MANUAL DE INTERVENTORÍA

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: MN-GTS-02

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GESTIÓN TECNICA, SOCIAL E INSTITUCIONAL A MUNICIPIOS

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MANUAL DE INTERVENTORÍA Fecha Aprobación: 16/06/2017

MANUAL DE INTERVENTORÍA

EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PÚBLICOS DE BOYACÁ S.A. E.S.P


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1. FINALIDAD DE LA INTERVENTORÍA De conformidad con lo establecido por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la finalidad de la interventoría en los contratos estatales es proteger la moralidad administrativa, con el fin de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual. La interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETO GENERAL DE LA INTERVENTORÍA El objetivo del presente documento es brindar lineamientos estructurales a los interventores de contratos y convenios celebrados por la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., respecto del ejercicio de coordinación, seguimiento, control, y vigilancia sobre la ejecución de los mencionados actos administrativos suscritos por la mencionada entidad. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INTERVENTORÍA Las actividades de interventoría implican por su naturaleza misma una posición imparcial o neutral para poder desarrollar sus funciones, por lo tanto, en la interpretación del contrato y en la toma de decisiones la interventoría debe cumplir con los objetivos de su función señalados a continuación:

Absolver: En cuanto a este objetivo y en virtud del principio de inmediación, la interventoría es la encargada de resolver las dudas que se presentan en cuanto a la ejecución de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicación entre las partes, el contratista no puede ser totalmente autónomo y la entidad no se puede desentender del desarrollo de la obra o del servicio.

Colaborar: El interventor y el contratista, conforman un equipo que en conjunto deberán resolver las dificultades que se presenten a nivel técnico, jurídico, administrativo y financiero. El interventor en consecuencia deben tener claro que para un adecuado desarrollo de su labor, deberá integrarse a dicho equipo sin que ello signifique algún tipo de variación en las responsabilidades de las partes.

Verificar: Este objetivo está directamente relacionado con la necesidad de establecer la verdadera situación y nivel de cumplimiento del contrato, para lo cual se requiere la realización de visitas permanentes, reuniones, control de calidad de los bienes y servicios, aplicación de correctivos, solución de los problemas y toma de decisiones motivadas y argumentadas pero oportunas, absolución de dudas y demás actividades pertinentes para determinar el cumplimiento de los compromisos contractuales adquiridos, respetando siempre la autonomía de los contratistas para ciertos aspectos y para evitar la no extralimitación de las competencias otorgadas para el efecto.

Controlar: Le corresponde al interventor, mediante las funciones de inspección, orientación, corroboración y evaluación la de determinar si la ejecución del contrato objeto de interventoría se ajusta a lo dispuesto en el objeto del contrato y en los acuerdos celebrados por escrito por las partes a lo largo del mismo. Dicho control pretende determinar si la ejecución del contrato se está llevando a cabo conforme a las especificaciones técnicas, jurídicas, administrativas y presupuestales fijadas y dentro del plazo señalado para su ejecución.

Efectuar: Estricto control a la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir del reglamento y de las especificaciones técnicas generales y/o particulares contratadas, asegurando el cumplimiento de las obligaciones pactadas.


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Exigir: Si dando cumplimiento a las funciones de interventoría, se evidencia que el desarrollo contractual no

se está ejecutando conforme a lo pactado en el contrato estatal vigilado, es obligación del interventor, según sea el caso, informar y exigir el adecuado y oportuno cumplimiento con las cláusulas contractuales, so pena de solicitar y/o emprender el inicio de los procedimientos sancionatorios, conminatorios, compensatorios e indemnizatorios conducentes para tal fin.

Prevenir: Toda vez que las funciones de interventoría están directamente relacionadas con la consecución de los fines de la contratación orientados a la satisfacción de las necesidades de la Entidad que permita el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, la actividad del interventor debe en principio procurar la prevención de situaciones que pongan en riesgo la debida ejecución del contrato estatal, emitiendo las orientaciones que resulten pertinentes, así como buscando la ágil y adecuada corrección de los equívocos, o desviaciones que se presenten dentro de los parámetros legales logrando la efectiva ejecución del contrato, siempre dentro del marco legal y de los compromisos contractuales que lo rigen.

Atender: En procura siempre del optimo cumplimiento contractual, el interventor del contrato, se encargarán de atender y absolver todas las dudas que se presenten en cuanto a la ejecución de los contratos; teniendo en cuenta que la comunicación entre las partes es un aspecto fundamental en el desarrollo de la relación contractual, la Entidad no puede desprenderse del desarrollo del contrato.

Requerir: Esta facultad se materializa cuando el interventor solicita al contratista de manera oportuna, que corrija o subsane, sus fallas en procura del cumplimiento en términos de calidad, cantidad y oportunidad.

Representar: El interventor tiene la autoridad en representar a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., en la adecuada ejecución de los contratos, apoyando la dirección y coordinación de las actividades contractuales sin ir en contravía de la misión y los valores de la Empresa.

Informar: De igual manera el interventor deberá informar las situaciones que puedan dar origen a la imposición de sanciones, y solicitar las medidas que sean pertinentes, gestión que deberá observar el debido proceso. El interventor elaborará un informe detallado, al cual anexará los soportes probatorios del incumplimiento.

Solicitar: Facultad que se materializa cuando el interventor requiere al contratista oportunamente, para que subsane de manera inmediata, faltas que no faltan la validez del contrato. Esta facultad se ejerce también cuando solicita el ordenador del gasto la imposición de una sanción por motivo contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de adición en tiempo, modificación o adición contractual, entre otros temas.

Tramitar: Será responsabilidad del interventor adelantar los trámites que sean necesarios para prorrogar, modificar, adicionar, o liquidar el contrato. Así como emitir los informes de cumplimiento, y gestionar los pagos que corresponda.

3. ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA La interventoría tiene como propósito desarrollar actividades de carácter técnico, administrativo, financiero, ambienta y jurídico, con la finalidad de verificar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contenidas en el contrato y las demás normas vigentes que sean aplicables a su ejecución. Aplica al ejercicio de las funciones de interventoría en cada una de las tipologías de los contratos, con la finalidad de verificar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contenidas en el contrato con el fin de cumplir a cabalidad lo establecido en el presente Manual y las normas vigentes que sean aplicables a su ejecución.


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Inicia con la designación escrita por parte del ordenador del gasto y finaliza con la liquidación definitiva del contrato o, convenio o acta de cierre en los casos que aplique. En este sentido, lo contenido en la presente Guía se constituye como un documento de lineamiento y consulta respecto de las disposiciones y recomendaciones que deben ser aplicadas por los funcionarios y/o contratistas designados formalmente para la realización del seguimiento a la correcta ejecución de los contratos y/o convenios que celebre la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. Así, las disposiciones que aquí se documentan aplican para el ejercicio pleno de interventoría, el cual inicia desde el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, hasta el cierre del expediente del Proceso de Contratación. 4. DEFINICIONES •Acta: Documento que se elabora para dejar constancia de los diferentes eventos ocurridos durante la ejecución de un contrato. En ellas debe constar claramente lugar fecha de elaboración, descripción detallada del evento y demás aspectos considerados, relevante. Va firmada por las personas que en ella interviene. •Acta de inicio. Documento en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo de ejecución y se establece la fecha de terminación de lo pactado en el objeto del contrato, cuando aplique. • Acta de entrega de bienes y/o equipos. Documento mediante el cual se formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o equipos por parte del contratista a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. •Acta de cambio de interventor: Documento mediante el cual un interventor que se retira temporal o definitivamente de la interventoría a su cargo, entrega al supervisor designado y a la Oficina Jurídica la relación detallada del estado del contrato, el desarrollo alcanzado y lo pendiente por realizar. •Acta de comité. Documento que suscriben el contratista interventor y supervisor, cuyo objeto es dejar constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo para su ejecución. Las mismas deben numerarse siguiendo el respectivo orden cronológico. •Acta de cierre: Documento mediante el cual se formaliza el cierre de la ejecución contractual en los contratos derivados y de funcionamiento que no requieren la suscripción de una acta de liquidación entre las partes. •Acta de iniciación: Esta acta marca el inicio del desarrollo y ejecución del contrato de interventoría y por lo tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento del supervisor. Ésta deberá ser suscrita entre el interventor y supervisor. El acta de inicio sólo podrá ser suscrita después de la suscripción del contrato de interventoría, aprobación de las garantías, expedición del Registro Presupuestal, aprobación del plan de inversión del anticipo, cronograma de ejecución del contrato, y estudios, diseños, planos, permisos, licencias de ser el caso. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. •Acta de entrega de bienes y servicios al cliente: Documento mediante el cual La Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., hace entrega y el cliente recibe a satisfacción los bienes, obras o servicios objeto del convenio o contrato suscrito. •Acta de liquidación bilateral: Documento suscrito por las partes con el propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarios y su cuantía. Constituye un balance final o ajuste de cuentas, entre la entidad contratante y el contratista, con miras a finiquitar la relación jurídica obligacional. En este sentido, el acta de liquidación bilateral es el documento mediante el cual las partes constatarán los acuerdos,


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conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo en el término establecido en las reglas de participación o contrato. •Acta de liquidación unilateral: Acta debidamente motivada emitida por la entidad contratante, en el evento en que, no se haya logrado la suscripción del acta de liquidación bilateral. •Acta de terminación de contrato: Documento que se suscribe en la fecha de terminación, en el cual se deja constancia del cumplimiento del objeto contractual y de las actividades no ejecutadas y las ejecutadas de forma defectuosa; incluyendo el cronograma de entrega de los pendientes en caso de que exista compromiso por parte del contratista. •Acta de Recibo Final a Satisfacción: El interventor procederá a elaborar ésta acta, en la que se dejará constancia del estado definitivo en que las actividades se recibieron junto con la sábana que lo evidencia. Mediante la suscripción de ésta acta, el contratista interventor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. •Acta de Liquidación: Documento suscrito por el ordenador del gasto, el contratista y el interventor donde consta la ejecución del contrato y el corte final de cuentas entre las partes. •Acta de Suspensión: Documento suscrito entre el contratista interventor del contrato, mediante el cual se suspende de manera temporal la ejecución del mismo (y por tanto su plazo), de común acuerdo entre las partes, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha probable de reinicio y demás aspectos que se estimen pertinentes. Su suscripción exige la modificación de la garantía única que ampara del contrato. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. •Adhesión: Tipo de novedad mediante el cual un tercero se vincula a un convenio previamente suscrito entre la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., y un agente de interés, aceptando las condiciones inicialmente pactadas entre estos con el fin de apoyar uno o más proyectos objeto del convenio original. •Adición: Acuerdo celebrado entre la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., y el contratista o entidad parte del convenio para ampliar el valor o plazo de un contrato o convenio, cuando se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación. Se fundamenta en el análisis de la viabilidad y conveniencia; así como en la generación de soportes técnicos debidamente elaborados por el contratista, confirmados y presentados por el supervisor y avalados por la Gerencia; igualmente en la existencia de disponibilidad presupuestal. •Acta parcial: Documento de corte parcial de cuentas entre las partes, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el contratista interventor a la fecha del acta y de los pagos realizados hasta el momento por la entidad. El acta debe estar diligenciada en el formato establecido para tal fin. • Acta de terminación anticipada. Documento mediante el cual el ordenador del gasto deja constancia con el contratista que se termina el objeto contratado dentro del plazo de ejecución. •Amortización del Anticipo: Porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de legalizar con un bien, servicio u obra el valor entregado por este en calidad de anticipo. •Anticipo: Es un préstamo que la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., hace al contratista para efectos de iniciar la actividad contractual por lo que requiere plan de inversión y administración en cuenta bancaria separada a nombre del contrato suscrito o constitución de fiducia en caso de


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ser un contrato resultado de una licitación pública. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecen a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. •Aseguramiento de la calidad: Conjunto de actividades sistemáticas para garantizar la calidad y confiabilidad de un producto. Es una metodología mediante la cual se busca que un producto elaborado cumpla con el uso y los propósitos inicialmente definidos, cumpliendo con los parámetros de calidad establecidos (especificaciones), de forma tal que se pueda satisfacer la necesidad del cliente. •Aspecto ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización o proyecto que pueden interactuar con el medio ambiente. •Avance del Contrato: Relación controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual. •Calidad: totalidad de características de un producto que lo hacen apto para su uso o propósito y a su vez provee la aptitud para satisfacer unas necesidades muy explicitas. Se dimensiona teniendo en cuenta factores como: desempeño, factibilidad de uso, seguridad, disponibilidad, confiabilidad, afectación al medio ambiente, economía, estética. •Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Documento expedido por la Gerencia Financiera, con el que se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos, que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto. •Cesión: Tipo de novedad mediante la cual un contratista cede a un tercero los derechos y obligaciones de un contrato o solamente los derechos económicos del mismo. El contrato se celebra en consideración a la calidad del contratista y éste no podrá cederlo en todo, ni en parte a ningún título, sin el consentimiento expreso, previo y escrito de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. •Conformidad: Término que indica que la calidad de un producto terminado se ciñe o rige por una norma específica; el producto cumple con la especificación prevista. •Consorcio: Asociación de dos o más personas naturales o jurídicas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que la conforman. •Consultor: Persona natural o jurídica, que ejecuta un contrato de consultoría, es decir está encargado del desarrollo de un estudio, diseño o proyecto o un servicio técnico especializado. •Contratista: Persona natural o jurídica que se vincula con una entidad contratante mediante la celebración de un contrato, cuya obligación es cumplir y ejecutar el objeto del mismo, el cual puede consistir en bienes, obras o servicios. En la práctica, es la persona natural o jurídica a quien se le ha aceptado una oferta dentro de un proceso de selección y con quien se celebra el respectivo contrato. Los Consorcios y Uniones Temporales, también pueden actuar como contratistas en la celebración de un contrato. •Contrato con presupuesto sin situación de fondos: Es aquel en el que el contratista de obra fue seleccionado por el Ente Territorial u otra entidad, en el marco de un contrato suscrito entre el Ente Territorial y la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. donde esté realiza directamente los pagos al Contratista de obra previo cumplimiento de los requisitos establecidos. •Cotización u oferta: Es el conjunto de los documentos que contienen toda la información exigida al proponente por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., para para presentar la propuesta.


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•Etapa contractual: Periodo que comprende desde la formalización del contrato hasta su ejecución, es decir, desde la suscripción del contrato hasta su recibo final y liquidación. •Etapa precontractual: Periodo anterior al surgimiento de un contrato. Va desde los procesos de planeación hasta la selección, es decir, desde el estudio de conveniencia y oportunidad hasta la aceptación de la oferta. •Etapa pos contractual: Periodo que comprende la vida útil del bien o servicio terminado y entregado. En términos prácticos va desde entrega formal del objeto terminado a su operador o usuario hasta la culminación de la vida útil del mismo. •Factura: Documento presentado por el contratista y aprobado por el interventor para el pago, por parte de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. de los bienes o servicios derivados de la ejecución de un contrato, de acuerdo con la forma de pago pactada en el mismo. Su soporte para el trámite respectivo serán las actas de recibo parcial o acta de liquidación. •Garante: Tercero solidariamente responsable por el cumplimiento de las obligaciones garantizadas. •Garantía única de cumplimiento: Garantía que constituye el contratista, en cualquiera de las modalidades que describe el Decreto 1082 de 2015, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que surjan a su cargo, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de un contrato estatal. Debe contener entre otros y de acuerdo a la naturaleza del contrato, los amparos de correcta inversión y buen manejo del anticipo; calidad del bien o servicio suministrado; pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; estabilidad de la obra, provisión de repuestos y accesorios y todos los demás riesgos de que trata el ordenamiento jurídico. •Gestionar: Poner todo su empeño para el logro de las metas propuestas, sin perder de vista la misión y visión institucional y el resultado particular del proyecto. •Impacto ambiental: Cualquier alteración o disturbio generado en el sistema ambiental biótico, abiótico y socioeconómico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un contrato cuyo objeto sean bienes, obras o servicios. •Impacto social: Cualquier alteración, modificación, cambio, efecto determinado, positivo y/o negativo de la calidad de vida, las condiciones culturales, económicas, sociales, sobre los individuos, familias y la comunidad en su conjunto por implementación de una actividad, plan, programa, proyecto o política. •Interventor: Es una persona natural o jurídica contratada por la Entidad para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados, con base en los principios establecidos en las leyes, decretos y demás normas aplicables, así como, en los documentos que rigen la relación entre la entidad contratante y el contratista. •Interventoría: Es el seguimiento técnico que realiza una persona natural o jurídica contratada para ese fin cuando el seguimiento del contrato supone conocimiento especializado en la materia, pero el contrato de interventoría también puede corresponder a temas financieros, contables administrativos y jurídicos. •Labores Ambientales y de Gestión Social: Se entenderán como todas aquellas labores desarrolladas por el contratista y supervisadas por la interventoría, para cumplir con sus obligaciones en materia ambiental y de gestión social, de conformidad con lo dispuesto en las obligaciones contractuales y con la legislación vigente en la materia. Limitaciones del interventor: Dado que el interventor debe vigilar que el objeto contractual se cumpla a cabalidad, no puede ni debe aceptar ni más ni menos de lo convenido contractualmente.


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•Manual de Interventoría: Es un documento que sirve como herramienta de trabajo a las personas naturales o jurídicas que ejercen las labores de interventoría de los diferentes contratos celebrados por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. •Mayor cantidad de obra: Es la que por su naturaleza puede ejecutarse con los planos y especificaciones originales del contrato o variaciones no sustanciales del mismo, donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados. No requiere celebración de contrato adicional. •Modificación: Novedad utilizada para cambiar las condiciones iniciales en un convenio o contrato diferentes al plazo de ejecución o valor. •Orden de inicio: Documento que suscribe entre el ordenar del gasto y el contratista en el cual se estipula fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo. •Pago anticipado: Es un pago realizado a favor del contratista para la ejecución del contrato, al que se le efectúan las retenciones que ordena la Ley por concepto de impuestos que graven dicho ingreso. Como es un pago anticipado, el contratista no tiene que reintegrarlo a medida que se ejecute el contrato. El valor del pago anticipado en ningún caso puede superar el 50% del valor total del Contrato. •Paz y salvo: Es el documento en el cual la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. deja constancia que las obras en el área intervenida por el proyecto, se encuentran en buen estado y funcionamiento y no existen daños o cobros pendientes a cargo del contratista. •Póliza de responsabilidad civil. Amparo autónomo que debe ser constituido por los contratistas en contratos de obra y en los demás que considere necesario la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. con el que se cubre la responsabilidad civil frente a daños a terceros, derivados de la ejecución del contrato respectivo •Plazo: Período comprendido entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término para la ejecución del contrato o de una de las etapas del contrato. •Plazo de ejecución: Es el periodo o término que se fija para el cumplimiento del objeto y obligaciones derivadas del contrato. •Prórroga: Tipo de novedad que se utiliza para ampliar el plazo de ejecución (tiempo) de un convenio o contrato. •Proyecto: Conjunto ordenado de información sistemáticamente procesada, con objetivos claros, delimitados y coherentes, orientado a la generación de bienes y servicios, que satisfagan necesidades o aprovechen oportunidades, sobre la base de la optimización de recursos. •Pliego de Condiciones: Documento en el cual se fija los requisitos técnicos, económicos y jurídicos que la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., exige para participar en un proceso de contratación, al igual que establecen los criterios de adjudicación, el objeto y las condiciones básicas del contrato al celebrar con quien resulte adjudicatario. •Reducción: Tipo de novedad que se utiliza para disminuir el valor de un convenio o contrato. •Reinicio: Tipo de novedad que restablece la operatividad normal de un convenio o contrato que estaba suspendido.


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•Requisitos de ejecución del contrato. Para que el contrato pueda iniciar su ejecución deberá expedirse el registro presupuestal y/o aprobarse la garantía que deba constituir el contratista y/o firmar el acta de inicio entre el interventor y el contratista. •Interventoría: El seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico ejercido por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., se requieren conocimientos especializados, y para su ejercicio la Entidad puede contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios. •Vigencia del contrato. Entiéndase como el plazo de ejecución del contrato, sus prórrogas, más el término tomado por las partes y por la ley para su liquidación. •Valor Final del Contrato: Es el señalado en el contrato, adiciones o modificaciones, si las hubiere, y dicho valor debe constar en el acta de liquidación, para los contratos no será obligatoria la liquidación a menos que las circunstancias de la ejecución del contrato lo ameriten basado en la prestación de servicios profesionales o apoyo a la gestión. 5. GENERALIDADES 5.1. PRINCIPIOS ORIENTADORES DEL PRESENTE MANUAL En consecuencia, este Manual se regirá por los principios generales de la función administrativa y de la contratación estatal y por los siguientes, de acuerdo con las definiciones y lineamientos normativos y jurisprudenciales: Debido Proceso, Igualdad, Buena Fe, Moralidad, Responsabilidad, Transparencia, Coordinación, Economía, Celeridad, Eficacia, Imparcialidad, Publicidad y Contradicción. 5.2. BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL 5.3. POLÍTICAS DE LA INTERVENTORÍA La Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., ejercerá el control y vigilancia de la ejecución de los contratos o convenios que celebre en desarrollo de sus planes, programas y proyectos que tienen como sustento el Plan General de Inversiones, el Plan Anual de Inversiones y el Plan Operativo de Inversiones, que rija para la vigencia, dicho control y seguimiento deberá ser ejercido por la entidad a través de interventores con el alcance que se defina para cada una. De acuerdo con lo previsto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, “La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.” Así las cosas, las labores de interventoría se desarrollarán por personal externo a la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., cuando encuentre justificada su contratación de acuerdo a la complejidad del asunto y al objeto del contrato o cuando la Ley así lo exija. La interventoría consistirá en el seguimiento, control y vigilancia que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal; cuando el seguimiento del objeto del contrato suponga conocimiento especializado, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. Así mismo en los procesos de licitación pública de conformidad con la Ley.


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La necesidad de la contratación de interventoría deberá especificarse en estudios y documentos previos. La contratación de ésta se realizará acorde a las modalidades previstas por la Ley y los Decretos reglamentarios, dependiendo de las cuantías y la complejidad del proyecto El control y vigilancia deberá complementarse por la administración en cabeza de los Supervisores de las interventorías conforme a éste Manual. El interventor no puede suscribir actas de contratos sin la debida revisión y aprobación formal de las mismas por parte del supervisor, cuando aplique. La contratación de la Entidad obedecerá a un proceso ordenado, estructurado y coherente; y se deberá aplicar una metodología que le permita trazar unos objetivos y disponer de unos recursos para cumplirlos.

La dependencia interesada que tenga la necesidad de contratación debe, en primer orden y antes de adelantar cualquier trámite contractual, verificar el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) a fin de establecer que la contratación este allí prevista y que existen recursos suficientes para satisfacer la necesidad. El ordenador del gasto, dispondrá lo necesario para que en los procesos de contratación se deje evidencia documental de todas las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo.

La estructuración formal, de los documentos que hacen parte de los procesos de selección se realizará en forma conjunta entre La Oficina Jurídica y la dependencia interesada que requiere la contratación.

Los medios de comunicación con los proponentes y posibles interesados en el proceso de contratación serán los establecidos en el pliego de condiciones, invitaciones públicas y demás documentos del proceso.

Los supervisores realizarán reuniones periódicas con el interventor y el contratista a fin de lograr una comunicación directa y permanente que pueda evidenciar los avances y las eventualidades que puedan surgir durante la ejecución contractual, ante lo cual deberá dejarse constancia por escrito de esas reuniones. No se pactarán prórrogas automáticas que puedan ir en contra de los principios de libre concurrencia, promoción a la competencia y selección objetiva.

Para que el proceso de gestión contractual tenga una retroalimentación permanente, es importante que los funcionarios encargados de los procesos de contratación en las diferentes dependencias usuarias asistan a las capacitaciones programadas por la Oficina Jurídica, con el objetivo ya sea de reforzar los conocimientos jurídicos básicos necesarios o de despejar las dudas que puedan surgir durante la elaboración de los estudios previos. 6. CARACTERÍSTICAS PROPIAS DEL INTERVENTOR De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993 al hablarse de interventores se hace mención a personas independientes a la Entidad contratante y al contratista objeto de interventoría, el cual tiene la obligación de responder por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos establecidos en el artículo 53 de la misma Ley. Los interventores son entonces contratistas del Estado, escogidos, como regla general, mediante concurso de méritos, los cuales tienen la obligación de llevar a cabo un seguimiento y vigilancia administrativa, técnica, financiera, contable, jurídica, de acuerdo con lo requerido por la Entidad, sobre un contrato estatal determinado. El contrato de interventoría busca que los intereses de la administración pública y objetivos del Proceso de Contratación se materialicen dentro de los términos del contrato sobre el cual se ejerce. 6.1. REQUISITOS EXIGIDOS AL INTERVENTOR


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Para ejercer la actividad de interventor la persona contratada, debe, como mínimo, reunir lo siguiente: 1) Deberá haber sido contratado en los términos del Estatuto de Contratación para la Administración Pública y del Manual de Contratación de la Entidad. 2) Deberá no haber celebrado un contrato estatal con la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., de obra pública, de consultoría, de concesión; o su cónyuge, compañero o compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las entidades a que se refiere el artículo 2° de la Ley 80 de 1993, durante el plazo de ejecución y hasta la liquidación del mismo, en virtud de lo dispuesto por el artículo 5° de la ley 1474 de 2011. 3) Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal, en virtud de lo establecido por el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011 y conforme a la normatividad en seguros vigente. 4) El perfil del interventor debe estar acorde con el área y/u objeto en que se va a ejecutar el contrato para efectos de estar en capacidad de verificar el cumplimiento contractual resolver los problemas y dificultades que se presenten durante la ejecución y liquidación del contrato. 5) El interventor deberá corresponder con la naturaleza del contrato debido a que debe estar en capacidad de verificar el cumplimiento del contrato, resolver los problemas y dificultades que se presenten durante la ejecución y liquidación del contrato. 6) El interventor deberá estar en capacidad para interpretar el plano, diseño y/o proyecto con el fin de velar porque éste se ejecute fielmente conforme a los criterios de quienes lo elaboraron o proyectaron sin cambiar o permitir que cambien el original de los mismos salvo que medie la celebración de otro sí entre las partes. 7) El interventor deberá tener la capacidad de prever los problemas técnicos y no permitir que los trabajos se ejecuten con imperfecciones y/o requerir sus correcciones. 8) El interventor deberá no estar incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento según lo previsto en el Estatuto de Contratación, en la Ley 1474 de 2011 y en las normas concordantes. 9) El interventor no deberá tener parentesco, afecto o interés económico con el contratista, y en general, cualquier clase de motivación o conflicto de interés que impida una intervención objetiva. 10) El interventor deberá colaborar con el contratista en la buena ejecución del contrato sin interferir con el trabajo mismo. 6.2. EL INTERVENTOR DEBE CONTAR CON LAS SIGUIENTES TIPOLOGÍAS: 6.2.1. Criterio Técnico: Para discernir entre distintas alternativas que permitan ejecutar eficientemente el contrato, identificando la más adecuada y apropiada, sin perder de vista los intereses de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., y los compromisos con los beneficiarios y el servicio. 6.2.2. Capacidad de Organización: Para planificar, estructurar y ejecutar todos los controles y verificaciones que deben adelantarse para garantizar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales, en la debida oportunidad y con las calidades exigidas y principalmente, para vigilar de manera eficiente la ejecución presupuestal del contrato.


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6.2.3. Experiencia: Para enfrentar con conocimiento y habilidad las situaciones propias de la dinámica del contrato. 6.2.4. Profesionalismo y ética: Para cumplir con todas las obligaciones que asume con su designación, acudiendo a los criterios propios de su formación profesional y/o técnica, en el servicio objeto de la contratación. 6.2.5. Honestidad: Para actuar de acuerdo con los valores de la verdad y la justicia y privilegiando siempre los criterios objetivos frente a cualquier consideración de tipo subjetivo. 6.3. PERFIL DEL INTERVENTOR La designación o contratación del interventor debe recaer en una persona natural o jurídica idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado según el objeto del contrato que requiere la coordinación, control y verificación. Para el efecto se debe tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada. 6.4. TIPOS DE INTERVENTORÍA De acuerdo con la necesidad esta puede ser: 6.4.1. Interventoría integral: cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, financiero, técnico, jurídico y contable. A su vez el contrato de interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. 6.4.2. Interventoría técnica: cuando se requiera un conocimiento especializado se podrá contratar el seguimiento técnico, y se contará con un supervisor por parte de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que a su vez podrá apoyarse en un equipo de trabajo interdisciplinario (contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión), para realizar el seguimiento administrativo, contable, financiero y jurídico. Para contratos de mínima cuantía y/o cuyo objeto sea de baja complejidad. Se requiere únicamente de un supervisor que debe ser un funcionario de planta. 6.5. DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR La designación del interventor le corresponde al ordenador del gasto en la minuta del contrato o convenio, la cual estará a cargo del funcionario establecido en el estudio previo, para lo cual la Oficina de Asesoría Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., remitirá solicitud de designación de interventor, de conformidad con los procedimientos y resoluciones establecidos por el proceso Gestión Contractual. El Ordenador del Gasto, con base en los estudios previos, en cualquier momento de la etapa previa y siempre antes de celebrar el contrato supervisado, determinará la necesidad de contratar una interventoría para el contrato con fundamento en los criterios establecidos en el presente Manual y en el Manual de contratación. La ejecución del contrato de Interventoría deberá iniciarse simultáneamente con la firma del Acta de Inicio del contrato objeto de la interventoría. En el evento de situaciones administrativas de ausencia temporal o definitiva del interventor, quien se encargue o posesione asumirá automáticamente las obligaciones que de esta condición se desprenden. Así pues, el interventor iniciará su actividad una vez se le comunique la designación, y deberá estar atento que se cumplan todas las formalidades administrativas durante el plazo de ejecución, incluyendo aquellas que sean inherentes a las prórrogas, adiciones, modificaciones y liquidación contractual.


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La actividad de interventor se extenderá hasta la firma del acta de liquidación del contrato, o hasta el vencimiento del plazo de ejecución en caso de que se trate de contratos que no requieran liquidación, y en casos que aplique, hasta el acta de cierre del expediente del proceso de contratación, según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015. Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones que por su naturaleza se extiendan más allá de estos límites y para lo cual deberán presentarse los informes y documentación que les sean requeridos con el fin de verificar el cabal cumplimiento del objeto, las obligaciones contractuales, y colaborar hasta que sea necesario. 6.6. CAMBIO DE INTERVENTOR Cuando se requiera adelantar un cambio de interventor, el jefe del área correspondiente deberá solicitarlo ante la Secretaría General, señalando las razones que le asisten para modificar la designación del interventor actual, con previo visto bueno del mismo, indicando el cargo de quien asumirá la interventoría y anexando el informe final de la interventoría hasta la fecha. La Secretaría General, una vez estudiada la solicitud, si lo considera ajustada, remitirá el memorando de designación para suscripción por parte del Ordenador del Gasto. Es preciso señalar que hasta que se realicen las nuevas designaciones, los actuales interventores deberán continuar ejerciendo sus funciones. En el evento de situaciones administrativas de ausencia temporal o definitiva del interventor, el funcionario que se encargue o posesione asumirá automáticamente las obligaciones que de esta condición se desprenden. Así pues, el interventor iniciará su actividad una vez se le comunique la designación, y deberá estar atento que se cumplan todas las formalidades administrativas durante el plazo de ejecución, incluyendo aquellas que sean inherentes a las prórrogas, adiciones, modificaciones y liquidación contractual. El interventor saliente debe suscribir un acta de entrega conjuntamente con el interventor entrante designado en su remplazó, en la que detallará los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico de la ejecución del contrato o convenio, el estado de ejecución de éste, la relación de los documentos que entrega y las observaciones que considere pertinentes. Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el interventor entrante designado dejará constancia del estado en que se encuentra el contrato o convenio al asumir el ejercicio de estas funciones; el cambio de interventor deberá informarse al contratista. No hay necesidad de designar un nuevo interventor, por cambio del titular del empleo, pues la designación se hará a éste o a quien haga sus veces. 6.7. CAPACIDADES PARA SER INTERVENTOR Se entenderá que cuentan con capacidad para ser supervisor en los términos establecidos en el presente Manual, en virtud de lo establecido por el artículo 6° de la Ley 80 de 1993 las personas legalmente consideradas como capaces. 6.8. CONCURRENCIA SUPERVISOR Y INTERVENTORÍA Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato. Pero si llegaren a concurrir, la Empresa Departamental de Servicios Públicos S.A. E.S.P., debe dividir las asignaciones desde la órbita de desempeño de funciones, o de actividades según sea el caso. Es decir que la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la entidad a través del supervisor. En todo caso el contrato de interventoría será interventoríado directamente por el interventor.


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6.9. OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON LA INTERVENTORÍA Las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un interventor, según corresponda; de conformidad con lo establecido por el numeral 1° inciso segundo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993. 6.10. CONTINUIDAD DE LA INTERVENTORÍA Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal, en este evento podrá darse aplicación al artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, en cuanto a la posibilidad de que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato. 7. FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA A continuación se relacionan las funciones generales, administrativas, técnicas, financieras, y de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente que deben realizar los interventores asignados por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 7.1. FUNCIONES GENERALES DE LA INTERVENTORÍA 7.1.1. Recibir la orden de inicio suscrita por el ordenador del gasto, cuando a ello haya lugar, previa verificación de cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. 7.1.2. Conocer y cumplir íntegramente el Manual de Interventor de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., al cual se encuentra sujeto el interventor; así como el procedimiento interventoría y seguimiento a la ejecución de contratos y sus respectivos formatos. 7.1.3. Ejercer el control de calidad del objeto contratado, verificando y exigiendo el cumplimiento de los planes de calidad, normas, especificaciones técnicas, procedimientos y demás de conformidad con la normatividad vigente y las condiciones contratadas. 7.1.4. Garantizar el cumplimiento de las metas contractuales, logrando que se ejecuten los trabajos (obras servicios o suministros) dentro del presupuesto de inversión y el cronograma previstos en la convocatoria. Si por factores externos o imprevisibles no es posible el cumplimiento de este propósito el interventor procederá a tomar las medidas pertinentes en el menor tiempo posible que aseguren el cumplimiento de las metas contractuales y solucionar rápida y eficazmente las diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución del contrato o convenio. 7.1.5. Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relación con las ampliaciones de plazo, cuantía y reconocimiento del equilibrio contractual, y remitirlas para la viabilidad y aprobación del Ordenador del Gasto con su recomendación y concepto técnico. 7.1.6. Verificar continuamente los documentos que obran en los convenios y/o contratos con el propósito que contengan toda la información relativa a la ejecución del objeto contractual. De igual forma cuando por razones técnicas, económicas, jurídicas o de otra índole, deban viabilizar modificaciones y/o adicionales solicitados por los contratistas o entidades parte del convenio.


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7.1.7. Impartir por escrito de manera clara, precisa y con término las órdenes al contratista verificando su cumplimiento; en caso contrario deberá informarlo oportunamente a la entidad para que se inicien las acciones administrativas correspondientes. 7.1.8. Cumplir y exigir el cumplimiento, tanto al contratista como a la entidad suscriptora del convenio, según el caso, las obligaciones correspondientes al cumplimiento de lo estipulado en el Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales que se generen con relación al contrato o convenio suscrito. 7.1.9. Exigir el cumplimiento del objeto contratado al contratista, o entidad parte del convenio por escrito dejando las constancias del caso, so pena de informar dicha situación con informe técnico detallado a la administración para que inicie las acciones administrativas correspondientes. 7.1.10. Garantizar la correcta ejecución del objeto contractual por parte del contratista o entidad parte del convenio. 7.1.11. Radicar mensualmente el informe de interventoría de conformidad con los formatos establecidos para tal fin, junto con los registros, documentos e informes elaborados por los contratistas o entidad parte del convenio, soportes y documentos de avance de la ejecución en la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., dichos documentos reposarán en la respectiva carpeta con el fin de realizar el control documental. 7.1.12. Conocer los contratos y las obligaciones a cargo del Contratista y la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P, los riesgos que asume cada parte dentro del contrato o convenio y verificar que se cumplan los objetivos generales y específicos de los mismos. 7.1.13. Conocer íntegramente el proyecto base de la contratación, el contrato y/o convenio, así como los riesgos que asuma cada parte dentro del mismo, de conformidad con el pliego de condiciones y/o estudio previo. 7.1.14. Informar de manera inmediata a la Entidad (Supervisor de la Interventoría) cualquier acto donde se evidencie posibles hechos de corrupción, so pena de las sanciones legales correspondientes. 7.1.15. Informar a la Entidad los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o convenio, o cuando se presente el incumplimiento. 7.1.16. Abstenerse de solicitar, directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios. 7.1.17. Verificar que los tiempos del contrato objeto del convenio, así como las actas de suspensión o reinicio sean acordes a los tiempos del convenio. 7.1.18. Garantizar que se suscriban oportunamente las actas parciales, entrega, recibo final a satisfacción y liquidación de los bienes, servicios, suministros y obras, objeto del contrato o convenio. 7.1.19. Cuando se requiera el cambio del interventor deberá proceder a suscribirse un acta de entrega, suscrita por el supervisor de la interventoría, el interventor saliente y el entrante, en la que se consignarán todos los aspectos técnicos, económicos, jurídicos, sociales y demás de relevancia en la ejecución contractual. 7.1.20. El interventor deberá promover, impulsar y atender la participación ciudadana, recibiendo la información suministrada a través de este medio y trasmitiéndola para un mejor desarrollo de los contratos o convenios.


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7.1.21. El interventor deberá verificar que en la carpeta del contrato o convenio se encuentren como mínimo los documentos establecidos en el procedimiento de supervisión y seguimientos a la ejecución de contratos. 7.1.22. El interventor realizará evaluación previa a la finalización de los trabajos, bienes y/o servicios, e indicará al contratista o entidad parte del convenio los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin de que sean subsanados en el período restante para el vencimiento del plazo contractual. 7.1.23. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Corresponde al interventor, según sea el caso, realizar la confrontación de la obra, del bien o servicio que recibe, con respecto a lo contratado, respondiendo por las irregularidades presentadas. 7.1.24. Reportar los daños que aparezcan en los trabajos ejecutados, señalando sus causas; ordenar la suspensión temporal de los trabajos que se estén ejecutando en forma irregular, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato o convenio. 7.1.25. Ante la evidencia de un posible incumplimiento, el interventor, según sea el caso, informará de inmediato o a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia, a través de informe técnico detallado, al supervisor de la interventoría, para que inicie las acciones correspondientes, contando para ello con el apoyo de quien cumple con el rol jurídico en su dependencia, de contar con la misma. 7.1.26. El Interventor está autorizado para ordenar al Contratista la corrección, en el menor tiempo posible, de los desajustes que pudieren presentarse y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para proveer o solucionar rápida y eficazmente las diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución del contrato. 7.1.27. Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relación con las ampliaciones de plazo, cuantía y reconocimiento del equilibrio contractual, y remitirlas para la viabilidad y aprobación del Ordenador del Gasto con su recomendación y concepto técnico. 7.1.28. Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro de la ejecución del contrato o convenio, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo. 7.1.29. Verificar que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en debida forma. 7.1.30. Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta ejecución del contrato o convenio. 7.1.31. Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido firmado por el Ordenador del Gasto o quien este delegado y el contratista. 7.1.32. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente, el contrato y con su naturaleza, correspondan a la función de supervisión. 7.2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA INTERVENTORÍA Dentro de las funciones del interventor relacionadas con el componente administrativo tenemos las siguientes: 7.2.1. Verificar la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la Interventoría.


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7.2.2. Revisar y estudiar los documentos e información que dieron origen al contrato u convenio objeto de vigilancia (proyectos, diseños, especificaciones, estudios previos, pliegos de condiciones, pólizas de contrato y/o demás documentos que resulten relevantes para la ejecución del contrato y/o convenio). 7.2.3. Programar y coordinar con la entidad contratista o entidad parte del convenio y con la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato o convenio (como queden especificadas en las minutas del contrato), de las cuales se levantarán actas de comité que registren lo ocurrido en dicha reunión. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato o convenio, así como se tratan y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato o convenio, acordando entre las partes soluciones prácticas, oportunas y los respectivos compromisos en términos que puedan ser verificados. 7.2.4. Verificar que existan las licencias y/o permisos necesarios para la ejecución del contrato y/o convenio, así mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a través de dichos permisos con el fin de garantizar su implementación antes del inicio del contrato y/o convenio. En caso de que en tal verificación resulte evidente la falta de los anteriores documentos informar de inmediato a la entidad con el ánimo que se tomen las medidas necesarias previo al inicio de la ejecución del contrato o convenio, so pena de las sanciones disciplinarias del caso. 7.2.5. Previo a la suscripción del acta de inicio, verificar el lleno de los requisitos de ejecución establecidos en la Ley (acta de aprobación de pólizas, expedición del registro presupuestal, suscripción del contrato y designación de supervisión). 7.2.6. Suscribir el acta de inicio una vez se verifiquen los requisitos de legalización y ejecución del contrato según lo previsto en la Ley. De igual manera en dicha acta en el campo de observaciones, es indispensable consignar lo correspondiente a la existencia de permisos, planos, diseños, licencias, estudios y demás consideraciones que se estimen necesarias. 7.2.7. Previo al inicio de las obras exigir al contratista la relación de todo el personal que hará parte del proyecto, el cual deberá corresponder al propuesto en la oferta y emitir la correspondiente aprobación, de la cual el interventor dejará constancia en la carpeta. Labor que deberá verificarse durante todo el desarrollo del contrato o convenio. Además, de ser necesario, puede exigir el cambio de personal o equipo siempre y cuando esté de acuerdo con lo establecido en el contrato. 7.2.8. Solicitar al contratista y/o entidad parte del convenio el plan de inversión de anticipo si lo hubiere y cronograma de ejecución del contrato y/o convenio, para efectos de revisión, aprobación y control, previo a la suscripción del acta de iniciación. De igual manera realizar el mismo trámite en caso de adición, suspensión o modificación del contrato y/o convenio. El plan de inversión de anticipo deberá contemplar como mínimo los siguientes aspectos: plazo de ejecución, descripción de las actividades en las que se va a invertir el anticipo, valor y porcentaje de cada actividad y documentos soportes que evidencien el cumplimiento de las actividades. El plan de inversión deberá ser allegado al interventor para que sea aprobado y posteriormente radicado en la Oficina jurídica para que haga parte de la carpeta contractual. 7.2.9. Revisar y verificar mensualmente el cumplimiento de los pagos realizados por el contratista por concepto de seguridad social de sus trabajadores y parafiscales, a que estuviere obligado dejando la evidencia dentro del informe mensual. 7.2.10. Elaborar, revisar, suscribir y radicar dentro de los 10 días hábiles siguientes a la elaboración de los informes, en la oficina Jurídica las actas y demás documentos necesarios para la demostración del estado de ejecución del contrato y/o convenio. 7.2.11. Elaborar los informes de seguimiento para poner en conocimiento el estado o avance del objeto contractual conforme está estipulado en el contrato o convenio, los cuales deberán ser presentados y radicados


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mensualmente a la Supervisión de interventoría; en caso que el plazo del contrato o convenio sea inferior a un mes, los informes serán elaborados en relación a dicho plazo. Diligenciar los informes en los formatos que apliquen de acuerdo a la modalidad de contratación. 7.2.12. Revisar permanentemente la vigencia de las pólizas del contrato, convenio o contrato interadministrativo, cuando hayan sido requeridas y presentar al contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario ampliar las mismas en valor o en plazo. En caso que el contratista no realice las ampliaciones a que haya lugar, el interventor deberá informar a la Oficina Jurídica, con el fin de que se tomen las medidas a que haya lugar, so pena de las sanciones disciplinarias del caso. 7.2.13. Emitir concepto técnico y avalar las solicitudes de adición en valor, prórrogas, modificaciones, suspensiones, etc., requeridas por el contratista o la entidad parte del contrato y/o convenio. 7.2.14. Presentar mediante oficio la solicitud de adiciones en valor y/o plazo, prórrogas o cesión del contrato o convenio al Ordenador del Gasto, acompañado de los documentos que se requieran para el trámite, cuando el contratista o la entidad ejecutora lo requieran o soliciten y haya sido avalado dicho trámite junto con el Gerente Técnico. La solicitud de adición en valor se debe presentar por lo menos con 1 mes de anterioridad a la fecha de vencimiento del convenio; si es adición en plazo por lo menos con 15 días de anterioridad a la fecha de vencimiento. En caso que el plazo del contrato o convenio sea inferior a un mes, la solicitud debe ser realizada antes del vencimiento del plazo del mismo. 7.2.15. Requerir al contratista para que presente los paz y salvos a que haya lugar según la naturaleza del contrato o convenio y radicarlos a la carpeta contractual. 7.2.16. Elaborar el proyecto de liquidación del contrato y/o convenio objeto de la interventoría e iniciar los trámites para su legalización. En caso que deban realizarse correcciones al acta la misma deberá tramitarse dentro los 15 días siguientes a la publicación que sea realizada en cartelera de la Oficina Jurídica. 7.2.17. Dar trámite oportuno a las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato y/o convenio a su cargo. 7.2.18. Informar de manera inmediata al supervisor de la interventoría y a la Oficina Jurídica, cuando se evidencien circunstancias de incumplimiento por parte del contratista o entidad parte del convenio, junto con un informe técnico detallado donde se justifique dicho incumplimiento. 7.2.19. Hacer entrega a la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá, a través de la supervisión de la Interventoría, explicando el tipo y especificaciones de los ítems contratados y ejecutados, así como su valor final, y cuidados en el funcionamiento y/o mantenimiento, suscribiendo la respectiva acta, cuando sea el caso. 7.2.20. En ningún caso el interventor podrá recibir y/o liquidar extemporáneamente según las fechas pactadas en el contrato o convenio junto con sus respectivas adiciones, so pena de las sanciones disciplinarias del caso. 7.2.21. Verificar que el acta de inicio del contrato o convenio objeto de la interventoría se legalice con posterioridad o al mismo tiempo que el contrato de Interventoría y designación de supervisión. De no cumplirse con lo anterior, informar a la Entidad con el fin que se tomen las acciones pertinentes. 7.2.22. Revisar que las solicitudes de pago generadas por la ejecución de los contratos, cumplan con los requerimientos exigidos en este manual, así como los del Manual de requisitos para pagos. 7.2.23. En la liquidación del contrato o convenio el contratista o entidad parte del convenio deberá trasferir a la Entidad los rendimientos financieros generados por los dineros girados al ente ejecutor del convenio, y del dinero entregado como anticipo al contratista; de igual manera se procederá con los saldos no ejecutados


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dentro del convenio o contrato, para lo cual en el acta de liquidación deberá señalarse el término dentro del cual se realizará dicho pago, así como registrar la cuenta bancaria a la cual serán consignados los dineros. De no realizarse la consignación en el término establecido se dará inicio a lo establecido en el procedimiento Seguimiento, amortización y depuración de contratos y/o convenios para la recuperación de saldos a favor de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá. 7.2.24. Compilar y verificar los soportes requeridos para la liquidación de los contratos, de acuerdo al Manual de requisitos para pagos y a la constancia de documentos. 7.2.25. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría. 7.3. INTERVENTORÍA FINANCIERA Como parte del control y vigilancia integral del contrato, el factor presupuestal es fundamentalmente relevante por representar uno de los principales aspectos en que el interés público se concreta y que la administración vigila especialmente. Dentro del conjunto de las funciones de los interventores las relacionadas con la vigilancia y control presupuestal son de vital importancia en cuanto se dirigen a proteger al Estado en su patrimonio, mediante la verificación de la correcta inversión y manejo de los recursos públicos destinados para la ejecución de sus contratos y convenios. La interventoría financiera se debe dirigir a vigilar la inversión del presupuesto asignado para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y con su ejercicio se constata que el gasto se efectúe de manera ajustada a la destinación y montos previstos en el contrato y el plan operativo y a conducir el correcto manejo de los dineros públicos. 7.3.1. FUNCIONES FINANCIERAS DE LA INTERVENTORÍA 7.3.1.1. Verificar que el contrato o convenio esté amparado con los recursos presupuestales asignados para el mismo, de acuerdo con la información financiera dada por la Empresa con sus respectivos soportes, como certificado de disponibilidad de recursos en caso de que aplique, registro presupuestal. 7.3.1.2. Garantizar y verificar la eficiente y oportuna inversión de los recursos establecidos en los contratos o convenios, de conformidad con el plan de inversión y cronograma aprobado antes de la suscripción del acta de inicio. 7.3.1.3. Suscribir acta parcial donde se relacione el avance del contrato o convenio para el correspondiente pago. 7.3.1.4. Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., para la entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión del anticipo. 7.3.1.5. Verificar y garantizar que se esté llevando a cabo la amortización del anticipo en las cuentas presentadas por el contratista o entidad parte del convenio, de conformidad con lo establecido en el contrato o convenio, teniendo en cuenta el avance de la obra ejecutada. 7.3.1.6. Para pagos parciales el interventor deberá anexar informe de interventoría que registre el avance de la ejecución del contrato o convenio, así como los soportes de cumplimiento por parte del contratista o entidad


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parte del convenio, de los pagos por concepto de seguridad social de sus trabajadores y demás obligaciones a las que estuviera sujeto el contratista o entidad parte del convenio. 7.3.1.7. Para pagos finales el interventor deberá anexar informe de interventoría que registre el avance de la ejecución del contrato o convenio, así como los soportes de cumplimiento por parte del contratista o entidad parte del convenio, de los pagos por concepto de seguridad social de sus trabajadores, parafiscales (expedidos por la caja de compensación y el SENA), paz y salvo con proveedores, trabajadores, comunidad (expedido por el Personero Municipal) y demás obligaciones a las que estuviera sujeto el contratista o entidad parte del convenio. 7.3.1.8. En caso de presentarse adiciones al contrato o convenio, se debe constatar la existencia del certificado de disponibilidad presupuestal, el registro presupuestal y el certificado de disponibilidad de recursos en caso que aplique. 7.3.1.9. Revisar, aprobar y suscribir el correspondiente Plan de Inversión y Manejo del Anticipo presentado por el contratista, y verificar su estricto cumplimiento. 7.3.1.10. Constatar la existencia del certificado bancario sobre la cuenta fiducia o patrimonio autónomo para el manejo del anticipo del contrato o convenio, según corresponda. 7.3.1.11. En caso que se compruebe que el contratista dio a los dineros provenientes del anticipo una destinación diferente a la autorizada, el interventor deberá remitir un informe detallado a la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., solicitando las actuaciones legales a que haya lugar. 7.3.1.12. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría. 7.4. FUNCIONES GENERALES DE LA INTERVENTORIA LEGAL Su objetivo se centra en supervisar el cumplimiento de las normas jurídicas, actos administrativos y en general el complemento jurídico que contiene el contrato y demás documentos que obligan. Las actividades jurídicas a cargo del interventor comprenden el conjunto de gestiones orientadas a: 7.4.1. Exigir el cumplimiento de la normatividad general y particular contractual vigente, especialmente las referentes a Seguridad Social, Seguridad Industrial, Medio Ambiente, Estatuto Anticorrupción, Código Único Disciplinario, Derechos humanos y demás relacionadas. 7.4.2. Exigir al contratista o entidad parte del convenio el cabal cumplimiento a lo estipulado contractualmente, esto es, estudios previos, pliego de condiciones, invitación, proceso precontractual y minuta del contrato o convenio. 7.4.3. Acogerse a los procedimientos, trámites y requisitos exigidos en éste Manual y en general los que apliquen al contratista o entidad parte del convenio. 7.4.4. Verificar con el contratista o entidad parte del convenio que los permisos, licencias o autorizaciones estén acordes a la norma y permitan el cumplimiento oportuno del contrato o convenio. 7.4.5. En caso de no hacer el trámite correspondiente ante el Ordenador del Gasto en relación a: adicionales en valor, plazo, mayores cantidades de obra, modificación de cantidades, ítems nuevos, eliminación de ítems en el presupuesto, entre otras; serán responsabilidad directa del interventor.


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7.4.6. Realizar las consultas de orden legal pertinentes que se presenten en relación con el convenio o contrato a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 7.4.7. Garantizar y verificar que el acta de recibo final a satisfacción, en todo caso, sea suscrita dentro del plazo de ejecución del contrato, de conformidad con lo estipulado en el mismo. 7.4.8. Garantizar y verificar que el acta de liquidación sea suscrita dentro del término de 4 meses contados a partir de la fecha de finalización del plazo de ejecución del contrato o convenio y suscripción del acta de recibo final a satisfacción. Sólo en caso en que se presenten circunstancias que impidan la suscripción del acta de liquidación se informará al ordenador del gasto los motivos de la no suscripción para dar inicio a las acciones administrativas o judiciales pertinentes. 7.4.9. Previo informe a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., sobre los posibles incumplimientos del Contratista, este oficiará a la Compañía de Seguros sobre los llamados de atención. 7.4.10. Exigir y verificar la aprobación de pólizas, así como su vigencia, el cubrimiento de los amparos determinados en el contrato o convenio y el pago de las primas. 7.4.11. Vigilar la actualización de pólizas durante la ejecución del objeto contractual, entiéndase, adiciones, prórrogas y suspensiones. 7.4.12. Requerir al contratista o ejecutor por cualquier hecho u omisión que pueda afectar el cumplimiento del contrato; este requerimiento debe hacerse siempre por escrito. 7.4.13. En caso de cualquier incumplimiento, se debe requerir al contratista o ejecutor por escrito, conminándolo al cumplimiento de las obligaciones que presuntamente no se han ejecutado. Este requerimiento servirá para soportar la eventual aplicación de las sanciones contempladas en el contrato o convenio y en la Ley; enviar coopia de este escrito a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 7.4.14. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionario competente sobre la configuración de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral, multas o caducidad del contrato o convenio. 7.4.15. Todas las solicitudes, ordenes, determinaciones, consultas, definiciones y demás gestiones, como visitas, autorizaciones, acuerdos, que realice el interventor, deben constar por escrito. 7.4.16. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría. 7.4.1. ACCIONES LEGALES PRE CONTRACTUALES 7.4.1.1. Una vez suscrito el contrato, verificar que el contratista constituya las garantías exigidas y velar porque estas permanezcan vigentes hasta su liquidación: Para la ejecución del contrato, se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias. De esta manera, el contratista deberá presentar garantía única que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, y las que se requieran desde el estudio previo, las cuales se mantendrán vigentes durante su vigencia y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. La aprobación de las garantías corresponde a la Oficina Jurídica, quien luego de revisarlas procederá a su aprobación oficial.


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La garantía se entenderá vigente hasta la liquidación del contrato garantizado y la prolongación de sus efectos y, tratándose de pólizas, no expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. 7.4.1.2. Verificar que los contratos derivados se encuentren debidamente aprobados, si a ello hubiere lugar: El contrato derivado se entiende como el acto jurídico generador de obligaciones, que celebran otras personas naturales o jurídicas, con el contratista, bajo su única responsabilidad, con el objeto de dar cumplimiento al contrato principal, suscrito con éste. El interventor debe verificar dentro de la ejecución del contrato o convenio celebrado por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que los contratos derivados del mismo se encuentren debidamente amparados con las garantías correspondientes. 7.4.2. ACCIONES LEGALES CONTRACTUALES 7.4.2.1. Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones, prorrogas o modificaciones a los contratos. Las adiciones, prorrogas y modificaciones, se solicitarán a la Oficina Jurídica o quien haga sus veces a través de memorando donde se indique la justificación de la medida y el contenido del texto que se pretende modificar, adicionar o aclarar; o la determinación del tiempo por el cual se prorrogará la duración del contrato; y/o el valor de la adición al mismo, acompañada del respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. 7.4.2.2. Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato: El acta, es un texto escrito en el cual se presenta en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. En las actas se deben relacionar los hechos sucedidos en un tiempo y espacio determinado, e informar sobre acuerdos o decisiones y compromisos adquiridos. 7.4.2.3. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar: Cuando el contratista formula reclamaciones a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., en el marco de un contrato estatal, éstas deben ser atendidas dentro de los plazos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o la norma que lo sustituya o adicione, considerando siempre que éste mecanismo en la mayoría de casos resulta ser el más eficiente y oportuno para evitar eventuales conflictos o para solucionar problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual. Una respuesta rápida a las reclamaciones del contratista, además de evitar posibles afectaciones en el normal desarrollo del contrato, puede precaver desequilibrios contractuales o futuros litigios, que desemboquen en mayores cargas presupuestales para la entidad. 7.4.2.4. Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato: De acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política, (toda persona podrá hacer peticiones respetuosas en interés general o en interés particular a las autoridades públicas, verbalmente o por escrito). 7.4.2.5. Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato y de acuerdo con los valores establecidos. 7.4.2.6. Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito: En aquellos contratos donde se requiera de recurso humano, vinculado por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., contratista, el supervisor debe solicitar con la misma periodicidad con la que presente el informe de supervisión, certificaciones expedidas por el representante legal de la empresa o revisor fiscal, según corresponda, donde conste que la misma se encuentra a paz y salvo con sus empleados en cuanto a sus obligaciones de carácter laboral, como: Aportes Parafiscales, Aportes con el Sistema de Seguridad Social Integral, El pago de sueldos, El suministro de elementos


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necesarios para el adecuado cumplimiento de sus labores, El reconocimiento de viáticos, gastos de viaje, entre otros.

7.4.2.7. Informar oportunamente los atrasos o situaciones en general, que puedan dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones. Para cumplir con esta responsabilidad, el interventor deberá detectar de manera oportuna los posibles incumplimientos del contratista, con el fin de aplicar las medidas correctivas que sean del caso y dentro del término correspondiente. En ocasiones, la tardía reacción del interventor puede impedir la aplicación de medidas de apremio, dentro del plazo de ejecución. En esta clase de acciones, deberá atenderse siempre el debido proceso, entendido como principio jurídico según el cual, toda persona tiene derecho a las garantías mínimas, tendientes a asegurar un resultado justo y equitativo dentro de un determinado proceso, a permitirle tener oportunidad de ser oído y a hacer valer sus pretensiones legítimas frente al juez. El artículo 29 de la Carta Política dispone que el debido proceso debe observarse en toda clase de actuaciones judiciales y administrativas, es decir que obliga no solamente a los jueces sino también a los organismos y dependencias de la administración pública. De la aplicación del principio del debido proceso se desprende que los contratistas que presuntamente han incurrido en incumplimiento, tienen derecho a conocer las actuaciones de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., a pedir y a controvertir las pruebas en que se basa la afirmación de incumplimiento, a ejercer con plenitud su derecho de defensa, a impugnar los actos administrativos y en fin a gozar de todas las garantías establecidas en su beneficio. 7.4.3. ACTUACIONES LEGALES POS CONTRACTUALES DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Finalizada la ejecución del contrato, el interventor debe presentar al Supervisor designado por la Empresa de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., los documentos exigidos en la lista de chequeo para la liquidación de contratos; la liquidación de los contratos se hará de mutua acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones, los documentos equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. El interventor y el contratista proyectan el acta de liquidación que debe ser avalada por el Supervisor del contrato, revisada por la Oficina Jurídica, para ser firmada por el Ordenador de Gasto El término de liquidación del contrato se realizará dentro de los cuatro meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, a la fecha del acuerdo que lo disponga o en su defecto de conformidad con lo establecido en los términos de Ley. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., o las partes no lleguen a un acuerdo sobre el contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término anteriormente referido, de mutua acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 309 de la Ley 1437 de 2011. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido de acuerdo. El interventor proyectara y enviará a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., las actas con su firma y la Entidad procederá a la liquidación, según fuere el caso apoyándose en las pólizas suscritas por el contratista en favor de la Empresa. Una vez liquidado el contrato de obra, el interventor deberá


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entonces adjuntar los documentos de la lista de chequeo para la liquidación de contratos de interventoría, realizar Las revisiones de las actas con el acompañamiento del supervisor del contrato, quien deberá aprobar o improbar el contenido de las actas y el soporte de las mismas, una vez se realice la revisión que corresponda por parte de la entidad, el interventor deberá proyectar acta de terminación y liquidación del contrato, con el visto bueno del supervisor se tramitara la firma del ordenador del gasto. 7.5. FUNCIONES DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE DE LA INTERVENTORÍA 7.5.1. El Interventor vigilará que el Contratista inicie las obras sólo cuando disponga de los respectivos permisos, autorizaciones y concesiones para el uso y aprovechamiento de los recursos naturales; igualmente, velará porque se cumplan las disposiciones ambientales vigentes. 7.5.2. Exigir y verificar mensualmente que el contratista o entidad parte del convenio cumpla con todas las normas vigentes sobre seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente. 7.5.3. Verificar que el contratista realice el análisis de riesgos de la labor contratada, identificando los peligros asociados a cada una de las actividades a realizar, priorizando los riesgos críticos y formulando los controles correspondientes, así como los previstos en las matrices de riesgos que se formulen. 7.5.4. Verificar el uso correcto de los elementos de protección personal en el sitio de trabajo durante la ejecución de las actividades. 7.5.5. Exigir el cumplimiento por parte del Contratista de la normatividad ambiental y plan de manejo ambiental si se requiere. Para el efecto deberá contar en obra con el impreso de la ficha ambiental aplicable al contrato. 7.5.6. Las demás funciones adicionales señaladas en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en la minuta contractual. 7.6. INTERVENTORÍA TÉCNICA El interventor debe adelantar las actuaciones necesarias para asegurar que el avance del contrato, así como las entregas de bienes o la prestación de los servicios, se sujeten siempre a los estándares, lineamientos, especificaciones, condiciones y procedimientos previstos para cada una de las actividades contractualmente pactadas. Dentro de las funciones del interventor relacionadas con el componente técnico tenemos las siguientes: 7.6.1. Verificar la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado. De igual manera deberá vigilar los cambios o nuevas versiones de los planos aprobados en los proyectos y que dichos documentos reposen en la carpeta contractual. 7.6.2. Socializar el contrato o convenio a la comunidad y/o sus representantes explicando objeto, alcance, plazo, valor del contrato y las partes responsables de lo cual se debe suscribir la respectiva acta. 7.6.3. Garantizar que se cumplan las normas y especificaciones técnicas vigentes para la naturaleza del contrato, así como las establecidas contractualmente: en caso de realizarse alguna modificación la misma debe ser plasmada en el proyecto inicial mediante actualización del mismo en el área de obras de la Gerencia Técnica; así como ser avalada por el ordenador del gasto, para ser reconocido y que surta efectos para el respectivo pago. En caso contrario no será responsabilidad de la entidad el reconocimiento de dichas modificaciones.


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7.3.4. Verificar permanentemente la calidad de los bienes y/o servicios que se ejecuten en desarrollo del objeto contractual, lo cual deberá ser evidenciado en el informe mensual que sea presentado. 7.3.5. Verificar que el transporte de los materiales se efectúe en forma adecuada; y que el personal se movilice en vehículos debidamente acondicionados para tal fin. 7.3.6. Controlar y verificar el avance del contrato o convenio de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado por el interventor, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas al contratista durante la ejecución del contrato o convenio y recomendar los ajustes necesarios, de lo cual deberá radicar copia en la Oficina Jurídica para que sea anexado a carpeta. 7.3.7. Coordinar la entrega de los elementos dados al contratista para la ejecución del contrato o convenio y realizar un inventario donde se establezca el estado de los mismos, levantando acta donde conste que fue recibida por el contratista. 7.3.8. Coordinar y verificar el reintegro a la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá de los equipos y elementos entregados al contratista para la ejecución del contrato o convenio, y verificar su estado y cantidad; en caso de no darse el reintegro de los elementos se debe proceder de inmediato al Supervisor de Interventoría. 7.3.9. Verificar y avalar los requerimientos de orden técnico que no impliquen modificaciones al contrato o convenio. Si durante el desarrollo del contrato o convenio se ve la necesidad justificada técnica y administrativamente de realizar ajustes a las actividades previstas en el contrato inicial o convenio, por solicitud escrita presentada por el contratista o entidad parte del convenio al Interventor , se describirán las razones que podrían justificar las modificaciones al contrato. Si la interventoría encuentra razón a la solicitud, de manera conjunta con el contratista o entidad parte del convenio, elaboraran documento de recomendación de ajuste dirigido al Supervisor de Interventoría correspondiente para su visto bueno y acciones legales pertinentes. Lo anterior es requisito indispensable para que la modificación requerida pueda ser ejecutada o desarrollada por el contratista o entidad parte del convenio, so pena de no ser reconocido por la Entidad. 7.3.10. En el caso que el contrato o convenio requiera ajustes y que sean necesarios estudios y diseños nuevos, el interventor estudiará la posibilidad de suspender el contrato o convenio e informará inmediatamente a la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., a través del supervisor de interventoría, para que ésta tome las medidas pertinentes. 7.3.11. Garantizar que los equipos y/o productos adquiridos en cuanto a cantidad, tipo y capacidad de acuerdo con el programa de utilización, se empleen en la obra y que funcionen correctamente exigiendo al contratista las pólizas y garantías establecidas contractualmente. 7.3.12. El interventor será responsable de acompañar, de ser el caso, los trámites y acciones adelantadas con ocasión a la estabilidad y calidad de los elementos, bienes, servicios, suministros y obra contratados. 7.3.13. Revisar los informes que surjan en desarrollo del contrato o convenio, tanto del contratista como de la entidad parte del convenio, exigiendo que se elaboren de conformidad a la documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá; así mismo, que contengan la información requerida y cuenten con los soportes correspondientes. 7.3.14. Efectuar la revisión y aprobación de las actas suscritas con el contratista o entidad parte del convenio, para lo cual deberá realizar previamente la verificación correspondiente. 7.3.15. Conceptuar oportunamente, según el caso, sobre las necesidades de suspensión y reanudación de la ejecución del contrato o convenio, de lo cual dejará constancia en el acta correspondiente.


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7.3.16. Realizar evaluaciones periódicas sobre el avance del contrato o convenio, en relación con el cronograma y plan de inversión, con el fin de establecer los incumplimientos parciales o definitivos del contrato o convenio y solicitar a la Oficina Jurídica, mediante informe técnico detallado donde se evidencie el posible incumplimiento, la imposición de las sanciones a que haya lugar. 7.3.17. Elaborar y tramitar la suscripción del proyecto de liquidación del contrato o convenio con la totalidad de los soportes. 7.3.18. Controlar, inspeccionar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio contratado, de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato, en sus anexos y demás normas reguladoras: Para desarrollar esta actividad, el interventor deberá cotejar los parámetros señalados en las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados, con los productos entregados por el contratista. En la medida que éstos no cumplan con su estándar, se deberá intervenir preventiva y correctivamente. 7.3.19. Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con los plazos establecidos en el contrato: La verificación de la entrega de los servicios y bienes adquiridos se realizará a través de los informes de supervisión que periódicamente debe elaborar el supervisor, y a través de los comités técnicos que se adelanten, donde se evalúen resultados y se soliciten explicaciones. 7.3.20. Velar porque el contratista cumpla en todo momento las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados. El interventor debe adelantar un ejercicio permanente de comparación, entre las condiciones del servicio prestado, las características de la obra entregada o la calidad del bien suministrado, frente a las condiciones y términos señalados en el contrato y sus anexos, que a su vez incorporan las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas, condiciones que siempre deben coincidir. 7.3.21. Certificar el cumplimiento del contrato en la etapa de ejecución: El interventor, debe diligenciar periódicamente, tratándose de contratos de tracto sucesivo o una vez se entregue el bien, el servicio o la obra en caso de contratos de ejecución instantánea, un informe respecto al cumplimiento del contrato, que permita determinar si todas las obligaciones fueron efectivamente cumplidas, con lo cual se reconocería los pagos pactados o se iniciarían las acciones de apremio que correspondan. Este informe, deberá referirse a la totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto de certificación. En caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se dejará constancia en el informe y las recomendaciones necesarias para enfrentar la situación. 7.3.22. Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de las especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas: Los contratistas tienen el derecho de consultar cualquier duda que tengan respecto a la correcta interpretación sobre especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas. 7.3.23. Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto: La obligación de presentar informes por parte del contratista, es inherente a todos los contratos, bien sea por obligación expresamente pactada en el mismo, o por solicitud especifica del supervisor o del Ordenador del Gasto. A través de dichos documentos, se informa sobre la ejecución del contrato, se suministra información estadística, se indican las dificultades y las experiencias exitosas y se formulan conclusiones y recomendaciones. Es aconsejable, suministrar al contratista antes del inicio del contrato, la metodología para la presentación de informes, estandarizando, hasta donde sea posible, el suministro de la información.


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El informe deberá presentarse en físico y en medio digital, acompañado de documentación soporte, como: matrices, registros fotográficos, actas, hojas de registro, encuestas, formularios, y cualquier documento que evidencie el cumplimiento de cada una de las obligaciones. Con base en la evaluación que el supervisor realice sobre el informe y la comparación de sus datos con los soportes, se deberá proceder a formular las observaciones que sean pertinentes, a fin de que el contratista aclare, corrija o adicione la información requerida. 7.3.24. Diseñar, revisar, ajustar e implementar los instrumentos y procedimientos requeridos para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista y para llevar a cabo la labor de supervisión: Para la elaboración del informe de interventoría, el interventor deberá establecer el medio o instrumento con el cual efectuará el respectivo seguimiento. Dentro de los instrumentos que se pueden emplear están los siguientes: matrices de verificación, formatos de reporte, listas de chequeo, actas de visita, informes de revisión documental, registros fotográficos, entre otros. 7.3.25. Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna a fallas que se evidencien en desarrollo de la interventoría: Es indispensable que el interventor informe a quien lo designó o a sus superiores jerárquicos, los problemas u obstáculos que se puedan presentar en desarrollo de sus funciones y que no puedan ser solucionados directamente por él mismo. 7.3.26. Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados en desarrollo de los contratos: Entiéndase por riesgo en materia contractual, la probabilidad de ocurrencia de eventos aleatorios que afecten el desarrollo del mismo, generando una variación sobre el resultado esperado, tanto en relación con los costos como en las actividades a desarrollar en la ejecución contractual. La información se puede presentar durante la ejecución del contrato o al concluir ésta. Si el riesgo pone en peligro el debido desarrollo del contrato, el supervisor deberá actuar de forma inmediata, informando a la instancia competente el riesgo, para obtener una solución oportuna y efectiva. 7.3.27. Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando sea requerido, cuantificar el monto de posibles multas: En desarrollo del deber de control y vigilancia, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, esta decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se encuentre pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del mismo. De igual manera, podrán declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., pudiendo acudir para el efecto entre otros, a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva. 7.3.28. Verificar el cumplimiento de obligaciones por parte del contratista, de las condiciones técnicas exigidas por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. Algunos datos señalados en los informes de ejecución emitidos por los contratistas, se deben confrontar con la documentación soporte del mismo, de tal manera que el supervisor deberá verificar con la periodicidad que considere necesaria, dicha documentación, la cual deberá requerir al contratista con previa anticipación. 7.3.29. Exigir que los compromisos contractuales sean ejecutados dando protección al medio ambiente y cumpliendo con todas las normas sobre manejo del impacto ambiental establecidas en los documentos del contrato. Los programas que se desarrollan en su gran mayoría contienen lineamientos sobre manejo ambiental, que deben ser tenidos en cuenta por el contratista y verificados por el supervisor. Por esta razón, los


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lineamientos y normas ambientales hacen parte integral del contrato, deben ser plenamente conocidos por el contratista y el supervisor e/o interventor del contrato. 7.3.30. Elaborar un documento periódico con los análisis, conclusiones y recomendaciones sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operación de cada uno de los proyectos o programas. Como ya se dejó señalado, la presentación de informes por parte del supervisor e/o interventor, constituye una función de vital importancia para los procesos de evaluación de los proyectos, programas o servicios contratados y para la toma de decisiones a partir de los resultados obtenidos. Estos informes se integran de dos partes: una descriptiva, en la cual el supervisor presentará de manera ordenada los resultados obtenidos del ejercicio de la supervisión, sin ningún tipo de comentario. La otra parte es de tipo analítica, donde se consignan comentarios, deducciones, recomendaciones y conclusiones, surgidas de los resultados. 7.3.31. Elaborar las certificaciones para el reconocimiento de pagos a los contratistas, previa verificación de requisitos y control de ejecución presupuestal. Una vez el contratista acredite el cumplimiento de sus compromisos contractuales para el periodo correspondiente, y cuente con la respectiva constancia de aprobación de informes y cumplimiento de obligaciones, tanto por parte del interventor como del supervisor, este último remitirá una certificación donde se identifique plenamente: 7.3.32. Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto. Los supervisores o interventores, pueden realizar a los contratistas aclaraciones y precisiones sobre el contenido de los contratos, sin afectar sus cláusulas. Cuando el contratista o los responsables de los proyectos o programas requieran modificaciones que impliquen modificación de las cláusulas del contrato, el supervisor procederá a evaluarlas, a fin de solicitar a las instancias correspondientes los ajustes necesarios, y deberá remitir a la Oficina Jurídica, un documento donde se señale la justificación de las modificaciones requeridas. 7.3.33. Relación entre supervisor e interventor durante la ejecución contractual. Si bien la supervisión consiste en el seguimiento que adelanta la misma la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., en aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables, y jurídicos, cuando no se requieren conocimientos especializados, mientras que la interventoría consiste justamente en el seguimiento técnico cuando éste supone conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifica, ambas figuras deben trabajar en equipo, por cuanto el primero deber adelantar las acciones correspondientes frente a las situaciones que le sean comunicadas por el segundo. Conforme lo anterior, todas las situaciones que detecte la interventoría, deben ser atendidas directamente por el supervisor, bien sea para efectos de modificaciones contractuales, de imposición de sanciones, o simples requerimientos, precisiones o aclaraciones al contratista, que se consideren necesarias, por consiguiente, se requiere que entre ambos exista permanente comunicación, para obtener el éxito en el seguimiento y control integral al contrato. 7.3.34. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría. 8. FUNCIONES, MODIFICACIONES A LOS DISEÑOS, PRECIOS NO PREVISTO, Y OTROS DEL INTERVENTOR SEGÚN EL OBJETO DEL CONTRATO O CONVENIO 8.1. CONTRATOS DE OBRA 8.1.1. FUNCIONES DEL INTERVENTOR EN EL CONTRATOS DE OBRA 8.1.1. Registrar con el contratista y/o el residente de la obra, en la "Bitácora o Libro de Obras", las acciones realizadas en ella; los inventarios periódicos de materiales, equipo y personal. Aquí también deberá reposar los conceptos técnicos de consultores externos a la obra o a la actividad contractual, que por algún motivo se invitaron a dar conceptos. Deberá ser anexada copia de la bitácora al informe de interventoría presentado


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mensualmente. La bitácora deberá hacerse en hojas foliadas en orden progresivo y consecutivo, con columnas para consignar fechas y números de notas en orden cronológico y numeración progresiva, nombre legible y firma. 8.1.2. Verificar la instalación de la valla informativa, la cual debe cumplir con el formato establecido por la entidad y de lo cual se deberá dejar constancia en la carpeta contractual. 8.1.3. Ordenar y aportar copia de todas las pruebas o ensayos que se requieran para garantizar el correcto desarrollo del objeto del contrato y/o convenio, las cuales deberán ser radicadas en la Oficina Jurídica junto con el correspondiente informe. Con base en los resultados efectuados, de ser necesario, dar las órdenes pertinentes a que haya lugar. 8.1.4. Realizar visita al sitio de la obra con el propósito de confrontar la documentación, la información y verificar sus condiciones de ejecución, dejando constancia de cualquier situación en la respectiva acta, la cual deberá levantarse y ser suscrita por los intervinientes. 8.1.5. Si por la naturaleza del proyecto se hace necesaria la suscripción del acta de vecindad, esta se diligenciará junto con el acta de iniciación, con el objeto de presentar la descripción de los predios aledaños al proyecto y que con el desarrollo del mismo puedan presentar variaciones en sus condiciones iniciales. La cual deberá ser radicada en la Gerencia Técnica. 8.1.6. Exigir el cumplimiento de las especificaciones técnicas y de calidad de los materiales y solicitar cuando sea el caso, los ensayos de control de calidad, para constatar el cumplimiento de las normas y especificaciones pactadas. Realizar contra muestras para verificar los resultados obtenidos. 8.1.7. Exigir que el contratista realice todas y cada una de las pruebas de supervisión técnicas contenidas en las normas de diseño y construcción sismo resistente según la Norma Sismo Resistente Colombiana vigente. Así mismo, garantizar que los equipos utilizados en las pruebas estén debidamente calibrados y la trazabilidad de los patrones utilizados. 8.1.8. Exigir que el contratista de estricto cumplimiento a la señalización de la obra en los sitios indicados por el interventor y/o supervisor, los cuales se mantendrán, modificarán y adecuarán según la evolución de los trabajos y riesgos emergentes. 8.1.9. Exigir al contratista la dedicación del personal de conformidad con la oferta presentada, así como el equipo e implementos ofrecidos y que requiera la ejecución del contrato. Igualmente, verificar la idoneidad del personal calificado y proponer, si es el caso, a la oficina ejecutora los cambios necesarios y las limitaciones de personal y costos de acuerdo con el ritmo de avance de la ejecución el contrato. 8.1.10. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría. 8.1.2. MODIFICACIONES A LOS DISEÑOS Y A LAS CANTIDADES DE OBRA

1) Se revisarán los planos y memorias de diseño elaborados para la ejecución de las obras, por eventos tales como cambios en información topográfica, no disponibilidad de predios, cambios en condiciones geotécnicas, interferencias con viviendas y conservación de distancias mínimas y condiciones imprevistas durante la etapa de construcción.

2) Se realizarán los cambios, una vez obtenida la conformidad de la coordinación de la entidad contratante.

3) Se determinarán las cantidades de obra resultantes de cambios en el diseño o condiciones impuestas.


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4) Se fijarán las cantidades de obra que requieran nuevos precios unitarios.

5) Se ejecutarán los ajustes en las programaciones físicas y financieras de las obras.

6) Se incluirán en los informes mensuales de interventoría las modificaciones en las Cantidades de obra y en el balance actualizado de cantidades.

7) Se solicitará al contratista la elaboración de los planos de obra construida, que servirán que servirán para el archivo técnico de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., entidad y para futuras labores de operación y mantenimiento de la entidad.

8) Se preparan informes sobre los cambios de diseño y sus efectos en la ejecución de las

Obras. 8.1.3. PRECIOS NO PREVISTOS

1) La determinación de ítems de obra que requieren nuevos precios unitarios, debido a cambios en los diseños o a condiciones imprevistas a solicitud del contratista el interventor analizará, aprobará o improbará el nuevo precio unitario, el cual se debe justificar en cada uno de los componentes de materiales, mano de obra y rendimiento y equipo que afectan el ítem.

2) En la revisión del precio unitario y negociación con el contratista, se acordará a un precio unitario que

siga los lineamientos de los precios unitarios contractuales y que sea equitativo para las partes.

3) Cuando sea aprobado un nuevo precio unitario, se deberá suscribir y elaborar el acta correspondiente. 8.1.4. CONTROL DE CUMPLIMIENTO Y SANCIONES

1) Revisión continúa de cumplimiento de los programas físicos y financieros de ejecución de obra.

2) Revisión continúa del cumplimiento del contrato, con especial énfasis en los siguientes plazos: plazos contractuales, impacto urbano, control de tráfico, notificación al contratista de los incumplimientos, notificación a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., de las posibles anomalías en la ejecución del contrato.

8.1.5. REUNIONES DE OBRA Celebración de reuniones de obra semanales en días y horas preestablecidos, según se requiera, para seguir el desarrollo de la obra, en las cuales se tratarán primordialmente los siguientes aspectos: Avance físico de la obra, Programación de la obra, Solución de problemas específicos de la obra, Impacto urbano, Control del tráfico. Las reuniones se celebraran con la asistencia del siguiente personal: entidad contratante por medio del supervisor, director técnico o delegado, el interventor, el contratista de obra.

La interventoría redactará las actas de las reuniones, las cuales serán aprobadas y firmadas. 8.1.6. REPROGRAMACIÓN DE OBRA

1) En interventor deberá realizar el seguimiento de la obra. 2) Realizar el seguimiento de las modificaciones a los diseños.


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3) Realizar seguimiento en las modificaciones de las cantidades de obra. 4) Deberá solicitar la reprogramación de obra al contratista, cuando se considere necesario. con meta de

mantener el plazo fijado para la terminación de las obras. 5) Revisar y aprobar la reprogramación presentada por el contratista. 6) Realizar él envió a la entidad contratante de la reprogramación para someterlo a la aprobación

8.1.7. INFORMES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

1) La elaboración y presentación de los informes que se deberán entregar en forma escrita y en medio magnética.

2) El informe inicial contendrá una línea base de área que se va afectar con la ejecución del proyecto y el área de influencia que igualmente se verá afectada con el mismo; el informe hará énfasis en el estado inicial del sitio en donde se van a realizar las obras, la infraestructura asociada que se va intervenir, las comunidades existentes en la zona de influencia y/o de impacto directo, fuentes hídricas, vías fauna, flora o cualquier otra consideración de espacio que parezca relevante para efectos del informe inicial.

3) se establecerá condiciones de propiedad de los terrenos a intervenir y/o los que servirán en calidad de servidumbre en caso dado, con sus debidos permisos y/o certificaciones de propiedad referidas a la gestión de tierras que diera lugar.

4) Presentar los informes mensuales, que contendrán el avance de cada uno de los proyectos asignados con el resultado de las actividades programadas y cantidades de obra ejecutadas, acompañado de registro fotográficos, resultados de los ensayos de materiales y demás pruebas, copia de la bitácora o libro de obra, resumen de las actividades en el mes y actualización del programa de ejecución de obra. La presentación de este informe mensual se hará siguiendo la metodología y los formatos dados por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., para tal fin, y se hará dentro de los 10 días calendarios anteriores al vencimiento del mes a reportar.

5) El informe final contendrá un informe administrativa, financiero y técnico completo del proyecto; igualmente las revisión de los planos record de obra, el manual de mantenimiento que deberá entregar el contratista que ejecutó la obra, copia de la bitácora de obra, registro fotográfico, de los ensayos de laboratorio, pólizas y garantías de resultados los equipos especiales instalados, cronograma final de las cantidades de obras ejecutadas. Dicho informe se hará siguiendo la metodología y los formatos dados por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., para tal fin, y se hará dentro de los 15 días calendarios siguientes a la terminación de cada uno de los proyectos.

6) Todos los informes estarán soportados en registros fotográficos los cuales serán incluidos y comentados

en cada uno de los informes de la siguiente manera: actas semanales de comité de obra, con la siguiente información mínima: reporte de programación y de control de calidad, compromisos establecidos pendientes por ejecutar en otras actas, otros temas tratados en el Cómitre semanal.

8.2. CONTRATOS DE CONSULTORÍA Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS. 8.2.1. Verificar que el contratista garantice que los productos entregables a la Entidad en desarrollo del objeto contractual cumplan con las especificaciones técnicas requeridas y cuente con los soportes correspondientes, constatando que contengan el alcance de los objetivos y fines para el cual fue contratado. Así como las licencias que se requieran para tal fin. Dichos entregables deberán ser radicados en la Gerencia Técnica. 8.2.2. Ordenar y aportar copia de todas las pruebas o ensayos que se requieran para garantizar el correcto desarrollo del objeto del contrato y/o convenio, las cuales deberán ser radicadas en la Gerencia Técnica junto


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con el correspondiente informe. Con base en los resultados efectuados, de ser necesario, dar las órdenes pertinentes a que haya lugar. 8.2.3. Entregar el producto resultado del desarrollo del objeto contractual a la Entidad, los cuales deben cumplir con las especificaciones técnicas requeridas, contar con los soportes correspondientes y estar conforme al alcance de los objetivos y fines para el cual fue contratado. Así como las licencias que se requieran para tal fin. 8.2.4. Exigir al contratista la dedicación del personal de conformidad con la oferta presentada, así como el equipo e implementos ofrecidos y que requiera la ejecución del contrato. Igualmente, verificar la idoneidad del personal calificado y proponer, si es el caso, a la oficina ejecutora los cambios necesarios y las limitaciones de personal y costos de acuerdo con el ritmo de avance de la ejecución del contrato. 8.2.5. Las demás actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de Interventoría 9. CONTRATOS DE SUMINISTRO Y COMPRAVENTA 9.1. Verificar que el contratista garantice que los equipos y/o productos adquiridos funcionen correctamente, constatando la existencia y aprobación de las garantías y póliza exigida contractualmente. Así como las licencias que se requieran para tal fin. 9.2. Una vez hayan ingresado los elementos al Almacén General de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá y se cuente con el comprobante de entrada debidamente legalizado; dicho comprobante deberá ser radicado en la Secretaria General previo a la suscripción del acta de liquidación. 9.3. Verificar los estándares de calibración que deben poseer los equipos o máquinas adquiridas por la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá y que se encuentran bajo su responsabilidad. Así mismo, la trazabilidad de los patrones utilizados en los dispositivos de medición y calibración 9.4. En caso de equipos importados, verificar que se entreguen los manifiestos de importación y que estos correspondan al equipo suministrado. En caso de cualquier anomalía reportarla a la Entidad competente. 10. HERRAMIENTAS DEL INTERVENTOR El interventor cuenta con un grupo de herramientas que lo orientan hacia la ruta de una efectiva ejecución de las actividades propias de control y vigilancia del cumplimiento del objeto y de cada una de las obligaciones contractuales. Dichas herramientas deberán ser permanentemente consultadas por el interventor para efectos de contar con la certeza suficiente al momento de implementar las acciones tendientes a obtener tal cometido. 10.1. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y Decretos Reglamentarios. En el desarrollo de las actividades de interventoría, se deben atender las disposiciones contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en sus decretos reglamentarios, en los cuales se disponen las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. 10.2. Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Es la primera norma nacional que establece las diferencias, responsabilidades y obligaciones específicas de los supervisores e interventores dentro de la contratación estatal, señalando que a través de éstos, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, con el fin de


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proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual. 10.3. Manual de Contratación de la Empresa de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P. La Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., en procura de alcanzar de manera eficiente sus objetivos en materia de contratación, mediante el cual se establecen disposiciones aplicables a los procesos de selección de operadores y/o contratistas que se adelanten en la Entidad, en sus etapas de planeación, precontractual, contractual y poscontractual, según el régimen pertinente. Dicho manual contribuye con la realización de una supervisión transparente, objetiva, pública, eficiente y ajustada al ordenamiento normativo y a los principios de la función administrativa. 10.4. Guía del interventor de la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P. Para efectos de establecer un marco conceptual sobre la interventoría de los contratos estatales, cuentan con una herramienta que les indique aspectos fundamentales y prácticos para que puedan adelantar eficientemente sus actividades de control y vigilancia tendientes a obtener la ejecución idónea y oportuna de los contratos y convenios suscritos por la Entidad, se expide la presente Guía del Interventor de Contratos y Convenios suscritos por la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P. 11. PROHIBICIONES DE LOS INTERVENTORES Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de vigilancia y control del contrato o convenio, o que esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. A continuación se relacionan algunas prohibiciones que los interventores deben tener en cuenta: 11.1. El interventor del contrato de interventoría no puede sin la correspondiente consulta y autorización del Ordenador del Gasto: - Autorizar modificaciones de las especificaciones o requisitos técnicos. - Autorizar modificaciones de las condiciones contractuales. - Autorizar prórrogas o mayores plazos. - Autorizar adiciones en valor. - Autorizar mayores cantidades de objeto contractual. 11.2. Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes. 11.3. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista o entidad parte del convenio. 11.4. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. 11.5. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos que le asiste a los particulares en relación con el contrato. 11.6. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato. 11.7. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato obtenida en ejercicio de la interventoría. 11.8. Gestionar indebidamente, a título personal, asuntos relativos con el contrato.


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11.9. Exigir al contratista o entidad parte del convenio renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato o convenio. 11.10. Exonerar al contratista o entidad parte del convenio de cualquiera de sus obligaciones contractuales y legales. 11.11. Al interventor le está prohibido disponer para su uso personal o de terceros de los bienes de propiedad de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., que con ocasión del ejercicio de su envestidura le sean entregados. 11.12. Determinar y dar instrucciones al contratista que no correspondan a las estipulaciones contractuales y al

ámbito de la relación contractual.

11.13. Emitir comunicaciones o actos administrativos en general dirigidos al contratista, que impliquen cualquier modificación al contrato, la aplicación de sanciones, los reajustes y demás, que de acuerdo con lo establecido en el presente manual corresponda a otras instancias y a determinado procedimiento formal o reglado.

11.14. Certificar como recibida a satisfacción y/o pagar, actividades y obligaciones que no ha sido ejecutadas a

cabalidad.

11.15. Delegar la interventoría que le han sido asignada. Sólo el Ordenador del Gasto puede delegar la

interventoría y modificarla si es el caso.

11.16. Las señaladas en el numeral 1 del artículo 35 y numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, modificado por el parágrafo 1° del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011: Es así como el artículo 35 de la Ley 734 de 2002. 11.17. Las demás señaladas en las normas aplicables vigentes. 12. FACULTADES DEL INTERVENTOR Los interventores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y serán responsables por mantener informado al ordenador del gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. 13. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR Los Interventores responderán en materia penal, disciplinaria, fiscal y patrimonial, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría. 13.1. CLASES DE RESPONSABILIDAD

Teniendo en cuenta que las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta

ejecución del objeto contratado a través de un interventor, el presente manual se regirá por el artículo 82 de la

Ley 1474 de 2011 Estatuto de Anticorrupción, “Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal,

penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o


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asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las

entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o

ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de

las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean

imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos

respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.”

Es responsabilidad tanto del interventor como del supervisor, mantener informada a la Empresa de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., de las situaciones, hechos u omisiones que puedan constituir actos de corrupción que estén tipificados como conductas punibles, o de cualquier situación que afecte o que pueda afectar la correcta y debida ejecución del objeto contractual. Es responsabilidad tanto del supervisor como del interventor, mantener informada a la Empresa de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., de las situaciones, hechos u omisiones que puedan constituir actos de corrupción que estén tipificados como conductas punibles, o de cualquier situación que afecte o que pueda afectar la correcta y debida ejecución del objeto contractual. 13.1. RESPONSABILIDAD CIVIL Los interventores, sean servidores públicos o contratistas, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones, esto es, negligencia o ejecución indebida de sus labores o actividades de supervisión, cuando la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., sufra detrimento patrimonial. 13.2. RESPONSABILIDAD PENAL Esta responsabilidad se encuentra enmarcada en el Código Penal Colombiano (Ley 599 de 2000) consagra varias conductas, referidas al régimen contractual, que entrañan sanciones de carácter penal, estableciendo en el Capítulo Cuarto los delitos relacionados con la celebración indebida de contratos, estos son: Peculado por aplicación oficial diferente, Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades, interés indebido en la celebración de contratos, contrato sin cumplimiento de requisitos legales, tráfico de influencias de servidor público. Otros delitos en los que puede incurrir el supervisor y/o interventor. Se encuentran consagrados en los siguientes artículos del Código Penal Colombiano: Enriquecimiento ilícito. (Artículo 412, modificado por el artículo 29 y el artículo 33 de Ley 1474 de 2011), Prevaricato por acción. (Artículo 413, modificado por el artículo 33 Ley 1474 de 2011), Prevaricato por omisión. (Artículo 414, modificado por el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011), Abuso de autoridad por acto arbitrario e injusto. (Artículo 416), Abuso de autoridad por omisión de denuncia. (Artículo 417), Revelación de secreto. (Artículo 418), Utilización de asunto sometido a secreto o reserva (Artículo 419), Utilización indebida de información oficial privilegiada. (Artículo 420), utilización indebida de información obtenida en el ejercicio de función pública. (Artículo 431), utilización indebida de influencias derivadas del ejercicio de función pública. (Artículo 432). Igualmente, los supervisores y/o interventores deberán abstenerse de incurrir en las conductas tipificadas en el Capítulo Tercero del Código Penal, en los artículo 286 a 296 ( Falsedad ideológica en documento público, falsedad material en documento público, obtención de documento público falso, falsedad en documento privado, uso de documento falso, destrucción, supresión u ocultamiento de documento público, destrucción, supresión u ocultamiento de documento privado, falsedad para obtener prueba de hecho verdadera y falsedad personal).


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En caso de declaratoria de responsabilidad civil o penal y sin perjuicio de las sanciones disciplinarias, los servidores públicos quedarán inhabilitados para ejercer cargos públicos y para proponer y celebrar contratos con las entidades estatales por diez (10) años contados a partir de la fecha de ejecutoría de la respectiva sentencia. 13.3. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA De conformidad con lo establecido por el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011, nuevo Estatuto Anticorrupción el régimen disciplinario, también se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales, dicha disposición modificó el artículo 53 de la Ley 734 de 2000 “Código Disciplinario Único”. La Ley 1474 de 2011 artículo 84, modificó el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2000, estableciendo como Falta Gravísima en las que pueden incurrir los interventores y supervisores, las siguientes: 1) No exigir, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias. 2) Certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. 3) Omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Para el caso de las interventorías adelantadas por funcionarios públicos, se aplica el régimen de prohibiciones y de sanciones a que está sujeto todo empleado público. 1) Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución; los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. 2) Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. Así mismo, la Ley 1474 de 2011 artículo 45 modificó el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, estableciendo cuáles de las conductas en las que pueden incurrir los interventores, constituyen faltas disciplinarias gravísimas. El régimen disciplinario establece como faltas gravísimas, las siguientes: 1) Realizar cualquier conducta consagrada en la ley como delito sancionable a título de dolo, cuando se cometa en razón con ocasión o como consecuencia de la función o cargo, o abusando del mismo. 2) Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales; Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga. 3) Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes. 4) Celebrar contrato de prestación de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones públicas o administrativas que requieran dedicación. 5) Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley o con omisión de los


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estudios técnicos, financieros y jurídicos previos requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia ambiental. 6) Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley. 7) Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se presenten las causales previstas en la ley para ello. 8) Dar aplicación a la figura de la Urgencia Manifiesta para la celebración de los contratos sin existir las causales previstas en la ley. 9) No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias o certificar como recibida a satisfacción obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. 10) Dar lugar a la configuración del silencio administrativo positivo. En éste caso debe recordarse que la Ley 80 de 1993 permite la configuración del mismo cuando no se ha dado respuesta a una petición de un contratista dentro de los tres meses siguientes a su presentación. 11) Influir en otro servidor público, prevaliéndose de su cargo o de cualquier otra situación o relación derivada de su función o jerarquía para conseguir una actuación concepto o decisión que le pueda generar directa o indirectamente beneficio de cualquier orden para sí o para un tercero. 12) Igualmente, ofrecerse o acceder a realizar la conducta anteriormente descrita. Igualmente, para los particulares que cumplan labores de interventoría en los contratos estatales, desarrollando una actividad a favor del estado. 13) Realizar una conducta tipificada objetivamente en la ley como delito sancionable a título de dolo, por razón o con ocasión de las funciones. 14) Actuar u omitir, a pesar de la existencia de causales de incompatibilidad, inhabilidad, impedimento o conflicto de intereses establecidos en la Constitución o en la ley. 15) Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulación, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pública titular de la función. 16) Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente. 17) Ofrecer u otorgar dádivas o prebendas a los servidores públicos o particulares para obtener beneficios personales que desvíen la transparencia en el uso de los recursos públicos. 18) Abstenerse de denunciar a los servidores públicos y particulares que soliciten dádivas, prebendase cualquier beneficio en perjuicio de la transparencia del servicio público. 19) Ejercer las funciones con el propósito de defraudar otra norma de carácter imperativo. 20) Abusar de los derechos o extralimitarse en las funciones. Estas faltas son sancionables a título de dolo o culpa, y se sancionan con multa de diez a cien salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la comisión del hecho y, concurrentemente según la gravedad de la falta, inhabilidad para ejercer empleo público, función pública, prestar servicios a cargo del Estado, o contratar con este de uno a veinte años. Cuando la


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conducta disciplinaria implique detrimento del patrimonio público, la sanción patrimonial será igual al doble del detrimento patrimonial sufrido por el Estado. Cuando la prestación del servicio sea permanente y la vinculación provenga de nombramiento oficial, será de destitución e inhabilidad de uno a veinte años. Adicionalmente, en virtud de lo dispuesto por el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 “El servidor público que sin justa causa deje de verificar el pago de los aportes a debidos por el contratista al Sistema Integral de Seguridad Social, en los términos antes dichos, incurrirá en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente”.- 13.4. RESPONSABILIDAD FISCAL Se entiende como proceso de responsabilidad fiscal, “el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por la Contraloría con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.” (Artículo 1° de la Ley 610 de 2000). La Responsabilidad Fiscal está integrada por: 1) Una conducta dolosa o culposa atribuible a quien realiza la gestión. 2) Un daño patrimonial al Estado. 3) Un nexo causal entre los dos anteriores. Se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, producida por una gestión antieconómica e ineficaz que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los fines del Estado. Los supervisores, sean éstos servidores públicos o contratistas, serán responsables fiscalmente (sanción pecuniaria-multas) cuando por sus acciones u omisiones en labores o actividades de supervisión, produzca detrimento del patrimonio público. Los deberes establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, constituyen verdaderas obligaciones fiscales y por ende, su inobservancia puede dar lugar a la imposición de sanciones fiscales. Al contratarse se dispone de recursos públicos, además de recibirse bienes y servicios cuya calidad y funcionamiento deben ser constatados por los responsables del erario. Esta responsabilidad se desprende entonces de las actuaciones, abstenciones, hechos, omisiones y omisiones por acción antijurídicas que causen daño a la entidad. 13.5. RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL Por último los interventores, deben ser sometidos a la llamada Acción de Repetición, en caso que se condene a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., como consecuencia de una acción u omisión de éste, y del mismo modo, ser llamado en garantía cuando exista una demanda en contra de la Entidad por hechos dañosos originados con el actuar del supervisor. (Ley 678 de 2001 y artículo 90 de la Constitución Política). 14. RESPONSABILIDAD SOLIDARIA DE INTERVENTORES Y OTROS SERVIDORES PÚBLICOS Establece el parágrafo 3º del artículo 84 del Estatuto Anticorrupción, que serán solidariamente responsables de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento, por los daños que le sean imputables. 1) El Interventor que no haya informado oportunamente a la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., de un posible incumplimiento del contrato de Interventoría vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.


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2) El ordenador del gasto, cuando sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general además de Ios recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con éste, de los perjuicios que se ocasionen. 15. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Además de las inhabilidades e incompatibilidades de carácter constitucional o legal, que sean aplicables en cada caso particular, los interventores que incumplan el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, quedarán inhabilitados para contratar con el Estado. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Así mismo, quien haya celebrado un contrato estatal de obra pública, de concesión, suministro de medicamentos y de alimentos ó su cónyuge, compañero o compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las entidades a que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, durante el plazo de ejecución y hasta Ia liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de interventoría con la misma entidad. 16. CAUSALES DE IMPEDIMENTO Y RECUSACIÓN, DE LOS INTERVENTORES DE LOS CONTRATOS De acuerdo con lo preceptuado en las Leyes 734 de 2002, Código Único disciplinario y 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, indican las causales y procedimiento y de recusaciones e impedimentos en las actuaciones administrativas. 16.1. La Ley 734 de 2002 del Código Disciplinario Único Disciplinario. (artículos 84,85,86,87,88) Causales de impedimento y recusación. 16.2. La Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. (11, 12). 17. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA Para efectos del presente Manual y de conformidad con el artículo 44 y 45 de la Ley 1474 de 2011, Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011. Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, en el literal k. 18. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DEL INTERVENTOR El Control Interno en el la Empresa Departamental de Servicios Públicos de Boyacá S.A. E.S.P., tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública, que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa de manera transparente y eficiente, para el cumplimiento de la Constitución, de las Leyes y demás normas que la regulan. De conformidad con la Ley 87 de 1993 y del Decreto 2078 de 2012, la Oficina de Control Interno coadyuva para el mantenimiento del Sistema de Control Interno de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., con el objeto de alcanzar las metas propuestas, dentro de un enfoque de mejoramiento continuo.


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De otra parte, el artículo 65, Inciso 3 de la Ley 80 de 1993, establece que el control previo a los contratos lo realizan la oficina de Control Interno, así: “El control previo administrativo de los contratos le corresponde a las oficinas de control interno”. La Oficina de Control Interno está facultada para realizar recomendaciones durante todas las actuaciones precontractuales, a fin de coadyuvar en el logro de los fines previstos con cada contratación. Su función es contrarrestar los posibles yerros en que pueda llegar a incurrir la Entidad, garantizando el cumplimiento de los fines estatales, sin que esta atribución implique autorizar o refrendar los procedimientos administrativos de la entidad, so pena de incurrir en coadministración. En desarrollo de lo anterior, la Oficina Control Interno, tiene las siguientes funciones en materia contractual: 1) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. 2) Acompañar a la Oficina Jurídica y a la Secretaria General, teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno es integrante del Comité de Contratación, con voz pero sin voto. 3) La Ley 87 de 1993, establece que la Oficina de Control Interno efectuará a través de auditorías, evaluaciones independientes al desarrollo del proceso contractual; incluyendo dentro de estos la evaluación de la gestión de supervisores e interventores. 19. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES. 19.1. Procedimiento a seguir ante reclamos del contratista Durante la ejecución del contrato se pueden presentar ciertas inconformidades entre las partes respecto del adecuado desarrollo del contrato y respecto de las órdenes que el interventor, según el caso, le den al contratista, por lo tanto, para absolver dichos inconvenientes se deberá seguir el siguiente procedimiento interno: 1) El Interventor, según el caso, deberá darle todas las instrucciones que considere necesarias para la correcta ejecución del contrato de forma escrita al contratista y deberá fijar un plazo determinado para que éste dé respuesta a las mismas. 2) El contratista deberá presentar sus objeciones a dichas órdenes de forma escrita, manifestando las razones de su inconformidad debidamente sustentadas al interventor dentro del plazo fijado para ello en el contrato o en la instrucción del interventor. 3). El interventor, según el caso, deberá fijar fecha y hora para la realización de una reunión para discutir los temas con el contratista, reunión en la cual se hará necesario levantar un acta en donde se señalen los temas discutidos, los acuerdos parciales o totales que se logren, dejando sentado los temas sobre los cuales no se llegó a un arreglo y si se iniciará o no un debido proceso e informar al Ordenador del Gasto. 20. RECOMENDACIONES PARA EL MEJOR DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE INTERVENTORÍA. En aras de garantizar un correcto ejercicio de las funciones de interventoría por parte de los funcionarios públicos o contratistas según el caso, es menester dejar de presente algunas recomendaciones a tener en cuenta a la hora de desarrollar dichas actividades. 20.1. Verificación de estudios y diseños.


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El Interventor según sea el caso, de manera previa al inicio del contrato objeto de interventoría, una vez haya sido celebrado y debidamente legalizado deberá verificar minuciosamente la existencia y la conducencia de los diseños, estudios previos, planos, licencias y especificaciones técnicas. 20.2. Elaboración de acta de inicio. Solamente una vez efectuadas las verificaciones respectivas y corroborada la conducencia y pertinencia de cada uno de los documentos para la correcta ejecución del contrato, el interventor según sea el caso, deberán proceder a la elaboración del acta de Inicio y su correspondiente firma, de la cual deberá enviar copia a la Oficina Jurídica de la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., para el archivo en el expediente pertinente. 20.3. Cumplimiento de las funciones administrativas, técnicas, financieras, contables y jurídicas El interventor, según el caso, deberá cumplir a cabalidad con las funciones de tipo administrativo, técnicas, jurídicas, financieras y contables, so pena de la imposición de las sanciones legales, reglamentarias y contractuales correspondientes. 20.4. Imposibilidad de abandono de sus funciones. El Interventor, según el caso, no podrá abandonar sus funciones sino hasta que haya sido contratado o designado según el caso, su remplazo, salvo en casos de fuerza mayor o caso fortuito. Si la falta es absoluta o existe caso fortuito; fuerza mayor o, abandono del cargo por parte del Interventor, se modificará el supervisor y se establecerá el remplazo del mismo. Todo lo anterior sin perjuicio de las consecuencias jurídicas que se sigan y sin perjuicio de aplicar las cláusulas contractuales conducentes del contrato de Interventoría o de las derivadas del nombramiento del supervisor. 20.5. Elaboración de actas e informes. El contratista, el Interventor, a lo largo de la ejecución del contrato, podrán elaborar, suscribir y firmar de manera conjunta todas las actas que determinen el desarrollo del contrato, con el fin de obtener una adecuada documentación que permita conocer y contar con los soportes físicos de los sucesos, compromisos, avances y recomendaciones generados en el desarrollo del contrato. 20.6. Elaboración de actas de reunión de verificación. Los asistentes a las reuniones de verificación en especial el interventor y el contratista- deberán elaborar y firmar un acta de cada reunión de verificación que se lleve a cabo en la ejecución del contrato. 20.7. Respuesta de las consultas y solicitudes del contratista. El Interventor deberán responder de manera eficiente, ágil y escrita las consultas y solicitudes presentadas por el contratista durante la ejecución del objeto contractual, lo anterior teniendo en cuenta que no responderlas a tiempo además de ocasionar responsabilidades en cabeza del mismo del interventor y de la misma Entidad, podría comprometer el correcto desarrollo del contrato. La comunicación entre contratistas y la Empresa Departamental De Servicios Públicos De Boyacá S.A.E.S.P., se desarrollará a través de los interventores si a ello hubiere a lugar, quienes tienen la responsabilidad del seguimiento al cumplimiento del contrato. 21. GENERALIDADES DE LA INTERVENTORÍA


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- El interventor y contratista y supervisor deben mantener una comunicación absolutamente formal, por lo cual siempre deberá garantizarse que con ocasión del desarrollo de sus funciones y obligaciones conste por escrito y estar debidamente radicada en el Sistema de Gestión Documental, relacionando y referenciando cada uno de los anexos si los hay de la Entidad. - Los documentos que se generen deben estar acompañados de sus soportes y ser enviados con la oportunidad debida para ser archivados en la carpeta del contrato que reposarán en la Oficina Jurídica, en forma cronológica, debidamente foliados y registrados en el sistema de Gestión documental, excepto los originales que son soporte del pago los cuales reposarán en la dependencia correspondiente. Dentro del cumplimiento de sus funciones u obligaciones el interventor revisa el cumplimiento del objeto contractual de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, las Adendas, oferta y los demás documentos que hacen parte del contrato. - Las actas que surjan en el desarrollo de un contrato, deben ser elaboradas por el interventor, y deben ser suscritas por él, y el contratista, y el ordenador del gasto (cuando así sea requerido), las cuales deben ser numeradas. Las actas serán numeradas en forma consecutiva; elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento. - El interventor no podrán suscribir documentos que impliquen incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades, cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no previstos, etc.), cambios o especificaciones del contrato que impliquen mayores o menores cantidades de obra, o de los servicios y/o bienes, modificación de su valor, plazo u objeto del contrato. - Ante la necesidad de adicionar el valor de contrato, se deberá gestionar previamente el certificado de disponibilidad presupuestal que ampare la adición del valor. La adición o cualquier modificación del contrato, debe ser suscrita por el ordenador del gasto. - De acuerdo con lo preceptuado en el Parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, deberá cumplirse estrictamente la norma, toda vez que los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales., Así mismo deberá tenerse en cuenta que en caso de requerirse la continuidad de los contratos de interventoría, se debe tener este se encuentra regulado por el artículo 85 de la Ley 1474 de 2011. - El interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si es necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazos perentorios y de acuerdo con las condiciones del contrato. - Informar con oportunidad al ordenador del gasto, los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato y solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento a los contratistas, dando estricto cumplimiento al procedimiento establecido para tal propósito en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en el cual para el caso de la interventoría debe presentar un informe estableciendo y justificando su concepto - Analizar y estudiar las reclamaciones que presente el contratista, ante las cuales debe presentar las recomendaciones y posibles soluciones. - Realizar los trámites para que la liquidación del contrato se realice. - El interventor deben verificar permanentemente la calidad de los bienes y/o servicios que se estipulan en el contrato.


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- Exigir al contratista los planos de la obra ejecutada, memorias y/o manuales de operación, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere necesario y que se anexarán al control de Interventoría. - De acuerdo con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y las adendas, las invitaciones, las ofertas y demás documentos que hacen parte del contrato ejercer control para que el personal ofertado profesional, operativo o administrativo se encuentre acorde con los ofrecimientos. - En los contratos en los cuales el contratista deba utilizar personal, al momento de elaborar al acta de inicio, deberá consignar una relación del personal que se destinará por parte del contratista, su remuneración y constancias de afiliación a la seguridad social.

REVISÓ: APROBÓ:

NOMBRE Rafael Alonso Gómez Melo Juan Carlos Sichacá Cuervo

CARGO Secretario General Gerente

FECHA 16/06/2017 16/06/2017

MANUAL DE INTERVENTORÍA

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