Manual de Operaciones para el Fondo Humanitario … · cum p liento d l rsdo y axo 1 f ... l a...

Manual de Operaciones

para el Fondo Humanitario deColombia

( Colombia Humanitarian Fund )

31 de marzo de 2016

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T he mi ssi on of the Uni ted Nati ons Offi ce for the Coordi nati on of Humani tari an Affai rs (OCHA) i s to mobi l i ze and coordi nate effecti ve and pri nci pl ed humani tari an acti on i n partnershi p wi th nati onal and i nternati onal actors.

Coordination Sav es Liv es

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Fondo Humanitario de Col ombia | 2

Uni ted Nati ons Offi ce for the Coordi nati on of Humani tari an Affai rs (OCHA)

Coordi nati on Saves Li ves | www.unocha.org

Tabla de Contenido 1. Introducción ..................................................................................................................................... 3

1.1 Objetivo ........................................................................................................................................ 3

1.2 Alcance y Limitaciones .................................................................................................................... 3

2. Alcance y objetivos del Fondo Humanitario de Colombia........................................................................ 3

2.1 Estrategia y enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia ................................................. 4

3. Governanza y Administración ............................................................................................................. 6

3.1 Coordinador Humanitario................................................................................................................. 6

3.2 Junta Asesora................................................................................................................................ 6

3.3 Comité de Revisión......................................................................................................................... 7

4. Modalidades de Adjudicación de Recursos ........................................................................................... 7

4.1 Organizaciones elegibles................................................................................................................. 7

4.1.1 ONG Nacionales e Internacionales y Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja............................ 7

4.1.2 Agencias del Sistema de Naciones Unidas ...................................................................................... 8

4.2 Criterios de Adjudicación ................................................................................................................. 8

4.3 Modalidades .................................................................................................................................. 8

4.3.1 Rondas de Financiamiento ............................................................................................................ 8

4.3.2 Fondos de Reserva .....................................................................................................................10

4.4 Duración de los proyectos...............................................................................................................12

5. Rendición de Cuentas ......................................................................................................................12

5.1 Gestión de Riesgos ..................................................................................................................12

5.2 Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja.......................................................................................................................13

5.3 Monitoreo .....................................................................................................................................15

5.3.1 Roles y Responsabilidades...........................................................................................................16

5.3.2 Proceso y herramientas de monitoreo ............................................................................................16

5.3.3 Informes y reportes .....................................................................................................................16

5.3.4 Auditoría....................................................................................................................................17

5.3.5 Proceso de Apelaciones...............................................................................................................17

Mecanismos de Denuncia ....................................................................................................................17

6. Lineamientos para la solicitud de cambios en los proyectos ...................................................................17

7. Información Adicional .......................................................................................................................18

8. Información de Contacto ...................................................................................................................18

9. Fecha de Revisión ...........................................................................................................................18





1.

1.

Introducción

Los Fondos Humanitarios s on i nstrumentos de fi nanciación humanitaria es tablecidos por el Coordinador de Socorro

de Emergenci as de l as Na ciones Uni da s (Emergency Rel i ef Coordi na tor -ERC) y a dmi ni s tra dos por l a Ofi ci na de

Na ci ones Uni da s pa ra l a Coordi na ci ón de As untos Huma ni ta ri os (OCHA) a ni vel de pa ís ba j o el l i dera zgo del

Coordi nador Humanitario (CH). El presente Fondo Humanitario en Colombia, ha sido a nteriormente conoci do como Fondo de Res pues ta a Emergenci a s (ERF por s us s i gl a s en i ngl és ) y Fondo Ca na s ta de Pa ís (CBPF).

2. Los Fondos Humanitarios a poyan el ma ndato de coordinación humanita ri a de OCHA, promovi endo a tra vés de s u

res pues ta l a coordi na ci ón, efecti vi da d y compl ementa ri eda d con otros actores huma ni ta ri os . Los Fondos Huma ni tarios reciben contribuciones unearmarked de di ferentes dona ntes y funci ona n como fondos ca na s ta s .

3. Fondos Humanitarios a djudican recursos en res puesta de l as necesidades humanitarias priorizada s a tra vés de una

pl a neación conjunta y un i nclusivo proces o de toma de deci s i ón a ni vel de ca da pa ís . Los Fondos Huma ni ta ri os

promueven una res pues ta es tra tégi ca y perti nente a tra vés de s u a rmoni za ci ón con el Ci cl o del Progra ma

Huma ni tario (HPC por sus siglas en i nglés) y l os Planes Humanitarios de Res pues ta (HRP por s us s i gl a s en i ngl és ).

1.1 Objetivo

4. El propósito de es te ma nua l de opera ci ones del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a es des cri bi r s u goberna nza ,

a cuerdos, modalida des de a dj udi ca ci ón, proces os fi na nci eros , pri ori da des , rol es y res pons a bi l i da des de l a s contra pa rtes i nvol ucra da s , teni endo en cuenta l os s i gui entes obj eti vos : i. Da r cl aridad e i ns trucciones pa ra l as contrapartes involucradas en l a a dministra ci ón del Fondo Huma ni ta ri o de

Col ombi a a cerca de s u efecti va a dmi ni s tra ci ón y goberna nza . ii. Des cribir l os pa sos y requisitos del proces o de a djudicación del Fondo Humanitario de Colombia con la i ntenci ón

de mej ora r l a a dj udi ca ci ón es tra tégi ca y oportuna en Col ombi a .

iii. Da r un pa norama de l a dirección genera l y del enfoque progra má ti co del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a .

1.2 Alcance y Limitaciones

5. Es te ma nua l es complementario a l lineamiento Global de Operaciones de l os Fondos Humanitarios (ver a nexo 1), el cua l describe l as regl a s gl oba l es que deben a pl i ca r todos l os Fondos Huma ni ta ri os a l rededor del mundo. Si n

emba rgo, es te ma nual i ncluye a daptaciones de l as regulaciones globales a l contexto huma ni ta ri o de Col ombi a . El

cumpl i mi ento del pres ente documento y del a nexo 1 es funda menta l pa ra a s egura r l a tra ns pa renci a y l a es ta nda ri za ci ón de l os proces os .

2.

Alcance y objetivos del Fondo Humanitario de Colombia

6.

Los obj eti vos principales del Fondo Huma nitario de Col ombia, son:

i. Mej ora r l a respuesta humanitaria i ncrementando el a lcance de l a fi na nci a ci ón a l a s pri nci pa l es neces i da des huma ni ta ri a s a tra vés de un i ncl us i vo y coordi na do proces o a ni vel na ci ona l y l oca l .

ii. Forta l ecer el l i dera zgo del Coordi na dor Huma ni ta ri o. iii. Contri bui r a l a ej ecuci ón del Pl a n Huma ni ta ri o de Res pues ta (HRP) en el ma rco del Ci cl o del Progra ma

Huma ni ta ri o (HPC por s us s i gl a s en i ngl és ). iv. Promover una res pues ta coordi na da a l a s neces i da des huma ni ta ri a s .

7. El Fondo Huma nita rio, i nicialmente conocido como Fondo de Res pues ta a Emergenci a s y Fondo Ca na s ta de Pa ús

(ERF y CBPF por s us s i gl a s en i ngl és ) opera en Col ombi a des de fi na l es de 2009 . Des de s u crea ci ón, el Fondo Huma ni tario de Colombia ha recibido contribuciones de Es paña, Suecia, Suiza, Noruega y Sa n Marino por un total de US$ 11.7 mi l l ones (i .e. en promedi o US$1,7 mi l l ones a nua l es en l os úl ti mos cua tro a ños ).

8. Ini cialmente el Fondo Humanitario de Col ombia se es ta bleció pa ra a tender a l a pobl a ci ón “dobl emente a fecta da ”

(i .e. por des a stres de origen na tural y confl i cto a rma do). Si n emba rgo, en 2012, por recomenda ci ón de l a Junta





As es ora, el CH a mplió el ma ndato del Fondo Humanitario de Colombia pa ra responder ta mbién de forma es pecífi ca a l a pobl a ci ón a fecta da excl us i va mente por el confl i cto. De es ta ma nera , des de el 2013 el Fondo s i rvi ó pa ra res ponder a distintos tipos de eventos como desplazamientos masivos y confinamientos, a sí como para a tender l a s neces i da des de ca rá cter cróni co de po bl a ci ón vul nera bl e en zona s de confl i cto.

9. Des de el a ño 2014 l as prioridades es tratégi ca s y el enfoque progra má ti co del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a

gua rdaron relación di recta con el Plan Humanitario de Res puesta (Humanita rian Res ponse Plan – HRP) defi ni da por el Equi po Huma ni ta ri o de Pa ís (EHP). El EHP ba s a s u es tra tegi a en el a ná l i s i s de neces i da des huma ni ta ri a s des a rrol l a do por l os cl ús teres y Equi pos Loca l es de Coordi na ci ón (ELC) con l a fa ci l i ta ci ón de OCHA.

10. Pa ra 2016, el Fondo Humanita rio de Col ombia s e a linea con el Pl an Humanitario de Res puesta definida por el Equipo

Huma ni ta ri o de Pa ís a corda do en novi embre del 201 5. En es te s enti do, el Fondo determi na s us pri ori da des geográ fi ca s , pobl a ci ona l es y s ectori a l es a pa rti r del HRP.

11. El a l i neamiento con l a Estrategia Humanitaria del EHP y el pa pel a ctivo e i ncluyente de l os ELC y l os cl ús teres , como

s e defi ne en s us respectivos términos de referencia, en l a a s i gna ci ón y moni toreo de proyectos fi na nci a dos con recurs os del Fondo Humanitario de Col ombia, fortalece l a a rquitectura humanitaria y a umenta l a efecti vi da d de l a res pues ta en el terreno. Es to permitirá tomar en cuenta el potencial de complementar otras fuentes y meca ni s mos de fi na nciación como el Fondo Central de Res pues ta a Emergenc i a s (CERF). As í mi s mo, el Fondo Huma ni ta ri o de Col ombia deberá promover l a complementariedad con l a respuesta de enti da des es ta ta l es (Uni da d de Atenci ón y

Repa ra ción Integral a l as Víctimas, Unidad Na cional pa ra l a Gesti ón del Ri es go de Des a s tres , Agenci a Pres i denci a l pa ra l a Cooperación I nternacional, Ministerio de Posconflicto, enti dades de gobi ernos l ocales y departamentales) en a ra s de ma xi mi za r l os recurs os .

12. El Fondo Huma nita rio de Col ombia s e a ctivará como úl timo recurs o de res pues ta en s i tua ci ones d e emergenci a s

huma ni tari a s , ra zón por l a cua l l os Equi pos Loca l es de Coordi na ci ón y l os s oci os i mpl ementa dores deberá n promover un di á l ogo cons ta nte con l a s enti da des es ta ta l es y s oci os huma ni ta ri os en genera l .

2.1 Estrategia y enfoque programático del Fondo Humanitario de Colombia

13. Los recursos del Fondo Humanitario de Colombia s erá n des ti na dos a res ponder de forma rá pi da a neces i da des

huma ni tarias, crónicas y s úbitas, causadas por l os efectos del confl i cto y l os des a s tres a s oci a dos a fenómenos o eventos de ori gen na tura l . El enfoque progra má ti co del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a es :

14. Apoyar actividades para salvar vidas1. Destinar los recursos del Fondo Humanitario de Colombia para llenar brechas críticas en la respuesta

humanitaria de acuerdo con la priorización demográfica, geográfica y sectorial de la Estrategia

Humanitaria del EHP, así:

Regiones críticas: con base en el análisis de necesidades y brechas se priorizarán los 225 municipios,

ubicados en los siguientes departamentos:

Tabla 1: Departamentos y municipios priorizados por el HRP 2016

Dptos. Municipios priorizados.

Antioquia Ama l fi , Anorí, Bel lo, Briceño, Cá ceres, Carepa, Ca uca s i a , Chi gorodó, Da bei ba , El Ba gre, Itua ngo, Muta tá , Medel lín, Nechí, Puerto Berrío, Remedios, Rionegro, San Pedro de Ura bá, Segovia, Ta ra zá , Tol edo, Turbo, Va l di vi a , Vi gía del Fuerte, Ya ruma l y Za ra goza .

Bolívar Achí, Ca rta gena, Córdoba, Ma gangué, Montecristo, Norosí, Sa n Pablo, Sa nta Ros a , Sa nta Ros a del

1

proyectos pueden estar orientados con base en los criterios de “salvar vidas”, los cuales rigen la respuesta rápida en el marco del Fondo Central de Respuesta a Emergencias (CERF, por sus siglas en inglés).





Sur y Ti qui s i o.

Caquetá Al ba nia, Bel én de Los Andaquies, Ca rtagena del Chairá, Curillo, El Doncello, El Fl orenci a , Pa uj i l , La Monta ñita , Milán, Morelia, Puerto Ri co, San José del Fragua, Sa n Vicente del Ca guán, Solano, Solita y Va l pa ra ís o.

Cauca Al ma guer, Argelia , Ba l boa , Bol íva r, Buenos Ai res , Ca j i bío, Ca l dono, Ca l oto, Cori nto, El Ta mbo,

Gua pi , I nzá, Ja mbaló, La Vega , López, Merca deres, Miranda, Morales, Pa tía , Pi a monte, Pi enda mó, Popa yá n, Sa nta nder de Qui l i cha o, Sa nta Ros a , Suá rez, Sucre, Ti mbío, Ti mbi quí y Tori bi o.

Córdoba Aya pel , Buena vista, Ca nalete, La Apa rtada, Lori ca , Montería , Montel íba no, Pl a neta Ri ca , Puerto Es condi do, Puerto Li berta dor, Sa n Berna rdo del Vi ento, Sa n Jos é de Uré, Ti erra l ta y Va l enci a .

Chocó Qui bdó, Acandí, Al to Baudó, Atra to, Bagadó, Ba jo Baudó, Bojayá, El Cantón de Sa n Pa bl o, Ca rmen del Da rién, Condoto, El Carmen de Atra to, Li toral de Sa n Jua n, I stmina, Juradó, Ll oró, Medi o Atra to, Medi o Ba udó y Medi o Sa n Jua n.

La Guajira Di bul l a , Fons eca , Ma i ca o, Ma na ure, Ri oha cha y Uri bi a .

Meta La Ma ca rena, Ma piripán, Meseta s, Uribe, Puerto Concordia, Puerto Gai tá n, Puerto Ri co, Sa n Jua n de Ara ma , Vi l l a vi cenci o y Vi s ta hermos a .

Nariño Ba rba coas, Cumbal, Cumbitara, El Charco, El Rosario, I piales, La Ll anada, La Tola, Lei va, Li nares , Los Andes , Ma güi, Mos quera, Olaya Herrera, Francisco Pi za rro, Pol i ca rpa , Potos í, Ri ca urte, Roberto

Pa yá n, Sa ma ni ego, Sa nta Bá rba ra , Ta mi na ngo y Sa n Andrés de Tuma co. Norte de Santander Convención, Cúcuta, El Carmen, El Ta rra, Ha carí, La Playa , Oca ña , Puerto Sa nta nder, Sa n Ca l i xto,

Sa rdi na ta , Teora ma , Ti bú, Tol edo y Vi l l a del Ros a ri o. Valle del Cauca Bol íva r, Buena ventura , Buga l a gra nde, Ca l i , Ca ndel a ri a , Ca rta go, Da gua , El Dovi o, Fl ori da ,

Gua da l a j a ra de Buga , Ja mundí, Pa l mi ra , Pra dera y Ri ofrío. Arauca Ara uca , Ara uqui ta , Fortul , Sa ra vena y Ta me. Putumayo Mocoa , Ori to, Puerto As ís , Puerto Ca i cedo, Puerto Guzmá n, Leguíza mo, Sa n Mi guel , Va l l e del

Gua muez y Vi l l a ga rzón. Guaviare Ca l a ma r, El Retorno, Mi ra fl ores y Sa n Jos é del Gua vi a re.

a. Grupos pobl a ci ona l es :

Se pri orizará es pecialmente a fa milias monoparentales, en s u ma yoría enca beza da s por muj eres , que no ha ya n reci bi do a s i stencia humanitaria inmediata y a poblaciones indígenas y a frocolombianas que vi ven en zona s rurales aisladas afectadas por conflictos y/o des astres na turales. Dentro de es tos s iete grupos s e da rá es pecial prioridad a l a protecci ón de muj eres , ni ños , ni ña s , a dol es centes y j óvenes , pers ona s de l a tercera eda d y pers ona s con di s ca pa ci da d.

b. Sectores :

• Protecci ón

• Seguri da d a l i menta ri a y nutri ci ón

• Educa ci ón en emergenci a s

• Sa l ud

• Agua , s a nea mi ento bá s i co e hi gi ene

• Al bergues /CCCM

En todos l os s ectores s e promoverá el enlace con l a recuperación temprana y l a búsqueda de s ol uci ones má s dura dera s . El Fondo Huma nitario de Colombia s e guiará por un enfoque de derechos humanos y di ferencial, a segurando l a centra l i da d de l a protecci ón.

i . Promover l a compl ementa ri eda d con l os proyectos CERF que s e i mpl ementen en el pa ís .

ii . Aumenta r el a cces o a recursos y l as capacidades operativas de l a s orga ni za ci ones no guberna menta l es (ONG) na ci ona l es e i nterna ci ona l es pa ra l a res pues ta huma ni ta ri a .

iii . As egura r l a i mpl ementa ci ón y l a s ca pa ci da des opera ti va s de l a s orga ni za ci ones no guber na menta l es i v. Pa ra 2016 todos l os proyectos a proba dos por el Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a deber opera ti va s de l n

ma rca dor de género de 2a o 2b. a. Ma rcador 2a: i mplica la tra nsversalizacion de género, el proyecto contribuirá de ma nera s i gni fi ca ti va a l a

i gua ldad de género. La eva luación de neces idades del proyecto incluirá un a ná l i s i s de género y eda d y l os





res ul tados del mismo se refl ej a rá n en una o má s a cti vi da des y en uno o má s res ul ta dos es pera dos de l proyecto.

b. Ma rcardor 2b: El objetivo principal del proyecto s erá a vanzar en l a i gualdad de género. El a nálisis de género y eda d en l a eva l uación de necesidades j ustificará el proyecto y toda s las a ctividades y todos l os res ul ta dos es pera dos contribuirá n a l a va nce en l a i gua l da d de género. Los proyectos res ponderá n a des venta j a s , di s criminaciones o necesidades es peciales de muj eres niñas, ni ños y hombres, ba sadas s iempre en el análisis de género y eda d.

v. As egura r que l os proyectos es tán siendo i mpl ementa dos s egún l a s norma s míni ma s , como l a s del proyecto Es fera .

vi . Vel a r por una rendi ci ón de cuenta s ha ci a l a pobl a ci ón a fecta da .

vii . La s i ntervenciones respaldadas por el Fondo Humanita rio de Col ombia deberán s er coherentes con l os principios huma ni ta ri os bá s i cos de huma ni da d, neutra l i da d, i mpa rci a l i da d e i ndependenci a .

3. Gobernanza y Administración

3.1 Coordinador Humanitario

15. El Coordinador Humanitario dirige y s upervisa l a administración del Fondo Huma nitario de Col ombia como s e detalla

en el Ma nual Gl obal Operativo pa ra Fondos Humanita rios, a poyado por el Jefe de Ofi ci na de OCHA y l a Uni da d de Fi na nciamiento Humanitari o de OCHA, y a s es ora do por l a Junta As es ora del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a .

3.2 Junta Asesora

16. La funci ón principal de l a Junta Ases ora es da r a poyo en l a dirección es tratégica y en l a s upervi s i ón del des empeño

del Fondo Huma nitario de Col ombia. La a utoridad de l a decisión fi nal es res pons a bi l i da d excl us i va del CH, qui en pres i de l a Junta. La s funciones de l a Junta As esora s on definidas en deta lle en el Ma nual Global Operati vo del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a .

17. La compos ición de l a Junta As esora se determi na s obre la ba se de consultas entre el Coordi na dor Huma ni ta ri o, El

Equi po Huma ni ta ri o de Pa ís , OCHA, Agenci a s de Na ci ones Uni da s , dona ntes y ONG.

18. La Junta As es ora s erá conforma da por : i . Coordi na dor Huma ni ta ri o, pres i de l a Junta As es ora

ii . Una (1) Agenci a de l as Na ciones Unidas en repres enta ci ón de l a s Agenci a s de Na ci ones Uni da s en Col ombi a

iii . Una (1) ONG i nterna ci ona l , en repres enta ci ón de l a s ONG i nterna ci ona l es

i v. Una (1) ONG na ci ona l , en repres enta ci ón de l a s ONG na ci ona l es .

v. Enti da des del gobierno: Agencia Presidencial para l a Cooperación I nternacional (APC), Uni da d Na ci ona l pa ra l a

Ges ti ón del Riesgo de Des astres (UNGRD), Uni dad de Atenci ón y Repa ra ci ón I ntegra l de l a s Vícti ma s (UARI V).

vi . Dona ntes : Sueci a , Es pa ña , Noruega y Sui za .

vii . Obs erva dor: ECHO

viii. Secreta ri a Técni ca : OCHA

19. La Junta As es ora funci ona rá de l a s i gui ente ma nera : i . Los repres entantes de l a s Agenci a s de Na ci ones Uni da s , ONG na ci ona l es e i nterna ci ona l es , deberá n rota r

a nua lmente. Nuevos dona ntes del Fondo Huma ni ta ri o en Col ombi a , podrá n s er pa rte de l a Junta As es ora .

ii . La s reuni ones s e l l eva r á n a ca bo míni mo dos veces a l a ño y cua ndo s ea requeri do.

iii . La s deci s i ones de l a Junta As es ora s e toma rá n por cons ens o.

i v. En ca s o de no contar con consenso, OCHA, como Secretaría Técnica, el evará l as diferentes postura s y opi ni ones

a l CH, qui en deberá toma r una deci s i ón fi na l .





3.3 Comité de Revisión

20. El Comi té de revi s ión es el responsable de l a revisión es tratégica y técni ca de l os proyectos reci bi dos por el Fondo

Huma ni tario de Colombia. La s funciones y l a composición del Comi té de Revi s i ón es tá n defi ni da s en l ínea con el Ma nua l Global Operati vo del Fondo Humanitario de Colombia. El Comité de revi sión para Colombia está compues to por:

i . Experto técni co del cl ús ter de Seguri da d Al i menta ri a y Nutri ci ón

ii . Experto técni co del cl ús ter de Sa l ud

iii . Experto técni co del cl ús ter de Protecci ón

i v. Experto técni co del cl ús ter de Al bergues /CCCM

v. Experto técni co del s ector de Educa ci ón en Emergenci a s

vi . Experto técni co del cl ús ter de Agua , Sa nea mi ento e hi gi ene

vii . Experto técni co del grupo de Recupera ci ón tempra na

viii. Punto foca l pa ra l a revi s i ón del enfoque de género de UNFPA/ONU-muj eres

ix. Uni da d de fi na nci a mi ento huma ni ta ri o de OCHA

21. El Comi té de Revi s i ón funci ona rá de l a s i gui ente ma nera :

i . Los expertos técni cos podrá n rota r a nua l mente. ii . El Comi té revi s a rá l os proyectos a tra vés del Si s tema Vi rtua l del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a (Gra nt

Ma na gement Sys tem –GMS-); s i n emba rgo, deberá n a s i s ti r a reuni ones s ol i ci ta da s por OCHA. iii . La s deci s i ones del Comi té de Revi s i ón s e toma rá n por cons ens o.

22. En ca s o de no contar con consenso, OCHA el evará l as diferentes pos tura s y opi ni ones a l a Junta As es ora o en s u

defecto a l CH, qui en deberá toma r una deci s i ón fi na l .

4. Modalidades de Adjudicación de Recursos

4.1 Organizaciones elegibles

23. La s contribuciones de l os donantes al Fondo Humanitario de Colombi a s erá n uti l i za da s pri ori ta ri a mente pa ra l a

fi na nciación de proyectos ej ecutados por Organizaciones no gubernamentales na ci ona l es e i nterna ci ona l es y l os mi embros del Movimiento Cruz Roj a y Media Luna Roj a. Solo en ca sos en l os que es tas orga ni za ci ones no cuenten con l a capacidad de res ponder a una emergenci a , l a Junta As es ora podrá a proba r l a a s i gna ci ón de recurs os a Agenci a s del Si s tema de Na ci ones Uni da s y l a Orga ni za ci ón I nterna ci ona l pa ra l a s Mi gra ci ones (OI M).

24. La s orga nizaciones seleccionadas para des arrollar proyectos, de a cuerdo con la Eva lua ci ón de Ca pa ci da des , deben s er ta nto l a ca beza vi sible en s u i mplementación como l as encargadas de rendir cuentas a l respecto. Por ende, no s e rea l i za ría l a Eva l ua ci ón de Ca pa ci da des a enti da des opera dora s .

4.1.1 ONG Nacionales2

e Internacionales y Movimiento de la Cruz Roja y Media Luna Roja

25. OCHA, como a dmi nistrador del Fondo Humanitario de Colombia y en coordinación con l os clusters, l levará a cabo un

proces o de eva l ua ci ón de l a ca pa ci da d técni ca , a dmi ni s tra ti va y fi na nci era de l os potenci a l es s oci os i mpl ementadores. Los resultados de es ta eva luación determi na n l a el egi bi l i da d de l a orga ni za ci ón y el ni vel de ri es go de l os s oci os i mpl ementa dores cons i dera dos como el egi bl es . La ca l i fi ca ci ón de ri es go i nfl ui rá en l os meca ni smos de control a pl i ca dos a l os s oci os que a dmi ni s tra n l os recurs os , ta l como l o regi s tra el pres ente documento.

2 Dentro de l a ca tegoría de ONG na cionales se i ncluirán l as organizaciones s ociales de ba se legalmente constituidas.





4.1.2 Agencias del Sistema de Naciones Unidas

26. En ca s o de que l a Junta As esora a pruebe l a a plicación de una Agencia del Si stema de Na ciones Unidas y/o de l a OI M

pa ra a cceder a recursos del Fondo Humanita rio de Col ombia, l a Agencia que s olicita el proyecto deberá ga ra nti za r una contra pa rti da del 50% del tota l del pres upues to del proyecto pres enta do .

27. En ca s o de a s ociarse con una ONG, és ta úl tima no tendrá má s condiciones fa vorables o di ferenci a l es a cua ndo que

s e a s oci e con otra ONG.

4.2 Criterios de Adjudicación

28. La revi s ión y a probación de l as propues tas de proyectos s e rea lizan en conformidad con el ma rco progra má ti co y el

enfoque des cri to a nteri ormente y s obre l a ba s e de l os s i gui entes cri teri os : i . El egi bilidad y ca pacidad del s ocio: verificado a tra vés del debido diligenciamiento del proceso de eva luación de

ca pa cidades. ii . Acces o: el a cceso y / o l a presencia física de l a s áreas de operación; l a ubicación del proyecto está claramente

i denti ficado iii . Rel eva ncia es tratégica: Exi stencia de un vínculo claro entre l os objetivos del Plan Humanitario de Res pues ta y l os

pl a nes s ectoriales (HRP), el cumplimiento de l os términos de referenci a que s e des cri ben en l a convoca tori a de ronda , y l a a l i nea ci ón de l a s a cti vi da des con l a s á rea s de i nterés del Fondo .

i v. Ba s a do en l a s neces i da des : l a s neces i da des s on bi en expl i ca da s , funda menta da s y documenta da s y l os

benefi ci a ri os es tá n cl a ra mente i denti fi ca dos y des cri tos . v. Perti nenci a : l a s a cti vi da des s on a decua da s pa ra res ponder a l a s neces i da des i denti fi ca da s .

vi . Sol i dez técnica y renta bilidad: l a propues ta cumple con l os requi s i tos técni cos pa ra l a i mpl ementa ci ón de l a s a cti vidades planeadas; y el presupuesto es adecuado a l contexto y pa ra el a lca nce de l os obj eti vos es ta bl eci dos .

vii . Ges ti ón y Admi nistración del Riesgo: l os s upuestos y l os ri es gos s on a mpl i a mente y cl a ra mente comprendi dos , j unto con l a s es tra tegi a s de ges ti ón y mi ti ga ci ón.

viii. Moni toreo: un moni toreo rea l i s ta y una es tra tegi a de reporte s e des a rrol l a en l a propues ta .

4.3 Modalidades

29. El Fondo Huma nita rio de Col ombia operará bajo dos moda l i da des de fi na nci a ci ón , Ronda s de fi na nci a mi ento y

Fondos de Res erva , a tra vés de l a s cua l es s e es pera bri nda r una res pues ta es tra tégi ca y coherente con l a s

pri ori da des de l a comuni da d huma ni ta ri a en el pa ís , pl a s ma da s en el HRP.

4.3.1 Rondas de Financiamiento

30. El obj eti vo de es ta modalidad de fi nanciación es adjudicar recurs os a emergenci a s cons i dera da s como cróni ca s ,

prol onga da s , s ubfi na nci a da s o con brecha s de res pues ta .

31. Teni endo en cuenta l as tendencias humanita ri a s de Col ombi a , es pecífi ca mente l a di s mi nuci ón de emergenci a s s úbi tas y l a necesidad de res ponder a emergencias crónicas, el Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a concentra rá s us es fuerzos en fi nanciar es te ti po de emergencias durante el 2016. En es te s entido, el Fondo Humanitario de Col ombia a dj udicará ma yorita riamente s us recursos en l as rondas dej ando una res erva mínima de $300,000 dól a res en ca da una de el l as. En ca so, de que el Fondo Humanitario de Colombia no cuente a l a fecha de i nicio de una ronda con un monto s uperi or a $300,000 dól a res , l a ronda no s erá a bi erta .

32. Los requi sitos y l os l inea mientos es tratégicos pa ra cada ronda serán publicados por OCHA de a cuerdo a l a s fecha s

es ta bl ecidas por es te ma nual de operaciones . La s fecha s es ti pul a da s pa ra l a s ronda s de fi na nci a ci ón s erá n l a s s i gui entes ; en ca da una de el l a s s e c umpl i rá n con l a s s i gui entes eta pa s de revi s i ón y a proba ci ón:

Ta bl a 2: Proceso de revi si ón y a proba ci ón en l a s Ronda s de Fi na nci a miento

Pasos del proceso de

revisión y aprobación

Comentarios

Responsable

Ronda 1

Ronda 2





Revisión Estratégica La Junta As es ora del Fondo Huma nita rio de Colombia en un pla zo de dos día s ,

Junta As es ora Grupo de

Dos día s Dos día s

deberá a proba r la pertinencia es tra tégica dona ntes de la s propues ta s va loradas previa mente Huma nita rios por OCHA.

El Grupo de Dona ntes Huma nita rios

(GDH) rea liza rá ta mbién una revis i ón

es tra tégica de los proyectos . El GDH

conta rá con 24 hora s pa ra la revis i ón de los mis mos .

Publicación de c onvocatoria OCHA publica rá en

http://www.huma nita ria nres pons e.info/

opera tions /colombia la convoca toria con

informa ción s obre: deta lles técnicos ,

priorida des regiona les y s ectoria les ,

ca pa cida d de fina ncia ción en la ronda .

Adiciona lmente, el Fondo cons idera rá la

opción de rea liza r una reunión de

la nza miento pa ra da r ma yor cla rida d a

los s ocios s obre la convoca t oria .

OCHA y CH La convoca toria s e

publica rá en a bril

2016

La convoca toria

s e publica rá en

a gos to 2016

Aplicación a tra vés del

s is tema virtual (GMS).

La s propues ta s deberán s er pres enta da s

con un ma rco lógico y un pres upues to,

de a cuerdo con los forma tos virtua les del

GMS.

Toda s la s propues ta s deberá n s er

s ocia liza da s previa mente con los

res pectivos ELC y Clus ters , que es tén

involucra dos geográ fica ment e o

s ectoria lmente en la s propues ta s .

La s propues ta s deberá n funda menta rs e

en una eva lua ción de neces ida des (ver

deta lles en punto 30)

Orga niza ciones

interes a das en

a plica r a la ronda .

La s orga niza ciones

tendrá n un mes

pa ra a plica r (Del 1 a l 29 de a bril).

La s

orga niza ciones

tendrá n un mes

ha s ta

s eptiembre 2016

Verificación general de la s

propues ta s y de la

documenta ción requerida

pa ra va lida r la aplica ción.

En ca s o de que la a plica ción cumpla con

los pa rá metros es ta blecidos , s erá

remitido a a proba ción prelimina r de la

Junta As es ora . En ca s o de que no s e

cumpla con los pa rá metros , culmina el

proces o de a plica ción.

Unida d de

Fina ncia miento

Huma nita rio de

OCHA-Bogotá

La Unida d de Fina

ncia miento Huma

nita rio tendrá ha s ta

una s ema na pa ra

rea liza r la verifica

ción

a compa ña do por un

miembro de la Junta

As es ora

La Unida d de Fina

ncia miento

Huma nita rio

tendrá ha s ta una

s ema na pa ra

rea liza r la

verifica ción a compa ña do por

un miembro de la

Junta As es ora

Revisión Técnica El Comité de Revis ión revis a rá la s

propues ta s pres enta da s . En ca s o de

conta r con má s de tres propues ta s y

dependiendo de la ca pa cida d de

fina ncia ción del Fondo Huma nita rio de

Colombia , el Comité definirá una lis ta

corta pa ra invita r a la s orga niza ciones a

una entrevis ta con el Comité. El Comité

Técnico ta mbién eva lua rá

es tra tégica mente la s propues ta s .

Comité de

Revis ión

(delega dos de

Clus ters )

El Comité de

Revis ión tendrá

ha s ta una s ema na

pa ra rea liza r las

propues ta s de

proyecto

Comité de

Revis ión tendrá

ha s ta una s emana

pa ra rea liza r las

propues ta s de

proyecto

Entrevista de las

organizaciones con el Comité de Revisión

La s orga niza ciones s erán invita da s a una

entrevis ta con el Comité de Revis ión, con el objetivo de pres entar s us propues ta s y

Comité de

Revis ión (delega dos de

Un día des igna do

pa ra entrevis tas con la s orga niza ciones

Un día des igna do

pa ra entrevis tas con la s


http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia






Una vez la orga niza ción ha ya entrega do Orga niza ciones , Aprox 10 día s Aprox 10 día s

la documenta ción requerida, s e Unida d de procederá a a ctivar el primer des embolso con la s ede en Nueva York.

Fina ncia miento Huma nita rio de

OCHA, FCS.

a cla ra r duda s que s urja n dura nte el

proces o. Con ba s e en la va loración de la s

entrevis ta s el Comité de Revis ión

recomenda rá la a proba ción (o no) de los

proyectos por pa rte del CH.

Clus ters ) y

Orga niza ciones

s erá des igna do

des pués de la

revis ión técnica

orga niza ciones s

erá des igna do

des pués de la

revis ión técnica

Aprobación final Con ba s e en la s recomenda ciones del

Comité de Revis ión, el CH a proba rá los

proyectos s ugeridos .

La Unida d de Fina ncia miento Huma nita rio de OCHA a compa ña rá a la s

orga niza ciones pa ra culmina r con el

diligencia miento requerido de los

forma tos .

CH, Unida d de

Fina ncia miento

Huma nita rio de

OCHA.

La lis ta de

proyectos s e

compa rtirá con el

Grupo de Dona ntes Huma nita rios y s e

da rá 24 hora s pa ra

recibir informa ción

con el fin de a s egura r

complementa riedad

y no duplica ción.

Pos teriormente s e

envia rá informa ción

a la Junta As es ora

La lis ta de

proyectos s e

compa rtirá con el

Grupo de Dona ntes

Huma nita rios y s e

da rá 24 hora s para

recibir informa ción con el

fin de a s egura r

complementa ried-

a d y no

duplica ción

Pos teriormente s e

envia rá informa ción a la

Junta As es ora

Desembolso

33. La s orga ni za ci ones que a pl i quen a es ta moda l i da d de fi na nci a ci ón deberá n:

i . Cumpl i r con l os requisitos expues tos en l a convoca tori a (pri ori za ci ón geográ fi ca , s ectori a l y pobl a ci ona l ). ii . Soci a l i za r con un ma rgen de a l menos 10 día s previ os de l a fecha de ci erre de l a s convoca tori a s de

financiamiento para emergencias crónicas (a ntes de envi a r l a a plicación a tra vés de GMS) l as propuestas con

el Equi po Local de Coordinación correspondiente a l a zona en l a que s e pl antea l a propues ta de proyecto , o con OCHA Bogotá en ca so de que no exi sta un ELC. La s ocialización deberá ha cerse a tra vés de OCHA, orga ni za ci ón con l a que s e defi ni rá l a moda l i da d (vía el ectróni ca , en reuni ón ext ra ordi na ri a del ELC, entre otra s ).

iii . Conta ctar, durante el proceso de formulación y a plicación, a los Coordinadores de Cl ústers de l os s ectores a l os que l a propuesta de proyecto vaya a responder , con el objetivo de recibir retroalimentación técnica y a ses oría en ca s o de requeri rl a . Conta cta r a OCHA pa ra da r a poyo e i nforma ci ón s obre l a uti l i za ci ón del GMS .

i v. La s propuestas que responden a es te ti po de s ituaciones huma ni ta ri a s con brecha s en l a res pues ta , deberá n ba s arse en una eva luación MI RA. El i nforme MIRA que fundamente l a propuesta , debe ha bers e rea l i za do en un peri odo má ximo de dos mes es a ntes de presentar l a propuesta . En ca s o que s e tenga un MI RA que no cumpl a con l os ti empos es ta bl eci dos , s e recomi enda ha cer una a ctua l i za ci ón de l a eva l ua ci ón y compl e menta r l a

a ctua l i za ci ón con otra s eva l ua ci ones (s ectori a l es , etc). v. En ca s o de que l a Organización el egible no tenga conocimiento s obre el MIRA, OCHA prestará la i nformación y el

a poyo técni co requeri do pa ra rea l i za r l a eva l ua ci ón de neces i da des con es ta m etodol ogía . vi . El monto má xi mo pa ra a djudicación en una r onda de fi nanciamiento s erá de 300,000 dól a res por proyecto y el

míni mo de 100,000 (ver ta bla 6). El desembolso s e a djudicará dependiendo l a califi ca ci ón de ri es go de l a ONG. Si n emba rgo, es ta i nforma ci ón podrá va ri a r dependi endo l a es tra tegi a de a dj udi ca ci ón es ti pul a da en l a convoca tori a .

vii . Los proyectos podrá n tener una dura ci ón míni ma de s ei s mes es y má xi ma de doce mes es

4.3.2 Fondos de Reserva





Revisión Técnica y

estratégica

El Comité revis a rá técnica y es tra tégicamente la propues ta

pres enta da . El Comité podrá s ugerir a justes y ca mbios a la s

propues ta s . El Comité recomenda rá (o no) la a proba ción de la

propues ta por pa rte del CH.

Comité de

Revis ión

(delega dos de

Clus ters )

3 día s

Aprobación final Con ba s e en la s recomendaciones del Comité de Revis ión, el

CH a proba rá los proyectos s ugeridos. La Unida d de Fina ncia miento Humanitario de OCHA

a compa ña rá a las orga niza ciones pa ra culminar con el

diligencia miento requerido de los forma tos .

CH, Unida d de

Fina ncia miento

Huma nita rio de

OCHA.

5 día s (en

promedio)

34. El obj eti vo de es ta modalidad de fi nanciación es adjudicar recursos a emergencias consideradas como no previsibles o s úbi tas, genera das por el i mpa cto del confl i cto a rma do o p or des a s tres de ori gen na tura l en cua l qui er zona geográ fi ca del pa ís. Esta modalidad de fi nanciamiento puede s er a cti va da cua ndo l a emergenci a l o a meri te, a l o l a rgo de todo el a ño.

35. El proces o de revi s i ón y a proba ci ón de es te ti po de a s i gna ci ón de recurs os , s e rea l i za rá de ma nera má s á gi l ,

cumpl i endo con l a s s i gui entes eta pa s :

Ta bl a 3: Proceso de revi si ón y a proba ci ón en l os Fondos de Reserva

Etapas del proceso de

revisión y aprobación

Comentarios

Responsable

Ronda

Aplicación a tra vés del

s is tema virtual (GMS).

La s propues ta s deberán s er pres entada s con un ma rco lógico y

un pres upues to, de a cuerdo con los forma tos virtua les del

GMS.

Toda s la s propues tas deberá n s er s ocia liza da s previamente

con los res pectivos EHL y Clus ters, que estén involucrados

geográ fica mente o s ectoria lmente en la s propuesta s.

Orga niza ciones Má ximo 20 día s

interes a das en des pués de la a plica r a la ronda . emergencia

Verificación general de la s

propues ta s y de la

documenta ción requerida

pa ra va lida r la aplica ción.

En ca s o de que la a plicación cumpla con los pa rámetros

es ta blecidos , s erá remitida la revisión técnica y es tratégica del

Comité de Revis ión Técnica . En ca s o de que no s e cumpla con

los pa rá metros , culmina el proceso de a plicación.

Unida d de

Fina ncia miento

Huma nita rio de

OCHA-Bogotá

1 día des pués de

s ometer la

propues ta a GMS

Entrevista de las La s orga niza ciones s erán invita das a una entrevis ta con el Comité de 1 día

organizaciones con el Comité de Revis ión, con el objetivo de pres entar s us Revis ión Comité de Revisión propues ta s y a clara r dudas que s urja n dura nte el proceso. Con (delega dos de ba s e en la va lora ción de las entrevistas el Comité de Revisión

recomenda rá la a proba ción (o no) de los proyectos por pa rte Clus ters ) y Orga niza ciones

del CH.

Desembolso Una vez la orga niza ción ha ya entrega do la documenta ción

requerida , s e procederá a activar el primer des embolso con la

s ede en Nueva York.

Orga niza ciones ,

Unida d de Fina ncia miento

Huma nita rio de

OCHA, FCS.

Aprox. 10 día s

36. Los proyectos que s e fi na nci en a tra vés de es ta moda l i da d de fi na nci a ci ón deberá n:

i . Soci alizar previamente (a ntes de s ometerlas a l Comité de Revi sión a través de GMS) l as propuestas con el Equipo Loca l de Coordinación correspondiente a l a zona en l a que s e pl a ntea l a propues ta de proyecto , o con OCHA Bogotá en ca s o no exista un ELC. La s ocialización deberá hacerse a través de OCHA, orga ni za ci ón con l a que s e defi ni rá l a moda l i da d (vía el ectróni ca , en reuni ón extra ordi na ri a del ELC, entre otra s ).

ii . Conta ctar a los Coordinadores de Cl ústers de l os s ectores a los que l a propuesta de proyecto va ya a res ponder,

con el obj eti vo de recibir retroalimentación técnica y a sesoría en caso de requerirla. Conta ctar a OCHA pa ra da r

a poyo e i nforma ci ón s obre l a uti l i za ci ón del GMS .





iii . La s propuestas que responden a es te ti po de s ituaciones huma ni ta ri a s con brecha s en l a res pues ta , deberá n ba s arse en una eva luación MI RA. El i nforme MIRA que fundamente l a propuesta , debe ha bers e rea l i za do en un peri odo má ximo de dos s emanas a ntes de presentar la propuesta. En ca so que s e tenga un MI RA que no cumpl a con l os ti empos es ta bl eci dos , s e recomi enda ha cer una a ctua l i za ci ón de l a eva l ua ci ón y compl ementa r l a a ctua l i za ci ón con otra s eva l ua ci ones (s ectori a l es , etc.).

i v. En ca s o de que l a Organización el egible no tenga conocimiento s obre el MIRA, OCHA prestará la i nformación y el

a poyo técni co requeri do pa ra rea l i za r l a eva l ua ci ón de neces i da des con es ta metodol ogía . v. En ca s o que l a organización no ha ya presentado l a eva luación de capacidades, pero s ea el único s ocio que pueda

res ponder. OCHA eva luará la ca pacidad de l a organización a través de una entrevista bi en s ea nivel na cional o en terreno con l os oficiales de terreno de OCHA y en el ma rco del comité técnico. Adicionalmente, OCHA consulta rá

l a s ituación con la Junta As esora. La orga ni za ci ón deberá en todos l os ca s os compl eta r como míni mo el due di l i gence en el GMS.

vi . El monto má xi mo pa ra a djudicación s erá de 300,000 dólares y el míni mo de 100,000 (ver ta bl a 6). Si n emba rgo, es to podrá va ri a r dependi endo l a ma gni tud de l a emergenci a y l a deci s i ón del Coordi na dor Huma ni ta ri o.

vii . Los proyectos podrá n tener una dura ci ón míni ma de s ei s mes es y má xi ma de doce mes es .

4.4 Duración de los proyectos

37. La i mpl ementa ción de l os proyectos financiados por el Fondo Humanita rio de Col ombi a no debe exceder l os doce

(12) mes es a partir de l a fecha de i nicio del proyecto como se i ndica en el memorando de entendi miento firmado. El Fondo s ol o cubri rá l os ga s tos que s e regi s tra n en el pres upues to a proba do y cubri rá l os ga s tos efectua dos úni camente en el ti empo es tipulado pa ra el proyecto. Los ga stos efectuados a ntes de l a fecha de i nicio y des pués del ci erre del proyecto, no s erá n cubi ertos por el Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a .

38. El Coordinador Humanitario, podrá es tipular otros ti empos de i mplementación en ca so s e s er requerido, l os cua l es

s erá n es peci fi ca dos en l a convoca tori a a l a s ronda s de fi na nci a ci ón o en s u defecto dura nte e l proces o de a proba ci ón de proyectos que res ponda n a emergenci a s s úbi ta s .

39. Los s ocios implementadores podrá n s ol i ci ta r una extens i ón de ti empo s i n cos to ha s ta de má xi mo tres mes es .

5. Rendición de Cuentas

40. Pa ra el Fondo Humanitario de Col ombia es es encial ga rantizar l a transparencia, el a decuado ma nejo de l os recursos ,

l a mi ti gación de l os riesgos y una rendición de cuentas oportuna con l a Junta As esora, s us s ocios i mpl ementa dores , l a s a utori da des es ta ta l es y l a comuni da d hu ma ni ta ri a de Col ombi a .

5.1 Gestión de Riesgos

Ta bl a 3: Aná l i si s y gesti ón de ri esgos i denti fi cados pa ra el Fondo Huma ni tario de Col ombi a

Ca tegoría de ri es go

Ri es go

Impa cto

Mi ti ga ci ón

Estratégicos y Programáticos

Identificación insuficiente de las necesidades humanitarias en las emergencias

• Proyectos no efectivos. • Acción con daño.

• Mal manejo de los recursos.

• No respuesta a la emergencia.

• Obligatoriedad del MIRA para todos los proyectos. • Establecimiento de regulaciones sobre la fecha entre

el MIRA, la Emergencia y la presentación de la propuesta al Fondo Humanitario de Colombia.

• Consideraciones del ELC sobre pertinencia de la

respuesta

Poca claridad sobre las prioridades y el funcionamiento del Fondo Humanitario de Colombia

• Proyectos rechazados por incumplimiento de las prioridades y lineamientos del Fondo Humanitario de Colombia.

• Falta de socios implementadores para

responder a las emergencias.

• Fortalecimiento y Capacitaciones a posibles socios implementadores.

• Capacitaciones a colegas de OCHA en terreno. • Acompañamiento de la Unidad de Financiamiento

Humanitario de OCHA a posibles socios implementadores.





• Establecimiento de un manual de operaciones para

el Fondo Humanitario de Colombia.

Inactividad del Fondo Humanitario de Colombia

• Ausencia de respuesta humanitaria ante necesidades de la población.

• Recursos no utilizados apropiadamente al contexto humanitario.

• Establecimiento de un manual de operaciones para el Fondo Humanitario de Colombia acorde al contexto humanitario del país.

Gobernanza y administración del Fondo

No contribuciones de los donantes o contribuciones tardías

• Falta de recursos disponibles para responder a las situaciones humanitarias que requieran respuesta.

• Implementación de estrategia de movilización de recursos.

• Brindar información a los donantes sobre las fechas estratégicas para la recepción de las contribuciones.

Financiera

Fraude/Corrupción • Pérdida de recursos del Fondo Humanitario de Colombia.

• Imagen negativa del Fondo Humanitario de Colombia, OCHA y del SNU ante las comunidades y el gobierno.

• Evaluación del sistema de financiamiento de los proyectos

• Evaluación de capacidades de los socios implementadores antes y después de la adjudicación de los recursos.

• Acompañamiento y monitoreo constante a los socios

implementadores. • Seguimiento cauteloso a los informes y reportes.

• Procesos de auditorías financieras a socios

implementadores.

Interna Seguimiento insuficiente a los proyectos

• Incumplimiento de OCHA como administrador del Fondo.

• Activación del GMS para Colombia • Reestructuración de la Oficina de OCHA para dar

apoyo a la UFH en caso de que sea necesario

Capacidad insuficiente para la gerencia y

administración del Fondo Humanitario de Colombia.

• Incumplimiento con los requerimientos administrativos y programáticos y de coordinación del Fondo Humanitario de Colombia.

• Debilidades en el monitoreo de los

proyectos.

• Garantizar la composición mínima de la Unidad de Financiamiento de OCHA.

• Fortalecer la Unidad de Financiamiento de OCHA con los Oficiales de Terreno de OCHA y los Coordinadores de Clusters.

Externas No ingreso a las zonas de implementación

• No desarrollo del proyecto • Aplazamiento del proyecto • Retraso de la ayuda

• OCHA estará receptivo a apoyar a los socios implementadores.

• OCHA permitirá el uso del logo de Naciones Unidas para el ingreso a zonas de difícil acceso.

• Impulsar a que las organizaciones analicen medidas de protección para todas las organizaciones (y su personal)

5.2 Evaluación de Capacidades de ONG Nacionales e Internacionales y Miembros del Movimiento de la Cruz Roja

y Media Luna Roja

41. El Fondo Huma nita rio de Col ombia, a través de l a Uni dad de Fi nanciamiento Huma ni ta ri o de OCHA, rea l i za rá una

eva l uación de capacidades a l as ONG y Mi embros del Movimiento de l a Cruz Roj a y Media Luna Roj a, con el objetivo de i denti ficar s u ca pacidad técnica y el nivel de ri es go que i mpl i ca tra ns feri r recurs os a l a s orga ni za ci ones que pres enten proyectos a l Fondo Humanitario de Col ombia. La evalua ci ón s e l l eva rá a ca bo con ba s e en el a ná l i s i s obj eti vo de l os i ndi ca dores es peci fi ca dos en l a ta bl a 4 .

42. Toda ONG na cional e i nternacional deberá cumplir con el proceso de eva luación de ca pacidades. Los resulta dos de la

eva l uación (puntuación obtenida) tendrán una vi gencia de dos a ños, es to permitirá a las ONG a plicar a recurs os del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a en va ri a s oportuni da des en un peri odo de dos a ños .

43. En ca s o de que l a ONG evaluada no a lcance el mínimo puntaje para ser considerada como el egible, podrá someterse

nueva mente a l proces o de eva luación de ca pacidades (ad hoc) a l os s eis mes es de ha ber recibido l os res ultados de la eva l ua ci ón.

44. Con el obj eti vo de es ta ndarizar procesos, OCHA l levará a nua l mente un proces o de eva l ua ci ón de ca pa ci da des a toda s l as ONG i nteresadas en a plicar al Fondo Huma nitario de Colombia. Pa ra ta l fi n, OCHA publicará con mínimo un mes de a ntel ación los ti empos para que l as ONG envíen l os documentos requeridos. En ca sos excepci ona l es , OCHA podrá efectua r eva l ua ci ones de ca pa ci da des i ndi vi dua l es , fuera de l os ti empos de convoca tori a .





Ta bl a 4: Cri teri os pa ra rea lizar eva l uaci on es de ca pa ci da des de l a s orga ni zaci ones

Criterio de Evaluación y % máximo a alcanzar por criterio

Información

organizacional

10%

¿Se encuentra la orga niza ción regis tra da y/o a credita da a nte la s a utorida des competentes pa ra tra ba ja r

en el pa ís ?

¿Tiene la orga niza ción una mis ión y objetivos definidos en un documento forma l?

¿Tiene la orga niza ción s u meca nis mo de go berna nza es ta blecidos en documentos forma les y cla ros ?

Capacidad Técnica

30%

¿Cuenta la orga niza ción con una mis ión rela ciona da con los objetivos de la s a cciones huma nita ria s proyecta da s ?

¿Cuenta la orga niza ción con una es tra tegia de intervención cla ra la cua l oriente y funda mente s us

intervenciones y proyectos en genera l?

¿Cuenta la orga niza ción con persona l ca lificado o recurs o humano experto pa ra el des arrollo del proyecto a l que a plica ?

¿Funda menta la orga niza ción s us proyectos e intervenciones en guía s /es tá nda res técnica s (por ejemplo

s ectoria les , na ciona les y/o interna ciona les )?

¿Cuenta la orga niza ción con referencia s pos itiva s por pa rte de s us dona ntes y s ocios ?

¿Cuenta la orga niza ción con experiencia s documenta da s en a cción huma nita ria ?

¿Cuenta la orga niza ción con experiencia en a cción huma nita ria en los depa rta mentos prioriza dos por la

comunida d huma nita ria a tra vés del HRP del a ño en cues tión?

¿Tiene la orga niza ción experiencia de a cción en los s ectores de intervención huma nita ria pa r a los que pla nea s olicita r recurs os a l Fondo Huma nita rio de Colombia ?

Coordinación 25% ¿Cómo es el vínculo de la orga niza ción con los Clus ters y/o los Grupos de tra ba jo s ectoria les ?

La orga niza ción pa rticipa en los respectivos EL C involucra dos en la propues ta.

La orga niza ción pa rticipa en otros es pa cios de coordinación en las regiones involucrada s en la propues ta .

Financiamiento 15% ¿Cuá l fue el pres upues to a nua l de la orga niza ción en los últimos tres a ños ? El monto de proyectos

ejecuta dos en los últimos tres a ños es equiva lente o s uperior a l monto má ximo previs to pa ra el

fina ncia miento del Fondo Huma nitario de Colombia . En el ca s o de s ocios implementa dores que s ea n los

mis mos en dos o má s proyectos , es t a informa ción s erá compa rtida con la Junta As es ora pa ra definir el

monto má ximo a recibir de los fondos de Fondo Huma nita rio de Colombia .

¿La orga niza ción ha divers ifica do la s fuentes de fina ncia ción en los últimos tr es a ños , incluyendo

dona ntes interna ciona les , fondos ca na s ta / comunes , fuentes es ta ta les , entre otros ?

Administración 20% ¿Ha conta do la orga niza ción con proces os de a uditorí a s fina nciera s externa s ?

¿Fueron identifica dos ha lla zgos fina ncieros releva ntes en los informes de a uditoría s de los últimos tres

a ños ?

Nota : En el ca s o de que ha ya una a lianza entre dos s ocios i mplementadores en un proyecto del Fondo Huma ni tario de Colombia, l as dos organizaci ones deberá n rea l i za r l a eva l ua ci ón de ca pa ci da des . As i mi smo, en el ca so que ha ya dos o má s proyectos con el mi smo s ocio i mplementa dor a demá s de l a eva l uación de capacidades, l a Junta As esora deberá determinar y a probar el monto má xi mo que es te s oci o i mpl ementa dor podrá reci bi r entre l os dos o má s proyectos .

Ta bl a 5: Ni vel es de ri esgo con ba se en l os resul ta dos de l a eva l ua ci ón de ca pa ci dades

% alcanzado en la Nivel de riesgo

evaluación de capacidades identificado

Recomendación

80 - 100 Ba jo Orga niza ción elegible

50 -80 Intermedio Orga niza ción elegible

30 - 50 Alto Orga niza ción elegible





0 – 30

Muy a lto Orga niza ción no es elegible. Se puede llevar a ca bo

una nueva eva lua ción de ca pacidades s eis mes es

des pués de la pres ente evaluación.

45. El res ul tado de l a eva luación ti ene una implicación directa en l a ma nera en que l os recursos serán a djudi ca dos y en

l a s solicitudes de OCHA a l os socios implementadores durante l a implementa ci ón. La s medi da s que toma rá OCHA

va ri a rá n dependi endo de l os s i gui entes fa ctores : i . Ti po de s oci o i mpl ementa dor (i .e ONG/UN)

ii . Ni vel de ri es go del Soci o

iii . Va l or del proyecto i v. Dura ci ón del proyecto

46. A pa rti r de l os fa ctores mencionados, OCHA determinará l as modalidades de opera ci ón que i mpl ementa rá y es ta s

tendrá n en cuenta : i . Número de des embol s os

ii . Monto má xi mo y míni mo a a dj udi ca r por proyecto

iii . Número de vi s i ta s de moni toreo i v. Medi da s de control fi na nci ero v. Número de reportes fi na nci eros y na rra ti vos s ol i ci ta dos vi . Audi toría

47. Pa ra el Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a , de a cuerdo a l ni vel de ri es go, s e toma rá n l a s s i gui entes medi da s :

Ta bl a 6: M oda lidades de i mpl ementa ci ón con ba se en el ni vel de ri esgo i denti fi ca do

Nivel

de Duración de proyecto Monto del Monto

riesgo proyecto máximo

Reportes narrativos

Vis

ita d

e

Mon

itore

o

Aud

itorí

a Desembols

os (en % del total del

presupuest o)

Informes financieros

De

sem

b

olso

Inte

rme

dio

F

inal

Av

ance

Fin

al

Menos de 150,000 60-40 Si Si Si Si (1) Si 2 menos de 6 meses

Más de 150, 000 160, 000 50-50 Si Si Si Si (1) Si 2

Alto Menos de 150,000 40-40-20 Si Si Si Si (2) Si 2 Entre 6 y 12 meses

Más de 150,000 180,000 40-30-30 Si Si Si Si (3) Si 2

Sí,

de a

cuer

do c

on lo

est

ipul

ado

en

el M

oU

Menos de 200,000 100 Si Si Si (1) Si 2 menos de 6 meses

Más de 200, 000 210, 000 80-20 Si Si Si Si (1) Si 2

Menos de 200,000 80-20 Si Si Si Si (1) Si 1 Medio Entre 6 y 12 meses

Más de 200,000 250,000 60-40 Si Si Si Si (1) Si 2

Bajo

Menos de 250,000 100 Si Si Si (1) Si 2 Menos de 6 meses

Más de 250,000 280,000 80-20 Si Si Si Si (1) Si 2

Menos de 250,000 100 Si Si Si (1) Si 1* Entre 6 y 12 meses

Más de 250, 000 300, 000 80-20 si Si Si Si (1) Si 2

5.3 Monitoreo

48. La s orga ni za ci ones i mpl ementa dora s s egún el Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a deben tener l os meca ni s mos

i nternos a decua dos pa ra l a ges ti ón, reporte y moni toreo del proyecto. La ca pa ci da d de ca da orga ni za ci ón s e verificará durante la evaluación, aprobación, seguimiento y presentación de informes.

(*) El mínimo requisito de monitoreo como mencionado en la tabla, corresponde a cada nivel de riesgo. Sin embargo, dadas las condiciones de cada proyecto la Unidad puede prever en lo posible realizar un monitoreo intermedio, que puede ser realizado por un Oficial de Terreno de OCHA, y un monitoreo final a cargo de la Unidad de Financiamiento Humanitario.





5.3.1 Roles y Responsabilidades

49. El Coordi na dor Huma ni ta ri o es res pons a bl e de a s egura r que una mues tra repres enta ti va de l os proyectos

fi na nciados en el ma rco del Fondo Humanitari o de Col ombi a s ea n moni torea dos a decua da mente. La Uni da d de Fi na nci a mi ento de OCHA (UFH) es res pons a bl e de coordi na r l os es fuerzos de moni toreo y ga ra nti za r que el s egui miento de l os proyectos s e lleve a cabo. Los costos pa ra el monitoreo por pa rte del personal de OCHA (Uni da d

de Fi na nci a mi ento Huma ni ta ri o, Ofi ci a l es de Coordi na ci ón de Terreno, Gerenci a ) s erá n cubi ertos por OCHA Col ombi a en el ma rco del cost plan.

50. Los meca nismos mínimos pa ra el s eguimiento de l os proyectos ej ecutados por organizaciones no guberna menta l es

s e determi na n con base en el ni vel de ries go para el socio implementador, l a duración del proyecto, a ctivida des y el monto del proyecto.

51. El fondo cubrirá costos para monitoreos del comité de revi sión (expertos técnicos en l os s ectores del proyecto) para

proyectos en l os cuales se evi dencien debilidades técnicas y s e requiera el fortalecimiento de ca pa ci da des l oca l es .

5.3.2 Proceso y herramientas de monitoreo

52. A conti nuación s e presentan l a s herra mi enta s de moni toreo uti l i z a da s en el Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a .

i . Se rea l i za rá una reuni ón con l os s oci os i mpl ementa dores a l mes de i ni ci o del proyecto.

ii . Se rea l i za rá una reuni ón con l os s oci os i mpl ementa dores l uego de l a entrega del i nforme i ntermedi o. iii . Se rea l i za ra n a l menos dos reuni ones con l os s oci os i mpl ementa dores en el ma rco del Equi po Loca l de

Coordi na ci ón.

i v. Se rea l i za rá reuni ones de OCHA con l os s oci os i mpl ementa dores en Bogotá s i s e requi eren. v. Se rea l i za rá a l menos una vi s i ta de terreno pa ra el moni toreo de l os proyect os en l a s cua l es s e es pera :

• Eva l ua ci ón del progres o de l a s a cti vi da des cl a ves del proyecto.

• Veri fi ca ci ón de l os res ul ta dos reporta dos .

• Eva l ua ci ón del cumpl i mi ento oportuno de l a s a cti vi da des pl a nea da s .

53. OCHA podrá realizar l as visitas de terreno en compañía de l os clústers, donantes y mi embros de l a Junta As esora. Las

concl usiones y l os hallazgos del monitoreo quedarán consignados en el s istema virtual –GMS- y a di sposici ón de l os

s oci os i mpl ementa dores , a s í como del Comi té de Revi s i ón .

5.3.3 Informes y reportes

54. Los i nformes s e efectuarán de a cuerdo con l o es tablecido en el memora ndo de entendimiento (MoU) fi rma do entre

l a orga ni za ci ón y OCHA.

55. As í mi s mo, OCHA, como a dministrador del Fondo Huma nitario de Col ombia debe ga ra nti za r l a tra ns pa renci a y l a rendi ci ón de cuenta s con l a comuni da d huma ni ta ri a . En es te s enti do en la s i gui ente ta bl a s e pres enta n l a s res pons a bi l i da des de OCHA.

Ta bl a 7: Informes y reportes en el ma rco l a gesti ón del Fondo Huma ni ta rio de Col ombi a

Producto Informes y reportes ba jo la res pons a bilida d de OCHA

Informe anual/Infografía anual OCHA publica rá a nualmente un informe y una infogra fía en el cua l s e detalle la gestión del a ño fina liza do.

OCHA publica rá trimes tra lmente un informe y una infogra fía en el cua l s e detalle la ges tión de

Informe Trimestral/Infografía trimestral

los mes es fina liza dos . Periodos de reporte:

• Enero-ma rzo

• Abril-junio





Noticias

• Julio-Septiembre

• Octubre –diciembre

OCHA publica rá a tra vés del http://www.humanitarianresponse.info/operations/colombia

noticia s , informes , his toria s de vida , fotogra fía s y cua lquier noveda d s obre el Fondo.

As imis mo, notifica rá a l Coordina dor Huma n ita rio, la Junta As es ora y a l Comité de Revis ión

cua lquier noveda d a tra vés de correo electrónico.

5.3.4 Auditoría

56. Todos l os proyectos del Fondo Huma nitario de Col ombia implementados por ONG s erán a uditados. La a udi toría s e

a cti vará ta n pronto OCHA notifique que el s oci o i mpl ementa dor ha entrega do s a ti s fa ctori a mente l os i nformes fi na les. OCHA enviará documentos de s oporte (Contra to, i nformes , documentos ba nca ri os ) a l a fi rma a udi tora .

57. La a udi toría es un proceso i ndependiente a OCHA; s in emba rgo OCHA ga rantizará una correcta a proxi ma ci ón de l a

Audi toría a l os s ocios i mplementadores, discutiendo temá ticas y brindando apoyo s obre l a normativi da d del Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a .

58. Col ombia fi rmó un LTA (Long Term Agreement) con Moore Stephens SCAI en s epti embre del 2014. Es ta fi rma s e enca rga rá ha s ta s epti embre 2017 de l a a udi toría de l os proyectos fi na nci a dos por el Fondo Huma ni ta ri o de Col ombia. La unidad de a dministración y fi nanzas de OCHA l i dera el proces o de pa gos y renova ci ón del LTA de l a fi rma a udi tora .

59. La Audi toría ha rá una revisión del s istema conta ble y fi na nci ero del proyecto. Sol o pa ra ca s os excepci ona l es , l a

a udi toría ha rá vi s i ta s a terreno.

5.3.5 Proceso de Apelaciones

60. La s pa rtes i nteresadas que tenga n preocupaciones o quejas con res pecto a l os procesos del Fondo Huma ni ta ri o de

Col ombia, pueden en cua lquier momento contacta r a l Jefe de l a Ofi ci na de OCHA ([email protected]). La s quej a s s erá n recopiladas, revisadas y el eva das a l Coordi na dor Huma ni ta ri o, qui en toma rá una deci s i ón y l a s medi da s neces a rias. El CH compartirá con la Junta As esora dichas inquietudes o quej as y l as a cciones tomadas a l a s mi s ma s .

Mecanismos de Denuncia

61. La s i guiente di recci ón de correo el ectróni co (fi na nci a mi ento@col ombi a s s h.org) es tá di s poni bl e pa ra reci bi r

comenta rios de l as partes interesadas que creen que ha n s ido tratados de forma incorrecta o i njus ta mente dura nte cua l qui era de l os proces os Fondo Huma ni ta ri o de Col ombi a . OCHA compi l a rá , revi s a rá , res ponderá y -s i es neces a ri o- pl a ntea rá l a s cues ti ones a CH, qui en toma rá l a s medi da s neces a ri a s .

6. Lineamientos para la solicitud de cambios en los proyectos

62. Ca mbi os s i gni fi ca ti vos de l os obj eti vos y de l a s a cti vi da des de l os proyectos (geográ fi cos , pobl a ci ona l es y

progra máticos) deberán ser evaluados caso por caso por el Coordinador Huma nitario. OCHA a na l i za r á , eva l ua rá y a s i stirá a l CH, quien comunicará a través de OCHA s u aprobación y/o comenta ri os a l os s oci os i mpl ementa dores .

63. En ca s o de que es tos cambios tengan i mplicaciones en l a duración del proyecto o s obre el pres upues to a proba do,

l os s oci os i mpl ementa dores deberá n:

i . Sol i citar una extensión de ti empo sin costo: i mplica l a fi rma de un a j us te a l memora ndo de entendi mi ento. La

extens i ón puede s er de ha sta tres mes es. Pa ra el lo s e debe di ligenciar una carta en l a cual s e j ustifique el ti empo

a di cional solicitado; y envi ar un i nforme fi nanciero actualizado. Los forma tos deberá n s er s ol i ci ta dos a OCHA. ii . Revi s ión presupuestal: i mplica la a probación de un nuevo presupuesto. Se s olicita s iempre y cuando s e s upere un

15% entre l ínea s pres upues ta l es . Los forma tos deben s er s ol i ci ta dos a OCHA.



mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




7. Información Adicional

64. Ma nua l Gl oba l Opera ti vo de Fondos Huma ni ta ri os :

https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdf

65. I ns trucción Política pa ra Fondos Humanita rios:

https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/Policy%20Instruction%20on%20OCHA%20CBPFs.pdf

66. Plan Humanitario de Respuesta (HRP 2016):

8. Información de Contacto

67. Unidad de Financiamiento Humanitario. Oficina de Naciones Unidas para la Coordinación de Asuntos

Humanitarios (OCHA), Cra. 13 No. 93-12 Oficina 402, teléfono: +571-6221100.

9. Fecha de Revisión

68. Este documento será revisado por la Junta Asesora a más tardar el 18 de diciembre de 2016.


https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/OperationalHandbook.pdf

https://docs.unocha.org/sites/dms/Documents/Policy%20Instruction%20on%20OCHA%20CBPFs.pdf




Acrónimos

CH Coordinador Humanitario GMS Grant Management System ELC Equipo Local de Coordinación EHP Equipo Humanitario de País LTA Long Term Agreement MoU Memorando de Entendimiento OCHA Oficina para la Coordinación de Asuntos Humanitarios

OIM Organización Internacional para las Migraciones ONG Organización No Gubernamental HRP Humanitarian Response Plan

UFH Unidad de Financiamiento Humanitario


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