MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Gestió… · ESP- por el Archivo General de la Nación...

CÓDIGO: MAAD-01 VERSIÓN:02 FECHA: 19 – 03 / 2013

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MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

CUADRO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del Cambio 00 28/05/2010 Emisión Inicial- Mediante aprobación de las TRD de EMPAS S.A

ESP- por el Archivo General de la Nación RES. 0129 de Mayo 28 de 2010 (documento completo Manual y TRD)

01 15/04/2011 Se extrajeron las Tablas de Retención documental de este documento

02 19/03/2013 Se crea una nueva Subgerencia por consiguiente hay cambios en el Organigrama y en la tabla de Codificación de Unidades Administrativas

EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO S.A. E.S.P.

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ELABORÓ: PROFESIONAL ADMINISTRATIVO

REVISÓ: ASESOR DE GERENCIA

APROBÓ: GERENTE GENERAL

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PÁGINA: 2 DE 122 MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

I. LISTA DE TABLAS ................................................................................................. 5

II. LISTA DE FIGURAS ............................................................................................ 100

III. LISTA DE FORMATOS ........................................................................................ 111

IV. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 122

V. OBJETIVOS ......................................................................................................... 133

VI. MARCO JURÌDICO Y NORMATIVO .......................................................................... 144

VII. METODOLOGIA .................................................................................................. 166

1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÒN ........................................... 166

1.1 COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ..................... 166

1.2 RESEÑA HISTÓRICA ..................................................................................... 188

1.3 MISIÓN ...................................................................................................... 199

1.4. VISIÓN .................................................................................................... 199

1.5. OBJETIVOS INSTITUCIONALES ...................................................................... 199

1.6. VALORES ORGANIZACIONALES .................................................................... 199


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1.7. ORGANIGRAMA EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER

EMPAS S.A E.S.P ............................................................................................. 200

1.8. ENTREVISTA EN LAS ÁREAS, A FUNCIONARIOS GENERADORES DE DOCUMENTOS

...................................................................................................................... 200

2. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA ........................ 212

2.1. UNIDAD ADMINISTRATIVA ............................................................................. 222

2.2. CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS .............................................. 233

22..33 TIPOLOGIAS DOCUMENTALES. ...................................................................... 244

2.4. SERIES DOCUMENTALES ............................................................................. 255

2.5. SUBSERIE DOCUMENTAL ............................................................................. 266

2.6. RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES

ADMINISTRATIVAS ............................................................................................. 277

2.7. RELACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN ORDEN

ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE ....................................466

2.8. CODIFICACIÒN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN ORDEN

ALFABETICO…………………………………………………… .................................................... …….. 53

2.9. CODIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y EN

ORDEN ALFABÈTICO-ASCENDENTE ....................................................................... 58

2.10. VALORACIÓN DOCUMENTAL ........................................................................ 777


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2.11. DISPOSICIÓN FINAL .................................................................................... 799

2.12. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ................................................................... 811

2.13. RETENCIÓN DOCUMENTAL......................................................................... 811

2.14. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO .................................................................................................. 822

2.15. TRANSFERENCIA DOCUMENTALES ................................................ 966

2.16. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN ................... 1011

2.17. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ............................................. 1022

2.18. FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EMPAS S.A ESP .................................................................................................................... 1023

2.19 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ................................................ 1033

4. GLOSARIO DE TERMINOS(((((((((((((((((((( 106

5. BIBLIOGRAFIA(((((((((((((((((((((((((.. 121


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I. LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS((((((((. 23

Tabla 2. EJEMPLO CONSTRUCCIÓN TIPOS DOCUMENTALES(((((. 25

Tabla 3. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES GERENCIA GENERAL 27

Tabla 4. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARIA GENERAL 28

Tabla 5 SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARIA GENERAL 29

Tabla 6. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SECRETARÌA GENERAL 30




Tabla 10. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO(((((..((((((((((((((...(((((. 33

Tabla 11. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES((((((((((((((((((((((((((.34

Tabla 12. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SUBGERENCIA DE PLANEACION E INFORMACION((((((((((((((((((((...34

Tabla 13. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION PLANEACION CORPORATIVA Y CALIDAD((((.(((((((((((...35

Tabla 14. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION SISTEMAS DE INFORMACION..........................................................((((( 35

Tabla 15. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SUBGERENCIA COMERCIAL((((...((((((((((((((((((((((((. 36

Tabla 16. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION GESTION COMERCIAL.(((((((((((((((((((((((( 36


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Tabla 17. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE SERVICIO AL CLIENTE((.((((((((((((((((((((((..37

Tabla 18. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SUBGERENCIA DE ALCANTARILLADO((((((((((((((((((((((((((..38

Tabla 19. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE PROYECTOS EXTERNOS(((((.(((((((((((((((((. 38

Tabla 20. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE CONTRATACION(((((((((.(((((((((((((((((. 39

Tabla 21. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE OPERACIÓN DE INFRAESTRUCTURA(..((((((((((((((((39

Tabla 22. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE EXPANSION DE INFRAESTRUCTURA(((((((((((((((((..40

Tabla 23. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA..(((((((((((((((((((40

Tabla 24. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE GESTION HUMANA((((((((((((((((((((((((((.41

Tabla 25. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE PRESUPUESTO((((.(((((((((((((((((((((((..42

Tabla 26. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE CONTABILIDAD((((((((((((((((((((((((((((.42

Tabla 27. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES..(((((((((((((((((((((((.43

Tabla 28. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE TESORERIA(((((((((((((((((((((((((((((.. 44

Tabla 29. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES COORDINACION DE TESORERIA(((((((((((((((((((((((((((((.. 45


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Tabla 30. SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((..(((((.((((((((( 47

Tabla 31. SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE(((..((((((.((((((((( 48

Tabla 32. SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((((((((((((((((( 49

Tabla 33. SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((((((((((((((((( 50

TABLA 34 SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((((((((((((((((( 51

Tabla 35 SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÉTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE((((((((((((((((((( 52

Tabla 36 CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABÈTICO 54




Tabla 40. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES GERENCIA GENERAL(. 58

Tabla 41. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SECRETARIA GENERAL 59







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Pág.

Tabla 47. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO((((((((((((((((((((((((...(65

Tabla 48. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES((((((((((((((..((((((((((( 65

Tabla 49. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SUBGERENCIA DE PLANEACION ES INFORMACION((((((((.((((((((((( 66

Tabla 50. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION PLANEACION CORPORATIVA Y CALIDAD(((((((((((((((. 66

Tabla 51. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION SISTEMAS DE INFORMACION(((((((((((((((((..(((..67

Tabla 52. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SUBGERENCIA COMERCIAL(((((((((((((((((((((((((((((.67

Tabla 53. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION GESTION COMERCIAL(((((((((((((((((..(((((((((((..67

Tabla 54. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE SERVICIO AL CLIENTE((((((((((((((((((((((((..68

Tabla 55. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SUBGERENCIA DE ALCANTARILLADO((((((((((((((((((((((((((..69

Tabla 56. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE PROYECTOS EXTERNOS(((((((((((((((((((((((..69

Tabla 57. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE CONTRATACION(((((((((((((((((((((((((((..70

Tabla 58. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE OPERACIÓN DE INFRAESTRUCTURA((((((.(((((((((((..70

Tabla 59. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE EXPANSION DE INFRAESTRUCTURA((..(((((((((((((((.70


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Pág.

Tabla 60. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA((((((((((((((((((((71

Tabla 61. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE GESTION HUMANA((((..((((((((((((((((((((((72

Tabla 62. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE PRESUPUESTO(((((..((((((((((((((((((((((..73

Tabla 63. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE CONTABILIDAD((((((((((((((((((((((((((((.74

Tabla 64. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES.(((((((((((((((((((((((..75

Tabla 65. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE TESORERIA(((((((((((((((((((((((((((((.. 76

Tabla 66. CODIFICACIÓN SERIES Y SUBSERIES COORDINACION DE TESORERIA((((((((((((((((((((((((((((.(. 77


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II. LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. ORGANIGRAMA EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO EMPAS S.A ESP(((((((((((((((((((((((((((((((. 20

Figura 2. TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES(((((.((((((((((. 24

Figura 3. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO(((((...(((((((((. 81

Figura 4. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL((((((...(((((((.. 83

Figura 5. ROTULO PARA MARCACIÓN DE CAJAS(((((((((((. 91

Figura 6. ROTULO PARA MARCACIÓN DE CARPETAS(((((((((. 93


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III. LISTA DE FORMATOS

Pág.

Formato 1. FORMATO PARA PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS(...((((( 95

Formato 2. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL(...(((( 97

Formato 3. FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL((...((. 103


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IV. INTRODUCCIÓN

UUnnaa ddee llaass pprreeooccuuppaacciioonneess ccoonnssttaanntteess ddee ttooddaass llaass eemmpprreessaass eess llaa oorrggaanniizzaacciióónn

ddee ssuuss aarrcchhiivvooss,, yyaa qquuee llaa aaccuummuullaacciióónn ddee ddooccuummeennttooss ssiinn nniinnggúúnn ccrriitteerriioo

aarrcchhiivvííssttiiccoo hhaa hheecchhoo ddee llooss mmiissmmooss,, ddooccuummeennttooss iinnsseerrvviibblleess ppoorr ssuu eessttaaddoo ddee

ddeetteerriioorroo yy aabbaannddoonnoo,, aaddeemmááss vviiccttiimmaass ddee aaggeenntteess ffííssiiccooss yy bbiioollóóggiiccooss,, hhaaccee qquuee

ssee ppoonnggaa eenn rriieessggoo ssuu ppeerrmmaanneenncciiaa ppaarraa ttoommaa ddee ddeecciissiioonneess yy ppaarraa llaa

iinnvveessttiiggaacciióónn retrospectiva ddee ddooccuummeennttooss..

La Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que

cumplen funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retención

Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado, la conservación

del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información

contenida en los documentos de archivo.

Con la implementación de las Tablas de Retención Documental, la Empresa

Pública de Alcantarillado de Santander, pretende agilizar los procedimientos para

la producción, trámite, organización y consulta de documentos permitiendo a la

administración el cumplimiento de los objetivos institucionales.

EEss ppoorr eessttoo yy ssiigguuiieennddoo llooss lliinneeaammiieennttooss ddeell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn eenn

ccuummpplliimmiieennttoo ddee llaa LLeeyy 559944 ddee 22000000,, AArrttííccuulloo 2244,, ddee llaa oobblliiggaattoorriieeddaadd ddee llaass TTaabbllaass

ddee RReetteenncciióónn,, qquuee llaass DDiirreeccttiivvaass ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee

SSaannttaannddeerr EEMMPPAASS SS..AA EE..SS..PP,, ssee pprrooppoonneenn eellaabboorraarr yy aaddooppttaarr ssuuss rreessppeeccttiivvaass

TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn ddooccuummeennttaall,, ccoonn eell ffiinn ddee qquuee ssiirrvvaann ccoommoo hheerrrraammiieennttaa bbáássiiccaa

ppaarraa rreeaalliizzaarr llaass ttaarreeaass rreellaacciioonnaaddaass ccoonn llaa oorrggaanniizzaacciióónn ddooccuummeennttaall ddee ttooddooss llooss

aarrcchhiivvooss ddee llaa EEnnttiiddaadd,, ssiigguuiieennddoo aannttee ttooddoo ccoonn llooss ppaarráámmeettrrooss ddaaddooss eenn eell MMiinnii

MMaannuuaall NNoo.. 44 eexxppeeddiiddoo ppoorr eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn..


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V. OBJETIVOS

oo LLooggrraarr qquuee llaa iimmppllaannttaacciióónn ddee llaa pprreesseennttee pprrooppuueessttaa ddee TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn

DDooccuummeennttaall,, ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr,, ccuummppllaa

ccoonn ttooddooss llooss rreeqquuiissiittooss eexxiiggiiddooss ppoorr eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn..

oo UUnniiffiiccaarr llooss pprroocceeddiimmiieennttooss ggeenneerraalleess ppaarraa AArrcchhiivvaarr yy ccoonnssuullttaarr llooss

ddooccuummeennttooss,, ddee aaccuueerrddoo aa uunnaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess ddooccuummeennttaalleess

pprrooppuueessttaass eenn eessttee ddooccuummeennttoo..

oo EEvviittaarr llaa ccrreeaacciióónn ddee SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess ddooccuummeennttaalleess iinnnneecceessaarriiaass yy qquuee

nnoo eexxiissttaann eenn llaass TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn DDooccuummeennttaall ddee eessttaa pprrooppuueessttaa..

oo VVeellaarr ppoorr llaa AAuusstteerriiddaadd ddee ggaassttooss,, eevviittaannddoo llaa dduupplliicciiddaadd ddee ddooccuummeennttooss

iinnnneecceessaarriiooss..

oo AApplliiccaarr nnoorrmmaass vviiggeenntteess ssoobbrree llooccaalliizzaacciióónn,, rreetteenncciióónn yy ttrraannssffeerreenncciiaa ddee

ddooccuummeennttooss


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VI. MARCO JURÌDICO Y NORMATIVO

•• CCoonnssttiittuucciióónn PPoollííttiiccaa ddee CCoolloommbbiiaa

•• LLeeyy 8800 ddeell 2222 ddee ddiicciieemmbbrree ddee 11998899,, ““PPoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee ccrreeaa eell AArrcchhiivvoo

GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn yy ssee ddiiccttaann oottrraass ddiissppoossiicciioonneess””

• Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos". Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades de Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental

• Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, "Por el cual se adopta y expide el Reglamento General de Archivos".

• Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001) del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación por el cual se “establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas"

• Acuerdo 42 de 2002 del Concejo Directivo del Archivo General de la Nación por el cual se establecen “los criterios para organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, y regula el Inventario Único Documental y desarrolla los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

• Circular No.004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Púbica y el Archivo General de la Nación por la cual se” establecen los criterios técnicos para la organización de las historias laborales”

• Ley 734 de 2002, numeral 5 por la cual se establece que “es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.


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• Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

• Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995."

• Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."

•• RReessoolluucciióónn 00000000003355 ddee ffeecchhaa 1100 ddee aabbrriill ddee 22000077 ““ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee

ccoonnffoorrmmaa eell ccoommiittéé ddee aarrcchhiivvoo ddee EEMMPPAASS SS..AA EESSPP yy ssee rreeggllaammeennttaa ssuu

ffuunncciioonnaammiieennttoo��

•• RReessoolluucciióónn 000000110000 ddee ffeecchhaa 1144 ddee aabbrriill ddee 22000088,, ““ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee

aaddooppttaa llaass ttaabbllaass ddee rreetteenncciióónn ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee

SSaannttaannddeerr..””

•• RReessoolluucciióónn 0000008855 ddee ffeecchhaa 11 ddee aabbrriill ddee 22000088,, ““ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee aaddooppttaa

eell rreeggllaammeennttoo ggeenneerraall ddee aarrcchhiivvoo..””

•• RReessoolluucciióónn 000000332277 ddeell 2200 NNoovv.. 22000088 ,, ““PPoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee aaddooppttaa eell

ssiisstteemmaa iinntteeggrraaddoo ddee ggeessttiióónn yy ccoonnttrrooll –– SSIIGGCC-- eenn llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee

AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr SS::AA EE::SS::PP””

•• LLeeyy 4477 ddee 11992200,, PPrrootteecccciióónn ddeell ppaattrriimmoonniioo ddooccuummeennttaall yy aarrttííssttiiccoo

• LLeeyy 119900 ddee 11999955,, Faltas y delitos en archivos. (Arts. 27 y 79)

• LLeeyy 220000 ddee 11999955,, Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos. (Arts. 40 y 41)

• AAccuueerrddoo 001111 ddee 11999966,, Criterios de conservación y organización de documentos


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•• AArrtt.. 6600 CCóóddiiggoo ddee CCoommeerrcciioo,, LLooss lliibbrrooss yy ppaappeelleess ddee ccoommeerrcciioo ddeebbeerráánn sseerr

ccoonnsseerrvvaaddooss ppoorr 2200 aaññooss ssii nnoo eessttáánn ddiiggiittaalliizzaaddooss yy ppoorr 1100 aaññooss,, ssii lloo eessttáánn..

VII. METODOLOGIA

LLaa eellaabboorraacciióónn ddee llaass TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn DDooccuummeennttaall ffuuee pprroodduuccttoo ddee uunn eessttuuddiioo

mmiinnuucciioossoo bbaassaaddoo eenn llaa eessttrruuccttuurraa OOrrggaanniizzaacciioonnaall ddee EEMMPPAASS SS..AA EE..SS..PP yy

ssiigguuiieennddoo llaass ddiirreeccttrriicceess ee iinnssttrruuccttiivvooss ddeell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn,, eenn eell

MMiinnii--MMaannuuaall NNoo.. 44 ssoobbrree TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn yy TTrraannssffeerreenncciiaass DDooccuummeennttaalleess,,

tteenniieennddoo eenn ccuueennttaa llaass eettaappaass ppaarraa llaa eellaabboorraacciióónn yy aapplliiccaacciióónn ddee llaass mmiissmmaass..

1. INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÒN

1.1 COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL:: SSee rreeaalliizzóó uunnaa

ccoommppiillaacciióónn ddooccuummeennttaall ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn ddee llaa EEmmpprreessaa,, eenn ffoorrmmaa ffííssiiccaa yy

mmaaggnnééttiiccaa,, hhaacciieennddoo uunnaa ssoolliicciittuudd ddee llaass DDiissppoossiicciioonneess lleeggaalleess,, aaccttooss

aaddmmiinniissttrraattiivvooss rreellaattiivvooss aa llaa ccrreeaacciióónn yy ccaammbbiiooss eessttrruuccttuurraalleess ddee llaa EEnnttiiddaadd,,

eessttrruuccttuurraa iinntteerrnnaa vviiggeennttee,, llooss MMaannuuaalleess ddee ffuunncciioonneess yy pprroocceeddiimmiieennttooss ,, eell

OOrrggaanniiggrraammaa aaccttuuaalliizzaaddoo,, llaa RReesseeññaa hhiissttóórriiccaa,, eell AAccttoo aaddmmiinniissttrraattiivvoo ppoorr eell ccuuaall ssee

ccrreeaa llaa ppllaannttaa ddee ccaarrggooss;; eessttoo ppaarraa ddaarrllee ccuummpplliimmiieennttoo aa llaa lleeyy 559944 ddee 22000000 ((LLeeyy

ddee AArrcchhiivvooss)) yy eessttaannddaarriizzaarr llaa ddooccuummeennttaacciióónn ddee EEMMPPAASS SS..AA EE..SS..PP ..

•• RReessoolluucciióónn 00000000003355 ddee ffeecchhaa 1100 ddee aabbrriill ddee 22000077 ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee

ccoonnffoorrmmaa eell ccoommiittéé ddee aarrcchhiivvoo ddee EEMMPPAASS SS..AA EESSPP yy ssee rreeggllaammeennttaa ssuu

ffuunncciioonnaammiieennttoo

•• RReessoolluucciióónn 000000112222 ddee ffeecchhaa 88 ddee aaggoossttoo ddee 22000077,, ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee mmooddiiffiiccaa

llaa rreessoolluucciióónn 00000000003355 ddeell 1100 ddee aabbrriill ddee 22000077..


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•• RReessoolluucciióónn 0000008855 ddee ffeecchhaa 11 ddee aabbrriill ddee 22000088,, ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee aaddooppttaa eell

rreeggllaammeennttoo ggeenneerraall ddee aarrcchhiivvoo..

•• AAccuueerrddoo ddee JJuunnttaa DDiirreeccttiivvaa nnúúmmeerroo 000000000033 ddee ffeecchhaa 1188 ddee 00ccttuubbrree ddee 22000066,,

ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee eessttaabblleeccee llaa eessttrruuccttuurraa oorrggáánniiccaa yy llaa ppllaannttaa ddee ppeerrssoonnaall

ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr..

•• EEssccrriittuurraa PPúúbblliiccaa 22880033 ddee llaa NNoottaarriiaa 11,, ddee ccoonnssttiittuucciióónn ddee llaa SSoocciieeddaadd aannóónniimmaa

ddeennoommiinnaaddaa EEMMPPRREESSAA PPUUBBLLIICCAA DDEE AALLCCAANNTTAARRIILLLLAADDOO SS..AA EE..SS..PP

•• EEssccrriittuurraa NNoo.. 33449922 ddee 2277 ddee ddiicciieemmbbrree ddee 22000066,, ppoorr llaa ccuuaall ssee rreeffoorrmmaann llooss

eessttaattuuttooss..

•• RReessoolluucciióónn 000000000033 ddeell 2200 ddee ooccttuubbrree ddee 22000066,, ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee

eessttaabblleeccee eell mmaannuuaall eessppeeccííffiiccoo ddee ffuunncciioonneess yy rreeqquuiissiittooss mmíínniimmooss yy

ccoommppeetteenncciiaass llaabboorraalleess..

•• RReessoolluucciióónn 000000001111 ddeell 3300 ddee ooccttuubbrree ddee 22000066,, ppoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee

eessttaabblleeccee eell MMaannuuaall ddee AAccttiivviiddaaddeess yy llaabboorreess ddee llooss TTrraabbaajjaaddoorreess OOffiicciiaalleess..

•• RReessoolluucciióónn 000000338899,, PPoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee mmooddiiffiiccaa yy aaddooppttaa eell MMaannuuaall ddee

AAccttiivviiddaaddeess yy llaabboorreess ddee llooss ttrraabbaajjaaddoorreess ooffiicciiaalleess..

•• RReessoolluucciióónn 000000332277 ddeell 2200 NNoovv.. 22000088 ,, PPoorr mmeeddiioo ddee llaa ccuuaall ssee aaddooppttaa eell

ssiisstteemmaa iinntteeggrraaddoo ddee ggeessttiióónn yy ccoonnttrrooll –– SSIIGGCC-- eenn llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee

AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr SS::AA EE::SS::PP

•• RReessoolluucciióónn 000000008866 ddeell 0011 ddee aabbrriill ddee 22000088,, ppoorr llaa ccuuaall ssee aaddooppttaann llooss

pprroocceeddiimmiieennttooss ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr SS..AA EESSPP--

•• RReessoolluucciióónn NNoo.. 00112299 ddeell 2288 ddee MMaayyoo ddee 22001100 ddeell AAGGNN,, PPoorr mmeeddiioo ddeell ccuuaall ssee

aapprruueebbaa llaa TTaabbllaa ddee RReetteenncciióónn DDooccuummeennttaall ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee

AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr EEMMPPAASS SS..AA EESSPP..

•• RReessoolluucciióónn NNoo.. 000000112277,, PPoorr mmeeddiioo ddeell ccuuaall ssee aaddooppttaann llaass TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn

DDooccuummeennttaall ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr EEMMPPAASS SS..AA

EESSPP..


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1.2 RESEÑA HISTÓRICA

Mediante providencia ACU-2781 del 22 de septiembre de 2004, el Honorable

Concejo de Estado, sección Quinta, dispuso que la Corporación Autónoma

Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga – CDMB no tenía la

competencia para seguir prestando el servicio público de alcantarillado de los

municipios de Bucaramanga, Floridablanca y Girón, servicio que venía prestando

desde 1975, cuando los tres (3) Municipios entregaron sus redes a la CDMB,

razón por la cual se ordenó a la Corporación el desarrollo de los trámites para la

constitución de una Empresa de Servicios Públicos – ESP, procediéndose, por lo

tanto a la creación de la Empresa de Alcantarillado de Santander S.A. EMPAS

S.A. E.S.P.

EMPAS S.A. E.S.P. fue creada por escritura pública 2803 otorgada en la Notaria

Primera del Circuito de Bucaramanga, el 19 de octubre de 2006. Es una sociedad

anónima, cuyos socios fundadores son la Corporación Autónoma Regional para la

Defensa de la Meseta de Bucaramanga, los Municipios de Matanza, Surata y

Vetas y la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija. Posteriormente se hizo socio

las Empresas Públicas de Málaga, con la adquisición de una acción.

La empresa de servicios públicos es de carácter oficial, regido por las leyes 142 y

143 de 1994 y por las disposiciones que las sustituyan, modifiquen o reglamenten;

por los estatutos contenidos en su escritura de constitución y por las formas del

Libro II del Código de Comercio.


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1.3 MISIÓN

Somos una Empresa de servicios públicos domiciliarios con un equipo humano altamente calificado y criterios de excelencia, que garantiza la gestión integral de los servicios prestados en procura de una mejor calidad de vida y la protección del medio ambiente.

1.4. VISIÓN

Ser la Empresa líder en la prestación de servicios públicos domiciliarios, con una cultura organizacional fundamentada en valores, orientada al servicio, mejoramiento y desarrollo ambiental sostenible.

1.5. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

o Garantizar el Manejo Integral del Servicio de Alcantarillado

o Fortalecimiento al desarrollo Institucional

o Proyectar la Entidad hacia la comunidad

1.6. VALORES ORGANIZACIONALES

• Eficiencia y Cumplimiento

• Equipo Humano idóneo y comprometido

• Orientación al Servicio

• Liderazgo Empresarial

• Calidad y Mejoramiento Continuo

• Compromiso Social y ambiental

• Actualización Tecnológica

• Desarrollo de Competencias

• Coordinación y trabajo en equipo

• Desarrollo Corporativo


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1.7 ORGANIGRAMA EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER EMPAS S.A

E.S.P

FFiigguurraa 11.. OOrrggaanniiggrraammaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo EEMMPPAASS SS..AA EESSPP

ASAMBLEA GENERAL

REVISORÍA FISCAL

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

SECRETARÍA GENERALOFICINA ASESORA DE

CONTROL INTERNO

OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES

SUBGERENCIA

ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

SUBGERENCIA

COMERCIAL

SUBGERENCIA DE

ALCANTARILLADO

SUBGERENCIA DE

PLANEACIÓN E

INFORMACIÓN

SUBGERENCIA DE

GESTIÓN Y

SEGUIMIENTO DE

PROYECTOS

ESTRATÉGICOSGESTIÓN HUMANA

SERVICIOS

GENERALES

PRESUPUESTO

CONTABILIDAD

TESORERÍA

GESTIÓN

COMERCIAL

SERVICIO AL

CLIENTE

EXPANSIÓN DE

INFRAESTRUCTURA

OPERACIÓN DE

INFRAESTRUCTURA

PROYECTOS

EXTERNOS

CONTRATACIÓN

PLANEACIÓN

CORPORATIVA Y

CALIDAD

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

FORMULACIÓN Y

SEGUIMIENTO DE

PROYECTOS

ESTRATÉGICOS

1.8. ENTREVISTA EN LAS ÁREAS, A FUNCIONARIOS GENERADORES DE DOCUMENTOS

SSee rreeaalliizzóó uunnaa ssoocciiaalliizzaacciióónn aa ttooddooss llooss ffuunncciioonnaarriiooss qquuee llaabboorraann eenn llaa EEmmpprreessaa,,

ddee llooss ffoorrmmaattooss ddee eennccuueessttaass ddooccuummeennttaalleess,, ddee aaccuueerrddoo aall iinnssttrruuccttiivvoo ddee llaa

EEnnccuueessttaa DDooccuummeennttaall ddeell MMiinnii mmaannuuaall NNoo.. 44 ddeell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn

Para diseñar las TRD, se utilizo un instrumento que constaba de preguntas

sencillas agrupadas en dos grupos, la primera identificación de la dependencia,


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fecha de su creación, documentos que genera y el volumen producido, la segunda

indaga sobre el nombre del documento, que función realiza, los soportes que

lleva, estado de documentos, e información contenida, cada cuanto consulta el

archivo central.

La encuesta de TRD, fue aplicada en todas las áreas, con la participación de los

funcionarios de cada Dependencia productores de la información y responsables

de la organización y administración de sus respectivos archivos de gestión.

Aplicada la encuesta se identificaron las unidades documentales: Series,

Subseries y tipos documentales, los cuales se cotejaron con el Manual de

procesos y procedimientos, Manual de funciones, Manual de Actividades, para

que tuviera bases ciertas.

Existe un sistema de organización que realizan algunas áreas; como clasificación

de archivo por asuntos, con algunos soportes documentales en medio magnético y

en papel, los formatos existentes están en libros y documentos simples, en el

archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión

administrativo

2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

Con base en la información recolectada en las encuestas y teniendo en cuenta el

Manual de procesos y procedimientos, el Manual de funciones, el Manual de

Actividades y el organigrama vigente; se realizó un paralelo, analizando e

interpretando la investigación de las fuentes documentales de la Empresa Pública

de Alcantarillado de Santander EMPAS S.A ESP, dando como resultado la

creación de Series y Subseries con sus tipos documentales.


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Se realizó un cuadro en Excel, identificando las series y Subseries documentales

con sus respectivos tipos documentales por Subgerencias y Coordinaciones, las

cuales fueron verificadas por segunda vez con los productores de la

documentación para su aprobación y firma.

Una vez aprobadas, se realizó un listado general de Series y Subseries

documentales en forma alfabética, para codificarlas en forma ascendente y luego

se trasladaron con su respectivo código a cada Unidad Administrativa.

2.1. UNIDAD ADMINISTRATIVA

Es la unidad Técnico operativa de una Institución

Para la codificación de las Unidades Administrativas en esta propuesta de Tablas

de Retención, la Empresa Pública de Alcantarillado se acoge al INSTRUCTIVO

DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS No. ITPS-01-00 del 7 de NOV/08

adoptado mediante Resolución 000327 del 10 de Noviembre /2008 “ Por medio de

la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y Control SIGC- en la Empresa

Pública de Alcantarillado de Santander S.A ESP EMPAS S.A.”


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2.2. CODIFICACIÓN UNIDADES ADMINISTRATIVAS

TTaabbllaa 11.. CCooddiiffiiccaacciióónn UUnniiddaaddeess AAddmmiinniissttrraattiivvaass

CÓDIGO UNIDAD DOCUMENTAL GG GERENCIA GENERAL SG SECRETARIA GENERAL OACI OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO OAC OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES SAF SUBGERENCIA ADMINISTRARIVA Y FINANCIERA SAF-CGH GESTION HUMANA SAF-CSG SERVICIOS GENERALES SAF-CP PRESUPUESTO SAF-CC CONTABILIDAD SAF-CT TESORERIA SC SUBGERENCIA COMERCIAL SC-CGC GESTION COMERCIAL SC-CSC SERVICIO AL CLIENTE SA SUBGERENCIA ALCANTARILLADO SA-CEI EXPANSION DE INFRAESTRUCTURA SA-COI OPERACIÓN DE INFRAESTRUCTURA SA-CPE PROYECTOS EXTERNOS SA-CDC CONTRATACION SPI SUBGERENCIA PLANEACION E INFORMACION SPI-CPCC PLANEACION CORPORATIVA Y CALIDAD SPI-CSI SISTEMAS DE INFORMACION SGSPE SUBGERENCIA DE GESTION Y SEGUIMIENTO DE

PROYECTOS ESTRATEGICOS CFSPE COORDINACION DE FORMULACION Y

SEGUIMIENTO DE PROYECTOS ESTRATEGICOS


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3 TIPOLOGIAS DOCUMENTALES.

Figura 2. Tipologías Documentales

TRAMITE ADMINISTRATIVO

HHaaccee rreeffeerreenncciiaa aa llaass aaccttiivviiddaaddeess ttaannttoo ppeerrssoonnaalleess ccoommoo aaddmmiinniissttrraattiivvaass,, rreevveellaaddaass

eenn uunn ddooccuummeennttoo,, llaass ccuuaalleess ddeejjaann vveerr ttaannttoo eell ccoonntteenniiddoo ccoommoo ssuu eessttrruuccttuurraa ffííssiiccaa

PPuueeddeenn sseerr ttiippooss ddooccuummeennttaalleess eennttrree oottrrooss llaass AAccttaass pprrooppiiaass ddee uunn CCoonnttrraattoo,, llooss

cceerrttiiffiiccaaddooss llaabboorraalleess pprrooppiiooss ddee llaa hhiissttoorriiaa llaabboorraall..

PPaarraa iiddeennttiiffiiccaarr llooss ttiippooss ddooccuummeennttaalleess ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo

SS..AA.. EESSPP..,, ffuuee nneecceessaarriioo rreeccuurrrriirr aa llaa iinnvveessttiiggaacciióónn rreeaalliizzaaddaa eenn llaass eennccuueessttaass

Conjunto de Documentos

Revelan una actividad o una

acción

Carácter Documental


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aapplliiccaaddaass aa ccaaddaa uunnoo ddee llooss rreessppoonnssaabblleess ddee llaa pprroodduucccciióónn ddooccuummeennttaall ddee ccaaddaa

UUnniiddaadd AAddmmiinniissttrraattiivvaa..

EEjjeemmpplloo..

TTaabbllaa 22.. EEjjeemmpplloo ccoonnssttrruucccciióónn ttiippooss ddooccuummeennttaalleess

AACCTTIIVVIIDDAADD TTIIPPOO DDOOCCUUMMEENNTTAALL •• CCoommuunniiccaacciioonneess ppoorr eessccrriittoo

•• DDeecciissiioonneess ttoommaaddaass ppoorr llaa AAssaammbblleeaa

•• EEssccrriittoo ddee lloo ttrraattaaddoo eenn uunnaa rreeuunniióónn..

•• RReeccooppiillaacciióónn ddee llooss ddooccuummeennttooss ppeerrssoonnaalleess ddee uunn ttrraabbaajjaaddoorr

•• OOffiicciiooss,, mmeemmoorraannddooss,, cciirrccuullaarreess

•• AAccuueerrddooss

•• AAccttaass

•• HHoojjaa ddee vviiddaa

2.4. SERIES DOCUMENTALES

CCoonnjjuunnttoo ddee ttiippooss ddooccuummeennttaalleess ddee eessttrruuccttuurraa yy ccoonntteenniiddoo hhoommooggéénneeooss,,

ddeessaarrrroollllaaddaass ppoorr uunnaa EEnnttiiddaadd eenn ccuummpplliimmiieennttoo ddeell eejjeerrcciicciioo ddee ssuuss ffuunncciioonneess

eessppeeccííffiiccaass.. CCaaddaa UUnniiddaadd AAddmmiinniissttrraattiivvaa eessttáá ccoonnssttiittuuiiddaa ppoorr ddooccuummeennttooss

aaggrruuppaaddooss hhoommooggéénneeaammeennttee llllaammaaddaass SSeerriieess ddooccuummeennttaalleess..

PPaarraa iiddeennttiiffiiccaarr llaass sseerriieess ddooccuummeennttaalleess ssee ddeebbee tteenneerr eenn ccuueennttaa::

•• IIddeennttiiffiiccaarr llaa UUnniiddaadd aaddmmiinniissttrraattiivvaa qquuee pprroodduuccee llooss ddooccuummeennttooss..

•• IIddeennttiiffiiccaarr llooss ttiippooss ddooccuummeennttaalleess qquuee ssee ggeenneerraann ddee llaass aaccttiivviiddaaddeess pprrooppiiaass ddee

llaa ddeeppeennddeenncciiaa..

•• IIddeennttiiffiiccaarr llaass ffuunncciioonneess ddee llaass ddeeppeennddeenncciiaass yyaa qquuee eellllaass ssoonn bbaassee ppaarraa llaa

ccrreeaacciióónn ddee llaass SSeerriieess ddooccuummeennttaalleess..

•• AAggrruuppaarr llooss ttiippooss ddooccuummeennttaalleess ddee eessttrruuccttuurraa yy ccoonntteenniiddoo hhoommooggéénneeoo


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•• UUbbiiccaarr eessee ggrruuppoo ddooccuummeennttaall ddeennttrroo ddee llaass SSeerriieess ddooccuummeennttaalleess ppoorr

ddeeppeennddeenncciiaa ddee aaccuueerrddoo aa llaa pprreesseennttee pprrooppuueessttaa ddee TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn

DDooccuummeennttaall..

PPaarraa ddeetteerrmmiinnaarr llaa rreessppoonnssaabbiilliiddaadd ddee ccuussttooddiiaarr,, ccoonnsseerrvvaarr yy ddeetteerrmmiinnaarr llaa

ddiissppoossiicciióónn ffiinnaall ddee llooss ddooccuummeennttooss,, ssee ccootteejjoo llaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess ddooccuummeennttaalleess

aarrrroojjaaddaass ppoorr llaa eennccuueessttaa,, eell MMaannuuaall ddee PPrroocceessooss yy PPrroocceeddiimmiieennttooss,, eell MMaannuuaall ddee

FFuunncciioonneess yy eell MMaannuuaall ddee AAccttiivviiddaaddeess,, ppuueess ssoonn eessttooss llooss qquuee ddeetteerrmmiinnaann llaass

ffuunncciioonneess pprrooppiiaass ddee ssuu UUnniiddaadd AAddmmiinniissttrraattiivvaa yy ppoorr eennddee ssoonn ppaarrttiiccuullaarreess ddee ccaaddaa

uunnaa ddee eellllaass yy aassíí ddeejjaammooss ccllaarriiddaadd ssoobbrree llaa pprroocceeddeenncciiaa ddeell ddooccuummeennttoo..

LLaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr EEMMPPAASS SS..AA EESSPP,, pprreesseennttaa llaa

ssiigguuiieennttee ttaabbllaa ddee sseerriieess ddooccuummeennttaalleess llaass ccuuaalleess rreefflleejjaa qquuee aallgguunnaa ddee eellllaass ssoonn

pprrooppiiaass ddee ccaaddaa UUnniiddaadd AAddmmiinniissttrraattiivvaa,, ppoorrqquuee ssoonn oorriiggiinnaaddaass eenn ddeessaarrrroolllloo ddee ssuuss

aaccttiivviiddaaddeess yy ffuunncciioonneess eessppeeccííffiiccaass,, oottrraass eenn ccaammbbiioo ssoonn ccoommuunneess aa ttooddaass llaass

ddeeppeennddeenncciiaass,, aauunnqquuee iinnddeeppeennddiieenntteess eennttrree ccaaddaa UUnniiddaadd aaddmmiinniissttrraattiivvaa,, ppoorr eennddee

aappaarreecceerráánn ccoonn eell mmiissmmoo nnoommbbrree,, ppeerroo ccoonn ddiiffeerreennttee ccóóddiiggoo aaddmmiinniissttrraattiivvoo..

2.5. SUBSERIE DOCUMENTAL

CCoonnjjuunnttoo ddee uunniiddaaddeess ddooccuummeennttaalleess qquuee ffoorrmmaann ppaarrttee ddee uunnaa sseerriiee yy ssee iiddeennttiiffiiccaann

eenn ffoorrmmaa sseeppaarraaddaa eell ccoonnjjuunnttoo ddee llaa sseerriiee,, ppoorr llooss ttiippooss ddooccuummeennttaalleess qquuee vvaarrííaann

ddee aaccuueerrddoo ccoonn eell ttrráámmiittee ddee ccaaddaa aassuunnttoo..

AA ccoonnttiinnuuaacciióónn ssee rreellaacciioonnaann llaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess DDooccuummeennttaalleess ppoorr ccaaddaa UUnniiddaadd

AAddmmiinniissttrraattiivvaa,, llaass ccuuaalleess ffuueerroonn vveerriiffiiccaaddaass yy aauuttoorriizzaaddaass ppoorr llooss pprroodduuccttoorreess ddee llaa

ddooccuummeennttaacciióónn..


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2.6. RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES

ADMINISTRATIVAS

Tabla 3. Series y Subseries documentales Gerencia General.

SERIE SUBSERIETIPOLOGIA

Resolución de constitución y reglamentación delfuncionamiento del Fondo Fijo de Caja Menor Resolución de autorización de Caja Menor AutorizaciónReembolso de caja menor.

Resolución Reconocimiento del gasto

Resolución Autorización Reembolso de caja menor.

Fotocopia de la Póliza de Manejo

Control de la Caja menor

Recibos de caja menor

Facturas y/o Cuentas de cobro o Recibos

Rut (Cuando lo Requiera)InformativasReglamentariasEntidades del EstadoInforme de Gestiòn

RESOLUCIONES Consecutivo de resoluciones

CAJA MENOR

SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

CIRCULARES

GERENCIA

GENERAL

INFORMES


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Tabla 4. Series y Subseries documentales Secretaría General.

SERIE SUBSERIE TIPOLOGIA

Actas de Asamblea de SociosActas de Junta Directiva

CIRCULARES InformativasCONCEPTOS Conceptos jurìdicos

Informe justificaciòn de la necesidad contractualMemorando autorizaciòn necesidad contractualCeertificado disponibilidad presupuestalTerminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)

Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratistaCarta de remisiòn de la propuestapropuestas de los proponentsInformaciòn del contratistaCèdula del contratista u/o Representante legalRegistro ùnico tributarioCertificado de existencia y representaciòn legal delcontratista (persona jurìdica)Certificado de paz y salvo de aportes parafiscalesCertificado SICECertificado de antecedentes fiscalesCertificado de antecedentes disciplinariosGarantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv)Desglose del AIUInforme de evaluaci`pon de las propuestas (si essuperior a 50 smlmv)Minuta contractualRegistro presupuestalPolizas aprobadasActas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)Informe justificaciòn de la necesidad contractualMemorando autorizaciòn necesidad contractualCeertificado disponibilidad presupuestalTerminos de referencia (si el valor supera los 50 smlmv)

Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratistaCarta de remisiòn de la propuesta

SECRETARIA

GENERAL

ArrendamientoCONTRATOS

CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN FORMA ALFABETICA ASCENDENTE

ACTAS


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Tabla 5. Series y Subseries documentales Secretaría General.

propuestas de los proponentsInformaciòn del contratistaCèdula del contratista u/o Representante legalRegistro ùnico tributarioCertificado de existencia y representaciòn legal delcontratista (persona jurìdica)Certificado de paz y salvo de aportes parafiscalesCertificado SICECertificado de antecedentes fiscalesCertificado de antecedentes disciplinariosGarantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv)Desglose del AIUInforme de evaluaci`pon de las propuestas (si essuperior a 50 smlmv)Minuta contractualRegistro presupuestalPolizas aprobadasActas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)


Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratistaCarta de remisiòn de la propuestapropuestas de los proponentsInformaciòn del contratistaCèdula del contratista u/o Representante legalRegistro ùnico tributarioCertificado de existencia y representaciòn legal delcontratista (persona jurìdica)Certificado de paz y salvo de aportes parafiscalesCertificado SICECertificado de antecedentes fiscalesCertificado de antecedentes disciplinariosGarantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv)Desglose del AIUInforme de evaluaci`pon de las propuestas (si essuperior a 50 smlmv)Minuta contractualRegistro presupuestalPolizas aprobadasActas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)

Compra Venta

CONTRATOS


SECRETARIA G

ENERAL

Consultoria


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Tabla 6. Series y Subseries documentales Secretaría General





Interadministrativo

Interventoria

CONTRATOS


SECRETARIA GENERAL


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CONTROL: SI


31



Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al contratistaCarta de remisiòn de la propuestapropuestas de los proponentsInformaciòn del contratistaCèdula del contratista u/o Representante legalRegistro ùnico tributarioCertificado de existencia y representaciòn legal delcontratista (persona jurìdica)Certificado de paz y salvo de aportes parafiscalesCertificado SICECertificado de antecedentes fiscalesCertificado de antecedentes disciplinariosGarantìa de seriedad de la oferta (superior a 50 smlmv)

Desglose del AIUInforme de evaluaci`pon de las propuestas (si essuperior a 50 smlmv)Minuta contractualRegistro presupuestalPolizas aprobadasActas (de acuerdo al desarrollo del contrato inicio-anticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)




CONTRATOS

SECRETARIA GENERAL


Pràctica Empresarial

Obra Pùblica



CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


32








Prestaciòn de Servicios

Suministro

SECRETARIA GENERAL

CONTRATOS


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FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


33


SolicitudMemorandoRespuesta

INFORMES Informe de Gestiòn

AutosPruebasDecisiònNotificaciòn demandaPodercontestaciòn demandanotificaciòn sentenciaconciliaciònRecursos

DERECHOS DE PETICION

PROCESOS

TIPOLOGIASUBSERIESERIE

Judiciales

Disciplinarios

SECRETARIA GENERAL

Tabla 10. Series y Subseries documentales Oficina Asesora de Control interno


Actas de Comitè de Control InternoActas de Comitè de ètica

RegistroTemarioRegimen NormativoEvaluaciònConceptosAsistenciaConvocatoria

CIRCULARES Informativas

Entidades del Estadode Gestiòn

Plan de auditoriapapeles de trabajoactas de reuniòn de mesa de trabajoinforme final

Planes de Mejoramiento Entidades delEstadoPlan de Mejoramiento Interno

Papeles de trabajoActas de reuniòn de mesa de trabajoInformesCorreosRecopilaciòn de evidencias

SEGUIMIENTO DE LA GESTION

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

SERIES Y SUBSERIES COCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ACTAS

INFORMES

PLAN ANUAL DE AUDITORIA

PLANES DE MEJORAMIENTO

ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO


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Tabla 11. Series y Subseries documentales Oficina Asesora de Comunicaciones



Avisos de prensa

Boletines

GACETA NOTI-EMPAS

INFORMES de Gestiòn

PROGRAMA INSTITUCIONAL TELEVISIVO notas audiovisuales OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES


COMUNICACIONES DE PRENSA

Tabla 12. Series y Subseries documentales Subgerencia de Planeación e Información.



Informe Revisor fiscalEstados financierosEstados financierosInforme Revisor fiscalCopia Acta Junta Directiva

INVENTARIOSInventario del centro de documentaciòn

PRESUPUESTO GENERAL presupuesto


SUBGERENCIA DE PLANEACION E

INFORMACION

Entidades del Estado

de GestiònINFORMES


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Tabla 13. Series y Subseries Coordinación Planeación Corporativa y Calidad

SERIE SUBSERIE TIPOLOGIAS

ACTASComitè Operativo Meci -Calidad

Lista de asistencia

Revisiòn por la Direcciòn Lista de asistenciaINFORMES De Gestiòn

Descripciòn de los ProgramasProyectosMetasIndicadores a cumplirPlan financiero cuatrienio

Manual de Calidad y Operaciòn delSistemaProcedimientos obligatorios SIGCCaracterizaciòn de procesosListado Maestro de DocumentosActasRegistro de administraciòn del

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL

Plan de Acciòn, de Gestiòn y Resultados Cuatrienal


COORDINACION PLANEACION CORPORATIVA Y

CALIDAD

PLANES

Tabla14. Series y Subseries Coordinación Sistemas de Información


ACTAS Actas de Reuniòn

HISTORIA DE EQUIPOS DE COMPUTO Fichas tècnicas-


Manual del UsuarioManuales Tècnicos

ComunicacionesFormato soporte UsuariosComunicacionesFormato soporte UsuariosComunicacionesFormato soporte Usuarios

Plan de Copias de seguridad

MANUALES


COORDINACIO

N SISTEMAS DE

INFORMACIO

N

Actualizaciòn Tecnològica

PLANES

Plan de Mantenimiento


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Tabla15. Series y Subseries Subgerencia Comercial




SUBGERENCIA

COMERCIAL


Tabla16. Series y Subseries Coordinación Gestión Comercial


ACTAS ReuniònFACTURACION Consecutivo facturasINFORMES de GestiònPORTAFOLIO DE SERVICIOS

OficiosinvitacionesAsistenciaRegistro fotogràficoReportes

COORDINACIO

N G

ESTIO

N

COMERCIAL


PROGRAMA DE MERCADEO Eventos de Mercadeo


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Tabla17. Series y Subseries Coordinación Servicio al Cliente



Reposiciòn o fallo resolutivoResoluciòn por fallo expediente oapertura investigaciònCarta remisiòn expedienteFormato remisiòn expedienteReclamaciòn inicial radicadaAnexos presentadosCarta de respuesta EmpresaPrueba de entregaNotificaciòn personal 1a solicitudEdictoRecurso de reposiciòn radicadoAnexos presentadosCarta respuesta recursoPrueba de entregaNotificaciòn personal 2a solicitudEdictoReporte visitaReporte seguimientoCarta de suspensiònConcepto tècnicoCarta de respuesta PQRPrueba de entregaNotificaciòn personalEdictoCarta solicitando arreglos/ingreso

Prueba de entrega arreglos/ingresos

Carta respuesta recursoPrueba de entregaNotificaciòn personalEdictoCarta envio a la SSPDSolicitud/peticiòn radicadaAnexos presentadosRecurso interpuesto radicadoAnexos presentados con recursoReporte de visitaReporte de seguimiento desuspensiònConcepto tècnico

InvitacionesRegistro Participaciòn

COORDINACION SERVICIO AL CLIENTE


Recurso de Reposiciòn

Solicitudes de Servicio

PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS

PROGRAMA Participaciòn Ciudadana


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Tabla18. Series y Subseries Subgerencia de Alcantarillado



Entidades del Estado

de GestiònINFORMESS

UBGERENCIA DE

ALCANTARILLADO SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Tabla19. Series y Subseries Coordinación de Proyectos Externos


ACTAS Comitè TècnicoCèdulaBoletìn de nomenclatura

Certificado de estratificaciòn

CONCEPTOS Conceptos TècnicosINFORMES de Gestiòn

Plano de localizaciònCarta catastralCertificado de estratificaciònBoletin de nomenclaturaCèdula

Certificado de autorizaciòn de pago porderechos de rotura de pavimento y anden

Disponibilidad del servicioCarta catastralPlano de localizaciònProyecto aprobadoMemorias de calculoPlanosOficios

Informe Tècnico de supervisiòn de obra

Acta de recibo de obraPlano recordCertificado de estratificaciònPolizasCertificado de autorizaciòn de pago porderechos de rotura de pavimento y andenCertificado de calidad de la tuberìaPaz y salvo de intervenciòn del espaciopùblicoCarta de autorizaciònActa de visitaBoletin de nomenclaturaCèdulaPermiso de intervenciòn del espacioEstudio Tècnico

AUTORIZACION DE MATRICULA PARA LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

COORDINACION PROYECTOS EXTERNOS


Proyectos Externos

Disponibilidad del Servicio

PROYECTOS


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Tabla 20. Series y Subseries Coordinación de Contratación



COORDINACION

DE

CONTRATACIÒN SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Tabla21. Series y Subseries Operación de Infraestructura


Acta de ReuniònActas de Socializaciòn deProyectos

InformeRegistro fotogràdfico


CONCEPTOS COORDINACION

OPERACIÒN DE

INFRAESTRUCTURA SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ACTAS

Conceptos Tècnicos


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Tabla22. Series y Subseries Expansión de Infraestructura


ACTAS Socializacion de Proyectos


OficiosPlanilla de capacitaciònFoosFolletos

PlanosMamoria descriptivaAnàlisis y conceptos tècnicos

PlanosMemoria descriptiva

Anàlisis y conceptos tècnicos


COORDINACION EXPANSIÒN DE

INFRAESTRUCTURA

Proyectos de Sistemas de Alcantarillado y Estructuras Complentarias

Saneamiento Bàsico

PROYECTOS

Programa de Servicio SocialPROGRAMAS

Tabla 23. Series y Subseries Subgerencia Administrativa y Financiera




SUBGERENCIA

ADMIN

ISTRATIVA Y

FIN

ANCIE

RA



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Tabla 24. Series y Subseries Coordinación Gestión Humana


ACTAS Actas de COPASO

Hojas de control de documentos ingresadoscontrato de trabajohoja de vida funciòn pùblicadeclaracion de bienes y rentascertificados de antecedentes fiscales, judiciales ydisciplinariosfotocopia de cedulalibreta militarafiliaciòn a seguridad social

certificados laborales

fotopia de titulos acadèmicosexàmenes mpedicospermisoslicencias-incapacidadesSancionesvacacioneslibranzascesantìasembargosmandatos judiciales-alimenticiosformatos hoja de vidacertificados laborales

INFORMES Informe de Gestiòn iInforme-indicadores

NòminaPrimasVacaciones colectivasLibranzasSeguros y PolizasHoras Extras y Auxilios de marchaEmbargos e informes ContralorìaCesantìas e InteresesAutoliquidadiòn Seguro social (EPS _FP_ARP)Aportes parafiscales (ICBF - Sena- Caja decompensaciòn)

Registros de asistenciainscripcionesmemoriasevaluaciòn

RegistroInscripciones

Encuesta bienestar social y clima laboral

Visitas de trabajoPrograma de Prevenciòn

COORDINACION GESTION HUMANA

CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Formaciòn y CapacitaciònPLANES

De bienestar socialPROGRAMAS

De Salud Ocupacional

HISTORIAS LABORALES

NOVEDADES DE NOMINA


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Tabla 25. Series y Subseries Coordinación de Presupuesto


ACTAS Acta de Conciliaciòn financieraCERTIFICADO DE DEVOLUCION DEINGRESOS

Solicitud

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

Solicitud

Solicitud

Copia de contratoEjecuciones de IngresosEjecuciones de GastosEntidades del Estadode Gestiòn Libro de apropiaciones ycompromisos

Libro de compromisos y obliganiones

Libro de cuentas por pagarLibro de ingresosLibro de obligaciones y pagosLibros de presupuestolibro de vigencias futuras

COORDINACION DE PRESUPUESTO

LIBROS

INFORMES

CERTIFICADO DE REGISTROPRESUPUESTAL

EJECUCIONES PRESUPUESTALES


Tabla 26. Series y Subseries Coordinación de Contabilidad


ACTAS Sostenibilidad Contable

CONCILIACIONES BANCARIAS

Declaraciòn de PatrimonioDeclaraciòn de renta y complementariosDelaraciòn de reteica e Impuesto de Industriay ComercioDeclaraciòn de retenciòn en la fuente -Reteiva-Timbre

Balance detalladoConciliaciòn tributariaConciliaciòn financieraNotas a los estados financieros (trimestral)

Balance detallado

Conciliaciòn tributariaConciliaciòn financieraNotas a los estados financieros (trimestral)

Estados de cambios en el patrimonioEstado de cambios en la situaciòn financiera y variaciones en el capital de trabajoFlujo de efectivoEntidades del Estadode GestiònLibros auxiliares por cuentasLibro caja diarioLibro inventariosLibro Mayor y balances

Asientos ContablesFacturaComprobantes de egresoTraslado de fondosRecibos de cajaComprobantes de ingresoAsientos presupuestalesComprobantes de ajustesConsignaciones a bancos

INFORMES

Estado de actividad financiera, econòmica, social y ambiental

ESTADOS FINANCIEROS

COORDINACION DE CONTABILIDAD


DECLARACIONES TRIBUTARIAS

Balance general

MOVIMIENTO CONTABLE

LIBROS DE CONTABILIDAD


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Tabla 27. Series y Subseries Coordinación de Servicios Generales


Comité de ArchivoComitè Evaluador

CONSECUTIVO COMUNICACIONESOFICIALES

Oficios

Hoja històricaImpuesto valorizaciònEscrituraHoja històricaSOATImpuestosPoliza de segurosRevisiòn tècnico mecànicaTarjeta de propiedad

INFORMES de GestiònlistadoInformes

listado

Informes

listdo

InformesRelaciòn de las necesidadesProyecciòn de comprasPlan de transferenciasInventario de transferenciasActas de eliminaciònCorrespondencia

CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS

COORDINACION DE SERVICOS GENERALES

Plan general de compras

Inventario general de bienes muebles e inmuebles

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Inventario individual de bienes devolutivos

INVENTARIOS

ESCRITURAS PUBLICAS

Inventario de bienes de consumo

ACTAS

HISTORIA DE VEHICULOS

PLANES


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Tabla 28. Series y Subseries Coordinación de Tesorería


Resolución de constitución yreglamentación del funcionamientodel Fondo Fijo de Caja Menor de cajamenor.Resolución de autorización de CajaMenor Autorización Reembolso decaja menor.


Resolución Autorización Reembolsode caja menor.Fotocopia de la Póliza de Manejo Control de la Caja menor Recibos de caja menor Facturas y/o Cuentas de cobro oRecibos Rut (Cuando lo Requiera)

Ingresos y RetencionesRetefuenteReteicaReteivaRetencion de ley

Extractos Bancarios Conciliaciones Facturas del manejo comercialexpedido por el A.M.B.Cuentas correspondientes al recaudodel mes Cuentas correspondientes al anticipodel mes Planillas de RecaudoAplicación de Depósitos Copias de devoluciones Actas de Conciliación Acta de Liquidación y conciliación deintereses por mora

EMBARGOS JUDICIALES Autorizaciòn embargo

Recibos de Caja Diaria.Planillas Diarias.Consignaciones Diarias. Boletín Semanal. Informe consolidado Mensual.Boletín diario de Caja y Bancos. Conciliación de ingresos RentasPropias.

Conciliación de ingresos convenios.



COORDINACION DE TESORERIA

Bancarias

Conciliaciones de recaudo AMBCONCILIACIONES BANCARIAS

CAJA MENOR

CERTIFICADOS


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Tabla 29. Series y Subseries Coordinación de Tesorería


Conciliación Contratos conformalidades plenas. Conciliación Contratos sinformalidades plenas. Informe PAC ProyectadoInforme PAC EjecutadoCertificaciones de reducciòn de losingresosAcuerdos Junta directivaFotocopia convenios y anexosCuentas de cobroSaldos por recaudar convenios de lavigencia

Auxiliar de bancosLibro avance de viàticosLibro de caja mayor

RadicadoOrdenes de pagoActasFactura y/o cuentas de cobroCertificaciòn de pago de nomina yseguridad socialComprobante de egresoPagoInforme mensual del servicio de ladeuda presentado al Ministerio deacienda pùblica

PLAN ANUALIZADO DE CAJA

Oficio del traslado o Nota DebitoDirigido a la Entidad bancariaCorrespondienteComprobante TF.



TRASLADO DE FONDOS Y NOTAS DEBITO

ORDENES DE PAGO

COORDINACION DE TESORERIA

LIBROS


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2.7. RELACIÓN GENERAL DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN ORDEN ALFABÉTICO

Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE

UUnnaa vveezz ddeetteeccttaaddaass yy vveerriiffiiccaaddaass llaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess DDooccuummeennttaalleess ppoorr UUnniiddaadd

AAddmmiinniissttrraattiivvaa,, ssee pprroocceeddiióó aa rreellaacciioonnaarrllaass eenn uunn CCuuaaddrroo eenn OOrrddeenn AAllffaabbééttiiccoo,,

iinnddiiccaannddoo aaddeemmááss ééll óó llooss rreessppoonnssaabblleess ddee ddiicchhaa ddooccuummeennttaacciióónn,, eessttoo ppoorr ccuuaannttoo

hhaayy SSeerriieess ddooccuummeennttaalleess qquuee ssoonn ccoommuunneess eenn ddiiffeerreenntteess ddeeppeennddeenncciiaass aauunnqquuee

iinnddeeppeennddiieennttee eennttrree eellllaass..


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Tabla 30. Series y Subseries en orden Alfabético y su Unidad Administrativa Responsable

SERIE SUBSERIE RESPONSABLEAsamblea de Socios Secretarìa GeneralComité de Archivo Servicios GeneralesComitè de Control Interno Control Interno

Comitè de ÈticaOficina Asesora de ControlInterno

Comitè Evaluador Servicios GeneralesComitè Operativo Meci -Calidad

Planeaciòn Corporativa y Calidad

Comité Paritario de SaludOcupacional -COPASO

Gestiòn Humana

Comité Tècnico Proyectos ExternosConciliaciòn financiera PresupuestoJunta Directiva Secretarìa General

ReuniònSistemas de informaciòn- Gestiònomercial - Operaciòn deInfraestructura

Revisiòn por la direcciòn Planeaciòn Corporativa y Calidad

Socializaciòn de ProyectosOperaciòn de Infraestructura -Expansiòn de Proyectos

Sostenibilidad Contable Contabilidad

ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTOOficina Asesora de ControlInterno

AUTORIZACION DE MATRICULAPARA LOS SERVICIOS DEACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

Proyectos Externos

CAJA MENOR Gerencia General- Tesorerìa

Ingresos y Retenciones TesoreriaRetefuente TesoreriaReteica TesoreriaReteiva TesoreriaRetenciòn de ley Tesoreria

CERTIFICADO DE DEVOLUCIONDE INGRESOS

Presupuesto

SERIES Y SUBSERIES EN ORDEN ALFABETICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE

ACTAS

CERTIFICADOS


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SERIE SUBSERIE RESPONSABLE

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

Presupuesto


Presupuesto

InformativasGerencia General- SecretariaGeneral- Oficina asesoras-Subgerencias.

Reglamentarias Gerencia General-

COMUNICACIONES DE PRENSAOficina Asesora deComunicaciones

jurìdicos Secretarìa GeneralTècnicos Operaciòn de Infraestructura

CONCILIACIONES BANCARIAS Contabilidad - Tesorerìa

CONCILIACIONES DE RECAUDOAMB

Tesorerìa

CONSECUTIVO COMUNICACIONESOFICIALES

Servicios Generales

Arrendamiento Secretaria GeneralCompra Venta Secretaria GeneralConsultoria Secretaria GeneralInteradministrativo Secretaria GeneralInterventorìa Secretaria GeneralObra Pùblica Secretaria GeneralPràctica Empresarial Secretaria GeneralPrestaciòn de Servicio Secretaria GeneralSuministro Secretaria General

Patrimonio Contabilidadrenta y complementarios Contabilidadreteica e Impuesto deIndustria y Comercio

Contabilidad

retenciòn en la fuente -Reteiva-Timbre

Contabilidad

DERECHOS DE PETICION Secretarìa General


CONCEPTOS

CONTRATOS


CIRCULARES


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SERIE SUBSERIE RESPONSABLE

Ejecuciones de Ingresos

Ejecuciones de Gastos

EMBARGOS JUDICIALES Tesorerìa

ESCRITURA PUBLICA Servicios Generales

Balance General Contabilidad

Estado de actividad financiera,econòmica, social y ambiental

Contabilidad

Estado de cambios en el Patrimonio Contabilidad

Estado de cambios en la situaciònfinanciera y variaciones en el capitalde trabajo

Contabilidad

flujo de efectivo Contabilidad

FACTURACION Gestiòn Comercial

GACETA NOTI-EMPAS Oficina Asesora de Comunicaciones

HISTORIA DE EQUIPOS DECOMPUTO

Sistemas de informaciòn

HISTORIA DE VEHICULOS Servicios Generales

HISTORIAS LABORALES Gestiòn Humana

Entidades del estado

Gerencia General- Oficina Asesora deControl Interno- Subgerencia dePlaneaciòn e informaciòn- Subgerenciade Alcantarillado - Presupuesto -Contabilidad

Gestiòn Todas las Àreas

INFORMES

EJECUCION PRESUPUESTAL


Coordinacion de Presupuesto

ESTADOS FINANCIEROS


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SERIE SUBSERIE RESPONSABLEInventario de bienes deconsumo

Servicios Generales

Inventario del centro dedocumentaciòn

Subgerencia de Planeaciòn eInformaciòn

Inventario general de bienesmuebles e inmuebles

Servicios Generales

Inventario individual bienesdevolutivos

Servicios Generales

Libro de Apropiaciones ycompromisos

Presupuesto

Libro de Auxiliares deBancos

Tesorerìa

Libro de Avance de viàticos Tesorerìa

Libro de Caja Mayor TesorerìaLibro de Compromisos yobliganiones

Presupuesto

Libro de Cuentas por pagar Presupuesto

Libro de Ingresos PresupuestoLibro de Obligaciones ypagos

Presupuesto

Libro de Presupuesto PresupuestoLibro de Vigencias futuras Presupuesto

Libro de Auxiliares porcuentas

Contabilidad

Libro de Caja diario ContabilidadLibro de Inventarios ContabilidadLibro de Mayor y balances Contabilidad

Manual del Usuario Sistemas de informaciònManuales tècnicos Sistemas de informaciòn

MOVIMIENTO CONTABLE Contabilidad

NOVEDADES DE NOMINA Gestiòn Humana

ORDENES DE PAGO Tesorerìa


MANUALES

INVENTARIOS

LIBROS

LIBROS DE CONTABILIDAD


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SERIE SUBSERIE RESPONSABLERecursos de Reposiiciòn Servicio al ClienteSolicitudes de Servicio Servicio al Cliente

PLAN ANUAL DE AUDITORIAOficina Asesora de ControlInterno

PLAN ANUALIZADO DE CAJA

Plan Actualizaciòntecnològica

Sistemas de informaciòn

Plan de Acciòn, de gestiòn yresultados

Planeaciòn Corporativa y Calidad

Plan de Copias de Seguridad Sistemas de informaciòn

Plan de formaciòn yCapacitaciòn

Gestiòn Humana

Plan de Mantenimiento Sistemas de informaciònPlan general de Compras Servicios Generales

Plan de MejoramientoEntidades del estado

Oficina Asesora de ControlInterno

Plan de Mejoramiento internoOficina Asesora de ControlInterno

PORTAFOLIO DE SERVICIOS Gestiòn Comercial

PRESUPUESTO GENERAL Presupuesto Subgerencia de Planeaciòn

Disciplinarios Secretarìa GeneralJudiciales Secretarìa General

De Bienestar Social Gestiòn HumanaDe Salud Ocupacional Gestiòn HumanaDe Servicio Social Expansiòn de InfraestructuraParticipaciòn Ciudadana Servicio al Cliente

PROGRAMA DE MERCADEO Eventos de Mercadeo Gestiòn Comercial

PROGRAMA INSTITUCIONALTELEVISIVO

Oficina Asesora deComunicaciones



PROCESOS

PROGRAMA

PETICIONES, QUEJAS YRECURSOS

PLANES


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SERIE SUBSERIE RESPONSABLEDisponibilidad del servicio Proyectos ExternosProyectos Externos Proyectos externosProyecto de Saneamiento Bàsico Expansiòn de infraestructura

Proyectos de Sistemas deAlcantarillado y EstructurasComplentarias

Expansiòn de infraestructura

RESOLUCIONES Gerencia General


SISTEMA DE GESTION Y CONTROL Planeaciòn Corportativa y Calidad

TABLA DE RETENCIONDOCUMENTAL

Servicios Generales

TRASLADO DE FONDOS Y NOTASDEBITO

PROYECTOS



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2.8. CODIFICACIÒN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EN ORDEN ALFABÉTICO

EEll ccóóddiiggoo ddee llaa SSeerriiee yy llaa SSuubbsseerriiee ddooccuummeennttaall ccoonnssttaa ddee ddooss nnúúmmeerrooss,, eell pprriimmeerroo

ccoorrrreessppoonnddee aa llaa SSeerriiee yy eell sseegguunnddoo aa llaa SSuubbsseerriiee,, llooss ccuuaalleess ssuurrggiieerroonn ddee uunn

lliissttaaddoo ggeenneerraall qquuee ssee ffoorrmmoo,, uunniiffiiccaannddoo llaa pprroodduucccciióónn ddooccuummeennttaall ddee ttooddaass llaass

UUnniiddaaddeess aaddmmiinniissttrraattiivvaass,, ccoonn ssuuss rreessppeeccttiivvooss TTiippooss DDooccuummeennttaalleess.. EEssttooss ffuueerroonn

oorrggaanniizzaaddooss aallffaabbééttiiccaammeennttee yy eenn ffoorrmmaa ccoonnsseeccuuttiivvaa aasscceennddeennttee..


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Tabla 36. Codificación Series y Subseries documentales en orden Alfabético

CÒDIGO SERIE CÒDIGO SUBSERIE RESPONSABLE

1 Asamblea de Socios Secretarìa General2 Comité de Archivo Servicios Generales3 Comitè de Control Interno Control Interno

4 Comitè de Ètica Oficina Asesora de Control Interno

5 Comitè Evaluador Servicios Generales

6 Comitè Operativo Meci - Calidad Planeaciòn Corporativa y Calidad

7Comité Paritario de SaludOcupacional -COPASO

Gestiòn Humana

8 Comité Tècnico Proyectos Externos9 Conciliaciòn financiera Presupuesto10 Junta Directiva Secretarìa General

11 ReuniònSistemas de informaciòn- Gestiònomercial - Operaciòn deInfraestructura

12 Revisiòn por la direcciòn Planeaciòn Corporativa y Calidad

13 Socializaciòn de ProyectosOperaciòn de Infraestructura -Expansiòn de Proyectos

14 Sostenibilidad Contable Contabilidad

2 ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO Oficina Asesora de Control Interno

3AUTORIZACION DE MATRICULA PARALOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO YALCANTARILLADO

Proyectos Externos

Gerencia General- Tesorerìa4 CAJA MENOR

1 Ingresos y Retenciones Tesoreria2 Retefuente Tesoreria3 Reteica Tesoreria4 Reteiva Tesoreria5 Retenciòn de ley Tesoreria

6CERTIFICADO DE DEVOLUCION DEINGRESOS

Presupuesto

7CERTIFICADO DE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

Presupuesto

8CERTIFICADO DE REGISTROPRESUPUESTAL

Presupuesto

1 InformativasGerencia General- SecretariaGeneral- Oficina asesoras-Subgerencias.

2 Reglamentarias Gerencia General-

10 COMUNICACIONES DE PRENSAOficina Asesora deComunicaciones

CIRCULARES9

CODIFICACION SERIES Y SUBSERIES EN FORMA ASCENDENTE - ORDEN ALFABÈTICO Y SU UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE

ACTAS1

CERTIFICADOS5


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CÒDIGO SERIE CÒDIGO SUBSERIE RESPONSABLE1 jurìdicos Secretarìa General2 Tècnicos Operaciòn de Infraestructura

12 CONCILIACIONES BANCARIAS Contabilidad - Tesorerìa

13 CONCILIACIONES DE RECAUDO AMB Tesorerìa

14CONSECUTIVO COMUNICACIONESOFICIALES

Servicios Generales

1 Arrendamiento Secretaria General2 Compra Venta Secretaria General3 Consultoria Secretaria General4 Interadministrativo Secretaria General5 Interventorìa Secretaria General6 Obra Pùblica Secretaria General7 Pràctica Empresarial Secretaria General8 Prestaciòn de Servicio Secretaria General9 Suministro Secretaria General

1 Patrimonio Contabilidad2 renta y complementarios Contabilidad

3reteica e Impuesto de Industria yComercio

Contabilidad

4retenciòn en la fuente -Reteiva-Timbre

Contabilidad

17 DERECHOS DE PETICION Secretarìa General

1 Ejecuciones de Ingresos2 Ejecuciones de Gastos

19 EMBARGOS JUDICIALES Tesorerìa

20 ESCRITURA PUBLICA Servicios Generales

1 Balance General Contabilidad

2Estado de actividad financiera,econòmica, social y ambiental

Contabilidad

3Estado de cambios en elPatrimonio

Contabilidad

4Estado de cambios en la situaciònfinanciera y variaciones en elcapital de trabajo

Contabilidad

5 flujo de efectivo Contabilidad

22 FACTURACION Gestiòn Comercial

23 GACETA NOTI-EMPASOficina Asesora deComunicaciones

24 HISTORIA DE EQUIPOS DE COMPUTO Sistemas de informaciòn

CONCEPTOS11

CONTRATOS15


DECLARACIONES TRIBUTARIAS16

Coordinacion de PresupuestoEJECUCION PRESUPUESTAL18

ESTADOS FINANCIEROS21


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CÒDIGO SERIE CÒDIGO SUBSERIE RESPONSABLE25 HISTORIA DE VEHICULOS Servicios Generales

26 HISTORIAS LABORALES Gestiòn Humana

1 Entidades del estado

Gerencia General- OficinaAsesora de Control Interno-Subgerencia de Planeaciòn einformaciòn- Subgerencia deAlcantarillado - Presupuesto -Contabilidad

2 Gestiòn Todas las Àreas

1 Inventario de bienes de consumo Servicios Generales

2Inventario del centro dedocumentaciòn

Subgerencia de Planeaciòn eInformaciòn

3Inventario general de bienesmuebles e inmuebles

Servicios Generales

4Inventario individual bienesdevolutivos

Servicios Generales

1Libro de Apropiaciones ycompromisos

Presupuesto

2 Libro de Auxiliares de Bancos Tesorerìa3 Libro de Avance de viàticos Tesorerìa4 Libro de Caja Mayor Tesorerìa

5Libro de Compromisos yobliganiones

Presupuesto

6 Libro de Cuentas por pagar Presupuesto7 Libro de Ingresos Presupuesto8 Libro de Obligaciones y pagos Presupuesto9 Libro de Presupuesto Presupuesto10 Libro de Vigencias futuras Presupuesto

1 Libro de Auxiliares por cuentas Contabilidad2 Libro de Caja diario Contabilidad3 Libro de Inventarios Contabilidad4 Libro de Mayor y balances Contabilidad

1 Manual del Usuario Sistemas de informaciòn2 Manuales tècnicos Sistemas de informaciòn

32 MOVIMIENTO CONTABLE Contabilidad

33 NOVEDADES DE NOMINA Gestiòn Humana

34 ORDENES DE PAGOS Tesorerìa

1 Recursos de Reposiiciòn Servicio al Cliente2 Solicitudes de Servicio Servicio al Cliente

36 PLAN ANUAL DE AUDITORIAOficina Asesora de ControlInterno

37 PLAN ANUALIZADO DE CAJA

30 LIBROS DE CONTABILIDAD

31 MANUALES

35 PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS

27 INFORMES

28 INVENTARIOS

29 LIBROS



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CÒDIGO SERIE CÒDIGO SUBSERIE RESPONSABLE1 Plan Actualizaciòn tecnològica Sistemas de informaciòn

2Plan de Acciòn, de gestiòn yresultados

Planeaciòn Corporativa yCalidad

3 Plan de Copias de Seguridad Sistemas de informaciòn

4 Plan de formaciòn y Capacitaciòn Gestiòn Humana

5 Plan de Mantenimiento Sistemas de informaciòn6 Plan general de Compras Servicios Generales

1Plan de Mejoramiento Entidadesdel estado

Oficina Asesora de ControlInterno

2 Plan de Mejoramiento internoOficina Asesora de ControlInterno

40 PORTAFOLIO DE SERVICIOS Gestiòn Comercial

41 PRESUPUESTO GENERAL Presupuesto Subgerencia de Planeaciòn

1 Disciplinarios Secretarìa General2 Judiciales Secretarìa General

1 De Bienestar Social Gestiòn Humana2 De Salud Ocupacional Gestiòn Humana3 De Servicio Social Expansiòn de Infraestructura4 Participaciòn Ciudadana Servicio al Cliente

44 PROGRAMA DE MERCADEO 1 Eventos de Mercadeo Gestiòn Comercial

45 PROGRAMA INSTITUCIONAL TELEVISIVOOficina Asesora deComunicaciones

1 Disponibilidad del servicio Proyectos Externos2 Proyectos Externos Proyectos externos

3 Proyecto de Saneamiento Bàsico Expansiòn de infraestructura

4Proyectos de Sistemas deAlcantarillado y EstructurasComplentarias

Expansiòn de infraestructura

47 RESOLUCIONES Gerencia General

48 SEGUIMIENTO DE LA GESTION

49 SISTEMA DE GESTION Y CONTROLPlaneaciòn Corportativa yCalidad

50 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Servicios Generales

51 TRASLADO DE FONDOS Y NOTAS DEBITO

42 PROCESOS

46 PROYECTOS

38 PLANES

39 PLANES DE MEJORAMIENTO

43 PROGRAMA



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2.9. CODIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y EN ORDEN

ALFABÈTICO-ASCENDENTE

UUnnaa vveezz oorrddeennaaddaass eenn oorrddeenn aallffaabbééttiiccoo yy ccooddiiffiiccaaddaass eenn ffoorrmmaa ggeenneerraall,, ttaannttoo llaass

UUnniiddaaddeess AAddmmiinniissttrraattiivvaass ccoommoo llaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess qquuee ccoonnffoorrmmaann llaa

PPrroodduucccciióónn ddooccuummeennttaall ddee ttooddaa llaa EEmmpprreessaa,, ssee pprroocceeddiióó aa uunniiffiiccaarr eessttaass ddooss

iinnffoorrmmaacciioonneess eenn uunn ccuuaaddrroo ddee CCOODDIIFFIICCAACCIIÒÒNN DDEE SSEERRIIEESS YY SSUUBBSSEERRIIEESS PPOORR

UUNNIIDDAADDEESS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS....

Tabla 40. Codificación Series y Subseries Gerencia General

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIETIPOLOGIA

Resolución de constitución y reglamentación delfuncionamiento del Fondo Fijo de Caja Menor

Resolución de autorización de Caja MenorAutorización Reembolso de caja menor.


Resolución Autorización Reembolso de caja menor.

Fotocopia de la Póliza de Manejo

Control de la Caja menor

Recibos de caja menor

Facturas y/o Cuentas de cobro o Recibos

Rut (Cuando lo Requiera)

1 Informativas

2 Reglamentarias

1 Entidades del Estado

2 Informe de Gestiòn

47 RESOLUCIONES Consecutivo de resoluciones

27 INFORMES

CAJA MENOR


9 CIRCULARES

4

GG - G

ERENCIA G

ENERAL


CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


59

Tabla 41. Codificación Series y Subseries Secretaria General

CÒDIGO SERIE CÒDIGO SUBSERIE TIPOLOGIA

1 Actas de Asamblea de Socios10 Actas de Junta Directiva

9 CIRCULARES 1 Informativas11 CONCEPTOS 1 Conceptos jurìdicos

Informe justificaciòn de la necesidadcontractual

Memorando autorizaciòn necesidadcontractualCertificado disponibilidad presupuestal

Terminos de referencia (si el valor superalos 50 smlmv)Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido alcontratista

Carta de remisiòn de la propuestapropuestas de los proponentesInformaciòn del contratistaCèdula del contratista u/o RepresentantelegalRegistro ùnico tributarioCertificado de existencia y representaciònlegal del contratista (persona jurìdica)

Certificado de paz y salvo de aportesparafiscales

Certificado SICE

Certificado de antecedentes fiscales

Certificado de antecedentes disciplinarios

Garantìa de seriedad de la oferta (superior Desglose del AIUInforme de evaluaci`pon de las propuestas(si es superior a 50 smlmv)Minuta contractualRegistro presupuestalPolizas aprobadasActas (de acuerdo al desarrollo delcontrato inicio-anticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)

Informe justificaciòn de la necesidad Memorando autorizaciòn necesidad Ceertificado disponibilidad presupuestalTerminos de referencia (si el valor superalos 50 smlmv)Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido al Carta de remisiòn de la propuestapropuestas de los proponentsInformaciòn del contratistaCèdula del contratista u/o RepresentanteRegistro ùnico tributarioCertificado de existencia y representaciònlegal del contratista (persona jurìdica)Certificado de paz y salvo de aportesCertificado SICECertificado de antecedentes fiscalesCertificado de antecedentes disciplinarios


Arrendamiento1.

15 CONTRATOS

2 Compra Venta

ACTAS1

SG - SECRETARIA GENERAL


CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


60



Garantìa de seriedad de la oferta (superiora 50 smlmv)Desglose del AIUInforme de evaluaci`pon de las propuestas(si es superior a 50 smlmv)Minuta contractualRegistro presupuestalPolizas aprobadasActas (de acuerdo al desarrollo delcontrato inicio-anticipo-pagos parciales-

Informe justificaciòn de la necesidadcontractualMemorando autorizaciòn necesidadcontractualCeertificado disponibilidad presupuestal

Terminos de referencia (si el valor superalos 50 smlmv)Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido alcontratistaCarta de remisiòn de la propuestapropuestas de los proponentsInformaciòn del contratistaCèdula del contratista u/o RepresentantelegalRegistro ùnico tributarioCertificado de existencia y representaciònlegal del contratista (persona jurìdica)

Certificado de paz y salvo de aportesparafiscalesCertificado SICECertificado de antecedentes fiscalesCertificado de antecedentes disciplinarios

Garantìa de seriedad de la oferta (superiora 50 smlmv)Desglose del AIUInforme de evaluaci`pon de las propuestas(si es superior a 50 smlmv)Minuta contractualRegistro presupuestalPolizas aprobadasActas (de acuerdo al desarrollo delcontrato inicio-anticipo-pagos parciales-definitivo-liquidaciòn)

SG - SECRETARIA

GENERAL

Consultoria3


2 Compra Venta

CONTRATOS15


CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


61









Certificado de paz y salvo de aportesparafiscalesCertificado SICECertificado de antecedentes fiscales

SG - SECRETARIA G

ENERAL

Interventoria5

Interadministrativo4


CONTRATOS15


CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


62



Certificado de antecedentes disciplinarios







Terminos de referencia (si el valor superalos 50 smlmv)Oficio de invitaciòn a cotizar dirigido alcontratista

Obra Pùblica6


INTERVENTORIA5

Pràctica Empresarial7

CONTRATOS15

SG - SECRETARIA

GENERAL


CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


63


CÒDIGO SERIE CÒDIGO SUBSERIE TIPOLOGIACarta de remisiòn de la propuestapropuestas de los proponentsInformaciòn del contratistaCèdula del contratista u/o RepresentantelegalRegistro ùnico tributarioCertificado de existencia y representaciònlegal del contratista (persona jurìdica)







15

SG - SECRETARIA GENERAL


Pràctica Empresarial7

CONTRATOS

Prestaciòn de Servicios8


CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


64







SolicitudMemorandoRespuesta

27 INFORMES 2 Informe de Gestiòn

AutosPruebasDecisiònNotificaciòn demandaPodercontestaciòn demandanotificaciòn sentenciaconciliaciònRecursos

9 Suministro


SG - SECRETARIA

GENERAL

1

2

PROCESOS 42

17 DERECHOS DE PETICION

15 CONTRATOS

Disciplinarios

Judiciales


CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


65

Tabla 47. Codificación Series y Subseries Oficina Asesora de Control Interno

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE TIPOLOGIA3 Actas de Comitè de Control Interno4 Actas de Comitè de ètica

RegistroTemarioRegimen NormativoEvaluaciònConceptosAsistenciaConvocatoria

9 CIRCULARES 1 Informativas

1 Entidades del Estado2 de Gestiòn

Plan de auditoriapapeles de trabajoactas de reuniòn de mesa de trabajoinforme final

1Planes de Mejoramiento Entidades delEstado

2 Plan de Mejoramiento Interno

Papeles de trabajoActas de reuniòn de mesa de trabajoInformesCorreosRecopilaciòn de evidencias

OACI - O

FIC

INA A

SESORA D

E C

ONTROL INTERNO

ACTAS

INFORMES

PLAN ANUAL DE AUDITORIA


1



27

ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO

39

36

2

48

Tabla 48. Codificación Series y Subseries Oficina Asesora de Comunicaciones

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE TIPOLOGIA

9 CIRCULARES 1 Informativas10 COMUNICACIONES DE PRENSA Avisos de prensa23 GACETA NOTI-EMPAS27 INFORMES 1 de Gestiòn45 PROGRAMA INSTITUCIONAL TELEVISIVO notas audiovisuales


OAPC -

OFIC

INA

ASESORA D

E

COMUNIC

ACIO

NES


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FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


66

Tabla 49. Codificación Series y Subseries Subgerencia de Planeación e Información

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE TIPOLOGIA


Informe Revisor fiscalEstados financierosEstados financierosInforme Revisor fiscalCopia Acta Junta Directiva

28 INVENTARIOS 2Inventario del centro de documentaciòn

41 PRESUPUESTO GENERAL presupuesto SPI - SUBGERENCIA DE PLANEACIO

N

E INFORMACION



de Gestiòn227 INFORMES

Tabla 50. Codificación Series y Subseries Coordinación Planeación Corporativa y Calidad

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE TIPOLOGIAS

1 ACTAS 6Comitè Operativo Meci -Calidad

Lista de asistencia

12 Revisiòn por la Direcciòn Lista de asistencia27 INFORMES 2 De Gestiòn

Descripciòn de los ProgramasProyectosMetasIndicadores a cumplirPlan financiero cuatrienio

Manual de Calidad y Operaciòn delSistemaProcedimientos obligatorios SIGCCaracterizaciòn de procesosListado Maestro de DocumentosActasRegistro de administraciòn del

38


CPCC - C

OORDIN

ACIO

N P

LANEACIO

N

CORPORATIV

A Y

CALID

AD

SISTEMA DE GESTION Y CONTROL49

Plan de Acciòn, de Gestiòn y Resultados Cuatrienal

2PLANES


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FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


67

Tabla 51. Codificación Series y Subseries Coordinación Sistemas de Información

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE TIPOLOGIAS1 ACTAS 11 Actas de Reuniòn

24 HISTORIA DE EQUIPOS DE COMPUTO Fichas tècnicas-

27 INFORMES 2 de Gestiòn

1 Manual del Usuario2 Manuales Tècnicos

ComunicacionesFormato soporte UsuariosComunicacionesFormato soporte UsuariosComunicacionesFormato soporte Usuarios

CSI - COORDIN

ACIO

N SISTEMAS D

E

INFORMACIO

N

PLANES38

Plan de Mantenimiento5

Plan de Copias de seguridad

MANUALES31

3

Actualizaciòn Tecnològica1


Tabla 52. Codificación Series y Subseries Subgerencia Comercial





SC -

SUBGERENCIA

COMERCIA

L

Tabla 53. Codificación Series y Subseries Coordinación Gestión Comercial

CÒDIGO SERIE CODIGO SUBSERIE TIPOLOGIAS1 ACTAS 11 Reuniòn24 FACTURACION Consecutivo facturas29 INFORMES 2 Gestiòn37 PORTAFOLIO DE SERVICIOS

OficiosinvitacionesAsistenciaRegistro fotogràficoReportes


46 PROGRAMA DE MERCADEO 1 Eventos de Mercadeo

CGC - C

OORDIN

ACIO

N

GESTIO

N C

OM

ERCIA

L


CÓDIGO: MAAD-01-02

FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


68

Tabla 54. Codificación Series y Subseries Coordinación Servicio al Cliente


27 INFORMES 2 de GestiònReposiciòn a fallo rsolutivoResoluciòn por fallo expediente oapertura investigaciònCarta remisiòn de expedienteFormato remisiòn expedienteReclamaciòn inicial radicadaAnexos presentadosCarta de respuesta EmpresaPrueba de entregaNotificaciònPersonalEdictoRecusto de reposiciòn radicadoAnexos presentadosCarta respuesta rcursoPrueba de entregaNotificaciòn PersonalEdictoReporte de visitaReporte de seguimientoCarta de sus pensiònConcepto tècnico.

Carta de respuesta PQRPrueba de entregaNotificaciòn PersoalEdictoCarta solicitando arreglos /ingresoPrueba de entrega cartaCarta respuesta recursoPrueba de entregaNotificaciòn personalEditcoCarta envio a la SSPDSolicitud/peticiòn radicadaAnexos presentadosRecursos interpuesto radicadoAnexos presentados con recursoReporte de visitaresporte de seguimientoçcasta deconcepto tècnico

InvitacionesRegistro Participaciòn

4 Participaciòn Ciudadana

Recurso de Reposiciòn1

Solicitudes de Servicio2


CSC - COORDINACIO

N SERVIC

IO AL C

LIENTE

35PETICIONES, QUEJAS YRECURSOS

43 PROGRAMA


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FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


69

Tabla 55. Codificación Series y Subseries Subgerencia de Alcantarillado




2 de Gestiòn

SA -

SUBGERENCIA

DE

ALCANTARIL

LADO

27


INFORMES

Tabla 56. Codificación Series y Subseries Coordinación Proyectos Externos


1 ACTAS 8 Comitè TècnicoCèdulaBoletìn de nomenclatura

Certificado de estratificaciòn

Informe

Registro fotogràfico27 INFORMES 2 de Gestiòn

Plano de localizaciònCarta catastralCertificado de estratificaciònBoletin de nomenclaturaCèdula

Certificado de autorizaciòn de pago porderechos de rotura de pavimento y anden

Disponibilidad del servicioCarta catastralPlano de localizaciònProyecto aprobadoMemorias de calculoPlanosOficios

Informe Tècnico de supervisiòn de obra

Acta de recibo de obraPlano recordCertificado de estratificaciònPolizasCertificado de autorizaciòn de pago porderechos de rotura de pavimento y andenCertificado de calidad de la tuberìaPaz y salvo de intervenciòn del espaciopùblicoCarta de autorizaciònActa de visitaBoletin de nomenclaturaCèdulaPermiso de intervenciòn del espacioEstudio Tècnico

Concepto Tècnicos2CONCEPTOS 11

3

CPE - COORDINACIO

N PROYECTOS EXTERNOS


2 Proyectos Externos

Disponibilidad del Servicio1

PROYECTOS46

AUTORIZACION DE MATRICULA PARA LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO


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FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


70

Tabla 57. Codificación Series y Subseries Coordinación de Contratación


27 INFORMES 2 de GestiònCDC -

COORDIN

ACI

ON D

E

CONTRATACI

ÒN


Tabla 58. Codificación Series y Subseries Coordinación Operación de Infraestructura


11 Acta de Reuniòn

13Actas de Socializaciòn deProyectos

Informe

Registro fotogràfico



Conceptos Tècnicos2CONCEPTOS11

ACTAS1

COI - COORDINACION

OPERACIÒN DE

INFRAESTRUCTURA

Tabla 59. Codificación Series y Subseries Coordinación Expansión de Infraestructura


1 ACTAS 13 Socializacion de Proyectos27 INFORMES 2 de Gestiòn

OficiosPlanilla de capacitaciònFotosFolletosPlanosMamoria descriptivaAnàlisis y conceptos tècnicosPlanosMamoria descriptiva

Anàlisis y conceptos tècnicos

Programa de Servicio Social3PROGRAMAS43

CEI - COORDIN

ACIO

N E

XPANSIÒ

N

DE INFRAESTRUCTURA


Proyectos de Sistemas de Alcantarillado y Estructuras Complementarias

Saneamiento Bàsico3

4

PROYECTOS46


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CONTROL: SI


71

Tabla 60. Codificación Series y Subseries Subgerencia Administrativa y Financiera





SAF - S

UBG

ERENCIA

ADM

INIS

TRATIV

A Y

FIN

ANCIE

RA


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CONTROL: SI


72

Tabla 61. Codificación Series y Subseries Coordinación Gestión Humana


1 ACTAS 7 Actas de COPASOHojas de control de documentos ingresadoscontrato de trabajohoja de vida funciòn pùblicadeclaracion de bienes y rentascertificados de antecedentes fiscales, judiciales ydisciplinariosfotocopia de cedulalibreta militarafiliaciòn a seguridad social

certificados laborales

fotopia de titulos acadèmicosexàmenes mpedicospermisoslicencias-incapacidadesSancionesvacacioneslibranzascesantìasembargosmandatos judiciales-alimenticiosformatos hoja de vidacertificados laboralesiInformeIndicadoresNòminaPrimasVacaciones colectivasLibranzasSeguros y PolizasHoras Extras y Auxilios de marchaEmbargos e informes ContralorìaCesantìas e InteresesAutoliquidadiòn Seguro social (EPS _FP_ARP)Aportes parafiscales (ICBF - Sena- Caja decompensaciòn)

Registros de asistenciainscripcionesmemoriasevaluaciòn

RegistroInscripciones

Encuesta bienestar social y clima laboral

Visitas de trabajoPrograma de Prevenciòn

2

Informe de Gestiòn2INFORMES27

Formaciòn y Capacitaciòn4PLANES38

NOVEDADES DE NOMINA

33 CGH - C

OORDIN

ACIO

N G

ESTIO

N H

UMANA

De bienestar social1PROGRAMAS43

De Salud Ocupacional


HISTORIAS LABORALES

26


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73

Tabla 62 . Codificación Series y Subseries Coordinación de Presupuesto


1 ACTAS 9 Acta de Conciliaciòn financiera

6CERTIFICADO DE DEVOLUCION DEINGRESOS

Solicitud

7CERTIFICADO DE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL

Solicitud

Solicitud

Copia de contrato1 Ejecuciones de Ingresos2 Ejecuciones de Gastos1 Entidades del Estado2 de Gestiòn

1Libro de apropiaciones ycompromisos

5 Libro de compromisos y obliganiones

6 Libro de cuentas por pagar7 Libro de ingresos8 Libro de obligaciones y pagos9 Libros de presupuesto10 libro de vigencias futuras



8

EJECUCION PRESUPUESTAL

LIBROS29

18

INFORMES27

CP -COORDIN

ACIO

N D

E PRESUPUESTO


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Tabla 63 . Codificación Series y Subseries Coordinación de Contabilidad

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE TIPOLOGIAS1 ACTAS 14 Sostenibilidad Contable

12 CONCILIACIONES BANCARIAS

1 Declaraciòn de Patrimonio2 Declaraciòn de renta y complementarios

3Delaraciòn de reteica e Impuesto de Industria yComercio

4Declaraciòn de retenciòn en la fuente -Reteiva-Timbre

Balance detalladoConciliaciòn tributariaConciliaciòn financieraNotas a los estados financieros (trimestral)

Balance detallado

Conciliaciòn tributariaConciliaciòn financieraNotas a los estados financieros (trimestral)

3 Estados de cambios en el patrimonio

4Estado de cambios en la situaciòn financiera yvariaciones en el capital de trabajo

5 Flujo de efectivo1 Entidades del Estado2 de Gestiòn1 Libros auxiliares por cuentas2 Libro caja diario3 Libro inventarios4 Libro Mayor y balances

Asientos ContablesFacturaComprobantes de egresoTraslado de fondosRecibos de cajaComprobantes de ingresoAsientos presupuestalesComprobantes de ajustesConsignaciones a bancos

CC - COORDINACIO

N DE CONTABILIDAD


Balance general1

MOVIMIENTO CONTABLE32

LIBROS DE CONTABILIDAD30

INFORMES27

16

Estado de actividad financiera, econòmica, social y ambiental

2ESTADOS FINANCIEROS21


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Tabla 64. Codificación Series y Subseries Coordinación Servicios Generales


2 Comité de Archivo5 Comitè Evaluador

14CONSECUTIVO COMUNICACIONESOFICIALES

Oficios

Hoja històricaImpuesto valorizaciònEscrituraHoja històricaSOATImpuestosPoliza de segurosRevisiòn tècnico mecànicaTarjeta de propiedad

27 INFORMES 2 de GestiònlistadoInformes

listado

Informes

listdo

InformesRelaciòn de las necesidadesProyecciòn de comprasPlan de transferenciasInventario de transferenciasActas de eliminaciònCorrespondencia

CSG - C

OORDIN

ACIO

N D

E SERVIC

OS G

ENERALES


ACTAS1

HISTORIA DE VEHICULOS

6PLANES38

28

25

ESCRITURAS PUBLICAS20

Inventario de bienes de consumo1

Plan general de compras

Inventario general de bienes muebles e inmuebles

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL50

3

Inventario individual de bienes devolutivos

4

INVENTARIOS


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Tabla 65. Codificación Series y Subseries Coordinación Tesorería


Resolución de constitución yreglamentación del funcionamientodel Fondo Fijo de Caja Menor de cajamenor.Resolución de autorización de CajaMenor Autorización Reembolso decaja menor.


Resolución Autorización Reembolsode caja menor.Fotocopia de la Póliza de Manejo Control de la Caja menor Recibos de caja menor Facturas y/o Cuentas de cobro oRecibos Rut (Cuando lo Requiera)

1 Ingresos y Retenciones2 Retefuente3 Reteica4 Reteiva5 Retencion de ley

Extractos Bancarios Conciliaciones Facturas del manejo comercialexpedido por el A.M.B.Cuentas correspondientes al recaudodel mes Cuentas correspondientes al anticipodel mes Planillas de RecaudoAplicación de Depósitos Copias de devoluciones Actas de Conciliación Acta de Liquidación y conciliación deintereses por mora

19 EMBARGOS JUDICIALES Autorizaciòn embargoRecibos de Caja Diaria.Planillas Diarias.Consignaciones Diarias. Boletín Semanal. Informe consolidado Mensual.Boletín diario de Caja y Bancos. Conciliación de ingresos RentasPropias.

Conciliación de ingresos convenios.

Conciliación Contratos conformalidades plenas. Conciliación Contratos sinformalidades plenas. Informte PAC ProyectadoInforme PAC EjecutadoCertificaciones de reducciòn de losingresosAcuerdos Junta directivaFotocopia convenios y anexosCuentas de cobroInformes saldos por recaudarconvenios de la vigencia


Bancarias1

CAJA MENOR4

13 CONCILIACION DE RECAUDO AMB

27 de Gestiòn

CT - COORDINACIO

N DE TESORERIA

2INFORMES

CERTIFICADOS

12

5

CONCILIACIONES BANCARIAS


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Tabla 66. Codificación Series y Subseries Coordinación Tesorería


2 Auxiliar de bancos3 Libro avance de viàticos4 Libro de caja mayor

RadicadoOrdenes de pagoActasFactura y/o cuentas de cobroCertificaciòn de pago de nomina yseguridad socialComprobante de egresoPagoInforme mensual del servicio de ladeuda presentado al Ministerio deacienda pùblica

37 PLAN ANUALIZADO DE CAJAOficio del traslado o Nota DebitoDirigido a la Entidad bancariaCorrespondienteComprobante TF.

34

29 LIBROS

51TRASLADO DE FONDOS Y NOTAS DEBITO

ORDENES DE PAGO


CT - COORDINACIO

N DE TESORERIA

2.10. VALORACIÓN DOCUMENTAL

2.10.1 Valor Primario

EEll AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn,, ddeeffiinnee vvaalloorr pprriimmaarriioo ccoommoo:: ““EEss eell vvaalloorr qquuee ttiieenneenn llooss

ddooccuummeennttooss mmiieennttrraass ssiirrvveenn aa llaa iinnssttiittuucciióónn pprroodduuccttoorraa yy aall iinniicciiaaddoorr,, ddeessttiinnaattaarriioo oo bbeenneeffiicciiaarriioo.. EEss

ddeecciirr aa llooss iinnvvoolluuccrraaddooss eenn eell aassuunnttoo””..

SSoonn ddee ccaarráácctteerr::

•• VVaalloorr AAddmmiinniissttrraattiivvoo:: EEss aaqquueell qquuee ppoosseeee uunn ddooccuummeennttoo ppaarraa llaa ddeeppeennddeenncciiaa

qquuee lloo ccrreeoo.. EEssttáá rreellaacciioonnaaddoo aall ttrráámmiittee oo aassuunnttoo qquuee mmoottiivvóó ssuu ccrreeaacciióónn.. SSee

eennccuueennttrraa eenn ttooddooss llooss ddooccuummeennttooss.. EEss iimmppoorrttaannttee ppoorr ssuu uuttiilliiddaadd rreeffeerreenncciiaall

ppaarraa llaa ppllaanneeaacciióónn yy llaa ttoommaa ddee ddeecciissiioonneess..

•• VVaalloorr JJuurrííddiiccoo:: EEss aaqquueell ddeell qquuee ssee ddeerriivvaann ddeerreecchhooss uu oobblliiggaacciioonneess lleeggaalleess

rreegguullaaddooss ppoorr eell ddeerreecchhoo ccoommúúnn


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•• VVaalloorr LLeeggaall:: VVaalloorr qquuee ttiieennee llooss ddooccuummeennttooss ccoommoo pprruueebbaa aannttee llaa LLeeyy..

ddooccuummeennttooss ddiissppoossiittiivvooss ddeell eessttaaddoo ((lleeyyeess)) yy ddooccuummeennttooss tteessttiimmoonniiaalleess

((RReeggiissttrroo CCiivviill))

•• VVaalloorr FFiissccaall:: EEss llaa uuttiilliiddaadd oo aappttiittuudd qquuee ttiieenneenn llooss ddooccuummeennttooss yy qquuee ssiirrvveenn ddee

tteessttiimmoonniioo ddee oobblliiggaacciioonneess ttrriibbuuttaarriiaass..

•• VVaalloorr ccoonnttaabbllee:: eess llaa uuttiilliiddaadd oo aaccttiittuudd ddee llooss ddooccuummeennttooss qquuee ssooppoorrttaann eell

ccoonnjjuunnttoo ddee ccuueennttaass,, rreeggiissttrrooss ddee llooss iinnggrreessooss yy eeggrreessooss yy ddee llooss mmoovviimmiieennttooss

eeccoonnóómmiiccooss ddee uunnaa eennttiiddaadd ppúúbblliiccaa oo pprriivvaaddaa..

2.10.2. Valores Secundarios

EEll AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn,, ddeeffiinnee vvaalloorr sseeccuunnddaarriioo ccoommoo:: ““EEss eell qquuee iinntteerreessaa aa llooss

iinnvveessttiiggaaddoorreess ddee iinnffoorrmmaacciióónn rreettrroossppeeccttiivvaa.. SSuurrggee uunnaa vveezz aaggoottaaddoo eell vvaalloorr iinnmmeeddiiaattoo oo pprriimmaarriioo..

LLooss ddooccuummeennttooss qquuee ttiieenneenn eessttee vvaalloorr ssee ccoonnsseerrvvaann ppeerrmmaanneenntteemmeennttee””..

SSee bbaassaa eenn eell tteemmaa oo aassuunnttoo.. SSiirrvveenn ddee rreeffeerreenncciiaa ppaarraa llaa eellaabboorraacciióónn oo

rreeccoonnssttrruucccciióónn ddee ccuuaallqquuiieerr aaccttiivviiddaadd ddee llaa aaddmmiinniissttrraacciióónn ccoommoo ffuueennttee pprriimmaarriiaa

ppaarraa llaa hhiissttoorriiaa yy ccoommoo tteessttiimmoonniioo ddee llaa mmeemmoorriiaa ccoolleeccttiivvaa.. SSoonn ddee ccaarráácctteerr::

•• VVaalloorreess eevviiddéénncciiaalleess:: SSoonn aaqquueellllooss qquuee ssee ppuueeddeenn aaddvveerrttiirr ddeessddee eell mmiissmmoo

mmoommeennttoo ddee ssuu pprroodduucccciióónn.. RReevveellaann oorriiggeenn,, oorrggaanniizzaacciióónn yy ddeessaarrrroolllloo ddee llaass

eennttiiddaaddeess.. ((CCaammbbiiooss iinnssttiittuucciioonnaalleess oorrggáánniiccooss,, nnoorrmmaass ddee ttrraabbaajjoo,, PPoollííttiiccaa

iinntteerrnnaa,, eeccoonnoommííaa,, eessttaaddííssttiiccaass,, eettcc..))..

•• VVaalloorreess hhiissttóórriiccooss:: EEvvoolluucciióónn yy ccaammbbiiooss mmááss ttrraasscceennddeennttaalleess ddeessddee eell ppuunnttoo ddee

vviissttaa lleeggaall,, qquuee hhaa ssuuffrriiddoo llaa iinnssttiittuucciióónn.. SSee rreevveellaann eenn DDiirreeccttrriicceess,, ppoollííttiiccaass,,

pprrooggrraammaass,, pprrooyyeeccttooss,, eettcc..

•• VVaalloorreess iinnffoorrmmaattiivvooss:: FFeennóómmeennooss ssoocciiaalleess ee iinnssttiittuucciioonnaalleess.. ((HHoojjaass ddee vviiddaa,,

ccoorrrreessppoonnddeenncciiaa,, oorrggaanniiggrraammaass,, rreeggllaammeennttooss iinntteerrnnooss,, eettcc..))


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FECHA: 19/03/2013




CONTROL: SI


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CCoonn bbaassee aa llaass eennccuueessttaass rreeaalliizzaaddaass ppuuddiimmooss ddeeffiinniirr eell ttiieemmppoo ddee ppeerrmmaanneenncciiaa ddee

llaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess ddooccuummeennttaalleess eenn ccaaddaa ffaassee ddeell aarrcchhiivvoo:: ggeessttiióónn,, cceennttrraall ee

hhiissttóórriiccoo,, iiddeennttiiffiiccaannddoo eell vvaalloorr pprriimmaarriioo,, qquuee ccaaddaa UUnniiddaadd AAddmmiinniissttrraattiivvaa llee ddaa aa

ssuuss rreessppeeccttiivvooss aarrcchhiivvooss,, tteelleess ccoommoo vvaalloorr aaddmmiinniissttrraattiivvoo,, vvaalloorr lleeggaall,, vvaalloorr ffiissccaall yy

vvaalloorr ccoonnttaabbllee.. DDee iigguuaall ffoorrmmaa ssee iiddeennttiiffiiccóó llooss vvaalloorreess sseeccuunnddaarriiooss,, tteenniieennddoo eenn

ccuueennttaa ssuu vvaalloorr ccuullttuurraall,, cciieennttííffiiccoo ee hhiissttóórriiccoo,, aaddeemmááss ccoonnttaannddoo ccoonn llaa aapprroobbaacciióónn

ddeell CCoommiittéé ddee AArrcchhiivvoo,, llooss rreessppoonnssaabblleess ddeell aarrcchhiivvoo ddee ggeessttiióónn,, llooss jjeeffeess ddee ccaaddaa

UUnniiddaadd aaddmmiinniissttrraattiivvaa,, ddee aaccuueerrddoo aall uussoo,, llaa ffrreeccuueenncciiaa eenn llaa ccoonnssuullttaa yy llaass nnoorrmmaass

iinntteerrnnaass yy eexxtteerrnnaass qquuee rreegguullaann ssuu pprroodduucccciióónn..

2.11. DISPOSICIÓN FINAL

DDeetteerrmmiinnaa eell pprroocceessoo aall ccuuaall sseerráá ssoommeettiiddaa ccaaddaa uunnaa ddee llaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess eenn

llaass eettaappaass ddee ssuu cciicclloo vviittaall,, uunnaa vveezz ccuummpplliiddoo eell ttéérrmmiinnoo ddee rreetteenncciióónn eenn aaññooss,,

eessttiippuullaaddoo eenn llaa pprreesseennttee pprrooppuueessttaa.. PPaarraa nnuueessttrroo ccaassoo ssee ttuuvvoo eenn ccuueennttaa llaass

ddiissppoossiicciioonneess lleeggaalleess vviiggeenntteess,, ttaannttoo iinntteerrnnaass ccoommoo eexxtteerrnnaass..,, eell vvaalloorr ddooccuummeennttaall

ddee llooss ddooccuummeennttooss yy ssuu ffrreeccuueenncciiaa ddee ccoonnssuullttaa,, eell ccuuaall hhaa ssiiddoo aarrrroojjaaddoo ppoorr llaa

eennccuueessttaa aapplliiccaaddaa aa ccaaddaa uunnaa ddee llaass UUnniiddaaddeess AAddmmiinniissttrraattiivvaass lllleevváánnddoossee lluueeggoo aa

CCoommiittéé ddee AArrcchhiivvoo ddee llaa EEmmpprreessaa ppaarraa ssuu aapprroobbaacciióónn

PPaarraa ddeetteerrmmiinnaarr eell vvaalloorr ddooccuummeennttaall yy ssuu ddiissppoossiicciióónn ffiinnaall,, ssee ddeebbeerráá tteenneerr eenn

ccuueennttaa llooss ssiigguuiieenntteess ccrriitteerriiooss sseeggúúnn eell ccaassoo::

2.11.1. Selección Documental

EEss eell pprroocceessoo mmeeddiiaannttee eell ccuuaall ssee ddeetteerrmmiinnaa eell ddeessttiinnoo ffiinnaall ddee llaa ddooccuummeennttaacciióónn,,

bbiieenn sseeaa ppaarraa ssuu eelliimmiinnaacciióónn oo ppaarraa ssuu ccoonnsseerrvvaacciióónn ttoottaall oo ppaarrcciiaall,, ppoorr mmeeddiioo ddeell

mmuueessttrreeoo,, sseelleecccciioonnaannddoo lloo mmááss rreelleevvaannttee ddee llaa sseerriiee ddooccuummeennttaall oo aaqquueellllooss qquuee

ttiieenneenn uunn iinntteerrééss ppaarrttiiccuullaarr ppaarraa llaa EEmmpprreessaa ppoorr ssuu vvaalloorr aaddmmiinniissttrraattiivvoo..


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LLaa SSeelleecccciióónn ssee aapplliiccaarráá ppaarraa aaqquueellllaass SSeerriieess ddooccuummeennttaalleess ccuuyyoo vvaalloorr iinnffoorrmmaattiivvoo nnoo aammeerriittaa ssuu

ccoonnsseerrvvaacciióónn ttoottaall ((MMiinnii mmaannuuaall NNoo.. 44 AAGGNN))

LLaa sseelleecccciióónn ppuueeddee aapplliiccaarrssee aa llaa ddooccuummeennttaacciióónn qquuee hhaa ppeerrddiiddoo ssuu vviiggeenncciiaa oo ppaarraa

aaqquueellllaass sseerriieess ddooccuummeennttaalleess vvoolluummiinnoossaass yy ccuuyyoo ccoonntteenniiddoo iinnffoorrmmaattiivvoo ssee rreeppiittee oo

ssee eennccuueennttrraa rreeggiissttrraaddoo eenn oottrraass sseerriieess.. AAll sseelleecccciioonnaarr llooss ddooccuummeennttooss ssee oobbttiieenneenn

vveennttaajjaass CCoommoo::

•• OObbtteenneerr mmeejjoorr ccoonnttrrooll yy ffáácciill llooccaalliizzaacciióónn ddee llooss ddooccuummeennttooss nneecceessaarriiooss,, yyaa sseeaa

ppaarraa eell sseerrvviicciioo ddee llaa EEMMPPAASS oo ppaarraa llooss UUssuuaarriiooss eexxtteerrnnooss..

•• RReedduuccee ccoossttooss eenn eessppaacciioo,, ttiieemmppoo yy mmaatteerriiaalleess qquuee ggaarraannttiicceenn llaa ccoonnsseerrvvaacciióónn

ddooccuummeennttaall..

2.11.2. Eliminación Documental

EEss llaa ddeessttrruucccciióónn ddee llooss ddooccuummeennttooss qquuee hhaann ppeerrddiiddoo ssuu vvaalloorr aaddmmiinniissttrraattiivvoo,,

jjuurrííddiiccoo,, lleeggaall,, ffiissccaall oo ccoonnttaabbllee yy qquuee nnoo ttiieenneenn vvaalloorr hhiissttóórriiccoo oo qquuee ccaarreecceenn ddee

rreelleevvaanncciiaa ppaarraa llaa cciieenncciiaa yy llaa tteeccnnoollooggííaa..

LLaa ddeecciissiióónn ddee eelliimmiinnaarr ddooccuummeennttooss,, eess rreessppoonnssaabbiilliiddaadd ddeell CCoommiittéé ddee AArrcchhiivvoo ddee

llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr EEMMPPAASS SS..AA EESSPP,, yy ddeebbeerráánn

ddeessttrruuiirrssee uunnaa vveezz ccuummppllaa ssuu ppllaazzoo eessttiippuullaaddoo eenn llaass TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn

DDooccuummeennttaall.. TTaann ssóólloo llooss AArrcchhiivvooss ddee GGeessttiióónn tteennddrráánn ffaaccuullttaadd ddee eelliimmiinnaarr ssuuss

ddooccuummeennttooss ddee aappooyyoo

LLaass eelliimmiinnaacciioonneess hhaarráánn ppaarrttee ddeell pprroocceessoo ddee ttrraannssffeerreenncciiaass pprriimmaarriiaass yy

sseeccuunnddaarriiaass eess ddeecciirr ccuuaannddoo llooss aarrcchhiivvooss ddee ggeessttiióónn ttrraannssffiieerreenn aall AArrcchhiivvoo CCeennttrraall

yy ééssttee aall AArrcchhiivvoo HHiissttóórriiccoo,, lleevvaannttáánnddoossee eenn ttooddooss llooss ccaassooss uunn aaccttaa qquuee iinnddiiqquuee llaa

rreellaacciióónn ddee ddooccuummeennttooss eelliimmiinnaaddooss..


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2.12. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Figura 3. Ciclo Vital del Documento

““SSoonn llaass eettaappaass ssuucceessiivvaass ppoorr llaass qquuee aattrraavviieessaann llooss ddooccuummeennttooss ddeessddee ssuu

pprroodduucccciióónn oo rreecceeppcciióónn eenn llaa ooffiicciinnaa yy ssuu ccoonnsseerrvvaacciióónn tteemmppoorraall,, hhaassttaa ssuu

eelliimmiinnaacciióónn oo iinntteeggrraacciióónn aa uunn aarrcchhiivvoo ppeerrmmaanneennttee””

2.13. RETENCIÓN DOCUMENTAL

LLooss ttiieemmppooss ddee rreetteenncciióónn ffuueerroonn pprroodduuccttoo ddee llaa eennccuueessttaa aapplliiccaaddaa aa llaa pprroodduucccciióónn ddooccuummeennttaall ddee ccaaddaa UUnniiddaadd AAddmmiinniissttrraattiivvaa,, yyaa qquuee eessttaa eess llaa qquuee nnooss ppeerrmmiittee

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

ARCHIVO DE GESTIÓN

VALORES PRIMARIOS

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO CENTRAL

VALORES SECUNDARIOS

� Administrativo � Legal � Fiscal � Contable

� Histórico � Cultural � Investigación � Científico


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ddeetteerrmmiinnaarr eell ggrraaddoo ddee ccoonnssuullttaa ddee llooss ddooccuummeennttooss yy ssuu rreelleevvaanncciiaa eenn ccaaddaa uunnoo ddee llooss cciiccllooss ddeell aarrcchhiivvoo..

LLooss ppeerriiooddooss ddee ttiieemmppoo ddee rreetteenncciióónn ppaarraa eell AArrcchhiivvoo CCeennttrraall ee HHiissttóórriiccoo ssee

bbaassaarroonn eenn lloo qquuee eessttiippuullaa llaass lleeyyeess qquuee ssooppoorrttaann llaa pprroodduucccciióónn ddee ccaaddaa SSeerriiee yy

ccaaddaa uunnoo ddee llooss vvaalloorreess pprriimmaarriiooss ddaaddooss ppoorr llooss pprroodduuccttoorreess ddee llaa ddooccuummeennttaacciióónn;;

eess ddeecciirr qquuee ssii uunnaa SSeerriiee ttiieennee uunn vvaalloorr ccoonnttaabbllee,, eessttee ttiieemmppoo eessttáá ddaaddoo ppoorr uunn

PPllaann úúnniiccoo ddee ccuueennttaass,, aassíí ccoommoo ttaammbbiiéénn ddeell CCóóddiiggoo ddee CCoommeerrcciioo,, qquuee ddeetteerrmmiinnaa

qquuee eessttooss ddooccuummeennttooss ddeebbeenn ccoonnsseerrvvaarrssee ppoorr 1100 aaññooss,, LLeeyy 996622 ddee 22000055 ““LLEEYY

AANNTTIITTRRAAMMIITTEESS ““ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN

DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán

ser conservados por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento,

documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su

conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su

reproducción exacta.

DDee iigguuaall ffoorrmmaa llooss ddooccuummeennttooss jjuurrííddiiccooss oo lleeggaalleess ssiieemmpprree tteenniieennddoo eenn ccuueennttaa eell

ccoonncceeppttoo jjuurrííddiiccoo yy aaddmmiinniissttrraattiivvoo ddeell CCoommiittéé ddee AArrcchhiivvoo ddee llaa EEmmpprreessaa,, ccoommoo

mmááxxiimmoo óórrggaannoo aasseessoorr yy ccoooorrddiinnaaddoorr ddee llaa ppoollííttiiccaa aarrcchhiivvííssttiiccaa..

LLaa rreetteenncciióónn ddooccuummeennttaall ssee ddiioo eenn aaññooss,, tteenniieennddoo eenn ccuueennttaa eell cciicclloo vviittaall ddee llooss

ddooccuummeennttooss yy ssuuss ttiieemmppooss eemmppeezzaarraann aa rreeggiirr ddeessddee eell mmoommeennttoo eenn qquuee eell

ddooccuummeennttoo ccuummppllaa ssuu vviiggeenncciiaa eenn llaa uunniiddaadd pprroodduuccttoorraa..

2.14. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO

LLaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr SS::AA EESSPP,, oorrggaanniizzaa ssuuss

aarrcchhiivvooss ddee aaccuueerrddoo aall cciicclloo vviittaall ddee llooss ddooccuummeennttooss,, tteenniieennddoo eenn ccuueennttaa eell

pprriinncciippiioo ddee pprroocceeddeenncciiaa,, eell oorrddeenn oorriiggiinnaall yy llaa ttaabbllaa ddee rreetteenncciióónn ddooccuummeennttaall

pprrooppuueessttaa eenn eessttee ddooccuummeennttoo..


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2.14.1 Principio de Procedencia

““TTeeoorrííaa aarrcchhiivvííssttiiccaa ffoorrmmuullaaddaa ppoorr NNaattaalliiss ddee WWaallllyy qquuee eessttaabblleeccee qquuee llooss

ddooccuummeennttooss pprroodduucciiddooss ppoorr uunnaa iinnssttiittuucciióónn uu oorrggaanniissmmoo nnoo ddeebbeenn mmeezzccllaarrssee ccoonn

llooss oottrrooss””.. EEss ddeecciirr qquuee llooss ddooccuummeennttooss ddeebbeenn sseerr ssiittuuaaddooss yy ccoonnsseerrvvaaddooss ddeennttrroo

ddeell ffoonnddoo ddooccuummeennttaall aall qquuee nnaattuurraallmmeennttee ppeerrtteenneecceenn..

““CCaaddaa ddooccuummeennttoo eenn llaa ddeeppeennddeenncciiaa qquuee ppeerrtteenneeccee..””

““IInntteeggrriiddaadd ee iinnddeeppeennddeenncciiaa ddee ccaaddaa SSeerriiee””

2.14.2. Principio de Orden Original Figura 4. Principio de Orden original

““OOrrddeennaacciióónn iinntteerrnnaa qquuee ccoonnsseerrvvaa llooss ddooccuummeennttooss ddee ccaaddaa sseerriiee ddee aaccuueerrddoo aa llaa

sseeccuueenncciiaa qquuee oorriiggiinnóó eell eexxppeeddiieennttee yy eenn eell oorrddeenn qquuee ssee ddiieerroonn llooss ddooccuummeennttooss

qquuee mmaatteerriiaalliizzaann llaass aaccttuuaacciioonneess yy ddiilliiggeenncciiaass eennccaammiinnaaddaass aa llaa rraazzóónn

aaddmmiinniissttrraattiivvaa ddee uunn aassuunnttoo ddeetteerrmmiinnaaddoo.. SSee ddeebbee rreessppeettaarr eell oorrddeenn ddee llooss

ddooccuummeennttooss yyaa qquuee ssoonn pprroodduucciiddooss eenn uunnaa rreellaacciióónn ccaauussaa eeffeeccttoo..””

““TTeeoorrííaa ddee MMuulllleerr,, FFrreeiitthh yy FFrruuiinn””..


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2.14.3. Archivo de Gestión

CCoorrrreessppoonnddee aa llooss aarrcchhiivvooss ddee llaa ooffiicciinnaa pprroodduuccttoorraa qquuee rreeúúnnee ssuu ddooccuummeennttaacciióónn

eenn ttrráámmiittee,, ssoommeettiiddaa aa ccoonnttiinnuuaa uuttiilliizzaacciióónn yy ccoonnssuullttaa aaddmmiinniissttrraattiivvaa..

LLaa oorrggaanniizzaacciióónn ddee llooss AArrcchhiivvooss ddee ggeessttiióónn eessttaarráánn aa ccaarrggoo yy rreessppoonnssaabbiilliiddaadd ddee llooss

ffuunncciioonnaarriiooss pprroodduuccttoorreess ddee llaa ddooccuummeennttaacciióónn ddee ccaaddaa ddeeppeennddeenncciiaa,, ddee aaccuueerrddoo

ccoonn lloo eessttaabblleecciiddoo ppoorr eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn eenn eell aaccuueerrddoo 004422 ddee 22000022,,

aarrttííccuulloo tteerrcceerroo ““.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de

unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con

fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización,

preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y

orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la

oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del

archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5

de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.

LLaa ccoonnffoorrmmaacciióónn ddee ggrruuppooss ddooccuummeennttaalleess eessttaarráá bbaassaaddaa eenn llaa ttaabbllaa ddee RReetteenncciióónn

DDooccuummeennttaall pprrooppuueessttaa eenn eessttee ddooccuummeennttoo yy ppoorr nniinnggúúnn mmoottiivvoo ddeebbeerráánn aabbrriirrssee

SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess ddooccuummeennttaalleess aall aazzaarr,, eess ddeecciirr qquuee ttooddooss llooss ddooccuummeennttooss qquuee

ssee pprroodduuzzccaann eenn llaa ddeeppeennddeenncciiaa ddeebbeerráánn eessttaarr iinncclluuiiddooss eenn llaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess

qquuee ffiigguurraann eenn llaa TTaabbllaa ddee RReetteenncciióónn ccoonn ssuu rreessppeeccttiivvoo ccóóddiiggoo..

PPaarraa llaa oorrggaanniizzaacciióónn ffííssiiccaa ddee eessttooss aarrcchhiivvooss,, ssee ddiioo uunnaa ccaappaacciittaacciióónn ppeerrssoonnaalliizzaaddaa

aa ttooddooss llooss pprroodduuccttoorreess ddee llaa ddooccuummeennttaacciióónn eenn ccaaddaa uunnaa ddee llaass ddeeppeennddeenncciiaass,,

aapplliiccaannddoo eell pprroocceessoo aarrcchhiivvííssttiiccoo eemmaannaaddoo ppoorr eell AAGGNN;; eess ddeecciirr eell pprroocceessoo ddee

oorrggaanniizzaacciióónn,, sseelleecccciióónn,, ffoolliiaacciióónn yy rreeccuuppeerraacciióónn ddee ddooccuummeennttooss,, eessttoo ccoonn eell ffiinn ddee

uunniiffiiccaarr llaa pprriimmeerraa ffaassee ddee ccrreeaacciióónn ddee uunn aarrcchhiivvoo eenn llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee



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2.14.3.1. Organización Archivo de Gestión

DDee ccoonnffoorrmmiiddaadd ccoonn llooss lliinneeaammiieennttooss ttrraazzaaddooss ppoorr eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn,,

yy sseeggúúnn llooss rreeqquueerriimmiieennttooss ppaarraa ssaattiissffaacceerr nneecceessiiddaaddeess eenn mmaatteerriiaa ddee aarrcchhiivvoo yy

eessttaabblleecciieennddoo ppaauuttaass ppaarraa uunnaa ccoorrrreeccttaa oorrggaanniizzaacciióónn,, llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee

AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr EEMMPPAASS SS..AA EESSPP,, hhaa ttoommaaddoo mmeeddiiddaass eennccaammiinnaaddaass aa

llooggrraarr uunn eeffiicciieennttee ddeessaarrrroolllloo ddeell ttrraabbaajjoo ppaarraa tteenneerrssee eenn ccuueennttaa eenn llaa pprroodduucccciióónn,,

ttrráámmiittee,, oorrggaanniizzaacciióónn yy aarrcchhiivvoo ddee llooss ddooccuummeennttooss..

2.14.3.2. Producción y Trámite de Documentos

•• UUttiilliizzaarr llaass nnoorrmmaass ttééccnniiccaass IICCOONNTTEECC ppaarraa eell aasseegguurraammiieennttoo ddee llaa ccaalliiddaadd eenn eell

ttrraabbaajjoo ddooccuummeennttaall..

•• UUttiilliizzaarr llooss lliinneeaammiieennttooss ppaarraa eellaabboorraacciióónn ddee ddooccuummeennttooss,, aaddooppttaaddooss mmeeddiiaannttee

eell SSiisstteemmaa IInntteeggrraaddoo ddee GGeessttiióónn yy CCoonnttrrooll ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee


•• SSeelleecccciioonnaarr aaqquueellllooss ddooccuummeennttooss qquuee nnoo ssee ccoonnssiiddeerraann ccoommoo mmaatteerriiaall ddee

aarrcchhiivvoo ttaalleess ccoommoo:: lliibbrrooss,, rreevviissttaass,, ppeerriióóddiiccooss,, ttaarrjjeettaass ddee iinnvviittaacciióónn,, pplleeggaabblleess,,

cciirrccuullaarreess iinnffoorrmmaattiivvaass ssoobbrreess,, ddooccuummeennttooss ppeerrssoonnaalleess,, ddooccuummeennttooss ddee aappooyyoo

((lleeyyeess,, ddeeccrreettooss,, aaccuueerrddooss,, rreessoolluucciioonneess eettcc..)),, qquuee hhaayyaann ppeerrddiiddoo vviiggeenncciiaa oo

qquuee nnoo sseeaann rreessppoonnssaabbiilliiddaadd ddee llaa ddeeppeennddeenncciiaa..

•• RReeeemmppllaazzaarr ppoorr ffoottooccooppiiaass llaa ddooccuummeennttaacciióónn qquuee ssee rreecciibbaa ppoorr ffaaxx eenn aatteenncciióónn

aa qquuee ccoonn eell ttiieemmppoo llaa iinnffoorrmmaacciióónn ssee vvuueellvvee iilleeggiibbllee..

•• EEvviittaarr llaa dduupplliicciiddaadd yy ccoonnsseerrvvaacciióónn ddee ddooccuummeennttooss iinnnneecceessaarriiooss..

•• TTeenneerr ccuuiiddaaddoo ccoonn llaass ccooppiiaass yyaa qquuee aallgguunnaass ssee ccoonnssttiittuuyyeenn eenn oorriiggiinnaalleess

ccuuaannddoo ééssttaass ssaalleenn ddee llaa EEmmpprreessaa.. EEssttee eess eell ccaassoo ddee llaa ccoorrrreessppoonnddeenncciiaa

eennvviiaaddaa;; ppoorr eessttaa rraazzóónn,, eess iimmppoorrttaannttee ffiirrmmaarr eell oorriiggiinnaall yy llaa ccooppiiaa eenn eessttooss

ddooccuummeennttooss..


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•• AAnnttee llaa ppéérrddiiddaa ddee uunn oorriiggiinnaall,, llaa ccooppiiaa aaddqquuiieerree eell vvaalloorr ddee ééssttee yy ddeebbee rreecciibbiirr

eell ttrraattaammiieennttoo ddee oorriiggiinnaall..

•• LLaa iimmpprreessiióónn ddee sseellllooss eenn llooss ddooccuummeennttooss ddeebbee sseerr lleeggiibbllee uuttiilliizzaannddoo ttiinnttaa

rreecciieennttee,, ddee bbuueennaa ccaalliiddaadd yy ddee ccoolloorr nneeggrroo..

•• NNoo uuttiilliizzaarr nniinnggúúnn ttiippoo ddee ffoonnddooss yy mmaarrccaacciioonneess ccoonn rreessaallttaaddoorr oossccuurroo eenn llooss

ddooccuummeennttooss,, eenn rraazzóónn aa qquuee eessttaa iinnffoorrmmaacciióónn aall mmoommeennttoo ddee lllleeggaarr aa sseerr

eessccaanneeaaddaa ssee ccoonnvviieerrttee eenn iilleeggiibbllee.. SSee rreeccoommiieennddaa ssuubbrraayyaarr llaa iinnffoorrmmaacciióónn qquuee

ssee ccoonnssiiddeerraa rreelleevvaannttee..

PPrroocceeddaa aa ccoonnffoorrmmaarr ffííssiiccaammeennttee llaass rreessppeeccttiivvaass SSeerriieess yy SSuubbsseerriieess ddee aaccuueerrddoo

ccoonn lloo eessttaabblleecciiddoo eenn llaa pprreesseennttee pprrooppuueessttaa ddee TTRRDD.. EEmmppiieeccee aa ccoonnffoorrmmaarr llooss

eexxppeeddiieenntteess ppoorr ccaarrppeettaass,, tteenniieennddoo eenn ccuueennttaa qquuee llooss ddooccuummeennttooss qquuee aallllíí ssee vvaann aa

ccoonnsseerrvvaarr ccoorrrreessppoonnddeenn aall ccoonntteenniiddoo ddee llaa SSeerriiee oo SSuubbsseerriiee ddooccuummeennttaall..

EEjjeemmpplloo::

SSeerriiee DDooccuummeennttaall:: AACCTTAASS

SSuubbsseerriiee DDooccuummeennttaall:: AAccttaass ddee CCoommiittéé ddee AArrcchhiivvoo

TTiippooss DDooccuummeennttaalleess:: **AAccttaass

**CCoorrrreessppoonnddeenncciiaa

**SSoolliicciittuuddeess


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2.14.3.3. Preparación Física De La Documentación

aa)) LLiimmppiieezzaa ddee llaa ddooccuummeennttaacciióónn:: SSee rreeqquuiieerree uuttiilliizzaarr aassppiirraaddoorraa ppaarraa llaa ppaarrttee

eexxtteerrnnaa ddee llooss lliibbrrooss,, ttoommooss oo ccuuaaddeerrnniillllooss yy ppaarraa llaa ppaarrttee iinntteerrnnaa uunnaa

bbaayyeettiillllaa..

bb)) EElliimmiinnaacciióónn ddee mmaatteerriiaall mmeettáálliiccoo:: EEss iimmppoorrttaannttee eelliimmiinnaarr eell mmaatteerriiaall

mmeettíílliiccoo ccoommoo cclliippss,, ggaanncchhooss ddee ccoosseeddoorraa,, pprrooccuurraannddoo nnoo ooccaassiioonnaarr

ddeetteerriioorrooss ddee ttiippoo ffííssiiccoo aa llooss ddooccuummeennttooss.. AAssíí mmiissmmoo,, rreeeemmppllaazzaarr llaass

ccaarrppeettaass ttrraaddiicciioonnaalleess ppoorr mmaatteerriiaalleess ddeessccaalliiffiiccaaddooss..

cc)) RReevviissiióónn yy FFoolliiaacciióónn::

•• UUttiilliiccee llááppiizz mmiinnaa nneeggrraa HHBB ppaarraa nnuummeerraarr ddeessddee uunnoo ((11)) eenn aaddeellaannttee eenn llaa

eessqquuiinnaa ssuuppeerriioorr ddeerreecchhaa ddee llaa hhoojjaa,, ddee mmaanneerraa lleeggiibbllee yy ssiinn

eennmmeennddaadduurraass..

•• LLaa nnuummeerraacciióónn eexxiisstteennttee nnoo ddeebbee ccoorrrreeggiirrssee yy ssii ssee ddeetteeccttaa aallggúúnn eerrrroorr eenn

eellllaa ddeebbee nnuummeerraarrssee nnuueevvaammeennttee,, ttaacchhaannddoo eell aanntteerriioorr..

•• LLooss ppllaannooss oo ccuuaallqquuiieerr ddooccuummeennttoo qquuee eessttéé ddoobbllaaddoo,, ssee nnuummeerraarráánn ccoommoo

uunn ssoolloo ffoolliioo..

•• LLooss ffoolliiooss ttoottaallmmeennttee eenn bbllaannccoo ((eess ddeecciirr qquuee nnoo ccoonntteennggaann iinnffoorrmmaacciióónn

ppoorr nniinngguunnaa ddee llaass ddooss ccaarraass ddee llaa hhoojjaa)) yy qquuee eessttéénn ssuueellttooss,, nnoo ssee ddeebbeenn

eennvviiaarr aa llaa ttrraannssffeerreenncciiaa..

•• AAqquueellllooss ffoolliiooss qquuee eessttéénn ccoossiiddooss oo aaddhheerriiddooss aall lleeggaajjoo,, nnoo ddeebbeenn

sseeppaarraarrssee yy ssee ffoolliiaarráánn eenn ssuu oorrddeenn..,, LLaa uubbiiccaacciióónn ffííssiiccaa ddee llooss

ddooccuummeennttooss rreessppoonnddeerráá,, aa llaa ccoonnffoorrmmaacciióónn ddee llooss eexxppeeddiieenntteess.. LLooss ttiippooss

ddooccuummeennttaalleess ssee oorrddeennaarráánn ddee ttaall mmaanneerraa qquuee ssee ppuueeddaa eevviiddeenncciiaarr eell

ddeessaarrrroolllloo ddee llooss ttrráámmiitteess;; eess ddeecciirr,, eell ddooccuummeennttoo ccoonn llaa ffeecchhaa mmááss

aannttiigguuaa ddee pprroodduucccciióónn sseerráá eell pprriimmeerr ddooccuummeennttoo qquuee ssee eennccoonnttrraarráá aall

aabbrriirr llaa ccaarrppeettaa,, yy llaa ffeecchhaa mmááss rreecciieennttee ssee eennccoonnttrraarráá aall ffiinnaall ddee llaa mmiissmmaa

((AAccuueerrddoo AAGGNN NNoo.. 004422 ddee 22000022 aarrttííccuulloo 44ºº nnuummeerraall 33))


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•• LLooss ddooccuummeennttooss qquuee eessttéénn eenn ttaammaaññoo iinnffeerriioorr aa ccaarrttaa ddeebbeenn ppeeggaarrssee eenn

ppaappeell rreecciiccllaabbllee ttaammaaññoo ccaarrttaa,, eessttoo ppaarraa uunniiffiiccaarr eell ttaammaaññoo ddeell

eexxppeeddiieennttee..

•• LLaa nnuummeerraacciióónn ttiieennee qquuee aabbaarrccaarr ttooddooss llooss ffoolliiooss iinncclluuyyeennddoo rreecciibbooss,,

ppeerriióóddiiccooss,, ppllaannooss eettcc..

•• AArrcchhiivvee llooss ddooccuummeennttooss eenn ccaaddaa eexxppeeddiieennttee uuttiilliizzaannddoo uunnaa ccaarrppeettaa ppaarraa

ccaaddaa SSeerriiee yy SSuubbsseerriiee.. EEnn ccaassoo qquuee ssee rreeqquuiieerraa mmááss ddee uunnaa ccaarrppeettaa,,

aabbrraa llaass qquuee sseeaann nneecceessaarriiaass,, iiddeennttiiffiiccáánnddoollaass yy ccuuiiddaannddoo qquuee ssuu

ccoonntteenniiddoo nnoo ssoobbrreeppaassee llooss 225500 ffoolliiooss..

•• UUbbiiccaarr ccoorrrreeccttaammeennttee eell ddooccuummeennttoo eenn eell ffoollddeerr ccoorrrreessppoonnddiieennttee,, ppaarraa

eevviittaarr qquuee ssee aarrcchhiivveenn ddooccuummeennttooss eeqquuiivvooccaaddaammeennttee..

•• LLaa ddooccuummeennttaacciióónn aarrcchhiivvaaddaa eenn llooss FFóóllddeerreess yy//oo ((AAZZ)) ddeebbee eessttaarr

oorrggaanniizzaaddaa eenn ffoorrmmaa CCRROONNOOLLOOGGIICCAA AASSCCEENNDDEENNTTEE yy ddeebbiiddaammeennttee

ffoolliiaaddaa,, rreeaalliiccee llaa ffoolliiaacciióónn eenn eell oorrddeenn eenn qquuee vvaann lllleeggaannddoo llooss

ddooccuummeennttooss..

•• EEnn eell ccaassoo ddee eexxppeeddiieenntteess ccoonntteenniiddooss eenn mmááss ddee uunnaa UUnniiddaadd

ddooccuummeennttaall,, llaa ffoolliiaacciióónn ddee llaa sseegguunnddaa sseerráá ccoonnttiinnuuaacciióónn ddee llaa pprriimmeerraa..

EEjj..:: UUnn ccoonnttrraattoo ddee oobbrraa eessttáá ccoonnssttiittuuiiddoo eenn ddooss uunniiddaaddeess ddee

ccoonnsseerrvvaacciióónn yy eell úúllttiimmoo ffoolliioo ddee llaa pprriimmeerraa tteerrmmiinnaa eenn 225500,, llaa sseegguunnddaa

ccaarrppeettaa iinniicciiaa ccoonn eell ffoolliioo 225511..

•• UUttiilliizzaarr llooss mmaatteerriiaalleess ddee aarrcchhiivvoo ((ccaarrppeettaass,, ggaanncchhooss lleeggaajjaaddoorreess yy ccaajjaass

ddee aarrcchhiivvoo)),, eessttaabblleecciiddaass ppoorr EEMMPPAASS SS..AA ,, ppaarraa llaa oorrggaanniizzaacciióónn ddee llooss

ddooccuummeennttooss

•• LLaass ttrraannssffeerreenncciiaass ddooccuummeennttaalleess ((eennvvííoo ddee ddooccuummeennttooss)) ddeell aarrcchhiivvoo ddee

ggeessttiióónn aall aarrcchhiivvoo cceennttrraall,, ddeebbee sseerr rreeaalliizzaaddaa úúnniiccaammeennttee ppoorr eell

rreessppoonnssaabbllee ddeell aarrcchhiivvoo ddee llooss ddooccuummeennttooss ddee ccaaddaa ddeeppeennddeenncciiaa..


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•• TTooddaa ttrraannssffeerreenncciiaa ddeebbeerráá iirr aaccoommppaaññaaddaa ddee uunn iinnvveennttaarriioo eenn eell qquuee ssee

rreellaacciioonnaann llaass SSeerriieess,, SSuubbsseerriieess yy uunniiddaaddeess ddooccuummeennttaalleess,, ccoonnssiiggnnaannddoo

llaass ffeecchhaass eexxttrreemmaass yy eell nnúúmmeerroo ddee ffoolliiooss..

AA ppaarrttiirr ddee llaa iimmpplleemmeennttaacciióónn ddee llaass ttaabbllaass ddee rreetteenncciióónn ddooccuummeennttaall,, ééssttaass ssee

ccoonnvveerrttiirráánn eenn gguuííaa oobblliiggaattoorriiaa ppaarraa llaa oorrggaanniizzaacciióónn yy ccllaassiiffiiccaacciióónn ddee llaass sseerriieess yy

SSuubbsseerriieess ddee llooss aarrcchhiivvooss ddee ggeessttiióónn ddee ccaaddaa uunnaa ddee llaass ddeeppeennddeenncciiaass..

2.14.4. Archivo Central

EEss llaa UUnniiddaadd aaddmmiinniissttrraattiivvaa eenn eell qquuee ssee aaggrruuppaann llooss ddooccuummeennttooss ttrraannssffeerriiddooss ppoorr

llooss ddiissttiinnttooss aarrcchhiivvooss ddee ggeessttiióónn ddee llaa EEnnttiiddaadd ccuuyyaa ccoonnssuullttaa nnoo eess ccoonnssttaannttee ppeerroo

qquuee ssiigguueenn tteenniieennddoo vviiggeenncciiaa yy ssiirrvveenn ddee ccoonnssuullttaa ppaarraa llaass pprrooppiiaass ooffiicciinnaass.. SSuu

eelliimmiinnaacciióónn yy//oo CCoonnsseerrvvaacciióónn eessttaarráá eessttaabblleecciiddaa eenn llaass TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn

DDooccuummeennttaall pprrooppuueessttaa..

2.14.4.1. Unidades de conservación y de almacenamiento

LLaass ssiigguuiieenntteess ssoonn llaass uunniiddaaddeess ddee ccoonnsseerrvvaacciióónn mmááss ccoommuunneess.. PPaarraa llaa

ttrraannssffeerreenncciiaa ddee ddooccuummeennttooss,, eess iimmppoorrttaannttee tteenneerrllaass eenn ccuueennttaa ppuueessttoo qquuee eenn eell

ffoorrmmaattoo úúnniiccoo ddee iinnvveennttaarriioo ddooccuummeennttaall ssee ddeebbee iiddeennttiiffiiccaarr eexxaaccttaammeennttee ccoommoo ssee

ccoonnsseerrvvaarráánn llooss ddooccuummeennttooss..

PPaaqquueetteess LLeeggaajjooss TToommooss

LLiibbrrooss CCaajjaass CCaarrppeettaass

CCaaddaa uunnaa ddee eessttaass uunniiddaaddeess,, ddeeppeennddiieennddoo ddee ssuu eessttaaddoo ddee ccoonnsseerrvvaacciióónn,, ddeebbeerráánn

pprreeppaarraarrssee ppaarraa ssuu ttrraannssffeerreenncciiaa ddee llaa ssiigguuiieennttee mmaanneerraa::


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aa)) LLaa ddooccuummeennttaacciióónn eemmppaassttaaddaa oo eennccuuaaddeerrnnaaddaa,, ccuuyyooss lloommooss eessttáánn

ddeesspprreennddiiddooss oo ddeetteerriioorraaddooss ddeebbeerráánn ssoommeetteerrssee aall pprroocceessoo ddee eemmppaassttee oo

rreeffuueerrzzoo ddeell lloommoo uuttiilliizzaannddoo mmaatteerriiaalleess yy pprroocceeddiimmiieennttooss aaddeeccuuaaddooss..

bb)) LLaa ddooccuummeennttaacciióónn qquuee nnoo eessttáá eennccuuaaddeerrnnaaddaa nnii eemmppaassttaaddaa ddeebbeerráá

aallmmaacceennaarrssee eenn ccaajjaass yy ccaarrppeettaass.. EEssttaass uunniiddaaddeess ddee ccoonnsseerrvvaacciióónn ssoonn llaass

rreeccoommeennddaaddaass ppoorr eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn,, nnoo ssóólloo ppaarraa llaa

ttrraannssffeerreenncciiaa,, ssiinnoo ttaammbbiiéénn ppaarraa aallmmaacceennaarr llaa ddooccuummeennttaacciióónn eenn aarrcchhiivvooss

cceennttrraalleess oo hhiissttóórriiccooss..

LLaass uunniiddaaddeess ddee ccoonnsseerrvvaacciióónn ppaarraa eell AArrcchhiivvoo ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee

AAllccaannttaarriillllaaddoo EEMMPPAASS SS..AA EESSPP tteennddrráánn llaass ssiigguuiieenntteess eessppeecciiffiiccaacciioonneess::

CCaajjaass

oo MMaatteerriiaalleess:: eellaabboorraaddaass eenn ccaarrttóónn ccoorrrruuggaaddoo ccoonn ddooss ffuueelllleess eellaabboorraaddooss eenn eell

mmiissmmoo ccaarrttóónn,, llooss qquuee ssee uussaarráánn ppaarraa eevviittaarr eell mmoovviimmiieennttoo ddee llooss ddooccuummeennttooss

qquuee aallllíí ssee gguuaarrddaann..

oo TTaammaaññoo:: 3399 xx2266 xx 2200

oo CCaappaacciiddaadd:: ssee rreeccoommiieennddaa iinnttrroodduucciirr eell nnúúmmeerroo ddee ccaarrppeettaass nneecceessaarriioo ppaarraa

qquuee nnoo qquueeddeenn nnii mmuuyy aajjuussttaaddaass nnii mmuuyy ssuueellttaass..

oo IIddeennttiiffiiccaacciióónn:: LLaass ccaajjaass ddeebbeenn sseerr mmaarrccaaddaass eenn ssuu ttaappaa ffrroonnttaall tteenniieennddoo eenn

ccuueennttaa eell ssiigguuiieennttee rroottuulloo::


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FFiigguurraa 55.. RRoottuulloo ppaarraa mmaarrccaacciióónn ddee CCaajjaass


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CCaarrppeettaass::

oo MMaatteerriiaalleess:: CCaarrttuulliinnaa lliibbrree ddee aacciiddeezz,, rreessiisstteennttee aall ddoobblleezz yy aall rraassggaaddoo ddee ccoolloorr

mmaarrrróónn ccllaarroo..

oo DDiisseeññoo:: CCoonnssttaa ddee uunnaa ccuubbiieerrttaa aanntteerriioorr yy oottrraa ppoosstteerriioorr ccoonn ssoollaappaass llaatteerraalleess

eenn tteellaa,, qquuee ssee ddoobbllaann aall iinntteerriioorr.. LLaa ccaappaacciiddaadd ddeebbee aaddaappttaarrssee aall vvoolluummeenn yy

ttaammaaññoo ddee llaa ddooccuummeennttaacciióónn pprrooccuurraannddoo nnoo ssoobbrreeppaassaarrssee ddee llooss 225500 ffoolliiooss ppoorr

ccaarrppeettaa,, ggaarraannttiizzaannddoo llaa aaddeeccuuaaddaa pprrootteecccciióónn ddee llooss bboorrddeess

oo TTaammaaññoo:: PPaassttaass ddee AArrcchhiivvoo NNoo.. 1122,, ddee 2255 xx 3333 iinncclluuyyeennddoo llaa ssoollaappaa eenn tteellaa..

oo IIddeennttiiffiiccaacciióónn:: PPaarraa llaa iiddeennttiiffiiccaacciióónn ddee llooss aarrcchhiivvooss ddee ggeessttiióónn,, llooss ccuuaalleess

aauunnqquuee nnoo rreeccoommeennddaaddooss ppoorr eell AAGGNN,, ssoonn lllleevvaaddooss ggeenneerraallmmeennttee eenn AAZZ

ddeebbeenn rroottuullaarrssee ddee aaccuueerrddoo aall iinnssttrruuccttiivvoo ddeell SSIIGGCC,, yy ppaarraa llooss aarrcchhiivvooss CCeennttrraall

ee hhiissttóórriiccoo ssee tteennddrráá eenn ccuueennttaa llooss ffoorrmmaattooss pprree iimmpprreessooss ppoorr llaa eemmpprreessaa llooss

ccuuaalleess tteennddrráánn eell ssiigguuiieennttee rroottuulloo::


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FFiigguurraa 66.. RRoottuulloo ppaarraa mmaarrccaacciióónn ddee CCaarrppeettaass


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2.14.5. Archivo Histórico

EEss aaqquueell qquuee ssee ttrraannssffiieerree ddeessddee eell aarrcchhiivvoo cceennttrraall aall AArrcchhiivvoo hhiissttóórriiccoo yy qquuee ppoorr

ddeecciissiióónn ddeell CCoommiittéé ddee aarrcchhiivvoo ddeebbeerráánn ccoonnsseerrvvaarrssee ppeerrmmaanneenntteemmeennttee ppoorr ssuu vvaalloorr

eenn llaa iinnvveessttiiggaacciióónn ccuullttuurraa yy cciieenncciiaa.. LLeeyy 559944 ddee 22000000..

2.14.6 Procedimiento para Préstamo de Documentos

EEll oobbjjeettiivvoo eess ccoonnttrroollaarr llooss ddooccuummeennttooss ppaarraa ccoonnssuullttaa iinntteerrnnaa yy eexxtteerrnnaa mmeeddiiaannttee ssuu

rreeggiissttrroo eenn uunnaa ppllaanniillllaa.. EEnn ccaassoo ddee ccoonnssuullttaa eexxtteerrnnaa,, llooss úúnniiccooss aauuttoorriizzaaddooss ppoorr eell

CCoommiittéé ddee AArrcchhiivvoo ppaarraa llaa ssoolliicciittuudd ddee pprrééssttaammoo ddee ddooccuummeennttooss ssoonn llooss

SSuubbggeerreenntteess,, SSeeccrreettaarriioo GGeenneerraall,, AAsseessoorreess yy CCoooorrddiinnaaddoorreess ddee ÁÁrreeaa.. ÉÉssttooss

ddeebbeerráánn ddiilliiggeenncciiaarr llaa ppllaanniillllaa ““PPrrééssttaammoo ddee ddooccuummeennttooss””,, aannoottaannddoo llooss ddaattooss qquuee

ssee rreeqquuiieerreenn,, bbuussccaannddoo iiddeennttiiffiiccaarr ssiieemmpprree eell nnoommbbrree ddeell ssoolliicciittaannttee,, llaa

ddeeppeennddeenncciiaa,, llaa ffeecchhaa eenn qquuee rreettiirraa eell ddooccuummeennttoo,, eell nnoommbbrree ddee llaa ppeerrssoonnaa qquuee

rreettiirraa llooss ddooccuummeennttooss qquuee eenn mmuucchhooss ccaassooss nnoo eess eell mmiissmmoo qquuee lloo ssoolliicciittaa..

PPaarraa rreeaalliizzaarr eell pprrééssttaammoo ddee llooss ddooccuummeennttooss qquuee ssee eennccuueennttrreenn eenn eell AArrcchhiivvoo

CCeennttrraall ee HHiissttóórriiccoo ddee EEMMPPAASS SS..AA EESSPP,, ssee ddeebbeerráá tteenneerr eenn ccuueennttaa llooss ssiigguuiieenntteess

aassppeeccttooss::

oo LLaass ssoolliicciittuuddeess ddeebbeerráánn hhaacceerrssee ppoorr eessccrriittoo aanneexxaannddoo yy ddiilliiggeenncciiaannddoo llaa ppllaanniillllaa

ddee ““PPrrééssttaammoo ddee ddooccuummeennttooss””..

oo EEll pprrééssttaammoo ddee oorriiggiinnaalleess ssóólloo ssee aapplliiccaarráá aa nniivveell iinntteerrnnoo,, eenn nniinnggúúnn ccaassoo ssee

pprreessttaarráá eessttee sseerrvviicciioo aa uussuuaarriiooss eexxtteerrnnooss..

oo EEll ffuunncciioonnaarriioo ppúúbblliiccoo qquuee aassuummaa llaa ccuussttooddiiaa ddeell oorriiggiinnaall pprreessttaaddoo,, uunnaa vveezz

hhaayyaa ffiirrmmaaddoo llaa ppllaanniillllaa ddee pprrééssttaammoo ddee ddooccuummeennttooss,, rreessppoonnddeerráá

ddiisscciipplliinnaarriiaammeennttee ppoorr ééll,, eenn ccaassoo ddee ddaaññoo,, rroobboo oo eexxttrraavviióó..

oo EEll pprrééssttaammoo ddee ddooccuummeennttooss ssee hhaarráá ppoorr uunn ttéérrmmiinnoo nnoo mmaayyoorr ddee 1100 ddííaass


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hháábbiilleess,, pprroorrrrooggaabblleess cciinnccoo ddííaass mmááss,, pprreevviiaa jjuussttiiffiiccaacciióónn eessccrriittaa ddee llaa nneecceessiiddaadd..

oo LLaa aatteenncciióónn aa ssoolliicciittuuddeess iinntteerrnnaass ssee rreeaalliizzaarráá eenn uunn ttéérrmmiinnoo nnoo mmaayyoorr aa cciinnccoo

ddííaass hháábbiilleess..

oo SSoollaammeennttee llooss ffuunncciioonnaarriiooss aassiiggnnaaddooss aall ÁÁrreeaa ddee AArrcchhiivvoo eessttaarráánn aauuttoorriizzaaddooss

ppaarraa rreeaalliizzaarr ccuuaallqquuiieerr ttiippoo ddee bbúússqquueeddaa eenn llooss ddeeppóóssiittooss ddeell aarrcchhiivvoo..

2.14.6.1. Formato para Préstamo de Documentos

Formato 1. Formato para préstamo de documentos


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2.15. TRANSFERENCIA DOCUMENTALES

CCaaddaa aaññoo eenn llooss ttrreess pprriimmeerrooss mmeesseess,, eell AArrcchhiivvoo CCeennttrraall,, rreeaalliizzaarráá eell ccaalleennddaarriioo ddee

ttrraannssffeerreenncciiaass ddooccuummeennttaalleess,, eell ccuuaall iinnddiiccaa llaa ffeecchhaa eenn qquuee ddeebbeenn ttrraannssffeerriirr llooss

ggrruuppooss ddooccuummeennttaalleess qquuee hhaann ccuummpplliiddoo ssuu cciicclloo eenn eell aarrcchhiivvoo ddee ggeessttiióónn ddee ccaaddaa

ddeeppeennddeenncciiaa,, tteenniieennddoo eenn ccuueennttaa llaa pprrooppuueessttaa ddee llaass ttaabbllaass ddee rreetteenncciióónn yy eell

FFoorrmmaattoo ÚÚnniiccoo ddee IInnvveennttaarriioo ddooccuummeennttaall ddeell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa NNaacciióónn ––

AAccuueerrddoo oo3388 ddee 22000022.. ““Artículo 3º. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se

refiere el artículo anterior se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal

efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo”.

TTooddaa ttrraannssffeerreenncciiaa aall aarrcchhiivvoo cceennttrraall,, ddeebbeerráá iirr aaccoommppaaññaaddoo ddee uunn iinnvveennttaarriioo

ddooccuummeennttaall ppaarraa lloo ccuuaall ssee uuttiilliizzaarráá eell FFOORRMMAATTOO UUNNIICCOO DDEE IINNVVEENNTTAARRIIOO

DDOOCCUUMMEENNTTAALL,, eenn eell qquuee ssee ddeessccrriibbiirráánn llaass SSeerriieess,, SSuubbsseerriieess,, ffeecchhaass eexxttrreemmaass yy

eell nnúúmmeerroo ddee ffoolliiooss..

2.15.1 Formato Único de Inventario Documental

PPaarraa hhaacceerr uunnaa ttrraannssffeerreenncciiaa ddooccuummeennttaall ddeebbeerráá hhaabbeerrssee aaggoottaaddoo eell cciicclloo ddee

ppeerrmmaanneenncciiaa ddeell ddooccuummeennttoo eenn eell rreessppeeccttiivvoo aarrcchhiivvoo.. PPaarraa rreeaalliizzaarr eessttaa

ttrraannssffeerreenncciiaa ccaaddaa uunniiddaadd aaddmmiinniissttrraattiivvaa ddeebbeerráá hhaacceerr uunnaa pprreeppaarraacciióónn ffííssiiccaa ddee

llooss ddooccuummeennttooss aa ttrraannssffeerriirr,, eess ddeecciirr,, ddeebbeerráá tteenneerr eenn ccuueennttaa llooss ppaassooss ppaarraa uunn

pprroocceessooss aarrcchhiivvííssttiiccoo,, ssoocciiaalliizzaaddooss aa ttrraavvééss ddee ccaappaacciittaacciioonneess ppeerrssoonnaalliizzaaddaass aa

ccaaddaa pprroodduuccttoorr ddee ddooccuummeennttaacciióónn.. DDee iigguuaall ffoorrmmaa eessttooss ddooccuummeennttooss ddeebbeerráánn eessttaarr

ccllaassiiffiiccaaddooss ppoorr SSeerriieess,, SSuubbsseerriieess yy ttiippooss ddooccuummeennttaalleess ddee ccoonnffoorrmmiiddaadd ccoonn llaass

TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn ddee llaa pprreesseennttee pprrooppuueessttaa..


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FFoorrmmaattoo 22.. FFoorrmmaattoo ÚÚnniiccoo ddee IInnvveennttaarriioo DDooccuummeennttaall

2.15.2. Instructivo para el diligenciamiento del formato Único de inventario documental

11.. EENNTTIIDDAADD RREEMMIITTEENNTTEE:: SSee ddeebbee ccoollooccaarr eell nnoommbbrree ddee llaa eennttiiddaadd rreessppoonnssaabbllee

ddee llaa ddooccuummeennttaacciióónn qquuee ssee vvaa aa ttrraannssffeerriirr EEJJ:: EEMMPPAASS SS..AA

22.. EENNTTIIDDAADD PPRROODDUUCCTTOORRAA:: DDeebbee ccoollooccaarrssee eell nnoommbbrree ccoommpplleettoo oo rraazzóónn ssoocciiaall

ddee llaa eennttiiddaadd qquuee pprroodduujjoo oo pprroodduuccee llooss ddooccuummeennttooss..


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33.. UUNNIIDDAADD AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA:: DDeebbee ccoonnssiiggnnaarrssee eell nnoommbbrree ddee llaa ddeeppeennddeenncciiaa oo

UUnniiddaadd aaddmmiinniissttrraattiivvaa ddee MMaayyoorr jjeerraarrqquuííaa ddee llaa ccuuaall ddeeppeennddee llaa ooffiicciinnaa

pprroodduuccttoorraa

44.. OOFFIICCIINNAA PPRROODDUUCCTTOORRAA:: DDeebbee ccoollooccaarrssee nnoommbbrree ddee llaa UUnniiddaadd aaddmmiinniissttrraattiivvaa

qquuee pprroodduuccee yy ccoonnsseerrvvaa llaa ddooccuummeennttaacciióónn ttrraammiittaaddaa eenn eejjeerrcciicciioo ddee ssuuss

ffuunncciioonneess..

55.. OOBBJJEETTOO:: SSee ddeebbee ccoonnssiiggnnaarr llaa ffiinnaalliiddaadd ddeell iinnvveennttaarriioo,, qquuee ppuueeddee sseerr::

ttrraannssffeerreenncciiaass pprriimmaarriiaass ((AArrcchhiivvoo cceennttrraall)),, ttrraannssffeerreenncciiaass sseeccuunnddaarriiaass ((AArrcchhiivvoo

hhiissttóórriiccoo)),, VVaalloorraacciióónn ddee ffoonnddooss aaccuummuullaaddooss,, ffuussiióónn yy ssuupprreessiióónn ddee eennttiiddaaddeess

yy//oo ddeeppeennddeenncciiaass,, iinnvveennttaarriiooss iinnddiivviidduuaalleess ppoorr vviinnccuullaacciióónn,, ttrraassllaaddoo,,

ddeessvviinnccuullaacciióónn.. EEJJ.. TTrraannssffeerreenncciiaa ddooccuummeennttaall aall AArrcchhiivvoo HHiissttóórriiccoo..

66.. HHOOJJAA NNoo..________DDEE__________:: SSee nnuummeerraarráá ccaaddaa hhoojjaa ddeell iinnvveennttaarriioo

ccoonnsseeccuuttiivvaammeennttee.. EEll sseegguunnddoo eessppaacciioo ccoorrrreessppoonnddee aall nnúúmmeerroo ttoottaall ddee hhoojjaass

ddiilliiggeenncciiaaddaass..

77.. RREEGGIISSTTRROO DDEE EENNTTRRAADDAA:: SSee ddiilliiggeenncciiaa ssóólloo ppaarraa ttrraannssffeerreenncciiaass pprriimmaarriiaass yy

ttrraannssffeerreenncciiaass sseeccuunnddaarriiaass.. DDeebbee ccoonnssiiggnnaarrssee eenn llaass ttrreess pprriimmeerraass ccaassiillllaass llooss

ddííggiittooss ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aa llaa ffeecchhaa ddee llaa eennttrraaddaa ddee llaa ttrraannssffeerreenncciiaa ((aaññoo--mmeess--

ddííaa)).. EEnn NNTT ssee aannoottaarráá eell nnúúmmeerroo ccoonnsseeccuuttiivvoo ddee rreemmiissiióónn ddee ddooccuummeennttooss ddee llaa

ttrraannssffeerreenncciiaa..

88.. NNUUMMEERROO DDEE RRAADDIICCAACCIIOONN:: DDeejjaarr eessppaacciioo eenn bbllaannccoo.. NNúúmmeerroo ddee rraaddiiccaacciióónn

qquuee aassiiggnnaarráá eell AArrcchhiivvoo CCeennttrraall oo HHiissttóórriiccoo ppaarraa uubbiiccaacciióónn ddee llooss ddooccuummeennttooss..

EEssttee nnúúmmeerroo ssee ddeebbeerráá tteenneerr eenn ccuueennttaa ppaarraa llaa ssoolliicciittuudd ddee ccoonnssuullttaass..

99.. NNUUMMEERROO DDEE CCAAJJAA:: CCoorrrreessppoonnddee aall ccoonnsseeccuuttiivvoo iinntteerrnnoo qquuee lllleevvaa ccaaddaa

ddeeppeennddeenncciiaa ppaarraa eell ccoonnttrrooll ddee rreemmiissiióónn ddee ddooccuummeennttooss..

1100.. NNUUMMEERROO DDEE EEXXPPEEDDIIEENNTTEE.. CCoorrrreessppoonnddee aall nnúúmmeerroo qquuee ssee llee ddaa aall

eexxppeeddiieennttee ddeell aarrcchhiivvoo ddeeppoossiittaaddoo eenn ccaarrppeettaass..


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1111.. CCOODDIIGGOO:: SSiisstteemmaa ccoonnvveenncciioonnaall eessttaabblleecciiddoo ppoorr llaa EEnnttiiddaadd qquuee iiddeennttiiffiiccaa llaass

ooffiicciinnaass pprroodduuccttoorraass yy ccaaddaa uunnaa ddee llaass sseerriieess yy ssuubbsseerriieess oo aassuunnttoo

rreellaacciioonnaaddooss..

1122.. NNOOMMBBRREE SSEERRIIEE OO SSUUBBSSEERRIIEE DDOOCCUUMMEENNTTAALL ((AASSUUNNTTOO)) ddeebbee aannoottaarrssee

aassiiggnnaannddoo aall ccoonnjjuunnttoo ddee uunniiddaaddeess ddooccuummeennttaalleess ddee eessttrruuccttuurraa yy ccoonntteenniiddooss

hhoommooggéénneeooss eemmaannaaddooss ddee uunn mmiissmmoo óórrggaannoo oo ssuujjeettoo..

CCuuaannddoo nnoo ssee ppuueeddaann iiddeennttiiffiiccaarr sseerriieess,, ssee ddeebbee rreeuunniirr bbaajjoo uunn ssoolloo aassuunnttoo

aaqquueellllooss ddooccuummeennttooss qquuee gguuaarrddeenn rreellaacciióónn ccoonn llaa mmiissmmaa ffuunncciióónn ddee llaa ooffiicciinnaa

pprroodduuccttoorraa..

CCuuaannddoo ssee rreeaalliizzaa eell iinnvveennttaarriioo ddee ffoonnddooss aaccuummuullaaddooss,, llaass sseerriieess oo aassuunnttooss

ddeebbeenn rreeggiissttrraarrssee,, eenn lloo ppoossiibbllee,, eenn oorrddeenn aallffaabbééttiiccoo..

1133.. FFEECCHHAASS EEXXTTRREEMMAASS :: DDeebbeenn ccoonnssiiggnnaarrssee llaa ffeecchhaa iinniicciiaall yy ffiinnaall ddee ccaaddaa

uunniiddaadd ddeessccrriittaa.. DDeebbeenn ccoollooccaarrssee llooss ccuuaattrroo ddííggiittooss ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aall aaññoo

EEjjeemmpplloo 22000033--22000077.. EEnn eell ccaassoo ddee uunnaa ssoollaa ffeecchhaa ssee aannoottaarráá ééssttaa.. CCuuaannddoo llaa

ddooccuummeennttaacciióónn nnoo tteennggaa ffeecchhaa ssee aannoottaarráá SSFF..

1144.. UUNNIIDDAADD DDEE CCOONNSSEERRVVAACCIIOONN:: SSee ccoonnssiiggnnaarráá eell nnúúmmeerroo aassiiggnnaaddoo aa ccaaddaa

uunniiddaadd ddee aallmmaacceennaammiieennttoo.. EEnn llaa ccoolluummnnaa oottrroo ssee rreeggiissttrraarráánn llaass uunniiddaaddeess ddee

ccoonnsseerrvvaacciióónn ddiiffeerreenntteess eessccrriibbiieennddoo eell nnoommbbrree eenn llaa ppaarrttee ddee aarrrriibbaa yy ddeebbaajjoo llaa

ccaannttiiddaadd oo eell nnúúmmeerroo ccoorrrreessppoonnddiieennttee..

1155.. NNoo.. DDEE FFOOLLIIOOSS:: SSee aannoottaarráá eell nnúúmmeerroo ttoottaall ddee ffoolliiooss ccoonntteenniiddoo eenn ccaaddaa uunniiddaadd

ddee ccoonnsseerrvvaacciióónn ddeessccrriittaa..

1166.. SSOOPPOORRTTEE:: ssee uuttiilliizzaarráá eessttaa ccoolluummnnaa ppaarraa aannoottaarr llooss ssooppoorrttee ddiiffeerreenntteess aall

ppaappeell,, aanneexxooss aa llaa ddooccuummeennttaacciióónn:: mmiiccrrooffiillmmeess ((MM)),, vviiddeeooss ((VV)),, ccaasseetteess (( CC )),,

ssooppoorrtteess eelleeccttrróónniiccooss((CCDD;;DDKK;;DDVVDD)) eettcc..

1177.. FFRREECCUUEENNCCIIAA DDEE CCOONNSSUULLTTAA:: SSee ddeebbee cciittaarr ssii llaa ddooccuummeennttaacciióónn rreeggiissttrraa uunn

aallttoo,, mmeeddiioo,, bbaajjoo oo nniinngguunnoo íínnddiiccee ddee ccoonnssuullttaa;; ppaarraa ttaall eeffeeccttoo,, ssee tteennddrráánn eenn


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ccuueennttaa llooss ccoonnttrroolleess yy rreeggiissttrrooss ddee pprrééssttaammoo yy ccoonnssuullttaa ddee llaa ooffiicciinnaa

rreessppoonnssaabbllee ddee ddiicchhaa ddooccuummeennttaacciióónn.. EEssttaa ccoolluummnnaa ssee ddiilliiggeenncciiaarráá

eessppeecciiaallmmeennttee ppaarraa eell iinnvveennttaarriioo ddee ffoonnddooss aaccuummuullaaddooss..

1188.. NNOOTTAASS:: SSee ccoonnssiiggnnaarráá llooss ddaattooss qquuee sseeaann rreelleevvaanntteess yy nnoo ssee hhaayyaann rreeggiissttrraaddoo

eenn llaass ccoolluummnnaass aanntteerriioorreess.. PPaarraa llaa ddooccuummeennttaacciióónn oorrddeennaaddaa nnuumméérriiccaammeennttee

ccoommoo aaccttaass,, rreessoolluucciioonneess,, mmeemmoorraannddooss,, cciirrccuullaarreess,, eennttrree oottrrooss,, ssee aannoottaarráánn llooss

ssiigguuiieenntteess ddaattooss:: ffaallttaanntteess,, ssaallttooss ppoorr eerrrroorr eenn llaa nnuummeerraacciióónn yy//oo rreeppeettiicciióónn ddeell

nnúúmmeerroo ccoonnsseeccuuttiivvoo eenn ddiiffeerreenntteess ddooccuummeennttooss.. PPaarraa llooss eexxppeeddiieenntteess ddeebbeerráá

rreeggiissttrraarrssee llaa eexxiisstteenncciiaa ddee aanneexxooss:: cciirrccuullaarreess,, aaccttaass,, mmeemmoorraannddooss,,

rreessoolluucciioonneess,, iinnffoorrmmeess,, iimmpprreessooss,, ppllaannooss,, ffaaccttuurraass,, ddiissqquueetteess,, ffoottooggrraaffííaass oo

ccuuaallqquuiieerr oobbjjeettoo ddeell ccuuaall ssee hhaabbllee eenn eell ddooccuummeennttoo pprriinncciippaall.. DDee eessttooss ddeebbee

sseeññaallaarrssee,, eenn pprriimmeerr lluuggaarr,, eell nnúúmmeerroo ddee uunniiddaaddeess aanneexxaass ddee ccaaddaa ttiippiioo:: EEjj..

UUnnaa hhoojjaa ccoonn 55 ffoottooggrraaffííaass ssuueellttaass:: lluueeggoo eell nnúúmmeerroo ccoonnsseeccuuttiivvoo ((ssii lloo ttiieennee)),,

cciiuuddaadd,, ffeecchhaa,, aassuunnttoo oo tteemmaa ddee ccaaddaa aanneexxoo.. PPaarraa llooss aanneexxooss lleeggiibblleess ppoorr

mmááqquuiinnaa ddeebbeerráánn rreeggiissttrraarrssee llaass ccaarraacctteerrííssttiiccaass ffííssiiccaass yy rreeqquueerriimmiieennttooss

ttééccnniiccooss ppaarraa llaa vviissuuaalliizzaacciióónn yy ccoonnssuullttaa ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn.. EEssppeecciiffiiccaarr

pprrooggrraammaass ddee ssiisstteemmaattiizzaacciióónn ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn.. AA llooss iimmpprreessooss ssee llee aassiiggnnaarráá

uunn nnúúmmeerroo ddee ffoolliioo yy ssee rreeggiissttrraarráá eell nnúúmmeerroo ddee ppáággiinnaass qquuee lloo ccoommppoonneenn,, AAssíí

mmiissmmoo,, ssee aannoottaarráá iinnffoorrmmaacciióónn ssoobbrree eell eessttaaddoo ddee ccoonnsseerrvvaacciióónn ddee llaa

ddooccuummeennttaacciióónn,, eessppeecciiffiiccaannddoo eell ttiippoo ddee ddeetteerriioorroo:: ffííssiiccoo ((rraassggaadduurraass,,

mmuuttiillaacciioonneess,, ppeerrffoorraacciioonneess,, ddoobblleecceess,, ffaallttaanntteess)),, qquuíímmiiccoo ((ooxxiiddaacciióónn ddee ttiinnttaass,,

ssooppoorrttee ddéébbiill)) yy//oo bbiioollóóggiiccoo ((aattaaqquuee ddee hhoonnggooss,, iinnsseeccttooss,, rrooeeddoorreess))..

1199.. EELLAABBOORRAADDOO PPOORR:: SSee eessccrriibbiirráá eell nnoommbbrree yy aappeelllliiddoo,, ccaarrggoo,, ffiirrmmaa ddee llaa

ppeerrssoonnaa rreessppoonnssaabbllee ddee eellaabboorraarr eell iinnvveennttaarriioo,, aassíí ccoommoo eell lluuggaarr yy llaa ffeecchhaa eenn

qquuee ssee rreeaalliizzaa llaa eellaabboorraacciióónn ddeell mmiissmmoo..

2200.. EENNTTRREEGGAADDOO PPOORR:: SSee aannoottaarráá eell nnoommbbrree yy aappeelllliiddoo,, ccaarrggoo,, ffiirrmmaa ddee llaa

ppeerrssoonnaa rreessppoonnssaabbllee ddee eennttrreeggaarr llaa ttrraannssffeerreenncciiaa,, aassíí ccoommoo eell lluuggaarr yy llaa ffeecchhaa

eenn qquuee ssee rreeaalliizzaarraa ddiicchhaa eennttrreeggaa..


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2211.. RREECCIIBBIIDDOO PPOORR:: SSee rreeggiissttrraarráá eell nnoommbbrree yy aappeelllliiddoo,, ccaarrggoo,, ffiirrmmaa ddee llaa ppeerrssoonnaa

rreessppoonnssaabbllee ddee rreecciibbiirr eell iinnvveennttaarriioo,, aassíí ccoommoo eell lluuggaarr yy llaa ffeecchhaa eenn qquuee ssee

rreecciibbiióó..

2.15.3. Ventajas De Las Transferencias Documentales

•• DDeessccoonnggeessttiioonnaann llaass ddeeppeennddeenncciiaass ddoonnddee ssee hhaa pprroodduucciiddoo eell ddooccuummeennttoo

•• AAll hhaacceerr llaa ttrraannssffeerreenncciiaa,, eell ddooccuummeennttoo ppaassaa ppoorr uunn ttrraattaammiieennttoo ddooccuummeennttaall

aarrcchhiivvííssttiiccoo qquuee aasseegguurraa yy ffaacciilliittaa ttaannttoo llaa ccoonnsseerrvvaacciióónn ccoommoo llaa ccoonnssuullttaa ddee llooss

eexxppeeddiieenntteess..

•• CCrreeaa uunn eennllaaccee eennttrree llaass ddiiffeerreenntteess ffaasseess ddeell aarrcchhiivvoo..

2.15.4. Normas Para Transferir

•• IIddeennttiiffiiccaarr llaa ddooccuummeennttaacciióónn ddee llaa rreessppeeccttiivvaa ddeeppeennddeenncciiaa,, ccoonn llaass sseerriieess

ddooccuummeennttaalleess yy ddee ccoonnffoorrmmiiddaadd ccoonn llaass TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn ddee llaa pprreesseennttee

pprrooppuueessttaa..

•• SSóólloo ssee rreecciibbiirrííaann ggrruuppooss ddooccuummeennttaalleess ddee llaa mmiissmmaa ddeeppeennddeenncciiaa..

•• NNoo ssee aaddmmiittiirráá ddooccuummeennttaacciióónn ssuueellttaa oo ffrraaggmmeennttaaddaa..

•• NNoo ssee aacceeppttaarráánn eexxppeeddiieenntteess ccoonn ddeennoommiinnaacciióónn VVaarriiooss oo ddiivveerrssooss eettcc

•• TTooddaa ttrraassffeerreenncciiaa ddeebbeerráá iirr aaccoommppaaññaaddaa ddee uunnaa rreellaacciióónn ddee llooss eexxppeeddiieenntteess aa

ttrraannssffeerriirr eenn uunn FFOORRMMAATTOO UUNNIICCOO DDEE TTRRAANNSSFFEERREENNCCIIAASS..

2.16. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

LLaa pprreesseennttee pprrooppuueessttaa ddee TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn DDooccuummeennttaall,, sseerráá aaddooppttaaddaa ppoorr llaa

EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo EEMMPPAASS SS..AA EESSPP,, mmeeddiiaannttee uunnaa RReessoolluucciióónn,, uunnaa


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vveezz sseeaann aapprroobbaaddaass ppoorr eell AArrcchhiivvoo GGeenneerraall ddee llaa nnaacciióónn yy ssee ccoonnssttiittuuiirráánn ddee

oobblliiggaattoorriioo ccuummpplliimmiieennttoo ccoommoo bbaassee ppaarraa oorrggaanniizzaarr llooss aarrcchhiivvooss eenn ssuuss ddiiffeerreenntteess

cciiccllooss..

2.17. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

EEll sseegguuiimmiieennttoo yy vveerriiffiiccaacciióónn ddee llaa aapplliiccaacciióónn ddee llaass TTaabbllaass ddee RReetteenncciióónn

DDooccuummeennttaall ddee llaa EEmmpprreessaa PPúúbblliiccaa ddee AAllccaannttaarriillllaaddoo ddee SSaannttaannddeerr SS..AA EESSPP,, eessttaarráá

aa ccaarrggoo ddeell ffuunncciioonnaarriioo eennccaarrggaaddoo ddeell AArrcchhiivvoo ddee llaa EEmmpprreessaa,, eenn eell ccuuaall rreeccaaeerráá llaa

rreessppoonnssaabbiilliiddaadd ddee hhaacceerr llooss aajjuusstteess nneecceessaarriiooss ccuuaannddoo hhaayyaa mmooddiiffiiccaacciioonneess eenn llaa

EEssttrruuccttuurraa OOrrggaanniizzaacciioonnaall,, ccaammbbiiooss eenn llooss ggrruuppooss ddee ttrraabbaajjoo oo rreeffoorrmmaass eenn llooss

AAccttooss AAddmmiinniissttrraattiivvooss..

LLaass aaccttuuaalliizzaacciioonneess ffuuttuurraass qquuee ssee hhaaggaann aa llaa pprreesseennttee pprrooppuueessttaa ddee llaass TTaabbllaass ddee

rreetteenncciióónn ddee EEMMPPAASS SS..AA,, eessttaarráánn aapprroobbaaddaass mmeeddiiaannttee CCoommiittéé ddee AArrcchhiivvoo ddee llaa

EEmmpprreessaa..

2.18. FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EMPAS S.A ESP

Está conformado por cinco columnas que recopilan la información pertinente al

documento y a su proceso.


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Formato 3. Formato Tablas de Retención Documental EMPAS S.A ESP

EMPRESA PUBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER S.A. E.S.P

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL LEY 594 DE 2000


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2.19 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

• Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo y razón social

• Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa

que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

• Hoja – No. –de__: En el primer espacio debe colocarse el número que

identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determina el total de las

hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la Empresa.

El segundo espacio corresponde al número total de hojas diligenciadas para la

Entidad.

• Columna 1. Código. Indica el orden consecutivo de los documentos

producidos por cada dependencia.

• Columna 2. Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de

unidades documentales, emanados de un mismo productor ( series

documentales) y los soportes que lo acompañen; de igual forma se listarán las

subseries correspondientes. Se han colocado en orden alfabético con el fin de

facilitar su búsqueda.

• Columna 3. Retención. El tiempo en años asignado para la permanencia tanto

en el archivo gestión (3a) como en el archivo central (3 b) de los documentos,

fue asignado previa estimulación por parte del productor de documentos. Un

documento no necesariamente debe pasar por los dos archivos, puede

conservarse de igual manera en cualquiera de los dos.


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• Columna 4. Disposición Final. Se señala aquí lo que se debe hacer con el

documento una vez haya cumplido el tiempo dispuesto en cada uno de los

archivos o en alguno de ellos.

CT. Conservación Total. Cuando se van a tomar las medidas necesarias para

garantizar el buen estado del documento y su durabilidad física. Son aquellos

que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o

los que por su origen, contenido informen sobre el origen, desarrollo, estructura,

procedimientos y políticas de la dependencia productora, convirtiéndose en

testimonio de su actividad y transcendencia. Se conservan para la

investigación, ciencia y la cultura.

M. Microfilmación. Cuando el documento se va a fotografiar con el fin de

obtener pequeñas imágenes de película para facilitar su manipulación y

conservación. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos

o magnéticos.

S. Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de

los documentos mediante un muestreo representativo Se hace una selección

cuando el documento así lo requiera, de acuerdo con el criterio de oficina. Por

ejemplo seleccionar un informe por año y conservarlo; separar la serie de los

soportes y guardar únicamente la serie eliminando los soportes.

E. Eliminar. Cuando se considera que los documentos deben destruirse porque

ya perdieron su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico

y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

• Columna 5. Procedimiento. En esta columna se consigna el proceso que se

tuvo en cuenta para la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.


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Esta columna debe guardar coherencia con la disposición final que se le dé a

las Series y Subseries.


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4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS __________________________________________ A

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.


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Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.


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Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

C

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.


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Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre:

• El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas.

• La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental

• La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Copia: Reproducción exacta de un documento.


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Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

D

Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.


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Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Distribución de documentos: Aactividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.


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Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

E

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.

Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.


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Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

F

Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio: Hoja.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.


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Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

G

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

I

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.

Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

Índice temático: Listado de temas o descriptores.

Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.


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L

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

M

Manuscrito: Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

N

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística

O

Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.


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Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

P Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

R

Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.


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Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

S

Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una


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muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

T

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.


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Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

U

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

V

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.


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Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.


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5. BIBLIOGRAFÍA _____________________

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Reglamento general de Archivos, Bogotá 1994

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Bases para la elaboración de un Programa 1996

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Mini-manual No. 4 Tablas de Retención Documental y transferencias Documentales.

EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER, Cámaro Carvajal Martín Camilo, Concepto Jurídico emitido mediante oficio del 24 de febrero de 2009 sobre Estructura Orgánica EMPAS S.A.

EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER, Peñuela Arce Mauricio, Concepto Jurídico emitido mediante oficio No. 066 de Marzo 18 de 2009. “Ciclo Vital de los documentos jurídicos”.

LEY ANTITRAMITES 962 DEL 2005, Artículo 28. Ciclo vital de documentos Contables.

EMPRESA PÚBLICA DE ALCANTARILLADO DE SANTANDER, Instructivo de elaboración de Documentos ITPS-01-00 del 7 Noviembre de 2008, adoptado mediante Resolución 000327 del 10 de Noviembre de 2008


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SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS, Metodología para la implementación de una Tabla de Retención Documental – WALTER HUMBERTO RODRIGUEZ

MORENO JAIME FERNANDO, Consultor de Archivo- Tablas de Retención Documental.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Seminario Taller- Tablas de Retención Documental

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Guía para la Implementación de un programa de Gestión Documental- Sistema Nacional de Archivos.

MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Gestió… · ESP- por el Archivo General de la Nación...

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