objetivos particulares son realizar un estudio de los procedimientos actuales
para afiliación, administración, crédito, estudio de préstamos, desembolsos,
manejo de cartera y recaudo de pagos de los deudores; determinar cuáles son los
procesos administrativos de los Fondos de Empleados en concordancia con las
estrategias de mejoramiento continuo convencionalmente previstas en los
procesos de certificación de calidad ante ICONTEC; y, proponer un estructura
ideal de los Fondos de Empleados en términos organizacionales.
Con todo ello se busca identificar en los parámetros administrativos mencionados,
que son determinados básicamente por la Superintendencia de la Economía
Solidaria, los elementos de competitividad y calidad que suponen la eficiencia en
sus operaciones, reducción de costos, el just in time de sus recursos financieros,
la optimización de tiempos y movimientos en sus procedimientos, frente a los
clientes internos y externos a los cuales sirve un Fondo de Empleados.
Para la solución del problema formulado, se parte de una sinopsis del entorno
institucional que rodea a los fondos de empleados en cuanto al marco legal que
los circunscribe y los procesos administrativos bajo los parámetros de constitución,
asociación, personería jurídica, controles sociales y prestación de servicios que les
son permitidos y reglamentados por parte de la Superintendencia de la Economía
Solidaria y la Superintendencia Financiera, los entes de control y regulación que
les orientan. Este trabajo se presenta en el capítulo segundo.
3
Posteriormente, en el capítulo tercero, se estudia el caso del Fondo de empleados
del Banco Santander, SUPERFONDO, con base en su composición asociativa, y
los problemas que presenta en la actualidad respecto a la prestación de servicios
de crédito y recaudo de cartera. Con base en un trabajo de sondeo ponderado a
sus afiliados se reconocen las áreas de atención al cliente en cuanto a
modalidades de crédito y servicios prestados, así como de satisfacción al cliente
según composición etérea y de género. Se tienen en cuanto variables de
composición familiar y niveles de estudio de los integrantes de la familia del cliente
asociado.
De acuerdo con los resultados obtenidos de este diagnóstico institucional, en el
capítulo cuarto y quinto, se plantean los elementos de un modelo gerencial integral
que cumpla el régimen legal vigente pero aporte los factores de mejoramiento
continuo que debe tener en cuenta un fondo de empleados con orientación al logro
de certificación de calidad de sus procesos de crédito y cartera. Se tiene en cuenta
que, siendo un fondo de empleados una entidad de esencia financiera debe tener
en cuenta elementos de eficiencia administrativa provenientes de experiencias
bancarias ya probadas como es el concepto de Fábrica de Crédito. Se proponen
indicadores básicos de control de la gestión del fondo en sus servicios financieros
fundamentales.
Igualmente, se estima el flujo de proceso en módulos de operación, planteando
ejemplos para su uso periódico con el fin de revisar operaciones que aporten valor
agregado al proceso. En el modelo propuesto se tiene en cuenta la medición de
riesgos, los principios organizacionales y la estructura organizacional que cumpla
con la legislación respectiva pero que aporte las áreas que se ocupen de los
puntos de atención y satisfacción claves para el afiliado.
4
Cada área deberá cumplir por objetivos y tipo de riesgo funcional, con enfoque de
cargos que permitan cumplir con las funciones administrativas, su curva salarial
justa y los sistemas de compensación básicos.
5
1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
El problema de investigación se formula de la siguiente manera:
¿Cuál podría ser el modelo gerencial inherente a los Fondos de empleados en
Colombia de acuerdo con la normatividad vigente, que actualice sus procesos de
producción de servicios de crédito con criterios de calidad y provea una estructura
organizacional integral y flexible según las necesidades y tamaño de cada
entidad?
1.1 DELIMITACIÓN
El trabajo se circunscribe al ámbito empresarial del sector solidario.
1.1.1 Delimitación conceptual. La disciplina en la cual se inserta la solución del
problema corresponde al estudio de la estructura administrativa y el concepto de
mejoramiento continuo de la calidad.
1.1.2 Delimitación espacial o geográfica. El ámbito específico en que se
desarrollará el estudio hace referencia a los Fondos de Empleados,
específicamente a aquellas entidades con sede en la ciudad de Bogotá, dada su
cercanía en términos de observación metodológica.
1.1.3 Delimitación temporal e histórica. El periodo de tiempo que aborda el
análisis del objeto de estudio incluye información que abarca las normas
actualmente como referente básico de lo que se puede considerar como el modelo
administrativo a ser estudiado.
6
1.2 DISEÑO METODOLÓGICO
El método de análisis es de carácter descriptivo y exploratorio. Se acude en primer
lugar a la información existente en el sector. Se trata de interpretar y explicar los
procedimientos en concordancia con los conceptos legales del sector solidario y
con los conceptos de mejoramiento de la calidad en acuerdo con la norma ISO
9001 de ICONTEC.
Siendo estas fuentes secundarias parte del objeto de trabajo particular, puede
afirmarse que se trata de utilizar una metodología deductiva orientada a concluir
en argumentos generales que permitan cumplir con los objetivos de investigación
propuestos.
Esta conclusión general desemboca en un modelo administrativo que se acoge a
las normas del sector solidario en las áreas de afiliación, convenios
interinstitucionales, funciones, procedimientos administrativos y financieros.
1.3 JUSTIFICACIÓN
Este estudio se justifica por la importancia que cumple el concepto de
competitividad y calidad en la actualidad, incluso en el sector solidario al cual
pertenecen todos los Fondos de Empleados en Colombia.
El estudio de los proceso administrativos de un Fondo de Empleados ha de
permitir el obtener un esquema clarificador de lo que puede ser el mejoramiento
continuo de la eficiencia en sus operaciones, reduciendo costos, facilitando el just
in time de recursos financieros, disminuyendo tiempos y movimientos de los
procedimientos beneficiando así a los clientes internos y externos a los que sirva
un fondo de empleados.
7
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo General
Realizar el estudio de la información acerca de lo que se puede concebir como un
modelo gerencial de Fondo de Empleados, derivado de las normas vigentes en
Colombia, actualizando sus procesos de producción de servicios de crédito de
acuerdo con parámetros de calidad y proponiendo una estructura organizacional
integral y flexible según las necesidades y tamaño de cada entidad.
1.4.2 Objetivos Específicos
Los objetivos específicos son:
1) Realizar un estudio de los procedimientos actuales para afiliación,
administración, crédito, estudio de préstamos, desembolsos, manejo de
cartera y recaudo de pagos de los deudores.
2) Analizar cuáles son los procesos administrativos para la prestación de
servicio de ahorro y crédito en los Fondos de Empleados en concordancia
con las estrategias de mejoramiento continuo convencionalmente previstas
en los procesos de certificación de calidad ante ICONTEC.
3) Realizar el estudio de caso de SUPERFONDO, de los empleados del Banco
Santander, acerca del estado de satisfacción del cliente asociado.
4) Proponer una estructura ideal de los Fondos de Empleados en términos
organizacionales.
8
2. MARCO REFERENCIAL
Los Fondos de Empleados son organizaciones recientes en Colombia, de la
década de los ochenta, y nacieron de manera informal de la idea de personas de
reunir unos ahorros en el transcurso del año y en el mes de Diciembre
repartírselos, para que en las fiestas navideñas se dispusiera de recursos para su
celebración. El surgimiento también se dio porque el patrón, en algunas empresas
eran los que suplían de créditos a sus trabajadores y esto se estaba convirtiendo
en una situación difícil para la empresa, ante lo cual él ve la posibilidad de crear un
fondo común con dinero no sólo del patrón o de la empresa, sino con la
participación de los trabajadores. Como no existía normatividad al respecto
funcionaban como organizaciones de hecho y no derecho.
Es así, como una vez creado el Decreto Ley 1481 en 1989, a través de éstas
organizaciones, los patronos pueden colaborar en la creación o el desarrollo de los
Fondos de Empleados y pueden inspeccionar y vigilar los recursos asignados por
una parte y la cohesión que este tipo de asociación general. Esta normatividad ha
colocado a los Fondos de Empleados en un lugar muy importante dentro de las
otras formas asociativas sin ánimo de lucro, reconocidos a partir de la ley 79 de
1988, a partir de la cual estos organismos asociativos hacen parte del sector de la
Economía Solidaria según lo señalado en el parágrafo segundo del artículo sexto
de la Ley 454 de 1998.
Hoy existen Fondos de Empleados importantes en la mayoría de las Empresas
Colombianas que cumplen su función de Ahorro y Crédito, pero además han
desarrollado convenios interinstitucionales para agregar Servicios de Salud,
Vivienda, Educación, Recreación y Bienestar Social.
9
El Estado no tenía una política clara ni había creado el mecanismo por cuanto se
trataba de una forma asociativa que el mismo desconocía. Los Fondos de
Empleados se legalizaban en la Sección Jurídica de los Departamentos o
Secretarías de Gobierno, como cualquier tipo de asociación. El Gobierno dictó el
Decreto 3381 y por primera vez se legislaba sobre los Fondos de Empleados,
posteriormente fue demandado y declarado inexequible.
Una gran parte de los Fondos de Empleados habían adaptado sus estatutos a
este decreto y continuaron con sus estatutos como Ley de cada uno y para ciertos
efectos, aplicaban o acudían a la Ley Cooperativa o al Código Civil.
En julio 7 de 1989 se dictó el Decreto 1481, a partir del cual se reconoce a los
Fondos de Empleados, como entidades legalmente constituidas y reconocidas por
el Estado Colombiano, y es fruto de una experiencia vivida en el campo de la
Cooperación, ya que se considera un elemento propio de la organización de los
Fondos de Empleados.
Todavía muchos Fondos de Empleados no se han proyectado como verdaderas
empresas de servicios dentro de la Economía Solidaria. La Ley les da la
posibilidad de mayor desarrollo, ésta norma es sólo la iniciación de todo un
proceso jurídico y legal que se debe alcanzar en los Fondos de Empleados, es
conveniente y necesario leyes complementarias y reglamentarias acorde con las
necesidades actuales y el desarrollo de los Fondos de Empleados.
El Decreto 1481 determina la naturaleza, características, constitución, regímenes
internos de responsabilidad y sanciones, se dictan medidas para el fomento de
los Fondos de Empleados1. Obteniendo así estas instituciones, un marco legal
propio para su constitución, regulación y desarrollo.
1 Con base en www.fepep.com.co/noticias.asp?action=detail&article=105&category=&page=2
10
2.1 ENTORNO INSTITUCIONAL
El denominado sector solidario está integrado en Colombia por un variado tipo de
entidades o empresas, entre las cuales se encuentran Fondos de empleados,
administraciones públicas cooperativas, asociaciones mutuales, cooperativas de
trabajo asociado, CTA, cooperativas especializadas de ahorro y crédito,
cooperativas especializadas sin sección de ahorro, instituciones auxiliares
especializadas, Cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito,
cooperativas integrales sin sección de ahorro, cooperativas multiactivas con
sección de ahorro y crédito, cooperativas multiactivas sin sección de ahorro,
organismos de carácter económico y organismos de representación.
Los Fondos de Empleados pertenecen a este conjunto agregado nacional de
5.418 entidades en el sector solidario. De este grupo de entidades solidarias se
concentran en la capital un total de 1668 entidades (30,79%) que cuenta con
1.335.117 asociados (40,37%). Estas empresas emplean en la ciudad a 96.238
personas que representan el 35,61% del empleo solidario del país.
La identificación de la participación de Bogotá en estos agregados se hace con el
fin de dimensionar mejor el entorno de referencia del estudio, dada la usual
concentración de actividades y la facilidad metodológica de observación del objeto
de estudio en la capital.
Tabla 1. Estructura nacional del sector solidarioUbicación ENTIDADES CAPITAL SOCIAL EXCEDENTES ASOCIADOS EMPLEADOS
BOGOTÁ 1.668 1.778.295.948.926 135.792.772.792 1.335.117 96.238Resto del país 3.750 2.626.674.000.693 245.585.134.883 3.209.750 63.275TOTAL 5.418 4.404.969.949.619 381.377.907.675 4.544.867 159.513
FUENTE: Cálculos con base en estadísticas de la SES, 2008
11
Dentro de las 5.418 entidades solidarias, 1.510 son Fondos de Empleados
(27,87% del sector solidario) que a nivel nacional asocian 737.049 afiliados
(16,22%) y funcionan con 98.147 empleados a su servicio (61,52%). Representan
el 17,40% del capital social solidario en el país.
Tabla 2. Estructura por tipo de entidades del sector solidario
NOMBRE TIPO ENTIDADES CAPITAL SOCIAL EXCEDENTES ASOCIADOS EMPLEADOSFondos de empleados 1.510 766.444.758.096 81.364.670.392 737.049 98.147Administraciones publicas cooperativas 25 7.599.733.015 3.284.297.649 2.251 285Asociaciones mutuales 141 6.018.055.861 551.671.719 99.126 1.005Cooperativas de trabajo asociado 1.818 171.888.217.313 23.227.220.076 345.775 2.802Especializada de ahorro y crédito 153 926.047.462.375 89.432.073.691 1.437.529 4.831Especializada sin sección de ahorro 445 410.797.004.883 27.214.338.277 262.389 4.953Innominados 1 44.912.243 15.502.158 56 1Instituciones auxiliares especializadas 52 38.244.157.845 5.064.839.001 3.015 5.050Integral con sección de ahorro y crédito 7 25.884.750.439 2.604.291.005 12.984 76Integral sin sección de ahorro 130 53.419.468.400 7.859.761.018 50.101 1.753Multiactiva con sección de ahorro y crédito 81 601.856.776.755 43.997.696.448 252.033 7.242Multiactiva sin seccion de ahorro 1.016 1.381.928.891.077 92.994.285.831 1.340.520 32.622Organismos de carácter económico 15 9.728.979.015 3.089.415.587 229 511Organismos de representación 24 5.066.782.302 677.844.823 1.810 235Total 5.418 4.404.969.949.619 381.377.907.675 4.544.867 159.513
FUENTE: Cálculos con base en estadísticas de la SES, 2008
Los servicios de ahorro y crédito ofrecidos por las entidades solidarias son
prestados por el 27,78% de las entidades (1.505 del total) y comprometen el
17,43% del capital social solidario. Esta prestación de servicios de ahorro y crédito
representa el 16,20% de los asociados a nivel nacional y emplea el 60,97% del
recurso humano al servicio del sector solidario.
La intermediación financiera, por su parte, compromete el 30,97% del capital
social solidario, tiene un 29,29% de los asociados y emplea el 11,75 del recurso
humano en el sector.
La diferencia entre servicios de ahorro y crédito con servicios de intermediación
financiera radica en que los primeros son prestados mediante rotación interna de
12
los aportes de los asociados entre los mismos. La intermediación financiera, es
una modalidad en que se permite la captación de dineros del público no asociado.
Tabla 3. Estructura del sector solidario por tipo de servicios
CLASE ACTIVIDAD Entidades CAPITALSOCIAL EXCEDENTES INGRESOS ASOCIADOS EMPLEADOS
SERVICIOS DE AHORRO Y CRÉDITO 1.505 767.711.764.205 81.096.078.739 536.516.317.463 735.987 97.256SERVICIOS DE CRÉDITO 197 154.784.780.683 6.991.532.180 67.921.121.843 181.465 2.485INTERMEDIACIÓN FINANCIERA 240 1.552.372.289.241 136.404.471.186 970.002.808.944 1.701.769 12.149CONSUMO (COMERCIO) 292 269.763.880.556 39.207.391.500 5.190.171.135.783 386.702 12.739OTRAS ACTIVIDADES 2.121 1.364.188.705.416 71.660.594.583 3.530.614.978.384 1.331.022 18.738AGRÍCOLA 314 150.442.672.274 20.564.785.282 2.590.096.248.379 69.726 5.823SALUD 182 12.003.453.147 2.300.381.283 961.356.596.360 26.486 3.046INDUSTRIA 101 50.721.400.521 9.763.600.814 674.930.217.789 16.246 1.263EDUCACIÓN 95 17.476.102.496 5.573.572.518 234.810.325.783 29.362 1.733ASEO MANTENIMIENTO Y RECICLAJE 50 9.340.843.099 512.963.126 118.310.695.886 9.079 292PECUARIA 20 4.387.256.025 -1.259.796.842 92.951.338.342 1.730 143OBRAS PUBLICAS 98 5.953.217.530 -20.041.795 90.487.646.841 2.931 78MINERÍA 26 3.833.872.064 651.747.939 87.850.908.666 1.410 247SERVICIOS FUNERARIOS 46 14.394.695.377 4.769.913.273 80.750.743.058 30.934 864COMUNICACIONES 23 1.980.451.877 1.537.721.800 34.149.093.536 4.427 676SILVICULTURA 8 694.033.881 182.192.181 18.979.325.483 1.648 482ORGANISMOS DE REPRESENTACIÓN 36 9.655.682.256 800.108.067 17.572.661.588 5.235 1.156TRANSPORTE 16 3.499.898.327 165.684.917 10.844.950.706 877 69HOTELES, RESTAURANTES, BARES YSIMILARES 9 1.208.606.602 130.963.856 9.514.029.753 2.275 19VIVIENDA 18 8.228.724.911 165.598.977 8.514.918.429 3.122 199INMOBILIARIAS Y DE ALQUILER 11 1.587.726.200 12.382.205 5.418.791.411 1.056 41TURISMO 6 484.255.247 2.616.978 698.145.134 671 9VIGILANCIA Y SEGURIDAD 1 70.805.203 5.646.004 80.745.639 185 0SEGUROS 2 29.015.400 5.779.224 46.432.943 75 1PESCA 1 9.814.429 1.036.892 16.088.120 17 1SERVICIOS DE AHORRO Y CRÉDITO 1.505 767.711.764.205 81.096.078.739 536.516.317.463 735.987 97.256
FUENTE: Cálculos con base en estadísticas de la SES, 2008
La estructura ya descrita del sector permite concluir que:
1) Los fondos de empleados de Ahorro y crédito está concentrado en Bogotá, D.C.
2) Los Fondos de Empleados como tipo de entidad solidaria son los mayores
empleadores del sector.
3) La actividad predominante en el sector solidario es la prestación de servicios de
ahorro y crédito e intermediación financiera.
13
4) Los servicios de ahorro y crédito en la modalidad de rotación de activos
crediticios con destino a consumo y a libre destinación, sin captación de recursos
del público, es la actividad fundamental de los Fondos de Empleados.
2.2 MARCO LEGAL COLOMBIANO
El modelo solidario cumple en Colombia casi ocho décadas de haberse iniciado
con base en la Ley 134 de 1931, pero solo hace poco más de veinte años el país
adoptó el concepto de Economía Solidaria mediante el Decreto 2536 de 1986.
De manera específica, la Ley 79 de 1988 fue la que organizó las formas de
cooperativismo, asociación mutual y fondos de empleados en Colombia. Luego de
que el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, Dancoop, en
medio de una crisis de las instituciones financieras del sector, fuera transformado
en el DANSOCIAL y a casi simultáneamente se creara la que hoy es la
Superintendencia de la Economía Solidaria, con la Ley 454 de 1998, las formas
asociativas con prácticas autogestionarias y solidarias, sin ánimo de lucro, vieron
reactivada la confianza en el sector, que se había visto deteriorada principalmente
en la actividad financiera.
Es así que para garantizar una actividad solidaria en beneficio social como
alternativa sostenible de desarrollo, la Superintendencia de la Economía Solidaria,
SES, actúa como organismo técnico del Estado con plena capacidad de
supervisión integral del sector, acompañando su labor con criterios de eficacia,
transparencia y calidad. Para ello, ejerce el control, inspección y vigilancia sobre
las entidades solidarias, cumpliendo de manera fiel las disposiciones legales y
reglamentarias, así como las normativas con que cuenta a nivel estatutario.
14
En la vía de proteger los intereses de los asociados, de los terceros y de la
comunidad en general, la SES supervisa el cumplimiento del propósito
socioeconómico no lucrativo que ha de guiar, entre otras organizaciones
solidarias, a los Fondos de Empleados, que son entes no sujetos a las normas
sobre actividad financiera, pero si a la normatividad especial contenida en el
Decreto 1481 de 1989.
La SES cuenta con una Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma
Asociativa, y de conformidad con el Decreto 186 de 2004, la SES cumple dichos
objetivos mediante procesos de intervención forzosa administrativa para conseguir
la recuperación y mejoramiento de entidades solidarias afectadas o mediante le
jurisdicción que le permite realizar liquidación de una entidad vigilada.
2.2.1 Decreto 1481 de 1989
La norma fundamental “por la cual se determinan la naturaleza, características,
constitución, regímenes interno de responsabilidad y sanciones, y se dictan
medidas para el fomento de los fondos de empleados” es el Decreto 1481 de
1989, reglamentario del artículo 131 de la Ley 79 de 1988.
En esta norma se establece la naturaleza jurídica, características, constitución y
régimen interno de los fondos de empleados. “Los fondos de empleados son
empresas asociativas, de derecho privado, sin ánimo de lucro, constituidas por
trabajadores dependientes y subordinados”2. En el mismo artículo se definen los
fondos de empleados, como integrados básicamente con trabajadores
asalariados, cuya asociación y retiro son voluntarios. Hay igualdad de los
derechos de participación y decisión de los asociados sin consideración a sus
aportes. Hay irrepartibilidad de las reservas sociales y en caso de liquidación la del
2 DECRETO 1481 de 1989, art. 2
15
remanente patrimonial. Su patrimonio puede ser variable e ilimitado y se
constituye con duración indefinida.
Esto significa que en acuerdo con los asociados el incremento patrimonial puede
decidirse en consenso y aumentar en proporción a un mayor número de asociados
afiliados o de incremento voluntario de sus aportes.
Existe la posibilidad de que los asociados provengan de “varias instituciones o
empresas independientes entre sí, siempre que éstas desarrollen la misma clase
de actividad económica”3.
Igualmente, las decisiones de reestructuración pueden ser incluidas en propuestas
de reforma estatutaria que “deberán ser aprobados por la Asamblea General”4.
El patrimonio de los fondos de empleados está conformado por los aportes
sociales individuales, las reservas y fondos permanentes, las donaciones y
auxilios que reciban con destino a su incremento patrimonial y los excedentes del
ejercicio que no tengan destinación específica5. Los ahorros sociales individuales
periódicos y el ahorro permanente, se establecen mediante los estatutos o la
asamblea, “en todo caso, el monto total de la cuota periódica obligatoria no debe
exceder el diez por ciento (10%) del ingreso salarial del asociado”6. De ello se
desprende que el umbral máximo de captación de cuotas periódicas sería el 10%
del ingreso de los empleados que estuvieran afiliados al fondo y que éstos
aceptarán, cada uno, el tope máximo de descuento.
La aplicación del excedente del ejercicio económico se hará en un 20% “como
mínimo, para crear y mantener una reserva de protección de los aportes sociales”,
3 Ibid., art. 44 Ibid., art. 95 Ibid., art. 156 Ibid., art. 19
16
y el resto “para crear o incrementar fondos permanentes o agotables con los
cuales la entidad desarrolle labores de salud, educación, previsión y solidaridad en
beneficio de los asociados y sus familiares, en la forma que dispongan los
estatutos o la asamblea general”7.
Los fondos de empleados “prestarán los servicios de ahorro y crédito en forma
directa y únicamente a sus asociados, en las modalidades y con los requisitos que
establezcan los reglamentos”8.
Dentro de los convenios posibles se pueden incluir “Los servicios de previsión y
seguridad social y los demás previstos en su objeto social, excepto los de ahorro y
crédito, (que) podrán ser prestados por intermedio de otras entidades,
preferencialmente de igual naturaleza o del sector cooperativo”9.
Es en esta aparte del Decreto 1481 que nace la importante opción de proveer
prestación de servicios y beneficios a los asociados mediante la celebración de
contratos o convenios con otras instituciones. Dentro de éstos se encuentran los
correspondientes a “servicios de previsión, solidaridad y bienestar social, (que)
podrán extenderse a los padres, cónyuges, compañeros permanentes, hijos y
demás familiares, en la forma que establezcan los estatutos”10.
2.2.2 Los órganos de administración
Los Órganos de Administración están representados en la Asamblea General, la
Junta Directiva, y el Gerente.
7 Ibid., art. 198 Ibid., art. 229 Ibid., art. 2410 Ibid., art. 25
17
La Asamblea General es el órgano máximo y sus decisiones son obligatorias para
todos los asociados, adoptadas de acuerdo con las normas legales, estatutarias y
reglamentarias11. Las funciones de la Asamblea general están previstas en el
artículo 28 del Decreto 1481.
La junta directiva es el órgano de administración permanente del fondo, sujeto a la
asamblea general y responsable de la dirección general de los negocios y
operaciones, compuesta por asociados hábiles en cantidad prevista por los
estatutos. Sus funciones están previstas en el artículo 37 del referido Decreto
1481.
El Gerente de un Fondo de Empleados es el representante legal y ejecutor de las
de las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva. Cuenta con un
suplente, ambos designados por la junta directiva12.
2.2.3 Los órganos de inspección y vigilancia
La inspección y vigilancia interna está a cargo del revisor fiscal y el comité de
control social.
El Revisor Fiscal y su suplente, son elegidos por la asamblea general o por
votación directa de los asociados según establezcan los estatutos. Son de
profesión contadores públicos matriculados13.
El Comité de Control Social ejerce las funciones de vigilancia social fijadas en los
estatutos14.
11 Ibid., art. 2712 Ibid., art. 3913 Ibid., art. 41
18
Los fondos de empleados pueden congregarse en una Asociación de Fondos,
como organismo de segundo grado para prestar servicios de carácter económico,
de asistencia técnica y de beneficio social a las entidades asociadas, y para
ejercer su representación y constituidos con no menos de cinco (5) fondos de
empleados15.
Además, los fondos de empleados podrán asociarse a instituciones cooperativas u
otras de diversas naturaleza, cuando sea conveniente para “el mejor cumplimiento
de sus objetivos y no afecte sus características de entidades de servicio sin ánimo
de lucro”, pudiendo celebrar “contratos o convenios entre sí, para la extensión o
intercambio de sus servicios entre los asociados de los mismos fondos; y con
otras personas jurídicas, para la atención eficiente de sus fines económicos y
sociales”16.
El fondo de empleados puede fusionarse con otros con “vínculo común” o que
“desarrollen la misma clase de actividad”. Podrá también “transformarse en
entidades de otra naturaleza jurídica”, caso en el cual se disolverán sin liquidarse.
“En ningún caso podrán transformarse en sociedades comerciales”17.
2.3 DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LOS FONDOS DEEMPLEADOS EN COLOMBIA
En cumplimiento del primer objetivo específico, se plantean en este numeral las
formas de afiliación, administración, crédito, estudio de préstamos, desembolsos,
manejo de cartera y recaudo de pagos de los deudores.
14 Ibid., art. 4315 Ibid., art. 4416 Ibid., art. 4517 Ibid., art. 48
19
Los fondos de empleados son empresas asociativas, de derecho privado, sin
ánimo de lucro, constituidas por trabajadores dependientes y subordinados con
características y condiciones institucionales tales como: 1) los fondos se integren
básicamente con trabajadores asalariados; 2) su asociación y retiro sean
voluntarios; 3) que garanticen la igualdad de los derechos de participación y
decisión de los asociados sin consideración a sus aportes; 4) prestar servicios en
beneficio de sus asociados; 5) establecer la irrepartibilidad de las reservas
sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial; 6) destinar sus
excedentes a la prestación de servicios de carácter social y al crecimiento de
reservas y fondos; 7) el patrimonio debe ser variable e ilimitado; 8) el fondo debe
ser constituido con duración indefinida; 9) que se fomenten la solidaridad y los
lazos de compañerismo entre los asociados18, todo lo cual se debe expresar en el
reglamento inicial.
La constitución de los fondos de empleados deberán ser por trabajadores
dependientes de instituciones o empresas, públicas o privadas, de una misma
institución o empresa, o de varias sociedades en las que se declare la unidad de
empresa, de matrices y subordinadas, entidades principales y adscritas y
vinculadas, o de empresas que se encuentren conformando un grupo empresarial.
También de varias instituciones o empresas independientes entre sí, las cuales
desarrollen la misma clase de actividad económica19.
2.3.1 Constitución y afiliación
2.3.1.1 Constitución
Un fondo de empleados se constituye con un mínimo de diez (10) trabajadores en
acto privado que se hará constar en acta firmada por todos los asociados
18 DECRETO 1481 de 1989, art. 119 Ibid., art. 4
20
fundadores, con anotación de sus nombres, documentos de identificación y
domicilios.
A similitud de la constitución de cualquier empresa particular en su acta de
constitución requiere expresarse la voluntad de creación de la entidad, la
aprobación del cuerpo estatutario que regirá al fondo de empleados y el
sometimiento al mismo, los valores de los aportes iniciales de los fundadores, el
nombramiento de los miembros de la Junta Directiva, del representante legal y de
los miembros del comité de control social cuando se contemple este órgano, y del
revisor fiscal20.
2.3.1.2 Asociación
Son asociados de los fondos los trabajadores que tengan el vínculo común
consagrado en los estatutos iníciales, pero podrán serlo también los trabajadores
dependientes del mismo fondo de empleados, sus pensionados y los sustitutos de
los pensionados que hubiesen tenido la calidad de asociados21.
Todos los asociados tiene los derechos fundamentales previstos en los estatutos y
reglamentos: además de que podrán utilizar o recibir los servicios que preste el
fondo de empleados, participar en las actividades del fondo y en su administración
mediante el desempeño de cargos sociales, ejercer actos de decisión en las
asambleas generales, y de elección de éstas, fiscalizar la gestión del fondo de
empleados, y contar con el derecho de retirarse voluntariamente22.
20 Ibid., art. 521 Ibid., art. 1022 Ibid., art. 11
21
Los deberes de todos los asociados estarán previstos en los estatutos y
reglamentos con criterio de igualdad. Únicamente las contribuciones económicas
podrán graduarse teniendo en cuenta los niveles de ingreso salarial.
Los deberes fundamentales de los asociados son adquirir conocimientos sobre los
objetivos, características y funcionamiento de los fondos de empleados en general
y del fondo al que pertenecen en particular, comportarse con espíritu solidario,
acatar las normas estatutarias y las decisiones tomadas por la asamblea general y
los órganos directivos y de control, cumplir oportunamente las obligaciones de
carácter económico y demás derivadas de su asociación al fondo y abstenerse de
efectuar actos que afecten la estabilidad económica o el prestigio social del fondo
de empleados23.
Es costumbre establecer como requisito estatutario de asociación y afiliación, la
previa capacitación en filosofía solidaria y comprensión del espíritu del fondo de
empleados, así como el reconocimiento de lo contenido en estatutos y
reglamentos.
El asociado puede ejercer renuncia voluntaria debidamente aceptada por el
organismo estatutario competente, desvincularse laboralmente de la entidad o
entidades que determinen el vínculo de asociación, por exclusión debidamente
adoptada, o por muerte24.
Esto significa que al desvincularse del patrono perteneciente al sector solidario y,
en caso de ingresar a empresa diferente al sector, el asociado queda desvinculado
automáticamente. Igualmente, la exclusión estatutaria prevista disciplinariamente,
sanción o pena por faltas tipificadas en los estatutos dentro de los procedimientos
disciplinarios básicos, de carácter correctivo previstas las causales de exclusión y
23 Ibid., art. 1224 Ibid., art. 13
22
de suspensión. Media siempre el derecho de defensa del inculpado mediante la
posibilidad de presentar sus descargos25.
2.3.2 Esquema de Administración
2.3.2.1 La personería jurídica
La personería jurídica de los fondos de empleados será reconocida por el
Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, Dancoop, mediando la
obligación de que el representante legal presente solicitud por escrito,
acompañada de Acta de constitución, Texto de los estatutos aprobados,
Certificado de existencia y representación legal de las entidades o empresas en
las cuales laboran los asociados que constituyen el fondo de empleados y
Constancia sobre vinculación laboral de los fundadores, expedida por la respectiva
empresa o entidad26.
El Dancoop registra el fondo de empleados, los integrantes de la junta directiva,
del representante legal, del revisor fiscal y del comité de control social, según el
caso, al momento de la autorización de funcionamiento27.
Un fondo de empleados debe definir en su constitución28:
Los Organos de administración: Condiciones, inhabilidades, composición,
procedimientos de elección y de remoción, funciones y períodos.
Los Organos de inspección y vigilancia: Condiciones, inhabilidades,
composición, procedimientos de elección y de remoción, funciones y
períodos.
25 Ibid,. art. 1426 Ibid., art. 727 Ibid., art. 828 Ibid., art. 5
23
Los procedimientos para la reforma de estatutos, incluyendo las normas
atinentes a la disolución y liquidación del fondo de empleados. Estas
reformas de estatutos deberán ser aprobados por la Asamblea General”29.
La administración de los fondos de empleados será ejercida por la Asamblea
General, la Junta Directiva, y el Gerente, de acuerdo con las normas. Resulta
claro, sin embargo, que la labor de administración directa está delimitada por las
funciones del Gerente a cargo, nombrado, supervisado y bajo control de la
Asamblea y de la Junta, en su orden.
2.3.2.2 La Asamblea General
Es el órgano máximo de administración de los fondos de empleados, en cuanto a
sus funciones de gestión determinan las actividades del Fondo y son delegadas a
la Gerencia del mismo. Las decisiones en Asamblea son obligatorias para todos
los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas
legales, estatutarias y reglamentarias; y la conforma la reunión, debidamente
convocada, de los asociados hábiles, o de los delegados elegidos directamente
por éstos.
Los asociados hábiles son aquellos inscritos en el registro social, que en la fecha
de la convocatoria no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al
corriente en el cumplimiento de sus obligaciones con el fondo de empleados30.
29 Ibid., art. 930 Ibid., art. 27
24
2.3.2.2.1 Las funciones de la Asamblea
Son funciones del máximo órgano de administración31:
Determinar las directrices generales del fondo de empleados.
Analizar los informes de los órganos de administración y vigilancia.
Considerar y aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio.
Destinar los excedentes y fijar los montos de los aportes y de los ahorros
obligatorios con sujeción a este decreto y a los estatutos, y establecer
aportes extraordinarios.
Elegir o declarar electos los miembros de la junta directiva y el revisor fiscal,
e igualmente los miembros del comité de control social, cuando se
contemple estatutariamente la existencia de este órgano.
Reformar los estatutos.
Decidir la fusión, incorporación, transformación y liquidación del fondo de
empleados.
Las demás que le señalen las disposiciones legales y los estatutos. Una
muy usual entre estas es la de nombrar al Gerente.
Las reuniones de asambleas generales son ordinarias y extraordinarias. Las
ordinarias se reúnen una vez al año, dentro de los tres primeros meses. Las
asambleas extraordinarias podrán reunirse en cualquier época del año para tratar
asuntos de urgencia o imprevistos, pero “no podrán tratar asuntos diferentes de
aquellos para los cuales fueron convocadas y los que se deriven estrictamente de
éstos”32.
31 Ibid., art. 2832 Ibid., art. 30
25
La convocatoria a una asamblea general ordinaria o extraordinaria será efectuada
por la junta directiva con la anticipación prevista en los estatutos determinando en
la citación, fecha, hora, lugar y temario de la misma.
Se prevé, usualmente, que el revisor fiscal, el comité de control social, según el
caso, o un 15%, como mínimo, de los asociados, podrán solicitar a la junta
directiva la convocatoria de la asamblea general extraordinaria, previa justificación
del motivo de la citación. Todo lo cual se consagrará en los estatutos con el
procedimiento para efectuar la convocatoria, su antelación y su medio de
divulgación, y cómo debe procederse cuando la junta directiva no convoque la
asamblea general ordinaria, o desatiende la solicitud de convocatoria a la
asamblea extraordinaria.
Los estatutos podrán establecer la representación en los eventos de dificultad
justificada para la asistencia de los representados, fijando los topes máximos de
capacidad de representación. Es decir, si el número de asociados es manejable se
reglamenta asistencia directa. Si no, por efecto de distancias geográficas o
número alto de asociados, se establecen norma de delegación (Asamblea de
delegados), mediando cantidad y figura de delegación de poder de asistencia o
voto representativo.
Los miembros de la junta directiva y del comité de control social, el representante
legal y los trabajadores del fondo de empleados, no podrán recibir poderes. Así
como, tampoco, los delegados y los miembros de los órganos de dirección y
vigilancia, no podrán hacerse representar en las reuniones a las cuales deban
asistir en cumplimiento de sus funciones.
Los estatutos podrán establecer que la asamblea general de asociados sea
sustituida por la Asamblea General de Delegados, con las consideraciones
previas. El número de los delegados, en ningún caso será menor de veinte (20) y
26
no podrán desempeñar sus funciones con posterioridad a la celebración de la
respectiva asamblea. El procedimiento de elección deberá ser reglamentado por la
junta directiva en forma que garantice la adecuada información y participación de
los asociados. La asamblea general de delegados aplica en lo pertinente, las
normas relativas a la asamblea general de asociados33.
En dichas asambleas constituye quórum para deliberar y adoptar decisiones
válidas la asistencia de por lo menos la mitad mas uno de los asociados hábiles o
delegados elegidos. Si dentro de la hora siguiente a la señalada para su iniciación
no se hubiere integrado este quórum, la asamblea podrá deliberar y adoptar
decisiones válidas con un número de asociados no inferior al 10% del total de los
asociados hábiles, ni al 50% del número requerido para constituir un fondo de
empleadas en el caso de que ese porcentaje del 10% fuere inferior a tal número.
En las asambleas generales de delegados el quórum mínimo será del 50% de los
elegidos34.
Los estatutos o reglamentos deben establecer mayorías calificadas para la
adopción de determinadas decisiones. Pero, en todo caso la reforma de los
estatutos y la imposición de contribuciones obligatorias para los asociados,
requerirán del voto favorable de por lo menos el 70% de los presentes en la
asamblea, al igual que en el caso de la determinación sobre la fusión,
incorporación, transformación, disolución y liquidación35.
33 Ibid., art. 3234 Ibid., art. 3435 Ibid., art. 35
27
2.3.2.3 La junta directiva
Es el órgano de administración permanente del fondo de empleados sujeto a la
asamblea general y responsable de la dirección general de los negocios y de la
entidad. Este concepto de administración proviene del carácter solidario del sector,
según el cual el poder de decisión emerge siempre del asociado representado
tanto en la Asamblea, como en la Junta. Esta se encuentra compuesta por
asociados hábiles en el número de miembros principales y suplentes que señalen
los estatutos y tendrá el período determinado en éstos.
Es en los estatutos donde se consagrarán las funciones de la junta directiva, que
tendrán atribuciones implícitas de dirección y administración no asignadas
expresamente a la asamblea general o al gerente.
En el manejo del tema administrativo de los Fondos de Empleados resulta
obligante remitirse siempre a las normas vigentes expedidas por la
Superintendencia de la Economía Solidaria. Esto por cuanto un Fondo es una
entidad cuyas decisiones y manejos se encuentran plenamente condicionados por
la ley y sus administradores deben acogerse a ella, siendo objeto de supervisión
integral optimizada con indicadores de cobertura e impacto de aceptación general,
que asegure la sostenibilidad de las organizaciones vigiladas. A su vez, tanto los
reglamentos internos como las funciones de sus directivos se deben ceñir también
a los preceptos legales.
El grado de autonomía de los administradores de los Fondos de Empleados, así
como de las demás entidades pertenecientes al sector solidario, está determinado
por el cumplimiento de parámetros contables e indicadores de desempeño
previstos igualmente en las normas del sector.
28
2.3.2.4 La gerencia
El gerente, será el representante legal de la entidad, principal ejecutor de las de
las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva. Dicho gerente y el
suplente serán designados por la junta directiva y sus funciones y período estarán
consagrados en los estatutos y demás reglamentos internos.
2.3.2.5 Órganos de inspección y vigilancia
La vigilancia interna de los fondos está a cargo del revisor fiscal y el comité de
control social.
2.3.2.5.1 La revisoría fiscal
El revisor fiscal y su respectivo suplente, son elegidos por la asamblea general o
por votación directa de los asociados conforme establezcan los estatutos. En todo
caso deberán ser de profesión contadores públicos matriculados.
El periodo y sistema de elección serán establecidos en los estatutos, y en caso de
imprevisión estatutaria, se elegirán por mayoría absoluta de votos, previa
inscripción de planchas. Toda forma de elección se determina, igualmente, en los
estatutos correspondientes.
Las funciones y atribuciones del revisor fiscal serán determinadas en los estatutos,
pero deberán ser acordes con las normas establecidas para el ejercicio de la
profesión de contador público. Este revisor fiscal no podrá ser asociado del fondo
donde ejerce la función de revisoría fiscal. El Dancoop podrá eximir a los fondos
29
de empleados de tener revisor fiscal cuando las circunstancias económicas o de
ubicación geográfica lo justifiquen36.
2.3.2.5.2 El Comité de control social
Los fondos de empleados podrán contemplar la existencia de un Comité de
Control Social que ejercerá las funciones de vigilancia social fijadas en los
estatutos. En defecto o como complemento de éstas se aplicarán las establecidas
en la legislación cooperativa para las llamadas Juntas de Vigilancia37.
El número de integrantes, su período y sistema de elección serán previstos en los
estatutos, y si no se previese sobre este aspecto, se aplicará el sistema del
cociente electoral previa inscripción de planchas.
Lo anterior significa que la constitución de un Comité de Control Social es de
carácter opcional para los Fondos, y solo si esta es aprobada por sus asociados
en Asamblea. En tal caso, los asociados demuestran el deseo de complementar
las funciones del Revisor Fiscal, este sí de nombramiento obligatorio según las
normas del sector solidario previstas para los Fondos de Empleados.
2.3.3 Sistema crediticio
El sistema crediticio de un Fondo de Empleados se inicia con los recursos y su
origen. Este parte de la conformación del patrimonio, incremento y uso de las
reservas y fondos, monto o porcentaje de los aportes sociales individuales y
manera de cancelarlos, y destinación del excedente del ejercicio económico.
36 Ibid., art. 3737 Ibid., art. 28
30
2.3.3.1 Origen de los recursos
El patrimonio de los fondos de empleados está conformado por los aportes
sociales individuales, por las reservas y fondos permanentes, por las donaciones y
auxilios que reciban con destino a su incremento patrimonial y, finalmente, por los
excedentes del ejercicio que no tengan destinación específica38. Es con este
patrimonio que se trabaja la rotación crediticia.
Los asociados tienen obligación de un ahorro permanente que deben efectuar
sobre la base de su ingreso salarial39.
Este compromiso de aporte y ahorro permanente, se realiza a través de aportes
sociales individuales periódicos y de ahorrar en forma y montos que establezcan
los estatutos o la asamblea40. De esta suma periódica obligatoria que deba
entregar cada asociado, se destina como mínimo, una décima parte (10%) para
aportes sociales, porcentaje que no debe exceder la misma proporción en el
ingreso salarial del asociado.
Dichos aportes y ahorros quedan afectados desde su origen a favor del fondo de
empleados como garantía de las obligaciones que el asociado contraiga luego con
éste, para lo cual el fondo podrá efectuar las respectivas compensaciones.
Compensar implica llegar en extremo a cruzar cuentas pendientes de los
asociados con su aportación ahorro a favor. Para protección de este que es un
aval para el fondo. Tales sumas son inembargables y no podrán ser gravadas ni
transferidas a otros asociados o a terceros. Son solo un respaldo de desudas del
asociado para con la entidad.
38 Ibid., art. 1539 Ibid., art. 5, numeral 640 Ibid., art. 16
31
Tales aportes y ahorros permanentes, sólo pueden ser devueltos cuando se
produzca la desvinculación del aportante, luego de las compensaciones a que
hubiere lugar. En los estatutos podrán establecerse reintegros parciales y
periódicos de estos últimos.
Los excedentes del ejercicio económico que se produzcan, se aplicarán en la
siguiente forma41:
El 20%, como mínimo, para crear y mantener una reserva de protección de
los aportes sociales, y
El remanente de 80%, para crear o incrementar fondos permanentes o
agotables con los cuales la entidad desarrolle labores de salud, educación a
través de un Plan Educativo Solidario Empresarial PESEM, previsión y
solidaridad en beneficio de los asociados y sus familiares, en la forma que
dispongan los estatutos o la asamblea general. Así mismo, con cargo a este
remanente, podrá crearse un fondo para mantener el poder adquisitivo de
los aportes sociales dentro de los límites que fijen las normas
reglamentarias, siempre que el monto de los excedentes que se destinen a
este fondo no sea superior al 50% del total de los excedentes que resulten
del ejercicio.
Es obligación antes de hacer esta distribución, aplicar el excedente, en primer
término, a compensar pérdidas de ejercicios anteriores. Cuando esta reserva de
protección de los aportes sociales se hubiere empleado para compensar pérdidas,
la primera utilización será para restablecer la reserva en el nivel que tenía antes
de su utilización42.
41 Ibid., art. 1942 Ibid., art. 19, parágrafo
32
La creación de las reservas y fondos permanentes de orden patrimonial, que
considere convenientes, son potestad de la Asamblea. De toda forma, debe existir
en los fondos de empleados una reserva para la protección de los aportes
sociales, de eventuales pérdidas.
Esto significa que los fondos de empleados podrán prever en sus presupuestos y
registrar en su contabilidad incrementos progresivos de dichas reservas y fondos
con cargo a cada ejercicio anual.
Finalmente, durante la existencia y en el evento de la liquidación de un fondo de
empleados, las reservas y fondo permanentes así como los auxilios y donaciones
patrimoniales, no podrán ser repartidos.
A similitud de la figura de compañía limitada, los fondos de empleados responden
ante terceros con la totalidad de su patrimonio y, suplementariamente, con el
monto de los ahorros permanentes de los asociados. Los asociados responden,
en primer término, con el monto de sus aportes y, en forma suplementaria, con el
valor de sus ahorros permanentes, momento en el cual cesa su responsabilidad
ante terceros.
En cuanto a las donaciones estas provienen de formas de patrocinio mediante las
cuales las instituciones o empresas de carácter público o privado podrán contribuir
a la creación o al desarrollo de los fondos de empleados constituidos por sus
trabajadores o empleados mediante los siguientes pasos:43
El otorgamiento de auxilios con destinaciones específicas.
El estímulo a los ahorros permanentes o a los aportes de sus trabajadores
asociados al fondo de empleados, mediante la donación de sumas fijas o
porcentajes de lo ahorrado o aportado por el asociado.
43 Ibid., art. 51
33
Asignación en comisión de personal de trabajadores que, en el evento de
ser aceptados por el fondo de empleados, se sujetarán funcionalmente a
éste y podrán ser reincorporados a sus actividades ordinarias cuando
libremente lo decida el fondo.
Donación de acciones o cuotas sociales de la misma empresa para hacer
partícipe al fondo de empleados de la gestión y utilidades de la entidad
patronal.
Cualesquiera otras modalidades de apoyo y beneficio para los fondos de
empleados y sus asociados diferentes de las de su administración.
Todas las sumas con las cuales se auxilie o subvencione a los fondos de
empleados, y que beneficien directa o indirectamente a sus trabajadores, no
constituirán salarios ni se computarán para la liquidación de prestaciones sociales,
así como los términos del patrocinio y sus obligaciones se harán constar por
escrito y deberán ser aprobados por la asamblea general o por la junta directiva,
según dispongan los estatutos. La entidad patronal podrá solicitar del fondo de
empleados toda la Información y ejercer la inspección y vigilancia necesarias con
el fin de verificar la correcta y adecuada aplicación de los recursos por aquélla
otorgados y acordarán la forma de ejercer esta inspección y vigilancia44.
En la mediación de toda persona natural, empresa o entidad pública o privada esta
será obligada a deducir o retener, de cualquier cantidad que deba pagar a sus
trabajadores o pensionados, las sumas que éstos adeuden al fondo de
empleados, que consten en los estatutos, reglamentos, libranzas, pagarés o
cualquier otro documento firmado por el asociado deudor, quien para el efecto
deberá dar su consentimiento previo.
44 Ibid., arts. 53 a55
34
Tales obligaciones ante el fondo hacen referencia también frente a las cesantías,
primas y demás bonificaciones especiales, ocasionales o permanentes, que se
causen en favor del trabajador, todas las cuales podrán gravarse por el asociado
en favor del fondo de empleados y como garantía de las obligaciones contraídas
para con éste.
En el caso de la retención sobre salarios podrá efectuarse a condición de que con
éste y los demás descuentos permitidos por la ley laboral (pagos parafiscales), no
se afecte el ingreso efectivo del trabajador y pueda recibir no menos del 50% del
salario45.
2.3.3.2 Prestación de servicios de ahorro y crédito
Esta actividad crediticia se orienta únicamente en forma directa a sus asociados,
en las modalidades y con los requisitos que establezcan los reglamentos y de
conformidad con lo que dispongan las normas que reglamenten la materia.
El fondo de empleados cuenta internamente con reglamentos aprobados por
Asamblea o la Junta directiva, uno de los cuales debe ser el reglamento de Ahorro
y crédito. Allí se definen las modalidades de préstamo, tasa de interés, plazos,
formas de medición del riesgo, avales y trámites de recaudo de la cartera.
Una modalidad adicional, aparte de los ahorros permanentes previstos a voluntad
del asociado, cada afiliado podrá hacer en el fondo de empleados otros depósitos
de ahorro, bien sean éstos a la vista, a plazo o a término (Certificados de Depósito
a término).
45 Ibid., art. 56
35
La destinación de los recursos del fondo solo va dirigida a este sistema crediticio
interno, sin perjuicio de poder adquirir activos fijos para la prestación de dichos
servicios46.
Los fondos de empleados tomarán las medidas que permitan mantener la liquidez
necesaria para atender los retiros de ahorros. Una de estas es la configuración de
un Fondo de Liquidez.
2.3.3.3 Prestación de servicios sociales
Es usual en la reglamentación de un fondo de empleados que se prevea la
prestación de otros servicios, principalmente, de previsión y seguridad social, así
como algunos diferentes previstos en su objeto social.
Debido a la excepción de invertir en activos diferentes a los que se requieran para
la prestación de servicios de ahorro y crédito, un fondo de empleados deberá
prestar los demás servicios, sujeto a dos condiciones47:
Mediante la intermediación de otras entidades especializadas en el servicio
que se trate, mediando convenios, acuerdos, contratos.
Deben ser entidades, preferencialmente de igual naturaleza solidaria o del
sector cooperativo.
Los servicios de previsión, solidaridad y bienestar social, que se hayan previsto y
comprometido para con los asociados, podrán extenderse a los padres, cónyuges,
compañeros permanentes, hijos y demás familiares, en la forma que establezcan
los estatutos aprobados por Asamblea.
46 Ibid., art. 2247 Ibid., art. 24
36
Alguna de las formas de asociación para la prestación de servicios sociales
contempla la Asociación de Fondos, fondos de empleados que podrán asociarse
entre sí para constituir organismos de segundo grado con el fin de prestar éstos
servicios de carácter económico, de asistencia técnica y de beneficio social a las
entidades asociadas, y para ejercer su representación y los cuales se constituirán
con no menos de cinco (5) fondos de empleados48.
Los organismos de segundo grado ya mencionados podrán crear organismos de
tercer grado para las acciones de representación y defensa de los fondos de
empleados y su constitución podrá efectuarse con un mínimo de doce (12)
organismos de segundo grado.
En dichos organismos de segundo o tercer grado podrá establecerse en sus
estatutos un poder de decisión proporcional al número de asociados que posea
cada entidad asociada, o proporcional al volumen de sus operaciones con el
organismo de grado superior o a una combinación de los anteriores factores. A
estos organismos de segundo y tercer grado se les aplica en lo pertinente, las
normas legales previstas para los fondos de empleados, organismos de primer
grado.
2.3.3.4 Prestación de servicios educativos
Para garantizar la educación y capacitación de los asociados, la norma
reglamentaria prevé que los fondos de empleados adelanten programas y
actividades que tengan como propósito la participación democrática en el
funcionamiento del fondo de empleados y el desempeño de cargos sociales en
48 Ibid., art. 44
37
condiciones de idoneidad para la gestión empresarial correspondiente49.
Usualmente estos, en cuanto educación, son desarrollados a través de un Plan
Educativo Solidario Empresarial PESEM.
2.3.4 La fusión, incorporación, transformación, disolución y liquidación
Los fondos de empleados pueden disolverse sin liquidarse, cuando se fusionan
con otros fondos de empleados para crear uno nuevo, o cuando uno se incorpore
a otro, con la condición que las empresas que determinan el vínculo común estén
relacionados entre sí o desarrollen la misma clase de actividad50.
La posibilidad de los fondos de empleados de transformarse en entidades de otra
naturaleza jurídica de las controladas por el Danccop, hoy Departamento
Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, Dansocial, será un caso en el
cual se disolverán sin liquidarse. En ningún caso, podrán transformarse en
sociedades comerciales51.
Los fondos de empleados deberán disolverse y liquidarse por casusas como las
siguientes52:
Por decisión de los asociados ajustada a las normas generales y a las
estatutarias.
Por reducción del número de asociados a menos del requerido para su
constitución, siempre que esta situación se prolongue por más de seis
meses.
Por imposibilidad de desarrollar su objeto social.
49 Ibid., art. 4350 Ibid., art. 4651 Ibid., art. 4752 Ibid, art. 49 y las normas establecidas para estos casos en la Ley 79 de 1988.
38
Por haberse iniciado contra el fondo concurso de acreedores.
Porque los medios que empleen para el cumplimiento de sus fines o porque
las actividades que desarrollen sean contrarias a la ley, las buenas
costumbres o a los principios que caracterizan a los fondos de empleados.
2.3.5 Proyecto Educativo Social y Empresarial, PESEM
Toda organización solidaria, incluyendo los Fondos de Empleados, debe contar
con un Proyecto Educativo Social y Empresarial53.
“Las organizaciones solidarias supervisadas deben tener en cuenta lasdirectrices específicas señaladas en la Directiva 31 de 2000 del Ministeriode Educación Nacional y del Dansocial para el desarrollo de losprogramas educativos que están obligadas a adelantar y el uso adecuadode los fondos de educación, en especial las relacionadas con el “ProyectoEducativo Social y Empresarial PESEM”, en los términos previstos en elpunto 4 de este documento”54.
Al diseñarse el PESEM, la entidad solidaria lo aprobará a través de la asamblea
general o el órgano competente, luego de lo cual lo enviará la Superintendencia de
Economía Solidaria, entidad que verificará que las entidades solidarias
supervisadas tengan en cuenta las directrices específicas señaladas en la
Directiva citada.
El presupuesto de inversión de los fondos sociales que se elabora anualmente,
incluye la utilización de los fondos dentro del mes siguiente a la fecha en que la
asamblea apruebe o tome la decisión sobre la distribución de los excedentes,
entre los meses de enero a marzo de cada año.
53 SES. Directiva 31 del 7 de julio de 2000. Diario Oficial, agosto 3 de 200354 SES. Circular Básica Jurídica, Circular Externa No. 007 de 2003. Capítulodécimotercero, numeral 2.2.5
39
En primera instancia se podrá ejecutar el fondo de educación sin tener PESEM
pero de todas maneras es indispensable y obligatorio que la asamblea general
disponga de una partida para programas PESEM en el año. El 10% del total de los
excedentes destinado para educación formal que se debe tomar de los fondos de
educación o solidaridad ya constituidos se aplican a los excedentes obtenidos
luego del año 200355.
“Las cooperativas, sus asociaciones, uniones, ligas centrales, organismosde grado superior de carácter financiero, las asociaciones mutualistas,instituciones auxiliares del cooperativismo, confederaciones cooperativas,previstas en la legislación cooperativa, vigilados por algunasuperintendencia u organismos de control. Estas entidades estaránexentas del impuesto sobre la renta y complementarios si el 20% delremanente, tomado de los fondos de educación y solidaridad a que serefiere el artículo 54 de la Ley 79 de 1988 se invierte de maneraautónoma y bajo el control de los organismos de supervisióncorrespondientes, en programas de educación formal aprobados por elMinisterio de Educación Nacional o por el Ministerio de Salud, según elcaso”.
Los pagos que se pueden sufragar con cargo al fondo de educación están
contemplados por la SES como inversión, de tal suerte que gastos de transporte,
manutención, hospedaje, entre otros que generen la utilización de dichos recursos
no hacen parte del uso de los recursos del fondo de educación sino que se
imputan a otros rubros generales56.
55 Ley 788 de 2002, art. 10, numeral 456 SES. Circular Básica y Financiera No. 0013 de 2003, capitulo VII, numeral 3.1.1.
40
3. ESTUDIO DE CASO: SUPERFONDO
Como complemento metodológico, se presenta en este capítulo el caso del Fondo
de empleados del Banco Santander, SUPERFONDO.
SUPERFONDO surgió con motivo de la celebración de los cincuenta años del
Banco Comercial Antioqueño en 1962 con el nombre de Corporación de
Empleados del Banco Comercial Antioqueño, rigiéndose bajo las normas del
Código Civil57.
Ya en 1991, se convirtió en el Fondo de Empleados del Banco Comercial
Antioqueño como una entidad del Sector de la Economía Solidaria, sometida al
régimen de la Ley 79 de 1988 y del Decreto 1481 de 1989. A partir de este
momento queda bajo el control y vigilancia del DANCOOP, actualmente
Superintendencia de la Economía Solidaria.
En mayo de 1993, se produjo la incorporación del Fondo de Empleados del Banco
Santander, entidad en que actualmente labora la autora del presente documento.
En marzo del año 2000, se produjo el cambio de denominación por
SUPERFONDO FONDO DE EMPLEADOS, que hoy no solamente puede vincular
en calidad de asociados a los empleados del Banco Santander, antes Banco
Comercial Antioqueño, “sino a todas las personas vinculadas laboralmente a
cualquiera de las entidades que conformen o hagan parte de la organización
Grupo Santander Central Hispano que operen en Colombia, y al Superfondo,
mediante contrato de trabajo a término indefinido, los jubilados de estas entidades
o quienes les hayan sustituido en el derecho pensional”58. El porcentaje de cuota
de aporte para los afiliados es del 4% destinado al ahorro permanente.
57 SUPERFONDO. Reseña histórica. Disponible en www. superfondo. com.co58 Ibid.
41
3.1 COMPOSICIÓN DE LOS ASOCIADOS
Superfondo cuenta actualmente con 1931 afiliados, integrados por 988 activos y
943 pensionados del grupo Santander. La organización interna del fondo se
observa en el Anexo B.
Estos asociados provienen de las diversas regionales en el país. En Bogotá se
concentran 337 y el resto en Antioquia, Cali, Barranquilla, Cartagena y Santa
Marta59
Tabla 4. Composición de los afiliados a Superfondo
No afiliados 1931 %Activos 988 51,17
Pensionados 943 48,83
El 51,17% de los afiliados es activo y el 48,83% de pensionados, dentro del total
de 931 afiliados. Este conjunto se encuentra distribuido en Bogotá con 17,42%,
Antioquia, 30,40%, Cali con 22,01%, Barranquilla con 6,58%, Cartagena con
11.91% y Santa Marta con 11,65%.
Tabla 5. Afiliados de Superfondo, por regional
Regional %Bogotá 337 17,45Antioquia 587 30,40Cali 425 22,01Barranquilla 127 6,58Cartagena 230 11,91Santa Marta 225 11,65
1931
La composición de afiliados activos y pensionados, por ciudad y regional es la
siguiente:
59 Ibid.
42
Tabla 6. Ponderación % por regiones y tipo de afiliado
Regional Activos PensionadosBogotá 8,93 8,52Antioquia 15,55 14,85Cali 11,26 10,75Barranquilla 3,37 3,21Cartagena 6,09 5,82Santa Marta 5,96 5,69
3.2 SERVICIOS DE SUPERFONDO
Los servicios básicos prestados por Superfondo a sus asociados son el ahorro y el
crédito.
En la modalidad de-AHORROS cuenta con las figuras de:
Aporte Obligatorio
Ahorro Ordinario Permanente
Ahorros Disponibles o la Vista
Bono Navideño
Certificado de Ahorros a Término C.A.T.
Línea de Ahorro Solidario “ASOL”
APORTE OBLIGATORIO:
Todo asociado debe hacer un aporte equivalente al diez por ciento (10%) de la
cuota mensual establecida, que se constituye en aportaciones, las cuales a su vez
conforman el capital social del Fondo de Empleados. Los saldos acumulados por
los asociados a través de la modalidad de aportes obligatorios no generarán
intereses.
43
Anualmente las aportaciones pueden tener una revalorización, de acuerdo con los
resultados operativos del período, para mantener el poder adquisitivo de los
aportes sociales dentro de los límites que fijan las normas reglamentarias del
decreto 1481 de 1989 y son contabilizados como un mayor valor de las
aportaciones.
AHORRO ORDINARIO PERMANENTE:
Cada asociado debe constituir una cuenta de ahorro con el equivalente al noventa
por ciento (90%) de la cuota mensual establecida, de carácter obligatorio y que
genera intereses del siete por ciento (7%) anual liquidados sobre saldos mínimos
trimestrales vencidos, los cuales son capitalizados en su totalidad como ahorro
ordinario permanente. En todo caso, el monto total de la cuota periódica
obligatoria, no deberá exceder al diez por ciento (10%) del ingreso salarial del
asociado y siempre será capitalizado en un diez por ciento (10%) como aporte
obligatorio y en un noventa por ciento (90%) como ahorro ordinario permanente,
tal como lo determinen los estatutos.
AHORRO DISPONIBLE O A LA VISTA:
Se entiende por depósito disponible o a la vista los dineros colocados en el Fondo
de Empleados por los asociados voluntariamente, orientados a asegurar un dinero
para gastos imprevistos, vacaciones o asuntos especiales, quedando el Fondo de
Empleados obligado a devolverlos a más tardar a los quince (15) días siguientes a
la solicitud escrita de devolución enviada por el asociado.
Debe ahorrarse una cuota mínima mensual equivalente al cinco por ciento (5%)
del salario mínimo mensual legal vigente y se puede retirar total o parcialmente
cuando el asociado lo requiera, después de llevar mínimo dos (2) meses de haber
iniciado dicho ahorro. El asociado puede hacer capitalizaciones mensuales
44
adicionales a las cuotas establecidas por nómina para los ahorros a la vista o
disponibles, hasta por la suma equivalente a diez (10) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, y un mínimo de cien mil pesos, con un período mínimo para
el retiro de dos (2) meses.
El Fondo de Empleados por el ahorro disponible o a la vista paga un interés del
seis por ciento (6%) anual sobre saldos mínimos mensuales vencidos,
capitalizados como ahorro disponible o a la vista y solo se pagan al momento del
retiro total o parcial del depósito.
BONO NAVIDEÑO:
Es un ahorro voluntario destinado a sufragar los gastos navideños. La cuota
mínima mensual es de $10.000 y la tasa de interés es del 7% anual, liquidados
mensualmente sobre saldos mínimos, solo se pueden entregar a partir del corte de
la primera quincena de Diciembre. Por ser una línea de ahorro a corto plazo, no
hay lugar a crédito sobre dichos ahorros.
CERTIFICADO DE AHORRO A TERMINO C.A.T.
Esta modalidad permite al asociado invertir voluntariamente una cantidad de
dinero a un plazo determinado, con una tasa de interés acordada previamente y
recibiendo en contraprestación a manera de pagaré un CERTIFICADO DE
AHORRO A TÉRMINO (C.A.T.) expedido por el Superfondo Fondo de Empleados.
LINEA DE AHORRO SOLIDARIO, ASOL:
Son dineros colocados en el Superfondo, voluntariamente por todas las personas
vinculadas laboralmente al Banco Santander Colombia S.A., a cualquiera de las
entidades que conforman la organización Grupo Santander Central Hispano que
45
operen en Colombia, y al Superfondo Fondo de Empleados, así como los
pensionados de estas entidades o sus sustitutos, o del ISS u otros Fondos de
Pensiones, siempre que hayan tenido el carácter de empleados de las entidades
mencionadas, para mejorar las condiciones de vida de los empleados y
exempleados de dichas entidades y que permita prestar ayuda eficaz y oportuna al
propio ahorrador, a su familia y a aquellos compañeros o personas que
eventualmente se vean enfrentados a calamidades domésticas.
En la modalidad de servicios de CRÉDITO, el monto de cada crédito en particular
se establece tomando en cuenta los certificados de aportación y ahorros, la
actividad a financiar, la capacidad de pago de la persona, las garantías y la
periodicidad de los ingresos. Las líneas establecidas son:
Línea multiusos
Línea de calamidad doméstica
Línea para póliza colectiva de automóviles
Línea de educación
Línea de vivienda
Línea de promociones
Línea de vacaciones
Línea de crédito crediahorros
3.3 ATENCIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Actualmente, con base en una situación generalizada de crisis de liquidez, y ante
la competencia de los servicios de crédito particulares y de la banca privada, las
líneas ofrecidas por los Fondos de Empleados presenta una mayor demanda y de
manera paralela se genera una cierta baja en los indicadores de satisfacción del
cliente de cada organización solidaria, que es el asociado o afiliado.
46
Superfondo requiere adecuar sus estrategias actuales a los resultados del análisis
que se desarrolla continuación. Se realizó el diseño de un formato de encuesta de
satisfacción (Anexo A), encaminado a la medición de algunos indicadores del
estado actual de la percepción del asociado acerca del fondo.
3.3.1 Diseño metodológico
En primer lugar, se realiza una ponderación del número de encuestas por regional
y tipo de afiliado. La muestra válida con parámetros de P = 95% confiabilidad; Z =
1,96; error 0,05, es de 70 encuestados:
La muestra válida es de :
n = z2P*Q*N = 70e2(N-1)+z2P*Q
Para focalizar la encuesta se hace ponderación de los afiliados en activos y
pensionados, así como por regionales:
Tabla 7. Ponderación de la muestraRegional Activos Pensionados
Bogotá 6 6Antioquia 11 10Cali 8 8Barranquilla 2 2Cartagena 4 4Santa Marta 4 4
De acuerdo con ello, se distribuyeron vía fax y correo electrónico los formatos de
encuesta. Posteriormente se recibieron las respuestas.
47
Se procedió a la tabulación de sus resultados y se realizó un trabajo de estadística
descriptiva que se presente a continuación.
3.3.2 Resultados del sondeo de satisfacción al cliente
De acuerdo con el trabajo estadístico, hay una parte general de datos del asociado
y otra compuesta por 10 preguntas que buscan medir en grados de 1 a 5 la
aceptación por parte del asociado. Los resultados son los siguientes:
3.3.2.1 Información general
La mayor proporción de los asociados se encuentra entre los niveles de 35 a 50
años, lo cual coincide con la edad de laboral activa en la cual el empleado se
preocupa por elementos relacionados con el ahorro, la adquisición de vivienda o el
futuro educativo de sus hijos::
Figura 1. Composición por edades de asociado
48
Un 52,86% de los asociados es del género masculino y 47,14% del género
femenino.
Figura 2. Composición por género del asociado
Poco más de la mitad de los afiliados son casados (57,14%). El resto esta
relativamente distribuido en solteros, casados y viudos.
Figura 3. Estado civil del asociado
49
La mayor parte de los asociados, cerca de 40% tiene 2 o 3 hijos. El 22,86% solo
tiene un hijo.
Figura 4. Asociados por número de hijos
Más del 91% de los afiliados es técnico, tecnólogo, profesional o profesional
especializado. Esto se explica claramente por las actividades mismas
desarrolladas en el Banco Santander.
Figura 5. Asociados por nivel de estudio
50
La más alta proporción de los encuestados declara pertenecer al estrato 3
(85,71%).
Figura 6. Composición de asociados por estrato socioeconómico
Los encuestados declararon en un 87,14% ser propietarios de finca raíz. Este
aspecto de medición es importante en contraste con las disponibilidades de
cre´dito para vivienda.
Figura 7. Asociados propietarios de finca raíz
51
Entre los afiliados predominan aquellos con 1 y 2 personas a cargo, lo que resulta
coincidente con la pregunta acerca de número de hijos.
Figura 8. Asociados según personas a cargo
De acuerdo con los resultados a la pregunta de acceso a modalidades de crédito,
podría plantearse que el 34,29% que han optado por este tipo de créditos, hace
parte de los que actualmente son propietarios de finca raíz. Esto significa que
cerca de la mitad de los propietarios han sido usuarios de esta modalidad.
La segunda opción (20%) se orienta a la toma de créditos educativos, la tercera a
la adquisición de artículos para el hogar (18,57%) y la cuarta a la adquisición de
préstamos para compra de automóvil (10%).
52
Figura 9. Asociados usuarios de crédito por modalidad
3.3.2.2 Información específica
Como un resultado generalizable, la tendencia de la satisfacción del cliente, es
decir del afiliado o asociado, es de nivel 4/5, lo que se podría establecer como en
un 80% de satisfacción. Sin embargo, los resultados específicos son más
detallados.
Tabla 8. Tabulación resultados específicos
Pregunta / Escala 1 2 3 4 51 0 0 9 57 42 2 16 6 39 73 2 6 11 48 34 7 32 18 8 55 9 31 16 9 56 10 14 19 20 77 5 11 16 33 58 0 1 21 44 49 0 1 15 46 810 0 0 9 52 9
53
En la figura se puede observar la tendencia de la respuesta a las preguntas 1 a 10
(horizontal) y el grado de satisfacción por respuesta, en la vertical.
Figura 10. Tendencias de satisfacción por grados de aceptación
Pregunta 1:
¿Se encuentra satisfecho con los informes sociales de resultados del Fondo y su
crecimiento?
La satisfacción es de 57/70, cerca del 80%
54
Pregunta 2:
¿Encuentra satisfactorias las modalidades de crédito ofrecidas por el Fondo?
39 de 70 responde con 4 de satisfacción (un poco menos del 60%. Esto permite
percibir un descontento que puede alcanzar poco más del 45% con las opciones a
líneas de crédito.
Pregunta 3:
¿Representa el Fondo beneficios reales para su familia?
El 70% responde con grado de satisfacción 4 (48/70). Esto implica que se
reconocen los beneficios aunque en muchos de los casos las políticas de estudio
de solicitudes de crédito puedan ser demoradas (por falta de liquidez) o negadas
(por documentación o bajo nivel de aportes de respaldo).
Pregunta 4:
¿Considera competitivos y económicos los intereses de préstamos por parte del
Fondo?
La mitad (32/70) califican con grado 2 la satisfacción del cliente en cuanto a la
competitividad de los intereses de cobro al asociado. Esto se debe a que los
niveles de interés de colocación son muy similares a los vigentes en promedio en
las colocaciones de la banca privada.
Pregunta 5:
¿Le satisface el rendimiento financiero recibido por sus ahorros?
55
A similitud de los resultados en la pregunta anterior, las tasas de captación no
satisfacen plenamente al afiliado.
Pregunta 6:
¿Cómo le ha beneficiado la modalidad de Préstamos para educación?
La composición de las respuestas es balanceada en todos los grado de
satisfacción, lo cual puede coincidir con el hecho de que el acceso a créditos
educativos es relativamente bajo (10% ya mencionado), o a que el afiliado en su
mayoría tiene estudios universitarios. Esto puede indicar que debe replantarse el
crédito educativo directo al asociado hacia sus familiares.
Pregunta7:
¿Ha encontrado oportunidades de negocios o desarrollo de empresa a través del
Fondo?
La mitad (33/70) declara haber encontrado oportunidades empresariales. Esta
respuesta solo se explicaría en contraste con el acceso a modalidades (figura 9) si
los préstamos para vehículo han sido destinados a adquisición de automóviles de
servicio público (algo usual en Fondos de Empleados).
Pregunta 8:
¿Está de acuerdo con la política de convenios interinstitucionales en recreación,
salud y educación?
56
La respuesta de 65/70 en grados 3 y 4 de satisfacción indica que los convenios
interinstitucionales en servicios de Emergencia. Bienestar Social y Seguros60, han
sido bien recibidos por la base social del Fondo.
Pregunta 9:
¿Cuál es su grado de satisfacción con la política de atención al asociado y su
familia?
Un 61/70 califica entre 3 y 4 la satisfacción con la política de atención. Este
indicador es clave de demostración de los elementos de gestión administrativa por
parte de los funcionarios del fondo.
Pregunta 10:
¿Califique la importancia del Fondo en su vida personal?
Otro indicado altamente positivo surge de los resultados a esta pregunta. Cerca
del 80% (52/70 + 9/70, para grados 4 y 5 de aceptación) considera importante el
Fondo en su vida personal (y familiar).
60 www.superfondo.com.co/productosyservicios.php
57
4. DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
El presente capítulo tiene como objetivo determinar cuáles son los procesos
administrativos fundamentales en los Fondos de Empleados, teniendo en cuenta
las estrategias de mejoramiento continuo que son previstas en los procesos de
certificación de calidad ante ICONTEC.
Las labores fundamentales de un Fondo de Empleados hacen referencia a la
prestación de servicios de ahorro y crédito. Estas dos funciones resumen el
objetivo social principal que permite la puesta en marcha de objetivos secundarios
de carácter social previstos en el marco legal vigente dentro del sector solidario.
Dado que los resultados de la rotación de recursos de afiliados en la forma de
créditos aprobados a los mismos afiliados, proveen la base de expansión de
servicios sociales diversos como los de tipo educativo o recreacional, es el
proceso de recepción de solicitudes, estudio de riesgo del crédito, aprobación
reglamentaria y desembolso un proceso fundamental en el mejoramiento continuo
de cada entidad. De manera correlativa, el proceso de recaudo asegura su calidad
en el momento que se aprueba la concesión de un crédito a un afiliado.
A continuación de plantea a manera de modelo la actividad de crédito bajo los
parámetros de control de no conformidades y ejecución de medidas preventivas y
correctivas de acuerdo con lo previsto por la norma ISO 9000. El modelo resulta
en una propuesta denominada Fábrica de Crédito, término usualmente utilizado al
interior del sector financiero privado.
58
4.1 AFILIACION A FONDOS EMPLEADOS
Las personas naturales que tengan como vinculo ser trabajadores asalariados y
dependientes de la entidad que presenten por escrito solicitud de afiliación y
cumplan con los requisitos siguientes:
Ser legalmente capaz, pagar el diez (10%) de la Asignación Básica Mensual como
cuota de admisión. Autorizar al pagador de la respectiva entidad patronal para
que retenga de su salario con destino al Fondo de la entidad la suma
correspondiente para cubrir el valor de la cuota periódica de aportes y ahorros
permanentes establecida en el presente Estatuto. No ser asociado a otro Fondo
de Empleados que preste servicios similares dentro del mismo radio de acción y
las demás que estipulen los reglamentos (Anexo C).
El cliente del Fondo de Empleados busca trato amable y atención especializada,
servicio rápido y eliminación de filas, mayor acceso a créditos fáciles, préstamos
con tasas de interés bajas, elevados rendimientos en sus inversiones temporales y
reportes financieros claros en cada una de las asambleas.
Según esto, la función central de los Fondos de Empleados es la de prestar a los
asociados el servicio de crédito con base en los aportes sociales y las demás
fuentes de recursos bajo criterios y principios solidarios de equidad e igualdad
entre asociados, de la guarda del principio fundamental de ser un organismo sin
ánimo de lucro y de proteger los activos de la comunidad asociada.
En este sentido, la actividad fundamental de un Fondo, que es de orden financiero,
está representada en el manejo de recursos monetarios. Las actividades de
prestación de servicios al asociado, tales como los servicios de Salud, Turismo,
Culturales, Seguros, Recreación y Deporte, entre otros previstos por las normas
que rigen al sector solidario, son actividades complementarias, sujetas a la
59
disponibilidad de recursos, a la decisión en Asamblea y a la suscripción posterior
de convenios interinstitucionales con empresas, organismos o entidades
especializadas en cada una de estas actividades.
Los asociados a un Fondo, considerados como cuentahabientes buscan rápido
servicio en cajas, aviso e información oportuna en cambios de políticas, intereses
por sus depósitos, ambiente locativo agradable, seguridad en la o las sedes del
Fondo, que sus recursos estén bien manejados, que las tasas de interés y los
servicios prestados sean iguales, dentro del principio de equidad, para todos los
afiliados, y competitivas frente a todas las entidades del sistema financiero
solidario y no solidario.
El afiliado de un Fondo de Empleados desea que los errores en extractos sean
rápidamente solucionados, que los horarios de atención se cumplan, que los
trámites sean rápidos en operaciones de crédito y que haya vigilancia y
transparencia en las actividades e informes de los órganos de control.
4.2 PROCESO GENERAL DE SOLICITUD DE CREDITO
El proceso de Crédito se realiza teniendo en cuenta los estándares generales a
nivel de Fondos de empleados el cual se define teniendo en cuenta lo siguiente:
Proceso Envío de Correspondencia, apertura de carpeta con la documentación
necesaria de acuerdo al Reglamento y a la línea de crédito. Realización de
conceptos sobre el análisis financiero y evaluación del proyecto, reunión del
Comité de Crédito, para dar o no aceptación a las solicitudes contempladas, se
oficializan las garantías, recepción de documentación de garantías aprobadas,
60
orden de desembolso, Guarda de garantías en custodia, archivo de copias de
garantías, proceso de Cartera y Normalización (Anexo D).
Productos y servicios
Personales:
Productos de Ahorro; Productos de inversión; Productos de Crédito; Créditopara Vivienda;
Microempresariales:
Productos de Ahorro; Productos de Inversión; Productos de Crédito;Portafolio Complementario;
Empresariales:
Productos de Ahorro; Productos de Inversión; Productos de Crédito;Portafolio Complementario; Convenios Empresariales.
Código de buen gobierno
Revisor Fiscal
Proceso certificado de calidad (no obligatorio)
Actualización y transferencia de tecnología.
Los productos en un Fondo de Empleados surgen de las líneas de crédito usuales:
1. CRÉDITOS DE VIVIENDA. Conforme lo establece el numeral 2.2 del
capítulo II de La Circular Básica Contable y Financiera, se entiende por
crédito de vivienda, las operaciones activas de crédito otorgadas a
personas naturales, asociadas al Fondo correspondiente, destinadas a la
adquisición de vivienda nueva o usada, a la construcción de vivienda
61
individual o liberación de gravamen hipotecario, independientemente de la
cuantía y amparadas con garantía hipotecaria
Para el otorgamiento de estas operaciones se observa lo previsto en la Ley
546 de 1999 y sus normas reglamentarias.
2. CRÉDITOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR. Son las operaciones activas de
crédito otorgadas a los asociados del Fondo correspondiente, para cancelar
las matrículas en universidades nacionales o extranjeras para carreras
profesionales aprobadas por el ICFES, en el caso de las nacionales, o por
el organismo competente en el caso de las extranjeras, cursos de
pregrados o posgrados.
3. CRÉDITOS COMERCIALES. Modalidad de crédito otorgado para el
incremento patrimonial del asociado al Fondo correspondiente, así como a
la adquisición de vehículo público o particular, en la forma y términos que
se detallen en el Reglamento de Crédito y Cartera que cada entidad debe
tener.
4. CRÉDITOS DE CONSUMO. Operación activa de crédito que según lo
dispuesto en el numeral 2º del artículo 2º del Decreto 519 de 2007, es el
constituido con personas naturales para financiar la adquisición de bienes
de consumo o el pago de servicios para fines no comerciales o
empresariales independientemente de su monto. Participan de esta
modalidad los créditos de turismo, cultural, afiliación, libre inversión y otras
modalidades que sean aprobadas por la Asamblea o Junta Directiva y estén
previstas en el reglamento de crédito y cartera de cada entidad, siempre
que no estén fuera del objeto social solidario.
62
5. OPERACIONES ACTIVAS DE CRÉDITO. Se entiende por operación activa
de crédito, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo
3º del Decreto 519 de 2007 y la Circular Básica Contable y Financiera de la
Superintendencia de la Economía Solidaria, aquella por la cual una de las
partes entrega o se obliga a entregar una cantidad de dinero y la otra a
pagarla en un momento distinto de aquel en que se celebra la convención.
Estas líneas de productos y modalidades configuran un proceso de fabricación del
servicio que, a continuación, se propone como modelo administrativo del servicio
financiero provisto por un Fondo de Empleados. Este modelo cumple con dos
condiciones claves:
1. Se acoge a las normas obligatorias en el sector solidario
2. Genera un valor agregado representado en elementos de eficiencia, control
de calidad y procedimientos, que aporta una visión empresarial de gerencia
y administración privadas a este tipo de entidades de carácter solidario.
4.3 MODELO DEL PROCESO DE FABRICACIÓN.
En este modelo se denomina proceso de fabricación el producir los servicios del
objeto social del Fondo de Empleados. La denominación se acoge a la necesidad
de equiparar los servicios de crédito y recaudo de cartera, a la producción de
bienes y servicios a los cuales apunta la norma ISO 9000 versión 2000 y 2008, de
la serie norma técnica colombiana NTC 9000.
Mercadeo: Los productos de un Fondo de Empleados se pueden dividir en dos
categorías: Productos de Captación como ahorro tradicional, Cuenta de ahorro
voluntario, Certificados de Depósito a Términos CDT´S. Productos de Colocación
63
tales como Crédito Consumo, Crédito hipotecario o Crédito para vehículo. Otras
líneas dependen de la política propia de cada entidad.
Producción: El proceso general de toda operación activa de Crédito, comienza en
las Oficinas del Fondo, sede o sucursales, en donde se brinda la información, se
asesora y se “venden” los diferentes productos a los clientes afiliados; una vez
hecha esta operación se envían los documentos a la Fábrica de Crédito y allí se
realiza el análisis y control del riesgo. Posteriormente, la operación se envía al
estamento decisorio correspondiente para su aprobación o negación.
Seguidamente la aprobación o negación de la operación se envía al Departamento
de Cartera y por último la operación se desembolsa a través del Departamento de
Crédito, a la Fábrica de Crédito (si fue aprobada) o para su archivo (si es negada).
Es fundamental en el proceso la denominada Fábrica de Crédito, FC, que es el
área institucional del Fondo que brinda apoyo a la fuerza comercial o de atención
al cliente, para una correcta toma de decisiones en la colocación de operaciones
activas.
El proceso de la Fábrica de Crédito comienza con la recepción de las operaciones
(Operaciones Recibidas), después viene un proceso que es el de revisar que
todas estas operaciones tengan la documentación exigida por la política
reglamentaria del Fondo, de lo contrario se procede a la devolución de las mismas
(Operaciones Devueltas), las operaciones restantes (operaciones recibidas menos
operaciones devueltas) son las que se radican (Operaciones Radicadas), este
proceso de realiza en aplicativos que poseen los Fondos de Empleados y que
corresponden a los Planes del Cuentas del Sector Solidario.
64
En otras palabras el objetivo es garantizar la adecuada calidad de la colocación y
procesos eficientes, con el fin de dar trámite a las operaciones que tengan una alta
probabilidad de ser aprobadas.
Una vez radicadas las operaciones son entregadas a los analistas del
Departamento de Cartera para su evaluación y posterior decisión (Recomendada
o Rechazada) de acuerdo con la metodología y parámetros dados en la
normatividad y política de la entidad.
Dado que la finalidad de un Fondo de Empleados es colocar activos en un
mercado cerrado, pero recibiendo el mayor número de operaciones de crédito de
consumo, crédito hipotecario y demás servicios previstos en cada caso específico
dependiendo de lo contenido en el Reglamento de Crédito y Cartera, que ha sido
previamente aprobado por Asamblea o Junta Directiva, se hace indispensable que
su índice de rechazo sea el más bajo posible, pero sin descuidar con estricto
estudio cada análisis de riesgo individual mientras las operaciones recomendadas
aumentan y los tiempos de respuesta, que es lo que se demora una operación en
la FC, y lo que el afiliado debe esperar para conocer una respuesta de su
operación, deben cumplir los establecidos por la entidad y los esperados por el
afiliado.
Las operaciones devueltas, en donde el porcentaje de devolución tiende a
aumentar, afectando los tiempos de respuesta en las operaciones y la calidad en
las mismas son un paso fundamental en el proceso de calidad, en los resultados
financieros de un Fondo y en la atención debida al afiliado.
Para el caso específico de un Fondo de Empleados, los insumos que impactan en
los costos son el recurso humano necesario y las proporciones de costos fijos y
variables:
65
Máquinas requeridas (cantidad y dimensiones de cada una)
Equipos y herramientas necesarios (cantidad de cada una)
Recurso humano (cantidad y tipo de experiencia laboral)
Infraestructura física (dimensión y valor arriendo o amortización del
activo)
Materia prima (cantidad y costo de cada una de las operaciones)
Con base en la experiencia bancaria del sector privado, se hace necesario
establecer un conjunto mínimo de indicadores que permiten evaluar la gestión
crediticia del Fondo, cumpliendo con ellos también con el necesario control de
calidad de estos mismos procesos de fabricación del servicio.
Tabla 9. Indicadores para control de la gestión de FC
Créditos semestrales estudiados y desembolsadosMonto Promedio por afiliadoEstudios x empleado x mesEstudios x semestre x empleadoNúmero de empleados FC
Fuente: diseño de la autora con base en experiencia bancaria.
Uno de los elementos más notorios para el asociado es la eficiencia o rapidez en
la recepción y estudio de la documentación exigida por el Fondo al momento de
solicitar un préstamo.
En el proceso de la Fábrica de Crédito, dado que se trata de un sistema rotativo
entre los asociados, es determinante el equilibrio del número de operaciones de
crédito.
66
Este balance de las operaciones resulta de las operaciones recibidas, las
operaciones devueltas, las operaciones negadas y las operaciones
reconsideradas, que a su vez determinan la capacidad de producción de la FC.
El indicador CFC busca controlar el costos/beneficio de la operación de revisar
documentación frente a la cantidad total de solicitudes.
Figura 11. Indicador de costo unitario en FC de solicitud CFC
NOMBRE DELINDICADOR
FORMULA PARA ELCÁLCULO ESTÁNDAR INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN
Costo unitarioFC de solicitud
CFC=
Costo total deFC
CFC<CBS
Evalúa y controla posible riesgo de prevalencia defactores internos sobre factores externos deevaluación de solicitudes
Operacionesrecibidas
Si el RS sobrepasa el comportamiento observando laevaluación debe conformar la falta de calidad en ladocumentación aportada por los solicitantesrechazados por FC
Fuente: diseño de la autora con base en experiencia bancaria.
El número de operaciones devueltas será monitoreado a través del indicador DS.
Figura 12. Indicador de devolución de solicitudes DS
NOMBREDEL
INDICADOR
FORMULA PARA ELCÁLCULO ESTÁNDAR INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN
Devoluciónde
solicitudes
DS=
Operacionesdevueltas
X100 DS< 5%
Evalúa y controla posible riesgo depérdida de venta del producto financiero
Operacionesrecibidas
Si el DS aumenta período tras períododebe revisarse la causa fundamental paraidentificar si el factor reside en elsolicitante o en deficiencia del procesoanalítico FC
Fuente: diseño de la autora con base en experiencia bancaria.
El número de operaciones negadas será monitoreado a través del indicador RS.
67
Figura 13. Indicador de rechazo de solicitudes RS
NOMBREDEL
INDICADOR
FORMULA PARA ELCÁLCULO
ESTÁNDAR YMETAS(*anual)
INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN
Rechazo desolicitudes
RS =
Operacionesnegadas
X100
RS< 45%(2004)
RS< 30%(2005)
RS< 15%(2006)
Evalúa y controla posible riesgo deprevalencia de factores internos sobrefactores externos de evaluación desolicitudes
Operacionesrecibidas
Si el RS sobrepasa el comportamientoobservándola evaluación debeconformar la falta de calidad en ladocumentación aportada por lossolicitantes rechazados por FC
Fuente: diseño de la autora con base en experiencia bancaria.
El número de operaciones reconsideradas será monitoreado a través del indicadorRPS.
Figura 14. Indicador de Reproceso de solicitudes RPS
NOMBRE DELINDICADOR
FORMULA PARA ELCÁLCULO ESTÁNDAR INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN
Reproceso desolicitudes
RPS =
Operacionesnegadas
X100 RPS<RS
El reproceso deberá ser siempremenor al indicador RS. No sepresume un reproceso de todos losrechazos pues puede conllevar
Operacionesrecibidas
enmascaramiento de la informacióny el consiguiente riesgo decolocación con base en laaprobación de FC
Nota: El diseño de los anteriores indicadores de devolución es resultado analítico de lacompetencia en el mercado solidario y no solidario.
Fuente: diseño de la autora con base en experiencia bancaria.
68
4.4 DETERMINACIÓN DEL COSTO DE PRODUCCIÓN Y EL PRECIO DEVENTA UNITARIO
El precio de venta unitario está representado por la tasa de intermediación
(diferencia entre tasa pasiva y tasa activa, entre la que se paga a los afiliados +
costos totales, y la que se cobra a los mismos afiliados beneficiarios de crédito).
Este “precio de venta” se obtiene de la recuperación de los costos del proceso de
fabricación y los resultados de cada ejercicio. De estos resultados (utilidades) se
hace distribución para los llamados Fondos de Solidaridad previstos en la norma
contable y financiera del sector solidario.
Figura 15. Indicador de costo / beneficio de solicitud CBS
NOMBRE DELINDICADOR
FORMULA PARA ELCÁLCULO ESTÁNDAR INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN
Costo/beneficiode solicitud CBS
=
Tasa deintermediación x
monto de solicitud $ CBS> 1
Evalúa y controla que el beneficio esperadodel crédito solicitado sea menor que los costosunitarios de manejo de la operación desolicitud por parte de la FC
CFC
Fuente: diseño de la autora con base en experiencia bancaria.
4.5 ESTIMACIÓN DE LA DEMANDA
Con base en un ejercicio hipotético, con el cual se estructura el modelo de control
del balance de las operaciones Recibidas, las operaciones Devueltas, las
operaciones Negadas y las operaciones Reconsideradas, se plantea a
continuación el tipo de indicadores que deben controlar la calidad del proceso de
asignación de créditos y de los cuales se hizo mención en el anterior numeral 4.3.
La demanda de un Fondo de Empleados está representada en sus propios
asociados y depende del número de solicitudes que son aprobadas realmente.
69
A un afiliado se le puede negar un crédito, o aprobar parcialmente reduciendo el
monto previamente solicitado, o aprobándole el crédito por la cuantía exacta que
permite la garantía representada en los recursos aportados por el solicitante. La
calidad del proceso se refleja en no perder las oportunidades de asignación de
crédito sano, en la velocidad de rotación de recursos, en el cumplimiento de los
plazos reglamentarios de estudio y aprobación establecidos por reglamento.
Tabla 10. Comparativo de operaciones de productos
Operaciones recibidas 2006 2007 2008CRÉDITO 7.445 39.800 27.560Consumo 568 1.916 2.865CDT 1.793 6.013 8.345Hipotecario 5.545 10.091 7.526
Operaciones devueltas 2006 2007 2008CRÉDITO 1.429 7.401 4.251Consumo 190 626 984CDT 297 961 1.245Hipotecario 1.594 2.223 1.854
Operaciones negadas 2006 2007 2008CRÉDITO 2.926 22.418 13.466Consumo 67 721 1.085CDT 726 5.652 8.625Hipotecario 1.256 2.879 1.321
Operaciones reconsideradas (reproceso) 2006 2007 2008Crédito 988 7.264 6.853Consumo 6 12 26CDT 85 526 621Hipotecario 546 1.029 732Créditos recomendados 2.102 2.717 2.990
Fuente: diseño de la autora con base en experiencia bancaria.
La serie de cifras, que para efectos del modelo son ficticias, muestra el
comportamiento del crédito a través de un período de tres años. Es importante
anotar que se resalta como mientras los créditos recibidos van en aumento, así
70
como las devoluciones, los reprocesos o reingresos aumentan lentamente, el
índice en tasa de rechazo en lugar de disminuir, aumenta considerablemente.
La fábrica de crédito, FC, en este ejemplo, presenta entonces un cuello de botella
en el estudio de crédito que sin ser exhaustivo puede estar desaprobando créditos
a potenciales afiliados de calidad.
4.6 ESTABLECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN
La capacidad de producción de la Fábrica de Crédito está representada en la
actividad de estudio de solicitudes, análisis de riesgo previendo la calidad de las
aprobaciones, monto de aprobación de créditos e indicadores de rechazo de
solicitudes.
Tabla 11. Resultados del producto crédito en FC
PRODUCTO CRÉDITO 2006 2007 2007Operaciones recibidas (=) 7.445 39.800 27.560Operaciones devueltas (+) 1.429 7.401 4.251Operaciones negadas (+) 2.926 22.418 13.466Operaciones reconsideradas (reproceso) (+) 988 7.264 6.853Créditos recomendados (+) 2.102 2.717 2.990
FUENTE: Con base en cifras de tabla 10
71
Tabla 12. Análisis de producto Crédito
Resultado de procesoNúmero desolicitudes
Proporción de solicitudesdentro del proceso de fábrica
Operacionesrecibidas 2006 2007 2008 2006 2007 2008
% % %Crédito 7.445 39.800 27.560 100,00 100,00 100,00
Operacionesdevueltas 2006 2007 2008
Crédito - 1.429 - 7.401 - 4.251 19,19 18,60 15,42Operaciones
negadas 2006 2007 2008Crédito - 2.926 - 22.418 - 13.466 39,30 56,33 48,86
Operacionesreconsideradas (reproceso) 2006 2007 2008
Crédito 988 7.264 6.853 13,27 18,25 24,87Créditos recomendados 2.102 2.717 2.990 28,23 6,83 10,85
FUENTE: Cálculos de la autora con base en cifras de tabla 10 y 11
La proporción de las frecuencias observadas de solicitudes en tres años registra
que las operaciones negadas llegan a 56,33% y 48,86% del total de operaciones
recibidas por la FC (solicitudes de crédito) en los dos últimos años del período.
La proporción de solicitudes dentro del proceso de FC da origen a indicadores de
comportamiento del mismo, como los siguientes:
Tabla 13. Indicadores globales FC
INDICADOR FC 2006 2007 2008Tasa de devolución 19,19 18,60 15,42Tasa de rechazo 39,30 56,33 48,86Tasa de reproceso 13,27 18,25 24,87Tasa de aceptación 28,23 6,83 10,85
FUENTE: Con base en tabla de análisis del producto Crédito.
Se observa que el aumento de la tasa de rechazo se correlaciona con el
correspondiente incremento de la tasa de reproceso. Pero son las solicitudes
72
devueltas (usualmente en un Fondo cerrado de afiliados la causa es falta de
mínimos en la documentación) las que afectan la productividad de la fábrica.
Esto tiene como significado que el proceso FC se convierte, de un proceso de
estudio y evaluación documental, en un proceso de depuración de documentos
presentados erróneamente por los afiliados solicitantes. Lo cual convierte al
Módulo de análisis en el primer punto crítico del proceso, que se ha sistematizado
en siete módulos, tal como se presenta en la siguiente figura.
Figura 16. Diagrama de proceso actual en material, recurso humano ydocumentación
Operación
Transporte
Inspección
Demora
Almacenaje
Ope-ración Unidad: información documentaria : Etapa Tiempo
previstoOperaciónprecedente
1 TRANSACCIÓN VALIDACIÓN 1 día
Validación información aportada por cliente o proveedor 0 días 12 Módulo Iniciación 0,5 días 2
INGRESO DE LA INFORMACIÓN 4 horas 2
Devolución por falta de mínimos 0 días 43 Módulo Captura 0,5 días 3
CAPTURA DE INFORMACIÓN 4 horas 40 días 40 días 4
4 Módulo Reparto 0,5 días 6
OPERACIONES 4 horas
5 Módulo Análisis 0,25días 10
Evaluación de variables cuantitativas, cualitativas yfinancieras 2 horas
Se revelan no conformidades de la operación 0 días 13
6 Módulo Control de Instancias 0,13días 12
Revisa y puede ratificar decisión anterior 1 hora
7 Módulo Gestión 0,25días 17
Remisión y kárdex 1 hora
Análisis 1 horaGeneración de documentos 2 horas
8 Módulo Legalización 0,63días 23
VALIDA REQUISITOS 3 horas
Valida el documento 2 horas 259 Módulo Hoja de Ruta 2 días
Permite la consulta del registro del trámite:observaciones, modificaciones y fechas 16 horas 6
Fuente: la autora con base en experiencia bancaria.
73
Siendo un modelo, el diagrama presentado resume los procedimientos de la FC.
En la figura 16, se presenta un modelo de lo que puede ser la situación actual del
proceso de la Fábrica de Crédito.
4.7 ANÁLISIS DE VALOR DEL PROCESO PARA MEJORAMIENTO
Figura 17. Diagrama análisis de valorOpera-
ciónTrans-porte
Inspec-ción
Dem-ora
Alma-cenaje VA
RVAE
SVA
Ope-
ración
Unidad: información documentaria : Etapa Tiempoprevisto
1 TRANSACCIÓN VALIDACIÓN 1 día 1
Validación información aportada por cliente o proveedor 0 días
2 Módulo Iniciación 1 días
2a INGRESO DE LA INFORMACIÓN 4 horas 0.5
2b Devolución por falta de mínimos 4 días 0.5
3 Módulo Captura 0,5 días 0,5CAPTURA DE INFORMACIÓN 4 horas
0 días0 días
4 Módulo Reparto 0,5 días 0.5
OPERACIONES 4 horas
5 Módulo Análisis 0,25días 0,25
Evaluación de variables cuantitativas, cualitativas yfinancieras 2 horas
Se revelan no conformidades de la operación 0 días
6 Módulo Control de Instancias 0,13 días 0,13
Revisa y puede ratificar decisión anterior 1 hora
7 Módulo Gestión 0,25 días 0.25
Remisión y kárdex 1 horaAnálisis 1 hora
Generación de documentos 2 horas
8 Módulo Legalización 0,63 días 0,63
VALIDA REQUISITOS 3 horas
Valida el documento 2 horas
9 Módulo Hoja de Ruta 2 días 2
Permite la consulta del registro del trámite:observaciones, modificaciones y fechas 16 horas
Total días 6.26 2,13
3,50
0,63
% 100 34,03
55,91
10,06
Fuente: la autora con base en experiencia bancaria.
74
VAR: La actividad tiene valor real para el cliente afiliado;VAE: sólo tiene valor para el Fondo;SVA: no tiene ningún valor agregado
El diagrama de análisis de valor tiene una similitud formal con el diagrama de
proceso que muestra la secuencia de tiempos de cada operación. Pero el
diagrama de análisis de valor busca determinar cuáles son las actividades que
tienen valor real para el cliente afiliado, VAR; las actividades que tendrían valor
sólo para el Fondo, VAE; y, aquellas actividades que no tienen ningún valor
agregado, SVA. Con ello se provee una herramienta administrativa de control de la
eficiencia en el proceso de fabricación.
A continuación se realiza el análisis de valor en la figura 16:
El 34.03% del tiempo se consideran acciones con VAR, valor agregado para el
cliente afiliado.
Un 55.91% de las acciones son aquellas que solo tienen VAE, valor para la
empresa.
El 10.06% del tiempo utilizado en el proceso de fabricación de crédito puede ser
calificado como SVA, pues no tiene ningún valor para el cliente afiliado ni para el
Fondo de Empleados.
Si se eliminan las acciones 2b y 6, se obtiene una productividad mayor, con la
disminución de 0,63 días de trabajo (5 horas) equivalentes a dicho 10,06%. Al
quedar en 89.94% del tiempo actual, la propuesta equivalentes a un incremento de
productividad del 11,19% (1/0,8994).
De esta manera se muestra cómo se corrigen los indicadores de mejoramiento
continuo y se optimiza la rotación de los recursos entre los afiliados.
75
Como se plantea en la siguiente figura, la operación 2b, de “Devolución por falta
de mínimos” se puede reemplazar por un chequeo sobre lista (chek list) que
permita la devolución inmediata al encontrarse una falta en la documentación.
La operación 6, del Módulo de “Control de instancias”, se puede eliminar teniendo
en cuanta que dentro del proceso de mejoramiento de la calidad, todas y cada
una de las operaciones son auditadas, por tanto la responsabilidad de revisión en
un solo punto no resulta necesaria, menos aún cuando la documentación ha sido
plenamente aceptada.
La existencia de un lead time debe ser mínima. El proceso de recibo de la
solicitud, estudio de riesgo, aprobación y desembolso debe mantenerse dentro de
estrictos parámetros de calidad.
Siendo el afiliado propietario de sus recursos puestos a disposición del Fondo de
Empleados, la entidad está obligada a cumplir con eficiencia en tiempo de demora,
con eficacia en términos de evaluación del riesgo previstos para la entidad como
responsables de la administración de los recursos sociales.
El siguiente diagrama presenta la propuesta que se generaría con base en la
observación de la situación modelada en la figura 16.
76
Figura 18. Diagrama general de flujo propuesto en material, recurso humanoy documentación
Opera-ción
Trans-porte
Inspec-ción
Dem-ora
Alma-cenaje
VAR VAE SVAOpe-
ración Unidad: información documentaria : Etapa Tiempoprevisto
1 TRANSACCIÓN VALIDACIÓN 1 día 1Validación información aportada por cliente o
proveedor 0 días
2 Módulo Iniciación 1 días
2a INGRESO DE LA INFORMACIÓN 4 horas 0.5
3 Módulo Captura 0,5 días 0,5CAPTURA DE INFORMACIÓN 4 horas
0 días0 días
4 Módulo Reparto 0,5 días 0.5
OPERACIONES 4 horas
5 Módulo Análisis 0,25días 0,25
Evaluación de variables cuantitativas, cualitativas yfinancieras 2 horas
Se revelan no conformidades de la operación 0 días
6 Módulo Gestión 0,25 días 0.25
Remisión y kárdex 1 horaAnálisis 1 hora
Generación de documentos 2 horas
7 Módulo Legalización 0,63 días 0,63
VALIDA REQUISITOS 3 horas
Valida el documento 2 horas
8 Módulo Hoja de Ruta 2 días 2
Permite la consulta del registro del trámite:observaciones, modificaciones y fechas 16 horas
Total días 5.63 2,13 3,50 0,00% 100 37,83 62,17 0,00
Fuente: la autora con base en experiencia bancaria.
VAR: La actividad tiene valor real para el cliente afiliado;VAE: sólo tiene valor para el Fondo;SVA: no tiene ningún valor agregado
77
En el ejemplo, el modelo presenta 6.26 días de demora desde el procedimiento de
la presentación de la documentación de solicitud de crédito por parte de la
persona natural solicitante, que es afiliado, o de la microempresa que represente
cuando es del caso en solicitudes de capital de trabajo, hasta que le es
desembolsado el valor del crédito cuando este es aprobado.
Con el cambio supuesto en el proceso dentro del ejemplo, este lead time se
reduce a 5,65 días para toda la fábrica de crédito. Lo cual significa una medida
correctiva dentro de los parámetros de calidad de la norma ISO 9000.
Una propuesta correctiva así disminuiría la tasa de devolución observada: que se
calculó para el año 2008 en 15,42%. En resumen, se disminuyen los costos en
10,06% y simultáneamente se incrementan los ingresos en 15,42% (solicitudes
que eran devueltas por faltantes formales pero que tiene un 100% de potencial de
aprobación). La FC busca no devolver por formalismos todas las solicitudes que
representan capacidad de pago y significan clientes eficientes dentro de la masa
de afiliados.
La operación de devolución formal de documentos representa potencial pérdida de
clientes, en contra del mecanismo de rotación rápida de los recursos sociales y de
la potencial disminución de ingresos por colocación tardía, que en un Fondo
rotativo por definición genera los principales inconvenientes sociales. Esto
representaría una no conformidad, de acuerdo con el concepto de la norma ISO
9000, que va a favor de la competencia en el sector financiero no solidario y al
incremento de tiempos por demora dilatada en la asignación de créditos, lo cual
significa menores ingresos en intereses por cobrar para la entidad.
78
4.8 RED LOGÍSTICA DEL FONDO DE EMPLEADOS
La siguiente figura resume la logística fundamental de atención al afiliado, fábrica
de crédito (departamento de crédito y departamento de cartera, usualmente):
Figura 19. Logística de operaciones activas
Fuente: la autora con base en experiencia bancaria.
ATENCIÓN AL AFILIADOInformación, Asesoría y propuesta de
endeudamiento.
FABRICA DE CRÉDITOAnálisis y Control de Riesgo
crediticio
ESTAMENTOS DECISORIOS:DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
Aprobación de acuerdo con el nivel deendeudamiento del afiliado y cupo
disponible
DEPARTAMENTOCARTERA estudio y
Consolidación y legalizaciónde garantías.
FABRICA DE CRÉDITODesembolsos dentro del plazoprevisto reglamentariamente
79
5. PROPUESTA DE MODELO GERENCIAL DE FONDOS DE EMPLEADOS
El presente capítulo tiene el objetivo de proponer una estructura ideal de los
Fondos de Empleados en términos organizacionales.
5.1 DE LA ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL Y LOS PROCESOSADMINISTRATIVOS
Se plantean los órganos y niveles previstos en la Ley 79 de 1988, algunos de los
cuales son invariables, como el nivel I y el nivel II, de Dirección y Ejecutivo,
respectivamente. Se agrega la estructura organizacional propuesta en el nivel III, o
nivel Operativo.
5.1.1 Marco Conceptual
En una entidad de carácter solidario en la cual su principal objeto social sea la
Prestación de Servicios de Crédito y Cartera, se debe partir de una perspectiva de
análisis integral del riesgo, como lo prevén también las entidades de control
solidario.
En Colombia, la Superintendencia Financiera reglamenta la creación del Sistema
de Administración de Riesgo Crediticio, SARC, para las entidades financieras bajo
su vigilancia, lo cual también es aplicable a las entidades de la Economía Solidaria
que ejercen este tipo de servicios. Mediante el SARC se definen los lineamientos
básicos que las entidades colombianas deben implementar para la medición de
riesgos61.
61 Ses. Carta Circular 31 de 2002 y Circular externa 11 de 2002
80
Así, el SARC en una entidad financiera debe contar al menos con los siguientes
componentes básicos62:
1. Estructura Organizacional adecuada
2. Políticas claras de Administración de Riesgos
3. Metodologías y procesos apropiados para la Gestión de Riesgos
4. Infraestructura y capital humano idóneos
5. Proceso de Auditoría general
En este conjunto de componentes es básica la estructuración organizacional que
adecúe de óptima forma el recurso humano existente a los procesos
administrativos con base en las competencias y destrezas laborales del personal y
una equitativa política salarial y de compensaciones que asegure los factores
motivacionales necesarios para su puesta en funcionamiento.
Los elementos que se deben tener en cuenta en la estructura organizacional
deben ser la administración y gestión de riesgos, la distribución del capital humano
y la auditoría necesaria para el aseguramiento de los intereses de los asociados a
la entidad. También se sugieren los indicadores de gestión que son
responsabilidad de cada una de las áreas.
Esta administración del riesgo consiste básicamente en determinar las actividades
dentro del proceso de fabricación y los indicadores de control del riesgo inherentes
a cada una. Con ello se satisface la norma solidaria referente al Sistema de
Administración de Riesgo Crediticio, SARC, así como se llena un requisito de
indicadores de calidad siempre previstos en los procesos de las normas
ICONTEC:
62 Ses. Carta circular 31 de 2002
81
5.1.2 Principios Organizacionales
En el procedimiento de estructuración organizacional se parte de los principios de:
Conservación del clima laboral: se debe mantener el clima existente entre
clientes internos (empleados) y clientes externos (proveedores y asociados), con
el fin de no provocar ruptura alguna que haga inconveniente la nueva estructura y
genere conflictos contrarios a la necesidad de resolver que el esquema jerárquico
sea un factor de fortaleza en la prevención de los riesgos inherentes a la labor
propia del Fondo de empleados.
Mantenimiento de liderazgos democráticos: no obstante la importancia de la
selección de personas que puedan ser empoderadas con las nuevas
responsabilidades según sus perfiles profesionales y de competencias laborales,
debido al carácter democrático que constituye la esencia de un Fondo de
Empleados, se debe dar prelación a la capacidad de liderazgo y manejo del
trabajo en equipo como un aspecto fundamental en la constitución de los equipos
de trabajo en las nuevas áreas operacionales.
Horizontalidad estructural: en el mismo sentido de democratización de las
relaciones laborales, la nueva estructura del esquema organizacional debe tender
a ser plenamente horizontalizada a partir de los niveles ejecutivo y operacional
coordinados por la Subgerencia. De esta manera, el nivel ejecutivo se compone de
una (1) Subgerencia que cuenta con tres (3) Departamentos (Administrativo,
Financiero y Social) a su vez integrados por ocho (8) áreas operacionales.
Esta estructura tiene la ventaja práctica de centralizar las decisiones bajo la
coordinación de la Subgerencia, conservando la necesaria unidad de mando y
dirección, pero democratizando la asignación de responsabilidades y
82
empoderando con autonomía de acción para su operación en ocho coordinadores
de área.
Áreas externalizables y no externalizables: un área operacional es
externalizable si no se cuenta con el insourcing, representado en el tipo de recurso
humano interno necesario para el desempeño de las funciones requeridas. Un
área operacional se externaliza mediante contratos de Outsourcing en asesoría de
Procesos o asesoría de Recursos63.
Una Asesoría de Procesos es aquella destinada al desarrollo de tareas internas de
orden replicativo, que reitera o repite rutinas y cuya carga de trabajo exceda
coyunturalmente la capacidad infraestructural de la organización corporativa.
Algunos ejemplos son: administración y recaudo de cartera, cobro prejurídico y
jurídico de cartera morosa y asistencia jurídica en diligencias tales como
conciliaciones con terceros, reclamaciones ante entidades oficiales, demandas o
respuestas en temas que justifiquen la representación judicial especializada.
Una Asesoría de Recursos está destinada a proveer insumos con los cuales no se
cuenta en la infraestructura organizativa y humana del Fondo de Empleados. Un
ejemplo de asesoría de recursos son los diferentes temas de capacitación y
desarrollo de personal, la asistencia técnica en actualización y transferencia de
tecnología o la asistencia a la gestión de la alta dirección en temas avanzados de
toma de decisión.
Orientación al cliente con base en calidad: siendo la base de la operación del
Fondo la prestación de servicios de Crédito y Cartera a asociados, su objeto
fundamental es el beneficio de los afiliados enmarcado en conceptos de calidad en
63 * Insourcing hace referencia al uso de recursos internos de la empresa. Outsourcing, seentiende como la necesidad de contratar con proveedores externos aquello con lo cual nose cuente dentro de la empresa. Esta última es una asesoría de recursos.
83
dicha atención. La estructura organizacional del Fondo de Empleados debe
contemplar la atención al asociado inmersa en el mejoramiento continuo y
soportado en la búsqueda de certificación de calidad del proceso. Esto
fundamenta la existencia de las áreas de Atención al Asociado (soportada con las
áreas de Mercadeo y Convenios Interinstitucionales), el área de Mejoramiento
Continuo y el área de Auditoría Interna, como parte del staff de la Gerencia y como
soportes fundamentales de la gestión del proceso en los ejes de crédito y cartera.
5.2 ENFOQUE ESTRUCTURAL
La perspectiva para el desarrollo de la presente propuesta de organigrama de un
Fondo de Empleados es de carácter estructural. Ello significa que se tienen en
cuenta los niveles de responsabilidad en los procesos por Departamento y los
flujos de información entre Áreas, mirados de forma sistémica e integrada con
respecto a la cadena de valor alrededor de la Prestación del Servicio de Crédito y
Cartera para Asociados. A nivel vertical se consideran los niveles de Dirección,
Ejecución y Operación.
5.2.1 Niveles Organizacionales
5.2.1.1 Nivel de Dirección. El nivel de Dirección está conformado por los órganos
de administración y control del Fondo de Empleados, que actúan como áreas staff
externas del nivel ejecutivo, que participan del organigrama pero a través de la
Gerencia:
Organos deliberativos: Asamblea de Delegados de Asociados
Organos de Control Social: Comité de Control Social, Revisoría FiscaL
84
Organos de Dirección: Junta Directiva
La ley 79 de 1988 prevé como el nivel I de Dirección a todos los órganos
deliberatorios y órganos de control hasta llegar al nivel de la Gerencia. El nivel II
como el nivel Ejecutivo y el nivel III como el nivel Operativo.
Figura 20. Estructura Orgánica: Nivel I de Dirección.
Fuente: Ley 79 de 1988
85
5.2.1.2 Nivel Ejecutivo. El Nivel Ejecutivo, o de Dirección Estratégica, se
compone de Gerencia y Subgerencia:
Gerencia, con dos áreas de staff interno (figura 19):
Area de Mejoramiento Continuo
Área de Auditoría Interna
Área Mejoramiento Continuo: ejerce la auditoría continua a los procesos
contemplados en la certificación de calidad por parte del ICONTEC e IQNet
con apoyo al área de auditoría interna en el sistema de mejoramiento
continuo.
Subgerencia, que coordina (figura 19):
Departamento Administrativo
Departamento Financiero
Departamento Social
La subgerencia administra además el recurso humano y preserva el
sistema de compensaciones laborales en términos de manejo de los
procesos de selección, contratación, inducción, calificación, capacitación y
desarrollo del talento humano.
La subgerencia apoya los procesos relacionados con la formulación de
planes de acción, estudios sobre el entorno y construcción de escenarios.
Hace monitoreo y seguimiento a la implementación de los programas de
trabajo y planeación estratégica, en general. Provee los Indicadores deComportamiento de Planeación (ICP).
86
5.2.1.3 Nivel Operativo. En tercer término, se encuentran los niveles operativos,
propiamente dichos, que integran los ya mencionados departamentos
operacionales, o Departamentos dependientes de la Subgerencia. Sus áreas de
operación básicas son (figura 19):
Departamento administrativo
Departamento financiero
Departamento social
En la Ley 79, corresponden al nivel operativo de unidades de trabajo. En la figura
sobre Nivel Operativo III se precisan las Unidades de Trabajo propuestas, a partir
de la Gerencia.
Figura 21. Estructura Orgánica: Nivel II Ejecutivo.
Fuente: Ley 79 de 1988
87
5.2.2 Áreas del Departamento Administrativo. El Departamento Administrativo
incluye las siguientes tres (3) áreas operacionales (figura 22):
Área Contabilidad
Área Sistemas
Área Servicios
5.2.3 Áreas del Departamento Financiero. Se incluyen las dos (2) áreas de
(figura 22):
Área Financiera
Área Cartera
5.2.4 Áreas del Departamento Social.
En el Departamento Social se contemplan las tres (3) áreas de (figura 12):
Área Crédito
Área de Mercadeo y convenios
Área Atención Asociado
88
Figura 22. Nivel operativo III
GERENCIA
Areade
Mejoramiento Continuo
AUDITORÍAINTERNA
Analistas
SUBGERENCIAGENERAL
Depto.Administrativo
Depto.Financiero
Depto.Social
AREACONTABILIDAD
AREASISTEMAS
AREASERVICIOS
AREAFINANCIERA
AREACARTERA
AREACRÉDITO
AREAMERCADEO
Y CONVENIOS
AREAATENCIÓN
AL ASOCIADO
Fuente: Diseño propuesto por la autora.
Con base en la estructura organizacional presentada en la figura 21, propuesta
para implementar del modelo gerencial de un Fondo de Empleados, se plantea a
continuación cuál sería la organización por objetivos de cada área, incluyendo el
indicador de riesgo a cargo para cada una de ellas.
5.3 ORGANIZACIÓN POR OBJETIVOS
Area de Auditoría Interna: sigue las pautas de Dirección estratégica de la
Gerencia del Fondo de Empleados. Su objetivo fundamental debe ser el control
del Riesgo Operativo, representado en “la posibilidad de pérdida como resultado
de deficiencias a causa de fallas en los sistemas de información, fallas en
procesos, control de atribuciones y cupos en tiempo real, errores humanos, mala
fe de los funcionarios y fallas en el control gerencial”.
89
5.3.1 Departamento Administrativo. Tiene como objetivos centrales ejercer
funciones técnicas, comerciales, comunicacionales, jurídicas, de seguridad,
contables y administrativas, propiamente dichas.
Sus funciones técnicas se relacionan con la producción de servicios de la
empresa; sus funciones comerciales se orientan a la compra, la venta o el
intercambio de insumos y consumos del Fondo de Empleados; sus funciones de
seguridad buscan la protección y preservación de los bienes y personas de
propiedad y al servicio del Fondo; sus funciones Administrativas integran todas las
funciones por parte de la dirección y coordinan las demás funciones de la
empresa.
Área Contabilidad: Las funciones contables son base para el registro,
control y organización de bases de datos relacionadas con los inventarios
de activos y pasivos, los informes financieros de balance consolidado
(balance de inversión y financiación, estado de resultados de operación),
los sistemas y centros de costos y las estadísticas internas derivadas del
sistema de causación.
Área Sistemas: atiende la red de comunicaciones, dominios de Internet,
hosting y servidores, las aplicaciones corporativas y las bases de datos.
Administra la arquitectura informática, los controles generales de Seguridad
Informática, mantiene la planeación estratégica de Sistemas y prevé los
Planes de Contingencia Tecnológica. Mantiene la eficiencia y eficacia de la
integración de equipos (hardware), programas (software) y personal
capacitado (liveware). Las funciones comunicacionales contemplan el
manejo de los diversos canales de comunicación impresa, electrónica o
publicitaria. La mezcla de comunicaciones integra revistas, portal web y
sistemas B2B con proveedores (business to business) y B2C con
90
asociados (business to consumer), correos electrónicos y convencionales,
telefonía y medios publicitarios.
Área Servicios: atiende los servicios internos de registro y
correspondencia, así como los servicios generales de aseo, cafetería y
mensajería.
5.3.2 Departamento Financiero. Concentra el proceso que agrega valor dentro
de la prestación de servicio de crédito y cartera.
Área Financiera: su responsabilidad es atender el objetivo de análisis del
Riesgo de Liquidez o riesgo de no poder cumplir con las obligaciones de
pago en la fecha de cancelación por desfase de activos, pasivos y madurez
de contratos de los compromisos adquiridos (Basilea I); contribuye a prever
el Riesgo de Solvencia, o caso de existir falta de capital para poder operar
(Basilea II). Igualmente, tiene como objetivo complementario prever el
Riesgo de mercado presente en la contingencia de pérdida o ganancia de
una posición del Fondo de Empleados, como resultado de un cambio en el
nivel o la volatilidad de las tasas de interés, tasas de cambio o precios.
Área Cartera: orientada a la atención del cliente asociado, con un alto nivel
de compromiso y calidad; asegura la oportuna operación de facturación del
cobro, dando la opción de diferentes canales de recaudo, ofreciendo
opciones de financiamiento con estructuración prejurídica.
Dado que maneja elementos de reclamación jurídica, las funciones jurídicas
mantienen control de cumplimiento legal a los contenidos de contratos y
convenios en las áreas civil, comercial y laboral. Es responsable de prever
el Riesgo Legal en los contratos de crédito y en los procesos de cobro
91
jurídico. Prevé la contingencia de pérdida derivada de situaciones de orden
legal, que puedan afectar la titularidad de las inversiones o la efectiva
recuperación de su valor, que los contratos no sean legalmente aplicables o
no estén correctamente documentados, o variaciones de orden normativo
que impliquen cambio en las reglas de juego impuestas por el ente de
control u otros entes oficiales.
5.3.3 Departamento Social. Está diseñado para asegurar el mantenimiento y
expansión de la base social del Fondo.
Área Créditos: orientada a la atención al asociado, con un alto nivel de
compromiso y calidad; asegura opciones de financiamiento con tasas
competitivas para adquirir los servicios del portafolio de líneas y
modalidades en acuerdo con el Reglamento de Crédito y Cartera. Es
responsable del estudio y análisis de Riesgo de Crédito, para evitar la
posibilidad de que se incurra en pérdidas y se disminuya el valor de los
activos representados en los aportes y ahorros sociales, como
consecuencia de que sus asociados deudores fallen en el cumplimiento
oportuno o cumplan imperfectamente los términos contractuales acordados
por falta de ingresos acordes con capacidad de pago exigida. Ofrece
opciones de financiamiento con tasas competitivas para adquirir productos
y servicios del portafolio de la empresa.
Área Mercadeo y convenios: promueve la expansión de la base social
dentro del Sector Bancario y Financiero. Busca la expansión de afiliaciones
al Fondo y la disminución de los retiros de asociados. Cuenta con
Asistentes en Convenios Interinstitucionales que buscan la promoción de
servicios de Salud, Turismo, Culturales, Seguros, Recreación y Deporte.
92
Área Atención Asociado: orientado a la fidelización del asociado mediante
técnicas de atención y administración basada en los clientes (CRM,
Customer Relationship Management). Recopila la mayor cantidad de
información posible sobre los asociados, para poder dar valor a la oferta de
los servicios de crédito y cartera.
El área de atención trabaja para conocer las necesidades de los asociados
y mejorar la calidad en la atención obteniendo la plena satisfacción del
asociado. Apoya la constitución y operación de los Comités de Desarrollo
Humano y Social. Provee Indicadores Sociales y de Atención (ISA).
5.4 ANÁLISIS DE CARGOS Y NIVELES SALARIALES
5.4.1 Metodología básica
Se busca establecer niveles de responsabilidad y escalas salariales equitativas
que sirvan de parámetro a las políticas de compensación laboral y ascensos. Se
equilibran las inequidades salariales que puedan producirse. Se minimizan y
clarifican las denominaciones de cargos. Se controla el porcentaje de variación de
los costos de nómina para cada ejercicio anual.
El sistema retributivo considera los factores de Antigüedad y la Valoración de la
responsabilidad en los puestos de trabajo.
93
5.4.2 Identificación de niveles de cargo y salariales
Se establecen seis (6) niveles de cargo con sus correspondientes niveles de
remuneración salarial:
1) nivel gerencia,
2) nivel subgerencia,
3) nivel de coordinador de departamento,
4) nivel asistente,
5) niveles de analista,
6) niveles de auxiliar.
94
Tabla 14. Niveles de cargo y niveles salariales
DENOMINACIÓN CARGO NIVEL SALARIALsmlv
1. GERENCIA 102. SUBGERENCIA 63. COORDINADOR 44. ASISTENTE 25. ANALISTA 1,56. AUXILIAR 1
Fuente: diseño y propuesta de la autora
5.4.3 Línea de tendencia salarial
Como se observa en el gráfico de tendencia de las escalas salariales, se logra una
línea suavizada en los diferenciales de salario entre niveles de responsabilidad.
Figura 23. Curva salarial
Fuente: propuesta de la autora
95
5.4.4 Sistemas de Compensación
Se prevén tres principales sistemas de compensación entre los cuales están los
ascensos en la escala de responsabilidad, los procesos de formación continua y el
acceso a los servicios crediticios y sociales del Fondo.
Ascensos en la escala de responsabilidad: los procesos de evaluación del
desempeño por competencias de un empleado del Fondo dan como resultado los
ascensos en la escala de responsabilidad y los correspondientes aumentos
remuneratorios dentro de la escala salarial existente, como parte del proceso de
mejoramiento continuo que tiene al recurso humano como su insumo fundamental.
Formación continua: se asegura el proceso de formación dentro de la política de
desarrollo del talento humano y en concordancia con las necesidades específicas
de cada nivel de responsabilidad según las funciones técnicas que corresponden a
cada área operacional.
Son cursos de formación obligatoria los de Formación Básica en Economía
Solidaria y Fundamentos de la Norma Icontec 9001:2000 y 2004.
Acceso a servicios crediticios: la posibilidad de acceso a los servicios de crédito
representa un incentivo laboral previsto para los empleados del Fondo según se
debe contemplar en el Reglamento de Crédito y Cartera.
Acceso a servicios sociales: el funcionario o empleado del Fondo de Empleados
debe tener derecho a los servicios de Salud, Turismo, Cultura, Seguros,
Recreación y Deporte, que hayan sido diseñados para beneficios de la comunidad
asociada.
96
GLOSARIO CONCEPTUAL
APORTES SOCIALES: Participación económica del asociado en el Fondo que
hace parte del patrimonio de éste, pueden ser de carácter ordinario o
extraordinario. Se caracterizan por ser inembargables y garantía de las
obligaciones que contraiga el asociado con el mismo Fondo.
ASAMBLEA GENERAL: según el artículo 27 del Decreto Ley 1481 de 1989, es el
órgano máximo de administración de los fondos de empleados, sus decisiones son
obligatorias para todos los asociados, siempre que hayan adoptado de
conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias y la conforma la
reunión, debidamente convocada, de los asociados hábiles o de delegados
elegidos directamente por éstos.
ASOCIADO: Persona natural que decide de manera voluntaria vincularse a un
Fondo de Empleados para ser aportante o gestor del mismo.
AUTOCONTROL: es la facultad que el Estado da por intermedio de la Súper
solidaria a diferentes entes para que ejerzan su propio control, en desarrollo de su
objeto social.
AUTOGESTIÓN: es la autoevaluación del desarrollo de las funciones propias de
cada cargo dentro de La Junta o el Comité.
BALANCE SOCIAL: es el proceso de evaluación comparativo entre el inventario
inicial (de talentos, capital social y alianzas estratégicas de la organización,
necesidades de los asociados, sus familias y comunidad de entorno), los
proyectados (proyectos sociales, culturales, ambientales, políticos y educativos
planeados para atender las necesidades más sentidas de la comunidad
97
empresarial), y lo calcula mediante indicadores de logro que van a permitir medir
el impacto de las acciones adelantadas frente a los temas de evaluación
COMITÉS: grupo de personas escogidos por La Asamblea o La Junta Directiva
para velar por ciertas funciones específicas.
COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: es un organismo nombrado por La Asamblea
General y tiene a su cargo velar por el correcto funcionamiento administrativo,
social y filosófico del fondo, basado en los principios de autogestión, cuyos
mandatos ejecutará y estarán sujetos a las limitantes, restricciones o condiciones
que le impongan La Asamblea General, el Estatuto y la Ley.
COMITÉ DE EDUCACIÓN: son órganos permanentes, formales, auxiliares o de
apoyo a las funciones de los consejos de administración o juntas directivas, en
relación con el área de educación. Por lo tanto, tienen a su cargo la coordinación,
la dirección, el seguimiento y la evaluación de los procesos educativos, de
formación y capacitación en las organizaciones solidarias.
ESTATUTO: conjunto de reglas y principios que rigen el correcto funcionamiento
de los Fondo de Empleados.
FONDO DE EMPLEADOS: es una persona jurídica de derecho privado, entidad de
economía solidaria, empresa asociativa sin ánimo de lucro, de responsabilidad
limitada, de número de asociados y de patrimonio social variable e ilimitado.
INSTITUCIÓN EMPLEADORA: entidad a la que están vinculados laboralmente los
asociados de un fondo.
98
JUNTA DIRECTIVA: es el órgano de administración permanente, sujeta a la
Asamblea General y responsable de la dirección general de los negocios y
operaciones.
Nómina – deducciones: Legalmente el empleador está autorizado para deducir
por nómina los aportes de los trabajadores para salud (EPS), pensiones (fondo de
pensiones), retención en la fuente y embargos judiciales. Además, previa
autorización escrita del trabajador puede descontar cuotas voluntarias (que en
caso de no estar previstas en el Reglamento que se apruebe, se propondrán como
un elemento más de incremento de los recursos operacionales que requiere el
fondo para expandir sus beneficios, para sindicatos), Fondos de Empleados y
cooperativas, préstamos bancarios por libranza y otros.
NIVEL DE SUPERVISIÓN: según el Decreto 2159 de 1998, son entidades de
primer nivel aquellas que ejercen la actividad financiera o las que, mediante acto
administrativo, La SES haya ubicado en dicho nivel. Pertenecen al segundo nivel
de supervisión las entidades que no ejercen actividad financiera y cuyos activos a
31 de diciembre de 2008 sean iguales o superiores a $2.854'339.755; y conforman
el tercer nivel, las organizaciones que no adelantan actividad financiera y cuyos
activos a dicha fecha sean inferiores a $2.854'339.755.
OBJETO SOCIAL: corresponde a la razón de ser de un fondo de empleados, que
es promover la solidaridad, el compañerismo y elevar la calidad de vida de los
asociados.
ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN: son la Asamblea General, la Junta Directiva y
el Gerente.
ÓRGANOS DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA: un Comité de Control Social y un
Revisor Fiscal.
99
PESEM: Toda organización solidaria debe preparar un proyecto educativo socio
empresarial solidario (Pesem), que oriente la ejecución de actividades educativas,
en los ámbitos de investigación, promoción, formación, capacitación y asistencia
técnica como soporte del plan de desarrollo con el fin de alcanzar las metas
sociales planteadas para los asociados, empleados, sus familias y la comunidad
en general.
REGLAMENTO: colección ordenada de las reglas o preceptos a seguir para el
cumplimiento de los objetivos del Comité de Control Social.
SECTOR REAL DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA: está conformado por las
siguientes organizaciones: Asociaciones mutuales, fondos de empleados,
instituciones auxiliares de la economía solidaria, cooperativas con sección de
aporte y crédito, cooperativas multiactivas e integrales sin sección de ahorro y
crédito, cooperativas especializadas en actividades diferentes a la financiera, pre
cooperativas, administraciones públicas cooperativas, cooperativas de trabajo
asociado, entre otras.
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA: Organismo de carácter
técnico, adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería
jurídica, autonomía administrativa y financiera, a través del cual el Presidente de la
República ejercerá por conducto de la Superintendencia de la Economía Solidaria
la inspección, vigilancia y control de las organizaciones de la Economía Solidaria
que no se encuentren sometidas a la supervisión especializada del Estado.
TASA DE CONTRIBUCIÓN: para el año 2009 están obligadas al pago de la tasa
de contribución todas las organizaciones que registren un total neto de activos a
31 de diciembre de 2008, igual o superior a $222.066.918. Conforme al artículo 38
100
de la Ley 454 de 1998, las tasas de contribución por niveles de supervisión fijadas
por la Superintendencia para el año 2009 son las siguientes:
Primer nivel de Supervisión 0.713 por mil
Segundo nivel de Supervisión 0.409 por mil
Tercer nivel de Supervisión 0.262 por mil
101
BIBLIOGRAFÍA
BERNAL Torres, César Augusto. Metodología de la investigación para
administración y economía. Bogotá. Prentice Hall, Pearson Educación de
Colombia Ltda., 2000
DECRETO 1481 de 1989.
DECRETO 186 de 2004
DECRETO 2536 de 1986.
KUBR, Milán. La consultoría de empresas. Guía para la impresión. México, Limusa
S.A., 2000
LEY 134 de 1931
LEY 454 de 1998
LEY 79 de 1988
SUPERSOLIDARIA. Estadísticas 2008
www. superfondo. com. co
102
ANEXO A. Instrumento metodológico de encuesta
SUPERFONDO 2010Encuesta de Atención y Satisfacción del Asociado
Preguntas generales al AsociadoNombre del asociado
A Edad A
B Género 18 a 25 B
C Estado civil 25 a30 Masculino C
D Número de hijos 30 a 35 Femenino Casado D
E Nivel de estudio 35 a 40 Unión Libre 1 E
F Estrato socioeconómico 40 a 45 Soltero 2 Primaria F
G Propietario usted o sucónyuge de finca raíz 45 a 50 Separado 3 Bachiller Estrato 1 G
H Número de personas acargo 50 a 55 Viudo 4 o
más Técnico Estrato 2 Si H
I Ha utilizado créditos delFondo? 55 a 75 Tecnológico Estrato 3 No 1 I
Profesional Estrato 4 Valor 2 ViviendaEspecialización Estrato 5 3 EducaciónMaestria Estrato 6 4 Art. hogarDoctorado 5 Vehículo
6 o más VacacionesSalud
Preguntas particulares al Asociado Escala de respuesta1 2 3 4 5
1 ¿Se encuentra satisfecho con los informes sociales de resultados del Fondo y su crecimiento?2 ¿Encuentra satisfactorias las modalidades de crédito ofrecidas por el Fondo?3 ¿Representa el Fondo beneficios reales para su familia?4 ¿Considera competitivos y económicos los intereses de préstamos por parte del Fondo?5 ¿Le satisface el rendimiento financiero recibido por sus ahorros?6 ¿Cómo le ha beneficiado la modalidad de Préstamos para educación?7 ¿Ha encontrado oportunidades de negocios o desarrollo de empresa a través del Fondo?8 ¿Está de acuerdo con la política de convenios interinstitucionales en recreación, salud y educación?9 ¿Cuál es su grado de satisfacción con la política de atención al asociado y su familia?10 ¿Califique la importancia del Fondo en su vida personal?
Por favor, conteste marcando con X la casilla correspondiente en Preguntas Generales; de menor grado 1 a mayor grado 5 en PreguntasParticulares. Gracias
103
ANEXO B. Organigrama institucional de SUPERFONDO
104
ANEXO C. Proceso Afiliación a nivel general en los fondos de Empleados
105
ANEXO D. Proceso de Crédito a nivel general en los fondos de Empleados
