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MANUAL DE USUARIO Versión 1.2 Manual de Usuario SICAPE - Sistema Control de Asistencia y Permanencia Mayo, 2020
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MANUAL DE USUARIO
Versión 1.2
Manual de Usuario
SICAPE - Sistema Control de Asistencia y Permanencia
Mayo, 2020
Poder Judicial - 2020 Página 2 de 28
MANUAL DE USUARIO
Versión 1.2
Apellidos y Nombres / Cargo Firma Fecha
Elaborado
por
TEAM Ingeniería y Desarrollo
COSAPIDATA
15-12-2013
Revisado
por
Ing. Alex Manuel Jururo Borda
15-12-2013
Aprobado
por
Ing. Noelia Torres Cauti
15-12-2013
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Versión 1.2
INDICE
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 5
2. OBJETIVOS ............................................................................................................................... 5
3. ALCANCE .................................................................................................................................. 6
4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ................................................................................ 6
4.1. Descripción del módulo u opción................................................................................ 6
4.2. Descripción de perfiles ............................................................................................... 7
4.3. Mapa de navegación .................................................................................................. 7
5. BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA ................................................................................. 8
6. REQUISITOS PARA EL INGRESO AL SISTEMA .................................................................... 10
6.1.1. Registro de Huella ................................................................................................... 10
6.1.2. Registro de Marcación ............................................................................................. 10
7. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ............................................................................................ 10 7.1. Página Principal ....................................................................................................... 10
7.1.1. Ingreso al sistema y cambio de contraseña.............................................................. 10
7.1.2. Bloqueo de contraseña ............................................................................................ 11
7.1.3. Recuperación de contraseña ................................................................................... 12
7.2. Trabajadores / Lista de Trabajadores Listado de trabajadores ................................. 15
7.3. Control de Asistencia / Registro individual de marcaciones (de uso No permanente) 18
7.4. Control de Asistencia / Consulta Individual Consulta de Asistencia.......................... 19
7.5. Reporte de control/ C01: Reporte de marcaciones por trabajador por rango de fecha. 21
7.5.1. C01: Reporte de marcaciones por trabajador por rango de fecha. ........................... 21
7.6. Ayuda ...................................................................................................................... 26
8. PREGUNTAS FRECUENTES .................................................................................................. 28
9. PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE INCIDENCIAS ............................................................. 28
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HISTORIAL DE VERSIONES
Fecha de
Elaboración
Versión
Elaborado por
Descripción
Revisado por
Fecha de
Revisión
10-12-2013
V1.0
TEAM Ingeniería y
Desarrollo
COSAPIDATA
Alex Jururo
Borda
14-12-2013
23-05-2020 V1.2
EFROJAS
Nuevas opción: Recuperación de contraseña Registro de marcación individual
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Código SICAPE
Sistema / Módulo
/ Aplicación
Sistema de Control de Asistencia y Permanencia
Documento(s)
asociado(s)
LP N° 012-2012-PJ - “Adquisición de una solución Informática
para el Sistema de Personal y Escalafón Judicial del Poder
Judicial”
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento: “Manual de Usuario” describe las funcionalidades que tiene
el Sistema de Control de Asistencia y Permanencia (SICAPE). Está dirigido al
personal del Poder Judicial para que sirva de guía y asistencia funcional, incluye
pautas para las operaciones de cada módulo y sub modulo del sistema.
2. OBJETIVOS
General:
El presente documento tiene por objetivo general presentar las funcionalidades que
tiene el aplicativo SICAPE relacionadas al control de asistencia y permanencia de
Personal.
Específicos:
Identificación de opciones del sistema.
Especificar los perfiles y accesos al sistema.
Detallar los módulos y sub módulos del sistema.
Describir los botones.
Funcionalidades del sistema.
Consultas del sistema.
Reportes del sistema.
Glosario de términos.
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3. ALCANCE
El alcance de este manual es el de enseñar la operación del SICAPE en las
funciones de:
Listar y/o activar trabajadores.
Control de Asistencia.
Reporte de marcaciones por trabajador por rango de fecha.
4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA
El sistema cuenta con módulos principales que describen el Sistema:
Trabajadores.
Control de Asistencias.
Reportes de Control.
4.1. Descripción del módulo u opción
MÓDULO / OPCIÓN DESCRIPCIÓN
Trabajadores
El SICAPE permitirá revisar la Lista de trabajadores
(según privilegios asignados); permitirá también Buscar
un trabajador específico dentro de la lista.
Control de
Asistencias
El SICAPE permitirá realizar el proceso de marcaciones
de los trabajadores, generar automáticamente los
ausentismo por onomásticos, realizara la inicialización de
un nuevo período laboral, así como el cierre de dicho
periodo, también podrá generar las fechas del nuevo año
que serán usados como patrón para la generación de
horario de los trabajadores.
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MÓDULO / OPCIÓN DESCRIPCIÓN
Reportes de
Control
El SICAPE permitirá emitir reportes por faltas y tardanzas,
tipos de ausencia, marcaciones por fechas, resoluciones
por tipos de ausentismo, permanencia y por ranking de
asistencia y puntualidad.
4.2. Descripción de perfiles
N° PERFIL DESCRIPCIÓN
1
Trabajador
Ingresa asistencia por el SICAPE.
Opciones de Menú:
Control de Asistencia.
Reporte de Control.
4.3. Mapa de navegación
SICAPE
Página Principal
Ingreso al Sistema
Cambio de Contraseña
Control de Asistencia
Registro individual de marcaciones (Temporal)
Consulta Individual
Reportes de Control
C01 Reporte de marcaciones por trabajador por rango de fecha
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5. BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA
BOTÓN DESCRIPCIÓN
Regresa inicio
Regresa al Inicio del Sistema
Cerrar sesión
Cierra la cuenta de usuario del sistema
Consulta Individual
El usuario podrá consultar su asistencia en un
periodo especifico
Consulta
Consulta un registro
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BOTÓN DESCRIPCIÓN
Exportar a Excel
Exporta un reporte al formato Excel
Exportar a PDF
Exporta un reporte al formato PDF
Reporte
Emite reporte de Control
Botón buscar
Permite hacer una búsqueda por filtro
seleccionado
Boton de Selección
Botón de selección múltiple
Boton de Radio
Botón de selección Único
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6. REQUISITOS PARA EL INGRESO AL SISTEMA
6.1.1. Registro de Huella
1. El usuario que ingresará por primera vez al SICAPE debe acercarse al
operador de su sede para que proceda al registro de su cuenta en el
Sistema y la captura de su huella dactilar.
6.1.2. Registro de Marcación
1. El usuario que ingresará por primera vez al SICAPE debe haber
realizado el registro de marcaciones a través del terminal biométrico
ubicado en su sede.
7. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
7.1. Página Principal
7.1.1. Ingreso al sistema y cambio de contraseña
2. El usuario ingresa por primera vez al SICAPE, el sistema le solicita
usuario y contraseña, ingresar el número de su DNI en ambos campos
luego seleccione ingresar (El usuario tiene que estar activo en el
SICAPE).
Figura N° 1
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3. El sistema solicita Cambio de Contraseña y llenar los campos
solicitados por SICAPE y seleccionar continuar.
Figura N° 2
4. Luego mostrara la pantalla inicial (Figura N° 1), deberá ingresar con su
usuario que es su ‘DNI’ y su nueva contraseña.
7.1.2. Bloqueo de contraseña
Al ingresar 3 contraseñas erróneas automáticamente se bloqueará su
usuario y tendrá que comunicarse con el área de de Control de Asistencia
de sus sede para que proceda a ‘reiniciar su contraseña’, luego tendrá que
hacer el paso anterior “Ingreso al sistema y cambio de contraseña”, de
lo contrario puede enviar un correo a Service Desk
([email protected]) solicitando el reinicio de su contraseña
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Figura N° 3
7.1.3. Recuperación de contraseña
En caso de olvido o bloqueo de contraseña y si posee correo institucional
el usuario puede hacer uso de esta opción con la cual se le brindará una
contraseña temporal para luego en la opción “Ingreso al sistema y
cambio de contraseña”, si no tiene correo institucional puede enviar un
correo a Service Desk ([email protected]) solicitando el reinicio de
su contraseña.
1. Daremos click en la opción “Olvidé mi contraseña”
Figura N° 4
2. Ingresamos los siguientes datos
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Figura N° 5
3. Nos aparecerá el mensaje de confirmación
Figura N° 6
4. En nuestro correo institucional podremos ver nuestra contraseña
temporal:
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Figura N° 7
5. Con la contraseña temporal podremos ingresar a la página de Inicio de
sesión y al ingresar nos pedirá cambiar la contraseña (ver opción 7.1.1.
Cambio de contraseña)
Figura N° 8
Figura N° 9
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7.2. Trabajadores / Lista de Trabajadores Listado de trabajadores
En esta funcionalidad el usuario podrá listar a los trabajadores,
seleccionado los siguientes grupos de filtros:
- Año.
- Unid. Ejecutora.(Unidad Ejecutora)
- Corte/Organización.
- Dependencia.
- Área Física.
- Sede.
- Estado Trabajador.
- Reg. Lab. (Régimen laboral)
El sistema permitirá también una búsqueda personalizada completando los
siguientes campos:
- Nro. Documento (Numero de documento)
- Apellido Paterno.
- Apellido Materno.
- Nombres.
Tendrá las siguientes opciones de botones:
o Botón Buscar
Previamente completado los campos del filtro de búsqueda se
“listará los trabajadores”:
Figura N° 10
o Botón Consultar
Previamente tendrá que seleccionar un registro del ‘listado de
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trabajadores’ para que le muestre la ventana “Consulta trabajador”
con los datos correspondientes, también tendrá el botón:
Botón “Cerrar”. Cerrará la ventana
Figura N° 11
o Botón exportar Excel
Previamente tendrá que listar trabajadores y el botón Excel le
genera un archivo Excel con la lista de trabajadores.
Figura N° 12
o Botón exportar a PDF.
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Previamente tendrá que listar trabajadores y le genera un archivo
PFD con la lista de trabajador
Figura N° 13
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7.3. Control de Asistencia / Registro individual de marcaciones (de uso No permanente)
En esta funcionalidad el usuario puede registrar marcaciones directamente en el
sistema. Esta opción se activa a nivel nacional debido a ciertas circunstancias que
puedan requerir su uso
Figura N° 14
Para ello debemos dar click en el botón “Ver Diálogo para Marcar Asistencia” el
cual nos abrirá una ventana con un marcador digital:
Figura N° 15
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Para registrar una marcación debemos dar clicl en el botón Guardar y nos aparecerá un mensaje de confirmación:
Figura N° 16
Figura N° 17
7.4. Control de Asistencia / Consulta Individual Consulta de Asistencia En esta funcionalidad al usuario podrá consultar sus asistencias, la cual
tendrá las siguientes opciones de botones:
o Botón “Buscar”
Previamente seleccionara los campos:
- Periodo.
- Tipo de Marcación.
Le permitirá buscar y listar las asistencias acuerdo a los campos
seleccionado.
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Figura N° 18
o Botón “Exportar a Excel”
Previamente seleccionara los campos:
- Periodo
- Tipo de Marcación
Le permitirá buscar y listar las asistencias acuerdo a los campos
seleccionados.
Figura N° 19
o Botón Exportar a PDF
Previamente seleccionara los campos:
- Periodo
- Tipo de Marcación
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Le permitirá buscara y listar las asistencias acuerdo al campos
seleccionado y exportar a archivo PDF.
Figura N° 20
7.5. Reporte de control/ C01: Reporte de marcaciones por trabajador por rango de fecha.
7.5.1. C01: Reporte de marcaciones por trabajador por rango de fecha.
o El usuario podrá utilizar los filtros de búsqueda para su reporte de un
trabajador en la que encontramos los siguientes campos:
- Año
- Periodo
- Unid Ejecutora
- Corte
- Sede
- Trabajador
- Rango
o o también podrá solo ingresar el campo:
- Nro. Documento.
-
Donde tendremos también las siguientes opciones
Botón “Generar Excel”..- Previamente completara el “Nro.
Documento” o completara los campos de selección de filtros, la cual
le mostrara el resultado como en la Figura N° 22
Botón “Generar PDF”.- Previamente completara el “Nro.
Documento” o completara los campos de selección de filtros, la cual
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le mostrara el resultado como en la Figura N° 23
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Figura N° 21
Figura N° 22
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Figura N° 23
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Botón de “CSV en rango de fechas”.- Solo debemos seleccionar el
botón y actualizara la página con el siguiente título “Exportación de
marcaciones en CSV” como muestra en la figura 25,
Dentro de esta página podrá seleccionar los campos de filtro de
búsqueda:
o Año
o Periodo
o Unid. Ejecutora
o Corte/Organización
o Sede
o Rango
Y nos genera un archivo con nombre “data.csv”
Figura N° 24
Figura N° 25
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7.6. Ayuda
En esta opción podrá descargar el presente manual de usuario según el perfil asignado a su usuario
Figura N° 26
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
N° TÉRMINO DESCRIPCIÓN
1 Actualizar Cambiar o alterar registros
2
Bloquear/Desbloquear
El Administrador de Seguridad bloquea y
desbloquea al usuario para que pueda o no
ingresar al sistema.
3
Campo
Es el espacio en la memoria que sirve para
almacenar temporalmente un dato durante
el proceso, Su contenido varía durante la ejecución
del programa.
5
CSV
Los ficheros CSV (del inglés comma-separated
values) son un tipo de documento en formato
abierto sencillo para representar datos en forma de
tabla.
6 Huella digital Identifica de manera precisa y única a una persona.
8
Interfaz
Una conexión e interacción entre hardware,
software y usuario, es decir como la plataforma o
medio de comunicación entre usuario o programa.
9
Lector biométrico
biomini - Terminal
BioStation )
Terminal físico que permite leer la huella digital.
10 Modificar Es alterar uno o más campos de un registro
11 Registro Es un grupo de campos relacionados que se usan
para almacenar datos.
12 SICAPE Sistema de Control de Asistencia y Permanencia
13 Usuario Cualquier individuo que interactúa con la
computadora a nivel de aplicación.
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De presentarse alguna observación, por favor contactarse con el área de control de asistencia, service desk al
siguiente correo:
[email protected] o al personal informático de su Corte.
8. PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Qué debo hacer si al marcar mi asistencia en el terminal biométrico, se
muestra un mensaje “Acceso denegado.”?
Rpta.: debe comunicarse con el módulo de Control de Asistencia relacionada a
su sede con el fin de dar solución al incidente.
2. ¿Qué debo hacer si me aparece el mensaje “El usuario no se encuentra
activo”?
Rpta.: Debe comunicarse con el área de Control de asistencia de su sede para su
activación
3. ¿Qué debo hacer si olvidé mi contraseña?
Rpta.: Puede usar la opción Olvide mi contraseña cuyo enlace se encuentra en el inicio
de sesión del sistema. En caso no posea correcto electrónico institucional debe
coordinar con el área de control de asistencia para que su contraseña sea reiniciada
4. ¿Qué debo hacer si no aparecen mis marcaciones en el sistema?
Rpta.: Debe coordinar con el área de Control de asistencia
9. PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE INCIDENCIAS
