MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

ARCHIVO HISTÓRICO DEL PODER EJECUTIVO 1



Manual de Organización

y Descripción de Puestos del

Archivo Histórico del Poder Ejecutivo

UNIDAD RESPONSABLE DE

SU ELABORACIÓN

Enlace de

Administración

FECHA DE ELABORACIÓN

DÍA MES AÑO

17 04 2008



Manual de Organización y Descripción de Puestos del Archivo

del Poder Ejecutivo

- Protocolo de Aprobación -

Presentación:

Titular

__________________________________________ Lic. Ricardo de la Peña Marshall

Vo. Bo. Enlace de Administración

__________________________________________

Lic. Rosa del Carmen López Hernández



ÍNDICE

I. Introducción .................................................................................1

II. Objetivo General ..........................................................................2

III. Objetivos Específicos ..................................................................3

IV. Antecedentes Históricos ..............................................................5

V. Marco Jurídico .............................................................................6

VI. Atribuciones .................................................................................7

VII. Misión, Visión y Valores...............................................................8

VIII. Estructura Orgánica .....................................................................9

IX. Organigrama .............................................................................. 10

X. Funciones y Descripciones de Puestos ..................................... 11

XI. Glosario de Términos ................................................................ 42



I. INTRODUCCIÓN La Dirección del Archivo Histórico es una instancia adscrita a la Secretaría de Gobierno, creada para detonar las acciones que en este campo se presentó a la sociedad tabasqueña en el Plan Estatal de Desarrollo 2002-2006. Con el propósito de hacer más eficiente la administración de nuestra Institución, se elaboró el presente Manual de Organización, que no sólo describe las tareas de delegar, supervisar y vitalizar las actividades, si no que también comprende el marco jurídico que norma su funcionamiento, la estructura orgánica, las funciones de los órganos o unidades administrativas que la integran, así como los objetivos que se pretenden alcanzar con la implementación de éste documento. La ventaja del presente Manual, radica en la veracidad de la información que contiene, evitando con ello la duplicidad de funciones y delimitando las líneas de autoridad a través de la identificación de los niveles jerárquicos, por lo que es necesario que éste documento administrativo sea actualizado anualmente, o cuando se presente alguna modificación en el Reglamento Interior de la Ley de Administración de Documentos, siendo la Subdirección de Administración, Calidad e innovación Gubernamental, la responsable de efectuar las correcciones pertinentes

Su uso es necesario, ya que cada vez que se integra un nuevo elemento a la Institución, servirá de apoyo para la inducción, y con información simple y precisa cumpliremos nuestros propósitos, buscando un enlace entre el personal que labora en él y el público en general.



II. OBJETIVO GENERAL

Integrar la memoria del Estado, dando a conocer el Archivo, mediante el suministro, manejo, control, conservación, planeación y coordinación de la documentación oficial, que habiendo sido clasificada como histórica sea entregada bajo cualquier titulo para ser administrada por el Archivo Histórico del Poder Ejecutivo, realizando las tareas que coadyuven a incrementar y difundir el acervo documental del patrimonio Estatal.



III. OBJETIVOS ESPECíFICOS

• El Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, se

integrará con los documentos que habiendo sido clasificados por el Comité Histórico, sean entregados por cualquier título legal para ser administrados por la Institución.

• Resguardo, protección, consolidación, conservación, restauración, difusión,

y divulgación de los documentos históricos, fílmicos, microfílmicos, cartográficos, hemerográficos, fotográficos y demás relativos de las diferentes etapas históricas, sociales, políticas, económicas y culturales por las que ha transitado ésta entidad federativa.



OBJETIVO DEL MANUAL

Su finalidad primordial es la de organizar y describir cada una de las

funciones que se realizarán en ésta Dirección, con un marco normativo que

establece las bases jurídicas de aplicación y la estructura orgánica, precisando

responsabilidad, participación y desempeño del personal que labora en el Archivo

Histórico del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco y está diseñado de manera

que pueda ser consultado por el personal.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• El personal que labora en la Institución se familiarizará con la estructura orgánica e identificará los niveles jerárquicos y líneas de autoridad.

• Sirve de apoyo para la inducción.

• Es un enlace entre el personal y el público en general, para proporcionar un

servicio de calidad.



IV. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

El volumen creciente de asuntos cuya responsabilidad recae en el Poder Ejecutivo, hace necesario el establecimiento de un sistema funcional de Archivo de los documentos públicos que permita su fácil acceso y consulta, tanto para los servidores públicos como para los particulares. Con base en la creación de la Ley de Administración de documentos del Poder Ejecutivo de fecha 27 de Octubre de 1999, publicada en el Periódico Oficial con decreto 252, se crea la Dirección del Archivo Histórico del Poder Ejecutivo, como un ente adscrito a la Secretaría de Gobierno, cuya finalidad es preservar la memoria documental e histórica de la gestión gubernativa con ánimos de legalidad, transparencia, certidumbre y racionalidad como principios rectores de la Ley. Que con la expedición de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, se contempla fortalecer las atribuciones y la coordinación de los Archivos, buscando vigorizar el esquema jurídico de la Administración Pública Estatal, cuya finalidad es modernizar la organización y funcionamiento tanto a nivel central y paraestatal como en su concepción a nivel regional, para ajustarla a las condiciones políticas, sociales y económicas actuales y a los reclamos de la sociedad tabasqueña.



V. . MARCO JURÍDICO

El Archivo Histórico del Poder Ejecutivo tendrá como normas jurídicas: I.- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco. II.- Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco, artículo 12, fracción XIX, en relación con el 27, suplemento núm. 6707C de fecha 16 de septiembre de 2006 Decreto 220. III.- Ley de Administración de Documentos del Poder Ejecutivo, publicada en el periódico oficial suplemento B 5962 del 27 de octubre de 1999. IV.- Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, artículos 7, inciso E.2 y 79, publicado en el Periódico Oficial suplemento 6824 del 30 de Enero de 2008. V.- Reglamento de la Ley Administración de Documentos del Poder Ejecutivo, publicado en el periódico oficial suplemento 6519 el 26 de febrero de 2005. VI.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. VII.- Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos. VIII.- Reglamento de la Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos. IX.- Ley Reglamentaria de la Fracción IV del Artículo 7 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco. X.- Ley de Planeación. XI.- Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. XII.- Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado de Tabasco. XIII.- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Tabasco. XIV.- Ley de Hacienda. XV.- Ley del Notariado. XVI.- Y las demás relativas en la materia.



VI. . ATRIBUCIONES

La Ley de Administración de Documentos del Poder Ejecutivo publicada

con fecha 27 de Octubre de 1999, suplemento 5962 B con decreto 252, crea la Dirección del Archivo Histórico.

El Archivo Histórico tiene la responsabilidad de preservar la memoria

documental histórica de la gestión gubernamental.



VII. . MISIÓN, VISIÓN Y VALORES MISIÓN

Es una unidad administrativa constituida para el resguardo permanente de todos aquellos documentos que se hayan preservado a través del tiempo, cuyo contenido podrá aportar información correspondiente a su época. VISIÓN

Ser una organización moderna, innovadora, efectiva y transparente, con liderazgo institucional, que facilite el acceso a la información para la toma de decisiones políticas, sociales y culturales, así como la investigación histórica, garantizando la conservación de los acervos documentales en resguardo.

VALORES

• Somos un equipo de trabajo que realizamos nuestras funciones y cumplimos nuestras obligaciones con RESPONSABILIDAD; para ello nos caracterizamos por ser honestos, honrados y disciplinados en todo lo que hacemos. Nuestras relaciones interpersonales, con los particulares y compañeros son de mutuo respeto. Actuamos bajo una cultura organizacional de corte democrático y participativo, que resalta la unidad, creando un ambiente agradable el cual compartimos con el público en general, tomamos decisiones con profesionalismo y moralidad. • Nuestro COMPROMISO con la Institución se pone de manifiesto, el éxito lo alcanzamos por ser puntuales y aportar nuestra iniciativa, respetando la dignidad de nuestros compañeros y particulares. • La garantía de nuestra EFICIENCIA se fundamenta en una sólida educación, capacitación constante, creatividad, productividad, calidad e innovación en todo trabajo que realizamos en la búsqueda de la excelencia. • Prestamos el mejor SERVICIO basados en la comunicación efectiva, la cortesía, la confianza, el trato digno, la flexibilidad y la verdad, lo cual garantiza rapidez y calidad para con nuestros usuarios.



VIII. . ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0 Dirección 1.0.1 Secretaria del Director

1.1 Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia 1.1.1 Áreas Trámites y Transferencias

1.2 Enlace de Administración 1.2.1 Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento 1.3 Subdirección de Acervo Histórico Central 1.3.1 Depto. de Valoración y Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías 1.3.2 Depto. de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía 1.4 Subdirección de Investigación y Divulgación 1.4.1 Departamento de Investigación 1.4.2 Departamento de Informática y Sistemas 1.4.3 Departamento de Difusión y Publicación



IX. ORGANIGRAMA

Director del Archivo Histórico del Poder

Ejecutivo del Estado de Tabasco Lic. Ricardo de la Peña Marshall

Subdirección de Acervo Histórico Lic. Jesús Ramiro Porter Núñez

Subdirección de Investigación y

Divulgación Lic. Baldemar Ávalos Jesús

Secretaría del Director

C. Domitila Herrera Gómez

Unidad de Asuntos Jurídicos y

Enlace de Transparencia Lic. Elmer García de la O

Área de Trámites Y Transferencias

Lic. Elías Velásquez Sánchez

Enlace de Administración,

Lic. Rosa del Carmen López Hernández

Departamento de Servicios Generales

y Mantenimiento L.A.E. Bartolo Oropeza Armengol

Depto de Valoración y Digitalización de

Documentos Históricos y Fotografías Lic. José Torres Izquierdo

Departamento de Procesos Técnicos,

Catalogación de Documentos y PaleografíaC. Elvira del C. González Ramírez

Departamento de Investigación C. Juan J. González Martínez

Departamento de Informática y Sistemas

Lic. Carlos R. Armengol de Salazar

Departamento de Difusión

y Publicación C. Jorge Castro Nuño



X. FUNCIONES Y DESCRIPCIONES

OBJETIVO

Integrar la memoria del Estado, dando a conocer el Archivo, mediante el

suministro, manejo, control, conservación, planeación y coordinación de la documentación oficial, que habiendo sido clasificada como histórica sea entregada bajo cualquier titulo para ser administrada por el Archivo Histórico del Poder Ejecutivo, realizando las tareas que coadyuven a incrementar y difundir el acervo documental del patrimonio Estatal.

MISIÓN

Es una unidad administrativa constituida para el resguardo permanente de todos aquellos documentos que se hayan preservado a través del tiempo, cuyo contenido podrá aportar información correspondiente a su época. VISIÓN

Ser una organización moderna, innovadora, efectiva y transparente, con liderazgo institucional, que facilite el acceso a la información para la toma de decisiones políticas, sociales y culturales, así como la investigación histórica, garantizando la conservación de los acervos documentales en resguardo.

DIRECCIÓN

DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Director del Archivo Histórico del Poder

Ejecutivo del Estado de Tabasco ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Secretaría de Gobierno REPORTA: Secretaría de Gobierno SUPERVISA: Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del

Estado de Tabasco CONTACTOS EXTERNOS

CON: PARA: • Secretaría de Gobierno,

Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado, Entidades Federativas y Municipios.

• Coordinar y Ejecutar planes y programas con la finalidad de incrementar el acervo documental histórico del Estado.

• Demás Archivos del Estado • Colaboración y aportación a las



(municipales, federación, asociaciones civiles).

actividades inherentes a los Archivos.

• Institutos de Cultura y Medios de

Comunicación. • Instituciones educativas,

bibliotecas y sociedad en general.

• Difundir el contenido y utilidad del Acervo Documental Histórico.

• Intercambiar información cultural e histórica, así como el rescate de documentos que por el hecho de haber sobrevivido al tiempo son parte fundamental de la historia de nuestra Entidad.

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Director DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Integrar la memoria del Estado, dando a conocer el Archivo, mediante el suministro, manejo, control, conservación, planeación y coordinación de la documentación oficial, que habiendo sido clasificada como histórica sea entregada bajo cualquier titulo para ser administrada por el Archivo Histórico del Poder Ejecutivo, realizando las tareas que coadyuven a incrementar y difundir el acervo documental del patrimonio Estatal.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: PERMANENTES:

• Dirigir, planear, coordinar las acciones y actividades del Archivo, y representarlo ante cualquier instancia;

• Velar por la preservación del patrimonio documental que se encuentra bajo

su responsabilidad y resguardo;

• Promover los programas de capacitación y profesionalización del personal;

• Procurar la integración el Archivo con documentos históricos originales, evitando en lo posible la guarda de documentos ilegibles;

• Integrar todos aquellos documentos que en su conjunto formen evidencias

históricas importantes;

• Fomentar la celebración de convenios con el fin de incrementar y mejorar la administración del acervo histórico del Archivo a su cargo, con los responsables de los Archivos Históricos de los otros Poderes del Estado;



de los municipios de la Entidad; los Archivos de la Federación, así como cualquier Poder de las otras Entidades Federativas, asociaciones civiles o instituciones particulares;

• Promover la adquisición o rescate de los documentos originales o

reproducciones de ellos que, producidos o existentes en otros lugares del país o del extranjero, tengan valía histórica para el Estado;

• Recibir por cualquier título legal los documentos históricos de propiedad

privada o pertenecientes a otros archivos públicos, otorgando constancia de tal hecho;

• Planear, organizar, controlar y ejecutar todos aquellos pasos, medidas y

manuales que sean necesarios para cumplir satisfactoriamente los objetivos del Archivo;

• Establecer relaciones de coordinación e intercambio con instituciones

nacionales e internacionales dedicadas al estudio de la problemática archivistica permanente, y participar conjuntamente con éstas, a efecto de mantener actualizadas las técnicas de la mismas;

• Determinar y ejecutar las medidas que sean necesarias para mejorar las

condiciones del Archivo y procurar que se cumplan sus fines;

• Proponer a quien corresponda, la ejecución de las acciones necesarias para salvaguardar los documentos de valor histórico existentes en otros Archivos;

• Vigilar que en las actividades del Archivo, se observen las disposiciones de

la ley, su reglamento y otras disposiciones, así como de los manuales, lineamientos e instructivos que se emitan;

• Difundir el contenido y utilidad del acervo documental a cargo del Archivo;

• Dirigir, supervisar, evaluar y gestionar las actividades académicas,

culturales, económicas y administrativas propias del Archivo;

• Coadyuvar, apoyar, asesorar y coordinar los programas de trabajo con las Subdirecciones y demás unidades administrativas del Archivo.

PERIÓDICAS: • Realizar la reproducción de todos los documentos, cuando por su estado físico

se ponga en peligro su preservación, de igual forma realizar dicha



reproducción, si el valor histórico de cualquier documento fuere de carácter excepcional;

• Promover proyectos de modernización para la administración de documentos históricos;

• Dirigir la expedición del Manual de Organización del Archivo a su cargo; • Proponer al Secretario de Gobierno los nombramientos, promociones y

remociones del personal adscrito a la Dirección del Archivo de conformidad con la normatividad vigente;

• Informar a su Superior Jerárquico por escrito en forma trimestral, sobre las

acciones desarrolladas por recepción, revisión, clasificación, archivo, y conservación de su acervo documental

EVENTUALES: • Las demás que en el ámbito de su competencia le sean conferidas por

disposiciones legales, administrativas aplicables, acuerdos y circulares, así como las que le sean asignadas por su Superior Jerárquico.

III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Historia. CONOCIMIENTOS: Históricos, administrativos, museográficos,

paleográficos, archivìsticos. EXPERIENCIA: 5 años. CARACTERISTICAS PARA OCUPAR EL PUESTO:

Actitud de servicio, liderazgo, habilidad para dirigir, trabajo en equipo, buenas condiciones físicas y emocionales.

SECRETARIA DEL DIRECTOR

DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria del Director ÁREA DE DASCRIPCIÓN: Dirección del Archivo Histórico del Poder

Ejecutivo del Estado de Tabasco REPORTA: Dirección SUPERVISA:

CONTACTOS EXTERNOS CON: PARA:



• Dependencias de Gobierno, Instituciones Privadas, público en general.

• Desarrollar las actividades inherentes a ésta Dirección para llevar un adecuado control en el manejo de la información que se genera.

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Secretaria del Director DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Apoyar en la organización, elaboración y tramitación de los asuntos propios de la Dirección de forma ordenada y eficaz, que permita una mejor comunicación de ésta con las distintas áreas que integran el Archivo; así también con los visitantes.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: PERMANENTES: • Fungir como enlace entre la Dirección, las Subdirecciones y demás unidades

administrativas;

• Organizar y controlar las audiencias, correspondencia, agenda y archivo de la Dirección;

• Recibir la correspondencia oficial y el despacho de la misma; • Redactar documentación específica, elaborar informes y presentaciones; • Elaborar y tramitar la documentación generada por el Dirección; • Atender llamadas telefónicas y canalizarlas a las áreas correspondientes; • Organizar y llevar un control de las reuniones de trabajo; • Planificar la agenda del Director; • Informar periódicamente a su jefe inmediato las funciones desarrolladas, y; • Proporcionar el servicio de fotocopiado al personal adscrito a todas las áreas

de ésta Dirección; • Integrar una síntesis informativa sobre las noticias que emitan los medios de



comunicación con relación a las actividades del Archivo Histórico y otros temas de interés general, y;

PERIÓDICAS: • Elaborar y mantener actualizado el directorio telefónico; • Participar en la elaboración de programas de trabajo; EVENTUALES: • Las demás que en el ámbito de su competencia le sean conferidas por


III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Técnico en Computación, Asistente Directivo CONOCIMIENTOS: Redacción, Informáticos. EXPERIENCIA: 3 años. CARACTERÍSTICAS PARA OCUPAR EL PUESTO:




UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS Y ENLACE DE

TRANSPARENCIA DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos y

Enlace de Trasparencia ÁREA DE DASCRIPCIÓN: Dirección del Archivo Histórico del Poder

Ejecutivo del Estado de Tabasco REPORTA: Dirección SUPERVISA: Área de Tramites y Transferencias

CONTACTOS EXTERNOS

CON: PARA: • Dirección Gral. de Asuntos

Jurídicos.

• Revisar, analizar y observar los Proyectos de Transferencia de documentación de carácter histórico.

• Archivo General de Gobierno

• Colaboración en la transferencia

de documentación de carácter histórica.

• Unidad de Transparencia y

Acceso a la Información Pública.

• Acatar las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Fomentar la celebración de convenios con el fin de incrementar la administración del acervo histórico del Archivo con los municipios, los poderes del Estado y con los archivos de la Federación.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: PERMANENTES: • Solicitar a las dependencias del Poder Ejecutivo, Ayuntamientos y Poderes de

la Federación los catálogos de disposición documental. • Proponer a la Dirección los mecanismos legales para la cesión y donación de

los documentos de carácter históricos. • Participar en la elaboración de proyectos de trabajo para el mejor



funcionamiento de la Dirección. • Acatar las disposiciones establecidas en la Ley de Transparencia y Acceso a

la Información Pública. • PERIÓDICAS:

• Representar al Archivo en reuniones de trabajo con las dependencias del gobierno.

• Asistir a reuniones de trabajo con la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Secretaría de Gobierno.

• Participar en la elaboración de programas de trabajo. EVENTUALES: • Las demás que en el ámbito de su competencia le sean conferidas por


III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Derecho CONOCIMIENTOS: Jurídicos, administrativos

EXPERIENCIA: 2 años. CARACTERÍSTICAS PARA OCUPAR EL PUESTO:


ÁREA DE TRÁMITES Y TRANSFERENCIAS DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe del Área de Trámites y Transferencias ÁREA DE DASCRIPCIÓN: Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de

Transparencia REPORTA: Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de

Transparencia SUPERVISA:


• Archivo General de Gobierno.

• Planear y ejecutar estratégicas para las transferencias de



archivos documentales con valor histórico.

• Direcciones de Archivos de los

Poderes Legislativo y Judicial.

• Tramitar la viabilidad de transferencias de documentación históricas de sus archivos.

• Ayuntamientos

• Establecer vínculos de colaboración con los responsables de los archivos municipales para la transferencia de documentación histórica.

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Jefe del Área de Trámites y Transferencias DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Tramitar y ejecutar las transferencias de documentación histórica en los términos de las disposiciones legales, para la integración de la memoria histórica del Poder Ejecutivo


• Ejecutar trámites y traslados de los acervos de valor documental al edificio del archivo.

• Colaborar en coordinación con la Unidad de Asuntos Jurídicos y demás departamentos de la Dirección para la atención de solicitudes de traslado de documentación.

• Gestionar, tramitar y formalizar con la unidad de asuntos jurídicos los, acuerdos que se realicen con las dependencias de gobierno, municipios y los organismos públicos.

PERIÓDICAS:

• Participar en la elaboración de programas de trabajo. • Coadyuvar con la Unidad de Asuntos Jurídicos en la elaboración de

proyectos de acuerdos. • Asistir a las reuniones de trabajo con el Director del Archivo Histórico del

Poder ejecutivo. EVENTUALES: • Las demás que en el ámbito de su competencia le sean conferidas por




• Asistir a cursos de actualización jurídica en materia de transparencia y acceso a la información.

• Asistir a cursos de actualización sobre conservación de archivística. III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Derecho CONOCIMIENTOS: Jurídicos, administrativos

EXPERIENCIA: 2 años. CARACTERÍSTICAS PARA OCUPAR EL PUESTO:


ENLACE DE ADMINISTRACIÓN DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de Enlace de Admón., Calidad e

Innovación Gubernamental ÁREA DE DASCRIPCIÓN: Dirección del Archivo Histórico del Poder

Ejecutivo del Estado de Tabasco REPORTA: Dirección SUPERVISA: Depto. de Servicios Generales y Mantenimiento

Área de Recursos Humanos CONTACTOS EXTERNOS

CON: PARA: • Secretaría de Gobierno, Dirección

General de Admón., Calidad e Innovación Gubernamental.

• Trámite y adquisición de materiales y equipos técnicos; presentación del presupuesto anual de la Dirección.

• Instituciones culturales, educativas • Promover la Institución y fomentar

la cultura en cuestiones archivìsticas

• Asociaciones civiles • Intercambio de intereses comunes

para el mejor funcionamiento de la Institución.



II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Jefe de Enlace de Administración, Calidad E Innovación Gubernamental

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Planear, organizar, dirigir, y controlar los procesos administrativos para la optimización de los recursos materiales y humanos que sean utilizados en las actividades propias de la Institución.


• Tramitar las altas, bajas, licencias, permisos, permutas, transferencias, retiros, nombramientos y demás asuntos relacionados con el manejo administrativo del personal adscrito;

• Cuidar el buen funcionamiento del Archivo y vigilar que el personal

adscrito cumpla con sus funciones encomendadas, las normas, disposiciones, reglamentos, manuales, circulares, oficios y demás establecidas;

• Programar cursos de capacitación para el personal y someterlo a la

consideración del Director;

• Proponer reformas administrativas y estrategias para mejorar la prestación de los servicios de la Dirección;

• Diseñar y ejecutar sistemas de control y evaluación de las actividades de la

Dirección; • Dar seguimiento a las funciones de las unidades administrativas e integrar

información para el Informe de Gobierno; • Gestionar y proveer el mobiliario, equipo y material de oficina necesarios

para el buen funcionamiento del Archivo; • Contabilizar los gastos del Archivo;

• Controlar las asistencias del personal que labora en la Institución;

• Mantener comunicación con los subdirectores, jefes de departamentos y

demás áreas con el fin de sistematizar los procesos de trabajo de manera conjunta;

• Asesorar administrativamente al Director para la adecuada toma de

decisiones;

• Conducir, controlar y vigilar el almacén del Archivo;



• Controlar, vigilar, suministrar y supervisar el combustible necesario y

suficiente para la operación de vehículos automotores asignados y su debido uso;

• Cuidar la administración de los bienes del Archivo; • Auxiliar a los responsables de las distintas áreas con información oportuna

sobre los procedimientos y trámites administrativos propios del Archivo;

• Fungir como enlace con la Secretaría Técnica, para la realización de diversos proyectos inherentes a ésta Dirección;

•

PERIÓDICAS: • Elaborar el Programa Operativo Anual de la Dirección; • Coadyuvar en la formulación del plan de distribución anual del presupuesto de

gasto corriente,, contribuyendo en la definición de criterios y prioridades de aprobación y asignación de recursos para el correcto desempeño de las labores administrativas y el oportuno suministro de los servicios generales;

• Elaborar y actualizar permanentemente el Manual de Organización del

Archivo, cuyos dispositivos y normas técnicas serán de observancia obligatoria;

• Realizar y actualizar periódicamente el inventario del mobiliario, equipo y

vehículos asignados al Archivo; • Participar en la elaboración de programas de trabajo. EVENTUALES: • Las demás que en el ámbito de su competencia le sean conferidas por


III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Administración CONOCIMIENTOS: Contables y Administrativos. EXPERIENCIA: 3 años. CARACTERÍSTICAS PARA OCUPAR EL

Actitud de servicio, liderazgo, habilidad para dirigir, trabajo en equipo, buenas condiciones físicas y



PUESTO: emocionales.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO

DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe del Depto. de Servicios Generales y

Mantenimiento ÁREA DE DASCRIPCIÓN: Subdirección de Admón., Calidad e Innovación

Gubernamental REPORTA: Subdirección de Admón., Calidad e Innovación

Gubernamental SUPERVISA: Área Mantenimiento y Apoyos Diversos

Área de Seguridad y Vigilancia CONTACTOS EXTERNOS

CON: PARA: • Secretaria de Gobierno,

Departamento de Informática y Sistemas.

• Revisión del mobiliario, equipo de oficina y equipos de cómputo.

• Secretaria de Gobierno, Almacén • La adquisición de material, para la dirección.

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Jefe del Departamento De Servicios Generales Y Mantenimiento

DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Planear, organizar, dirigir y controlar las funciones de ejecución,

supervisión, mantenimiento y el control de la obra física, así como de los servicios auxiliares de intendencia, mensajería, y el suministro de mantenimiento correctivo al mobiliario, equipo de oficina, equipos/máquinas especializadas, y equipo de transporte.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:

PERMANENTES:

• Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo al mobiliario, equipo de oficina, equipos/máquinas especializadas, y equipo de transporte;

• Requisitar a su Superior los materiales y suministros necesarios para poder

cumplir con las funciones inherentes en el área;



• Supervisar y solicitar el servicio de mantenimiento de energía eléctrica,

bombas de agua, aires acondicionados, y demás equipos relacionados;

• Supervisar el servicio de aseo y limpieza necesarios que permitan la realización de las actividades;

• Suministrar al personal el equipo de protección y limpieza necesario para

el desarrollo de sus actividades;

• Atender las necesidades de transporte que se requieran en el desempeño de las actividades del Archivo;

• Controlar, organizar, dirigir y ejecutar las actividades de recepción,

acomodo y surtido de la mercancía y material de limpieza; asegurando que se lleve acabo la identificación, manejo, almacenamiento y protección de productos y materiales;

PERIÓDICAS: • Participar en la elaboración de programas de trabajo de la Subdirección;

• Dar apoyo, coadyuvar y participar con las áreas que le estén adscritas, así

como las otras del Archivo para el mejor desarrollo de sus funciones;

• Informar periódicamente a su jefe inmediato acerca de las funciones desarrolladas por el área a su cargo.



III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Administración CONOCIMIENTOS: Administrativos. EXPERIENCIA: 2 años. CARACTERÍSTICAS PARA OCUPAR EL PUESTO:




SUBDIRECCIÓN DE ACERVO HISTÓRICO CENTRAL

DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Subdirector de Acervo Histórico Central

ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Dirección del Archivo Histórico del Poder

Ejecutivo del Estado de Tabasco

REPORTA: Dirección

SUPERVISA: Jefe del Departamento de Procesos Técnicos, Catalogación de Documentos y Paleografía


• Hemeroteca José Martì • Biblioteca Jose Maria Pino

Suárez • Archivo General de la Nación

• Coordinar Cursos de Limpieza, de Encuadernación y de Restauración de Documentos

• Coordinar y apoyar la Digitalización del Acervo Bibliográfico del Fondo Tabasco

• Programar cursos de Archivonomía y catalogación

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Subdirector de Acervo Histórico Central

DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Consolidar, resguardar, proteger, conservar, organizar, clasificar, catalogar, controlar y administrar los documentos que integren el acervo histórico del Archivo, procurando su custodia permanente.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:PERMANENTES: • Planear, organizar, controlar y ejecutar todos aquellos pasos, medidas y

manuales que sean necesarios para cumplir satisfactoriamente los objetivos de cada uno de los departamentos y áreas que lo integren;

• Coordinarse con la Unidad de Asuntos Jurídicos y enlace de Transparencia

por las solicitudes realizadas de conformidad con la ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado;

• Administrar adecuadamente la documentación que integra el acervo; • Instrumentar y evaluar un programa general destinado a la conservación y el

mantenimiento físico de sus acervos, que prevea las normas, condiciones, medidas y procedimientos necesarios para combatir y evitar el deterioro o



pérdida de los mismos, dando prioridad a las acciones preventivas, por sobre las correctivas, en esta materia;

• Establecer plazos de limpieza y respaldo tecnológico. • Coadyuvar con la Dirección, y la Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de

Transparencia para la revisión y aprobación de los proyectos de acuerdos que se requieran para el mejor funcionamiento del Archivo;

• Instrumentar sistemas de catalogación, clasificación y análisis, para el proceso

del material documental adquirido y/o registrado, que facilite la ágil recuperación y separación de la información de los soportes documentales;

• Resguardar, custodiar, controlar, organizar y describir los documentos

textuales, audiovisuales, electrónicos y gráficos que se conservan en el Archivo;

• Identificar los fondos y colecciones documentales, así como poner en práctica

los criterios de organización y descripción establecidos; PERIÓDICAS: • Participar en la elaboración de programas de trabajo de la Subdirección; • Informar periódicamente a su jefe inmediato acerca de las funciones

desarrolladas por el área a su cargo. • Elaborar y presentar a consideración de la Dirección, el programa de

presupuesto anual de la Subdirección;

• Mantener actualizada la información de referencia acerca de los documentos que constituyen el Archivo.



III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Historia.

CONOCIMIENTOS: Históricos, administrativos.



EXPERIENCIA: 3 años.

CARACTERÍSTICAS PARA OCUPAR EL PUESTO:

Habilidad para trabajar en equipo, disponibilidad de tiempo, actitud de servicio.

DEPARTAMENTO DE VALORACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS Y FOTOGRAFÍAS

DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe del Departamento de Valoración Y

Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías

ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Subdirector de Acervo Histórico

REPORTA: Subdirector de Acervo Histórico

CONTACTOS EXTERNOS CON: PARA: • Biblioteca Jose Maria Pino

Suarez • Coordinar y apoyar la

Digitalización del Acervo Bibliográfico del Fondo Tabasco.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Jefe del Departamento de Valoración Y

Digitalización de Documentos Históricos y Fotografías DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Recibir, organizar, registrar, clasificar y distribuir todos los documentos de valor documental, protegiéndolos y asegurándolos para ingresarlos al acervo del Archivo., manejar, clasificar, controlar y resguardar los documentos fotográficos y fílmicos del acervo histórico y digitalizarlos para crear el archivo de respaldo.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: PERMANENTES: • Recibir de la Unidad de Asuntos Jurídicos y Enlace de Transparencia la

documentación de valor histórico transferido. • Abrir, registrar, clasificar y distribuir todos los documentos para su

valoración. • Limpiar los documentos recibidos y separarlos de partes contaminadas,

húmedas y sucias, para darle el tratamiento adecuado;



• Colocar los documentos en la estantería de acuerdo al principio de procedencia como primera etapa de organización de transferencias;

• Cotejar la documentación recibida con su inventario anexo correspondiente; • Recibir y firmar el vale de documentos escritos y gráficos para su

digitalización; • Actualizarse sobre los últimos cambios de tecnología avanzada; • Resguardar la información debidamente clasificada, ordenada, y descrita a

través de medios electrónicos; • Integrar y respaldar la memoria, fotográfica y fílmica de esta entidad

federativa; • Organizar, controlar, actualizar, preservar y proteger el acervo fotográfico y

fílmico; PERIÓDICAS: • Coordinar la digitalización de los documentos con la resolución optima

operativa; • Mantener actualizados los catálogos de los archivos audiovisuales. • Apoyar a otras áreas con elaboración de exposiciones fotográficas,

ilustraciones de publicaciones. • Elaborar y proporcionar catálogos para la consulta interna del material; • Llevar a cabo un control interno del material que se está digitalizando; • Elaborar el catálogo de contactos fotográficos; • Reproducir los documentos visuales y audiovisuales en diferentes soportes

(video analógico, digital, discos compactos, papel fotográfico); • Participar en la elaboración de programas de trabajo; • Dar apoyo y participar con otras áreas del Archivo para el mejor desarrollo

de sus funciones; • Informar periódicamente a su jefe inmediato acerca de las funciones

desarrolladas por el área a su cargo





III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Historia.

CONOCIMIENTOS: Históricos, administrativos.




DEPARTAMENTO DE PROCESOS TÉCNICOS, CATALOGACIÓN

DE DOCUMENTOS Y PALEOGRAFÍA

DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe del Departamento de Procesos Técnicos,

Catalogación de Documentos y Paleografía.

ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Subdirector de Acervo Histórico

REPORTA: Subdirector de Acervo Histórico

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Jefe del Departamento de Procesos

Técnicos Y Catalogación de Documentos

DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Planear, organizar la limpieza de los documentos, clasificar, conservar y actualizar los sistemas de catalogación de documentos históricos que conformen al acervo del Archivo, interpretar y transcribir los documentos manuscritos para facilitar a los investigadores el acceso a la información contenida en los documentos.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: PERMANENTES: • Coordinar la operatividad de los programas y planes de trabajo, referentes a

la concentración documental histórica; • Programar tiempos y espacios físicos para la concentración documental del



acervo histórico de este Archivo; • Establecer las políticas y disposiciones administrativas para la consulta y

préstamos internos de la documentación que integre el acervo de Concentración Histórica;

• Implementar planes generales para la descripción de los fondos y grupos

documentales que integren el Archivo; • Mantener actualizada la información de referencia acerca de los

documentos que constituyen el Archivo; PERIÓDICAS: • Vigilar que los fondos se encuentren debidamente catalogados; • Mantener actualizados los procesos técnicos de catalogación de los

documentos que custodia el Archivo, mediante la clasificación y ordenamiento de las cédulas de catálogo, tarjetas, fichas o bases de datos;

• Asignar la clave clasificatoria compuesta a expedientes y grupos

documentales; • Vigilar estrictamente la asignación de los números de inventarios a los

materiales o documentos que así los ameriten, en una base de datos en Excel;

• Elaborar y colocar a las cajas la etiqueta con la clave de clasificación

compuesta; • Mantener actualizados los catálogos asignados; • En coordinación con el Departamento de Valoración Y Digitalización de

Documentos Históricos y Fotografías, catalogar el archivo de respaldo generado por los documentos de los diversos acervos especializados;

• Llevar un control adecuado del manejo de los documentos que sean

solicitados por otras áreas; • Mantenerse actualizado en el área de paleografía; • Traducir e Interpretar los documentos antiguos; • Participar en la elaboración de los programas de trabajo; • Dar apoyo y participar con otras áreas del Archivo para el mejor desarrollo



de sus funciones; • Informar periódicamente a su jefe inmediato acerca de las funciones

desarrolladas por el área a su cargo. EVENTUALES: • Las demás que en el ámbito de su competencia le sean conferidas por


III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Administración.

CONOCIMIENTOS: Administrativos, Históricos.




SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y DIVULGACIÓN

DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Subdirector de Investigación y Divulgación ÁREA DE DASCRIPCIÓN: Dirección del Archivo Histórico del Poder

Ejecutivo del Estado de Tabasco REPORTA: Dirección SUPERVISA: Dpto. de Investigación, Dpto. de Difusión y

Divulgación y Dpto. de Informática y Sistemas CONTACTOS EXTERNOS CON: PARA: • Relaciones Publicas del Gobierno

de Estado • Red de Bibliotecas Publicas

• Coordinarse para un adecuado aprovechamiento de los espacios institucionales para difundir la imagen de la dirección

• Mantener comunicación abierta para establecer adecuados mecanismos de colaboración que permita la realización de las investigaciones históricas

• Dirección de Imagen Gubernamental

• Conservar y coadyuvar en la adecuada utilización y manejo de



• Medios de comunicación

la imagen de la dirección en las distintas actividades

• Mantener adecuados mecanismos de comunicación institucional para la difusión de las actividades realizadas en el Archivo Histórico

• Talleres Gráficos del Gobierno del Estado

• Unidades Archivisticas del

Gobierno del Estado, nacionales e internacionales

• Realizando acuerdos de colaboración, para la impresión de los diversos trabajos editoriales elaborados en el Archivo Histórico

• Establecer acuerdos de colaboración que permita el intercambio de experiencia y contenidos de acervos resguardados para la realización de investigaciones históricas

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Subdirector De Investigación Y Divulgación

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Recabar, analizar y difundir la información resultante de los proyectos de investigación para provocar un cambio cultural en la comunidad.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: PERMANENTES: • Sugerir, coordinar y dirigir las investigaciones documentales de campo que se

contemplen en el programa anual y las sugeridas por el Director; • Apoyar la edición de revistas y publicaciones periódicas y extraordinarias, en

el ámbito nacional e internacional, que permita la difusión de los avances de proyectos de investigación;

• Planear, organizar, controlar y ejecutar todos aquellos pasos, medidas y

manuales que sean necesarios para cumplir satisfactoriamente los objetivos de cada uno de los departamentos y que lo integren;

• Coordinar la reproducción e impresión de folletos, trípticos y material diverso

de difusión institucional; • Orientar, apoyar y encausar a los investigadores en la realización y

publicación de sus trabajos; • Coordinar la difusión de la memoria histórica de Tabasco y vincularse con los



medios de comunicación con la finalidad de promover los eventos; PERIÓDICAS:

• Establecer criterios de edición;

• Establecer sistemas y mecanismos de control, evaluación y seguimiento de los programas acordes con las políticas institucionales de difusión

• Elaborar y presentar a consideración de la Dirección, el programa

presupuesto anual de la Subdirección;

• Participar en la elaboración de programas de trabajo;

• Dar apoyo, coadyuvar y participar con las áreas que le estén adscritas, así como las otras del Archivo para el mejor desarrollo de sus funciones;

• Informar periódicamente a su jefe inmediato acerca de las funciones

desarrolladas por el área a su cargo.



III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura en Historia, Ciencias de la

Comunicación, sociología y antropología

CONOCIMIENTOS: Investigación de corte histórico, aplicación metodología en ciencias sociales, área de medios de comunicación e imagen y en organización y difusión de eventos especiales y exposiciones




DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN



DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe del Departamento de Investigación ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Subdirección de Investigación y Divulgación REPORTA: Subdirección de Investigación y Divulgación SUPERVISA: Área de Investigación (Dos Jefes de Área) CONTACTOS EXTERNOS CON: PARA: • Red de Bibliotecas Publicas • Mantener comunicación abierta

para establecer adecuados mecanismos de colaboración que permita la realización de las investigaciones históricas

• Instituciones educativas de nivel superior

• Mecanismos de intercambio institucional para la realización de actividades de divulgación relacionadas con el Archivo Histórico

• Unidades Archivisticas del Gobierno del Estado, nacionales e internacionales

• Acuerdos de colaboración que permita el intercambio de experiencia y contenidos de acervos resguardados para la realización de investigaciones históricas

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

Jefe del Departamento De Investigación DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Investigar, recabar, plasmar, analizar, coordinar, verificar y apoyar las investigaciones que se efectúen en el Archivo.


PERMANENTES: • Coordinar y planear las diferentes investigaciones en torno a los fondos y

colecciones archivísticas señaladas por el Director y Subdirector;

• Ampliar las investigaciones para una mejor calidad en el patrimonio documental;

• Implementar el uso de técnicas y métodos de investigación para un mejor

desempeño de la misma;



• Formular un programa de trabajo, para un mejor control de su departamento y áreas a su cargo, y someterlo a la aprobación del Subdirector;

• Definir y precisar ejes para una política de investigación; • Respaldar digitalmente las investigaciones y enviarlas al acervo

correspondiente; • Brindar asesoría para la elaboración de memorias sobre temas contenidos en

el acervo documental; • Impulsar actividades de investigación sobre la memoria histórica del estado,

basadas en la consulta de la documentación histórica que existe en el Archivo; • Realizar las investigaciones necesarias para crear los contenidos de las

publicaciones editadas en el Archivo; • Apoyar a los particulares en la investigación relativa a la evolución histórica de

las instituciones y dependencias del gobierno. PERIÓDICAS:

• Participar en la elaboración de programas de trabajo; • Visitar y entrevistar a los cronistas e historiadores de los 17 municipios;

• Realizar grabaciones de videos y de audio a los personajes más

característicos de cada comunidad;



desarrolladas por el área a su cargo.



• Coordinarse con el Departamento de Difusión y Publicación en el montaje periódico de las exposiciones documentales, pictóricas y fotográficas que con su contenido refuercen la memoria histórica de Tabasco;

III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO



ESCOLARIDAD: Licenciatura o superior: Historia, Ciencias de la

Comunicación, sociología y antropología

CONOCIMIENTOS: Investigación de Tabasco de corte histórico, aplicación metodología en ciencias sociales y adecuada fluidez y en el estilo de redacción de los trabajos.




DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe del Departamento de Informática y

Sistemas ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Subdirección de Investigación y Divulgación REPORTA: Subdirección de Investigación y Divulgación SUPERVISA: Área de Diseño Gráfico

Área de Captura CONTACTOS EXTERNOS CON: PARA: • Relaciones Publicas del Gobierno

de Estado • Coordinarse para un adecuado

aprovechamiento de los espacios institucionales de Internet para difundir la imagen de la dirección


• Seguir y coadyuvar en la adecuada utilización y manejo de la imagen de la dirección en las distintas actividades

• Talleres Gráficos del Gobierno del Estado

• Secretaria Técnica

• Estableciendo procedimientos para la impresión de los diversos trabajos editoriales elaborados en el Archivo Histórico

• Mantener actualizada la información relacionada con la ley de transparencia



II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Jefe del Departamento De Informática Y Sistemas

DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Planear, coordinar y controlar los sistemas de información e Internet, así

como difundir a la sociedad (por medio electrónico) la importancia de los documentos con valor documental e histórico de la administración pública.


PERMANENTES:

• Coordinar la creación y actualización de la página Web del Archivo;

• Implementar una base de datos para la catalogación electrónica;

• Implementar acciones para la elaboración y conservación de los archivos electrónicos de documentos y fotografías de valor histórico;

• Proponer y aplicar estrategias para el control, mantenimiento, distribución y

utilización de los equipos de cómputo asignados a la Institución.

• Respaldar diseños para evitar pérdida de datos en caso de que el ordenador falle;

• Aplicar programas de diseño para la difusión de los trabajos realizados en la Dirección.

• Crear presentaciones de diseños de pantalla;

• Estar actualizado en las nuevas versiones de paqueterías de diseño.

• Capturar la información que generen las investigaciones, así como

entrevistas de audio; • Programar las capturas;

• Ver formatos y establecer estándares de edición;

• Solicitar el material necesario para capturar la documentación;

• Inventariar y controlar los archivos capturados;

• Entregar los documentos originales y la trascripción del mismo, al Área de

Investigación;



• Reportar el trabajo realizado al investigador; PERIÓDICAS:


• Capacitar, asesorar y coordinar acciones con las diferentes subdirecciones mediante la autorización de la misma, en cuanto a equipamiento y capacitaciones de hardware y software;

• Planear y coordinar las acciones tendientes al mantenimiento preventivo

del equipo de cómputo, así como su actualización permanente;



desarrolladas por el área a su cargo. EVENTUALES: • Las demás que en el ámbito de su competencia le sean conferidas por


• Apoyo técnico en la organización de eventos especiales III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura o Superior: en Informática, Sistemas

computacionales y diseño grafico

CONOCIMIENTOS: Redes y paquetería informáticas, diseño grafico y organización de archivos electrónicos




DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y PUBLICACIÓN



DATOS GENERALES NOMBRE DEL PUESTO: Jefe del Depto. de Difusión y Publicación ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: Subdirección de Investigación y Divulgación REPORTA: Subdirección de Investigación y Divulgación SUPERVISA: Área de Eventos y Exposiciones CONTACTOS EXTERNOS CON: PARA: • Relaciones Publicas del Gobierno

de Estado • Unidades Archivisticas del

Gobierno del Estado, nacionales e internacionales

• Coordinarse para un adecuado aprovechamiento de los espacios institucionales para difundir la imagen de la dirección

• Acuerdos de colaboración que permita el intercambio de experiencia y contenidos de acervos resguardados para la realización de investigaciones históricas.


• Medios de comunicación

• Seguir y coadyuvar en la adecuada utilización y manejo de la imagen de la dirección en las distintas actividades

• Adecuados mecanismos de comunicación institucional para la difusión de las actividades realizadas en el Archivo Histórico

• Talleres Gráficos del Gobierno del

Estado • Red de Bibliotecas Publicas • Ayuntamientos Municipales • Coordinación con el depto. De

apoyo técnico de la Oficialìa Mayor del Gobierno de Estado.

• Coordinación interinstitucional

para diversos apoyos para la organización de eventos

• Estableciendo convenios, para la

impresión de los diversos trabajos editoriales elaborados en el Archivo Histórico

• Mantener comunicación abierta para establecer adecuados mecanismos de colaboración que permita la realización de las investigaciones históricas

• Para establecer acuerdos de colaboración para realización de actividades

• Para el apoyo de leyendas de unicel, logotipos , tarimas y mamparas

• Instituciones: ISSSTE. IMSS,

INSTITUTO DE CULTURA DE TABASCO, CASAS DE CULTURA



MUNICIPALES,

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Jefe del Departamento De Difusión Y Publicación

DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Planear, elaborar y coordinar acciones que tengan como meta la difusión

de los eventos que se realicen en el Archivo, con la finalidad de proyectar las investigaciones de carácter histórico y servir como enlace cultural a la población en general.


PERMANENTES:

• Establecer un programa de difusión, basado en el estudio y la reflexión en torno a los testimonios documentales sobre Tabasco, para impulsar el conocimiento de la sociedad sobre su propia historia;

• Planear y llevar a cabo acciones que propicien la difusión del Archivo, así

como de su contenido y servicios mediante diferentes estrategias y enfoques;

• Fortalecer la imagen y presencia institucional del Archivo Histórico en el

país y el extranjero, mediante el establecimiento de estrategias de divulgación científica y tecnológica;

• Solicitar la información oportuna y programaciones de las actividades a

realizarse para establecer y mantener la comunicación a través de los diversos medios para difundir el trabajo realizado, y obtener colaboraciones que enriquezcan los contenidos de divulgación del Archivo;

• Organizar la difusión de los resultados de los trabajos del Archivo ; • Promover la formación y participación del personal en la producción de

material gráfico y audiovisual de apoyo a las diversas líneas de desarrollo del Archivo;

• Difundir por los medios de comunicación de masas como la radio y la

televisión, la información del Archivo;

PERIÓDICAS:




• Recibir y/o solicitar documentos para su publicación o difusión;

• Participar en eventos, organizar, programar, promover y difundir las

conferencias, exposiciones, visitas, presentaciones de libros, revistas y demás actividades que refuercen la presencia del Archivo en la comunidad;

• Dar apoyo, coadyuvar y participar con las áreas que le estén adscritas,

así como las otras del Archivo para el mejor desarrollo de sus funciones;

• Informar periódicamente a su jefe inmediato acerca de las funciones desarrolladas por el área a su cargo.

• Establecer los mecanismos de comunicación necesarios, con las

diferentes instituciones, organismos no gubernamentales y público en general, para la organización de los diferentes eventos,



• Coordinarse con el Departamento de Investigación en el montaje periódico de

las exposiciones documentales, pictóricas y fotográficas que con su contenido refuercen la memoria histórica de Tabasco;

• Coordinarse con los talleres gráficos del Archivo General del Estado, para

publicaciones periódicas; • Diseñar rutas de distribución del material impreso generado por el Archivo; • Calendarizar la elaboración y distribución de materiales gráficos; III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO ESCOLARIDAD: Licenciatura o superior: Historia, Ciencias de la

Comunicación, sociología, antropología o conocimientos afines

CONOCIMIENTOS: Área de medios de comunicación e imagen y en organización y difusión de eventos especiales y exposiciones






XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS Archivo: Archivo Histórico del Poder Ejecutivo Actas de Disposición Documental: : Registro general y sistemático de las series documentales que establece los valores de éstas, sus plazos de vigencia y conservación, de clasificación de reserva o confidencialidad, así como el destino final de las mismas. Archivos Audiovisuales: El término audiovisual es un adjetivo que se refiere de forma conjunta al oído y a la vista. Por lo tanto los archivos audiovisuales son aquellos que conservan documentos en forma gráfica y/o auditiva. Archivos de Trámite: Unidades administrativas establecidas en las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo, para administrar los documentos generados por la tramitación cotidiana, respecto de asuntos relacionados con el desempeño de sus funciones. Tienen como función esencial la conservación de la documentación mientras dura su trámite o la necesidad de utilización es constante. Archivos de Concentración: Unidad administrativa establecida por las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, para administrar los documentos transferidos por los Archivos de Trámite que ya no estén activos para sus fines; pero por el contenido de la información, sean susceptibles de ser consultados ocasionalmente, por lo que deben conservarse en los términos de las leyes. Catalogar: Apuntar, registrar por orden libros manuscritos, objetos de arte etc., y formar catálogos de ellos. Catalogación: El catálogo es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales a las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guarda entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional. Consiste en la elaboración y ordenación de las tarjetas que se utilizan con la finalidad de localizar con rapidez un expediente. Lo referente a las cédulas, tarjetas o fichas. Las distintas maneras de su agrupación y los tipos de catálogos que con ellas pueden formarse. Coadyuvar: Contribuir, asistir en el logro de alguna cosa.



Conservación De Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas en la información de los documentos de archivo.

Convenios: Cosa acordada entre dos o más personas después de hablar o discutir sobre el asunto de que se trata. Cosa que se decide en un consejo, un tribunal, u otra reunión semejante. Correspondencia: Documento o expediente que reciben o emiten las dependencias, entidades y demás unidades de la administración pública estatal en el ejercicio de sus funciones. Clave de Clasificación: Marca numérica, alfabética y alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos o expedientes. Documento: Toda representación gráfica y/o sonora de un hecho o acto jurídico o histórico, así como toda reproducción indubitable de él, hecha o reproducida sobre cualquier materia, papel, medio magnético, fílmico, fotográfico y auditivo sobre cualquier otro material que permita su reproducción o transmisión remota, telefónica, telegráfica, telemática, o cualquier otro medio que permita los avances tecnológicos y mediante el cual se pueda dar constancia de su realización. Documento Administrativo: Documento correspondiente a las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo del Estado generado en el ejercicio de sus facultades y funciones, que acredite sus actuaciones. Documento Electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Documento Histórico: Documento generado o rescatado por el Poder Ejecutivo del Estado que da constancia de un hecho o acto y que, por su contenido e información, sea de valor para el acervo y la memoria cultural de la sociedad. Encuadernación: Forro o cubierta de cartón, pergamino u otra materia, que se pone a los libros para resguardo de sus hojas Estantería: Es la forma mas común de almacenamiento de documento. Puede albergar expedientes o libros. Colocados en forma vertical para su fácil clasificación y consulta, puede utilizarse para el almacenamiento de planos pinturas y todo tipo de material documental.



Filmación: Proceso que consiste, en imprimir un documento a través de una filmadora y un proceso fotográfico. Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una unidad administrativa. Microfilme: Fotografía en una película diminuta para reproducción de documentos. Microfilmación: Película para impresionar en tamaño muy reducido libros o documentos, cuya lectura ha de realizarse mediante una amplia proyección. Número Identificador: Número de folio consecutivo de ingreso renovable cada año. Paleografía: En sentido amplio, es el estudio y análisis de los documentos que se escribieron en las edades antigua y media. Cabe entender la paleografía de forma más restringida como el estudio de los documentos que se han escrito sobre materiales perecederos como el papiro, las tablillas enceradas, el pergamino, el cuero y el papel. En otros casos se ha limitado su campo de estudio a los testimonios escritos en griego, latín y lenguas derivadas. Está relacionada con la Epigrafía que es la ciencia dedicada a estudiar las inscripciones grabadas en piedra o metal Particulares: : Toda persona que detente un interés personal o institucional legítimo y sin que tener el carácter de usuario, en el ejercicio de sus derechos, solicite documentos conservados en los Archivos General e Histórico del Poder Ejecutivo del Estado y en los Archivos de Trámite y Concentración, para su utilización temporal y controlada. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o documental. El patrimonio constituido por los documentos de archivo es parte del patrimonio cultural, bibliográfico, cinematográfico, edilicio, folclórico, etc. Publicaciones Oficiales: Se denominan publicaciones oficiales las que emanan de los organismos que ejercen con las funciones de poder; bien sea el ejecutivo, legislativo o el judicial y las dependencias directas de los mismos. Plazo de Conservación: Periodo de guarda de la documentación en los Archivos de Trámite y Concentración. Consiste en la combinación de la vigencia de sus valores, el término precautorio de conservación, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos por leyes particulares. Permutas: Cambios.



Preservación: Es la habilidad de los procesos y operaciones que conlleven la protección física de los documentos contra daños o deterioro, y la restauración, reparación de los documentos dañados o deteriorados. Tarjeta o Ficha Catalográfica: Tarjeta de papel o cartulina de forma rectangular y dimensiones pequeñas en la que se fija de forma sintetizada el contenido y los caracteres externos de un documento o libro. De este modo se ofrece una idea de la materia, partes constitutivas, etc., de los mismos desde un punto de vista gráfico y tipográfico con la idea de facilitar el trabajo de los investigadores. Unidad Administrativa: Los órganos de cada uno de los sujetos obligados que poseen la información pública. Usuario: Todo servidor público o prestador de servicios del Poder Ejecutivo del Estado, que labore, genere, o utilice, en el desempeño de sus funciones la información contenida en documentos administrativos en forma temporal. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales a fin de establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

Valoración de la Documentación: La valoración documental es el proceso que identifica a la documentación para su destino final, cuando más importante sea ésta, mayor debe ser el grado de precisión de la clasificación para evitar que los documentos se deshagan y su ubicación resulte problemática.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

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