MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACION

1. OBJETO

Establecer las instrucciones para facturar los productos y servicios, de tal manera que cumplan con los requisitos del cliente y las polticas administrativas y financieras de la compaa

2. ALCANCE

Este procedimiento define las instrucciones para Facturacin de los productos y servicios a los clientes, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago y el manejo de documentos involucrados.

La aplicacin del presente procedimiento entrara en vigencia al da siguiente de su aceptacin, aprobacin y comunicacin de la gerencia corporativa.

3. RESPONSABLES

Las personas que intervienen en el proceso de facturacin deben desarrollar las funciones asignadas a su cargo, de forma coordinada, eficiente y supervisada, para tener una buena productividad, que ser validado en los indicadores de gestin

Los responsables de gestin son los siguientes :

3.1 Encargado de Facturacin, funciones principales :

- Dar cumplimiento a todos las instrucciones establecidas en el manual de funciones y procedimientos de Facturacin

- Efectuar los anlisis completos de los reportes de control y validacin de la base de datos de facturacin del SAP y del cliente.

- Recepcin de Guas de despacho y devolucin

- Validacin de que las Guas de despacho y devolucin no tienen diferencia de precio.

- Identificar que Guas de despacho devolucin estn pendiente de entrega por el rea de control documentario.

- Entregar al auxiliar de facturacin, las guias de despacho y devolucin que no tienen diferencias de precios, para que realice la emisin de la factura y nota de credito correspondiente.

- Entregar al auxiliar de facturacin, el sustento y la autorizacin para la emisin de documentos solicitados por Tiendas Propias, Ventas institucionales, Servicio Tcnico y ventas al Personal.

- Elaborar los indicadores de gestin, de forma diaria y presentarlos al Jefe de Tesorera :

Nmero de documentos emitidos Nmero de documentos anulados Importe de documentos emitidos

- Informar al Jefe de Tesorera, todas las incidencias problemas identificados en el desarrollo de las actividades diarias y la gestin realizada para resolverlos de forma inmediata.

- Solicitar su atencin al Jefe de Tesorera , para solucionar temas mas complejos, que requieren una coordinacin con otras Jefaturas, y que involucran una modificacin en el procedimiento de facturacin.

3.2. Auxiliar de facturacin :

- Dar cumplimiento a todos las instrucciones establecidas en el manual de funciones y procedimientos de Facturacin

- Facturar las guas de despacho que no tienen diferencia de precios, previa validacin del encargado de facturacin.

- Emitir Notas de Crdito por guas de devolucin que no tienen diferencia de precios, previa validacin del encargado de facturacin.

- Generar el reporte de Facturas emitidas con diferencia de precio, para confirmar que las facturas se emitieron con los precios correctos.

- Elaborar el reporte de cargos de entrega de documentos.

- Desglosar las copias de las facturas y entregar a las reas involucradas.

- Archivo de documentos emitidos, de forma diaria.

- Informar al encargado de facturacin, todas las incidencias problemas identificados en el desarrollo de las actividades diarias, y la gestin realizada para resolverlos de forma inmediata.

3.3. Control documentario :

- Entrega de guas de despacho y devolucin de forma diaria.

- El reporte de Cargo de entrega de documentos, ser presentado de forma impresa y en hoja de clculo excell, enviado va e-mail, de forma diaria.

- No debe existir documentos pendientes de entrega, para que no se genere retrazos en el proceso de facturacin.

d) Jefe de Tesorera

- Supervisar que el personal de facturacin cumpla con las instrucciones establecidas en el manual de funciones y procedimientos.

- Tener conocimiento de todas las incidencias problemas identificados en el desarrollo de las actividades diarias, y realizar acciones de gestin para solucionar stos temas.

- Revisar los indicadores de gestin, de forma diaria.

- Evaluar si los indicadores de gestin, estn comprendidos en los parmetros de productividad definidos para el rea de facturacin.

- Informar a la Gerencia de Administracin y Finanzas, la situacin actual del rea supervisada.

4. DEFINICIONES :

4.1 FACTURACION POR CANAL DE VENTA

- La facturacin deber realizarse de forma diaria, confirmando la entrega total del producto con la Gua de Remisin firmada por el cliente.

- La facturacin por canal de venta :

a) Canal Mayorista, se refiere a los clientes de tiendas por departamento.

b) Liquidacin de ventas Rpley

c) Tiendas Propias, se refiere a los Store de Rosen

d) Ventas Institucionales, se refiere a empresas y hoteles.

e) Servicio Tecnico, se refiere a la facturacin por el servicio y materia prima utilizado para atender los requerimientos de los clientes.

f) Ventas al Personal

4.2 PROCESO DE FACTURACION :

El proceso de facturacin est conformado por labores de recepcin de guas de despacho y devolucin, anlisis, emisin, entrega y archivo de documentos.

a) RECEPCION DE GUIAS DE DESPACHO Y DEVOLUCION

- El rea de control documentario entregar los documentos de forma diaria, adjunto con un reporte de cargo impreso, donde se describe el cliente, nmero de documento, y fecha de entrega.

b) ANALISIS:

Los reportes de anlisis son los siguientes :

- Anlisis del Reporte de Revisin de Precios de Guas pendientes por Facturar, de forma diaria.

- Anlisis del Reporte de Revisin de Precios de Facturas emitidas, de forma diaria.

- Liquidacin de Ventas de Ripley, de forma semanal.

- Liquidacin de Fletes de Saga, de forma quincenal

El proceso de anlisis es muy importante, dado que realizando su respectiva aplicacin se concilia toda la base de datos del sistema de facturacin para que la emisin de los documentos se realice de forma consistente.

Con el cumplimiento de ste proceso se disminuir lo siguiente :

Devoluciones de los documentos entregados a los clientes, por Cierre de Orden de Compra, Anulacin del folio (numeracin de cliente), error en el registro de Ingresos de cliente (I.R.) y otros.

El retrazo de la cobranza de los documentos entregados a los clientes, por diferencias de precios, lo cual genera que el cliente notifique al Area de Cobranzas la retencion del pago y envie la relacion de documentos que contienen esta inconsistencia, lo cual deber ser comunicado al Jefe de Tesorera,

c) EMISION DE DOCUMENTOS

Se refiere al registro de las Facturas de Venta, Boleta de Venta, Notas de Crdito, Notas de Dbito en el SAP.

Esta labor se debe realizar de forma diaria

d) ENTREGA DE DOCUMENTOS

Se refiere a la preparacin de los reportes de cargos por entrega de Facturas, Boletas de Venta, Notas de Crdito, Notas de Dbito a las reas involucradas, se debe realizar de forma diaria.

En el caso de Ripley la entrega de los documentos ser de forma semanal.

- Factura de Venta :

Adquiriente : Cobranzas (entrega a Cliente)Sunat : Cobranzas (entrega a Cliente)Contabilidad : Cobranzas (Cargo de entrega de copia adquiriente y sunat al cliente)Archivo : Facturacin (archivo)Emisor : Contabilidad (archivo)

- Boleta de Venta :

Emisor : Contabilidad (archivo)Adquiriente : Cobranzas (entrega a Cliente)Contabilidad : Tesorera (cobranza a cliente descuento al personal)Archivo : Facturacin (archivo)

- Nota de Dbito :

Adquiriente : Cobranzas (entrega a Cliente)Sunat : Cobranzas (entrega a Cliente)Contabilidad : Cobranzas (Cargo de entrega de copia adquiriente y sunat al cliente)Archivo : Facturacin (archivo)Emisor : Contabilidad (archivo)

- Nota de Crdito :

Adquiriente : Cobranzas (entrega a Cliente)Sunat : Cobranzas (entrega a Cliente)Contabilidad : Cobranzas (Cargo de entrega de copia adquiriente y sunat al cliente)Archivo : Facturacin (archivo)Emisor : Contabilidad (archivo)

e) ARCHIVO

- Los documentos debern ser archivados en orden correlativo, de forma diaria.

SAPes un Potente Sistema informtico que administra los recursos de las principales empresas del mundo,brindando una gestin eficiente de los recursos financieros, recursos humanos, canales de ventas, procesos de logstica, manejo de stock y mucho ms! La empresa que fabrica al Sistema SAP se llama SAP AG,SAP AGes una empresa alemana, cuyas siglas provienen AlemnSysteme,Anwendungen undProdukte SAP es un Sistema informtico de gestin empresarial A esta clase de Sistemas se los denominanSistemas ERP(Enterprise Resource Planning) que significa Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales. Qu hace el Sistema SAP? Simple... Maneja los procesos de negocios de las empresas que lo usan, gestionado sus recursos humanos, sus finanzas, el control de sus costos, su logstica, sus materiales y un laaaaargo etc.MAS INFORMACION: http://www.cvosoft.com/sistemas_sap_abap/recursos_tecnicos_abap/que_es_sap_introduccion_sap.php

*Lafactura,factura de compraofactura comerciales undocumentomercantil que refleja toda la informacin de una operacin decompraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de unproductoo la provisin de unservicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar en relacin a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotacin, o bien para su transformacin o incorporacin al proceso productivo, adems de indicar el tipo deIVA(igv)que se debe aplicar.

Notas de CrditoEs emitida por los sujetosdel Rgimen Especial y General del Impuesto a la Renta, y por las personas naturales generadoras de segunda y cuarta categora, con motivo de anulaciones, descuentos o bonificaciones, devoluciones y otros. En el caso de descuentos o bonificaciones slo podrn modificar comprobantes de pago que otorguen derecho a Crdito Fiscal o sustenten gasto o costo para efecto tributario. Tratndose de operaciones con consumidores finales, los descuentos o bonificaciones debern constar en el mismo comprobante de pago.El adquirente o usuario, o quien reciba la nota de crdito a nombre de stos, deber consignar en ella su nombre y apellido, su documento de identidad, la fecha de recepcin y, de ser el caso, el sello de la empresa.Se excepta al vendedor, la emisin de la Nota de Crdito por la devolucin de un producto originalmente transferido, cuanto ste asume la obligacin del canje de productos por otros de la misma naturaleza, en aplicacin de clusulas de garanta de calidad o de caducidad contenidas en contratos de compraventa o en dispositivos legales que establezcan que dicha obligacin.

Ejemplo Nota Crdito

La empresa Silvio Sabina SAC efectu la venta de 500 bolsas de cemento con fecha 15 de agosto a su cliente Empresa Constructora SA por un precio total de S/.20,000.00 (incluido IGV).De la revisin de la mercadera recibida Empresa Constructora SA detecta 25 bolsas vencidas por lo cual efecta la devolucin de estas. En ese sentido el proveedor Silvio Sabina SAC procede a emitir y otorgar la Nota de Crdito que corresponde por un precio total de S/. 1,000.00 (incluido IGV) con el fin de reducir el monto total de la operacin producto de la devolucin de mercadera vencida.

Notas de Dbito

Es emitida por los sujetos del Rgimen General y del Rgimen Especial del Impuesto a la Renta para recuperar costos o gastos incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisin de la factura o boleta de venta, como intereses por mora u otros. Excepcionalmente, el adquirente o usuario puede emitir una nota de dbito como documento sustentatorio de penalidades impuestas por incumplimiento contractual del proveedor, segn conste en el respectivo contrato.

Ejemplo de Nota de Dbito:La empresa Pepe Gordillo SA efectu la venta de diversos bienes por un precio total de S/. 5,000.00 a su cliente Coco Delgadillo EIRL emitiendo y otorgndose la Factura 001-250 del 05/01/2014. Posteriormente, con fecha 08/01/2014 producto de la revisin de la Orden de Compra la empresa Pepe Gordillo SA detecta que el precio unitario de los bienes debi ser mayor habindose cometido un error al momento de la facturacin inicial.En ese sentido, al ser el precio total mayor al originalmente consignado en la factura, procede a emitir y otorgar la Nota de Dbito 001-005 por la diferencia de precio a su favor.

*Guas de RemisinDefinicin y Aspectos GeneralesLas Guas de Remisin son documentos que sustentan el traslado de bienes entre distintas direcciones, existen distintas modalidades y aspectos relevantes, que se detallan en el siguiente cuadro:TRANSPORTE PRIVADOTRANSPORTE PBLICO

El transporte de los bienes es realizado por el propietario o poseedorEl servicio de transporte es prestado por terceros

Se debe emitir: GUA DE REMISIN REMITENTESe deben emitir: GUA DE REMISIN TRANSPORTISTA Y GUA DE REMISIN REMITENTE

Las guas de remisin y documentos que sustentan el trasladoDEBEN SER EMITIDOS EN FORMA PREVIA AL TRASLADO DE BIENES.

Se considera que no existe gua de remisin, cuando: El remitente o transportista tenga la condicin de NO HABIDO a la fecha de inicio del traslado. El documento no se haya impreso con las formalidades de autorizacin establecidas

REQUISITOS DE LA DIRECCIN DEL PUNTO DE PARTIDA Y LLEGADA:La direccin debe contener en forma especfica: Tipo de Va (Avenida, jirn, calle, etc) y nombre de la va Nmero e interior Zona (Urbanizacin, conjunto habitacional, asentamiento humano, asociacin, etc) Distrito, provincia y departamento.

RECUERDE

LOS TRASLADOS DE LOS BIENES COMPRENDIDOS EN EL SISTEMA DE DETRACCIONES, deben estar sustentados, con: La Gua de remisin que corresponda. El documento que acredite el depsito en el Banco de la Nacin, conforme las normas del Sistema de Detracciones..

TRASLADO DE BIENES POR IMPORTACINEn este caso no ser necesario consignar en la gua de remisin emitida por el remitente los datos de los bienes transportados, en tanto se tengan los siguientes documentos: Declaracin nica de Aduanas. En la gua de remisin debe consignarse el nmero de la Declaracin nica de Aduanas. La Gua de remisin que corresponda. El documento que acredite el depsito en el Banco de la Nacin, conforme las normas del Sistema de Detracciones.