MAPA DE PROCESOS DEL C.E.P. B.M.

PROCESO DIRECTIVO

DIRECTIVO

PROCESOS MISIONALES

ADMISIÓN Y REGISTRO DISEÑO CURRICULAR ACAD. FORMATIVO

PROCESOS DE APOYO

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN DEL

RECURSO FÍSICO

BIENESTARCOMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

GESTIÓN DE MEJORAS

EL CICLO DE LA CALIDAD

OBJETIVOS

EJECUTAR

MEDIR

TOMAR DECISIONES

PROCESO DIRECTIVO

OBJETIVO: Orientar, coordinar y difundir todos los procesos que coadyudan a optimizar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) fijando directrices y suministrando recursos.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

1. Compromiso y Responsabilidad del personal con el SGC

2. Liderazgo de los responsables de cada Proceso.

3. Comunicación oportuna y adecuada entre todos los procesos

RESPONSABLE: DIRECTORA

PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTROS

OBJETIVO: Matricular estudiantes seleccionados que cumplan con el perfil del Colegio.

ALCANCE:

Aplica desde la firma de la matrícula, cancelación de la matricula; (incluye selección, admisión, inducción, propiedad del cliente, justificación retiro de la estudiante)

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:Buena definición de perfil de los aspirantes, buenas entrevistas, comunicación, formación del equipo evaluador.

ACTIVIDADES DEL PROCESO (PHVA)

P: Establecer cronograma general

P: Abrir inscripciones

P: Realizar entrevista

P: Hacer inducción y evaluación a las alumnas nuevas

H: Definir resultados de admisión

H: Publicar listas de admitidas

P: Realizar inducción a familias nuevas

H: Entregar solicitudes alumnas antiguas

P: Realizar inducción para la matrícula

H: Hacer matrícula ordinarias y extraordinarias

H: Archivar la matrícula

V: Reportar y analizar indicador del proceso

H: Presentar informe de gestión del proceso

A: Definir acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso

PROCESO DE DISEÑO CURRICULAR

OBJETIVO:

Diseñar el currículo del colegio de acuerdo a los principios institucionales y de Ley que requiere el contexto para garantizar unos adecuados diseños ajustados a las necesidades y expectativas que optimicen el servicio formativo que se presta.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

1. Diseños adecuados a los requerimientos de los clientes y del contexto. 2. Personal docente competente y con liderazgo.

PROCESO ACADEMICO FORMATIVO

OBJETIVO:

Acompañar la implementación del currículo del colegio garantizando la calidad formativa de las estudiantes y promoviendo en ellas una formación integral acorde al horizonte institucional de acuerdo a los requisitos legales e institucionales.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

1. Diseño curricular

2. Personal idóneo y profesional

3. Compromiso.

4. Comunicación.

5. Compromiso familiar

ACTIVIDADES DEL PROCESO

P: Definir y planificar el Proceso Formativo-académico

H: Implementar el currículo

H: Elaborar informes académicos

H: Promover estudiantes

V: Seguimiento al Proceso

V: Validar la formación de las estudiantes

A: Implementar las mejoras

GESTION DEL TALENTO HUMANO

OBJETIVO:

Garantizar la competencia del personal del colegio, a fin de asegurar la eficacia del servicio que se presta.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

Definición de perfiles, selección, Inducción y evaluación (desempeño y competencias) que cumplan con el perfil de competencia, actividades de toma de conciencia y organización del proceso.

ACTIVIDADES DEL PROCESO

P. Perfiles, necesidades de personal, de formación y fechas para evaluaciones de desempeño.

H. Selección, contratación, inducción, formación.

V. Cumplimiento de perfiles (Competencia) en selección, inducción, periodo de prueba, desempeño. Cumplimiento del programa de formación y a su eficacia. Cumplimiento en planes de mejoramiento.

A. Mejoras de la competencia del personal y al proceso.

GESTIÓN DE RECURSO FISICO

OBJETIVO: Administrar, suministrar, mantener y preservar los recursos requeridos para la prestación del servicio y su adecuado ambiente de trabajo con proveedores calificados.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:-

• Identificación y priorización de necesidades de compra, mantenimiento y ambiente de trabajo en forma oportuna.

•Suministros oportunos de acuerdo a necesidades.

•Proveedores confiables.

•Inventario de insumos de acuerdo a las necesidades.

•Planta física en buenas condiciones de presentación y funcionamiento.

ACTIVIDADES DEL PROCESO (PHVA)-

Determinar y priorizar recursos.

Establecer productos críticos.

Gestionar ambiente de trabajo.

Asignar recursos.

Detectar y priorizar necesidades.

Seleccionar y evaluaciòn proveedores.

Recibir y verificar el producto.

Programar y verificar mantenimiento preventivo y correctivo.

Hacer seguimiento a la gestión del proceso.

Realizar inventarios.

BIENESTAR

OBJETIVO:

Brindar condiciones adecuadas para la realización de las actividades de apoyo a la formación, que aseguren el bienestar espiritual, físico, emocional, intelectual, psico-afectivo y social, que impacten en la comunidad en general

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

•Coordinación adecuada de las diferentes actividades .

• Comunicación oportuna tanto para identificar como para socializar las diferentes actividades .

• Interacción constante frente a necesidades de otros procesos de Trabajo en equipo.

• Vinculación y apoyo de otros procesos y de la Comunidad Educativa

PROCESO DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

OBJETIVO:

Garantizar la presentación, estructura y control de la información que hace parte del conocimiento de la Institución y los medios para su adecuada comunicación y preservación.

FACTORES CLAVES DE ÉXITO:

Documentación actualizada, legible, fácilmente identificable y preservada; medios eficaces para la difusión de la información; control de obsoletos; registros almacenados adecuadamente, preservados, analizados y con disposición final.

GESTIÓN DE MEJORAS

OBJETIVO: Garantizar el mejoramiento continuo de la institución y de la prestación del servicio a partir de un correcto análisis de datos que conlleve a la solución de NC (No Conformidades) y la eficacia de las Acciones CP (Correctivas, Preventivas) y AM (Acciones de Mejora).

FACTORES CLAVE DE ÉXITO:

Compromiso del personal en la implementación del proceso.

Competencia del personal en la identificación de acciones

Un análisis de datos, teniendo en cuenta la intuición, la experiencia y la información para la toma de decisiones.

Manejo de técnicas estadísticas para la solución de problemas.

Motivación y actitud positiva de la comunidad educativa frente al hallazgo de diferentes acciones.

Respuesta oportuna a las solicitudes del cliente interno y externo.

Socialización y sensibilización a los padres de familia, estudiantes y comunidad en general para el uso de las sugerencias, quejas y reconocimientos.

MEJORAS DE CALIDAD PARA EL COLEGIO SOR QUERUBINA

¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?

• Revisar que todo el alumnado cuente con la documentación completa.

• En caso de que falten documentos enviar una notificación a los padres o apoderados y que la misma quede registrada como constancia del pedido con fecha de envio.

• Aperturar un cuaderno de cargos.• Mantener actualizada la ficha socio familiar de

los alumnos.

¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?

• Elaborar un formato de anecdotario que acompañe a los alumnos año a año.

• Registrar todos los materiales del aula.

• Manejar un directorio de ex alumnas.

• Invitar a las ex alumnas a que participen con su testimonio en el programa de O.V.

• Verificar las inasistencias y tardanzas de cada día.

¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?

• En el área Formativa:– Proyectos que se concreticen en un producto.– Evaluaciones estandarizadas que nos permitan obtener

indicadores de medición. (Matemática, comunicación y ciencias).

– Seguimiento permanente a los alumnos con bajo desempeño académico.

– Implementar estrategias metodológicas que favorezcan la nivelación en alumnos de bajo rendimiento.

– Registro auxiliares de evaluaciones permanentes para verificar el logro de habilidades.

¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?

• En el área Curricular:– Supervisión permanente de las actividades

planteadas en el proceso formativo.

¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?

• Contar con un perfil del:– Maestro– Personal Administrativo– Personal de Servicio

¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?

• El tópico debe manejar un registro de los alumnos que atiende y reportar casos que reinciden constantemente.

• Psicología debe manejar un registro de atenciones a alumnos y padres de familia. Cada alumno debe contar con una carpeta de seguimiento.

• Los profesores deben identificar a todos sus alumnos (cartel con fotos de alumnos en la sala de profesores)

• Pastoral debe contar con un registro de atenciones y ayuda espiritual que brinda el Padre Mauro.

¿Qué podemos implementar en nuestro colegio?

• Contar con un buzón de comunicación:– Sugerencias– Quejas– Reclamos

Todo debe estar descrito, no es anónimo, fechado y con respuesta telefónica, escrita o entrevista personal a modo de corroborar la satisfacción del cliente.