MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE...

Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera Vigente a partir de:MPR11240001B 28/02/2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS FINANCIADOS POR LOS ORGANISMOS FINANCIEROS INTERNACIONALES E INSTITUCIONES

FINANCIERAS INTERNACIONALES

Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera Vigente a partir de:MPR11240001B 28/02/2011

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. General Dirección de Negocios con Gobiernos y Organismos Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera Av. Javier Barros Sierra No. 515, 6° Piso, Col. Lomas de Santa Fe México, D.F., C.P. 01219 Tel. 52-70-12-00 La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera otorgándole el crédito correspondiente.

Vigente a partir de: Día Mes Año

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Elaboró: JCT//SRO/AVC/MMR

APN/RBA/ESG SUBDIRECCIÓN DE

ASISTENCIA TÉCNICA Y FINANCIERA

- - - - Día Mes Año

Revisó: LRC 26 01 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LAGESTIÓN DE PROYECTOS FINANCIADOS POR LOS OFI E IFI

SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio Fecha de

Emisión 03 Todas En pie de página se modifica fecha y versión 21/09/2007 03 3 Se modifica el cargo de Juan Carlos Reboulen Bernal

Se sustituye el nombre de Juan Carlos Reboulen Bernal por el de Armida Valdés Campos.

21/09/2007 26/11/2007

03 36-43 Cambia la numeración.

21/09/2007

03 36 Se agrega el proceso 7.4 Desembolsos y 7.4.1 Diagrama de flujo.

21/09/2007

03 37 Se agrega el numeral 7.4.2 Descriptivo de desembolsos.”

21/09/2007

04 Todas Se modifica el nombre de la Gerencia de Productos a Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales.

10/12/2007

04 3, 6, 38 Se modifica el nombre de la Subgerencia de Productos con Multilaterales por la de Subgerencia de Asistencia Técnica y Proyectos 1, y la Subgerencia de Agente Financiero por la Subgerencia de Asistencia Técnica y Proyectos 2.

04 Todas Se modificó el nombre de Organismos Financieros Multilaterales (OFM) por el de Organismos Financieros Internacionales (OFI).

04 Todas Se modifica en el pie de página la referencia del manual por cambio de adscripción de MPR16430002B por el de MPR11240001B.

04 7 Se sustituye la referencia del Manual de Calidad de MCA1640001B por el MCA11200001B.

04 7 Se sustituye la referencia del Procedimiento Genérico para la Elaboración de Documentos de PGC16400001B por el PGC11200001B.

04 9 Se sustituye la referencia del proceso de “Control de Gestión” de MPR16400001B por el MPR11200001B.

05 3 Se sustituye los nombres de los que elaboraron el manual y de quien revisó y autorizó.

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Todas

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Actualización y cambio de formato. Se actualizaron las referencias del apartado I.5 Marco Jurídico y de la sección I.6.26. Incorporación del término de Instituciones Financieras Internacionales. Se sustituyó en la definición de ejecutor a la Dirección de Promoción, por área responsable de ejecutar el proyecto a apoyar. Se eliminaron los siguientes párrafos:

I.6.1 En el caso de proyectos apoyados con

recursos del BIRF, la participación de la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales también debe apegarse al “Memorándum de Entendimiento Técnico” acordado entre la SFP y esa Institución Internacional.

I.6.2 En el caso de proyectos apoyados con recursos del BID, la participación de la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con multilaterales también debe apegarse al formulario “AF 300”.

Se eliminó “ del párrafo I.6.28 “ pone a disposición de la misma SHCP a través de los Comités Técnicos para la Integración del Presupuesto” por la siguiente redacción:

Asimismo, la Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera a través de la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales, con el fin de apoyar el proceso de la integración del presupuesto federal, proporciona la información sobre el presupuesto anual estimado de recursos externos que se ejercerá cuando es prestatario BANOBRAS Se modificó la redacción de OFI y de proyecto. Se modificó el procedimiento para la realización de auditorías. Se modificó el procedimiento para la realización de desembolsos. Se modificaron los párrafos I.1 y I.2. Se modificó el párrafo I.8.4 Se modificó el responsable de la actividad 28.

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CONTENIDO

Número Tema Página

Sección I Visión General

I.1 Introducción 7

I.2 Objetivo 7

I.3 Alcance 7

I.4 Responsabilidades 8

I.5 Marco Jurídico y Normativo 11

I.6 Políticas 12

I.7 Instancias de Autorización 16

I.8 Definiciones 17

Sección II Procedimientos

Procedimiento para la Gestión de Proyectos Financiados por los OFI e IFI

II.1 Diagrama de Flujo 19

II.2 Descripción de actividades 23

Procedimiento para la realización de Misiones



Procedimiento para la realización de Auditorías



Procedimiento para la realización de desembolsos



Sección III Anexos

III.1 Registros 41

III.2 Anexos 41


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Sección I

Visión General

I.1 Introducción Con este manual se establecen los lineamientos y procedimientos que deben seguirse en la gestión de los proyectos o programas, en adelante denominados operaciones, que son apoyados mediante recursos no reembolsables o financiamiento de los Organismos Financieros Internacionales (OFI) e Instituciones Financieras Internacionales (IFI).

I.2 Objetivo Establecer los procedimientos para la gestión de las operaciones apoyadas con recursos externos provenientes de los OFI e IFI en los que BANOBRAS participa como ejecutor, así como Agente Financiero del Gobierno Federal, con el fin de:

a) Apoyar los procesos de preparación, negociación y formalización de los contratos de préstamo, garantía y convenios de donación con recursos externos.

b) Promover el cumplimiento de los objetivos de los clientes del proceso, planteados en cada proyecto.

c) Establecer mecanismos que aseguren el cumplimiento del marco normativo, de las disposiciones y lineamientos que la SHCP señale en materia de endeudamiento con los OFI e IFI y de las disposiciones contractuales.

d) Promover y facilitar la comunicación entre los OFI e IFI y la SHCP, con los diversos ejecutores, así como otros involucrados en la ejecución y desarrollo de los proyectos.

e) Documentar el desarrollo de los proyectos en forma tal que se genere y se conserve un registro detallado, entre otras cosas para:

(i) Cumplir y satisfacer las necesidades de información pactadas contractualmente y aquellas que, conforme al marco normativo requieran otras instancias.

(ii) Permitir que se verifique el adecuado uso de los recursos y comprobar la consecución de los objetivos de los proyectos.

(iii) Identificar oportunamente la situación actual y problemática con el fin de que se promuevan las medidas preventivas y/o correctivas convenientes.

I.3 Alcance Este Manual aplica a la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales y a las Subgerencias de Asistencia Técnica y Proyectos 1 y 2.


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I.4 Responsabilidades

Responsable Responsabilidad

Subdirector de Asistencia Técnica y Financiera

• Aprobar la emisión del presente manual.

• Coordinar la actualización del presente manual, derivado de:

a) Observaciones y/o recomendaciones de las instancias de supervisión y fiscalización o de las autoridades competentes;

b) Cambios en la estructura organizacional del Banco; c) Lineamientos que emiten las instancias normativas,

supervisoras y de control externo.

Gerente de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales

• Participar en el proceso para acordar con la SHCP y SFP las políticas y lineamientos aplicables a las funciones de agente financiero.

• Apoyar el proceso para poner a consideración de las instancias Institucionales la autorización de la contratación de fondeo externo.

• Revisar la documentación legal relativa a la formalización de operaciones apoyadas con recursos externos, principalmente la que será suscrita por los representantes facultados de BANOBRAS.

• Promover el cumplimiento de la normatividad y las condiciones contractuales en la gestión de los proyectos apoyados con recursos de los OFI e IFI.

• Participar en las reuniones de seguimiento del portafolio de proyectos de los OFI e IFI.

• Participar en la negociación de los techos presupuestales anuales para el ejercicio de recursos externos.

• Coordinar la preparación, negociación y formalización de las operaciones financiadas con recursos externos; así como suscribir, en su caso, los documentos correspondientes.

• Revisar el presente Manual.

• Aprobar los programas de trabajo anuales.

• Establecer mecanismos sistematizados para el acopio,

consolidación y presentación de la información.


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• Suscribir las comunicaciones con los ejecutores y los OFI e IFI relativas al desarrollo, control y seguimiento de los proyectos.

• Coordinar y aprobar las agendas de trabajo de las misiones

que realicen los OFI e IFI.

• Suscribir, en su caso, en representación de BANOBRAS las ayudas de memoria resultantes de las misiones.

• Identificar y comunicar a la SFP el universo de operaciones

auditables.

• Aprobar las enmiendas y modificaciones a la documentación legal de los proyectos.

• Contribuir en la elaboración de los informes de terminación de los proyectos.

Subgerentes de Asistencia Técnica y Proyectos 1 y 2

• Elaborar y presentar al Gerente, el programa de trabajo anual.

• Vigilar el registro y la actualización de la información que se genera en el desarrollo de los proyectos y mantener vigentes los instrumentos para el manejo de la información de conformidad con el párrafo 4.13 y custodiar el expediente del proyecto.

• Participar en los subprocesos de preparación, negociación y formalización, ejecución y, terminación y cierre.

• Participar en la elaboración de los Manuales de Operación de los Proyectos.

• Acordar las agendas de trabajo de las misiones.

• Vigilar el cumplimiento del presente manual.

• Coordinar y atender las misiones y dar seguimiento a los acuerdos pactados.

• Verificar el cumplimiento de la normatividad en materia de auditorías, dar seguimiento y promover su cumplimiento dentro de los plazos acordados contractualmente.

• Suscribir las comunicaciones con los ejecutores y los OFI e IFI relativas al desarrollo, control y seguimiento de los proyectos.

• Revisar los informes periódicos sobre el avance de los proyectos.


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• Atender las solicitudes de información de los ejecutores.

• Realizar reuniones de seguimiento con los ejecutores.

• Anunciar anticipadamente a los ejecutores la necesidad de cumplir una determinada obligación contractual, promover que se cumpla en tiempo y forma y comunicar a los OFI e IFI cuando así se haya hecho.

• En su caso, identificar la problemática que haya incidido en un incumplimiento contractual, proponer soluciones y, en general, realizar el control y seguimiento de las acciones involucradas.

Expertos y especialistas técnicos • Realizar el seguimiento de los proyectos que a cada uno les han sido encomendados, vigilando principalmente el cumplimiento de: a) la normatividad y b) la oportunidad y alcance de las obligaciones contractuales señaladas en los documentos legales correspondientes.

• Registrar la información que se genera y mantener actualizados los expedientes y sistemas de información de la Gerencia.

• Atender las solicitudes de los ejecutores recibidas a través

del sistema de control de gestión y que el Gerente y/o Subgerente les turnen.

• Apoyar y participar en las misiones de los OFI e IFI. • Elaborar los diferentes informes periódicos y los que en

forma no previsible se solicitan.

• Elaborar los comunicados que las actividades de este proceso requiere.

• Atender las auditorías que se realizan. • Comunicar al Gerente y/o al Subgerente toda la información

requerida para el mejor desempeño de este proceso. • Mantener adecuadamente, y conforme al párrafo 4.13, los

expedientes de los proyectos. • Elaborar y mantener actualizado este Manual, comunicando

todo cambio o mejora que se le pueda realizar; así como cumplir con las disposiciones que en el mismo se establecen.


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I.5 Marco Jurídico y Normativo

I.5.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

I.5.2 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

I.5.3 Reglamento de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

I.5.4 Ley General de Deuda Pública.

I.5.5 Decreto por el que se reforma al que autorizó al Ejecutivo Federal a firmar en representación del Gobierno de México los Convenios constitutivos sobre el Fondo Monetario Internacional y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento.

I.5.6 Ley que establece bases para la ejecución en México, por el poder Ejecutivo Federal, del Convenio constitutivo del Banco Interamericano de Desarrollo.

I.5.7 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

I.5.8 Ley General de Contabilidad Gubernamental.

I.5.9 Ley Orgánica del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

I.5.10 Manual de Normas de Crédito - BANOBRAS.

I.5.11 Términos Generales de Referencia para Auditorías a Proyectos Financiados por Organismos Financieros Internacionales y Lineamientos Generales para Proyectos Financiados por Organismos Financieros Internacionales emitidos por la SFP para cada ejercicio presupuestal.

I.5.12 Memorando de Entendimiento Técnico sobre Arreglos de Auditoría de las operaciones Financiadas por el Banco Mundial.

I.5.13 Documentos del Banco Mundial: a) Directrices para los prestatarios relativa a los informes de seguimiento financiero de proyectos, b) Guías para la preparación del reporte de Terminación del Proyecto, c) Normas de Adquisiciones, d) Normas para la selección y contratación de consultores, e) Normatividad ambiental y social, f) Directrices del Banco Mundial sobre los Desembolsos para proyectos y g) Normas para prevenir y combatir Fraude y corrupción en proyectos.

I.5.14 Guías para la Preparación de Estados Financieros y Requisitos de Auditoría Independiente del BID, Documento AF 300.

I.5.15 Contratos de Préstamo, Garantía, Proyecto y Donación, Condiciones Generales Aplicables a los Contratos de Préstamo y de Garantía, Condiciones Estándar para las Donaciones, Carta de Desembolsos, Instrucciones adicionales para desembolsos.

I.5.16 Convenios de Derivación de Fondos, de Apertura de Crédito, de Mandato y de Ejecución, de Administración de Recursos y Manuales de Operación.

I.5.17 Manual de Políticas y Lineamientos del Proceso de Asistencia Técnica y Financiera MNO90000701


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I.6 Políticas

Generales.

I.6.1 La gestión de proyectos apoyados con recursos externos provenientes de los OFI e IFI comprende, primordialmente, las siguientes modalidades:

i) Préstamos o donaciones en los que BANOBRAS participa como agente financiero del Gobierno

Federal.

ii) Préstamos o donaciones en los que BANOBRAS participa como ejecutor bajo su propio riesgo.

I.6.2 La SHCP instruye a BANOBRAS, por escrito la designación como agente financiero o autoriza su participación como ejecutor.

I.6.3 La Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera, a través de la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales, es el área facultada para representar a BANOBRAS ante los ejecutores, la SHCP y los OFI e IFI, en su papel de agente financiero así como en la gestión de los proyectos en los que el Banco es ejecutor; es decir, es el área señalada normativamente para fungir como ventanilla única de gestión en los proyectos apoyados con recursos externos.

I.6.4 Cuando BANOBRAS participa como agente financiero, recibe de la SHCP el pago de una comisión de intermediación por la administración de los recursos del préstamo externo (excepto en el caso de donaciones, ya que la comisión la paga el ejecutor); dicho esquema es determinado por el mismo Gobierno Federal a través de la SHCP.

I.6.5 Las modalidades de participación, los compromisos y las obligaciones que asume BANOBRAS se determinan, además de diversos instrumentos normativos en: a) los contratos de préstamo, b) las instrucciones que gire la SHCP, c) los manuales de operación de los proyectos, y d) los contratos de derivación de fondos y los contratos de mandato que en su caso se suscriban.

I.6.6 Como agente financiero, BANOBRAS participa bajo los siguientes lineamientos y políticas:

• Para la gestión de los proyectos, actúa por cuenta y orden del Gobierno Federal.

• No asume ningún riesgo financiero ya que éste es asumido por el Gobierno Federal.

• La elaboración y la ejecución de los proyectos es responsabilidad de los ejecutores, primordialmente.

• No es responsable de las decisiones que se tomen sobre aspectos estratégicos en el desarrollo de los proyectos o sobre aspectos que incidan en modificar la documentación contractual.

• La participación se centra en apoyar a los ejecutores a fin de coadyuvar en el logro de los objetivos del proyecto, en asistirlos para que se cumplan todas las disposiciones normativas aplicables inherentes a las fuentes de recursos. En este proceso, la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales participa como área de negocios.

• Prepara y mantiene un registro centralizado sobre todos los aspectos sustanciales de los proyectos.


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I.6.7 Como ejecutor, BANOBRAS participa bajo los siguientes lineamientos y políticas:

• La elaboración, preparación, instrumentación, ejecución y evaluación de los proyectos, es su responsabilidad.

• Sujeto a la normatividad aplicable, ejerce capacidad de decisión sobre aspectos estratégicos en el desarrollo de los proyectos o sobre aspectos que incidan en modificar la documentación contractual.

• Asume el riesgo crediticio en el uso de los recursos de los préstamos con recursos externos.

• Bajo las normas y procesos institucionales puede canalizar los recursos externos a sus clientes mediante subpréstamos.

• Es su responsabilidad lograr los objetivos de los proyectos, así como cumplir las disposiciones normativas aplicables inherentes a las fuentes de recursos.

• En la ejecución de estos proyectos participan el resto de las unidades administrativas del Banco conforme a sus propias funciones, responsabilidades y niveles de participación en los procesos de promoción, asistencia técnica, control y seguimiento, formalización, administración de cartera, administración de riesgos y auditoría, entre otras.

• Administra y consolida la información de los proyectos y se transmite periódicamente tanto a la SHCP como a los OFI e IFI.

• Prepara y mantiene un registro centralizado sobre todos los aspectos sustanciales de los proyectos.

• Este proceso lo realiza la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales como área de apoyo conforme al mismo proceso.

I.6.8 El ciclo de la gestión de proyectos apoyados con recursos externos se realiza primordialmente a través de las siguientes etapas: a) preparación, b) negociación, c) formalización, d) ejecución, y e) terminación y cierre. A su vez, para la etapa de ejecución se identifican los siguientes procesos relevantes: a) registro de cumplimientos contractuales, b) misiones, c) auditoría, d) informes, y e) gestión legal.

I.6.9 El proceso de la “Gestión de Proyectos Financiados por los OFI e IFI” se apoya en su totalidad en el proceso de “Control de Gestión” (MPR11200001B) para el ingreso, registro y control de la atención de solicitudes de los clientes, así como para la recepción registro y control de toda la información que alimenta el proceso. Preparación, Negociación, Formalización.

I.6.10 Durante la preparación de los proyectos, BANOBRAS participa como coordinador entre los ejecutores, las entidades normativas y los OFI e IFI, con el fin de apoyar la conciliación de los diferentes requerimientos. Como resultado de la etapa de preparación, se obtiene un informe de proyecto acordado por todas las partes, el cual contiene al menos:

1. Los objetivos, los lineamientos estratégicos y las principales características del proyecto.

2. Los acuerdos para su instrumentación, las etapas operativas y el programa financiero.

3. El valor del proyecto, las diferentes fuentes de recursos, así como los términos del préstamo externo o la donación.


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4. Las evaluaciones técnicas, financieras, sociales y ambientales de las acciones, su viabilidad y los riesgos implicados.

5. La normatividad aplicable y los mecanismos de supervisión.

6. Los involucrados en el proyecto y sus responsabilidades.

I.6.11 La negociación y la formalización de los préstamos externos, se realizan bajo las disposiciones normativas y lineamientos que señale la SHCP, conforme a los techos presupuestales autorizados por la misma para cada ejecutor y/o agente financiero y de acuerdo a los calendarios que determine el Gobierno Federal.

I.6.12 Las negociaciones de los préstamos externos se realizan buscando los siguientes objetivos: a) lograr acuerdos con los OFI e IFI con el fin de establecer condiciones para la operación de los proyectos que sean eficaces en el cumplimiento de objetivos y requisitos, y eficientes en el uso de recursos y tiempos; b) conciliar los objetivos institucionales de las partes de manera que la ejecución de los proyectos satisfaga las diferentes normatividades e intereses; y c) minimizar costos y riesgos para BANOBRAS y/o sus clientes.

I.6.13 Se deberá integrar al expediente del proyecto la siguiente información como mínimo:

(a) Oficio de la SHCP designando a BANOBRAS como Agente Financiero del Gobierno Federal o

el instrumento que la misma determine. (b) En su caso, copia del acta del Consejo Directivo en que conste el acuerdo para contratar

pasivos con entidades financieras del exterior. (c) Copia del contrato de préstamo celebrado entre la SHCP y el OFI o IFI. (d) Copia del contrato de crédito, mandato, derivación de fondos o lo que corresponda, celebrado

entre BANOBRAS y el organismo ejecutor del proyecto y de los convenios que lo modifiquen. (e) Copia del contrato mediante el cual el Gobierno Federal otorga su garantía para el pago del

préstamo externo. (f) Constancia de envío de los documentos originales que formalizan la operación al área jurídica

para su resguardo en la bóveda para su guarda y custodia. (g) Notificación de efectividad del préstamo. (h) Inscripción en el registro del o los contratos de crédito que en su caso correspondan, conforme

a lo establecido en la Ley General de Deuda Pública. (i) Informes de auditoría. (j) Evidencia de revisiones al proyecto, que al efecto se realicen con los OFI e IFI, conocidas como

ayudas de memoria. (k) Demás información relevante que sirva como marco de referencia a la modificación a los

términos y condiciones originales de contratación, ampliación de plazos para la disposición, de recursos, cancelación, liquidación y demás acciones conducentes.

Ejecución – registro del cumplimiento contractual

I.6.14 La Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales lleva a cabo el control, registro y difusión de los cumplimientos contractuales de las operaciones apoyadas con recursos externos. Asimismo, se procura notificar anticipadamente al ejecutor respecto del vencimiento de un cumplimiento contractual, así como informar cuando éste se ha cumplido (de ser necesario).


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I.6.15 Se integra al expediente del proyecto la información que se genere.

Ejecución - misiones Las misiones que realizan los OFI e IFI, son el mecanismo acordado para que se verifique el cumplimiento contractual de: a) los objetivos, b) los avances físicos – financieros, c) el cumplimiento de la normatividad, d) los procesos de gestión financiera; así como para identificar, en su caso, alguna problemática y proponer soluciones preventivas y correctivas.

I.6.16 Las misiones se realizan conforme al programa, objetivos, duración y alcance que se señale en los correspondientes contratos de préstamo, los lineamientos que para el efecto señale la SHCP y la previa aceptación de los propios ejecutores.

I.6.17 Cada misión conlleva: a) una sesión inicial en la que se presenta la situación actual del proyecto y se confirma la agenda de trabajo de la misión, misma que debe incluir los objetivos de la misión, participantes (instituciones y funcionarios), trabajos a realizar y cronograma; y b) una sesión final en la que se da lectura a la ayuda memoria elaborada por los OFI e IFI (documento relativo a los participantes, los trabajos desarrollados y los compromisos acordados), la cual se firma por los participantes.

I.6.18 Se integra la ayuda memoria al expediente del proyecto.

Ejecución – auditoría

I.6.19 Entre otros compromisos contractuales, el prestatario está obligado a presentar anualmente el reporte de auditoría y los estados financieros auditados de los proyectos financiados con recursos externos, esta obligación se transmite a los ejecutores de los proyectos y/o a los receptores de los subpréstamos y BANOBRAS envía oficialmente el informe para dar cumplimiento al compromiso contractual.

I.6.20 Para este cumplimiento contractual, deben seguirse los lineamientos que para el efecto establece la SFP a través de los “Términos Generales de Referencia”, “Lineamientos Generales para Proyectos” o “Memorándums” para auditorías de proyectos financiados por OFI.


Ejecución - informes Con el fin de satisfacer los requerimientos de información contractualmente pactados, así como los que en forma adicional y no previsible soliciten la SHCP, los OFI o IFI, la SFP, los ejecutores y otros interesados facultados, la Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera, a través de la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales, instrumenta mecanismos para el acopio, clasificación, consolidación y verificación de la información, con el fin de garantizar su fácil manejo y comprensión, oportunidad, certeza y confiabilidad.


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I.6.22 En cumplimiento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria,

BANOBRAS está obligado a presentar ante la SHCP, con una periodicidad trimestral, un informe detallado de las operaciones apoyadas con recursos externos. Para tal efecto, la Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales emite un informe trimestral a la SHCP.

I.6.23 La Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera a través de la Gerencia de Asistencia

Técnica y Proyectos con Multilaterales, presentará ante los OFI o IFI y la SHCP, en los formatos y anticipación que le señalen, los informes consolidados que le requieran para apoyar las reuniones periódicas de revisión de cartera.

I.6.24 Asimismo, la Subdirección de Asistencia Técnica y Financiera a través de la Gerencia de

Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales, con el fin de apoyar el proceso de la integración del presupuesto federal, proporciona la información sobre el presupuesto anual estimado de recursos externos que se ejercerá cuando es prestatario BANOBRAS. Se integra al expediente del proyecto la información que se genere.

Ejecución – gestión legal

I.6.25 La Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales promueve que se realicen con oportunidad todas las acciones necesarias para que, en caso de requerirse la revisión y modificación de los acuerdos legales, éstos se realicen eficazmente sin generar impactos negativos en el desarrollo de los proyectos, participando al menos en:

a) Facilitar la comunicación entre los OFI e IFI, la SHCP, los ejecutores y otros involucrados en revisión y modificación de los acuerdos legales.

b) Gestionar las modificaciones necesarias a los documentos legales de los proyectos.

c) Coordinar el proceso de formalización y firma de nuevos acuerdos.

d) Informar y transmitir a los diversos involucrados las modificaciones formalizadas y vigilar su cumplimiento.


Cierre y terminación de los proyectos.

I.6.27 La Gerencia de Asistencia Técnica y Proyectos con Multilaterales participa en el cierre y terminación de los proyectos en las siguientes modalidades:

o Preparación de talleres de evaluación del desarrollo de los proyectos.

o Coordinar a los diferentes involucrados (principalmente ejecutores), en la conclusión de asuntos pendientes.

o Preparación del informe final del proyecto y su presentación a los OFI e IFI.

o Balance, conciliación y cierre de las cifras del préstamo externo en cada una de sus categorías.


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I.7 Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el Subdirector de Asistencia Técnica y Financiera.

I.8 Definiciones

I.8.1 Agente Financiero: Institución de banca de desarrollo que actúa por mandato o instrucción en nombre del Gobierno Federal como prestatario ante los OFI e IFI, en el caso de préstamos externos y como administrador en el caso de donaciones y que, en general, se encarga del seguimiento y gestión de los proyectos, de la administración de los recursos, así como de llevar a cabo la amortización de préstamo y el pago de intereses.

I.8.2 Contrato de Garantía:

Es el documento que suscribe cada uno de los OFI con el Gobierno Federal por conducto de la SHCP, en donde se incluye, entre otras cosas, el compromiso del Gobierno de garantizar el pago puntual de los recursos del préstamo, sus intereses, las comisiones y los demás gastos conexos pactados en el contrato de préstamo.

I.8.3 Contrato de Préstamo:

Es el documento que suscriben los OFI o IFI y el prestatario (SHCP o BANOBRAS), en el que se estipulan los derechos y obligaciones de cada una de las instancias involucradas en la ejecución del proyecto, relativas al otorgamiento del préstamo, así como al cumplimiento de objetivos, metas y condiciones financieras. Asimismo, se indican, entre otros compromisos: las categorías de inversión que se utilizarán para cumplir con los objetivos y metas, los términos y condiciones financieras del préstamo, los procedimientos de desembolso, el mecanismo de transferencia de los recursos, así como las medidas de penalización que los OFI e IFI tienen para suspender desembolsos en el caso de incumplimiento de los compromisos contraídos.

I.8.4 Ejecutor: Es la dependencia del Gobierno Federal, Estatal y/o Municipal, la entidad o institución descentralizada o cualquier otra organización pública o privada, que ejerce los recursos externos y es responsable contractualmente de la aplicación de estos para conseguir los objetivos de un determinado proyecto. Se considera a BANOBRAS como ejecutor, cuando los recursos externos son otorgados directamente al banco o al Fideicomiso No. 1936, “Fondo Nacional de Infraestructura.

I.8.5 Expediente del proyecto: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados con un mismo proyecto.

I.8.6 Instituciones Financieras Internacionales (IFI): Son las instituciones internacionales públicas o privadas, cuya función es otorgar o garantizar crédito externo a corto o largo plazo, que no constituyen un Organismo Financiero Internacional.


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I.8.7 Misiones: Son las visitas realizadas por los OFI e IFI para: a) identificar y preparar los proyectos, b) examinar el grado de avance físico financiero de los proyectos, evaluar el cumplimiento de sus objetivos, identificar problemática y sugerir acciones preventivas y correctivas, c) revisar el estado de la cartera de cada proyecto, y d) evaluar en forma expost el desarrollo de los proyectos y preparar sus informes de terminación.

I.8.8 Normas Generales: Son disposiciones de carácter general emitidas por los OFI e IFI que regulan los derechos y obligaciones de las instancias involucradas en la ejecución de un proyecto, y son parte integral de los contratos de préstamo, de garantía, de proyecto y de crédito de fomento celebrados con los OFI e IFI.

I.8.9 Organismos Financieros Internacionales (OFI): Las instituciones multilaterales Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento o Banco Mundial, Banco Interamericano de Desarrollo y Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola, así como los fondos u organismos similares o filiales que involucran el otorgamiento de financiamiento, que tienen como objetivo fundamental promover el progreso económico, social y la protección ambiental de sus países miembros, a través del otorgamiento de donativos, cooperaciones técnicas y préstamos a los gobiernos de dichos países;

I.8.10 Prestatario: Es el Gobierno Federal, la Institución de banca de desarrollo o cualquier otra organización facultada por la ley para suscribir con los OFI e IFI los contratos de préstamo.

I.8.11 Proyecto: Programas y Proyectos ejecutados por el Gobierno Federal en los ámbitos central, paraestatal, así como subnacional con recursos federales, que son financiados total o parcialmente con recursos de los OFI (préstamos, donaciones y cooperaciones técnicas no reembolsables). Es el conjunto de acciones que conforme al Plan Nacional de Desarrollo son de carácter prioritario, estratégico y para el desarrollo social del país, y que a su vez son el objeto del financiamiento de un determinado préstamo o donación de los OFI e IFI.

I.8.12 SFP:

Secretaría de la Función Pública.

I.8.13 SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

I.8.14 Subpréstamos: Son las operaciones de crédito que BANOBRAS, en calidad de ejecutor celebra con terceros con el fin de transferir los recursos de un determinado préstamo externo, así como los objetivos del correspondiente proyecto.


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Sección II Procedimiento para la Gestión de Proyectos Financiados por los OFI e IFI

II.1 Diagrama de flujo Este diagrama presenta de forma general las actividades que se deben llevar a cabo a lo largo del Proceso de GESTIÓN DE PROYECTOS APOYADOS CON RECURSOS PROVENIENTES DE OFI E IFI; para mayores detalles ver el punto II.2 de este documento.


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Documentos legales

Programa deTrabajo

Acuerdo de consejo

Ficha deCrédito

Ficha para la contratación del

préstamo

Oficio

Oficio

Minuta de negociación

Proyecto de Contrato de Préstamo

Documentos revisados

Documentos legales

Oficio

1

Subgerente y Experto Técnico

14. Recibe y distribuye versión final del Informe del Proyecto.

Gerente

15. Coordina y acuerda fecha de negociaciones.

16. Solicita documentos legales a ser negociados.

17. Recibe y distribuye borradores de documentos legales.

Gerente y Subgerente

18. Realizan reunión de coordinación "parte mexicana" para definir la

estrategia de negociación.

Gerente

19. Negocia con el OFI o IFI contrato de préstamo y de garantía.

B

B

Gerente

21. Solicita a la Dirección General Adjunta de Deuda Pública de la

SHCP la autorización para contratar el préstamo.

¿Autoriza SHCP?

22. Notifica al ejecutor los requerimientos para que sea

autorizada la operación.

23. Elabora ficha para el Consejo Directivo.

Subdirector y Gerente

20. Emiten y firman minuta de negociación.

24. Presenta al Consejo Directivo y solicita autorización para formalizar

contratación del préstamo.

¿Autoriza el Consejo Directivo?

25. Notifica al solicitante la negativa de contratar el

crédito.


26. Envía al OFI o IFI acuerdo.

2

no

si

no

si

Gerente

27. Acuerda con el OFI o IFI firma del contrato.

C

C

Fin


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28 02 2011









II.2 Descripción de actividades

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo Entregable

Gerente

1. Recibe solicitud para fondear un programa o proyecto con préstamo de un OFI e IFI. Oficio, mail,

llamada, reunión

1.1 Analiza la solicitud de recursos, en cuanto a importe, plazos y alternativas de fuente de fondeo.


2. Discute proyecto.

2.1 Realiza reuniones de trabajo con el solicitante, a fin de establecer las características específicas de la solicitud, como plazo, importe, etc.

Experto Técnico

3. Recopila e identifica información para el expediente.

Expediente

3.1 Apertura expediente del programa o proyecto, con los primeros documentos técnicos y/o financieros y/o comunicados, oficios, etc., y se archiva en ese momento. Nota: Este expediente será actualizado permanentemente aunque no se especifique en cada paso de este procedimiento.

Subgerente

4. Programa reuniones de Trabajo.

Comunicado,

agenda y programa de

trabajo

4.1 Identifica al ejecutor y sus áreas participantes, así como las instancias normativas.

4.2 Elabora en coordinación con el ejecutor programa

de trabajo.

4.3 Informa fechas y horario de las reuniones de trabajo de acuerdo al programa de trabajo.


5. Agenda fechas, participa y establece acuerdos en los días estipulados.

Minutas de trabajo

6. Elabora programa de prioridades y necesidades de financiamiento.

Programa


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6.1 6.2

Obtiene una propuesta de las prioridades y necesidades que cubrirá el programa de financiamiento, como resultado de las reuniones de trabajo. Elabora Programa.

Gerente

7. Identifica proyecto y lo informa a la SHCP para su integración al programa de inversión con el OFI e IFI.

7.1 Obtiene un consenso para la identificación del proyecto en SHCP y su programa de inversión con el OFI e IFI, como resultado de las reuniones de trabajo.


8. Integra el proyecto con los aspectos técnicos, económicos, financieros, sociales, ambientales e institucionales, que correspondan.

Propuesta de Proyecto

Propuesta de Proyecto revisada

8.1 Conjuntamente con los ejecutores y la SHCP integra documento para apoyar la preparación del proyecto, tomando en consideración los aspectos técnicos, económicos, financieros, sociales, ambientales e institucionales.

8.2 El documento revisado es enviado al OFI o IFI vía electrónica.


9. Programa reuniones de Trabajo para la Misión de Identificación con el OFI e IFI.

Comunicado y programa de trabajo

9.1 Elabora programa de trabajo.

9.2 Informa a los ejecutores e instancias normativas el programa de trabajo de las reuniones


10. Agenda fechas y participa en los días estipulados.

Establece acuerdos

Gerente

11. Recibe documento evaluatorio realizado por el OFI e IFI con base en el estudio de prefactibilidad y asistencia técnica para la elaboración del proyecto y la información suministrada en el punto 8.

Informe de Proyecto


12. Programa reuniones de Trabajo para la Misión de Análisis con el OFI e IFI.

Comunicado y programa de trabajo


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12.1 Elabora programa de trabajo.

12.2 Informa a los ejecutores e instancias normativas el programa de trabajo de las reuniones



Informe de Proyecto 13.1 Dirime observaciones al documento evaluatorio (en

caso de que existan), en las reuniones de trabajo donde participan las áreas involucradas de BANOBRAS, SHCP, OFI e IFI y entidad ejecutora.


14. Recibe y distribuye versión final del Informe de proyecto.

14.1 Recibe y distribuye a las áreas involucradas.

14.2 Obtiene el visto bueno o las observaciones de las áreas involucradas.

Gerente

15. Coordina y acuerda fecha de negociaciones.

Programa de Trabajo

15.1 Elabora programa de trabajo para las negociaciones con el ejecutor y las instancias normativas.

15.1 Acuerda e informa fechas y horarios de las reuniones.

16. Solicita documentos legales a ser negociados.

Oficio 16.1 Solicita por escrito al OFI o IFI los proyectos de contrato y demás documentación necesaria para la formalización del crédito.

17. Recibe y distribuye borradores de documentos legales.

Documentos legales.

17.1 Recibe y distribuye los borradores a las áreas involucradas.

17.2 Obtiene el visto bueno o las observaciones de las áreas involucradas.


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18. Realizan reunión de coordinación “parte mexicana” para definir la estrategia de negociación.

Documentos legales

Documentos revisados.

18.1 Lleva a cabo la reunión para definir la estrategia de negociación y los puntos a acordar con el OFI o IFI, una vez revisada la documentación por cada una de las áreas involucradas y habiendo recibido las observaciones correspondientes.

Gerente

19. Negocia con OFI e IFI contrato de préstamo y de garantía. Proyecto de

Contrato de Préstamo

19.1 Realizan reuniones de trabajo la “parte mexicana” con el OFI e IFI, a fin de acordar los términos y condiciones del crédito.

Subdirector y Gerente

20. Emiten y firman minuta de negociación.

Minuta de Negociación

20.1 Pactan modificaciones a los contratos de préstamo y garantía, como resultado de las negociaciones, las cuales se formalizan mediante la firma de una minuta.

Gerente

21. Solicita a la Dirección General Adjunta de Deuda Pública de la SHCP la autorización para contratar el préstamo. Oficio 21.1 Solicita, mediante escrito, la autorización de la SHCP para contratar préstamo con el OFI e IFI, indicando las condiciones financieras.

¿Autoriza SHCP?

(No) Continúa en actividad 22 (Si) Continúa en actividad 23.

22. Notifica al ejecutor los requerimientos para que sea autorizada la operación.

Oficio

22.1 Elabora comunicado y envía a las áreas o instituciones involucradas la resolución de la SHCP sobre la contratación del préstamo. Regresa al paso 17.


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23. Elabora ficha para el Consejo Directivo.

Ficha para la

contratación del

préstamo.

23.1 Elabora la ficha correspondiente que se presentará al Consejo Directivo, donde se resumen las condiciones de operación y la justificación de la contratación, lo anterior con la finalidad de obtener la autorización institucional para la contratación del préstamo.

Gerente

24. Presenta al Consejo Directivo y solicita autorización para formalizar contratación del préstamo. Ficha de

Crédito 24.1 Solicita a la Secretaría de Consejo Directivo se agende la solicitud de la contratación de pasivo.

¿Autoriza el Consejo Directivo?

(No) Continúa en actividad 25. (Si) Continúa en actividad 26. 25. Notifica al solicitante la negativa de contratar el

crédito.

25.1 Elabora comunicado y envía al ejecutor la

resolución del Consejo Directivo sobre la contratación.

En este punto termina el proceso.


26. Envía al OFI e IFI acuerdo.

Acuerdo de Consejo

26.1 Envía el acuerdo del Consejo Directivo donde se hace constar la autorización para la contratación del préstamo externo, con el propósito de que el OFI e IFI proceda a formalizarlo.

Subdirector

27. Acuerda con el OFI e IFI firma del contrato.

27.1 Agenda la firma del contrato, fijando, en su caso, hora, fecha, lugar y participantes, una vez que el OFI e IFI recibe el acuerdo del Consejo Directivo.

28. Suscribe contrato.

28.1 Suscribe contrato de préstamo, en representación de BANOBRAS, conforme a la autorización del Consejo Directivo.


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29. Recopila documentos firmados.

Original del contrato de préstamo firmado.

29.1 Obtiene los originales de los contratos firmados.


30. Solicita a la SHCP registro del préstamo contratado. Oficio

30.1 Elabora comunicado solicitando a la SHCP el registro del préstamo contratado.


31. Informa al ejecutor de la contratación del préstamo y distribuye el contrato firmado y sellado.

Copia de Contrato y Matriz de

cumplimientos contractuales

31.1 Elabora resumen de términos y condiciones del contrato de préstamo en español.

31.2 Elabora y envía comunicado de contratación del préstamo al solicitante del préstamo.

31.3 Envía a las áreas involucradas copia del contrato de préstamo y documentos legales correspondientes, resumen de términos y condiciones en español y oficio de la SHCP autorizando las condiciones del crédito.

32. Envía contrato original a guarda y custodia.

Oficio, formato y contrato original

32.1 Requisita formato establecido para solicitar al área jurídica de BANOBRAS el envío de los documentos a guarda y Nota: Durante la vida del proyecto y cuando proceda, igualmente se envían diversos instrumentos legales (enmiendas, contrato de apertura de crédito etc.)

33. Verifica el cumplimiento de las condiciones suspensivas y efectividad del préstamo.

Oficio

33.1 Coordina las acciones necesarias para el cumplimiento de las condiciones suspensivas del contrato de préstamo.

33.2 Informa al OFI e IFI con copia a la SHCP, una vez cubiertos los requisitos establecidos en las condiciones suspensivas.

33.3 Recibe del OFI e IFI el documento de liberación del préstamo.


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33.4 Notifica la disponibilidad del préstamo a las áreas

involucradas.


34. Durante el período de ejecución del proyecto se da seguimiento a los compromisos establecidos en la Matriz de Cumplimientos Contractuales.

Oficio

34.1 Realiza la programación de los compromisos contractuales de acuerdo a las fechas establecidas en los documentos legales.

34.2 Envía aviso preventivo al ejecutor para el cumplimiento del compromiso contractual respectivo (de ser necesario).

34.3 Solicita al OFI e IFI prórroga a la fecha límite para el cumplimiento del compromiso que corresponda, cuando es requerido por el ejecutor.


35. Recibe documentación del ejecutor comprobando el cumplimiento del compromiso contractual correspondiente.

35.1 Revisa documentación enviada por el ejecutor.

¿La documentación enviada es suficiente para cumplir el compromiso contractual correspondiente? (No) Continúa en la actividad 36. (Sí) Continúa en la actividad 38.


36. Solicita información adicional para dar cumplimiento al compromiso contractual.


37. Revisa información adicional solicitada al ejecutor.

37.1 Revisa la información adicional.

¿La documentación enviada es suficiente para cumplir el compromiso contractual correspondiente?

(No) Regresa a la actividad 36. (Sí) Continúa en la actividad 38.


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38. Envía información de cumplimiento de compromiso contractual al OFI e IFI.

Oficio y

documentación soporte

38.1 Elabora oficio anexando la información necesaria para dar cumplimiento al compromiso contractual que corresponda.

¿El OFI e IFI, en su caso, otorga no objeción al cumplimiento contractual? (No) Regresa a la actividad 36. (Si) Continúa en la actividad 39.

Experto Técnico

39. Registra el cumplimiento en la cláusula correspondiente y, en su caso, envía una copia de la no objeción al ejecutor.

Oficio 39.1 Registra en la matriz de cumplimientos contractuales.

39.2 Elabora y envía oficio al ejecutor anexando la respuesta del OFI e IFI.


40.

Trimestralmente Imprime la matriz de cumplimiento contractual para su presentación a la SHCP.

40.1

Elabora oficio para la Dirección General Adjunta de Deuda Pública de la SHCP, y se integran las matrices de cumplimientos contractuales de los proyectos que se encuentran en etapa de ejecución.

Oficio y

matrices de Cumplimientos Contractuales

Gerente

41. Solicita al OFI e IFI el Informe de Terminación del Proyecto, concluida la etapa de ejecución.

42. Recibe y distribuye Informe de Terminación.

42.1 Recibe y distribuye a las áreas involucradas.

42.2 Obtiene el visto bueno o las observaciones de las

áreas involucradas.

¿Existen Comentarios? (No) FIN (Sí) Continúa actividad 43


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43. Envía las observaciones al OFI e IFI para su integración.

Gerente

44. Recibe y distribuye la versión final del Informe de Terminación. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Procedimiento para la realización de Misiones II.3 Diagrama de flujo

Este diagrama presenta de forma general las actividades que se deben llevar a cabo a lo largo del Proceso de MISIONES, para mayores detalles ver el punto II.4 de este documento.

Agenda definitiva

Agenda propuesta

Programa

Oficio y programa

Oficio OFM

Ayuda Memoria

Inicio

Gerente, Subgerente y Experto Técnico

1. Recibe oficio del OFI o IFI informando los objetivos de la Misión

a realizarse.

2. Realiza el programa de trabajo para la Misión conjuntamente con el ejecutor, con base en los objetivos.

3. Informa a instancias involucradas el programa de trabajo de las reuniones, fechas y horarios.

4. Coordina las visitas de campo necesarias.


6. Revisa temas de interés del OFI o IFI.

FIN


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II.4 Descripción de actividades.


Gerente, Subgerente y Experto Técnico

MISIONES

1. Recibe oficio del OFI e IFI informando los objetivos de la Misión a realizarse.

Oficio del OFI e IFI

2. Realiza el programa de trabajo para la Misión conjuntamente con el ejecutor, con base en los objetivos. Oficio y

programa 2.1 Analizan los objetivos y se identifica al ejecutor para realizar el programa de trabajo.

3 Informa a instancias involucradas el programa de trabajo de las reuniones, fechas y horarios.

Oficio

3.1 Realiza invitación a las instancias participantes.

4. Coordina las visitas de campo necesarias.

Agenda propuesta

5. 5.1

Agenda fechas y participa en los días estipulados. Participa en reunión inicial y valida la agenda.

Agenda definitiva


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6 6.1

Revisa temas de interés del OFI e IFI. Revisa los temas de interés del OFI e IFI y como resultado de la Misión durante la reunión final se suscribe el documento denominado Ayuda Memoria, en su caso, se establecen los acuerdos y compromisos alcanzados durante las reuniones. Archiva la Ayuda Memoria en el expediente correspondiente. Nota: Los resultados de este procedimiento se incorporan al de gestión de proyectos financiados por los OFI e IFI. En la actividad 39 del procedimiento de gestión de proyectos financiados por los OFI e IFI, en caso de que la Misión esté establecida como cumplimiento contractual. En las actividades 35 a 38, en caso de establecer acuerdos y compromisos. Fin del procedimiento.

Ayuda Memoria


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Procedimiento para la realización de Auditorías

II.5 Diagrama de flujo

Este diagrama presenta de forma general las actividades que se deben llevar a cabo a lo largo del Proceso de AUDITORÍAS, para mayores detalles ver el punto II.6 de este documento.


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II.6 Descripción de actividades

Responsable Paso Actividad Documento

de Trabajo Entregabl

e


AUDITORÍAS

1. Coordinan con SFP el universo de proyectos que requerirán auditoría externa y la designación del Enlace para cada ejercicio.

Oficio

2. Reciben de la SFP la designación del Despacho de Auditores Externos

Oficio

Experto Técnico

3. Elaboración del contrato, el cual enviará al área de Adquisiciones para su revisión y aprobación

4. Coordina proceso de contratación del Despacho de Auditores conforme a los lineamientos de la SFP

5. Atiende Programa de Auditoría, requerimientos de información y documentos del Despacho de Auditoría Externa.

6. Solicita información financiera y crediticia a las áreas correspondientes para el llenado de formatos.

7. Recibe Borrador de Informe de Auditoría

Borrador de Informe de Auditoría


8. Revisión del Borrador de Informe de Auditoría y validación.

Borrador de Informe de Auditoría

9. Entrega Borrador y atiende o informa al ejecutor y/o a la SFP de las observaciones

Borrador de

Informe de

Auditoría 10. Recibe Informe Definitivo de Auditoría por

parte del Despacho para suscripción.

Informe de Auditoría


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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

Entregable


11. Envía informe al OFI o IFI correspondiente en cumplimiento de obligaciones contractuales. Nota: El resultado de esta actividad se incorpora en el paso 39 del procedimiento de gestión de proyectos financiados por los OFI e IFI. Fin del procedimiento.

Informe

de Auditoría


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Procedimiento para la realización de desembolsos

II.7 Diagrama de flujo Este diagrama presenta de forma general las actividades que se deben llevar a cabo a lo largo del Proceso de DESEMBOLSOS, para mayores detalles ver el punto II.8 de este documento.

Oficio

Oficio

Inicio

Gerente

1. Recibe del ejecutor interno o externo solicitud de desembolso de

recursos.


2. Se verifica la elegibilidad del desembolso.

si

no¿Es elegible la

solicitud?

Gerente

3. Devuelve al ejecutor la solicitud

de desembolso.

¿La solicitud es de cuenta propia o de agente financiero?

Cuenta propia

Gerente

4. Se solicita cotización indicativa al OFI o IFI

Gerente

5. Se envía a la Dirección de Finanzas para su análisis y viabilidad, la cotización indicativa del OFI o IFI.

B

B

Agente Financiero

Gerente

6. Se solicita a la Subdirección de Operaciones que realice el

desembolso correspondiente.

Gerente

7. Se recibe de la Subdirección de Operaciones la confirmación del

desembolso y se registra.

¿Es viable?

no

Fin

A

A

si

Fin


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II.8 Descripción de actividades.


DESEMBOLSOS

Gerente 1. Recibe del ejecutor interno o externo

solicitud de desembolso.

Oficio


2. Se verifica la elegibilidad del desembolso

Solicitud y documento

legales

2.1 Se revisa la documentación comprobatoria establecida contractualmente con el OFI. (No) Continúa en la actividad 3. (Si) ¿La solicitud es de cuenta propia o de agente financiero? Cuenta propia, continúa en la actividad 4. Agente financiero, continúa en la actividad 6

Gerente

3. Devuelve al ejecutor la solicitud de desembolso. Elabora comunicado de no procedencia de la solicitud y devuelve al ejecutor. El ejecutor analiza y en su caso, se inicia nuevamente el proceso.

Oficio

4. Solicita cotización indicativa al OFI o IFI Elabora comunicado indicando las condiciones financieras específicas del desembolso

Oficio

5. 5.1

Se envía a la Dirección de Finanzas, para su análisis y viabilidad, la cotización indicativa del OFI o IFI Elabora comunicado indicando las condiciones ofrecidas por OFI o IFI, para el desembolso

¿Es viable la cotización para la Dirección de Finanzas? (No) Fin del proceso (Si) Continúa en la actividad 6.


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6.

Se solicita a la Subdirección de Operaciones que realice el desembolso correspondiente. Se elabora comunicado indicando las condiciones establecidas por la Dirección de Finanzas para el desembolso.

Oficio

7. Se recibe de la Subdirección de Operaciones la confirmación del desembolso y se registra. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Sección III Anexos

III.1 REGISTROS

No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo

Tiempo de Conservación /

Disposición Número del Préstamo

externo. Expediente: Carpeta Pasiva Experto Técnico

Tres años posteriores al término de la

amortización del préstamo /

Destrucción. Nota: estos

expedientes se podrán

conservar en sitio o en el

archivo general de BANOBRAS.

Número del Préstamo externo. Expediente: Carpeta Activa Experto Técnico

S / No. Ficha para el registro del seguimiento de cada proyecto. Experto Técnico

enero a diciembre de cada ejercicio

fiscal / archivo

electrónico

S / No. Resumen Global de operaciones con OFI E IFI. Experto Técnico

Indefinido / archivo

electrónico.

S / No Matriz para el control y seguimiento de compromisos contractuales. Experto Técnico

Indefinido / archivo

electrónico.

S / No. Documentos generados. Experto Técnico Indefinido /

archivo electrónico.

III.2 ANEXOS

Anexo No. Nombre No. de Control

1 Ficha para el registro del seguimiento de cada proyecto. S. / No.

2 Resumen global de operaciones con OFI e IFI. S. / No.

3 Matriz para el control y seguimiento de compromisos contractuales. S. / No.

Vigente a partir de: Día Mes Año 28 02 2011



Elaboró: JCT/SRO/AVC/MMR

APN/RBA/ESG/ SUBDIRECCIÓN DE





ANEXO 1 FICHA PARA EL REGISTRO DEL SEGUIMIENTO DE CADA PROYECTO.

PRÉSTAMO BID 5340/OC-ME INFORME:

Fechas17/11/9717/11/9817/09/0417/09/04

n/a aln/a yn/a Registro no. Oficio no.

03/04/97 Oficio no. 305.-064/97

(USD)

julio agosto septiembre

SEDESOL 1,350,000 77,389 1,427,389 1,262,460 0 0 1,262,460

SEDESOL 1,920,000 -77,389 1,842,611 1,391,425 0 0 1,391,425

SEDESOL 100,000 100,000 49,267 0 0 49,267

3,370,000 0 0 3,370,000 2,703,152 0 0 0 2,703,152

(USD)

n/a 168,500.00 n/a n/a

(millones de USD)Año 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Programado Ejercido 60,375.91 873,764.17 449,994.71 675,992.32 643,025.04 0.00 Dif. Ejercicio% Avance*= Diversos gastos

Evaluación

INFORMACIÓN FINANCIERA Total reasig-

nacionesTotal acumulado hasta este trim.

PROGRAMA DE ATENCION A MENORES

EJECUTOR(ES)

SEDESOL

Total cancelado

PROGRAMA DE DESEMBOLSOS

Categoría

CONFORME A:

Total acumulado hasta trim.

anterior

DesembolsosEjecutor

TOTALES

Valle de Mexicali

Valle de San Quintin

Asignación contrato original

Asignación vigente

FONDO ROTATORIO

El programa cerró el 17 de septiembre del presente y su estado de desembolsos representa el 85.21%. Se ha solicitado al organismo internacional, su aprobación para la transferencia de recursos entre los Vlas actividades establecidas en l

Se tiene pendiente resolver el anticipo otorgado al inicio del programa por un monto de $1´684,882 m.n. (USD 168,500), por lo que en fechas próximas se determinará la diferencia a cubrir por la SEDESOL ode la Federación.

Preparación del Informe Final del Programa.

ACCIONES PRÓXIMO TRIMESTRE

% Financia-miento

Efectividad:

INFORMACIÓN LEGALFirma:

Cierre de ejecución:Limite desembolso comprometidoPlazo Amortización:Fechas de vencimiento:Reg. original Deuda Pública:Designación agente financiero:

Monto Comprobado: BID para desembolsar

Monto autorizado: Document. en trámite pendienteSaldo por Disponer: BID para comprobar:

SITUACIÓN ACTUAL

Período reconocible: Saldo Insoluto: Saldo por comprobar: BID solicitud directa:Desembolsado: Amortizado:

PROBLEMÁTICA

OBJETIVO(S)

Colaborar con el beneficiario en el desarrollo de experiencias piloto de las que surjainformación que permita que niños y niñas, de áreas rurales aisladas, tengan acceso amejores condiciones de vida que les aseguren un desarrollo normal y equitativo.

Monto autorizado: Comisión de Apertura

INFORMACIÓN FINANCIERA COMPLEMENTARIA Intereses Acumulados:

GASTOS RETROACTIVOS: Comision de Compromiso:










EEEJJJEEEMMMPPPLLLOOO


ANEXO 2

RESUMEN GLOBAL DE OPERACIONES CON OFI E IFI.

TIPO DE OPERACIÓN NUMERO DE OPERACIONES

CONTRATADO ACTUAL DESEMBOLSADO SALDO INSOLUTO

En inversión * 6 1,245.3 615.8 -

Donaciones 3 13.1 8.5 -

En amortización 18 5,174.1 5,174.1 3,325.0

Subtotal 27 6,432.5 5,798.4 3,325.0

En inversión ** 5 1,366.6 614.5 -

Donaciones 1 3.4 2.9 -

En amortización 11 1,911.5 1,911.5 1,446.3

Subtotal 17 3,281.5 2,528.9 1,446.3

44 9,714.0 8,327.3 4,771.3

Cartera de BANOBRAS con Organismos Financieros Multilaterales(Cifras al 30 de junio de 2004).

MONTO (millones de USD)

TOTAL MULTILATERALES

BIRF

BID

CONTRATA- DO ACTUAL EJERCIDO POR EJERCER

4332-ME Financiamiento a la Educación Superior 180.2 111.0 69.2

4443-ME Reestructuración del FOVI (FOVI III) 505.1 322.7 182.4

7038-ME Manejo de Desastres Naturales 204.1 22.8 181.3

7042-ME Mantenimiento de Carreteras Federales 218.0 159.4 58.6

1,107.3 615.8 491.5

28268-ME Captura y Uso de Gas Metano 6.3 5.9 0.4

050623-ME Segundo Proyecto de Calidad del Aire y Transporte Para la ZMVM 1.3 1.1 0.2

051612-ME Introducción de Medidas Ambientalmente Amigables con el Transp. 5.5 1.5 4.0

13.1 8.5 4.6

1,120.4 624.3 496.1

976/OC-ME Saneamiento del Valle de México 365.0 3.2 361.8

1161/OC-ME Agua Potable y Saneamiento en Zonas Rurales 291.6 234.2 57.4

656.6 237.4 419.2

5340/ATN-ME Atención a Menores 3.4 2.9 0.5

3.4 2.9 0.5

660.0 240.2 419.7

1,780.4 864.5 915.8 T O T A L

SUBTOTAL

B I

R F

SUBTOTAL

TOTAL BIRF

DO

NA

CIO

NES

TOTAL BID

B I

D

SUBTOTAL

SUBTOTAL

PRÉS

TA-

MO

SD

ON

A

CIÓ

NPR

ÉSTA

MO

S

AGENTE FINANCIERO (operaciones en inversión, Cifras al 30 de Junio de 2004)

MONTO (millones USD$)PROGRAMA











ANEXO 2 (CONTINUACIÓN) RESUMEN GLOBAL DE OPERACIONES CON OFI E IFI.

ACUMULADO TRIMESTRE ANTERIOR

ABRIL MAYO JUNIO ACUMULADO A ESTE TRIMESTRE

4332-ME Financiamiento a la Educación Superior 103.0 4.4 1.2 2.3 110.9

4443-ME Reestructuración del FOVI (FOVI III) 322.7 0.0 0.0 0.0 322.7

7038-ME Manejo de Desastres Naturales 22.8 0.0 0.0 0.0 22.8

7042-ME Mantenimiento de Carreteras Federales 156.0 1.5 0.0 1.9 159.4

28268-ME Captura y Uso de Gas Metano 5.9 0.0 0.0 0.0 5.9

050623-ME Segundo Proyecto de Calidad del Aire y Transporte Para laZMVM 0.8 0.0 0.0 0.3 1.1

051612-ME Introducción de Medidas Ambientalmente Amigables con elTransp. 0.8 0.1 0.2 0.4 1.5

612.0 6.0 1.4 4.9 624.3

976/OC-ME Saneamiento del Valle de México 3.2 0.0 0.0 0 3.2

1161/OC-ME Agua Potable y Saneamiento en Zonas Rurales 193.3 4.4 27.6 8.8 234.1

5340/ATN-ME Atención a Menores 2.9 0.0 0.0 0.0 2.9

199.4 4.4 27.6 8.8 240.2

811.4 10.4 29.0 13.7 864.5

7250-ME+ Modernización Judicial 0.0 0.0 0.0 0 0.0

7230-ME* Estrategias Sectoriales 0.0 0.0 0.0 0 0.0

0.0 0.0 0.0 0.0 0.0

1214/OC-ME FORTEM 338.2 5.1 0.0 0.0 343.3

1383/OC-ME Multifase de Inversiones y de Fortalecim ientoInstitucional 22.6 0.0 11.3 0.0 33.9

1540/OC-ME* Demostrativo de Desarrollo Institucional en Agua Potable y Saneamiento. 0.0 0.0 0.0 5.0 0.0

360.8 5.1 11.3 0.5 377.2

360.8 5.1 11.3 0.5 377.2

TOTAL 1,172.2 15.5 40.3 14.2 1,241.7

CU

ENTA

PR

OPI

A

BIR

F

SUBTOTAL - BIRF

TOTAL - CUENTA PROPIA

B I

D

SUBTOTAL - BID

DESEMBOLSOS (Cifras al 30 de Junio de 2004)

A G

E N

T E

F

I N A

N C

I E

R O

MONTO (millones USD$)

B I

D

TOTAL - AGENTE FINANCIERO

B I

R F

SUBTOTAL - BIRF

SUBTOTAL - BID

PROYECTO PROGRAMA

C O N T R A T A - D O A C T U A L E J E R C ID O P O R E J E R C E R

7 2 5 0 -M E + M o d e rn iza c ió n J u d ic ia l 3 0 .0 0 .0 0 .0

7 2 3 0 -M E * E s tra te g ia s S e c to r ia le s 1 0 8 .0 0 .0 0 .0

1 3 8 .0 0 .0 0 .0

1 2 1 4 /O C -M E F o rta le c im ie n to a E s ta d o s y M u n ic ip io s 4 0 0 .0 3 4 3 .3 5 6 .7

1 3 8 3 /O C -M E M u lti- fa s e d e In v e rs io n e s y d e F o rta le c im ie n to In s titu c io n a l y F in a n c ie ro (F A S E I) . 3 0 0 .0 3 3 .9 2 6 6 .1

1 5 4 0 /O C -M E * D e m o s tra tiv o d e D e s a rro llo In s titu c io n a l e n A g u a P o ta b le y S a n e a m ie n to . 1 0 .0 0 .0 0 .0

7 1 0 .0 3 7 7 .2 3 2 2 .8

8 4 8 .0 3 7 7 .2 3 2 2 .8

M O N T O (m illo n e s U S D $ )P R O G R A M A

C U E N T A P R O P IA (O p e ra c io n e s e n In v e rs ió n , c ifra s a l 3 0 d e J u n io d e 2 0 0 4 )

T O T A L

B I

R F

S U B T O T A L

S U B T O T A L

B I

D











ANEXO 3

MATRIZ PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE COMPROMISOS

CONTRACTUALES.

PRÉSTAMO ___________

BIRF / BID / IFI PROGRAMA _________________________________________________ ACTUALIZADO AL __ DE ___________ DEL 200_ Número de

cláusula Condición estipulada Registro de cumplimiento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE...

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