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Manual de Usuario –Herramienta de Correspondencia Institucional 2013

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Ministerio de Relaciones Exteriores – República de El Salvador Unidad de Planificación, Desarrollo Institucional y Calidad

MANUAL DE USUARIO

HERRAMIENTA DE CORRESPONDENCIA

INSTITUCIONAL

Herramienta Informática de Correspondencia y Archivo

Versión 1.00

Septiembre/2013


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TABLA DE CONTENIDO

Licencia del Sistema ................................................................................................................................... 4

Reconocimiento ........................................................................................................................................ 4

Presentación ................................................................................................................................................ 5

Objetivo del Manual: ................................................................................................................................ 6

Ámbito de Aplicación del Manual: ............................................................................................................ 6

Marco Legal del Sistema: .......................................................................................................................... 7

Vigencia del Manual: ................................................................................................................................. 8

Flujos del Proceso de Correspondencia:................................................................................................. 9

Flujos de la Correspondencia Interna: ...................................................................................................... 9

Flujo A: Rol Asistente o Técnico, que elaboraran Notas y Memorándum ............................................ 9

Flujo B: Rol Director o Jefe de Área, revisa, reasigna o autoriza Notas y Memorándum ................... 10

Flujo C: Rol Asistente, Imprimir y Enviar Notas y Memorándum. ...................................................... 10

Flujos de la Correspondencia Externa Recibida: ..................................................................................... 11

Flujo A: Recibir Correspondencia Externa ........................................................................................... 11

Flujo B: Procesar Correspondencia Externa Recibida (Rol Director o Jefe de Área) ........................... 12

Flujo C: Imprimir y Enviar Documento ................................................................................................ 12

Perfiles de Usuarios del Sistema: ........................................................................................................... 13

Perfil de Usuario Administrador: ....................................................................................................... 13

Perfil de Usuario Operador del Sistema: .......................................................................................... 13

Perfil de Usuario Normal: ................................................................................................................... 14

Perfil de Usuario de Correspondencia: ............................................................................................. 14

Usuarios del Sistema: ............................................................................................................................... 15

Notificación de Usuario y Contraseña: ............................................................................................. 15

Ingreso al Sistema: .................................................................................................................................... 16

Menú Principal del Sistema: .................................................................................................................... 17

Cambio de Contraseña de Usuario: ........................................................................................................ 18

Estructura y Funcionalidad del sistema: ................................................................................................ 21

Opciones generales del sistema: ........................................................................................................... 22


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Funciones del Usuario Normal: .............................................................................................................. 24

Creación de documentos: ................................................................................................................... 24

Creación de un Documento Interno: ................................................................................................ 25

Creación de un Documento Externo: ................................................................................................ 28

Creación de un Ciudadano:................................................................................................................. 28

Anexar Archivos a un Documento: .................................................................................................... 30

Opciones de Impresión: ...................................................................................................................... 31

Botón de Vista Previa: ......................................................................................................................... 32

Botón Aceptar:...................................................................................................................................... 33

Edición de Documentos: ............................................................................................................................. 34


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Licencia del Sistema

Usted es libre de:

Copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra

Hacer obras derivadas

Condiciones:

Reconocimiento. Debe reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra).

Compartir bajo la misma licencia. Si altera o transforma esta obra, o genera una obra derivada, sólo puede distribuir la obra generada bajo una licencia idéntica a ésta.

Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la licencia de esta obra.

Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor.

Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor.

Reconocimiento

La Herramienta de Correspondencia Institucional es una herramienta informática que está basada en el “Sistema de Gestión Documental Orfeo” inicialmente desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos del Ecuador, bajo licencia GPL (General Public License).


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Presentación

El presente documento contiene el Manual de Usuario de la Herramienta de Correspondencia Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores. La Herramienta de Correspondencia Institucional, es la Herramienta Informática de Correspondencia y Archivo, que le permitirá registrar cada una de las acciones realizadas sobre los documentos que se generan en los procesos institucionales, tanto internos como externos.

La utilización de este sistema permitirá reducir el tiempo de atención de un documento, desde su creación hasta la finalización del mismo, registrando

automáticamente todas las gestiones ejecutados por los diversos usuarios que intervienen en el proceso. Lo anterior redundara en la agilización de los trámites, el ahorro de los recursos y la optimización de los procesos, lo cual permitirá a este Ministerio brindar un mejor servicio a los usuarios.

Al reducir el consumo de papel, tinta, impresores y electricidad, la Herramienta de Correspondencia Institucional, permitirá al Ministerio de Relaciones Exteriores, posicionarse como un impulsar de políticas gubernamentales amigables con el medio ambiente.


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Objetivo del Manual:

El objetivo de este manual, es proporcionar a los usuarios, el conocimiento básico de la

Herramienta de Correspondencia Institucional.

El manual contiene la información básica sobre el uso de las funciones del Sistema y

una descripción resumida del flujo de los procesos internos para la creación, edición,

asignación, finalización y archivo de un documento.

Ámbito de Aplicación del Manual:

La Herramienta de Correspondencia Institucional, es la herramienta informática de

correspondencia y archivo de los documentos que son generados por los procesos

internos entre las Unidades Organizativas del Ministerio. Adicionalmente, incluye el

envío o recepción de documentos con entidades externa.

La Herramienta de Correspondencia Institucional, en la Versión 1.00, incluye las

siguientes funcionalidades:

Correspondencia Interna:

1. Automatiza el proceso de elaboración de la correspondencia interna entre las

Unidades Organizativas del Ministerio: Creación, Edición y Asignación de las

notas, memorandos y otros documentos que son elaborados por los Técnicos y

Asistentes de las UO.

2. Automatiza el proceso de Autorización y Firma de los documentos por parte de

los Directores Generales, Directores de Área o Jefaturas de Unidades.

3. Automatiza el envío y recepción de la documentación desde y hacia las

diferentes Unidades Organizativas.

Correspondencia Externa:

1. Automatiza el proceso de envío de la correspondencia que generan las

Unidades Organizativas de este Ministerio hacia otras entidades externas.

2. Automatiza el proceso de recepción, registro y distribución de la

correspondencia proveniente de entidades externas hacia las diferentes

Unidades Organizativas del Ministerio.

Adicionalmente, implementa las siguientes funcionalidades:


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1. Control de acceso de los usuarios a los documentos, de acuerdo al área a la que

pertenecen

2. Envío de la correspondencia con notificaciones por el correo electrónico,

avisando que tiene documentos recibidos o pendientes por procesar

3. Rapidez en el seguimiento y control de documentos de la correspondencia por

medio de consulta del recorrido que ocurre en el procesamiento de los

documentos (Tracking).

4. Reportes estadísticos sobre los documentos elaborados, pendientes, tramitados

y archivados.

5. Acceso de los usuarios del sistema por un canal seguro, desde cualquier parte

del mundo utilizando un enlace de Internet.

Marco Legal del Sistema:

Ley de Acceso a la Información Pública.

Funcionamiento de archivos.

Art. 42. Los entes obligados, de conformidad con las disposiciones

aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los

archivos, con tal fin:

a. Crearán un sistema de archivo que permita localizar con prontitud y

seguridad los datos que genere, procese o reciba con motivo del

desempeño de su función, el cual deberá mantenerse actualizado.

b. Establecerán programas de automatización de la consulta de

archivos por medios electrónicos.

c. Se guiarán por los lineamientos y observaciones que sobre el

particular emita el Instituto.

Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas

(NTCI-e 2014 – En proceso de Autorización).

Archivo institucional:

La Unidad de Infraestructuras y Servicios Generales a través del

Departamento de Información Documental y el Encargado del Archivo

Institucional, deberá velar porque la Institución cuente con un sistema


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de archivo institucional y sus procedimientos para organizar, catalogar,

conservar y administrar los documentos originados en cada una de las

unidades organizativas en Sede y las Representaciones en el Exterior,

en cumplimiento a la Ley de Acceso a la Información Pública y el

Reglamento Interno del Sistema de Gestión Documental.

Cada unidad organizativa será responsable de ejecutar los

procedimientos derivados del sistema de archivo institucional y la Ley

de Acceso a la Información Pública.

Reglamento Interno del Sistema de Gestión Documental, Capitulo

Preliminar, Objeto, Alcance y Definiciones, Base Legal, Art. 2 y Alcance

Art. 3.

Reglamento Interno del Sistema de Gestión Documental, Sección I:

ARCHIVO DE GESTION, Capitulo I: Adscripción, Administración de la

documentación y Personal de Archivo, De la administración documental,

Art. 6, Literal a).

Adicionalmente, es conveniente señalar que la Herramienta de

Correspondencia Institucional es una herramienta informática, que

aprovecha las ventajas del método “Software Libre”, bajo licencia GPL

(General Public License) y que para su desarrollo y utilización se

cumple con el requisito que solicita el Autor en el sentido de darle el

reconocimiento de créditos de la obra (Página 4 de este manual). En

este caso, la Herramienta de Correspondencia Institucional, ha sido

modificada y adaptada a las necesidades del Ministerio de Relaciones

Exteriores, tomando como base el “Sistema de Gestión Documental

Orfeo”, desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos de

Ecuador.

Vigencia del Manual:

Este manual ha sido diseñado para la Versión 1.00 del Sistema Herramienta de

Correspondencia Institucional y estará en vigencia hasta que se produzca una nueva

versión del mismo.

Este manual tiene 2 copias: una impresa y otra digital, las que son idénticas entre sí.


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Flujos del Proceso de Correspondencia:

Flujos de la Correspondencia Interna:

A continuación se presenta de manera gráfica los roles desempeñados para cada uno

de los usuarios del Sistema cuando se trata de la correspondencia que es

intercambiada entre las diferentes unidades organizativas del Ministerio:

Flujo A: Rol Asistente o Técnico, que elaboraran Notas y Memorándum

Flujo B: Rol Director o Jefe de Área, revisa, reasigna o autoriza Notas y Memorándum

Flujo C: Rol Asistente, Imprimir y Enviar Notas y Memorándum.

Flujo A: Rol Asistente o Técnico, que elaboraran Notas y Memorándum


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Flujo B: Rol Director o Jefe de Área, revisa, reasigna o autoriza Notas y

Memorándum

Flujo C: Rol Asistente, Imprimir y Enviar Notas y Memorándum.


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Flujos de la Correspondencia Externa Recibida:

A continuación se presenta de manera gráfica los roles desempeñados para cada uno

de los usuarios del Sistema cuando se trata de la recepción de la correspondencia

externa:

Flujo A: Recibir Correspondencia Externa

Flujo B: Procesar Correspondencia Externa Recibida (Rol Director o Jefe de Área)

Flujo C: Imprimir y Enviar Documento.

Flujo A: Recibir Correspondencia Externa


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Flujo B: Procesar Correspondencia Externa Recibida (Rol Director o Jefe de Área)

Flujo C: Imprimir y Enviar Documento


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Perfiles de Usuarios del Sistema: El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario:

Perfil de Usuario Administrador:

Este perfil estará reservado para los técnicos de la UTIT, quienes serán responsables de la instalación, configuración, soporte técnico, creación y mantenimiento de la Base de Datos. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema. En general, el usuario Administrador es el responsable del correcto funcionamiento del sistema, a nivel de servidores, aplicativos, base de datos. Las funciones del Perfil del Usuario Administrador están descritas en el Manual del Administrador de la Herramienta de Correspondencia Institucional que mantiene la UTIT.

Perfil de Usuario Operador del Sistema:

Este perfil tiene acceso a todos los módulos y sub-módulos del sistema. Su función fundamental es la administración de usuarios, perfiles, áreas, mantenimiento de catálogos del sistema, numeración de documentos, etc. El Usuario Operador del Sistema, estará reservado para un funcionario que depende del Departamento de Información Documental, quienes serán responsables de ejecutar las tareas administrativas dentro del Sistema. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control administrativo del sistema.

El Usuario Operador del Sistema, será el responsable de atender los requerimientos de creación de roles de usuarios, creación y mantenimiento de los derechos y privilegios de los usuarios en el sistema, revisión de bitácoras de acceso, generación de reportes, análisis de estadísticas. Todo requerimiento de solicitud de acceso al sistema, deberá dirigirse a la Jefatura del Departamento de Información Documental para su respectiva aprobación o denegación. El Departamento de Información


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Documental será el responsable de reportar a la UTIT los problemas detectados y el de proponer mejoras al sistema.

Perfil de Usuario Normal:

Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: crear documentos, editar documentos, reasignación de documentos, impresión de documentos, búsquedas, generar reportes de recorrido y otras funciones a las que tenga permiso. Los permisos le serán concedidos o negados por el usuario Operador del Sistema. El Perfil del Usuario Normal, será el asignado a la mayoría de usuarios que utilizaran a diario la Herramienta de Correspondencia Institucional. En este perfil estarán asignados los Directores Generales, Directores de Área, Asistentes Administrativos y los Técnicos que necesiten trabajar en la Herramienta de Correspondencia Institucional. Toda solicitud de creación o modificación de usuarios bajo el perfil de Usuario Normal debe dirigirse al Departamento de Información Documental para su respectiva aprobación o denegación.

Perfil de Usuario de Correspondencia:

El perfil de Usuario de Correspondencia, estará reservado para los funcionarios del Departamento de Correspondencia. Los permisos le serán concedidos o negados por el usuario Operador del Sistema. Este perfil tiene dos funciones principales:

1. Recibir los documentos provenientes de las entidades externas, ingresarlos al Sistema y re direccionarlos hacia las Unidades Organizativas del Ministerio.

2. Recibir a través del Sistema los documentos que envían las Unidades Organizativas del Ministerio hacia las entidades externas con las que mantienen comunicaciones oficiales.

Toda solicitud de creación o modificación de usuarios bajo el perfil de Usuario de Correspondencia debe dirigirse al Departamento de Información Documental para su respectiva aprobación o denegación.


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Usuarios del Sistema:

Los “usuarios del sistema” son los usuarios creados por el Operador del Sistema “Herramienta de Correspondencia Institucional” y que están asignados a uno de los Perfiles de Usuarios definidos en la página anterior.

Cuando se cree un usuario, el Operador del Sistema le asignara un “nombre de usuario” y una contraseña temporal para ingresar por primera vez, desde el navegador a la aplicación informática.

Al momento de crear un usuario, el Sistema le enviara automáticamente un correo a su cuenta institucional, que contiene los datos necesarios para conectarse por primera vez.

Notificación de Usuario y Contraseña:

Su “Usuario” está definido por el nombre de usuario que utiliza a diario para ingresar a la Intranet del Ministerio. La contraseña le será enviada por correo electrónico por medio de una notificación automática desde el Sistema en el momento que el usuario sea creado.

En la Fig. 1: Notificación por e-mail, puede ver un ejemplo de los datos para que usted pueda ingresar al sistema por primera vez y luego cambiar su clave de acceso.

Fig. 1 Notificación por e-mail


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Ingreso al Sistema:

La Herramienta de Correspondencia Institucional, es una aplicación informática que trabaja en ambiente web, por lo tanto, lo único que se necesita para trabajar, es tener instalado cualquiera de los navegadores más reconocidos: Internet Explorer (que viene incluido en cualquier computadora que tiene instalado un sistema operativo de Microsoft Windows) o Mozilla Firefox. Para ingresar al sistema, simplemente ingrese en su navegador favorito, la dirección web del Sistema:

http://gestiondocumental.rree.gob.sv

El sistema le desplegara una pantalla como la de la “Fig. 2: Pantalla principal de la Herramienta de Correspondencia Institucional”. Para Ingresar haga, click "AQUI"

Fig. 2 Pantalla principal de la Herramienta de Correspondencia Institucional

El sistema le desplegara la página de ingreso a la Herramienta de Correspondencia Institucional (Fig. 3: Ingreso a la Herramienta de Correspondencia Institucional), donde debe ingresar su Usuario y Contraseña asignada y hacer clic en el botón “Ingresar” para acceder al sistema.

http://gestiondocumental.rree.gob.sv/


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Fig. 3: Ingreso a la Herramienta de Correspondencia Institucional

Menú Principal del Sistema:

Después de ingresar correctamente, usted asumirá en el Sistema los derechos y

privilegios que corresponden al Perfil de Usuario que le ha sido asignado

previamente. Su perfil de usuario estará de acuerdo con las funciones que

ejecuta en su Unidad Organizativa.

Un Perfil de Usuario Normal, está reservado para los Asistentes Administrativos,

Técnicos, Jefaturas de Unidad, Directores de Área o Directores Generales. Por

favor tome en cuenta, que sí su usuario está asignado a un perfil de “Usuario de

Correspondencia” su menú será diferente al resto de usuarios. En este caso,

favor de remitirse al párrafo donde se describe las funciones del Usuario de

Correspondencia.

A continuación, la aplicación informática le desplegara la pantalla principal del

Sistema, donde en el lado izquierdo, puede ver el Menú Principal, como lo

muestra la Fig. 4: Menú Principal de la Herramienta de Correspondencia

Institucional.

Utilice cualquiera de esas opciones para realizar las tareas que necesite

desarrollar en el Sistema. Simplemente, mueva el cursor del mouse y haga clic

en la opción deseada.


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Fig. 4: Menú Principal de la Herramienta de Correspondencia Institucional

Cambio de Contraseña de Usuario:

Por favor recuerde que la contraseña es para uso exclusivo de cada usuario y

que es su responsabilidad protegerla y evitar el mal uso de la misma. Se le

recomienda no compartirla con otros usuarios, ni escribirla en lugares donde

pueda ser vista por personas no autorizadas. Recuerde que el Sistema cuenta

con los mecanismos que registran en la bitácora todas las acciones ejecutadas

por los usuarios en el Sistema.

Por lo tanto, la primera acción que debe ejecutar en el Sistema es el cambio de

su contraseña. Para ejecutar esta acción, haga Clic en la opción de

Administración del Menú Principal del sistema, como se le muestra en la Fig. 5:

Opción de Administración del Sistema y siga las instrucciones

correspondientes.


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Fig. 5: Opción de Administración del Sistema


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El Sistema le presentara las opciones del Modulo de Administración (Fig. 5:

Opciones del Modulo de Administración).

Fig. 5: Opciones del Módulo de Administración del Sistema

Seleccione la opción ‘Cambio de contraseña’ y se le presentará el formulario

para ingresar la nueva contraseña (Fig. 6: Formulario para cambio de

contraseña):

Fig. 6: Formulario para cambio de contraseña

Si los datos se han ingresado correctamente, el Sistema le mostrará el mensaje

de que la contraseña ha sido cambiada con éxito. Para asegurarse que la

contraseña funciona bien, se le recomienda salir del Sistema y volver a ingresar

con la nueva contraseña. Si tiene algún inconveniente para ingresar, favor

contacte inmediatamente al Área de Soporte de la UTIT.


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Estructura y Funcionalidad del sistema: Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal del sistema se encuentra dividida en 3 secciones (Fig. 7: Pantalla principal de la Herramienta de Correspondencia Institucional).

1. Opciones Generales del Sistema (parte superior de la pantalla). 2. Menú Principal del Sistema, tiene una estructura de carpetas. Presenta

las funcionalidades del sistema para el ingreso y registro de documentos, administración, búsqueda avanzada, entre otras (parte izquierda de la pantalla).

3. Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada (parte derecha y central de la pantalla).

Fig. 7: Pantalla principal de la Herramienta de Correspondencia Institucional


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Opciones generales del sistema:

a) Ayuda:

Esta opción permite ingresar al “GLOSARIO DE PLANTILAS”, donde puede encontrar ayuda sobre las plantillas que utiliza el Sistema. El “Manual del Usuario”, donde encontrara la versión digitalizada de este documento y las opciones para el “Soporte a Usuarios” de la Herramienta de Correspondencia Institucional”.

Fig. 8: Glosario de Plantillas de la Herramienta de Correspondencia Institucional

b) Soporte: La opción de Soporte permite al usuario comunicarse por medio del correo electrónico y obtener ayuda sobre problemas e incidentes que se hayan presentado en el sistema. Cuando solicite soporte técnico, por favor proporciones los siguientes datos:


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Nombre de la Unidad Organizativa dentro de la Institución.

Nombre de usuario que tiene problemas en el Sistema.

Cargo del usuario que tiene problemas en el Sistema.

Una descripción concisa y precisa sobre el problema (Si es posible, envié como adjunto pantallas que muestren el error).

Enviar los datos a la cuenta de correo: [email protected]

Fig. 9: Opciones de Soporte a Usuarios de la Herramienta de Correspondencia Institucional

c) Salir:

Esta opción permite cerrar correctamente la sesión del usuario en la Herramienta de Correspondencia Institucional. Por favor recuerde utilizar esta opción cada vez que desee dar por finalizado su trabajo en el sistema.

mailto:[email protected]


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Funciones del Usuario Normal:

Creación de documentos:

En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción NUEVO (Fig. 10: Opción para crear un Nuevo Documento), la cual permite la creación o el ingreso de nuevos documentos al sistema, que deben ser tramitados y enviados al personal de la Institución.

Fig. 10: Opción para crear un Nuevo Documento

Cuando hablamos de crear un documento, generalmente se trata de memorandos, notas u oficios, que son enviados por los usuarios internos a usuarios de la misma institución o a ciudadanos externos (Fig. 11: Pantalla para la Creación de un Nuevo Documento).


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Fig. 11: Pantalla para la creación de un Nuevo Documento

En la pantalla de la Fig. 11, se seleccionan los siguientes campos:

Plantilla (Nota Verbal, Nota Formal, Carta, Oficio, Memorando)

Clasificación (LAIP)

Tipificación (OAIP) Se ingresan los siguientes campos:

Número de referencia (Si es un documento interno de la Institución, este campo se dejara en blanco. Pero será utilizado cuando se trate de un documento de respuesta a un documento externo)

Asunto (Asunto del Documento)

Cuerpo del Documento Adicionalmente, se pueden seleccionar los siguientes tabs:

Anexos, descripción de los Anexos

Opciones de Impresión.

Creación de un Documento Interno:

El primer paso para crear un nuevo documento, es seleccionar el Remitente y el Destinatario al que va dirigido el documento. Para seleccionar el Remitente y


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los Destinatarios, hacemos clic en el botón de color amarillo BUSCAR DE/PARA de la pantalla presentada en la Fig. 10. A continuación se le desplegara la pantalla representada en la “Fig. 11: Pantalla par la búsqueda del Remitente y Destinatarios del nuevo documento”, que servirá para capturar los parámetros para la búsqueda de usuarios. Las opciones de búsqueda son las siguientes:

Tipo de Usuario: usuario interno o ciudadano

Nombre

Puesto

Institución

Área

Seleccionar Área En dicha pantalla, ingrese los parámetros de búsqueda, que pueden ser un usuario interno o un ciudadano. Para el caso de una comunicación interna, seleccione “Usuario Interno”. Después ingrese el nombre del usuario requerido. Si lo desea, puede completar el resto de parámetros. Una vez completados los parámetros de búsqueda, presione el botón BUSCAR y a continuación, el sistema le presentara, en la parte inferior de la pantalla las PERSONA EN LA LISTA, que es la lista de usuarios que coinciden con los parámetros ingresados. Usted debe seleccionar el usuario o usuarios remitentes y el usuario o usuarios destinatarios del documento. La pantalla desplegada con todos sus datos, como se muestra en la Fig. 12: Pantalla para la búsqueda del Remitente y Destinatarios del nuevo documento.


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Fig. 12: Pantalla para la búsqueda del Remitente y Destinatarios del nuevo documento

Al lado derecho de la lista, encontrara los botones en color azul: PARA, DE y COPIA, que servirán para asignar a los usuarios a los campos correspondientes. Seleccione al usuario y presione el botón de acuerdo con el campo al que lo va a asignar. Los usuarios seleccionados aparecerán listados en la parte inferior de la pantalla, en el espacio etiquetado como “DATOS A COLOCAR EN EL DOCUMENTO”. Si desea eliminar a alguna de las personas incluidas en la lista, puede hacerlo por medio de hacer clic en el botón BORRAR. Para finalizar la selección de los remitentes y los destinatarios, debe hacer clic en el botón “Aceptar”, en la parte inferior de la pantalla. Con esta acción dará por finalizada la edición del documento.


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Creación de un Documento Externo:

Para crear un documento que va dirigido a un ciudadano externo a la Institución, se debe seleccionar en el Tipo de Usuario, la opción Ciudadano (Fig. 13: Selección del Tipo de Usuario Ciudadano). La búsqueda de un Ciudadano será idéntica al procedimiento utilizado para buscar a un usuario interno. Una vez seleccionado el Ciudadano, el procedimiento para crear el documento es igual al descrito en el apartado para “Creación de un Documento Interno” de este Manual de Usuario. Tome en cuenta que, sí el Ciudadano al que desea enviar el documento no existe, entonces tiene que crearlo. Por lo tanto recopile la información básica disponible y siga los pasos para “Creación de un Ciudadano”.

Fig. 13: Selección del Tipo de Usuario Ciudadano

Creación de un Ciudadano:

Un Ciudadano, es toda persona ajena al Ministerio de Relaciones Exteriores con las que se mantiene comunicación oficial. Un ciudadano, podría ser un funcionario de otra institución gubernamental, de un organismo internacional, de una asociación o un colegio de profesionales. Existen 2 maneras de crear un ciudadano: 1) La primera es utilizando la pantalla de Búsqueda, de la opción de Creación

de un Documento que hemos explicada más arriba en este documento.

En la parte inferior de la pantalla encontrara el botón CREAR CIUDADANO en color amarillo, por medio del cual puede crear, editar y consultar ciudadanos (Fig. 14: Opción para Seleccionar o Crear


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Ciudadano).

Fig. 14: Opción para Seleccionar o Crear Ciudadano

2) La segunda forma para crear un ciudadano, es utilizar la opción

Administración del menú vertical de la Izquierda de la pantalla principal. En el menú principal seleccione Módulo de Administración, seleccione la opción 3. Ciudadanos (Fig. 15: Opción para Crear un nuevo ciudadano).

Fig. 15: Opción para Crear un nuevo ciudadano

Al hacer clic en la opción 3. Ciudadanos, se desplegara el menú, donde puede Crear Ciudadano, Editar Ciudadano o Consultar Ciudadano (Fig. 16: Opciones para la Administración de Ciudadanos).


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Fig. 16: Opciones para Administración de Ciudadanos

En cualquiera de las dos formas que elija para Crear Ciudadanos, se le desplegara la pantalla de la “Fig. 17: Pantalla para ingresar los datos del nuevo ciudadano”, que servirá para ingresar los datos:

Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la identidad del ciudadano escoger: “No tiene Número” y el sistema generará automáticamente un número único que identificará al ciudadano. Debe de llenar todos los campos requeridos, luego Seleccionar el botón “Aceptar” (Fig. 17: Pantalla para ingresar los datos del nuevo ciudadano).

Fig. 17: Pantalla para ingresar los datos del nuevo ciudadano

Anexar Archivos a un Documento:

La Herramienta de Correspondencia Institucional, le proporciona la opción de anexar archivos a su documento. Para anexar archivos haga clic en el TAB Anexos (Fig. 18: Tab para anexar archivos) y siga las instrucciones


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correspondientes. Por favor tenga en cuenta las siguientes consideraciones al momento de adjuntar archivos:

El sistema soporta los tipos de archivos más comunes: Excel, Word, Power Point, JPG, Archivos Comprimidos (.zip), Archivos en PDF, Documentos de Texto (.txt), Rich Text Format (.rtf).

El tamaño máximo de los archivos anexos es de 50 Mb.

Aunque el sistema no tiene una restricción en cuanto al número de archivos a anexar, se le recomienda no adjuntar demasiados archivos, ya que eso producirá que el sistema consuma más ancho de banda de la red de datos, lo cual producirá una degradación del tiempo de respuesta del sistema.

Fig. 18: Tab para anexar archivos

Opciones de Impresión:

Este tab servirá para seleccionar entre las diferentes opciones de impresión que ofrece el sistema. Las opciones disponibles se muestran en la Fig. 19: Tab para la selección de las opciones de impresión.


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Fig. 19: Tab para la selección de las opciones de impresión

Botón de Vista Previa:

Una vez finalizado el documento, usted puede una vista previa de su documento. Al presionar el botón de VISTA PREVIA, el sistema le mostrara un borrador del documento en formato .PDF. Se recomienda que en su computadora tenga instalado un programa para leer archivos en .PDF, por ejemplo Adobe Reader, Acrobat Reader, Nitro Reader u otros. La Fig. 20: presenta la captura de pantalla del documento en vista previa.


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Fig. 20: Captura de pantalla de un documento en vista previa

Botón Aceptar:

Para finalizar la creación del documento, debe hacer clic en el botón ACEPTAR. Dicha acción guardara el documento y dará por finalizado el proceso de Creación del Nuevo Documento. El sistema le mostrara una pantalla que contiene en la parte superior, la información del documento, los Anexos, el Recorrido, las Carpetas y los Documentos Asociados, como se muestra en la “Fig. 21: Información general del documento creado”. A partir de este momento, su documento puede ser localizado en la carpeta “En Elaboración”.

Fig. 21: Información general del documento creado


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A continuación se presenta una captura de la pantalla (Fig. 22: Pantalla completa del Sistema con la información general del documento creado) completa del sistema, que incluye, en la parte superior la información general del documento creado y en la parte inferior, una imagen del archivo PDF del documento creado.

Fig. 22: Pantalla completa del Sistema con la información general del documento creado

Edición de Documentos:

Fig. 23: Menú para Eliminar, Editar, Reasignar, Informar, Enviar y Comentar sobre un documento.

La Herramienta de Correspondencia Institucional, le proporciona las funciones necesarias para ejecutar todas las acciones relacionadas con la Edición de Documentos. A continuación se describe cada una de las opciones disponibles:


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Regresar: Esta opción no es para editar un documento. Solo le permite regresar a la ventana anterior.

Eliminar: Esta opción le permitirá realizar un borrado lógico de documentos.

Al eliminar un documento, el Sistema lo trasladará hacia la bandeja de ELIMINADOS, desde donde lo podrá recuperar si es necesario. Al hacer clic en la opción de eliminar, el sistema le presentara una pantalla para que ingrese un breve comentario de porque esta borrando el documento (Fig. 24: Pantalla de eliminación de documentos). Al hacer clic en el botón ACEPTAR el documento es eliminado. El Sistema le desplegara un mensaje de confirmación de la acción realizada, que incluye la fecha, hora, usuario.

Fig. 24: Pantalla de Eliminación de documentos.

Editar: Esta opción le permite editar el documento seleccionado y hacer

los cambios que sean necesarios. El Sistema le presentara una pantalla idéntica a la Fig. 7: Pantalla para la Creación de un Nuevo Documento, que mostrara la información que usted ha ingresado para que pueda modificarla.

Reasignar: Esta opción sirve para reasignar un documento a otro funcionario,

quien será responsable de dar continuidad al proceso. El Sistema


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le presentara una pantalla como la de la Fig. 25: Reasignar Documentos.

En esa pantalla, usted deberá seleccionar el Área a la que pertenece el funcionario al que le va a reasignar el documento. Al hacer Clic en ese campo, se le desplegara la lista de Unidades Organizativas del Ministerio. De la lista que el sistema le presenta, seleccione la Unidad correspondiente. Inmediatamente se le habilitara la opción para seleccionar al Usuario. La lista debe contener los nombres de los funcionarios que pertenecen a la unidad organizativa previamente seleccionada. De la lista de usuarios, seleccione el funcionario al que va a reasignar el documento.

A continuación ingrese la Fecha Máxima de Tramite. El Sistema le presentara un objeto tipo calendario para que seleccione la fecha. Ingrese un comentario sobre la reasignación del documento y haga clic en el botón Aceptar. Con esa acción usted ha finalizado el proceso de reasignar el documento, el sistema le mostrara un mensaje de confirmación de la reasignación.


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Fig. 25: Pantalla de Reasignación de documentos.

Si necesita darle seguimiento al documento, puede verlo en la carpeta REASIGNADOS, seleccione el documento por medio de hacer clic en el campo “Fecha Reasignación” Fig. 26: Seguimiento a documentos reasignados.

Fig. 26: Seguimiento a documentos reasignados.

El sistema le desplegara el documento seleccionado. Haga clic en el Tab Recorrido (Fig. 27: Verificar el recorrido de un documento) para ver todas las gestiones que han sido realizadas en el documento seleccionado.

Fig. 27: Verificar el recorrido de un documento.

A continuación se presenta un detalle del recorrido de las acciones realizadas en el documento (Fig. 28: Detalle del recorrido del documento). El detalle incluye: El área que realizó la acción, la fecha y hora, el tipo de acción, el nombre del usuario, el número de días que lleva el recorrido y puede ver el detalle de las modificaciones realizadas al documento.


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Fig. 29: Detalle del recorrido del documento.

Informar: La Herramienta de Correspondencia Institucional, informa automáticamente, vía correo electrónico, a los usuarios cada vez que se crea un nuevo documento. Sin embargo, le proporciona otra opción de informar manualmente a los usuarios.


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Fig. 30: Opciones para informar a los usuarios.

La Herramienta de Correspondencia Institucional, le brinda la opción de informar a los funcionarios relacionados con el flujo del proceso de la existencia de un nuevo documento para que tomen las acciones correspondientes. Al hacer clic en la opción Informar, el sistema le desplegara la pantalla de la “Fig. 30: Opciones para informar a los usuarios”.

Al finalizar el sistema le presentara una pantalla de confirmación del envió del documento hacia los usuarios que usted selecciono.

Enviar: La Herramienta de Correspondencia Institucional, envía

automáticamente los documentos a los usuarios incluidos como destinatarios, sin embargo, puede utilizar esta opción para enviar manualmente a los otros usuarios el documento que usted ha creado. El sistema le presentara una pantalla igual al de la “Fig. 31: Pantalla de la opción Enviar”.


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Fig. 31: Pantalla de la opción Enviar.

Comentar: Esta opción sirve para registrar los comentarios que desee hacer

con respecto a un documento. Esta opción podría ser utilizada por un Director General para girar instrucciones hacia sus subordinados sobre las acciones o gestiones a realizar con respecto al documento.

Al hacer clic en la opción Comentar, el Sistema le mostrara una pantalla como la de la “Fig. 32: Pantalla de la opción Comentar”.


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Fig. 32: Pantalla de la opción Comentar.

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