Manual de procedimientos_de_auditoria

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE AUDITORÍA PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y LAS ENTIDADES Y ORGANOS SUJETOS A SU

FISCALIZACIÓN (DES-P-7-86)

OCTUBRE DE 1986

14 de mayo, 2008

El presente “Manual de procedimientos de auditoría para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización” (DES-P-7-86) fue emitido en noviembre de 1986 por el entonces Departamento de Evaluación de Sistemas de la Contraloría General, como una guía para uniformar y sistematizar los métodos de trabajo de los auditores del sector público.

A la fecha ese Manual no ha sido revisado y actualizado a la luz de los cambios normativos habidos en esa materia, particularmente con la promulgación de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 del 31 de julio de 2002, el Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público, Nº M-1-2004-CO-DDI, el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, N° M-1-2002-CO-DDI, el Manual de normas generales de auditoría para el sector público, N° M-2-2006-CO-DFOE, las Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público, N° D-2-2007-CO-DFOE, la Circular N° 3339 (DFOE-077) del 09 de abril de 2007. sobre Herramientas para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas, y Decreto Ejecutivo Nº 34029-H del 10 de setiembre de 2007, mediante el cual se adoptan e implementan las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) en el ámbito costarricense.

En virtud de lo anterior, es importante aclarar que este Manual de procedimientos de auditoría puede ser utilizado sólo como fuente de información, debido a que prevalece con carácter vinculante la normativa emitida con posterioridad.

Licda. Amelia Jiménez RuedaGerente de ÁreaSecretaría Técnica — DFOE

PRESENTACIÓN

La Contraloría General por medio de su Departamento de Evaluación y Sistemas, para efectos de uniformar y sistematizar los métodos de trabajo de sus auditores en la técnica de la auditoría y asimismo, para que sea tomado como guía al confeccionarse otros manuales de similar naturaleza, preparó el presente Manual de Procedimientos de Auditoría, el cual, como lo señala la circular del señor Contralor General, establece políticas y perfiles en materia de procedimientos de auditoría que deben observar los auditores del Órgano Contralor al efectuar su trabajo en las entidades y órganos públicos sujetos pasivos de su fiscalización.

Con este Manual no se pretende abarcar todas y cada una de las situaciones y cuentas que pueden ser objeto de examen de una entidad u órgano público, ya que cada situación financiera y administrativa, según donde se produzca, tiene características particulares, difíciles de prever en un documento de carácter general como el presente.

Sin embargo, estimamos que contempla aquellos casos y rubros más comunes de examinar en las auditorías, de modo que será muy útil para el auditor en el ejercicio de sus funciones, lo que le permitiría obtener un rendimiento óptimo con el uso racional de sus esfuerzos. Esperamos que con la puesta en práctica de este documento, se obtengan los aportes necesarios para ampliarlo y mejorarlo.

Con otros manuales emitidos, este será complementado en el futuro con procedimientos de fiscalización de distinta naturaleza, tales como los de auditoría aplicable a los sistemas informáticos y a la contratación administrativa.

DEPARTAMENTO EVALUACIÓN Y SISTEMAS

San José, noviembre de 1986

Este Manual de Procedimientos de Auditoría se imprimió en la Oficina de Publicaciones de la Contraloría General de la República en el mes de noviembre de 1986. El tiraje consta de 300 ejemplares. Se elaboró y revisó en el Departamento de Evaluación de Sistemas. La mecanografía estuvo a cargo de la Unidad de Secretariado.

Prohibida la reproducción total o parcialDe este Manual con fines lucrativos.Contraloría General de la República.San José, Costa Rica, 1986.

CIRCULAR

A TODOS LOS AUDITORES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y ENTIDADES Y ÓRGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIÓN

La Contraloría General de la República a efecto de uniformar y sistematizar sus métodos de trabajo, respecto del control posterior externo, pone a disposición de sus auditores el presente Manual de Procedimientos de Auditoría para que sea observado como una guía mínima en los trabajos que se realizan en las entidades y órganos sujetos pasivos de su fiscalización. Este documento establece las políticas y perfiles principales en cuanto a metodología y procedimientos de auditoría que, al ser de cumplimiento obligatorio, satisface la recomendación Nº. 5 del Informe Nº. DES-I-5-85 .

El Manual que también servirá para orientar a los funcionarios de las unidades de auditoría interna, contiene, en su segunda parte, preceptos relacionados con algunas de las normas técnicas de auditoría y de control interno emitidas por la Contraloría General, que aún cuando no son comunes en un manual de procedimientos de la materia en cuestión, se han consignado en el documento, para uso obligado de los auditores en sus tareas de planeación, evaluación, obtención de evidencia y formulación de conclusiones, disposiciones y recomendaciones.

No se pretende que el contenido del Manual cubra el universo de las cuentas, transacciones, aspectos o asuntos de carácter financiero o administrativo, objeto de examen por el auditor; sin embargo, se está en presencia de una valiosa guía sistematizada para el trabajo diario de ese profesional, la cual coadyuvará, a alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de las auditorías o estudios especiales de auditoría que lleva a cabo. De manera que, con su aplicación, se espera lograr el uso óptimo de los recursos humanos disponibles y los mejores resultados en el control posterior.

El presente Manual requiere ser mejorado por las colaboraciones de aquellos que deben ponerlo en práctica, de manera que, estamos pendientes de esos aportes en aras de su enriquecimiento.

Como otros documentos emitidos, será objeto de constante revisión y en el futuro se ampliará con procedimientos de fiscalización para otras áreas sujetas al control de la Contraloría General. Próximamente se espera hacerlo con procedimientos de auditoría aplicables a sistemas informáticos.

San José, octubre de 1986

Lic. Rafael Ángel Chinchilla FallasContralor General de la República

CONTENIDO

PRESENTACIÓN................................................................................................................................................3CIRCULAR..........................................................................................................................................................5I. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................10II. COMENTARIOS SOBRE NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA...................................................2

1. Fijación de Objetivos de la Auditoría o Estudio Especial de Auditoría...................................................22. Obtención de la Información Preliminar..................................................................................................33. Fuentes de información............................................................................................................................54. Fase Preliminar al Programa de Auditoría...............................................................................................75. Plan de Auditoría......................................................................................................................................76. Programa de Auditoría.............................................................................................................................8

6.1 Finalidades........................................................................................................................................96.2 Flexibilidad.......................................................................................................................................96.3 Contenido.........................................................................................................................................9

7. Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno............................................................................118. La Unidad de Auditoría Interna como elemento del Sistema de Control Interno..................................149. Procedimientos de auditoría...................................................................................................................1510. Escogencia de la Muestra...................................................................................................................1511. Evidencia............................................................................................................................................1512. Papeles de Trabajo..............................................................................................................................17

12.1 Finalidades......................................................................................................................................1812.2 Clases de papeles de trabajo...........................................................................................................1812.3 Principales papeles de trabajo........................................................................................................1812.4 Requisitos.......................................................................................................................................19

13. Algunas reglas prácticas para la preparación de los papeles de trabajo.............................................2014. Preparación de Legajos.......................................................................................................................2315. Archivo Permanente...........................................................................................................................2316. Cédulas para Cuentas de Balance, de Resultados o de otra índole....................................................2317. Propiedad de los Papeles de Trabajo..................................................................................................2518. Supervisión de la Labor de Auditoría.................................................................................................2519. Comunicación de Resultados.............................................................................................................27

19.1 El Informe.......................................................................................................................................2819.1.1 Preparación, revisión y tramitación de los informes y memorandos......................................2819.1.2 Requisitos...............................................................................................................................2919.1.3 Partes......................................................................................................................................3019.1.4 Revisión..................................................................................................................................3519.1.5 Remisión.................................................................................................................................35

19.2 Memorandos u Oficios...................................................................................................................3519.3 Informes Parciales..........................................................................................................................3619.4 Informe Final..................................................................................................................................3619.5 Consideraciones Finales.................................................................................................................37

20. Gráficos de los procesos de Auditoría Financiera y Operativa.........................................................38PARTE III..........................................................................................................................................................41PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA............................................................................................................41CUENTAS DE ACTIVO...................................................................................................................................42

CONCEPTOS GENERALES........................................................................................................................42Activo.........................................................................................................................................................42

ACTIVO CIRCULANTE.......................................................................................................................44CUENTA: CAJA Y BANCOS..............................................................................................................441. Efectivo en Caja.............................................................................................................................452. Caja General...................................................................................................................................46

3. Cuentas Bancarias..........................................................................................................................474. Egresos y Desembolsos..................................................................................................................525. Cajas Auxiliares..............................................................................................................................536. Caja Chica y Fondos de Trabajo....................................................................................................537. INVERSIONES EN VALORES....................................................................................................578. CUENTA: DOCUMENTOS POR COBRAR E HIPOTECAS POR COBRAR, A CORTO Y LARGO PLAZO....................................................................................................................................619. CUENTA: CUENTAS POR COBRAR........................................................................................6410. CUENTA: INVENTARIOS......................................................................................................7011. CUENTAS: PAGOS ANTICIPADOS Y CARGOS DIFERIDOS...........................................7612. CUENTA: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.....................................................................82

CUENTAS DE PASIVO....................................................................................................................................921. Conceptos Generales..............................................................................................................................932. Consideraciones Iniciales.......................................................................................................................94

13. CUENTA: DOCUMENTOS POR PAGAR..............................................................................9514. CUENTA: CUENTAS POR PAGAR........................................................................................9815. CUENTA: OTRO PASIVO CIRCULANTE..........................................................................10116. CUENTA: CRÉDITOS DIFERIDOS......................................................................................10417. CUENTAS: DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO Y OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO..................................................................................................................................105

Algunos conceptos generales...........................................................................................................105Objetivos de la auditoría...................................................................................................................106

Hipotecas..............................................................................................................................................107Documentos por pagar a largo plazo....................................................................................................107Bonos por pagar....................................................................................................................................108Pasivo contingente................................................................................................................................10918. CUENTA: PATRIMONIO.......................................................................................................112

CUENTAS DE GASTOS (ESPECÍFICAS)....................................................................................................1161. SERVICIOS PERSONALES...............................................................................................................116

1.1 Definición de la partida................................................................................................................1161.2 Lista de algunas subpartidas.........................................................................................................1161.3 Definición de algunas subpartidas................................................................................................1171.4 Objetivos y procedimientos de auditoría......................................................................................120

19. CUENTA: SUELDOS PARA CARGOS FIJOS......................................................................12020. CUENTA: SUELDOS SERVICIOS ESPECIALES...............................................................12121. CUENTA: COMISIONES.....................................................................................................12222. CUENTA: DIETAS.................................................................................................................12423. CUENTA: HONORARIOS......................................................................................................12524. CUENTA: JORNALES............................................................................................................12625. CUENTA: GASTOS DE REPRESENTACIÓN FIJOS...........................................................12726. CUENTA: TIEMPO EXTRAORDINARIO............................................................................12827. CUENTA: SOBRESUELDOS.................................................................................................12928. CUENTA: SUELDO ADICIONAL.........................................................................................13029. CUENTA: ZONAJE.................................................................................................................13130. CUENTA: OTROS SERVICIOS PERSONALES...................................................................132

2. SERVICIOS NO PERSONALES........................................................................................................1332.1 Definición de la partida..............................................................................................................1332.2 Lista de algunas subpartidas......................................................................................................1332.3 Definición de algunas subpartidas.............................................................................................1342.4 Objetivos y procedimientos de auditoría...................................................................................138

31. CUENTA: ALQUILER DE TERRENOS................................................................................13832. CUENTA: ALQUILER DE EDIFICIOS.................................................................................13833. CUENTA: ALQUILER DE EQUIPO ELECTRONICO.........................................................13834. CUENTA: OTROS ALQUILERES.........................................................................................13835. CUENTA: INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD......................................................................139

36. CUENTA: IMPRESIÓN, ENCUADERNACIÓN Y OTROS.................................................14037. CUENTA: TELECOMUNICACIONES..................................................................................14038. CUENTA: SERVICIO DE CORREOS....................................................................................14039. CUENTA ENERGÍA ELECTRICA........................................................................................14040. CUENTA: SERVICIO DE AGUA..........................................................................................14041. CUENTA: OTROS SERVICIOS PÚBLICOS.........................................................................14042. CUENTA: GASTOS DE VIAJE EN EL INTERIOR..............................................................14143. CUENTA: GASTOS DE VIAJE EN EL EXTERIOR............................................................14144. CUENTA: GASTOS DE REPRESENTACIÓN......................................................................14345. CUENTA: TRANSPORTE DE / O PARA EL EXTERIOR...................................................14446. CUENTA: TRANSPORTE DENTRO DEL PAÍS..................................................................14447. CUENTA: SEGURO DE DAÑOS...........................................................................................14548. CUENTA: SEGURO DE RIESGOS PROFESIONALES.......................................................14549. CUENTA: COMISIONES Y OTROS CARGOS....................................................................14650. CUENTA: CONSULTORÍAS.................................................................................................14751. CUENTA: CONFECCIÓN Y REPARACIÓN DE VESTUARIO..........................................14852. CUENTA: MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA..............................................................................................................................................14953. CUENTA: MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE OBRAS...........................................14954. CUENTA: MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE EDIFICIOS.....................................14955. CUENTA: SERVICIOS ADUANEROS.................................................................................15056. CUENTA: GASTOS DE OFICINAS DE CANCILLERÍAS..................................................15157. CUENTA: MISIONES ESPECIALES.....................................................................................15158. CUENTA: GASTOS MISIONES MILITARES......................................................................15159. CUENTA: OTROS SERVICIOS NO PERSONALES............................................................152

4.3 MATERIALES Y SUMINISTROS..........................................................................................1534.3.1 Definición de la partida....................................................................................................1534.3.2 Lista de subpartidas..........................................................................................................1534.3.3 Definición de algunas subpartidas....................................................................................1544.4 TRANSFERENCIAS CORRIENTES.......................................................................................1594.4.1 Definición de la partida....................................................................................................1594.4.2 Lista de subpartidas..........................................................................................................1594.4.3 Definición de algunas subpartidas....................................................................................1614.4.4 Objetivos y procedimientos de auditoría..........................................................................162

60. CUENTA: TRANFERENCIAS CORRIENTES A PERSONAS (EXCEPTO PRESTACIONES LEGALES Y BECAS).........................................................................................................................16261. CUENTA: TRANSFERENCIAS CORRIENTES A INSTITUCIONES PRIVADAS...........16262. CUENTA: TRANSFERENCIAS CORRIENTES A INSTITUCIONES PÚBLICAS............16263. CUENTA: TRANSFERENCIAS CORRIENTES AL EXTERIOR........................................16364. CUENTA: PRESTACIONES LEGALES................................................................................16365. CUENTA: BECAS...................................................................................................................165

4.5 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL........................................................................................1664.5.1 Definición de la partida....................................................................................................1664.5.2 Lista de subpartidas..........................................................................................................1664.5.3 Definición de algunas subpartidas....................................................................................1674.5.4 Procedimientos de auditoría.............................................................................................167

66. CUENTA: TRANSFERENCIAS DE CAPITAL AL SECTOR PRIVADO...........................16767. CUENTA: TRANSFERENCIAS DE CAPITAL AL SECTOR PÚBLICO............................16768. CUENTA: TRANSFERENCIAS DE CAPITAL AL SECTOR EXTERNO..........................167

4.6 SERVICIO DE LA DEUDA.....................................................................................................1684.6.1 Definición.........................................................................................................................1684.6.2 Lista de subpartidas..........................................................................................................1684.6.3 Definición de las subpartidas............................................................................................1694.6.4 Procedimientos de auditoría.............................................................................................169

69. CUENTA: SERVICIO DE LA DEUDA..................................................................................169

SISTEMA CONTABLE...................................................................................................................................171Conceptos generales.....................................................................................................................................172Objetivo de la auditoría................................................................................................................................172Procedimientos de auditoría.........................................................................................................................172

Contabilidad financiera y administrativa..................................................................................................172Contabilidad de costos..............................................................................................................................175Sistema por órdenes específicas...............................................................................................................175Sistema por procesos................................................................................................................................177Costos predeterminados (por órdenes específicas o por procesos)..........................................................178Aplicaciones de la contabilidad de costos a actividades no fabriles........................................................179

AUDITORÍA INTERNA.................................................................................................................................181Conceptos generales.....................................................................................................................................182Objetivos de la auditoría...............................................................................................................................182Procedimientos de auditoría.........................................................................................................................183

RECURSOS HUMANOS................................................................................................................................188Conceptos generales.....................................................................................................................................189Objetivos de la auditoría...............................................................................................................................189Procedimientos de Auditoría........................................................................................................................190

PARTIDAS ESPECÍFICAS.............................................................................................................................194Objetivos de la auditoría...............................................................................................................................195Procedimientos de auditoría.........................................................................................................................195

DES-P-7-86

DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN Y SISTEMAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y LAS ENTIDADES Y ÓRGANOS

SUJETOS A SU FISCALIZACIÓN

I. INTRODUCCIÓN.

El presente Manual de Procedimientos de Auditoría, que tiene la particularidad de incluir en su parte II un desarrollo de conceptos importantes relativos a un Manual de Auditoría, constituye una guía para la Contraloría General de la República en el ejercicio del control posterior externo que lleva a cabo en las instituciones que forman el Sector Público, incluidas las empresas del Estado estructuradas como sociedades mercantiles y sus subsidiarias. También servirá a las unidades de auditoría interna en el ejercicio del control posterior interno que a ellas compete. En su preparación se consultaron varias obras y textos de diferentes autoridades en la materia y se incorporó la experiencia obtenida por la Contraloría General.

Con el Manual se establecen procedimientos mínimos para orientar y facilitar el trabajo de los auditores en relación con:

1- Su plan y programa de trabajo.2- El orden de distribución de las fases y del trabajo asignado al personal de

auditoría.3- La evaluación de los procedimientos de prueba aplicable al control del trabajo

realizado.4- Los medios para llevar el control del trabajo realizado.5- El control para evitar omisiones en su trabajo y, lograr eficiencia y eficacia en la

auditoría.

La parte II mencionada se relaciona con las normas técnicas de auditoría y con algunas de control interno, que tiene el objetivo de establecer disposiciones para guiar al auditor en sus labores de planeación, evaluación, obtención de evidencia y formulación de conclusiones y recomendaciones. Esto permitirá al usuario del Manual tener presente en su trabajo, de manera constante, un conjunto de reglas que le eviten errores conceptuales sobre la materia.

El punto III del Manual se dedica propiamente al desarrollo de los Procedimientos de Auditoría y en él se establecen los objetivos que persigue cada estudio y un mínimo de pruebas aplicables para cada cuenta del Balance o de resultados y, para otras materias sujetas al control fiscal superior, tales como la contratación administrativa, auditoría interna, recursos humanos, sistema de contabilidad, etc.

No se pretende que con ese desarrollo se cubran absolutamente todos los procedimientos de prueba necesarios para llevar a cabo el trabajo que realiza la Contraloría General en el control externo, sin embargo, como ya se dijo, es una guía que sirve al auditor para establecer en su trabajo los objetivos y métodos específicos aplicables en cada caso.

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Los procedimientos que como mínimo se han incorporado son en su mayoría generalmente usados por la Contaduría Pública y los que conforme a la experiencia de la Contraloría, deben utilizarse para verificar la regularidad financiera, el cumplimiento legal y la eficiencia y la eficacia del uso de los fondos públicos.

El auditor conforme a su experiencia puede ampliar esos procedimientos mínimos, en la medida que lo considere necesario y de acuerdo con las circunstancias. Debe quedar claro que los mismos, utilizados como modelo, no son únicos y que la práctica y la experiencia pueden dar lugar a variantes que mejoren la fiscalización y profesionalicen aún más el trabajo del auditor.

En este trabajo se sugieren también algunas instrucciones sobre las cédulas (papeles de trabajo), con el afán de informar al auditor, principalmente, al que se inicia en las labores de auditoría, la manera de confeccionarlas con los requisitos esenciales que deben contener.

Este manual se emite de conformidad con las normas técnicas de auditoría para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, publicadas en La Gaceta Nº 104 de 31 de mayo de 1982 y que son de cumplimiento obligatorio para todos los auditores de los entes y órganos mencionados.

II. COMENTARIOS SOBRE NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA.

1. Fijación de Objetivos de la Auditoría o Estudio Especial de Auditoría.

En toda auditoría o estudio especial de auditoría es indispensable fijar sus objetivos específicos, en función del control posterior externo que realiza la Contraloría General , del tiempo y de los recursos asignados y asimismo, para determinar los procedimientos que deben establecerse en el programa de auditoría. Casi nunca es posible o práctico efectuar el control posterior externo superior sobre todas las actividades y operaciones de una entidad u órgano público; algunas veces esto no es posible debido a que por la magnitud y complejidad del ente y órgano el trabajo resulta oneroso. Pero en todos los casos en que se programe un estudio integral de una entidad u órgano o de un programa, o de una actividad de una función, etc., debe establecerse el objetivo específico del examen por realizarse, el cual determinará la metodología y los procedimientos para verificar el cumplimiento legal, la regularidad financiera y, de manera particular, para evaluar la eficiencia y eficacia de la administración en el uso de sus recursos humanos, materiales y financieros, en el logro de objetivos y metas.

La técnica más generalizada que la Contraloría General ha venido utilizando para cumplir con el control posterior externo, para efectos de lo que establece la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº. 1252 de 23 de diciembre de 1950, en cuanto a ese control, ha sido la auditoría, técnica que se define en este Manual de Procedimientos, en la siguiente forma:

“Auditoría: es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios,

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conclusiones y recomendaciones, y, en el caso de los estados financieros, el correspondiente dictamen profesional.”1

Es importante aclarar que la técnica descrita no es excluyente de otros procedimientos, también válidos, que persiguen alcanzar los objetivos del control fiscal superior.

2. Obtención de la Información Preliminar.

Como base para iniciar el trabajo el auditor debe recabar y, en algunos casos, recopilar la siguiente información:

2.1 Las leyes, decretos, reglamentos, resoluciones, circulares emitidas por cualesquiera de los poderes del Estado por la Contraloría, así como cualquier otro tipo de disposiciones o normas que en una u otra forma se relacionen con la entidad u órgano, programa, actividad, cuenta o función que se desea evaluar.

Se pretende que el auditor conozca el ordenamiento legal vigente con el objeto de que disponga de información amplia para verificar el cumplimiento de las normas que están relacionadas con las transacciones u operaciones por evaluar.

2.2 Una síntesis histórica, antecedentes y los objetivos de la entidad u órgano, programa, actividad, cuenta o función por evaluar.

Con esta información el auditor se podrá dar una idea general de los objetivos del programa, actividad, cuenta o función y los medios y políticas que se han implantado para alcanzarlos.

2.3 Información sobre la organización de la entidad u órgano con énfasis en aquellos programas, actividades o aspectos que serán objeto de examen.

El estudio o examen, aunque sea breve, proporcionará al auditor la información general sobre la forma en que ha sido organizada la entidad u órgano, o la parte que interese, para llevar a cabo las funciones tendientes a alcanzar sus metas y objetivos propuestos.

2.4 Información general sobre la naturaleza, ubicación y uso de los recursos disponibles.

La información se referirá principalmente a los recursos humanos, materiales y financieros relacionados con los programas, actividades o aspectos por evaluar, verificar o revisar.

2.5 Información Financiera.

Deben recopilarse todos los informes financieros referentes a las transacciones u operaciones que se van a evaluar para el período objeto de examen y

1 Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional en el Sector Público.Tercera Edición, octubre 1981. Bogotá, Colombia. P.59

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con el detalle necesario. La información obtenida será aquella que a juicio del auditor sea necesaria y útil para el objetivo del trabajo que va a emprender, y que le ayude a comprender lo relacionado con los antecedentes y operaciones financieras y administrativas de la entidad.

2.6 Política general aplicada por la Entidad.

Se debe recopilar información escrita sobre las políticas generales aplicadas a las actividades de carácter financiero y administrativo que van a ser evaluadas. Para esto hará uso de las actas de las sesiones correspondiente al período objeto de estudio que haya realizado el órgano colegiado, o de los manuales y órdenes escritas emanadas de la máxima autoridad. En el caso de que el auditor no pueda obtener tales políticas, debe determinarlas por medio de las actividades revisadas o por medio de otros procedimientos y deberá dejarlas debidamente consignadas en los papeles de trabajo. Esta información puede no tener la profundidad necesaria, pero podrá ser completada cuando el auditor esté más familiarizado con la organización de la entidad bajo examen; de esta manera, podrá obtener las verdaderas políticas que la entidad ha aplicado o está aplicando en el desarrollo de sus operaciones.

2.7 Procedimiento de operación.

El auditor deberá obtener todos los manuales de procedimientos que la entidad haya adoptado para desarrollar sus actividades. La información sobre los procedimientos de operación debe obtenerse con todo el detalle posible, por cuanto la misma será de gran utilidad en el planeamiento y organización de la auditoría.

2.8 Otra información.

Si en el proceso de recopilar la información citada en los puntos anteriores, el auditor se entera de asuntos importantes que se relacionan con las unidades o actividades objeto de evaluación, debe tomar nota con el fin de incorporarlas en el examen que va a realizar.

2.9 Informe de Auditoría y Otros.

El auditor debe indagar con anterioridad a la auditoría que va a efectuar, si se han llevado a cabo evaluaciones recientes de las operaciones financieras o administrativas por los administradores de la propia entidad, por la auditoría interna, por firmas privadas de auditoría externa o por la Contraloría General de la República. Si así fuera, el auditor deberá solicitar los informes y los papeles de trabajo respectivos a efecto de evaluarlos y si los encuentra aceptables, evitar la repetición de exámenes y pruebas sobre las mismas unidades, programas, actividades, funciones, cuentas, etc.

2.10 Planes a Corto, Mediano y Largo Plazo.

Debe obtenerse una copia de la planeación preparada por la entidad, especialmente la referente a las áreas que serán auditadas. Esto es importante, pues con ello se puede verificar el cumplimiento de metas y objetivos, y asimismo, la eficiencia y eficacia del uso de los recursos en la consecución de los mismos.

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3. Fuentes de información.

Como una guía para el auditor se enumeran a continuación algunas de las fuentes de información, a las cuales puede recurrirse para obtener la información indicada en el punto anterior.

3.1 En la Contraloría General de la República.

3.1.1 Departamento de Auditoría.

Archivo permanente actualizado de cada entidad u órgano sujeto a fiscalización (norma técnica de auditoría Nº 104), que contiene información importante y de cierta duración o permanencia. Este archivo debe ser actualizado durante cada auditoría por el auditor encargado de la misma.

3.1.2 Departamento Legal.

Este departamento mantiene una carpeta para cada entidad que contiene toda la normativa que las afecta. Para efectos prácticos es conveniente hacer una síntesis de la Ley Orgánica y de otras normas legales relacionadas con la entidad u órgano objeto de examen.

3.1.3 Pronunciamientos.

Todos los departamentos tienen pronunciamientos, resoluciones, circulares e instrucciones, sobre diferentes materias que competen al Órgano de Control Superior, los cuales regulan muchos aspectos del control externo superior. La revista de la Contraloría General de la República es una fuente valiosa de información sobre la materia en comentario; asimismo, está por editarse un manual contentivo de los pronunciamientos y criterios de la Contraloría General, el cual será un documentos invaluable como referencia.

3.1.4 Archivo Central.

En este archivo se encuentra toda la correspondencia cruzada entre la entidad u órgano público y la Contraloría.

3.1.5 Departamento de Control de Presupuestos.

Las entrevistas o conversaciones con los analistas de presupuesto permiten obtener información valiosa sobre aspectos que llamaron la atención durante el análisis presupuestario o que a juicio del analista deban de estudiarse más a fondo con el control posterior

3.2 En la Entidad u Órgano Objeto de Examen.

3.2.1 Archivos Generales.

Mucha información se obtiene en los informes financieros y administrativos correspondientes al período que será objeto de estudio; informes

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financieros preparados por firmas privadas de contadores Públicos e informes de otra índole realizados por firmas de consultores.

3.2.2 Otros Informes.

Documentos relacionados con sus actividades, por ejemplo: la memoria: la memoria anual, informes a la Junta Directiva, al Consejo de Gobierno, a organismos internacionales, etc., y los preparados por la gerencia, por la auditoría interna, por el departamento de análisis administrativo o por cualquier otra unidad administrativa.

3.2.3 Entrevistas al Personal.

Las entrevistas verbales o escritas permiten al auditor llegar a tener una comprensión más completa y correcta de todos aquellos asuntos objeto de examen. Se debe prestar especial atención a los aspectos de interés, por cuanto los responsables de los mismos tienen mayor grado de información sobre las prácticas existentes y pueden dar opiniones útiles en cuanto a la necesidad de mejorar y la forma posible de opiniones útiles en cuanto a la necesidad de mejorar y la forma posible de efectuarlas. Es muy importante que el auditor considere el conocimiento que, sobre la materia, tiene la persona entrevistada.

3.2.4 Encuestas.

Este método es útil cuando se trata de obtener información de una población muy numerosa. Las personas que se someten a la encuesta están directa o indirectamente relacionadas con el asunto por estudiar, por cuanto pueden ser funcionarios o usuarios, también puede ser le público en general, como mera fuente de información.

3.2.5 Declaraciones obtenidas por escrito.

Los auditores, asesorados por un abogado y cumpliendo con las formalidades que exige la legislación vigente, podrán tomar declaraciones a funcionarios, a empleados o a particulares, especialmente cuando existe o se sospecha de la comisión de irregularidades o se quiere obtener testimonio de conducta indebida. Antes de obtenerlas debe considerarse lo siguiente:

- Propósito para el que se las va a utilizar.- El interés que tenga la persona en el asunto.- El puesto que desempeña la persona que brinda la

declaración.- La necesidad de una declaración escrita para dar apoyo a la

importancia del hecho; para dar fe como testimonio; para sustituir la falta de evidencia documentaria o de otro tipo para mostrar que por otro procedimiento no se podrá obtener la información deseada.

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3.2.6 Visita a las principales instalaciones y oficinas de la entidad u órgano.

Recorrer las diferentes unidades de la entidad u órgano permite al auditor tener una visión amplia de la entidad y de las funciones que realiza para alcanzar sus objetivos.

3.2.7 Nómina de Directores y de los principales funcionarios de la entidad u órgano.

La nómina de los directores y principales funcionarios será la correspondiente al período objeto de estudio y deberá ser confirmada por la secretaría del órgano colegiado o por la unidad o persona autorizada.

4. Fase Preliminar al Programa de Auditoría.

“106. Antes de iniciarse una auditoría o estudio especial de auditoría, el auditor que haya sido designado como encargado de grupo de trabajo, estudiará todas las leyes, reglamentos, manuales, correspondencia e informes relacionados con la entidad, órgano, unidad administrativa, o asunto que va a ser objeto de examen.” 2

Una vez recopilada la información a que se ha hecho referencia en el punto 2, el auditor procede a estudiarla en forma general, con el fin de preparar, con base en ella, el programa de trabajo preliminar de la auditoría o estudio especial de auditoría. El objetivo principal de esta fase es tener información útil en corto tiempo que facilite identificar las áreas que requieren mayor atención y determinar las labores respecto de la planeación, evaluación, verificación, obtención de evidencia, etc., que se van a utilizar en el examen de las actividades u operaciones de dichas áreas.

Es importante definir que un Programa de Auditoría es muy diferente a un Plan de Auditoría. El propósito que cada uno de ellos persigue les da características muy particulares. Por lo tanto, antes de entrar a exponer lo relativo al Programa de Auditoría, se define brevemente lo que es un Plan de Auditoría.

5. Plan de Auditoría.

“105. Se elaborarán planes anuales de auditoría, los cuales serán suficientemente flexibles como para permitir modificaciones sobre la marcha.” 3

Es un plan de trabajo que contempla las auditorías o estudios especiales de auditoría por ejecutarse en un período determinado, con la finalidad de lograr una mejor utilización de los recursos humanos y materiales de que se dispone. Deben exceptuarse de este plan todos aquellos estudios que por su confidencialidad son dejados a criterio de la autoridad superior, en cuanto a la oportunidad de su ejecución.

2 Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización. Segunda Reimpresión, 1984, San José, Costa Rica. Pág. 4

3 Ib. Pág. 4

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El citado plan es preparado, generalmente, con base en las indicaciones que gira la autoridad superior que tiene la potestad de definir las políticas que deben seguirse en el control externo superior; puede prepararse por períodos de seis meses, un año o más, de acuerdo con las necesidades y, debe incluir estudios de auditoría sobre aspectos importantes en relación con el volumen de los recursos que se manejan, la complejidad de las operaciones o la naturaleza o características propias de la entidad u órgano, según la política establecida sobre el particular.

El plan de auditoría debe contener, cuando menos, lo siguiente:

a) Las políticas, definidas por la autoridad superior relacionadas con los objetivos generales o específicos, de las entidades, órganos, aspectos, asuntos de carácter críticos, etc., que serán objeto de fiscalización.

b) Una definición clara del tipo de auditoría o examen por realizar.

c) Una justificación del motivo para llevar a cabo cada uno de los trabajos.

d) Un orden de prioridad de los respectivos trabajos, de conformidad con su importancia, naturaleza, complejidad, etc.

e) El personal y el tiempo que debe ser utilizado en cada estudio o examen.

f) La posible coordinación que deberá establecerse con otras unidades técnicas o administrativas de la propia institución de control.

g) Margen discrecional para admitir cambios.

El plan de auditoría debe ser flexible a fin de posibilitar su modificación sobre la marcha, según las necesidades que se presenten y las evaluaciones periódicas de su cumplimiento que debe hacer el que lo ejecuta y la autoridad que lo aprobó.

6. Programa de Auditoría.

“304. Para cada auditoría o estudio especial de auditoría se preparará un programa en el que se especificarán las cuentas, aspectos o asuntos específicos que serán objeto de estudio, el personal designado para ejecutar el trabajo, los procedimientos que deben utilizarse y el tiempo estimado para cada fase del estudio. El programa deberá ser suficientemente flexible como para permitir modificaciones y ajustes durante su ejecución.” 4

Toda auditoría o estudio especial de auditoría debe ser dirigido y controlado por medio de un programa. Este se elabora en forma adelantada al trabajo que debe

4 Ib. Pág. 5

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efectuarse y está basado en los objetivos del examen por realizar y en la información disponible respecto del marco jurídico, de las actividades y transacciones, funciones y procedimientos de la entidad u órgano objeto de revisión.

El auditor a quien se le asigne la auditoría o estudio especial de auditoría debe elaborar un programa de auditoría, el cual es una compilación racional, metódica y pormenorizada de prácticas comunes de auditoría y de evaluación del sistema de control interno, basadas en las normas técnicas de auditoría5 y en los procedimientos técnicos generalmente aceptados en la Contaduría pública y aplicables total o parcialmente todas las unidades administrativas de la institución u órgano.

6.1 Finalidades

El Programa de auditoría tendrá las siguientes finalidades:

a) Facilitar el cumplimiento ordenado del trabajo.

b) Servir de guía para no incurrir, en lo posible, en omisiones o repeticiones de procedimientos.

c) Ahorrar tiempo al auditor.

d) Permitir una mejor supervisión del trabajo de auditoría.

e) Verificar el cumplimiento de las normas técnicas de auditoría y de otros principios propios de la auditoría generalmente aceptados.

f) Efectuar una asignación adecuada del trabajo a los auditores y a los asistentes o auxiliares, de conformidad con su nivel académico y entrenamiento.

g) Estimular al auditor para que utilice otros procedimientos o evaluaciones específicos al aspecto por examinar.

6.2 Flexibilidad

El programa deberá ser suficientemente flexible como para permitir modificaciones y ajustes durante su ejecución, ya sea por criterio del auditor o por la necesidad de mantener actualizado ese importante instrumento de trabajo ante variaciones de las disposiciones que le han servido para elaborarlo.

6.3 Contenido

El programa de auditoría debe contener, fundamentalmente las siguientes partes:

5 Ib,

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a) Descripción de los objetivos generales y específicos del trabajo o el detalle de los aspectos, cuentas y asuntos que en particular se van a estudiar.

b) Notas importantes, como por ejemplo, dónde se encuentran indicadas las abreviaturas y definiciones; cómo debe ser cumplido el programa de auditoría, etc.

c) Control de la auditoría, como por ejemplo: informes de quién realizó y quién supervisó los procedimientos generales y el cuestionario de control interno, las fechas de entrada y de salida del auditor, el tiempo por invertir en la auditoría y en la confección del informe.

d) Las normas técnicas que se deben cumplir.

e) El cuestionario de control interno, cuando se utilice este método, y el mismo sea diferente al que está en vigencia, o el método de evaluación del sistema de control interno que será utilizado.

f) El personal designado para ejecutar el trabajo.

g) Los procedimientos generales o específicos para ejecutar la labor de auditoría relativa a las cuentas y aspectos objeto de examen, cuando sean diferentes a los de la parte tercera de este Manual.

h) El tiempo estimado para cada fase del trabajo y para finalizarlo.

i) Personal que realizará la supervisión y frecuencia de ésta.

En la auditoría se pueden utilizar programas de auditoría preelaborados, para las cuentas y aspectos, especialmente cuando se trata de auditorías financiero-contables.

En ocasiones con base en el resultado de la evaluación del sistema de control interno vigente, se deben replantear los programas de auditoría en cuanto a actividades o aspectos en vista que el citado sistema resulta aceptable o porque el conocimiento adquirido de dicha evaluación hace innecesario, a juicio del auditor encargado o del supervisor, un estudio profundo, o más amplio, de lo programado.

Antes de elaborar un programa de auditoría el auditor debe cuestionarse: el costo de cada estudio que se va a emprender en función del beneficio posible que se va a obtener del trabajo realizado, el grado de interés de la administración por los programas o actividades desarrollados, la novedad o naturaleza de estos, y la búsqueda de mejoras en la eficiencia y la efectividad del sistema de control interno; todo lo anterior de conformidad con los objetivos del control externo superior. En consecuencia deberá evaluarse la necesidad de estudiar un renglón, una cuenta, una actividad, etc., en relación con el uso de los recursos involucrados (humanos, materiales y financieros), a efecto que, se fiscalice aquella parte de la Hacienda Pública, que represente la mayor cantidad de fondos públicos con el fin de que el auditor maximice el rendimiento de la aplicación de esos recursos.

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Adicionalmente, es importante tener presente, conforme lo señaló el XII Congreso de INTOSAI, que la “...calidad abarca todo y está relacionada con todos los aspectos del mandato de auditoría.

Son esenciales las características inherentes de garantía de calidad porque normalmente no será posible hacer de nuevo una auditoría si la revisión muestra que ha sido inadecuada. No obstante, se necesita procedimientos de revisión:

a) Para confirmar que los procesos inherentes han operado de manera satisfactoria, y

b) Para permitir el aprendizaje de lecciones para asegurar los mejoramientos y evitar la repetición de debilidades.”

Así concluye que “El mantenimiento de un alto nivel de calidad en la auditoría llevada a cabo por una EFS depende principalmente en la existencia de ciertas características en su trabajo cotidiano:

a) Una definición clara de sus objetivos, una administración sensata de recursos y estandarización de procedimientos.

b) La capacitación continua de personal de auditoría y

c) La revisión de informes y resultados.

La garantía de calidad es una responsabilidad progresiva de aquellos que llevan a acabo la auditoría.”

7. Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno.

“302. Estudio y evaluación del control interno.Se estudiará y evaluará apropiadamente el sistema de control interno existente en la entidad, órgano o unidad administrativa examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoría.”(6)

El sistema de control interno, establecido en la entidad u órgano, debe ser estudiado y evaluado al iniciar cualquier auditoría o estudio especial de auditoría, en función de los objetivos de la auditoría o estudio especial de auditoría para comprobar el cumplimiento, la validez y la suficiencia de ese sistema y determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de auditoría. Los resultados de ese estudio y evaluación, en una auditoría operativa, permiten fijar las áreas problema o de interés para el control que deben ser objeto de examen detallado.

6 Ib. Pág. 5

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El auditor al estudiar y evaluar el sistema de control interno debe entre otros:

a) Estudiar y conocer en forma clara y precisa la organización. Los objetivos, disposiciones legales, políticas y procedimientos establecidos en la entidad u órgano.

b) Verificar si los controles internos se cumplen tal y como se establecieron en el sistema por medio del los respectivos manuales o disposiciones vigentes.

c) Verificar si dichos controles son suficientes y válidos.

Dicho estudio y evaluación puede hacerlo el auditor mediante uno de los siguientes métodos: cuestionario, narrativo o gráfico, o utilizando una combinación de ellos. Debe emplear como guía el “Manual para evaluar el Control Interno en el Sector Público” emitido por la Contraloría General, cuando opte por el método de cuestionario, y los procedimientos sobre esa materia vigentes en el ejercicio profesional de la Contaduría Pública que sean aplicables. Dicha evaluación deberá hacerse por algún método de los citados y asimismo, deben realizarse las pruebas de cumplimiento correspondientes, que permitan determinar, en términos generales, la confiabilidad del sistema, esto es, definir si es malo, regular o bueno. El resultado de esa evaluación podrá dar origen a valiosas recomendaciones dirigidas a la Administración, quien es la responsable de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, con el fin de corregir las deficiencias o debilidades puestas de manifiesto, o por lo menos, alertarla sobre la necesidad de realizar estudios más profundos sobre dicho sistema, con el propósito de mejorarlo. La evaluación crítica que valoriza el sistema de control interno, debe quedar en los papeles de trabajo del auditor. La cédula o memorando correspondiente incluirá el detalle de esa evaluación y el comentario de la suficiencia, debilidad o insuficiencia de dicho sistema, el cual formará parte del informe final.

En resumen, el examen del Sistema de Control Interno debe medir su cumplimiento, validez y suficiencia y asimismo, la adecuada fortaleza y debilidad de los elementos que lo conforman. De manera que, se debe verificar si ese sistema se ajusta al siguiente esquema:

“El plan organizativo debería incluir unidades organizativas así como la asignación y separación de las tareas y los cargos a todos los niveles. Debería proporcionar una delegación de autoridades bien definida y determinar la atribución de responsabilidades. El plan organizativo deberá figurar como documento, por ejemplo un cuadro organizativo, incluyendo manuales de procedimiento, descripción narrativa de las unidades organizativas y sus funciones, posición, descripción, etc. Una organización efectiva requiere que se separen por funciones ciertas unidades para garantizar una especialización profesional, funcional y / o técnica, así como también para lograr una independencia funcional para efectos del control interno de la gestión.

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Deberá haber una definición clara de las líneas de mando y la asignación de autoridad, siendo bien entendidas por los empleados. Las tareas y responsabilidades deberán asignarse sistemáticamente a personas diferentes para asegurar de que existan verificaciones y balances. Cuando el plan organizativo no es adecuado, esto puede conducir a un flujo incorrecto de información con consecuencias negativas para el proceso de toma de decisiones.

El control interno gerencial precisa de que deba tenerse precaución especial al establecer un sistema de autorización de transacciones y operaciones, así como al introducir procedimientos estables e informes, exponiendo debidamente los resultados. Deberá establecerse claramente por escrito la autoridad para iniciar las operaciones y transacciones, su aprobación y ejecución. Además deberán elaborarse los métodos y procedimientos para poder realizar una revisión y para las autorizaciones de transacciones previas al registro contable, así como incluirse disposiciones para la autorización pertinente en cada operación y transacción, sirviendo el registro de autorización como determinante de la rendición de cuenta por la acción tomada.

Con el objeto de que la información siga siendo aplicable y útil para la gerencia en relación con el control operacional y la toma de decisiones, es imprescindible que se registre oportunamente las transacciones. Para que el control interno resulte satisfactorio también es imperativo que la contabilidad de los resultados de operaciones se mantenga al día y sea precisa, clara, comprensible, confiable y útil para establecer la rendición de cuentas. Un sistema contable deficiente suscita irregularidades e impide que se revelen las operaciones imperfectas y antieconómicas.

Para cada unidad organizativa se deberían adoptar prácticas acertadas para cuidar que haya un control interno adecuado, las cuales pueden comprender políticas establecidas por escrito y descripciones de puestos, formularios previamente numerados, doble custodia de valiosos activos negociables, verificación periódica de la existencia de recursos registrados, separación apropiada de las funciones, etc. Además el acceso a recursos y registros constituye un factor importante que debe tenerse presente al determinar sistemas de control interno en organismos gubernamentales. El establecimiento de normas de control sobre tales accesos ayudará a reducir el riesgo de la utilización no autorizada o pérdidas para el gobierno y a lograr los objetivos de la gerencia. La restricción al acceso de los recursos depende de la vulnerabilidad del recurso y el riesgo de pérdida advertido, debiéndose estimar ambos periódicamente.

Uno de los elementos primordiales en el sistema de control interno es que, en todos los niveles de la organización, exista personal con la necesaria capacidad, formación y experiencia para desempeñar las tareas que le han sido asignadas. Todos los elementos de sistemas de control interno están relacionados entre sí. El éxito de todo el sistema depende de la solidez de los diversos elementos. A este respecto es

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indiscutible la importancia de un personal adecuado para mantener un control interno eficiente. No hay sistema que sea mejor que las personas que lo operan. Por lo tanto, y en cuanto se refiere a los otros elementos del sistema de control interno, tienen que depender de recursos humanos calificados y competentes para ejecutarlos y aplicarlos.

En consecuencia, las políticas sobre el personal deberían ser diseñadas de tal manera que aseguren el empleo de personas calificadas y que también proporcionen programas de capacitación e instrucción a ser implementados según se requiera, de acuerdo con las tareas y funciones específicas, con el fin de mejorar la capacidad y eficiencia de cada individuo en particular dentro de la organización. Un alto nivel ético del personal también constituye uno de los factores fundamentales para el éxito de un sistema de control interno. Además se requiere una supervisión y disciplina adecuadas para lograr los máximos beneficios del empleo de los recursos humanos. Por lo tanto se deberán establecer altos criterios para la supervisión y su calidad deberá ser constantemente revisada en todos los niveles...”

“No obstante la autoevaluación que deberá hacer el director de cada unidad organizativa, en cuanto se refiera a la implementación y el funcionamiento del sistema de control interno, se precisa esencialmente una unidad efectiva de auditoría interna para revisar sistemática y periódicamente los sistemas de control interno adoptados dentro de un organismo. La auditoría interna es un componente principal del sistema de control interno del organismo y sus resultados y recomendaciones proveen a los gerentes de una valiosa fuente de información en cuanto a las acciones que deberían tomarse para mejorar los métodos y procedimientos de control interno.” (Tomado de “La Auditoría Gubernamental y los Sistemas Internos del Control Gerencial en los Países en Desarrollo”. Informe del sexto Seminario Interregional ONU/INTOSAI sobre Auditoría Gubernamental. Naciones Unidas.)

8. La Unidad de Auditoría Interna como elemento del Sistema de Control Interno

La unidad de auditoría interna es un elemento muy importante del sistema de control interno, por lo que durante la etapa de evaluación de este debe hacerse también un examen de la citada unidad, a efecto de comprobar la competencia y objetividad con que se ha realizado la labor de evaluación del Sistema de Control Interno de la entidad u órgano al cual pertenece.

Al evaluar el trabajo de los auditores internos, el auditor de la Contraloría General, deberá examinar, por pruebas selectivas, los documentos que acerca de su trabajo prepara la unidad de auditoría interna. En esa evaluación, en la que se utilizará la guía de procedimientos del presente Manual, se deberán considerar elementos de juicio tales como por ejemplo, lo apropiado del alcance del examen y de los programas de auditoría, si los papeles de trabajo están sustentados con evidencia suficiente, adecuada y pertinente, si las conclusiones y recomendaciones dictadas son apropiadas en las circunstancias y si los informes de auditoría presentan adecuadamente los resultados del

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trabajo efectuado. Finalmente, deberán hacerse algunas pruebas de cumplimiento de las labores realizadas por la unidad de auditoría interna y efectuar la evaluación correspondiente que servirá en definitiva para fijar el nivel de confianza del trabajo de dicha unidad y en última instancia, del sistema de control interno. Lo anterior, ayudará a determinar las áreas por examinar de mayor interés y la naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoría y, a lograr la mejor utilización del tiempo y los recursos asignados a la auditoría o estudio especial en particular.

9. Procedimientos de auditoría.

Los procedimientos de auditoría, que se desarrollan en la parte tercera, los constituyen las acciones o los actos consecutivos y coordinados que se realizan en el curso o trabajo de una auditoría o estudio especial de auditoría.

Esos procedimientos son el conjunto de técnicas de aplicación simultánea o sucesiva que utiliza el auditor para llevar a cabo sus labores de examen, verificación, evaluación, obtención de evidencia, preparación de informes, etc.

La finalidad de los procedimientos de auditoría es ser el medio o instrumento para obtener evidencia comprobatoria suficiente, adecuada y pertinente de cada cuenta, aspecto o conjunto de hechos sujetos a examen.

10. Escogencia de la Muestra

Al no existir fórmulas de aceptación general en auditoría para la escogencia de la muestra de asuntos y transacciones u operaciones seleccionadas para examen, el auditor deberá basarse para dicha escogencia en los objetivos que persigue la auditoría, en las instrucciones recibidas de sus superiores y en la información que tenga sobre la calidad del sistema de control vigente, y asimismo, tomará muy en cuenta la naturaleza y la importancia relativa de los asuntos o las operaciones, y la experiencia acumulada de los resultados obtenidos en auditorías anteriores (internas o externas, realizadas por la unidad de auditoría interna, la Contraloría General o por otros entes públicos o privados).

Para la selección en forma adecuada de la muestra de asuntos y transacciones u operaciones requerida, el auditor puede aplicar cualquiera de los tipos de muestreo, por ejemplo: muestreo en bloque, muestreo al azar, muestreo estratificado, etc. Es importante recordar que la técnica de muestreo no sustituye el “juicio” del auditor ni tampoco puede considerarse siempre superior al tradicional muestreo que suele hacerse con base en ese “juicio”. Pese a lo dicho anteriormente, lo ideal sería que el auditor aplicara el muestreo estadístico, que es una técnica más confiable que las citadas, por cuanto permite determinar la confiabilidad de la muestra y el riesgo que conlleva aceptarla.

11. Evidencia

“303. Evidencia suficiente y competente.

Se obtendrá material de prueba suficiente y adecuado, por medio de la inspección, observación, investigación, indagación

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y confirmación que permita sustentar los memorandos e informes que se suscriban.” ( 7 )

El auditor debe consignar en sus papeles de trabajo la evidencia obtenida mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría, la cual debe ser suficiente, adecuada y pertinente para sustentar en forma amplia y segura sus comentarios, conclusiones y recomendaciones.

La evidencia comprobatoria la constituye el material o los elementos de juicio que comprueban la autenticidad de los hechos, la corrección de los criterios contables o administrativos, etc.

Por lo tanto, el material de prueba que se obtenga debe reunir dos características fundamentales:

a) La evidencia debe ser suficiente y adecuada, es decir bastante en cantidad convincente para que una persona con un criterio discreto pueda alcanzar similares conclusiones que el auditor.

b) La evidencia debe ser pertinente, es decir relevante a los hechos y a otra información afín obtenida en la auditoría o estudio especial de auditoría.

La extensión o amplitud de las pruebas de auditoría necesarias para obtener evidencia suficiente, adecuada y pertinente, será precisada por el auditor encargado del trabajo, pero la misma deberá ser de cualesquiera de los siguientes tipos: física, documental, testimonial o analítica.

En el ejercicio del control fiscal se debe obtener evidencia, entre otras de si:

a) El sistema de Control Interno, se cumple, es suficiente, válido y asimismo, si en él puede confiar la administración.

b) Se han cumplido las leyes, reglamentos, y las disposiciones legales que enmarcan al ente u órgano.

c) Se han alcanzado los objetivos y metas propuestos.

d) El uso de los recursos, humanos, materiales y financieros ha sido el más eficiente, económico y eficaz en las circunstancias.

e) Las partidas que muestran los estados financieros y el estado de liquidación presupuestaria están apoyadas por registros apropiados con información suficiente, oportuna, útil y confiable, y que estos a su vez representan una adecuada interpretación de todas las operaciones efectuadas en el período fiscal.

f) Existe duplicación de esfuerzos y falta de coordinación entre las unidades de la entidad u órgano, o entre este y otras entidades u órganos públicos.

7 Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría Op. Cit pág. 5

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g) Las funciones o tareas que se realizan son obsoletos o de poca o ninguna importancia y asimismo, si su cumplimiento justifica los beneficios obtenidos y su costo.

h) Las recomendaciones derivadas de la auditoría o estudio especial de auditoría causarán efectos beneficiosos al sistema de control interno y a las decisiones de la Administración.

En consecuencia, todas las pruebas de los registros contables y administrativos deben mostrar si las operaciones fueron autorizadas, aprobadas, analizadas, dirigidas a los fines que persigue la función pública de que se trate, y si todo ese proceso se realizó con la precisión técnica adecuada; si los activos propiedad del ente u órgano existen, están debidamente cautelados y registrados a sus nombre y si solo se usan en los fines previstos en el ordenamiento legal; si todos los pasivos han sido registrados y fueron debidamente autorizados, si la información contenida en los registros oficiales de la entidad u órgano puede comprobarse como evidencia propia y complementariamente, con las emitidas por otras entidades públicas, privadas o por terceras personas.

Las técnicas de auditoría, incorporadas a las pruebas de auditoría, que se describen en la parte III de este Manual, constituyen los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesarios en su labor (evidencia). De manera sencilla, las técnicas de auditoría generalmente usadas son: Comparación, observación, revisión, indagación, análisis, conciliación, confirmación, comprobación e inspección de hechos u operaciones, objetos o sujetos pasivos del control.

Un auditor con suficiente experiencia y entrenamiento que posea habilidad para la revisión y verificación del control interno, de los registros y transacciones podrá precisar en el desarrollo del trabajo, la extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría necesarias para obtener, como ya se dijo, evidencia suficiente, adecuada y pertinente.

12. Papeles de Trabajo.

“305 La recopilación de la evidencia se realizará por medio de papeles de trabajo que, se codificarán y ordenarán en cédulas técnicamente elaboradas.En una auditoría o estudio especial de auditoría los auditores tendrán acceso a toda clase de información.” (8 )

Los papeles de trabajo constituyen el conjunto de cédulas y documentos en los cuales el auditor ha registrado todos los datos e información útil e importante (evidencia), obtenidos como resultado de las pruebas realizadas durante la auditoría o estudio especial de auditoría.

8 Ib. Pág. 5

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12.1 Finalidades.

Los papeles de trabajo deben servir de soporte material a un informe de auditoría, sin formar parte de este, por lo cual deben:

a) Registrar los puntos del programa de auditoría que fueron cumplidos, cuáles no fue posible cumplir y otros procedimientos realizados no incluidos en el programa.

b) Indicar el resultado del estudio y evaluación del sistema de control interno.

c) Consignar la evidencia obtenida en apoyo a los comentarios, conclusiones y recomendaciones.

d) Facilitar la revisión y supervisión del trabajo realizado.

e) Respaldar el informe en caso de un proceso jurisdiccional.

12.2 Clases de papeles de trabajo.

Estos se agrupan en dos categorías:

a) Generales; corresponden a los que por su naturaleza o finalidad tienen uso o aplicación de carácter general (sumarios o maestras).

b) Específicos; son aquellos cuyo objetivo es el análisis de una cuenta, operación, transacción o asunto en particular específico.

12.3 Principales papeles de trabajo.

Entre los principales papeles de trabajo se encuentran los siguientes:

a) Copia del borrador del informe del auditor.

b) El programa de auditoría.

c) Los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno.

d) El memorando o cédula sumaria del rubro o aspecto examinado.

e) Las cédulas analíticas, relacionadas con la sumaria, que contienen cada uno de los aspectos o rubros revisados y las pruebas realizadas.

f) Las observaciones y notas escritas por el auditor, sobre procedimientos empleados y su alcance, asuntos por aclarar, hechos relevantes, etc.

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Además de los papeles de trabajo mencionados pueden presentarse otros de carácter específico, de conformidad con el estudio de la cuenta o aspectos examinado.

12.4 Requisitos.

Como los papeles de trabajo no han de ser para uso exclusivo del auditor que los prepara, los mismos deben cumplir con algunos requisitos como los siguientes:

a) Deben ser completos, precisos, claros, comprensibles, legibles y técnicamente elaborados.

b) Deben limitarse a informar sobre asuntos importantes, pertinentes y útiles en relación con los objetivos establecidos para la auditoría o estudio especial de auditoría.

c) Deben contener, entre otro, la siguiente información:

i. Nombre de la entidad.

ii. Descripción del objetivo de la auditoría o estudio especial de auditoría.

iii. Período que cubre dicha auditoría o estudio especial.

iv. Firma de quien elaboró la cédula y la fecha de inicio y de finalización de la misma.

v. Firma de quién revisó la cédula y la fecha en que se realizó.

vi. Extensión y oportunidad de las pruebas que se realizaron, método de muestreo utilizado y porcentaje de transacciones examinadas.

vii. Fuentes de donde se extrajo la información.

viii. Códigos y simbología de las marcas de auditoría.

ix. Referencias cruzadas con otras cédulas (sumarias o específicas).

x. Otros datos pertinentes al trabajo.

d) Debe incluir un índice adecuado para facilitar su identificación y localización.

En resumen los papeles de trabajo, también conocidos como minutas o cédulas, son los documentos donde el personal de auditoría recopila información, reúne evidencia y deja constancia sobre la forma en que se ejecutó la labor de auditoría. Deban

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proporcionar la información obtenida y analizada destinada a respaldar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de los informes que prepara el auditor; constituyen no solo la materia prima para preparar esos informes, sino que, representan el enlace entre ellos y los libros, los hechos, los procedimientos y el sistema de control interno del ente u órgano fiscalizador.

Los papeles de trabajo constituyen la única prueba del trabajo realizado en una auditoría y por tanto, deben ser la principal fuente de información para que el auditor encargado discuta con su superior los asuntos relacionados con el estudio, y asimismo, se de cumplimiento a las finalidades señaladas en el punto 12.1. También son una fuente de información que servirá de guía en las próximas auditorías de la misma institución u órgano.

El auditor necesita, de los papeles de trabajo para defenderse de críticas a los informes o al trabajo realizado o para utilizarlos como respaldo en cualquier proceso jurisdiccional a que diera lugar el resultado de su examen.

13. Algunas reglas prácticas para la preparación de los papeles de trabajo

a) Deben prepararse en el papel del tamaño carta (21.6 x 28 cm). El papel debe ser de tamaño uniforme para evitar que los archivos contengan legajos de diferentes tamaños. Será más fácil trabajar con las minutas si su tamaño es uniforme y si están bien archivadas y debidamente identificadas. No deben utilizarse pedazos de papel de tamaño irregular. Las cintas de papel de las máquina de sumar que se utilicen o papeles o justificantes de menor tamaño, se pegarán en las de tamaño uniforme a alas que se ha hecho referencia. Columnares o papeles de mayor tamaño deben doblarse de manera queden del tamaño descrito. Los dobleces procurarán facilitar el manejo, uso y archivo de los documentos que contiene información.

b) Deben prepararse a lápiz para facilitar las correcciones. La información obtenida durante el transcurso del examen, tiene muy poco o ningún valor si se acumula mentalmente por el auditor, por lo que debe escribirse inmediatamente que se obtiene. Esto reduce las posibilidades de error.

c) Deben llevar las iniciales del auditor que los preparó, porque de necesitarse información adicional sobre cualquier asunto, es conveniente, utilizar a la misma persona que hizo el trabajo.

d) Deben tener fecha de realización del examen así como el período de tiempo de la auditoría al que corresponden los documentos a que se hace referencia.

e) Deben contener evidencia suficiente, adecuada y pertinente y los comentarios adecuados en relación con los objetivos establecidos para la auditoría o estudio especial de auditoría, a efecto de corroborar la corrección y autenticidad del material que debe ser incluido en el informe, o recopilado del examen hecho.

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f) Deben estar escritos en forma legible, por cuanto están sujetos a ser utilizados por muchas personas. Además deben ser completos, precisos, claros, comprensibles y técnicamente elaborados.

g) Deben contener un solo asunto, hasta donde sea posible. En caso de que haya otra minuta que tengan relación con ese asunto, se debe poner una referencia cruzada que facilite la información.

h) Deben evitar o reducir al mínimo las notas al pie. Estas pueden incluirse en el cuerpo de la minuta si el asunto es de importancia; se exceptúa de esta regla, la indicación de las fuentes de donde se extrajo la información.

i) Deben evitar o reducir a un mínimo, la recopilación de demasiada información en un solo papel o, escribir entre líneas después de preparada la minuta. Conviene utilizar tantas hojas como sea necesario.

j) Deben consignar la información por un solo lado del papel, a doble espacio, ya que lo escrito al reverso puede ignorarse. De ser absolutamente imprescindible escribir al reverso, la parte inferior del papel debe volverse hacia arriba, para consignar ahí el resto de la información. Así, ésta podrá leerse sin necesidad de cambiar la posición del legajo. Es conveniente, en estos casos, insertar las siguientes palabras al final del frente de la hoja: “Véase al dorso”, o las sigla correspondientes.

k) Deben estar identificados con el nombre de la institución que se audita.

l) Deben dejar claramente establecidos la identidad y la finalidad de cada papel de trabajo e incluir una guía de las marcas o símbolos utilizados, para ayuda del que las usa o las revisa. Las marcas de auditoría usuales se pueden ver en el Anexo Nº1.

m) Deben evitar contener información intranscendente para los objetivos del estudio que se realiza.

El auditor para preparar buenos papeles de trabajo debe, entre otras cosas, responder adecuadamente a las siguientes preguntas: ¿Es necesaria esta información para los objetivos que se persiguen?; ¿Es necesaria para sostener un comentario del informe?; ¿Es necesaria en caso de investigación?; ¿Podría su omisión tener serias consecuencias?.

Obtener información sin importancia consume tiempo. Para poder determinar si una información es o no importante se requiere un conocimiento exacto de los propósitos u objetivos de la auditoría. Como se ha señalado, estos propósitos deben conocerse antes de comenzar el trabajo de campo.

n) Deben contener una descripción clara de las actividades de la institución u órgano auditado, y, los estados, cuadros y otros informes financieros o

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administrativos deben reflejar claramente los aspectos fiscales de dichas actividades.

ñ) Deben contener evidencia de que se han estudiado todas las actividades escogidas o señaladas para examen, o necesarias, de acuerdo con la evaluación del control interno o con otras circunstancias.

o) Deben contener el propósito del examen, la exposición de hechos, las conclusiones y recomendaciones del auditor y las fuentes de información utilizadas. Igualmente, debe consignarse la extensión o alcance del examen, e indicar que se observaron los procedimientos contenidos, respecto de la materia examinada, en el presente Manual y cualesquiera otros necesarios de acuerdo con las circunstancias.

p) Deben proveer información para resolver cualquier problema que se presente durante la preparación del informe, sin que se tenga que volver a la institución u órgano, una vez finalizado el trabajo de campo. Los papeles de trabajo pasarán la prueba de suficiencia, pertinencia y adecuidad, si un supervisor u otro auditor pueden preparar con ellos un informe de auditoría sin necesidad de hacer preguntas.

q) Deben tomar en cuenta la duración y el costo del trabajo, así como los beneficios que producirá. Sin embargo, la claridad, la suficiencia, la adecuidad y pertinencia de la información nunca deben sacrificarse por ahorrar tiempo o papel.

r) Deben ser inteligibles, es decir, claros y comprensibles para que sean útiles. No deben incluir notas o recordatorios que solo pueden ser descifrados por su autor. No deben usarse signos taquigráficos o abreviaturas poco comunes u originales del que elabora la cédula.

s) Deben estar en condiciones tales que, en una eventualidad, cualquier otro auditor pueda seguir la auditoría ya iniciada sin tener que repetir el trabajo terminado.

t) Deben, en su preparación, tener como objetivo la brevedad y concisión. Deben evitar la acumulación de información voluminosa si la misma está disponible en la institución cuando se la necesita. Sólo será necesario explicar brevemente la información contenida en la fuente de datos e identificarla con claridad, para facilitar su localización en caso necesario.

u) Debe, para efectos de supervisión, incluir una lista de los auditores que hicieron la auditoría o estudio especial de auditoría y sus iniciales al lado de los nombres. Asimismo, deben contener un resumen del trabajo realizado por cada auditor esto ayudará a hacer la asignación de trabajo en la próxima intervención.

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El entrenamiento, la experiencia, la diligencia, la capacidad y la exactitud del auditor se reflejarán en la limpieza, arreglo, profundidad y propiedad de sus papeles de trabajo.

14. Preparación de Legajos.

Los papeles de trabajo deben recopilarse en legajos. Cada grupo (legajo) deberá, cuando sea necesario, referirse a un solo asunto. Por ejemplo, se prepararán legajos separados para las cuentas de Activo, las cuentas de Capital, las cuentas de gastos, las cuentas de Ingresos, etc. Cuando los papeles son pocos puede prepararse un legajo que incluya diferentes asuntos. Los legajos deben estar correctamente numerados e identificados. Siempre habrá un legajo permanente (Archivo Permanente) para cada entidad u órgano que contendrá todos los datos o asuntos que se requiera en futuras auditorías o estudios especiales de auditoría. Las prensas o tornillos que se utilizan en cada legajo de papeles de trabajo deben ponerse en la parte central superior del mismo.

15. Archivo Permanente

“104. Organización del Archivo Permanente.

Se organizará y mantendrá actualizado para cada entidad, órgano, unidad administrativa o asunto, según sea el caso, un archivo permanente que contenga, conforme con las necesidades, toda la información que se considere oportuna” (9 )

Muy numerosos y variados pueden ser los documentos de interés permanente para el auditor. Entre estos pueden citarse todos aquellos que se refieren a la constitución y organización de la entidad u órgano, como leyes, reglamentos, actas de junta directiva, manuales de organización de políticas, rutinas o copia de documentos relativos a ciertos procedimientos administrativos o de contabilidad; así como una copia del último informe de auditoría, y de otros documentos permanentes que contengan toda aquella información de interés que no sea solo aplicable al ejercicio que se audita sino también a los subsecuentes.

La actualización del Archivo Permanente para cada entidad u órgano, es una función que le corresponde a cada auditor encargado en la oportunidad que realice una auditoría o estudio especial de auditoría.

16. Cédulas para Cuentas de Balance, de Resultados o de otra índole

En cuanto al contenido de las cédulas de Cuentas de Balance y de Gastos (las de Ingresos se detallan al tratar la Cuenta Caja y Bancos), seguidamente se señalan los datos que, al menos, deben contener:

a) Nombre de la institución u órgano

9 Ib. Pág. 4

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b) Código de la cuenta (contable y presupuestario).c) Fecha de análisis.

d) Nombre del auditor y del supervisor, así como sus iniciales.

e) Nombre y título de la cuenta.

f) Período objeto de estudio.

g) Saldo al inicio del período tomado, de los registrados oficiales.

h) Explicación de la composición de dicho saldo.

i) Cargos y créditos objeto de análisis.

j) Saldo al final del período, tomado de los registros oficiales.

k) Asientos de ajuste o reclasificación si es del caso.

l) La información suficiente, pertinente y adecuada obtenida en función del objetivo del examen. Esta información está constituida por datos, códigos, nombres, detalles, etc., de cada cuenta o aspecto examinado; entrevistas, exposición de los hechos analizados con los comentarios para la condición, criterio, causa y efecto; alcance de las pruebas de auditoría; resultados del análisis de los aspectos de legalidad, etc.

m) La fuente de los datos o de la información.

n) La referenciación cruzada con otras cédulas (principalmente con la sumaria).

o) Número índice que debe consignarse en el centro de la parte inferior de cada papel de trabajo.

Cuando la cédula corresponda a una auditoría operativa deberá consignarse información sobre la eficiencia, economía y eficacia del usos de los recursos, en la planificación, organización, dirección y control interno, y asimismo, del grado de avance en la consecución de las metas y objetivos establecidos por la administración.

Para cada cuenta o aspecto objeto de estudio, se prepara un memorando, como complemento a la cédula, que contemplará, según el caso, todos o algunos de los siguientes puntos:

a) Explicación de la cuenta.

b) Procedimiento de auditoría utilizado (si fuera diferente al consignado en el punto tercero del presente Manual).

c) Comentarios o exposición de los hechos.

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d) Conclusiones.

e) Recomendaciones.

Si el estudio de la cuenta o aspecto ha dado lugar a recomendaciones, el memorando incluirá una copia de la nota de comunicación que se ha dirigido a la autoridad administrativa correspondiente, y copia de la respuesta que emita esta, dando por aceptadas dichas recomendaciones o haciendo los comentarios sobre su no aceptación.

17. Propiedad de los Papeles de Trabajo.

Los papeles de trabajo son propiedad de la Contraloría General o de la unidad de auditoría interna, según sea quien los elabore; deben protegerse debidamente para asegurarse de que su examen sea permitido solo a las personas autorizadas. Igualmente, debe tenerse especial cuidado con los documentos objeto de análisis especialmente con el material considerado como confidencial, que es recopilado como respaldo de los papeles de trabajo.

18. Supervisión de la Labor de Auditoría.

“301. Planeamiento y Supervisión adecuados.

El trabajo correspondiente a una auditoría o estudio especial de auditoría se planeará adecuadamente y la labor de los asistentes será debidamente supervisada. 10

La supervisión de la labor de auditoría se refiere al trabajo que realiza el supervisor de auditoría, el encargado del grupo de trabajo o cualquier otro funcionario que realice labores de esa índole sobre un grupo de auditores, a efecto que cumplan su función y las responsabilidades asignadas, en forma eficiente y eficaz.

La delegación del trabajo de auditoría en los grupos de auditores, no libera a los superiores de las responsabilidades que se asumen al realizar una auditoría o estudio especial, de ahí la importancia de la labor de supervisión, la cual es una función y no un cargo, y por naturaleza, se cumple para evaluar el trabajo de los demás.

La persona que realiza esa función requiere de muchos conocimientos técnicos, sentido común, iniciativa, creatividad y muy buenas relaciones humanas, pues de su trabajo depende el éxito o fracaso de la auditoría; por lo tanto, supervisa las labores que realizan los auditores o los asistentes de auditoría, con el propósito de guiarlos en la ejecución de su trabajo, y en la consecución de los objetivos de una auditoría o estudio especial.

La supervisión debe ser creativa, permitiendo a los auditores desarrollar su iniciativa y habilidades en la realización de sus labores y asimismo adquirir la experiencia adecuada.

10 Ib Pag. 5

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La labor de auditoría, generalmente, está a cargo de un grupo de auditores, formado por un auditor encargado, que es el miembro del equipo de auditoría con más sólida preparación y mucha experiencia, y por auditores colaboradores. El mayor volumen de trabajo, que es preparado por los asistentes o auditores colaboradores, debe ser adecuadamente supervisado directa y continuamente por el auditor encargado.

El supervisor de auditoría que se designe deberá ejercer la supervisión del trabajo ejecutado por el auditor encargado y de los colaboradores de este pero en forma indirecta.

Al realizar la supervisión, se deberá verificar, en todos los casos, que se está cumpliendo con todo lo señalado en los puntos anteriores, de lo contrario la supervisión es incompleta, ineficiente e ineficaz.

El supervisor es responsable de:

a) Todo el proceso de la auditoría o estudio especial de auditoría asignado al encargado de grupo a su cargo.

b) Analizar la asignación de tareas y estudios a efecto de que la auditoría logre sus objetivos.

c) Organizar y dirigir, cuando surgen eventualmente o se le solicite o sea necesario, algunos estudios o actividades no contemplados en el programa de auditoría.

d) Coordinar con los encargados de grupo, el trabajo de estos e instruirlos y asesorarlos con propiedad y sentido común, en asuntos donde se requiere mayor experiencia.

e) Realizar inspecciones periódicas para revisar los papeles de trabajo y evaluar la evidencia contenida en ellos, a fin de que ésta sea suficiente, pertinente y adecuada.

f) Informar oportunamente a su superior jerárquico sobre el cumplimiento de los objetivos y metas del trabajo desarrollado por los grupos de auditoría a su cargo.

g) Verificar que los auditores comprueben, en el campo del control fiscal superior, que los entes u órganos públicos, cumplan con las políticas, las disposiciones legales vigentes y otras disposiciones que le son aplicables.

h) Verificar que el alcance del trabajo sea el previsto o el adecuado para cada examen.

i) Que los aspectos técnicos estén de acuerdo a principios, normas y procedimientos reconocidos universalmente.

j) Que el trabajo se está realizando de acuerdo con las Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y los Órganos y

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Entes sujetos a su fiscalización, a las normas y procedimientos de Auditoría emitidos por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, en lo que sean aplicables, al Manual para Evaluar el Control Interno en el Sector Público, y a la parte tercera del presente Manual, en lo que corresponda.

k) Subsanar conjuntamente con el encargado de grupo cualquier tipo de errores que puedan presentarse, tales como de principio, de apreciación o de exactitud.

l) Tener muy claro que únicamente se deben someter a su supervisión las cédulas terminadas y revisadas por el auditor encargado y considerados por éste como correctas.

m) Participar en las reuniones de trabajo con los altos funcionarios del ente u órgano auditado, conjuntamente con el auditor encargado de la auditoría o estudio especial de auditoría.

n) Revisar el informe en borrador a efecto de que no solo se complete con alguna información complementaria o aclaratoria, sino que el mismo sea un fiel reflejo del trabajo de auditoría o estudio especial de auditoría llevado a cabo.

ñ) Autorizar o suscribir, según la importancia, las notas y memorandos u oficios con recomendaciones elaboradas por el auditor encargado de grupo en el trascurso de cada auditoría, y, revisar y tramitar los respectivos informes, cuando por disposiciones internas, esto sea de su competencia.

o) Trasladar al superior jerárquico o consultar con él los informes o asuntos que surjan de la auditoría y que por su complejidad o gravedad requieran de la toma de decisiones de este funcionario.

19. Comunicación de Resultados.

Los resultados de las auditorías o estudios especiales de auditoría deben comunicarse oportunamente al órgano administrativo o a los funcionarios correspondientes.

Esa comunicación puede hacerse por escrito durante el desarrollo de la auditoría mediante memorandos u oficios o informes parciales y al finalizar la misma, por medio del informe final.

El objetivo principal de la comunicación de los resultados de la auditoría o estudio especial de auditoría es proporcionar información oportuna y útil, sobre hechos u otra información pertinente (hallazgos) (*11) relevantes y asimismo, recomendar las

11(*) Hallazgo equivale a hechos y otra información pertinente obtenida, incluyendo casos, situaciones o relaciones reales. (Tomado del Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional en el Sector Público,

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medidas correspondientes, si es del caso, para corregir o mejorar las actividades de la entidad u órgano y la toma de decisiones de la administración en su gestión pública.

Los asuntos de poca importancia y de carácter aislado no ameritan incluirse en un informe escrito; ellos deben ser sometidos a la atención de las personas o unidades directamente responsables de su corrección, excepto en los casos en que deban ser conocidos por la autoridad superior; los demás hechos y otra información pertinente de importancia para generar acciones de la administración, o que, afectan al Patrimonio de la entidad u órgano, deben ser consignados en los informes escritos. También deben ser incluidos en ellos aspectos importantes relacionados con gastos innecesarios o indebidos, desperdicio de fondos públicos, operaciones o transacciones ilegales y otras deficiencias que por su volumen, naturaleza, trascendencia e importancia menoscaben ese Patrimonio.

Los hechos y otra información pertinente (hallazgos), obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría, deben comunicarse y ser comentados con los funcionarios responsables, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier información adicional, que facilite cualquier acción correctiva o mejora.

19.1 El Informe.

19.1.1 Preparación, revisión y tramitación de los informes y memorandos.

“401. Se establecerán procedimientos para la preparación, revisión y tramitación de los informes de auditoría, así como de los memorandos que tengan que dirigirse sobre la marcha de la entidad, órgano o unidad administrativa que esté siendo objeto de examen”. (12)

El informe es la parte más importante de una auditoría o estudio especial de auditoría. En él el auditor refleja su capacidad de entrenamiento como profesional y pone de manifiesto la calidad del trabajo realizado y el logro de los objetivos programados; de ahí que, ese documento debe cumplir un conjunto de requisitos importantes, para que verdaderamente constituya un instrumento de información a la Contraloría General, o a la administración activa, que permita tomar decisiones importantes en los aspectos legales, financieros, administrativos o de eficiencia o eficacia.

19.1.2 Requisitos

“402. Los informes de auditoría o estudios especiales de auditoría contemplarán solo los aspectos significativos y

ILACF).

12 Ib. Pág. 5

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en su redacción se utilizará un lenguaje sencillo y claro.” (13 )

El informe debe reunir, entre otros, los siguientes requisitos para que sean de interés y de utilidad a los usuarios:

a) Presentar información sobre asuntos suficientemente importantes de carácter financiero o administrativo relacionados con los objetivos programados.

b) Presentar información oportuna, es decir, en tiempo a propósito y conveniente, para que tengan eficacia.

c) Presentar, con base en la evidencia, información exacta, suficiente y pertinente, o sea: fiel, lo bastante en cantidad y convincente, y relativa al objetivo de la auditoría, para evitar dudas sobre la validez del informe.

d) Presentar información objetiva, es decir exenta de parcialidad, que sea real y centrada en los asuntos que merecen atención. De esta manera se evitan malas interpretaciones y se resaltan aspectos satisfactorios que han sido objeto de examen.

e) Presentar información redactada de manera clara y simple.

f) Presentar información concisa, es decir que exprese los resultados obtenidos con las menos palabras posibles, para no desvirtuar los objetivos que persigue el informe.

g) Presentar información en tono constructivo para lograr una reacción favorable de aquellos a quienes va dirigido el informe, o tienen a su cargo la toma de decisiones.

h) Presentar información relacionada con la exposición de hechos, conclusiones y recomendaciones, suficientemente discutidas con la administración activa; salvo en los casos en que ello no sea conveniente.

i) Presentar información, con la opinión de la administración, sobre hechos o asuntos en los que su criterio es distinto al consignado por el auditor en su informe.

j) Presentar conclusiones en forma de deducción lógica que permitan generalizar la opinión que se ha formado el auditor sobre los resultados obtenidos de los hechos o situaciones que ha examinado.

13 Ib. Pág. 5

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k) Presentar recomendaciones prácticas, factibles, oportunas, eficaces y económicas.

l) Presentar en el borrador del informe, al margen de cada comentario; las referencias de los papeles de trabajo o de otro tipo de evidencia, a efecto de que se facilite a los superiores o jerárquicos, la revisión o confrontación correspondiente.

19.1.3 Partes

Las secciones más importantes del texto de un informe son las siguientes:

a) Introducción.

Esta sección normalmente hace referencia a lo siguiente:

i. Origen de la auditoría, es decir, si el trabajo corresponde al plan anual de auditoría o a solicitud expresa de terceras personas.

ii. Características del ente u órgano examinado.

iii. Objetivo o propósito, general o específico de la auditoría o estudio especial de auditoría.

iv. El alcance y la naturaleza de la auditoría o estudio especial de auditoria, es decir, debe hacerse constar las operaciones actividades, aspectos, etc., objeto de examen y el período a que corresponden.

v. Constancia de que se cumplieron las normas técnicas de auditoría (14), los procedimientos establecidos en el presente Manual y otros procedimientos de auditoría aplicables en las circunstancias.

vi. Limitaciones o facilidades que se presentaron en el desarrollo del trabajo de auditoría o estudio especial.

b) Comentarios

En esta sección como lo establece el punto 19.1.1 anterior se consignan en forma completa, clara, concisa, comprensible, objetiva y constructiva, los resultados obtenidos en la auditoría o estudio especial de auditoría, que por su importancia no hayan sido tratados durante la ejecución del trabajo. Asimismo, se incluirá en ella, los resultados del estudio y evaluación, del sistema de control

14 Ib.

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interno y de otros aspectos que hubieren sido objeto de examen, tales como, los relacionados con el cumplimientos de objetivos y metas (eficacia), el logro efectivo de objetivos en calidad y cantidad (eficiencia), la eliminación de gastos innecesarios y la aplicación de menor costo posible (economía), la legalidad de los gastos y el cumplimiento de disposiciones legales, políticas, principios, sistemas, normas y procedimientos, según el trabajo que se haya realizado.

Respecto de los hechos y otra información pertinente obtenida, se debe comentar la situación actual encontrada, “lo que es”, (condición), las unidades de medida, normas o principios aplicables, “lo que debe ser”, (criterio), los motivos de las desviaciones, “por qué sucedió”, (causa), y la incidencia de esas desviaciones, “diferencia entre lo que es y lo que debe ser”, (efecto), medida en términos monetarios o de beneficio social.

Es importante también que en esta parte del informe se haga referencia a puntos de vista y opiniones de la administración, respecto de los hechos y otra información pertinente obtenidos en la revisión cuando sus opiniones sean diferentes a los de la Contraloría, los cuales deben llevarse a un anexo, si son muy voluminosos. Asimismo, deben indicarse las recomendaciones de informes anteriores, aceptadas por la administración que no fueron puestos en práctica, indicando, si es del caso, los motivos por los cuales no se insiste en su aplicación.

En esta parte se deben excluir las transcripciones totales o parciales de las comprobaciones, verificaciones, conciliaciones, extractos de declaraciones, etc., que, conforme a la técnica y la doctrina deben permanecer como elementos de análisis en los papeles de trabajo.

c) Conclusiones

Las conclusiones no deben ser simples repeticiones de lo expuesto en el capítulo de comentarios, o de la exposición de los hechos ordenados en forma secuencial, aún cuando pudieran emplearse palabras diferentes.

Las conclusiones deben formular con absoluta independencia de criterio, objetividad, claridad y responsabilidad profesional, la opinión generalizada del auditor en relación con los hechos y otra información pertinente, obtenida en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría. El auditor debe, por tanto, asegurarse de que en sus papeles de trabajo existe evidencia suficiente,

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adecuada y pertinente para apoyar cada una de sus conclusiones.

Finalmente, las conclusiones no deben hacer referencia a situaciones o hechos particulares, ni contener ejemplos.

d) Disposiciones

En el uso de sus facultades legales la Contraloría General emite disposiciones que tienen carácter vinculante para la administración activa en cuanto a su cumplimiento.

La disposición es un mandato del Órgano de Control Superior, dirigido a la Administración Activa que obliga a su acatamiento, debiendo ejecutarse diligentemente dentro del término que la efecto se haya conferido. Se emite cuando se determina durante una auditoría o estudio especial de auditoría, que el servidor público ha actuado con dolo o ha cometido falta grave en el desempeño de sus deberes o ha emitido actos manifiestamente ilegales. Por medio de la disposición, se ordenará la inmediata separación del cargo que el servidor ocupa, sin perjuicio de las otras acciones que fueran procedentes de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente. Cuando se trate de destituciones de miembros de órganos colegiados, las disposiciones deben dirigirse al órgano competente y calificado que los nombra y los remueve.

También podrán dictarse disposiciones, cuando en el transcurso de una auditoría o estudio especial de auditoría se demuestre fehacientemente la comisión por parte del servidor público, de actos no precisamente dolosos o de culpa grave, pero que a juicio de la Contraloría General deban ser sancionados en forma inmediata por la Administración Activa. Igualmente se actuará, cuando se hayan determinado omisiones o procedimientos contrarios al ordenamiento legal establecido (normas legales y técnicas) o a una sana política administrativa, que deban ser corregidos a la brevedad posible.

Las “disposiciones” que emita la sección del Departamento de Auditoría que corresponda, o el Director de éste, deberán contar cuando contengan decisiones de destitución de funcionarios o de remisión de informes al Ministerio Público para el ejercicio de acciones de índole penal con el criterio afirmativo del Departamento Legal de esta Contraloría General, y con la anuencia del Contralor o Subcontralor, si el Director del Departamento de Auditoría lo cree necesario.

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Una tercera causa para que la Contraloría General emita disposiciones, es aquella que se produce cuando la Administración Activa no implanta las recomendaciones a que hace referencia la parte e) siguiente, ni emita un acuerdo justificando tal incumplimiento. En este caso deberá el Departamento de Auditoría, haberle hecho la prevención del caso. De manera que cuando se demuestre que la Administración Activa, responsable de establecer, actualizar y modernizar el sistema de control interno, no ha implantado las recomendaciones dadas por la Contraloría, ésta tiene la opción de “disponer” la puesta en práctica de las mismas, así como las sanciones administrativas que se consideren de acuerdo con la circunstancias.

e) Recomendaciones

Los informes también podrán contener recomendaciones, las cuales se deben formular en tono constructivo, dirigidas a mejorar el sistema de control interno y a corregir errores y deficiencias contables, financieras, administrativas o de otra naturaleza, encontradas en las operaciones evaluadas en el transcurso de una auditoría o estudio especial de auditoría.

Las recomendaciones deben ser dirigidas a quienes pueden tomar decisiones, asimismo, debe quedar claro que el auditor no esta facultado para efectuar cambios en las políticas, funciones y procedimientos de la entidad u órgano, ni tampoco realizar acciones que obliguen a la administración activa. Esta podrá adoptar otra solución distinta, si se demuestra que es mejor a la recomendada, que si no contraviene las leyes, la doctrina o la técnica administrativa, su aplicación tendrá prioridad sobre la que el auditor recomienda. El éxito de un auditor está muy íntimamente relacionado, con su pericia y calidad, para convencer a la administración sobre la bondad de sus recomendaciones.

En dichas recomendaciones se deben tomar en consideración lo siguiente:

i. Los efectos de su aplicación, tanto en la unidad a la que se refiere el informe como en el funcionamiento general y las finanzas de toda la institución u órgano.

ii. La posibilidad de llevar la recomendación a la práctica es decir, que no sea solo aceptable desde un punto de vista teórico.

iii. Las disposiciones legales, políticas, procedimiento y cualesquiera otras normas vigentes.

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iv. La oportunidad de su puesta en práctica.

v. La calidad convincente de la misma.

vi. El costo-beneficio que implica.

Es muy importante recordar que antes de emitir las recomendaciones deben comentarse formalmente con los funcionarios de la entidad u órgano, para obtener de ellos, la conformidad para los cambios o correcciones correspondiente. Esto permite una profunda identificación, por parte de los administradores, con las recomendaciones y, su implantación será más expedita.

f) Anexos

Los anexos forman parte del informe, pero no de su cuerpo y deben contener información relacionada con los comentarios del mismo, con el objetivo de aclarar conceptos.

Los Anexos, que estarán ubicados al final del informe, solo deben incluirse en caso necesario. Se debe evitar el uso de los mismos, ya sea porque se ha incluido la información detallada en los papeles de trabajo, o bien porque se ha elaborado un resumen de la misma en cuadros concisos que, por su importancia, se deban incluir en el cuerpo del informe. Un informe lleno de anexos refleja a un auditor con poca capacidad para expresar ideas.

Al igual que el resto de los capítulos del informe, los anexos deben presentar información clara, que sea accesible al lector, sin abusar en el uso de terminología técnica, con excepción de informes técnicos completos. Dicha información debe ser la suficiente pero sin abundar en extensión.

Con los anexos se persiguen los siguientes fines:

i. Presentar aquellos hechos y otra información importante y pertinente obtenida durante la auditoría o estudio especial de auditoría de manera pormenorizada y completa, y que por ese detalle no debe incluirse dentro del cuerpo del informe.

ii. Facilitar la agrupación ordenada de aquella información detallada, pero de naturaleza similar.

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iii. Presentar las fuentes de datos o de cálculos de cualquier tipo que sustenten comentarios, y que por su cantidad, complejidad o fin específico deben formar parte del informe.

19.1.4 Revisión

Con base en la Norma Técnica de Auditoría Nº 401, los borradores de los informes deben ser revisados antes de que se suscriban oficialmente, a efecto de verificar que se han observado en su elaboración, al menos, los requisitos en cuanto a la ejecución de la auditoría consignados en esta parte segunda del Manual.

Los auditores deben revisar cuidadosamente los informes que preparan y discutirlos con el supervisor encargado; diferencias de criterio por cuestiones de forma o de fondo deben ser debidamente aclaradas antes de que el informe sea remitido al superior correspondiente.

19.1.5 Remisión

Los informes deben ser remitidos oportunamente a quien corresponda, con la finalidad de que las recomendaciones contenidas en él, sean conocidas y puesta en práctica en el menor tiempo posible; con ello, se logra eficiencia y eficacia no solo de la labor de auditoría - sino del cumplimiento de los objetivos que persiguen dichas recomendaciones.

19.2 Memorandos u Oficios

“403. Durante el curso de una auditoría o estudio especial de auditoría se prepararán y enviarán a la entidad, órgano o unidad administrativa objeto de examen, memorandos con los comentarios y recomendaciones que sean pertinentes en relación con las deficiencias – de orden administrativo, contable, financiero, jurídico y presupuestario que se han encontrado y que sean susceptibles de subsanarse sobre la marcha. Solo en casos muy calificados esos comentarios y recomendaciones se reservarán para informes parciales o para el informe final.” (15)

En el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría, y cuando la naturaleza o importancia del asunto lo amerite, el auditor preparará y enviará a quien corresponda, memorandos u oficios (especie de informes parciales) que contemplen comentarios, conclusiones, disposiciones o recomendaciones o ambas, sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo de esa auditoría o estudio especial de auditoría y que hayan sido oportunamente discutidas, aceptadas (cuando se trate de recomendaciones) y atendidas por la administración antes de finalizar el trabajo.

Esos memorandos u oficios deben ser elaborados con base en los aspectos señalados en la parte que se refiere a comentarios, conclusiones, disposiciones

15 Ib. Pág. 6

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y recomendaciones del punto 19.1.3 anterior. Sin embargo, no necesariamente deben estructurarse en cada una de las partes ahí puntualizadas, ya que pueden, si es conveniente y con ello no desmerece la concisión, exactitud, objetividad y claridad, desarrollar los hechos y otra información pertinente dentro de un solo comentario, en el que se incluirá los conceptos que a cada una de ellas corresponda.

Los resultados parciales comunicados en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría, son, si ese es el caso, similares a los que se dan a conocer en los informes parciales y finales y pueden versar sobre desviaciones o debilidades del sistema de control interno, incumplimiento de objetivos y metas, uso inadecuado de los recursos humanos, materiales y financieros, gastos y actos realizados en contra de disposiciones legales, políticas, principios generalmente aceptados, sistemas de control, normas y procedimientos etc.

La redacción de estos memorandos requiere de lenguaje sencillo, convincente y claro. Deben evitar comentarios largos llenos de detalle; contendrán información concisa, exacta, importante, oportuna, suficiente y pertinente. Deben asimismo, estar en función del objetivo de la auditoría o estudio especial de auditoría.

19.3 Informes Parciales.

“404. Durante el curso de una auditoría o estudio especial de auditoría se prepararán y tramitarán oportunamente los informes parciales que fueren necesarios.” (16)

Cuando la importancia de los resultados de la auditoría o estudio especial de auditoría demuestren la conveniencia de hacer del conocimiento de a la máxima autoridad de la entidad u órgano público objeto de examen, hechos y otra información pertinente que ameritan la atención de manera inmediata, fundamentalmente “disposiciones”, deben formularse informes parciales. Estos y el informe final tendrán las mismas características y requisitos que se indican en los puntos 19.1.2 y 19.1.3 y además, estarán sujetos a la misma revisión cuidadosa indicados en los puntos 19.1.4 y 19.1.5.

19.4 Informe Final.

“405. De toda auditoría o estudio especial de auditoría se preparará oportunamente un informe final.”(17)

Este informe debe elaborarse conforme a lo estipulado en los puntos 19.1.2, 19.1.3 y 19.1.4 anteriores.

El documento, debe ser enviado oportunamente a la máxima autoridad de la entidad u órgano e incluirá los comentarios, conclusiones, disposiciones o recomendaciones, o ambas, que no se hayan comunicado, a la Administración Activa y, asimismo, cuando ese sea el caso, hará referencia a las disposiciones o recomendaciones que por medio de memorandos o informes parciales, hayan sido

16 Ib. Pág. 617 Ib. Pág. 6

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giradas durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría, a la aceptación que la administración les haya dado y a las diligencias promovidas por ella para llevarlas a la práctica. Cuando el informe final sea de esta naturaleza, se evitarán los comentarios largos y detallados sobre los hechos y otra información pertinente que se quiera informar.

El informe final es el documento más importante de la auditoría o estudio especial y en su elaboración, contenido y propiedad va el prestigio y la calidad profesional de quien lo hizo, por lo tanto en el se debe poner esmero y el cuidado que encierran los comentario de este punto 19.

19.5 Consideraciones Finales.

Durante la auditoría o estudio especial de auditoría el auditor encargado deberá llevar un registro de la asistencia de sus auditores colaboradores y del trabajo asignado a cada uno de ellos, con indicación de fecha de inicio y de finalización de cada cuenta o asunto auditado; este registro será independiente en los informes que sobre el trabajo le solicite el supervisor o su superior.

Antes de retirarse del ente u órgano público, una vez finalizada la auditoría o estudio especial de que se trate, el auditor encargado debe hacer una evaluación del trabajo realizado en relación con los planes trazados y del programa cumplido, con ello comprueba si se cumplió o no con los objetivos de esa auditoría o estudio especial, lo que hará constar en sus papeles de trabajo. Esta información servirá para tomar decisiones en el futuro sobre el trabajo del Departamento de Auditoría.

A modo de ejemplo y sin tratar de agotar la lista, consignamos seguidamente un cuestionario sobre consideraciones del trabajo realizado.

a) Sobre eficacia:

i. ¿Hasta qué punto la auditoría logró los objetivos programados?

ii. ¿Podrían los objetivos haber sido mejor definidos, o se podría haber usado un enfoque mejor?

iii. ¿Surgieron factores que dificultaron el logro de los objetivos? y si así fue, ¿hasta dónde se podrían haber previsto?

iv. ¿Surgieron algunas otras áreas de posible control durante la auditoría?

b) Sobre eficiencia:

i. ¿Se programó adecuadamente la auditoría?

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ii. ¿Fue el trabajo completado en el tiempo que se planeó? Y si no lo fue, ¿por qué no?

iii. ¿Hasta qué punto pudieron las demoras haberse previsto y prevenido?

iv. ¿Podrían haberse logrado los mismos objetivos usando menos recursos o presentando menos evidencia?

v. Con vista en los resultados de la auditoría ¿fue el enfoque usado el más apropiado?

vi. ¿Fueron las tareas repartidas en forma razonable entre los miembros del grupo?

vii. ¿Se presentó suficiente evidencia? Y si no, ¿por qué no?

viii. ¿Se presentaron informes de avances del trabajo? ¿Y fueron útiles?

ix. ¿Fue constante y positiva la labor del supervisor sobre el desarrollo de los diferentes aspectos de la auditoría o estudio especial de auditoría, en cuanto a calidad, cumplimiento de normas técnicas y principios de contabilidad, etc.?

c) Sobre economía

i. ¿Fueron la cantidad, el nivel académico y la experiencia del personal los requeridos para la tarea y apropiados en la práctica?

ii. ¿Habría producido mejores resultados el uso de especialistas, o el uso de mayores recursos?

iii. ¿La disciplina y el rendimiento de los auditores o del grupo fue el que se esperaba? ¿Se cumplió con las expectativas esperadas?

iv. ¿El costo de la auditoría o estudio especial fue adecuado al volumen e importancia, medidos en términos monetarios o de beneficio social, obtenidos y consignados en los informes parciales o en el final?

20. Gráficos de los procesos de Auditoría Financiera y Operativa

Para complementar los conceptos que se han desarrollado en esta Parte II, se incluyen sendos gráficos sobre los procesos de Auditoría Financiera y la Operativa, a efecto que sirvan como guía sistematizada en el trabajo del Auditor.

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PARTE III

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

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CUENTAS DE ACTIVO

CONCEPTOS GENERALES

Activo

Los bienes propiedad del ente u órgano público constituyen sus activos, los cuales se agrupan en Circulantes, Fijos y otros, atendiendo a su uso en función de los objetivos para los cuales adquiridos.

Activo Circulante

Está constituido por los bienes en efectivo o que razonablemente se convertirán en efectivo o se vendan, o consuman, dentro del período de un año; o si el período fuere distinto, dentro del ciclo normal de operación del ente u órgano público.

El Activo Circulante consta en general de recursos, tales como:

1) Efectivo disponible para operaciones circulantes.

2) Los valores negociables y otras inversiones temporales de efectivo que normalmente estarán disponibles para las operaciones circulantes o para utilizarse en emergencia.

3) Inventarios de mercancías, incluyendo los suministros de fábrica, el material y las partes de recambio ordinarias y necesarias.

4) Las cuentas de clientes y documentos por cobrar, a menos de un año.

5) Las cuentas por cobrar de funcionarios, filiales y otros, si son cobrables en el curso ordinario de las operaciones dentro del año o del ciclo normal de operación.

6) La porción normal de vencimiento de las cuentas o documentos por cobrar a largo plazo, que vencen dentro del año o ciclo normal de operación.

7) Las cuentas diferidas o a plazos y documentos por cobrar, si se ajustan, en general, a las prácticas comerciales normales y a las condiciones de pago fijadas por el ente u órgano.

8) Los gastos pagados por anticipado, como primas de seguros, intereses, alquileres, impuestos, regalías, pagos circulantes por servicios de publicidad aún no recibidos y suministros de operación.

Las siguientes partidas deben ser excluidas del activo circulante, puesto que no se espera que estén disponibles para el pago de la deuda circulante dentro del ciclo normal de operaciones o, de un año, el que sea más largo.

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1) El efectivo y los pagos en efectivo restringidos o que se pretende emplear para fines distintos a los de las operaciones circulantes y se destinan a ser gastados en la adquisición o construcción de activos no circulantes, o se separan para usarse en la liquidación de deudas a largo plazo.

2) Las inversiones en valores (bien sean negociables o no) o anticipos que hayan sido hechos para fines de control, afiliación u otros beneficios permanentes para el negocio.

3) Los valores por cobrar que surjan de transacciones no usuales (tales como la venta del activo no circulante), o préstamos o anticipos a afiliadas, funcionarios o empleados).

4) La fábrica, las propiedades y el equipo usado en las operaciones regulares.

5) Los terrenos y otros recursos naturales.

6) Los pagos anticipados a largo plazo que es justo que sean cargados a las operaciones de varios años, cargos diferidos, como descuentos y gastos de deudas no amortizadas, pagos en un contrato de arrendamiento a largo plazo, costo de modificaciones en la distribución de la planta o fábrica, o el costo del cambio de esta, de uno a otro lugar, así como costos de investigación y de desarrollo.

Activo Fijo

También denominado Permanente, está constituido por los bienes destinados por el ente u órgano para su uso o consumo en la realización de sus objetivos y, a diferencia de los activos incluidos en el grupo circulante, no están destinados normalmente para su venta. El activo fijo tangible y activo fijo intangible deben clasificarse por separado.

El vocablo tangible significa que se puede tocar o que tiene sustancia corpórea. Un activo intangible si carece de sustancia corporal y su valor reside solamente en los derechos que su posesión confiere al propietario.

El activo fijo tangible comprende terrenos, edificios, maquinarias, herramientas, patrones o moldes, equipo de reparto, muebles y enseres y otros bienes similares que tienen sustancia. El activo fijo intangible incluye, plusvalía o crédito mercantil, patentes, derechos de autor, marcas de fábrica, concesiones y otros activos similares que no tienen sustancia material pero si tienen valor a causa de los derechos que les son inherentes.

Las siguientes partidas deben ser excluidas del Activo Fijo:

1) El terreno poseído como futuro sitio para una fábrica o planta. Es una propiedad permanente y no se destina a la venta, pero no se utiliza en las operaciones normales del ente u órgano.

2) El edificio de una fábrica o planta que ya no se usa en las operaciones normales del ente u órgano.

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3) La propiedad arrendada que se utiliza en las operaciones regulares del ente u órgano, a menos de que se trate de arrendamientos que en esencia equivalen a una compra a plazos del Activo.

Otros Activos

Los Otros Activos forman una clase de excepción y están constituidos por los bienes propiedad del ente u órgano que no pueden ser clasificados dentro de los conceptos de Circulante o de Fijo descritos.

ACTIVO CIRCULANTE

CUENTA: CAJA Y BANCOS

Conceptos Generales

Las existencias de efectivo en Caja y Bancos están constituidas por el total de moneda de curso legal o sus equivalentes, tales como: giros bancarios, telegráficos, postales, monedas de oro y extranjeras; depósitos bancarios en cuentas de cheques, etc., propiedad de una entidad y no habiendo restricción sobre estos documentos o monedas, están en disponibilidad inmediata para emplearlos en cualquier uso comercial o social.

Cualquier partida aceptada como depósito bancario a su valor nominal puede considerarse como efectivo. Los depósitos en cuentas de ahorros pueden considerarse también como efectivo, puesto que los bancos rara vez exigen aviso previo de retiro. Los certificados de depósito a la vista también pueden ser clasificados como efectivo. El fondo de Caja Chica y el de la nómina pueden ser incluidos en el efectivo o presentarse separadamente. En la cuenta de efectivo no deben aparecer partidas como cheques posfechados de los clientes o rechazados por falta de fondos, adelantos a los empleados u otros pagarés, valores bursátiles fácilmente vendibles, préstamos a la vista o timbres de correo e impuestos.

Objetivos de la Auditoría

1) Cerciorarse de la confiabilidad del sistema de control interno que se tiene establecido.

2) Determinar si los fondos de efectivo y depósitos a la vista que se presentan en los estados financieros son auténticos.

3) Determinar si se presentan en dichos estados, todos los fondos y depósitos que existen en la institución.

4) Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del rubro de Caja y Bancos están disponibles y sin restricción alguna.

5) Determinar si los fondos y depósitos que no son dinero efectivo o sustitutos perfectos de dinero como divisas extranjeras y metales preciosos, están adecuadamente valuados.

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6) Determinar si los ingresos diarios han sido depositados y registrados integra y oportunamente.

7) Determinar si los cheques fueron debidamente autorizados, emitidos y registrados.

8) Verificar su presentación como primer rubro del Balance de Situación y que haya referencia a información adicional sobre restricciones para uso de los fondos o sobre moneda extranjera y metales preciosos.

Procedimientos de Auditoría

1. Efectivo en Caja

1.1 Analice el control interno vigente y cerciórese de su validez, suficiencia y adecuidad.

1.2 Verifique, si las entradas de efectivo a Caja están representadas principalmente por pagos directos al (a los) cajero (s); que se tenga en uso (si el movimiento lo amerita) registradoras, controles sobre las notas de ventas, recibos formales de ingreso o algunos otros medios que comprueben las entradas diarias de efectivo. Si se expiden recibos formales deben verificarse que estén numerados consecutivamente, que se confeccionen con copias y que una vez debidamente firmadas y selladas el original se entregue a la persona que hace el pago.

1.3 Verifique, mediante una prueba selectiva si los comprobantes de ingreso son revisados por un empleado distinto de la persona que recibe el efectivo, con el objeto de comprobar si se encuentran con las cantidades registradas y depositadas y, con los precios de venta o tarifas establecidas.

1.4 Verifique que los recibos o comprobantes inutilizados se archiven, original y copias, en el archivo consecutivo de copias.

1.5 Verifique que, cuando los pagos a favor del ente u órgano están representados por cheques, salvo que lo disponga en contrario el reglamento, sean por sumas iguales o menores al total de la venta o ingreso, y que se les estampe un sello de depósito restrictivo que diga “UNICAMENTE PARA DEPOSITAR EN LA CUENTA CORRIENTE Nº DE ... (Nombre de la entidad u órgano), CON EL BANCO... (de que se trate)”.

1.6 Referente a los ingresos del mes o meses seleccionados:

1.6.1. Realice, en el registro Cajo y / o bancos, Sección de Ingresos, o en su defecto en el registro de Ingresos, pruebas de las sumas de las columnas de distribución, comprobaciones de los totales horizontales de fin de mes y verificaciones de los traslados de saldos de un folio a otro y de un mes a otro.

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1.6.2. Rastreé los pases del Libro de Caja y/o Bancos al Diario General, para determinar la corrección de los Asientos de Diario.

1.6.3. Verifique la corrección de los pases a las cuentas del Mayor General.

1.6.4. Verifique la corrección de los pases a las cuentas de los Mayores Auxiliares.

1.6.5. Coteje los depósitos diarios con el Libro de Caja y Bancos o, con el registro de Ingresos.

1.6.6. Verifique que los ingresos recaudados se depositen íntegramente el día hábil posterior a su recepción, mediante el cotejo de los recibos emitidos, liquidaciones de cobradores, cintas de cajas registradoras y otros medios que controlan ingresos, contra los depósitos bancarios. Para ello, prepare una “Prueba de Ingresos” para los meses que estime conveniente, pero, escoja uno, lo más reciente posible.

1.6.7. Verifique que los créditos a las cuentas de Ingresos se identifiquen con la naturaleza de los mismos.

1.6.8. Cerciórese que si la institución acepta cheques postdatados, estos sean registrados y depositados inmediatamente.

1.6.9. Investigue si con los fondos de ingresos o ventas al contado se cambian cheques de funcionarios o empleados de la propia institución o de terceros. Analice si tal procedimiento constituye actividad ordinaria de la entidad u órgano.

1.6.10. Verifique que todas las personas que participan en la recepción o desembolso de efectivo, estén afianzadas.

2. Caja General

2.1 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno, en relación con la Caja General, teniendo en cuenta el reglamento respectivo y asimismo, lo siguiente:

2.1.1 La seguridad y ubicación del local de la oficina del Cajero General.

2.1.2 Si se utiliza caja fuerte, con el objeto de garantizar la seguridad de los valores.

2.1.3 Si el conocimiento de la clave de la caja fuerte, es restringido, si se guarda en lugar seguro y si dicha clave se cambia periódicamente.

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2.1.4 En cuanto a llaves, si se necesitan dos o más llaves para abrir la caja fuerte y si su control es adecuado.

2.2 Verifique, cuando existan varios cajeros, si cada uno de ellos ejerce su propio control arqueando sus fondos y valores diariamente, al término de sus operaciones.

2.3 Verifique si se ejerce control sobre los fondos de caja asignados a cada cajero y si tales fondos son contados cuando se realiza el arqueo.

2.4 Cerciórese de si la Caja General se controla mediante arqueos, si estos los realiza personal diferente al de la caja. Asimismo, verifique la periodicidad de los mismos y el factor sorpresa. Además, si en dichos arqueos, sorpresivos y simultáneos (cuando haya varias cajas y las circunstancias lo permitan), se incluye a todos los cajeros en la misma fecha y hora. Finalmente, si se deja constancia (fórmulas de arqueo) de la labor realizada.

2.5 Verifique, cuando la institución posee timbres fiscales, estampillas, papel sellado o cualquier otro documento de naturaleza similar a los citados, si existe (porque se amerite) una cuenta de control del Mayor y registros auxiliares que garanticen una adecuada fiscalización para estos valores. A su vez, verifique si dichos valores se arquean simultáneamente con los de la Caja General y con los fondos de trabajo. En el caso de que en dichos arqueos se hayan presentado irregularidades importantes, cerciórese de que se hayan hecho del conocimiento de los superiores; si dichas irregularidades han originado acciones correctivas y, si estas se han aplicado de inmediato por la administración.

2.6 Revise el control sobre el uso de la máquina porteadora, si se utiliza alguna. Haga pruebas que le permitan verificar el control sobre la llave, si se tiene una cuenta en el Mayor General y si se lleva un registro auxiliar con el fin de constatar su movimiento diario. Además, si el monto registrado por la máquina porteadora se arquea simultáneamente con la Caja y demás fondos existentes.

3. Cuentas Bancarias

3.1 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno relativo al funcionamiento de las Cuentas Bancarias.

3.2 Seleccione, en relación con el período objeto de examen, el mes o meses que se someterá a prueba y prepare una cédula que contenga la relación detallada de todas las cuentas bancarias, inclusive de aquellas que hayan sido cerradas durante el período examinado.

3.3 Obtenga, para realizar las verificaciones, lo siguiente:

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3.3.1 Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar cheques.

3.3.2 Conciliaciones bancarias al inicio y al final del período bajo examen.

3.3.3 Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba.

3.3.4 El Libro de Caja y Bancos o los registros auxiliares con que se cuente.

3.3.5 Los comprobantes de ingresos, egresos y asientos de diario del mes o meses seleccionados.

3.3.6 Los libros principales, Diario y Mayor General.

3.4 Verifique si:

3.4.1 Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada cuenta.

3.4.2 Están todas las cuentas corrientes bancarias, con la denominación o el nombre oficial de la entidad.

3.4.3 La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si son las estrictamente necesarias.

3.4.4 La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y suplentes es mancomunada y si estas fueron designadas por la máxima autoridad administrativa.

3.4.5 El banco es informado oportunamente y por escrito que algún funcionario autorizado para firmar cheques, es relevado de tal función o ha dejado de pertenecer a la entidad.

3.5 Solicite directamente a los bancos confirmación del saldo de cada una de las cuentas, a la fecha de cierre del ejercicio objeto de examen, lo que debe incluir, además, los montos de valores en custodia, depósitos a plazo y otros derechos, si los hubiere.

3.6 Verifique, de acuerdo con las fechas, las conciliaciones de las cuentas bancarias se hagan por lo menos cada mes; que las realicen personas ajenas al manejo de ingresos y egresos y a los registros contables, así como que estén aprobadas por un funcionario autorizado.

3.7 Revise, en cuanto a los procedimientos establecidos, cada conciliación bancaria a la fecha de la confirmación del saldo obtenido del banco correspondiente o, en las fechas que se considere convenientes. Al respecto, debe comprobarse y obtenerse evidencia de que se hayan seguido, por lo menos, los siguientes procedimientos de conciliación:

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3.7.1 En cuanto a cheques cancelados devueltos por el banco debe verificarse que el conciliador:

a) Los haya recibido directamente del banco.b) Los haya confrontado con el libro de egresos, en cuanto al

número, fecha, beneficiario y monto.c) Los haya examinado para determinar posibles alteraciones.d) Los haya examinado en cuanto a la autenticidad de las

firmas autorizadas.e) Haya hecho un estudio para determinar posibles endosos

irregulares.

3.7.2 Verificar, en cuanto a los estados de cuenta bancarios, que los haya recibido en sobres cerrados y que haya confrontado los depósitos diarios, acreditados en dicho estado de cuenta, con las cifras anotadas en el Libro de Ingresos. Finalmente, si el conciliador estudia las transferencias entre bancos para verificar la correcta anotación de las transacciones en las cuentas respectivas.

3.7.3 Verifique, en cuanto a las conciliaciones propiamente:

a) Que se haya comparado el saldo, según el estado del banco con el saldo del Libro Auxiliar y la de este o de ambos, con el saldo del Mayor General.

b) Que se cotejen los estados bancarios con los registros de banco.

c) Que se cerciore de que la copia de la fórmula de depósito bancario lo recibe una persona distinta de la que lo preparó.

d) Que se revisen las operaciones o transacciones no usuales, por el conciliador o por otra persona que tampoco tenga acceso a las funciones de cobranza o desembolso.

e) Que se haya investigado por un empleado distinto del que prepara los depósitos, cualquier cargo bancario por cheques sin fondos u otros conceptos.

f) Que se investiguen los cheques que han permanecido pendientes de cobro por largo tiempo.

g) Que se investigue cualquier diferencia que haya surgido durante la conciliación.

3.8 Efectúe pruebas de la exactitud aritmética de las cifras.

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3.9 Realice una prueba de ingresos y egresos con el objeto de verificar la corrección del saldo en libros de las cuentas bancarias y que los ingresos y egresos de los meses seleccionados hayan sido registrados.

Si por alguna razón le correspondiera hacer alguna conciliación, le bastará realizar, utilizando las formas y hojas adecuadas, las operaciones que anteriormente se le ha pedido que verifique o compruebe.

3.10 Respecto a los cheques emitidos:

3.10.1 Verifique que las fórmulas de cheques estén numeradas consecutivamente y bajo el control y custodia de una persona que no esté autorizada para firmarlos, ni tenga acceso a los registros contables.

3.10.2 Cerciórese que en el caso de que no existan cheques comprobantes, haya un registro de egresos que detalle las transacciones.

3.10.3 Verifique que las fórmulas de cheques inutilizadas se anulen para impedir su uso posterior; igualmente, que se archiven, el original y todas sus copias, en el Archivo consecutivo de copias de los cheques.

3.10.4 Verifique que la transferencia de fondos de una cuenta bancaria a otra, sea autorizada por el tesorero u otro funcionario responsable y que dichas transacciones se registren inmediatamente después de que se llevan a cabo.

3.10.5 Verifique, en cuanto a la preparación de cheques, que:

a) Sean preparados por el Departamento de Contabilidad.b) Sean girados en forma nominativa.c) Se les adjunte toda la documentación que sustente el

egreso.d) Se tenga establecido el sistema de firmas mancomunadas

(administración superior y empleados administrativos) y que ninguna de las firmas corresponda a empleados cuyas obligaciones incluyan labores de registro de operaciones, de conciliaciones bancarias, aprobación de comprobantes de pago o manejo de cajas y fondos.

e) Esté prohibido la firma de cheques en blanco y la emisión de cheques a caja o al portador.

f) Si se usa facsímil o algún aparato electrónico o mecánico de protección o firma de cheques, deberá estar prohibido su uso en cheques en blanco. Solo se usará cuando la documentación sustentatoria ha sido revisada y aprobada (debe quedar evidencia de esto en los comprobantes) y, el cheque debidamente girado. La persona que maneja y custodia el facsímil o la máquina protectora no debe tener

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acceso a los formularios de cheques y debe llevar y ser responsable de un registro de control sobre el uso de tales aparatos.

3.10.6 Cerciórese que las personas que firman los cheques o que controlan el facsímil, sean independientes del departamento de compras, distintas de las que solicitan la orden de pago, de las que aprueban los comprobantes, de las que llevan el registro de comprobantes, de las que concilian el total de los comprobantes pendientes de pago con el saldo de la cuenta o subcuenta respectiva y de las encargadas de llevar los libros de cheques.

3.10.7 Cerciórese si posteriormente a su confección y firma, los cheques se entregan a una oficina pagadora a la que no tienen acceso posterior, las personas que los confeccionaron.

3.10.8 Cerciórese que una vez que se pague el cheque, los documentos sustentatorios del mismo se cancelen con un sello que indique el número del cheque con se realiza su pago y la fecha.

3.10.9 Verifique si los cheques girados no retirados por los interesados dentro del plazo conveniente o dentro del que establece el reglamento, fueron anulados y contabilizados en las cuentas de pasivo o de patrimonio consignadas en el cuadro de cuentas.

3.10.10 Verifique si existe protección para los cheques pendientes de entrega.

3.10.11 Verifique el control de la entrega de cheques, y haga una prueba comparando los endosos de los mismos una vez cancelados por el Banco, con las firmas de recibido conforme que constan en las copias del Archivo Consecutivo.

3.10.12 Coteje las copias de los cheques emitidos con el Libro de Caja y Bancos (o con el Registro de Egresos), verificando la distribución de las cuentas en los cheques emitidos.

3.10.13 Prepare una lista para investigar los cheques girados a la orden de: Portador, Caja, Banco, la misma entidad, funcionarios o empleados, señalando en la lista el objeto de los egresos.

3.10.14 Seleccione una muestra de los cheques y sus justificantes del mes o meses sometidos a prueba, y:

a) Examine los cheques y sus comprobantes que, deben estar separados de los ingresos y archivados en estricto orden numérico para permitir su fácil acceso y exploración y asimismo, las facturas que los respalden, para verificar lo siguiente: correcta aplicación de la codificación contable y

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presupuestaria, identificación con la naturaleza de la cuenta afectada, aprobación de precios, correcta emisión de órdenes de compra, la exactitud aritmética, cancelación del comprobante y documentos sustentatorios (justificantes) mediante la utilización de un sello de “PAGADO CON CHEQUE Nº “, aprobación por funcionario autorizado, la racionalidad del egreso, evidencia de haberse recibido los bienes y servicios y de haberse cumplido las disposiciones legales atinentes.

b) Coteje las firmas endosantes de los cheques devueltos por el banco, contra las que consignan los justificantes. Asimismo, debe poner especial interés en verificar que los cheques girados a favor de casas comerciales y debidamente cancelados por el banco, hayan sido depositado en la respectiva cuenta corriente de esas casas, es decir, que no hayan sido cambiados por personas físicas.

c) Observe si en los cheques girados a diferentes personas, aparece como último endosante una misma persona. En caso de ser así investigue el por qué.

d) Coordine los pasos anteriores con las verificaciones que se llevan a cabo en las cuentas por pagar.

e) Determine, para asegurarse de que se haya hecho un corte exacto de los desembolsos de Caja, el número del último cheque girado en el último día del año. Cerciórese de que todos los cheques anteriores hayan sido enviados o entregados a los beneficiarios.

f) Inspeccione con base en pruebas selectivas, los comprobantes y justificantes, que sustentan reembolsos o reintegros de Caja Chica y otros fondos de trabajo, verificando autorizaciones, antigüedad y clasificación contable y presupuestaria de los gastos y además, si son documentos originales debidamente cancelados.

3.10.15 Indique, luego de haber cubierto los procedimientos anteriores, si en su opinión pueden ser nuevamente utilizados o si es necesario complementarlos; en este caso, prepare un memorando con las correcciones y ampliaciones necesarias.

4. Egresos y Desembolsos

4.1 Determine si los egresos o los desembolsos están regulados por medio de reglamento y, si se cumple este y las normas técnicas de control interno respectivas. Verifique que los controles internos son suficientes y confiables.

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4.2 Investigue las funciones que tenga el empleado que maneja registros de egresos, con el objeto de determinar si tiene acceso o no a otras funciones, tales como conciliaciones bancarias, preparación o aprobación de cheques, acceso a los libros, confección de asientos de Caja, etcétera, no compatibles con la primera.

4.3 Referente a los egresos en el mes o meses seleccionados:

4.3.1 Realice en la sección de Egresos del Libro de Caja y Bancos, o en su defecto en el registro de Egresos, pruebas de las sumas de las columnas de distribución, comprobaciones de los totales horizontales de fin de mes y verificaciones de los traslados de saldos de un folio a otro y de un mes a otro.

4.3.2 Rastreé los pases del Libro de Caja y Bancos al Diario General, verificando la corrección de los Asientos de Diario.

4.3.3 Verifique los pases a las cuentas del Mayor General.

4.3.4 Verifique los pases a las cuentas de los Mayores Auxiliares.

4.3.5 Los anteriores procedimientos se complementan con los de la página 124 y siguientes, los cuales son específicos para las cuentas de egresos conforme al clasificador de cuentas de presupuesto utilizado en la Administración Pública.

5. Cajas Auxiliares

5.1 Verifique si existe un reglamento que regule el funcionamiento de cajas auxiliares y, si se cumple este y las normas técnicas de control interno respectivas. Verifique la suficiencia y validez de esos controles internos.

5.2 Determine si el banco (o bancos), donde se tienen las cuentas corrientes para los depósitos de esas cajas auxiliares, envía (n) los estados de cuenta directamente a la Oficina Central.

5.3 Realice una prueba (de ingresos y egresos) que le permita determinar si dichas cajas auxiliares informan diariamente a la Caja General las transacciones efectuadas.

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5.4 Efectúe todas las otras pruebas de control consignadas en este Manual, que le sean aplicables.

6. Caja Chica y Fondos de Trabajo

Objetivos de la Auditoría

1) Verificar el cumplimiento del Reglamento de Operación de la Caja Chica y de los Fondos de Trabajo (Caja Chica Central de los ministerios, en el caso particular de dichos órganos) y las normas técnicas de control interno relacionadas con los mismos. Verificar la suficiencia y validez de esos controles internos.

2) Determinar si se trabaja con fondo fijo o variable y cuál es el procedimiento administrativo utilizado en su operación.

3) Comprobar físicamente que el dinero custodiado por el cajero se encuentre íntegramente el poder de dicho funcionario.

4) Analizar la justificación y la racionalidad de los gastos y observar la corrección aritmética de los montos pagados y reintegrados, la autenticidad de los documentos, fechas, legalidad, sellos de “Cancelado” y, si son originales sin alteraciones.

5) Comprobar en las liquidaciones de la Caja Chica, si los gastos no sobrepasan la finalidad de la misma.

6) Verificar que el fondo de cada Caja Chica, sea reembolsado al fin de cada ejercicio económico, con el objeto de que los gastos reflejen en los estados financieros del período en que fueron realizados.

7) Realizar todas aquellas otras verificaciones consignadas en este Manual, que garanticen un uso adecuado de la Caja Chica o del Fondo de Trabajo.


6.1 Estudie la reglamentación existente para la Caja Chica o de los Fondos de Trabajo establecidos por la máxima autoridad de la entidad u órgano. Cuando se trate de ministerios públicos, se estudiará el “Reglamento de Operación de las Cajas Chicas Centrales de los Ministerios”. Realice pruebas para verificar el cumplimiento de todas sus disposiciones y de la suficiencia y validez de los controles internos.

6.2 Solicite a la unidad administrativa que corresponda en cada entidad, copia de los arqueos realizados, con el objeto de verificar si se realizan por sorpresa, por personas ajenas a las que manejan los fondos y si se archivan los documentos respectivos.

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6.3 Prepare una cédula que muestre las Cajas y Fondos existentes a la fecha del examen, con indicación de: montos autorizados, nombres de los custodios y sus respectivas pólizas de fidelidad.

6.4 Determine, en relación con la cédula anterior, las cajas y fondos fijos que deben ser arqueados, indicando aquellos que requieren un control simultáneo, es decir, que se practicarán el mismo día y a la misma hora. Cuando la complejidad de la institución no lo permita, programe la observación de la realización de estos arqueos, por la administración.

El arqueo o arqueos, dependiendo de la importancia relativa de los fondos involucrados, debe practicarse al inicio de la Auditoría; también dependiendo de esa importancia, puede programarse otro u otros “por sorpresa” en el transcurso de la misma.

6.5 Verifique si el (o los) encargado (s) de la Caja Chica o del Fondo de Trabajo tiene o no acceso a los registros contables y si se liquida o no periódicamente dicha Caja o Fondo (s).

6.6 Efectué un recuento de todo el efectivo y los valores en presencia de los custodios, incluyendo: ingresos por depositar, remuneraciones no cobradas y otros fondos y cualesquier otros valores en poder de los custodios. Proceda de la siguiente manera:

6.6.1 Obtenga del Director Administrativo o de quien haga sus veces, la nómina de funcionarios que en el período objeto de examen estaban facultados para autorizar desembolsos de efectivo de la Caja Chica o de los fondos de trabajo, con indicación de firmas, medias firmas y visto bueno de cada uno. Verifique las políticas que se siguen sobre el particular.

6.6.2 Solicite la actualización de esta nómina a la fecha del examen. Verifique asimismo, si las pólizas de fidelidad están vigentes y actualizadas.

6.6.3 Detalle monedas y billetes, agrupándolos por denominaciones y obtenga el total. Asegúrese que no existen más fondos en poder del custodio.

6.6.4 Detalle cheques recibidos, indicando fecha, banco girador, beneficiario, endosos y monto. Cerciórese que estén endosados para depositar en la cuenta corriente del ente u órgano correspondiente.

6.6.5 Detalle adelantos, indicando fecha, nombre, monto y aprobación y verifique si están firmados por las personas que reciben los fondos.

6.6.6 Detalle los justificantes de gastos en poder del custodio, indicando fecha, nombre, concepto, monto y aprobación.

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Verifique que se prepare un justificante interno cuando el desembolso no esté respaldado por uno de naturaleza externa. Esté atento ante cualquier indicio de adulteración, para ello verifique que los justificantes estén escritos a máquina o con tinta y que las cantidades se expresen en números y en letras.

6.6.7 Verifique que los egresos estipulados en los comprobantes estén autorizados por los funcionarios de la nómina citada en 6.6.1.

6.6.8 Cuando las cajas o fondos se manejen con cuentas bancarias, detalle los cheques girados por la entidad y aún no entregados a los respectivos beneficiarios, indicando fecha, banco, beneficiario e importe.

6.6.9 Verifique en los comprobantes y justificantes su antigüedad, naturaleza, concepto, monto y que, cuando se paguen, se cancelen con un sello que además de la fecha indique “PAGADO”. Los justificantes deben ser originales y extendidos a nombre de la Institución. Para verificar la antigüedad relacione la fecha de los comprobantes y justificantes con las del último reintegro o reembolso y la fecha de emisión del cheque.

6.6.10 Verifique que en los comprobantes de pago se anote Código (contable-presupuestario) de la cuenta.

6.6.11 Verifique que los comprobantes provisionales se liquiden a más tardar el día hábil siguiente y que, mientras, se mantengan como disponible.

6.6.12 Recuente los sueldos pendientes de pago, si los hubiere.

6.6.13 Investigue si por alguna disposición legal el cajero o encargado del fondo está autorizado para cambiar cheques; si existe tal autorización, y encuentra algunos de ellos, ordene su depósito inmediato en el Banco, y solicite la cancelación perentoria de los vales, si los hubiere, procurando la confirmación de los interesados.

6.6.14 Someta al criterio del funcionario encargado de la Caja, las partidas extraordinarias localizadas en el arqueo. Analícelas debidamente.

6.6.15 Verifique en el Libro Mayor o en el Auxiliar respectivo, el saldo de la cuenta o subcuenta y si su presentación en el Balance es adecuada.

6.7 Comunique al auditor encargado los faltantes o sobrantes de la Caja Chica o del Fondo de Trabajo de relativa importancia, para que decida

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qué acciones deben seguirse. En todo caso, los faltantes dan lugar para exigir de inmediato el reintegro por parte del responsable. Pequeñas diferencias pueden ser llevadas a una cuenta de faltantes y sobrantes de Caja.

6.8 Consigne los resultados del arqueo en formularios (por ejemplo, el certificado de efectivo y valores en Caja), u hojas separadas para cada concepto debidamente firmados por el encargado de la Caja o del Fondo, su superior inmediato y los auditores que intervinieron en el arqueo, indicando que los fondos considerados pertenecen a la Institución, que son los únicos que estaban en poder del custodio a la fecha del arqueo, y que le fueron devueltos de conformidad.

6.9 Guarda todas las providencias para cerciorarse de que el cajero presentó todos los valores que deben ser objeto de arqueo; para ello diríjase a la Contabilidad y solicite información de los saldos en dinero que tiene a su cuidado cada Cajero o encargado del Fondo; por ejemplo, fondos de cambio, fondos de trabajo, cajas chicas, cuentas por cobrar a cargo del cajero, especies fiscales, reservas de efectivo, etcétera. Obtenga además la confirmación del Director Administrativo o de quien haga sus veces. En caso de que haya fondos de relativa importancia que no fuera posible arquear, obtenga confirmación directa del encargado.

6.10 Verifique, en cuanto a los reembolsos de la Caja Chica o del (de los) Fondo (s), que antes de reponerse el mismo, los comprobantes y justificantes, que deben estar numerados consecutivamente, hayan sido revisados por un funcionario autorizado y se les haya estampado el número del cheque con que se hizo el reembolso. Al efecto, debe usarse un sello que diga “PAGADO CON CHEQUE Nº “con el objeto de que no puedan ser reutilizados. Verifique que también los cheques de reembolso se hagan a nombre del encargado de la Caja Chica o del Fondo. Revise las sumas de los reembolsos.

6.11 Prepare un papel de trabajo con el cotejo de los resultados del (los) arqueos y la reglamentación vigente. Verifique si esta se cumple, o si no, por qué causas. Ponga en relieve los puntos débiles del Sistema de Control Interno con las observaciones que estime necesarias, con el fin de hacer las recomendaciones pertinentes para mejorarlos (incluidas por supuesto las modificaciones a la reglamentación).

6.12 Indique si en su opinión este programa puede ser reutilizado íntegramente en una futura Auditoría, en caso contrario, haga un memorando con las observaciones que crea conveniente..

7. INVERSIONES EN VALORES

Conceptos generales

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Los principales tipos de inversiones en valores son las acciones, los bonos, otras inversiones representadas por documentos tales como los certificados de depósito a plazo, participaciones hipotecarias, pagarés y las hipotecas.

Las inversiones en valores pueden clasificarse de acuerdo con el período de tiempo al que se coloquen en inversiones temporales o a corto plazo y, en inversiones permanentes o a largo plazo.

Las inversiones temporales representan la colocación de las existencias en efectivo que no se necesitan inmediatamente para las operaciones normales del ente. Para ser clasificadas correctamente como temporales, las inversiones deben representar una inversión a corto plazo de efectivo con la idea de liquidarla cuando se necesite dicho efectivo para las operaciones corrientes o las emergentes y, deben ser fácilmente negociables a un precio aproximadamente definido de antemano.

Las inversiones permanentes son colocaciones de efectivo que pueden no estar identificadas con las actividades primordiales del ente, más bien obedecen a otros criterios de decisión, como pueden ser: 1) para obtener control de otro ente, 2) para tener beneficio del rendimiento de las inversiones, 3) para crear fondos con distintos fines, 4) para establecer relaciones de negocios con otras compañías, 5) para promover la diversificación de las actividades de los negocios o programas y, para dar cumplimiento a programas gubernamentales o de interés nacional.

Las partidas que se incluyen en las inversiones permanentes no pueden pertenecer al activo circulante porque no hay intención de tenerlas disponibles para el pago del pasivo circulante o, para usarse en conexión con las operaciones regulares corrientes. Las inversiones a largo plazo pueden o no convertirse fácilmente en efectivo.

Objetivos

1. Cerciorarse, en general, del cumplimiento, validez y suficiencia de los controles vigentes.

2. Cerciorarse de la existencia de procedimientos adecuados de custodia, salvaguardias físicas y responsabilidad en el registro de las operaciones.

3. Constatar la existencia física de los títulos o de documentos que acrediten la propiedad de las inversiones.

4. Verificar la correcta valuación de las inversiones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y su adecuada presentación en los estados financieros, incluyendo la información relativa a cualquier gravamen que exista sobre dichas inversiones.

5. Comprobar que las inversiones en valores estén debidamente autorizadas.

6. Verificar la inclusión, en los resultados del período que se examina, de los productos provenientes de las inversiones.

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7. verificar si las políticas establecidas se ajustan a los objetivos, capacidad financiera y necesidades del ente u órgano.

Procedimientos de auditoría:

7.1 Analice el control interno vigente y cerciórese de su cumplimiento, validez y suficiencia.

7.2 Obtenga de la entidad u órgano, mediante certificación o confirmación escrita, un detalle de las inversiones y valores negociables a la fecha del balance objeto de examen.

7.2.1 Súmela y coteja su total con el balance de comprobación.

7.2.2 Coteje el total de cada tipo de inversión con su respectivo mayor auxiliar y cuenta de control. Verifique si estos registros se concilian periódicamente. Cerciórese que los registros detallados proporcionen por lo menos la siguiente información: a) fecha de compra o de venta, b) número del documento, c) precio a costo, d) fecha de vencimiento, e) tasa de interés, f) nombre del custodio.

7.3 Preparé una cédula de conciliación de saldos al principio y al final del ejercicio objeto de examen, mostrando el movimiento que ha tenido cada inversión.

7.3.1 Muestre tanto en valores nominales como en valores según libros:

Saldo inicial ¢.........................Adquisiciones .........................Ventas .........................

_____________Saldo al final ¢.........................

7.4 Compruebe las adquisiciones y ventas con los documentos sustentatorios y cerciórese de si éstos son enviados directamente a la Contabilidad para su registro, además:

7.4.1 Observe que las adquisiciones y ventas estén debidamente aprobadas por el órgano colegiado y por una persona previamente designada por este o haya mediado una ley especial.

7.4.2 Compare los precios pagados o percibidos, con las cotizaciones de mercado (Bolsa de Valores).

7.4.3 Asegúrese que las ganancias o pérdidas en ventas, se hayan calculado y contabilizado correctamente.

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7.4.4 Verifique que los documentos que originaron la transacción, contengan la suficiente y adecuada información.

7.4.5 Investigue quien autoriza el cambio de valores de un tipo a otro y si se lleva un registro para ello.

7.4.6 Investigue los valores adquiridos en calidad de inversión temporal. Estas deben ser en valores de alta liquidez y de las propias instituciones del Estado. Ha habido criterio generalizado de que no pueden invertirse fondos ociosos en títulos valor de carácter privado. Por otra parte, si su adquisición se originó en el pago de una subvención o en pago de obligaciones, debe de seguirse lo estipulado en el artículo 128 del Reglamento de la Contratación Administrativa. Si la compra o venta de bonos constituye actividad ordinaria, no es necesario ceñir la venta de los mismos al trámite de licitación pública. Si los títulos se colocan a la par, no es necesario ceñirse a requisitos especiales; pero si se transfirieron con descuento, es indispensable que se haya puesto en conocimiento del público que la institución oía ofertas para su venta, sin que ello haya constituido una licitación formal.

7.5 Inspeccione los certificados de valores; verifique que los bonos, tengan adheridos solo cupones por intereses no vencidos. Si existen cupones por intereses vencidos y no cobrados, investigue la causa.

7.6 Solicite confirmación bancaria a la fecha del balance bajo examen para aquellos valores depositados en el banco para su custodia, indicando si se encuentran libres de gravamen. Asimismo:

7.6.1 Verifique los valores negociables en poder de la entidad simultanemente con el arqueo de fondos. En el caso de que haya documentos de particulares (de garantias), cerciórese de que esten debidamente registrados y separdos. Cruce este estudio con el pasivo respectivo.

7.6.2 Verifique si dichos valores se guardan en una caja fuerte. Si se recuentan en forma periódica por funcionarios independientes de las responsabilidades de custodia y de registro.

7.6.3 Verifique, si se diera lo anterior, si cuando se abre la caja hay varias personas presentes; si son distintas de las que llevan los registros y si todos los involucrados en el manejo, están debidamente afianzados.

7.7 Determine se el valor según libros, no excede al de mercado (Bolsa de Valores).

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7.7.1 Para valores no cotizados (entidades y órganos no afiliados a la Bolsa de Valores), determine su valor real, según el último balance de la entidad emisora, de ser posible, solicite dicho balance directamente a esa entidad. Cerciórese de que en los estados financieros se informe sobre el valor de los mismos.

7.8 Verifique que se hayan cobrado la totalidad de dividendos o intereses por acciones y bonos respectivamente, en la fecha en que se vencen. Además:

7.8.1 Cruce este punto con las cédulas de caja-bancos, cuentas por cobrar e ingresos.

7.8.2 Solicite confirmación directa de la entidad pagadora, por intereses o dividendos declarados y abonados. A su recibo, coteje los montos con los registrados en libros.

7.8.3 Verifique si los intereses devengados y no cobrados están correctamente contabilizados.

7.8.4 Verifique los valores redimidos y su reinversión o depósito de los fondos en la cuenta bancaria.

7.9 Prepare cédulas de análisis de inversión en valores considerando los siguientes puntos: tipo de valor; valor nominal; fecha de vencimiento; costo unitario; cantidad de valores; costo total; tipo de dividendos o intereses cobrados durante el ejercicio; precios corrientes de mercado (Bolsa de Valores); adquisiciones durante el ejercicio, por compra, por transferencia (de otras entidades); redención de valores; ventas durante el ejercicio; ganancia o pérdida al venderse valores durante el ejercicio.

7.10 Determine la adecuada presentación de esta cuenta, en el Balance General del período sujeto a examen, inversiones a largo plazo y a “corto plazo”.

7.11 Prepare una cédula que muestre aquellos puntos débiles del sistema de control interno y formule las observaciones que crea pertinentes para mejorarlo.

7.12 Indique si en su opinión este programa debe ser utilizado íntegramente en el próximo examen. De lo contrario, prepare un memorando que justifique las adiciones o variaciones que crea convenientes.

8. CUENTA: DOCUMENTOS POR COBRAR E HIPOTECAS POR COBRAR, A CORTO Y LARGO PLAZO

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Conceptos generales

Son aquellos títulos valores como las letras de cambio, los pagarés, las aceptaciones comerciales y los giros comerciales, recibidos en pago de ventas de mercancías o por la prestación de servicios. Aquellos títulos negociables que vencen dentro de un año o dentro del ciclo normal de las operaciones, el mayor, deben mostrarse como activo circulante. Los documentos que no vencen en un corto plazo o dentro del ciclo normal de operaciones, pueden agruparse como activo no circulante.

Objetivos de la auditoría

1. Cerciorarse, en general, del cumplimiento, suficiencia y validez de los controles internos vigentes.

2. Conocer qué conceptos integran la cuenta y el control a que está sujeto su funcionamiento según la reglamentación interna.

3. Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el balance.

4. Verificar físicamente los documentos por cobrar como parte integrante del régimen de propiedad de la entidad u órgano.

5. Examinar la valuación y probabilidad de cobro de los derechos presentados.

6. Verificar la provisión para documentos o hipotecas de dudoso cobro.

7. Determinar si existe pasivo contingente proveniente de documentos descontados.

8. Determinar si existen ingresos y gastos por intereses durante el período a examinar.

9. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables.

10. Verificar si las políticas que se siguen sobre la base en que se fundamentan estas operaciones, están acordes con el objetivo y capacidad financiera de la entidad u órgano.

Procedimientos de auditoría

8.1. Analice el control interno vigente y comprueba su cumplimiento, validez y suficiencia.

8.2. Obtenga una lista de documentos por cobrar según libros, verificando antigüedad y clasificándolos según su origen subsidiarias, afiliadas, accionistas, funcionarios, comerciarles, etc. Además, verifique que estén debidamente aprobados por los funcionarios responsables y autorizados para ello.

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8.3. Obtenga una muestra de casos en el registro de documentos por cobrar, para comprobar la existencia de los documentos a través del examen físico; aplique otros procedimientos para lograr esos fines, si lo considera necesario. Si hay garantías o prendas, también es necesario verificar éstas.

8.4. Determine el total de los documentos vencidos y de los renovados. Si se acostumbra recibir pagos parciales, verifique si estos se anotan en el documento respectivo y si al vencimiento por sumas no pagadas, se confeccionan nuevos documentos.

8.5. Determine las cantidades con vencimiento a plazo mayor de un año a partir de la fecha del balance.

8.6. Envíe solicitudes de confirmación a los deudores por documentos, incluyendo documentos descontados.

Si se aplican procedimientos de confirmación positiva, es aconsejable solicitar segundas confirmaciones en caso de no recibir contestación a la primera. En caso de que no se reciba contestación a segundas solicitudes puede ser necesario extender la investigación sobre la autenticidad de los documentos.

8.7. Prepare u obtenga del registro de documentos descontados una lista de dichos documentos endosados o entregados en garantía. Solicite confirmación de los depositarios.

8.8. Investigue, hasta donde sea práctico, el origen de los documentos. Haga preguntas relativas a la práctica de la institución de aceptar documentos por cuentas vencidas e investigue la política de renovación de documentos.

8.9. Cerciórese de que se hayan registrado provisiones adecuadas para documentos incobrables. Analice los principales asientos relativos a estas cuentas durante el período. Haga una investigación de documentos cancelados y estudie la posibilidad de una confirmación con base en pruebas.

8.10. Revise selectivamente las cuentas de operación, intereses acumulados por cobrar y las de ingresos por intereses, durante el período objeto de estudio.

8.11. Verifique que la confirmación periódica del saldo de los documentos por cobrar con los deudores si se acostumbra, como práctica administrativa la realice un empleado que no tenga acceso a los registros contables ni a la custodia de documentos.

8.12. Verifique, en cuanto a los documentos por cobrar cancelados por incobrables, que se haya autorizado su cancelación y que

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posteriormente se ejerza el control de ellos y de cualesquiera recuperaciones.

8.13. Verifique que los documentos por cobrar y cualesquiera garantía adicional, se encuentren bajo la custodia de un empleado afianzado que no tenga acceso a los registros contables ni a la caja.

8.14. Verifique, en cuanto a seguridades, que los documentos se guarden bajo custodia solidaria y en una caja de seguridad, o estén en fideicomiso o en un mueble cerrado con llave y protegido contra incendio.

8.15. Verifique (solicite los informes correspondientes) si periódicamente se balancean los saldos del registro auxiliar con la cuenta de mayor; y, si se preparan listas de análisis de dichos saldos clasificándolos en intervalos por fechas de vencimiento, con el objeto de comprobar la correcta presentación en el balance de la porción a corto plazo y, determinar a la vez, la de largo plazo.

8.16. Indique si en su opinión este programa puede ser utilizado íntegramente en la próxima auditoría, o sí es necesario agregar, quitar, o variar algunos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando justificándolo.

9. CUENTA: CUENTAS POR COBRAR

Conceptos generales

Representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Las cuentas por cobrar a corto plazo (un año), deben presentarse en el balance general como activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. La cantidad por vencer a más de un año o del ciclo normal de operaciones, deberá presentarse fuera del activo circulante.

Atendiendo a su origen, se pueden formar grupos de cuentas por cobrar: a cargo de clientes y a cargo de otros deudores.

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas por cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el caso de servicios, los derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar aún cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operaciones de la entidad.

En los otros grupos, deberán mostrarse las cuentas por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por conceptos y de acuerdo con su importancia.


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1. Comprobar que las rutinas establecidas en el sistema de control interno para esta cuenta se cumplan y sean suficientes y válidas; asimismo, que se apliquen lo principios de control interno universalmente aceptados para esta clase de activos.

2. Evaluar los procedimientos y disposiciones legales utilizados para la concesión de créditos, incluyendo los términos y límites.

3. Determinar la autenticidad de los derechos adquiridos que se presentan en el balance.

4. Verificar (físicamente) las cuentas por cobrar como parte integramente del régimen de propiedad del negocio.

5.6. Exa

minar la valuación y probabilidad de cobro de los derechos presentados en el balance.

7. Determinar su presentación en los estados financieros (incluyendo su segregación) y que se hayan cumplido los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables.

8. Verificar si hay una política racional en el otorgamiento de créditos, si éstos están en función de los objetivos y la capacidad financiera de la entidad u órgano.


9.1. Analice el control interno vigente y compruebe su cumplimiento, validez y suficiencia.

9.2. Solicite al Auditor Interno los informes de exámenes que haya hecho sobre este rubro. Coordine este estudio con la evaluación que sobre este rubro haya realizado la Auditoría Interna.

9.3. Verifique el origen de las disposiciones legales o las directrices que autorizan este tipo de operaciones y verifique su cumplimiento.

9.4. Solicite una relación detallada de los saldos individuales del libro mayor o de los auxiliares a la fecha del balance o a la fecha elegida para el examen, clasificadas de ser posible por antigüedad.

Asimismo:

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9.4.1. Clasifique los saldos de las cuentas a la fecha del balance en cuanto a: clientes, directores, funcionarios y empleados oficina principal, sucursales, filiales, subsidiarias, provisionales regionales, etc.

9.4.2. Corteje el total de al relación con el balance de comprobación.

9.4.3. Verifique las sumas, omitiendo céntimos, de páginas seleccionadas del libro mayor y de los registros auxiliares, para asegurarse de la exactitud aritmética de los saldos.

9.5. Seleccione de la relación detallada los saldos mayores de ¢..............., los que revistan alguna anormalidad, y, un grupo de los demás.

9.5.1. Cotéjelos con los mayores auxiliares.

9.5.2. Asegúrese de que han sido clasificados correctamente por antigüedad.

9.5.3. Cotéjelos con las facturas firmadas por los clientes.

9.5.4. Revise el movimiento de la cuenta y tome nota de las situaciones que a su juicio merecen investigarse.

9.5.5. Examine la gestión de cobro, su periodicidad y eficacia.

9.6. Cuando haya habido ajustes a la cuenta, cerciórese de que estos hayan sido autorizados por un funcionario responsable y que las notas de débito y crédito que les dieron origen estén prenumeradas; asimismo que esta numeración se controle.

9.7. Referente a la circularización

9.7.1. Prepare una cédula analítica de circularización, de los saldos seleccionados, para concretar el alcance y resultados de la misma.

9.7.2. Solicite confirmación directa (positiva o negativa) del deudor utilizando un formato de solicitud de confirmación de cuentas por cobrar adecuado.

9.7.3. Coteje las solicitudes de confirmación con los saldos seleccionados a circular, para asegurar su corrección y controlarlas hasta su envío.

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Remítelas en sobres membretados por la Contraloría General de la República, siguiendo el procedimiento usual para el caso.

En cuanto a las cuentas por cobrar en abonos, hay que verificar no tanto el mes en que se efectúo la venta, del bien o servicio, sino más bien el mes en que se efectúo el último pago, monto vencido de acuerdo con los términos del contrato y monto porcentual de los cobros que no se efectuaron. Este análisis por antigüedad debe hacerse conjuntamente con los registros auxiliares.

9.8. Respecto a los saldos circularizados respondidos por los deudores comunicando sus diferencias:

9.8.1. Pida a la entidad que concilie dichas diferencias, manteniendo el control con la copia de la circularización.

9.8.2. Aplique un procedimiento alternativo de confirmación si la conciliación hecha por la entidad no satisface.

9.9. Respecto de los saldos circularizados no respondidos:

9.9.1 Prepare un análisis del saldo, analizando una muestra de las facturas, factura por factura o documento por documento.

9.9.2 Revise toda la documentación sustentatoria de la muestra anterior tales como: nota de embarque, guía firmada, copia de la factura de venta, notas de débito y crédito, autorización de la venta e informe de la unidad de crédito.

9.9.3 Compruebe su registro en el libro de ventas o de ingresos respectivo y en el mayor auxiliar respectivo. Cerciórese de que las facturas de venta estén prenumeradas y que los empleados del área de cuentas por cobrar controlen tal numeración.

9.9.4 Revise el control de inventario y verifiquen el descargo correspondiente por la venta.

9.9.5 Compruebe las cobranzas posteriores con: los asientos en el libro de caja, las remesas, los informes de cobradores, los depósitos al banco.

9.9.6 Cerciórese de que las cuentas seleccionas, respondan a cuentas por cobrar legítimas por mercancías, materiales, servicios u otros realmente prestados.

9.10. Investigue y comente las condiciones de venta: con descuento; a plazo fijo; etc., si se dan estas modalidades.

9.11. Cuando existan cobradores, debe cerciorarse que estos entreguen diariamente las cobranzas realizadas. Que se les haga arqueos sorpresivos de las facturas que tengan en su poder y de que quede

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constancia de dicho arqueo. Complementariamente, verifique, de haberse producido irregularidades, si estas han sido informadas oportunamente a quien corresponda y si se han efectuado las acciones correctivas oportunamente.

9.12. Comente con el funcionario responsable, los saldos de mayor antigüedad y en general, cualquier otro que revista anomalía. Si lo considera necesario solicite certificación escrita del funcionario citado; en todo caso anote el nombre y cargo del funcionario informante.

9.13. Consulte con su Supervisor de Auditoría, la conveniencia de remitir una segunda solicitud de confirmación directa, para aquellos deudores que no contestaron la primera.

9.14. Lista e investigue las cuentas por cobrar con saldo acreedor, para efecto de su reclasificación u otro objetivo.

9.15. Examine selectivamente la cancelación de cuentas incobrables en cuanto a: autorización; acta respectiva, si fuera del caso; cumpliendo de disposiciones legales vigentes y tratamiento contable.

9.16. Obtenga de la entidad un detalle de las cuentas dudosas y morosas. Analice una muestra de ellas con el objeto de asegurarse de que sean reales, efectúe comprobaciones parciales, incluya los saldos más representativos, en la circularización de cuentas por cobrar; investigue las gestiones de cobro efectuadas y determine las razones de su falta de pago.

9.17. Obtenga de la entidad una relación detallada de las cuentas cedidas en garantía, si las hay y:

9.17.1. Verifique las sumas, el origen de su existencia, y compare el total con el registro auxiliar respectivo.

9.17.2. Compruebe su correcta contabilización.

9.17.3. Solicite confirmación directa del cedente o sea el que retiene las cuentas por cobrar como garantía.

9.18. Compare los saldos de cuentas por cobrar con los del año anterior, con el detalle que considere necesario a nivel de subcuentas.

9.18.1. Investigue y explique, cualquier aumento anormal.

9.18.2. Verifique los motivos de cualquier incremento extraordinario en los cargos a cuentas por cobrar cerca de fin de año.

9.18.3. Investigue los saldos inmovilizados.

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9.19. Cerciórese, en relación con las cuentas de directores, funcionarios y empleados y próximo al fin de la revisión o examen, respecto de:

9.19.1. Si han sido liquidados en la fecha del balance y reabiertos en fecha posterior.

9.19.2. De ser afirmativo el punto anterior, discuta el caso con el Supervisor de Auditoría y con instrucciones de éste efectúe las investigaciones consiguientes.

9.20. Tome nota de todos los pagos recibidos y registrados después de la fecha del balance, mayores de ¢-------------, aplicables a los saldos de cuentas por cobrar; desde esa fecha, hasta cerca del cierre del examen, y:

9.20.1. Pruebe dichos pagos con la documentación respectiva y con los depósitos bancarios.

9.20.2. Revise su registro en el libro de caja y los pases a los respectivos mayores auxiliares.

9.20.3. Indique en una cédula el porcentaje aproximado de saldos cobrados en ese período y su monto total.

9.21. Investigue la cobrabilidad de las cuentas por cobrar a la fecha del balance y comente con el funcionario responsable (director, contador, tesorero, etc.) los resultados obtenidos, además:

9.21.1. Cruce los saldos en discusión y las cuentas vencidas, con la cédula preparada en el punto 9.4.

9.21.2. Revise al respecto sus mayores auxiliares, correspondencia, informes del Departamento de Créditos, etc.

9.22. Tome debida nota de cualquier cambio en la política de la entidad respecto a este rubro, y discútala con los responsables de la entidad u órgano, indicando nombre y cargo de esas personas.

9.23. Prepare una cédula, cuando el estudio lo amerite y para efectos de confección de memorandos que, cuando menos cubra, lo siguiente:

9.23.1. Comentario sobre cambios significativos y sus motivos en el total de cuentas por cobrar, entre el año actual y el anterior.

9.23.2. Conclusiones sobre el resultado de la circularización.

9.23.3. Indicación de si las cantidades mostradas, representan cuentas por cobrar legítimas de la entidad.

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9.23.4. Indicación de si las cuentas por cobrar están correctamente clasificadas en el balance.

9.23.5. Indicación si hay cuentas por cobrar dadas en prenda, descontadas, en garantía, cedidas o de otro tipo.

9.23.6. Indicación del grado de cobrabilidad de las cuentas por cobrar a la fecha del balance y de la oportunidad y conveniencia de la política establecida en este campo.

9.23.7. Comentario de la situación y estado de los registros auxiliares a la fecha del examen.

9.23.8. Referenciación de la información contenida en esta cédula con los papeles de trabajo respectivos.

9.24. Revise su cuestionario de control interno, luego de haber cubierto este programa, a efecto de comprobar si las respuestas de los funcionarios fueron veraces. Consigne las explicaciones del caso.

9.24.1. Indique si en su opinión este programa puede ser utilizado íntegramente en la próxima auditoría, o si es necesario agregar, quitar o modificar algunos pasos de los procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando justificándolo.

10. CUENTA: INVENTARIOS

Conceptos generales

El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una entidad u órgano destinados a la venta o a la producción de bienes o servicios para su posterior venta, tales como materia prima, bienes en proceso de producción, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o en las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.

Los artículos comprados para el servicio de mantenimiento, que no se consuman durante el ciclo normal de operaciones y los que se utilizarán en la construcción de inmuebles o maquinaria, no deben clasificarse como activo circulante.

Un inventario de mercancías representa las existencias para la venta, de un negocio al menudeo, o al mayoreo para la que no es fabricante. Este inventario debe comprender las existencias de mercancías disponibles en almacén, las que están en consignación, fuera de él, y la mercancía que se encuentra en tránsito, si el título de propiedad ha sido traspasado al comprador; si no fuere así, esta mercadería será aún propiedad del vendedor.

Una empresa manufacturera tiene tres inventarios importantes (materiales, producción en proceso y artículos terminados), los cuales se muestran propiamente como activo circulante en el balance general.

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1. Cerciorarse, en general, del cumplimiento, validez y suficiencia de los controles internos vigentes.

2. Cerciorarse de la existencia de procedimientos adecuados de custodia, salvaguardias físicas, manejo y registro de estos activos.

3. Verificar que las cifras que se muestran como inventarios estén efectivamente representadas por materiales, artículos, y demás bienes afines.

4. Verificar la corrección aritmética de las cifras que se presentan en los estados financieros.

5. Verificar que los inventarios se hayan valuado de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, incluyendo la razonabilidad de los precios fijados, cuando sea pertinente.

6. Verificar que no se incluyan artículos o materiales obsoletos o defectuosos.

7. Constatar que se hayan establecido provisiones adecuadas para posibles pérdidas al disponerse de existencia de artículos y materiales obsoletos y defectuosos.

8. Comprobar que la institución efectivamente tenga posesión legal de las existencias y que cualquier gravamen que exista sobre los inventarios se muestre claramente en los estados financieros o en las notas relativas a los mismos.

9. Verificar que la presentación de los inventarios en los estados financieros sea adecuada, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

10. Verificar que se ha hecho un uso adecuado, eficiente, sin desperdicio y eficaz o de los recursos involucrados.


10.1 Observe el levantamiento del inventario físico.

10.2 Obtenga copia de las instrucciones impartidas al personal en relación a la toma de inventarios, y:

10.2.1 Evalúe la suficiencia y confiabilidad de esas instrucciones.

10.2.2 Investigue los procedimientos utilizados para determinar las cantidades en existencia y determine si fueron adecuados.

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10.3 Haga las pruebas necesarias para obtener la evidencia suficiente y comprobatoria de las cantidades del inventario. Debe procurarse que las pruebas en relación con materiales o productos muy especiales o sofisticados sean obtenidos por personal especializado, tales como ingenieros u otro personal técnico, para determinar la cantidad, calidad y condiciones en que se encuentran.

10.4 Obtenga de la entidad u órgano el detalle de los inventarios a la fecha del balance objeto de examen, y:

10.4.1 Pruebe las sumas, omitiendo céntimos, de las hojas o etiquetas originales del inventario y determine si están de acuerdo con los resúmenes y estos a sus vez con las cuentas auxiliares y de control de la contabilidad.

10.4.2 Verifique las multiplicaciones, sumas y resúmenes totales del inventario. Para ello, seleccione una muestra de las hojas o boletas del inventario y verifique las sumas. Complemente lo anterior con la verificación de las multiplicaciones de todas las partidas de dicha muestra.

10.5 Prepare una cédula que muestre el valor de los inventarios por rubros en poder de la entidad y de terceros, tales como: materiales, repuestos y accesorios, útiles de oficina; materias primas; productos en proceso; productos terminados; etc.

10.6 Tome nota de la base de valuación de los inventarios, precise el método usado en la fijación de precios. Estos métodos son:

1. Al costo: que puede ser i) un costo identificado o ii) un costo calculado o derivado usando el método de primeras entradas, primeras salidas; el de últimas entradas, primeras salidas; un método de promedio o un método de costos estándar.

2. Al precio de mercado.

3. Al precio más bajo de costo o mercado.

4. Al precio de venta.

5. Al precio de venta al menudeo.

6. Otros. Debe explicarse.

Asegúrese que el método de valuación sea consistente de un ejercicio a otro. En caso de que se haya variado debe haber una explicación razonable. Si la variación es considerable debe exponerse con nota en el balance. Además:

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10.6.1 Determine si se han eliminado los descuentos y rebajos especiales para la determinación de los valores de inventario.

10.6.2 Verifique la base de valuación de los inventarios de suministros, cuando estos se consideran representarivos.

10.7 Obtenga de la entidad detalles de los sobrantes y mermas resultantes de la toma del inventario físico, y

10.7.1 Tome nota de las investigaciones practicadas y del tratamiento contable que se les dio.

10.8 Revise las tarjetas de inventario o del registro que se tenga para ello e investigue con el encargado del almacén, si hay existencias de poca salida, dañadas, obsoletas, etc. Asimismo,

10.8.1 Comente el asunto con el funcionario responsable y tome nota de sus observaciones.

10.9 Determine si los inventarios incluyen cantidades significativas de materiales, repuestos, y accesorios, etc., por encima de la capacidad de consumo, es decir, que no se espera utilizar en un año, a partir de la fecha del balance objeto de examen. Además,

10.9.1 Revise los reportes de consumo mensual y prepare una cédula para mostrar el movimiento anual.

10.9.2 Revise el sistema que se usa para estimar las sumas máximas y mínimas de existencias de materiales de uso normal.

10.9.3 Compare el total en cantidad y valor con la existencia a la fecha del balance bajo examen.

10.9.4 Si hubiera sobre-existencia, tome nota y discútala con el funcionario competente.

10.10 Haga pruebas con tarjetas o registros de inventario perpetuo, con la documentación sustentatoria respectiva; asimismo,

10.10.1 Observe en los comprobantes de las entradas y salidas de almacén, (órdenes de compra, vales de ingreso a bodega, requisiciones y facturas de venta), lo siguiente: la fecha de solicitud, la autorización correspondiente, la indicación del lugar o unidad que solicita y a dónde se aplica; la cantidad entregada según almacén; el precio unitario; los cálculos aritméticos; la codificación de la cuenta según el plan de cuentas; el código del material según el manual de codificación de la entidad; el nombre del material solicitado y la fecha de atención por el almacén. Si lo considera

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conveniente, verifique “en el campo” selectivamente los recibos de bienes y consumos o utilización de los mismos.

10.10.2 Verifique los ingresos y salidas del almacén, en las tarjetas o registros de inventario perpetuo, observando que los registros indiquen los máximos y mínimos de existencias; que sean correctos los cálculos en cantidad y valor; la determinación del saldo; la obtencion del presio unitario según el metodo de valución; y la consistencia de la base de valuación.

10.10.3 Verifique los registros de inventario comparándolos con los registros de control permanente. Cerciórese si éstos contienen los ajustes por diferencias encontradas en recuentos parciales efectuados durante el ejercicio.

10.11 Haga una prueba para verificar la fijación de precios de inventario. Cruce esto con el punto 10.6. Además;

10.11.1 Obtenga una muestra adecuada de compras de materias primas; mercancías y suministros, etc. Y haga lo siguiente: coteje el precio del inventario (total y unitario), con los precios de las facturas y con los precios corrientes del mercado. Debe tomar en cuenta la exención de impuestos y los gastos que ocasiona la compra.

10.12 Cuando exista un sistema de costos estándar, como parte integral del sistema de contabilidad, deberán verificarse los cargos de partidas representativas, en cuanto a los tres elementos del costo, recurriendo a las fuentes originales. También, es conveniente hacer comparaciones de costos estándar con costos reales, analizando, si los estándares se refieren a materiales en uso y a precios vigentes. También,

10.12.1 Haga una prueba para determinar la bondad del método usado para estimar el trabajo en proceso.

10.12.2 Cuando el sistema de costos establecido no esté integrado a la Contabilidad General debe buscar métodos alternativos para probar el saldo de la cuenta de trabajo en proceso.

10.13 En relación con los ajustes de inventario físico de fin de año,

10.13.1 Verifique que las tarjetas o registros de inventario permanente lleven estampadas un sello que diga: “INVENTARIO AÑO...” y frente a él, la cantidad según recuento, aprobada por la administración, poniendo atención a los ajustes contables considerables.

10.13.2 Revise la documentación sustentatoria: acta de ajuste debidamente firmada, informe de la investigación practicada y solicite la evidencia suficiente de haber agotado todos los

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medios antes de autorizar el ajuste en mención. En caso contrario, analice el procedimiento que se utilizó.

10.14 Solicite confirmación directa de las existencias en poder de terceros, a la fecha del balance objeto de examen, verificando la autorización dada. Además,

10.14.1 Concilie las confirmaciones con los totales de la cédula preparada en relación con el punto 10.4 anterior.

10.14.2 Tome nota de las diferencias sustanciales en cantidad y valor; e.

10.14.3 Investigue y obtenga, para las confirmaciones sin respuesta, la evidencia suficiente de su existencia real.

10.15 Asegúrese de que los bienes pertenecientes a otras entidades y las mercaderías en tránsito, fueron excluidos del inventario físico. Asimismo,

10.15.1 Prepare, en caso contrario, una cédula con el correspondiente detalle, y comente el asunto con el Encargado de Grupo, o el Supervisor, con el Jefe de Sección de la Contraloría General, a efecto de recomendar el ajuste respectivo.

10.16 Asegúrese de que el inventario físico no incluyó bienes del activo fijo.

10.17 Revise los contratos administrativos, de compras en proceso, en cuanto a: condiciones, montos, garantías, fecha de entrega, etc., con el objeto de eliminar la posibilidad de sobre o subvaluaciones. Para tal efecto, debe examinarse una muestra selectiva de las facturas de compra y de los vales recibidos de mercaderías, de varios días, anteriores y posteriores a la fecha de cierre.

10.18 Revise el corte de ventas a la fecha de cierre del período auditado. Examine selectivamente las ventas registradas unos días antes de la fecha de cierre, los registros de embarques y la facturación, con el fin de determinar si tal cierre fue adecuado.

10.19 Inspeccione y evalúe el sistema de protección física de los inventarios de existencias en cuanto a seguridad y cobertura. Observa que cuenten con: instalaciones físicas adecuadas para almacenes y depósitos, andamios, cámaras frigoríficas cuando sean necesarias, implementos de seguridad, tales como: extinguidores y alarmas; que se respeten las señales de los altos a la hora de estibar, así como las indicaciones que traen impresas los bultos, que se tengan previsiones en cuanto a la temperatura ambiente, que se disponga de guardas (entrenados y con los implementos de protección y represión necesarios) y con otros medios de protección especiales y necesarios de acuerdo con las circunstancias.

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10.20 Si los inventarios están cubiertos mediante pólizas de seguros, proceda así:

10.20.1 Prepare una cédula que muestre: números de pólizas, riesgos cubiertos, monto de las coberturas, vencimiento de las pólizas, primas, condiciones de las pólizas más importantes, etc.

10.20.2 Cruce estos datos con las cédulas de cargos diferidos; cuentas por pagar, caja, bancos, respectivamente.

10.20.3 Determine si el monto de las pólizas cubren el costo de reposición de los inventarios a la fecha del balance objeto de examen.

10.20.4 Observe si todas las pólizas están suscritas con el Instituto Nacional de Seguros (monopolio de seguros).

10.21 Examine las fianzas presentadas por los funcionarios responsables de almacenes, y:

10.21.1 Verifique si están de acuerdo con la ley y en vigencia.

10.21.2 Haga una pequeña crítica acerca de su razonabilidad y suficiencia.

10.22 Determine la presentación adecuada, con observancia de los principios de contabilidad generalmente aceptados, de este rubro en el balance general. Principalmente, en cuanto a la segregación en materia prima, trabajo en proceso, partes o suministros y productos terminados, si la naturaleza de la entidad u órgano así lo exige. Debe revelarse cualquier garantía prendaria que exista sobre los inventarios.

10.23 Revise su cuestionario de control interno luego de haber cubierto este programa, a efecto de comprobar si las respuestas de los funcionarios fueron veraces; además,

10.23.1 Prepare un memorando que muestre aquellos puntos débiles del sistema de control interno y las observaciones más significativas que podrían ser dadas al finalizar el examen de este rubro.

10.23.2 Indique si en su opinión este el programa puede ser utilizado íntegramente en una futura auditoría; caso contrario, haga las adiciones que crea convenientes y justifíquelas.

11. CUENTAS: PAGOS ANTICIPADOS Y CARGOS DIFERIDOS

Pagos anticipados

Conceptos generales

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Los materiales usados en la oficina y en la labor de ventas (servicios o bienes), las primas de seguros contra incendio, los intereses, los alquileres y otras partidas diversas correspondientes a gastos que han sido pagados pero no devengados, o cuyo beneficio no se ha recibido por completo al final del período contable, representan gastos pagados por anticipado.

Existe una tendencia bien definida hacia la clasificación de los gastos pagados por anticipado, tales como los seguros, los intereses, los alquileres y los suministros de operación, dentro del activo circulante.

Cargos diferidos

Conceptos generales

Estas partidas se caracterizan en que no son recurrentes y no surgen de las operaciones normales; probablemente, representan erogaciones que serán asociadas a futuros ingresos. Ejemplos de los cargos diferidos son los costos de promoción o reorganización de una entidad u órgano, generalmente conocidos como “gastos de organización” o “gastos de reorganización”; tenemos también a los descuentos sobre bonos por pagar; costos de proyectos experimentales no terminados y las comisiones y gastos por la venta de acciones de capital. Los gastos de organización o reorganización, atendiendo a su importancia y magnitud, se clasifican a veces como activo intangible en el balance general.


1. Cerciorarse, en general, del cumplimiento, suficiencia y validez de los controles internos vigentes.

2. Determinar el carácter genuino de los desembolsos originalmente cargados a tales cuentas de activo.

3. Determinar si las partidas que están siendo registradas en estos conceptos, se obtendrán claros beneficios para futuros períodos, y que no se incluyan conceptos que debieron ser absorbidos en ejercicios anteriores.

4. Determinar la razonabilidad de los programas de amortización que están siendo aplicados a estos activos.

5. Establecer si el saldo de las partidas está debidamente representado en los estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados sobre bases consistentes.

6. Determinar la pertinencia de las sumas trasladadas a gastos y lo adecuado de los mismos.

Procedimientos de auditoría generales

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11.1 Prepare una cédula sumaria que muestre la composición de estos saldos al inicio y al cierre del ejercicio objeto de examen, así como los movimientos que ha habido en el período y verifique las sumas, compárelas con las de la cuenta de control y compare cada saldo individual con el mayor auxiliar. Verifique el cumplimiento, la suficiencia y la confiabilidad del control interno de estas cuentas.

11.2 Seleccione las partidas más importantes de la cédula del punto anterior, prepare un análisis de su movimiento y revise los cargos con los documentos originales; verifique los cálculos, compruebe su correcta contabilización y determine que la parte diferida corresponda realmente a períodos futuros. Complemente el estudio con el análisis de las cuentas de gastos respectivas.

11.3 Haga pruebas de los registros, que deben ser suficientemente detallados, sobre la razonabilidad de los cargos diferidos o mantenidos como activos y de la porción cargada a gastos del ejercicio (razonabilidad del programa de amortización).

11.4 Obtenga la información necesaria, revise el método y los cálculos para la amortización del descuento en la emisión de obligaciones y los gastos de la misma.

11.5 En caso de que los cargos diferidos incluyan gastos de desarrollo, gastos de promoción, costos experimentales, costos de perfeccionamiento o conceptos similares obténgase información sobre los detalles y determínese la consistencia en su tratamiento contable y la correspondencia con los criterios existentes para su tratamiento.

Procedimientos de auditoría específicos

Además de los procedimientos generales, se deben aplicar los siguientes de carácter específico para los rubros que seguidamente se consignan:

Seguros

11.6 Solicite que le muestren todas las pólizas vigentes de seguros, así como las canceladas en el ejercicio bajo examen y prepare una cédula que indique: nombre de la compañía aseguradora, si fuera diferente del Instituto Nacional de Seguros, número de póliza, fecha del inicio del segura, vencimiento del mismo, riesgos que cubre (activos y/o personas), renovaciones (endosos o adeudamientos), montos de la cobertura, prima del seguro, y porción consumida y diferida de la prima. Compare la cédula con la anterior para determinar eliminaciones o posibles omisiones en el registro de pólizas. Además,

11.6.1 Seleccione las más representativas y aplique el siguiente procedimiento: verifique que estén debidamente autorizados; que estén a nombre de la entidad y que consten en actas del

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órgano colegiado en caso de que sea requisito. Tome un extracto de dichos acuerdos.

11.6.2 Examine las pólizas seleccionadas y vea que estén debidamente registradas en el auxiliar de pólizas respectivo.

11.6.3 Rastreé las pólizas al registro de cuentas por pagar y verifique el pago, en el libro o registro de Caja-Bancos.

11.6.4 Verifique su correcta contabilización y compute las pruebas del cálculo de la prima, tomando como base la cobertura.

11.6.5 Determine la razonabilidad de la porción diferida y de la que afecta los gastos del ejercicio y compárelas con las cuentas (o subcuentas) de Mayor.

11.6.6 Asegúrese que las pólizas estén vigentes y se hayan inscritas con el Instituto Nacional de Seguros, en caso contrario, obtenga el por qué y verifique la autorización respectiva. Compruebe que estén debidamente custodiadas por la persona responsable.

11.6.7 Para las pólizas canceladas, durante el ejercicio. Revise los documentos originales y asegúrese de que estén debidamente aprobados y autorizados y que esto conste en actas; luego verifique que hayan sido segregadas del registro de pólizas vigentes.

11.6.8 Para las pólizas más representativas, solicite confirmación directa al Instituto Nacional de Seguros y concilie las respuestas con los documentos originales. Tome nota de las diferencias e investíguelas.

11.6.9 Verifique que todos los bienes que lo necesiten estén adecuadamente cubiertos por seguros.

Alquileres

11.7 Obtenga los contratos de alquileres. Verifique si están autorizados.

11.7.1 Cerciorarse que estén debidamente refrendados por la Contraloría General de la República en los casos que la ley lo exige. Preparando un extracto del respectivo acuerdo en actas o del contrato.

11.7.2 Verifique el cálculo por alquiler pagado por adelantado y vea que sea razonable el cargo a gastos del ejercicio objeto de examen. Seleccione varios pagos y verifíquelos contra la documentación correspondiente.

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11.7.3 Cerciórese que los alquileres que se pagan sean razonables y estén de acuerdo, entre otros, con el objetivo paar el cual se autorizó, con la zona, el tipo de construcción y el período de tiempo del contrato.

11.7.4 Compruebe la correcta contabilización.

11.7.5 Verifique si las mejoras en las propiedades alquiladas se amortizan durante la vida de la misma o la del contrato de arrendamiento, la que sea más corta.

Adelantos

Este rubro se incluye dentro de los Pagos anticipados para ser congruentes con la norma 206.05 del Manual de Normas Técnicas de Control Interno; sin embargo; puede estar clasificado también dentro de las cuentas por cobrar, conforme a textos académicos de reciente edición.

11.8 En relación con los anticipos por gastos de viaje, asegúrese de que han sido liquidados a la fecha del balance y hayan sido contabilizados; es decir, que hayan afectado los gastos del ejercicio objeto de examen. Si así no fuera, prepare la cédula de ajuste correspondiente. Además,

11.8.1 Para aquellos no liquidados a la fecha del balance, vea que estén mostrados como diferidos o cuentas por cobrar y aplique el siguiente procedimiento:

11.8.2 Haga un análisis de esta cuenta y tome nota de las fechas de liquidación de los anticipos más representativos a efecto de determinar si está sirviendo de fuente de autofinanciamiento de los viajeros o del encargado de dar los adelantos, respecto de fondos sobrantes en las liquidaciones. Considere en su cédula de análisis los siguientes datos: nombre, autorización, fecha de entrega del dinero, fecha de partida, fecha de retorno, lugar de destino, fecha de liquidación, número de liquidación de viaje, objeto de viaje, pasajes de aviación, monto de la devolución, si lo hubiera, y otros.

11.8.3 De los gastos seleccionados revise detalladamente la documentación sustentatoria y verifique que la asignación de viáticos esté de acuerdo con el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios o empleados del Estado.

11.8.4 Asegúrese que la devolución por anticipos de viaje, haya ingresado a Caja y se haya depositado en la cuenta bancaria correspondiente al fondo de trabajo. Tome nota de las respectivas fechas.

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11.8.5 Obtenga evidencia suficiente de la procedencia de reintegros por gastos de viaje y vea que estén debidamente autorizados.

11.8.6 Verifique con las tarjetas de asistencia u otro medio adecuado las fechas de viaje. Establezca una relación cruzada con la cédula de uso de vehículos.

11.8.7 Tome nota de los anticipos de viaje no liquidados oportunamente. Discútalos con los funcionarios competentes y tome nota de las acciones que se han ejecutado. De no existir disposiciones al respecto, recomiende lo pertinente.

11.8.8 Para aquellos anticipos de viaje pendientes de liquidación y que a la fecha de la auditoría figuren como “Gastos pagados por adelantado” o cuenta similar, establezca las razones que los motivan y si es del caso solicite su regularización.

11.9 Determine si la presentación de este rubro en el balance general objeto de examen, está de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y si su aplicación ha sido consistente.

Accesorios de oficina (o de fábrica)

11.10 Prepare de esta cuenta (o subcuenta), una cédula que muestre su saldo inicial, el final y el movimiento del período.

11.11 Determine que la seguridad que rodea a los artículos así como la de la bodega, sea adecuada.

11.12 Verifique que haya un solo responsable por ese inventario y que solo él tenga acceso a la bodega.

11.13 Haga pruebas del inventario físico y verifique que no se incluyen artículos obsoletos o deteriorados.

11.14 Verifique que los inventarios periódicos se realicen por una persona distinta e independiente del custodio.

11.15 Verifique si se llevan registros de inventario perpetuo y si las entregas se hacen contra requisiciones debidamente aprobadas.

11.16 Verifique si un funcionario responsable es el que aprueba las distribuciones de gastos.

Timbres postales

11.17 Verifique que se lleve una cuenta o subcuenta para el control de estos activos y que los registros no los haga el custodio.

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11.18 Cerciórese de que haya una persona responsable –custodio-.

11.19 Verifique que se lleve inventario perpetuo y que se hagan pruebas periódicas de éstos valores por personas diferentes e independientes del custodio.

11.20 Verifique si los cargos por gastos o transferencias a los diversos departamentos o unidades están basados en los retiros efectuados y autorizados por personal responsable.

11.21 Cuando existe máquina franqueadora debe verificarse que se tenga un control físico adecuado sobre su uso y que se tenga una cuenta contable (o subcuenta) de control.

11.22 El procedimiento descrito podrá ser usado, con los ajustes del caso, en el análisis de otras cuentas o subcuentas de gastos anticipados y cargos diferidos tales como: publicidad, comisiones, impuestos, intereses, etc

11.23 Luego de haber cubierto este programa:

11.23.1 Prepare un memorando que muestre los puntos débiles del sistema de control interno, si los hay, y consigne las recomendaciones que podrían ser dadas sobre la marcha, así como cualesquiera otra que subsane irregularidades observadas en el transcurso del examen.

11.23.2 Indique si en su opinión este programa puede ser utilizado íntegramente en el próximo examen, o si es necesario agregarle o quitarle algunos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando justificando los cambios.

12. CUENTA: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Conceptos Generales

Son bienes tangibles que tienen el siguiente objetivo: a) uso o usufructo en beneficio del ente u órgano, b) la producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad y c) la prestación de servicios a la entidad u órgano, a sus usuarios o al público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos en el desarrollo normal de las operaciones de la entidad u órgano y no de venderlos.


1. Cerciorarse , en general, del cumplimiento, suficiencia y validez de los controles internos vigentes.

2. Verificar que se mantengan registros adecuados de activos fijos, que permitan tanto la correcta clasificación de los mismos de

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acuerdo con sus características, como el control oportuno de su uso, disposición o consumo.

3. Comprobar que los bienes que muestra el balance son propiedad de la institución.

4. Conocer y mostrar en el balance cualquier limitación o gravamen a esas propiedades.

5. Cerciorarse de que todos los bienes de los cuales la empresa es propietaria estén reflejados en el balance y que de ellos haya documentos que den testimonio de esa propiedad.

6. Comprobar que el cómputo de la depreciación sea razonable, consistente con el ejercicio anterior y de acuerdo con los métodos aceptados para calcularla.

7. Comprobar que el control sobre la asignación de costos para los activos construidos es apropiado.

8. Comprobar que los activos intangibles hayan producido los ingresos previstos y estén clasificados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados al igual que los métodos de amortización seguidos.


12.1 Analice las rutinas establecidas para esta cuenta, con el fin de obtener criterio sobre la suficiencia y validez del control interno.

12.2 Prepare una cédula que muestre los cambios en el Activo Fijo durante el ejercicio objeto de examen, así como los de su correspondiente depreciación acumulada.

12.3 Revise los libros de actas del órgano colegiado, para el período objeto de examen.

12.3.1 Tome extractos de las sesiones que tratan sobre las adquisiciones y las bajas más significativas.

12.3.2 Compruebe que las actas estén debidamente aprobadas y firmadas.

12.3.3 Esté atento a cualquier diferencia sustantiva e investíguela.

12.4 Prepare una cédula analítica con una muestra de las adquisiciones más representativas y aplique el siguiente procedimiento:

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12.4.1 Verifique que estén aprobadas por el órgano colegiado o por el funcionario competente y consignados en el libro de actas respectivo.

12.4.2 Revise detalladamente la documentación sutentatoria, verificando: fecha de adquisición, aprobación y, de acuerdo con disposiciones legales vigentes, los precios unitarios y condiciones de la compra; verifique la exactitud de las operaciones aritméticas, la codificación y las anotaciones en los registros contables.

Normalmente, según el sector que se trate, debe revisar la documentación siguiente: solicitud de mercancías o reserva de crédito especial, procedimiento de compra (licitación, compras directas, etc.), orden de compra, factura del proveedor, guía de remisión, póliza de aduana si es importación), vale de entrada o de recibido de la mercancía o servicio, presupuesto, contratos, etc. Tenga el cuidado necesario y haga las pruebas que crea convenientes para detectar fraccionamiento de compras y otros incumplimientos de carácter legal o técnicos.

12.4.3 Verifique que los mayores auxiliares contengan toda la información básica, necesaria, tal como: descripción del Activo Fijo, número de identificación, fecha de adquisición o de entrada, si proviene por transferencia de obras en proceso, proveedor o constructor, costo de adquisición o de construcción, otros cargos que conforman el costo (derechos de aduana, etc.), ubicación física, vida útil estimada, tasa de depreciación, depredación mensual y acumulada, valor residual, autorización y fecha de baja.

12.4.4 Verifique que los registros sobre propiedad, planta y equipo tengan las anotaciones al día (ya sean manuales o mecanizados) y que los auxiliares se concilien con las cuentas del Mayor General, por lo menos una vez al año y que se conserve algún documento que lo demuestre.

12.4.5 Verifique que hayan sido debidamente aprobados por personal autorizado los ajustes por las diferencias importantes que hayan resultado de la conciliación.

12.4.6 Verifique que el costo de adquisición en compras al crédito se contabilice por el 100% registrándose el Pasivo corriente por la parte adeudada, y crúcela contra la cédula de “Cuentas por Pagar”.

12.4.7 Verifique que haya habido una nueva autorización, en caso de que hayan habido pagos en exceso de los originalmente pactados y autorizados.

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12.4.8 Verifique que se lleven registros detallados de los activos totalmente depreciados y dados de baja en libros, pero que aún son útiles.

12.4.9 En el caso de que ocurran cambios sustanciales en los activos, tales como modificaciones o trasformaciones, así como reubicaciones, cerciórese que se haya hecho constar en el respectivo registro de control.

12.4.10 Verifique que los bienes adquiridos estén debidamente identificados con una placa o marca de la institución.

12.5 Cerciórese de la existencia de una política definida que establezca cuáles son los gastos de capital y cuáles los incurridos por concepto de gastos por reparaciones y mantenimiento. En cuanto a estos últimos haga pruebas de la razonabilidad y de las anotaciones en el registro respectivo.

12.6 Verifique que los desembolsos de capital hayan sido autorizados por funcionarios responsables y que a la vez verifique si los activos reemplazados se eliminan de libros.

12.7 Verifique que las adquisiciones de activos se hayan hecho al amparo de presupuestos debidamente aprobados y que estos hayan sido ejecutados de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias.

12.8 Verifique que se ejerza control y que se señalen responsables por el manejo y custodia de pequeñas herramientas, accesorios para esas herramientas, muebles y elementos afines.

12.9 En cuanto a la adquisición y uso de los vehículos debe verificarse el cumplimiento de la Ley 569, publicada en La Gaceta Nº 99 de 28 de mayo de 1975, los reglamentos respectivos de cada institución, los pronunciamientos que sobre vehículos ha emitido la Contraloría y las Normas Generales de Presupuesto atinentes.

12.10 En relación con los vehículos: solicite un listado de esos activos y prepare activos y prepare una cédula que muestre los que están en uso en el período objeto de examen, indicando: tipo de vehículo, modelo, año, número de motor, número de placa, marca de fábrica.

12.10.1 Solicite y tome nota que las respectivas tarjetas de circulación estén vigentes y a nombre de la entidad.

12.10.2 Seleccione las adquisiciones más recientes y un grupo de las demás y haga una inspección física verificando los puntos anteriores 12.10 y 12.10.1.

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12.10.3 Compruebe el estado en que se encuentran los activos a la fecha y de una depreciación de cómo se encontraban en el período objeto de examen. Verifique que tengan la identificación de ser de servicio oficial en un lugar visible, cuando no estén dispuestos para uso discrecional.

12.10.4 Verifique que los choferes tengan sus respectivas licencias de conductor al día y verifique que el pago de placa o impuesto de rodaje esté al día.

12.10.5 Obtenga, para los vehículos no inspeccionados por encontrarse fuera de la entidad, evidencia suficiente de su existencia física y solicite confirmación directa a los jefes responsables de ellos, revise las notas de asignación de vehículos.

12.10.6 Revise si las reparaciones se realizan mediante órdenes de trabajo, preformadas y prenumeradas. En una muestra selectiva, tome nota de la fecha de inicio de la reparación y nombre del taller respectivo. Solicite, de ser posible, confirmación directa de algunos talleres.

12.11 Verifique que existan registros de control para el uso, kilometraje, combustible, etc., para cada vehículo y haga pruebas de las anotaciones.

12.12 Prepare, con relación a los terrenos y edificios una cédula analítica y verifique detalladamente las adquisiciones y bajas más significativas, durante el período objeto de examen, tomando nota de que: estén debidamente autorizadas y aprobadas, los terrenos tengan sus respectivos testimonios de propiedad y estén debidamente inscritos en el Registro Público a nombre de la entidad o del Estado.

12.12.1 Solicite, si no le muestran la evidencia suficiente, la confirmación directa al Registro Público.

12.12.2 Examine la documentación sustentatoria de presupuesto, costos, condiciones de compra o construcción, según el caso.

12.12.3 Solicite la colaboración del Departamento de Ingeniería para: revisar presupuestos, valorizaciones, costos, etc.; evaluar la calidad y condiciones de las obras y, en general, obtener su apoyo en todo lo concerniente a su competencia profesional. Las observaciones de dichos profesionales deben constar en un informe, para uso del auditor encargado.

12.13 Realice, selectivamente, en relación con las instalaciones físicas, una inspección de esos activos, de su calidad, estado y condición del uso actual. Analice las condiciones de seguridad de ellas, tales como:

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salidas de emergencia, seguridades contra incendio, seguridades y condiciones ambientales para el personal, etc.

12.14 Aplique, en relación con las maquinarias y equipos diversos, los procedimientos detallados en el punto 12.4.

12.15 Aplique los procedimientos del punto 12.4, con los demás activos fijos si lo considera importantes, tales como: muebles y enseres, equipos de oficina, etc.

Verifique, en lo que respecta al Gobierno Central, el cumplimiento del “Manual de procedimientos para administrar los bienes del Estado”, el cual incorpora, entre otros, el Decreto Ejecutivo Nº 2487-H, de 23/08/72.

12.16 Seleccione, en relación con los activos fijos dados de baja por venta o retiro, las bajas más representativas y aplique el siguiente procedimiento:

12.16.1 Verifique que estén aprobados por la autoridad competente y asentadas en el libro de actas respectivo. Compruebe los totales contra los registros respectivos.

12.16.2 Examine el Acta de Baja respectiva; asegúrese que esté debidamente firmada y que se haya anotado en ella el valor de desecho de los bienes.

12.16.3 Revise la documentación sustentatoria del Acta de Baja. Satisfágase de la necesidad de la baja y esté atento ante cualquier baja forzada por venta o retiro.

12.16.4 Verifique que en las ventas de activo fijo se observen las disposiciones legales pertinentes: remate, publicaciones en el Registro Oficial y otros según la legislación vigente.

12.16.5 Obtenga, si lo considera de importancia, copia de las “Actas de Baja” y de las publicaciones que cita el punto anterior.

12.17 Verifique, de existir activos fijos ociosos, retirados u obsoletos, que se controlen física y contablemente. Verifique en cuanto a las instituciones autónomas y semiautónomas, que los bienes muebles en desuso hayan sido puestos a disposición de las Oficina de Donaciones de la Proveeduría Nacional, de conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley 6106 de 1º de noviembre de 1977 y en los Decretos Ejecutivos Nºs. 11568-H de 15 de abril de 1982, 14421-H de 7 de abril de 1983 y 15448 de 22 de mayo de 1984.

12.18 Cerciórese si la entidad tiene bienes (muebles o inmuebles) arrendados a terceros, de que se ejerza control sobre ellos; además:

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12.18.1 Revise que la autorización para arrendar la haya emitido un funcionario autorizado y que se haya concretado mediante contrato.

12.18.2 Compruebe que exista un registro de control para los contratos de arrendamiento.

12.19 Prepare, en relación con las pólizas de seguros, si no lo ha hecho en pagos anticipados, una cédula que muestre: activo fijo asegurado, riesgos y montos, número de póliza, vencimiento, renovación y prima; además:

12.19.1 Crúcela con la cédula de “Cargos Diferidos” o de otra cuenta similar, y con la cuenta de gastos respectiva.

12.19.2 Compruebe que dichos seguros se canalizan a través del Instituto Nacional de Seguros.

12.19.3 Verifique que las renovaciones estén al día, examinando lo endosos, recibos de renovación o addendums correspondientes.

12.19.4 Verifique que los seguros estén a nombre de la entidad y que cubran razonablemente el costo de reposición de los Activos Fijos respectivos.

12.19.5 Investigue, en cualquier reducción en la cobertura de seguros, si fue ocasionada por ventas o retiros de activos fijos; cruce esta información con la obtenida del punto 12.12.

12.20 Determine, en relación con la depreciación, si la aplicación de las tasas y el método utilizado son consistentes con las del año anterior y se ajustan a los principios de contabilidad. Utilice la cédula preparada en el punto 12.2.

12.20.1 Verifique, selectivamente, la depreciación con base en la tasa autorizada. Cruce esta información con el gasto por depreciación.

12.20.2 Compruebe que a la fecha del balance objeto de examen, se haya ajustado la depreciación acumulada.

12.20.3 Cerciórese que la depreciación (o agotamiento o ambos) no haya sido regularizada en ejercicios subsecuentes; en caso contrario, prepare la cédula de ajuste correspondiente y obtenga del funcionario responsable explicación suficiente.

12.20.4 Revise, en relación al tratamiento contable de la depreciación (o agotamiento o ambos), los asientos de diario

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y verifique que tengan la documentación sustentatoria respectiva.

12.20.5 Rastree los pases a los mayores auxiliares, al diario y al mayor general.

12.20.6 Cerciórese que no se deprecien los terrenos.

12.21 Inspeccione los informes de los inventarios físicos tomados por la entidad al final del ejercicio; asimismo:

12.21.1 Obtenga una copia, pruebe las sumas y seleccione los activos más representativos, verifique su ubicación y existencia y rastree en el mayor auxiliar respectivo.

12.21.2 Crúcelos contra sus papeles de trabajo correspondientes (cédula sumaria o analítica)

12.21.3 Observe, en caso de que no hayan tomado inventario durante el año, las razones que se tuvieron y la fecha del último inventario.

12.22 Prepare una cédula que muestre las obras en proceso o construcción a la fecha del balance objeto de examen.

12.22.1 Coteje el total del saldo de cada una de ellas con sus respectivos mayores auxiliares y estos con la cuenta de control del mayor. Cerciórese de que se mantengan segregados hasta su terminación.

12.22.2 Haga pruebas para cerciorarse de que en la cuenta de cada una de las obras se acumulen todos los costos directos e indirectos, tales como: costos de ingeniería, supervisión, administración, intereses incurridos durante el período de construcción, mano de obra, materiales, equipos utilizados, el valor de las donaciones recibidas y cualquier otra erogación identificable con la obra en construcción.

12.22.3 Verifique y obtenga evidencia de que se cumplieron las normas de control interno relativas a obras públicas (La Gaceta Nº 4 del 7 de enero de 1986).

12.22.4 Analice todas las contrataciones que han dado origen a la obra y cerciórese deque se haya cumplido con la Ley de Administración Financiera y el Reglamento de la Contratación Administrativa. Cruce este análisis con el de compras y con el de ejecución de proyectos.

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12.22.5 Seleccione las obras más representativas. Prepare extractos de los acuerdos adoptados en relación con obras en proceso y verifique si se cumplieron.

12.22.6 Realice una inspección física con la colaboración de un ingeniero especialista de la entidad u órgano para verificar y evaluar la existencia real, calidad de la obra (material, acabado, etc.), estado del avance y uso eficiente de los recursos; asimismo, si está todo conforme a lo convenido y a los plazos previstos en el contrato. Tome nota de demoras significativas o relativamente costosas.

12.23 Verifique si existen obras concluidas y no transferidas al activo fijo. Tome nota, discuta el caso con la autoridad competente con la autoridad competente.

12.24 Compare los totales aprobados y presupuestados, con los costos de obras terminadas e investigue las diferencias más significativas. Investigue también si ha habido cambios en las especificaciones técnicas. Verifique si fueron autorizadas y aprobadas.

12.25 Vea que sea adecuada la presentación del activo fijo y de las obras en proceso en el balance general, desde el punto de vista de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Igualmente lo que respecta a las cuentas complementarias de Depreciación Acumulada.

12.26 Compruebe si los activos fijos donados, recibidos por transferencia, o proporcionados por terceros para uso de la entidad, se reciben mediante acta, están en poder de la institución, adecuadamente valuados, contabilizados y controlados.

12.27 Diseñe procedimientos de prueba, para muestrear bienes de todas las cuentas, subcuentas o subsubcuentas, que le permitan verificar si dichos bienes, se usan única y exclusivamente en la consecución de los objetivos y metas de la entidad u órgano.

12.28 Indique si en su opinión este programa debe ser utilizado íntegramente en el próximo examen, o si es necesario agregarle o quitarle algunos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando explicándolos y proponiendo su texto.

A. Activos intangibles

Conceptos generales

Desde el punto de vista contable, son aquellos activos que representan: 1) costos en que se incurre o derechos o privilegios que se adquieren con la intención de que aporten beneficios específicos a las operaciones de la entidad, durante períodos que se extienden más allá de aquel en que fueron incurridos. Los beneficios que aportan son en el sentido de permitir las operaciones, reducir los costos y aumentar las utilidades, y 2)

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los beneficios futuros que se espera obtener, se encuentran en el presente, en forma intangible, frecuentemente representados mediante un bien de naturaleza incorpórea, o sea, que no tienen una estructura material ni aportan una contribución física a la producción u operación de la entidad. El hecho de que carezcan de características físicas no impide de ninguna manera que se las puede considerar como activos legítimos. Su característica de activos se la da su significado económico, más que su existencia material específica.

Ejemplos de activos intangibles son los derechos de propiedad literaria, los arrendamientos, las mejoras a los arrendamientos, las franquicias, las patentes, las marcas registradas, los procesos secretos, las fórmulas, las licencias, los costos de organización, el crédito mercantil, el descuento en la emisión de obligaciones y los gastos de colocación de valores.

Objetivos de la auditoría.

Los objetivos que persigue la auditoría de éstos activos son los mismos que se establecieron al inicio de esta cuenta.

Procedimiento de auditoría.

12.29 Prepare una cédula analítica de todo el activo intangible; además:

12.29.1 Examine la validez, propiedad y derechos de los mismos; para ello solicite, convenios de compra, patentes, contratos sobre concesiones. Registro de propiedad intelectual, etc.

12.29.2 Verifique la valuación (costo o costo menos amortización); para ello remítase a los documentos originales del registro.

12.29.3 Compruebe que los intangibles sean útiles, que produzcan los ingresos previstos.

Con las ampliaciones o modificaciones que crea convenientes, según las circunstancias, puede utilizar los procedimientos descritos para las otras cuentas de activos.


12.30.1 Prepare una cédula que muestre aquellos puntos débiles del sistema de control interno y un memorando con las observaciones que podrían ser dadas sobre la marcha.

12.30.2 Indique si en su opinión este programa debe ser utilizado íntegramente en el próximo examen, o si es necesario agregarle o quitarle algunos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando indicando cuales serían estos. Explíquelos y proponga el texto de ellos.

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CUENTAS DE PASIVO

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1. Conceptos Generales

Pasivo

Las deudas, obligaciones y compromisos, ya sean de carácter real o bien contigente constituyen los pasivos, que están representados por los acreedores del ente u órgano. Los pasivos se agrupan en circulantes, fijos y otros, atendiendo a su exigibilidad.

Pasivo Circulante

Está constituido por aquellas deudas, obligaciones y compromisos que son exigibles dentro del período de un año, o dentro del ciclo normal del ente u órgano si este fuere mayor.

Como grupo del balance general, la clasificación tiene la intención de incluir las obligaciones por partidas que han entrado al ciclo de operación, como deudas incurridas por la adquisición de bienes y servicios, de materiales y de suministros que han de usarse en la producción de artículos que se ofrezcan a la venta o en la prestación de servicios; cobros recibidos con anticipación a la entrega de los artículos o a la prestación de los servicios, así como las deudas originadas en las transacciones relacionadas directamente con el ciclo de operación, por ejemplo las acumulaciones de sueldos, de comisiones, de alquileres o de rentas, de derechos (royalties) y del impuesto sobre la renta, sobre las ventas y de otras clases. También hay la intención de incluir otras obligaciones cuya liquidación regulara y ordinaria se espera que ocurra en un tiempo relativamente corto, generalmente de 12 meses, como deudas a corto plazo originadas por la adquisición de activos permanentes, vencimientos seriados de bonos u obligaciones a largo plazo, sumas que es necesario desembolsar en el término de un año de acuerdo con las estipulaciones de los fondos de amortización y las obligaciones de agencia que surgen como resultado del cobro o aceptación de efectivo u otros activos por cuenta de terceras personas.

Este concepto de pasivo circulante incluirá los importes de las sumas estimadas o acumuladas que se espera serán necesarias para cubrir desembolsos dentro del año por obligaciones conocidas: a) aquellas cuyo importe solo puede determinarse aproximadamente (como en el caso de las provisiones para acumular los pagos de gratificaciones), o b) aquellas en que no puede designarse todavía la persona (o personas) específica a quien se le hará los pagos (como en el caso de los costos estimados en que habrían de incurrirse en relación con la garantía de servicio o de reparación de artículos vendidos). Sin embargo, no se pretende que la clasificación del pasivo circulante, incluya una obligación contractual exigible que vence en una fecha cercana en que se espera sea consolidada, ni que las deudas hayan de liquidarse con fondos acumulados en cuentas de un tipo no clasificado apropiadamente como activo corriente, ni que se contraigan obligaciones a largo plazo con el fin de proporcionar mayores sumas de capital de trabajo para períodos prolongados.

Pasivo fijo

También denominado permanente, está constituido por aquellas deudas que son exigibles después del período de un año, o posteriormente al ciclo normal del ente u órgano, si este fuera mayor.

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Se incurre en obligaciones a largo plazo para financiar la expansión de la planta o la compra adicional de equipo o terrenos, para obtener mayor capital de trabajo, con objeto de poder saldar deudas corrientes o bien, con el fin de saldar otra deuda a largo plazo.

Las obligaciones a largo plazo que vencen dentro del año siguiente de la fecha del balance general deberán mostrarse como pasivo circulante, a menos que se vayan a reembolsar o pagar usando fondos comprendidos dentro del activo no circulante. Debe darse una explicación entre paréntesis acerca de la parte de la deuda a largo plazo que va a pagarse dentro del año.

Otros pasivos

Los pasivos que forman una clase de excepción, están constituidos por otras acreencias, que no pueden ser clasificadas dentro del concepto de circulante o de fijo.

2. Consideraciones Iniciales

Previo al examen de las cuentas que forman el pasivo, el auditor debe planificar y cumplir con los aspectos que a continuación se citan y que redundarán en un mejor trabajo:

II.1 Confirmación de saldos

Solicitará del proveedor o acreedor el informe del saldo a cargo de la entidad deudora, su conformidad u observaciones; en el caso de que hayan cuentas de saldo acreedor que él informe, cuál es el saldo a su favor, o envíe estado de cuenta que lo muestre. En ningún caso debe informarse de antemano el saldo según los libros que aparece a cargo de la entidad deudora.

II.2 Certificación de banco y otros

Pedirá a los bancos que informen si existen créditos en cuenta corriente (sobregiros autorizados), préstamos u otras operaciones de las cuales se derive una deuda.

II.3 Revisión de actas y contratos de préstamo

Revisará la cédula del estudio de las actas del órgano colegiado y la de los contratos suscritos por la entidad, a efecto de detectar cualquier operación, acuerdo o decisión que pueda resultar en algún pasivo para la institución.

II.4 Conexión con otras cuentas

En la revisión de las cuentas el auditor deberá estar pendiente de descubrir algún indicio de la existencia de pasivos. Así, en la revisión de cuentas de activo circulante, de cargos diferidos y de resultados, podrá encontrar datos que, directa o indirectamente, le indiquen la existencia de pasivos que referenciados, deberá a su tiempo encontrar en esta sección de pasivo del balance.

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II.5 Estudio de las leyes y reglamentos que regulan las operaciones de crédito

Este estudio deberá referenciarse con el estudio global del control interno efectuado de previo a las pruebas, con el objeto de aprovechar la información disponible.

Pasivo circulante


1. Determinar si el registro y el control de los pasivos circulantes de la institución es oportuno, adecuado, eficiente y eficaz y si cumple con las disposiciones legales, políticas, etc,. establecidas.

2. Comprobar que la liquidación de pasivos se haya hecho en los términos señalados en los contratos, documentos, políticas internas, etc.

3. Cerciorarse de que todas las deudas contraídas hayan sido aprobadas por la autoridad competente y los que estén pendientes de liquidar a plazo menor de un año, estén registradas y representadas en las cuentas del balance.

4. .Cerciorarse de que todos los saldos que muestran las cuentas y documentos por pagar, correspondan efectivamente a obligaciones reales y pendientes de cubrir.

5. Determinar desde el punto de vista de los principios de contabilidad generalmente aceptados, la correcta clasificación de estas deudas según su naturaleza, documentación y fecha o época de vencimiento.

6. Determinar si existen garantías otorgadas y cualesquier clase de gravámenes que pesen sobre el activo de la institución u órgano.

7. Determinar si existen pasivos contingentes y si éstos están registrados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

13. CUENTA: DOCUMENTOS POR PAGAR

Conceptos generales

Los documentos por pagar son promesas escritas, firmadas por los giradores debidamente autorizados, para pagar cierta suma de dinero a la vista o en una fecha futura determinable o definida.

Los pagarés forman parte de esta partida, pueden haberse emitido a favor de bancos, de los acreedores por compra de mercancías, de otras personas a cambio de efectivo, servicios, equipo o mercancías. Las letras y las aceptaciones comerciales se incluyen a menudo en los documentos por pagar y esto se justifica, puesto que estos instrumentos, cuando “son aceptados” también representan promesas escritas por pagar.

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Los documentos por pagar emitidos a favor de bancos por préstamos normales, aparecen a menudo como préstamos bancarios.

Los documentos por pagar causan generalmente una tasa fija de interés; si el interés se ha acumulado en la fecha del balance debe aparecer en la sección del pasivo circulante como interés acumulado por pagar.


13.1 Analice la rutinas establecidas para esta cuenta, con el fin de obtener criterio sobre la suficiencia y validez del control interno. Asimismo, verifique el cumplimiento de la legalidad, políticas, reglamentos, etc., que regulan esta clase de pasivos.

13.2 Obtenga de la entidad, o prepare, una relación de documentos por pagar a la fecha del balance objeto de examen.

13.2.1 Confronte su total con el Balance de Comprobación y la cuenta de control y rastreé e investigue la información hasta los Mayores Auxiliares o al Registro de Documentos por Pagar y referéncielo con el Balance de Situación.

13.3 Seleccione de dicha relación de documentos, las partidas más representativas y,

13.3.1 Cerciórese de que estén debidamente aprobadas por el órgano colegiado o por un funcionario debidamente autorizado. En algunos casos, la aprobación podría ser dada hasta por la Asamblea Legislativa.

13.3.2 Verifique que los documentos estén emitidos por personas con quienes se autorizó el crédito, sean originales y con los plazos y condiciones pactadas.

13.3.3 Verifique, cuando corresponda, que los contratos de préstamo hayan sido refrendados por la Contraloría General.

13.3.4 Verifique que estén debidamente registrados en el Mayor Auxiliar y en el Registro de Documentos por Pagar.

13.3.5 Obtenga evidencia suficiente de haberse recibido el bien o servicio, o que los recursos obtenidos se hayan aplicado a los fines propuestos.

13.3.6 Concilie, con la confirmación directa recibida de los bancos o terceras personas acreedores de la entidad, en cuanto al capital e intereses por documentos pendientes y colaterales, las respuestas recibidas, contra los Mayores Auxiliares respectivos. Tome nota de las diferencias e investíguelas.

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13.3.7 Para las solicitudes de confirmación no recibidas obtenga de la entidad, toda la evidencia suficiente de que la obligación es real y haga la observación de este punto en sus papeles de trabajo.

13.4 Asegúrese que la entidad tenga archivados los documentos por pagar ya cancelados y cerciórese de que estén marcados de tal forma que no se dude de su cancelación. Compruebe que el pago esté anotado en los registros originales.

13.5 Verifique que el registro auxiliar para los documentos por pagar contenga entre otros:

a) La fecha de vencimiento de cada documentos.

b) El monto de los mismos.

c) La fecha de pago y tasa de interés que devenga.

d) Las amortizaciones o abonos y comisiones si los hubiese pactado.

e) Un extracto de las principales cláusulas del contrato. Asimismo, verifique que haya evidencia de que periódicamente se concilia el Mayor Auxiliar con la cuenta de control respectiva.

13.6 Verifique si para cada contrato de préstamo existe una carpeta, debidamente archivada, que contenga en orden cronológico, toda la documentación del contrato de préstamo, así como una copia del documento firmado y de las garantías dadas.

13.7 Verifique, cuando sea pertinente, que se lleve un archivo para los comprobantes y justificantes de los pagos realizados con fondos del préstamo obtenido. En todo caso, examine la legitimidad de los documentos que sustentan los asientos contables y cruce esta información con la de las cédulas de Ingresos y, Caja y bancos.

13.8 Cerciórese que las personas que llevan los registros de los documentos y otras obligaciones por pagar sean diferentes de las que autorizan y firman los documentos y los cheques.

13.9 Prepare un análisis de la cuenta Control de Documentos por Pagar por el período objeto de examen.

13.9.1 Revise cuidadosamente los débitos y créditos más significativos cruzándolas con Caja-bancos, Registro de Documentos por Pagar y Cuenta Control del Mayor.

13.9.2 Revise los gastos por concepto de intereses y verifique selectivamente su cálculo;

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compruebe su correcta aplicación a gastos o determine el procedimiento seguido.

13.9.3 Revise el cálculo de intereses devengados a la fecha del Balance objeto de examen y de determine su razonabilidad. Asegúrese que estén cargados al ejercicio objeto de examen.

13.9.4 Reclasifique los documentos con plazo mayor de un año.

13.10 Determine el procedimiento seguido en las “renovaciones” y efectúe pruebas para asegurarse que están sujetos a los mismos controles que se tienen para la suscripción.

13.11 Revise los pagos posteriores a la fecha del Balance para ver si se han dejado de registrar documentos por pagar, reflejando con esto, una mejor posición financiera. De ser afirmativo, prepare una cédula de regularización por pasivos dejados de registrar y consulte la posibilidad de recomendar el ajuste a las estados financieros. Investigue el motivo de la deficiencia.

13.12 Revise las garantías que respaldan la obligación y vea que el acuerdo conste en Actas. Tome un extracto del Acta y verifique su cumplimiento.

13.12.1 Verifique las firmas de las personas autorizadas para suscribir garantías.

13.13 Determine la adecuada presentación de este rubro, en el Balance General.

13.14 Luego de haber cumplido este programa, prepare una cédula que muestre aquellos puntos débiles del sistema de control interno y las recomendaciones que podrían ser sugeridas.

13.15 Indique si en su opinión este programa debe ser utilizado íntegramente en el próximo examen o si es necesario agregar, variar o suprimir procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando indicando cuáles serían estos.

14. CUENTA: CUENTAS POR PAGAR

Conceptos generales

Incluyen las cantidades que se adeudan a los acreedores por mercancías, materiales o servicios comprados al crédito o, por el sistema gubernamental de pagar después de recibir los bienes y servicios. Las cantidades que se adeudan a los socios,

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funcionarios, accionistas, empleados, o a compañías afiliadas deben mostrarse de manera independiente, como cuentas por pagar diversas.

Los adeudos que tienen su origen en la compra de mercancías, materiales o servicios, surgen en el momento de tomar posesión de los bienes o de recibir los servicios.


14.1 Analice las rutinas establecidas para este tipo de transacciones, con el fin de obtener criterio sobre la suficiencia y validez del control interno. Asimismo, revise el cumplimiento de las disposiciones legales, políticas, etc., relacionadas con las cuentas por pagar

14.2 Obtenga de la entidad u órgano (o prepare) una relación detallada de las cuentas por pagar a la fecha del balance objeto de examen, súmela y confronte su total con la cuenta control y los mayores auxiliares, respectivamente.

14.3 Seleccione de la relación citada las partidas más representativas y un grupo de las demás. Coteje las partidas seleccionadas con las facturas y otros documentos originales, de proveedores. Verifique que no tengan alteraciones.

14.3.1 Observe que estén en el registro de Cuentas por Pagar debidamente anotadas.

14.3.2 Verifique que las facturas estén revisadas y aprobadas para el pago por el (o los) encargado (s) de la unidad de cuentas por pagar.

14.3.3 Obtenga evidencia suficiente de haberse obtenido el bien o servicio o de haberse aplicado el recurso al fin estipulado en el documento.

14.3.4 Concilie las confirmaciones recibidas de los proveedores con los mayores auxiliares respectivos. Tome nota de las diferencias e investíguelas.

14.3.5 Comente las confirmaciones sin respuesta, con los funcionarios competentes y obtenga evidencia suficiente de que los montos sometidos a confirmación son cuentas reales. Haga la observación correspondiente en sus papeles de trabajo.

14.4 Prepare, con base en la muestra escogida, un análisis de los débitos y créditos más significativos de la cuenta y rastréelos a través de los libros de : Caja y bancos, Compras, Cuentas por Pagar y Diario.

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14.4.1 Revise la documentación sustentatoria respectiva: pedidos de la unidad solicitante, orden de compra, factura del proveedor, guía de remisión, nota de recepción, etc., y verifique que estén debidamente autorizados.

14.5 Cerciórese que los anticipos a proveedores (si los hubiera) estén registrados y controlados de tal forma que asegure su recuperación al momento de la cancelación de la factura correspondiente.

14.6 Determine si los ajustes por errores, que presentan dichas cuentas, son autorizadas por un funcionario responsable y ajeno a la unidad de cuentas por pagar.

14.7 Verifique que mensualmente, al menos, se concilien los estados de cuenta de proveedores con las cuentas por pagar o facturas pendientes.

14.8 Cerciórese que las devoluciones sobre compras sean debitadas a las cuentas de los proveedores correspondientes.

14.9 Referente a la cancelación de Cuentas por Pagar:

14.9.1 Investigue las cuentas que han estado pendientes de pago por mucho tiempo y determine las causas.

14.9.2 Verifique que no se haya incluido en esta cuenta documentos cancelados.

14.9.3 Investigue detenidamente las cuentas por pagar que se cancelen directamente con asientos de diario, especialmente en los últimos meses del año.

14.9.4 Tenga especial cuidado con aquellas cuentas que se cancelan directamente contra gastos o alguna cuenta del activo.

14.10 Investigue los saldos deudores y clasifíquelos en caso de ser significativos.

14.11 Tome nota de los saldos a favor de sucursales, agencias o subsidiarias y confírmelos en sus propios libros.

14.11.1 En caso de que para cumplir lo anterior mediara distancia considerable, solicite confirmación a sus responsables y concilie su respuestas. Si hubiera diferencia, investíguelas. Si no hubiera respuesta, coméntela con los funcionarios competentes y obtenga evidencia suficiente de la existencia real de los adeudos. Haga la observación correspondiente en sus papeles de trabajo.

14.12 Determine el procedimiento seguido para el descuento por pronto pago y,

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14.12.1 Si este es contabilizado, cerciórese de que la factura se paga por el neto.

14.12.2 Tome nota y comente la pérdida de descuento por pronto pago, cuando la entidad pudiendo hacerlo, no canceló a tiempo su compromiso.

14.13 Revise los pagos posteriores a la fecha del balance, a efecto de determinar cuentas por pagar no registrados.

De encontrarse estos, prepare una cédula de regularización y discuta con los funcionarios indicados, entre otros, la posibilidad de variar los estados financieros a fin de reflejar la situación real; asimismo, investigue los motivos de la falla.

14.14 Revise los registros de entradas de mercancías por el período inmediatamente anterior al balance, para asegurarse, si es del caso, de que los pasivos se han registrado correctamente.

14.15 Investigue cualquier obligación por mercadería en consignación.

14.16 Examine los registros presupuestarios para ver si hay obligaciones por compromisos de compra (licitaciones publicadas), por solicitudes de mercancías o reservas de crédito especial emitidas antes del cierre del período contable. (Ejecución del presupuesto del Gobierno).

14.17 Determine si a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados, la presentación de este rubro en el Balance General es la adecuada.

14.18 Prepare una cédula, luego de haber cubierto este programa que muestre aquellos puntos débiles del sistema de control interno y las recomendaciones que podrían darse.

14.18.1 Indique si en su opinión este programa debe ser utilizado íntegramente en el próximo examen, o si es necesario agregarle o quitarle procedimientos en cuyo caso, prepare un memorando indicando cuáles serían estos.

15. CUENTA: OTRO PASIVO CIRCULANTE

Dentro de la Sección del Pasivo Circulante existen otras partidas importantes, antes de referirnos a ellas es necesario señalar que si bien es cierto es menester que los estados financieros sean confiables, no debe perderse tiempo valioso como el nuestro, en la verificación detallada de partidas que no tienen ninguna o muy poca relevancia en el contexto de la entidad u órgano sujeto a auditoría, ya que de producirse diferencias, estas no tendrán mayor significación en la posición financiera.

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Entre los conceptos que pueden dar origen a Otros Pasivos Circulantes están:

Gastos acumulados

a) Los sueldos, jornales y la comisiones: se producen cuando la fecha de pago no corresponde con la del fin del período de ejercicio o período contable.

b) Intereses acumulados: Se debe buscar la referencia en la cédula en que se estudiaron las obligaciones que les dieron origen.

c) Impuestos acumulados: Se originan cuando la institución esté sujeta al pago de impuestos, principalmente sobre la renta y ventas. En este caso deberán revisarse las declaraciones del impuesto, si es del caso, o en su defecto, el sistema de enterar los tributos a los que está obligado.

Sumas retenidas

Las constituyen las sumas retenidas a los empleados por concepto de seguros sociales, Banco Popular, fondos de pensiones, impuestos y otro tipo de deducciones personales, que deba pagarse a terceros. Deben hacerse pruebas sobre las bases de cálculo para efectos de verificar el cumplimiento de las leyes u otras disposiciones que le dan origen a las retenciones.

Salarios y jornales no reclamados

Su acumulación debe inducir al análisis detallado del rubro. Debe investigarse a fondo la autorización para el pago, para proteger a la institución de posibles fraudes.

Depósitos de terceros

Depósitos en efectivo o valores recibidos de proveedores, clientes y empleados que no se liquidan necesariamente al finalizar el período contable.

Procedimiento de auditoría

El procedimiento de auditoría (programa) es similar para todas estas cuentas o subcuentas y como guía se presenta el siguiente:

15.1 Evalúe el sistema de control interno que se tiene establecido para la determinación, el registro y control de este tipo de pasivos y cerciórese de la confiabilidad y suficiencia de dicho sistema.

15.2 Obtenga evidencia del origen y justificación de las acumulaciones; analice las actas del órgano colegiado y los contratos u otros convenios suscritos por la institución. Dé importancia a los siguientes:

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a) Convenciones colectivas de trabajo y cualquier otra directriz o políticas sobre sueldos o salarios.

b) Arreglos de franquicia y regalías.

c) Contratos con vendedores y agentes de ventas.

d) Contratos de garantía y servicio.

e) Contratos de arrendamientos, etc.

15.3 Compruebe aritméticamente el saldo de la cuenta.

15.4 Evalúe la precisión y confiabilidad de los registros auxiliares para este tipo de pasivos.

15.5 Haga una verificación selectiva de los cálculos que dieron origen a la acumulación.

15.6 Verifique los cargos y créditos realizados cuando se tiene establecido acumular el pago de vacaciones.

15.7 Verifique que cada partida haya recibido un tratamiento consistente de un período a otro.

15.8 Referencie el pasivo con las cuentas de gastos respectivos.

15.9 Cerciórese que las garantías de participación o de cumplimiento que se reciban en efectivo, se depositen en una cuenta corriente bancaria de la institución u órgano y si se ha establecido la práctica de devolverlas mediante cheque contra una cuenta corriente institucional, cuando han cumplido su objetivo.

15.10 Cerciórese, en el caso de que las garantías sean en valores, que éstas se depositen en una caja fuerte o en una custodia bancaria. En todo caso debe verificar que exista un registro auxiliar para el control de las garantías.

15.11 Inspeccione físicamente una muestra de los documentos recibidos en garantía (de participación o cumplimiento) por la entidad u órgano, con el fin de comprobar la integridad, validez y cobertura.

15.12 Verifique que se concilien periódicamente los saldos del registro auxiliar contra la cuenta de control del Mayor.

15.13 Verifique la ejecución de las garantías en caso de incumplimiento. Referencie esta información con los papeles de trabajo del estudio de los contratos administrativos.

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15.14 Verifique la validez y confiabilidad de los documentos y otro respaldo que sirva de base para el registro de los pasivos por depósitos recibidos sobre medidores de agua y electricidad; sobre sumas que respondan por consumos estimados, envases valiosos, ahorros del personal, etc.

15.15 Este atento con aquellos depósitos muy antiguos o no reclamados con el objeto de que no se haya sobrestimado el pasivo. Analizar la posibilidad de transferir saldos no reclamados a Otros Ingresos e investigar el origen de esas acumulaciones.

15.16 Debe estudiarse, en el caso de que los depósitos no reclamados respondan por partidas de activo, la posibilidad de que éstas se reduzcan por tales importes.

15.17 Prepare una cédula, luego de haber cubierto este programa, que muestre aquellos puntos débiles del sistema de control interno y las recomendaciones que podrían darse.

15.18 Indique si en su opinión este programa debe ser utilizado íntegramente en el próximo examen. O si por el contrario es necesario agregarle o quitarle procedimientos, en cuyo caso prepare un memorando con la indicación de cuales serían estos.

16. CUENTA: CRÉDITOS DIFERIDOS

A título de guía y sin pretender agotarla, se presenta la siguiente lista de cuentas o subcuentas de crédito diferidos: alquileres recibidos por anticipado, pagos de suscripciones recibidas por anticipado, intereses recibidos por adelantado, utilidad bruta en ventas a plazos, adelantos recibidos sobre contratos, adelantos recibidos sobre ventas, etc.

Procedimiento de auditoría

16.1 Analice las rutinas establecidas para este tipo de transacciones, con el fin de obtener criterio sobre la suficiencia y validez del control interno.

16.2 Prepare una cédula para el período objeto de examen con una muestra de los créditos diferidos por ingresos percibidos por adelantado.

16.2.1 Coteje el monto de cada uno de esos créditos, con su respectiva cuenta o subcuenta de control del Mayor General.

16.3 Prepare una cédula para cada crédito diferido o de los que considere convenientes, que muestre los débitos y créditos más significativos, y

16.4 Revise la documentación sustentatoria en cuanto a número del comprobante de ingreso, fecha, importe, concepto o tipo de ingreso diferido, aprobación y autorización debida. Verifique los cálculos.

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16.5 Determine su correcta y adecuada contabilización, cuidando que la porción transferida corresponda razonablemente al ejercicio que se aplica; si hubiere error en el cálculo de la misma y ésta fuera significativa, prepare el asiento de ajuste correspondiente, a fin de que el ejercicio objeto de examen reciba el ingreso respectivo y que la cantidad diferida sea la razonablemente correcta.

16.6 Determine si hay otras utilidades o excedentes no realizados que deban encontrarse en este grupo, pero que han sido registrados como beneficios realizados. Asimismo, analice la trascendencia del error y consulte con el Supervisor de auditoría y si fuera necesario con los funcionarios indicados, la necesidad de variar los estados financieros o de dar otro tipo de recomendación.

16.7 Determine la adecuada presentación de esta cuenta en el Balance General, a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados.


16.8.1 Prepare una cédula que muestre aquellos puntos débiles del sistema de control interno y consigne las recomendaciones que podrían darse.

16.8.2 Indique si en su opinión este programa debe ser utilizado íntegramente en el próximo examen, o si es necesario agregarle o quitarle procedimientos, en cuyo caso prepare un memorando, indicando cuáles serían éstos.

Porción con vencimiento a corto plazo de la deuda a largo plazo

16.9 Verifique que se incluyan en el pasivo corriente la porción de la deuda a largo plazo que vence en el período. Para ello, puede tomar como base el análisis de contratos de préstamo tratado la inicio de este programa de procedimientos.

16.10 Analice el sistema que se tiene en uso para estimar la porción de la deuda a largo plazo que será pagada en el corto plazo, con el objeto de cerciorarse de si los cálculos son correctos y se representa adecuadamente este pasivo.

17. CUENTAS: DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO Y OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO

Algunos conceptos generales

Los créditos a largo están representados por los adeudos cuyo vencimiento es posterior a un año, a al ciclo normal de las operaciones si éste es mayor. Entre los principales conceptos comprendidos en otros créditos a largo plazo, están los adeudos provenientes de la adquisición de bienes y servicios para consumo o beneficio de la

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entidad, préstamos de instituciones de crédito, de particulares, de compañías filiales, de accionistas o funcionarios, etc., representados tanto por adeudos obtenidos a través de contratos formales de crédito, como por adeudos amparados por simples títulos de crédito o bien por créditos no documentados en los cuales exista un convenio escrito acerca del vencimiento.

Los bonos por pagar representan pagarés a largo plazo, que pueden estar garantizados o no. Si los bonos carecen de garantía, se conocen con el nombre de bonos sin garantía y dependen, en cuanto a su valor, del crédito general que tenga la entidad emisora. Si los bonos están garantizados, podrá existir una garantía colateral o una hipoteca sobre varios tipos de propiedades.

Una hipoteca representa una escritura condicional que transfiere un título condicional al acreedor hipotecario. Sin embargo, el instrumento legal estipula que será nulo si el deudor hipotecario paga el préstamo a su vencimiento. En realidad, la hipoteca impone un gravamen sobre la propiedad para garantizar el pago de la obligación a largo plazo en la fecha de su vencimiento.


1. Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del sistema de control interno relacionado con el rubro en estudio.

2. Determinar si todos los documentos pendientes de pago han sido registrados en las cuentas respectivas por un valor adecuado y en el período correspondiente.

3. Determinar la precisión de los gastos registrados por concepto de intereses.

4. determinar la presentación y clasificación, para efectos de balance, de las diferentes clases de documentos por pagar y sus correspondientes colaterales.

5. Determinar si los recursos, han sido aplicados a los fines para los que se solicitaron.

6. Determinar se las condiciones en que se hizo la operación (u operaciones), plazo, intereses, forma de pago, garantías, institución financiera, etc. son las mismas acordadas y autorizadas por el órgano colegiado o en sus caso, por la Asamblea Legislativa.

7. Asegurarse de que todos los pasivos pendientes de liquidar se hayan contraído a nombre de la entidad u órgano, así como que correspondan a obligaciones reales y pendientes que cubrir.

8. Determinar si existen garantías otorgadas, gravámenes o restricciones y asegurarse que éstas se revelen adecuadamente en los estados financieros o en sus notas.

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9. Determinar, en aquellos casos en que exista fondo de amortización, si éste está representado por activos de fácil realización.

Hipotecas


1. Prepare u obtenga una relación de las hipotecas por pagar donde conste, por lo menos: acreedor hipotecario, número y propiedad hipotecada y su ubicación, monto de la hipoteca, interés que devenga, intereses pagados y vencidos, pagos parciales y cualquier otro dato que considere de importancia.

2. Cerciórese con el análisis de los documentos, que todas las hipotecas sean obligaciones reales y hayan tenido origen en dinero o propiedades recibidas.

3. Verifique que haya habido acuerdo del órgano colegiado o de la Asamblea Legislativa y que haya sido suscrita por el funcionario autorizado.

4. Verifique que los contratos de préstamo estén debidamente refrendados por la Contraloría General (artículo 4, inciso g) de la Ley Orgánica).

5. Verifique que se cumplan las condiciones pactadas en cada hipoteca.

6. Haga pruebas de los cargos y los créditos a las cuentas de hipotecas con el objeto de validar su justificación. Por tanto, deberán cotejarse con los registros de ingresos y con los de egresos.

7. Coteje las hipotecas existentes con el certificado de pasivo citado al inicio del programa, en cuanto a condiciones y certeza de la obligación.

8. Verifique que si las hipotecas están inscritas en el Registro Público a nombre de la entidad u órgano.

9. Verifique que un funcionario responsable controle los registros y que solo empleados autorizados tengan acceso a dichos registros.

10. Revise selectivamente los cálculos de intereses y los pagos realizados, así como los justificantes originales, referencie los datos con las respectivas cuentas de gastos.

11. Verifique las cancelaciones de hipotecas en los registros originales y en el Registro Público. Cerciórese que tienen la autorización correspondiente.

Documentos por pagar a largo plazo

El programa para este pasivo es el mismo que el usado para el pasivo a corto plazo, inclusive, se podrán estudiar ambos tipos de documentos conjuntamente con

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indicación clara de su vigencia. Adicionalmente, solo se incluye, si no se ha hecho en la confirmación, el siguiente procedimiento:

1. Haga una prueba o confirme con el prestamista o fideicomisario, para determinar si se han efectuado los pagos (para redimir los bonos) al fondo de amortización, si lo hubiera, de acuerdo con lo pactado en el préstamo y verifique si el efectivo y los valores se retienen en el fondo de amortización. Asimismo si la valuación de los valores que no son sustitutos perfectos del dinero, están valuados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Bonos por pagar


1. Lea y extracte las cláusulas más importantes de la escritura de emisión de los bonos o de la ley respectiva y verifique su cumplimiento. Ponga especial cuidado de que las rutinas establecidas, conformen un control interno suficiente y válido.

2. Verifique la autorización para la emisión de bonos, por medio de las actas de la institución. En el caso del Gobierno Central lo será la ley y el reglamento respectivo.

3. Analice las cuentas del Mayor relativas a bonos por pagar, primas o descuentos y gastos por intereses.

4. Verifique que los bonos hayan sido prenumerados por el impresor y se encuentren ordenados por series y por números.

5. Obtenga el fiduciario un extracto de las transacciones efectuadas durante el año anterior y concilie las cuentas.

6. Verifique la recepción de fondos provenientes de la emisión de bonos y cerciórese de que su aplicación lo fue en los fines previstos y autorizados; en el caso del Gobierno Central por la ley que los originó.

7. Verifique el registro de la hipoteca, si se da el caso, que garantiza los bonos.

8. Si no se contrata con un banco del sistema bancario nacional la administración y el control de cada emisión de bonos, debe verificarse si los bonos cancelados se archivan debidamente así como los cupones de intereses y si se destruyen con la autorización y presencia de los funcionarios correspondientes.

9. Cerciórese que los cheques de intereses no reclamados estén sujetos a control y que se concilie periódicamente la cuenta bancaria contra la cual se giran tales pagos.

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10. Verifique que los bonos no firmados estén custodiados por un funcionario responsable y que no se permita la contrafirma anticipada de los mismos.

11. Examine los bonos de tesorería en existencia y concilie su monto y número con el Mayor o Registro Auxiliar.

12. Verifique selectivamente los cálculos por intereses, amortización de descuentos o primas sobre bonos e intereses acumulados por pagar. Referencie estas sumas con la respectiva cuenta de gastos.

13. Revise las operaciones del fondo de amortización, si se ha hecho esta prevención.

Pasivo contingente

Concepto

Es aquel en que puede incurrirse cuando se produce una situación o conjunto de circunstancias que implican un grado de incertidumbre, predecible y previsible. La probabilidad para que suceda una pérdida o creación de un pasivo constituye la incertidumbre.


1. Comprobar que todas las contingencias estén incluidas en los estados financieros o mencionados en sus notas explicativas.

2. Determinar, en caso de poder predecir y anticipar razonablemente, los resultados de las contingencias que redundarán en el origen de un pasivo o de una pérdida, que se hayan hecho las provisiones necesarias contablemente.

3. Verificar que sobre las contingencias se mantenga un control adecuado.


1. Revise la cédula preparada con la lectura de las actas de las sesiones de la entidad, por el período objeto de examen y prepare extractos de los acuerdos más importantes tales como: deudas garantizadas de entidades subsidiarias y afiliadas, si este fuese el caso. Tome nota de los importes: actual y máximo. Importes de documentos por cobrar descontados, con proceso judicial o sin él. Existencia de juicios de los cuales la entidad es la demandada. Anota la obligación potencial total. Tome nota de cualquier endoso de documentos de terceros o cualquier garantía otorgada. Compromisos de carácter excepcional para compras o construcción de activo fijo. Contratos de arrendamiento por sumas importantes. Honorarios profesionales en litigio, etc.

2. Solicite por escrito confirmación de la Asesoría Legal de la entidad u órgano, sobre la situación en que se encuentran todos y cada uno de los

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juicios y reclamos contra la entidad y, en general, realice una verificación con base en los puntos señalados anteriormente. Asimismo, la confirmación deberá indicar claramente la posible contingencia y el monto probable en caso de que se produzca.

3. Asegúrese que la entidad u órgano ha registrado todos sus compromisos, examinando detenidamente las actas de las sesiones del órgano colegiado, discutiendo ampliamente este asunto con las autoridades competentes y obteniendo toda la evidencia suficiente a través de su examen de registros y documentos adicionales, en cuyo caso prepare un memorando, indicando cuáles son éstos.

4. Señale, en la respuesta a la solicitud de confirmación bancaria, todos los compromisos de la entidad u órgano con el banco, tales como cartas de crédito irrevocables o cualquier indicio de pasivo contingente.

5. Evalúe toda la evidencia que obtenga sobre pasivos contingentes; prepare papeles de trabajo y sobre ellos discuta con los funcionarios indicados, a fin de consignar las notas a los Estados Financieros.

6. Determine la presentación adecuada de este rubro en el Balance General a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Verifique si se ha determinado la creación de una reserva para contingencias. En caso contrario, verifique que ese asunto se haga constar en una nota al pie del balance general.

7. Luego de haber cubierto este programa, prepare una cédula que muestre aquellos puntos débiles del sistema de control interno y las recomendaciones que podrían sugerirse.

8. Indique si en su opinión este programa debe ser utilizado íntegramente en el próximo examen o si es necesario agregarle o quitarle procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando indicando cuáles son éstos.

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PATRIMONIO

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18. CUENTA: PATRIMONIO

En Costa Rica, en términos generales, los entes y órganos públicos no poseen capital social, en la forma en que aparece en una empresa privada. El Patrimonio (en algunos casos Erario) de un ente u órgano lo constituyen los aportes del Estado o sus instituciones, las reservas provenientes de las utilidades obtenidas, una vez deducidos los impuestos, otras contribuciones o aportes especiales provenientes de otras fuentes y las donaciones de diversa índole que se hayan recibido.

Mención especial merecen las empresas del Estado constituidas como sociedades mercantiles, en las que sí existe el capital accionario, compuesto por acciones suscritas y pagadas por el Estado o sus instituciones y en algunos casos por particulares o terceros interesados. De esta forma, los principales conceptos incluidos en el capital contable son los siguientes:

Capital social

OrdinarioPreferente

Superávit de capital

GanadoPagadoDonadoPor revaluación

Déficit

Los conceptos anteriores no son únicos y se pueden encontrar otro tipo de aportes que incrementan el patrimonio, a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

En lo que respecta a la Administración Pública del sector Gobierno, el sistema vigente de registro de las operaciones no permite determinar cual es el monto del patrimonio del Estado, ya que habrá que esperar a que se efectúe un estudio integral de todos lo s activos y pasivos de los órganos del Estado, a fin de determinar qué se puede considerar como su Patrimonio y luego continuar incorporando al monto total los incrementos que se le vayan sucediendo, con base en las transacciones financieras registradas sistemáticamente de manera técnica, ordenada y lógica a la luz de los principios contables universales. Además deberá contarse con registros contables sustentados por archivos de documentos adecuadamente mantenidos.


Los principales objetivos que debe cumplir el auditor al practicar el examen sobre esta cuenta son los siguientes:

1 Determinar la confiabilidad y suficiencia del sistema control interno implantado por la administración en ese rubro.

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2 Comprobar que se han cumplido las disposiciones legales y estatuarias como requisitos para la constitución de las diferentes partidas que integran el patrimonio.

3 Determinar que las diversas transacciones que afectan las cuentas que integran el patrimonio hayan sido debidamente autorizadas, aprobadas y registradas.

4 Comprobar que los montos presentados en los distintos renglones del capital corresponden, por su naturaleza, a los rubros que tienen asignados para su registro.

5 Cerciorarse que las descripciones y clasificaciones de las partidas mostradas en el capital contable o en el Patrimonio, según el caso, sean suficientemente claras y explicativas e indiquen todas las distinciones y aclaraciones necesarias para el conocimiento de su composición y correcta interpretación.


18.1 Revise, de manera detallada, el control interno para medir su grado de solidez y la eficiencia administrativa en la aplicación de dicho control.

18.2 Resuma y verifique en una cédula específica, el cumplimiento de las diferentes cláusulas relativas al patrimonio de la manera que se indica en la ley constitutiva, los estatutos, actas del órgano colegiado, circulares del gobierno u otros órganos o entes de control.

18.3 Concilie el saldo del registro auxiliar con el de la cuenta de control del Mayor.

18.4 Analice una muestra de las transacciones registradas en la cuenta de capital contable o del Patrimonio (Erario a veces) durante el período sujeto a revisión e indique y evalúe las contrapartidas afectadas.

18.5 Verifique si los testimonios de las escrituras por donaciones han sido debidamente inscritos en el Registro Público.

18.6 Haga un análisis y explicación por las revaluaciones, incluyendo un resumen del informe de la revaluación u otra fuente del origen de la partida, del asiento inicial registrado en los libros, su autorización y cualquier ajuste subsecuente. Analice las bases técnicas y legales que dan origen a esas revaluaciones.

18.7 Revise si los cargos a las cuentas de reservas concuerdan exactamente con el objetivo por las cuales fueron creadas, de manera que no se trate de un gasto ordinario o recurrente que deba cargarse a la operación del ente u órgano.

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18.8 Revise si la composición del Patrimonio o Erario está correctamente presentada en los estados financieros, es decir, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, cuando estos sean aplicables.

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CUENTAS DE GASTOS (ESPECÍFICAS)

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CUENTAS DE GASTOS (ESPECÍFICAS)

En esta sección del Manual se incluyen algunas cuentas de gastos que usualmente aparecen en la estructura presupuestaria vigente en el Sector Público, de manera que las nomenclaturas y definición de ellas es la que corresponde a dicha estructura.

El objetivo de los procedimientos que seguidamente se desarrollan para las citadas cuentas de gastos, es servir de guía a los auditores en la auditoría que se realiza en el campo del presupuesto y asimismo, en el de la Contabilidad General.

Esas cuentas se presentan agrupadas en los siguientes títulos de las partidas o grupos presupuestarios: “Servicios Personales”, “Servicios no Personales”, “Materiales y Suministros”, “Transferencias Corrientes”, ”Transferencias de Capital”, y “Servicios de la Deuda”.

En cada una de las partidas mencionadas se incluye lo siguiente: Definición de la partida; lista de algunas subpartidas; definición de varias de las subpartidas; y objetivos y procedimientos de auditoría.

Para las definiciones de partidas y subpartidas se ha tomado como base lo dispuesto en los “Clasificadores de los gastos según el objeto”, utilizado en los últimos años por el Departamento de Control de Presupuestos de la Contraloría General de la República.

Los procedimientos de auditoría se presentan a nivel de subpartida, en forma conjunta o individual. En forma conjunta, cuando las subpartidas solo requieran de los procedimientos de auditoría generales que son aplicables a todos los gastos y, en forma individual, en los casos de subpartidas que además de los procedimientos de auditoría antes mencionados, necesitan de otros más específicos.

1. SERVICIOS PERSONALES

1.1 Definición de la partida

Comprende todos los gastos por concepto de servicios personales prestados por el personal fijo y transitorio del sector público. Asimismo, comprende los servicios contractuales de profesionales y técnicos.

1.2 Lista de algunas subpartidas

En este punto se incluyen, a modo de ejemplo, algunas de las subpartidas que contiene el clasificador de gasto según el objeto:

Sueldos para cargos fijos

Sueldos personal docente

Sueldos personal sustituto

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Sueldos por descanso semanal

Sueldos servicios especiales

Comisiones

Dietas

Honorarios

Jornales

Asignación profesional

Asignación costo de vida

Aumentos anuales

Carrera docente

Gastos de representación fijos

Horarios alternos

Recargo escuelas nocturnas

Recargo por matrícula

Tiempo extraordinario

Sobresueldos

Sueldo adicional

Zonaje

Otros servicios personales

1.3 Definición de algunas subpartidas

Sueldos para cargos fijos

Comprende los gastos por concepto de sueldos básicos del personal fijo o permanente al servicio del sector público, de acuerdo al régimen de salarios que corresponda.

Sueldos personal docente

Incluye los sueldos básicos de los profesores de enseñanza pre-escolar, primer ciclo, segundo ciclo, tercer ciclo y educación diversificada académica, tercer ciclo y

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educación diversificada técnica de enseñanza especial y de la educación superior. Excluye las remuneraciones del personal docente-administrativo y administrativo del Ministerio de Educación Pública.

Sueldos personal sustituto

Comprende los sueldos que se pagan al personal que temporalmente sustituye al titular de un cargo, sea por licencia, vacaciones o enfermedad.

Sueldos por descanso semanal

Incluye compensaciones por trabajos efectuados en días domingos y festivos que, principalmente, se producen en los servicios de correos y en los radiotelegráficos.

Sueldos Servicios Especiales

Comprende las remuneraciones del personal contratado con carácter transitorio o temporal, sujetos a un determinado horario de trabajo. Estos cargos y su remuneración se detallan y valoran de acuerdo con la clasificación y escala de sueldos básicos del régimen que corresponda.

Comisiones

Esta cuenta comprende los pagos a personas naturales, adicionales o no al sueldo básico, en relación al cumplimiento de ciertas actividades tales como: venta de seguros, de libros, de pasajes, de fletes, etc., y cobro de facturas y recibos.

Dietas

Comprende los pagos por la asistencia a sesiones o reuniones de organismos colegiados, juntas directivas y de comisiones especiales de la Asamblea Legislativa, conforme a la Ley.

Honorarios

Comprende los pagos que deben hacerse a profesionales y técnicos por servicios personales prestados ocasionalmente al sector público.

Estos servicios se ajustarán con base en un contrato para desarrollar tareas como estudios, investigaciones y peritazgos, que no implica subordinación jerárquica ni cumplimientos de horarios de trabajo.

En ningún caso se podrá suscribir un contrato de esta naturaleza con personas que desempeñen un cargo permanente o transitorio dentro del Gobierno Central, o gobiernos locales, instituciones autónomas de servicio, empresas públicas no financieras o empresas públicas financieras.

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Jornales

Comprende las sumas que se pagan al personal obrero, cuya retribución se establece por hora, día o destajo, con base en la fijación que efectúa el Consejo Nacional de Salarios.

Asignación profesional

Comprende el estímulo en términos monetarios que se otorga a estudiantes universitarios o a profesionales con base en los créditos, títulos profesionales y de especialización que hubieren obtenido.

Asignación costo de vida

Remuneración adicional establecida por ley, tipificado específicamente, en ciertos regímenes especiales de salarios.

Aumentos anuales

Incluye las sumas a que tienen derecho los servidores públicos por concepto de antigüedad. El cálculo de este derecho deberá estar de acuerdo con la escala salarial a que están sujetos los funcionarios de la entidad.

Carrera docente

Remuneración adicional aplicable solo al personal docente.

Gastos de representación fijos

Comprende las compensaciones que se otorgan al personal que por la naturaleza del cargo que desempeña, debe incurrir en gastos y atenciones de carácter personal y que se pagan con base en sumas fijas mensuales.

Horarios alternos

Remuneración adicional aplicable solo al personal docente, de acuerdo con la Ley.

Recargo escuelas nocturnas

Remuneración adicional aplicable solo al personal docente en los casos contemplados por la Ley.

Recargo por matrícula

Remuneración adicional que solo perciben los directores de Centros Educativos, de acuerdo a la valoración que efectúa la Dirección General de Servicio Civil con base en la matrícula efectiva de esos centros.

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Tiempo extraordinario

Comprende los pagos por labores realizadas fuera del horario o jornada normal de trabajo.

Sobresueldos

Esta cuenta incluirá cualesquiera otra remuneración adicional no contemplada.

Sueldo adicional

Comprende el gasto para atender el pago de un mes de sueldo adicional de los funcionarios del sector público que se otorga por una sola vez a fin de cada año.

Zonaje

Comprende los gastos derivados pro el pago de un estímulo adicional a funcionarios destacados en zonas alejadas de los centros poblacionales principales del país.

Otros servicios personales

Comprende los demás gastos por concepto de servicios personales no incluidos en ninguno de los conceptos.

1.4 Objetivos y procedimientos de auditoría

19. CUENTA: SUELDOS PARA CARGOS FIJOS

Objetivos de la auditoría:

1. Cerciorarse, en general, del cumplimiento, suficiencia y validez del sistema de control interno existente sobre la materia.

2. Determinar la confiabilidad del saldo que muestre la cuenta en los registros contables, en el estado de ingresos y egresos o de resultados y en los informes de ejecución presupuestaria.

3. Determinar el cumplimiento legal.


1 Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos vigentes del proceso relacionado con la contratación de personal, autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

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2 Seleccione una muestra de gastos del período objeto de estudio y consigne el movimiento en la cédula respectiva.

Además:

3 Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4 Verifique el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificación contable y presupuestaria.

5 Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, acciones de personal, cheques, etc.).

6 Verifique el cumplimiento de las leyes, decretos, convenciones colectivas, reglamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc., relacionados con los gastos cargados a la cuenta.

7 Estudie los procedimientos específicos administrativos sobre la autorización, emisión, pago y registro de planillas.

8 Verifique que las planillas se hayan confeccionado con base en las correspondientes acciones de personal.

9 Verifique que las acciones de personal se hayan emitido conforme al presupuesto, leyes y reglamentos vigentes.

10 Revise expedientes de personal para verificare el cumplimiento de las leyes y reglamentos sobre salarios, escalas salariales, convenios colectivos, políticas internas, etc.

11 Verifique y coteje el monto de las plantillas con base en los giros o cheques girados.

12 Presencie algunos pagos de salarios o jornales.

13 Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos.

20. CUENTA: SUELDOS SERVICIOS ESPECIALES


1. Cerciorarse, en general, del cumplimiento, suficiencia y validez de los controles internos existentes sobre la materia.

2. Determine la confiabilidad del saldo que muestre la cuenta en los registros contables, en el estado de ingresos y egresos o de resultados y en los informes de ejecución presupuestaria.

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1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos vigentes del proceso administrativo relacionado con la contratación de personal, autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne el movimiento en la cédula respectiva.

3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (acciones de personal, planillas, cheques, etc.).

5. Verifique el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificación contable y presupuestaria

6. Verifique el cumplimiento de las leyes, reglamentos, políticas, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc, relacionados con los gastos cargados a la cuenta.

7. Verifique si los nombramientos con cargo a esta partida están respaldados por acciones de personal o contratos debidamente suscritos y aprobados.

8. Verifique si las planillas se confeccionaron con base en las acciones de personal o contratos suscritos.

9. Obtenga y estudie las disposiciones legales y reglamentos internos que regulan esta clase de pagos.

10. Verifique si las contrataciones corresponden realmente a servicios transitorios o temporales.

11. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos. (Cruzar este estudio con el de Caja y Bancos)

21. CUENTA: COMISIONES


1. Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia de los controles internos existentes sobre la materia que trata la cuenta.

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2. Determinar la confiabilidad del saldo que muestra la cuenta en los registros contables, en el estado de ingresos y egresos de los resultados y en los informes de ejecución presupuestaria.



1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia con los controles internos del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación del personal, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.


3. Revise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilización de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes o justificantes (planillas, cheques, etc.).

5. Verifique el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificación contable y presupuestaria.

6. Verifique el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos, políticas, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc., relacionados con los gastos cargados a la cuenta.

7. Estudie y verifique el cumplimiento de las disposiciones que rigen la autorización y pago de las comisiones a vendedores, así como el control contable.

8. Compruebe si el porcentaje para el pago de comisión a vendedores, esta debidamente aprobado por autoridad competente

9. Estudie la forma de presentar las liquidaciones de los vendedores para su cobro.

10. Estudie el procedimiento de pago (base de cálculo).

11. Examine el registro de pagos a vendedores, así como las autorizaciones de pago de comisiones (quien autoriza).

12. Revise con base en las disposiciones y porcentajes establecidos, las liquidaciones de distintos agentes vendedores (incluidas en la muestra)

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13. Verifique que los vendedores tengan póliza o garantía de fidelidad. Prepare una lista de agentes con indicación de: número de póliza, monto, fecha de vencimiento, etc.

14. Examine los registros que llevan los agentes vendedores cuando se les entrega artículos en consignación. Además estudie las fechas en que les fueron entregados esos artículos (verificar la antigüedad de los mismos).

15. Determine quién autoriza la salida de los artículos que se entregan a los vendedores.

16. Verifique el correcto pago de porcentajes a cobradores.

17. Determine las disposiciones que rijan sobre la autorización y pago de comisiones a cobradores; así como sobre el control contable.

18. Verifique si los agentes cobradores tienen póliza de fidelidad (monto, fecha de vencimiento, nombre del agente).

19. Haga confrontaciones entre las recepciones diarias de dinero, ingresos de caja y depósitos correspondientes por un período razonable (cruzar este estudio con el de ingresos).

20. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos, o verifique los nombres y firmas, en las planillas, de las personas a quienes se remunera con comisiones en el caso de pagos con dinero efectivo (cruzar este estudio con el de Caja y bancos).

22. CUENTA: DIETAS

Objetivo de la auditoría

1. Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno existente sobre la materia que trata la cuenta.

2. Determinar la confiabilidad del saldo que muestra la cuenta en los registros contables, en el estado de ingresos y egresos o de resultados y en los informes de ejecución presupuestaria.



1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos del proceso administrativo relacionado con el nombramiento de directores, con la autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.


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3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, cheques, etc.).


6. Obtenga y estudie las disposiciones legales y reglamentarias que regulan esta clase de desembolsos para verificar su cumplimiento.

7. Examine las Actas de las sesiones de la Junta Directiva o del órgano colegiado para verificar los registros de asistencia de los Directores.

8. Confronte los registros de asistencia a sesiones de los directores, contra las planillas que respaldan las erogaciones.

9. Examine los giros o cheques de pago a directores y verifique los endosos y compruebe la corrección del pago.

10. Verifique la caución de los directores y lo adecuado de su monto.

23. CUENTA: HONORARIOS



2. Determinar la confiabilidad del saldo que muestre la cuenta en los registros contables, en el estado de ingresos y egresos o de resultados y en los informes de ejecución presupuestaria.



1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos del proceso administrativo relacionado con la contratación de personal, autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.


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3. Analice los asientos o comprobantes de diario que respaldan los cargos incluidos en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.).


6. Verifique el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc., relacionados con los gastos cargados a la cuenta.

7. Verifique que la contratación de servicios profesionales se formalice por medio de Concurso de Antecedentes.

8. Verifique que en los concursos de antecedentes se cumplan todos los requisitos exigidos.

9. Estudie los contratos suscritos por la institución con profesionales y técnicos para verificar su cumplimiento.

10. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos (si no se ha hecho en la cuenta Caja y bancos).

24. CUENTA: JORNALES






1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio y evaluar el control interno.


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3. Revise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilización de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control de presupuesto o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, cheques, etc.).



7. Verifique que los registros auxiliares de gastos (jornales) concilien con la cuenta de mayor.

8. Confronte la planilla con el control o registro de asistencia.

9. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos, o verifique los nombres y firmas en las planillas de las personas a quienes se remunera con cargo a jornales, en el caso de pagos con dinero efectivo.

10. Presencie algunos pagos de jornales e identifique a las personas que reciben remuneraciones por ese concepto.

11. Analice los cheques o sobres de pagos pendientes de retiro.

12. Verifique que la persona que contrata los servicios de jornales esté debidamente autorizada para ello.

25. CUENTA: GASTOS DE REPRESENTACIÓN FIJOS



3. Determinar el cumplimiento legal


1. Prepare una cédula que demuestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

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3. Revise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilización y registro de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planilla, cheques, etc.).



7. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y verifique los endosos (si no se ha hecho en la cuenta Caja y bancos).

26. CUENTA: TIEMPO EXTRAORDINARIO






1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.


3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registro de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

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4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, reportes de tiempo, cheques, etc.).



7. Verifique si las horas extra fueron debidamente autorizadas.

8. Revise las planillas de horas extra con base en los medios de control de asistencia (tarjetas de tiempo, listados de entrada y salida, etc.).

9. Verifique los cálculos aritméticos llevados a cabo para establecer el número de horas extra y sus importes.

10. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos (si no se ha hecho en la cuenta Caja y bancos.)

27. CUENTA: SOBRESUELDOS






1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.



4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planilla, cheques, etc.).

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5. Verifique el contenido presupuestario de los desembolsos y su codificación contable y presupuestaria.


7. Determine la naturaleza de los gastos que se cargan a la cuenta.

8. Observe si se cumplen las disposiciones legales y reglamentarias vigentes en los casos de pago de recargo de funciones y de vacaciones no disfrutadas.

9. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise, los endosos o verifique los nombres y firmas, en las planillas, de las personas a quienes se remunera con cargo a sobresueldos, en el caso de pagos con dinero efectivo.

28. CUENTA: SUELDO ADICIONAL

Objetivos de auditoría:

1. Cerciorarse de la confiabilidad y la suficiencia del control interno existente sobre la materia que trata la cuenta.






3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registros de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, cheques, etc).

131



7. Revise las planillas correspondientes al “Décimo tercer mes” y verifique los cálculos correspondientes.

8. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos (si no se ha hecho en Caja y bancos).

29. CUENTA: ZONAJE


1. Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno existente sobre la materia.

2. Determinar la confiabilidad del saldo que muestra la cuenta en los registros contables, en le estado de ingresos y egresos o de resultados y en los informes de ejecución presupuestaria.



1. Prepare una cédula que demuestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.


3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registros de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el registro auxiliar de gastos de la contabilidad general, o el registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, cheques, etc).



132

7. Verifique las zonas donde se reconoce el pago de zonaje por parte de la institución. Verifique si se justifican.

8. Verifique las personas que perciben zonaje por los servicios que prestan, en forma permanente, en zona distinta a la de su domicilio.

9. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos; verifique los nombres y firmas en las planillas de las personas a quienes se remunera con zonaje, en el caso de pagos con dinero efectivo.

30. CUENTA: OTROS SERVICIOS PERSONALES


1. Cerciorarse de la confiabilidad y la suficiencia del control interno existente sobre la materia que trata la cuenta.


3. Determine el cumplimiento legal.


1. Prepare una minuta que demuestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la contratación de personal, autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio. Verifique la justificación del gasto.

2. Selecciones una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consignar el movimiento en la cédula respectiva.

3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registros de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.).



7. Verifique los cálculos del pago de vacaciones no disfrutadas.

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8. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos, o verifique los nombres y firmas en las planillas, de las personas a quienes se remunera con cargo a la cuenta objeto de estudio, en el caso de pagos con dinero efectivo.

2. SERVICIOS NO PERSONALES

2.1 Definición de la partida

Comprende los gastos por servicios de carácter no personal y por el uso de bienes e inmuebles. Su adquisición o contratación puede ser hecha con personas físicas, entidades públicas o privadas.

2.2 Lista de algunas subpartidas

Se incluyen algunas subpartidas que aparecen en el clasificador de gastos según el objeto:

Alquiler de terrenos

Alquiler de edificios

Alquiler de equipo electrónico

Otros alquileres

Información y publicidad

Impresión, encuadernación y otros

Servicio de telecomunicaciones

Servicio de correos

Energía eléctrica

Servicio de agua

Otros servicios públicos

Gastos de viaje dentro del país

Gastos de viajes en el exterior

Gastos de representación

Transporte de / o para el exterior

Transporte dentro del país

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Seguros de daños

Seguros de riesgos profesionales

Comisiones y otros cargos

Consultorías

Confección y reparación de vestuario

Mantenimiento y reparación de mobiliario y equipo de oficina

Mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo

Mantenimiento y reparación de edificios

Mantenimiento y reparación de obras

Servicios aduaneros

Gastos de oficinas de chancillerías

Misiones especiales

Gastos misiones militares

Otros servicios no personales

2.3 Definición de algunas subpartidas

Alquiler de terrenos

Corresponde a gastos derivados de contratos por arriendo de potreros, fincas solares, etc.

Alquiler de edificios

Comprende los gastos derivados de contratos de arriendos de inmuebles para oficina, escuelas, habitación, etc. También incluye el alquiler de garajes, de locales y salas de conferencia ocasionales, etc.

Alquiler de equipo electrónico

Comprende los gastos por concepto de alquiler de computadoras electrónicas y demás equipos de operaciones auxiliares.

Otros alquileres

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Incluye gastos originados en alquileres no contemplados en los conceptos anteriores, tales como: alquiler de máquinas de contabilidad y de oficina, de equipo de transportes, de maquinaria y equipo de construcción, de maquinaria y equipo de producción, etc.

Información y publicidad

Comprende gastos por anuncios o avisos impresos, avisos en radio y televisión, contratos con agencias de publicidad, promociones en cualquier medio de difusión, etc.

Impresión, encuadernación y otros

Corresponde a gastos por servicios de publicación, impresión y encuadernación de libros, revistas, periódicos, blocks y todo otro tipo de papel; incluye también servicios necesarios para la publicación e impresión, tales como clisés o trabajos de fotolitografía, etc. Considerando los actuales medios de difusión que se utilizan, también deben incluirse en este rubro de gastos el revelado, fijación, cinta de sonido, etc.

Telecomunicaciones

Incluye los gastos por servicio nacional de teléfono, radio, cablegrama, radiogramas y telégrafo.

Servicio de correos

Comprende los gastos por servicios de correos nacionales e internacionales y de todo tipo de especies postales.

Energía eléctrica

Corresponde al gasto por consumo de energía eléctrica para alumbrado y fuerza motriz.

Servicio de agua

Comprende el gasto por consumo de agua, tanto potable como de uso industrial.

Otros servicios públicos

Comprende gastos por concepto de otros servicios de utilidad pública tales como recolección de basura y peaje en caminos públicos.

El término “servicio público” debe entenderse según la naturaleza del servicio y no de la empresa que lo proporciona; por lo tanto, incluye el pago de los servicios suministrados tanto por organismos públicos como por empresas del sector privado.

Gastos de viaje al exterior

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Comprende los pagos que se hacen a funcionarios del sector público para sus gastos diarios de alimentación y hospedaje, cuando están fuera de su lugar habitual de trabajo y en el extranjero. El monto se establece con base en una cuota por día de acuerdo con tablas debidamente aprobadas.

Gastos de viaje dentro del país

Comprende los pagos que hacen a funcionarios del sector público para sus gastos diarios de alimentación y hospedaje, cuando están fuera del lugar habitual de trabajo y dentro del territorio nacional.

El monto se establece con base en una cuota diaria de acuerdo con tablas legalmente aprobadas.

Seguros de riesgos profesionales

Comprende el pago de primas por el servicio de aseguramiento e indemnización correspondiente al seguro de “Riesgos profesionales”.

Comisiones y otros cargos

Comprende los gastos por concepto de comisiones y otros cargos en que incurren las instituciones al utilizar el sistema bancario nacional y a organismos financieros públicos o privados como recaudadores de ingresos y como agentes pagadores.

Consultorías

Comprende los gastos derivados de contratos suscritos con empresas nacionales o extranjeras, con el propósito de efectuar estudios, investigaciones, diseños, supervisión de obras, etc.

Confección y reparación de vestuario

Comprende los gastos por confección y reparación de los bienes incluidos en la subpartida “Textiles y vestuario”.

Mantenimiento y reparación de mobiliario y equipo de oficina

Comprende los gastos por concepto de mantenimiento y reparación de mobiliario y equipo de oficina, efectuados mediante contrato o licitación, con personas o empresas del sector privado, siempre que no signifiquen adición al valor del bien original.

Cuando las labores de mantenimiento o reparación se lleven a cabo por el mismo ente público, presupuestariamente no se cargarán los gastos a este concepto, pero sí a los correspondientes al objeto específico del gasto de que se trate (jornales, repuestos, etc.)

Mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo

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Comprende los gastos originados en el mantenimiento y reparación del siguiente tipo de maquinaria y equipo:

Agropecuario, tales como cosechadores, fumigadoras, tractores, etc.

Construcción, tales como motoniveladoras, aplanadoras, mezcladoras, excavadoras, etc.

Energía, tales como turbinas, generadores, calderas, etc.

Industriales, tales como prensas, guillotinas, hornos, taladros, equipo de soldar, etc.

Comunicaciones, tales como equipo de telégrafos, teléfonos, teletipos, plantas de radio, etc.

Educativos y recreativos, tales como aparatos audiovisuales, instrumentos musicales, obras de arte, etc.

Transporte, tracción y elevación, tales como automóviles, camiones, camionetas, ascensores, carros de arrastre, trailer, motocicletas, etc.

Las labores deben ejecutarse por contrato o licitación y si fueren realizados por la misma entidad pública, los gastos se cargarán presupuestariamente al objeto específico del gasto que corresponde (jornales, repuestos, etc.), en le entendido de que no representan adiciones al valor de la maquinaria y equipo de que se trata.

Mantenimiento y reparación de edificios

Comprenden los gastos por conservación y reparaciones menores de edificios, siempre y cuando no signifiquen adición al valor original del inmueble. Se efectuarán por contrato o licitación y, en caso de realizarse por administración, se cargarán presupuestariamente a los objetos del gasto específico que correspondan (jornales, cemento, otros materiales de construcción, etc.) y no a este rubro.

Mantenimiento y reparación de obras

Abarca los gastos de conservación y reparaciones menores de vías de comunicación, inmueble, aeropuertos, etc. que no representan una adición al valor original de los mismos y que se ejecutan por contrato. En caso de realizarse por administración, los gastos se cargarán presupuestariamente de acuerdo con su objeto específico (jornales, cemento, madera, etc.).

Servicios aduaneros

Comprende los gastos por comisiones, desalmacenaje, muellaje, registro y verificación de bultos y otros gastos afines.

Gastos de oficinas de cancillerías

138

Comprende los gastos de funcionamiento de oficinas de chancillerías en el exterior.

Misiones especiales

Comprende los gastos originados en misiones especiales que designa el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.

Gastos misiones militares

Comprende los gastos específicos de variada índole que puedan requerir misiones militares nacionales y extranjeras, de acuerdo con los convenios de cooperación que se suscriban.

Otros servicios no personales

Comprende gastos no incluidos en ninguno de los conceptos definidos de servicios no personales, tales como: servicios de fotocopiado, de remolque, de parqueo ocasional, de bombeo, de combustible, de lavado, de fumigación, de seminarios, de encuentros juveniles que se llevan a cabo y servicios fúnebres, etc.

2.4 Objetivos y procedimientos de auditoría

31. CUENTA: ALQUILER DE TERRENOS

32. CUENTA: ALQUILER DE EDIFICIOS

33. CUENTA: ALQUILER DE EQUIPO ELECTRONICO

34. CUENTA: OTROS ALQUILERES






1. Prepare una cédula para mostrar la suficiencia y confiabilidad del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a las cuentas objeto de estudio. Verifique la justificación del gasto.

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4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (recibos, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.).



7. Obtenga y estudie los controles de arrendamiento suscritos por la entidad y preparar una relación de las principales cláusulas.

8. Verifique que los contratos estén debidamente refrendados por la Contraloría, en los casos que la ley lo exija.

9. Verifique que las mejoras en las propiedades alquiladas hayan sido debidamente autorizadas y registradas.

10. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos (si no ha hecho en Caja y bancos).

35. CUENTA: INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD





Procedimiento de auditoría:

1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio. Verifique la justificación del gasto.

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3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registros de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general o el registro de control presupuestario o mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (contratos, órdenes de compra, cheques, facturas, recibos, etc.).



7. Estudie el reglamento interno de proveeduría en lo relativo a la contratación de publicidad e información (radio, televisión, periódico, etc.).

8. Verifique que las órdenes de compra hayan sido debidamente autorizadas.

9. Observe si existen contratos con empresas de publicidad. En tal caso verifique si la empresa acompaña las facturas con los justificantes de las entidades que subcontrata.


36. CUENTA: IMPRESIÓN, ENCUADERNACIÓN Y OTROS

37. CUENTA: TELECOMUNICACIONES

38. CUENTA: SERVICIO DE CORREOS

39. CUENTA ENERGÍA ELECTRICA

40. CUENTA: SERVICIO DE AGUA

41. CUENTA: OTROS SERVICIOS PÚBLICOS




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1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.


3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registros de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, el registro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (órdenes de compra, cheques, facturas, recibos, etc.).




42. CUENTA: GASTOS DE VIAJE EN EL INTERIOR

43. CUENTA: GASTOS DE VIAJE EN EL EXTERIOR






142

1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio. Verifique y evalué si el gasto se justifica (eficacia del gasto).


3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registro de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, el registro de control presupuestario y el mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (recibos de adelantos de viáticos, cheques, liquidaciones, facturas, etc.)


6. Verifique el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc., relacionados con los gastos cargados a la cuenta; asimismo, en especial, el “Reglamento de gastos de viaje y transporte para funcionarios o empleados del Estado” y criterios de la Contraloría General de la República sobre la materia.

7. Verifique aspectos reglamentarios y de procedimientos tales como:

a) Si la liquidación se presentó dentro del plazo que estipula el reglamento.

b) Si el formulario de liquidación se llenó correctamente.

c) Si los viáticos fueron debidamente autorizados.

d) Si se presentaron facturas originales, cuando ese requisito se exija.

e) Si las liquidaciones fueron debidamente revisadas.

f) Si los cargos se hacen a la cuenta personal en le mayor auxiliar respectivo.

g) Si se utilizan formularios adecuados para las liquidaciones de viáticos.

h) Si no se hacen adelanto a funcionarios que tengan liquidaciones pendientes.

8. Compruebe la realización de la gira, cuando sea necesario.

143

9. Haga verificaciones sobre entradas y salidas en compañías aéreas o marítimas y en oficinas de migración, en viajes al exterior, cuando las circunstancias así lo ameriten.

10. Determine en las actas, si los viajes al exterior son aprobados por la Junta Directiva o por persona autorizada para hacerlo.

11. Confronte la reglamentación interna sobre viáticos con el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios o empleados del Estado.

12. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos (si no se ha hecho en caja y bancos).

44. CUENTA: GASTOS DE REPRESENTACIÓN






1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, justificación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

2. Seleccione una muestra representativa del período objeto de estudio y consigne el movimiento en la cédula respectiva. Explique el origen de los cambios relevantes.

3. Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registro de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, el registro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (órdenes de compra, cheques, facturas, etc.).


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7. Verifique que los desembolsos cargados a la cuenta hayan sido oportunamente autorizados.

8. Verifique que el funcionario que autoriza el gasto está debidamente facultado para ello.

9. Verifique que el gasto incurrido se haya originado en una atención de carácter oficial justificada.

10. Verifique si las atenciones se dieron a personas o entidades ajenas a la institución.


45. CUENTA: TRANSPORTE DE / O PARA EL EXTERIOR

46. CUENTA: TRANSPORTE DENTRO DEL PAÍS






1. Prepare una cédula que muestre la suficiencia y la confiabilidad del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio. Verifique la justificación del gasto.

2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne su movimiento en la cédula respectiva. Explique el origen de los cambios sobresalientes.


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4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (contratos, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.).




47. CUENTA: SEGURO DE DAÑOS

48. CUENTA: SEGURO DE RIESGOS PROFESIONALES






1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne su movimiento en la cédula respectiva. Explique el origen de los cambios relevantes.


4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (órdenes de compra, cheques, facturas reales, etc.).

5. Verifique el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y codificación contable y presupuestaria.

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7. Verifique si el desembolso cargado a la cuenta tiene justificación.

8. Estudie la clase de seguros suscritos.

9. Determine si los seguros suscritos para cubrir riesgos sobre propiedades y personas, constituyen una adecuada protección para la entidad u órgano.

10. Solicite las pólizas vigentes y confeccione un cuadro analítico o cédula que contenga la siguiente información:

a) Número

b) Clase de póliza

c) Beneficiario

d) Cobertura

e) Monto de las primas

f) Vigencia

11. Confirme que todo funcionario o empleado que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de bienes o recursos, haya rendido la garantía correspondiente o haya sido incluido en la póliza respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes u obligaciones o, para resarcirse de pérdidas en caso de comisión de irregularidades.

12. Verifique que las primas de pólizas de fidelidad que deben cubrir algunos funcionarios de su propia cuenta, no hayan sido pagadas con fondos de la institución.


49. CUENTA: COMISIONES Y OTROS CARGOS




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1. Prepare una cédula que contenga los resultados de la verificación de la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, justificación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne el resultado del análisis en la cédula respectiva. Explique el origen de los cambios relevantes.


4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (órdenes de compra, cheques, notas de débito bancarias, etc.).




50. CUENTA: CONSULTORÍAS







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2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne el resultado de su análisis en la cédula respectiva. Explique el origen de los cambios relevantes.


4. Verificar la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.) y justificación del gasto

5. Verifique el contenido presupuestario de los desembolsos, la naturaleza de los mismos y su codificación contable y presupuestaria.


7. Estudie los concursos de antecedentes que se hayan promovido para la contratación de estos servicios profesionales.

8. Observe si para los concursos de antecedentes y contratos formalizados, se han cumplido los requisitos que establecen la ley, los reglamentos afines, disposiciones y políticas internas.


51. CUENTA: CONFECCIÓN Y REPARACIÓN DE VESTUARIO







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4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.); y la justificación del gasto.

5. Verifique el contenido presupuestario de los desembolsos, la naturaleza y su codificación contable y presupuestaria.



52. CUENTA: MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

53. CUENTA: MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE OBRAS

54. CUENTA: MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE EDIFICIOS






1. Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación (si es el caso), pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

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4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.); y la justificación del gasto.




55. CUENTA: SERVICIOS ADUANEROS







2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne el resultado de su análisis en la cédula respectiva.


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4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (póliza de desalmacenaje, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.); y la justificación del gasto.

5. Verificar el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificación contable y presupuestaria.


7. Verifique los cálculos de las pólizas de desalmacenaje.


56. CUENTA: GASTOS DE OFICINAS DE CANCILLERÍAS

57. CUENTA: MISIONES ESPECIALES

58. CUENTA: GASTOS MISIONES MILITARES







2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne el movimiento resultado de su análisis en la cédula respectiva.


4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planilla, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.); y la justificación del gasto.

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7. Revise los documentos de ejecución presupuestaria correspondientes (ejecución presupuestaria del Gobierno)

8. Determine los acuerdos ejecutivos, convenios, etc., que afectan estas erogaciones.


59. CUENTA: OTROS SERVICIOS NO PERSONALES







2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne el resultado del análisis en la cédula respectiva.


4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (contratos, órdenes de compra, cheques, facturas, recibos, etc.); y la justificación del gasto.

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4.3 MATERIALES Y SUMINISTROS

4.3.1 Definición de la partida

Comprende la compra de artículos, materiales y bienes en general que se consumen para llevar a cabo las metas y objetivos de los programas presupuestarios.

Por razones prácticas se incluyen en este rubro algunos bienes cuya duración es superior a la del ejercicio presupuestario, pero que debido a técnicas presupuestarias, al finalizar dicho ejercicio, se consideran consumidos.

Desde el punto de vista la contabilidad general, muchos de los materiales y suministros que se incluyen en la lista se adquieren y se registran en cuentas de activo, las cuales se acreditan con cargo a cuentas de resultados, en el momento en que ocurre el gasto.

4.3.2 Lista de subpartidas

Gasolina

Diesel

Otros combustibles, grasas y lubricantes

Medicinas

Otros productos químicos y conexos

Textiles y vestuario

Llantas y neumáticos

Productos de papel y cartón

Impresos y otros

Productos alimenticios

Materiales eléctricos

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Cemento

Productos metálicos para construcción

Asfalto

Madera

Otros materiales de construcción

Instrumentos y herramientas

Repuestos para equipos de transportes

Otros repuestos

Útiles y materiales de oficina

Útiles y materiales de limpieza

Otros útiles y materiales específicos

Otros materiales y suministros

4.3.3 Definición de algunas subpartidas

Gasolina

Comprende los gastos por compra de gasolina, exclusivamente.

Diesel

Comprende los gastos por compra de diesel, exclusivamente.

Otros combustibles, grasas y lubricantes

Comprende toda clase de sustancias y materiales usados para la lubricación y combustión de vehículos, aparatos de alumbrado, calefacción, refrigeración, fuerza motriz y maquinaria en general. Excluye los derivados de petróleo citados (gasolina y diesel)

Medicinas

Comprende toda clase de productos medicinales y farmacéuticos tales como: vitaminas, vacunas, sueros, antibióticos, plasma, productos para cirugía y mecánica dental, medicamentos para la curación y desinfección, medicamentos para uso externo, de uso oral e inyectable, medicamentos para uso veterinario y productos farmacéuticos en general.

Otros productos químicos y conexos

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Comprende gastos por compra de productos químicos, tales como: ácidos, oxígeno, acetileno, sales, abonos, fertilizantes, tinta para impresión, colorantes, insecticidas, desinfectantes, detergentes, parafina, reactivos, dinamita, pintura de todo tipo, insecticidas y fumigantes, pastillas desodorizantes, aromatizadores de ambiente, jabón, etc.

Textiles y vestuario

Comprende los gastos por concepto de hilado, telas, fibras artificiales, acabado textil, prendas de vestir, sombreros, paraguas, capas, ropa de cama, uniformes, alfombras, cortinas, toallas, manteles, colchones, almohadas, sogas, cordeles, sacos de fibra, redes y otros artículos conexos de cáñamo, yute, algodón y sisal, calzado de todo tipo, etc.

A este concepto se debitará tanto la adquisición de los bienes terminados como la compra de los materiales; sin embargo los servicios de confección y reparación se imputarán a “Confección y reparación de vestuario”.

Llantas y neumáticos

Comprende los gastos por concepto de todo tipo de llantas y neumáticos utilizados en equipos de transportes, construcción, producción, tracción, etc.

Productos de papel y cartón

Comprende los gastos por concepto de papel de escritorio, sobres y papel de cartas –tengan éstas o no membretes u otras impresiones distintas- papel carbón, papel mimeógrafo, esténciles, servilletas, toallas y bolsas de papel, papel de envolver, papel higiénico, papel en cintas o rollos, vasos, cajas y otros envases de cartón, tarjetas de papel cartulina, con o sin impresión, para máquinas de contabilidad, calculadoras, computadoras, relojes, controles y similares, etc.

Impresos y otros

Comprende los gastos por la adquisición de bienes tales como: libros, revistas, periódicos para bibliotecas o para uso de oficinas, textos de enseñanza, de investigación y de consulta, cuadernos, libros de contabilidad, libretas, blocks, calendarios, partituras musicales, cartapacios, adquisición de material e impresión de las especiales fiscales facturadas al detalle o en conjunto incluyendo papel de seguridad, estampillas, cheques oficiales y demás formularios de garantía que constituyen especies de valor. Esta subpartida se refiere exclusivamente a la adquisición de los bienes terminados antes citados.

En caso de que un organismo del sector público decida contratar los servicios, por ejemplo, de imprenta para la confección de blocks, deberá cargar a “Productos de papel y cartón” la adquisición de papel y a “Impresión, encuadernación y otros” los servicios de imprenta.

Productos alimenticios

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Comprende los gastos por productos alimenticios, ya sean de origen estrictamente agropecuario o industrial, incluyendo otros productos agroforestales en bruto, por lo tanto, aquí se cargarán gastos tales como: alimentos para consumo humano, natural, semielaborado o industrializado, bebidas no alcohólicas, alimentos para animales, semillas, madera en bruto, etc.

Materiales eléctricos

Comprende los gastos por concepto de materiales eléctricos de todo tipo. Dentro de estos puede señalarse los siguientes: conductores y cables, tanto eléctricos como telefónicos, enchufes, conectores, electrodos, toma-corrientes, bombillos, tubos fluorescentes, interruptores, aisladores, etc.

Cemento

Comprende exclusivamente los gastos por compra de cemento de construcción de cualquier tipo.

Productos metálicos para construcción

Comprende los gastos en la compra de productos para construcción hechos de hierro, acero, aluminio, cobre, zinc, bronce y otras aleaciones.

Asfalto

Comprende exclusivamente los gastos por concepto de adquisición de asfalto natural y de asfalto derivado del petróleo.

Madera

Se refiere exclusivamente a los gastos por la adquisición de madera elaborada (aserrada) de cualquier tipo, incluyendo plywood.

Otros materiales de construcción

Comprende todos los demás materiales de construcción no especificados en las partidas de esta naturaleza. A manera de ejemplo: inodoros, lavamanos y otros sanitarios, cal, yeso, baldosas, bloques, mosaicos, vidrios para ventanas, etc.

Instrumentos y herramientas

Incluye gastos por adquisición de utensilios, enseres, instrumentos y herramientas de hierro, acero y otros metales, que se requieren para realizar ciertas clases de labores, generalmente de tipo especializado. Comprende herramientas e instrumentos para labores, tales como las de carpintería, ebanistería, agricultura, silvicultura y mecánica. A manera de ejemplo, se citan las siguientes herramientas e instrumentos: azadas, palas, picos, machetes, martillos, serruchos, alicates, destornilladores, instrumental médico y de laboratorio, etc.

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Repuestos para equipos de transportes

Comprende todos los gastos de repuestos necesarios para mantener en adecuado funcionamiento del equipo de transporte, tracción y elevación, siempre y cuando las reparaciones que se efectúen no aumenten el valor de la maquinaria y equipo, en forma considerable.

Otros repuestos

Incluye repuestos para maquinaria y equipo de: producción, oficina, médico y laboratorio, comunicaciones, educacional y recreativo, talleres, construcción, etc.

Debe tenerse presente que la reparación no puede significar un aumento considerable del valor de la maquinaria o equipo de que se trate.

Útiles y materiales de oficina

Abarca los gastos por la adquisición de útiles y materiales necesarios para le desempeño de las labores normales de la oficina, tales como: lapiceros, bolígrafos, engrapadoras, esponjas, reglas, plumas, clips, alfileres, cintas para máquinas de escribir, perforadoras, etc. Excluye todo tipo de papel de oficina y cintas de máquinas de sumar y calcular, que se cargarán a la subpartida “Productos de papel y cartón”.

Útiles y materiales de limpieza

Incluye los gastos por compra de útiles y materiales necesarios para el aseo de oficinas, tales como: escobas, cera, palos de trapear, plumeros, cepillos de fibras naturales o sintéticas.

Otros útiles y materiales específicos

Comprende gastos por la adquisición de útiles y materiales destinados a actividades tales como:

-Señales de tránsito. Brochas, señales de diversos materiales, etc.

-Servicio postal. Candados, tapacargas, valijas, marchamos de plomo, etc.

-Deportivas y recreativas. Artículos de uso para deportes como fútbol, béisbol, baloncesto, atletismo. Medallas y trofeos deportivos.

-Artículos para celebraciones deportivas o culturales como adornos, juegos pirotécnicos, juguetes, discos musicales, etc.

-Fotografía, cinematografía y televisión. Artículos como rollos fotográficos, cintas magnetofónicas, reveladores, fijadores, filmes, etc.

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-Médicas y de laboratorio. Artículos para el desempeño de actividades médicas, de enfermería y laboratorio, tales como: agujas hipodérmicas, jeringas, gasas, material de sutura, vendajes, guantes, tubos de ensayo, probetas, pipetas, etc.

-Cocina y comedor. Artículos tales como: cuchillos, ollas, sartenes, platos, tazas, etc.

Otros materiales y suministros

Comprende los gastos por la adquisición de bienes no especificados en ninguna de las otras subpartidas del presente grupo.

4.3.4 Procedimientos de auditoría (presentados en forma conjunta para todas las subpartidas citadas)







2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne los resultado del análisis en la cédula respectiva.


4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (órdenes de compra, cheques, facturas, etc.); y la justificación del gasto.


159


7. Estudie los contratos que se hayan suscrito entre la entidad y sus proveedores (por contratación directa o por licitación).

8. Verifique que no se cargue a gastos, los desembolsos capitalizables.


4.4 TRANSFERENCIAS CORRIENTES


Comprende los gastos por concepto de pagos, a favor de personas o empresas, que no implican necesariamente una contraprestación de bienes o servicios para el organismo que los efectúa.


Transferencias corrientes a personas

- Auxilio a servidores públicos

- Prestaciones legales

- Ayuda económica según programas de capacitación y aprendizaje.

- Becas

- Auxilio a trabajadores

- Premios

- Indemnizaciones

- Otras transferencias directas a personas

- Pensiones (gastos derivados de la aplicación de diversos regímenes de pensiones)

- Beneficio adicional a pensionados.

Transferencias corrientes a instituciones privadas

- Subvenciones a instituciones culturales

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- Subvenciones a instituciones educacionales

- Subvenciones a instituciones médico-asistenciales

- Subvenciones a instituciones de caridad

- Subvenciones a instituciones deportivas

- Subvenciones a instituciones de adaptación social

- Subvenciones a instituciones sociales, profesionales y gremiales

- Subsidios a otras instituciones privadas sin fines de lucro

- Subsidios e indemnizaciones directas a empresas

- Contribución a fondos de pensiones

- Otras transferencias corrientes a instituciones privadas.

Transferencias corrientes a instituciones públicas

- Contribución Fondo de Asignaciones Familiares y Desarrollo Social

- Contribución patronal a la C.C.S.S.

- Contribución estatal a la C.C.S.S.

- Transferencias al Gobierno Central

- Transferencias a Gobiernos Locales

- Transferencias a Instituciones Públicas de Servicio

- Transferencias a Empresas Públicas no Financieras

- Transferencias a Empresas Públicas Financieras

Transferencias corrientes al exterior

- Cuotas a Organismos Internacionales Mundiales

- Cuotas a organismos del Sistema Interamericano

- Cuotas a Organismos Centroamericanos

- Cuotas a otros organismos

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Transferencias corrientes a personas

Auxilio a servidores públicos

Corresponde a los gastos que se realizan conforme al Estatuto de Servicio Civil (Ley No 1581 de 30 de mayo de 1953 y sus modificaciones) y otras disposiciones legales.

Prestaciones legales

Comprende los gastos destinados a cubrir obligaciones a cargo del Estado y sus instituciones, originadas en la aplicación del Código de Trabajo y del Estatuto de Servicio Civil, excepto compensación por vacaciones del personal del Gobierno Central.

Ayuda económica según programas de capacitación y aprendizaje

Comprende los gastos que se originan en ayudas financieras al personal del sector público, cuando este se acoge a programas de capacitación y aprendizaje.

Becas

Comprende los gastos destinados a sufragar, total o parcialmente, los gastos de estudio de las personas que han obtenido este beneficio de acuerdo con las reglamentaciones existentes al respecto.

Auxilio a trabajadores

Incluye los gastos destinados a ayudar económicamente a personas del sector privado, que se encuentran desocupadas y en aflictiva situación económica.

Premios

Comprende los gastos derivados del otorgamiento de premios de certámenes literarios, musicales, artísticos, deportivos, etc.

Indemnizaciones

Incluye gastos por concepto de indemnizaciones a particulares, derivadas de sentencias judiciales y resoluciones administrativas. Excluye las indemnizaciones que se originan en la expropiación o adquisición de terrenos y edificios, los que se cargarán a esas subpartidas.

Otras transferencias directas a personas

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Son gastos destinados a cubrir otro tipo de transferencias corrientes a personas, no detalladas en las subpartidas anteriores.

Pensiones (varias subpartidas)

Comprende los gastos derivados de la aplicación de leyes relativas a diferentes regímenes de pensiones.

Beneficio adicional pensionados

Comprende los gastos por concepto de un mes de pago adicional a todos los pensionados y jubilados, que se otorga por una sola vez a fin de cada año.

Transferencias corrientes a instituciones privadas

Las subpartidas que se señalan en la lista respectiva comprenden los gustos por concepto de subvenciones a instituciones privadas con personería jurídica reconocida que otorgan los organismos públicos, para el cumplimiento de las finalidades de esa instituciones.

Transferencias corrientes a instituciones públicas

Las subpartidas señaladas en la lista respectiva comprenden los gastos por aportes de instituciones del sector público al Sistema de Seguridad Social y a otras instituciones del propio sector, destinadas a financiar gastos corrientes de las mismas.

Transferencias corrientes al exterior

Las subpartidas señaladas en la lista respectiva, comprenden los gastos por obligaciones con organismos de carácter internacional, reconocidos por el Gobierno de Costa Rica.

4.4.4 Objetivos y procedimientos de auditoría

60. CUENTA: TRANFERENCIAS CORRIENTES A PERSONAS (EXCEPTO PRESTACIONES LEGALES Y BECAS)

61. CUENTA: TRANSFERENCIAS CORRIENTES A INSTITUCIONES PRIVADAS

62. CUENTA: TRANSFERENCIAS CORRIENTES A INSTITUCIONES PÚBLICAS

63. CUENTA: TRANSFERENCIAS CORRIENTES AL EXTERIOR


163





63.1Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

63.2Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne los resultados del análisis en la cédula respectiva.

63.3Revise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilización o registro de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, el registro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones.

63.4Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (órdenes de compra, cheques, recibos, etc.); y asimismo, la justificación del gasto.

63.5Verifique el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificación contable y presupuestaria.

63.6Verifique el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, acuerdos de Junta Directiva, etc., relacionados con los gastos cargados a la cuenta.

63.7Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos (si no se ha hecho en Caja y bancos).

64. CUENTA: PRESTACIONES LEGALES




164



64.1Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la contratación de personal, la autorización, cálculo, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

64.2Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne su movimiento y el resultado del análisis en la cédula respectiva.


64.4Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.); y la justificación del gasto.


64.6Verifique el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc., relacionados con los gastos cargados a la cuenta.

64.7Analice el pago de las prestaciones legales contempladas en la muestra, a la luz de las disposiciones del Código de Trabajo, del correspondiente Reglamento Interno de Trabajo y pronunciamientos emanados de la Contraloría General de la República, así como de cualquier otra disposición legal vigente (ejemplo, jurisprudencia en materia laboral).

64.8Solicite los expedientes personales correspondientes a la muestra y determine la veracidad de los datos considerados, tales como años de servicio, salarios, etc

64.9Verifique los cálculos de las prestaciones pagadas.

64.10Verifique el motivo por el cual se efectuó el pago y su justificación (procedencia).

64.11Realice control cruzado entre esta cuenta y la de compensación de vacaciones, para determinar si se han pagado vacaciones prescritas.

165


65. CUENTA: BECAS






65.1Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con el contrato, la autorización, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

65.2Seleccione una muestra representativa del período objeto de estudio y consignar su movimiento y el resultado del análisis en la cédula respectiva.


65.4Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.); y la justificación del gasto.


65.6Verifique el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc., relacionados con los gastos cargados a la cuenta.

65.7Determine si existe reglamento de becas y verifique su cumplimiento.

65.8Examine los expedientes que contienen los documentos de cada beca.

166

65.9Determine si existen contratos firmados por los becarios y verifique si han sido debidamente autorizados por los funcionarios y organismos competentes.

65.10Verifique el cumplimiento de los términos del contrato en el caso de exbecados.


4.5 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL


Comprende los gastos por concepto de transferencias que las instituciones públicas deben o deciden otorgar a empresas privadas y entidades u órganos públicos, a personas nacionales o extranjeras, a gobiernos, entidades o personas residentes en el exterior. Estas transferencias tienen el propósito de que los beneficiarios efectúen inversiones reales y financieras, sin que los aportes realizados por los entes públicos supongan necesariamente una contraprestación de bienes, servicios o derechos a su favor.

Para los fines de la clasificación presupuestaria de los gastos según su objeto, se entiende por transferencias de capital los desembolsos a favor de terceros que sirvan para formación de capital, como adquisiciones de maquinaria y equipo, desembolsos financieros, construcciones, adicciones y mejoras, servicio de la deuda (solo amortizaciones), etc.


Transferencias de capital al sector privado

Aportes a Instituciones de Asistencia Médico-Social

Aportes a Instituciones Culturales y Educacionales

Aportes a otras personas e instituciones privadas

Transferencias de capital al Sector Público

Aportes al gobierno Central

Aportes a Gobiernos Locales

Aportes a Instituciones Públicas de Servicio

Aportes a Empresas Públicas no Financieras

Aportes a Empresas Públicas Financieras

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Transferencias de capital al Sector Externo

Aportes a organismos internacionales

Otros aportes al exterior


Transferencias de capital al Sector Privado

Comprende los gastos por concepto de aportes que las entidades públicas deben o deciden otorgar a entes privados para los propósitos señalados en la definición “Transferencias de Capital”. Para los efectos de este manual no se requieren definiciones específicas.

Transferencias de capital al Sector Público

Comprende los gastos por concepto de aportes que las entidades del Sector Público deben o deciden otorgar a otras entidades del mismo sector, para los propósitos señalados en la definición “Transferencias de Capital”. Para los efectos de este manual no se requieren definiciones específicas.

Transferencias de capital al Sector Externo

Comprende los gastos por concepto de aportes que las entidades del sector público deben o deciden otorgar a gobiernos, organismos o personas residentes en el exterior.

4.5.4 Procedimientos de auditoría

66. CUENTA: TRANSFERENCIAS DE CAPITAL AL SECTOR PRIVADO

67. CUENTA: TRANSFERENCIAS DE CAPITAL AL SECTOR PÚBLICO

68. CUENTA: TRANSFERENCIAS DE CAPITAL AL SECTOR EXTERNO






168


2. Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne el resultado del análisis del movimiento contable en la cédula respectiva.

3. Revise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilización o registro de los gastos contemplados en la muestra. Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, el registro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones.

4. Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.)., y la justificación del pago.



7. Examine y verifique el cumplimiento de las normas de presupuestos y todas las disposiciones legales y resoluciones relacionadas con esta clase de desembolsos y verifique su cumplimiento.

8. Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos (si no se ha hecho en Caja y bancos.)

4.6 SERVICIO DE LA DEUDA

4.6.1 Definición

Incluye todos los desembolsos por concepto de intereses relacionados con obligaciones que se deriven de la colocación de valores, letras del tesoro, cuentas pendientes y préstamos directos, tanto internos como externos.


Deuda interna

Intereses sobre bonos

Intereses sobre préstamos directos

Intereses sobre letras del Tesoro

Intereses sobre otras obligaciones

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Comisiones, honorarios y otros gastos

Deuda externa

Intereses sobre préstamos directos

Intereses sobre otras obligaciones

Comisiones, honorarios y otros gastos

4.6.3 Definición de las subpartidas

En lo que se refiere a gastos propiamente dichos, las subpartidas de “Servicios de la Deuda” constituyen desembolsos por concepto de intereses que devengan bonos emitidos u otras obligaciones, así como los honorarios, comisiones y otros gastos que conllevan las emisiones de títulos, fideicomisos, formalización de préstamos, etc. No se considera necesario formular definiciones específicas sobre dichas subpartidas.

4.6.4 Procedimientos de auditoría

69. CUENTA: SERVICIO DE LA DEUDA






69.1Prepare una cédula que muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorización, contratación, pago y registro de los desembolsos cargados a la cuenta objeto de estudio.

69.2Seleccione una muestra representativa de los gastos del período objeto de estudio y consigne el movimiento en la cédula respectiva.

69.3Revise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilización y registro de los gastos contemplados en la muestra.

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Verifique el auxiliar de gastos de la contabilidad general, el registro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones.

69.4Verifique la autenticidad de los comprobantes y justificantes (planillas, órdenes de compra, cheques, facturas, etc.), y la justificación del gasto.


69.6Verifique el cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, contratos, etc., relacionados con los gastos cargados a la cuenta.

69.7Solicite los giros o cheques cambiados por el banco y revise los endosos (si no se ha hecho en Caja y bancos.)

171

SISTEMA CONTABLE

172

SISTEMA CONTABLE

Conceptos generales

El sistema de Contabilidad es una parte del Sistema de Información del Sector Público y se configura para abarcar todas las actividades que se desarrollan en cada una de las unidades o dependencias públicas. Debe tener convenientemente articulado todos sus componentes para captar datos, procesarlos y brindar información cuantitativa y expresada en unidades monetarias, de distinta naturaleza, con variados grados de condensación, orientada y destinada a satisfacer las necesidades de la organización y de terceros interesados en la gestión. El Sistema procesa toda la información de tipo presupuestario, financiero, patrimonial, económica y administrativa pertinente que se genera en su ámbito (no necesariamente cuantitativa ni expresada en unidades monetarias), junto con aquella proveniente del entorno que sea útil para la gestión.

Objetivo de la auditoría

Utilizar las técnicas de auditoría para verificar que el sistema contable produzca sistemática y estructuradamente información oportuna y confiable de tipo presupuestario, financiero, patrimonial económica y administrativa, (expresada en unidades monetarias con excepción de la administrativa) y referida a los ámbitos institucionales, regionales y sectoriales para cada una de las entidades o dependencias públicas, incluidas las empresas del Estado constituidas como sociedades, con el objeto de:

1. Proporcionar el conocimiento de los resultados de la gestión pública a los administradores de la entidad u órgano, a los órganos y entidades del sector público que deben ser informados de tal gestión y a terceros interesados.

2. Facilitar a los administradores la toma de decisiones en relación con la marcha de la entidad u órgano respectivo.

3. Facilitar el ejercicio del control interno (autocontrol legal, financiero, económico y administrativo) de la entidad u órgano y proporcionar la infraestructura necesaria par el ejercicio del control posterior.


Contabilidad financiera y administrativa

1. Prepare una descripción y evalué el cumplimiento, validez y suficiencia del control interno del Sistema de Contabilidad Financiero y Administrativo.

2. Seleccione una muestra de cada tipo principal de registros contables y administrativos.

3. Compruebe que el sistema permita que todas las transacciones financieras y administrativas se registren:

3.1 Por el importe correcto.

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3.2 En el período correspondiente.

3.3 En las cuentas y registros apropiados.

3.4 En forma oportuna.

4. Observe si la unidad de Contabilidad dispone de un manual que contenga:

4.1 La doctrina contable adoptada.

4.2 Un catálogo de cuentas que incluya todos los items que utilizan, debidamente clasificados, agrupados y convenientemente codificados.

4.3 Un manual de cuentas que las defina con claridad y que indique el tratamiento de cada una de ellas.

4.4 Un manual de procedimientos contables que contemple los diseños de los registros, formularios y las instrucciones de procesamiento de datos.

4.5 Un sistema de autorizaciones, que contenga la revisión y aprobación de las distintas transacciones y sus registros.

5. Observe si el catálogo o el plan de cuentas reune como mínimo los siguientes requisitos.

5.1 Que permita la preparación de estados financieros, veraces, oportunos y al menor costo.

5.2 Que incluya las cuentas y subcuentas necesarias para el registro y análisis de aquellas operaciones de interés a la administración.

5.3 Que existen procedimientos adecuados que determinen cuando las cuentas deben ser debitadas, acreditadas, cargadas y saldadas.

5.4 Que prevea cuentas de control que permitan el control de las correspondientes subcuentas.

5.5 Que sea flexible, que permita la adición o supresión de cuentas.

6. Indague si se manejan registros independientes administrativos en otra unidad, cuya información sirva de base par ejercer control cruzado de las operaciones.

7. Indague si son las unidades típicas de registro e información, principalmente, la unidad de contabilidad y la de cómputo, independientes de las unidades que realizan funciones de operación o de custodia.

8. Compruebe, cuando el número de empleados lo permita, si existe una adecuada separación de funciones entre el personal de contabilidad, que

174

asegure que una operación o transacción completa no recaiga en una sola persona.

9. Revise selectivamente si se emplean formularios prenumerados, con el detalle necesario, para sustentar todas las operaciones financieras o administrativas.

10. Revise, selectivamente, si se respaldan y justifican suficientemente con documentos originales todas las operaciones y transacciones financieras o administrativas.

11. Revise selectivamente si se encuentran los asientos de diario numerados, explícitos o comprobados por los documentos respectivos.

12. Indague si se revisan y aprueban los asientos de diario por empleados responsables.

13. Inspeccione e indague si los registros de contabilidad son:

13.1 Acordes con el sistema de contabilidad de la institución.

13.2 Conciliados mensualmente.

13.3 Asentados al día.

13.4 Protegidos contra destrucción o pérdida.

13.5 Restringidos a sólo personal autorizado.

13.6 Sin borrones, tachaduras o alteraciones.

14. Compruebe si los mayores auxiliares son conciliados con las respectivas cuentas de control.

15. Compruebe si se prepara el balance de comprobación del mayor general y los mayores auxiliares.

16. Indague si los funcionarios correspondientes reciben y utilizan, oportunamente, los estados financieros para la toma de decisiones.

17. Compruebe si el sistema contable proporciona el control y los informes de la ejecución de los ingresos y gastos, previstos en el presupuesto de la institución u órgano.

18. Compruebe si el control contable permite la evaluación de los resultados obtenidos respecto de los objetivos previstos al iniciar el período presupuestario.

19. Revise si el sistema contable incorpora en sus procedimientos, la verificación de la disponibilidad suficiente para cada rubro de gastos, antes de contraer compromisos relacionados con ese rubro.

175

20. Compruebe si los cambios del sistema contable están debidamente autorizados por las personas responsables del mantenimiento del sistema.

21. Observe si se dispone de procedimientos por escritos para:

21.1 La autorización de operaciones financieras y administrativas.

21.2 El registro y control de las mismas.

22. Indague si los canales de comunicación mantienen el flujo de la información de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba, en la estructura administrativa, de manera fluida y sin distorsión alguna.

23. Comprueba si la entidad u órgano dispone de reportes estadísticos, operacionales y estados financieros adecuados y periódicos para informar, a cada nivel administrativo, el estado y los resultados de cada función o proyecto bajo su responsabilidad.

24. Verifique si los informes financieros y administrativos son:

24.1 Lo suficientemente detallados para identificar operaciones anormales o indicar posibles problemas que puedan tener implicaciones en el sistema de control interno.

24.2 Presentados a los usuarios en forma clara, oportuna, confiable, utilizable y que se destaque la información importante.

24.3 Distribuidos de acuerdo con la responsabilidad asignada y la autoridad delegada al usuario.

24.4 Utilizados por los usuarios con la competencia y tiempo para atenderlos y en una posición, donde puedan tomar la acción necesaria para determinar si el sistema de control interno se ha debilitado y si es así, realizar las correcciones del caso.

25. Compruebe si son archivados los documentos que se originan de operaciones administrativas o financieras siguiendo un orden lógico y, si se conservan por el tiempo que señalan las disposiciones legales vigentes.

Contabilidad de costos

Sistema por órdenes específicas

26. Indague si el sistema de compilación de la contabilidad de costos en la entidad u órgano con actividades industriales, es parte integral de la contabilidad general y si está controlada por ésta a través de sus registros y cuentas.

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27. Observa, si se utilizan hojas de costos por órdenes específicas, si las hojas de costos muestran los tres elementos de los costos fabriles (materiales directos, mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación).

28. Compruebe si la hojas de costos por órdenes específicas son numeradas en forma consecutiva y si es utilizada esta referencia numérica para identificar los costos de la mano de obra y los materiales usados en cada lote o tarea de producción.

29. Indague si se calcula con anticipación la carga febril o los costos indirectos de fabricación de un período, para poder aplicarlos mediante una razón a cada uno de los productos elaborados o fabricados.

30. Compruebe que se registran los siguientes pasos del ciclo de la contabilidad de costos por órdenes específicas:

30.1 La compra de los materiales para ser usados en la fabricación.

30.2 La utilización de materiales en la producción.

30.3 La contratación y el uso de la mano de obra en la fábrica.

30.4 La ocurrencia de una serie de gastos indirectos y su aplicación a los costos de producción.

30.5 La transferencia del costo de los productos completados desde la cuenta de Productos en proceso, o sus tres divisiones, a l a cuenta de Productos terminados.

30.6 La transferencia del costo de los Productos vendidos desde la cuenta de Productos terminados a la cuenta del Costo de los artículos vendidos.

31. Compruebe que los registros muestren la cantidad y el costo de los materiales pedidos a los proveedores, recibidos de éstos, almacenados y posteriormente entregados de manera que las cuentas de inventarios en los libros, según se muestra en el balance general, y en el costo de los artículos manufacturados estén correctamente calculados.

32. Compruebe si la entidad u órgano ha establecido un control de los costos de los materiales que se caracterice por lo siguiente:

32.1 Una rutina sistematizada para la compra, recepción, almacenamiento y entrega de materiales.

32.2 Una serie bien integrada de formularios o modelos impresos que evite errores y fije las responsabilidades.

32.3 Un sistema de comprobaciones interno que facilite una exacta contabilización y evite los fraudes y robos.

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32.4 Un sistema apropiado para valorar las solicitudes de materiales y los inventarios de los mismos.

32.5 El análisis y la solución de problemas tales como el control efectivo del inventario, la disminución del desperdicio de los materiales y de los materiales echados a perder durante las operaciones de manufactura y el mantenimiento del importe del inventario en la cifra más baja que permita la producción eficiente de la fábrica.

32.6 El desarrollo y uso de registros y anotaciones de contabilidad que produzcan con rapidez información sobre los costos para uso de la administración.

Todo este análisis debe cruzarse con el realizado en la cuenta de inventarios.

33. Compruebe si se calcula y distribuye la nómina o planilla de mano de obra y sus cargos a las diferentes órdenes de producción, a los centros de costos y a los gastos indirectos de fabricación.

34. indague si se separan los costos de carga fabril en sus elementos fijos y variables con el fin de localizar o controlar la eficiencia o eficacia de los departamentos o centros de costos.

35. Indague si se agrupan los cargos por carga fabril sobre una base departamental con el fin de localizar o controlar la eficiencia y eficacia de los departamentos o centros de costo.

36. Compruebe si se distribuye con exactitud razonable la carga fabril sobre la producción periódica.

37. Indague si se analizan las causas y, si es posible eliminarlas, cuando ocurren registros de carga fabril sobre o subaplicados.

Sistema por procesos

38. Indague si se acumulan y contabilizan los costos de los materiales, la mano de obra y la carga fabril por departamentos o por procesos.

39. Verifique si se confeccionan “Informes de consumo” de los materiales que se aplican a la producción para simplificar los registros de costos.

40. Verifique si se confecciona un informe de las cantidades producidas por los departamentos o centros de costos en forma semanal, mensual, etc., que muestre al menos:

40.1 Las unidades que fueron recibidas.

40.2 El número de unidades completas.

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40.3 El número de unidades en proceso.

40.4 El número de unidades pérdidas.

40.5 El número de unidades transferidas.

41. Indague si se realiza un cálculo separado de las unidades perdidas o estropeadas, por departamento o centros de costos, con el fin de obtener un mejor control interno de estos.

42. Observe si se muestra, en forma analizada el inventario inicial de productos en proceso, en el informe de costo de producción, mostrando las cifras separadas para los productos en proceso-materiales, productos en proceso–mano de obra, y productos en proceso-carga-fabril.

43. Compruebe si se prorratean los costos cuando están fabricando varios productos a la vez, de acuerdo con un método que sea razonable, digno de confianza y tenga por resultado costos bastante precisos para todos los productos.

Costos predeterminados (por órdenes específicas o por procesos)

44. Indague si se preparan comparaciones periódicas (mensuales) de los costos totales y por unidad predeterminados con los reales.

45. Indague si se analizan las variaciones de los costos reales y predeterminados en cuanto a las causas de:

45.1 Cantidad de eficiencia utilizada.

45.2 El costo utilizado.

45.3 La mano de obra ociosa.

45.4 La fábrica o maquinaria inactivos.

45.5 Los productos defectuosos en cantidades excesivas.

45.6 Los costos de inspección exagerados.

45.7 El volumen insuficiente de producción de la fábrica.

45.8 Otras.

46. Indague si existen factores que interfieren con el uso satisfactorio de los estándares como:

46.1 Falta de interés o comprensión por parte de la dirección empresarial respecto de la utilidad de los costos predeterminados.

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46.2 Algunos estándares son anticuados e indignos de confianza y por ello no son tomados en serio.

46.3 Algunos estándares están destinados a procurar costos de producción en vez de costos de las operaciones.

46.4 Los informes no son preparados en términos que la gerencia los comprenda.

46.5 Las condiciones cambiantes hacen necesario variar los estándares con más frecuencia.

46.6 Otros.

Aplicaciones de la contabilidad de costos a actividades no fabriles

47. Indague si se asigna alguna base en unidades (por artículos, por grupos, por ventas, por servicios, por peso, etc.) para prorratear el costo.

48. Indague si se distribuyen los costos por departamento o unidades, por oficinas o por elementos funcionales del costo.

49. Compruebe si se comparan los ingresos totales y por unidad con los costos totales y por unidad de la actividad no fabril.

50. Verifique si se establecen costos predeterminados totales y por unidad de la actividad no fabril para medir su rendimiento efectivo.

51. Compruebe si se distribuyen, con base en técnicas apropiadas los gastos indirectos de la actividad no fabril entre los departamentos o unidades operativas.

52. Indague si se utiliza la información que proporciona la contabilidad de costos para:

52.1 Procurar información que indique si determinadas actividades se están realizando eficientemente o no.

52.2 Proporcionar una base para determinar si ciertos trabajos deben ser realizados por una unidad gubernamental o por un contratista privado.

52.3 Suministrar los datos que se utilizarán en la preparación del presupuesto.

52.4 Computar el costo de los bienes construidos.

52.5 Otros.

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53. Revise su cuestionamiento de control interno, luego de haber cubierto este programa, a efecto de comprobar si las respuestas de los funcionarios fueron veraces. Consigne las explicaciones del caso.

53.1 Indique si en su opinión este programa puede ser utilizado íntegramente en la próxima auditoría, o si es necesario agregar, quitar o modificar algunos pasos de los procedimientos en cuyo caso, prepare un memorando justificándolo.

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AUDITORÍA INTERNA

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AUDITORÍA INTERNA

Conceptos generales

En el ejercicio de la auditoría interna en el sector público está regulado por los lineamientos y principios contenidos en los documentos de carácter obligatorio (manuales, pronunciamientos y circulares) que ha emitido la Contraloría General sobre esa materia.

Consecuentemente, todo auditor debe tener un conocimiento pleno de ellos y su evaluación constituye el objetivo de esta sección del Manual.

No obstante que en esos documentos se establecen a modo de directriz, la estructura organizativa, atribuciones, deberes, funciones y responsabilidades de la unidad de auditoría interna, es facultad de ella completar todo este marco, conforme a los citados lineamientos y principios dictados por la Contraloría General, con aquellas otras de naturaleza específica, muy propias de las necesidades de fiscalización de la entidad u órgano al que pertenecen.

Por tanto, el auditor al evaluar el funcionamiento de la Auditoría Interna, tendrá la obligación de aplicar no solo los procedimientos contemplados en el presente Manual, sino todos aquellos necesarios en las circunstancias, según su propia iniciativa y madurez de criterio, a efecto de que la evidencia obtenida sea suficiente, adecuada y pertinente.

Para comprobar el cumplimiento de las citadas directrices y los criterios de orden doctrinario y técnico, que la Contraloría General ha establecido en materia de auditoría y control interno, es importante revisar insistentemente la sección segunda del “Compendio de pronunciamientos de la Contraloría Genera de la República”.


1. Comprobar que el Auditor Interno reúna los requisitos exigidos para desempeñar el puesto.

2. Comprobar si el personal de la unidad de auditoría interna está capacitado para desempeñar los diferentes puestos.

3. Verificar si el Auditor Interno tiene independencia de criterio y de acción y que como parte de ello, salvo disposición legal en contrario, se abstenga de realizar rutinas administrativas, de asistir a las sesiones de junta directiva o participar en otro tipo de comités de orden administrativo.

4. Verificar que el trabajo de la unidad de auditoría interna se ejecute de acuerdo con las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptados, con las normas técnicas de auditoría para la Contraloría General y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, publicado en La Gaceta Nº 104 del 31 de mayo de 1982, con el Manual para el ejercicio de la Auditoría Interna, publicado en La Gaceta Nº 225 del 26 de noviembre de 1984 y con correspondiente Manual de procedimientos de auditoría de la citada unidad.

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5. Verificar si el auditor interno prepara un plan de trabajo que tome en cuenta, de una manera racional, a todas las dependencias o programas de la entidad, así como a las unidades, empresas adscritas y afiliadas.

6. Tener certeza de que el Auditor Interno o su personal no desempeñen otras labores que no sean las propias de una unidad de auditoría interna.

7. Verificar que el personal de la unidad de auditoría interna no participe en auditorías o estudios especiales en aquellas oficinas o programas en donde haya servido anteriormente, tenga parientes cercanos por consanguinidad o afinidad.

8. Verificar que se tenga en uso un reglamento de organización y funciones de la auditoría interna y que este cumpla al menos con los lineamientos generales, publicados en La Gaceta Nº 167. del 4 de setiembre de 1986.

9. Verificar que las recomendaciones de los informes de la unidad sean factibles prácticos, constructivos que eviten el empleo innecesario de los recursos y que se estén cumpliendo en forma permanente.


1. Determine si la unidad de auditoría interna depende del órgano colegiado o del ministro del ramo. Si no fuera así investigue de quien depende.

2. Verifique si la Auditoría Interna posee un manual de organización y funciones y un manual de procedimientos de auditoría, basado este último en las normas de auditoría generalmente aceptadas y en las normas técnicas de auditoría.

3. Verifique que se haya organizado para cada unidad, dependencia o programa sujeto a control, cuando las circunstancias así lo requieran, un archivo permanente que contenga la información básica de la misma. Consecuentemente, deberá verificar que esta sea periódicamente actualizada.

4. Verifique que el archivo corriente esté clasificado por lo menos en: papeles de trabajo, correspondencia general, informes y otros o de alguna otra manera que lo haga útil y funcional.

5. Verifique que el plan de trabajo de auditoría cubra las dependencias o programas de la entidad u órgano y a las subsidiarias o empresas adscritas y que los aspectos o rubros objeto de examen sean de importancia financiera o administrativa.

6. Verifique que la formulación de los planes de trabajo anuales sean periódicamente evaluados y reajustados.

7. Compruebe que cada equipo o grupo de auditoría designado para realizar una auditoría, posea en conjunto, la capacidad, experiencia y entrenamiento técnico necesario para obtener la evidencia suficiente, pertinente y necesaria

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que permita formular los comentarios, conclusiones y recomendaciones que sean del caso.

8. Verifique por medio del estudio de los informes, dictámenes y papeles de trabajo que la auditoría haya mantenido una actitud objetiva y mental de absoluta independencia, de la entidad, órgano o unidad que audite, de sus operaciones y servidores.

9. Verifique que los programas para las auditorías o estudios especiales de auditoría indiquen claramente: a) objetivo del examen, b) los procedimientos mínimos a aplicar y c) los procedimientos en detalle para cada cuenta, aspecto o paso de la auditoría.

10. Verifique que el trabajo de los asistentes haya sido o sea adecuadamente supervisado por el auditor jefe del equipo, que exista evidencia de ello y que cada auditoría sea responsabilidad de un solo grupo de auditores.

11. Determine si el personal de la auditoría colabora con la entidad u órgano sujeto a su control, evitándole interrupciones o interferencias innecesarias en su funcionamiento, en la preparación de información de poco o ninguna utilidad y asimismo, coordinando sus labores con el horario de trabajo establecido.

12. Investigue si todo el trabajo de auditoría se realiza en las propias oficinas y dependencias de la entidad auditada (en el caso de agencias o sucursales situadas lejos de la sede central).

13. Verifique, si la entidad posee equipo electrónico para el procesamiento de la información, que se hagan revisiones sobre la eficiencia de los controles, dentro del centro de procesamiento automático de datos. Asimismo, verifique si la Auditoría Interna participó en el diseño y puesta en marcha del sistema, con el objeto de obtener los programas respectivos que le permitan con base en ellos realizar la auditoría en el sistema.

13.1 Indague también si se han hecho informes sobre la eficiencia y eficacia del equipo. De ser así, solicítelos y analícelos.

14. Verifique salvo disposición legal en contrario; que se ha prohibido al personal de auditoría.

14.1 Desempeñar, además de su función permanente, labores tales como: de contabilidad, de caja, administrativas, de control previo u otras labores no relacionadas con la autoridad interna.

14.2 Participar en auditorías llevadas a cabo en departamentos, secciones, programas o empresas subsidiarias o afines en donde haya servido anteriormente o donde tenga parientes por consanguinidad o afinidad.

14.3 Participar en actividades de la política nacional.

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14.4 Emitir juicios u opiniones lesivas al programa examinado o a la institución a que pertenece.

14.5 Aceptar beneficios de cualquier clase, de funcionarios vinculados con sus funciones de fiscalización.

Sobre la ejecución del trabajo de auditoría

15. Verifique que en cada auditoría efectuada, los auditores hayan revisado previamente la legislación y la reglamentación pertinente y los papeles de trabajo e informes de auditorías anteriores.

16. Verifique que en cada auditoría o estudio especial de auditoría se estudie y evalúe el sistema de control interno y si para este estudio se utilizan cuestionarios preelaborados o métodos alternativos pero válidos. Además, si la citada evaluación sirve de base para dar una opinión sobre el sistema y para determinar el alcance de las pruebas de auditoría.

17. Verifique que la Auditoría Interna realice o verifique selectivamente, en forma sorpresiva, los arqueos de caja y observe también si fiscaliza sorpresivamente el pago de las remuneraciones.

18. Verifique que los auditores internos apliquen u observen las normas técnicas de auditoría emitidas por la Contraloría General, las normas de auditoría generalmente aceptadas que rigen a la Contaduría Pública, en lo que sea aplicable y los procedimientos, técnicas métodos y prácticas usuales en auditoría. Asimismo, debe verificarse si se cumplen con lo estipulado en el Manual para el ejercicio de la auditoría interna.

19. Investigo si la Unidad de Auditoría Interna verifica el cumplimiento de:

19.1 Las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

19.2 Las normas técnicas de control interno establecidas en la entidad u órgano.

19.3 Las recomendaciones aceptadas contenidas en los informes de auditoría de la Contraloría General de la República.

19.4 Las recomendaciones aceptadas contenidas en los informes de las firmas privadas de auditoría que hayan sido contratadas por la entidad.

19.5 Sus propias recomendaciones aceptadas por la Administración.

19.6 Los objetivos, las metas y las actividades programadas, cuando estos se hayan fijado previamente.

19.7 La correcta aplicación de los manuales, disposiciones, acuerdos, circulares, etc. de carácter interno emitidos por la entidad u órgano.

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20. Obtenga evidencia de si los programas de auditoría incluyen la verificación selectiva, de acuerdo con procedimientos de auditoría generalmente aceptados, de:

20.1 Los saldos de las cuentas de mayor.

20.2 Los expedientes del personal (prontuarios).

20.3 Los gastos efectuados y su utilización en los programas en que fueron presupuestados.

20.4 Los ingresos recibidos.

21. Verifique que los papeles de trabajo que respaldan los informes de la Auditoría Interna estén archivados en un orden lógico y que se empleen índices para los rubros de los estados financieros examinados; asimismo, si para emitir los dictámenes, certificaciones, conclusiones y recomendaciones se ha obtenido evidencia suficiente, adecuada y pertinente. Debe recabar también si el Auditor Interno agota o no todos los medios disponibles de información, para aclarar las situaciones dudosas.

Sobre la comunicación de resultados

22. Verifique si los informes se han preparado con el debido esmero profesional; que hayan sido redactados en lenguaje sencillo y claro; que se evita el uso de términos muy técnicos e innecesarios y que en ellos no haya la inclusión de anexos innecesarios.

23. Verifique que los informes sean preparados inmediatamente después de terminado el trabajo de campo y que sea hecho del conocimiento del Auditor Interno tan pronto haya sido concluido.

24. Verifique si el Auditor dictamina, refrenda o certifica los estados financieros correspondientes a cada período económico. Asimismo, verifique si se expresan o no comentarios sobre el sistema de control interno y sobre los demás sistemas administrativos.

25. Compruebe si las conclusiones de los informes expresan que los estados financieros están de acuerdo (o no) con los principios de contabilidad generalmente aceptados y asimismo, si dichos principios fueron aplicados en forma consistente y uniforme con el período anterior.

26. Verifique que los informes elaborados por la Auditoría Interna contengan por lo menos:

26.1 Información introductoria.

26.2 Objetivo del trabajo.

26.3 Dictamen del auditor, cuando sea pertinente.

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26.4 Estados financieros, o cuentas y aspectos examinados, con notas explicativas cuando sean necesarias.

26.5 Comentarios u observaciones.

26.6 Conclusiones.

26.7 Recomendaciones.

26.8 Anexos cuando sean absolutamente necesarios.

27. Verifique que las recomendaciones sean factibles y prácticas, constructivas, relacionadas con las cuentas o aspectos estudiados y que eviten el empleo innecesario de recursos humanos y materiales.

28. Compruebe que exista un programa de seguimiento de las recomendaciones que la administración ordenó poner en práctica.

29. Revise su cuestionario interno luego de haber cubierto este programa a efecto de comprobar si las respuestas del Auditor Interno fueron veraces. Consigne las explicaciones del caso.

30. Consigne en una cédula si el alcance de estos procedimientos satisfacen la evaluación de la unidad de Auditoría Interna; en caso que no sea así, agregue o modifique los que considere pertinentes.

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RECURSOS HUMANOS

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RECURSOS HUMANOS

Conceptos generales

El recurso humano es uno de los elementos primordiales de cualquier ente u órgano y de la eficiencia y eficacia en su utilización, depende en mucho el cumplimiento de los objetivos del ente u órgano público.

No basta que la organización sea sólida, tenga procedimientos administrativos y bien definido su objetivo y sus metas; si no se tiene personal idóneo, que tome decisiones adecuadas y ejerza las acciones de control interno que correspondan, en aras de una administración eficiente y eficaz.

Los procedimientos de auditoría que seguidamente se consignan, persiguen el examen y evaluación de dicho recurso humano.


1. Verificar si la institución cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo.

2. Verificar si la institución cuenta con un Manual Descriptivo de Puestos.

3. Verificar si los servidores cuentan con un manual de rutinas que describa en detalle las labores y señale las responsabilidades de cada uno de los cargos.

4. Verificar que todos los puestos de la institución estén contemplados en dicho manual.

5. Verificar que cada servidor esté amparado por un contrato de trabajo.

6. Verificar si se dan a conocer a los servidores las políticas sobre administración de personal, si es que éstas existen, y si las mismas están sistematizadas (reclutamiento, selección, contratación, inducción, entrenamiento, evaluación y sistema de ascensos).

7. Verifique que para cada servidor exista un expediente, que contenga copia de todos lo movimientos de personal, que le hayan afectado, en orden cronológico.

8. Verificar si existe, para cada servidor un prontuario de personal debidamente actualizado.

9. Comprobar si el personal de un mismo nivel es rotado periódicamente, cuando las funciones del puesto así lo ameritan.

10. Comprobar si todos lo movimientos de personal que afectan el sistema de pagos, son comunicados inmediatamente a la unidad encargada de la elaboración de las planillas.

11. Verificar si existe control de asistencia de los servidores.

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12. Cerciorarse del cumplimiento de las sanciones disciplinarias impuesta al personal.

13. Verificar si la entidad u órgano tiene establecidos permanentemente programas de entrenamiento para todo su personal en los diferentes niveles jerárquicos.

14. Verificar si se evalúa que los programas de entrenamiento (adiestramiento, capacitación, formación, etc.) alcancen los objetivos propuestos.


1. Solicite el Reglamento Interno de Trabajo: verifique que haya sido aprobado por el Ministerio de Trabajo y que esté vigente. En el caso de que la entidad haya suscrito una convención colectiva, cerciórese de que fuera aprobada por las partes interesadas y por el Ministerio de Trabajo y que se encuentre vigente. Si no lo ha hecho en las cuentas de gastos, verifique el cumplimiento de la normativa legal y de las circulares, acuerdos de la Autoridad Presupuestaria y pronunciamientos de esta Contraloría General.

2. Analice las rutinas establecidas por la oficina de recursos humanos, de personal o la que haga sus veces y verifique el control interno establecido para todos los trámites que tienen relación con el proceso continuo que se inicia con el reclutamiento de candidatos y finaliza con el trámite de los movimientos rutinarios o periódicos del personal. Cerciórese que al menos se cumplan las normas de control interno vigentes.

3. Verifique, en el caso de que exista un Manual Descriptivo de Puestos, que éste contenga como mínimo los siguientes requisitos:

a) Agrupación de puestos en clases, de acuerdo con la simili-deberes y responsabilidades que le son propios.

b) Definición de las funciones de los puestos que componen las clases, de manera que permitan evaluar el rendimiento que han tenido los servidores en período determinado.

c) Definición de funciones, de tal forma que indiquen las habilidades, conocimientos y características de personalidad que se requieren de la persona que va a ocupar el puesto.

4. Verifique si dicho Manual Descriptivo de Puestos, es revisado periódicamente, con el objeto de mantenerlo actualizado.

5. Verifique si se han utilizado parámetros (factores de clasificación de puestos) para clasificar los puestos y, si esos factores permiten

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comparar las funciones de los puestos, estableciendo igualdades o diferencias para ellos.

6. Verifique si los servidores cumplen a cabalidad con las rutinas que a ellos corresponde según su puesto y asimismo, si están conforme lo establecido en el Manual correspondiente.

7. Verifique si las remuneraciones son similares para cargos de funciones y responsabilidades parecidas.

8. Verifique que tanto el Reglamento Interno de Trabajo como el Manual Descriptivo de puestos se hayan hecho de conocimiento del personal y que un ejemplar del primero se encuentre colocado en un lugar visible.

9. Verifique si se hace una entrevista previa a cada oferente de servicios a fin de no entregar la “Oferta de Servicios” a candidatos que no posean los requisitos exigidos por el cargo. Asimismo, investigue si se orienta a los candidatos en los nombres y características de los puestos en que pueden concursar.

10. Verifique si para determinar la idoneidad de los candidatos se realizan:

a) Concursos de oposición por exámenes.

b) Concurso de oposición por antecedentes.

11. Verifique si se considera en tales concursos, aspectos como:

a) Estudios realizados atinentes al puesto.

b) Experiencia en cargos similares.

c) Referencias personales.

d) Levantamiento de información sobre la vida y costumbres del solicitante.

e) Salud de que disfruta el candidato.

f) Impedimentos legales para desempeñar el cargo.

g) Investigaciones sobre su conducta moral en sus trabajos anteriores.

12. Cerciórese que el ingreso del personal permanente de origen a un nombramiento provisional por lo menos por tres meses.

13. Verifique si todo el personal se encuentra amparado por un contrato que contenga por lo menos los siguientes datos: Nombre del servidor, número de cédula, fecha a partir de la que rige el nombramiento, fecha

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de vencimiento del nombramiento, categoría y nombre del puesto, programa en el que labora el servidor, horas laborables diarias, semanales o mensuales y las firmas de los responsables de tal nombramiento.

14. Investigue si antes de decidir sobre las necesidades de adiestramiento, se realiza una investigación previa y cuidadosa para determinarlas.

15. Verifique si los programas vigentes de entrenamiento (adiestramiento, capacitación, formación, etc.) están adecuados a las necesidades y objetivos de la entidad u órgano y del puesto del servidor escogido para recibirlo.

16. Verifique si la entidad u órgano realiza evaluaciones sobre los resultados del entrenamiento impartido a sus funcionarios (luego de cada actividad). Solicite tales evaluaciones y trate de establecer la bondad de las mismas.

17. Determine si la entidad u órgano sigue alguna política para promocionar al personal. Solicite una copia de la misma y verifique si ésta se aplica o no. En éste último caso, explique las razones que se tienen.

18. Determine si se evalúa el rendimiento de cada uno de los servidores por lo menos una vez al año, y si se deja evidencia de que ésta se hace en forma integral y lo más objetiva posible.

19. Obtenga evidencia de si la entidad u órgano da a conocer a todo el personal las políticas que sobre administración de personal (reclutamiento, selección, contratación, inducción, entrenamiento, sistemas de ascensos y evaluación) se han establecido.

20. Verifique si existe un adecuado sistema sobre el control de asistencia al trabajo. Por ejemplo la utilización de tarjetas, relojes marcadores para registrar la entrada y salida de los servidores. En el caso de que existan relojes marcadores, cerciórese de que se haya establecido vigilancia sobre los mismos, de manera que un empleado no pueda obtener la marca en la tarjeta de otro.

21. Cerciórese de que se aplican las sanciones disciplinarias al personal acreedor de ellas, de acuerdo con las normas legales vigentes.

22. Verifique si está dispuesta la rotación del personal de un mismo nivel, en forma sistemática, cuando las funciones de tales puestos así lo ameriten.

23. Cerciórese de que, para fines de la elaboración de las planillas y los cheques de pago, se comunique por escrito a la unidad respectiva (con las copias de las acciones de personal u otro documento en uso), el movimiento de personal referente a:

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a) Nombramiento

b) Traslado o reasignación

c) Ceses

d) Licencias

e) Promociones

f) Otorgamiento de otras remuneraciones

g) Multas y suspensiones

24. Cerciórese, mediante el uso de una muestra selectiva, si el personal labora efectivamente para la entidad u órgano y de ser así, que lo haga en el lugar que indica la última acción de personal. Diseñe procedimientos que le permitan, en la medida de lo posible establecer si el personal nombrado y que efectivamente trabaja es el necesario.

25. Verifique si se ha establecido un programa anual para las vacaciones del personal y si éste cubre a todos los funcionarios. Obtenga evidencia de si dicho programa se cumple. Ponga especial cuidado en casos de funcionarios que no toman vacaciones anuales.

26. Verifique si se ha establecido que durante las vacaciones del personal, otras personas, del mismo nivel o capacitados para ello, asumen sus funciones.

27. Cerciórese de que la oficina de personal o quien haga sus veces, disponga de una carpeta o algún otro medio idóneo para cada servidor, en la que archive por orden cronológico, todo lo relativo a los movimientos de personal que haya sufrido el servidor. En el caso de exservidores debe constatarse también que dichos expedientes permanezcan archivados y separados de los del resto del personal.

28. Cerciórese de que para cada servidor exista un prontuario de personal autorizado.

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PARTIDAS ESPECÍFICAS

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PARTIDAS ESPECÍFICAS (1)

Se denomina con el nombre de partidas específicas a los recursos que el Estado otorga a entidades y órganos públicas y a entidades privadas para que sean usados en fines previamente determinados. La asignación de recursos se hace por medio de la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, Fiscal y por Programas y de las leyes que contienen presupuestos extraordinarios.


Comprobar que los recursos que asigna cada partida específica, hayan ingresado en los términos y condiciones fijadas en la Ley que les dio origen y que la aplicación de los mismos se haya ejecutado de manera eficiente y eficaz, en la consecución de los objetivos establecidos o fijados por el legislador.


El alcance del programa estará en función de los resultados obtenidos del análisis del control interno existente.

1. Prepara una cédula con toda la información referente a las partidas específicas, que en el período objeto de examen o en el que crea conveniente, le fueron otorgadas a la entidad u órgano. Esta información la puede obtener en la Oficina de Control de Presupuesto del Ministerio de Hacienda.

Anote la información con el detalle necesario, tal como: nombre de la partida, monto, número de giro, fecha de emisión, fecha de entrega, fecha de recibido, de depósito, etc. Para esto, puede auxiliarse con la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República y con otros documentos en poder del Departamento de Control de Presupuesto de esta Contraloría.

2. Verifique que cada una de las partidas específicas recibidas, hayan ingresado por su monto total y que se hayan depositado en forma íntegra, en la cuenta bancaria de la entidad u órgano, a más tardar el día hábil siguiente al que se recibió el giro.

3. Verifique, cuando los montos de las partidas específicas ingresadas sean menores a los asignados por ley, si se debe a una subejecución presupuestaria, o a otro motivo. Para lo anterior debe existir un decreto ejecutivo, anote el número y fecha.

4. Analice la correcta contabilización de las partidas específicas y cuando sea pertinente, que éstas se incluyan en el informe de ejecución del presupuesto.

(1) Este programa fue preparado tomando como base un documento denominado “Plan de auditoría para el examen de las partidas específicas”, de la Sección Municipal del Departamento de Auditoría de esta Contraloría General.

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5. Solicite a la oficina correspondiente, cuando de la información obtenida se determine que uno o varios giros no han ingresado a la entidad u órgano, detalles sobre ese particular.

6. Verifique en la Sección de Archivo de Giros de la Contabilidad Nacional (Ministerio de Hacienda), si los giros que no fueron entregados a sus beneficiarios (ver punto anterior), fueron cambiados. En este caso investigue los endosos y el destino final de esos recursos. Asimismo, ponga el caso en conocimiento de sus superiores, a efecto de que se determine las acciones a seguir.

7. Compruebe en el registro de Bonos, cuando las partidas específicas fueron giradas en bonos, que la totalidad de estos valores concuerde con el monto total y el número y monto de cada una de ellas.

8. Investigue si en la entidad u órgano existe un programa de prioridades, para la ejecución de las obras financiadas con partidas específicas. Verifique, de existir, si fue aprobado por la autoridad administrativa competente. Ponga especial atención a la forma de financiación de aquellas obras en que evidentemente la partida específica es insuficiente.

9. Diseñe procedimientos de auditoría para ser aplicados a las obras construidas con recursos de partidas específicas, tome como base para el diseño a las normas del Complemento Nº 1 del Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas a Obras Públicas.

10. Compruebe desde cuando ingresaron los recursos provenientes de las partidas específicas, en caso de no haber sido utilizados. Para esto, debe hacerse un estudio de la antigüedad de esos ingresos, separando los que corresponden al período objeto de estudio de los de períodos anteriores. Debe investigarse las razones de su no utilización.

11. Determine si existen recursos provenientes de partidas específicas invertidos en “inversiones transitorias”; determine cuáles fueron las políticas establecidas para invertir esos fondos.

12. Examine en detalle la clase de inversiones, los rendimientos y demás datos relacionados con esa inversiones (certificados de depósito a plazo, mercado primario (meses, años), mercado secundario (días, en el puesto de CODESA, intereses, descuentos, etc.).

13. Verifique si la disponibilidad de las inversiones transitorias, está acorde con el programa de prioridades para la ejecución de obras específicas de la entidad u órgano.

14. Verifique si las inversiones transitorias han sido registradas en el auxiliar. Analícelas con base en los procedimientos utilizados para estas inversiones.

15. Verifique que los intereses devengados se hayan acumulado a la cuenta de la partida específica que dio origen a la respectiva inversión.

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16. Determine si se archivan y custodian adecuadamente los documentos relacionados con las inversiones transitorias.

17. Verifique si los recursos de las partidas específicas fueron presupuestados, tanto en ingresos como en egresos.

18. Compruebe que las partidas específicas utilizadas en el período examinado, se hayan aplicado según el destino que les asignó la ley. En caso contrario, compruebe si hay autorización legislativa para el cambio de destino. En caso que no haya, investigue las razones del cambio y qué autoridad lo aprobó.

19. Verifique la correcta utilización de los recursos provenientes de partidas específicas, asimismo, si en la ejecución de obras o prestación de servicios, se elaboran los reportes respectivos y si éstos se envían a las autoridades y oficinas interesadas.

20. Determine si una vez concluida una obra específica, se han hecho gestiones para obtener el cambio de destino de los sobrantes de las partidas específicas.

21. Prepare, para darle cumplimiento al artículo 7 de la Ley 6955, un informe en que de manera resumida, pero directa y concreta, se exponga el resultado del estudio especial de auditoría realizado. En la medida de lo posible y para mayor facilidad, deben utilizar los lineamientos establecidos en la segunda parte de este Manual. Este informe debe hacerse del conocimiento de la entidad u órgano auditado, a efecto de que se cumpla con las disposiciones y recomendaciones que contenga. No es por demás decir que aunque los resultados del estudio sean satisfactorios, siempre debe elaborarse un oficio donde así se haga constar.

22. Revise su cuestionario de control interno, luego de haber cubierto este programa, a efecto de comprobar si las respuestas de los funcionarios fueron veraces. Consigne las explicaciones del caso.

23. Indique si en su opinión este programa pude ser utilizado íntegramente en el próximo estudio especial de auditoría de partidas específicas o si es necesario agregar, quitar o modificar algunos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando justificándolo.

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