MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE ... · NATURALEZA Y VALORES DE LA...

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MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE

LA/FT EXTRAS S.A.

1. NATURALEZA Y VALORES DE LA EMPRESA ........................................ 5

2. OBJETIVOS DEL MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL

RIESGO DE LAVADO DE ACTIVO Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO PARA

EXTRAS S.A. .................................................................................. 6

3. ALCANCE ................................................................................ 6

4. GESTIÓN DEL MANUAL SARLAFT .................................................... 7

4.1. Responsabilidad ............................................................................. 7

4.2. Seguimiento ................................................................................. 7

4.3. Comunicación ............................................................................... 7

4.4. Capacitaciones .............................................................................. 8

4.5. Edición, revisión y aprobación ........................................................... 8

5. DEFINICIONES ........................................................................... 8

5.1. Definiciones sobre delitos ................................................................ 8

5.1.1. Delito de LA/FT ................................................................................... 8

5.1.2. Delito de omisión de control .................................................................... 9

5.1.3. Financiación del terrorismo .................................................................... 10

5.1.4. Delito de testaferrato ........................................................................... 10

5.2. Riesgo de LA/FT – RLA/FT ................................................................10

5.3. Definiciones sobre riesgos asociados al LA/FT .......................................11

5.3.1. Riesgo reputacional .............................................................................. 11

5.3.2. Riesgo legal ....................................................................................... 11

5.3.3. Riesgo operacional ............................................................................... 11

5.3.4. Riesgo de contagio ............................................................................... 12

5.4. Eventos LA/FT ..............................................................................12

5.4.1. Operación inusual ................................................................................ 12


5.4.2. Operación intentada ............................................................................. 12

5.4.3. Operación sospechosa ........................................................................... 12

5.5. Personas Políticamente expuestas (PEP)..............................................13

5.6. Listas Vinculantes .........................................................................13

5.7. Listas Restrictivas .........................................................................13

5.7.1. Lista OFAC ......................................................................................... 13

5.7.2. Listas de las Naciones Unidas .................................................................. 14

5.7.3. Listas de buscados, fugitivos y terroristas del FBI ......................................... 14

5.8. Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) ................................14

6. ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SARLAFT ................................... 14

6.1. Junta Directiva .............................................................................15

6.2. Gerente General y/o Representante Legal ...........................................16

6.3. Oficial de Cumplimiento .................................................................17

6.4. Directores y Gerentes ....................................................................18

6.5. Jefes y Coordinadores ....................................................................19

6.6. Colaboradores ..............................................................................20

7. COMPONENTES DE UN EVENTO DE RIESGO LA/FT (ERLA/FT) EN EXTRAS

S.A. SUS ELEMENTOS Y CÓMO SE INTERRELACIONAN .............................. 20

7.1. Fuentes de Riesgo .........................................................................20

7.1.1. Contraparte ....................................................................................... 21

7.1.2. Servicios ........................................................................................... 21

7.1.3. Canales de distribución ......................................................................... 21

7.1.4. Jurisdicción territorial .......................................................................... 21

7.2. Señales de Alerta ..........................................................................23

7.2.1. Clasificación y descripción de Señales de Alerta ........................................... 24

7.2.1.1. Señales de alerta producidas por los Accionistas .................................... 24

7.2.1.2. Señales de alerta producidas por los miembros de Junta Directiva .............. 25

7.2.1.3. Señales de alerta producidas por los clientes ........................................ 25

7.2.1.4. Señales de alerta producidas por los proveedores .................................. 27


7.2.1.5. Señales de alerta producidas por los colaboradores ................................ 30

7.2.1.6. Señales de alerta producidas en los servicios ........................................ 31

7.2.1.7. Señales de alerta por las jurisdicciones geográficas donde se realiza la

operación 31

7.3. Situaciones de riesgo de LA/FT en la empresa ......................................31

7.4. Causas de un ERLA/FT en la empresa .................................................32

7.4.1. Metodología de los 5 por qué’s para identificar causas de un ERLA/FT ................ 32

7.5. Riesgos asociados a un ERLA/F en EXTRAS S.A. ......................................33

7.6. Impactos o consecuencias de un ERLA/FT en EXTRAS S.A. ........................33

8. IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Y DETECCIÓN Y REPORTE

DE OPERACIONES SOSPECHOSAS O INTENTADAS EN EXTRAS S.A. ............... 34

8.1. Proceso que se debe seguir para identificar operaciones inusuales.............34

8.1.1. Formato que se debe utilizar para reportar operaciones inusuales o ERLA/FT ´s ... 38

8.2. Proceso para detectar y reportar operaciones sospechosas en EXTRAS S.A. ..39

8.2.1. Génesis de operaciones intentadas o sospechosas ......................................... 39

8.2.2. Indicios de posibles operaciones sospechosas ............................................... 40

8.2.3. Responsable en la empresa por la detección de operaciones sospechosas ............ 41

8.2.4. Reporte de operaciones sospechosa - ROS ................................................... 41

8.2.5. Cómo se reportan a la UIAF las operaciones sospechosas................................. 42

9. POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS y HERRAMIENTAS .............................. 43

9.1. Políticas y procedimientos corporativas para la gestión del SARLAFT ..........44

9.1.1. Políticas para asegurar el adecuado funcionamiento del SARLAFT ..................... 44

9.1.2. Políticas específicas para impulsar la cultura de prevención y control del riesgo

LA/FT en EXTRAS S.A. ..................................................................................... 46

9.1.2.1. Procedimiento para Impulsar la Cultura Organizacional de Prevención y Control

del Riesgo de LA/FT .................................................................................... 47

9.1.2.1.1. Inducción corporativa ................................................................. 48

9.1.2.1.2. Divulgación .............................................................................. 48

9.1.2.1.3. Capacitaciones .......................................................................... 48

9.2. Procedimiento para atender distintas situaciones del SARLAFT .................49


9.2.1. Atención de los requerimientos de información por parte de las autoridades

competentes o grupos de interés ....................................................................... 49

9.2.2. Procedimiento para prevenir y Resolver los posibles Conflictos de Interés ........... 50

9.2.3. Procedimiento para asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás

disposiciones relacionadas con el SARLAFT............................................................ 50

9.2.4. Procedimiento sobre régimen de sanciones ................................................. 50

9.2.5. Revisoría Fiscal ................................................................................... 51

9.3. Mecanismos e instrumentos de la etapa de control.................................51

10. DOCUMENTACIÓN. ................................................................... 59

10.1.Criterios y procesos de manejo de la

documentación ..................................................................................59

10.2.Custodia de

documentos ......................................................................................60

10.3.Conservación de

documentos ......................................................................................60

10.4.

Libro SARLAFT .............................................................................60


NATURALEZA Y VALORES DE LA EMPRESA

EXTRAS S.A. es una empresa de servicios temporales que contribuye a la competitividad

de sus clientes solucionando sus necesidades de personal temporal.

El objeto social principal de EXTRAS S.A. es el siguiente:

“Contratar la prestación de servicios con terceros beneficiarios para colaborar temporalmente en el desarrollo de sus actividades, mediante la labor desarrollada por personas naturales, contratadas directamente por EXTRAS S.A., la cual tiene con respecto de estas, el carácter de empleador (…)”

De igual forma EXTRAS S.A. tiene establecidos unos valores corporativos lo cuales se

esperan sean seguidos por todos los grupos de interés con quienes interactúa y en especial

por todos sus empleados. Los valores y sus significados son los siguientes:

• CONFIANZA: Es la credibilidad que inspiramos, porque nuestras conductas y

comportamientos se fundamentan en la verdad y en la coherencia de lo que

decimos, pensamos y hacemos por el bien común en los grupos de interés de

nuestra Organización.

• RESPETO: Es el reconocimiento del otro como un ser humano único, integral y

distinto, valorando y aceptando sus pensamientos, opiniones y actuaciones, para

construir en la diferencia.

• LEALTAD: Es la reciprocidad gana-gana entre los grupos de interés de la

Organización, representada en acciones de fidelidad, compromiso, cumplimiento

del deber, disposición y gratitud.

• HONESTIDAD: Es actuar siempre con honradez, justicia y rectitud, manifestada en

la coherencia entre el sentimiento, pensamiento y acción.

• INTEGRIDAD: Es la actuación correcta, congruente y consistente a la luz de los

propósitos y fundamentos de la Organización.


OBJETIVOS DEL MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE

LAVADO DE ACTIVO Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO PARA EXTRAS S.A.

Se tiene como objetivo principal establecer para EXTRAS S.A. los lineamientos y controles

para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) en cada

una de los grupos de interés de la compañía.

De igual manera, se tienen como objetivos específicos los siguientes:

1. Cumplir adecuadamente con la CIRCULAR EXTERNA NUMERO 100-000005 DEL 17 DE

JUNIO DE 2014 expedida por la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

(Supersociedades), mediante la cual imparte instrucciones a las empresas vigiladas

por esta Superintendencia sobre el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de

Lavado de Activo y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), y en relación al reporte

obligatorio de información a la Unidad Administrativa Especial de Información y

Análisis Financiero (UIAF) o cualquier otra nueva resolución o norma que amplié o

modifique lo establecido por la CIRCULAR EXTERNA NUMERO 100-000005.

2. Disponer de argumentos que evidencien ante autoridades nacionales e

internacionales el cumplimiento de la “debida diligencia” para prevenir y

controlar que EXTRAS S.A. sea utilizada por delincuentes para cometer los delitos

de LA/FT

3. Proteger razonablemente a EXTRAS S.A. de ser utilizada por cualquier persona para

lavar activos y financiar el terrorismo.

4. Lograr el liderazgo en el SARLAFT entre las empresas del sector real colombiano,

particularmente entre las empresas de servicios temporales.

5. Reflejar de manera pública el posicionamiento nacional e internacional de EXTRAS

S.A. en el SARLAFT en la medida de lo posible.

ALCANCE

El manual del SARLAFT se aplicará a los principales grupos de interés de la empresa siendo

estos los clientes, los proveedores, los trabajadores y los accionistas. De igual forma se

promoverá porque el alcance del SARLAFT cubra toda la cadena de operaciones que se

llevan a cabo en EXTRAS S.A.


GESTIÓN DEL MANUAL SARLAFT

Responsabilidad

El responsable de la elaboración y del contenido del presente manual del SARLAFT será el

Representante Legal o quien la Gerencia General designe, quien lo presentará a la Junta

Directiva para su aprobación de acuerdo con la ley.

Una vez aprobado, el Gerente General y/o el Representante Legal bien sea principal o

suplente o quien la Gerencia designe, deberá hacer cumplir el SARLAFT. Igualmente, la

Gerencia General deberá suministrar los recursos tecnológicos, humanos y físicos

necesarios para la implementación del sistema y atender los requerimientos o

recomendaciones realizados por los entes de control, Accionistas y Junta Directiva, para

su adecuado cumplimiento.

Seguimiento

En EXTRAS S.A. habrá una persona responsable de la ejecución y seguimiento al manual

del SARLAFT, quien se denominará Oficial de Cumplimiento quien podrá ser representante

legal o no. Este rendirá o presentará informes como mínimo cada seis meses al

representante legal cuando aplique, o en su defecto a la Gerencia General o la Junta

Directiva sobre la implementación, desarrollo, avances y hallazgos del SARLAFT.

La Junta Directiva exigirá el cumplimiento del SARLAFT de acuerdo con la ley y con lo que

dicte este manual.

Comunicación

El SARLAFT será comunicado periódicamente a los colaboradores de la compañía para que

estén informados de la implementación del sistema mediante capacitaciones, actividades

de comunicación o mediante cualquier otro medio que garantice la difusión,

entendimiento y puesta en marcha del SARLAFT que puede incluir herramientas

multimedia, e –learning etc. Dicha actividad será apoyada y supervisada por la Gerencia

General de EXTRAS S.A..


Capacitaciones

La empresa escogerá la forma y la audiencia a la cual se le debe capacitar en forma

periódica con el fin de dar cumplimiento al SARLAFT. Como resultado, los colaboradores

capacitados tendrán las herramientas necesarias para identificar cuando una operación es

inusual, intentada o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién

reportar. Esta actividad tendrá su propio capítulo dentro de este manual más adelante.

Edición, revisión y aprobación

El presente manual se aprueba con versión uno (001). A partir de este momento, el manual

será revisado cuando el contenido de alguno de sus elementos requiera ser modificado, a

consideración de la Junta Directiva del Gerente General y/o Representante Legal o por

recomendación del Oficial de Cumplimento o las autoridades, pero en todos los casos la

aprobación quedará únicamente en cabeza de la Junta Directiva.

DEFINICIONES

Definiciones sobre delitos

El Código Penal Colombiano ha tipificado los delitos de lavados de activos, financiación

de terrorismo, y conexos a estos con el fin de preservar el orden económico social y la

seguridad pública. Se transcribe lo establecido en cada uno de esos delitos.

Delito de LA/FT

Está consagrado en el artículo 323 del Código Penal, siendo el inciso 1° modificado por el

artículo 42 de la Ley 1453 de 2011, de la siguiente manera:

Lavado de activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme,

almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o

inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión,

enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de

menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados

con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias


sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración

pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir,

o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los

legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino,

movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o

encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta

(30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos

legales vigentes.

La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen

sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada.

El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes,

o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o

parcialmente, en el extranjero.

Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una

tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren

operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio

nacional.

El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se

introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional.

Delito de omisión de control

Está consagrado en el artículo 325, modificado por el artículo 3° de la Ley 1357 de 2009,

de la siguiente manera:

Omisión de control. El miembro de Junta Directiva, representante legal, administrador o

colaborador de una institución financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de

ahorro y crédito que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito del dinero, omita

el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el

ordenamiento jurídico para las transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta,


en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta

y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales

mensuales vigentes.

Financiación del terrorismo

Está consagrado en el artículo 326 del Código Penal, modificado por el artículo 345 de la

Ley 1453 de 2011, de la siguiente manera:

Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de

recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que

directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte,

custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva,

organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de

delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a

grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a

actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de

mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Delito de testaferrato

Está consagrado en el artículo 326 del Código Penal, de la siguiente manera:

Testaferrato. Quien preste su nombre para adquirir bienes con dineros provenientes del

delito de narcotráfico y conexos, incurrirá en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa

de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes,

sin perjuicio del decomiso de los respectivos bienes.

Riesgo de LA/FT – RLA/FT

Consiste en la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir EXTRAS S.A. por su

propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento

para el lavado de activos y/o canalización de recursos para la realización de actividades

terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas

actividades.


El riesgo de LA/FT se materializa a través de riesgos asociados, como son: el legal,

reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente

efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera

cuando es utilizada para tales actividades.

Definiciones sobre riesgos asociados al LA/FT

Además de las sanciones administrativas, civiles o penales que acarrean los delitos de

LA/FT, también conllevan los denominados riesgos asociados. Se entienden por estos,

aquellos que se derivan de las consecuencias negativas que les genera a una empresa, a

los accionistas, a los administradores, a los colaboradores y contrapartes un evento del

LA/FT. Estos riesgos son:

Riesgo reputacional

Es la posibilidad de pérdida en que incurre EXTRAS S.A. por desprestigio, mala imagen,

publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios,

que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Riesgo legal

Es la eventualidad de pérdida en que incurre EXTRAS S.A., sus Accionistas, sus

administradores o cualquier otra persona vinculada, al ser sancionada u obligada a

indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones

relacionadas con prevención de LA/FT.

El riesgo legal también surge como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones,

derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan

la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo operacional

Es la posibilidad de ser utilizado en actividades de LA/FT por deficiencias, fallas o

inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o


por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y

reputacional, asociados a tales fuentes.

Riesgo de contagio

Es la posibilidad de pérdida que EXTRAS S.A. puede sufrir, directa o indirectamente, por

una acción o experiencia de una contraparte vinculado con los delitos de LA/FT. El

relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de

ejercer influencia sobre la empresa.

Eventos LA/FT

Es un incidente o situación de LA/FT que ocurre en la empresa durante un intervalo

particular de tiempo. Se consideran eventos los siguientes:

Operación inusual

Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica

de los clientes, o que por su monto, por las cantidades transadas o por sus características

particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

Operación intentada

Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o

jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien

intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos

no permitieron realizarla. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y

exclusivamente a la UIAF.

Operación sospechosa

Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los

sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado

y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha

podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas única

y exclusivamente a la UIAF.


Personas Políticamente expuestas (PEP)

Los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deben ser más estrictos, exigir

más controles, una debida diligencia avanzada y la negociación debe ser aprobada por una

instancia superior a quien desarrolla, al interior de la organización, los procesos de

conocimiento de los clientes.

Listas Vinculantes

Son las listas de personas o entidades asociadas con organizaciones terroristas o

actividades delictivas que son de obligatoria verificación para Colombia en virtud de

tratados internacionales. De conformidad con el artículo 20 de la Ley 1121 del 2006, el

Ministerio de Relaciones Exteriores transmitirá las listas de personas y entidades asociadas

con organizaciones terroristas, vinculantes para Colombia conforme al Derecho

Internacional. Al momento de aprobación de este manual la única lista vinculante para

Colombia conforme al derecho internacional es la expedida por el Consejo de Seguridad

de la Organización de las Naciones Unidas – ONU, conforme a la Resolución 1267 de 1999,

relativa a las personas naturales y entidades de la Organización AL-QAEDA o asociados con

ellos. Se publica en página web

(http://www.un.org/spanish/sc/committees/1267/consolist.shtml)

Listas Restrictivas

Son aquellas Listas frente a las cuales EXTRAS S.A. se abstendrá o buscará terminar las

relaciones jurídicas vigentes o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas

que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las listas

OFAC, las listas del FBI y otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no

puedan mitigarse con la adopción de controles.

Lista OFAC

Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento

del Tesoro de los Estados Unidos, también conocida como “Lista Clinton”. Contienen

nombres de narcotraficantes especialmente señalados (significant designated narcotic

traffickers – SDNTLIST), narcotraficantes extranjeros significativos (significant forein

http://www.un.org/spanish/sc/committees/1267/consolist.shtml


narcotic traffickers - SFNTLIST), terroristas globales especialmente señalados (significant

designated global terrorits – SDGTLIST), cabecillas de organizaciones criminales o

terroristas que representan uno o todos los riesgos antes señalados. Se pública en la página

web (http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx)

Listas de las Naciones Unidas

Listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de personas y entidades

asociadas con organizaciones terroristas. Estas listas son vinculantes para Colombia

conforme al Derecho Internacional. Se publica en página web

(http://www.un.org/spanish/sc/committees/1267/consolist.shtml)

Listas de buscados, fugitivos y terroristas del FBI

El FBI (Federal Boreau of Investigation) de los Estados Unidos tiene listas de personas

buscadas, más buscadas, fugitivos, personas secuestradas y desaparecidas y terroristas.

Esta información se puede consultar en la página web (www.fbi.gov./wanted.htm).

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)

Es una unidad administrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de

2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser

utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone

obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SARLAFT

Las responsabilidades del SARLAFT en EXTRAS S.A. se encuentran soportada por la

siguiente estructura:

http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx

http://www.un.org/spanish/sc/committees/1267/consolist.shtml

http://www.fbi.gov./wanted.htm


Junta Directiva

Como máximo organismo de administración, le corresponde a la Junta Directiva de la

EXTRAS S.A., ordenar y vigilar que SARLAFT se ajuste a las necesidades de la empresa con

el fin de alcanzar las metas propuestas y garantizar su objeto social.

La Junta Directiva es considerada un órgano de dirección y para efectos del SARLAFT,

tendrá las siguientes funciones y facultades:

• Aprobar las políticas del SARLAFT.

• Designar al Oficial de Cumplimiento.

• Escuchar de manera semestral bien sea al Gerente y/o al Representante Legal o al

Oficial de Cumplimiento el informe sobre la implementación, desarrollo y avances

del SARLAFT.

Junta Directiva

Gerente General y/o Representante

Legal

Gerentes

Oficial de Cumplimiento


• Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que

presente el Gerente, el Representante Legal o el Oficial de Cumplimiento, dejando

la expresa constancia en la respectiva acta.

• Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoría

Interna o quien haga sus veces sobre el SARLAFT, y hacer seguimiento a las

observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la

respectiva acta.

Gerente General y/o Representante Legal

La Gerencia General y/o Representante Legal es considerado como un órgano de

administración y para efectos del SARLAFT, tendrá las siguientes funciones y facultades:

• Someter a aprobación de la Junta Directiva el manual del SARLAFT para EXTRAS

S.A.

• Verificar que los procedimientos establecidos para efectos de prevención y control

del LA/FT en la empresa, desarrollen todas las políticas aprobadas por la Junta

Directiva.

• Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución del SARLAFT.

• Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener

en funcionamiento el SARLAFT.

• Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento.

• Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener

en funcionamiento el SARLAFT.

• Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias

responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.

• Aprobar las metodologías de identificación, monitoreo y control del SARLAFT.

• Designar la(s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos

e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la

oportuna detección de las operaciones inusuales.


• Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de

integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y

confidencialidad de la información allí contenida.

• Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes y proveedores que

pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.

Oficial de Cumplimiento

El Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

• Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad y tener

capacidad decisoria.

• Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos.

• Contar con una buena trayectoria profesional y una hoja de vida intachable.

Las siguientes funciones están a cargo del Oficial de Cumplimiento:

• Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que

conforman el SARLAFT.

• Reportar semestralmente al Representante Legal, al Gerente General o a la Junta

Directiva sobre el funcionamiento y resultados del SARLAFT.

• Los informes o reportes que se hagan pueden contener o referirse a los siguientes

aspectos:

✓ Los resultados de la gestión desarrollada.

✓ El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las

diferentes autoridades si hay lugar a ello.

✓ La efectividad de los mecanismos e instrumentos de prevención y control del

LA/FT, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en caso de

encontrarse en el SARLAFT.

✓ Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva u órgano que

haga sus veces.

✓ Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de

la UIAF.

• Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.


• Supervisar el desarrollo de programas internos de capacitación.

• Proponer al Gerente y/o Representante Legal la actualización del manual y velar

por su divulgación a los colaboradores.

• Colaborar con la instancia designada por la Junta Directiva o la Gerencia General

en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o

cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las

operaciones inusuales.

• Diseñar en caso de que no existan (por controles que pueda tener la empresa

previamente), las metodologías de identificación, medición y control del SARLAFT.

Gerentes

Los Directores y los Gerentes tendrán las siguientes responsabilidades dentro del SARLAFT:

• Conocer, cumplir y hacer cumplir la política y procedimientos correspondientes al

SARLAFT

• Propender la identificación de los riesgos empresariales de los procesos y funciones

a su cargo.

• Velar por el establecimiento de medidas preventivas y acciones correctivas

eficientes para administrar el riesgo asociado al LA/FT.

• Apoyar y participar en los programas de inducción, sensibilización, entrenamiento

y todas las actividades definidas para el mejoramiento continuo del SARLAFT para

EXTRAS S.A.

• Aprobar los tratamientos propuestos para los procesos bajo sus responsabilidades.

• Reportar al Oficial de Cumplimiento por escrito de cualquier operación intentada,

inusual o sospechosa que llegue a conocer haciendo una descripción detallada de

la misma bien sea de manera directa o de las operaciones que sean identificadas

por las personas a su cargo.

• Recibir de las personas a su cargo y por escrito las notificaciones de posibles

operaciones intentadas, inusuales o sospechosas que llegue a conocer haciendo una

descripción detallada de la misma que luego y bajo su análisis como Directivo o

Gerente Regional deban ser notificadas al Oficial de Cumplimiento.


• Entregar como mínimo cada seis meses al Oficial de Cumplimiento una declaración

donde se relacionen las operaciones, intentadas, inusuales o sospechosas que se

hayan presentado en la Dirección o Zona a su cargo, esto con el fin de cumplir con

la debida diligencia para efectos de archivar dichas declaraciones en el libro del

SARLAFT. Si no hay nada que declarar de igual forma se hará constancia en este

sentido indicándose que no se conoció de ninguna operación dentro del periodo

respectivo.

• Cumplir con las recomendaciones impartidas por el Oficial de Cumplimiento.

Jefes y Coordinadores

Los Jefes y Coordinadores tendrán las siguientes funciones dentro del SARLAFT:

• Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos correspondientes

al SARLAFT.

• Identificar los riesgos de los procesos y revisarlos en caso de que existan con su

respectiva Dirección o Gerencia.

• Evaluar acorde al procedimiento el impacto de las medidas de control para cada

uno de los eventos de riesgo identificados y medidos.

• Facilitar toda la información que sea necesaria al Oficial de Cumplimiento de

manera que pueda brindar el apoyo necesario para realizar seguimiento a los

distintos riesgos.

• Hacer seguimiento y control de la gestión del SARLAFT en los que temas que estén

a su cargo.

• Establecer en conjunto con las personas a su cargo las medidas preventivas y

acciones correctivas más convenientes para tratar el riesgo asociado al LA/FT

• Participar en los programas de inducción, sensibilización, entrenamiento y todas

las actividades definidas para el mejoramiento continuo del SARLAFT para EXTRAS

S.A.

• Reportar o notificar a su Dirección o Gerencia por escrito de cualquier operación

intentada, inusual o sospechosa que llegue a conocer haciendo una descripción

detallada de la misma, quien a su vez es la que debe hacer previo análisis el reporte

oficial al Oficial de Cumplimento.


• Cumplir las recomendaciones impartidas por su Dirección y/o Gerencia y/o el

Oficial de Cumplimiento en temas relacionados con el SARLAFT.

Colaboradores

Los colaboradores deberán participar activamente en la gestión del riesgo LA/FT bajo los

lineamientos corporativos.

COMPONENTES DE UN EVENTO DE RIESGO LA/FT (ERLA/FT) EN EXTRAS S.A. SUS ELEMENTOS Y CÓMO SE INTERRELACIONAN

Un ERLA/FT ocurre en la empresa durante un intervalo particular de tiempo. También es

definido como el conjunto de circunstancias de tiempo, modo y lugar, que se pueden

comprender en sus interrelaciones mediante la relación causa-efecto y se manifiestan

mediante señales de alerta percibidas en las situaciones de riesgo (actividad de un

proceso) cuando los clientes, proveedores, colaboradores, miembros de Junta Directiva,

directivos o accionistas que participan en la cadena operativa de la organización, para

generar los servicios y dar soporte a los mismos, pretenden utilizar a la empresa

directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos

y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se

pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

Los componentes que conforman un ERLA/FT permiten su detección y son los siguientes:

a) Fuentes de riesgo.

b) Señales de alerta.

c) Situación de riesgo.

d) Causas.

e) Riesgos asociados.

f) Impactos o consecuencias.

Fuentes de Riesgo

Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en una empresa, que se deben tener en

cuenta para identificar las situaciones que puedan generarlo en las operaciones, negocios

o contratos que realiza EXTRAS S.A. Se consideran fuentes de riesgo: contraparte,


servicios/líneas de servicio canales de distribución cuando de venta de productos se trata

o jurisdicción territorial.

Contraparte

Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios,

contractuales o jurídicos de cualquier orden con EXTRAS S.A., considerando entonces los

siguientes:

• Accionistas

• Miembros de Junta Directiva

• Colaboradores

• Clientes

• Accionistas

• Proveedores

Servicios

El servicio que ofrece EXTRAS S.A., como empresa de servicios temporales autorizada por

el Ministerio de Trabajo, es única y exclusivamente el suministro de trabajadores en misión

a las empresas usuarias en los términos de la Ley 50 de 1990.

Por su parte, los bienes y servicios que adquiere EXTRAS S.A., son todos aquellos

necesarios para ofrecer el servicio anteriormente descrito.

Canales de distribución

Los canales de distribución de la empresa son los establecimientos de comercio de EXTRAS

S.A. ubicados en todo el territorio nacional. Asimismo, la empresa ofrece sus servicios a

través de internet a través de su página web http://www.extras.com.co/ ; y a través de

los correos electrónicos.

Jurisdicción territorial

Los delitos sobre LA/FT tienden a concentrarse a en ciertos departamentos del país. El

indicador de exposición de una jurisdicción geográfica al riesgo de LA/FT lo encontramos

http://www.extras.com.co/


en la cantidad de reportes de operaciones sospechosa que las diferentes entidades de la

economía nacional deben hacer a la UIAF.

La UIAF ha publicado el siguiente mapa y estadísticas de los reportes de operaciones

sospechosas recibidas por departamentos acumulada desde el 1999 hasta 2013, que por su

actualidad y utilidad para los propósitos de este se incluye:


Señales de Alerta

Las señales de alerta, como su nombre lo indica, son indicadores o indicios que muestran

los comportamientos particulares atípicos de los clientes, los proveedores y

colaboradores. Hay que tener en cuenta que no todas las operaciones que presentan

comportamientos atípicos e inusuales son operaciones ilegales, por tal razón, el hecho de

identificar señales de alerta no significa que la operación deba ser reportada de manera

inmediata y automática a las autoridades como sospechosa.

La señal de alerta facilita el reconocimiento de una operación de LA/FT que corresponde

a los procesos característicos de los diferentes métodos adoptados por la delincuencia

para llevarlos a cabo.

Las señales de alerta permiten identificar operaciones que presentan situaciones inusuales

y que en algunos casos son operaciones de LA/FT. Las señales de alerta se identifican

gracias al conocimiento que se tiene de los métodos de LA/FT.

Para EXTRAS S.A. las "señales de alerta" o "banderas rojas", también denominadas como

alertas tempranas, no son lo mismo que "operaciones inusuales, operaciones intentadas u

operaciones sospechosas", esta equivocación genera confusiones.

Las "señales de alerta" o "banderas rojas" ayudan a identificar o detectar

comportamientos, conductas, actividades, métodos o situaciones atípicas que pueden

encubrir operaciones de LA/FT. Pero la presencia de ellas no significa estar frente a una

operación sospechosa que debe ser objeto de reporte inmediato. Simplemente deben

llamar nuestra atención para proceder al análisis detallado de la situación.

Para efectos del SARLAFT, tal como lo expresa la Supersociedades, las señales de alerta

son circunstancias particulares que llaman la atención por sus cuantías, indicadores

cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información, que EXTRAS S.A. ha

determinado como relevantes, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o

prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo

determinado como normal.


Las señales de alerta o alertas tempranas, así consideradas, sirven como instrumento de

prevención y control del riesgo de LA/FT y deben tenerse en cuenta por parte de todos

los colaboradores, según su cargo, función y ubicación, al momento de realizar cualquiera

de las operaciones autorizadas por la empresa, ya sea con clientes y agentes económicos.

Clasificación y descripción de Señales de Alerta

Las podemos clasificar y describir según las fuentes de riesgo:

• Accionistas

• Miembros de Junta Directiva

• Clientes

• Proveedores

• Colaboradores

• Servicios

• Jurisdicciones geográficas

A continuación, para cada tipo, describimos las principales señales de alerta que, en

criterio de la empresa, se podrían detectar en una actividad de los procesos operativos de

la empresa

Señales de alerta producidas por los Accionistas

Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un Accionista o un prospecto

de Accionista cuando pretende suscribir acciones, que hacen prever la posibilidad de

cualquier tipo de actividad tendiente al LA/FT y que los demás Accionistas pueden

detectar con base en su observación externa y buen criterio.

La experiencia, el sentido común, el conocimiento de la procedencia de su capital, son

elementos necesarios a tener en cuenta para la utilización de las señales de alerta y

detección de operaciones inusuales. Se presentan las siguientes alertas:

• Solicitud de registro de accionista a nombre de otra persona.

• Se muestran renuentes o molestos cuando se les solicita una adecuada

identificación o el diligenciamiento de los formatos del SARLAFT.


• Pretenden realizar el pago de las acciones en efectivo.

• Pretenden que el pago de las utilidades se las entreguen en efectivo.

• Sus gastos e inversiones no corresponden al perfil económico.

Señales de alerta producidas por los miembros de Junta Directiva

Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un miembro de Junta

Directiva que hacen prever la posibilidad de cualquier tipo de actividad tendiente al LA/FT

y que los Accionistas o los demás Miembros de Junta Directiva pueden detectar con base

en su observación externa y buen criterio.

La experiencia, el sentido común, el conocimiento de sus estudios académicos, son

elementos necesarios a tener en cuenta para la utilización de las señales de alerta y

detección de operaciones inusuales. Se presentan las siguientes alertas:

• Solicitud de pago de los honorarios a nombre de otra persona.



• Pretenden que los pagos de los honorarios se les realice en efectivo.

• Sus gastos e inversiones no corresponden al perfil económico.

Señales de alerta producidas por los clientes

Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un cliente cuando está

adquiriendo un servicio de EXTRAS S.A., que hacen prever la posibilidad de cualquier tipo

de actividad tendiente al LA/FT y que cualquier colaborador pueden detectar con base en

su observación externa y buen criterio.

La experiencia, el sentido común, el criterio comercial, el conocimiento que se tiene

del cliente, de su actividad u oficio, así como el origen, volumen y características de sus

operaciones, son elementos necesarios a tener en cuenta para la utilización de las

señales de alerta y detección de operaciones inusuales. Se presentan las siguientes

alertas:


• Solicitud de prestación de servicios a nombre de persona o negocio diferente del

contratante.

• Respuestas dadas por un cliente, contactado telefónicamente, quien manifiesta

que no conoce la existencia de la solicitud del servicio.

• Cliente suministra información falsa, de difícil verificación o insuficiente.



• Amenazan o intentan sobornar al colaborador de la empresa con el fin de que

acepte información incompleta, falsa o para que no diligencie el formulario de

registro de información.

• Cliente que trata de colocar un dedo diferente del índice derecho, en los

documentos que requieren la huella digital.

• Clientes que presenta enfermedad en el índice derecho y trata de colocar el índice

izquierdo en los documentos que requieren la huella digital.

• Transacciones con personas relacionadas en listas del departamento de estado

norteamericano – listas OFAC, lista de buscados, fugitivos y terroristas del FBI,

Interpol, lista de las Naciones Unidas, antecedentes penales de la Rama Judicial,

responsables fiscales de la Contraloría General de la República, boletines de la

Fiscalía General de la Nación y sancionados de la Procuraduría General de la

Nación.

• Cliente que presenta documento de identificación con señales de ser falso, de

haber sido adulterado o ilegible por deterioro.

• Cliente que no es conocido en el número telefónico indicado en la orden de compra

o factura.

• Clientes de creación reciente y pequeñas empresas realizando compras por sumas

que no corresponden al perfil económico.

• Cuando la persona que se molesta y hace un reclamo es diferente del cliente o

contratante.


Señales de alerta producidas por los proveedores

Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un proveedor cuando está

entregando un producto o prestando servicios de EXTRAS S.A., que hacen prever la

posibilidad de cualquier tipo de actividad tendiente al LA/FT y que cualquier colaborador

puede detectar con base en su observación externa y buen criterio.

La experiencia, el sentido común, el criterio comercial, el conocimiento que se tiene

del proveedor, sus referencias comerciales y bancarias, su actividad u oficio, así como

el origen, volumen y características de sus operaciones, son elementos necesarios a

tener en cuenta para la utilización de las señales de alerta y detección de operaciones

inusuales. Se presentan las siguientes alertas:

Señales en Personas Jurídicas

• Solicitud de pago a nombre de persona diferente al que vendió el bien o al que

prestó el servicio.

• Solicitud de pago en efectivo.

• Tienen nuevos Socios o Accionistas, quienes las adquirieron en dificultades

económicas; cambian su naturaleza y presentan en corto lapso utilidades

desbordadas.

• Tienen como propietarios o Directivos, personas de poco reconocimiento a nivel

empresarial o académico, y que manejan grandes volúmenes de dinero.

• Han sido constituidas con bajos capitales, recibiendo poco después grandes sumas

de inversión, principalmente extranjera.

• Realizan grandes inversiones no obstante haber sido creadas muy recientemente.

• Reciben ingresos no operacionales por mayor cuantía que los ingresos

operacionales.

• Tienen un capital suscrito muy bajo y/o un objeto social muy amplio.

• Tienen en común socios o accionistas, gerentes, administradores o representantes

legales con otras personas jurídicas o empresas.


Señales en Personas Naturales o Jurídicas

• Actúan a nombre de terceros intentando ocultar la identidad del proveedor real.

• Fraccionan transacciones para evitar requerimientos de documentación.

• Amenazan o intentan sobornar al colaborador de la empresa con el fin de que

acepte información incompleta, falsa o para que no diligencie el formulario de

registro de información.

• Realizan múltiples operaciones en efectivo en la misma o en diferentes agencias.

• Son personas ajenas a la entidad quienes tienen firma registrada para el manejo

financiero.

• Poseen gran solvencia económica y sin embargo les resulta difícil la consecución

de referencias o codeudores.

• Realizan operaciones en cantidades o valores no acordes con su actividad

económica.

• Realizan transferencias múltiples de grandes cantidades de dinero a otras ciudades

o países y dirigidas a diferentes clientes.

• Registran la misma dirección y/o teléfono de otras personas con las que no tienen

relación aparente.

• Cambian frecuentemente sus datos, verbigracia dirección, teléfono, ocupación,

etc.

• Poseen número de identificación correspondiente a un colaborador retirado por

manejos fraudulentos.

• Definen su actividad económica como “independiente” y manejan grandes

cantidades de dinero.

• Compran y pagan en efectivo.

• Se niegan a soportar una operación o a actualizar la información básica.

• Intentan realizar operaciones con dinero falso.

• Diligencian los formularios o formatos con letra ilegible o amañada.

• Solicitan que se les exonere procedimientos de control.

• Son recomendadas por clientes que exhiben actitudes poco confiables.


• Suministran productos o servicios en una ciudad diferente a su domicilio principal

sin una justificación.

• Exigen ser atendidos o manifiestan marcada preferencia por un colaborador

específico de la empresa.

• Suministran información falsa, de difícil verificación o insuficiente.


identificación o el diligenciamiento de los formatos sobre el SARLAFT.

• Ofrecen productos o servicios por precios por debajo de los costos normales del

mercado, o de compra más elevados.

• Cambian frecuentemente billetes de baja denominación por billetes de alta

denominación y viceversa.

• Proveedores que efectúan operaciones con identidades falsas.

• Información insuficiente o falsa entregada por el cliente.

• Al confirmar los datos, estos cambian con respecto a los informados por el

proveedor.

• Al digitar la identificación nos reporte que en el sistema existe otra persona con el

mismo número.

• Autorización a terceros para tramitar las operaciones (testaferros).

• Varias transacciones a cargo de una misma persona por sumas que están por debajo

de las sometidas a control especial.

• Inexistencia de referencias personales y comerciales o falsedad en las mismas.

• Realizar múltiples operaciones en efectivo en la misma o en diferentes agencias,

sin justificación para su fraccionamiento.

• Proveedores que efectúan transferencias múltiples de grandes cantidades de

dineros a otras ciudades o países, y dirigidas a diferentes clientes.


Señales de alerta producidas por los colaboradores

Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un colaborador de la

empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico y organizacional durante su permanencia

al interior de la empresa, o durante su vida laboral, social y familiar, que hacen prever su

participación o realización de actividades tendientes a favorecer el LA/FT, y que cualquier

colaborador de la empresa independientemente de su nivel jerárquico u organizacional

pueda detectar con base en su observación y buen criterio.

A continuación se hacen una selección de las principales señales de alerta respecto de los

colaboradores:

• Tramitan frecuentemente operaciones con excepciones, evaden los controles

internos o de aprobación establecidos, o ayuda en transacciones de clientes con

identidad desconocida.

• Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario.

• Impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a determinados clientes.

• Sean renuentes a disfrutar vacaciones, a aceptar cambios de su actividad o

promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades.

• Se ausentan del lugar de trabajo con frecuencia.

• Permanecen frecuentemente en la oficina más allá de la hora de cierre o concurren

a ella por fuera del horario habitual.

• Aparecen ellos o familiares y conocidos en las listas del departamento de estado

norteamericano – listas OFAC, lista de buscados, fugitivos y terroristas del FBI,

Interpol, lista de las Naciones Unidas, antecedentes penales de la Rama Judicial,

responsables fiscales de la Contraloría General de la República, boletines de la

Fiscalía General de la Nación y sancionados de la Procuraduría General de la

Nación.

• Se descuadran con frecuencia dando explicación insuficiente o inadecuada.

• Directivo o colaborador que aparentan no conocer un cliente preferente.

• Colaborador que no soportan debidamente la información de vinculación del

cliente o proveedor.


• No confrontan la huella dactilar del cliente o proveedor tomada en el formulario

de vinculación contra la que aparece en el documento de identidad.

Señales de alerta producidas en los servicios

Son todas aquellas solicitudes de servicios por parte de los clientes, que son extrañas de

acuerdo a su actividad económica, o que pueden guardar alguna relación con actividades

de LA/FT, las cuales cualquier colaborador de la empresa independientemente de su nivel

jerárquico u organizacional pueda detectar con base en su observación y buen criterio.

A continuación se hacen una selección de las principales señales de alerta respecto a los

servicios:

• Solicitud de servicios extraños a su actividad económica.

• Desarrollo de procesos para importación y exportación.

Señales de alerta por las jurisdicciones geográficas donde se realiza la operación

Del mapa reproducido en el punto 7.1.4 se infiere que los departamentos donde se podría

estar presentando como mayor frecuencia el LA/FT son los de Atlántico, Antioquia, Valle

del Cauca y Bogotá D.C.

Situaciones de riesgo de LA/FT en la empresa

Una situación de riesgo es una circunstancia o actividad dentro de un proceso, susceptible

de ser afectada por el riesgo de LA/FT, realizada por una persona interna o externa a la

empresa.

Los ERLA/FT ´s se materializan en situaciones de riesgo, para el caso de la empresa estas

situaciones de riesgo son las siguientes:

• Ingreso de nuevos Accionistas.

• Operaciones societarias entre Accionistas.

• Compras a proveedores.

• Nombramiento de miembros de Junta Directiva, o de la Gerente y/o Representante

Legal.


• Cualquier tipo de transacción comercial con un cliente nacional o extranjero.

• Operaciones financieras de cualquier tipo con terceros.

• Decisiones financieras especialmente en los niveles de Alta y Media Gerencia.

• Contrataciones de cualquier tipo.

Causas de un ERLA/FT en la empresa

Son los medios y agentes capaces de generar un ERLA/FT. Las principales causas de un

ERLA/FT que se podrían presentar en la empresa son:

• Fallas

• Deficiencias

• Inadecuaciones

• Carencias

• Omisiones

• Debilidades

• Intención dolosa o culposa

Las anteriores causas se encuentran en las fuentes o situaciones de riesgo. Las causas del

ERLA/FT las puedo detectar mediante la aplicación de la Metodología de los 5 por qué’s

Metodología de los 5 por qué’s para identificar causas de un ERLA/FT

Para identificar la causa raíz o causa principal de un evento de riesgo, se debe utilizar la

metodología de “Los cinco (5) ¿Porqué’s?”. Para implementar esta metodología, es

necesario conformar grupos de trabajo que den respuesta sustentada sobre cada una de

las causas asociadas a una pérdida, para finalmente determinar exactamente la causa raíz

o causa principal.

La metodología citada consiste en que una vez identificadas las causas probables del riesgo

se debe iniciar un cuestionamiento de ¿Por qué es así? o ¿Por qué puede pasar esto?

La pregunta ¿Por qué?, se formulará al menos cinco (5) veces, para buscar a fondo y no

conformarse con causas ya probadas y ciertas. Habrá ocasiones en que se puede ir más


allá de las cinco (5) veces preguntando ¿Por qué? para obtener la causa principal. Durante

este tiempo se debe tener cuidado de no empezar a preguntar ¿Quién?, pues se debe

recordar que el interés es en el proceso y no en las personas involucradas.

Se recomienda comenzar a utilizar esta metodología cuando se detecte e identifique el

primer ERLA/FT, si es que se llegare a presentar.

Al aplicar esta metodología encontraremos dos tipos de causas, las primarias y la causa

final o causa raíz. Si conocemos la causa final o raíz podremos proponer controles para

minimizar el impacto o la cantidad de veces que se pueda presentar al futuro

Riesgos asociados a un ERLA/F en EXTRAS S.A.

Las consecuencias de un ERLA/FT también se materializan en los siguientes riesgos

asociados, los cuales fueron definidos al inicio de este manual

• Riesgo reputacional

• Riesgo legal

• Riesgo operativo

• Riesgo de contagio

Impactos o consecuencias de un ERLA/FT en EXTRAS S.A.

El Impacto es definido como el efecto total ocasionado por el ERLA/FT en la empresa como

consecuencia de los riesgos asociados o en los resultados de la organización si llegare a

ocurrir, es decir materializarse.

Un ERLA/FT puede producir un proceso judicial o administrativo que conlleva a una

sanción, con el posible desprestigio para EXTRAS S.A., que podría generarle mala imagen,

produciendo publicidad negativa, cierta o no, que hace que los clientes se retiren, no se

logren los objetivos de participación de mercado, y por tanto una disminución de ingresos

y el probable bloqueo financiero que podría causar indemnizaciones por daños.


Los posibles impactos para la empresa son los siguientes:

• Pérdida de clientes y participación de mercado (Riesgo Económica –Riesgo

reputacional).

• Disminución de ingresos (Riesgo Económico- Riesgo Reputacional).

• Procesos judiciales (Riesgo Reputacional - Riesgo Económico – Riesgo Legal).

• Pérdida de la libertad personal (Riesgo Legal).

• Pérdida del patrimonio personal (Riesgo Económico).

• Bloqueo financiero (Riesgo Reputacional- Riesgo Económico).

• Perdida de dinero por sanciones (Riesgo Legal – Riesgo Económico).

• Perdida de dinero por Indemnizaciones (Riesgo Legal – Riesgo Económico).

• Perdidas por la no formalización o ejecución de contratos o transacciones (Riesgo

Legal)

• Perdida de Patrimonio (Riesgo Legal- Riesgo Económico).

• Deterioro de Imagen – reputación personal y de EXTRAS S.A. (Riesgo Reputacional).

IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Y DETECCIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS O INTENTADAS EN EXTRAS S.A.

La detección de operaciones sospechosas o intentadas por lo general inicia con la

identificación de una operación inusual.

Proceso que se debe seguir para identificar operaciones inusuales

El objetivo de este procedimiento es describir los pasos a seguir para determinar,

oportunamente, aquellas operaciones que expongan significativamente un nivel de riesgo

de LA/FT para la empresa y que deban considerarse como inusuales, de acuerdo con las

señales de alerta y demás motivos que las originen.

La norma indica que el SARLAFT debe contemplar herramientas que permitan identificar

operaciones inusuales, intentadas o sospechosas. Una vez identificada y analizada una

operación inusual, intentada o sospechosa, deben conservarse los soportes que dieron

lugar a calificarla como de una u otra categoría.


Para efectos de lo anterior, se presentan como herramientas que permiten la

identificación de operaciones inusuales las siguientes:

• Un programa de comunicación continuado, permanente y actualizado de

conformidad con las normas que expida la Supersociedades, y con los resultados

de la experiencia de la aplicación del SARLAFT en la empresa.

• Un programa de capacitación continuado, permanentemente y actualizados de

conformidad con las normas que expida la Supersociedades y con los resultados de

la experiencia de aplicación del SARLAFT en la empresa.

• La obligatoriedad en la asistencia de los colaboradores de la empresa a las

capacitaciones y el reporte al jefe inmediato de cualquier posible evento de LA/FT.

• La continuidad en el monitoreo de las actividades de los grupos de interés de la

empresa.

Por lo anterior, todos los colaboradores, en especial los de los procesos de compras,

negociación y ventas, y los que dependen de la Dirección de Operaciones relacionados con

los servicios prestados a los clientes, las compras realizadas a proveedores y la operación

de la empresa, relacionadas con agentes económicos; serán responsables de atender las

señales de alerta preestablecidas, registrar las observaciones adicionales a estas e

identificar las transacciones con el fin de determinar aquellas que considere inusuales y

que puedan configurar una operación inusual en su conjunto.

Para efectos del registro de las señales de alerta y operaciones inusuales deberán atender

en todo momento a los hechos y datos observados en forma objetiva y en ningún momento

deberán dejar constancia de situaciones subjetivas o imaginativas sobre una determinada

operación. En caso de dudas se deben realizar las preguntas de rigor que puedan

establecer la objetividad del reporte y la aclaración de las dudas.

Las operaciones inusuales detectadas, deben remitirse al Oficial de Cumplimiento del

SARLAFT, por medio del formato diseñado para tal fin. Este Formato de Reporte de

Operaciones Inusuales tiene como objetivo dejar evidencia de la labor realizada por la

empresa para calificar las operaciones inusuales, así como del reporte efectuado por los

colaboradores. Las operaciones inusuales reportadas por los colaboradores, previa revisión


en conjunto con su jefe inmediato, será analizadas, determinando cuales tienen las

razones objetivas para ser consideradas como intentadas o sospechosas.

Las operaciones inusuales detectadas por la Gerencia General, las Direcciones, los Líderes

de Proceso, las Gerencias Regionales, los Representantes Legales y la Junta Directiva,

podrán reportar la operación inusual directamente al Oficial de Cumplimiento. Los demás

colaboradores deben someter a revisión de su jefe inmediato la operación inusual con el

fin de garantizar que la misma sea redactada y considerada con buenos estándares de

calidad. Son las Direcciones y las Gerencias Regionales las encargadas de reportar las

operaciones que hayan sido reportadas por los grupos de trabajo a su cargo al Oficial de

Cumplimiento.

Una vez que las operaciones inusuales sean analizadas por parte del Oficial de

Cumplimiento, se generará el siguiente tráfico de documentos para su correspondiente

archivo:

• Cuando una operación inusual reportada no reúna los requisitos para ser

considerada como tal, en concepto del Oficial de Cumplimiento, se deben guardar

los formatos con cada concepto y/o calificación adjunta al mismo, en una carpeta,

AZ o Fólder por su orden cronológico.

• Cuando una operación inusual sea califica por el Oficial de Cumplimiento como

inusual, pero no reúna los requisitos para someterla al proceso de determinación

de operaciones intentadas o sospechosas, se deben guardar los formatos con su

concepto y/o calificación adjunta al mismo, en una carpeta, AZ o Fólder por su

orden cronológico.

• Cuando una operación inusual sea califica como inusual por el Oficial de

Cumplimiento y reúna los requisitos para someterla al proceso de determinación

de operaciones intentadas, el formato de la operación inusual pasa a ser parte

integral de los papeles de trabajo y archivo de las operaciones intentadas.

• Cuando una operación inusual sea calificada como inusual por el Oficial de

Cumplimiento y reúna los requisitos para someterla al proceso de determinación

de operaciones sospechosas, el formato de la operación inusual pasa a ser parte

integral de los papeles de trabajo y archivo de las operaciones sospechosas.


• El Oficial de Cumplimiento será el responsable de mantener en custodia el archivo

generado en los cuatro puntos anteriores por el mismo año calendario al que

pertenezcan los reportes de operaciones inusuales, en concordancia con el numeral

de este manual relacionada con el manejo de la documentación y las tablas de

retención documental, y con los procedimientos indicados para archivo y custodia

de los documentos del SARLAFT.


Formato que se debe utilizar para reportar operaciones inusuales o ERLA/FT ´s

REPORTE DE OPERACIONES SARLAFT

IDENTIFICACIÓN DE QUIEN REPORTA

Fecha del reporte

Nombre de quien reporta

Cargo de quien reporta

Dirección a la cual pertenece

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA OPERACIÓN IDENTIFICANDO LAS FUENTES DE ORIGEN, LAS SEÑALES DE ALERTA O CUALQUIER OTRA SITUACIÓN ANORMAL QUE Y LOS IMPACTOS O POSIBLES IMPACTOS QUE HA GENERADO LA

MISMA EN LA EMPRESA

QUÉ OPORTUNIDADES DE MEJORA PROPONE PARA QUE NO SE VUELVA A PRESENTAR LA OPERACIÓN

Proponga la forma de control para este ERLA/FT

FIRMA DE QUIEN REPORTA

ACTUACIÓN DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

ESTA OPERACIÓN INUSUAL CORRESPONDE A UNA OPERACIÓN SOSPECHOSA O INTENTADA SUCEPTIBLE DE REPORTAR A LA UIAF

SI NO

Fecha de reporte a UIAF

Código de validación en UIAF

FIRMA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

OBSERVACIONES


Proceso para detectar y reportar operaciones sospechosas en EXTRAS S.A.

De conformidad con la CIRCULAR EXTERNA NUMERO 100-000005 DEL 17 DE JUNIO DE 2014

expedida por la Supersociedades, EXTRAS S.A. se encuentra obligada a reportar

transacciones, operaciones intentadas y operaciones sospechosas a la UIAF, para lo cual

se deberá atender las especificaciones que se detallen en las resoluciones o normas que

se expidan al respecto.

Génesis de operaciones intentadas o sospechosas

Una operación sospechosa o intentada también puede ser denominada cono Evento de

Riesgo de LA/FT y sus componentes son los mismos de las operaciones inusuales. Todos

los colaboradores de la empresa deben concentrar su atención en todas las operaciones

donde concurran las fuentes de riesgo, las señales de alerta, situaciones de riesgo, causa,

riesgos asociados, impactos.

El proceso inicia con la percepción de señales de alerta que permiten identificar

operaciones inusuales:

• El proceso de negociación y ventas y el de contabilidad son los responsable de

identificar operaciones inusuales entre sus clientes.

• El proceso de compras es el responsable de identificar operaciones inusuales entre

todos sus proveedores tanto nacionales como internacionales.

• El proceso de Talento Humano y Capital Humano son los responsable de identificar

operaciones inusuales entre todos las personas vinculadas laboralmente.

• El proceso de Tesorería será el responsable de identificar operaciones inusuales en

las operaciones de crédito y financiación de la compañía.

• Los procesos de la Dirección de Operaciones son los responsables de identificar

operaciones inusuales en sus actividades.

• Los accionistas son los responsables de identificar operaciones inusuales de los

demás accionistas, de los futuros accionistas y de los miembros de Junta Directiva.

• Los miembros de Junta Directiva serán responsables de identificar operaciones

inusuales de sus pares y de los representantes legales.


• Cada una de procesos debe diligenciar el formato de reporte de operación inusual

para que sea evaluado por el Oficial de Cumplimiento.

• El Oficial de Cumplimiento determinará, entre las operaciones inusuales, cuáles

son las operaciones sospechosas y producirá un informe sobre este hecho.

• El Oficial de Cumplimiento remitirá de manera inmediata el reporte de operaciones

sospechosas a la UIAF.

En términos generales el Oficial de Cumplimiento debe considerar como sospechosa una

transacción cuyas características, volumen y frecuencia no armonizan con las

características del perfil del cliente o del perfil promedio del segmento a que pertenece

ó con la trayectoria de sus negocios.

Siempre se debe partir de una inusualidad puesta de manifiesto por un colaborador de

cuyo análisis y valoración surge la sospecha cuando no es posible desvanecer los elementos

que la generan o explicar las circunstancias en que se produce tal inusualidad.

Cuando la confrontación de las operaciones detectadas como inusuales con la información

que se tiene del cliente y los mercados no arroja resultados satisfactorios, podemos estar

frente a una operación sospechosa.

El deber de la empresa es fundamentalmente: detectar, analizar, evaluar y decidir si la

operación es sospechosa y en tal caso comunicarlo a la UIAF.

En este proceso influirán entonces elementos objetivos, cuantificables, verificables y por

consiguiente demostrables; pero también se abre un campo a la valoración subjetiva

proveniente de la experiencia y el conocimiento de los prototipos de operaciones,

circunstancia que deben apreciar las autoridades al tener presente que esta dosis

subjetiva implica posibilidad de error, tolerado por la normativa ante la imposibilidad de

acierto permanente.

Indicios de posibles operaciones sospechosas

A continuación se presenta una relación no taxativa de posibles indicios para la detección

de operaciones sospechosas, sin que constituyan por sí mismos necesariamente una

operación sospechosa.


• Una concentración inusual de operaciones por parte de un cliente o de un

proveedor.

• Una repetición inusual de operaciones de compra entre un pequeño número de

clientes en cierto periodo de tiempo en una jurisdicción de alto riesgo de LA/FT.

• La concentración inusual de transacciones y/o órdenes con un único cliente; o con

un número limitado de clientes (sobre todo si los clientes están relacionados entre

sí).

• El cliente solicita específicamente la inmediata ejecución de una compra, sin

importarle el precio al que se ejecutará.

• Cuando la operación de compra o de venta no guarda relación con la actividad del

cliente o proveedor.

• Que la operación o algunas características comerciales del cliente o del proveedor

responda a tipologías definidas e por la UIAF, adjuntas en anexo a este manual.

Responsable en la empresa por la detección de operaciones sospechosas

El Oficial de Cumplimiento es la única instancia en la empresa que tiene la autoridad y la

participación (actuación) con las Direcciones o Gerencias Regionales para determinar si se

trata de una operación sospechosa. Este será el único colaborador con autoridad,

responsabilidad y colaboración para reportar las operaciones sospechosas a la UIAF.

Reporte de operaciones sospechosa - ROS

Corresponde a EXTRAS S.A. reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que

determinen como sospechosas. Así mismo, deberá reportar las operaciones intentadas que

contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas de LA/FT. Los

reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos

establecidos por la entidad.

Sobre este asunto ha dispuesto la Supersociedades: “Se debe entender por inmediato, el

momento a partir del cual la empresa toma la decisión de catalogar la operación como

intentada o sospechosa. Para el efecto no se necesita que la empresa tenga certeza de

que se trata de una actividad delictiva ni de identificar el tipo penal o de verificar que los


recursos tienen origen ilícito; tan sólo se requiere que la operación sea sospechosa en los

términos definidos en la presente circular.”

El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de

responsabilidad para la empresa reportante ni para las personas que hayan participado en

su detección o en su reporte.

Cómo se reportan a la UIAF las operaciones sospechosas

Todos los reportes deberán ser enviados a la UIAF a través del Sistema de Reporte en

Línea. Para efectos de la solicitud de usuario, ingreso al sistema y cómo hacer los reportes,

podrá consultarse el “INSTRUCTIVO PARA EL SISTEMA DE REPORTE EN LINEA – SIREL UNIDAD

DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF 2014”, el cual hace parte integral de este

manual.

Dicho instructivo producido por la UIAF para el propósito anterior se puede consultar en

la página web:

(https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_sist

ema_6993)

No se requiere que EXTRAS S.A. tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva,

ni identificar el tipo de delito penal o que los recursos involucrados provengan de tales

actividades.

De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de

operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para EXTRAS S.A.

como informante, ni para los Directivos o colaboradores que hayan participado en su

detección y/o reporte.

Para establecer las razones objetivas, se deberán atender las señales de alerta incluidas

en cada operación inusual más los otros elementos que la configuran, se podrán tener en

cuenta señales de alerta relacionadas con: posibles vínculos entre operaciones por

variables como nombres de clientes/clientes/agentes económicos, teléfonos, direcciones,

ubicación geográfica; comportamiento de los clientes/clientes/agentes económicos

https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_sistema_6993

https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_sistema_6993


dentro del mercado, y/o también por inconsistencias entre los valores declarados de

ingresos, egresos, activos, patrimonio y su perfil financiero dentro de la empresa,

operaciones múltiples. También podrá analizar los datos históricos para el último año,

realizar llamadas para corroborar o verificar la información de las bases de datos del

aplicativo operativo y/o de los documentos físicos.

Dependiendo del juicio y criterios del Oficial de Cumplimiento, unas operaciones serán

consideradas sospechosas y otras no, las no consideradas como sospechosas pero que si

son inusuales podrán ser sometidas a un seguimiento o monitoreo especial, mediante el

uso de listas de control, o en su defecto se dejara constancia de la decisión en el acta del

comité.

En todo caso, antes de transmitir a la UIAF el respectivo reporte de operaciones

sospechosas, se deberá atender a las recomendaciones de esa entidad en cuanto a

características de calidad de la información, según los documentos expedidos en forma

general o según informes de retroalimentación emitidos en forma particular para la

empresa o para el sector real.

El Oficial de Cumplimiento será el responsable de mantener en custodia el archivo

generado de las operaciones sospechosas por el mismo año calendario al que pertenezcan

las respectivas operaciones sospechosas las cuales serán mantenidas en el libro del

SARLAFT. Una vez terminado el año, los soportes de las operaciones sospechosas podrán

ser enviados al archivo de la empresa. El archivo de la documentación relacionada con las

operaciones sospechosas será organizado en orden cronológico conforme las fechas de

reporte de las mismas a la UIAF.

POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS y HERRAMIENTAS

EXTRAS S.A. ha diseñado e implementado las siguientes políticas, procedimientos y

herramientas:

• Políticas y procedimientos corporativos para la gestión del SARLAFT.

• Procedimiento para atender distintas situaciones del SARLAFT.

• Mecanismos e instrumentos de la etapa de control.


Políticas y procedimientos corporativas para la gestión del SARLAFT

Las siguientes son las políticas y procedimientos en EXTRAS S.A. para la Gestión del

SARLAFT

Políticas para asegurar el adecuado funcionamiento del SARLAFT

Con el fin de asegurar el adecuado funcionamiento del SARLAFT, se han definido las

siguientes políticas generales que son reglas de conducta y procedimientos para orientar

la actuación de EXTRAS S.A. en cuanto a la gestión del riesgo de LA/FT:

• En EXTRAS S.A. se reconoce que la materialización de un ERLA/FT atenta contra

ella al generar como impactos pérdidas que afectan el logro de sus objetivos

corporativos.

• En EXTRAS S.A. el SARLAFT tiene como objetivos la prevención de que sea utilizada

para realizar cualquier tipo de operación de LA/FT y detectar y reportar

oportunamente esas operaciones cuando acontezcan.

• En EXTRAS S.A., reconocemos que el LA/FT representan una gran amenaza para la

empresa, para la estabilidad del sistema empresarial colombiano y la integridad

de los mercados por su carácter global y las redes utilizadas para el manejo de

tales recursos, y consciente de ello, hemos implementado el presente SARLAFT

con el fin de prevenir y controlar que sea utilizada para dar apariencia de legalidad

a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos

hacia la realización de actividades terroristas, por tal motivo la Junta Directiva y

la Alta Gerencia de la empresa consagran en el presente manual la necesidad y

exigen a todos los colaboradores para que antepongan el cumplimiento de las

normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas

comerciales.

• Requisitos y conservación de la documentación para EXTRAS S.A., los objetivos de

la implementación del SARLAFT son:

- Protegerla de las pérdidas que puedan generar los eventos del riesgo de LA/FT.

- Contribuir a la efectividad y eficacia para el logro de su misión y objetivos

corporativos.


- Cumplir con los requerimientos legales establecidos por los diferentes entes de

control.

• La Junta Directiva, el Gerente y/o Representante Legal, los Directores y los

colaboradores están comprometidos con la gestión del riesgo de LA/FT, por tanto

deben impulsar la cultura de la gestión del SARLAFT.

• La Junta Directiva, el Gerente y/o Representante Legal, los Directores y los

colaboradores, deben asegurar el cumplimiento de las normas internas y externas

relacionadas con la gestión del SARLAFT.

• Los controles aplicados a los ERLA/FT´s deben ser aprobados por la Gerencia

General o la Junta Directiva.

• La Junta Directiva y la Gerencia General son los órganos que tiene la decisión final

para tomar medidas a fin de prevenir y controlar ERLA/FT.

• La Gestión del SARLAFT siempre deberá estar integrada a la planeación estratégica

de EXTRAS S.A.

• Todas las personas vinculadas a EXTRAS S.A. deben estar comprometidas con la

adecuada administración del SARLAFT, según su nivel jerárquico.

• La Alta Dirección de EXTRAS S.A. debe demostrar su compromiso con la cultura de

la prevención y control del LA/FT y con la implementación del SARLAFT,

favoreciendo decisiones orientadas a asegurar la disponibilidad de recursos

esenciales (recurso humano, habilidades especializadas, infraestructura

organizacional, recursos tecnológicos y financieros) para establecer, implementar,

mantener y mejorar el SARLAFT.

• El Oficial de Cumplimiento, en el proceso de gestión del SARLAFT, siempre buscara

un común acuerdo en cuanto a posiciones conceptuales, metodológicas,

instrumentales y éticas, para beneficio de EXTRAS S.A.

• EXTRAS S.A. no tendrá, o dará por terminadas, las relaciones comerciales y/o

laborales con personas naturales o jurídicas vinculadas por las autoridades policivas

en actividades delictivas, LA/FT y/o aquellas que se encuentren reportadas en las

listas restrictivas tale como ONU, OFAC, FBI, y demás listas vinculantes para

Colombia.


• Todos las diferencias generadas en el ejercicio de la autoridad, responsabilidad y

de ejecución, que surjan entre colaboradores a partir de la implementación del

SARLAFT se deberán resolver utilizando preferencialmente los conceptos y

metodologías expuestas en este manual y en última instancia recurriendo a

expertos externos de EXTRAS S.A. .

• Todos los colaboradores de la empresa, especialmente los responsables de

detectar, identificar describir y analizar operaciones inusuales y operaciones

sospechosas deben practicar la “debida diligencia”.

Políticas específicas para impulsar la cultura de prevención y control del riesgo LA/FT

en EXTRAS S.A.

• La cultura organizacional en prevención y control de LA/FT, es el conjunto de

políticas, hábitos y valores, que deben practicar todos los colaboradores en EXTRAS

S.A. para evitar que sea utilizada activa o pasivamente en operaciones de LA/FT.

• La cultura anti LA/FT debe ser expresada por la Gerencia General, Directores,

Líderes y colaboradores vinculados a EXTRAS S.A., mediante sus actitudes.

• Una política, aplicada a los temas de gestión de riesgo de LA/FT, es todo lo que

está escrito y aprobado, que rige a EXTRAS S.A., y que debe ser respetado por

todos sus integrantes. Las políticas anti LA/FT están escritas detalladamente en

este Manual del SARLAFT.

• Un hábito, para efectos de gestión de riesgos es lo que no está escrito, pero que

se acepta como política en la organización.

• Un valor, es una cualidad que tiene una persona que integrada a EXTRAS S.A.

• El fortalecimiento de la cultura se debe realizar mediante el diseño e

implementación de políticas y actividades, especialmente de capacitación, para la

prevención y control del riesgo de LA/FT.

• EXTRAS S.A. no vinculará a ningún tipo de colaborador que haya sido relacionado

de manera cierta con actividades de LA/FT.

• Los valores de la organización siempre deberán estar direccionados a la prevención

y control del LA/FT.


• La actividad de prevención y control de LA/FT y anti fraude siempre deberá primar

sobre cualquier otro tipo de medidas de prevención y control.

• Los intereses económicos de la organización nunca podrán primar sobre los

intereses relacionados con la prevención y control del LA/FT.

• Las personas de EXTRAS S.A. que sean elegidas para capacitaciones, no podrá ser

eximida de actividades de capacitación en prevención y control de LA/FT.

• Cualquier persona vinculada a EXTRAS S.A., quien manifieste un sentimiento

afectivo a favor del delito de LA/FT será retirada de manera.

• Las actividades propuestas para el fortalecimiento de la cultura de prevención y

control del riesgo de LA/FT, deberá recibir el total apoyo político y económico del

Gerente y/o Representante Legal de EXTRAS S.A., previa su evaluación. Por lo

tanto, Gerente y/o Representante Legal debe demostrar su compromiso con la

cultura de la prevención y control del LA/FT y con la implementación del SARLAFT,

tomando y favoreciendo decisiones orientadas a asegurar la disponibilidad de

recursos esenciales (recursos humanos, habilidades especializadas, infraestructura

organizacional, recursos tecnológicos y financieros) para establecer, implementar,

mantener y mejorar el SARLAFT.

Procedimiento para Impulsar la Cultura Organizacional de Prevención y Control del

Riesgo de LA/FT

Para impulsar la cultura de prevención y control del Lavado de Activos y de la Financiación

del Terrorismo, la empresa debe emprender acciones encaminadas a:

• Fortalecer el conocimiento que deben tener todas las personas sobre las

actividades delictivas y las medidas de prevención y control del lavado de activos

y de la financiación del terrorismo.

• Fortalecer el componente afectivo y sentimental en contra el delito de LA/FT y a

favor de las medidas de prevención y control.

• Generar un comportamiento positivo y favorable hacia la prevención y control y

negativo y desfavorable hacia el delito.


De acuerdo a lo anterior, EXTRAS S.A. realizará compañas de inducción, comunicación y

capacitación del SARLAFT con el fin de fortalecer la Cultura de Prevención y Control del

Riesgo.

Inducción corporativa

Inclusión de un capítulo sobre el SARLAFT en EXTRAS S.A. en la inducción corporativa de

todos los colaboradores administrativos. Dicha inducción estará a cargo del proceso de

Capital Humano.

Divulgación

EXTRAS S.A. publicará temas sobre el delito de LA/FT y su prevención y control en

distintos medios. Las publicaciones podrá realizarse a través de medios físicas o

electrónicas, tales como la Intranet, Internet, carteleras, correos electrónicos, cartillas,

instructivos, volantes, entre otros.

Las comunicaciones sobre el SARLAFT se harán por lo menos de forma anual. Asimismo,

en cualquier momento, EXTRAS S.A. podrá divulgar acontecimientos que impacten el

SARLAFT y que deban ser conocidos por todos los colaboradores.

Capacitaciones

EXTRAS S.A. realizará capacitaciones periódicas sus colaboradores, para lo cual escogerá

audiencia determinada. Las siguientes serán las características de las capacitaciones:

• La audiencia inicial a la cual se le realizará capacitaciones serán todos los

Directores, Gerentes Regionales y Líderes de la compañía, así como integrantes

clave de los procesos de Compras, Tesorería, Contabilidad y Negociación y Ventas

principalmente. En todo caso, el Oficial de Cumplimiento tiene la facultad para

ampliar o restringir la audiencia a la cual se le dictará la capacitación.

• Las capacitaciones podrán ser realizadas en forma presencial o por medios

electrónicos, como la videoconferencia, la Intranet, Internet, e-learning etc.

• Las capacitaciones podrán ser dictadas por el Oficial de Cumplimiento o por quien

este designe.


Procedimiento para atender distintas situaciones del SARLAFT

Atención de los requerimientos de información por parte de las autoridades

competentes o grupos de interés

Los requerimientos que reciba EXTRAS S.A. provenientes de las autoridades competentes

tales como la DIAN, Policía, Fiscalía, UIAF, Supersociedades, etc., o grupos de interés,

serán atendidas conforme el siguiente procedimiento:

• Los requerimientos se pueden recibir por medios físicos y por medios electrónicos.

• Cuando el requerimiento se reciba en forma física, el responsable deberá radicarlos

en el libro diseñado en la empresa para todos los procesos de radicación de

correspondencia. Además imponiendo su firma y/o sello de la empresa, en señal

de haber recibido el mismo, indicando la fecha y hora de su recepción, tanto en la

copia interna como en la copia que se lleva el mensajero o empresa de correos de

la autoridad competente. El mensajero de EXTRAS S.A. entregará el requerimiento

al proceso responsable de atenderlos para que emita la respuesta. En todo caso,

podrá poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento para la asesoría en la

respuesta.

• Cuando los requerimientos de información se reciban en forma electrónica, será

responsabilidad de quien recibió dicho requerimiento, coordinar su respuesta por

parte del proceso responsable de atenderlos. En todo caso, podrá poner en

conocimiento del Oficial de Cumplimiento para la asesoría en la respuesta.

• Una vez recibidos los requerimientos, y radicados y circularizados al proceso

responsable, esta última deberá dar respuesta a los mismos conforme los plazos

otorgados en cada requerimiento. Cuando el plazo no se mencione, y no exista la

urgencia manifiesta en el requerimiento, el proceso responsable podrá tomar un

plazo de diez días hábiles para realizar la debida respuesta. En los casos en los

cuales se requiera un plazo superior a los indicados en el requerimiento, el proceso

responsable debe solicitar, mediante una comunicación dirigida a la entidad que

realizo el requerimiento, ampliación del plazo y resumiendo las razones que

motivan dicha solicitud.


• Las respuestas a requerimientos pueden ser entregadas por medios escritos o

electrónicos, atendiendo la forma como lo indique el requerimiento.

• Se deberán guardar las constancias de recibido de las respuestas radicadas ante las

entidades competentes. Con el fin de archivarlas en orden consecutivo conforme

la fecha de recepción del requerimiento.

Procedimiento para prevenir y Resolver los posibles Conflictos de Interés

EXTRAS S.A. posee un Código de Ética y Gobierno Corporativo. En este documento se

encuentran establecidos los principios, valores, conductas y mecanismos para la

prevención y resolución de conflictos de interés que deben observar los colaboradores que

presten sus servicios a la empresa, así como la imposición de sanciones.

Procedimiento para asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás

disposiciones relacionadas con el SARLAFT.

EXTRAS S.A., sus órganos de administración y de control así como el Oficial de

Cumplimiento y demás colaboradores, deben asegurar el cumplimiento de las normas

legales y reglamentos internos y demás disposiciones, relacionadas con el SARLAFT,

encaminadas a prevenir y controlar el LA/FT con el propósito no solo de contribuir a la

realización de los fines del Estado y de cumplir la normatividad vigente, sino de proteger

la imagen y la reputación nacional e internacional de Colombia.

Cualquier incumplimiento sobre este deber por cualquiera de sus accionistas, órganos de

administración y de control, del Oficial de Cumplimiento y demás colaboradores, deberá

ser atendido conforme las normas internas o externas que le sean aplicables, según lo

indicado en el Código de Ética y Gobierno Corporativo indicado en el presente manual y/o

con sujeción al reglamento interno de la empresa y/o según lo indicado en los estatutos.

Procedimiento sobre régimen de sanciones

La empresa establecerá las consecuencias o sancionará disciplinariamente a los

colaboradores que faciliten o coadyuven en la utilización de sus actividades para el LA/FT,

lo mismo para aquellos que incurran en inhabilidades, incompatibilidades, conflictos de


interés y en general por violaciones al Código de Ética y Gobierno Corporativo, Manual del

SARLAFT, Manuales de Procedimiento o funciones, al Código Sustantivo del Trabajo, el

Contrato de Trabajo, Otrosíes laborales y el Reglamento Interno de Trabajo.

Por lo anterior, la conducta irresponsable, permisiva, negligente u omisiva en el desarrollo

comercial y operacional de la Empresa, que viole el Código de Ética y Gobierno Corporativo

y/o el Manual SARLAFT, acarreará las sanciones disciplinarias y de ley para los

Colaboradores.

En cuanto a los administradores y Accionistas se seguirán las normas estatutarias y legales

para revisar el tipo de sanción a aplicar, sin perjuicio de las acciones judiciales a que haya

lugar.

Para conocer y aplicar el Régimen de Sanciones se debe remitir al Código de Ética y

Gobierno Corporativo, el cual hace parte integral del presente manual.

Revisoría Fiscal

El Revisor Fiscal de EXTRAS S.A. en su reporte a presentar a la Asamblea General de

Accionistas Ordinaria debe elaborar un capítulo evaluando la implementación y desarrollo

de SARLAFT.

Además, deberá poner en conocimiento del Oficial de cumplimiento, las inconsistencias y

fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las

disposiciones que regulan la materia.

Mecanismos e instrumentos de la etapa de control.

Como política y procedimientos para el control de LA/FT se establece la siguiente matriz

con los grupos de interés, las Direcciones de EXTRAS S.A. responsables, los controles y una

descripción de los mismos.


GRUPO DE INTERÉS

DIRECCIÓN CONTROLES NATURALEZA

CLIENTES

COMERCIAL

Consulta y vigilancia de clientes y prospectos de clientes en diferentes fuentes

La compañía cuenta con una proceso de vigilancia estratégica compuesto por una red de 15 roles AIN (análisis de la industria y negocio) los cuales realizan investigaciones enfocadas en temas estratégicos para la compañía por unidad de negocio especializada, identificando alertas de mercado, clientes, competencia, ciencia y tecnología. Como parte del análisis que se realiza en la vigilancia del entorno se identifican organizaciones que no cumplen con las políticas y normatividad exigidas por el Estado tomando evidencias reales como: noticias, periódicos, redes sociales, gremios, voz a voz entre otros, los cuales son material que identifica compañías con comportamientos no éticos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

Formato de declaración para vinculación*

Formato mediante el cual se identificará a la contraparte, sus administradores, sus accionistas, el origen de sus ingresos y la declaración de conocimiento y, por tanto, de compromiso con el SARLAFT de EXTRAS S.A. *En Proceso de implementación

FINANCIERO Y COMERCIAL

Creación de clientes y consulta en listas restrictivas el nombre del cliente

Cuando se cierra un negocio, el subgerente Comercial debe solicitar al cliente los siguientes documentos:

• Rut

• Certificado Cámara de Comercio no > a 30 días

• Estados Financieros de los 2 últimos años

• Carta autorización datacredito (firmada por el Representante Legal o suplentes)

• Carta aceptación plazo de pago (firmada por el Representante Legal o suplentes)

• Copia Cedula Representante Legal

• 2 Referencias Comerciales

• 2 Referencias Bancarias

• Diligenciamiento de Formato Sagrlaft Paralelamente empieza a construir los siguientes documentos que son de manejo interno:

• Guía Operacional

• Simulador de rentabilidad aprobado por financiero

Estos documentos aplican para todas las líneas a excepción de Selección, Evaluación y Visita domiciliaria. Para la línea de Merchandising Express la Guía operacional se reemplaza por el Check List, es


GRUPO DE INTERÉS


importante anotar que para esta línea no se requiere simulador de rentabilidad. Para las líneas de Selección, evaluación y Visita domiciliaria se requiere:

• Check List o Guía Operacional

• Rut

• Certificado Cámara de Comercio no > a 30 días

• Carta de Aceptación plazo de pago

• Copia Cedula Representante Legal

• Diligenciamiento de Formato Sagrlaft

Una vez se tienen los anteriores documentos la compañía dispone de un procedimiento que se encuentra en la página de intranet de la compañía la ruta es Efigenia/Arbol/Procesos/procesos de Gestión/P-22 Instructivo creación de 3 Cliente), el cual contiene las políticas, documentos necesarios para análisis de información financiera del cliente, y una descripción detallada del proceso. Como complemento la compañía debe revisar en la lista Clinton. En el siguiente link se encuentra la página del departamento de tesoria de los Estados Unidos donde se consulta la lista Clinton: http://www.treasury.gov/ofac/downloads/t11sdn.pdf; adicionalmente la compañía cuenta con un proveedor externo BPR Rating que maneja una base de datos (Excel) que es actualizada permanentemente con calificación financiera y lista Clinton de las grandes empresas. Una vez se realiza todo este procedimiento y si el resultado es favorable se procede autorizar la creación del cliente.

JURÍDICO Cláusulas en los contratos comerciales

En los contratos comerciales con clientes se acuerdan cláusulas en las cuales las partes se obligan al cumplimiento de ejecutar políticas y procedimientos para la del LA/FT. Cualquier incumplimiento del SARLAFT dará lugar a la terminación o suspensión de la relación comercial.


GRUPO DE INTERÉS


PROVEEDORES

OPERACIONES

Mandamientos de proveedores

Documento oficial de la compañía que se solicita firmar para participar en las convocatorias de compras, en el cual los proveedores declaran y se obligan a cumplir con las políticas y procedimientos de SARLAFT, anticorrupción, confidencialidad de la información, buenas práctica en el manejo de datos personales y respeto por los derechos humanos.

Consulta en listas restrictivas el nombre del proveedor y de sus accionistas mayoritarios

En las convocatorias de compras se realiza la consulta de los posibles proveedores a través del NIT y su nombre comercial y/o razón social, lo cual permite prevenir riesgos de contratar con proveedores contaminados por Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Control de aprobación de compras por montos de compra

La compañía utiliza la herramienta Oracle (business suite), en el cual para poder dar aval a una autorización de orden de compra a los proveedores, se requiere el visto bueno de determinados roles, de acuerdo a los montos establecidos.

Estudio de solidez financiero

Procesos financieros internos de la compañía que realiza la comparación de los estados financieros para validar variaciones de un año a otro. En este proceso identificar posibles riesgos de contratación con empresas con bajas calificaciones o indicadores por fuera de lo normal.

Formato de declaración para vinculación*

Formato mediante el cual se identificará a la contraparte, sus administradores, sus accionistas, el origen de sus ingresos y la declaración de conocimiento y, por tanto, de compromiso con el SARLAFT de EXTRAS S.A. *En proceso de implementación

JURÍDICO Cláusula en los contratos comerciales

En los contratos comerciales con proveedores se acuerdan cláusulas en las cuales las partes se obligan al cumplimiento de ejecutar políticas y procedimientos para la del LA/FT. Cualquier incumplimiento de las políticas dará lugar a la terminación o suspensión de la relación comercial.


GRUPO DE INTERÉS


COLABORADORES RECURSOS HUMANOS

Actividades de selección en el ingreso de los colaboradores

La compañía tiene construidas una serie de pruebas para el ingreso de los colaboradores que son obligatorias, el cual pretende manejar de manera organizada el ingreso de los mismos, y permite mitigar el posible riesgo de contaminación por Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT). Dichas pruebas se relacionas a continuación:

• PRUEBAS POR COMPETENCIAS - Aplica para todos los cargos. - Se aplica de manera presencial. - Se realiza una valoración por medio de

entrevista por competencias y la información se registra en el formato de Informe de valoración de Competencias FIP24 - 1- 23.

• ASSESSMENT CENTER - Aplica para Cargos Tácticos, liderazgo. - Se aplica de manera presencial. - Esta herramienta es utilizada para algunos

cargos para evaluar competencias como liderazgo, trabajo en equipo, gestión administrativa y el concepto de del assessement queda registrado en el formato de Informe FIP24-1-23.

• PRUEBA EROS - Aplica para Cargos Operativo, Táctico,

Liderazgo, Directivos - Se aplica de manera online - Accede a una metodología personalizada

en la identificación de las competencias críticas en servicio se los diferentes cargos.

• PRUEBA ANTES - Aplica para Cargos Operativo, Táctico,

Liderazgo, Directivos - Se aplica de manera online - Permite evaluar los valores de un

colaborador; es decir, la integridad y rectitud de las personas.

• PRUEBA SEDISC - Aplica para Táctico (que impliquen

movilización), Liderazgo, Directivos - Se aplica de manera online


GRUPO DE INTERÉS


- Permite evaluar el liderazgo como comportamiento natural de las personas de acuerdo a las exigencias y la organización.

• PRUEBA KOMPE PLUS - Aplica para Liderazgo y Directivos. - Se aplica de manera online. - Permite evaluar competencias cognitivas

como planeación, innovación, toma de decisiones. Interpersonales como comunicación efectiva, orientación al cliente, trabajo en equipo, Inteligencia social, empatía. Intrapersonales como flexibilidad, autoconfianza, manejo emocional. Liderazgo: Seguimiento de gestión, Dirección de equipo, delegación. Entre otras.

• ESTUDIO DE SEGURIDAD - Aplica para Liderazgo y Directivos y CEDI. - Se aplica de manera presencial. - El estudio de seguridad se realiza a través

de una empresa externa (Seguridad Atlas) cargos del CEDI, liderazgo y Directivo.

• VISITA DOMICILIARIA - Aplica para Liderazgo y Directivos y CEDI. - Se aplica de manera presencial. - La visita domiciliaria se realiza a través

de una empresa externa (Seguridad Atlas).

• POLÍGRAFO - Aplica para Analista Senior Contabilidad,

Auxiliar de Bodega, Coordinador Cedi, Secretaria de Gerencia, Subgerente CEDI, Tesorero.

- Se aplica de manera presencial. - El polígrafo se realiza a algunos cargos, de

acuerdo a necesidad.

• EXÁMENES INGRESO - Aplica para Todos los Cargos. - Se aplica de manera presencial. - Los exámenes de ingreso se realizan a

través de un proveedor (Unidad de Salud Ocupacional), a todas las personas que se vinculan con Extras S.A. Eficacia S.A se


GRUPO DE INTERÉS


autorizan Examen Médico y Pruebas de Laboratorio.

JURÍDICO

Reglamento Interno de Trabajo y realización de procesos disciplinarios conforme a la normatividad de SARLAFT

El Proceso Jurídico adelantará procesos disciplinarios conforme al Reglamento Interno de Trabajo.

OPERACIONES FINANCIERAS CON

EFECTIVO FINANCIERO Pagos en efectivo

Para la definición de pagos en efectivo la empresa se acoge a lo establecido en la ley 1430 de 2010, en su artículo 26, que adicionó al Estatuto Tributario el artículo 771-5, en la que indica que los contribuyentes o responsables deberán efectuar los pagos mediante alguno de los medios de pago allí previstos, tales como depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiarios, tarjetas de crédito, tarjetas débito, etc. Los pagos que se originen por fuera de este lineamiento se consideran pagos en efectivo que para nuestro caso son: • ANTICIPOS DE GASTOS DE VIAJE La compañía cuenta con un instructivo consignado en la página de corporativa de la compañía el acceso es (Efigenia/Árbol/Procesos/procesos de Gestión/P-22 FIP22-1 Eficacia Legalización de Anticipos), adicionalmente ha diseñado un Curso e-learning la ruta es (Efigenia/Aplicativos/Campus E_Delfos) http://aulavirtual.eficacia.com.co:8080/delfos/) para que los colaboradores conozcan la forma correcta de utilizar los recursos. Los controles están basados en aprobaciones de los gastos por los jefes inmediatos que garantizan la razonabilidad y buen uso de los


GRUPO DE INTERÉS


dineros entregados, adicionalmente que los soportes de las legalizaciones cumplan con los requisitos establecidos por las normas tributarias colombianas. • CAJAS MENORES La caja menor, es un fondo que se crea para manejar pequeños desembolsos y se asigna a una persona como responsable de su manejo, el procedimiento del adecuado manejo se encuentra publicado en (Efigenia/Arbol/Procesos/procesos de Gestión/P-22 IP22-2 Manejo de Caja Menor).

Pagos con giros*

- El pago mediante giro en efectivo está dirigido a los colaboradores o proveedores que se ubican en lugares

remotos o de difícil acceso para las entidades bancarias y se hace necesario realizar el pago

mediante entidades no vigiladas (empresa de giros) para dar cumplimiento a las obligaciones de la

empresa. - Se valida que en el lugar donde se requiere el pago

solo opera empresa de giros. - Cuando existe el Banco Agrario, pero esta entidad no

puede atender en la celeridad y en los volúmenes requeridos en un momento dado, se emplea la

empresa de giros. * Pendiente elaboración del instructivo.

ADMINISTRADORES (JUNTA

DIRECTIVA, REPRESENTANTES

LEGALES)

Jurídico

Declaración de compromiso con el SARLAFT

Formato mediante el cual se identificará a los administradores y declararán su compromiso con el SARLAFT.

Consulta en listas restrictivas

Consulta que se realiza en las listas restrictivas definidas en el presente manual. Se dejará constancia de la consulta en el formato de declaración de origen de compromiso con el SARLAFT, por parte del colaborador que la haya realizado.

ACCIONISTAS JURÍDICO

Declaración de origen de ingresos

Formato mediante el cual se identificará a los accionistas, el origen de sus ingresos y su compromiso con el SARLAFT.

Consulta en listas restrictivas

Consulta que se realiza en las listas restrictivas definidas en el presente manual. Se dejará constancia de la consulta en el formato de declaración de origen de ingreso por parte del colaborador que la haya realizado.


GRUPO DE INTERÉS


PERSONAS POLÍTICAMENTE

EXPUESTAS (PEP) JURÍDICO

Formato de declaración para vinculación

Formato mediante el cual se identificará a la contraparte, sus administradores, sus accionistas, el origen de sus ingresos y la declaración de conocimiento y, por tanto, de compromiso con el SARLAFT de EXTRAS S.A.

Consulta en listas restrictivas el nombre del grupo de interés y de sus asociados principales

Consulta que se realiza en las listas restrictivas definidas en el presente manual. Se dejará constancia de la consulta en el formato de declaración para vinculación, por parte del colaborador que la haya realizado.

Consulta con proveedor externo sobre información de la PEP

El Oficial de Cumplimiento podrá contratar a un proveedor externo para que remita información detallada de la PEP

DOCUMENTACIÓN.

Hacen parte de la documentación del SARLAFT, el presente Manual, el cual incluye tanto

las políticas y procesos como los procedimientos, el Código de Ética y Gobierno

Corporativo y demás anexos, e instructivos del presente manual y la información contenida

en las páginas web citadas en el presente manual.

Criterios y procesos de manejo de la documentación

La información y documentación de carácter física relacionada con el SARLAFT, tendrá los

siguientes criterios y procesos de manejo:

• Los procesos que ejercen el control sobre los diferentes grupos de interés,

aplicarán la política para el manejo de documentación que tengan para todos los

documentos de su proceso.

• La documentación relacionada con el SARLAFT podrá ser guardada y utilizada al

interior de la empresa por el Oficial de Cumplimiento, Gerente General y/o

Representante Legal y Junta Directiva, siempre que se cumpla con la reserva legal

respectiva.


• Antes de que la documentación sea entregada al proceso responsable del manejo

y control de archivo o al proveedor externo asignado para ello, el Oficial de

Cumplimiento, el Gerente General y/o Representante Legal y Junta Directiva,

podrán tener la documentación por lo menos un año en sus respectivos puestos de

trabajo, tanto en su forma física como electrónica.

• El proceso responsable del manejo y control del archivo o el proveedor externo

asignado para ello, y dispondrá lo necesario para el cumplimiento de esta

disposición en cuanto la documentación sea entregada para su archivo histórico.

Custodia de documentos

El proceso responsable del manejo y control de archivo o al proveedor externo asignado

para ello y el Oficial de Cumplimiento, respecto de la documentación relacionada con el

SARLAFT, deben guardar la misma así:

• Para el archivo físico que esté en poder del Oficial de Cumplimiento, como mínimo

un año calendario.

• Para los archivos electrónicos se deberá dejar constancia mediante backup, en CD,

DVD, discos duros, cintas de seguridad o cualquier medio electrónico conforme.

• Una vez el Oficial de Cumplimiento entregue la documentación proceso

responsable del manejo y control de archivo o al proveedor externo asignado para

ello, dicha documentación reposará en el archivo histórico de la compañía por el

termino de diez años.

Conservación de documentos

El proceso responsable del manejo y control de archivo y el Oficial de Cumplimiento,

respecto de la documentación relacionada con el SARLAFT, deben dar estricto

cumplimiento a las normas establecidas en cuanto a reportes internos y externos.

Libro SARLAFT

La empresa llevará un libro mediante en el cual se guardarán cronológicamente todos los

documentos relacionados con el SARLAFT. En dicho libro se archivarán entre otros, la

normatividad vigente aplicable a la empresa, el presente manual, el código, usuario y


contraseña de la empresa ante la UIAF, los reportes de las operaciones intentadas o

sospechosas ante la UIAF, las declaraciones semestrales de los Directores y Gerentes

Regionales sobre la existencia o no de operaciones inusuales, intentadas o sospechosas en

los procesos a su cargo.

MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE ... · NATURALEZA Y VALORES DE LA...

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