Manual Del Proceso de Viaticos

“Gastos porViajes de

Trabajo”

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MANUAL DE PROCESOFECHA: 10/07/2013

REVISIÓN: 25/10/2013

CÓDIGO: MNPADM001VIAV00

GASTOS POR VIAJES DE TRABAJO

CONTENIDO DEL MANUAL

CAPITULO I

Introducción del Manual

Objetivos y Alcance del Manual

CAPITULO II

Normas Generales

CAPITULO III

Procedimiento de Planificación de Viajes de Trabajo

Procedimiento de Solicitud y Asignación de Viáticos

Procedimiento de Solicitud de Traslado por Viajes de Trabajo

Procedimiento de Uso y Justificación de Viáticos

Procedimiento de Reintegro de Viáticos

CAPITULO IV

Formulario Solicitud de Anticipo de Viáticos

Formulario Recibo de Fondo de Viáticos

Formulario Justificación de Gastos de Viaje

CAPITULO V

Acta de Entrega

ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN

Capítulo I

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I. INTRODUCCIÓN DEL MANUAL

La Empresa para el cumplimiento de sus acciones debe apegarse a criterios de rigor y racionalidad en

el uso de los recursos materiales, por esta razón requiere la implementación de lineamientos que

unifiquen la ejecución de procesos que brinden una herramienta de control para elevar la

productividad y eficiencia en las actividades que agilizan la operatividad hotelera.

Con fundamento en lo anteriormente expuesto la Unidad de Contraloría emite el “Manual de Proceso

de Gastos por Viáticos”.

Este documento permitirá a las diferentes unidades de la Empresa que requieran cubrir los gastos por

viajes en las que éstas incurren durante el cumplimiento de sus funciones, contar con elementos

normativos que regulen de manera homogénea la solicitud, asignación, justificación y reintegro de los

fondos, anticipos y pasajes.

La aplicación de este Manual procura uniformar y sistematizar los procedimientos y tarifas nacionales

aprobadas en materia de viáticos y pasajes así como los documentos a los que deberán apegarse los

trabajadores del hotel.

La revisión total o parcial de este manual se realiza tal como se describe en el procedimiento Control

de Documentos contenido en el Manual de la Unidad de Organización y Métodos.

ADMINISTRACIÓN

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II. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL

El presente manual especifica los lineamientos de carácter normativo, procedimental tanto técnicos

como teóricos, así como el basamento legal; que rige sobre los procedimientos de gestión,

administrativo - operativos, concernientes a los gastos generados por concepto de viáticos, conforme

con las directrices emanadas de la Contraloría Corporativa y orientadas, a la normalización de las

actividades involucradas en el mencionado proceso, a fin de garantizar las asignación y

comprobación de los fondos necesarios para que los trabajadores cumplan con las actividades

asignadas a un lugar distinto al de su centro de trabajo.

El Alcance de este manual involucra la documentación de los procedimientos administrativos y

operativos, referidos a los gastos de viáticos. Quedando exceptuado cualquier otro tipo de trámite,

diferente al ya mencionado.

La correcta implementación de este documento requiere la aplicación integral de todos los

lineamientos planteados en el mismo.

ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN

Capítulo II

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MANUAL DEL PROCESOFECHA: 10/07/2013




III. NORMAS DE UTILIZACIÓN, DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

1. Este documento es propiedad la Empresa y debe ser utilizado únicamente para el propósito

para el cual fue elaborado.

2. El original de este Manual será resguardado por la Unidad de Organización y Métodos.

3. Este Manual constituirá una herramienta de información y orientación para las diferentes

Unidades Administrativas, en relación a la normativa para los procedimientos de viáticos.

4. Es de consulta permanente, por lo que Contraloría debe darlo a conocer a todos los

responsables que necesiten cumplir o hacer cumplir su contenido.

5. Es responsabilidad de la Unidad de Organización Métodos, velar por la actualización y

vigencia del Manual, siempre y cuando la información requerida para ello sea comunicada

oportunamente por Contraloría.

6. Toda actualización sobre el contenido de este Manual tendrá implícito un proceso de

revisión, el cual se llevará a cabo por cualquiera de las dos razones siguientes: como

resultado de una rutina periódica a la que será sometido todo el manual, o como

consecuencia de circunstancias nuevas o cambiantes que se presenten, y que por

excepción deban incluirse inmediatamente en el mismo.

7. Todo proceso de modificación a este Manual será solicitado por Contraloría y procesado por

la unidad de Organización y Métodos.

8. Los cambios referidos a este Manual tendrán vigencia y aplicación inmediata luego de

comunicados por Contraloría y procesados por Organización y Métodos.

IV. NORMAS GENERALES

1. Se entenderá como viático al desembolso de dinero hecho por la Empresa para cubrir los

gastos de traslado y sostenimiento de un trabajador a quien se le encomiende el

cumplimiento de una actividad fuera de la residencia u oficina habitual, en correspondencia

con las funciones que desempeñe dentro del área a la que se encuentre adscrito.

2. La Empresa está en la obligación de proporcionar fondos destinados a cubrir los gastos de

viaje en los que incurra un trabajador para desempeñar actividades que contribuyan al logro

de los objetivos requeridos.

ADMINISTRACIÓN

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MANUAL DEL PROCESOFECHA: 10/07/2013




3. La asignación de viáticos está destinada únicamente a los trabajadores activos de la

empresa, con excepción al personal de outsourcing con quienes se convenga la aceptación

de los costos generados por viajes previamente especificados y convenidos en los contratos

celebrados con los proveedores correspondientes. Estos gastos serán cancelados por el

trabajador responsable de validar la ejecución de las actividades realizadas por el

outsourcing y su justificación será conjunta.

4. Contraloría conjuntamente con la Dirección General son los únicos entes facultados para la

revisión y actualización periódica de las tarifas establecidas por cancelación de gastos

generados por conceptos de viáticos.

5. La asignación de Fondos de Viáticos o de Anticipo de Viáticos deberá ajustarse a las

políticas y tarifas establecidas en el presente Manual.

6. El Gerente de Operaciones, el Contralor y el Gerente de Apertura y Operaciones autorizarán

el medio de transporte tomando en cuenta la comparación del costo del tipo de traslado, de

la disponibilidad y de la urgencia que motiva la ejecución del viaje.

7. Los Jefes de las diferentes Unidades Administrativas son los responsables de que el

personal a su cargo cumpla con los lineamientos con estricto apego, observancia y

aplicación por lo que deberá instruir al personal a su cargo, sobre las normas establecidas

en el presente documento para controlar la racionalidad del gasto.

8. Será responsabilidad de cada trabajador, el uso adecuado de los fondos autorizados y

asignados por concepto de viáticos durante el desempeño de sus funciones.

9. Únicamente deberán otorgarse viáticos por los días estrictamente necesarios para el

desempeño de las actividades.

10. La justificación del uso de todo fondo o anticipo de viáticos es obligatoria.

11. Contraloría velará por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en éste

manual.

ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN

Capítulo III

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MAPA DEL PROCESOCREACIÓN: 15/07/2013


CÓDIGO: MMPADM001VIAV00


V. MAPA DEL PROCESO DE VIÁTICOS

VI.

ADMINISTRACIÓN

PROCESOS DE SOPORTE

PROCESOS ESTRATÉGICOSR E Q U E RI

M IE N T O S

Y

N E C E SI D A D E S

D EL C LI E S A T I S

PROCESOS OPERATIVOS

Inicio FIN

PROVEEDORES EXTERNOS

GESTIÓN DE SISTEMAS

GESTIÓN DE OPERACIONES

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN

GESTIÓN DE SEGURIDAD GESTIÓN DE RRHH

PLANIFICACIÓN DE VIAJES DE

TRABAJO

SOLICITUD DE VIÁTICOS

SOLICITUD DE TRASLADO POR

VIAJES

USO Y JUSTIFICACIÓN

DE VIÁTICOS

REINTEGRO DE DINERO

PROCESO: REGISTRO

CONTABLE DE EGRESOS

P lan ifi cación estraté gica A probación e Im ple m e ntació n

Evaluació n y M e jo ra C o nti nu a


PROCEDIMIENTOFECHA: 02/09/2013


CÓDIGO: PROADM001VIAV00

PLANIFICACIÓN DE VIAJES DE TRABAJO

VII. PROCEDIMIENTOS

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir para garantizar la correcta planificación de viajes que han sido o que

serán propuestos por los responsables de las diferentes unidades de la Empresa destinados al

cumplimiento de los objetivos establecidos.

PLANIFICACIÓN DE VIAJES DE TRABAJOII. ALCANCE

Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los empleados,

contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar en

el procedimiento de Planificación de Viajes de Trabajo.

III. BASE LEGAL

- No aplica

IV. REFERENCIAS

- Manual del Procedimiento: Solicitud y Asignación de Viáticos.

V. GLOSARIO

PLANIFICACIÓNEs el proceso de establecer objetivos y decidir el método más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción.

PROGRAMACIÓNIdear y ordenar las acciones que se realizarán en el marco de un proyecto.

PROYECTO

Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para el logro de un objetivo previamente establecido.

CORPORATIVOS

Para efectos del presente manual esta clasificación será utilizada para dirigirse a los Directores y Gerentes adscritos a la Corporativa de la Empresa.

VI. POLÍTICAS

1. Del Objeto de los Viajes

1.1. Todo viaje a ser realizado debe contribuir con el mejoramiento de la operación y de la

productividad de la Empresa.

1.2. El desempeño de cada viaje debe estar relacionado con las funciones que realiza el

trabajador involucrado conjuntamente con los objetivos de la Empresa.

ADMINISTRACIÓN






1.3. Los viajes propuestos por concepto de ventas deben atender a la captación necesaria de

nuevos clientes para crecer dentro del mercado hotelero.

1.4. El número de personas y la cantidad de viajes a ser realizados por un mismo concepto

deben encontrarse dentro del mínimo posible, garantizando siempre el cumplimiento de los

objetivos establecidos.

2. De la Aprobación de Viajes

2.1. El motivo del viaje debe estar previamente planificado y autorizado por el Jefe inmediato,

salvo que se trate de actividades derivadas de situaciones urgentes e imprevistas y

plenamente justificadas.

2.2. La Empresa, a través de sus responsables, podrá planificar y solicitar a los trabajadores la

realización de viajes que por su propósito requieran la asistencia de los mismos.

Todo viaje que requiera aprobación deberá ser solicitado a través de un correo electrónico

indicando el objetivo, los trabajadores involucrados, la planificación del contenido y el

cronograma del viaje a realizar a fin de que sea analizado y aprobado por los responsables.

Nota: En el caso de los trabajadores del área de Ventas, deberán preparar un itinerario del

viaje y los diferentes clientes a ser visitados a fin de que sean aprobados los recursos

requeridos para la ejecución del viaje.

2.3. Todo viaje propuesto deberá contar con la debida aprobación de acuerdo a lo siguiente:

PROPUESTO POR DEBE SER APROBADO POR

Jefes de Unidades Operativas Gerente de Operaciones, Gerente de Apertura y Operaciones

Jefes de Ventas Gerente de Operaciones, Gerente Corporativo de Ventas

Jefes de Administración Gerente de Operaciones, Contralor

Jefes de Recursos Humanos Gerente de Operaciones, Director de RH

Gerente de Operaciones Gerente de Apertura y Operaciones

Responsables Corporativos No requiere aprobación

Director General No aplica

3. De la Planificación

3.1. El responsable de efectuar el viaje deberá preparar y presentar un detalle de la

programación a ser desarrollada, a su supervisor inmediato, a fin de que sea debidamente

aprobada.

3.2. Todo viaje debe ser programado con la anticipación mínima de una (1) semana que permita

cubrir aquellas actividades derivadas de su ejecución, a fin de garantizar:

ADMINISTRACIÓN






3.2.1. La negociación de tarifas de servicio que favorezcan tanto a la Empresa como a los

prestatarios del mismo.

3.2.2. La disponibilidad de horarios y reservas que faciliten el traslado de los trabajadores

involucrados en el proyecto.

3.2.3. La asignación oportuna de viáticos con el objeto de cubrir los gastos o consumos en

los que incurra el trabajador durante el viaje realizado.

3.3. Los viajes deben ser realizados en días laborables salvo en casos previamente justificados,

debidamente autorizados por el supervisor inmediato, que por factores externos impidan el

cumplimiento.

3.4. La fecha de retorno debe ser congruente con el período de viaje previamente aprobado.

3.5. Cuando por razones justificadas se extienda o se reduzca la fecha de la actividad, el

trabajador deberá notificar las mismas a través de correo electrónico a su supervisor

inmediato con copia, al Gerente de Operaciones.

3.6. La solicitud de viáticos y de traslado deberá realizarse de acuerdo a lo establecido en el

manual del procedimiento “Solicitud y Asignación de Viáticos” y el manual del procedimiento

“Solicitud de Traslado por Viaje”.

4. De la Notificación de Viajes

4.1. Toda programación a ser desarrollada durante el viaje deberá ser comunicada a los

involucrados a través de correo electrónico a fin de que conozcan la agenda del (los) día(s)

que durará(n) la(s) actividad(es).

4.2. El Corporativo que deba efectuar un viaje deberá extender una comunicación notificando la

duración e itinerario del viaje al Director General con copia al resto de los corporativos a fin

de que apoyen su gestión.

VII. RESPONSABILIDADES

1. Del Jefe/Gerente/Corporativo

1.1. Evaluar las necesidades que requieran la ejecución de viajes.

1.2. Notificar a los trabajadores responsables la información sobre el proyecto, el personal

involucrado y las fechas estimadas de viaje.

1.3. Aprobar y /o justificar la elaboración de viajes de trabajo.

1.4. Aprobar o corregir la programación a ser desarrollada por el trabajador durante el viaje.

1.5. Emitir comunicaciones que sean requeridas sobre el viaje a realizar.

ADMINISTRACIÓN






2. Del Trabajador

2.1. Preparar una programación de actividades relacionadas con el proyecto.

2.2. Elaborar agenda de trabajo.

2.3. Notificar al personal involucrado la agenda contemplada.

2.4. Solicitar la asignación de viáticos y traslado para realizar el viaje.

VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA

- Computadora, teléfono.

IX. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

- Ante solicitud del trabajador, del supervisor inmediato o de la Empresa.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE VIAJES DE TRABAJO

RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE SALIDA

CORPORATIVO/GERENTE/ JEFE DE ÁREA

1. Evalúa, con base en la actividad a ser realizada, la necesidad de elaborar un viaje de trabajo.

-

2. Valida de acuerdo al objetivo la aprobación requerida y solicita al supervisor inmediato que corresponda.

-

3. Prepara la planificación inicial del viaje y el itinerario requerido para la ejecución del mismo. -

3.1. Si viaja el corporativo: Genera agenda del viaje a realizar, la envía al personal involucrado y envía una comunicación al Director General conjuntamente con todos los Corporativos sobre el viaje a realizar.

Personal Involucrado - Agenda del viaje –

Bandeja de Salida de Correo electrónico

Director General – Comunicación de Viaje –

Bandeja de Salida de correo electrónico

GERENTE/ JEFE/ SUPERVISOR

4. Notifica al trabajador el viaje a ser realizado, el objetivo del mismo y la planificación inicial planteada. -

TRABAJADOR5. Recibe Notificación de viaje y en función al objetivo

establecido prepara la programación a ser desarrollada. -

TRABAJADOR

6. Elabora y envía por correo electrónico, al supervisor, una programación de actividades con la agenda a seguir, en caso de ser necesario, para que sea revisada.

Correo de planificación y agenda del Viaje –

Bandeja de Salida de Correo

7. Recibe y revisa la programación enviada por el trabajador. -

SUPERVISOR

7.1. Si no es aprobada: sugiere por correo las correcciones u observaciones a fin de que sean aplicadas y solicita nuevamente la programación

Correo de correcciones sobre programación – Bandeja de salida de

Correo

ADMINISTRACIÓN







SUPERVISOR8. Envía al trabajador por correo electrónico la aprobación de

la programación presentada a ser desarrollada.Correo de aprobación de Programación – Bandeja

de Salida de Correo

TRABAJADOR

9. Recibe aprobación de la programación enviada y distribuye, a las personas involucradas, información concerniente a estas.

Correo de Notificación de Agenda – Bandeja de

Salida de Correo

10. Elabora solicitud de viáticos a través del formulario establecido.

-

XI. REGISTROS DE SALIDA

- Correo de Programación de Viaje – Bandeja de Salida de Correo

- Agenda del viaje – Bandeja de Salida de Correo electrónico

- Comunicación de Viaje – Bandeja de Salida de correo electrónico

- Correo de aprobación de Programación – Bandeja de Salida de Correo

- Correo de correcciones sobre programación – Bandeja de Salida de Correo

- Correo de Notificación de Agenda – Bandeja de Salida de Correo

XII. FORMULARIOS

- No aplica

XIII. ANEXOS

- No aplica.

ADMINISTRACIÓN


DIAGRAMA DE FLUJOCREACIÓN: 05/09/2013


CÓDIGO: FLUADM001VIAV00

ADMINISTRACIÓN





SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir por los trabajadores para solicitar los servicios de traslado y por la

Jefatura de Administración para tramitar dichos requerimientos, con el objeto de garantizar la

movilización del trabajador dentro del territorio nacional que consiga el cumplimiento de los objetivos

establecidos por la Empresa.

II. ALCANCE


contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o

participar en el procedimiento de Solicitud de Traslado por Viaje de Trabajo.

III. BASE LEGAL

- INAC: Condiciones Generales del Transporte Aéreo. Providencia Administrativa N° PRE-CJU-353-

09. Caracas, 14 de diciembre de 2009.

IV. REFERENCIAS

- Proceso: Emisión de Pagos.

- Procedimiento: Planificación de Viajes de Trabajo.

- Procedimiento: Solicitud y Asignación de Viáticos.

V. GLOSARIO

AGENCIA DE VIAJES

Empresa turística dedicada a la intermediación, organización y realización de proyectos, planes e itinerarios de viaje, elaboración y venta de productos turísticos entre sus clientes y determinados proveedores de viajes con el objetivo de poner los bienes y servicios turísticos a disposición de quienes deseen y puedan utilizarlos.

BOLETO AÉREOEs un contrato entre la compañía de transporte y el pasajero que tiene un valor monetario real y garantiza la prestación de servicio de traslado aéreo de acuerdo al itinerario elegido por el cliente.

ITINERARIOCorresponde a la descripción de la ruta (aerolínea, hora de salida y hora de retorno del vuelo) disponible para reservar y ejecutar el viaje.

ITINERARIO, CONFIRMACIÓN

DE

Correo emitido por el trabajador para notificar que está de acuerdo con el itinerario enviado para realizar el viaje.

ADMINISTRACIÓN






VEHÍCULO OFICIAL

Corresponde a un medio de transporte terrestre propiedad de la Empresa que puede ser utilizado por el trabajador previa autorización de la Dirección General.

VEHÍCULO PROPIO

Para efectos de este manual corresponde al medio de transporte que es propiedad del trabajador; es decir que no ha sido asignado por la Empresa.

TRASLADOMedio utilizado para llevar a una persona de un lugar de origen a uno de destino.

RESERVA GARANTIZADA

Son reservaciones aéreas, contactadas a través de una agencia de viajes, que están aseguradas para que el trabajador pueda realizar el viaje en la fecha y hora confirmada.

VI. POLÍTICAS

1. De los Traslados

1.1. Todo trabajador que, por el desempeño de sus funciones, requiera trasladarse a otra región

podrá hacerlo a través de los siguientes medios:

1.1.1. Aéreo; o

1.1.2. Terrestre

1.1.2.1. Taxis

1.1.2.2. Alquiler de Vehículos

1.1.2.3. Uso de Vehículo Propio

1.1.2.4. Uso de Vehículos de la Empresa

1.2. El medio de transporte a ser utilizado por el trabajador debe ser previamente aprobado por el

Gerente de Operaciones, el Gerente de Apertura y Operaciones o por el Contralor de la

Empresa, considerando lo siguiente:

1.2.1. El costo de los tipos de transporte disponibles para realizar el viaje.

1.2.2. El número de trabajadores que van a realizar el viaje.

1.2.3. El tipo, la necesidad y/o la premura del proyecto a llevar a cabo.

1.3. Todo traslado debe ser cancelado por el trabajador con el dinero previamente asignado por

concepto de viáticos a excepción de:

1.3.1. Boletos aéreos reservados por la unidad de Compras.

1.3.2. Traslados convenidos con Compañías de taxi contratadas y canceladas por la

Jefatura de Administración.

1.3.3. Cualquier otra excepción previamente aprobada o convenida con la Jefatura de

Administración y el Gerente de Operaciones.

ADMINISTRACIÓN






2. Traslados Aéreos

2.1. Los pasajes aéreos podrán ser adquiridos a través de agencias de viajes o empresas que

faciliten la pronta disposición de estos servicios, con el fin agilizar la ejecución del viaje y las

actividades que motivaron dicho viaje.

2.2. La búsqueda y reserva de boletos aéreos estará a cargo de la unidad de Compras a través

del Analista de Compras quien se encargará de convenir con la agencia de viajes las

condiciones de los boletos aéreos a reservar de acuerdo a los requerimientos del solicitante.

2.3. Empresa no asumirá los gastos por la

2.4. compra de boletos aéreos que no hayan sido gestionados por la unidad de Compras, a

excepción de las siguientes:

2.4.1. Cuando un trabajador disponga de un fondo fijo de viáticos y que por la premura o

falta de disponibilidad pueda él directamente hacer la compra del boleto.

2.4.2. Que haya sido aprobado previamente por la Jefatura de Administración.

2.4.3. Que la aerolínea con la que han sido contratados los servicios presente retrasos en

la salida, pero exista otra aerolínea que cuenta con la disponibilidad para salir

anticipadamente.

2.5. La solicitud de boletos aéreos deberá realizarse con una (1) semana de anticipación a través

de un correo electrónico indicando:

2.5.1. Nombres y apellidos del trabajador.

2.5.2. Número de Cédula de Identidad.

Nota: La Cédula de Identidad deberá estar así mismo escaneada y adjunta al correo

de solicitud.

2.5.3. Ruta de viaje a realizar (origen y destino).

2.5.4. Aerolínea de preferencia.

2.5.5. Horarios de Preferencia (de acuerdo a la actividad a realizar).

2.6. El Analista de Compras es el responsable de la solicitud de los boletos ante la Agencia de

Viajes seleccionada, indicando los datos del trabajador y las condiciones preferibles del

vuelo (itinerario y aerolínea).

2.7. Toda compra de boletos aéreos, hecha por la unidad de Compras, debe pasar por el proceso

de confirmación de itinerario a fin de que el trabajador que va a realizar el viaje corrobore

aquel que más se ajuste al proyecto.

ADMINISTRACIÓN






2.8. Los itinerarios disponibles para la reserva deben ser enviados por el Analista de Compras al

trabajador, por lo menos, cuatro (4) horas antes de que dicho trabajador culmine su jornada

laboral.

2.9. Las confirmaciones de itinerario deben ser corroboradas o rechazadas a su vez por el

trabajador en las seis (6) horas siguientes al envío, ya que, cada itinerario tiene una validez

de veinticuatro horas (24) para la emisión de los boletos y posterior a este tiempo dicho

itinerario podría no estar disponible.

2.10. Cuando un trabajador no esté de acuerdo con el itinerario suministrado deberá justificar ante

su Jefe Inmediato las razones de la no conformidad y responder el correo de “Confirmación

de Itinerario” al Analista de Compras solicitando la búsqueda de un nuevo horario de vuelo.

2.11. El trabajador debe garantizar la asistencia al aeropuerto con anticipación a fin de poder

utilizar el servicio adquirido con la aerolínea.

2.12. Todo boleto aéreo debe ser utilizado por el trabajador de acuerdo a lo expresado en las

regulaciones sobre condiciones generales de transporte aéreo establecidas por el INAC.

2.13. Los boletos aéreos emitidos y no utilizados sólo podrán ser cambiados cuando se presenten

las siguientes causas:

2.13.1. Condiciones climáticas que impidan o dificulten la realización del viaje.

2.13.2. Cambio de fecha de viaje en el último momento por decisión de la Corporativa.

2.13.3. Causas de fuerza mayor (enfermedad, situación extrema de tráfico por contingencia

en la vía, etc.).

2.14. Los boletos aéreos no utilizados por el trabajador deben ser notificados a la Jefatura de

Administración, con copia a su supervisor inmediato, en un lapso de tiempo no mayor a tres

(3) días calendario posterior a la ejecución del viaje; a fin de tramitar la restitución del boleto

ante la Agencia de Viajes correspondiente.

2.15. En caso de que se requiera un cambio de boleto aéreo el trabajador deberá solicitarlo a

través de un correo electrónico dirigido a la Jefatura de Administración, con copia a su

supervisor inmediato, indicando:

2.15.1. N° de localizador de itinerario que corresponde al boleto emitido.

2.15.2. Motivo del cambio del boleto.

2.15.3. Nueva fecha de uso del boleto.

2.16. Toda factura generada por concepto de recargo por servicio debido al cambio de boletos

será cancelada por la Empresa, siempre que los mismos se encuentren dentro de las

ADMINISTRACIÓN






causales expresadas en la política N° 2.12 del presente manual, en caso contrario se hará el

descuento al trabajador a través de la nómina quincenal.

2.17. La Jefatura de Administración deberá llevar un control de cambios de boletos y boletos no

utilizados a fin de contabilizar la cantidad de casos existentes en el año.

3. De las Agencias de Viajes

3.1. La Jefatura de Administración conjuntamente con la Gerencia de Operaciones podrá

seleccionar una Agencia de Viajes que garantice y gestione la emisión de los boletos aéreos

requeridos, con base en las siguientes características.

3.1.1. Prestación de servicio confiable y diligente.

3.1.2. Descuentos sobre venta de pasajes.

3.1.3. Cesión de crédito para el pago de facturas.

3.1.4. Envío de facturas originales con anticipación para procesar los pagos.

3.2. Las solicitudes de servicio hechas a la Agencia de Viajes deben quedar evidenciadas a

través de un correo electrónico así como los seguimientos emitidos sobre dichas solicitudes.

3.3. El Analista de Compras debe solicitar la facturación de los servicios emitidos por la Agencia

de Viajes de acuerdo a lo siguiente:

3.3.1. Factura al Hotel de Destino, cuando:

El trabajador asignado se traslade para realizar un soporte operativo o

administrativo.

El motivo del viaje corresponda a una supervisión corporativa.

3.3.2. Factura al Hotel de Origen, cuando:

El trabajador deba trasladarse para realizar cursos o inducciones relacionados

con su puesto de trabajo.

3.4. Para que una factura emitida por la Agencia de Viajes sea procesada deberá llevar adjunto

los correos de solicitud de boletos aéreos a fin de evidenciar los boletos facturados vs los

boletos emitidos.

4. De los Traslados Terrestres

4.1. Uso de Taxi: El trabajador podrá utilizar los servicios de taxi para su traslado a otras

regiones en caso de que por la distancia, facilidad, necesidad o premura del viaje; el

proyecto a realizar así lo requiera.

ADMINISTRACIÓN






4.2. Todo trabajador podrá contratar los servicios de un taxista particular para realizar sus

traslados al aeropuerto o solicitar los servicios de la Compañía de Taxis contratada por la

Empresa en caso de que exista.

4.3. Dentro de los traslados contados para que el trabajador haga directamente el pago se

encuentran:

4.3.1. Residencia – Aeropuerto – Residencia.

4.3.2. Aeropuerto – Hotel – Aeropuerto.

4.3.3. Traslados a otras regiones desde el hotel de origen (Previamente autorizado y

notificado).

4.4. Vehículo propio: El trabajador podrá utilizar su vehículo personal para trasladarse a otras

regiones bajo su estricta responsabilidad, previa aprobación de su supervisor inmediato y el

Gerente de Operaciones.

4.5. La Empresa cancelará por el uso del vehículo propio el monto correspondiente a la tarifa

actualizada de un pasaje aéreo ida y vuelta desde el lugar de origen hasta el lugar de

destino.

Nota: En los casos Caracas – Valencia, el monto a ser cancelado no sobrepasará el 50% del

costo de la tarifa cobrada por un transporte privado (taxi).

4.6. Renta de Vehículos: El trabajador que, para desempeñar sus labores en territorio nacional,

necesite rentar un automóvil; deberá obtener previamente la autorización según lo

establecido en el punto 1.2 del presente documento.

4.7. La renta de vehículos será autorizada cuando se justifique, tomando en cuenta:

4.7.1. Que ésta acción es indispensable para el cumplimiento del proyecto.

4.7.2. Que la renta de dicho vehículo sea realizada únicamente por un (1) día.

4.7.3. Que sea igual o más económico que un traslado ida y vuelta realizado por un taxi.


1. Del Trabajador

1.1. Solicitar la emisión de boletos aéreos a través de correo electrónico, adjuntando los

documentos requeridos.

1.2. Confirmar o declinar los itinerarios enviados por el Analista de Compras.

1.3. Solicitar la modificación de boletos aéreos.

1.4. Notificar la no utilización de boletos aéreos emitidos.

ADMINISTRACIÓN






1.5. Hacer la compra directa de boletos aéreos y justificarlos en los gastos.

1.6. Solicitar el servicio de transporte terrestre a través de correo electrónico, indicando el tipo de

transporte utilizar.

2. Del Analista de Compras

2.1. Recibir y revisar las solicitudes de boletos aéreos hechas por un trabajador.

2.2. Contratar los servicios de una agencia de viajes adecuada a las necesidades de la Empresa.

2.3. Solicitar la emisión de los boletos aéreos.

2.4. Enviar y solicitar la confirmación de itinerarios.

2.5. Confirmar la emisión de boletos.

2.6. Recibir las facturas emitidas por la agencia de viajes y entregarlas al Analista de Cuentas por

Pagar.

2.7. Solicitar la modificación de boletos aéreos emitidos que no hayan sido utilizados por el

trabajador.

3. Del Jefe de Administración

3.1. Recibir, revisar y tramitar las solicitudes de transporte terrestre.

3.2. Tramitar la restitución de boletos no utilizados ante la Agencia de Viajes.

4. Del Gerente de Operaciones/ Gerente de Aperturas y Operaciones/ Contralor

4.1. Recibir, revisar y aprobar solicitudes de transporte aéreo o terrestre.

4.2. Convenir los montos a ser utilizados por concepto de traslados.

5. Del Analista de Cuentas por Pagar:

5.1. Recibir, registrar y procesar las facturas emitidas por concepto de boletos aéreos.

5.2. Solicitar correos de emisión de boletos electrónicos al Analista de Compras en caso de ser

necesario.


- Computadora, impresora, teléfono, correo electrónico.


- Ante solicitud del trabajador previamente aprobado por el Gerente de Operaciones o de la

Corporativa.

ADMINISTRACIÓN






X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PASAJES AÉREOS

RESPONSABLE N° ACTIVIDADDOCUMENTO DE

SALIDA

TRABAJADOR 11.

Elabora correo electrónico de solicitud de boletos aéreos indicando:

Fecha del viaje Destino Horario Aerolínea de preferencia

-

12.Escanea la copia de la cédula de identidad, lo adjunta al correo y lo envía al Analista de Compras con copia a su supervisor inmediato y al Jefe de Administración.

Solicitud de Boleto Aéreo + Cédula de Identidad

Escaneada – Bandeja de salida de Correo

ANALISTA DECOMPRAS

13. Recibe y revisa la solicitud de boletos aéreos emitida por el trabajador.

-

13.1. Si la solicitud no está completa: Responde el correo al trabajador solicitando los datos y/o documentos faltantes.

Notificación de datos faltantes – Bandeja de

Salida de Correo

14. Reenvía el requerimiento a la agencia de viajes para iniciar la búsqueda de pasajes aéreos.

Solicitud de Pasajes Aéreos – Bandeja de

Salida de Correo

15. Recibe el(los) itinerario(s) enviado por la agencia de viajes que detalla la disponibilidad para la reserva de los boletos.

-

ANALISTA DECOMPRAS

16. Reenvía el itinerario a través de correo electrónico al trabajador para que éste sea certificado.

Solicitud de Confirmación de Itinerario – Bandeja de

Salida de Correo

TRABAJADOR 17.

Recibe itinerario de vuelo y lo confirma a través del correo electrónico.Nota: Cuando sean varios itinerarios el trabajador seleccionará el de su preferencia y procederá con la confirmación.

Confirmación de Itinerario – Bandeja de Salida de

Correo

17.1.

En caso de no estar de acuerdo con el itinerario: Notifica a su supervisor las razones por las cuales no confirma el itinerario enviado y responde el correo al Analista de Compras indicando una nueva fecha a fin de que la agencia de viajes realice una nueva búsqueda.

Solicitud de nueva búsqueda de pasajes aéreos – Bandeja de

Salida de Correo

18. Recibe la confirmación del itinerario del trabajador. -

ANALISTA DE COMPRAS

19. Envía correo electrónico a la agencia de viajes indicando el itinerario confirmado a fin de que proceda con la reserva.

Solicitud de Reserva de Pasaje Aéreo – Bandeja

de Salida de Correo

20. Recibe notificación de reserva, número de localizador y datos del vuelo de la agencia de viajes.

-

ANALISTA DE COMPRAS

21. Envía los datos del vuelo reservado al trabajador para su Datos de Reserva de Boleto Aéreo – Bandeja

ADMINISTRACIÓN







SALIDAconocimiento. de Salida de Correo

22.Trabajador recibe datos de la reserva y el día convenido hace uso del vuelo (Ver Proceso Gastos de viaje, Procedimiento de Solicitud y Asignación de Viáticos).

-

TRABAJADOR 22.1.

Si el viaje es cancelado temporalmente: Emite un correo al Analista de Compras a fin de que proceda con el cambio de fecha del boleto para ser utilizado posteriormente.Nota: Se repite el proceso de búsqueda y confirmación de boletos aéreos anteriormente descritos.

Correo de Solicitud de Cambio de Boleto Aéreo – Bandeja de Salida de

Correo

22.2.

Si no hace uso del boleto: Emite un correo al Jefe de Administración notificando que el boleto no ha sido utilizado e indicando:

Datos del trabajador N° Localizador Aerolínea

Nota: Posterior a esta notificación el Jefe de Administración deberá solicitar la restitución del boleto a la agencia de viajes.

Correo de Notificación de Boleto no Utilizado – Bandeja de Salida de

Correo

ANALISTA DE COMPRAS

23.Recibe la factura de los boletos aéreos emitidos y la envía al Analista de Cuentas por Pagar para que sea emitido el pago (Ver Manual del Proceso: Emisión de Pagos).

Factura de Agencia de Viajes – Entrega Física a

Jefatura de Administración

XI. REGISTROS DE SALIDA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PASAJES AÉREOS

- Solicitud de Boleto Aéreo + Cédula de Identidad Escaneada – Bandeja de salida de Correo.

- Notificación de datos faltantes – Bandeja de Salida de Correo.

- Solicitud de Pasajes Aéreos – Bandeja de Salida de Correo.

- Solicitud de Confirmación de Itinerario – Bandeja de Salida de Correo.

- Confirmación de Itinerario – Bandeja de Salida de Correo.

- Solicitud de nueva búsqueda de pasajes aéreos – Bandeja de Salida de Correo.

- Solicitud de Reserva de Pasaje Aéreo – Bandeja de Salida de Correo.

- Datos de Reserva de Boleto Aéreo – Bandeja de Salida de Correo.

- Correo de Solicitud de Cambio de Boleto Aéreo – Bandeja de Salida de Correo.

- Correo de Notificación de Boleto no Utilizado – Bandeja de Salida de Correo.

- Factura de Agencia de Viajes – Entrega Física a Jefatura de Administración.

XII. FORMULARIOS DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PASAJES AÉREOS

- No aplica.

XIII. ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PASAJES AÉREOS

ADMINISTRACIÓN






- No Aplica

XIV. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE TRASLADO TERRESTRE


SALIDA1. Evalúa el viaje a ser realizado y propone al supervisor

inmediato el método de viaje terrestre.-

TRABAJADOR2. Elabora correo electrónico solicitando la aprobación que

corresponda para autorizar el tipo de traslado.-

2.1. Si es en Vehículo Propio: Envía un correo notificando el origen y el destino a fin de establecer el monto en base al monto del pasaje.

Correo de Solicitud de Aprobación de Traslado –


2.2. Si es en vehículo alquilado: Envía presupuesto emitido por la Compañía de alquiler que no supere el costo del traslado hecho por un taxi.

Correo de Solicitud de Aprobación de Traslado + Presupuesto de Alquiler –


TRABAJADOR

2.3. Si es en taxi: Notifica el costo aproximado de la carrera y si el mismo se realizará ida y vuelta.

Correo de Solicitud de Aprobación de Traslado +

Cotización de Taxi particular – Bandeja de Salida de Correo

TRABAJADOR

2.4. Si es en taxi de compañía contratada por la Empresa: Solicita la asignación del servicio a través de la Jefatura de Administración.

Nota: Este tipo de traslado no requiere una asignación directa al trabajador por lo que éste deberá consignar un comprobante firmado por el taxista a fin de que la Jefatura de Administración pueda validar el traslado y cotejarlo contra la factura entregada por la Compañía Contratada.



2.5. Si es en vehículo de la Empresa: Conviene una asignación con Contraloría por los gastos de gasolina y mantenimiento.



3. Recibe aprobación de los responsables requeridos. Correo de Aprobación de Traslado – Bandeja de Entrada

de Correo

3.1. En caso de no ser aprobado: considera otro tipo de traslado para efectuar el viaje.

Correo de no Aprobación de Traslado – Bandeja de Entrada

de Correo

4. Envía al Jefe de Administración un correo electrónico solicitando la asignación del monto aprobado para efectuar el traslado.Nota: En caso de que el trabajador no disponga de un fondo fijo, deberá registrar en la solicitud de Anticipo de Viáticos el tipo de transporte y monto aprobado.

Correo de Solicitud de Monto Aprobado por Traslado –


JEFE DE ADMINISTRACIÓN

4.1. Recibe y revisa correo de solicitud y aprobación y solicita al Analista de Cuentas por Pagar o al Cajero Principal la entrega del dinero.

Correo de Solicitud de Emisión de Pago – Bandeja de Salida de

Correo

ANALISTA DE CUENTAS POR

PAGAR / CAJERO

5. Recibe y revisa solicitud enviada por el Jefe de Administración y procesa la emisión del monto solicitado.

-

ADMINISTRACIÓN







SALIDA

PRINCIPAL

Nota: Si el pago lo hace el Analista de Cuentas por Pagar, se

hará a través de transferencia o cheque. (Ver Proceso: Emisión de Pagos).

Si el pago lo hace el cajero principal, se hará en efectivo. (Ver procedimiento: Solicitud de Vale de Caja)

6. Entrega el monto al trabajador y recibe comprobantes firmados -

7. Desglosa el pago entrega el pago al trabajador y los resguarda

los comprobantes en la carpeta que corresponda:

Transferencia: Correo de aprobación, programación de pago aprobada en Carpeta “Programaciones de Pago” por fecha en orden ascendente.

Cheque: Correo de aprobación, Copia 1, Copia 2; en la carpeta “Correlativo de Cheques” por fecha en orden ascendente.

Efectivo: Correo de aprobación, comprobante de vale de caja firmado; en el movimiento de caja del día.

1. Correo de transferencia bancaria realizada al empleado – Bandeja

de Salida de correo.

1.1. Correo de aprobación+ programación de pago aprobada – Carpeta

Programaciones de Pago.

2. Cheque + Voucher de recibo original – Entrega física al

Empleado

2.1. Copia 1 + Copia 2 de Voucher + Correo de aprobación –

Carpeta Oslo Correlativo de Cheques

3. Efectivo+ Copia de Vale de Caja – Entrega Física al Empleado

3.1. Vale de Caja+ Soportes de emisión – Movimiento de caja

TRABAJADOR3. Recibe el monto y los comprobantes correspondientes y hace

uso del monto para efectuar el traslado (Ver Proceso Gastos de viaje, Procedimiento de Solicitud y Asignación de Viáticos).

-

a. En caso de no utilizar los fondos: Solicita al Jefe de Administración el número de cuenta bancario para depositar o transferir el monto asignado por el anticipo y le entrega el comprobante de la transacción para el monto sea registrado y rebajado en el Libro Contable.

Comprobante de Depósito – Libro Contable

Comprobante de Transferencia Electrónica – Libro Contable

XV. REGISTROS DE SALIDA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD TRASLADO TERRESTRE

- Correo de Solicitud de Aprobación de Traslado – Bandeja de Salida de Correo.

- Correo de Solicitud de Aprobación de Traslado + Presupuesto de Alquiler – Bandeja de Salida de

Correo.

- Correo de Solicitud de Aprobación de Traslado + Cotización de Taxi particular – Bandeja de Salida de

Correo.



- Correo de Aprobación de Traslado – Bandeja de Entrada de Correo.

- Correo de no Aprobación de Traslado – Bandeja de Entrada de Correo.

- Correo de Solicitud de Monto Aprobado por Traslado – Bandeja de Salida de Correo.

ADMINISTRACIÓN






- Correo de Solicitud de Emisión de Pago – Bandeja de Salida de Correo.

- Cheque + Voucher de recibo original – Entrega física al Empleado.

- Copia de Voucher y Soportes de Emisión – Carpeta de

- Efectivo+ Copia de Vale de Caja – Entrega Física al Empleado.

- Vale de Caja+ Soportes de emisión – Carpeta Oslo Vale de Caja.

- Comprobante de Depósito – Libro Contable.

- Comprobante de Transferencia Electrónica – Libro Contable.

XVI. FORMULARIOS DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE TRASLADO TERRESTRE

- No aplica.

XVII. ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE TRASLADO TERRESTRE

- No Aplica.

ADMINISTRACIÓN





ADMINISTRACIÓN





SOLICITUD Y ASIGNACIÓN DE VIÁTICOS

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir por los trabajadores para realizar la solicitud de anticipos o

fondos fijos de viáticos y por la Jefatura de Administración para tramitar la emisión del pago a fin de

garantizar la disponibilidad de una suma de dinero destinada a la cancelación de los gastos de

traslado y sostenimiento durante la ejecución de viajes de trabajo propuestos al cumplimiento de

actividades inherentes a la Empresa.

II. ALCANCE



participar en el procedimiento de Solicitud y Asignación de Viáticos.

III. BASE LEGAL

- No aplica.

IV. REFERENCIAS

- Proceso: Emisión de Pagos

- Manual del Procedimiento: Solicitud de Traslado por Viajes de Trabajo.

- Manual del Procedimiento: Justificación de Gastos y Viajes.

V. GLOSARIO

ANTICIPO DE FONDOS

Cantidad de dinero solicitada por un trabajador para realizar un viaje de trabajo eventual con el objeto de dar cumplimiento a una actividad asignada. Esta asignación se hace por viaje y ante la justificación de los gastos el trabajador deberá restituir dinero a la Empresa, en caso de no utilizar la totalidad del monto asignado, o la empresa deberá reintegrar (previa aprobación) el monto excedido a dicho trabajador.

ARQUEO DE FONDO

Reconocimiento y certificación del dinero asignado al trabajador por concepto de fondo de viáticos.

FONDO FIJO DE VIÁTICO

Cantidad de dinero asignada de forma permanente a un trabajador por ser clasificado como viajero constante, para cubrir gastos asociados a los viajes de trabajo. Esta asignación se hace solo una vez y ante la justificación de los gastos de viaje realizado el fondo es restituido al trabajador para ser nuevamente utilizado.

HOTEL Para efectos del presente manual, representa el hotel de llegada al que

ADMINISTRACIÓN






DESTINO se dirige el trabajador.

HOTEL ORIGENPara efectos del presente manual, representa el hotel al que está adscrito (en el cual labora) el trabajador.

TARIFAMontos establecidos por la Dirección General que se otorgan por concepto de viáticos.

VIAJERO CONSTANTE

Hace referencia al trabajador que, por la ejecución de actividades y cumplimiento de sus responsabilidades, debe trasladarse fuera de la residencia u oficina habitual donde labora de forma constante o con cierta regularidad.

VIÁTICOConjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona, especialmente a un trabajador, para realizar un viaje de trabajo.

VI. POLÍTICAS

1. De los Viáticos

1.1. Todo trabajador que, por el cumplimiento de una actividad delegada, deba viajar y requiera

la asignación de un monto de dinero para cubrir los gastos de dicho viaje podrá solicitar:

1.1.1. Un anticipo de viáticos: cuando el trabajador que viaja y el motivo del viaje sea

eventual.

1.1.2. O un fondo fijo de viáticos: cuando el trabajador sea un viajero constante y efectúe,

para el cumplimiento de actividades asociadas al cargo, viajes con regularidad.

1.2. Los viáticos deben ser asignados únicamente al personal que se encuentre en la nómina

activa de la Empresa, por ningún motivo deberán asignarse viáticos a trabajadores que se

encuentren disfrutando de un período vacacional o cualquier otro tipo de permiso.

1.3. Las aprobaciones de las solicitudes relacionadas con la asignación de viáticos estarán

distribuidas, por nivel, de la siguiente forma:

SOLICITANTE APROBADO POR

Gerente de Operaciones Gerente de Apertura y Operaciones

Jefe de Departamento Gerente de Operaciones

Analistas, Operadores, Asistentes Jefe de Departamento y Gerente de Operaciones

1.4. Ningún trabajador deberá viajar sin tener disponible el anticipo de viáticos; por lo que la

Jefatura de Administración debe garantizar la entrega oportuna del dinero solicitado siempre

que el trabajador haya cumplido con los tiempos de notificación y entrega establecidos en el

presente documento.

ADMINISTRACIÓN






1.5. Toda asignación de viáticos deberá facturarse a nombre del lugar de destino cuando:

1.5.1. El trabajador se traslade para realizar un soporte operativo o administrativo.

1.5.2. El motivo del viaje corresponda a una supervisión corporativa.

1.6. Toda asignación de viáticos deberá facturarse a nombre del lugar de origen cuando:

1.6.1. El trabajador deba trasladarse para realizar cursos o inducciones relacionados con

su puesto de trabajo y coordinados por la Corporativa.

1.6.2. El motivo del viaje corresponda a la documentación de procesos, levantamiento de

información, implementación de aplicaciones tecnológicas,

1.6.3. inducciones, etc.; imputable a todos los hoteles.

1.7. No se debe otorgar una nueva asignación de viáticos a un trabajador que tenga una

justificación de viaje pendiente por realizar. Salvo aquellas excepciones en las que el

empleado tenga continuidad en los viajes realizados.

1.8. La cancelación de viáticos se realizará a través de una transferencia bancaria a favor del

trabajador, en un plazo mínimo de veinticuatro (24) horas hábiles antes del viaje.

Nota: En caso de que el pago no pueda realizarse a través de una transferencia bancaria se

hará a través de un cheque.

2. De los Anticipos de Viáticos

2.1. Los anticipos de viáticos se deben otorgar por los días estrictamente necesarios para que el

trabajador desempeñe las tareas delegadas.

2.2. El trabajador deberá formalizar su requerimiento a través del formulario “Solicitud de Anticipo

de Viáticos” debidamente completado sin que éste presente tachaduras ni enmendaduras y

formalmente aprobado de acuerdo a los niveles de autorización establecidos en el presente

documento.

2.3. Toda “Solicitud de Anticipo de Viáticos” debe contener, de acuerdo al número de días y/o

noches que dure la actividad a realizar, el detalle y el monto estimado necesario para los

siguientes consumos:

2.3.1. Traslados al aeropuerto, si aplica.

2.3.2. Transporte terrestre a otras regiones, de acuerdo al tipo si aplica.

2.3.3. Alimentación

2.3.4. Alojamiento, si aplica.

2.3.5. Gasolina, estacionamiento; si aplica.

ADMINISTRACIÓN






2.3.6. Tarifas aeroportuarias, si aplica.

Nota: Cualquier otro consumo adicional podrá ser incluido y justificado en el formulario a fin

de que sea evaluado por la Jefatura de Administración para la posterior asignación.

2.4. Las solicitudes de anticipo de viáticos deberán ser consignadas a la Jefatura de

Administración con un mínimo de siete (7) días de antelación, a fin de garantizar el trámite y

la entrega del monto de dinero solicitado.

2.5. Toda solicitud de Anticipo debe ser debidamente verificada y aprobada por el Jefe de

Administración antes de ser remitida al Analista de Cuentas por Pagar.

2.6. Todo anticipo de viáticos abonado por la Jefatura de Administración deberá estar soportado

con una factura o recibo.

Nota: Los recibos generados no son deducibles ya que no tienen validez fiscal.

3. De los Fondos Fijos de Viáticos

3.1. El fondo fijo de viáticos se le otorgará a un trabajador que se encuentre dentro de la

clasificación de “Viajero Constante”, esta clasificación se otorgará cuando:

3.1.1. Por su cargo y responsabilidad, el trabajador deba trasladarse constantemente a

otras regiones del territorio nacional.

3.1.2. El cargo que desempeñe el trabajador deba ejecutar actividades de supervisión o

consultoría en las diferentes sucursales de la Empresa.

3.2. La asignación de un fondo fijo de viáticos a un trabajador debe ser solicitada por el Gerente

de Operaciones y/o el Gerente de Apertura y Operaciones a través de un correo electrónico

dirigido a la Unidad de Contraloría con copia al Jefe de Administración del Hotel, indicando:

3.2.1. Nombre del Trabajador

3.2.2. Cargo

3.2.3. Unidad Departamental

3.2.4. Motivo que justifica la asignación del fondo fijo de viáticos.

3.3. Toda solicitud de asignación de fondo fijo debe ser aprobada por el Contralor de la Empresa

a través de un correo electrónico con copia al Jefe de Administración del Hotel a fin de que la

solicitud sea procesada.

3.4. El monto establecido para el fondo fijo de viáticos será asignado por Contraloría

conjuntamente con la Dirección General posterior al análisis de los siguientes componentes:

3.4.1. El costo de los traslados de acuerdo a las diferentes regiones del territorio nacional.

ADMINISTRACIÓN






3.4.2. El costo de la unidad tributaria.

3.4.3. El costo de los pasajes aéreos por región.

3.4.4. El costo de los servicios de alimentación, por región, en los que pueda incurrir el

trabajador.

3.5. La Unidad de Contraloría establece el monto del Fondo Fijo de Viáticos en Dos Mil

Quinientos Bolívares con 00/100 cts. (Bs. 2.500,00).

3.6. El monto determinado para el fondo fijo de viáticos contempla únicamente un viaje ida y

vuelta considerando los siguientes consumos:

3.6.1. Gastos de alimentación en el aeropuerto ida y vuelta, si aplica.

3.6.2. Traslados en taxi: Residencia – Aeropuerto, Aeropuerto – Hotel, Hotel – Aeropuerto,

Aeropuerto – Residencia.

3.6.3. Costo de un boleto aéreo ida y vuelta en caso de ser necesario.

3.7. El trabajador que recibe el fondo fijo deberá certificar la aceptación de las políticas de uso

del fondo fijo de viáticos, a través del formulario “Recibo del Fondo Fijo de Viáticos”

establecido la Unidad de Contraloría.

3.8. El fondo fijo de viáticos asignado a un trabajador es intransferible.

3.9. El trabajador es el único responsable del uso otorgado al fondo fijo de viáticos, por lo que

deberá garantizar que el mismo se encuentre dentro de las limitaciones establecidas en el

Manual de Procedimientos “Justificación de Gastos de Viaje”.

3.10. El Contralor de la Empresa o cualquier otra persona debidamente autorizada podrá, cuando

lo estime conveniente, realizar un arqueo al fondo fijo de viáticos asignado al trabajador.

3.11. La Empresa podrá descontar del salario del trabajador cualquier faltante del fondo fijo que

este adeudare, de acuerdo a lo convenido en la autorización otorgada a través del formulario

“Recibo del Fondo Fijo de Viáticos”.

3.12. Todo fondo fijo de viáticos utilizado por el trabajador será restituido, una vez realizada la

justificación de gastos de viaje, a los cinco (5) días hábiles posteriores; esto con base en el

Manual de Procedimiento “Reintegro por Viáticos”.

3.13. Todo aumento de fondo fijo de viáticos será notificado por Contraloría a través de correo

electrónico al Jefe de Administración.

3.14. Ante la actualización del fondo fijo de viáticos el Jefe de Administración debe solicitar al

Analista de Cuentas por Pagar la emisión de una transferencia bancaria o cheque adicional,

ADMINISTRACIÓN






según sea el caso, a nombre del (los) trabajador(es) que cuenten dicho fondo fijo con el

objeto de ajustarlo al nuevo monto establecido.

3.15. El trabajador deberá restituir el fondo fijo de viáticos, disponible al momento, a través de un

depósito o una transferencia electrónica al número de cuenta bancaria suministrado por la

Jefatura de Administración, ante los siguientes eventos:

3.15.1. Enfermedad y reposo por un tiempo mayor a tres (3) meses.

3.15.2. Solicitud del Contralor de la Empresa.

3.16. El trabajador deberá consignar el comprobante del depósito o de la transferencia electrónica

al Jefe de Administración para que éste registre y rebaje en el Libro Contable el monto del

fondo fijo entregado.

3.17. Ante la terminación de la relación laboral existente entre el trabajador y la Empresa el monto

disponible existente en el fondo fijo de viáticos será descontado de la liquidación del

trabajador.

4. Del Resguardo de los Soportes Generados por el Pago de Viáticos

4.1. Toda transferencia bancaria generada por concepto de viáticos (fondo fijo o anticipo) deberá

contener como soportes:

4.1.1. La programación de pago generada

4.1.2. La solicitud de Anticipo de Viáticos, si aplica.

4.1.3. El correo de aprobación de asignación de fondo fijo de viáticos, si aplica.

4.2. Los soportes generados por transferencias bancarias deben ser resguardados en la carpeta

“Programaciones de Pago” por fecha en orden ascendente.

4.3. Toda emisión de cheque generada por concepto de viáticos deberá contener como soportes:

4.3.1. Recibos de Cheque “Copia 1” y “Copia 2”, debidamente firmados por el trabajador

con la huella dactilar del pulgar derecho.

4.3.2. La solicitud de Anticipo de Viáticos, si aplica.

4.3.3. El correo de aprobación de asignación de fondo fijo de viáticos, si aplica.

4.4. Los soportes generados por emisión de cheques deben ser resguardados en la carpeta

“Correlativo de Cheques” por fecha en orden ascendente.


1. Del Gerente de Operaciones/ Gerente de Apertura y Operaciones/ Contralor

ADMINISTRACIÓN






1.1. Aprobar a través de la firma las solicitudes de anticipo de viáticos elaboradas por el

trabajador.

1.2. Elaborar correo y justificar la solicitud de asignación del fondo fijo de viáticos.

2. Del Contralor de la Empresa

2.1. Recibir y verificar las solicitudes recibidas por asignación de fondo fijo de viáticos.

2.2. Solicitar la asignación de fondo fijo de viáticos a un trabajador.

2.3. Elaborar correo de aprobación de asignación del fondo fijo de viáticos.

2.4. Actualizar y notificar las tarifas actualizadas por concepto de viáticos a la Jefatura de

Administración.

2.5. Aprobar montos, transferencias bancarias y emisiones de cheques por concepto de anticipo

de viáticos o de fondo fijo de viáticos.

3. Del Trabajador

3.1. Elaborar la Solicitud de Anticipo de Viáticos.

3.2. Requerir la aprobación de la solicitud de anticipo a través de las firmas correspondientes.

3.3. Entregar la solicitud completada y certificada a la Jefatura de Administración.

3.4. Certificar la recepción de una transferencia bancaria por concepto de asignación de anticipo

o fondo fijo de viáticos a través de un correo electrónico.

3.5. Certificar la recepción del cheque por concepto de asignación de anticipo o fondo fijo de

viáticos a través de la firma.

3.6. Certificar la recepción del fondo fijo de viáticos a través del formulario “Recibo del Fondo Fijo

de Viáticos”.

3.7. Hacer el cobro del cheque emitido por concepto de anticipo de viáticos.

3.8. Garantizar el correcto uso y justificación del fondo fijo durante los viajes realizados.


4.1. Recibir la Solicitud de Anticipo de Viáticos consignada por el trabajador.

4.2. Recibir la solicitud aprobada de las asignaciones de fondo fijo de viáticos.

4.3. Autorizar y solicitar la emisión de la transferencia bancaria o cheque al Analista de Cuentas

por Pagar.

4.4. Recibir los comprobantes de depósito o transferencia bancarias hechas por el trabajador por

concepto de devolución de anticipo de viáticos.

4.5. Registrar y rebajar en el Libro Contable las devoluciones de Anticipo de viáticos.

ADMINISTRACIÓN






5. Del Analista de Cuentas por Pagar

5.1. Recibir y revisar datos de la solicitud de anticipos de viáticos o de asignación de fondo fijo de

viáticos aprobada.

5.2. Registrar los datos requeridos para la emisión del pago en el sistema administrativo utilizado.

5.3. Generar el TXT de transferencia.

5.4. Generar la impresión del cheque, si aplica.

5.5. Preparar y enviar cheque para solicitar las firmas de emisión.

5.6. Emitir correo para notificar la ejecución de transferencia al trabajador.

5.7. Entregar cheque al trabajador solicitante.

5.8. Resguardar comprobantes de entrega del cheque.

5.9. Resguardar comprobantes de ejecución de transferencia bancaria.

5.10. Recibir y procesar las solicitudes de cheque por concepto de asignación de fondo fijo de

viáticos.

5.11. Entregar el cheque al trabajador al que le ha sido asignado el fondo fijo de viáticos.

5.12. Solicitar al trabajador la firma

5.13. del formulario “Recibo del Fondo Fijo de Viáticos”.

5.14. Resguardar los soportes generados durante la asignación del fondo fijo de viáticos



IX. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

- Ante solicitud de anticipos de viáticos hecha por un trabajador.

- Ante solicitud de asignación de fondos de viáticos aprobado por Contraloría.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE ANTICIPO DE VIÁTICOS


SOLICITANTE24. Completa, imprime y firma el formulario de Solicitud de

Anticipo de Viáticos.

Formulario “Solicitud de Anticipo de Viáticos” –

Impresión Física

SOLICITANTE25. Solicita las firmas de aprobación de acuerdo al nivel de

autorización requerido.-

ADMINISTRACIÓN







26. Entrega la Solicitud de Anticipo de Viáticos debidamente firmada y aprobada al Jefe de Administración.

Jefatura de Administración – Formulario “Solicitud de Anticipo de Viáticos” –

Entrega Física

JEFE DEADMINISTRACIÓN

27. Recibe la solicitud y certifica la información contenida en la misma. -

27.1. Si la solicitud no se encuentra completa: Devuelve la solicitud al trabajador y notifica sus observaciones a fin de que sean aplicadas por el trabajador.

Solicitante - Formulario “Solicitud de Anticipo de Viáticos” – Devolución

Física

28. Firma el formulario en señal de aprobación y lo entrega al Analista de Cuentas por Pagar a fin de que proceda con la emisión del pago.

Analista de Cuentas por Pagar – Formulario

“Solicitud de Anticipo de Viáticos” – Entrega Física

ANALISTA DECUENTAS POR PAGAR

29. Recibe y revisa la “Solicitud de Anticipo de Viáticos” y registra los datos requeridos para la emisión del pago a través de transferencia bancaria en el sistema de administración. (Ver Proceso: Emisión de Pagos).Nota: En caso de que la emisión no pueda realizarse por transferencia, el Analista procederá con la emisión de un cheque a favor del trabajador.

Registro de Datos del Pago – Sistema de Administración

30. Una vez realizada la transferencia elabora correo electrónico en el que notifica la ejecución del pago al solicitante.

-

30.1. Si el pago se realiza a través de cheque: recibe el cheque debidamente procesado y firmado. -

30.2. Solicita al trabajador el retiro del cheque en la Jefatura de Administración: Por teléfono a través de una extensión asignada; o Por correo electrónico

Correo de Solicitud de Retiro de Cheque – Bandeja

de Salida de Correo Electrónico


30.3. Solicita la firma de recibo del trabajador sobre los recibos del cheque y desglosa el cheque: Copia “Original” con el cheque para el trabajador. Copia 1 y Copia 2 con la solicitud de anticipo de viáticos

en la carpeta “Correlativo de Cheques” ordenada por fecha en orden ascendente.

Cheque + Comprobante de Emisión – Entrega Física al

Trabajador

“Copia 1”+”Copia2”+ Solicitud de Anticipo –

Carpeta “Correlativo de Cheques”

31. Recibe correo de certificación de recepción por parte del solicitante.

-


32. Archiva como soporte de la transferencia bancaria realizada; la programación de pago aprobada con el correo de aprobación de fondo fijo de viáticos a favor del solicitante y archiva estos documentos en la carpeta “Programaciones de Pago” por fecha, en orden ascendente.

Programación de Pago + Solicitud de Anticipo de

Viáticos – Carpeta “Programaciones de Pago”

ADMINISTRACIÓN







SOLICITANTE

33. Recibe el monto asignado por anticipo de viáticos (Ver Proceso de Gastos de Viaje, Procedimiento Justificación de Gastos y Viajes).

-


- Formulario “Solicitud de Anticipo de Viáticos” – Impresión Física

- Jefatura de Administración – Formulario “Solicitud de Anticipo de Viáticos” – Entrega Física

- Solicitante - Formulario “Solicitud de Anticipo de Viáticos” – Devolución Física

- Analista de Cuentas por Pagar – Formulario “Solicitud de Anticipo de Viáticos” – Entrega Física

- Registro de Datos del Pago – Sistema de Administración

- Correo de Solicitud de Retiro de Cheque – Bandeja de Salida de Correo Electrónico

- Cheque + Comprobante de Emisión – Entrega Física al Trabajador

- “Copia 1”+”Copia2”+ Solicitud de Anticipo – Carpeta “Correlativo de Cheques”

- Programación de Pago + Solicitud de Anticipo de Viáticos – Carpeta “Programaciones de Pago”

XII. FORMULARIOS

- Solicitud de Anticipo de Viáticos

XIII. ANEXOS

- No aplica.

XIV. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE FONDO FIJO DE VIÁTICOS


GERENTE DE OPERACIONES/

1. Elabora correo electrónico de “Solicitud de Asignación de Fondo Fijo de Viáticos”.

-

ADMINISTRACIÓN







GERENTE DE APERTURA Y

OPERACIONES

2.Envía la solicitud a través de correo electrónico al Contralor de la Empresa para su aprobación.

Correo Electrónico “Solicitud de Asignación de Fondo de

Viáticos” – Bandeja de Salida del Correo Electrónico

CONTRALOR 3. Recibe y revisa correo de solicitud de asignación del fondo fijo de viáticos a un trabajador.

-

4.

Elabora correo de aprobación de asignación de fondo de viáticos y lo envía a la Jefatura de Administración para que sea procesada la solicitud.

Correo Electrónico “Aprobación de Solicitud de

Asignación de Fondo – Bandeja de Salida de Correo

Electrónico

4.1.Si no aprueba la solicitud: notifica al solicitante, a través de un correo electrónico, las razones por las cuales no procede la asignación del fondo fijo de viáticos.

Correo Electrónico “No Asignación de Fondo de

Viáticos – Bandeja de Salida de Correo Electrónico


5. Recibe y revisa aprobación de asignación del fondo fijo. -

6. Certifica información y solicita la emisión del cheque al Analista de Cuentas por Pagar.

-


7.

Recibe correo de aprobación de fondo fijo de viáticos y registra los datos requeridos para la emisión del pago a través de transferencia bancaria en el sistema de administración. (Ver Proceso: Emisión de Pagos).

Nota: En caso de que la asignación no pueda realizarse por transferencia, el Analista procederá con la emisión de un cheque a favor del trabajador.

-

8.Una vez realizada la transferencia elabora un correo electrónico en el notifica la ejecución del pago al trabajador.

-

8.1. Si el pago se realiza a través de cheque: recibe el cheque debidamente procesado y firmado.

-

8.2.

Solicita al trabajador el retiro del cheque en la Jefatura de Administración: Por teléfono a través de una extensión asignada; o Por correo electrónico.

Correo de Solicitud de Retiro de Cheque – Bandeja de

Salida de Correo Electrónico

8.3.

Solicita la firma de recibo del trabajador sobre los recibos del cheque y desglosa el cheque: Copia “Original” con el cheque para el trabajador. Copia 1 y Copia 2 con la solicitud de anticipo de

viáticos en la carpeta “Correlativo de Cheques” ordenada por fecha en orden ascendente.

Cheque + Comprobante de Emisión – Entrega Física al

Trabajador

“Copia 1”+”Copia2”+ Solicitud de Anticipo – Carpeta

“Correlativo de Cheques”

8.4. Recibe correo de certificación de transferencia bancaria emitido por el trabajador.

-


9. Archiva como soporte de la transferencia bancaria realizada; la programación de pago aprobada con el correo de aprobación de fondo fijo de viáticos a favor del trabajador y archiva estos documentos en la carpeta

Programación de Pago + Correo de Aprobación de Fondo Fijo de Viáticos –

Carpeta “Programaciones de Pago”

ADMINISTRACIÓN







“Programaciones de Pago” por fecha, en orden ascendente.

TRABAJADOR 10.Recibe el monto asignado por fondo fijo de viáticos (Ver Proceso de Gastos de Viaje, Procedimiento Justificación de Gastos y Viajes).

-

XV. REGISTROS DE SALIDA

- Correo Electrónico “Solicitud de Asignación de Fondo de Viáticos” – Bandeja de Salida del Correo

Electrónico

- Correo Electrónico “Aprobación de Solicitud de Asignación de Fondo – Bandeja de Salida de

Correo Electrónico.

- Correo Electrónico “No Asignación de Fondo de Viáticos – Bandeja de Salida de Correo

Electrónico.

- Correo de Solicitud de Retiro de Cheque – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

- Cheque + Comprobante de Emisión – Entrega Física al Trabajador

- “Copia 1”+”Copia 2”+ Solicitud de Anticipo – Carpeta “Correlativo de Cheques

- Programación de Pago + Correo de Aprobación de Fondo Fijo de Viáticos – Carpeta

“Programaciones de Pago”

XVI. FORMULARIOS

- Recibo de Fondo Fijo de Viáticos.

XVII. ANEXOS

- No aplica.

ADMINISTRACIÓN





SOLICITUD DE FONDO FIJO DE VIÁTICOS

ADMINISTRACIÓN





JUSTIFICACIÓN DE GASTOS Y VIAJES

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir por los trabajadores para elaborar correctamente la justificación

de los fondos de viáticos asignados para la ejecución de un viaje destinado al cumplimiento de


II. ALCANCE


contratados, gerentes y directivos de Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar

en el procedimiento de Justificación de Gastos y Viajes.

III. BASE LEGAL

- SENIAT: Nueva Providencia de Facturación 00071. Gaceta Oficial Nº 39.795. Caracas 08 de

noviembre de 2011.

- SENIAT: Providencia Administrativa N° SNAT/2005/0056-A. Gaceta Oficial N° Caracas 27 de

enero de 2005.

IV. REFERENCIAS

- Procedimiento: Solicitud y Asignación de Viáticos

- Procedimiento: Reintegro de Viáticos.

V. GLOSARIO

CONSUMOAcción y efecto de gastar. Es el uso que hace el trabajador de los bienes o servicios asignados por la Empresa con el fin de satisfacer sus necesidades.

FACTURA

Es un documento que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago, entre otros conceptos.

JUSTIFICACIÓN

Acción de comprobar a través de documentos probatorios el uso destinado a cubrir los gastos del viaje realizado a través de un formulario que debe ser






I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir por los trabajadores para elaborar correctamente la justificación

de los fondos de viáticos asignados para la ejecución de un viaje destinado al cumplimiento de


II. ALCANCE


contratados, gerentes y directivos de Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar

en el procedimiento de Justificación de Gastos y Viajes.

III. BASE LEGAL

- SENIAT: Nueva Providencia de Facturación 00071. Gaceta Oficial Nº 39.795. Caracas 08 de

noviembre de 2011.

- SENIAT: Providencia Administrativa N° SNAT/2005/0056-A. Gaceta Oficial N° Caracas 27 de

enero de 2005.

IV. REFERENCIAS

- Procedimiento: Solicitud y Asignación de Viáticos

- Procedimiento: Reintegro de Viáticos.

V. GLOSARIO

CONSUMOAcción y efecto de gastar. Es el uso que hace el trabajador de los bienes o servicios asignados por la Empresa con el fin de satisfacer sus necesidades.

FACTURA

Es un documento que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago, entre otros conceptos.

JUSTIFICACIÓN

Acción de comprobar a través de documentos probatorios el uso destinado a cubrir los gastos del viaje realizado a través de un formulario que debe ser completado por el trabajador.

SENIATEl SENIAT es el organismo del estado central venezolano que se encarga de la recolección de impuestos.

TASA

Se asocia a la tarifa que se cobra a un medio de transporte terrestre, fluvial o marítimo como derecho de tránsito para utilizar la infraestructura de la respectiva vía de comunicación.

ADMINISTRACIÓN






VIÁTICOConjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona, especialmente a un trabajador, para realizar un viaje.

VI. POLÍTICAS

1. Del Uso de los Fondos

1.1. El uso de los viáticos debe estar destinado únicamente al cumplimiento de actividades

administrativas, cualquier otro fin sobre esta asignación debe estar debidamente aprobada

por la Corporativa o por la Directiva de la Empresa.

1.2. Los fondos asignados por concepto de viáticos deberán contemplar los siguientes consumos

durante el viaje:

1.2.1. Pasajes, si aplica:

1.2.1.1. Aéreos; o

1.2.1.2. Terrestres.

1.2.2. Traslados:

1.2.2.1. Residencia – Aeropuerto – Residencia.

1.2.2.2. Hotel – Aeropuerto – Hotel.

1.2.2.3. Residencia – Destino.

1.2.2.4. Destino – Residencia.

1.2.3. Gastos de alimentación en el aeropuerto y en el caso Caracas – Valencia, si aplica.

1.2.4. Gastos de alojamiento durante el tiempo que dure la misión encomendada; siempre

que el viaje se lleve a cabo en una de las regiones en las que el trabajador no pueda

alojarse en uno de los hoteles de la cadena.

1.2.5. Tasas aeroportuarias, si aplica.

1.2.6. Gastos de transporte local, si aplica.

1.2.7. Cualquier otro gasto que sea requerido y debidamente justificado.

1.2.8. Exceso de equipaje, causado como consecuencia de sus actividades profesionales.

1.3. Bajo ningún concepto podrán ser reportados como gastos de viaje:

1.3.1. Los seguros de viajes aéreos.

1.3.2. El uso de peluquerías o barberías.

1.3.3. La compra de revistas, libros o periódicos.

1.3.4. La compra de entradas de cine.

1.3.5. El uso de gimnasios.

ADMINISTRACIÓN






1.3.6. La compra de Caramelos o golosinas.

1.3.7. El pago de diversión.

1.3.8. La compra de Vestimenta.

1.3.9. El consumo de bebidas alcohólicas.

1.3.10. Lavandería.

2. De los Gastos Extraordinarios

2.1. Se entenderá por gasto extraordinario al todo monto generado por un consumo no

contemplado para la ejecución del viaje, pero necesario para la elaboración de las

actividades proyectadas.

2.2. Se clasificarán como gastos extraordinarios los siguientes consumos:

2.2.1. Compra de material de trabajo, necesario para llevar a cabo el proyecto programado.

2.2.2. Envío de valija a otra región, facturada como equipaje adicional o sobre peso al

momento de realizar el viaje.

2.2.3. Cualquier otro gasto, debidamente soportado y justificado.

2.3. Los montos generados como gastos extraordinarios serán cancelados por la caja chica de la

Empresa, previa solicitud y aprobación del Jefe de Administración.

2.4. Las facturas generadas por compra de materiales deberán estar certificadas, a través del

sello húmero, por el Almacén a fin de garantizar que la misma ha sido comprada y se

encuentra en buen estado; posteriormente deben ser consignadas a Caja para justificar la

entrega de dinero.

Nota: Las facturas de compra de materiales que no se encuentren selladas por el almacén

no serán aceptadas por caja.

2.5. Las facturas generadas por adquisición de servicios deberá ser entregada directamente a

Caja con un memo explicativo que justifique la utilización de los fondos asignados.

3. De los Viajes no Efectuados

3.1. Cuando se haya otorgado un anticipo y el viaje para el cual estaban destinados no se haya

llevado a cabo; el trabajador deberá depositar o transferir electrónicamente el monto total del

anticipo asignado en el número de cuenta bancaria suministrado por la Jefatura de

Administración.

3.2. Todo depósito o transferencia electrónica debe ser ejecutada al día hábil siguiente de saber

que dicho viaje no se llevaría a cabo.

ADMINISTRACIÓN






3.3. El trabajador deberá consignar el comprobante del depósito o de la transferencia electrónica

al Jefe de Administración para que éste registre y rebaje en el Libro Contable el anticipo

entregado.

4. De la Justificación de los Gastos

4.1. Todo consumo realizado por concepto de viáticos debe ser justificado por el trabajador a

través del formulario “Justificación de Viáticos”, en un lapso no mayor a tres (3) días hábiles

posteriores al retorno del viaje ante la Jefatura de Administración. Salvo aquellas

excepciones en las que el empleado tenga continuidad en los viajes realizados.

4.2. La justificación de viáticos debe ser elaborada directamente por el trabajador que ha

realizado el viaje sin tachaduras, ni enmendaduras, debidamente firmada por éste

conjuntamente con su supervisor inmediato y adjuntando los siguientes documentos:

4.2.1. Facturas originales de los gastos en los que ha incurrido el trabajador.

4.2.2. Comprobantes de gastos.

4.3. La Jefatura de Administración no procesará las justificaciones de gastos que se encuentren

incompletas.

4.4. El Analista de Cuentas por Pagar, para certificar los días efectivos de trabajo reportados por

el trabajador durante el viaje, verificará que las facturas presentadas para comprobar a los

gastos justificados correspondan al viaje autorizado.

4.5. Los montos generados por consumos que no puedan ser demostrados o justificados por el

trabajador deberán se reintegrados a la Empresa.

4.6. Todo importe que haya sido asignado al trabajador por anticipo de viáticos y que no haya

sido utilizado por éste, deberá reintegrarse al número de cuenta bancaria del hotel,

suministrada por el Jefe de Administración.

4.7. Cuando el trabajador no haya consignado la justificación de viáticos, posterior a los tres (3)

días de retorno del viaje el Analista de Cuentas por Pagar deberá solicitar a través de un

correo electrónico la consignación de dicha justificación con copia a su supervisor inmediato,

el Jefe del Departamento al que el Trabajador está adscrito y al Gerente de Operaciones.

4.8. Las asignaciones de viáticos, tanto fondos como anticipos, que no sean justificadas por el

trabajador serán descontadas en su totalidad a través de la nómina previa solicitud de la

Jefatura de Administración a la Jefatura de Recursos Humanos.

ADMINISTRACIÓN






5. De las Facturas y Comprobantes a Consignar

5.1. Ninguna factura de consumo debe exceder las 20 UT a fin de evitar la retención de ISLR

según lo establecido en el Art. 3 de la Providencia Administrativa 0056 establecida por el

SENIAT.

5.2. Las facturas a ser consignadas para justificar los gastos deben estar a nombre de la

empresa y cumplir con la normativa, providencia N° 0071, de facturación establecida por el

SENIAT:

5.2.1. La emisión de facturas debe realizarse a través de formatos elaborados y formas

libres por imprentas, autorizadas por el SENIAT y mediante máquinas fiscales.

5.2.2. En ningún caso las facturas y otros documentos podrán emitirse manualmente sobre

formas libres.

Nota: Los usuarios obligados a utilizar máquinas fiscales no pueden emplear

simultáneamente otro medio de emitir facturas y demás requerimientos, exceptuando

algunas condiciones como las siguientes: Que la máquina fiscal empleada no sea

capaz de imprimir el nombre o razón social y el número de Registro Único de

Información Fiscal (RIF).

5.2.3. Todo formato deberá contener:

5.2.3.1. La denominación “Factura”.

5.2.3.2. Numeración consecutiva y única.

5.2.3.3. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro

Único de Información Fiscal (RIF).

5.2.3.4. La descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con

indicación de la cantidad y monto.

5.2.3.5. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor

agregado, discriminada según la alícuota del porcentaje aplicable.

5.2.3.6. Contener la frase “sin derecho a crédito fiscal” cuando se trate de copia

de facturas.

5.2.3.7. Fecha de elaboración de los formatos o formas libres por la imprenta

autorizada constituida por ocho (8) dígitos.

5.3. Para comprobar el uso de los fondos asignados por concepto de Traslado el trabajador

deberá consignar:

5.3.1. Boletos Aéreos: Factura emitida a nombre de la Empresa, o del trabajador.

ADMINISTRACIÓN






5.3.2. Renta de Vehículos: Factura emitida a nombre de la Empresa.

5.3.3. Taxis: Facturas a nombre de la Empresa indicando destino y monto pagado

5.4. Para comprobar el uso de los fondos asignados por concepto de Alimentación el trabajador

deberá consignar:

5.4.1. Factura del establecimiento emitida a nombre de la Empresa.

5.5. Para comprobar el uso de los fondos asignados por concepto de Estadía el trabajador

deberá consignar:

5.5.1. Factura emitida por el hotel a nombre de la Empresa.

5.6. La Empresa aceptará comprobantes de gastos para la justificación de consumos que por su

naturaleza no generen la emisión de facturas y se encuentren dentro de las siguientes

categorías:

5.6.1. Pago de Tasa Aeroportuaria, ticket de tasa adherido al boleto de avión.

5.6.2. Traslado de taxi con una Compañía contratada, comprobante de traslado firmado por

el taxista.

5.7. La Empresa exonerará la presentación de facturas o comprobantes de gastos sobre los

consumos justificados por el trabajador que se encuentren dentro de las siguientes

categorías:

5.7.1. Envoltura de maletas.

5.7.2. Propinas, originadas por la prestación de servicios relacionados con la Empresa.

6. De la no Justificación

6.1. Los gastos de viajes no justificados serán notificados, mediante comunicación escrita, al

supervisor del respectivo trabajador, y de no ser argumentados se procederá al descuento

por nómina del 100% del monto asignado para el viaje.

6.2. Todo trabajador con justificaciones de gastos pendientes no podrá solicitar nuevos anticipos

o reintegro de fondos de viáticos.

7. De la Justificación de Viajes

7.1. Todo viaje realizado debe generar un informe que detalle el objetivo de viaje, las actividades

realizadas y los objetivos logrados.

7.2. Los informes deben ser enviados a los supervisores de cada unidad a fin de que sean

resguardados y presentados en caso de ser requeridos.

ADMINISTRACIÓN







1. Del Trabajador

1.1. Elaborar la justificación de gastos dentro de los días establecidos a través del formulario

establecido.

1.2. Consignar toda la documentación que sustente la justificación.

1.3. Garantizar que los documentos consignados se encuentren dentro de las normativas legales

vigentes.

1.4. Solicitar firma de certificación del Jefe Inmediato.

1.5. Entregar la justificación y sus soportes a la Jefatura de Administración.

1.6. Consignar documentos faltantes requeridos por la Jefatura de Administración.

2. Supervisor Inmediato

2.1. Recibir y revisar las justificaciones.

2.2. Certificar la revisión de la Justificación de gastos a través de la firma

3. Jefe de Administración

3.1. Recibir y revisar las justificaciones.

3.2. Entregar al Analista de Cuentas por Pagar para que sean procesadas.

3.3. Prohibir la emisión de anticipos o reintegro de fondos de viáticos.

4. Analista de Cuentas por Pagar

4.1. Recibir y revisar las justificaciones de gastos.

4.2. Solicitar información adicional requerida.

4.3. Emitir correo de solicitud de justificación de viáticos, cuando no haya sido consignado por el

trabajador.

4.4. Solicitar el descuento del monto de viáticos por nómina a Recursos Humanos.




- Ante utilización de fondos o anticipos de viáticos por un trabajador.

ADMINISTRACIÓN






X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE JUSTIFICACIÓN DE GASTOS


TRABAJADOR 34. Efectúa el viaje de trabajo y prepara recaudos para ser adjuntados al formulario Justificación de Gastos de Viaje.

-

ANALISTA DE CUENTAS POR

PAGAR

34.1.

Si no elabora la justificación de gastos: El Analista de Cuentas por Pagar emite correo electrónico solicitando al trabajador la consignación de la Justificación de Gastos.

Nota: El correo electrónico debe ser enviado con copia al Jefe de Administración, Jefe del Departamento al cual está adscrito el trabajador y al Gerente de Operaciones.

Correo de Solicitud de Justificación de Viáticos –


TRABAJADOR 34.2. Recibe y revisa solicitud de justificación de viáticos y ejecuta las acciones descritas en la actividad N° 2.

-

TRABAJADOR 34.2.1.

Si necesita tiempo adicional: Solicita a través de un correo electrónico, al Jefe de Administración con copia a su supervisor inmediato, tres (3) días adicionales para elaborar y consignar la Justificación de Gastos de Viaje pendiente

Correo de Solicitud de días adicionales –



34.2.2.Recibe y evalúa solicitud de tiempo adicional requerida por el trabajador.

Correo de solicitud de días adicionales –

Bandeja de Entrada de Correo

34.2.3.Elabora correo de aprobación de prórroga solicitado por trabajador y lo envía con copia a su supervisor inmediato

Correo de Aprobación de Tiempo Adicional –


34.2.3.1.

Si no aprueba: Notifica al trabajador la no aprobación y solicita a la Jefatura de Recursos Humanos el descuento por nómina de la asignación del fondo o del anticipo.

Correo de No Aprobación de Días Adicionales – Bandeja de Salida de

Correo

TRABAJADOR 34.2.4.Recibe aprobación de tiempo adicional y ejecuta las acciones descritas en la actividad N° 2

Correo de Aprobación de Días Adicionales –

Bandeja de Entrada de Correo

35.

Completa el formulario de Justificación de Gastos de Viaje y adjunta los comprobantes y facturas requeridas para su certificación.

-

36.Entrega el formulario con los comprobantes a su supervisor inmediato a fin de que sea certificada a través de la firma.

-

37.Recibe el formulario debidamente firmado por su supervisor inmediato.

-

38.Entrega justificación de gastos al Jefe de Administración para que esta sea procesada.

Formulario de justificación de Gastos + Comprobantes – Entrega

Física


39.Recibe y revisa justificación de gastos consignada por el trabajador.

-


39.1.Si no está conforme: Solicita a través de un correo electrónico al trabajador los comprobantes o datos requeridos para completar la entrega.

Correo de Solicitud de Comprobantes o Datos –


ADMINISTRACIÓN







39.2. Recibe del trabajador los soportes o datos requeridos. -


39.2.1.

Si el Trabajador no consigna los Soportes: Solicita el reintegro del dinero al trabajador

Anticipo de viáticos: Entrega el número de cuenta de la Empresa para depositar el (los) monto(s) no justificado(s).

Fondo de Viáticos: Notifica al Analista de Cuentas por Pagar el (los) monto(s) no justificados para que no sean repuestos al fondo.

Correo de Notificación de Montos no

reintegrados en el Fondo de Viáticos –


39.3. Recibe comprobantes del reintegro del dinero y rebaja el monto del Libro Contable.

Registro de Reintegro – Libro Contable

39.3.1.

Si el Trabajador no hace el reintegro: Solicita a la Jefatura de Recursos Humanos a través de un correo electrónico el descuento del monto a ser reintegrado a la Empresa por nómina.

Correo de Solicitud de Descuento a RH –


40.

Verifica el monto asignado por viáticos contra el monto utilizado durante el viaje a fin de validar si hay reintegros a favor del trabajador o de la Empresa.

Nota: En el caso del Fondo de viáticos validará el monto total a ser reintegrado.

-

40.1.

En caso de haber un reintegro: Valida el tipo de reintegro a ser tramitado y solicita al Analista de Cuentas por Pagar la emisión del

pago (Ver Proceso Gastos de Viaje; Procedimiento Reintegro de Viáticos).

-

41.Solicita el Registro Contable de los gastos Justificados (Ver: Unidad de Administración Proceso de Registro Contable).

-


- Correo de Solicitud de Justificación de Viáticos – Bandeja de Salida de Correo.

- Correo de Solicitud de días adicionales – Bandeja de Salida de Correo.

- Correo de solicitud de días adicionales – Bandeja de Entrada de Correo

- Correo de Aprobación de Tiempo Adicional – Bandeja de Salida de Correo.

- Correo de No Aprobación de Días Adicionales – Bandeja de Salida de Correo.

- Correo de Aprobación de Días Adicionales – Bandeja de Entrada de Correo.

- Formulario de justificación de Gastos + Comprobantes – Entrega Física.

- Correo de Solicitud de Comprobantes o Datos – Bandeja de Salida de Correo.

- Correo de Notificación de Montos no reintegrados en el Fondo de Viáticos – Bandeja de Salida de

Correo.

- Registro de Reintegro – Libro Contable.

ADMINISTRACIÓN






- Correo de Solicitud de Descuento a RH – Bandeja de Salida de Correo.

XII. FORMULARIOS

- Justificación de Gastos de Viaje.

XIII. ANEXOS

- No Aplica.

ADMINISTRACIÓN





JUSTIFICACIÓN DE GASTOS Y VIAJE

ADMINISTRACIÓN





REINTEGROS POR VIÁTICOS

I. OBJETIVO

Establecer los lineamientos a seguir por la Jefatura de Administración para garantizar el reintegro de

los fondos utilizados por los trabajadores por concepto de viáticos.

II. ALCANCE



participar en el procedimiento de Reintegros por Viáticos.

III. BASE LEGAL

- No Aplica.

IV. REFERENCIAS

- Procedimiento: Justificación de Gastos de Viaje

V. GLOSARIO

REINTEGRORestitución o devolución de una cantidad de dinero que se debe a favor del Empleado, a favor del fondo de viáticos o a favor de la Empresa.

VI. POLÍTICAS

1. Del Reintegro

1.1. De acuerdo a la justificación y consumos realizados, todo reintegro obedecerá a las

siguientes causas:

1.1.1. Reintegro a favor de la empresa: Cuando el monto consumido no exceda al monto

asignado para cubrir los gastos de viaje o cuando el anticipo otorgado no haya sido

utilizado por cancelación de dicho viaje.

1.1.2. Reintegro de fondo de viáticos: Cuando el trabajador disponga de un fondo de

viáticos y este deba ser restituido parcial o totalmente.

1.1.3. Reintegro a favor del Trabajador: Cuando el monto consumido por anticipos o fondos

de viáticos exceda el monto asignado por la Empresa, y éste haya sido cancelado

por el trabajador.

2. Del Saldo a Favor del Trabajador

ADMINISTRACIÓN






2.1. Toda justificación de gastos que evidencie un reintegro a favor del trabajador deberá activar

automáticamente el proceso de reintegro previa aprobación del Jefe de Administración.

2.2. La Jefatura de Administración pagará el importe que corresponde al reintegro emitiendo una

transferencia a favor del trabajador por el monto que corresponda, de acuerdo al análisis

realizado sobre la justificación de gastos previamente consignada.

3. Del Saldo a Favor de la Empresa

3.1. Todo dinero consignado al trabajador por concepto de anticipo de viáticos que no haya sido

utilizado en su totalidad, deberá ser reintegrado por el trabajador a la Empresa a través de

un depósito o transferencia electrónica en una de las cuentas suministradas por la Jefatura

de Administración.

3.2. Nota: Los Fondos de Viáticos no generan restitución de saldo a favor de la empresa ya que

es un dinero que permanece bajo la custodia del trabajador.

3.3. El trabajador deberá entregar el comprobante del depósito o transferencia a la Jefatura de

Administración como constancia de haber realizado la transacción.

4. Del Reintegro de Fondos de Viáticos

4.1. Los fondos de viáticos justificados ante la Jefatura de Administración deben ser repuestos a

fin de garantizar su disponibilidad en caso de que el trabajador deba realizar un nuevo viaje.

4.2. Los reintegros de fondos de viáticos serán realizados a través de un cheque o transferencia

electrónica, a nombre del trabajador, por el monto a restituir evidenciado en la justificación

de Gastos de Viaje.

4.3. El reintegro de fondo de viáticos por transferencias electrónicas será realizado a la cuenta

bancaria que el trabajador indique.

4.4. No se debe reintegrar el fondo de viáticos a un trabajador que tenga una justificación de viaje

pendiente por realizar; salvo aquellas excepciones en las que el empleado tenga continuidad

en los viajes realizados, previa autorización de la Contraloría Corporativa.

4.5. Cuando un trabajador tenga continuidad en los viajes, es decir que al culminar un viaje

requiera hacer uno nuevo dentro de los siguientes cinco días, y requiera la restitución del

fondo de viáticos esta deberá hacerse a través de transferencia electrónica considerando

que el tiempo mínimo de aprobación es de hasta dos días.


ADMINISTRACIÓN






3. Del Trabajador

3.1. Completar y firmar el formulario de justificación de viáticos.

3.2. Reintegrar el dinero no utilizado a la Empresa.

3.3. Recibir el reintegro de dinero o la restitución de fondo de viáticos según aplique.


4.1. Revisar en las justificaciones de viáticos los reintegros evidenciados.

4.2. Validar, conformar y solicitar al Analista de Cuentas por Pagar los reintegros de dinero a

favor del trabajador o del fondo de viáticos.

4.3. Consignar al trabajador la información necesaria para proceder con la restitución de dinero a

favor de la Empresa.

5. Del Analista de Cuentas por Pagar

5.1. Validar, conformar y tramitar las programaciones de pago o cheques por reintegros de dinero

a favor del trabajador.

5.2. Validar, conformar y tramitar las programaciones de pago o cheques por restitución de

fondo fijo de viáticos

5.3. Notificar la ejecución de transferencia bancaria.

5.4. Entregar cheque al trabajador y solicitar firma como constancia de recibido, si aplica.

6. Contraloría

6.1. Aprobar el reintegro a favor del trabajador o la restitución de los fondos fijos de viáticos.




- Ante solicitud de reintegro de fondo de viáticos.

- Ante solicitud de reintegro de dinero por excedente de gastos.

- Ante reintegro a la Empresa de dinero no utilizado durante el viaje.

X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACIÓN








42. Recibe Justificación de viáticos que requiere reintegro y valida el tipo.

42.1.

Si es a favor de la Empresa: Envía un correo al trabajador con copia al supervisor inmediato notificando el número de cuenta en la que tendrá que realizar el depósito o transferencia Bancaria.

Correo Electrónico de Notificación de Cuenta Bancaria – Bandeja de

Salida de Correo Electrónico

TRABAJADOR 42.1.1.Recibe correo electrónico con el número de cuenta, realiza el depósito o transferencia bancaria y envía el comprobante de la transacción al Jefe de Administración.

Correo Electrónico + Comprobante de

Transacción – Bandeja de Salida de Correo

Electrónico


42.1.2.

Recibe comprobante de depósito o transferencia electrónica enviada por el trabajador y procede a rebajar y registrar el monto correspondiente en el Libro Contable.

Comprobante de Depósito – Libro Contable

Comprobante de Transferencia Electrónica

– Libro Contable

42.2.Si es a favor del trabajador: Verifica y valida en la justificación de gastos de viaje el monto a reintegrar al trabajador.

-

42.3.

Si es por restitución de fondo de viáticos: Verifica el monto total gastado por el trabajador que debe ser restituido al fondo de viáticos asignado.Nota: Si el monto gastado excede el monto asignado por el fondo de viáticos, deberá solicitar adicionalmente al Analista de Cuentas por Pagar la emisión de una transferencia a favor del trabajador por la diferencia que corresponda.

-

43.Entrega al Analista de Cuentas por Pagar la Justificación de Gastos de Viaje para que procese el reintegro correspondiente.

Justificación de Gastos de Viaje – Entrega Física al Analista de Cuentas por

Pagar


44.

Recibe justificación de gastos, hace el registro de los datos de la transacción a realizar en el sistema de administración y procesa la emisión de la transferencia bancaria (Ver Proceso: Emisión de Pagos).Nota: En caso de que no pueda generarse la transferencia electrónica se deberá realizar el pago a través de un cheque.

Registro de Datos del Pago – Sistema de

Administración

45.Genera correo electrónico notificando al trabajador la ejecución de la transferencia bancaria.

Notificación de Transferencia Bancaria –


ANALISTA DE45.1. En caso de que el pago sea con cheque: recibe cheque -

ADMINISTRACIÓN







CUENTAS POR PAGAR

de reintegro y se comunica con el trabajador a fin de que retire el mismo por la Jefatura de Administración o en Caja Principal, según sea el caso.

TRABAJADOR 45.2.Firma los comprobantes del cheque en señal de recibo colocando la huella dactilar del pulgar derecho y entrega al Analista de Cuentas por Pagar.

-


46.

Recibe los documentos firmados, los desglosa, entrega y resguarda de acuerdo a lo siguiente:

Transferencia: Formulario de Justificación de viáticos y programación de pago; en la carpeta “Programaciones de Pago” por fecha en orden ascendente.

Cheque: Formulario de Justificación de Viáticos, Copia 1, Copia 2 del voucher; en la carpeta “Correlativo de Cheques” por fecha en orden ascendente.

Programación de Pago + Justificación de Gastos de

Viaje – Carpeta Programaciones de Pago

Recibo Original + Cheque – Entrega al Trabajador

Copia 1, Copia 2 + Justificación de Gastos de Viaje– Carpeta Correlativo

de Cheques

47. Solicita al Analista Contable el registro de las transacciones generadas (Ver Proceso de Registro Contable).

-


- Correo Electrónico de Notificación de Cuenta Bancaria – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

- Correo Electrónico + Comprobante de Transacción – Bandeja de Salida de Correo Electrónico.

- Comprobante de Depósito – Libro Contable.

- Comprobante de Transferencia Electrónica – Libro Contable.

- Justificación de Gastos de Viaje – Entrega Física al Analista de Cuentas por Pagar.

- Registro de Datos del Pago – Sistema de Administración.

- Notificación de Transferencia Bancaria – Bandeja de Salida de Correo.

- Programación de Pago + Justificación de Gastos de Viaje – Carpeta Programaciones de Pago.

- Recibo Original + Cheque – Entrega al Trabajador.

- Copia 1, Copia 2 + Justificación de Gastos de Viaje– Carpeta Correlativo de Cheques.

XII. FORMULARIOS

- No aplica.

XIII. ANEXOS

- No aplica.

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REINTEGRO POR VIÁTICOS

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Capítulo IV

PÁG.: 1 de 3 CAP.: IV

FORMULARIOFECHA: 09/07/2013


CÓDIGO: FORADM002VIAV00

SOLICITUD DE ANTICIPO DE VIÁTICOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO

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INSTRUCTIVO DE LLENADOCREACIÓN: 28/08/2010


CÓDIGO: ILLADM002VIAV00

FORMULARIO: SOLICITUD DE ANTICIPO DE VIÁTICOS

Código del Formulario FORADM001VIAV00

Título del Formulario Solicitud de Anticipo de Viáticos

Elaboración Completar la información desde el computador directamente

Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.

N° de Copias Dos (2): 1 Administración, 1 Solicitante

Objetivo Activar la emisión del cheque por concepto de viáticos y evidenciar la aprobación de la solicitud a través de los responsables.

II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOSFecha de Elaboración Ingrese la fecha en la que elabora el documento

A. Sección Datos del Trabajador (Solicitante)Nombres y Apellidos Indique el nombre completo del solicitanteCédula de Identidad Indique el número de cédula de identidad del solicitanteCargo del Trabajador Indique el cargo desempeñado actualmente por el solicitanteUnidad o Departamento Ingrese nombre de la unidad o departamento a la que está adscrito el solicitanteCorreo Electrónico Indique una dirección de correo electrónicoN° Teléfono Indique un número de teléfono de contactoDirección de Habitación Ingrese la dirección de habitación del solicitante

B. Sección Datos del Viaje

Destino del ViajeIndique la ciudad a la que se dirige, en caso de existir más de un destino incluir el resto en el campo “Observaciones”.

Fecha de Salida Indique la fecha de salida (día, mes y año)Fecha de Retorno Indique la fecha de regreso (día, mes, año)Cantidad de Noches Este campo reflejará de forma automática la cantidad de noches de viajeForma de traslado Marque la casilla de selección indicando si el traslado será terrestre o aéreoPropósito del Viaje Indique brevemente el motivo del viajeObservaciones Utilice este campo en caso de que requiera notificar algún detalle importante

C. Sección Gastos a Incurrir en el Viaje

De acuerdo a la planificación realizada detalle en esta sección los consumos y monto estimado q

ConceptosIndique el tipo de consumo que contemplados durante el viaje (Alimentación, transporte, taxi de traslado, hospedaje, etc.)

CantidadIndique la cantidad contemplada de acuerdo al consumo.Ejemplo: Consumo: Hospedaje (Noches) Cantidad: 2

Monto Unitario Indique el costo unitario del consumo

Monto Total

Esta columna mostrará el cálculo de la cantidad de consumos por el monto unitario.Ejemplo: Hospedaje (noches) Cantidad: 2 Monto Unitario: 1.100,00 Monto Total: 2.200,00

Observaciones Utilice este campo en caso de justificar la razón para la asignación del monto o cualquier otro detalle que le parezca importante reflejar en base al consumo

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FORMULARIO: SOLICITUD DE ANTICIPO DE VIÁTICOS

enunciado.

Total a ser asignadoEste campo indicará la suma de todos los consumos indicados por el solicitante en base al monto total calculado.

D. Sección Firmas de AprobaciónSolicitado por Firma, nombre y fecha del trabajador solicitanteAutorizado por Firma, nombre y fecha del supervisor inmediatoAprobado por Firma, nombre y fecha del Gerente de OperacionesProcesado por Firma, nombre y fecha del Jefe de Administración

E. Sección AutorizaciónEsta sección contiene el consentimiento del empleado para que en caso de no justificar los gastos por concepto de viáticos la Empresa descuente la totalidad del monto de su salario, los campos se completan automáticamente con la información generada en el formulario, por lo que el empleado deberá certificar la autorización con su firma.

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RECIBO DE FONDO FIJO DE VIÁTICOS

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO

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FORMULARIO: RECIBO DE FONDO FIJO DE VIÁTICOS

Código del Formulario FORADM002VIAV10

Título del Formulario Recibo de Fondo Fijo de Viáticos

Elaboración Completar la información desde el computador directamente

Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.


Objetivo Evidenciar la entrega del fondo de viáticos, autorizar el descuento de deudas de su cuenta nómina y la aceptación de políticas del uso del fondo.


A. Sección Datos del Trabajador (Solicitante)Yo, Indique el nombre completo del solicitanteMonto de Indique la cantidad en letras(Bs.00,00) Ingrese la cantidad en números

B. Sección Firmas de AprobaciónRecibido por Nombre y firma del trabajadorAutorizado por Firma del Contralor o en su defecto del Jefe de Administración

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JUSTIFICACIÓN DE GASTOS DE VIAJE

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FORMULARIO: JUSTIFICACIÓN DE GASTOS DE VIAJE

I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIOCódigo de Formulario FORADM003VIAV10

Título del Formulario Justificación de Gastos de Viaje

Elaboración Completar la información desde directamente desde el computador

Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal


ObjetivoJustificar el uso del dinero asignado para cancelar los consumos realizados durante el viaje de trabajo y activar los reintegros a favor del trabajador, de la Empresa o la restitución del fondo fijo de viáticos.


A. Sección Datos del Trabajador (Solicitante)

Nombres y Apellidos Indique el nombre completo del solicitanteCédula de Identidad Indique el número de cédula de identidad del solicitanteCargo del Trabajador Indique el cargo desempeñado actualmente por el solicitante

Unidad o Departamento Ingrese nombre de la unidad o departamento a la que está adscrito el solicitante

B. Sección Datos del Viaje Efectuado

Destino del ViajeIndique la zona de origen y zona de destino del viaje. Ej.: Caracas - Porlamar

Fecha de Salida Indique la fecha en la que se realizó el viajeFecha de Retorno Indique la fecha en la que regresó del viajeCantidad de Días Indique la cantidad de días que duró el viajeCantidad de Noches Indique la cantidad de noches que duró el viajePropósito del Viaje Describa brevemente el motivo que originó el viaje y el mismo fue concretado

C. Sección Gastos Generados Durante el Viaje

N° Este es un campo fijo no modificable, que corresponde al número de ítemProveedor Ingrese el proveedor donde se realizó el consumoN° RIF Indique el número de RIF del proveedor donde se realizó el consumo

ConceptoIndique el tipo de concepto que corresponde al consumo (transporte, alimentación, tasas, propinas, etc.) Ej.: Transporte de domicilio al Aeropuerto.

N° Factura Ingrese el número de factura generada por el proveedor durante el consumoMonto Ingrese el monto total que fue generado por el consumo realizado

TotalCampo fijo y no modificable que contiene la suma de todos los consumos registrados.

Observaciones Este campo está habilitado para ingresar cualquier tipo de explicación adicional requerida sobre uno de los consumos realizados, por lo que haga referencia al Ítem y coloque la notificación que requiera.

Ej.: N°1: Este consumo corresponde a un almuerzo conjuntamente el

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FORMULARIO: JUSTIFICACIÓN DE GASTOS DE VIAJE

Gerente de Apertura y Operaciones y el Gerente de Operaciones de Valencia que generó una sola factura y fue cancelada con el anticipo o fondo fijo asignado.

D. Sección Gastos a Incurrir en el Viaje

Tipo de AsignaciónSeleccione de la lista la opción que corresponda al tipo de asignación: Fondo Fijo de Viáticos o Anticipo de Viáticos.

Monto AsignadoIndique el monto asignado en el caso de anticipos y disponible en el caso de fondo fijo de viáticos.

Gastos Incurridos Campo fijo no modificable que muestra el monto total de consumos realizadosDiferencia Campo fijo no modificable que calcula el monto asignado vs los gastos incurridosRestitución de Fondo

FijoCampo fijo no modificable que calcula el monto a ser restituido al fondo fijo de viáticos, si aplica.

Reintegro al Trabajador

Campo fijo no modificable que calcula el monto a ser reintegrado al trabajador por anticipo o por fondo fijo en caso de haberlo agotado.

Reintegro a la Empresa

Campo Fijo no modificable que calcula el monto a ser reintegrado a la Empresa; únicamente cuando un anticipo de viáticos no se haya consumido totalmente.

E. Sección Datos para el Reintegro al Trabajador

Nombres y Apellidos Campo fijo no modificable que en caso de reintegro muestra datos del trabajadorCédula de Identidad Campo fijo no modificable que en caso de reintegro muestra datos del trabajadorTipo de Cuenta Indique el tipo de cuenta bancaria para hacer la transferenciaN° Cuenta Bancaria Ingrese los veinte (20) dígitos que integran el número de cuenta

F. Sección Autorización

Esta sección contiene la firma del solicitante (el trabajador) además de la firma de su supervisor inmediato en señal de revisión y aprobación; el resto de campos se activaran de acuerdo a las acciones a realizar en caso de reintegro y emisión de pagos a favor del trabajador, si aplica.

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ACTA DE ENTREGAFECHA: 28/10/2013


CÓDIGO: ACTADM001VIAV00

REVISIÓN Y APROBACIÓN

Este documento se elaboró bajo los términos expuestos a continuación:

Unidad Administración

Tipo de Documento Manual de Procesos

Código del Documento PROADM001VIAV00

Nombre del Documento Proceso de Gastos de Viaje

Cantidad de Páginas Setenta y Cuatro (74)

Revisado y Validado por Antonio Cruz (Contraloría)/Oldrich Henriquez (Apertura y Operaciones)

Elaborado por Paola Puentes

La Unidad de Organización y Métodos es el ente responsable de la elaboración, diseño y documentación

del Manual de Procesos “Gastos de Viaje”.

La Unidad de Organización y Métodos conjuntamente con la unidad de Contraloría, son los entes

organizativos responsables de la implementación de todo lineamiento descrito en el presente documento.

En tal sentido, auditarán periódicamente el cumplimiento de lo establecido en el mismo.

La unidad de Contraloría es el ente responsable de informar a la unidad de Organización y Métodos todos

los cambios que sean requeridos sobre el presente manual.

En caso de modificaciones y/o variaciones de lo expuesto en este Manual de Procesos, la unidad de

Organización y Métodos, se responsabilizará en actualizar oportunamente los documentos y enviarlos a

la unidad de Contraloría, encargada de la custodia, cambio y/o sustitución.

El Contralor conjuntamente con el Gerente de Apertura y Operaciones son los responsables de la

aprobación y ejecútese de lo contenido en el presente documento.

Las obligaciones señaladas con anterioridad, quedan registradas mediante la firma de los responsables:

ELABORADO POR CERTIFICADO POR APROBADO POR

Paola PuentesOrganización y Métodos

Oldrich HenriquezApertura y Operaciones

Antonio CruzContraloría

Fecha: 28/10/2013 Fecha: 28/10/2013 Fecha: 28/10/2013

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Manual Del Proceso de Viaticos

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