MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

GESTION ADMINISTRATIVAS Y DE LOGISTICA EN LA GERENCIA DE

CONSULTORIA TECNICA DE LA EMPRESA CORIMON PINTURAS, C.A.

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

FACULTAD DE CIENCIA SOCIALES ESCUELA DE

ADMINISTRACION Y CONTADURIA CARRERA ADMINISTRACION DE EMPRESA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION ADMINISTRATIVAS Y DE LOGISTICA EN LA GERENCIA DE

CONSULTORIA TECNICA DE LA EMPRESA CORIMON PINTURAS, C.A. EMPRESA CORIMON PINTURAS, C.A. AUTOR: T.S.U. MARYELIN C. CALZADILLA C.

C.I.: V-13.987.373

SAN DIEGO, ABRIL 2014

DEDICATORIA

Primeramente a Dios mi creador, que ha dirigido mis pasos, me ha dado las fuerzas necesarias para seguir luchando, es quien va delante de mí peleando todas mis batallas y segura de El por qué me dará la victoria.

A mi madre por darme su gran ejemplo de ser una mujer luchadora ejemplar con constancia y perseverancia.

A mi padre mi gran amigo y consejero el que siempre está para escucharme cuando empiezo a flaquear y me ayuda a levantarme.

A mis Hermanas por apoyarme para lograr esta segunda meta trazada, en especial a mi hermanita Meyber Betzabeth aunque ya no esté con nosotros físicamente se que ella estaría apoyándome.

A mis Hijas mis mágicas princesas son como un jardín en primavera que se viste cada día de belleza y esplendor son como palomas mensajeras que el señor mando del cielo para hablarme de su amor.

A mi Esposo por su gran apoyo, su amor y paciencia estoy orgullosa de estar compartiendo mi vida contigo con tropiezos y problemas, compartiendo tristezas y alegrías; pero siempre saliendo adelante comprendiéndonos y amándonos pero sobre todo respetándonos.

A mi familia en general, porque me han brindado su apoyo incondicional y por compartir conmigo buenos y malos momentos.

T. S. U. Maryelin Calzadilla.

AGRADECIMIENTO

Primeramente le doy gracias a Dios por darme el soplo de Vida, darme la dicha de vivir cada día.

Gracias a mis padres, hermanas, hijas, esposo y familia en general por ser mi gran apoyo para seguir adelante y alcanzar esta segunda meta.

A mi tutora Sara Jiménez por ser mi guía, mi apoyo académicamente.

A la Profesora Estrella Granados por sus consejos, por ser una persona ejemplar, carismática y sencilla.

Gracias al Sr. Jesús Díaz, aunque ya no esté físicamente fue unas de las personas que estuvo apoyándome para la realización de este informe y en el poco tiempo que compartir con él fue un gran amigo y compañero ejemplar.

A mi tutora Empresarial Nora Meneses, por su paciencia y enseñanzas.

A la Empresa Corimon Pintura, C.A., por permitirme adquirir una nueva experiencia laborar.

T.S.U. Maryelin Calzadilla

ÍNDICE GENERAL

Pág.

Dedicatoria……………………………………………………………………………iv

Agradecimiento…………….……………………………………………………..…..v

Lista de Cuadros……………………………………………………………….…....ix

Lista de Gráficos……………………………………………………………………...x

Introducción…………………………………………………………………....….......1

CAPÍTULO I: LA EMPRESA

1.1Ubicacion de la Empresa………………………………..…………………………2

1.2 Actividad a la que se dedica……………………………..………………………..2

1.3 Reseña Histórica…………………………………………..………………………2

1.4 Misión, Visión y Valores de la Empresa…………………..……………………...4

1.5 Objetivos de la empresa……………………………………..…………………….5

1.6 Políticas de la Empresa………………………………………..…………………..6

1.7 Organigrama General de la Empresa…………………………..………………….7

1.8 Organigrama del Departamento de Consultoría Técnica………..………………...8

1.9 Actividades realizadas por el Pasante……………………………………………..9

CAPÍTULO II: EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema....…………………………………………………..12

2.2 Formulación del Problema…………………………………………………….…14

2.3 Objetivos…………………………………………………………………………14

2.4 Justificación……………………………………………………………………...15

2.5 Alcance…………………………………………………………………………..16

2.6 Limitaciones……………………………………………………………………..16

CAPÍTULO III: MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1 Antecedentes……………………………………………………………………..17

3.2 Bases teóricas…………………………………………………………………….22

3.3 Definición de términos básico…………………………………………………...26

CAPÍTULO IV: FASES METODOLÓGICAS

4.1. Fases Metodológicas…………………………………………………………….28

4.1.1. Fase I Identificación de los Procesos………………………………………….29

4.1.2. Fase II Descripción de las actividades………………………………………...30

4.1.3. Fase III Diseño del manual……………………………………………………31

CAPÍTULO V: RESULTADOS

5.1. Análisis de Resultados...………………………………………...………………32

5.1.1. Fase I Identificar los Procesos…………..………..……………………...……32

5.1.2. Fase II Describir las actividades…………………………………….………...43

5.1.3. Fase III Diseñar un Manual de Procedimientos para la gestión administrativas y

de logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas,

C.A.…………………………..………………………………….………….………..43

5.2. La Propuesta…………………………………………………………………….45

5.2.1. Objetivos de la Propuesta……………………………………………………..45

5.3. Justificación de la Propuesta…………………………………………………….46

5.4. Beneficio de la Propuesta.………………………………………………………46

5.5. Estudio de Factibilidad………………………………………………………….47

5.6. Presentación de la Propuesta……………………………………..…………….47

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones…………………………………………………………………………69

Recomendaciones……………...…………………………………………………….70

REFERENCIAS

Bibliográficas………………………………………………….……………………..71

Electrónicas…………………………………………………….…………………….72

ANEXOS

Instrumento de Recolección de Datos……………………………………………….73

LISTA DE CUADROS

CUADROS Nº Pág.

1. Manual de Procedimientos…………………………………………..………33

2. Gestión Administrativa y de logística………………………………………..34

3. Gestión Administrativa y de logística es eficiente al 100%............................35

4. Necesidad de implementar un Manual de Procedimiento…………………...36

5. Un Manual seria más efectiva la Gestión Administrativas…………………..37

6. Procedimientos donde detallen los pasos……………………………..……..38

7. Adiestramiento adecuado para realizar las Actividades……………………..39

8. Funciones y procesos………………………………………………………...40

LISTA DE GRAFICOS

GRAFICOS Nº Pág.

1. Manual de Procedimientos…………………………………………....……33

2. Gestión Administrativa y de logística……………………………………….34

3. Gestión Administrativa y de logística es eficiente al 100%............................35

4. Necesidad de implementar un Manual de Procedimiento…………………...36

5. Un Manual seria más efectiva la Gestión Administrativas…………………..37

6. Procedimientos donde detallen los pasos……………………………..……..38

7. Adiestramiento adecuado para realizar las Actividades……………………..39

8. Funciones y procesos………………………………………………………...40

INTRODUCCIÓN

La Gestión administrativa tiene como principal finalidad lograr que cada uno de

los integrantes de una organización tenga el uso eficiente y eficaz de los recursos que

dispone la misma para así de esta manera lograr optimizar los objetivos planteados.

También Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de

decisiones. Una empresa debe coordinar y encaminar todas las actividades

eficazmente a la logro de las actividades. Para que los integrantes de la empresa

logren optimizar las metas trazadas, es importante que la misma los motive, el

impulso y la ayuda a todo responsable es de principal importancia para la obtención

de los objetivos.

Por lo anteriormente expuesto este Informe está dirigido a la elaboración de un

Manual de Procedimientos para la Gestión Administrativas y de Logística en la

Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas, C.A.

Dicho Informé de Pasantía está enmarcada en cinco capítulos, los cuales están

estructurados de la siguiente manera:

Capítulo I: Se muestra la historia de la empresa, misión, visión, valores, objetivos

y políticas

Capítulo II: Se expone el planteamiento del problema, formulación, objetivos de la

investigación, justificación, alcance y limitaciones.

Capítulo III: Detalla los antecedentes, las bases teóricas y la definición de términos

los cuales respalda el Informe de Pasantía.

Capítulo IV: Presenta las fases metodológicas las cuales muestran las etapas para

la realización del Informe de Pasantía

Capitulo V: Muestra el análisis e interpretación de los resultados obtenidos a

través de la técnica de recolección de datos utilizados y la presentación de la

Propuesta.

CAPÍTULO I

LA EMPRESA

1.1. Ubicación:

Av. Hans Neumann. Vía Flor Amarillo. Urbanización Industrial El Bosque.

Edificio Araguaney, Planta Baja. Valencia. Estado Carabobo.

1.2. Actividad a la que se dedica

Corimon Pinturas C.A. es una empresa del Grupo CORIMON, que se dedica a la

producción de pinturas.

Actualmente produce para las marcas más prestigiosas del país, como Pinturas

Montana y Pinturas Pinco además cuenta con una larga y reconocida trayectoria en la

fabricación de pinturas para las áreas arquitectónicas, madera, tráfico, mantenimiento

industrial, marinas, equipo original (OEM) y reacabado automotriz.

Posee las certificaciones ISO 9000 y QSS 9000.

1.3 Reseña Histórica:

Pinturas Montana, C.A. (actualmente Corimon Pinturas C.A.), es una de las

primeras fábricas de pinturas en Venezuela. Comenzó operaciones en 1949 con el

nombre de “Montana Fábrica de Pinturas” y rápidamente se consolidó en el mercado

nacional durante la década de los años 50.

En 1959 se constituyó Montana Gráfica como la segunda empresa del Grupo

Corimon y posteriormente, durante ese mismo año, se creó Resimon con el fin de

cubrir las necesidades de Pinturas Montana en cuanto a resinas y así reemplazar la

importación de las mismas. Desde sus inicios tanto Montana Gráfica como Resimon

trabajaron independientemente de Pinturas Montana. Una vez consolidada en el

mercado arquitectónico, Pinturas Montana, se inició en los segmentos de

mantenimiento industrial, madera, marino y automotor. En este último, elaboró

fondos que sirvieran de base para la aplicación de pinturas, haciendo de Chrysler y

General Motors sus primeros clientes.

El Grupo comenzó a contribuir con el desarrollo del país, no sólo a través de la

inversión en el sector industrial, sino haciendo constantes aportes a la educación y a

la cultura, por medio de fundaciones y centros culturales, ya que la responsabilidad

empresarial social es uno de sus más preciados nortes. El primer gran proyecto de

Pinturas Montana, fue durante la presidencia del Gral. Marcos Pérez Jiménez, y

consistió en pintar los túneles de la Autopista Caracas-La Guaira. Para esta obra se

elaboró un aditivo especial que evita en gran medida la adherencia de suciedad, que

protegió a los túneles y mantuvo su pintura en buen estado durante muchos años.

A comienzos de la década de los setenta se incorporan a las empresas existentes

Grafis, Cerdex, entre otras. En 1993 Corimon incursiona en el mercado de capitales, a

través de la cotización de sus acciones comunes en la Bolsa de Valores de Caracas y

la Bolsa de Valores de Maracaibo, y de sus ADR’s en la Bolsa de Nueva York.

En 1994, Corimon se concentró en el mercado de pinturas, beneficiado como uno

de los grupos empresariales privados más grandes y respetados de Venezuela y a

través de sus compañías Montana, Pinco Pittsburgh, Wantzelius, Construcentro,

Cerdex, Colorín, Sissons Paints, General Paint Company y Standard Brands, inicia

operaciones en México, Colombia y en la Costa Suroeste de los Estados Unidos, a la

vez que afianzan sus operaciones en Venezuela, Argentina y el Caribe.

En la actualidad el Grupo Corimon se ha concentrado en el mercado nacional y es

un Grupo absolutamente vanguardista en lo que respecta a su alta participación de

mercado en todas las áreas en donde incursiona. A su vez, posee en sus producciones

equipamiento de última tecnología, se destaca en su organización, su alto estándar de

calidad y en su solidez financiera.

1.4 Misión, visión y valores:

Misión:

Diseñar, fabricar y distribuir en forma segura y cuidando el medio ambiente

pinturas con calidad, para satisfacer las necesidades de los clientes. Utilizando las

mejores prácticas en nuestro proceso con tecnología de punta, potenciando la

formación, crecimiento, motivación del talento humano generando valor para los

accionistas.

Visión:

Ser el fabricante de pinturas más competitivo del continente americano.

Valores:

Integridad: los trabajadores de Corimon Pinturas siempre actuamos de buena fe y

con nuestros mejores propósitos. Todas nuestras acciones están enmarcadas dentro

del más alto sentido ético y moral.

Respeto y Confianza: en Corimon Pinturas confiamos en las capacidades e

intenciones de los demás. Profesamos el respeto mutuo en todas nuestras relaciones.

Innovación: en Corimon Pinturas anticipamos las necesidades del mercado para ser

los primeros en satisfacerlas.

Excelencia: nuestra gestión está orientada a la creación del máximo valor posible en

todo lo que hacemos, en miras a aumentar constantemente nuestra competitividad.

Compromiso mutuo: Corimon Pinturas se compromete a brindar a sus trabajadores

la oportunidad para que cada uno potencie su desarrollo personal y profesional,

limitado solo por la habilidad y el deseo individual. Promovemos a nuestros

trabajadores únicamente considerando su capacidad y calidad de trabajo. Asimismo,

Corimon Pinturas se compromete a ofrecer condiciones de trabajo seguras y a

impulsar acciones en pro de la conservación del medio ambiente. Los trabajadores de

Corimon Pinturas asumimos los objetivos de la empresa como nuestros, por lo que

nos comprometemos al máximo para contribuir al logro de los mismos.

1.5 Objetivos:

• Diseñar productos atractivos, útiles y de alta calidad que cumplan las

necesidades del cliente

• Garantizar la disponibilidad de productos conforme satisfagan las necesidades

del cliente

• Garantizar el cumplimiento del estimado de ventas

• Potenciar la presencia de Corimon Pinturas en los puntos de venta

• Garantizar que nuestra gestión sea percibida satisfactoriamente por los

clientes

• Garantizar la eficiencia y eficacia del sistema de gestión de calidad

• Contribuir con el entorno promoviendo el trabajo en temas sociales y

ambientales, a través de la unión de Empresa-Comunidad, con el interés de

favorecer el bienestar social de los individuos y el cuidado del ambiente

• Asegurar recurso humano altamente calificado y comprometido

• Optimizar el uso de los recursos financieros

• Promover el mejoramiento continuo

• Fortalecimiento de la marca

Estos objetivos son coherentes con la política de la calidad, alcanzables,

cuantificables y medibles.

1.6 Políticas:

En Corimon Pinturas estamos comprometidos a diseñar, fabricar y comercializar

recubrimientos que permitan satisfacer permanentemente los requerimientos de

nuestros clientes, garantizando un crecimiento rentable y sostenido.

Fuente: Corimon Pinturas, C.A., Departamento Normalización Año: 2004

1.8 Organigrama del departamento donde se realizó la pasantía:

Fuente: Corimon Pinturas, C.A. Departamento Normalización Año: 2004

Pasante

1.9. Actividades realizadas por el Pasante durante el Período de Pasantía

La experiencia durante el período de pasantías es indispensable en la formación y

desarrollo del futuro profesional, permitiendo así el desenvolvimiento del estudiante

en el ambiente de trabajo y brindando al pasante la oportunidad de integrarse con

mayor seguridad y eficiencia a todos los procesos que se llevan a cabo en las

empresas y de esta manera obtener el mayor beneficio de las mismas. A continuación

se detallan las actividades realizadas:

Preparar la logística del Programa de Adiestramiento:

Se coordinó la sede para los cursos de adiestramiento, donde se realizó solicitud de

la cotización o presupuesto a diferentes hoteles para el alquiler de salón y reserva de

habitación por los días de programación del curso, así como la contratación de los

servicios de alimentos y bebidas para los diferentes participantes.

Coordinar los traslados a nivel nacional (terrestres – aéreos):

Terrestre: Se llenó el formato de solicitud de taxi (interno de Corimon Pinturas),

se buscó firma de aprobación por la gerencia, se escaneó dicho formato y se envió al

proveedor de servicios, mediante correo electrónico. Se entregó original al pasajero y

se archivó copia del mismo.

Aéreo: Se contactó a la agencia de viaje, se solicitó disponibilidad de boletos,

número de vuelo, hora y aerolínea, se llenó formato de requisición de pasajes aéreos

(interno de Corimon Pinturas), se buscó firma de aprobación por la gerencia, se

escaneó dicho formato y se envió al proveedor de servicios, mediante correo

electrónico y se archivó copia del mismo.

Recopilación de material didáctico:

Se realizó la impresión, clasificación y disposición del material de apoyo del

programa de adiestramiento, así como muestras recopiladas en el laboratorio para los

sistemas de Pinturas Arquitectónicas, Preparación de Colores y Productos para el

Mantenimiento Industrial; se prepararon carpetas contentivas de la ficha del

empleado, la cual será llenada por el participante, y hoja de evaluación de reacción

donde es evaluado el facilitador según su efectividad y acción de adiestramiento.

Coordinar las actividades administrativas internas:

Se registró la orden de compra a través del sistema interno de la empresa (SAP),

en el cual se crea una solicitud de pedido, una vez emitido el número de solicitud, se

envía al departamento de compras, por medio un correo, culminados los pasos a

seguir por éste departamento es recibido un número de orden, que es enviado al

departamento de cuentas por pagar quienes se encargan del pago y/o transferencia

bancaria al proveedor de servicios. Se envía carta compromiso al proveedor con sello

de la empresa y firma del gerente del área en calidad de aprobación y se cierra el

trámite administrativo una vez recibida la factura original.

Preparar la logística de la asistencia técnica a nivel nacional:

Se realizó listas en Excel para el registro de los participantes que asistirían a los

cursos, ordenados por nombre, cédula, teléfono y tienda o empresa a la cual

pertenecen, así como las notas obtenidas, promedio y porcentaje menores y mayores a

15 puntos, de acuerdo a la nota obtenida, se realizó en el programa de Power Point los

certificados de reconocimiento, los cuales fueron otorgados a los participantes en

reconocimiento por haber aprobado el curso, los mismos son enviados en un tiempo

menor a quince (15) días a las respectivas tiendas Montanas a nivel nacional o

clientes participantes en el adiestramiento.

Archivo de documentación:

Se creó carpetas correspondientes al año en curso, organizando los documentos en

orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeración si es que la posee. La

correspondencia que acompaña a una información importante, facturas, informes u

otros documentos, se archivó en función de esa información adjunta. Los

documentos, así sean de años anteriores, que son utilizados frecuentemente para el

desarrollo del trabajo, se conservaron en el archivo de gestión.

Atención telefónica:

Se prestó la atención vía telefónica a los proveedores y clientes externos (tiendas

de pinturas) que se comunicaban para asesoría técnica, la cual era transferida al

consultor técnico. De igual manera se mantuvo comunicación constante y continua

con los departamentos de, compras, cuentas por pagar, y laboratorio.

Envío de valija:

Se realizo el envío de documentos internos, a los diferentes departamentos del

grupo Corimon, y envío de valija externa los certificados a las tiendas que se le

impartieron cursos y muestras solicitadas por los diferentes clientes externos (tiendas

de pinturas) a nivel nacional, a través de la empresa de servicio Domesa, en la cual se

realizó el llenado de la guía de porte contratado.

CAPÍTULO II

EL PROBLEMA

2.1. Planteamiento del Problema

Actualmente a nivel mundial, las organizaciones mantienen una constante

búsqueda del éxito y progreso, que las ayude a ser competitivas y a sostenerse firmes

en un mercado globalizado.

Las pequeñas y medianas empresas poseen un estilo que las caracteriza con

respecto a su tamaño, organización y flexibilidad para adaptarse a los cambios, lo

cual les permite hacer frente a una serie de factores políticos, económicos, sociales y

culturales, que se imponen hoy en día, debido a un proceso globalizador que las

obligan, bien sean de países desarrollados o no a cumplir con las exigencias de los

consumidores, la especialización de los mercados y al desarrollo tecnológico, para

poder mantenerse y superar a sus principales competidores. Es por ello, que todas las

organizaciones deben estudiar su funcionamiento para determinar si realmente están

cumpliendo con la razón de su creación y objetivos, de no ser así es necesario

encontrar la causa del problema; lo cual se logra a través de un Análisis de gestión

Administrativa.

Los principios para alcanzar la visión y misión de una organización, deben

responder a unos objetivos claros y concretos que permitan que cada individuo los

alcance de manera eficiente y efectiva.

En Venezuela las grandes, medianas y pequeñas empresas, los métodos y

procedimientos de uso cotidiano, generalmente son verbales y no están por escrito.

Incluso, la mayor parte de las veces la gente por falta de información y

sensibilización acerca de su importancia, modifican y desvirtúan el método o

procedimiento de acuerdo a la presión de trabajo.

Por esta razón los niveles de exigencia y preparación profesional son cada vez

mayores, además de que sobre los gerentes de empresas, recae el manejo eficiente y

eficaz de los recursos, estos deberán velar el correcto cumplimiento de los procesos

administrativos, a través de estrategias y/o herramientas gerenciales que les permitan

convertir sus debilidades en fortalezas y sus amenazas en oportunidades, dando como

resultado una gestión administrativa acorde a los requerimientos del entorno. Para

garantizar la satisfacción completa del consumidor y funcionar en forma eficiente y

armónica, cada empresa debe desarrollar una gama amplia de políticas y de

procedimientos de trabajo, así como, establecer los flujos de mando y definir las

responsabilidades de los distintos integrantes de la organización. La función armónica

y eficiente de la empresa se logra cuando todos sus trabajadores conocen y entienden

los procedimientos de la organización. Toda empresa moderna y actualizada debe

contar con Manuales de Gestión, por que constituye el medio que facilita una acción

planificada y eficiente, permite la formación del personal nuevo; conducente a

establecer una conducta responsable y participativa del personal al cumplimiento de

los deberes establecidos.

En la mayoría de las organizaciones los procedimientos generalmente son

informales y los podemos observar fácilmente a través de las costumbres y hábitos de

las personas. Los métodos y procedimientos que son escritos, además de asegurar la

repetitividad de un trabajo, permiten que el usuario siga tranquilamente por un

camino seguro previamente probado. Además, al usarlo continuamente podrá estar

capacitado para irlo mejorando.

El manual se convierte en una herramienta indispensable para la ejecución y

mejoramiento continuo de las actividades a realizar y así poder cumplir con los

objetivos y metas propuesta por la Gerencia de Consultoría Técnica. También es de

gran utilidad para el recurso de la Gerencia, en la actualidad se presenta de manera

verbal todas las actividades a realizar. La propuesta que se desea presentar a

continuación puede servir como apoyo a la Gerencia de Consultoría Técnica, en el

proceso de Inducción del puesto de trabajo, las actividades, minimizando, así los

costos por inversión de tiempo a la vez que se mejora la eficiencia y calidad en el

trabajo.

Desde la perspectiva más general la Gerencia de Consultoría Técnica de la

Empresa Corimon Pinturas, C.A. no posee un manual de procedimientos que sirva de

guía de funciones al recurso que se desempeñe como Asistente Administrativo, lo

cual genera retraso en las actividades a realizar por parte de dicho recurso, así como

también contratiempo durante su inducción.

Una adecuada aplicación del proceso administrativo es indispensable en función

de obtener la eficacia gerencial que se requiera para el desarrollo de las operaciones, a

través de este poder detectar las irregularidades que se puedan presentar en la

ejecución de las diferentes actividades que a diario se realizan en esta área.

2.2 Formulación del Problema

¿Existe un Manual de Procedimientos para las gestiones administrativas que,

hagan más eficiente el logro de los objetivos de la Gerencia de Consultoría Técnica

de la Empresa Corimon Pinturas, C.A., ubicada en Valencia Edo. Carabobo?

2.3 Objetivos

Objetivo General

Elaborar un Manual de Procedimientos para las Gestiones Administrativas y de

Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas,

C.A., ubicada en Valencia Edo. Carabobo.

Objetivo Específicos

• Identificar los procesos a través de los cuales se realizan las actividades

Administrativas y de Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la

Empresa Corimon Pinturas, C.A.

• Describir las Actividades Administrativas y de Logística en la Gerencia de

Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas, C.A.

• Diseñar un Manual de Procedimientos para la Gestión Administrativas y de

Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas,

C.A.

2.4 Justificación

La elaboración de los manuales de procedimientos administrativos permite que las

empresas u organizaciones desarrollen las funciones del proceso administrativo de

una manera más eficaz. La interrelación de estos procedimientos, está orientada al

desarrollo de las personas y sus organizaciones, apoyándolas para hacerlas más

participativas, organizadas y estratégicamente mejor estructuradas.

La importancia del manual de Procedimientos para la gestión Administrativas y de

logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas,

C.A., se basa en la necesidad de llevar las actividades de manera sistemática, para

mejorar la efectividad y eficiencia en la realización de los procesos. Así mismo, para

el control en el área de Consultoría Técnica, es indispensable. De este modo, se

espera con la implantación de este manual que los nuevos empleados complementen

sus conocimientos prácticos con un documento formal, estructurado y sistematizado

del procedimiento.

2.5 Alcance

Este Informe pretende proporcionarle a la Gerencia de Consultoría Técnica, de la

empresa Corimon Pinturas, C.A., una herramienta a la gestión de los procesos

administrativos, a fin de generar mayor eficiencia y eficacia en el desarrollo de las

actividades de los recursos, y lograr alcanzar una mejor productividad que conduzca a

la rentabilidad, competitividad y permanencia en el tiempo y a su vez alcanzando la

satisfacción de los mismos en el servicio pre y post venta.

2.6 Limitaciones

Las limitaciones para realizar este informe se pueden resumir en los siguientes: El

número y la disponibilidad del tiempo del personal de la Gerencia para participar en

la orientación de la realización del informe, a pesar de poseer la experiencia.

El tiempo a cumplir en las pasantías, el cual permitió interrelacionarse con la

Gerencia, los objetivos, las funciones, ejecutar tareas asignadas, tanto como

facilitador, como apoyo técnico y realizar propuestas; imposibilitando el seguimiento

de la evolución de las mejoras.

El período vacacional, en el cual se realizó las pasantías, que si bien, permitió la

dedicación del tiempo completo, limitó el contacto y orientación indispensables con

el tutor académico.

CAPITULO III

MARCOS REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1. Antecedentes

Para el desarrollo de este informe de Pasantía se tomo como apoyo de información

los siguientes estudios:

Amanau Ricardo. (2010) en su informe de pasantía titulado: “Manual de

normas y procedimientos para establecer las funciones del personal dentro de la

estructura organizacional de la empresa Tu Casa Bienes Raíces, C.A”. y

presentado en la Universidad José Antonio Páez, para optar al título en Licenciado en

Administración de Empresas. Donde su Objetivo General fue Diseñar un Manual de

normas y procedimientos para establecer las funciones del personal dentro de la

estructura organizacional de la empresa Tu Casa Bienes Raíces, C.A. determino que

su población fue finita que conformaba diez (10) personas que laboran en la empresa

en estudio, aplicando una técnica de muestreo denominada probabilística al azar

simple, aplico técnica de Análisis, de la información suministrada por la encuesta.

Llego a la conclusión que permitieron diagnosticar la situación en relación a las

funciones administrativas desarrolladas para cada empleado de la empresa Tu Casa

Bienes Raíces, C.A., detectando debilidades y responsabilidades pudiendo interpretar

la situación. El manual estuvo compuesto de 2 Fases descripción de las funciones y

responsabilidades de cada puesto de Trabajo.

Dicho Informe guarda relación por que existe un desconocimiento de su principal

objetivo, el cual es el crecimiento económico, ya que los empleados y directivos no

laboran bajo una división de funciones y responsabilidades definidas, dificultando la

eficiencia de las actividades ejecutadas entre el grupo de trabajo y por consiguiente en

los resultados, en la toma de decisiones.

Así mismo, el informe realizado por Arcia Darji (2010), titulado “Manual de

Procedimientos para el Entrenamiento del personal que ingresa y el ya existente

en el Departamento de Distribución y Despacho de la Empresa C.A. Venezolana

de Pintura” , presentado en la Universidad José Antonio Páez, para optar al título en

Licenciado en Administración de Empresas donde sus objetivo General fue Elaborar

un Manual de Procedimientos para el Entrenamiento del personal que ingresa y el ya

existente en el Departamento de Distribución y Despacho de la Empresa C.A.

Venezolana de Pintura.

En otro orden de idea el desarrollo del informe del autor fue a través de una

investigación de campo y se fundamento en un proyecto factible. La población que

tomo fue de 40 personas que trabajan en el departamento de distribución y despacho

de la empresa C.A.V.P. con una muestra de 20 personas. Tomo como técnica una

observación directa para obtener conocimiento de la problemática en la que se

encontraba en el departamento, y la encuesta.

La conclusión a la que llego el autor fue que pudo determinar que el personal

empleado no tenía conocimiento y la capacitación necesaria para realizar sus labores,

ocasionando una mala recepción y despacho de los productos terminados, lo que

deriva la devoluciones realizadas por los clientes y el descontento en los mismo. Para

el logro de esta meta se trazaron los objetivos necesarios, donde realizo un

diagnostico sobre el proceso de recepción y despacho de los productos terminados. Se

contemplo proporcionar al mismo un manual de procedimientos para el

entrenamiento del personal que ingresa en el Departamento, para alcanzar la máxima

eficacia operativa, siendo su finalidad capacitar a los empleados en la mejora de sus

trabajos laborales.

En este antecedente se puede relacionar que el personal que ingresa y el ya

existente desconocen de los procedimientos, lo que ocasiona un incremento de

errores.

Fernández Cesar (2010) Informe de pasantía titulado “Manual de Normas y

Procedimientos Administrativos, para mejorar el proceso de Ingreso de los

trabajadores en el Departamento de Admisión de Pacientes del Centro

Policlínico Valencia” Presentado en La Universidad José Antonio Páez como

requisito para optar al título de: Licenciado en Administración de Empresa, donde su

Objetivo General Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos

en el Departamento de Admisión de Pacientes, para mejorar el Ingreso de los

trabajadores del Centro Policlínico Valencia.

La población tomada en dicho informe de pasantía fue una población finita por ser

un número determinado de elementos y la población estudiada fue de 15 personas,

representando la totalidad de los integrantes del departamento lo cual la muestra

representa la totalidad de la población. La técnica e instrumentación de recolección de

datos utilizada fue de observación directa como procedimientos y demás atributos que

sirven de sustento al diseño del manual, y así permitiendo observar cada una de las

tareas realizadas para crear estrategia.

La conclusión que llego dicho autor que presentando el manual para definir cada

una de las actividades que realizara el nuevo ingreso al departamento y contar con

una valiosa herramienta administrativa para una institución tan importante.

Guarda relación por que las actividades realizada por los empleados son

aprendidas por observación ya que no existe un sistema de adiestramiento o manual

de procedimientos que establezca la actividad a realizar. A partir de aquí el empleado

comienza a realizar las actividades de las forma que mas crea conveniente creándose

los distintos errores durante el proceso.

González Beatriz y Toro Liliana. (2009) en el Trabajo de Grado titulado

“Manual de Funciones y procedimientos de la planta de Alimentos de la

Universidad del Quindio con base en la Norma ISO 9001 – 2000”, presentado en

la Universidad Tecnológica de Pereira Colombia, como requisito para optar el título

de especialista en Gestión de la calidad y normalización. El objetivo general de este

trabajo de grado fue Elaborar el manual de Funciones y Procedimientos para Planta

Piloto de Alimentos de la Universidad del Quindío, que cumpla con los requisitos de

un Sistema de Gestión de la Calidad con base en el Decreto 3075/97 e ISO

9001:2000.

Para este estudio los investigadores tomaron como población la zona Planta Piloto

de alimentos de la Universidad del Quindío, ubicada en la facultad de Ciencias

Agroindustriales de Colombia, la cual está integrada por tres áreas tecnológicas:

lácteos, cárnicos y vegetales, y con sus respectivos funcionarios. Es de hacer notar

que la muestra fue igual a la población. El tipo de estudio que se llevó cabo para el

proyecto fue de carácter descriptivo, Las técnicas para la recolección de la

información fueron de Observación directa y Trabajo en equipo. Los Investigadores

llegaron a la conclusión de que el Manual sirvió como base para el mejoramiento del

Sistema de Gestión de Calidad el cual era muy incipiente ya que se Caracterizaron los

procesos existentes en la Planta Piloto de Alimentos de la Universidad del Quindío

los cuales no estaban en documentos, aportando información al proceso de

implementación central que viene adelantando la institución. La comparación de la

documentación existente y la retroalimentación por parte de los funcionarios y

personas expertas en el tema ayudo a caracterizar los procesos ya establecidos

actualizándolos. Para la determinación de los cargos tomaron en cuenta la formación

de cada funcionario y el perfil profesional lo cual facilito orientar los cargos,

funciones y responsabilidades en cada uno de los procesos de la Planta Piloto de

Alimentos de la Universidad del Quindío.

Este trabajo de grado tiene relación con dicho Informe de pasantía carecen de un

manual de funciones y procedimientos que pueda servir de guía a los empleados para

cumplir con las funciones asignadas en cada área de manera ordenada y sistemática,

que también sirva para desarrollar programas de capacitación, guías de trabajo, perfil

profesional, organización del trabajo, programas de mejoramiento y formación, y a

través de este poder detectar las irregularidades que se puedan presentar en la

ejecución de las diferentes actividades que a diario se realizan, con el fin de brindar

servicios de óptima calidad a sus clientes de manera eficiente y eficaz.

Ponte Yamilet (2009) Informe de pasantía “Manual de Procedimientos

Administrativos en el Departamento de Administración de la Empresa

Ingeniería Herfor, C.A.” Presentado en La Universidad José Antonio Páez como

requisito para optar al título de: Licenciado en Administración de Empresa. Cuyo

Objetivo General es Diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos en la

Empresa Ingeniería Herfor, C.A. teniendo una población conformada por siete (7)

personas que toma la muestra toda la totalidad de la población. Sus técnicas fueron a

través de la observación directa y la entrevista.

Llego a la conclusión que en particular en los departamentos de administración y

ventas se refieren a que los empleados realizan de manera empírica, tanto así que no

se lleva un control de las actividades realizadas, tales como la recepción y

contestación de las solicitudes de actuación por demandas de los empleadores,

órdenes de servicios, diálogos sociales entre los actores de la relación laboral, no

existe una guía clara y precisa para cada una de las actividades a realizar, que a la

hora de los pagos de proveedores, como el pago de nomina tienden a ver

equivocaciones porque no hay un parámetro donde indique los pasos a seguir, esto

debido a falta de orientación documental.

Por consiguiente la aplicación del Manual de Procedimientos, permite que los

empleados puedan orientarse, con el fin de garantizar su fiel aplicación. Lo que trae

como consecuencia evitar pérdidas de tiempo en la realización de las actividades

involucradas.

Dicho Informe de Pasantía guarda relación con el presente Informe ya que tienen

la necesidad de implementar un Manual que permita que los empleados se oriente de

manera ordenada, para que puedan realizar sus actividades de manera efectiva y

eficiente.

3.2 Bases Teóricas

3.2.1. Manuales

Según Álvarez T. Martin (1996) lo define como “las herramientas más eficaces

para trasmitir conocimiento y experiencias, porque ellos documentan tecnología

acumulada hasta ese momento sobre un tema.” (p.23)

Son unas de las mejores herramientas administrativas porque le permiten a

cualquier organización normalizar su operación.

Según Idalberto Chiavenato, (2006) “El manual es un conjunto de instrucciones,

debidamente ordenadas y clasificadas, que proporciona información rápida y

organizada sobre las prácticas administrativas” (p.494)

Como puede deducirse, es un instrumento importante en la administración, puesto

que los manuales persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo

asignado al personal para alcanzar los objetivos de la empresa. Los manuales por otra

parte, deben servir para explicar las normas más generales con un lenguaje que pueda

ser entendido por los empleados de todos los niveles, y en su caso por los

administradores, dando énfasis a la información de los procesos y procedimientos

administrativos. Los manuales facilitan además, el adiestramiento y orientación del

personal; coadyuvan a normalizar y controlar los tramites de procedimientos y a

resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas que surgen cuando el

sistema de comunicación tiende a ser rígido.

3.2.2. Procedimientos

Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades

futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la

forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Según Melinkoff, R (1990), "los procedimientos consiste en describir

detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio

del cual se garantiza la disminución de errores". (p. 28). Como se puede concluir los

procedimientos son pasos, claramente definidos, que permiten trabajar correctamente

y disminuyendo los márgenes de errores.

3.2.2.1. Objetivos de los procedimientos

Según Gómez F. (1993) señala que: "el principal objetivo del procedimiento es el

de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores

del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61). Se puede decir que permite facilitar las

funciones con mas simplificación tomando en cuenta el tiempos, trabajo y capital.

3.2.2.2. Importancia de los procedimientos

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una

organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en

los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar

la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se

ordenan de un solo modo.

Según Biegler J. (1980) "los procedimientos representan la empresa de forma

ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en

cuanto a las actividades dentro de la organización". (p.54)

3.2.2.3. Características de los Procedimientos

Según Mellinkoff (1990), describe las siguientes características de

procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada

situación en particular.

• Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la

aplicación continua y sistemática.

• Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas

situaciones.

3.2.3. Manual de Procedimientos

Según Guillermo Gómez Ceja (2002) indica que:

“El manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación” (p.385).

Los manuales de procedimientos sirven para describir las operaciones que se

realizan en un área, son un instrumento para simplificar el trabajo que sirve como

herramienta de consulta, este documento también se utiliza como un medio para

comunicar oportunamente todos los cambios en las rutinas de trabajo que se generan

con el progreso de las empresas. Los manuales de procedimientos deben ser sencillos,

cortos y amenos, además de que el usuario debe participar en su elaboración para que

le sea funcional.

La efectividad de los manuales de procedimientos se comprueba si los usuarios, lo

utilizan y si los procedimientos descritos son los que en realidad se llevan a cabo

3.2.3.1. Importancia del Manual de Procedimientos

La importancia del manual de procedimientos radica en que su utilidad es

múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento

interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a

los puestos responsables de su ejecución. Así mismo, auxilian en la inducción al

puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal en virtud de que describen

en forma detallada las actividades por puesto. Otras utilidades de importancia de los

manuales de procedimientos son que permiten uniformar y controlar el cumplimiento

de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad

por fallas y errores; facilitar las labores, la evaluación y control interno y su

vigilancia; la conciencia en los empleados y gerentes acerca de que el trabajo se está

o no realizando adecuadamente; reducción de los costos al aumentar la eficiencia

general, además de otras ventajas adicionales. Estos manuales son instrumentos

administrativos que apoyan la realización del quehacer institucional cotidiano.

De acuerdo con Benjamín Franklin, (2002), existe la necesidad de elaborar un

manual de procedimientos cuando se presenta, entre otros, cualquiera de los

siguientes casos:

• Que existan trámites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo cual

sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera que sea

fácil consultarlas para aclarar posibles dudas.

• Que resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los

trámites y procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con

descripciones claras de los mismos.

• Que se desee emprender tareas de simplificación del trabajo como análisis de

tiempos, delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas.

• Que se vaya a establecer un sistema de información, o bien modificar el ya

existente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas

de información, para lo cual son muy valiosos los manuales de

procedimientos, ya que contienen información necesaria para la determinación

de los flujos de esta.

3.3 Definición de Términos Básicos

Actividades: Es la cantidad de trabajo especifico que debe realizar una unidad o una

persona para que se puedan realizar funciones.

Asistencia Técnica Física: Es aquella asistencia técnica que se realiza movilizando

el personal técnico al lugar donde especifique en su solicitud, con el objeto de

observar y registrar todas las condiciones que sirvan para la determinación de los

procedimientos de preparación de superficie y recomendación del sistema de pintura

adecuada.

Consultoría Técnica: Son los encargados de brindar asistencia técnica e impartir

Adiestramiento Técnico, Teórico y/o Practico a los Clientes externos e internos y

terceros, en los Mercados Arquitectónico, Mantenimiento Industrial y Marino,

Madera y Reacabado, así como también en las aéreas de atención al clientes, Sistema

de Master Palette, y Programas especializados como un servicio Pre Venta y/o Post

Venta de Corimon Pinturas, C.A.

Cliente Externo: Todos aquellos clientes (franquicias, Tiendas Montana y clientes

Terceros), clientes-usuarios de instituciones del estado y empresas privadas que

requieran de la asistencia técnica, en preparación de superficie y pintado de

productos, procesos de control de parámetros técnicos y características de

desempeño, asesoría técnica en la implementación de especificaciones y alcance de

proyectos de pinturas, de productos marcas Montana y Pinco.

Cliente Interno: Todos aquellos usuarios de productos de las marcas Montana y

Pinco que Forman parte de la nomina de las filiales: Corimon Pinturas, Resimon,

Cerdex y Montana Gráfica, que requieran asistencia Técnica en los Procedimientos

de preparación de superficie y pintado de instalaciones y estructuras incluidas en los

activos de dichas filiales.

Funciones: Constituyen la acción innata de la empresa en general; representan los

fines esenciales y básicos que hay que realizar para que la organización exista y

permanezca vigente.

Obligaciones: se define como las actividades que tiene que realizar un individuo

debido al puesto que ocupa en la organización las obligaciones recaen sobre el

subordinado que tiene que obedecer órdenes o seguir instrucciones.

Programas Especializados: Son todos aquellos adiestramientos que impliquen

contenidos específicos, enfocados a un requerimiento del cliente o institución, o a la

necesidad puntual en pro del avance o recuperación de un proyecto.

Responsabilidad: Puede definirse como la obligación de responder de la ejecución

de los deberes asignados. La responsabilidad tiene un carácter personal, por

consiguiente, no se puede delegar.

CAPÍTULO IV

FASES METODOLÓGICAS

4.1 Fases Metodológicas

El siguiente Capitulo tiene como propósito de dar a conocer la población y la

muestra, las técnicas de recolección de datos e instrumentos que se van a utilizar para

recabar la información lograr los objetivos específicos del informe de pasantía.

En este sentido el informe de pasantía se desarrollo en función de los objetivos

propuestos bajo el tipo de proyecto factible según Arias, (2006), señala: “Que se trata

de una propuesta de acción para resolver un problema práctico o satisfacer una

necesidad. Es indispensable que dicha propuesta se acompañe de una investigación,

que demuestre su factibilidad o posibilidad de realización”. (p134).

Es por eso que el presente informe se considera factible, debido que implantar un

Manual de Procedimientos para la Gestión Administrativas y de Logística en la

Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas, C.A. como una

herramienta que sirva de guía para equipar y controlar el cumplimiento de las rutinas

de trabajo y evitar su alteración arbitraria, que facilite las labores de la gestión

administrativa y logística en la Gerencia aumentando la eficiencia del asistente

administrativo, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Y así resolver

la problemática existente y satisfacer las necesidades existentes en la Gerencia de

Consultoría Técnica.

4.1.1 FASE I: Identificar los procesos a través de los cuales se realizan las

actividades Administrativas y de Logística en la Gerencia de la Empresa

Corimon Pinturas, C.A.

Esta fase se desarrollara con la realidad de los objeto de estudio, donde se

diagnosticaran los procesos realizados actualmente por la Gerencia de Consultoría

Técnica. Este contacto se realizara a través de las técnicas de recolección de datos,

para el desarrollo del informe de pasantía se van a tomar en cuenta la observación

directa y la encuesta.

La técnica a utilizar en dicho informe es la encuesta que de acuerdo a la definición

del autor Arias, (2006) se define como “Una técnica que pretende obtener

información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de si mismos, o en

la relación con un tema en particular” (p.72).

En el mismo orden de ideas se utiliza como técnica la observación directa, donde

el investigador asume el papel de espectador del conjunto de actividades

administrativas.

En el presente informe la observación directa permite indagar sobre la información

necesaria para cumplir con su proceso investigativo, permitiendo tener un contacto

directo con el personal de la Gerencia, ya que el mismo formó parte integradora de la

Gerencia de Consultoría Técnica, logrando ubicar cada uno de los elementos más

importantes para lograr los objetivos planteados.

Así mismo, el instrumento que corresponde al tipo de diseño llevado por el

informe de pasantía seria el cuestionario que según Arias, (2006) lo define como:

“La modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se le denomina cuestionario autoadministrado porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervención del encuestador”. (p.74).

Para diagnosticar realmente cual es la problemática existente acerca del las

actividades administrativas que se realizan empíricamente sin un manual que los

oriente se diseñara un cuestionario, cuyas preguntas son dicotómica (Si o No).

Finalmente, una vez ya recolectada toda la información se empleara la Estadística

Descriptiva que según Kenneth D. Hopkins “La Estadística Descriptiva incluye la

tabulación, representación y descripción de conjuntos de datos”. (p.2) que se

considera pertinente, ya analizada y procesada, podemos llegar a las conclusiones y

recomendaciones resultantes del informe.

Cabe destacar que con la finalidad de aplicar las técnicas e instrumentos de

recolección de datos, se hace necesario seleccionar la población y la muestra.

Según Tamayo y Tamayo, (1997), “La población se define como la totalidad del

fenómeno a estudiar donde las unidades de población posee una característica común

la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación” (p.114)

Entonces, una población es el conjunto de todas las cosas que concuerdan con una

serie determinada de especificaciones.

Es importa destacar que la población en el presente informe de pasantía, está

conformado por los empleados que laboran dentro de la Gerencia de Consultoría

Técnica de Corimon Pintura, C.A., que en total representan cuatro (04) personas, la

cual constituye una población finita, debido a que él tamaño de ella es reducida.

Según Arias F, (2006), la muestra “es el subconjunto representativo y finito que se

extrae de la población accesible”. (p.83), la muestra es la que puede determinar la

problemática ya que les capaz de generar los datos con los cuales se identifican las

fallas dentro del proceso.

Por ser la población pequeña esta va ser igual a la muestra cuatro (04) personas.

4.1.2. FASE II Describir las Actividades Administrativas y de Logística en la

Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas, C.A.

El Objetivo es buscar en la elaboración de un manual de procedimientos

establecer la secuencia sobre la actividad que se realiza en la Gerencia, en esta

segunda etapa se establecerán los procesos de trabajo en la Gerencia de Consultoría

Técnica; que son estudiados para lograr la optimización del mismo.

A través de la técnica del diagrama de Ishikawa se podrá analizar las actividades.

Lo que permite establecer de manera general los procedimientos existentes, con la

finalidad de interpretar la situación actual. El Diagrama Causa-Efecto es llamado

usualmente Diagrama de "Ishikawa" porque fue creado por Kaoru Ishikawa, experto

en dirección de empresas interesado en mejorar el control de la calidad; también es

llamado" Diagrama Espina de Pescado" porque su forma es similar al esqueleto de un

pez: Está compuesto por un recuadro (cabeza), una línea principal (columna

vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la línea principal formando un ángulo

aproximado de 70º (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres

líneas inclinadas (espinas), y así sucesivamente (espinas menores), según sea

necesario

4.1.3. FASE III Diseñar un Manual de Procedimientos para la Gestión

Administrativas y de logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la

Empresa Corimon Pinturas, C.A.

En esta fase busca proponer la elaboración de un manual, con la finalidad de de

mejorar la Gestión Administrativas y de logística en la Gerencia de Consultoría

Técnica de Corimon Pinturas C.A., para la elaboración de la misma se considerara los

procedimientos actuales que estén relacionados en la Gerencia tomando en cuenta

todas las actividades que se realizan y la responsabilidades existente.

CAPÍTULO V

RESULTADOS

5.1 Análisis de Resultados

En el presente capitulo se analizaron los resultados obtenidos en base a los

objetivos específicos que presento el informe de pasantía, los cuales fueron

recolectados mediante la aplicación de la técnica de la encuesta que suministro

información de gran importancia y necesaria de acuerdo a las necesidades de la

Gerencia.

5.1.1. FASE I: Identificar los procesos a través de los cuales se realizan las

actividades Administrativas y de Logística en la Gerencia de la Empresa

Corimon Pinturas, C.A.

De este modo, el primer objetivo específico se refiere a Identificar los procesos

a través de los cuales se realizan las actividades Administrativas y de Logística en la

Gerencia de la Empresa Corimon Pinturas, C.A. A través de la Observación directa y

la encuesta realizada al personal que labora en dicha Gerencia se logró obtener

información para conocer los pasos que se llevan a cabo para realizar las actividades

administrativas. A fin de conocer sus apreciaciones y obtener así datos que pudieran

contribuir al desarrollo del informe.

Resultado obtenido por la técnica de la Observación Directa

El registro de las observaciones realizadas, se plasman en la ficha de observación, la

cual señala los aspectos evaluados del proceso y la existencia o no de los mismos,

además de la incorporación de observaciones según el caso. El resultado de esta

técnica aplicada se presenta en el siguiente cuadro:

Fuente: Calzadilla M (2014)

En la Gerencia de Consultoría Técnica de la empresa Corimon Pinturas, C.A., se

evidenció que los procesos de esta área no se están registrando ya que no posee un

Manual de Procedimiento, sería una herramienta de gran importancia para la

Ítem Actividades

SI

Si Se

Observa

Si se hace

NO

No Se

Observa

No se hace

Se

Observa

En

Ocasiones

1 La gerencia cuenta con un Manual de

Procedimiento para Gestión Administrativa �

2 Están establecidas por escrito las funciones de la

Gestión Administrativa �

3 La información necesaria es recibida

oportunamente para realizar las actividades. �

4 Dificultad para alcanzar los objetivos en el

cumplimiento de las responsabilidades asignadas. �

5 Métodos de trabajos utilizados son apropiados. �

6 Personal gerencial capacitado para toma de

decisiones �

7 Contratiempo durante la inducción por falta de un

manual de procedimiento �

Gerencia, ya que permitirá seguir una serie de pasos estructurados, produciendo

actividades claras y eficientes en cualquier circunstancia.

El desconocimiento de las funciones por parte del personal involucrado en el proceso

es la principal causa del no uso de un Manual de Procedimiento.

Resultados de la Entrevista

1. ¿Considera usted que un Manual de Procedimientos seria un instrumento eficaz

para la Gerencia de Consultoría Técnica?

Cuadro N° 1 Manual de Procedimiento

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Grafico N° 1 Manual de Procedimiento

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Análisis: Se puede observar en el gráfico que el (100%) de los encuestados

consideran que un manual seria un instrumento eficaz para la Gerencia de Consultoría

Técnica, lo que reafirma la necesidad del presente estudio.

Opciones f F

Si 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%

Si100%

No0%

Si

No

2. ¿Cree usted que la Gestión Administrativa y de Logística dentro de la Gerencia de

Consultoría Técnica es llevada a cabo de manera efectiva?

Cuadro N° 2 Gestión Administrativa y de Logística

Fuente: Calzadilla M. (2014) Grafico N° 2 Gestión Administrativa y de Logística

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Análisis: De acuerdo a la información reflejada en el grafico el (75%) de los

encuestados expresaron que la gestión administrativa y de logística dentro de la

Gerencia de Consultoría técnica no es llevada a cabo de manera efectiva, mientras

que un 25% indicó que si es llevada de manera efectiva la gestión de administrativa y

de logística.

Opciones f F

Si 1 25%

No 3 75%

Total 4 100%

Si25 %

N o7 5%

SiN o

3. ¿Cree usted que la Gestión Administrativa y de logística es eficiente al 100%?

Cuadro N° 3 Gestión Administrativa y de logística es eficiente al 100%

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Grafico N° 3 Gestión Administrativa y de logística es eficiente al 100%

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Análisis: Para esta interrogante el 75% de la muestra estudiada índico que la

gestión es no es eficiente y el 25% señalo que es eficiente, por lo que se hace

necesario analizar el porqué la gestión no es eficiente al 100%.

Opciones f F

Si 1 25%

No 3 75%

Total 4 100%

S i25 %

N o7 5 %

S i

N o

4. ¿Considera usted que existe, la necesidad de implementar un Manual de

Procedimiento para Gestión Administrativa de la Gerencia de Consultoría Técnica?

Cuadro N° 4 Necesidad de implementar un Manual de Procedimiento

Fuente: Calzadilla M.(2014) Grafico N° 4 Necesidad de implementar un Manual de Procedimiento

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Análisis: Con respecto a los resultados obtenidos se observa la opción Si con un

(100%), donde los encuestados están de acuerdo que existe la necesidad de la

implementación de un manual de procedimiento para Gestión Administrativa de la

Gerencia de Consultoría Técnica.

Opciones f F

Si 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%

Si100%

No0%

Si

No

5. ¿Considera usted que al existir un manual seria más efectiva la Gestión

administrativas y de Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica?

Cuadro N° 5 Gestión administrativa

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Grafico N° 5 Gestión administrativa

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Análisis: Se puede confirmar que la mayor parte de los encuestados expresan

que con un manual seria más efectiva la Gestión administrativa y de logística en la

Gerencia de Consultoría Técnica, ya que la opción Si arrojo un porcentaje de (75%),

dejándole un (25%) a la porción del No, donde manifiestan que un manual no sería

efectiva la gestión administrativa.

Opciones f F

Si 3 75%

No 1 25%

Total 4 100%

Si7 5%

N o25 %

S i

N o

6. ¿Existe procedimientos donde detallen los Pasos de manera consecutivas de

cómo debe efectuarse las Actividades Administrativas y de logística?

Cuadro N° 6 Procedimientos donde detallen los pasos

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Grafico N° 6 Procedimientos donde detallen los pasos

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Análisis: Se puede confirmar a través de los resultados de la encuesta que no

existe procedimientos donde se detallen los pasos de manera consecutivas de cómo

debe efectuarse las actividades administrativas y de logística, considerándose esto

como un factor que contribuye a la eficiencia de la Gerencia.

Opciones f F

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

Si0%

No100%

SiNo

7. ¿Recibe el Personal el Adiestramiento adecuado para realizar las actividades

administrativas y de Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica?

Cuadro N° 7 Adiestramiento Adecuado para realizar las actividades

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Grafico N° 7 Adiestramiento Adecuado para realizar las actividades

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Análisis: De acuerdo con la información reflejada en el grafico, un categórico

100% del personal afirman que no recibe el adiestramiento adecuado para realizar las

actividades administrativas y de logística en la Gerencia de Consultoría Técnica., lo

que indica la necesidad de un manual de procedimientos para el personal para cumplir

cabalmente con los requerimientos de las funciones que desempeña o para prepararse

y asumir nuevas o más complejas funciones.

Opciones f F

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

Si0%

No100%

Si

No

8. ¿Operan en conjunto las Funciones y Procesos de la Gestión Administrativas?

Cuadro N° 8 Funciones y procesos

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Grafico N° 8 Funciones y Procesos

Fuente: Calzadilla M. (2014)

Análisis: De acuerdo con la información reflejada en el grafico, un categórico

100% indican que las funciones y procesos de la Gestión Administrativas operan en

conjunto, es importante para la gerencia que las funciones y procesos operen en

conjunto para hacer posible la ejecución de los planes trazados.

Opciones f F

Si 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%

Si100%

No0%

Si

No

Análisis de los gráficos.

De los datos conseguidos y el análisis de los resultados, se preciso que la

Gerencia de Consultoría Técnica de Corimon Pinturas, C.A., el asistente

administrativo no recibe en la totalidad adiestramiento, en efecto se crea una

separación en cuanto a las actividades a realizar.

De igual manera, se visualiza, que aunque se cumple en su totalidad con dos

procedimientos importantes, que son las funciones y los procesos de la gestión

administrativa operan en conjunto, no son suficiente para efectuar con eficacia los

procedimientos, y por ende alcanzar la metas trazadas , en el análisis antedicho, se

determino que un factor que influye es de la no existencia de un documento que

detalle clara y consecutivamente los pasos a seguir para la Gerencia de Consultoría

técnica; por esta razón se puede considerar que a través del resultado del diagnostico

se pudo determinar que es importante el diseño e implementación del manual de

procedimiento dentro de la Gerencia de Consultoría Técnica ya que con el uso de este

manual ayuda en el aumento de la eficiencia y productividad, y es necesario porque

es una herramienta que explica los pasos a seguir en el desempeño de sus funciones

impidiendo posible errores al personal existente como al personal nuevo.

5.1.2. FASE II Describir las Actividades Administrativas y de Logística en la

Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas, C.A.

Se ha determinado que las actividades administrativas, presentan varias

causas, y estas causas originan efectos los cuales se visualizan y se presentan a través

del él Diagrama de Ischikawa, a través de la construcción de este diagrama se conoció

con exactitud las posibles causas y efecto que genera el problema.

Esta herramienta permitió tener una perspectiva más amplia para así

establecer las posibles soluciones.

De acuerdo a las estrategias de recolección de la información aplicadas a la

construcción de la espina de pescado, se puede inferir que a nivel de procedimientos

el área requiere de una serie de procesos que permitan abordar de manera eficiente las

actividades administrativas y así permitan ejercer un control más eficiente sobre los

resultados esperados y el desarrollo del manual que en el curso de los hechos se

puedan establecer correctivos que le permitan al área empoderarse de los procesos y

redimensionarlos en el momento en que estos se desarrollan.

Diagrama de Ishikawua

5.1.3. FASE III Diseñar un Manual de Procedimientos para la gestión

administrativas y de logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la

Empresa Corimon Pinturas, C.A.

Elaborar un manual que permita llevar el control exhaustivo en la Gerencia de

consultoría técnica, para que con el uso del manual disminuyan notablemente los

errores causados.

Es por eso que esta propuesta se propone como una factible solución de ayuda

para la Gerencia para que facilite la uniformidad de control con el cumplimiento de la

rutina de trabajo sin permitir arbitrariedad, es de gran ayuda para el entrenamiento de

personal nuevo dentro de la gerencia con el respectivo uso del manual y así mismo

controla los procedimientos de manera ordenada.

Servirá de gran ayuda para el asistente administrativo por que tendrá precisión

y velocidad. Si es un empleado nuevo adicionalmente adquirirá conocimiento y

experiencia.

5.2. LA PROPUESTA

La presente propuesta está referida a un Manual de Procedimientos para la

gestión administrativas y de logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la

Empresa Corimon Pinturas, C.A., el cual permitirá aumentar la eficiencia de los

empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la

coordinación de actividades y evitar duplicidades.

La misma se inicia con su presentación, seguido por el objetivo General,

Objetivos Específicos, justificación, beneficios de la propuesta, estudio de

factibilidad y el desarrollo de la misma.

5.2.1 Objetivos de la Propuesta

5.2.1.1. Objetivos General

Manual de Procedimientos para la Gestión Administrativas y de Logística en la

Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pinturas, C.A.

5.2.1.2. Objetivos Específicos

• Conformar los pasos de manera secuenciar, para cada actividad identificada

que debe seguir

• Describir los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad

• Reunir y Registrar los resultados de las asistencias técnicas y adiestramientos

como parte de las funciones de consultoría técnica.

5.3. Justificación de la propuesta

La creación de un manual traerá como consecuencia que el asistente administrativo

que se desempeñan en la Gerencia de Consultoría Técnica de la empresa Corimon

Pinturas, C.A., conozcan con claridad y exactitud las responsabilidades, funciones y

procedimientos a seguir.

El manual de procedimientos, facilitará la interpretación y aplicación de los diversos

procesos que conforman el progreso y logro de los objetivos pautados en la Gerencia

de Consultoría Técnica en cuanto a desarrollo de las actividades administrativa

5.4. Beneficios de la propuesta

La ejecución del manual de procedimiento en la Consultoría Técnica de Corimon

Pinturas, C.A. una vez implementada la propuesta y sea efectivamente utilizada, se

pueden esperar los siguientes beneficios:

El auxilio en la inducción del puesto y adiestramiento y capacitación del personal ya

que describen en forma detallada las actividades, aumenta la eficiencia del personal,

indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

5.5. Estudio de Factibilidad:

Factibilidad Económica:

Para la implementación del manual de procedimiento, se determinó que la empresa

debe incluirlo en su presupuesto anual de la empresa.

Factibilidad Operativa:

La propuesta es operativamente factible en cuanto a su implementación se refiere.

Debiéndose entonces hacer el seguimiento a lo establecido en el manual.

5.6. Se presenta el manual de procedimientos para la Gestión Administrativas y

de Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon

Pinturas, C.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION ADMINISTRA TIVAS Y DE LOGISTICA EN LA GERENCIA DE CONSULTORIA TECNICA DE LA

EMPRESA CORIMON PINTURAS, C.A.

Gerencia:

Consultoría Técnica

Descripción: Fecha: Código:

Página:

Rif.: J-00029572-7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Propuesta

Elaborado Por:

T.S.U. Maryelin Calzadilla

Revisado Por: Aprobado Por:

Índice

INTRODUCCION

1.0 Objetivo

2.0 Alcance

3.0 Responsabilidades

4.0 Definiciones

5.0 Responsables de la revisión del Procedimiento

6.0 Procedimiento

7.0 Flujograma

8.0 Formatos

Rif.: J-00029572-7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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Consultoría Técnica

Fecha: Descripción:

Índice

Código:

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T.S.U. Maryelin Calzadilla

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Un Manual de Procedimientos es un documento en el que se compilan o agrupan

los diferentes procedimientos necesarios para completar una tarea, teniendo como fin

establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita

realizar sus tareas en forma ordenada y sistemática.

Queda claro entonces, que el Manual de Procedimientos le da a los

procedimientos, un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de

tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado

eficaz y eficiente.

El implementar la propuesta del Manual de Procedimientos será de gran ayuda

para la Gerencia, porque es una excelente herramienta y traería como beneficio el

auxilio en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya

que describen en forma detallada las actividades.

Aumenta la eficiencia del personal, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben

hacerlo.

Gerencia:

Consultoría Técnica

Descripción:

Introducción Fecha: Código:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Rif.: J-00029572-7

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T.S.U. Maryelin Calzadilla

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1.0- OBJETIVO :

Implementar procedimientos que describen las actividades administrativas y de logística a seguir, para obtener mayor eficiencia y efectividad en los resultados de la gestión de la Gerencia de Consultoría Técnica.

2.0- ALCANCE :

Este manual está al alcance de todo el personal que conforma la Gerencia de Consultoría Técnica y así como también a todo el personal que en un futuro ingrese a la gerencia y que por la naturaleza de sus funciones requiera el conocimiento y uso de este manual; siendo el mismo una guía de consulta y de apoyo en caso de dudas o falta de conocimiento en la realización de la actividad a cumplir

Objetivo

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Rif.: J-00029572-7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Gerencia:

Consultoría Técnica

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T.S.U. Maryelin Calzadilla

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3.0- Responsabilidad

La Gerencia es la responsable del mantenimiento y control interno de este manual de procedimiento.

El Gerente y el Consultor Técnico son los responsables de la correcta aplicación y protección de esta documentación.

Los usuarios de este manual deberán informar en cualquier momento a la Gerencia de Consultoría Técnica las actividades o razones que sean necesarias incluir o modificar en este manual.

Los usuarios deberán asegurar la confidencialidad de la información contenida en este manual

Responsabilidad

Aprobado Por:

Rif.: J-00029572-7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Gerencia:

Consultoría Técnica

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Elaborado Por:

T.S.U. Maryelin Calzadilla

Revisado Por:

4.0- Definiciones

4.1. Actividades: Es la cantidad de trabajo especifico que debe realizar una unidad o una persona para que se puedan realizar funciones.

4.2. Asistencia Técnica Física: Es aquella asistencia técnica que se realiza movilizando el personal técnico al lugar donde especifique en su solicitud, con el objeto de observar y registrar todas las condiciones que sirvan para la determinación de los procedimientos de preparación de superficie y recomendación del sistema de pintura adecuada.

4.3. Consultoría Técnica: Son los encargados de brindar asistencia técnica e impartir Adiestramiento Técnico, Teórico y/o Practico a los Clientes externos e internos y terceros, en los Mercados Arquitectónico, Mantenimiento Industrial y Marino, Madera y Reacabado, así como también en las aéreas de atención al clientes, Sistema de Master Palette, y Programas especializados como un servicio Pre Venta y/o Post Venta de Corimon Pinturas, C.A.

4.4. Cliente Externo: Todos aquellos clientes (franquicias, Tiendas Montana y clientes Terceros), clientes-usuarios de instituciones del estado y empresas privadas que requieran de la asistencia técnica, en preparación de superficie y pintado de productos, procesos de control de parámetros técnicos y características de desempeño, asesoría técnica en la implementación de especificaciones y alcance de proyectos de pinturas, de productos marcas Montana y Pinco.

4.5. Cliente Interno: Todos aquellos usuarios de productos de las marcas Montana y Pinco que Forman parte de la nomina de las filiales: Corimon Pinturas, Resimon, Cerdex y Montana Gráfica, que requieran asistencia Técnica en los Procedimientos de preparación de superficie y pintado de instalaciones y estructuras incluidas en los activos de dichas filiales.

Definiciones

4.6. Funciones: Constituyen la acción innata de la empresa en general; representan los fines esenciales y básicos que hay que realizar para que la organización exista y permanezca vigente.

4.7. Obligaciones: Se define como las actividades que tiene que realizar un individuo debido al puesto que ocupa en la organización las obligaciones recaen sobre el subordinado que tiene que obedecer órdenes o seguir instrucciones.

4.8. Programas Especializados: Son todos aquellos adiestramientos que impliquen contenidos específicos, enfocados a un requerimiento del cliente o institución, o a la necesidad puntual en pro del avance o recuperación de un proyecto.

4.9. Responsabilidad: Puede definirse como la obligación de responder de la ejecución de los deberes asignados. La responsabilidad tiene un carácter personal, por consiguiente, no se puede delegar.

Definiciones

5.0- Responsable de la Revisión del Procedimiento

El responsable de revisar y actualizar adecuadamente este manual de procedimiento es el Gerente de Consultoría Técnica.

6.0- Revisión del Procedimiento

Este manual de procedimiento deberá ser revisado al menos una vez al año, o antes si existiera algún cambio significante en la Gestión Administrativa.

Responsable

1. Solicitar Cotización o Presupuesto a diferentes hoteles.

2. Buscar firma de autorización del Gerente del área o encargado del área.

3. Elaborar orden de compra a través del sistema interno de la empresa (SAP), en

el cual se crea una solicitud de pedido (Solped).

4. Anexar Solped y enviar por correo al departamento de compras.

5. Esperar Recibir Orden de Compra

6. Se realiza una Carta de Compromiso con firma y sello de la Gerencia.

7. Se escanea y se envía por correo al Hotel.

8. Se realiza la impresión, clasificación y disposición del material de apoyo del programa de adiestramiento.

9. A través de un check list se buscan las muestras recopiladas en el laboratorio

para los sistemas de Pinturas Arquitectónicas, Preparación de Colores y Productos para el Mantenimiento Industrial.

10. Se preparan carpetas contentivas de la ficha del empleado y hoja de evaluación

de reacción

Preparación de la Logística del Programa de Adiestramiento a Nivel Nacional

Procedimiento

NO

SI

Revisa Cotizaci

ón

Solicitud de cotización a Hotel o Agencia de Festejo

Recibe Cotización solicitada

Entrega Cotización

Se Solicita modificación/

Nueva

Aprueba Cotización

B Elabora SOLPE

Se busca firma de la Gerencia Área

Envía al Dpto. de Compras

1

Elabora Orden de Compra

Envía Número de Orden

Flujograma

Asistente Administrativo Consultor Técnico

Recibe Cotización

Dpto. de Compra

Recibe

Recibe Número de Orden

Fin

Recibe Reserva

A

E

F

B

G

A E

F

Gerente de Área

C

Firma

Devuelve Firmada

D

C

Recibe D

Gestión para la Reservación de Hotel y Salón

Envía Carta de Compromiso

1

Flujograma

Recibe Reserva

Fin

Elabora Carta de Compromiso

Entrega Reserva

G

Gestión para la Reservación de Hotel y Salón

Asistente Administrativo

Recauda

Entrega

Consultor Técnico

A

A

Recibe

Fin

Fin

Check List de curso

Check List de Muestra

Flujograma

Gestión para Material de Apoyo y Muestra para Adiestramiento

1. Se contacta a la agencia de viaje o línea de taxi.

2. Se llena formato de requisición de pasajes aéreos (interno de Corimon Pinturas)

o formato de solicitud de taxis (formato interno de línea de taxis)

3. Se busca firma de aprobación por la gerencia.

4. Se escanea dicho formato y se envía al proveedor de servicios (aérea), mediante

correo electrónico y se archiva copia del mismo.

Procedimiento

Coordinar los traslados a nivel nacional (terrestres – aéreos)

Contactar Proveedor de Servicio (taxi)

Asistente Administrativo

Llenado de Formato

Envío de formato

Recibe formato

A

A

Devuelve formato confirma servicio

B

Recibe formato confirma servicio

C

Fin

Entrega a Consultor Técnico

B

C

Recibe

Fin

Flujograma

Línea de Taxi Consultor Técnico

Coordinar los traslados a nivel nacional (terrestres)

Consultor Técnico

Agencia de Viaje Gerente de Área

Flujograma

Asistente Administrativo

Contactar Proveedor de Servicio (Agencia)

Busca Firma

B

A

Recibe Requisición

Envía Recibo itinerario de ticket

electrónico

Recibe recibo de itinerario de ticket

electrónico

B

C

Entrega

Fin

Elabora Requisición de Pasaje aéreo

Envía Requisición de Pasaje aéreo

A

C

Devuelve Requisición Firmada

Recibe Requisición Firmada

Recibe Requisición de Pasaje aéreo

D

D

E

E

Recibe

Fin

Coordinar los traslados a nivel nacional (aéreos)

1. Se realiza una lista de asistencia de las personas que asistirieron a dicho

adiestramiento ordenados por nombre, cédula, teléfono de clientes internos o

externos a la cual pertenecen

2. Se realiza los certificados por la aprobación de dicho curso.

3. Se imprime y envía a los respectivos clientes internos o externos.

Procedimiento

Preparar la logística de la asistencia a cursos a nivel nacional

Facilitador Asistente Administrativo

Flujograma

Recibe Asistencia de Participantes

Elabora Lista de Participantes con

datos varios

Elabora Lista de Participantes con

datos varios

Elabora Certificado por Aprobación de

curso

Envía para Firma A

A

Recibe

Firma

Devuelve para su entrega

Fin

B

Recibe Certificado Firmado

Envía a Respectivos Clientes

B

Fin

Preparar la logística de la asistencia a cursos a nivel nacional

Formatos

Formato de Solicitud de Taxis

Formatos

Formato de Solicitud de Requisición de Pasaje Aéreos

Formato de Check list de muestras a llevar a los cursos

Formatos

Formatos

Formato de Check list para Cursos a ser Dictados

Formatos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Actualmente las empresas se encuentran en un mundo de globalización y

competitividad, por lo cual deben de contar con las herramientas necesarias para

enfrentar, controlar su entorno y poder mantenerse en un mercado cada vez más

cerrado y exigente. Este manual será importante herramienta para el quehacer diario

de la empresa, ya que es un instrumento de información donde se consignan, en

forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de un

trabajo.

El cual tienen como objetivo uniformizar y controlar el cumplimiento de las

rutinas de trabajo, identificar la responsabilidad por fallas y errores, y evitar

desperdicios, así como también es una herramienta para capacitación.

Al realizar este informe de pasantía, se puede confirmar la importancia de los

manuales de procedimientos dentro de cualquier organización, así como su

flexibilidad y adaptabilidad ya que estos pueden aplicarse dentro de cualquier área de

cualquier organización.

Después de aplicar el instrumento de recolección de datos se ha podido concluir

que las formas de los procesos que actualmente emplean en la Gerencia de

Consultoría Técnica, existen fallas que se han de corregir con la aplicación del

manual. Todo este estudio permitió plantear los procesos necesarios para lograr

cumplir con el último objetivo de este informe de pasantía, la cual se baso en el

diseño de un manual de Procedimientos para la Gestión Administrativas y de

Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la empresa Corimon Pinturas,

C.A. Con la aplicación del manual para la Gestión Administrativa y de logística, se

espera llevar las actividades de manera sistemática, para mejorar la efectividad y

eficiencia en la realización de los procesos. Así mismo, para el control en el área de

Consultoría Técnica, es indispensable. De este modo, se espera con la implantación

de este manual que los nuevos empleados complementen sus conocimientos prácticos

con un documento formal, estructurado y sistematizado del procedimiento.

Recomendaciones.

Es indispensable que el manual, se implementen de una forma continua en cada

uno de los procedimientos especificados inicialmente y en el tiempo establecido. La

intención de este manual es de ofrecer a la Gerencia una herramienta útil acerca de

cómo llevar los procesos de la Gestión Administrativa.

Es necesario destacar la importancia de llevar a cabo, cada procedimiento pasó a

paso, para una buena aplicación y funcionamiento del manual a usar. Por lo tanto,

durante la implementación del manual es necesario cumplir debidamente todos los

procedimientos allí indicados.

Acatar los procedimientos es una forma de avalar el buen funcionamiento del

asistente administrativo dentro de la Gerencia de Consultoría Técnica.

Actualizar el manual de procedimientos, cada vez que se agreguen nuevas

funciones o procedimientos.

Aplicar el manual de procedimientos, al momento del ingreso de un nuevo

personal en la Gerencia de Consultoría Técnica, de manera tal que se familiaricen

inmediatamente con su nuevo cargo.

Una vez aceptado por la gerencia, empezar con la uso del manual en el menor

tiempo posible ya que a través de este informe se evidencio la necesidad de esta

herramienta.

REFERENCIAS

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Editorial.

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Edo. Carabobo

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Empresa C.A. Venezolana de Pintura. Informe de pasantía. Universidad José Antonio

Páez. Diego Edo. Carabobo

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Hill.

Chiavenato, Idalberto, (2006) Introducción a la teoría general de la administración,

3ra Edición, México D.F., Edit. Trillas,

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mejorar el proceso de Ingreso de los trabajadores en el Departamento de Admisión de

Pacientes del Centro Policlínico Valencia, Informe de pasantía. Universidad José

Antonio Páez Diego Edo. Carabobo.

Gómez, G. (1997) Sistemas Administrativos Análisis y Diseño, McGraw Hill

Interamericana Editores, S.A. México DF. 1ra. Edición.

Melinkoff, R. (1990). Los Procesos Administrativos. Caracas: Editorial Panapo, C.A.

Ponte Yamilet (2009) Manual de Procedimientos Administrativos en el

Departamento de Administración de la Empresa Ingeniería Herfor, C.A., Informe de

pasantía. Universidad José Antonio Páez. Diego Edo. Carabobo.

Rodríguez V. Joaquín (2002) Estudio de Sistemas y Procedimientos

Administrativos. Cengage Learning Editores.

ELECTRONICAS

González Beatriz y Toro Liliana. (2009) Manual de Funciones y procedimientos

de la planta de Alimentos de la Universidad del Quindio con base en la Norma

ISO 9001 – 2000. Trabajo de Grado Universidad Tecnológica de Pereira Colombia.

http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/11059/1512/1/658306G643m.pdf

ANEXOS

Universidad José Antonio Páez

Facultad de Ciencias Sociales

Escuela de Administración de Empresas

Instrumento de Recolección de Datos

Reciba un cordial saludo, a continuación se presenta el siguiente cuestionario cuyas

respuestas requieren de su juicio como lector y crítico, sus datos aportan a la

elaboración de un Manual de Procedimientos para la Gestión Administrativas y de

Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica de la Empresa Corimon Pintura,

C.A.

Por favor, marque con una (x) la opción que considere pertinente en cada

caso.

Instrumento

Preguntas

1. ¿Considera usted que un Manual de Procedimientos seria un instrumento

eficaz para la Gerencia de Consultoría Técnica?

Si_____ No_____

2. ¿Cree usted que la Gestión Administrativa y de Logística dentro de la

Gerencia de Consultoría Técnica es llevado a cabo de manera efectiva?

Si_____ No_____

3. ¿Cree usted que la Gestión Administrativa y de logística es eficiente al 100%?

Si_____ No_____

4. ¿Considera usted que existe, la necesidad de implementar un Manual de

procedimiento para Gestión Administrativa de la Gerencia de Consultoría

Técnica?

Si_____ No_____

5. ¿Considera usted que al existir un manual seria más efectiva la Gestión

administrativa y de Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica?

Si_____ No_____

6. ¿Existe procedimientos donde detallen los Pasos de manera consecutivas de

cómo debe efectuarse las Actividades Administrativas y de logística?

Si_____ No_____

7. ¿El Personal recibe el Adiestramiento adecuado para realizar las actividades

administrativas y de Logística en la Gerencia de Consultoría Técnica?

Si_____ No_____

8. Las Funciones y Procesos de la Gestión Administrativas operan en conjunto?

Si_____ No_____