MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán PRESENTACIÓN PROPUESTA 1. REQUERIMIENTOS PR 2. ESTRUCTURA ORGAN 3. ESTRUCTURA FINANC 4. ETAPA PROMOCION 5. ETAPA OPERATIVA 6. ETAPA DE CIERRE 7. CONCLUSIONES Y RE 8. ANEXOS MANUAL PARA PLANEAR Y O EVENTOS DE n para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011 ÍNDICE A REVIOS NIZACIONAL CIERA NAL ECOMENDACIONES ORGANIZAR E REUNIONES 1. 1 2 3 14 35 42 46 53 55 55

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

PRESENTACIÓN PROPUESTA

1. REQUERIMIENTOS PREVIOS

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

3. ESTRUCTURA FINANCIERA

4. ETAPA PROMOCIONAL

5. ETAPA OPERATIVA

6. ETAPA DE CIERRE

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

8. ANEXOS

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

ÍNDICE

PROPUESTA

REQUERIMIENTOS PREVIOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA FINANCIERA

ETAPA PROMOCIONAL

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

PRESENTACIÓN

La siguiente metodología es una

Eventos de Reuniones.

Pretende ser un apoyo de parte del

principalmente para los organiza

profesionales en organización

convenciones, ferias y viajes de incentivos.

El Buró de Convenciones de Michoacán

apoyo y asesoramiento de Asociaciones

de sus eventos, presenta la siguiente herramienta

planeación y organización, etapas cr

Para su aplicación, es importante analizar aspectos especiales como: características,

objetivos, alcances, número,

participantes y oferta adecuada

adaptabilidad que se tenga que realizar de

organización de eventos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

PRESENTACIÓN PROPUESTA

La siguiente metodología es una sugerencia de pasos a seguir, para la organización

Pretende ser un apoyo de parte del Buró de Convenciones de Michoacán,

para los organizadores de eventos que no cuentan con los servicios

profesionales en organización, de gran valor para el éxito de los congresos,

viajes de incentivos.

Buró de Convenciones de Michoacán cumpliendo con uno de sus objetivos

asesoramiento de Asociaciones, Corporativos e Intermediarios en la realización

de sus eventos, presenta la siguiente herramienta que está situada para la par

planeación y organización, etapas criticas para el éxito de un evento.

Para su aplicación, es importante analizar aspectos especiales como: características,

perfil y origen de los asistentes, fechas, instancias

participantes y oferta adecuada; puesto que en medida de sus requerimientos ser

adaptabilidad que se tenga que realizar de esta propuesta de planeación y

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de pasos a seguir, para la organización de

Buró de Convenciones de Michoacán,

dores de eventos que no cuentan con los servicios de

de gran valor para el éxito de los congresos,

objetivos respecto al

, Corporativos e Intermediarios en la realización

stá situada para la parte de

Para su aplicación, es importante analizar aspectos especiales como: características,

de los asistentes, fechas, instancias

da de sus requerimientos será la

esta propuesta de planeación y

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1. REQUERIMIENTOS PREVIOS.

1.1. Enfoque, objetivos y nombre del evento.

Estos aspectos están totalmente relacionados por

de ellos para tener un panorama claro de la definición del evento.

a) Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que está

dirigido el evento.

b) Objetivos del evento: aquí se va a definir que s

puede partir de un objetivo general y después enunciar algunos particulares. Los

objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.

c) Nombre: esté debe indicar ciertas características, como las siguientes:

• La Edición del evento.

• El tipo de Evento que se llevará a cabo.

• El área de estudio general

Se debe tomar en cuenta para la selección del nombre, saber cuál será la temática o

problemática que se abordará

enfoque y objetivo del evento.

Se sugiere que por cuestiones mercadológicas, que el nombre sea breve y que despierte

el interés de la persona que lo escuche.

de mercado al cual está dirigido el evento.

El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le dé por indagar

sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.

Ambos atractivos y breves.

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REQUERIMIENTOS PREVIOS.

Enfoque, objetivos y nombre del evento.

Estos aspectos están totalmente relacionados por lo que es necesario definir cada uno

de ellos para tener un panorama claro de la definición del evento.

Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que está

Objetivos del evento: aquí se va a definir que se pretende al realizar el evento, se

puede partir de un objetivo general y después enunciar algunos particulares. Los

objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.

Nombre: esté debe indicar ciertas características, como las siguientes:

evento.

que se llevará a cabo.

El área de estudio general al que está enfocado el evento.

Se debe tomar en cuenta para la selección del nombre, saber cuál será la temática o

que se abordará en el evento. Esto debe tener congruencia con el

Se sugiere que por cuestiones mercadológicas, que el nombre sea breve y que despierte

el interés de la persona que lo escuche. Es por lo tanto importante identificar el segmento

al cual está dirigido el evento.

El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le dé por indagar

sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.

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lo que es necesario definir cada uno

Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que está

e pretende al realizar el evento, se

puede partir de un objetivo general y después enunciar algunos particulares. Los

Nombre: esté debe indicar ciertas características, como las siguientes:

Se debe tomar en cuenta para la selección del nombre, saber cuál será la temática o

Esto debe tener congruencia con el

Se sugiere que por cuestiones mercadológicas, que el nombre sea breve y que despierte

dentificar el segmento

El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le dé por indagar

sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.

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1.2. Determinar Lugar

a) Lugar: esté se debe contemplar en base al número de asistentes esperados al

evento. Además de contar con una infraestructura adecuada que pueda

albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para

algunos aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.

b) Fecha: es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que

tomar en cuenta lo siguiente:

• Tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organización del

evento, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad

del evento.

• Hacer una reflexión del calendario escolar, para tomar en cuenta

suspensiones, periodos vacacionales, ev

destino, etc.

• Se sugiere programar la

Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos

vacacionales, considerando que

presupuesto aún para otorgar apoyo.

1.3. Personal de apoyo y equipo de as

a) Personal de apoyo: Para eventos de entre 800

personas para las distintas áreas en las que se dividirá el personal, que son:

coordinación de logística, promoción, finanzas y relaciones públicas. Se debe

tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d

diferentes departamentos, además de que

a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarán bajo la supervisión y

el mando del responsable principal.

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y Fechas tentativas.

Lugar: esté se debe contemplar en base al número de asistentes esperados al

evento. Además de contar con una infraestructura adecuada que pueda

albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para

aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.

Fecha: es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que

tomar en cuenta lo siguiente:

omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organización del

o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad

Hacer una reflexión del calendario escolar, para tomar en cuenta

suspensiones, periodos vacacionales, eventos propios de la institución o

Se sugiere programar la fecha, durante los semestres pares en los meses de

Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos

considerando que la gestión de los patrocinios cuenta con

para otorgar apoyo.

Personal de apoyo y equipo de asesores.

Para eventos de entre 800-1500 personas se requerirá de 4 a 6

personas para las distintas áreas en las que se dividirá el personal, que son:

coordinación de logística, promoción, finanzas y relaciones públicas. Se debe

tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d

diferentes departamentos, además de que estas personas deben comprometerse

a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarán bajo la supervisión y

el mando del responsable principal.

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Lugar: esté se debe contemplar en base al número de asistentes esperados al

evento. Además de contar con una infraestructura adecuada que pueda

albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para

aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.

Fecha: es un factor determinante para el éxito del evento, por lo que hay que

omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organización del

o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad

Hacer una reflexión del calendario escolar, para tomar en cuenta

entos propios de la institución o

fecha, durante los semestres pares en los meses de

Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos

la gestión de los patrocinios cuenta con

se requerirá de 4 a 6

personas para las distintas áreas en las que se dividirá el personal, que son:

coordinación de logística, promoción, finanzas y relaciones públicas. Se debe

tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo de los

estas personas deben comprometerse

a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarán bajo la supervisión y

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b) Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera

de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las áreas,

mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejería y no

tienen una involucración directa con la organización del evento, se requiere de

personas responsables, por la magnitud del

1.4. Costo aproximado del evento.

Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institución, un presupuesto que

nos refleje el costo aproximado que tendría el evento.

Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la

organización de un Evento, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.

Dichos rubros son:

• Instalaciones: teatro, even

espectáculo).

• Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).

• Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)

• Promoción: interna y externa (carteles, trípticos,

1.5. Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.

Este paso consiste en preparar el documento que se debe

del evento, para que sea sometido a un análisis y evaluación.

Este documento debe ser realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe

contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.

La metodología establecida en este documento, debe señalar las distintas etapas a

recorrer, su duración, objetivos y

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Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera

de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las áreas,

mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejería y no

ión directa con la organización del evento, se requiere de

personas responsables, por la magnitud del Evento.

Costo aproximado del evento.

Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institución, un presupuesto que

aproximado que tendría el evento.

Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la

, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.

Instalaciones: teatro, eventos sociales (renta de sonido, banquetes, algún tipo de

Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).

Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)

Promoción: interna y externa (carteles, trípticos, publicidad en medios).

Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.

Este paso consiste en preparar el documento que se debe presentar a las autoridades

, para que sea sometido a un análisis y evaluación.

realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe

contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.

La metodología establecida en este documento, debe señalar las distintas etapas a

recorrer, su duración, objetivos y requerimientos.

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Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera

de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las áreas,

mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejería y no

ión directa con la organización del evento, se requiere de

Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institución, un presupuesto que

Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la

, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.

tos sociales (renta de sonido, banquetes, algún tipo de

Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes).

publicidad en medios).

presentar a las autoridades

realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe

contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.

La metodología establecida en este documento, debe señalar las distintas etapas a

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1.6. Planteamiento oficial.

Ya que se ha presentado el documento

se han hecho las correcciones neces

reunión con las personas que estarán involucradas en el proyecto.

Se sugiere estén presentes todos los involucrados.

Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento

elaborado.

En esta reunión se debe determina

Ya contando con la aprobación, se puede comenzar con las actividades planeadas.

1.7. Etapa Estructural.

Es necesaria la mecánica de la elaboración del evento para determinar los tiempos en

que se realizaran las conferencias y las actividades.

En el programa se dirá el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirán en

el día y la hora determinada.

Se incluirá además la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para

acompañantes.

1.8. Diseño de la imagen y concepto.

El concepto de imagen del Evento

mente a los congresistas el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institución,

nombre, fecha y recinto en algunos casos.

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Planteamiento oficial.

Ya que se ha presentado el documento ante todo comité organizador o mesa directiva

hecho las correcciones necesarias, se procede a poner fecha para realizar una

reunión con las personas que estarán involucradas en el proyecto.

todos los involucrados.

Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento

En esta reunión se debe determinar si se tendrá la aprobación del proyecto

Ya contando con la aprobación, se puede comenzar con las actividades planeadas.

Elaboración del Programa.

Es necesaria la mecánica de la elaboración del evento para determinar los tiempos en

conferencias y las actividades.

En el programa se dirá el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirán en

Se incluirá además la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para

Diseño de la imagen y concepto.

Evento debe ser innovador. Con el propósito de dejar en

el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institución,

algunos casos.

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o mesa directiva y

para realizar una

Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento

si se tendrá la aprobación del proyecto.

Ya contando con la aprobación, se puede comenzar con las actividades planeadas.

Es necesaria la mecánica de la elaboración del evento para determinar los tiempos en

En el programa se dirá el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirán en

Se incluirá además la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para

debe ser innovador. Con el propósito de dejar en

el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institución,

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Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al

concepto del Evento o bien a la marca de la Asociación o Corporativo.

Para esto se deberá de contratar

propuestas, en varios tamaños y aplicaciones.

1.9. Diseño y cotización del kit del trabajo.

Se debe cumplir dos objetivos:

1.-Proporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas

2.-Otorgamiento de un presente al evento

Para la determinación del kit, es necesario ver la partida asignada para este concepto

en el presupuesto. Una vez establecido lo

posibles proveedores.

Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen

siguiente:

a) Bienvenida

b) Logotipo

c) Mapa

d) Restaurantes patrocinadores

e) Teléfonos de emergencia

f) Patrocinadores

Para la impresión de esta información

1.10. Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás

actividades a realizar.

Se recomiendan los siguientes

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Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al

o bien a la marca de la Asociación o Corporativo.

de contratar a un diseñador de imagen que plantee diferentes

tas, en varios tamaños y aplicaciones.

Diseño y cotización del kit del trabajo.

oporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas.

torgamiento de un presente al evento.

es necesario ver la partida asignada para este concepto

en el presupuesto. Una vez establecido lo anterior, se deberá buscar opciones con

Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen unas hojas con la información

Restaurantes patrocinadores

Teléfonos de emergencia

información es recomendable se utilicen hojas mem

Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás

actividades a realizar.

Se recomiendan los siguientes pasos:

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Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al

que plantee diferentes

es necesario ver la partida asignada para este concepto

se deberá buscar opciones con

con la información

hojas membretadas.

Reservación de instalaciones para conferencias, eventos sociales y demás

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1. Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar

un evento se debe pensar en

esperado, necesidades de espacio

marca el recinto en donde realizar

• Capacidad

• Ubicación y vías de acceso

• Comodidad

• Equipo técnico

• Equipo humano

2. Definición de lugar o lugares para eventos sociales

las cosas más buscadas en el

y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :

• Sociales

• Culturales

1.11. Contactar y confirmar conferencias.

Una vez que se haya definido el nombre y la temática del evento se puede contactar ya

de manera formal, a los posibles conferencistas.

Para esto se recomienda lo siguiente:

a) La elaboración de una lista de candidatos pote

telefónico, página de internet si la tiene y su correo electrónico.

b) Realización de las llamadas correspondientes y enviar correos electrónicos, en

donde se les hace saber la intención de que formen parte de la selección del

grupo de conferencistas que habrá para dicho evento.

c) Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuración de

candidatos para ir reduciendo la lista del número de personajes que se desean

atraer.

d) Para confirmar, en algunos casos es oportuno

o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte

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Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar

se debe pensar en diversos temas como: número

esperado, necesidades de espacios acordes a lo deseado e imagen

donde realizar el evento y con qué horarios.

Ubicación y vías de acceso

Definición de lugar o lugares para eventos sociales : los eventos sociales son de

buscadas en el Evento y eventos dado que es parte de descanso

y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :

Contactar y confirmar conferencias.

Una vez que se haya definido el nombre y la temática del evento se puede contactar ya

de manera formal, a los posibles conferencistas.

Para esto se recomienda lo siguiente:

La elaboración de una lista de candidatos potenciales que incluya sus números

de internet si la tiene y su correo electrónico.

Realización de las llamadas correspondientes y enviar correos electrónicos, en

donde se les hace saber la intención de que formen parte de la selección del

grupo de conferencistas que habrá para dicho evento.

Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuración de

candidatos para ir reduciendo la lista del número de personajes que se desean

Para confirmar, en algunos casos es oportuno viajar a donde está el conferencista

o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte del oficio formal.

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Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar

número de asistentes

s acordes a lo deseado e imagen; esto

ntos sociales son de

y eventos dado que es parte de descanso

y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :

Una vez que se haya definido el nombre y la temática del evento se puede contactar ya

nciales que incluya sus números

Realización de las llamadas correspondientes y enviar correos electrónicos, en

donde se les hace saber la intención de que formen parte de la selección del

Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuración de

candidatos para ir reduciendo la lista del número de personajes que se desean

viajar a donde está el conferencista

el oficio formal.

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1.12. Promoción del evento con posibles patrocinadores.

Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los

gastos del Evento y por ello de la debida atención que los responsables deben de dar.

A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podrían tener s

forma parte de la lista de patrocinadores

Las personas encargadas para desempeñar esta tarea deberán ser

Asociaciones, los Directores de los Corporativos según corresponda

Coordinadores Generales de los eventos,

públicas. Además que deberán contar con una buena presentación y tener facilidad de

palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones también pueden apoyar en

esta actividad, siempre y cuando se hagan acompañar de alguna de las personas antes

mencionadas. Se recomienda hacer una carpeta que contenga toda la información del

Evento para la muestra con los posibles patrocinadores.

Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodología:

1. Llamar a las instalaciones

2. Conseguir el nombre,

con poder de decisión sobre dicho patrocinio

3. Hacer un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior

4. Concertar una cita

5. Enviar la carta por e

distancias y de tiempo

6. Darle seguimiento por medio de llamadas telefónicas o visitando en las

instalaciones de la empresa al posible patrocinador

7. Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,

puntualizar el monto del patrocinio y la

logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito

todo lo anterior.

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Promoción del evento con posibles patrocinadores.

Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los

y por ello de la debida atención que los responsables deben de dar.

A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podrían tener s

forma parte de la lista de patrocinadores

Las personas encargadas para desempeñar esta tarea deberán ser los Presidentes de las

, los Directores de los Corporativos según corresponda

Coordinadores Generales de los eventos, en coordinación con el área de

que deberán contar con una buena presentación y tener facilidad de

palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones también pueden apoyar en

esta actividad, siempre y cuando se hagan acompañar de alguna de las personas antes

ienda hacer una carpeta que contenga toda la información del

para la muestra con los posibles patrocinadores.

Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodología:

Llamar a las instalaciones.

Conseguir el nombre, teléfono y demás información útil de la persona

con poder de decisión sobre dicho patrocinio.

un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior

Concertar una cita.

Enviar la carta por e-mail, fax o llevarla personalmente en función de

istancias y de tiempo.

Darle seguimiento por medio de llamadas telefónicas o visitando en las

instalaciones de la empresa al posible patrocinador.

Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,

puntualizar el monto del patrocinio y la propaganda que incluirán sus

logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito

todo lo anterior.

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2011. 9

Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los

y por ello de la debida atención que los responsables deben de dar.

A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podrían tener si deciden

los Presidentes de las

, los Directores de los Corporativos según corresponda o bien, los

con el área de relaciones

que deberán contar con una buena presentación y tener facilidad de

palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones también pueden apoyar en

esta actividad, siempre y cuando se hagan acompañar de alguna de las personas antes

ienda hacer una carpeta que contenga toda la información del

Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodología:

teléfono y demás información útil de la persona

un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior.

mail, fax o llevarla personalmente en función de

Darle seguimiento por medio de llamadas telefónicas o visitando en las

Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,

propaganda que incluirán sus

logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito

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Ejemplo de Tabulador de patrocinios:

PATROCINIO

Donaciones en especie

Patrocinio de $50,000.00 a

$100,000.00

Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00

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Ejemplo de Tabulador de patrocinios:

CREDITOS

Cada patrocinio en especie se traducirá en valor

comercial de acuerdo a lo siguiente:

0 a

• Inclusión de logo en programa general

cuadernillos para asistentes.

• Inserción del logo en los gafetes del

evento.

• Inclusión del logo en pendón de

patrocinadores.

• Inclusión del logo en la escenografía del

recinto sede.

• Inclusión del logo en la página web del

evento.

• Mención periódica durante el transcurso

del programa.

Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00

• Inclusión de logo en programa general.

• Inserción del logo en los gafetes

evento.

• Inclusión del logo en pendón de

patrocinadores.

• Inclusión del logo en la página web del

evento.

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2011. 10

Cada patrocinio en especie se traducirá en valor

comercial de acuerdo a lo siguiente:

Inclusión de logo en programa general y

Inserción del logo en los gafetes del

Inclusión del logo en pendón de

logo en la escenografía del

Inclusión del logo en la página web del

Mención periódica durante el transcurso

Inclusión de logo en programa general.

Inserción del logo en los gafetes del

Inclusión del logo en pendón de

Inclusión del logo en la página web del

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Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00

Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00

Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00

1.13. Cotización de hoteles tanto para conferencistas como para

congresistas.

Se debe brindar información a toda persona que vaya asistir al evento acerca de

y con qué costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la

toma de decisión de asistir al evento que estamos organizando.

Para lograr esto debemos de:

a) Acercarnos a la oficina de

que hoteles están cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el

b) Realizar una depuración en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el

costo de esto.

c) Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos

para que se enteren del evento y de la atención de incluirlos en las listas de

hoteles del evento.

d) De los hoteles seleccionados y con los que ya se llegó a un arreglo se puede

todavía seguir negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total

se recomienda que no excedan más de dos hoteles.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00

• Inclusión de logo en programa general.

• Inclusión del logo en pendón de

patrocinadores.

• Inclusión del logo en la página web del

evento.

Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00

• Inclusión del logo en pendón de

patrocinadores.

• Inclusión del logo en la página web del

evento.

Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00 • Inclusión del logo en la página web del

evento.

Cotización de hoteles tanto para conferencistas como para

Se debe brindar información a toda persona que vaya asistir al evento acerca de

costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la

toma de decisión de asistir al evento que estamos organizando.

Acercarnos a la oficina de Eventos y Convenciones de la ciudad, para i

es están cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el Evento

Realizar una depuración en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el

Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos

e se enteren del evento y de la atención de incluirlos en las listas de

De los hoteles seleccionados y con los que ya se llegó a un arreglo se puede

negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total

se recomienda que no excedan más de dos hoteles.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 11

Inclusión de logo en programa general.

Inclusión del logo en pendón de

la página web del

Inclusión del logo en pendón de

Inclusión del logo en la página web del

Inclusión del logo en la página web del

Cotización de hoteles tanto para conferencistas como para

Se debe brindar información a toda persona que vaya asistir al evento acerca de dónde

costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la

s y Convenciones de la ciudad, para investigar

Evento.

Realizar una depuración en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el

Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos

e se enteren del evento y de la atención de incluirlos en las listas de

De los hoteles seleccionados y con los que ya se llegó a un arreglo se puede

negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total

Page 12: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

e) En este o estos hoteles sede, se hospedará a los conferencistas y se invitará

primera mano a los asistentes potenciales a que se hosp

f) IMPORTANTE: Los hoteles sede no deberán estar a más de 15 minutos en auto de

donde se realice el evento y esto con t

1.14. Llevar a cabo la planeación de la publicidad.

La publicidad ayuda en buena medida a la promoción, y contar con ella a principios de

la estructuración del Evento puede llegar a servir para atraer a más patrocinadores,

conferencistas, entre otros.

A continuación se enuncian y describen cuales deben ser

una planeación de la publicidad;

a) Tipo de publicidad a utilizarse.

En este apartado se necesita especificarse qué tipo de publicidad va a utilizarse en la

promoción del Evento, por ejemplo los medios de comunicación que se p

utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trípticos, separadores,

entre otros.

Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo

el evento.

b) Cantidad de la publicidad.

El número de carteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisión, y

demás medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarán por parte del

Comité Organizador.

Es muy importante determinar el número aproximado de la publicidad a utiliz

puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,

invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a

todo tipo de gente de publicidad.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

En este o estos hoteles sede, se hospedará a los conferencistas y se invitará

a los asistentes potenciales a que se hospeden en estos hoteles.

Los hoteles sede no deberán estar a más de 15 minutos en auto de

donde se realice el evento y esto con transito considerable.

Llevar a cabo la planeación de la publicidad.

La publicidad ayuda en buena medida a la promoción, y contar con ella a principios de

puede llegar a servir para atraer a más patrocinadores,

A continuación se enuncian y describen cuales deben ser los pasos a seguir para realizar

una planeación de la publicidad;

Tipo de publicidad a utilizarse.

En este apartado se necesita especificarse qué tipo de publicidad va a utilizarse en la

, por ejemplo los medios de comunicación que se p

utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trípticos, separadores,

Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo

Cantidad de la publicidad.

arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisión, y

demás medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarán por parte del

Es muy importante determinar el número aproximado de la publicidad a utiliz

puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,

invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a

todo tipo de gente de publicidad.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 12

En este o estos hoteles sede, se hospedará a los conferencistas y se invitará de

eden en estos hoteles.

Los hoteles sede no deberán estar a más de 15 minutos en auto de

La publicidad ayuda en buena medida a la promoción, y contar con ella a principios de

puede llegar a servir para atraer a más patrocinadores,

los pasos a seguir para realizar

En este apartado se necesita especificarse qué tipo de publicidad va a utilizarse en la

, por ejemplo los medios de comunicación que se pretenden

utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trípticos, separadores,

Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo

arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisión, y

demás medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarán por parte del

Es muy importante determinar el número aproximado de la publicidad a utilizarse ya que

puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,

invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a

Page 13: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

c) Búsqueda de proveedore

Los proveedores que trabajen con el comité organizador deben otorgar productos o

servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia

prima, y una buena atención al cliente.

Es determinante encontrar proveedores que garanticen el producto/servicio, además de

que los precios sean justos en relación con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el

mismo material con diferentes proveedores y elegir el que más convenga al

d) Contratación con el proveedor

Una vez determinado cual es el proveedor más conveniente, se procederá a la

contratación con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por

cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deberá de

puntualizar, así como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a

contratar.

e) Papelería.

El proveedor asignado para la elaboración de la publicidad impresa y digital (carteles,

trípticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede también

realización de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.

Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas

pueden ser del Presidente de la Asociación,

corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.

Los gafetes se sugieren que estén foliados y que se dividan en cuatro categorías:

1. Comité organizador (no más de 50).

2. Conferencistas (el número de conferencistas más 5).

3. Congresistas (número esperado más 200).

4. Prensa (no más de 20).

Nota.- (cantidad recomendada de elaboración).

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Búsqueda de proveedores del producto o servicio

Los proveedores que trabajen con el comité organizador deben otorgar productos o

servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia

prima, y una buena atención al cliente.

ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, además de

que los precios sean justos en relación con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el

mismo material con diferentes proveedores y elegir el que más convenga al

oveedor

Una vez determinado cual es el proveedor más conveniente, se procederá a la

contratación con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por

cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deberá de

sí como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a

El proveedor asignado para la elaboración de la publicidad impresa y digital (carteles,

trípticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede también

realización de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.

Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas

del Presidente de la Asociación, del Director del Corpora

corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.

Los gafetes se sugieren que estén foliados y que se dividan en cuatro categorías:

Comité organizador (no más de 50).

Conferencistas (el número de conferencistas más 5).

esperado más 200).

(cantidad recomendada de elaboración).

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 13

Los proveedores que trabajen con el comité organizador deben otorgar productos o

servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia

ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, además de

que los precios sean justos en relación con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el

mismo material con diferentes proveedores y elegir el que más convenga al Evento.

Una vez determinado cual es el proveedor más conveniente, se procederá a la

contratación con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por

cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deberá de

sí como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a

El proveedor asignado para la elaboración de la publicidad impresa y digital (carteles,

trípticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede también trabajar en la

realización de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.

Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas

Director del Corporativo que

Los gafetes se sugieren que estén foliados y que se dividan en cuatro categorías:

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Además se recomienda que en los gafetes se imprima información sobre los eventos

sociales y culturales (si es que los hay) para que puedan ser perforados al

dichos eventos, igualmente se puede

cuenta en materia de registro y accesos a eventos

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2.1. Planeación de necesidades humanas en el comité organizador

El contar con una buena planeación para lograr una eficiente división del trabajo es muy

importante para evitar anomalías en los procesos, en las tareas y en los objetivos.

Para efectos de los congresos y convenciones

coordinaciones, las cuales a su vez conformarán un comité organizador:

• Coordinación General.

• Coordinación de Finanzas.

• Coordinación de Logística.

• Coordinación de Promoción.

• Coordinación de Relaciones Públicas (RR. PP.).

Cada coordinación contará con un jefe y auxiliares.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Además se recomienda que en los gafetes se imprima información sobre los eventos

(si es que los hay) para que puedan ser perforados al tener ac

se puede hacer uso de la tecnología con la que hoy se

en materia de registro y accesos a eventos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

de necesidades humanas en el comité organizador

planeación para lograr una eficiente división del trabajo es muy

importante para evitar anomalías en los procesos, en las tareas y en los objetivos.

los congresos y convenciones es conveniente utilizarse la estructura de

las cuales a su vez conformarán un comité organizador:

Coordinación de Finanzas.

Coordinación de Logística.

Coordinación de Promoción.

Coordinación de Relaciones Públicas (RR. PP.).

Cada coordinación contará con un jefe y auxiliares.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 14

Además se recomienda que en los gafetes se imprima información sobre los eventos

tener acceso a

con la que hoy se

de necesidades humanas en el comité organizador.

planeación para lograr una eficiente división del trabajo es muy

importante para evitar anomalías en los procesos, en las tareas y en los objetivos.

es conveniente utilizarse la estructura de

Page 15: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

2.2. Organigrama del comité organizador

2.3. Conformación del comité organizador

El número de integrantes del comité organizador estará dado en base a las necesidades

y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre

tener 5 integrantes que encabezarán cada una de l

Coordinador de

Promoción

Coordinador

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Organigrama del comité organizador.

Conformación del comité organizador.

El número de integrantes del comité organizador estará dado en base a las necesidades

y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre

tener 5 integrantes que encabezarán cada una de las coordinaciones.

COMITÉ NACIONAL

COMITÉ LOCAL

Presidente del Comité

Organizador

Coordinador de

Finanzas

Coordinador de

Logística

Coordinador

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 15

El número de integrantes del comité organizador estará dado en base a las necesidades

y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre

Coordinador de R.P.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

El proyecto cuenta con un análisis específico y detallado de cada puesto que se llega a

requerir durante el desarrollo de un

auxiliar a las coordinaciones, lo recomendable a hacer, es reclutar

universitarios de preferencia de

se puede hacerse de manera muy sencilla utilizando dos vías:

1. Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro

2. Invitación directa a las Universidades.

3. Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.

El número de integrantes del comité organizador del

función de los siguientes factores:

• Número de asistentes esperados al evento.

• Cantidad de tareas a realizar.

Es importante señalar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando

cada coordinación, exceptuando la

2.3.1. Coordinador general.

Resumen

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del

antes, durante y después de éste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada

área.; asiste a reuniones y reporta a Comité Local del evento

los resultados globales de la organización.

Deberes y responsabilidades

1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecució

del Evento.

2.- Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada área.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

El proyecto cuenta con un análisis específico y detallado de cada puesto que se llega a

requerir durante el desarrollo de un evento. Para hacerse llegar de recurso humano

, lo recomendable a hacer, es reclutar

las carreras a las que se refiere el tema del evento.

de manera muy sencilla utilizando dos vías:

Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro de las instancias participantes.

a las Universidades.

Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.

El número de integrantes del comité organizador del Evento en cuestión estará dado en

función de los siguientes factores:

Número de asistentes esperados al evento.

Cantidad de tareas a realizar.

señalar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando

cada coordinación, exceptuando la presidencia de la coordinación del comité.

Coordinador general.

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del

antes, durante y después de éste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada

s y reporta a Comité Local del evento, cuando éste se lo solicite,

los resultados globales de la organización.

Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecució

Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada área.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 16

El proyecto cuenta con un análisis específico y detallado de cada puesto que se llega a

Para hacerse llegar de recurso humano

, lo recomendable a hacer, es reclutar voluntarios

a las que se refiere el tema del evento. Esto

participantes.

Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.

en cuestión estará dado en

señalar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando

presidencia de la coordinación del comité.

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del evento,

antes, durante y después de éste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada

, cuando éste se lo solicite,

Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecución

Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada área.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

3.- Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada área para tratar asuntos

relacionados con el funcionamiento de las mismas así como resolver

surjan en ellas.

4.- Analizar y verificar los estados financieros.

5.- Reunirse con la Asociación o Corporativo

reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.

6.- Formular reporte final de actividades al término del

Relaciones de trabajo

Reporta a: Comité Local del Evento.

Supervisa a: Coordinación de Logística, Coordinación de Relaciones Públicas,

Coordinación de Promoción e Imagen y Coordinación de Fin

Trabajo con: Coordinadores de todas las áreas.

Fuera de la organización: Asociaciones relacionadas,

Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u

organizaciones con las que se pueda e

beneficio económico o en especie para la realización del

Autoridad

Tiene el derecho de tomar decisiones de la organización por el monto que sea necesario,

siempre y cuando este sea justificado debidame

órdenes a los Coordinadores de área sobre las actividades a realizar; además de aplicar

sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.

Criterios de desempeño

1.- Organiza, dirija y coordine la totalidad de

2.- Revisa al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada área,

quincenalmente.

3.- Se reúnen semanalmente con

conjuntas a los problemas que se hayan

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada área para tratar asuntos

relacionados con el funcionamiento de las mismas así como resolver problemas que

Analizar y verificar los estados financieros.

la Asociación o Corporativo (comité local) semanalmente y hacerle un

reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.

Formular reporte final de actividades al término del Evento.

Comité Local del Evento.

Coordinación de Logística, Coordinación de Relaciones Públicas,

Coordinación de Promoción e Imagen y Coordinación de Finanzas.

Coordinadores de todas las áreas.

Asociaciones relacionadas, Instituciones Gubernamentales,

Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u

organizaciones con las que se pueda entablar cierta relación buscando algún tipo de

beneficio económico o en especie para la realización del Evento.

Tiene el derecho de tomar decisiones de la organización por el monto que sea necesario,

siempre y cuando este sea justificado debidamente y este tenga fondos suficientes. Da

órdenes a los Coordinadores de área sobre las actividades a realizar; además de aplicar

sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.

, dirija y coordine la totalidad de las actividades de la organización.

al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada área,

Se reúnen semanalmente con el comité local para dialogar y encontrar soluciones

conjuntas a los problemas que se hayan presentado.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 17

Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada área para tratar asuntos

problemas que

semanalmente y hacerle un

Coordinación de Logística, Coordinación de Relaciones Públicas,

Instituciones Gubernamentales,

Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u

ntablar cierta relación buscando algún tipo de

Tiene el derecho de tomar decisiones de la organización por el monto que sea necesario,

nte y este tenga fondos suficientes. Da

órdenes a los Coordinadores de área sobre las actividades a realizar; además de aplicar

las actividades de la organización.

al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada área,

para dialogar y encontrar soluciones

Page 18: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

4.- Vigila el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a préstamo.

5.- Reporta cualquier problema mayor

6.- Supervisa que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promoción.

7.- Realiza las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el éxito

de los trabajos.

Condiciones de trabajo

Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es

inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de pr

debe estar tratando con personas así que debe mostrar criterio y visión para poder

resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.

Especificaciones del puesto

a) Requisitos:

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando, trato

agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,

alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en

2.3.2. Coordinador de log

Resumen

Tiene como tarea principal la planeación del

en cuanto al recurso humano, fijación de tiempos y estructuración de programa general

del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, c

solicite, los resultados parciales de la organización. Los aspectos técnicos son de especial

observación para este puesto.

Deberes y responsabilidades

1.- Planeación detallada antes, durante y después del evento de las actividades del

Comité Organizador y los recursos materiales así como el requerimiento de estos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a préstamo.

cualquier problema mayor al comité local en ese orden.

que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promoción.

las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el éxito

Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es

inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de presión constante y continuamente

debe estar tratando con personas así que debe mostrar criterio y visión para poder

resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando, trato

agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,

alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en computación.

Coordinador de logística

Tiene como tarea principal la planeación del Evento antes, durante y después del evento

en cuanto al recurso humano, fijación de tiempos y estructuración de programa general

del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, cuando este se lo

solicite, los resultados parciales de la organización. Los aspectos técnicos son de especial

Planeación detallada antes, durante y después del evento de las actividades del

té Organizador y los recursos materiales así como el requerimiento de estos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 18

el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a préstamo.

que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promoción.

las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el éxito

Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es

esión constante y continuamente

debe estar tratando con personas así que debe mostrar criterio y visión para poder

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando, trato

agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,

computación.

antes, durante y después del evento

en cuanto al recurso humano, fijación de tiempos y estructuración de programa general

uando este se lo

solicite, los resultados parciales de la organización. Los aspectos técnicos son de especial

Planeación detallada antes, durante y después del evento de las actividades del

té Organizador y los recursos materiales así como el requerimiento de estos.

Page 19: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

2.- Organizar juntas de trabajo con el comité organizador para tratar asuntos

relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.

3.- Elaborar documento global a man

profesores, etcétera).

4.- Dar de alta una página de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,

horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currículums.

5.- Formular un programa de capacitación, para el comité organizador.

6.- Elaborar un análisis de puestos de la organización del

7.- Hacer invitaciones a profesores

8.- Definir las necesidades materiales y técnicas del evento y elaborar un listado de estas

así como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.

9.- Creación e implementación de un sistema de registro de asistentes al evento en

donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones

y registros se refiera. Este registro será de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del

Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador

de Logística.

10.- Elaborar un condensado de toda la información esencial del evento

al Comité Organizador. Este condensado debe de ser de fácil acceso para quien lo

solicite en el momento en que lo solicite.

11.- Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la

evento durante los tres días que dura este.

12.- Coordinar el Centro de Control que hará las veces de Centro de Mando para los tres

días que dura el evento.

Relaciones de trabajo

Reporta a: Coordinador General.

Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Logística y área de registro.

Trabajo con: Coordinador General y Coordinadores de todas las áreas

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Organizar juntas de trabajo con el comité organizador para tratar asuntos

relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.

Elaborar documento global a manera de archivo (conferencistas, congresistas,

Dar de alta una página de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,

horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currículums.

un programa de capacitación, para el comité organizador.

Elaborar un análisis de puestos de la organización del Evento.

Hacer invitaciones a profesores.

Definir las necesidades materiales y técnicas del evento y elaborar un listado de estas

así como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.

Creación e implementación de un sistema de registro de asistentes al evento en

donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones

ros se refiera. Este registro será de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del

Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador

Elaborar un condensado de toda la información esencial del evento y promocionarlo

al Comité Organizador. Este condensado debe de ser de fácil acceso para quien lo

solicite en el momento en que lo solicite.

Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la óptima continuidad del

ue dura este.

Coordinar el Centro de Control que hará las veces de Centro de Mando para los tres

Coordinador General.

Coordinador de Logística y área de registro.

Coordinador General y Coordinadores de todas las áreas.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 19

Organizar juntas de trabajo con el comité organizador para tratar asuntos

era de archivo (conferencistas, congresistas,

Dar de alta una página de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,

horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currículums.

Definir las necesidades materiales y técnicas del evento y elaborar un listado de estas

así como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.

Creación e implementación de un sistema de registro de asistentes al evento en

donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones

ros se refiera. Este registro será de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del

Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador

y promocionarlo

al Comité Organizador. Este condensado debe de ser de fácil acceso para quien lo

continuidad del

Coordinar el Centro de Control que hará las veces de Centro de Mando para los tres

Page 20: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Fuera de la organización: Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa

privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u organizaciones con las que se

pueda entablar cierta relación buscando algún tipo de beneficio económico o en

especie para la realización del Evento

Autoridad

Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comité

Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente

sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.

Ordena al personal de su área sobre las actividades a realizar; además de aplicar

sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare

También tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y técnicos para lograr

el éxito del evento.

Criterios de desempeño

1.- Organiza y coordina lo que integra su coordinación.

2.- Formula planes de trabajo con los demás coordinadores de las demás áreas para

reportar resultados ante las autoridades pertinentes.

3.- Establece canales eficientes para la correcta comunicación del Comité Organizador;

se puede valerse de medios impresos o electr

4.- Elabora un registro de asignación de tareas y responsabilidades y de seguimiento del

cumplimiento de éste.

5.- Supervisa la creación de la página de Internet y la actualización de la misma.

6.- Supervisa el registro de congresistas, maestros y

7.- Supervise la elaboración de los reconocimientos de los participantes al

8.- Elabore las memorias del Evento

9.- Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comité el reporte final

del Evento.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa

privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u organizaciones con las que se

rta relación buscando algún tipo de beneficio económico o en

Evento.

Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comité

Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente

sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.

Ordena al personal de su área sobre las actividades a realizar; además de aplicar

sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare

También tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y técnicos para lograr

que integra su coordinación.

planes de trabajo con los demás coordinadores de las demás áreas para

reportar resultados ante las autoridades pertinentes.

canales eficientes para la correcta comunicación del Comité Organizador;

se puede valerse de medios impresos o electrónicos.

un registro de asignación de tareas y responsabilidades y de seguimiento del

la creación de la página de Internet y la actualización de la misma.

el registro de congresistas, maestros y conferencistas.

Supervise la elaboración de los reconocimientos de los participantes al Evento

Evento.

Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comité el reporte final

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 20

Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa

privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u organizaciones con las que se

rta relación buscando algún tipo de beneficio económico o en

Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comité

Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente, este lo hará

sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.

Ordena al personal de su área sobre las actividades a realizar; además de aplicar

sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.

También tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y técnicos para lograr

planes de trabajo con los demás coordinadores de las demás áreas para

canales eficientes para la correcta comunicación del Comité Organizador;

un registro de asignación de tareas y responsabilidades y de seguimiento del

la creación de la página de Internet y la actualización de la misma.

Evento.

Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comité el reporte final

Page 21: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Condiciones de trabajo

Parte de este trabajo lo realiza en las oficinas del comité organizador y en el recinto sede,

porque él es el responsable directo de la logística del evento en cuanto a los tiempos y

eficacia del personal.

Cuenta con un cubículo con la iluminació

como equipo de cómputo con acceso a internet.

Especificaciones del puesto

a) Requisitos

Excelente presentación

b) Aptitudes y Habilidades

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando,

agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,

alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en computadoras.

2.3.2.1. Registro

Resumen

Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programación de base

una persona de servicio social del área de sistemas o informática para elaborar lo antes

mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de información de

todos los asistentes al evento, así como la impresión, organización, acomodo

de reconocimientos. También tienen a su cargo labores de oficina.

Deberes y responsabilidades

1.- Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al

evento.

2.- Prever lo necesario para efectuar el registro en el l

formatos y gafetes).

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

en las oficinas del comité organizador y en el recinto sede,

es el responsable directo de la logística del evento en cuanto a los tiempos y

Cuenta con un cubículo con la iluminación adecuada y el mobiliario adecuado, así

como equipo de cómputo con acceso a internet.

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando,

agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,

alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en computadoras.

Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programación de base

una persona de servicio social del área de sistemas o informática para elaborar lo antes

mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de información de

todos los asistentes al evento, así como la impresión, organización, acomodo

de reconocimientos. También tienen a su cargo labores de oficina.

Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al

Prever lo necesario para efectuar el registro en el lugar que se indique (mobiliario,

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 21

en las oficinas del comité organizador y en el recinto sede,

es el responsable directo de la logística del evento en cuanto a los tiempos y

ecuada y el mobiliario adecuado, así

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, poseer el don de mando, trato

agradable y un control en situaciones de presión dados los requerimientos del puesto,

alto grado de responsabilidad y dinámico. Conocimiento en computadoras.

Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programación de base de datos o

una persona de servicio social del área de sistemas o informática para elaborar lo antes

mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de información de

todos los asistentes al evento, así como la impresión, organización, acomodo y entrega

Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al

ugar que se indique (mobiliario,

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

3.- Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes

mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.

4.- No abandonar su área de trabajo.

5.- Imprimir, organizar y acomodar los reconocimientos para su entrega.

Relaciones de trabajo

Reporta a: Coordinador de Logística.

Supervisa: Auxiliares de registro.

Trabaja con: Auxiliar de Logística, coordinador general y demás coordinaciones.

Fuera de la organización: Empresas

Autoridad

No aplica.

Criterios de desempeño

1.- Organiza y coordina las actividades del personal encargado del registro.

2.- Utiliza en todo momento una actitud de servicio en la atención de asistentes al

evento.

3.- Mantiene el orden en todo lo concerniente a su área de trabajo.

4.- Hace empleo de “sentido común para la solución de problemas”

5.- Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomalía en el sistema de registro o en

el flujo de personas.

6.- Elabore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del

Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabético y en grupos de no más de

50 reconocimientos.

Especificaciones del puesto

a) Requisitos

Experiencia: Preferentemente.

Buena presentación.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes

mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.

No abandonar su área de trabajo.

acomodar los reconocimientos para su entrega.

Coordinador de Logística.

Auxiliar de Logística, coordinador general y demás coordinaciones.

Empresas que otorguen software para la base de datos.

las actividades del personal encargado del registro.

en todo momento una actitud de servicio en la atención de asistentes al

orden en todo lo concerniente a su área de trabajo.

empleo de “sentido común para la solución de problemas”

Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomalía en el sistema de registro o en

ore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del Evento

Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabético y en grupos de no más de

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 22

Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes

Auxiliar de Logística, coordinador general y demás coordinaciones.

que otorguen software para la base de datos.

las actividades del personal encargado del registro.

en todo momento una actitud de servicio en la atención de asistentes al

Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomalía en el sistema de registro o en

Evento.

Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabético y en grupos de no más de

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

b) Aptitudes y Habilidades

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, trato agradable y un control en

situaciones de presión dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad

y dinámico.

2.3.3. Coordinador de relaciones

Resumen

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la

Coordinación de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la

organización y el logro de los objetivos del

para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboración de planes para la

organización del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.

Deberes y responsabilidades

1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Coordinación.

2.- Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.

3.- Redactar los oficios de petición de patrocinio.

4.- Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.

5.- Revisar la publicidad del evento y su estado.

6.- Organizar las actividades de difusión de la información.

7.- Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el

8.- Organizar promociones junto con el Coordinador de Promoción.

9.- Asistir a las juntas que se realicen para la organización del evento.

10.- Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organización del

evento y las personas o empresas relacionadas con ella.

11.- Elaborar protocolo de inauguración y clausura del evento.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, trato agradable y un control en

situaciones de presión dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad

Coordinador de relaciones públicas.

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la

Coordinación de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la

organización y el logro de los objetivos del Evento así como de buscar patrocinadores

para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboración de planes para la

organización del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.

controlar las actividades de la Coordinación.

Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.

Redactar los oficios de petición de patrocinio.

Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.

evento y su estado.

Organizar las actividades de difusión de la información.

Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el

Organizar promociones junto con el Coordinador de Promoción.

ue se realicen para la organización del evento.

Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organización del

evento y las personas o empresas relacionadas con ella.

Elaborar protocolo de inauguración y clausura del evento.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 23

Facilidad de palabra, ser observador y analítico, trato agradable y un control en

situaciones de presión dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad

Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la

Coordinación de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la

así como de buscar patrocinadores

para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboración de planes para la

organización del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.

Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el Evento.

Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organización del

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

12.- Organizar en conjunto con la Coordinación de Promoción, al personal a su Cargo

para la óptima distribución de este durante los 3 días del evento.

13.- Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.

14.- Realizar reporte final de actividades.

Relaciones de trabajo

Reporta a: Coordinador General.

Supervisa a: Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de

Conferencistas y Guías.

Trabajo con: Departamento de Comunicación y Difusión de la Latino y Coordinadores de

todas las áreas.

Fuera de la organización: Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,

Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u

organizaciones con las que se pueda entablar cierta relación buscando algún tipo

beneficio económico o en especie para la realización del

Autoridad

Tiene autoridad para mantener la organización y el buen funcionamiento de su

Coordinación con lo que esto implique.

Criterios de desempeño

1.- Elabora un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.

2.- Organiza, dirige y coordina las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el

éxito del Evento.

3.- Busca patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.

4.- Hace reportes quincenales de su trabajo y el de su Coordinación.

5.- Realiza rol de funciones de los integrantes de su Coordinación para antes, durante y

después de Evento.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Organizar en conjunto con la Coordinación de Promoción, al personal a su Cargo

para la óptima distribución de este durante los 3 días del evento.

Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.

actividades.

Coordinador General.

Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de

Departamento de Comunicación y Difusión de la Latino y Coordinadores de

Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,

Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u

organizaciones con las que se pueda entablar cierta relación buscando algún tipo

beneficio económico o en especie para la realización del Evento.

Tiene autoridad para mantener la organización y el buen funcionamiento de su

Coordinación con lo que esto implique.

un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.

las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el

patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.

e su trabajo y el de su Coordinación.

rol de funciones de los integrantes de su Coordinación para antes, durante y

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 24

Organizar en conjunto con la Coordinación de Promoción, al personal a su Cargo

Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de

Departamento de Comunicación y Difusión de la Latino y Coordinadores de

Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,

Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y demás agrupaciones u

organizaciones con las que se pueda entablar cierta relación buscando algún tipo de

Tiene autoridad para mantener la organización y el buen funcionamiento de su

las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el

rol de funciones de los integrantes de su Coordinación para antes, durante y

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

6.- Elabora junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa

relativo a la inauguración y clausura del evento y ver que este lo necesario para la

realización de este.

7.- Hace un plan de atención a Prensa.

8.- Define hotel u hoteles sede.

9.- Mantiene contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de

conferencistas y congresistas.

10.- Prevé lo necesario para cada evento social.

Condiciones de trabajo

Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,

teléfono, fax y archivero.

a) Requisitos

Excelente presentación.

b) Aptitudes y Habilidades

Amplio sentido de la responsabilidad.

Trato amable.

Capacidad para la toma de decisiones.

Dinámico y creativo.

Amplio vocabulario.

Manejo de PC.

Conocimiento de administración y finanzas

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa

relativo a la inauguración y clausura del evento y ver que este lo necesario para la

un plan de atención a Prensa.

contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de

lo necesario para cada evento social.

Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,

Amplio sentido de la responsabilidad.

Capacidad para la toma de decisiones.

administración y finanzas.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 25

junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa

relativo a la inauguración y clausura del evento y ver que este lo necesario para la

contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de

Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

2.3.3.1. Edecanes

Resumen

Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que

arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona

de área técnica todo lo necesario para la impartición de sus ponencias, atenderlos,

guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y después de su conferencia.

También auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.

Deberes y responsabilidades

1.- Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.

2.- Checar que todos los implementos necesarios para la impartición de las conferencias

se encuentren a disposición del conferencista.

3.- Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.

4.- Portar su gafete en todo momento.

5.- Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el área de congresistas en orden y

silencio mientras se desarrollan las conferencias.

6.- Facilitar micrófonos cuando estos se requieran.

7.- Ayudar a acomodar personas en sus sitios correspondientes.

8.- Proporcionar información general a quien lo solicite.

Relaciones de trabajo

Reporta a: Coordinador de Relaciones Públicas.

Supervisa a: No aplica.

Trabaja con: Coordinador de Relaciones Públicas y Promoción.

Fuera de la organización: Toda persona que esté involucrada con el evento.

Autoridad

No aplica.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Edecanes

Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que

arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona

necesario para la impartición de sus ponencias, atenderlos,

guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y después de su conferencia.

También auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.

Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.

Checar que todos los implementos necesarios para la impartición de las conferencias

se encuentren a disposición del conferencista.

Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.

Portar su gafete en todo momento.

Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el área de congresistas en orden y

silencio mientras se desarrollan las conferencias.

Facilitar micrófonos cuando estos se requieran.

onas en sus sitios correspondientes.

Proporcionar información general a quien lo solicite.

Coordinador de Relaciones Públicas.

Coordinador de Relaciones Públicas y Promoción.

Toda persona que esté involucrada con el evento.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 26

Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que

arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona

necesario para la impartición de sus ponencias, atenderlos,

guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y después de su conferencia.

También auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.

Checar que todos los implementos necesarios para la impartición de las conferencias

Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el área de congresistas en orden y

Toda persona que esté involucrada con el evento.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Criterios de desempeño

1.- Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro

hasta su salida, esto es, recibimiento, colocación y

2.- Mostrarse en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.

4.- Conocer el programa del evento.

5.- Cuidar el buen desarrollo de las conferencias.

6.- Notifique inmediatamente al coordinador de relaciones

contingencia que pongan en peligro el correcto desempeño de las conferencias.

7.- Conocer a los integrantes del comité organizador perfectamente.

Condiciones de trabajo

El tiempo será factor determinante de sus actividades y esto ocasionará mome

presión. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solución de

problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las

conferencias, y en la mayoría del tiempo está de pie e informando a los asist

evento.

2.3.3.2. Guías

Resumen

Tiene como tarea principal, brindar información a los congresistas acerca de los hoteles,

restaurantes y lugares turísticos de la ciudad y del Estado.

Deberes y responsabilidades

1.- Tener contacto con los restaurantes y ho

2.- Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los

congresistas. Estos serán proporciona

patrocinadores del evento y hayan otor

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro

hasta su salida, esto es, recibimiento, colocación y atención.

en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.

el programa del evento.

el buen desarrollo de las conferencias.

e inmediatamente al coordinador de relaciones públicas cualquier

contingencia que pongan en peligro el correcto desempeño de las conferencias.

a los integrantes del comité organizador perfectamente.

El tiempo será factor determinante de sus actividades y esto ocasionará mome

presión. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solución de

problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las

conferencias, y en la mayoría del tiempo está de pie e informando a los asist

Tiene como tarea principal, brindar información a los congresistas acerca de los hoteles,

restaurantes y lugares turísticos de la ciudad y del Estado.

Tener contacto con los restaurantes y hoteles para la recepción de los congresistas.

Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los

congresistas. Estos serán proporcionados por los restaurantes que hayan entrado como

patrocinadores del evento y hayan otorgado descuentos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 27

Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro

cualquier anomalía o

contingencia que pongan en peligro el correcto desempeño de las conferencias.

El tiempo será factor determinante de sus actividades y esto ocasionará momentos de

presión. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solución de

problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las

conferencias, y en la mayoría del tiempo está de pie e informando a los asistentes al

Tiene como tarea principal, brindar información a los congresistas acerca de los hoteles,

teles para la recepción de los congresistas.

Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los

hayan entrado como

Page 28: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

3.- Acordar con el coordinador de relaciones públicas

camiones que trasladarán a los congresistas.

4.- Reportar cualquier anomalía que se presente a su supervisor inmediato.

Relaciones de trabajo

Reporta a: Coordinador de Relaciones Públicas.

Supervisa a: No aplica.

Trabajo con: Coordinador de Relaciones Públicas y demás Coordinadores.

Fuera de la organización: Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al

evento (si se cuenta con ellos).

Autoridad

No aplica.

Criterios de desempeño

1.- Será una persona que trabajará desde un día antes los diferentes hoteles para la

recepción.

2.- Contactará a los restaurantes para que

principalmente o según marque el p

3.- Tendrá vínculo con los chóferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de

traslado.

Condiciones de trabajo

a) Requisitos

Experiencia: No necesaria.

Excelente presentación.

Conocimiento de la ciudad.

b) Aptitudes y Habilidades

Facilidad de palabra.

Observador.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

el coordinador de relaciones públicas, hora de salida y rutas de los

camiones que trasladarán a los congresistas.

Reportar cualquier anomalía que se presente a su supervisor inmediato.

Coordinador de Relaciones Públicas.

Coordinador de Relaciones Públicas y demás Coordinadores.

Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al

Será una persona que trabajará desde un día antes los diferentes hoteles para la

Contactará a los restaurantes para que esperen al grupo en al hora de comida

principalmente o según marque el programa.

Tendrá vínculo con los chóferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 28

, hora de salida y rutas de los

Reportar cualquier anomalía que se presente a su supervisor inmediato.

Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al

Será una persona que trabajará desde un día antes los diferentes hoteles para la

esperen al grupo en al hora de comida

Tendrá vínculo con los chóferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de

Page 29: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Trato agradable.

Control en situaciones de presión.

Responsable.

Dinámico.

2.3.4. Coordinador de promoción

Resumen

Tiene como tarea principal la difusión y proyección de la información e imagen del

Evento antes y durante la realización de este. Es su responsabilidad el planear y

estructurar las estrategias promocionales que den a conocer, a tantas personas como

sea posible, haciendo gestión y uso de medios impresos y electrónicos así como de

promoción directa. También es el encargado de conseguir la mejor opción en trabajos

de impresión de publicidad.

Deberes y responsabilidades

1.- Elaborar un plan de trabajo.

2.- Realizar gestiones de patrocinio, económicos o en especie, con todas las empresas y

organizaciones que puedan aportar capital para fortalecer el evento.

3.- Estructurar el programa promocional

información acerca del evento.

4.- Organizar a los integrantes de la Coordinación en tareas específicas.

5.- Planear y ejecutar las visitas promocionales

del evento.

6.- Organizar a la Coordinación a su cargo para las tareas durante los 3 días del evento.

8.- Definir la ubicación del Stand de información para los 3 dí

del recurso humano adecuado.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Control en situaciones de presión.

Coordinador de promoción

Tiene como tarea principal la difusión y proyección de la información e imagen del

antes y durante la realización de este. Es su responsabilidad el planear y

estructurar las estrategias promocionales que den a conocer, a tantas personas como

sea posible, haciendo gestión y uso de medios impresos y electrónicos así como de

cta. También es el encargado de conseguir la mejor opción en trabajos

Realizar gestiones de patrocinio, económicos o en especie, con todas las empresas y

ciones que puedan aportar capital para fortalecer el evento.

ucturar el programa promocional en todos los lugares que sea posible hacer llegar

Organizar a los integrantes de la Coordinación en tareas específicas.

Planear y ejecutar las visitas promocionales en todos los lugares clientes potenciales

Organizar a la Coordinación a su cargo para las tareas durante los 3 días del evento.

Definir la ubicación del Stand de información para los 3 días del evento y promoverlo

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 29

Tiene como tarea principal la difusión y proyección de la información e imagen del

antes y durante la realización de este. Es su responsabilidad el planear y

estructurar las estrategias promocionales que den a conocer, a tantas personas como

sea posible, haciendo gestión y uso de medios impresos y electrónicos así como de

cta. También es el encargado de conseguir la mejor opción en trabajos

Realizar gestiones de patrocinio, económicos o en especie, con todas las empresas y

en todos los lugares que sea posible hacer llegar

clientes potenciales

Organizar a la Coordinación a su cargo para las tareas durante los 3 días del evento.

as del evento y promoverlo

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

9.- En coordinación con Relaciones Publicas, f

los Guías para los camiones que se tendrán a disposición para el evento.

10.- Hacer reporte final de sus acti

Relaciones de trabajo

Reporta a: Coordinador General

Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Promoción y persona encargada del stand

de información.

Trabajo con: Coordinador General y Coordinador de Logística y Relaciones Públicas.

Fuera de la organización: Medios de información, agrupaciones con las que se pueda

entablar relación buscando algún tipo de beneficio económico o en especie para la

realización del Evento, llámese patrocinio o asistencia.

Autoridad

Tiene la autoridad de delegar fun

la coordinación. Su opinión puede definir el curso de la estrategia promocional.

Criterios de desempeño

1.- Elaborar un plan de trabajo.

2.- Informa, organiza y coordina

3.- Desarrolla planes estratégicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un

mejor resultado mediante actividades

4.- Estructura un cronograma de actividades en donde incluyen

calendarización de otras actividades

5.- Contribuye al diseño de imagen

6.- Gestiona el apoyo para promover el evento en diferentes sedes.

7.- Monta Stand de información y lo dota

8.- Colabore con la Coordinación de Relaciones Publicas en la organización del personal

a su cargo, para la distribución del mismo en las áreas asignadas por la Coordinación de

Logística para los 3 días del evento, tanto en edecanes como en guías.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

En coordinación con Relaciones Publicas, formular la planeación y la distribución de

los Guías para los camiones que se tendrán a disposición para el evento.

Hacer reporte final de sus actividades.

Coordinador General

Coordinador de Promoción y persona encargada del stand

Coordinador General y Coordinador de Logística y Relaciones Públicas.

Medios de información, agrupaciones con las que se pueda

entablar relación buscando algún tipo de beneficio económico o en especie para la

, llámese patrocinio o asistencia.

Tiene la autoridad de delegar funciones y obligaciones a cada uno de los miembros de

la coordinación. Su opinión puede definir el curso de la estrategia promocional.

las actividades de personal que integra su coordinación.

planes estratégicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un

mejor resultado mediante actividades de promoción.

de actividades en donde incluyen giras promocionales, y

actividades de promoción.

Contribuye al diseño de imagen del evento.

para promover el evento en diferentes sedes.

Monta Stand de información y lo dota del personal para los 3 días del evento.

Coordinación de Relaciones Publicas en la organización del personal

a su cargo, para la distribución del mismo en las áreas asignadas por la Coordinación de

Logística para los 3 días del evento, tanto en edecanes como en guías.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 30

ormular la planeación y la distribución de

Coordinador de Promoción y persona encargada del stand

Coordinador General y Coordinador de Logística y Relaciones Públicas.

Medios de información, agrupaciones con las que se pueda

entablar relación buscando algún tipo de beneficio económico o en especie para la

ciones y obligaciones a cada uno de los miembros de

la coordinación. Su opinión puede definir el curso de la estrategia promocional.

ntegra su coordinación.

planes estratégicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un

giras promocionales, y

del personal para los 3 días del evento.

Coordinación de Relaciones Publicas en la organización del personal

a su cargo, para la distribución del mismo en las áreas asignadas por la Coordinación de

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

9.-Reporte al Coordinador General y a

contratiempo que pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.

Condiciones de trabajo

Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada,

uso de tiempos extraordinarios y presión constante para lograr los objetivos de las

estrategias promocionales. Durante los 3 días del evento su ritmo de trabajo

Especificaciones del puesto

a) Requisitos

Excelente presentación.

b) Aptitudes y Habilidades

Alto sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de

persuasión, ser observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en

situaciones de presión dados los requerimientos del puesto.

2.3.4.1. Stand de información

Resumen

Es uno de los puntos de información sobre todas las actividades relacionadas con el

evento tales como conferencias, eventos sociales, ubicación de restaurantes, centros

comerciales, farmacias, transportación y teléfonos de emergencia.

Deberes y responsabilidades

1.- Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de información.

2.- Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicación dentro de las

instalaciones donde se esté llevando a cabo el evento por si se suscit

que se necesitara de ellos.

3.- Tener la mayor información general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo

lo relacionado con él, a la ciudad y sus servicios turísticos y gastronómicos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

General y a la Coordinación de la Logística cualquier

pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.

Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada,

s extraordinarios y presión constante para lograr los objetivos de las

estrategias promocionales. Durante los 3 días del evento su ritmo de trabajo

sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de

persuasión, ser observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en

situaciones de presión dados los requerimientos del puesto.

Stand de información

Es uno de los puntos de información sobre todas las actividades relacionadas con el

evento tales como conferencias, eventos sociales, ubicación de restaurantes, centros

comerciales, farmacias, transportación y teléfonos de emergencia.

Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de información.

Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicación dentro de las

instalaciones donde se esté llevando a cabo el evento por si se suscitara un caso en el

Tener la mayor información general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo

lo relacionado con él, a la ciudad y sus servicios turísticos y gastronómicos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 31

la Coordinación de la Logística cualquier

pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.

Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada,

s extraordinarios y presión constante para lograr los objetivos de las

estrategias promocionales. Durante los 3 días del evento su ritmo de trabajo disminuye.

sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de

persuasión, ser observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en

Es uno de los puntos de información sobre todas las actividades relacionadas con el

evento tales como conferencias, eventos sociales, ubicación de restaurantes, centros

Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de información.

Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicación dentro de las

ara un caso en el

Tener la mayor información general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Relaciones de trabajo

Reporta a: Coordinador de Promoción.

Supervisa a: No aplica.

Trabaja con: Coordinador de Promoción y demás Coordinadores

Autoridad

No aplica.

Criterios de desempeño

1.- Portar su gafete de identificación.

2.- Estar puntualmente en el Stand de información.

3.- Buscar información faltante en el Stand de información.

4.- Informar amable y eficazmente a los que acudan al Stand de información.

5.- Notificar inmediatamente a su supervisor cualquier anomalía o detalle que se presente

y que ponga en riesgo la buena imagen del event

6.- Mantener limpio y en orden su área de trabajo.

Condiciones de trabajo

La carga de trabajo es mínima aunque de considerable importancia ya que debe

mostrar flexibilidad a los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este

espacio.

Especificaciones del puesto

a) Requisitos

Experiencia: No necesaria.

Buena presentación.

b) Aptitudes y Habilidades. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

dor de Promoción.

Coordinador de Promoción y demás Coordinadores.

su gafete de identificación.

puntualmente en el Stand de información.

ación faltante en el Stand de información.

amable y eficazmente a los que acudan al Stand de información.

inmediatamente a su supervisor cualquier anomalía o detalle que se presente

y que ponga en riesgo la buena imagen del evento.

limpio y en orden su área de trabajo.

La carga de trabajo es mínima aunque de considerable importancia ya que debe

mostrar flexibilidad a los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este

. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 32

amable y eficazmente a los que acudan al Stand de información.

inmediatamente a su supervisor cualquier anomalía o detalle que se presente

La carga de trabajo es mínima aunque de considerable importancia ya que debe

mostrar flexibilidad a los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este

. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

2.3.5. Coordinador de finanzas

Resumen

Se encarga de planear y presupuestar los gastos así como de dar opinión en las

disposiciones de los ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los

mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de

operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo determinado, a su jefe inmediato

y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del

es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta des

para el evento.

Deberes y responsabilidades

1.- Planear, organizar y controlar las actividades financieras del

2.- Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los demás coordinadores le soliciten.

3.- Elaborar los estados financiero

correspondientes.

4.- Analizar y verificar todos los estados financieros, internos y externos.

5.- Solicitar la expedición de los cheques del fondo resolvente.

6.- Recoger los cheques expedidos para hacer los pa

7.- Comprobar debidamente al

financiera del evento.

8.- Solicitar la comprobación de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los

haya solicitado.

9.- Recabar y guardar las fichas

10.- Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta

ya mencionado.

11.- Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinación al

Coordinador General y a los Coordinad

12.- Elaborar reporte financiero final.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Coordinador de finanzas.

Se encarga de planear y presupuestar los gastos así como de dar opinión en las

disposiciones de los ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los

mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de

operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo determinado, a su jefe inmediato

y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del

es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta des

Planear, organizar y controlar las actividades financieras del Evento.

Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los demás coordinadores le soliciten.

Elaborar los estados financieros que sean necesarios dentro de los periodos

Analizar y verificar todos los estados financieros, internos y externos.

Solicitar la expedición de los cheques del fondo resolvente.

Recoger los cheques expedidos para hacer los pagos necesarios.

Comprobar debidamente al Coordinador General y al Comité Local la situación

Solicitar la comprobación de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los

Recabar y guardar las fichas de depósito de los congresistas.

Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta

Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinación al

Coordinador General y a los Coordinadores.

Elaborar reporte financiero final.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 33

Se encarga de planear y presupuestar los gastos así como de dar opinión en las

disposiciones de los ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los

mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de las

operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo determinado, a su jefe inmediato

y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del Evento y

es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta destinada

Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los demás coordinadores le soliciten.

s que sean necesarios dentro de los periodos

Coordinador General y al Comité Local la situación

Solicitar la comprobación de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los

Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta

Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinación al

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Relaciones de trabajo

Reporta a: Coordinador General.

Supervisa a: Su auxiliar.

Trabajo con: Coordinador General.

Fuera de la organización: Instituciones bancarias y toda aquella organización u institución

que genere algún tipo de movimiento financiero.

Autoridad

Tiene la autoridad de negar cualquier petición de dinero cuando esta no esté

debidamente justificada y respaldada por los documentos correspondientes.

Criterios de desempeño

1.- Organiza, dirige y coordina las actividades financieras necesarias para el

2.- Revisa al100% los planes de trabajo relacionados con la

Coordinaciones de cada área.

3.- Analiza todos los ingresos y egresos que se efectúen y lleve un control de estos.

4.- Realiza reportes quincenales de los movimientos financieros.

5.- Administra y organiza los recursos financieros del

6.- Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.

7.- Establezca un registro detallado y entendible de

Condiciones de trabajo

Trabajar con poca presión antes del evento. Aproximadamente 20 días antes del

del evento su trabajo se torna apresurado, demandante y el nivel de presión aumenta.

Especificaciones del puesto

1.- Trato amable.

2.- Conocimientos de administración y finanzas.

3.- Capacidad para la toma de decisiones.

4.- Manejo de computadora e impresión.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Coordinador General.

Coordinador General.

Instituciones bancarias y toda aquella organización u institución

genere algún tipo de movimiento financiero.

Tiene la autoridad de negar cualquier petición de dinero cuando esta no esté

debidamente justificada y respaldada por los documentos correspondientes.

las actividades financieras necesarias para el

al100% los planes de trabajo relacionados con las finanzas de las

todos los ingresos y egresos que se efectúen y lleve un control de estos.

reportes quincenales de los movimientos financieros.

los recursos financieros del Evento.

Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.

Establezca un registro detallado y entendible de recursos financieros para el evento.

Trabajar con poca presión antes del evento. Aproximadamente 20 días antes del

apresurado, demandante y el nivel de presión aumenta.

Conocimientos de administración y finanzas.

Capacidad para la toma de decisiones.

Manejo de computadora e impresión.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 34

Instituciones bancarias y toda aquella organización u institución

Tiene la autoridad de negar cualquier petición de dinero cuando esta no esté

debidamente justificada y respaldada por los documentos correspondientes.

las actividades financieras necesarias para el Evento.

finanzas de las

todos los ingresos y egresos que se efectúen y lleve un control de estos.

Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.

recursos financieros para el evento.

Trabajar con poca presión antes del evento. Aproximadamente 20 días antes del inicio

apresurado, demandante y el nivel de presión aumenta.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

3.4. Elaboración del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones

Cada persona que contraiga la

invitada a elaborar un plan de trabajo para la Coordinación a la que servirá, esto se hará

con la finalidad de conocer formalmente la manera en que conducirá los trabajos y

tareas de la Coordinación.

Estos programas serán entregados al Comité

y revisarlos para ajustar lo que será parte del plan de

4. ESTRUCTURA FINANCIERA

4.1. Cotización de Equipo de oficina.

En base a este punto se trabajara la mayoría de la presente etapa, es decir, es necesaria

para la planeación y estructuración del evento, otros gastos pueden esperar.

En el equipo de oficina se contempla principalmente:

cómputo, equipo de comunicación

4.2. Elaboración del presupuesto general.

El presupuesto es una previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de

tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a las

empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y

evaluar la consecución de sus objetivos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Elaboración del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones

Cada persona que contraiga la responsabilidad de una Coordinación deberá ser

invitada a elaborar un plan de trabajo para la Coordinación a la que servirá, esto se hará

con la finalidad de conocer formalmente la manera en que conducirá los trabajos y

gramas serán entregados al Comité Local, el cual tendrá la tarea de compilarlos

y revisarlos para ajustar lo que será parte del plan de trabajo del Comité Organizador.

ESTRUCTURA FINANCIERA

Equipo de oficina.

trabajara la mayoría de la presente etapa, es decir, es necesaria

para la planeación y estructuración del evento, otros gastos pueden esperar.

En el equipo de oficina se contempla principalmente: equipo de oficina, equipo de

omunicación, hojas membretadas y tarjetas de presentación.

Elaboración del presupuesto general.

El presupuesto es una previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de

tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a las

sas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y

evaluar la consecución de sus objetivos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 35

Elaboración del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones.

responsabilidad de una Coordinación deberá ser

invitada a elaborar un plan de trabajo para la Coordinación a la que servirá, esto se hará

con la finalidad de conocer formalmente la manera en que conducirá los trabajos y

, el cual tendrá la tarea de compilarlos

trabajo del Comité Organizador.

trabajara la mayoría de la presente etapa, es decir, es necesaria

para la planeación y estructuración del evento, otros gastos pueden esperar.

equipo de oficina, equipo de

tarjetas de presentación.

El presupuesto es una previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de

tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a las

sas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar,

en cuyo caso el presupuesto presentara un superávit.

CONCEPTO DE GASTO Y PROVEEDOR

Paquete hojas blancas (500)

Caja lápices

Sacapuntas plástico

Pluma correctora

Goma blanca

Caja clips

Regla metal

Marcadores

Tijeras

Pritt

Ligas

Porta diskettes

Tóner

Protector

Caja bolígrafo

Cintas adhesivas

Grapas

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar,

presupuesto presentara un superávit.

CONCEPTO DE GASTO Y PROVEEDOR

Paquete hojas blancas (500)

Caja lápices

Sacapuntas plástico

Pluma correctora

Goma blanca

Caja clips

Regla metal

Marcadores

Tijeras

Porta diskettes

Tóner

Protector hojas

Caja bolígrafo

Cintas adhesivas

Grapas

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 36

Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar,

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Diskettes 3/5

Post –

Planeador mensual

Marcadores pizarrón

Engrapadora

Folder

Papel fax

PUBLICIDAD

Carteles

Trípticos

hojas membretadas

reconocimientos

Gafetes

spots de radio

página de

KITS

carpetas grabada

Bolígrafos

playera impresa

CONFERENSISTA

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Diskettes 3/5

– it

Planeador mensual

Marcadores pizarrón

Engrapadora

Folder

Papel fax

PUBLICIDAD

Carteles

Trípticos

hojas membretadas

reconocimientos

Gafetes

spots de radio

página de internet

carpetas grabada

Bolígrafos

playera impresa

CONFERENSISTA

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2011. 37

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Viáticos

Hospedaje

Alimentación

Transporte

EVENTOS SOCIALES

coctel bienvenida (VELVET)

comida (UNLA)

brindis independencia

cena clausura

Sonido

Lugares

INSTALACIONES

UNLA

SERVICO DE APOYO

Seguridad

regalo ponentes

alimentación comité

GAFETE

hospedaje (2) con desayuno

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Viáticos

Hospedaje

Alimentación

Transporte

EVENTOS SOCIALES

coctel bienvenida (VELVET)

comida (UNLA)

brindis independencia

cena clausura

Sonido

Lugares

INSTALACIONES

UNLA

SERVICO DE APOYO

Seguridad

regalo ponentes

alimentación comité

GAFETE

hospedaje (2) con desayuno

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 38

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto.

Permite también evaluar el ejercicio del recurso de los

lo mismo este debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea

necesario.

En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo

exacto. Se tiene que cotizar cada uno de lo

comidas (3)

trasporte interior

PAQUETE ESTUDIANTE

31-ago

01-sep

PAQUETE PROFESIONISTA

31-ago

01-sep

PAQUETE PROFESORES

20 inscripciones = 2 profesores

15 inscripciones = 1 profesor

10 inscripciones= 10% descuento

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto.

Permite también evaluar el ejercicio del recurso de los diferentes rubros de inversión, por

lo mismo este debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea

En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo

exacto. Se tiene que cotizar cada uno de los rubros del evento.

comidas (3)

trasporte interior

PAQUETE ESTUDIANTE

ago

sep

PAQUETE PROFESIONISTA

ago

sep

PAQUETE PROFESORES

inscripciones = 2 profesores

15 inscripciones = 1 profesor

10 inscripciones= 10% descuento

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 39

El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto.

diferentes rubros de inversión, por

lo mismo este debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea

En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo

Page 40: MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. BURO DE CONVENCIONES DE MICHOACAN 2011

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Esta información es de vital importancia para las autoridades del evento.

revisar el proyecto cuidadosamente antes de la entrega.

4.3. Determinación del precio de venta.

Punto de partida en cuanto a números. El precio de

relaciona con el costo del evento, recuperación de la inversión y hasta la asistencia que

tiene el evento.

Ya que se obtuvo la función de punto de equilibrio se recomienda realizar un análisis

profundo de esta función. Los cri

• ¿El nivel socioeconómico le permitirá cubrir el costo del evento?

• ¿El evento es capaz de atraer el número de personas que se requiere?

• ¿Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?

4.4. Determinación del punto de equilibrio.

Con el presupuesto y el número de asistentes al evento se puede determinar el punto de

equilibrio y el precio de venta.

Se tiene que dividir el costo total de evento entre

4.5. Apertura de una cuenta maestra.

La apertura de la cuenta ser

bancaria. Se recomienda estar al pendiente del estado

semana. Es importante determinar con el comité local quien

cheques.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

mportancia para las autoridades del evento. Se recomienda

revisar el proyecto cuidadosamente antes de la entrega.

Determinación del precio de venta.

Punto de partida en cuanto a números. El precio de venta es importante ya que se

relaciona con el costo del evento, recuperación de la inversión y hasta la asistencia que

la función de punto de equilibrio se recomienda realizar un análisis

profundo de esta función. Los criterios para reflexionar son:

¿El nivel socioeconómico le permitirá cubrir el costo del evento?

¿El evento es capaz de atraer el número de personas que se requiere?

¿Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?

Determinación del punto de equilibrio.

Con el presupuesto y el número de asistentes al evento se puede determinar el punto de

Se tiene que dividir el costo total de evento entre el número de personas a asistir.

e una cuenta maestra.

La apertura de la cuenta será según los beneficios que ofrezca cada institución

Se recomienda estar al pendiente del estado de cuenta al menos una vez a la

Es importante determinar con el comité local quien firmará y a

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 40

Se recomienda

venta es importante ya que se

relaciona con el costo del evento, recuperación de la inversión y hasta la asistencia que

la función de punto de equilibrio se recomienda realizar un análisis

¿El evento es capaz de atraer el número de personas que se requiere?

¿Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?

Con el presupuesto y el número de asistentes al evento se puede determinar el punto de

el número de personas a asistir.

á según los beneficios que ofrezca cada institución

ta al menos una vez a la

firmará y autorizará los

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

4.6. Funcionamiento del fondo revolvente.

Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la

promocional, funciona de la siguiente manera:

La cantidad del fondo revolvente

cuales lo cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.

Se reciben facturas a nombre de la Asociación o Corporativo que formar el comité local

las cuales una vez que se ha complementado el m

entregar al departamento de recursos financieros para ser revisados. A partir de este

momento se puede solicitar un nuevo

El número de cheques que se podrán emitir en esta forma depende de las reuniones

previas con el comité local. Es importante señalar que en este punto

recursos de la Asociación o Corporativo

empleo y comprobación del recurso.

Algunos gastos en los que se incurrirá mediante el fondo

• Llevar a cabo el diseño de la imagen del evento

• Adquisición de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentación y papelería

en general.

• Liberación de carta garantía para la reservación del

• Liberación de recursos para realizar en

ciudad.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Funcionamiento del fondo revolvente.

Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la

promocional, funciona de la siguiente manera:

cantidad del fondo revolvente se entrega en un cheque a quien el comité asigne

cuales lo cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.

de la Asociación o Corporativo que formar el comité local

las cuales una vez que se ha complementado el monto antes señalado se deben

entregar al departamento de recursos financieros para ser revisados. A partir de este

un nuevo cheque.

El número de cheques que se podrán emitir en esta forma depende de las reuniones

. Es importante señalar que en este punto se trabaja con

recursos de la Asociación o Corporativo, por lo cual es necesario ser cuidadosos en el

empleo y comprobación del recurso.

Algunos gastos en los que se incurrirá mediante el fondo revolvente son:

Llevar a cabo el diseño de la imagen del evento.

Adquisición de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentación y papelería

Liberación de carta garantía para la reservación del recinto

Liberación de recursos para realizar entrevistas con conferencistas fuera de la

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 41

Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la

quien el comité asigne, los

cuales lo cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.

de la Asociación o Corporativo que formar el comité local,

onto antes señalado se deben

entregar al departamento de recursos financieros para ser revisados. A partir de este

El número de cheques que se podrán emitir en esta forma depende de las reuniones

se trabaja con

, por lo cual es necesario ser cuidadosos en el

Adquisición de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentación y papelería

trevistas con conferencistas fuera de la

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

5.

Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para así poder atraer a

asistentes, tanto internacionales como nacionales.

5.1. Desarrollo de plan promocional.

Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el éxito de un

promoción es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, además de influir

el consumidor para que adquiera un bien o un servicio. El uso

moderna requiere desarrollar un buen

ponerlo al alcance de los clientes meta.

Para tener una buena comunicación, a menudo las compañías contratan a empres

publicidad que desarrollan anuncios efectivos, especialistas en las promociones de

ventas que diseñan programas de incentivos de ventas, y empres

públicas que les creen una marca

para que muestren amabilidad, buen serv

mayor parte de las compañías, la cuestión no está en si debe tener una comunicación,

sino en cuanto deben gastar y en qué forma.

Una compañía moderna maneja un complejo sistema de comunicación

comunicación con sus consumidores y diversos públicos. E

grupo retroalimenta a todo lo demás. El programa total de comunicaciones de una

compañía llamado estrategia promocional está formado por la mezcla especifica de

publicidad, promoción de ventas, relaciones públicas y ventas personales que utiliza la

compañía para lograr sus objetivos de mercadotecnia.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

5. ETAPA PROMOCIONAL

Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para así poder atraer a

, tanto internacionales como nacionales.

Desarrollo de plan promocional.

Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el éxito de un

promoción es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, además de influir

adquiera un bien o un servicio. El uso de la mercadotecnia

rna requiere desarrollar un buen evento (producto), fijarse un precio atractivo y así

ponerlo al alcance de los clientes meta.

Para tener una buena comunicación, a menudo las compañías contratan a empres

anuncios efectivos, especialistas en las promociones de

ventas que diseñan programas de incentivos de ventas, y empresas de relaciones

marca corporativa. También capacitan a sus vendedores

para que muestren amabilidad, buen servicio, y que sean muy persuasivos. Pero para la

mayor parte de las compañías, la cuestión no está en si debe tener una comunicación,

sino en cuanto deben gastar y en qué forma.

Una compañía moderna maneja un complejo sistema de comunicación

icación con sus consumidores y diversos públicos. En todo este proceso cada

grupo retroalimenta a todo lo demás. El programa total de comunicaciones de una

promocional está formado por la mezcla especifica de

ón de ventas, relaciones públicas y ventas personales que utiliza la

compañía para lograr sus objetivos de mercadotecnia.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 42

Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para así poder atraer a

Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el éxito de un evento. La

promoción es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, además de influir sobre

la mercadotecnia

(producto), fijarse un precio atractivo y así

Para tener una buena comunicación, a menudo las compañías contratan a empresas de

anuncios efectivos, especialistas en las promociones de

as de relaciones

corporativa. También capacitan a sus vendedores

, y que sean muy persuasivos. Pero para la

mayor parte de las compañías, la cuestión no está en si debe tener una comunicación,

Una compañía moderna maneja un complejo sistema de comunicación para tener

todo este proceso cada

grupo retroalimenta a todo lo demás. El programa total de comunicaciones de una

promocional está formado por la mezcla especifica de

ón de ventas, relaciones públicas y ventas personales que utiliza la

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Las cuatro herramientas promocionales:

Publicidad: cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal sino

general de ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.

Promoción de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un

producto o servicio.

Relaciones públicas: la creación de buenas relaciones con diversas personas de la

compañía. La creación de una buena imagen

rumores, historias o acontecimientos negativos.

Ventas personales: presentación oral en una co

posibles con la finalidad de realizar una venta.

El mercado interno y local son dignos de consideración, ya que estos no incurren en

muchos gastos (ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los

congresistas en general la asistencia a los

de abarcar por medio de propaganda escrita y venta personal dada la cercanía a este

mercado, además es necesario considerarlo como una pieza para lograr el éxito de

dicho evento en cuanto asistencia se refiere.

La propaganda escrita que se recomienda

separadores. Esta propaganda está dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que

uno o varios de estos aspectos pueden ser qu

además de la información del

objetivo general que se persigue con el evento.

Se aconseja poner suficiente propa

afluencia o circulación de personas

• Instalaciones nacionales de la asociación o corporativo.

• Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de

gobierno, gimnasios, iglesias, etc.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Las cuatro herramientas promocionales:

Publicidad: cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal sino

ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.

Promoción de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un

Relaciones públicas: la creación de buenas relaciones con diversas personas de la

compañía. La creación de una buena imagen del evento, y el manejo desmentido de

rumores, historias o acontecimientos negativos.

Ventas personales: presentación oral en una conversación con uno o más compradores

posibles con la finalidad de realizar una venta.

El mercado interno y local son dignos de consideración, ya que estos no incurren en

muchos gastos (ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los

ngresistas en general la asistencia a los eventos nacionales. Este mercado es más fácil

de abarcar por medio de propaganda escrita y venta personal dada la cercanía a este

mercado, además es necesario considerarlo como una pieza para lograr el éxito de

ho evento en cuanto asistencia se refiere.

se recomienda utilizar es; carteles, trípticos, postales,

separadores. Esta propaganda está dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que

uno o varios de estos aspectos pueden ser que no se utilicen. En esta propaganda,

además de la información del evento a realizarse es importante hacer énfasis del

se persigue con el evento.

Se aconseja poner suficiente propaganda en lugares estratégicos donde se tenga mayor

encia o circulación de personas por mencionar algunos:

Instalaciones nacionales de la asociación o corporativo.

Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de

gobierno, gimnasios, iglesias, etc.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 43

Publicidad: cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal sino

ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.

Promoción de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un

Relaciones públicas: la creación de buenas relaciones con diversas personas de la

, y el manejo desmentido de

más compradores

El mercado interno y local son dignos de consideración, ya que estos no incurren en

muchos gastos (ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los

acionales. Este mercado es más fácil

de abarcar por medio de propaganda escrita y venta personal dada la cercanía a este

mercado, además es necesario considerarlo como una pieza para lograr el éxito de

utilizar es; carteles, trípticos, postales,

separadores. Esta propaganda está dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que

e no se utilicen. En esta propaganda,

a realizarse es importante hacer énfasis del

onde se tenga mayor

Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Sin embargo, las ventas personales son muy importantes ya que su ventaja es tener

contacto directo con los clientes potenciales y es mucho más fácil motivarlos dadas las

habilidades del vendedor, por numerar algunos eventos serían:

• Citas establecidas.

• Presentación del evento y de

etc.

5.2. Tácticas para la promoción interna.

Maratón- promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promoción y consiste en

que todas las coordinaciones del comité organizador se enfoque hacia la promoción del

Evento. Este puede darse ya próxima la fecha al

maratón pueden plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.

5.3. Promoción externa.

Consiste en dar a conocer el

correcta de la promoción externa es necesario establecer rutas de promo

de estas deben de tener visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial.

La duración de la promoción externa tiene que variar de 1 a 3 días ya que dados los

gastos de alojamiento y comida puede resultar mayores los gastos que los

puedan percibir por no estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo.

La papelería debe de jugar un papel clave en esta

deberá estar en función de los eventos de promoción que se pretenden

Los integrantes de la promoción, deberán ser el coordinador

acompañado o no, según la importancia del evento del coordinador

coordinador de relaciones públicas

oficina de congresos y convenciones del destino.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

personales son muy importantes ya que su ventaja es tener

contacto directo con los clientes potenciales y es mucho más fácil motivarlos dadas las

dedor, por numerar algunos eventos serían:

Presentación del evento y del destino sede en asambleas, reuniones de consejo,

Tácticas para la promoción interna.

promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promoción y consiste en

que todas las coordinaciones del comité organizador se enfoque hacia la promoción del

. Este puede darse ya próxima la fecha al Evento (dos semanas antes). En dic

plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.

Consiste en dar a conocer el evento fuera de la ciudad sede. Para la realización

correcta de la promoción externa es necesario establecer rutas de promoción, cada una

de estas deben de tener visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial.

La duración de la promoción externa tiene que variar de 1 a 3 días ya que dados los

s de alojamiento y comida puede resultar mayores los gastos que los ingresos que se

puedan percibir por no estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo.

La papelería debe de jugar un papel clave en esta promoción, la cantidad de papelería

los eventos de promoción que se pretenden hacer.

de la promoción, deberán ser el coordinador del área de promoción,

acompañado o no, según la importancia del evento del coordinador

coordinador de relaciones públicas; en algunos casos de algún representante de la

na de congresos y convenciones del destino.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 44

personales son muy importantes ya que su ventaja es tener

contacto directo con los clientes potenciales y es mucho más fácil motivarlos dadas las

l destino sede en asambleas, reuniones de consejo,

promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promoción y consiste en

que todas las coordinaciones del comité organizador se enfoque hacia la promoción del

(dos semanas antes). En dicho

plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.

. Para la realización

ción, cada una

de estas deben de tener visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial.

La duración de la promoción externa tiene que variar de 1 a 3 días ya que dados los

ingresos que se

puedan percibir por no estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo.

cantidad de papelería

hacer.

del área de promoción,

acompañado o no, según la importancia del evento del coordinador general y del

; en algunos casos de algún representante de la

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Para que sea efectiva, el presentador deberá dominar

dejando de lado un buena presentación y facilidad

intervención también proyecta la imagen

El número de participantes que se recomienda para efectuar

deberá oscilar entre 5 y 9 personas.

escrita (carteles, trípticos, o cualquier otra forma de publi

personal con los tomadores de decisiones que representen grupos de personas

significativos para el evento.

Ahora bien, la página web hoy por hoy es un medio de gran atracción de clientes, razón

por la que debemos de tenerla actualizada con información veraz y oportuna, es

recomendable contratar un diseñador especial de web

mantenimiento que esta requiera, m

institucionales, siendo importante uno de contacto.

La página web del Evento debe de contener por lo menos la siguiente información.

1- Nombre del Evento. 2- Patrocinadores.

3- Contador de personas que visiten la pagina

4- Lugar y fecha del Evento.

5- Programa académico y social.

6- Contactos con el comité organizador

7- Información de hoteles y restaurantes de la ciudad

8- Costo del Evento.

9- Número de cuenta bancaria

10- Promociones.

5.4. Gestión de recursos

El Coordinador General o el Coordinador de Promoción deberán de realizar una lista de

los requerimientos que se utilizará

entrega, para realizar la debida y oportuna gestión de estos requerimientos ante las

autoridades.

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Para que sea efectiva, el presentador deberá dominar la información del

dejando de lado un buena presentación y facilidad de palabra, recordando que su

la imagen de la asociación o corporativo.

El número de participantes que se recomienda para efectuar eventos de

deberá oscilar entre 5 y 9 personas. Reiterando que es importante entregar la publicidad

escrita (carteles, trípticos, o cualquier otra forma de publicidad escrita) y hacer venta

personal con los tomadores de decisiones que representen grupos de personas

hoy por hoy es un medio de gran atracción de clientes, razón

por la que debemos de tenerla actualizada con información veraz y oportuna, es

recomendable contratar un diseñador especial de web para que la diseñe y le de el

mantenimiento que esta requiera, manejar igualmente con el dominio correos

institucionales, siendo importante uno de contacto.

debe de contener por lo menos la siguiente información.

Contador de personas que visiten la pagina.

.

Programa académico y social.

Contactos con el comité organizador .

Información de hoteles y restaurantes de la ciudad .

Número de cuenta bancaria.

Gestión de recursos materiales.

o el Coordinador de Promoción deberán de realizar una lista de

requerimientos que se utilizarán para la promoción así como las fechas de utilización y

entrega, para realizar la debida y oportuna gestión de estos requerimientos ante las

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 45

la información del evento, no

de palabra, recordando que su

eventos de promoción

ntregar la publicidad

rita) y hacer venta

personal con los tomadores de decisiones que representen grupos de personas

hoy por hoy es un medio de gran atracción de clientes, razón

por la que debemos de tenerla actualizada con información veraz y oportuna, es

diseñe y le de el

on el dominio correos

debe de contener por lo menos la siguiente información.

o el Coordinador de Promoción deberán de realizar una lista de

n para la promoción así como las fechas de utilización y

entrega, para realizar la debida y oportuna gestión de estos requerimientos ante las

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Requerimientos:

• Selección del personal para la promoción.

• Vehículos oficiales de la institución para la realización de promoción externa en

ambas etapas así como la liberación de recursos por concepto de viáticos.

• La liberación de oficios de

• Liberación de recursos para llevar a cabo la producción de material

promocional.

• Gestión de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas

de promoción.

6.

Objetivo: Haciendo uso de las herramientas

del evento así como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logística del

mismo y contemplar los aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados

esperados en su ejecución.

Duración: Lo que dure el evento, considerado Pre y Post Evento.

Actividades a realizar: En la ejecución del evento es donde encontraremos el nivel de

trabajo más fuerte e importante ya que es cuando se realiza lo planeado.

6.1. Formulación de inventarios.

La visión de los organizadores debe seguir una secuencia y

que para la etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, cañones,

pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelería o suministros

la impresión de gafetes y reconocimientos, radios de comunicación, regalos de

ponentes, kit de primeros auxilios,

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Selección del personal para la promoción.

Vehículos oficiales de la institución para la realización de promoción externa en

ambas etapas así como la liberación de recursos por concepto de viáticos.

ción de oficios de presentación.

Liberación de recursos para llevar a cabo la producción de material

Gestión de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas

6. ETAPA OPERATIVA

ciendo uso de las herramientas de planeación y previsión diseñar el formato

del evento así como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logística del

mismo y contemplar los aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados

o que dure el evento, considerado Pre y Post Evento.

Actividades a realizar: En la ejecución del evento es donde encontraremos el nivel de

trabajo más fuerte e importante ya que es cuando se realiza lo planeado.

Formulación de inventarios.

debe seguir una secuencia y guía; el tipo de inventarios

que para la etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, cañones,

pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelería o suministros

la impresión de gafetes y reconocimientos, radios de comunicación, regalos de

ponentes, kit de primeros auxilios, equipo como apoyo a ponencias, etc.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 46

Vehículos oficiales de la institución para la realización de promoción externa en

ambas etapas así como la liberación de recursos por concepto de viáticos.

Liberación de recursos para llevar a cabo la producción de material

Gestión de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas

planeación y previsión diseñar el formato

del evento así como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logística del

mismo y contemplar los aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados

Actividades a realizar: En la ejecución del evento es donde encontraremos el nivel de

ía; el tipo de inventarios

que para la etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, cañones,

pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelería o suministros para

la impresión de gafetes y reconocimientos, radios de comunicación, regalos de

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A continuación una propuesta para tener control de los inventarios:

a) Las herramientas utilizadas p

importancia, así como lo son las tablas

responsable, es recomendable hacer uso de

actividades, como por ejemplo:

b) Se debe realizar una lista de

el que hace falta.

• Es preferible hacer esta

área de logística.

• La lista supuesta se hace por prioridades ya que el

determinante.

• Por lo menos en 4 días se debe tener

resultado un almacén para tener control sobre lo que se ha solicitado y

evitar mermas y por consecuencia

operaciones previas al evento.

• 5dias antes del evento la lista deberá estar a su 100%.

• La persona encargada de logística deberá estar en conta

comité organizador

para ser resuelto en su brevedad posible

• Un día antes del evento se deberá trasladar al lugar del evento y es

recomendable lo más temprano posible.

6.2. Asignación, seguimiento y fechas límites de las tareas.

Para la organización de tiempos y movimientos,

de tablas es recomendado. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos

una idea amplia y clara de los avances que se van dando una vez que realizamos estos

además de los tiempos que consumirán estas tareas y de las fechas límites.

Se puede hacer uso desde una cartulina con fechas hasta una impresión de una tabla

hecha en una hoja de cálculo.

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una propuesta para tener control de los inventarios:

Las herramientas utilizadas para la parte operativa de un evento son de gran

importancia, así como lo son las tablas de control, según las necesidades del

responsable, es recomendable hacer uso de hojas de cálculo y supervisi

actividades, como por ejemplo: la Grafica de Gantt.

una lista del material que se utilizara, detallando el que se tiene y

Es preferible hacer esta lista 10 días antes del evento directamente

La lista supuesta se hace por prioridades ya que el factor económico será

4 días se debe tener el 90% de la lista, dando como

resultado un almacén para tener control sobre lo que se ha solicitado y

itar mermas y por consecuencia desajustes en el programa de

as al evento.

5dias antes del evento la lista deberá estar a su 100%.

La persona encargada de logística deberá estar en contacto con todo el

comité organizador para cualquier anomalía e imprevisto que se presente

para ser resuelto en su brevedad posible.

Un día antes del evento se deberá trasladar al lugar del evento y es

recomendable lo más temprano posible.

Asignación, seguimiento y fechas límites de las tareas.

Para la organización de tiempos y movimientos, como se comento anteriormente,

. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos

una idea amplia y clara de los avances que se van dando una vez que realizamos estos

además de los tiempos que consumirán estas tareas y de las fechas límites.

uso desde una cartulina con fechas hasta una impresión de una tabla

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 47

de un evento son de gran

, según las necesidades del

hojas de cálculo y supervisión de

l material que se utilizara, detallando el que se tiene y

directamente por el

factor económico será

90% de la lista, dando como

resultado un almacén para tener control sobre lo que se ha solicitado y

desajustes en el programa de

cto con todo el

para cualquier anomalía e imprevisto que se presente

Un día antes del evento se deberá trasladar al lugar del evento y es

como se comento anteriormente, el uso

. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos

una idea amplia y clara de los avances que se van dando una vez que realizamos estos

además de los tiempos que consumirán estas tareas y de las fechas límites.

uso desde una cartulina con fechas hasta una impresión de una tabla

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6.3. Reuniones generales.

El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo

lo tanto la comunicación interna es vital para su cumplimiento.

generarse a través de mails, teléfono o reuniones.

Algunos puntos que se deben tomar en cuenta al convocar a una reunión

• Objetivo.

• Fecha.

• Lugar.

• Orden del día.

• Duración Estimada.

• Seguimiento a Acuerdos anteriores.

• Nuevos planteamientos.

• Tabla de control de avances futuros.

• Conclusiones.

6.4. Registro.

Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y

obtener su gafete y kit de bienvenida.

En muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de cálculo para crear una

base de datos que pueden solucionar problemas aunque

desigualdades de datos y esto genera anomalías y problemas en el momento de

comprobaciones.

Lo ideal es determinar según el número de personas cual es el método de registro más

conveniente, invitando al uso de tecnología que para este parte se cuenta.

El objetivo es tiempo de espera mínimos, atención personalizada y conformación de

base de datos confiable, aún sin la cultura de pre

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Reuniones generales.

El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo

lo tanto la comunicación interna es vital para su cumplimiento. Tal comunicación puede

generarse a través de mails, teléfono o reuniones.

deben tomar en cuenta al convocar a una reunión

Seguimiento a Acuerdos anteriores.

Tabla de control de avances futuros.

Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y

bienvenida.

muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de cálculo para crear una

que pueden solucionar problemas aunque aun así se presentan

desigualdades de datos y esto genera anomalías y problemas en el momento de

Lo ideal es determinar según el número de personas cual es el método de registro más

conveniente, invitando al uso de tecnología que para este parte se cuenta.

El objetivo es tiempo de espera mínimos, atención personalizada y conformación de

datos confiable, aún sin la cultura de pre-registro de los asistentes.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 48

El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo, por

Tal comunicación puede

son:

Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y

muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de cálculo para crear una

aun así se presentan

desigualdades de datos y esto genera anomalías y problemas en el momento de

Lo ideal es determinar según el número de personas cual es el método de registro más

conveniente, invitando al uso de tecnología que para este parte se cuenta.

El objetivo es tiempo de espera mínimos, atención personalizada y conformación de

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6.5. Centro de Control.

Para eventos de magnitud es recomendable

pueda ubicar y solicitar información

tener acceso a internet con posibilidad de impresión y escaneo,

mando y control de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le

denomina usualmente “Centro de Control”.

El contar con un centro de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los

organizadores, conferencistas, congresistas y demás personas involucradas directa o

indirectamente en la realización de los trabajos.

El Centro de Control deberá contener para operar adecuada y ord

siguientes requisitos mínimos:

1. Un responsable con dos auxiliares. Estas personas deberán tener conocimientos en

el área de computación.

2. Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,

estos deben ser: escritorios sólidos y en buen estado para soportar computadoras

trabajando, propias del comité o personales;

asistencia que se tenga contemplada, recomendándose

eventos de menos de 500 pax. L

maquinas aunque es conveniente tener 10 más de reserva.

lugar con buena iluminación,

Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusión de que debe ser un

lugar amplio y con accesos relativamente grandes así también se recomienda que sea

de superficie plana para una mejor visión y control.

Se puede acompañar de pequeñas salas de trabajo y de los servicios de café y lunch.

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magnitud es recomendable tener un espacio de referencia en donde se

ación sobre el programa del evento, igual que se pueda

con posibilidad de impresión y escaneo, a su vez de

de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le

“Centro de Control”.

de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los

organizadores, conferencistas, congresistas y demás personas involucradas directa o

indirectamente en la realización de los trabajos.

El Centro de Control deberá contener para operar adecuada y ordenadamente, los

Un responsable con dos auxiliares. Estas personas deberán tener conocimientos en

el área de computación.

Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,

os sólidos y en buen estado para soportar computadoras

propias del comité o personales; el número dependerá de la

encia que se tenga contemplada, recomendándose cinco maquinas

eventos de menos de 500 pax. Las sillas respectivas serán por el número de

es conveniente tener 10 más de reserva. El salón debe ser un

buena iluminación, natural y ventilado.

Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusión de que debe ser un

relativamente grandes así también se recomienda que sea

de superficie plana para una mejor visión y control.

Se puede acompañar de pequeñas salas de trabajo y de los servicios de café y lunch.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 49

tener un espacio de referencia en donde se

, igual que se pueda

de un centro de

de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le

de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los

organizadores, conferencistas, congresistas y demás personas involucradas directa o

enadamente, los

Un responsable con dos auxiliares. Estas personas deberán tener conocimientos en

Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,

os sólidos y en buen estado para soportar computadoras

el número dependerá de la

maquinas para

por el número de

El salón debe ser un

Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusión de que debe ser un

relativamente grandes así también se recomienda que sea

Se puede acompañar de pequeñas salas de trabajo y de los servicios de café y lunch.

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La información que deben de manejar el responsable y los a

Control es:

• Programa académico, social y cultural si los hubiere.

• Hoteles en la ciudad con tarifas especiales para el evento.

• Opciones de lugares tales como restaurantes, fondas y “snacks”

• Vías de comunicación.

• Hospitales.

• Atractivos generales del destino.

• Tours post-congreso.

Las características de las personas que atenderán el centro de control son:

• Capacidad analítica.

• Amplio criterio.

• Trato cordial con las personas.

• Conocimientos en computación. Manejo de

• Preferentemente que hablen inglés.

• Sexo indistinto.

6.6. Vías y canales de comunicación.

En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicación

constante y efectiva entre el comité organizador

Existen 2 dispositivos de comunicación que han demostrado su eficacia para las

necesidades de este tipo de eventos, estos son:

1. El radio de comunicación, de largo alcance.

2. El teléfono celular.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

La información que deben de manejar el responsable y los auxiliares del Centro de

Programa académico, social y cultural si los hubiere.

ciudad con tarifas especiales para el evento.

de lugares tales como restaurantes, fondas y “snacks” en la ciudad.

Atractivos generales del destino.

Las características de las personas que atenderán el centro de control son:

Trato cordial con las personas.

Conocimientos en computación. Manejo de Excel y Power Point.

Preferentemente que hablen inglés.

Vías y canales de comunicación.

En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicación

entre el comité organizador debe ser contemplada como algo vital.

Existen 2 dispositivos de comunicación que han demostrado su eficacia para las

necesidades de este tipo de eventos, estos son:

El radio de comunicación, de largo alcance.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 50

uxiliares del Centro de

en la ciudad.

Las características de las personas que atenderán el centro de control son:

En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicación

contemplada como algo vital.

Existen 2 dispositivos de comunicación que han demostrado su eficacia para las

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6.7. Área técnica.

Esta denominación se da a la zona que se debe destinar para manejar las

presentaciones electrónicas que usualmente

para su ponencia. El área técnica también cumple con la función de enviar

constantemente información al

situaciones extraordinarias que se presenten.

El Área Técnica es una zona de especial cuidado

conferencia y conferencia se verán marcados con la efectividad de esta áre

Los deberes y responsabilidades de ésta área son:

1. Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipación, en todas y cada una de las

veces que sea ocupado el escenario ya sea para inau

para las conferencias.

2. Revisar que todo el equipo y sus conexiones se encuentre en

al inicio de cada ponencia.

3. Reportar cualquier anomalía o necesidad extraordinaria al Centro de Control.

4. El responsable de esta zona no deberá abandonar su pu

exposición.

5. Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que esté

manejando, esto con el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del

Evento posteriormente.

6. Al término del evento el responsable deberá entregar la totalida

manejó.

7. El responsable deberá mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten

apoyo para su exposición en escenario o foro

Esta área requiere de cierto equipo más especializado y de elementos especiales tales

como:

• Computadoras.

• Cañón.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Esta denominación se da a la zona que se debe destinar para manejar las

presentaciones electrónicas que usualmente manejan como apoyo los conferencistas

para su ponencia. El área técnica también cumple con la función de enviar

Centro de Control acerca del desarrollo de la ponencia y

situaciones extraordinarias que se presenten.

El Área Técnica es una zona de especial cuidado puesto que los tiempos entre

conferencia y conferencia se verán marcados con la efectividad de esta áre

Los deberes y responsabilidades de ésta área son:

Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipación, en todas y cada una de las

veces que sea ocupado el escenario ya sea para inauguración, clausura y sobre

Revisar que todo el equipo y sus conexiones se encuentre en óptimas

al inicio de cada ponencia.

Reportar cualquier anomalía o necesidad extraordinaria al Centro de Control.

El responsable de esta zona no deberá abandonar su puesto durante toda

Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que esté

manejando, esto con el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del

Al término del evento el responsable deberá entregar la totalidad del equipo que

El responsable deberá mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten

apoyo para su exposición en escenario o foro.

Esta área requiere de cierto equipo más especializado y de elementos especiales tales

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 51

Esta denominación se da a la zona que se debe destinar para manejar las

los conferencistas

para su ponencia. El área técnica también cumple con la función de enviar

Centro de Control acerca del desarrollo de la ponencia y

puesto que los tiempos entre

conferencia y conferencia se verán marcados con la efectividad de esta área.

Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipación, en todas y cada una de las

guración, clausura y sobre

óptimas condiciones

Reportar cualquier anomalía o necesidad extraordinaria al Centro de Control.

esto durante toda la

Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que esté

manejando, esto con el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del

d del equipo que

El responsable deberá mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten

Esta área requiere de cierto equipo más especializado y de elementos especiales tales

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• DVD.

• Radios de comunicación.

• Plumones.

• Multicontactos.

• Extensiones.

• Señaladores laser.

• Lámparas de mano.

• Botellas de agua.

• Servilletas.

• hojas blancas.

• Lapiceros.

• Lápices.

6.8. Puntos básicos de Reglamento

• Para ingresar a las conferencias y eventos,

otorga en el registro.

• Se prohíbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, así como

fumar dentro de la misma.

• Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mínimo.

• No se permitirá introducir

menos que sea en modo de vibrar.

Avisos.

• El gafete que se otorga en el registro es para todo el

siendo intransferible.

• Cualquier aclaración o duda

que con todo gusto las resolverán.

• Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le será retirado y

tendrá que pasar a la oficina de registro para aclarar su situación.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

.

eglamento.

Para ingresar a las conferencias y eventos, es necesario portar el gafete que se

Se prohíbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, así como

fumar dentro de la misma.

Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mínimo.

rmitirá introducir teléfonos celulares encendidos en las ponencias,

menos que sea en modo de vibrar.

El gafete que se otorga en el registro es para todo el evento academíco y social,

Cualquier aclaración o duda se deberá plantear a los organizadores del

resolverán.

Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le será retirado y

tendrá que pasar a la oficina de registro para aclarar su situación.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 52

es necesario portar el gafete que se

Se prohíbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, así como

Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mínimo.

teléfonos celulares encendidos en las ponencias, al

academíco y social,

plantear a los organizadores del evento

Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le será retirado y

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Objetivo: Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y

retroalimentación general.

Duración: 2 días.

7.1. Solución de contingencias.

Se atienden los eventos de emergencia

previsto.

7.2. Tabulación y análisis de encuestas.

Se evalúa el evento, basada en l

encuestas se debe incorporar en el reporte final y las memorias del evento.

7.3. Memorias del evento

Se recopila la información para ser difundida.

7.4. Evaluación de los resultados de cada una de las coordinaciones.

Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.

7.5. Cerrar la comprobación en el departamento de Recursos Financieros.

Entregar facturas pendientes y las sumas de estas

7.6. Reporte financiero.

El coordinador de Finanzas, deberá de e

para a su vez entregarlo al comité.

7.7. Integrar el reporte de actividades.

Este paso consiste en la elaboración de un reporte general de las actividades del

evento.

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

7. ETAPA DE CIERRE

Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y

Solución de contingencias.

los eventos de emergencia, aquellos eventuales que estén fuera de lo

análisis de encuestas.

Se evalúa el evento, basada en las encuestas de satisfacción. El resultado de estas

encuestas se debe incorporar en el reporte final y las memorias del evento.

Memorias del evento.

para ser difundida. Ya sea en una página Web, CD, etc.

Evaluación de los resultados de cada una de las coordinaciones.

Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.

Cerrar la comprobación en el departamento de Recursos Financieros.

endientes y las sumas de estas dando el total de gastos realizados

El coordinador de Finanzas, deberá de entregar un reporte total al coordinador

para a su vez entregarlo al comité.

Integrar el reporte de actividades.

Este paso consiste en la elaboración de un reporte general de las actividades del

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 53

Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y

, aquellos eventuales que estén fuera de lo

El resultado de estas

encuestas se debe incorporar en el reporte final y las memorias del evento.

Ya sea en una página Web, CD, etc.

Evaluación de los resultados de cada una de las coordinaciones.

Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.

Cerrar la comprobación en el departamento de Recursos Financieros.

dando el total de gastos realizados.

ntregar un reporte total al coordinador general

Este paso consiste en la elaboración de un reporte general de las actividades del

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

7.8. Entrega de material.

Materiales y equipo rentado para operación del evento.

7.9. Reunión de cierre con las autoridades de la Institución.

Una vez que cada coordinador presenta su reporte y habiéndolo integrado en un

documento completo final, se procede a poner fecha

que conforman el comité local y/o nacional.

El comité debe ser invitado por escrito o en un oficio

asistencia.

Es importante entregar una copia del documento a presentar

integrantes del comité que asistan

hacérselo llegar.

Al finalizar es importante que cada

entregado, así mismo es igualmente importante en esta última reunión levantar una acta

con todo lo mencionado en la reunión, y especificar al final que se da por terminad

trabajos del evento, quedando el comité organizador sin ninguna deudo

conformidad.

Dentro de esta reunión se recomienda abordar primero el análisis cuantitativo

(financiero, asistencia, gastos y otros) y posteriormente el análisis cual

encuestas, logros en cuanto a vínculos, proyección

otros más importantes según el caso).

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Materiales y equipo rentado para operación del evento.

Reunión de cierre con las autoridades de la Institución.

que cada coordinador presenta su reporte y habiéndolo integrado en un

se procede a poner fecha para una reunión con las personas

el comité local y/o nacional.

por escrito o en un oficio formal y se debe confirmar su

Es importante entregar una copia del documento a presentar a cada uno de los

del comité que asistan, en caso de no asistir alguno de ellos será necesario

Al finalizar es importante que cada miembro del comité firme de recibido el documento

entregado, así mismo es igualmente importante en esta última reunión levantar una acta

con todo lo mencionado en la reunión, y especificar al final que se da por terminad

quedando el comité organizador sin ninguna deudo

Dentro de esta reunión se recomienda abordar primero el análisis cuantitativo

(financiero, asistencia, gastos y otros) y posteriormente el análisis cualitativo (resultados de

encuestas, logros en cuanto a vínculos, proyección para la Asociación o corporativo

más importantes según el caso).

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 54

que cada coordinador presenta su reporte y habiéndolo integrado en un

una reunión con las personas

formal y se debe confirmar su

cada uno de los

alguno de ellos será necesario

firme de recibido el documento

entregado, así mismo es igualmente importante en esta última reunión levantar una acta

con todo lo mencionado en la reunión, y especificar al final que se da por terminado los

quedando el comité organizador sin ninguna deudo, se firman de

Dentro de esta reunión se recomienda abordar primero el análisis cuantitativo

itativo (resultados de

para la Asociación o corporativo y

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Este proyecto servirá para posicionar positivamente y

conforman el evento en cuestión.

El equilibrio, la buena organización y un compromiso total personal servirán para llevar a

buen fin el evento.

Cabe señalar que el presente proyecto

Convenciones de Michoacán, e

herramienta adecuada como apoyo en la organización y planeación de eventos

relacionados al Turismo de Reuniones.

Hora y Día

Martes, 27 de marzo de 2012

17:00 a 19:00 Pre registro

19:00 a 21:00 Asamblea consejeros

21:00 a 23:00 Cena con Directores de Instituciones, asociaciones

o corporativos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

á para posicionar positivamente y a nivel nacional, los gremios que

el evento en cuestión.

El equilibrio, la buena organización y un compromiso total personal servirán para llevar a

Cabe señalar que el presente proyecto es recomendación de la Gerencia del B

Convenciones de Michoacán, el cual se elaboró con el firme objetivo de contar con una

herramienta adecuada como apoyo en la organización y planeación de eventos

relacionados al Turismo de Reuniones.

9. ANEXOS

EJEMPLO

ESTRUCTURA DE PROGRAMA

CONGRESO NACIONAL

Actividad

Martes, 27 de marzo de 2012

Pre registro

Asamblea consejeros

Cena con Directores de Instituciones, asociaciones

o corporativos.

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

2011. 55

, los gremios que

El equilibrio, la buena organización y un compromiso total personal servirán para llevar a

es recomendación de la Gerencia del Buró de

l cual se elaboró con el firme objetivo de contar con una

herramienta adecuada como apoyo en la organización y planeación de eventos

Lugar

Cena con Directores de Instituciones, asociaciones

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

Miércoles, 28 de marzo de 2012

08:00 a 09:00 Registro de participantes

09:00 a 11:00 Conferencia Magistral.

11:00 a 11:30 Ceremonia de inauguración.

11:30 a 11:45 Receso

11:45 a 12:45 Ponencia 1.

12:45 a 13:45 Ponencia 2

14:45 a 15:30 Comida

15:30 a 16:00 Traslados a los

16:00 a 19:00 Talleres varios

Taller 1 Taller 2

Lugar: Lugar:

19:00 a 21:00 Tiempo libre

21:00 a 23:00 Cocktail de bienvenida temático

Jueves, 29 de marzo de 2012

08:00 a 09:00 Ponencia 3

09:00 a 11:00 Conferencia Magistral

11:00 a 11:15 Receso

11:15 a 12:15 Ponencia 4

12:15 a 13:15 Ponencia 5

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Miércoles, 28 de marzo de 2012

Registro de participantes

Conferencia Magistral.

Ceremonia de inauguración.

Ponencia 1.

Ponencia 2

Traslados a los talleres

Talleres varios

Taller 2 Taller 3

Lugar:

Tiempo libre

Cocktail de bienvenida temático

Jueves, 29 de marzo de 2012

Ponencia 3

Conferencia Magistral

Ponencia 4

Ponencia 5

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

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Taller 4

Lugar:

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Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.

13:15 a 15:30 Comida

15:30 a 16:00 Traslados a los talleres

16:00 a 19:00 Talleres varios

Taller 5 Taller 6

Lugar: Lugar:

19:00 a 21:00 Tiempo libre

21:00 a 23:00 Cena Tradicional.

Viernes, 29 de marzo de 2012

08:00 a 09:00 Ponencia 6

09:00 a 11:00 Ponencia 7

11:00 a 11:15 Receso

11:15 a 12:15 Conferencia magistral

12:15 a 13:15 Clausura y entrega de reconocimientos.

13:15 a 15:30 Comida

15:30 en

adelante

Recorridos Turísticos a elección.

Libre Recorrido

1

Duración:

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES

Apoyo Buró de Convenciones de Michoacán para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

Traslados a los talleres

Talleres varios

Taller 6 Taller 7

Lugar:

Tiempo libre

Cena Tradicional.

Viernes, 29 de marzo de 2012

Ponencia 6

Ponencia 7

Conferencia magistral

Clausura y entrega de reconocimientos.

Recorridos Turísticos a elección.

Recorrido Recorrido

2

Recorrido 3

Duración: Duración: Duración:

MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES

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Taller 8

Lugar:

Recorrido

4

Duración: