manual de organización, políticas y procedimientos de la gerencia ...

Gerencia de tecnología

MANUAL DE ORGANIZACIÓN,POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LA GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN

gonzalo.perez

30.10.13

gperez

Nuevo sello

Fecha de liberación:

Área responsable: Gerencia de Comercialización.

Fecha de versión: 23.10.15

Código de documento: FCE.GCO.01

Versión: 05

Páginas : 1

Tipo de documento: Manual de Organización Políticas y Procedimientos

Nivel:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE

COMERCIALIZACIÓN





Versión: 05

Páginas : 2


Nivel:

Índice

I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4

II. OBJETIVOS.......................................................................................................................................... 9

De la Gerencia de Comercialización .................................................................................................. 9

Del Manual ........................................................................................................................................ 9

III. BASE LEGAL ..................................................................................................................................... 10

IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN ...................................................................................................... 11

V. FUNCIONES ...................................................................................................................................... 12

VI POLÍTICAS ........................................................................................................................................ 31

Generales ........................................................................................................................................ 31

Para la Coordinación de Delegaciones del Interior: .......................................................................... 32

De Administración y Finanzas .......................................................................................................... 33

Comisiones a vendedores, cobradores y almacenistas .................................................................... 34

Para Recuperación de Cartera ......................................................................................................... 35

Almacén .......................................................................................................................................... 35

Políticas de Descuento ................................................................................................................... 35

Para reimpresiones .......................................................................................................................... 38

Para Cortesías y Distribución de Libros sin Cargo ............................................................................ 39

Salida Automática de Novedades No se podrán exceder por ningún motivo. .................................... 40

Para promoción ............................................................................................................................... 41

Devoluciones de Ventas .................................................................................................................. 41

Ventas en línea ................................................................................................................................ 42

VENTAS NACIONALES ................................................................................................................... 42

Registro de Clientes Nacionales ...................................................................................................... 42

Consignaciones ............................................................................................................................... 43

Para el Otorgamiento de Consignaciones ........................................................................................ 43

Consignaciones para Ferias y Exposiciones..................................................................................... 44

Para el Otorgamiento de Crédito a Clientes Nacionales ................................................................... 45

Formas de Pago para Ventas Nacionales ........................................................................................ 45

Expedición de Facturas a Clientes Nacionales ................................................................................. 46





Versión: 05

Páginas : 3


Nivel:

VENTAS EN LIBRERÍAS ................................................................................................................. 46

Para Registro y Control de Operaciones de Librería y Librería Virtual .............................................. 46

Formas de Pago para Ventas en Librerías ....................................................................................... 47

Crédito a empleados del Fondo de Cultura Económica .................................................................... 48

Expedición de Comprobantes a Clientes de Librerías ....................................................................... 48

Para el Corte de Caja en Librerías ................................................................................................... 48

Para Traspasos de Entrada de Material del Almacén a la Subgerencia de Ventas en Línea: ............ 49

Para Compras de Otros Fondos Editoriales para Ventas en Línea. .................................................. 49

Comerciales entre Casa Matriz y Filiales .......................................................................................... 49

De Enlace entre las Filiales, Clientes del Exterior y Casa Matriz ....................................................... 52

De exportación de libros a filiales ..................................................................................................... 52

De importación de libros de filiales ................................................................................................... 52

De Importación de Compras a Proveedores del Extranjero............................................................... 52

Para traspasos de Entrada de Material del Almacén a la Subgerencia de Ventas en Línea de material

de saldos ......................................................................................................................................... 52

Para las librerías asociadas. ............................................................................................................ 52

Política de envíos, (ventas internet) ................................................................................................. 53

VII PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................... 54





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Páginas : 4


Nivel:

I. Introducción

La promoción, distribución y venta de los productos del Fondo de Cultura Económica son aspectos

fundamentales, tanto por su carácter determinante al ser la fuente de ingresos, como por constituir la cúspide

del proceso editorial, mediante el cual se materializa la difusión de la cultura y la presencia de la editorial dentro

de la sociedad.

Durante los primeros años de existencia del Fondo de Cultura Económica, se hizo indispensable dar especial

atención a la distribución y venta de libros, ya que no obstante las aportaciones regulares de instituciones

bancarias, dependencias y organizaciones oficiales, éstas no alcanzaron ni la tercera parte de los gastos de

operación.

Hacia 1938, siendo director Don Daniel Cosío Villegas, se realizaron los primeros esfuerzos para conseguir

proyección editorial a través de la distribución. Así, se establecieron contactos directos con librerías y para abril

de ese mismo año se habían conseguido 17 en el D.F., 16 en provincia y 19 en el extranjero. No obstante, la

cantidad de títulos colocados por venta o consignación, ascendió sólo a 547 ejemplares.

En 1939 se incrementó sensiblemente la actividad comercial del Fondo, tanto en lo referente a ventas como a

compras y consignaciones de otras editoriales; sin embargo, los resultados económicos no eran satisfactorios

debido a que los costos operativos no se veían compensados.

Ante tal problemática, debieron cambiarse las estrategias en corto tiempo: se publicó el Noticiero Bibliográfico

(1939-1942), boletín informativo que daba a conocer las novedades editoriales reseñadas, se contrataron

vendedores para atender el mercado nacional y en el extranjero se otorgaron representaciones exclusivas y se

abrió una sucursal en Argentina (2 de enero de 1944), con lo que inició una incipiente promoción editorial,

favorable pero limitada.

A pesar de que se logró incrementar las ventas, aún quedaban varios campos promocionales sin explotar: la

detección de lectores potenciales, la motivación y persuasión, y el uso de las técnicas modernas disponibles en

esa época. Aún la edición del segundo Catálogo General (1945), cumplió su función promocional, pero sin dejar

de ser un instrumento informativo convencional.

Durante más de 20 años, se continuaron los esfuerzos por superar los pronósticos de ventas, aunque debido a

diversas dificultades económicas que se suscitaron en el país y en las Subsidiarias, no se alcanzaron logros

significativos.

En el año de 1970, después de constantes cambios, se tomó la decisión de apoyar la modernización del

proceso de comercialización, a través de las siguientes medidas:

a) Reestructuración administrativa, dando origen a tres empresas con personalidad jurídica y patrimonios

propios: Comercial Fondo de Cultura S. A. de C. y Distribuidora Nacional del Fondo de Cultura Económica,

S.A. de C.V., para la distribución en territorio nacional de ediciones nacionales y extranjeras, así como el

Fondo de Cultura Internacional S.A. de C.V. creado con el fin de importar y exportar publicaciones. En

1978 estas empresas entraron en proceso de liquidación.

b) Promoción orientada al abastecimiento de bibliotecas a través del Programa de Bibliotecas Presidenciales,

formado por un lote de aproximadamente mil títulos del Catálogo del Fondo de Cultura Económica.

c) El impulso a la distribución mediante el establecimiento de una cadena de librerías, que llegó a tener diez

establecimientos en la zona metropolitana y diez en provincia.





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Páginas : 5


Nivel:

En 1980 nuevamente se concentró la actividad comercial en un área del Fondo de Cultura Económica

denominada Gerencia de Ventas, con una estructura insuficiente de personal. En 1986 se incrementó el número

de agentes, pero no se pudo detener la caída de las ventas.

Para cubrir territorios desatendidos, en 1986 se crearon las Unidades Regionales de Ventas en Monterrey y

Guadalajara que desarrollarían las actividades de publicidad, promoción y distribución de libros y fue el 2 de

febrero de 1987 cuando finalmente inició operaciones la Delegación del Fondo en Monterrey, Nuevo León, con

cobertura en los estados de Chihuahua, Coahuila, Nuevo León, Tamaulipas, Durango, Zacatecas, San Luis

Potosí y Aguascalientes. En octubre del mismo año se inauguró la Delegación Regional en Guadalajara,

Jalisco, cuya operación se extiende a los estados de Baja California, Sonora, Sinaloa, Nayarit, Michoacán,

Guanajuato, Colima y Jalisco.

Fue a mediados de 1989 cuando se formó la Gerencia Internacional, responsable de coordinar acciones entre

Casa Matriz, Sucursales, representaciones exclusivas y clientes en el extranjero. A mediados de 1990 se

acordó dotar a la Gerencia Internacional de las facultades y autonomía necesarias para fortalecer y apoyar su

labor.

En enero de 1990, al ingreso del Lic. Miguel de la Madrid Hurtado como Director General, se diagnosticaron 6

grandes problemas sobre los que el Fondo de Cultura Económica debió tomar acciones correctivas con

urgencia. Uno de ellos fue una caída en ventas superior al 50% respecto de los primeros años del decenio.

Las acciones inmediatas que se tomaron para detener el desplome de las ventas, consistieron principalmente

en la reestructuración del área de comercialización estableciendo distribuciones exclusivas en el interior del

país; acordando una política de descuentos extraordinarios; incrementando la participación en ferias y

exposiciones e impulsando los programas de publicidad y promoción.

Para 1991 se implantaron estrategias operativas conformadas bajo tres criterios: distribución regional,

segmentación de mercados y márgenes financieros. Aunado a ello se convirtieron 5 Sucursales en Subsidiarias

y se instalaron 8 representaciones que cubrirían el mercado centro y sudamericano. Durante casi cuatro años,

las Subsidiarias se rehabilitaron y modernizaron operativamente y obtuvieron su personalidad jurídica y

patrimonios propios. Así, cuando quedaron debidamente estructuradas, se consideró conveniente prescindir de

la Gerencia Internacional, dando origen a la Coordinación de Enlace Internacional (1994).

La reestructuración que se realizó en 1995 en la Gerencia de Comercialización buscó reforzar la actividad

comercial mediante la creación de la Subgerencia de Mercadotecnia y el Departamento de Análisis Técnico,

teniendo entre sus objetivos impulsar las ventas con base en estudios y análisis del mercado potencial.

La Subgerencia de Publicidad se expandió para impulsar la promoción de los productos del Fondo de Cultura

Económica, mediante planes y programas específicos, apoyada en la adscripción del Departamento de

Promoción (antes de Promoción Académica, dependiente del Gerente de Comercialización), y la creación de los

Departamentos de Relaciones Públicas, de Publicidad y Medios y de la Coordinación de Diseño Publicitario.

Se crearon también la Subgerencia de Ventas (resultado de la fusión de las Subgerencias de Ventas a Librerías

y de Ventas a Distribuidores y Cadenas Comerciales); los Departamentos de Ventas, Nacional e Internacional, y

los Departamentos Administrativos en las Delegaciones de Guadalajara y Monterrey.

Para 1997, se inauguraron 3 librerías, una en la ciudad de Monterrey denominada Librería Fray Servando

Teresa de Mier, el 24 de julio, ubicada en Av. San Pedro núm. 222, Col. Miravalle, C.P. 64660 Monterrey, N. L.

Con una superficie construida de 647 m² y dos en la ciudad de México: la librería un paseo por los libros,

ubicada en Pasaje Zócalo-Pino Suárez del Metro, Centro Histórico, Col. Centro, Deleg. Cuauhtémoc, C.P.

06020 México, D. F. y la librería Octavio Paz, ubicada en Miguel Ángel de Quevedo núm.115, Col. Chimalistac,

Deleg. Coyoacán, C.P. 01070 México, D.F., inauguradas el 27 de febrero y 24 de septiembre respectivamente.





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Nivel:

Con la finalidad de ir ajustando la estructura del FCE a un esquema más funcional, la Dirección General ha

planteado un reordenamiento organizacional paulatino de sus unidades, procurando conservar un equilibrio en

tramos de control y cadena de mando. Esto se ha manifestado en la Gerencia de Comercialización mediante los

cambios planteados a la Junta Directiva y autorizados por la misma, en su cuarta sesión ordinaria celebrada el

10 de diciembre de 2002, con vigencia a partir del 1 de diciembre del mismo año.

Los movimientos más representativos fueron la reubicación y cambio de nomenclatura de varias áreas de la

Gerencia de Comercialización a la nueva Gerencia de Comunicación y Mercadotecnia. (Subgerencia de

Publicidad, Subgerencia de Mercadotecnia, Coordinación de Diseño Publicitario, Departamento de Publicidad y

Medios, Departamento de Promoción, Departamento de Análisis Técnico y Departamento de Relaciones

Públicas)

Para 2003, la Junta Directiva del FCE en su primera sesión ordinaria celebrada el 13 de marzo, autoriza la

modificación a la estructura organizacional nuevamente, la cual es vigente desde el 16 abril de 2003. En lo que

respecta a la Gerencia de Comercialización dicho cambio se vislumbró en un redimensionamiento en los

siguientes sentidos:

a) En lo que respecta al aspecto administrativo de Ventas se llevó a cabo un ajuste que incidirá

favorablemente en la operación de las actividades comerciales, al sustituir la Subgerencia de

Programación y Control de Ventas por un Departamento Operativo de Ventas.

b) La actividad comercial y administrativa de las sucursales en Guadalajara y Monterrey se redefinieron y

separaron, quedando bajo la adscripción de la Gerencia de Comercialización solamente un departamento

de ventas en cada estado. La actividad administrativa queda a cargo de la Gerencia de Administración y

Finanzas.

c) Se separa internamente la actividad comercial en cuanto a ámbito territorial. En primera instancia, una área

específica cambia de nomenclatura a Subgerencia de Ventas Nacionales que cubrirá por supuesto el

territorio nacional y por otro, se integra a la estructura de la Gerencia de Comercialización la Subgerencia

de Ventas Internacionales y el Departamento de Ventas Internacionales que se encargarán entre otras

cosas de atender y mantener relación recíproca con las filiales, de comercializar los productos del FCE a

nivel internacional y coadyuvar como instancia de enlace en la operación de los proyectos y programas

entre Casa Matriz, las subsidiarias y clientes del exterior.

El Fondo de Cultura Económica además de promover la cultura en nuestro país, ha establecido en el

extranjero 9 subsidiarias con el fin de difundir y consolidar su presencia en los mercados de Iberoamérica,

Europa y América del Norte.

d) Por último, se adscribe a la Subgerencia de Coordinación de Librerías un departamento que entre otras

cosas coadyuvará en la coordinación del desplazamiento de los productos del FCE y a promover la

presencia institucional en las librerías actuales y futuras.

Otro aspecto que se ha reforzado la Dirección General y que ha impactado e impulsado la labor de ventas, es el

establecimiento de librerías en puntos estratégicos. A continuación se enuncian las librerías que se han

inaugurado a partir de 1998:

a) José Luis Martínez ubicada en Av. Chapultepec N° 198, Col. Americana Sector Juárez, Guadalajara, Jal, el

18 de junio de 1999.

b) Instituto Politécnico Nacional esquina Wilfrido Massieu, Col. Zacatenco, México D.F, el 24 de octubre de

2000.





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Nivel:

c) Daniel Cosío Villegas, se reinauguró por remodelación el 17 de julio del 2000, y está ubicada en Av.

Universidad N° 985, Col. del Valle, México D.F.

d) Juan José Arreola, ubicada en Eje Central Lázaro Cárdenas No. 24 Esq. Venustiano Carranza, Centro

Histórico, México D.F., el 23 de abril de 2002.

e) Librería Alfonso Reyes, Carretera Picacho-Ajusco No. 227, Col. Bosques del Pedregal, México D.F. 17 de

septiembre de 2002.

f) La librería Trinidad Martínez Tarrago, ubicada en el Centro de Investigación y Docencia Económica, (CIDE),

con dirección Carretera México Toluca 3655, Col. Lomas de Santa Fé, el 7 de noviembre de 2003.

g) La librería Ricardo Pozas, ubicada en Próspero Vega No. 1, esq. 16 de Septiembre, Col. Centro Histórico,

Querétaro, Qro., el 19 de noviembre de 2003.

h) La librería Efraín Huerta, ubicada en calle Farallón núm. 416, lotes 15 al 19, manzana 17, Col. Jardines del

Moral, León Guanajuato el 29 de mayo de 2004

i) La Librería Rosario Castellanos, ubicada en Tamaulipas No. 202, Col. Condesa Del. Cuauhtémoc, México

D.F. 26 de abril de 2006.

j) Librería Víctor L. Urquidi, ubicada en El Colegio de México, Carretera Picacho-Ajusco No. 20, Col. Bosques

del Pedregal, México D.F., 6 de junio de 2006

k) Librería Salvador Elizondo, ubicada en el interior del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México, Sala

D Local A95, 24 de julio de 2006

l) Librería Elsa Cecilia Frost, Calle Allende s/n, entre Allende y Madero, Col. Tlalpan Centro, 24 de septiembre

de 2006.

m) Librería Luis González y González, ubicada en Francisco I. Madero Oriente N° 369, Col. Centro, Morelia

Michoacán, el 29 de julio de 2007.

n) Librería Alí Chumacero, ubicada en Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México, Benito Juárez, Av.

Capitán Carlos León González s/n, locales 38 y 39, Col. Peñón de los Baños, Terminal 2 Ambulatorio de

Llegadas, Delegación Venustiano Carranza, México, D.F., 5 de agosto del 2008.

o) Librería Edmundo O’Gorman, ubicada en el Archivo General de la Nación. Avenida Eduardo Molina 113,

Colonia Penitenciaria Ampliación, Delegación Venustiano Carranza, 153590 inaugurada el 20 de octubre de

2010.

p) Librería José María Luis Mora, ubicada en el Instituto Mora, Plaza Valentin No. 12, Col. Mixcoac, C.P.

03730, Deleg. Benito Juárez, el 8 de febrero de 2011.

q) Librería Elena Poniatowska Amor, inaugurada el 25 de agosto de 2011 y ubicada en Av. Chimalhuacán

entre las calles Feria de las flores y Clavelero, Col. Benito Juárez, C.P. 57000, Nezahualcóyotl, Estado de

México.

r) Librería Miguel de la Madrid Hurtado, ubicada en Calzada Galván norte s/n, entre la calle los regalado y

Ejército Nacional, colonia Centro, C.P. 28000, Colima, Colima e inaugurada el 15 de noviembre de 2011.

s) Librería Carlos Monsiváis, inaugurada el 9 de noviembre de 2012 ubicada en Ramos Arizpe No. 871,

esquina Cuauhtémoc, Zona Centro C.P. 25000 Saltillo, Coahuila.

t) Librería José Revueltas, inaugurada el 8 de noviembre de 2013 la cual se ubica en Negrete #901 poniente,

Col. Centro, C.P. 34000, Durango.





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Nivel:

Con la finalidad de mejorar en calidad y número los canales de difusión y comercialización de las obras del

catálogo del FCE, se instrumentará en el transcurso de los próximos años una estrategia basada en la

vinculación interinstitucional con diferentes dependencias del gobierno federal y con los gobiernos de los

estados, entre las líneas de acción que serán establecidas de manera paulatina se encuentran:

a) Conjuntamente con la Secretaría de Comunicaciones y Transportes expandir la red de librerías en

diferentes aeropuertos del país: Guadalajara, Tijuana, Cancún, Monterrey, Toluca, Chihuahua, Acapulco,

Mérida, Oaxaca, Villahermosa, saltillo y Zacatecas.

b) Con diferentes instancias del gobierno federal promover el hábito de la lectura mediante la adquisición de

libros vía descuento en nómina o por vales.

c) Mediante convenios de colaboración con los gobiernos estatales, se buscará ampliar la instalación de

librerías y centros culturales, que fomenten la difusión de los autores, libros y hábitos de lectura.

d) En materia de difusión se establecerá una campaña basada en las nuevas tecnologías y procesos de

comunicación: programas televisivos, radiofónicos, páginas web, correo electrónico y de Internet que

fortalezcan el conocimiento y uso de los libros.

e) Fomentar con la Secretaría de Economía modalidades de financiamiento destinadas a la creación de

nuevas librerías y editoriales a través del programa de créditos a la pequeña empresa.

En 2007 la Junta Directiva aprobó cambios en la estructura orgánica del Fondo de Cultura Económica

encaminados a mejorar la operación de las ventas nacionales:

Se creó el Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos, adscrito a la

Subgerencia de Ventas Nacionales, para gestionar y operar las ventas con las diferentes grandes

superficies, ferias y exposiciones que se realicen en el territorio nacional.

Se creó el Departamento de la Librería Rosario Castellanos, adscrito a la Subgerencia de Coordinación

de Librerías, para atender todo lo relativo a la que es la mayor librería del FCE.

Se creó el Departamento de Compras Otros Fondos Editoriales, adscrita a la Subgerencia de

Coordinación de Librerías, para atender lo relacionado a la adquisición de títulos de OFE, tanto a nivel

nacional como internacional.

Otro aspecto de la modificación a la estructura de la Gerencia de Comercialización es la separación de la parte

internacional con la creación de la Coordinación General de Asuntos Internacionales, lo cual mejora la

especialización en la atención de los clientes y librerías a nivel nacional.

Pese a que desde el año 2000, el FCE comenzó a ofrecer el servicio de ventas por Internet, en el año 2006 se

creó una Subgerencia que se encarga de atender el proceso completo de la venta y el seguimiento puntual

hasta que el libro es entregado al cliente. El mantenimiento técnico de la Web –libreriasdelfondo.com- está a

cargo del área de Tecnología de la Información.





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Nivel:

II. Objetivos

De la Gerencia de Comercialización

- Difundir la cultura y el conocimiento a través de la distribución de obras de alta calidad editadas por el

Fondo de Cultura Económica, preferentemente de autores de habla hispana.

- Propiciar los hábitos de lectura en la población nacional e internacional mediante la exhibición de títulos

en puntos estratégicos a precios accesibles.

- Lograr la penetración de la producción editorial del Fondo de Cultura Económica, por medio de la

distribución directa a lectores, libreros, instituciones educativas y culturales del país.

- Fortalecer la imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica a nivel nacional, mediante la difusión

y promoción de sus títulos.

- Consolidar el mercado nacional para buscar la autosuficiencia financiera de la institución.

Del Manual

- Proporcionar información sobre la integración y operación de la Gerencia de Comercialización del

Fondo de Cultura Económica, así como la ubicación de las áreas que la componen y sus relaciones de

dependencia y coordinación con las diferentes áreas de la Institución.

- Delimitar las responsabilidades y funciones del personal adscrito a la Gerencia.

- Presentar los principales procedimientos de trabajo y los documentos empleados en los mismos.

- Constituir una base administrativa que apoye la agilización y simplificación de los procesos.

- Servir como material de consulta en la inducción y capacitación del personal.





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Nivel:

III. Base legal

Disposiciones normativas internas: http://intranet.fce.com.mx/Normateca/?s=Disposiciones

Disposiciones de carácter general, capitulo XIV Marco Normativo del portal de transparencia del Fondo de cultura Económica:

http://portaltransparencia.gob.mx/buscador/search/search.do?query=&idDependenciaZoom=11249&method=search&siglasDependencia=&idFraccionZoom=&searchBy=0

http://intranet.fce.com.mx/Normateca/?s=Disposiciones







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Páginas : 11


Nivel:

IV. Diagrama de organización





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Nivel:

V. Funciones

Gerencia de Comercialización

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión del Fondo de Cultura Económica en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE, a través de redes de distribución propias y ajenas, tales como librerías propias, librerías, distribuidores y mayoristas del parque comercial existente, ferias y exposiciones, bibliotecas, escuelas, institutos, universidades, tiendas departamentales y de autoservicio, ventas a empresas e instituciones.

Objetivo

- Difundir la cultura y el conocimiento a través de la distribución de obras de alta calidad editadas por el Fondo de Cultura Económica, preferentemente de autores de habla hispana.

- Propiciar los hábitos de lectura en la población nacional e internacional mediante la exhibición de títulos en puntos estratégicos a precios accesibles.

- Lograr la penetración de la producción editorial del Fondo de Cultura Económica, por medio de la distribución directa a lectores, libreros, instituciones educativas y culturales del país.

- Fortalecer la imagen corporativa del Fondo de Cultura Económica a nivel nacional, mediante la difusión y promoción de sus títulos.

- Consolidar el mercado nacional para buscar la autosuficiencia financiera de la institución.

Funciones

- Preparar, integrar y proponer el programa de actividades del área y los proyectos relacionados con la comercialización y ventas en el mercado nacional, así como los presupuestos correspondientes, indicando las metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar.

- Evaluar y proponer el programa anual de ferias y ventas de bodega. - Autorizar el otorgamiento de consignaciones, convenios y promociones del material editado por el Fondo de Cultura Económica, para las temporadas escolares, en el concurso de la Ciencia desde México (cuando lo haya), en fin de año, en el aniversario del FCE, y otros que considere pertinentes para los clientes nacionales.

- Proponer, organizar y coordinar las estrategias de venta y distribución en territorio nacional, de las obras editadas o coeditadas por el FCE.

- Formular y proponer al Gerente General políticas y criterios específicos para implementar en territorio nacional, los programas de ventas y comercialización de las obras editadas por el FCE, orientados al cumplimiento de objetivos y metas establecidos en los programas institucionales.

- Proponer, organizar y coordinar las estrategias de venta, en las librerías del FCE, tanto de las obras editadas o coeditadas por el, FCE, como de material de Otros Fondos Editoriales.

- Instrumentar la mecánica necesaria para verificar el debido cumplimiento de los procedimientos establecidos para la comercialización de libros en territorio nacional.





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Páginas : 13


Nivel:

- Proponer al Gerente General las políticas de comisiones sobre ventas.

- Supervisar la oportuna aplicación de las políticas de ventas y criterios comerciales autorizados por la Dirección General.

- Diseñar y aplicar programas para la oportuna distribución de libros a librerías, distribuidores y clientes directos del FCE.

- Autorizar los convenios de colaboración con instituciones académicas para la comercialización de las obras del FCE.

- Instrumentar las estrategias de distribución con instituciones académicas, de las obras editadas por el FCE.

- Analizar y ponderar la información generada de los estudios de mercado, para determinar los criterios para la fijación de precios de las diferentes colecciones de obras.

- Determinar indicadores de gestión y productividad para evaluar las acciones y estrategias establecidas el comportamiento de las ventas, a fin de lograr una mejor presencia en el mercado nacional.

- Consolidar la demanda de obras del mercado nacional para la integración del programa de reimpresiones.

- Formular el pronóstico anual de ventas del Fondo de Cultura Económica.

- Formular el anteproyecto de presupuesto anual de egresos de la Gerencia, considerando los lineamientos establecidos por la Gerencia de Administración y Finanzas.

- Informar al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios sobre las adquisiciones de material de Otros Fondos Editoriales.

Subgerencia de Venta en Línea

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización en el aspecto de comercializar y promover las obras de las culturas nacionales, iberoamericanas y universales publicadas por el FCE, a través de ventas por Internet.

Objetivos

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades de la Subgerencia de Venta en Línea y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización.

- Administrar los recursos humanos, materiales y financieros asignados a la Subgerencia de Venta en Línea.

- Supervisar el depósito diario de los recursos financieros derivados de la venta de libros.

- Supervisar la actualización diaria de los contenidos de la Página Web de la Librería

- Virtual de acuerdo al calendario de publicación de obras.





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Páginas : 14


Nivel:

Funciones

- Desarrollar y proponer al Gerente de Comercialización de Comercialización el programa de actividades del área y los proyectos relacionados con las ventas de los productos y servicios on line indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar.

- Garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Gerencia de Comercialización mediante la aplicación de estrategias on line que alienten la compra de libros.

- Desarrollar y proponer las estrategias necesarias para la creación de una comunidad de usuarios de la Librería Virtual del FCE que contará con programas de recompensas para fomentar la lealtad al sitio.

- Proponer y, en su caso, establecer las alianzas necesarias para hacer de la Librería Virtual el canal de Libros de los principales portales de México, así como de las universidades y medios periodísticos del país.

- Desarrollar y aplicar un calendario mensual de eventos on line que fomenten la visita de los usuarios.

- Desarrollar y aplicar un calendario mensual que dé respuesta a las necesidades del usuario dependiendo de las fechas a celebrar: Día de la Bandera, San Valentín, Día de la Raza, etcétera a fin de publicar los libros recomendados del mes.

- Desarrollar y aplicar un programa que fomente las ventas escolares e infantiles en coordinación directa con la Subgerencia de Libros para Niños.

- Desarrollar, presentar y, en su caso, lanzar nuevos productos que fomenten la interactividad de nuestra comunidad on line.

- Supervisar la actualización diaria de los contenidos de la Página Web de la Librería Virtual de acuerdo al calendario de publicación de obras.


- Supervisar la entrega satisfactoria de los pedidos de cada uno de los clientes de Internet.

- Supervisar la atención y orientación hacia los clientes de telemarketing.

- Racionalizar el uso de materiales, equipo de operación e instalaciones que tiene asignadas la subgerencia.

- Supervisar los traspasos solicitados por la Subgerencia así como las devoluciones a piso de venta.

- Supervisar el control y seguimiento de las ventas diarias así como la información que se entrega a la Gerencia de Administración y Finanzas del FCE.

- Coordinar la oportuna actualización de la base de datos de la CANIEM en cuanto a novedades o reimpresiones realizadas por el FCE anualmente.

- Presentar mensualmente los resultados de venta a la Gerencia de Comercialización.





Versión: 05

Páginas : 15


Nivel:

Departamento de Ventas Guadalajara

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE, a través de las librerías y distribuidores, minoristas y mayoristas del parque comercial existente en la zona occidente del país, así como en bibliotecas, ferias y exposiciones, tiendas departamentales y de autoservicio, escuelas, institutos, universidades y ventas a particulares, empresas e instituciones ubicadas en dicha zona, así también los títulos del FCE y de otras editoriales en la librería del FCE ubicada en la Delegación Regional Guadalajara.

Objetivo

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades del Departamento de Ventas Guadalajara y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización.

- Gestionar el otorgamiento de créditos, además de autorizar descuentos y consignaciones de acuerdo con las políticas autorizadas.

- Supervisar y en su caso, realizar oportunamente, los depósitos de ingresos que genere la librería.

- Administrar los recursos humanos, materiales y financieros asignados al Departamento de Ventas Guadalajara y la Delegación Regional Guadalajara.

Funciones

- Preparar, integrar y proponer al Gerente de Comercialización, el programa de actividades del área y los proyectos relacionados con la comercialización, ventas y promoción de los productos y servicios del Fondo de Cultura Económica, así como el pronóstico de ventas, indicando las metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, en el área geográfica de su responsabilidad.

- Promover y comercializar los productos del FCE, en el ámbito territorial de la delegación regional correspondiente, con base en las políticas y lineamientos establecidos.

- Instrumentar y aplicar los programas necesarios para cumplir con las metas definidas por la Gerencia de Comercialización, relacionados con la comercialización, ventas y promoción de los productos y servicios del FCE, en el área geográfica de su responsabilidad que coadyuven al logro de los planes y programas de la Institución.

- Verificar el funcionamiento de los canales de distribución y recepción de libros y material promocional en el ámbito territorial de la Delegación Regional correspondiente.

- Vigilar que las operaciones de venta y distribución de mercancías a clientes se realice con oportunidad.


- Organizar y coordinar promociones, ferias y exposiciones con el fin de difundir las obras del FCE.





Versión: 05

Páginas : 16


Nivel:

- Vigilar en forma permanente las actividades de la delegación, para la consecución adecuada de los objetivos comerciales del, FCE, de acuerdo con el presupuesto de ventas anual previamente autorizado.

- Diseñar programas de ventas que propicien el desplazamiento de títulos del FCE y desarrollar los convenios con librerías, gobiernos locales, Instituciones, universidades, institutos de educación media superior públicos y privados.

- Supervisar el surtimiento oportuno de novedades y reimpresiones para su distribución a los clientes.

- Gestionar con los clientes mayores espacios de exhibición para los títulos FCE.

- Atender oportunamente los pedidos de los clientes institucionales con el objeto de dar cumplimiento a la función social.

- Supervisar las ventas directas al público a través de las librerías del FCE.

- Coordinar la aplicación de los programas y estrategias enfocadas al mejoramiento de la operación de librerías en la atención al público y ventas.

- Racionalizar el uso de materiales, equipo de operación e instalaciones necesarias para su funcionamiento e implementar los sistemas de control que garanticen su adecuada utilización.

- Solicitar a través de los encargados de librería al Subgerente de Coordinación de librerías, la autorización de las adquisiciones de material de Otros Fondos Editoriales, y traspasos de material de Fondo Editorial Propio, necesarios para las operaciones de venta de la librería.

- Supervisar que los encargados de librería, en coordinación con el Subgerente de Coordinación de librerías, realicen las devoluciones de títulos de Otros Fondos Editoriales que no tienen desplazamiento.

- Supervisar la atención y orientación hacia los clientes.

- Seleccionar con apoyo de los encargados de librería y de la Subgerencia de Coordinación de Librerías los acervos de fondo editorial propio y otros fondos editoriales y supervisar las existencias, a través de los encargados de librería reponer los faltantes e incorporar novedades de libros, discos y cassettes en la librería.

- Proponer al Subgerente de Coordinación de Librerías, el calendario para la toma física de inventarios en la librería.

- Supervisar las actividades para la toma física de inventarios en librería de la Delegación Regional, levantar el acta administrativa correspondiente y enviar los reportes de resultados, a la Gerencia de Comercialización.

- Establecer modelos y mecanismos funcionales de exhibición de material en la librería de la delegación regional.

- Realizar la promoción académica de las obras del FCE, con el fin de lograr un óptimo posicionamiento en el mercado cultural-universitario de la región que competa a cada Delegación Regional.

- Instrumentar el sistema de seguimiento de atención a clientes.

- Supervisar el oportuno envío de información de ventas a Casa Matriz para la consolidación de informes.

- Revisar las tendencias de ventas por producto y cliente para definir estrategias de posicionamiento.

- Establecer indicadores de desempeño y metas al personal de ventas.

- Supervisar la correcta aplicación de normas y políticas del FCE.

- Determinar las necesidades de capacitación del personal a su cargo y realizar las gestiones necesarias para satisfacerlas.





Versión: 05

Páginas : 17


Nivel:

- Supervisar que las novedades y reimpresiones se distribuyan oportunamente a los diversos canales de venta con el fin de mantener actualizados a los clientes.

- Atender oportunamente los pedidos de los clientes nacionales para que conserven un surtido adecuado.

- Realizar estadísticas del desplazamiento de títulos a efecto de determinar la penetración en el mercado editorial.

- Gestionar oportunamente el envío de los títulos a las diferentes ferias y exposiciones del área geográfica de la Delegación.

- Mantener el registro actualizado de las ventas por mercado que realice la Delegación.

- Realizar estadísticas de ventas en las modalidades y periodicidad requeridas para la oportuna evaluación de la operación.

- Dar seguimiento con el almacén, del oportuno surtimiento de pedidos a clientes.

- Informar al Gerente de Comercialización sobre la situación que guardan los clientes consignatarios, de acuerdo a los vencimientos establecidos en los convenios.

- Integrar la documentación necesaria para la circularización de saldos con los clientes consignatarios, al menos una vez por año.

- Supervisar los reportes e informes de ventas de las librerías de Delegaciones.

- Supervisar la captura en el SALIB de los movimientos de librería.

- Elaborar los reportes de ventas, adquisiciones de Otros Fondos Editoriales y demás informes requeridos por la Gerencia de Comercialización para su consolidación con casa matriz.


- Proponer las líneas de crédito de los clientes conforme a las políticas establecidas.

- Solicitar oportunamente las novedades y reimpresiones para su distribución a los clientes

Departamento de Ventas Monterrey

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE, a través de las librerías y distribuidores, minoristas y mayoristas del parque comercial existente en la zona norte del país, así como en bibliotecas, ferias y exposiciones, tiendas departamentales y de autoservicio, escuelas, institutos, universidades y ventas a particulares, empresas e instituciones ubicadas en dicha zona, así también los títulos del FCE y de otras editoriales en la librería del FCE ubicada en la Delegación Regional Monterrey.

Objetivos

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades del Departamento de Ventas Monterrey y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización.





Versión: 05

Páginas : 18


Nivel:



- Administrar los recursos humanos, materiales y financieros asignados al Departamento de Ventas Monterrey y la Delegación Regional Monterrey.

Funciones

- Preparar, integrar y proponer al Gerente de Comercialización, el programa de actividades del área y los proyectos relacionados con la comercialización, ventas y promoción de los productos y servicios del Fondo de Cultura Económica, así como el pronóstico de ventas, indicando las metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, en el área geográfica de su responsabilidad.

- Promover y comercializar los productos del FCE, en el ámbito territorial de la Delegación Regional correspondiente, con base en las políticas y lineamientos establecidos.

- Instrumentar y aplicar los programas necesarios para cumplir con las metas definidas por la Gerencia de Comercialización, relacionados con la comercialización, ventas y promoción de los productos y servicios del FCE, en el área geográfica de su responsabilidad que coadyuven al logro de los planes y programas de la Institución.

- Verificar el funcionamiento de los canales de distribución y recepción de libros y material promocional en el ámbito territorial de la Delegación Regional correspondiente.

- Vigilar que las operaciones de venta y distribución de mercancías a clientes se realice con oportunidad.


- Organizar y coordinar promociones, ferias y exposiciones con el fin de difundir las obras del FCE.

- Vigilar en forma permanente las actividades de la Delegación, para la consecución adecuada de los objetivos comerciales del, FCE, de acuerdo con el presupuesto de ventas anual previamente autorizado.

- Diseñar programas de ventas que propicien el desplazamiento de títulos del FCE. Y desarrollar los convenios con librerías, Gobiernos Locales, Instituciones, universidades, institutos de educación media superior públicos y privados.

- Supervisar el surtimiento oportuno de novedades y reimpresiones para su distribución a los clientes.

- Gestionar con los clientes mayores espacios de exhibición para los títulos FCE.

- Atender oportunamente los pedidos de los clientes institucionales con el objeto de dar cumplimiento a la función social.

- Supervisar las ventas directas al público a través de las librerías del FCE. Coordinar la aplicación de los programas y estrategias enfocadas al mejoramiento de la operación de librerías en la atención al público y ventas.

- Racionalizar el uso de materiales, equipo de operación e instalaciones necesarios para su funcionamiento e implementar los sistemas de control que garanticen su adecuada utilización.

- Solicitar al Subgerente de Coordinación de librerías, la autorización de las adquisiciones de material de Otros Fondos Editoriales, y traspasos de material de Fondo Editorial Propio, necesarios para las operaciones de venta de la librería.





Versión: 05

Páginas : 19


Nivel:

- Realizar, en coordinación con el Subgerente de Coordinación de librerías, las devoluciones de títulos de Otros Fondos Editoriales que no tienen desplazamiento.


- Seleccionar con apoyo de la Subgerencia de Coordinación de Librerías los acervos de fondo editorial propio y otros fondos editoriales y supervisar las existencias, reponer los faltantes e incorporar novedades de libros, discos y cassettes en la librería.

- Proponer al Subgerente de Coordinación de librerías, el calendario para la toma física de inventarios en la librería.

- Supervisar las actividades para la toma física de inventarios en librería de la Delegación Regional, levantar el acta administrativa correspondiente y enviar los reportes de resultados, a la Gerencia de Comercialización. - Establecer modelos y mecanismos funcionales de exhibición de material en la librería de la delegación regional.

- Realizar la promoción académica de las obras del FCE, con el fin de lograr un óptimo posicionamiento en el mercado cultural-universitario de la región que competa a cada Delegación Regional.

- Instrumentar el sistema de seguimiento de atención a clientes.

- Supervisar el oportuno envío de información de ventas a Casa Matriz para la consolidación de informes.

- Revisar las tendencias de ventas por producto y cliente para definir estrategias de posicionamiento.

- Establecer indicadores de desempeño y metas al personal de ventas.

- Supervisar la correcta aplicación de normas y políticas del FCE.

- Determinar las necesidades de capacitación del personal a su cargo y realizar las gestiones necesarias para satisfacerlas.

- Supervisar que las novedades y reimpresiones se distribuyan oportunamente a los diversos canales de venta con el fin de mantener actualizados a los clientes.

- Atender oportunamente los pedidos de los clientes nacionales para que conserven un surtido adecuado.


- Gestionar oportunamente el envío de los títulos a las diferentes ferias y exposiciones del área geográfica de la delegación.

- Mantener el registro actualizado de las ventas por mercado que realice la Delegación.


- Dar seguimiento con el almacén, del oportuno surtimiento de pedidos a clientes.

- Informar al Gerente de Comercialización sobre la situación que guardan los clientes consignatarios, de acuerdo a los vencimientos establecidos en los convenios.


- Supervisar los reportes e informes de ventas de las librerías de Delegaciones.





Versión: 05

Páginas : 20


Nivel:

- Elaborar los reportes de ventas, adquisiciones de Otros Fondos Editoriales y demás informes requeridos por la Gerencia de Comercialización para su consolidación con casa matriz.


- Proponer las líneas de crédito de los clientes conforme a las políticas establecidas.

- Solicitar oportunamente las novedades y reimpresiones para su distribución a los clientes.

Subgerencia de Coordinación de Librerías

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE y otras editoriales, a través de la cadena de librerías del Fondo de Cultura Económica.

Objetivos

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades de la Subgerencia de Coordinación de Librerías y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización.

- Administrar los recursos humanos, materiales y financieros asignados a las librerías del FCE.


- Vigilar el correcto y oportuno surtido de títulos en las librerías del FCE, tanto de libros propios como de otras editoriales.

Funciones

- Preparar, integrar y proponer al Gerente de Comercialización, el programa de actividades del área y los proyectos relacionados con las ventas de los productos y servicios, atención a los clientes del Fondo de Cultura Económica; indicando las metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar.

- Administrar los recursos humanos, materiales y financieros asignados a las librerías. - Determinar las devoluciones de los títulos de otros fondos editoriales que no tienen desplazamiento.

- Vigilar las existencias, reponer los faltantes e incorporar novedades de libros, discos y cassettes en las diferentes librerías del FCE, tanto de Fondo Editorial Propio como de Otros Fondos Editoriales.

- Supervisar las adquisiciones y seleccionar los acervos de fondo editorial propio y otros fondos editoriales bibliográficos convenientes al perfil académico de las librerías.

- Coordinar la aplicación de programas y estrategias enfocadas al mejoramiento de la operación de las librerías, la atención al público y las ventas.

- Supervisar el análisis de catálogos y selección de títulos de editoriales o distribuidoras en el extranjero, para consolidar los pedidos y realizar adquisiciones por medio de importaciones directas.





Versión: 05

Páginas : 21


Nivel:

- Supervisar el análisis de las condiciones de comercialización de las editoriales o distribuidoras de otros fondos editoriales, con el objetivo de mejorar las negociaciones comerciales.


- Racionalizar el uso de materiales, equipo de operación e instalaciones que tienen asignadas las librerías.


- Coordinar los traspasos y adquisiciones requeridos por cada librería.

- Supervisar el registro de movimientos de librerías y la gestión de la información generada.

- Efectuar los estudios de rentabilidad de la operación de las librerías del FCE.

- Establecer modelos y mecanismos fundamentales de exhibición del material de las librerías del FCE.

- Supervisar la distribución para la exhibición del material en las librerías a cargo de la Subgerencia, de acuerdo a las temporadas o ciclos de venta.

- Coordinar con los jefes de ventas de Guadalajara y Monterrey, la selección de los acervos del fondo editorial propio y otros fondos editoriales y supervisar las existencias, reponer los faltantes e incorporar novedades de libros, discos y cassetes en las librerías de esas plazas.

- Someter a aprobación del Gerente de Comercialización, el calendario para la toma física de inventarios en las librerías del FCE.

- Coordinar la toma física de inventarios en las librerías del FCE.

- Coordinar con los jefes de ventas de Guadalajara y Monterrey, el establecimiento de modelos y mecanismos funcionales de exhibición de material de las librerías del FCE.

-Proponer y supervisar los programas de promoción a través de las librerías del FCE.

Departamento de Ventas de Librerías

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización y de la Subgerencia de Coordinación de Librerías en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE y otras editoriales, a través de la cadena de librerías del Fondo de Cultura Económica.

Objetivos

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades del Departamento de Ventas de Librerías y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización y de la Subgerencia de Coordinación de Librerías.





Versión: 05

Páginas : 22


Nivel:

- Coordinar la realización de la venta directa al público de los libros editados por el Fondo de Cultura Económica y por otras editoriales, en las librerías del FCE.

- Supervisar que se realicen los registros, reportes e informes de ventas de las librerías del FCE.

- Mantener un adecuado ordenamiento del acervo bibliográfico en las librerías del FCE.

Funciones

- Coordinar la realización de la venta directa al público de los libros editados por el Fondo de Cultura Económica y por otras editoriales, en las librerías del FCE.

- Supervisar que se realicen los registros, reportes e informes de ventas de las librerías del FCE.

- Mantener un adecuado ordenamiento del acervo bibliográfico.

- Analizar las condiciones del mercado para promover e instrumentar promociones por temporada o ciclo de venta.

- Elaborar de manera coordinada con el Subgerente de Coordinación de Librerías, la asignación por librería del presupuesto para la adquisición de otros fondos editoriales.

- Analizar los catálogos y selección de títulos de editoriales o distribuidoras en el extranjero, para realizar adquisiciones por medio de importaciones directas.

- Realizar el análisis de las condiciones de comercialización de las editoriales o distribuidoras de otros fondos editoriales a fin de mejorar las negociaciones comerciales.

- Realizar el análisis de catálogos y selección de títulos de otras editoriales, para realizar las adquisiciones que requieran las librerías.

- Aplicar oportunamente las cartas de crédito expedidas por las editoriales producto de las devoluciones de material de otros fondos editoriales.

Departamento de la Librería Rosario Castellanos

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización y de la Subgerencia de Coordinación de Librerías en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE y otras editoriales, a través de la librería Rosario Castellanos del Fondo de Cultura Económica.

Objetivos

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades del Departamento de la Librería Rosario Castellanos y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización y de la Subgerencia de Coordinación de Librerías.





Versión: 05

Páginas : 23


Nivel:

- Coordinar la realización de la venta directa al público de los libros editados por el Fondo de Cultura Económica y por otras editoriales en la librería Rosario Castellanos.

- Supervisar que se realicen los registros, reportes e informes de ventas de la librería Rosario Castellanos.

- Mantener un adecuado ordenamiento y resurtido óptimo del acervo bibliográfico y de la mesa de novedades en la librería Rosario Castellanos.

- Administrar el presupuesto asignado a la librería Rosario Castellanos para la adquisición de otros fondos editoriales.

- Coordinar los recursos humanos y materiales asignados a la librería Rosario Castellanos.

- Supervisar el depósito de las ventas diarias de la librería Rosario Castellanos a la empresa de valores contratada por el FCE,

Funciones

- Coordinar la realización de la venta directa al público de los libros editados por el Fondo de Cultura Económica y por otras editoriales en la librería Rosario Castellanos.

- Supervisar que se realicen los registros, reportes e informes de ventas de la librería Rosario Castellanos.

- Mantener un adecuado ordenamiento y resurtido óptimo del acervo bibliográfico y de la mesa de novedades en la librería Rosario Castellanos.

- Analizar las condiciones del mercado para promover e instrumentar promociones por temporada o ciclo de venta.

- Administrar el presupuesto asignado a la librería Rosario Castellanos para la adquisición de otros fondos editoriales.

- Analizar los catálogos y selección de títulos de editoriales o distribuidoras en el extranjero, para realizar adquisiciones por medio de importaciones directas.

- Colaborar en el análisis de las condiciones de comercialización de las editoriales o distribuidoras de otros fondos editoriales a fin de mejorar las negociaciones comerciales.

- Realizar el análisis de catálogos y selección de títulos de otras editoriales, para realizar las adquisiciones que requiera la librería Rosario Castellanos.

- Aplicar oportunamente las cartas de crédito expedidas por las editoriales producto de las devoluciones de material de otros fondos editoriales.

- Gestionar con los proveedores la correcta recepción de facturas y/o notas de crédito de las consignaciones de otros fondos editoriales.

- Colaborar con los encargados para hacer la compra de otros fondos editoriales de acuerdo al perfil de la librería Rosario Castellanos.

- Agilizar el corte y recuperación de las notas de crédito de las consignaciones de otros fondos editoriales en la librería Rosario Castellanos.

- Agilizar la mesa de novedades de otros fondos editoriales en cuanto a la selección y alta del material en la librería Rosario Castellanos.

- Coordinar los recursos humanos y materiales asignados a la librería Rosario Castellanos.





Versión: 05

Páginas : 24


Nivel:

- Determinar conforme a las necesidades de la librería Rosario Castellanos las devoluciones de los títulos de otros fondos editoriales que no tengan desplazamiento.

- Coordinar la aplicación de programas y estrategias enfocadas al mejoramiento de la operación, atención al público y ventas en la librería Rosario Castellanos.

- Supervisar el depósito de las ventas diarias de la librería Rosario Castellanos a la empresa de valores contratada por el FCE,

- Proponer los modelos de exhibición del material en las mesas temáticas y vitrinas de la librería Rosario Castellanos.

Departamento de Compras Otros Fondos Editoriales

Misión

- Desarrollar y determinar la oferta de títulos de otros fondos editoriales, nacionales extranjeros, en la red de librerías del FCE de acuerdo con las políticas y filosofía de la empresa para proporcionar mayores opciones a nuestros clientes.

Objetivos

- Determinar y recomendar, la adquisición de otros fondos editoriales, discos cassetes del extranjero con el objeto de incrementar la oferta de títulos en la red de librerías del FCE y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, usuarios y lectores.

- Coordinar la actualización de las publicaciones más recientes en todas las áreas de oferta editorial y de medios audiovisuales de las librerías del FCE

- Revisar las novedades publicadas por los proveedores en el extranjero, para adquirir aquellas que nos permitan mantener una mejor oferta de títulos especializados y de consumo publico general.

- Comunicar al subgerente de librerías del FCE el estado que guarda el alcance de los objetivos relacionados con la adquisición de materiales bibliográficos y de medios audiovisuales y de la eficientización de la oferta de títulos en la red de librerías del FCE con el objeto de que determinen las acciones a seguir ya sea para corregir desviaciones o modificar sus metas anuales de ventas.

- Determinar, con base en los catálogos proporcionados por los proveedores nacionales y extranjeros las nuevas adquisiciones para ser sometidas a aprobación de la subgerencia de librería del FCE

Funciones

- Analizar los catálogos de editoriales ó de distribuidoras en el extranjero, para consolidar los pedidos y realizar adquisiciones por medio de importaciones directas.

- Asesorar a la subgerencia de coordinación de librerías en la selección de títulos, publicaciones periódicas y editoriales acordes al perfil universitario y al público en general para incrementar la oferta en nuestra red de librerías.





Versión: 05

Páginas : 25


Nivel:

- Determinar y presentar para su autorización del subgerente de librerías, el presupuesto mensual y anual para la adquisición de otros fondos editoriales y otros artículos para que sea considerado en el presupuesto anual de la institución

- Coordinar a los encargados de las 11 librerías, para verificar en los inventarios de las diferentes librerías del FCE las existencias de libros, discos cassetes para reponer los faltantes e incorporar novedades

- Coordinar a los encargados de las 11 librerías, en el proceso de compra de libros, discos cassetes para mantener la oferta de productos requeridos por nuestros lectores y público en general.

- Verificar a través de los encargados de librerías, el desplazamiento de las novedades monitoreando todas las librerías, para tener una reposición puntual del material.

- Determinar las devoluciones de los títulos de fondos editoriales y medios audiovisuales que no registran desplazamiento para no mantener inventarios excesivos.

- Establecer y mantener comunicación permanente con los gerentes de las diversas editoriales para estar actualizado en la oferta editorial y adquirir las novedades para nuestros puntos de venta.

- Programar y coordinar reuniones periódicas con los funcionarios relacionados directamente con la adquisición de materiales bibliográficos y de medios audiovisuales para conocer necesidades y requerimientos

- Programar y establecer comunicación periódica con los editores extranjeros para que nos envíen regularmente sus nuevas publicaciones

- Verificar, con las distintas librerías el desplazamiento de títulos de importación para realizar las reposiciones correspondientes

- Revisar las diversas ofertas editoriales en el extranjero con el objeto de mantener actualizados nuestros catálogos.

- Analizar y evaluar los logros alcanzados por trimestre en las librerías, para verificar el estado de las compras y las consignaciones.

- Establecer las acciones que se deben implantar ó modificar, para obtener los resultados que deben entregarse por parte de las librerías del FCE.

- Analizar los requerimientos de lectores especializados, principalmente del ámbito académico, sin descuidar las necesidades del lector no especializado con el objeto de satisfacer las necesidades de ambos mercados.

- Determinar la selección de los títulos editoriales que conformaran las nuevas adquisiciones de acuerdo al perfil de las librerías del FCE.

- Vigilar el proceso de solicitudes de libros y materiales tanto de los proveedores nacionales como en el extranjero para informar al subgerente de librerías del FCE.

Subgerencia de Ventas Nacionales

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE, a través de las librerías y distribuidores, minoristas y mayoristas del parque comercial existente, así como en bibliotecas, ferias y exposiciones, tiendas departamentales y de autoservicio, escuelas, institutos, universidades y ventas a particulares, empresas e instituciones del país.





Versión: 05

Páginas : 26


Nivel:

Objetivos

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades de la Subgerencia de Ventas Nacionales y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización.

- Proponer de acuerdo a las existencias y criterios comerciales, los títulos que deban integrar el programa anual de reimpresiones, así como las modificaciones que, en su caso, deban realizarse al incorporar o eliminar títulos.

- Integrar la cartera de clientes del FCE.

- Administrar los recursos humanos y materiales asignados a la Subgerencia de Ventas Nacionales.

Funciones

- Preparar, integrar y proponer al Gerente de Comercialización, el programa de actividades del área y los proyectos relacionados con las ventas de los libros del Fondo de Cultura Económica, indicando las metas, objetivos y acciones por realizar.

- Promover y efectuar la venta de las obras editadas por el FCE con base en las políticas y los lineamientos establecidos.

- Integrar el programa de ventas nacional por agente, en base a la meta establecida (casa matriz).

- Instrumentar las políticas, estrategias y programas de comercialización con el fin de colocar los títulos publicados por el FCE, en el mercado nacional.

- Dar seguimiento con el almacén central, del oportuno surtimiento de pedidos a clientes.

- Formular y mantener un sistema de seguimiento de atención a clientes.

- Verificar el funcionamiento de los canales de distribución y recepción de libros, y material promocional en el territorio nacional (casa matriz).

- Proponer las líneas de crédito de los clientes.

- Evaluar e instrumentar el otorgamiento de consignaciones, convenios y promociones a los clientes nacionales.

- Atender las ferias y exposiciones nacionales en las que intervenga el FCE.

- Integrar la información para establecer un programa anual de ferias, exposiciones, ventas de bodega y presentación de libros y autores.

- Dar seguimiento permanente a las actividades de la Subgerencia para la consecución adecuada de los objetivos comerciales del FCE, de acuerdo con el presupuesto de ventas anual previamente establecido.

- Potenciar las ventas directas del FCE al mercado abierto.

- Elaborar el análisis de ventas y existencias para integrar el anteproyecto de presupuesto de ventas anual consolidado, que incluya todos los canales de comercialización del FCE.

- Diseñar programas de ventas que propicien el desplazamiento de títulos del FCE, a universidades e institutos de educación superior públicos y privados.





Versión: 05

Páginas : 27


Nivel:

- Proponer de acuerdo a las existencias y criterios comerciales, los títulos que deban integrar el programa anual de reimpresiones, así como las modificaciones que, en su caso, deban realizarse al incorporar o eliminar títulos.

- Vigilar el programa de novedades y reimpresiones proporcionado por la Gerencia de Producción que ingresan mensualmente al almacén, se distribuyan adecuada y oportunamente entre los diversos canales de venta, con el fin de mantener la oferta editorial solicitada por nuestros clientes.

- Integrar la cartera de clientes del FCE.

- Gestionar con los clientes, mayores espacios de exhibición para los títulos del FCE.

- Supervisar el registro de las tendencias de ventas por cliente del FCE, con el propósito de detectar las tendencias negativas y proponer estrategias que permitan subsanarlas.

- Realizar la circularización de saldos con clientes consignatarios, al menos una vez por año.

- Atender oportunamente los pedidos de los clientes institucionales.

- Contribuir al análisis de los programas editoriales de las filiales con el fin de solicitar los títulos más pertinentes para su comercialización en el territorio nacional.

Departamento de Ventas Nacionales

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización y de la Subgerencia de Ventas Nacionales en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE, a través de las librerías y distribuidores, minoristas y mayoristas del parque comercial existente en el país, así como ventas a particulares, empresas, bibliotecas y ventas institucionales.

Objetivos

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades del Departamento de Ventas Nacionales y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización y de la Subgerencia de Ventas Nacionales.

- Administrar los recursos humanos y materiales asignados al Departamento de Ventas Nacionales.

- Atender oportunamente los pedidos de los clientes nacionales a fin de optimizar el servicio al cliente.

- Vigilar periódicamente las existencias de ejemplares en almacenes y Filiales y mantener una comunicación eficaz sobre los títulos agotados del FCE, para proceder a su reimpresión.

- Promover los títulos de nuestro acervo editorial en los tres niveles de gobierno y elaborar los pedidos consecuentes.





Versión: 05

Páginas : 28


Nivel:

Funciones

- Vigilar que las novedades y reimpresiones se distribuyan oportunamente a los diversos canales de venta con el fin de mantener actualizados a los clientes.

- Atender oportunamente los pedidos de los clientes nacionales a fin de optimizar el servicio al cliente.


- Seleccionar, con base en criterios comerciales de su ámbito de operación, las obras susceptibles de incorporarse al programa anual de reimpresiones.

- Gestionar oportunamente el envío de los títulos a las empresas e instituciones.

- Analizar los programas editoriales de las Filiales con el fin de solicitar los títulos para su comercialización en el territorio nacional.

- Supervisar el desempeño del personal de ventas.

- Promover los títulos de nuestro acervo editorial en los tres niveles de gobierno y elaborar los pedidos consecuentes.

- Coordinar las actividades para la oportuna atención y surtido de los títulos de ventas del Programa de Libros de Texto de Secundaria Gratuitos.

- Establecer controles para detectar desviaciones en el presupuesto anual de ventas e incorporar medidas que en su caso, lleven a subsanarlas.

- Implementar y dar seguimiento al sistema de motivación para vendedores, con la finalidad de elevar el hábito de servicio y la difusión de la cultura.


Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización y de la Subgerencia de Ventas Nacionales en el aspecto de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE, a través de bibliotecas, ferias y exposiciones, tiendas departamentales y de autoservicio, bibliotecas, escuelas, institutos, universidades y ventas a empresas.

Objetivo

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades del Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos y los proyectos y pronósticos de ventas y presupuesto de egresos del área, indicando metas, objetivos, estrategias y acciones por realizar, así como darles el seguimiento respectivo, detectar desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias en su caso, a fin de coadyuvar a garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas de la Gerencia de Comercialización y de la Subgerencia de Ventas Nacionales.

- Administrar los recursos humanos y materiales asignados al Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos.





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Nivel:

- Atender oportunamente los pedidos de sus clientes a fin de optimizar el servicio al cliente.


Funciones

- Vigilar que las novedades y reimpresiones se distribuyan oportunamente a los diversos canales de venta a su cargo con el fin de mantener actualizados a los clientes.

- Atender oportunamente los pedidos de sus clientes a fin de optimizar el servicio al cliente.


- Sugerir, con base en criterios comerciales de su ámbito de operación, las obras susceptibles de incorporarse al programa anual de reimpresiones.

- Gestionar oportunamente el envío de los títulos a las diferentes grandes superficies, ferias y exposiciones a su cargo que se realicen en el territorio nacional.

- Analizar los programas editoriales de las Filiales con el fin de solicitar los títulos para su comercialización en el territorio nacional.

- Supervisar el desempeño del personal de ventas.

- Promover los títulos de nuestro acervo editorial en los clientes a su cargo.

- Coordinar las actividades para la oportuna atención y surtido de los títulos de ventas apropiados a su tipo de cliente del área a su cargo.

- Establecer controles para detectar desviaciones en el presupuesto anual de ventas e incorporar medidas que en su caso, lleven a subsanarlas.

- Implementar y dar seguimiento al sistema de motivación para vendedores, con la finalidad de elevar el hábito de servicio y la difusión de la cultura.


Departamento Operativo de Ventas

Misión

- Coadyuvar al cumplimiento de la misión de la Gerencia de Comercialización brindándole el apoyo administrativo, operativo y estadístico necesario para cumplimentar su misión de comercializar y promover las obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal publicadas por el FCE.

Objetivos

- Prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el programa de actividades del Departamento Operativo de Ventas, tales como la facturación de los pedidos, el control de las consignaciones, los movimientos administrativos generados por las ventas, los indicadores de gestión, las estadísticas e informes de ventas y el presupuesto de egresos de la Gerencia de Comercialización.





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Páginas : 30


Nivel:



- Informar a la Subgerencia de Ventas Nacionales sobre la situación que guardan los clientes consignatarios, de acuerdo a los vencimientos establecidos en los convenios.

- Informar a las áreas que conforman la Gerencia de Comercialización la disponibilidad presupuestal y en su caso, tramitar con el área financiera, la transferencia de recursos.

Funciones

- Formular el anteproyecto de presupuesto anual de egresos de la Gerencia de Comercialización, considerando los lineamientos establecidos por la Gerencia de Administración y Finanzas.

- Mantener el registro actualizado de las ventas por mercado que realice el FCE, tanto nacionales como internacionales.


- Informar a la Subgerencia de Ventas Nacionales sobre la situación que guardan los clientes consignatarios, de acuerdo a los vencimientos establecidos en los convenios.


- Efectuar el registro en el Módulo de Compras del SIGUE de los pagos de servicios que requiera la Gerencia de Comercialización.

- Informar a las áreas que conforman la Gerencia de Comercialización la disponibilidad presupuestal y en su caso, tramitar con el área financiera, la transferencia de recursos - Realizar la facturación o remisión de los pedidos de clientes surtidos físicamente por el almacén central.

- Registrar y generar las notas de crédito por las devoluciones de clientes recibidas en el almacén central.

- Realizar la facturación de las consignaciones según lo indique la Subgerencia de Ventas Nacionales.

Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Comercialización.



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Páginas : 31


Nivel:

VI Políticas

Generales

1. El personal de Mando Medio y Superior deberá supervisar la ejecución de las operaciones de tal manera

que se asegure un control interno eficiente y eficaz que abarque actividades de registro, autorización,

verificación, revisión y resguardo de archivo, asimismo evaluar los mecanismos implementados para

mejorar su funcionamiento y en su momento difundir el documento actualizado.1

2. Los acuerdos tomados por la Dirección General, serán autorizados sólo si están considerados en los

programas y presupuestos aprobados para cada área, y cumplan con las normas y políticas aplicables,

previa revisión del Gerente General.

3. El titular de la Gerencia de Comercialización será responsable de difundir sistemáticamente entre el

personal a su cargo, los acuerdos tomados en el seno de la Junta Directiva, Comisión Interna de

Administración y Programación, Comité Interno de Selección de Obras y otros comités internos, así como

los señalados por el Director General.

4. El Gerente de Comercialización deberá entregar a la Gerencia General, el avance de las metas

presidenciales, internas e institucionales, de acuerdo a los lineamientos establecidos.

5. La operación de las ventas nacionales de los productos del Fondo de Cultura Económica, será

responsabilidad de la Gerencia de Comercialización. En el caso de las Delegaciones Regionales, dicha

responsabilidad estará delegada a los titulares de las mismas y coordinada por el Gerente de

Comercialización.

6. El ámbito geográfico de competencia para las ventas es el siguiente:

Casa Matriz:

(Gerencia de Comercialización)

(Subgerencia de Ventas Nacionales)

Distrito Federal Tlaxcala Oaxaca

Querétaro Tabasco Hidalgo

Estado de México Yucatán Veracruz

Guerrero Chiapas Campeche

Puebla Morelos Quintana Roo

1 En atención al oficio GAF/317/2014 del 23 de mayo de 2014, derivado de la recomendación de la Auditoría Superior de la Feder ación

respecto del estudio general de la situación que guarda el sistema de control interno en el Sector Público Federal para “imp lementar una

política general que establezca la obligación para los Mandos Medios y Superiores para la evaluación, actualización y fortalecimiento del

control interno en sus ámbitos de competencia.”




Versión: 05

Páginas : 32


Nivel:

Departamento de ventas de Monterrey:

Aguascalientes Durango Nuevo León

Chihuahua San Luis Potosí Zacatecas

Coahuila Tamaulipas

Departamento de ventas Guadalajara:

Baja California (Norte y

Sur)

Jalisco Michoacán

Colima Sonora Nayarit

Guanajuato Sinaloa

7. La Gerencia de Comercialización deberá propiciar la distribución y venta de las obras publicadas por Casa

Matriz en las Filiales, las de Filiales en Casa Matriz y entre las propias Filiales.

8. Los pagos de viáticos y gastos de viaje deberán comprobarse sin excepción, como máximo, dentro de los 5

días hábiles después de concluida la comisión, con la documentación correspondiente y conforme a las

tarifas autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

9. Los gastos de representación deberán limitarse a lo estrictamente necesario de acuerdo a las Normas de

Austeridad, Racionalidad y Disciplina Presupuestaria y para su comprobación será necesario la

autorización de la Gerencia de Comercialización y la Gerencia General, indicando al reverso de las notas,

los nombres de los asistentes y el motivo del gasto.

10. El registro de las operaciones de venta deberá efectuarse a través de los sistemas establecidos para tal

efecto.

11. La Subgerencia de Ventas Nacionales de casa matriz y los departamentos de ventas de Guadalajara y

Monterrey, deberán revisar y actualizar periódicamente los convenios y/o contratos establecidos con

cadenas de librerías y distribuidores, con la finalidad de promover la comercialización de las obras

publicadas por el Fondo de Cultura Económica.

12. La distribución y venta de libros de texto deberá atender los criterios de pertinencia comercial

generalmente aplicados a todas las obras editadas por el Fondo de Cultura Económica.

Para la Coordinación de Delegaciones del Interior:

1. Los titulares de los departamentos de ventas en las Delegaciones Regionales deberán adoptar los

esquemas de trabajo empleados en la Gerencia de Comercialización (Casa Matriz).




Versión: 05

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Nivel:

2. Los Encargados de Librería de los departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey deberán

ajustarse a los mecanismos establecidos en este documento y será de observancia obligatoria en cuanto a

los criterios y procedimientos de trabajo, tiempos, formatos, requisitos y aspectos enunciados; de

conformidad con la estructura que cada una de ellas tiene. En el caso de las actividades de OFE, no se

elaborará el contrarecibo para proveedores, ya que este se formulará en Casa Matriz.

3. Las librerías que operen bajo la modalidad de “convenio por comisión”, deberán ajustarse a los

procedimientos y políticas que se apliquen en casa matriz, (corte de caja, compras OFE, etc.). Y la

documentación que generen por concepto de adquisiciones de material se deberá canalizar a la

Subgerencia de Coordinación de Librerías para dar continuidad al proceso de pago a proveedores.

4. La Subgerencia de Ventas Nacionales será la instancia que mantendrá informada a los departamentos de

ventas de Guadalajara y Monterrey respecto del cambio de precios en los productos del FCE, políticas de

descuento, tratamiento de las devoluciones, operación de las consignaciones y todos los acuerdos que en

materia comercial se tomen con la finalidad de encauzar y cumplir con las metas establecidas por el

Gerente de Comercialización. En lo que respecta a las librerías, será la propia Subgerencia de

Coordinación de Librerías quien las mantendrá informadas.

5. Los convenios y/o contratos de consignación mercantil que celebren los departamentos de ventas de

Guadalajara y Monterrey deberán contar con el aval del Gerente de Comercialización y del Coordinador

General de Asuntos Jurídicos, así como con la firma de autorización del Gerente General.

6. Los Jefes de los departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey supervisarán la toma de inventario

en librerías. Dicho inventario quedará bajo la responsabilidad del Subgerente de Coordinación de Librerías

o quien éste último designe.

7. Los Encargados de las Librerías de los departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey deberán

remitir los originales del corte de caja a la persona designada de la propia Delegación y el Reporte de las

Ventas por semana a las siguientes áreas: en la Delegación Regional, al Departamento de Ventas y en

Casa Matriz, al Subgerente de Coordinación de Librerías y a los Jefes de Departamento de Venta de

Librerías y Operativo de Ventas, este último, preparará un informe para la Gerencia General.

8. El Jefe del Departamento Operativo de ventas mensualmente efectuará un comparativo de las ventas

reportadas por los departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey contra las metas establecidas con

la finalidad de integrar lo procedente al informe mensual de ventas y el acumulado para el informe

trimestral de autoevaluación.

De Administración y Finanzas

1. La Subgerencia de Ventas Nacionales será la única instancia facultada para autorizar pedidos conforme a

las normas establecidas para tal efecto, previa autorización del Departamento de Ingresos.

Respecto al límite de crédito y saldo de cada cliente.

2. En el caso de las Delegaciones Regionales, el Jefe del Departamento de Ventas Guadalajara o Monterrey

será la única persona facultada para autorizar pedidos y otorgar créditos y descuentos conforme a las

normas establecidas para tal efecto, dentro del territorio de su competencia.

3. -En caso de que un cheque sea devuelto por el banco, se cobrará el 20% más el IVA sobre el importe total

del cheque, de acuerdo con lo establecido en el artículo 193 de la Ley General de Títulos y Operaciones de

Crédito.




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Nivel:

4. La operación y administración de los recursos asignados a las librerías del Fondo de Cultura Económica

deberán propiciar el punto de equilibrio financiero de las mismas.

Comisiones a vendedores, cobradores y almacenistas 2

1. Adicionalmente al salario asignado en el tabulador correspondiente, se pagará a los vendedores,

cobradores y almacenistas las comisiones estipuladas en la siguiente tabla:

a) Comisiones mensuales por concepto de venta netas y cobranzas, Se pagarán de la siguiente forma:

Vendedor metropolitano 2.0%

Cobrador metropolitano 1.0%

Vendedores foráneos 2.5%

Cobradores foráneos 2.5%

b) En caso de rebasar con un mínimo de 10% la meta mensual de ventas que a nivel individual le asigna

al vendedor la Gerencia de Comercialización o el Departamento de Ingresos, como estímulo a la

productividad se les pagarán las siguientes comisiones:

Vendedor metropolitano 2.4%

Vendedores foráneos 2.8%

Cobradores foráneos 2.8%

c) De conformidad con lo que establece el acuerdo 16-III-2002 del Órgano de Gobierno del FCE, se

pagará el 0.25% de comisiones por cobranza neta a los trabajadores que tengan a su cargo la

cobranza del interior y de plaza del Departamento de Ingresos.

d) Los vendedores y cajeros del departamento de las librerías obtendrán una comisión global del 2.75%

sobre las ventas netas mensuales, y será repartida de la siguiente forma: cada cajero y bodeguero

recibirá el 50% de comisiones de lo que corresponde al vendedor. Esta comisión será pagada los

primeros quince días del mes siguiente, de acuerdo con el calendario de nóminas emitido por la

Subgerencia de personal

e) En caso de que se rebase el 10% como mínimo la meta mensual de ventas que por cada librería

establezca la Gerencia de comercialización, se les pagará la comisión global de 3% en los mismos

términos que en párrafo anterior.

f) Los empleados del almacén central recibirán mensualmente, por concepto de libro movido, $0.01580

por cada ejemplar desplazado fuera del almacén, ya sea para venta u otros conceptos o por

movimientos de llegada de libros para su almacenaje. De lo anterior se establecerá una comisión

global, la cual será repartida a prorrata entre todos y en partes iguales.

Esta cantidad rige a partir de enero del año 2014 y se incrementará en el mismo porcentaje y periodicidad

que el salario mínimo general.

2 Políticas textuales con base en el Anexo II del Contrato Colectivo de Trabajo del FCE 2012-2014.




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Páginas : 35


Nivel:

Para Recuperación de Cartera

1. El área encargada de efectuar la recuperación de cartera y la autorización de créditos de clientes

nacionales e internacionales, será el Departamento de Ingresos de la Gerencia Administración y Finanzas

para casa matriz y para los departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey realizaran su propia

recuperación de cartera3.

2. Los documentos vencidos por un plazo mayor a 90 días naturales y agotados los procedimientos

extrajudiciales para su recuperación, serán turnados por el Departamento de Ingresos de la Gerencia de

Administración y Finanzas a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos para su cobro por vía legal4.

3. Los vendedores de plaza y foráneos además de realizar sus actividades normales de ventas, realizarán

labores de cobro a los clientes, por las cuales recibirán comisión.

4. En la misma plaza donde realicen sus gestiones, los agentes foráneos deberán depositar en una cuenta

bancaria el importe de la cobranza realizada; a su regreso al Fondo de Cultura Económica deberán

entregar al Departamento de Ingresos las fichas de depósito y la relación de cobranza realizada.

Almacén

1. Los pedidos en plaza D. F. Guadalajara y Monterrey serán surtidos y entregados por cada almacén sin

cargo para el cliente, en pedidos nacionales al interior de la república, los gastos de envío correrán a cargo

del cliente, salvo el envío de novedades y reimpresiones cuyo costo del flete será a cargo del Fondo de

Cultura Económica, así como en el caso de negociaciones comerciales, previa autorización del Gerente de

Comercialización.

2. La salida de mercancía por concepto de consignación se deberá llevar a cabo a través de remisión.

Políticas de Descuento 5

El FCE realizará descuentos en la venta de obras (libros, discos compactos u otras) del Fondo Editorial Propio (FEP) y de Otros Fondos Editoriales (OFE) que formen parte de su acervo, conforme a lo establecido para cada clasificación de inventario. Para efectos de los siguientes criterios, todos los puntos de venta o clientes dentro del territorio nacional que no satisfagan su demanda a través de las librerías del FCE, serán atendidos por la Subgerencia de Ventas Nacionales. Fondo Editorial Propio (FEP) I Línea 1 del FEP A. Criterio de Clasificación.

Comprende: 1. Obras cuya edición más reciente tenga tres años o menos. 2. Obras impresas en Tiro Corto (edición con tiraje menor a 500 ejemplares). 3. Obras con ventas anuales promedio de 500 ejemplares o más durante los últimos tres años fiscales ya

concluidos.

3 Con base en el oficio MCA/243/2013 de fecha 03 de octubre de 2013.

4 Con base en el oficio MCA/244/2013 de fecha 03 de octubre de 2013.

5 Políticas textuales aprobadas en la 4ª. sesión ordinaria del Órgano de gobierno de 2013, acuerdo SO/IV-13/07,R.




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Nivel:

4. Obras reimpresas en los últimos tres años (en caso que tales obras estuvieran clasificadas en otra Línea, regresarán a Línea 1).

B. Políticas Comerciales.

1. En la Subgerencia de Ventas Nacionales. a) A los clientes se otorgará hasta un 50% de descuento. b) A los autores del FCE o a sus herederos hasta un 40% en las obras de su autoría editadas por el

FCE. 2. En las librerías del FCE.

a) A los clientes en general hasta un 15% de descuento de forma habitual y hasta un 40% en promociones específicas como Venta Nocturna.

b) A los beneficiarios de algún convenio con Instituciones hasta un 40% de descuento, siempre que presenten credencial vigente de la Institución correspondiente.

c) A los empleados del FCE se les otorgarán los descuentos establecidos en el Contrato Colectivo de Trabajo vigente.

d) A los miembros titulares del Órgano de Gobierno del FCE, hasta un 70% de descuento. e) A los autores del FCE hasta un 35% de descuento en general y, hasta un 40% en las obras de su

autoría editadas por el FCE. f) A los miembros de los Comités Editoriales del FCE hasta un 50% de descuento, siempre que

presenten la credencial vigente. g) En ningún caso se otorgarán descuentos en libros editados o importados dentro de los dieciocho

meses anteriores a la fecha de la edición o de la importación, de conformidad con lo establecido en la Ley del Fomento para la Lectura y el Libro.

3. Para las Subsidiarias (o Filiales) del FCE, con facturas sin derecho a devolución, se les otorgará hasta un 70%.

II. Línea 2 del FEP A. Criterio de Clasificación.

Está conformada por obras con tres años o más de haber sido publicadas y cuyas ventas anuales promedio sean de 200 a 499 ejemplares. Lo anterior, durante los últimos tres años fiscales concluidos y sin considerar el tiraje o si se trata de ediciones específicas, para ventas especiales o para ventas a filiales.


1. En la Subgerencia de Ventas Nacionales. a) A los clientes se otorgará hasta un 60% de descuento. b) A los autores del FCE o a sus herederos hasta un 40% en obras de su autoría editadas por el FCE.

2. En las librerías del FCE. a) A los clientes en general hasta un 30% de descuento. b) A los beneficiarios de algún convenio con Instituciones hasta un 40% de descuento, siempre que

presenten credencial vigente de la Institución correspondiente. c) A los empleados del FCE se les otorgarán los descuentos establecidos en el Contrato Colectivo de

Trabajo vigente. d) A los miembros titulares del Órgano de Gobierno del FCE, hasta un 70% de descuento. e) A los autores del FCE hasta un 35% de descuento en general y, hasta un 40% en las obras de su

autoría editadas por el FCE.




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Nivel:

f) A los miembros de los Comités Editoriales del FCE hasta un 50% de descuento, siempre que presenten la credencial vigente.

III. Línea 3 del FEP A. Criterio de Clasificación.

Se conforma de obras con tres años o más de haber sido publicadas y cuyas ventas anuales promedio sean de 1 a 199 ejemplares. Lo anterior, sin considerar el tiraje o si se trata de ediciones específicas, para ventas especiales o para ventas a filiales, durante los últimos tres años fiscales ya concluidos.


1. Para clientes de la Subgerencia de Ventas Nacionales se establecerá, para cada título, un precio de venta promocional equivalente a un descuento de hasta un 80% sobre el precio de venta original, sin que el precio de venta promocional resulte inferior al costo de producción. Asimismo, en la determinación del precio de venta promocional se considerará el autor y la relevancia de la obra de que se trate.

2. En las librerías del FCE, se establecerá, para cada título, un precio de venta promocional 30% mayor respecto al establecido para la Subgerencia de Ventas Nacionales, definido conforme al numeral anterior.

3. Los precios de venta promocional establecidos en el numeral anterior no serán sujetos de descuentos. Serán fijos para clientes en general, beneficiarios de algún convenio con instituciones, empleados del FCE, miembros titulares del Órgano de Gobierno, los autores o sus herederos y los miembros de los Comités Editoriales.

IV. Ventas y promociones especiales del FEP. Se otorgará:

a) Hasta un 50% de descuento en reimpresiones y hasta un 45% en novedades y nuevas ediciones, previa autorización del Gerente de Comercialización.

b) Hasta un 55% en reimpresiones y hasta un 50% en novedades y nuevas ediciones, previa autorización del Gerente General.

c) Hasta un 70% en todos los títulos previa autorización del Director General. Los descuentos que se otorguen en ventas y promociones especiales a personas físicas, morales o entes públicos, que sean superiores al 55% en reimpresiones y 50% en novedades, deberán constar en convenios específicos de colaboración. Otros Fondos Editoriales (OFE) I. Línea 1 de OFE A. Criterio de Clasificación.

Comprende ejemplares con hasta tres años en el acervo de las librerías del FCE. En el caso de las importaciones se tomará en cuenta la fecha correspondiente al pedimento de importación respectivo. En los demás casos se tomará en cuenta la fecha de la factura correspondiente.

B. Políticas Comerciales. En las librerías del FCE.




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Nivel:

a. A los clientes en general, el precio final se establecerá considerando un margen de utilidad de por lo menos un 10% después del costo y, en su caso, de los costos de transportación y aduana. En ningún caso se modificará el precio de venta al público en libros editados o importados dentro de los dieciocho meses anteriores a la fecha de importación, de conformidad con lo establecido en la Ley del Fomento para la Lectura y el Libro.

b. A los empleados del FCE se les otorgarán los descuentos establecidos en el Contrato Colectivo de Trabajo vigente.

II. Línea 2 de OFE A. Criterio de Clasificación.

Comprende los ejemplares con más de tres años en el acervo de las librerías del FCE. En el caso de las importaciones se tomará en cuenta la fecha correspondiente al pedimento de importación respectivo. En los demás casos se tomará en cuenta la fecha de la factura correspondiente.


En las librerías del FCE. a. A los clientes en general el precio final se establecerá considerando un margen de utilidad del 0 al

9% después del costo de adquisición y, en su caso, de los costos de transportación y aduana. b. A los empleados del FCE se les otorgarán los descuentos establecidos en el Contrato Colectivo de

Trabajo vigente. Procedimiento Durante el primer trimestre de cada ejercicio fiscal se reunirán el Director General, el Gerente General, los gerentes de Comercialización, de Administración y Finanzas, de Producción, de Tecnología, Editorial y el Coordinador General de Asuntos Jurídicos; con el fin de actualizar las obras clasificadas dentro de las Líneas 1, 2 y 3. El Gerente de Comercialización convocará a dicha reunión y levantará el acta correspondiente. El Gerente Editorial propondrá las excepciones con base en el criterio de rescatar todos aquellos títulos considerados como clásicos o de autores de reconocido prestigio, incluso cuando sus ventas sean muy bajas, conservando estas obras con existencias mínimas. Las decisiones se adoptarán de manera colegiada.

Para reimpresiones

1. Las propuestas de reimpresiones que elabore la Gerencia de Comercialización las deberá presentar al

Comité Auxiliar de Selección de Reimpresiones y Nuevas ediciones (CASERN) el último trimestre de cada

año con la finalidad de que apruebe el Programa Anual de Reimpresiones. Dicho programa deberá contar

con la validación de vigencia de derechos. El CASERN tiene las funciones de analizar, autorizar, dar

seguimiento y ser responsable del cumplimiento del Programa anual de reimpresiones.

2. Los requisitos que deberán cubrir las obras para su reimpresión, previo cumplimiento de las demás

políticas pertinentes, serán los siguientes:

a) Que los títulos presenten un saldo de 300 o menos ejemplares disponibles en almacén central, o que la

existencia sea insuficiente para cubrir la demanda de cuando menos 12 semanas hábiles (3 meses), de

acuerdo al promedio de ventas de los últimos 3 años;

b) Pertinencia comercial y cultural;

c) Vigencia de derechos;




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Nivel:

d) Que exista una demanda del público lector o institucional, establecida en sus tendencias o por pedido

específico a partir de 100 ejemplares.

3. La determinación del tiraje de reimpresiones se calculará con base en el promedio de ventas de los últimos

3 años para cubrir la demanda de 2 años como máximo, considerando un tiro adicional equivalente a un

50% más del promedio de ventas de los últimos 3 años por el concepto de “factor de exhibición, o cuando

exista el requerimiento mínimo de 100 ejemplares para el abastecimiento de las librerías del FCE.

Para Cortesías y Distribución de Libros sin Cargo

1. Los libros de otros fondos editoriales exhibidos en las librerías del Fondo de Cultura Económica, no podrán

ser sujetos de cortesías de ninguna índole, salvo en casos especiales mediante autorización expresa del

Director General, el Gerente General o el Gerente de Comercialización.

2. Las cortesías de libros del fondo editorial propio podrán surtirse a través de las librerías o almacenes, con

la autorización expresa del Director General, Gerente General o del Gerente de Comercialización; en el

caso de los Departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey, con la autorización del Gerente de

Comercialización.

3. La distribución de libros sin cargo se efectuará mediante las modalidades siguientes:

a) Los ejemplares que de cada título se destinen a cortesías corresponderán a:

- Clientes con convenio y/o contrato a nivel de “muestras a vistas”, este mecanismo mantendrá la

opción de devolución del material abierta.

- Clientes seleccionados para apertura de nuevos puntos de venta y deberá contar con la

autorización del Gerente de Comercialización.

b) La distribución interna de obras publicadas (novedades y reimpresiones) serán automáticas por medio del

almacén de la siguiente forma:

Área Tipo de distribución

Novedad Reimpresión

Biblioteca 2 2 Biblioteca 7° piso 1

Coordinación General de Asuntos Internacionales 1 1

Delegación D.F. 8 1

Departamento de ventas Guadalajara 6 6

Departamento de ventas Monterrey 6 6

Dirección General 1

Gerencia de Comercialización 1 1

Gerencia de Producción 2

Gerencia de Producción Muestra para Vo.Bo. 1 1

Gerencia Editorial 2 1

Gerencia General 1 1

Presidencia de la República 1

Presidenta del CONACULTA 1

Secretaría de Educación Pública 7

Subgerencia de Comunicación y Relaciones públicas 1 1

Subgerencia de Propiedad Intelectual 5

Subsidiaria Argentina 3

Subsidiaria Brasil 3

Subsidiaria Chile 3

Subsidiaria Colombia 3

Subsidiaria España 3

Subsidiaria Estados Unidos 3




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Nivel:

Área Tipo de distribución

Novedad Reimpresión

Subsidiaria Guatemala 4

Subsidiaria Perú 3

Subsidiaria Venezuela 3

Subtotal 75 21

TOTAL 96

4. Los porcentajes asignados a cada área únicamente podrán ser modificados por el Director General y el

Gerente General.

5. Los títulos que se excluirán de la distribución de cortesías serán los folletos, catálogos y publicaciones

periódicas.

Salida Automática de Novedades No se podrán exceder por ningún motivo.6

Destinatario Cantidad de ejemplares

Octavio Paz 50

Daniel Cosio Villegas 40

Juan José Arreola 30

J. L. Martínez (Glj.) 30

Paseo por los Libros 20

Alfonso Reyes 20

IPN 5

Fray Servando (Mty.) 15

R. Pozas, (Qro.) 30

Trinidad Martínez Tarrago (CIDE) 10

Rosario Castellanos 50

Víctor L.Urquidi 10

Elsa Cecilia Frost 10

Alí Chumacero 5

Edmundo O´Gorman 5

Dr. José María Luis Mora 5

Efraín Huerta 10

Luis González y González 10

Elena Poniatowska 5

Total 360

6 Con base en la información proporcionada por el Jefe del Departamento de Operativo de Ventas el 12 de diciembre de 2007.




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Nivel:

Para promoción

1. La Gerencia de Comercialización deberá recibir propuesta de la Coordinación General de Comunicación de

un programa de promoción que será debidamente aprobado por la Dirección General.

2. La participación del personal de la Gerencia de Comercialización del Fondo de Cultura Económica en

ferias y exposiciones, conferencias, etc. será únicamente para las que por experiencia o interés del Fondo

de Cultura Económica, sean convenientes.

3. Las comitivas o comisiones de viaje serán integradas con el número estrictamente necesario para la

atención del asunto que les competa.

4. La prioridad otorgada a la atención promocional seguirá el orden siguiente:

1. A nivel nacional

1.2. Distrito Federal

1.3. Guadalajara, Monterrey y otros estados

5. Simultáneamente a la promoción de cualquier obra, deberá procurarse que esté colocada en las librerías

del FCE.

6. El programa de promoción deberá desarrollarse de conformidad con las condiciones del entorno, las

características de la competencia y el posicionamiento a nivel regional y nacional de nuevos productos y

servicios.

7. El programa de promoción desarrollado por el Fondo de Cultura Económica, se realizará de acuerdo a los

siguientes criterios:

Vertientes:

a) Promoción de obras editadas por el Fondo.

b) Promoción de libros del Fondo.

c) Promoción conjunta en librerías.

d) Promoción conjunta institucional.

e) Promoción conjunta por convenio.

f) Editorial.

g) Ventas al mercado

h) Distribución.

Devoluciones de Ventas

1. El plazo máximo autorizado para la aceptación de devoluciones será de 24 meses, tanto para ventas

facturadas y para consignaciones conforme las cláusulas del contrato respectivo, contados a partir de la

formalización de las operaciones y para librerías, dentro de un plazo máximo de 7 días hábiles, a partir de

la fecha de compra. Lo anterior de acuerdo con los siguientes criterios:




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Nivel:

a) Se exceptúan del derecho a devolución las ventas de libros de lento movimiento, los clasificados como

saldos, las ventas facturadas como presurtidas y vales de salida de presentaciones de libros y

colaboradores, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente de Comercialización,

Subgerente de Ventas Nacionales, Jefe del Departamento de Ventas Nacionales o Jefe del

Departamento Operativo de Ventas.

b) Sólo se aceptará la devolución de artículos que no presenten señales de maltrato, así como marcas,

etiquetas o cualquier tacha que los demerite.

c) El cliente deberá presentar la factura, remisión o ticket original de compra, mismo que se anexará al

corte de venta del turno, esto último, en caso de librerías.

2. Para libros con defecto de fabricación la fecha de devolución quedará abierta y se sujetará a lo establecido

en el inciso d) del párrafo anterior.

3. Se solicita a los clientes la devolución de libros sin etiquetas, sin embargo, en casos excepcionales en los

que se reciban los libros con etiquetas, será responsabilidad del Almacén del FCE retirarlas y limpiar los

libros a efecto de ingresarlos a nuestros inventarios.

Ventas en línea

1. Los cambios y devoluciones sólo serán efectuados en caso de algún defecto en la impresión o producción

del libro. Cuando esto suceda, el cliente debe enviar su solicitud en un término de 15 días naturales a partir

de la recepción de su pedido al correo electrónico que para tal fina asigne la Subgerencia.

Producto No Conforme

2. Cuando el cliente haya recibido un libro mal impreso, Personal de la Subgerencia de Ventas en Línea

enviará al domicilio del solicitante una guía a fin de que pueda regresar el producto no conforme. Una vez

que el personal de la Subgerencia de Ventas en Línea tenga en su poder el libro defectuoso, se procederá

a enviar un nuevo ejemplar del mismo título sin que este envío implique gasto alguno para el cliente.

Políticas de envío

3. Los gastos de envío invariablemente serán a cargo del cliente y se calcularán con base en las tablas y/o

tarifas nacionales e internacionales que presente la agencia de transportación de paquetería, con la cual el

FCE haya celebrado el contrato de servicio.

VENTAS NACIONALES

Registro de Clientes Nacionales

1. Para obtener el registro autorizado del Fondo de Cultura Económica, se deberá llenar Solicitud de Alta

anexando los siguientes documentos del cliente:

a) Copia de Cédula Fiscal (clientes de contado)

b) Comprobante de Domicilio; (solo a clientes a crédito)

c) Cambio de Domicilio Fiscal (sólo en caso de modificación)




Versión: 05

Páginas : 43


Nivel:

Consignaciones

Para el Otorgamiento de Consignaciones

1. El objetivo principal de las consignaciones deberá ser la distribución y exhibición del catálogo del Fondo así

como de las novedades que se publiquen y conforme a las condiciones del entorno.

2. Únicamente se otorgarán a clientes establecidos, que cuenten con una línea de crédito autorizada

previamente por el FCE y que cuenten con espacios apropiados para la exhibición de los títulos, salvo los

clientes que el Gerente de Comercialización o el Subgerente de Ventas Nacionales propongan conforme a

su importancia e interés del Fondo por contar con nuevos espacios de exhibición y siempre y cuando

respalden la línea de crédito solicitada.

3. Los clientes seleccionados para el otorgamiento de consignaciones deberán contar con la autorización del

Gerente de Comercialización o del Subgerente de Ventas Nacionales. En el caso de las Delegaciones

Regionales dicha facultad se extiende a los titulares de las áreas de Ventas.

4. La formalización del otorgamiento se deberá realizar mediante un convenio o contrato por escrito,

elaborado y avalado por la Coordinación General de Asuntos Jurídicos y autorización del Gerente General

con estricto apego a las políticas establecidas.

5. El cliente deberá garantizar el costo total de la consignación a través de un pagaré o fianza, salvo en las

instituciones públicas, que bastará con la firma del convenio o contrato mercantil correspondiente.

6. La vigencia de la consignación será conforme a lo estipulado en el convenio o contrato de referencia, que

será por un periodo mínimo de 6 meses.

7. La documentación necesaria para realizar un contrato nuevo o de renovación es la siguiente:

PERSONAS FÍSICAS PERSONAS MORALES

Carta de aprobación de crédito del Departamento de Ingresos y/o solicitud de incremento de crédito aceptado por el Departamento de Ingresos

Carta de aprobación de crédito del Departamento de Ingresos y/o solicitud de incremento de crédito aceptado por el Departamento de Ingresos

Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C) Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C)

Alta de Hacienda Alta de Hacienda

Comprobante de domicilio con una fecha no mayor a tres meses

Comprobante de domicilio con una fecha no mayor a tres meses

Identificación oficial legible por ambos lados IFE o Pasaporte (no se aceptara IFE 03)

Acta constitutiva (completa)

Copia del contrato anterior en caso de renovaciones Folio del Registro Público de la Propiedad y del Comercio en sello o formato

Copia de la identificación del aval y comprobante de domicilio con una fecha no mayor a tres meses, para contratos nuevos.

Poder notarial del representante legal de la empresa

Identificación oficial del representante legal por ambos lados IFE o Pasaporte (no se aceptara IFE 03)

8. Esta documentación deberá ir acompañada del oficio de solicitud y el formato de “Solicitud de Contrato

FCE-CAJ-RE.01” con referencia FCE-CAJ-PR.01.




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Nivel:

9. En el caso de los departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey, el Departamento de Ventas

Nacionales y el Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos, las solicitudes de

contratos de consignación se realizarán a través de la Subgerencia de Ventas Nacionales; la

documentación antes referida deberá de ir acompañada de un oficio donde se detallará monto de crédito a

otorgar.

10. Los montos de consignaciones en nuevos contratos serán autorizados de acuerdo al monto de la línea de

crédito autorizada previamente por el Departamento de Ingresos, salvo excepciones autorizadas por el

Gerente de Comercialización, quien considerará no solamente los aspectos financieros del cliente, sino

también aspectos cualitativos como: ubicación del punto de venta, situación de la competencia en

determinada zona geográfica, número de puntos de venta con que cuenta el cliente, la conveniencia de

ganar espacios de exhibición para los títulos del FCE, conveniencia de que el cliente atienda ferias y

exposiciones, etc. De acuerdo al análisis de estos factores y en apego a la política de otorgamiento de

crédito del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Subgerencia de Finanzas, el Gerente

de Comercialización podrá autorizar un monto adicional al monto de la línea de crédito autorizada por el

Departamento de Ingresos, hasta por $100,001.00 Para montos superiores se requerirá el visto bueno del

Gerente General.

11. La renovación de los contratos mercantiles de consignación estará sujeta al análisis del comportamiento

del consignatario durante el periodo de vigencia del contrato anterior, y el monto autorizado será el mismo

de la línea de crédito autorizada, salvo excepciones autorizadas por el Gerente de Comercialización quien

considerará no solamente los aspectos financieros del cliente, sino también aspectos cualitativos como:

ubicación del punto de venta, situación de la competencia en determinada zona geográfica, número de

puntos de venta con que cuenta el cliente, la conveniencia de ganar espacios de exhibición para los títulos

del FCE, conveniencia de que el cliente atienda ferias y exposiciones, etc. y se renovarán siempre y

cuando el cliente de referencia se encuentre al corriente en sus pagos.” De acuerdo al análisis de estos

factores y en apego a la política de otorgamiento de crédito del Manual de Organización, Políticas y

Procedimientos de la Subgerencia de Finanzas, el Gerente de Comercialización podrá autorizar un monto

adicional al monto de la línea de crédito autorizada por el Departamento de Ingresos, hasta por

$100,001.00 Para montos superiores se requerirá el visto bueno del Gerente General.

12. A fin de fortalecer nuestras ventas y estimular el desplazamiento de nuestras novedades y reimpresiones,

estas se enviarán en consignación en el servicio automático de novedades a nuestros clientes con este

tipo de contrato. Los costos del flete de envío serán a cargo del FCE y los costos de envío de la devolución

correrán por cuenta del Cliente.

13. Para dar cumplimiento a la política de fomento a la lectura y a los objetivos de desarrollo cultural y

educativo de la población, que persigue el Fondo de Cultura Económica, se entregarán consignaciones

para la implementación de librerías en coordinación con el estado, instituciones de educación superior o

asociaciones culturales, el costo de transportación será cubierto por el Cliente.

Consignaciones para Ferias y Exposiciones

1. Sólo serán autorizadas con contratos mercantiles/convenios de consignación debidamente requisitados por

la Coordinación General de Asuntos Jurídicos.




Versión: 05

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Nivel:

2. Los pedidos para ferias y exposiciones serán manejados a través de los mecanismos regulares para

consignaciones. Con el objeto de abatir los costos de nuestra participación en diversas ferias se otorgarán

contratos de consignación a clientes seleccionados quienes nos representarán en estas, el costo de

transportación será cubierto por el Fondo de Cultura Económica en pedidos en plaza, en caso de foráneos

el costo será por cuenta del feriero a reserva de la existencia de algún acuerdo específico.

3. Si por algún motivo el consignatario de la feria no llegase a cumplir cualquiera de las cláusulas del

contrato/convenio, se le suspenderán pedidos adicionales.

4. La documentación de referencia de la operación celebrada con el consignatario deberá resguardarse de la

siguiente manera:

La Coordinación General de Asuntos Jurídicos resguardara la documentación original del contrato de

consignación mercantil/convenio y pagare (1 juego).

El Departamento de Ingresos conservará contrato de consignación mercantil/convenio, pagaré (1 juego);

remisión, factura de liquidación total o parcial.

La Subgerencia de Ventas Nacionales y los departamentos de ventas Guadalajara y Monterrey conservaran

1 copia de la documentación.

Para el Otorgamiento de Crédito a Clientes Nacionales

1. El cliente deberá llenar Solicitud de Crédito y presentar los documentos que en dicho formato se

establecen.

2. La solicitud deberá someterse a investigación por parte de Departamento de Ingresos de la Gerencia de

Administración y Finanzas o de los departamentos de Ventas de Guadalajara y Monterrey, salvo aquellas

que realicen instituciones del sector público y según corresponda, considerando entre otros los siguientes

aspectos:

a) Referencias bancarias y comerciales;

b) Reportes de la Cámara Nacional de la Industria Editorial;

c) Entrevistas con clientes potenciales;

3. La autorización de línea de crédito procederá sólo si la investigación es favorable o si el cliente entrega una

fianza.

Formas de Pago para Ventas Nacionales

1. Efectivo.

2. Con cheque certificado a nombre del Fondo de Cultura Económica.

3. Con cheques personales o no certificados, sólo si se cuenta con la autorización del Gerente de

Comercialización y para aquellos clientes que cumplan con los siguientes requisitos:

a) Que tengan una antigüedad superior a 6 meses.

b) Que hayan entregado copia de documentación fiscal, acta constitutiva, identificación y cartas de

referencias comerciales y bancarias.




Versión: 05

Páginas : 46


Nivel:

c) Que comprueben a entera satisfacción del Fondo de Cultura Económica su solvencia moral y

económica.

En caso de que fuera devuelto por el banco, se cobrará el 20% más el IVA sobre el importe total del

cheque, de acuerdo con lo establecido en el artículo 193 de la Ley General de Títulos y Operaciones de

Crédito.

4. Depósito en cualquiera de las cuentas bancarias autorizadas por el Fondo de Cultura Económica, debiendo

remitir la ficha de depósito vía fax.

5. Giro bancario a favor del Fondo de Cultura Económica.

6. Giro telegráfico a favor del Fondo de Cultura Económica.

Expedición de Facturas a Clientes Nacionales

1. Todas las operaciones de venta deberán contar con la factura correspondiente.

2. No se podrán facturar aquellos pedidos que no hayan sido autorizados por el Jefe de Departamento de

Ingresos de forma manual o electrónica. Los pedidos no autorizados por la instancia mencionada, los

entregará al Subgerente de Ventas Nacionales indicando la razón del rechazo.

3. Únicamente se expedirán facturas para los clientes que hayan entregado completa su documentación fiscal

e identificación, así como comprobante de domicilio o en su caso formato R-1 (alta de la SHCP). La

entrega del total de la documentación solo aplicará para clientes a crédito o consignación y no para clientes

de contado que sólo deberán enviar una copia de su cédula fiscal.

4. La entrega de facturas se hará contra el pago total de los pedidos.

5. En el caso de consignaciones, las facturas se emitirán únicamente sobre los productos vendidos por el

cliente.

VENTAS EN LIBRERÍAS

Para Registro y Control de Operaciones de Librería y Librería Virtual

1. El registro del material de librería deberá efectuarse invariablemente, por medio de la lectura del código de

barras respectivo. Esto con el fin de que los artículos, al salir a piso de ventas, puedan ser identificados en

forma única por el Sistema.

2. En caso de que el código de barras impreso en un libro se encuentre duplicado, deberá emitirse, como

primera opción, una etiqueta con el ISBN especificado en la página legal; si éste estuviera duplicado con

otro título, deberá asignarse un código interno. Para discos y cassettes, al encontrarse un código impreso

duplicado, se procederá a asignar un código interno directamente.

3. Todo material para venta deberá estar marcado con su precio portada y éste deberá coincidir con el

registrado en el Sistema.

4. En caso de duda sobre la clasificación del área temática de nuevas adquisiciones, deberá consultarse a la

Biblioteca del Fondo de Cultura Económica para su correcta identificación.




Versión: 05

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Nivel:

Formas de Pago para Ventas en Librerías

1. Los pagos podrán realizarse en efectivo, con tarjetas de débito o crédito, cheques certificados, depósitos

bancarios, transferencias electrónicas a nombre del Fondo de Cultura Económica, vales del FCE y crédito

a empleados del FCE.

2. Para las ventas que realicen las librerías del FCE a las instituciones educativas y gubernamentales, si lo

requieren, se registrará la venta en el sistema y se emitirá la factura, pero el material se entregará hasta

que se haya registrado el pago o depósito de la venta, y el plazo determinado para recibir el pago

correspondiente no podrá ser mayor a 60 días.

3. Para pago con tarjeta de crédito:

a) No hay límite de piso.

b) No se harán cargos adicionales.

4. Los depósitos bancarios deberán efectuarse por el importe del material a la cuenta que para tal efecto

establezca el FCE.

5. Para ventas por internet:

a) Las tarjetas de crédito aceptadas son: VISA o Master Card. En caso de error de conexión con la

institución bancaria o rechazo de la tarjeta de crédito, el Cajero deberá enviar un correo electrónico

al cliente informándole de la situación y dándole la opción de depósito bancaria para concluir su

compra.

Únicamente Compras Nacionales / Depósitos bancarios

1. Esta modalidad de pago sólo estará disponible para clientes dentro del territorio nacional. Una vez que el

personal de la Subgerencia confirme los títulos en existencia, así como los gastos de envío del pedido, se

enviará al cliente un correo electrónico confirmando los productos que se entregarán así como el número

de cuenta a la cual se abonará el monto total del pedido.

El depósito bancario se deberá hacer a ala cuenta que para tal efecto establezca el FCE.

Compras internacionales

1. Las tarjetas de crédito aceptadas son: Visa o Master Card. El cargo se realizará en pesos mexicanos

cuando los títulos estén listos para ser entregados. En caso de error de conexión con la institución bancaria

o rechazo de la tarjeta de crédito, el Cajero deberá enviar un correo electrónico al cliente informándole de

la situación y solicitándole que levante de nuevo su pedido utilizando otra tarjeta de crédito para concluir su

compra.

Transferencia Electrónica

1. El cliente puede realizar su compra, a través de una transferencia electrónica vía Internet. Sin embargo, no

estamos en posibilidades de abrir esta opción de pago a todo el público. Esta modalidad de pago sólo se

ofrece a los clientes que pregunten por ella. Una vez que el personal de la Subgerencia confirme los títulos

en existencia, así como los gastos de envío del pedido, se enviará al cliente un correo electrónico

confirmando los productos que se entregarán así como las instrucciones y la CLABE INTERBANCARIA a

al cual se abonará el monto total del pedido.

La transferencia electrónica se deberá hacer a la cuenta que para tal efecto establezca el FCE.




Versión: 05

Páginas : 48


Nivel:

2. En casos excepcionales se podrán aceptar cheques personales de clientes frecuentes con la autorización

del Subgerente de Coordinación de Librerías, Jefe del Departamento de Ventas de Librerías o Encargado

de Librería. En caso de que éste fuera devuelto por el banco, se cobrará el 20% más el IVA sobre el

importe total del cheque, de acuerdo con lo establecido en el artículo 193 de la Ley General de Títulos y

Operaciones de Crédito.

Crédito a empleados del Fondo de Cultura Económica

1. Todos los empleados del Fondo de Cultura Económica tendrán derecho a utilizar la prestación de compra a

crédito establecida en el Contrato Colectivo de Trabajo; el límite del mismo estará determinado por la

Subgerencia de Personal, con base en las percepciones de cada uno.

2. El Subgerente de Personal será el responsable de la determinación del límite de crédito, así como de

realizar los descuentos correspondientes.

3. Los empleados del Fondo de Cultura Económica que se encuentren desconcentrados de la Casa Matriz,

deberán solicitar al Departamento Administrativo correspondiente, la determinación de su límite de crédito.

4. El monto del adeudo contraído por cualquier empleado, será liquidado hasta en cuatro pagos quincenales,

iguales y consecutivos, que serán descontados de su salario.

5. Los tickets de caja deberán estar firmados por el empleado que realiza la compra, con el fin de sustentar el

compromiso.

6. Los empleados del FCE podrán adquirir hasta un solo título de la misma editorial por quincena.

7. Para las compras de empleados por esta modalidad no se emitirán facturas.

Expedición de Comprobantes a Clientes de Librerías

1. Para expedición de duplicado del ticket o factura, el cliente deberá presentar el documento original que se

inutilizará para reposición, mismo que se anexará al corte de venta del turno correspondiente.

2. La expedición de facturas se hará a solicitud del cliente, para lo cual deberá presentar una copia fotostática

de su cédula de identificación fiscal y entregar a cambio el ticket de compra, mismo que se anexará a la

copia correspondiente de la factura que se integra al reporte de ventas. Para tal efecto, el cajero deberá

constatar la operación rastreando el movimiento en el Sistema.

Para el Corte de Caja en Librerías

1. Los encargados de librerías deberán revisar y consolidar los cortes de caja y depósitos de efectivo.

2. Para atender requerimientos de efectivo en caja se dispondrán de fondos fijos conforme a las necesidades

de cada librería.

3. Los fondos fijos se dividirán en partes iguales entre los cajeros y deberán firmar un recibo de fondos por el

importe que reciban.

4. Los fondos fijos para morralla deberán ser depositados en su totalidad una vez que se reciba la siguiente

remesa, solo debe permanecer un fondo fijo de morralla en uso.

5. Los billetes que se encuentren en caja y sean falsos se presumirá que están bajo la responsabilidad del

cajero en turno, quién repondrá el importe de los mismos. Para evitar esta situación, el FCE proveerá del

equipo necesario para detectar su falsedad o no.




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Páginas : 49


Nivel:

6. El cajero del segundo turno será responsable de efectuar el cierre diario de mostrador y elaborar la factura

global del día “Venta diaria de mostrador” al concluir la jornada de trabajo a través del SALIB, bajo la

supervisión del Encargado de librería.

a) Para Ventas por Internet el cajero del segundo turno será el responsable de efectuar el cierre diario de

la “Factura de Mostrador” al concluir la jornada de trabajo.

b) Las cancelaciones de operaciones que se presenten durante el día deberán contar en todos los casos

con la autorización del Subgerente de Ventas en Línea.

7. Para Ventas por Internet las cancelaciones de operaciones que se presenten durante el día deberán contar

en todos los casos con la autorización del Subgerente de Ventas en Línea.

Para Traspasos de Entrada de Material del Almacén a la Subgerencia de Ventas en Línea:

1. El cajero de cada turno deberá seleccionar los títulos y cantidades solicitados en los pedidos del día, de

acuerdo a los siguientes criterios:

a) Confirmar existencias en la librería Rosario Castellanos y, en caso positivo, solicitar el traspaso de salida

a la Librería Rosario Castellanos.

b) Una vez ingresado el material, los cajeros deberán realizar el traspaso de entrada a la Subgerencia de

Ventas en Línea.

c) En caso de que la librería Rosario Castellanos no cuente con la existencia del material solicitado, se

solicitará el traspaso necesario a las librerías del FCE que cuenten con el material. El traspaso de salida

de cada librería del FCE siempre se realizará a nombre de la librería Rosario Castellanos.

Para Compras de Otros Fondos Editoriales para Ventas en Línea.

1. Cuando el título(s) solicitado de otros fondos editoriales no se encuentre en ninguna librería ni en el

Almacén del FCE, se solicitará su compra a la Subgerencia de Coordinación de Librerías apegándose

siempre al presupuesto autorizado y a la normatividad vigente emitida por el Gobierno Federal.

Comerciales entre Casa Matriz y Filiales7

1. La Coordinación General de Comercio Internacional será el conducto de enlace entre las filiales y Casa

Matriz, tanto para las operaciones comerciales como para la coordinación de logística de exportación e

importación.

2. La facturación generada por parte de Casa Matriz a filiales se realizará con el precio de venta al público en

dólares menos el 70%, plazo de pago 180 días fecha recepción de mercancía. Este mismo procedimiento

se seguirá para la facturación de filiales a Casa Matriz.

3. Los pedidos de OFE deberán realizarse con tiempo, ya que no siempre los libros están disponibles, y

pagar antes del vencimiento de las facturas que genere Casa Matriz. Para estas órdenes de compra se

pide que las especificaciones sean muy claras y que se tome en cuenta que los precios y condiciones que

se pactan son en función del volumen de los pedidos; en el caso de una cotización, no puede haber

modificación o cambios ya que no se respetarían las condiciones.

7 Con base en el escrito MMC/788/03 de fecha 7 de noviembre de 2003, girado por el Subgerente de Ventas Internacionales, con Vo. Bo.

Del Gerente General.




Versión: 05

Páginas : 50


Nivel:

4. Casa Matriz consolidará pedidos de diferentes Instituciones y los facturará a las filiales con un descuento

que variará de acuerdo con la negociación que pacte el área que realice la compra de otros fondos

editoriales. Para tal efecto, deberá considerar siempre, que Casa Matriz conserve un 20%.

5. Cuando la filial no esta en condiciones de atender a un cliente de su área de influencia, Casa Matriz puede

surtir los libros respetando la comisión por venta que le corresponde a la filial (no mayor al 5%):

a) Para la apertura de una línea de crédito, Casa Matriz requiere referencias bancarias, comerciales y

la respectiva investigación del cliente. La filial deberá realizar estos trámites y enviar un informe

completo.

b) Los descuentos serán aplicados de acuerdo a las políticas de Casa Matriz, para los canales de

distribución internacional.

c) Si se autoriza el crédito, la filial apoyará a Casa Matriz para la recuperación de cartera.

6. Las filiales que tienen programa editorial, deberán enviar al Área de Ventas Internacionales 13 ejemplares

de cada novedad publicada y 3 ejemplares de sus reimpresiones con su respectivo precio para Casa

Matriz, con la finalidad de coordinar con la Gerencia Comercial las compras y poder realizar el cierre de las

obras en el SCO para que a su vez se genere el alta respectiva:

Novedades

1 ejemplar Dirección General

1 ejemplar Gerencia General

1 ejemplar Subgerencia de Comunicación y Relaciones Públicas

1 ejemplar Gerencia de Comercialización (y lista de precios para Casa Matriz en Dólares)

1 ejemplar Gerencia de Producción

1 ejemplar Gerencia Editorial

1 ejemplar Unidad Editorial

1 ejemplar Biblioteca

1 ejemplar Subgerencia de Coord. de Librerías (y lista de precios para Casa Matriz en Dólares)

1 ejemplar Subgerencia de Ventas Nacionales (y lista de precios para Casa Matriz en Dólares)

1 ejemplar Subgerencia de Ventas en Línea (y lista de precios para Casa Matriz en Dólares)

1 ejemplar Subgerencia de Vinculación Internacional

1ejemplar Jefatura de Ventas Internacionales

1 ejemplar Para consulta

7. Las filiales deberán enviar 3 ejemplares de reimpresiones sin costo de cada título producido a Subgerencia

de Vinculación Internacional, se distribuyen en Casa Matriz de la forma siguiente:

1 ejemplar Subgerencia de Vinculación Internacional

1 ejemplar Jefatura de Ventas Internacionales

1 ejemplar Biblioteca




Versión: 05

Páginas : 51


Nivel:

8. Para las obras contratadas en Casa Matriz, las filiales deberán solicitar autorización previa para producir

nuevas ediciones y reimpresiones, si es aceptada se elaborará un contrato en el que se especifique que la

filial cubrirá el 10% de lo que costará la producción de la obra, según precio del país en donde se hará la

reimpresión y pagará las regalías de acuerdo al contrato (un porcentaje sobre el PVP). Este mismo

procedimiento aplica también para Casa Matriz, de acuerdo a los siguientes mecanismos:8

a) La filial comunica a la Subgerencia de Vinculación Internacional su interés en reimprimir

determinados títulos.

b) La Subgerencia de Vinculación Internacional revisa si los títulos solicitados por la filial tienen

existencias y si están o no incluidos en el programa anual de reimpresiones de Casa Matriz.

c) De no haber existencias y si los títulos no se incluyen en el programa de reimpresiones de Casa

Matriz la Subgerencia de Vinculación Internacional solicita a la Unidad de Tramitación de

Reimpresiones verificar la vigencia y territorialidad de los derechos de las obras solicitadas.

d) Si el contrato está vencido, la filial no podrá producir la obra en tanto no se regularice el contrato

respectivo. En caso de contar con derechos vigentes. La Subgerencia de Vinculación Internacional

tramita en la Gerencia General la autorización (formato) para producir la reimpresión en la filial

solicitante.

e) La Subgerencia de Vinculación Internacional solicita a la Subgerencia de Propiedad Intelectual la

elaboración del contrato correspondiente, anexa autorización que especifica también el monto que

deberá cubrir la filial por el uso de los negativos, previa consulta con la Subgerencia de Costos de

Producción.

f) La Subgerencia de propiedad intelectual elabora contrato que establece las obligaciones de la filial

por la reimpresión de la obra, y lo remite a la Subgerencia de Ventas vía correo electrónico, para que

a su vez ésta lo haga llegar por el mismo medio a la filial para su revisión y firma.

g) La Subgerencia de Vinculación Internacional recibe contrato firmado por la filial, lo remite al

Departamento de Regalías para su ingreso al sistema respectivo y posteriormente a la Unidad de

Propiedad Intelectual para su validación y Firma.

h) La Subgerencia de Ventas recibe de la Subgerencia de Propiedad Intelectual contrato firmado y

comprobante de validación, y remite el primer documento a la filial.

i) Una vez que se publique la reimpresión en la filial, la Subgerencia de Vinculación Internacional envía

al Departamento de Regalías copia de la portada del libro, de la página legal y del colofón.

Asimismo, verifica que se haya efectuado el pago por uso de negativos.

j) La filial enviará semestralmente al área Internacional los estados de cuenta de regalías (deben

incluir el tiraje producido y las ventas realizadas tanto en unidades como en dinero) y los recursos

correspondientes para el pago de las mismas. El área internacional a su vez canalizará esta

información y los recursos al Departamento de Regalías para que se cubran tales montos a cada

beneficiario.

k) Las filiales enviarán a Casa Matriz los primeros 10 días de cada mes las ventas locales y la cifra de

inventarios.

8 Con base en el escrito OF. No. RN/031/2004 de fecha 26 de febrero de 2004, girado por el Gerente General a la Titular de la Unidad de

Tramitación de Reimpresiones y Documentación.




Versión: 05

Páginas : 52


Nivel:

De Enlace entre las Filiales, Clientes del Exterior y Casa Matriz

1. La Coordinación General de Comercio Internacional será el único conducto de enlace entre las filiales y

Casa Matriz en cuanto a ventas, programa editorial, importaciones e informes de autoevaluación y con

clientes del exterior en todo lo relacionado a ventas.

De exportación de libros a filiales

1. Los pedidos de libros de filiales deberán ser canalizados a la Coordinación General de Comercio

Internacional, de acuerdo a las políticas establecidas para el caso.

2. La Coordinación General de Comercio Internacional deberá vigilar que se cumplan las políticas de venta de

Casa Matriz a filiales, de acuerdo con los siguientes términos:

a) Precio de Venta al público en dólares menos el 70%.

b) Plazo de pago 180 días fecha recepción de mercancía.

De importación de libros de filiales

1. La Coordinación General de Comercio Internacional recibirá los pedidos de las Subgerencias de Ventas

Nacionales y Coordinación de Librerías y será el enlace para fincar los pedidos a las filiales e intervendrá

en todo el proceso hasta su recepción en el almacén.

2. La Coordinación General de Comercio Internacional deberá vigilar que la facturación generada por parte de

las filiales a Casa Matriz se efectúe bajo los siguientes criterios:

a) Precio de Venta al público en dólares menos el 70%.

b) Plazo de pago 180 días fecha recepción de mercancía.

De Importación de Compras a Proveedores del Extranjero

1. La Coordinación General de Comercio Internacional recibirá información y documentos sobre las compras

que realizará la Subgerencia de la Coordinación de Librerías en el extranjero y será la encargada de

efectuar todos los trámites para la importación y entrega del material donde le indiquen.

Para traspasos de Entrada de Material del Almacén a la Subgerencia de Ventas en Línea de material de saldos

1. En caso de que la librería Rosario Castellanos no cuenta con la existencia del material, solicitará el

traspaso necesario al almacén central. El traspaso se generará a la Ventas Internet y los cajeros

registrarán en SALIB el traspaso de Entrada correspondiente.

Para las librerías asociadas.

1. La coordinación y supervisión de estas librerías en lo relativo al surtido, acomodo, toma física de

inventarios y operación de venta, estará a cargo de la Subgerencia de Coordinación de Librerías.




Versión: 05

Páginas : 53


Nivel:

2. Los trámites administrativos de pago de comisión, cobro de comisión de OFE, pago de arrendamientos,

estarán a cargo del Departamento Operativo de ventas. Las promociones y/o descuentos adicionales,

estarán a cargo de la Subgerencia de Coordinación de librerías previo acuerdo con la Gerencia de

Comercialización.

3. Las librerías asociadas deberán operar conforme se establezca en cada uno de sus convenios y a través

de la Gerencia de Comercialización se supervisara el cumplimiento de sus obligaciones.

Política de envíos, (ventas internet)

1. Los gastos de envío pueden ser cubiertos por el FCE en promociones especiales, previa autorización

escrita de la Gerencia de Comercialización.





Versión: 05

Páginas : 54


Nivel:

VII Procedimientos

Fecha de liberación: 01.08.05



Código de documento: FCE-GCO-PR.01

Versión: 10

Páginas : 1

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 02

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un

documento no controlado”

Procedimiento de ventas nacionales


gperez

2014





Versión: 10

Páginas : 2


Nivel: 02




El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1 Objetivo

Comercializar las obras editadas por el FCE, a los diferentes mercados en territorio nacional. Promover y difundir las publicaciones del FCE y consolidar su presencia en el ámbito nacional.

2 Alcance

Este procedimiento aplica a través de la Gerencia de Comercialización, Subgerencia de Ventas Nacionales, Departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey, Departamento Operativo de Ventas, Departamento de Ingresos, la Subgerencia de Almacén y Tráfico y Departamento de Registro Contable. El procedimiento inicia con el levantamiento o recepción del pedido, incluye la gestión del pedido y termina con la entrega de la documentación a la Subgerencia de almacén y tráfico.

3 Políticas

1. Es responsabilidad de la Gerencia de Comercialización modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento sustantivo tal como lo refiere el Manual de Gestión de Calidad.

Expedición de Facturas a Clientes Nacionales.

2. Todas las operaciones de venta, que no sean consignaciones, deberán contar con la factura correspondiente.

3. Es responsabilidad del Departamento de Ingresos mantener actualizada la cartera de clientes y gestionar la cobranza correspondencia.

4. Únicamente se expedirán facturas para los clientes que hayan entregado completa su documentación fiscal e identificación, así como comprobante de domicilio. (según el caso, si es de contado o de crédito).

5. La entrega del total de la documentación sólo aplicará para clientes a crédito o consignación y no para clientes de contado que sólo deberán enviar una copia de su cédula fiscal y comprobante de domicilio.

6. La entrega de facturas originales se hará contra el pago total de éstas o entrega de contra-recibo. Otorgamiento de Descuentos.

7. El otorgamiento de un descuento se fijará en función de las políticas existentes para tal efecto y quedará registrado desde el levantamiento del pedido.

Otorgamiento de Consignaciones.

8. Para el otorgamiento de consignaciones el/la solicitante deberá contar previamente con una cuenta de crédito para posteriormente solicitar un contrato de consignación; se deberá tener contrato y pagaré firmado por el cliente.





Versión: 10

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Nivel: 02




9. El objetivo principal de las consignaciones deberá ser la distribución y exhibición del catálogo del Fondo

de Cultura Económica así como de las novedades que se publiquen y conforme a las condiciones del entorno.

10. No se podrán remisionar aquellos pedidos que no hayan sido autorizados previamente por el

Departamento de Ingresos. Los pedidos no autorizados por el área mencionada, los entregará al (a la) Subgerente de Ventas Nacionales indicando la razón del rechazo.

11. En el caso de consignaciones, las facturas se emitirán únicamente por los libros no devueltos por el

cliente.

12. La Subgerencia de ventas nacionales vigilara se encuentren vigentes los contratos de los clientes que estén al corriente en sus pagos.

Devoluciones de Ventas y consignaciones.

13. Para las facturas con derecho a devolución, el plazo máximo autorizado para la aceptación de devoluciones será de 24 meses.

a. Se exceptúan del derecho a devolución las ventas de libros en firme, salvo los acuerdos especiales

que se tengan con los clientes, libros clasificados como lento movimiento, saldos, ventas facturadas como presurtidas y vales de salida de libros, a reserva de los casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente de Comercialización y/o el Subgerente de Ventas Nacionales.

b. La devolución de material consignado se deberá hacer dentro del plazo establecido en el contrato de consignación, salvo casos excepcionales que sean autorizados por el Gerente de Comercialización y/o Subgerente de Ventas Nacionales, mismos que deberán constar en el contrato respectivo.

14. Se solicita a los clientes la devolución de libros en buen estado, sin etiquetas, precios, ni tachaduras

que los demeriten. 15. El cliente deberá proporcionar los números de documentos que corresponda a cada ejemplar por

devolver. No se recibirán devoluciones que no hayan sido identificados previamente por el cliente. Liquidaciones de consignación.

16. Se realizarán liquidaciones parciales con base a los reportes de inventario elaborados por el/la agente de ventas correspondiente y/o el reporte de venta elaborado por los clientes para generar la factura, siempre y cuando éste informe que seguirá haciendo devolución de material.

17. Se realizarán liquidaciones totales cuando el cliente hace la devolución total del material y se factura la

diferencia entre la remisión y la devolución. Evaluación de satisfacción del cliente.

18. La Subgerencia de Ventas Nacionales evalúa el proceso de ventas, con base en la Encuesta de Satisfacción del Cliente (FCE-GCO-RE.23), se aplica al 15% de los clientes registrados en las cartera de clientes, su periodicidad es semestral (julio y enero), el análisis de información y la forma en que se informará a la Comisión de Calidad así como los principios de orientación en caso de que se presente una queja, se presentarán en dicha Comisión de acuerdo con el programa de reuniones.





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Nivel: 02




19. La Subgerencia de Ventas Nacionales a través del Departamento de Ventas Nacionales dará

seguimiento a las quejas y sugerencias captadas a través de la encuesta de satisfacción mediante el envío de correo electrónico o vía telefónica, dejando evidencia de estos.

Seguimiento al cumplimiento de metas

20. La subgerencia de ventas nacionales llevara a cabo reuniones semanales con los agentes de venta para vigilar el cumplimiento de las metas de venta, en estas reuniones se analizará la problemática y cumplimiento de metas por agente de venta y se revisara el desempeño de cada uno de los clientes para determinar las acciones que permitan alcanzar dichos objetivos.

21. Entre otras, las acciones a desarrollar por los agentes de venta podrán ser las siguientes:

• Agilizar la recuperación de cartera de los clientes atrasados o morosos. • Aumentar el número de visitas a los clientes. • Sugerir “otros” títulos a los clientes. • Colocar Novedades. • Colocar libros de importación.





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Nivel: 02




4 Definiciones

Cartera de clientes. Registro de clientes que se encuentra en el SIGUE/ERP en el módulo de cuentas por cobrar. Cliente. Persona física o moral que recibe un producto. Consignación. Contrato por virtud del cual el Fondo de Cultura Económica transmite la disponibilidad, no así la propiedad, de ejemplares de sus publicaciones de catálogo y novedades, a otra persona, física o moral, denominada consignatario con el fin de que, en caso de venderlos, entregue al Fondo de Cultura Económica, el precio de los ejemplares, o se los restituya, en caso de no venderlos. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia que le resta de un determinado pedido. Discoverer. Herramienta para generar reportes del ERP. Modulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente. SIGUE/ERP. Sistema de Gestión Editorial/sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprice Resource Planning por sus siglas en inglés). Vales de salida. Documento transitorio con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por la Gerencia Comercial, el Departamento de Ingresos, la Gerencia General o la Dirección General que se traducen a remisión o factura en su momento, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación. Sistema de toma de pedidos (SITOPE).- Sistema para la captura de pedidos a través de internet por medio de un dispositivo de banda ancha móvil.





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5 Desarrollo

5.1 Diagrama de flujo

Inicio

Instruye al agente de ventas a

realizar labor de venta con el

cliente

DVN 2

Instruye al agente de ventas

para que capture el pedido en

el SITOPE.

DVN 3

Envía al Almacén central, la

documentación recibida por

fax o correo electrónico o se

descargue a través del portal

web

DVN 4

Autoriza vía sistema los

pedidos especiales

SVN 5

Gira instrucciones al capturista

para que realice la reserva,

registro y despacho de los

pedidos

DOV 7

Instruye al capturista para que

turne vía SIGUE/ERP los

pedidos al almacén

DOV 8

Hay rechazo?

Desecha pedido

SVN 9

Instruye al capturista en

almacén para que clasifique la

documentación y elabora

memorándum de corte de

facturación.

DOV 11

Revisa en el SIGUE los pedidos

confirmados por almacén y

genera factura electrónica

DOV 10

Gestiona los términos del

contrato de consignación

SVN, DVN,DGS 13

Analiza el tipo de operación

comercial

SVN, DVN, AV 1

Es venta por

factura?

Si

No

Es autorizado?

Si

No

No

Si

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD

SVN: Subgerencia de ventas nacionales

DVN: Jefe del departamento de ventas nacionales

DGS: Jefe del departamento de venta en grandes

superficies y otros productos

DOV: Departamento operativo de ventas

Solicita elaboración de

contrato a la CGAJ

SVN 14

Recaba firmas de aprobación

y distribuye contratos

originales y copias

SVN 15

Entregar al Departamento de

Ingresos comprobantes

solicitados

SVN 16

FCE-GCO-RE.02

FCE-CAJ-RE.01

2

1

Autoriza vía sistema los

pedidos retenidos por el

SITOPE

DIN, SVN 6

SITOPE

SITOPE

SIGUE/

ERP

2


almacén para la entrega al

almacén del memorándum y

los 3 tantos de la factura

DVN 12

FCE-GCO-RE.11

Ventas por consignación

FCE-GCO-RE.02FCE-CAJ-PR.01

Enviar copia de contrato al

consignatario y recibir de él el

pedido

SVN 17

Instruye al agente de ventas

para que capture el pedido en

el SITOPE.

DVN 18

SITOPE

Envía al Almacén central, la

documentación recibida por

fax o correo electrónico o se

descargue a través del portal

web

DVN 19

4

1

3

FCE-GCO-RE.02FCE-GCO-RE.04

FCE-GCO-RE.02FCE-GCO-RE.04

FCE-CAJ-RE.01

Contrato





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Indica al capturista revise en

el SIGUE los pedidos

confirmados por el almacén

DOV 22


almacén para generar e

imprimir remisión y distribuir

original y copias.

DOV 23

Archiva las remisiones en el

expediente de cada cliente

DOV 24

Procede a la liquidación

parcial o total de los

documentos.

DOV 25

Comunica a los agentes de

ventas que soliciten y

preparen devoluciones de sus

clientes.

SVN 27

Envía al almacén central

memorándum de devolución

de material.

SVN, DVN, DGS 28

Programa recolección de

devoluciones, escanea

artículos e ingresa los datos

del cliente y remisión

SAT 29

Consulta en el SIGUE las

devoluciones procesadas por

el almacén

DOV 30

Solicita validación sobre el

reporte de devolución para

elaborar la factura.

DOV 31

Confirma en el sistema los

artículos vendidos y genera la

factura electrónica

DOV 32

Distribuye documentos y

archiva un tanto en el

expediente del cliente

DOV 33

Notificar al cliente el rechazo y

negociar con él solución.

SVN 34

Fin

FCE-GCO-RE.04

FCE-GCO-RE.01

FCE-GCO-RE.04 FCE-GCO-RE.12FCE-ALM-PR.06

2

Se acuerda

solución?Si

No

Mensualmente entrega a la

SVN estados de cta. por

cliente.

DOV 26


que realice la reserva, registro

y despacho de los pedidos.

DOV 21

Es autorizado?

Si

No 3

Autoriza vía SITOPE los

pedidos retenidos por el

Sistema

DIN, SVN 20

SITOPE

SIGUE/

ERP

FCE-GCO-PR.09FCE-GCO-PR.10

SIGUE/

ERP

FCE-GCO-RE.02




DGS: Jefe del departamento de venta en grandes

superficies y otros productos

DOV: Departamento operativo de ventas

SAT: Subgerencia de almacén y tráfico

4

2

SIGUE/

ERP





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5.2 Descripción de actividades

Paso Responsable Actividad Documento

1.

Subgerente de Ventas Nacionales

Jefe del Departamento de Ventas Nacionales

Jefe de Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos

Analiza el tipo de operación comercial, gira instrucciones al agente de ventas para determinar el tipo de venta.

Si es venta por factura, continua en el paso 2.

Si es consignación ir al paso 13.

2. Jefe del Departamento de Ventas Nacionales.

Instruye al agente de ventas para que realice la labor de venta con el cliente por los medios posibles. (correo electrónico Promocionales, catálogos, hojas de producto, muestras, etc.)

3. Jefe del Departamento de Ventas Nacionales.

Gira instrucciones al agente de ventas para que capture el pedido en el SITOPE indicando los datos indispensables del cliente y del pedido.

El SITOPE asigna el número de pre-pedido y pedido, este último ya corresponde al número de pedido del SIGUE/ERP.

Si el pedido no es retenido por algún fitro o validación del SITOPE continúa su proceso. En caso contrario ir a paso 6.

4. Jefe del Departamento de Ventas Nacionales

Envía al Almacén Central, como documentación anexa, para la remisión o factura, los pedidos u órdenes de compra que hayan sido recibidos por otra vía (fax, correo electrónico, o se descarguen a través de los portales web de los clientes con atención a proveedores).

Factura

FCE-GCO-RE.02

Remisión

FCE-GCO-RE.04

5. Subgerente de Ventas Nacionales

Autorizará o solicitará autorización, en su caso, de acuerdo a las políticas de descuento establecidas en el presente manual, de aquellos pedidos declientes (registrados en la cartera de clientes sin contrato de consignación) que requieran un descuento mayor o menor al que corresponde en dicho registro. Este descuento se capturará en el SITOPE por el Agente de Ventas.





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6.

Jefe del Departamento de Ingresos


El SITOPE retiene los pedidos de acuerdo a los siguientes filtros y validaciones: límites de crédito, saldos vencidos y vigencia de los contratos de consignación.

Si es autorizado continúa el procedimiento.

Si no es autorizado ir a paso 35.

7. Jefe del Departamento Operativo de Ventas

Gira instrucciones al capturista para que lleve a cabo la reserva, registro y despacho de los pedidos en el SIGUE/ERP, módulo de pedidos de venta.


Instruye al capturista para que turne vía SIGUE/ERP los pedidos al Almacén Central verifica y surte las existencias físicas y de ser necesario modifica el pedido de acuerdo a las existencias.


Desecha pedido, ir al paso 6.


Revisa en el SIGUE/ERP los pedidos confirmados por el almacén e instruye al capturista en almacén para que genere la factura electrónica o remisión, el sistema imprime en automático 3 tantos de la factura.

Factura

FCE-GCO-RE.02

Remisión

FCE-GCO-RE.04


Instruye al capturista en almacén para que lleve a cabo la clasificación de la documentación y elabora Memorando de corte de facturación en original y copia para entrega al almacén central archivando el acuse.

Factura

FCE-GCO-RE.02

12.

Jefe del Departamento Operativo de Ventas

Capturista en almacén

Gira instrucciones al capturista en almacén para la entrega al almacén del memorándum y los tres tantos de la factura.

Termina el procedimiento.

Memorando de corte de facturación

FCE-GCO-RE.11





Versión: 10

Páginas : 10


Nivel: 02





13.



Jefe de Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos

VENTAS POR CONSIGNACIÓN

Gestiona los términos del contrato de consignación: Establece con el cliente las condiciones de la consignación; tipo de libro, descuento, plazo de los cortes y vencimiento, etc. Asimismo le informa de los documentos necesarios para su alta y celebración de contrato de consignación inicial o de renovación.

El jefe del Departamento de Ventas Nacionales instruye a los agentes de venta para que recaben la documentación del cliente.

Factura

FCE-GCO-RE.02

Consultar Procedimiento de elaboración de contratos y validación de pedido contrato FCE-CAJ-PR.01


Solicita la elaboración del contrato respectivo a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos, para lo cual le remite la documentación correspondiente, en apego a las políticas: para el otorgamiento de consignaciones y de descuento, incluyendo las autorizaciones de otorgamiento de crédito correspondientes, establecidas en el manual de la Gerencia de administración y finanzas.

Solicitud de contrato

FCE-CAJ-RE.01


Recaba las firmas del cliente (4 tantos originales del contrato y pagaré) y la Gerencia de Comercialización (contratos).

Solicita a través de la Coordinación General de Asuntos Jurídicos la firma del Gerente General en los contratos.

Los originales se distribuyen de la siguiente forma:

Uno para el Cliente, uno para la Subgerencia de Ventas Nacionales y dos del contrato y pagaré para la Coordinación General de Asuntos jurídicos.

Las copias del contrato y pagaré, se distribuyen de la siguiente forma:

Una para el Departamento Operativo de Ventas y una para el Departamento de Ingresos.


FCE-CAJ-RE.01


Entrega al Departamento de Ingresos copias fotostáticas de los documentos previamente solicitados al cliente.





Versión: 10

Páginas : 11


Nivel: 02






Envía al cliente original del contrato de consignación.

Contrato


Recibe el pedido y gira instrucciones al agente de ventas para que capture el pedido en el SITOPE indicando los datos indispensables tanto del cliente como del pedido. El SITOPE asigna el número de pre-pedido y pedido, este último ya corresponde al número de pedido del SIGUE/ERP.


Envía al Almacén Central, como documentación anexa, para la remisión, los pedidos u órdenes de compra que hayan sido recibidos por otra vía (fax, correo electrónico, o se descarguen a través de los portales web de los clientes con atención a proveedores).

20.

Departamento de Ingresos.


El SITOPE retiene los pedidos de acuerdo a los siguientes filtros y validaciones: límites de crédito, saldos vencidos y vigencia de los contratos de consignación.

Si es autorizado continúa el procedimiento.

Si no es autorizado ir a paso 9.


Gira instrucciones al capturista para que lleve a cabo la reserva, registro y despacho de los pedidos en el SIGUE/ERP, módulo de pedidos de venta.


Indica al capturista que revise en el SIGUE/ERP los pedidos confirmados por el almacén.


Instruye al capturista en almacén para que genere e imprima remisión. Distribuye en Almacén: El original de la remisión, copia del cliente y del almacén.

24. Departamento Operativo de Ventas

Archiva las remisiones en el expediente de cada cliente.

Remisión

FCE-GCO-RE.04





Versión: 10

Páginas : 12


Nivel: 02






El Departamento operativo de Ventas a través del Encargado del control de consignaciones indica a los Agentes de Ventas el momento en que se procesan las devoluciones de consignación, esto para proceder a la liquidación parcial o total de los documentos, y revisa que el saldo de las consignaciones quede en ceros.

Procedimiento para liquidación total de consignaciones

FCE-GCO-PR.09

Procedimiento para liquidación parcial de consignaciones

FCE-GCO-PR.10


Mensualmente entrega a la Subgerencia de ventas nacionales, estados de cuenta resumidos por cliente, remisión y título para que esta los circule entre los clientes y al menos una vez al año solicite a los Agentes de Ventas que tramiten las liquidaciones y/o devoluciones que procedan.


Se comunica a través del Departamento de Ventas Nacionales y el Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos con los agentes de ventas, para que soliciten y preparen la devolución parcial o total con los clientes.

28.



Jefe del Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos

Envía al Almacén Central el memorando de devolución de material parcial o total, indicando la fecha establecida de recolección del material, asimismo se indica el material a devolver por el cliente.

29. Subgerente de Almacén y Tráfico

Programa y realiza la recolección de devoluciones de acuerdo a lo indicado en la Solicitud de recolección de devolución.

Escanea los artículos recibidos e ingresa al SIGUE/ERP los datos del cliente y remisión a la que debe aplicarse la devolución, el SIGUE/ERP realiza la aplicación en la remisión e ingresa los libros al inventario.

Remisión. FCE-GCO-RE.04 Solicitud de recolección de devolución FCE-GCO-RE.12 Procedimiento de devoluciones FCE-ALM-PR.06


Consulta periódicamente, mínimo dos veces por semana, en el SIGUE/ERP las devoluciones procesadas por el almacén

Relación de devoluciones (reporte discoverer).





Versión: 10

Páginas : 13


Nivel: 02






Concilia las devoluciones y solicita la validación y firma de conformidad del agente de ventas sobre el reporte de devolución para elaborar la factura de liquidación parcial o total.

En caso de ser una liquidación total el departamento operativo de ventas elabora el pedido de liquidación de consignación en original con las cantidades y saldos del material no devuelto.


Confirma en el SIGUE/ERP los artículos vendidos, genera la factura electrónica. El sistema imprime en automático 3 tantos de la factura.

Pedido

FCE-GCO-RE.01


Distribuye documentos: entrega al Departamento de Ingresos dos tantos de las facturas. Archiva un tanto en el expediente de cada cliente.

Termina el procedimiento

Factura

FCE-GCO-RE.02

34.



Se notifica al cliente de las causas del rechazo y de ser posible se acuerda con él la solución.

Si se da solución al rechazo continúa la gestión, ir a paso 5; de lo contrario Termina el procedimiento.





Versión: 10

Páginas : 14


Nivel: 02




6 Referencia o documentos relacionados

Id. No. Documento Título

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad

6.2 FCE-CAJ-RE.01 Solicitud de contrato

6.3 FCE-ALM-PR.03 Procedimiento de control documental 6.4 FCE-ALM-PR.06 Procedimiento de devoluciones 6.5 N.A. Modelo de equidad de genero

6.6 N.A. Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre mujeres y hombres

6.7 N.A. Guía de usuario del Sistema de toma de pedidos

7 Anexos y registros usados

Anexo No. Documento Título

7.1 FCE-GCO-RE.01 Pedido

7.2 FCE-GCO-RE.02 Factura

7.3 FCE-GCO-RE.04 Remisión

7.4 FCE-GCO-RE.11 Memorándum de corte de facturación

7.5 FCE-GCO-RE.12 Solicitud de Recolección de Devolución

7.6 FCE-GCO-RE.22 Pedidos enviados al Departamento Operativo de

Ventas

7.7 FCE-GCO-RE.23 Encuesta de satisfacción del cliente

7.9 FCE-GCO-FV.01 Ficha de verificación de las características de Ventas

Nacionales

8 Listas maestras relacionadas al procedimiento

No. Documento Título

FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (GCO)

FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (GCO)





Versión: 10

Páginas : 15


Nivel: 02




9 Lista de distribución

Copias Puesto Área

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia Editorial

V.E. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)

10 Control de cambios

Fecha Versión Páginas

Afectadas Originador del cambio Naturaleza del cambio

18.12.14 10 Todas Subgerencia de Ventas

Nacionales Actualización a la operación actual.


Nacionales

Se cambia el término revisión por el de versión, se modifica la encuesta

de satisfacción y se agrega la leyenda de documento

electrónicamente controlado.


Nacionales Actualización a la operación actual.

Anexos del procedimiento de

ventas nacionales

Anexo 7.1

FCE-GCO-RE.01

Pedido


ventas nacionales

3

1

2

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

5

16

17

18

19

20

21

22

Código de documento:

FCE-GCO-RE.01

Revisión:

00


ventas nacionales

Instructivo de llenado

1. Título: Pedido

2. Objetivo del registro: Solicitud de mercancía para su venta.

3. Responsable de su llenado: Agentes de ventas, secretaria de ventas. El sistema registra algunos datos de manera automática. (Se especifica en la descripción de llenado de elementos qué datos son los que registra el sistema)

4. Forma de llenado:

Manual y por sistema

5. Descripción del llenado de elementos:

Id. Elemento Descripción

1. Comentarios en la Factura Datos esenciales para la entrega oportuna de la mercancía.

2. Pedido No. Número consecutivo que se le asigna al pedido.

3. Fecha Día, Més y Año de elaboración.

4. Hoja de Numeración de hoja, refiriendo el total de hojas que abarca el pedido.

5. Vía de Embarque Medio de transporte por el cual se entregará la mercancía.

6. No. de Cliente Número de cuenta de cliente.

7. Nombre Número o Razón Social del cliente.

8. No. Agente Número de Agente que atiende a dicho cliente.

9. Cond. Pago, Prec. Bruto, Prec. Ant., Prec. Costo, etc

Datos generales del expediente del cliente.

10. Cargo Adicional, Concepto, Desc. Especial, Concepto

Cargos o descuentos adicionales solcitados por el cliente.

11. Clave de Título Se coloca el código de barras que corresponda.

12. Inic. Autor No aplica este campo

13. Título Nombre del libro con que se dio de alta, el dato lo llena el sistema.

14. Cant. Cantidad de ejemplares solicitados por el cliente, lo llena el/la vendedor/a.

15. Precio Unitario Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.

16. Importe Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.

17. TOTALES DE ESTA HOJA, Cant.

Dato que llena el sistema, no se llena en el momento de levantar un pedido.

18. TOTALES DE ESTA HOJA, Precio Unitario


19. TOTALES DE ESTA HOJA, Importe


20. Cliente Acepto No Aplica este elemento.

21. Autorizado Nombre y firma del subgerente de ventas o del Jefe/a de


ventas nacionales


ventas así como la del Jefe/a del departamento de ingresos.

22. Elaboró No aplica este elemento.


ventas nacionales

Anexo 7.2

FCE-GCO-RE.02

Factura


ventas nacionales

1

2 3 4 5 6 7

8 9

10

11

12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29

31 30


ventas nacionales


1. Título: Factura

2. Objetivo del registro:

Evidencia que permita llevar el control de la venta.

3. Responsable de su llenado: Departamento Operativo de Ventas


Por sistema



1. Factura no. Número de factura.

2. Control no. Número de control de la factura.

3. Lugar Indicar el lugar donde se realiza la facturación

4. Fecha y hora Fecha y hora de emisión de la factura.

5. Agente Número del agente de ventas.

6. Referencia Número de referencia del agente.

7. Hoja Número de hoja del total del hojas.

8. Vendido a: Datos del cliente.

9. Entregar a: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura.

10. Condiciones de pago Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse.

11. Vía de embarque Describe como o quien lo embarcará.

12. Comentarios Cualquier comentario que describa la operación.

13. ISBN Número de ISBN del libro facturado

14. C. Barras Código de barras del libro facturado

15. Ped. Cantidad de libros pedidos

16. Sur. Cantidad de libros surtidos

17. Título Título del libro

18. Peso Peso por ejemplar en kg.

19. Clave Clave del libro

20. Precio lista Precio de lista

21. Desc % Porcentaje de descuento

22. Precio neto Precio Neto

23. IVA Porcentaje y monto

24. Importe Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.

25. Moneda Tipo de moneda

26. Tipo de cambio Tipo de cambio, cuando aplique

19


ventas nacionales


27. Incoterms: Término de negociación, cuando aplique

28. Gastos de envío: Gastos de envío

29. IVA de envió IVA del envío

30. Importe con letra Describe el total de la factura

31. Total a pagar Total de la factura


ventas nacionales

Anexo 7.3

FCE-GCO-RE.04

Remisión


ventas nacionales

Código de documento:FCE-GCO-RE.04 Revisión: 1

1

2 3 4 5 6

7 8

9

11

13 14 15 16 17 18 19 20 21

24

23 22

25

10

12


ventas nacionales


1. Título: Remisión


Para llevar el control de la venta que salió consignada y posteriormente aplicar la devolución.



Por sistema



1. Remisión no. Número de factura.


3. Fecha Fecha de emisión de la factura.



















22. IVA IVA




19


ventas nacionales

Anexo 7.4

FCE-GCO-RE.11

Memorándum de corte de facturación


ventas nacionales


ventas nacionales


1. Título: Memorándum de corte de facturación

2. Objetivo del registro: Relacionar los documentos originales que se envían al almacén para las entregas de material a los clientes.

3. Responsable de su llenado: Capturistas


Manual



1 Fecha Día, Mes y Año de elaboración

2 Corte Se indica si corresponde al primer o segundo corte

3 Facturas Se indican los folios que se envían

4 Remisiones Se indican los folios que se envían

5 Traspasos Se indican los folios que se envían.

6 Observaciones Se indica si se envía algún documento adicional o alguna instrucción específica

7 Nombre y firma de quien envía Nombre y firma del capturista que realizó el corte

8 Fecha, nombre y firma de quien recibe

Día, mes y año, Nombre y firma del personal del almacén que recibe la documentación


ventas nacionales

Anexo 7.5

FCE-GCO-RE.12

Solicitud de recolección de devolución


ventas nacionales

FCE-GCO-RE.12 Ver.03

FECHA: _________________

CLIENTE

REMISION FACTURA

SUCURSAL

FECHA DE RECOLECCIÓN

HORARIO EN ATENCIÓN A:

PARCIAL TOTAL

No. DOCUMENTO A APLICAR No. DE EJEMPLARES

TOTAL

OBSERVACIONES

VERIFICÓ

NOMBRE Y FIRMA

AGENTE DE VENTAS

TELÉFONOS DE CONTACTO:

NOMBRE Y FIRMA

SUBGERENTE DE VENTAS NACIONALES

AUTORIZO

APLICAR A "VARIAS"

PARA DEVOLUCIONES SOBRE REMISION

Para: Almacén Central del FCE

Solicitud de Recolección de Devolución.

TIPO DE DEVOLUCIÓN

TOTAL DE EJEMPLARES

DIRECCIÓN PARA LA RECOLECCIÓN:

1

2

3

4

5 6

7 8

9

10

11


ventas nacionales


1. Título: Solicitud de Recolección de Devolución.

2. Objetivo del registro: Solicitar al almacén central la recolección de devoluciones de nuestros clientes.

3. Responsable de su llenado: Departamento Operativo de Ventas / Control de consignaciones


Manual




2 Nombre del cliente Nombre o razón social del cliente

3 Tipo de devolución Indicar el tipo de devolución.

4 Sucursal Indicar el nombre de la sucursal y su dirección

5 Fecha de recolección y horario

Anotar la fecha en la que se llevara a cabo la recolección y el horario

6 Teléfonos y en atención a

Anotar los teléfonos en caso de alguna duda y la persona responsable de la devolución

7 Total de ejemplares Indicar el total de ejemplares que serán devueltos

8 Para devoluciones sobre remisión

Indicar si es una devolución Parcial o Total

9 N° de referencia y N° de ejemplares

Anotar el número del documento que soporta la devolución y el número de ejemplares

10 Observaciones

Anotar cualquier indicación que permita una mejor atención de la devolución

11 Verificó y Autorizó

Nombre y firma del agente de ventas y del Subgerente de Ventas Nacionales


ventas nacionales

Anexo 7.6

FCE-GCO-RE.22

Pedidos enviados al departamento

operativo de ventas


ventas nacionales

1

5

2

3

4 6 7 8 9

11 10


ventas nacionales


1. Título: Pedidos enviados al Departamento Operativo de Ventas

2. Objetivo del registro: Registrar los pedidos enviados al Departamento Operativo de Ventas.

3. Responsable de su llenado: Personal de Ventas Nacionales


Manual y/o electrónico

5 Descripción del llenado de elementos



2 Turno Turno laboral en que fue requisitado el registro

3 Agente Número de agente

4 Folio Número único de referencia asignado

5 Cuenta Número de cliente aplicado sobre la cartera

6 Cliente Indicar el nombre de la cliente

7 Orden de compra Indicar número de orden de compra correspondiente

8 Tipo Indicar si es factura y/o consignación

9 Número de ejemplares Cantidad de obras solicitadas

10 Elaboró Nombre de la persona que requisita el registro

11 Revisó Nombre de la persona que revisa el registro


ventas nacionales

Anexo 7.7

FCE-GCO-RE.23

Encuesta de satisfacción del cliente


ventas nacionales

1 2

3

4

5

6

7

8


ventas nacionales


1. Título: Encuesta de Satisfacción del Cliente

2. Objetivo del registro: Obtener y utilizar información concerniente a la percepción de los clientes con relación a los servicios que les proporciona la Gerencia de Comercialización a través de la Subgerencia de Ventas Nacionales, con base en el enfoque al cliente definido en los numerales 7.2.3 y 8.2.1 de la Norma ISO 9001:2008.

3. Responsable de su llenado: Agentes de ventas y personal de la Subgerencia de Ventas Nacionales

4. Forma de llenado: Manual/Electrónico La aplicación de la encuesta será de manera semestral. Técnica: Promedio Escala: A cada opinión (respuesta) se le da una calificación (nivel de satisfacción): Excelente 100 Buena 75 Regular 50 Mala 25 Para obtener el % de satisfacción por cada variable se sumaran los valores obtenidos en las encuestas y se dividirán entre el número valores. X= Suma calificaciones por variable = Total de encuestas Índice de Satisfacción del Cliente. Para obtener el Índice de Satisfacción se sumaran los % totales obtenidos en cada una de las variables y se dividirán entre el número de variables. X= Suma % totales de las variables = Número de variables


ventas nacionales


Id. Nombre Descripción

1. Folio

Indicar el número de folio, el cual será un número consecutivo

determinado por la Subgerencia de Ventas Nacionales e iniciara

con el número 1.

2. Fecha El cliente anotara la fecha en que responde la encuesta.

3. A. Determinación de la Satisfacción General

El cliente indicara el grado de satisfacción a cada una de las

variables de acuerdo con la siguiente escala: Excelente, Buena,

Regular y Mala.

4. B. Satisfacción con los agentes de ventas

El cliente indicará el grado de satisfacción con el desempeño de

los agentes de ventas en cada variable de acuerdo con la

siguiente escala: Excelente, Buena, Regular y Mala.

5.

C. Satisfacción con el personal de atención telefónica o correo electrónico

El cliente anotará el grado de satisfacción con el desempeño del

personal de atención telefónica o de correo electrónico en cada

variable de acuerdo con la siguiente escala: Excelente, Buena,

Regular y Mala.

6. Volvería a comprar nuestros productos

El cliente indicará si volvería o no a comprar libros con el FCE

7. Quejas/o sugerencias El cliente podrá indicar en este espacio alguna queja o sugerencia

con relación al servicio, catálogo y existencias de libros

8. Datos personales Esta sección es opcional, y se anotarán los datos de contacto del

cliente

Procesamiento de información: Personal de la Subgerencia de Ventas Nacionales

Se aplica la encuesta, se revisa, analiza y procesa la información captada en la Encuesta de Satisfacción.

De ser necesario, se precisa sugerencia o comentario con el usuario.

Se agrupan las sugerencias o comentarios por afinidad y propone a la Comisión de Calidad, el área factible de atención.

Se envía resultado al RD para que informe a la Comisión de Calidad, de acuerdo al periodo-corte de análisis de información.

Se atienden las acciones acordadas por la Comisión de Calidad y da seguimiento a aquellas que tendrán que ser atendidas por otras áreas.

Se da seguimiento al usuario hasta que se determina la procedencia o improcedencia de su sugerencia o comentario.

Notifica al usuario el resultado del tratamiento de la sugerencia o comentario.


ventas nacionales

Anexo 7.8

FCE-GCO-FV.01

Ficha de verificación de las características de ventas nacionales


ventas nacionales

Procedimiento de Ventas Nacionales, FCE-GCO-PR.01

Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de

control Registro

Plan de reacción/

acciones en caso de no

conformidad

Integración de datos del pedido

Visual / Sistema

100% Siempre Pedido debidamente requisitado

Pedido Re-elaboración

Facturación correcta

Visual 100% Siempre Pedido vs Factura

Factura Corrección de la factura

Fecha de revisión: 01.09.05

Código de documento: FCE-GCO-FV.01

Referencia : FCE-GCO-PR.01

Revisión: 1

Ficha de verificación de las

características del procedimiento





Versión: 06

Páginas : 1


Nivel: 02

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no

controlado”

Procedimiento de ventas por internet


gonzalo.perez

30.10.13





Versión: 06

Páginas : 2


Nivel: 02


controlado”


1 Objetivo

Establecer las actividades que sigue el Fondo de Cultura Económica para asegurarse que los productos que otorga a través de la modalidad de Ventas por Internet satisfacen las necesidades y cubren las expectativas de los clientes. 2 Alcance Este procedimiento aplica al área de Venta en línea del Fondo de Cultura Económica. Este procedimiento inicia con las solicitudes de compra que se reciben en la Librería Virtual del Fondo de Cultura Económica, abarca la búsqueda y surtido de los títulos solicitados a través del portal, la respuesta de confirmación y seguimiento de la venta como la facturación de los libros y concluye con el envío de las obras al cliente destinatario vía mensajería. 3 Políticas

1. Este procedimiento es aplicable para cumplir los requerimientos del apartado 7.2 del Manual de Gestión de Calidad.

Política de modificación al procedimiento.

2. Cualquier cambio, actualización o modificación que se realice en el presente procedimiento deberá

contar con la validación de la Gerencia de Comercialización.

Estándar de atención de pedidos Web y Telemarketing:

3. En el estándar de atención se tomarán en cuenta los pedidos Web y Telemarketing recibidos y atendidos en el periodo de un mes para realizar una estadística de ventas completadas. Se entregará reporte semanal de dichas estadísticas al/a la Subgerente de Venta en línea.

Seguimiento de envíos.

4. El estándar de atención de ventas completadas es de cinco días hábiles, llevándose a cabo el

seguimiento de los envíos mediante la página electrónica de la empresa que presta el servicio de mensajería y corroborando la entrega de los libros mediante correo electrónico. Esto se realizará por evento, informando semanalmente al Subgerente de Venta en línea.

Política de Formas de pago. 5. Compras Nacionales. En las compras originadas desde la República Mexicana, las formas de pago

son: 6. Tarjeta de crédito. Las tarjetas de crédito aceptadas son: Visa o Master Card.

El cargo se realizará cuando los títulos estén listos para ser entregados. En caso de existir algún problema con la aprobación de la tarjeta de crédito del cliente, el personal de la Subgerencia de Venta en línea se contactara con el cliente vía e-mail, solicitándola ingrese un nuevo pedido con nuevo número de tarjeta, o bien, realice un depósito bancario.





Versión: 06

Páginas : 3


Nivel: 02


controlado”


7. Depósitos Bancarios. El cliente puede pagar su compra a través de un depósito bancario, para ello debe indicar esa opción al realizar el pedido y tras llenar el formulario, dar click en enviar. Una vez que personal de la Subgerencia de Venta en línea verifique la existencia de los artículos seleccionados, se enviará al cliente un correo electrónico confirmando los productos que se le entregarán así como las instrucciones para el pago en banco.

8. Transferencia electrónica. El cliente puede realizar el pago de su compra a través de una transferencia electrónica. Sin embargo, no estamos en posibilidad de abrir esta opción a todo el público. Esta modalidad de pago sólo se ofrece a los clientes que pregunten por ella. Una vez que personal de la Subgerencia de Venta en línea verifique la existencia de los artículos seleccionados, se enviará al cliente un correo electrónico confirmando los productos que se le entregarán así como las instrucciones y la CLABE interbancaria a la cual se abonará el monto total del pedido.

Compras Internacionales. 9. Las tarjetas de crédito aceptadas son: Visa, Master Card y Amexican Express. El cargo se realizará

en pesos mexicanos cuando los títulos estén listos para ser entregados. En caso de existir algún problema con la aprobación de su tarjeta, personal de la Subgerencia de Venta en línea contactará al cliente vía e-mail. El cargo en pesos mexicanos se hará de acuerdo con el tipo de cambio al día en que se lleve a cabo el cobro.

Política de Entregas.

10. Las entregas se realizan de lunes a viernes de 10 a 18 hrs y sábados de 10:00 a 12:00 hrs. 11. El tiempo de entrega del pedido está en función directa de la disponibilidad del mismo; cuando el

producto seleccionado se encuentra agotado, o ya no forme parte del catálogo, o bien, se requiera de más tiempo para su búsqueda, el personal de la Subgerencia le informará al cliente vía mail.

12. En caso de que el producto seleccionado se encuentre en existencia, y la entrega sea en el territorio nacional éste será entregado en un período de 3 a 5 días hábiles, a partir del cobro, dependiendo de la distancia y complejidad de acceso al punto de entrega. Para entregas Internacionales, el tiempo de entrega es de 5 a 8 días hábiles.

13. En caso de que el producto seleccionado se encuentre agotado, o ya no forme parte del catálogo, o bien, se requiera de más tiempo para su búsqueda, el personal de la Subgerencia le informará al cliente vía mail, indicándole otras opciones para poder satisfacer sus requerimientos.

Política de descuentos

14. Los descuentos aplicables serán únicamente los que aparecen en la Librería Virtual del FCE y dependen de cada editorial. En caso de que el cliente se encuentre dentro de algún convenio o programa con el Fondo de Cultura Económica, únicamente podrá hacer valido el descuento en las librerías del FCE.

Política de cambios y devoluciones.

15. Los cambios y devoluciones únicamente serán efectuados en caso de algún defecto en la impresión o producción del libro. Cuando éste sea el caso debe enviar su solicitud en un término de 15 días naturales a la recepción de su pedido a [email protected] con los siguientes datos:





Versión: 06

Páginas : 4


Nivel: 02


controlado”


Su nombre y dirección electrónica. Fecha y número de su pedido. Nombre y precio del producto a devolver. Razón del cambio y/o devolución.

16. Se aceptará como cambio o devolución aquellos libros que lleguen en mal estado por culpa de la empresa de mensajería.

Producto No Conforme.

17. Personal de la Subgerencia de Venta en línea enviará al domicilio del solicitante una guía a fin de que nos pueda regresar el producto no conforme. Una vez que el personal de la Subgerencia de Venta en línea tenga en su poder el libro defectuoso, se procederá a enviar un nuevo ejemplar del mismo título sin que este envío implique gasto alguno para el cliente.

Política de envíos.

18. Los gastos de envío invariablemente serán a cargo del cliente y se calcularán con base en las tablas y/o tarifas nacionales e internacionales que presente la agencia transportadora de paquetería, con la cuál el FCE haya celebrado el contrato de servicio.

Entregas fuera de territorio Nacional.

19. Obligaciones de importación, aduanales y entrega local.

En México los libros tienen I.V.A. con tasa de 0%, sin embargo esta legislación varía en cada país, por lo que en pedidos solicitados fuera de México, el cliente deberá cubrir por su cuenta los impuestos de importación y los gastos aduanales que en su caso correspondan.

Dichos gastos le serán cobrados al cliente una vez que el envío llega a su destino, el monto de los mismos varía de país a país por lo que sugerimos a nuestros clientes que contacten a su aduana local para mayor información.

El Fondo de Cultura Económica y la empresa de mensajería con la que trabaja actualmente no pueden influenciar en las prácticas de entrega locales, por lo que el cliente deberá considerar que los tiempos de entrega publicados en nuestras Políticas de Compra indican el tiempo que tarda en llegar un envío a la oficina local de mensajería a su país.

El tiempo que toma entregar su orden desde la oficina local de mensajería puede ser muy distinto, dependiendo el país destino.

Política de seguimiento de envíos.

20. El personal de la Subgerencia de Venta en línea deberá mantener permanentemente actualizada la base de datos del sistema, lo que permite a los clientes darle seguimiento a sus compras.





Versión: 06

Páginas : 5


Nivel: 02


controlado”


Pedidos devueltos por la empresa de mensajería al FCE.

21. Pedidos D.F. y Área Metropolitana.

La empresa de mensajería realizará como mínimo dos intentos de entrega en el destino indicado, en caso de no poder efectuarse la entrega en la segunda visita, la empresa dejará un aviso al cliente y se le solicitará que pase a recogerlo en la ventanilla más cercana que le corresponda y/o en la oficina que se haya indicado en el aviso que le deje la empresa de mensajería.

La empresa de mensajería notificará al FCE de dicha circunstancia y el cliente contará con 5 días hábiles para recoger su envío, en caso contrario, el mismo será regresado al FCE, quién notificará al cliente de dicha situación. Y el cliente deberá acudir a las oficinas de Venta en línea, ubicadas en la Ciudad de México, para recoger su pedido.

El Fondo de Cultura Económica resguardará el libro (s) devuelto por la empresa de mensajería por un lapso de dos meses, después de ese tiempo no podrá hacerse responsable del paquete devuelto.

En caso de libros devueltos por llegar en mal estado imputable a la empresa de mensajería, el área responsable de ventas por Internet iniciara el proceso correspondiente para el reembolso del costo del libro.

22. Pedidos Interior de la República Mexicana e Internacionales

Si el cliente se encuentra fuera de la Ciudad de México, deberá levantar otro pedido a fin de que el FCE esté en condiciones de enviar el paquete devuelto junto con el nuevo pedido para su envío. El cliente deberá cubrir el monto del nuevo pedido además de los gastos de envío correspondientes.

El Fondo de Cultura Económica resguardará el libro (s) devuelto por un lapso de dos meses, después de ese tiempo no podrá hacerse responsable del paquete devuelto.

Política de reportes.

23. Diariamente personal de Venta en línea deberá entregar los siguientes reportes con sus respectivos documentos soporte a la Subgerencia de Finanzas.

Diario de ventas, detalle de formas de pago, resumen en formas de pago, reporte de ventas, diario de salidas, resumen de ventas, hoja de devolución y diarios de salida.

Documentos soporte: En el formato “detalle de formas de pago” se anexan los comprobantes de cobros realizados por el usuario vía WEB o PC PAY. Si el pago es vía depósito bancario se anexa la hoja del comprobante emitida por el banco y/o copia de las fichas de depósito. En el eventual caso de presentarse una devolución o cancelación se anexa, hoja de detalles, hoja de devolución.





Versión: 06

Páginas : 6


Nivel: 02


controlado”


Política de moneda.

24. Los importes que se presenten en la librería virtual serán en pesos mexicanos. Así mismo la terminal punto de venta que se contrate para aceptar tarjeta de crédito o debito (esta siempre y cuando posea dígitos verificadores) será también, en pesos mexicanos.

Evaluación de satisfacción del cliente.

25. La Subgerencia de Venta en línea evalúa el proceso de ventas, con base en la encuesta contenida en la página WEB, su periodicidad, el análisis de información y la forma en que se informará a la Comisión de Calidad así como los principios de orientación en caso de que se presente una queja, se encuentran para su atención en el manual de Gestión de Calidad.





Versión: 06

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Nivel: 02


controlado”


4 Definiciones OFE: Otros Fondos Editoriales. FEP: Fondos Editoriales Propios. Librería Virtual: Página Web de comercio electrónico del FCE. Dar clik: Pulsar el botón principal del ratón sobre el texto seleccionado. PC-PAY ó COBRO WEB: Sistema de cobro electrónico. Voucher: Comprobante de pago. TELEMARKETING: Mercadeo a distancia. CLABE: Dígitos que refieren a una cuenta interbancaria. Útil para realizar operaciones vía Internet.





Versión: 06

Páginas : 8


Nivel: 02


controlado”


5 Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo





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Nivel: 02


controlado”






Versión: 06

Páginas : 10


Nivel: 02


controlado”




1. Personal de la Subgerencia de Venta en línea

Recibe vía el Portal de Aplicaciones, correo electrónico o vía telefónica los nuevos pedidos del día.

Pedidos Web FCE-GCO-RE.21


Confirma en el Sistema la existencia del Libro (s) y corrobora el ISBN del título (s) y el precio (s) contra la solicitud del cliente en el siguiente orden: a) En la librería donde se encuentra ubicada la

Subgerencia de Venta en línea. Ir a paso 3

b) Otras librerías del FCE. Ir a paso 10

c) En el Almacén Central (Sólo FEP) Ir al paso 14

d) Proveedores de Libros OFE Ir al paso 17

e) Cuando no se consigue el libro en alguna de las

opciones anteriores finaliza el procedimiento. Ir al paso 19

En la librería donde se encuentra ubicada la Subgerencia de Venta en línea.



Comprueba la existencia física del libro (s) solicitado (s) y reportado (s) como existente (s) en el sistema. Cuando no se encuentre físicamente en la librería ir al paso 10, de lo contrario continuar.

4.

Personal de la Subgerencia de Venta en línea o Responsable en turno de la Librería.

Selecciona los libros solicitados y solicita al responsable en turno de la librería Rosario Castellanos la elaboración de un traspaso de salida de los títulos mostrados. Una vez realizado en traspaso de salida, el personal de la Subgerencia de Venta en línea hará un traspaso de entrada al área a fin de que pueda realizar la venta de los libros solicitados.

Traspaso FCE-LIB-RE.01





Versión: 06

Páginas : 11


Nivel: 02


controlado”



5.

Personal de la Subgerencia de Venta en línea

Realiza el cobro por medio de: PC-PAY y/o COBRO WEB: El cobro es autorizado y continúa procedimiento. DEPÓSITO: En este caso se confirma vía sistema el entero correspondiente y autoriza la venta, continua con el procedimiento TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA: En este caso se confirma vía sistema el entero correspondiente y autoriza la venta, continua con el procedimiento PAGO EN EFECTIVO: El cliente paga en efectivo y realiza la venta por sistema, continua con el procedimiento. PAGO TARJETA DE CRÉDITO. Cuando el cobro es vía tarjeta de crédito y éste es rechazado se le informa al cliente vía e-mail a fin de que realice, en un plazo de cinco días hábiles, el trámite de compra de caso contrario finaliza procedimiento. Cuando el cliente realiza un Depósito incorrecto se le notifica por el mismo medio. En el caso de clientes internacionales cuyo cobro por tarjeta de crédito sea rechazado, se les informa por correo electrónico a fin de que levanten un nuevo pedido o soliciten directamente autorización a su banco local.

Procedimiento de punto de venta (caja) FCE-LIB-PR.03

6.

Personal de la Subgerencia de Venta en línea

Prepara el paquete con la solicitud del cliente, y de requerir factura, se anexa al envío. Al finalizar se elabora la guía de mensajería.


Entrega a personal de la empresa de mensajería el paquete correspondiente y la guía al tiempo que informa al cliente vía mail de la fecha de envío de su paquete, así como el número de guía y los días aproximados en que recibirá éste.


Alimenta el sistema para que el cliente pueda dar seguimiento a su pedido, hasta su recepción.


Verificar semanalmente el estatus de entrega y comunica al Subgerente de Venta en línea los resultados del mismo.





Versión: 06

Páginas : 12


Nivel: 02


controlado”


Otras librerías del Fondo de Cultura Económica.



Encuentra en el sistema que el libro está en otra librería del FCE. Confirma vía telefónica si los libros solicitados se encuentran físicamente en otra (s) librería (s) al mismo tiempo que informa al encargado en turno que se realizará la solicitud de traspaso y notificará vía e-mail. Si los libros se encuentran físicamente continuar, de lo contrario ir a paso 2 inciso B.


11. Encargado de otra Librería

Localiza libros, prepara traspaso para la librería Rosario Castellanos y acuerda con el personal de la Subgerencia de Venta en línea el horario para la recolección del libro (s) solicitado (s).



Acude a la librería donde se encuentra el libro y firma de recibido en el traspaso y conserva copia del documento respectivo. Entrega a los/las bodegueros/as de la librería donde se encuentra la Subgerencia de Venta en línea la documentación y los libros correspondientes del traspaso para que realice el traspaso de entrada.


13.

Personal de almacén de Rosario Castellanos/ Bodeguero/a Personal de Venta el línea Personal de vigilancia

Realiza el traspaso de salida de Rosario Castellanos en el sistema y entrega copia del mismo al personal de Venta en línea, junto con el o los libros. Se verifica el traspaso con personal de vigilancia quien firma el mismo. Una vez realizado en traspaso de salida, el personal de Venta en línea hace un traspaso de entrada al área. Continúa con el paso 6 del procedimiento.





Versión: 06

Páginas : 13


Nivel: 02


controlado”


En el Almacén Central del Fondo de Cultura Económica



Solicita vía e-mail el pedido respectivo al encargado del almacén e indica que la solicitud se recibirá en la librería donde se encuentra la Subgerencia de Venta en línea, a su vez envía con copia al encargado de la Librería donde se ubica la Subgerencia de Venta en línea para que éste notifique a los/las bodegueros/as del pedido solicitado.

e-mail

15. Personal de Almacén

Corrobora que se encuentre en el almacén central del fondo Si se encuentran en almacén: Remite las obras a la librería donde se encuentra ubicada la subgerencia de Venta en línea y se continúa con el procedimiento. No se encuentran físicamente en el almacén continuar el procedimiento en el paso 17.

16. Bodeguero/a

Realiza el traspaso de salida de Rosario Castellanos en el sistema y entrega copia del mismo al personal de Venta en línea, junto con el o los libros. Se verifica el traspaso con personal de vigilancia quien firma el mismo. Una vez realizado en traspaso de salida, el personal de Venta en línea hace un traspaso de entrada al área. Continúa con el paso 6 del procedimiento.





Versión: 06

Páginas : 14


Nivel: 02


controlado”


Proveedores de Libros OFE



Informa al cliente vía correo electrónico en cuanto tiempo le va a llegar el o los títulos solicitados.

Procedimiento de Adquisición de Libros FCE-LIB-PR.05

18. Bodeguero/a

Recibe los títulos adquiridos del proveedor y los da de alta en el sistema realiza el traspaso de salida de Rosario Castellanos en el sistema y entrega copia del mismo al personal de Venta en línea, junto con el o los libros. Se verifica el traspaso con personal de vigilancia quien firma el mismo. Una vez realizado en traspaso de salida, el personal de Venta en línea hace un traspaso de entrada al área. Continúa con el paso 6 del procedimiento.


Notifica vía correo electrónico al cliente la no existencia del libro o los libros solicitados. Termina el procedimiento.





Versión: 06

Páginas : 15


Nivel: 02


controlado”


6 Referencias o documentos relacionados



6.2 FCE-LIB-PR.03 Procedimiento de punto de venta (caja)

6.3 FCE-LIB-PR.05 Procedimiento de Adquisición de Libros

6.4 FCE-LIB-RE.01 Traspaso

6.5 FCE-LIB-RE.02 Pedido

6.6 Modelo de equidad de genero

6.7 Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre mujeres y hombres



7.1 FCE-GCO-RE.21 Pedidos Web

7.2 FCE-GCO-RE.24 Encuesta de satisfacción

7.3 FCE-GCO-FV.08 Ficha de verificación de las características de Ventas por Internet

8 Listas maestras relacionadas con el procedimiento





Copias Puesto Área


V.E. Gerencia de Tecnología (Intranet) Versión electrónica- solo lectura





Versión: 06

Páginas : 16


Nivel: 02


controlado”




afectadas Originador del cambio Naturaleza del cambio

30.10.13 06 Todas Departamento de

Ventas por Internet

Se cambio la encuesta de satisfacción

Se cambia término revisión

por el de versión y se agrega la leyenda de documento


10.11.10 05 Todas Departamento de

Ventas por Internet

Actualización del procedimiento a la operación

actual, se incluye como anexo la encuesta de satisfacción

FCE-GCO-RE.24

13.11.09 04 Todas Departamento

Planeación y Calidad

Se sustituyó el Nombre de la Subgerencia de Venta en línea

y la referencia a la subgerencia de finanzas para ser congruente con lo descrito en el organigrama autorizado

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento

controlado lo hace un documento no controlado”

Anexos del procedimiento de ventas por Internet

Anexo 7.1

FCE-GCO-RE.21

Pedidos web

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado”

Anexos del procedimiento de ventas por Internet

2

1

3 4

5

7 6

8

9

10 11 12

13

14

15

16 17 18 19 20

21 22 24 23 25

27

28

26




1. Título: Pedidos web


Documentar las solicitudes realizadas por los clientes vía correo electrónico.

3. Responsable de su llenado: Cliente Web y Subgerencia de Venta en línea


Electrónica



1. Fecha y hora Fecha y horario en que se recepciona la solicitud del cliente.

2. Alta Fecha en que se atiende la solicitud del cliente.

3. Estado del pedido Indicación sobre la atención que se le ha dado a la solicitud del cliente. Lo registra personal de la Subgerencia.

4. Fecha del estado Fecha del estado de atención de la solicitud del cliente. Lo registra personal de la Subgerencia.

5. Datos de operación Información de carácter reservada.

6. Datos de rastreo del solicitante

Nombre completo del solicitante y sus medios de comunicación. Proporcionado por el cliente.

7. Forma de pago Forma de pago realizado por el cliente y entidad bancaria crediticia que lo respalda. Proporcionado por el cliente.

8. Dirección Información completa domiciliaria del cliente. Proporcionado por el cliente.

9. Facturación Información hacendaria para la elaboración de la factura solicitada por el cliente. Proporcionado por el cliente.

10. Num. Guía Número de la guía correspondiente al envío para su seguimiento.

11. Num. Factura Número de factura correspondiente.

12. Importe cobrado Importe cobrado al cliente.

13. Observaciones del cliente

Comentarios relevantes proporcionados por el cliente con relación a su pedido.

14. Observaciones del administrador

Comentarios del responsable de ventas por internet con relación al pedido realializado por el cliente

15. Total del pedido Total a pagar por el cliente.




16. Clave Clave única de las obras solicitadas por el cliente.

17. Editorial Editorial de las obras solicitadas por el cliente.

18. Título Título de las obras solicitadas por el cliente.

19. Autor Autor intelectual de las obras adquiridas por el cliente.

20. SA Indica si el libro es de saldos, este dato lo genera el sistema.

21. Origen almacén Indicar el origen del material, ejemplo: Rosario castellanos

22. Cantidad Cantidad de obras adquiridas por el cliente. Proporcionado por el cliente.

23. Precio Costo del libro adquirido por el cliente.

24. % de descuento % de descuento en la venta por internet

25. Importe del descuento

En caso de estar bajo convenio se indica la cantidad del importe que se le descuenta por la compra.

26. Importe Subtotal a pagar por el cliente.

27. Totales Total en títulos, gastos de envío y total de la compra

28. Resumen de seguimiento

El sistema da un resumen de los elementos más importantes del registro para brindar un seguimiento de venta y/o postventa. Lo registra personal de la Subgerencia.

Actividades automáticas



Anexo 7.2

FCE-GCO-RE.24

Encuesta de satisfacción



Estimado usuario: Con el objetivo de mejorar el servicio que presta nuestra Librería Virtual lo invitamos a participar en nuestra Encuesta de Satisfacción. Sus respuestas nos permitirán ofrecerle un mejor servicio orientado siempre a atender sus necesidades. Gracias.

1. ¿Qué medio utilizas en forma frecuente para conectarte? Dial up Infinitum/Cable/Ego Red corporativa

2. ¿En qué portales acostumbras comprar libros en México? Librería Virtual del FCE Esmas Gandhi El Sótano Otro

3. ¿Cómo llegaste a nosotros? Por publicidad en medios Por medio de un buscador Por recomendación de un conocido Por redes sociales

4. ¿Con qué frecuencia visitas la Librería Virtual del FCE? Al menos una vez al mes Una vez cada dos meses Una vez cada seis meses

5. ¿Qué buscas en la Librería Virtual del FCE? Comprar en línea algún título Si tienen existencia para después ir a alguna librería

6. ¿Has comprado en la Librería Virtual del FCE?

Sí, una o dos veces Sí, frecuentemente No

a. ¿Piensas hacerlo? Si No ¿Por qué?

7.a Tu experiencia de compra fue fácil y rápida

Totalmente de acuerdo De acuerdo Indiferente En desacuerdo Totalmente en desacuerdo

1

2

3

4

5

6

7



7.b. El servicio cumplió con tus expectativas en cuanto a la atención que recibiste


7.c. La mensajería entregó sin problemas y en tiempo tu pedido


8. ¿Qué te parece nuestra página de inicio?

Es confusa Encuentro todo lo que busco Me gustaría que...

9. ¿Qué te gustaría que agregáramos para que la Librería Virtual del Fondo de Cultura Económica te sea más útil?

10. ¿Has escuchado hablar del libro digital?

Sí No Un poco

11. ¿Cuál crees que sea su mayor ventaja?

Movilidad Disponibilidad Facilidad de lectura

12. ¿Cuánto estarías dispuesto a pagar por un libro digital?

El mismo precio que el libro impreso Más, tal vez un 20% por arriba del precio de lista Menos, tal vez un 20% por debajo del precio de lista Otro...

13. ¿Qué temas serían de tu interés al comprar un libro digital?

Académicos (ciencia, textos universitarios) Literatura en general (Narrativa, crónica, novela) Ilustrados

14. ¿Cuantos libros lees al año?

Menos de 6 Entre 6 y doce Más de 12

8

9

10

11

12

13

14

15

16



Instructivo de llenado 1. Título:

Encuesta de Satisfacción

2. Objetivo del registro: Obtener y utilizar información concerniente a la percepción del cliente con relación a los servicios que les proporciona la Subgerencia de Venta en Línea, con base en el enfoque al cliente definido en los numerales 7.2.3 y 8.2.1 de la Norma ISO 9001:2008.

3. Responsable de su llenado: Subgerente de Venta en Línea

4. Forma de llenado: Electrónico La aplicación de la encuesta será de manera permanente y los resultados se reportaran de manera semestral. Para las preguntas 7a, 7b y 7c, se utilizara la Técnica: Promedio de acuerdo con lo siguiente: Escala: A cada opinión (respuesta) se le da una calificación (nivel de satisfacción): Totalmente de acuerdo 100 De acuerdo 75 En desacuerdo 50 Totalmente en desacuerdo 25 Para obtener el % de satisfacción por cada variable se sumaran los valores obtenidos en las encuestas y se dividirán entre el número valores. X= Suma calificaciones por variable = Total de encuestas Índice de Satisfacción del Cliente. Para obtener el Índice de Satisfacción se sumaran los % totales obtenidos en cada una de las variables y se dividirán entre el número de variables. X= Suma % totales de las variables = Número de variables





1. ¿Qué medio utilizas en forma frecuente para conectarte?

Indique el medio por el cual lleva a cabo su conexión a Internet.

2. ¿En qué portales acostumbras comprar libros en México?

Marque el portal (es) en los que acostumbra comprar libros

3. ¿Cómo llegaste a nosotros? Indique el medio por el cual conoció la página del FCE

4. ¿Con qué frecuencia visitas la Librería Virtual del FCE?

Marca la periodicidad con la que visitas la Librería Virtual

5. ¿Qué buscas en la Librería Virtual del FCE? Marca con que finalidad ingresas a la Librería Virtual

6. ¿Has comprado en la Librería Virtual del FCE?

Indica si has comprado en la librería virtual y si piensas hacerlo en la visita que realizas

7. 7 a Tu experiencia de compra fue fácil y rápida

Indica si tu experiencia en la página de la Librería virtual fue fácil y rápida

8. 7 b. El servicio cumplió con tus expectativas en cuanto a la atención que recibiste

Marca si el servicio que te proporciono la página cumplió tus expectativas

9. 7 c. La mensajería entregó sin problemas y en tiempo tu pedido

Indica si el servicio de mensajería cumplió tus expectativas

10. ¿Qué te parece nuestra página de inicio?

Señala cuál es tu apreciación de la página de la librería virtual

11. ¿Qué te gustaría que agregáramos para que la Librería Virtual del Fondo de Cultura Económica te sea más útil?

Describe que te gustaría que se agregara a la Librería Virtual

12. ¿Has escuchado hablar del libro digital? Indica si has escuchado hablar sobre el libro digital

13. ¿Cuál crees que sea su mayor ventaja? Macar cual crees que sea la mayor ventaja del libro virtual

14. ¿Cuánto estarías dispuesto a pagar por un libro digital? Señala cuanto pagarías por un libro digital

15. ¿Qué temas serían de tu interés al comprar un libro digital? Indica sobre que temas comprarías un libro digital

16. ¿Cuantos libros lees al año? Marca cuantos libros promedio lees al año



Ayuda para el procesamiento de información La liga de acceso para la consulta de las encuestas es la siguiente: http://www.fondodeculturaeconomica.com/mantenimiento/librerias/ 1.- Para tener acceso al sistema le aparecerá la siguiente pantalla, donde debe ingresar usuario y contraseña de administrador de pedidos.

2.- El sistema desplegara un menú con las siguientes opciones que aparecen a continuación.

1.-Ayuda (Donde se encuentra este documento). 2.-Encuesta (Opción donde se podrá consultar las respuestas de la encuesta por

rango de fechas). 3.-Salir (para abandonar el sistema).

3.- Al dar clic en encuestas se desplegara las siguientes opciones, las cuales el usuario podrá utilizar para realizar consultas por rango de fechas que se deseen. Después de los campos de texto, aparece una lista de preguntas de las encuestas realizadas. A continuación se muestra las opciones de la página.

Menú de opciones



4.- En los recuadros de texto se podrá ingresar el rango de fechas que se desean consultar. El primero es la fecha de inicio, como se ve en la siguiente figura. Las fechas se pueden ingresar por medio del teclado o por el calendario que se despliega al darle clic al campo de texto.



5.- El siguiente paso es colocar la fecha final que se desea consulta. Ya colocado el rango de fechas se podrá realizar la consulta dando un clic en el botón buscar.

6.- El resultado de la consulta se vera reflejado en la siguiente tabla la cual contiene las respuestas hechas a las preguntas indicadas y estarán identificadas con (P) que hace referencia pregunta seguido de un número que identifica el número de pregunta que es, como se muestra en la imagen.



7.- Al seleccionar el icono de Excel, la información será exportada en formato Excel y se podrá abrir, guardar o cancelar según sea la opción elegida por el usuario.

Opciones



Opciones 7.1.- Ejemplo del archivo descargado.



Anexo 7.3

FCE-GCO-FV.08

Ficha de verificación de las características de ventas por internet



Procedimiento de ventas por Internet, FCE-GCO-FV.08


control Registro

Plan de reacción/


conformidad

Pedido Sistema Visual

100% Por evento Existencia vs

pedido del cliente

Pedidos WEB FCE-GCO-RE.21

Traspaso o pedido

Pago del cliente Sistema 100% Por evento Pago del cliente vs registro del sistema

Cancelación de la venta



FCE-GCO-FV.08 Referencia :

FCE-GCO-PR.08Revisión:

01

Ficha de verificación de las características del procedimiento





Versión: 02

Páginas : 1


Nivel: 02



Procedimiento para liquidación total de

consignaciones

Procedimiento para liquidación total de consignaciones

gperez

2014





Versión: 02

Páginas : 2


Nivel: 02




consignaciones


1. Objetivo

Recuperación del producto de las ventas de los títulos editados por el FCE entregados al amparo de un contrato de consignación.

2. Alcance

Promover, difundir y distribuir las publicaciones del FCE para consolidar su presencia en el ámbito nacional. El procedimiento abarca desde la preparación para efectuar el corte a los consignatarios por parte del Departamento Operativo de Ventas hasta el depósito de los ingresos por el área responsable. Es de observación obligatoria para las áreas que participan en la distribución de los libros bajo la figura de consignación, en el territorio nacional.

3. Políticas

No aplica





Versión: 02

Páginas : 3


Nivel: 02




consignaciones

4 Definiciones

Cliente. Persona física o moral que recibe un producto. Consignación. Contrato mercantil documentado mediante remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia no vendida de un determinado pedido. Discoverer. Herramienta para generar reportes del ERP. Módulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management) o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente o consignatario. SIGUE/ERP. Sistema de Gestión Editorial/sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprice Resource Planning por sus siglas en inglés). Vales de salida. Documento con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por la Gerencia Comercial, el Departamento de Ingresos, la Gerencia General o la Dirección General, que se traduce en una remisión o factura, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación.





Versión: 02

Páginas : 4


Nivel: 02




consignaciones

5 Desarrollo


Inicio

Informa a la SVN las fechas

de vencimiento de los

contratos

DOV 1

FCE-GCO-RE.02

Solicita al cliente prepare la

devolución y se determina

fecha y hora

SVN 2

Recibe del agente de ventas

la notificación para el trámite

de recolección de material.

SVN 3

Recibe solicitud de

recolección de devoluciones y

asigna folio de registro para

seguimiento

SVN 4

Recibe solicitud de

recolección de devoluciones y

acude con el cliente a recoger

la mercancía

SAT 5

Escanea material en el ERP.

SAT 6

Genera reporte de

devoluciones de consignación

y factura y valida contra

solicitud de recolección de

devoluciones

DOV 7

Elabora pedido con los títulos

y ejemplares no devueltos y

recaba firma de la SVN

DOV 8

Revisa y en su caso autoriza y

devuelve firmados al DOV

DVN 9

Captura en el módulo de

pedidos las cantidades a

liquidar y genera e imprime la

factura

DOV 10

Recibe documentación y

presenta al consignatario para

su pago

DIN 11

Fin


DOV: Departamento operativo de ventas.


SAT: Subgerencia de almacén y tráfico.

DVN: Departamento de ventas nacionales

DIN: Departamento de ingresos.

FCE-GCO-RE.12

ERP

¿Coinciden?

Si

No

ERP

FCE-GCO-RE.12

FCE-ALM-PR.06

FCE-GCO-RE.01





Versión: 02

Páginas : 5


Nivel: 02




consignaciones



1. Jefe del Departamento

Operativo de Ventas

De conformidad con las fechas de corte estipuladas en el contrato de consignación, informa a la Subgerencia de ventas nacionales la fecha de vencimiento de las mismas.


Se comunica con el cliente y le solicita que prepare la devolución. Ambos acuerdan fecha y hora.


Una vez verificada la devolución con el cliente, el Agente de ventas notificará y solicitará a la Subgerencia de ventas nacionales el trámite de recolección del material, entregando el formato de Solicitud de recolección de devoluciones debidamente llenado.

Solicitud de recolección de devoluciones

FCE-GCO-RE.12


Recibe el formato de solicitud de recolección de devoluciones, asigna un folio de registro para su seguimiento


FCE-GCO-RE.12


Recibe por la Subgerencia de Ventas Nacionales el formato de solicitud de recolección de devoluciones original y copia de la remisión. Acude con el cliente a recoger la mercancía, conforme a lo estipulado.

Procedimiento de devoluciones

FCE-ALM-PR.06


Escanea el material en el SIGUE/ERP.


Genera reporte de devoluciones de consignación y factura (discoverer). Valida contra la solicitud de recolección de devoluciones. Si coincide continua Si no, se informa al agente de ventas quien en conjunto con el cliente definen si la devolución es procedente o no.

Relación de devoluciones

(reporte discoverer).


Elabora pedidos de liquidación y turna al departamento de ventas nacionales para su autorización

Pedido

FCE-GCO-RE.01


Revisa y en su caso autoriza y devuelve firmados al Departamento operativo de ventas.





Versión: 02

Páginas : 6


Nivel: 02




consignaciones



Captura en el módulo de pedidos de ventas del SIGUE/ERP las cantidades a liquidar y genera e imprime la factura en 3 tantos. Distribuye documentos: 2 al Departamento de Ingresos 1 para el expediente del cliente del Departamento Operativo de Ventas.

Factura,

FCE-GCO-RE.02

11. Jefe del Departamento de Ingresos

Recibe documentación en para realizar las gestiones de cobro al consignatario. Fin del procedimiento.





Versión: 02

Páginas : 7


Nivel: 02




consignaciones

6. Referencia o documentos relacionados


6.1 FCE-GCO-RE.02 Factura 6.2 Modelo de equidad de genero




7.1






Copias Distribución Área


V.E. Versión electrónica- sólo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)




18.12.14 02 Todas Departamento Operativo de Ventas

Actualización a la operación actual


Se cambia término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado.


Integración del procedimiento al Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Gerencia de Comercialización





Versión: 02

Páginas : 1


Nivel: 02



Procedimiento para liquidación parcial de

consignaciones

Procedimiento para liquidación parcial de consignaciones

gperez

2014





Versión: 02

Páginas : 2


Nivel: 02




consignaciones


1. Objetivo

Mantener la exhibición con nuestros clientes, reponiendo los títulos editados por el FCE y que ya fueron vendidos por los consignatarios, recuperando también los ingresos producto de dichas ventas.

2. Alcance

Promover, difundir y distribuir las publicaciones del FCE para consolidar su presencia en el ámbito nacional. El procedimiento abarca desde las visitas a los consignatarios hasta el depósito de los ingresos por el área responsable. Es de observancia obligatoria para las áreas que participan en la distribución de libros bajo la figura de consignación, en territorio nacional

3. Políticas

No aplica.





Versión: 02

Páginas : 3


Nivel: 02




consignaciones

4. Definiciones

Cliente. Persona física o moral que recibe un producto. Consignación. Contrato mercantil documentado mediante remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia no vendida de un determinado pedido. Módulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente o consignatario. SIGUE/ERP. Sistema de Gestión Editorial/sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprice Resource Planning por sus siglas en inglés). Vales de salida. Documento con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por la Gerencia Comercial, el Departamento de Ingresos, la Gerencia General o la Dirección General, que se traduce en una remisión o factura, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial de compra venta entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación.





Versión: 02

Páginas : 4


Nivel: 02




consignaciones

5 Desarrollo


Inicio

Visita al consignatario, realiza

inventario y procede al corte

de la consignación, en copia

de remisión

SVN 1

Valida el corte de la

liquidación e informa de lo

estipulado en el contrato

SVN 2

Turna al DOV el pedido de

liquidación parcial remisión,

marcada con las cantidades a

facturar.

SVN 3

Recibe el pedido autorizado

de liquidación parcial de

consignación.

DOV 4

Captura en sistema las

cantidades a liquidar.

DOV 5

Genera e imprime facturas y

distribuye.

DOV 6

Fin


SVN: Subgerente de Ventas Nacionales

DOV: Jefe del departamento operativo de

ventas.

DIN: Jefe del departamento de Ingresos.

Recibe 2 tantos de la factura.

DIN 7

Prepara el cobro de factura

DIN 14

ERP

FCE-GCO-RE.04

FCE-GCO-RE.01

FCE-GCO-RE.02





Versión: 02

Páginas : 5


Nivel: 02




consignaciones




De acuerdo con las fechas de corte estipuladas en el contrato de consignación, visita al consignatario, realiza inventario de existencias y procede al corte de la consignación, en copia de remisión.

Remisión (copia)

FCE-GCO-RE.04


Valida con el consignatario el corte de la liquidación y le informa lo estipulado en el contrato.


Turna al Departamento operativo de ventas el pedido de liquidación parcial (remisión con las cantidades a facturar).

Pedido

FCE-GCO-RE.01


Recibe el pedido autorizado de liquidación parcial de consignación.


Captura en el SIGUE/ERP módulo de pedidos las cantidades a liquidar.


Genera e imprime facturas en 3 tantos entrega 2 al Departamento de ingresos y otra se archiva en el expediente del Departamento operativo de ventas.

Factura

FCE-GCO-RE.02


de Ingresos Recibe 2 tantos de facturas.


de Ingresos Prepara el cobro de la factura.

Termina el procedimiento.





Versión: 02

Páginas : 6


Nivel: 02




consignaciones



61 Modelo de equidad de genero 6.2 Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre mujeres y

hombres

7. Anexos y registros usados



7.2 N.A. Corte de consignación (copia de Remisión)

7.3 N.A. Estado de cuenta de remisión (copia)





9. Lista de distribución








Versión: 02

Páginas : 7


Nivel: 02




consignaciones












Anexos del Procedimiento para liquidación parcial de

consignaciones

Anexo 7.1

FCE-GCO-RE.01

Pedido




consignaciones

3

1

2

4

5

6

7

8

9

1

0

1

1

1

2

1

3

1

4

1

5

5

1

6

1

7

1

8

1

9

2

0

2

1

2

2


FCE-GCO-RE.01

Revisión:

00




consignaciones


1. Título: Pedido






















14. Cant. Cantidad de ejemplares solicitados por el cliente, lo llena el/la vendedor/a.










21. Autorizado Nombre y firma del subgerente de ventas o del Jefe/a de




consignaciones


ventas así como la del Jefe/a del departamento de ingresos.






Versión: 02

Páginas : 1


Nivel: 02



Procedimiento de salida del Almacén a Departamentos de ventas de Guadalajara y

Monterrey para mantener el stock de material

Procedimiento de salida del almacén a los Departamentos de ventas de Guadalajara y


gperez

2014





Versión: 02

Páginas : 2


Nivel: 02






1. Objetivo Mantener en los puntos de venta del FCE dentro del territorio nacional sus productos (libros, discos, etc.) con la finalidad de atender los pedidos de los clientes, mediante una adecuada y oportuna distribución y comercialización de los mismos. 2. Alcance El procedimiento abarca desde la determinación de material por parte de las delegaciones regionales hasta el registro de entrada del mismo en el almacén regional correspondiente. Es de observancia obligatoria para las áreas que participan en traspaso de libros a las delegaciones regionales que tiene el FCE, en territorio nacional. 3. Políticas No aplica.





Versión: 02

Páginas : 3


Nivel: 02





4 Definiciones

Cliente. Persona física o moral que recibe un producto. Consignación. Contrato mercantil documentado mediante remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia no vendida de un determinado pedido. Módulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente o consignatario. SIGUE/ERP. Sistema de Gestión Editorial/sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprice Resource Planning por sus siglas en inglés). Vales de salida. Documento con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por la Gerencia Comercial, el Departamento de Ingresos, la Gerencia General o la Dirección General, que se traduce en una remisión o factura, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial de compra venta entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación.





Versión: 02

Páginas : 4


Nivel: 02










Versión: 02

Páginas : 5


Nivel: 02







1. Jefe del Departamento de Ventas de Guadalajara y Monterrey

Determina los requerimientos de material para conformar el stock en almacén, librería y eventos especiales y, solicita material al Departamento operativo de ventas mediante correo electrónico.

Correo electrónico


Recibe información y captura el código de barras y las cantidades solicitadas por los Departamentos de ventas de Guadalajara y monterrey.


Captura el traspaso en el SIGUE/ERP en el módulo de pedidos, asignando número de traspaso. Se verifican existencias.


Visualiza el traspaso en el SIGUE/ERP y cierra en el módulo de inventarios.


Genera e imprime traspasos en 4 tantos entrega 3 al almacén y conserva 1 para archivo.

FCE-LIB-RE.06 Traspaso librería entrada


Recibe copia de traspasos para el empaque, surte, empaca y envía material a los Departamentos de Ventas de Guadalajara y Monterrey

FCE-LIB-RE.06 Traspaso librería entrada


Ingresa material a su almacén e imprime el traspaso de entrada.


Reciben traspaso y revisa cantidades de material contra el documento de traspaso.

Fin del procedimiento.





Versión: 02

Páginas : 6


Nivel: 02






Id. No. Documento Título 6.1 Modelo de equidad de genero 6.2 Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre mujeres y

hombres 7 Anexos y registros usados


7.1 FCE-LIB-RE.06 Traspaso librería entrada













Se actualiza el procedimiento a la operación actual.




Integración del procedimiento al Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Gerencia de Comercialización.





Versión: 02

Páginas : 1


Nivel: 02



Procedimiento de Venta en Tiendas

Departamentales

Procedimiento de venta en tiendas departamentales

gperez

2014





Versión: 02

Páginas : 2


Nivel: 02




Departamentales


1 Objetivo

Comercializar las obras editadas por el FCE, de acuerdo al canal de ventas establecido al Departamento de ventas en grandes superficies y otros productos en territorio nacional, así como promover y difundir las publicaciones del FCE en el ámbito nacional.

2 Alcance

Este procedimiento aplica al Departamento de ventas en grandes superficies y otros productos y abarca desde la promoción y difusión de las publicaciones del FCE, hasta la facturación y reporte de los resultados alcanzados a la Subgerencia de Ventas Nacionales.

3 Políticas

1. Se entregan muestras de las novedades a aquellos clientes con los que se haya firmado un contrato

previamente. 2. Las muestras se entregan de acuerdo las existencias en el almacén central del FCE, al nicho de

mercado y el perfil del cliente.

Para Cortesías y Distribución de Libros sin Cargo

3. Los libros de otros fondos editoriales exhibidos en las librerías del Fondo de Cultura Económica, no podrán ser sujetos de cortesías de ninguna índole, salvo en casos especiales mediante autorización expresa del Director General, el Gerente General o el Gerente de Comercialización.

4. Las cortesías de libros del fondo editorial propio podrán surtirse a través de las librerías o almacenes, con la autorización expresa del Director General, Gerente General o del Gerente de Comercialización; en el caso de los Departamentos de ventas de Guadalajara y Monterrey, con la autorización del Gerente de Comercialización.

5. La distribución de libros sin cargo se efectuará mediante las modalidades siguientes:

a) Un ejemplar que de cada título se destinen a cortesías corresponderán a:

- Clientes con convenio y/o contrato (que realiza la Coordinación General de Asuntos Jurídicos del

FCE) a nivel de “muestras a vistas”, este mecanismo mantendrá la opción de devolución del

material abierta.

- Clientes seleccionados para apertura de nuevos puntos de venta y deberá contar con la

autorización del Gerente de Comercialización.

- A clientes que hayan solicitado muestras, tras una petición formal por escrito, este mecanismo

mantendrá la opción de devolución del material abierta.





Versión: 02

Páginas : 3


Nivel: 02




Departamentales

4 Definiciones

Cliente. Persona física o moral que recibe un producto. Consignación. Contrato de mercantil documentado mediante remisiones. Muestra: Material propuesto de las novedades y reimpresiones para su promoción, difusión y venta. Devolución: Son aquellos ejemplares devueltos por el cliente final posterior a la entrega y cumplido el plazo de exhibición, el cual puede ser de 30, 60 y, 90 y hasta 120 días que no se comercializaron, dados en consignación por el área Comercial; facturas con derecho a devolución o remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia de ejemplares que le resta de un determinada (factura o remisión) en el plazo acordado Ejecutivo de cuenta.- Persona responsable de realizar la promoción, difusión de las publicaciones del FCE y venta de ejemplares del FCE con las tiendas departamentales. Intermediario.- En el FCE se considerará intermediario a la persona física o moral que tenga establecido un contrato con el Fondo para desempeñarse en esas funciones con el consumidor final. Módulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente. SIGUE/ERP. Sistema de Gestión Editorial/sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprice Resource Planning por sus siglas en inglés). Vales de salida. Documento transitorio con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por Gerencia Comercial, Departamento de Ingresos, Gerencia General o Dirección General que se traducen a remisión o factura en su momento, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación. Se manejan dos tipos de facturas, para ventas en firme y ventas con derecho a devolución. Sistema de toma de pedidos (SITOPE).- Sistema para la captura de pedidos a través de internet por medio de un dispositivo de banda ancha móvil.





Versión: 02

Páginas : 4


Nivel: 02




Departamentales

5 Desarrollo


Inicio


DVGS: Jefe del departamento de venta en grandes

superficies y otros productos.

DOV: jefe del departamento operativo de ventas

SVN: Subgerente de ventas nacionales

CLI: Cliente

Reciben novedades

VGS 1

Preselección de novedades

de acuerdo al perfil solicitado

por el cliente

VGS 2

Verifica existencias en el

catalogo general

VGS 3

Catálogo general

Gira instrucciones para la

captura del pedido

VGS 4

Elabora formato de pedido y

turna al DVN.

DOV 5

Relaciona los formatos de

pedido previamente

autorizados por el DVGS

VGS, DVN 6

Instruye al capturista para la

reserva y registro de pedidos

en el Sistema SIGUE.

DOV 7

Solicita a la SVN realice

trámite para solicitud de

muestras de novedades

(cortesías)

VGS 8

Determina que títulos va

solicitar.

CLI 11

Envía pedido a través de correo

electrónico, su pagina Web o

mensajería.

C 12

Elabora hoja de pedido con

base en la orden de compra

VGS 13

Realiza el registro de la hoja

de pedido

VGS 12

Gira instrucciones para la

captura del pedido

VGS 13

FCE-GCO-RE.01

Elabora hoja de pedido con

base en la orden de compra.

VGS 14

Específica en la hoja de

pedido n° de prepedido y

pedido y datos del cliente y el

pedido.

VGS 15

Instruye al personal del área

para la firma de hoja de

pedido y firmas del DVGS y

DIN.

VGS 16

Anexa pedido al formato de

hoja de pedido del FCE y turna

al DVN la hoja de pedido

firmada y autorizada para folio y

entrega

VGS 17


pedido previamente

autorizados por el DVGS y

que se entregan al DOV.

DVN 18

SITOPE

FCE-GCO-RE.01

FCE-GCO-RE.22

SIGUE/

ERP

Solicita muestras e informa al

DVGS n° de folio de las

solicitudes de libros sin cargo

(cortesías)

SVN 9

Presentan muestras al cliente

para su revisión.

VGS 10

SITOPE

FCE-GCO-RE.01

2

Correo electrónico

Correo electrónico

FCE-GCO-RE.01

FCE-GCO-RE.22





Versión: 02

Páginas : 5


Nivel: 02




Departamentales


VGS: Jefe del departamento de venta en grandes superficies y

otros productos.

DOV: Jefe del departamento operativo de ventas


CLI: Cliente


para que los reserve, asigne

descuento, registre y

despache en el SIGUE.

VGS 19

Fin

1

SIGUE/

ERP


turne vía SIGUE los pedidos

al almacén.

VGS 20

Requiere se solicite cita para

la entrega de material.

CLI 21

Da seguimiento con el

almacén para confirmar los

número de pedido y fechas de

entrega.

VGS 22

Informa al cliente el estatus de

su pedido y fecha probable de

entrega.

VGS 23

Archiva copias en carpetas de

los clientes de los documentos

para dudas o aclaraciones..

VGS 24

FCE-ALM-PR.03

FCE-GCO-RE.01





Versión: 02

Páginas : 6


Nivel: 02




Departamentales



1.

Jefe del departamento

de ventas en grandes

superficies y otros

productos

Reciben las novedades

2.



superficies y otros

productos

Hace una preselección de las novedades

de acuerdo al perfil que nos solicita el

cliente.

3.



superficies y otros

productos

Verifica existencias en el Catálogo General

que previamente recibe de la Subgerencia

de Ventas Nacionales

Catálogo General en

archivo electrónico.

4.



superficies y otros

productos

Gira instrucciones al ejecutivo de cuenta para que capture el pedido en el SITOPE indicando los datos indispensables del cliente y del pedido.

El SITOPE asigna el número de pre-pedido y pedido, este último ya corresponde al número de pedido del SIGUE/ERP.

5.



superficies y otros

productos


de ventas nacionales

Elabora formato de pedido, considerando

las cantidades reservadas (bloqueadas)

que requerirá el cliente y lo turna al

Departamento de Ventas Nacionales para

su registro.

Pedido

FCE-GCO-RE.01

6. Jefe del departamento


Relaciona los formatos de pedido

previamente autorizados por el Jefe del

Departamento de ventas en grandes

superficies en el formato FCE-GCO-RE.22,

que se entrega al Departamento operativo

de ventas.

Pedidos enviados al

Departamento

Operativo de Ventas

FCE-GCO-RE.22


operativo de ventas

Gira instrucciones al capturista para que

lleve a cabo la reserva y registro de los

pedidos en el SIGUE/ERP, módulo de

pedidos de venta.





Versión: 02

Páginas : 7


Nivel: 02




Departamentales


8.



superficies y otros

productos

Solicita a la Subgerencia de Ventas

Nacionales lleve a cabo el trámite para la

solicitud de muestras de las novedades que

serán entregados al cliente como libros sin

cargo (cortesías).

Correo electrónico

9. Subgerente de Ventas

Nacionales

Lleva a cabo el trámite de solicitud de

muestras e informa al Departamento de

Ventas en Grandes Superficies el N° de

folio de la (s) solicitud de libros sin cargo (s)

(cortesía).

Correo electrónico

10.



superficies y otros

productos

Presenta muestras físicamente al cliente

para su revisión

Seguimiento de visitas

a clientes

11. Cliente

Determina, con base en la presentación

que se le hizo de las novedades, qué títulos

pedirán y cuáles no.

12. Cliente

Envía pedido a través de: correo

electrónico, su página Web o vía

mensajería.

13.



superficies y otros

productos


El SITOPE asigna el número de pre-pedido

y pedido, este último ya corresponde al

número de pedido del SIGUE/ERP.

14.



superficies y otros

productos

El ejecutivo de cuenta elabora hoja de

pedido con base en la orden de compra,

cumpliendo con las cantidades de surtido y

la fecha de entrega, para evitar cargos por

incumplimiento

Pedido

FCE-GCO-RE.01

15.



superficies y otros

productos

En el registro de hoja de pedido especifica

los datos del cliente y del pedido.

En observaciones, se indica al capturista

que debe hacer el desbloqueo del material

en el almacén para cada cliente.

FCE-GCO-RE.01

Pedido





Versión: 02

Páginas : 8


Nivel: 02




Departamentales


16.



superficies y otros

productos

El ejecutivo de cuenta firma el registro hoja

de pedido y recaba Vo.Bo. del Jefe del

departamento de ventas en grandes

superficies y otros productos y del Jefe del

Departamento de Ingresos.

17.



superficies y otros

productos

Anexa pedido del cliente al formato de hoja

de pedido del FCE y turna al Departamento

de Ventas Nacionales la hoja de pedido,

una vez firmada y autorizada, para su folio

y entrega.




previamente autorizados por el


superficies y otros productos en el formato

Pedidos enviados al Departamento

operativo de ventas, que se entrega al

Departamento operativo de ventas de

acuerdo a los horarios establecidos de

entrega de remesas de pedidos.

Pedidos enviados al

Departamento

Operativo de Ventas

FCE-GCO-RE.22


operativo de ventas

Gira instrucciones al capturista para que

lleve a cabo la reserva, la asignación de

descuento, registro y despacho de los

pedidos en el SIGUE/ERP, módulo de

pedidos de venta, Si no hay rechazo de

pedido.


operativo de ventas

Instruye al capturista para que turne vía

SIGUE/ERP los pedidos al Almacén Central

que verifica y surte las existencias físicas y

de ser necesario modifica el pedido de

acuerdo a las existencias.

Procedimiento de

Control Documental

FCE-ALM-PR.03

21. Cliente En su caso, el cliente requiere que se

solicite una cita para la entrega del material

22.



superficies y otros

productos

Da seguimiento por teléfono o correo interno

con el almacén para confirmar los números

de pedidos y fechas de entrega

Pedido

FCE-GCO-RE.01





Versión: 02

Páginas : 9


Nivel: 02




Departamentales


23.



superficies y otros

productos

Informa al cliente el estatus de su pedido y

la fecha probable de entrega.

24.



superficies y otros

productos

Archiva copias en carpetas de los clientes

de los anteriores documentos para

cualquier duda y/o aclaración en un futuro.

Se da por terminado el procedimiento.





Versión: 02

Páginas : 10


Nivel: 02




Departamentales




6.2 Catálogo general

6.3 Solicitud de alta o modificación de clientes








7.4 Seguimiento de visitas a clientes

7.5 Oficio para entrega de cortesías








V.E. Versión electrónica Gerencia de Tecnología (Intranet)





Versión: 02

Páginas : 11


Nivel: 02




Departamentales





Operativo de Ventas Actualización a la operación actual


Operativo de Ventas

Se cambia término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado


Operativo de Ventas

Documentación del procedimiento por primera vez para su integración al Manual de organización, políticas y procedimientos de la Gerencia de Comercialización.



Anexos del Procedimiento de Venta en

Tiendas Departamentales

Anexo 7.1

FCE-GCO-RE.01

Pedido






FCE-GCO-RE.01

Revisión:

00

1 2

3

4 5

7

6

8

9 10

11 12 13 14 15 16

18 17 19

20

21 22






1. Título: pedido


3. Responsable de su llenado:

Agentes de ventas, secretaria de ventas. El sistema registra algunos datos de manera automática. (Se especifica en la descripción de llenado de elementos qué datos son los que registra el sistema)







3. Fecha Día, Mes y Año de elaboración.









Cargos o descuentos adicionales solicitados por el cliente.




14. Cant. Cantidad de ejemplares solicitados por el cliente, lo llena el vendedor.















21. Autorizado Nombre y firma del/la subgerente de ventas o del/la jefe/a de ventas así como la del jefe del departamento de ingresos.






Anexo 7.2

FCE-GCO-RE.02

Factura


Anexos del Procedimiento de Venta en Tiendas Departamentales

1

2 3 4 5 6 7

8 9

10

11

12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29

31 30



Anexos del Procedimiento de Venta

en Tiendas Departamentales


1. Título: Factura






Por sistema



























19










29. IVA de envio IVA del envío







Anexo 7.3

FCE-GCO-RE.04

Remisión





1

2 3 4 5 6

7 8

9

11

13

14

15

16

17

18

19

20

21

24

23

22

25

10

12












Por sistema








6. Hoja Número de hoja del total de hojas.




10. Vía de embarque Describe cómo o quién lo embarcará.


12. ISBN Número de ISBN del libro facturado.

13. C. Barras Código de barras del libro facturado.

14. Ped. Cantidad de libros pedidos.

15. Sur. Cantidad de libros surtidos.

16. Título Título del libro.


18. Clave Clave del libro.

19. Precio lista Precio de lista.

20. Desc % Porcentaje de descuento.

21. Precio neto Precio Neto.

22. IVA Impuesto al Valor Agregado.




19





Anexo 7.4

Seguimiento de visitas a clientes




AGENTE No.: _______________ NOMBRE:

FECHA CLIENTE COMPRADOR RESULT. DE VISITA OBSERVACIONES

FONDO DE CULTURA ECONOMICA

SEGUIMIENTO DE VISITAS A CLIENTES

4

1

2 3 5 6






1. Título:

Seguimiento de visitas a clientes


Integrar un control de las visitas realizadas a los diferentes clientes del FCE.


Ejecutivo de cuenta


Automático / manual



1 Agente Indicar el número y nombre del agente responsable de llevar a cabo las visitas

2 Fecha Anotar la fecha en la que se llevó a cabo la visita al cliente

3 Cliente Anotar el nombre o razón social del cliente al que se

visitó

4 Comprador Indicar el nombre completo de la persona que funge como responsable de la posible compra.

5 Resultado de la visita Indicar el resultado de la visita: Entrega de documentos, levantamiento de pedidos, solicitud de información, etc.

6 Observaciones Anotar cualquier comentario adicional





Anexo 7.5

Oficio para entrega de cortesías





1

2

3

4

5 6

7 8

9






1. Título: Oficio para entrega de cortesías.


Llevar un control de los títulos entregados como cortesía a los diferentes clientes de acuerdo con su perfil.


Ejecutivo/a de cuenta


Automático / Manual



1 Fecha Anotar la fecha en la que se elabora el oficio

2 N° de oficio Anotar el número de oficio correspondiente

3 Cliente Indicar el nombre del cliente

4 Nombre y cargo Anotar el nombre y cargo de la persona a la que va dirigido el oficio.

5 Código de barras Anotar el código de barra del título que se deja como muestra.

6 Título Anotar el título de la obra

7 Autor/a Anotar el nombre del autor/a de la obra

8 Precio Indicar el precio de la obra

9 Atentamente Nombre y firma del Subgerente de ventas nacionales





Versión: 02

Páginas : 1


Nivel: 02



Procedimiento para la atención de Ferias y

Presentaciones

Procedimiento para la atención de ferias y presentaciones atendidas por el Departamento

de ventas en grandes superficies y otros productos.

gperez

2014





Versión: 02

Páginas : 2


Nivel: 02




Presentaciones


1 Objetivo

Este procedimiento establece los pasos que sigue el Departamento de ventas en grandes superficies y otros productos para organizar la participación del FCE en ferias y presentaciones a nivel nacional

2 Alcance

Este procedimiento aplica al Departamento de Ventas en Grandes Superficies y otros productos y abarca desde la recepción de la invitación a una feria o exposición, hasta la facturación y reporte de los resultados alcanzados a la Subgerencia de Ventas Nacionales.

3 Políticas

Consignaciones para Ferias y Exposiciones 1. Sólo serán autorizadas con contratos de consignación mercantil, elaborados por la Coordinación

General de Asuntos Jurídicos.

2. Los pedidos para ferias y exposiciones serán manejados a través de los mecanismos regulares para

consignaciones. Con el objeto de abatir los costos de nuestra participación en diversas ferias se

otorgarán contratos de consignación a clientes seleccionados quienes nos representarán en éstas, el

costo de transportación será cubierto por el Fondo de Cultura Económica en pedidos en plaza, en

caso de foráneos el costo será por cuenta del feriero a reserva de la existencia de algún acuerdo

específico. Se les otorgará al público un descuento mínimo del 15% en los títulos que no estén

sujetos a la Ley de Fomento para la Lectura y el libro de acuerdo con el artículo 17 de su reglamento,

respecto a la vigencia del precio único.

3. Si por algún motivo el consignatario de la feria no llegase a cumplir cualquiera de las cláusulas del

contrato de consignación mercantil, se le suspenderán pedidos adicionales.

4. La documentación que se refiere a la operación celebrada con el consignatario se resguardará según

se indica:

Un original del Contrato de consignación para la Coordinación general de asuntos jurídicos,

para el Consignatario y para la Subgerencia de ventas nacionales.

Una copia del Contrato de consignación para el Departamento de ingresos, el Departamento

operativo de ventas y el Departamento de ventas en grandes superficies y otros productos.

5. El Departamento de ingresos, resguardará la remisión o factura de liquidación total o parcial.





Versión: 02

Páginas : 3


Nivel: 02




Presentaciones

6. La participación en ferias, exposiciones, conferencias, etc. dependerá de la conveniencia o interés para el

Fondo de Cultura Económica. 7. Las comitivas o comisiones de viaje serán integradas con el número estrictamente necesario para la

atención del asunto que les competa.





Versión: 02

Páginas : 4


Nivel: 02




Presentaciones

4 Definiciones

Cliente. Persona física o moral que recibe un producto. Consignación. Contrato de consignación documentado mediante remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia que le resta de una determinada remisión. Módulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente. SIGUE/ERP. Sistema de Gestión Editorial/sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprice Resource Planning por sus siglas en inglés). Vales de salida. Documento transitorio con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por Gerencia Comercial, Departamento de Ingresos, Gerencia General o Dirección General que se traducen a remisión o factura en su momento, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación.





Versión: 02

Páginas : 5


Nivel: 02




Presentaciones

5 Desarrollo


Inicio

Recibe invitación a la feria o

presentación de algún Titulo

VGS 1

Verifica se cuente con los

datos necesarios:

organizador, fechas, horarios,

espacios, mobiliario, teléfonos

y datos de contacto

VGS 2

En su caso; Investiga los

datos faltantes.

VGS 3

Propone a uno de nuestros

representantes de Ferias y

Exposiciones la atención del

evento

VGS 4

Se propone a otro

representante la atención del

evento.

VGS 5

Informa al organizador de la

feria o presentación el nombre

del Representante del FCE

VGS 6

Lleva a cabo la logística

necesaria para contar con los

elementos necesarios

VGS 7

Si

Solicita a la SVN la solicitud

de elaboración de un convenio

a la CGAJ

VGS 9

Solicita a la CGAJ elaboración

del convenio específico de

colaboración

SVN 10


VGS: Jefe del departamento de ventas en

grandes superficies y otros productos.


DOV: Jefe del departamento operativo de

ventas.

¿Acepta la

propuesta?

No

En caso de ser necesario,

solicita mobiliario a la SMA

para el montaje del Stand

VGS 8

2

FCE-CAJ-RE.01

FCE-CAJ-RE.01

La SVN entrega al DVGS el

contrato para recabar las

firmar correspondientes.

SVN 11

Captura el pedido en el

Sistema de toma de pedidos.

VGS 12

SITOPE

Específica en la hoja de

pedido n° de prepedido y

pedido y datos del cliente y el

pedido.

VGS 13

Recaba la firma de

autorización del DIN en el

formato de pedido y turna al

DVN.

VGS 14


pedido previamente

autorizados por el DVGS y

que se entregan al DOV.

DVN 15

FCE-GCO-RE.22

Invitación

FCE-GCO-RE.01





Versión: 02

Páginas : 6


Nivel: 02




Presentaciones

1

Realiza la facturación de

liquidación total o parcial

DOV 27

Se concluye con la factura

impresa de la liquidación total

VGS 28

Fin

Procesa la devolución y avisa

al DOV

SAT 26

Desmontan el Stand y

recogen el mobiliario

SMS, SRM 25


DOV: Jefe del departamento operativo de ventas.

SAT: SuBgerencia de Almacén y tráfico.

RFE: Representante de Ferias y Exposiciones

SMA: Subgerente de mantenimiento.

SRM: Subgerente de recursos materiales y servicios

generales.

VGS: Jefe del departamento de ventas en grandes

superficies.

Lleva a cabo la recolección

del material sobrante

SAT 24

FCE-GCO-RE.02

Recibe el pedido solicitado

con el documento

correspondiente

RFE 19

Atiende el evento en la fecha

y hora establecidas en la

invitación

RFE 20

FCE-GCO-RE.04

FCE-GCO-RE.02

Surte pedido y lleva a cabo la

logística para su entrega al

Representante de ferias

SAT 18


para que los reserve, asigne

descuento, registre y

despache en el SIGUE.

DOV 16

SIGUE/

ERP


turne vía SIGUE los pedidos

al almacén.

DOV 17

Informa de los resultados

obtenidos al DVGS y prepara

material a ser devuelto

RFE 21

Prepara datos de la

consignación, elabora

memorándum y entrega a la

SAT

VGS 22

Recibe memorándum y acude

a recoger la mercancía

SAT 23

FCE-GCO-RE.22

FCE-GCO-RE.22





Versión: 02

Páginas : 7


Nivel: 02




Presentaciones



1.

Jefe del departamento de ventas en grandes superficies y otros productos

Recibe invitación a la feria o presentación de algún Título.

Invitación

2.


Verifica se cuente con los datos necesarios: organizador, fechas, horarios, espacios, mobiliario, teléfonos y datos de contacto.

3.


En su caso; investiga los datos faltantes.

4.


Propone a uno de nuestros representantes de Ferias y Exposiciones la atención del evento.

Si la respuesta es Negativa continua en la actividad 5

Si la respuesta es Positiva continúa en la actividad 6.

5.


Se propone a otro representante la atención del evento.

6.


Informa al organizador de la feria o presentación el nombre del Representante del FCE.

7.


Lleva a cabo la logística necesaria para contar con: muebles, copete pendones, espacios proporcionados por los organizadores, fechas de montaje y desmontaje.

8.


En caso de ser necesario, solicita mobiliario al área de mantenimiento y de servicios generales para el montaje del Stand.

9.


Solicita a la Subgerencia de Ventas Nacionales pida a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos la elaboración de un convenio específico de colaboración.

Entrega para su efecto copia de los documentos necesarios y el formato de Control logístico de ferias y exposiciones.


FCE-CAJ-RE.01





Versión: 02

Páginas : 8


Nivel: 02




Presentaciones


10. Subgerente de ventas nacionales.

Solicita a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos la elaboración del convenio específico de colaboración.


FCE-CAJ-RE.01

11. Subgerente de ventas nacionales

Entrega al Departamento de ventas en grandes superficies y otros productos el contrato para recabar las firmas correspondientes.

12.



El SITOPE asigna el número de pre-pedido

y pedido, este último ya corresponde al

número de pedido del SIGUE/ERP.

13.


En el registro de hoja de pedido especifica

los datos del cliente y del pedido.

Pedido

FCE-GCO-RE.01

14.


Recaba la firma de autorización del Departamento de Ingresos en el formato de pedido y lo turna al Departamento de Ventas Nacionales

15. Jefe del departamento de Ventas Nacionales


previamente autorizados por el


superficies en el formato Pedidos enviados

al Departamento Operativo de Ventas y lo

entrega al Departamento Operativo de

Ventas de acuerdo a los horarios

establecidos de entrega de remesas de

pedidos.

Pedidos enviados al

Departamento

Operativo de Ventas

FCE-GCO-RE.22

16. Jefe del departamento operativo de ventas

Gira instrucciones al capturista para que, de los pedidos autorizados o aceptados, lleve a cabo la reserva, la asignación de descuento, registro y despacho de los pedidos en el SIGUE/ERP, módulo de pedidos de venta.


Instruye al capturista para que turne al Almacén Central los pedidos a través del SIGUE/ERP. El Almacén central verifica y surte las existencias físicas y de ser necesario modifica el pedido.





Versión: 02

Páginas : 9


Nivel: 02




Presentaciones


18. Subgerente de almacén y tráfico

Surte pedido y lleva a cabo la logística para su entrega al Representante de ferias.

19. Representantes de Ferias y Exposiciones

Recibe el pedido solicitado con el documento correspondiente.

Remisión

FCE-GCO-RE.04

Factura

FCE-GCO-RE.02

con o sin derecho a devolución


Atiende el evento en la fecha y hora establecidas en la invitación.


Informa de los resultados obtenidos al Departamento de ventas en grandes superficies y otros productos.

Prepara el material no vendido para ser devuelto al Almacén Central

22.


Prepara los datos necesarios de la consignación, elabora la Solicitud de recolección de devoluciones en original y copia, entrega a la Subgerencia de Almacén y Tráfico original con copia de la remisión, recaba firma en copia de la solicitud y archiva.


FCE-GCO-RE.12


Recibe Solicitud de recolección de devoluciones original y copia de la remisión. Gira instrucciones para que acudan con el cliente a recoger la mercancía, conforme a lo estipulado en dicha solicitud.


FCE-GCO-RE.12


Lleva a cabo la recolección del material correspondiente a la devolución.

25. Las áreas de mantenimiento y de servicios generales

Desmontan el Stand y recogen el mobiliario.


Procesa la devolución y avisa al Departamento Operativo de Ventas


Realiza la facturación de liquidación total o parcial.

28.


Se concluye con la factura impresa de la liquidación total o parcial.

Se da por terminado el procedimiento.

Factura

FCE-GCO-RE.02





Versión: 02

Páginas : 10


Nivel: 02




Presentaciones



























Documentación del procedimiento por primera vez para su integración al Manual de organización, políticas y procedimientos de la Gerencia de Comercialización.

Anexos del Procedimiento para la atención

de Ferias y Presentaciones

Anexo 7.1

FCE-GCO-RE.01

Pedido



3

1

2

4

5

6

7

8

9

1

0

1

1

1

2

1

3

1

4

1

5

5

1

6

1

7

1

8

1

9

2

0

2

1

2

2


FCE-GCO-RE.01

Revisión:

00




1. Título: pedido









3. Fecha Día, Mes y Año de elaboración.









Cargos o descuentos adicionales solicitados por el cliente.














21. Autorizado Nombre y firma del/la subgerente de ventas o del/la jefe/a de ventas así como la del jefe del departamento de ingresos.



Anexo 7.2

FCE-GCO-RE.02

Factura

Anexos del Procedimiento para la atención de Ferias y

Presentaciones

1

2 3 4 5 6 7

8 9

10

11

12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29

31 30


Presentaciones


1. Título: Factura

2. Objetivo del registro: Evidencia que permita llevar el control de la venta.



Por sistema



1. FACTURA NO. Número de factura.

2. CONTROL NO. Número de control de la factura.

3. LUGAR Indicar el lugar donde se realiza la facturación

4. FECHA Y HORA Fecha y hora de emisión de la factura.

5. AGENTE Número del agente de ventas.

6. REFERENCIA Número de referencia del agente.

7. HOJA Número de hoja del total de hojas.

8. VENDIDO A: Datos del cliente.

9. ENTREGAR A: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura.

10. CONDICIONES DE PAGO Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse.

11. VÍA DE EMBARQUE Describe cómo o quién lo embarcará.

12. COMENTARIOS Cualquier comentario que describa la operación.


14. C. BARRAS Código de barras del libro facturado.

15. PED. Cantidad de libros pedidos.

16. SUR. Cantidad de libros surtidos.

17. TÍTULO Título del libro.

18. PESO Peso por ejemplar en kg.

19. CLAVE Clave del libro.

20. PRECIO LISTA Precio de lista.

21. DESC % Porcentaje de descuento.

22. PRECIO NETO Precio Neto.

23. IVA Porcentaje y monto.

24. IMPORTE Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.

25. MONEDA Tipo de moneda

26. TIPO DE CAMBIO Tipo de cambio, cuando aplique

19


Presentaciones


27. INCOTERMS: Término de negociación, cuando aplique

28. GASTOS DE ENVÍO: Gastos de envío

29. IVA DE ENVIO IVA del envío

30. IMPORTE CON LETRA Describe el total de la factura

31. TOTAL A PAGAR Total de la factura


Presentaciones

Anexo 7.3

FCE-GCO-RE.04

Remisión


Presentaciones


1

2 3 4 5 6

7 8

9

11

13

14

15

16

17

18

19

20

21

24

23

22

25

10

12


Presentaciones



2. Objetivo del registro: Para llevar el control de la venta que salió consignada y posteriormente aplicar la devolución.



Por sistema








6. Hoja Número de hoja del total de hojas.




10. Vía de embarque Describe cómo o quién lo embarcará.



13. C. Barras Código de barras del libro facturado.

14. Ped. Cantidad de libros pedidos.

15. Sur. Cantidad de libros surtidos.

16. Título Título del libro.


18. Clave Clave del libro.

19. Precio lista Precio de lista.

20. Desc % Porcentaje de descuento.

21. Precio neto Precio Neto.

22. IVA Porcentaje y monto del Impuesto al Valor Agregado.




19





Versión: 01

Páginas : 1


Nivel: 02



Procedimiento para el control de

consignaciones

Procedimiento para el control de consignaciones

gperez

2014





Versión: 01

Páginas : 2


Nivel: 02




consignaciones


1. Objetivo

Determinar las acciones para controlar los vencimientos de los contratos, e indicar a los agentes de ventas los vencimientos de remisiones para la liquidación y/o devolución de la consignación.

2. Alcance

El procedimiento abarca desde la formalización o aceptación de contratos de consignación hasta la elaboración de las facturas de liquidación parcial o total por el Departamento Operativo de Ventas.

3. Políticas

La documentación necesaria para realizar un contrato nuevo o de renovación es la siguiente:

Personas físicas Personas morales

Carta de aprobación de crédito del Departamento de Ingresos y/o análisis de crédito del cliente o solicitud de incremento de crédito aceptado por el Departamento de Ingresos

Carta de aprobación de crédito del Departamento de Ingresos y/o análisis de crédito del cliente o solicitud de incremento de crédito aceptado por el Departamento de Ingresos

Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C) Registro Federal de Contribuyentes (R.F.C)

Alta de Hacienda Alta de Hacienda

Comprobante de domicilio con fecha no mayor a tres meses

Comprobante de domicilio con fecha no mayor a tres meses

Identificación oficial vigente y legible por ambos lados: IFE, Pasaporte, cartilla militar o Cédula Profesional.

Acta constitutiva (completa), con sello de Registro Público de la Propiedad y de Comercio o formato de inscripción a este ultimo

Poder notarial del representante legal de la empresa, con sello de Registro Público de la Propiedad y de Comercio o formato de inscripción a este último.

Identificación oficial vigente del representante legal por ambos lados, IFE, cartilla militar, Pasaporte o Cédula Profesional.

- Esta documentación deberá ir acompañada del oficio de solicitud y el formato de “Solicitud de Contrato FCE-

CAJ-RE.01” con referencia FCE-CAJ-PR.01.

- En el caso de los Departamento de ventas de Guadalajara y Monterrey, el Departamento de ventas

nacionales y el Departamento de ventas en grandes superficies y otros productos, las solicitudes de

contratos de consignación se realizarán a través de la Subgerencia de ventas nacionales; la documentación

antes referida deberá de ir acompañada de un oficio donde se detallará monto de crédito a otorgar.





Versión: 01

Páginas : 3


Nivel: 02




consignaciones

4. Definiciones

Cliente. Persona física o moral que recibe un producto. Consignación. Contrato mercantil documentado mediante remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia no vendida de un determinado pedido. Discoverer. Herramienta para generar reportes del ERP. Módulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente o consignatario. SIGUE/ERP. Sistema de Gestión Editorial/sistema de planificación de recursos empresariales (Enterprice Resource Planning por sus siglas en inglés). Vales de salida. Documento con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por la Gerencia Comercial, el Departamento de Ingresos, la Gerencia General o la Dirección General que se traducen en una remisión o factura, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial de compra venta entre el FCE y un cliente en la que no media un contrato de consignación.





Versión: 01

Páginas : 4


Nivel: 02




consignaciones

5 Desarrollo


Inicio

Gestiona términos del contrato

con el cliente

SVN 1

Recaba firmas del GGE o el

GCO en la solicitud de

elaboración de contrato

SVN 2

Entrega al Depto. de Ingresos

solicitud de alta de cliente.

SVN 5

Recibe pedido del cliente a

través del agente de ventas

SVN 6

Revisa y pre autoriza pedido

SVN 8

Turna pedidos al Depto. de

Ingresos para su autorización

SVN 9

Ingresa los pedidos

autorizados por el DIN en el

SITOPE

SVN 10

Gira instrucciones para que se

revise en el SIGUE/ERP los

pedidos confirmados por el

Almacén central.

DOV 12

Genera e imprime remisión,

distribuye al almacén y archiva

las remisiones en expediente

del cliente

DOV 13-14

Prepara devoluciones con los

cliente

AGV 16



AGV: Agente de ventas


VGS Jefe del departamento de venta a grandes superficies y

otros productos.

DIN: Jefe del departamento de ingresos.


SAT: Subgerente de almacén y tráfico.

Informa a la SVN la fecha

establecida con el cliente para

recoger la devolución

AGV 17

Mensualmente entrega a la

SVN estados de cuenta

resumidos

DOV 15

2

FCE-CAJ-RE.01

Solicita elaboración de

contrato a la CGAJ.

SVN 3

FCE-CAJ-RE.01


despache los pedidos vía OM

al Almacén central para

verificar existencias

DOV 11

SIGUE/

ERP

Recaba firmas en el contrato y

distribuye.

SVN 4

Captura pedido en el SITOPE

AGV 7

SITOPE

SITOPE

SITOPE

SIGUE/

ERP

Contrato

Pagaré

Sol. de Alta

Modificación de

clientes y

proveedores

FCE-GCO-RE.04

Estado de cuenta

FCE-GCO-RE.12





Versión: 01

Páginas : 5


Nivel: 02




consignaciones

Programa y realiza la

recolección de devoluciones

SAT 19

Notifica a la SVN y al DOV,

sobre las devoluciones que

por excepción lleguen

directamente al Almacén

central

SAT 20

Consulta los días lunes las

devoluciones procesadas para

adoptar las medidas

necesarias

DOV 22

Revisa que la devolución haya

sido procesada

DOV 23

Elabora solicitud de

recolección de devolución y

entrega a la SAT

SVN 18

¿Es devolución

total?

Si

No

Prepara pedido de liquidación

total para su facturación

DOV 24

Elabora y firma pedido de

liquidación parcial

DOV 26

Turna a la SVN los pedidos de

liquidación para su firma de

autorización

DOV 27

Firma los pedidos de

liquidación y devuelve para su

procesamiento

SVN, DVN, VGS 28

Confirma en el sistema los

artículos vendidos y genera

factura electrónica

ANA 29

Verifica que las facturas de

liquidación total dejen en

ceros el saldo de la remisión

DOV 30

Entrega al DIN facturas y

avisos de crédito.

DOV 31

Fin

1

SIGUE/

ERP

Discoverer

SIGUE/

ERP




VGS Jefe del departamento de venta a grandes superficies y

otros productos.

DIN: Jefe del departamento de ingresos.



ANA: Analista

Solicita al AGV confirme sus

devoluciones con el cliente y

solicita al DOV elabore el

memorándum de devolución

respectivo

SVN 21

Entregan relación de venta,

para la elaboración de

pedidos de liquidación parcial

AGV 25

Integra al expediente del

cliente las facturas

DOV 32

FCE-GCO-RE.12

FCE-GCO-RE.12

FCE-GCO-RE.12

FCE-GCO-RE.12

FCE-GCO-RE.02





Versión: 01

Páginas : 6


Nivel: 02




consignaciones




Gestiona los términos del contrato de consignación. Establece con el consignatario las condiciones de la consignación: tipo de libro, descuento, plazo de los cortes y vencimiento, etc. Asimismo le informa de los documentos necesarios para su alta. Los agentes de venta recaban la documentación del consignatario.


Recaba las firmas de autorización, del Gerente General o el Gerente de comercialización, en la solicitud de elaboración de contrato, de acuerdo con las políticas de descuento y montos de consignación vigentes.

Solicitud de Contrato FCE-CAJ-RE.01


Solicita la elaboración del contrato a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos, para lo cual le remite la documentación correspondiente.

Solicitud de Contrato FCE-CAJ-RE.01


Recaba las firmas del cliente (4 tantos originales del contrato y pagaré) y la Gerencia de Comercialización (contratos).

Solicita a través de la Coordinación General de Asuntos Jurídicos la firma del Gerente General en los contratos.

Los originales se distribuyen de la siguiente forma:

Uno para el Cliente, uno para la Subgerencia de Ventas Nacionales y dos del contrato y pagaré para la Coordinación General de Asuntos jurídicos.

Las copias del contrato y pagaré, se distribuyen de la siguiente forma: una para el Departamento Operativo de Ventas y uno para el Departamento de Ingresos.

Contrato

Pagaré


Entrega al Departamento de Ingresos formato de Solicitud de Alta Modificación de clientes y proveedores, cuando se ha iniciado por primera vez la celebración de un contrato de consignación con el cliente, misma que debe incluir copias fotostáticas de los documentos previamente solicitados.

Solicitud de Alta

Modificación de

clientes y

proveedores


Recibe pedido del cliente, previamente acordado con el agente de ventas.





Versión: 01

Páginas : 7


Nivel: 02




consignaciones



El agente realiza la captura del pedido a través del SITOPE


Revisa y pre-autoriza el SITOPE.


Turna pedidos al Departamento de Ingresos para su autorización; si es autorizado continúa el procedimiento.


Una vez autorizados por el Departamento de Ingresos libera los pedidos en el SITOPE


Gira instrucciones al capturista para que despache vía SIGUE/ERP, módulo OM, los pedidos al Almacén Central para verificar las existencias físicas y en su caso modificar el descuento o el pedido de acuerdo a las existencias


Gira instrucciones para que se revise en el SIGUE/ERP los pedidos confirmados por el almacén.


Gira instrucciones para que se genere e imprima remisión. Distribuye en el almacén el original de la remisión, copia del cliente y cobranza. Resguarda una copia en el expediente del cliente.

Remisión

FCE-GCO-RE.04


Archiva las remisiones en el expediente de cada cliente.


Entrega mensualmente a la Subgerencia de ventas nacionales los estados de cuenta resumidos por consignatario y remisión para que los circule entre los consignatarios al menos una vez por año.

Estado de cuenta





Versión: 01

Páginas : 8


Nivel: 02




consignaciones


16. Agente de ventas

Prepara las devoluciones conjuntamente con sus clientes, verificando que la devolución sea procedente, que los títulos y cantidades por devolver estén especificadas en las remisiones, que los libros se encuentren en buen estado y que no tengan etiquetas, marcas ni tachas que los demeriten. Marcará el o el cliente (en la copia de la remisión) la cantidad de ejemplares a recibir por cada título y la totalizarán. Notificará verbalmente a sus consignatarios que no se recibirá ninguna devolución sin el previo conocimiento y consentimiento de un representante autorizado del FCE. Salvo las devoluciones de los consignatarios de los estados de la República.

17. Agente de Ventas

Informa a la Subgerencia de Ventas Nacionales la fecha y horario establecidos con el consignatario para recoger la devolución a través de la Solicitud de recolección de devolución que lleva anexa la copia de la remisión.


FCE-GCO-RE.12


Emite el Solicitud de recolección de devolución a la Subgerencia de almacén y tráfico.


FCE-GCO-RE.12


Gira instrucciones para que se programe y realice la recolección de devoluciones de acuerdo a lo indicado en la Solicitud de recolección de devolución previamente autorizada por la Subgerencia de ventas nacionales. No recibirá la devolución de ningún título o cantidad no indicada en las remisiones. Se escanean los artículos recibidos e ingresan al SIGUE/ERP los datos del consignatario y la remisión a la que debe aplicarse la devolución. Aplica la devolución de acuerdo a las indicaciones contenidas en la Solicitud y remisión, en caso de diferencias, las corregirá antes de aplicarla en el SIGUE/ERP.


FCE-GCO-RE.12





Versión: 01

Páginas : 9


Nivel: 02




consignaciones



Notifica a la Subgerencia de ventas nacionales y al Departamento operativo de ventas, sobre las devoluciones totales de consignación de consignatarios de los estados de la República que por excepción lleguen directamente al almacén.


Solicita al agente de ventas respectivo que se ponga en contacto con su cliente y le indique las remisiones, las cantidades y los títulos que está devolviendo y la forma correcta en que se deberá aplicar la devolución. Solicita al Departamento operativo de ventas que elabore la Solicitud de recolección de devolución respectiva. Los títulos y cantidades que no se encuentren en las remisiones indicadas, deberán ser devueltos al cliente a través del agente de ventas. Informa a todos los clientes, a través de los agentes de ventas, que sus solicitudes de devolución deben ser encauzadas a través del agente de ventas que los atiende y no lleguen directamente al almacén central. Si es devolución parcial continua en el paso 23


FCE-GCO-RE.12


Consulta todos los lunes, las devoluciones procesadas por el almacén reporte del Discoverer. Envía una vez al mes a la Subgerencia de ventas nacionales y sus departamentos qué remisiones están pendientes y cuáles se deberán recoger o liquidar por vencimiento de plazo. Envía una vez a la semana qué devoluciones ingresaron al almacén para adoptar las medidas y estrategias a seguir para cada cliente que tiene ejemplares en consignación, con el fin de mantener una comunicación constante y evitar retrasos en la devolución y liquidación de consignaciones.





Versión: 01

Páginas : 10


Nivel: 02




consignaciones



Revisa que la devolución haya sido procesada conforme a las indicaciones especificadas en la Solicitud de recolección de devolución respectiva (conserva copia). Notifica a la Subgerencia de almacén y tráfico si existen diferencias para que efectúe las correcciones necesarias.


FCE-GCO-RE.12


Prepara el pedido de liquidación total correspondiente para su facturación verificando que los saldos resultantes queden en ceros, en ejemplares y valores. En caso de diferencias realiza los movimientos que procedan para que el saldo resultante quede en ceros en ejemplares y valores, antes de entregar la factura correspondiente al Departamento de Ingresos. Si no existen diferencias, en el caso de devoluciones totales, prepara pedido de liquidación, verificando que el saldo en ejemplares quede en ceros. En el caso de precios o descuentos, identificará si existen diferencias elabora el aviso de crédito correspondiente, de tal forma que el saldo del cliente quede en ceros antes de que se entregue la factura al Departamento de Ingresos.

25. Agente de ventas

Entrega, en el caso de liquidaciones parciales, la relación de venta de los clientes referenciada a la remisión para la elaboración de los pedidos de liquidación parcial.


Elabora y firma pedido de liquidación parcial de acuerdo a lo indicado por los agentes de ventas.


Turna a la Subgerencia de ventas nacionales los pedidos de liquidación para su firma de autorización.

28.

Subgerente de Ventas Nacionales Jefe/a del Jefe del Departamento de Ventas Nacionales Jefe del Jefe del Departamento de Ventas en Grandes Superficies y Otros Productos

Firman los pedidos de liquidación y devuelven al departamento operativo de ventas para su procesamiento.





Versión: 01

Páginas : 11


Nivel: 02




consignaciones



Confirma en el SIGUE/ERP los artículos vendidos, genera factura electrónica. El SIGUE/ERP imprime en automático 3 tantos de la factura.


Verifica que el saldo de la remisión haya quedado en ceros en ejemplares y valores (precios, descuentos y totales) después de aplicar las facturas de liquidación total. Solicita al Departamento de Ingresos la elaboración de la nota de crédito en caso de diferencias en precios, antes de que se le entregue la factura correspondiente.


Entrega al Departamento de Ingresos dos tantos de las facturas y en su caso, los avisos de crédito correspondientes; y un tanto al Analista Control de Consignaciones.

Factura

FCE-GCO-RE.02


Integra al expediente del cliente las facturas de liquidación parcial o total. Termina el procedimiento.





Versión: 01

Páginas : 12


Nivel: 02




consignaciones



6.1 FCE-CAJ-RE.01 Solicitud de contrato 6.2 Solicitud de crédito para clientes nacionales 6.3 Modelo de equidad de genero 6.4 Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre mujeres y

hombres






7.4 FCE-GCO-RE.12 Solicitud de recolección de devolución







Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Editorial

V.E Versión electrónica Gerencia de Tecnología (Intranet)







Procedimiento de nueva creación.



Anexos del Procedimiento para el

control de consignaciones

Anexo 7.1

FCE-GCO-RE.01

Pedido





3

1

2

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

155

16

17

18

19

20

21

222


FCE-GCO-RE.01

Revisión:

00






1. Título: pedido



Agentes de ventas, secretaria de ventas. El sistema registra algunos datos de manera automática. (Se especifica en la descripción de llenado de elementos qué datos son los que registra el sistema)

























18. TOTALES DE ESTA HOJA, Dato que llena el sistema, no se llena en el momento






Precio Unitario de levantar un pedido.




21. Autorizado Nombre y firma del subgerente de ventas o del jefe de ventas así como la del jefe del departamento de ingresos.






Anexo 7.2

FCE-GCO-RE.02

Factura




1

2 3 4 5 6 7

8 9

10

11

12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29

31 30






1. Título: Factura





Por sistema




























19









29. IVA DE ENVIO IVA del envío







Anexo 7.3

FCE-GCO-RE.04

Remisión





1

2 3 4 5 6

7 8

9

11

13 14 15 16 17 18 19 20 21

24

23 22

25

10

12



Anexos del procedimiento de para

el control de consignaciones


1. TÍTULO: Remisión

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:


3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento Operativo de Ventas

4. FORMA DE LLENADO:

Por sistema

5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:


1. REMISIÓN NO. Número de factura.

2. CONTROL NO. Número de control de la factura.

3. FECHA Fecha de emisión de la factura.

4. AGENTE Número del agente de ventas.

5. REFERENCIA Número de referencia del agente.

6. HOJA Número de hoja del total del hojas.

7. VENDIDO A: Datos del cliente.

8. ENTREGAR A: Datos del lugar donde deberá entregarse la factura.

9. CONDICIONES DE PAGO Muestra por ejemplo: los días en que deberá pagarse.

10. VÍA DE EMBARQUE Describe como o quien lo embarcará.

11. COMENTARIOS Cualquier comentario que describa la operación.


13. C. BARRAS Código de barras del libro facturado

14. PED. Cantidad de libros pedidos

15. SUR. Cantidad de libros surtidos

16. TÍTULO Título del libro

17. PESO Peso por ejemplar en kg.

18. CLAVE Clave del libro

19. PRECIO LISTA Precio de lista

20. DESC % Porcentaje de descuento

21. PRECIO NETO Precio Neto

22. IVA IVA

19






23. IMPORTE Importe resultante de multiplicar el precio por la cantidad de libros surtidos.

24. IMPORTE CON LETRA Describe el total de la factura

25. TOTAL A PAGAR Total de la factura





Anexo 7.4

FCE-GCO-RE.12






FCE-GCO-RE.12 Ver.03

FECHA: _________________

CLIENTE

REMISION FACTURA

SUCURSAL

FECHA DE RECOLECCIÓN

HORARIO EN ATENCIÓN A:

PARCIAL TOTAL

No. DOCUMENTO A APLICAR No. DE EJEMPLARES

TOTAL

OBSERVACIONES

VERIFICÓ

NOMBRE Y FIRMA

AGENTE DE VENTAS

TELÉFONOS DE CONTACTO:

NOMBRE Y FIRMA

SUBGERENTE DE VENTAS NACIONALES

AUTORIZO

APLICAR A "VARIAS"

PARA DEVOLUCIONES SOBRE REMISION

Para: Almacén Central del FCE

Solicitud de Recolección de Devolución.

TIPO DE DEVOLUCIÓN

TOTAL DE EJEMPLARES

DIRECCIÓN PARA LA RECOLECCIÓN:

1

2

3

4

5 6

7 8

9

10

11






1. Título: Solicitud de Recolección de Devolución.

2. Objetivo del registro: Solicitar al almacén central la recolección de devoluciones de nuestros clientes.

3. Responsable de su llenado: Departamento Operativo de Ventas / Control de consignaciones


Manual




2 Nombre del cliente Nombre o razón social del cliente

3 Tipo de devolución Indicar el tipo de devolución.

4 Sucursal Indicar el nombre de la sucursal y su dirección

5 Fecha de recolección y horario

Anotar la fecha en la que se llevara a cabo la recolección y el horario

6 Teléfonos y en atención a

Anotar los teléfonos en caso de alguna duda y la persona responsable de la devolución

7 Total de ejemplares Indicar el total de ejemplares que serán devueltos

8 Para devoluciones sobre remisión

Indicar si es una devolución Parcial o Total

9 N° de referencia y N° de ejemplares

Anotar el número del documento que soporta la devolución y el número de ejemplares

10 Observaciones

Anotar cualquier indicación que permita una mejor atención de la devolución

11 Verificó y Autorizó

Nombre y firma del agente de ventas y del Subgerente de Ventas Nacionales



Fecha de versión: N.A.


Versión: 00

Páginas : 1


Nivel: 02



Traspasos de entrada de material de saldos del almacén a ventas internet

Procedimiento para traspasos de entrada de material de saldos del almacén a ventas internet

gonzalo.perez

30.10.13





Versión: 00

Páginas : 2


Nivel: 02




1 Objetivo Distribuir y comercializar los títulos editados por el FCE en México y por las Subsidiarias en las librerías del FCE para ponerlos al alcance del público en general en forma oportuna. 2 Alcance Promover y difundir las publicaciones del FCE y consolidar su presencia en el ámbito nacional. El procedimiento abarca desde la verificación de las existencias en librería su acomodo para la venta. Tiene influencia y debe ser observado por las áreas que participan en la comercialización de libros a través de las librerías del FCE, en territorio nacional. 3 Políticas 1. Todo movimiento de entrada y salida de material deberá ser registrado en el Sistema de Administración

de Librerías (SALIB). 2. Todo el material que ingrese a Ventas Internet, deberá contener su código de barras respectivo. 3. El registro del material de librería deberá efectuarse invariablemente, por medio de la lectura del código

de barras respectivo. Esto con el fin de que los artículos, al salir, puedan ser identificados en forma única por el SALIB.

4. En caso de que el código de barras impreso en un l ibro se encuentre duplicado, deberá emitirse como primera opción, una etiqueta con el ISBN especificado en la página legal; si éste estuviera duplicado con otro título, deberá asi gnarse un códi go interno. Para discos y DVD al encontrarse un código impreso duplicado, se procederá a asignar un código interno directamente.





Versión: 00

Páginas : 3


Nivel: 02




4 Definiciones Cliente. Persona física o moral que recibe un producto. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia que le resta de un determinado pedido. Modulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management), o pedidos. Pedido del cliente. Orden de compra o requisición de compra que realiza el cliente. SALIB.- Sistema de Administración de Librerías. SIGUE. Sistema de Gestión Editorial. Vales de salida. Documento con el cual se pueden sacar libros del almacén y que corresponden a un pedido autorizado por Gerencia Comercial, Departamento de Ingresos, Gerencia General o Dirección General que se traducen a remisión o factura en su momento, salvo casos excepcionales que serán autorizados por el Gerente General. Venta por factura. Operación comercial de compra venta e ntre el FCE y un cliente en l a que no media un contrato de consignación.





Versión: 00

Páginas : 4


Nivel: 02









Versión: 00

Páginas : 5


Nivel: 02






1. Personal de Ventas Internet

Verifica diariamente los pedidos de saldos de los q ue no cuente con existen cia la librería Rosario Castellanos

Determina cantidades a solicitar


Requisita el formato de pedido con el código de barras, título y las cantidades solicitadas y un folio d e pedido (control interno)

Pedido


Turna el pe dido vía co rreo electrónico al capturista del Departamento Operativo de Ventas para su captura.


Recibe pedido de Ventas Internet.

Captura código de barras de la obra y cantidad de ejemplares.


Reserva y d espacha pedido. Envía co rreo electrónico al personal de Ventas Internet indicando el material agotado y el folio de pedido asignado por el sistema.

6. Subgerencia de Almacén Recibe traspasos vía si stemas Surte material y confirma pedido


Consulta en sistema y genera documento.

Entrega documentos al almacén central.

8. Subgerencia de Almacén Entrega material a la Subgerencia de Ventas Internet y recaba f irma de recibido en el traspaso

9. Bodeguero/a de Ventas Internet

Recibe traspaso de libros del almacén Revisa cantidades de material contra el documento de traspaso..


Revisa que los libros contengan código de barras





Versión: 00

Páginas : 6


Nivel: 02






Registra en el Sistema de Administración de Librerías, el alta de los libros e im prime traspaso de entrada.

12. Vendedor/a. Surte pedido de cliente. Termina procedimiento





Versión: 00

Páginas : 7


Nivel: 02





Id. No. Documento Título 6.1 Modelo de equidad de genero 6.2 Norma Mexicana pa ra la Igualda d Laboral entre mujere s y

hombres 7 Anexos y registros usados


7.1 FCE-LIB-RE.01 Pedido

7.2 FCE-LIB-RE.06 Traspaso entrada

7.3 N.A. Registro de alta de títulos

7.4 N.A. Traspaso almacén entrada




FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (GCO) 9 Lista de distribución



V.E. Versión electrónica- sólo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) 10 Control de cambios







Anexos del procedimiento de Traspasos de entrada de material de saldos del almacén a ventas

Anexo 7.1

FCE-LIB-RE.01

Pedido




2 1

6 5

8

7 9 10

3

4

11





1. Título: Pedido

2. Objetivo del registro: Hacer la solicitud de libros a un proveedor.

3. Responsable de su llenado: Encargado/a de librería


Medio electrónico


Id. Nombre Descripción 1. Num. de oper. Req.

Num. de oper. Ref. Automático.

2. Fecha de alta: Fecha de entrega de req.:

Indica la fecha de alta y la fecha de entrega del pedido.

3. Proveedor Muestra los datos del proveedor 4. Descuentos:

Cargos: Impuestos: Plazo:

Se muestra los porcentajes aplicables de descuentos, cargos, impuestos y el plazo expresado en días.

5. ISBN Indica el ISBN del libro. 6. Titulo Muestra los títulos de los libros 7. Autor Muestra el autor de cada libro listado. 8. Canti Cantidad solicitada del libro. 9. Pre uni Precio unitario. 10. Des Descuento aplicado al libro. 11. Neto Precio neto resultante de multiplicar el precio unitario por la

cantidad de libros y restando el descuento.




Anexo 7.2

FCE-LIB-RE.06

Traspaso librería entrada




1 2 3

4

5 6 7 8 9 10 11 12 13

FCE-LIB-RE.06 Rev: 00





1. Título: Traspaso librería entrada

2. Objetivo del registro: Documentar la entrada de libros a una librería por traspaso de una librería o almacén.

3. Responsable de su llenado: Bodeguero/a.

4. Forma de llenado: Electrónica



1. Num. de operación Indica el número general de operación.

2. Num. de operación esp. Indica el número de operación especial.

3. Fecha Indica la fecha en que se recibe el traspaso

4. Librería Datos de la librería que envió los libros.

5. ISBN Indica el ISBN del libro a traspasar

6. Titulo Indica el Nombre del Libro

7. Autor Indica el Nombre del Autor del libro

8. Editorial Indica el nombre de la editorial.

9. Cant Indica la cantidad de ejemplares a traspasar.

10. Pre_por Indica el precio por ejemplar.

11. Total Es el resultado de multiplicar la columna 9 y 10.

12. Costo Indica el costo del ejemplar.

13. Total Indica el costo total, resultado de multiplicar las columnas 9 y 12.




Código de documento: FCE-LIB-PR.02

Versión: 06

Páginas : 1


Nivel: 02


Procedimiento de atención a clientes en librerías


gperez

Nuevo sello





Versión: 06

Páginas : 2


Nivel: 02



El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos. 1. Objetivo

Establecer las actividades que el Fondo de Cultura Económica debe realizar en sus librerías para asegurarse que los productos y la atención que otorga satisfacen las necesidades y cubren las expectativas de los clientes.

2. Alcance El presente procedimiento es aplicable en las librerías del Fondo de Cultura Económica. Inicia con la solicitud de una obra por parte de un cliente. Incluye la localización de la obra dentro de la librería o en su caso, en otras librerías o almacenes y termina con la entrega de la obra al cliente en el punto de venta en caja o con la indicación al cliente de la librería donde hay en existencia la obra. 3. Políticas generales

1. Cualquier cambio, actualización o modificación que se realice en el presente procedimiento estará a cargo de la Subgerencia de coordinación de librerías.

2. La aplicación de la encuesta de satisfacción al cliente se realizará de manera permanente. Su medición y análisis será mensual y será responsabilidad de la Subgerencia de la coordinación de librerías.

3. Políticas de descuentos a aplicar. (Véase Manual de Procedimientos de la Gerencia de Comercialización –descuentos –lineamientos de operación).

4. Políticas de Facturación. (Véase procedimiento de punto de venta –caja FCE-LIB-PR.03).

5. Política de postura de atención de empleados. Atender el instructivo de postura de atención del empleado en librería (FCE-LIB-IT.02).

Devoluciones por parte del cliente

6. Sólo se aceptarán devoluciones si el producto presenta algún defecto de producción. 7. Se devolverá el importe de la obra adquirida o la cancelación del boucher sólo si lo solicita el cliente el

mismo día en que se haya efectuado la compra. 8. Si el cliente no va el mismo día, el libro se cambiará por otro ejemplar nuevo. 9. En caso de no haber existencia de dicho título, el encargado de la librería deberá indicar el plazo

aproximado en el que se podrá entregar un nuevo ejemplar, para que el cliente decida si acepta la espera o no.

10. En caso de no contar con existencias del mismo artículo que se ha adquirido, se deberá seleccionar uno de igual precio, o bien cubrir la diferencia, si el monto es mayor. Fondo Editorial Propio (Material editado por el FCE)

11. El cliente podrá presentarse en cualquiera de las librerías del Fondo de Cultura Económica y se realizará el cambio del libro defectuoso contra entrega del producto en buen estado (sujeto a





Versión: 06

Páginas : 3


Nivel: 02



existencias). En caso de no contar con existencias del mismo artículo que se ha adquirido, se deberá seleccionar uno de igual precio, o bien cubrir la diferencia, si el monto es mayor Otros Fondos Editoriales (Material de otras editoriales) o cualquier otro artículo (DVD, CD, LP, Blue-ray, etc)

12. El cliente podrá presentarse en la librería donde fue adquirido el ejemplar o artículo defectuoso, entregando el ticket de compra y el cambio se realizará contra entrega del ejemplar o artículo (sujeto a existencias). Apartado de libros.

13. El apartado de libros se realizará a solicitud del cliente. El encargado, vendedor o cajero, en su caso,

registrará la solicitud en la ficha de libros apartados FCE-LIB-RE.08 identificando el nombre del libro, el nombre de la persona, correo electrónico, teléfono, firma, día en que se realiza la solicitud y el día en que se recogerá.

14. El plazo para recoger el libro apartado es de cinco días laborales y el mismo se resguardará en un área identificada para tal efecto en el área de caja.

Solicitud de libros.

15. A petición del cliente el personal de librería deberá llenar la “Solicitud de traspaso o compra para libros

sin existencia en librerías FCE-LIB-RE.07” informando al encargado de la misma. 16. El cliente podrá registrar en la versión electrónica disponible en la Tablet que se encuentra en el área

de cajas la “Solicitud de traspaso o compra para libros sin existencia en librerías FCE-LIB-RE.07”. Dichas solicitudes llegaran por correo electrónico de manera automática al encargado de la librería. El encargado deberá llenar el formato impreso FCE-LIB-RE.07.

17. El encargado de la librería integrará en un listado las solicitudes electrónicas y físicas, y valorará la realización del pedido de compra correspondiente para su autorización en la Subgerencia de Coordinación de Librerías.

18. Cuando el libro se encuentre en otra librería y el cliente solicite el traspaso, se le indica el plazo en que podrá recogerlo y se realiza el trámite.

Acceso a Librerías

Para el ingreso a nuestras librerías, el cliente:

19. Deberá registrar en la entrada los libros de su propiedad que sean ingresados al área de cafetería de las librerías del FCE.

20. Pagar previamente los títulos del acervo de las librerías del FCE que desee ingresar al área de cafetería.

21. Deberá acceder a las instalaciones sin mascotas, bebidas, y/o mochilas. En algunas librerías se tienen espacios asignados para resguardo.





Versión: 06

Páginas : 4


Nivel: 02



22. Registrará, para el acceso a las instalaciones con mochilas de equipos de cómputo personal, los

siguientes datos con el oficial en turno: nombre completo, marca y número de serie del equipo de cómputo; mostrando una identificación con fotografía para confirmar los datos y la firma del cliente en el registro. Cuando el cliente se retire de las instalaciones, el oficial en turno confirmará los datos del registro y solicitará nuevamente la identificación para su propia seguridad. Cuando existan anomalías a este respecto, el oficial en turno actuará conforme a sus procedimientos.

23. Deberá, en su caso, depositar temporalmente sus artículos personales en el servicio de paquetería, aceptando que únicamente podrán ser retirados por aquella persona que posea la identificación adecuada para ello.

24. Los espacios destinados para ello deberán estar identificados y protegidos con lo que se garantiza el resguardo de los artículos del cliente.

25. El área de paquetería deberá localizarse dentro de la librería en zonas seguras y adecuadas, es decir, libres de humedad, de contacto con agua, zonas no inflamables. Estas áreas siempre estarán vigiladas por el oficial en turno.

Evaluación de la satisfacción del cliente.

26. La Subgerencia de coordinación de librerías evalúa mensualmente el proceso con base en la “Encuesta de satisfacción del cliente (FCE-LIB-RE.09)”, electrónica y física y presenta los resultados a la Comisión de Calidad en los periodos correspondientes.

27. El Encargado de la librería será responsable de dar seguimiento personalizado a las quejas y/o sugerencias recibidas a través de la “Encuesta de satisfacción del cliente (FCE-LIB-RE.09)”, electrónica y física, utilizando cualquier medio para asegurar que sea atendida.





Versión: 06

Páginas : 5


Nivel: 02



4. Definiciones Cliente. Persona que entra a la librería del FCE solicitando algún libro. Traspaso. Transferencia de libros entre librerías del FCE, o entre una librería y el Almacén Central. SALIB: Sistema de Administración de Librerías.





Versión: 06

Páginas : 6


Nivel: 02



Desarrollo 5.1 Diagrama de flujo





Versión: 06

Páginas : 7


Nivel: 02





1. Vendedor/ Librero Recibe del cliente en librería la solicitud de atención.

Instructivo de postura de atención del empleado en librería FCE-LIB-IT.02

2. Vendedor/ Librero

Busca el libro solicitado en los libreros y/o mesas (en su caso, en el área de producto no conforme), de ser necesario lo localiza a través del SALIB. ¿Se cuenta con la existencia física del libro? Si: continua con el procedimiento No: ir a paso 4


Entrega al cliente el material solicitado para que lo consulte dentro de la librería y en su caso proceda a realizar el pago correspondiente en la caja-punto de venta. Continúa en el paso 11

Procedimiento de punto de venta (caja) FCE-LIB-PR.03


Consulta en la base de datos del SALIB para localizar el libro o lo busca por teléfono en otra librería del FCE. ¿Se encuentra el libro en otra librería del FCE? Si: continúa con el procedimiento No: ¿Se encuentra en el almacén? Sí: continúa en el paso 7 No: continúa en el paso 9 para FEP continúa en el paso 10 para OFE


Verifica telefónicamente y confirma la existencia física del libro solicitado en la librería que indica el SALIB. ¿Se confirma telefónicamente la existencia? Si: continua con el procedimiento No: ir la paso 9 (libros agotados)


Pregunta al cliente si desea ir a la librería referida para indicarle la ubicación de la misma y hacerle el apartado o bien ofrecer el servicio de traer el libro a la librería para que el cliente regrese por él. ¿El cliente desea ir por el libro? Si: continúa en el paso 11 No: ir al paso 7 Nota: en el caso de las librerías del interior de la república se solicitará el traspaso correspondiente y se le indicará al cliente el tiempo que tardará el libro en estar disponible en la librería. Ir al paso 8

Ficha de libros apartados FCE-LIB-RE.08





Versión: 06

Páginas : 8


Nivel: 02




7. Vendedor/ Librero Indica al cliente que el libro se tendrá en un término de 1 día laboral en caso de urgencia y 3 días laborales en un caso normal.


Informa al Encargado de la Librería la solicitud de traspaso para que la realice. Continúa con el paso 11

Solicitud de traspaso o compra para libros sin existencia en librerías FCE-LIB-RE.07

9. Vendedor/ Librero Si el libro del FEP está agotado, informa al cliente la existencia del libro en la Biblioteca “Gonzalo Robles” y su ubicación, por si tuviera interés de consultarlo.


Registra los faltantes en la solicitud para libros sin existencia en librerías e informa al final de su turno al Encargado. Para OFE, indica al cliente de ser posible y de acuerdo a lo platicado con el proveedor, una fecha aproximada para que recoja el libro.

Solicitud de traspaso o compra para libros sin existencia en librerías FCE-LIB-RE.07


Indica al cliente que puede registrar cualquier queja y/o sugerencia en el registro correspondiente. Termina el procedimiento.

Encuesta de satisfacción del cliente FCE-LIB-RE.09





Versión: 06

Páginas : 9


Nivel: 02



5. Referencias o documentos relacionados



6.2 FCE-LIB-PR.03 Procedimiento de punto de venta (caja)

6.3 FCE-LIB-IT.02 Instructivo de postura de atención de empleados en librerías

6.4 N. A. Solicitud de traspaso





7.1 FCE-LIB-RE.07 Solicitud de traspaso o compra para libros sin existencia en librerías

7.2 FCE-LIB-RE.08 Ficha de libros apartados

7.3 FCE-LIB-RE.09 Encuesta de satisfacción del cliente

7.4 FCE-LIB-FV.02 Ficha de verificación de las características de atención a clientes en librerías



FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (Librerías)

FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (Librerías)




V.E. Versión electrónica-sólo lectura Gerencia de Tecnología





Versión: 06

Páginas : 10


Nivel: 02






07.08.15 06 Todas Subgerencia de Coordinación de

Librerías

Actualización a la operación actual, se incluye la referencia a la encuesta de satisfacción del cliente a través del uso de

tabletas electrónicas en las librerías del FCE.


Librerías

Actualización de las políticas 3 y 6.

Se cambia término revisión por el de versión y se agrega

la leyenda de documento electrónicamente controlado.


Librerías

Actualización del procedimiento a la operación

actual

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado

lo hace un documento no controlado”

Anexos del Procedimiento de atención a

clientes en librerías

Anexo 7.1

FCE-LIB-RE.07

Solicitud de traspaso o compra para libros sin existencia en librerías



Anexos del Procedimiento de

Atención a clientes en Librerías

1

2

3

4

5 6

7 8 9 10

11

14

12 13






1. Título: Solicitud de traspaso o compra para libros sin existencia en librerías

2. Objetivo del registro: Registrar todas las solicitudes de libros de los cuales carecen las librerías.

3. Responsable de su llenado: Personal de Librería


Manual y/o electrónico en las Tablet dispuestas en cada una de las librerías del FCE



1. Folio Número consecutivo para el control de la emisión del registro

2. Fecha Anotar la fecha de elaboración del formato (día, mes y año)

3. Librería solicitante Nombre de la librería que requiere el libro.

4. Tipo de material Indicar si el material es Fondo editorial propio (FEP) u Otros fondos editoriales (OFE).

5. Traspaso Indicar la librería de origen o marcar si el traspaso es del Almacén central

6. Proveedor Anotar el nombre del proveedor

7. Autor Nombre del/a autor/a de la obra

8. Título Nombre de la obra solicitada

9. Editorial Editorial que publica la obra

10. Cantidad Cantidad de ejemplares solicitados

11. Datos del cliente Indicar nombre completo del solicitante o razón social, teléfono y correo electrónico.

12. Fecha de entrega Indicar la fecha que se estableció como compromiso para hacer entrega de los libros faltantes al solicitante

13. Elaboró Anotar el nombre de la persona que elaboró el registro

14. Motivo del libro sin existencia

Indicar el motivo por el cual no se cuenta con los títulos.


controlado”



Anexo 7.2

FCE-LIB-RE.08

Ficha de libros apartados


controlado”



Librerías del Fondo de Cultura Económica

Ficha de Libros Apartados

Nombre del solicitante:

Fecha: Retira:

Tel:

E-mail:

Código del registro: FCE-LIB-RE.08 Revisión: 00

1

2 3

4

5


controlado”




1. Título: Ficha de libros apartados


Registrar todas las solicitudes de apartado de libros

3. Responsable de su llenado: Personal de Librería


Manual



1. Solicitante Nombre completo del solicitante

2. Fecha Indicar la fecha en que realiza la solicitud

3. Retira Indicar la fecha en que el solicitante se compromete a pasar a retirar los libros apartados (que no exceda los cinco días laborales para las librerías)

4. Tel Indicar cuando sea posible el número telefónico del solicitante

5. E-mail Indicar cuando sea posible el correo electrónico del solicitante


controlado”



Anexo 7.3

FCE-LIB-RE.09

Encuesta de satisfacción del cliente


controlado”




controlado”



INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. TÍTULO:

Encuesta de Satisfacción del cliente

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Obtener y utilizar información concerniente a la satisfacción del cliente, con base en el enfoque al cliente definido en los numerales 7.2.3 y 8.2.1 de la Norma ISO 9001:2008.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Clientes de la librería

4. FORMA DE LLENADO:

PROTOCOLO PARA LA APLICACIÓN DE LA

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE EN LIBRERÍAS

Objetivo: Captar las áreas de oportunidad que se pueden mejorar en las librerías del FCE y determinar el índice de satisfacción en las mismas. Lo anterior con base en el enfoque al cliente definido en los numerales 5.2 y 8.2.1 de la Norma ISO 9001:2008.

Herramientas: FCE-GCO-RE.09 Encuesta de satisfacción del Cliente.

Documento referenciado: FCE-LIB-PR.02 Procedimiento de Atención a Clientes en Librerías y FCE-LIB-PR.03 Procedimiento de Puno de Venta (Caja).

Forma: El formato para las encuestas se estableció en medio electrónico (tabletas electrónicas).

Periodicidad de las encuestas: Permanente y su reporte será de manera mensual. Con la finalidad de que el usuario manifieste las posibles mejoras en cualquier momento y tenga la posibilidad de emitir una sugerencia, comentario e inclusive una queja, se contarán con encuestas de manera permanente en el área de caja de las librerías y deberán ser atendidas por el Encargado de la Librería, Subgerente de Coordinación de Librerías y/o Encargado del área de Coordinación de librerías.

Universo de las Encuestas: Es responsabilidad del Subgerente de Librerías, especificar el tamaño de la muestra a aplicar en cada una de las librerías tomando en cuenta el periodo correspondiente del año inmediato anterior, para lo cual consultara el número de tickets por librería de dicho periodo.

Utilizará como herramienta la calculadora de muestras de la página:

http://www.netquest.com/es/panel/index.html#calculadora_muestras.

Datos: Los datos relacionados con la encuesta, con excepción de las quejas y/o sugerencias, se integraran mensualmente al sistema Integral de Indicadores de decisión (SITDE).

Descripción: La encuesta consta de 5 partes.

1. Atención del personal. El encuestado evalúa 4 aspectos del personal de las áreas de piso y caja (Tiempo de atención, capacidad para ayudar y proporcionar información, actitud del personal y actitud del personal de vigilancia).

o Se podrán marcar ambas opciones (piso y caja), sin que esto invalide la encuesta.

o El cliente solo podrá elegir una respuesta para piso y otra para caja.

2. Librería. El encuestado evaluará 4 aspectos generales de la librería (Surtido, acomodo, precio de artículos y limpieza.


controlado”



3. Libros sin existencia. En su caso el cliente podrá ingresar el dato de algún título que le haya sido negado en la librería por falta de existencias. El sistema enviara de forma automática un correo a: Encargado de librerías, encargado de compras OFE y titular del área de coordinación de Librerías.

4. Quejas y sugerencias. El encuestado indicará, si es el caso, alguna queja o sugerencia con relación a la atención del personal o de los aspectos generales de la librería. El sistema enviara de forma automática un correo a: Encargado de librerías, Subgerente de Coordinación de Librerías y titular del área de coordinación de Librerías.

5. Datos personales. Esta parte es opcional.

5. DESCRIPCIÓN DEL LLENADO DE ELEMENTOS:


1. Atención del personal El encuestado evalúa 4 aspectos del personal de las áreas de piso y caja (Tiempo de atención, capacidad para ayudar y proporcionar información, actitud del personal y actitud del personal de vigilancia).

2. Librería Evaluar 4 aspectos generales de la librería (Surtido, acomodo, precio de artículos y limpieza.

3. Libros sin existencia El encuestado ingresará, si es el caso, los datos de algún título que le haya sido negado por falta de existencias.

4. Quejas y sugerencias Indicar, si es el caso, alguna queja o sugerencia con relación a la atención del personal o de los aspectos generales de la librería.

5. Datos personales Esta parte es opcional.


controlado”



Anexo 7.4

FCE-LIB-FV.02

Ficha de verificación de las características de atención a clientes en librerías


controlado”



Procedimiento de atención a clientes en librerías, FCE-LIB-PR.02


control Registro

Plan de acción/acciones en caso de no conformidad

Existencia del libro

100 % Por evento Solicitud del cliente vs existencia

Pedido o traspaso de libros sin existencia en librerías FCE-LIB-RE.07

Apartado del libro

100 % Por evento Ficha de libros apartados FCE-LIB-RE.08



FCE-LIB-FV.02 Referencia :

FCE-LIB-PR.02 Versión :

06

Ficha de verificación de las Características del procedimiento





Versión: 07

Páginas : 1


Nivel: 02


Procedimiento de punto de venta (caja)

Procedimiento de punto de venta (caja) en librerías

gperez

Nuevo sello





Versión: 07

Páginas : 2


Nivel: 02




1 Objetivo

Brindar el servicio de atención de cobro a los clientes dentro de todas las librerías del FCE.

2 Alcance

El presente procedimiento es aplicable en las librerías del Fondo de Cultura Económica. Inicia con la recepción de los libros a cobrar, incluye la elaboración de cotizaciones, la elaboración de facturas, la recepción de materiales devueltos o cancelados y termina con la entrega del ticket o factura al cliente.

Políticas

Descuentos a aplicar Está regida por las políticas que se encuentran definidas en el Manual de Procedimientos de la Gerencia de Comercialización.

Descuento específico

1. En las dos librerías ubicadas en el Pasaje Zócalo-Pino Suárez las cuales, por encontrarse en una zona de venta de libros de mayoreo, podrán otorgar un descuento de hasta 30%, excepto en novedades de acuerdo a lo dispuesto en la Ley de Fomento para la Lectura y el Libro, a aquellos clientes que compren más de 30 ejemplares del mismo título, previa presentación de la credencial vigente que los acredite como estudiantes, maestros o investigadores de cualquier institución del sector público.

Registro de la venta

2. No están permitidas las ventas de productos que forman parte del inventario físico y teórico de la librería, fuera de la librería. Sólo se realizarán en casos excepcionales, con justificación y autorización escrita del Subgerente de la Coordinación de Librerías.

3. Toda venta deberá ser registrada en el SALIB.

4. La entrega del ticket de compra al cliente es obligatoria.

5. En obras FEP, toda venta con descuento mayor al 15% se realizará con autorización del encargado

o de quién éste designe como responsable en su ausencia, con excepción de los descuentos a empleados.

6. En obras OFE toda venta con descuento distinto al que muestra el SALIB, se realizará con autorización del encargado o de quién este designe como responsable en su ausencia.

7. La designación del responsable en ausencia del encargado deberá estar autorizada por el Subgerente la Coordinación de Librerías.

Formas de Pago para Ventas en Librerías Para el pago de libros:

8. Se aceptan las tarjetas de crédito y/o débito y vales vigentes.





Versión: 07

Páginas : 3


Nivel: 02



9. Por motivos de seguridad, al realizar el pago con tarjeta de crédito o débito el cliente deberá mostrar

una identificación oficial (INE, pasaporte, cartilla del SMN, o licencia de manejo).

10. Los pagos podrán realizarse en efectivo, con tarjetas de débito o crédito, depósitos bancarios, y transferencias electrónicas a nombre del Fondo de Cultura Económica, y crédito a empleados del FCE (descuento vía nómina).

11. Los empleados del Fondo de Cultura Económica podrán pagar a crédito (descuento vía nómina) de acuerdo con lo dispuesto en las políticas para tal efecto.

12. No se aceptan pagos con cheques personales, o con cualquier otra forma que no esté establecida en este apartado.

Para pago con tarjeta de crédito y/o débito:

13. Se aceptan las tarjetas de crédito y/o débito.

14. Por motivos de seguridad, al realizar cobros con tarjetas de crédito o débito el cajero deberá solicitar al cliente la presentación de alguna identificación oficial (INE, pasaporte, cartilla del SMN o licencia de manejo).

15. No hay monto mínimo de compra.

16. No se harán cargos adicionales.

17. En caso de error de conexión con la institución bancaria, el cajero volverá a deslizar la tarjeta por el centro de pago hasta obtener resultados, y de común acuerdo con el cliente. En caso de problemas con la banda o cinta magnética de la tarjeta, el Cajero deberá digitar los datos de la tarjeta de manera manual en el centro de pago para obtener la autorización correspondiente.

Para la aceptación de vales especiales del FCE:

18. La aceptación de vales especiales para compra en librerías, estará sujeta a la celebración de convenios.

19. En las compras de libros a través de vales específicos, no se entregará factura al cliente. Para su

aceptación se sujetará a lo siguiente:

a) Deberán ser canjeados en su totalidad y no se devolverá efectivo por compras menores al valor

de estos.

b) El cajero deberá verificar que el vale sea vigente y que sea aplicable a la librería.

c) Se podrá otorgar descuento, siempre y cuando el vale y la credencial sean de la misma

institución.





Versión: 07

Páginas : 4


Nivel: 02



Expedición de Comprobantes fiscales a Clientes de Librerías

20. La expedición de facturas se hará de forma electrónica. Para su obtención, el cliente podrá acceder directamente a la página Web indicada en el ticket https://www.fondodeculturaeconomica.com/Facturae/ o seguir la ruta Compras > Factura electrónica dentro de nuestro sitio web. A solicitud del cliente se deberá generar o imprimir la factura electrónica al momento de la compra, para lo cual el cliente deberá presentar al cajero la cédula de identificación fiscal para obtener los datos de facturación y proporcionar un correo electrónico para su envío. El cajero deberá enviarla por correo electrónico.

21. Para expedición de reposición por error del ticket o de la factura, el cliente deberá presentar el documento original que se inutilizará para reposición, mismo que se anexará al corte de venta del turno correspondiente.

Para cambios o devolución de productos:

22. Sólo se aceptarán devoluciones si el producto presenta algún defecto de producción.

23. El cliente deberá presentar junto con el libro, CD o DVD, o cualquier producto adquirido en la librería,

su ticket de compra.

24. El plazo para que el cliente solicite la devolución no deberá ser mayor a 15 días naturales posteriores a la compra.

25. Si el cliente requiere una devolución de efectivo (o cancelación de voucher), ésta únicamente podrá

realizarse en el mismo día en que se haya efectuado la compra.

26. Luego de este período, sólo será posible ofrecerle al cliente hacer cambios por otros productos.

27. En caso de no contar con existencias del mismo producto que se ha adquirido, el cliente deberá seleccionar uno de igual precio, o bien cubrir la diferencia, si el monto es mayor.

28. Sólo se aceptarán cambios si el producto se encuentra en buenas condiciones.

29. El cliente deberá presentar junto con el libro, CD o DVD, o cualquier producto adquirido en la librería, su ticket de compra.

30. El cliente deberá seleccionar un producto de igual precio, o bien cubrir la diferencia, si el monto es mayor.

31. El plazo para que el cliente solicite el cambio no deberá ser mayor a 15 días laborales posteriores a la compra.

32. En caso de que el cliente presente un libro de Fondo Editorial Propio con defecto de producción sin ticket, podrá realizarse el cambio únicamente por el mismo título.





Versión: 07

Páginas : 5


Nivel: 02



Devoluciones parciales

33. La devolución parcial de una venta facturada que requiera nuevamente de la expedición de dicho

comprobante, deberá registrarse en el sistema como devolución total de la venta original, para estar en posibilidad de generar la factura por los títulos no devueltos como nueva venta. Este nuevo documento se entregará al cliente a cambio del original, mismo que se cancelará físicamente y se anexará al corte de venta del día.

Apartado de libros

34. El apartado de libros se realizará a solicitud del cliente. El vendedor/a-librero/a o cajero/a en su caso

registrará la solicitud en la ficha de libros apartados FCE-LIB-RE.08 identificando el nombre del libro, el nombre de la persona, e-mail, teléfono, día en que se realiza la solicitud y el día en que se recogerá.

35. El plazo para recoger el libro apartado es de cinco días naturales y el mismo se resguardará en un

área identificada para tal efecto en el área de caja. Una vez trascurrido dicho periodo el cajero deberá entregar los libros al encargado para su acomodo en la librería.

Corte de Caja en Librerías

36. Los/las cajeros/as serán responsables de efectuar el corte diario de caja y emitir los reportes correspondientes, al término de su turno y antes de que se efectúe cualquier operación del turno siguiente.

37. El dinero en efectivo deberá depositarlo en la caja de seguridad de la empresa de valores bajo la

supervisión del encargado o del responsable en ausencia del encargado.

38. Los/las cajeros/as por turno serán responsables de preparar y hacer llegar, vía mensajería, al Departamento de Registro Contable previo Vo. Bo. del Encargado de librería o del responsable en ausencia del encargado, lo siguiente:

a) Resumen de ventas

b) Resumen de formas de pago

c) Resumen de ventas por convenio

d) Detalle de ventas a empleado (general)

e) Detalle de formas de pago (voucher)

f) Detalle de ventas a empleado a crédito (tickets firmados)

g) Diario de ventas

h) Reporte de ventas mostrador

i) Cancelaciones y notas de crédito.

j) Facturas emitidas a clientes.

k) Factura mostrador

l) Fichas bancarias de depósito.

m) Fichas de recolección de valores.

n) Rollo de auditoria.

o) Vales





Versión: 07

Páginas : 6


Nivel: 02



39. El encargado o el responsable en ausencia del encargado, deberá enviar vía correo electrónico, el siguiente día hábil posterior al cierre de mes, lo que se detalla:

a) Departamento Operativo de Ventas.- Resumen de ventas (detallado mensual) y valuación de

inventarios (mensual).

40. Todos los billetes que se encuentren en caja son responsabilidad del cajero si alguno es falso el cajero, deberá reponer el valor del mismo. Para evitar esta situación, el FCE proveerá del equipo necesario para detectar su falsedad o no.

41. Los encargados de librerías o los responsables en ausencia de los encargados, deberán notificar al

Jefe del Departamento de Ventas de Librerías, cualquier falta o anomalía en los cortes de caja. El/la Jefe/a del Departamento de Ventas de Librerías deberá verificar y vigilar que los responsables de las librerías efectúen los registros y el corte de caja de conformidad con lo establecido.

El/la cajero/a del segundo turno o subsecuente 42. Será responsable de efectuar el cierre diario de mostrador y emitir la factura global del día “Venta

diaria de mostrador” al concluir la jornada de trabajo, bajo la supervisión del encargado de librería o del responsable en ausencia del encargado.

Cancelaciones 43. Las cancelaciones de operaciones que se presenten durante el día deberán contar con la

autorización (firma) del Encargado de Librería o del responsable en ausencia del encargado. Si el importe es mayor a $3,000.00 deberá contar con la autorización del Jefe del Departamento de Ventas de Librerías, en caso de los departamentos de ventas de Monterrey y Guadalajara, deberá contar con la autorización del Jefe del Departamento de Ventas. Dicha autorización deberá ser con la firma del Jefe del Departamento de Ventas de Librerías o Jefe del Departamento de Ventas Guadalajara o Monterrey, con un correo electrónico que lo autorice y que deberá imprimirse y anexarse a la cancelación.

44. En las formas de pago con vales no hay cancelaciones, ni devoluciones de vales ni de efectivo.

Cotizaciones

45. Las solicitudes de cotización pueden recibirse vía telefónica o directamente en la librería.

46. La cotización funciona como una venta pre – hecha. En el sistema se almacena un grupo de libros y se les asigna un número asociado.

47. El precio de los productos se regirá por las condiciones de venta y descuentos que se tenga al momento de concretar la venta.





Versión: 07

Páginas : 7


Nivel: 02



4 Definiciones

Número asociado. Número otorgado en el sistema a un grupo de libros que se reservan cuando el cliente solicita una cotización. SALIB. Sistema de Administración de Librerías. Clientes frecuentes. Autores/as, escritores/as, miembros del órgano de gobierno, personalidades culturales, representantes de organismos e instituciones educativas y funcionarios/as de la Administración Pública Federal. Fondo fijo (morralla). Monto determinado que recibe el cajero en moneda fraccionaria y billetes de baja denominación para poder dar cambio a los clientes. FEP: Fondo Editorial Propio. OFE: Otros Fondo Editoriales. INE. Instituto Nacional Electoral. FCE. Fondo de Cultura Económica. Cartilla SMN. Cartilla del Servicio Militar Nacional





Versión: 07

Páginas : 8


Nivel: 02



5 Desarrollo


Inicio

Recibir las solicitudes de atención

CA 1

Es una solicitudde un cliente o

vendedor?

Es una solicitud de cotización?

Es una devolución o cancelación total

Toda venta deberá ser registrada en el SALIB, pasa los libros por el lector de

código de barras para efectuar la ventaCA 2

Efectuar la venta y registrar los pagos asociados de acuerdo a la manera

permitidaCA 3

Si el cliente requiere factura le solicita la cédula fiscal y correo electrónico para su envío o impresión. Lo remite a la página

Web indicada en el ticket.CA 6

Elaborar la solicitud de cotización a través del SALIB y apartar los libros de ser

necesario.

CA 8

Recibir el material a devolver o cancelar por parte del cliente junto al ticket

CA 9

La solicitud se realiza el mismo día y turno?

Solicitar autorización para cancelación conforme a las políticas aplicables

CA 10

Dar de alta los libros en SALIB para actualizar el inventario

CA 11

Aplicar las políticas de devoluciones

CA 12

Solicitar autorización para devoluciones parciales de libros, conforme a las políticas

aplicablesCA 13

Localizar y marcar en el SALIB la cantidad de libros a devolver para reingresarlos al

inventario CA 14

No

Si

Si

Si

No

FCE-LIB-RE.03

Responsable de la Actividad

CA: CajeroENC: Encargado o responsable

No

Entregar al cliente el producto comprado y su ticket, factura, tarjeta de crédito o

debitoCA 7

No

Cancelar la venta y generar nuevo ticket por la diferencia de la devolución y ofrecer

requisitar la encuesta de satisfacción.CA 15

Integrar reporte diario para entregar al encargado en turno

CA 16

Fin

1

1

FCE-LIB-RE.09

FCE-GCO-RE.02Ticket

FCE-GCO-RE.02

Sí

SALIB

Si el pago es con tarjeta de crédito o débito, solicita identificación al cliente

CA 4

Si la venta es: FEP y tiene un descuento mayor al 15%; de OFE y se realizará un descuento distinto al que muestra el SALIB. Solicita autorización del responsable.CA 5

FCE-GCO-RE.02Ticket

SALIB

Efectúan el corte diario y emiten los reportes correspondientes

CA 17

Deposita el efectivo en la caja de seguridad bajo la supervisión del responsable.

CA 18

Prepara y hace llegar, vía mensajería, con el Vo. Bo. del responsable al Departamento de Registro contable la documentación

soporte del corte diario.CA 19

Realiza el cierre diario de mostrador y emite factura global del día “Venta diaria

de mostrador.CA 20

Envía vía correo electrónico al DOV, al día hábil posterior al cierre de mes: el resumen

de ventas mensual y validación de inventarios mensual.

ENC 21





Versión: 07

Páginas : 9


Nivel: 02





1. Cajero/a

Recibe una solicitud de atención que puede ser:

Pago de libro(s) o cualquier otro producto. Continuar con el procedimiento

Solicitud de cotización. Ir a paso 8

Devolución o cancelación por el total de la compra. Ir a paso 9

Devolución parcial de la compra. Ir a paso 13

2. Cajero/a

Toda venta deberá ser registrada en el Sistema de Administración de Librerías (SALIB), pasa los libros por el lector de código de barras y si su existencia es mayor a cero procede a anexar el producto a la venta. (En su caso, cuando existe el libro y el sistema reporta cero, solicita al encargado de la librería la actualización del inventario.)

SALIB

3. Cajero/a

Una vez que se tiene conformada la venta, registra los pagos asociados. Para tal efecto el cliente puede optar por las siguientes formas de pago: - AP: Terminal Punto de Venta (tarjeta de crédito/ débito) - EF: Efectivo - AM: American Express - CR: Crédito a empleados - TV: Tarjeta Voucher cuando falla la terminal punto de venta. - VE: Vales especiales (estará sujeta a la celebración de convenios)

4. Cajero/a En caso que el pago sea con tarjeta de crédito o débito solicitará al cliente muestre una identificación (INE, pasaporte, Cartilla del SMN o licencia de manejo)

5. Cajero/a

Si la venta es:

de FEP y tiene un descuento mayor al 15%

de OFE y se realizará un descuento distinto al que muestra el SALIB.

Solicita autorización del responsable.

6. Cajero/a

Si el cliente solicita una factura: Lo remite a la página Web indicada en el ticket. Le solicita la cédula fiscal o el nombre fiscal (para el caso en que ya está registrado el cliente en el sistema) y correo electrónico para su envío. A solicitud del cliente se podrá generar o imprimir la factura al momento de la compra. Cuando la facturación se solicita en día posterior a la compra, es necesario presentar el ticket de la venta. Se procede a buscar la copia del ticket de venta y realiza la factura.

Factura FCE-GCO-RE.02





Versión: 07

Páginas : 10


Nivel: 02




7. Cajero/a

Entrega al cliente el producto comprado y, de forma obligatoria, el ticket de compra; y en su caso, factura, tarjeta de crédito o débito. Ir al paso 16

Factura FCE-GCO-RE.02 Ticket

8. Cajero/a

Solicitud de cotización. Elabora la cotización a través del SALIB – Cotizaciones y de ser necesario aparta los libros, comunicándole al cliente el tiempo de apartado y las condiciones de venta. Termina el procedimiento

Cotización FCE-LIB-RE.03

9. Cajero/a

Devolución o cancelación total de la compra. Sólo se aceptarán devoluciones si el producto presenta algún defecto de producción. Solicita al cliente el ticket o factura. ¿La solicitud se hace en el mismo día en que se expidió el documento? Si: Continua con el procedimiento No: Ir a paso 12

10. Cajero/a

Solicita a un superior la autorización de la cancelación de acuerdo a las políticas de cancelación, Cancela en el SALIB de acuerdo al número de factura o ticket, devuelve el monto de pago, solo si se solicita el mismo día de la compra y en el mismo turno en que se haya efectuado la compra y almacena los documentos.

Factura FCE-GCO-RE.02 Cancelados -Ticket

11. Cajero/a

Da de alta los libros a través del SALIB para ingresarlos al inventario. Ir al paso 16

12. Cajero/a

Aplica las políticas de devoluciones. Y da de alta los libros en el sistema para ingresarlos al inventario. Ir al paso 11

Ticket Factura FCE-GCO-RE.02 Cancelados

13. Cajero/a

Devolución parcial de una compra. Solicita al cliente el ticket o factura y solicita a un superior la autorización de acuerdo a las políticas de cancelación.

14. Cajero/a Localiza en el SALIB la venta y marca qué cantidad de los mismos se va a devolver, para reingresarlos al inventario.





Versión: 07

Páginas : 11


Nivel: 02




15. Cajero/a Cancela el ticket original o factura, la almacena y genera un nuevo ticket de venta o factura por la diferencia de la devolución que se considera pagado.

Ticket Factura FCE-GCO-RE.02

16. Cajero/a

Integra el reporte diario para entregar al encargado en turno de la librería. Dicho documento es reportado por el SALIB. Adicionalmente se le ofrece al cliente registrar cualquier queja o sugerencia. Termina el procedimiento.

Encuesta de satisfacción del cliente. FCE-LIB-RE.09

17. Cajero/a

Corte de Caja Efectúan el corte diario y emiten los reportes correspondientes

SALIB

18. Cajero/a Deposita el efectivo en la caja de seguridad bajo la supervisión del responsable.

19. Cajero/a Prepara y hace llegar, vía mensajería, con el Vo. Bo. del responsable al Departamento de Registro contable la documentación soporte del corte diario.

20. Cajero/a (último turno)

Realiza el cierre diario de mostrador y emite factura global del día “Venta diaria de mostrador”

21. Encargado o responsable

Envía vía correo electrónico al Departamento Operativo de Ventas, al día hábil posterior al cierre de mes: el resumen de ventas mensual y validación de inventarios mensual. Termina el procedimiento.





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Nivel: 02



6 Referencias o documentos relacionados



6.2 FCE-LIB-RE.09 Encuesta de satisfacción del cliente

6.3 N.A. Ticket

6.4 FCE-GCO-LIB-TI.03 Instructivo para el manejo de morralla en librerías

6.5 N.A. Modelo de equidad de genero


6.7 N.A. Guía de usurario para el módulo de facturación electrónica.

6.8 FCE-LIB-RE.25 Carátula de entrega de corte de caja



7.1 FCE-LIB-RE.03 Cotización

7.2 FCE-LIB-FV.03 Ficha de verificación de las características de punto de venta (caja)






Copias Puesto Área


V.E. Medio Electrónico – solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)





Versión: 07

Páginas : 13


Nivel: 02






09.12.16 07 Todas Subgerencia de la Coordinación de

Librerías

Se actualiza a la operación actual, se eliminan políticas repetidas que aparecen en

otros apartados.


Librerías

Se incluye una política relativa al descuento específico en las

dos librerías ubicadas en el Pasaje Zócalo-Pino Suárez.


Librerías

Precisión de las políticas 1, 2 de devoluciones y 8 de formas

de pago. Se cambia término revisión

por el de versión y se agrega la leyenda de documento




Anexos del


Anexo 7.1

FCE-LIB-RE.03

Cotización



Anexos del


FCE-LIB-RE.03 Rev. 00

1

2 4 3 5 6

7

8

9



Anexos del


Instructivo de llenado 1. Título: Cotización


Otorgar al cliente un estimado de su compra.


Cajero/a.


Por sistema.



1. Descuentos: Cargos: Impuestos:

Porcentaje de descuentos, cargos e impuestos sobre la

compra.

2. Isbn Indica el ISBN del libro

3. Titulo Nombre del libro

4. Autor Nombre del autor/a

5. Cant Cantidad de libros solicitados

6. Pre_por Precio por título

7. Des Descuento aplicado

8. Iva Impuesto al Valor Agregado

9. Neto Resultado de multiplicar las columnas 5 y 6, menos la 7 y

más la 8.



Anexos del


Anexo 7.2

FCE-LIB-FV.03

Ficha de verificación de las características del procedimiento de punto de venta (caja)



Anexos del


Procedimiento de punto de venta (caja), FCE-LIB-PR.03


control Registro

Plan de reacción/


conformidad

Libro Sistema 100% Por evento Catálogo de libros del sistema vs Código de barras del libro

Emisión de venta Corrección

Precio Sistema 100% Por evento Catálogo de libros del sistema vs etiqueta de precio

Corrección

Factura Visual 100% A solicitud del cliente

Datos fiscales del cliente vs Factura

Factura FCE-GCO-RE.02

Reemisión de factura


Código de documento: FCE-LIB-FV.03

Referencia : FCE-LIB-PR.03

Versión: 06

Ficha de verificación de las características del

procedimiento de punta de venta (caja)





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Nivel: 02


Procedimiento de toma de inventario en librerías


gperez

Nuevo sello





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Nivel: 02




I. OBJETIVO

Establecer las actividades que debe seguir el Fondo de Cultura Económica para asegurar un control sobre las existencias físicas de libros en todas sus Librerías.

II. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable en las Librerías del Fondo de Cultura Económica, propias y asociadas. Inicia con los preparativos para llevar a cabo la toma física de inventarios en las librerías y termina con las aclaraciones posteriores a dicha toma física.

III. POLÍTICAS

1. Cualquier cambio, actualización o modificación que se realice en el presente procedimiento estará a cargo

de la Subgerencia de Coordinación de Librerías. 2. El valor correspondiente a las diferencias entre las existencias en el SALIB y las existencias físicas de las

librerías asociadas deberá ser cubierto por éstas siempre que así lo establezca el convenio correspondiente.

3. Para aquellas librerías en las que el FCE asume las mermas (sean librerías propias o librerías en convenio) este porcentaje será de hasta el 5% en relación al monto total exhibido en cada librería

1.

Preparativos Previo a la toma de inventario se deberán llevar a cabo las siguientes actividades:

4. El Subgerente de Coordinación de librerías, o la persona a quien este designe, elabora y da a conocer a los Encargados de Librerías el calendario de toma de inventarios y la lista del personal responsable de la toma de cada uno de los inventarios.

5. En un período de dos a tres semanas, antes de la fecha programada para la toma de inventario, el

personal de la librería deberá revisar, organizar y clasificar los ejemplares en sus respectivos libreros o secciones.

6. El personal de la librería deberá retractilar o enfajillar todos los ejemplares que se venden como obra

completa, con el fin de que se tome inventario de toda la obra y evitar la duplicidad en el conteo de los ejemplares.

1 Acta No.37 de fecha 13 de marzo de 2003, correspondiente a la primera sesión de la Junta Directiva ordinario del año 2003, que a la

letra dice: “12.7 AUTORIZACIÓN PARA LOS PORCENTAJES DE MERMA EN PRESENTACIONES,FERIAS,LIBRERIAS Y ALMACENES.





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Nivel: 02



7. Con la finalidad de asegurar que los libros se encuentren registrados en el SALIB, todo traspaso o pedido de obras que haya llegado a la librería con 48 horas o más, previo a la toma física de inventario, deberá estar desempacado y acomodado en su sección correspondiente. Aquellos pedidos o traspasos que hayan llegado a la librería con menos de 48 horas de anticipación a la toma física de inventario, deberán estar separados y plenamente identificados con el documento correspondiente, para evitar que se incluya en la toma física de inventario.

8. En caso de existir material en la librería que forme parte de una devolución ya descargada del SALIB pero no recolectada por el proveedor, o traspasos de salida, éste deberá estar separado y plenamente identificado con el documento correspondiente, para evitar que se incluya en la toma de inventario.

9. Antes de la toma de inventario, el personal de la librería deberá organizar el material en sus diferentes

secciones, y realizar separaciones de ejemplares que permitan un conteo ágil, con el propósito de facilitar la toma de inventario y verificación de las cantidades registradas en los conteos de ejemplares por parte de la empresa contratada.

Toma de inventario

10. Los inventarios se realizarán durante los meses de septiembre y octubre de cada año2.

11. Durante la toma de inventario se realizarán las siguientes actividades: 12. El personal de la Subgerencia de Coordinación de librerías y/o el encargado de la librería generará

mediante el SALIB un archivo electrónico que contenga todos los códigos de barras registrados en el catálogo de la librería.

13. El archivo electrónico será entregado al supervisor de la empresa contratada para la toma de inventarios,

para que se cargue el catálogo de códigos en sus equipos y dar inicio a la toma de inventario. 14. Para todos aquellos ejemplares que se encuentran en la librería, y que por sus diferentes características:

códigos de barras pequeños, grandes, de colores, etc., no pueden ser registrados en el conteo que hace la empresa contratada para este fin, se trasladarán al área determinada para realizar la captura manual para su registro en el inventario.

15. Cuando el personal operativo de la empresa contratada para efectuar la toma de inventario notifique que

tiene algún problema o duda acerca de algún título, recibirá apoyo por parte del personal de la librería para darle solución. En caso de que el problema sea con el código de barras el (los) ejemplar(es) se trasladará(n) a la bodega para que se elaboren los códigos de barras correspondientes y se coloquen a los libros respectivos, siempre que la librería cuente con el equipo necesario para ello. Si no se cuenta con dicho equipo, se realizará la captura manual de dichos ejemplares.

16. Cuando un operario de la empresa contratada termine el conteo en un área determinada, deberá anotar

en el marbete su nombre y cantidad de ejemplares registrados. Posteriormente se trasladará a otra área para continuar con el mismo proceso hasta el término del inventario. Asimismo, el personal de librerías deberá verificar en cada uno de los marbetes que la cantidad anotada sea correcta.

2 Cuarta sesión ordinaria del Comité de Mejora Regulatoria Interna de fecha 29 de octubre de 2013.





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Nivel: 02



17. El personal de la Subgerencia y/o él encargado de librería, solicitará periódicamente al supervisor de la empresa contratada un reporte que contenga el registro de marbetes (número de marbete y cantidad de ejemplares registrados) para dar seguimiento a las diferencias resultantes y, en caso de existir, solicitar que se corrijan.

18. El personal de la librería deberá asegurarse de que no quedó ningún marbete sin contabilizar. En caso contrario, se deberá dar aviso inmediato al supervisor de la empresa que realiza la toma de inventario para que se proceda al conteo y registro de dicho marbete. Término del inventario

19. La empresa contratada entregará un reporte de existencias por marbete. Las existencias deberán ser revisadas, aclaradas y corregidas en su momento y en todos los casos.

20. La empresa contratada generará un reporte definitivo de las existencias por marbete después de aclaraciones, que será entregado al encargado de la librería de forma impresa y firmado por el supervisor de dicha empresa.

21. Los ejemplares reportados en la valuación de inventario, posterior a la toma de inventario, deberán ser el total de los ejemplares contados por la empresa contratada más los ejemplares correspondientes a captura manual. Dicha cantidad total es la que deberá quedar asentada en el Acta circunstanciada.

22. Se elaborará el Acta circunstanciada

3 en la que quedarán asentados los hechos ocurridos durante la toma

de inventario, se imprime y firma adjuntando los siguientes anexos: 1. Reporte de Valuación de inventario (antes de la toma física de inventario). 2. Reporte de la captura manual. 3. Comparativo sólo con diferencias por costo. 4. Comparativo sólo con diferencias por ejemplares. 5. Reporte de Valuación de inventario (posterior a la toma física de inventario).

Aclaraciones de inventario

23. Al término de la toma física de inventario y una vez conocidas las diferencias resultantes, el encargado deberá hacer las aclaraciones y ajustes pertinentes durante un periodo de 30 días hábiles a partir del día inmediato posterior a la toma física de inventarios

4.

24. Las diferencias resultantes se originan por los siguientes motivos, merma, productos no contabilizados y

conteos duplicados durante la toma de inventario del año anterior. Por tal motivo el/la encargado/da de librería coordinará y vigilará, durante el periodo de aclaraciones, el desarrollo de las siguientes actividades

5:

a) Análisis de aquellos productos que resultaron con diferencias en su existencia en el SALIB contra la

existencia física, separando físicamente el material para su mejor verificación y posterior ajuste. b) Para aquellos productos en los que se duplicó el conteo, se deberá decrementar su existencia en el

SALIB. c) Para aquellos libros que no se contabilizaron, se deberá incrementar su existencia en el SALIB.

3 Con base en el oficio CGAJ/132/2015 de fecha 14 de agosto de 2015.

4 Cuarta sesión ordinaria del Comité de Mejora Regulatoria Interna de fecha 29 de octubre de 2013.

5 Con base en el oficio MCA/234/2016 de fecha 20 de julio de 2016.





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d) Para aquellos productos que durante la toma de inventario del año anterior se duplicó su conteo, la aclaración será mediante la presentación de los estados de cuenta de cada uno de ellos, a fin de restarlos de la merma resultante.

e) Los ajustes son responsabilidad del encargado de la librería y se realizarán bajo la supervisión de quien designe el Subgerente de Coordinación de Librerías, en una única fecha y previa invitación al Órgano Interno de Control. Siempre que medie dicha invitación, la inasistencia de personal del Órgano Interno de Control no impedirá que se efectúen los ajustes. Una vez realizados los ajustes, se deberán generar los siguientes reportes:

I. Reporte de SALlB, Comparativo completo sólo con diferencias y aclaraciones. Este reporte deberá ser enviado en original, firmado por el encargado de la librería, al Subgerente de Coordinación de librerías.

II. Reporte de ajuste de Inventarios (Incrementos y/o decrementos durante las aclaraciones). III. Estados de Cuenta de cada título.

25. Respecto a los faltantes definitivos, deberá levantarse el Acta ante el Ministerio Publico de los bienes a su

valor en registro contable.6

Ajustes extraordinarios de inventario

7

26. En el periodo que transcurre desde que se finalizan las "Aclaraciones de inventario", hasta que se realiza

una nueva Toma de inventario general, se podrán realizar ajustes en el SALlB, estos se denominan Ajustes extraordinarios y se realizan bajo el siguiente proceso:

a) Incrementos de uno a tres ejemplares por título; se realizarán sólo por el encargado y para poder realizar una venta. Se deberá elaborar un registro de la causa por la que se realiza cada incremento.

b) Incrementos de más de 3 ejemplares por título; sólo se realizarán por la persona de que designe el Subgerente de la Coordinación de Librerías. Se deberá elaborar un registro de la causa por la que se realiza cada incremento.

c) Decrementos; sólo. se realizarán por la persona de que designe el Subgerente de la Coordinación de Librerías. Se deberá elaborar un registro de la causa por la que se realiza cada decremento.

IV. DEFINICIONES

Contador.- Persona que presta sus servicios para la empresa contratada por el FCE con la finalidad de que realice el conteo y registros de cada uno de los libros que se encuentran registrados en la Librería. Existencias en el SALIB.- Registro en el sistema que indica la disponibilidad física de los libros. Marbete.- Documento de control para realizar el conteo de los libros en la toma de un inventario. SALIB: Sistema de Administración de Librerías. Toma física de inventario.- Conteo físico de todos los libros que cuentan con un registro de existencias en el Sistema.

6 Cuarta sesión ordinaria del Comité de Mejora Regulatoria Interna de fecha 29 de octubre de 2013. 7 De acuerdo con el oficio MCA/343/2016 de fecha 27 de octubre de 2016.





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V. DESARROLLO

V.I DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio

Recibe comunicado para toma

de inventario.

ENL 1

¿Excede el 5%

de existencias?

Si

No


ENL: Encargado de librerías

SVN: Personal de la Subgerencia de ventas Nacionales.

PEL: Personal de librerías.

EMP: Empresa contratada.

OIC: Personal del Órgano interno de control.

GCO: Gerente de comercialización.

SALIB

Genera archivo electrónico

con los códigos de barras.

ENL 2

Entrega archivo electrónico al

supervisor de la empresa

contratada para que se

carguen en las terminales

portátiles.

ENL 3

Revisa con el personal de la

librería y de la empresa

contratada el procedimiento a

seguir.

ENL 4

Verifica las condiciones de

acomodo de la librería e

identifica las zonas de conteo.

PEL/EMP 5

Personal de la empresa

realiza la colocación de

marbetes con la supervisión

del personal de librerías

PEL/EMP 6

Realiza conteo físico

acompañado por el personal

de la librería y supervisados,

en su caso, por personal del

OIC y de la SCL.

PEL/EMP 7

Cuenta ejemplares mueble

por mueble.

PEL 8

Anota el conteo realizado por

el personal de la empresa en

el marbete.

PEL 9

Solicita la presencia del

supervisor de la empresa para

la aclaración en caso de

diferencias.

PEL/EMP 10

Entrega reporte de existencias

por marbete al ENL para

revisión.

EMP 11

Realiza nuevo conteo, en

caso de diferencias y

corrección de diferencias.

PEL/EMP 12

Recibe el supervisor de la

empresa los reportes finales

de inventario.

ENL 13

Reciben los reportes y

autorizan la salida de la

empresa y elaboran acta

ENL/SCL 14

Firman el acta de inventario.

ENL/SCL/OIC 15

Realiza reporte comparativo

con las diferencias

encontradas.

ENL 16

Informa al SCL para que

autorice ajuste en el sistema.

ENL 17

Notifica al GCO para que

autorice el ajuste en el

sistema.

SCL/ENL 18

Al cierre del inventario durante

30 días hábiles realiza las

aclaraciones de diferencias.

SCL/ENL 19

Fin

FCE-LIB-IT.01

FCE-LIB-RE.13

Reporte de existencia

Reporte final de la toma de inventario





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V.II DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES


1. Encargado de Librería

Recibe el comunicado de la Subgerencia de Coordinación de Librerías con la fecha en que se llevará a cabo la toma de inventario en la Librería correspondiente y aplica las medidas referidas en las políticas del procedimiento.


Genera un archivo que contiene todos los códigos de barras que se tienen registrados en el catálogo de la Librería aplicando el Instructivo para la toma de inventario en Sistema.

Instructivo para la toma de Inventario en Sistema FCE-LIB-IT.01


Entrega el archivo al Supervisor de la empresa contratada por el FCE para la toma de inventarios, para que cargue el catálogo de códigos en las terminales portátiles de los contadores de inventario.


Revisa con el personal de la Librería y de la empresa contratada externamente el procedimiento a seguir.

5.

Empresa Contratada /Personal de la Librería

Verifica las condiciones de acomodo de la Librería y se identifican las zonas de conteo, las cuales quedaran determinadas a través de la colocación de los marbetes.

6.


La empresa contratada realiza la colocación de sus marbetes bajo la supervisión del personal de la Librería.

7.


Los contadores de la empresa contratada para realizar la toma de inventario, realizan el conteo físico, acompañados por el personal de la Librería. Personal de la Subgerencia de Coordinación de Librerías y del Órgano Interno de Control, supervisan que la toma de inventario se lleve a cabo conforme al procedimiento establecido.

8. Personal de la Librería

Cuenta los ejemplares mueble por mueble y registra en el marbete correspondiente el número de libros contados.

9. Personal de la Librería

Anota el conteo realizado por el personal de la empresa en el mismo marbete.





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10.


Solicita la presencia del Supervisor para la aclaración en caso de alguna diferencia durante el conteo. En su caso se realiza la corrección.

11. Empresa Contratada

El Supervisor de la toma de inventario de la empresa contratada entrega al Encargado de la Librería, al término del inventario, un reporte de existencias por marbete para su revisión, aclaración y/o corrección.

Reporte de existencia (Empresa Contratada)

12.

Empresa Contratada/ Personal de la Librería

En caso de diferencias, el personal de la Librería en compañía de un contador y/o supervisor de la toma de inventario acude al área correspondiente para realizar un nuevo conteo y proceder a la corrección pertinente.

13. Encargado/a de Librería

Una vez hechas las aclaraciones, recibe del Supervisor de la empresa contratada los reportes finales de inventario.

Reportes Finales de la Toma de Inventario (Empresa Contratada)

14.

Personal de la Subgerencia de Coordinación de Librerías/ Encargado de la Librería

Reciben los reportes y autorizan la salida a la empresa contratada, proceden a la realización del Acta circunstanciada.

Acta circunstanciada FCE-LIB-RE.13

15.

Encargado de la Librería /personal de la Subgerencia de Coordinación de Librerías/ Órgano Interno de Control

Proceden a la firma del acta, los que intervinieron en el acta de toma física de inventarios.

16. Encargado de la Librería

Realiza el reporte comparativo con las diferencias encontradas durante la toma de inventario. ¿El inventario excede el 5% de existencias? Si: Ir al paso 18 No: Continúa con el procedimiento

17.

Personal de la Subgerencia de Coordinación de Librerías/ Encargado/a de la Librería.

Informa al Subgerente de Coordinación de Librerías y ejecuta en Sistema el ajuste correspondiente. Pasa a la actividad 19.





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18.

Personal de la Subgerencia de Coordinación de Librerías/ Encargado de la Librería.

Notifica al Gerente de Comercialización para que autorice se ejecute la función de ajuste en el Sistema.

19.

Personal de la Subgerencia de Coordinación de Librerías/ Encargado de la Librería.

Al cierre del inventario, durante un período de 30 días hábiles contados a partir del día siguiente a la conclusión del último inventario en la librería, se realizarán las aclaraciones de diferencias. Termina el procedimiento.





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VI. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS


6.1 FCE-LIB-IT.01 Instructivo para la toma de Inventario en Sistema

6.2 N.A. Reporte de existencia (Empresa Contratada)

6.3 N.A. Reportes Finales de la Toma de Inventario (Empresa Contratada)

6.4 N.A. Modelo de equidad de genero


VII. ANEXOS Y REGISTROS USADOS


7.1 FCE-LIB-RE.13 Acta circunstanciada

7.2 FCE-LIB-FV.04 Ficha de verificación de las características de toma de inventario.

VIII. Listas maestras relacionadas con el procedimiento




IX. LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Copias Puesto Área


V.E. Versión electrónica – sólo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)





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X. CONTROL DE CAMBIOS




Librerías

Se elimina la política 8, se actualiza la política 24,

haciendo referencia que el Subgerente de coordinación de librerías invitará al OIC,

quién acudirá de acuerdo a su disponibilidad y se incluye el

apartado de Ajustes extraordinarios y la política 26.


Librerías

Se incluyen las políticas: 2, 3, 20 a 23 y 26.

Se actualizan las políticas: 4, 5, 7 a 11, 14, 16, 17, 24 y 25.

Se actualizan el diagrama de

flujo y la descripción de actividades

Se elimina el acta

administrativa y se modifica el acta circunstanciada.


Librerías

Se incluye una política relativa a la baja de material de las

librerías del FCE



Anexos del Procedimiento de toma

de inventario en librerías

Anexo 7.1

FCE-LIB-RE.13

Acta circunstanciada






1. Título: Acta circunstanciada


Formalizar el levantamiento del inventario.

3. Responsable de su llenado: Personal de la Subgerencia de Coordinación de Librerías/ Encargado/a de la Librería.


Medio electrónico.



1. Horas Indicar la hora en que se lleva a cabo la firma del acta

2. Día Indicar el día en que se emite el acta.

3. Mes Indicar el mes en que se emite el acta.

4. Año Anotar el año en el que se realiza el inventario.

5. Librería Indicar la librería que se inventarió.

6. Ubicación Indicar la calle en la que se encuentra la librería.

7. Número Anotar el número en el que se encuentra la librería.

8. Colonia Anotar la colonia en la que se encuentra la librería.

9. Municipio (delegación) Indicar el municipio o delegación donde se encuentra ubicada la librería.

10. C.P. Anotar el código postal correspondiente.

11. Estado Indicar el estado donde se encuentra ubicada la librería.

12. Los CC. Anotar los nombres de las personas que intervienen o participan en la toma de inventario.

13. Hora Indicar la hora de llegada del personal de la empresa contratada para la toma del inventario.

14. Empresa Indicar el nombre de la empresa contratada para la toma del inventario.

15. Operarios contadores Anotar el número de operarios contadores que participaron en el inventario

16. Supervisores Anotar el número de supervisores que participaron en el inventario









20. Folios Anotar los números de folios de los marbetes utilizados.

21. Hora de inicio Indicar la hora de inicio del inventario.

22. Hora de finalización Indicar la hora de finalización del inventario.

23. Diferencias Anotar el número de marbetes con diferencia en el conteo.

24. Captura manual Anotar el número de ejemplares capturados manualmente.



27. Ejemplares Indicar el resultado final del inventario físico en: existencia en el SALIB y existencia física.

28. Costo Indicar el resultado final del inventario físico en: existencia en el SALIB y existencia física.

29. Ejemplares Anotar el material sobrante y material faltante

30. Costo Anotar el costo del material sobrante y material faltante.

31. Horas del día Anotar la hora en la que se da por concluida la toma de inventario.

32. Encargado de la librería Anotar el nombre del encargado de la librería.

33. Representante de la Subgerencia de coordinación de librerías

Anotar el nombre del representante de la Subgerencia de coordinación de librerías.

34. Personal del Órgano Interno de Control en el FCE

Anotar nombre y firma del personal comisionado por parte del Órgano Interno de Control en el FCE

35. Personal auditor externo Indicar nombre y firma del personal del auditor externo.

36. Supervisor de la empresa contratada

Anotar el nombre y firma del supervisor de la empresa contratada para la toma de inventario

37. Testigo Anotar nombre y firma del personal que fungió como testigo





Anexo 7.2

FCE-LIB-FV.04

Ficha de verificación de las características del procedimiento de toma de inventario





Procedimiento de toma de inventario, FCE-LIB-PR.04

Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control

Registro

Plan de reacción/


conformidad

Archivo con los códigos de barra

Visual 100% Anual Libros registrados en el sistema

Reporte Corrección

Identificación de zonas de conteo

Visual 100% Anual Todos los libros existentes en la librería

Marbete Corrección


Visual 100% Anual 100% de los libros en existencia


Ajuste en sistema

Acta de toma física de inventario

Visual 100% Anual Toma física de inventario

Acta de toma física de inventario, FCE-LIB-RE.04

Corrección


Código de documento: FCE-LIB-FV.04

Referencia : FCE-LIB-PR.04

Revisión: 01

Ficha de verificación de las características del procedimiento de toma de inventario


10.11.10 Área responsable: Gerencia de Comercialización


Número de documento: FCE-LIB-PR.06

Versión: 02

Páginas : 1


Nivel: 2



Procedimiento general para la atención de eventualidades en la operación de librerías


gperez

Octubre





Versión: 02

Páginas : 2


Nivel: 2





1. Objetivo. Dar herramientas al personal de librerías del FCE para saber cómo actuar en cualquier eventualidad dentro de su área de trabajo.

2. Alcance.

Inicia con una eventualidad, en su caso incluye una investigación de lo sucedido, levantamiento de actas y termina con la intervención de la autoridad competente.

El presente procedimiento involucra a todo el personal de las Librerías del FCE, a los Departamentos de

ventas de Guadalajara y Monterrey, Subgerencia de Coordinación de Librerías, Subgerencia de Personal,

Subgerencia de Mantenimiento, Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, Coordinación

General de Asuntos Jurídicos, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Comercialización y

Dirección General.

3. Políticas.

1. La comunicación de eventualidades que se presenten en las librerías podrá ser a través de los

medios siguientes: Personal, por correo electrónico y vía telefónica (convencional y móvil). 2. Si la eventualidad se lleva a cabo durante la jornada de trabajo, el Encargado de la Librería deberá

comunicarse, dependiendo de la situación que se presente, con las personas descritas en la línea de comunicación operativa y estratégica (Anexo 7.1) por los medios antes descritos. En caso de no lograr la comunicación con las personas mencionadas en el anexo 7.1, contactará a la persona de nivel inmediato superior y lo pondrá al tanto de la situación, si aún no ha logrado la comunicación, informará al Subgerente de Coordinación de Librerías para que logre el contacto a través de telefonía móvil.

3. Si la eventualidad se lleva a cabo fuera de la jornada de trabajo, el Encargado de la Librería o quien

la identifique, informará al Subgerente de Coordinación de Librerías para que haga del conocimiento a los servidores públicos descritos en la línea de comunicación operativa y estratégica anexo 7.1.

4. Si la eventualidad se lleva a cabo en la librería de Guadalajara y/o Monterrey, el Encargado de la

Librería deberá informar al Jefe de Departamento de Ventas y este a su vez, al Subgerente de la Coordinación de Librerías, para que este a su vez informe al Gerente de Comercialización para notificar al Director General de la eventualidad ocurrida, para su conocimiento como Titular de la Institución.

5. En caso de siniestro el Gerente de Administración y Finanzas a través de la Subgerencia de

Recursos Materiales y Servicios Generales se encargará de aplicar los seguros y fianzas correspondientes.





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Nivel: 2




De conformidad con el Acuerdo para la expedición del Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (MAAGRMySG).

1

6. En caso de cualquier tipo de siniestro a bienes muebles, excepto vehículos, inmuebles, valores y

dinero en efectivo, será responsabilidad de las áreas o unidades administrativas usuarias del FCE, reportarlo a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales tan pronto acontezcan, a fin de que notifique a la aseguradora dicho siniestro, siguiendo al efecto el MAAGRMySG, los procedimientos correspondientes y la normatividad aplicable y las condiciones propias del contrato de seguro específico. El reporte del siniestro deberá contener la descripción detallada de la afectación que sufrió el bien asegurado, las pérdidas o daños de mercancía propia o de terceros, en estadía o en maniobra de carga y descarga, así como la fecha, hora, día y demás que resulten indispensables, según el caso concreto. Adicionalmente, dentro de los 20 días naturales siguientes al incidente, deberán remitir un oficio con la documentación probatoria del siniestro, especificada por el responsable de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, según el siniestro cubierto y que sufre un daño o pérdida por un riesgo también amparado.

7. En caso de no cumplir con el tiempo establecido, los titulares de las áreas administrativas usuarias del FCE deberán informar a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales la fecha en que serán cumplidos los requerimientos de documentación e información probatoria del siniestro, a efecto de no incurrir en responsabilidades administrativas.

8. Las Coordinación general de asuntos jurídicos será responsable de orientar y asistir jurídicamente a las áreas y unidades administrativas usuarias de bienes siniestrados y de realizar los trámites legales que procedan, en caso de ocurrir un siniestro o ilícito, desde su inicio y hasta su resolución final y en su caso, formular las denuncias y/o querellas que resulten necesarias en defensa de los intereses patrimoniales del FCE, así como ejercer la coadyuvancia necesaria con el Ministerio Público de la Federación.

9. Es responsabilidad de las áreas del FCE que tengan bajo su resguardo bienes muebles, inmuebles, vehículos, embarcaciones, aeronaves, dinero y valores propiedad de la Federación o de las entidades, o mercancía transportada en un bien al servicio de éstas, reunir la documentación establecida en el contrato respectivo conforme a las disposiciones aplicables para sustentar la reclamación formulada en caso de la ocurrencia de un siniestro ante la compañía aseguradora y remitirla a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales a la brevedad posible.

10. La cobertura de robo y/o asalto contratada por el FCE deberá amparar la reparación de los daños ocasionados por terceros para ingresar al inmueble o sustraer bienes contenidos en cajones, cajas fuertes, archiveros, gavetas y en general cualquier otro mobiliario o dispositivo de seguridad destinado al depósito y almacén de bienes y valores, adicional a la documentación prevista en el artículo anterior. En caso de violencia física, es necesario remitir la siguiente documentación: I. Presupuesto, orden de servicio y/o facturas de las reparaciones efectuadas en materia de

herrería, cerrajería, cancelería, carpintería y demás servicios que resulten necesarios; II. Factura de adquisición de bienes o dispositivos de seguridad, protección o vigilancia dañados,

y III. Cualquier otro documento que sustente la reclamación.

1ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. D.O.F. 16 de julio de

2010, última reforma publicada DOF 14-01-2015.





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Nivel: 2




4. Definiciones. Acta circunstanciada: el documento que se elabora en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, para constar hechos determinados o actos que pueden trascender la relación laboral o las responsabilidades de los servidores públicos.

2

Bienes asegurados: los activos muebles, inmuebles y valores, que se amparan en una póliza para su protección, bajo ciertas coberturas y contra determinados riesgos.

3

Asegurado: la Dependencia o Entidad de la Administración Pública Federal que mediante el pago de una prima tiene el derecho a la reparación de un daño o al pago de una suma de dinero al verificarse la eventualidad prevista en el contrato.

4

Aseguradora: la empresa que mediante un contrato de seguro y el pago de una prima se obliga a resarcir el daño o a pagar una suma de dinero al verificarse la eventualidad prevista en dicho contrato.

5

Eventualidad: Hechos y circunstancias que se presentan en las librerías, que son: Faltante de dinero en caja, Robo y Siniestro. Robo: Comete el delito de robo: el que se apodera de una cosa ajena mueble, sin derecho y sin consentimiento de la persona que puede disponer de ella con arreglo a la ley. (artículo 367 del Código Penal Federal). Siniestro: Avería grave, destrucción fortuita o pérdida importante que sufren las personas o las cosas por causa de un accidente, catástrofe, etc. Daño o pérdida importante de propiedades o personas a causa de una desgracia, especialmente por muerte, incendio, naufragio, choque u otro suceso parecido. MAAGRMySG: Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Póliza: La póliza es el nombre que recibe el documento en que se plasma el contrato de seguro y en el que se establecen las obligaciones y derechos tanto de la aseguradora como del asegurado, y donde se describen las personas u objetos que se aseguran y se establecen las garantías e indemnizaciones en caso de siniestro. Reporte de siniestro: la declaración del asegurado a la aseguradora de la ocurrencia de un siniestro.

2 Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales emitido por la Secretaría de la

Función Pública. 3. Términos y definiciones 3 Idem.

4 Idem.

5 Idem.





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Nivel: 2




Seguro: Es el contrato por el cual la compañía asegurada se obliga, mediante una prima, a resarcir un daño o pagar una suma de dinero, al verificarse la eventualidad prevista en el contrato.





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Nivel: 2




5. Desarrollo. 5.1 Diagrama de flujo.

Identifica hechos o circunstancias

que le impiden el normal

funcionamiento de la librería.

EL 1

Inicio

¿Faltante en

caja?

Recaba evidencias en su caso, e

informa al SCL para levar acta

circunstanciada.

EL 2

NO

SI

En caso necesario acude a las

instalaciones de la Librería,

presenta denuncia y coadyuva con

la PGR en la integración de las

averiguaciones previas.

CGAJ 12

Proporciona la asesoria solicitada.

CGAJ 11

SI

Verifica corte de caja contra dinero

y confirma faltante, en su caso, con

uno o dos testigos.

EL 5

En apoyo con el encargado de

librería verifica hechos, diferencias

y proporciona evidencias a la SP y

a la CGAJ.

JL 9

Informa al SCL, a la Jefatura de

Librería correspondiente y esta a

su vez al SP.

EL 6

Recibe notificación y cita a los

servidores públicos involucrados.

En caso de ser sindicalizado

convoca al representante sindical

para el levantamiento del acta

correspondiente.

SP 7

Responsable de la Actividad

EL: Encargado de Librería

SCL: Subgerencia de Coordinación de Librerías

SP: Subgerencia de Personal

JL: Jefatura de Librería

CGAJ: Coordinación General de Asuntos Jurídicos

SM: Subgerencia de Mantenimiento

PGR: Procuraduría General de la República

SRMYSG: Subgerencia de Recursos Materiales y

Servicios Generales

GAF: Gerencia de Administración y Finanzas

GC: Gerente de Comercialización

OIC: Órgano Interno de Control

¿Robo en las

instalaciones?

Contacta al cajero del turno

correspondiente, en su caso.

EL 4

Presentan denuncia ante la

Procuraduría General de la

República.

CGAJ 8

NO

Se hará del conocimiento del

SCL, para solicite asesoría en

materia legal a la CGAJ . En su

caso según proceda al SP,

SRMYSG o SM.

EL 10

En caso de siniestro le comunica

de inmediato al vigilante de la

librería para que este actúe y le de

aviso al Subgerente de

Mantenimiento.

EL 15

Informa al Director General de la

eventualidad ocurrida para su

conocimiento como Titular de la

Institución.

GC 18

Fin

11

Ejerce los seguros previamente

contratados e informa al GAF.

DSG 19

Acta

Circunstanciada

Denuncia

Reporte de ventas

diarias

Acta

administrativa

Línea de

comunicación

estratégica y

operativa.

A solicitud de la SP se entrega

informe.

CGAJ 14 Evidencias

2

2

En su caso, aplica los seguros

correspondientes.

SRMYSG 13

Envía copia del acta

circunstanciada a la CGAJ y al

OIC.

SCL 3

Evidencia,

Acta

Circunstanciada

Póliza de seguro

Denuncia

Evalúa si se elabora un dictamen

técnico

SM 16

Le informa al SCL para que se

haga del conocimiento de los

funcionarios involucrados.

EL 17

Dictamen técnico

Línea de

comunicación

estratégica y

operativa.

Póliza de seguro





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5.2 Descripción de actividades.


1. Encargado de

Librerías

Identifica hechos o circunstancias que le

impiden el normal funcionamiento de la

librería.

2. Encargado de

Librerías

Recaba evidencias en su caso, e informa

al SCL para levantar acta circunstanciada.

Evidencia,


3.

Subgerente de

Coordinación de

Librerías

Envía copia del acta circunstanciada a la

CGAJ y al OIC, para que den atención y

seguimiento dependiendo de la

eventualidad que se presente.

En caso de faltante en caja. Ir a la

actividad 4.

En caso de robo en las instalaciones de la

librería. Ir a la actividad 10.

En caso de siniestro. Ir a la actividad 15.


4. Encargado de

Librería

Contacta al cajero del turno

correspondiente, en su caso.

5. Encargado de

Librería

Verifica corte de caja contra dinero y

confirma faltante, en su caso, con uno o

dos testigos.

Esto no debe detener las operaciones en

caja.

Reporte de ventas diarias

6. Encargado de

Librería

Informa al Subgerente de Coordinación

de Librerías, a la Jefatura de Librería

correspondiente y esta a su vez al

Subgerente de Personal.

7. Subgerente de

Personal

Recibe notificación y cita a los servidores

públicos involucrados. En caso de ser

personal sindicalizado convoca al

representante sindical para el

levantamiento del acta correspondiente.

Acta administrativa

8. Coordinación General

de Asuntos Jurídicos

Presenta denuncia ante la Procuraduría

General de la República. Denuncia

9. Jefe de Librerías

En apoyo con el Encargado de librería

verifica, hechos y, diferencias; asimismo

proporciona evidencias a la Subgerencia

de Personal y a la Coordinación General

de Asuntos Jurídicos.

Evidencias

10. Encargado de Después de identificar el faltante o la

eventualidad, informará lo ocurrido de





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Nivel: 2





Librerías forma inmediata al Subgerente de

Coordinación de Librerías, para que

solicite asesoría en materia legal a la

Coordinación General de Asuntos

Jurídicos y según proceda a las

Subgerencias de Personal,

Mantenimiento y al Departamento de

Servicios Generales.


de Asuntos Jurídicos Proporciona la asesoría solicitada.



En caso necesario acude a las

instalaciones de la Librería, presenta

denuncia y coadyuva con la Procuraduría

General de la República en la integración

de las averiguaciones previas y en el

trámite de los procesos que afecten al

FCE.

Denuncia

13. Departamento de

Servicios Generales

En su caso aplica los seguros

correspondientes. Póliza de seguro.



A solicitud de la Subgerencia de Personal,

se entrega informe.


Informe


En caso de Siniestro se comunica de

manera inmediata a vigilancia de la

librería para que este a su vez le informe

al Subgerente de Mantenimiento para

tomar las medidas necesarias.

Línea de comunicación

estratégica de librerías y

operativa en librerías

16. Subgerente de

Mantenimiento Evalúa si se elabora un dictamen técnico. Dictamen técnico

17. Encargado de la

Librería

Informa al Subgerente de Coordinación

de Librerías y para que mediante la línea

de comunicación estratégica y operativa

establecida se haga del conocimiento de

los funcionarios involucrados.

Línea de comunicación

estratégica de librerías y

operativa en librerías

18. Gerente de

Comercialización

Informa al Director General de la

eventualidad ocurrida para su

conocimiento como Titular de la

Institución.

19. Departamento de

Servicios Generales

Toma nota del siniestro y avisa al

ejecutivo de cuenta, reportando los datos

necesarios en base en el acta

circunstanciada que anteriormente

Acta circunstanciada,

Póliza de seguro.





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Nivel: 2





levanto el Encargado de librería para

ejercer los seguros y fianzas previamente

contratados e informa al Gerente de

Administración y Finanzas.


6. Referencias o documentos relacionados.

Anexo Núm. Documento Título

6.1 FCE-LIB-PR-03 Procedimiento de Punto de Venta (Caja) 6.2 FCE-LIB-PR-04 Procedimiento de Toma de Inventario 6.3 N. A. Reglamento Interior de Trabajo 6.4 N. A. Contrato Colectivo de Trabajo 6.5 N. A. Ley Federal del Trabajo 6.6 N. A. Ley sobre el contrato de seguro

6.7 N. A. Manual de Aplicación General de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.



7. Anexos y registros usados.

Anexo Núm. Documento Título

7.1 N. A. Línea de comunicación operativa en librerías 7.2 N. A. Línea de comunicación estratégica de librerías 7.3 N. A. Acta circunstanciada 7.4 N. A. Acta administrativa 7.5 N. A. Evidencia 7.6 N. A. Reportes de ventas diarias 7.7 N. A. Póliza de seguro 7.8 N. A. Informe 7.9 N. A. Dictamen técnico 7.10 N. A. Denuncia





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Nivel: 2




8 Listas maestras relacionadas con el procedimiento




9 Lista de distribución.



V.E. Versión electrónica Gerencia de Tecnología (Intranet)

10 Control de cambios.



23.10.15 02 Todas Subgerencia de Coordinación de Librerías

Se actualizan las referencias y las definiciones.


Se integra lo relacionado con los incidentes del Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Se cambia el término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de documento electrónicamente controlado



LLínea d

A

de comen

Anexo 7

municacn librer

Anexos del de even

7.1

ción orías

Procedimientntualidades en

perativ

to General parn la operación

va

ra la atención librerías

N

Nombre

1

Subg

Jefe d

Jefa dCasteJefe dFondo

Subg

Supedel FC

Cuerp

Cruz

Prote

Ambu

Línea de c

erente de Coo

del Departame

del Departameellanos del Departameos Editoriales

erente de Man

rvisor de persoCE.

po de bombero

Roja Mexicana

ección Civil

ulancias del DF

comunicacióEn librería

Puesto

rdinación de Li

ento de Ventas

ento de la Libre

ento de Compra

ntenimiento

onal de vigilanc

os

a

F

2

Anexos del de even

ón operativs

ibrerías

de Librerías

ería Rosario

as de Otros

cia en inmueble


va

Oficina Cel.

Oficina Cel. Oficina Cel. Oficina Cel. Oficina Cel. 1 Cel. 2

es Oficina Cel.

Oficina

Oficina

Oficina

Oficina


Teléfonos

3


SI

VIGILANCIA

1. Títu

Líne

2. ObjEstpar

3. ResEl S

4. For

Ele

5. Des

Id.

1. N

2. P

3. T

4. D

NIESTRO

1

A DE LA LIBRERÍA

3

ulo: ea de comu

jetivo del retablecer unara enfrentar

sponsable dSubgerente

rma de llenactrónico/Ma

scripción d

No

Nombre

Puesto

Teléfonos

Diagrama

ENCARJE

Subger

1

A

3

3

ROBO

FALTAN

SINIEST

nicación ope

egistro: a línea de ccualquier ev

de su llenadde Coordina

ado: nual

el llenado d

ombre

ROBO

RGADO DE LIBREREFE DE LIBRERÍA

rente de Mantenimie

2

TE EN CAJA

TRO

Instr

erativa en lib

comunicaciónventualidad.

do: ación de Libr

de elemento

Nombde co

Descrinterv

Descrinterv

Se dsegui

RÍA O

ento Su

2

ructivo de ll

brerías.

n para que

rerías.

os:

bre completoomunicación

ripción del viene en la lí

ripción de viene en la lí

escribe las r para la ate

Anexos del de even

FALTANTE EN

ubgerente de CoordLibrerías

1

Orden de imp

1: Avisa2: Avisar c3: Avisar

lenado

el personal

Descr

o del person.

puesto qunea de com

números tenea de com

líneas de ención de cu


CAJA

dinador de J

portancia para d

r primero que a ncomo segunda inscomo tercera inst

l de librerías

ripción

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ue ocupa unicación.

elefónicos dunicación.

comunicacualquier even

4


En caso de que el Coordinación de L

encuentre, se debeJefe del Departamen

Librerí

ar aviso:

nadiestancia tancia

s sepa a qu

vienen en la

el persona

del persona

ción y/o pasntualidad.


Subgerente de Librerías no se erá comunicar al nto de Ventas de ías.

uien dirigirse

a línea

l que

al que

sos a

e

Línea de

A

e comuDe

Anexo 7

unicace librer

Anexos del de even

7.2

ción esrías


stratég


ica


Nombr

re

1

Dir

Director Gene

Coordinador

Jefe del DepaAdministrativo

Gerente de C

Gerente de A

Titular del OIC

Subgerente dGenerales

Jefe del Depa

Subgerente d

Jefe del Dep

Supervisor de

Subgerente d

Jefe del Depa

Jefa del DepaCastellanos Jefe del DepaEditoriales

Subgerente d

Jefe del Depa

Líder Sindica

Supervisor/a del FCE

rectorio de

Pues

eral

General de As

artamento de Aos

Comercializació

Administración y

C

de Recursos M

artamento de S

de Mantenimien

partamento de M

e personal de M

de Coordinació

artamento de V

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de Personal

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l

de personal de

2

comunicacde librerías

sto

untos Jurídicos

Asuntos Jurídic

ón

y Finanzas

ateriales y Ser

Servicios Gene

nto

Mantenimiento

Mantenimiento

n de Librerías

Ventas de Libre

a Librería Rosa

Compras de Ot

Personal

e vigilancia en

2

Anexos del de even

ción estratés

s

co

rvicios

erales

o

erías

ario

tros Fondos

inmuebles


égica

Oficina

Oficina Cel.

Oficina Cel.

Oficina Cel.

Oficina Cel.

Oficina Cel.

Oficina Cel. Casa

Oficina Cel. 1

Oficina Cel. 1 Cel. 2



Oficina Cel.

Oficina Cel. Oficina Cel. Oficina Cel. Oficina Cel.

Oficina Cel.

Oficina Cel.

Oficina Cel.


Teléfonos

3


Ejerce seguros previacontratados, en el casosolo que este se prese

violencia .

En casoSubgerenc

ejecutará elpara incid

INFO

RM

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IVO

RE

AC

CIÓ

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SINI

Jefe del DeServicios

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Gerente de AFin

SubgerentMateriales y Se

VIGILANCIA

o de Siniestro, la cia de Mantenimiento l Sistema de comando dencias establecido . EN

IESTRO

S

G

epartamento de s Generales

1

ROBO

FALTANTE EN

SINIESTRO

Administración y nanzas

te de Recursos ervicios Generales

DE LA LIBRERÍA

4

3

9

10

Línea de co

ROBO

NCARGADO DE LIBRERÍA OJEFE DE LIBRERÍA

Subgerente de Mantenimiento

.Gerente de Comercialización

Director General

Para su conocimiento como Titular de la

Institución

N CAJA

1

7

2

8

4

5

4

omunicacióde librerías

O

FALTANTE E

Coordinador GeneraJurídicos

Subgerente de CooLibrería

3

6

En caso de que la CGeneral de Asuntos Jencuentre, se deberáJefe del Departamen

Jurídico Adminis

2

Anexos del de even

n estratégics

N CAJA

al de Asuntos s

ordinador de as

Orden de importanc

1: Avisar prime2: Avisar como se3: Avisar como te4: Avisar como c

5: Avisar como quinta instase informa al Director Ge

6: Avisar como 7:Avisar como séptima inst

informa al Director Gene8: Avisar como o9: Avisar como n

10: Se informa al GerenFinanzas, para

S3

5

1

2

6

Coordinadora Jurídicos no se á comunicar al nto de Asuntos strativos.

En casPersdebDe

En caso de Coordinació

encuentre, sJefe del Depa


ca

cia para dar aviso:

ero que a nadieegunda instanciaercera instanciacuarta instanciaancia, En caso de siniestro eneral, para conocimiento

sexta instanciatancia. En caso de robo se eral, para conocimientooctava instancianovena instanciante de Administración y a conocimiento

Subgerente de Personal

so de que el Subgerente de sonal no se encuentre, se

berá comunicar al Jefe del epartamento de Personal

que el Subgerente de ón de Librerías no se

se deberá comunicar al artamento de Ventas de Librerías.


PERSONAL INVOLU

Titular del ÓIC

Líder Sindica

3

4

5


UCRADO

C

al

1. Título:

Líne

2. ObjetivEstefic

3. RespoEl S

4. Forma

Ele

5. Descri

Id.

1. N

2. P

3. T

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ea de comu

vo del registablecer unaciencia y efic

nsable de sSubgerente

de llenadoctrónico/Ma

pción del ll

No

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Puesto

Teléfonos

Diagrama

nicación est

stro: a línea de cacia al enfre

su llenado: de Coordina

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enado de e

ombre

Instr

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ación de Libr

elementos:

Nombla líne

Descr

Descr

Se dsegui

ructivo de ll

librerías.

ón para quualquier even

rerías.

bre completoea de comun

ripción del p

ripción de nú

escribe las r para la ate

Anexos del de even

lenado

ue las áreantualidad.

Descr

o de los funnicación.

puesto que o

úmeros telef

líneas de ención de cu


as involucra

ripción

ncionarios q

ocupa el/la fu

fónicos de c

comunicacualquier even


das actúen

ue intervien

uncionario/a

cada funcion

ción y/o pasntualidad.


con mayo

en en

a.

ario.

sos a

or

A

A

Acta cir

Anexo 7

rcunst

Anexos del de even

7.3

tanciad


da



En la CiudaCultura EcoEncargado se reunieron- - - - - - - - -- - - - - - - - -- - - - - - - - -PRIMERO: ---, manifiesidentifica coes ---, de ladomicilio ubentidad fedeen la Librerí- - - - - - - - -SEGUNDOintervienen - - - - - - - - -TERCERO:Librería, ma- - - - - - - - -CUARTO: asentando interesados- - - - - - - - -Firman parahoras del dí

ad de Méxicoonómica, ubicde la Librerían para dejar c- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - En uso de la

sta BAJO PRon la credencia que se anebicado en callerativa). Asimía ---, desde e- - - - - - - - - - : En uso deel motivo de

- - - - - - - - - - En uso de

anifiesta: ---.- - - - - - - - - - - En consideraque la decla. - - - - - - - - -

- - - - - - - - - - a constancia ía --- de --- de

_________C

Encargado d

_________C

Te

3

o, Distrito Fedcada en la cala ---, el C. ---; constancia de- - - - - - - - - -- - - - - - - - - -- - - - - - - - - -

a palabra, el CROTESTA Dial para votar exa copia a le ---, número

mismo, que pel día --- de --- - - - - - - - - - la palabra la presente, q- - - - - - - - - -la palabra el- - - - - - - - - -- - - - - - - - - -

ación de lo dración y los - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -en dos tantos

e 20--, consta

____________C. --- de la Librería

____________C. --- estigo

4

Acta

deral, a las --lle ---, númeroel C. ---, adsc

e los hechos q- - - - - - - - - -- - - - - - - HEC- - - - - - - - - -

C. ---, trabajadDE DECIR VE

con fotografíla presente.

o ---, Colonia resta sus ser-- de 20--.- - -- - - - - - - - - -el C. ---, Enque consiste - - - - - - - - - -l C. ---, en re- - - - - - - - - -- - - - - - - - - -declarado y ntestimonios q- - - - - - - - - -- - - - - - - - - -s los que inte

ante en --- hoj

__

a ---

__

2

a circunstan

-- horas del do ---, Coloniacrito a la Libreque a continu - - - - - - - - CHOS - - - - - - - - - - - - - -dor del FondoERDAD, que ía expedida pQue es orig---, en la Del

rvicios para e- - - - - - - - - - - - - - - - - - -

ncargado de en ---.- - - - - - - - - - - - - -elación con l- - - - - - - - - - - - - - - - - - -no habiendo que obran en- - - - - - - - - - - - - - - - - - -ervienen en laas, para todo

1

2

6

Anexos del de even

nciada

día --- de --- d ---, en la Deería ---; y los

uación se narr

- - - - - - - - - -- - - - - - - - - -

o de Cultura E su nombre

por el Institutoginario de ---;egación (o m

el Fondo de C- - - - - - - - -- - - - - - - - - -la Librería -- - - - - - - - - -- - - - - - - - - -los hechos d- - - - - - - - -- - - - - - - - - -otro asunto

n la misma, f- - - - - - - - - -- - - - - - - - - -a presente, m

os los efectos

_________

Tra

_________

T


de 20--; en lalegación ---, señores --- yran.- - - - - - -

- - - - - - - - - - - - - - - - - - -Económica coes el que ha

o Federal Elec; de --- años

municipio) ---, Cultura Econó- - - - - - - - - -- - - - - - - - - ----, hace del - - - - - - - - - -- - - - - - - - - -

descritos por - - - - - - - - - -- - - - - - - - - -que tratar, s

fueron rendid- - - - - - - - - -- - - - - - - -

misma que ses a que haya l

___________C. ---

abajador

___________C. ---

Testigo

5


a Librería ---México, Distr

y ---, en calida-- - - - - - - - -

- - - - - - - - - - - - - - - - - - -on el númeroa quedado actoral cuyo nú

s de edad; esMéxico, Distrómica con el - - - - - - - - - - - - - - - - - - -conocimient

- - - - - - - - - - - - - - - - - - -el C. --- Enc

- - - - - - - - - - - - - - - - - - -se cierra la pdos personalm- - - - - - - - - -

e da por conclugar.

___

___


del Fondo derito Federal; ead de testigos- - - - - - - - - -

- - - - - -

o de empleadoasentado y seúmero de foliostado civil ---rito Federal (opuesto de --

- - - - - - - - - -- - - - - o de quiene - - - - - - - - -- - - - - - - - -

cargado de la- - - - - - - - - -- - - - - - - - - presente actamente por lo- - - - - - - - - -

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Procedimiento para el aprovisionamiento

de las librerías del FCE

Procedimiento para el aprovisionamiento de las librerías del FCE

gperez

2016





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I. OBJETIVO

El objetivo del presente procedimiento es asegurar en el Fondo de Cultura Económica el abastecimiento de material propio (FEP) y de otros fondos editoriales (OFE), de acuerdo a los requerimientos del cliente, al perfil de las librerías y las políticas editoriales del Fondo.

II. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable en las librerías del Fondo de Cultura Económica propias y asociadas. Inicia con la definición de un programado de inventario promedio mensual para cada librería que determina el Subgerente de coordinación de librerías tanto para material FEP como de OFE, y finaliza con la solicitud de aprovisionamiento de material tanto de FEP como de OFE.

III. POLÍTICAS

Fondo Editorial Propio (FEP) 1. Durante el primer trimestre de cada año, el Subgerente de coordinación de librerías determinará un

programado de inventario promedio mensual FEP para cada librería a cubrir de forma permanente. El programado de inventario se determinará considerando los siguientes aspectos:

Las capacidades de las instalaciones y del mobiliario.

El programado anual de ventas. Novedades 2. La distribución de novedades es responsabilidad del Subgerente de coordinación de librerías. Se realiza

tomando en cuenta los siguientes aspectos: a) El tiraje aprobado en el Comité Interno de Selección de obras (CISO). b) El perfil de la obra. c) El perfil de cada librería.





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Obras de catálogo general 3. Los encargados de las librerías realizarán el aprovisionamiento permanente de sus librerías en función

del inventario programado, de las necesidades comerciales y de las posibilidades de exhibición de cada librería, analizando el archivo de existencias y ventas de su librería que se encuentra disponible y

actualizado en la dirección http://intranet.fce.com.mx/FEP/ de Intranet.

4. En el primer semestre del año, el encargado realizará una revisión total del inventario de la librería para

realizar los ajustes pertinentes (devoluciones y nuevos pedidos al Almacén Central).

Baja de material

5. Durante los meses de febrero y julio de cada año en todas las librerías del Fondo de Cultura Económica, se deberá realizar la clasificación de los inventarios que se encuentren obsoletos, dañados o defectuosos, apegándose al Manual de Integración y Operación de la Comisión para el Destino Final y Baja de Material Bibliográfico y Productos Culturales, lo anterior con el propósito de que en los meses de marzo y agosto se presente la solicitud de autorización para baja del material a dicha comisión.

6. Una vez que la Comisión para el Destino Final y Baja de Material Bibliográfico y Productos Culturales se haya reunido y apruebe la baja de material, el Subgerente de la Coordinación de librerías instruirá al encargado de cada librería para que éste realice la baja del SALIB de las obras y ejemplares aprobados por la Comisión.

Otros Fondos Editoriales (OFE) 7. La compra de libros de otros fondos editoriales estará sujeta a la autorización de la Subgerencia de

Coordinación de Librerías o el Jefe de Compras de OFE y estará apegada siempre al presupuesto autorizado y a la normatividad vigente emitida por el Gobierno Federal.

8. Toda obra de OFE y exhibida y comercializada en las librerías del FCE deberá cubrir con el perfil de las librerías del FCE y mantener concordancia con las áreas temáticas de las obras editadas por el propio Fondo de Cultura Económica.

9. Durante el primer trimestre de cada año, el Subgerente de coordinación de librerías determinará un

programado de inventario promedio mensual OFE para cada librería a cubrir de forma permanente. El programado de inventario se determinará considerando los siguientes aspectos:

Las capacidades de las instalaciones y del mobiliario.

El programado anual de ventas

Los resultados de la investigación de mercado. 10. El descuento comercial ofrecido por los proveedores no podrá ser menor al 30% sobre el precio de lista o

precio público. 11. En aquellos productos que los proveedores comercialicen a precios netos (como discos y dvd’s) o

importados de forma directa, el FCE usará un factor igual o mayor al 1.5 para asignar los precios finales al público.

12. Las librerías asociadas deberán ajustarse a los procedimientos y políticas que establezcan su convenio o

contrato con el Fondo de Cultura Económica.

http://intranet.fce.com.mx/FEP/





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13. Para las librerías asociadas, el Jefe de Compras OFE será el responsable de la selección de obras OFE de las librerías. Elaborará planes que determinen los pedidos y las devoluciones que en los diferentes momentos del año deberá realizar cada librería. Así mismo, fungirá como intermediario comercial entre el personal de las librerías asociadas y los proveedores de OFE.

14. Los criterios de selección de títulos de OFE atenderán los siguientes aspectos:

a) Determinar los títulos de exhibición comercial, con base en preceptos de mercado (oportunidad, temporada o ciclo de venta, etc.), capacidad instalada y presupuestal.

b) Atender los requerimientos del público en general (demanda) siempre que se mantenga concordancia con las publicaciones del FCE.

c) Mantener un stock de inventarios suficiente para cumplir con el inventario programado. 15. El aprovisionamiento se realizará en las siguientes modalidades:

a) Consignaciones de novedades: Plazo a 90 días. Su aprobación es responsabilidad del Subgerente de coordinación de librerías o Jefe de Compras OFE.

b) Consignaciones de obras de catálogo: Plazo de entre 90 y 180 días. La selección es responsabilidad del encargado de cada librería y la autorización es responsabilidad del Subgerente de coordinación de librerías.

c) Compras en firme: Plazo de 30 o 60 días. La selección es responsabilidad del encargado cada librería y/o del Jefe de Compras OFE y la autorización es responsabilidad del Subgerente de coordinación de librerías.

d) Promociones. Su planeación es responsabilidad del Subgerente de coordinación de librerías y su ejecución es responsabilidad del encargado de cada librería.

Baja de material

16. Durante los meses de febrero y julio de cada año en todas las librerías del Fondo de Cultura

Económica, se deberá realizar la clasificación de los inventarios que se encuentren obsoletos, dañados o defectuosos, apegándose al Manual de Integración y Operación de la Comisión para el Destino Final y Baja de Material Bibliográfico y Productos Culturales, lo anterior con el propósito de que en los meses de marzo y agosto se presente la solicitud de autorización para baja del material a dicha comisión.

17. Una vez que la Comisión para el Destino Final y Baja de Material Bibliográfico y Productos Culturales se

haya reunido y apruebe la baja de material, el Subgerente de la Coordinación de librerías instruirá al encargado de cada librería para que éste realice la baja del SALIB de las obras y ejemplares aprobados por la Comisión.

Selección Novedades OFE

18. Las novedades serán solicitadas a los proveedores bajo el esquema de consignación por un periodo de 90 días.

19. Cada proveedor registrará sus novedades en la dirección web del Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales (SICOFE), www.fondodeculturaeconomica.com/SICOFE. La guía de usuario de SICOFE se encuentra en todo momento disponible en el sitio http://www.fondodeculturaeconomica.com/SICOFE/Guia_SICOFE.pdf.

20. El Jefe de Compras OFE confirma los registros realizados y brinda cita a los proveedores para que éstos presenten muestras de sus novedades.

http://www.fondodeculturaeconomica.com/SICOFE/Guia_SICOFE.pdf





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21. Posteriormente, el Jefe de Compras OFE realiza la selección y distribución de novedades en función de las necesidades comerciales y de las posibilidades de exhibición de cada librería. También en función del mercado al que se dirige la librería y del perfil e importancia de cada novedad.

Consignaciones

22. Los encargados de las librerías realizarán el aprovisionamiento permanente de sus librerías en función del inventario programado, de las necesidades comerciales y de las posibilidades de exhibición de cada librería. También en función del mercado al que se dirige la librería y del perfil e importancia de cada obra, colección y sello editorial.

23. Los encargados de las librerías consultarán constantemente las estadísticas de ventas e inventario por sello editorial y proveedor disponibles en SICOFE para tomar de manera eficiente y eficaz las decisiones de aprovisionamiento.

Compras en firme

24. Los encargados de todas las librerías podrán solicitar al Subgerente Coordinación de librerías la autorización de pedidos en firme, siempre que la selección para la compra se conforme de títulos de alta rotación en su librería y que lo solicitado no exceda lo requerido para cubrir 5 meses de ventas por título de acuerdo a las estadísticas de SICOFE. La guía de usuario de SICOFE se encuentra en todo momento disponible en el sitio http://www.fondodeculturaeconomica.com/SICOFE/Guia_SICOFE.pdf.

25. El Jefe de Compras OFE podrá proponer al Subgerente adquisiciones de compra en firme siempre que esto represente una oportunidad de costo o una ventaja competitiva para FCE.

Alta de proveedores

26. El Subgerente de coordinación de librerías y/o el Jefe de Compras OFE será el responsable de concertar citas con los proveedores que así lo soliciten para conocer el catálogo del proveedor y así analizar la pertinencia de su ingreso a las librerías del FCE. A su vez, informará al proveedor sobre los procedimientos del FCE y acordará las condiciones comerciales.

27. El Subgerente de coordinación de librerías informa a las librerías sobre el ingreso de este proveedor, el perfil de su catálogo en distribución y las condiciones comerciales acordadas.





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IV. DEFINICIONES

Consignación. Contrato mercantil documentado mediante remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia no vendida de un determinado pedido. FEP. Fondo Editorial Propio. OFE. Otros Fondos Editoriales. SICOFE. Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales. SALIB. Sistema de Administración de Librerías. CISO. Comité Interno de Selección de Obras.





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V. DESARROLLO


Inicio

Determina un programado de

inventario promedio mensual

de FEP y OFE.

SCL 1


SCL: Subgerente de coordinación de librerías.


ENL: Encargado de librerías.

JCO: Jefe del departamento de compras de otros fondo

editoriales (OFE).

PRO: Proveedor.

SITDE

Decide semanalmente la

distribución de novedades

FEP y envía al DOV para su

despacho.

SCL 2

Entrega material en librerías.

SAT 3

Revisa inventario contra

ventas y determina el

aprovisionamiento del

catálogo general FEP.

ENL 4

Envía al DOV para su

despacho.

ENL 5


SAT 6

Revisa novedades con el

proveedor (OFE) y decide la

distribución y le entrega su

pedido

JCO 7


PRO 8

Revisa inventario contra

ventas y determina el

aprovisionamiento del

catálogo general OFE.

ENL 9


PRO 10

Fin

Distribución de novedades

SALIB

FCE-LIB-PR.08

Orden de compra

FCE-LIB-PR.08

Orden de compra





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1. Subgerente de coordinación de librerías

Determinará un programado de inventario promedio mensual FEP y OFE.

SITDE

2. Subgerente de coordinación de librerías

Novedades FEP Decide semanalmente su distribución y envía al DOV que las despacha.

Distribución de novedades

3. Subgerencia de almacén y tráfico

Entrega en librerías. Procedimiento de ingreso de obras FCE-LIB-PR.08

4. Encargado de librerías

Catálogo general FEP Revisa inventario contra ventas en el SALIB y determina un reaprovisionamiento al menos una vez al mes.

Pedido

5. Encargado de librerías Envía al DOV que las despacha.

6. Subgerencia de almacén y tráfico

Entrega en librerías. Procedimiento de ingreso de obras FCE-LIB-PR.08

7. Jefe de compras OFE

OFE (novedades) Se reúne con el proveedor, revisa productos físicamente, decide la distribución y entrega pedidos al proveedor.

Orden de compra

8. Proveedor Entrega en librerías. Orden de compra

9. Encargado de librería

OFE (catálogo general) Revisa inventario contra ventas en el SICOFE y determina un reaprovisionamiento por proveedor, al menos una vez al mes.

Orden de compra

10. Proveedor Entrega en librerías. Termina el procedimiento.

Orden de compra





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VI. REFERENCIA O DOCUMENTOS RELACIONADOS


6.1 N.A Guía de usuario para el Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales (SICOFE)

6.2 FCE-LIB-PR.08 Procedimiento de ingreso de obras

6.3 N.A Manual de Integración y Operación de la Comisión para el Destino Final y Baja de Material Bibliográfico y Productos Culturales



7.1 N.A Distribución de novedades 7.2 N.A Pedido 7.3 N.A Orden de Compra

VIII. LISTAS MAESTRAS RELACIONADAS AL PROCEDIMIENTO


FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos (LIB)

FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros (LIB)





X. Control de cambios



29.01.16 01 Todas Gerencia de comercialización

Se actualizan las fechas de las políticas 5 y 16 para la presentación de solicitud de baja de material en los meses de marzo y agosto.

01.09.15 00 Todas Subgerente de coordinación de librerías






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Procedimiento para el ingreso de obras a

librerías del FCE

Procedimiento para el ingreso de obras a librerías del FCE

gperez

Nuevo sello





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librerías del FCE


1. Objetivo

El objetivo del presente procedimiento es para determinar los mecanismos de ingreso del material tanto del Fondo Editorial Propio (FEP) como el de Otros Fondos Editoriales (OFE).

2. Alcance

El presente procedimiento es aplicable en las librerías del Fondo de Cultura Económica. Inicia con la entrada de libros a la bodega y termina con el envío de los productos a piso.

3. Políticas

Fondo Editorial Propio (FEP) Ingreso en librerías desde almacén central 1. El encargado de la librería y, en el caso de las novedades, el Subgerente de coordinación de librerías,

determinan las cantidades a aprovisionar y las solicita en formato excel al Departamento operativo de ventas vía correo electrónico indicando ITEM, título y cantidad de cada obra.

2. El Departamento operativo de ventas recibe el pedido de librerías o del Subgerente de coordinación de

librerías y asigna folio, captura código de barras de la obra y cantidad de ejemplares y lo envía a través del Sistema ERP módulo OM al almacén, para su cierre en el módulo de inventarios. Posteriormente, genera el traspaso.

3. La Subgerencia de almacén y tráfico recibe traspasos, surte, empaca y entrega material en librerías.

4. El bodeguero de la librería recibe traspaso de libros del almacén:

a) Revisa cantidades de material contra el documento de traspaso y firma de recibido. b) Ingresa en el módulo de pedidos con la modalidad de entrada por traspaso y captura los datos del

pedido. c) Genera y archiva Reporte SALIB traspaso de entrada. d) Etiqueta el material y con ello queda dispuesto para su exhibición y venta.

5. El encargado de librería deberá realizar periódicamente revisiones aleatorias de la mercancía recibida,

antes de que salga a piso de venta, y una vez que ésta ya se encuentre ingresada en SALIB, etiquetada y dispuesta para salir a piso de venta. En dichas revisiones, el encargado corroborará que las obras y cantidades coincidan físicamente con lo señalado en el ingreso de SALIB.





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librerías del FCE

Traspasos entre librerías 6. La librería que requiera un traspaso solicita los ejemplares a la librería que los tenga.

7. Las librerías asociadas deberán cubrir el costo del envío de los ejemplares solicitados.

8. La librería que envía los libros (origen) genera un traspaso de salida en SALIB.

9. El traspaso de salida, realizado desde la librería proveedora/saliente deberá estar autorizado por el

encargado de esa librería. 10. La librería que recibe los libros (destino) revisa y cuenta los ejemplares físicamente y genera un traspaso

de entrada en SALIB tomando como referencia el número de traspaso de la librería origen. 11. La librería que recibe los libros etiqueta el material y con ello queda dispuesto para su exhibición y venta.

12. El Jefe del departamento de ventas de librerías, deberá realizar una conciliación mensual de los

traspasos entre librerías.

13. El encargado de librería deberá realizar periódicamente revisiones aleatorias de la mercancía recibida, antes de que salga a piso de venta, y una vez que ésta ya se encuentre ingresada en SALIB, etiquetada y dispuesta para salir a piso de venta. En dichas revisiones, el encargado corroborará que las obras y cantidades coincidan físicamente con lo señalado en el ingreso de SALIB.

Otros Fondos Editoriales (OFE) 14. El material solicitado a proveedores OFE será entregado por éstos en la sucursal que indica la orden de

compra.

15. El bodeguero no podrá recibir ningún material cuya remisión o factura no haya sido subida al SICOFE. La guía de usuario de SICOFE se encuentra en todo momento disponible en el sitio http://www.fondodeculturaeconomica.com/SICOFE/Guia_SICOFE.pdf.

16. El documento subido por el proveedor podrá ser igual o menor en ejemplares a la orden de compra. También puede ser igual o mayor en hasta un 10% respecto a los valores de la orden de compra.

17. Por lo tanto el bodeguero podrá recibir documentos y pedidos por importes y ejemplares distintos a los de

la orden de compra, siempre que no contravenga el punto anterior. Es decir, se puede completar la entrada en SALIB aunque el monto de lo recibido sea menor al de la remisión o factura del proveedor. No es obligatorio que coincidan.

18. En caso que el material no se reciba completo, ya sea porque la entrega del proveedor está incompleta o

por productos en mal estado, los bodegueros deberán hacer una anotación en el Módulo de recepción del SALIB.

19. No hace falta imprimir, fotocopiar ni archivar documentos, excepto la devolución que deberá firmar el proveedor y el bodeguero. Nada se archiva físicamente, todo se guarda electrónicamente en el SICOFE.

20. Toda entrega de proveedores deberá ser registrada en el SALIB.





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librerías del FCE

21. Todos los libros, CD’s, LP’s, DVD’s y BLU RAY’s deberán contar obligatoriamente con código de barras impreso para recibirlos en las librerías y para ingresarlos al SALIB.

22. Para las revistas, periódicos, separadores, artículos didácticos, agendas, libretas y otros artículos el código de barras no es obligatorio.

23. Cada uno de los productos para venta debe estar marcado con una etiqueta con el precio, localizada en la parte inferior de la contraportada. Esta etiqueta también debe mostrar el porcentaje de descuento que se aplica. El precio debe coincidir con el registrado en el SALIB.

24. El encargado de librería deberá realizar periódicamente revisiones aleatorias de la mercancía recibida,

antes de que salga a piso de venta, y una vez que ésta ya se encuentre ingresada en SALIB, etiquetada y dispuesta para salir a piso de venta. En dichas revisiones, el encargado corroborará que las obras y cantidades coincidan físicamente con lo señalado en el ingreso de SALIB.





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librerías del FCE

4. Definiciones

Consignación. Contrato mercantil documentado mediante remisiones. Control OFE. Las actividades de control las llevara a cabo el Departamento operativo de ventas. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia no vendida de un determinado pedido. FEP. Fondo Editorial Propio. Módulo OM. Módulo de administración de órdenes (Order Management) o pedidos. OFE. Otros Fondos Editoriales. SICOFE. Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales. SIGUE. Sistema de Gestión Editorial. SALIB. Sistema de Administración de Librerías.





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librerías del FCE

5. Desarrollo


InicioInicio

Ingresa en el sistema el

documento correspondiente al

material que va a entregar.

PRO 1

Ingresa en el sistema el

documento correspondiente al

material que va a entregar.

PRO 1

Responsable de la actividad

PRO: Proveedor.

BOD: Bodeguero

ENL. Encargado de librería

Responsable de la actividad

PRO: Proveedor.

BOD: Bodeguero

ENL. Encargado de librería

SICOFE

Recibe físicamente el material

y revisa contra lo solicitado.

BOD 2

Recibe físicamente el material

y revisa contra lo solicitado.

BOD 2

FinFin

Orden de compraOrden de compra

Ingresa material, las

cantidades recibidas deben

coincidir con las solicitadas.

BOD 3

Ingresa material, las

cantidades recibidas deben

coincidir con las solicitadas.

BOD 3

SALIB

Etiqueta material y lo

acomoda para su traslado a

piso.

BOD 4

Etiqueta material y lo

acomoda para su traslado a

piso.

BOD 4

Realiza revisiones aleatorias y

corrobora que las obras y

cantidades coincidan

físicamente con lo ingresado

en el SALIB.

ENL 5

Realiza revisiones aleatorias y

corrobora que las obras y

cantidades coincidan

físicamente con lo ingresado

en el SALIB.

ENL 5

SALIB





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librerías del FCE

6. 5.2 Descripción de actividades


1. Proveedor Ingresa en el SICOFE el documento correspondiente al material que va a entregar (remisión o factura).

Remisión o factura.

2. Bodeguero

Recibe físicamente el material y revisa contra lo solicitado en la orden de compra y contra lo relacionado en el documento del proveedor. Verifica que el producto esté en buen estado. En caso de diferencias (faltantes o material no recibido por encontrarse en mal estado) realiza una nota a la recepción del SALIB.

Orden de compra. Documento con el que el proveedor realiza la entrega (remisión o factura).

3. Bodeguero

Ingresa material en el SALIB por medio del código de barras. Las cantidades que ingresa serán acordes a las cantidades recibidas. Los costos y precios a ingresar serán los que indique el documento del proveedor.

Orden de compra. Documento con el que el proveedor realiza la entrega (remisión o factura).

4. Bodeguero Etiqueta el material y con ello queda dispuesto para su exhibición y venta.


Realiza periódicamente revisiones aleatorias de la mercancía recibida, antes de que salga a piso de venta, y una vez que ésta ya se encuentre ingresada en SALIB, etiquetada y dispuesta para salir a piso de venta. Corrobora que las obras y cantidades coincidan físicamente con lo señalado en el ingreso de SALIB

Fin del procedimiento





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librerías del FCE






7.1 N.A Remisión o factura.

7.2 N.A Orden de Compra

9. Listas maestras relacionadas al procedimiento




10. Lista de distribución




11. Control de cambios




Se incluyen las políticas 5, 9, 12, 13 y 24.







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Procedimiento para la devolución,

liquidación y validación de OFE para pago

Procedimiento para la devolución, liquidación y validación de OFE para pago

kvaldez

Nuevo sello





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I. OBJETIVO

El objetivo del presente procedimiento es para determinar los mecanismos de Devolución, liquidación y validación de la operación de Otros Fondos Editoriales para su pago.

II. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable en las librerías del Fondo de Cultura Económica y en el Departamento Operativo de Ventas. Se inicia con la devolución a proveedores y termina con la validación para el pago.

III. POLÍTICAS

Devolución de obra OFE a proveedores

1. Al término del plazo señalado en cada pedido (90 ,120 o 180 días), la librería generará la devolución en el SALIB y el proveedor recibirá una notificación por correo electrónico.

2. El proveedor deberá recoger la devolución presentando la notificación. Contará con un periodo máximo de 90 días para recolectar su mercancía, después de dicho plazo, el FCE no se hará responsable del material no recolectado.

3. El bodeguero deberá imprimir una copia de la devolución y firmará de conformidad en conjunto con el representante de la editorial que se haya presentado a recolectar el material. El bodeguero deberá resguardar una copia de dicho documento.

Liquidación de OFE

4. Junto con la devolución, la librería generará en el SALIB la liquidación que es un documento que señala, tanto en ejemplares como en importe, el material que el FCE reconoce como compromiso de pago. Ambos documentos se alojarán de forma automática en el SICOFE.

5. Tanto la librería, como el proveedor y el Departamento Operativo de ventas tendrán acceso permanente al SICOFE y podrán consultar en todo momento los documentos que ahí se alojan. La guía de usuario de SICOFE se encuentra en todo momento disponible en el sitio http://www.fondodeculturaeconomica.com/SICOFE/Guia_SICOFE.pdf.

Validación de pago de OFE

6. Una vez que la liquidación se aloja en el SICOFE, el proveedor recibirá una notificación vía correo electrónico.

7. El proveedor elaborará su factura conforme a los importes y ejemplares señalados en la liquidación y deberá ingresar los archivos correspondientes (PDF y XML) en el SICOFE.

http://www.fondodeculturaeconomica.com/SICOFE/Guia_SICOFE.pdf





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8. Para identificar la operación a la que corresponde la factura para pago, el proveedor deberá subir al

SICOFE los siguientes documentos:

a) En el caso de facturas que correspondan a la liquidación de una consignación, la devolución de la librería firmada de recibido.

b) En el caso de facturas con derecho a devolución (o consignación factura) la devolución de la librería firmada de recibido y las notas de crédito por material no recibido o no entregado, más las notas de crédito por el material no vendido y devuelto.

c) En el caso de facturas correspondientes a una compra en firme, la nota de crédito si hubiese diferencias al momento de la entrega (producto faltante o en mal estado).

9. El Departamento Operativo de Ventas ingresará al SICOFE para identificar aquellas operaciones que

cuenten con la documentación completa. Realizará una revisión y, en su caso, la validación para cada una de las operaciones que se encuentren correctas y listas para pago.

10. Con dicha validación, la Gerencia de Administración y Finanzas inicia su procedimiento de pago, al final del cual dicho estatus se refleja en el SICOFE y se da por terminada la operación. Al mismo tiempo, el proveedor recibe vía correo electrónico una notificación del pago.

IV. DEFINICIONES

Consignación. Contrato mercantil documentado mediante remisiones. Devolución total. Ocurre cuando el consignatario devuelve toda la existencia no vendida de un determinado pedido. OFE. Otros Fondos Editoriales. SICOFE. Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales. SALIB. Sistema de Administración de Librerías.





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V. DESARROLLO


Inicio

Asigna a un vendedor la tarea

de separar el material a

devolver.

ENL 1


ENL: Encargado de librería

BOD: Bodeguero

PRO: Proveedor.DOV: Jefe del departamento operativo de ventas

SICOFE

Registra en el sistema la

devolución, imprime

documento.

BOD 2

Fin

Devolución

Genera devolución y

liquidación y se integra en el

sistema.

BOD 3

SALIB

Integra al sistema los

documentos de acuerdo al

tipo de compra.

PRO 4

Devolución

Recibe del sistema

notificación de la integración

de la documentación del

proveedor.

DOV 5

Autoriza para que se inicie el

proceso de pago al proveedor.

DOV 6

Estado de cuenta





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1. Encargado de librería Asigna a un vendedor la tarea de separar del área de ventas el material a devolver.

2. Bodeguero

Registra en el SALIB la devolución, en automático, el proveedor recibe un correo electrónico con el documento de devolución. Una vez entregada la devolución al proveedor, imprime el documento que se firma de conformidad por el proveedor. Una copia de este documento se archiva en la librería.

Devolución


Al momento de generar la devolución, SALIB genera también la liquidación y esta se envía en automático por correo electrónico al proveedor. Este documento se integra automáticamente a SICOFE. También se genera e integra automáticamente el saldo por operación.

4. Proveedor

Sube al SICOFE los siguientes documentos, se acuerdo al tipo de compra de la operación: Consignación remisión: La devolución firmada. Consignación factura: La devolución firmada y las notas de crédito por material no recibido, no entregado o no vendido y devuelto. Factura en firme: En su caso, sólo la nota de crédito por material no recibido o no entregado.

Devolución, notas de crédito.

5. Departamento Operativo de Ventas (Control OFE)

Recibe un aviso por correo electrónico del SICOFE informando la integración de facturas por parte de proveedores. Supervisa que los documentos soporte para el pago de la factura estén completos y correctos.

Estado de cuenta de la remisión

6. Departamento Operativo de Ventas (Control OFE)

Autoriza para que Finanzas inicie el procedimiento de pago. Termina el procedimiento





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Nivel: 02





VI. REFERENCIA O DOCUMENTOS RELACIONADOS





7.1 N.A Devolución 7.2 N.A Nota de crédito 7.3 N.A Estado de cuenta de la remisión

VIII. LISTAS MAESTRAS RELACIONADAS AL PROCEDIMIENTO








X. CONTROL DE CAMBIOS



00.08.15 00 Todas Subgerente de Coordinación de Librerías



01.09.06



Código de documento: FCE-LIB-IT.01

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Tipo de documento: Instructivo

Nivel: 03


controlado”

Instructivo para la toma de Inventario en Sistema.

Instructivo para la toma de inventario en sistema

gonzalo.perez

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Versión: 05

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Nivel: 03


controlado”


1 Objetivo: Ser la guí a general de apoy o para l a utilización del sis tema para el pro cedimiento de levantamiento de inventario 2 Descripción Antes de realizar el procedimiento, es necesario que la Subgerencia de Coordinación de Librerías les haya proporcionado la contraseña, así como darles acceso al módulo de toma de inventarios.

1. Seleccionar el módulo de toma de inventarios

Toma de inventarios


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Nivel: 03


controlado”


2. Exportar catálogo para la empresa que realiza la toma de inventarios:

a. Dar clic al botón inferior llamado Exportar Catálogo. b. Guardar el archivo en un dispositivo electrónico.

Seleccionar el dispositivo

El nombre del archivo es INV_EXT

Exportar catálogo


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Versión: 05

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Nivel: 03


controlado”


c. El procedimiento tarda aproximadamente de 5 a 15 minutos y al final se

debe desplegar el siguiente mensaje:

d. El archivo que se genera tiene las siguientes características

Nota: el nombre del archivo es INV_EXT.TXT

Abriendo el catálogo de libros Procesando el archivo INV_EXT.TXT número de registros a procesar 46209 Número de registros procesados 300 ( Número de registros procesados 600 ( Número de registros procesados 900 ( Número de registros procesados 300 ( Número de registros procesados 120 ( ) Número de registros procesados 150 ( ) Número de registros procesados 180 ( ) Número de registros procesados 210 ( ) Número de registros procesados 240 ( ) Número de registros procesados 270 ( ) Número de registros procesados 300 ( ) Número de registros procesados 330 ( ) Número de registros procesados 360 ( ) Número de registros procesados 390 ( ) Número de registros procesados 420 ( ) Número de registros procesados 450 ( ) Número de registros procesados 45” ( ) Ha finalizado exitosamente el proceso de exportar el catálogo de libros.

Los primero 13 dígitos es el ISBN

El décimo cuarto (14) dígito es‘1’ Rústico ‘2’ Empastado ‘3’ Otros


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Nivel: 03


controlado”


3. Realizar la acción de limpiar tabla de inventarios, este acción es necesario para poder continuar con el procedimiento.

Limpiando tabla de inventarios Limpiando tabla de inventario_ ra Limpiando el campo existencia física El proceso terminó exitosamente


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Versión: 05

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Nivel: 03


controlado”


4. Para aquellos libros que no sean reconocidos por los scanners de la empresa

que realiza la toma de inventarios (Libros que no tienen I SBN o que no se puede leer el ISBN, se debe realizar a través de la captura manual, estos libros no estarán dentro del conteo de la empres a, más sin embargo el proceso de toma de inventario los tomará como parte del conteo.

a. Permite dar de alta aquellos libros que no se encuentran en el catálogo. b. Permite capturar el número de ejemplares encontrados.


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Versión: 05

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Nivel: 03


controlado”


5. Al término del conteo de la toma de inventarios, la empresa deberá de entregar

un archivo con las siguientes características:

6. Se deb erá de realizar la importación del archivo. Este proceso tarda

aproximadamente de 5 a 25 minutos.

Verificando los isbns del archivo inv:imp.txt existan en el catálogo de libros

Número de registros procesados 7 Resumiendo los datos del inventario físico por isbn e insertando datos a la tabla de inventarios

Número de registros insertados 7 Insertando isbns con existencia teórica y no aparecen en existencia física

Número de registros insertados 2776 Insertando los isbns capturados por CE

Número de registros insertados 52

Actualizando el campo de existencia teórica en la tabla de inventario Ha finalizado exitosamente el proceso de importar archivos

Al final del procedimiento, deberá mandar este mensaje

Importar catálogo

Los primero 13 dígitos es el ISBN

El décimo cuarto (14) dígito es‘1’ Rústico ‘2’ Empastado ‘3’ Otros

Del décimo quinto (15) al vigésimo (20) dígito, corresponde a la existencia del título

La extensión del archivo es .dat


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Versión: 05

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Nivel: 03


controlado”


7. Antes de y después del ajuste de inventarios se pueden obtener l os reportes

que se encuentran en la parte superior del módulo de toma de inventarios.

8. Al f inal del pro cedimiento se deberá realizar el proceso de ajuste de diferencias, el cual consiste en:

a. Para el ajuste de inventarios, el sistema pedirá una contraseña para

poder continuar con el proceso.

b. Ajusta el inventario de acuerdo con el conteo obtenido. c. Este proceso tarda aproximadamente de 5 a 30 minutos. d. Al final del proceso manda a impresión y consulta la evaluación de

inventarios antes y después del proceso.


01.09.06




Versión: 05

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Nivel: 03


controlado”


e. Inhabilita el proceso de ajuste de inventarios, y únicamente deja

consultas e impresión de reportes habilitados.

3 Control de cambios:


afectadas Originador del

cambio Naturaleza del cambio

30.10.13 05 2 Subgerencia de Coordinación de

Librerías

Se precisó el paso 1, toda vez que es la Subgerencia

de Coordinación de Librerías quien proporciona las contraseñas del SALIB y

el acceso al módulo de inventarios


Librerías

Se actualizó a la operación actual


Librerías

Se aprobó el documento por el COMERI y la Dirección General

NÚMERO DE REGISTROS PROCESADOS 21600 NÚMERO DE REGISTROS PROCESADOS 21800 NÚMERO DE REGISTROS PROCESADOS 22000 NÚMERO DE REGISTROS PROCESADOS 22200 NÚMERO DE REGISTROS PROCESADOS 22783

HA FINALIZADO EXITOSAMENTE EL PROCESO DE AJUSTE DE INVENTARIOS.

VALUACIÓN DE INVENTARIOS DESCRITOS DEL PROCESO DE AJUSTE DE INVENTARIOS. 2003/12/30 01:24 PM FONDO DE CULTURA ECONOMICA SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE LIBRERÍAS LIBRERÍA ALFONSO REYES VALUACIÓN DE INVENTARIOS __________________________________________________________________________________________________________ CONCEPTO NO_TITULO EXISTENCIA PRECIO_DE_COSTO PRECIO_DE_PORTADA __________________________________________________________________________________________________________ TOTAL F.E.P. 6502 15 560.55 1470.00 TOTAL O.F.E. 38946 83 4690.00 7643.00 TOTAL OTROS 616 106 7238.50 10859.29 ____________ ___________________________________________________________________________ 46143 204 12489.05 19972.29


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Versión: 05

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Nivel: 03


controlado”


4 Referencias o documentos relacionados: Anexo No. Documento Título

4.1 FCE-LIB-PR.04 Procedimiento de toma de inventario 5 Glosario y definiciones: Sistema. Programa informático de apoyo para el levantamiento del inventario.





Versión: 04

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Nivel: 03


Instructivo de postura de atención para librerías.

Instructivo de postura de atención para librerías

gonzalo.perez

30.10.13





Versión: 04

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Nivel: 03



1 Objetivo: Ser la guía general para la postura de atención con el fin de mejorar la atención que se brinda a los clientes de librerías del FCE y la calidad en el servicio con la cual se deben desempeñar los y las empleadas del Fondo. 2 Descripción: El contenido del presente instructivo es el siguiente: El servicio que se debe ofrecer en el Fondo a todos nuestros clientes y de manera especial a los de las librerías debe considerar no solo el producto sino las características de atención por parte de los y las empleadas así como las características del lugar donde se brinde el servicio. La calidad en el servicio que se le brinde al cliente, deberá tener las siguientes características: En cuanto a la persona. 1.-Portar gafete de identificación para facilitar la identificación de los servidores hacia el cliente. 2.-No portar, ni consumir alimentos o bebidas frente al cliente. 3.-Pulcritud del empleado en su persona y vestimenta. 4.-Mostrar amabilidad, disponibilidad, cortesía y respeto hacia el cliente. 5.-Brindar información veraz y oportuna de acuerdo a la información disponible en el momento de la consulta. En cuanto al lugar 1.-Condiciones de limpieza apropiadas. 2.-Caja despejada para entregar libros. 3.-Condiciones de exhibición apropiadas. 4.-Condiciones de seguridad, las condiciones del inmueble, de los equipos y la distribución de los muebles y de los productos exhibidos, así como el personal de vigilancia deberán mantenerse en condiciones que favorezcan la seguridad de nuestros clientes.





Versión: 04

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Nivel: 03



3 Control de cambios:




30.10.13 04 Todas Representante de la Dirección

Se cambia el término revisión por el de versión y

se agrega la leyenda de documento



Librerías

Se validó y aprobó por el COMERI el procedimiento por medio del manual de organización, políticas y

procedimientos de la gerencia de

comercialización. 26.09.07 02 Todas Representante de la

Dirección Adecuación del documento

de acuerdo al instructivo para la elaboración de los

documentos de calidad 4 Referencias y documentos relacionados: Anexo No. Documento Título

4.1 FCE-LIB.02 Procedimiento de atención al cliente en Librerías

5 Glosario y definiciones: Clientes. Lectores/as o público en general que ingrese a la librería.





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Nivel: 3



Instructivo para el manejo de morralla en librerías


gonzalo.perez

30.10.13





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I. Objetivo

Establecer un mecanismo para solicitar, m anejar, custodiar y depos itar la morralla (monedas y billetes) a la empresa de valores contratada por el FCE.

II. Descripción Para atender los requerimient os de efectivo en caja se dispondrán de fondos morralla conforme a las necesidades de cada librería.

1. Para el Manejo de Morralla

Las actividades que tendrá que rea lizar el/la Encargado/a de Libr ería del 1er. turno o la persona designada para tal efecto por el Subgerente de Coordi nación de Librerías, serán las siguientes: Para la Recepción Recibir del servicio de protecci ón de valor es el importe autorizado , de ac uerdo al

calendario mensual y verificar que la bolsa esté debidamente sellada. Así mismo, que los sellos de plomo o folios de sello segur o, correspondan con el comprobante de la empresa de traslado de valores, que el cu stodio firme y anote en la papeleta e l número que la empresa de traslado de valores le tiene asignado en el Catálogo de Firmas, fecha y hora de la entrega.

Contar el importe de la morralla y dividirl a en partes iguales entre los cajeros de la

librería la totalidad de Vales de Fondo Mo rralla firmados, deberán amparar la remesa recibida.

Si hubiera algún faltante, cambio de denominación de moneda, billete o bien,

cualquier anomalía que pudiera surgir de la remesa reci bida, se deberá reportar de inmediato vía correo electrónico a la persona correspondiente o designada para tal efecto por el Subgerente de Coordinación de Librerías.

Recabar de los cajeros, el Vale de Fondo de Morralla (F CE-LIB-RE.11), por los

importes entregados, custodiarlos y ac tualizarlos conforme se incremente o decremente la morralla.





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Para el manejo y custodia Deberá mantener un consecut ivo con las copias de los documentos de recepción y

depósito de morralla al servicio de protección de valores. Deberá mantener un consecutiv o con los Vales de F ondo de Morralla (debidament e

firmados por los cajeros, en su caso por el propio Encargado/ a de Librería, de tal forma que el total de la remesa recibida, se encuentre amparada por los vales.

Para la Devolución

Un día después de recibir la nueva de remesa de morralla, los/las Cajeros/as deberán devolver al/la Encargado/a de librería o a la persona designada por él, el importe de la morralla recibida en el periodo inmediato an terior, para su depósito inmediato en la caja de seguridad de la empresa de valores.

Para el depósito Deberá utilizarse un envase s ello seguro, llenar ficha servicio de protección d e

valores, en la que se deberá anotar el núm ero del envas e, importe, fecha de elaboración, y semana a la que corresponda la remesa que se está deposit ando, así mismo llenar ficha de depósito del banco, la fecha de elaboración de ésta, deberá ser igual a la de la ficha del s ervicio de protección de v alores, así como la f echa de la remesa, llenar y anexar a la ficha de depós ito el formato “Control de depós ito” (FCE-LIB-RE.12) describiendo por denominación, cantidad y total por denominación, así como el total del depósito. Y de inmediato deberá efectuar el dep ósito en la caja de seguridad.

Para entregar el depósito de la morralla al se rvicio de protección de valores, estarán

presentes el cajero y el Encargado/a de la librería y deberán:

1. Realizar confirmación positiva de la identif icación del custodio de la empresa de servicio de protección de valores, de acuerdo a su gafete y al Catálogo de Firmas autorizadas de la empresa.

2. Confirmarán el número de papeletas y envases entregados al custodio de la empresa de servicio de protección de valores contratada por el Fondo.





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3. En la papeleta o ficha de entrega de va lores original, verificarán al momento

de la entrega, que el custodio firme y anot e en la papeleta el nú mero que la empresa de traslado de valores le tien e asignado en el Catálogo de F irmas, fecha y hora de la rec olección, debiendo en ese momento también el c ajero firmar y anotar fecha y hora en la papeleta original, datos que deberán coincidir con lo anotado por el custodio de la empresa de traslado de valores.

Por ningún motivo se deberá reenviar la morralla en el mismo envase con el que se

recibió, incluso aún e n el caso de que ésta no haya sido utiliz ada, siempre deberá verificarse el importe y depositarse en nuevo envase.

La distribución del original y las copias de la ficha del servicio de protección de valores

será de la siguiente manera: Original.- Departamento de Registro Contable. 2 copias.- Servicio de Protección de Valores. 1 copia.- Archivo Cajero/a 1 copia fotostática.- Subgerenc ia de Coordi nación de Librerías a la q ue le deber á

anexar fotocopia de la ficha con la que recibió la remesa que está depositando. Archivar ficha de depósito en consecutivo.

2. Para Solicitar el Incremento o Decremento de Morralla Se buscará que la morralla entr egada periódicamente, sea justa y suficiente para cubrir la operación de caja en librerías, cualquier insuficiencia o e xcedente innecesario no reportado, será responsabilidad del cajero o Encargado/a de la librería. Los incrementos y decrementos en los im portes de morralla, estarán en función de la temporada y situación específica que se present e en cada librería, sin embargo deberá disminuirse la cantidad de morralla asignada, a petición del propio cajero o Encargado/ a de librería, cuando no se utilice la totalidad, como serían los casos de:

a) Devolución frecuente del importe corres pondiente de la morralla, pues debería ser en su mayoría billetes de alta denominación)

b) Notorio exceso de morralla sin utilizar, comprobado en arqueo del mismo concepto c) Frecuentes faltantes de morralla a un mismo cajero o librería.

La Subgerencia de Coordinación de Librerías, o la persona que ésta designe será la instancia facultada para gestionar los import es de morralla ant e la ventanilla única de la Gerencia de Administración y Finanzas.





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Los Encargado/as de librerías solic itarán a la Subgerencia de Coordinac ión de Librerías los importes de morralla que requieren par a cubrir sus necesidades opera tivas mensualmente, previa autorización del Subgerente de Coordinación de Librerías y Gerente de Comercialización. El trámite interno que realizarán será el siguiente:

A) El cajero/a comunicará al Encargado/a de Librería/Persona designada, el importe y las denominaciones que requiere.

B) El Encargado/a de la Librería/Persona designada, previa valoración de los importes señalados, gestionará ante la Subgerencia de Co ordinación de Librerías, la aprobación correspondiente.

C) La persona designada por la Subgerencia de Coordinación de Li brerías llenará la requisición de cheques y recabará la firma de autorización del Je fe de Librerías, del/la Subgerente de la C oordinación de Librerías y del Gerente de Comercialización, sólo de las solicitudes previamente aprobadas.

D) La persona designada por la Subgerencia de Coordinación de Librerías realizará las gestiones correspondientes ante la vent anilla única de la Gerencia de Administración y Finanzas.

Los incrementos y decrementos en los importes de morralla, deberán solic itarse con un mes de anticipación.

3. Responsabilidades Cada cajero deberá resguardar en caja fuerte o lugar determinado el importe de morralla del cual es responsable. Los Cajeros/as al inicio y al término del turno deberán v erificar que los importes correspondan a la morralla asig nada. De la mism a manera, serán respons ables del uso que le den. El/la Cajero/a del 1er. Turno o la persona designada para tal efecto por el Encargado/a de la Librería, será la responsab le de recibir y realizar el depósito al Servicio de Protección de Valores y resguardar bajo su respons abilidad, los documentos de los depósitos correspondientes. Si en un depósito de morralla, se detecta que se realizó el depositó incompleto del efectivo por parte del cajero, deberá este, junto con el Encargado/a de la librería en cuestión cubrir el importe del faltante.





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Adicionalmente, si como consecuencia, de que el cajero o la persona designada par a hacer los depósitos hubieran omitido seguir el proc edimiento en alguna de sus partes, y como consecuencia se generara un faltante en el depósito de la morralla, el cajero deberá, junto con el Encargado/a de la librería cubrir el importe faltante. El/la Jefe/a de Departamento de Librerías o quién él designe, deberá supervisar los comprobantes de las recepciones y depósit os por morralla. En c aso de encontrar alguna irregularidad, deberá de informar de manera inm ediata, al/la Subgerente de Coordin ación de Librerías.

III. Control de cambios:




30.10.13 01 Todas Representante de la dirección

Se cambia el término revisión por el de versión y se agrega la leyenda de

documento electrónicamente

controlado


librerías

Implementación del instructivo

IV. Referencias y documentos relacionados:

Anexo No. Documento Título 4.1 FCE-LIB-PR.03 Procedimiento de punto de venta (caja)

V. Glosario y definiciones: Morralla.- Monedas y billetes de baj a denominación para la oper ación diaria en las cajas de las librerías del FCE.





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Anexo 7.3

FCE-LIB-RE.11

Vale fondo de morralla





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1. Título: Vale de fondo de morralla


Registrar y controlar la entrega y devol ución del fondo de morralla entre los Encargado/as de las librerías y los Cajeros/as del FCE.

3. Responsable de su llenado: Encargado/a de librería / Cajero


Manual



1. Librería Nombre de la librería en la que se realiza la entrega – devolución de la morralla

2. Recibí de la librería Nombre de la librería en que se realiza la entrega - devolución de la morralla

3. Número Importe de morralla que se recibe y entrega

4. Letra Anotar con letra el importe de morralla que se recibe y entrega

5. Por concepto de Describir el concepto que corresponda a la elaboración del vale

6. Fecha Día, mes y año en que se realiza la entrega-devolución

7. Nombre, firma y puesto Nombre, firma y puesto de quien recibe la morralla

8. Nombre, firma y puesto Nombre, firma y puesto de quien entrega la morralla

9. Nombre, firma y puesto

Nombre, firma y puesto de quien recibe la devolución de la morralla

10. Nombre, firma y puesto

Nombre, firma y puesto de quien entrega en devolución la morralla





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Anexo 7.4

FCE-LIB-RE.12

Control de depósito





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1. Título: Control de depósito


Registrar y controlar el depósito de dinero en la caja de seguridad de la empresa de valores.

3. Responsable de su llenado: Cajero/a / Encargado/a de librería


Manual


Id. Nombre Descripción 1. Librería Anotar el nombre de la librería en la que s e realiza el

depósito – devolución de la morralla

2. Turno Describe el turno que corresponda: 1°, 2°, 3° o único

3. Fecha Día, mes y año en que se realiza el depósito en la caja de seguridad de la empresa de valores

4. Cantidad Número de billetes y/o monedas de cada denominación depositada

5. Importe Cantidad total en pesos que se depos ita de c ada denominación

6. Total Cantidad en pesos que resulta de la suma de todos lo s importes parciales

7. Nombre y firma del cajero/a

Nombre y firma del cajero que realiza el depósito

8. Nombre y firma del Encargado/a

Nombre y firma del Encar gado/a de la librería que supervisa el depósito

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