MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE … · ·...

Dirección General: 30-VI-09COMERI: 29-VI-09

Planeación y CalidadGerencia de Tecnología

MANUAL DE ORGANIZACIÓN,POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LA GERENCIA DE TECNOLOGÍA

Fecha de liberación:

Área responsable: Gerencia de Tecnología

Fecha de revisión: 30.06.09

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Tipo de documento: Manual de Organización Políticas y Procedimientos

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE

TECNOLOGÍA





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Índice

I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................1

II. OBJETIVOS ...............................................................................................................................3 De la Gerencia de Tecnología ...................................................................................................... 3 Del Manual .................................................................................................................................... 3

III. BASE LEGAL ............................................................................................................................4 Constitución Política...................................................................................................................... 4 Leyes............................................................................................................................................. 4 Tratados y/o Convenios Internacionales....................................................................................... 4 Códigos ......................................................................................................................................... 4 Reglamentos ................................................................................................................................. 5 Decretos ........................................................................................................................................ 5 Acuerdos ....................................................................................................................................... 5 Circulares y Oficios ....................................................................................................................... 5 Documentos normativo-administrativos........................................................................................ 6 Otras disposiciones....................................................................................................................... 6 Lineamientos Internos................................................................................................................... 6

IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN............................................................................................8

V. MISIONES, OBJETIVOS Y FUNCIONES..................................................................................9 Gerencia de Tecnología................................................................................................................ 9 Departamento de Análisis de Sistemas ...................................................................................... 10 Departamento de Desarrollo Tecnológico .................................................................................. 11 Departamento de Soporte Técnico ............................................................................................. 13 Departamento de Proceso de Datos........................................................................................... 14 Departamento de Administración de Sistemas y Base de Datos ............................................... 15 Coordinación de Enlace .............................................................................................................. 16





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Coordinación de Enlace .............................................................................................................. 17 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LA INFRAESTRUCTURA

INFORMÁTICA.............................................................................................................................. 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Políticas......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 3 Desarrollo ...................................................................................................................................... 4 Diagrama de Flujo ......................................................................................................................... 4 Descripción de Actividades ........................................................................................................... 5 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 6 Anexos y Registros Usados .......................................................................................................... 6 Lista de Distribución...................................................................................................................... 6 Control de Cambios....................................................................................................................... 6 Registros ....................................................................................................................................... 6 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO A LA INFRAESTRUCTURA

INFORMÁTICA.............................................................................................................................. 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Políticas......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 3 Desarrollo ...................................................................................................................................... 4 Diagrama de Flujo ......................................................................................................................... 4 Descripción de Actividades ........................................................................................................... 5 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 7 Anexos y Registros Usados .......................................................................................................... 7 Lista de Distribución...................................................................................................................... 7 Control de Cambios....................................................................................................................... 7 Registros ....................................................................................................................................... 7





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PROCEDIMIENTO PARA LA OPERACIÓN DE SERVIDORES .................................................. 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Políticas......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 4 Desarrollo ...................................................................................................................................... 5 Diagrama de Flujo ......................................................................................................................... 5 Descripción de Actividades ........................................................................................................... 6 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 8 Anexos y Registros Usados .......................................................................................................... 8 Lista de Distribución...................................................................................................................... 8 Control de cambios ....................................................................................................................... 8 Registros ....................................................................................................................................... 8 PROCEDIMIENTO PARA ATENDER FALLAS DEL EQUIPO CENTRAL DE CÓMPUTO

Y COMUNICACIONES Ó ALGUNO DE SUS PERIFÉRICOS ..................................................... 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Descripción de Actividades ........................................................................................................... 4 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 5 Anexos y Registro Usados............................................................................................................ 5 Lista de Distribución...................................................................................................................... 5 Control de Cambios....................................................................................................................... 6 Registros ....................................................................................................................................... 6 PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN ALTA Ó BAJA DEL EQUIPO DE

COMUNICACIÓN E INFORMATICA POR MOVIMIENTO DE PERSONAL ................................ 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Políticas......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 3





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Desarrollo ...................................................................................................................................... 4 Diagrama de Flujo ......................................................................................................................... 4 Descripción de Actividades ........................................................................................................... 5 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 7 Anexos y Registros Usados .......................................................................................................... 7 Lista de Distribución...................................................................................................................... 7 Control de Cambios....................................................................................................................... 7 Registros ....................................................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL DESARROLLO DE NUEVAS

APLICACIONES COMPUTARIZADAS......................................................................................... 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Políticas......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 2 Desarrollo ...................................................................................................................................... 3 Diagrama de flujo .......................................................................................................................... 3 Descripción de Actividades ........................................................................................................... 4 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 6 Anexos y Registros Usados .......................................................................................................... 6 Lista de Distribución...................................................................................................................... 6 Control de Cambios....................................................................................................................... 6 Registros ....................................................................................................................................... 6 PROCEDIMIENTO PARA INCORPORACIÓN A UN MÓDULO Ó PROGRAMA DE UN

SISTEMA....................................................................................................................................... 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Políticas......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 2 Desarrollo ...................................................................................................................................... 3





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Diagrama de Flujo ......................................................................................................................... 3 Descripción de actividades ........................................................................................................... 4 Referencias o documentos relacionados...................................................................................... 6 Anexos y registros usados ............................................................................................................ 6 Lista de distribución....................................................................................................................... 6 Control de Cambios....................................................................................................................... 6 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR REPORTES ESPECIALES DE INFORMACIÓN ........... 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 2 Desarrollo ...................................................................................................................................... 3 Diagrama De Flujo ........................................................................................................................ 3 Descripción De Actividades .......................................................................................................... 4 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 6 Anexos y Registros Usados .......................................................................................................... 6 Lista De Distribución ..................................................................................................................... 6 Control de Cambios....................................................................................................................... 6 PROCEDIMIENTO PARA EL RESPALDO TOTAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE

GESTIÓN EDITORIAL (SIGUE) ................................................................................................... 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Políticas......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 3 Desarrollo ...................................................................................................................................... 4 Diagrama De Flujo ........................................................................................................................ 4 Descripción De Actividades .......................................................................................................... 5 Referencias O Documentos Relacionados ................................................................................... 6 Lista De Distribución ..................................................................................................................... 6 Control De Cambios...................................................................................................................... 6





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PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR ACCESO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN EDITORIAL (SIGUE)..................................................................................................................... 1

Desarrollo ...................................................................................................................................... 3 Diagrama De Flujo ........................................................................................................................ 3 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 5 Anexos y Registros Usados .......................................................................................................... 5 Lista De Distribución ..................................................................................................................... 5 Control de Cambios....................................................................................................................... 5 Registros ....................................................................................................................................... 5 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE INCIDENCIAS DE FALLAS EN EL SIGUE............ 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 2 Desarrollo ...................................................................................................................................... 3 Diagrama De Flujo ........................................................................................................................ 3 Referencias O Documentos Relacionados ................................................................................... 5 Anexos Y Registros Usados ......................................................................................................... 6 Lista De Distribución ..................................................................................................................... 6 Control de Cambios....................................................................................................................... 6 Registros ....................................................................................................................................... 6 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES

ADMINISTRATIVOS ..................................................................................................................... 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 2 Desarrollo ...................................................................................................................................... 3 Diagrama De Flujo ........................................................................................................................ 3 Descripción De Actividades .......................................................................................................... 4 Referencias O Documentos Relacionados. .................................................................................. 6





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Anexos y Registros Usados. ......................................................................................................... 7 Lista De Distribución. .................................................................................................................... 7 Control de Cambios....................................................................................................................... 7 Registros. ...................................................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE

GESTIÓN ...................................................................................................................................... 1 Objetivo ......................................................................................................................................... 2 Alcance.......................................................................................................................................... 2 Políticas......................................................................................................................................... 2 Definiciones................................................................................................................................... 2 Desarrollo ...................................................................................................................................... 3 Diagrama De Flujo ........................................................................................................................ 3 Descripción De Actividades .......................................................................................................... 4 Referencias o Documentos Relacionados.................................................................................... 7 Anexos y Registros Usados .......................................................................................................... 7 Lista De Distribución ..................................................................................................................... 7 Control de Cambios....................................................................................................................... 7





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Clave: MG/GT/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 jun io de 2009 Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo A Responsabilidad de la información: Gerencia de Tecnología. Cedula de validación en anexo B. Análisis e integración de información: Coord inac ión de En lace

I. INTRODUCCIÓN

El Fondo de Cultura Económica (FCE) siempre ha tenido como documentos rectores, el Plan Nacional de Desarrollo, los planes sectoriales y los programas institucionales. Es por ello que las directrices, objetivos y prioridades que en ellos se enmarcan, son el motor de su actuar. En mayo de 2002 el presidente de la República Lic. Vicente Fox Quezada nombra a la Lic. Consuelo Sáizar Guerrero como nueva Directora General del Fondo de Cultura Económica, sobre la base de que el fondo “se deberá fortalecer y consolidar como un organismo moderno, competitivo y eficiente. Su modernización le exige actualizarse tecnológicamente y adecuarse a los nuevos canales de producción y comercialización” Para el periodo señalado, la función principal de la anterior Gerencia de Sistemas era la modernización y desarrollo del Organismo, vinculando los avances tecnológicos de la informática con el mejoramiento y desarrollo de sistemas integrales para el procesamiento de la información en las áreas administrativa, editorial, de producción y de comercialización. Propiciando con esto la agilización de las tareas, la comunicación y por ende la toma de decisiones. En abril de 2003 y en el contexto de austeridad y racionalidad presupuestal, de modernización y actualización tecnológica, que se requiere en todas las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y derivado de los sistemas y procesos automatizados, que funcionaban en el FCE, se planteo el redimensionamiento de la Gerencia de Sistemas para convertirla en una Subgerencia que aunque más compacta y de menor nivel jerárquico, pudiera satisfacer la necesidades informáticas de las áreas y orientar los recursos con que contaba como Gerencia a las áreas Editoriales y de este modo reforzar aún más la imagen editorial del Fondo. En la propuesta de reestructuración integral se prevé con la finalidad de que el esquema operativo sea más eficiente, que la Subgerencia de Tecnología de la Información se adscriba a la Gerencia de Administración y Finanzas, con cuatro áreas con nivel de Jefatura de Departamento: Departamentos de Análisis de Sistemas, Desarrollo Tecnológico, Soporte Técnico y Proceso de Datos. En enero de 2005, la Directora General convocó al personal a una reunión de lanzamiento e inicio de los trabajos del Sistema Integral de Gestión Editorial (SIGUE). La propuesta de dicho Sistema estaba enfocada a soportar los procesos sustantivos y adjetivos del FCE, tanto de los procesos de gestión editorial, producción, comercialización, recursos financieros, recursos materiales y administración de la información; así como contar con los reportes necesarios para





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alimentar las interfases con otros sistemas que no sean cubiertos por la solución (el IMSS en tu empresa, SII de la SHCP, reportes fiscales del SAT, etc.) Lo anterior, con el objeto de modernizar las herramientas actuales y simplificar los procedimientos operativos utilizados en el FCE, manteniendo una integración de la información y una mejor administración de estos procesos. Se identificaron procesos como sistemas a ser implementados y en algunos casos sustituidos por el sistema integral, y que deberían estar incluidos en la misma funcionalidad. El 1° de enero de 2007, con la finalidad de soportar técnica y operativamente la herramienta que se estaba implantando (SIGUE), se integraron dos nuevas áreas a la entonces Subgerencia de Tecnología de la Información: El Departamento de Administración de Sistemas de Bases de Datos y una Coordinación de Enlace. Para atender la dinámica operativa que presenta la nueva tecnología y responder a los cambios, compromisos y nuevas atribuciones que se le estaban confiriendo, se eleva el nivel jerárquico de la Subgerencia de Tecnología de la Información a Gerencia de Tecnología. En esta transición y para cumplir con las nuevas responsabilidades, se le adscribe la Coordinación de Enlace que formaba parte de la Gerencia General. Las principales acciones de ésta Coordinación, se orientan a atender aspectos relacionados con los manuales administrativos, sistemas de gestión de calidad y mejora regulatoria. La aprobación y registro de la estructura por parte de la Secretaría de la Función Pública, se llevó a cabo a través del oficio No SSFP/408/0522 SSFP/412/2081, con vigencia a partir del 1 de enero de 2008.





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II. OBJETIVOS

De la Gerencia de Tecnología Desarrollar e implantar sistemas integrales para el procesamiento de la información en las áreas administrativa, editorial, de producción y de comercialización.

Planear, programar y realizar el estudio, análisis y dictamen sobre las necesidades de uso de quipo de cómputo, desarrollo de sistemas de información y contratación de bienes y servicios en la materia.

Investigar, formular e impulsar planes de modernización y aplicación de nuevas tecnologías; que simplifiquen los procesos administrativos que se requieren.

Del Manual Proporcionar información clara de la estructura, funciones, lineamientos y procesos fundamentales de la Gerencia de Tecnología

Delimitar los niveles de acción o responsabilidad, definiendo los métodos de trabajo y precisando los sistemas de supervisión, control y evaluación de sus actividades.

Presentar los principales procedimientos de trabajo y los mecanismos de control interno empleados en los mismos.

Servir como material de consulta en la inducción y capacitación del personal.





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III. BASE LEGAL

Constitución Política - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (vigente)

Leyes - Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (vigente)

- Ley de Planeación (vigente)

- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (vigente)

- Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (vigente)

- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (vigente)

- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos (vigente)

- Ley Federal de las Entidades Paraestatales (vigente)

- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (vigente)

- Ley General de Educación (vigente)

Tratados y/o Convenios Internacionales - ISO 9000:2000 (NMX-CC-9000-IMNC-2005), Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario.

-I SO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-2008), Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos.

- ISO 9004:2000 (NMX-CC-9004-IMNC-2000), Sistemas de Gestión de la Calidad – Directrices para la mejora del desempeño.

- ISO 19011:2002 (NMX-CC-19011-IMNC-2002), Directrices para la auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o ambiental.

Códigos

- Código Civil Federal (vigente)

- Código de Comercio (vigente)

- Código Fiscal de la Federación (vigente)





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Reglamentos

- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (vigente)

- Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (vigente)

- Reglamento del Código Fiscal de la Federación (vigente)

- Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (vigente)

- Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales (vigente)

Decretos - Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado FCE y se ordena la disolución y liquidación de la Empresa de Participación Estatal Mayoritaria del mismo nombre (DOF 26-VII-1994)

- Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de Educación 20071-200126 (DOF15-I-2003)

- Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012 (DOF 31-V-2007)

- Decreto por el que se aprueba el Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-2012 (DOF 10-09-2008)

- Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción 2008-2012 (DOF 11-XII-2008)

Acuerdos - Acuerdo que establece los lineamientos para la contratación de los servicios de la telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la administración pública federal (DOF 7-V- 1997)

- Acuerdo para la difusión y transparencia del marco normativo interno de la gestión gubernamental (DOF 6-XII-2002)

- Acuerdo que establece las disposiciones generales para el Programa de Ahorro de Energía en la Administración Pública Federal (DOF 27-VI-2003)

- Acuerdo por el que se establecen las disposiciones para la operación del Programa de Mediano Plazo (DOF 5-II-2009)

Circulares y Oficios - Oficio circular No SSFP USPRH 412 054 2004, mediante el cual se solicita a las dependencias y entidades agregar en sus páginas de internet e intranet, los banner para www.trabajaen.gob.mx, así como el del programa de telecomunicaciones del servicio profesional de carrera (26-VII-2004)

- OFICIO I:FAI-SA.DGCV1I57106. - Política sobre publicación de RFC en sitios de Internet y





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protección en caso de solicitudes de información (27-II-2006)

Documentos normativo-administrativos - Lineamientos para la elaboración de los Programas de Mejora Regulatoria 2009-2010; calendario de presentación y reportes periódicos de avances, de las dependencias y organismos descentralizados de la Administración Pública Federal. (DOF 12-II-2009)

- Lineamientos de austeridad, racionalidad, disciplina y control del ejercicio presupuestario (vigente)

- Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas automatizados de control de gestión (24-IV-2006)

- Criterios técnicos para la elaboración de manuales administrativos (vigente)

- Guía técnica para la elaboración de manuales reprocedimientos y gestión de la calidad (vigente)

Otras disposiciones - Sistema de Mejora Regulatoria Interna (X-2008)

- Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal (vigente)

- Estatuto Orgánico del FCE (DOF 15-X-2002)

- Programa de Mediano Plazo (vigente)

- Guía para la evaluación trimestral de la política de mejora regulatoria interna en las dependencias y entidades (13-IX-2007)

- Recomendaciones para la organización y conservación de correos electrónicos institucionales de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (10-II-2009)

Lineamientos Internos - Lineamientos sobre las responsabilidades que genera la pérdida o menoscabo de bienes del FCE. Emitido por la Coordinación General de Asuntos Jurídicos (IV-1997; última reforma 20-V-2002)

- Lineamientos por los que se establece el proceso de calidad regulatoria en el FCE (30-III-2009)

- Contrato Colectivo de Trabajo del FCE (vigente)

- Acuerdos de la Dirección General (vigente)

- Acuerdos de la Comisión Interna de Administración y Programación (CIDAP) (vigente)

- Acuerdos del Comité Interno de Selección de Obras (CISO) (vigente)

- MEG:2003, Modelo de Equidad de Género (vigente)

- Manual de Gestión de la Calidad (vigente)





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- Políticas de uso de Recursos y Seguridad Informática (vigente)





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IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN





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V. MISIONES, OBJETIVOS Y FUNCIONES

Gerencia de Tecnología

Misión

Que la entidad cuente con un plan estratégico en materia de tecnología de la información, comunicaciones, innovaciones, gestión de la calidad y desarrollo tecnológico e implementarlo en el FCE para la automatización de sus procesos.

Objetivos

Planear y coordinar la automatización de los procesos sustantivos y adjetivos de las áreas del FCE para agilizar y estandarizar las operaciones en procesos interactivos.

Asegurar el funcionamiento de los equipos de cómputo y comunicaciones del FCE para mantener los sistemas operando.

Dirigir la instrumentación y seguimiento de los procesos de calidad, controlando que estos se lleven a cabo de acuerdo a la norma ISO 9001:2000 para mantener la certificación.

Funciones

- Planear y coordinar el análisis, diseño y desarrollo de sistemas para la automatización de los procedimientos de edición, producción, comercialización y administración, de acuerdo con los requerimientos de las áreas.

- Coordinar la instrumentación de sistemas automatizados, controlando que estos se lleven a cabo de acuerdo a los requerimientos de las áreas para optimizar sus procesos.

- Controlar que los sistemas automatizados de las diferentes áreas se encuentren operando, para asegurar que la operación áreas no se afecte.

- Evaluar los sistemas automatizados y planear su actualización para cumplir con los requerimientos de información del FCE y apoyar en la toma de decisiones.

- Panear y autorizar el presupuesto de adquisición de equipos de cómputo y comunicaciones para mantener actualizada la infraestructura tecnológica del FCE de acuerdo a sus requerimientos.

- Controlar la instalación, configuración y mantenimiento de la infraestructura de comunicaciones de datos y el software relacionado, para asegurar una conectividad entre equipos de computo de la entidad.

- Evaluar y determinar las características técnicas necesarias para la adquisición, desarrollo e instalación de: equipo de cómputo, equipos de comunicaciones, sistemas de tecnología de información, accesorios, suministros y servicios tecnológicos, acorde a los objetivos de la institución

- Determinar y establecer las estrategias para el procesamiento y entrega de información de las diferentes áreas de la entidad, garantizando su oportunidad, para cumplir con los requisitos establecidos en su diseño y satisfacerlas normas de calidad.





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- Administrar el uso y aprovechamiento de los recursos de tecnología, de la información, servidores , equipos de computo y bases de datos, para optimizar el servicio de las diversas áreas del FCE.

- Planear y establecer el programa de mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo del FCE, con el objeto de asegurar su operación continua.

- Planear y autorizar el presupuesto de mantenimiento correctivo del equipo de cómputo y comunicaciones, para asegurar su funcionamiento de acuerdo a las necesidades del FCE.

- Determinar y establecer políticas y estrategias, para garantizar la seguridad informática en el uso de equipo, acceso a sistemas y datos.

- Establecer las estrategias necesarias para brindar los servicios técnicos, asesoria, capacitación y soporte a los usuarios.

- Planear y coordinar la instrumentación de herramientas y sistemas que interactúen vía Internet/intranet, así como la publicación de páginas Web, con el objeto de dar soporte a las áreas del FCE que lo requieran.

- Dirigir y coordinar los estudios relacionados con el mejoramiento de los sistemas de trabajo y procesos administrativos del FCE, para continuar con el proceso de mejora continua del sistema de calidad.

- Establecer comunicación con organizaciones, instituciones, empresas y despachos externos en la estandarización de procesos y asuntos relacionados con el proceso de gestión de calidad del FCE, para intercambiar información y mantener actualizado nuestro sistema.

- Coordinar la actualización de los manuales de: gestión de calidad organización y procedimientos en la pagina intranet del FCE para evitar no conformidades de las auditorias internas que le practican al sistema de gestión de calidad.

- Determinar los mecanismos para promover y difundir en la institución el trabajo en equipo y la mejora continua para propiciar la integración e involucramiento del personal en el proceso de gestión de calidad.

- Dirigir y coordinar la elaboración de estudios técnicos especiales relacionados con el sistema de gestión de calidad para mantener la certificación.

- Coordinar el análisis de las propuestas de modificación en los sistemas y procedimientos administrativos que presenten las áreas, verificar si proceden y en su caso llevar seguimiento de la implantación de las mismas.

- Coordinar la integración del manual general de organización del FCE, para mantenerlo actualizado.

Departamento de Análisis de Sistemas

Misión

Supervisar y coordinar el desempeño de las actividades del área, programar los plazos de realización y análisis de factibilidad con respecto al desarrollo de nuevos sistemas, brindar atención a usuarios con la finalidad de optimizar la operación en el Fondo de Cultura Económica.

Objetivos





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Solventar oportunamente los problemas informáticos y proporcionar atención técnica a usuarios en los diferentes módulos de, inventarios, pedidos y cuentas por cobrar de la entidad, así como aplicar metodologías en sistemas para dar seguimiento a la información y diseñar posibles soluciones.

Analizar y Participar en el proceso de investigación y desarrollo de nuevos sistemas de tecnología de la información, elaborar la documentación técnica y funcional, así como políticas para el uso y aplicación.

Funciones

- Dar atención y solución técnica a usuarios de los módulos de inventarios, pedidos y documentos x cobrar, para solventar las necesidades de la operación en el FCE.

- Aplicar metodologías de ingeniería de sistemas para obtener, clasificar, ordenar y analizar la información de los procesos operativos que operan en los módulos correspondientes.

- Integrar y documentar la información y requerimientos de las unidades administrativas para automatizar su operación en los diferentes módulos

- Analizar principales procesos, datos, estadísticas, volúmenes de información y requerimientos del Organismo, para diseñar las posibles soluciones mediante herramientas ó aplicaciones tecnológicas para su optimización.

- Participar en la planeación, desarrollo, prueba, implantación y liberación de los sistemas de tecnología de la Información, enfocados a cubrir necesidades y optimizar procesos en la institución.

- Elaborar la documentación técnica y funcional de los sistemas de tecnología de la información que sirva como una herramienta de apoyo para los usuarios.

- Participar y coordinar la aplicación de políticas para el análisis, diseño y documentación de la instrumentación de los sistemas de tecnología de la información.

- Evaluar y proponer mejoras a los procesos utilizando y aplicando herramientas tecnológicas para mejorar su funcionamiento y eficiencia en los procesos de información.

- Proporcionar la asesoría y capacitación técnica para la correcta operación y procesamiento de los sistemas.

- Monitorear e inspeccionar los diferentes sistemas tecnológicos, utilizando herramientas ó aplicaciones tecnológicas, con la finalidad de prevenir retrasos en los procesos finales.

Departamento de Desarrollo Tecnológico

Misión:

Atender los requerimientos de las áreas sustantivas en cuanto al desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información, orientando los esfuerzos a la estandarización, control y mejora de las operaciones de dichas áreas.

Objetivo

Preparar los escenarios informáticos concernientes a las aplicaciones y diseños Web para cubrir las necesidades de información y facilitarle la operación a los usuarios.





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Funciones

- Formular y desarrollar propuestas acerca de las estrategias, sistemas e infraestructura relacionados con Tecnologías de la Información y los objetivos estratégicos relacionados con Internet, Intranet, Editorial, Producción, Soporte de Recursos Humanos y Directorio Integral.

- Proponer y aplicar las normas, políticas y metodología de operación de los sistemas de tecnología de la información, que aseguren la máxima efectividad en su funcionamiento y aprovechamiento de la información relacionada con Internet, intranet y las áreas de naturaleza Editorial y Producción.

- Implantar, probar, liberar y mantener actualizados los sistemas desarrollados en el departamento, referente a editorial, producción, soporte de recursos humanos y directorio integral.

- Diseñar, desarrollar, probar y documentar soluciones computarizadas para satisfacer los requerimientos de los usuarios.

- Desarrollar y dar mantenimiento a los Portales de Intranet e Internet referentes a la página institucional, ventas por Internet, prensafondo, portal de calidad, en general a todos los que se establezcan en la organización, asimismo, a los dominios del FCE.

- Coordinar y participar en la investigación, planeación, desarrollo, actualización e instrumentación de sistemas de tecnología de la información.

- Investigar, analizar y proponer el desarrollo, capacitación y utilización de nuevas tecnologías para el manejo y proceso de la información del Departamento.

- Apoyar en la asesoría, soporte técnico y capacitación en la operación de los sistemas, asegurando una correcta integración de información y una operación continua.

- Analizar y clasificar los requerimientos proporcionados por los usuarios y proponer alternativas de sistematización o solución de problemas.

- Proponer mejoras a los sistemas tanto en su funcionamiento como en los procedimientos que se siguen con la finalidad de ajustarse a los estándares de desarrollo institucional.

- Supervisar y/o realizar las actividades técnicas de programación con la finalidad de dar cumplimiento a los requerimientos de información de las áreas.

- Solventar las necesidades de información específicas que tengan los usuarios respecto a los sistemas editoriales y de producción.

- Participar en el diseño de las políticas de los programas fuente aplicando los criterios internos previamente definidos por la Gerencia de Tecnología.

- Coordinar en conjunto con el Departamento de Soporte Técnico, la documentación y respaldos de los sistemas desarrollados para garantizar la operabilidad de los mismos.

- Elaborar los manuales técnicos correspondientes a los sistemas desarrollados en el área, los cuales servirán como material de consulta y capacitación.





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Departamento de Soporte Técnico

Misión

Ofrecer el conveniente servicio técnico a usuarios y solventar cualquier problema en materia de informática y telecomunicaciones, mantener en operación continua los recursos informáticos, así como garantizar la seguridad, coordinando la operación de respaldos y salvaguardando la información electrónica de la institución.

Objetivos

- Formular y aplicar la metodología de operación en el departamento de soporte técnico, cubriendo las necesidades de los usuarios en el edificio sede y librerías del FCE, para mantener la operación continua y control de los bienes informáticos, diseñando y desarrollando programas de trabajo, así como estrategias informáticas y soluciones de tecnología.

- Formular y ejecutar los mecanismos de seguridad en informática, coordinando la operación de respaldos, programas de antivirus, garantizando el almacenamiento de información, proteger y/o salvaguardar la información electrónica de la institución contra accesos no autorizados.

- Garantizar y verificar el soporte técnico a los servicios de voz, datos y video al interior y exterior del FCE, aplicar los procedimientos y las políticas generales que se deben llevar a cabo en la administración de las tecnologías de información y comunicaciones, a efecto de mantener en operación la infraestructura de redes y telecomunicaciones de la Institución.

Funciones

- Asegurar la operación y óptimo funcionamiento del servicio técnico a usuarios, denominado, mesa de ayuda, con el fin de atender y dar seguimiento oportuno a las solicitudes de soporte técnico, en la operación de equipos de computo, programas de escritorio, instalación y fallas comunes del cableado estructurado y nodos de red.

- Diagnosticar y elaborar el programa de trabajo anual con base en los requerimientos de bienes informáticos del FCE, con el fin de apoyar y cubrir las necesidades de cada área.

- Programar y realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a los bienes informáticos del FCE, además de establecer controles necesarios para la asignación y ubicación, con el fin de garantizar la operación continua, el uso y aprovechamiento de los recursos y mantener un registro funcional y actualizado.

- Proporcionar asistencia técnica para eventos especiales y ferias de libros del FCE, que se encuentren relacionados con tecnologías de la información.

- Controlar y dar seguimiento a las garantías de los bienes informáticos del FCE, además de monitorear y vigilar que el software instalado, contenga los derechos de autor y sea el autorizado con el fin de cumplir con los requerimientos.

- Proponer y desarrollar estrategias informáticas y soluciones de tecnología, a través de la asistencia a eventos, foros, seminarios y congresos en tecnologías de información, con el fin de mantenerse a la vanguardia y solventar necesidades informáticas de la institución

- Elaborar la estrategia de operación de respaldos y recuperación de información de los servidores centrales del FCE, con el propósito de garantizar el almacenamiento de información en caso de que se presente





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Nivel:


alguna falla en el sistema.

- Configurar y administrar el programa de antivirus para mantener de forma segura la información electrónica y los bienes informáticos de la institución.

- Dictaminar y aplicar estrategias tecnológicas de seguridad en informática, así como establecer políticas , para mantener y controlar los accesos a la red , equipos de computo, sistemas, transferencias de información electrónica, con el fin de salvaguardar la información del Fondo de Cultura E económica.

- Brindar protección contra accesos no autorizados, además de instalar y mantener las actualizaciones requeridas y recomendadas del software utilizado en los equipos del FCE con el fin de proteger la información

- Formular y desarrollar mejoras en el desempeño y rendimiento de los bienes informáticos con el fin de asegurar el mejor uso y aprovechamiento de los recursos en el FCE.

- Monitorear y asegurar que se proporcione el servicio de telefonía mediante los conmutadores, aparatos telefónicos, tarificador y mensajería unificada para que la operación de las áreas no se afecte.

- Verificar y garantizar la actualización del directorio telefónico, códigos de autorización y estados de cuenta a los usuarios del FCE, con el fin de proporcionar información confiable y oportuna.

- Configurar, administrar y proporcionar soporte técnico a los servicios informáticos de internet, correo electrónico, servicios Web, conexiones remotas, transferencia de archivos, resolución de nombres, VPNs, y dominios.

- Configurar y administrar los equipos de seguridad perimetral de la red de Fondo de Cultura Económica, que nos permite mantener los recursos informáticos resguardados de cualquier ataque de virus, spam, fishing, hacking, etc.

- Supervisar y dar seguimiento a los reportes de los enlaces digitales de la red, configurar y administrar las redes de equipo de cómputo instaladas en el Fondo de Cultura Económica, que nos permiten establecer la comunicación entre el casa matriz y sitios remotos.

Departamento de Proceso de Datos

Misión

Abastecer y manejar la información de acuerdo a las necesidades del FCE con la finalidad de proponer y desarrollar nuevos sistemas para la automatización de los procesos sustantivos.

Objetivos

Desarrollar y programar la elaboración de nuevos sistemas, así como llevar a cabo las actualizaciones y mantenimiento correspondientes para asegurar la continuidad de operación.

Desarrollar mejoras a los sistemas de tecnología de la información implantados, para garantizar su permanente funcionamiento, así como cubrir las expectativas de los servicios a usuarios.

Funciones





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Nivel:


- Recopilar y evaluar la información para proponer diseñar y desarrollar nuevos sistemas y actualizaciones, con la finalidad de mantenerse a la vanguardia en tecnología y optimizar los procesos.

- Analizar y procesar la información proporcionada por los usuarios y proponer alternativas de sistematización o solución de problemas, para garantizar que la operación de las áreas no se afecte.

- Diseñar, desarrollar y documentar soluciones informáticas para satisfacer los requerimientos de los usuarios.

- Elaborar la documentación y manuales técnicos correspondientes de los sistemas desarrollados para la consulta de información y operación del sistema por parte de los usuarios.

- Colaborar en la actualización de los datos iniciales de los sistemas para ejecución y desarrollo.

- Coordinar y/o realizar las actividades de programación relacionadas con los sistemas de operación, con la finalidad de solventar necesidades de información ó modificación de los sistemas administrativos.

- Configurar ó mantener actualizados los sistemas administrativos con el fin de atender nuevas necesidades.

- Participar en la documentación de los programas fuente de los sistemas administrativos en proceso de implantación y actualización de los que están en desarrollo, aplicando los criterios internos previamente establecidos.

- Proponer y desarrollar mejoras a los sistemas informáticos tanto en su funcionamiento y en sus procedimientos que se siguen, para asegurar la calidad del procesamiento de la información.

- Asignar evaluar y aplicar las estrategias para el procesamiento y entrega de información, garantizando su integridad y oportunidad.

- Planear y formular las actividades pertinentes para el procesamiento y elaboración de los sistemas de tecnología de la información.

Departamento de Administración de Sistemas y Base de Datos

Misión

Instalar, operar, revisar y controlar el funcionamiento, así como la corrección de errores para la actualización de las versiones, gestionando y actualizando los respaldos de las bases de datos (BD’s) y coordinando todo lo relacionado con los sistemas de planeación de recursos del FCE para garantizar su óptimo funcionamiento.

Objetivo

Ejecutar la Instalación, configuración y Garantizar la operación, disponibilidad, estabilidad y rendimiento óptimo y seguro de los sistemas que soportan las funciones sustantivas y administrativas de la institución, apoyando en el uso de herramientas tecnológicas y cumpliendo con los lineamientos y políticas de seguridad informática establecidas para su correcta utilización.

Funciones

- Realizar la instalación de los sistemas de planeación de recursos del FCE (FCE) con su correspondiente





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Nivel:


bases de datos (BD’s) con la finalidad de ponerlos en operación para realizar las tareas sustantivas y administrativas del FCE.

- Realizar controles periódicos de funcionamiento de las BD’s y sistemas de planeación de recursos del FCE a través de herramientas de administración de BD’s, revisión de los registros de alerta, bitácoras y registro de eventos de procesos con el fin de garantizar la disponibilidad, estabilidad y rendimiento de los sistemas de planeación de recursos utilizados en el FCE.

- Efectuar la configuración de los sistemas de planeación de recursos del FCE conforme a los lineamientos de operación y políticas de seguridad para garantizar el correcto uso de los recursos e información contenida en los mismos.

- Gestionar la resolución de incidencias e implementación de cambios, para la corrección de errores relacionados con la BD’s y/o la operación general del sistema de planeación de recursos del FCE.

- Analizar, planear e implementar la migración y actualización de versiones de la BD’s y de los componente que conforman la capa de aplicaciones, con el fin de garantizar la óptima operación del sistema de planeación de recursos del FCE.

- Administración, control y gestión de usuarios de sistema de planeación de recursos del FCE y de las BD’s para garantizar las políticas de acceso.

- Implementar en el sistema de planeación de recursos del FCE el control de acceso a los módulos utilizados en los procesos Financieros, Comercialización, Distribución y de Proyectos basado en perfiles y definición de responsabilidades conforme las políticas de accesos a la información.

- Gestión y control de respaldos de las BD’s de los sistemas de planeación de recursos del FCE, para garantizar la recuperación de la información en caso de falla ó pérdida del sistema.

- Respaldo y clonación del sistema de planeación de recursos del FCE, para crear los ambientes de prueba y desarrollo para la liberación y seguimiento de los desarrollos y/o corrección de incidencias.

- Proporcionar soporte técnico a usuarios en la navegación básica de la operación del sistema de planeación de recursos del FCE.

Coordinación de Enlace

Misión

Obtener de los usuarios de los equipos de cómputo y comunicaciones del FCE, los reportes periódicos y eventuales del funcionamiento de los mismos y supervisar que estos operen correctamente, realizando las acciones necesarias de mantenimiento preventivo y correctivo y en su caso recomendar su sustitución.

Objetivos

Dar seguimiento a las acciones de mantenimiento y correctivas a los equipos de cómputo y comunicaciones para el correcto funcionamiento y operación de los servicios proporcionados en el area de tecnologia de información

Funciones





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Nivel:


- Realizar el soporte técnico a la infraestructura tecnológica del edificio sede y librerías de la institución para su correcto funcionamiento.

- Estudiar, proponer y aplicar políticas de administración a los sistemas de cómputo para su aprovechamiento.

- Estudiar, proponer y administrar el sistema de antivirus de la institución para proteger los equipos de la contaminación de virus informáticos.

- Realizar el mantenimiento de los sistemas para conservar en optimas condiciones de operación al sistema as-400 y citrix.

- Administrar el servicio de correo electrónico y sus bases de datos.

- Entrevistar a los usuarios de los sistemas informáticos y vigilar la bitácora de sucesos de los sistemas operativos para instrumentar las acciones de correcciones necesarias y mantenerlos en optimas condiciones de trabajo.

- Realizar investigaciones acerca de las nuevas tecnologías de la información para proponer cambios en los equipos y sistemas que nos permitan estar, dentro de lo posible, a la vanguardia en tecnología.

- Comprobar que las políticas de seguridad en la red y equipos de cómputo de la institución se lleven a cabo en forma correcta, para optimizar su uso.

- Apoyar en la planeación y estrategia de respaldos de información para mantenerla actualizada.

- Apoyar técnicamente al sistema "punto de venta" de las librerías de la institución para mantenerlo en condiciones optimas de servicio.

Coordinación de Enlace

Misión

Mantener permanentemente actualizados los manuales administrativos e implantar, desarrollar y promover Sistemas de Gestión en el FCE, con la finalidad de optimizar los recursos con los que cuenta la institución, mejorar su competitividad y facilitar la toma de decisiones

Objetivos

Actualizar los documentos administrativos conforme la dinámica de operación que se presente en el FCE.

Mantener los Sistemas de Gestión de Calidad implantados y promover acciones tendientes a la mejora continua

Funciones

- Investigar, analizar e instrumentar el sistema de gestión de calidad más adecuado para el FCE.

- Establecer los mecanismos necesarios para promover la cultura de calidad en el trabajo entre el personal del FCE.





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Nivel:


- Mantener actualizado los documentos que conformen los sistemas de gestión de calidad en el Portal desarrollado para tal efecto.

- Observar y aplicar los lineamientos y criterios establecidos para la elaboración y actualización de los manuales de políticas y procedimientos del FCE.

- Identificar los elementos que promuevan en el personal del Fondo la mejora continua, la cultura de trabajo en equipo y la adopción de esquemas que faculten su participación activa.

- Diseñar, proponer y aplicar, una vez autorizados, los mecanismos necesarios para una adecuada difusión de los manuales administrativos.

- Revisar y efectuar, en su caso las adecuaciones a las propuestas de sistemas administrativos y de control, y procedimientos que presenten las diferentes áreas del FCE.

- Participar en los estudios y proyectos tendientes a propiciar el mejoramiento de los sistemas de trabajo y procesos operativos del Organismo con la finalidad de elevar la calidad y productividad de los mismos.

- Analizar las tendencias organizacionales y de mejoramiento de los sistemas de trabajo vigentes con la finalidad de proponer políticas y criterios de aplicación en el FCE.

- Integrar el manual general de organización del Fondo de Cultura Económica con base en el estatuto orgánico y en las modificaciones a las estructuras organizacionales que promueva el área administrativa.

Fecha de liberación: 30.06.09



Código de documento: FCE-GTE-PR.01

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Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 2

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LA INFRAESTRUCTURA

INFORMÁTICA

unidadplaneaciona

26.03.10





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Nivel: 2

Procedimiento de mantenimiento preventivo a la infraestructura informática

1. Objetivo

Establecer el procedimiento que sigue el FCE para la atención y corrección de fallas en la infraestructura informática, contribuyendo al logro de las actividades sustantivas y metas que tiene encomendadas el FCE.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las instalaciones y equipos informáticos para la realización de funciones propias del FCE, abarca casa matriz, almacén central y todas las librerías propias del Fondo.

Se inicia con la elaboración del programa anual de mantenimiento preventivo, las gestiones por parte de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales para que se proporcione el mantenimiento, hasta la contratación de servicios subrogados.

3. Políticas 1. El FCE proporciona la infraestructura informática necesaria para dar cumplimiento a los objetivos

de calidad como de acuerdo a lo referido en el apartado 6.3 del Manual de Gestión de Calidad. 2. El mantenimiento preventivo a software incluye:

• Sistema Operativo • Correo Electrónico • Programas de Escritorio

3. El mantenimiento preventivo a equipos informáticos incluye: • Equipo de Computo • Equipo de Comunicaciones • Periféricos • Telefonía

Para el caso de Hardware:

4. El mantenimiento preventivo lo realiza una empresa externa. En su caso y de manera puntual podrá proporcionarse por personal de la Gerencia de Tecnología.

5. El Gerente de Tecnología y/o el Jefe de Departamento de Soporte Técnico son los responsables de autorizar la reparación de equipo informático.

Para el caso de Software:

6. La actualización de licencias y/o versiones de software, mejoran el desempeño de las funciones y/o operaciones que se realizan en el área, sin embargo para esto no se debe tener un calendario de compra, ya que no existen fechas predeterminadas para la liberación de estas nuevas versiones o licencias, aunado a la disponibilidad presupuestal con la que cuente la institución.

7. Los equipos que cuenten con las garantías y pólizas de servicio no deben ser incluidos en el programa anual de mantenimiento correctivo.

8. Anualmente la Gerencia de Tecnología realiza una revisión con respecto a la actualización de los programas informáticos con los que cuenta, con base en las necesidades de requerimientos y en la medida de lo posible se emite un oficio/dictamen con las recomendaciones pertinentes para la adquisición de nuevas versiones.

9. La Gerencia de Tecnología realiza anualmente el programa de mantenimiento preventivo de los bienes informáticos: equipo de cómputo, de comunicaciones y periféricos.





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Nivel: 2


4. Definiciones

Infraestructura Informática: Conjunto de programas, equipos e instalaciones que permiten mantener en operación las actividades sustantivas que realiza el FCE.

Librerías propias del fondo: Aquellas librerías que tanto el local como la operación de la misma es administrada por el Fondo.

Mantenimiento Preventivo: Son las actividades necesarias para que el equipo opere de manera continua. El mantenimiento preventivo tiene la finalidad de realizar las actividades necesarias de limpieza, ajuste y lubricación para que los equipos operen de manera adecuada y se elimine al máximo el riesgo de falla.

Software: Conjunto de instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema computacional.

Hardware: Son todos los dispositivos y componentes físicos que realizan las tareas de entrada y salida de una computadora.





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5. Desarrollo 5.1 Diagrama de Flujo





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5.2 Descripción de Actividades

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Jefe de Departamento Soporte Técnico/Gerente de Tecnología

Elabora el programa anual de mantenimiento preventivo, recaba Vo. Bo. el Gerente de Tecnología

Programa anual de mantenimiento preventivo a equipo informático FCE-GTE-RE.01

2. Jefe de Departamento Soporte Técnico

Verifica el programa de mantenimiento preventivo y de acuerdo a la periodicidad que indica, realiza las gestiones necesarias

3. Jefe de Departamento Soporte Técnico/Gerente de Tecnología

Solicita a la SRMySG la contratación de servicios subrogados y elabora las bases de licitación

4. Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

Realizar la contratación de las empresas subrogadas requeridas de acuerdo a la suficiencia presupuestal y de conformidad con lo que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su reglamento.


Una vez realizada la contratación, verifica que se lleve a cabo el programa anual en las fechas y términos convenidos.


Revisa que los servicios se proporcionen en tiempo y forma, solicita al proveedor los reportes de los servicios y verifica que estén debidamente requisitados. Archiva reportes.

En caso necesario, solicita que los servicios se realicen en horarios fuera del horario de trabajo y coordinados por personal de la Jefatura de Soporte Técnico.


Al final del año, revisa que los servicios proporcionados correspondan a los servicios contratados. En su caso, aclara diferencias y soluciona con el proveedor. Termina procedimiento.





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6. Referencias o Documentos Relacionados

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad

6.2 FCE

7. Anexos y Registros Usados

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-GTE-RE.01 Programa anual de mantenimiento preventivo a equipo informático

8. Lista de Distribución

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA

Original Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología

1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

N. A. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)

9. Control de Cambios

FECHA REVISIÓN PÁGINAS

AFECTADAS

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO

26.03.10

30.06.09

01

00

Anexo 7.1

Todas

Departamento de Soporte Técnico


Se modifico el programa anual de mantenimiento preventivo a equipo

informático

Se fraccionó el Procedimiento de Mantenimiento a la Infraestructura

Informática, con la finalidad de obtener 2 procedimientos

específicos de mantenimiento preventivo y correctivo

respectivamente.


FCE-GTE-RE.01

PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A EQUIPO INFORMÁTICO


FECHA DE REPORTE: CÓDIGO DEL DOCUMENTO: FCE-GTE-RE.01 REVISIÓN: 1 Num Bienes Informáticos

Programado Realizado Programado Realizado Programado Realizado Programado Realizado Programado Realizado1 Equipos Personales

2 Equipos Portátiles

3 Servidores

4 Impresoras

5 Telefonía

6 Equipos de comunicación

7 No breaks y reguladores

8 Otros periféricos

Responsable : VoBo:

Total Anual

Observaciones:

Jefe del Departamento de Soporte Técnico

PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A BIENES INFORMÁTICOS GERENCIA DE TECNOLOGIA

Cuarto Trimestre Tercer TrimestreSegundo TrimestrePrimer Trimestre

Gerente de Tecnología


TÍTULO

Programa Anual de Mantenimiento Preventivo a Bienes Informáticos.

OBJETIVO DEL REGISTRO

Integrar el programa anual de mantenimiento preventivo a equipo informático.

RESPONSABLE DE SU LLENADO


FORMA DE LLENADO

Medio electrónico

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

Id. Elemento Descripción

1. Fecha de reporte Indicar la fecha en que se realiza el reporte

2. Número de mantenimientos Número de mantenimientos

3. Bienes Informáticos Conceptos de bienes informáticos que tendrán mantenimiento

4. Número de trimestres Indicar el trimestre que corresponde para los trabajos que se tiene (n) programado (s) los servicios de mantenimiento preventivo.

5. Programado – Realizado Indicar que estatus tiene el servicio de mantenimiento

6. Total anual Indicar el resultado final de lo programado contra lo realizado

7. Observaciones Anotaciones necesarias a considerar en la Planeación del Programa de Mantenimiento.

8. Elaboró Nombre del responsable de la generación del Programa.

9. VoBo: Recabar Vo. Bo. del Gerente de Tecnología

INSTRUCTIVO DE LLENADO





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Nivel: 2

-La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado-

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO A LA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA





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Objetivo

Establecer el procedimiento que sigue el FCE para la atención y corrección de fallas en la infraestructura informática, contribuyendo al logro de las actividades sustantivas y metas que tiene encomendadas el FCE.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las instalaciones y equipos informáticos para la realización de funciones propias del FCE, abarca casa matriz, almacén central y todas las librerías propias del Fondo.

Se inicia con el reporte de la falla por parte del usuario, el seguimiento y atención que se proporciona, hasta la solución del problema y control de documentación.

Políticas - El FCE proporciona la infraestructura informática necesaria para dar cumplimiento a los objetivos de

calidad como de acuerdo a lo referido en el apartado 6.3 del Manual de Gestión de Calidad.

- El mantenimiento correctivo a software incluye: • Sistema Operativo • Correo Electrónico • Programas de Escritorio

- El mantenimiento correctivo a equipos informáticos incluye: • Equipo de Computo • Equipo de Comunicaciones • Periféricos • Telefonía

- Todas las solicitudes de mantenimiento correctivo de hardware y software deberán recibirse por cualquier medio (telefónico, personal, correo electrónico, etc).

Para el caso de Hardware:

- Para el mantenimiento correctivo podrá o no existir un contrato que soporte a los equipos, dependiendo de la asignación y suficiencia presupuestal. Por lo que primeramente deberá verificarse si existe un contrato de mantenimiento correctivo y/o póliza de garantía con el fin de disminuir costos. De no ser así se enviará a reparación el equipó. Se atenderá por demanda, ya que la mayoría de los casos son fortuitos y aleatorios, dando prioridad a la reparación de los equipos de misión critica o que impacten de manera sustancial las operaciones y funciones de la institución.

- El Gerente de Tecnología y/o el Jefe de Departamento de Soporte Técnico son los responsables de autorizar la reparación de equipo informático.

Para el caso de Software:

- La actualización de licencias y/o versiones de software, mejoran el desempeño de las funciones y/o operaciones que se realizan en el área, sin embargo para esto no se debe tener un calendario de compra, ya que no existen fechas predeterminadas para la liberación de estas nuevas versiones o licencias, aunado a la disponibilidad presupuestal con la que cuente la institución.

- Los equipos que cuenten con las garantías y pólizas de servicio no deben ser incluidos en el programa





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Nivel: 2


anual de mantenimiento correctivo.

Definiciones

Infraestructura Informática: Conjunto de programas, equipos e instalaciones que permiten mantener en operación las actividades sustantivas que realiza el FCE.

Librerías propias del fondo: Aquellas librerías que tanto el local como la operación de la misma es administrada por el Fondo.

Mantenimiento correctivo: Actividades necesarias para solucionar una falla o problema existente y reestablecer la operación normal de la infraestructura.

Software: Conjunto de instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema computacional.

Hardware: Son todos los dispositivos y componentes físicos que realizan las tareas de entrada y salida de una computadora.





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Nivel: 2


Desarrollo Diagrama de Flujo





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Descripción de Actividades


1 Usuario Reporta falla en equipo informático, vía telefónica, personal, correo electrónico etc.

2 Mesa de Ayuda Recibe información y captura en la solicitud de servicio fecha y hora de reporte

Solicitud de servicios informáticos FCE-GTE-RE.02

3 Jefe de Departamento Revisa dictamen de la falla, detecta la causa del problema, asigna a Analista Especializado, para atender reporte el cual recomienda al usuario realizar respaldo de información y verifica si puede repararla.

¿Puede repararla?

Sí, continua paso 4

No, continua paso 5

4 Analista Especializado Efectúa mantenimiento correctivo ó configuraciones

Termina Procedimiento

5 Analista Especializado/Jefe de Departamento

Verifica si el equipo cuenta con contrato de servicio de proveedor

¿Cuenta con contrato?


No, continua paso 7


Se asigna reporte al proveedor, para que proporcione el servicio

Termina procedimiento

7 Analista Especializado Traslada el equipo al departamento, informa al jefe de departamento para que apruebe la compra de refacciones ó





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servicio externo

¿Se aprueba?


No, Termina procedimiento


Tramita en el departamento de adquisiciones la compra de refacciones ó servicio externo, envía equipo sustituto al usuario


Realiza ó verifica la reparación, ejecuta las pruebas del equipo, en su caso libera reporte de proveedor

10 Analista Especializado Reinstala el equipo reparado en el área correspondiente, registra en la base de datos el trabajo efectuado con la fecha y hora del servicio

11 Analista Especializado Entrega al usuario Solicitud de Servicio y solicita que llene el cuestionario de evaluación, que viene en la parte inferior del documento posteriormente lo archiva para inclusión en informe de servicios.


Solicitud de servicios informáticos FCE-GTE-RE.02





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Referencias o Documentos Relacionados


FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad

Anexos y Registros Usados


7.1 FCE-GTE-RE.02 Solicitud de servicios informáticos

Lista de Distribución




N. A. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología

(Intranet)

Control de Cambios


AFECTADAS



30.06.09 0 Todas Gerencia de Tecnología

Mejorar el sistema documental y llevar un control específico de los

procesos de tecnología

Registros





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Nivel: 2


FCE-GTE-RE.02

SOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS





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Solicitante FCE - GTE - RE.02 1

Nombre : Correo Electronico :Gerencia : Puesto:Ubicación : Telef. ó Ext. :No. De serie: CPU:______ Monitor:______ Teclado:______RequerimientosTipo de Servicio : Prioridad:

Atención :

Nombre: Fecha Hora FirmaRecibió Reporte : ____________Asignado a : ____________Reasignado :

Solución: Inicio de servicio:____________

Descripción : Conclusión: ____________

Comentarios y sugerencias para mejorar el servicio:

_________________________ FIRMA DEL USUARIO

Código de Documento :

4.- ¿La explicación de la solución recibida fue? Excelente ___ Bueno ___ Regular ___ Malo ___

Marque con "X" la opción seleccionada

GERENCIA DE TECNOLOGÍASOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS

Mouse:_________

Revisión :

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

Num. Reporte :

Descripción :

1.- ¿Cómo fue el levantamiento de su solicitud de soporte técnico? Telefónico ___ Contestadora ___ Personal ___ Correo Electrónico ___ 2.- ¿La actitud de la persona que lo atendió fue ? Excelente ___ Bueno ___ Regular ___ Malo ___ 3.- ¿El tiempo para atender su requerimiento fue? Excelente ___ Bueno ___ Regular ___ Malo ___

5.- ¿La calidad del servicio proporcionado por el Ing. de soporte técnico fue? Excelente ___ Bueno ___ Regular ___ Malo ___

1 3 1 3 0

b a ja r la c a ja d e l c in e a l a r e a d e c a ja s

1

2 4

5

3

6

7

8

9 10 11

12 13

14

15

16

17





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TÍTULO:

Solicitud de servicios informáticos.

OBJETIVO DEL REGISTRO:

Registrar la solicitud de servicios requeridos a la Gerencia de Tecnología

RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Técnico /área solicitante.

FORMA DE LLENADO:

Manual y/o electrónico.

DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:


1. Num. Reporte. Indicar el número secuencial del reporte.

2. Solicitante. Indicar el nombre de quien hace la solicitud, la gerencia a la que pertenece y la ubicación o área a referir.

3. Correo Electrónico. Registrar el correo electrónico de la persona que solicita el servicio.

4. Puesto. Indicar el Puesto del solicitante.

5. No. De serie Indicar número de serie correspondiente al equipo se atiende.

6. Teléfono o Ext. Indicar el número de teléfono y/o la extensión donde se localiza al solicitante.

7. Requerimiento. Indicar el tipo de servicio que se solicita y una breve descripción del mismo, así como la prioridad asignada a la solicitud.

8. Atención: Nombre. Indicar el Nombre de quien recibió el reporte, de la persona asignada al servicio, y de la persona reasignada al servicio.

9. Fecha. Indicar la Fecha en que se Recibió el reporte, en que se






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Nivel: 2



asignó el servicio, y de reasignación del servicio.

10. Hora. Indicar la Hora en que se Recibió el reporte, en que se asignó el servicio, y en que se reasignación el servicio.

11. Firma. Firmas de la persona que recibió el reporte, a la que se asignó y a la que se le reasignó el reporte.

12. Solución. Indicar la fecha en que se inició el servicio y en la que se concluyó.

13. Hora. Indicar la hora en que se inició el servicio y en la que se concluyó.

14. Descripción. Narrar brevemente en qué consistió el servicio.

15. Evaluación de servicio. Marcar con una X la opción seleccionada para cada una de las 5 preguntas.

16. Comentarios y sugerencias. Si así lo desea, el usuario puede escribir brevemente alguna queja y/o sugerencia para mejorar el servicio otorgado.

17. Firma de usuario Registrar la firma del usuario que evaluó el servicio otorgado.





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PROCEDIMIENTO PARA LA OPERACIÓN DE SERVIDORES





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Nivel: 2


Objetivo

Garantizar que los respaldos de servidores se realicen de manera correcta.

Alcance

El procedimiento abarca desde el resguardo de información en cinta ó imagen, hasta el traslado de información a la Unidad Cultural. El procedimiento debe ser observado por el Jefe de Departamento de Soporte Técnico ó por el Coordinador de Enlace.

Políticas - El proceso de respaldos se realiza conforme a la bitácora de respaldos

- Los respaldos se realizan sobre cintas magnéticas y/o en dispositivos de almacenamiento masivo (SAN).

- Los respaldos incrementales realizados día con día, deberán ser almacenados por al menos un mes.

- Los respaldos totales realizados cada semanalmente, deberán ser almacenados por al menos un mes.

- Los respaldos totales realizados cada mes, deberán ser almacenados por lo menos dos años.

- Se realizan mediante tareas programadas en un horario comprendido entre las 22:00hrs y las 07:00hrs ó en horario laboral para algunas bases de datos consideradas como críticas.

- La ubicación de los respaldo será la siguiente:

• Cintas nuevas Archivero dentro del centro de cómputo.

• Respaldos Recientes (1 a 4 semanas) En archivero dentro del centro de cómputo.

• Históricos (1 mes en delante) Archivero en la unidad cultural

- Todos los servidores internos pertenecientes al FCE deben ser parte de un grupo operacional que sea el responsable de su administración. El grupo debe de establecer y mantener guías de configuración para aplicarlas a los servidores; estas guías deberán basarse en las necesidades de los sistemas del FCE y deberán ser aprobadas por la Gerencia de Tecnología.

- La Gerencia de Tecnología deberá supervisar la configuración de los servidores además de implementar una política propia adaptada a su ambiente.

- La Gerencia de Tecnología deberá establecer un proceso para actualizar y/o cambiar sus guías de configuración.

- Los servidores deberán ser registrados en un sistema de administración corporativo. Por lo menos, la siguiente información es requerida para identificar los contactos necesarios:

- Responsable del servidor y ubicación, responsable de respaldo.

- Características de hardware, y versión del Sistema Operativo.

- Principales aplicaciones y uso del equipo.

- La información almacenada en el sistema de administración corporativo debe mantenerse actualizada.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 2


- Los cambios de configuración para los servidores de producción deben seguir los procedimientos apropiados de administración.

Guía de configuración general

- Los servicios y aplicaciones que no sean utilizados deberán ser desactivados.

- El acceso a los servicios que proporciona cada servidor, deberá ser registrado en una bitácora y/o hacer uso de algún método para controlar el acceso a dichos servicios (por ejemplo TCPWrappers).

- Deberá instalarse las últimas actualizaciones de seguridad tan pronto como el proveedor las publique, la única excepción puede darse en el caso en el que la instalación de dichas actualizaciones interfiera con la demanda de trabajo.

- Debido a que la relación de confianza entre los sistemas son un riesgo de seguridad, deben ser evitados.

- Siempre utilizar el estándar de principio de seguridad de menos acceso requerido para realizar una función.

- No utilizar la cuenta de root/administrador para realizar operaciones que pueden ser echas por cualquier otro usuario.

- Si existen métodos para asegurar el canal de comunicación, debe ser prioridad realizar la comunicación en la red por medio de canales seguros (por ejemplo uso de SSH para cifrar las conexiones de red o IPSec).

- La ubicación física de los servidores deberá ser bajo ambientes con control de acceso.

- Esta estrictamente prohibido que los servidores operen en áreas no controladas.

Todos los eventos de seguridad realizados en servidores críticos deberán ser registrados en bitácoras auditables de la siguiente forma:

- Todos los registros relacionados con la seguridad del equipo deberán ser guardados por un periodo mínimo a una semana.

- Todos los eventos de seguridad deberán ser reportados al grupo operacional, quienes revisarán y reportarán los incidentes al administrador de TI.

- Las medidas correctivas serán prescritas según las necesidades del Fondo. Todos los eventos relacionados a la seguridad deberán incluir, los cuales no se limitaran a:

- Ataques de escaneo de puertos

- Evidencias de posible acceso no autorizado a cuentas privilegiadas.

- Eventos anómalos que posiblemente no estarán relacionados con aplicaciones instaladas en el equipo.

- Los respaldos deberán estar sujetos estrictamente a la política de respaldo de servidores





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Nivel: 2


Definiciones

LOGS: Archivo en el cual se registra la falla.





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Nivel: 2







Revisión: 00

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Nivel: 2




1.

Jefe de Departamento de Soporte Técnico/Coordinación de Enlace

Se verifica el funcionamiento de los servidores

2.


Se reprograman respaldos en cinta y arreglo de discos en base a la periodicidad que indica la bitácora

Bitácora de respaldos FCE-

GTE-RE.03

3.


Revisan que se haya efectuado el proceso automático de respaldo

¿Se realizó?


No, continua paso 4

4.


Se verifican logs y se reprograma

5.


Se verifica que el respaldo se haya efectuado de forma correcta

6.


Se registra en bitácora el respaldo Bitácora de

respaldos FCE-GTE-RE.03





Revisión: 00

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Nivel: 2



7.


Se traslada cintas de respaldo, a la unidad cultural para resguardo






Revisión: 00

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Nivel: 2



ID. Núm. DOCUMENTO TÍTULO


ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO

FCE-GTE-RE.03 Bitácora de respaldos






Control de cambios


AFECTADAS



30.06.09 00 Todas Gerencia Tecnología Mejorar el sistema documental y llevar un control específico de los


Registros





Revisión: 00

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Nivel: 2


FCE-GTE-RE.03

BITÁCORA DE RESPALDOS





Revisión: 00

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Nivel: 2


FCE-GTE-RE.03Gerencia de Tecnología de la Informacion

Checklist Servidores FCE

SERVIDOR Sistema OperativoInstaladas Pendientes Versión Definición Actual Ubicación Herramienta Periodicidad Tipo Último Disponible Realizó

FCEAD (JT4F061) 2003 Server EnterpirceEXCHENAGE 2003 2003 Server StandardFCEDIRVIR 2003 Server StandardFCELIBRERIAS 2003 Server StandardFCEWEB 2003 Server EnterpirceFCEBASES 2003 Server StandardFCECITRX 2003 Server StandardFCENOMINA 2003 Server Small BFCESQL1 2003 Server Small BCORREO1 2000 ServerLASERFICHE 2003 Server Small BFCE-RESPALDOS 2000 ServerSYMANTEC 2003 Server EnterpirceSYMANTEC MAIL SECURITY Linux ReducidoAS400 OS/400FCEPROXY 2003 Server StandardFCEVPN XPMENSAJERIA UNIFICADA 2000 ServerCASTLE ROCK XPCONSOLA FIREWALL 2003 Server StandardFCESOPORTE 2003 Server StandardSYSGOLD XPFCELIBAR 2003 Server StandardAS400 OS/400, SUSE Y 2003 ServerFIREWALL Linux Red Hat Enterprise 4.0DNS Solaris 2.5VERICEPT Linux Red Hat Enterprise 4.0ERPFCEAPPS Linux Red Hat Enterprise 4.0ERPFCECS Linux Red Hat Enterprise 4.0ERPFCEDB Linux Red Hat Enterprise 4.0ERPFCEPV Linux Red Hat Enterprise 4.0

Instancia HORA Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado DomingoPRODTESTCLONXPOSLAR

(Nombre de Jefe/a de Departamento ó Coordinador/a de enlace)

Bitácora de Respaldos

SERVIDOR VPN, TARIFICADOR Y MÚSICA ESPERA

FILTRADO DE CORREO SERVIDOR DE APLICACION AS400SERVIDOR DE IMPRESIÓN Y FTP

SERVIDOR DE LIBRERÍA ALFONSO REYESSERVIDOR DE APLICACIÓN SYSGOLD

SERVIDOR BASES DE DATOS PORTALESSERVIDOR DE APLICACIONES CITRIXSERVIDOR DE NOMINASERVIDOR DE BASE DE DATOS SQLSERVIDOR DE ARCHIVOSSERVIDOR DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOSSERVIDOR DE RESPALDOS SERVIDOR DE ANTIVIRUS CORPORATIVO

SERVIDOR PORTAL LIBRERIAS DEL FONDOSERVIDOR PORTAL FONDO DE CULTURA

SERVIDOR DE BASE DE DATOS ORACLE (PV Y TEST)SERVIDOR DE BASE DE DATOS ORACLE (CLON Y TEST)SERVIDOR DE BASE DE DATOS ORACLE (PROD)SERVIDOR APLICATIVO DE ORACLE (PROD)SERVIDOR DE MONITOREOSERVIDOR DNS EXTERNOSERVIDOR DE FIREWALLSERVIDOR AS400 MULTIPLATAFORMA

Vo.Bo (Nombre de Gerente de Tecnología)(Nombre de Jefe/a de Departamento ó Coordinador/a de enlace)

(Fecha)


FUNCION

CONTROLADOR PRIMARIO FCECORREO ELECTRONICO EXCHENAGECORREO ELECTRONICO EXCHENAGE 2°

SERVIDOR DE REPORTES E INVENTARIO

RespaldosSERVIDORES FCE Actualizaciones Antivirus


SERVIDOR DE FIREWALLSERVIDOR DE MONITOREOSERVIDOR DE MENSAJERIA UNIFICADA

1

3

4 5

16

6

1

7

2

8 9 10 11

15

12

17

13

18

14

17

17 17





Revisión: 00

Páginas : 11


Nivel: 2


TÍTULO: Control de Respaldos OBJETIVO DEL REGISTRO: Mantener actualizada la información relacionada con los respaldos. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Jefes/as de Departamento y Coordinadores/as de Enlace de la Gerencia de Tecnología FORMA DE LLENADO: Medio electrónico. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:


1 Servidor

2 Servidores FCE función

3 Sistema Operativo

Estos campos son predefinidos y no se modifican

4 Actualizaciones (instaladas) Indicar las actualizaciones que fueron instaladas en el equipo

5 Actualizaciones (pendientes) Indicar las actualizaciones que quedan pendientes por instalar en el equipo

6 Antivirus (versión) Indicar la versión de antivirus utilizada

7 Antivirus (definición) Se indica la fecha de actualización del antivirus utilizado

8 Respaldos(actual) Se indica el último respaldo realizado

9 Respaldos (ubicación) Se indica dónde se almacenó el último respaldo realizado

10 Respaldos (herramienta) Se indica el Software que es utilizado para realizar el respaldo

11 Respaldos (periodicidad) Se indican los días en que se realizan los respaldos

12 Respaldos(tipo) Se indica el tipo de información respaldada





Revisión: 00

Páginas : 12


Nivel: 2



13 Respaldos (último disponible) Se indica el penúltimo respaldo realizado

14 Realizó Nombre del personal responsable de la operación

15 Calendario de respaldos Este espacio es llenado por el/la Jefe/a de Departamento de Administración de Sistemas y Base de Datos

16 Fecha Se Indica la fecha de elaboración del Control

17 Firmas Responsables

Se indican los nombres de los/as Jefes/as de Departamento y Coordinadores/as de enlace de la Gerencia de Tecnología y registrar sus firmas

18 Firma Vo. Bo. Se indica el nombre del Gerente de Tecnología y se registra su firma como visto bueno (Vo. Bo.)





Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA ATENDER FALLAS DEL EQUIPO CENTRAL DE CÓMPUTO Y COMUNICACIONES Ó ALGUNO DE SUS PERIFÉRICOS





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 02


Objetivo

Identificar las causas que provocan las fallas del equipo de cómputo y comunicaciones, mediante el registro en la bitácora del área, y así reducir su recurrencia.

Alcance

El procedimiento abarca desde el registro de la falla reportada por el usuario y/o detectada por el área hasta que se registra en bitácora la solución al problema reportado (hora y fecha). Este procedimiento debe ser observado por el Analista Especializado, en su caso, la persona que se designe para tal fin.





Revisión: 00

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Nivel: 02


Desarrollo

Diagrama de Flujo





Revisión: 00

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Nivel: 02




1. Analista Especializado Registra falla detectada ó reporta por el usuario en bitácora de seguimiento de fallas

Bitácora de Seguimiento de

Fallas FCE-GTE-RE.04

2. Analista Especializado

Analiza la falla, con el fin de detectar la causa en algún dispositivo.

¿Puede repararla?

Sí, continua el paso 3

No, continua el paso 4


Resuelve el problema de señal, cableado conexiones ó configuraciones


4. Analista Especializado Informa al jefe del departamento de soporte técnico sobre el problema detectado


Revisa y analiza la falla

¿ Se resuelve el problema?

Sí, Termina procedimiento

No, Continua el paso 6

6. Jefe de Departamento Autoriza al operador que reporte falla al proveedor de mantenimiento del equipo

7. Jefe de Departamento

Analista Especializado

Reporta falla al proveedor externo ó al responsable del mantenimiento FCE

8. Analista Especializado Verifica la reparación efectuada, ejecuta prueba del equipo





Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 02



9. Jefe de Departamento/Analista Especializado

Libera reporte del proveedor ó del personal de mantenimiento


Registra en bitácora la solución, el trabajo realizado, hora y fecha


Bitácora de Seguimiento de

Fallas FCE-GTE-RE.04



Anexos y Registro Usados


FCE-GTE-RE.04 Bitácora de Seguimiento de Fallas






(Intranet)





Revisión: 00

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Nivel: 02


Control de Cambios


AFECTADAS



28.06.09

00

Todas

Gerencia Tecnología



Registros





Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 02


FCE-GTE-RE.04

BITÁCORA DE SEGUIMIENTO DE FALLAS





Revisión: 00

Páginas : 8


Nivel: 02


FCE-GTE-RE.04

ID FECHA HORA USUARIO EXT. PROBLEMA ASIGNADO A: REASIGNADO A:

BITACORA DE SERVICIOS INFORMATICOS

1 2 3 4 65 7 8





Revisión: 00

Páginas : 9


Nivel: 02


TÍTULO: Bitácora de servicios informáticos OBJETIVO DEL REGISTRO: Mantener el control de reportes de servicios informáticos que levanta el personal del FCE. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Mesa de ayuda FORMA DE LLENADO: Manual/Electrónico. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:


1. ID. Indicar el número de reporte correspondiente

2. Fecha. Indicar fecha en que se levanta el reporte

3. Hora. Indicar la hora en que se levanta el reporte

4. Usuario. Indicar el nombre de usuario/a que realiza el reporte

5. Extensión. Indicar la extensión donde se puede localizar al/la usuario/a que realiza el reporte

6. Problema. Describir el motivo por el cual se levanta el reporte

7. Asignado a. Indicar el nombre del personal de soporte técnico al que se le asignó atender el reporte

8. Reasignado a. En su caso, indicar el nombre del personal de soporte técnico al que se le reasignó atender el reporte





Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN ALTA Ó BAJA DEL EQUIPO DE COMUNICACIÓN E INFORMATICA POR MOVIMIENTO DE PERSONAL





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 02


Objetivo

Revisar las condiciones del equipo, elaborar los formatos de asignación (alta ó baja), de equipo de comunicación e informática para el personal de nuevo ingreso o que cambio de área, así como cancelar los formatos de los/las que se dan de baja.

Alcance

El procedimiento abarca desde la notificación que se hace a la Gerencia de Tecnología través de memorándum hasta que se elaboran o liberan los resguardos y se actualiza la carpeta de control. Este procedimiento debe ser observado por el personal designado para tal fin por la Gerencia de Tecnología.

Políticas - La Gerencia de Tecnología, a través de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales,

autorizará la asignación y uso de equipo de comunicación e informática propiedad del FCE, mediante el documento FAECI que deberá firmar el usuario al asumir la responsabilidad de cumplir con las normas de instalación, operación y empleo de los equipos y software autorizado.

- Todas las asignaciones, cambios, ampliaciones o sustituciones de los equipos de cómputo deberán efectuarse previo conocimiento de la Gerencia de Tecnología

- Todos los cambios físicos deberán ser efectuados por personal de soporte técnico de la Gerencia de Tecnología asimismo, deberán efectuar la cancelación del FAECI de los funcionarios involucrados, en cada caso.

- La Gerencia de Tecnología, será la única facultada para instalar software en cualquiera de los equipos propiedad del FCE.

- Todo el software que se utilice en el FCE deberá contar con la licencia de uso que otorga el distribuidor al realizar la compra del mismo.

- La Gerencia de Tecnología, a través del Departamento de Soporte Técnico, realizará revisiones periódicas con el fin de verificar las condiciones de uso del equipo de cómputo, así como la instalación y uso de software autorizado.

- La paquetería estándar para instalación y uso del personal de FCE es la siguiente:

a) Procesador de textos: WinWord de Microsoft Corp.

b) Hoja de Cálculo: Excel de Microsoft Corp.

c) Presentador: Power Point de Microsoft Corp

d) Antivirus: Mcafee

e) Reader Acrobat: de Microsoft Corp.

f) Win Zip: de Microsoft Corp.

g) Internet:





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 02


h) Para Web: Internet Explorer

i) Para el e-mail: MS Outlook, MS Outlook express

- Los usuarios que les resulte necesario correr algún programa o alguna aplicación específica, enviada por las Dependencias, diferente al software permitido deberán solicitar la autorización de la Gerencia de Tecnología para su aplicación.

- El uso computadoras del FCE por personas ajenas a la Institución, esta sujeto a la autorización del titular de cada área y quedará bajo la responsabilidad de quien firma el resguardo.

- La Gerencia de Tecnología, a través del Departamento de Soporte Técnico, será la única área facultada para autorizar la salida de equipo de cómputo de las instalaciones del FCE.

- La Gerencia de Tecnología realizará diariamente un respaldo de la información procesada en un Mini computador, misma que será resguardada en el servidor correspondiente en la sala de cómputo de conformidad con el registro “Control de Respaldos”.

- En la sala de cómputo no se permitirá: fumar, introducir alimentos y bebidas, ni el acceso a personas ajenas a la Gerencia de Tecnología de la Información.

- La Gerencia de Tecnología determinará las medidas de seguridad y protección de la información en computadoras personales, cuyo cumplimiento será responsabilidad exclusiva de los usuarios.

- La Gerencia de Tecnología determinará los programas de protección contra virus informáticos que se instalarán en los equipos de cómputo propiedad del FCE y controlará la incidencia de problemas de “infección” a través del uso del Software de administración antivirus autorizado.

- La Gerencia de Tecnología no será responsable de daños o pérdida de información en computadoras personales, siendo obligación de los usuarios efectuar respaldos periódicamente.

- La Gerencia de Tecnología brindará apoyo a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales en la realización del inventario de equipo de cómputo, previa programación del mismo.

-El equipo de cómputo que sustituya a otro provisionalmente por estar en reparación no generará un cambio de resguardo del equipo. El número de serie del equipo sustituido estará en el reporte de servicio.

- Cuando haya cambio de componentes (CPU, monitor, teclado, Mouse, etc.) se deberá cambiar el resguardo correspondiente.

- La Gerencia de Tecnología deberá actualizar los resguardos del equipo de cómputo, de acuerdo a la notificación que por escrito le haga la Subgerencia de Personal de todos los movimientos de personal que se generen en el Fondo

Definiciones

FAECI: Formato de asignación de equipo de comunicación e informática, para (altas, bajas ó cambios de equipo)





Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 02







Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 02




1.

Subgerencia de Personal

Notifica de los movimientos de los empleados a la Gerencia de Tecnología (alta, baja, cambio de área etc).

2.

Jefe de Departamento de Soporte Técnico

Recibe memorando y revisa el tipo de movimiento que hay que realizar

3.


Obtiene el formato de asignación de equipo de comunicaciones e informática de la persona que causa alta, baja ó cambio de área

FAECI

Formato de asignación de equipo de comunicación e

informática FCE-GTE-RE.05

4.

Analista Especializado/Técnico Especializado

Se revisa cada una de las partes del equipo conforme esta asentado en el formato de asignación de equipo de comunicación e informática

FAECI



5.


Revisa el estado en que se encuentra el equipo.

¿El equipo está en buen estado?

Sí, continua en el paso 7

No, continua en el paso6

6.

Analista Especializado/Técnico

Informa a la Subgerencia de personal y a la Coordinación de Asuntos Jurídicos.






Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 02



Especializado

7.


Cancela el formato de asignación de equipo de comunicación e informática

de la persona que se da de baja o cambia de área y simultáneamente entrega para su firma la nueva constancia al personal que causa alta o en su defecto al jefe inmediato

FAECI



8. Analista Especializado/Técnico Especializado

Archiva en la carpeta de control de formatos

9. Analista Especializado/Técnico Especializado

En caso de baja solicita y/o recibe de la Subgerencia de Personal “reporte de no adeudo de equipo” y forma de liberación

10.



Mantiene actualizada la carpeta de control de resguardos brindando apoyo a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales en el levantamiento del inventario físico de equipo de cómputo previa programación






Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 02






FCE-GTE-RE.05 FAECI (Formato de asignación de equipo de comunicación e informática)






(Intranet)

Control de Cambios


AFECTADAS



31.05.09

00 Todas Gerencia de Tecnología



Registros





Revisión: 00

Páginas : 8


Nivel: 02


FCE-GTE-RE.05

FORMATO DE ASIGNACIÓN DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN E INFORMÁTICA





Revisión: 00

Páginas : 9


Nivel: 02


1

4

6

5

2

3





Revisión: 00

Páginas : 10


Nivel: 02


TÍTULO:

Formato de Asignación de Equipo de Comunicación e Informática Alta ó Baja según corresponda


Registrar la solicitud y llevar un control documental para la asignación de equipo de comunicación e informática.



FORMA DE LLENADO:

Manual y/o electrónico.



1. Titulo

Gerencia de tecnología

Formato de Asignación de Equipo de Comunicación e Informática Alta ó Baja según corresponda

2. Fecha de Entrega Fecha en que se asigna ó da de baja el equipo

3. Datos del Usuario Nombre, área, puesto, ubicación, numero de empleado, email y teléfono ó extensión

4. Datos del Equipo Descripción del equipo que se entrega ó se da de baja según sea el caso

5. Observaciones Datos adicionales para la descripción de condiciones del equipo

6. Nombre y Firma del usuario y del personal encargado de la instalación

Nombre y Firma de la persona que instalo el equipo y del usuario que recibe






Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL DESARROLLO DE NUEVAS APLICACIONES COMPUTARIZADAS





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 02


Objetivo

Analizar el costo beneficio del desarrollo de una nueva aplicación computarizada, de acuerdo con las necesidades del usuario, y preveer las medidas necesarias y en su caso llevarla a cabo.

Alcance

El procedimiento abarca desde la solicitud que se hace a la Gerencia de Tecnología hasta el análisis de las necesidades del área solicitante y, en su caso, el desarrollo de la nueva aplicación. Este procedimiento debe ser observado por el personal designado para tal fin por la Gerencia de Tecnología de la Información

Políticas - El desarrollo de un sistema únicamente se iniciará cuando el procedimiento analizado esté probado y

cuente con el acuerdo de los usuarios involucrados.

- La liberación de un sistema únicamente se dará cuando cuente con el visto bueno del (los) usuario(s) involucrado(s).

- Los sistemas computarizados deberán ajustarse a las normas, políticas y procedimientos de operación vigentes en el FCE.

- Una vez que se haya liberado un sistema nuevo o modificado, el usuario es el único responsable de la información que ingrese y obtenga del mismo.

- La Gerencia de Tecnología deberá dar aviso por escrito a la Unidad de Innovación y Calidad de los cambios realizados en los sistemas de cómputo o de procedimientos de las áreas con la finalidad de incorporar los cambios a los manuales correspondientes.

Definiciones

Sistemas Electrónicos: Son los sistemas que están implantados en el FCE y que permite administrar y controlar las operaciones de ventas, inventario, contabilidad, presupuesto, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, proyectos, activos fijos y regalías

Nueva Aplicación Computarizadas: Es aplicar técnicas de recopilación y datos mediante el uso de herramientas computacionales que permitan obtener información precisa para cubrir las necesidades de las áreas solicitantes.

Sistema de cómputo: Es la unión de varios programas o módulos que permiten administrar de manera eficiente las funciones u operación de una organización.

Usuario: Persona ó grupo de personas que trabajan con los sistemas de computo y son los responsables de la información que ingrese y obtengan del mismo





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 02


Cuestionario de evaluación

Inicio

¿Se aprueba?

Informa al titular del área de la aceptación de su petición, define esquema de

operación dependiendo del análisis previo GT / JD 3

Recaba información con los usuarios y la analiza

JD/AE 4

Si

Fin

Solicita el desarrollo de una aplicación vía telefónica, escrita ó electrónica.

AS 1

Recibe y analiza solicitud para definir alcance, y aprobación

GT / JD 2

Efectúa el diseño, lo presenta al área para revisión conjunta.

JD/AE 5

Una vez realizada la revisión y modificación con el área, verifica si fue

aprobadaJD/AE 6

Se inicia y desarrolla la aplicación efectúa prueba para su revisión

JD/AE 8

Se acuerda con el área sobre la aprobación, informa al gerente el

tiempo estimado de desarrollo JD/AE 7

¿Se modifica?

Informa al titular del área solicitante el plan de implantación del sistema y realiza

pruebas en forma conjunta área solicitante JD/AE 9

No

SI

2

Responsable de la Actividad

AS: Área SolicitanteGT: Gerente de TecnologíaJ D: Jefe de DepartamentoAE: Analista Especializado

NO

1

Prepara material para capacitación, manuales de operación del nuevo sistema, imparte capacitación a usuarios e informa

resultados al gerenteJD/AE 10

Solicita evaluación de resultados al titular del área, informa resultados al

gerente de tecnología JD/AE 11

Informa al titular del área la liberación del sistema y mantiene un seguimiento

de la operación del sistema GT / JD 12

3

¿Se aprueba?NO

2

2

Si

3

Desarrollo Diagrama de flujo





Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 02




1. Área Solicitante Solicita el desarrollo de una aplicación vía telefónica, escrita ó electrónica.

2. Gerente de Tecnología/Jefe de Departamento

Recibe y analiza solicitud para definir alcance y aprobación ¿Se aprueba? Sí, continua paso 3 No, Termina procedimiento


Informa al titular del área de la aceptación de su petición, define esquema de operación dependiendo del análisis previo

4.

Jefe de

Departamento/Analista Especializado

Recaba información con los usuarios y la analiza

5.

Jefe de Departamento/Analista Especializado

Efectúa el diseño, lo presenta al área para revisión conjunta.

6.


Una vez realizada la revisión y modificación con el área, verifica si fue aprobada ¿Se aprueba? Sí, continua paso 7 No, continua paso 4

7.


Se acuerda con el área sobre la aprobación, informa al gerente el tiempo estimado de desarrollo


Se inicia y desarrolla la aplicación efectúa prueba para su revisión





Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 02



9.


Informa al titular del área solicitante el plan de implantación del sistema y realiza pruebas en forma conjunta área solicitante

10. Jefe de Departamento/

Área Solicitante

Prepara material para capacitación, manuales de operación del nuevo sistema, imparte capacitación a usuarios e informa resultados al gerente


Solicita evaluación de resultados al titular del área, informa resultados al gerente de tecnología

Cuestionario de Evaluación FCE-GTE-RE.06


Informa al titular del área la liberación del sistema y mantiene un seguimiento de la operación del sistema Termina Procedimiento






Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 02






FCE-GTE-RE.06 Cuestionario de Evaluación






(Intranet)

Control de Cambios


AFECTADAS



31.05.09




Registros





Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 02


FCE-GTE-RE.06

SOLICITUD DE SERVICIOS INFORMÁTICOS





Revisión: 00

Páginas : 8


Nivel: 02






Revisión: 00

Páginas : 9


Nivel: 02


TÍTULO:

Cuestionario de Evaluación.


Captar el grado de satisfacción de los servicios proporcionados


Usuario

FORMA DE LLENADO:

Electrónico.



1 Fecha Fecha en que se proporciona el servicio

2 Preguntas Calificación del trato del servicio proporcionado, expectativas cubiertas del mismo y comentarios adicionales que se requiera.






Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA INCORPORACIÓN A UN MÓDULO Ó PROGRAMA DE UN SISTEMA





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 02


Objetivo

Analizar las modificaciones a los programas, de acuerdo con las necesidades del usuario, para tomar las medidas necesarias y en su caso definir el programa de trabajo para llevarla a cabo.

Alcance

El procedimiento abarca desde la solicitud que se hace a la Gerencia de Tecnología, hasta el análisis de las modificaciones requeridas por el área solicitante y, en su caso, el desarrollo de las modificaciones al módulo o programa de un sistema. Este procedimiento debe ser observado por el personal designado para tal fin por la Gerencia de Tecnología.

Políticas - El desarrollo de un sistema únicamente se iniciará cuando el procedimiento analizado esté probado y

cuente con el acuerdo de los usuarios involucrados.

- La liberación de un sistema únicamente se dará cuando cuente con el visto bueno del (los) usuario(s) involucrado(s).

- Los sistemas computarizados deberán ajustarse a las normas, políticas y procedimientos de operación vigentes en el FCE.

- Una vez que se haya liberado un sistema nuevo o modificado, el usuario es el único responsable de la información que ingrese y obtenga del mismo.

- La Gerencia de Tecnología deberá dar aviso por escrito a la Unidad de Innovación y Calidad de los cambios realizados en los sistemas de cómputo o de procedimientos de las áreas con la finalidad de incorporar los cambios a los manuales correspondientes.

Definiciones

Programa: Aplicación de una herramienta de software que permite la solución de tareas específicas


Usuario: Persona ó grupo de personas que trabajan con los sistemas de computo y son los responsables de la información que ingrese y obtengan del mismo.

Módulos: Son las partes que componen a un sistema con información propia, y que están interrelacionados entre sí.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 02







Revisión: 00

Páginas : 4


Nivel: 02


Descripción de actividades


1. Área Solicitante Solicita por medio escrito o electrónico la incorporación o modificación del modulo ó programa de un sistema

2.

Gerente de Tecnología/

Jefe de Departamento

Recibe y analiza solicitud para definir programa de trabajo y anota datos en la solicitud.

¿Se aprueba?

Sí, continúa en el paso 4.

No, continúa en el paso 3.

3.

Gerente de Tecnología/


Informa al titular del área solicitante las razones que impiden atender su petición, dándose por terminado el procedimiento.

4.


Analiza y elabora programa de trabajo, informa al gerente el tiempo estimado para solventar la solicitud, solo que la complejidad de la modificación lo amerite

5.


Analiza si afectan otros módulos ò sistemas, y si se requiere corrección ó modificación y si se requiere soporte

6.


Se investiga la corrección, se canalizara al departamento correspondiente para las actualizaciones requeridas

7.


Se instruye al programador para que efectúe la modificación al modulo ó programa

8. Área Solicitante

Jefe de

Prueba el modulo ó programa que se modifica, en forma conjunta con el jefe de departamento





Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 02



Departamento ¿Cumple especificaciones?

Sí, continúa en el paso 9.

No, continúa en el paso 5.

9.

Área Solicitante


Se indica al jefe de departamento que fue aprobado, el cual le informa al gerente de los resultados y terminación del trabajo


Comunica al área la fecha de liberación formal y remite cuestionario de evaluación







Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 02


Referencias o documentos relacionados


Anexos y registros usados



Lista de distribución





(Intranet)

Control de Cambios


AFECTADAS



31.05.09








Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR REPORTES ESPECIALES DE INFORMACIÓN





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 02


Objetivo

Determinar la factibilidad de elaborar reportes especiales de información, de acuerdo con las necesidades y requerimientos del usuario, para tomar las medidas necesarias y en su caso elaborarlos.

Alcance

El procedimiento abarca desde la solicitud que se hace a la Gerencia de Tecnología hasta el análisis de las necesidades del área solicitante y, en su caso, la elaboración de los reportes especiales de información. Este procedimiento debe ser observado por el personal designado para tal fin.

Definiciones

Reporte: Es la presentación de información específica ó impresa que permitan obtener información precisa para cubrir las necesidades de las áreas solicitantes.


Usuario: Persona ó grupo de personas que trabajan con los sistemas de computo y son los responsables de la información que ingrese y obtengan del mismo.





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 02


Desarrollo Diagrama De Flujo





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Nivel: 02


Descripción De Actividades


1. Área Solicitante Solicita en forma escrita ó electrónica la elaboración de “Solicitudes especial de información”

2.


Recibe y analiza solicitud para determinar factibilidad

¿Se aprueba?

Sí; continua paso 4

No; continua paso 3


Informa al titular del área solicitante que no es procedente su petición


4.


Informa al titular del área el tiempo estimado en solventar la solicitud, revisa información e instruye al analista especializado para elaborar el reporte


Elabora reporte conforme a las instrucciones recibidas y lo entrega al jefe de departamento para su revisión

6.

Jefe de Departamento / Área Solicitante

Presenta el reporte al área solicitante y conjuntamente revisan que el trabajo cumpla con los requerimientos

7. Área Solicitante Indica al jefe de departamento las correcciones

8. Área Solicitante Manifiesta conformidad con el reporte





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Nivel: 02




Informa al gerente los resultados y terminación del trabajo


Formaliza la entrega de la solicitud y remite cuestionario de evaluación







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Nivel: 02







Lista De Distribución





(Intranet)

Control de Cambios


AFECTADAS



31.05.09








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Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA EL RESPALDO TOTAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN EDITORIAL (SIGUE)





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Nivel: 02


Objetivo Este documento describe las actividades para realizar un respaldo físico de los componentes de aplicación y base de datos que conforman el sistema de planeación de recursos.

Alcance Abarca desde que se define el archivo donde se ejecutará el respaldo, el desarrollo del mismo hasta,

Se define los archivos de ejecución por lote (shell ó comando) en dónde se indica el nombre del archivo de salida y la ubicación de los archivos a respaldar, su ejecución se programa a través de la definición de tareas en el sistema operativo se revisan los archivos de registro para verificar su correcta ejecución, para después ser respaldados a cinta.

Políticas Del Uso Prohibido

- El servicio de respaldo no debe de ser usado para fines personales, y queda estrictamente prohibido utilizar cualquier aplicación y dispositivo para realizar respaldos sobre información personal, solo para índole del tipo laboral.

Del Uso Personal

- No se realizan respaldos sobre información de uso estrictamente personal, como lo son imágenes, música, software y cualquier archivo que su contenido no sea referente a fines laborales.

Monitoreo

- El personal del FCE, realiza respaldo sobre sistemas de misión crítica diariamente (AS/400, ERP, Bases de Datos), del resto de los sistemas con un periodo de 3 semanas como máximo.

Aplicación

- Los respaldos se realizan sobre cintas magnéticas.

- Se realizan mediante tareas programadas en un horario comprendido entre las 23:00hrs y las 07:00hrs.





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Páginas : 3


Nivel: 02


Definiciones - Shell-Es un interprete de comandos en los sistemas operativos Unix

- Linux R H- Se refiere al sistema operativo Linux Red Hat

- Sistema operativo- Conjunto de programas que controla la computadora y administra los servicios y sus funciones así como también la ejecución de otros programas compatibles con éstos.

- Servidores – Equipo de cómputo que permite la ejecución de datos de una aplicación ó Base de datos





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Páginas : 4


Nivel: 02







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Nivel: 02




1.

Jefe de Departamento de Administración de Sistemas y Base de Datos

Definir archivo Shell o ejecución por lotes para detener, respaldar e iniciar el sistema y la base de datos.

2.


Programar la ejecución de los Shell a través de tareas del sistema operativo

3.


Verificar la ejecución correcta del respaldo

¿Es correcto?

No, continua paso 2


4. Soporte Técnico

Respaldar a cinta los archivos de respaldo, en base a la política de Respaldos en Servidores y Sistemas


Política de Respaldos en Servidores y Sistemas





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Páginas : 6


Nivel: 02


Referencias O Documentos Relacionados


Política de uso de recursos y seguridad informática






Control De Cambios


AFECTADAS



30.06.09 0 Todas Gerencia de Tecnología







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Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR ACCESO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN EDITORIAL (SIGUE)





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Páginas : 2


Nivel: 02


Objetivo

Establecer las acciones a realizar para otorgar la cuenta de acceso a los sistemas de planeación de recursos de FCE.

Alcance

Desde que el personal del FCE envía la solicitud al SYSADMIN, verifica si existen licencias hasta la autorización de asignación por parte del Líder Funcional ó En lace Técnico.

Definiciones

SYSADMIN Jefe de departamento de Administración y Sistemas y Bases de Datos.

Administrador del sistema; persona encargada de autorizar el acceso, coordinar y vigilar la utilización de los módulos que lo conforman.

LF o ET- Líder Funcional/ Enlace Técnico: Jefes de departamento de Análisis de sistemas, Desarrollo Tecnológico, y de Proceso de Datos.





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Páginas : 3


Nivel: 02







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Nivel: 02




1. Personal del FCE

Enviar por correo electrónico al SYSADMIN el formato de solicitud de acceso al sistema.

Marca copia al Gerente de Tecnología

2. SYSADMIN/Líder Funcional/Enlace Técnico

Recibe y verifica que la información este completa.

¿Esta completa la información?


No, continua paso 1

3. SYSADMIN

Revisa número de licencias disponibles por módulo

¿Existen licencias?



4. SYSADMIN/Líder Funcional/Enlace Técnico

Verifica la autorización de asignación del perfil con el responsable funcional y/o técnico del módulo re/enviado a través de correo electrónico la solicitud

5. SYSADMIN

Recibe respuesta de el/la responsable

¿Procede?



6. SYSADMIN

Procesa solicitud en el sistema y se notifica al usuario a través de correo electrónico






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Páginas : 5


Nivel: 02






FCE-GTE-RE.07






Control de Cambios


AFECTADAS



31.05.09




Registros





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Páginas : 6


Nivel: 02


FCE-GTE-RE.07

SOLICITUD DE ACCESO AL SISTEMA DE GESTIÓN EDITORIAL (SIGUE)





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Páginas : 7


Nivel: 02


SOLICITUD DE ACCESO AL SISTEMA DE GESTIÓN EDITORIAL (SIGUE) Fecha Solicitud: Fecha Atención: Nuevo Modificación Baja

Nombre Usuario:

Número empleado:

Puesto: Gerencia/Subg: Solicita: Puesto: Autoriza: Puesto: Acceso a Módulo:

Pedido de Ventas

Inventario Contabilidad Presupuesto Cuentas x Cobrar

Cuentas x Pagar

Compras Proyectos Activos Fijos Regalías

S

O

C

S

O

C

S X

O

C

S

O

C

S

O

C

S

O

C

S

O

C

S

O

C

S

O

C

S

O

C

S Super Usuario O Operador C Consulta (Si conoce el nombre de la responsabilidad indicarlo, por favor) No. Responsabilidades Asignar Excluir 1

1 2

3

4 5 6

78

9

10





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Nivel: 02


TÍTULO: Solicitud de Acceso al Sistema de Gestión Editorial (SIGUE). OBJETIVO DEL REGISTRO: Atender las solicitudes de usuarios para darse de alta en el Sistema de Gestión Editorial (SIGUE) RESPONSABLE DE SU LLENADO: Departamento de Administración de Sistemas y Base de Datos FORMA DE LLENADO: Medio electrónico. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:


1. Fecha solicitud Indicar la fecha en la que se crea la solicitud

2. Fecha atención Indicar la fecha en que se atiende la solicitud

3. Razón de la solicitud Marcar con una X si la solicitud es para generar una cuenta, modificarla o darla de baja

4. Nombre usuario Indicar el nombre del usuario que se le dará de alta en el Sistema

5. Número de empleado Indicar el número de empleado del usuario que se le dará de alta en el Sistema

6. Puesto Indicar el puesto que ocupa el usuario.

7. Gerencia/Subg Indicar la Gerencia o Subgerencia a la que pertenece el empleado.

8. Solicita y Puesto Indicar el nombre del Jefe inmediato superior que solicita la cuenta del usuario.

9. Autoriza: Indicar el nombre del líder funcional del módulo responsable de autorizar accesos.

10. Acceso a módulo Indicar el perfil con que se accesos.





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Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE INCIDENCIAS DE FALLAS EN EL SIGUE





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Nivel: 02


Objetivo Establecer las acciones a seguir para reportar al administrador del sistema los casos de errores, fallas, actualizaciones ó ejecución de diagnósticos en el sistema.

Alcance Desde que el Lidere Funcional ó Enlace Técnico Notifica la falla, el seguimiento que se da y finaliza con la solución y notificación.

Definiciones Metalink: Sitio de Soporte Técnico que proporciona Oracle

Ámbito de privilegios: Conjunto de accesos y funciones permitidas dentro del sistema.

SYSADMIN: Jefe de Departamento de Administración de Sistemas y Bases de datos.

SR: Service Request (Reporte de Servicios).

Parche: Programa que se encarga de modificar una aplicación para corregirla o actualizarla por algún motivo.

ERP: Enterprise Rescurce Planning por sus siglas en Inglés; son sistemas integrales de gestión para la empresa, se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos integrados en una aplicación, que se utilizan para cubrir las actividades de producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, inventarios, pedidos, nóminas, etc.





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Nivel: 02







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Nivel: 02




1 Usuario ERP Notifica al enlace técnico de la falla o error en el sistema

Reporte de falla en el sistema integral de gestión editorial (sigue) FCE-GTE-RE.08

2 Enlace Técnico Analiza problema y busca posible solución e información en el sitio de metalink, verifica que la posible solución se encuentre en el ámbito de privilegios

¿Esta dentro del ámbito de privilegios?


No, continua paso 4

3 Enlace Técnico Aplica acción correctiva y notifica al usuario


4 Enlace Técnico Notifica al SYSADMIN a través de correo electrónico el error ó acción correctiva a seguir

5 SYSADMIN Recibe y analiza en la solicitud el planteamiento de la incidencia, se verifica si se comprende con claridad la solicitud y si esta la información completa

¿Información completa?


No, continua paso 6

6 SYSADMIN Solicita dicha información al Enlace Técnico a través de correo electrónico

Continua paso 4





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Nivel: 02


7 SYSADMIN

Identifica el tipo de incidencia y verifica si reporta error

¿Reporta error?


No, continua paso 9

8 SYSADMIN/Enlace Técnico

Realiza nuevamente una búsqueda en metalink analizan y acuerdan conjuntamente, el registro de Service Request, verifica si es especifico el problema

¿Problema especifico?


No, continua paso 9

9 SYSADMIN

Registra en metalink un Service Request, revisa y analiza la nota técnica, plan de acción ó requisitos para aplicar el parche y ejecuta las acciones indicadas

Nota: Antes de aplicarse en una instancia de producción es forzoso probarlas en la instancia de Test

10 SYSADMIN

Revisa y comprueba de acuerdo a las instrucciones de verificación, los archivos de diagnostico, versiones de formas u objetos de base de datos y notifica al solicitante los resultados a través de correo electronico

11 Enlace Técnico Comprueba que la incidencia haya sido resuelta y documenta solución en el reporte y notifica al SYSADMIN


Referencias O Documentos Relacionados






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Nivel: 02


Anexos Y Registros Usados


FCE-GTE-RE.08 Reporte de falla en el sistema integral de gestión editorial (sigue)






Control de Cambios


AFECTADAS



31.05.09




Registros





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Nivel: 02


FCE-GTE-RE.08

REPORTE DE FALLA EN EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN EDITORIAL (SIGUE)





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Nivel: 02



No. de nota Técnica de Referencia

No. del Parche:

Comentarios:

Resultados:


ombre Enlace Técnico:

po de incidenciaror Parche Plan de

acción

stancia:ROD TEST CLON

ódulo: Pedido de Ventas Inventario Contabilidad Presupuesto Cuentas x Cobrar Cuentas x Pagar Compras Proyectos Activos Fijos Regalías

X

escripción del Problema:

o(s) de Error(es):

ombre de la pantalla, función, ncurrente o reporte en donde se esenta la falla:

cha Solicitud: Fecha Conclusión:

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

1 2





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Nivel: 02



No. de Service Request (SR):

Plan de Acción:

Solución:

15

14

16





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Páginas : 10


Nivel: 02


TÍTULO:

Reporte de Falla en el Sistema Integral de Gestión Editorial (SIGUE)


Identificar y atender las fallas detectadas en la operación del SIGUE


Departamento de administración de sistemas y base de datos

FORMA DE LLENADO:

Electrónico.



1. Fecha de solicitud Indicar la fecha en que se realiza la solicitud

2. Fecha de conclusión

3. Nombre enlace técnico Indicar el nombre del enlace técnico asignado

4. Tipo de incidencia Indicar el tipo de incidencia del que se trata (error, parche ó plan de acción)

5. Instancia

Ambiente en que se encuentra operando el sistema; producción= PROD

pruebas= TEST

copia de producción= CLON

6. Módulo Componente del sistema de planeación de recursos

7. Descripción del problema Proporcionar una descripción breve del problema

8. No(s) de error(es) Indicar los códigos o número de error encontrados

9. Nombre de la pantalla, función, concurrente o reporte donde se

Indicar los nombres de las pantallas, funciones, concurrentes o reportes en dónde ocurre la falla o error.






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Nivel: 02



presenta falla

10. No. del Parche Indicar el número del parche a aplicar.

11. No. de nota Técnica de Referencia Indicar el número de la nota técnica que se consulta para la solución del problema.

12. Comentarios Proporcionar información adicional que ayude a la solución del problema.

13. Resultados Describir los resultados y/o acciones realizadas para resolver el problema

14. No. de Service Request (SR) Proporcionar número de la solicitud del servicio registrado en metalink.

15. Plan de acción Describir el plan de acción indicado por el soporte de metalink para la solución del problema.

16. Solución Describir los resultados y/o acciones realizadas para resolver el problema.





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Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS





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Páginas : 2


Nivel: 02


Objetivo

Este documento tiene como objetivo establecer el procedimiento que sigue el FCE para la elaboración ó actualización de un manual Administrativo en base al programa de trabajo del COMERI, con la finalidad deque la institución cuente con los documentos actualizados que sirvan como apoyo a las áreas.

Alcance

El procedimiento abarca desde la revisión al programa de trabajo COMERI, y a las observaciones fincadas por el OIC, la asignación del Manual a un Analista Especializado la elaboración de un cronograma el seguimiento que se le da al trabajo y finaliza con la entrega al área para que continúe con el proceso de calidad regultatoria.

Definiciones

COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Interna

OIC: Órgano Interno de Control





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Nivel: 02







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Nivel: 02




1. Coordinador de Enlace

Anualmente integra Programa de Trabajo para actualizar manuales Administrativos y proyectos especiales, con base en las solicitudes recibidas de las áreas, observaciones del Órgano Interno de Control y vigencia del acervo de manuales administrativos.

Estima los tiempos considerando el número de unidades administrativas, total de procedimientos, núm. De trabajadores, etc.

Se calendarizan los manuales, en función de los compromisos legales, normativos, de auditoría y operativos de cada uno de ellos.

Programa de Trabajo FCE-GTE-RE.09


Previa revisión y aprobación del Gerente de Tecnología, presenta para autorización al COMERI, la presentación del Programa al Comité de Mejora Regulatoria Interna, se realiza en el primer trimestre del año.


Con base en el Programa de Trabajo autorizado, selecciona al Analista que va a desarrollar cada uno de los manuales y proyectos, para seleccionar al Analista se toma en cuenta la experiencia, el conocimiento sobre el área, la actitud para relacionarse, la habilidad para utilizar el diagramador, etc.


Solicita al Analista Especializado prepare cronograma de trabajo y previa revisión y/o corrección, prepara oficio, recaba firma del Gerente de Tecnología e instruye para que se entregue al área






Revisión: 00

Páginas : 5


Nivel: 02



Se inicia la actualización, recabando antecedentes documentales del manual, estructura orgánica autorizada e información relacionada, para adquirir

Conocimientos previos acerca del manual que se actualizara.


Analizan marco jurídico y conforman ó actualizan la base legal, la envía a la Coordinación General de Asuntos Jurídicos para su revisión, modificación y validación


Se modifican y/o elaboran objetivos, diseña y elabora organigrama


Formulan instrumentos técnicos para realizar investigación de campo, concertan calendario de citas en las diferentes áreas para recabar información

9. Analista Especializado/Área solicitante

Se revisa el contenido de la información en conjunto con las áreas, ordena y redacta funciones, políticas procedimientos, etc.


Se redacta la introducción, elabora anexos, cédulas, definiciones, integra la totalidad del manual para su revisión final con el Coordinador de Enlace


Recibe paulatinamente los avances de los Analistas, revisa y señala ciertas consideraciones para que exista congruencia en la información. Revisa que las funciones correspondan a las atribuciones conferidas. Selecciona un procedimiento y revisa que la información relacionada sea consistente entre sí. (diagrama con políticas, registros, anexos, codificación de documentos, etc.). En caso de que detecte algunas inconsistencias, hace del conocimiento del Analista y extiende el nivel de revisión y supervisión, en su caso. Supervisa y asesora sobre aspectos específicos en el desarrollo del manual o proyecto encargado.





Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 02



Realiza gestiones con terceros para obtener información, etc.

12 Coordinador de Enlace

Revisa de manera general el manual y verifica que se hayan atendido las apreciaciones señaladas

13 Coordinador de Enlace

Prepara oficio para la entrega formal del manual. Presenta ambos documentos al Gerente de Tecnología para revisión y/o Vo. Bo. Entrega al área solicitante a través del Analista

14 Área solicitante Recibe documentación y revisa que cumpla con

las especificaciones señaladas y alcance definido

15 Analista Especializado

Realiza las modificaciones, tomando en cuenta el contexto y las implicaciones en el documento y/o con otras áreas. Informa al Coordinador de Enlace

16 Área solicitante/Coordinador de Enlace

Firma Cédulas de Validación y Aprobación. Llena justificación regulatoria y continúa con el proceso de calidad regulatoria.

Informa del avance trimestralmente al COMERI y al final del año de los resultados alcanzados.

Cédula de Validación FCE-GTE-RE.10

Cédula de Aprobación FCE-GTE-RE.11

Referencias O Documentos Relacionados.






Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 02


Anexos y Registros Usados.


FCE-GTE-RE.09 Programa de Trabajo

FCE-GTE-RE.10 Cédula de Validación

FCE-GTE-RE.11 Cédula de Aprobación

Lista De Distribución.


Control de Cambios


AFECTADAS



31.05.09




Registros.





Revisión: 00

Páginas : 8


Nivel: 02


FCE-GTE-RE. 09

PROGRAMA DE TRABAJO





Revisión: 00

Páginas : 9


Nivel: 02


FCE-GTE-RE. 09

1. Programa de actualización de manuales administrativos

b) Manuales en proceso de actualización

No. Manual administrativo Programado% de análisis e

integración de la información

% de información entregada

Observaciones

c) Proyectos especiales'_______________

Comité de Mejora RegulatoriaReporte de avance

1

34 5 6 7

2

9

8





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Páginas : 10


Nivel: 02


TÍTULO:

Programa de actualización de Manuales Administrativos


Contar con un control de manuales pendientes de actualización, donde se indique el porcentaje de avance y fecha compromiso para entrega.


Coordinador de Enlace/Analista Especializado

FORMA DE LLENADO:

Electrónico.



1 Periodo Periodo en que se realizara la actualización

2 Titulo Elaboración, en proceso y proyectos especiales

3 No. Numero consecutivo del documento

4 Manual Administrativo Nombre del manual o proyecto

5 Programado Fecha programada de realización

6 % de análisis e integración de la información

Grado de avance que reporta el responsable del manual y proyecto

7 % de información entregada Porcentaje de información proporcionada por el área

8 Observaciones Notas aclaratorias

9 Proyectos especiales Nombre de los proyectos relacionados con los manuales administrativos





Revisión: 00

Páginas : 11


Nivel: 02


FCE-GTE-RE. 10

CÉDULA DE VALIDACIÓN





Revisión: 00

Páginas : 12


Nivel: 02


CÉDULA DE VALIDACIÓN

El presente Manual fue integrado por el (área responsable, conforme a la información proporcionada por personal de (la Gerencia ó Coordinación que corresponda) suscriben ésta Cédula y se apega estrictamente al alcance, especificaciones y características técnicas señaladas por las mismas, (fecha correspondiente).

Por lo anterior, se otorga la validación de la información de dicho documento, en el ámbito de responsabilidad que a cada uno corresponde.

Gerente Responsable: (Nombre del Gerente ó Coordinador)

(Nombre del responsable del área)

Subgerente de área (Nombre del responsable de área)


(Nombre del responsable de área) Jefe de Departamento

(Nombre del responsable de área) Jefe de Departamento

1

2

3

5

4





Revisión: 00

Páginas : 13


Nivel: 02


TÍTULO:

Cédula de Validación


Contar con un documento que valide la información contenida en los manuales administrativos de las diversas áreas.


Coordinación de Enlace/Analista Especializado

FORMA DE LLENADO:

Electrónico y manual.



1 Área responsable Indicar el área responsable de integrar la información.

2 Gerencia o Coordinación que corresponda

Indicar el nombre de la gerencia o coordinación general que proporciona la información.

3 Fecha correspondiente Indicar fecha en que se realiza el corte de la información proporcionada por el área.

4 Gerente responsable Indicar el nombre del gerente o coordinador titular del área.

5 Nombres y firmas

Indicar el nombre del gerente o coordinador general responsable y los nombres de todos los subgerentes y jefes de departamento que conforman el área indicada, así como registrar sus firmas.





Revisión: 00

Páginas : 14


Nivel: 02


FCE-GTE-RE. 11

CÉDULA DE APROBACIÓN





Revisión: 00

Páginas : 15


Nivel: 02


F ec ha:(en q ue se pr es enta e l m anual) F olio :

CÉDULA DE APROBACIÓ N DE L MANUAL DE O RGANIZ ACIÓ N, PO LÍTICAS Y PROCE DIM IENT OS DE LA

GE RENCIA (q ue corresponda)

En cumplimiento de los art ícu los (XX ), f racción (X), (X) y (X X), f racción

XX X de l actual E statu to O rgán ico de la E ntidad, publicado en e l D iario

O ficia l de la F eder ación de l 15 de octubre de 2002, y de los art ícu los 59,

f racción X X de la Ley Federa l de las Ent idades Paraestata les, y 15 de su

Reglam ento, que aprueban, en lo que a su com petencia corresponde, la

expedic ión y d ifus ión del presente M anual.

_____________________________________ No m bre del D irecto r

Director G enera l de l FCE

_____________________________________ No m b re d el G erent e G eneral

Gerente G enera l

_____________________________________ No m bre del G erente del Área

G erente de (______)

1

5

3

2

6

7

4





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Páginas : 16


Nivel: 02


TÍTULO:

Cedula de Aprobación


Recabar las firmas de las autoridades del FCE, para la aprobación de modificaciones ó actualizaciones en los Manuales Administrativos


Coordinador de Enlace/Analista Especializado

FORMA DE LLENADO:

Manual/Electrónico.



1 Fecha Se indica la fecha en que se presentará el manual terminado

2 Folio

Inicia con las siglas Fondo de cultura Económica (FCE), Manual General (MG) ó Manual Especifico (ME), las 2 primeras letras de la Gerencia a la que pertenece y el numero de revisión.

3 Titulo “Cedula de aprobación del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Gerencia que corresponda”

4 Base Jurídica Base Jurídica con la cual se sustenta el documento, esta posteriormente es revisada por la Coordinación General de Asuntos Jurídicos

5 Nombre del Director Nombre y Firma del Director

6 Nombre del Gerente General Nombre y Firma del Gerente General

7 Nombre del Gerente Responsable Nombre del Gerente Responsable del Manual






Revisión: 00

Páginas : 1


Nivel: 02


PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN





Revisión: 00

Páginas : 2


Nivel: 02


Objetivo

Establecer y describir el procedimiento para la selección desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión que beneficie los procesos del FCE.

Alcance

El presente procedimiento inicia con la notificación por parte de la Dirección General, al Gerente de Tecnología, para la adopción de un Sistema de Gestión, el desarrollo, acopio e integración de Información, hasta la implantación, preparación de auditoria de certificación y mantenimiento del Sistema

Políticas

Definiciones

SG: Sistema de Gestión





Revisión: 00

Páginas : 3


Nivel: 02







Revisión: 00

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Nivel: 02




1. Gerente de Tecnología Recibe notificación verbal o escrita de la Dirección General para implantar un sistema de gestión de calidad


Recibe instrucciones y procede al acopio de información relacionada con el sistema. Para tal efecto, adquiere la norma, modelo, guía o requisitos del sistema que se va a certificar.

Investiga si tiene que cumplir con alguna disposición normativa o está relacionado con algún programa o línea estratégica del gobierno federal


Contacta al enlace, asesor o consultor, en caso de existir, con la finalidad de solicitar datos o requerimientos específicos del Sistema de Calidad

4.

Coordinador de Enlace/Enlace Asesor ó Consultor/Analista Especializado

Realiza un autodiagnóstico para identificar el grado de cumplimiento del sistema de gestión a certificar. Considera los elementos reales que existen en el FCE y las evidencias documentales, visuales y de cualquier otra naturaleza que se puedan utilizar.

5. Coordinador de Enlace/Enlace Asesor ó Consultor

Analiza los resultados y detecta puntos débiles y áreas de oportunidad. Clasifica por orden de importancia, área, puntaje y cualquier otro elemento significativo para la implantación


Realiza reuniones de trabajo con los Analistas Especializados para definir mecanismos de implantación. Se consideran los recursos con los que se cuenta, áreas que se van a involucrar y grado de participación, etc.

7. Coordinador de Se elabora un plan de trabajo tentativo de Plana de trabajo





Revisión: 00

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Nivel: 02



Enlace/Analista Especializado

implantación. Dicho plan contiene los objetivos a seguir, un cronograma de trabajo con actividades que se tendrán que cumplir, fecha de atención y responsables.

Se presenta al Gerente de Tecnología para revisión y Vo. Bo.

8. Gerencia de Tecnología

Gestiona las autorizaciones correspondientes con los niveles directivos del FCE.

Plantea los recursos necesarios requeridos y los resultados y/o beneficios esperados

9. Coordinador de Enlace/Analista Especializado

Asiste a talleres, cursos o eventos de capacitación y sensibilización, necesarios para la interpretación, implantación y mantenimiento del sistema de gestión a adoptar

10.

Coordinador de Enlace/Analista Especializado/Responsables Directos

Se inicia la documentación del Sistema de conformidad con los requerimientos establecidos en la norma, modelo, guía o requisitos del sistema que se va a certificar.

De manera conjunta con las áreas se van definiendo los mecanismos necesarios para dar cumplimiento a los requisitos (registros, medios de difusión, etc.)

Se preparan los programas de: Comunicación, auditoría, provisión de recursos y demás que ser requieran.

11.

Coordinador de Enlace/Analista Especializado/Responsables Directos

Se lleva a cabo la implantación del Sistema de Gestión en las áreas, conforme cronograma de trabajo: Cursos y/o talleres de sensibilización al personal, se realizan diversas actividades para involucrar al personal, se generan registros, se proponen y aplican políticas de trabajo, etc.





Revisión: 00

Páginas : 6


Nivel: 02



12.

Coordinador de Enlace/Analista Especializado/Responsables Directos/Enlace Auditor

Se lleva a cabo el mantenimiento del Sistema de Gestión en las áreas. Durante este paso, se verifica que los mecanismos implantados corran de manera natural.

Por ejemplo: Que las actividades de los procedimientos se realicen conforme se documentaron, que se utilicen los registros codificados, que las propias áreas se ajusten al sistema de control documental establecido, etc.

13.

Coordinador de Enlace/Analista Especializado/Responsables Directos/Auditor Externo

Se prepara y realiza la Auditoría Interna y Auditoría de Certificación. Como parte de las actividades preliminares de la Auditoría Interna, se llevan a cabo reuniones con los Enlaces-Auditores, para preparar el plan y programa de auditoría.

Se realiza la Auditoría Interna y se prepara el informe de auditoría con base en las observaciones y áreas de oportunidad detectadas.

En la Auditoría Externa se aplican muestreos para verificar el correcto funcionamiento del Sistema, la conformidad con la norma, modelo o guía y los requisitos legales y reglamentarios. De estas revisiones se determinan observaciones y/o áreas de oportunidad, las cuales forman parte del mantenimiento de dicho Sistema.






Revisión: 00

Páginas : 7


Nivel: 02




FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad



FCE-GTE-RE.08 Programa de trabajo






Control de Cambios


AFECTADAS



31.06.09




Para el análisis normativo de la regulación interna.

Nombre del ordenamiento o disposición

Art. 19

Estatuto Orgánico del FCE

Ley Orgánica de la Administración Pública Pública Federal

III. Motivación del Proyecto normativo

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cuáles son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento, debe lograr el documento normativo.

I. Datos del proyecto normativo


II.1. Fundamento jurídico

Proporcionar información clara de la estructura, funciones, lineamientos y procesos fundamentales de Gerencia de Tecnología.Delimitar los niveles de acción o responsabilidad, definiendo los métodos de trabajo y precisando los sistemas de supervisión, control y evaluación de sus actividades.Presentar los principales procedimientos de trabajo y los mecanismos de control internoempleados en los mismos.Servir como material de consulta en la inducción y capacitación del personal.

Gerencia General Fondo de Cultura Económica

I.1. Nombre del documento normativo

A. ¿Existe alguna problemática que hace necesaria la emisión del documento normativo?

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qué consiste dicha problemática y cómo es que el documento normativo la resolverá o atenderá:

III.1. Razones que jurídica o administrativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

A. ¿Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?

La Ley Orgánica de la Administración Pública Federal establece en su artículo 19 que se deben emitir los manualesde organización, procedimientos y de servicios al publico.El Estatuto Orgánico en su artículo 19 fracción II establece que las Gerencias y Coordinaciones Generales tienes la factulatd y obligación de " Observar y hacer cumplir, en el ámbito de sus respectivas competencias, las normas, manuales, políticas, bases y lineamientos aplicables a la entidad. El artículo 26 en su fracción I. establece que la Gerencia de tecnología tiene entre otras facultades y obligaciones "Proponer ...,así como las políticas, manuales y criterios técnicos que deban aplicarse para el debido cumplimiento de los objetivos institucionales".

Formato de Justificación Regulatoria

Artículo, numeral o fracción aplicable

II. Fundamentación del Proyecto Normativo

Unidad administrativa responsable del diseño o elaboración del documento normativo:

Institución:

III.2. Razones que operativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

Adscripción:

Artículo 19 Fracc. III, Artículo 20 Fracc. VII, Artículo 26.

Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Gerencia de Tecnología

I.2. Objetivo del documento normativo

Este documento contiene información actualizada de las operaciones que se realizan en la Gerencia de Tecnología y deja sin efecto el Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Subgerencia de Tecnología de la Información, aprobado por la Junta Directiva del FCE, el 20.04.05

B. ¿El documento normativo es necesario como parte de una mejora continua, o para evitar obsolescencia o para cumplir con una instrucción de algún superior?En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qué es necesario actualizar la regulación y en qué consiste esta última.

Justificación Regulatoria. Atributo "A. Eficaz".

Un documento normativo es EFICAZ cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple N/A

1 X

2 X

3 X

4 X

5 X

6

N/A

6,1 X

6,2 X

7 X

Eficaz

Un documento normativo es eficaz cuando su contenido es el apropiado para alcanzar los objetivos para el que fue creado.

A

Las autorizaciones, decisiones, aprobaciones o resoluciones que deriven del documento normativo:

Las obligaciones que derivan del documento normativo expresan claramente: el sujeto obligado, los plazos y en su caso los medios para cumplirlas.

Existen precedentes o un diagnóstico integral que avale que las disposiciones del documento normativo producirán los efectos esperados por el emisor.

Las disposiciones del documento normativo pueden ser cumplidas en la realidad (material o jurídicamente).

Las disposiciones del documento normativo pueden ser aplicadas de forma homogénea y no generan vacíos ni indefinición.

Existen disposiciones directamente enfocadas a atender o resolver la problemática o situación para la que se creó dicha regulación.

El documento normativo no requiere de la emisión o aplicación de regulación complementaria, para cumplir con sus objetivos.

» Están diseñadas para emitirse de manera automática y sin ninguna valoración subjetiva, considerando solamente si se cumplieron o no los requisitos o condiciones que previamente se hayan fijado.

» En su defecto, si se emiten de forma subjetiva o discrecional, existen reglas, criterios o parámetros objetivos que aseguren homogeneidad, transparencia, imparcialidad y equidad en las mismas.

Justificación Regulatoria. Atributo "B. Eficiente".

Un documento normativo es EFICIENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1

1,2 X

1,3 X

1,4 X

Un documento normativo es eficiente cuando los “beneficios” que genera son mayores a los “costos” que implica su cumplimiento y estos últimos están justificados y son razonables.

B Eficiente

Las obligaciones, cargas o requerimientos de información que impone el documento normativo:

» Tienen sustento en ordenamientos de mayor jerarquía.

» Son estrictamente indispensables y no pueden ser sustituidas por información o validaciones que obtenga el área requirente de otras unidades administrativas o sistemas internos.

» Tienen un valor o utilidad para los procesos o procedimientos en que aplican.

Justificación Regulatoria. Atributo "C. Consistente".

Tipo de Documento: Manual Materia/Tema:

Artículos de aplicación específica

Artículo 19 f

Un documento normativo es CONSISTENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X

2 X

3

3,1 X

La denominación del documento normativo:

» Anuncia con claridad los objetivos o tema que regula.

Sus disposiciones no contradicen ni se contraponen con el marco normativo vigente.

Sus disposiciones no duplican preceptos ya existentes en el marco normativo vigente.

Nombre del ordenamiento o disposiciónInstructivo del Manetinimiento del Ctaálogo HistóricoReglamento de Consulta en sala

II.3. Ordenamientos o instrumentos de menor jerarquía que se ubican por debajo del documento normativo o que se vinculan directa o indirectamente con su implantación, operación o realización:

II.2. Ordenamientos de igual jerarquía que se ubican dentro del mismo tema o materia en que se encuentra el documento normativo:


Marco Normativo Interno de ope


Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica

C Consistente

Un documento normativo es consistente cuando su estructura y contenido están estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marco normativo vigente.

Marco normativo referencial

Para saber si su documento normativo cuenta con este atributo de calidad regulatoria, primero identifique y en su caso llene los datos que aparece a continuación:

II.1. Ordenamientos de jerarquía superior que regulan la misma materia o tema del documento normativo:

Justificación Regulatoria. Atributo "C. Consistente".

3,2 X

3.3. X

» Es congruente con el tipo de regulación a que corresponde el documento normativo. (Homologación normativa. Ejemplo: Lineamientos, Acuerdo, etc.)

» No excede de 200 caracteres (incluyendo letras, números y espacios)

Justificación Regulatoria. Atributo "D. Claro y sencillo".

Un documento normativo es CLARO cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X

2 X

3 X

4 X

5 X

6 X

7 X

8 X

9 X

10 X

Contiene definiciones para evitar la vaguedad y ambigüedad del documento.

Contiene siglas precedidas de la denominación completa del nombre o concepto referido sólo la primera vez que se utiliza en el texto.

Contiene oraciones estructuradas de manera lógica al utilizar el orden más simple (sujeto, verbo y predicado).

Contiene oraciones formuladas en sentido positivo en lugar de negativo.

Contiene términos precisos que se usan de manera consistente en todo el documento.

Contiene términos de uso común en lugar de expresiones arcaicas o rebuscadas.

D Claro

Un documento normativo es claro, cuando está escrito de forma sencilla y precisa, para que sea fácilmente entendible.

Evita palabras, transcripciones o repeticiones innecesarias (Muletillas, redundancias, grupos de palabras que se pueden sustituir por una sola, palabras que no agregan información relevante).

Identifica las secciones o apartados del documento con literales y números (cuidando su secuencia y sin mezclarlos).

Evita textos que no necesariamente implican mandatos o reglas y que pueden ser simplemente argumentativos o justificativos.

Contiene oraciones y párrafos breves. (Oraciones con máximo 50 palabras y en su caso, párrafos compuestos por máximo 10 oraciones)

unidadplaneaciona

26.03.10

MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE … · ·...

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