Manual do gestor: tudo que você precisa saber

para administrar uma clínica médica

3 Introdução

6 A importância da agenda otimizada

11 Gerenciando o relacionamento com pacientes

16 Agilize o controle financeiro

20 Invista em marketing

24 Conclusão

27 Sobre a Idea Shake

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INTRODUÇÃO

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Introdução

É bastante comum vermos profissionais de saúde buscando abrir suas próprias clínicas. O número reduzido de hospitais e centros médicos, a falta de oportunidades de crescimento sendo empregados de um terceiro e o espírito empreendedor são algumas das motivações para que médicos do país todo, em algum momento das suas vidas, partam para uma atuação empresarial. Isso mesmo, pois uma clínica médica é uma empresa, portanto, pressupõe todas as características de um negócio, incluindo a geração de lucro.

Introdução

Quando o médico se lança nessa empreitada, ele precisa ser mais do que um excelente profissional de saúde. Ele tem que ser um administrador, um gestor de negócios, para fazer com que sua clínica cresça, ganhe competitividade e conquiste um bom posicionamento de mercado. Essas conquistas partem de uma atuação estratégica, focada em oferecer serviços de qualidade e condizente com o público-alvo, sem perder de vista o objetivo maior, que é a sustentabilidade da clínica.

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Introdução

Uma gestão eficiente é responsável por aumentar a produtividade dentro da clínica, atrair e reter talentos, fomentar negócios, despertar o interesse de outros profissionais e, é claro, atrair pacientes. Conforme o número de pacientes cresce, o faturamento aumenta e a clínica se mantém financeiramente saudável, podendo pensar em um futuro próximo com expansões, aumento da capacidade de atendimento, diversificação dos serviços, entre outras melhorias que farão dela um sucesso ainda maior.

Mas a pergunta que ainda fica para muitos profissionais que aceitaram o desafio de abrirem suas próprias clínicas é: como administrar melhor um negócio que lida com pessoas e saúde? É para esclarecer essa dúvida que persiste há tempos que criamos este e-book. Aqui, você vai encontrar dicas práticas de como gerir sua clínica médica com eficiência e praticidade, cuidando para que seus pacientes se sintam realmente cuidados.

Boa leitura!

2A IMPORTÂNCIA

DA AGENDA OTIMIZADA

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Gerenciando o relacionamento com pacientes

O funcionamento de uma clínica médica está baseado quase que completamente em cumprir horários. Existem os horários de consultas, de exames, de entrega de exames, de retornos, entre outros. Quando esses horários não são coordenados de maneira eficiente, vemos as salas de espera lotadas, os pacientes insatisfeitos e os profissionais estressados.

Contornar essa situação não é tão difícil quanto parece. A adoção de um sistema de gestão de agendas pode organizar a rotina da sua clínica médica e fazer com que todos trabalhem com mais calma e tranquilidade, focando no mais importante: o atendimento ao paciente.

Uma agenda otimizada ajuda a aproveitar melhor o tempo e aumentar a produtividade da sua equipe, trazendo benefícios que serão percebidos logo de início:

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Gerenciando o relacionamento com pacientes

MAIOR EFICIÊNCIA NA MARCAÇÃO E CONTROLE DE CONSULTAS E EXAMES

A primeira mudança que você vai perceber ao adotar um sistema de agenda otimizada para sua clínica médica é na gestão das consultas e exames. Com as agendas médicas digitais, as secretárias são capazes de marcar consultas e exames em segundos, avaliando apenas a capacidade de atendimento de cada médico.

REDUÇÃO DO TEMPO DE ESPERA

A otimização das agendas também contribui para reduzir o tempo de espera do paciente dentro da clínica. Atrasos são comuns quando não há uma gestão eficiente, impactando na satisfação dos pacientes. Nesse sentido, a marcação correta de horários e a visualização geral de todos os compromissos dos médicos pode facilitar a inserção de encaixes, otimizando o tempo dos profissionais e dos pacientes.

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Gerenciando o relacionamento com pacientes

REDUÇÃO DE DESISTÊNCIAS

Um dos maiores problemas das clínicas médicas são as desistências. Pacientes se esquecem da consulta, marcam outros compromissos na mesma data e horário, deixam de ter sintomas e acreditam que não precisam mais ir ao médico. Isso cria um caos na agenda do médico, mas com simples lembretes enviados automaticamente por e-mail ou SMS, esse índice pode ser reduzido consideravelmente. O paciente que realmente não puder comparecer poderá desmarcar a consulta com uma simples mensagem, o que desocupa as linhas telefônicas da clínica.

PRONTUÁRIO ELETRÔNICO

Arquivos em papel podem ser facilmente perdidos ou extraviados, comprometendo o acompanhamento dos pacientes. Mas isso já é passado, ao menos para as clínicas que adotaram a tecnologia como forte aliada na gestão em saúde. Com prontuários eletrônicos, os médicos têm acesso rápido a todas as informações do paciente, dentro do consultório, sem a necessidade de idas e vindas do arquivo.

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Gerenciando o relacionamento com pacientes

REDUÇÃO DO ESTRESSE

A rotina atribulada faz dos profissionais de saúde um dos grupos com maior nível de estresse no mercado de trabalho. Contudo, ao harmonizar a rotina dentro da sua clínica, com horários bem definidos, limite de pacientes atendidos por dia para cada médico, redução da pressão por resultados de exames, é possível reduzir o nível de estresse, melhorando o ambiente de trabalho.

3GERENCIANDO O

RELACIONAMENTO COM PACIENTES

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Agilize o controle financeiro

Antigamente, o médico era quase parte da família. Visitava seus pacientes em casa, prescrevia os medicamentos e mandava alguém buscar na farmácia, ligava para saber como o paciente estava evoluindo. Esse atendimento personalizado fazia dele um profissional querido por todos, respeitado na sociedade.

Atualmente a dinâmica da sociedade mudou, a quantidade de pacientes aumentou e hoje é praticamente impossível manter esse tipo de contato. Entretanto, é possível cultivar um bom relacionamento com seus pacientes usando os recursos certos para se manter sempre presente, mostrando que você se preocupa com a saúde deles.

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Agilize o controle financeiro

USE A TECNOLOGIA PARA SE COMUNICAR

A maioria dos médicos vê o paciente uma única vez, durante a consulta. Depois, fica sem saber se o paciente realmente comprou e tomou os remédios, se levou o tratamento até o fim e se está saudável. Para ter notícias dos seus pacientes, você não precisa ficar marcando retornos, afinal, sua agenda é concorrida. Com o mundo digital, é possível manter contato por e-mail, SMS, WhatsApp ou até retornar as ligações. Lembre-se de que o Conselho Federal de Medicina (CFM) proíbe consultas virtuais, portanto, esses contatos devem ser de acompanhamento e orientação sobre o tratamento prescrito em consultório.

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Agilize o controle financeiro

COMPARTILHE SEU CONHECIMENTO

A internet trouxe muitas vantagens e desvantagens, tanto para médicos quanto para pacientes. No momento em que um sintoma se apresenta, o paciente corre para o Google e faz uma pesquisa, descobrindo que pode ter desde uma dor de barriga simples até um apêndice supurado. E é claro que o pior sintoma é o que ele elege para acreditar. Mas você pode tranquilizar seus pacientes compartilhando seu conhecimento por meio de um blog, por exemplo. No caso do doente do exemplo, você poderia detalhar quais são os demais sintomas que envolvem o diagnóstico de apêndice supurado, sempre recomendando que o internauta procure um médico para obter o diagnóstico correto.

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Agilize o controle financeiro

ESTABELEÇA VÍNCULOS

Só damos seguimento a um relacionamento se formarmos vínculos com as pessoas. Do contrário, cada um vai para um lado. Nesse sentido, manter o relacionamento por meio de conteúdos digitais ajuda a passar confiança e tornar o médico e a clínica autoridades no assunto. No relacionamento presencial, coloque-se sempre no lugar do paciente, seja empático e simpático, demonstrando preocupação pelo estado de saúde dele. Quando a confiança é estabelecida entre médico e paciente, ele não abre mão de ser atendido sempre pelo mesmo profissional, tornando-se um cliente fiel da clínica. Além disso, como você deve saber, o fluxo de pacientes de uma clínica se dá, em sua maior parte, por recomendações de pacientes satisfeitos.

4AGILIZE O CONTROLE

FINANCEIRO

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Agilize o controle financeiro

O financeiro é uma das áreas com as quais você deve ter maior preocupação na administração da sua clínica, pois é nele que você verifica como anda a saúde do seu negócio. Para que sua clínica seja um sucesso, você não pode ficar no vermelho. Portanto, comece o controle financeiro pelo fluxo de caixa, que é o termômetro da sua performance como empresário do setor de saúde.

O fluxo de caixa é o controle de entradas e saídas de dinheiro da sua clínica. O conceito é bastante simples e você pode começar a ordenar suas receitas e despesas em uma planilha eletrônica, mas quando elas se tornarem muitas, vai precisar de um sistema mais eficiente de gestão financeira. Para que você não se assuste de início, vamos dar algumas dicas de como colocar seu controle financeiro em dia:

LISTE RECEITAS E DESPESAS

Em uma planilha, livro caixa ou software de gestão, você deve listar todas as receitas e despesas da sua clínica, incluindo todos os itens, incluindo materiais não só médicos mas também de consumo como lápis, papel higiênico, entre outros. Isso servirá de base para que você entenda quanto de dinheiro entra na sua clínica a cada mês e quanto sai. Se o saldo for positivo, ótimo. Se for negativo, você precisa começar a rever seus gastos.

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Agilize o controle financeiro

ENTENDA AS RECEITAS E DESPESAS

Em um segundo momento, você terá que entender em quais centros de custo estão cada receita e despesa. É hora de classificá-las. Ao consolidar seu fluxo de caixa, não vai ajudar saber que você comprou 2.000 bolas de algodão. Mas vai ajudar a entender seus gastos você saber que gastou 10 mil reais com materiais cirúrgicos, por exemplo. Por isso é importante que você classifique suas receitas e despesas, agrupando-as em áreas que permitam saber onde o dinheiro da sua clínica está sendo investido.

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Agilize o controle financeiro

PROJETE O FLUXO DE CAIXA

A projeção do fluxo de caixa é uma previsão das receitas e despesas da sua clínica conforme o seu levantamento primário. Nessa projeção, você fará os lançamentos de quanto espera gastar com a operacionalização da clínica e quanto espera receber dos pacientes e dos convênios médicos. Olhando esses lançamentos como uma linha do tempo, você poderá prever, por exemplo, quando faltará dinheiro em caixa para sanar todas as contas da clínica ou quando você poderá adquirir aquele novo equipamento para melhorar o atendimento aos pacientes. Lembre-se, sempre, de incluir fundos de reserva para custos eventuais e não previsíveis como uma demissão de funcionário, manutenção de equipamentos etc.

MONITORE

Com o fluxo de caixa em dia, você só precisa monitorar o previsto versus o realizado e fazer os ajustes necessários para tornar sua clínica mais rentável, como otimização de recursos, redução de horas extras, campanhas de conscientização sobre materiais de expediente, entre outros.

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INVISTA EM MARKETING

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Invista em marketing

Sua clínica pode ter uma infraestrutura excelente, profissionais altamente qualificados e pacientes muito satisfeitos, mas se você não fizer com que outras pessoas saibam disso, não atrairá tantos clientes quanto precisa para manter seu negócio sustentável. Sendo assim, mais do que nunca, você precisa investir em marketing.

Você não precisa ter um outdoor na principal avenida da cidade nem montar um setor de telemarketing, já que essas duas estratégia, além de caras, já não são as mais eficientes. Mas pode usar ferramentas de marketing digital para ganhar visibilidade na internet, já que todos os perfis de pacientes estão por lá.

SITE

O site é a “vitrine virtual” da sua clínica médica, portanto, deve contar com um design que transmita a sensação de conforto, qualidade, segurança e competência do seu negócio. É essencial que seu site seja responsivo, ou seja, seja desenhado para funcionar no computador, laptop, tablets e celulares. Apresente seus profissionais com um breve currículo, destacando suas especialidades. Aproveite este investimento para integrar o site ao seu CRM, facilitando a marcação de consultas e a retirada de exames pela internet.

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Invista em marketing

BLOG

A reputação dos profissionais que atuam na sua clínica está diretamente relacionada ao sucesso do seu negócio. Mas dificilmente um paciente vai conhecer as competências e habilidades de um médico sem ter acesso a esse tipo de informação. Sabemos que o CFM veda a publicidade para profissionais da área, mas você pode criar um blog para sua clínica e convidar os médicos para escreverem sobre assuntos de interesse do seu público, como qualidade de vida, nutrição, prática de exercícios, entre outros. Além de informar seus potenciais clientes, você estará destacando as expertises da sua equipe.

REDES SOCIAIS

As redes sociais servem como mola propulsora dos artigos que você publica no blog, dando alcance a eles. Mas também fazem o papel de canal de contato direto com pacientes e potenciais pacientes, que podem utilizar esses canais para tirar dúvidas, recomendar sua clínica e compartilhar com outras pessoas suas páginas, contribuindo para a divulgação do seu trabalho.

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Invista em marketing

E-MAIL MARKETING

O e-mail é um dos mecanismos mais eficazes de comunicação com pacientes, já que você pode enviar uma série de informações por esse canal. Orientações com relação a tratamentos, conteúdos especializados que ajudem o paciente a entender o seu problema, lembretes de consultas e exames, resultados de exames — tudo isso pode ser enviado por e-mail. O relacionamento também pode ser mantido por meio do e-mail marketing, com o envio regular de informativos e newsletters que falem sobre as novidades da sua clínica, mudança de procedimentos, novos exames e especialidades, entre outros.

O importante é que você diversifique as estratégias de divulgação da sua clínica médica para atrair um número maior de pessoas, formando uma base de clientes fiéis e engajados.

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CONCLUSÃO

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Administrar uma clínica médica não é tão difícil quanto parece. Com os recursos certos, como um bom sistema de gestão que otimize os processos e aumente a eficiência da sua clínica, você pode conquistar um nível de excelência cada vez maior, agregando valor ao atendimento prestado.

Conclusão

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Conclusão

As ações de marketing e relacionamento fortalecerão os vínculos com seus pacientes e potenciais pacientes, criando um ambiente favorável para que você conquiste prestígio no mercado e, assim, crie mais oportunidades de negócio.

Por fim, não se esqueça de manter o financeiro sempre em dia e sob controle, pois ele é o coração da sua clínica, impactando nas demais áreas e sendo impactado por elas no que tange aos custos e despesas, bem como às receitas.

A Idea Shake é uma agência de marketing digital com foco na área da saúde. Contando com um parceiro especialista para ajudar no gerenciamento da sua estratégia de marketing, você tem mais resultados, com um excelente custo-benefício, já que não vai precisar aumentar o seu time de marketing!

Quer saber mais sobre como criar uma estratégia de marketing digital eficiente para a sua clínica médica? Entre em contato com a gente e aproveite para seguir a Idea Shake no Facebook, no LinkedIn, no Instagram e no Google+.