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2017

KUNZA CONSULTORES S.A

GUIA PARA LA EMPRESA CONTRATISTA SISTEMA CONTROL LABORAL

(Control Laboral)

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código : C.R.I 1

Fecha : 21-03-2017

CONTROL DE REMUNERACIONES, IMPOSICIONES E INDEMNIZACIONES

DE EMPRESAS CONTRATISTAS

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Jefe Control Laboral Firma y fecha Gerente General Firma y fecha

INDICE DE CONTENIDO CONTENIDO N° PAGINA

1. Objetivo 3

2. Descripción. 3

3. Alcance 3

4. Autoridades y Responsabilidades 4

5. Definiciones 4

6. Descripción de la actividad 5

6.1. Documentación laboral a entregar por las empresas contratista 5

6.2. Tiempos del proceso 5

6.3 Criterios de Retención 8

7. Generar Certificado Liberación de pagos. 10

7.1. Generación de Certificado 10

7.2. Del Certificado 13

7.3. De los tiempos 14

8. Anexo N° 1: Guía Para Creación de Usuarios 15


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1 Objetivo

El objetivo principal resguardar la relación entre las empresas mandante con sus empresas colaboradoras, generan una serie de derechos y obligaciones, haciéndolas recíprocamente responsables de los trabajadores, como parte de los principios de subsidiaridad, solidaridad y responsabilidad civil definidas en nuestra legislación, profundizadas en la Ley 20123 de Subcontratación y empresas de servicios transitorios.

2 Descripción.

El origen de una relación comercial entre una empresa mandante y un empresa colaboradora va más allá de la definición técnica y económica de una propuesta, sino que además, implica la preocupación constante de la relación entre empleador y trabajador contratista por parte de la empresa mandante, en este sentido, la conducta de una empresa colaboradora con sus trabajadores no se circunscribe a la relación de estos, sino además, a la responsabilidad subsidiaria que recae en la empresa mandante producto del marco laboral existente en nuestro país. La nueva Ley marca una serie de hitos sobre el tema de las subcontratación, entre los cuales se puede señalar que la subcontratación genera un principio de solidaridad, que en términos jurídicos, el mandante tiene una responsabilidad directa sobre problemas que surjan en materia de remuneraciones, imposiciones e indemnizaciones de los trabajadores de empresas colaboradoras.

3 Alcance

Nuestros clientes. Preocupada del alcance de la Ley, encarga a Kunza Consultores S.A., el desarrollo del Servicio antes mencionado según el siguiente detalle: Revisión de Remuneraciones: consiste en el análisis de las liquidaciones de sueldos de los trabajadores de las empresas colaboradoras, revisando el cumplimiento, los periodos de pagos, el cálculo correcto, horas extras, factor de extras, descuentos, gratificaciones. Revisión de Imposiciones: consiste en el análisis de periodos de pago, pago de cotizaciones previsionales, salud previsional, seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, seguro de cesantía y cálculo del mismo. Para ambos servicios se cuadra con libro de remuneraciones del periodo. Tributación de empresas colaboradoras: revisión de formulario 29 sobre pago mensual de impuestos, a la renta, al valor agregado e impuesto único.


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4 Autoridades y Responsabilidades

Supervisor Control Laboral:

Le aplican todas las responsabilidades establecidas en el Instructivo de responsabilidades y alcance del cargo de jefatura del área.

Analista de remuneraciones e imposiciones Le aplican todas las responsabilidades establecidas en el instructivo C.R.I-D.C y C.R.I-INT Instructivo para atención público y proceso de control laboral también denominado C.R.I.

5 Definiciones

Empleador: La persona natural o jurídica que utiliza los servicios intelectuales o materiales de una o más personas en virtud de un contrato de trabajo. Trabajador: Toda persona natural que preste servicios personales, intelectuales o materiales, bajo dependencia o subordinación, y en virtud de un contrato de trabajo.

Remuneración: El inciso 1ro del Art. 41 del Código del Trabajo define la remuneración como "las contraprestaciones en dinero y las adicionales en especies evaluables en dinero que debe percibir el trabajador por causa del contrato de trabajo".

Remuneraciones ordinarias son aquellas que nacen como consecuencia de la retribución de los servicios prestados, lo que determina que su pago tenga lugar con cierta periodicidad como, por ejemplo, el sueldo, la comisión, etc.

Remuneraciones extraordinarias son aquellas que nacen a título de retribución de servicios prestados esporádicamente, en cuyo caso el pago se verifica cuando se acredita el cumplimiento de los requisitos que se fijan para impetrarlos. Un caso típico de este tipo de remuneración es el sobresueldo u horas extraordinarias.

Remuneraciones especiales son aquellas que se originan en razón de cumplirse condiciones especiales, tales como aguinaldos, bonos, etc. Descuento Previsionales: Son aquellos descuentos que tienen por finalidad cubrir las imposiciones previsionales de cargo del trabajador. El empleador tiene la obligación de retener mensualmente de las remuneraciones de sus trabajadores un porcentaje sobre dicho valor por concepto de imposiciones previsionales, e ingresarlo a las instituciones previsionales respectivas del 1 al 10 del mes siguiente. Si los pagos se realizan vía Previred, el plazo legal es el día 13 de cada mes.


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6 Descripción de la actividad

6.1.- Documentación laboral a entregar por las empresas contratista

• Reporte RR.HH, que indica con que N° de orden o contrato se está trabajando. (C.R.I-RR.HH).

• Liquidaciones de Sueldo(firmadas, de lo contrario se debe presentar comprobante depósitos)

• Libro de Remuneraciones foliado o copia legalizada (si manejan el libro Excel con folio adjuntar

el formulario F-3230)

• Planilla Imposiciones AFP, SALUD, INP, MUTUAL.

• Finiquitos y/o Anexos de traslado trabajadores según corresponda

• Pago de IVA Formulario 29

• Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales (F 30-1)

• Comprobante Licencia Médicas, Vacaciones y Permisos.

6.2.- Tiempos del proceso.

Periodo: El proceso de revisión será por periodos vencidos mensuales, el primer periodo a revisar por ejemplo; será el mes de agosto del año 2017, el cual será revisado el mes de septiembre del 2017. Antecedentes: Los antecedentes deberán ser subidos a la plataforma que permite automatizar los procesos del control de remuneraciones de Kunza Consultores S.A. (www.kunza.cl).

http://www.kunza.cl/


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Para obtener la clave al sistema es necesario que se envíen los siguientes datos a los correos [email protected], Una vez creado un Usuario la empresa puede crear por su cuenta ver C.R.I-USU. (Ver Anexo N° 1).

NOMBRE EMPRESA CONTRATISTA.

RUT EMPRESA CONTRATISTAS.

NOMBRE DEL USUARIO SOLICITANTE.

RUT DEL USUARIO

CORREO DEL USUARIO

TELÉFONO DEL USUARIO.

Una vez obtenida la clave de ingreso se debe bajar la planilla Excel del sistema para llenar con la información requerida posteriormente subir en formato libro Excel 97-2003. Se debe tener presente que esta planilla se debe bajar mensualmente ya que se va actualizando todo los meses. El procedimiento de llenado aparece en el C.R.I-PLAN.

Si es primera vez que la empresa contratista que se incorpora al sistema de Kunza consultores, en necesario que el primer mes se comunique con Kunza Consultores S.A. Avelino Contardo # 932, Antofagasta, en horario de oficina de 9:00 a 12:50 hrs. en la mañana y de 14:00 a 18:00 en la tarde. Fechas del Proceso Recepción de los antecedentes es hasta el 20 de cada mes. El sistema está disponible las 24hrs. del día. Proceso de revisión de documentación a las empresas contratistas desde el 20 de cada mes, se realiza la revisión más profunda desde el 30 al 05 del mes siguiente La documentación entregada fuera de esta fecha se encuentra en calidad de fuera de plazo, extendiéndose el proceso de revisión el cual será calificado según la importancia del documento faltante el ponderado se puede ver en el cuadro de más abajo. El objetivo del ponderado es mostrar la responsabilidad de las empresas colaboradoras.

mailto:[email protected]


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Los ponderados considerados son los siguientes;

Si la información es cargada con errores y atrasada, se descontara un porcentaje de la información complementaria del mes si aplica.


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6.3 Criterios de Retención

No se podrá revisar la documentación ilegible o incompleta o no cumple con los requerimientos o mantiene

observaciones de índole laboral se procederá a recomendar la retención quedando de color en rojo, los

criterios son los siguientes:

Check Criterio Retención

No se presenta totalidad de pagos Previsionales

No se presenta totalidad de liquidaciones

No se presenta el Certificado de cumplimiento

No se presenta la totalidad de Información

Empresas con deudas previsionales

Incumplimiento a la normativas respecto a las liquidaciones de sueldo ( no cuadratura pagos previsionales V/s Planillas)

No se regulariza periodos anteriores

Des cuadratura en información subida ( no cuadra dotación presentada V/s F30-1 )

Al momento de realizar la carga al sistema se procede a una revisión de los documentos el día 21, otorgando un porcentaje, la revisión final es hasta el día 10 del mes siguiente, en el cual quedara con un color.


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EVALUACION DE COLORES

Planillas por Revisar

Planillas revisadas sin Observaciones

Planillas revisada con

Observaciones Leves

Planillas revisada con

Observaciones Graves

Kunza, solo evalúa porcentaje

Empresa con información Completa

Empresa con información incompleta Leve

Empresa con información incompleta Grave

Estos estados evalúan según el control del servicio la calidad de la información proporcionada por la empresa contratista. Al momento de tener una observación grave equivale a la retención del estado de pago de la empresa contratista.


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7 Generar Certificado Liberación de pagos.

Para dar cumplimiento en lo establecido en el Art. 183-C de la Ley 20.123 sobre empresas bajo régimen de subcontratación y empresas de servicios transitorios, Se delega el derecho a ser informado del estado de cumplimiento de las obligaciones laborales, remuneracionales y tributaria a Kunza Consultores S.A.. Actualmente dicho proceso se lleva a cabo mediante plataforma on-line en sistema Kunza Web, que permite comunicación expedita y en línea de la información, a partir de Julio del año 2017, la empresa contratista deberá presentar junto a sus estados de pagos respectivos, el certificado de liberación de pagos emitido por dicho sistema, para lo cual se ha desarrollado la siguiente guía:

7.1. Generación de Certificado

Para generar el certificado laboral debemos dirigirnos a Información cargada en nuestro menú principal.


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Aparecerá una nueva ventana donde tendremos que buscar nuestro contrato en los filtros según:

1. Mandante. 2. Mes auditado. 3. Año Información.

Luego presionamos el botón de color azul llamado 4. Aplicar Filtro como nos muestra la siguiente imagen.

Luego de filtrar nuestro contrato, nos parecerá en el listado de abajo, donde tendremos que presionar el icono de color rojo ubicado en la celda llamada Cert. Liberación. Se pueden visualizar todos los certificados al seleccionar Todos los Meses en la opción mes auditado.


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Al presionar dicho icono se nos abrirá la siguiente pantalla emergente.

Donde tendremos que rellenar todas las casillas de datos solicitados, algunos datos se rellenaran automáticamente al abrir esta ventana, una vez terminado el formulario presionamos el botón de color azul llamado Generar Certificado. Cabe señalar que dicha información se requiere por una vez, en periodos siguientes sólo bastará con Generar Certificado. Nota: Es importante rellenar todos los datos, ya que sin estos no podremos generar el certificado.


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7.2. Del Certificado

Una vez presionado el botón, mostrara el certificado ya generado en un archivo PDF, si nuestro icono principal es un ticket de color verde, quiere decir que estamos aptos para la liberación de nuestros pagos asociados, al contener una X de color Rojo algún concepto, se deberá regularizar la información. El archivo deberá ser impreso y entregado junto al estado de pago correspondiente.


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7.3. De los tiempos

Dado que la presentación de los estados de pagos, se generan en fechas determinadas, la validez de los mismos se presenta en la siguiente figura:

Días de Presentación Estado de Pago

Día 1 -20 de cada Después del día 20

Periodo del Certificado para liberación.

Antepenúltimo mes auditado Penúltimo mes auditado

Ejemplo

Estado de pago Junio presentado el 8 de Julio. (y hasta el día 20)

Estado de pago de Junio presentado el 21 de Julio (en adelante)

Certificado emitido para el periodo de Mayo.

Certificado emitido para el periodo de Junio


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Anexo N° 1: Guía Para Creación de Usuarios

1. Objetivo

El objetivo principal es hacer responsable a la empresa una vez que obtengan el usuario, se haga responsable en administrar las personas que manejen el acceso al sistema.

2. Alcance

El límite de creación de usuario depende exclusivamente de la empresa colaboradora, aunque siempre se recomienda realizar acceso a personas que están vinculadas directamente con el tema de certificación y control laboral.

3. Autoridades y Responsabilidades

Empresa colaboradora: Es la encargada de administrar los Usuario, con la opción de eliminar o actualizar la información en el sistema de cada usuario creado.

4. Definiciones

Usuario: es aquella persona que usa algo para una función en específico, es necesario que el usuario tenga la conciencia de que lo que está haciendo tiene un fin lógico y conciso

5. Descripción de la actividad

Paso 1. Para crear un usuario se debe obtener una clave inicial como se explicó con anterioridad de la siguiente manera: Es necesario que se envíen los siguientes datos a los correos [email protected]

NOMBRE EMPRESA CONTRATISTA.

RUT EMPRESA CONTRATISTAS.

NOMBRE DEL USUARIO SOLICITANTE.

RUT DEL USUARIO

CORREO DEL USUARIO

TELÉFONO DEL USUARIO.

mailto:[email protected]


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Paso 2. Una vez con acceso al sistema al inicio aparecen las siguientes ventanas donde se debe ingresar a gestión de acceso como se explica la siguiente imagen:

Paso 3. Al Ingresar a gestión de acceso se debe ingresar a al cuadro donde indica Nuevo Usuario como se observa en el cuadro de más abajo.


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Al ingresar aparecerá la pestaña donde incorpora los datos de los datos del nuevo usuario y la calve que se proporcionara y una vez finalizado guardar información y estará creado. Como se ve en el siguiente cuadro:


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BITACORA MODIFICACIONES

Fecha Versión

Modificada Vº Bº

Responsable Descripción de la modificación

21-3-2017 01 William Araya Araya

Actualización de formato Sistema integrado de Gestión.

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