1

SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Manual de Usuario para el registro de

Ajustes en el Sistema de Bienes y

Existencias

2

MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE AJUSTES

EN EL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS.

No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento o

transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de

almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del Ministerio de

Finanzas.

DERECHOS RESERVADOS

Copyright © 2012 primera edición

MF y logotipo MF son marcas registradas

Documento propiedad de:

MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

República del Ecuador.

Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autor: Ing. Cintia Catota Cruz

Ing. Diana Morales Alarcón

Ing. Gisela Guaña Oña

Modificación: Ing. Francisco Vega Vera

Ing. Cristina Guerrero Castellanos

Ing. Patricia Hidalgo Vallejo

Revisado: Ing. Walter Medina

Aprobado: Econ. Magdalena Vicuña C.

Fecha: 23/07/2012

Actualización: 12/01/2015

3

Contenido

1. ANTECEDENTES ................................................................................................ 4

2. BASE LEGAL ...................................................................................................... 4

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN .................................................................................. 5

4. PROCEDIMIENTO ............................................................................................... 5

4.1 Ajustes – Egresos ............................................................................................. 5

4.1.1 Crear ............................................................................................................... 7

4.1.2 Modificar ......................................................................................................... 9

4.1.3 Detalle Ajuste .................................................................................................. 9

4.1.4 Registrar Comparecientes ............................................................................ 13

4.1.5 Aprobar Ajustes ............................................................................................ 16

4.1.6 Anexar .......................................................................................................... 17

4.1.7 Marcar con Error ........................................................................................... 19

4.1.8 Contabilizar ................................................................................................... 19

4.1.9 Revertir Registros Contables ........................................................................ 21

4.1.10 Consultar todos los Registros ..................................................................... 22

4.2 Ajustes – Traspaso Masivo de Bienes............................................................. 23

4

MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE

AJUSTES EN EL SISTEMA DE BIENES Y

EXISTENCIAS.

1. ANTECEDENTES

Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias –

Módulo de Bienes, puedan registrar los ajustes por el egreso de bienes, la normativa

legal vigente, se pone a disposición este instructivo que servirá de guía para el

correcto uso de la herramienta informática.

2. BASE LEGAL

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha

elaborado el presente instructivo, en concordancia con los artículos 152 y 158 del

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y NTCG 3.2.5.1 “Alcance”, que

señalan respectivamente:

“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades

de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido

funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las

unidades financieras, de observar la normativa contable… ”.

“Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la

facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas,

manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de

cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no

Financiero”.

5

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El instructivo está dirigido a las Entidades que operan en el Sistema de Bienes y

Existencias – Módulo Bienes.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Ajustes – Egresos

Al finalizar un período contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por lo tanto, estos

valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las

cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante los

asientos contables de ajuste. Siendo así, los ajustes por egresos son necesarios para llevar el

saldo de una cuenta a su valor real. De conformidad con lo establecido en la Norma de Control

Interno N° 406-10 Constatación Física de existencia y bienes de larga duración.”… las

diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la

información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos…..”;

estos ajustes pueden ser por comodato, donación, obsolescencia, robo, traspaso y/o venta,

para proceder con el egreso de estos bienes, se debe ingresar en la siguiente ruta de acceso:

BIENES AJUSTES BAJA, REVALORIZACIÓN, ENAJENACIÓN

El usuario ingresa en la ruta antes citada; selecciona su entidad y se presenta la siguiente

pantalla:

6

Como se puede observar, en el lado superior derecho de la pantalla, se encuentra la barra de

herramientas con los siguientes botones:

Crear

Modificar

Detalle Ajuste

Registrar Comparecientes

Aprobar Ajustes

Anexos

Marcar con Error

Contabilizar

Revertir Registro Contable

Consultar Registros Contables

Consultar todos los registros

7

A continuación se explica la funcionalidad de cada uno de los botones:

4.1.1 Crear

Para realizar cualquier tipo de ajuste dentro del Sistema eSByE, primero debe crear la

cabecera del documento, el usuario ingresa por la ruta descrita anteriormente.

A continuación el usuario presiona el botón “Crear” y en seguida se presenta la siguiente

pantalla:

8

Como se puede observar, se requiere llenar la siguiente información:

Ejercicio: el valor por defecto presenta el ejercicio vigente, ejemplo: 2015

Institución: el valor por defecto presenta el código y nombre de la entidad, ejemplo: 130-9999-

0000 Ministerio de Finanzas.

Número de Ajuste: este campo, se presenta en blanco y se llenará automáticamente, una vez

que se confirme la creación de la cabecera del formulario de ajuste.

Fecha de Ingreso: este campo se presenta en blanco y se llenará automáticamente, una vez

se confirme la creación de la cabecera del formulario de ajuste; y, corresponde a la fecha en la

cual se registra el ajuste.

Estado: este campo, se presenta en blanco y se llenará automáticamente, una vez se confirme

la creación de la cabecera del formulario de ajuste; y, éste puede ser: REGISTRADO o

APROBADO.

Tipo de Ajuste: este campo será llenado al selecional de la lista de valores que se despliega,

el ajuste que se va a realizar, éstos pueden ser: EGRESO, EROGACIÓN o

REVALORIZACIÓN; Ejemplo: EGRESO.

Tipo de Egreso: este campo es llenado, al seleccionar de la lista de valores que se despliega,

el tipo de egreso al que corresponde el ajuste, pueden ser: COMODATO, DONACIÓN,

OBSOLESCENCIA, ROBO, TRASPASO o VENTA; Ejemplo: DONACIÓN.

Bodega: en este campo, se presentará una lista de valores con las bodegas que el usuario

creó al iniciar el uso de la herramienta informática; y, debe seleccionar la bodega en la cual se

encuentra registrado el bien, ejemplo: EDIFICIO NORTE.

País: este campo debe ser llenado al escoger de la lista de valores, el país donde se encuentra

registrado el bien; ejemplo: ECUADOR.

Provincia: este campo se llena al seleccionar de la lista de valores, la provincia donde se

encuentra registrado el bien, ejemplo: 1700 PICHINCHA; sí, en el campo “País”, se seleccionó

un valor diferente de ECUADOR, este campo se deshabilita.

Cantón: este campo es llenado al seleccionar de la lista de valores, el cantón donde se

encuentra registrado el bien, ejemplo: 1701 QUITO, sí, en el campo “País”, se seleccionó un

valor diferente de ECUADOR, este campo se deshabilita.

Descripción: en este campo, se ingresa información relacionada con el motivo del ajuste.

Observación: en este campo, se ingresa una breve descripción del motivo del ajuste.

Después de ingresar la información requerida, se presiona el botón “Crear”, para

confirmar el proceso; y, el registro se presenta en la pantalla principal:

9

4.1.2 Modificar

Con el botón “Modificar” , se puede realizar cambios en los campos que se encuentren

habilitados, después de crear la cabecera del formulario. Los cambios se podrán realizar

siempre y cuando el estado del ajuste sea REGISTRADO.

Si la información ingresada, es correcta, este botón no será necesario utilizarlo.

4.1.3 Detalle Ajuste

Una vez creada la cabecera del formulario, el usuario presiona el botón “Detalle Ajuste” :

10

El sistema presenta una nueva pantalla:

El usuario procede a detallar el bien del cual está realizando el ajuste, por lo que presiona el

botón “Crear”; y, se presenta la siguiente pantalla:

11

En esta pantalla se requiere llenar la siguiente información:

Ejercicio: por defecto, se presenta el ejercicio fiscal vigente, ejemplo: 2015

Institución: por defecto, se presenta el código y nombre de la entidad, ejemplo: 130-9999-

0000 Ministerio de Finanzas.

Cantidad: por defecto se presenta 1 (una) unidad, los ajustes se pueden realizar uno por uno.

Observaciones: en este campo, se registra cualquier referencia del ajuste.

Código del Bien: en este campo, se escoge o ingresa el código del bien con el cual se está

procediendo a realizar el ajuste. Ejemplo: 22

Descripción: al ingresar o seleccionar el código del bien, automáticamente se despliega el

nombre del bien. Ejemplo: Anaquel de 2 puertas.

Valor Contable: por defecto se presenta el valor contable del bien seleccionado.

Valor Residual: por defecto se presenta el valor residual del bien seleccionado.

Valor en Libros: por defecto se presenta el valor en libros del bien seleccionado.

Depreciación Acumulada: por defecto se presenta el monto de la depreciación acumulada del

bien.

Luego de ingresar la información requerida, se presiona el botón “Consultar Datos Contables”,

para alimentar la información de los campos “Valor Contable”, “Valor Residual”, “Valor en

Libros” y “Depreciación Acumulada”.

12

Pero, sí al bien o bienes por los cuales se realiza el ajuste, no han sido depreciados hasta el

último mes en el que se procede con su egreso, el sistema presenta el siguiente mensaje:

El usuario realiza el proceso de depreciación, para egresar el o los bienes y se presenta la

información contable de la siguiente manera:

13

Para confirmar la creación del detalle del ajuste se presiona el botón “Crear” y se

presenta el registro en la pantalla correspondiente:

Posteriormente se presiona el botón “Nivel anterior” para regresar a la pantalla principal y

registrar los comparecientes.

4.1.4 Registrar Comparecientes

El usuario presiona el botón “Registrar comparecientes” y se despliega la siguiente

pantalla:

14

En esta pantalla se presiona el botón “Crear”, para registrar los comparecientes, es decir,

quén entrega y quién recibe el bien:

Ejercicio: por defecto se presenta el ejercicio fiscal vigente, ejemplo: 2015

Institución: por defecto se presenta el código y nombre de la entidad, ejemplo: 130-9999-0000

Ministerio de Finanzas.

Tipo de Compareciente: este campo se llenará al seleccionar de las opciónes tanto de quien

“ENTREGA” y quien “RECIBE” como se presenta en la pantalla.

15

N° de Identificación: se selecciona del despliegue de la Base de Datos, el número de

identificación del funcionario que elabora el ajuste, ejemplo: 1715215123; en caso de que se

ingrese un número de cédula de una persona ajena a la entidad se presentará el siguiente

mensaje:

Nombres: en este campo se presenta el nombre del funcionario.

Unidad Administrativa: en este campo se presenta la unidad administrativa a la que

pertenece el funcionario.

Cargo: en este campo se presenta el cargo del Funcionario.

N° Ajuste: en este campo se visualiza el número del ajuste, éste es un número secuencial

automático otorgado por el sistema.

Orden: en este campo se pone el orden en que él se presentan los comparecientes en el acta

de entrega – recepción, y puede ser 1, 2 , 3, etc.; ejemplo: 1.

Después de ingresar la información requerida, se regresa a la pantalla de comparecientes, se

presiona el botón “Nivel anterior” para regresar a la pantalla principal.

16

4.1.5 Aprobar Ajustes

El usuario presiona el botón “Aprobar ajuste” con el propóstito de registrar la aprobación

del Ajuste:

El usuario presiona el botón “Aprobar ajuste” para confirmar la acción y el registro se

visualiza en estado aprobado en la pantalla principal:

17

4.1.6 Anexar

Se anexa un archivo , cuando el ajuste se encuentre en estado aprobado, este anexo es

opcional, de acuerdo al criterio de la entidad.

NOTA. El sistema controla que se registre un archivo en formato .PDF. Es responsabilidad del

funcionario verificar que la información ingresada corresponda al proceso en el cual se

encuentre trabajando.

El funcionario debe seleccionar un registro y presionar el botón de ANEXO, el sistema mostrará

la siguiente pantalla:

18

El funcionario debe seleccionar de la lista de valores que se despliega el tipo de anexo. Los

tipos de Anexos pueden ser:

Acta Entrega Recepción

Acuerdo

Contrato

Factura

Una vez que se cargue el archivo con el botón “Examinar”, se presiona el botón “SUBIR

ARCHIVO” y este documento se adjunta exitosamente, se podrá consultar los archivos .PDF,

que se hayan cargado, pero estos no podrán ser ELIMINADOS. Se confirma con el botón

“Salir”.

19

4.1.7 Marcar con Error

Sólo se podrá marcar con error , aquellos bienes que se encuentren en estado

REGISTRADO. Por lo tanto el registro desaparecerá de la pantalla.

4.1.8 Contabilizar

Después de haber aprobado el ajuste del o los bienes, se procede a contabilizar dicho proceso,

el usuario selecciona el registro y presiona el botón “Contabilizar” :

El cual lleva a la siguiente pantalla:

20

Después de aceptar la acción el sistema muestra al usuario el bien en estado APROBADO y

en el columna “CON” se puede visualizar la marca de un visto √. Este registro contable se

podrá revisar presionando el botón “Consultar Registros Contables”

Por lo que se desplaegará la siguiente pantalla de información:

21

4.1.9 Revertir Registros Contables

En el caso de que el registro contable generado en el ajuste esté incorrecto, el usuario lo puede

reversar en el Sistema de Bienes y Existencias. Una vez que el registro se contabilizó este

desaparece de la pantalla principal y se lo busca a través de filtros que se encuentra en la parte

inferior.

El registro se visualiza en la pantalla principal, se selecciona y se presiona el botón

“Revertir Registro Contable”, se muestra la siguiente pantalla:

22

Se confirma la acción y el registro contable se reversa exitosamente en la herramienta

informática eSIGEF y por consiguiente se anula el proceso de ajuste.

4.1.10 Consultar todos los Registros

Si el usuario presiona el botón “Consultar todos los registros” , podrá visualizar todos los

ajustes que se encuentran en la pantalla principal.

23

4.2 Ajustes – Traspaso Masivo de Bienes

Uno de los ajustes que se realiza dentro de la administración de bienes, es el traspaso de los

mismos en el caso que dejen de estar bajo la custodia de un funcionario; y, pasen bajo la

responsabilidad de otro u otros funcionarios. Este tipo de proceso se debe controlar y por eso

es importante recordar lo que dice la Norma de Control Interno 406-06 Identificación y

protección: “El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá

registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,

para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos. La

protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de

responsabilidad de cada servidor público.”

Así como, también la Norma de Control Interno 406-07 Custodia: “La máxima autoridad de

cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será responsable de designar a los

custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación,

seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración”.

Para el caso que sea necesario pasar uno o varios bienes de un custodio a otro, de varios

custodios a uno solo, el Sistema de Bienes y Existencias, facilita la opción de “Traspaso Masivo

de Bienes”. El usuario del sistema tendrá que seguir la siguiente ruta:

BIENES AJUSTES TRASPASO MASIVO DE BIENES

El usuario ingresa a la ruta antes señalada; selecciona su entidad y se presenta la siguiente

pantalla:

24

A continuación presiona el botón “Crear”

A continuación se despliega la siguiente pantalla.

25

Como podemos observar en la pantalla “Traspaso Masivo de Bienes”, se requiere llenar la

siguiente información:

CUSTODIO ACTUAL

Custodio: el sistema presenta un botón de búsqueda, el cuál al presionar, el usuario podrá

visualizar el listado de funcionarios de su entidad.

Cargo: cuando el usuario selecciona el custodio, automáticamente aparece el cargo.

FILTROS BIENES CUSTODIO ACTUAL (opcional)

Bodega: Se debe seleccionar de la lista de valor la bodega correspondiente.

Ubicación: se ingresa la ubiación del custodio.

Tipo de bien: se selecciona de la lista de valor el tipo de bien, según corresponda:

Tipo de Registro de Bien: se selecciona, sí el bien es de larga duración o de control

administrativo.

Código bien: se coloca el código del bien a ser traspasado.

Todos estos campos pueden ser llenados de manera opcional.

Se procede a confirmar la creación de la cabecera del traspaso masivo y se sigue con el

sguiente proceso.

NUEVO CUSTODIO A TRASPASAR

Custodio: el sistema presenta el botón de búsqueda, el cual, el usuario al presionarlo puede

visualizar el listado de funcionarios de su entidad, a continuación, se selecciona el nuevo

custodio, el mismo que va a estar a cargo del o los bienes.

Cargo: cuando el usuario selecciona el custodio, automáticamente aparece el cargo.

Bodega: Se debe seleccionar de la lista de valores, la bodega correspondiente.

26

Ubicación: se ingresa la ubiación del nuevo custodio.

Observaciones: en este campo se ingresa una breve descripción del motivo del traspaso de

bienes.

El Usuario selecciona el botón “”Generar Detalle” y se presiona el botón

y aparece la siguiente información:

En este caso se despliega la siguiente información:

Una vez realizada esta acción, el usuario podrá escoger de la lista de bienes desplegada los

bienes que deberán ser traspasados al nuevo custodio. Por lo que a continuación deberá

presionar el botón “Generar Detalle”

Generar Detalle

27

El estado cambia de “REGISTRADO” a “GENERADO”:

A continuación el funcionario responsable selecciona la transacción y deberá presionar el botón

“Traspasar Bienes”

Se despliega la siguiente pantalla, donde el fuuncionario deberá confirmar el traspaso masivo

presionando el botón

28

Por lo que al concluir este paso, el estado del proceso cambia a “Aprobado”.