MANUAL DE TELETRABAJO

SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD

Código: MAN-GTH-310-009

Fecha aprobación:04/03/2019

Versión:01

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

Centro de Información al Ciudadano: Calle 24ª No. 59 – 42 Torre 4 Piso 3

Sede Administrativa: Avenida Calle 26 # 57-41 Torre 8 - Piso 11

PBX: (571) 3078038 Línea Gratuita Nacional: 01 8000 119703

www.supervigilancia.gov.co

MANUAL DE TELETRABAJO




Versión:01







Contenido

1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO 4 2. ALCANCE 4 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN 4 4. DEFINICIONES 4 5. MODALIDADES DE TELETRABAJO 5 6. MARCO REGLAMENTARIO DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA 5 7. OBJETIVO DEL TELETRABAJO. 6 8. DESTINATARIOS. 6 9. DIFUSIÓN. 6 10. MODALIDAD DE TELETRABAJO EN LA ENTIDAD 6 11. CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO. 7 11.1. Mobiliario: 7 11.2. Silla: 7 11.3. Pantalla: 8 11.4. Ratón (mouse): 9 11.5. Portadocumentos: 9 11.6. Teléfono: 9 11.7. Computador portátil: 9 11.8. Condiciones Ambientales 10 11.9. Iluminación 10 11.10. Condiciones térmicas: 10 11.11. Ambiente sonoro: 11 12. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN. 11 12.1. Ingreso: 11 12.2. Inducción y acondicionamiento del puesto de trabajo. 12 12.3. Permanencia y ejecución de teletrabajo. 13 12.4. Desvinculación. 13 12.5. Duración. 14 13. DERECHOS Y DEBERES. 14 13.1. Derechos Sindicales: 14 13.2. Deberes y obligaciones del Teletrabajador: 15 13.3. Derechos y deberes en materia de riesgos laborales: 16 13.4. Obligaciones para las partes: 16 13.4.1. Por parte del empleador: 16 13.4.2. Por parte del teletrabajador 18 13.4.3. Por parte de las administradoras de riesgos laborales - ARL 18 13.5. Derechos y deberes respecto de las TIC: 19 13.6. Derecho a un subsidio: 20




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14. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS 21 15. JORNADA LABORAL. 21 16. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. 22 17. REVERSIBILIDAD. 22 18. REGISTRO DE TELETRABAJADORES. 23




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1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Definir los lineamientos para la implementación de teletrabajo, en la cual se establece el

procedimiento y los parámetros para llevar a cabo la ejecución de esta modalidad de

trabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

2. ALCANCE

El manual va ser la guía de operación para la implementación del plan piloto en modalidad Suplementario del Teletrabajo, inicia con los parámetros establecidos para la selección de los aspirantes en la implementación del teletrabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y finaliza con la prorroga y el seguimiento al mismo.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento aplica para todos los servidores públicos que se postulen y cumplan con los requerimientos de adopción del plan piloto de la modalidad de Teletrabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Por lo anterior, lo registrado en este Manual deberá ser cumplido por todos los servidores que estén interesados en ser teletrabajadores y los líderes de las dependencias que intervienen en su ejecución.

4. DEFINICIONES

Teletrabajo: De conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012,

teletrabajo es la forma de organización laboral que se desarrolla en el marco de

un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el

desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías

de la información y la comunicación (TIC), para el contacto entre el trabajador y

empleador sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico

de trabajo.

Teletrabajador: De conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012

teletrabajador es la persona que, en el marco de la relación laboral dependiente,

utiliza las tecnologías de la información y comunicación (TIC) como medio o fin

para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de

las formas definidas por la ley.




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5. MODALIDADES DE TELETRABAJO

En Colombia, la Ley 1221 de 2008, considera tres formas de teletrabajadores:

Autónomos: Labora en el domicilio o en un lugar escogido para desarrollar

su actividad profesional (oficina, local comercial). Trabajan siempre fuera de

la empresa y acuden en algunas ocasiones a la oficina.

Móviles: No tienen un lugar de trabajo establecido. Las TIC y los dispositivos

móviles son las herramientas primordiales para desarrollar sus actividades

Suplementarios: Laboran dos o tres días a la semana en la casa y el resto

de tiempo en una oficina.

6. MARCO REGLAMENTARIO DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA

En Colombia, la Ley 1221 de 2008 establece las normas para regular y promover el

Teletrabajo como un instrumento de generación de empleo y autoempleo, y el

Decreto 884 de 2012, lo reglamenta y dicta disposiciones sobre aspectos laborales y

condiciones tecnológicas.

En el Art. 6 de la Ley 1221 de 2008, el Congreso de la República establece

garantías laborales, sindicales y de seguridad social para los teletrabajadores

(Sistema General de Pensiones y al Sistema General de Seguridad Social en Salud

y Riesgos Laborales), en igualdad de condiciones con los demás trabajadores del

país.

Así, es como en el numeral 9 se define que el empleador debe contemplar los

puestos de trabajo de los teletrabajadores dentro de los planes y programa de Salud

Ocupacional de la empresa y debe contar con una red de atención de urgencias en

caso de presentarse un accidente o una enfermedad en el teletrabajador.

En cuanto al Decreto 884 de 2012, en el Art. 8, se determinan las Obligaciones de

los empleadores y de los teletrabajadores en seguridad y previsión de riesgos

laborales, de acuerdo con la normatividad vigente.

Adicionalmente se debe dar cumplimiento a la Resolución No. 20183100040477 del

22 de mayo de 2018, por la cual se adopta el Plan de Acción Piloto para la

implementación del Teletrabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad

Privada.




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7. OBJETIVO DEL TELETRABAJO.

El Teletrabajo busca el desempeño de actividades y funciones del empleado sin

requerirse de su presencia física, mediante el desarrollo de tecnologías y el incremento

de la confianza del empleador hacia el empleado, buscando el logro de metas a través

de la medición de resultados.

Con la implementación del Teletrabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad

Privada, se pretende brindar una mejor calidad de vida personal y laboral a los

funcionarios de la Entidad, obteniendo a su vez una mayor productividad de los mismos

y una reducción en los costos administrativos de la Entidad, contribuyendo a su vez con

la movilidad y el medio ambiente (RSE).

8. DESTINATARIOS.

El Teletrabajo va dirigido para todos los servidores públicos de la Superintendencia de

Vigilancia y Seguridad Privada que estén interesados y cumplan con los requisitos

establecidos en el presente Manual y en los demás documentos que lo adicionen,

modifiquen o complementen.

9. DIFUSIÓN.

Se realizarán charlas de sensibilización y boletines electrónicos a través de los cuales

se les informa a los servidores públicos, en que consiste el Teletrabajo, sus

modalidades, responsabilidades, requisitos, adecuaciones físicas y logísticas que cada

puesto de trabajo deberá contener, de conformidad con las indicaciones otorgadas por

la ARL, así como también los requisitos tecnológicos con los que debe contar y

procedimiento establecido para tal fin.

10. MODALIDAD DE TELETRABAJO EN LA ENTIDAD

Teniendo en cuenta las funciones de la Superintendencia de Vigilancia y seguridad

Privada, y más específicamente, las funciones que desempeñan los funcionarios que

cuentan con algún tipo de discapacidad, se estima que la modalidad más conveniente y

beneficiosa para estos, es la modalidad de Teletrabajo Suplementario, según la cual, los

teletrabajadores alternan sus tareas en distintos días de la semana entre la Empresa y

el lugar designado para teletrabajar, usando las TIC para dar cumplimiento a sus

respectivas labores.




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11. CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO.

11.1. Mobiliario1:

Conviene que las superficies de trabajo sean mates u opacas y en tonos

neutros para minimizar los reflejos.

El mobiliario no debe presentar esquinas y aristas agudas que puedan

lesionar o incomodar a los usuarios.

El área de la superficie de trabajo deberá tener dimensiones suficientes para

permitir colocar los equipos, los documentos y el material que se requiere

para desarrollar las actividades.

La distribución de materiales, herramientas y equipos de uso frecuente, debe

encontrarse cerca a la persona, de forma que se hallen en un área de

alcance cómodo.

El mobiliario debe proveer espacio suficiente para albergar cómodamente las

piernas y favorecer el desplazamiento en la zona de trabajo, evitando

cualquier trauma o golpe.

11.2. Silla:

Debe ser estable, favoreciendo la adopción de una postura cómoda.

La altura y profundidad del asiento se deben poder regular o cambiar, al

igual que la altura e inclinación del espaldar. Adicionalmente, el espaldar

1 Guía de Seguridad y Salud Teletrabajo – Positiva Compañía de Seguros / ARL, OCUTBRE 2012




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debe contar con un diseño que provea apoyo en la zona lumbar o baja de la

espalda.

El material de la tapicería deberá favorecer la transpiración.

Es importante que se cuente con apoyabrazos ajustables.

Para la selección de la silla, se estimará la facilidad de accionamiento de los

dispositivos de ajuste de las diversas dimensiones (palancas, perillas…).

Se debe graduar la altura de la silla, buscando tener una relación entre la

altura de los codos y la de la superficie de trabajo. También, conservando el

apoyo de los pies sobre el piso o un reposapiés.

Se debe ajustar la silla de forma que, al utilizar el ratón, el brazo no esté

completamente extendido.

11.3. Pantalla:

La altura del monitor debe situarse al nivel de los ojos o respecto al eje

horizontal de la mirada.

La distancia entre el usuario y la pantalla, debe encontrarse en un rango de

40 a 70 cm.

Elegir caracteres de texto lo suficientemente grandes para permitir una

lectura fácil cuando se está sentado en una posición cómoda.

Elegir colores confortables a la vista, evitando letras rojas sobre un fondo

azul o viceversa, o fondos oscuros con caracteres rojos y azules

(considerados los más fatigantes).

Privilegiar el contraste negativo caracterizado por fondo claro y caracteres

oscuros.

Los caracteres deben ser nítidos y bien definidos y las imágenes nítidas.

En los casos de períodos intensos de utilización de la pantalla, se deberá

tratar de alternar el trabajo con otras tareas que demanden menores

esfuerzos visuales, mentales o músculo esquelético.

Asegurarse que la superficie de la pantalla este limpia.




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11.4. Ratón (mouse):

Debe ubicarse lo más cerca posible del teclado, quedando espacio para el

apoyo del antebrazo.

Ubicarlo de forma que se pueda alcanzar fácilmente y utilizar con la muñeca

recta.

Apoyar el antebrazo en la mesa y sujetar suavemente el ratón, descansando

los dedos sobre los botones y accionándolos gradualmente.

El tamaño del ratón debe ser acorde con las dimensiones de la mano del

usuario. Debe poder sujetarse cómodamente.

11.5. Porta documentos:

Cuando se considere necesario su uso, los documentos se han de ubicar en

un soporte o porta-documentos en proximidad al monitor. La diferencia de la

distancia ojo-pantalla y ojo-documento no debe ser superior al 25%, a fin de

evitar las solicitaciones de acomodación de los ojos.

11.6. Teléfono:

Evite sujetar el auricular del teléfono con el hombro y la cabeza. (sostenga el

teléfono con una mano como habitualmente se hace).

11.7. Computador portátil:

Al estar unida la pantalla y el teclado de los computadores portátiles, no es posible

mantener una adecuada postura. Por ello, dependiendo de la frecuencia de

utilización del equipo, es indispensable tener en cuenta ciertas recomendaciones.

Utilización ocasional:

Se privilegia una buena postura de las manos y de las muñecas.

Puede considerarse la utilización de equipos pequeños y ligeros (12 a 14”).

Se recomienda en lo posible utilizar el equipo apoyado sobre una mesa o

escritorio.




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La inclinación posterior de la pantalla, favorece la correcta postura de la

espalda.

Utilización prolongada:

Se sugiere el uso de equipos de mayor dimensión (14 a 15”).

Cuando se deba transportar el equipo con muchos accesorios y documentos

pesados, el uso de maletas con ruedas atenúa el esfuerzo físico.

Cuando el trabajo con el equipo dure más de una hora, se aconseja

adaptarle un teclado tradicional y un ratón, y ubicarlo sobre un atril o soporte

que permita ajustar la altura de la pantalla a la altura visual del usuario.

11.8. Condiciones Ambientales

11.9. Iluminación

Cuando sea posible, se preferirá la iluminación natural. Si esta no garantiza

las condiciones de visibilidad adecuadas para el tipo de actividad

desarrollada, se complementará con iluminación artificial.

Ubicar la mesa y la pantalla de modo que se eviten deslumbramientos o

reflejos. Nunca ubicar la pantalla frente a una ventana que no disponga de

cortinas o persianas, para evitar el deslumbramiento.

Ubicar los puestos de forma que los ojos del teletrabajador no queden

situados frente a una ventana o una fuente de luz artificial que pueda

producir deslumbramientos directos.

Evitar las variaciones bruscas de iluminación dentro de la zona de trabajo.

Ajustar el brillo y el contraste de la pantalla, para acomodarlos a la

iluminación del local.

11.10. Condiciones térmicas:

Para un trabajo muy ligero tipo oficina, la temperatura efectiva debe quedar

comprendida entre los 20 y 26ºC.




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11.11. Ambiente sonoro:

El nivel sonoro en los puestos con videoterminales debe ser tan bajo como

sea posible. Para tareas difíciles y complejas de oficina, no debe exceder los

55 dB (A).

12. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN.

12.1. Ingreso:

a) Una vez se ha determinado la población objetivo del Teletrabajo, y realizada la

difusión del mismo, se procederá a abrir la convocatoria para que, en un término

prudente, los funcionarios analicen su condición en particular y presenten la

correspondiente solicitud de teletrabajo a esta Superintendencia.

b) Recibidas las solicitudes, se procede a examinar las mismas por parte del Grupo

de Recursos Humanos en aras de determinar las funciones que cada uno de los

solicitantes desempeña y la viabilidad de realizarse las mismas bajo la

modalidad de teletrabajo.

c) De igual manera, mientras se surte esta revisión, se procede a remitir una

comunicación a los respectivos superiores jerárquicos, en aras de que estos

manifiesten las observaciones u objeciones que tengan al respecto, las cuales

deberán ser tenidas en cuenta por el Grupo de Recursos Humanos o el que

haga sus veces, el cual deberá pronunciarse al respecto.

d) Hecha la primera revisión y una vez determinados los candidatos cuyos cargos y

funciones son teletrabajables, se procede a practicar una prueba psicológica, la

cual permitirá determinar si las condiciones psicológicas del candidato permiten

que continúe con el proceso, o si, por el contrario, velando por su salud física y

psicología resulta más beneficioso descartar dicha modalidad para el

funcionario.

e) Una vez se cuentan con los resultados de las pruebas psicológicas, se procede a

programar una visita al domicilio del teletrabajador, en la cual se evaluarán tanto

por parte de la Entidad como por parte de la ARL las condiciones de seguridad y

riesgos del puesto de trabajo, de lo cual se expedirá el correspondiente informe,

el cual deberá contener las evidencias y soportes del mismo, y en el cual se

aprobará el puesto de trabajo o se realizaran las observaciones a las que haya

lugar.




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f) De igual manera, el funcionario deberá allegar un escrito en el cual manifieste la

descripción y especificaciones del ancho de la banda de red con la cual cuenta,

en aras de que la misma sea analizada por la Oficina de informática y sistemas,

para determinar si la misma es suficiente para el uso del remoto y las

correspondientes aplicaciones, o si, por el contrario, se requiere de alguna

modificación a la misma.

g) Aprobado el puesto de trabajo y las especificaciones de red, o realizados los

ajustes pertinentes, el Grupo de Recursos Humanos, procederá a proyectar el

acto administrativo a través del cual se formalizará la vinculación del funcionario

a la modalidad de Teletrabajo; dicho acto administrativo es pasado a la

Secretaria General donde se surtirá la correspondiente revisión, y

posteriormente será presentado ante el Superintendente quien de encontrarlo

correcto, procederá a suscribir el mismo, el cual será notificado al respectivo

funcionario.

h) Una vez notificado el acto administrativo al Teletrabajador, se procederá a

suscribir el acuerdo de voluntariedad entre el Teletrabajador y esta

Superintendencia, con el cual se formalizara que la inclusión del funcionario en

la modalidad de Teletrabajo, obedece a un acto puramente voluntario del

funcionario y en el cual quedará constancia de la reversibilidad del mismo, bien

sea por voluntad del teletrabajador o por necesidades del servicio, entendidas

estas como la asignación de funciones no teletrabajables, la reubicación del

funcionario, el incumplimiento de los objetivos y funciones asignadas al

teletrabajador, entre otras.

i) Una vez se encuentra debidamente notificado el acto administrativo y se ha

suscrito el respectivo acuerdo de voluntariedad, el Grupo de Recursos Humanos

o quien haga sus veces, procederá a registrar la novedad a través del portal web

de la ARL, y a su vez, remitirá un memorando informando tal situación al

superior jerárquico del Teletrabajador.

12.2. Inducción y acondicionamiento del puesto de trabajo.

a) Una vez se cuenta con el respectivo acto administrativo a través del cual se

formaliza la inclusión de un funcionario en la modalidad del teletrabajo, se fijará

fecha por parte de la oficina de informática y sistemas y el grupo de recursos

físicos, para realizar la correspondiente instalación de los equipos que le sean

asignados al Teletrabajador en su domicilio; es de anotar, que la fecha que aquí

se designe deberá ser anterior a la fecha de inicio de las labores bajo esta

modalidad.




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b) De igual manera, se procederá a realizar una capacitación antes de iniciar a

teletrabajar, al teletrabajador por parte del Grupo de Recursos Humanos o quien

haga sus veces, en compañía de la ARL sobre aspectos relacionados con la vida

saludable (hábitos) y pausas activas, en aras de que el teletrabajador continúe

con una vida sana.

c) Del mismo modo, se dictará una capacitación por parte de la oficina de

informática y sistemas sobre el manejo del acceso remoto y demás mecanismos

de TIC que serán empleados para el cumplimiento de sus funciones bajo la

modalidad de Teletrabajo y en la cual se le indicará al teletrabajador el

procedimiento a seguir en caso de requerir algún tipo de soporte técnico.

d) Es detener en cuenta, que tanto el grupo de recursos físicos como la oficina de

sistemas e informática, deberán dejar constancia de las especificaciones e

identificación de los equipos que se asigne a cada teletrabajador.

12.3. Permanencia y ejecución de teletrabajo.

a) Durante la permanencia y ejecución de la modalidad del teletrabajo, dada la

naturaleza jurídica del mismo, el teletrabajador se encuentra en la obligación de

cumplir con todas las disposiciones normativas aplicables a todos los servidores

públicos, al igual que se encuentra en la obligación de acatar todas y cada una

de las directrices que la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada

expida.

b) Lo anterior, teniendo en cuenta que, pese a que el teletrabajador ejerce sus

funciones fuera de las instalaciones de la Superintendencia de Vigilancia y

seguridad Privada, este sigue siendo funcionario activo de la Entidad, por lo que

se entiende que el lugar de su domicilio es una extensión de su puesto de

trabajo, razón por la cual, deberá acatar toda la normatividad que le resulte

aplicable.

12.4. Desvinculación.

La desvinculación o terminación de la modalidad de Teletrabajo opera en las

siguientes circunstancias:

Ejercicio de la acción de Reversibilidad (a solicitud del Teletrabajador o de su

Jefe Inmediato).

Expiración del plazo para el cual fue concedida la modalidad de Teletrabajo.




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Renuncia del Funcionario.

Destitución.

Necesidades del Servicio.

12.5. Duración.

La duración inicial para la cual se concederá la modalidad de teletrabajo será de

seis (6) meses; sin embargo, dicho periodo puede variar según las necesidades del

servicio, el perfil del teletrabajador y las funciones que desempeña el teletrabajador.

13. DERECHOS Y DEBERES.

De acuerdo con el ARTÍCULO DECIMO de la resolución No. 20183100040477 del

22 de mayo de 2018, el Teletrabajador goza de los mismos derechos que tiene

cualquier funcionario de la entidad, acordes con su tipo de vinculación a la Entidad.

Adicionalmente, cuenta con ser prioritario gozará de prioridad en las capacitaciones

específicas en materia de riesgos labórales, informática, suministro y mantenimiento

de las TIC, para lo cual el área respectiva tendrá en cuenta las necesidades

específicas de capacitación aplicables al Teletrabajador, de conformidad con la

información suministrada por este, sin dejar de lado las demás en que

voluntariamente solicite participar. El Teletrabajador recibirá una capacitación para

el ejercicio de esta modalidad, en los términos que defina el equipo líder.

13.1. Derechos Sindicales:

Teniendo en cuenta que de conformidad con lo establecido en la Ley, el

Teletrabajador cuenta con los mismos derechos y garantías que los trabajadores

que prestan sus servicios en las instalaciones de la Entidad, se hace evidente que

los teletrabajadores cuentan con los mismos derechos y garantías sindicales; por lo

que en el evento en que un funcionario que se encuentre afiliado a una organización

sindical, se acoja a la modalidad de Teletrabajo y cumpla con los requisitos para

ello, este deberá notificar a la Asociación Sindical y a su vez informar el medio que

considere más idóneo para que le sean comunicadas y notificadas las actuaciones,

reuniones y demás actividades que la organización sindical realice.




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13.2. Deberes y obligaciones del Teletrabajador:

De acuerdo con el artículo noveno de la resolución No. 20183100040477 del 22 de

mayo de 2018 los Teletrabajadores no se desprenden de su investidura de

servidores públicos, razón por la cual, les asiste el deber de acatamiento de la

Constitución Política, la ley y las disposiciones internas, así como el de conservar

incólumes sus deberes y obligaciones para con la Entidad y en particular tendrán los

siguientes deberes y obligaciones:

1. Dedicar la totalidad de la jornada laboral en la modalidad de TELETRABAJO

al desarrollo de las funciones encomendadas y rendir los informes respectivos

solicitados por su jefe inmediato, con la oportunidad y periodicidad que se

determine.

2. Diligenciar la información contenida en los formatos específicos determinados

para esta modalidad relacionada con la aplicación del TELETRABAJO.

3. Acatar las normas particulares aplicables al TELETRABAJO en lo relacionado

con la seguridad social integral, incluida la promoción de la salud y prevención

de los riesgos laborales, de conformidad con la guía que para este fin

establece la aseguradora de riesgos laborales a la cual se encuentre afiliada

la entidad.

4. Cumplir las reglas relativas al uso de equipos y programas informáticos,

protección de datos personales, propiedad intelectual y seguridad de la

información que se encuentren señaladas en la Ley o que lleguen a señalarse

mediante disposiciones internas tales como resoluciones, circulares,

instructivos y memorandos.

5. Mantener contacto diario con los servidores públicos de la Entidad que se

requiera, de manera que le permita estar informado de todas y cada una de

las actividades programadas por las dependencias internas, así como para

demostrar el cumplimiento de sus labores y metas respectivas.

6. Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la

entidad y la ARL.

7. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión,

Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST de la entidad.

8. Acompañar la evaluación y el seguimiento que determine el equipo líder a su

TELETRABAJO, su labor y cumplimiento.

9. Los teletrabajadores serán tenidos en cuenta para efectos de las

capacitaciones y demás actividades de bienestar social que esta




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Superintendencia realice, situación dentro de la cual se debe tener en cuenta,

que si este tipo de actividades se realiza en un horario diferente al que el

teletrabajador presta sus servicios en las instalaciones de la Entidad, este

deberá acudir a la respectiva actividad y posteriormente desplazarse a su

lugar de teletrabajo.

13.3. Derechos y deberes en materia de riesgos laborales:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 884 de 2012, “Los

teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El

pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación

de Aportes –PILA–. Los teletrabajadores en relación de dependencia, durante la

vigencia de la relación laboral, deben ser afiliados por parte del empleador al

Sistema de Seguridad Social, Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, de

conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 100 de 1993 y las normas

que la modifiquen, adicionen o sustituyan o las disposiciones que regulen los

regímenes especiales, así como a las Cajas de Compensación Familiar en los

términos y condiciones de la normatividad que regula dicha materia”.

Por su parte, el artículo 9 del Decreto 884 de 2012 establece que se debe hacer el

reporte de teletrabajadores ante las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL);

para tal fin, el empleador deberá reportar en el formulario único de afiliación,

novedades y retiro de trabajadores, la novedad de que el empleado asume la

condición de teletrabajador.

Con respecto a los riesgos laborales, la ARL entregará una guía al empleador y al

Teletrabajador, en la cual se establece la prevención y actuación en caso de riesgos

laborales en materia de teletrabajo.

13.4. Obligaciones para las partes:

13.4.1. Por parte del empleador:

Afiliar al teletrabajador al Sistema de Seguridad Social Integral, donde se

especifique la clase de riesgo del centro de trabajo del que depende el

teletrabajador conforme a la clasificación de actividades económicas

establecidas en el Decreto 1607 de 2002, o las normas que lo modifiquen,

adicionen o sustituyan. De igual forma, deberá especificar el lugar en el que se

presta el servicio. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla

Integrada de Liquidación de Aportes –PILA-.




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Diligenciar el formulario de Reporte de Novedades, indicando que el trabajador

pasa a tener la condición de teletrabajador y enviárselo a la Administradora de

Riesgos Laborales.

El empleador debe realizar la verificación de las condiciones del centro destinado

al teletrabajo, para dar cumplimiento a las condiciones de seguridad y salud en

el trabajo, con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.

Asegurar que el teletrabajador realice el Auto reporte de Condiciones de Trabajo,

para tramitar la identificación de condiciones de trabajo antes del inicio de la

labor contratada.

Allegar copia del contrato y/o acuerdo o del acto administrativo a la ARL.

Incorporar mediante Resolución, las condiciones especiales para que opere el

teletrabajo en la entidad.

Para el Sector Público, se deberán generar dos resoluciones; por un lado, una

Resolución General por medio de la cual se implementa el teletrabajo al interior

de la organización y, otra Resolución Individual de teletrabajo dirigida a cada

funcionario público incorporando las condiciones establecidas en el Artículo 3°

del Decreto 884 de 2012.

Establecer dentro de la resolución las horas diarias y los días de la semana en

que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el

marco de la jornada laboral.

Suministrar a los teletrabajadores elementos de protección personal (si es

necesario) en la tarea a realizar y garantizar que los trabajadores reciban una

formación e información adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilización

de los equipos informáticos y su prevención.

Garantizar que los equipos de trabajo suministrados a los teletrabajadores

tengan los medios de protección adecuados para la tarea a realizar.

Verificar que las condiciones locativas e higiénicas del lugar en que se va a

desarrollar el teletrabajo cumplan con las condiciones mínimas establecidas por

la ley.

Informar y dar una copia al teletrabajador de la política de la entidad en materia

de salud y seguridad en el trabajo.

Implementar los correctivos necesarios con asesoría de la Administradora de

Riesgos Laborales que se presenten en el lugar de trabajo del teletrabajador.

Definir el perfil para el teletrabajo, es decir establecer un conjunto de

características personales y de competencias profesionales que permitan que el

teletrabajador se adapte con éxito a la nueva modalidad de trabajo de

conformidad con lo descrito en el componente organizacional de este Manual.

Cumplir con las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en el Trabajo –SG/SST-, definidas en la normatividad

vigente, de conformidad con el Decreto 1072 de 2015.

Cumplir con todas las obligaciones establecidas en el Artículo 21 del Decreto

1295 de 1994

Reportar todo accidente de trabajo de conformidad con la legislación vigente.

Facilitar los espacios y tiempos para la capacitación de los trabajadores a su

cargo en materia de seguridad y salud en el trabajo, para participar en las




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actividades de asesoría técnica brindados por la Administradoras de Riesgos

Laborales.

13.4.2. Por parte del teletrabajador

Diligenciar el formato de Autorreporte de Condiciones de Trabajo con el fin de

determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el

empleador implementará los correctivos necesarios, con la asesoría de su

Administradora de Riesgos Laborales.

Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo SG/SST de la empresa y asistir periódicamente

a los programas de promoción y prevención adelantados por la ARL.

Procurar el cuidado integral de su salud.

Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud a

través del autor reporte de condiciones de salud.

Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los

empleadores.

Participar en la prevención de los riesgos laborales a través de los comités

paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigías ocupacionales.

Reportar accidentes de trabajo de acuerdo con la legislación vigente.

Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada y participar

en los programas y actividades de promoción y prevención.

Mantener su puesto de Teletrabajo de conformidad con los requisitos y

exigencias realizadas por la ARL y por la Entidad.

En general, cumplir con todas las obligaciones establecidas en el Artículo 22 del

Decreto 1295 de 1994.

13.4.3. Por parte de las administradoras de riesgos laborales - ARL

Asesorar al empleador en la determinación de los riesgos presentes en el lugar

de trabajo del teletrabajador, con el objetivo de que éste implemente los

correctivos necesarios.

Suministrar al teletrabajador y empleador la presente Guía técnica para la

promoción de la salud y la prevención de los riesgos laborales en el teletrabajo.

Asesorar al empleador para promover y divulgar las normas relativas a higiene y

seguridad en el trabajo de acuerdo a las características propias del teletrabajo.

Brindar la asesoría para el diligenciamiento adecuado del formulario establecido

para la afiliación al Sistema de Riesgos Laborales.

Asesorar al empleador en el reporte e investigación de accidentes de trabajo de

acuerdo con la Resolución 1401 de 2007.




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Desarrollar programas, campañas y acciones de educación y prevención

dirigidas a garantizar que las entidades afiliadas conozcan y cumplan las normas

y reglamentos técnicos en Seguridad y Salud en el Trabajo expedidos por el

Ministerio del Trabajo.

Desarrollar programas, campañas y acciones de educación y prevención,

dirigidas a garantizar que las entidades afiliadas cumplan como mínimo con el

desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Ofrecer capacitación básica para el montaje de la brigada de emergencias,

primeros auxilios y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Capacitar a los miembros del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

en aquellas empresas con un número mayor de 10 trabajadores, o a los vigías

ocupacionales, quienes cumplen las mismas funciones de salud ocupacional en

las empresas con un número menor a 10 trabajadores.

Desarrollar actividades de fomento de estilos de trabajo y de vida saludables de

acuerdo con los perfiles epidemiológicos de las empresas.

Desarrollar programas regulares de prevención y control de riesgos laborales y

de rehabilitación integral en las entidades afiliadas.

Suministrar asesoría técnica para la realización de estudios evaluativos de

higiene ocupacional o industrial y diseño e instalación de métodos de control de

ingeniería según el grado de riesgo, para reducir la exposición de los

trabajadores a niveles permisibles.

13.5. Derechos y deberes respecto de las TIC:

De conformidad con lo establecido por esta Entidad en materia de las TIC, el

teletrabajador tiene derecho a que esta Superintendencia le suministre el

correspondiente equipo a través del cual el mismo prestara sus servicios a la Entidad

desde su residencia o el lugar que se escoja y determine para tal fin; así mismo, el

teletrabajador tiene derecho a recibir y contar con los accesos remotos y demás

aplicativos que sean necesarios para el correcto ejercicio de sus funciones a través de

esta modalidad.

De igual manera, el Teletrabajador tiene derecho a que se le brinde el soporte técnico y

la asesoría que este requiera, de manera eficaz y oportuna, en aras de garantizar una

correcta prestación del servicio.

Así mismo, corresponde a la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada el

mantenimiento de los equipos informáticos que esta Entidad suministrará para llevar a

cabo el teletrabajo.

Con respecto a los deberes, el teletrabajador se encuentra en la obligación de velar por

el cuidado y buen uso que se dé al equipo que le fue asignado, así como también,

deberá acatar todas las directrices y normatividades que se apliquen en materia de

seguridad de la información.




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Por otra parte, teniendo en cuenta que el Teletrabajo es una modalidad de trabajo

voluntaria que se concede a petición del funcionario, el mismo se encuentra en la

obligación de mantener los requisitos de red necesarios para la prestación de sus

servicios, los cuales son establecidos por la oficina de informática y sistemas de la

Entidad o quien haga sus veces.

Es deber del Teletrabajador, dar un uso adecuado a los equipos proporcionados por

esta Entidad, así como a las herramientas que la misma, ponga a su disposición y a

utilizarlas exclusivamente con los fines laborales definidos. En caso de efectuarse un

uso indebido de los equipos de cómputo suministrados, conforme con los lineamientos

consagrados por esta Entidad, la responsabilidad por el daño o pérdida de los mismos,

será trasladada al Teletrabajador, sin perjuicio de las acciones disciplinarias o fiscales

que procedan.

Finalmente, es deber del Teletrabajador reintegrar los equipos informáticos que se le

hayan asignado, en condiciones que permitan su funcionamiento, una vez finalizada la

modalidad de Teletrabajo.

13.6. Derecho a un subsidio:

Como quiera que el Teletrabajo implica la prestación de servicios por parte del

funcionario desde el lugar de su residencia o desde un sitio ajeno a las instalaciones de

la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada, dicha situación implica un sobre

costo en cuanto al servicio de energía del lugar desde el cual teletrabaja; por tal razón,

todo teletrabajador tendrá derecho a que se le reconozca un subsidio económico que

permita compensar tal incremento.

Para tal fin, en aras de establecer el monto del subsidio, esta Superintendencia ha

tomado como referente, la modalidad de teletrabajo implementada por la

Superintendencia de Industria y Comercio, por ser esta, la entidad pública de

condiciones similares a la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada, y en la

cual ya se encuentra plenamente instaurada la modalidad de Teletrabajo. Así las cosas,

se establece que el monto del subsidio será equivalente a DIEZ MIL PESOS M/CTE.

($10.000,oo) mensuales.

Lo anterior, teniendo en cuenta que si bien es cierto que el teletrabajo implica un

incremento en el servicio público de Energía del Teletrabajador, también es cierto que la

modalidad de Teletrabajo también representa un beneficio para el funcionario, ya que

con esta modalidad no solo se permite una conciliación entre la vida laboral y la vida

familiar del Teletrabajador, sino que a su vez, se disminuye el tiempo de desplazamiento

entre su residencia y la Entidad, esto sin hacer a un lado el hecho de que el Teletrabajo

es una figura voluntaria a la cual se accede por solicitud del funcionario y no por

imposición de la Entidad.




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14. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

Teniendo en cuenta que de conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012,

teletrabajo es la forma de organización laboral que se desarrolla en el marco de un

contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el

desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la

información y la comunicación (TIC), para el contacto entre el trabajador y empleador

sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo, de lo

cual es posible concluir que el lugar de domicilio del Teletrabajador es una extensión de

su puesto de trabajo, se hace evidente que los Teletrabajadores son susceptibles de

verse cobijados por las diversas situaciones administrativas contempladas en la Ley

tales como:

Licencias Ordinarias.

Licencias Remuneradas.

Licencias por Luto.

Licencias Deportivas.

Permiso ocasional hasta por un (1) día.

Permiso para citas médicas.

Permiso por calamidad doméstica de hasta tres (3) días. - Permiso por

matrimonio de hasta tres (3) días.

Permiso para recibir capacitación.

Permiso para asistir a actividades de Bienestar

Permiso para lactancia.

Encargos.

Comisiones.

Suspensiones.

Vacaciones. - Insubsistencia.

Destitución.

Retiro Forzoso.

Declaratoria de vacancia por abandono del cargo.

Supresión del empleo.

Renuncia.

15. JORNADA LABORAL.

En primer lugar, ha de tenerse en cuenta que, de conformidad con lo señalado por el

Departamento Administrativo de la Función Pública, “La jornada laboral en la

administración pública comprende el período de tiempo durante el cual los empleados

se encuentran a disposición de la administración en desarrollo de las funciones que les

corresponde ejercer. Su fijación es de origen legal, no solamente con el fin de que el




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servicio se preste dentro de un determinado espacio de tiempo, sino para que el

empleado disponga de un tiempo razonable para su descanso”

Por su parte, el Artículo 4 del Decreto 884 de 2012, “El empleador debe promover la

igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, acceso a mejores

oportunidades laborales y demás derechos fundamentales laborales, entre

teletrabajadores y demás trabajadores de la empresa privada o entidad pública”.

De igual manera, 2 del artículo 3 del Decreto 884 de 2012 establece que en el marco del

contrato de teletrabajo se debe establecer “…2. Determinar los días y los horarios en

que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la

responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la

jornada máxima legal”.

Por lo anteriormente expuesto, es evidente que la jornada laboral de los

Teletrabajadores, no podrá exceder del máximo legal permitido, y deberá ser acorde

con la establecida en acto administrativo para los demás trabajadores de la

Superintendencia de Vigilancia Y seguridad Privada.

16. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.

Como quiera que el Teletrabajo es la prestación del servicio por parte de funcionarios de

la Entidad, desde un lugar de trabajo distinto a su puesto de trabajo, sin que ello

implique la separación de sus funciones y de su vínculo laboral con esta

Superintendencia, para efectos de la correspondiente evaluación de Desempeño, a los

Teletrabajadores también le será aplicada la resolución N° 20183100016347 de fecha

08 de marzo de 2018 junto con las resoluciones que las modifiquen, adicionen o

sustituyan.

17. REVERSIBILIDAD.

Teniendo en cuenta que de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo

6 de la Ley 1221 de 2008 la vinculación al Teletrabajo es de tipo voluntario, en el evento

en que el empleador o Teletrabajador deseen dar por terminada la modalidad, deberán

comunicar tal situación a la otra parte.

Cuando la solicitud de reversibilidad de Teletrabajo provenga del jefe inmediato o del

Teletrabajador, deberá enviar notificación de la decisión a la Secretaria General – Grupo

de Recursos Humanos con una antelación de quince (15) días hábiles a través de la

cual se justifique la razón por la cual desea dar por terminada la modalidad.




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De igual manera, cuando la solicitud de reversibilidad provenga de la administración,

esta deberá comunicarse al respectivo Teletrabajador con una antelación de quince (15)

días hábiles, en la cual se informarán las razones de tal proceder y se le indicará la

fecha exacta en la que deberá retomar sus labores en las instalaciones de la Entidad.

18. REGISTRO DE TELETRABAJADORES.

El Grupo de Recursos Humanos, se encargará de llevar el registro de los

Teletrabajadores al servicio de la Entidad; en dicho registro se incluirá la información

correspondiente a la identificación de cada Teletrabajador, la ubicación de su puesto de

trabajo, los teléfonos de contacto, las fechas de vigencia del mismo, la modalidad

aplicable (identificando plenamente los días que deberá realizar sus labores desde su

domicilio y los días que lo hará en la Entidad), la identificación de los equipos de

cómputo que le fueron asignados, entre otros.

MANUAL DE TELETRABAJO

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