Manual de Procedimientos€¦ · participa el IEE Sonora Solicitante de cobertura de evento 1.1...
Transcript of Manual de Procedimientos€¦ · participa el IEE Sonora Solicitante de cobertura de evento 1.1...
Manual de Procedimientos
Unidad Técnica de Comunicación Social
Diciembre 2019
1 Unidad Técnica de Comunicación Social
HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS
VALIDACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN. DEL INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL Y DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
REVISÓ
NOMBRE FIRMA RÚBRICA
Lic. Guadalupe Taddei Zavala
Consejera Presidenta
L.C.P. Flor Barceló Noriega
Encargada de Despacho de la Dirección Ejecutiva de Administración
2 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura eventos
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Cobertura de invitación a eventos en los que participa el IEE Sonora
Solicitante de cobertura de evento
1.1 Solicitar mediante oficio al UTECOM, para la cobertura del evento
Coordinación de UTECOM
1.2 Coordinación interna para organizar la cobertura de UTECOM para documentar la actividad.
oficio
Titular y personal de UTECOM
1.3 Turnar a personal que acudirá a cubrir el evento para su respectiva documentación, ya sea para archivar o para publicar en redes sociales.
Rotación de personal para cobertura
Personal de UTECOM
1.4 Quien es asignado llevara el respectivo equipo para la documentación ya sea cámara fotográfica o de video, chaleco e identificación del IEE Sonora.
Equipo
Personal UTECOM asignado a cobertura
1.5 Envío de fotografías para publicación en redes
Analista 1.6 Pendiente de información el día del evento
para subir a redes sociales Publicación
Personal de UTECOM
1.7 Se encargara de respaldar los archivos digitales en las carpetas de clasificación de fotografías, audio o video dependiendo la cobertura.
Respaldo digital
Coordinador 1.8 Revisión de medios para síntesis*
PROCESOS DE TRABAJO
3 Unidad Técnica de Comunicación Social
Coordinador 1.9 Integrar información estadística para
reporte
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Firma de menores de edad
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Formato para recabar la opinión de las niñas, niños o
adolescentes cuya voz o imagen será utilizada en spot
1. Formato (sesión de derechos) para recabar la opinión de las niñas, niños o adolescentes cuya voz o imagen será utilizada en spot
Ruta: cs_docs/formatos
Personal UTECOM
1.1 Se solicita al menor llenar el formato con su consentimiento al igual que sus padres para poder participar en spot de imagen, audio o video
Personal UTECOM
1.2 Se requiere la documentación necesaria para papeleo que consta de formato de autorización, copia acta de nacimiento del menor y copia de credencial de elector de la madre o padre
Formato de autorización
Analista 1, 2 o 3
1.3 Se escanea documentación y se archiva de forma digital con la imagen, audio o video y se almacena en la carpeta correspondiente de la campaña donde será utilizada
Documentación de autorización
Analista 1
1.4 Se turna documentación física a Unidad de Trasparencia para resguardo y protección de datos personales y aviso de privacidad
Oficio
PROCESOS DE TRABAJO
4 Unidad Técnica de Comunicación Social
Analista 2
1.5 Enviar a INE spot y documentación digital para autorización de publicación de imagen, audio o video Por medio de plataforma del INE https://siatemedios.ine.mx/recepMat5/app/login
Documentación en plataforma del INE
Analista 1
1.6 Publicar y dar difusión de imagen, audio o video
Publicación
5 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Comunicado a medios
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
2. Comunicado oficial a medios de comunicación sobre acuerdos aprobados en sesión de Consejo General o actividades institucionales
Titular y Personal de UTECOM
1.10 Cuando se trata de comunicados de los acuerdos que se aprueban en sesión de Consejo General, solicitar estos acuerdos a Secretaría Ejecutiva, para conocimiento de la información.
Solicitar acuerdos
Titular y Personal de UTECOM
1.11 Cuando se trata de comunicados de actividades institucionales como foros, debates, certamen de dibujo y otros, solicitar la información a las áreas involucradas para la elaboración del comunicado
Solicitar información
Jefe de Departamento
1.12 Redacción del comunicado
Coordinador 1.13 Revisión de la información, corrección de estilo
Titular de UTECOM
1.14 Revisión y turnarlo a Presidencia para autorización
Aprobación
1.15 Si el documento es aprobado se envía para publicación. Se realizan correcciones en caso de ser necesario y se turna a analista para su publicación en página web
Analista 1.16 Se accede a la cuenta del usuario al SIIEES
1.17 Editar comunicado y subir fotografías (hasta 10
imágenes), dar clic en guardar y posteriormente publicar.
1.18 Revisar que el comunicado se haya publicado
correctamente en el sitio web Publicación en página
1.19 Abrir la cuenta de [email protected] y
exportar contactos C.C.O. desde “boletines”
1.20 Copiar comunicado con la inclusión de fotografías
y una “greña” de imágenes para respaldo de medios audiovisuales
PROCESOS DE TRABAJO
6 Unidad Técnica de Comunicación Social
1.21 Revisar información del comunicado y enviar a
medios de comunicación. Correo enviado a base de datos
7 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Convocatoria
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Realizar convocatoria
Titular de UTECOM
1.1 Recibir solicitud mediante oficio o formato con información de la convocatoria
Titular de UTECOM
1.2 Organizar y revisar la estrategia de difusión para promocionar la actividad
oficio
Jefe de Área, Analista
1.3 Diseñar las características solicitadas para la convocatoria
Equipo
Titular de UTECOM
1.4 Revisión y corrección de diseño
Titular de UTECOM, Presidencia
1.5 Autorización de diseño de convocatoria para impresión y difusión en redes / sitio web
Analista 1.6 Se realiza oficio para solicitar la impresión de
la convocatoria a la DEA, informando las características y número de impresiones
Respaldo digital
DEA 1.7 Enviar a impresión para entregar al área
correspondiente
Analista 1.8 Publicación y difusión en redes sociales y/o
sitio web
Titular de UTECOM
1.9 De ser solicitado se realizaran entrevista a medios de comunicación
PROCESOS DE TRABAJO
8 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Creación de spots de radio y tv
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Proyecto de campaña
Titular de la unidad
1.1 Reunión creativa para definir objetivo.
Personal UTECOM
1.2 Generación de ideas.
Personal UTECOM
1.3 Creación de concepto. Guion.
Analista I 1.4 Propuesta de Story board/Story line. Archivo.
Coordinador 1.5 Casting de voz e imagen (Actores o
Actrices).
Analista I 1.6 Grabación de audio. Archivo de audio.
Analista I 1.7 Producción de imágenes para TV. Archivo de video.
Analistas I 1.8 Edición de audio y video.
Titular de la unidad
1.9 Autorización por parte del titular.
Titular de la unidad
1.10 Envió para su autorización a presidencia
Analistas I 1.11 Envío de spots al comité de radio y
tv del INE. Juego de Síntesis.
PROCESOS DE TRABAJO
9 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Envío de Spots de Radio y TV al INE
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Envío de Spot de TV y Radio.
Analista I
1.1 Verifica que el archivo de video o audio que se envía cuenta con las características que solicita el Comité de Radio y Televisión del INE.
Archivo de video
1.2 Ingresa con su clave de acceso al Sistema
de Recepción de Material de Radio y Televisión del INE.
1.3 Sube el material a través de la pestaña registro de material, especificando el Nombre de la Institución y el del Spot y que se trata del material para TV.
1.4 Adjuntar documento de autorización en el
caso de que el spot tuviera participación de menores de edad.
Archivo .Doc o PDF
1.5 Verifica que el spot si cumplió con las
especificaciones requeridas por el CRT. Archivo PDF
1.6 Clasifica el material dependiendo el tipo de
pauta y periodo. (Electoral o Ordinaria y Federal o Local)
1.7 Asigna un periodo de clasificación del
spot.
1.8 Crea una orden de transmisión que asigna
el periodo de transmisión, los medios, los días y horario por las cuales se difundirá.
1.9 Verifica el documento PDF de la orden de
transmisión con los datos correctos. Archivo PDF
1.10 Envía la orden de transmisión con
la certificado y la llave electrónica del usuario.
PROCESOS DE TRABAJO
10 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Difusión de actividades institucionales
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
3. Difusión de actividades institucional del IEE
Sonora
Solicitante de difusión.
1.22 Solicita mediante oficio y formato requerido al UTECOM, para la difusión de la actividad.
Coordinación de UTECOM
1.23 Coordinación interna para organizar la estrategia de difusión de UTECOM para promocionar la actividad.
oficio
Titilar de UTECOM 1.24 Revisión de estrategia.
Jefe de departamento, Analista 1
1.25 Diseño las características solicitadas (convocatoria, flayer, spot, video, banner, difusión RS y/o cobertura) para la actividad.
Titilar de UTECOM 1.26 Revisión de diseños realizados.
Jefe de departamento, Analista 1
1.27 Corrección de diseño.
Analista 2 1.28 Programación y publicación en redes sociales y/o
sitio web.
Personal Asignado 1.29 En caso de requerir cobertura se asignara a personal,
el cual asistirá a la actividad para su difusión y/o enviar fotografías para realizar su publicación.
Analista 2 1.30 Publicar actividad institucional en redes sociales.
Personal Asignado
1.31 Archivar evento en la carpeta de clasificación en catalogo correspondiente por año, mes, día. Nombrar la carpeta de la siguiente forma:
Día/Mes/Año – (nombre del evento)
Ejemplo
31 OCT 18 – DEBATE JUVENIL CECYTES
1.32 Si requiere fotografía/video de la cobertura requerida
para informe de actividades solicitara mediante oficio al titular de UTECOM dichos archivos.
PROCESOS DE TRABAJO
11 Unidad Técnica de Comunicación Social
Titular de UTECOM 1.33 Entrega de archivos digitales a área correspondiente
mediante correo, si es requerido por parte del titular del área
12 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Grabación de CG y Comisiones.
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
4. Grabación en audio y video de sesiones de Consejo General y Comisiones.
Titular 1.34 Es notificado de la fecha y hora en
que se realizará la grabación. Oficio
Jefe I
1.35 Avisa y da la instrucción de grabar el evento en la fecha y hora marcada en el oficio.
Analista I
1.36 Prepara equipo de audio y video en el lugar en donde se realizará la sesión o reunión.
Analista I 1.1 Se procede a grabar en audio y/o video en
la computadora y/o en la grabadora. Grabación
Analista I 1.2 Al finalizar se editan y se guardan con el
nombre y fecha del evento. Grabación
Analista I 1.3 Se clasifica el archivo y se almacena en el
disco compartido. Grabación
Analista II
1.4 Se quema en disco o se pasa en memoria USB y se el analista y se requiere firma en hoja de entrega con la información del audio
Analista I y II
1.5 Si otra área solicita la grabación se presentara en el área de UTECOM con el analista
Solicitud
PROCESOS DE TRABAJO
13 Unidad Técnica de Comunicación Social
Analista I y II
1.6 Se solicita firmar la hoja de entrega de audio antes de pasar por memoria USB o disco el audio correspondiente
Grabación
ESTE PROCEDIMIENTO CONCLUYE 15 MINUTOS DESPUES DE TERMINADO EL EVENTO.
14 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transmision de evento en vivo.
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Transmisión de eventos en vivo vía internet del IEE Sonora
Titular 1.1 Es notificado de la fecha y hora en que se realizara la transmisión en vivo.
Oficio
Jefe I
1.2 Avisa y da la instrucción de transmitir el evento en la fecha y hora marcada en el oficio.
Analista
1.3 Se procede a hacer las placas con fecha y nombre del evento que se utilizaran en la producción de evento.
Analista I
1.37 Prepara equipo de audio y video en el lugar en donde se realizará la transmisión.
Analista I 1.38 Se realizan pruebas con el internet
y el equipo.
Analista I
1.39 Se publica la liga de la transmisión en la pagina del IEE y en sus redes sociales.
Analista I 1.40 Empieza la transmisión en vivo. Liga de trasmisión
1.41 Se inserta el “super” con el nombre
de la persona que hace una intervención.
Analista I 1.42 Al finalizar se corta el enlace en vivo y se
procede a quitar la liga de la pagina del IEE.
Analsita I
1.43 Se hace una bitácora del evento trasmitido con las reproducciones he impacto que alcanzo.
Archivo digital.
PROCESOS DE TRABAJO
15 Unidad Técnica de Comunicación Social
ESTE PROCEDIMIENTO CONCLUYE 15 MINUTOS DESPUES DE TERMINADO EL EVENTO.
16 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Info Electoral
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
5. Difusión de actividades de tribunales y órganos electorales
Jefe de Departamento
1.44 Se revisa información publicada en portales de tribunales electorales, y del INE que sea de interés para su difusión
Jefe de Departamento
1.45 Se selecciona el material, se hace una síntesis del mismo
Jefe de Departamento
1.46 Redacción de las fichas para su publicación en redes y pantallas de televisión del Instituto.
Jefe de Departamento
1.47 Envío del material a titular del área, y analistas
Aprobación
Titular y Jefe de Departamento
1.48 Avalar el material para elaboración de cápsulas para su difusión
Analistas
1.49 Dar formato a la información que se envía para su difusión en redes y pantallas del IEE Sonora
Difusión en redes
Analistas
1.50 Dar seguimiento en redes a la información; Mantener vigentes en pantallas del IEE Sonora, las infografías electorales de últimas dos semanas
Jefe de Departamento
1.51 Supervisión del proceso
PROCESOS DE TRABAJO
17 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Diseño de Infografía/efemérides
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Titular de UTECOM
6. Diseño de Infografías para su uso en las redes, y la creación de un canal de comunicación entre el Instituto y la planeación mensual
1.52 Se informa en el área su realización, se justifica de manera verbal el concepto.
Titular, Jefes y Analistas
1.53 Se realiza un análisis de tendencias gráficas, entorno, y propósito, se seleccionan las imágenes que representen mejor la intención del instituto y se mandan al área involucrada para votar por las mejores opciones.
Jefe de Área, Diseñadores
1.54 Se trabaja en la imagen previa de la idea en base a la información partiendo de una reunión creativa.
IMAGEN
Jefe de Área, Diseñadores
1.55 Revisión de textos o información para la integración en dicha infografía.
PAPEL
Jefe de Área, Diseñadores
1.56 Una vez revisada y autorizada la información, se le da formato dentro de la infografía, junto a los gráficos a utilizar.
IMAGEN DIGITAL O PAPEL
Titular de UTECOM
1.57 Al finalizar la infografía debe ser
autorizada por parte de presidencia y/o consejeros electorales.
IMAGEN IMPRESA O DIGITAL
Titular de UTECOM
1.58 En caso de contener información de carácter jurídico o legal, el área jurídica debe revisarlo
IMPRESA Y/O DIGITAL
PROCESOS DE TRABAJO
18 Unidad Técnica de Comunicación Social
Analistas y Jefes 1.59 Publicación y difusión en las
diferentes redes sociales FB, TW, INST. DIGITAL
19 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Invitación a medios
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
7. Invitación oficial a medios de comunicación sobre sesión de Consejo General o actividades institucionales
Titular y Personal de UTECOM
1.60 Cuando se trata de invitación a una sesión de Consejo General, es necesario consultar el sitio web para identificar la convocatoria.
Publicación el sitio
Titular y Personal de UTECOM
1.61 Cuando se trata de invitaciones a actividades institucionales como foros, debates, certamen de dibujo y otros, solicitar la información a las áreas involucradas para la redacción o diseño de la invitación.
Solicitar información
Coordinador 1.62 Revisión de la información, corrección de estilo
Titular de UTECOM
1.63 Revisión y turnarlo a Presidencia para autorización
Aprobación
1.64 Si el documento es aprobado se envía para publicación. Se realizan correcciones en caso de ser necesario y se turna a analista para el envío
Analista 1.65 Se accede a la cuenta de “GMAIL”
[email protected] institucional
1.66 Editar invitación y agregar diseño o imagen en
caso de ser necesario (no van adjuntas, sino pegadas).
1.67 Exportar contactos C.C.O. desde “boletines” en
mis documentos
PROCESOS DE TRABAJO
20 Unidad Técnica de Comunicación Social
1.68 Revisar información de invitación y enviar a
medios de comunicación. Correo enviado a base de datos
21 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Publicaciones en Sitio Web
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Titular y Jefe de Departamento (Diseño)
8. SLIDESHOW
UTECOM
1.1 Se realiza un análisis sobre los temas de mayor relevancia del Instituto. Puede ser un evento, campaña o convocatoria.
Diseñadores y analistas
1.2 Búsqueda de imágenes relativas al tema. En caso de no contar con imágenes, se producen con el equipo de la UTECOM.
Jefe de Departamento (Diseño)
1.3 Se realiza el diseño del Slide o Banner Principal y se pasa a revisión.
IMAGEN DIGITAL O IMPRESO
Titular de UTECOM
1.4 Realiza la revisión del diseño y en caso de no haber cambios, lo aprueba para su publicación.
IMAGEN DIGITAL O IMPRESO
Jefe de Departamento (Diseño)
1.5 Ingresa con su usuario y contraseña al SIIEES en el apartado de SLIDESHOW y realiza la publicación del slide con el vínculo respectivo.
PUBLICACIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
1.6 Una vez publicado el slide, se le notifica a la Titular de UTECOM y a la encargada de redes sociales para su difusión.
DIFUSIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
1.7 Una vez que caduque la campaña o evento, ingresa con su usuario y contraseña al SIIEES para eliminar el slide.
DEPURACIÓN
Titular de UTECOM y Jefe de Departamento (Diseño)
9. BANNER SECUNDARIO
PROCESOS DE TRABAJO
22 Unidad Técnica de Comunicación Social
Titular de UTECOM
9.1. Después de recibir solicitud por oficio, solicita a Diseño la elaboración del banner.
Jefe de Departamento (Diseño)
9.2. Diseña el banner y lo pasa a la Titular de UTECOM para aprobación.
IMAGEN DIGITAL O IMPRESA
Jefe de Departamento (Diseño)
9.3. Ingresa con su usuario y contraseña al SIIEES en el apartado de BANNER y realiza la publicación del mismo con el vínculo respectivo.
PUBLICACIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
9.4. Notifica a la Titular de UTECOM y encargada de redes sociales para su difusión.
DIFUSIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
9.5. Una vez que caduque la campaña, convocatoria o tema respectivo, ingresa con su usuario y contraseña al SIIEES para eliminar el banner.
DEPURACIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
10. ACTIVIDADES RECIENTES
Jefe de Departamento (Diseño)
10.1. Selecciona la mejor foto de cada actividad del IEE Sonora o de eventos a los que asisten los Consejeros Electorales
SELECCIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
10.2. Edita la fotografía y la exporta en calidad de 72 DPI.
Jefe de Departamento (Diseño)
10.3. Ingresa al SIIEES con su usuario y contraseña en el apartado de ACTIVIDADES RECIENTES y publica la fotografía con título y fecha de la actividad.
PUBLICACIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
11. GALERÍA DE FOTOS
Diseñadores y analistas
11.1. Después de cada sesión de Consejo General o evento importante del IEE Sonora, copian las fotografías de la tarjeta de memoria a la carpeta correspondiente ubicada en el Disco Duro Compartido de Comunicación Social.
Diseñadores y analistas
11.2. Seleccionan las mejores fotografías y las colocan en una sub-carpeta llamada “Selección”
SELECCIÓN
Diseñadores
11.3. Editan las fotografías y hacen una copia optimizada para versión Web, además de seleccionar la fotografía que será la portada del álbum y redimensionarla a 1000 x 700 pixeles.
EDICIÓN
23 Unidad Técnica de Comunicación Social
Jefe de Departamento (Diseño)
11.4. Ingresa al SIIEES con su usuario y contraseña en el apartado de GALERÍA DE FOTOS y publica el albúm de la sesión o evento con título y fecha.
PUBLICACIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
11.5. Notifica a la Titular de UTECOM y encargada de redes sociales para su difusión.
DIFUSIÓN
Titular y Jefes de Departamento
12. REVISTA YO CIUDADANO
Titular y Jefe de Departamento
12.1. Una vez aprobada la revista notifican a Diseño que se publique la revista
Jefe de Departamento (Diseño)
12.2. Exporta la revista en PDF versión Web
REVISTA DIGITAL EN PDF
Jefe de Departamento (Diseño)
12.3. Genera la portada de la revista en formato JPG para la vista previa del menú de revistas
Jefe de Departamento (Diseño)
12.4. Accede con su usuario y contraseña al FTP para subir el archivo PDF de la revista y la portada en su respectiva carpeta
Jefe de Departamento (Diseño)
12.5. Accede al sitio Web https://www.yumpu.com con su usuario y contraseña para subir la revista y sea visible en línea con aspecto “Flippage”. Para finalizar se genera un link para visualización.
PUBLICACIÓN EN YUMPO.COM
Jefe de Departamento (Diseño)
12.6. Notifica a la Unidad Técnica de Informática que ya están los archivos listos y comparte el link generado en Yumpu.com para que publiquen la revista y sea visible en el carrusel de revistas de página principal y apartado de YO CIUDADANO.
SOLICITUD A INFORMÁTICA PARA PUBLICACIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
12.7. Notifica a la Titular de UTECOM y encargada de redes sociales para su difusión.
NOTIFICACIÓN
Titular, Jefe de Departamento (Diseño) y Analistas
13. CAMPAÑAS
Analista 13.1. Publica el spot de la campaña en
Youtube
Jefe de Departamento (Diseño) o analista
13.2. Copia la liga del Spot de Youtube, accede al SIIEES con su usuario y Contraseña en el apartado de CAMPAÑAS y pega el link para generar la publicación con título y descripción.
24 Unidad Técnica de Comunicación Social
14. OTROS APARTADOS
UTCM
14.1. En el caso de los apartados IEE Sonora, Educación Cívica y Participación Ciudadana, las diferentes áreas solicitan a la UTECOM por oficio la actualización de su apartado correspondiente.
OFICIO
Titular de UTECOM o Analista
14.2. Notifican a Diseño la actualización de la página solicitada
NOTIFICACIÓN
Jefe de Departamento (Diseño)
14.3. Actualiza los apartados correspondientes en el servidor de pruebas y después se conecta con su usuario y contraseña al FTP para subir los cambios.
ACTUALIZACIÓN
25 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Publicación en Redes Sociales
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Publicación en Redes Sociales:
Facebook, Twitter, Instagram y Youtube
Analista I
1.1 Exploración en redes sociales para enterarse de las últimas tendencias que circulan por la red.
1.2 Planeación de contenido: Objetivo: que es lo que queremos Publico: a quien va dirigido nuestras publicaciones Temática: para crear el contenido de lo que queremos informar, difundir la campaña, eventos, información en general y actividades que realiza el Instituto. Contenidos: definir qué tipo de formatos vamos a utilizar (infografía, gif, video, etc.) Lluvia de ideas de contenidos Plan de contenidos: aterrizar las ideas de los contenidos en un calendario semanal
1.3 Propuesta de texto de contenidos
Jefe de Departamento
1.4 Autorización de texto y corrección de estilo
Diseñador y Analista II
1.5 Una vez definido el tipo de contenido que queremos publicar (infografía, gif o video,
PROCESOS DE TRABAJO
26 Unidad Técnica de Comunicación Social
etc), y ya autorizado el texto, se envía todo el material al diseñador o al editor de videos para la producción.
1.6 Coordinar con diseñador y editor los
cambios o autorización del producto.
Jefe 1.7 Revisar el producto terminado
Titular 1.8 Autorización para su publicación
Analista I
1.9 Publicación Definir el horario a publicar Publicación del contenido Relacionar contenidos con tu publicación principal Compartir contenidos relacionados o de instituciones de interés.
Publicación
27 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revista Yo Ciudadano
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
15. Órgano oficial de difusión del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de sonora
Titular y Personal de UTECOM
1.69 Reunión para proponer tema a desarrollar en cada edición trimestral de esta publicación digital.
Titular y Personal de UTECOM
1.70 Lluvia de ideas sobre manejo del concepto editorial, textos, entrevistas, gráficos, en sí la propuesta del próximo número
Titular
1.71 Proponer a Consejeros/as Electorales, el tema analizarse, escuchar propuestas y definir el mismo
Aprobación del Tema
Titular 1.72 Pasar a autorizar el tema a
presidencia.
Titular
1.73 Invitar a Consejeros/as Electorales y Secretario Ejecutivo a redactar artículo para edición de revista
Invitación
Titular y Personal de UTECOM
1.74 Informar la aprobación o modificación del tema propuesto para número, empezar a trabajar en el diseño y redacción de la próxima revista.
Calendarizar
Titular y Personal de la UTECOM
1.75 Establecer qué tipo de lenguaje se utilizará en la publicación, si se harán entrevistas, ilustraciones, fotografías, intercambiar puntos de vista entre todos para aterrizar un concepto global y sobre eso trabajar más en firme
Definir fechas de entrega
PROCESOS DE TRABAJO
28 Unidad Técnica de Comunicación Social
Jefes de Departamento, Diseñadores, analistas
1.76 Plantear campaña que se realizará en redes sociales para la difusión de revista, proponer mensajes, frases, propuestas de gifts y otros elementos a los que se puede recurrir para mayor penetración
Jefes de Departamento y personal de UTECOM
16. Entrevistas Agendar
Jefe de departamento, Coordinar
2.1 Redacción de textos Determinar plazos
Jefes de Departamento y Coordinadores
2.2 Corrección de estilo de textos a incluirse en revista
Determinar fechas
Jefes de Departamento y Diseñadores
2.3 Analizar propuesta gráfica que plantee diseño, intercambiar puntos de vista sobre la misma
Aprobar
Jefe de Departamento y Corrector de Estilo
2.4 Revisión de textos Avances
Titular
2.5 Confirmar participación de Consejeros Electorales con algún artículo para su publicación en revista
Confirmación
Titular y Jefes de Departamentos y Corrector de Estilo
2.6 Avalar textos para enviar a diseño Aprobación
Titular y personal de UTECOM
2.7 Revisar propuesta de campaña de redes, videos, entrevistas, material gráfico y demás soporte que se utilizará para la difusión de la publicación
Aprobación
Titular
2.8 Presentar propuesta de edición a Consejera Presidenta, Consejeros Electorales y Secretario Ejecutivo para su aprobación
Aprobación
Titular y Coordinación de Diseño
2.9 Dar toques finales a publicación con comentarios y propuestas realizadas por Consejeros y Secretario Ejecutivo
Avalar
Titular y Jefes de Departamento
2.10 Enviar material aprobado con cambios al área de diseño para su modificación
Coordinación Diseño
2.11 Subir la publicación avalada a la página de Internet del Instituto para su consulta de forma digital.
Analistas 2.12 Planeación de promocionales revista yo ciudadano para publicación redes sociales
29 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Síntesis Informativa / Monitoreo
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Elaboración de síntesis informativa
Jefe de departamento
1.1 Supervisan la elaboración de síntesis
Analista I y II
1.2 Recoger en recepción periódicos, a los cuales se tiene suscripción.
Prensa impresa
1.3 Revisar edición impresa o digital y seleccionar las secciones que contienen información político – electoral.
1.4 Seleccionar las notas o inserciones relevantes y realizar captura de pantalla o con la cámara fotográfica.
1.5 Pegar cada nota digital en una diapositiva de presentación de Power Point que tiene identificado el nombre del medio de comunicación al que pertenecen y la fecha de publicación.
1.6 Convertir el archivo a formato PDF Archivo Digital
1.7 El archivo PDF se sube a dirección de internet, mediante un programa denominado FTP, que generará un enlace o vínculo de internet.
1.8 A través de un correo electrónico se envía el vínculo de internet que contiene el archivo PDF de la síntesis del día a los consejeros electorales, Secretario y personal directivo del IEE
PROCESOS DE TRABAJO
30 Unidad Técnica de Comunicación Social
1.9 Al correo se le nombra con la fecha de la
síntesis de información, ejemplo: SÍNTESIS 01 – OCTUBRE -2019
1.10 Se imprime un juego del PDF de síntesis para ser entregado a la Presidencia del IEE, junto con los periódicos del día.
Juego de Síntesis
1.11 Se resguarda el archivo PDF en la
carpeta “Síntesis” ubicada en el escritorio.
Respaldo Digital
ESTE PROCEDIMIENTO TIENE QUE ESTAR CONCLUIDO A MÁS TARDAR A LAS 8:30 HORAS
2. Elaboración de síntesis informativa del
resumen de las columnas en internet.
Coordinador I
2.1 Revisar los portales informativos de internet para seleccionar información político – electoral de las columnas, misma que es anexada al juego de síntesis.
2.2 Lee las columnas editoriales de los
portales informativos de internet.
2.3 Elabora un resumen de las columnas
editoriales de internet en un archivo Word
Resumen
2.4 Localiza en la cuenta de Twitter del INE la dirección que contiene la síntesis nacional que genera diariamente.
2.5 La dirección que contiene la síntesis nacional del INE se incorpora al inicio del archivo de las columnas locales de internet
2.6 El contenido del correo se deberá iniciar con el siguiente formato: Liga Síntesis INE http://www.emedios.com.mx/ine/....... COLUMNAS 01 – OCTUBRE - 2019
2.7 Enviar por correo electrónico a Consejeros y Directivos del IEE el archivo que contiene el resumen de columnas y liga de síntesis nacional del INE
E- mail
31 Unidad Técnica de Comunicación Social
El nombre del correo deberá ser del siguiente formato: COLUMNAS LOCALES 01 OCT 2019 / LIGA SÍNTESIS INE
2.8 El archivo deberá enviarse vía correo electrónico a la Titular de la Unidad, Jefes de Departamento y a la sesión de la computadora de síntesis. ESTE PROCEDIMIENTO DEBE CONCLUIRSE A LAS 8:00 AM DE LUNES A VIERNES HÁBILES.
2.9 Resguarda electrónicamente el archivo
generado de resumen de columnas del día.
Respaldo
32 Unidad Técnica de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Síntesis TV / Monitoreo
OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Elaboración de síntesis de TV
1.1 Verificar que las grabadoras de TV estén
encendidas un día antes y programadas en los horarios correspondientes.
Jefe de departamento
1.2 Supervisan la elaboración de síntesis de TV.
Analista I
1.3 Revisar los contenidos de los noticieros sobre información de política y relacionados con el IEE Sonora.
1.4 Marcar los segmentos donde se mencione
al IEE Sonora o temas relativos.
1.5 Grabar mediante la capturadora de video
para transferirlo a la computadora.
Grabación
1.6 Almacena en el disco duro compartido para
su posterior consulta. Resguardo
1.7 Comprime el video para el envió por
WhatsApp al titular del área.
Video Clip
1.8 Publicar la nota en la pantalla de recepción.
PROCESOS DE TRABAJO
33 Unidad Técnica de Comunicación Social