Manual de Procesos

Proceso de Pedidos y Recepción de Petróleo

Sistema de Abastecimiento Sitrans (SAS)

1. Proceso de Pedidos y Recepción de Petróleo

Figura 7.1. Proceso de Pedidos y Recepción de Mercaderías.

1.1. Verifica stock

Todos los días se debe registrar el estado de los contadores mecánico y electrónico de los surtidores, los cuales deben coincidir, al diferencial del estado del día anterior y el actual de esta lectura, se debe restar los litros correspondientes a recirculaciones realizadas; la sumatoria de los litros registrados en las GD del día debe ser igual a los litros determinados por el diferencial de los contadores, generándose así una cuadratura de los consumos. Así también todos los días a primera hora de la mañana se debe efectuar una medición de los estanque con la regla graduada y utilizando pasta detectora de agua cuyo resultado debe ser muy similar a la existencia determinada por la suma aritmética del saldo inicial mas las compras menos los consumos. La información validad de esta forma debe ser entregada al encargado administrativo de la existencia de petróleo.

1.2. Analiza informe de Stock

El encargado administrativo recibe información de stock de petróleo diariamente y del cual lleva un registro histórico.

1.3. Emite OC directa en ADQ

Emite Orden de Compra Directa por los litros definidos a solicitar considerando el precio informado por el proveedor semanalmente. Para ello el Encargado Administrativo ingresar al módulo Adquisiciones (ADQ), y seleccionar DocumentosO. Compra Pendientes. El sistema mostrará una bandeja de las órdenes de compra pendientes asociadas al usuario. Posteriormente, debe hacer clic en el botón “Crear” para hacer la orden de compra directa.

Figura 7.2. Crear una OC Directa.

Luego se debe ingresar los siguientes datos:

Figura 7.3. Datos a ingresar en una OC directa.

Una vez ingresados los datos, se debe proceder a enviar la OC directa al Autorizador Financiero, de la siguiente manera.

1) Procedencia de la Orden: Nacional: compras en Chile

Extranjero: importaciones

2) Rut Proveedor;

con F3 se

despliega la ayuda.

3) Bodega de Combustible

(siempre)

4) Glosa

obligatoria, será asignada a

futura factura.

10) Check para

aplicar IVA al ítem.

5) Fecha tipo de

cambio para órdenes en

monedas distinta a $.

6) Días futuros en los

cuales se espera que el proveedor despache.

7) Moneda de la

orden.

8) Porcentaje descuento sobre el total

11) CC contable

asignado al usuario y

validado con el ítem.

12)

Código

del ítem.

13) Cantidad

del ítem.

14)

Precio

Unitario

9) Ingresar Tipo

de Gastos a

distribuir.

Figura 7.4. Datos a ingresar en una OC directa.

1.4. Evaluación Financiera

El autorizador financiero recibe la matriz con el proveedor sugerido y decide si aprueba o rechaza la orden de compra directa. Para ello, desde el módulo Adquisiciones (ADQ), debe entrar a la opción DocumentosO. Compra Pendientes. El autorizador financiero visualizará la bandeja con las órdenes de compra que tenga pendientes. Una vez identificada la orden de compra, debe proceder a hacer lo siguiente:

1) Observación para el Autorizador

Financiero.

2) Usuario que aprobará

la orden (Autorizador Financiero)

Figura 7.5. Visualización Bandeja OC pendientes.

Si está de acuerdo con lo solicitado en la OC Directa, el Autorizador Financiero debe enviar la aprobación total al Encargado Administrativo para que envíe la OC al proveedor.

Figura 7.6. Aprobación OC Directa.

Si está de acuerdo con lo solicitado en la OC Directa, el Autorizador Financiero debe enviar la aprobación total al Encargado Administrativo para que envíe la OC al proveedor.

Figura 7.7. Rechazo de OC Directa.

1) Observación para el

Encargado Administrativo

2) Usuario Encargado

Administrativo

1) Observación para el

Encargado Administrativo

2) Usuario Encargado

Administrativo

1.5. Envía OC Directa a Proveedor

El Encargado Administrativo debe enviar la OC Directa al proveedor, estas deben incluir acuse de dominio y recibo, para tener certeza de que el proveedor recibió y leyó el pedido. Para ello el Encargado Administrativo debe ingresar a DocumentosO. Compras Pendientes, donde podrá visualizar las órdenes de compra pendientes.

Figura 7.8. Bandeja de OC Pendientes.

Para enviar la OC al proveedor debe presionar el botón “Colocar”.

Figura 7.9. Colocar una Orden de Compra

Se selecciona el medio para enviar la orden de compra al proveedor y se despliega el reporte de la orden de compra.

Figura 7.10. Orden de Compra generada.

1.6. Envía Recordatorio a Proveedor

El Encargado Administrativo deberá hacer un seguimiento de la OC, si ésta no ha sido recepcionada después de los días convenidos de entrega, entonces se deberá contactar al proveedor para saber el estado en que se encuentra la compra realizada, esto se repite hasta que se recepcione el combustible.

1.7. Recibe camión con carga

El Encargado de la Bomba debe recibir al camión con la carga de combustible. Se debe tener las siguientes consideraciones: 1) Debe verificar que el área de descarga de combustible este completamente

libre de obstáculos. 2) El camión tanque debe estacionarse cerca de la tapa cámara, en una

orientación que le permita la pronta salida en caso de emergencia. 3) Instalar conos para impedir accesos a surtidores conectados a estanques que

serán abastecidos y a áreas de seguridad de 7 metros entorno al camión. 4) Verificar que no existan fuentes de ignición o motores eléctricos o a explosión

funcionando a menos de 7 metros.

5) El chofer pondrá uno de sus extintores a 3 metros de la zona de llenado del estanque y el Encargado de Bomba instalará otro a igual distancia.

Figura 7.11. Esquema para recibir Camión.

1.8. Recepción Combustible

Figura 7.12. Subproceso Recepción de Combustible.

Antes comenzar con la descarga, el Encargado de Bomba debe revisar la documentación (guía de despacho o factura), con el fin de verificar la correcta facturación y que los volúmenes y los productos correspondan a lo solicitado.

1.8.1. Medición de Estanques con regla graduada

Se debe medir el contenido de los estanques receptores en presencia del chofer antes y después de la descarga. Para evitar derrames primero hay que comprobar que existe la capacidad suficiente para descargar la totalidad del producto. El llenado no podrá realizarse si no existe capacidad en el estanque para recibir todo el combustible, está prohibido descargar excedentes en tambores o bidones. En tal caso, se debe avisar al proveedor y no recepcionar el combustible.

1.8.2. Verificación de sellos de válvulas

Se debe comprobar que todos los sellos de las válvulas se encuentren en perfecto estado (sin señales de violación o adulteración) y que éstos sean de color gris. Además debe verificar que exista coincidencia entre la numeración de ellos y la que aparece en la documentación.

1.8.3. Solicita al chofer que abra válvulas de fondo

Una vez verificada los sellos de válvula, el encargado debe solicitar al chofer que abra las válvulas de fondo del o los estanques a descargar.

1.8.4. Comprueba sellos de escotillas

El encargado de bomba debe subir al estanque del camión y comprobar que todos los sellos de las escotillas “domo” se encuentren en perfecto estado (sin señales de violación o adulteración), que exista coincidencia entre la numeración de ellos y la que aparece en la documentación, y su color corresponde al producto solicitado.

1.8.5. Verifica Volúmenes con Flechas

El encargado de bomba, además debe verificar los volúmenes observando las “flechas” de cada compartimiento.

Figura 7.13. Esquema recepción combustible.

1.8.6. Rechaza camión

Por cada una de los procesos indicados anteriormente, el encargado de bomba debe rechazar la recepción de combustible.

1.8.7. Descarga

Habiendo tomado todas las precauciones anteriores, procede a la descarga: 1) Durante la descarga, el chofer y el encargado del surtidor deben permanecer al

lado del camión, atentos a la maniobra.

2) Por norma, cada producto tiene asignado un color. Verifique siempre que el combustible a descargar corresponda con el color de la tapa del estanque receptor.

3) La manipulación de válvulas y mangueras del camión estanque es de exclusiva responsabilidad del chofer.

4) En caso de producirse un derrame, se debe suspender de inmediato la descarga. Esparcir arena o tierra, impidiendo que el combustible fluya en la calle o alcantarillado. Eliminar residuos contaminados al depósito de residuos peligrosos.

5) Observar permanentemente las ventilaciones del o los estanques receptores. Si salpica producto, detener la descarga.

Importante: Si por operación errónea se produce una contaminación, suspender de inmediato la entrega y sellar el estanque, dando aviso a la Planta.

1.8.8. Estruje

Una vez finalizada la descarga, el chofer debe vaciar el contenido de la manguera desde el camión al estanque. Junto al chofer, el encargado de bomba, debe realizar los “estrujes” en cada compartimiento del estanque, comprobando que las válvulas de fondo se encuentren abiertas. Este proceso se hará por cada compartimento y se depositará en el estanque. Finalizados los “estrujes” sube nuevamente al estanque y verifica que los compartimientos de cada estanque se encuentren secos.

1.8.9. Medición estanques

Una vez aquietado el nivel de combustible recibido, debe realizarse una medición final a los estanques que participaron en la descarga, acción que se hará efectiva en conjunto con el chofer.

1.9. Avisa a Proveedor

Si no se recepciona el combustible, el encargado de bomba debe comunicar al encargado administrativo, las razones por las que no se recepcionó el combustible. El encargado administrativo debe avisar al proveedor que no se recepcionó el combustible, por medio de un informe.

1.10. Emite DRM

Si se recepciona el combustible, el encargado de bomba debe avisar al encargado que se ha recepcionado el combustible y debe proceder a enviar la documentación recibida por el chofer (guía de despacho o factura).

Con esta documentación, el encargado administrativo debe generar el DRM para recibir conforme el combustible, para ello debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD) de la siguiente manera:

Figura 7.14.Formulario Crear DRM

Tener presente que la bodega de recepción sólo puede ser una bodega de combustible, las cuales se detallan a continuación.

Bodegas de Combustibles:

Sucursal Código Bodega

Bodega Ciudad

1 4 SCL COMBUSTIBLE SAN BERNARDO

60 62 THO COMBUSTIBLES Talcahuano

Se debe completar los siguientes campos:

Figura 7.15. Datos a completar en DRM

1) Se debe seleccionar

el tipo de documento

de la recepción.

2) Se debe ingresar el Rut del proveedor del

documento. Se

pueden desplegar con F3.

3) Se debe ingresar el

número del documento.

4) Fecha

DRM, por defecto es la

del día.

7) Fecha emisión del

documento.

8) Glosa de la

recepción.

5) Moneda del documento,

por defecto

viene $.

6) Periodo: por defecto viene el

abierto y activo.

9) Se debe

seleccionar la bodega

que recepciona.

10) Se debe

presionar el botón

“Aplicar”.

Posteriormente, se debe asociar el DRM – Orden de Compra.

Figura 7.16. Asociar un DRM-Orden de Compra.

Se debe ingresar las cantidades recibidas

Figura 7.17. Ingreso de la cantidad recibida en DRM.

Para cambiar de estado de digitado a recibido, el encargado administrativo debe presionar el botón “Sgte. Estado”.

1) Corresponde a la sucursal por la que fue

colocada la orden de compra. Por defecto viene la sucursal de ingreso al sistema. Si

la orden pertenece a otra sucursal se debe

abrir la opción y seleccionar la correcta.

2) Se debe seleccionar la

orden de compra para la

sucursal escogida.

Se debe ingresar la

cantidad recibida.

Figura 7.18.Cambir de estado DRM a RECIBIDO.

El DRM queda en estado recibido, lo que significa que la compra de combustible se encuentra recibido conforme.

Figura 7.19. DRM recibido.

1.11. Generar Factura

Cuando llegan las facturas del proveedor, el encargado de recepcionar las facturas (recepcionista), genera la factura según el siguiente subproceso.

Figura 7.20. Subproceso Generar Factura

1.11.1. Revisa documentación exigida

La documentación que se exigirá a los proveedores para la recepción de documentos es la Factura y copia de la Orden de Compra. En caso de que el proveedor no envíe estos documentos exigidos, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver los documentos al proveedor.

1.11.2. Revisar datos generales de la factura

El encargado de recepcionar la factura deberá revisar los siguientes datos generales:

1) Vigencia de la factura 2) Fecha de emisión de la factura debe estar dentro del período contable

activo. 3) Nombre de la empresa: es aceptable sólo estos dos nombres.

a. Sitrans Ltda. b. Sitrans, Servicios Integrados de Transporte Ltda.

4) Rut de la Empresa: 96.500.950-7 5) Dirección de la Empresa: Avda. Jorge Alessandri Nº 10700 (dirección casa

matriz) 6) Comuna donde se encuentra ubicada la empresa: San Bernardo 7) IVA: verificar que el IVA este correcto. 8) Cantidad de cada producto pedido, debe coincidir con lo que se especifica

en la orden de compra. 9) Ficha del camión tanque. 10)Nombre del chofer. 11)Hora de salida. 12)Numeración de sellos.

Figura 7.21. Datos a revisar en Factura

Si los datos generales de la factura no son correctos, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver la factura al proveedor.

1) Vigencia

Factura

3) Nombre

Empresa

4) R.U.T. de

la empresa

7) IVA

6) Comuna

5)

Dirección

Empresa

2) Fecha debe

estar acorde con

período contable

1.11.3. Comparar datos de Factura con Orden de Compra

Una vez que se ha revisado los datos generales de la factura, el encargado debe comparar los datos de la factura corresponden a los datos de la orden de compra. Si los datos no corresponden a los datos especificados en la orden de compra, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver la factura al proveedor.

1.11.4. Ingresa datos Factura

El encargado de recepcionar facturas debe ingresar los datos de la factura al Sistema de Control de Documentos y posteriormente, firmar la recepción de la factura. Para ello, el recepcionista debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD). Debe presionar el botón “Fact x Pers”, se despliega la bandeja de documentos pendientes del usuario. Luego presionar el botón “Crear” para crear un nuevo documento, el estado es “Predigitada”.

Figura 7.22. SCD: Crear Factura.

Figura 7.23. Formulario Factura: Datos a ingresar por Recepcionista.

Una vez al día, el recepcionista debe enviar las facturas recepcionadas durante el día al departamento de contabilidad, para ello debe hacer lo siguiente:

Figura 7.24. Envío de factura a Contabilidad.

1) Se debe seleccionar el

tipo de documento del

documento

3) Se debe ingresar el número del documento

2) Se debe ingresar el rut

del proveedor al cual se esta importando el activo

fijo. 6) Ticket que indica

si la factura se asocia

con una OC. Por defecto viene con

ticket. 4) Fecha de emisión del documento

5) Fecha de recepción

del documento.

7) Moneda del documento,

por defecto $.

8) Monto Afecto,

exento, iva, etc.

9) Adjuntar Factura

escaneada.

10) Presionar botón

Aplicar para crear factura.

Debe seleccionar

usuario de contabilidad

designado.

Seleccionar Facturas a

enviar a contabilidad.

Una vez enviadas las facturas recibidas durante el día, el sistema genera un informe de todas las facturas que se enviaron.

Figura 7.25. Informe de envío facturas.

Con este informe, el encargado de recepcionar las facturas, debe proceder a enviar las facturas físicas a departamento de contabilidad.

1.12. Asignar DRM y traspaso a Contabilidad

Una vez generada la factura, esta es enviada al departamento de contabilidad. En esta área se encargan de asignar el DRM (Documento de Recepción de Mercaderías) y hacer el traspaso a Contabilidad. Para ello, el usuario designado de contabilidad debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD). Debe presionar el botón “Fact x Pers”, se despliega la bandeja de documentos pendientes del usuario. Luego seleccionar la factura para asignar DRM e ingresar los siguientes datos:

Figura 7.26. Formulario Factura: Datos a ingresar por Personal Contabilidad.

Para seguir con el flujo se debe presionar el botón “Digitado”, el cual permitirá cambiar de estado la factura de PREDIGITADA a REV.PERSONA.

Figura 7.27. Cambio de estado factura a REV.PERSONA.

Para asignar el DRM se debe presionar el botón “Asig.DRM”.

1) Tipo de

imputación contable.

2) Tipo de IVA.

Figura 7.28. Asignar DRM a factura.

Se debe presionar el botón “Crear”.

Figura 7.29. Selección de tipo DRM a Factura.

1) Tipo documento asociado al DRM. Por

defecto viene el

seleccionado en la factura anterior.

2) Número de DRM y

orden de compra

asociado.

Se debe presionar el botón “Salir”.

Figura 7.30. Asignación DRM a Factura.

Se debe aceptar el mensaje.

Figura 7.31. Cambio de estado factura a REV.O.COMPRA.

Se debe presionar el botón “Pareo Doc”, quedando el documento en estado PARA FIC.

Se debe presionar el

botón “Salir”

Figura 7.32. Cambio de estado factura a PARA FIC.

Se debe seleccionar documentos en estado PARA FIC; se debe presionar el botón “Contabilizar”, se levanta la ventana final para traspasar a la contabilidad, ya sea levantando el fic o no:

Figura 7.33. Contabilizar el documento.

La factura desaparece de la bandeja del usuario, terminando el flujo.