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PROCESO: ADQUISICIONES

FORMATO: MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

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MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL DIRECCION CORPORATIVA

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ASESORIA DE RECURSOS FINANCIEROS

CONTABILIDAD

Bogotá D.C., Diciembre de 2014

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN ........................................................................................................................ 4

POLITICAS CONTABLES .......................................................................................................... 6

1 ORGANIZACIÓN CONTABLE .............................................................................................. 6

2 GESTIÓN CONTABLE POR PROCESO .............................................................................. 6

3 GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE ................................................................. 7

3.1 LIBROS DE CONTABILIDAD ............................................................................................... 8

3.2 COMPROBANTES DE DIARIO ........................................................................................... 10

3.3 SOPORTES DE CONTABILIDAD ....................................................................................... 10

4 CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES ........................... 11

4.1. CONTROLES ADMINISTRATIVOS ................................................................................. 11

4.2. CONTROLES OPERATIVOS .......................................................................................... 13

5 PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE ........................................................... 14

6 PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES ............................................................ 16

7 DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE ..................................................................... 16

8 COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE..................................................... 17

9 RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN FRENTE AL PROCESO

CONTABLE ....................................................................................................................... 18



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10 AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE ........................................................... 18

10.1. INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN CONTABLE ....................................................... 19

11 CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS ..................................................................... 20

12 SISTEMA DE INFORMACIÓN............................................................................................ 21

13 CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS

AREAS DE GESTION ........................................................................................................ 22

14 CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE .......................................................... 23

15 MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ........................................ 24

16 POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS .................................................... 24

16.1 EFECTIVO ...................................................................................................................... 24

16.2 DEUDORES ................................................................................................................... 24

16.3 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO ............................................................................ 31

16.4 CUENTAS POR PAGAR ................................................................................................ 40

16.5 GASTOS......................................................................................................................... 41

NORMATIVIDAD APLICABLE ................................................................................................. 42

ÁREAS PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN ......................................................................... 43

GLOSARIO ............................................................................................................................... 47



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PRESENTACIÓN

La Secretaría Distrital de Integración Social es un ente contable público, que inició a partir de

1938, en los barrios Santander y Olaya. La Sección de Nutrición, los Centros 1 y 2 de

Observación; diferentes actividades alternas, y el Centro de Higiene Mental fueron

implementados para brindar atención a la niñez desamparada y a sus madres. Estas

necesidades, manifiestas de la comunidad, permitieron que el Concejo Municipal de Bogotá, (en

su momento), mediante acuerdo No. 78 de 1960 creara el Departamento Administrativo de

Protección Social para agrupar en un solo ente funciones específicas de asistencia y

protección.

Luego, mediante Decreto 3133 de 1968, sancionado por la Presidencia de la República, se

reformó la organización administrativa del Distrito Especial de Bogotá, creándose el

Departamento Administrativo de Protección y Asistencia denominado hasta el 31 de diciembre

de 2006, Departamento Administrativo de Bienestar Social. A partir del 1 de enero de 2007,

mediante el Decreto 556 del 31 de diciembre de 2006, se le dio vida a la SECRETARÍA

DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL, como se denomina actualmente.

Por sus características, la Secretaría Distrital de Integración Social lleva contabilidad separada y

aplica los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el Régimen de la Contabilidad

Pública, en el proceso de identificación, clasificación, registro, preparación y revelación de los

estados contables, conforme a la Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 de la Contaduría

General de la Nación – CGN- y sus correspondientes actualizaciones, resoluciones, circulares

externas, instructivos, doctrina y demás documentos técnicos relacionados con el citado

Régimen de Contabilidad Pública y emitidos por ese organismo.



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Igualmente, aplica la Resolución 357 de julio 23 de 2008 de la CGN en el sentido de

documentar e implementar las políticas y prácticas contables para propiciar y generar

información confiable, relevante y comprensible (características cualitativas de la información

contable), y apoyar la toma de decisiones, el control y la optimización de los recursos públicos.

El Manual de Políticas Contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y

formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una herramienta

que facilita la preparación y presentación de la información financiera, su interpretación y

comparación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal en la Secretaria Distrital

de Integración Social.

Los siguientes, son los objetivos del Manual de Políticas Contables:

Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras realizadas al

interior de los procesos misionales y/o de apoyo de la Secretaria Distrital de Integración

Social, sean vinculadas al proceso contable.

Aplicar los principios e implementar las prácticas contables para reconocer y revelar los

activos, pasivos, ingresos y gastos, inherentes al proceso contable de la Secretaria Distrital


Establecer parámetros para la sostenibilidad del sistema contable de Secretaria Distrital de

Integración Social.

Soportar en forma adecuada la toma de decisiones.

Contribuir al ejercicio de la rendición de cuentas, el cumplimiento de la legalidad y el control

administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestión eficiente, la destinación, uso,

mantenimiento y salvaguarda de los recursos públicos con que cuenta la Secretaria Distrital




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POLITICAS CONTABLES

Las siguientes políticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y procedimientos

específicos adoptados al interior de los procesos la Secretaria Distrital de Integración Social,

con el fin de garantizar el procesamiento y reporte confiable y oportuno de la información

contable necesaria para elaborar y presentar los estados financieros razonables.

1 ORGANIZACIÓN CONTABLE

La Secretaria Distrital de Integración Social, organiza internamente su contabilidad a través de

unidades de responsabilidad de forma integrada; el proceso contable1 se documenta, evalúa y

actualiza de conformidad con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión implementado por

la entidad.

2 GESTIÓN CONTABLE POR PROCESO

El proceso contable de la Secretaria Distrital de Integración Social, debe interrelacionase con

los demás procesos de la entidad.

Los procesos a cargo de las diferentes áreas que conforman la estructura organizacional de la

Secretaria Distrital de Integración Social que realicen operaciones susceptibles de registro

contable, deben tener en cuenta en la definición de los procesos y procedimientos del Sistema

Integrado de Gestión, la interrelación directa o indirecta con el proceso contable.

1 El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las

transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios. – Plan General de Contabilidad Pública numeral 61.



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Las áreas proveedoras de la información contable se deben relacionar con el proceso contable

como un destinatario, asumiendo el compromiso de suministrar la información que genere

sobre hechos económicos que afecten la situación contable de la entidad, en el tiempo oportuno

y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y

procesados adecuadamente, dentro del proceso de adquisiciones.

El Sistema Integrado de Gestión, se constituye en una herramienta gerencial que permite de

una forma metodológica documentar, estandarizar y controlar los procesos y servicios de la

Secretaria Distrital de Integración Social.

3 GENERACIÓN DE INFORMACION CONTABLE

La información que se produce en las diferentes áreas proveedoras de la información contable

de la entidad será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros

sociales y ambientales. Por lo tanto, las bases de datos producidas y administradas en las

áreas de gestión se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los

estados contables de la entidad en aquellos casos en que los registros contables no se lleven

individualizados, por lo que en aras de la eficiencia operativa de la entidad, el detalle de dicha

información permanecerá en el área de origen sin perjuicio de que la misma se encuentre

registrada en forma agregada en contabilidad.

La información contable impresa y/o en medios magnéticos que constituya evidencia de las

transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad deben estar a disposición de los

usuarios de la información, en especial, para efectos de inspección, vigilancia y control por

parte de las autoridades que los requieran.

La información para el reconocimiento de las transacciones de contabilidad se procesa en

forma automática, semiautomática y manual, de acuerdo con el origen.

La información contable requerida por los órganos de inspección, vigilancia y control es

canalizada a través de la instancia delegada para tal fin por el Despacho de la Secretaría



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Distrital de Integración Social, previa preparación de la información pertinente por parte de la

Asesoría de Recursos Financieros área de contabilidad de la Secretaria Distrital de Integración

Social

3.1 Libros de Contabilidad

La Entidad prepara la contabilidad por medios electrónicos y ha definido que tanto los libros de

contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e

imprimirse si son requeridos en dicho medio.

Los libros de contabilidad, principales y auxiliares, se llevan en castellano y deben ajustarse a la

norma y a la parametrización del sistema de información que utilice la entidad para la época de

cada registro y deben contener como mínimo: Tipo de libro, periodo, código contable,

descripción saldo anterior, movimientos de las cuentas y nuevo saldo.

Así mismo, los libros auxiliares podrán generarse de acuerdo con los niveles de desagregación

incluidos en la funcionalidad del sistema y los parámetros establecidos para tal fin, los cuales se

generan en un archivo PDF, en cumplimiento de la austeridad del gasto.

Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado

de las transacciones y operaciones de la entidad, con base en los comprobantes de

contabilidad y los documentos soporte que la entidad haya definido en sus procedimientos.

En relación con los libros de contabilidad, se garantiza que realizado el cierre del período

contable, no se podrán modificar o eliminar los registros de origen. Podrán modificarse los

saldos reflejados en el cierre, únicamente mediante el registro de ajustes contables

reconocidos en el período siguiente.

Los libros de contabilidad se generan archivan y conservan así:



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- Mayor y Balance se imprimen y argollan de forma trimestral se están bajo la custodia del

(la) Contador (a) de la entidad.

- Los libros auxiliares son generados en medio magnético en un archivo PDF los cuales

se deben archivar por lo menos en dos de los computadores de los profesionales del

equipo de contabilidad. Al cierre de cada año se deben guardar una copia de backup de

tal forma que estén bajo la custodia del (la) Contador (a) de la entidad.

- La Subdirección de Investigación e Información o quien haga sus veces, diariamente

realizará un BACKUP del aplicativo contable, con el fin de prevenir posibles pérdidas de

información por causas ajenas a las fallas humanas.

La tenencia, conservación y custodia del acta de apertura de libros, de los soportes,

comprobantes y libros de contabilidad es responsabilidad del (la) Contador (a) de la entidad,

quien podrá delegar por escrito dicha responsabilidad a un funcionario de la misma área y

posteriormente trasladarla al área de Gestión documental conforme lo establecen las tablas de

retención documental.

El funcionario responsable de la tenencia, conservación y custodia, denunciará ante las

autoridades competentes la pérdida o destrucción de los soportes, comprobantes y libros de

contabilidad, en los casos en que esto suceda.

En caso de pérdida o destrucción el Representante Legal de la Entidad, debe ordenar de

inmediato, la reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de seis (6)

meses.

Para la reconstrucción se toman como base los comprobantes de contabilidad, los documentos

soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios

magnéticos, las bases de datos de las áreas proveedoras de la información contable y demás

instrumentos que considere pertinente el (a) Contador (a) de la entidad.



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El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez

(10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual corresponda, la

disposición anterior, se aplica a las tablas de retención documental y a las políticas de la

institución para el manejo de archivos, sin perjuicio de las disposiciones establecidas o

adoptadas por el Archivo de Bogotá para el manejo y conservación de documentos históricos.

3.2 Comprobantes de Diario

Los comprobantes de contabilidad se generan, archivan y conservan en libros empastados,

debidamente clasificados así: órdenes de pago, servicios públicos, cajas menores y otros

comprobantes. A partir del año 2012 las órdenes de pago con sus correspondientes soportes a

más del medio físico se conservarán en medio magnético, debidamente escaneadas y

almacenadas en el servidor de la Secretaría, en la siguiente dirección que fue asignada por la

Subdirección de Investigación e Información para tal fin: \\srvfile\OrdenesdePagoSDIS y es

administrada directamente por el (a) Contador (a) de la entidad y su delegado. Adicionalmente,

se tendrán en cuenta los lineamientos señalados por el (a) Contador (a) de la entidad y la Tabla

de Retención Documental de la Entidad.

3.3 Soportes de contabilidad

Los soportes deben adjuntarse, relacionarse y/o identificarse en los comprobantes de diario,

archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por

medios físicos y/o electrónicos.

En las transacciones automáticas los soportes contables se conservan en el área proveedoras

de la información contable que los originó. De otra parte, tratándose de transacciones manuales

los soportes contables deben adjuntarse y/o referenciarse en los comprobantes de diario.

Cuando se trate de ajustes contables originados en depuración y análisis de datos se

sustentan adecuadamente, referenciando el registro de origen y adjuntando los documentos

soportes pertinentes.



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4 CONTROLES A LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES

Los Estados Contables elaborados y presentados por la entidad son objeto de autenticación y

certificación mediante las firmas del Representante Legal, Asesora de Recursos Financieros, y

por el (a) Contador (a) de la entidad, en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad

Pública.

4.1. Controles Administrativos

4.1.1. Comunicación a las áreas proveedoras de la información contable y entes

externos para el suministro oportuno de información

El (a) Contador (a) de la entidad actualiza anualmente los requerimientos mínimos y fechas de

reporte de la información contable que deben remitir las diferentes áreas proveedoras de

información que tenga efectos contables2 de la Secretaría Distrital de Integración Social, así

como la información de los entes externos para la preparación y entrega oportuna de reportes

contables internos y externos.

Mediante Procedimiento de comunicación interna (Memorando y/o Correo Electrónico) y

Procedimiento de comunicación externa (Oficio y/o Correo Electrónico), el (a) Contador (a) de la

entidad, informa y solicita a los responsables de las proveedoras de información y entes

externos, los requerimientos de información contable necesarios para la elaboración y

presentación de los estados contables.

Los requerimientos de información contable detalla, entre otros, los siguientes aspectos:

responsables del reporte, fecha de entrega, período al que corresponde y los documentos,

listados, reportes, informes y las características de contenido y calidad, en términos de

confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

2 Ver Anexo No. 1 – Relación de áreas Proveedoras de la Información para el proceso contable



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Las áreas proveedoras de información de la Secretaría Distrital de Integración Social, deben

reportar todas las transacciones, hechos y operaciones expresadas en términos cualitativos o

cuantitativos, atendiendo la normatividad vigente y conforme al requerimiento remitido.

4.1.2. Lista de control para verificar la entrega oportuna de información

Quien desempeñe las funciones de Secretaria del área de contabilidad debe conservar y

actualizar la lista de control mensual en el que se evidencien los documentos recibidos para el

proceso contable3, para verificar la entrega oportuna de información por parte de cada una de

las áreas proveedoras de información, con el objeto de controlar la inclusión de la totalidad de

las transacciones, hechos y operaciones.

El funcionario responsable del registro contable, revisa, analiza y verifica la información remitida

o procesada por las áreas proveedoras de información, en caso de encontrar deficiencias o

inconsistencias informará por escrito (memorando, oficio y/o correo electrónico), a las áreas

responsables de la información o la entidad externa remitente para que se efectúen las

correcciones, modificaciones y/o ajustes.

4.1.3. Actas de seguimiento

El contador (a) trimestralmente se reunirá con los miembros del equipo de trabajo para controlar

y verifica el cumplimiento de las actividades necesarias para incorporar en los estados

financieros la información remitida por cada una de las áreas proveedoras de la información

contable, con lo cual se garantiza que se han adelantado acciones mínimas tendientes a lograr

la razonabilidad y objetividad de la información contenida en los estados contables.

4.1.4. Actividades de cierre al final del período contable

Cada una de las dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social realizarán las

actividades de orden administrativo tendientes a lograr un cierre integral de la información

3 Ibíd.



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contable producida a una fecha determinada en todas las áreas proveedoras de información

que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.

Las actividades a desarrollar deben contemplar entre otros los siguientes aspectos: cierre de

compras y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de

derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos

de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones

recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y

conciliaciones, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables,

dando aplicación a lo establecido por la Contaduría General de la Nación y el Contador General

de Bogotá D,C., en lo relativo al cierre contable de cada vigencia.

4.2. Controles Operativos 4.2.1 Verificación y conciliación de información contable

El análisis, verificación y conciliación de la información contable se realiza periódicamente y de

forma permanente por los funcionarios de la Asesoría de Recursos Financieros- Contabilidad,

confrontando la información de los estados financieros frente a la información del área fuente.

Se efectúan como mínimo conciliaciones de saldos para la Cuenta de cruce con Tesorería

Distrital; propiedades, planta y equipo; obligaciones contingentes SIPROJ4; y anticipos. Las

diferenticas que se detecten deben ser informadas por escrito al área proveedora de la

información a fin de adelantar mesas de trabajo para unificar saldos.

Del resultado de esta actividad puede generarse la realización de ajustes, reclasificaciones,

correcciones y/o modificaciones a que haya lugar, tanto en las transacciones u operaciones

manuales.

4 Sistema de Procesos Judiciales del Distrito



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4.2.2. Operaciones reciprocas5

El contador (a) designará un funcionario responsable de revisar, analizar, verificar y conciliar las

transacciones u operaciones de enlace con las dependencias y organismos del nivel central; así

como, las operaciones reciprocas con las demás entidades del nivel descentralizado del Distrito

Capital y del orden Nacional.

La conciliación de las operaciones reciprocas con las entidades descentralizadas del Distrito

Capital y las entidades del nivel nacional se realizan en forma permanente y como mínimo

trimestralmente y en todo caso cada vez que se reciba el informe de inconsistencias en

operaciones reciprocas por parte de la Dirección Distrital de Contabilidad.

La conciliación de las operaciones reciprocas debe quedar evidenciada en hojas de trabajo

extractadas del aplicativo Bogotá Consolida los cuales se constituyen en el soporte para la

realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones contables

Los ajustes, reclasificaciones, correcciones y modificaciones contables, se efectúan máximo

dentro del trimestre siguiente al informe de inconsistencias en operaciones reciprocas resultante

del proceso de consolidación adelantado por la Dirección Distrital de Contabilidad.

5 PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE

La Asesoría de Recursos Financieras – Contabilidad de la Secretaria Distrital de Integración

Social, prepara y presenta los estados contables de la entidad, con base en la información

reportada por las áreas proveedoras de información. La misma se constituye en información

oficial de la entidad para todos los efectos relacionados con la rendición de cuentas a los

distintos usuarios de la información contable.

5 Operación recíproca. Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades contables públicas por conceptos que

pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan.



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Tabla: Información a cargo de la Dirección Corporativa – Subdirección Administrativa y Financiera – Asesoría de

Recursos Financieros- Contabilidad

Tipo de Información Entidad Receptora Periodicidad

Estados Contables de la Secretaría

Distrital de Integración Social

Dirección Distrital de

Contabilidad

Trimestral

Contraloría Distrital Semestral y anual

Dependencias Internas Cada vez que se

requiera

Otras entidades

Públicas o Privadas

Cada vez que se

requiera

Conciliación de Operaciones con

Tesorería

- Dirección Distrital de

Contabilidad

Mensual

Conciliación Propiedad Planta y

Equipo

- Apoyo Logístico

- Subdirección de

Gestión y Desarrollo

del Talento Humano

Conciliación de Cartera

- Subdirección de

Vejez

-

- Oficina Asesora

Jurídica

Fuente: Asesoría de Recursos Financieros- Contabilidad

La Secretaría Distrital de Integración Social, presenta a la Contraloría de Bogotá D.C., la

rendición de la cuenta consolidada, dentro de los términos, plazos y requisitos fijados por el

Órgano de Control Fiscal. La Oficina Asesora de Control Interno de la Secretaría Distrital de

Integración Social, es responsable ante el organismo de control fiscal de la consolidación,

cargue y rendición de la cuenta de la entidad de acuerdo con los informe y reporte

suministrados por la Dirección de Gestión Corporativa- Subdirección Administrativa y

Financiera, Asesoría de Recursos Financieros- Contabilidad.



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La información contable de la Secretaría Distrital de Integración Social,, se reporta a la

Contaduría General de la Nación en forma integrada mediante el proceso de consolidación6 de

los Estados Contables de Bogotá D.C., de conformidad con los plazos, fechas y requerimientos

establecidos por la Contaduría General de la Nación – CGN-, máximo ente rector de la

contabilidad pública.

6 PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES

La Secretaría Distrital de Integración Social, a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones

y con base en la solicitud presentada por el (a) Contador (a) publica trimestralmente en la

página web de la entidad, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica,

Social y Ambiental a nivel de cuenta. Adicionalmente al cierre de cada vigencia se publican las

Notas a los Estados Financieros.

7 DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE

Los responsables de las dependencias generadoras de hechos económicos, financieros,

sociales y ambientales que afecten la información contable, se reúnen periódicamente con los

funcionarios a su cargo, con el objeto de analizar, evaluar y establecer las acciones

administrativas y contables tendientes a garantizar la confiabilidad y oportunidad de la

información.

A las reuniones de seguimiento enunciadas anteriormente es invitado Contador (a) o su

delegado, con el objeto de establecer acciones conjuntas tendientes a optimizar el proceso

contable; así mismo el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno o su delegado puede

participar de las reuniones de seguimiento para efectos de evaluación del Sistema de Control

Interno Contable.

6 Proceso de Consolidación: Proceso extracontable consistente en que a partir de la agregación de la información contable

pública de un grupo de entidades, que conforman centros de consolidación, se eliminan las operaciones recíprocas con el fin de presentar la situación, actividad y flujo de recursos financieros, económicos, sociales y ambientales del grupo, como si se tratara de una sola entidad contable pública, como la Nación o el sector público, u otros niveles o sectores, a una fecha o durante un período determinado.



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Las decisiones adoptadas en las reuniones que realicen los responsables de las áreas

proveedoras de la información contable, se consignan en actas y las mismas se traducen en

acciones concretas delimitadas en el tiempo, con responsables definidos.

El proceso de depuración contable se aplica a la totalidad de los rubros contables del balance

de la entidad, incluidas las cuentas de orden deudoras y acreedoras. Las partidas objeto de

depuración extraordinaria se retiran de los estados contables y de ser necesario para efectos de

seguimiento y control y cuando así se disponga por parte del Comité Técnico de Sostenibilidad

Contable, dichas partidas se reclasifican en cuentas de orden, en donde no permanecen por

más de cinco (5) años contados a partir de su reclasificación.

8 COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE

Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria

entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, la Secretaría Distrital de Integración

Social constituyó el “Comité Técnico de Sostenibilidad Contable”, como una instancia asesora

de los directores de las áreas proveedoras de la información contable , en la formulación de

políticas y estrategias tendientes a garantizar la sostenibilidad del sistema contable,

produciendo información financiera con las características de confiabilidad, relevancia y

comprensibilidad.

El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable está integrado por los siguientes funcionarios:

quien lo preside, el Director de Gestión Corporativa o su delegado, el Jefe de la Oficina Asesora

Jurídica su delegado, la Subdirectora Administrativa y Financiera, el Asesor de Recursos

Financieros y el Contador (a), quien actuará como Secretario Técnico, los Asesores asignados

al despacho, el Director o Directores, cuando se traten temas de su competencia, y el Jefe de

la Oficina Asesora de Control Interno.



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9 RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN FRENTE AL PROCESO

CONTABLE

Los Directores y Subdirectores de la Secretaría Distrital de Integración Social, como

responsables de las áreas de gestión, son garantes de la calidad, confiabilidad y oportunidad de

la información contable que se genere en cada una de sus áreas.

El nivel directivo de la Secretaría Distrital de Integración Social es responsable de la orientación

estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente. Bajo esta premisa, debe

promover una cultura contable que permita generar conciencia en los funcionarios, sobre la

importancia de la información proporcionada al área contable y su incidencia e impacto para la

toma de decisiones a nivel financiero en el Distrito Capital.

La entidad a través del Sistema Integrado de Gestión, dispondrá de las herramientas

necesarias para que el flujo de información generado en las áreas de gestión fluya

adecuadamente garantizando oportunidad y calidad en los registros administrativos y

financieros.

10 AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE

El Contador (a), es responsable de la elaboración, seguimiento, evaluación, valoración y

actualización de la matriz de riesgos y controles de los procesos y procedimientos del área, de

acuerdo con los parámetros establecidos por la Dirección Distrital de Contabilidad y la

Contaduría General de la Nación.

Los controles asociados al proceso contable corresponderán a todas las acciones adoptadas

con el objeto de mitigar los diferentes riesgos que pueden afectar la información contable.

Los funcionarios del área contable y de las diferentes áreas proveedoras de la información

contable que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer



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contablemente, son responsables en lo que corresponda, de la operatividad eficiente del

proceso contable, las actividades y tareas a su cargo.

El Contador (a) es responsable de la supervisión continúa sobre la eficacia de los controles

integrados y de la autoevaluación permanente a los resultados de su área, como parte del

cumplimiento de las metas propuestas por la dependencia.

El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, es responsable de evaluar permanentemente

la implementación y efectividad del control interno contable necesario para mantener la calidad

de la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad.

10.1. Informes de autoevaluación contable

La Secretaría Distrital de Integración Social para realizar el proceso de autoevaluación, tiene en

cuenta entre otros, los siguientes informes:

10.1.1. Dictámenes de la Contraloría

El Contador (a), es responsable de analizar y evaluar el informe de auditoría integral, dictamen,

hallazgos y observaciones de carácter contable realizadas por la Contraloría Distrital en

ejercicio de su función constitucional y legal, adoptando las medidas pertinentes para subsanar

las deficiencias presentadas.

10.1.2. Planes de Mejoramiento

El Contador(a), es responsable de establecer y ejecutar las acciones establecidas en el Plan de

Mejoramiento del área contable, dentro de los plazos y fechas establecidos por el Órgano de

Control Fiscal.

Los funcionarios del área contable y de las diferentes áreas proveedoras de la información

contable asignados, son responsables en lo que corresponda por las actividades, acciones y



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tareas a su cargo, relacionadas con el cumplimiento del “Plan de Mejoramiento” de la entidad.

El Contador es responsable del cumplimiento de los compromisos adquiridos del área contable

en el Plan de Mejoramiento.

El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno es responsable de la coordinación,

consolidación y presentación ante la Contraloría de Bogotá D.C., de los Planes de

Mejoramiento de la Entidad y de la presentación de informes de avance trimestral.

10.1.3. Informes de Auditorías Internas y Externas

La Asesoría de Recursos Financieros- contabilidad, evaluará y analizará los informes de las

auditorías internas y externas de gestión, de calidad, de evaluación de control interno y de

certificación al sistema de gestión de calidad, adelantando las acciones preventivas y

correctivas necesarias para el mejoramiento del proceso contable.

11 CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

La gestión en la administración control y archivo de los documentos generados en el área

contable garantiza la efectividad en el proceso y mejores prácticas administrativas

contribuyendo a una importante reducción de tiempos y costos.

Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad, tienen el

deber de clasificar, ordenar, foliar y archivar los documentos, libros principales y auxiliares,

comprobantes, soportes, relaciones, escritos e informes contables que en relación a su cargo le

hayan sido asignados, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental y

procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Las tablas de retención documental de la entidad, son el instrumento archivístico esencial que

permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción

documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,

central, e histórico.



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12 SISTEMA DE INFORMACIÓN

El Sistema de Información contable que utiliza la Secretaría Distrital de Integración social desde

el año 1997, se denomina DATASIX, el cual es aislado de los demás aplicativos que con

general información de carácter contable; implicando ello el reproceso de información de forma

manual y el cargue de archivos planos, que deben ser previamente validados y conciliados con

las demás áreas fuentes.

En el desarrollo e implementación de los sistemas se tienen en cuenta las dimensiones de

confidencialidad, disponibilidad y auditabilidad.

La Secretaría Distrital de Integración Social fija las políticas de uso y seguridad informática, que

son de obligatorio cumplimiento para todos los actores del negocio y son dictadas por la alta

dirección y desarrolladas por la Subdirección de Investigación e Información de la entidad. Esta

política es conocida y cumplida por todos los funcionarios o terceros, sea cual fuere el nivel

jerárquico y su situación de vinculación con la entidad.

La administración general de Sistemas y de roles está a cargo de por la Subdirección de

Investigación e Información.

El aplicativo contable permite el registro de transacciones a través de archivos planos que

general otros aplicativos tales como el Fox que es por medio del cual se registran en la

Secretaría de Integración Social las órdenes de pago y el aplicativo de inventarios, de ello es

posible obtener los informes contables necesarios para generar los Estados Financieros de la

entidad.

El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno evalúa el cumplimiento de las políticas y

protocolos de seguridad en la instalación, operación y mantenimiento del sistema de

información, bajo el proceso de control interno contable de la Entidad.



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13 CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE

LAS AREAS DE GESTION

La Secretaría Distrital de Integración Social, garantiza mediante la aplicación de la Resolución

1502 de 2011, la entrega de la información contable cuando se produzcan cambios de

Secretario ó de Contador, por medio de un informe de gestión que incluye las condiciones en

que se encuentra y entrega el sistema contable,

Igualmente, los cambios de responsables de las áreas de gestión deben estar acompañados de

sendos informes de gestión en donde se detalle el estado actual de la información que competa

a cada área, almacén e inventarios, administrativa, jurídica, entre otras, y su incidencia en el

Sistema de Información Contable de la Secretaría Distrital de Integración Social.

La Secretaría Distrital de Integración Social a través de la Subdirección de Gestión y Desarrollo

del Talento Humano además garantiza el proceso de empalme e inducción de los funcionarios

entrantes y salientes para lo cual establece a su interior los procedimientos presupuestales y

administrativos que soporten esta gestión y atiende los lineamientos que para el efecto se

establezcan.

Cuando se produzcan cambios de Representante Legal y/o Contador, la fecha de los estados

contables y de actualización de los libros principales de contabilidad a presentar, corresponde al

último día del mes anterior, a la fecha en la cual se hace la entrega del cargo.

Cuando se produzcan cambios de representante legal ó contador se debe informar, como

mínimo, los siguientes aspectos:

a) Que se entrega el sistema de información contable con todos los elementos que lo integran.

b) Que están a disposición los libros de contabilidad, principales y auxiliares, debidamente

actualizados a la fecha de entrega del cargo, con todos los documentos y soportes contables

correspondientes a las transacciones y operaciones registradas. De igual forma, que está a



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disposición la correspondencia existente entre la Contaduría General de la Nación y la entidad

contable pública.

c) Que se han realizado y registrado los cálculos actuariales y las amortizaciones, así como los

recursos destinados para el pago de estos pasivos. De lo contrario, evidenciar si se está

realizando el estudio o se conoce el estado de esta obligación.

d) Las situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a favor de

la entidad contable pública.

e) Los fondos especiales y fondos cuenta a cargo de la entidad contable pública y si fueron

entregados en administración o en fiducia.

f) Las situaciones que se encuentren pendientes de resolver en materia contable.

g) Los temas contables específicos acordados entre las partes, para ser entregados con

posterioridad.

Al informe se le deben anexar:

a) Los estados contables básicos certificados, junto con sus notas, elaborados con corte al

último día del mes anterior, a la fecha en que entrega el cargo.

14 CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE

La Secretaría Distrital de Integración Social, identifica de manera permanente las necesidades

de actualización para responder con la normatividad vigente a los requerimientos de los

usuarios internos y externos de la información contable, y solicita ante la Subdirección de

Gestión y Desarrollo del Talento Humano, la gestión que se requiera.



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Se cuenta con el apoyo permanente de la Dirección Distrital de Contabilidad en lo que haga

referencia a la actualización y aplicación de las normas técnicas y los procedimientos de

contabilidad enmarcados dentro del Régimen de Contabilidad Pública y emitidos por la

Contaduría General de la Nación.

15 MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

Las políticas descritas en este manual son dinámicas. Cualquier cambio, modificación o adición

al Régimen de Contabilidad Pública, estructura organizacional del área contable y/o de

Manuales de procedimientos, suponen una revisión y actualización de las mismas.

16 POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECÍFICAS

16.1 EFECTIVO

Esta cuenta es utilizada por la Secretaria Distrital de Integración Social (SDIS) , para el registro

y giro correspondiente a las cajas menores que han sido creadas con su respectiva Resolución

para cada vigencia. Al cierre de cada vigencia debe quedar el saldo en cero pesos de acuerdo

con el Manual para el Manejo de las Cajas Menores. En los casos en que los responsables de

caja menor no efectúen oportunamente la legalización definitiva debe darse traslado del valor

allí registrado a la cuenta de responsabilidades en proceso y notificar de forma inmediata a la

Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios y a la Oficina Asesora de Control Interno de la

entidad.

16.2 DEUDORES

16.2.1 Avances y Anticipos:

16.2.1.1. Para viáticos y gastos de viaje



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Los avances entregados a los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Integración

Social, por concepto de viáticos, gastos de viaje y comisiones, con previa ordenación y

mediante acto administrativos, serán reconocidos contablemente como la cuenta 142011.

La respectiva legalización deberá ser efectuada por el servidor público a quien se le entregaron

los recursos, durante los cinco días hábiles siguiente a la fecha de entrega de entrega de los

dinero ò terminación de la Comisión, en todo caso debe ser antes del 28 de diciembre de cada

vigencia.

Los servidores públicos a quienes se les entreguen recursos a titulo de avance o anticipo para

viáticos se harán responsables penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización

oportuna y por el manejo de estos dineros, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiera

lugar7. La Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano es responsable de la

recepción, seguimiento y remisión del informe de legalización al área de contabilidad, para lo

cual tiene como máximo el mes siguiente a la recepción del documento en la respectiva área.

Una vez vencidos los plazos para la legalización y no se haya allegado el documento o informe

el área de contabilidad procederá a efectuar la reclasificación de las partidas a la cuenta de

responsabilidades en proceso y notificar de forma inmediata a la Oficina Asesora de Asuntos

Disciplinarios y a la Oficina Asesora de Control Interno de la entidad.

16.2.1.2. Para adquisición de bienes y servicios

Los derechos a favor de la Secretaría Distrital de Integración Social, se reconocen

mensualmente con base en los giros efectuados a favor de los proveedores a título de anticipo

para la obtención de bienes y servicios, las áreas técnicas y supervisores de cada uno de los

referidos contratos son los responsables del seguimiento y suministro al área contable de la

información necesaria para efectuar las correspondientes amortizaciones.

7 Numeral 3.2.3. del Manual operativo de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal



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Para efectos de las amortizaciones de cada uno de los anticipos son documentos idóneos: la

factura de venta en la que se detalle el valor a amortizar en cada pago; actas de liquidación ò

informes remitidos por los supervisores de los correspondientes contratos.

En los casos en los cuales no sean utilizados los anticipos y el supervisor ordene al contratista

el reintegro de los saldos a favor de la SDIS, se deberá a llegar al área de contabilidad copia de

los recibos de caja emitido por la Tesorería Distrital, que den cuenta de dichas transacciones a

fin de amortizar dichos montos en la cuenta 1420.

Por otra parte, los rendimientos generados por los recursos en poder de terceros deben ser

informados a Contabilidad remitiendo copia de los recibos de caja emitido por la Tesorería

Distrital, a fin de reconocer este ingreso en la contabilidad de la SDIS.

16.2.2. Recursos entregados en administración

Los derechos a favor de la Secretaría Distrital de Integración Social que son entregados a

terceros para su administración en virtud de los convenios ò contratos suscritos serán

registrados por el valor del desembolso. Para efectos de amortizar estos valores será el área

supervisora la encargada de informar y remitir los soportes a Contabilidad para el respectivo

registro.

Con relación a los encargos fiduciarios, especialmente en lo relacionado con los valores

girados a FONCEP el área responsable del seguimiento y control es la Subdirección de Gestión

y Desarrollo del Talento Humano de la SDIS, quienes son los encargados de enviar

mensualmente al área contable las Relaciones de Autorización - RA- y los extractos emitidos

por FONCEP en los que se refleja el uso de los recursos. Para efecto de los registros contables

se debe tener en cuenta lo señalado en la Circular No. 007 del 24 de diciembre de 2012 emitida

por la Dirección Distrital de Contabilidad y las demás normas que para tal fin se expidan.



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16.2.3. Depósitos entregados en garantía

Los derechos a favor de la Secretaría Distrital de Integración Social entregados a título de

garantía a un tercero como producto de los contratos de comisión u operaciones de mercado a

través de la Bolsa se reconocerán en la cuenta 1425, en el momento en que se efectúe el

desembolso de los recursos que autorice el respectivo supervisor.

Las áreas técnicas y supervisoras de cada uno de los referidos contratos u operaciones de

mercado son los responsables del seguimiento y el suministro al área contable de la

información necesaria para efectuar las correspondientes amortizaciones.

Para efectos de las amortizaciones de cada uno de los depósitos entregados a terceros a título

de garantías son documentos idóneos: la factura de venta en las que se evidencien los bienes o

servicios recibidos; la carta de instrucción de giro enviada al comisionista, las actas de

liquidación ó informes remitidos por los supervisores de los correspondientes contratos.

En los casos en los cuales no se empleen las garantías y el supervisor ordene al comisionista el

reintegro de los saldos a favor de la SDIS, se deberá a llegar al área de contabilidad copia de

los recibos de caja emitido por la Tesorería Distrital, que den cuenta de dichas transacciones a

fin de amortizar dichos montos en la cuenta 1425.

Por otra parte, los rendimientos generados por los recursos en poder de terceros deben ser

informados por parte de los supervisores o interventores de cada contrato a Contabilidad

remitiendo copia de los recibos de caja emitido por la Tesorería Distrital, a fin de reconocer este

ingreso en la contabilidad de la SDIS.

16.2.4. Otros deudores

Teniendo en cuenta el origen de los otros deudores, en la Secretaría Distrital de Integración

Social se hace necesaria la siguiente clasificación:



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16.2.4.1 Deudores administrados por la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento

Humano

Los derechos a favor de Secretaría Distrital de Integración Social por concepto de sanciones

disciplinarias se reconocen mensualmente con base en la información administrada por la

Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento Humano la cual contiene el detalle de los

aspectos inherentes del derecho a favor de la entidad. Esta información debe estar discriminada

por los procesos de cobro que se adelantan directamente por la entidad y aquellos cobros que

son enviados para los fines pertinentes a la Oficina de Ejecuciones Fiscales.

La cartera debidamente certificada por la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento

Humano, se utiliza para elaborar la conciliación de los saldos de deudores y origina los ajustes

contables relacionados con intereses, actos administrativos y demás conceptos a que haya

lugar.

La base de datos o información detallada de cartera administrada la Subdirección de Gestión y

Desarrollo del Talento Humano, se constituye en el libro auxiliar de las cuentas y subcuenta que

conforman los saldos de los deudores por este concepto.

De otra parte, atendiendo el principio de prudencia, los saldos de cartera por concepto de las

deudas, intereses y sanciones certificados la Subdirección de Gestión y Desarrollo del Talento

Humano, la Oficina Asesora Jurídica de la entidad o por la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la

Secretaría Distrital de Hacienda, como cartera incobrable, son trasladados a cuentas de orden

contingentes, afectando directamente el patrimonio de la entidad, en razón a que la Secretaría

Distrital de Integración Social , por pertenecer al gobierno central y no ser productora de bienes

o prestadora de servicios individualizables no aplica el cálculo de provisiones.

Los saldos allí trasladados permanecen hasta cuando la Subdirección de Gestión y Desarrollo

del Talento Humano emita los respectivos actos administrativos de extinción del derecho por los



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conceptos diferentes al pago, o porque se haya dado la depuración, momento en el cual son

retirados los respectivos saldos de las cuentas de orden.

16.2.4.2. Deudores administrados por la Oficina Asesora Jurídica

Los derechos a favor de Secretaría Distrital de Integración Social por concepto de

Incumplimiento de contratos ó procesos a favor de la entidad adelantados por la Oficina

Asesora Jurídica, se reconocen mensualmente con base en la información administrada, dicha

oficina la cual contiene el detalle de los aspectos inherentes del derecho a favor de la entidad,

discriminado el valor de la pretensión inicial, los rendimientos y las costas judiciales. Siempre

que se informe sobre procesos nuevos debe contarse con copia del acto administrativo que dio

origen a dicho cobro. Igualmente, cuando se recuperen y legalicen títulos a favor de la SDIS

ante la Tesorería Distrital se debe enviar junto con el reporte mensual copia de la respectiva

legalización.

La cartera debidamente certificada por la Oficina Asesora Jurídica, se utiliza para elaborar la

conciliación de los saldos de deudores y origina los ajustes contables relacionados con

intereses, actos administrativos y demás conceptos a que haya lugar.

La base de datos o información detallada de cartera administrada la Oficina Asesora Jurídica,

se constituye en el libro auxiliar de las cuentas y subcuenta que conforman los saldos de los

deudores por este concepto.


deudas, intereses y sanciones certificados por la Oficina Asesora Jurídica de la entidad, como

cartera incobrable, son trasladados a cuentas de orden contingentes, afectando directamente el

patrimonio de la entidad, en razón a que la Secretaría Distrital de Integración Social , por

pertenecer al gobierno central y no ser productora de bienes o prestadora de servicios

individualizables no aplica el cálculo de provisiones.



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Los saldos allí trasladados permanecen hasta cuando la Oficina Asesora Jurídica emita los

respectivos actos administrativos de extinción del derecho por los conceptos diferentes al pago,

o porque se haya dado la depuración, momento en el cual son retirados los respectivos saldos

de las cuentas de orden.

16.2.4.3. Deudores administrados por las áreas responsables de la ejecución de

Proyectos de inversión

Los derechos a favor de Secretaría Distrital de Integración Social por concepto de mayores

valores entregados a usuarios por parte de los proyectos sociales que adelanta la entidad, se

reconocen mensualmente con base en la información remitida por cada proyecto la cual

contiene el detalle de los aspectos inherentes del derecho a favor de la entidad, discriminado el

valor de la cartera, los abonos o pagos efectuados por los usuarios a través de la Tesorería

Distrital de la Secretaria de Hacienda y las modificaciones que surjan en el proceso de cobro.

Siempre que se informe sobre nueva cartera detectada debe remitirse junto con el informe del

mes en que se incorporen copia del acto administrativo que dio origen a dicho cobro.

Igualmente, debe anexar copia de los recibos de pago emitidos por Tesorería Distrital. En el

caso de los pagos, la Oficina de Contabilidad previo al registro contable deberá verificar que

dichos montos sean reportados en el libro auxiliar de Tesorería.

La cartera debidamente certificada por las Subdirecciones Técnicas de cada proyecto, se utiliza

para elaborar la conciliación de los saldos de deudores y origina los ajustes contables

relacionados con intereses, actos administrativos y demás conceptos a que haya lugar.

La base de datos o información detallada de cartera administrada por las oficinas técnicas de

cada proyecto, se constituye en el libro auxiliar de las cuentas y subcuenta que conforman los

saldos de los deudores por este concepto.


deudas, intereses y sanciones certificados las áreas responsables de la ejecución de Proyectos

de inversión , o por la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Secretaría Distrital de Hacienda,



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como cartera incobrable, son trasladados a cuentas de orden contingentes, afectando

directamente el patrimonio de la entidad, en razón a que la Secretaría Distrital de Integración

Social, por pertenecer al gobierno central y no ser productora de bienes o prestadora de

servicios individualizables no aplica el cálculo de provisiones.

Los saldos allí trasladados permanecen hasta cuando el Área Técnica del proyecto

responsable de esta cartera emita los respectivos actos administrativos de extinción del derecho

por los conceptos diferentes al pago, o porque se haya dado la depuración, momento en el cual

son retirados los respectivos saldos de las cuentas de orden.

16.3 Propiedades Planta y Equipo

En el grupo Propiedades, planta y equipo, se incluyen las cuentas que representan el valor de

los bienes tangibles de propiedad de la SDIS que se utilizan para la prestación de los servicios

sociales y administrativos y cumplen con el objeto social de la entidad.

En la Secretaría Distrital de Integración Social las propiedades, planta y equipo se reconocen

por su costo histórico. Los bienes recibidos de entidades públicas y/o de particulares a título

gratuito se registran contablemente por el valor convenido.

Los bienes adquiridos o incorporados por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo

mensual legal vigente se registran como gastos8 y se controlan en el inventario de bienes de

consumo controlado.

Los activos de menor cuantía9 y superiores a medio salario mínimo mensual legal vigente, se

deprecian en el mismo año en que se adquieren o incorporan.

La Secretaría Distrital de Integración Social, cada uno de los componentes de los equipos de

cómputo se registra por separado. Ejemplo CPU, teclado, monitor, mouse10.

8 Libro II Manual de Procedimientos, capítulo III, página 37.

9 Valor determinado por la Contaduría General de la Nación

10 Libro II Manual de Procedimientos, capítulo III, página 36.



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Para el control de los paneles que conforman los puestos de trabajo reconocidos como muebles

y enseres, se tiene claridad en la cantidad, tipo, forma y la unidad de medida instalada en cada

área, se le asigna un código o número de placa al conjunto o conjuntos y su valor queda a

cargo del jefe de área; los elementos que componen el puesto de trabajo (silla, bases, mesón,

archivador, etc.) quedan a cargo del funcionario que los tenga en uso y sus placas son

independientes.

Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una dependencia, el número

de piezas o metros son descargados del código correspondiente y asignados al nuevo receptor.

La pérdida o faltante de bienes se registra de conformidad con el procedimiento de

reconocimiento y revelación de las responsabilidades fiscales, emitido por la Contaduría

General de la Nación11 y el emitido por la Dirección Distrital de Contabilidad.12

Los bienes determinados como inservibles en la Secretaria Distrital de Integración Social, se

retiran del balance y se reconocen por su valor en libros en cuentas de orden mientras se

efectúa su destino final de manera que se pueda ejercer el control contable como complemento

del control administrativo.

El registro de las transacciones y operaciones de los bienes devolutivos y de consumo, se

efectúa mediante el aplicativo desarrollado por la entidad para tal fin y se carga mediante

interface al aplicativo contable, una vez la Asesoría de Apoyo Logístico radique los soportes de

los movimientos presentados en el almacén tanto de bienes devolutivos como de bienes de

consumo.

La base de datos o información detallada de los bienes de propiedad de la Secretaría Distrital

de Integración Social es administrada la Asesoría de Apoyo Logístico, se constituye en el libro

11

Libro II Manual de Procedimientos, capitulo X, página 113. 12

Circular Externa No. 02 del 16 de junio de 2010, Procedimiento para el reconocimiento y revelación de responsabilidades



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auxiliar de las cuentas y subcuenta que conforman los saldos del grupo de Propiedad excepto

la cuenta de construcciones en curso.

Con el propósito de garantizar la sostenibilidad contable de forma mensual el área de

contabilidad efectuará el proceso de conciliación entre los saldos de la contabilidad y el

resumen que para el efecto genere el respectivo aplicativo. En los casos de presentarse

diferencias, se efectuará notificación escrita al área correspondiente a fin de identificar el origen

y proceder a los ajustes necesarios.

16.3.1 Actualización

Las propiedades, planta y equipo se actualizan mediante la comparación de su valor en libros

contra el costo de reposición o el valor de realización.

La Secretaria Distrital de Integración Social, reconoce provisiones para protección de

propiedades, planta y equipo, cuando el valor en libros es superior a su valor de realización o

costo de reposición, una vez se haya agotado el saldo reconocido como valorización si la

hubiere. El registro contable de la provisión afecta directamente el patrimonio. Esta política

aplica igualmente para los bienes entregados a terceros.

En cumplimiento de sus funciones administrativas la Asesoría de Apoyo Logístico de la

Secretaria Distrital de Integración Social, adelanta la actualización de bienes muebles cuando lo

considere conveniente. No obstante dicha actualización se realiza con una periodicidad máxima

de tres (3) años, incorporando el registro contable en el mismo período de la actualización13.

La actualización procede para todos los bienes muebles que se encuentren en servicio, aunque

estén totalmente depreciados y cuyo costo histórico individual sea superior a treinta y cinco (35)

salarios mínimos mensuales legales vigentes.

13 Libro II-Manual de Procedimientos – Procedimientos contables, numeral 20, página 39.



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Cuando la información contable indique la existencia de “bienes” totalmente depreciados o

amortizados” (valor en libros es cero) pero que continúan en servicio generando beneficios

económicos futuros, éstos permanecen en el cuerpo del Balance General de la Secretaría

Distrital de Integración Social, hasta tanto se realice un avalúo técnico del mismo y se estime su

nueva vida útil, en el marco de la norma contenida en el Régimen de Contabilidad Pública.14

La selección y aplicación de metodologías para actualizar los bienes, contempla la relación

costo–beneficio y procura evitar erogaciones significativas, por lo cual se efectúan los avalúos

con personal de la entidad, mediante la contratación de personas naturales o jurídicas o con el

apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad técnica

para dicha gestión.

16.3.2 Administración y custodia

La administración, control y custodia de los bienes de la Secretaría Distrital de Integración

Social, está a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera- Asesoría de Apoyo

Logístico

La administración y control de los equipos de comunicación, computación e intangibles

(software) de la entidad, está a cargo de la Subdirección de Investigación e información de la

SDIS.

La Secretaría Distrital de Integración Social, ha constituido el Comité de Inventarios15, para velar

por el correcto manejo de los bienes e inventarios, coordinando, planificando y apoyando con su

gestión al profesional encargado de la administración de los bienes.

16.3.3 Cálculo de depreciaciones y amortizaciones

14 Concepto 200912-138808 el 05-02-10, emitido por la Contaduría General de la Nación. 15

Creado mediante Resoluciòn 0026 del 19 de enero de 2009



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Tomando en consideración que los activos de la Secretaría Distrital de Integración Social, son

utilizados de manera regular y uniforme en cada período contable, el método de depreciación a

aplicar es el de línea recta16. Para el rubro propiedades, planta y equipo, se han establecido las

vidas útiles definidas en el Libro II del Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la

Nación.

Tabla: Método de Depreciación en Línea Recta

Código Contable Bienes Vida Útil

1650 Redes, líneas y cables 25

1655 Maquinaria y equipo 15

1660 Equipo médico y científico 10

1665 Muebles, enseres y equipos de oficina 10

1670 Equipos de computación 5

1670 Equipos de comunicaciones 10

1675 Equipos de trasporte, tracción y elevación 10

1680 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería 10 Fuente: Plan General de Contabilidad Pública

En la Secretaría Distrital de Integración Social, el reconocimiento contable de la depreciación,

se efectúa afectando el patrimonio.

El Comité de Inventarios, o quien haga sus veces en la entidad, revisa la actualización o

modificación de la vida útil de los activos, teniendo en cuenta las inversiones que realice por

adiciones o mejoras, políticas de mantenimiento y/o reparaciones, avances tecnológicos

implementados y obsolescencia entre otros factores, con base en el estudio técnico emitido por

un perito o experto en la materia.

Los bienes muebles retirados temporalmente del servicio no son objeto de depreciación. Si la

entidad comienza a utilizar nuevamente el activo debe continuar con su depreciación.

Las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en

montaje, los bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas o en

16 Consiste en determinar una alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre la vida útil.



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mantenimiento, no son objeto de cálculo de depreciación mientras permanezcan en tales

situaciones17.

16.3.4 Entrega y recibo de propiedades, planta y equipo

La Secretaria Distrital de Integración Social da cumplimiento al procedimiento emitido por la

Contaduría General de la Nación relacionado con el reconocimiento y revelación de hechos

relacionados con las propiedades, planta y equipo.

16.3.5 Entrega y recibo de bienes con transferencia de propiedad

La entrega de bienes a otras entidades públicas que implica la transferencia de la propiedad, la

Secretaría Distrital de Integración Social la reconoce retirando el activo de su información

financiera, afectando para ello las diferentes cuentas del grupo 16 inherentes al bien y

reconociendo una disminución de su capital fiscal.

El recibo de bienes de otras entidades públicas que implique la transferencia de la propiedad, la

Secretaría Distrital de Integración Social, lo reconoce incorporando el bien al grupo 16 y

afectando el Patrimonio Público Incorporado.

16.3.6 Entrega y recibo de Bienes de uso permanente sin contraprestación

La entrega de bienes a otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad ni

el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce retirando el activo del grupo 16 y

disminuyendo su capital fiscal. Adicionalmente se reconocen en cuentas de orden de control

con el fin de tener el control sobre los mismos. Este registro se realiza con base en soportes

idóneos como actas de entrega y recibo, contratos de comodato con entidades públicas, o

demás documentos que determine la Oficina Asesora Jurídica de la entidad.

17 Plan General de la Contabilidad Pública, numeral 169, página 41.



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El recibo de los bienes de otras entidades públicas sin que implique el traslado de la propiedad

ni el reconocimiento de contraprestación alguna, se reconoce incorporando el activo en el grupo

16, en las subcuentas respectivas de bienes “de uso permanente sin contraprestación” y

afectando el Patrimonio Público Incorporado.

16.3.7 Restitución o Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestación

La Secretaría Distrital de Integración Social, reconoce la restitución de los bienes entregados

para uso permanente sin contraprestación, incorporando el bien al grupo 16 en las cuentas

correspondientes y afectando el patrimonio público incorporado. Adicionalmente disminuye el

valor registrado en las cuentas de orden deudoras de control.

La Secretaría Distrital de Integración Social, reconoce la restitución de bienes que recibió para

uso permanente sin contraprestación, retirando el activo del grupo 16 y afectando el capital

fiscal.

16.3.8 Bienes entregados en administración (comodatos a particulares)

La Secretaría Distrital de Integración Social reconoce, por el valor en libros, los bienes

entregados a particulares a través de contratos de comodato en el grupo 19, como bienes

entregados en administración, para lo cual, se retiran de las diferentes cuentas y subcuentas

del grupo 16 que hayan sido afectadas originalmente.

La integridad de los bienes de propiedad de la Secretaría Distrital de Integración Social, se

protegen mediante la adquisición de pólizas de seguros, independientemente que sean

entregados en comodato.

La titularidad de los bienes es de la Secretaría Distrital de Integración Social cuando éstos son

entregados en comodato a particulares y en calidad de Bienes para uso permanente sin

contraprestación a las entidades del gobierno central y a las empresas del Estado, por lo



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consiguiente se controlan a través del aplicativo que para el manejo de los inventarios tenga la

entidad.

16.3.9 Bienes pendientes de legalizar

La Secretaría Distrital de Integración Social, reconoce en el grupo 16, subcuenta “Bienes

pendientes de legalizar”, aquellos bienes que por alguna circunstancia no han cumplido la

totalidad de las formalidades que acrediten su titularidad o propiedad.

16.3.10 Toma física de bienes

La Secretaría Distrital de Integración Social realiza durante la vigencia y en todo caso antes del

cierre de los estados contables, el inventario físico de bienes muebles e inmuebles, de acuerdo

con la programación realizada por la Subdirección Administrativa y Financiera – Apoyo

Logístico, a través de contratación directa o con personal de la entidad. En éste se contemplan

los bienes: devolutivos y de consumo en depósito, los bienes devolutivos en servicio, los bienes

entregados en comodato a particulares, los bienes entregados para uso sin contraprestación a

las entidades del gobierno central y a las empresas del estado.

Adicional al inventario anual, la Secretaría Distrital de Integración Social, realiza inventarios

rotativos o de verificación, especialmente, en el evento que se presenten cambios de los

funcionarios responsables de los almacenes o la bodega, cuyos resultados forman parte del

Informe de Gestión de entrega del cargo18.

16.3.11 Construcciones en Curso

La Secretaría Distrital de Integración Social reconoce en la cuenta 1615- Construcciones en

Curso los pagos efectuados con cargo a los contratos de obra y sus correspondientes

interventoras. La base de datos o información detallada de las construcciones en curso es

18

LEY 951 DE 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestión.



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administrada por la Subdirección de Plantas Físicas y se constituye en el libro auxiliar de las

cuentas y subcuenta que conforman los saldos de las construcciones en curso.

Con base en las actas finales de obra que suministre la Subdirección de Plantas Físicas se

procede a reclasificar el valor de la cuenta de construcciones en curso a la cuenta de

Edificaciones, simultáneamente se afecta esta última cuenta contra el capital fiscal de

acuerdo al Instructivo 29 del 29 de noviembre de 2002 emitido por la Dirección Distrital de

Contabilidad.

La Subdirección de Plantas de Físicas es el área responsable de efectuar el proceso de

traslado y legalización definitiva de las construcciones terminadas ante el Departamento

Administrativo de la Defensoría del Espacio Público.

16.3.12 Provisiones y Amortizaciones

16.3.12.1 Provisiones

La provisión para prestaciones sociales, debe ser calculada por la Subdirección de Gestión y

Desarrollo del Talento Humano y es remitida de forma mensual al área de Contabilidad

mediante oficio para ser incorporada en los estados financieros de la entidad. El detalle del

cálculo de las provisiones es administrado por la Subdirección de Gestión y Desarrollo del

Talento Humano, con base en los factores fijados por la normatividad laboral vigente aplicable

para la entidad.

El pasivo real se constituirá con base en la liquidación realizada por la Subdirección de Gestión

y Desarrollo del Talento Humano, mediante traslado de las provisiones, al final de cada la

vigencia.

La provisión para obligaciones contingentes se registra y ajusta trimestralmente con base en la

información suministrada por el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ,

administrado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., aplicando el



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procedimiento dispuesto en el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la

Nación y en el Procedimiento para el registro contable de las Obligaciones Contingentes y

Embargos judiciales, expedido por la Dirección Distrital de Contabilidad.

La metodología de valoración de las obligaciones contingentes, es responsabilidad de la Oficina

Asesora Jurídica; dicha valoración una vez incorporada en SIPROJ, se toma como fuente para

los registros contables de provisiones para contingencias y demás cuentas contempladas en el

procedimiento, de acuerdo con el estado del proceso reflejado en el reporte contable de dicho

aplicativo.

16.3.12.2 Amortizaciones

Los anticipos que se pacten en la relación contractual, deben amortizarse periódicamente

según lo estipule el contrato; de no establecerse en el contrato, la amortización se realizará con

base en el porcentaje de avance y pago del contrato.

Los pagos anticipados se amortizan mensualmente en forma proporcional de acuerdo con la

duración del contrato.

Los activos intangibles con vidas útiles definidas se amortizan durante el período en el cual la

entidad espera recibir beneficios futuros. Los activos intangibles con vidas útiles indefinidas no

se amortizan.

16.4 Cuentas por Pagar

Las cuentas por pagar se reconocen a partir del criterio de causación en el momento en que se

reciba a satisfacción por parte de la entidad el bien o servicio y se formalicen ante la Asesoría

de Recursos Financieros los documentos que generan las obligaciones correspondientes, de

conformidad con las condiciones contractuales, entre ellos debe existir el Formato MC-14 y la

correspondiente factura de venta ò documento equivalente, según aplique con la normatividad

vigente.



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Los registros contables de las cuentas por pagar se realizan en el aplicativo contable DATASIX

y se originan en los siguientes aplicativos de gestión: APLICATIVO DE INVENTARIOS para

causación de las obligaciones por la adquisición de servicios, APLICATIVO SOLREDES para

obligaciones laborales y descuentos de nómina, y OPGET para el pago de las obligaciones

contraídas.

El registro contable en DATASIX se realiza mensualmente y se requiere de un flujo de

información permanente y oportuna con la Subdirección Administrativa y Financiera-Asesoría de

Recursos Financieros- Cuentas, que es el área responsable de la recepción, radicación y

trámite de pagos dentro de la entidad. Para efectos de los registros contables, se deben hacer

llegar de manera oportuna los soportes necesarios para la causación (MC-14 y facturas de

venta o documentos equivalentes según corresponda) y comprobantes de pago (Planillas y

Ordenes de pago giradas) de las obligaciones adquiridas por la entidad a la Asesoría de

Recursos Financieros – Grupo de contabilidad.

16.5 Gastos

Los gastos se reconocen bajo el principio de causación, teniendo en cuenta las disposiciones

establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública, con base en los soportes que allegue la

Subdirección Administrativa y Financiera-Asesoría de Recursos Financieros- Cuentas y

teniendo en cuenta la naturaleza del Gasto público Social que es el objeto principal de esta

entidad.



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NORMATIVIDAD APLICABLE

El proceso de Gestión Contable se rige en la actualidad por las siguientes normas:

Resolución 354 del año 2007. de la Contaduría General de la Nación por la cual se

adopta “Régimen de contabilidad Pública” y sus resoluciones modificatorias.

Resolución 357 del 23 julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación por la cual se

adopta “Procedimiento de Control Interno Contable”.

Resolución N°001 de 2001 de Secretaría de Hacienda, que hace referencia al manejo y

control de los bienes.

Resolución DDC-01 de Mayo 12 de 2009 de la Secretaria de Hacienda- Manual para el

Manejo y Control de Cajas Menores.

Resolución 233 del 28 de febrero de 2013, Resolución 1496 del 22 Diciembre de 2008,

Modificación a la Resolución 1216 de 2006 - Comité Técnico de Sostenibilidad del

Sistema Contable.



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ÁREAS PROVEEDORAS DE INFORMACIÓN

A continuación se relacionan las áreas y oficinas responsables de aportar a la Subdirección

Administrativa y Financiera – Asesoría de Recursos Financieros – Contabilidad en los tres

primeros días hábiles de cada mes, los documentos fuente y demás soportes de los hechos

financieros, económicos, sociales y ambientales que se originen en la gestión adelantada por la

Secretaría Distrital de Integración Social

SUBDIRECCIÒN ADMINSITRATIVA Y FINANCIERA

- ASESORÍA DE APOYO LOGÍSTICO

1. Mensualmente entregar el reporte y/o movimiento de Almacén e inventarios, el cual

debe contener entre otros, la siguiente información: Clasificación de Bienes

devolutivos y de consumo, registrados en entradas al servicio o almacén,

debidamente soportados salidas de almacén, bajas por hurto, daño o inservible,

traslados y reintegros al almacén

2. Reporte de la depreciación acumulada. Anexar resumen general de Depreciación del

mes informado. La anterior información debe estar soportada y debidamente

firmada

3. Coordinar con la Subdirección de Investigación e Información, que esta información

esté disponible para contabilidad en medio magnético a partir del tercer día hábil de

cada mes.

- OFICINA DE CUENTAS

1. Los soportes para la elaboración de la orden de pago deben entregarse a

contabilidad para el cálculo de impuestos y a su vez contabilidad los devuelve.



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2. Diariamente enviar movimiento de órdenes de pago radicadas en tesorería

debidamente homologadas.

3. Enviar diariamente las actas de anulación de órdenes de pago con soportes de los

de los dos sistemas.

4. Al cierre de la vigencia elaborar órdenes de pago de cajas menores sin situación de

fondos y enviar a contabilidad para legalización definitiva.

5. Incluir en la carpeta de homologación compartida en el computador denominado

Contabilidad 03, los archivos utilizados para la homologación entre FOX U OPGET.

- OFICINA DE PRESUPUESTO

1. Reporte mensual de los pasivos exigibles, con copia de los respectivos soportes de

pago y/o liberaciones según corresponda.

SUBDIRECCION DE PLANTAS FISICAS

1. Actas parciales o definitivas de las obras en construcción.

2. Enviar informes de FONADE, cada vez que nos reporten.

3. Copia del acta de legalización para entrega de bienes inmuebles para administración

en el DADEP.

4. Saldos de los convenios suscritos con FONADE.

5. Amortización de anticipos entregados a los contratistas.

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

1. Mensualmente enviar copia liquidación de nómina y soportes correspondientes a planta

de personal incluyendo los aportes patronales, con centros de costo resumen

consolidado.

2. Mensualmente enviar provisión para prestaciones sociales.

3. Cada vez que suceda enviar acto administrativo por el cual se crea responsabilidad.



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4. Mensualmente informe sobre el estado de la cartera generada por el cobro de

responsabilidades, discriminando los procesos adelantados directamente por dicha

Subdirección y los cobros adelantados por la Oficina de Ejecuciones Fiscales de la SHD.

5. Enviar copia de los informes para legalizar avances de gastos y viaje cuando hayan sido

ejecutados.

6. Envió mensual de la información exógena para reporte a la SHD.

7. Reporte de ejecución de Recursos entregados al ICETEX. Ò cualquier otro tipo de

convenios que involucren la entrega de recursos para ser administrados.

SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN

1. Mensualmente enviar relación de anticipos.

2. Enviar relación de todos los contratos con Nit, nombre, clase, correo electrónico, valor,

dirección, teléfono y actividad económica para reporte de la información exógena.

3. Enviar resoluciones de multas e incumplimiento con la que se ha declarado

mensualmente, junto con la constancia ejecutoria.

SUBDIRECCION PARA LA VEJEZ

1. Mensualmente en los 3 primeros días de cada mes enviar el informe de cartera de los

cobros por subsidios indebidos.

2. Mensualmente reporte de cobros que se adelantan por parte de la Oficina de

Ejecuciones Fiscales de la SHD.

SUBDIRECCIONES LOCALES

1. Convenios suscritos con otras entidades que involucren operaciones económicas y

financieras y ejecución de los mismos.

OFICINA ASESORA DE ASUNTO DISCIPLINARIOS

1. Cuando suceda enviar copia de Resolución de sanción por responsabilidades.



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OFICINA ASESORA JURÍDICA

1. Mensualmente enviar copia de los actos administrativos internos Resoluciones y o fallos

de sanciones pecuniarias.

2. Trimestralmente remitir relación de las demandas calificadas en sistema SIPROJ y las

novedades de cada proceso, y actualizar el SIPROJ.

3. Mensualmente enviar estados de las demandas a favor de la entidad, debidamente

valoradas, indicando de forma separada el valor inicial de la pretensión, las costas

Judiciales y la indexación Financiera.

4. Enviar mensualmente el estado y recuperación de valores a favor de la entidad y el

recaudo por concepto de multa y sanción.

5 Mensualmente enviar relación de pagos efectuados por sentencias Judiciales

ORDENADORES DEL GASTO Y RESPONSABLE DE CAJA MENOR

1. Legalización mensual de los gastos efectuados por la caja menor

2. Conciliaciones Bancarias de las cuentas utilizadas para tal fin.

3. Información exógena de los pagos efectuados por la caja menor.

4. Legalización definitiva de la Caja menor en el mes de diciembre.

5. Recibos de reintegro y valores sobrantes de acuerdo con los arqueos de caja menor que

adelante el área contable.

SUBDIRECCION DE GESTION INTEGRAL LOCAL

1. Mensualmente en los 3 primeros días de cada mes remitir informe con el valor y el saldo

de las garantías otorgadas en las Operaciones de Mercado.



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GLOSARIO

Actividad económica: Conjunto de acciones tendientes a elevar la capacidad

productiva de los bienes y servicios de una economía, con el fin de satisfacer, en un

período, las necesidades de la comunidad. Toda actividad humana que suponga decidir

qué necesidades humanas satisfacer con los recursos limitados de los que se dispone y

por lo tanto cada elección lleva incorporado un coste de oportunidad.

Activo: Recurso tangible o intangible de la entidad contable pública obtenido como

consecuencia de hechos pasados, y del cual se espera que fluyan un potencial de

servicios o beneficios económicos futuros, a la entidad contable pública en desarrollo de

sus funciones de cometido estatal. Estos recursos, tangibles e intangibles, se originan

en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos

financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública. Desde el

punto de vista económico, los activos surgen como consecuencia de transacciones que

implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización de ingresos.

También constituyen activos los bienes públicos que están bajo la responsabilidad de las

entidades contables públicas pertenecientes al gobierno general.

Activo de menor cuantía: Propiedad, planta y equipo que, por su costo de adquisición

o valor incorporado, puede reconocerse como gasto o depreciarse en el mismo periodo

contable en que se adquirió o incorporó, de acuerdo a los montos periódicamente

definidos por la Contaduría General de la Nación.

Activo depreciable: Recurso tangible susceptible de depreciación.

Ajuste: Registro contable elaborado para que las cuentas revelen saldos razonables,

realizado generalmente antes de la presentación de los estados, informes y reportes

contables. También es conocido como asiento o registro de ajuste.



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Amortización: 1. Reducción del valor en libros de un activo amortizable. 2. Término

genérico para depreciación, agotamiento baja en libros, o la extinción gradual en libros

de una partida o grupo de partidas del activo de vida útil limitada, bien sea mediante un

crédito directo o por medio de una cuenta de valuación. 3. Redención o extinción gradual

de un capital, préstamo u otra obligación; también se utiliza el término para referirse a la

redención de los valores mediante pagos periódicos. 4. Distribución del costo de un

activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del ingreso o al

cumplimiento de las actividades propias del cometido estatal de la entidad contable

pública. 5. Distribución racional y sistemática del valor de los activos intangibles, durante

su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo

de las funciones de cometido estatal.

Anticipo: Monto pagado o recibido por un bien que no ha sido entregado, o por un

servicio que no ha sido prestado.

Año gravable: Año calendario que comienza el primero de enero y termina el 31 de

diciembre, pero puede comprender lapsos menores aplicables a sociedades que se

constituyan o liquidan dentro del año y a extranjeros que lleguen al país o se ausenten

de él en el respectivo período.

Avalúo: Proceso por el cual se estima el precio de un bien o derecho.

Bien mueble: Cualquier bien que pueda trasladarse de un lugar a otro.

Bien pendiente de legalizar: Bien de la entidad contable pública cuya propiedad no ha

sido formalizada con el título o documento soporte idóneo.

Boletín de deudores morosos del Estado: Relación de las personas naturales y

jurídicas que tienen acreencias a favor del ente público, cuya cuantía supera los cinco

(5) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) y se encuentran en mora por

un período superior a seis (6) meses.

Caja menor: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado con el fin de

realizar pagos de menor cuantía.

Cartera: Valores o efectos comerciales de curso legal a cargo de clientes.



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Comisionista de bolsa: Sociedad anónima que tiene como objeto el desarrollo del

contrato de comisión para la compra y venta de valores.

Comprobante de contabilidad: Documento en el cual se resumen las operaciones

financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirve de

fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente.

Control interno contable: Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal

o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer

nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos

públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control

y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar

razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla

con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de

que trata el Régimen de Contabilidad Pública

Débito: Naturaleza de las cuentas que conforman los activos, los costos y los gastos

como elementos de los estados contables. Miembro izquierdo de la ecuación contable

en la cual se registran los aumentos causados en las cuentas que representan los

activos, los costos o los gastos, y las disminuciones causadas en las cuentas que

representan los ingresos, los pasivos o el patrimonio.

Depreciación: Distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su

vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de

las funciones de cometido estatal.

Depuración contable: Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la entidad

contable pública, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y

obligaciones que afectan el patrimonio público.

Causación: Principio de contabilidad pública por el cual los hechos financieros,

económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan,

con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del

equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los



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derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho

incida en los resultados del período.

Documento soporte: Relación, escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar

los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las

entidades contables públicas y pueden ser de origen externo o interno. Son de origen

externo los que provienen de terceros y describen transacciones que involucran a un

tercero, como comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos

administrativos. Son de origen interno los producidos por la entidad contable pública,

que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a terceros, como

provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre.

Gasto: Flujo de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir

el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o

por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos

para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de

carácter extraordinario.

Libro diario: Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos débito y

crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias

efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad.

Libro mayor: Libro de contabilidad principal que contiene los saldos de las cuentas del

mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo

General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las

cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del libro diario; y el saldo final del

mismo mes.

Operación recíproca: Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades

contables públicas por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos,

patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sean el nivel y sector al que

pertenezcan.

Orden de pago: Instrucción dada a un banco ordenándole que pague o transfiera una

suma de dinero a un beneficiario designado.



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Partida monetaria: Rubro del balance general cuyo valor nominal no varía por la

pérdida de poder adquisitivo de la moneda y representa un monto que es moneda de

curso legal, que por lo tanto no es susceptible de valorizaciones.

Pasivo: Represtación contable de una obligación cierta o estimada de la entidad

contable pública, derivada de hechos pasados, de la cual se prevé que representará

para la entidad un flujo de salida de recursos que incorpora un potencial de servicios o

beneficios económicos, en desarrollo de las funciones de cometido estatal.

Período contable: Principio de Contabilidad Pública que corresponde al tiempo máximo

en que la entidad contable pública debe medir los resulta dos de sus operaciones

financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control,

efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso

transcurrido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre.

Plan General de Contabilidad Pública: Elemento del Régimen de Contabilidad Pública

que contiene la regulación contable pública de tipo general. Está constituido por el

Marco conceptual y por la Descripción de las Clases. Es el principal instrumento de

normalización contable pública.

Política contable: Directriz técnica establecida por la alta dirección o por los

responsables de la información contable pública, que prescribe los criterios de la entidad

en materia de información financiera, económica, social y ambiental.

Procedimiento contable: Conjunto de criterios y acciones a observar para el

tratamiento contable de hechos, transacciones u operaciones, en las que interviene, o

afectan a una entidad contable pública.

Proceso contable: Conjunto ordenado de etapas para el reconocimiento y la revelación

de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y

ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o

generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular.

Provisión: Monto estimado para mitigar el impacto de la desaparición de derechos o el

surgimiento de obligaciones.



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Reconocimiento: Etapa del proceso contable consistente en la captura de los datos de

la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de

recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación

cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos

de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los

recursos que permiten incorporar y homogenizar los atributos de los hechos acaecidos

en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. Esta

etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así

como las posteriores actualizaciones de valor.

Registro: Principio de Contabilidad Pública que establece que los hechos financieros,

económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y

conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con

independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública,

con base en la unidad de medida.

Reintegro: Recurso consignado en una cuenta bancaria, originado en la restitución de

fondos por parte de un beneficiario o de la entidad contable pública, con ocasión de la

devolución de bienes y servicios adquiridos.

Rendimientos financieros: Ingresos obtenidos por la entidad contable pública,

provenientes de las inversiones o depósitos efectuados en moneda nacional o

extranjera, la prestación de servicios de crédito, la reexpresión de los activos en moneda

extranjera u otra operación financiera.

Reportes contables: Informes de propósito específico que proporcionan datos e

información necesaria para el proceso de consolidación desarrollado por la Contaduría

General de la Nación- CGN. Estos reportes constituyen el insumo básico para la

preparación de informe requeridos por diferentes usuarios estratégicos y son preparados

por la entidad contable pública con carácter obligatorio para su reporte a la CGN.

Rubro: Título o denominación con la cual se designa un grupo de partidas o de cuentas.



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Transacción: Intercambio o interacción económica entre diferentes entidades o agentes

y que, debidamente soportada, conduce al registro contable afectando cuentas de

diferente naturaleza.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Deisy Yolima Gutiérrez Herrera Audrey Álvarez Bustos

Yolanda Almonacid Ramírez Álvaro José Arrieta Consuegra

CARGO Contadora - SDIS

Asesora de Recursos Financieros Subdirectora Administrativa y

Financiera

Director de Gestión Corporativa


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