MANUAL PARA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

programa Mi Factur@ del Ministerio de Hacienda

TABLA DE CONTENIDO

Capítulo I: ¿Quiénes y por qué debemos facturar? 3 ¿Quiénes debemos facturar? 4

CAPÍTULO II: ¿QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA? 8 ¿Qué consecuencias puede traer la no emisión de comprobantes elec-trónicos? 10

CAPÍTULO III: INSCRIPCIÓN COMO EMISOR – RECEPTOR DE COMPROB. ELECTRÓNICOS 11

¿Nunca había entrado al portal de la ATV? 12

EL ORDEN ANTE TODO 13

CAPÍTULO IV: LLAVE CRIPTOGRÁFICA Y CONTRASEÑA 15 Revocando una llave criptográfica 18

CAPÍTULO V: EMITIR UNA FACTURA 19 Firmar utilizando el programa MH_Firmador 23

Firmar utilizando el programa Signum One 25

Enviando la factura electrónica 26

CAPÍTULO VI: NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO 28

CAPÍTULO VII: CONFIRMAR XML 31

Nota adicional: ¿Puede otro facturar por mí? 34

Manual del Facturador Electrónico

CAPÍTULO I: ¿QUIÉNES Y POR QUÉ DEBEMOS FACTURAR?

Como muchos saben, la situa-ción fiscal del país está en serios problemas desde hace muchos años. El descontrol en el gasto público, la mala gestión de los recursos públicos, la corrupción, el despilfarro y —no menos im-portante— la evasión han gene-rado un déficit que, aunado al proyecto del IVA, provocará una

inflación que sentiremos en nues-tros bolsillos antes en menos de un año.

Por las razones expuestas someramente en el párrafo anterior es que, la Administración Solís Rivera, en el año 2016, publica la Ley Para Mejorar la Lucha Contra el Fraude Fiscal (Nº 9416), cuya finalidad es la de implementar controles más efectivos y rigurosos para la recaudación y la inspección de prácticas irregulares por parte de los contribuyentes. Ese mismo año, la resolución DGT-48-2016 establece que la vía concreta de control será el com-probante electrónico. Es a partir de éste momento que el proyecto de facturación electrónica inicia su viaje.

A diferencia de lo que muchos creen, uno los principales agentes evasores del fisco es el profesional liberal, y es por esa razón que la Dirección General de Tributación está incluyéndolos en el sistema de facturación electrónica.

Pero no todo es malo, la implementación de la factura electrónica le permitirá tener un mayor control de sus ingresos y sus gastos, pro-

3

PARTE 1: INFORMACIÓN GENERAL

Manual del Facturador Electrónico

ceso indispensable para la declaración Informativa (D-151) y de Renta (D-101), a la que están obligados todos los profesionales in-dependientes.

Eso sí, tengo que reconocer que éste proceso (el gratuito) no es tan sencillo, ya que —como es usual en el Ministerio de Hacienda— parece que esperan que uno lo sepa todo. De tal m a n e r a q u e d e b o a d v e r t i r q u e s e necesitará  paciencia  para llevar al día cada una de las obligaciones que se desprenden de la facturación electrónica.

Si el proceso les parece engorroso y una pérdida de tiempo, tendrán dos alternativas adicionales: contratar los servicios de un conocedor del tema o, en su defecto, adquirir algún plan de facturación por parte de un proveedor (consulte algunos proveedores acá).

¿Quiénes debemos facturar?

Puede que usted aún no sepa cómo se come eso de la  facturación electrónica,  lo que sí es cierto es que el 2018 no terminará sin que absolutamente todos los contribuyentes estén realizando este proce-dimiento. Sin embargo, su implementación ha sido gradual.

A continuación se resume los servicios según su código y fecha de implementación obligatoria:

A partir del 15 de enero de 2018: SECTOR SALUD

• 850000  Servicios sociales y de salud • 851100  Actividades de hospitales • 851101  Clínica, centros médicos, hospitales privados y otros • 851200  Actividades de médicos y odontólogos • 851201  Ginecólogo • 851202  Médico general • 851203  Neurólogos • 851204  Oculista, (consulta privada) • 851205  Oftalmólogo, (consulta privada) • 851206  Ortopedista (consulta privada)

4

Manual del Facturador Electrónico

• 851207  Odontólogo (consulta privada) y servicios conexos

• 851208  Otorrinolaringología, audiología y servicios conexos

• 851209  Farmacéutico (doctor en farmacia)

• 851210  Cardiólogos

• 851211  Actividades de médicos

• 851212  Oncólogos

• 851900  Otras actividades relacionadas con la salud humana

• 851901  Medicina alternativa

• 851902  Físico-terapistas

• 851903  Homeopatía

• 851904  Naturistas

• 851905  Psicología

• 851906  Psiquiatría

• 851907  Servicios de enfermería

• 851908  Laboratorios médicos – clínicos

• 851909  Radiología, anestesiología y otros

• 851910  Transporte en ambulancia terrestre y aéreo (servicio privado)

• 851911  Profesionales en salud ocupacional

• 851912  Nutricionista

• 851913  Profesionales en educación especial

• 851914  Servicios de paramédicos

• 851916 Otras actividades relacionadas con la salud humana

• 852000  Actividades veterinarias

• 852001  Servicios veterinarios con venta de productos grava-dos

• 852002  Servicios médicos veterinarios

A partir del 01 de febrero de 2018: SECTOR CONTABLE-FINAN-CIERO-ADMINISTRATIVO

• 741200  Actividades de contabilidad, teneduría de libros y auditoría; asesoramiento en materia de Impuestos

5

Manual del Facturador Electrónico

• 741201  Asesores materia fiscal

• 741202  Servicios de auditoría

• 741203  Servicios contables

• 741401  Economistas

• 741402  Servicios de asesoramiento y consultoría en adminis-tración de empresas y negocios

• 741403  Actividad de asesoramiento empresarial no contem-plado en otra parte

• 741407  Asesor aduanero

A partir del 01 de marzo de 2018: SECTOR LEGAL

• 741100  Actividades jurídicas

• 741101 Buffete de abogado, notario, asesor legal

A partir del 02 de abril de 2018: SECTOR INGENIERÍA-ARQUI-TECTURA-INFORMÁTICA

• 721001  Consultores informáticos

• 721002  Servicios de consultoría de equipo de informática

• 722001  Diseñadores de software

• 722002  Diseñador de páginas web

• 725001  Reparación de equipo de cómputo

• 725002  Mantenimiento de equipo de cómputo

• 729001  Otras actividades de informática

• 742100  Actividades de arquitectura e ingeniería y actividades conexas de asesoramiento técnico

• 742101  Arquitectos

• 742102  Servicios de ingeniería (excepto ingeniero civil)

• 742103  Ingenieros civiles

• 742104  Servicios de topografía

• 742112  Dibujante arquitectónico y/o planos de construcción

A partir del 01 de mayo de 2018 las siguientes actividades eco-nómicas:

6

Manual del Facturador Electrónico

• 731003  Meteorólogo por cuenta propia

• 742105  Servicios de consultoría de mantenimiento industrial y mecánico

• 742106  Asesoramiento técnico en construcciones y obras de ingeniería civil

• 742107  Químicos

• 742108  Geólogo por cuenta propia

• 742109  Geógrafo por cuenta propia

• 742110  Biólogo por cuenta propia

• 742202  Profesionales en tecnología de alimentos

• 743004  Servicios de publicidad

• 749102  Servicios de bibliotecología

• 809004  Profesor por cuenta propia

• 851911  Profesionales en salud ocupacional

• 851913  Profesionales en educación especial

• 921403  Periodista por cuenta propia

Finalmente, las actividades económicas no comprendidas en los sec-tores anteriormente mencionados, deberán iniciar su facturación electrónica usando como referencia el último dígito de su cédula fí-sica o jurídica:

• 1º de setiembre de 2018: cédulas terminadas en 1, 2 y 3

• 1º de octubre de 2018: cédulas terminadas en 4, 5 y 6

• 1º de noviembre de 2018: cédulas terminadas en 7, 8, 9 y 0

7

Manual del Facturador Electrónico

CAPÍTULO II: ¿QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELEC-TRÓNICA?

El proceso es bastante sencillo y puede resu-mirse en cuatro pasos básicos:

1. Elaboración de la factura elec-trónica. Esto se puede hacer uti-lizando el servi-cio gratuito de la ATV o pagando a un tercero para que lo haga por nosotros (proveedor o contador privado)

2. Autenticación del documento. Así como nosotros firmamos nuestros documentos para dar fe de que los elaboramos, los comprobantes electrónicos son autenticados utilizando una firma digital o una llave criptográfica.

3. Envío para validación. El documento es enviado al sistema de la ATV, así como al cliente.

4. Validación. Este paso lo lleva a cabo el sistema de la ATV en menos de 3 horas, mientras que el cliente deberá confirmar el archivo en un plazo no mayor a 8 días hábiles. Ambas valida-ciones llegarán a nuestro buzón electrónico del portal de la ATV.

Como puede observarse, en el proceso de elaboración y envío de comprobantes electrónicos, se ven involucrados cuatro actores a sa-ber:

• El emisor. Quien elabora y envía la factura.

8

Manual del Facturador Electrónico

• El receptor, o cliente. Quien recibe y confirma la factura.

• El proveedor. Software, empresa o persona encargada de rea-lizar la facturación electrónica, distinta del contribuyente.

• El receptor-no emisor. Es decir, el Ministerio de Hacienda, quien se encarga de gestionar y validar los comprobantes elec-trónicos enviados por el emisor y confirmados por el receptor.

En el siguiente gráfico se resume el proceso:

A partir de todo lo expuestos anteriormente, se puede extraer algu-nas características elementales de la facturación electrónica.

• Utilizan un formato electrónico (eXtensible Markup Lan-guage o “Lenguaje de Marcas Extensible”, XML por sus siglas en inglés).

• Todos los comprobantes electrónicos son enviados a la ATV para su validación.

• Utilizan un número consecutivo y un código QR para su con-sulta rápida (nota: el código QR aún no es obligatorio ya que su implementación por parte del sistema de la ATV aún no ha sido efectivo)

• De no poderse emitir el comprobante en el momento de la transacción comercial, se deberá utilizar medidas de contin-gencia.

9

Manual del Facturador Electrónico

• Los comprobantes electrónicos siguen una estructura lógica e información específica que incluye espacios obligatorios, re-presentados con un asterisco rojo al lado derecho de los cam-pos de formulario.

• Los comprobantes electrónicos, así como sus validaciones por parte de Hacienda y los clientes, son depositados en el buzón electrónico del portal de la ATV.

• La factura electrónica es la única forma legal de comproban-te electrónico, quedando sin efecto las facturas timbradas. Lo anterior es aplica siempre que el contribuyente ya esté obliga-do a realizar facturación electrónica según las resoluciones y las fechas correspondientes.

• Cualquier modificación que se deba hacer a una factura elec-trónica, se realiza mediante una nota de crédito o nota de débito.

Considerando el hecho de que la factura electrónica es el único do-cumento válido para la Dirección General de Tributación, esto signi-fica que la emisión de facturas electrónicas son la única vía para consignar ingresos por actividad económica; asimismo, la confirma-ción de archivos XML es la única forma válida para consignar un gasto deducible de la renta.

¿Qué consecuencias puede traer la no emisión de com-probantes electrónicos?

Según lo dispuesto en el Código de Normas y Procedimientos Tribu-tarios,  la no emisión de facturas puede ser sancionado con 2 sala-rios base y, de reincidir, el cierre temporal del negocio por hasta 5 días hábiles.

Además, almacenar la documentación tributaria por un plazo de 5 años es una obligación de los contribuyentes, de conformidad con el artículo 109º del Código mencionado en el párrafo anterior.

10

El primer requisito para realizar facturas electrónicas es la inscrip-ción como emisor – receptor de comprobantes electrónicos, lo cual nos permitirá enviar y recibir comprobantes mediante el sistema Mi Factur@ o el servicio de proveedor que hayamos elegido.

Además debemos crear y tener a mano un grupo de documentos e información que nos permitirá generar, autenticar y enviar los com-probantes electrónicos.

CAPÍTULO III: INSCRIPCIÓN COMO EMISOR – RECEPTOR DE COMPROB. ELECTRÓNICOS

Si la persona física o jurídica ya se encuentra inscrita como contri-buyente en la DGT, puede ingresar al sistema de la ATV y registrarse como emisor – receptor electrónico. Para ello, nos dirigiremos al portal de la ATV haciendo clic aquí.

PARTE 2 : PASOS PREVIOS

Manual del Facturador Electrónico

¿Nunca había entrado al portal de la ATV?

Puede que usted nunca haya accesado al portal de la ATV y esta sea la primera vez que intenta ingresar. Si es su caso, presione el enla-ce “Crear cuenta de usuario” y aliste su cédula ya que deberá ingre-sar la fecha de vencimiento del documento. Una vez creada una contraseña, el sistema le facilitará una  tarjeta virtual:  un docu-mento PDF similar a las claves dinámicas de los bancos como me-canismo de seguridad. ¡Recuerde su contraseña y guarde el archivo de tarjeta virtual!

Una vez dentro del sistema, nos encontraremos con el buzón elec-trónico en donde la ATV nos hará llegar comprobantes y avisos so-bre nuestra actividad.

Ahora nos dirigimos al menú superior del portal, siguiendo la direc-ción Registro Único Tributario / Declaraciones del Registro Único Tributario, donde se nos desplegará una pantalla como la siguiente:

Iremos a la lista desplegable Formularios y seleccionaremos la op-ción “Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario”. Lo siguiente será hacer clic en “Llenar formulario”.

Dentro del formulario, el usuario puede aprovechar para actualizar sus datos y/o corroborar que toda la información esté correctamente

12

Manual del Facturador Electrónico

consignada. Terminado lo anterior, nos detendremos en el apartado XII. Método de Facturación, donde activaremos la opción “Factura Electrónica (Emisor-Receptor Electrónico)”, con lo cual aparecerá un recuadro debajo solicitando marcar la casilla que dice “He leído y aceptado las consideraciones establecidas en la resolución vigente de facturación electrónica”. Una vez marcada la casilla, daremos clic en “ACEPTAR”.

EL ORDEN ANTE TODO

Todo lo que implica el manejo de las finanzas, la contabilidad y la facturación se puede resumir en una palabra: ORDEN. Entre más ordenada tenga su información, más fácil será consultar, comprobar, corregir y conocer el estado de su situación financiera y fiscal. Su bolsillo y su contador se lo agradecerán.

Si usted forma parte del grupo de contribuyentes que iniciará su fac-turación en los últimos meses del año 2018 (consultar lista acá), le recomiendo lo siguiente:

• Empezar antes de la fecha que la ley lo obliga, con el fin de familiarizarse con el sistema Mi Factur@ o el sistema de pago que desee obtener.

13

Manual del Facturador Electrónico

• Iniciar el primer día de un mes cualquiera, de manera que us-ted sepa hasta qué mes utilizó facturas timbradas y cuándo inició con la facturación electrónica.

Luego de hacer clic en aceptar, se desplegará en la parte inferior una lista de requisitos. Marque todos los que se indican con check. En el apartado Tipo de Sistema, marque el que vaya a utilizar (en este caso se elegirá el punto  iv. Sistema Gratuito del Ministerio de Hacienda).

Finalmente, daremos clic al botón inferior Validar y el sistema acep-tará los cambios efectuados, enviando un aviso y un comprobante al buzón electrónico. Es importante que el usuario descargue y respal-de toda la documentación electrónica en formato PDF.

De esta manera, el usuario se habrá registrado como emisor – recep-tor electrónico, notificando así a la DGT que su método de factura-ción será el electrónico, utilizando para ello el sistema gratuito del Ministerio de Hacienda.

Recuerde  que una vez inscrito el método de facturación electrónica, usted ya no podrá pasarse al método de com-probante pre-impreso. La ATV sólo le permitirá cambiar el Tipo de sistema que aparece en la sección de opciones del apartado Requisitos.

14

Manual del Facturador Electrónico

CAPÍTULO IV: LLAVE CRIPTOGRÁFICA Y CON-TRASEÑA

Así como firmamos un documento físico para autenticar que el mis-mo fue elaborado y avalado por nosotros, los comprobantes electró-nicos deben ser firmados. Todos ellos: facturas electrónicas, notas de débito, notas de crédito y confirmaciones de archivos XML. La llave criptográfica será entonces el método en el que firmaremos digi-talmente nuestros comprobantes electrónicos.

Éste proceso sólo puede realizarlo el contribuyente directo y no así un tercero autorizado por el primero. Esto se debe a que el sistema no le permite al usuario autorizado generar llaves critpográficas ni contraseñas en nombre del contribu-yente que solicitó la autorización.

La contraseña, por su parte, no debe confundirse con la que utili-zamos para ingresar al portal de la ATV. Dicha contraseña la genera-remos dentro del mismo portal pero es el sistema quien nos lo asig-nará, es decir, nosotros no lo escogeremos.

15

Manual del Facturador Electrónico

Para crear la llave criptográfica debemos ir al menú superior, si-guiendo la dirección “Comprobantes Electrónicos / Llave Criptográfica de Producción / Generar llave criptográfica en produc.”

¡Importante! Algunas personas cometen el error de gene-rar la llave criptográfica desde la opción “Llave Criptográfi-ca de Pruebas”. Esta opción fue creada por la ATV para que el contribuyente aprenda a utilizar el sistema, sin embar-go, no tiene validez a la hora de utilizarlo para firmar com-probantes electrónicos.

La llave criptográfica será un archivo de certificación que constará de un PIN de cuatro dígitos. En la página abierta, se debe introducir dicho PIN y confirmarlo en la casilla siguiente. Después, damos clic en “Generar” y el sistema nos solicitará dar clic en “Descargar” el archivo, el cual debemos custodiar en un lugar seguro ya que es el que nos permitirá validar los comprobantes; además, debemos me-morizar el PIN de cuatro dígitos utilizado ya que el mismo será soli-citado por el sistema en la elaboración de los comprobantes electró-nicos.

Recuerde los cuatro dígitos del PIN ya que se solicitarán cada vez que se firme un comprobante electrónico. Descargue y respalde el archivo que corresponde a la llave criptográfica en un lugar seguro.

¡Listo! Ya usted cuenta con una llave criptográfica, ahora procede-mos a generar una contraseña, necesario para el envío de los com-probantes electrónicos.

16

Manual del Facturador Electrónico

Para ello nos dirigimos a la dirección “Comprobantes Electrónicos / Llave Criptográfica de Producción / Generar nueva contraseña en pro-duc.”

El sistema nos preguntará si deseamos crear una nueva contraseña para comprobantes electrónicos y simplemente daremos clic en “Aceptar”. En la siguiente ventana se detallará la información solici-tada, la cual debemos copiar y pegar en un archivo de texto.

17

Manual del Facturador Electrónico

Observe que el usuario y contraseña generados por el sistema inclu-ye símbolos, letras y números. Dado lo difícil que sería aprenderlo y digitarlo cada vez que deseemos enviar un comprobante electrónico, se aconseja copiar y pegar en un archivo de texto (programas bloc de notas, text edit, wordpad, etc.)

Si usted ya creó una contraseña pero no guardó el texto o perdió el archivo, puede generar otra nueva siguiendo los mismos pasos. El sistema revocará automáticamente la contraseña anterior y utilizará la nueva información.

Revocando una llave criptográfica

Si ya generó una llave criptográfica pero está teniendo problemas al utilizarla, o si perdió el archivo que se descarga; el sistema le permi-te revocar la llave criptográfica siguiendo la dirección “Comproban-tes Electrónicos / Llave Criptográfica de Producción / Revocar llave criptográfica en produc.” en el menú superior. El sistema le pregun-tará si está seguro y usted sólo debe indicar que sí. Un mensaje de alerta le dirá que su actual llave criptográfica ha sido revocada, con lo cual usted podrá generar una nueva.

Con éstos dos pasos completados, estamos listos para elaborar, fir-mar y enviar comprobantes electrónicos.

18

Para elaborar documentos electrónicos debemos instalar un progra-ma para autenticarlo, esto es, un firmador electrónico. Actualmente, se puede utilizar dos, a saber:

• MH_Firma (sólo para Windows)

• Signum One (para Windows, Machintosh y Linux)

Una vez instalados los programas, entraremos al portal de la ATV. El uso de cada uno se explicará en su momento.

CAPÍTULO V: EMITIR UNA FACTURA

Ahora bien, vamos a dirigimos al menú superior, siguiendo la direc-ción “Comprobantes Electrónicos / Herramienta Gratuita / Facturar”.

PARTE 3 : ELABORACIÓN DE DOCU-MENTOS ELECTRÓNICOS

Manual del Facturador Electrónico

Lo primero que debemos ingresar son nuestros datos (Datos del emisor), que en su mayoría, se dan por defecto una vez selecciona-da la opción “SIN DESCRIPCIÓN” en la lista desplegable “Sucursal”. En “Número de sucursal” y “Número de caja”, escribiremos un “1” solamente.

Después se ingresará los Datos del receptor, teniendo particular cuidado en las casillas obligatorias (marcadas con un asterisco rojo *).

Cuando el receptor ya se ha inscrito como tal, si salta a la siguiente celda podrá ver cómo se llegan automáticamente los datos. Esto pasa porque el sistema reconoce la identifica-ción y carga la información correspondiente. Si no ocurre, enviará un mensaje diciendo que no encontró al usuario, pero esto no impedirá que pueda ingresar los datos “a pie”.

Seguidamente se llenará la información correspondiente a la factura (Datos Encabezado factura), donde veremos lo siguiente:

• Tipo de documento: puede ser factura electrónica, nota de débito o nota de crédito (las últimas dos las veremos más ade-lante).

20

Manual del Facturador Electrónico

• Número Consecutivo: al igual que las facturas impresas, las electrónicas se registran utilizando un número consecutivo que nunca se repetirá, será una identificación única. Éste número largo se explicará más adelante.

• Fecha de emisión: se da por defecto, incluye la fecha y hora actuales. Esta situación se da porque la factura debe ser envia-da inmediatamente.

• Condición de la Venta: puede ser a contado, crédito, venta por consignación, apartado, entre otras.

• Plazo del crédito: en días. Ésta casilla se activa si la condición de la venta es a crédito.

• Detalle condición de venta OTRO: se activa si en condición de la venta se seleccionó la opción “otro”.

• Moneda Venta: moneda utilizada para la venta.

• Tipo de cambio: valor del colón respecto a la moneda de ven-ta.

• Forma de Pago: puede ser en efectivo, tarjeta, cheque, trans-ferencia – depósito bancario, recaudo por terceros u otros.

• Detalle forma de pago OTRO: se activa si en forma de pago se seleccionó la opción “otro”.

Una vez ingresados todos todos los datos, damos clic en el botón “Guardar Encabezado”.

21

Manual del Facturador Electrónico

Seguidamente, aparecerá una sección llamada “Datos Detalle fac-tura” en donde se podrá ingresar varias líneas de detalle de la venta realizada. La información solicitada se describe a continuación:

• Tipo de Código: se debe especificar el código del producto o servicio a vender. Para los servicios se puede utilizar “Código uso interno” u “Otros”.

• Código: se consigna el código respectivo, sea porque el pro-ducto ya lo incluye o asignado de forma arbitraria por el emi-sor. Se debe tomar en cuenta que cada servicio concreto debe tener su propio código (por ejemplo, producción musical usa el código 1, animación musical usa el código 2, etc.).

• Descripción de la línea: se detalla brevemente el servicio vendido.

• Unidad de Medida: en el caso de los músicos, se utilizaría el de “Servicios Profesionales”.

• Cantidad y Precio Unitario: valores para cálculo.

• Monto Descuento: si aplica un descuento en la venta debe ingresar el monto en números absolutos y especificar su natu-raleza en la casilla siguiente naturaleza del descuento.

Ahora bien, si se vende productos que incluyen algún impuesto y/o exoneración, debe consignarse dicha información en el apartado “Impuestos y Exoneraciones”. Ingresado el impuesto o la exonera-ción, damos clic a “Guardar Impuesto”.

A continuación, se añade tanto la línea del impuesto como la línea de factura. En el apartado siguiente, se detalla los totales.

22

Manual del Facturador Electrónico

Existe dos apartados más llamados “Documento de Refe-rencia” (que veremos más adelante) y “Otros”. En éste último, el contribuyente ingresa cualquier información que considere necesa-ria.

Antes de terminar, se debe validar la información haciendo clic en el botón “Validar Documento”. Esto creará una clave de documento por firmar en el apartado final “Enviar XML firmado”.

Firmar utilizando el programa MH_Firmador

Este software sólo está disponible para Windows, de manera que, si usted utiliza Machintosh o Linux, diríjase al apartado “Firmar utilizando el programa Signum One”.

Ahora bien. Con el programa MH_Firmador debemos asegurarnos que el programa está abierto y funcionando. Además, nos asegura-remos de conocer la dirección donde se encuentra la llave criptográ-fica y el archivo de texto con el usuario y contraseña.

Una vez realizado lo anterior, la clave que proporciona al sistema luego de validar el documento, debe copiarse y pegarse en el soft-ware firmador de comprobantes electrónicos descargado e instalado al inicio de este capítulo.

23

Manual del Facturador Electrónico

En el software se dará clic en el botón “Pegar HASH” y después a la opción “Firma Llave Criptográfica”. Se desplegará una ventana para buscar el archivo de certificación que se obtuvo al crear la llave criptográfica.

El sistema solicitará el PIN de la llave criptográfica que creamos en el vídeo sobre llaves critpográficas y contraseña.

Finalmente, el sistema lanzará un aviso validando el procedimiento y solicitando al usuario finalizar la presentación de la factura en la página de la ATV.

24

Manual del Facturador Electrónico

Firmar utilizando el programa Signum One

Lo primero que debe hacer es descargar el software e instalarlo. Asegúrese que está descargando el que corresponde a su método de firma (firma digital o llave criptográfica) y a su sistema operativo (Windows, Mac o Linux). Luego de firmarlo notará que NO se abre ninguna interfaz de programa, sino que el mismo corre en se-gundo plano. Podrá ver el ícono en la barra de su computadora (es una plumilla blanca con fondo azul, como se ve en la imagen supe-rior de esta entrada).

Ahora procedemos a llenar el formulario al igual que lo hicimos en el vídeo Parte 6: La Factura Electrónica [Vídeo], y nos detendremos luego de dar clic al botón “Validar Documento” que se encuentra al final de la página de confección de la factura electrónica. En lugar de realizar el procedimiento de copiar HASH, haremos clic directa-mente al botón “Firmar Documento”.

Importante:  Antes de hacer clic a “Firmar Documento”, asegúrese que el programa Signum One  esté funcionando en segundo plano.

Aparecerá un recua-dro como este (es el programa  Signum One funcionando).

Al hacer clic en el es-pacio superior, el sis-tema abrirá una ven-tana para buscar la llave criptográfica (el certificado en forma-

25

Manual del Facturador Electrónico

to electrónico). En la celda inferior deberá introducir el PIN que creó junto a la llave criptográfica.

Después de seguir los pasos anteriores, haga clic en el botón “Con-tinuar” y aparecerá un cuadro como el siguiente.

Asegúrese que los datos sean correctos y haga clic en “Con-tinuar”.  El sistema le indicará el archivo  “XML firmado con éxito” mediante un cuadro de diálogo como el siguiente:

Enviando la factura electrónica

Una vez hayamos firmado el comprobante electrónico utilizando al-guno de los anteriores firmadores, debemos ingresar el usuario y la contraseña que se obtuvieron en el capítulo IV.

Para terminar y enviar el comprobante firmado, hacemos clic en “Enviar XML firmado”. La factura ha sido enviada a la Administra-ción Tributaria Virtual para que realicen su validación.

26

Manual del Facturador Electrónico

De forma inmediata, el sistema enviará un correo interno con el comprobante del envío de la factura. Podrá consultarlo en el buzón “Comprobantes” de su bandeja electrónica. En dicho correo, encon-trará dos archivos: uno en PDF y el otro en XML. Es importante que el usuario custodie ambos comprobantes.

En ésta misma bandeja, la ATV enviará la confirmación de acepta-ción o rechazo del comprobante enviado en un plazo máximo de 3 horas a partir de la recepción del archivo XML. De ser rechazado, en el mismo correo se incluirá los motivos.

27

Manual del Facturador Electrónico

CAPÍTULO VI: NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO

La mejor forma de entender en qué consiste una Nota de Débito o Crédito es mediante el siguiente ejemplo:

Imagine que usted realiza una factura timbrada (pre-impresa, con el método  viejo) y se equi-voca en el monto. Lo que más de uno hizo fue trazar una “X” en la factura o escribir “NULA” y, se-guidamente, firmar para que quedara constancia de que dicho documento “no era válido”.

Ahora suponga que existía una prohibición para realizar la anu-lación de la factura siguiendo ese método y que la forma válida consistía en: emitir un documen-to impreso que detallara qué debía modificarse de la factura original y por qué, y una vez firmado por usted, debía graparlo a la factura original.

Básicamente, así funcionan las notas de débito y crédito en el siste-ma electrónico que estamos incorporando. Los pasos se explican a continuación.

Las notas de débito/crédito modifican el monto total factu-rado originalmente. La nota de débito aumenta el monto y la nota de crédito lo disminuye.

En el menú superior del portal de la ATV, diríjase a la direc-ción Comprobantes electrónicos / Herramienta Gratuita / Consultar Comprobantes. 

28

Manual del Facturador Electrónico

Se desplegará una pantalla como la siguiente, donde podrá realizar consultas de comprobantes electrónicos utilizando tres modalidades:

• Específica: se ingresa el número de factura (serie de 20 dígi-tos)

• Avanzada: consultando por número de identificación o nom-bre del cliente, tipo de documento, condición de la venta, do-cumento de referencia o fecha.

• Rechazadas por el validador: enumerándose aquellas que hayan sido rechazadas tanto por la ATV como por los clientes.

Una vez seleccionado el método de búsqueda y hacer clic en el bo-tón “Consultar”, el sistema desplegará en la parte inferior una lis-ta de comprobantes que responden a los valores consultados.

En la tabla desplegada podrá verse el número consecutivo, la clave y tipo del documento, el nombre comercial (ingresado en el proceso

29

Manual del Facturador Electrónico

de modificación del RUT), fecha de emisión, descarga en XML o PDF y el envío por correo (se envía al correo escrito en el espacio supe-rior de la tabla). También aparecerá dos opciones con enlace, cada uno con la leyenda “Nota Crédito” y “Nota Débito”. En el presente capítulo, haremos una Nota de Crédito con el fin de anular una fac-tura.

El sistema ‘volverá’ a abrir la factura electrónica original pero nota-remos que en el apartado “Documento de referencia” habrá tres datos ingresados por el mismo sistema: el Tipo de Documento (“Fac-tura Electrónica”), Número Documento (correspondiente a la “clave” del documento) y Fecha Emisión. Lo anterior establece una relación que vincula la nota de crédito/débito a su respectivo documento de referencia. El resto de casillas debemos llenarlas. La lista desplega-ble Código Referencia contiene la justificación de la nota:

• Anula documento de referencia: anula la factura original.

• Corrige texto documento de referencia: modifica algún error en los campos correspondientes a texto (nombre del re-ceptor, la líneas del detalle de factura, etc.).

• Corrige monto: modifica el monto total facturado original-mente (en el caso de notas de crédito, el monto será menor, en notas de débito se aumenta el monto).

Además, el sistema nos pedirá que escribamos una línea explicando la Razón de la generación de la nota de crédito o débito. Una vez llenos todos los campos, hacemos clic en el botón “Guardar Refe-rencia”,  lo que incluirá una línea en el cajón inferior como el que se muestra a continuación:

30

Manual del Facturador Electrónico

Finalmente, validaremos, firmaremos y enviaremos el comprobante electrónico, con lo que el sistema nos descargará una copia en PDF donde se detallará la condición de “nota de débito/crédito elec-trónica” en el campo “Tipo Documento”, tal y como se observa en la siguiente imagen:

La condición expuesta en el apartado “Código de referencia” es el que prevalecerá en este tipo de documento, ya que este indicará cómo se modificará la información de la factura original.

CAPÍTULO VII: CONFIRMAR XML

Como se ha dicho en páginas anteriores, la confirmación el archivo XML tiene una importancia capital cuando realizamos facturación electrónica. Esta es la única forma válida para incluir gastos deduci-bles en nuestra declaración de Renta; obviamente, dichos gastos de-ben tener relación con nuestra actividad económica. Para ello, es vital que nosotros exijamos a nuestros proveedores de bienes y ser-vicios que nos incluyan como receptores y nos envíen una copia del archivo XML (así como nos envían el PDF de la factura correspon-diente).

Una vez tenemos a mano el archivo XML que vamos a confirmar, nos dirigimos al menú superior Comprobantes Electrónicos / Herramien-

31

Manual del Facturador Electrónico

ta Gratuita / Confirmar XML. El sistema nos desplegará una venta-

na como la siguiente:

Al hacer clic en el botón “Seleccionar archivo”, se abrirá una ven-tana para que busquemos el archivo XML. Luego de agregarlo, ha-cemos clic en “Cargar documento”.  La información básica del comprobante electrónico llenará alguno de los espacios grises de la ventana.

Como se explicó en el capítulo II, un archivo XML puede aceptarse total o parcialmente, o en su defecto, ser rechazado. Se detallan las implicaciones en cada uno de los tres casos posibles:

1. El archivo es aceptado totalmente: toda la información está correcta y no es necesario indicar razones.

2. El archivo es aceptado parcialmente: existe algunas incon-sistencias mínimas que deben ser notificadas al emisor del comprobante electrónico, pero no tan profundas como para

32

Manual del Facturador Electrónico

que amerite un rechazo. En este caso, debe detallarse las razo-nes en la casilla “Detalle Mensaje”.

3. El archivo es rechazado:  las inconsistencias presentes en el documento electrónico hacen imposible su aceptación total o parcial. El emisor deberá realizar una nota de débito anulando la factura y realizar las correcciones pertinentes utilizando de base la información que el receptor incluirá en la casilla “De-talle Mensaje”.

Si usted acepta parcialmente o rechaza un comprobante electrónico, recuerde indicar las razones en la casilla “Deta-lle Mensaje”.

Ahora sólo debe Confirmar y Firmar el documento haciendo clic en los botones correspondientes al final del formulario.

Finalmente, debe ingresar el usuario y la contraseña, y hacer clic en el botón “Enviar Documento”. Al hacerlo, el sistema descargará el comprobante, el cual tendrá una apariencia como la siguiente ima-gen:

33

Manual del Facturador Electrónico

Aunque no es obligatorio, puede enviarle una copia al emisor de la factura, a fin de que pueda tener su propio respaldo.

Como nota final: recuerde que el orden es la clave para lle-var fácilmente las cuentas tributarias y financieras.

NOTA ADICIONAL: ¿PUEDE OTRO FACTURAR POR MÍ?

¡Claro que sí!  El sistema de la Administración Tributaria Virtual permite que un tercero pueda facturar a nuestro nombre. El proce-dimiento es muy simple, solamente debemos dirigirnos al menú su-perior del portal, siguiendo la dirección Mantenimiento del Perfil / Autorización de Usuarios. 

Se desplegará una página donde ingresaremos el número de cédula de la persona a quien autorizaremos a realizar procesos a nuestro nombre. También seleccionaremos las tareas que podrá realizar y, finalmente, enviaremos la autorización.

Si usted va a autorizar a un tercero debe saber que, prime-ro, debe generar una contraseña y una llave critpográ-fica  y facilitárselas a la persona que autorizará. Esto se debe a que, como se mencionó en el tutorial anterior, este procedimiento no podrá realizarlo otra persona más que us-ted.

34