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Manual de Procedimientos

Régimen de Protección Social en Salud de Baja California

Organismo Público Descentralizado

“REPSS”


Responsable de su elaboración: Dirección de Administración y Financiamiento

Mexicali, Baja California, agosto de 2007


I N D I C E Contenido Página

1.- Introducción---------------------------------------------------------------- 03

2.- Listado de Procedimientos------------------------------------------- 04

3.- Glosario --------------------------------------------------------------------- 06

4.- Procedimientos ---------------------------------------------------------- 08

4.1.- Denominación del Procedimiento y Unidad Responsable de su ejecución 4.2.- Objetivo, Áreas de Intervención 4.3.- Alcance 4.4.- Definiciones, abreviaciones y símbolos 4.5.- Lista de documentos relacionados 4.6.- Procedimientos y Responsabilidades 4.7.- Políticas de Operación 4.8.- Diagrama de Flujo 4.9.- Formatos Utilizados

5.- Disposiciones Transitorias ------------------------------------------ 191


Introducción:

El presente manual de procedimientos del Régimen de Protección Social en Salud de Baja California, se elaboró con la finalidad de que este Organismo Público Descentralizado, cuente con un documento donde se estipulen los procesos que se realizan dentro de las Direcciones de Promoción y Afiliación; de Gestión de Servicios de Salud; y de Administración y Financiamiento y poder de esta manera establecer e implementar los métodos y técnicas de trabajo para mejorar la calidad del servicio ofertado a la ciudadanía

Para su elaboración se solicitó la participación del personal que

labora en las distintas unidades administrativas del Régimen de Protección Social en Salud, con la finalidad de llegar a una descripción exacta de los procedimientos que se llevan acabo en la entidad.

Sin duda, la implementación del presente manual permite realizar el diagnostico oportuno de los procedimientos administrativos con el objeto de eficientizar y mejorar el funcionamiento de la Paraestatal.

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LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DEL REPSS Dirección de Promoción y Afiliación

I. Promoción del Seguro Popular II. Orientación III. Afiliación y Reafiliación al Seguro Popular IV. Resguardo de expedientes V. Validación del padrón Estatal VI. Incorporación de Familias Migrantes al padrón Estatal VII. Incidencias al padrón VIII. Homologación de nombres de colonias y localidades

Dirección de Gestión de Servicios de Salud

I. Validación de cobro de servicios otorgados a los usuarios

del seguro popular II. Validación de Expedientes de Gastos Catastróficos III. Uso de la Red Alterna de Prestadores de Servicios IV. Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores V. Producto no Conforme VI. Aplicación de Cédula de Requerimientos Mínimos VII. Revisión de Servicios Otorgados

Dirección de Administración y Financiamiento

I. Control de Documentos II. Registro de Calidad III. Revisión de la Dirección IV. Auditorias internas V. Acciones correctivas/acciones preventivas VI. Baja del Trabajador VII. Alta de personal VIII. Elaboración de nomina IX. Solicitud de vacaciones

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X. Inducción, capacitación y adiestramiento XI. Registro del trabajadores en el Sistema de Asistencia XII. Elaboración del Pago del IMSS/INFONAVIT XIII. Elaboración del Pago de Aguinaldo XIV. Constancias Laborales XV. Entrega de Uniformes al Personal XVI. Solicitud de servicio de computo y telefonía XVII. Adquisición de bienes y servicios por medio de

adjudicación directa XVIII. Adquisición de bienes y servicios a través del subcomité de

adquisiciones, arrendamiento y servicios del REPSS XIX. Registro, Validación y Pago de Trámite XX. Notificación de pago y recibo de ingresos de trámite A-1 XXI. Seguimiento al gasto en proyectos innovadores XXII. Comprobación de Gastos ante la Comisión Nacional de

protección Social en Salud XXIII. Modificación Presupuestal XXIV. Modificación Programática XXV. Elaboración del Avance Presupuestal XXVI. Elaboración del Avance programático Mensual XXVII. Ingresos Propios XXVIII. Estados Financieros XXIX. Gastos por Comprobar XXX. Fondo de Operación y de Caja Chica XXXI. Control de Egresos XXXII. Archivo Contable

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Glosario (A): Pago de Pasivo (A-1) Pago de Servicios de Salud y/o Proyectos Innovadores AACF: Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas. AAPP: Auxiliar Administrativo de Programación y Presupuesto. AARM: Auxiliar Administrativo de Recursos Materiales. AC/AP: Acción Correctiva/Acción Preventiva (B): Pago de Nómina BD: Departamento de Administración de Base de Datos. Beneficiario Salud, expedida por el Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. BRIGADA: Personal capacitado por los regimenes estatales de protección social en

salud para promover y afiliar al seguro popular CAC: Coordinador de Aseguramiento de Calidad CatLocalidades: Catalogo de localidades con datos de población CAUSES: Catálogo Universal de Servicios de Salud. CC: Centro de Atención de Llamadas CCF: Coordinador de Contabilidad y Finanzas. CDOA: Carta de Derechos y Obligaciones del Asegurado. CECASOEH: Cédula de Características Socioeconómica del Hogar. CF: Departamento de Control Financiero y de Gasto. CI: Constancia de Inscripción. CMP y A: Coordinador Municipal de Promoción y Afiliación. CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud COEAPI: Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores CPP: Coordinador de Programación y Presupuesto. CRAE: Centro Regional de Alta Especialidad CRH.- Coordinador de Recursos Humanos. CRM.- Coordinador de Recursos Materiales. CRS: Cédula de Registro del Solicitante. CST.- Coordinador de Soporte Técnico. DA: Director de Administración y Financiamiento. DECIL: Unidad en la que se determinara el monto familiar que han de cubrir los

Beneficiarios del Seguro Popular. DG: Dirección General del REPSS DGAO: Dirección General de Afiliación y Operación DGI: Dirección General de Informática de Gobierno del Estado DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud. DP: Director de Promoción y Afiliación. DPAF: OP: Formato de Atención Médica Usuarios del Seguro Popular. DPF: Dependencias Federales y Estatales que involucran la promoción del

seguro popular en sus programas de operación EA: Departamento de Análisis y Evaluación de Servicios Médicos EYS ASISTE: Reloj Chocador FAM: Formato de Atención Médica

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FERC: Formato de entrega y recepción de expedientes FOLIO: Clave numérica única y permanente que se asigna a cada familia afiliada GM: Gestor Médico HG: Hospital General. IDSE: IMSS desde su empresa IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social JDCFyG: Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto. MAO: Modulo de Afiliación y Orientación. MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del REPSS MIFSAASOP: Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones,

Arrendamiento, Servicios y Obras Públicas del REPSS NOI: Sistema de nómina Integral. NOM: Norma Oficial Mexicana (NOM-168-SSA1-1998) PADRÓN: Registro nominal de familias afiliadas al Seguro Popular de Salud PÓLIZA: Documento emitido por el SAP, que valida que la familia esta integrada al

Sistema de Protección Social en Salud. REPSS: Régimen de Protección Social en Salud. RAC/AP: Requisición de Acción correctiva/Acción preventiva. Rp: Recibo de Pago. Rs: Recibo de Subsidio. SAC: Sistema Alterno de Captura SUA: Sistema Único de Autodeterminación. SCL: Sistema de Cobro en Línea SIGGC: Sistema de Gestión de Gastos Catastróficos UMA: Unidad Médica Acreditada Usuario: Toda persona que cuente con credencial vigente del Seguro Popular en El Subcomité de Adquisiciones, arrendamientos y servicios del REPSS

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Dirección de Promoción y Afiliación

I Promoción del Seguro Popular II Orientación III Afiliación y Reafiliación al Seguro Popular IV Resguardo de expedientes V Validación del padrón Estatal VI Incorporación de Familias Migrantes al padrón Estatal VII Incidencias al padrón VIII Homologación de nombres de colonias y localidades

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PORTADA Y REGISTRO DE REVISIONES

NÚMERO

PDP/PA-7.2.3-01

REV

.

D TITULO: PAGINA : 1

Promoción del Seguro Popular DE : 3 PREPARADO POR: APROBADO POR:

Abraham Pérez Osuna Arón Ureña Zaragoza

AVISO DE PROPIEDAD

Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para producción sin una autorización escrita de Representante de la Dirección General del REPSS

REGISTRO DE REVISIÓN

REVISIÓN NUMERO

FECHA DE EFECTIVIDAD DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General C 19/02/07 Actualización D 06/08/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección de Promoción y Afiliación Departamento de Promoción y Afiliación Coordinaciones Municipales de Promoción y Afiliación Modulo de Afiliación y Orientación

Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

Fecha de Revisión: 06/08/07 Revisión: D Página: 1 de 3

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Fecha de Elaboración

Titulo del Procedimiento No. De Documento

12/12/05 Promoción del Seguro Popular

PDP/PA-7.2.3-01

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo del procedimiento es promover la afiliación al Seguro Popular a la población que carezca de algún tipo de Protección Social en Salud en el Estado de Baja California.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento comprende la programación de agendas de trabajo en función de la

prioridad de las localidades, así como la localización de los puntos de reunión, autoridades locales y líderes sociales para realizar promoción y la colocación de publicidad del seguro popular.

3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolos

3.1 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud. 3.2 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.3 MAO: Modulo de Afiliación y Orientación. 3.4 Brigada: Personal capacitado por los regimenes estatales de protección social en

salud para promover y afiliar al Seguro Popular. 3.5 DPF: Dependencias Federales y Estatales que involucran la promoción del Seguro

Popular en sus programas de operación (DICONSA, SEDESOL, OPORTUNIDADES, DIF, PROMOTORA ESTATAL E ISESALUD)

3.6 CatLocalidades: Catalogo de localidades con datos de población.

4.0 Lista de Documentos Relacionados

4.1 Agenda de Promoción 4.2 Oficios de Dependencias Federales y Estatales 4.3 Catalogo de localidades con información de población: (catLocalidades) 4.4 Material Impreso de Promoción al Seguro Popular

5.0 Procedimientos y Responsabilidades

5.1.-Partes que intervienen.

5.1.1 Dirección de Promoción y Afiliación.



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12/12/05 Promoción del Seguro Popular

PDP/PA-7.2.3-01

5.1.2. Coordinaciones Municipales de Promoción y Afiliación. 5.1.3. MAO y Brigadas 5.1.4. Dependencias Federales y Estatales que involucran la promoción del Seguro

Popular en sus programas de operación (DICONSA, SEDESOL, OPORTUNIDADES, DIF, PROMOTORA ESTATAL E ISESALUD).

5.2.-Políticas de operación

5.2.1 La promoción para la afiliación de las familias se realizará directamente por el REPSS.

5.2.2 El REPSS llevará a cabo la promoción a través de los MAOS y las brigadas 5.2.3 Las familias interesadas recibirán la información necesaria sobre las características,

requisitos y beneficios, para decidir voluntariamente su incorporación al sistema. 5.2.4 Todos los materiales de promoción y difusión deberán ser de acuerdo a los programas

del SNPSS.

5.3.-Procedimientos y Responsabilidades 5.3.1. El Jefe del Departamento de Promoción y Afiliación, los Coordinadores Municipales de

Promoción y Afiliación realizan el programa de la campaña de promoción tomando en cuenta las actividades mencionadas en los oficios recibidos de dependencias Federales y Estatales.

5.3.2 Los Coordinadores Municipales instrumentan la campaña de promoción en su área de responsabilidad a través de agendas de trabajo. 5.4.-Logística del evento.

5.4.1 El Coordinador Municipal ubica las localidades y colonias a visitar, de acuerdo al CatLocalidades previamente programadas.

5.4.2 Establece contacto con líderes y dependencias involucradas. 5.4.3 Prepara vehículos, insumos y materiales. 5.4.4 Integra las brigadas. 5.4.5 Distribuye y coloca los materiales de difusión y promoción. 5.4.6 Instala unidad de promoción y afiliación.



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NÚMERO

PDP/PA-7.2.3-03

REV.

D

TITULO: PAGINA : 1 Orientación DE : 3

PREPARADO POR APROBADO POR:


AVISO DE PROPIEDAD

Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS


REVISIÓN NUMERO

FECHA DE EFECTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación inicial B 23/08/06 Revisión general C 19/02/07 Actualización D 06/08/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Departamento de Promoción y afiliación Coordinaciones Municipales de promoción y afiliación Módulo de Afiliación y Orientación Departamento de Modelo y Garantía en Atención al Beneficiario Departamento de Evaluación y Análisis

Fecha de Revisión: 06/08/07 Revisión: D Página: 1 de 3 Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

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12/12/05 Orientación

PDP/PA-7.2.3-03

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es orientar a la población sobre los requisitos, beneficios, derechos y obligaciones que puede obtener a través de su afiliación.

2.0 Alcance

2.1 Conocimiento de personal del MAO acerca del Sistema de Protección Social en Salud.


3.1 MAO: Módulo de Afiliación y Orientación. 3.2 Centro de Atención de Llamadas: Centro telefónico donde se canaliza y se

proporciona información sobre los beneficios y obligaciones del Régimen de Protección Social en Salud.


4.1 Material impreso de promoción ( debe de ser el mismo para todo el Estado). Material como

trípticos que contienen los beneficios, volante en el cual se especifican los requisitos para poder ser afiliado al Régimen de Protección en Salud. [ Tríptico conoces tus beneficios] ………….. y cuando se entrega dicha póliza el tríptico: por salud busca en tu comunidad tu centro de salud.


5.1 Partes que intervienen

5.1.1 Dirección de Promoción y afiliación. 5.1.2 Departamento de Promoción y Afiliación. 5.1.3 Coordinadores Municipales de Promoción y Afiliación. 5.1.4 Promotores de Módulos de Afiliación y Orientación y Brigadas de promoción y

Afiliación.



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12/12/05 Orientación

PDP/PA-7.2.3-03

5.1.5 Solicitante.

5.2 Políticas de operación

5.2.1.- Lineamientos de Promoción y Afiliación al Seguro Popular. 5.2.2.- El procedimiento debe ser ejecutado de manera amable, eficaz y expedita. Es un

proceso idéntico al de atención a clientes en su primera fase.

5.3 Procedimiento y Responsabilidades

5.3.1.- Solicitante se acerca al MAO o Brigada, solicitando información acerca del Sistema. 5.3.2.- El promotor evalúa la solicitud del solicitante para determinar si la solicitud es de

su competencia. 5.3.3.- De no ser de su competencia, el promotor canaliza al solicitante a la instancia

correspondiente. 5.3.4.- De ser de su competencia, el promotor proporciona la información requerida,

resuelve dudas. Los promotores para orientar de mejor manera al solicitante, usan materiales de promoción como trípticos y volantes informativos, que contienen los requisitos para ser afiliado al Régimen de Protección social en Salud, los tratamientos que son cubiertos.

5.3.5.- Pregunta al solicitante si tiene alguna otra duda. 5.3.6.- Si existe otra duda se repite el procedimiento a partir del paso 5.3.2. 5.3.7.- De no existir mas preguntas o dudas es el fin del procedimiento.



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NÚMERO PDP/PA-7.5.1-17

REV

D

TITULO: PAGINA : 1

Afiliación y Reafiliación al Seguro Popular DE : 6 PREPARADO POR: APROBADO POR:


AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General C 19/02/07 Actualización D 07/08/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección de Promoción y Afiliación Departamento de Promoción y Afiliación Coordinaciones Municipales de Promoción y Afiliación Módulos de Afiliación y Orientación


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12/12/05 Afiliación y Reafiliación al Seguro Popular

PDP/PA-7.5.1-17

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo del procedimiento es proporcionar protección social en salud en el Estado de Baja California a las personas que no cuenten con un seguro de salud de otras instituciones como el IMSS, ISSSTE, SEDENA, PEMEX, etc. A través de su afiliación al Seguro Popular de Salud.

2.0 Alcance 2.1 Este procedimiento se inicia cuando el interesado manifiesta su voluntad de ser incorporado

al programa. Consta de 7 pasos: 1. Solicitud de servicio 2. Recabación de Documentos 3. Captura de Cédula 4. Revisión de Datos 5. Aprobación de Régimen de Pago 6. Impresión y entrega de Póliza y Carta de Derechos y Obligaciones 7. Integración de Expediente


3.1 DOF:15/05/2003, Ley General de Salud en materia de protección social en salud 3.2 DOF: 15/04/2005, Lineamientos para la afiliación, operación, integración del padrón nacional

de beneficiarios y determinación de la cuota familiar del sistema de protección social en salud.

3.3 RÉGIMEN: La condición de la familia de ser contributivo o no, de acuerdo a su decil de ingreso.

3.4 DECIL DE INGRESO: Es el monto de la cuota familiar que se clasifica según el nivel de ingreso, determinado en forma automática por el sistema de administración del padrón. Con la información asentada en la CECASOEH.

3.5 SAP: Sistema de Administración del padrón, sistema de afiliación y captura de información de los beneficiarios, consta de dos modalidades: • Fuera de línea: sistema instalado localmente en una máquina. • En línea: sistema instalado en un servidor central por la CNPSS, al cual se accede vía

Internet. 3.6POLIZA DE AFILIACIÓN: documento que valida que la familia esta integrada al Sistema de

Protección Social en Salud. Misma que puede ser obtenida mediante el SAP o en un sistema fuera de línea en forma provisional.


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PDP/PA-7.5.1-17

3.7 FORMATO DE EXPEDIENTE INCOMPLETO: Documento que permite la afiliación

Temporal al sistema de las familias que carezcan de la documentación asociada con la residencia y la curp con plazo de 90 días de vigencia para completar la documentación.

3.8 AFILIACIONES COLECTIVAS: Los regímenes estatales, previa opinión favorable de la CPNSS podrán realizar la afiliación colectiva de familias de agremiados que así lo soliciten, para lo que es necesario que los agremiados cumplan con los requisitos establecidos para su afiliación.

3.9 COLECTIVIDAD: Grupo de personas físicas agremiadas en una organización legalmente constituida.

3.10 MAO: Módulo de Afiliación y Orientación 3.11 CECASOEH: Cédula de características socioeconómicas de los hogares. 3.12 FERC: Formato de Entrega y Recepción de Expedientes


4.1 Formato de Cédula de características Socioeconómicas de los hogares

4.2 Formato de Póliza de Afiliación 4.3 Carta de derechos y Obligaciones 4.4 Formato de expediente incompleto (Carta de 90 días ) 4.5 Copia de comprobante que acredite formar parte de una colectividad 4.6 Copia de ser beneficiario de algún programa de apoyo o subsidio del

Gobierno Federal. 4.7 Recibo por concepto de aportación de la cuota familiar.

4.8 (FDP/PA-7.5.1-17/06) Check-list de expediente

5.0 Procedimientos y Responsabilidades 5.1 Partes que Intervienen

5.1.1 CNPSS, Comisión Nacional de Protección Social en Salud. 5.1.2 REPSS Baja California. 5.1.3 Dirección de Promoción y Afiliación. 5.1.4 Jefatura de Promoción y Afiliación. 5.1.5 Coordinadores Municipales de Promoción y Afiliación. 5.1.6 MAO, Modulo de Afiliación y Orientación 5.1.7 Brigadas de Afiliación 5.1.8 SAP, Sistema de Administración del padrón


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PDP/PA-7.5.1-17

5.2 Políticas de Operación:

5.2.1.- La descripción de los términos aplicados son conforme al reglamento de la Ley General de Salud en materia de Protección Social en Salud. (Artículo 77 Bis referido en el DOF: 15/05/2003

5.2.2.- El procedimiento esta basado en lo descrito en los lineamientos para la afiliación, operación, integración del padrón Nacional de beneficiarios y determinación de la cuota familiar del sistema de protección social en salud (Art. 77 Bis referido en el DOF 15/04/2005 a reserva de lo referente a periodos de afiliación (referido al punto 5.2.3)

5.2.3.-En el caso de los periodos de afiliación descritos por la CNPSS que indican solo 4 periodos de afiliación y reafiliación con ejercicio de 30 días cada uno, motivo por el cual la Junta de Gobierno del Estado de Baja California determino que en base a la demanda continua de la afiliación el instituir una campaña permanente de afiliación en el estado.

5.2.4.- en lo que respecta a la validación de los expedientes este se llevara acabo conforme al calendario del proceso de envió y validación de bases de datos.

5.3.- Descripción del Procedimiento

Solicitud de servicio. 5.3.1 El interesado solicita de forma voluntaria su inscripción al Seguro Popular. 5.3.2 El promotor le pide al interesado original y copias de los documentos necesarios para su afiliación.(Comprobante de domicilio, acta de nacimiento o CURP, Identificación Oficial) 5.3.3 Se ratifica el cotejo de la documentación y se capturan al SAP ( en línea o fuera de línea ) 5.3.4 En caso de que el solicitante no cuente con todos los requisitos, se le otorga una carta de

90 días ( Expediente Incompleto )en la cual se establece que su póliza solo tendrá una duración de 90 días, en los cuales el solicitante deberá llevar la documentación al módulo más cercano. En el caso de que el solicitante no posea una Acta de Nacimiento o CURP, el promotor esta capacitado para generar un CURP y a su vez el coordinador municipal deberá establecer contacto con el registro Civil de la localidad para buscar la solución. De no contar con identificación el promotor debe canalizar al solicitante a que consiga una carta de identidad que emite la autoridad local institución correspondiente.

5.4 Captura de Cedula 5.4.1 Captura de CECASOEH

5.4.1.1 Se le realiza el cuestionario socioeconómico CECASOEH al solicitante y los resultados son integrados como un registro en el SAP en línea sí el procedimiento es efectuado en un MAO o en el SAP fuera de línea si es realizado en una brigada

de afiliación.



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PDP/PA-7.5.1-17

5.4.2 Designación de Régimen y Decil de ingreso.

5.4.2.1 En el sistema en línea se calcula el Régimen y el Decil conforme a lo capturado en la CECASOEH. 5.4.2.2 En caso de fallas del SAP, se captura en el sistema fuera de línea.

5.5. Revisión de Datos y aprobación de Régimen de pago

5.5.1 Se informa al beneficiario el tipo de Régimen y Decil, para que este decida su inclusión

al Régimen. 5.5.2 De resultar el solicitante con un Decil contributivo, se envía al Beneficiario a realizar el

pago en caja o en su defecto una ficha de depósito en banco. 5.5.3 Una vez que presenta recibo de pago se captura el mismo. 5.5.4 De no ser contributivo, se le da de alta como nuevo afiliado al Seguro Popular de Salud,

se le captura un pago en el SAP.

5.6 Se imprime Póliza de Afiliación

5.6.1 Se muestra al usuario la póliza para verificación de datos de los integrantes de la familia 5.6.2 Una vez confirmados los datos se solicita la firma de aceptación del beneficiario en dos pólizas de afiliación, la CECASOEH y el acuse de recibido en la carta de derechos y obligaciones. Y una vez firmadas ambas pólizas, se entrega su póliza y su carta de derechos y obligaciones, recibo de pago y/o carta de 90 días ( formato de expediente incompleto ).

5.7 Integración de Expediente

5.7.1 El expediente se integra con las fotocopias expedidas por el solicitante en el paso 5.3.2 y los siguientes documentos:

• Póliza de afiliación • Formato de incidencia al padrón • Formato de expediente incompleto • Acuse de Recibo de la carta de Derechos y Obligaciones • Recibo de Pago • CECASOEH


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PDP/PA-7.5.1-17

• Copia de comprobante de estudios (en caso de hijos mayores de 18 años ) • Copia de Comprobante de ser beneficiario de algún programa de apoyo o subsidio de Gobierno Federal • Copia de comprobante que acredite formar parte de alguna colectividad.

5.7.2 El promotor revisa el expediente y llena un check-list (FDP/PA-7.5.1-17/06) para

determinar si es un expediente completo o incompleto. 5.7.3 Revisión del check-list. Este documento (FDP/PA-7.5.1-17/06) debe estar firmado por el

promotor que incorpora el expediente y el Coordinador Municipal de promoción y Afiliación. Esto implica una revisión del expediente del Coordinador de Promoción y Afiliación previa a su entrega a la Jefatura de Base de Datos. Cuando el expediente es entregado a la Jefatura de Base de Datos, el Coordinador de Base de Datos deberá revisar y firmar dicho expediente.

5.7.4 En el caso de los eventos y de las brigadas, se debe integrar un reporte final del evento mismo. El Jefe de Departamento o Supervisor determinará los criterios del reporte.

5.8.- Reafiliación al Seguro Popular

5.8.1 Una vez terminada la vigencia de la póliza, el derechohabiente acude a MAO o a la

brigada de Afiliación y solicita su reafiliación al SAP. 5.8.2 A manera de prevención el Departamento de Base de Datos, se encarga de emitir y

enviar con dos meses de anticipación a las Coordinaciones Municipales correspondientes la relación de los derechohabientes que están por expirar, para la recaptura del CECASOEH u otros efectos correspondientes.

5.8.3 El requisito es llevar su póliza expirada. 5.8.4 El promotor busca por número de póliza al derechohabiente en el SAP. 5.8.5 El promotor realiza el procedimiento de afiliación a partir del paso 5.4


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NÚMERO PDP/BD-7.2.3-02

REV

D

TITULO: PAGINA : 1

Resguardo de Expediente DE : 4 PREPARADO POR: APROBADO POR:

Samuel Meza Palomera Arón Ureña Zaragoza

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General D 02/08/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Directores del REPSS C. Recursos Materiales Departamento de Promoción y Afiliación Coordinaciones Municipales de Promoción y Afiliación Departamento de Administración de Base de Datos

Fecha de Revisión: 02/08/07 Revisión: C Página: 1 de 4


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Fecha de Elaboración Titulo del Procedimiento No. De Documento

12/12/05 Resguardo de Expediente

PDP/BD-7.2.3-02

1.0 Objetivo

1.1 Asegurar el resguardo de los expedientes de los beneficiarios afiliados al Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.

2.0 Alcance

2.1 Comprende la constitución de las cajas, registro, envío y recepción de los mismos en almacén.


3.1 DABD: Departamento de Administración de Bases de Datos. 3.2 DPA: Departamento de Promoción y Afiliación. 3.3 MAO: Módulo de Afiliación y Orientación. 3.4 Expediente: Relación de documentos probatorios de los beneficiarios,

integrados de acuerdo al procedimiento de afiliación.


4.1 FDP/BD-7.2.3-02/01 Formato de resguardo de expedientes

5.0 Procedimiento y Responsabilidades.

5.1 Partes que Intervienen:

5.1.1 Departamento de Promoción y Afiliación. 5.1.2 Departamento de Administración de Base de Datos. 5.1.3 Coordinadores Municipales de Promoción y Afiliación. 5.1.4 Modulo de Afiliación y Orientación.

5.2 Políticas de Operación

5.2.1 La integración de expedientes conforme a lo determinado en los lineamientos de integración del Padrón del Reglamento de la Ley General de Salud, en materia de protección Social en Salud.

5.2.2 La integración de las cajas se realizará solamente con expedientes de un solo tipo: Completos, incompletos o incidencias respectivamente.



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PDP/BD-7.2.3-02


Se define en 4 pasos:

a) Integración del resguardo. b) Envío del resguardo para almacenaje. c) Entrega del resguardo. d) Ubicación.

Integración del Resguardo.

5.3.1 Concierne al MAO la colocación de los expedientes debidamente requisitados en la caja de resguardo de manera progresiva siendo exhibido en la pestaña del fólder el número de registro del expediente.

5.3.2 Conforme se va constituyendo la caja de de expedientes se deberá llenar el formato de resguardo del expediente FDP/BD-7.2.3-02/01, con la finalidad que la lista representativa de la caja este acorde al contenido y al orden progresivo.

5.3.3 Una vez concluido el llenado del resguardo se cerrará la caja y será colocado el formato FDP/BD-7.2.3-02/01 debidamente llenado en la arista de registro o frontal quedando este cubierto por cinta adhesiva.

5.3.4 Una vez cerrado el paquete de resguardo con su debido registró será rotulado en los cuatro lados con el número consecutivo del registro implementado en el MAO de procedencia.

5.3.5 Es responsabilidad del coordinador municipal la captura del Formato FDP/BD-7.2.3-02/01 y el envío al departamento de administración del padrón de base de datos en forma electrónica previa fecha de entrega del paquete de resguardo.

5.4 Envío del Resguardo para almacenaje.

5.4.1 Queda a cargo del Coordinador Municipal de Promoción y Afiliación la logística,

envío del paquete de resguardo al almacén del REPSS.

5.4.2 La persona asignada para la entrega de los resguardos de expedientes acordará con el Departamento de Administración de Bases de Datos la hora a la que se recibirá el resguardo.



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PDP/BD-7.2.3-02

5.5 Entrega de Resguardo.

5.5.1 La persona responsable de recibir el paquete de resguardo se presentará con

dos impresiones del formato FDP/BD-7.2.3-02/01, una para su firma de conformidad y otra para acuse de recibido.

5.5.2 Se cotejan los formatos FDP/BD-7.2.3-02/01 el presentado en el paquete de

resguardo y el enviado al departamento de administración de base de datos.

5.5.3 Se verifica el contenido de las cajas en función de número de expedientes e integración de los mismos validándose el paquete de resguardo, imprimiéndose el sello y firma de validación a cada uno de los formatos.

5.6 Ubicación

5.6.1. Se asigna la ubicación de los paquetes de resguardo en función de el tipo de expedientes: completos o incompletos y Municipio de procedencia.

5.6.1. Una vez determinada el área asignada para el tipo de expediente se orientaran

por Municipio en el estante y repisa correspondiente.



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REV

C

TITULO: PAGINA : 1

Validación del Padrón Estatal DE : 14 PREPARADO POR: APROBADO POR:

Samuel Meza Palomera Aron Ureña Zaragoza

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General. C 02/08/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Director de promoción y Afiliación Departamento de Promoción y Afiliación Coordinaciones de Promoción y Afiliación del REPSS Módulo de Seguro Popular



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12/12/05 Validación del Padrón Estatal

PDP/BD-7.5.1-09

1.0 Objetivo

1.1 El propósito de este procedimiento es realizar un corte al proceso de afiliación y reafiliación para que el Departamento de Administración de Base de Datos en coordinación con la CNPSS inicie el proceso de validación de registros en la base de datos del Padrón del Estado.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento y su validación aplican a la totalidad de registros con vigencia de derechos en la base de datos al cierre del periodo de afiliación.


3.1 DOF:15/05/2003, Ley General de Salud en materia de protección social en salud. 3.2 DOF: 15/04/2005, Lineamientos para la afiliación, operación, integración del padrón

nacional de beneficiarios y determinación de la cuota familiar del sistema de protección social en salud.

3.3 RÉGIMEN: La condición de la familia de ser contributivo o no, de acuerdo a su decil de ingreso.

3.4 DECIL DE INGRESO: Es el monto de la cuota familiar que se clasifica según el nivel de ingreso, determinado en forma automática por el sistema de administración del padrón. Con la información asentada en la CECASOEH.

3.5 SAP: Sistema de Administración del Padrón, sistema de afiliación y captura de información de los beneficiarios, consta de dos modalidades: o Fuera de línea: sistema instalado localmente en una máquina. o En línea: sistema instalado en un servidor central por la CNPSS, al cual se

accede vía Internet. 3.6 PÓLIZA DE AFILIACIÓN: documento que valida que la familia esta integrada al

Sistema de Protección Social en Salud. Misma que puede ser obtenida mediante el SAP o en un sistema fuera de línea en forma provisional.

3.7 FORMATO DE EXPEDIENTE INCOMPLETO: Documento que permite la afiliación Temporal al sistema de las familias que carezcan de la documentación asociada con la

residencia y la CURP con plazo de 90 días de vigencia para completar la documentación.



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PDP/BD-7.5.1-09

3.8 MAO: Módulo de Afiliación y Orientación.

3.9 CECASOEH: Cédula de características socioeconómicas de los hogares.

3.10 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud. 3.11 DGAO: Dirección General de Afiliación y Operación. 3.12 DABD: Departamento de Administración de Base de Datos. 3.13 Padrón: Relación nominal que contiene los elementos establecidos en el artículo 50 del

reglamento de las familias afiliadas al Sistema, incluida la información socioeconómica derivada de su incorporación.

3.14 Registros: Información enumerada depositada en la base de datos.

3.15 Validación: Proceso para verificar que la información contenida en los registros sea

correcta de acuerdo a los lineamientos de validación del Padrón y a los criterios establecidos por la CNPSS.

3.16 Incidencias al Padrón: Ajustes a los datos de los beneficiarios por detección de

registros incorrectos.

3.17 BD: Base de Datos.

4.0 Lista de Documentos Relacionados 4.1 Criterios de Validación.


5.1 Partes que Intervienen

5.1.1 CNPSS, Comisión Nacional de Protección Social en Salud. 5.1.2 REPSS Baja California. 5.1.3 Dirección de Promoción y Afiliación. 5.1.4 Departamento de Bases de Datos. 5.1.5 SAP, Sistema de Administración del padrón



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PDP/BD-7.5.1-09


5.2.1.- La descripción de los términos aplicados son conforme al reglamento de la Ley

General de Salud en materia de Protección Social en Salud. (Artículo 77 Bis referido en el DOF: 15/05/2003

5.2.2.- El procedimiento esta basado en lo descrito en los lineamientos para la validación del

padrón, del Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Protección Social en Salud.


Se define en 8 pasos: a) Se recibe de la CNPSS, fechas y herramientas de validación.

b) Se recaba información fuera de línea para sincronización de BD. c) Se recibe de la CNPSS espejo del periodo de afiliación.

d) Se sincronizan BD y espejo. e) El DABD realiza una validación previa para corrección antes de su envío a la CNPSS. f) Se envía BD sincronizada a CNPSS. g) De ser necesario se continúa con la validación y se realiza un segundo envío de BD. h) La CNPSS informa los resultados finales de validación.

5.3.1. La DGAO envía circular indicando periodo de cierre de afiliación, fechas de sincronización y envío de información. (Fuera de línea o mixto)

5.3.2. El DABD, recaba los respaldos de las bases de datos fuera de línea para su

sincronización. 5.3.3. El DABD sincroniza los respaldos de las bases de datos.

5.3.4. El DABD, realiza una validación inicial del resultado de la sincronización con las herramientas de la CNPSS (BD fuera de línea) ¿Es correcta? No, vaya al paso 5.3.3. Si, pase al punto 5.3.6

5.3.5 El DABD realiza las incidencias pertinentes al Padrón en línea o fuera de línea, con los

respaldos de la documentación fuente (expedientes):

Fecha de Revisión: 02/08/07 Revisión: C Página: 4 de 14 Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

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PDP/BD-7.5.1-09

No. Nombre de la observación / Descripción

Criterios / Tablas consultadas Comentarios

5 cve. mpio. no esta en cat. Clave del municipio no esta en el catálogo

Clave del municipio igual a “000” oprDomicilios, CatMunicipios

Asignar clave de localidad correcta o localidad de referencia.

6 cve. loc. inc Clave de localidad incorrecta

La clave de la localidad no se encuentra en el catálogo de localidades oprDomicilios, catLocalidades

Asignar clave de localidad correcta o localidad de referencia.

7 falta curp tit. Falta CURP del titular

El titular no tiene registrada la CURP oprIntegrantes

Capturar curp oficial o asignar curp provisional.

8 cve_opor: lago 16 Largo de la Clave Oportunidades incorrecto

La longitud de la clave Oportunidades es diferente de 16 SubsFed_Beneficiario

9 cve_opor: cont. letras La clave de Oportunidades contiene letras

La Clave de Oportunidades contiene caracteres distintos a dígitos SubsFed_Beneficiario

10 cve_opor dup Clave de Oportunidades duplicada

La clave de Oportunidades esta duplicada La fecha de la solicitud de la CECASOEH es mayor al 31/08/2004 SubsFed_Beneficiario

11 Cve_opor term > 20 Clave Oportunidades con terminación mayor a 20

La clave de Oportunidades tiene terminación 00 o mayor a 20 SubsFed_Beneficiario

La composición de la Clave Oportunidades es de 16 dígitos: EEMMMLLLLCCCCCII Donde: EE: Clave INEGI de la entidad federativa MMM: Clave INEGI del municipio LLLL: Clave INEGI de la Localidad CCCCC: Consecutivo asignado a la familia II: Consecutivo asignado al titular dentro de la familia. (Todos son numéricos)

12 Tit. no benef. Titular no beneficiario incorrecto

Titulares no beneficiarios y no derechohabientes ó Titulares no beneficiarios y sin integrantes beneficiarios ó Titulares no beneficiarios con beneficiarios no válidos. oprIntegrantes, SegSoc_Integrante

Checar la derechohabiencia para dar de alta.

1 Cons. dup Consecutivo Duplicado

Ser beneficiario Identificador de integrante asignado a más de un beneficiario en la misma familia oprIntegrantes

Corregir el parentesco.

2 tit. dup Titular Duplicado

Ser beneficiario Parentesco Titular (01) asignado a más de un integrante oprIntegrantes

Corregir parentesco.

3 cony. dup Cónyuge Duplicado

Ser beneficiario Parentesco Cónyuge (02) asignado a más de un integrante oprIntegrantes

Corregir parentesco.

4 cve. mpio. inc. Clave del municipio incorrecto

Clave del municipio igual a “000” oprDomicilios

Asignar la clave de localidad correcta.


Los poseedores de este documento son responsables de verificar que s ea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

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PDP/BD-7.5.1-09

No. Nombre de la observación /Descripción

Criterios/Tablas consultadas Comentarios

13 Vigencia No Valida Vigencia del pago no válido

Ser Régimen No Contributivo Inicio y fin de vigencia no correspondan a un año. oprCecasoehs, oprPagos

Corregir fecha de vigencia o monto de cuota.

14 Carac. NO val. Nom y/o Apellidos/ en Titulares Caracteres no válidos en Nombres y/o apellidos

Ser beneficiario Nombre y/o apellidos contienen caracteres no válidos. Nombre y/o apellido paterno vac íos oprIntegrantes

Corregir nombre o apellidos quitando caracteres no validos como comas, números, símbolos, etc.

15 Duplicidad de Pagos Pagos duplicados

Más de un registro en la tabla de pagos con inicio y fin de vigencia iguales o traslapadas. oprPagos, oprFamilias

Se borra último pago o aquel por quien no han mandado subsidio.

16 Vigencia CECASOEH vencida Vigencia de la CECASOEH vencida

No ser familia activa en el padrón oficial Fecha de solicitud de la CECASOEH menor o igual al 31/12/2002 oprFamilias

Realizar nuevo estudio de CECASOEH

17 CECASOEH No existente en Históricos La CECASOEH no existe en las tablas históricas

La diferencia entre el año de la fecha de solicitud y el año de inscripción es mayor o igual a 3 y No hay datos en las tablas históricas Oprfamilias, oprfamiliashistorico

A criterio de la DGAO

18 Lev. de Cecasoeh Inc. Levantamiento de CECASOEH incorrecta

La fecha de solicitud no corresponde con el año de inscripción (puede ser menor la fecha de solicitud en dos meses cuando el levantamiento se realiza en noviembre o diciembre) oprFamilias

A criterio de la DGAO



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PDP/BD-7.5.1-09



19 cuouta inc. Cuota incorrecta

Ser Régimen contributivo La cuota registrada no corresponde al decil y/o al periodo. oprPagos

Corregir el monto de la cuota, o la fecha de vigencia.

20 Nombre y/o curp Duplicados Nombre y/o CURP duplicados

Nombre y CURP (10 primeros caracteres de la CURP) iguales. Nombre duplicado e integrantes similares o CURP duplicada e integrantes similares Nombre o CURP duplicados y clave de Oportunidades igual. oprIntegrantes, SubsFed_Beneficiario

Verificar si se trata de la misma familia, de ser así, se elimina el ultimo folio o aquel que no haya recibido subsidio.

22 Falta CS Falta asignación del centro de salud

Unidad de Salud vacía o no se encuentra en el catálogo de unidades de salud. OprFamilias, catUnidadesdeSalud

Asignar el Centro de Salud que corresponda a su domicilio.

23 Falta HG Falta asignación del hospital general

No esta asignado un Hospital General a la Unidad de Salud. catUnidadesdeSalud

Asignar el Centro de Salud al Hospital de su jurisprudencia.

24 Hospital General mal asignado Asignación incorrecta de Hospital General

La asignación de Hospital General de referencia no corresponde a un Hospital General catUnidadesdeSalud

Verificar el Hospital asignado como tal, y modificar en caso de que sea incorrecto.


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PDP/BD-7.5.1-09

CONGRUENCIA DE INFORMACIÓN



1 Edad inc. Edad Incorrecta

Ser beneficiario No tener una edad entre 0 y 97 años oprIntegrantes

Corregir la edad de acuerdo a la fecha de nacimiento.

2 Sexo inc. Sexo Incorrecto

Ser beneficiario No tener un sexo válido (0 y 1) oprIntegrantes

Corregir el género.

3 Parentesco inc. Parentesco Incorrecto

Ser beneficiario No tener un valor válido en el campo de Parentesco (01-18 y 20 y 21 y 22 y 99) y 19 solo para Fecha de Solicitud > 20040601 oprIntegrantes

Asignar una valor correcto de parentesco.

4 Edo. Civ. inc. Estado Civil Incorrecto

Ser beneficiario Tener Edad >= 15 años y No tener un valor válido para el campo Estado Civil (1-7) y 99 solo para folios con Anio de inscripción = 02 y Fecha de Solicitud >= 20050101 ó Anio de Inscripción = 03 y Fecha de Solicitud >= 20060101 oprIntegrantes

Asignar el estado civil, y verificar que los hijos no tengan una edad cercana a los padres y viceversa, corregir edades en toda caso o parentesco.

5 Discapacidad inc. Discapacidad Incorrecta

Ser beneficiario No tener un valor válido en el campo de discapacidad (0,1,2,3 y 9) oprIntegrantes

Asignar valor de discapacidad correcto.


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PDP/BD-7.5.1-09



6 Estudia inc. Estudia Incorrecto

Ser beneficiario No tener un valor válido en el campo de estudia (0 y 1) y Si el Año de Inscripción es 02 ó 03 ó 04 Tomar en cuenta que debe ser un folio que no tenga Clave de Oportunidades oprIntegrantes, subsFed_Beneficiario

Asignar un valor correcto de estudia (si o no)

7 Nivel Escolar inc. Nivel Escolar Incorrecto

Ser beneficiario y Si Año de inscripción = 02 ó = 03 ó = 04 Y No tiene Clave de Oportunidades y Nivel Escolar <> 0 y <> 1 y <> 2 y <> 3 Y <> 4 Y <> 5 Y <> 6 Y <>7 Y <> 8 Y <> 9 Y <> 97 Y <> 98 Y <> 99 Ó Año de Inscripción = 05 y Nivel Escolar <> 0 y <> 1 y <> 2 y <> 3 Y <> 4 Y <> 5 Y <> 6 Y <>7 Y <> 8 Y <> 9 Y <> 97 Y <> 98 Y <> 99 Ó Año de Inscripción = 02 y Fecha de Solicitud >= 20050101 y Nivel Escolar <> 0 y <> 1 y <> 2 y <> 3 Y <> 4 Y <> 5 Y <> 6 Y <>7 Y <> 8 Y <> 9 Y <> 97 Y <> 98 Y <> 99 Ó Año de Inscripción = 03 y Fecha de Solicitud >= 20060101 y Nivel Escolar <> 0 y <> 1 y <> 2 y <> 3 Y <> 4 Y <> 5 Y <> 6 Y <>7 Y <> 8 Y <> 9 Y <> 97 Y <> 98 Y <> 99 oprIntegrantes, subsFed_Beneficiario

Asignar un nivel de escolaridad correcto, verificar que edades correspondan al grado de estudios.


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PDP/BD-7.5.1-09



8 Indigenismo inc. Indigenismo Incorrecto

Ser beneficiario y Año de Inscripción = 04 y No tiene Clave de Oportunidades e Indigenismo no tiene un valor válido (00-62) Ó Año de Inscripción = 05 y Fecha de Solicitud < 20050201 y No tiene Clave de Oportunidades e Indigenismo no tiene un valor válido (00-62) Ó Año de Inscripción = 05 y Fecha de Solicitud >= 20060201 e Indigenismo no tiene un valor válido (00-62) oprIntegrantes, , subsFed_Beneficiario

Asignar valor correcto de indigenismo.

9 Trabaja inc. Trabaja Incorrecto

Ser beneficiario No tener un valor válido para el campo trabaja (1,2 y 3) oprIntegrantes

Asignar valor correcto (si o no)

10 Cond. Laboral inc. Condición Laboral Incorrecto

Ser beneficiario Si la Edad >= 13 y el campo trabaja =1 y no tienen un valor válido en campo condición laboral (01-12) oprIntegrantes

Asignar un valor correcto en tipo de trabajo y verificar que la edad corresponda c la de un trabajador.

11 Tit. < 18 Sin cony. o hijo Titular Menores de 18 que no tengan esposa(o) ó hija(o)

Ser beneficiario Tener parentesco = 01 y Edad < 18 y No tener dentro de los beneficiarios un parentesco = 03 ó 02 oprIntegrantes

Verificar que el titular sea menor de edad, de ser así, será un registro incorrecto a menos de que este casado o sea padre o madre soltera, o no sea realmente titular sino hijo. A criterio de DGAO



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PDP/BD-7.5.1-09



12 Tit. < 18 Titulares Menores de 18 Años

Ser beneficiario Parentesco = 01 y Edad < 18 años que no son casados, viudos o divorciados (Estado Civil 2 y <> 3 y <> 5 ) y que además tengan fecha de solicitud > 20050601 oprIntegrantes, OprFamilias

Si el titular es realmente menor de edad y no esta dentro de los criterios de casado, viudo o divorciado, es un registro incorrecto y su tratamiento es a criterio de la DGAO

13 Cónyuge < 12 Titulares con conyuge menor de 12 años

Ser beneficiario Tener parentesco = 02 y tener una edad < 12 años

Verificar edades o parentesco y corregir según sea el caso.

14 Titular = sexo que cony. Titular con el mismo sexo que el conyuge

Ser beneficiario Si el campo sexo del Titular = al campo sexo del Cónyuge oprIntegrantes

Corregir género del títular.

15 Tit. < 18 con hijo >= 6 Titular Menor de 18 Años con un hijo mayor de 6 años

Ser beneficiario Tener Parentesco = 01 y tener dentro de la familia un beneficiario con parentesco = 03 y que éste tenga una edad >0 6 años oprIntegrantes

Verificar edades y corregir si es el caso, puede darse el caso de que la inf. capturada sea correcta y el títular haya tenido un hijo a los doce años.

16 Benef. NO soltero < 12 Beneficiario diferente a soltero y menor de 12 años

Ser beneficiario Edad < 12 y tener el campo Estado Civil =2 ó 3 ó 4 ó 5 ó 6 (Casada, Divorciada, Separada, Unión libre ) y fecha de solicitud >= '20040101' oprIntegrantes, OprFamilias

Verificar edades y estado civil, corregir según sea el caso.

Fecha de Revisión: 02/08/07 Revisión: C Página: 11 de 1 4

Los pos eedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

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PDP/BD-7.5.1-09



17 Sexo <> sexo curp Sexo Diferente al sexo del curp

Ser beneficiario Que el digito sexo del curp = M y que sexo <> 1 ó Que el digito sexo del curp = H y que sexo <> 0 ó Que el digito sexo del curp <> H y <>M oprIntegrantes

Verificar el genero en sexo y curp y corregir según sea el caso.

18 Fecha Nac. <> Fecha Curp Fecha de Nacimiento Diferente a la fecha de Nacimiento del Curp

Ser beneficiario Y que los digitos (5 al 10) del curp sean diferentes a los digitos de la fecha de nacimiento (dia(2 dig),mes(2 dig),año(4dig)) oprIntegrantes

Verificar la edad, fecha de nacimiento y curp, corregir según sea el caso.

19 Abuelo del tit. diferencia <= 23 Diferencia <= 23 años del abuelo con el Titular

Ser beneficiario Que la edad del Abuelo – la edad del titular <= 23 oprIntegrantes

Verificar edades y corregir.

20 Padre del tit. diferencia <= 11 Diferencia <= 11 años del Padre con el Titular

Ser beneficiario Que la edad del Padre – la edad del titular <= 11 oprIntegrantes

Verificar edades y corregir si es el caso, el padre debe ser mayor a 64 años.

21 Hijo del Tit. diferencia <= 11 Diferencia <= 11 años del Hijo con el Titular

Ser beneficiario Que la edad del Titular – la edad del Hijo <= 11 oprIntegrantes

Verificar edades y corregir si es el caso



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PDP/BD-7.5.1-09



22 Parentesco Inc. – Beneficiario Parentesco del Beneficiario Incorrecto

Ser beneficiario La edad > 18 y parentesco <> 01 (titular), <> 02 (cónyuge), <> 03 (hijo), <> 04 (padre o madre), <> 05 (abuelo(a)), <> 12 (Suegra(o)), <> 14 (hijo adoptivo), <> 15 (Padrastro o madrastra), <> 16 (hijastro(a)), <> 18 (abuelo(a) político) Ó Que sea hijo (parentesco = 03 ó 14 ó 16) y que éste tenga una edad entre 18 y 25, que no estudie y que no este discapacitado Ó Que sea hijo (parentesco = 03 ó 14 ó 16) que sea mayor de 25 años y que no este discapacitado Ó Que sea Padre o Madre( parentesco = 04), Abuelo(a)( parentesco = 05), Suegro(a) (parentesco = 12), Padrastro o madrastra (parentesco = 15) ó Abuelo (a) político (parentesco = 18) y que la edad <= 64 años oprIntegrantes

Verificar que las edades correspondan con el parentesco, si se trata de un hijo entre 18 y 25 años, debe ser estudiante o ser discapacitado para poder ser beneficiario, corregir edades o parentesco según sea el caso.

23 Hijo 18-25 no estudia y no discapacitado Hijo entre 18 y 25 que no Estudia y no esta Discapacitado

Ser beneficiario Parentesco = 03 (hijo) ó =14 (hijo adoptivo) o = 16 (hijastro) y (edad entre 18 y 25 y estudia <> 1(no estudie)) y discapacidad <> 1(no este discapacitado) oprIntegrantes

Verificar la edad, si realmente se encuentra en el rango entre los 18 y 25 años, checar si estudian o son discapacitados y corregir, de no estar en uno de los dos criterios, no será considerado beneficiario y se dará de baja.

24 Derechohabiencia Beneficiarios con derechohabiencia en alguna institución de seguridad social

Ser beneficiario Y tener un número de afiliación en alguna institución de seguridad social oprIntegrantes, segsoc_integrante

Dar de baja.

Fecha de Revisión: 02/08/07 Revisión: C Página: 13 de 1 4 Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

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PDP/BD-7.5.1-09

5.3.6. La DGAO deposita en el sitio FTP o en los medios informáticos el espejo de la base de datos, resultado de la captura en línea para su sincronización a la base de datos estatal fuera de línea.

5.3.7. El DABD sincroniza los respaldos de las bases de datos.

5.3.8. El DABD valida el resultado de la sincronización aplicando las herramientas de la CNPSS. ¿Es correcta? No, pasa punto 5.3.9, Si, pase al punto 5.3.8

5.3.9. El DABD realiza las incidencias de acuerdo al punto 5.3.3 5.3.10. El DABD deposita el respaldo del resultado de la sincronización del Padrón en el sitio FTP

dispuesto por la CNPSS para ello o por los medios informáticos disponibles establecidos por la DGAO.

5.3.11. La DGAO, accesa al sitio FTP o a los medios establecidos por ellos, para extraer la BD

estatal y sincronizar a la BD nacional validando la información del Padrón. 5.3.12. La CNPSS informa los resultados finales de validación.

5.3.13. El DABD aplica como herramienta preventiva, las herramientas de validación, cada dos semanas en el sistema fuera de línea con el fin de mantener una base de datos integra.



25 Fecha de Nacimiento Inc. Fecha de Nacimiento Incorrecta

Ser beneficiario Tener en el campo de Fecha de Nacimiento = 1900-01-01 oprIntegrantes

Capturar fecha de nacimiento correcta.

26 /Falta 1 Docto/ Falta Un Documento /Faltan 2 Doctos/ Faltan Dos Documentos /Faltan 3 Doctos/ Faltan Tres Documentos /Faltan 4 Doctos/ Faltan Cuatro Documentos

Ser beneficiario Y no tener algún documento - ACTA y/o CURP ( para todos los

integrantes beneficiarios) - Comprobante de Domicilio (para el

titular) - Comprobante de Identificación (para el

titular) - Comprobante de Oportunidades (si es

que es familia de oportunidades) (para el titular)

oprIntegrantes, oprFmilias, OprPagos, Comprob_benef, SubsFed_Beneficiario

Agregar documento al sistema si ya cuenta con el.


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REV

C

TITULO: PAGINA : 1

Incorporación de Familias Migrantes al Padrón Estatal DE : 3 PREPARADO POR: APROBADO POR:

Samuel Meza Palomera Arón Ureña Zaragoza

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN


DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Director de promoción y Afiliación Coordinación de Base de Datos Departamento de Promoción y Afiliación Módulo de Seguro Popular Departamento de Administración de Base de Datos Coordinaciones de Promoción y Afiliación del REPSS



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12/12/05 Incorporación de Familias Migrantes al Padrón Estatal

PDP/BD-7.5.1-10

1.0 Objetivo

1.1 La finalidad de este procedimiento es asegurar el conocimiento, entre los elementos involucrados de las acciones y pasos necesarios que se requieren para incorporar los registros de las familias migrantes de otros Estados con Seguro Popular, al Padrón del Estado.

2.0 Alcance

2.1 La competencia inicia con el deseo del interesado de solicitar su incorporación al Sistema, lo que da la pauta para que se involucren las áreas pertinentes y se lleven a cabo las acciones necesarias.


3.1 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud. 3.2 DGAO: Dirección General de Afiliación y Operación. 3.3 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.4 DAF: Dirección de Administración y Financiamiento. 3.5 DADB: Departamento de Administración de Bases de Datos. 3.6 MAO: Módulo de Afiliación y Orientación. 3.7 Titular: Representante de la familia que podrá ser desempeñado por cualquiera de las

personas enunciadas en el artículo 77 bis 4 de la Ley. 3.8 BD: Base de datos, información en medios magnéticos de los beneficiarios del

Sistema. 3.9 Incorporación: proceso mediante el cuál se agregan ciertos registros a una base de

datos o entre bases de datos diferentes. 3.10 Póliza de afiliación: (constancia de inscripción) documento emitido por el Sistema de

Administración del Padrón que sirve como comprobante de incorporación al Sistema de Protección Social en Salud.


4.1 Póliza de afiliación 4.2 Oficios de petición



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12/12/05 Incorporación de Familias Migrantes al Padrón Estatal

PDP/BD-7.5.1-10

5.0 .-Procedimiento y Responsabilidades

5.1.- Partes que intervienen

5.1.1 Comisión Nacional de Protección Social en Salud 5.1.2 Dirección General de Afiliación y Operación 5.1.3 Régimen de Protección Social en Salud 5.1.4 Dirección de Administración y Financiamiento 5.1.5 Departamento de Administración de Bases de Datos 5.1.6 Módulo de Afiliación y Orientación

5.2.- Políticas de Operación

5.2.1 Corresponde a la CNPSS establecer los criterios y los mecanismos para la administración e integración del padrón, así como sus actualizaciones.

5.2.2 Corresponde a la DGAO proporcionar los criterios administrativos y procedimientos de administración del Padrón.

5.2.3 Corresponde al REPSS, atender las solicitudes de incorporación al sistema del Estado y realizar la petición a la CNPSS.


5.3.1- Corresponde a la CNPSS establecer los criterios y los mecanismos para la

administración e integración del padrón, así como al REPSS atender las solicitudes de incorporación al sistema del Estado y realizar la petición a la CNPSS.

5.3.1.1 Titular: Acude a MAO y manifiesta su deseo de incorporarse al Seguro Popular del Estado. 5.3.1.2 MAO: Recibe solicitud y solicita documentos: ¿Lleva la documentación? Si,

MAO integra expediente recaba datos (nombre completo, folio y estado origen) envía información a DABD. No, regresa por documentación (fin de proceso)

5.3.1.3 DABD: Recibe solicitud e información. Documenta, elabora y envía oficio de petición a la DGAO, espera respuesta 5.3.1.4 DGAO: Realiza trámite y envía respuesta a DABD. 5.3.1.5 DABD: Recibe respuesta y envía comunicado a MAO. 5.3.1.6 MAO: Recibe comunicado e imprime póliza de afiliación.



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NÚMERO

PDP/BD-7.5.1-12

REV

C

TITULO: PAGINA : 1 Incidencias al Padrón DE : 5



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación inicial B 23/08/06 Revisión general C 02/08/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Departamento de Admón. De Base de Datos Departamento de Promoción y Afiliación Coordinadores Municipales de Promoción y Afiliación Módulos de Afiliación y Orientación



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12/12/05 Incidencias al Padrón

PDP/BD-7.5.1-12

1.0 Objetivo

1.1 Establecer los pasos que debe lleva a cabo el personal de los MAO para realizar correcciones a los datos del Padrón a petición de parte.

2.0 Alcance

2.1 Se circunscribe a la corrección de datos de la familia y a la documentación comprobatoria que el interesado presente.


3.1 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud. 3.2 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud. 3.3 DABD: Departamento de Administración de Bases de Datos. 3.4 DPA. Departamento de Promoción y Afiliación. 3.5 MAO / BRIGADA: Módulo de Afiliación y Orientación. 3.6 BD: Base de datos, información en medios magnéticos de los beneficiarios del

Sistema. 3.7 Padrón: Relación nominal que contiene los elementos establecidos en el artículo 50

del reglamento de las familias afiliadas al sistema, incluida la información socioeconómica derivada de su incorporación.

3.8 Registros: Información enumerada depositada en la base de datos. 3.9 SAP: Sistema de Administración del Padrón, sistema de afiliación y captura de

información de los beneficiarios, consta de dos modalidades. • Fuera de línea: sistema instalado localmente en una máquina. • En línea: sistema instalado en un servidor central por la CNPSS, al cual

se accede vía Internet. 3.10 Incidencias al Padrón: Ajustes a los datos de los beneficiarios por detección de

registros incorrectos, así como altas y bajas de integrantes, cambios de domicilio e incorporación a colectividades.

3.11 Validación: Proceso para verificar que la información contenida en los registros sea correcta de acuerdo a los lineamientos de validación del Padrón y a los criterios establecidos por la CNPSS

3.12 Póliza: Documento emitido por SAP, que sirve como comprobante de afiliación al Sistema de Protección Social en Salud.

3.13 Régimen: La condición de la familia de ser contributivo o no, de acuerdo a su decil de ingreso.


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PDP/BD-7.5.1-12

3.14 Decil de Ingreso: Es el monto de la cuota familiar que se clasifica según el nivel de

ingreso determinado en forma automática por el sistema de administración del padrón. con la información asentada en la CECASOEH

3.15 CECASOEH: Cédula de características socioeconómicas y del hogar 3.16 Formato de expediente incompleto: Documento que permite la afiliación temporal al

sistema de las familias que carezcan de la documentación asociada con la residencia y la CURP con un plazo de 90 días de vigencia para completar la documentación.


4.1 (FDP/BD-7.5.1-12/01) Formato de incidencias 4.2 (FDP-BD-7.2.3-02/01) Formato de Resguardo de Expedientes 4.3 (PDP-BD-7.2.3-02) Procedimiento de Resguardo de Expedientes


5.1 Partes que intervienen 5.1.1 DPA 5.1.2 Coordinadores de Afiliación. 5.1.3 MAO

5.2 Políticas de operación

5.2.1 El REPSS, podrá realizar los ajustes necesarios a los datos de los beneficiarios a petición de éstos o por evaluación de la Comisión.

5.3 Descripción del Procedimiento Se define en 4 pasos: * Tipo de incidencia * Solicitud de cambio *Recepción y cotejo de documentación fuente * Modificación de cambio de sistema

5.3.1 Se define tipo de incidencia, si es de interesado sigue al punto 5.3.2, si es DABD, pasa al punto 5.4.1

5.3.2 Interesado se presenta a MAO o Brigada solicitando modificación a los datos de su póliza de afiliación.

5.3.3 MAO / Brigada detecta el o los datos a modificar en SAP y le solicita documentos probatorios. ¿Cuenta con documentos probatorios? No, pase al punto 5.3.3. Si, pase al punto 5.3.4

5.3.4 MAO / Brigada solicita al interesado regresar posteriormente al MAO con los documentos probatorios.


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PDP/BD-7.5.1-12

5.3.5 Interesado presenta original y entrega copia de los documentos probatorios. 5.3.6 MAO / Brigada recibe documentos probatorios, coteja copia de los documentos

con originales, devuelve originales y realiza correcciones en SAP.

No. Tipo de incidencia Módulo de corrección

5.3.7 Imprime póliza actualizada y se llena formato de incidencia al Padrón (FDP/BD-

7.5.1-12/01), entrega para firma a solicitante. 5.3.8 MAO / Brigada recibe formato de incidencia del padrón (FDP/BD-7.5.1-12/01)

firmado, póliza de afiliación actualizada e integra a expediente junto con documentos probatorios.

1 Corrección de nombres o apellidos se realiza en el módulo del SAP en incidencias integrantes

2 Corrección de fechas de nacimiento se realiza en el módulo del SAP en incidencias integrantes

3 Corrección de domicilios se realiza en el módulo del SAP en incidencias domicilio

4 Cambios de domicilios se realiza en el módulo del SAP en incidencias domicilio

5 Altas o bajas de integrantes se realiza en el módulo del SAP en incidencias integrantes

6 Agregar documentos faltantes se realiza en el módulo del SAP en incidencias integrantes

7 Aplicar recaptura de CECASOEH por los casos siguientes:

• Desastre natural • Fallecimiento del títular • Vencimiento de Validez • Incapacidad permanente del títular • Cambio de régimen

Se realiza en el módulo del SAP en CECASOEH modificaciones


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Fecha de

Elaboración Titulo del Procedimiento No. De Documento


PDP/BD-7.5.1-12

5.4.- Comunicado del DABD

5.4.1 El DABD se encarga de emitir y enviar a las Coordinaciones Municipales

correspondientes la relación de los derechohabientes que están por expirar, con dos meses de anticipación. Para la recaptura del CECASOEH u otros efectos correspondientes.

5.4.2 El Coordinador Municipal se encarga de enviar archivos a MAO`S o Brigadas y

estos siguen paso 3.5.6

5.5.- Resguardo de Expediente

5.5.1.- Se elabora formato de Resguardo de Expedientes (FDP/BD-7.2.3-02/01) por parte del responsable del MAO. Y envío al almacén (PDP/BD-7.2.3-02)



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NÚMERO

PDP/BD-7.5.1-11

REV

C

TITULO: PAGINA : 1 Homologación de Nombres de Colonias y Localidades DE : 4



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación Inicial B 23/08/06 Revisión General C 02/08/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Departamento de Administración del Padrón Coordinación de Administración del Padrón


Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no s erla notificar al responsable de Control de Documentos.

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12/12/05 Homologación de Nombres de Colonias y Localidades

PDP/BD-7.5.1-11

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es homologar los nombres de las colonias y las localidades donde se encuentran los domicilios de las familias afiliadas, con el fin de tener su ubicación precisa para lograr una mejor planeación y control de la cobertura territorial y poblacional.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se aplica para completar, depurar y homologar la información capturada en los módulos de afiliación y orientación (MAO`S), a partir de las cédulas de las características socio-económicas de los hogares, que se aplican a los solicitantes. Es decir el padrón de afiliados.


3.1 Homologar: equiparar, poner en relación de igualdad dos cosas. 3.2 Beneficiarios: todos los integrantes de un núcleo familiar que se haya afilado al

Seguro Popular de Salud en Baja California. 3.3 Cobertura poblacional: grado de cubrimiento o avance de la afiliación de la

población objetivo. 3.4 Cobertura territorial: grado de cubrimiento o avance en la afiliación de la población

por colonias, localidades, municipios y entidad. 3.5 Población objetivo: todas aquellas familias que no están inscritas en ningún sistema

de seguridad social de salud como IMSS, ISSSTE, ISSSTECALI y otros. 3.6 Folio: clave numérica única y permanente que se asigna a cada familia afiliada. 3.7 Padrón: listado de todas las familias afiliadas al Seguro Popular de Salud en Baja

California.


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PDP/BD-7.5.1-11

4.0 Lista de Documentos Relacionados.

4.1.-Catálogo de Colonias del Servicio Postal Mexicano (Sepomex),

4.2.-Catálogo de Colonias del Catastro Municipal

4.3.-Catálogo de Localidades del Instituto nacional de geografía e Informática (INEGI).



5.1.1 El Departamento de Administración del Padrón como área que sanciona la correcta ejecución del proceso.

5.1.2 La Coordinación de Administración del Padrón como área encargada de la ejecución del proceso.

5.2.- Políticas de Operación 5.2.- No aplica.


5.3.1 El Coordinador de Administración del Padrón es el encargado de generar la base de datos que contiene el total de familias vigentes con folio, nombre del titular, municipio, localidad, dirección (calle, número exterior, número interior), colonia, código postal, teléfono Centro de Salud y Módulo de Afiliación y Orientación.

5.3.2 El auxiliar administrativo es el encargado de separar los registros por municipio. Para

integrar municipio, localidad y colonia. 5.3.3 El auxiliar administrativo ordena los registros por colonia.



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PDP/BD-7.5.1-11

5.3.4 El auxiliar administrativo realiza una primera corrección del nombre de la colonia o localidad.

5.3.5 El auxiliar administrativo localiza el nombre de la colonia o localidad en los

catálogos de Sepomex, de Catastro Municipal y del catálogo de localidades (INEGI). 5.3.6 El auxiliar administrativo realiza una segunda corrección, validando el nombre de la

colonia o localidad, con los catálogos mencionados. 5.3.7 El auxiliar administrativo si se trata de una localidad rural en forma inequívoca, se

confirma su clave y se homologa el nombre en todos los registros. 5.3.8 El auxiliar administrativo asigna un código postal, de acuerdo al catálogo de

Sepomex, a los registros que no lo tengan y se revisan los restantes. 5.3.9 El auxiliar administrativo si se trata de una colonia ubicada dentro de una localidad

urbana, se le asigna la clave de la localidad de referencia y se homologa el nombre en todos los registros

5.3.10 El auxiliar administrativo asigna un código postal, de acuerdo al catálogo de

Sepomex, a los registros que no lo tengan y se revisan los restantes 5.3.11 La tarea finaliza cuando el domicilio de cada folio o familia, queda integrado en la

localidad, la colonia y el código postal que les corresponde.



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Dirección de Gestión de Servicios de Salud

I. Validación de cobro de servicios otorgados a los usuarios

del seguro popular II. Validación de Expedientes de Gastos Catastróficos III. Uso de la Red Alterna de Prestadores de Servicios IV. Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores V. Producto no Conforme VI. Aplicación de Cédula de Requerimientos Mínimos VII. Revisión de Servicios Otorgados

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NÚMERO

PDS/MG-8.2.4-03

REV

E

TITULO: PAGINA : 1 Validación de Cobro de Servicios Otorgados a

Usuarios Del Seguro Popular

DE : 4


Pablo Ferdinando Lomas Caleb Cienfuegos Rascón

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación inicial B 23/08/06 Revisión general C 20/09/06 Revisión del Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del REPSS D 13/02/07 Revisión General E 20/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Direcciones del REPSS Departamento de Control Financiero y Gasto

Fecha de Revisión: 20/07/07 Revisión: E Página: 1 de 4 Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

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12/12/05

Validación de Cobro de Servicios Otorgados a

Usuarios del Seguro Popular

PDS/MG-8.2.4-03

1.0 Objetivo

1.1 Es función primordial del Régimen de Protección Social en Salud de Baja California el financiamiento de los servicios de salud de los beneficiarios, considerando todas aquellas intervenciones que se encuentran en el Catalogo Universal de Servicios de Salud.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento comprende el llenado del formato de atención medica (FAM) por

parte del prestador de servicios, así como su captura en el sistema en línea o un registro alterno con su posterior concentración y solicitud de pago al REPSS, para su posteriormente validación de cobro en función de la cobertura del CAUSES, defectos de captura y resultados de auditorias al servicio otorgado.

3.0 Definiciones, Abreviaciones y Símbolo

3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 CAUSES: Catalogo Universal de Servicios de Salud 3.3 DG: Dirección General del REPSS 3.4 DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud 3.5 EA: Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Medico. 3.6 UMA: Unidad Medica Acreditada 3.7 MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario. 3.8 SCL: Sistema de Cobro en Línea 3.9 SAC: Sistema Alterno de Captura 3.10 FAM: Formato de Atención Medica.


4.1 Formato de Atención Médica. 4.2 Reporte de Captura en Línea 4.3 Reporte de Eventos No capturados. 4.4 Oficio de Solicitud de Cobro

Fecha de Revisión: 20/07/ 07 Revisión: E Página: 2 de 4 Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

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12/12/05 Validación de Cobro de Servicios Otorgados a


PDS/MG-8.2.4-03

4.5 FDS/MG-8.2.4-03/01 Oficio de Validación de Cobro 4.6 FDS/MG-8.2.4-03/02 Reporte de Auditoria 4.7 PDA/CF-7.5.1-06 Registro, Validación y Pago de Trámite 4.8 FDA/CO-7.4.1-04/11 Solicitud y autorización de pago

5.0 Procedimientos y Responsabilidades 5.1. Partes que intervienen.

5.1.1 Unidades Acreditadas para la Atención de Usuarios del Seguro Popular 5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS 5.1.3 Dirección de Administración y Financiamiento del REPSS

5.2 Políticas de Operación.

5.2.1. Las Unidades Medicas proveedoras del servicio realizarán el llenado completo y correcto

del Formato de Atención Médica (FAM) autorizándose únicamente aquellas intervenciones en las que exista cobertura del Catalogo Universal de Servicios de Salud (CAUSES).

5.2.2. Corresponde a las Unidades Medicas proveedoras del Servicio realizar la captura del

Formato de Atención Médica en el Sistema de Cobro en línea, así como generar un listado de aquellas intervenciones y/o gastos que no puedan ser capturados en el sistema.

5.2.3 Las Unidades Médicas Acreditadas proveedoras de Servicio enviaran un oficio de cobro

a la Dirección General del REPSS con atención a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud, mismo que deberá contar con un listado de servicios otorgados, especificando el periodo de cobro y en el caso necesario se vera acompañado de un concentrado de los eventos no capturados en el sistema de cobro en línea.

5.2.4 Se recibe el oficio en la Dirección de Gestión de Servicios de Salud donde se revisa y

valida el cobro, de acuerdo a la cobertura del CAUSES, considerándose los montos de pago de acuerdo al convenio celebrado entre el prestador de servicios (ISESALUD) y el REPSS. Durante la revisión del concentrado de cobro, se señalaran defectos de la captura para ser posteriormente descontados.

Fecha de Revisión: 20/07/07 Revisión: E Página: 3 de 4


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12/12/05

Validación de Cobro de Servicios Otorgados a


PDS/MG-8.2.4-03

5.3 REGISTRO Y CAPTURA DE SERVICIO OTORGADO

5.3.1 Corresponde a la unidad Medica Acreditada (UMA) el llenado del Formato de Atención Medica FAM conforme a lo requisitado, condicionado a las intervenciones con cobertura en el catalogo (CAUSES)

5.3.2 La UMA es responsable de la adecuada captura del FAM en el Sistema de cobro en

línea (SCL). En el caso de que no pueda ser capturada la intervención se vaciara la información en un Sistema Alterno de Captura (SAC).

5.3.3 Una vez concluida la captura del mes correspondiente la UMA enviará a mas tardar el

día 9 de cada mes el Oficio de solicitud y autorización de Pago dirigido a la Dirección General del REPSS con atención a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud, el cual deberá incluir los eventos capturados en el SCL y el SAC en forma física y electrónica.

5.4 REVISIÓN Y VALIDACIÓN DE COBRO

5.4.1. Se verifica en la Dirección de Gestión de Servicios de Salud por medio de los departamentos de EA y MG que las intervenciones capturadas estén dentro del marco del CAUSES, cuantificándose los defectos de captura, eventos improcedentes y los resultados del reporte de auditoria (FDS/MG-8.2.4-03/02 B). Eliminándose estos defectivos del cálculo del monto validado.

5.4.2 La DS emite un Oficio de Validación de cobro (FDS/MG-8.2.4-03/01 E) dirigido a la

Dirección de Administración y Financiamiento para el otorgamiento de pago, acompañado del formato (FDA/CO-7.4.1-04/11 A).

5.4.3 Se continua con el proceso PDA/CF-7.5.1-06 (Registro, Validación y Pago de Trámite) a cargo de la Dirección de Administración y Financiamiento.


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NÚMERO

PDS/MG-7.5.1-14

REV

D

TITULO: PAGINA : 1 Validación de Expedientes de Gastos Catastróficos

DE : 3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación inicial B 23/08/06 Revisión general C 09/10/06 Revisión de la Segunda Auditoria Interna del REPSS D 20/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). No Aplica


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12/12/05 Validación de Expedientes de Gastos Catastróficos

PDS/MG-7.5.1-14

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo del procedimiento es el respaldar el financiamiento de la atención de los beneficiarios del REPSS que sufran enfermedades de alto costo que estén calificadas por el Consejo de Salubridad General como Gastos Catastróficos mediante la validación de los expedientes y declaratorias de caso para su envió a la Comisión Nacional en Protección Social en Salud (CNPSS).

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento comprende la identificación, integración de un expediente y generar la

declaratoria de caso por la unidad proveedora de servicio, para su posterior envío de declaratoria a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud para su validación, firma y envío a la CNPSS.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud. 3.3 MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario. 3.4 SIGGC: Sistema de Gestión de Gastos Catastróficos. 3.5 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud 3.6 NOM: Norma Oficial Mexicana (NOM-168-SSA1-1998) 3.7 CRAE: Centro Regional de Alta Especialidad


4.1 Envió de Oficio y declaratoria de Caso del SIGGC elaborado por unidad proveedora de servicio. 4.2 (FDS/MG-7.5.1-14/01) Formato de Verificación de expediente Medico 4.3 Oficio de envió a CNPSS y Unidad Medica Proveedora de servicio. 4.4 (IDS/MG-7.5.1-14) Hoja de Instrucción de Validación de Expedientes de Gasto Catastróficos


5.1.1 CRAE: Centro Regional de Alta Especialidad. 5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud. 5.1.3 Comisión Nacional de Protección Social en Salud.



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12/12/05 Validación de Expedientes de Gastos Catastróficos

PDS/MG-7.5.1-14


5.2.1.- Las categorías de enfermedades que generan gastos catastróficos son definidas por el

consejo de salubridad general, de acuerdo con lo establecido en el artículo 77(Bis 29) de la ley General de Salud en materia de Protección Social.

5.2.2.- La Comisión Nacional de Protección Social en Salud a través de la Dirección General de Gestión de Servicios de Salud, establece el sistema de Gestión de Gastos Catastróficos (SIGGC) que es el único medio para notificar la existencia de un caso nuevo de gasto catastrófico.

5.3.- Descripción de Procedimiento

5.3.1.-Identificación del Caso.

5.3.1.1 Corresponde a la unidad médica identificar aquellos casos probables de enfermedades de gastos catastróficos y cotejarlas con el manual del SIGGC, (ver IDS/MG-7.5.1-14)

5.3.1.2 Las unidades medicas proveedoras de servicios médicos son responsables de la confirmación del diagnostico y de la integración adecuada del expediente clínico, tomándose como referencia la NOM (NOM-168-SSA1-1998).

5.3.1.3.- El médico especialista adscrito a una unidad Certificada (CRAE) accesa al SIGGC, registra el caso nuevo y genera un respaldo electrónico (escaneo del expediente formato .gif) de la sección clínica del caso, imprime y firma por triplicado la declaratoria de caso.

5.3.1.4.-Se envía físicamente la Declaratoria de caso al REPSS dirigido a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud con atención al Departamento de Modelo y Garantía de Atención al beneficiario para su validación.

5.4 Validación de Caso. 5.4.1 Se verifica que exista el respaldo electrónico del caso mostrando la categoría de gasto

catastrófico y documentos probatorios, en orden acorde al cuadro VI de integración del expediente (Pág. 44-47) del manual SIGGC por parte del departamento MG mediante el llenado del formato de revisión de expediente FDS/MG-7.5.1-14/01

5.4.2 Se firman las tres declaratoria por parte del representante del REPSS y se escanea una declaratoria para anexarla a los documentos probatorios.

5.4.3 Se valida caso en el SIGGC y se envía declaratoria física del caso a la CNPSS, Unidad CRAE y para archivo en REPSS.



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NÚMERO

PDS/MG-7.5.1-13

REV

E

TITULO: PAGINA : 1 Uso de Red Alterna de Prestadores de Servicios DE : 4



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General C 20/09/06 Revisión del Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del

REPSS D 09/10/06 Resultado de la Segunda Auditoria Interna del REPSS E 20/07/07 Revisión general

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Direcciones del REPSS Departamento de Control Financiero y de Gasto

Departamento DE Control Financiero y de Gastos Departamento de Administración Gestores Médicos


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12/12/05 Uso de Red Alterna de Prestadores de Servicios

PDS/MG-7.5.1-13

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo del procedimiento es asegurar la garantía de cobertura de las intervenciones ofertadas en el CAUSES en condiciones en las que el proveedor público de servicios de salud se declara no competente para el desarrollo de la misma, solo entonces se dará lugar a la contratación de un proveedor de servicios médicos privado.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento comprende el financiamiento de un servicio médico privado, en

condiciones en las que el proveedor público se declare sin competencia para ofertar una intervención con cobertura en el CAUSES en cualesquiera de sus niveles de atención.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 DS: Dirección de Gestión de Servicio de Salud del REPSS. 3.3 MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del Beneficiario del REPSS. 3.4 UMA: Unidad Medica Acreditada 3.5 GM: Gestor Médico. 3.6 MAO: Modulo de Atención y Orientación del Seguro Popular.


4.1 Solicitud de Servicio. 4.2 FDS/MG-7.5.1-13/01 Formato de Uso de Red Alterna 4.3 Factura de Servicio 4.4 Informe Médico 4.5 FDS/MG-7.5.1-13/02 Oficio de Pago de Servicio 4.6 PDA/CF-7.5.1-06 Revisión, Validación y Pago de Trámite 4.7 IDS/MG-7.5.1-13 Hoja de Instrucción de Uso de Red Alterna y prestadores de Servicio.


5.1.1 Solicitud de Servicio 5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.


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PDS/MG-7.5.1-13

5.1.3 Prestador de Servicio de la Red Pública de Servicios de Salud. 5.1.4 Prestador de Servicio de la Red Privada de Servicios de salud.

5.2 Política de Operación:

5.2.1 El uso de la red alterna es un mecanismo para garantizar el cumplimiento de la oferta

de servicio en condiciones particulares en las que el proveedor de servicios de salud público se declare incompetente para asegurar el cumplimiento de la oferta de servicios de salud.

5.3. SOLICITUD DE USO DE RED ALTERNA

5.3.1 Corresponde al Gestor Médico (GM) captar aquellos casos que sean candidatos al uso

de la red alterna, detectándolos mediante la voz del usuario por medio de reportes, entrevista personal o en el caso de ser enviados directamente a los Módulos de Atención y Orientación por los ejecutivos de cuenta. Considerándose caso candidato al uso de red alterna a todo aquel beneficiario que no reciba una atención que este garantizada por el CAUSES, (ver IDS/MG-7.5.1-13)

5.3.2 Es responsabilidad del GM el informar del caso probable a la Dirección de Gestión

de Servicios de Salud del REPSS para entablar comunicación con el responsable de la UMA para que este declare si existe competencia, oportunidad de atención en tiempo y forma, de lo contrario se declararía el uso formal de la Red alterna por parte del Responsable de la UMA.

5.4 REGISTRO DE USO DE RED ALTERNA

5.4.1 Es función del GM el realizar el llenado adecuado y completo del Formato FDS/MG-

7.5.1-13/01 y subsecuente envío a la DS.

5.4.2 La DS autorizara el Formato FDS/MG-7.5.1-13/01 mediante la impresión de la rubrica del Director de la DS y el Jefe del Departamento de MG. Para su posterior envió a la MAO correspondiente.

5.4.3 Es obligación del GM el informar al Usuario y entregar en la MAO el Formato

FDS/MG-7.5.1-13/01 autorizado para que este acuda con el proveedor convenido para recibir su atención.



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PDS/MG-7.5.1-13

5.5 PRESTACIÓN DEL SERVICIO 5.5.1 Corresponde al prestador del servicio médico proveer de una atención de

calidad y calidez.

5.5.2 El prestador del servicio médico de la red alterna deberá realizar:

5.5.2.1 En caso de corresponder a medicamentos, estudios médicos de gabinete y diagnostico se presentará factura debidamente requisitada a nombre del REPSS 5.5.2.2 Si corresponde a atención médica o quirúrgica es indispensable que el proveedor del servicio llene el Informe Médico.

5.6 SOLICITUD DE PAGO

5.6.1 El proveedor del servicio de Red alterna tendrá que enviar a la Dirección de Gestión de

Servicios de Salud del REPSS: 5.6.1.1 En el caso de medicamentos y estudios de gabinete, el formato FDS/MG-7.5.1-13/01 y

factura del servicio. 5.6.1.2 Si corresponde a atención médica o quirúrgica es necesario se envíen el formato

FDS/MG-7.5.1-13/01, informe médico y factura del servicio. 5.6.2 Una Vez validados los documentos por la Dirección de Gestión del Servicios de Salud

del REPSS se realiza un Oficio de Solicitud de Pago (FDS/MG-7.5.1-13/02). 5.6.3 Este se turna a la Dirección de Administración y Financiamiento a través del

procedimiento de Revisión, Validación y Pago de Servicios (PDA/CF-7.5.1-06)



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NÚMERO

PDS/EA-7.5.1-15

REV

D

TITULO: PAGINA : 1 Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores

DE : 6


Caleb Cienfuegos Rascón Caleb Cienfuegos Rascón

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial B 23/08/06 Revisión General C 20/09/06 Revisión del departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico. D 23/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Direcciones del REPSS Departamento de Control Financiero y de Gasto

Departamento DE Control Financiero y de Gastos


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12/12/05 Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores

PDS/EA-7.5.1-15

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es impulsar la mejora, innovación estructural, operacional y administrativa de las unidades médicas, con la finalidad de asegurar una evolución clara y sostenida de la calidad y calidez de los servicios médicos.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento comprende la recepción de Proyectos Innovadores de las unidades

médicas acreditadas para la atención de pacientes del Seguro Popular dentro del Estado de Baja California, para su evaluación y presentación ante el Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores para ejercer su financiamiento y seguimiento en el caso de ser autorizado.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 COEAPI: Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores. 3.3 DG: Dirección General del REPSS. 3.4 DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS. 3.5 EA: Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS.


4.1 Formato de Proyectos, se encuentra el archivo de publicación en la pagina del REPSS , www.repssbc.gob.mx, en el área de proyectos aplicándose el tipo de proyecto por la unidad participante: 4.1.1 Tipo I: Unidades Medicas. 4.1.2 Tipo II: Hospitales y Jurisdicciones. 4.1.3 Tipo III: Proyectos Prioritarios Estatales. 4.1.4 Tipo IV: Proyectos REPSS. 4.1.5 COEAPI: Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores

4.2 (FDS/EA-7.5.1-15/01) Minuta de Reunión del Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos

4.3 (FDS/EA-7.5.1-15/02) Certificado de Financiamiento de proyectos autorizados de tipo I,II, III y IV



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PDS/EA-7.5.1-15

4.4 (FDS/EA-7.5.1-15/03) Formato de Status de Proyecto solo en los casos de RECHAZADO, CONDICIONADO A MODIFICACIONES y DIFERIDO PARA PRÓXIMO PERIODO DE CONVOCATORIA.

4.5 FDS/EA-7.5.1-15/04 Formato de captura y registro de Proyectos 4.6 FDS/EA-7.5.1-15/05 Formato de Seguimiento de Avances de Proyectos 4.7 Reporte de Resultados 4.8 PDA/CF-7.5.1-08 Seguimiento al Gasto en Proyectos Innovadores 4.9 IDA/EA-7.5.1-15


5.1.- PARTES QUE INTERVIENEN

5.1.1.- Unidades Médicas Acreditadas para la Atención de Pacientes del Seguro Popular. 5.1.2.- Dirección General del REPSS.

5.1.3.- Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS. 5.1.4.- Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores 5.2.-Políticas de Operación:

5.2.1.- El único documento para el envió de proyectos es el formato de Proyectos, mismos que

puede encontrarse en la pagina www.repssbc.com.mx, el formato seleccionado debe de corresponder a las características del Proyecto. Se requiere se envié el formato original y un archivo electrónico. El formato deberá estar debidamente requisitado, con firmas autógrafas del responsable y Director de la Unidad, los cuales deberán ser enviados a la Dirección General del REPSS, ubicada en Pioneros # 1005, Palacio Federal Centro Cívico y Comercial Tercer Piso. Mexicali, B.C. C.P.21000.

5.2.2.- La temática de impulso prioritario es el orientado a mejora de la Calidad percibida, Incremento de la Oportunidad de Atención, Trato Digno, Disminución de los Tiempos de Espera y Desarrollo de la Calidad Técnica, con la finalidad de garantizar servicios de salud de calidad y calidez.

5.2.3.- La revisión preliminar analiza el impacto de la propuesta en la problemática, por lo que es vital se delimiten claramente las fronteras y las expectativas del proyecto. La factibilidad del proyecto en relación al seguimiento programático y los indicadores propuestos, así como los montos estimados.

5.2.4.- La decisión del status del financiamiento corresponde exclusivamente al Comité de Evaluación y Análisis de Proyectos Innovadores emitiendo los siguientes status: Aprobado, Condicionado a Modificaciones, Diferido para siguiente periodo y Rechazado.



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PDS/EA-7.5.1-15

5.2.5.-.El único vehiculo para enviar el avance de los proyectos es el formato de reporte de

resultados, mismo que esta adjunto a los formatos de proyecto, ya que éste está integrado a las metas e indicadores del proyecto al momento de su propuesta y autorización por el comité.

5.3 RECEPCIÓN DE DOCUMENTO

5.3.1 Se recibe el Formato de proyecto Innovador en la Dirección General

del REPSS 5.3.2 Se envía el Formato a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del

REPSS, turnándose a evaluación en la Jefatura de Evaluación y Análisis de los Servicios Médicos del REPSS.

5.3.3 Se evalúa en la Jefatura de Evaluación y Análisis de los Servicios Médicos del REPSS que el formato sea el adecuado para la unidad participante y que esté debidamente requisitado, de lo contrario se envía nuevamente a la unidad participante para su adecuado llenado.

5.4 CAPTURA Y REGISTRO DE PROYECTO

5.4.1 En el Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS se captura el proyecto en el formato electrónico FDS/EA-7.5.1-15/04 asignándole una clave de registro constituida por un número progresivo, Mes de Recepción, Año, Tipo de Unidad o Alcance y Localización Geográfica.

5.4.2 En el Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS se Integra una carpeta física que contiene los proyectos que serán sometidos a evaluación.

5.4.3 Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS por medio del Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS la generación de la minuta FDS/EA-7.5.1-15/01 para su exposición ante el COEAPI

5.5 CONVOCATORIA Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS POR EL COMITÉ.

5.5.1 Acorde al calendario de convocatoria expuesto en la página de REPSS se citara

mediante oficio a la reunión del Comité de Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores (COEAPI) por parte de la Dirección General del REPSS y en caso de considerarse por parte del titular de la Dirección General del REPSS se realizarán reuniones extraordinarias.


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PDS/EA-7.5.1-15

5.5.2 Durante la sesión del comité se evalúan los proyectos en base a impacto del proyecto sobre la problemática, su factibilidad, características de su planeación, programación, montos asignados e indicadores de procedimiento y/o de resultados. Se considera como impulso prioritario el orientado a mejora de la calidad percibida, técnica, incremento en la oportunidad de atención, trato digno, disminución de los tiempos de espera con la finalidad de asegurar el desarrollo de una atención de calidad y calidez.

5.5.3 La evaluación y autorización de los proyectos es una responsabilidad exclusiva del

COEAPI otorgando este el status de los proyectos como sigue: APROBADO, RECHAZADO, CONDICIONADO A MODIFICACIÓN Y DIFERIDO PARA PRÓXIMO PERIODO DE CONVOCATORIA.

5.5.4 Una vez autorizado el proyecto se imprime el certificado de financiamiento (FDS/EA-

7.5.1-15/02) por parte de la Dirección de Gestión del Servicio de Salud y se envía a la Dirección General del REPSS, adjuntando el original del formato del proyecto.

5.5.5 El formato FDS/EA-7.5.1-15/02 será firmado por el Director General del REPSS para su

posterior envió a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS. 5.5.6 Una vez que el formato FDS/EA-7.5.1-15/02 contenga la firma autógrafa del Director

General del REPSS, este será turnado a la Dirección de Administración y Financiamiento del REPSS para iniciar el proceso de financiamiento del proyecto.

5.5.7 En el caso de que el proyecto expuesto obtuvo un status RECHAZADO,

CONDICIONADO A MODIFICACIÓN y DIFERIDO PARA PRÓXIMO corresponde a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS el envió del Formato FDS/EA-7.5.1-15/03 al responsable del proyecto.



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PDS/EA-7.5.1-15

5.6 SEGUIMIENTO DE PROYECTOS.

5.6.1 Conforme a la calendarización de actividades expuesta en la página www.repssbc.gob.mx se envía el reporte de resultados a la Dirección General del REPSS para posteriormente turnarse a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.

5.6.2 Los reportes son capturados en el Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio

Médico en el formato electrónico de avance de proyectos (FDS/EA-7.5.1-15/04). Esto con la finalidad de dar seguimiento a los resultados vs. Metas programadas.

5.6.3 Se envía por parte de la Dirección Gestión de Servicios de Salud del REPSS un oficio

de cumplimento de metas; en particular en los proyectos de tipo I, ya que la continuidad del financiamiento esta sujeto al cumplimiento de las metas propuestas en relación al calendario de actividades propuesta.

5.6.4 Una vez concluido el periodo de ejercicio de los proyectos, se envía un reporte final del

estado de avance o resultados de los proyectos a la Dirección General del REPSS por parte de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.



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F o r m a t o e l e c t r ó n i c o d e s e g u i m i e n t o y a v a n c e s d e p r o y e c t o s F D S/ E A -

7. 5 .1 - 15 / 04

B

D e s a r r o l l o d e l p r o y e c t o

E n v í o d e r e p o r t e d e r e s u l t a d o s d e l

p r o y e c t o a l R E P S S

C a p t u r a r e n e l s i s t e m a d e

s e g u i m i e n t o e l r e p o r t e r e c i b i d o

E n v í o d e r e p o r t e d e s e g u i m i e n t o a l a

D i r e c c i ó n d e A d m i n i s t r a c i ó n y

f i n a n c i a m i e n t o P D A /C F - 7 .5 . 1- 1 5 /0 8

C

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NÚMERO

PDS/EA-8.3-01

REV

E

TITULO: Producto No Conforme

PAGINA : 1

DE : 4 PREPARADO POR:

APROBADO POR: Caleb Cienfuegos Rascón Caleb Cienfuegos Rascón

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General C 20/09/06 Revisión del Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Médico del REPSS D 09/10/06 Resultado de la segunda auditoria interna del REPSS E 23/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Directores del REPSS Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario Departamento de Promoción y Afiliación


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12/12/05 Producto No Conforme

PDS/EA-8.3-01

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es el desarrollar una red de soporte para registrar, resolver, procesar y analizar, los incidentes propios y del prestador de servicios con la finalidad de contar con un modelo de atención que garantice la mejora continua.

2.0 Alcance 2.1 Este procedimiento comprende la recepción de la voz del usuario y resolución en los

módulos de atención, centro de llamadas telefónicas (CC) y en las oficinas centrales del REPSS, mediante la intervención del Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario (MG), y posterior registro, captura y análisis en el Departamento de Evaluación y Análisis.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 DG: Dirección General del REPSS. 3.3 DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS. 3.4 EA: Departamento de Evaluación y Análisis de Servicios Médicos del REPSS. 3.5 MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario del REPSS. 3.6 CC: Centro de Atención de Llamadas. 3.7 CAUSES: Catalogo Universal de Servicios de Salud 2006


4.1 (FDS/EA-8.3-01/01) Formato de Producto No Conforme 4.2 CAUSES 4.3 Escala de Compromiso de Valores Institucionales 4.4 (FDS/EA-8.3-01/02) Formato de Concentrado de Reportes 4.5 (PDA/CD-5.6-01) Procedimiento de Revisión de la Dirección 4.6 (IDS/EA-8.3-01) Hoja de Instrucción de Producto No Conforme


5.1. Partes que Intervienen: 5.1.1.- Población Afiliada al Seguro Popular y Prestadores de Servicios Médicos. 5.1.2.- Módulos de Atención y Orientación, Casetas telefónicas con comunicación al centro de

Atención de llamadas del Seguro Popular y Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.



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PDS/EA-8.3-01

5.1.3.-Proveedor de Servicios.

5.2 Política de Operación

5.2.1.- El único elemento indispensable para el procesamiento de las No Conformidaddes es

reconocer claramente el motivo de la No Conformidad, donde se generó, si es derechohabiente, la fecha y en caso que la persona lo desee nombre, dirección o teléfono para aclarar e informar de los avances de su observación.


5.3.1 Recepción de la No Conformidad 5.3.1.1 Recepción de la Voz del usuario:

a) Gestor Médico llena el formato (FDS/EA-8.3-01/01) al recibir el reporte del beneficiario, (ver IDS/EA-8.3-01) b) CC captura el reporte en el formato (FDS/EA-8.3-01/01) respectivo al recibir el llamado telefónico.

c) Oficina Central, Departamentos de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS, reciben el reporte por vía telefónica y registran en el formato (FDS/EA-8.3-01/01).

5.3.1.2 Calificación de la Severidad de la No Conformidad en función de la escala de compromiso de valores Institucionales para determinar la velocidad de respuesta, en los casos donde la severidad de la No Conformidad es del 7 al 10 se requiere la intervención del Gestor medico y/o de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS:

5.3.1.2.1 Gestor Médico analiza el reporte capturado y lo califica en función de escala de compromiso de valores Institucionales.

5.3.1.2.2 El Centro de atención de llamadas evalúa la severidad del caso en base a palabras clave, tales como Negaron, Mal Trato, No surtimiento, etc., para canalizar el caso al Gestor médico.

5.3.1.2.3 En el caso de que la llamada se reciba en las oficinas centrales se calificará en base a la escala de compromiso de valores Institucionales y se evaluará la severidad para enviar la instrucción de revisión al Gestor Médico correspondiente al área, quedando asentado en el formato (FDS/EA-8.3-01/01).

5.3.1.2.4 Aquellos reportes calificados del 1-6 serán capturados para su posterior envió a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS para su registro en el concentrado de reportes (FDS/EA-8.3-01/02)



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PDS/EA-8.3-01

5.3.2 Garantía del Servicio.

5.3.2.1 El Gestor Médico verifica la cobertura de la intervención problema mediante el uso del CAUSES, en caso de corresponder a intervención con cobertura del catalogo se gestiona servicio con proveedor, generando fecha de compromiso de atención, reportando el seguimiento del reporte en el área III del formato (FDS/EA-8.3-01/01) dejando claro el rubro de reporte atendido, resolución favorable y si el usuario está satisfecho con la misma.

5.3.2.2 En el caso de que el reporte fuese abierto en el CC se registra la resolución del caso por parte del Gestor Médico mediante el ingreso a la página y posterior cierre del caso dejando claro el rubro de resolución y satisfacción con la misma sobre el formato (FDS/EA-8.3-01/01)

5.3.2.3 En la situación de recibirse y cerrarse el caso en Oficina Central se cerrara el mismo mediante el llenado del área III del formato (FDS/EA-8.3-01/01)

5.3.3 Concentración de datos y Análisis

5.3.3.1 Se envían los formatos FDS/EA-8.2.1-01/01 adecuadamente requisitazos a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS por parte del Gestor Médico de cada una de las áreas geográficas de operación en la primera semana del mes siguiente al del reporte.

5.3.3.2 Se capturan los datos en el formato de concentrado de Reportes FDS/EA-8.3-01/02 registrando el reporte de forma literal, con su posterior evaluación y fragmentación en relación al compromiso de los valores institucionales en el Departamento de Evaluación y Análisis de la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS.

5.3.3.3 En el caso de los reportes generados en el CC se ingresa al concentrado de reportes generados en el periodo de evaluación, para estratificar los reportes en relación a los valores institucionales

5.3.3.4 Se realiza por la Jefatura del Departamento de Evaluación y Análisis de Servicios Médicos del REPSS, frecuencias, paretos y de causa efecto en el caso de ser necesario.

5.3.3.5 Se reportan los estadísticos a la Dirección de Gestión de Servicios de salud del REPSS cada trimestre para su evaluación y análisis.

5.3.3.6 La Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS propone estrategias de mejora continua durante las Revisiones de la Dirección (PDA/CD-5.6-01) en base a las incidencias estadísticas de los reporte.



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NÚMERO

PDS/EA-7.4.3-01

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Aplicación de Cédula de Requerimientos Mínimos DE :

3


David Ruvalcaba Cervantes Caleb Cienfuegos Rascón

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 25/07/07 Liberación inicial


Fecha de Revisión: 25/07/07 Revisión: A Página: 1 de 3 Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos.

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25/07/07 Aplicación de Cédula de Requerimientos Mínimos

PDS/EA-7.4.3-01

1.0 Objetivo

1.1 El Presente procedimiento pretende evaluar la infraestructura de servicios del proveedor de los servicios de salud, a través de una cedula de requerimientos mínimos para la acreditación de la unidad. Esta evaluación no contiene el total de analitos estipulados por la Dirección General de Calidad y Enseñanza en Salud.

2.0 Alcance

2.1 Este modelo de evaluación permite tener un seguimiento de el estado de las unidades evaluadas, mediante las siguientes variables: Infraestructura, Surtimiento de Medicamento, Laboratorio, Imaginología y la saturación del servicio.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 CAUSES: Catalogo Universal de Servicios de Salud 3.3 EA: Departamento de Evaluación y Análisis del Servicio Medico. 3.4 UMA: Unidad Medica Acreditada


4.1 FDS/EA-7.4.3-01/01 A Cedula de Requerimientos Mínimos. 4.2 FDS/EA-7.4.3-01/02 A Reporte de la Cedula de Requerimientos Mínimos.

5.0 Procedimientos y Responsabilidades 5.1 Partes que intervienen

5.1.1 Unidades Acreditadas para la Atención de Usuarios del Seguro Popular 5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS

5.2 Políticas de Operación: 5.2.1 Las Unidades Medicas proveedoras serán evaluadas con el formato FDS/EA-7.4.3-01/01

A para determinar su estado actual. Se han definido los límites inferiores de los puntos obtenidos mismos que son mencionados en el formato FDS/EA-7.4.3-01/02 A. Este resultado se turna a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud para las Gestiones pertinentes con el proveedor de servicios.


Fecha de Revisión: 25/07/07 Revisión: A Página: 2 de 3

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25/07/07 Aplicación de Cédula de Requerimientos Mínimos

PDS/EA-7.4.3-01

5.3.- Visita a la Unidad y Aplicación de la Cédula 5.3.1 Se seleccionan las unidades que serán evaluadas en el mes en base a dos criterios: 1)

Unidades en el proceso de Acreditación por la DGCES. 2) Unidades bajo monitoreo estrecho por presentar una alta incidencia de no conformidades.

5.3.2 En el caso de las unidades que están en el proceso de Acreditación se les notificara la

fecha de aplicación de la cedula. Las unidades bajo monitoreo serán visitadas sin previo aviso.

5.3.3 Los analitos a evaluar están separados por rubros, Infraestructura, Surtimiento de

Medicamento, Laboratorio, Imaginología y la saturación del servicio. Se indicara en la cedula el estado encontrado.

5.4.- Captura y Generación de Reporte.

5.4.1. Se captura la cedula en el formato FDS/EA.7.4.3-01/02 para calcular los valores

obtenidos en la evaluación. 5.4.2 En el caso de las unidades que están en el proceso de acreditación se enviaran los

resultados obtenidos.

5.4.2 El concentrado de las unidades evaluadas se entrega a la Dirección de Gestión de Servicios de Salud para la gestión de mejoras pertinentes.


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NÚMERO

PDS/EA-8.2.4-01

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Revisión de Servicios Otorgados DE :

3


Pablo Ferdinando Lomas Jiménez Caleb Cienfuegos Rascón

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO





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25/07/07 Revisión de Servicios Otorgados

PDS/EA-8.2.4-01

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo del procedimiento es verificar la existencia de documentos probatorios de la atención médica otorgada a través del expediente clínico, de aquellos beneficiarios del seguro popular atendidos, con la finalidad de asegurar la prestación del servicio financiado.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento comprende la realización de la agenda de trabajo, muestra aleatoria de expedientes, revisión de expedientes en la unidad medica o en su caso de documentación que sustente el otorgamiento del servicio medico, la realización de un reporte de revisión en la cual se plasman las observaciones y los descuentos a los que son objetos.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 DS: Dirección de Gestión de Servicios de Salud. 3.3 MG: Departamento de Modelo y Garantía de Atención al Beneficiario. 3.4 AQL: Modelo estadístico de aceptación para limites de calidad (Military Estándar III) 3.5 DF: Dirección de Administración y Financiamiento. 3.6 SAC: Sistema alterno de captura. 3.7 CAUSES: Catalogo universal de servicios de salud.


4.1 FDS/EA-8.2.4-01/02 Reporte de revisión. 4.2 FDS/EA- 8.2.4-01/03 Oficio de revisión de expedientes. 4.3 FDS/EA-8.2.4-01/04 Agenda de trabajo. 4.4 FDS/EA-8.2.4-01/01 Oficio de validación de pago. 4.5 FDS/EA-8.2.4-01/05 Tabla para calculo de Muestra (AQL) 4.6 Minuta de trabajo.

4.7 NOM168 SSA1 -1998 Norma Oficial Mexicana para el Expediente clínico. 5.0 Procedimientos y Responsabilidades 5.1 Partes que intervienen

5.1.1 Unidad Médica Acreditada. 5.1.2 Dirección de Gestión de Servicios de Salud.

5.1.3 Dirección de Administración y Financiamiento



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25/07/07 Revisión de Servicios Otorgados

PDS/EA-8.2.4-01


5.2.1.- El muestreo se obtendrá mediante la selección aleatoria de intervenciones que estén validada en los reportes del SAC o Intranet.

5.2.2.- La metodología consta de evaluar una muestra definida de dos, siempre y cuando esta cumpla con los limites de calidad establecidos (Muestra Aceptada). Si el número de defectos es superior al límite (Muestra Rechazada) se procederá a la evaluación de una segunda muestra, en caso de ser aceptada se considerara aprobado el total de los expedientes de la intervención evaluada. De lo contrario si ambas son rechazadas se dará por terminada la revisión y se procederá a realizar el cálculo de defectos, siendo este el promedio de ambas muestras, proporción que representara el descuento.

5.2.3.- Las observaciones en las que procederá descuento son la siguiente: cobro improcedente y la falta de sustentación de la intervención otorgada.

5.3.- Visita a la Unidad y Aplicación de la Cédula

5.3.1.-Muestreo y calendarización de evaluación. 5.3.1.1 Corresponde al Departamento de Análisis y Evaluación del servicio medico del

REPSS, establecer la unidad medica y crear aleatoriamente el listado de expedientes clínicos en base a los registros validados mediante la metodología de aceptación por límites de calidad (AQL) por medio del formato FDS/EA-8.2.4-01/05.

5.3.1.2 Se emite el formato FDS/EA- 8.2.4-01/03 en el cual se le informa a la unidad la fecha

en la que será evaluada, se le adjunta la agenda de trabajo (FDS/EA-8.2.4-01/04), y la muestra de expedientes a evaluar.

5.3.2.- Revisión de expedientes clínicos. 5.3.2.1 Las unidades médicas serán responsables de presentar los expedientes clínicos o en

su caso los documentos probatorios del otorgamiento del servicio. En lo que respecta al expediente clínico este será evaluado en su estructura conforme a la NOM168SSA1-1988.

5.3.2.2 Se inicia la revisión de expedientes clínicos de acuerdo a la muestra establecida, de

no cumplir con los requisitos para la aceptación de la muestra se iniciara la revisión de la segunda muestra, de cumplir con lo establecido se aceptara, en caso de no cumplir se terminaran ambas muestras y se asentara en el FDS/EA-8.2.4-01/02 la proporción de descuento en base al modelo estadístico.

5.3.2.3 Se informa al coordinador municipal el monto de descuento generado por la revisión,

para ser integrado en el formato de validación de pago (FDS/EA-8.2.4-01/01).


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Dirección de Administración y Financiamiento

I. Control de Documentos II. Registro de Calidad III. Revisión de la Dirección IV. Auditorias internas V. Acciones correctivas/acciones preventivas. VI. Baja del Trabajador VII. Alta de personal VIII. Elaboración de nomina IX. Solicitud de vacaciones X. Inducción, capacitación y adiestramiento XI. Registro del Trabajador en el Sistema de Asistencia XII. Elaboración del Pago del IMSS/INFONAVIT XIII. Elaboración del Pago de Aguinaldo XIV. Constancias Laborales XV. Entrega de Uniformes al Personal XVI. Solicitud de servicio de computo y telefonía XVII. Adquisición de bienes y servicios por medio de

adjudicación directa XVIII. Adquisición de bienes y servicios a través del subcomité

de adquisiciones, arrendamiento y servicios del REPSS XIX. Registro, Validación y Pago de Trámite XX. Notificación de pago y recibo de ingresos de trámite A-1 XXI. Seguimiento al gasto en proyectos innovadores XXII. Comprobación de Gastos ante la CNPSS XXIII. Modificación Presupuestal XXIV. Modificación Programática XXV. Elaboración del Avance Presupuestal XXVI. Elaboración del Avance programático Mensual XXVII. Ingresos Propios XXVIII. Estados Financieros XXIX. Gasto por Comprobar XXX. Fondo de Operación y de Caja Chica XXXI. Control de Egresos XXXII. Archivo Contable

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NÚMERO

PDA/CD-4.2.3-01

REV

D

TITULO: Control de Documentos

PAGINA : 1


APROBADO POR: Sandra I. Yañez Venegas J. Alberto Ruiz Terán

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/01/06 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General C 9/10/06 Resultado de Segunda Auditoria Interna del REPSS. D 20/07/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). C. Recursos Humanos Depto. De Administración de Base de Datos C. Recursos Materiales Depto. De Modelo y Garantía de Atención al C. Contabilidad y Finanzas Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico C. Programación y Presupuesto Depto. De Promoción y Afiliación C. Soporte Técnico Depto. De Administración y Financiamiento C. Padrón de Beneficiarios Depto. De Control Financiero y De Gasto C. Municipales de Promoción y Afiliación Direcciones del REPSS


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12/01/06 Control de Documentos

PDA/CD-4.2.3-01

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo del procedimiento es establecer los lineamientos para el Control de Documentos entre los cuales se encuentran el manual de calidad, los procedimientos, instrucciones, formatos, copias controladas y no controladas.

2.0 Alcance

2.1 Aplica al manual de calidad, procedimientos, instrucciones, formatos y cualquier otro documento que por su importancia dentro del Sistema de Calidad se encuentra relacionado con REPSS.

3.0 Definiciones, abreviaciones y símbolos

3.1.-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.


4.1 FDA/CD-4.2.3-01/01 Formato de entrega de documentación 4.2 FDA/CD-4.2.3-01/02 Formato de entrega de documentación de cambio 4.3 FDA/CD-4.2.3-01/03 Lista Maestra de procedimientos del REPSS 4.4 FDA/CD-4.2.3-01/04 Lista de Asistencia del REPSS 4.5 FDA/CD-4.2.3-01/05 Lista Maestra de Documentos Externos del REPSS 4.6 FDA/CD-4.2.3-01/06 Lista Maestra de Hojas de Instrucción del REPSS 4.7 FDA/CD-4.2.3-01/07 Lista Maestra de Formatos



5.1.1 Control de Documentos 5.1.2 Encargado de Departamento solicitante 5.1.3 Área solicitante del REPSS


5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000



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PDA/CD-4.2.3-01


5.3.1 El encargado de Control de Documentos es responsable del control de los

documentos que intervienen en el Sistema de Calidad. 5.3.2 El encargado de Control de Documentos distribuye los documentos controlados

internos a través del formato de entrega de documentos FDA/CD-4.2.3-01/01 al personal que interviene en el sistema de calidad.

5.3.3 Documentos controlados internos

a) Manual de Calidad b) Procedimientos c) Instrucciones d) Formatos

5.3.4 Ningún documento puede salir de la Entidad sin autorización por escrito del representante de la Dirección General del REPSS 5.3.5 La actualización y distribución de los documentos controlados internos se realiza a

través del formato de entrega de documentación de cambios FDA/CD-4.2.3-01/02.

5.3.6 El responsable de Control de Documentos mantiene el siguiente control:

a) Mantiene un archivo central de documentos originales (manual de calidad, procedimientos, instrucciones y formatos), mismo que es actualizado.

b) Sellar sólo los documentos a distribuir indicando si son controlados, no controlados, obsoletos o documentos externos.

c) Crear una lista maestra de Procedimiento FDA/CD-4.2.3-01/03, de Documentos Externos FDA/CD-4.2.3-01/05, de Hojas de Instrucción FDA/CD-4.2.3-01/06, de Formatos FDA/CD-4.2.3-01/07, mismas que son permanentemente actualizadas.

5.3.7 Cada encargado de departamento es responsable de mantener, archivar y

actualizar, sus copias de documentos controlados y enviar al responsable de control de documentos la documentación obsoleta para su destrucción, así como de actualizar los documentos externos de su área correspondiente haciendo del conocimiento al área de control de documentos para su Registro y actualización en la lista maestra de formatos (FDA/CD-4.2.3-01/07)



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PDA/CD-4.2.3-01

5.3.8 El formato de entrega de documentación de cambios FDA/CD-4.2.3.-01/02 debe

llevar el siguiente enunciado: “La persona o el departamento que recibe la documentación antes descrita se compromete a entregar los documentos obsoletos al responsable de control de documentos, para su destrucción”. 5.3.9 La solicitud de creación, modificación o cancelación de un procedimiento del REPSS

será por escrito a través de un memorandum dirigido al Director de Administración y Financiamiento con atención al encargado de Control de Documentos.

5.3.10 Cuando la persona que autorice un procedimiento no se encuentre para su firma

autógrafa se faculta al superior inmediato o a su Jefe de Departamento homólogo dentro de la misma Dirección para realizar la validación del procedimiento de que se trate.


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NÚMERO

PDA/CD-4.2.4-02

REV

D

TITULO: Registros de Calidad

PAGINA : 1



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/01/06 Emisión Inicial B 23/08/06 Revisión General. C 15/02/07 Revisión General. D 23/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). C. Recursos Humanos Depto. De Administración de Base de Datos C. Recursos Materiales Depto. De Modelo y garantía de Atención al C. Contabilidad y Finanzas Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico C. Programación y Presupuesto Depto. De Promoción y Afiliación C. Soporte Técnico Depto. De Administración C. Padrón de Beneficiarios Depto. De Control Financiero y De Gasto C. Municipales de Promoción y Afiliación


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12/01/06 Registros de Calidad

PDA/CD-4.2.4-02

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo del procedimiento es indicar la forma de identificar, codificar, archivar, custodiar, conservar, disponer y tiempo de retención de los registros de calidad del REPSS.

2.0 Alcance

2.1 Este documento aplica al sistema de identificación, control, actualización y disposición de los registros de calidad de REPSS

3.0 Definiciones, abreviaciones y símbolos

3.1 Medio de Seguridad: Definir el medio por el cual se guardan ya compilados los

registros, el cual puede consistir en carpetas, archiveros, almacén, libros y sistemas de cómputo.

3.2 Conservar: Definir como se protegen para evitar su daño, deterioro o extravío. 3.3 Retención: Tiempo establecido para retener los registros. 3.4 Disponer: Definir como se desechan o eliminan los registros al término de su periodo de

retención. 3.5 Codificar: Establecer un código de identificación del registro. 3.6 Archivo: Definir el lugar físico donde se mantiene los registros de calidad.


4.1.-PDA/CD-4.2.3-01 Control de documentos 4.2.-FDA/CD-4.2.4-02/01 Registro de calidad



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12/01/06 Registros de Calidad

PDA/CD-4.2.4-02



5.1.1 Control de Documentos 5.1.2 Departamento responsable 5.1.3 Personal que el Representante de la Dirección autorice. 5.1.4 Todas las Áreas del REPSS

5.2.- Políticas de Operación 5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000 5.3.- Descripción de Procedimiento

5.3.1 El Director, Jefes de departamento, y personal involucrado en el sistema de calidad mantienen los registros de calidad en formato FDA/CD-4.2.4-02/01

5.3.2 Todos los registros de calidad permanecen legibles, identificados, codificados,

archivados, almacenados, en buen estado de conservación, con tiempo de retención y disposición, de acuerdo a los puntos del formato FDA/CD-4.2.4-02/01.

5.3.3 El responsable de control de documentos mantiene una relación vigente de

registros de calidad en formato FDA/CD-4.2.4-02/01.

5.3.4 Cualquier personal que cree, modifique o elimine un registro de calidad de acuerdo al procedimiento PDA/CD-4.2.3-01 es su responsabilidad notificarlo a través de un memorandum dirigido al Director de Administración y Financiamiento con atención al Encargado de Control de Documentos para que éste lo registre en el formato FDA/CD-4.2.4-02/01.

5.3.5 El Acceso a los Registros de Calidad es limitado al departamento responsable y

al personal que el Representante de la Dirección autorice.



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NÚMERO

PDA/CD-5.6-01

REV

D

TITULO: Revisión de la Dirección

PAGINA : 1



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/01/06 Liberación Inicial. B 23/08/06

Revisión General.

C 15/02/07 Revisión General. D 24/07/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). C. Recursos Humanos Depto. De Administración de Base de Datos C. Recursos Materiales Depto. De Modelo y garantía de Atención al Beneficiario C. Contabilidad y Finanzas Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico C. Programación y Presupuesto Depto. De Promoción y Afiliación C. Soporte Técnico Depto. De Administración C. Padrón de Beneficiarios Depto. De Control Financiero y De Gasto


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12/01/06 Revisión de la Dirección

PDA/CD-5.6-01

1.0 Objetivo

1.1 Este procedimiento asegura que se realice una revisión ordenada para verificar la efectividad del sistema de calidad de REPSS, para la permanencia del mismo y mejoramiento continuo.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento comprende la Revisión al Sistema de Calidad incluyendo la evaluación de las responsabilidades asignadas, la oportunidad de mejora y la necesidad de efectuar cambios.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.

4.0 Lista de Documentos Relacionados 4.1 Minutas de las reuniones del Comité Promotor 4.2 FDA/CD-8.5.2-04/01 Reporte de Estado de Acciones Correctivas y Preventivas 4.3 PDA/CD-4.2.4-02 Registros de Calidad 4.4 FDA/CD-8.2.2-02/05 Reporte Final de Auditorias Internas 4.5 FDA/CD-4.2.3-01/04 Lista de Asistencia


5.1.- Partes que intervienen 5.1.5 Comité Promotor 5.1.6 Representante de la Dirección 5.1.7 Director General

5.2.- Políticas de Operación 5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000


Frecuencia

5.4.3 El Comité Promotor conduce una revisión formal del manejo del Sistema de Calidad mínimo dos veces por año, con lo cual se concilian y adecuan los resultados de las metas establecidas en los objetivos de calidad mencionados en el Manual de Calidad.


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PDA/CD-5.6-01

5.3.2 El Director General puede convocar a una o varias juntas extraordinarias cuando

se presente uno(s) de los siguientes casos:

a) Cuando por alguna situación, se modifiquen los objetivos de calidad del sistema ISO 9001 contenidos en el Manual de calidad.

b) Cuando exista alguna situación que afecte la disposición de recursos necesarios para el desarrollo del sistema.

c) Cuando el resultado de los indicadores estadísticos generados de acuerdo con el procedimiento de seguimiento y medición, no esté cumpliendo con los objetivos de calidad establecido en el Manual de Calidad.

d) Cuando a su juicio se requiera hacer ajustes a los objetivos de calidad. Asistencia

5.3.3 A la junta de revisión por la Dirección asisten el Director General, el Representante de la Dirección y el Comité Promotor de ISO 9001.

5.3.4 El Representante de la Dirección o el Director General están siempre presentes,

considerándose que existe un quórum para que la revisión se lleve a cabo, cuando estén presentes los demás integrantes del comité.

Agenda

5.3.5 La agenda es preparada por el Representante de la Dirección y revisada por el Director General, una vez aprobada se distribuye al resto de los asistentes de la Junta de Revisión.

5.3.6 La agenda contiene lo siguiente como mínimo:

a) Resultados de las Auditorias Internas b) Objetivos del Sistema de Calidad c) Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas d) Retroalimentación de Usuarios e) Mejoras al Sistema de Calidad f) Seguimiento de las revisiones anteriores



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PDA/CD-5.6-01

5.3.7 El resultado de la revisión incluye decisiones y acciones relacionadas con:

a) Mejora de la eficacia del sistema de calidad y sus procesos. b) Mejora del producto en relación con los requisitos del usuario.

c) Necesidades de recursos. 5.3.8 Las acciones correctivas y preventivas pendientes tienen anotada la razón del estado en

que se encuentran, así como los pasos a seguir para su cumplimiento, como resultado de una revisión meticulosa.

Registro

5.3.9 La junta es mediada por el Representante de la Dirección, las minutas de las reuniones

previas junto con los documentos relacionados son distribuidas a los asistentes. 5.3.10 El Director General es responsable de archivar las minutas de las juntas de revisión por

periodos mínimos de un año y asegurarse que las acciones definidas son llevadas a cabo, en una carpeta denominada “Revisión de la Dirección”.



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NÚMERO

PDA/CD-8.2.2-02

REV

E

TITULO: Auditorias Internas

PAGINA : 1



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/01/06

Liberación Inicial. B 11/08/06 Revisión General. C 09/11/06 Resultado de la Segunda Auditoria Interna del REPSS. D 23/10/06 Resultado de la Primera Pre-Auditoria Externa del REPSS. E 24/07/07 Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). C. Recursos Humanos Depto. De Administración de Base de Datos C. Recursos Materiales Depto. De Modelo y garantía de Atención al Beneficiario C. Contabilidad y Finanzas Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico C. Programación y Presupuesto Depto. De Promoción y Afiliación C. Soporte Técnico Depto. De Administración C. Padrón de Beneficiarios Depto. De Control Financiero y De Gasto C. Municipales de promoción y Afiliación


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12/01/06 Auditorias Internas

PDA/CD-8.2.2-02

1.0 Objetivo

1.1 El Objetivo de este procedimiento es asegurar que se cumple con el Sistema de Calidad; políticas, procedimientos, especificaciones y regulaciones. Así mismo asegura que las acciones correctivas y mejoras al sistema como resultado de las auditorias internas, son llevadas a cabo y verificadas.

1.2 Establecer el lineamiento para la programación, conducción, reporte y seguimiento de las

auditorias internas.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se aplica para la ejecución de las auditorias internas que son llevadas a cabo al Sistema de Calidad de REPSS.


3.1-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2-Auditoria: Examen sistemático e independiente, para determinar si las actividades y

resultados concuerdan con lo planeado y si son llevados a cabo efectivamente de tal forma que se logren los objetivos deseados.

3.3-Auditor: Persona que basada en su experiencia, calificado y certificado como tal, verifica el desarrollo del sistema de calidad.

3.4-Auditor Líder: Persona responsable de darle seguimiento a lo definido en este procedimiento y de conducir y preparar a los auditores que participan en una auditoria de calidad. Además de ser responsable de:

§ Manejar la auditoria y al equipo de auditores. § Documentar y reportar los resultados de la auditoria. § Reportar inmediatamente observaciones de riesgo crítico a Dirección

General y a las Direcciones de la entidad.

4.0 Lista de Documentos Relacionados 4.1.-Manual de Calidad de REPSS

4.2.-Diagrama de Flujo de PDA/CD-8.2.2-02 4.3.-PDA/CD-8.5.2-04 Procedimiento de acciones correctivas/preventivas

4.4.-FDA/CD-8.2.2-02/01 Plan de auditorias 4.5.-FDA/CD-8.2.2-02/02 Programa de auditoria

4.6.-FDA/CD-8.2.2-02/03 Cuestionario utilizado en la auditoria


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PDA/CD-8.2.2-02

4.7.-FDA/CD-8.2.2-02/04 Reporte preliminar de la auditoria 4.8.-FDA/CD-8.2.2-02/05 Reporte final de la auditoria


5.1.- Partes que intervienen 5.1.1 Representante de la Dirección 5.1.2 El Coordinador de Aseguramiento de calidad

5.1.3 Auditor líder. 5.1.4 Los auditores 5.1.5 Auditores externos

5.1.6 Recursos Humanos 5.1.7 Director General 5.1.8 Jefes de departamento 5.1.9 Responsable del elemento 5.2.- Políticas de Operación 5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000 5.3.- Descripción de Procedimiento

5.3.1 El Coordinador de Aseguramiento de calidad es responsable de que las auditorias internas sean llevadas a cabo de acuerdo al programa establecido (ver FDA/CD-8.2.2-02/02) y por personal calificado.

5.3.1.1Debe establecer el alcance y el tipo de la auditoria. Si será al sistema, proceso o producto, así mismo determinar las áreas afectadas.

5.3.1.2Determinar el tiempo y los recursos necesarios, el tiempo de duración en días y el número de auditores requeridos.

5.3.1.3Anotar los requerimientos logísticos y materiales requeridos para efectuar la auditoria.

5.3.1.4Revisar el Programa (FDA/CD-8.2.2-02/02) y el Plan (FDA/CD-8.2.2-02/01) de auditorias internas en coordinación con el Representante de la Dirección General del REPSS

5.3.1.5Asegurarse de que la organización asigna y capacita al personal para la realización del trabajo; así como para las actividades de verificación incluyendo las auditorias internas.

5.3.2 CALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES 5.3.2.1 Los auditores deben tener el entrenamiento adecuado para realizar las auditorias. El

auditor líder es responsable de evaluar que los auditores cumplan con este requisito.


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PDA/CD-8.2.2-02

5.3.2.1.1 La selección de los auditores internos se basa en personal que cumpla con el siguiente perfil:

§ Ser empleado de REPSS y tener como mínimo 6 meses en la organización. § Escolaridad mínima de preparatoria. § Todos los auditores internos deben cumplir con el curso de entrenamiento de la

Norma ISO 9001 y Auditorias Internas ISO-19011 § Tener una conducta ética § Ser imparcial (independencia) § Profesionalismo (competencia) § Objetivo

5.3.2.2 Los auditores internos serán reevaluados 2 veces al año. 5.3.2.3 Los auditores no deben tener responsabilidad directa sobre las áreas a auditar.

El auditor líder es responsable de asignar las áreas a auditar a cada auditor. 5.3.2.4 Auditores externos pueden formar parte del programa de auditoria interna,

previa aprobación del Representante de la Dirección General del REPSS. 5.3.2.5 El entrenamiento de los auditores internos es coordinado por el Coordinador

de Aseguramiento de Calidad y documentado por la Coordinación de Recursos Humanos del REPSS.

5.3.2.6 Es responsabilidad del auditor líder el asegurar el cumplimiento de los puntos anteriores.

5.3.2.7 Es responsabilidad de los Directores y Jefes de Departamento, que los auditores internos estén disponibles para llevar a cabo las auditorias programadas.

5.3.3 PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS

5.3.3.1 El auditor líder apoyado por el representante de la Dirección General del

REPSS, tiene la responsabilidad de la implementación y mantenimiento del sistema de auditorias internas. Y en conjunto con los auditores internos tiene la responsabilidad de iniciar auditorias internas y de requerir las acciones correctivas necesarias para el mantenimiento del Sistema de Administración de la Calidad.

5.3.3.2 Todos los elementos del Sistema de Calidad son auditados al menos una vez al año. Auditorias adicionales pueden ser programadas cuando así se requiera, por ejemplo: Al existir tendencias o problemas a raíz de un cambio de un procedimiento o proceso.



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PDA/CD-8.2.2-02

5.3.3.3 El auditor líder apoyado por el Representante de la Dirección General del

REPSS, desarrollan por escrito el programa de auditorias (FDA/CD-8.2.2-02/02) y el plan de auditorias internas (FDA/CD-8.2.2-02/01) y así mismo se asigna a los auditores internos necesarios, los cuales son independientes al área a auditar.

5.3.3.4 El auditor líder y los auditores internos revisan la documentación y con apoyo del Coordinador de Aseguramiento de Calidad elaboran y preparan los cuestionarios (FDA/CD-8.2.2-02/03) para las áreas auditables.

5.3.3.5 La auditoria interna incluye (pero no se limita) los siguientes puntos: § Manual de Calidad. § Procedimientos. § Instrucciones. § Actividades. § Documentación.

5.3.4 PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA

5.3.4.1 Una copia del programa de auditorias internas (FDA/CD-8.2.2-02/02) es distribuida a todos los miembros del equipo auditor, Directores y Jefes de Departamento.

5.3.4.2 La notificación de la realización de una auditoria planeada bajo el programa anual de auditoria interna del REPSS, se notifica con anticipación a los responsables del área a ser auditada.

5.3.4.3 El auditor líder debe informar por escrito al Director General, Directores de área y Jefes responsables del área o departamento; del plan de auditoria (FDA/CD-8.2.2-02/01) con un mínimo de 5 días laborables y archivar el escrito como evidencia.

5.3.4.4 El auditor líder es responsable de la notificación y la obtención de la información requerida para la auditoria y distribuirla al equipo de auditores según corresponda. Esta información debe de incluir reportes previos de auditorias internas y externas; así como también las deficiencias actuales del área a auditada (ejemplo quejas, etc.)

5.3.5 CONDUCCIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA

5.3.5.1 En lo posible el equipo de auditores minimizará las interrupciones a las operaciones de rutina del área a auditar.

5.3.5.2 Al inicio de la auditoria, los auditores se reúnen con los responsables de las áreas correspondientes para revisar la agenda de la auditoria, hacer las aclaraciones pertinentes o responder las inquietudes.


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PDA/CD-8.2.2-02

5.3.5.2 Para la realización de la auditoria se utilizará la lista de verificación o

cuestionario (FDA/CD-8.2.2-02/03). 5.3.5.3 Los reportes de los cuestionarios de las auditorias internas (FDA/CD-

8.2.2-02/03) deben estar completamente llenos y autorizados por el auditor líder o por el coordinador de Calidad.

5.3.5.4 Se auditan los elementos seleccionados poniendo especial atención al equipo utilizado, materiales y documentación.

5.3.5.5 Se verifican los niveles de revisión, disponibilidad de documentos requeridos, incluyendo; Procedimientos, instrucciones de trabajo y registros de calidad.

5.3.5.6 Durante la auditoria, los auditores internos mantienen informados a los auditados de los hallazgos encontrados para descartar cualquier desacuerdo o para corregir cualquier posible confusión.

5.3.6 JUNTA DE CIERRE

5.3.6.1 Al final de la auditoria, el equipo auditor se reúne para realizar una junta

de cierre para revisar las áreas cubiertas, situaciones relevantes y hallazgos encontrados.

5.3.6.2 El auditor líder y de ser necesario con apoyo del Representante de la Dirección General del REPSS, revisa las discrepancias encontradas y autoriza el requerimiento de las acciones correctivas (FDA/CD-8.5.2-04/01).

5.3.6.3 Los auditores internos generan las acciones correctivas autorizadas utilizando la forma FDA/CD-8.5.2-04/01.

5.3.7 ELABORACIÓN DE REPORTES

5.3.7.1 El responsable de cada grupo de auditoria elabora un reporte preliminar

(FDA/CD-8.2.2-02/04) después de terminar la auditoria, donde se informa a las distintas áreas auditadas los hallazgos encontrados y las acciones correctivas requeridas.

5.3.7.2 El auditor líder es responsable de la recopilación, preparación y emisión de la información de las observaciones preeliminares antes de la junta de cierre de la auditoria.

5.3.7.3 El auditor líder y los responsables del área revisan esta información durante una junta de cierre de la auditoria. Se debe documentar la asistencia a la junta de cierre.



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PDA/CD-8.2.2-02

5.3.8 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS

5.3.8.1 El auditor líder da seguimiento a las observaciones abiertas verificando avances de cierre de acuerdo al procedimiento PDA/CD-8.5.2-04.

5.3.8.2 Si el tiempo límite para llevar a cabo una acción correctiva necesitara extenderse por algún motivo, una extensión debe ser solicitada por escrito por medio de un memorandum dirigido al auditor líder. El memorandum debe describir el motivo por el cual se requiere la extensión.

5.3.8.3 Se requerirá la Firma del Coordinador de Aseguramiento de Calidad y el representante de la Dirección del REPSS si se solicita una segunda extensión.

5.3.8.4 El auditor líder genera un reporte final de la auditoria (FDA/CD-8.2.2-02/05) en un lapso no mayor de 30 días después de terminar la auditoria interna con la siguiente información: Fecha de cada auditoria, área, hallazgos, plan de acciones correctivas, fechas de terminación y responsables. Este reporte es distribuido al Director General, y Jefes de área del REPSS.

5.3.8.5 El Auditor Líder es responsable de dar seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas de las discrepancias que considere tengan un impacto negativo en la calidad del servicio o por cualquier requerimiento por parte de la Dirección General o del Coordinador de Aseguramiento de Calidad.

5.3.8.6 En caso de que el Auditor líder encuentre evidencia de que las acciones correctivas no han sido efectivas, notifica por escrito al responsable del área y a la Coordinación de Aseguramiento de Calidad, de ser necesario, se reabre la observación.

5.3.9 REGISTRO DE LAS AUDITORIAS

5.3.9.1 El Auditor líder mantiene un archivo oficial de auditorias por un mínimo de

1 año, el cual debe mantenerlo actualizado.



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NÚMERO

PDA/CD-8.5.2-04

REV

E

TITULO: Acción Correctiva / Acción Preventiva

PAGINA : 1



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/01/06 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General. C 23/10/06 Resultado de la Primera Pre-Auditoria externa del REPSS. D 15/02/07 Revisión General. E 25/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). C. Recursos Humanos Depto. De Administración de Base de Datos C. Recursos Materiales Depto. De Modelo y garantía de Atención al Beneficiario C. Contabilidad y Finanzas Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Médico C. Programación y Presupuesto Depto. De Promoción y Afiliación C. Soporte Técnico Depto. De Administración C. Padrón de Beneficiarios Depto. De Control Financiero y De Gasto C. Municipales de promoción y Afiliación



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12/01/06 Acción Correctiva / Acción Preventiva

PDA/CD-8.5.2-04

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es establecer un sistema para la investigación, corrección y prevención de las causas de no conformidades, de fallas del Sistema de Calidad contra el estándar ISO -9001; o como resultado de una queja de un usuario o cualquier otro medio.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento aplica a todas las no conformidades relacionadas con la calidad del servicio y/o con el Sistema de Calidad así como de problemas que requieran especial atención.


3.1.-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2.-RAC/AP: Requisición de Acción Correctiva / Acción Preventiva 3.3.-AC/AP: Acción Correctiva/Acción Preventiva 3.4.-CAC: Coordinador de Aseguramiento de Calidad/ Control de Documentos

4.0 Lista de Documentos Relacionados 4.1.-PDA/CD-8.2.2-02 Auditorias Internas 4.2.-FDA/CD-8.5.2-04/01 Acciones Correctivas y/o Preventivas 4.3.-Diagramas de Flujo de PDA/CD-8.5.2-04



5.1.1 El Solicitante/Empleado del REPSS 5.1.2 Jefe del Departamento aplicable 5.1.3 El personal del área afectada 5.1.4 Coordinador de Aseguramiento de Calidad/ Control de Documentos


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PDA/CD-8.5.2-04


5.2.1.- Lineamientos de la Norma ISO 9001-2000


5.3.1.- Requisición de Acción Correctiva/ Acción Preventiva. 5.3.1.1 Cualquier empleado de REPSS puede iniciar una RAC/RAP en cualquier

momento que se presente un problema con el Sistema de Calidad, con los requerimientos del servicio o exista un problema que requiere atención especial. Este proceso se iniciará llenando la forma de FDA/CD-8.5.2-04/01 para RAC/RAP y deberá entregarla al CAC anexando la evidencia objetiva que respalde el requerimiento de una Acción Correctiva/ Acción Preventiva.

5.3.1.2 Una vez recibida y aceptada la RAC por el CAC, esté le asignará un número de control y la firmará de recibido el área de Control de Documentos o el CAC.

5.3.1.3 Después el CAC consultará con el Jefe del Departamento aplicable para asignar la AC/ AP al personal más apropiado de acuerdo con la naturaleza del problema. El Jefe del Departamento tiene un periodo de 2 días hábiles para asignar la AC/AP a partir de la fecha en que le fue entregada. La forma deberá ser firmada por la persona asignada y ésta deberá ser entregada al CAC. El Jefe del área es el responsable del seguimiento y terminación de las AC/AP asignadas a su personal.

5.3.1.4 El CAC entregará una copia al personal asignado en la cual se deberá contestar la RAC/AP.

5.3.1.5 El personal del área afectada o en su caso el CAC revisará y verificará el plan recibido y firmará la forma si el plan es aceptado. Si en el periodo establecido no se recibe respuesta, el CAC o el Jefe de departamento /Coordinador de Aseguramiento de Calidad notificará al siguiente nivel direccional.

5.3.1.6 En caso que la persona asignada necesite extender la fecha de terminación por un problema en particular, deberá notificar al CAC o al representante de Control de Documentos para reasignar fecha de revisión.



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PDA/CD-8.5.2-04

5.3.1.7 El CAC designará personal para verificar la efectividad de las acciones

implementadas como resultado de la RAC. En el caso que sean efectivas, el verificador firmará aprobando las mismas.

5.3.1.8 El CAC contactará al originador de la RAC/AP y si éste está de acuerdo se cerrará la RAC/AP, En caso de que se encuentre que éstas no son efectivas, el proceso de acción correctiva descrito en este procedimiento deberá repetirse.

5.3.1.8.1.- Si por alguna razón el originador no puede ser contactado, el Coordinador de Aseguramiento de Calidad y el Jefe del departamento originador revisarán la efectividad de la Acción Correctiva/Acción Preventiva y la cerrarán o la dejarán abierta según sea el caso.

5.3.1.8.2 Es la responsabilidad de la persona asignada, el implementar la acción correctiva/acción preventiva a procesos o áreas similares, si aplica.

5.3.1.9 Un seguimiento a la acción correctiva/acción preventiva, como lo es una segunda

verificación, deberá ser ejecutado en la fecha programada, esto con el fin de comprobar que el problema no se ha presentado en un tiempo considerable. Si el problema se ha presentado nuevamente entonces el proceso de requisición de una Acción Correctiva deberá ser iniciado nuevamente.

5.3.1.10 Las Posibles causas potenciales para levantar una acción correctiva

pueden ser:

• Cuando el sistema de administración de calidad no cumpla con los requerimientos de la norma ISO-9001:2000

• Que se hayan omitido en el manual de calidad, procedimientos, registros de calidad, alguna cláusula de carácter normativo.

• Que se aplique un documento obsoleto en alguna área determinada de REPSS • Los hallazgos encontrados en las auditorias internas y o externas del REPSS

5.3.1.11 Las Posibles causas potenciales para levantar una acción preventiva pueden ser:

• Haya una tendencia negativa en un objetivo de calidad • En base a un análisis de datos que demuestre una tendencia negativa en un

proceso. Que en las auditorias internas se presenten tendencias negativas en una misma área


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NÚMERO

PDA/RH-6.2-01

REV

D

TITULO: Baja del Trabajador

PAGINA : 1


APROBADO POR: Ma. Rosalina Curiel Terán Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD Este documento contiene información reservada y como tal no debe ser compartida con otros por ningún motivo o utilizada para servicio sin una autorización escrita del Representante de la Dirección General del REPSS


REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General.

C 16/02/07 Revisión General D 19/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Dirección de Administración y Financiamiento Jefe de Departamento de Administración Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto


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12/12/05 Baja del Trabajador

PDA/RH-6.2-01

1.0 Objetivo

1.1 Procedimiento de baja de un empleado en los sistemas NOI, IDSE y SUA.

2.0 Alcance

2.1 El procedimiento inicia por; término del contrato, separación voluntaria, abandono de empleo, defunción o rescisión de la relación laboral del empleado.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California 3.2 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social 3.3 NOI: Sistema de Nomina Integral 3.4 SUA: Sistema Único de Autodeterminación 3.5 IDSE: IMSS Desde Su Empresa vía Internet


4.1 Ley Federal del Trabajo 4.2 FDA/RH-6.2-03/01 Comprobante de pago 4.3 FDA/RH-6.2-01/01 Formato de Recibo Único 4.4 FDA/CO-7.4.1-04/11 Solicitud y Autorización de Pago 4.5 FDA/RH-6.2-01/02 Convenio de las partes (Rescisión Laboral)


5.1. - Partes que intervienen 5.1.1 Director General del REPSS

5.1.2 Director de Administración y Financiamiento 5.1.3 Director de Área Correspondiente 5.1.4 Trabajador 5.1.5 Jefe de Departamento de Administración 5.1.6 Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.7 Coordinación de Recursos Humanos


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PDA/RH-6.2-01

5.2.- Políticas de Operación No aplica.


5.3.1 El Director de Área, entrega oficio y documentación anexa (según sea el caso), al Director de Administración y Financiamiento, donde solicita dar de baja al empleado por motivo de; término del contrato, separación voluntaria, abandono de empleo, defunción o rescisión de la relación laboral.

5.3.2 El Director de Administración y Financiamiento, turna el oficio y documentación

anexa, al Jefe del Departamento de Administración. El Jefe del Departamento de Administración revisa el oficio y documentación anexa, para ser remitida a la Coordinación de Recursos Humanos.

5.3.3 La Coordinación de Recursos humanos recibe la información, donde se captura en el

NOI la baja del empleado en la opción “procesos”, que es donde inicia el tramite del finiquito, una vez concluida la captura se imprime recibo foliado en original para el empleado y la copia para el REPSS, con el desglose de los conceptos a finiquitar y el formato de la lista de raya para su firma de recibido el importe. Posteriormente se elabora formato de Recibo Único (FDA/RH-6.2-01/01), que contiene nombre del empleado, desglose del pago con el código programático presupuestal, autorización del Director General para el pago del finiquito, el Vo.Bo . del Director de Administración y Financiamiento entre otros. Y por último se elabora el formato de Solicitud y Autorización de Pago (FDA/CO-7.4.1-04/11), que incluye el monto neto a pagar en cheque, quien lo solicita, fecha de pago, tipo de adjudicación y las firmas de autorización del pago. Si la baja del empleado es por rescisión de la relación laboral, se incluye convenio (FDA/RH-6.2-01/02), que contiene información donde ambas partes están de acuerdo a dar por terminada la relación laboral que los une, especificando los importes a recibir como pago y las firmas que lo validan.

5.3.4 La Coordinación de Recursos Humanos elabora un oficio donde el Jefe de

Departamento de Administración solicita al Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto la elaboración del cheque para el pago del finiquito y se anexa documentación de soporte (lista de raya, recibo con desglose del pago, solicitud y autorización del pago y el recibo único. Cuando la terminación de la relación laboral es por rescisión, se incluye el convenio.



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PDA/RH-6.2-01

5.3.5 La Coordinación de Recursos Humanos entrega el oficio y sus anexos al Jefe de Departamento de Administración, quien revisa la documentación y firma los formatos para remitirlos a la Dirección de Administración y Financiamiento para su Vo.Bo. y a la Dirección General para la autorización de la elaboración del movimiento en el Departamento de Control Financiero y de Gasto.

5.3.6 La Coordinación de Recursos Humanos recibe del Jefe de Departamento de

Administración, el oficio con la documentación anexa y formatos autorizados. La Coordinación de Recursos Humanos lo entrega al Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto para elaboración del cheque del finiquito (PDA/CF-7.5.1-06).

5.3.7 La Coordinación de Recursos Humanos recibe del Jefe de Departamento de Control

Financiero y de Gasto el cheque y documentación anexa, mismo que se entrega al empleado dado de baja para la firma de conformidad de cada documento. Se le entrega el cheque y recibo foliado de pago del finiquito.

5.3.8 En la Coordinación de Recursos Humanos, se accesa al sistema de IMSS/IDSE en

la página de Internet http//:idse.imss.gob.mx/imss/, se selecciona afiliación, donde se captura la baja del empleado, se transmite y se firma electrónicamente y queda en espera por 24 horas para su proceso. Se archiva electrónicamente el acuse notarial de confirmación de transmisión del movimiento, en la Carpeta del IMSS.

5.3.9 La Coordinación de Recursos Humanos, pasadas las 24 horas se accesa al sistema

de IMSS/IDSE en la página de Internet http//:idse.imss.gob.mx/imss/, se selecciona afiliación, se consulta en resultados últimos movimientos afiliatorios, donde se verifica que el movimiento ha sido procesado.

5.3.10 Si no se encuentra es por que existe un campo erróneo, se corrige y se envía

nuevamente para verificarlo de nuevo al día siguiente. 5.3.11 Si se encuentra procesado el movimiento de baja, se archiva electrónicamente el

reporte en Carpeta del IMSS. Se imprime cuando se procesa el pago mensual o bimestral del IMSS/SAR/INFONAVIT, para su cotejo y soporte.

5.3.12 La Coordinación de Recursos Humanos, da de baja al ex empleado en el SUA.

5.3.13 La documentación complementaria de la baja del empleado se archiva en su expediente y se resguarda en un archivo con calidad con el cual se concluye el proceso de baja de un empleado.


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NÚMERO

PDA/RH-6.2-02

REV

D

TITULO: Alta de Personal

PAGINA : 1


APROBADO POR: Ma. Rosalina Curiel Terán Vidall Álvarez Sánchez



REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05

Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General. C 16/02/07 Revisión General D 19/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Dirección de Administración y Financiamiento Dirección de Promoción y Afiliación Dirección de Gestión de Servicios Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto


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12/12/05 Alta de Personal

PDA/RH-6.2-02

1.0 Objetivo

1.1 La contratación de personal cubrirá las necesidades del recurso humano en las diferentes áreas del REPSS.

2.0 Alcance

2.1 La alta del trabajador debe procesarse en tiempo y forma, para cumplir con las instancias correspondientes.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social 3.3 NOI: Sistema de Nomina Integral 3.4 SUA: Sistema Único de Autodeterminación 3.5 IDSE: IMSS Desde Su Empresa vía Internet.


4.1.- FDA/RH-6.2-02/01 Formato de autorización de Contratación de Personal.

5.0 Procedimiento y Responsabilidades 5.1.- Partes que intervienen

5.1 Director General del REPSS 5.2 Director de Administración y Financiamiento 5.3 Director de Área Correspondiente 5.4 Jefe de Departamento de Administración 5.5 Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.6 Coordinación de Recursos Humanos 5.7 Trabajador


5.2.1.- Lineamientos de la Secretaria de Planeación y Finanzas en cada alta de personal hasta el tercer nivel jerárquico inferior al Director General.


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PDA/RH-6.2-02

5.3.- Descripción de Procedimiento 5.3.1 El Director de Area validará el formato de autorización de contratación de personal,

ante la Coordinación de Recursos Humanos, para iniciar con el procedimiento de alta ante la Dirección General.

5.3.2 Posteriormente el Director de Área que requiere cubrir la vacante de personal,

solicitará vía Oficio con el anexo del Formato de Autorización de Contratación de Personal (FDA/RH-6.2-02/01), ante el Director General;

5.3.3 El Director General analiza el formato de autorización de contratación de personal

(FDA/RH-6.2-02/01), y una vez que autoriza el formato (FDA/RH-6.2-02/01), lo remite al Director de Administración y Financiamiento;

5.3.4 El Director de Administración y Financiamiento da el Visto Bueno al formato de

autorización de contratación de personal (FDA/RH-6.2-02/01) y turna la información al Jefe del Departamento de Administración, quien a su vez lo remite a la Coordinación de Recursos Humanos;

5.3.5 La Coordinación de Recursos Humanos, presenta al Director de Area posibles

candidatos. Cuando el Director de Area presenta la documentación de la persona seleccionada, se revisa que el expediente cumpla con todos los requisitos de documentación, para iniciar con el proceso de alta.

5.3.6 La Coordinación de Recursos Humanos, procede a dar la alta con el expediente

integrado del nuevo empleado en el sistema de Nomina Integral (NOI), ante el Instituto Mexicano del Seguro Social vía electrónica (IMSS-IDSE) y en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), como se detalla a continuación;

5.3.7 El Coordinador de Recursos Humanos procede a dar la alta al nuevo empleado en el

Sistema NOI, ingresa a la Plantilla y en edición se selecciona agregar y se inicia con la captura de los datos que solicita el sistema tales como: nombre completo, RFC, CURP, departamento de adscripción, puesto, sueldo, fecha de alta, entre otros.

5.3.8 Una vez dado de alta en el Sistema NOI, el Coordinador de Recursos Humanos,

inscribe al trabajador en el Instituto Mexicano del Seguro Social electrónicamente en el Sistema IMSS/IDSE que se encuentra en la página de Internet http//:idse.imss.gob.mx/imss/, al terminar la captura de los filtros de acceso al Sistema del IMSS, se selecciona afiliación, donde se captura la alta o reingreso del empleado, se transmite, se firma electrónicamente y queda en espera el el proceso de autorización por 24 horas, se archiva electrónicamente el acuse notarial de confirmación de transmisión del movimiento, en la Carpeta del IMSS.


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PDA/RH-6.2-02

5.3.9 La Coordinación de Recursos Humanos, pasadas las 24 horas accesa al sistema

electrónico del IMSS/IDSE en la página de Internet http//:idse.imss.gob.mx/imss/, se capturan los filtros de acceso al Sistema IMSS y se selecciona afiliación, se confirma en resultados últimos movimientos afiliatorios, donde se comprueba que este movimiento ha sido procesado. Se abre el archivo y se verifica que se encuentre autorizado, si el movimiento operado ha sido rechazado se inicia de nuevo el procedimiento, capturando las correcciones y de nuevo se transmite para verificarse de nuevo en 24 horas.

5.3.10 Si se encuentra procesado el movimiento de alta o reingreso exitosamente, se

archiva electrónicamente el reporte en la Carpeta del IMSS, en el mes que corresponda, se imprime para archivarse en el expediente personal.

5.3.11 La Coordinación de Recursos Humanos procede a dar de alta al nuevo empleado en

el sistema SUA, se accesa al área de actualizar y se captura la información del empleado como son; número de seguridad social, nombre, R.F.C., CURP, salario diario integrado y fecha de alta entre otros.

5.3.12 na vez dado alta al empleado, en el Sistema NOI, IMSS y SUA, la Coordinación

de Recursos Humanos, procede a solicitar por oficio al Coordinador de Contabilidad y finanzas, la tarjeta de débito con la cual se le pagará al trabajador la nómina cada 14 días.

5.3.13 El Coordinador de Contabilidad y Finanzas recibe oficio, lo revisa y si la información

esta completa inicia el trámite ante el Banco. Una vez autorizada por al banco la tarjeta de debito para el empleado se le proporciona al Coordinador de Recursos Humanos el número de cuenta donde se hará el depósito de su nómina al empleado.

5.3.14 El Coordinador de Recursos Humanos procede a capturar en el NOI, el banco y el

número de cuenta donde se depositara su pago de nomina cada catorcena. Se localiza al empleado y se le informa que su tarjeta esta lista y que deberá pasar a la sucursal que se le indique para que la active.

5.3.15 La documentación complementaria de alta del empleado se archiva en su

expediente y se resguarda en un archivo con calidad con el cual se concluye el proceso de alta de un empleado.



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NÚMERO

PDA/RH-6.2-03

REV

D

TITULO: PAGINA : 1 Elaboración de Nómina DE : 4

PREPARADO POR: APROBADO POR: Ma. Rosalina Curiel Terán Vidall Alvarez Sanchez



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General. C 20/09/06 Revisión de Auditoria Interna del REPSS D 20/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Direcciones del REPSS Departamento de Control Financiero y de Gasto Depto. De Administración del REPSS


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12/12/05 Elaboración de Nómina

PDA/RH-6.2-03

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es integrar y validar la nomina mediante el sistema NOI.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se lleva a cabo para cumplir con el pago en tiempo y forma al trabajador por sus actividades realizadas y de acuerdo a lo establecido en el contrato individual de trabajo.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 Discrepancia: Que la información solicitada no se encuentre completa 3.3 NOI: Sistema de Nomina Integral


4.1 PDA/CF-7.5.1-06 Registro Validación y Pago de Trámite 4.2 FDA/RH-6.2-03/01 Comprobante de Pago



5.1.1 Director General del REPSS 5.1.2 Director de Administración y Financiamiento del REPSS 5.1.3 Director de área correspondiente 5.1.4 Jefe de Departamento de Administración del REPSS 5.1.5 Coordinación de Recursos Humanos 5.1.6 Trabajador


5.2.1 Lineamientos de la Secretaria de Planeación y Finanzas en el alta de personal hasta

el tercer nivel jerárquico inferior al Director General del REPSS


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PDA/RH-6.2-03


5.3.1 Para el pago de nómina la Coordinación de Recursos Humanos es la responsable de la integración de los periodos de nomina.

5.3.2 Para llevar a cabo la mencionada actividad, revisará y verificará las inasistencias,

y las Incapacidades.

5.3.3 Validará la nómina, elaborará oficio para el Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS al cual anexará el reporte para la dispersión.

5.3.4 La Coordinación de Recursos Humanos es la encargada de generar lista de raya

para firma y entregar los comprobantes de pago (FDA/RH-6.2-03/01) a cada trabajador.

5.3.5 El Coordinador de Recursos Humanos procede a realizar la creación del periodo de nómina, la cual se realiza en el sistema NOI, entra a utilerías, creación del siguiente periodo y arroja la relación de todos los empleados del REPSS

5.3.6 El Coordinador de Recursos Humanos revisa el control diario para verificar si hay faltas, si existen se selecciona al trabajador, en edición selecciona “Faltas”, en el calendarios se marca el (los) día (s) de inasistencia y la palabra falta, aparece una relación del tipo de faltas de la cual se selecciona la correspondiente, si no hay faltas verifica si hay incapacidades.

5.3.7 El Coordinador de Recursos Humanos verifica si hay incapacidades, si la hay procede a capturarla en el sistema el cual le solicitara que ingrese el tipo de incapacidad, la duración de esta y el folio. Si no existen incapacidades se procede a validar nómina.

5.3.8 El Coordinador de Recursos Humanos una vez que ha verificado las

incapacidades y faltas revisa el listado de los Depósitos de pago de nómina, el cual muestra las cantidades a pagar a cada uno de los trabajadores, si esta correcto lo imprime para posteriormente entregarlo al Jefe del Departamento de Administración del REPSS.


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PDA/RH-6.2-03

5.3.9 Procede a elaborar oficio dirigido al Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto, en el cual se le solicita realizar la dispersión para el pago de nómina, a dicho oficio le anexa el reporte de los depósitos de pago de nómina para cada uno de los trabajadores.

5.3.10 El Jefe del Departamento de Administración del REPSS revisa el documento, da

el visto bueno y entrega a el Coordinador de Recursos Humanos del REPSS

5.3.11 El Coordinador de Recursos entrega el oficio y reporte del Depósito de pago de nómina al Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS

5.3.12 El Coordinador de Recursos Humanos procede a imprimir el formato de lista de

raya y recibos de nómina de cada una de las Coordinaciones Municipales y de la Oficina Central.

5.3.13 Elabora oficio para los Coordinadores Municipales en donde les informa que les

envía comprobantes de pago (recibos de nomina) y lista de raya para firma de los trabajadores, estos documentos son enviados por paquetería. Al personal que se encuentra en oficina Central se les entrega personalmente su recibo y se les pide que firmen la lista de raya.

5.3.14 Los Coordinadores Municipales deberán mandar al Coordinador de Recursos Humanos la lista de Raya firmada por todos los empleados.

5.3.15 El Coordinador de Recursos Humanos recibe la lista de Raya revisa que este

firmada y se archiva.



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NÚMERO

PDA/RH-6.2-04

REV

C

TITULO: PAGINA : 1 Solicitud de Vacaciones DE : 3




REVISIÓN NUMERO


DESCRIPCIÓN

A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General. C 23/07/07 Revisión General



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12/12/05 Solicitud de Vacaciones

PDA/RH-6.2-04

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es elaborar el formato de vacaciones del trabajador que tiene derecho a disfrutar del mismo.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se lleva a cabo a solicitud del trabajador y de acuerdo a lo previsto en el Artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo.


3.1.- REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.

4.0 Lista de Documentos Relacionados 4.1.- Ley Federal del Trabajo 4.2.- FDA/RH-6.2-04/01 Formato de Solicitud de Vacaciones

5.0 Procedimientos y responsabilidades

5.1. - Partes que intervienen

5.1.1.- Área solicitante 5.1.2.- Jefe inmediato del Solicitante

5.1.3.- Director del área correspondiente 5.1.4.- Coordinación de Recursos Humanos 5.2.- Políticas de Operación

5.2.1 Se rige este Organismo por la Ley Federal del Trabajo


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12/12/05 Solicitud de Vacaciones

PDA/RH-6.2-04


5.3.1 El trabajador solicita a su jefe inmediato el disfrute del periodo vacacional correspondiente.

5.3.2 Una vez que están de acuerdo con el periodo, el trabajador solicita a la

Coordinación de Recursos Humanos el formato de solicitud de periodo vacacional (FDA/RH-6.2-04/01)

5.3.3 El Coordinador de Recursos Humanos elabora el formato de solicitud de periodo vacacional (FDA/RH-6.2-04/01) y lo remite al trabajador para que este a su vez lo pase a firma de autorización de su Jefe inmediato y Director de área correspondiente.

5.3.4 El trabajador procede a entregar el formato a su Jefe inmediato, este lo recibe

y verifica las fechas solicitadas; si esta correcto firma de autorizado y lo remite al Director de Área correspondiente para su autorización.

5.3.5 Una vez autorizado, el trabajador entrega el formato de solicitud de periodo vacacional (FDA/RH-6.2-04/01) a la Coordinación de Recursos Humanos y este a su vez captura las fechas en el sistema de asistencia y archiva el mismo en su respectivo expediente.


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NÚMERO

PDA/RH-6.2-08

REV

C

TITULO: PAGINA : 1 Inducción, Capacitación y Adiestramiento DE : 4


AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO





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12/12/05 Inducción, Capacitación y Adiestramiento

PDA/RH-6.2-08

1.0 Objetivo

1.1 Uno de los procedimientos de mayor importancia pues de ello dependerá el desempeño

del trabajador.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se lleva a cabo para que el trabajador en la etapa inicial (inducción) conozca la estructura administrativa del Organismo, y de manera general las funciones de cada una de las áreas que integran al REPSS, la segunda etapa es la de capacitación y adiestramiento, la cual constituye una de las mejores inversiones en Recursos Humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal y la organización.


3.1.- REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California.


4.1.-Manual de Organización


5.1. - Partes que intervienen

5.1.1 Trabajador

5.2.- Políticas de Operación 5.2.1.- Lo establecido en el Manual de Organización del REPSS


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PDA/RH-6.2-08


5.3.1 El Coordinador de Recursos Humanos o Coordinador Municipal de Promoción

y Afiliación, inicia la primera etapa de este procedimiento que es la inducción, explica de manera general al trabajador que es el REPSS, cual es su Visión, Misión y Política de Calidad,


y Afiliación una vez que ha concluido con la platica lleva al trabajador a un recorrido por el área de trabajo;


y Afiliación presenta al trabajador con el personal del área de trabajo y le explica en forma general cual es la actividad que desarrolla cada una de las áreas


y Afiliación indica al trabajador el área en la cual llevará a cabo sus actividades, una vez instalado entrega al trabajador una copia del Manual de Organización para que conozca la estructura administrativa del REPSS, y de manera específica las funciones que lleva a cabo cada una de los trabajadores

5.3.5 Las dudas o comentarios que pueda tener el trabajador sobre la información

contenida en el documento que le ha sido entregado, podrá comentarlas con el Coordinador de Recursos Humanos o Coordinador Municipal de Promoción y Afiliación quienes tratarán de resolver las inquietudes.


y Afiliación pregunta al trabajador si tiene dudas sobre el contenido en el Manual de Organización, si es así la resuelve y si no tiene dudas le informa al trabajador que ha concluido la etapa de inducción al Organismo.

5.3.7 El Director de Administración y Financiamiento informa mediante oficio a los

Directores del REPSS que, de acuerdo a la Programación y Presupuestación anual del Organismo se llevará a cabo la capacitación y Adiestramiento de personal


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PDA/RH-6.2-08

5.3.8 En dicho oficio, el Director de Administración y Financiamiento solicita a los

Directores de Área hacer entrega al Jefe del Departamento de Administración de los programas o cursos de capacitación en los cuales estén interesados

5.3.9 El Director General y el Director de Administración y Financiamiento una vez

que han recibido la información la analizan y dan su autorización, informan mediante oficio a los Directores que a partir de la fecha pueden iniciar con la Capacitación y adiestramiento que han solicitado

5.3.10 Los Directores de Área llevan a cabo dicha actividad con el proveedor que ha

sido contratado

5.3.11 El Proveedor del Servicio lleva a cabo la Capacitación y adiestramiento una vez que ha concluido, entrega al Coordinador de Recursos Humanos la Constancia que respalda dicha Capacitación

5.3.12 El Coordinador de Recursos Humanos, una vez que ha recibido las

Constancias de Capitación, las fotocopia, entrega la original al trabajador y le pide que firme de recibido en la copia, la cual archiva en el expediente de cada trabajador.


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NÚMERO

PDA/RH-6.2-09

REV

C

TITULO: PAGINA : 1 Registro del Trabajador en el Sistema de Asistencia DE : 4


AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO





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12/12/05 Registro del Trabajador en el Sistema de Asistencia

PDA/RH-6.2-09

1.0 Objetivo

1.1 Registrar al trabajador en el Sistema de Asistencia

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se lleva a cabo para que el trabajador registre su asistencia y puntualidad a sus actividades y el Coordinador de Recursos Humanos lleve el control de la misma.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 EYS ASISTE: Sistema de Asistencia 3.3 NOI: Sistema de Nómina


4.1 (FDA/RH-6.2-09/01) Aviso de Falta 4.2 (FDA/RH-6.2-09/02) Aviso de Ausencia


5.1. - Partes que intervienen 5.1.1 Trabajador 5.1.2 Coordinación de Soporte Técnico 5.1.3 Coordinación de Recursos Humanos


No aplica.



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12/12/05 Registro del Trabajador en el Sistema de Asistencia

PDA/RH-6.2-09


5.3.1 El Coordinador de Recursos Humanos entra al Sistema de asistencia EYS

Asiste, selecciona la opción de empleado nuevo y procede a capturar los datos del trabajador que le son requeridos por el sistema como son: clave del trabajador, esta clave es el número de empleado que se la ha asignado al trabajador con anterioridad en el NOI, se marca la opción que señala si el trabajador checa o no, RFC, Tipo de Empleado, Departamento de Adscripción, Puesto, Status, Fecha de Nacimiento, Fecha de Ingreso, Horario, etc. Una vez capturada la información se le avisa al área de soporte técnico.

5.3.2 El Coordinador de Soporte Técnico procede a registrar la huella digital del

trabajador con el lector electrónico digital. 5.3.3 El trabajador diariamente al llegar captura en el Sistema de Asistencia su

número de nómina y en la pantalla aparece su nombre completo donde le solicita que coloque su dedo índice derecho en el lector electrónico digital para quedar registrada su entrada puntual. Si su entrada no es puntual no le permite registrarse, le arroja la leyenda en la pantalla del Sistema “imposible de registrarse, es falta después de las 8:10 de la mañana”. El empleado tiene que presentarse con su Jefe inmediato superior para autorizar su entrada ante la Coordinación de Recursos Humanos si el empleado lo amerita.

5.3.4 Si algún empleado no asiste a su trabajo el Jefe inmediato, entregará a la

Coordinación de Recursos Humanos, mediante el llenado del Formato Aviso de Falta (FDA/RH-6.2-09/01), la inasistencia del empleado con copia para su expediente personal.

5.3.5 La Coordinación de Recursos Humanos captura la falta del empleado en el

sistema de nómina (NOI) para su descuento. 5.3.6 Si algún empleado ocupa ausentarse después de su entrada, su Jefe inmediato

entregará a la Coordinación de Recursos Humanos mediante el llenado del Formato Aviso de Ausencia (FDA/RH-6.2-09/02), el permiso otorgado al empleado con copia para su expediente personal.

5.3.7 La Coordinación de Recursos Humanos procede a registrar manualmente en el

sistema EYS Asiste la salida (Ausencia) del trabajador.



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NÚMERO

PDA/RH-6.2-10

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Elaboración del Pago de IMSS / INFONAVIT DE :

3


Ma. Rosalina Curiel Teran Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Direcciones de Administración y Financiamiento Departamento de Control Financiero y de Gasto Departamento de Administración del REPSS Coordinación de Recursos Humanos


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25/07/07 Elaboración del Pago de IMSS / INFONAVIT

PDA/RH-6.2-10

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es cubrir en tiempo las cuotas obrero-patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) e INFONAVIT.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento inicia con el Programa SUA en la Coordinación de Recursos Humanos, integrando a cada trabajador al Sistema para el cálculo de las cuotas.


3.4 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.5 Discrepancia: Que la información solicitada no se encuentre completa. 3.6 NOI: Sistema de Nomina Integral. 3.7 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social


4.3 FDA/CO-7.4.1-04/11 Solicitud y Autorización de Pago.



5.1.7 Director General del REPSS 5.1.8 Director de Administración y Financiamiento del REPSS 5.1.9 Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.10 Jefe de Departamento de Administración del REPSS 5.1.11 Coordinación de Recursos Humanos

5.2 Políticas de Operación: 5.2.1 El pago del IMSS se realiza mensualmente y se paga a más tardar el día 17 de

cada mes del año fiscal vigente. 5.2.2 El pago del INFONAVIT por bimestre y se paga a más tardar el día 17 de cada

bimestre del año fiscal vigente.



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PDA/RH-6.2-10


5.3.1 La Coordinación de Recursos Humanos debe de dar de Alta al trabajador ante el IMSS e INFONAVIT, por medio del IDSE y el SUA, sistemas que se manejan por Internet.

5.3.2 Se inicia capturando en el IDSE cada movimiento que se origina por trabajador,

Alta, Baja, Modificación de Salario y/o Incapacidad. 5.3.3 El siguiente paso es capturar en el SUA cada movimiento de los trabajadores; Alta,

Baja, Modificación de Salario y/o Incapacidad. 5.3.4 El sistema del IDSE y el SUA, calcula el IMSS mensual y el INFONAVIT bimestral. 5.3.5 Al final de cada mes, se ingresa al SUA capturando las claves de acceso, se

selecciona calculo-pago oportuno para generar el mes a pagarse. Se procede a crear un archivo electrónico en el mes que corresponda del año fiscal vigente, seleccionando el recuadro de generar pago.

5.3.6 Después se ingresa al IDSE por Internet capturando las claves de acceso para

seleccionar confrontas y ahí capturar de nuevo las claves de acceso para vaciar la información del archivo electrónico del mes creado en el SUA, mencionado en el punto anterior. Inmediatamente el IDSE arroja un archivo que se salva electrónicamente en IMSS CONFRONTAS, para su revisión y cotejo de la información del personal del REPSS (Altas, Bajas, Modificaciones de Salarios y/o Incapacidades).

5.3.7 Se analiza la información, si hay diferencias entre el SUA y el IDSE, se auditan

los movimientos, se ajustan de acuerdo a las diferencias para cuadrar cada movimiento de los sistemas y así proceder a elaborar la Solicitud y Autorización de Pago (FDA/CO-7.4.1-04/11) del IMSS.


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PDA/RH-6.2-10

5.3.8 Elaborado el Formato de Solicitud y Autorización de Pago, se anexa la impresión de

la plantilla de Personal con los movimientos Mensuales y/o Bimestrales del SUA, según sea el pago de las aportaciones para soporte del mismo.

5.3.9 Integrada la información del Pago IMSS y/o INFONAVIT, la Coordinación de

Recursos Humanos la entrega al Departamento de Administración para su revisión y este a su vez la envía al Departamento de Control Financiero y de Gasto para el visto bueno y elaboración del pago de forma electrónica.

5.3.10 Realizado el pago por el Departamento de Control Financiero y de Gasto, envía una

copia a la Coordinación de Recursos Humanos para su control.


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NÚMERO

PDA/RH-6.2-11

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Elaboración del Pago de Aguinaldo DE :

3


Ma. Rosalina Curiel Teran Vidall Alvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Direcciones del REPSS Departamento de Control Financiero y de Gasto Departamento de Administración del REPSS

Coordinación de Recursos Humanos


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25/07/07 Elaboración del Pago de Aguinaldo

PDA/RH-6.2-11

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es pagarle al trabajador en dos partes su aguinaldo. La primera parte es el 10 Diciembre y la segunda parte en la primera catorcena del mes de Enero.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se lleva a cabo para cumplir con el pago en tiempo y forma al trabajador.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 Discrepancia: Que la información solicitada no se encuentre completa. 3.3 NOI: Sistema de Nomina Integral. 3.4 ABC:Autotransportes de la Baja California.


4.1 FDA/RH-6.2-03/01 Comprobante de Pago. 4.4 FDA/CO-7.4.1-04/11 Solicitud y Autorización de Pago.


5.1.1 Director General del REPSS 5.1.2 Director de Administración y Financiamiento del REPSS 5.1.3 Jefe de Departamento de Administración del REPSS 5.1.4 Coordinación de Recursos Humanos 5.1.5 Trabajador


5.2.1 Se aplica de acuerdo a lo establecido en el artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo que dice: Los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes el día 20 de diciembre, equivalente a veinte días de salario, por lo menos.

Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla noti ficar al responsable de Control de Documentos.


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PDA/RH-6.2-11


5.3.1 Para la elaboración del pago de Aguinaldo, la Coordinación de Recursos Humanos es la responsable de la integración de los 2 periodos de nomina por aguinaldo.

5.3.2 El Coordinador de Recursos Humanos elabora la primera parte de la nómina por

aguinaldo para su pago el día 10 de Diciembre y la segunda parte para su pago en la primera catorcena de Enero, las cuales se calculan para cada trabajador en el sistema NOI, entrando a utilerías para seleccionar creación del siguiente periodo, luego se entra en parámetros de la nomina para seleccionar nómina especial y el sistema arroja automáticamente la primera parte del pago de aguinaldo.

5.3.3 Posteriormente se ingresa a Reportes para seleccionar recibos de nómina

(FDA/RH-6.2-03/01) e imprime los comprobantes de pago con el concepto de Aguinaldo por clasificacion de los trabajadores.

5.3.4 El siguiente paso es generar las impresiones de los listados de firma de la nómina

por aguinaldo, se ingresa a Reportes para seleccionar formatos y mandarlos a imprimir en lista de raya para su firma, acorde a la clasificación de los trabajadores.

5.3.5 Se genera el Reporte de Depósitos y Aportaciones, en efectivo y transferencia.

Estos reportes se anexan a la Solicitud y Autorización de Pago (FDA/CO-7.4.1-04/11) y se envían para su autorización al Departamento de Administración.

5.3.6 El Departamento de Administración entrega vía oficio la nómina por aguinaldo al

Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS para que este valide el pago y se encargue de procesar los cheques y transferencias electrónicas para cada trabajador, e informa del pago a la Coordinación de recursos Humanos.


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PDA/RH-6.2-11

5.3.1 La Coordinación de Recursos Humanos elabora oficios para los Coordinadores

Municipales, en donde les informa que envía comprobantes de pago (recibos de nomina) y lista de raya para firma de los trabajadores, estos documentos son enviados por paquetería (ABC). Al personal que se encuentra en oficinas de la Ciudad de Mexicali se les entrega personalmente su recibo y se les solicita que firmen la lista de raya.

5.3.2 Los Coordinadores Municipales deberán regresar al Coordinador de Recursos

Humanos la lista de raya firmada por todos los trabajadores, de acuerdo a la fecha señalada en el oficio que recibieron por parte de la Coordinación.

5.3.3 El Coordinador de Recursos Humanos recibe listas de Raya, revisa que estén

firmadas y se archivan para su control. 6



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NÚMERO

PDA/RH-6.2-12

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Constancias Laborales DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Direcciones del REPSS Departamento de Control Financiero y de Gasto Departamento de Administración del REPSS

Coordinación de Recursos Humanos


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25/07/07 Constancias Laborales

PDA/RH-6.2-12

1.0 Objetivo

1.1 Cubrir las necesidades de información de los trabajadores con Instituciones Públicas o Privadas del puesto que desempeñan en el REPSS.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se lleva a cabo para apoyar los tramites personales de los trabajadores del REPSS.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 CRH: Coordinación de Recursos Humanos.


4.1 Constancia Laboral FDA/RH-6.2-12/01


5.1.4 Dirección de Administración y Financiamiento 5.1.5 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.6 Jefe del Departamento de Administración 5.1.7 Trabajador 5.1.8 Coordinación de Recursos Humanos


No Aplica



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25/07/07 Constancias Laborales

PDA/RH-6.2-12


5.3.3 El trabajador interesado acude a la Coordinación de Recursos Humanos para hacer la solicitud de la constancia laboral FDA/RH-6.2-12/01 que necesita, especificando el tipo de esta y la fecha en la que la requiere.

5.3.4 La Coordinación de Recursos Humanos, al recibir la solicitud de una

constancia de trabajo, constancia de ingresos, carta de recomendación, etc., procede a la consulta en el Sistema de Nómina (NOI).

5.3.5 Primeramente entra al área de archivo y entra a catalogo de trabajadores,

donde aparecen todos los empleados del REPSS, se selecciona al empleado que solicito la constancia y el sistema arroja automáticamente toda la información del trabajador.

5.3.6 Se toma la información necesaria de acuerdo al tipo de constancia que

requiera el trabajador para elaborarse y pasarla a firma con el Jefe del Departamento de Control financiero y de gasto.

5.3.7 El Jefe del Departamento de control Financiero y de Gasto recibe la constancia

para su revisión y proceder a firmarla. 5.3.8 La Coordinación de Recursos Humanos entrega al trabajador personalmente la

constancia.

Fecha de Revisión: 27/07/07 Revisión: A Página: 3 de 3 Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla noti ficar al responsable de Control de Documentos.

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NÚMERO

PDA/RH-6.2-13

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Entrega de Uniformes al Personal DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO





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25/07/07 Entrega de Uniformes al Personal

PDA/RH-6.2-13

1.0 Objetivo

1.1 Promover una imagen formal que distinga a la Institución a la que pertenece el trabajador.

2.0 Alcance

2.1 Proveer la vestimenta diaria al trabajador con la cual asistirá a laborar, entregándose ésta dos veces al año.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 CRH: Coordinación de Recursos Humanos.


4.1 Solicitud de Compra FDA/CO-7.4.1-04/01

4.2 Recibo de Uniforme FDA/RH6.2-13/01


5.1.1 Dirección General 5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento 5.1.3 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.4 Jefe del Departamento de Administración 5.1.5 Trabajador 5.1.6 Coordinación de Recursos Humanos


5.1.1 La entrega de uniformes se llevará a cabo en el mes de octubre para invierno y en abril para el verano.



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25/07/07 Entrega de Uniformes al Personal

PDA/RH-6.2-13


5.3.1 El Coordinador de Recursos Humanos, verifica tallas de camisas, chamarra y/o blusas al personal activo y de nuevo ingreso femenino y masculino del REPSS, por temporada (invierno o verano).

5.3.2 Elaborado el reporte de tallas el Coordinador de Recursos Humanos captura la

solicitud de compra de uniformes y la envía al Departamento de Administración para su validación.

5.3.3 El Departamento de Administración envía la solicitud de compra FDA/CO-7.4.1-

04/01 de los uniformes ya cotizados por oficio al Departamento de Control Financiero y de Gasto para la autorización de compra y posteriormente se pasa a recursos materiales, considerando un inventario extra de 5 camisas, chamarra y/o blusas por talla.

5.3.4 Al recibirse los uniformes, la CRH se dispone a llenar los formatos de entrega

por cada trabajador del REPSS. 5.3.5 La Coordinación de Recursos Humanos entrega los uniformes de acuerdo a

la talla solicitada por cada trabajador. 5.3.6 La Coordinación de Recursos Humanos solicita que cada trabajador firme el

formato de recibo de uniforme FDA/RH6.2-13/01 como constancia de entrega y finalmente se archiva en su expediente personal.



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NÚMERO

PDA/ST-6.3-05 REV

E

TITULO: PAGINA : 1

Solicitud de Servicios de Computo y Telefonía DE : 4 PREPARADO POR: APROBADO POR: Alejandro Parra Luna Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General. C 16/10/06 Solicitud de Cambio de la Coordinación de Soporte Técnico del REPSS D 15/02/07 Revisión General E 21/08/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). C. Recursos Humanos Depto. De Administración de C.Recursos Materiales Depto. De Modelo y Garantía Contabilidad y Finanzas Depto. De Análisis y Evaluación C. Programación y Presupuesto Depto. De Promoción y C.Padrón de Beneficiarios Depto. De Administración


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12/12/05 Solicitud de Servicio de Computo y Telefonía

PDA/ST-6.3-05

1.0 Objetivo 1.1 El objetivo de este procedimiento es garantizar el correcto funcionamiento de los

sistemas informáticos, equipos de cómputo, cableado de red y acceso a la red telefónica de los módulos de promoción y afiliación del Seguro Popular en el Estado de Baja California y a la oficina del REPSS.

2.0 Alcance 2.1 Este procedimiento comprende la solicitud de servicio, valoración del servicio,

atención a los módulos de promoción y afiliación del Seguro Popular ubicados en el Estado de Baja California y a las diversas áreas del REPSS, así como la conclusión del servicio.


3.1.-REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2.-DGI: Dirección General de Informática de Gobierno del Estado.


4.1 Solicitud ticket (www..repssbc.gob.mx/soporte) 4.2 FDA/ST-6.3-05/02 Bitácora de Servicio de Soporte Técnico 4.3 FDA/ST-6.3-05/04 Solicitud de Servicios Externo 4.4 PDA/CO-7.4.1-04 Adquisición de Bienes y Servicios por Medio de Adjudicación Directa 4.5 Lineamientos de DGI 4.6 Diagrama de Flujo de PDA/ST-6.3-05


5.1.- Partes que intervienen 5.1.1 Área Solicitante

5.1.2 Jefe o Coordinador del Solicitante 5.1.3 Recursos Materiales 5.1.4 DGI


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PDA/ST-6.3-05

5.2.- Políticas de Operación 5.2.1.- Lineamientos de la DGI

5.3.- Descripción de Procedimiento 5.3.1-SOLICITUD DEL SERVICIO

5.3.1.1-Las Áreas o Departamentos de la oficina del REPSS, serán los responsables de

realizar la solicitud (ticket) de servicio de cómputo mediante la página de soporte www.repssbc.gob.mx/soporte describiendo el problema., y/o a su vez realizando una llamada telefónica a la Coordinación de Soporte Técnico del REPSS cuya extensión es 218 o 104.

5.3.1.2.- Los módulos de promoción y afiliación del Seguro Popular ubicados en el Estado

de Baja California, serán los responsables de realizar la solicitud de servicio de cómputo mediante la página antes mencionada (la cual fue previamente turnada mediante correo electrónico).

5.3.1.3.-El ticket y/o la llamada serán atendidas por el personal de la Coordinación de

Soporte Técnico, el cual llenará la Bitácora de Servicios de Soporte Técnico (FDA/ST-6.3-05/02).

5.4 VALORACIÓN DEL SERVICIO

5.4.1.- Las solicitudes serán atendidas dependiendo de la repercusión que pudiera causar a los derechohabientes del Seguro Popular en el Estado de Baja California.

5.5.- ATENCIÓN DEL SERVICIO

5.5.1.- La Coordinación de Soporte Técnico, será la responsable de desarrollar el

diagnóstico del fallo o de factibilidad de la solicitud, determinar el insumo necesario, equipo y la asignación del recurso humano para la atención del servicio.



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PDA/ST-6.3-05

5.5.2.- Si derivado del diagnostico de soporte técnico, se determina que el servicio

requerido deberá ser proporcionado por un proveedor, la coordinación se soporté técnico será la encargada de supervisar la realización de dicho servicio hasta su cumplimiento y se llenara el formato (FDA/ST-6.3-05/04)

5.5.3.- Para atender las solicitudes de servicio de Soporte Técnico, en caso de ser

necesario, la Coordinación de Soporte Técnico realizara la solicitud de viáticos, hospedaje, automóvil e insumos a la Coordinación de Recursos Materiales de la Dirección de Administración y Financiamiento del REPSS (PDA/CO-7.4.1-O4) para atender dicha solicitud.

5.5.4.- Si el servicio requerido es una instalación de un Software, la Coordinación de

Soporte Técnico debe seguir los lineamientos de la DGI, si el software no se encuentra en los lineamientos de la DGI la coordinación de soporte técnico realizará un oficio dirigido a la DGI para que proporcione la validación de la adquisición del software.

5.5.5.- La Coordinación de Soporte Técnico será responsable de la atención y seguimiento del cumplimiento de la solicitud de servicio recibida.

5.6 CONCLUSIÓN

5.6.1.- Una vez realizado el servicio se procederá a cerrar el ticket y se enviará un correo mediante la página Web de soporte para informarle que el servicio ha sido atendido.

5.6.2.- En la página se estará llevando un control estadístico de los servicios solicitados,

su atención, y el tiempo en que fue atendido, así como la persona que lo atendió.



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NÚMERO

PDA/CO-7.4.1-04

REV

C

TITULO: Adquisición de Bienes y Servicios PAGINA : 1

por Medio de Adjudicación Directa DE : 10 PREPARADO POR: APROBADO POR: Francisco Isaías Vivanco Robles Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revision General. C 23/07/07

Revisión General.

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Departamento de Administración Coordinación de Recursos Humanos Coordinación de Programación y Presupuesto Coordinación de Contabilidad y Finanzas



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12/12/05

Adquisición de Bienes y Servicios por Medio de

Adjudicación Directa

PDA/CO-7.4.1-04

1.0 Objetivo

1.1 El objetivo de este procedimiento es dotar a las áreas del REPSS de los bienes, servicios y equipamiento necesarios para sus actividades en tiempo y forma, cumpliendo con la normatividad vigente en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del Sector Público del Estado de Baja California.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se aplica para las solicitudes de compras, arrendamientos, servicios y equipamiento de las áreas del REPSS.




4.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja California.

4.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja California.

4.3 Clasificador por objeto del Gasto del Gobierno del Estado de Baja California.

4.4 Tabla que fija los montos para las Adquisiciones del Gobierno del Estado de Baja California.

4.5 Manual de Normas y Políticas de Gasto del REPSS. 4.6 PDA/CF-7.5.1-06 Procedimiento de Registro, Validación y Pago de trámite 4.7 FDA/CO-7.4.1-04/01 Solicitud de compra/servicio 4.8 FDA/CO-7.4.1-04/02 Control de Compras 4.9 FDA/CO-7.4.1-04/03 Solicitud de cotización 4.10 FDA/CO-7.4.1-04/04 Tabla comparativa

4.11 FDA/CO-7.4.1-04/05 Orden de compra


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12/12/05 Adquisición de Bienes y Servicios por Medio de


PDA/CO-7.4.1-04

4.12 FDA-CO-7.4.1-04/06 Contra recibo

4.13 FDA/CO-7.4.1-04/07 Carátula de pasivo

4.14 FDA/CO-7.4.1-04/09 Control de tramites

4.15 FDA/CO-7.4.1-04/10 Padrón de Proveedores

4.16 FDA/CO-7.4.1-04/11 Solicitud y autorización de pago


5.1 PARTES QUE INTERVIENEN: 5.1.1 Todas las unidades administrativas del REPSS desde el nivel Coordinación hasta la

Dirección General como áreas solicitantes.

5.1.2 La Coordinación de Recursos Materiales como área operativa del proceso.

5.1.3 El Departamento de Administración y financiamiento como área que sanciona la

correcta ejecución del procedimiento.

5.1.4 Las Direcciones de área y Departamentos del REPSS autorizando las solicitudes de

sus respectivas unidades administrativas.

5.1.5 La Dirección General del REPSS solicitando la programación del pago al proveedor

correspondiente.

5.1.6 La Dirección de Administración y Financiamiento a través del Departamento de Control

Financiero y de Gasto para la revisión del Trámite, registro contable, emisión, custodia

y pago del Cheque.

5.1.7 Los Proveedores de bienes y servicios para cotizar y en su caso proporcionar los

bienes, servicios y equipamiento que el REPSS requiere.

5.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

5.2.1 Podrán solicitar la compra o arrendamiento de bienes, servicios y equipamiento todas

las Coordinaciones del REPSS, Jefaturas de Departamento, Direcciones de área y la

Dirección General del REPSS.


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PDA/CO-7.4.1-04

5.2.2 La autorización de dichas solicitudes corresponde por regla general al superior

jerárquico inmediato del servidor público que solicita, y en ausencia de este, el

Director del área a la que se encuentra adscrito el solicitante o el Director General

en ausencia de este último.

5.2.3 La recepción de solicitudes será, sin excepción, la coordinación de Recursos

Materiales del REPSS y estas deberán presentarse por escrito, debidamente

requisitadas y con las correspondientes firmas por duplicado, así como la fecha que

acusa la recepción del documento.

5.2.4 Dichas solicitud se recibirán sin excepción de Lunes a Viernes de 10:00 a 15:00

horas y en el formato indicado en el procedimiento.

5.2.5 No se recibirán solicitudes que omitan información requerida en la adquisición y/o

especificaciones detalladas del bien, servicio o equipo requerido.

5.2.6 En este procedimiento no se incluyen los pagos de viáticos y peajes, ya sean

locales, nacionales o internacionales, estos se sujetaran a los procedimientos

específicamente creados para ello.

5.2.7 Los tiempos de entrega de las solicitudes serán variables dependiendo de la

naturaleza de los bienes y servicios requeridos, sin embargo el tiempo de atención

a cada solicitud será el mismo para todas las áreas y estas se sujetaran a los

tiempos de atención de solicitudes de otras áreas recibidas con anticipación.

5.2.8 Las solicitudes de papelería y artículos de oficina serán recibidas los días y fechas

establecidas para ello.

5.2.9 Las solicitudes que no cuenten con disponibilidad presupuestal según el Sistema

Integral del Presupuesto, serán devueltas por escrito a fin de que el área respectiva

solicite la modificación presupuestal correspondiente y ésta se presente al Órgano

de Gobierno del REPSS para su posible aprobación.



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PDA/CO-7.4.1-04

5.2.10 Las solicitudes de bienes y servicios que por su monto, o bien por el monto que

resultado de la consolidación de otras solicitudes de bienes o servicios de naturaleza

similar correspondan, rebasen los importes de compra directa y sea requerido

someterlos al procedimiento de compra por invitación a cuando menos tres

proveedores o licitación pública serán contestadas por escrito junto con la

calendarización de los eventos de dicho procedimiento.

5.2.11 Las excepciones del procedimiento señalado en el punto anterior deberán ser

autorizadas por escrito dirigido del Director General del REPSS al Director de

Administración y Financiamiento debiendo contener el sustento legal que

corresponda.

5.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

5.3.1 Unidades administrativas del REPSS, llena solicitud de compra/servicio según

formato oficial clave FDA/CO-7.4.1-04/01

5.3.2 Los jefes de departamento, directores de área, director general, verifica información

de la solicitud y si es correcta y autoriza procede a firmar la solicitud.

5.3.3 unidades administrativas del REPSS, fotocopia la solicitud debidamente requisitada y

entrega en la coordinación de recursos materiales del REPSS.

5.3.4 Auxiliar de la coordinación de recursos materiales, recibe solicitud poniendo fecha,

hora, nombre y firma de quien recibe en original y copia, devolviendo copia al área

que entrega, así mismo asigna numero de folio y registra entrada en formato de

control de compras clave FDA/CO-7.4.1-04/02.



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PDA/CO-7.4.1-04

5.3.5 Coordinador de recursos materiales, recibe solicitudes y evalúa tipo de bienes y

servicios, define estrategia de compra, determina posibles proveedores para cotizar

tomando en consideración el padrón de proveedores FDA/CO-7.4.1-04/10 y la ficha de

evaluación de los mismos, y asigna a algún auxiliar de recursos materiales para su

atención.

5.3.6 Auxiliar de recursos materiales, recibe solicitud con información de los proveedores que

cotizaran, e inicia contacto para solicitar dichas cotizaciones según formato de solicitud

de cotización clave FDA/CO-7.4.1-04/03, mismo que es enviado por fax, correo o en

persona.

5.3.7 Proveedores, integran cotización y envían en original, vía fax o correo electrónico.

5.3.8 Auxiliar de recursos materiales, recibe y revisa cotizaciones, integra en tabla

comparativa según corresponda mediante formato de tabla comparativa clave FDA/CO-

7.4.1-04/04, turna esta para revisión del coordinador de recursos materiales anotando

las observaciones pertinentes.

5.3.9 Coordinador de recursos materiales, recibe formato de tabla comparativa clave

FDA/CO-7.4.1-04/04, si es correcto turna al Jefe de Administración y financiamiento, si

no es correcto turna a auxiliar de recursos materiales con las observaciones

pertinentes.

5.3.10 Auxiliar de recursos materiales, recibe formato de tabla comparativa clave FDA/CO-

7.4.1-04/04 con observaciones pertinentes y realiza modificaciones, turna a

coordinador de recursos materiales.

5.3.11 Jefe del departamento de administración y financiamiento, recibe formato de tabla

comparativa clave FDA/CO-7.4.1-04/04, verifica información, si es correcta la firma y

turna a coordinador de recursos materiales, si no es correcta, regresa el formato de

tabla comparativa a coordinador de recursos materiales con observaciones pertinentes.

Fecha de Revisión: 23/07/07 Revisión: B Página: 6 de 10


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PDA/CO-7.4.1-04

5.3.12 Coordinador de recursos materiales, recibe formato de tabla comparativa clave

FDA/CO-7.4.1-04/04, si tiene firma del jefe de departamento de administración y

financiamiento lo entrega a auxiliar de recursos materiales para que realice

afectación presupuestal, si no tiene firma entrega a auxiliar de recursos materiales

para realizar los cambios pertinentes en el formato de tabla comparativa clave

FDA/CO-7.4.1-04/04

5.3.13 Auxiliar de recursos materiales, recibe formato de tabla comparativa clave FDA/CO-

7.4.1-04/04 validado por coordinador de recursos materiales y verifica disponibilidad

presupuestal en el sistema integral del presupuesto de acuerdo al clasificador por

objeto del gasto, si cuenta con disponibilidad presupuestal realiza afectación

presupuestal en el sistema integral del presupuesto, si no cuenta con disponibilidad

realiza oficio a nombre del jefe de departamento de administración y financiamiento

dirigido al área solicitante, mismo que entrega al jefe de departamento de

administración y financiamiento.

5.3.14 El jefe del departamento de administración y financiamiento recibe oficio el cual firma

y entrega al auxiliar de recursos materiales, que a su vez lo entrega a la unidad

administrativa solicitante.

5.3.15 Unidades administrativas del REPSS, la unidad administrativa recibe oficio y formato

de solicitud de compra clave FDA/CO-7.4.1-04/01 y entrega copia de oficio firmada y

con fecha de recibido.

5.3.16 Auxiliar de recursos materiales recibe copia de oficio firmado y archiva.


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PDA/CO-7.4.1-04

5.3.17 Auxiliar de recursos materiales, imprime recibo de afectación presupuestal (folio) del

sistema integral del presupuesto y elabora formato de orden de compra clave

FDA/CO-7.4.1-04/05 a proveedor indicado en el recibo y formato de tabla

comparativa clave FDA/CO-7.4.1-04/04.

5.3.18 Coordinador de recursos materiales, recibe formato de orden de compra clave

FDA/CO-7.4.1-04/05, revisa y si es correcta firma y turna a jefe del departamento de

administración y financiamiento, si no, regresa sin firma y con observaciones al

auxiliar de recursos materiales.

5.3.19 Auxiliar de recursos materiales, recibe formato de orden de compra clave FDA/CO-

7.4.1-04/05 con observaciones pertinentes y realiza modificaciones, turna a

coordinador de recursos materiales.

5.3.20 Jefe del departamento de administración y financiamiento, recibe formato de orden de

compra clave FDA/CO-7.4.1-04/05, revisa y si es correcta firma y turna a coordinador

de recursos materiales, si no, regresa a este sin firma y con observaciones.

5.3.21 Coordinador de recursos materiales, recibe formato de orden de compra clave

FDA/CO-7.4.1-04/05, si tiene firma del jefe de departamento de administración y

financiamiento lo entrega a auxiliar de recursos materiales para que haga entrega de

la misma al proveedor, si no tiene firma entrega a auxiliar de recursos materiales para

realizar los cambios pertinentes en el formato de orden de compra/servicio clave

FDA/CO-7.4.1-04/05.

5.3.22 Auxiliar de recursos materiales, recibe formato de orden de compra/servicio clave

FDA/CO-7.4.1-04/05 firmada y envía al proveedor correspondiente vía fax o en

persona.


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PDA/CO-7.4.1-04

5.3.23 Proveedor, recibe formato de orden de compra clave FDA/CO-7.4.1-04/05, surte

mercancía, recaba firmas de recibido en lugar de entrega indicado, emite factura y

entrega a auxiliar de recursos materiales original los días lunes a viernes de 9 a 17

horas en oficina central del REPSS a junto con copia de formato de orden de

compra/servicio clave FDA/CO-7.4.1-04/05.

5.3.24 Auxiliar de recursos materiales, recibe factura original, revisa requisitos fiscales y

artículos según la copia del formato de orden de compra, así como acuses de

recibido y entrega formato de contra recibo clave FDA-CO-7.4.1-04/06, con fecha

de pago de 15 días naturales.

5.3.25 Auxiliar de recursos materiales, integra en pasivo los formatos originales de

solicitud de compra/servicio clave FDA/CO-7.4.1-04/01, cotizaciones, formato de

tabla comparativa clave FDA/CO-7.4.1-04/04, recibo de afectación presupuestal,

formato de orden de compra/servicio clave FDA/CO-7.4.1-04/05, copia de formato

de contra recibo clave FDA-CO-7.4.1-04/06.

5.3.26 Auxiliar de recursos materiales, asigna numero de pasivo de formato de control de

compra clave FDA/CO-7.4.1-04/02 y control de trámite clave FDA/CO-7.4.1-04/09,

realiza formato de carátula de pasivo clave FDA/CO-7.4.1-04/07 junto con la

solicitud y autorización de pago clave FDA/CO-7.4.1-04/11.

5.3.27 Coordinador de recursos materiales, recibe pasivo y solicitud de autorización de

pago, revisa y valida y si es correcto firma carátula y turna a jefe del departamento

de administración y financiamiento para su revisión y firma.

5.3.28 Jefe del departamento de administración y financiamiento, recibe pasivo y solicitud

de autorización de pago revisado y validado por coordinación de recursos

materiales, realiza revisión aleatoria de sección seleccionada al azar, si es correcto

firma tramite, si no regresa a coordinador de recursos materiales para su

corrección.


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12/12/05 Adquisición de Bienes y Servicios por Medio de Adjudicación Directa

PDA/CO-7.4.1-04

5.3.29 Jefe del departamento de administración y financiamiento entrega el trámite firmado

al director de administración y financiamiento para su análisis y firma.

5.3.30 Director de administración y financiamiento, recibe el trámite, expone dudas y/o

comentarios a Jefe de departamento de administración y financiamiento y firma

oficios de pasivos y entrega tramite a auxiliar de departamento de control financiero

y gasto.

5.3.31 Auxiliar de control financiero y gasto, recibe trámite, captura información y entrega a

la coordinación de contabilidad y finanzas.


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NÚMERO

PDA/CO-7.4.1-05 REV

C

TITULO: Adquisición de Bienes y Servicios PAGINA : 1

a través del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del REPSS

DE : 6

PREPARADO POR: APROBADO POR: Francisco Isaías Vivanco Robles Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General. C 23/07/07 Actualización

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Depto. De Administración y Financiamiento C. Recursos Humanos Depto. De Gestión de Servicios de Salud C. Recursos Materiales Depto. De Administración de Base de Datos C. Contabilidad y Finanzas Depto. De modelo y Garantía de Atención al Beneficiario C. Programación y Presupuesto Depto De Análisis y evaluación del Servicio Medico Depto. De promoción y Afiliación


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12/12/05 Adquisición de Bienes y Servicios a través del subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del REPSS

PDA/CO-7.4.1-05

1.0 Objetivo

1.1 El Objetivo de este procedimiento es dotar a las áreas del REPSS de los bienes, servicios y equipamiento necesarios para sus actividades en tiempo y forma, cumpliendo con la normatividad vigente en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del Sector Público del Estado de Baja California.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se aplica para las solicitudes de compras, arrendamientos, servicios y equipamiento de las áreas del REPSS que por su cuantía, requieran ser sometidos a concurso público según lo establece la normatividad aplicable.


3.1 REPSS: Régimen de Protección Social en Salud de Baja California. 3.2 SUBCOMITÉ: El Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del

REPSS. 3.3 CONTRALORÍA: El representante de la Dirección de Control y Evaluación

Gubernamental del Gobierno del Estado de Baja California. 3.4 (MIFSAASOP): Manual de Integración y Funcionamiento del Sub-Comité de

Adquisiciones Arrendamiento, Servicios y Obras Publicas del REPSS


4.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja

California.

4.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del

Estado de Baja California.

4.3 Clasificador por objeto del Gasto del Gobierno del Estado de Baja

California.

4.4 Tabla que fija los montos para las Adquisiciones del Gobierno del Estado

de Baja California.


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PDA/CO-7.4.1-05

4.5 Manual de Normas y Políticas de Gasto del REPSS

4.6 Manual de Integración y Funcionamiento del Sub-Comité de Adquisiciones

Arrendamiento, Servicios y Obras Publicas del REPSS.

4.7 PDA/CF-7.2.1-06 Procedimiento de pago de trámite


5.1 PARTES QUE INTERVIENEN: 5.1.1 Director General del REPSS, con el carácter de Presidente del Sub-Comité, conforme a

lo establecido en el Manual de Integración y Funcionamiento del Sub-Comité de

Adquisiciones Arrendamiento, Servicios y Obras Públicas del REPSS (MIFSAASOP)

5.1.2 Director de Administración y Financiamiento del REPSS, con el carácter de Secretario

Ejecutivo del Sub-Comité, conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP).

5.1.3 Director de Gestión de Servicios de Salud del REPSS, con el carácter de Vocal,

conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP).

5.1.4 Jefe del Departamento de Administración de Base de Datos del REPSS, con el carácter

de Vocal, conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP). Con fundamento a lo

establecido en el punto 4.1. Del Acta de la Segunda Sesión Ordinaria de este Sub-

Comité, de fecha 28 de Abril de 2006,

5.1.5 Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS, con el carácter de

Vocal, conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP).

5.1.6 Jefe del Departamento de Administración y Financiamiento del REPSS, con el carácter

de Vocal, conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP).

5.1.7 Coordinador de Recursos Materiales del REPSS, con el carácter de Vocal, conforme a

lo establecido por el (MIFSAASOP).

5.1.8 Coordinador de Presupuesto y Contabilidad del REPSS, con el carácter de Vocal,

conforme a lo establecido por el (MIFSAASOP).

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PDA/CO-7.4.1-05

5.1.9 Dirección de Control y Evaluación Gubernamental, con carácter de asesor con voz

únicamente, según lo establecido en el MIFSAASOP.

5.1.10 Los Proveedores de bienes y servicios para cotizar y en su caso proporcionar los

bienes, servicios y equipamiento que el REPSS requiere.

5.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

5.2.1 Con fundamento a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,

Servicios y Obra Pública para el Estado de Baja California y el Manual de Integración y

Funcionamiento del Sub-Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Obra

Publica del REPSS, el Secretario Técnico del REPSS, convocará por escrito con 3

días de anticipación a los miembros del Sub Comité para celebrar la Primer Sesión

Ordinaria, mismo al que anexara el Orden del Día, con los asuntos a tratar durante la

sesión, en ella el Presidente del Sub Comité, someterá a consideración de sus

miembros, el Programa Anual de Adquisiciones, el cual será elaborado previamente

tomando en consideración las solicitudes y necesidades de las distintas áreas

administrativas del REPSS, basándose en el Programa Operativo Anual del REPSS,

este Programa Anual de Adquisiciones no tendrá el carácter de obligatorio y podrá

modificarse o adicionarse previa autorización del Sub-Comité.

5.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

5.3.1 Director de Administración y Financiamiento: Convoca con tres días de anticipación, a

los miembros del Sub-Comité, debiendo anexar el Orden del Día, el cual contendrá, los

asuntos a tratar, en la Sesión Ordinaria.

5.3.2 Director General: Durante la sesión el Presidente del Sub-Comité, someterá a

consideración de los miembros, el Programa Anual de Adquisiciones, el cual podrá ser

modificado a petición de estos, y en el cual se describirán los bienes a adquirir durante

ese ejercicio fiscal, la disponibilidad presupuestal con la que se cuenta y los

procedimientos que se llevaran a cabo para ello.



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PDA/CO-7.4.1-05

5.3.3 El Presidente del Sub-Comité, una vez elaboradas las observaciones por los miembros

del Comité, procederá a levantar la votación a los presentes, pudiendo estos aprobar el

total o parte de las propuestas. Sin embargo este Programa Anual, no tiene el carácter de

obligatorio, ni limita las adquisiciones del REPSS, por lo que en caso de surgir la

necesidad de adquirir un bien a mediados de Ejercicio, este puede proponerse al Sub-

Comité, durante una de las Sesiones Ordinarias, previamente calendarizadas o bien a

través de una Sesión Extraordinaria.

5.3.4 Director de Administración y Financiamiento: El Director de Administración y

Financiamiento en su carácter de Secretario Ejecutivo,, procederá una vez aprobado el

Programa Anual de Adquisiciones, a substanciar los Procedimientos de Invitación a Tres

Proveedores con las formalidades establecidas en el articulo 21 fracción II, los de

Licitación Publica Nacional observando lo establecido en la fracción I del articulo 24,

Licitación Publica Nacional observando lo establecido en la fracción II del articulo 24 y

Licitación Publica Internacional, conforme a lo establecido en el articulo 24 fracción III,

todos de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios para el Estado de Baja

California.

5.3.5 Coordinador de Recursos Materiales: En caso de Tratarse de Licitación Publica ya sea

Nacional, Internacional o Regional, procede a elaborar las Bases en coordinación con la

Unidad Administrativa que solicita el bien, misma que deberá describir de manera

detallada las características con las que deberá contar el mismo, de igual forma en caso

de tratarse de un procedimiento de Invitación procede a elaborar las Especificaciones

Técnicas de la Invitación, y a seleccionar a los potenciales proveedores a través de los

medios que considere ya sea consultando el Padrón de Proveedores del REPSS o

aquellos proveedores a los que de manera esporádica se les ha adquirido algún bien de

igual naturaleza, finalmente en caso de tratarse de un Procedimiento de Adjudicación

Directa, cotizara y elaborar el análisis necesario de los proveedores que considere o que

se encuentren registrados en el padrón de proveedores los bienes a adquirir.


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12/12/05 Adquisición de Bienes y Servicios a través del subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios del REPSS

PDA/CO-7.4.1-05

5.3.6 Jefe del departamento de Administración y Financiamiento: Una vez elaboradas las

Bases o las Especificaciones Técnicas da el visto bueno a las mismas, según el

procedimiento de adquisición del que se trate y enviara para su firma al Director de

Administración y Financiamiento, en caso de tratarse de Procedimiento de Invitación da

el visto bueno a los proveedores tomados en consideración por la Coordinación de

Recursos Materiales, y finalmente tratándose de un Procedimiento de Adjudicación

Directa, da el visto bueno al análisis de proveedores elaborado y turna al Director de

Administración y Financiamiento.

5.3.7 Director de Administración y Financiamiento: Firma las Bases o Especificaciones

Técnicas según sea el caso, y envía a la Coordinación de Recursos Materiales del

REPSS, en caso de tratarse de un procedimiento de Invitación, firma las Invitaciones

para los Proveedores considerados y remite a la Coordinación de Recursos Materiales,

finalmente de tratarse de un Procedimiento de Adjudicación Directa, somete el análisis de

los posibles proveedores al Director General.

5.3.8 Director General: En caso de tratarse de un Procedimiento de Adjudicación Directa,

validara el análisis de los proveedores y autorizara la adquisición y enviara el expediente

a la Coordinación de Recursos Materiales.

5.3.9 Coordinación de Recursos Materiales: Recibe el expediente de cada uno de los

procedimientos, en caso de tratarse de una Licitación ya sea Nacional, Internacional o

Regional, cotizara y publicara posteriormente las Bases en el Diario Oficial de la

Federación o los medios señalados por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios para el Estado de Baja California, de ser un procedimiento de Invitación a 3

Proveedores enviara a través de sus Auxiliares Administrativos las correspondientes

Invitaciones y las Especificaciones Técnicas del bien a adquirir, finalmente en caso de

tratarse de un Procedimiento de Adjudicación Directa, llevara a cabo la misma conforme

a lo establecido por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado

de Baja California.

Fecha de Revisión: 23/07/07 Revisión: C Página: 6 de 6 Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no s erla notificar al responsable de Control de Documentos.

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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-06 REV

D

TITULO: Registro, Validación y Pago de Trámite PAGINA : 1

DE : 5 PREPARADO POR: APROBADO POR: Sandra I. Yañez Venegas Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General C 20/09/06 Revisión por el Departamento Control Financiero y de Gasto del REPSS D 18/07/07 Revisión General

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Recursos Humanos Depto. De Modelo y Atención al Beneficiario Recursos Materiales Depto. De Análisis y Evaluación del Servicio Contabilidad y Finanzas Depto. De Administración Programación y Presupuesto Directores del REPSS


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12/12/05 Registro, Validación y Pago de Tramite

PDA/CF-7.5.1-06

1.0 Objetivo

1.1 Este procedimiento establece los lineamientos para Registrar, Analizar y Tramitar las obligaciones contraídas por el REPSS.

2.0 Alcance

2.1 Este procedimiento se aplica para vigilar el oportuno cumplimiento de las obligaciones contraídas por el REPSS, atendiendo la eficiencia en la utilización de los recursos financieros, buscando siempre la eficacia programática y presupuestal del REPSS.


3.1.- REPSS.- Régimen de Protección Social en Salud de Baja California 3.2.- Trámite.- Conjunto de documentos internos o externos, integrados con el objeto de

cumplir con las obligaciones contraídas por Recursos Materiales, Pago de Nómina convenios contraídos con otros Organismos por el REPSS.

3.3.- (A).- Pago de Pasivo 3.4.- (A-1).- Pago de Servicios de Salud y/o Proyectos Innovadores 3.5.- (B).- Pago de Nómina


4.1.-PDA/CO-7.4.1-04 Adquisición de Bienes y Servicios por Medio de Adjudicación Directa 4.2.-PDA/RH-6.2-03 Elaboración de Nomina

4.3.-PDA/CF-7.5.1-07 Notificación de pago 4.4.-PDS/EA-7.5.1-15 Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores 4.5.-PDS/MG-8.2.4-03 Validación de Cobro de Servicios Otorgados a los Usuarios del Seguro

Popular 4.6.-Manual de Normas y Políticas de Gasto del REPSS 4.7.-IDA/CF-7.5.1-06/01 Instrucción de Trabajo del Coordinador de Programación y

Presupuesto del REPSS 4.8.-IDA/CF-7.5.1-06/02 Instrucción de Trabajo del Auxiliar Administrativo de Programación y

Presupuesto del REPSS 4.9.-IDA/CF-7.5.1-06/03 Instrucción de Trabajo del Coordinador de Contabilidad y Finanzas

del REPSS 4.10.-IDA/CF-7.5.1-06/04 Instrucción de Trabajo del Auxiliar Administrativo de Contabilidad y

Finanzas del REPSS



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PDA/CF-7.5.1-06

4.11.-FDA/CF-7.5.1-06/01 Registro y Validación de Trámites 4.12.-FDA/CF-7.5.1-06/02 Devolución de Trámites 4.13.-FDA/CF-7.5.1-06/03 Posición de Bancos 4.14.-FDA/CF-7.5.1-06/04 Control de Cheques


5.1.- Partes que intervienen 5.1.1 Director General/Director de Administración y Financiamiento/ Jefe de Departamento de Administración 5.1.2 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.3 Coordinador de Programación y Presupuesto 5.1.4 Coordinador de Contabilidad y Finanzas 5.1.5 Auxiliar Administrativo de Programación y Presupuesto 5.1.6 Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas 5.1.7 Proveedor o Banco


5.2.1.- Se establecen en el Manual de Normas y Políticas de Gasto del REPSS. 5.3.- Descripción de Procedimiento

5.3.1 Auxiliar Administrativo de Programación y Presupuesto del REPSS: Recibe

trámite, y pone fecha de recibido, verifica que la documentación del trámite (A) (A-1) (B) se encuentre (n) completo (s), de acuerdo a los requisitos (ver IDA/CF-7.5.1-06/02), en caso de que no estén completos se devuelve con formato de devolución de trámites (FDA/CF-7.5.1-06/02).

5.3.2 Auxiliar administrativo de Programación y Presupuesto del REPSS: ingresa

datos del trámite al formato de control de trámites (FDA/CF-7.5.1-06/01), se sella y se valida con firma, posteriormente se entrega al Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS.

5.3.3 Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS: Revisa trámite (A) (A-

1) (B) de acuerdo a los requisitos (ver IDA/CF-7.5.1-06/01) y lo valida con su firma, en caso de que no estén completos los requisitos, se devuelve con formato de devolución de trámites (FDA/CF-7.5.1-06/02). Una vez validado se pasa al Jefe del departamento de Control Financiero Y Gasto.



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PDA/CF-7.5.1-06

5.3.4 Jefe del departamento de Control Financiero y de Gasto: Recibe trámite, da su

visto bueno, autoriza el trámite con su firma y finalmente lo envía a la Coordinación de Contabilidad y Finanzas

5.3.5 Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe trámite(A) (A-1) (B),

verifica la disponibilidad financiera en las cuentas bancarias del REPSS, en formato de Posición de Bancos; (FDA/CF-7.5.1-06/03) (ver IDA/CF-7.5.1-06/03), en caso de que no exista, se detiene el trámite hasta que se cuente con disponibilidad en los bancos; en caso de que si haya disponibilidad, en el caso del tramite (B) se realiza Dispersión Electrónica, (ver IDA/CF-7.5.1-06/03); cuando el trámite (A-1) se encuentre acompañado de oficio con la instrucción del Director general de REPSS se efectuará el pago electrónico del mismo (ver IDA/CF-7.5.1-06/03): en el caso contrario, tanto el trámite (A) como el (A-1) se envía al Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS.

5.3.6 Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS Recibe trámite (A)

(A-1), verifica los requisitos (ver IDA/CF-7.5.1-06/04); en caso de que no cuente con los requisitos se devuelve al Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS, si cuenta con todos los requisitos se elabora cheque y póliza de cheque (ver IDA/CF-7.5.1-06/04), se anexa cheque original y copia como soporte al trámite, se registra en Formato de Control de Cheques (FDA/CF-7.5.1-06/04) (ver IDA/CF-7.5.1-06/04); se envía a Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS.

5.3.7 Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe trámite completo (A)

(A-1), verifica los datos del cheque y/o póliza de cheque que estén correctos (ver IDA/CF-7.5.1-06/03); se firma la póliza y se envía al Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS.

5.3.8 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS: Recibe

trámite (A) (A-1), coteja la información, en caso de que no esté correcto se regresa al Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS, si está completo se firma cheque y póliza; a su vez remite el trámite para una segunda firma de cheque y póliza a Director General/Director de Administración y Financiamiento o Jefe de Departamento de Administración del REPSS.



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PDA/CF-7.5.1-06

5.3.9 Director General/Director de Administración y Financiamiento o Jefe de

Departamento de Administración del REPSS: Recibe trámite, coteja los importes de la factura, folio, cheque y póliza de cheque, en caso de que no sean correctos se devuelve al Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS; si procede, se valida el cheque con la firma y a su vez turna al Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS.

5.3.10 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS: Recibe

trámite firmado, se envía trámite al Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS, en caso de que no esté firmado, se corrigen las observaciones (en caso de que existan); si no se regresa al Director General, Director de Administración y Financiamiento o Jefe de Departamento de Administración del REPSS.

5.3.11 Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe trámite, custodia hasta la fecha de pago, una vez cumplida, se entrega cheque al Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS para su pago/ depósito.

5.3.12 Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe cheque, entrega cheque al proveedor o realiza depósito al banco.

5.3.13 Proveedor o Banco: Cuando se trata de proveedor, éste entrega contra recibo e identificación oficial al Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas, recibe cheque y firma de recibido, en caso de banco registra el deposito y sella el comprobante de deposito y entrega comprobante registrado y sellado al Auxiliar de Contabilidad y Finanzas del REPSS.

5.3.14 Auxiliar Administrativo de Contabilidad y Finanzas del REPSS: Recibe contra recibo, e identificación oficial, anota el número de identificación en copia de cheque o póliza de cheque, regresa identificación, y se anexa la póliza al trámite, en caso de banco se recibe comprobante del deposito, se anexa al mismo, se folia el trámite completo, a su vez se ejerce en el SIP (ver IDA/CF-7.5.1-06/04), se guarda en el Archivo Gubernamental para el control de la Cuenta Pública del REPSS.



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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-08

REV

D

TITULO: Seguimiento al Gasto en Proyectos Innovadores

PAGINA : 1

DE : 3 PREPARADO POR: APROBADO POR: Sandra I. Yañez Venegas Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 12/12/05 Liberación Inicial. B 23/08/06 Revisión General C 20/09/06 Revisión por el Departamento Control Financiero y de Gasto del REPSS

DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). C. Programación y presupuesto C. Contabilidad y finanzas Depto. De Análisis y evaluación del servicio medico Directores del REPSS


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12/12/05 Seguimiento al Gasto en Proyectos Innovadores

PDA/CF-7.5.1-08

1.0 Objetivo

1.1 Para contribuir a construir una nueva cultura de la calidad en beneficio de la población, el REPSS, en su carácter de comprador de servicios de salud, establece el mecanismo denominado Proyectos Innovadores, que promueve mejoras en los procesos de atención, así como mecanismos de reconocimiento al desempeño en las unidades médicas de ISESALUD.

2.0 Alcance

2.1 Realizar el seguimiento, oportuno, eficaz y eficiente de los recursos financieros del REPSS, vigilando el cumplimiento de las metas programadas en los proyectos innovadores




4.1.- PDS/EA-7.5.1-15 Evaluación y Autorización de Proyectos Innovadores 4.2.- PDA/CF-7.5.1-06 Registro, Validación y Pago de Trámite


5.1.- Partes que intervienen 5.1.1.- Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS 5.1.2.- Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS 5.1.3.- Coordinador de Contabilidad y Finanzas del REPSS 5.1.4.- Director de Administración y Financiamiento del REPSS 5.1.5.- Director de Gestión de Servicios de Salud del REPSS 5.1.6.- Jefe de Departamento de Análisis y Evaluación del Servicio Medico del REPSS

5.2.- Políticas de Operación 5.2.1.- Se establecen en la guía de participación en Proyectos Innovadores 2006.


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12/12/05 Seguimiento al Gasto en Proyectos Innovadores

PDA/CF-7.5.1-08


5.3.1 El Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS: Elabora oficio a la

Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS, solicitando información sobre el cumplimiento en el desarrollo de los proyectos innovadores, se envía al Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS, para su visto bueno.

5.3.2 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS: Recibe oficio, lo revisa, si no hay observaciones lo valida con su antefirma y lo turna al Director de Administración y Financiamiento del REPSS para su validación y firma, si existen observaciones lo remite a la Coordinación de Programación y Presupuesto del REPSS, para su corrección o aclaración

5.3.3 Director de Administración y Financiamiento del REPSS: Recibe oficio, revisa los datos del oficio; si es correcto lo valida con su firma y lo turna al Director de Gestión de Servicios de Salud del REPSS, en caso de que haya observaciones se remite al Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS, para su corrección o aclaración.

5.3.4 Director de Gestión de Servicios de Salud del REPSS: Recibe oficio, y a través del Departamento de Análisis y Evaluación del Servicio Medico del REPSS, realiza el seguimiento para evaluar el cumplimiento de las metas de los proyectos innovadores (PDS/EA-7.5.1-15) remite oficio con dictamen a la Dirección de Administración y Financiamiento del REPSS.

5.3.5 Director de Administración y Financiamiento del REPSS: Recibe oficio con dictamen del seguimiento y lo turna al Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS.

5.3.6 Jefe de Departamento de Control Financiero y de Gasto del REPSS: Recibe oficio con dictamen, a su vez lo turna a la Coordinación de Programación y Presupuesto del REPSS, para su análisis.

5.3.7 Coordinador de Programación y Presupuesto del REPSS Recibe dictamen, analiza el cumplimiento de las metas de los proyectos innovadores, si es satisfactorio en base a lo programado envía Memorandum a la Coordinación de Contabilidad y Finanzas del REPSS con la calendarización del pago del mes; en caso de que no sea satisfactorio el resultado, solicita a la Coordinación de Contabilidad y Finanzas del REPSS, vía Memorandum la suspensión de los pagos del proyecto, hasta que la Dirección de Gestión de Servicios de Salud del REPSS, indique el cumplimiento en el avance de las metas, fin del proceso.



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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-18

REV

A

TITULO: PAGINA : 1 Comprobación de Gastos ante la Comisión

Nacional de Protección Social en Salud DE :

3


Ma. Isabel Antonares León Vidall Alvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Dirección de Administración y Financiamiento Departamento de Control Financiero y de Gasto


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20/07/07

Comprobación de Gastos ante la Comisión Nacional de

Protección Social en Salud

PDA/CF-7.5.1-18

1.0 Objetivo

1.1 Presentar la comprobación de las transferencias efectuadas al Estado por la Comisión

2.0 Alcance

2.1 Cumplimiento de los lineamientos establecidos en el acuerdo de coordinación Estado-Federación


3.1 SPSIF: Sistema de Información Financiera del Seguro 3.2 CNPSS: Comisión Nacional de Protección Social en Salud


4.1 Balanza de comprobación.



5.1.1 Dirección General 5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento 5.1.3 Secretaría de Salud del Estado 5.1.4 Coordinación de Programación y Presupuesto


5.2.1.- Para la elaboración de la información se estará a lo dispuesto en los Criterios Generales para la programación del gasto e integración de la información Estatal relativa al manejo financiero del Sistema de Protección Social en Salud.



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20/07/07

Comprobación de Gastos ante la Comisión Nacional de

Protección Social en Salud

PDA/CF-7.5.1-18

5.3.- Descripción del Procedimiento 5.3.1 La Coordinación de Programación y Presupuestos elabora un resumen mensual de

gastos contables por partida.

5.3.2 La Coordinación de Programación y Presupuesto procede a homologar el resumen de gastos contables por partida con el catálogo de conceptos emitido por la Comisión Nacional de Protección Social en Salud.

5.3.3 La Coordinación de Programación y Presupuesto captura el resumen mensual

homologado en el sistema financiero del seguro popular SPSIF.

5.3.4 La Coordinación de Programación y Presupuesto remite el archivo electrónico de la comprobación mensual de gastos a la base de datos de la Comisión Nacional de Protección Social en Salud.

5.3.5 Una vez capturada la comprobación de gastos del mes, se procede a emitir el reporte

correspondiente el cual será remitido para la firma al Director de Administración y Financiamiento, al Director General y al Secretario de Salud en el Estado.

5.3.6 Los funcionarios competentes firmar el reporte mensual de comprobación de gastos

emitido por el sistema SPSIF.

5.3.7 La Coordinación de Programación y Presupuesto elabora oficio dirigido a la Comisión Nacional de Protección Social en Salud para remitir reporte de comprobación de gasto debidamente firmado.


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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-19

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Modificación Presupuestal DE : 4 PREPARADO POR APROBADO POR:

Ma. Isabel Antonares León Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Dirección de Administración y Financiamiento Departamento de Control Financiero y de Gasto Junta Directiva Secretaría de Planeación y Finanzas



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20/07/07 Modificación Presupuestal

PDA/CF-7.5.1-19

1.0 Objetivo

1.1 Adecuar el recurso autorizado para el ejercicio de acuerdo a las necesidades de operación del REPSS

2.0 Alcance

2.1 Cumplimiento de los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal que corresponda.


3.1 SPF: Secretaría de Planeación y Finanzas 3.2 SIP: Sistema Integral de Presupuesto


5.2 Avance Presupuestal generado por el SIP 5.3 Formatos oficiales de SPF



5.1.6 Dirección General 5.1.7 Dirección de Administración y Financiamiento 5.1.8 Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.9 Junta Directiva 5.1.10 Secretaría de Planeación y Finanzas


5.2.1.- se efectúa de acuerdo a lo establecido en los lineamientos para la programación y

presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal que corresponda



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PDA/CF-7.5.1-19

5.3.- Descripción del Procedimiento 5.3.1 La Coordinación de Programación y Presupuesto detecta por si misma o a solicitud de

otras áreas del REPSS, la necesidad de efectuar propuesta de modificación presupuestal.

5.3.2 La Coordinación de Programación Presupuestal procede a concentrar la propuesta de

modificación ya se trate de transferencia, ampliación o reducción presupuestal y su justificación en los formatos oficiales de la Secretaria de Planeación y Finanzas, que se establecen en los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto público para el ejercicio fiscal de que se trate.

5.3.3 La Coordinación de Programación y Presupuesto elabora un consolidado donde

presenta el presupuesto inicial autorizado por partida presupuestal, las transferencias, ampliaciones y reducciones y el presupuesto modificado por partida.

5.3.4 La Coordinación de Programación y Presupuesto elabora el flujo de efectivo con la

propuesta de modificación presupuestales y su justificación por rubro. 5.3.5 La Coordinación de Programación y Presupuesto remite al Jefe del Departamento de

Control Financiero y de Gasto los formatos oficiales de la propuesta de modificación presupuestal para su revisión.

5.3.6 El Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto revisa los formatos oficiales

de la propuesta de modificación presupuestal y si están correctos los remite a la Dirección de Administración y Financiamiento para su validación. Si los formatos presentan errores o inconsistencias, los remite a la Coordinación de Programación y Presupuestos para su corrección.

5.3.7 La Dirección de Administración y Financiamiento revisa los formatos oficiales de la

propuesta de modificación presupuestal y si está de acuerdo, solicita al Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto que prepare la información para solicitar la autorización de la modificación presupuestal ante la Junta Directiva. Si la Dirección de Administración y Financiamiento no se encuentra de acuerdo con la información de la propuesta, solicita a la Coordinación de Programación y Presupuesto efectuar las correcciones.


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PDA/CF-7.5.1-19

5.3.8 El Jefe del Departamento de Control Financiero y de Gasto prepara la información

necesaria para presentarla ante la Junta Directiva. 5.3.9 La Dirección General da a conocer la propuesta de modificación presupuestal ante la

Junta Directiva.

5.3.10 La Junta Directiva aprueba la propuesta de modificación presupuestal.

5.3.11 Una vez aprobada la modificación presupuestal, la Coordinación de Programación y Presupuesto elabora formato oficial de la SPF MP-00 y se integra al resto de los formatos oficiales, el consolidado por partida y las justificaciones, posteriormente se remite para su validación a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

5.3.12 La Secretaría de Planeación y Finanzas autoriza mediante oficio la modificación

presupuestal.

5.3.13 Una vez aprobada la modificación presupuestal, la Coordinación de Programación y Presupuesto procede a la captura de los movimientos presupuestales en el Sistema Integral de Presupuesto.


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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-20

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Modificación Programática DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Directores de área Departamento de Control Financiero y de Gasto Secretaría de Planeación y Finanzas


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23/07/07 Modificación Programática

PDA/CF-7.5.1-20

1.0 Objetivo

1.1 Adecuar las metas y compromisos a la operación del REPSS y corregir errores en la programación

2.0 Alcance



3.1 POA: Programa Operativo Anual.


4.1 Solicitudes de la áreas 4.2 Formatos oficiales de la SPF



5.1.1 Dirección General 5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento 5.1.3 Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.4 Secretaría de Planeación y Finanzas 5.1.5 Junta Directiva


5.2.1.- Se efectúa de acuerdo a lo establecido en los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal que corresponda.



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23/07/07 Modificación Programática

PDA/CF-7.5.1-20

5.3.- Descripción del Procedimiento 5.3.1 La Unidad responsable de subprograma remite a la Dirección de Administración y

Financiamiento la solicitud de modificación programática y su justificación en los formatos oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas de acuerdo a los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal de que se trate.

5.3.2 La Dirección de Administración y Financiamiento revisa los formatos oficiales de la

propuesta de modificación programática y si está de acuerdo, solicita al Departamento de Control Financiero y de Gasto que prepare la información para solicitar la autorización de la modificación programática ante la Junta Directiva. Si la Dirección de Administración y Financiamiento no se encuentra de acuerdo con la información de la propuesta, solicita a la unidad responsable del subprograma, efectuar las correcciones.

5.3.3 El Departamento de Control Financiero y de Gasto prepara la información de la

propuesta de modificación programática para la Junta de Gobierno

5.3.4 La Dirección General da a conocer la propuesta de modificación programática ante la Junta Directiva.

5.3.5 La Junta Directiva aprueba la propuesta de modificación programática.

5.3.6 Una vez aprobada la modificación programática, se remite para su validación a la

Secretaría de Planeación y Finanzas.

5.3.7 La Secretaría de Planeación y Finanzas autoriza mediante oficio la modificación programática y procede a su captura en el Sistema del Programa Operativo Anual (POA).



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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-21

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Elaboración del Avance Presupuestal DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Dirección de Administración y Financiamiento Departamento de Control Financiero y de Gasto Secretaría de Planeación y Finanzas


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23/07/07 Elaboración de Avance Presupuestal

PDA/CF-7.5.1-21

1.0 Objetivo

1.1 Mostrar el grado de avance que se lleva a determinada fecha, del ejercicio del gasto presupuestal

2.0 Alcance



3.1 SIP: Sistema Integral de Presupuesto 3.2 SPF: Secretaría de Planeación y Finanzas


4.1 Avance Presupuestal generado por el SIP 4.2 Formatos oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas



5.1.1 Dirección General 5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento 5.1.3 Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.4 Secretaría de Planeación y Finanzas





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23/07/07 Elaboración de Avance Presupuestal

PDA/CF-7.5.1-21

5.3.- Descripción del Procedimiento 5.3.1 La Coordinación de Programación y Presupuesto emite reporte de avance

presupuestal acumulado por partida al mes que corresponda informar, del Sistema Integral de Presupuesto (SIP).

5.3.2 La Coordinación de Programación y Presupuesto captura las cifras del presupuesto

autorizado y ejercido por partida al mes que se informa, en formatos oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas de acuerdo a los lineamientos para la programación y presupuestación del gasto público del ejercicio fiscal de que se trate.

5.3.3 La Coordinación de Programación y Presupuesto captura las cifras de los ingresos

autorizados y obtenidos por el REPSS a la fecha en que se informa en formatos oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

5.3.4 La Coordinación de Programación y Presupuesto remite los formatos oficiales a la

Coordinación de Contabilidad y Finanzas para su comparación con registros contables.

5.3.5 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas revisa los formatos y si se encuentran

correctos, los remite para su firma a los funcionarios competentes (Director General y Director de administración y Financiamiento) y los integra a la información financiera, de lo contrario se hacen las correcciones necesarias

5.3.6 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas remite la información financiera a la

Secretaría de Planeación y Finanzas.


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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-22

REV.

A

TITULO: PAGINA : 1

Elaboración del Avance Programático Mensual DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Dirección de Administración y Financiamiento Directores de Área Departamento de Control Financiero y de Gasto Secretaría de Planeación y Finanzas


-230-




24/07/07 Elaboración del Avance Programático Mensual

PDA/CF-7.5.1-22

1.0 Objetivo

1.1 Mostrar el grado de avance que se lleva a determinada fecha, en el cumplimiento de las metas en el ejercicio

2.0 Alcance



3.1 POA: Programa Operativo anual 3.2 SPF: Secretaría de Planeación y Finanzas


4.1 Avance Programático generado por el POA 4.2 Formatos oficiales de la Secretaría de Planeación y Finanzas



5.1.1 Dirección General 5.1.2 Dirección de Administración y Financiamiento 5.1.3 Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.4 Secretaría de Planeación y Finanzas





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24/07/07 Elaboración del Avance Programático Mensual

PDA/CF-7.5.1-22

5.3.- Descripción del Procedimiento 5.3.1 La Secretaría de Planeación y Finanzas turna oficio a REPSS para informar el

periodo de captura del avance programático mensual en el sistema POA.

5.3.2 La Dirección de Administración y Financiamiento turna memorandum a las Unidades responsables de subprogramas, notificando el periodo proporcionado por la Secretaría de Planeación y Finanzas para la captura en el POA, del avance programático mensual, solicitando la remisión de la información del mes que corresponda.

5.3.3 Las Unidades responsables de subprogramas remiten a la Coordinación de Programación y Presupuesto, la información relativa al avance programático del mes inmediato anterior.

5.3.4 La Coordinación de Programación y Presupuesto procede a la captura de la información en el sistema POA y emite los reportes programáticos correspondientes para su validación y firma por los funcionarios competentes.

5.3.5 La Coordinación de Programación y Presupuesto remite el avance programático debidamente firmado a la Coordinación de Contabilidad y Finanzas para su integración en los estados financieros del mes que se informa.

5.3.6 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas remite los estados financieros a la Secretaría de Planeación y Finanzas.


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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-23

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Ingresos Propios DE :

3


Brenda Liliana Salgado Pérez Vidall Álvarez Sánchez

AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO





-234-




20/07/07 Ingresos Propios

PDA/CF-7.5.1-23

1.0 Objetivo

1.1 captar el mayor número de ingresos por parte de la afiliación de derechohabientes.

2.0 Alcance

2.1 Este mecanismo permite tener un mayor control de las cuotas de afiliación captadas de los derechohabientes


3.1 RAP: Recepción Automatizada de Pago


4.1 (FDA/CF-7.5.1-06/03) Posición de Bancos



5.1.1 Población Afiliada al Seguro Popular 5.1.2 Jefe del Depto. De Control Financiero y de Gasto 5.1.3 Coordinación de Contabilidad y Finanzas


No Aplica



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20/07/07 Ingresos Propios

PDA/CF-7.5.1-23


5.3.1 El derechohabiente recibe su ficha de deposito RAP (recepción automatizada de pagos) en el modulo y la llena con todos sus datos.

5.3.2 El derechohabiente realiza su pago respectivo en el banco HSBC, en la cuenta

concentradora. 5.3.3 El derechohabiente entrega en el modulo de afiliación correspondiente el comprobante

del deposito (copia de ficha RAP). 5.3.4 La coordinación de contabilidad y finanzas, diariamente realiza un rastreo de saldos en

la cuenta concentradora, para actualizar el saldo en bancos. 5.3.5 La coordinación de contabilidad y finanzas elabora diariamente el formato de posición

de bancos (FDA/CF-7.5.1-06/03) donde se ve reflejado el importe de los ingresos. 5.3.6 La coordinación de contabilidad y finanzas pasa a firma el reporte de posición de

bancos (FDA/CF-7.5.1-06/03) para su revisión y autorización al jefe de departamento de control financiero y gasto.

5.3.7 El Jefe de departamento de control financiero y gasto remite ya firmado el reporte de

posición de bancos a la coordinación de contabilidad y finanzas para su archivo.


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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-24

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Estados Financieros DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO



DISTRIBUCIÓN: (Liste las áreas ó departamentos que recibirán copia controlada de este documento). Dirección General Dirección de Administración y Financiamiento Departamento de Control Financiero y de Gasto Directores de Área


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23/07/07 Estados Financieros

PDA/CF-7.5.1-24

1.0 Objetivo

1.1 Informar sobre la situación financiera del REPSS

2.0 Alcance

2.1 Reportar el estado financiero, presupuestal y programático de la entidad a la Secretaría de Planeación y Finanzas, Contraloría y Congreso.


3.1 RAP: Recepción Automatizada de Pago


4.1 (FDA/CF-7.5.1-06/03) Posición de Bancos



5.1.1 Directores de Área 5.1.2 Departamento de Control Financiero y de Gasto


5.2.1.- Se realiza de acuerdo a lo establecido en el artículo 54 de la Ley de presupuesto, contabilidad y gasto público.



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23/07/07 Estados Financieros

PDA/CF-7.5.1-24


5.3.1 La coordinación de contabilidad y finanzas elabora los siguientes reportes que se integran en los estados financieros de manera mensual o trimestral según corresponda:

φ Estado de situación financiera φ Estado de ingresos y egresos φ Notas a estados financieros φ Balanza analítica φ Relación analítica de saldos φ Conciliación bancaria φ Conciliación contable presupuestal

5.3.2 La coordinación de programación y presupuesto elabora los reportes detallados a continuación de manera mensual o trimestral según sea el caso:

φ Avance presupuestal, φ Avance programático.

5.3.3 Una vez ya integrados se pasan a revisión y firma del Jefe de Depto. de Control Financiero y de Gasto.

5.3.4 Una vez ya revisados y firmados por el Jefe de Depto. de Control Financiero y de

Gasto se pasan a firma de los directores de área. 5.3.5 Si es información mensual se envía original y copias únicamente a SPF, si es

información trimestral se envía a SPF y a Contraloría del Estado; y al Congreso.


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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-25

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Gastos por Comprobar DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO





-242-




24/07/07 Gastos por Comprobar

PDA/CF-7.5.1-25

1.0 Objetivo

1.1 Cubrir las necesidades urgentes del REPSS que requieran ser operadas.

2.0 Alcance

2.1 Eficientar la operatividad del REPSS cubriendo las necesidades de mayor prioridad de manera eficaz.


No Aplica

4.0 Lista de Documentos Relacionados 4.1 (FDA/RH-6.2-01/01) Formato de Recibo Único



5.1.1 Todas las Áreas del REPSS


5.2.1.- Los gastos a comprobar, deberán comprobarse en su totalidad autorizada en un plazo no mayor a veinte días hábiles a partir de la fecha de entrega del cheque de lo contrario se procederá a efectuar el procedimiento de reintegro vía nómina.

Los poseedores de este documento son responsables de verificar que sea la revisión actual, de no serla notificar al responsable de Control de Documentos .


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24/07/07 Gastos por Comprobar

PDA/CF-7.5.1-25


5.3.1 El área respectiva elaborará por oficio la solicitud dirigida al Director de Administración y Financiamiento y recibo único de gastos por comprobar, que deberá enviar a la Dirección de Administración y Financiamiento, para que determine su procedencia y afectación presupuestal, de acuerdo a las necesidades urgentes que requieran ser operados.

5.3.2 El Depto. De Control Financiero y de Gasto recibe solicitud para su revisión.

5.3.3 La coordinación de programación y presupuestos realiza afectación presupuestal, una vez revisado por el Jefe de Depto. de Control Financiero y de Gasto.

5.3.4 La coordinación de contabilidad y finanzas elabora el cheque a nombre del solicitante.

5.3.5 Para comprobar los gastos, deberá enviar oficio dirigido al Director de Administración y Financiamiento, factura(s) original(es), debidamente validadas, formato de comprobación en original, con nombre y firma del solicitante y quien autoriza.

5.3.6 En el caso de existir saldo a favor del deudor, deberá expresar en el oficio la solicitud de reintegro del saldo a favor, anexar formato de recibo único por la diferencia y contar con la disponibilidad presupuestal para que el Departamento de Control Financiero y de Gasto, elabore el cheque a su nombre.



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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-26

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Fondo de Operación y de Caja Chica DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO






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25/07/07 Fondo de Operación y de Caja Chica

PDA/CF-7.5.1-26

1.0 Objetivo

1.1 Cubrir gastos menores para la eficiente operatividad del REPSS

2.0 Alcance

2.1 Eficientar la operación del REPSS, tratándose de gastos menores


No Aplica


No Aplica



5.1.1 Director de Administración y Financiamiento 5.1.2 Departamento de Control Financiero y de Gasto


5.2.1 Deberá constituirse para realizar gastos específicos y propios de la operación de las

unidades administrativas, con cargo al Presupuesto de Egresos y en cumplimiento de sus programas.



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25/07/07 Fondo de Operación y de Caja Chica

PDA/CF-7.5.1-26


5.3.1 La solicitud para creación y reembolso del Fondo de Operación la deberá elaborar el Titular de la Unidad Administrativa, siendo este el responsable del mismo.

5.3.2 La solicitud es enviada al Depto. De Control Financiero y de Gasto para ser revisada y

autorizada. 5.3.3 La coordinación de contabilidad y finanzas elabora el cheque a nombre del

responsable del fondo de operación.



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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-27

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Control de Egresos DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO


A 25/07/07 Liberación Inicial.



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25/07/07 Control de Egresos

PDA/CF-7.5.1-27

1.0 Objetivo

1.1 llevar un control optimo de los gastos que se realizan en el REPSS para su operación

2.0 Alcance

2.1 Optimizar los recursos financieros del REPSS llevando un control de gastos


3.1 I.S.R: Impuesto Sobre la Renta


No Aplica



5.1.1 Departamento de Control Financiero y de Gasto 5.1.2 Coordinación de Contabilidad y Finazas


5.2.1 Los cheques solo se podrán expedir en formato oficial del Régimen de Protección

Social en Salud de Baja California.


5.3.1 La coordinación de contabilidad y finanzas se encarga de realizar los pagos respectivos a los proveedores.



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25/07/07 Control de Egresos

PDA/CF-7.5.1-27

5.3.2 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas se encarga de la captura y registro de los

cheques pagados y su documentación comprobatoria, esta ultima debiendo tener la palabra PAGADO.

5.3.3 El Departamento de Control Financiero y de Gasto cancelará físicamente los cheques cuyo pago es improcedente, para su descargo del sistema del Sistema del Egreso y para realizar los ajustes al presupuesto correspondiente.

Causas de cancelación de cheques φ Error en la elaboración del cheque. φ Pagos improcedentes. φ Cancelación de comisión. φ No cobro en un periodo mayor de tres meses. φ Por extravío o pérdida, siempre y cuando se notificara oportunamente a la institución

bancaria, y haya transcurrido el plazo que la institución bancaria indique para la certeza de que el cheque no fue cobrado.

5.3.4 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas revisa que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales, la afectación presupuestal y demás requisitos administrativos.

5.3.5 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas verifica que los comprobantes expedidos sean en moneda nacional o en el caso de que sea moneda extranjera deberá contener su equivalencia en moneda nacional.

5.3.6 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas elaborará el cheque a nombre de la persona física o moral que expida la documentación comprobatoria de los gastos.

5.3.7 En el momento de llevar a cabo la elaboración del cheque, de manera simultánea, deberá aplicarse su afectación contable, indicando lo siguiente:

φ Número de contra recibo. φ Número de cheque. φ Número y nombre del proveedor de acuerdo al catálogo existente. φ Concepto de la erogación. φ Importe total a pagar y en su caso la retención del I.S.R., indicando el porcentaje de

tasa aplicable. φ Afectación contable y presupuestal de acuerdo a la naturaleza de la erogación y la

unidad receptora. φ Debe contener un espacio en el cual se plasme el nombre y la firma de la persona que

recibió el cheque, una vez que este haya sido pagado, con la indicación de RECIBI DE CONFORMIDAD.



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NÚMERO

PDA/CF-7.5.1-28

REV

A

TITULO: PAGINA : 1

Archivo Contable DE :

3



AVISO DE PROPIEDAD



REVISIÓN NUMERO





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25/07/07 Archivo Contable

PDA/CF-7.5.1-28

1.0 Objetivo

1.1 Resguardar la documentación contable para cumplir con las normas establecidas

2.0 Alcance

2.1 Este archivo permite tener un control preciso de la documentación comprobatoria del gasto público para efectos a los que tenga lugar.


3.1 I.S.R: Impuesto Sobre la Renta


No Aplica



5.1.1 Coordinación de Contabilidad y Finanzas 5.1.2 Auxiliar de Contabilidad y Finanzas


5.2.1 De acuerdo al Articulo 76 de la Ley de presupuesto, contabilidad y Gasto Público, la

documentación contable original que ampare inversiones en activo fijo deberá conservarse por las Entidades por tiempo indefinido.



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25/07/07 Archivo Contable

PDA/CF-7.5.1-28

5.3.- Descripción del Procedimiento 5.3.1 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas realiza el pago del trámite al proveedor

correspondiente. 5.3.2 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas registra el trámite en control de cheques

obteniendo un número consecutivo anual y lo pasa al auxiliar de contabilidad y finanzas para que lo folie.

5.3.3 El Auxiliar de Contabilidad y Finanzas Recibe el trámite para foliarlo hoja por hoja según el

numero obtenido en el control de cheques. 5.3.4 El Auxiliar de Contabilidad y Finanzas resguarda el trámite ya foliado en su respectiva caja

archivadora para su resguardo. 5.3.5 El Auxiliar de Contabilidad y Finanzas enumera la caja archivadora, detallando los

números de folio que se resguardan. 5.3.6 La Coordinación de Contabilidad y Finanzas conserva la documentación durante 5 años

posteriores al ejercicio.


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Disposiciones Complementarias ÚNICA.- El presente manual de procedimientos de Régimen de Protección Social en Salud de Baja California, entrará en vigor el día siguiente a su aprobación por el Órgano de Gobierno de la Entidad, en este caso la Junta Directiva.

Mexicali Baja California, agosto de 2007.

Luís Felipe Martínez Aguirre Director General del REPSS

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