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Manual de Procedimientos

Ejecutivo de Proyectos de Verificación de Políticas Contables

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónDirección General de Contabilidad GubernamentalSubdirección de Verificación y Análisis de la Cuenta Pública

DGCG/SVACP-P-02-A1

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010

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ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE V V V V VERIFICACIÓNERIFICACIÓNERIFICACIÓNERIFICACIÓNERIFICACIÓN YYYYY A A A A ANÁLISISNÁLISISNÁLISISNÁLISISNÁLISIS DEDEDEDEDE LALALALALA C C C C CUENTAUENTAUENTAUENTAUENTA P P P P PÚBLICAÚBLICAÚBLICAÚBLICAÚBLICA

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

SVACPSVACPSVACPSVACPSVACP

Presentación

Estructura Orgánica del Área ........................................................................................................... 1

Simbología de Diagramas ................................................................................................................. 2

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Ejecutivo de Proyectos de Verificación de Políticas Contables

Verificación Contable al Registro de Valores del Activo Fijo, Bienes Muebles de lasDependencias y Entidades Gubernamentales ..................................................................................... 4

Actualización del Registro Contable de los Bienes Inmuebles del Gobierno del Estado .................. 7

Firmas de Autorización ..................................................................................................................... 11

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PRESENTACIÓN





La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Ejecutivo de Proyectos deVerificación de Políticas Contables, como un instrumento de consulta para la realización de losprocesos que en el mismo se detallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Área: Se integra para dar una visión general de la jerarquización del área,objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Ejecutivo de Proyectos, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

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PRESENTACIÓN





Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÁREA





11111

EJECUTIVO DEPROYECTOS DE

VERIFICACIÓN DEPOLÍTICAS CONTABLES

EJECUTIVO DEPROYECTOS DE ANÁLISISDE LA CUENTA PÚBLICA

ANALISTACONTABLE DE

VERIFICACIÓN DEPOLÍTICAS CONTABLES

SECRETARÍA DEFINANZAS Y

PLANEACIÓN

PROCURADURÍAFISCAL

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL COMITÉ

DE PLANEACIÓN PARA ELDESARROLLO DEL

ESTADO DE VERACRUZ

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE INVERSIÓN

PÚBLICA

SUBDIRECCIÓN DEVERIFICACIÓN Y

ANÁLISIS DE LA CUENTAPÚBLICA

SUBDIRECCIÓN DEINTEGRACIÓN DE LA

CUENTA PÚBLICA

UNIDAD DE ACCESO ALA INFORMACIÓN

PÚBLICACOORDINACIÓN DE

ASESORES

SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y

CONSOLIDACIÓNCONTABLE

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SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS





22222

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivoinformático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Cinta magnética

Archivo temporal: cronológico(C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizande manera continua

Actividades que se realizande manera simultánea

Indicadores de texto

Diskette

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

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DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS





33333

EJECUTIVO DE PROYECTOS DE VERIFICACIÓNDE POLÍTICAS CONTABLES

COPIA NO CONTROLADA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

MARZO 2010

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

ELABORACIÓN VISTO BUENO

NORMAS

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE VERIFICACIÓN Y ANÁLISISDE LA CUENTA PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DECONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

AUTORIZACIÓNREVISIÓN

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:





44444

Verificación Contable al Registro de Valores del Activo Fijo, Bienes Muebles de lasDependencias y Entidades Gubernamentales.

• Las Dependencias y Entidades Gubernamentales deberán realizar inventarios de sus activos fijos,cuando menos una vez al año.

• El importe del inventario de bienes muebles, deberá registrarse contablemente y presentarlo en elbalance general.

• La presentación de información se realizará con base en el Programa de Cierre Anual y en losLineamientos y Criterios de Registro Presupuestal, Contable y de Consolidación.

Verificar el registro del importe del activo fijo, bienes muebles propiedad del Gobierno del Estado deVeracruz de Ignacio de la Llave, para corroborar que la información enviada en los estadosfinancieros sea verídica.

Semestral.

COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD





55555

Ejecutivo de Proyectos deVerificación de PolíticasContables.

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

2A.3.

3.

4.

Recibe del Departamento de Consolidación Contable, el Listadogeneral de bienes muebles en un tanto.

Verifica que el importe del reporte del inventario de bienes mueblescoincida con el Balance general en un tanto proporcionado por elDepartamento de Consolidación de Estados Financieros.

¿Coinciden los importes?

En caso de que no coincidan los importes:

Revisa el Listado general de bienes muebles en un tanto paraencontrar diferencias.

Realiza Reporte de conciliación en excel de las cifras deacuerdo a las diferencias observadas.

Comunica, vía Oficio, a las Dependencias y EntidadesGubernamentales el resultado de las revisiones; solicita laaclaración de las diferencias detectadas y les devuelve el Listadogeneral de bienes muebles incorrecto.

Pasa el tiempo.

Recibe de las Dependencias y Entidades Gubernamentales elListado general de bienes muebles en un tanto, corregido.

Continúa con la actividad No. 3.

En caso de que coincidan los importes:

Informa al Departamento de Consolidación de Estados Financierosmediante tarjeta, que sí coincide el importe del Listado generalde bienes muebles en un tanto, con el Balance general en untanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Listadogeneral de bienes muebles en un tanto y el Balance general enun tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Verificación Contable al Registro de Valores del Activo Fijo, Bienes Muebles de las Dependenciasy Entidades Gubernamentales.

COPIA NO CONTROLADA

BALANCE GENERAL

1T

BALANCE GENERAL

1T

VERIFICACIÓN CONTABLE AL REGISTRO DE VALORES DEL ACTIVO FIJO, BIENES MUEBLES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES GUBERNAMENTALES

EJECUTIVO DE PROYECTOS DE VERIFICACIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES

REVISIÓNELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

INICIO

¿COINCIDEN LOS IMPORTES?

NO

SI

LISTADO GENERAL DE BIENES MUEBLES

REVISA PARA ENCONTRAR DIFERENCIAS

1T


INFORMA COINCIDE EL IMPORTE

1T


ORDENA

1T

C

FIN


RECIBE

1T

C

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN CONTABLE

BALANCE GENERAL

VERIFICA COINCIDA EL IMPORTE DEL REPORTE

DE BIENES MUEBLES PROPORCIONADO POR EL DEPARTAMENTO DE

CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

REALIZA DE ACUERDO A LAS DIFERENCIAS

OBSERVADAS


COMUNICA, SOLICITA Y DEVUELVE

1T

VÍA OFICIO

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES GUBERNAMENTALES


RECIBE

1T

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES GUBERNAMENTALES

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

1T

MEDIANTE TARJETA

EXCEL: REPORTE DE CONCILIACIÓN

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

SUBDIRECCIÓN DEVERIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA CUENTA PÚBLICA

MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA


PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

MARZO 2010

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

ELABORACIÓN VISTO BUENO

NORMAS

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE VERIFICACIÓN Y ANÁLISISDE LA CUENTA PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DECONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

AUTORIZACIÓNREVISIÓN

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:





77777

Actualización del Registro Contable de los Bienes Inmuebles del Gobierno del Estado.

• El registro de los bienes inmuebles deberá estar conforme a lo dispuesto en el Anexo Técnico delPrograma de Modernización para el Registro y Control de la Propiedad Inmobiliaria del PoderEjecutivo del Estado.

• Se podrá imprimir un tanto del Cuadro resumen de la actualización del registro contable debienes inmuebles para el Departamento de Consolidación de Estados Financieros para incluircomo anexo del Balance General.

• El archivo con Lista general de los bienes inmuebles actualizados de las Dependencias yEntidades Gubernamentales se proporcionará al Director General de ContabilidadGubernamental.

Mantener actualizado el registro de los bienes inmuebles del Gobierno del Estado de Veracruz.

Diaria.

- Contabilización de Pólizas que se Elaboran en las Dependencias (Inherente al Departamento deConsolidación de Estados Financieros).

- Elaboración del Informe Trimestral sobre el Ejercicio del Gasto Público. (Inherente al Departamentode Consolidación de Estados Financieros).

- Elaboración de la Hoja de Trabajo para Efectos de Consolidación (Inherente al Departamento deConsolidación de Estados Financieros).

COPIA NO CONTROLADA







88888


1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.

Recibe de la Dirección General del Patrimonio del Estado, Oficiosde notificación por concepto de adquisición de bienesinmuebles y Anexos en un tanto.

Verifica si requiere realizar los registros de la información contenidaen los Oficios de notificación por concepto de adquisición debienes inmuebles y Anexos en un tanto.

¿Requiere realizar los registros?

En caso de que no requiera realizar los registros:

Anota en los Oficios de notificación por concepto deadquisición de bienes inmuebles y Anexos en un tanto, que yacuenta con registro.

Continúa con la actividad No. 6.

En caso de que requiera realizar los registros:

Accesa al SIAFEV y captura póliza manual en lotes contables eimprime un tanto, verificando que la información esté correcta.

Elabora e imprime Tarjeta solicitud en tres tantos, en dondesolicita la contabilización de la Póliza y recaba firma delSubdirector de Verificación y Análisis de la Cuenta Pública.

Distribuye la Tarjeta solicitud de la siguiente manera:- Primer tanto al Subdirector de Registro y Consolidación

Contable.- Segundo tanto al Director General de Contabilidad

Gubernamental.- Tercer tanto al archivo cronológico temporal.

Conecta con los procedimientos:- Contabilización de Pólizas que se Elaboran en las Dependencias

(Inherente al Departamento de Consolidación de EstadosFinancieros).

- Elaboración del Informe Trimestral sobre el Ejercicio del GastoPúblico. (Inherente al Departamento de Consolidación deEstados Financieros).

Elabora Cuadro resumen de la actualización del registrocontable de bienes inmuebles e imprime un tanto y lo archiva demanera cronológica temporal.


COPIA NO CONTROLADA







99999

Captura archivo con Lista general de los bienes inmueblesactualizados de las Dependencias y EntidadesGubernamentales.

Integra el Expediente de Pólizas con:- Oficios de notificación por concepto de adquisición debienes inmuebles y Anexos en un tanto y Pólizas manuales enlotes contables, en un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientede Pólizas.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el Procedimiento:- Elaboración de la Hoja de Trabajo para Efectos de Consolidación

(Inherente al Departamento de Consolidación de EstadosFinancieros).



7.

8.

9.

COPIA NO CONTROLADA3T

2T

PÓLIZAS MANUALES EN LOTES CONTABLES 1T

ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES INMUEBLES DEL GOBIERNO DEL ESTADO

EJECUTIVO DE PROYECTOS DE VERIFICACIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES

REVISIÓNELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

INICIO

¿REQUIERE REALIZAR LOS REGISTROS?

NO

SI

OFICIOS DE NOTIFICACIÓN POR CONCEPTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES Y ANEXOS

ANOTA

1T

PÓLIZA MANUAL EN LOTES CONTABLES

ACCESA, CAPTURA E IMPRIME VERIFICANDO QUE LA INFORMACIÓN

ESTÉ CORRECTA

1T


INTEGRA EXPEDIENTE DE PÓLIZAS

1T

FIN


RECIBE

1T

DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DEL ESTADO


VERIFICA SI REQUIERE REALIZAR LOS

REGISTROS

1T

SIAFEV

TARJETA SOLICITUD

ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

1-3T

SUBDIRECTOR DE VERIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA CUENTA PÚBLICA

TARJETA SOLICITUD

DISTRIBUYE

1T

SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE

DIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

C

- CONTAB. DE PÓLIZAS QUE SE

ELABORAN EN LAS DEPEND.

- ELAB. DEL INF. TRIM. SOBRE EL EJ. DEL GASTO

PÚBLICO

CUADRO RESUMEN DE LA ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE DE BIENES INMUEBLES

ELABORA E IMPRIME

1T

C

CAPTURA

ARCHIVO: LISTA GRAL DE LOS BS. INMUEBLES ACTUALIZADOS DE LAS

DEP. Y ENT. GUB.

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO PARA EFECTOS DE CONSOLIDACIÓN (INHERENTE AL DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS).

1

1

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

SUBDIRECCIÓN DEVERIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA CUENTA PÚBLICA

MARZO 2010

EXPEDIENTE DE PÓLIZAS

ORDENA

C

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





1111111111

C.P. JOSÉ ANTONIO MARTÍNEZ MORENODIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





1212121212

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

C.P. JOSÉ ROBERTO SÁNCHEZ FITTASUBDIRECTOR DE VERIFICACIÓN YANÁLISIS DE LA CUENTA PÚBLICA

Elaborado y autorizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.

C.P. MA. DEL PILAR GONZÁLEZ HERNÁNDEZEJECUTIVA DE PROYECTOS DE VERIFICACIÓN DE

POLÍTICAS CONTABLES

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