MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011.pdf

PRESENTACIN PROPUESTA

1. REQUERIMIENTOS PREVIOS

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

3. ESTRUCTURA FINANCIERA

4. ETAPA PROMOCIONAL

5. ETAPA OPERATIVA

6. ETAPA DE CIERRE

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

8. ANEXOS

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

NDICE

PROPUESTA

REQUERIMIENTOS PREVIOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA FINANCIERA

ETAPA PROMOCIONAL

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2

3

14

35

42

46

53

55

55

PRESENTACIN

La siguiente metodologa es una

Eventos de Reuniones.

Pretende ser un apoyo de parte del

principalmente para los organiza

profesionales en organizacin

convenciones, ferias y viajes de incentivos.

El Bur de Convenciones de Michoacn

apoyo y asesoramiento de Asociaciones

de sus eventos, presenta la siguiente herramienta

planeacin y organizacin, etapas cr

Para su aplicacin, es importante analizar aspectos especiales como: caractersticas,

objetivos, alcances, nmero,

participantes y oferta adecuada

adaptabilidad que se tenga que realizar de

organizacin de eventos.


PRESENTACIN PROPUESTA

La siguiente metodologa es una sugerencia de pasos a seguir, para la organizacin

Pretende ser un apoyo de parte del Bur de Convenciones de Michoacn,

para los organizadores de eventos que no cuentan con los servicios

profesionales en organizacin, de gran valor para el xito de los congresos,

viajes de incentivos.

Bur de Convenciones de Michoacn cumpliendo con uno de sus objetivos

asesoramiento de Asociaciones, Corporativos e Intermediarios en la realizacin

de sus eventos, presenta la siguiente herramienta que est situada para la par

planeacin y organizacin, etapas criticas para el xito de un evento.


perfil y origen de los asistentes, fechas, instancias

participantes y oferta adecuada; puesto que en medida de sus requerimientos ser

adaptabilidad que se tenga que realizar de esta propuesta de planeacin y


de pasos a seguir, para la organizacin de

Bur de Convenciones de Michoacn,

dores de eventos que no cuentan con los servicios de

de gran valor para el xito de los congresos,

objetivos respecto al

, Corporativos e Intermediarios en la realizacin

st situada para la parte de


de los asistentes, fechas, instancias

da de sus requerimientos ser la

esta propuesta de planeacin y

1. REQUERIMIENTOS PREVIOS.

1.1. Enfoque, objetivos y nombre del evento.

Estos aspectos estn totalmente relacionados por

de ellos para tener un panorama claro de la definicin del evento.

a) Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est

dirigido el evento.

b) Objetivos del evento: aqu se va a definir que s

puede partir de un objetivo general y despus enunciar algunos particulares. Los

objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.

c) Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:

La Edicin del evento.

El tipo de Evento que se llevar a cabo.

El rea de estudio general

Se debe tomar en cuenta para la seleccin del nombre, saber cul ser la temtica o

problemtica que se abordar

enfoque y objetivo del evento.

Se sugiere que por cuestiones mercadolgicas, que el nombre sea breve y que despierte

el inters de la persona que lo escuche.

de mercado al cual est dirigido el evento.

El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le d por indagar

sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.

Ambos atractivos y breves.


REQUERIMIENTOS PREVIOS.

Enfoque, objetivos y nombre del evento.

Estos aspectos estn totalmente relacionados por lo que es necesario definir cada uno

de ellos para tener un panorama claro de la definicin del evento.

Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est

Objetivos del evento: aqu se va a definir que se pretende al realizar el evento, se


objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.

Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:

evento.

que se llevar a cabo.

El rea de estudio general al que est enfocado el evento.


que se abordar en el evento. Esto debe tener congruencia con el


el inters de la persona que lo escuche. Es por lo tanto importante identificar el segmento

al cual est dirigido el evento.




lo que es necesario definir cada uno

Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est

e pretende al realizar el evento, se


Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:


Esto debe tener congruencia con el


dentificar el segmento



1.2. Determinar Lugar

a) Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al

evento. Adems de contar con una infraestructura adecuada que pueda

albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para

algunos aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.

b) Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que

tomar en cuenta lo siguiente:

Tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del

evento, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad

del evento.

Hacer una reflexin del calendario escolar, para tomar en cuenta

suspensiones, periodos vacacionales, ev

destino, etc.

Se sugiere programar la

Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos

vacacionales, considerando que

presupuesto an para otorgar apoyo.

1.3. Personal de apoyo y equipo de as

a) Personal de apoyo: Para eventos de entre 800

personas para las distintas reas en las que se dividir el personal, que son:

coordinacin de logstica, promocin, finanzas y relaciones pblicas. Se debe

tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d

diferentes departamentos, adems de que

a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarn bajo la supervisin y

el mando del responsable principal.


y Fechas tentativas.

Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al



aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.

Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que

tomar en cuenta lo siguiente:

omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del

o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad


suspensiones, periodos vacacionales, eventos propios de la institucin o

Se sugiere programar la fecha, durante los semestres pares en los meses de


considerando que la gestin de los patrocinios cuenta con

para otorgar apoyo.

Personal de apoyo y equipo de asesores.

Para eventos de entre 800-1500 personas se requerir de 4 a 6



tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d

diferentes departamentos, adems de que estas personas deben comprometerse


el mando del responsable principal.


Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al



aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.

Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que

omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del

o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad


entos propios de la institucin o

fecha, durante los semestres pares en los meses de


la gestin de los patrocinios cuenta con

se requerir de 4 a 6



tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo de los

estas personas deben comprometerse


b) Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera

de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las reas,

mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejera y no

tienen una involucracin directa con la organizacin del evento, se requiere de

personas responsables, por la magnitud del

1.4. Costo aproximado del evento.

Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institucin, un presupuesto que

nos refleje el costo aproximado que tendra el evento.

Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la

organizacin de un Evento, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.

Dichos rubros son:

Instalaciones: teatro, even

espectculo).

Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).

Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)

Promocin: interna y externa (carteles, trpticos,

1.5. Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.

Este paso consiste en preparar el documento que se debe

del evento, para que sea sometido a un anlisis y evaluacin.

Este documento debe ser realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe

contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.

La metodologa establecida en este documento, debe sealar las distintas etapas a

recorrer, su duracin, objetivos y


Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera



in directa con la organizacin del evento, se requiere de

personas responsables, por la magnitud del Evento.

Costo aproximado del evento.


aproximado que tendra el evento.


, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.

Instalaciones: teatro, eventos sociales (renta de sonido, banquetes, algn tipo de

Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).

Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)

Promocin: interna y externa (carteles, trpticos, publicidad en medios).

Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.

Este paso consiste en preparar el documento que se debe presentar a las autoridades

, para que sea sometido a un anlisis y evaluacin.

realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe



recorrer, su duracin, objetivos y requerimientos.


Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera



in directa con la organizacin del evento, se requiere de



, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.

tos sociales (renta de sonido, banquetes, algn tipo de

Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes).

publicidad en medios).

presentar a las autoridades

realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe



1.6. Planteamiento oficial.

Ya que se ha presentado el documento

se han hecho las correcciones neces

reunin con las personas que estarn involucradas en el proyecto.

Se sugiere estn presentes todos los involucrados.

Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento

elaborado.

En esta reunin se debe determina

Ya contando con la aprobacin, se puede comenzar con las actividades planeadas.

1.7. Etapa Estructural.

Es necesaria la mecnica de la elaboracin del evento para determinar los tiempos en

que se realizaran las conferencias y las actividades.

En el programa se dir el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirn en

el da y la hora determinada.

Se incluir adems la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para

acompaantes.

1.8. Diseo de la imagen y concepto.

El concepto de imagen del Evento

mente a los congresistas el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,

nombre, fecha y recinto en algunos casos.


Planteamiento oficial.

Ya que se ha presentado el documento ante todo comit organizador o mesa directiva

hecho las correcciones necesarias, se procede a poner fecha para realizar una

reunin con las personas que estarn involucradas en el proyecto.

todos los involucrados.


En esta reunin se debe determinar si se tendr la aprobacin del proyecto


Elaboracin del Programa.


conferencias y las actividades.



Diseo de la imagen y concepto.

Evento debe ser innovador. Con el propsito de dejar en

el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,

algunos casos.


o mesa directiva y

para realizar una


si se tendr la aprobacin del proyecto.





debe ser innovador. Con el propsito de dejar en

el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,

Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al

concepto del Evento o bien a la marca de la Asociacin o Corporativo.

Para esto se deber de contratar

propuestas, en varios tamaos y aplicaciones.

1.9. Diseo y cotizacin del kit del trabajo.

Se debe cumplir dos objetivos:

1.-Proporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas

2.-Otorgamiento de un presente al evento

Para la determinacin del kit, es necesario ver la partida asignada para este concepto

en el presupuesto. Una vez establecido lo

posibles proveedores.

Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen

siguiente:

a) Bienvenida

b) Logotipo

c) Mapa

d) Restaurantes patrocinadores

e) Telfonos de emergencia

f) Patrocinadores

Para la impresin de esta informacin

1.10. Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems

actividades a realizar.

Se recomiendan los siguientes



o bien a la marca de la Asociacin o Corporativo.

de contratar a un diseador de imagen que plantee diferentes

tas, en varios tamaos y aplicaciones.

Diseo y cotizacin del kit del trabajo.

oporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas.

torgamiento de un presente al evento.

es necesario ver la partida asignada para este concepto

en el presupuesto. Una vez establecido lo anterior, se deber buscar opciones con

Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen unas hojas con la informacin

Restaurantes patrocinadores

Telfonos de emergencia

informacin es recomendable se utilicen hojas mem

Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems

actividades a realizar.

Se recomiendan los siguientes pasos:



que plantee diferentes

es necesario ver la partida asignada para este concepto

se deber buscar opciones con

con la informacin

hojas membretadas.

Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems

1. Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar

un evento se debe pensar en

esperado, necesidades de espacio

marca el recinto en donde realizar

Capacidad

Ubicacin y vas de acceso

Comodidad

Equipo tcnico

Equipo humano

2. Definicin de lugar o lugares para eventos sociales

las cosas ms buscadas en el

y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :

Sociales

Culturales

1.11. Contactar y confirmar conferencias.

Una vez que se haya definido el nombre y la temtica del evento se puede contactar ya

de manera formal, a los posibles conferencistas.

Para esto se recomienda lo siguiente:

a) La elaboracin de una lista de candidatos pote

telefnico, pgina de internet si la tiene y su correo electrnico.

b) Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en

donde se les hace saber la intencin de que formen parte de la seleccin del

grupo de conferencistas que habr para dicho evento.

c) Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de

candidatos para ir reduciendo la lista del nmero de personajes que se desean

atraer.

d) Para confirmar, en algunos casos es oportuno

o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte


Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar

se debe pensar en diversos temas como: nmero

esperado, necesidades de espacios acordes a lo deseado e imagen

donde realizar el evento y con qu horarios.

Ubicacin y vas de acceso

Definicin de lugar o lugares para eventos sociales : los eventos sociales son de

buscadas en el Evento y eventos dado que es parte de descanso


Contactar y confirmar conferencias.


de manera formal, a los posibles conferencistas.

Para esto se recomienda lo siguiente:

La elaboracin de una lista de candidatos potenciales que incluya sus nmeros

de internet si la tiene y su correo electrnico.

Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en


grupo de conferencistas que habr para dicho evento.

Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de


Para confirmar, en algunos casos es oportuno viajar a donde est el conferencista

o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte del oficio formal.


Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar

nmero de asistentes

s acordes a lo deseado e imagen; esto

ntos sociales son de

y eventos dado que es parte de descanso



nciales que incluya sus nmeros

Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en


Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de


viajar a donde est el conferencista

el oficio formal.

1.12. Promocin del evento con posibles patrocinadores.

Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los

gastos del Evento y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.

A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener s

forma parte de la lista de patrocinadores

Las personas encargadas para desempear esta tarea debern ser

Asociaciones, los Directores de los Corporativos segn corresponda

Coordinadores Generales de los eventos,

pblicas. Adems que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de

palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones tambin pueden apoyar en

esta actividad, siempre y cuando se hagan acompaar de alguna de las personas antes

mencionadas. Se recomienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del

Evento para la muestra con los posibles patrocinadores.

Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodologa:

1. Llamar a las instalaciones

2. Conseguir el nombre,

con poder de decisin sobre dicho patrocinio

3. Hacer un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior

4. Concertar una cita

5. Enviar la carta por e

distancias y de tiempo

6. Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las

instalaciones de la empresa al posible patrocinador

7. Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,

puntualizar el monto del patrocinio y la

logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito

todo lo anterior.


Promocin del evento con posibles patrocinadores.


y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.

A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener s

forma parte de la lista de patrocinadores

Las personas encargadas para desempear esta tarea debern ser los Presidentes de las

, los Directores de los Corporativos segn corresponda

Coordinadores Generales de los eventos, en coordinacin con el rea de

que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de



ienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del

para la muestra con los posibles patrocinadores.


Llamar a las instalaciones.

Conseguir el nombre, telfono y dems informacin til de la persona

con poder de decisin sobre dicho patrocinio.

un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior

Concertar una cita.

Enviar la carta por e-mail, fax o llevarla personalmente en funcin de

istancias y de tiempo.

Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las

instalaciones de la empresa al posible patrocinador.

Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,

puntualizar el monto del patrocinio y la propaganda que incluirn sus


todo lo anterior.



y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.

A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener si deciden

los Presidentes de las

, los Directores de los Corporativos segn corresponda o bien, los

con el rea de relaciones

que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de



ienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del


telfono y dems informacin til de la persona

un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior.

mail, fax o llevarla personalmente en funcin de

Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las

Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,

propaganda que incluirn sus


Ejemplo de Tabulador de patrocinios:

PATROCINIO

Donaciones en especie

Patrocinio de $50,000.00 a

$100,000.00

Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00


Ejemplo de Tabulador de patrocinios:

CREDITOS

Cada patrocinio en especie se traducir en valor

comercial de acuerdo a lo siguiente:

0 a

Inclusin de logo en programa general

cuadernillos para asistentes.

Insercin del logo en los gafetes del

evento.

Inclusin del logo en pendn de

patrocinadores.

Inclusin del logo en la escenografa del

recinto sede.

Inclusin del logo en la pgina web del

evento.

Mencin peridica durante el transcurso

del programa.

Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00

Inclusin de logo en programa general.

Insercin del logo en los gafetes

evento.


patrocinadores.


evento.


Cada patrocinio en especie se traducir en valor

comercial de acuerdo a lo siguiente:

Inclusin de logo en programa general y



logo en la escenografa del


Mencin peridica durante el transcurso





Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00

Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00

Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00

1.13. Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para

congresistas.

Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de

y con qu costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la

toma de decisin de asistir al evento que estamos organizando.

Para lograr esto debemos de:

a) Acercarnos a la oficina de

que hoteles estn cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el

b) Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el

costo de esto.

c) Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos

para que se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de

hoteles del evento.

d) De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede

todava seguir negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total

se recomienda que no excedan ms de dos hoteles.


Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00



patrocinadores.


evento.

Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00


patrocinadores.


evento.

Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00 Inclusin del logo en la pgina web del

evento.

Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para

Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de

costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la

toma de decisin de asistir al evento que estamos organizando.

Acercarnos a la oficina de Eventos y Convenciones de la ciudad, para i

es estn cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el Evento

Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el

Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos

e se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de

De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede

negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total

se recomienda que no excedan ms de dos hoteles.




la pgina web del




Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para

Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de dnde

costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la

s y Convenciones de la ciudad, para investigar

Evento.

Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el

Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos

e se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de

De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede

negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total

e) En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar

primera mano a los asistentes potenciales a que se hosp

f) IMPORTANTE: Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de

donde se realice el evento y esto con t

1.14. Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.

La publicidad ayuda en buena medida a la promocin, y contar con ella a principios de

la estructuracin del Evento puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,

conferencistas, entre otros.

A continuacin se enuncian y describen cuales deben ser

una planeacin de la publicidad;

a) Tipo de publicidad a utilizarse.

En este apartado se necesita especificarse qu tipo de publicidad va a utilizarse en la

promocin del Evento, por ejemplo los medios de comunicacin que se p

utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trpticos, separadores,

entre otros.

Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo

el evento.

b) Cantidad de la publicidad.

El nmero de carteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y

dems medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarn por parte del

Comit Organizador.

Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utiliz

puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,

invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a

todo tipo de gente de publicidad.


En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar

a los asistentes potenciales a que se hospeden en estos hoteles.

Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de

donde se realice el evento y esto con transito considerable.

Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.


puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,

A continuacin se enuncian y describen cuales deben ser los pasos a seguir para realizar

una planeacin de la publicidad;

Tipo de publicidad a utilizarse.


, por ejemplo los medios de comunicacin que se p



Cantidad de la publicidad.

arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y


Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utiliz



todo tipo de gente de publicidad.


En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar de

eden en estos hoteles.

Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de


puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,

los pasos a seguir para realizar


, por ejemplo los medios de comunicacin que se pretenden



arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y


Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utilizarse ya que



c) Bsqueda de proveedore

Los proveedores que trabajen con el comit organizador deben otorgar productos o

servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia

prima, y una buena atencin al cliente.

Es determinante encontrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de

que los precios sean justos en relacin con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el

mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al

d) Contratacin con el proveedor

Una vez determinado cual es el proveedor ms conveniente, se proceder a la

contratacin con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por

cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deber de

puntualizar, as como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a

contratar.

e) Papelera.

El proveedor asignado para la elaboracin de la publicidad impresa y digital (carteles,

trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin

realizacin de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.

Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas

pueden ser del Presidente de la Asociacin,

corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.

Los gafetes se sugieren que estn foliados y que se dividan en cuatro categoras:

1. Comit organizador (no ms de 50).

2. Conferencistas (el nmero de conferencistas ms 5).

3. Congresistas (nmero esperado ms 200).

4. Prensa (no ms de 20).

Nota.- (cantidad recomendada de elaboracin).


Bsqueda de proveedores del producto o servicio



prima, y una buena atencin al cliente.

ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de


mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al

oveedor




s como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a


trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin



del Presidente de la Asociacin, del Director del Corpora

corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.


Comit organizador (no ms de 50).

Conferencistas (el nmero de conferencistas ms 5).

esperado ms 200).

(cantidad recomendada de elaboracin).




ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de


mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al Evento.




s como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a


trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin trabajar en la



Director del Corporativo que


Adems se recomienda que en los gafetes se imprima informacin sobre los eventos

sociales y culturales (si es que los hay) para que puedan ser perforados al

dichos eventos, igualmente se puede

cuenta en materia de registro y accesos a eventos

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2.1. Planeacin de necesidades humanas en el comit organizador

El contar con una buena planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy

importante para evitar anomalas en los procesos, en las tareas y en los objetivos.

Para efectos de los congresos y convenciones

coordinaciones, las cuales a su vez conformarn un comit organizador:

Coordinacin General.

Coordinacin de Finanzas.

Coordinacin de Logstica.

Coordinacin de Promocin.

Coordinacin de Relaciones Pblicas (RR. PP.).

Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.



(si es que los hay) para que puedan ser perforados al tener ac

se puede hacer uso de la tecnologa con la que hoy se

en materia de registro y accesos a eventos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

de necesidades humanas en el comit organizador

planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy


los congresos y convenciones es conveniente utilizarse la estructura de

las cuales a su vez conformarn un comit organizador:

Coordinacin de Finanzas.

Coordinacin de Logstica.

Coordinacin de Promocin.

Coordinacin de Relaciones Pblicas (RR. PP.).

Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.



tener acceso a

con la que hoy se

de necesidades humanas en el comit organizador.

planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy


es conveniente utilizarse la estructura de

2.2. Organigrama del comit organizador

2.3. Conformacin del comit organizador

El nmero de integrantes del comit organizador estar dado en base a las necesidades

y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre

tener 5 integrantes que encabezarn cada una de l

Coordinador de

Promocin

Coordinador


Organigrama del comit organizador.

Conformacin del comit organizador.



tener 5 integrantes que encabezarn cada una de las coordinaciones.

COMIT NACIONAL

COMIT LOCAL

Presidente del Comit

Organizador

Coordinador de

Finanzas

Coordinador de

Logstica

Coordinador




Coordinador de R.P.

El proyecto cuenta con un anlisis especfico y detallado de cada puesto que se llega a

requerir durante el desarrollo de un

auxiliar a las coordinaciones, lo recomendable a hacer, es reclutar

universitarios de preferencia de

se puede hacerse de manera muy sencilla utilizando dos vas:

1. Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro

2. Invitacin directa a las Universidades.

3. Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.

El nmero de integrantes del comit organizador del

funcin de los siguientes factores:

Nmero de asistentes esperados al evento.

Cantidad de tareas a realizar.

Es importante sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando

cada coordinacin, exceptuando la

2.3.1. Coordinador general.

Resumen

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del

antes, durante y despus de ste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada

rea.; asiste a reuniones y reporta a Comit Local del evento

los resultados globales de la organizacin.

Deberes y responsabilidades

1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecuci

del Evento.

2.- Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.



requerir durante el desarrollo de un evento. Para hacerse llegar de recurso humano

, lo recomendable a hacer, es reclutar

las carreras a las que se refiere el tema del evento.

de manera muy sencilla utilizando dos vas:

Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro de las instancias participantes.

a las Universidades.

Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.

El nmero de integrantes del comit organizador del Evento en cuestin estar dado en

funcin de los siguientes factores:

Nmero de asistentes esperados al evento.

Cantidad de tareas a realizar.

sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando

cada coordinacin, exceptuando la presidencia de la coordinacin del comit.

Coordinador general.

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del


s y reporta a Comit Local del evento, cuando ste se lo solicite,

los resultados globales de la organizacin.

Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecuci

Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.



Para hacerse llegar de recurso humano

, lo recomendable a hacer, es reclutar voluntarios

a las que se refiere el tema del evento. Esto

participantes.

Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.

en cuestin estar dado en

sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando

presidencia de la coordinacin del comit.

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del evento,


, cuando ste se lo solicite,

Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecucin

Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.

3.- Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos

relacionados con el funcionamiento de las mismas as como resolver

surjan en ellas.

4.- Analizar y verificar los estados financieros.

5.- Reunirse con la Asociacin o Corporativo

reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.

6.- Formular reporte final de actividades al trmino del

Relaciones de trabajo

Reporta a: Comit Local del Evento.

Supervisa a: Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,

Coordinacin de Promocin e Imagen y Coordinacin de Fin

Trabajo con: Coordinadores de todas las reas.

Fuera de la organizacin: Asociaciones relacionadas,

Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u

organizaciones con las que se pueda e

beneficio econmico o en especie para la realizacin del

Autoridad

Tiene el derecho de tomar decisiones de la organizacin por el monto que sea necesario,

siempre y cuando este sea justificado debidame

rdenes a los Coordinadores de rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar

sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.

Criterios de desempeo

1.- Organiza, dirija y coordine la totalidad de

2.- Revisa al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,

quincenalmente.

3.- Se renen semanalmente con

conjuntas a los problemas que se hayan


Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos

relacionados con el funcionamiento de las mismas as como resolver problemas que

Analizar y verificar los estados financieros.

la Asociacin o Corporativo (comit local) semanalmente y hacerle un

reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.

Formular reporte final de actividades al trmino del Evento.

Comit Local del Evento.

Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,

Coordinacin de Promocin e Imagen y Coordinacin de Finanzas.

Coordinadores de todas las reas.

Asociaciones relacionadas, Instituciones Gubernamentales,


organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de

beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento.


siempre y cuando este sea justificado debidamente y este tenga fondos suficientes. Da


sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.

, dirija y coordine la totalidad de las actividades de la organizacin.

al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,

Se renen semanalmente con el comit local para dialogar y encontrar soluciones

conjuntas a los problemas que se hayan presentado.


Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos

problemas que

semanalmente y hacerle un

Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,

Instituciones Gubernamentales,


ntablar cierta relacin buscando algn tipo de


nte y este tenga fondos suficientes. Da


las actividades de la organizacin.

al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,

para dialogar y encontrar soluciones

4.- Vigila el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.

5.- Reporta cualquier problema mayor

6.- Supervisa que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.

7.- Realiza las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito

de los trabajos.

Condiciones de trabajo

Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es

inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de pr

debe estar tratando con personas as que debe mostrar criterio y visin para poder

resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.

Especificaciones del puesto

a) Requisitos:

Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato

agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto,

alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en

2.3.2. Coordinador de log

Resumen

Tiene como tarea principal la planeacin del

en cuanto al recurso humano, fijacin de tiempos y estructuracin de programa general

del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, c

solicite, los resultados parciales de la organizacin. Los aspectos tcnicos son de especial

observacin para este puesto.


1.- Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del

Comit Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.


el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.

cualquier problema mayor al comit local en ese orden.

que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.

las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito


inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de presin constante y continuamente


resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.



alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computacin.

Coordinador de logstica

Tiene como tarea principal la planeacin del Evento antes, durante y despus del evento


del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, cuando este se lo


Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del

t Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.


el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.

que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.

las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito


esin constante y continuamente




computacin.

antes, durante y despus del evento


uando este se lo


Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del

t Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.

2.- Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos

relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.

3.- Elaborar documento global a man

profesores, etctera).

4.- Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,

horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currculums.

5.- Formular un programa de capacitacin, para el comit organizador.

6.- Elaborar un anlisis de puestos de la organizacin del

7.- Hacer invitaciones a profesores

8.- Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas

as como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.

9.- Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en

donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones

y registros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del

Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador

de Logstica.

10.- Elaborar un condensado de toda la informacin esencial del evento

al Comit Organizador. Este condensado debe de ser de fcil acceso para quien lo

solicite en el momento en que lo solicite.

11.- Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la

evento durante los tres das que dura este.

12.- Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres

das que dura el evento.


Reporta a: Coordinador General.

Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Logstica y rea de registro.

Trabajo con: Coordinador General y Coordinadores de todas las reas


Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos

relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.

Elaborar documento global a manera de archivo (conferencistas, congresistas,

Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,


un programa de capacitacin, para el comit organizador.

Elaborar un anlisis de puestos de la organizacin del Evento.

Hacer invitaciones a profesores.

Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas


Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en


ros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del


Elaborar un condensado de toda la informacin esencial del evento y promocionarlo


solicite en el momento en que lo solicite.

Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la ptima continuidad del

ue dura este.

Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres

Coordinador General.

Coordinador de Logstica y rea de registro.

Coordinador General y Coordinadores de todas las reas.


Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos

era de archivo (conferencistas, congresistas,

Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,


Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas


Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en


ros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del


y promocionarlo


continuidad del

Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres

Fuera de la organizacin: Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa

privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se

pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en

especie para la realizacin del Evento

Autoridad

Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comit

Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente

sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.

Ordena al personal de su rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar

sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare

Tambin tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y tcnicos para lograr

el xito del evento.


1.- Organiza y coordina lo que integra su coordinacin.

2.- Formula planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para

reportar resultados ante las autoridades pertinentes.

3.- Establece canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;

se puede valerse de medios impresos o electr

4.- Elabora un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del

cumplimiento de ste.

5.- Supervisa la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.

6.- Supervisa el registro de congresistas, maestros y

7.- Supervise la elaboracin de los reconocimientos de los participantes al

8.- Elabore las memorias del Evento

9.- Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final

del Evento.


Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa


rta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en

Evento.


Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente



sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare


que integra su coordinacin.

planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para

reportar resultados ante las autoridades pertinentes.

canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;

se puede valerse de medios impresos o electrnicos.

un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del

la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.

el registro de congresistas, maestros y conferencistas.

Supervise la elaboracin de los reconocimientos de los participantes al Evento

Evento.

Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final


Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa


rta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en


Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente, este lo har



sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.


planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para

canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;

un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del

la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.

Evento.

Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final


Parte de este trabajo lo realiza en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,

porque l es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y

eficacia del personal.

Cuenta con un cubculo con la iluminaci

como equipo de cmputo con acceso a internet.


a) Requisitos

Excelente presentacin

b) Aptitudes y Habilidades

Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando,


alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computadoras.

2.3.2.1. Registro

Resumen

Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base

una persona de servicio social del rea de sistemas o informtica para elaborar lo antes

mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de informacin de

todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo

de reconocimientos. Tambin tienen a su cargo labores de oficina.


1.- Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al

evento.

2.- Prever lo necesario para efectuar el registro en el l

formatos y gafetes).


en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,

es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y

Cuenta con un cubculo con la iluminacin adecuada y el mobiliario adecuado, as

como equipo de cmputo con acceso a internet.

Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando,



Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base



todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo

de reconocimientos. Tambin tienen a su cargo labores de oficina.

Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al

Prever lo necesario para efectuar el registro en el lugar que se indique (mobiliario,


en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,

es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y

ecuada y el mobiliario adecuado, as




Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base de datos o



todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo y entrega

Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al

ugar que se indique (mobiliario,

3.- Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes

mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.

4.- No abandonar su rea de trabajo.

5.- Imprimir, organizar y acomodar los reconocimientos para su entrega.


Reporta a: Coordinador de Logstica.

Supervisa: Auxiliares de registro.

Trabaja con: Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.

Fuera de la organizacin: Empresas

Autoridad

No aplica.


1.- Organiza y coordina las actividades del personal encargado del registro.

2.- Utiliza en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al

evento.

3.- Mantiene el orden en todo lo concerniente a su rea de trabajo.

4.- Hace empleo de sentido comn para la solucin de problemas

5.- Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en

el flujo de personas.

6.- Elabore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del

Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabtico y en grupos de no ms de

50 reconocimientos.


a) Requisitos

Experiencia: Preferentemente.

Buena presentacin.


Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes

mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.

No abandonar su rea de trabajo.

acomodar los reconocimientos para su entrega.

Coordinador de Logstica.

Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.

Empresas que otorguen software para la base de datos.

las actividades del personal encargado del registro.

en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al

orden en todo lo concerniente a su rea de trabajo.

empleo de sentido comn para la solucin de problemas

Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en

ore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del Evento



Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes

Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.

que otorguen software para la base de datos.

las actividades del personal encargado del registro.

en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al

Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en

Evento.



Facilidad de palabra, ser observador y analtico, trato agradable y un control en

situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad

y dinmico.

2.3.3. Coordinador de relaciones

Resumen

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la

Coordinacin de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la

organizacin y el logro de los objetivos del

para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboracin de planes para la

organizacin del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.


1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Coordinacin.

2.- Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.

3.- Redactar los oficios de peticin de patrocinio.

4.- Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.

5.- Revisar la publicidad del evento y su estado.

6.- Organizar las actividades de difusin de la informacin.

7.- Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el

8.- Organizar promociones junto con el Coordinador de Promocin.

9.- Asistir a las juntas que se realicen para la organizacin del evento.

10.- Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del

evento y las personas o empresas relacionadas con ella.

11.- Elaborar protocolo de inauguracin y clausura del evento.




Coordinador de relaciones pblicas.



organizacin y el logro de los objetivos del Evento as como de buscar patrocinadores



controlar las actividades de la Coordinacin.

Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.

Redactar los oficios de peticin de patrocinio.

Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.

evento y su estado.

Organizar las actividades de difusin de la informacin.

Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el

Organizar promociones junto con el Coordinador de Promocin.

ue se realicen para la organizacin del evento.

Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del

evento y las personas o empresas relacionadas con ella.

Elaborar protocolo de inauguracin y clausura del evento.






as como de buscar patrocinadores



Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el Evento.

Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del

12.- Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo

para la ptima distribucin de este durante los 3 das del evento.

13.- Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.

14.- Realizar reporte final de actividades.


Reporta a: Coordinador General.

Supervisa a: Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de

Conferencistas y Guas.

Trabajo con: Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de

todas las reas.

Fuera de la organizacin: Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,


organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo

beneficio econmico o en especie para la realizacin del

Autoridad

Tiene autoridad para mantener la organizacin y el buen funcionamiento de su

Coordinacin con lo que esto implique.


1.- Elabora un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.

2.- Organiza, dirige y coordina las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el

xito del Evento.

3.- Busca patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.

4.- Hace reportes quincenales de su trabajo y el de su Coordinacin.

5.- Realiza rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y

despus de Evento.


Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo

para la ptima distribucin de este durante los 3 das del evento.

Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.

actividades.

Coordinador General.

Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de

Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de

Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,


organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo

beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento.


Coordinacin con lo que esto implique.

un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.

las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el

patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.

e su trabajo y el de su Coordinacin.

rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y


Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo

Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de

Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de

Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,


organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de


las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el

rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y

6.- Elabora junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa

relativo a la inauguracin y clausura del evento y ver que este lo necesario para la

realizacin de este.

7.- Hace un plan de atencin a Prensa.

8.- Define hotel u hoteles sede.

9.- Mantiene contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de

conferencistas y congresistas.

10.- Prev lo necesario para cada evento social.


Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,

telfono, fax y archivero.

a) Requisitos

Excelente presentacin.


Amplio sentido de la responsabilidad.

Trato amable.

Capacidad para la toma de decisiones.

Dinmico y creativo.

Amplio vocabulario.

Manejo de PC.

Conocimiento de administracin y finanzas


junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa


un plan de atencin a Prensa.

contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de

lo necesario para cada evento social.


Amplio sentido de la responsabilidad.

Capacidad para la toma de decisiones.

administracin y finanzas.


junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa


contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de


2.3.3.1. Edecanes

Resumen

Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que

arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona

de rea tcnica todo lo necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,

guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y despus de su conferencia.

Tambin auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.


1.- Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.

2.- Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias

se encuentren a disposicin del conferencista.

3.- Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.

4.- Portar su gafete en todo momento.

5.- Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y

silencio mientras se desarrollan las conferencias.

6.- Facilitar micrfonos cuando estos se requieran.

7.- Ayudar a acomodar personas en sus sitios correspondientes.

8.- Proporcionar informacin general a quien lo solicite.


Reporta a: Coordinador de Relaciones Pblicas.

Supervisa a: No aplica.

Trabaja con: Coordinador de Relaciones Pblicas y Promocin.

Fuera de la organizacin: Toda persona que est involucrada con el evento.

Autoridad

No aplica.


Edecanes



necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,



Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.

Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias

se encuentren a disposicin del conferencista.

Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.

Portar su gafete en todo momento.

Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y

silencio mientras se desarrollan las conferencias.

Facilitar micrfonos cuando estos se requieran.

onas en sus sitios correspondientes.

Proporcionar informacin general a quien lo solicite.

Coordinador de Relaciones Pblicas.

Coordinador de Relaciones Pblicas y Promocin.

Toda persona que est involucrada con el evento.




necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,



Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias

Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y

Toda persona que est involucrada con el evento.


1.- Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro

hasta su salida, esto es, recibimiento, colocacin y

2.- Mostrarse en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.

4.- Conocer el programa del evento.

5.- Cuidar el buen desarrollo de las conferencias.

6.- Notifique inmediatamente al coordinador de relaciones

contingencia que pongan en peligro el correcto desempeo de las conferencias.

7.- Conocer a los integrantes del comit organizador perfectamente.


El tiempo ser factor determinante de sus actividades y esto ocasionar mome

presin. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solucin de

problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las

conferencias, y en la mayora del tiempo est de pie e informando a los asist

evento.

2.3.3.2. Guas

Resumen

Tiene como tarea principal, brindar informacin a los congresistas acerca de los hoteles,

restaurantes y lugares tursticos de la ciudad y del Estado.


1.- Tener contacto con los restaurantes y ho

2.- Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los

congresistas. Estos sern proporciona

patrocinadores del evento y hayan otor


Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro

hasta su sali

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