MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE …a Ejecutiva Dirección de Archivos Manual de Políticas...

Secretaría Ejecutiva Dirección de Archivos

Manual de Políticas y Procedimientos de los Archivos

de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos

Expedición: 1 de agosto de 2014

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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL

DE LOS DERECHOS HUMANOS

2014





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Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 5, 15 fracciones II y III, y 22 fracción VI de la Ley de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, así como el artículo 22 fracción V de su Reglamento Interno, se expide el

Manual de Políticas y Procedimientos de los Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos

Así lo acordó y firma el día 1 de agosto de 2014 el Presidente de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, Dr. Raúl Plascencia Villanueva.

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ELABORÓ APROBÓ REVISÓ

DRA. BLANCA MARGARITA GAYTÁN MIRUS DIRECTORA DE ARCHIVOS

LIC. NABOR CARRILLO FLORES

SECRETARIO EJECUTIVO

LIC. JOSÉ GUILLERMO NIETO SÁNCHEZ DIRECTOR GENERAL DE NORMATIVIDAD Y

DESARROLLO TECNOLÓGICO

REVISÓ VALIDÓ REGISTRÓ

LIC. EFRÉN ORTÍZ VILLASEÑOR TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES,

INCONFORMIDADES Y NORMATIVIDAD

LIC. JESÚS E. URIÓSTEGUI GARCÍA OFICIAL MAYOR

LIC. FRANCO FABBRI VÁZQUEZ

TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

VALIDÓ EL COMITÉ DE INFORMACIÓN

LIC. GERARDO GIL VALDIVIA DIRECTOR GENERAL DE PLANEACIÓN Y ANÁLISIS

LIC. INGRID HERRERA RAMÍREZ DIRECTORA GENERAL DE

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

LIC. FRANCO FABBRI VÁZQUEZ TITULAR DEL

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL





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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS DE LA

COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS

INTRODUCCIÓN

La Comisión Nacional de los Derechos Humanos es un órgano constitucional autónomo, que tiene por misión proteger y promover los Derechos Humanos. Debido a la importancia de la función social que desarrolla y en cumplimiento de los preceptos que regulan a las instituciones gubernamentales y a los servidores públicos, quienes laboramos en la CNDH; tenemos la obligación de dejar constancia documentada de los asuntos oficiales que se atienden en la Institución, a efecto de integrar el archivo que formará parte del patrimonio tanto Institucional como Nacional. Es nuestra responsabilidad constituir el fondo documental que nos permita disponer de información actualizada, organizada, accesible y útil para todas las áreas de la Institución con el fin de mejorar la toma de decisiones y garantizar la rendición de cuentas. Así pues, los manuales administrativos son instrumentos que apoyan y reflejan el funcionamiento de toda institución, a través de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras organizacionales, objetivos, definición de políticas, determinación de campos de competencia, responsabilidades, funciones y descripción de actividades. En general, en ellos se concentra información amplia y detallada del quehacer de toda institución. En particular el Manual de Políticas y Procedimientos de los Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, es un soporte fundamental para las Unidades Responsables de la Comisión Nacional, ya que documenta las actividades que se deben llevar a cabo para la organización de los archivos en el cumplimiento de las atribuciones y funciones que cada uno tiene encomendadas. El presente Manual se ha elaborado tomando como base a la Ley Federal de Archivos del 23 de enero de 2012; la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del 11 de junio de 2002 y sus modificaciones, los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal del 20 de febrero de 2004, así como el Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos publicado en el Diario Oficial de la Federación el 29 de abril de 2003, con el propósito de contribuir a la organización de los archivos de este organismo público autónomo.





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De manera particular, se basa en lo estipulado en los “Lineamientos que establecen los criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos" en su más reciente actualización del año 2013. Por lo tanto, la organización archivística de la Comisión Nacional se basa en la estructura orgánica funcional, lo cual se refleja en el Cuadro General de Clasificación Archivística en donde se considera la clasificación de los Archivos de Trámite de cada una de las Unidades Responsables, el Archivo de Concentración y el Archivo Histórico, los cuales conforman el acervo documental de la Institución. Para tal efecto la Comisión Nacional cuenta con una Dirección de Archivos responsable de coordinar las acciones relacionadas con la organización y funcionamiento de sus archivos tal como se estipula en el ordinal sexto de los Lineamientos que establecen los criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos. Las funciones a cargo de la Dirección de Archivos, de los responsables de los Archivos de Trámite, del responsable del Archivo de Concentración y en su caso, del responsable del Archivo Histórico son las señaladas por los mismos Lineamientos. Los procedimientos establecidos en el presente Manual, son de aplicación general y obligatoria para las Unidades Responsables, constituyéndose en un documento de consulta para el personal que ejecuta las actividades archivísticas. Este Manual, deberá actualizarse cuando exista algún cambio jurídico, administrativo u orgánico funcional; su actualización es responsabilidad de la Dirección de Archivos adscrita a la Secretaría Ejecutiva.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

1. OBJETIVO Establecer los criterios normativos que se deberán observar para la recepción, registro, seguimiento, despacho, organización, uso, conservación, valoración y destino final de los documentos; así como, aquellos que se deberán observar para que los expedientes se encuentren íntegros y disponibles con la finalidad de permitir y facilitar el acceso pronto y expedito a la información contenida en ellos. 2. FUNDAMENTO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.





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Ley Federal de Archivos.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Ley General de Bienes Nacionales.

Reglamento Interno de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.

Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.

Lineamientos Generales para la Administración de Recursos.

Lineamientos que Establecen los Criterios Específicos para la Organización y Conservación de los Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.

Lineamientos para la Liberación de Adeudos y de Resguardos de Bienes. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Manual será de observancia y de aplicación obligatoria para la Unidades Responsables de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos. 4. DEFINICIONES Para efectos del presente Manual y su ámbito de aplicación se entenderá: Acervo Documental: Conjunto de documentos contenidos en un archivo. Administración de Documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la administración de documentos. Archivo Administrativo: Aquel que permite la correcta administración de documentos en posesión de la Comisión Nacional. Archivo de Concentración: Área responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Responsables y que permanecen en él hasta su destino final. Archivo de Quejas: Aquel donde se resguardan los expedientes de queja, recursos de inconformidad, solicitud de información de recurso de queja, orientación directa y remisión, cuyo trámite se encuentre concluido, las recomendaciones cuyo seguimiento





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haya finalizado, así como toda la documentación relacionada con la tramitación de dichos expedientes. Archivo de Trámite: Área responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Responsable. Archivo Electrónico: Cualquier información registrada de tal forma que sólo pueda ser procesada mediante computadora y que tiene calidad de documento de archivo. Archivo Histórico: Fuente de acceso público responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la Comisión Nacional. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. Baja Documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos. Carátula de Expediente: Frente del expediente en el que se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido (expedientación). Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Ciclo Vital de los Documentos: Etapas por las que pasa el documento de archivo conforme su uso, valor y ubicación. Etapa Activa (uso constante por el área generadora, valores primarios, Archivo de Trámite), Etapa Semiactiva (uso esporádico por el área generadora con valores primarios, Archivo de Concentración) y Etapa Histórica (valores permanentes, uso público, Archivo Histórico). Clasificación Archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la Comisión Nacional. Clave Topográfica: Combinación alfa numérica que identifica la localización de todos los espacios físicos destinados a la guarda del expediente. Comisión Nacional: A la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.





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Conservación de Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo. Consulta Esporádica: Búsqueda de información en un expediente de manera aislada u ocasional. Consulta Permanente: Búsqueda de información en un expediente de manera continua. Coordinación Administrativa: Área encargada de la gestión de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos de cada Unidad Responsable (incluyendo las Oficinas Foráneas), representada por el Coordinador Administrativo o por la persona designada para realizar tales actividades. Correo Electrónico de Archivo: Correos institucionales que registran información relativa a un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, generado, recibido o conservado bajo cualquier título, en la organización del trabajo, en el ejercicio de atribuciones de las dependencias o entidades y la actividad o desempeño de los servidores públicos, incluidos los procesos deliberativos respectivos. Correspondencia: Documentos que se envían entre sí dos o más Unidades Responsables, instituciones y/o autoridades. COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, que es un cuerpo Colegiado presidido por el Secretario Ejecutivo e integrado por un representante de cada Unidad Responsable. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. Depuración: Revisión sistemática que consiste en la acción de eliminar de los archivos, la documentación que no se requiera o esté duplicada, tomando en cuenta los plazos de conservación y los valores documentales que contengan. Destino Final: Selección de los expedientes de los Archivos de Trámite o Concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un Archivo Histórico. Dirección de Archivos: Área dentro de la estructura de la Secretaría Ejecutiva encargada de desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar los instrumentos de control archivístico; coordinar





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los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer programas de capacitación y asesorías archivísticas; coadyuvar con el Comité de Información en materia de archivos y coordinar las actividades arriba señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los mismos, entre otros. Documentación Activa: Documentación necesaria para el ejercicio de las atribuciones de cada una de las Unidades Responsables, de uso frecuente, que se conserva en los Archivos de Trámite. Documentación Histórica: Documentos que contienen evidencias y testimonios de las acciones más relevantes de la Comisión Nacional, por lo que deben conservarse permanentemente. Documentación Semiactiva: Documentos de uso esporádico que deben conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de Concentración. Documento Electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado, por medios informáticos y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Documento Histórico: Documento que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la Comisión Nacional. Documentos de Archivo: Documentos que registran un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de cada una de las Unidades Responsables. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último. Guía Simple de Archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).





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Ley: Ley Federal de Archivos. Oficialía de Partes: A las áreas de cada una de las Unidades Responsables que tiene la función de recibir y distribuir la correspondencia de entrada y salida del área correspondiente. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los Archivos de Trámite, de Concentración y en su caso, Histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Principio de Procedencia y de Orden Original: Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Registro: Conjunto de actividades destinadas a la identificación y organización de un documento de archivo dentro del conjunto de archivos y conforme a un cuadro de clasificación. Sección Documental: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie Documental: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Soporte Electrónico: Programas que incorporan texto e imágenes (y luego video y sonido) que utilizan como soporte la pantalla electrónica de computadoras. Las tecnologías de almacenamiento de información más utilizadas actualmente son la óptica (CD, DVD) y la magnética (discos flexibles y duros). Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (transferencia secundaria).

Unidades Responsables: A los Órganos, Unidades Administrativas y Órgano Interno de Control, señalados en los artículos 17 fracciones I, III, IV y V; 21 fracciones I a IX; y 37 del Reglamento Interno de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.





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Valor Documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los Archivos de Trámite o Concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los Archivos Históricos (valores secundarios). Valoración Documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y Vigencia Documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

CAPÍTULO II POLÍTICAS ESPECÍFICAS

5. DE LOS ARCHIVOS DE LA CNDH 5.1. Unidades Las Unidades que constituyen los Archivos de la Comisión Nacional son las siguientes: 5.1.1. Área de Recepción de Documentos: En cada Unidad Responsable existe una persona que tiene como funciones: recibir, registrar, distribuir, controlar y despachar la correspondencia de entrada y salida. 5.1.2. Archivos de Trámite: Unidades de archivo instaladas en cada Unidad Responsable que cuentan con la infraestructura material y humana necesaria para organizar y conservar los expedientes activos de sus áreas correspondientes. Por lo que respecta a las Oficinas Foráneas, éstas contarán en sus instalaciones con un Archivo de Trámite, un Archivo de Concentración y un Archivo Histórico; esta documentación se organizará bajo los procedimientos descritos en este Manual. La organización y clasificación de esta documentación la realizará directamente el personal de la oficina bajo la supervisión de la Dirección de Archivos con las visitas que se realicen a dichas oficinas anualmente. 5.1.3. Archivo de Concentración: Unidad de archivo operada por el Departamento de Archivo de Concentración, donde se canalizan todos los expedientes que han concluido su vigencia operativa por lo que su consulta es esporádica, y cuyo resguardo estará a cargo de la Dirección de Archivos.





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5.1.4. Archivo Histórico: Unidad de archivo responsable de organizar, conservar y difundir la documentación con valor histórico, que previamente ha sido analizada, valorada y transferida por el Archivo de Concentración. 5.1.5. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD): Es el cuerpo Colegiado de la Comisión Nacional presidido por el Secretario Ejecutivo e integrado por un representante de cada Unidad Responsable. Su fin es apoyar sobre las decisiones internas en materia de archivos, así como determinar la valoración, destino final y baja de los documentos. 5.2. La estructura documental de los archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos se compone de:

Documentos en papel.

Documentos en otros soportes: audio, video, electrónico, etc.

Documentos de correspondencia, informativos y de apoyo a la gestión.

Expedientes.

Secciones.

Subsecciones.

Series documentales.

Subseries documentales. 5.3. Los instrumentos fundamentales de los archivos son:

Catálogo de Disposición Documental.

Cuadro General de Clasificación Archivística.

Guía Simple.

Inventarios Generales.

Manual de Políticas y Procedimientos de los Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.

6. DE LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Para la recepción de documentos, cada Unidad Responsable designará a la(s) persona(s) encargada(s) de recibir y distribuir la documentación interna y/o externa. 7. DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE DOCUMENTOS EN TRÁMITE A efecto de garantizar un adecuado manejo de la documentación, las Unidades Responsables distribuirán la documentación de acuerdo a la gestión documental que considere pertinente.





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8. DE LA PRODUCCIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS En materia de producción y reproducción de documentos se establecerán las siguientes políticas: 8.1. Las copias de conocimiento que se generen en las Unidades Responsables no deberán ser enviadas al Archivo de Concentración para su guarda y custodia, por lo que la baja se hará en las mismas oficinas una vez que dejen de tener utilidad. (Se recomienda conservarlas un año en la oficina). 8.2. Las áreas responsables podrán conservar en sus archivos aquellas copias emitidas como acuse de recibo, documento que hará las veces del original emitido con la firma de recibido de las distintas áreas a las cuales fue dirigido el documento. 8.3. En caso de que sea indispensable disponer de copias como instrumento de trabajo y ayuda para el control interno, éstas no se tomarán como material de archivo y serán dadas de baja por la propia oficina. 8.4. Las notas y tarjetas informativas podrán darse de baja en la propia oficina en el momento en que pierdan su utilidad funcional. (Se recomienda un año de vigencia en oficina). 8.5. Las fotocopias de documentos y los expedientes multiplicados para controles internos son instrumentos que facilitan la operación administrativa, mas no serán consideradas como materiales de archivo. (Se recomienda un año de vigencia en oficina). 8.6. Las síntesis informativas, revistas, diarios oficiales y otros materiales documentales similares, no se considerarán como parte del archivo.

8.7. Los documentos de fax son instrumentos de comunicación empleados para optimizar tiempos y agilizar trámites; sin embargo, no serán materia de archivo ni tampoco excluyen el trámite de recepción o envío del documento original. (Se recomienda un año de vigencia en oficina).

9. DE LOS DOCUMENTOS Y CORREOS ELECTRÓNICOS Dentro los archivos de la Comisión Nacional se deberán seguir las siguientes políticas relacionadas con los documentos electrónicos para su elaboración, uso y conservación: 9.1. Los documentos electrónicos que sean evidencia o testimonio de las funciones primordiales y aquellos que sirvan de sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones de las Unidades Responsables, deberán imprimirse en papel.





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9.2. Se considerarán documentos de archivo electrónico: los documentos electrónicos y digitalizados relacionados con la gestión de asuntos y trámites; las bases de datos, reportes propios o que provengan de otros sistemas de información distintos utilizados por las Unidades Responsables, así como los metadatos creados para mantenerlos o preservarlos en el tiempo. 9.3. En el caso que se considere necesario que algunos documentos deban permanecer en archivos electrónicos, se aplicará la misma metodología de organización, valoración y conservación que se aplica para los soportes tradicionales descritos en el presente Manual.

9.4. Los documentos electrónicos estarán sujetos a un programa de respaldo para garantizar la adecuada preservación de la información que se haya decidido conservar en estos medios. 9.5. La Comisión Nacional reservará dentro del Archivo de Concentración un espacio físico para resguardar los soportes electrónicos de información; éstos estarán sujetos a la misma obligatoriedad de conservación y calendario de transferencias que tienen los documentos de archivo impresos.

9.6. Se considerarán como correos electrónicos de archivo, aquellos correos institucionales que reflejen el ejercicio de atribuciones de la Comisión Nacional y la actividad y desempeño de sus servidores públicos, mismos que serán resguardados.

9.7. Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos podrán organizarse en archivos electrónicos con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al Cuadro General de Clasificación Archivística.

9.8. Los correos electrónicos de archivo se conservarán en los términos y por el plazo que indique el Catálogo de Disposición Documental. 10. DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS ACTIVOS O EN TRÁMITE Las Unidades Responsables deberán observar las siguientes políticas relacionadas con los Archivos de Trámite: 10.1. Deberán contar con un Archivo de Trámite, en el que se conservará y custodiará la documentación que se encuentre activa. 10.2. Deberán nombrar una persona encargada del Archivo de Trámite, a la cual la Dirección de Archivos capacitará, orientará y apoyará para llevar a cabo dicha actividad.





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10.3. Las personas encargadas de los Archivos de Trámite serán las responsables de garantizar la integración completa y oportuna de los documentos recibidos y/o producidos por su área de adscripción. 10.4. Las personas responsables del Archivo de Trámite realizarán el inventario de la transferencia primaria con la documentación generada y recibida a lo largo de las gestiones. (Anexo 1) 10.5. De acuerdo a los “Lineamientos que establecen los criterios específicos para la organización y conservación de los archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos”, las personas responsables de los Archivos de Trámite utilizarán en la organización archivística los tres niveles jerárquicos de Fondo, Sección, Serie y en algunos casos Subserie, además de aplicar el procedimiento archivístico de principio de procedencia y orden original y considerar al expediente como la unidad mínima de organización. 10.6. Los expedientes de la Comisión Nacional se conformarán tomando en cuenta los siguientes criterios:

Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto.

Se integrarán siguiendo el orden cronológico del asunto, ya sea ascendente o descendente.

La clasificación de los expedientes en soportes en papel, archivos electrónicos, así como documentos y correos electrónicos, se llevará de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística de la CNDH.

10.7. Cada serie documental podrá ser ordenada alfabética y cronológicamente, o de la forma en que se considere conveniente, atendiendo la naturaleza de su contenido. 10.8. Los expedientes del Archivo de Trámite se guardarán preferentemente en gavetas, carpetas, libreros o estantes. 10.9. Se recomienda que dentro del Archivo de Trámite, cada gaveta, carpeta, librero o anaquel deberá tener su etiqueta identificadora al frente, con el número de gaveta, carpeta o anaquel y el nombre de la(s) serie(s) documental(es) que contenga. 10.10. Cada Unidad Responsable deberá contar con los archiveros necesarios para la guarda y conservación de los documentos. Será indispensable que los archiveros cuenten con chapas y llaves para mayor seguridad de la documentación.





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10.11. El espacio físico y el mobiliario de los Archivos de Trámite deberán ofrecer las condiciones de seguridad y funcionalidad que garanticen la conservación de los documentos, entre las cuales se encuentran las siguientes:

Deberán estar en una zona libre de humedad.

Deberán estar protegidos de la intemperie.

Deberán estar resguardados de los rayos del sol.

Se deberá cuidar que las instalaciones eléctricas sean seguras.

Se deberá garantizar la limpieza del lugar.

Deberán estar libres de plagas nocivas. 11. DE LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS En materia de transferencias primarias deberán cumplirse las siguientes políticas: 11.1. Los expedientes que concluyan su uso operativo, deberán transferirse de los Archivos de Trámite al Archivo de Concentración para su conservación precautoria de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, cada uno de los expedientes deberá contar con el formato de la carátula del expediente. (Anexo 2) 11.2. Las transferencias primarias se llevarán a cabo por la persona responsable del Archivo de Trámite, de conformidad con el procedimiento establecido por el Archivo de Concentración y el correspondiente formato del inventario de la transferencia primaria al archivo de concentración. (Anexo 3) 11.3. El formato de transferencia deberá ser firmado por la o el Titular de la Unidad Responsable a la que pertenece, por la o el responsable del Archivo de Trámite y por el enlace del COTECIAD. 11.4. Las transferencias al Archivo de Concentración que se realicen, se harán en cajas de cartón para archivo tamaño oficio, las cuales deberán estar identificadas con su respectivo formato de la carátula para las cajas. (Anexo 4)

11.5. Las transferencias primarias vendrán acompañadas de un oficio dirigido a la o el Titular de la Secretaría Ejecutiva, solicitándole la guarda precautoria de las series documentales transferidas al Archivo de Concentración. 11.6. La Dirección de Archivos elaborará y dará a conocer a las Unidades Responsables el calendario de transferencias al Archivo de Concentración. Dichas transferencias deberán realizarse exclusivamente entre marzo y octubre de cada año.





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12. DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Con la finalidad de garantizar un adecuado tratamiento de la documentación de la Comisión Nacional, para la transferencia y conservación de sus expedientes semiactivos, se observarán las siguientes políticas: 12.1. La instancia responsable de la recepción y conservación de los expedientes semiactivos será el Archivo de Concentración, quien recibirá directa y exclusivamente de los Archivos de Trámite los expedientes cuya utilidad operativa haya concluido. 12.2. Durante el mes de diciembre de cada año, el responsable del Archivo de Concentración deberá elaborar y presentar su programa de transferencias del año próximo siguiente para que tomen conocimiento los enlaces del COTECIAD y posteriormente, se dará a conocer en la página de intranet de la Comisión Nacional. 12.3. El Archivo de Concentración tendrá por función: preparar el programa de transferencias; recibir y validar los expedientes transferidos; organizar e inventariar los expedientes; dar seguimiento de las fechas de guarda precautoria; atender los servicios de préstamo; valorar en coordinación con las Unidades Responsables los expedientes que hayan concluido su guarda precautoria, y determinar el destino final de los documentos, el cual podrá ser baja documental o conservación definitiva (transferencia secundaria). 12.4. El programa de transferencias deberá contener el calendario para el periodo de recepción de transferencias, al que deberán sujetarse cada uno de los Archivos de Trámite. 12.5. Toda transferencia de expedientes semiactivos al Archivo de Concentración deberá prepararse de forma organizada y relacionada en el formato correspondiente. 12.6. Los Archivos de Trámite deberán llevar un registro completo y preciso de las transferencias que efectúen, por lo que deberán conservar la copia de sus inventarios para futuras consultas. 12.7. El Archivo de Concentración sólo recibirá en las fechas estipuladas la documentación debidamente integrada en expedientes, en el formato de transferencia establecido para tal efecto. 12.8. Para el préstamo de expedientes, la o el Titular del área generadora deberá presentar una solicitud por escrito dirigida a la o el Titular de la Secretaría Ejecutiva y con copia a la Dirección de Archivos, mediante la cual especifique claramente en qué año fue realizada la transferencia, así como caja y número de expediente solicitado.





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12.9. El Archivo de Concentración prestará los expedientes únicamente a las Unidades Responsables generadoras o productoras de la información. Dicho servicio se ofrecerá a través del llenado de un formato de vale para solicitar el préstamo o consulta de expedientes administrativos (anexo 5) por un periodo de 30 días naturales, el cual podrá renovarse por un plazo equivalente. 12.10. El espacio físico y el mobiliario del Archivo de Concentración, deberá ofrecer las condiciones de seguridad, funcionalidad y limpieza que garanticen la conservación de los documentos, entre las cuales se encuentran las siguientes:

Estar ubicado en una zona libre de humedad.

La estantería deberá ser la adecuada para soportar el peso de la documentación y evitar su deterioro.

La documentación deberá estar resguardada en cajas cuyo material permita su adecuada conservación (cajas de polipropileno).

Los expedientes deberán estar protegidos de agentes físicos y químicos que los afecten, implementando un programa periódico de fumigación entre otras medidas preventivas.

El lugar designado para el resguardo del acervo documental deberá ser exclusivamente utilizado para tal fin, y contará con áreas de trabajo adecuadas para la realización de las actividades y procedimientos propios del Archivo de Concentración.

Las instalaciones eléctricas e hidráulicas deberán ser las adecuadas a las necesidades del inmueble y las labores que ahí se realizan.

El acceso al área de depósito será restringido, únicamente el personal de la Dirección de Archivos tendrá acceso a ellos, en caso necesario se contemplará el acceso del personal del área generadora.

12.11. En el caso de que alguna o algún servidor público cause baja de la Comisión Nacional, deberá solicitar a la Dirección de Archivos la firma de no adeudo de expedientes y/o material de Archivo que haya sido solicitado al Archivo de Concentración, en los términos establecidos en los Lineamientos para la Liberación de Adeudos y de Resguardos de Bienes. 13. DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL A efecto de garantizar la adecuada valoración de la documentación semiactiva para su transferencia secundaria, se observarán las siguientes políticas: 13.1. El Archivo de Concentración será la instancia responsable de la valoración de los expedientes semiactivos, una vez que el plazo de conservación precautoria haya concluido.





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13.2. Respecto a los plazos de conservación y a las modalidades de valoración de la documentación, el Archivo de Concentración aplicará los establecidos por el Catálogo de Disposición Documental. 13.3. Antes de realizar la valoración para proceder a la trasferencia secundaria de documentos que han concluido su guarda precautoria al Archivo Histórico, el Archivo de Concentración elaborará un inventario con la propuesta de los expedientes y/o documentos sujetos de conservarse en el Archivo Histórico, mismo que será puesto a la consideración de los titulares del área generadora y aprueben dicha transferencia. 13.4. En caso de que la o el titular del área generadora requiera la prórroga del plazo de conservación de los expedientes transferidos, lo solicitará mediante oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva con copia a la Dirección de Archivos, estableciendo el nuevo periodo de retención precautoria. 13.5. La valoración de los expedientes semiactivos deberá ser realizada por el Archivo de Concentración seleccionando de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental los expedientes que serán dados de baja y los que serán conservados definitivamente en el Archivo Histórico. 13.6. De existir alguna duda acerca del tratamiento a que deba sujetarse determinado material en cuanto a su destino final, se consultará al COTECIAD. 13.7. Toda transferencia de expedientes con valor permanente, deberá ser cuidadosamente preparada y organizada en el formato del inventario de la transferencia secundaria al Archivo Histórico (Anexo 6), quedando bajo la responsabilidad del Archivo Histórico. 13.8. La baja definitiva de los expedientes será sometida al proceso de baja documental que deberán avalar los miembros del COTECIAD. 14. DE LA TRANSFERENCIA DE LOS EXPEDIENTES CONCLUIDOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE QUEJAS Y ORIENTACIÓN A efecto de garantizar la guarda, custodia y préstamo de los expedientes concluidos de queja, expediente de inconformidad, expedientes de beneficios de ley, expedientes de orientación, expedientes de remisión, expedientes de solicitud de información de recurso de queja, expedientes de seguimiento de recomendaciones, expedientes de archivo de control, así como las recomendaciones que han finalizado su seguimiento, la documentación relacionada con la tramitación de dichos expedientes y sus aportaciones, se observarán las siguientes políticas:





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14.1. La instancia responsable de la guarda, custodia y préstamo de los expedientes concluidos arriba mencionados, será el Archivo de Concentración adscrito a la Dirección de Archivos. 14.2. Los expedientes concluidos de la Dirección General de Quejas y Orientación que sean transferidos al Archivo de Concentración, deberán tener integradas todas las aportaciones generadas durante el periodo de trámite del expediente y hasta el momento del envío correspondiente. Estos deberán estar relacionados en el formato de transferencia autorizado por la Dirección de Archivos e incluir la versión electrónica respectiva. 14.3. Por lo que concierne a las aportaciones de expedientes concluidos, el Archivo de Concentración sólo recibirá aquellas que contengan la ubicación correspondiente y que pertenezcan al penúltimo año de la fecha de su conclusión, o anteriores a este. 14.4. Las aportaciones que se turnen al Archivo de Concentración deberán remitirse mediante oficio anexando la relación correspondiente y el soporte electrónico. 14.5. Los expedientes concluidos de queja, recursos de inconformidad, solicitud de información de recurso de queja, orientación directa, remisión, así como las recomendaciones, no están sujetos al procedimiento de baja documental, por lo que su conservación será de manera indefinida. 14.6. El Archivo de Concentración realizará el préstamo de los expedientes concluidos que se encuentren bajo su resguardo y custodia, previa solicitud mediante oficio dirigido a la o el Titular de la Dirección de Archivos. 14.7. El préstamo de expedientes de quejas se realizará de conformidad con el formato de vale para solicitar el préstamo de expedientes de queja (Anexo 7) y por un periodo de 30 días naturales, pudiendo ser renovado por el mismo periodo de acuerdo a las necesidades del área que lo solicite. 14.8. De ser el caso, para los expedientes de queja podrá agregárseles algunas observaciones en el formato de vale respectivo. 14.9. Es responsabilidad del área solicitante, garantizar la integridad de los expedientes otorgados en préstamo y realizar su devolución en tiempo y forma. 14.10. En relación con los expedientes administrativos de la Dirección General Quejas y Orientación, serán recibidos para su guarda y custodia en el Archivo de Concentración de acuerdo al calendario de transferencias y al procedimiento previamente establecido por la Dirección de Archivos.





20

14.11. Para el préstamo de la documentación administrativa de la Dirección General de Quejas y Orientación, las o los Directores de Área deberán presentar una solicitud por escrito dirigida a la o el Titular de la Dirección de Archivos de la Secretaría Ejecutiva. 14.12. El Archivo de Concentración prestará los documentos administrativos una vez requisitado el vale de préstamo correspondiente por un periodo de 30 días naturales, el cual podrá renovarse por un plazo equivalente. 15. DEL ARCHIVO HISTÓRICO A efecto de garantizar el adecuado manejo de la memoria institucional de la Comisión Nacional, se observarán las siguientes políticas: 15.1. El Archivo Histórico deberá incorporar correctamente los expedientes que reciba del Archivo de Concentración como transferencia secundaria, conservándolos en las series documentales establecidas por el Cuadro General de Clasificación de la Comisión Nacional. 15.2. La organización de los expedientes históricos se efectuará con estricto apego al principio de procedencia y al respeto del orden original, a partir de las categorías jerárquicas de secciones y series de la estructura organizacional y funcional de la Comisión Nacional. 15.3. El Archivo Histórico deberá elaborar y mantener actualizado su formato de inventario (Anexo 8), así como establecer un programa para la elaboración de los catálogos de las series que estén bajo su custodia. 15.4. Para la conservación física de los materiales documentales, el Archivo Histórico deberá contar con un espacio físico que cumpla con las normas mínimas de preservación documental, considerando: un ambiente estable con una temperatura entre 18° y 22°C y con una humedad entre 45% y 55% de humedad relativa (HR); instalaciones eléctricas de tipo industrial externas; buena ventilación; protección contra los rayos directos del sol sobre las cajas; mobiliario adecuado, así como espacios para el acervo, área administrativa y de consulta, incluyendo el mobiliario adecuado para el tratamiento de documentos en otro soporte tales como documentos electrónicos, fotográficos, de audio y video. 16. DE LA BAJA DOCUMENTAL A efecto de mantener depurada la información que resguardan los archivos de la Comisión Nacional, se observarán las siguientes políticas:





21

16.1. La documentación que resguarda el Archivo de Concentración, deberá permanecer como archivo semiactivo hasta que se cumplan los tiempos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental. 16.2. Todos los expedientes de la Comisión Nacional, cuya vigencia ha concluido conforme al Catálogo de Disposición Documental, serán sujetos a revisión para su valoración, selección, transferencia secundaria o baja definitiva, para que a su vez, la Dirección de Archivos elabore la primera propuesta de baja y la turne a las o los titulares de las áreas para dar seguimiento al trámite correspondiente. 16.3. De ser el caso, las Unidades Responsables solicitarán mediante oficio a la o el Titular de la Secretaría Ejecutiva, el dictamen de valoración para proceder a la baja documental de los expedientes que se resguardan en el Archivo de Concentración. 16.4. La Secretaría Ejecutiva, instruirá a la Dirección de Archivos para que dé seguimiento al proceso de baja documental, haciendo entrega del oficio enviado por las Unidades Responsables y el inventario del formato de baja correspondiente. (Anexo 9) 16.5. La Dirección de Archivos validará el inventario de la documentación para baja propuesta por las Unidades Responsables emitiendo la ficha técnica de valoración, el dictamen de valoración documental y el acta de baja documental, las cuales remitirá nuevamente a la Secretaría Ejecutiva para dar seguimiento al trámite. 16.6. La Secretaría Ejecutiva canalizará a las y los titulares de cada área generadora los inventarios autorizados para la baja documental. 16.7. La Secretaría Ejecutiva en coordinación con la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales adscrita a la Oficialía Mayor, continuará el procedimiento de baja y destino final en términos de la normatividad aplicable con la finalidad de llevar a cabo la destrucción documental. 16.8. El COTECIAD y el personal que haya intervenido en el proceso de destrucción documental, validará la baja con la firma de cada uno de ellos al final de los inventarios correspondientes. 16.9. Las Unidades Responsables deberán resguardar los inventarios de baja por un periodo mínimo de cinco años a partir de la fecha de su destrucción.





22

CAPÍTULO III DISPOSICIONES FINALES

17. DEL ACERVO DOCUMENTAL La Secretaría Ejecutiva tendrá las facultades al igual que el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos para enriquecer, mantener y custodiar el acervo documental de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, de conformidad con las presentes disposiciones.

18. INTERPRETACIÓN La Secretaría Ejecutiva, a través de la Dirección de Archivos, será la instancia competente para interpretar las presentes disposiciones para efectos administrativos, previa opinión del Órgano Interno de Control. 19. SUPERVISIÓN Y VIGILANCIA El Órgano Interno de Control, en el ámbito de su competencia y en ejercicio de las atribuciones que en materia de supervisión y vigilancia les confiere el Reglamento Interno, comprobará el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual. 20. VIGENCIA Las disposiciones contenidas en este Manual entrarán en vigor el día 15 de agosto de 2014.

TRANSITORIOS

PRIMERO. Queda sin efectos el Manual de Políticas y Procedimientos de los Archivos Administrativos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos expedido el 22 de septiembre de 2009, así como cualquier otra disposición que se oponga al presente . SEGUNDO. Publíquense las políticas de este Manual en la Gaceta de la Comisión Nacional.





23

DESCRIPCIONES DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO 1. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 Secretaría Ejecutiva

Recibe oficio de las y los titulares de las Unidades Responsables solicitando la transferencia primaria de los documentos que generan al Archivo de Concentración y turna dicha solicitud a la Dirección de Archivos.

2 Dirección de Archivos Recibe petición e instruye al Departamento del Archivo de Concentración para dar seguimiento a la recepción de expedientes.

3 Departamento de

Archivo de Concentración

Recibe instrucción y copia del oficio, así como los formatos originales de la transferencia y las cajas con los expedientes.

4

Revisa y coteja el contenido de las cajas con el formato de transferencia primaria para verificar que cumpla con las especificaciones requeridas y firma de recibido en la hoja de cierre del formato de transferencia primaria, asentando observaciones si fuera el caso.

5

Archiva el formato junto con el oficio firmado por la o el titular de la Unidad Responsable, la o el responsable del Archivo de Trámite, la o el enlace del COTECIAD y la o el Jefe de Departamento de Archivo de Concentración y envía copia del mismo a la Unidad Responsable correspondiente.

6 Unidades Responsables (Área Generadora de la

Documentación)

Reciben copia del formato de transferencia primaria debidamente llenado para su control interno.

7 Departamento de


Coloca las cajas transferidas previamente analizadas en el área de depósito asignada e informa a la Dirección de Archivos sobre la conclusión de la transferencia primaria.

8 Dirección de Archivos Toma conocimiento.

FIN DEL PROCEDIMIENTO





24

1A- DIAGRAMA DE FLUJO

SECRETARÍA EJECUTIVA DIRECCIÓN DE ARCHIVOS

DEPARTAMENTO DE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

UNIDADES RESPONSABLES

Fase

1

Recibe oficio de las y

los titulares de los

órganos y unidades

responsables

solicitando la

transferencia primaria

de los documentos

que generan al

Archivo de

Concentración y turna

dicha solicitud a la

Dirección de

Archivos.

2

Recibe petición e

instruye a la Jefatura

de Departamento del

Archivo de

Concentración para dar

seguimiento a la

recepción de

expedientes.

Archiva el formato junto con el

oficio firmado por la o el titular

del órgano o unidad

administrativa, la o el

responsable del Archivo de

Trámite, la o el enlace del

COTECIAD y la o el Jefe de

Departamento de Archivo de

Concentración y envía copia

del mismo al órgano o unidad

Rresponsable

correspondiente.

5

FIN DE

PROCEDIMIENTO

INICIO

Recibe instrucción y copia

del oficio, así como los

formatos originales de la

transferencia y las cajas

con los expedientes.

Revisa y coteja el contenido

de las cajas con el formato de

transferencia primaria para

verificar que cumpla con las

especificaciones requeridas y

firma de recibido en la hoja de

cierre del formato de

transferencia primaria,

asentando observaciones si

fuera el caso.

3

4

Reciben copia del

formato de

transferencia primaria

debidamente llenado

para su control interno.

6

Coloca las cajas

transferidas

previamente analizadas

en el área de depósito

asignada e informa a la

Dirección de Archivos

sobre la conclusión de

la transferencia

primaria.

7

8

Toma conocimiento.





25

2. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE EXPEDIENTES CONCLUIDOS DE QUEJA, RECURSOS DE INCONFORMIDAD, SOLICITUD DE INFORMACIÓN, ORIENTACIÓN DIRECTA, REMISIÓN Y RECOMENDACIONES


1 Subdirección de Archivo de la Dirección General de Quejas y Orientación

Envía mediante oficio, listado y/o soporte electrónico a la Dirección de Archivos las cajas que contienen los expedientes concluidos de queja, recursos de inconformidad, solicitud de información de recursos de quejas, orientación directa, remisión y recomendaciones.

2 Dirección de Archivos

Recibe oficio, listado y/o soporte electrónico de los documentos e instruye al Departamento de Archivo de Concentración para dar seguimiento a la recepción de la transferencia entregándole el oficio, listado y/o soporte electrónico con el acuse de recibo correspondiente.

3 Departamento de


Recibe instrucción, oficio, listado, soporte electrónico y acuse de recibo correspondiente.

4

Procede a revisar y cotejar el contenido de las cajas con el formato correspondiente para verificar que cumpla con las especificaciones requeridas, firma de recibido, asentando observaciones si fuera el caso.

5

Analiza el contenido de las cajas y solicita al personal operativo de enlace que las coloquen en el área de depósito y proceda a elaborar y pegar la carátula de identificación a las cajas.

6 Informa a la Dirección de Archivo la conclusión de la transferencia.







26

2A- DIAGRAMA DE FLUJO SUBDIRECCIÓN DE ARCHIVO

DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

QUEJAS Y ORIENTACIÓN

DIRECCIÓN DE ARCHIVOS

DEPARTAMENTO DE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

1

Envía mediante

oficio, listado y/o

soporte electrónico a

la Dirección de

Archivos las cajas

que contienen los

expedientes

concluidos de queja,

recursos de

inconformidad,

solicitud de

información de

recursos de quejas,

orientación directa,

remisión y

recomendaciones.

2

Recibe oficio, listado y/

o soporte electrónico

de los documentos e

instruye a la Jefatura

de Departamento de

Archivo de


seguimiento a la

recepción de la

transferencia

entregándole el oficio,

listado y/o soporte

electrónico con el

acuse de recibo

correspondiente.

Analiza el contenido de las

cajas y solicita al personal

operativo de enlace que las

coloquen en el área de

depósito y proceda a elaborar

y pegar la carátula de

identificación a las cajas.

5

FIN DE

PROCEDIMIENTO

INICIO

Recibe instrucción, oficio,

listado, soporte

electrónico y acuse de

recibo correspondiente.

Procede a revisar y cotejar el

contenido de las cajas con el

formato correspondiente para

verificar que cumpla con las

especificaciones requeridas,

firma de recibido, asentando

observaciones si fuera el

caso.

3

4

Informa a la Dirección

de Archivo la

conclusión de la

transferencia.

7

Toma conocimiento.

6





27

3. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE APORTACIONES DE EXPEDIENTES CONCLUIDOS DE QUEJA, RECURSOS DE INCONFORMIDAD, SOLICITUD DE INFORMACIÓN, ORIENTACIÓN DIRECTA, REMISIÓN Y RECOMENDACIONES QUE SE ENCUENTRAN AL RESGUARDO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


1

Subdirección de Archivo de la

Dirección General de Quejas y Orientación

Remite a la Dirección de Archivos, mediante oficio y acuse de recibo, las cajas que contienen las aportaciones de los expedientes concluidos de queja, recursos de inconformidad, solicitud de información de recursos de quejas, orientación directa, remisión y recomendaciones.

2 Dirección de Archivos Recibe oficio y acuse de recibo de las aportaciones y turna al Departamento de Archivo de Concentración para dar seguimiento a la recepción de dichas aportaciones.

3 Departamento de


Recibe los oficios, los acuses de recibo y las cajas para verificar que cada una de ellas contenga en su interior el listado correspondiente a las aportaciones enviadas con su respectiva ubicación.

4

Solicita al personal operativo de enlace se cotejen físicamente los listados contra las aportaciones y determina:

¿Existen aportaciones faltantes o sobrantes?

4.1

Si

Hace del conocimiento de la Subdirección de Archivo de la Dirección General de Quejas y Orientación que se detectaron aportaciones faltantes y sobrantes y entrega los listados y acuses de recibo correspondientes.

Continúa en la actividad No. 5

4.2 Departamento de


No

Archiva los oficios y listados e informa el término del trámite a la Dirección de Archivos, quien toma conocimiento.

Pasa a fin de procedimiento

5

Subdirección de Archivo de la

Dirección General de Quejas y Orientación

Recibe los listados y acuses de recibo correspondientes para verificar aquellos que presenten indicaciones de las aportaciones sobrantes o faltantes y toma conocimiento.






28


SUBDIRECCIÓN DE ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE



DEPARTAMENTO DE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

1

Remite a la Dirección

de Archivos,

mediante oficio y

acuse de recibo, las

cajas que contienen

las aportaciones de

los expedientes

concluidos de queja,

recursos de

inconformidad,

solicitud de

información de

recursos de quejas,

orientación directa,

remisión y

recomendaciones.

2

Recibe oficio y acuse

de recibo de las

aportaciones y turna al

Departamento de

Archivo de


seguimiento a la

recepción de dichas

aportaciones.

Hace del conocimiento

de la Subdirección de

Archivo de la Dirección

General de Quejas y

Orientación que se

detectaron

aportaciones faltantes y

sobrantes y entrega los

listados y acuses de

recibo

correspondientes.

4.1

FIN DE

PROCEDIMIENTO

INICIO

Recibe los oficios, los

acuses de recibo y las

cajas para verificar que

cada una de ellas

contenga en su interior el

listado correspondiente a

las aportaciones enviadas

con su respectiva

ubicación.

Solicita al personal operativo

de enlace se cotejen

físicamente los listados contra

las aportaciones y determina:

3

4

Archiva los oficios y

listados e informa el

término del trámite a la

Dirección de Archivos,

quien toma

conocimiento.

Pasa a fin de

procedimiento

5

Recibe los listados y

acuses de recibo

correspondientes para

verificar aquellos que

presenten indicaciones

de las aportaciones

sobrantes o faltantes y

toma conocimiento.

4.2

¿Existen aportaciones

faltantes o sobrantes?





29

4. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE APORTACIONES Y/O EXPEDIENTES CONCLUIDOS DE QUEJA, RECURSOS DE INCONFORMIDAD, SOLICITUD DE INFORMACIÓN, ORIENTACIÓN DIRECTA, REMISIÓN Y RECOMENDACIONES.


1 Subdirección de Archivo de la Dirección General de Quejas y Orientación

Solicita mediante oficio a la Dirección de Archivos el préstamo de aportaciones y/o expedientes concluidos.

2 Dirección de Archivos Recibe oficio y lo entrega al Departamento de Archivo de Concentración instruyéndole para que dé seguimiento a la solicitud de préstamo.

3 Departamento de


Atiende petición y procede a localizar los documentos requeridos, mediante la consulta a los listados de la base de datos proporcionada en su momento por la Subdirección de Archivos de la Dirección General de Quejas y Orientación, y determina:

¿Se localizó el expediente o aportación solicitada?

3.1

No

Se da aviso a la Subdirección de Archivos de la Dirección General de Quejas y Orientación.

Pasa a fin de procedimiento.

3.2

Si

Ubica el anaquel donde se localiza la caja y se extrae el documento requerido.

4

Elabora el vale de préstamo con los datos de las aportaciones y/o expedientes concluidos y notifica a la Subdirección de Archivos de la Dirección General de Quejas y Orientación que los documentos están disponibles para el préstamo.

5

Subdirección de Archivos de la Dirección

General de Quejas y Orientación

Gestiona la recolección de aportaciones y/o expedientes concluidos ante el Departamento de Archivo de Concentración.

6 Departamento de


Atiende la entrega de los expedientes o aportaciones solicitadas en préstamo, solicita la firma del vale de préstamo correspondiente e informa a la Dirección de Archivos sobre la conclusión del préstamo.







30


SUBDIRECCIÓN DE ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE



DEPARTAMENTO DE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

1

Solicita mediante

oficio a la Dirección

de Archivos el

préstamo de

aportaciones y/o

expedientes

concluidos.

2

Recibe oficio y lo

entrega al

Departamento de

Archivo de

Concentración

instruyéndole para que

dé seguimiento a la

solicitud de préstamo.

Se da aviso a la

Subdirección de

Archivos de la

Dirección General de

Quejas y Orientación.

Pasa a fin de

procedimiento.

3.1

FIN DE

PROCEDIMIENTO

INICIO

Atiende petición y procede

a localizar los documentos

requeridos, mediante la

consulta a los listados de

la base de datos

proporcionada en su

momento por la

Subdirección de Archivos

de la Dirección General

de Quejas y Orientación, y

determina:

3

NO

Ubica el anaquel donde

se localiza la caja y se

extrae el documento

requerido.

5

Gestiona la recolección

de aportaciones y/o

expedientes concluidos

ante el Departamento de

Archivo de

Concentración.

3.2

¿Se localizó el

expediente o

aportación

solicitada?

SI

Elabora el vale de préstamo

con los datos de las

aportaciones y/o expedientes

concluidos y notifica a la

Subdirección de Archivos de

la Dirección General de

Quejas y Orientación que los

documentos están disponibles

para el préstamo.

4

Atiende la entrega de los

expedientes o aportaciones

solicitadas en préstamo, solicita la

firma del vale de préstamo

correspondiente e informa a la

Dirección de Archivos sobre la

conclusión del préstamo.

6

Toma conocimiento.

7





31

5. PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL


1 Departamento de Archivo de

Concentración

Revisa el inventario de cada sección, identifica la documentación que cumplió con el tiempo de guarda e informa a la Dirección de Archivos sobre la documentación que ha cumplido con dicho periodo para iniciar el procedimiento de valoración.

2 Dirección de Archivos Toma conocimiento y coteja los periodos de conservación de la documentación en el Catálogo de Disposición Documental junto con el Departamento de Archivo de Concentración.

3

Elabora oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva, solicitando informar a las Unidades Responsables el periodo de guarda para proceder a la selección de la documentación sujeta a baja o transferencia secundaria, según sea el caso.


Recibe comunicado y a su vez, remite a las Unidades Responsables la notificación del periodo de guarda, así como solicitar su autorización para iniciar los trabajos de selección de la documentación.

5 Unidades Responsables Reciben oficio y revisan copia del formato de transferencia primaria y determinan:¿Se autorizan los trabajos de depuración?

5.1 SI

Comunican a la Secretaría Ejecutiva mediante oficio.

5.2

NO

Solicita por escrito el titular de la Secretaría Ejecutiva nuevo periodo de guarda.

6 Secretaría Ejecutiva Recibe oficio y turna a la Dirección de Archivos para su seguimiento.

7 Dirección de Archivos Recibe oficio de conformidad e instruye al Departamento de Archivo de Concentración para dar seguimiento al proceso de depuración o ampliación de periodos de guarda.

8 Departamento de Archivo de

Concentración

Recibe instrucción, realiza los trabajos de depuración e informa a la Dirección de Archivos sobre la baja, transferencia secundaria o ampliación del periodo de guarda de la documentación.


Toma conocimiento y elabora para la Secretaría Ejecutiva, propuesta de comunicado para informar a las Unidades Responsables-adjuntando informe- acerca de las conclusiones de los trabajos de selección de documentos.

10 Secretaría Ejecutiva Recibe propuesta de comunicado y elabora oficio dirigido a las Unidades Responsables anexando copia del inventario.

11 Unidades Responsables Recibe oficio e inventario anexo y se dan por enterados de las bajas definitivas, las transferencias secundarias o el nuevo periodo de guarda, según sea el caso.






32

5A- DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

DEPARTAMENTO DE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓNDIRECCIÓN DE ARCHIVOS SECRETARÍA EJECUTIVA UNIDADES RESPONSABLES

Fase

1

Revisa el inventario

de cada sección,

identifica la

documentación que

cumplió con el tiempo

de guarda e informa a

la Dirección de

Archivos sobre la

documentación que

ha cumplido con

dicho periodo para

iniciar el

procedimiento de

valoración.

2

Toma conocimiento y

coteja los periodos de

conservación de la

documentación en el

Catálogo de

Disposición

Documental junto con

el Departamento de

Archivo de

Concentración.

Comunican a la

Secretaría Ejecutiva

mediante oficio.

5.1

FIN DE

PROCEDIMIENTO

INICIO

Recibe comunicado y a su

vez, remite a los órganos

y unidades responsables

la notificación del periodo

de guarda, así como

solicitar su autorización

para iniciar los trabajos de

selección de la

documentación.

4

SI

Solicita por

escrito el titular

de la Secretaría

Ejecutiva nuevo

periodo de

guarda.

7

Recibe oficio de

conformidad e instruye al

Departamento de Archivo

de Concentración para

dar seguimiento al

proceso de depuración o

ampliación de periodos

de guarda.

5.2

¿Se autorizan los

trabajos de

depuración?

NO

Recibe oficio y turna a la

Dirección de Archivos para

su seguimiento.

6

Recibe instrucción,

realiza los trabajos de

depuración e informa a

la Dirección de

Archivos sobre la baja,

transferencia

secundaria o

ampliación del periodo

de guarda de la

documentación.

8

Toma conocimiento y

elabora para la Secretaría

Ejecutiva, propuesta de

comunicado para informar a

las unidades responsables

-adjuntando informe- acerca

de las conclusiones de los

trabajos de selección de

documentos.

9

3

Elabora oficio

dirigido a la

Secretaría Ejecutiva,

solicitando informar

a las unidades

responsables el

periodo de guarda

para proceder a la

selección de la

documentación

sujeta a baja o

transferencia

secundaria, según

sea el caso.

5

Reciben oficio y revisan

copia del formato de

transferencia primaria y

determinan:

10

Recibe propuesta de

comunicado y elabora

oficio dirigido a los

órganos y unidades

responsables anexando

copia del inventario.

Recibe oficio e inventario

anexo y se dan por

enterados de las bajas

definitivas, las

transferencias

secundarias o el nuevo

periodo de guarda,

según sea el caso.

11





33

6. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN AL ARCHIVO HISTÓRICO


1 Departamento de Archivo

de Concentración

Selecciona del Archivo de Concentración los expedientes que son susceptibles de ser considerados documentos históricos e informa a la Dirección de Archivos al respecto.

2 Dirección de Archivos Toma conocimiento y notifica al COTECIAD para la validación del procedimiento.

3 COTECIAD Toma conocimiento y valida a la Dirección de Archivos para realizar el procedimiento de la transferencia secundaria.

4 Dirección de Archivos Obtiene validación e instruye a la Subdirección de Archivos para realizar la transferencia secundaria correspondiente.

5 Subdirección de Archivos Elabora el inventario de transferencia secundaria correspondiente de los expedientes seleccionados para integrarse al Archivo Histórico. (Anexo 6)

6

Arregla en cajas de archivo los expedientes seleccionados y elabora la carátula con los datos correspondientes a cada caja, de acuerdo al orden que guarda el inventario de transferencia secundaria,

7 Informa a la Dirección de Archivos sobre de la cantidad de documentos y cajas que siguieron el proceso de la transferencia secundaria, anexando el inventario correspondiente.

8 Dirección de Archivos Toma conocimiento, recibe inventario, valida la transferencia y mediante oficio envía a la Secretaría Ejecutiva dicho inventario para su conocimiento.

9 Secretaría Ejecutiva Recibe oficio e inventario. Toma conocimiento y lo devuelve a la Dirección de Archivos.


Recibe oficio e inventario de transferencia secundaria, envía copia al COTECIAD para su conocimiento e instruye a la Subdirección de Archivos para firmar la hoja de cierre correspondiente y proceder a su guarda.

11 COTECIAD Recibe oficio e inventario de transferencia secundaria y toma conocimiento.

12 Dirección de Archivos Instruye a la Subdirección de Archivos para firmar la hoja de cierre correspondiente y proceder a su guarda.

13 Subdirección de Archivos Recibe inventarios, los firma, resguarda y coloca las cajas con la documentación en el área de depósito correspondiente.






34

6A- DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN AL ARCHIVO HISTÓRICO


DEPARTAMENTO DE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

COTECIADSUBDIRECCIÓN DE

ARCHIVOS

SECRETARÍA

EJECUTIVA

Fase

1

Selecciona del Archivo

de Concentración los

expedientes que son

susceptibles de ser

considerados

documentos históricos

e informa a la


al respecto.

2

Toma conocimiento

y notifica al

COTECIAD para la

validación del

procedimiento.

3

Toma conocimiento y valida a

la Dirección de Archivos para

realizar el procedimiento de la

transferencia secundaria.

Informa a la Dirección de Archivos sobre de la cantidad de documentos y cajas que siguieron el proceso de la transferencia secundaria, anexando el inventario correspondiente.

Arregla en cajas de

archivo los

expedientes

seleccionados y

elabora la carátula con

los datos

correspondientes a

cada caja, de acuerdo

al orden que guarda el

inventario de

transferencia

secundaria.

7

INICIO

6

Elabora el inventario

de transferencia

secundaria

correspondiente de

los expedientes

seleccionados para

integrarse al Archivo

Histórico. (Anexo 6)

5

Obtiene validación e instruye a

la Subdirección de Archivos

para realizar la transferencia

secundaria correspondiente.

4

8

Toma conocimiento, recibe inventario, valida la transferencia y mediante oficio envía a la Secretaría Ejecutiva dicho inventario para su conocimiento.

Recibe oficio e inventario. Toma conocimiento y lo devuelve a la Dirección de Archivos.

9Recibe oficio e inventario de transferencia secundaria, envía copia al COTECIAD para su conocimiento e instruye a la Subdirección de Archivos para firmar la hoja de cierre correspondiente y proceder a su guarda.

10

Recibe oficio e inventario de transferencia secundaria y toma conocimiento.

11

Instruye a la Subdirección de Archivos para firmar la hoja de cierre correspondiente y proceder a su guarda.

12

Recibe inventarios, los firma, resguarda y coloca las cajas con la documentación en el área de depósito correspondiente.

13

9

10

FIN DE

PROCEDIMIENTO





35

7. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DOCUMENTAL DE EXPEDIENTES



Recibe oficio de las Unidades Responsables solicitando la baja documental y los turna a la Dirección de Archivos para iniciar las gestiones necesarias para la depuración.


Recibe oficio y elabora las actas de baja documental, especificando el volumen de documentación y área generadora de la misma. Anexa los inventarios correspondientes y envía a los Unidades Responsables para recabar las firmas de las actas.

3 Unidades Responsables Reciben, revisan, firman las actas de baja documental con los inventarios correspondientes y remiten a la Dirección de Archivos.


Recibe las actas e inventarios, revisa que estén debidamente requisitados y las turna a la o el titular de la Unidad Responsable, Órgano Interno de Control y a la Presidencia del COTECIAD para recabar las firmas para la baja documental.

5 Órgano Interno de

Control y COTECIAD Recibe las actas e inventarios para la baja documental, firma y devuelve a la Dirección de Archivos.

6 Dirección de Archivos Recibe las actas e inventarios firmados, elabora y envía a la Secretaría Ejecutiva un oficio con la propuesta de proyecto de empresas trituradoras de documentos.


Recibe oficio y propuesta de proyecto de empresas trituradoras y turna a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales la propuesta de proyecto de trituración y solicita se lleve a cabo la petición.

8 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

Recibe solicitud, designa a la empresa encargada de realizar la trituración y notifica a la Secretaría Ejecutiva los datos del proveedor.

9 Secretaría Ejecutiva Recibe el nombre de la empresa que va a realizar los trabajos y lo comunica a la Dirección de Archivos para su conocimiento.





36


10 Dirección de Archivos Recibe comunicación y se pone en contacto con la empresa, para definir el día y la hora de la trituración de documentos.

11 Empresa Trituradora Escucha la propuesta de la Dirección de Archivos y determinan fecha y hora del servicio de trituración.


Acuerda con el proveedor la cita para el servicio de trituración y elabora oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva, solicitando se le informe al Órgano Interno de Control, al COTECIAD, al Comité de Información y a la Oficialía Mayor la fecha y hora en que se procederá a la trituración, para presenciar la misma.


Recibe oficio de solicitud, convoca a los representantes de las instancias que intervienen para llevar a cabo la trituración y lo hace del conocimiento de la Dirección de Archivos.

14 Dirección de Archivos Recibe notificación y entrega a la empresa contratada la documentación a ser destruida.

15 Empresa Trituradora

Recibe documentación, realiza la destrucción documental en presencia de los representantes de las instancias antes mencionadas y entrega al representante de la Secretaría Ejecutiva un certificado de destrucción de la documentación.

16 Secretaría Ejecutiva Recibe certificado y lo turna a la Dirección de Archivos para su guarda.

17 Dirección de Archivos Recibe certificado de destrucción y lo archiva.






37

7A- DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA BAJA DOCUMENTAL DE EXPEDIENTES

DIRECCIÓN DE ARCHIVOSSECRETARÍA

EJECUTIVAUNIDADES RESPONSABLES

ÓRGANO INTERNO DE

CONTROL Y COTECIAD

SECRETARÍA

EJECUTIVA

Fase

1

Recibe oficio de los

órganos y unidades

responsables

solicitando la baja

documental y los turna

a la Dirección de

Archivos para iniciar

las gestiones

necesarias para la

depuración.

2

Recibe oficio y elabora las

actas de baja documental,

especificando el volumen

de documentación y área

generadora de la misma.

Anexa los inventarios

correspondientes y envía a

los órganos y unidades

responsables para recabar

las firmas de las actas.

3

Reciben, revisan, firman las

actas de baja documental con

los inventarios

correspondientes y remiten a

la Dirección de Archivos.

Recibe oficio y propuesta de proyecto de empresas trituradoras y turna a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales la propuesta de proyecto de trituración y solicita se lleve a cabo la petición.

7

INICIO

Recibe las actas e

inventarios para la baja

documental, firma y

devuelve a la Dirección

de Archivos.

5

Recibe las actas e

inventarios, revisa que

estén debidamente

requisitados y las turna

a la o el titular del

Órgano Interno de

Control y a la

Presidencia del

COTECIAD para

recabar las firmas para

la baja documental.

4

6

Recibe las actas e inventarios firmados, elabora y envía a la Secretaría Ejecutiva un oficio con la propuesta de proyecto de empresas trituradoras de documentos.

A





38

SECRETARÍA EJECUTIVA

DIRECCIÓN GENERAL

DE RECURSOS

MATERIALES Y

SERVICIOS

GENERALES

DIRECCIÓN DE ARCHIVOS EMPRESA TRITURADORA

8

Recibe solicitud,

designa a la

empresa encargada

de realizar la

trituración y notifica

a la Secretaría

Ejecutiva los datos

del proveedor.

9

Recibe el nombre de la

empresa que va a

realizar los trabajos y lo

comunica a la


para su conocimiento.

10

Recibe comunicación y se

pone en contacto con la

empresa, para definir el día y

la hora de la trituración de

documentos.

Recibe notificación y entrega a la empresa contratada la documentación a ser destruida.

14

Escucha la propuesta de

la Dirección de Archivos y

determinan fecha y hora

del servicio de trituración.

11

Acuerda con el

proveedor la cita para

el servicio de trituración

y elabora oficio dirigido

a la Secretaría

Ejecutiva, solicitando

se le informe al Órgano

Interno de Control, al

COTECIAD, al Comité

de Información y a la

Oficialía Mayor la fecha

y hora en que se

procederá a la

trituración, para

presenciar la misma.

12

13

Recibe oficio de solicitud, convoca a los representantes de las instancias que intervienen para llevar a cabo la trituración y lo hace del conocimiento de la Dirección de Archivos.

A

Recibe documentación, realiza la destrucción documental en presencia de los representantes de las instancias antes mencionadas y entrega al representante de la Secretaría Ejecutiva un certificado de destrucción de la documentación.

15

Recibe certificado y lo turna a la Dirección de Archivos para su guarda.

16

Recibe certificado de destrucción y lo archiva.

17

FIN DE

PROCEDIMIENTO





39

8. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO O CONSULTA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN


1 Secretaría Ejecutiva Recibe oficio de petición para el préstamo o consulta de expedientes resguardados en el Archivo de Concentración y turna a la Dirección de Archivos.

2 Dirección de Archivos Recibe oficio y lo entrega al Departamento de Archivo de Concentración instruyéndole para que dé seguimiento a la solicitud de préstamo.

3 Departamento del Archivo

de Concentración

Atiende petición y junto con el oficio, solicita al personal operativo de enlace localizar la ubicación de los documentos requeridos mediante la consulta a los inventarios.

4

Firma el vale que contiene la información del expediente y define:

¿Se trata de CONSULTA o PRÉSTAMO?

4.1

CONSULTA

Entrega al solicitante y éste revisa el expediente en las instalaciones del Archivo de Concentración, firma vale de préstamo y consulta y lo devuelve al Departamento de Archivo de Concentración.

Continúa en la actividad No. 6

4.2

PRÉSTAMO

Entrega al solicitante y éste revisa el expediente y lleva documento a su Unidad Responsable.

5 Solicitante Devuelve el expediente en tiempo y forma al Departamento de Archivo de Concentración; firma el vale de préstamo y consulta.

6 Departamento de Archivo de Concentración

Recibe el expediente y coteja que esté completo, cancela el vale, archiva el vale en la carpeta correspondiente e informa a la Dirección de Archivos acerca de la entrega.


Toma conocimiento y en caso de no hacer la devolución en el tiempo establecido se procede a levantar el acta administrativa correspondiente y lo comunica al Órgano Interno de Control.

8 Órgano Interno de Control Toma conocimiento y resuelve lo que en derecho proceda.






40

8A- DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PRÉSTAMO O CONSULTA DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

DIRECCIÓN DE ARCHIVOSSECRETARÍA

EJECUTIVA

DEPARTAMENTO DEL ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓNSOLICITANTE

ÓRGANO INTERNO DE

CONTROL

Fase

1

Recibe oficio de

petición para el

préstamo o

consulta de

expedientes

resguardados en el

Archivo de

Concentración y

turna a la Dirección

de Archivos.

2

Recibe oficio y lo

entrega al

Departamento de

Archivo de

Concentración

instruyéndole para que

dé seguimiento a la

solicitud de préstamo.

3

Atiende petición y junto con el

oficio, solicita al personal

operativo de enlace localizar

la ubicación de los

documentos requeridos

mediante la consulta a los

inventarios.

CONSULTA

Entrega al solicitante y éste

revisa el expediente en las

instalaciones del Archivo de

Concentración, firma vale de

préstamo y consulta y lo

devuelve al Departamento de

Archivo de Concentración.

(Continúa en la actividad

No. 6)

4.1

Firma el vale que contiene la

información del expediente y

define:

4

7

Toma conocimiento y en caso de no hacer la devolución en el tiempo establecido se procede a levantar el acta administrativa correspondiente y lo comunica al Órgano Interno de Control.

INICIO

PRÉSTAMO Entrega al solicitante y éste revisa el expediente y lleva documento a su Unidad Responsable.

4.2

Recibe el expediente y coteja que esté completo, cancela el vale, archiva el vale en la carpeta correspondiente e informa a la Dirección de Archivos acerca de la entrega.

6 Devuelve el expediente en tiempo y forma al Departamento de Archivo de Concentración; firma el vale de préstamo y consulta.

5

FIN DE

PROCEDIMIENTO

¿Se trata de

consulta o

préstamo?

Toma conocimiento y resuelve lo que en derecho proceda.

8





41

ANEXO 1 FORMATO DEL INVENTARIO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS INVENTARIO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

Fecha de Actualización: (1)

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

Unidad Responsable: (2)

Área Generadora: (3)

ÁREA DE DESCRIPCIÓN

Ubicación No. de

Exp. Sección Serie Asunto

(4) (5) (6) (7) (8)

Elaboró: Responsable del Archivo de Trámite

(9) (10)





42

ANEXO 1 INVENTARIO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

INSTRUCTIVO DE LLENADO

DICE SE DEBE ANOTAR

1 Se anotará la fecha en la que se realiza el llenado del inventario o su

actualización.

2 Se anotará el nombre de la Unidad Responsable donde se producen los

documentos.

3 Se anotará el nombre del área donde se generan los documentos.

4 Anotar la ubicación física donde se encuentra resguardada la

documentación, especificar número de archivero, gaveta y área.

5 Anotar el número consecutivo de cada expediente.

6 Anotar el nombre de la sección a la que pertenece el documento de

acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística.

7 Anotar el nombre de la serie a la que pertenecen los documentos, de

acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística de la CNDH.

8

Se anotará el título o nombre del expediente, fecha(s), así como un breve

resumen del contenido, es decir, el asunto al que hace referencia dicho

documento, especificando si es copia u original.

9 Anotar el nombre completo y la firma de la persona que elaboró el formato.

10 Anotar el nombre completo y la firma del responsable del Archivo de

Trámite.





43

ANEXO 2 FORMATO DE LA CARÁTULA DEL EXPEDIENTE (EXPEDIENTACIÓN)

COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS CARÁTULA DEL EXPEDIENTE (Expedientación)

Transferencia: (1) Caja: (2)

Número del Expediente: (3)

Fecha (s) del Expediente: (4)

FONDO Comisión Nacional de los Derechos Humanos




SECCIÓN SERIE

(7) (8)

ASUNTO

(9)

VALORES DOCUMENTALES

Administrativo (10) Legal (11) Fiscal/Contable (12)

PERIODO DE GUARDA

(13)





44

ANEXO 2 CARÁTULA DEL EXPEDIENTE (EXPEDIENTACIÓN)


DICE SE DEBE ANOTAR

1 Se anotará el año de la transferencia y el número de remesa a la que

pertenece el expediente.

2 Anotar el número de la caja a la que corresponda el expediente.

3

Se anotará el número de cada expediente bajo la siguiente fórmula: CNDH

/ 300 / 1C / 1.1 / 001 equivalente a: fondo / clave presupuestal por área /

código de la sección / código de la serie / número consecutivo del

expediente; para obtener el código de la sección y serie se utilizará la

descrita en el Cuadro General de Clasificación Archivística de la CNDH.

4 Se anotarán las fechas extremas contenidas en el expediente o de ser el

caso, el año del que se trata la documentación.


documentos.






9

Se anotará el título o nombre del expediente, así como un breve resumen

del contenido del expediente, es decir, el asunto al que hace referencia

dicho documento, especificando si es original o copia.

10 Marcar con una “X” si el valor del documento es administrativo.

11 Marcar con una “X” si el valor del documento es legal.

12 Marcar con una “X” si el valor del documento es fiscal y/o contable.

13 Anotar cuantos años permanecerá resguardado el documento en el Archivo

de Concentración.





45

ANEXO 3 FORMATO DEL INVENTARIO DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Transferencia: (1)





Caja No. de


Clasificación Valor Documental Periodo de

Guarda P R C A L F/C

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)

OBSERVACIONES (16)

Elaboró Responsable del Archivo de Trámite

Vo. Bo. Titular de la Unidad Responsable

Vo. Bo. Enlace del COTECIAD Recepción


(17) (18) (19) (20)

Vo.Bo. Dirección de Archivos

(21)





46

ANEXO 3 FORMATO DEL INVENTARIO DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INSTRUCTIVO DE LLENADO

DICE DEBE ANOTAR

1 Se anotará el año en el que se realiza la transferencia y el número de

remesa que se está enviando.


documentos.

3 Anotar el nombre del área que generó la documentación que se enviará al

Archivo de Concentración para su resguardo.

4 Anotar el número de cada una de las cajas que serán transferidas al Archivo de Concentración.

5

Anotar el número consecutivo de cada uno de los expedientes y/o carpetas que integran cada una de las cajas que serán transferidas al Archivo de Concentración.





8

Se anotará el título o nombre del expediente, fecha(s), así como un breve

resumen del contenido del expediente, es decir el asunto al que hace

referencia dicho documento, especificando si es original o copia.

9 Marcar con una “X” si la información se encuentra clasificada como pública.

10 Marcar con una “X” si la información se encuentra clasificada como

reservada.

11 Marcar con una “X” si la información se encuentra clasificada como confidencial.

12 Marcar con una “X” si el valor de la documentación es administrativa.

13 Marcar con una “X” si el valor de la documentación es legal.





47

DICE DEBE ANOTAR

14 Marcar con una “X” si el valor de la documentación es fiscal o contable.

15

De acuerdo a los periodos de conservación de la documentación

establecidos en el Catálogo de Disposición Documental, anotar en el

número de años que será resguardada la documentación dentro del

Archivo de Concentración.

16 En este espacio se anotará cualquier observación realizada por el Archivo

de Concentración al momento de la revisión de las cajas transferidas.

17 Anotar el nombre completo y la firma de la persona responsable del Archivo

de Trámite encargado de preparar y realizar la transferencia primaria.

18 Anotar el nombre completo y la firma de la o del titular de la Unidad

Responsable a la que pertenece el área generadora.

19 Anotar el nombre completo y firma de la persona que funge como enlace

del COTECIAD.

20 Al ser recibidas las cajas en el Archivo de Concentración se asentará, la

fecha, el nombre completo y la firma de la persona que recibe.

21 Posterior a la revisión se asentará la fecha, el nombre completo y la firma

de quien revisa.





48

ANEXO 4 FORMATO DE LA CARÁTULA PARA LAS CAJAS

TRANSFERENCIA 2014 (1) CAJA No. (2)

FONDO (3)

UNIDAD RESPONSABLE (4)

ÁREA GENERADORA (5)

SERIE (6)

CONTENIDO Expedientes del (7)





49

ANEXO 4 FORMATO DE LA CARÁTULA PARA LAS CAJAS


DICE SE DEBE ANOTAR

1

Se anotará el año en el que se realiza la transferencia, en el caso de enviar más de una remesa se seguirá el siguiente formato:

“TRANSFERENCIA 2014 - 2”.

2 Anotar con arábigos el número de la caja que corresponda.

3 Anota el nombre de la Institución a la que pertenece el fondo, en este caso, es Comisión Nacional de los Derechos Humanos.

4 Anotar el nombre de la Unidad Responsable a la que se encuentra adscrita el área generadora de acuerdo a la estructura orgánica de la Comisión Nacional.

5 Anotar el nombre del área generadora de la documentación que será enviada al Archivo de Concentración para su resguardo.

6 Anotar el nombre de la serie (s) de la documentación contenida en cada una de las cajas, de conformidad con el nombre de las series establecidas en el Cuadro General de Clasificación Archivística.

7 Anotar el número de expedientes contenidos en cada caja especificando el número del expediente con el que inicia la caja y el número del expediente con el que concluye.





50

ANEXO 5 FORMATO DEL VALE PARA SOLICITAR EL PRÉSTAMO O CONSULTA DE

EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS SECRETARÍA EJECUTIVA


SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

FOLIO:(1)

FECHA: (2)

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombre y Cargo: (3)

Área de Adscripción: (4)

Teléfono y Extensión: (5)

DATOS DEL EXPEDIENTE


No. del Expediente (s):

Caja: Transferencia Asunto (s):

(7) (8) (9) (10)

PRÉSTAMO: (11) CONSULTA: (12)

Solicitante Archivo de Concentración

(13)

_____________________________

Nombre y Firma

(14)

_____________________________

Nombre y Firma

DEVOLUCIÓN

(15)

_____________________________

Nombre y Firma

(16)

_____________________________

Nombre y Firma

FECHA DE DEVOLUCIÓN:

(17)

OBSERVACIONES: (18) El préstamo del expediente tiene una vigencia de 30 días naturales a partir de la fecha de entrega.





51

ANEXO 5 VALE PARA SOLICITAR EL PRÉSTAMO O

CONSULTA DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS INSTRUCTIVO DE LLENADO

DICE DEBE ANOTAR

1 Se anotará el folio consecutivo de cada uno de los vales de préstamo para control interno.

2 Se anotará la fecha en la que se realiza el préstamo y llenado del vale.

3 Anotar el nombre y cargo del solicitante de la información.

4 Anotar el nombre del área de adscripción del solicitante.

5 Anotar su número telefónico y extensión para localización del solicitante de la información.

6 Anotar el nombre del área generadora de los documentos, responsable de enviar a resguardo la documentación.

7 Anotar el número(s) del(os) expediente(s) solicitado(s) en calidad de préstamo.

8 Anotar el número de la caja(s) en la que se encuentra resguardado el expediente.

9 Anotar el número de la transferencia en la que fue enviado el documento para su resguardo en el Archivo de Concentración.

10 Anotar brevemente el asunto(s) al que hace referencia el expediente(s).

11 Marcar con una “X” si la información solicitada es para préstamo.

12 Marcar con una “X” si la información solicitada es para consulta.

13 Anotar el nombre completo y la firma de quien recibe el expediente.

14 Anotar el nombre completo y la firma de la persona responsable de realizar el préstamo documental por parte del Archivo de Concentración.

15 Anotar el nombre completo y la firma de la persona que devuelve físicamente el expediente, documento o carpeta al Archivo de Concentración.

16 Nombre y firma de la persona que recibe el expediente prestado por parte del Archivo de Concentración.

17 Anotar la fecha completa en la que se realiza la devolución del préstamo de acuerdo con el siguiente esquema: día/mes/año.

18 Para utilización del Archivo de Concentración, anotar cualquier observación referente al préstamo asentado en el vale.





52

ANEXO 6 FORMATO DEL INVENTARIO DE LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA AL ARCHIVO HISTÓRICO

COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS ARCHIVO HISTÓRICO

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

No. de Transferencia: (1) Fecha: (2)


Fondo: (3)



Caja No. del


Fechas Extremas

(5) (6) (7) (8) (9) (10)

El presente inventario ampara la cantidad de expedientes y/o documentos, transferidos al Archivo Histórico de la CNDH, los cuales han cumplido con los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.

Elaboró Archivo de Concentración

Revisó Dirección de Archivos

Recibió Subdirección de Archivos

(11) (12) (13)





53

ANEXO 6 FORMATO DEL INVENTARIO DE LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA

AL ARCHIVO HISTÓRICO INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO

DICE DEBE ANOTAR

1 Anotar el número de la transferencia representada por el año en que se envía la documentación al Archivo Histórico y el número de remesa es decir: año - número de remesa.

2 Anotar la fecha en la que se realiza el llenado del inventario.

3 Anotar el nombre de la Institución generadora del(os) documento(s), en este caso, debe decir Comisión Nacional de los Derechos Humanos.


5 Anotar el número de la(s) caja(s) que será(n) enviada(s) como transferencia secundaria al Archivo Histórico.

6 Anotar el número consecutivo del expediente.

7 Anotar el nombre de la sección a la que pertenecen los documentos transferidos de acuerdo al Cuadro de Clasificación del Archivo Histórico.

8 Anotar el nombre de la serie a la que pertenecen los documentos transferidos de acuerdo al Cuadro de Clasificación del Archivo Histórico.

9 Anotar brevemente el asunto del que trata cada uno de los documentos a transferir descritos en el inventario y si es copia u original.

10 Anotar las fechas de inicio y conclusión del documento a transferir, se especificará año, mes y día.

11 Anotar el nombre completo y firma de la persona responsable de elaborar el inventario en el Archivo de Concentración.

12 Anotar el nombre completo y la firma de la o del titular de la Dirección de Archivos, quien revisa el inventario.

13 Anotar el nombre completo y la firma de la o del titular de la Subdirección de Archivos, quien recibe el inventario.





54

ANEXO 7 FORMATO DEL VALE PARA SOLICITAR EL PRÉSTAMO DE

EXPEDIENTES DE QUEJA COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS

SECRETARÍA EJECUTIVA DIRECCIÓN DE ARCHIVOS

FOLIO: (1)

SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE QUEJAS

Nombre del Visitador Adjunto: (2)

Adscripción: (3)

Expediente: (4)

Fecha de Conclusión: (5)

Quejoso y/o Agraviado: (6)

Nombre y firma de quien recibe:

(7)

Nombre y firma de quien entrega:

(8)

Fecha de Entrega: (9)

Nombre y firma de quien devuelve:

(10)

Fecha de devolución: (11)

Ubicación del Material: (12)

Observaciones: (13)

LA O EL VISITADOR ADJUNTO QUE SOLICITA EN CALIDAD DE PRÉSTAMO EL EXPEDIENTE CONCLUIDO ARRIBA SEÑALADO, SERÁ RESPONSABLE DE SU GUARDA Y CUSTODIA HASTA SU DEVOLUCIÓN A LA DIRECCIÓN DE ARCHIVOS.

EL PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE TIENE UNA VIGENCIA DE 30 DÍAS NATURALES A PARTIR DE LA FECHA DE ENTREGA.





55

ANEXO 7 VALE PARA SOLICITAR EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DE QUEJA


DICE DEBE ANOTAR

1 Se anotará el folio consecutivo de cada uno de los vales de préstamo para control interno.

2 Anotar el nombre de la o del visitador adjunto solicitante de la información.

3 Anotar el nombre del área de adscripción del solicitante.

4 Anotar la nomenclatura del expediente

5 Se anotará la fecha en que se concluyó ese expediente.

6 Anotar el nombre de la o del quejoso o agraviado.

7 Anotar el nombre completo y la firma de la persona que recibe el expediente.

8 Anotar el nombre completo y la firma de la persona responsable de realizar el préstamo documental por parte del Archivo de Concentración.

9 Se anotará la fecha en la que se realiza el préstamo y llenado del vale.

10 Anotar el nombre completo y la firma de la persona que devuelve físicamente el expediente, documento o carpeta al Archivo de Concentración.

11 Anotar la fecha completa en la que se realiza la devolución del préstamo de acuerdo con el siguiente esquema: día/mes/año.

12 Anotar el sitio en el cual se encontraba resguardado el expediente.

13 Para utilización del Archivo de Concentración, anotar cualquier observación

referente al préstamo asentado en el vale.





56

ANEXO 8 FORMATO PARA EL INVENTARIO DEL ARCHIVO HISTÓRICO


INVENTARIO DEL ARCHIVO HISTÓRICO


Fondo: (1)



Caja No. del Exp. Serie Asunto Fechas

Extremas Total de

Folios

(3) (4) (5) (6) (7) (8)

Observaciones:(9)

Elaboró Subdirección de Archivos

Visto Bueno Dirección de Archivos

(10) (11)





57

ANEXO 8 FORMATO PARA EL INVENTARIO DEL ARCHIVO HISTÓRICO

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO

DICE DEBE ANOTAR

1 Anotar el nombre de la institución generadora del(os) documento(s).


3 Anotar el número de la(s) caja(s) donde será(n) resguardado(s) los documentos.

4 Anotar el número consecutivo del expediente.

5 Anotar el nombre de la serie a la que pertenecen los documentos transferidos de acuerdo al Cuadro de Clasificación del Archivo Histórico.

6 Anotar brevemente el asunto del que trata cada uno de los documentos a transferir descritos en el inventario y si se trata de original o copia.

7 Anotar las fechas de inicio y conclusión del documento a transferir, se especificará año, mes y día.

8 Anotar el total de fojas que contiene cada expediente descrito en el inventario.

9 En este espacio se anotará cualquier observación realizada por el Archivo Histórico al momento de la revisión de los documentos.

10 Anotar el nombre completo y firma de la o del titular de la Subdirección de Archivos responsable de elaborar el inventario.

11 Anotar el nombre completo y la firma de la o del titular de la Dirección de Archivos, quien revisa el inventario.





58

ANEXO 9 FORMATO DEL INVENTARIO DE EXPEDIENTES PARA LA BAJA DOCUMENTAL


INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL

No. de Transferencia: (1) Fecha: (2)


Área de Procedencia: (3)



Caja No. de


Tipo de Documentos

Valor documental

Original Copias A L F/C

(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)

OBSERVACIONES

(15)

Elaboró Archivo de Concentración

Vo. Bo. Titular de la Unidad Responsable

Vo. Bo. Enlace del COTECIAD Vo. Bo. Dirección de Archivos

(16) (17) (18) (19)

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma





59

ANEXO 9 FORMATO DEL INVENTARIO DE EXPEDIENTES PARA LA BAJA DOCUMENTAL


DICE DEBE ANOTAR

1 Anotar el número de la transferencia representada por el año en que se envía la documentación al Archivo Histórico y el número de remesa es decir: año - número de remesa.

2 Anotar la fecha en la que se realiza el llenado del inventario.

3

Anotar el nombre de la Unidad Responsable a la que se encuentra adscrita

el área generadora de acuerdo a la estructura orgánica de la Comisión

Nacional.


5 Anotar el número de caja que corresponda.

6 Anotar el número consecutivo de cada uno de los expedientes que serán propuestos para su baja definitiva.

7 Anotar el nombre de la sección a la que pertenece el documento de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística.

8 Anotar el nombre de la serie documental en la que se clasifica el expediente de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística de la CNDH.

9 Se anotará el título o nombre del expediente, así como un breve resumen del contenido del expediente, es decir el asunto al que hace referencia dicho documento y la fecha.

10 Marcar con una “X” si el expediente contiene documentos originales.

11 Marcar con una “X” si el expediente está conformado por copias de documentos.

12 Marcar con una “X” si el valor de la documentación es administrativo.

13 Marcar con una “X” si el valor de la documentación es legal.





60

DICE DEBE ANOTAR

14 Marcar con una “X” si el valor de la documentación es fiscal o contable.

15 En este espacio se anotará cualquier observación realizada por la Dirección de Archivos y el Archivo de Concentración al momento de la revisión de la propuesta de baja.

16 Anotar el nombre completo y firma de la persona responsable de elaborar el inventario en el Archivo de Concentración.

17 Anotar el nombre completo y la firma de la o del titular de la Unidad

Responsable a la que pertenece el área generadora.

18 Anotar el nombre completo y firma de la persona que funge como enlace

del COTECIAD.

19 Anotar el nombre completo y la firma de la o del titular de la Dirección de Archivos, quien da el visto bueno al inventario.





61

Í N D I C E Página

INTRODUCCIÓN 3

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES 4

1. Objetivo 4

2. Fundamento Legal 4

3. Ámbito de Aplicación 5

4. Terminología 5

CAPÍTULO II. POLÍTICAS ESPECÍFICAS 10

5. De los Archivos de la CNDH 10

6. De la Recepción de Documentos 11

7. Del Seguimiento y Control de Documentos en Trámite 11

8. De la Producción y Reproducción de Documentos 12

9. De los Documentos y Correos Electrónicos 12

10. Del Archivo de Documentos Activos o en Trámite 13

11. De las Transferencias Primarias 15

12. Del Archivo de Concentración 16

13. De la Valoración Documental 17

14. De la Transferencia de los Expedientes Concluidos de la Dirección General de Quejas y Orientación

18

15. Del Archivo Histórico 20

16. De la Baja Documental 20

CAPÍTULO III. DISPOSICIONES FINALES 22

17. Del Acervo Documental 22

18. Interpretación 22

19. Supervisión y Vigilancia 22

20. Vigencia 22

TRANSITORIOS 22





62


DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO 23

1. Procedimiento para la transferencia primaria de documentos administrativos de los Archivos de Trámite al Archivo de Concentración

23

1A. Diagrama de flujo 24

2. Procedimiento para la transferencia primaria de expedientes concluidos de queja, recursos de inconformidad, solicitud de información, orientación directa, remisión y recomendaciones

25


3. Procedimiento para la recepción de aportaciones de expedientes concluidos de queja, recursos de inconformidad, solicitud de información, orientación directa y remisión que se encuentran al resguardo del Archivo de Concentración

27


4. Procedimiento para el préstamo de aportaciones y/o expedientes concluidos de queja, recursos de inconformidad, solicitud de información, orientación directa, remisión y recomendaciones

29


5. Procedimiento para la valoración documental 31


6. Procedimiento para la transferencia secundaria de expedientes del Archivo de Concentración al Archivo Histórico

33


7. Procedimiento para la baja documental de expedientes 35


8. Procedimiento para el préstamo o consulta de expedientes del Archivo de Concentración

39


ANEXOS 41

Anexo 1. Formato del Inventario del Archivo de Trámite 41

Instructivo de llenado del Anexo 1 42





63


Anexo 2. Formato de la Carátula del Expediente (Expedientación) 43


Anexo 3. Formato del Inventario de la Transferencia Primaria al Archivo de Concentración

45


Anexo 4. Formato de la Carátula para las Cajas 48


Anexo 5. Formato del Vale para Solicitar el Préstamo o Consulta de Expedientes Administrativos

50


Anexo 6. Formato del Inventario de la Transferencia Secundaria al Archivo Histórico

52


Anexo 7. Formato del Vale para Solicitar el Préstamo de Expedientes de Queja

54


Anexo 8. Formato para el Inventario del Archivo Histórico 56


Anexo 9. Formato del Inventario de Expedientes para la Baja Documental 58


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