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Manual de Tablas Dinamicas

(Por Gonzalo Fernandez, experto Exceluciones)

Este es un sencillo manual para aprender a ármar y utilizar una Tabla Dinámica en Excel.Una TD sirve para ordenar y analizar mejor los datos de un listado o Tabla Excel.En este ejemplo tenemos una Tabla de pagos realizados a distintos proveedores,en distintos meses e imputables a distintas obras.

Mes Obra Concepto ImporteMarzo Mendoza 450 Albañileria € 531.08 Febrero Mendoza 450 Albañileria € 248.50 Febrero Rivadavia 6971 Yeso € 261.28 Febrero J.B.Alberdi 1225 Carpinteria € 491.32 Enero Mendoza 450 Yeso € 303.88 Marzo Mendoza 450 Carpinteria € 531.08 Marzo Rivadavia 6971 Carpinteria € 168.98 Enero Rivadavia 6971 Albañileria € 347.90 Febrero J.B.Alberdi 1225 Carpinteria € 497.00 Enero J.B.Alberdi 1225 Albañileria € 286.84 Marzo Rivadavia 6971 Pintura € 362.10 Enero J.B.Alberdi 1225 Albañileria € 332.28 Enero J.B.Alberdi 1225 Yeso € 258.44 Marzo Mendoza 450 Pintura € 156.20 Febrero Mendoza 450 Electricista € 248.50 Marzo J.B.Alberdi 1225 Pintura € 232.88

€ 5,258.26 Seria interesante saber: a) cuanto se le pago a cada proveedor, o por cada obra.b) Que monto se le pago a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en una obra especifica, etc.Las incógnitas mencionadas se obtienen mediante la ejecución de las Tablas DinámicasLa creación de una tabla dinámica se hace en varias etapas con la ayuda de unAsistenteComienzo…1) Colocar el cursor en cualquier celda de la tabla.

2) Ir al menú Datos > Asistente para tablas dinámicas

Elegimos el tipo de datos a utilizar…

3) Donde dice Donde están los datos que desea analizar, marcar la opción : marcar la opción Lista o base de datos de Microsoff Excel

Elegimos el rango de los datos…

Diseñamos la Tabla Dinámica…

Ahora ubicaremos la Tabla Dinámica…

Además, la Tabla Dinámica tiene unas flechitas que nos permiten mostrar u ocultar los datos.

Suma de Importe ObraConcepto J.B.Alberdi 1225 Mendoza 450 Rivadavia 6971 Total generalElectricista 248.5 248.5Pintura 232.88 156.2 362.1 751.18Albañileria 619.12 779.58 347.9 1746.6Yeso 258.44 303.88 261.28 823.6Carpinteria 988.32 531.08 168.98 1688.38Total general 2098.76 2019.24 1140.26 5258.26

Como actualizar la tabla dinámica…

Los datos en la tabla conformada no se actualizan automáticamente ante cualquier cambio, producido en la tabla base. Si modificamos o introducimos nuevos registros en la Tabla originaldebemos actualizar la tabla dinámica. Esto se hace así:

(La opción actualizar datos se mantiene desactivada si NO te encuentras sobre la tabla dinámica).

Cambiando el diseño de la Tabla Dinámica…

Una vez terminada la tabla , existe la posibilidad de cambiar el Diseño, la estructura definida en el tercer paso del asistente. Simplemente tomamos los campos con elratón y los llevamos a la nueva posición, según convenga.

Suma de Importe ConceptoObra Electricista Pintura Albañileria Yeso Carpinteria Total generalJ.B.Alberdi 1225 232.88 619.12 258.44 988.32 2098.76Mendoza 450 248.5 156.2 779.58 303.88 531.08 2019.24Rivadavia 6971 362.1 347.9 261.28 168.98 1140.26Total general 248.5 751.18 1746.6 823.6 1688.38 5258.26

Cambiando el tipo de operación de la Tabla Dinámica…

En la tabla dinámica que armamos lo que hicimos fue totalizar los importes pagados en cada concepto y obra.En otras palabras, usamos la operación de suma. Por ejemplo, en la tabla dinámica siguiente en vez de sumar los importes hemos CONTADO los mismos, para ver cuantos pagos se han hecho.

Contar de Importe ObraConcepto J.B.Alberdi 1225 Mendoza 450 Rivadavia 6971 Total generalElectricista 1 1Pintura 1 1 1 3Albañileria 2 2 1 5Yeso 1 1 1 3Carpinteria 2 1 1 4Total general 6 6 4 16

Los pasos para cambiar el tipo de operación de la Tabla Dinámica son:

3) Desde la barra de herramientas que habilitamos antes, clic en la lista Tabla Dinámica > Configuración de campo

Esperemos que este manual te haya servido. Recomendamos que lo imprimas para quete sea más fácil recordarlo y utilizarlo en tus otros libros Excel.

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4) Botón Siguiente

5) Seleccionar el Rango de la Tabla incluyendo la fila de títulos

6) Botón Siguiente

7) Hacer clic en botón Diseño

8) A la derecha hay una lista de botones. Arrastramos el que dice "Obra" y lo soltamos donde dice "Columna".Luego arrastramos el que dice "Concepto" y lo soltamos donde dice "Fila".Finalmente arrastramos el que dice "Importe" y lo soltamos donde dice "Datos"

9) Clic en Aceptar

10) Marcar la opción Hoja de Cálculo Existente

11) Indicar la celda donde armar la Tabla

12) Presionar FinalizarYa tenemos armada la Tabla Dinámica. La misma ha ordenado todo los datos de la Tabla inicial.

1) Nos ubicamos sobre la Tabla Dinámica, en cualquier celda.2) Desde el menú Datos > Actualizar datos se actualizará la tabla automáticamente.

1) Activamos la Barra de Tablas Dinámicas (menú Ver > Barras de Herramientas > Tablas Dinámicas)

2) Nos ubicamos sobre la Tabla Dinámica.

4) En la lista de Resumir por tenemos todas las opciones posibles (sumar, promedio, contar, etc…).

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DPCache_T.Dinam.

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Mes Obra Concepto ImporteMarzo Mendoza 450 Albañileria 531.08Febrero Mendoza 450 Albañileria 248.5Febrero Rivadavia 697Yeso 261.28Febrero J.B.Alberdi 12 Carpinteria 491.32Enero Mendoza 450 Yeso 303.88Marzo Mendoza 450 Carpinteria 531.08Marzo Rivadavia 697Carpinteria 168.98Enero Rivadavia 697Albañileria 347.9Febrero J.B.Alberdi 12 Carpinteria 497Enero J.B.Alberdi 12 Albañileria 286.84Marzo Rivadavia 697Pintura 362.1Enero J.B.Alberdi 12 Albañileria 332.28Enero J.B.Alberdi 12 Yeso 258.44Marzo Mendoza 450 Pintura 156.2Febrero Mendoza 450 Electricista 248.5Marzo J.B.Alberdi 12 Pintura 232.88