MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA

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HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS

DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE LA DIRECCIÓN DEL SECRETARIADO

REVISÓ

NOMBRE FIRMA RÚBRICA

Lic. Roberto Carlos Félix López

Secretario Ejecutivo

C.P. Blanca Guadalupe Castro

González

Titular del Órgano Interno de Control

Mtro. Nery Ruiz Arvizu

Director Ejecutivo De Asuntos Jurídicos

DICTAMINÓ

NOMBRE FIRMA RÚBRICA

L.C.P. Flor Barceló Noriega

Encargada de Despacho de la Dirección Ejecutiva de

Administración

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SELLO FECHA ELABORACIÓN O

ACTUALIZACIÓN

Octubre, 2019

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ÍNDICE

Página INTRODUCCIÓN

I. ANTECEDENTES ................................................................................................... 7

II. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO .............................................................. 9

III. ATRIBUCIONES ................................................................................................... 11

IV. MISIÓN Y VISIÓN ................................................................................................. 20

V. ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................................. 21

VI. ORGANIGRAMA .................................................................................................. 22

VII. OBJETIVO Y FUNCIONES ................................................................................... 24

VIII. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ................................................................................ 54

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INTRODUCCIÓN

La reforma constitucional en materia Política-Electoral aprobada por el Congreso de la Unión y la mayoría de las legislaturas estatales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 10 de febrero de 2014, así como la nueva Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de mayo de 2014, misma que tiene por objeto establecer las disposiciones aplicables en materia de instituciones y procedimientos electorales, distribuir competencias entre la Federación y las entidades federativas en la materia, así como la relación entre el Instituto Nacional Electoral y los organismos públicos locales.

En esa misma tesitura se aprueba la nueva Ley de Instituciones y Procedimientos Electorales para el Estado de Sonora publicada en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado el 30 de junio de 2014, la cual incluye diversas disposiciones que modifican la estructura, funciones y objetivos del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Sonora, estableciendo como principios rectores primordiales de la función electoral la certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, máxima publicidad, objetividad y probidad. En respuesta a estas disposiciones y a la nueva configuración operativa de este organismo público local electoral, a la Secretaría Ejecutiva le corresponde auxiliar al Consejo General y su Presidente en el ejercicio de sus atribuciones, siendo ésta un órgano central de carácter unipersonal; encargado de coordinar la Junta General Ejecutiva, de conducir la administración y supervisar el desarrollo adecuado de las actividades de los órganos ejecutivos y técnicos del Instituto, de conformidad con las disposiciones aplicables. Por lo cual, la emisión del presente documento representa un instrumento de apoyo fundamental para el desarrollo de sus funciones y de su personal adscrito y para el Instituto en general, respecto de su conformación, organización, objetivos y funcionamiento. En el mes de noviembre de 2018, el Consejo General reformó el Reglamento Interior del Instituto por medio de un acuerdo emitido en el pleno de este órgano colegiado, por medio del cual se armoniza la reglamentación interna con las reformas constitucionales que crean el Sistema Nacional Anticorrupción y al marco legal vigente en la materia en el estado de Sonora. El propósito de este documento es proporcionar una perspectiva general de los aspectos más relevantes en materia organizacional. Por esta razón, el documento abarca los siguientes conceptos: introducción, antecedentes, marco jurídico- administrativo, atribuciones, misión, visión, estructura orgánica, organigrama, objetivos y funciones de las áreas y puestos que integran a esta unidad administrativa.

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Por último, es importante señalar que a fin de mantener actualizado el presente manual de organización, la Secretaría Ejecutiva realizará revisiones periódicas para que, en caso de que haya alguna modificación a la estructura orgánica, al reglamento interno u otra, que repercutan directamente con las atribuciones y funciones conferidas a esta unidad administrativa, se lleven a cabo las modificaciones correspondientes.

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I. ANTECEDENTES La existencia de un Secretario del organismo encargado de organizar las elecciones en el estado de Sonora, está ligada con el devenir histórico de dicho organismo habida cuenta con la otrora Junta de Vigilancia Electoral del Estado, creada en 1946 con la expedición de la Ley Orgánica Electoral del Estado de Sonora de ese año y que en sí es el antecedente más remoto de lo que hoy es el Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana, por lo que en aquel entonces ya contaba con un Secretario, quien era el comisionado del Poder Judicial ante dicha Junta. Más adelante, en el año de 1959, con la aparición de una nueva Ley Orgánica Electoral del Estado, se crea la Comisión Estatal de Vigilancia Electoral y el Secretario de la misma pasa a ser un notario público de la capital del estado designado por la propia Comisión. Veintidós años más tarde, según la Ley de organizaciones Políticas y Procesos Electorales del Estado de Sonora (LOPPEES) de 1981, el Oficial Mayor del Gobierno del Estado fungía como Secretario Técnico de la Comisión Estatal Electoral que había sido creada en 1978 y vino a sustituir a su antecesora Comisión Estatal de Vigilancia Electoral, contando además la primera comisión referida con un Secretario de Actas quien también era notario público de la capital de estado. Posteriormente, con la Ley Electoral del Estado de Sonora del año de 1987, el Secretario Técnico -que seguía siendo designado por el Ejecutivo Estatal- se mantuvo como integrante de la Comisión Estatal Electoral, empero, el Secretario de Actas desapareció como miembro de ésta, manteniéndose dicho Secretario Técnico como tal aún con la creación del Consejo Estatal Electoral ocurrida en el año de 1993, para finalmente desaparecer y dar paso a la figura de Secretario del Consejo con la expedición del Código Electoral para el Estado de Sonora de 1996, siendo designado el mismo por el Consejo Estatal Electoral a propuesta de su Presidente, nombramiento que a la postre y que mediante la reforma del 29 de junio de 2005 al Código Electoral referido, dicho nombramiento lo realizaba el Pleno del Consejo Estatal Electoral a propuesta de una terna que presentaba el mismo Presidente. Recientemente y originado de la reforma constitucional en materia Política-Electoral aprobada por el Congreso de la Unión y publicada en el Diario Oficial de la Federación el 10 de febrero de 2014, así como la entrada en vigor de la nueva Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de mayo de 2014, el cual ésta última tiene por objeto establecer las disposiciones aplicables en materia de instituciones y procedimientos electorales, distribuir competencias entre la Federación y las entidades federativas en estas materias, así

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como la relación entre el Instituto Nacional Electoral y los Organismos Públicos Locales. En esa misma tesitura se aprueba la nueva Ley de Instituciones y Procedimientos Electorales para el Estado de Sonora publicada en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado el 30 de junio de 2014, la cual incluye diversas disposiciones que modifican la denominación, estructura, funciones y objetivos del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Sonora, por lo que en este nuevo marco y como resultado de la mencionada reforma, la Secretaría de Consejo pasa a denominársele Secretaría Ejecutiva del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana, el cual se le da la atribución al Consejero Presidente de designar y remover a quien ocupará el cargo de Secretario Ejecutivo. En el mes de agosto del año 2016, el acuerdo CG45/2016 expedido por el Consejo General reformó el Reglamento Interior del Instituto. En éste, se establece en su artículo 42 las facultades de la Dirección del Secretariado, misma que nace con el propósito de auxiliar en sus atribuciones enmarcadas en la Ley Electoral, al Secretario Ejecutivo del organismo. Actualmente la Secretaría Ejecutiva del Instituto le corresponde auxiliar al Consejo

General y su Presidente en el ejercicio de sus atribuciones, siendo ésta un órgano

central de carácter unipersonal; encargado de coordinar la Junta General Ejecutiva, de

conducir la administración y supervisar el desarrollo adecuado de las actividades de los

órganos ejecutivos y técnicos del Instituto, de conformidad con las disposiciones

aplicables.

Su competencia y marco de actuación derivan directamente de las atribuciones que le

confieren los artículos 123, 127, 128 y 129 de la mencionada Ley de Instituciones y

Procedimientos Electorales para el Estado de Sonora, así como lo establecido en el

artículo 13 del Reglamento Interior del Instituto Estatal Electoral y de Participación

Ciudadana de Sonora.

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II. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO De manera enunciativa, más no limitativa, se indican las siguientes disposiciones que sustentan las atribuciones del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana del estado de Sonora.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 09VIII2019…y sus reformas.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora, 13VIII2018…y sus reformas.

Tratados Internacionales

Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, 20V1981…y sus reformas.

Convención Americana sobre Derechos Humanos, 07V1981.

Protocolo adicional a la Convención Americana sobre Derechos Humanos en materia de derechos económicos, sociales y culturales “Protocolo de San Salvador”, 01IX1998.

Leyes

Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales, 27I2017…y sus reformas.

Ley de Instituciones y Procedimientos Electorales para el Estado Sonora, 25V2017…y sus reformas

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios, 16IVII2015…y sus reformas.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora, 18I2018.

Ley General de Sistemas de Medios de Impugnación en Materia Electoral, 19I2018…y sus reformas.

Ley de Participación Ciudadana del Estado de Sonora, 12VII2018…y sus reformas.

Ley de Planeación del Estado de Sonora, 10IX2018…y sus reformas.

Ley de Presupuesto de Egresos y Gasto Público Estatal, 21X2016…y sus reformas.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, 04V2015.

Ley General de Contabilidad Gubernamental, 31I2018…y sus reformas.

Ley General de Partidos Políticos, 23V2014…y sus reformas.

Ley General en Materia de Delitos Electorales, 19I2018…y sus reformas.

Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción, 18VII2016.

Ley General de Responsabilidades Administrativas, 12IV2019.

Ley Orgánica del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, 18VII2016.

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Reglamentos

Reglamento Interior del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana del Estado de Sonora, 17V2019.

Reglamento para la sustanciación de los regímenes sancionadores electorales del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana, 30VIII2017.

Reglamento de Elecciones del Instituto Nacional Electoral, 08II2019…y sus reformas. Decretos

Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia político-electoral, 10II2014.

Acuerdos

Acuerdo CG16/2016 del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana, “por el que se aprueba la propuesta de la consejera presidenta para la “designación del Órgano de Enlace del Instituto Nacional Electoral, que atenderá los asuntos del Servicio Profesional Electoral Nacional y del Personal de la Rama Administrativa”, 01VI2016.

Acuerdo JGE11/2016 mediante el cual la Junta General Ejecutiva del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana aprueba los lineamientos para la elaboración o actualización de manuales de organización del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana, 27X2016.

Acuerdo CG29/2019 Por el que se aprueba el Reglamento para la Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos, así como para la estructura orgánica del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana, 14VI2019. (agregue este acuerdo)

Estatutos

Estatuto del Servicio Profesional Electoral Nacional y del Personal de la Rama Administrativa. Publicado en el Diario Oficial de la Federación, 15I2016.

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III. ATRIBUCIONES Reglamento Interior del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana del Estado de Sonora.

CAPÍTULO SEGUNDO. De su estructura

Artículo 8.- El Instituto ejercerá sus atribuciones de conformidad con lo dispuesto por la

Constitución, la Ley General, la Constitución Local, la Ley Electoral, la Ley de

Transparencia, la Ley de Participación, la Ley de Responsabilidades y el presente

Reglamento, a través, de los siguientes órganos:

I. De dirección:

a) El Consejo General;

b) La Presidencia del Consejo General;

II. Ejecutivos:

a) La Junta General Ejecutiva;

b) La Secretaría Ejecutiva;

c) Las direcciones ejecutivas:

1. Dirección Ejecutiva de Administración;

2. Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos;

3. Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Capacitación;

4. Dirección Ejecutiva de Fiscalización; y

5. Dirección Ejecutiva de Organización y Logística Electoral;

d) Las direcciones:

1. Del Secretariado.

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III. Técnicos:

a) Unidad Técnica de Comunicación Social;

b) Unidad Técnica de Informática;

c) Unidad Técnica de Vinculación con el Instituto Nacional Electoral;

d) Unidad Técnica de Fomento y Participación Ciudadana;

e) Se deroga;

f) Se deroga;

g) Órgano de enlace con el Instituto Nacional Electoral para atender lo

relacionado al Servicio Profesional Electoral Nacional; y

h) Coordinación de Estudios de Cultura Democrática.

IV. De control:

a) Órgano Interno de Control;

b) Unidad Técnica de Sustanciación; y

c) Unidad Técnica de Investigación.

V. De transparencia:

a) Unidad de Transparencia; y

b) Comité de Transparencia.

VI. Otros órganos colegiados:

a) Las comisiones permanentes y temporales;

VII. Operativos:

a) Unidad de Género.

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Las diversas áreas que componen la estructura del Instituto, contarán con la

plantilla laboral necesaria para llevar a cabo sus respectivas atribuciones y

responsabilidades, atendiendo a lo establecido en la normatividad que para tal

efecto emita el Consejo y en apego a la estructura orgánica del Instituto, así como

la disponibilidad presupuestal.

Durante los procesos electorales y procedimientos de participación ciudadana, o

cuando se trate de programas y proyectos específicos a desarrollarse en la

entidad, el Instituto podrá contratar personal temporal para apoyar en el desarrollo

de las actividades de las diversas áreas que componen su estructura, en los

términos del presente Reglamento y la normatividad que para tal efecto apruebe

el Consejo.

El Instituto contará con un archivo que estará adscrito a la Secretaría Ejecutiva,

el cual será la instancia competente para la guarda, sistematización y custodia de

la documentación que integra el archivo electoral.

El Instituto contará con una Unidad de Notificadores que estará adscrita a la

Secretaría Ejecutiva, la cual será la instancia competente para practicar conforme

lo señala la Ley Electoral, el presente Reglamento y en las demás disposiciones

jurídicas aplicables, las notificaciones y diligencias que deban realizar y que le

sean encomendadas por las diversas áreas del Instituto.

El Instituto contará con una Oficialía de Partes que estará adscrita a la Secretaría

Ejecutiva, la cual será la instancia competente para la recepción y sistematización

de la documentación y correspondencia dirigida al Instituto. Los consejeros

electorales y el Consejero Presidente tendrán acceso irrestricto e inmediato a la

información que se reciba en esta área, ya sea por medios electrónicos o físicos.

Las funciones del personal del Instituto, así como su relación jerárquica, se

detallarán en el manual de organización, los cuales serán elaborados de acuerdo

a la normatividad que para tal efecto emita el Consejo.

En caso de ausencia temporal o definitiva de los titulares de los órganos referidos

en las fracciones II, III y V del presente artículo, el inferior jerárquico inmediato de

mayor antigüedad en el cargo, asumirá las atribuciones que correspondan a dicho

titular.

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Para tal efecto, en el caso de ausencias definitivas, el Consejero Presidente

deberá realizar la propuesta a que se refiere el artículo 24 numeral 5 del

Reglamento de Elecciones en un plazo no mayor a 30 días naturales contados a

partir de la separación definitiva.

CAPÍTULO CUARTO. De la Secretaría Ejecutiva

ARTÍCULO 13.- La Secretaría Ejecutiva es un órgano central de carácter unipersonal;

encargado de coordinar a la Junta, de conducir la administración y supervisar el

desarrollo adecuado de las actividades de las direcciones ejecutivas y unidades técnicas

del Instituto, de conformidad con las disposiciones aplicables, cuyo titular será el

Secretario Ejecutivo.

Para el cumplimiento de las atribuciones que la Ley Electoral le confiere, corresponde

al Secretario Ejecutivo:

I. Actuar como Secretario del Consejo y de la Junta;

II. Ejecutar y supervisar el adecuado cumplimiento de los acuerdos del

Consejo y de la Junta;

III. Dar fe de las decisiones tomadas por la Presidencia a través de autos o

acuerdos que le recaen a las peticiones presentadas por escrito por los

ciudadanos, precandidatos, candidatos, candidatos independientes,

representantes, partidos y demás instituciones;

IV. Colaborar con las comisiones, en su carácter de Secretario del Consejo y

brindar apoyo en todas aquellas actividades necesarias que le sean

solicitadas;

V. Establecer relación y coordinación con los consejos municipales y los

consejos distritales;

VI. Organizar reuniones estatales o regionales con los consejeros distritales o

municipales así como secretarios técnicos, cuando así se requiera, previo

aviso a la Comisión de Organización y Logística Electoral;

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VII. En su caso, coordinar y supervisar la integración de los archivos de las

sesiones y acuerdos de las comisiones especiales cuando hayan

concluido sus trabajos para los cuales fueron creadas;

VIII. Se deroga;

IX. Coordinar y ejecutar las acciones necesarias para atender los

requerimientos que le formule el Órgano Interno de Control como

coadyuvante en los procedimientos que este acuerde y en su caso, en los

procedimientos para la determinación de responsabilidades e imposición

de sanciones a los servidores públicos del Instituto;

X. Coordinar el desarrollo de las actividades del programa de resultados

electorales preliminares;

XI. Representar legalmente al Instituto en los términos de la Ley Electoral y el

presente Reglamento;

XII. Coordinar las acciones necesarias a efecto de integrar el proyecto del plan

y calendario integrales de los procesos electorales ordinarios y, en su caso,

el calendario de las elecciones extraordinarias; así como disponer lo

necesario para su aprobación por la Junta;

XIII. Coordinar los trabajos de investigación que realice la Junta en términos del

artículo 121 fracción XVIII de la Ley Electoral;

XIV. Suscribir conjuntamente con la Presidencia, los convenios de coordinación

que celebren el Instituto con el Instituto Nacional, para la organización de

los procesos electorales locales, previa autorización del Consejo;

XV. Ejercer la función de Oficialía Electoral, en términos de las leyes aplicables;

XVI. Delegar la función de oficialía electoral a los servidores públicos del

Instituto que designe para efecto de ser auxiliado en el ejercicio de la

función referida;

XVII. Tomar las medidas conducentes para requerir a las autoridades

competentes la entrega de pruebas que obren en su poder, estableciendo

las medidas de resguardo de la información;

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XVIII. Delegar la fe pública;

XIX. Se deroga;

XX. Se deroga;

XXI. Apoyar los programas y acciones del Instituto que permitan dar

cumplimiento a las disposiciones legales y a los acuerdos

interinstitucionales relacionados con el registro, la promoción y la emisión

del voto de los ciudadanos mexicanos residentes en el extranjero en

términos de la Ley General;

XXII. Se deroga;

XXIII. Se deroga;

XXIV. Se deroga;

XXV. Se deroga;

XXVI. Representar a la Presidencia, en los casos que le sean encargados por ésta;

XXVII. Participar en los eventos a que sea invitado, en su calidad de Secretario Ejecutivo, por organizaciones académicas, institucionales y sociales, nacionales o extranjeras, buscando que dicha participación redunde en beneficio de los fines del Instituto;

XXVIII. Se deroga;

XXIX. Coordinar los trabajos del archivo electoral, la oficialía de partes y la unidad de oficiales notificadores;

XXX. Recibir y atender las solicitudes de apoyo técnico e información, así como consultas que sean formuladas directamente por los consejeros electorales;

XXXI. Dar aviso a las instancias competentes de los partidos políticos de las ausencias a las sesiones de sus representantes del Consejo;

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XXXII. Coordinar la elaboración e integración del engrose que se determine en las sesiones del Consejo respecto de los asuntos o acuerdos tratados y aprobados por éste, en términos de lo establecido en el Reglamento de sesiones del Consejo General;

XXXIII. Informar al Consejo del contenido de las resoluciones que emitan los tribunales electorales, con relación a los asuntos derivados de actos emitidos o resueltos por el Instituto, asimismo, informar a los demás órganos de dirección y ejecutivos cuando dichas resoluciones sean de su interés;

XXXIV. Emitir los acuerdos correspondientes mediante los cuales delegue a los secretarios técnicos de los consejos distritales y municipales, a los funcionarios de su adscripción y demás funcionarios que determine, el ejercicio de la funciones de oficialía electoral o en su caso de fe pública, sin perjuicio de su ejercicio directo;

XXXV. Recibir, por conducto de la Oficialía de Partes, las solicitudes y documentos

que se presenten ante el Instituto, y dar cuenta de ello al Consejo o a la

Presidencia, según sea el caso, así como remitir a las comisiones y demás

áreas los que sean de su competencia;

XXXVI. Proveer lo necesario para que, cuando proceda, se publiquen los acuerdos

y resoluciones del Consejo;

XXXVII. Elaborar y expedir las certificaciones que soliciten los partidos políticos, las

autoridades, los ciudadanos o cualquier otro interesado;

XXXVIII. Asignar a las actas, expedientes de denuncias y recursos, los

acuerdos y resoluciones del Consejo una clave de control e identificación;

XXXIX. Coordinar las acciones de la Junta, las direcciones, las direcciones

ejecutivas y las unidades técnicas, con los consejos distritales y los

consejos municipales electorales;

XL. Verificar que la solicitud de plebiscito o referéndum cumpla los requisitos

de la Ley de Participación, o en su caso requerir para que subsanen las

omisiones conforme la ley antes citada;

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XLI. Se deroga;

XLII. Se deroga;

XLIII. Se deroga;

XLIV. Se deroga;

XLV. Coordinar la recepción de solicitudes que presenten los partidos políticos y

coaliciones, respecto al registro y sustitución de candidatos a diversos

puestos de elección popular, con el auxilio de las áreas del Instituto;

XLVI. Organizar la elección de los dirigentes o dirigencias de los partidos

políticos, cuando así lo soliciten al Instituto, en términos de lo establecido

en la Ley Electoral y en los lineamientos emitidos por el Consejo, con el

auxilio de las áreas del Instituto;

XLVII. Dirigir y coordinar el trámite a seguir sobre las solicitudes para la

constitución de partidos políticos estatales y agrupaciones políticas locales,

con el fin de promover la participación en el ejercicio de los derechos

políticos electorales, con el auxilio de las áreas del Instituto.

XLVIII. Las demás que le confiera la Ley Electoral y otras disposiciones aplicables.

CAPÍTULO SEGUNDO. De las direcciones ejecutivas

Artículo 34.- Para el eficaz desarrollo de los trabajos y cumplimiento de sus objetivos el

Instituto, contará con las siguientes direcciones y direcciones ejecutivas, mismas que

serán coordinadas por la Secretaría Ejecutiva en términos de lo dispuesto en el artículo

127 y 128 de la Ley Electoral:

I. Dirección Ejecutiva de Administración;

II. Dirección Ejecutiva de Asuntos jurídicos;

III. Dirección Ejecutiva de Educación Cívica y Capacitación;

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IV. Dirección Ejecutiva de Fiscalización;

V. Dirección Ejecutiva de Organización y Logística Electoral;

VI. Dirección del Secretariado;

Las funciones del personal de las distintas direcciones del Instituto, así como su

relación jerárquica se detallarán en el manual de organización correspondiente.

TITULO SEXTO

De los órganos de transparencia

Artículo 51.- Para el correcto ejercicio de lo dispuesto en los artículos 3 fracción VII, 56,

57, 58 y 87 fracción I, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del

Estado de Sonora, así como los artículos 1, 2, 4, 5, 6, 45, 115, 116 y 119 de la Ley de

Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del Estado de

Sonora, el Instituto contará con los siguientes órganos:

I. Comité de Transparencia; y

II. Unidad de Transparencia.

Artículo 52.- El comité de transparencia será un órgano colegiado formado por el Titular

de la Unidad de Transparencia, el Director Ejecutivo de Administración, el Director

Ejecutivo de Asuntos Jurídicos, el titular de la Secretaría Ejecutiva y el titular del Órgano

de Control Interno. Dicho Comité funcionará de conformidad con el Reglamento que

para tales efectos expida el Consejo.

El Presidente del Comité de Transparencia será el Titular de la Unidad de

Transparencia. El Comité de Transparencia adoptará sus resoluciones por mayoría de

votos y tendrán las atribuciones establecidas en el artículo 57 de la Ley de

Transparencia.

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CAPÍTULO TERCERO. De las unidades técnicas Artículo 43.- Para el eficaz desarrollo de los trabajos y cumplimiento de sus objetivos el

Instituto, contará con las siguientes unidades técnicas, las cuales serán coordinadas por

la Secretaría Ejecutiva:

I. Unidad Técnica de Comunicación Social;

II. Unidad Técnica de Informática;

III. Unidad Técnica de Vinculación con el Instituto Nacional Electoral;

IV. Unidad Técnica de Fomento y Participación Ciudadana;

V. Se deroga;

VI. Se deroga.

Las funciones del personal de las distintas unidades técnicas del Instituto, así como su

relación jerárquica se detallarán en el manual de organización correspondiente.

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IV. MISIÓN Y VISIÓN Misión

Auxiliar al Consejo General y a la Presidencia del Instituto, bajo la tutela de los principios rectores de la función electoral; así como fortalecer la conducción y el desarrollo de la administración, a través de una efectiva coordinación y supervisión de los órganos ejecutivos y técnicos que lo integran, favoreciendo la mejora de la gestión institucional, con base a resultados. Visión

Ser reconocido como una Secretaría Ejecutiva profesional, especializada y proactiva en su desempeño, estimulando el desarrollo intelectual de su personal y distinguiéndose en su operatividad, mediante los atributos de la innovación y el uso de las tecnologías de la información.

V. ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. Secretaría Ejecutiva.

1.1.1. Unidad de Notificadores

1.1.2. Oficialía de Partes

1.1.3. Asistente de Secretaría Ejecutiva 1.2. Subdirección de Secretaría Ejecutiva 1.2.1. Jefatura de Departamento 1.2.2. Jefatura de Departamento 1.2.3. Coordinación de 1.2.4. Coordinación de 1.3. Jefatura de Departamento de Archivo Electoral. 1.3.1. Coordinación de archivo 1.3.2. Analista de digitalización 1.3.3. Analista de clasificación 1.3.4. Analista de clasificación

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VI. ORGANIGRAMA

Organigrama Específico

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Organigrama Analítico

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VII. OBJETIVO Y FUNCIONES 1. SECRETARÍA EJECUTIVA OBJETIVO: Auxiliar al Consejo General del Instituto y a su Presidente, en el ejercicio de sus atribuciones; así como coordinar a la Junta General Ejecutiva y conducir la administración, supervisando la gestión de las direcciones ejecutivas y unidades técnicas del Instituto, de conformidad con las disposiciones aplicables. FUNCIONES:

Auxiliar al propio Consejo General y a su presidente, en el ejercicio de sus

atribuciones.

Preparar el orden del día de las sesiones del Consejo General, declarar la

existencia del quórum, dar fe de lo actuado en las sesiones, levantar el acta

correspondiente y someterla a la aprobación de los consejeros presentes. De igual

forma preparar el orden del día y lo que conlleva las sesiones de la Junta General

Ejecutiva.

Informar sobre el cumplimiento de los Acuerdos del Consejo General.

Dar cuenta con los proyectos de dictamen de las comisiones.

Recibir y sustanciar los recursos de revisión que se interpongan en contra de los

actos, acuerdos, omisiones y resoluciones de los consejos distritales y municipales

y preparar el proyecto correspondiente.

Recibir y dar el trámite previsto en la presente Ley, a los medios de impugnación.

Informar, al Consejo General, de las resoluciones que le competan dictadas por el

Tribunal Estatal y el Tribunal Federal.

Expedir los documentos que acrediten la personalidad de los consejeros y de los

representantes.

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Firmar, junto con el presidente del Consejo General, todos los acuerdos y

resoluciones que emita el propio Instituto Estatal.

Proveer lo necesario para que se publiquen los acuerdos y resoluciones que

pronuncie el Consejo General.

Integrar los expedientes con las actas de cómputo de los órganos

desconcentrados.

Dar cuenta al Consejo General con los informes que sobre las elecciones reciba

de los consejos distritales y municipales.

Recibir, para efectos de información y estadística electorales, copias de los

expedientes de todas las elecciones.

Cumplir las instrucciones del presidente del Consejo General y auxiliarlo en sus

tareas.

Informar a los consejos distritales o municipales correspondientes sobre la

recepción y resolución de las solicitudes de registro de candidatos presentadas

ante el Instituto Estatal.

Llevar el archivo del Instituto y un registro de las actas, acuerdos y resoluciones

aprobados por el Consejo, así como coordinar y supervisar la integración de los

acuerdos de las sesiones y acuerdos de las comisiones especiales cuando hayan

concluido sus trabajos para los cuales fueron creadas.

Llevar los libros de registro de los asuntos del Instituto Estatal.

Coadyuvar con los consejos distritales para la oportuna remisión de la

documentación necesaria para la asignación de diputados por el principio de

representación proporcional y de Gobernador.

Mantener constante comunicación con los consejos distritales y municipales para

el mejor desempeño de sus funciones.

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Vigilar que se reciban los paquetes electorales y los expedientes de la elección de

Gobernador, remitidos por los consejos distritales, resguardándolos bajo

inventario para efecto de que el Consejo General realice el escrutinio y cómputo

estatal de dicha elección.

Dar trámite a los procedimientos administrativos sancionadores.

Solicitar la publicación en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, de los

acuerdos y resoluciones aprobados por el Consejo General.

Coordinar la Junta General, conduce la administración y supervisa el desarrollo

adecuado de las actividades de los órganos ejecutivos y técnicos del Instituto

Estatal.

Actuar como Secretario del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva.

Ejecutar y supervisar el adecuado cumplimiento de los acuerdos del Consejo y de

la Junta General Ejecutiva.

Someter al conocimiento y, en su caso, a la aprobación del Consejo General, los

asuntos de su competencia.

Ejercer y atender, oportunamente, la función de oficialía electoral.

Orientar y coordinar las acciones de las direcciones ejecutivas del Instituto Estatal,

informando permanentemente a su presidente.

Vigilar que los consejos electorales cuenten con los recursos necesarios para el

cumplimiento de sus funciones.

Recibir los informes de los consejos distritales y municipales y dar cuenta al

presidente del Consejo General sobre los mismos.

Apoyar la realización de los estudios o procedimientos pertinentes, a fin de

conocer las tendencias electorales el día de la jornada electoral, cuando así lo

ordene el consejero presidente.

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Preparar, para la aprobación del Consejo General, el proyecto de calendario

integral de los procesos electorales ordinarios y, en su caso, extraordinarios, que

se sujetarán a la convocatoria respectiva.

Expedir las certificaciones que en el ámbito de sus atribuciones se requieran.

Dar fe de las decisiones tomadas por la Presidencia a través de acuerdos que le

recaen a las peticiones presentadas por escrito por los ciudadanos, precandidatos,

candidatos, representantes, partidos y demás instituciones.

Designar a los secretarios técnicos de los consejos distritales y municipales.

Dar fe de la realización de actos y hechos en materia electoral que pudieran influir

o afectar la equidad en las contiendas electorales locales.

Colaborar con las comisiones, en su carácter de Secretario del Consejo y brindar

apoyo en todas aquellas actividades necesarias que le sean solicitadas.

Establecer relación y coordinación con los consejos municipales y los consejos

distritales.

Organizar reuniones estatales o regionales con los consejeros distritales o

municipales así como secretarios técnicos, cuando así se requiera, previo aviso a

la Comisión de Organización y Logística Electoral.

Coordinar y ejecutar las acciones necesarias para atender los requerimientos que

le formule el Órgano Interno de Control como coadyuvante en los procedimientos

que este acuerde y en su caso, en los procedimientos para la determinación de

responsabilidades e imposición de sanciones a los servidores públicos del

Instituto.

Coordinar el desarrollo de las actividades del programa de resultados electorales

preliminares.

Representar legalmente al Instituto en los términos de la Ley Electoral y el presente

Reglamento.

Coordinar las acciones necesarias a efecto de integrar el proyecto del plan y

calendario integrales de los procesos electorales ordinarios.

29

Coordinar los trabajos de investigación que realice la Junta.

Suscribir conjuntamente con la Presidencia, los convenios de coordinación que

celebren el Instituto con el Instituto Nacional, para la organización de los procesos

electorales locales, previa autorización del Consejo.

Delegar la función de oficialía electoral a los servidores públicos del Instituto que

designe para efecto de ser auxiliado en el ejercicio de la función referida.

Tomar las medidas conducentes para requerir a las autoridades competentes la

entrega de pruebas que obren en su poder, estableciendo las medidas de

resguardo de la información.

Delegar la fe pública.

Apoyar los programas y acciones del Instituto que permitan dar cumplimiento a las

disposiciones legales y a los acuerdos interinstitucionales relacionados con el

registro, la promoción y la emisión del voto de los ciudadanos mexicanos

residentes en el extranjero en términos de la Ley General.

Representar a la Presidencia, en los casos que le sean encargados por ésta.

Participar en los eventos a que sea invitado, en su calidad de Secretario Ejecutivo,

por organizaciones académicas, institucionales y sociales, nacionales o

extranjeras, buscando que dicha participación redunde en beneficio de los fines

del Instituto.

Coordinar los trabajos del archivo electoral, la oficialía de partes y la unidad de

oficiales notificadores.

Recibir y atender las solicitudes de apoyo técnico e información, así como

consultas que sean formuladas directamente por los consejeros electorales.

Coordinar la elaboración e integración del engrose que se determine en las

sesiones del Consejo respecto de los asuntos o acuerdos tratados y aprobados

por éste, en términos de lo establecido en el Reglamento de sesiones del Consejo

General.

30

Informar al Consejo del contenido de las resoluciones que emitan los tribunales

electorales, con relación a los asuntos derivados de actos emitidos o resueltos por

el Instituto, asimismo, informar a los demás órganos de dirección y ejecutivos

cuando dichas resoluciones sean de su interés.

Recibir, por conducto de la Oficialía de Partes, las solicitudes y documentos que

se presenten ante el Instituto, y dar cuenta de ello al Consejo o a la Presidencia,

según sea el caso, así como remitir a las comisiones y demás áreas los que sean

de su competencia.

Proveer lo necesario para que, cuando proceda, se publiquen los acuerdos y

resoluciones del Consejo.

Asignar a las actas, expedientes de denuncias y recursos, los acuerdos y

resoluciones del Consejo una clave de control e identificación.

Coordinar las acciones de la Junta, las direcciones, las direcciones ejecutivas y

las unidades técnicas, con los consejos distritales y los consejos municipales

electorales.

Verificar que la solicitud de plebiscito o referéndum cumpla los requisitos de la Ley

de Participación, o en su caso requerir para que subsanen las omisiones conforme

la ley antes citada.

Coordinar la recepción de solicitudes que presenten los partidos políticos y

coaliciones, respecto al registro y sustitución de candidatos a diversos puestos de

elección popular, con el auxilio de las áreas del Instituto.

Organizar la elección de los dirigentes o dirigencias de los partidos políticos,

cuando así lo soliciten al Instituto, en términos de lo establecido en la Ley Electoral

y en los lineamientos emitidos por el Consejo, con el auxilio de las áreas del

Instituto.

Dirigir y coordinar el trámite a seguir sobre las solicitudes para la constitución de

partidos políticos estatales y agrupaciones políticas locales, con el fin de promover

la participación en el ejercicio de los derechos políticos electorales, con el auxilio

de las áreas del Instituto.

31

Tomar las medidas necesarias para hacer pública la conclusión del registro de

candidaturas independientes, dando a conocer los nombres de los candidatos,

fórmulas registradas o planillas de ayuntamientos y de aquéllos que no cumplieron

con los requisitos.

Realizar las capacitaciones necesarias a los órganos desconcentrados en materia

de registro de candidatos.

Formar parte del órgano colegiado del comité de transparencia.

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.

32

1.1.1. UNIDAD DE NOTIFICADORES

OBJETIVO: Realizar las notificaciones en tiempo y forma, que le sean instruidas por la Secretaría Ejecutiva, de conformidad con las formalidades previstas en las leyes y reglamentos aplicables. FUNCIONES:

Recibir las actuaciones y la documentación respectiva, para asegurar la práctica de notificaciones, así como el desarrollo de diligencias.

Clasificar la documentación que deba ser notificada y ordenarla en función a la prioridad de su diligencia, de acuerdo con su naturaleza, destino e instrucciones de sus superiores.

Elaborar las constancias de notificación, las cuales estarán integradas por las cédulas u oficios, según sea el caso, en función de la prioridad de su diligencia, de acuerdo con su naturaleza e instrucciones recibidas por sus superiores.

Programar e instruir que se acudan a los domicilios o lugares señalados que de origen al asunto o trámite respectivo, para el desahogo de la diligencia ordenada, y cerciorarse, a través de los medios que estén a su alcance, si es el domicilio legalmente autorizado.

Integrar los informes correspondientes y comunicar al superior jerárquico, sobre la práctica de las notificaciones, anotando los hallazgos o situaciones especiales, recaudando acuses de recibo e integrando en el expediente respectivo para su adecuado seguimiento.

Implementar y controlar un libro que hará las veces de una bitácora, donde asienten diariamente las actuaciones y notificaciones que le sean encomendadas.

Emitir notificaciones por medios electrónicos, con base a los acuerdos emitidos y de conformidad con las partes interesadas.

Asistir a los eventos de capacitación que sea convocado, y hacer extensiva la invitación entre el personal adscrito a la Unidad de Notificadores.

33

Identificar y atender las áreas de oportunidad que se presenten en la oficialía de partes, proponiendo esquemas, tendientes al mejoramiento del servicio brindado.


34

1.1.2. OFICIALÍA DE PARTES

OBJETIVO: Brindar el servicio de recepción de la correspondencia oficial del Instituto, a fin de facilitar el manejo, seguimiento y trámite de la documentación destinada a las diversas áreas del mismo. FUNCIONES:

Controlar el libro de gobierno donde se asienten todos los actos de recepción de la correspondencia remitida al Instituto.

Supervisar la recepción y revisión de los asuntos inherentes a la correspondencia que sea remitida al Instituto.

Supervisar y asegurar que se registren en el libro de gobierno los datos de correspondencia recibida.

Asegurar que se asiente en copia de la correspondencia, el acuse de recibo y entregar la misma a quien presenta el documento.

Revisar y turnar la correspondencia recibida a los órganos o áreas del Instituto.

Diseñar, elaborar y proponer los instrumentos de consulta que sean necesarios para facilitar el acceso a los fondos documentales, actualizando la base de datos de los mismos.

Identificar y atender las áreas de oportunidad que se presenten en la oficialía de partes, proponiendo esquemas, tendientes al mejoramiento del servicio brindado.

Asistir a los eventos de capacitación que sea convocado, y hacer extensiva la invitación entre el personal adscrito a la Unidad de Notificadores.


35

1.1.3. ASISTENTE DE SECRETARÍA EJECUTIVA

OBJETIVO: Brindar el servicio de recepción de la correspondencia de la Secretaría Ejecutiva y asistir en aquellas funciones que le encomiende su superior jerárquico. FUNCIONES:

• Elaborar memorándum y proyectos de contestación a oficios internos y externos.

• Llevar el minutario de la Secretaría Ejecutiva.

• Recibir, tramitar y dar seguimiento a los documentos que se reciben en la oficialía de partes y remitirlos a las áreas competentes del Instituto Electoral.

• Recibir y dar cuenta de los documentos que el Secretario Ejecutivo deba conocer.

• Gestionar la agenda de trabajo del titular de la Secretaría para programar la atención de los asuntos de su competencia.

• Atender las comunicaciones telefónicas y electrónicas del titular de la Secretaria, para proveer su desahogo.

• Integrar y controlar el archivo de trámite y concentración de la secretaria, para mantenerlo actualizado.

• Recibir, registrar, turnar y dar seguimiento la correspondencia de entrada y salida.

• Resguardar, sistematizar y actualizar los archivos de la Secretaría conforme a la normatividad de la materia.

• Apoyar en trámites administrativos, así como en actividades de mensajería, fotocopiada y servicios, a fin de contribuir en el cumplimiento de los objetos del área.

• Elaborar documentación diversa conforme a los requerimientos del superior.

• Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.

36

1.2. JEFATURA DE ARCHIVO ELECTORAL

OBJETIVO:

Organizar de manera eficaz, los documentos que se generan en el Instituto; para integrar los archivos de trámite, de concentración e histórico y el archivo general del mismo, garantizando la adecuada planeación, operación y control de los servicios documentales de la institución, promoviendo la modernización y el desarrollo efectivo de las técnicas y recursos archivísticos institucionales, con el propósito de brindar el servicio de información y consulta al personal de la Institución, partidos políticos y público en general. FUNCIONES:

Auxiliar al Secretario en todo lo relativo al Archivo Electoral;

Apoyar al Comité Interno de Control Documental en el establecimiento de criterios

específicos en materia de organización y conservación;

Elaborar los procedimientos para el buen funcionamiento del sistema integral de

archivo de los sujetos obligados oficiales, que se presentarán al Comité Interno de

Control Documental;

Integrar y actualizar los expedientes de los asuntos del Instituto;

Inventariar, resguardar y conservar los expedientes;

Administrar, integrar y actualizar el material de audio y video de las Sesiones del

Consejo General del Instituto;

Informar permanentemente al Secretario sobre las tareas de su competencia;

Dictar todas las medidas que juzgue conveniente para el registro, resguardo y

consulta de los expedientes;

Apoyar en la elaboración de políticas, normatividad del control y administración

documental en materia archivística;

37

Elaborar en conjunto con los responsables de Archivos de Trámite de las Unidades

Administrativas, el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de

Disposición Documental y el Inventario del Instituto Estatal Electoral;

Establecer criterios específicos en materia de organización del Archivo de

Concentración del IEEyPC;

Coordinar las acciones de integración de los Archivos de Trámite de los Consejos

Distritales y Municipales Electorales en procesos electorales;

Coordinar las acciones tendientes a la automatización de los archivos y gestión de

documentos electrónicos del Instituto Estatal, los Consejos Distritales y Municipales

Electorales;

Hacer valer la normatividad del control administrativo que en materia de archivo haya

expedido el Instituto Estatal Electoral;

Proponer, establecer y exponer programas de capacitación y asesoría en materia de

archivo;

Elaborar reportes para llevar un control de toda la documentación recibida, solicitada

y turnada;

Actualizar periódicamente el Catálogo de Disposición Documental en el cual se

establecerá los períodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de

concentración así como su carácter de clasificación reservado y confidencial;

Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral

establecidas por el Instituto; y

Las demás que le confiere el Consejo General y la Secretaría Ejecutiva.

38

1.2.1. ANALISTA DE CERTIFICACIÓN

OBJETIVO:

Apoyar con el mecanismo adecuado que permita acreditar la autenticidad de un documento que obre en el acervo del Archivo Electoral del Instituto Estatal y que deba ser certificado por el responsable de la Secretaría Ejecutiva. FUNCIONES:

Recibir las solicitudes de certificación de documentos de las áreas del Instituto;

Búsqueda exhaustiva de los documentos a certificar;

Fotocopiar los documentos solicitados que obren en el archivo;

Cotejar a efecto de verificar que concuerdan exactamente con los documentos de origen, para proceder a realizar la certificación correspondiente;

Cotejar que es fiel reproducción del documento integrado a sus archivos, sin que esto implique calificar sobre la autenticidad, validez o licitud del mismo, sin que exista la necesidad de insertar lo anterior en la leyenda de certificación;

Poner el sello de Cotejado en la parte media y a la derecha de cada hoja sin que interrumpa la lectura del texto;

Indicar en las fojas que no contengan texto en el reverso, el lema “Sin texto”;

Foliar en el anverso con número progresivo que se asentará en el ángulo superior derecho de cada foja útil, comenzando por el número 001, para el caso que el documento a certificar cuente con texto en el anverso y reverso se tomará copias fotostáticas de cada lado asignando folio solo al anverso tomándose como una exclusivamente y respetando el orden consecuencial del documento;

Colocar el sello del Instituto Estatal Electoral en medio de las fojas, abarcando las

dos fojas;

39

Terminar la certificación he imprimir en la parte posterior de la última foja con el sello

de Secretaría Ejecutiva, donde irá la firma del responsable; dicha hoja no se contará;

Resguardar los sellos paras emitir copias certificadas y ser responsable de la custodia

de los mismos, así como del uso que se le dé;

Entregar las copias certificadas únicamente al personal de Secretaría Ejecutiva;

Controlar el registro de documentos y expedientes por medio de un sistema de préstamo; y

Las demás que indique la Secretaría Ejecutiva.

40

1.2.2. ANALISTA DE DIGITALIZACIÓN

OBJETIVO:

Apoyar con la organización, valoración, resguardo y conservación de manera sistemática

los fondos documentales, así como realizar de manera eficiente las transferencias

secundarias de la documentación al archivo histórico, ejecutando actividades de

recepción, archivo y custodia de documentos; a fin de mantener y facilitar información

organizada y confiable a disposición y consulta de la Institución.

FUNCIONES:

Recibir, preservar y custodiar la documentación semi-activa de los archivos de concentración que transfieran las unidades administrativas del Instituto Estatal Electoral, Consejos Distritales y Consejos Municipales, conforme a lo establecido en el Manual de Organización y Procedimientos del área de Archivo Electoral;

Coadyuvar con el responsable del Archivo Electoral, para la elaboración del cuadro de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental e inventarios;

Apoyar en unión con el responsable del archivo de concentración, las transferencias secundarias, previamente autorizadas por el Comité Interno de Control Documental;

Conservar precautoriamente la documentación semi-activa hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de Disposición Documental;

Realizar los trabajos de conservación y mantenimiento de los documentos que resguarda;

Hacer valer la normatividad del control administrativo que en materia de archivo haya expedido el Instituto Estatal electoral;

Realizar inventarios de bajas documentales;

Actualizar periódicamente el catálogo de disposición documental, en el cual establecerá los períodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad;

41

Mantener la infraestructura en condiciones óptimas, tratándose de la conservación de los documentos que resguarde;

Coordinarse con el titular del Archivo Electoral y del área de Informática, para la digitalización de toda la información de los archivos de concentración de las unidades administrativas;

Realizar la transferencia secundaria al archivo histórico del Instituto Estatal Electoral;

Elaborar y mantener actualizados los manuales de procedimientos y de servicio, así como el programa del área histórica de acuerdo a la normatividad archivística;

Hacer la recepción de la documentación histórica que se refiere directamente al área de concentración y llevar su control y seguimiento;

Organizar los fondos documentales que ingresen al área histórica;

Elaborar y actualizar los instrumentos de consulta que sean necesarios para facilitar el acceso a los fondos documentales; y,

Participar en el diseño de la base de datos el sistema de digitalización para el acceso a los fondos documentales; y

Las demás que indique la Secretaría Ejecutiva.

42

1.2.3. ANALISTA DE CLASIFICACIÓN

OBJETIVO:

Otorgar a las unidades administrativas los elementos normativos y técnicas necesarias para el resguardo y custodia de los documentos institucionales con el fin de registrar, organizar, clasificar, identificar, preservar, conservar, depurar y mantener la documentación, mediante técnicas de archivonomía, con el fin de asegurar la localización, disponibilidad, integridad y conservación de los documentos administrativos generados o recibidos como transferencia primaria por la unidad administrativa.

FUNCIONES:

Recibir la transferencia primaria de las Unidades Administrativas mediante los Archivos de Trámite;

Hacer valer la normatividad expedida para el control, organización, circulación y conservación de los documentos y archivos;

Coadyuvar con el responsable del Archivo Electoral del Instituto Estatal Electoral en la conformación del cuadro de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental e inventarios;

Valorar y seleccionar las series documentales, expedientes y documentos con el fin de realizar la transferencia primaria;

Elaborar, en conjunto con él o los responsables de archivo de trámite y archivo de concentración, el cuadro general de clasificación archivística, tomando como base las disposiciones que el Instituto Estatal Electoral realice por medio de su Comité Interno de Control Documental;

Trabajar con los responsables de los archivos de trámite de cada unidad administrativa, para la realización de las transferencias primarias al archivo de concentración conforme al catálogo de disposición documental;

Apoyar en las acciones de integración de los archivos de trámite de los Consejos Distritales y Municipales Electorales en procesos electorales;

43

Valorar, en coordinación con el responsable del archivo histórico, la documentación para realizar las transferencias secundarias;

Elaborar y mantener actualizados los manuales de procedimientos en materia de clasificación;

Capacitar a los responsables de los archivos de trámite de las unidades administrativas en la organización de los expedientes con documentos relacionados con un mismo asunto, aplicando el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental;

Supervisar a los responsables de las unidades administrativas en la elaboración de los inventarios de las transferencias primarias al archivo de concentración;

Mantener actualizado el cuadro de clasificación archivística y;

Las demás que le confiera el responsable del archivo electoral.

44

1.3. SUBDIRECCIÓN DE SECRETARÍA EJECUTIVA OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de las actividades institucionales del Secretario Ejecutivo, con una adecuada organización, desarrollo y supervisión de la agenda del mismo, respecto a la gestión conjunta de las unidades administrativas del Instituto. FUNCIONES:

• Asistir en la coordinación, análisis, difusión y operación de las atribuciones de la Secretaría Ejecutiva.

• Realizar actividades de apoyo a la Secretaría Ejecutiva.

• Asegurar el desarrollo de las tareas realizadas por las distintas direcciones y

unidades técnicas se apeguen a la normatividad aplicable, y dichas actividades sean ejecutadas en tiempo y forma, observando lo plazos legales.

• Informar al Secretario Ejecutivo de los asuntos a tratar con los directores

Ejecutivos y Titulares de áreas.

• Supervisar la recepción, registro, clasificación, distribución y seguimiento de los documentos y correspondencia de la Secretaría para evaluar y mejorar las metas alcanzadas.

• Gestionar las reuniones de trabajo instruidas por el titular de la Secretaría, para el

tratamiento de asuntos relativos al ámbito de su competencia.

• Supervisar la integración de los archivos de las sesiones y acuerdos de las comisiones especiales cuando haya concluido sus trabajos.

• Instrumentar las comisiones de trabajo instruidas por el titular de la Secretaría,

para favorecer su cumplimiento.

• Supervisar la atención a los requerimientos que le formule el Órgano Interno de Control como coadyuvante en los procedimientos que este acuerde y en su caso, en los procedimientos para la determinación de responsabilidades e imposición de sanciones a los servidores públicos del Instituto.

• Supervisar la atención de actividades relacionadas con los trabajos de

investigación que realice la Junta General Ejecutiva.

45

• Supervisar la atención de las solicitudes de apoyo técnico e información, así como consultas que sean formuladas por los consejeros electorales.

• Supervisar la elaboración del informe de las acciones de las direcciones

ejecutivas.

• Supervisar la elaboración del documento que acredite de personalidad correspondiente.

• Supervisar el resguardo de folios, libros y sellos de la Secretaría.

• Supervisar la atención de las solicitudes de apoyo técnico e información realizadas

por las comisiones de este Instituto.

• Apoyar en la revisión del anteproyecto de egresos del Instituto.

• Coordinar la logística para la organización de reuniones estatales o regionales con los consejeros distritales o municipales así como secretarios técnicos.

• Supervisar la elaboración del formato de dictamen para el cumplimiento de

requisitos en la solicitud de plebiscito o referéndum.

• Supervisar las actividades propias de la oficialía electoral.

• Supervisar las actividades relacionadas con en el desarrollo de las actividades del Programa de Resultados Electorales Preliminares.

• Supervisar la elaboración del plan y calendario integral de los procesos

electorales.

• Supervisar la administración de sistemas para el cumplimiento de planes, programas y proyectos.

• Supervisar en el marco de la planeación estratégica, las acciones, políticas y

lineamientos institucionales para favorecer la modernización administrativa, el desarrollo estratégico de la Institución y el uso racional de los recursos.

• Supervisar la elaboración informes y demás actividades respecto a encuestas y

sondeos de opinión.

46

• Supervisar la elaboración del informe sobre la información que se reciba de los partidos políticos, coaliciones y candidatos independientes, respecto a la propaganda electoral durante el periodo de precampañas y campañas.

• Supervisar las actividades para hacer pública la conclusión del registro de

candidaturas independientes.

• Supervisar la integración de expedientes con las actas de cómputo de los consejos electorales.

• Supervisar el archivo de documentación remitida por los consejos distritales y

municipales.

• Supervisar la elaboración de las propuestas para designar a los secretarios técnicos de los consejos distritales y municipales.

• Supervisar la revisión de los requisitos del convenio de candidatura común.

• Supervisar las actividades de logística para la programación de Asambleas y

Asamblea constitutiva de las organizaciones ciudadanas.

• Supervisar las actividades generadas de la realización de estudios o procedimientos pertinentes, a fin de conocer las tendencias electorales el día de la jornada electoral.

• Organizar la metodología de recepción de solicitudes que presenten los partidos

políticos y coaliciones, respecto al registro y sustitución de candidatos a diversos

puestos de elección popular, con el auxilio de las áreas del Instituto.

• Apoyar en la elección de los dirigentes o dirigencias de los partidos políticos,



Instituto.

• Apoyar en el trámite a seguir sobre las solicitudes para la constitución de partidos

políticos estatales y agrupaciones políticas locales, con el fin de promover la

participación en el ejercicio de los derechos políticos electorales, con el auxilio de

las áreas del Instituto.

47

• Evaluar y mejorar las metas alcanzadas.


48

1.3.1. JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE GESTIÓN OBJETIVO: Establecer e instrumentar los esquemas y modelos de gestión interna de la Secretaría Ejecutiva. FUNCIONES:

• Coordinar el trámite inmediato a la Secretaría Ejecutiva de los escritos recibidos para su debida atención.

• Supervisar la actualización del directorio de los representantes propietarios y suplentes de los partidos políticos acreditados ante el Consejo General.

• Coordinar la atención a los requerimientos que le formule el Órgano de Control Interno como coadyuvante en los procedimientos que este acuerde y en su caso, en los procedimientos para la determinación de responsabilidades e imposición de sanciones a los servidores públicos del Instituto.

• Coordinar la elaboración del plan y calendario integral de los procesos electorales.

• Coordinar la elaboración del informe de las acciones de las direcciones ejecutivas.

• Coordinar las actividades para hacer pública la conclusión del registro de candidaturas independientes.

• Coordinar la elaboración del documento que acredite de personalidad correspondiente.

• Coordinar la integración de expedientes con las actas de cómputo de los consejos electorales.

• Coordinar el archivo de documentación remitida por los consejos distritales y municipales.

49

• Coordinar la logística para la organización de reuniones estatales o regionales con los consejeros distritales o municipales así como secretarios técnicos.

• Coordinar la integración de los archivos de las sesiones y acuerdos de las comisiones especiales cuando haya concluido sus trabajos.

• Coordinar la atención de las solicitudes de apoyo técnico e información, así como consultas que sean formuladas por los consejeros electorales.

• Coordinar la elaboración de las propuestas para designar a los secretarios técnicos de los consejos distritales y municipales.

• Coordinar la atención de las solicitudes de apoyo técnico e información realizadas por las comisiones de este Instituto.




50

1.3.2. DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO

OBJETIVO:

Instrumentar los esquemas y modelos del seguimiento interno, sobre los asuntos institucionales que coordina la Secretaría Ejecutiva en conjunto con las unidades administrativas del Instituto. FUNCIONES:

• Atender requerimientos de transparencia institucional.

• Dar seguimiento las acciones relativas a las obligaciones del Instituto Electoral en materia de Transparencia, Acceso a la información pública y protección de Datos Personales, a fin de dar cumplimiento a la normatividad en la materia.

• Auxiliar en la revisión de los documentos de las organizaciones que pretendan constituirse como partidos políticos y agrupaciones políticas estatales, para determinar la procedencia de su registro.

• Auxiliar al Secretario Ejecutivo en el cotejo de documentos para certificaciones.

• Coordinar las actividades relacionadas con en el desarrollo de las actividades del Programa de Resultados Electorales Preliminares.

• Coordinar las actividades propias de la oficialía electoral.

• Coordinar la elaboración del formato de dictamen para el cumplimiento de requisitos en la solicitud de plebiscito o referéndum.

• Coordinar la elaboración informes y demás actividades respecto a encuestas y sondeos de opinión.

• Coordinar la elaboración del informe sobre la información que se reciba de los partidos políticos, coaliciones y candidatos independientes, respecto a la propaganda electoral durante el periodo de precampañas y campañas.

• Coordinar la revisión de los requisitos del convenio de candidatura común.

• Coordinar las actividades de logística para la programación de Asambleas y Asamblea constitutiva de las organizaciones ciudadanas.

51

• Coordinar las actividades generadas de la realización de estudios o procedimientos pertinentes, a fin de conocer las tendencias electorales el día de la jornada electoral.

• Realizar el proyecto de presupuesto de la Secretaría.

• Realizar los informes trimestrales del POA.

• Apoyar en la revisión del anteproyecto de egresos del Instituto.

• Coordinar el resguardo de folios, libros y sellos de la Secretaría.

• Coordinar la atención de actividades relacionadas con los trabajos de investigación que realice la Junta General Ejecutiva.

• Apoyar en la recepción de solicitudes que presenten los partidos políticos y






Instituto.








52

1.3.3. COORDINACIÓN DE GESTIÓN OBJETIVO: Coadyuvar y auxiliar a la Jefatura de Gestión en los esquemas y modelos de gestión interna de la Secretaría Ejecutiva. FUNCIONES:

• Auxiliar en el trámite inmediato a la Secretaría Ejecutiva de los escritos recibidos para su debida atención.

• Actualizar el directorio de los representantes propietarios y suplentes de los partidos políticos acreditados ante el Consejo General.

• Apoyar en la atención a los requerimientos que le formule el Órgano de Control Interno como coadyuvante en los procedimientos que este acuerde y en su caso, en los procedimientos para la determinación de responsabilidades e imposición de sanciones a los servidores públicos del Instituto.

• Auxiliar en la elaboración del plan y calendario integral de los procesos electorales.

• Auxiliar la elaboración del informe de las acciones de las direcciones ejecutivas.

• Apoyar en las actividades para hacer pública la conclusión del registro de candidaturas independientes.

• Elaborar documentos que acrediten la personalidad correspondiente.

• Integrar expedientes con las actas de cómputo de los consejos electorales.

• Archivar la documentación remitida por los consejos distritales y municipales.

• Participar en la logística para la organización de reuniones estatales o regionales con los consejeros distritales o municipales así como secretarios técnicos.

• Integrar los archivos de las sesiones y acuerdos de las comisiones especiales cuando haya concluido sus trabajos.

• Dar atención a las solicitudes de apoyo técnico e información, así como consultas que sean formuladas por los consejeros electorales.

53

• Elaborar las listas de las propuestas para designar a los secretarios técnicos de los consejos distritales y municipales.

• Dar atención de las solicitudes de apoyo técnico e información realizadas por las comisiones de este Instituto.




54

1.3.2. DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO

OBJETIVO:

Instrumentar los esquemas y modelos del seguimiento interno, sobre los asuntos institucionales que coordina la Secretaría Ejecutiva en conjunto con las unidades administrativas del Instituto. FUNCIONES:

• Atender requerimientos de transparencia institucional.

• Dar seguimiento las acciones relativas a las obligaciones del Instituto Electoral en materia de Transparencia, Acceso a la información pública y protección de Datos Personales, a fin de dar cumplimiento a la normatividad en la materia.

• Auxiliar en la revisión de los documentos de las organizaciones que pretendan constituirse como partidos políticos y agrupaciones políticas estatales, para determinar la procedencia de su registro.

• Auxiliar al Secretario Ejecutivo en el cotejo de documentos para certificaciones.

• Apoyar en las actividades relacionadas con en el desarrollo de las actividades del Programa de Resultados Electorales Preliminares.

• Auxiliar en las actividades propias de la oficialía electoral.

• Elaborar el formato de dictamen para el cumplimiento de requisitos en la solicitud de plebiscito o referéndum.

• Elaborar informes y demás actividades respecto a encuestas y sondeos de opinión.

• Elaborar el informe sobre la información que se reciba de los partidos políticos, coaliciones y candidatos independientes, respecto a la propaganda electoral durante el periodo de precampañas y campañas.

• Apoyar en la revisión de los requisitos del convenio de candidatura común.

• Apoyar en las actividades de logística para la programación de Asambleas y Asamblea constitutiva de las organizaciones ciudadanas.

55

• Apoyar en las actividades generadas de la realización de estudios o procedimientos pertinentes, a fin de conocer las tendencias electorales el día de la jornada electoral.

• Apoyar en la elaboración del proyecto de presupuesto de la Secretaría.

• Apoyar en la elaboración de los informes trimestrales del POA.

• Resguardar folios, libros y sellos de la Secretaría Ejecutiva.

• Auxiliar en actividades relacionadas con los trabajos de investigación que realice la Junta General Ejecutiva.

• Apoyar en la recepción de solicitudes que presenten los partidos políticos y






Instituto.








56

VIII. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ACTIVIDAD: El conjunto de acciones y operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para ejecutar las funciones y actos administrativos; ATRIBUCIÓN: La facultad que tiene una Unidad Administrativa en su respectiva

competencia, en términos del ordenamiento jurídico que así lo disponga expresamente; CONSEJO: El Consejo General del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana del Estado de Sonora; CONTRALORÍA: La Contraloría General del Instituto Estatal Electoral y de Participación

Ciudadana del Estado de Sonora; ESTRUCTURA ORGÁNICA: La organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos de una Unidad Administrativa; FUNCIÓN: Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para

alcanzar los objetivos de las Unidades Administrativas del Instituto y se definen a partir de las disposiciones jurídicas administrativas vigentes; INE: El Instituto Nacional Electoral.

INSTITUTO: el Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana del Estado de

Sonora; JUNTA: La Junta General Ejecutiva del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana del Estado de Sonora; PRESIDENCIA DEL INSTITUTO: Órgano de Dirección que preside el Consejero

Presidente; PUESTO: es la unidad de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de la Unidad Administrativa de adscripción; REGLAMENTO INTERIOR: el Reglamento Interior del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana del Estado de Sonora; UNIDAD ADMINISTRATIVA: Son los Órganos Ejecutivos y Técnicos señalados en el

Reglamento Interior del Instituto.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA

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