Manual procedimiento FCE 2

7/25/2019 Manual procedimiento FCE 2

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Fecha de liberacin:01.08.05

rea responsable:Gerencia de Produccin

Fecha de versin:14.03.12

Nmero de documento:FCE-ALM-PR.04

Versin:07

Pginas :1

Tipo de documento:Procedimiento

Nivel:2

Este es un documento electrnicamente controlado y publicado. Cualquier impresin o copia dura debe serverificada o comparada con la versin electrnica antes de su uso. La copia o impresin de este documento

controlado lo hace un documento no controlado.

Procedimiento de surtido,empaque y despacho.

Procedimiento de surtido,empaque y despacho

FECHA DE AUTORIZACINCOMERI: 12.03.2012

DIRECCIN GENERAL: 14.03.2012


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Nivel:2




1 OBJETIVO

Normar las actividades que integran el proceso de surtido, empaque y despacho del productopropiedad del FCE cuando ste ingrese al Almacn Central. Asegurando la preservacin delproducto hasta la entrega al destinatario.

2 ALCANCE

Este procedimiento es de aplicacin en el Almacn Central. Inicia con la recepcin dedocumentos fuente para entregas y/o recoleccin de devoluciones del cliente, incluye elempaque del producto, organizacin de rutas de entrega y termina con la recoleccin de los

comprobantes de entrega al cliente, transportistas y entrega al correo postal.

3 POLTICAS

1. El Supervisor de Surtido es responsable de que el rea de recepcin permanezca libreantes de cada recepcin.

2. El orden de surtido ser agotar como primeras salidas los ejemplares sueltos y comenzara surtir del tercer nivel haca abajo.

3. Es responsabilidad de los Operadores de Almacn:

a) revisar la informacin del pedido como es: ttulo, clave, cdigo de barras y lacantidad de ejemplares, antes de iniciar el proceso

b) mantener con orden y limpieza el pasillo de almacenamiento que se les hayaasignado.

c) acomodar el producto y mantener los pasillos despejados de produccin.

d) informar de los cambios de ubicacin a fin de mantener actualizado en el sistema loslocalizadores

e) darle un uso adecuado a los montacargas, patines y diablos utilizados en el desarrollode sus actividades.

f) mantener en buenas condiciones los ejemplares y su empaque, as como su trasladodel material a las reas internas del almacn para su entrega.

4. Cuando el espacio asignado a los productos de acuerdo al localizador no sea suficiente

se reacomodarn otros ejemplares hasta lograr el espacio. El Operador de Almacninformar al Supervisor de movimientos internos la ltima ubicacin de la obra paraactualizar el catlogo de localizaciones.

5. El nmero de control del pedido es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo deinformacin referente a las entregas solicitadas por el FCE.

6. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE debern estar sin excepcinacompaadas por la documentacin soporte, no se aceptaran pedidos verbales.


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7. Es responsabilidad del Supervisor de Surtido, verificar constantemente si la GerenciaComercial y reas internas del FCE han enviado sus pedidos.

8. Cuando un producto no conforme se encuentra anaquelado, se proceder colocarlo en elrea de recepcin, estando plenamente identificado con la etiqueta de producto noconforme para su reproceso. Esto aplica solo cuando el rea de produccin da aviso.

9. Cuando los libros se encuentren defectuosos los Operadores de Almacn se losentregarn al supervisor de devoluciones para que ste proceda a darlos de baja deinventario y pasarlos al subinventario de merma.

10. El sello plasmado en el pedido significa que el producto/proceso es liberado en todas suscaractersticas de seguimiento

11. La distribucin de entregas tendr como prioridad los pedidos que no se entregaron el daanterior.

12. La carga liberada con etiqueta o marca verde es la nica que podr ser embarcada en losvehculos.

13. Es responsabilidad del chofer mantener en buenas condiciones el vehculo que le ha sidoasignado, asegurarse de contar con toda la documentacin soporte de las entregas ascomo los documentos de referencia (gua-roji y reglamento de trnsito).

14. Todas las cajas de cartn, plstico o paquetes debern estar identificadas.

15. Slo se recogern devoluciones que tengan documentacin soporte, ya sea la remitidapor el rea de ventas o la que proporcione el cliente.

16. El Subgerente de Almacn y Trfico as como el Jefe de Departamento de Trfico y

Control y los Supervisores, analizan y evalan el comportamiento de las actividadesdescritas en este procedimiento y con base al resultado de este anlisis, toman lasacciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias.


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4 DEFINICIONES

De canto: Los libros estn colocados con la portada o contraportada hacia abajo.Cuatrapeados: Para el acomodo de los libros se coloca uno con lomo a la izquierda yel siguiente a la derecha y as sucesivamente.

Acondicionamiento: Lijado de hojas, limpieza de polvo, eliminacin de etiquetas y precioscon lpiz.Cenefa: Objeto de plstico que cubre la etiqueta.Etiqueta: Documento que contiene los datos de los ejemplares.Supervisor: Los responsables de esta rea son el supervisor acomodo y surtido yel supervisor de empaque y despacho


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5 DESARROLLO5.1 DIAGRAMA DE FLUJO


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Responsable de la Actividad

OPA: Operador de Almacn.SED: Supervisor de Empaque y Despacho.CHO: Chofer

1

Empaca en cajas de cartn, plstico opapel kraft.

OPA 17

FCE-ALM-IT.01

Para envo internacional se colocabolsa de plstico dentro de la caja..

OPA 18

FCE-ALM-IT.01

Imprime copias de reporte, una parael cliente y otra se anexa al pedido.

OPA 19

FCE-ALM-RE.35

Identifica todas las cajas conetiquetas, coloca sello de liberacinen la ltima; para internacional se

flejan las cajasOPA 20

FCE-ALM-RE.14

Sella y firma de liberado, anota ntotal de paquetes. Para internacional

anexa documento fuente y paranacional se anota el peso total en las

cajas, solicita la elaboracin deetiquetas

OPA 21

FCE-ALM-RE.17

Es D.F. y reametropolitana?

Si

No

Recibe etiquetas, carta deinstrucciones y coloca etiquetas caja

por cajaOPA 22

FCE-ALM-RE.14FCE-CCI-RE.02

Coloca pedido en zonacorrespondiente

OPA 23

Recibe documentacin para recolectardevoluciones

SED 24

FCE-GCO-RE.12

Separa documentacin enportapapeles por zona de entrega

SED 25

Organiza rutas de entrega conforme ademanda, prioridades, distancia y

volumenSED 26

Recibe documentacin, verificacondiciones del vehculo y organiza

rutaCHO 27

FCE-ALM-RE.13

Recibe documentacin de los pedidosa entregar

OPA 28

Carga pedido en unidad de reparto yregistra la verificacin realizada.

OPA 29

FCE-ALM-RE.13

Solicita Vo.Bo. del supervisorCHO 30

FCE-ALM-RE.13

Entrega copia de relacin de entregaa vigilancia para salida del vehculo.

CHO 31

FCE-ALM-RE.13

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2

Entrega producto al cliente y solicitafirma de aceptacin en documento

fuente.CHO/OPA 32

FCE-ALM-RE.13FCE-ALM-RE.37

En caso de devolucin confirma queel producto coincida con

documentacin fuente y registra enrelacin.

CHO/OPA 33

Registra en relacin contratiempos de

las entregas.CHO/OPA 34

FCE-ALM-RE.13

Entrega documento firmado por elcliente a control documental para el

informe diario de salidas.CHO/SCS 35


Hayreclamaciones?

No

Las registra, informa al supervisor yentrega documentacin de

reclamacin junto con material.CHO 36

Si

FCE-ALM-RE.29

Recibe del trimestre econmicosolicitud de envo y sobres.SED 38

Empaca producto, considera

condiciones de acomodo y empaque.OPA 39

FCE-ALM-IT.01

Pesa y anota datos en la partesuperior derecha del sobre o forro.

OPA 40

Elabora relacin de envos por correopostal.

OPA 41

FCE-ALM-RE.19

Solicita portes al DSG va correo yespera su envo.

OPA 42

Responsable de la Actividad

OPA: Operador de Almacn.SED: Supervisor de Empaque y Despacho.CHO: ChoferDSG: Departamento de servicios generalesSCS: Supervisor de control de salidas

Recibe porte, firma, pega y coloca en

ruta de reparto.OPA 43

Firma de liberado en reporte yrelacin de envos por correo postal.

SED 44


Deposita en servicio portal mexicanoOPA 45

Recibe los recibos de depsito e

informa al SCSOPA 46

Recibe y enva al Departamento deServicios Generales copia de los

recibos de depsito y el reporte deenvos

OPA 47

Fin

2

Analiza reclamacin, registra en basede datos y da seguimiento a las

reclamaciones.SCS 37

1

3

3


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5.2 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO1.

Operador deAlmacn

Acomoda la produccin recibida tanto deentrada de produccin como del rea dedevoluciones, en la coleccin y el anaquelcorrespondiente de acuerdo a la ubicacinasignada, e identifica con la etiqueta la cual

contiene los siguientes datos: clave, edicin,cantidad por paquete y los ltimos 6 dgitos delcdigo de barras.

2. Subgerencia deventas

Nacionales,Internacionales

Envan va sistema Discoverer. Pedidos para susurtido.

PedidoFCE-ALM.RE.0

3. Supervisor Imprime los pedidos solicitados y verificaespecificaciones.

PedidoFCE-ALM.RE.09

4.

Supervisor

Aclara datos con la Subgerencia correspondiente

cuando la informacin no sea clara.

5. Supervisor Organiza pedidos por prioridad y asigna aOperadores de Almacn para su surtido.

PedidoFCE-ALM.RE.09

6. Operador deAlmacn

Identifica los ttulos a surtir conforme al cdigode barras y toma las cantidades solicitadas.


Verifica que los ejemplares se encuentren enbuenas condiciones, en caso contrarioacondiciona antes de su empaque es decirelimina polvo, lija cuando las hojas seencuentren amarillas, quita etiqueta, etc.Utiliza como referencia los apoyos visuales.En caso de encontrar libros defectuosos, separalos ejemplares y los entrega al Supervisor deDevoluciones para su registro.

Instructivo deapoyos visuale

para la operaciFCE-ALM-IT.0


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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO8. Operador de

AlmacnPalomea la verificacin realizada en la columnade cantidad solicitada del pedidoEn caso de no completar la cantidad solicitada,registra en cantidad surtida, la cifra real.Firma y sella de liberado en pedido.

PedidoFCE-ALM.RE.0


Organiza ejemplares por hoja y coloca en reade empaque de acuerdo a la zona (internacional,interior o zona metropolitana), anexa pedido desurtido liberado.


para la operaciFCE-ALM-IT.0

10.

Operador deAlmacn

Cierra pedido va sistema con la cantidad realsurtida.

Instructivo consude existencias

FCE-ALM-IT.06Instructivo de

surtidoFCE-ALM-IT.07

11.

Operador deAlmacn

Registra el cierre en verificacin de pedidosaceptados.

Verificacin deprepedidos

aceptados por Gerencia

Comercial,FCE-ALM-RE.1

12.GerenciaComercial

Acepta pedido e imprime documento de entregaque puede ser factura, traspaso, remisin,cortesia, etc. y los envia al rea de Control deSalidas


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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO13. Supervisor Recibe de los procesos de control de salidas,

documentos fuente para su empaque en el DF,Nacional e Internacional en original y copia:

Factura Traspasos Remisiones (consignacin) Cortesas Distribucin Interna Solicitud para envos por correo.

Revisa: Direccin, tipo de pago, fecha deentrega.Para correo postal ir paso al 38


Revisa pedido contra documento fuente.En caso de que no coincida dicho documento seinforma al Departamento de Control de salidas.De lo contrario contina el procedimiento.

PedidoFCE-ALM-RE.0


Se coloca los ejemplares en mesa de trabajo.Se ingresa en Programa de Inventarios, elnmero del pedido y se procede al escaneo de

los ejemplares.


Cuando el sistema indique un sobrante o que lacantidad no coincida, Separar los ejemplares yse registra en el formato de desviaciones y seinforma al Operador de almacn para sucorreccin.

Desviaciones enproceso de surtidFCE-ALM-RE.1


Empaca de acuerdo a condiciones de acomodoen papel Kraft, caja de cartn o de plstico (verInstructivo )

Instructivo deapoyos visualeFCE-ALM-IT.0


En caso de Internacional se coloca bolsa deplstico dentro de la caja (Ver instructivo)

Instructivo deapoyos visualeFCE-ALM-IT.0


Imprime 2 copias de Reporte de empaque ycoloca una dentro de la caja de plstico, cartn opaquete, la otra la integra al pedido y documentofuente

Reporte deempaque de

pedidos.FCE-ALM-RE.3


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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO20. Operador de

AlmacnIdentifica todas las cajas o paquetes con datos denombre del cliente, nmero de documento fuentey nmero de paquete o caja.Coloca Sello de Liberacin en la ltima caja(Punto Verde).En caso de Interior e Internacional se flejarntodas las cajas.

Etiqueta deidentificacin d

empaqueFCE-ALM-RE.1

21. Operador de

Almacn

Sella, firma de liberado y anota el nmero total de

paquetes o cajas en copia de documento fuente,se entrega al Supervisor de Control de Salidaspara elaboracin de etiquetasPara el exterior se anexar en documento fuentela lista de empaque.Para interior de la Repblica se anota el pesototal de las cajasPara DF y rea Metropolitana ir apaso 23.

Copia dedocumento fuenLista de empaquFCE-ALM-RE.1


Se recibe etiquetas y Carta de Instrucciones delSupervisor de Control de Salidas y se colocan

etiquetas caja por caja.

Etiqueta deidentificacin d

empaqueFCE-ALM-RE.1

Carta deInstrucciones

FCE-CCI-RE.0


Coloca producto en la zona de distribucin que lecorresponda.

24. Supervisor Recibe del Departamento de Devoluciones,documentacin para recolectar devoluciones.

Memorndum ddevolucin

FCE-GCO-RE.1

25. Supervisor Separa documentacin en portapapeles por

zonas de entrega: Sur Centro Norte Oficinas del FCE Cliente pasa a recoger.


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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO26. Supervisor Organiza rutas de entrega en base a:

Zona con mayor demanda

Volumen de carga

Distancia del destino

Prioridades del rea de Ventas Nacionaleso rea de Ventas Internacionales.

27. Chofer Toma documentacin fuente de las entregas arealizar del Portapapeles, verifica condiciones delvehculo, organiza su ruta y registra en relacin

de reparto.

Relacin de repaFCE-ALM-RE.1

28. Operador deAlmacn.

Recibe del chofer documentacin original paralocalizacin de los pedidos a entregar.

29. Operador deAlmacn.

Carga pedidos a unidad de reparto de acuerdo acondiciones de acomodo (apoyo visual) yregistra (palomeo) la verificacin realizada en larelacin de reparto.


30. Chofer Solicita Vo.Bo. en la relacin de reparto por partedel Supervisor de Empaque y Despacho


31. Chofer Entrega una copia de la relacin de reparto avigilancia para su salida.

Relacin deRepartoFCE-ALM-RE.1

32. Chofer/ Operador de

Almacn

Entrega producto y en presencia del clienteverifica que los documentos y el producto sea elcorrecto. Para solicitar firma de aceptacin en eldocumento fuente original (factura, traspaso,cortesa o remisin).

Documento fuen


Almacn

En el caso de devoluciones, confirma que elproducto a devolver corresponda con documentofuente y registra en la relacin de reparto nombre

del cliente y cantidades.


Reporte de

recoleccinFCE-ALM-RE. 37


Almacn

Registra en la relacin de reparto, contratiempospresentados durante las entregas y que afectaronel cumplimiento.



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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO35. Chofer/

SupervisorControl de

Salidas

Entrega documento fuente original firmada por elcliente y relacin de reparto a control documentalpara la elaboracin del informe diario de salidas,Si no hay reclamaciones ir a paso 38existe alguna queja o reclamacin del clientecontina procedimiento


Informe diario dsalidas de almacFCE-ALM-RE.0

36. Chofer Las observaciones hechas por el cliente lasRegistra e informa al Supervisor de Empaque yDespacho.

Entrega al proceso de control de salidas, originaldel documento de reclamacin junto con elmaterial.

Reclamaciones dcliente durante

entregaFCE-ALM-RE.2

37. Supervisor deControl deSalidas/

Jefe de Trafico yControl.

Analiza la reclamacin y valida la accincorrectiva. Registra en base de datos dereclamaciones del cliente. Procede a darleseguimiento a la accin (solicitud de aviso decrdito, cancelacin).

38. Supervisor Recibe del Trimestre econmico solicitud de

envi y sobres.39. Operador de

AlmacnEmpaca producto en cartn corrugado con forroen papel Kraft y amarra con rafia el paquete y/osobre, considera condiciones de acomodo yempaque (ver Instructivo).


para la operaci

FCE-ALM-IT.040. Operador de

AlmacnPesa y anota datos en la parte superior derechadel sobre o forro.


Elabora Relacin de envos por correo postalcon los datos del producto a enviar.

Relacin de envpor correo posta

FCE-ALM-RE.1

42. Operador deAlmacn Solicita portes al Departamento de ServiciosGenerales va correo y espera su envo a travsdel chofer del Almacn central.


Recibe portes, firma de recibido y procede apegarlos. Y coloca en ruta de reparto.


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PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO44. Supervisor Firma de liberado en Reporte y Relacin de

envos por correo postalReporte de envo

correo postal,

FCE-ALM-RE.1

Relacin de envpor correo posta

FCE-ALM-RE.145. Operador de

AlmacnDeposita en Servicio Postal Mexicano.

46. Operador de

Almacn

Recibe de la administracin de correos los

recibos de depsito e informa al Supervisor deControl de salidas.

Recibos dedepsito.


Recibe y enva al Departamento de ServiciosGenerales copia de los recibos de depsito y elreporte de envos.

Termina del procedimiento.


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6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TTULO6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestin de la Calidad.

6.2 FCE-ALM-IT.01 Instructivo de apoyos visuales para laoperacin.

6.3 FCE-ALM-IT.06 Instructivo consulta de existencias.

6.4 FCE-ALM-IT.07 Instructivo de surtido.

6.5 FCE-ALM-RE.35Reporte de empaque de pedidos.

6.6 FCE-CCI-RE. 02 Carta de instrucciones.

6.7 FCE-GCO-RE.12 Memorndum de devolucin.

6.8 FCE-ALM-RE.05 Informe diario de salidas de almacn.

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TTULO

7.1 FCE-ALM-RE.12Verificacin de prepedidos aceptados por la

Gerencia Comercial7.2 FCE-ALM-RE.09 Pedido

7.3 FCE-ALM-FV.04Ficha de verificacin de las caractersticasde Acomodo y Surtido

7.4 FCE-ALM-RE.13 Relacin de reparto.

7.5 FCE-ALM-RE.14 Etiqueta de identificacin de empaque.

7.6 FCE-ALM-RE.15 Relacin de envos, correo postal.

7.7 FCE-ALM-RE.17 Lista de empaque

7.8 FCE-ALM-RE.18 Desviaciones en el proceso de surtido.


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7.9 FCE-ALM-RE.19 Relacin de envos por correo postal.

7.10 FCE-ALM-RE.29Reclamaciones de clientes durante laentrega

7.11 FCE-ALM-RE. 37 Reporte de recoleccin.

7.12 FCE-ALM-FV.05Ficha de verificacin de las caractersticasde empaque y despacho.

8 LISTA DE DISTRIBUCIN

COPIAS PUESTO REA

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Produccin

1 Almacn Gerencia de Produccin

V.E. Versin electrnica solo lectura Gerencia de Tecnologa (Intranet)

9 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIN PGINASAFECTADAS

ORIGINADOR DELCAMBIO

NATURALEZA DELCAMBIO

14.03.12 07 TodasSubgerencia deAlmacn y Trfico

Se actualiza a la operacinactual se incluyen lasactividades delprocedimiento de empaquey despacho. Se integraregistro. FCE-ALM-RE.37Reporte de recoleccin.


Actualizacin conforme laoperacin vigente.


Actualizacin conforme laoperacin vigente,actualizacin de referenciade registros utilizados


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Anexos del

Procedimiento desurtido, empaque y

despacho

ANEXO 7.1

FCE-ALM-RE.12

VERIFICACIN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LAGERENCIA COMERCIAL


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Anexos delProcedimiento de

surtido, empaque ydespacho

Fecha de revisin Cdigo de documento:FCE-ALM-RE.12

Referencia:FCE-ALM-PR.04

Revisin:02

FECHA:

No. De PEDIDOPEDIDO

CERRADOCOPIA DEFACTURA

RESPONSABLECANTIDADTTULOS

CANTIDAD EJS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

VERIFICACIN DE PEDIDOSACEPTADOS POR LA GERENCIA

COMERCIAL

1

2 3 45 6 7


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Anexos del


despacho

Instructivo de llenado

1. TTULO:VERIFICACIN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Verificar que el pedido enviado por el la Gerencia Comercial ha sido aceptado.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:Supervisor de acomodo y surtido.

4. FORMA DE LLENADO:

Manual.

5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripcin

1 Fecha Anotar el da, mes y ao en que se elabora el documento.

2 No. de pedido Registrar el No. del pedido que se recibi de la GerenciaComercial.

3 pedido cerrado Anotar una () cuando el pedido se encuentre cerrado.

4 Copia de la

factura

Anotar una () cuando se tenga fsicamente la aceptacin del

pedido que es la copia de la factura, verificando que coincidacon el No. del pedido.

5 Responsable Nombre o firma de la persona que cierra el pedido.

6 Cantidad dettulos

Anotar la cantidad de l neas del pedido.

7 Cantidad deejemplares

Anotar la cantidad de ejemplares sur tidos.


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Anexos del


despacho

ANEXO 7.2

FCE-ALM-RE.09

PEDIDO


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Referencia:

FCE-ALM-PR.04

Revisin:

02

PEDIDO

Linea Cve Fondo Cod de Barras Autor Ttulo Ctd Ped. Ctd Res Local. Ctd Surt Prioridad

CreationDate

3003488R0-01 0009789681662691 Leonardo Lomeli

Breve historia dePuebla 5 5 G-03-A Estndar

2100063E0-01 0009789681642716

Browne,Anthony Willy y Hugo 30 30 C-16-C Estndar

1102705R0-01 0009789681673345 Beatrice Masini Voces griegas 5 5 G-18-C Estndar

5004149R0-03 0009786071601643 Norbert Elias, Sobre el tiempo 5 5 M-15-A Estndar

4040101R0-01 0009786071601902 Anne B.Smith.

Escuchemos a losnios 4 4 E-18-D Estndar

Fin de Pedido: 3 Total: 40

1


22/55

Anexos del


despacho

2


23/55

Anexos del


despacho


1. TTULO:PEDIDO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Registrar la cantidad real surtida.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:Operador de Almacn.

4. FORMA DE LLENADO:Manual y en caso de cambios de modo electrnico.



1 CantidadSurtida

Se anota la cantidad real surtida.

2 Sello deliberacin Se le pone el sello de liberacin de pedido.


24/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.3

FCE-ALM-FV.04

FICHA DE VERIFICACIN DE LASCARACTERSTICAS DE ACOMODO Y SURTIDO


25/55



PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO, FCE-ALM-PR.04

Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro de control RegistroPlan de reaccin/

acciones en caso deno conformidad

Ttulos VisualCada pedido x

ttuloSiempre

Ttulo del ejemplar vs.

pedidoPedido

Devolver ejemplares

.

Cantidad de

ejemplares

Visual

,conteoCantidad

fsica vs.

Pedido

Cada pedido x

ttuloSiempre

La cantidad indicada

en el pedidoPedido

Correccin en

Pedido.

Condiciones

fsicas

VisualCada ejemplar Siempre

Sin rayas

Sin etiquetas

No amarillento

Sin roturas

Pedido

Acondiciona libro,

cuando ste

contenga un defecto

crtico entrega al

supervisor de

devoluciones.

Acomodo del

producto en

anaquel

Manual,

montacargas,

patn, diablo.

Cada ttulo

En todas las

recepciones de

produccin y

devolucin

De izquierda a

derecha sin formar

camas

Respetar espacios

libres a la estructura.

Poner al frente el

nmero de clave que

identifica al producto.

N/A Ordenar ejemplares.

Identificacin

del productoCenefa. cada ttulo

En todas las

recepciones de

produccin y

devolucin.

Poner clave Cantidad

x paquetes

Edicin y los ltimos 6

dgitos del cdigo debarras

N/A

Avisar a control de

documentos

internos todos los

cambios delocalizacin.

Fecha de revisin: Cdigo de documento:FCE-ALM-FV.04

Referencia :FCE-ALM-PR.04 Revisin:02Ficha de verificacin de lascaractersticas del rocedimiento


26/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.4

FCE-ALM-RE.13

RELACIN DE REPARTO


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Anexos del


despacho



Revisin:1

RELACIN DE REPARTO

RUTA FECHACHOFER VEHCULOAYUDANTE Km. INICIALHORA INICIAL Km. FINALHORA FINAL

Aceit e Agua Limp ieza

salida llegada

Documento No. Cliente

Chofer:Supervisor de recepecin y despacho:Oficial de vigilancia:

IV.REPORTE DE FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES

Observaciones durante la entrega

I. DATOS GENERALES

II.REVISIN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

III. DESCRIPCIN DE LAS ENTREGAS

Estado Fsico

Cajas /ejemplares

Combustible


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Anexos del


despacho


6. TTULO:RELACIN DE REPARTO

7. OBJETIVO DEL REGISTRO:Disponer de un formato que nos permita conocer las condiciones de embarque ytransportacin del producto terminado.

8. RESPONSABLE DE SU LLENADO:Chofer.

9. FORMA DE LLENADO:Medio electrnico.



I DATOSGENERALES

1 Ruta Anotar la ruta que corresponda a las entregas: Norte, Sur,

Centro.2 Fecha Escribir el da y mes de elaboracin del reporte.

3 Chofer Anotar el nombre completo de la persona responsable de lasentregas de este listado.

4 Ayudante Anotar el nombre completo de la (s) personas que auxilian alreparto.

5 Vehculo Tipo de vehculo.

6 Km. inicial Anotar el nmero de kilmetros con los que se inicia elrecorrido.

7 Km. Final Anotar el nmero de Km. en el que termina su recorrido.8 Hora Inicial Anotar la hora en que sale el vehculo del Almacn.

9 Hora final Registra la hora en que el vehculo ingresa al Almacn.

II. REVISIN DELA UNIDAD DETRANSPORTE

10 Combustible Registra con una () cuando se cuenta con la cantidad


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Anexos del


despacho

Id. Elemento Descripcinsuficiente, o en caso contrario indicar la cantidad , en casocontrario con una (X).

11 Aceite Registra con una () cuando el aceite se encuentre en buenascondiciones , en caso contrario con una ( X).

12 Agua Registra con una () cuando el vehculo cuente con el aguasuficiente, en caso contrario con una (X ).

13 Limpieza Registra con una ( ) cuando el vehculo se encuentre limpiopara colocar el producto as como su carrocera, en casocontrario con una ( X).

14 Estado fsico Anota () cuando el vehculo no cuenta ningn defecto queimpida su transportacin , en caso contrario con una ( X).

III. DESCRIPCINDE LASENTREGAS

15 Cajas/ejemplares

Anotar el nmero de cajas o ejemplares por documento aentregar.

16 Documento No. Registrar el nmero de documento que corresponda a laentrega.

17 Cliente Anotar la Razn social del cliente que se le entregar elproducto.

18 Observacionesdurante laentrega

Registrar comentarios referentes a la entrega como lo son:causas de atraso o incumplimiento.

IV. REPORTE DEFALLASMECANICAS O

ACCIDENTES

19 Descripcin Registra las anomalas detectadas durante el trayecto de lasentregas.

20 Chofer Firma de la persona responsable del vehculo.

21 Supervisor deRecepcin yDespacho

Anotar el Vo.Bo. y firma del Supervisor de Recepcin yDespacho.

22 Oficial devigilancia

Anotar el Vo.Bo. y firma del Jefe/Subgerente de Almacn.


30/55

Anexos del


despacho


Registrar (con un ok o palomeo) el resultado de la verificacina las variables de acomodo e informacin. Este registro lopodr realizar en el lado derecho o izquierdo de cualquiercolumna del documento.


31/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.5

FCE-ALM-RE.14

ETIQUETAS DE IDENTIFICACIN DE EMPAQUE


32/55


33/55

Anexos del


despacho


1. TTULO:ETIQUETA DE IDENTIFICACIN DE EMPAQUE

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despachohasta la entrega al destinatario final.


4. FORMA DE LLENADO:Manual


Id. Elemento Descr ipcin

1 Destinatario Anotar la razn social donde se entregar el producto.

2 Factura Anotar el nmero de la factura o remisin de la entrega.

3 Caja No. Anotar el nmero de caja o paquete que corresponda del total.


34/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.6

FCE-ALM-RE.15

REPORTE DE ENVOS,CORREO POSTAL


35/55

Anexos del


despacho



Revisin:1

REPORTE DE ENVOSCORREO POSTAL

GACETA NOVEDADES TRIMESTRE ECONOMICO

INTERNACIONAL INTERIOR D.F. PAQPOST PERIODO

AL-0P5-3DATO DEREFRENCIA

FILIAL FECHA DERECEPCIN

GACETA No. CANTIDAD PAQUETES PESO TIMBRES $ FECHA DE ENVIO No. DE TALN

TOTAL

ELABORO Y APROBO: Vo.Bo. SALIDA:


36/55

Anexos del


despacho


1. TTULO:REPORTE DE ENVOS, CORREO POSTAL

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despachohasta la entrega al destinatario final.


4. FORMA DE LLENADO:Mquina de escribir



1. Periodo Anotar el mes que corresponda a los envos.

2. Gaceta,Novedades,trimestre

Marcar con una () el tipo de ejemplares enviados al quecorresponde el reporte.

3. Internacional,Nacional

Marcar con una ( ) el tipo de envo al que corresponde elreporte.

4. Dato deReferencia

Registrar el dato que identificar el envo.

5. Filial Anotar el nombre de la filial a donde se enviarn losejemplares.

6. Fecha derecepcin

Anotar la fecha en que se recibieron los ejemplares departe del cliente.

7. No. De Gaceta Registrar el nmero de gaceta que se enviar.

8. Cantidad Anotar el nmero de ejemplares que se enviarn.9. Paquetes Registrar el nmero de paquetes que se enviarn.

10. Peso Registrar el peso de cada paquete.

11. Timbres $ Anotar el costo total por el nmero de timbres quecorrespondieron al envo.

12. Fecha de envo Registrar el da, mes y ao que corresponde al envo.


37/55

Anexos del


despacho


13. No. De taln Anotar el nmero de taln del envo.

14. Total Registrar el total de las columnas.15. Elabor y

AprobAnotar el nombre de la persona que elabor y liber elreporte.

16. Vo.Bo. Salida Registrar la Firma del Supervisor de Recepcin y Despachopara dar salida a los envos.


38/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.7

FCE-ALM-RE.17

LISTA DE EMPAQUE


39/55

Anexos del


despacho



Revisin:1

LISTA DE EMPAQUE

CLIENTE

DIRECCIN

FACTURA FECHA:

No. De Paquete No. De ejemplares Peso del paquete Autor Ttulo de la Obra

No. De paquetes

Peso

Liber

3 4

65 7 8 9

10

11

12

1

2


40/55

Anexos del


despacho


1. TTULO:LISTA DE EMPAQUE

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Registrar el producto listo para su empaque y dar aviso al rea Internacional (Contarcon un registro que nos permita programar la recoleccin del material devuelto por elcliente).


4. FORMA DE LLENADO:Manual.



1 Cliente Registrar el nombre del cliente a quin se le enviarn lospaquetes.

2 Direccin Registrar la direccin de entrega.

3 Factura Anotar el nmero de factura que corresponde al envo.

4 Fecha Anotar la fecha en que se elabora el documento.5 No. De

paqueteAnotar el nmero de paquete que se enviar.

6 No. Deejemplares

Registrar el nmero de ejemplares que se enviarn.

7 Peso delpaquete

Anotar el peso del paquete.

8 Autor Registrar el nombre del autor al que corresponde el paquete.

9 Ttulo de la

obra

Anotar el ttulo de la obra que se empaquet.

10 No. Depaquetes

Anotar el nmero de paquetes totales que se enviarn.

11 Peso Anotar el peso.

12 Liber Anotar el nombre de la persona que liber el envo.


41/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.8

FCE-ALM-RE.18

DESVIACIONES EN ELPROCESO DE SURTIDO


42/55

Anexos del


despacho



Revisin:1

DESVIACIONES EN ELPROCESO DE SURTIDO

ANLISIS DE DATOS

FECHA PEDIDO RESPONSABLE DEL

SURTIDO

EJEMPLARES

SURTIDOS DE MAS O DE

MENOS

EJEMPLARES CON

TTULOS DIFERENTES

EJEMPLARESPOR

ACONDICIONAR

ACCION RESPONSABLE DE LA

LIBERACIN

OBSERVACIONES

Total

PERODO DEL-------------------AL-----------------------DEL 2004

DESVIACIN


43/55

Anexos del


despacho


1. TTULO:DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Registrar los eventos que se identifiquen como una desviacin en el surtido: Ttulos,Cantidad, condiciones.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:Operador de Almacn, Supervisor de Empaque y Despacho y Supervisor de Acomodoy Surtido

4. FORMA DE LLENADO:Manual.



1 Perodo Registrar el perodo al que corresponde el reporte.

2 Fecha Anotar el da y mes en que se identifica la desviacin.

3 Pedido Anotar el nmero del pedido al que corresponda ladesviacin.

4 Responsable Anotar el nombre del surtidor que realiz el surtido.5 Ejemplares

surtidos dems o menos

Anotar el nmero de ejemplares que se identificaron como dems o menos.

6 Ejemplarescon ttulosdiferentes

Anotar el nmero de ejemplares identificados con ttulosdiferentes.

7 Ejemplaresparaacondicionar.

Registrar el nmero de ejemplares que se identificaron comopara acondicionar.

8 Accin Anotar la accin que se tom para eliminar la desviacin.

9 Responsablede laliberacin

Registrar el nombre de la persona que realiz la accin.

10 Observaciones Registrar comentarios que se consideren importantes.

11 Total Anotar el nmero de eventos con desviacin.


44/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.9

FCE-ALM-RE.19

RELACIN DE ENVOS PORCORREO POSTAL


45/55

Anexos del


despacho

CODIGO DEL DOCUM ENTO: FCE-ALM-RE.19 REVISIN: 1

E M P RE S A

DOMICILIO

No . DE M E TE R P E RM IS O V IG E NTE N o . D e CL IE NTE

CL A S IFI.DE P IE ZA S D .F. P IE ZA S INTE RIO R P IE ZA S IN TER NA L ZONA PE S O P ORTE S U B TO TA L

CO RR ES P . O RD. R EG . O RD. RE G . O RD . R EG . A B C X P ZA . X P ZA .

R E L A C I N D E E N V O S P O R C O R R E O P O S T A L


46/55

Anexos del


despacho


1. TTULO:RELACIN DE ENVOS POR CORREO POSTAL

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Registrar los envos solicitados por el cliente para su entrega al Servicio de postalmexicano.


4. FORMA DE LLENADO

Mquina de escribir o manual.

5. DESCRIPCIN DE LLENADO DE ELEMENTOS


1 Empresa Registrar la razn social : FCE

2 Domicilio Anotar el domicilio del FCE.

3 No. De Meter Anotar el nmero de meter asignado por correos.

4 Permiso vigente Anotar el nmero del permiso asignado por correos.

5 No. De cliente Anotar el nmero del cliente asignado por correos.

6 Clasificacin decorrespondencia

Anotar el tipo de envo, paquete , caja , etc.

7 PiezasOrdenRegional

Anotar en el campo correspondiente el nmero de piezas quese enviarn ya sea en el D.F. o interior y si es de tipoordinario o regional.

8 Zona ABC Registrar el tipo de zona al que corresponde el envo A,B,C

9 Peso por pieza Registrar el peso de cada paquete que se enviar.

10 Porte por pieza Anotar el costo del porte de cada paquete.

11 Subtotal Registrar los costos de los paquetes a enviar.


47/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.10

FCE-ALM-RE.29

RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTELA ENTREGA


48/55

Anexos del


despacho

RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA FCE-ALM-RE.29 REV.2

ALMACN CENTRAL DEL FCE

FECHA: FOLIO_____________

CLIENTE: No. de Docto.

COMENTARIOS

PEDIDO ENTREGADO EN DIRECCION INCORRECTA

EJEMPLARES MALTRATADOS

ERROR EN EL SURTIDO (de ms o de menos)

TTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS

EL CODIGO DE BARRAS NO SE ACEPT

OTRO

REPORT

AVISO DE CRDITO GUARDADO

Vo.Bo.CAMBIO FSICO CANCELACIN

DEVOLUCIN PARCIAL TRASPASO

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA:

ACCIN CORRECTIVA:

CAUSA:

VoBo

AREA: SURTIDO EMPAQUE D.F Y ZONA M INTERIOR EXTERIOR EMBARQUES

PERSONAL INVOLUCRADO

MOTIVO DE LA RECLAMACIN

ANLISIS DE LA RECLAMACIN

ACCIN INMEDIATA

VENTAS ALMACN

2

3

4

5 6

7

8

1

9


49/55

Anexos del


despacho


1. TTULO:RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Documentar las quejas, sugerencias del cliente final en el momento de la entrega.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Supervisor de control de salidas, Chofer y Operador de Almacn.4. FORMA DE LLENADO:

Manual.



1.Fecha Anotar el da mes y ao en que se registra la queja

o sugerencia.

2. Cliente Anotar la razn social del cliente, direccin y demsreferencias para su identificacin.

3.Folio Folio consecutivo asignado a la queja al final del

mes.

4. No. De Documento Anotar el nmero de documento correspondiente.

5. Motivo de la reclamacin Marcar el motivo de la reclamacin.

6.Comentarios Anotar los comentarios manifestados por el cliente

final para mejorar el servicio.

7.Report Nombre y firma de la persona que recab la

informacin as como la de quien revis

8.Accin Inmediata Poner la accin a seguir inmediatamente despus

de la queja.

9. Anlisis de la reclamacinMarcar el rea involucrada.Describir de forma breve las acciones realizadas yanotar nombre y firma del personal involucrado.


50/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.11

FCE-ALM-RE.37

REPORTE DE RECOLECCION

DE DEVOLUCIONES.


51/55

Anexos del


despacho

FCEALMRE.37Ver.00

FECHARUTA

CHOFER

AYUDANTE

ENTRADA SALIDA

1

2

3

4

5

6

78

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

1920

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

ENTREGO

NOMBREYFECHA

REPORTEDERECOLECCINDEDEVOLUCIONES

RECIBIO

NOMBREYFECHA

OBSERVACIONES:

CLIENTE No.DeDev. EJEMPLARES/CAJAS REVISINDE

EJEMPLARES

HORA

1

2

3

4

5 6

7 8 9

11 12

10


52/55

Anexos del


despacho


1. TTULO

REPORTE DE RECOLECCIN DE DEVOLUCIONES

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:Contar con un documento que permita el control de las devoluciones hechas por el cliente.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Chofer y Operador de almacn.

4. FORMA DE LLENADO:

Manual.


Id. Elemento Descr ipcin1. Fecha Anotar la fecha de elaboracin.2. Ruta Registrar el nombre de la zona3. Chofer Registrar el nombre del responsable de la unidad.

4. AyudanteAnotar el nombre del Operador de Almacn que auxilia alchofer.

5. Cliente Registrar el nombre del cliente.6. Hora Anotar la hora de entrada y salida de atencin por el cliente

7. No. dedevolucin Anotar el nmero de devolucin.

8. Ejemplares/caja Registrar el nmero de ejemplares y/o cajas recibidas.

9.Revisin deejemplares

Registra el Vo. Bo. si es devolucin a caja cerrada o abierta.

10. Observaciones Anotar las observaciones realizadas durante la devolucin.11. Entreg Anotar persona responsable de la entrega de devolucin.12. Recibi Registrar persona responsable de la entrega de devolucin.


53/55

Anexos del


despacho

ANEXO 7.12

FCE-ALM-FV.05

FICHA DE VERIFICACIN DE LASCARACTERSTICAS DE EMPAQUE Y DESPACHO


54/55

Anexos del


despacho

PROCEDIMIENTO DE EMPAQUE Y DESPACHO, FCE-ALM-PR.04

Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro decontrol

Registro Plan dereaccin/

acciones encaso de no

conformidadEmpaqueTtulos yCantidad deejemplaressurtidos

Conteomanual,visual

100% dettulos delpedido

Al momentode empacar

Comparacinde lascantidadesen el pedidoy/o copia desurtido vs. Loreal surtido

Marcacinen copia desurtido opedidoSello enCopia desurtidoDesviaciones deproceso(cuandoproceda)

Solicitarcambio ycantidad deejemplarescorrectos.

Acomodo encajas

Visual 100% de losejemplares

Por cadacaja opaquete

Asegurandoque no semaltraten losejemplaresVer Manualde apoyosvisuales

Marcacinen copia desurtido opedidoSello enCopia desurtido

Corrigeacomodohastaasegurar queno semaltrate

DespachoInformacincorrecta(Razn social,Direccin,etc)

Comparacinvisual

100% de lainformacindeldocumento

Al momentode larecepcindedocumentos

Coincidenciade datosentredocumentossoporte

Palomeoen larelacin dereparto

Solicitarinformacincorrecta alproceso deControldocumental

Acomodo Visual 100% depaquetes/

Al momentode

De acuerdo aapoyo visual

Palomeoen la

Corrigeacomodo

Fecha de revisin: Cdigo de documento:FCE-ALM-FV.05

Referencia :FCE-ALM-PR.04

Revisin:1Ficha de verificacin de las

caractersticas del rocedimiento


55/55

Anexos del


despacho

Caracterstica Mtodo Muestreo Frecuencia Parmetro decontrol

Registro Plan dereaccin/

acciones en

caso de noconformidad

cajas acomodar Asegurandosupreservacindurante eltraslado

relacin dereparto.

hastaasegurar queno semaltrate

Manual procedimiento FCE 2

Documents

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