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Ministerio de Defensa NacionalRepública de ColombiaDirección de Finanzas

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO PAG.

PROCEDIMIENTO No. 55“ACREEDORES VARIOS PENSIONES”

1. TRANSFERENCIAS REALIZADAS POR LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL A LAS TESORERIAS PARA QUE ESTAS CULMINEN EL PAGO AL BENEFICIARIO FINAL (PENSIONADO)

3

1.1 Pago a través de cheque 31.2 Pago a través de transferencia electrónica 42. PROCEDIMIENTO CONSTITUCION ACREEDORES

VARIOS EN EL SISTEMA SIIF NACION7

3. DEVOLUCION DE PENSIONES POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCION QUE HAYAN SIDO CONSIGNADOS EN LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

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4. EXPIRACION DE UNA CUENTA POR PAGAR POR CORRESPONDER A LA PRESCRIPCION DE UN ACREEDOR VARIO DE CONSIGNACIONES EFECTUADAS A LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL DE PENSIONES

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4.1 Clasificación ingresos por prescripción Acreedores Varios con situación de fondos

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5. RECLASIFICACION POR PARTE DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL DE VALORES CONSIGNADOS EN CUENTAS DIFERENTES A LA DE ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION POR CONSIGNACIONES REALIZADAS A LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL DE PENSIONES

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6. CONTROLES 19

2Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros“Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas. Se prohíbe su reproducción total o parcial”.

PROCEDIMIENTO Nº 55

ACREEDORES VARIOS PENSIONES

Como es de conocimiento el Ministerio de Defensa Nacional a través de la Unidad Ejecutora Gestión General Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial-Grupo Prestaciones Sociales se encarga de elaborar las nóminas de pensionados con el fin de adelantar la cadena presupuestal (Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Compromiso (Registro Presupuestal), Obligación y Pago). Es de aclarar, que el rubro presupuestal que se afecta es el de Mesadas Pensionales el cual está financiado con recursos con situación de fondos (ver el Procedimiento No. 20 Mesadas Pensionales). En cuanto al pago, la Gestión General mediante transferencia electrónica lo realiza al beneficiario final para lo cual acude a la modalidad de transferencia electrónica o cheque.

Es procedente indicar, que en caso de que la transferencia que la realiza la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no sea exitosa lo cual puede llegar a suceder por aspectos como bloqueos o que la cuenta no se encuentre en estado activa y en este caso la orden de pago quedará en estado bloqueada debiendo la Unidad Ejecutora adelantar las gestiones para solucionar dicha situación. De no solucionarse, no se podrá efectuar el pago.

Si se llega el 31 de diciembre y la orden de pago sigue en estado bloqueada ésta se convertirá en una cuenta por pagar para la siguiente vigencia fiscal la cual debe ser ejecutada en dicho año y de no ser así fenecerá. De suceder esta situación y como la Unidad Ejecutora sí tiene una obligación para con el tercero deberá cumplir con la misma a través del rubro de Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas previa certificación de la existencia de la apropiación presupuestal y de que se adquirieron los compromisos con las formalidades legales y de que el beneficiario haya solicitado su correspondiente pago previo cumplimiento de los requisitos previstos para el efecto, debiéndose adelantar las gestiones presupuestales correspondientes (la actividad de gestionar el traslado presupuestal estará a cargo de la Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial en coordinación con la Dirección Administrativa y la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio de Defensa Nacional). Así mismo, se deberá llevar un control administrativo interno que deje el historial del beneficiario y el pago realizado a fin de evitar a futuro que se vayan a presentar dobles pagos.


1. TRANSFERENCIAS REALIZADAS POR LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL A LA TESORERIA DE LA GESTION GENERAL PARA QUE ESTA CULMINE EL PAGO AL BENEFICIARIO FINAL (PENSIONADO).

1.1 Pago a través de cheque

Los Acreedores Varios tienen origen en el valor de las obligaciones contraídas por la Gestión General por concepto de Mesadas Pensionales y se constituyen por el valor de los cheques girados no reclamados o que habiendo sido reclamados no se hicieron efectivos en el tiempo determinado por la Unidad Ejecutora.

Cuando se efectúe la expedición del cheque y si éste no es reclamado por el beneficiario final, o el cheque es reclamado, pero durante los seis (6) meses siguientes a la fecha de emisión del mismo el beneficiario final no hace efectivo su cobro y como los recursos se encuentran en las cuentas autorizadas con situación de fondos la Unidad Ejecutora Gestión General debe a través de su Tesorería anular el cheque y en coordinación con la Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial- Grupo Prestaciones Sociales constituir el Acreedor Vario Sujeto a Devolución.

Anulado el cheque se constituye el Acreedor Vario Sujeto a Devolución por la Gestión General quien debe trasladar los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, de NO trasladarse los recursos a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución y en caso de una solicitud de devolución estas obligaciones se tendrían que asumir con cargo al pago de pasivos exigibles vigencias expiradas, lo que afectará el presupuesto de la vigencia en donde se solicite, sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar.

La Gestión General debe tener una base de datos en donde se conserve la historia de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto de su constitución como de las consignaciones realizadas a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos indicados en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

NOTA: Si alguna Unidad Regional en Línea o Fuera de Línea que servía de puente para pagar las Mesadas Pensionales antes de la centralización del pago por parte de la Gestión General y de existir recursos en la cuenta bancaria de transferencia de este concepto deben solicitar al Grupo de Prestaciones Sociales de la Gestión General autorización para que realicen una consignación en la Cuenta Nº 31000171-4 del Banco BBVA “Cuenta Corriente Transferencias Pensiones” de la Gestión General con el fin que


ésta última realice la consignación a la cuenta No. 6101288-6 del Banco de la República denominada DTN Acreedores Varios Sujetos a Devolución y constituya el acreedor vario.

Con base en la autorización otorgada por el Grupo de Prestaciones Sociales, las Unidades en Línea o Fuera de Línea que servían de puente para el pago deben informar y remitir copia de la consignación a la Unidad Ejecutora Gestión General así como la relación detallada del beneficiario teniendo en cuenta, los lineamientos dispuestos en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

Cuando los recursos estén en la cuenta de la Gestión General es ésta la que constituirá el Acreedor Vario sujeto a Devolución y realizará la consignación a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en la cuenta dispuesta para tal fin. Así mismo, la Gestión General enviará copia de la consignación y del Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución a la Dirección de Finanzas (Grupo Control Tesorería) para su correspondiente control.

NOTA 2: Si una Unidad Regional en Línea o Fuera de Línea que servía de puente para pagar las Mesadas Pensionales y que con anterioridad constituyó el Acreedor Vario debe informar a la Gestión General los valores constituidos y remitir copia de la consignación efectuada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional como de los acreedores varios para que se realice manualmente el registro contable para trasladar a la Gestión General la obligación. Es de aclarar, que las unidades que servían de puente deben tener el archivo del historial de los beneficiarios como sus consignaciones con el fin de informales a las personas que se acercan a cobrar que la obligación la tiene a cargo la Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional.

1.2 Pago a través de transferencia electrónica

Actualmente la Gestión General utiliza la modalidad de pago a través de la transferencia electrónica de fondos, presentándose tres situaciones a saber:

a) MODALIDAD DE PAGO ACH: Esta modalidad se presenta cuando los Beneficiarios tienen abiertas sus cuentas, bien sea de ahorro o cuentas corrientes en Bancos o Corporaciones diferentes a la Entidad Financiera donde la Tesorería de la Unidad en Línea o Fuera de Línea efectuó la apertura de las cuentas autorizadas.

La Tesorería de la Gestión General maneja una cuenta autorizada para el pago de Mesadas Pensionales por el concepto de Transferencias, es así como, una vez ubicados los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, el Tesorero ordena a la entidad financiera efectuar el abono a las cuentas de los beneficiarios.


El Banco procede a realizar la transferencia electrónica de fondos a dichas cuentas descontando el valor girado, con cargo a la cuenta principal de la Unidad Ejecutora.

Después de tres (3) días de realizada la operación el Banco procede a informar a la Tesorería de la Unidad Ejecutora, sobre los pagos no exitosos, devolviendo los recursos a la cuenta principal de la Unidad Ejecutora Gestión General actualizando el saldo de la cuenta para reflejar la no salida del dinero.

b) MODALIDAD ABONO EN CUENTAS: Esta modalidad se presenta cuando los Beneficiarios tienen abiertas sus cuentas bien sea de ahorros o corrientes, en la misma Entidad Financiera en la cual la Unidad Ejecutora Gestión General posee su cuenta autorizada.

Igual que en el caso anterior, el Tesorero dispone de los recursos situados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, en la cuenta autorizada para el pago de Mesadas Pensionales por el concepto de Transferencias, para lo cual ordena a la Entidad Financiera realizar los respectivos abonos a cuentas de los beneficiarios.

Después de dos (2) días de realizada la operación el Banco procede a informar a la Tesorería de la Unidad Ejecutora Gestión General, sobre los pagos no exitosos, devolviendo los recursos a la cuenta principal de la misma, actualizando el saldo de la cuenta para reflejar la no salida del dinero.

c) MODALIDAD PAGOS MASIVOS: Esta modalidad se presenta cuando los Beneficiarios han elegido la modalidad de pago por ventanilla en el banco.

Igual que en el caso anterior, el Tesorero de la Unidad Ejecutora Gestión General dispone de los recursos situados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en la cuenta autorizada para el pago de Mesadas Pensionales por el concepto de Transferencias, para lo cual ordena a la Entidad Financiera realizar los respectivos pagos por ventanilla a los beneficiarios, siempre y cuando éstos cumplan con los requisitos establecidos para tal fin, que son: presentación del documento de identidad y acto administrativo que demuestre el derecho al cobro.

Para las tres modalidades, la Tesorería de la Unidad Ejecutora Gestión General envía a la respectiva Entidad Financiera, la relación de los beneficiarios tanto en medio magnético como de forma impresa para que se realicen los respectivos pagos y queden como soporte.

En los tres casos, pasadas las validaciones en las Entidades Financieras, y con la información de los pagos no exitosos, es necesario que la Tesorería de la Unidad


Ejecutora Gestión General, verifique de nuevo que los datos del Beneficiario se encuentren debidamente validados en el sistema financiero de lo contrario, efectuar las correcciones a que haya lugar que generalmente corresponden al NIT o cédula errados, también puede presentarse porque el tipo de la cuenta es de ahorros y quedó identificada como corriente, entre otros.

Así mismo, puede suceder que la cuenta se encuentre bloqueada al momento de efectuar el pago, situación que es necesario solucionar por parte de la Tesorería, con el beneficiario y la Entidad Financiera respectiva.

Una vez agotadas dichas gestiones se ordenarán los pagos nuevamente a las Entidades Financieras, ciclo que se repetirá por dos (2) veces en un lapso máximo de un mes para la modalidad ACH y abono en cuenta y para pagos masivos una sola vez en el lapso de un mes . Si definitivamente persisten los pagos no exitosos, se procederá a dar ingreso de los dineros a la cuenta correspondiente registrando un comprobante de ingreso de tesorería.

Una vez los recursos estén en la cuenta de la Tesorería de la Gestión General ésta en coordinación con la Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial- Grupo Prestaciones Sociales constituirán el Acreedor Vario Sujeto a Devolución y la Tesorería de la Gestión General realizará la consignación a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en la cuenta dispuesta para tal fin. Así mismo, la Gestión General enviará copia de la consignación y del Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución a la Dirección de Finanzas (Grupo Control Tesorería) para su correspondiente control.

NOTA 1: Las consignaciones que realiza la Gestión General en la cuenta corriente del Banco de la República No. 6101288-6 denominada DTN Acreedores Varios Sujetos a Devolución se debe diligenciar en el formato de consignación el código de portafolio correspondiente a 000 (Tres ceros).

NOTA 2: Las Unidades en Línea o Fuera de Línea que servían de puente para el pago de Mesadas Pensionales a través de las modalidades ACH, Abono en Cuenta o Pagos Masivos deben enviar a la Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial-Grupo de Prestaciones Sociales del Ministerio de Defensa Nacional la relación de las cuentas bancarias del personal objeto de Mesada Pensional, con el fin de ser incluidos en la base de datos de la nómina de pensionados para que la Gestión General a través de la Tesorería Principal realice el pago al beneficiario final. De esta forma ya las Unidades en Línea o Fuera de Línea no deben realizar el pago al beneficiario final por concepto de Mesadas Pensionales.

NOTA 3: La Gestión General debe tener una base de datos donde se conserve la historia de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto de su constitución como de las consignaciones realizadas a la Dirección


General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos indicados en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución. Así mismo, las Unidades en Línea o Fuera de Línea deberán llevar su correspondiente base de datos y controles que consideren pertinentes frente a los casos que manejaron en su momento.

NOTA 4: Si una Unidad Regional en Línea o Fuera de Línea que servía de puente para pagar las Mesadas Pensionales y que con anterioridad constituyó el Acreedor Vario debe informar a la Gestión General los valores constituidos y remitir copia de la consignación efectuada a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional como de los acreedores varios para que se realice manualmente el registro contable para trasladar a la Gestión General la obligación. Es de aclarar, que las unidades que servían de puente deben tener el archivo del historial de los beneficiarios como sus consignaciones con el fin de informales a las personas que se acercan a cobrar que la obligación la tiene a cargo la Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional.

NOTA 5: Si una Unidad Regional en Línea o Fuera de Línea que servía de puente para pagar las Mesadas Pensionales tiene los recursos en la cuenta dispuesta para el efecto, deberá solicitar a la Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial-Grupo de Prestaciones Sociales del Ministerio de Defensa Nacional autorización para consignar los recursos en la Cuenta Nº 31000171-4 del Banco BBVA “Cuenta Corriente Transferencias Pensiones” de la Gestión General. Las Unidades en Línea o Fuera de Línea que servían de puente para el pago deben informar y remitir copia de la consignación a la Tesorería de la Unidad Ejecutora Gestión General así como la relación detallada del beneficiario teniendo en cuenta, los lineamientos dispuestos en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución. En tal virtud, la Gestión General consignará los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y constituirá el Acreedor Vario Sujeto a Devolución.

2. PROCEDIMIENTO CONSTITUCION ACREEDOR VARIO EN EL SISTEMA SIIF NACION

Para constituir el Acreedor Vario por parte de la Unidad Ejecutora Gestión General se debe crear el beneficiario en el Módulo de Egresos (Ver el Procedimiento Nº 26 Beneficiario Cuenta) diligenciando solamente la carpeta correspondiente a la “Información del Beneficiario”.

Una vez creado el beneficiario en el Módulo Contable a través de asiento manual se constituye el Acreedor Vario.


Registro manual con la constitución del acreedor vario.

CODIGOCONTABLE

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO

111005XXX Cuenta Corriente XXX242529 Cheques No Cobrados o Por Reclamar XXX

Registro manual con la consignación de los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

CODIGOCONTABLE


147046 Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesorería

XXX

111005XXX Cuenta Corriente XXX

Registros manuales en la Unidad Operativa que servía de puente de pago y que con anterioridad constituyó el Acreedor Vario sujeto a devolución, con el traslado del Acreedor a la Gestión General.

1. Si la Unidad Consignó los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

CODIGOCONTABLE


310501 Capital Fiscal - Nación XXX147046 Recursos de Acreedores Reintegrados

a TesoreríaXXX

CODIGOCONTABLE


242529 Cheques No Cobrados o Por Reclamar XXX310501 Capital Fiscal - Nación XXX

2. Si la Unidad consigna los recursos en las cuentas de la Gestión General.

CODIGOCONTABLE


310501 Capital Fiscal - Nación XXX111005XXX Cuenta Corriente XXX

CODIGOCONTABLE


242529 Cheques No Cobrados o Por Reclamar XXX


310501 Capital Fiscal - Nación XXX

Registros manuales en la Gestión General con el traslado de los Acreedores Varios por parte de la Unidad Operativa que servía de puente de pago.

1. Si la Unidad Consignó los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

CODIGOCONTABLE


147046 Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesorería

XXX

310501 Capital Fiscal - Nación XXX

CODIGOCONTABLE


310501 Capital Fiscal - Nación XXX242529 Cheques No Cobrados o Por Reclamar XXX

2. Si la Unidad consigna los recursos en las cuentas de la Gestión General.

CODIGOCONTABLE


111005XXX Cuenta Corriente XXX310501 Capital Fiscal - Nación XXX

CODIGOCONTABLE


310501 Capital Fiscal - Nación XXX242529 Cheques No Cobrados o Por Reclamar XXX

NOTA: Cuando se afecte la cuenta 310501 Capital Fiscal - Nación, por concepto de traslados entre Unidades éstos deben estar conciliados mensualmente mediante acta.

3. DEVOLUCIÓN DE PENSIONES POR CORRESPONDER A UN ACREEDOR VARIO SUJETO A DEVOLUCIÓN QUE HAYAN SIDO CONSIGNADOS EN LA CUENTA RESPECTIVA DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL

Con el propósito de obtener la devolución de aquellos valores consignados por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de pensiones de la Gestión


General así como de las Unidades Regionales en Línea y Fuera de Línea que servían de puente para el pago, la Unidad Ejecutora Gestión General (Grupo Financiero de la Dirección Administrativa) debe elevar la solicitud de devolución ante la Dirección de Finanzas, diligenciando el formato “Solicitud Acreedores Varios Sujetos a Devolución”, identificado como Anexo “8”.

La solicitud de devolución debe ser presentada por la Gestión General dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes en el formato dispuesto en el Anexo “8” “Solicitud Acreedores Varios Sujetos a Devolución” adjuntando copia de la consignación efectuada e indicar el valor total de los recursos que los beneficiarios finales estén reclamando. Igualmente, se debe enviar una relación de los beneficiarios que solicitan la devolución de los recursos identificando claramente: nombre del acreedor, número de cédula de ciudadanía y el valor de la acreencia documento que debe ser firmado por el Ordenador del Gasto y el Tesorero.

Asimismo, se allegarán los siguientes documentos:

- Solicitud suscrita por el interesado o su apoderado en la cual deberá afirmar bajo la gravedad de juramento que no se ha presentado ninguna solicitud de devolución, ni se ha efectuado pago alguno por el mismo concepto con anterioridad.

- Fotocopia de la cédula del interesado o su apoderado.

-Tratándose de personas jurídicas, el certificado de existencia y representación legal, expedido por la autoridad competente.

- Si se actúa a través de apoderado, el documento que así lo acredite con constancia de presentación personal ante Juez o Notario.

- Copia del recibo de consignación que compruebe el ingreso del dinero a favor de Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y relación desagregada de valores y nombres de las personas que soportan la consignación.

- Certificado de supervivencia del beneficiario suscrito por una Notaría.

- Certificación bancaria del beneficiario para efecto de la consignación de los recursos objeto de devolución.

- Fotocopia de la Resolución o acto administrativo donde se reconoció el valor adeudado indicando el número de cédula, nombre del acreedor y valor de la acreencia.

- Informar el número de cuenta y banco en donde la Gestión General tiene la cuenta registrada para Acreedores Varios Sujetos a Devolución.


- Expedición del certificado de viabilidad de la devolución firmado por el competente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente”) en donde se afirme bajo la gravedad de juramento que los recursos no han sido recibidos ni solicitados anteriormente y anexa copia del acto de posesión remitiendo la información a la Dirección de Finanzas quien verifica y de estar acorde envía a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional –Subdirección Operativa para obtener la respectiva aprobación por parte del Precomité de Devoluciones.

Una vez aprobado por el Precomité de Devoluciones, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional constituye el Acreedor Vario así como la devolución generando la orden de pago para girar los recursos a la cuenta “Registrada en la DTN” que la Gestión General tiene para tal fin denominada Acreedores Varios Sujetos a Devolución, la cual debe estar en estado activa y pertenecer a la pagaduría de la misma.

Así mismo, el Precomité de Devoluciones informará a la Dirección de Finanzas para que a su vez comunique a la Gestión General con el fin de que se realicen las acciones correspondientes al pago al beneficiario final y extinguir contablemente el Acreedor Vario.

NOTA 1: Si el beneficiario solicita la devolución la Gestión General a través de la Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial- Grupo de Prestaciones Sociales revisará el cumplimiento de la documentación soporte requerida para el efecto, verificará las firmas a fin de identificar que quien presente la solicitud sea el titular y en caso de que éste haya fallecido verificará el acto administrativo que da derecho a la sucesión con los documentos que reposan en cada uno de los expedientes y visará cada uno de los requerimientos. De estar en regla, procederá a remitirla a la Dirección Administrativa (Tesorería Principal) quien deberá efectuar los controles pertinentes a fin de determinar que el pago no se haya efectuado con anterioridad para evitar los dobles pagos y ésta a su vez enviará con los documentos soportes ya indicados a la Dirección de Finanzas para que ésta gestione el trámite de la devolución.

NOTA 2: Si el beneficiario solicita la devolución a la Unidad Regional en Línea o Fuera de Línea que servía de puente para el pago ésta deberá verificar la documentación requerida y de estar acorde la remitirá con oficio a la Unidad Ejecutora Gestión General para que la Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial-Grupo de Prestaciones Sociales revise el cumplimiento de la documentación soporte requerida para el efecto, verificará las firmas a fin de identificar que quien presente la solicitud sea el titular y en caso de que éste haya fallecido verificará el acto administrativo que da derecho a la sucesión con los documentos que reposan en cada uno de los expedientes y


visará cada uno de los requerimientos. De estar en regla, procederá a remitirla a la Dirección Administrativa (Tesorería Principal) quien deberá efectuar los controles pertinentes a fin de determinar que el pago no se haya efectuado con anterioridad para evitar los dobles pagos y ésta a su vez enviará con los documentos soportes ya indicados a la Dirección de Finanzas para que ésta gestione el trámite de la devolución.

NOTA 3: La Gestión General a través de la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución, verificará el giro de los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, para proceder a la devolución al beneficiario final a la cuenta certificada por éste.

NOTA 4: La Gestión General (Grupo Prestaciones Sociales y Tesorería principal) deben tener una base de datos donde se conserve la historia de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto de su constitución como de las devoluciones realizadas y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos indicados en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

NOTA 5: El propósito de requerir al beneficiario final la certificación bancaria de la cuenta en la cual se le van a consignar los recursos objeto de devolución es para lanzar el giro al beneficiario final a través de los medios electrónicos disponibles y cancelar contablemente el Acreedor Vario en la Gestión General.

NOTA 6: Con respecto al reintegro que realizaron la Gestión General y las Regionales que servían de puente para el pago, a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional por concepto de Acreedores Varios del año 1999 y anteriores, los cuales fueron clasificados como un ingreso para la Nación, si el beneficiario solicita su pago, la Unidad Ejecutora Gestión General deberá adelantar las gestiones presupuestales correspondientes para efecto de atenderlo previa verificación de la procedencia del mismo (Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial-Grupo Prestaciones Sociales revisará el cumplimiento de la documentación, verificará las firmas a fin de identificar que quien presente la solicitud sea el beneficiario real con los documentos que reposan en cada uno de los expedientes y visará cada uno de los requerimientos) afectando el rubro de Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas y para ello, deberá llevar un control administrativo interno que deje el historial del beneficiario y el pago realizado a fin de evitar a futuro que se vayan a presentar dobles pagos.


REGISTROS CONTABLES

Registro Manual con la devolución de los Recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional

CODIGOCONTABLE


111005XXX Cuenta Corriente XXX147046 Recursos de Acreedores Reintegrados

a TesoreríasXXX

Registro Manual con el pago al Beneficiario

CODIGOCONTABLE


242529XXX Cheques no Cobrados o por reclamar XXX111005XXX Cuenta Corriente XXX

4. EXPIRACIÓN DE UNA CUENTA POR PAGAR POR CORRESPONDER A LA PRESCRIPCIÓN DE UN ACREEDOR VARIO DE CONSIGNACIONES EFECTUADAS A LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL DE PENSIONES

Para determinar la prescripción de los Acreedores Varios la Gestión General debe verificar las cuentas por pagar que expirarán por prescripción de los acreedores varios para lo cual se tiene que indicar el nombre del acreedor vario, la fecha de consignación por concepto del acreedor vario, la fuente de financiación (recursos con situación de fondos) y el valor entre otros aspectos. Igualmente, anexar fotocopia de cada una de las consignaciones efectuadas a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

Posteriormente, la Gestión General debe a través del área financiera o su equivalente en coordinación con la Dirección de Asesoría Legal del Ministerio de Defensa Nacional determinar la procedencia de la prescripción la cual será finalmente declarada mediante acto administrativo suscrito por el área que reconoció el derecho. Es procedente indicar, que con fundamento en el Concepto No. 56810-MDOAJGNGIN-810 del 11-Dic/06 del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Defensa Nacional la facultad de reconocimiento y pago de prestaciones sociales en el Ministerio de Defensa Nacional, así como la facultad de ordenación del gasto se encuentra delegada y en consecuencia, es competencia de estas mismas autoridades delegatarias adelantar las correspondientes actuaciones administrativas,


con miras de declarar la prescripción extintiva, por concepto de prestaciones sociales.

Copia del acto administrativo de prescripción así como de los documentos soportes incluidas las consignaciones se deben remitir a la Dirección de Finanzas (Grupo Control Tesorería) del Ministerio de Defensa Nacional quien a su vez se encargará de verificar que los valores que se prescriban existan en la base de datos de la Dirección de Finanzas y si está correcto se informará a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. En caso que no esté correcto se informará a la Unidad Ejecutora Gestión General para que realicen los ajustes al documento de prescripción ya que puede suceder que no sea un Acreedor Vario Sujeto a Devolución. De sucederse la expiración de la cuenta por pagar por prescripción del Acreedor Vario, es necesario reconocer el ingreso para la Nación a través del Módulo de Ingresos del Sistema SIIF Nación, el cual debe ser clasificado presupuestalmente por la Unidad Ejecutora Gestión General la cual constituyó el Acreedor Vario.

4.1 Clasificación ingresos por prescripción Acreedores Varios con situación de fondos

Con fundamento en la prescripción de los valores la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, realiza la reclasificación del valor a las cuentas ya mencionadas y registra en el SIIF Nación la cancelación de la cuenta por pagar de la Unidad e incrementa un recaudo por clasificar en cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en cabeza de la Unidad Ejecutora Gestión General.

La Unidad Ejecutora Gestión General debe verificar el recaudo por clasificar a través del Módulo de Ingresos/Consultas/Consultas/Estado Imputación por Unidad Ejecutora, con el fin de clasificarlo para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento:

Para efecto de la clasificación el perfil Presupuesto debe proceder por la RUTA: Ingresos/Imputación /Imputación en efectivo/Imputación de Ingresos, donde el sistema traerá la siguiente pantalla:


Sobre esta pantalla se deben diligenciar los siguientes campos:

Año Fiscal: Este campo se llena automáticamente. Muestra el año de la conexión del sistema.

Año Vigencia: Seleccione vigencia actual.

Fecha Movimiento: Este campo se llena automáticamente con la fecha del sistema y es la fecha para la cual se efectúa el movimiento, se afectan los saldos y la contabilidad.

Unidad–Subunidad Ejecutora Conexión: Este campo se llena automáticamente. Muestra la Unidad-Subunidad Ejecutora de Conexión la cual debe ser Gestión General.

Unidad–Subunidad Ejecutora Gestión: Se debe digitar la misma información de la Unidad Ejecutora de conexión la cual será la Gestión General.

Número Control Origen: Se puede digitar un código alfanumérico que identifique cada una de las consignaciones realizadas o se puede relacionar el número del documento soporte. Es procedente indicar, que el número no se puede repetir.

Número Control SIIF: Consecutivo que genera el sistema para cada una de las transacciones.

Tipo de Imputación: Como con la prescripción se produce simultáneamente la causación y recaudo se debe seleccionar Causación y Recaudo.

Fecha de Contabilización: Escriba la fecha real en la que la Unidad Ejecutora registra el movimiento de ingresos. Esta fecha debe ser mayor o igual a la fecha del último cierre contable y menor o igual que la fecha del sistema.

Forma de imputación Diaria: Se debe seleccionar diaria.


Forma de imputación Fecha de Consignación: Se debe seleccionar la fecha cuando se cargó la consignación o el extracto objeto de clasificación.

Forma de imputación Año Consignación: Digitar el año en que se cargó la consignación o extracto.

Valor a Imputar: Corresponde al valor objeto de clasificación.

Cuenta Bancaria: Escriba o seleccione de la ventana de consulta genérica la cuenta bancaria contra la que se realizará la imputación. El sistema mostrará el código de la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta, la cual se recomienda verificar que sea la misma en la que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional cargó los recursos con el fin de que la Unidad Ejecutora Gestión General los clasifique.

Signo Positivo: Seleccionar el signo positivo.

Signo Negativo: Se utiliza cuando se requiere efectuar alguna reversión o ajuste.

Situación: Seleccionar CSF.

Texto: Escriba el detalle relacionado con el movimiento de imputación o clasificación en donde se identifique el número y fecha del acto administrativo de la prescripción.

En la Carpeta Imputación se debe tener en cuenta: Soporte Rubro Concepto: Seleccione del combo el rubro concepto que sirve de soporte para registrar la transacción el cual corresponde a “rubro-concepto, debiendo ser 2 8 0 0 1 35 “Reintegros por cheques girados y no cobrados”.

Valor en Pesos: Digite el valor del movimiento de imputación para el tipo de concepto seleccionado. El valor debe ser igual al registrado en la cabecera de la pantalla.

Moneda: Este campo se llena automáticamente con moneda Pesos.

En la Carpeta de Datos Administrativos se diligenciarán los siguientes campos: En esta carpeta es procedente indicar, que la Unidad Ejecutora Gestión General debe diligenciar lo pertinente al Beneficiario que debe corresponder al Acreedor Vario que fue objeto de prescripción, Número Id, Tipo Id, Nombre o razón social, valor pesos, tipo y número de comprobante.


Para diligenciar correctamente la carpeta DATOS ADMINISTRATIVOS del Módulo de Ingresos, se requiere crear los Terceros (Ver el Procedimiento Nº 26 Beneficiario Cuenta) diligenciando solamente la carpeta correspondiente a “Información del Beneficiario”.

Una vez creados los terceros se debe proceder a seleccionarlo en la carpeta de Datos Administrativos de la siguiente manera:

Consulte el número de identificación para los terceros.

Número Id: En este campo el sistema no permite digitar el tercero sino que debe ser seleccionado.

Para consultar la información correspondiente al tercero cuya identificación sea NIT o Cédula el usuario se debe posicionar en el campo de Número Id. A continuación aparece una pantalla de beneficiarios criterios de búsqueda donde se debe ubicar en el campo de identificación, presionando clic en el botón consulta genérica (este botón se identifica con tres puntos). Posteriormente, aparece la pantalla Filtro campo: Identificación y en el campo de Operador Relacional se escogerá la opción como y en el campo valor se digitará el número del nit o cédula, se presionará el botón buscar y luego aceptar, para que el sistema realice la búsqueda. Posteriormente, se continuará con el diligenciamiento de los siguientes campos:

Tipo ID: Esta información la trae automáticamente el sistema al momento de seleccionar el número de ID que el usuario escogió.

Nombre o Razón Social: Este nombre se obtiene a partir del número de ID que el usuario escogió.

Valor: Digite el valor en forma individual por tercero o nit el cual debe coincidir con el valor de la cabecera y el valor registrado en la Carpeta de Imputación.

Tipo de Comprobante: Seleccione o digite el tipo de documento del acto administrativo.

Número Comprobante: Escriba el Número del documento seleccionado.

Como ya se indicó, el rubro concepto a utilizar es el 2 8 0 0 1 35 “Reintegros por Cheques girados y no cobrados” y en la Carpeta Datos Administrativos se seleccionará el Acreedor Vario que debió ser creado anteriormente en el Módulo de Egresos por la transacción Beneficiario Cuenta (Ver Procedimiento Nº 26 Beneficiario Cuenta).


5. RECLASIFICACION POR PARTE DE LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL DE VALORES CONSIGNADOS EN CUENTAS DIFERENTES A LA DE ACREEDORES VARIOS SUJETOS A DEVOLUCION POR CONSIGNACIONES REALIZADAS A LA DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO NACIONAL DE PENSIONES

En el evento que la Unidad Ejecutora Gestión General requiera que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional reclasifique valores consignados en cuentas erradas diferentes a la de Acreedores Varios Sujetos a Devolución se debe elaborar una solicitud a la Dirección de Finanzas anexando los siguientes documentos:

- Certificación firmada por el Director Financiero o su equivalente y el Tesoro en la que conste que los valores consignados se encuentran pendientes de clasificar en el Módulo de Ingresos y que pueden ser trasladados a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional con el fin de que esta instancia los clasifique como Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

NOTA: Las consignaciones objeto de reclasificación a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución deben corresponder únicamente a las realizadas dentro de la misma vigencia fiscal. De no ser así, la Unidad Ejecutora Gestión General debe demostrar que devolvió los recursos a una cuenta diferente de la de Acreedores Varios y adelantar por consiguiente, la Gestión General el trámite presupuestal a que haya lugar (Pago Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas), sin perjuicio de las responsabilidades a que haya lugar.

- Certificación que el Acreedor se encuentra constituido a nivel contable con los respectivos soportes de su constitución. La certificación deberá ser firmada por el Director Financiero o su equivalente, el Jefe de Presupuesto, el Contador y el Tesorero de la Unidad Ejecutora Gestión General.

Con fundamento en lo anterior, la Dirección de Finanzas revisará y tramitará a la Subdirección Operativa de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional para que dicha instancia efectúe la respectiva reclasificación.

Por su parte, la Subdirección Operativa remitirá autorización a la División de Contabilidad con la correspondiente documentación para que se proceda con el traslado de los valores a la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y su consecuente reclasificación como Acreedores Varios Sujetos a Devolución.


6. CONTROLES

- La Unidad Ejecutora Gestión General debe tener cuidado de efectuar la consignación de recursos por concepto de Acreedores Varios a la cuenta bancaria respectiva de Acreedores Varios Sujetos a Devolución, toda vez, que la Subdirección Operativa de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no atenderá solicitudes de devolución de valores que hayan sido consignados a una cuenta diferente.

- En caso de presentarse una consignación a una cuenta diferente a la de Acreedores Varios Sujetos a Devolución y que efectivamente corresponde a un Acreedor Vario se debe solicitar la reclasificación a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional previo cumplimiento de los documentos exigidos por dicha instancia para el efecto y que corresponda a la misma vigencia en la cual se efectuó la devolución.

- Es responsabilidad de la Unidad Ejecutora Gestión General el control del pago de los valores que le sean devueltos por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

- Una vez se efectúe una consignación al Banco de la República por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución se requiere que se envíe copia de la misma a la Dirección de Finanzas a través de oficio firmado por el Tesorero o Pagador y la Dirección Administrativa especificando claramente que los recursos consignados corresponden a Acreedores Varios Sujetos a Devolución por cheques girados y no cobrados o por transferencia electrónica definitivamente no exitosa. La Dirección de Finanzas se encargará de remitirla a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional-División de Giros. La consignación debe indicar en forma clara la fuente de financiación, es decir, recursos con situación de fondos.

- Por cada consignación que se efectúe a las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional se requiere un sólo cheque.

- Para la devolución de valores por concepto de Acreedores Varios Sujetos a devolución la Unidad Ejecutora Gestión General debe tener abierta y habilitada la cuenta de Acreedores Varios a fin de recibir los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

Recibidos los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional el Tesorero deberá efectuar el pago al beneficiario final en el menor tiempo posible e informar a la Dirección de Finanzas para sus respectivos controles.


- El área de Contabilidad de la Unidad Ejecutora Gestión General deberá luego de haber pagado al beneficiario final proceder a extinguir contablemente el Acreedor Vario.

- La Unidad Ejecutora Gestión General cuando realice consignaciones por concepto de Acreedores Varios Sujetos a Devolución deberá efectuar la conciliación contable ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional de los valores consignados y recibidos como devoluciones de dicha instancia en forma mensual ante la División de Contabilidad de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

- Es responsabilidad de la Unidad Ejecutora Gestión General los requerimientos que realice para la devolución de valores por concepto de Acreedores Varios por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

- La Unidad Ejecutora Gestión General debe establecer mecanismos que le permitan demostrar la gestión realizada para ubicar al beneficiario con el fin de efectuarle el pago correspondiente y evitar así la constitución de Acreedores Varios Sujetos a Devolución.

- La Unidad Ejecutora Gestión General debe tener una base de datos donde se conserve la historia de los Acreedores Varios Sujetos a Devolución tanto de su constitución como de las devoluciones realizadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y sus correspondientes pagos de acuerdo con los lineamientos indicados en el Anexo “7” Relación Acreedores Varios Sujetos a Devolución a fin de evitar a futuro los dobles pagos.

- Elaborados los documentos de prescripción en caso de proceder la Unidad Ejecutora Gestión General debe informar a la Dirección de Finanzas con el propósito de que esta instancia comunique a Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a fin de convertirlos en un ingreso para la Nación.

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