Manual de Organización y Descripción de Puestos de la Secretaría Particular

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SECRETARÍA PARTICULAR

Contenido

Introducción .......................................................................................................................................... 3 Objetivo general ................................................................................................................................... 4 Antecedentes históricos .................................................................................................................... 5 Marco jurídico ....................................................................................................................................... 6 Atribuciones ........................................................................................................................................... 9 Misión .....................................................................................................................................................10 Visión ......................................................................................................................................................10 Estructura orgánica ..........................................................................................................................11 Organigrama ........................................................................................................................................12 Descripción de puestos: Secretario.............................................................................................13

Descripción de puestos: Secretaria Particular ....................................................................... 19

Descripción de puestos: Secretaria Auxiliar ............................................................................21

Glosario de términos…………………………………………………………............................................23

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Introducción

El presente documento representa la herramienta administrativa básica para el despacho de los asuntos competentes a la oficina del Secretario de Administración y Finanzas; ha sido elaborado en respuesta a los propósitos de hacer uso e incorporar la metodología de la planeación estratégica y la mejora continua en la prestación de los servicios que proporciona la Secretaria de Administración y Finanzas, con el objeto de facilitar la comunicación entre las unidades administrativas adscritas a ésta. Este Manual de Organización da sustento a la estructura y a las actividades de la oficina del C. Secretario de Administración y Finanzas; así como la descripción de los perfiles y las funciones de cada puesto, datos generales, descripción del puesto, especificaciones del puesto y atribuciones que le competen, en el organigrama se observan las líneas de comunicación y autoridad, así como los niveles jerárquicos que representan los puestos de mandos medios y superiores. Asimismo, el presente documento define el conjunto de funciones administrativas y operativas que conforme a los lineamientos establecidos, se encaminan a la satisfacción de las necesidades de las distintas dependencias, unidades administrativas internas a la Secretaría de Administración y Finanzas, así como de las personas que acuden directamente al despacho del C. Secretario, con el objeto de brindar un óptimo servicio a la sociedad.

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Objetivo general

El presente documento debe constituirse como el instrumento, fuente principal de información y de consulta a los diversos niveles jerárquicos que conforman la Secretaría de Administración y Finanzas.

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Antecedentes históricos

La Secretaría Particular de la Secretaría de Administración y Finanzas, surge debido a la necesidad de contar con un equipo de apoyo directo al C. Secretario de Administración y Finanzas. Esta área está encargada de controlar, dirigir, supervisar, coordinar, organizar y planear las múltiples demandas que se presentan en el quehacer cotidiano al C. Secretario de Administración y Finanzas. Asimismo, se encarga de canalizar asuntos particulares a las diferentes áreas, con el fin de agilizar las demandas cotidianas. Es un área que ha existido desde que la Secretaría surge, siendo un apoyo primordial y de primera mano para todos los funcionarios que han ocupado el cargo de Titulares de la Secretaría durante ya varios sexenios.

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Marco jurídico

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tabasco Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Leyes

Presupuesto de egresos 2008 Decreto del Presupuesto de Egresos 2006 Ley Aduanera Ley Agraria Ley de Admón. de Documentos del Poder Ejecutivo del Edo. de Tabasco Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Edo. de Tabasco Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley de Ahorro y Crédito Popular Ley de Amparo Ley de Cámaras Empresariales y sus confederaciones Ley de Catastro del Edo. de Tabasco Ley de Comercio Exterior Ley de Cooperación para Obras Públicas Municipales Ley de Coordinación del Sistema Estatal de Seguridad Pública de Tabasco Ley de Coordinación Fiscal Ley de Coordinación Fiscal y Financiera del Estado de Tabasco Ley de Desarrollo Urbano y Ordenamiento Territorial del Estado de Tabasco Ley de Deuda Pública del Estado de Tabasco y sus Municipios Ley de Educación del Estado de Tabasco Ley de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad del Estado Ley de Expropiación Ley de Fiscalización Superior de la Federación Ley de Fiscalización Superior del Estado de Tabasco Ley de Fomento Económico del Estado de Tabasco Ley de Fomento para la Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico para el Estado de

Tabasco Ley de Hacienda Municipal del estado de Tabasco Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2008 Ley de Ingresos 2008 Ley de Inversión Extranjera Ley de Justicia Administrativa para el estado de Tabasco Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos Ley de la Responsabilidad Civil por Daño y Deterioro Ambiental del Estado de Tabasco Ley de los bienes pertenecientes al Estado de Tabasco Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las mismas del Estado de Tabasco Ley de Planeación Ley de prestación de SAPAET Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal

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Ley de Protección al Ahorro Bancario Ley de Protección Ambiental del Estado de Tabasco Ley de Protección Civil del Estado de Tabasco Ley de Protección y Defensa al Usuario de Servicios Financieros Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Tabasco Ley de Salud del Estado de Tabasco Ley de Seguridad Pública del Estado de Tabasco Ley de Sociedades de Inversión Ley de Tránsito y Vialidad del Estado de Tabasco Ley de Transporte para el Estado de Tabasco Ley de Turismo del Estado de Tabasco Ley de Banco de México Ley del Impuesto al Activo Ley del Impuesto al Valor Agregado Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios Ley del Impuesto sobre la Renta Ley del Instituto de Seguridad Social del Estado de Tabasco Ley del Instituto Estatal de las Mujeres Ley del Notariado para el Estado de Tabasco Ley del SAT Ley del Servicio de Inspección Fiscal Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación Ley del Servicio Profesional de carrera en la Administración Pública Federal Ley del Sistema Estatal de Asistencia Social Ley Estatal de Planeación Ley Federal de Competencia Económica Ley Federal de Juegos y Sorteos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley del Impuesto sobre Automóviles Nuevos Ley Federal del Trabajo Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Publico Ley Federal sobre Automóviles Nuevos Ley General de Deuda Publica Ley General de Seguridad Pública y Transito del Estado de Tabasco Ley General de Sociedades Mercantiles Ley Monetaria de los EU Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Tabasco Ley para el Fomento del Deporte en el Estado de Tabasco Ley para la Administración de Bienes Asegurados, Decomisados o Abandonados Ley para la Protección de las Personas Adultas Mayores en el Estado de Tabasco Ley para la Protección y Desarrollo de los Capacitados del Estado de Tabasco Ley para la Transparencia y Ordenamiento de los Servicios Financieros Ley para regular las Sociedades de Información Crediticia Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del Estado de Tabasco Ley que garantiza la entrega de Útiles Escolares en el Estado de Tabasco Ley que regula la Venta, Distribución y Consumo de Bebidas Alcohólicas en el Estado de

Tabasco Ley Reglamentaria Relativa al Ejercicio de las Profesiones en el Estado de Tabasco Ley sobre tenencia o uso de Vehículos

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Reglamentos

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios del Estado de Tabasco

Reglamento de la Ley de Desarrollo Urbano y Ordenamiento Territorial del Estado de Tabasco Reglamento de la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados y con las mismas del Estado

de Tabasco Reglamento de la Ley de Protección Ambiental del Estado de Tabasco en Materia de

Prevención y Control de la Contaminación de la Atmósfera Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta Reglamento de la Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos de Tabasco Reglamento de la Ley que Regula la Venta, Distribución y Consumo de Bebidas Alcohólicas en

el Estado de Tabasco Reglamento de Seguridad e Higiene en el Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco Reglamento del Código Fiscal de la Federación Reglamento del Comité de Compras del Poder Ejecutivo Reglamento del Registro Público de la Propiedad Reglamento para el Cobro y Aplicación de Honorarios por Notificaciones de Créditos Fiscales y

Gastos de Ejecución Reglamento Interior de la Secretaria de Administración y Finanzas

Otras disposiciones

Acuerdo de Racionalidad, Ahorro y Disciplina del Gasto del Poder Ejecutivo del Estado de Tabasco

Código Civil Federal Código Civil para el Estado de Tabasco Código de Comercio Código de Procedimiento Civiles para el Estado de Tabasco Código de Procedimientos Penales para el Estado de Tabasco Código Federal de Procedimientos Civiles Código Federal de Procedimientos Penales Código Fiscal de la Federación Código Fiscal del Estado de Tabasco Código Penal Federal Código Penal para el Estado de Tabasco Declaratoria de Derechos

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Atribuciones

Organizar y controlar la audiencia, correspondencia, agencia y archivo del Secretario.

Atender y desahogar los asuntos que no requieran la intervención directa del Secretario.

Tramitar y solicitar a la Dirección de Administración los recursos y servicios necesarios para el

cumplimiento de las atribuciones del Secretario.

Diseñar el sistema de información que requiera la Secretaria.

Procurar la óptima organización de las reuniones de trabajo del Secretario.

Atender y desempeñar las funciones encomendadas por el secretario y, en su caso, sugerir las medidas técnicas y sistemas necesarios para brindar un servicio más eficiente.

Servir de enlace entre los diferentes servidores públicos de la Secretaria, para dar a conocer las

instrucciones que gire el Secretario.

Recibir las demandas, quejas y sugerencias relacionadas con los asuntos de la competencia de la Secretaría, así como realizar el trámite y seguimiento ante las áreas respectivas.

Dar seguimiento a las solicitudes de audiencia de los servidores públicos que requieran tratar

algún asunto con el Secretario.

Servir de enlace entre el Secretario y los titulares de las dependencias federales o estatales que desarrollan actividades vinculadas con la misma.

Procurar la organización de las giras de trabajo del Secretario.

Administrar y vigilar el control de entrada, trámite y salida de asuntos recibidos y resueltos.

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Misión

La Secretaría Particular es un área de apoyo directo al Secretario que tiene como finalidad proveer los recursos humanos y materiales que conlleven al óptimo desempeño de las funciones del titular de la Secretaría.

Visión

Ser un área estratégica capaz de detectar necesidades y solucionarlas de manera óptima, fomentar el trabajo en conjunto de todas las direcciones para el seguimiento y la canalización directa a todas las personas que busquen apoyo en el área.

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Estructura orgánica 1.0 Secretaría de Administración y Finanzas

1.1 Secretaría Particular 1.1.1 Secretaria Auxiliar

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Organigrama

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Secretaría Particular

Secretaría Auxiliar

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Descripción del Puesto

Secretaría de Administración y Finanzas

I) DATOS GENERALES

NOMBRE DEL PUESTO: Secretario NÚMERO DE PERSONAS EN EL PUESTO: 1

AREA DE ADSCRIPCIÓN: Despacho del C. Secretario REPORTA: C. Gobernador del Estado de Tabasco

SUPERVISA: 1 Secretaria Particular, 1 Secretaria Técnica, 3 Subsecretarios, 1 Director General, 3 Director “A” y 1 Titular de Unidad.

CONTACTOS INTERNOS:

CON:

Área Staff Secretaría Particular Secretaría Técnica Unidad de Asesores Unidad de Relaciones Públicas Unidad de Inversión

Área Normativa Procuraduría Fiscal Dirección de Administración Unidad de Accesos a la

Información Área Operativa

Subsecretaría de Ingresos Subsecretaría de Egresos Subsecretaría de Administración Dirección General de

Modernización e Innovación Gubernamental

PARA:

Coordinar, diseñar, controlar, definir, acordar y autorizar los asuntos relacionados al desarrollo de las actividades con las diferentes áreas que integran la Secretaría de Administración y Finanzas.

Coordinar, planear, definir y organizar los

requerimientos financieros, materiales, recursos humanos y de modernización.

CONTACTOS EXTERNOS: CON :

Gobernador del Estado de Tabasco

Agencias gubernamentales del

Poder Ejecutivo [Secretaría de Gobierno, Secretaría de Comunicaciones y Transportes, Secretaría de Turismo, Secretaría de Contraloría, Secretaría de Asentamientos y Obras Públicas, Sedeco, Secretaría de Seguridad Pública, Consejería Jurídica, Sedafop, Secretaría de Planeación y Tribunal Superior de Justicia].

PARA :

Acordar actividades relacionadas con la planeación, administración y operación de la Cuenta Pública.

Atender, acordar, convenir y colaborar con las

peticiones en materia de presupuesto, gasto e inversión de proyectos, así como los fideicomisos derivados de convenios federales.

Acordar, convenir y operar lo relacionado con las

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II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

Secretarías de Finanzas y/o Tesorerías de los diversos estados de la República.

Dependencias y Entidades del Ejecutivo Federal y Municipal.

finanzas, fideicomisos e inversiones, de acuerdo a la normatividad aplicable en el Estado y las políticas emitidas por el Titular del Poder Ejecutivo.

Acordar, convenir, calcular, determinar y revisar lo

relacionado con las finanzas en los términos de las leyes aplicables en el Estado.

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Guarda y distribuye los caudales públicos, regula las actividades financieras, fiscales y tributarias del Estado, así como administra los recursos humanos y materiales de la Administración Pública.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:

PERMANENTES:

Elaborar y proponer al C. Gobernador del Estado, la proyección y el cálculo de los ingresos del Gobierno del Estado, considerando las necesidades del gasto público estatal, así como la utilización razonable del crédito público y el saneamiento de las finanzas públicas del propio Estado.

Conducir las finanzas públicas del Gobierno del Estado, con el propósito de mantener el equilibrio y la correspondencia entre los ingresos y egresos, efectuando los pagos conforme a los programas, presupuestos y calendarios de recursos aprobados.

Ostentar la representación legal, en el ámbito de su competencia, la cual podrá ser delegada, mediante oficio a los subsecretarios a su cargo y al Procurador Fiscal.

Fijar y dirigir la política y los programas hacendarios de la entidad, en materia de administración

tributaria, ingresos, gasto público y procuración fiscal, de conformidad con la legislación aplicable y las políticas emitidas por el Titular del Poder Ejecutivo de Tabasco.

Calcular, determinar, revisar y asignar las aportaciones y participaciones federales y municipales en los términos de las leyes aplicables y los convenios suscritos.

Formular con el Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado de Tabasco los programas

estatales, regionales y sectoriales de desarrollo económico y social, el programa de gasto público del Estado y los proyectos específicos que fije el Gobernador.

Recaudar todos los ingresos del Gobierno Estatal, así como las aportaciones y participaciones

federales en los términos de las leyes y convenios respectivos, e imponer y condonar sanciones administrativas y otorgar devoluciones pagadas indebidamente.

Proyectar y calcular los ingresos del Estado de acuerdo a las leyes aplicables y cuidar que los mismos

se utilicen en forma razonable.

Generar la información necesaria para la proyección y cálculo de los egresos de la Administración Pública Estatal y hacerlos del conocimiento del Subcomité Especializado del Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado de Tabasco.

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Implementar conjuntamente con la Secretaría de Contraloría el Sistema de Contabilidad Gubernamental, así como emitir y evaluar las políticas, criterios y lineamientos en la materia. Aimismo, integrar la Cuenta Pública del Poder Ejecutivo del Estado para su revisión y calificación en los términos de la legislación aplicable.

Ordenar el cumplimiento de los pagos a los municipios por concepto de participaciones, aportaciones

y demás recursos que les correspondan y afectar las participaciones de los mismos cuando hayan sido otorgadas como garantía de pago.

Asesorar a los municipios, sus empresas de participación mayoritaria y sus fideicomisos en materia

financiera para gestionar y controlar financiamientos, ajustándose a las medidas administrativas establecidas.

Ordenar la práctica de visitas domiciliarias para llevar a cabo todo tipo de actos de fiscalización, con

el objeto de comprobar que los contribuyentes han cumplido con sus obligaciones fiscales tanto estatales como federales en los términos de las leyes y de los convenios de coordinación respectivos, así como mantener actualizado un padrón de los citados contribuyentes.

Implementar, conjuntamente con las dependencias y entidades competentes, los estatutos fiscales

que permitan promover el desarrollo social y económico del Estado, en lo relacionado con los sectores de producción y desarrollo social.

Observar el cumplimiento de la normatividad federal y estatal en materia de planeación,

programación y evaluación del gasto, con el propósito de llevar un mejor control en los recursos.

Ejercer las funciones que en materia de administración fiscal federal se contengan en los convenios firmados entre el Gobierno Federal y el Gobierno Estatal.

Ejercer las atribuciones que al Estado le otorgan los Convenios de Adhesión al Sistema Nacional de

Coordinación Fiscal y el de Colaboración Administrativa en Materia Fiscal Federal.

Vigilar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás disposiciones de carácter fiscal aplicables en el Estado.

Crear y supervisar conjuntamente con el Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado de

Tabasco y la Secretaría de Contraloría los mecanismos de control, sistemas y registros para formular estudios y reportes orientados a la vigilancia, seguimiento y evaluación del ejercicio del gasto público e instrumentar las medidas establecidas por la Secretaría de Contraloría para fortalecer los mecanismos de control y evaluación de los programas de las dependencias y entidades, así como de los recursos federales aportados, transferidos, asignados o reasignados al Estado.

Establecer recomendaciones sobre política financiera en materia de crédito y consignar en el

Presupuesto de Egresos de la Administración Pública Estatal, las amortizaciones por concepto de capital y pago de intereses a que den lugar los empréstitos a cargo del Estado.

Celebrar, previa autorización del Congreso del Estado cuando así se requiera, los contratos y

convenios para la obtención de empréstitos, créditos y demás operaciones financieras de deuda pública, suscribiendo los documentos y títulos de crédito requeridos para tales efectos.

Emitir valores, formalizar, administrar y conducir la negociación de la deuda pública del Estado y

llevar el registro y control de la misma.

Estudiar, analizar y otorgar en su caso, previo cumplimiento de las formalidades de ley el aval del Estado. De igual manera, realizar esta facultad en lo referente a las obligaciones de pasivos que

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requieran contraer las entidades, así como realizar los registros correspondientes.

Desempeñar el cargo de fideicomitente único del Gobierno Estatal en la constitución de fideicomisos y vigilar que en los contratos que se deriven al respecto, se precisen claramente los derechos y obligaciones de las partes que intervienen.

Participar en el Comité de Planeación para el Desarrollo del Estado de Tabasco en la formulación,

promoción e instrumentación de los programas del Gobierno Estatal convenidos con la Administración Pública Federal y los municipios de la entidad.

Ejercer las facultades que a la Secretaría otorgue la Ley que Regula la venta, distribución y consumo

de bebidas Alcohólicas en el Estado de Tabasco.

Evaluar en los términos de las disposiciones legales aplicables la operación de las áreas de la Secretaría.

Remitir mensualmente la Cuenta Pública comprobada del Estado a la Secretaría de Hacienda y

Crédito Público, así como el informe de las participaciones pagadas a los municipios.

Gestionar las aportaciones y participaciones federales, de tal manera que el Estado reciba los recursos presupuestarios óptimos.

Determinar, atendiendo las instrucciones del Ejecutivo del Estado, las políticas financieras, fiscales y crediticias para la elaboración del Plan Estatal de Desarrollo.

Coordinar, dirigir y supervisar se recauden y administren los impuestos, derechos, productos, aprovechamientos que correspondan al Estado en los términos de las leyes respectivas.

Coordinar que se vigile la congruencia en el ejercicio del gasto público y los programas de inversión,

con el fin de que los recursos presupuestarios invertidos en el Estado sean los prioritarios.

Autorizar las ampliaciones, transferencias y reducciones de los recursos asignados en materia de gasto público.

Celebrar convenios por acuerdo del Ejecutivo del Estado, con el fin de verificar la congruencia entre

las aportaciones pactadas en los mismos y la disponibilidad presupuestaria.

Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales que rijan las relaciones entre el Gobierno Estatal y sus servidores públicos.

Las demás reglamentarias, que con este carácter le señalen las leyes y reglamentos vigentes en el Estado y el Titular del Poder Ejecutivo Estatal.

PERIÓDICAS:

Proponer los proyectos de leyes y demás disposiciones de carácter general que se requieran para la administración de las finanzas estatales y vigilar el cumplimiento de las mismas.

Atender las instrucciones encomendadas por el Ejecutivo del Estado e informar periódicamente

sobre el desarrollo de sus funciones y realizar las demás que le señalen las disposiciones legales en vigor.

Elaborar y someter a consideración del Gobernador del Estado, el programa general del gasto público

y el anteproyecto del Presupuesto de Egresos.

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III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:

Asistir a reuniones de gabinete con el Ejecutivo del Estado.

Coordinar la producción de la Ley de Ingresos del Estado de Tabasco.

Coordinar la realización y revisar el Presupuesto de egresos antes de que el Ejecutivo lo envíe al H.

Congreso del Estado para su aprobación.

Coordinar la realización de los avances para el Informe de Gobierno, que se entregan a la Secretaría de Planeación de manera mensual.

Coordinar la realización y revisar la Cuenta Pública que se presenta anualmente al H. Congreso del

Estado para su aprobación.

Coordinar la realización y revisar los informes sobre la situación económica y financiera que se presentan de manera trimestral al H. Congreso del Estado.

Coordinar la realización y revisar el informe de la Autoevaluación que se presentan de manera

trimestral al Órgano Superior de Fiscalización.

Coordinar la realización y revisar el informe del Avance Financiero y presupuestario que se presenta de manera mensual al Órgano Superior de Fiscalización.

Coordinar la realización y revisar el informe de la Cuenta Pública comprobada y documentada que se

presenta de manera mensual al Órgano Superior de Fiscalización. EVENTUALES:

Representar al Gobernador Constitucional del Estado ante los diversos grupos de trabajo, comités y otros que se integren y que tengan relación con la esfera de su competencia, cuando sea designado para tal efecto.

Participar en la formulación de la glosa de la Cuenta Pública que finque la Legislatura del Estado a través de su Órgano Técnico de Fiscalización.

Comparecer, por petición expresa, ante el H. Congreso del Estado.

Acompañar al Ejecutivo del Estado en la Conferencia Nacional de Gobernadores.

Atender negociaciones con funcionarios de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con el fin de

conseguir más recursos presupuestarios para el Estado.

Asistir a la Comisión permanente de funcionarios fiscales.

ESCOLARIDAD:

Maestría relacionada con las áreas económico-administrativas y finanzas públicas

CONOCIMIENTOS:

Políticas públicas, materia fiscal y tributaria, finanzas y administración pública, control presupuestario, programación, economía política, planeación y modernización e innovación gubernamental.

EXPERIENCIA:

4 años

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Descripción del puesto

Secretaria Particular

I) DATOS GENERALES

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

CARACTERÍSTICAS

PARA OCUPAR EL PUESTO:

Aptitudes políticas, liderazgo, dirección de equipos de trabajo y relaciones públicas.

NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Particular NÚMERO DE PERSONAS EN EL PUESTO: 1

AREA DE ADSCRIPCIÓN: Despacho del C. Secretario REPORTA: Secretario de Administración y Finanzas

SUPERVISA: 1 Secretaria Auxiliar, 3 Recepcionistas, 1 Chofer CONTACTOS INTERNOS: CON:

Secretario

Subsecretarios, Director General,

Direcciones y Subdirecciones de la Secretaría

PARA:

Coordinar agenda

Atender de manera eficaz y oportuna, las necesidades de las áreas de la dependencia, e informarlas al C. Secretario.

Atender de manera eficaz y oportuna las peticiones de las áreas de la dependencia y tramitar los requerimientos en compras, recursos humanos, bienes muebles y bienes informáticos.

CONTACTOS EXTERNOS: CON :

Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado.

Secretarios Particulares de las distintas Secretarías del Gobierno del Estado de Tabasco.

Empresas privadas

PARA :

Transmitir las instrucciones y acuerdos del C. Secretario y convocar a reuniones de trabajo.

Atender de manera oportuna cada una de las peticiones de las distintas dependencias y darles seguimiento; y si el caso lo amerita, informarlas al C. Secretario.

Atender las solicitudes de cada empresario, e

informarlas al C. Secretario.

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Organizar y controlar la audiencia, correspondencia, agenda y archivo del Secretario, con el objeto de llevar un control que permita dar seguimiento a todos los asuntos de manera eficiente y eficaz.

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III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:

PERMANENTES:

Atender las solicitudes de audiencia, con el fin de canalizarlas a las áreas correspondientes, en su caso, o proponer incluirlas en la agenda del C. Secretario.

Coordinar el enlace con los titulares de las Dependencias del sector público para dar seguimiento y transmitir los acuerdos o instrucciones del C. Secretario en asuntos de su competencia.

Controlar la agenda del C. Secretario. Coordinar y supervisar los eventos oficiales del titular de la Dependencia. Gestionar las diferentes solicitudes de particulares y de organizaciones sociales y civiles presentadas

en audiencia al C. Secretario. Realizar las acciones de gestoría que le encomienda el titular, con el fin de llevar un mejor

seguimiento. Dar al C. Secretario los documentos que necesiten su firma, previamente validados y rubricados por

las áreas correspondientes.

PERIÓDICAS:

Someter a la consideración del Secretario, para acuerdo o instrucciones, los asuntos remitidos a la Secretaría Particular.

EVENTUALES:

ESCOLARIDAD:

Maestría relacionada con las áreas económico-administrativas y finanzas públicas.

CONOCIMIENTOS:

Manejo de documentación y paquetería.

EXPERIENCIA:

2 años

CARACTERÍSTICAS

PARA OCUPAR EL PUESTO:

Buen trato al público, buena presentación, honestidad, trabajo en equipo, lealtad, liderazgo, capacidad de organización, conciliador.

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Descripción del puesto

Secretaria Auxiliar

I) DATOS GENERALES

II) DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

NOMBRE DEL PUESTO: Secretaria Auxiliar NÚMERO DE PERSONAS EN EL PUESTO: 1

AREA DE ADSCRIPCIÓN: Despacho del C. Secretario REPORTA: Secretaria Particular

SUPERVISA: ninguno CONTACTOS INTERNOS: CON:

Secretaria Particular

Recepcionistas

PARA:

Apoyar las actividades de la Secretaria Particular

Controlar la correspondencia

CONTACTOS EXTERNOS: CON :

Organizaciones sociales y particulares

PARA :

Organizar la agenda del C. Secretario

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Organiza, controla, revisa, turna y archiva la atención diaria y correspondencia confidencial del C. Secretario.

DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:

PERMANENTES:

Realizar las acciones de gestoría que le encomienda la Secretaria Particular, con el fin de hacer más ágil el seguimiento de los asuntos del Despacho.

Revisar y turnar la documentación recibida en el despacho. Archivar la correspondencia con el fin de tener respaldo en documentación oficial y confidencial. Elaborar memorándums y oficios, en respuesta a las peticiones recibidas por instrucción de la

Secretaria Particular. Las demás funciones que por disposición legal y reglamentaria, así como las que le confiere la

Secretaría Particular.

PERIÓDICAS:

Atender las necesidades de materiales de oficina del Despacho. EVENTUALES:

Realiza las funciones de la Secretaria Particular cuando se encuentra ausente Asistir a reuniones en representación de la Secretaria Particular Apoyar en la logística de las reuniones del C. Secretario

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III) ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:

ESCOLARIDAD:

Carrera técnica relacionada con las áreas económico-administrativas

CONOCIMIENTOS:

Administración de documentos

EXPERIENCIA:

1 año

CARACTERÍSTICAS

PARA OCUPAR EL PUESTO:

Buen trato al público, buena presentación, honestidad, trabajo en equipo, lealtad, capacidad de organización.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Aportaciones federales: conjunto de recursos públicos condicionados a la obtención y cumplimiento de determinados objetivos en materia de educación básica y normal, servicios de salud e infraestructura social, así como para el fortalecimiento de los municipios, aportaciones múltiples, educación tecnológica y de adultos y seguridad pública que el Gobierno Federal presupuesta y transfiere a las haciendas públicas de los Estados, Municipios y el Distrito Federal, en el marco de la Ley de Coordinación Fiscal. Para la identificación de este tipo de recursos se creó el Ramo General 33 llamado Aportaciones Federales a Entidades y Municipios. Comisión Permanente de Funcionarios Fiscales: órgano técnico, colegiado, plural y representativo, que tiene por objeto vigilar la distribución de las participaciones, realizar estudios y hacer análisis que coadyuven al funcionamiento eficiente del Sistema Estatal de Coordinación Fiscal y a la operación armónica de la legislación. Conferencia Nacional de Gobernadores: es un espacio institucional permanente de vinculación, consulta, deliberación, diálogo y concertación para lograr tanto un mayor equilibrio como la redistribución de las potestades que corresponden a los órdenes de gobierno federal y estatal. Tiene dentro de sus objetivos el realizar los proyectos y estudios políticos, económicos, sociales y jurídicos para deliberar, acordar, proponer y evaluar soluciones conjuntas sobre asuntos relativos a: política presupuestaria, criterios para la transferencia de potestades y recursos, desarrollo social, seguridad pública, costo de los servicios públicos, políticas de inversión pública, procesos de desarrollo y descentralización administrativa, fortalecimiento a los Gobiernos Locales y relaciones intergubernamentales. Cuenta pública: El informe anual que, sin perjuicio de las evaluaciones trimestrales, del avance de la gestión financiera; o tratándose de los Municipios, los informes mensuales; rinden respectivamente al Congreso, por conducto del Órgano Técnico de Fiscalización, los Poderes del Estado, los Ayuntamientos, sus organismos o entidades paraestatales, así como los órganos autónomos creados constitucionalmente, y en su caso, los demás entes fiscalizables; sobre su gestión financiera y presupuestal, con el objeto de comprobar que la recaudación, administración, manejo, custodia y aplicación de los ingresos y egresos durante el ejercicio fiscal correspondiente, se ejercieron en los términos de las disposiciones legales y administrativas y con base en los programas y criterios aprobados (Art. 2 fracc. IV LFSET). Deuda pública: está conformada por la deuda pública directa estatal y por la deuda pública indirecta estatal. La deuda pública directa estatal es la deuda pública derivada de las obligaciones de dar en dinero asumidas directamente por el Estado. La deuda pública indirecta estatal es la deuda pública derivada de las obligaciones asumidas por el Estado al garantizar el endeudamientoi. Eficacia: es la capacidad de acertar en la selección de los objetivos y las labores más adecuadas de acuerdo a las metas de la organización. Eficiencia: es la capacidad de hacer las labores trazadas de la mejor manera posible con un mínimo de recursos empleados. Ejecutivo: el Gobernador del estado de Tabasco Endeudamiento: conjunto de financiamientos.

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Finanzas públicas: disciplina que trata de la captación de los ingresos, su administración y gasto, la deuda pública y la política de precios y tarifas que realiza el Estado a través de diferentes instituciones del sector público. Su estudio se refiere a la naturaleza y efectos económicos, políticos y sociales en el uso de instrumentos fiscales: ingresos, gastos, empréstitos, y precios y tarifas de los bienes y/o servicios producidos por el sector paraestatal. Ley de Ingresos: ley que establece anualmente los ingresos que deberán recaudarse por concepto de impuestos, derechos, productos, aprovechamientos, emisión de bonos, préstamos, etc. LFSET: Ley de Fiscalización Superior del Estado de Tabasco. Logística: proceso que controla las labores de entrada, transformación (caja negra) y salida en los procesos productivos de una empresa. En términos comerciales y de distribución nacional e internacional es un proceso mediante el cual se controla el flujo de bienes detalladamente desde un lugar de origen hasta su destino. Mejora continua: la tendencia a obtener progresivamente mejores resultados, mediante la detección de errores, anomalías y la revisión constante de sus procesos y procedimientos. Misión: razón de ser y trabajar de la empresa basada en los propósitos trazados a un momento determinado, medida, cuantificada y alcanzable. Relativo al "quienes somos". Organigrama: gráfico que describe la estructura de la organización, ilustrando el modelo de trabajo (subordinación), los niveles de dependencia y la relación interinstitucional entre las áreas o departamentos ahí descritos. Órgano superior de fiscalización: organismo desconcentrado que apoya al H. Congreso del Estado en el desempeño de sus atribuciones de fiscalización. Ha sido dotado por ley con personalidad jurídica y patrimonio propios y con autonomía técnica y de gestión. Tiene la competencia que le confiere la Constitución Política del Estado, la Ley de Fiscalización Superior del Estado y demás legislación aplicable. Participaciones federales: se conforman por los impuestos que obtenga la Federación, así como por los derechos sobre la extracción de petróleo y la minería, disminuidos con el total de las devoluciones por los mismos conceptos. Se excluyen de este concepto, los derechos adicionales o extraordinarios sobre la extracción de petróleo; los incentivos que se establezcan en los convenios de colaboración administrativa; los impuestos sobre tenencia o uso de vehículos y sobre automóviles nuevos, de aquellas entidades que hubieran celebrado convenios de colaboración administrativa en materia de estos impuestos; la parte de la recaudación correspondiente al impuesto especial sobre producción y servicios en que participen las entidades federativas; y el excedente que obtenga la Federación por aplicar una tasa superior al 15 por ciento a los ingresos por la obtención de premios a que se refiere la Ley del Impuesto sobre la Renta. Presupuesto de Egresos: es la representación ordenada y clasificada de los gastos que se deben realizar en un año para cumplir con las funciones determinadas. SAF: Secretaría de Administración y Finanzas Visión: razón por la cual la organización trabaja en pro de convertirse en cuanto se aspira bajo el mismo concepto. Es lo que llegará a ser la empresa por medio de sus objetivos, metas y misiones a corto, mediano y largo plazo. Relativo al "quienes queremos (o llegaremos a) ser".

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i Definición contenida en la Ley de Deuda Pública del Estado de Tabasco y sus Municipios