MANUAL DE PROCESO ADMINISTRACIO BI v2 - Inmobiliar · 2016-05-03 · DIRECCIÓN DE PROCESOS Y...
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MANUAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES CS-STAB-01-P01 Versión 2.0 25/03/2015
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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES ........................ 7
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 12
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1. INFORMACIÓNBÁSICA
Proceso ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES
Código del Proceso CS‐STAB‐01‐P01
Descripción
PROPÓSITO Gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos. DISPARADOR
Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles ENTRADAS
Expediente del bien inmueble
Informe de levantamiento de información
Acta de entrega recepción ACTIVIDADES PRINCIPALES
Identificar el tipo de bien inmueble de acuerdo a su uso.
Temporales: gestionar pagos de los gastos por el inmueble y su mantenimiento.
Permanentes: elaborar el modelo de gestión, dotar de servicios de guardianía y limpieza, socializar expensas con las Entidades Ocupantes, gestionar los pagos de los gastos generados por el inmueble y su mantenimiento.
PROCESO RELACIONADO
Regularización de Bienes Inmuebles
Subproceso de Recepción de Bienes
Subproceso de Gestión Mensual de Gastos
Emisión de Certificación Presupuestaria
Contratación y Compras Públicas
Productos/Servicios del Proceso
Bienes inmuebles administrados
Tipo de Proceso Sustantivo
Responsables del Proceso
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Tipo del cliente Cliente Interno y externo
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Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública y su Reglamento General de Aplicación
Ley de Administración de Bienes
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público
Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR
Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1033 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1249 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales
Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC
Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio
Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados
Decreto Ejecutivo Nro. 823 – Transferencia de Bienes Inmuebles FERIA DE DURAN
Decreto Ejecutivo Nro. 560 – Transferencia de bienes del BCE
RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006
2. LINEAMIENTOSDELPROCESO
El proceso de Administración de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes lineamientos
en los procesos:
No se procederá a la administración de un bien inmueble si no se cuenta con el acta de
entrega‐recepción debidamente suscrita.
Los bienes inmuebles administrados por INMOBILIAR corresponden a aquellos que son
asignados a la Institución mediante Leyes y/o Decretos, estos se dividen en dos grupos de
acuerdo a su uso y son:
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o Temporales: son aquellos bienes inmuebles disponibles para atender los
requerimientos de las entidades públicas; y, que pueden ser sujetos de arriendo o
enajenación.
o Permanentes: son aquellos bienes inmuebles para uso de dos o más entidades
públicas.
Los TDR´s para las contrataciones de servicios o adquisición de bienes que se requieran
para atender las necesidades de los inmuebles administrados, deberán ser elaborados por
el Analista de Administración de Bienes Inmuebles y aprobados por el Subdirector Técnico
de Administración de Bienes.
3. ROLES
Analista de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta las actividades para la administración
de bienes inmuebles, siendo el responsable por los bienes inmuebles temporales encomendados a
su cargo.
Coordinador General de Planificación y Gestión Estratégica.‐ Planifica, coordina, controla y da
seguimiento a los procesos y proyectos para garantizar el cumplimiento de los objetivos
estratégicos y metas institucionales, así como también el mejoramiento de los procesos. Dirige el
proceso de emisión de Avales Presupuestarios.
Director Administrativo.‐ Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.
Director de Talento Humano.‐ Administra y propende el desarrollo del talento humano mediante
la aplicación de leyes, reglamentos, normas, políticas, métodos y procedimientos eficientes y
eficaces como factores claves del éxito organizacional y gestión institucional.
Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Emisión de Certificaciones Presupuestarias y el
proceso de Ejecución de Pagos.
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Planifica y dirige los procesos para
gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente de los bienes inmuebles del Sector Público.
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.‐ Dirige y controla los procesos de
gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas
para la dotación de infraestructura.
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Director Nacional de Legalización de Bienes Inmuebles.‐ Dirige y supervisa acciones legales y
trámites pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las
diferentes entidades del Sector Público.
Experto de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Asigna y coordina a los funcionarios encargados
de la gestión administrativa de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR. Es el encargado de
establecer las actividades correspondientes a cada funcionario, dependiendo del tipo del Bien
Inmueble por administrar.
Subdirector Técnico de Administración de Bienes.‐ Formula, ejecuta y emite la política pública
para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de
administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior
uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales.
4. GLOSARIODETÉRMINOS
Acta entrega‐recepción.‐ Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable por el bien recibido.
Certificación Presupuestaria.‐ Documento emitido por la Dirección Fianciera que garantiza la
disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito
presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente
registro presupuestario.
CUR de Pago.‐ Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.
DNABI.‐ Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.
TDR´s.‐Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y
estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,
conferencia, negociación, etc.
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5. DIAGRAMADEFLUJODELPROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENESINMUEBLES
6.1. PROPÓSITO
Determinar las actividades que permitan gestionar la administración técnica, eficaz y eficiente
de los Bienes Inmuebles asignados a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos.
6.2. ALCANCE
Este proceso abarca desde la recepción del bien inmueble hasta gestionar los pagos de los
gastos generados por el inmueble y su mantenimiento mensualmente.
6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles
Director Nacional de Legalización de Bienes
Inmuebles
El producto del Proceso de Regularización de bienes es el Expediente del bien inmueble, mismo que contiene las escrituras inscritas en el Registro de la Propiedad a nombre de INMOBILIAR, así como también la Ficha catastral del inmueble, entre otros.
Expediente del bien inmueble
Subproceso de Recepción de
Bienes
Subdirector Técnico de Administración de
Bienes
El Expediente del bien inmueble es la entrada del subproceso de recepción de bienes y este culmina con la suscripción del acta de entrega‐recepción y el respectivo informe de levantamiento de información del inmueble recibido.
Acta entrega‐recepción interna
Informe de levantamiento
de Información
Disponer gestión Subdirector Técnico de Administración de
Bienes
Con el acta y el informe el Subdirector dispone la gestión para la administración del inmueble al Director de Administración de Bienes Inmuebles.
Memorando
Recibir Acta y gestionar
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Una vez recibida el acta entrega‐recepción, el Director define el tipo de inmueble de a la información del Expediente ya sea en temporales o permanentes.
N/A
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Subproceso de Gestión Mensual de
Gastos
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Si el inmueble es temporal, dispone la gestión para dar inicio al subproceso de gestión mensual de gastos.
N/A
Solicitar informe del bien inmueble
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Si el inmueble es permanente se solicita mediante memorando al Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles el Informe técnico de diagnóstico del bien inmueble.
Memorando
Proceso de Uso Correcto y Eficiente
de Bienes Inmuebles
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
El requerimiento por parte de la DNABI, es el disparador del Proceso de Uso Correcto y Eficiente de Bienes Inmuebles, el producto de este proceso es el Informe técnico de diagnóstico del bien inmueble solicitado.
Informe Técnico de Diagnóstico
Remitir informe y disponer gestión
Experto de Administración de Bienes Inmuebles
El Experto remite el Informe técnico de diagnóstico al Analista de Administración de Bienes Inmuebles y dispone su gestión para la revisión del mismo.
Correo Electrónico
Revisar Informe Técnico de Diagnóstico
Analista de Administración de Bienes Inmuebles
El Analista revisa si el Informe técnico de diagnóstico contiene toda la información requerida y de ser necesario gestionará con la Dirección Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles cualquier inquietud o aclaración respecto del mismo.
N/A
Elaborar el Modelo de Gestión
Analista de Administración de Bienes Inmuebles
Con la información obtenida del Informe técnico de diagnóstico, el Analista elabora el modelo de gestión a ser aplicado para la administración del inmueble.
Modelo de Gestión
Revisar y remitir Experto de
Administración de Bienes Inmuebles
El Experto revisa el modelo de gestión y de no encontrar observaciones lo remite al Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.
Modelo de Gestión
Revisar Modelo y remitir para validación
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
El Director revisa el modelo de gestión y de no encontrar observaciones lo remite al Subdirector Técnico de Administración de Bienes para su validación.
Modelo de Gestión
Validar Modelo de Gestión
Subdirector Técnico de Administración de Bienes para su validación
El Subdirector revisa el modelo de gestión y de no encontrar observaciones lo valida para su ejecución.
Modelo de Gestión
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Gestionar personal y servicios para el
inmueble
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
El Director coordina las actividades para proveer el personal y los servicios requeridos para la administración del inmueble conforme lo establecido en el Modelo de gestión.
Correo electrónico
Disponer elaboración de memorando
Experto de Administración de Bienes Inmuebles
El Experto dispone la elaboración del Memorando de solicitud de contratación del personal.
Correo electrónico
Elaborar Memorando para contratación de
personal
Analista de Administración de Bienes Inmuebles
El Analista elabora el borrador de memorando para solicitar la contratación del personal y lo reasigna al Experto para su revisión.
Borrador de Memorando
Revisar y remitir Experto de
Administración de Bienes Inmuebles
El Experto revisa el borrador de memorando y de no encontrar observaciones lo reasigna al Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.
Borrador de Memorando
Solicitar contratación de
personal
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
El Director revisa el borrador de memorando y de no encontrar observaciones lo remite al Director de Talento Humano solicitando la contratación del personal.
Memorando
Proceso de Reclutamiento y
selección
Director de Talento Humano
El requerimiento por parte de la DNABI, es el disparador del Proceso de Reclutamiento y selección, el producto de este proceso es el personal contratado conforme lo solicitado.
N/A
Coordinar dotación de servicios de seguridad y
limpieza para el inmueble
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Mientras se desarrolla el Proceso de reclutamiento y selección, el Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles, coordina las actividades para dotar de servicios de seguridad y limpieza al inmueble.
Correo electrónico
Gestionar dotación de servicios
Experto de Administración de Bienes Inmuebles
Conforme la directriz emitida por el Director de Administración de Bienes Inmuebles el Experto dispone al/los Analista/s de Administración de Bienes correspondiente/s la dotación del servicio de seguridad y la elaboración de los TDR´s para la contratación del servicio de limpieza.
Correo electrónico
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Dotar de servicio de seguridad
Analista de Administración de Bienes Inmuebles
El Analista ejecuta la dotación del/los punto/s de seguridad requerido/s para atender las necesidades del inmueble conforme lo dispuesto.
N/A
Elaborar TDR o requerimiento por
catálogo electrónico para contratación de
limpieza y gestionar su aprobación
Analista de Administración de Bienes Inmuebles
El Analista elabora los TDR´s o el requerimiento para la compra por catálogo electrónico, para la contratación del servicio de limpieza y solicita la revisión y aprobación de los mismos a través del Experto.
TDR´s
Solicitar Certificación
presupuestaria
Analista de Administración de Bienes Inmuebles
Una vez aprobados los TDR´s o el requerimiento, el Analista ingresa solicita la Certificación presupuestaria para realizar la contratación del servicio de limpieza.
Memorando
Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria
Director Financiero
El requerimiento por parte de la DNABI a través del sistema, es el disparador del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria, el producto de este proceso es la Certificación Presupuestaria conforme lo solicitado.
Certificación Presupuestaria
Proceso de Contratación y
Compras Públicas
Director Administrativo
El requerimiento por parte de la DNABI, es el disparador del Proceso de Contratación y Compras Públicas, el producto de este proceso es la dotación del servicio de limpieza conforme lo solicitado.
N/A
Socializar Modelo de Gestión con las
Entidades Ocupantes
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
De igual manera mientras se desarrollan las actividades para dotar de servicios de seguridad y limpieza al inmueble, el Director coordina y ejecuta la socialización del modelo de gestión con las Instituciones Públicas que harán uso del inmueble, durante la socialización se comunica el monto de las expensas mensuales que cada Institución deberá asumir y se gestiona la transferencia de fondos que cubrirá dichos valores. El pago de estos valores se realiza a través de modificaciones presupuestarias para
Acta de Reunión
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aquellas Entidades que forman parte del Presupuesto General del Estado, y mediante depósitos o transferencias para las Empresas Públicas, Gobiernos Autónomos Descentralizados, Instituciones Financieras, entre otros.
Disponer elaboración del Informe Técnico para Convenio de transferencia de
fondos
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Una vez socializado el Modelo de gestión y gestionados los recursos el Director oficializa la transferencia de los mismos, y dispone al Experto la elaboración del Informe técnico previo a la suscripción del Convenio de transferencia de fondos.
Correo electrónico
Disponer elaboración del Informe Técnico
Experto de Administración de Bienes Inmuebles
Conforme la directriz emitida por el Director de Administración de Bienes Inmuebles el Experto dispone al Analista de Administración de Bienes correspondiente la elaboración del Informe técnico previo a la suscripción del Convenio de transferencia de fondos.
Correo electrónico
Elaborar Informe Técnico para Convenio de
Transferencia de Fondos
Analista de Administración de Bienes Inmuebles
El Analista elabora el Informe técnico previo a la suscripción del Convenio de transferencia de fondos y lo remite para su revisión.
Informe Técnico
Revisar y remitir Analista de
Administración de Bienes Inmuebles
El Experto revisa el Informe técnico y de no encontrar observaciones lo remite al Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.
Informe Técnico
Gestionar elaboración del Convenio de
Transferencia de Fondos
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
El Director gestiona la elaboración del Convenio de transferencia de fondos para su posterior suscripción.
Convenio de Transferencia de Fondos
Remitir Convenio para suscripción
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Una vez elaborado el Convenio se remite al Subdirector Técnico de Administración de Bienes para su suscripción y gestión.
Convenio de Transferencia de Fondos
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Suscribir Convenio Subdirector Técnico de Administración de
Bienes
El Subdirector suscribe el Convenio de transferencia de fondos, y remite el original del mismo a la Dirección de Gestión Documental y Archivo. En el mes de Enero de cada año, la Subdirección deberá remitir a la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica los recursos permanentes de los Edificios administrados para su gestión con el Ministerio de Finanzas, no obstante si se recibe un inmueble en el transcurso del año, se realizará el mismo procedimiento.
Memorando
Subproceso de Gestión Mensual de
Gastos
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
La entrega del Modelo de Gestión al Administrador contratado es la entrada para dar inicio al Subproceso de gestión mensual de gastos.
N/A
7. ANEXOS
o Manual del Subproceso de Recepción de Bienes
o Manual del Proceso de Emisión de Certificación Presupuestaria
o Manual del Proceso de Contratación y Compras Públicas
o Manual del Subproceso de Gestión Mensual de Gastos
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Aprobado Por:
Eco. Vanessa Centeno
Director Nacional de Administración de Bienes
Inmuebles
Validado por:
Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 10/07/2014
2.0 Se actualiza al proceso de acuerdo al proyecto
de reglamento para la administración de bienes
25/03/2015
