Manual de la Vertical de Educación

1to1 - 03 – Manual de uso de la Vertical

de Educación v.1.0

Área de Proyectos

Agosto de 2014

Manual de Uso

la Vertical de

Educación

1to1

3

1to1 | Manual de la Vertical de Educación

Historial de Versiones y Revisiones

Registro de Cambios

Fecha Autor Versión Referencia del cambio

21/07/2014 Kevin Alvarez

Heydi Carlos

0.1 Creación del documento

29/09/2014 David Rubiños Matta 0.2 Actualización del documento

28/10/2014 Yesenia Quispe 0.3 Actualización del documento

20/07/2015 Yesenia Quispe 1.0 Funcionalidad de gremios

Registro de Revisiones

Fecha Nombre Versión

aprobada Cargo

20/07/2015 Renato Espinoza 1.0 Gerente de Proyecto

4


Índice de Contenidos

Historial de Versiones y Revisiones ........................................................................................................ 3

1. Introducción ........................................................................................................................................ 6

2. Microsoft Dynamics CRM 2013 ...................................................................................................... 7

2.1. Generalidades ............................................................................................................................ 7

2.1.1. Descripción del acceso al sistema ................................................................................... 7

2.1.2. Componentes principales de las ventanas de Ms Dynamics CRM .................... 9

2.2. Gestión de Registros .............................................................................................................. 10

3. Módulo I: Área de Trabajo ............................................................................................................ 15

3.1. Paneles ....................................................................................................................................... 15

3.2. Actividades ............................................................................................................................... 16

3.2.1. Gestión de Tareas .......................................................................................................... 17

3.2.2. Gestión de Llamadas .................................................................................................... 19

3.2.3. Gestión de Citas ............................................................................................................. 21

3.3. Gestión de Cuentas ............................................................................................................... 24

3.3.1. Consulta de Cuentas ................................................................................................... 24

3.3.2. Creación de la Institución Educativa ........................................................................ 31

3.3.3. Creación de Cuenta ..................................................................................................... 33

3.3.4. Registrar la información relacionada ...................................................................... 34

3.3.5. Edición de Cuentas ...................................................................................................... 38

3.4. Gestión de Personas .............................................................................................................. 41

3.4.1. Consulta de Personas ................................................................................................... 41

3.4.2. Creación de la Persona ............................................................................................... 44


4. Módulo II: Proceso de Ventas ..................................................................................................... 52

4.1. Gestión de Oportunidades ................................................................................................. 53

4.1.1. Consulta de Oportunidades ........................................................................................... 53

4.1.2. Creación de Oportunidades ...................................................................................... 54

4.1.3. Ejecución de Proceso de Ventas .............................................................................. 60

5. Módulo III: Marketing .................................................................................................................... 70

5.1. Gestión de Campañas .......................................................................................................... 70

5.1.1. Creación de Campañas .................................................................................................... 71

5


5.1.2. Edición de Campañas .................................................................................................. 72


5.2. Gestión de Listas de Marketing ......................................................................................... 83

5.2.1. Creación de Lista de Marketing................................................................................ 84

5.2.2. Administrar Integrantes de Lista de Marketing .................................................... 86

6. Módulo IV: Servicio ........................................................................................................................ 89

6.1. Gestión de Casos ................................................................................................................... 89

6.1.1. Creación de Casos ............................................................................................................. 91

7. Módulo V: Administración ............................................................................................................. 91

7.1. Gestión de Maestro de Productos .................................................................................... 92

7.1.1. Gestión de Productos ...................................................................................................... 92

7.1.1.1. Creación de Productos ............................................................................................... 92

7.1.1.2. Edición de Productos .................................................................................................. 94

7.1.2. Gestión de Cursos ........................................................................................................ 95

7.1.2.1. Creación de Cursos ...................................................................................................... 95

7.1.2.2. Edición de Cursos ......................................................................................................... 97

7.1.3. Gestión de Cursos por Producto ............................................................................. 99

7.1.3.1. Creación de Cursos por Producto educativo ....................................................... 99

7.1.3.2. Edición de Cursos por Producto educativo ......................................................... 100

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1. Introducción

El presente manual forma parte de los entregables desarrollados por 1to1 y comprometidos

en para el proyecto.

El objetivo del mismo es proveer información sobre el uso de la Vertical Educativa a las áreas

de Marketing, Ventas y Servicio, para ello, se especifica la funcionalidad de la solución.

El manual está dirigido a los usuarios que harán uso de la Vertical Educativa.

7


2. Microsoft Dynamics CRM 2013

Este capítulo describe las funcionalidades generales de Microsoft Dynamics CRM y las que

son propias a la Plataforma Educativa de la Vertical de Educación de 1to1.

2.1. Generalidades

2.1.1. Descripción del acceso al sistema

Para tener acceso al sistema es necesario:

1) Abrir Internet Explorer

2) En la barra de direcciones, se debe colocar la URL la cual tiene la siguiente

estructura: http://[Nombre de servidor]:[Puerto]/[Instancia]/main.aspx

Ejemplo: http://srvcrmapp:5555/CRMADEX/main.aspx

3) Aparecerá la siguiente ventana para el inicio de sesión:

Figura 1. Acceso a Ms Dynamics CRM

4) Ingresar el dominio\usuario y contraseña correspondiente.

5) Hacer clic en “Iniciar Sesión”

6) Se mostrará la ventana de “Paseo introductorio”.

Hacer clic en “No volver a mostrar este mensaje” y seleccionar la opción “No

gracias”:

http://srvcrmapp:5555/CRMADEX/main.aspx

8


Figura 2- Paseo introductorio

7) Aparecerá el Panel principal de Ventas “Panel educativo general”, el cual muestra

6 elementos principales:

Gráfico de Canalización de Ventas: Muestra el monto total de ingresos

estimados por cada fase de las oportunidades en seguimiento

Gráfico de Cliente principales: Muestra las 10 oportunidades con los

montos de ingreso más altos.

Gráfico de Clientes principales por origen: Muestra el origen de los

clientes potenciales.

Gráfico de Negocios ganados comparados con negocios perdidos:

Muestra el monto total de ingresos reales (oportunidades ganadas)

comparados con los ingresos perdidos por trimestre

Gráfico de Número Carreras por Modalidad de Ingreso: Muestra las

cantidad de oportunidades de venta en curso según el producto

educativo seleccionado y la modalidad de ingreso optada por el cliente

Figura 3- Panel de educativo general

9


2.1.2. Componentes principales de las ventanas de Ms Dynamics CRM

Se describen a continuación cada uno de los componentes de las ventanas en Ms

Dynamics CRM 2013:

1) Menú del Sistema: Un menú que muestra los módulos que conforman el

sistema:

Área de trabajo

Ventas

Marketing

Servicio

2) Menú de Navegación: Un menú que muestra las secciones internas de cada

módulo del CRM. Por ejemplo, en “Área de Trabajo” se encuentran las secciones

de “Paneles”, “Actividades”, “Empresas”, “Personas”, etc.

3) Barra de Comandos: Esta barra muestra las acciones que se pueden realizar en

cada sección de los módulos del CRM

4) Vistas: Se despliega un menú que muestra las distintas vistas o paneles que

cuenta cada sección del CRM. Las vistas son listas de registros filtrados por

algún criterio aplicado (Por ejemplo: Vista de postulantes menores a 18 años)

5) Área de Trabajo: En esta área se muestran, generalmente, los registros que

contiene la sección filtrados por la vista seleccionada. Por ejemplo, en la sección

“Empresas” muestra los registros que contiene esta sección.

Figura 4- Componentes de Ventana de Ms Dynamics CRM

10


2.2. Gestión de Registros

Cada registro en Ms Dynamics CRM cuenta con un formulario, en el que se visualizara lo

siguiente:

1) Información relacionada

2) Barra de herramientas

3) Encabezado

4) Contenido

Los campos obligatorios son aquellos que deben contener información para

que el registro pueda guardarse y se caracterizan por tener un asterisco rojo

(*).

Los campos recomendados son aquellos que se recomienda completarse,

pero no son obligatorios para guardar el registro. Éstos campos se

caracterizan por tener una cruz azul (+).

5) Grillas

Figura 5. Áreas del formulario de Ms Dynamics CRM

2.2.1. Buscar Registros

Existen varias formas de localizar un registro específico cuando se trabaja con una

lista de ellos, o cuando usted está llenando un formulario.

Con la Búsqueda avanzada, también puede guardar sus búsquedas para utilizarlas

después.

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a. En la base de datos

Figura 6- Búsqueda en la base de datos de Ms Dynamics CRM

1) Escribir el nombre o parte del nombre del registro que desea buscar.

Por ejemplo: buscar cuentas que contengan la palabra “colegio” en el

nombre. Escribimos colegio seguido de un asterisco *colegio*. Luego hacer

clic en el icono de

2) Como resultado de la búsqueda, se listaran los registros que contienen en su

nombre.

3) Ordenar una lista

Para ordenar una lista en orden ascendente, hacer clic en un

encabezado de columna que desea ordenar. El ícono indica

Ordenamiento Ascendente

Para ordenar una lista en orden descendente, hacer clic en un

encabezado de columna que desea ordenar dos veces. El ícono

indica Ordenamiento Descendente

Para ordenar por una columna adicional, presione la tecla SHIFT,

mientras hace clic en el encabezado de la columna adicional

4) Ir a la siguiente página de registros

Si hay más de una página de registros disponibles en la lista, utilice las

flechas de la página en la parte inferior de la lista para ver las páginas

adicionales .

5) Utilice el índice alfabético

Para ver los registros con la información de la columna ordenada que

comienzan con una letra específica, haga clic en la letra (A, B,… Z).

Para ver los registros con la información de la columna ordenada que

comienzan con 0-9, haga clic en #.

Para ver todos los registros, haga clic en Todos.

6) Actualizar una lista

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Para asegurarse de que una lista es actual, en la parte superior de la

lista, haga clic en el botón Actualizar ( ) o haga clic derecho en

cualquier registro y a continuación, haga clic en Actualizar Lista.

b. Buscar registros mientras llena un formulario

Cuando completa los datos de un formulario, y se encuentra con la necesidad de

seleccionar un registro en un campo, puede utilizar el botón de búsqueda .

1) Hacer clic en el botón de búsqueda, y aparecerá un nuevo formulario de

“Buscar Registros”.

2) En la opción Buscar, debe escribir el nombre o parte del nombre del registro

que está buscando.

3) Hacer clic en Agregar.

Figura 7- Búsqueda de registro mientras completa la información

2.2.2. Eliminar Registros

Utilice uno de los siguientes métodos para eliminar registro de una lista.

a. Eliminar un registro

1) Seleccionar el registro que desea eliminar

2) Hacer clic en el botón .

3) Aparece el mensaje de confirmación de eliminación de cuenta indicando que

esta acción no se puede deshacer.

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Figura 8- Eliminar un registro de una lista

b. Eliminar múltiples registros

1) Seleccionar los registros que desea eliminar

2) Hacer clic en el botón

Nota:

Si el botón Eliminar ( ) no está visible en la barra de herramientas, es

porque el rol asignado, no tiene permiso para eliminar este tipo de registro.

Cuando se elimina un registro, éste no puede ser recuperado.

2.2.3. Editar Múltiples Registros

1) Seleccionar los registros que desea modificar

2) En la barra de herramientas en la sección Registros, hacer clic en el botón

Figura 9- Editar múltiples registros

14


3) En el formulario “Cambiar varios registros”, realizar los cambios que desea

a los registros seleccionados. Hacer clic en Cambiar.

Figura 10-Formulario para editar varios registros

Nota:

Cualquier dato que registre en los campos cambiará en todos los registros

seleccionados.

No puede utilizar este formulario para borrar el dato de un campo.

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3. Módulo I: Área de Trabajo

En este módulo se encuentran las secciones generales de Ms Dynamics CRM.

3.1. Paneles

Los paneles son un conjunto de vistas y gráficos que muestran información acerca del

estado actual de los procesos de marketing y ventas de la organización. La solución

cuenta con diferentes paneles o tableros de control dentro de los cuales se tienen

principalmente:

Panel educativo general: Muestra información del estado de las ventas de

todas las unidades de negocio así como la efectividad de los canales de ventas

y fuentes de obtención de prospectos.

Figura 11- Panel educativo general

Panel educativo de ventas: Muestra información del estado de las ventas de

cada una de las unidades de negocio así como las oportunidades en curso

16


Figura 12- Panel educativo de ventas

3.2. Actividades

Sección donde se podrán visualizar y registrar los diversos tipos de actividades de Ms

Dynamics CRM, como Tareas, Correos electrónicos, Citas, etc. que referencian a las

distintas interacciones que los usuarios tienen con los postulantes.

Las actividades pueden estar relacionadas a los distintos tipos de registros manejados

en Ms Dynamics CRM, como Empresas, Personas, Oportunidades, Campañas, etc.

Se pueden registrar actividades de distintos tipos, entre los cuales se encuentran:

Tarea

Fax

Llamada de Teléfono

Correo electrónico

Carta

Cita

Respuesta de Campaña

Evento

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Figura 13- Actividades

Por defecto, la lista de actividades que aparece (vista) muestra aquellas que están

asignadas al usuario que ingresa al sistema (Mis actividades); sin embargo, según los

permisos con los que cuente se podrán ver otras vistas del sistema con actividades

pertenecientes a otros usuarios y filtrando éstas, de acuerdo a su tipo haciendo clic en

el selector de vista, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Figura 14- Selección de Vista de Actividades

3.2.1. Gestión de Tareas

a. Creación de Tareas

1) En la sección de “Actividades”, hacer clic en el botón

2) Se abrirá el formulario de nueva tarea:

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Figura 15- Nueva Tarea

3) Se tendrán que completar los siguientes campos, algunos requeridos y otros

opcionales:

Asunto (Requerido): Campo tipo texto donde se coloca el título de la

tarea

Descripción: Campo tipo texto donde se coloca la descripción de la

tarea

Referente a: Campo tipo búsqueda donde se puede colocar a que

registro de Ms Dynamics CRM refiere esta tarea (Empresa, Persona,

Oportunidad, Campaña, etc.)

Duración: Campo tipo conjunto de opciones en el que se coloca la

duración de la tarea

4) Una vez completada la información, hacer clic en el botón

b. Edición de Tareas

1) En la lista de Actividades, seleccionar la actividad de tipo tarea que se desea

editar. Si se desea visualizar únicamente las actividades del tipo Tarea, filtrar

la vista tal como se muestra en la imagen:

19


Figura 16- Filtrar Tareas

Figura 17- Edición de una Tarea

2) Editar los campos que se requieren y hacer clic en el botón “Guardar”

3) En caso se haya completado la tarea, se podrá hacer clic en el botón “Marcar

como terminado” y el estado se actualizará a “Completado”

3.2.2. Gestión de Llamadas

a. Creación de Llamadas


2) Se abrirá el formulario de nueva llamada:

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Figura 18- Nueva Llamada


opcionales:

Llamar desde: Campo tipo búsqueda donde se puede colocar la

persona que realiza la llamada

Llamar a: Campo tipo búsqueda donde se coloca la persona a quien

se va a llamar (o llamó)

Dirección: Campo tipo conjunto de opciones en el que se indica si la

llamada fue Entrante o Saliente

Asunto: Campo tipo texto donde se indica el asunto de la llamada

Descripción: Campo tipo texto donde se coloca la descripción de la

llamada


registro del CRM refiere esta tarea (Empresa, Persona, Oportunidad,

Campaña, etc.)


duración de la llamada


b. Edición de Llamadas

1) En la lista de Actividades, seleccionar la actividad de tipo llamada de teléfono

que se desea editar haciendo doble clic en el registro. Si se desea visualizar

únicamente las actividades del tipo Llamada de Teléfono, filtrar la vista tal

como se muestra en la imagen:

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Figura 19- Filtrar Llamada de Teléfono

Figura 20- Editar una Llamada

2) Editar los campos que se requieren y hacer clic en el botón “Guardar” .

3) En caso se haya completado la llamada, se podrá hacer clic en el botón

“Marcar como terminado” y el estado se actualizará a “Completado”

3.2.3. Gestión de Citas

a. Creación de Citas


2) Se abrirá el formulario de nueva cita:

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Figura 21- Nueva Cita


opcionales:

Asunto: Campo tipo texto donde se indica el asunto de la cita

Ubicación: Campo tipo texto donde se indica el lugar donde se llevará

a cabo la cita


registro del CRM refiere esta tarea (Empresa, Persona, Oportunidad,

Campaña, etc.)

Requerido: Campo tipo búsqueda donde se indica qué personas se

requiere que asistan a la cita

Opcional: Campo tipo búsqueda donde se indica qué personas su

asistencia es opcional

Hora de inicio: Campo tipo fecha donde se coloca la fecha y la hora de

inicio de la cita

Hora de finalización: Campo tipo fecha donde se coloca la fecha y la

hora de finalización de la cita


duración de la llamada

Confirmó: Campo donde se indica si la(s) persona(s) confirmó su

asistencia

Reconfirmó: Campo donde se indica si la(s) persona(s) reconfirmó su

asistencia

Canceló: Campo donde se indica si la(s) persona(s) canceló su asistencia

Asistió: Campo donde se indica si la(s) persona(s) asistió a la cita


b. Edición de Citas

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1) En la lista de Actividades, seleccionar la actividad de tipo cita que se desea

editar haciendo doble clic en el registro. Si se desea visualizar únicamente las

actividades del tipo Cita, filtrar la vista tal como se muestra en la imagen:

Figura 22- Filtrar Citas

Figura 23- Editar una Cita

2) Editar los campos que se requieren y hacer clic en el botón “Guardar”

3) En caso se haya completado la cita, se podrá hacer clic en el botón “Marcar

como terminado” y el estado se actualizará a “Completado”

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3.3. Gestión de Cuentas

Se describen a continuación los botones principales ubicados en la parte superior de

esta vista:

Nombre Icono Descripción

1. Nuevo

Crea un nuevo registro de Persona

Jurídica

2. Editar

Permite editar uno o más registros

de Persona Jurídica

3. Activar

En caso algún registro se

encuentre inactivo, este botón

sirve para activarlo

4. Desactivar

Desactiva un registro de Persona

Jurídica

5. Eliminar

Eliminar uno o varios registros de

Persona Jurídica

6. Enviar

correo

electrónico

directo

Envía un correo electrónico a uno

o más registros

7. Asignar

Asigna un registro a otro usuario

o equipo del sistema

8. Importar

datos

Permite importar masivamente

registros de Personas Jurídicas.

También permite exportar una

plantilla para poder completar los

datos requeridos

9. Exportar a

Excel

Exporta a Excel los registros de la

vista actual de Personas Jurídicas

10. Búsqueda

avanzada

Abre la ventana de búsqueda

avanzada

3.3.1. Consulta de Cuentas

1) En el módulo de “Ventas”, dirigirse a la sección “Cuentas”:

25


Figura 24- Cuentas

2) Por defecto, aparecerá la vista “Mis cuentas activas” mostrando las empresas

que se encuentran asignadas al usuario que está consultando las cuentas.

Para que se muestren todas las empresas, seleccionar la vista ”Cuentas

activas”

Figura 25- Cuentas activas

3) Buscar la empresa que se desee consultar. Se podrá buscar mediante Razón

Social o el Número de documento desde el cuadro de búsqueda indicado en

la imagen mostrada a continuación (Se podrán apoyar de los asteriscos - * -

para obtener las coincidencias)

26


Figura 26- Búsqueda de Cuentas por Nombre

Nota:

Cada una de las empresas registradas en el sistema cuenta con tres vistas distintas

que muestran información propia de la Empresa, Gremio e información relativa a

Institución educativa, si es que se da el caso. Para visualizar la información propia

de la Empresa, modificar el formulario según lo indica la siguiente imagen; tener

en cuenta que el registro de la Cuenta es el mismo, únicamente un formulario

muestran menos o más información que el otro:

Figura 27- Formulario de una Cuenta (Formulario de Institución y Empresa)

a. Consulta de Empresas

1) Abrir la ficha de la cuenta haciendo doble clic en el registro

2) Seleccionar el formulario de la Cuenta, en este caso seleccionar “Empresa”

27


Figura 28- Formulario de la Empresa

3) El formulario de Empresa muestra las siguientes secciones:

Información de la empresa: Datos generales de la empresa, Contacto

Principal, Actividad Económica.

Datos de contacto: Teléfonos, correos electrónicos y la información de

las cuentas en las Redes Sociales

Sedes: Sedes de la Empresa.

Ranking Empresarial: Ranking de la Empresa registrado en el sistema

por cada año

Convenios: Convenios relacionado a la empresa.

Preferencias de contacto: El medio de contacto, día y hora preferida

de contacto de la empresa

Notas y Actividades: Actividades que se han registrado por cada

interacción con la empresa.

4) Para visualizar la información relacionada a la Empresa dirigirse a la barra azul

superior, hacer clic en el botón tal como lo indica la siguiente imagen y

seleccionar la opción que se desee consultar:

La información relacionada es:

Más direcciones

Actividades

Actividades cerradas

Personas

Sedes

Cuentas de redes sociales

Relaciones laborales

Convenios

Subcuentas

Conexiones

Oportunidades

Historial de Pagos

Campañas

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Listas de Marketing

Figura 29- Información relacionada a la Empresa

5) Para volver a la lista de Cuentas, en la barra azul superior, hacer clic en

“Empresas”

Figura 30- Regreso a la lista de cuentas

b. Consulta de Instituciones Educativas


2) Seleccionar el formulario de la Cuenta, en este caso seleccionar

“Instituciones”

Figura 31- Formulario de la Institución

3) El formulario de Instituciones muestra las siguientes secciones:

Información General: Datos generales de la institución, Detalles de la

institución (Tiene Bachillerato, Nivel Socio Económico, otros).

Datos de contacto: Teléfonos, correos electrónicos y la información de

las cuentas en las Redes Sociales

Sedes: Sedes de la Empresa.

29


Datos de Alta: Fecha de Alta y Fuente de Origen de la Institución

Convenios: Convenios relacionado a la empresa.

Preferencias de contacto: El medio de contacto, día y hora preferida de

contacto de la empresa


interacción con la institución educativa.

4) Para visualizar la información relacionada a la Institución Educativa dirigirse a

la barra azul superior, hacer clic en el botón tal como lo indica la siguiente

imagen y seleccionar la opción que se desee consultar:


Más direcciones

Actividades


Sedes

Población estudiantil

Fechas importantes

Historial Académico

Convenios



Subcuentas

Personas

Conexiones

Oportunidades

Historial de Pagos

Campañas

Listas de Marketing

Figura 32- Información relacionada a la Institución


“Cuentas”

Figura 33- Regresar a la lista de cuentas

c. Consulta de Gremios


2) Seleccionar el formulario de la Cuenta, en este caso seleccionar “Gremios”

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3) El formulario de gremios muestra las siguientes secciones:

Identificación de la empresa: Datos generales de la empresa y la

dirección fiscal de la empresa así como el indicador de si la empresa es

socio.

Detalle de la empresa: Información como el rubro y datos del

patrimonio empresarial de la empresa.

Datos gremiales: Datos del socio, Gerencia, comité e información de

los representantes y gerente general de la empresa.

Gremio y Certificaciones: Datos de los gremios a los cuales pertenece

la empresa así las certificaciones que posee.

Datos de contacto: Teléfonos, correos electrónicos, información de las

cuentas en las Redes Sociales y datos del contacto principal y los

contactos asociados.

Mas direcciones: Información de direcciones adicionales de la

empresa.

Productos y Servicios: Sección muestra los datos de los productos y/o

servicios que la empresa (socio o no socio) brinda

Orígenes y Destinos: Información de los países orígenes de

importación y/o países destino de exportación.

Cobranzas: Datos de cobranza como el Banco, número de cuenta

bancaria, responsable de pago y Facturación.

Sedes: Lista las diferentes sedes de la Empresa.

Ranking empresarial: Muestra datos de la posición de la empresa en

el mercado.

Datos de Alta: Fecha de Alta y Fuente de la empresa

Conexiones: Muestra las diversas relaciones de la empresa con otras

entidades

Preferencias de contacto: El medio de contacto, día y hora preferida

de contacto de la empresa


interacción con la institución educativa.

4) Para visualizar la información relacionada a la empresa dirigirse a la barra

azul superior, hacer clic en el botón tal como lo indica la siguiente imagen y



Actividades


Personas

Sedes

31



Conexiones


Convenios

Subcuentas

Mas direcciones

Productos y servicios

Certificaciones de la empresa

Gremios de la empresa

Destino exportación

Origen importación

Oportunidades

Historial de pagos

Campañas

Listas de Marketing

Figura 34- Información relacionada a la Institución


“Cuentas”

Figura 35- Regresar a la lista de cuentas

3.3.2. Creación de la Institución Educativa

1) En la sección de Cuentas, hacer clic en el botón

2) Aparecerá el formulario de nueva Empresa o Institución

3) Seleccionar el formulario que desea completar, de acuerdo, al tipo de cuenta:

Academia

Colegio

Instituto

Universidad

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Figura 36- Nueva institución educativa

4) En esta ventana, se deberán completar los campos con la información que se

tiene de la Institución Educativa, se describen a continuación algunos de ellos:

Razón social: Campo tipo texto

Nombre comercial: Campo tipo texto

Tipo de Documento: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el tipo de documento que tiene la empresa. Las alternativas

que muestra son:

RUC

NIC

Interno

Número de Documento: Campo tipo texto

Tipo de cuenta: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el tipo de cuenta a la que aplica la cuenta. Las alternativas

que muestra son:

Academia

Colegio

Instituto

Universidad

Empresa

Tipo de enseñanza: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el tipo de enseñanza a la que aplica la institución. Las

alternativas que muestra son:

Inicial

Primaria

Secundaria

Carreras Profesionales

Carreras Técnicas

Naturaleza: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar la naturaleza de la institución. Las alternativas que muestra

son:

Nacional

Particular

No escolarizado

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Clasificación CIIU: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá seleccionar

uno de los CIIUs registrados

Asignado a: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá seleccionar la

persona que será quien realice el seguimiento a la empresa o

institución.

Contacto Principal: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá buscar y

seleccionar una persona de la lista de registros existentes. Si es que no

existe el registro en el sistema, hacer clic en “Nuevo”.

Central telefónica: Campo tipo texto

Correo electrónico: Campo tipo texto donde se podrá colocar la

dirección de correo electrónico de la empresa. El correo debe ser válido

(debe tener un @)

5) Luego de que se completó la información, hacer clic en el botón

o

3.3.3. Creación de Cuenta

1) En la sección de Cuentas, hacer clic en el botón

2) Aparecerá el formulario de nueva Empresa, Institución o Gremio

Institución: Formulario para el registro de instituciones educativas

como Academia, Colegio, Instituto y universidad

Empresa: Formulario para el registro de empresas con datos

generales

Gremio: Formulario para el registro de empresas con datos

necesarios para el gremio

3) Seleccionar el formulario que desea completar, de acuerdo, al tipo de cuenta

“Empresa”

Figura 37- Nueva cuenta

34


3.3.4. Registrar la información relacionada

a. Registrar Sedes

1) En la sección “Sedes”, hacer clic en el botón

Figura 38- Registrar nueva sede

2) Aparecerá el formulario de nueva Sede. En esta nueva ventana se deberán

completar los campos que se muestran con la información que se tiene. Se

describen a continuación algunos de ellos:

Nombre de sede: Campo tipo texto en el cual se deberá colocar el

nombre de la sede que se está registrando

Tipo de sede: Campo tipo conjunto de opciones en el cual se podrá

seleccionar el tipo de sede que se está registrando. Se tienen la

siguientes alternativas:

Principal

Sede

Dirección: Campo tipo texto en el cual se indica la dirección de la sede

35


Figura 39- Formulario de nueva sede


b. Registrar Cuentas de Redes Sociales

1) En la sección “Redes Sociales” de la ficha “Redes Sociales”, hacer clic en el

botón , luego en el botón y seleccionar la opción “Nuevo”

Figura 40- Registrar Nueva Cuenta de Red Social

2) Aparecerá el formulario de nueva Cuenta de Red Social. En esta nueva

ventana se deberán completar los campos que se muestran con la

información que se tiene. Se describen a continuación algunos de ellos:

36


Red Social: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar, del

catálogo de Redes Sociales existentes, la red social que está asociada

al nombre de usuario

Dirección Electrónica: Campo tipo texto para ingresar el correo

electrónico relacionado al usuario de la red social seleccionada. El

correo electrónico debe ser válido (debe contener un @)

Dirección URL: Campo tipo texto para ingresar la URL de la cuenta de

red social

Nombre de usuario: Campo tipo texto en el cual se deberá colocar el

nombre del usuario de la Empresa

Permite contacto: Campo tipo 02 valores, que sirve para seleccionar si

es posible contactar con el cliente a través de su cuenta de red social

Figura 41- Formulario de Nueva Cuenta de Red Social


c. Convenios

1) En la sección “Convenios”, hacer clic en el botón , luego en el botón

y seleccionar la opción “Nuevo”

37


Figura 42- Registro de Nuevo Convenio

2) Aparecerá el formulario de nuevo Convenio. En esta nueva ventana se

deberán completar los campos que se muestran con la información que se

tiene. Se describen a continuación algunos de ellos:

Cliente: Campo tipo numérico en el cual se deberá colocar el ranking

de la empresa en el año seleccionado

Nombre del convenio: Campo tipo texto en el cual se deberá colocar el

nombre del convenio.

Unidad de Negocio: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá buscar

y seleccionar una unidad de negocio de la lista de registros existentes.

i. Centro de Idiomas

ii. Extensión

iii. Postgrado

iv. Pregrado

Si es que no existe el registro en el sistema, hacer clic en “Nuevo”.

% de descuento: Campo tipo numérico donde se podrá colocar el % de

descuento del convenio con el cliente seleccionado.

Monto de descuento: Campo tipo numérico donde se podrá colocar el

monto de descuento del convenio con el cliente seleccionado.

38


Figura 43- Formulario de Nuevo Convenio


3.3.5. Edición de Cuentas

1) En el módulo de “Ventas”, dirigirse a la sección “Cuentas”:

Figura 44- Cuentas

2) Por defecto, aparecerá la vista “Mis cuentas activas” mostrando las empresas

que se encuentran asignadas al usuario que está consultando las empresas.

Para que se muestren todas las cuentas, seleccionar la vista ”Cuentas activas”

39


Figura 45- Cuentas Activas

3) Buscar la cuenta que se desee consultar. Se podrá buscar mediante Razón

Social o Número de documento desde el cuadro de búsqueda indicado en la

imagen mostrada a continuación (Se podrán apoyar de los asteriscos - * -

para obtener las coincidencias)

Figura 46- Búsqueda de Cuentas por Nombre 2

4) Abrir la ficha del cliente haciendo doble clic en el registro:

40


Figura 47- Ficha de la cuenta 2

5) Editar la información que se requiera: Modificar el valor de los campos,

agregar/editar los registros relacionados

6) Culminada la edición, hacer clic en el botón

41


3.4. Gestión de Personas

Se describen a continuación los botones principales ubicados en la parte superior

de esta vista:

Nombre Icono Descripción

1. Nuevo

Crea un nuevo registro de Persona

Jurídica

2. Editar

Permite editar uno o más registros

de Persona Jurídica

3. Activar

En caso algún registro se

encuentre inactivo, este botón

sirve para activarlo

4. Desactivar

Desactiva un registro de Persona

Jurídica

5. Eliminar

Eliminar uno o varios registros de

Persona Jurídica

6. Enviar

correo

electrónico

directo

Envía un correo electrónico a uno

o más registros

7. Asignar

Asigna un registro a otro usuario

o equipo del sistema

8. Importar

datos

Permite importar masivamente

registros de Personas Jurídicas.

También permite exportar una

plantilla para poder completar los

datos requeridos

9. Exportar a

Excel

Exporta a Excel los registros de la

vista actual de Personas Jurídicas

10. Búsqueda

avanzada

Abre la ventana de búsqueda

avanzada

3.4.1. Consulta de Personas

1) En el módulo de “Ventas”, dirigirse a la sección “Personas”:

42


Figura 48- Personas

2) Por defecto, aparecerá la vista “Mis contactos activas” mostrando las

empresas que se encuentran asignadas al usuario que está consultando las

cuentas. Para que se muestren todas las empresas, seleccionar la vista

”Contactos activos”

Figura 49- Contactos activos

3) Buscar la persona que se desee consultar. Se podrá buscar mediante Nombre

desde el cuadro de búsqueda indicado en la imagen mostrada a continuación

(Se podrán apoyar de los asteriscos - * - para obtener las coincidencias)

43


Figura 50- Búsqueda de Personas por Nombre

4) Abrir la ficha de la persona haciendo doble clic en el registro

Figura 51- Formulario de la Persona

5) El formulario de Persona muestra las siguientes secciones:

Información de la persona: Datos generales de la persona, Dirección

principal, Teléfonos y correos de contacto

Información adicional: Información del lugar de nacimiento y la

fuente de origen de la persona, Edad, Estado Civil, Graduado, otros.

Ubicación y contacto: Información de contacto de la persona como su

Dirección personal, teléfonos de contacto y correos electrónicos

Cuentas de Redes Sociales: Información de las cuentas en las Redes

Sociales

Conexiones: Información Laboral de los vínculos y relaciones de la

persona

Historial académico: Información académica de la persona

Intereses de la persona: Información de los intereses de la persona

Oportunidades abiertas: Oportunidades de venta generadas a la

persona

44


Datos de alta: Información sobre la fuente y fecha de captación de la

persona

Información de Marketing: Datos relacionados a la autorización de la

persona sobre material de marketing

Preferencias de envío de correspondencia: El medio de contacto

preferido por la persona


interacción con la persona.

6) Para visualizar la información relacionada a la Persona dirigirse a la barra azul

superior, hacer clic en el botón tal como lo indica la siguiente imagen y



Más direcciones

Actividades



Historial académico

Graduaciones


Conexiones

Historial de pago

Oportunidades

Postulaciones

Matriculas

Listas de Marketing

Campañas

Control de eventos

Figura 52- Información relacionada a la Persona

7) Para volver a la lista de Personas, en la barra azul superior, hacer clic en

“Personas”

Figura 53- Regreso a la lista de personas

3.4.2. Creación de la Persona

1) En la sección de Personas, hacer clic en el botón

2) Aparecerá el formulario de nueva Persona

45


Figura 54- Nueva Persona


tiene de la Persona, se describen a continuación algunos de ellos:

Apelativo: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el saludo. Algunas de la alternativas que muestra son:

Joven

Señorita

Señor (a)

Ingeniero (a)

Doctor (a)

Primer nombre: Campo tipo texto

Segundo nombre: Campo tipo texto

Sobrenombre: Campo tipo texto

Apellido paterno: Campo tipo texto

Apellido materno: Campo tipo texto

Tipo de Documento: Campo tipo conjunto de opciones donde se

podrá seleccionar el tipo de documento que tiene la persona. Las


DNI

Libreta militar

Carnet de extranjería

Número de Documento: Campo tipo texto

Fecha de nacimiento: Campo tipo fecha

Edad: Campo tipo numérico

País de nacimiento:

Departamento de nacimiento:

Estado civil: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el estado civil de la persona. Las alternativas que muestra

son:

Soltero (a)

Casado (a)

Divorciado (a)

Viudo (a)

46


Nro. de hijos: Campo de tipo numérico en donde debe ingresar el

número de hijos que tiene.

Género: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá seleccionar

el género de la persona. Las alternativas que muestra son:

Masculino

Femenino

Profesión: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá buscar y

seleccionar una unidad de negocio de la lista de registros existentes.

Abogado

Administrador

Ingeniero Industrial

Otros

Graduado: Campo de dos valores (Si o No)

Tipo de contacto: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el tipo de contacto a la que aplica la persona. Las


Prospecto

Alumno

Egresado

Familiar

Reciclado: Se indica si la persona queda como No admitido durante

algún Proceso de Admisión

Dirección personal: Información de la dirección principal de la persona

Contacto: Información de teléfonos y correos electrónico (Campo tipo

texto donde se podrá colocar la dirección de correo electrónico de la

empresa. El correo debe ser válido (debe tener un @)).


o


a. Registrar Cuentas de Redes Sociales

1) En la sección “Cuentas de Redes Sociales” de la ficha “Intereses y Redes

sociales ”, hacer clic en el botón , luego en el botón y seleccionar la

opción “Nuevo”

47


Figura 55- Registrar Nueva Cuenta de Red Social

2) Aparecerá el formulario de nueva Cuenta de Red Social. En esta nueva

ventana se deberán completar los campos que se muestran con la

información que se tiene. Se describen a continuación algunos de ellos:

Red Social: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar, del

catálogo de Redes Sociales existentes, la red social que está asociada

al nombre de usuario

Dirección Electrónica: Campo tipo texto para ingresar el correo

electrónico relacionado al usuario de la red social seleccionada. El

correo electrónico debe ser válido (debe contener un @)

Dirección URL: Campo tipo texto para ingresar la URL de la cuenta de

red social

Nombre de usuario: Campo tipo texto en el cual se deberá colocar el

nombre del usuario de la Empresa

Permite contacto: Campo tipo 02 valores, que sirve para seleccionar si

es posible contactar con el cliente a través de su cuenta de red social

Figura 56- Formulario de Nueva Cuenta de Red Social

48



b. Registrar Conexiones

1) En la sección “Conexiones (Conectado de)” de la ficha “Conexiones”, hacer

clic en el botón

Figura 57- Registrar Nueva Conexión

2) En el formulario una nueva sección. En esta nueva sección se debe hacer clic

sobre el botón y seleccionar la opción “A otro”.

3) Aparecerá el formulario de Nueva Conexión. En esta nueva ventana se

completar los campos que se muestran con la información que se tiene. Se

describen a continuación algunos de ellos:

Nombre: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar, del

registro de Personas existentes, la Persona con quien desea conectar el

registro actual

Como este rol: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar,

del catálogo de relaciones, el rol con el cual se desea vincular el registro

actual

Descripción: Campo de ingreso libre donde se podrá registrar algún

comentario sobre el vínculo establecido.

49


Figura 58- Formulario de Nueva Conexión


c. Registrar Historial académico

1) En la sección “Historial académico” de la ficha “Historial académico”, hacer

clic en el botón

Figura 59- Registrar Nuevo Historial Académico

2) Aparecerá el formulario de nuevo Historial académico. En esta nueva ventana

se deberán completar los campos que se muestran con la información que se


Contacto: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar, del

registro de Personas existentes, la Persona a quien le crearemos el

Historial académico

Centro de estudios: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del registro de Instituciones existentes, la Institución en la

cual cursó algún estudio la Persona

50


Sede: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar, del

registro de Sedes, la Sede del Centro de estudios de la Persona

Nivel de estudios: Campo tipo lista desplegable en el cual se deberá

seleccionar el nivel de estudios cursado en el Centro de estudios.

Estudio realizado: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del catálogo de Intereses de Estudio, el Estudio realizado.

Naturaleza: Campo tipo lista desplegable en el cual se deberá

seleccionar la naturaleza del centro de estudios.

Becado: Campo tipo 02 valores que sirve para indicar si la persona fue

becada en el centro de estudios cursado.

Año de inicio y Año de fin: Campos de tipo texto en el cual se

especifica el Año de inicio y fin en el que cursó sus estudios

Razón para el estado: Campo tipo lista desplegable en el cual se

deberá especificar la situación actual del historial académico de la

persona

Grado académico obtenido: Campo tipo lista desplegable en el cual

se deberá seleccionar el grado obtenido.

Nivel académico alcanzado: Campo tipo lista desplegable en el cual

se deberá seleccionar el nivel académico logrado

¿Pertenece al tercio superior?: Campo tipo 02 valores que sirve para

indicar si la persona se encuentra dentro del tercio superior

Figura 60- Formulario de Nuevo Historial Académico


d. Registrar Intereses por persona

51


1) En la sección “Intereses por persona” de la ficha “Intereses de la persona”,

hacer clic en el botón

Figura 61- Registrar nuevo Interés por persona

2) Aparecerá el formulario de nuevo Interés por persona. En esta nueva ventana



Interés: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá seleccionar los

intereses que se encuentran registrados en la aplicación.

Figura 62- Formulario de nuevo Interés por persona


e. Registrar Información Laboral

52


1) En la sección “Relación laboral por contacto” de la ficha “Información

laboral”, hacer clic en el botón

Figura 63- Registrar nueva Relación laboral

2) Aparecerá el formulario de nuevo Interés por persona. En esta nueva ventana



Interés: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá seleccionar los

intereses que se encuentran registrados en la aplicación.

Figura 64- Formulario de nueva Relación laboral


4. Módulo II: Proceso de Ventas

53


En esta sección se revisarán las funcionalidades de creación, edición y seguimiento de

oportunidades de venta y actividades asociadas.

4.1. Gestión de Oportunidades

En esta sección se podrán visualizar las oportunidades, postulaciones y matrículas de las

personas.

4.1.1. Consulta de Oportunidades

1) En el módulo de “Ventas”, dirigirse a la sección “Oportunidades”:

Figura 65- Oportunidades

2) Por defecto, aparecerá la vista “Mis oportunidades activas” mostrando las

oportunidades que se encuentran asignadas al usuario que está consultando

las cuentas. Opcionalmente el usuario puede consultar cualquiera de las

vistas mostradas en la sección “Vistas del sistema”.

Figura 66- Oportunidades activas

3) Abrir la ficha de la oportunidad haciendo doble clic en el registro

54


Figura 67- Formulario de la Oportunidad

4) El formulario de Oportunidad muestra las siguientes secciones:

Información: Datos generales de la oportunidad como el producto

ofrecido (listado de carreras, otros), la unidad de negocio (Centro de

Idiomas, Extensión, Postgrado, Pregrado) que ofrece la oportunidad,

campañas, periodo, modalidad de ingreso

Origen: Información del canal (televisión, personal, radio, paneles,

medios digitales, mailing, otros), medio por campaña, proveedor del

medio.

Seguimiento: Información del avance de la oportunidad

Elementos en línea: Información del ingreso estimado de la

oportunidad


interacción con la persona.

5) Para volver a la lista de Oportunidades, en la barra azul superior, hacer clic en

“Oportunidades”

Figura 68- Regreso a la lista de oportunidades

4.1.2. Creación de Oportunidades

Las oportunidades se generan con la intención de realizar el seguimiento de una

venta hacia un cliente. A continuación se describen las formas de crear

oportunidades en Ms Dynamics CRM:

a. Desde la vista principal

1) Ingresar al Módulo de Ventas -> Oportunidades

55



3) Aparecerá el formulario de nueva oportunidad

Figura 69- Nueva Oportunidad

4) En este formulario, se deberán completar los siguientes campos, algunos

requeridos y otros opcionales (se describen algunos de ellos):

Tema: Campo tipo texto en el cual se deberá indicar el tema de la

oportunidad (título)

Cliente (requerido): Campo tipo búsqueda en donde se deberá

seleccionar el cliente cual se generará la oportunidad

Unidad de Negocio: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del catálogo de Unidades de Negocio, el área de centro de

idiomas, pre-grado, post grado o extensión que ofrece el producto.

Producto: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar, del

catálogo de Productos existentes, el producto que se ofrece en la

oportunidad.

Campaña origen: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del registro de Campañas, la campaña a partir de la cual se

está generando la oportunidad.

Modalidad de Ingreso: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del catálogo de modalidades de ingreso (Entrevista

personal, Vacante Ordinaria, Vacante Subvencionada).

Periodo: Campo Tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar el

periodo en el cual se encuentre disponible el producto

Canal: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar, del

catálogo de Canales Informativos, cual es el canal que dio origen a la

oportunidad.

Medio por campaña: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, de los medios definidos para la campaña origen, el medio

por el cual se enteró la persona a quien se le está generando la

oportunidad.

56


Proveedor del medio: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, de los proveedores de medios seleccionados para la

campaña, el proveedor por el cual la persona se enteró de la campaña

y que está dando lugar a la generación de un nueva oportunidad.

Nivel de Interés: Campo tipo lista desplegable en el cual se deberá

seleccionar el interés mostrado de la oportunidad.

Fecha estimada de cierre: Campo tipo fecha donde el usuario registra

la fecha en la que estima concretar la oportunidad.


Figura 70- Oportunidad registrada

b. Desde la persona

1) Ingresar al Módulo de Ventas -> Personas

2) Abrir el registro que desee generar una Oportunidad

3) En la parte superior del formulario, hacer clic en el botón

4) Buscar a la derecha de la barra que se muestra la opción “Oportunidades”

Figura 71- Generar Oportunidad

5) En la nueva vista, hacer clic en “Agregar nueva oportunidad”

6) Aparecerá el formulario de nueva oportunidad

57


Figura 72- Nueva Oportunidad - 2












oportunidad.











oportunidad.




oportunidad.





58







c. Desde una actividad

1) Ingresar al Área de trabajo -> Mi área de trabajo -> Actividades

2) Seleccionar la actividad que se desea convertir en oportunidad y abrir el

registro

3) En el formulario de la actividad, en la parte superior, aparece el botón

“Convertir en”

Figura 73- Convertir actividad en oportunidad

4) En la nueva ventana, seleccionar el cliente al que se le generará la

oportunidad

5) Hacer clic en “Convertir”

Figura 74- Convertir actividad en oportunidad – 2

6) Aparecerá el formulario de la oportunidad para que pueda ser editado

59


Figura 75- Oportunidad generada desde actividad












oportunidad.











oportunidad.




oportunidad.





60






Nivel de avance: Campo tipo lista desplegable cuyo valor por defecto

es la primera fase del proceso de venta (El campo es solo editable por

el proceso de venta.


4.1.3. Ejecución de Proceso de Ventas

Las oportunidades de venta se crean todas por defecto con el Proceso de ventas

general (proceso por defecto) donde se debe registrar la Unidad de Negocio para

ejecutar el proceso que corresponda a cada Unidad de negocio:

1) El usuario debe seleccionar una de las Unidades de Negocio: Pregrado,

Postgrado, Extensión o Centro de idiomas:

Figura 76- Formulario de oportunidad nueva

2) Una vez seleccionada la Unidad de negocio las fases del proceso de ventas

cambiarán:

Unidad de Negocio Pregrado y/o postgrado, cuyas fases de venta

son: Interés, Postulación, Admisión, Matrícula y Cierre

Figura 77- Proceso de venta de Pregrado y/o Postgrado

Unidad de Negocio Extensión y/o Centro de Idiomas:

61


Figura 78- Proceso de venta de Extensión y Centro de Idiomas

Nota:

La solución tiene configurada dos procesos de venta los cuales dependen de la

unidad de negocio seleccionada.

a. Proceso de venta pregrado y/o postgrado

1) Seleccionado la Unidad de negocio de pregrado y/o postgrado”, se debe

avanzar a la primera fase de venta “Interés” con el Nivel de avance de

“Interesado”.

Figura 79- Oportunidad en fase de interés.

2) Para completar la fase de venta de “Interés” se deberá hacer clic en la fase

donde se mostrará los campos que se deben

completar de forma obligatoria y luego guardar los cambios haciendo clic en

el botón . Los campos a completar son:

Carpeta de postulante: Campo de dos valores (Si o No) que indica el

estado de la carpeta de postulación

Recibo derecho de examen: Campo tipo lista desplegable donde se

deberá indicar si se cuenta o no con el recibo

Hoja de inscripción: Campo de dos valores (Si o No) que indica si se

tiene completa la hoja de inscripción del alumno

62


Figura 80- Oportunidad con fase de interés culminada

3) Avanzar a la fase “Postulación” dando clic en la opción y

crear el registro de postulante:


4) Aparecerá el formulario “Nuevo Postulación” con los datos básicos

completados para el sistema.

Figura 82- Formulario de Nueva postulación

5) En el Formulario “Nuevo Postulación” hacer clic en el botón

63


6) Para completar la fase de venta de “Postulación” se deberá completar los de

forma obligatoria los campos que se describen a continuación y luego hacer

clic en el botón :

a. Fecha de postulación: Campo tipo fecha en el cual se podrá registrar

la fecha en la que se realizó el registro de postulación.

b. Estado de la postulación: Campo tipo lista desplegable en el cual se

deberá seleccionar la situación final de la postulación (Admitido o No

admitido)

c. Puntaje obtenido: Campo numérico que permite registrar el

resultado del proceso de postulación del alumno.

Figura 83- Oportunidad con fase de postulación completada

7) Avanzar a la fase “Admisión” haciendo clic en la opción ,

completar los datos propios de admisión y hacer clic en el botón . Los datos

a completar para culminar con la fase de “Admisión” son:

a. Carta admisión: Campo tipo lista desplegable en el cual se deberá

indicar si se envió la carta de admisión al postulante.

b. Recibo matrícula: Campo de dos valores (Si o No) que indica si se

tiene el recibo de pago de la matrícula.

Figura 84- Oportunidad con fase de Admisión completada

64


8) Avanzar a la fase “Matrícula” dando clic en la opción y crear

el registro de Matrícula:

Figura 85- Oportunidad con fase de Admisión completada

9) Aparecerá el formulario “Nuevo Matrícula” con los datos básicos


Figura 86- Formulario de Nueva matrícula

10) En el Formulario “Nueva Matrícula” hacer clic en el botón

11) Para completar la fase “Matrícula” se deberá completar de forma obligatoria

los campos que se describen a continuación y luego hacer clic en el botón

para registrar los cambios. Los campos a completar son:

a. Estado matrícula: Campo tipo lista desplegable en el cual se deberá

seleccionar el estado en el que se encuentra el proceso de matrícula.

b. Fecha matrícula: Campo tipo fecha en el cual se registra la fecha de

ejecución de la matrícula:

c. Pagó primera cuota: Campo de dos valores (Si o No) que indica si

se realizó el pago de la primera matrícula.

65


Figura 87- Oportunidad con fase de matrícula completada

12) Avanzar a la siguiente fase “Cierre” haciendo clic en la opción

e indicando si ya se culminó con el proceso de matrícula:

Figura 88- Oportunidad con fase de cierre completada

13) Cerrar la oportunidad como ganada haciendo clic en el botón

.

4) Aparecerá el formulario “Cerrar oportunidad”. En esta nueva ventana se


tiene.

66


Figura 89- Formulario cerrar oportunidad

5) La oportunidad se actualizará con estado “Ganado” como indicador la

culminación real del proceso de venta.

Figura 90- Oportunidad de pregrado y/o postgrado ganada

b. Proceso de ventas extensión

1) Seleccionada la Unidad de negocio de “Extensión” o “Centro de idiomas”,

se debe avanzar a la primera fase de venta “Interés” con el Nivel de avance

de “Interesado”.

67


Figura 91- Oportunidad en fase de interés.

2) Para completar la fase de venta de “Interés” se deberá hacer clic en la fase

donde se mostrará el campo “Recibo de

matrícula” que se deben completar de forma obligatoria y luego guardar los

cambios haciendo clic en el botón .


3) Avanzar a la fase “Matrícula” dando clic en la opción y crear

el registro de Matrícula:

68


Figura 93- Oportunidad con fase de Interés completada

4) Aparecerá el formulario “Nuevo Matrícula” con los datos básicos


Figura 94- Formulario de Nueva matrícula

5) En el Formulario “Nueva Matrícula” hacer clic en el botón

6) Para completar la fase “Matrícula” se deberá completar de forma obligatoria

los campos que se describen a continuación y luego hacer clic en el botón

para registrar los cambios. Los campos a completar son:

a. Estado matrícula: Campo tipo lista desplegable en el cual se deberá

seleccionar el estado en el que se encuentra el proceso de matrícula.

b. Fecha matrícula: Campo tipo fecha en el cual se registra la fecha de

ejecución de la matrícula:

c. Id matrícula: Campo de tipo texto donde se registra el número de

matrícula.

69


Figura 95- Oportunidad con fase de matrícula completada

7) Avanzar a la siguiente fase “Cierre” haciendo clic en la opción

e indicando si ya se culminó con el proceso de matrícula:

Figura 96- Oportunidad con fase de cierre completada

8) Cerrar la oportunidad como ganada haciendo clic en el botón

.

6) Aparecerá el formulario “Cerrar oportunidad”. En esta nueva ventana se


tiene.

70


Figura 97- Formulario cerrar oportunidad

7) La oportunidad se actualizará con estado “Ganado” como indicador la

culminación real del proceso de venta.

Figura 98- Oportunidad de extensión ganada

5. Módulo III: Marketing

En esta sección se revisarán las funcionalidades de creación, edición y seguimiento de

campañas y actividades asociadas.

5.1. Gestión de Campañas


personas.

Para ingresar a las oportunidades debe realizar los siguientes pasos:

1) Hacer clic en Microsoft Dynamics CRM

71


2) Seleccionar “Marketing” del menú del sistema

3) Seleccionar “Campañas”

Figura 99- Módulo de Marketing

5.1.1. Creación de Campañas

1) En la sección de Campaña, hacer clic en el botón

2) Aparecerá el formulario de nueva Campaña:

Figura 100- Nueva Campaña

3) En esta ventana, se deberán completar los campos con la información de la

campaña, se describen a continuación algunos de ellos:

Nombre de campaña: Campo tipo texto

Periodo: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá buscar y seleccionar

un periodo de la lista de registros existentes. Si es que no existe el

registro en el sistema, hacer clic en “Nuevo”.

72


Tipo de campaña: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el tipo de campaña. Las alternativas que muestra son:

Marketing directo

Anuncio

Eventos

Otros

Asistentes esperados: Campo numérico

Respuesta esperada: Campo numérico donde debe digitar el

porcentaje de la respuesta esperada

Razón para el estado: Campo tipo conjunto de opciones donde se

podrá seleccionar la razón para el estado. Las alternativas que muestra

son:

Propuesta

Lista para lanzamiento

Lanzada

Completado

Cancelado

Suspendida

Nivel de avance (%): Campo numérico donde debe digitar el

porcentaje de avance de la campaña

Propietario: Campo tipo búsqueda en el cual se podrá seleccionar la

persona que será quien realice el seguimiento a la empresa o

institución.

Inicio programado: Campo tipo fecha

Fin propuesto: Campo tipo fecha

Comienzo real: Campo tipo fecha

Fin real: Campo tipo fecha


o

5.1.2. Edición de Campañas

1) En el módulo de “Marketing”, dirigirse a la sección “Campaña”:

73


Figura 101- Sección de Campañas

2) Por defecto, aparecerá la vista “Mis campañas activas” mostrando las

campañas que se encuentran asignadas al usuario que está consultando las

campañas. Para que se muestren todas las campañas, seleccionar la vista

”Incluir campañas en lista”

Figura 102- Campañas activas

3) Buscar la campaña que se desee consultar.

4) Abrir la ficha de la campaña haciendo doble clic en el registro:

74


Figura 103- Campaña registrada



6) Culminada la edición, hacer clic en el botón o

75



a. Medios publicitarios

1) En la sección “Medios publicitarios por campaña” de la ficha “Medios

publicitarios”, hacer clic en el botón

Figura 104- Registrar Nuevo Medio publicitario

2) Aparecerá el formulario de “Nuevo Medio publicitario por campaña”. En

esta nueva ventana se deberán completar los campos que se muestran con

la información que se tiene. Se describen a continuación algunos de ellos:

Medio Publicitario: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del catálogo de Medio publicitario, el medio publicitario

que será asociado a la campaña

Campaña: Campo tipo texto para ingresar el correo electrónico

relacionado al usuario de la red social seleccionada. El correo

electrónico debe ser válido (debe contener un @)

Figura 105- Formulario de Nuevo Medio publicitario por campaña


76


b. Proveedores publicitarios

4) En la sección “Proveedores del medio por campaña” de la ficha

“Proveedores publicitarios”, hacer clic en el botón

Figura 106- Registrar Nuevo Proveedor publicitario

5) Aparecerá el formulario de “Nuevo Proveedor del medio por campaña”. En

esta nueva ventana se deberán completar los campos que se muestran con

la información que se tiene. Se describen a continuación algunos de ellos:

Medio Publicitario: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del registro de Medios publicitarios por campaña, el Medio

publicitario configurado para la campaña (ver punto a).


seleccionar, del catálogo de Proveedores, el proveedor del medio

publicitario asociado a la campaña

Presupuestado: Campo tipo moneda en el cual se deberá registrar el

presupuesto asignado para el proveedor del medio publicitario.

Ejecutado: Campo tipo moneda en el cual se deberá registrar el monto

real ejecutado.

Figura 107- Formulario de Nuevo Medio publicitario por campaña

77



c. Productos de la campaña

1) Ingresar al Módulo de Marketing > Campañas

2) Abrir el registro de la campaña


4) Buscar a la derecha de la barra que se muestra la opción “Productos de

destino”

Figura 108- Registrar nuevo Producto de destino

5) En la nueva vista, hacer clic en “Agregar Producto Existente”

6) Hacer clic en la lupa

7) Seleccionar el producto que asociará a la campaña.

Figura 109- Agregar producto de destino existente

78


Figura 110- Vista asociada de productos

d. Actividades de planeación




4) Buscar a la derecha de la barra que se muestra la opción “Actividades de

planeación”

Figura 111- Actividades de planeación

5) En la nueva vista, hacer clic en “Agregar nueva actividad”

6) Seleccionar el tipo de actividad que desea registrar

79


Figura 112- Tipo de Actividades de planeación

7) En el formulario que aparece debe completar los datos de la actividad (Ver

3.2 Actividades).


e. Actividades de campaña





campaña”

Figura 113- Actividades de campaña

5) En la nueva vista, hacer clic en

6) Aparecerá el formulario de nueva actividad de campaña

80


Figura 114- Nueva Actividad de Campaña

7) En este formulario, se deberán completar los campos.


f. Distribución de actividades de campaña





campaña”

Figura 115- Actividad de Campaña - 2

5) Abrir la actividad que desea distribuir y hacer clic en el botón

6) Completar los datos de la actividad para la distribución de la campaña.


81


Figura 116- Distribuir actividades de campaña

8) En la pantalla de Distribuir actividad de campaña, hacer clic en:

Los propietarios de los registros de las listas de marketing de destino:

si desea que los ejecutivos de cada cliente sea quien gestionará esta

actividad

Asignarme a mí: si es Ud. quien gestionará esta actividad

Asignar a otro usuario o equipo: si desea que otro usuario o equipo es

quien gestionará el caso


10) Luego de que culmine la distribución de campaña debe cerrar la actividad de

campaña, y para ello debe hacer clic en el botón Hacer clic en el botón

11) En la pantalla que aparece debe seleccionar

Cerrado si desea marcar como completada la actividad

Cancelado si no va realizar la actividad

82


Figura 117- Cerrar actividades de campaña

83


5.2. Gestión de Listas de Marketing


personas.



2) Seleccionar “Marketing” del menú del sistema

3) Seleccionar “Listas de Marketing”

Figura 118- Listas de Marketing

4) Por defecto, aparecerá la vista “Mis listas de marketing activas” mostrando las

listas que se encuentran asignadas al usuario que está consultando. Para que se

muestren todas las listas de marketing, seleccionar la vista ”Listas de marketing

activas”

Figura 119- Vistas de Listas de Marketing

84


5) Abrir la ficha de la lista de marketing haciendo doble clic en el registro

Figura 120- Formulario de Listas de Marketing

6) El formulario de lista de marketing muestra las siguientes secciones:

General: Datos generales de la lista de marketing

Descripción: Comentarios de la lista de marketing

Notas: Notas adicionales a la lista de marketing

7) Para volver a la lista de Lista de Marketing, en la barra azul superior, hacer clic

en “Lista de Marketing”

Figura 121- Regreso a Listas de Marketing

5.2.1. Creación de Lista de Marketing

Las listas de marketing se generan con la intención de agrupar las cuentas, personas

o clientes potenciales que estará dirigido una campaña de marketing.

1) Ingresar al Módulo de Marketing -> Listas de Marketing


3) Aparecerá el formulario de nueva lista de marketing

85


Figura 122- Nueva Lista de Marketing



Nombre: Campo tipo texto en el cual se deberá indicar el nombre de la

lista de marketing

Tipo de lista: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el tipo de lista. Las alternativas que muestra son:

Estática

Dinámica

Bloqueado: Campo tipo 02 opciones (Si o No)

Dirigido a: Campo tipo conjunto de opciones donde se podrá

seleccionar el tipo de lista. Las alternativas que muestra son:

Cuenta

Contacto

Cliente potencial


86


Figura 123- Registro de Lista de Marketing

5.2.2. Administrar Integrantes de Lista de Marketing

Luego de la creación de las listas de marketing, se debe proceder a con el filtro de

los cuentas, contactos o clientes potenciales.

1) En el módulo de “Marketing”, dirigirse a la sección “Listas de Marketing”:

Figura 124- Sección de Lista de Marketing - 2

2) Por defecto, aparecerá la vista “Mis listas de marketing activas” mostrando las

listas que se encuentran asignadas al usuario que está consultando. Para que se

muestren todas las listas de marketing, seleccionar la vista ”Listas de marketing

activas”

87


Figura 125- Sección de Lista de Marketing - 2

3) Abrir la ficha de la lista de marketing haciendo doble clic en el registro

4) Clic en el botón

Figura 126- Administrar Listas de Marketing

5) En este formulario, se debe establecer los criterios de los contactos o cuentas

que deben de cumplir para pertenecer en la lista de marketing (Por ejemplo:

Contactos que viven en “Miraflores”, o Colegios cuya categoría de pago sea igual

a “A”)

6) Hacer clic en el botón .

7) Para verificar la lista de contactos o cuentas que se encuentran en asociados a

la lista de marketing debe hacer clic en “Integrantes de la lista de marketing”

88


Figura 127- Integrantes de la Lista de Marketing

89


6. Módulo IV: Servicio

En esta sección se revisarán las funcionalidades de creación, edición y seguimiento de casos

y actividades asociadas.

6.1. Gestión de Casos



2) Seleccionar “Servicio” del menú del sistema

3) Seleccionar “Casos”

Figura 128- Módulo de Servicios

4) Por defecto, aparecerá la vista “Mis casos activos” mostrando los casos que se

encuentran asignadas al usuario que está consultando. Para que se muestren

todas los casos, seleccionar la vista ”Listas de casos activas”

90


Figura 129- Vistas de Casos

8) Abrir la ficha de la casos haciendo doble clic en el registro

Figura 130- Registro de Casos

9) El formulario de Casos muestra las siguientes secciones:

Información general: Datos generales del caso

Información de asignación: Información del responsable de la atención

Notas y artículo: Notas adicionales a la lista de marketing

10) Para volver a la lista de Casos, en la barra azul superior, hacer clic en “Casos”

Figura 131- Registro de Casos

91


6.1.1. Creación de Casos

Los casos generan con la intención de registrar las incidencias, solicitudes,

preguntas del cliente.

1) Ingresar al Módulo de Servicio -> Casos


3) Aparecerá el formulario de nuevo caso

Figura 132- Nuevo de Casos

8) En este formulario, se deberán completar los campos.


7. Módulo V: Administración

En esta sección se revisarán las funcionalidades de creación, edición y eliminación de algunos

de los registros maestros que forman parte de la configuración de la solución.

Forman parte de este módulo los siguientes maestros:

1) Estructura de Productos:

a. Facultad/Escuela/Centro

b. Familia de Productos

c. Tipo de Productos

d. Periodo

e. Modalidad de estudio

f. Ciclos

g. Cursos

h. Cursos por Producto

92


2) Áreas laborales

3) Cargos

4) Profesiones

5) Intereses

6) Redes sociales

7) Canales informativos

8) Medios publicitarios

9) Proveedores del Medio

10) Clasificaciones CIIU

11) Actividades económicas

12) Ubigeo:

a. País

b. Departamento

c. Provincia

d. Distrito

7.1. Gestión de Maestro de Productos

7.1.1. Gestión de Productos

7.1.1.1. Creación de Productos

1) En el módulo de “Administración”, dirigirse a la sección “Productos”:

Figura 133- Productos Educativos

2) Por defecto, aparecerá la vista “Productos activos” mostrando los productos

educativos que se encuentran configuradas en la solución.

93


Figura 134- Vista de Productos activos

3) En la sección de Productos, hacer clic en el botón

4) Aparecerá el formulario de Nuevo Producto

Figura 135- Nuevo Producto educativo


tiene del Producto, se describen a continuación algunos de ellos:

Id Producto: Campo tipo texto donde se deberá registrar el código del

producto educativo

Nombre: Campo tipo texto


seleccionar, de la Unidades de Negocio definidas en la solución, la

unidad a la cual pertenecerá el producto

Familia de Producto: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del catálogo de Familia de Productos, la familia dentro de

la cual se clasifica al producto educativo

Tipo de Producto: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del catálogo de Tipo de Productos, el tipo dentro de la cual

se clasifica al producto educativo

Facultad/Escuela/Centro: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del catálogo de Facultad/Escuela/Centro, la pertenencia del

producto educativo

94


Modalidad de estudio: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá

seleccionar, del catálogo de Modalidades, la modalidad de estudio

aplicable a producto educativo.

Periodo: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar, del

registro periodos, el periodo en el cual el producto estará disponible el

producto.


o

7.1.1.2. Edición de Productos

1) En el módulo de “Administración”, dirigirse a la sección “Productos”:

Figura 136- Productos educativos

2) Por defecto, aparecerá la vista “Productos activos” mostrando los productos

educativos que se encuentran configuradas en la solución.

Figura 137- Productos Activos

3) Buscar el producto que se desee editar. Se podrá buscar mediante Nombre o

Id de producto desde el cuadro de búsqueda indicado en la imagen mostrada

a continuación (Se podrán apoyar de los asteriscos - * - para obtener las

coincidencias)

95


Figura 138- Búsqueda de Productos por Nombre

4) Abrir la ficha del producto haciendo doble clic en el registro:

Figura 139- Ficha de producto




7.1.2. Gestión de Cursos

7.1.2.1. Creación de Cursos

1) En el módulo de “Administración”, dirigirse a la sección “Cursos”:

96


Figura 140- Cursos

2) Por defecto, aparecerá la vista “Cursos activos” mostrando los cursos que se

encuentran configuradas en la solución.

Figura 141- Vista de Productos activos

3) En la sección de Cursos, hacer clic en el botón

4) Aparecerá el formulario de Nuevo Curso

97


Figura 142- Nuevo curso educativo


tiene del Curso, se describen a continuación algunos de ellos:

Código: Campo tipo texto donde se deberá registrar el código del curso

Nombre: Campo tipo texto donde se registrará el nombre del curso


o

7.1.2.2. Edición de Cursos

1) En el módulo de “Administración”, dirigirse a la sección “Cursos”:

Figura 143- Cursos

2) Por defecto, aparecerá la vista “Cursos activos” mostrando los cursos que se

encuentran configuradas en la solución.

98


Figura 144- Cursos Activos

3) Buscar el curso que se desee editar. Se podrá buscar mediante Nombre o

código desde el cuadro de búsqueda indicado en la imagen mostrada a

continuación (Se podrán apoyar de los asteriscos - * - para obtener las

coincidencias)

Figura 145- Búsqueda de Cursos por Nombre

4) Abrir la ficha del curso haciendo doble clic en el registro:


99





7.1.3. Gestión de Cursos por Producto

7.1.3.1. Creación de Cursos por Producto educativo

1) En el módulo de “Administración”, dirigirse a la sección “Cursos por

Productos”:

Figura 147- Cursos por Producto Educativo

2) Por defecto, aparecerá la vista “Cursos por Producto activo” mostrando los

del detalle de cursos por cada productos educativo (Programa, Carrera, etc.)

que se encuentran configuradas en la solución.

Figura 148- Vista de Cursos por Producto activo

3) En la sección de Cursos por Producto, hacer clic en el botón

4) Aparecerá el formulario de Nuevo Curso por producto

100


Figura 149- Nuevo Curso por Producto


tiene del Producto, se describen a continuación algunos de ellos:

Ciclo/Semestre: Campo tipo búsqueda en el cual se deberá seleccionar

el ciclo, semestre o periodo en el cual se dicta el curso

Nombre: Campo tipo texto en el cual se deberá registrar el nombre o

título del curso


catálogo de productos educativos, el programa, carrera, etc. dentro del

cual se dictará el curso.


o

7.1.3.2. Edición de Cursos por Producto educativo

1) En el módulo de “Administración”, dirigirse a la sección “Cursos por

Producto”:

Figura 150- Productos educativos

2) Por defecto, aparecerá la vista “Cursos por Producto activos” mostrando los

cursos que se dictan por cada Programa, Carrera, etc.

101


Figura 151- Cursos por Producto Activo

3) Buscar el producto que se desee editar. Se podrá buscar mediante Curso

desde el cuadro de búsqueda indicado en la imagen mostrada a continuación

(Se podrán apoyar de los asteriscos - * - para obtener las coincidencias)

Figura 152- Búsqueda de Productos por Nombre

4) Abrir la ficha del producto haciendo doble clic en el registro:


102





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