Manual Interno de Procedimientos y Directrices Para El Tratamiento de Datos Personales

7/23/2019 Manual Interno de Procedimientos y Directrices Para El Tratamiento de Datos Personales

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COLOMABIANA DE TENIS S.A COLTENIS S A

MANUAL INTERNO DE MANEJO DE DATOS PERSONALES

Para dar cumplimiento a lo sealado en el artculo 15 de la Constitucin Poltica deColombia y la Ley 1581 del 2012, la empresa COLOM!"#" $% &%#!' '(" COL&%#!'

'(" publica el si)uiente M"#*"L !#&%+#O $% M"#%O $% $"&O' P%+'O#"L%', conel -in .ue las personas naturales o /urdicas interesadas, puedan e/ercer su $ereco deabeas $ata, en especial el dereco a conocer la in-ormacin, a solicitar su actualiacin,a solicitar su recti-icacin e incluso la destruccin total de la in-ormacin(

CAPITULO I.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTCULO 13 $e-iniciones3 Con el -in de -acilitar el uso de este M"#*"L y enaplicacin de las normas citadas, se establecen las si)uientes de-iniciones3

Autorizaci!%s el consentimiento pre4io, epreso e in-ormado del &itular paralle4ar a cabo el &ratamiento de datos personales(

A"i#o $% &ri"aci$a$!%s el documento -sico, electrnico o en cual.uier otro-ormato, )enerado por el +esponsable, .ue es puesto a disposicin del &itular parael &ratamiento de sus datos personales, el cual comunica al &itular la in-ormacinrelati4a a la eistencia de las polticas de &ratamiento de in-ormacin .ue le ser6naplicables, la -orma de acceder a las mismas y las caractersticas del &ratamiento.ue se pretende dar a los datos personales(

Ba#% $% $ato#!%s el con/unto or)aniado de datos personales, .ue ser6n ob/eto

de &ratamiento(

Dato &%r#oa'3 'e considera como tal, toda in-ormacin 4inculada o .ue puedaasociarse a una o 4arias personas naturales determinadas o determinables(

Dato &()'ico!'e considera como tal, cual.uier dato cali-icado como tal se)7n los

mandatos de la Ley o de la Constitucin Poltica y a.uel .ue no sea semipri4ado,pri4ado o sensible( 'on p7blicos, entre otros, los datos relati4os al estado ci4il delas personas, a su pro-esin u o-icio, a su calidad de comerciante o de ser4idorp7blico y a.uellos .ue puedan obtenerse sin reser4a al)una( Por su naturalea,los datos p7blicos pueden estar contenidos, entre otros, en re)istros p7blicos,documentos p7blicos, )acetas y boletines o-iciales, sentencias /udicialesdebidamente e/ecutoriadas .ue no estn sometidas a reser4a(

Dato &ri"a$o!'e considera como tal, todo dato .ue por su naturalea ntima o

reser4ada slo es rele4ante para el &itular( Dato# S%#i)'%#!'e considera como tal, todo dato .ue a-ecta la intimidad del

&itular o cuyo uso indebido puede )enerar su discriminacin, tales como a.uellos.ue re4elen el ori)en racial o tnico, la orientacin poltica, las con4iccionesreli)iosas o -ilos-icas, la pertenencia a sindicatos, or)aniaciones sociales, dederecos umanos o .ue promue4a intereses de cual.uier partido poltico o .ue


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)aranticen los derecos y )arantas de partidos polticos de oposicin as como losdatos relati4os a la salud, a la 4ida seual y los datos biomtricos(

Dato #%*i&ri"a$o!'e considera como tal, todo .ue no tiene naturalea ntima,reser4ada, ni p7blica y cuyo conocimiento o di4ul)acin puede interesar no slo asu &itular sino a cierto sector o )rupo de personas o a la sociedad en )eneral(

Ecar+a$o $%' Trata*i%to!Persona natural o /urdica, p7blica o pri4ada, .uepor s misma o en asocio con otros, realice el &ratamiento de datos personales porcuenta del +esponsable del &ratamiento9

E*&r%#a!%s la %MP+%'" :COLOM!"#" $% &%#!' '("( COL&%#!' '("(; ,a)%a# $ata!Consiste en el $ereco -undamental autnomo e independiente .ue

con-iere a las personas naturales o /urdicas, la -acultad de conocer, actualiar yrecti-icar las in-ormaciones .ue se ayan reco)ido sobre ellas en bancos de datosy en arci4os de entidades p7blicas y pri4adas(

R%#&o#a)'% $%' Trata*i%to!%s la persona natural o /urdica, p7blica o pri4ada,.ue por s misma o en asocio con otros, decida sobre la ase de $atos y( Prici&io $% 'i)%rta$3 %l &ratamiento slo puede e/ercerse con el consentimiento,pre4io, epreso e in-ormado del &itular( Los datos personales no podr6n ser obtenidos odi4ul)ados sin pre4ia "utoriacin, o en ausencia de mandato le)al o /udicial .ue rele4e el

consentimiento(

?( Prici&io $% "%raci$a$ o ca'i$a$!La in-ormacin su/eta a &ratamiento debe ser 4era,completa, eacta, actualiada, comprobable y comprensible( 'e probe el &ratamiento dedatos parciales, incompletos, -raccionados o .ue inducan a error(


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5( Prici&io $% tra#&ar%cia!%n el &ratamiento debe )arantiarse el dereco del &itulara obtener del +esponsable del &ratamiento o del %ncar)ado del &ratamiento, en cual.uiermomento y sin restricciones, in-ormacin acerca de la eistencia de datos .ue leconciernan(

@( Prici&io $% acc%#o / circu'aci r%#tri+i$a! %l &ratamiento se su/eta a los lmites.ue se deri4an de la naturalea de los datos personales, de las disposiciones en materiade abeas $ata y la Constitucin( %n este sentido, el &ratamiento slo podr6 acerse porpersonas autoriadas por el &itular y


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>( 'er in-ormado por el +esponsable del &ratamiento o el %ncar)ado del &ratamiento,pre4ia solicitud, respecto del uso .ue le a dado a sus datos personales9

?( +e4ocar la "utoriacin y


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8(= 'uministrar al %ncar)ado del &ratamiento, se)7n el caso, 7nicamente datos cuyo&ratamiento est pre4iamente autoriado de con-ormidad con lo pre4isto en lanormati4idad aplicable9

B(= %i)ir al %ncar)ado del &ratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones dese)uridad y pri4acidad de la in-ormacin del &itular9

10(= &ramitar las consultas y reclamos -ormulados en los trminos sealados en el artculo1? y 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el presente manual9

11(= !n-ormar al %ncar)ado del &ratamiento cuando determinada in-ormacin se encuentraen discusin por parte del &itular, una 4e se aya presentado la reclamacin y no aya-inaliado el tr6mite respecti4o9

12(= !n-ormar a solicitud del &itular sobre el uso dado a sus datos9

1>(= !n-ormar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten 4iolaciones a los

cdi)os de se)uridad y eistan ries)os en la administracin de la in-ormacin de lostitulares(

1?(= Cumplir las instrucciones y re.uerimientos .ue imparta la 'uperintendencia de!ndustria y Comercio en materia de abeas data(

CAPITULO III

PROCEDIMIENTOS

Para la atencin de las consultas y reclamos por parte de los titulares del derecoprote)ido, se establece este el si)uiente procedimiento3

ARTCULO 5!La dependencia responsable de la atencin de peticiones, consultas yreclamos ante la cual el &itular puede e/ercer sus derecos a conocer, actualiar, recti-icar,suprimir el dato o recti-icar la "utoriacin en los trminos de Ley, es la Derencia de la%mpresa COLOM!"#" $% &%#!' '("( COL&%#!' '("(, con O-icinas en la de la ciudad de , correo electrnico3datospersonalesE(com(co

ARTCULO 6!%l &itular de la !n-ormacin para e-ectos de )arantiar la se)uridad de lain-ormacin, podr6n optar por realiar la solicitud personalmente o por escrito(

La consulta ser6 atendida en un trmino m6imo de die F10G das 6biles contados apartir de la -eca de recibo de la misma( Cuando no -uere posible atender la consultadentro de dico trmino, se in-ormar6 al interesado, epresando los moti4os de la demoray sealando la -eca en .ue se atender6 su consulta, la cual en nin)7n caso podr6superar los cinco F5G das 6biles si)uientes al 4encimiento del primer trmino(

PAR2GRA3O I( %n caso .ue el &itular realice la consulta personalmente ante el 6rearesponsable de la atencin de peticiones y reclamos, deber6 identi-icarse con su cdulade ciudadana o documento e.ui4alente(


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PAR2GRA3O II.%n caso .ue el &itular presente su consulta por escrito, el documentodeber6 contar con dili)encia ante notaria Fo autoridad competenteG con presentacinpersonal y reconocimiento del contenido( %n el escrito se deber6 indicar la direccin delpeticionario, y ad/untar copia del documento de identi-icacin personal( 'i la consulta esrealiada mediante autoriado o apoderado se deber6 ad/untar ori)inal de la "utoriacin

o poder del &itular de los datos, autenticada ante notario p7blico y el documento deidenti-icacin personal del autoriado o apoderado(

PAR2GRA3O III3 %n caso .ue la consulta se re-iera a un &itular -allecido, el cnyu)e,compaero permanente, i/o o -amiliar deben presentar solicitud escrita debidamenteautenticada, acompaando el certi-icado de de-uncin del &itular de la in-ormacin(

"dicionalmente deber6n presentar3

1(=%l Cnyu)e o compaero FaG permanente3

aG $ocumento ori)inal de identi-icacin personal del Cnyu)e o compaero FaGpermanente(

bG +e)istro ci4il de matrimonio o declaracin etra /uicio de la unin marital de eco(

2(= Los i/os3 $ocumento ori)inal de identi-icacin personal del i/o y copia del re)istroci4il de nacimiento(

>(= Otros Hamiliares3

aG $ocumento ori)inal de la identi-icacin personal del -amiliar(

bG +e)istros ci4iles del FlaG -allecido FaG y del peticionario, con el .ue se acredite elparentesco(

ARTCULO 7! %l &itular o sus causaabientes .ue consideren .ue la in-ormacincontenida en una ase de $atos debe ser ob/eto de correccin, actualiacin o supresin,o cuando ad4iertan el presunto incumplimiento de cual.uiera de los deberes contenidosen la Ley 1581 de 2012, podr6n presentar un reclamo escrito ante el 6rea responsable elcual ser6 tramitado ba/o las si)uientes re)las3

"G %l reclamo se -ormular6 mediante solicitud escrita diri)ida al 6rea responsable,con la identi-icacin del &itular, la descripcin de los ecos .ue dan lu)ar alreclamo, la direccin, y acompaando los documentos .ue se .uiera acer 4aler('i el reclamo resulta incompleto, se re.uerir6 al interesado dentro de los cinco F5G

das si)uientes a la recepcin del reclamo para .ue subsane las -allas(

&ranscurridos dos F2G meses desde la -eca del re.uerimiento, sin .ue elsolicitante presente la in-ormacin re.uerida, se entender6 .ue a desistido delreclamo(


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%n caso de .ue la %mpresa $'!#$!% ' " ' no sea competente para resol4er elreclamo, dar6 traslado a .uien corresponda en un trmino m6imo de dos F2G das6biles e in-ormar6 de la situacin al interesado(

G *na 4e recibido el reclamo completo, se incluir6 en la ase de $atos una leyenda.ue di)a :reclamo en tr6mite; y el moti4o del mismo, en un trmino no mayor a dos

F2G das 6biles( $ica leyenda deber6 mantenerse asta .ue el reclamo seadecidido(

CG %l trmino m6imo para atender el reclamo ser6 de .uince F15G das 6bilescontados a partir del da si)uiente a la -eca de su recibo( Cuando no -uere posibleatender el reclamo dentro de dico trmino, se in-ormar6 al interesado los moti4osde la demora y la -eca en .ue se atender6 su reclamo, la cual en nin)7n casopodr6 superar los oco F8G das 6biles si)uientes al 4encimiento del primertrmino(

CAPITULO I8.

AUTORI9ACI:N

"+&IC*LO 83 %l &ratamiento de in-ormacin por parte de la %mpresa COLOM!"#" $%&%#!' '("( COL&%#!' '("( re.uiere el consentimiento libre, pre4io, epreso e in-ormadodel &itular de la !n-ormacin( La %mpresa COLOM!"#" $% &%#!' '("( COL&%#!' '("(,en su condicin de +esponsable del &ratamiento de datos personales, a dispuesto losmecanismos necesarios para obtener la "utoriacin de los &itulares )arantiando en todocaso .ue la "utoriacin sea susceptible de posterior consulta(

P"+JD+"HO3 Los datos de #aturalea P7blica, de con-ormidad con lo sealado en elliteral bG del artculo 10 de la Ley 1581 de 2012, no re.uieren "utoriacin del &itular de la!n-ormacin(

ARTCULO ;!Mediante el "4iso de pri4acidad se in-orma al &itular la in-ormacin relati4aa la eistencia de las polticas de &ratamiento de in-ormacin contenidas en el presentemanual, as como las caractersticas del &ratamiento .ue se le dar6 a los datospersonales, y contendr6 como mnimo la si)uiente in-ormacin3

1( !dentidad, domicilio y datos de contacto del +esponsable del &ratamiento(

2( &ipo de &ratamiento al cual ser6n sometidos los datos y la -inalidad del mismo(

>( Mecanismos )enerales dispuestos por el +esponsable para .ue el &itular conoca lapoltica de &ratamiento de la in-ormacin( !n-ormando al &itular cmo consultar la polticade &ratamiento de in-ormacin(

P"+JD+"HO3 La %mpresa COLOM!"#" $% &%#!' '("( COL&%#!' '("( conser4ar6 elmodelo del "4iso de pri4acidad .ue se transmiti a los &itulares mientras se lle4e a caboel &ratamiento de datos personales, y perduren las obli)aciones .ue de ste se deri4en(


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La %mpresa COLOM!"#" $% &%#!' '("( COL&%#!' '("( podr6 emplear los mediosin-orm6ticos, electrnicos, o cual.uiera .ue considere pertinente para almacenar elmodelo(

CAPITULO 8.

NOMBRE 0 3INALIDAD DE LAS BASES DE DATOS 0


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Cali,

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