MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE … · Modificación del objeto, alcance y origen de la...

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE FONADE

CÓDIGO: MMI002

VERSIÓN: 08

GERENCIA DE PROYECTOS VIGENCIA: 2015-06-12

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CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO SOLICITADO POR

01 2005-09-23 Elaboración. No aplica

02 2005-12-20 Modificación del objeto, alcance y origen de la Interventoría y eliminación de las referencias al formato de quejas y reclamos.

Asesor de Control Interno

03 2007-07-05

Modificación de los numerales 3.3, 5, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.3.1, 6.3.2 y 6.3.3 de la versión anterior. Inclusión de nuevos formatos: FGPPE52, FGPPE53 y FGPPE54. Eliminación de los formatos FGPPE21, FGPPE24 FGPPE23 y FGPPE35 de la versión anterior. Modificación de nombre del formato FGPPE14 de la versión anterior. Modificación de los formatos FGPPE08, FGPPE09, FGPPE22, FGPPE27, FGPPE30, FGPPE42, FGPPE45, FGPPE47.

Coordinadores Grupo de Ejecución y Liquidación

04 2008-05-09

Modificación de los numerales 1, 3.1, 4, 5, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.3.1, 6.3.3 y 7 de la versión anterior. Inclusión de nuevos formatos: FGPPE55, FGPPE56, FGPPE57, FGPPE58 y FGPPE59. Eliminación de los formatos FGPPE08 y FGPPE10 de la versión anterior. Modificación de los formatos FGPPE07, FGPPE09, FGPPE11, FGPPE12, FGPPE13, FGPPE14, FGPPE15, FGPPE16, FGPPE17, FGPPE18, FGPPE19, FGPPE20, FGPPE22, FGPPE25, FGPPE26, FGPPE27, FGPPE28, FGPPE29, FGPPE30, FGPPE31, FGPPE32, FGPPE33, FGPPE36, FGPPE37, FGPPE38, FGPPE39, FGPPE42, FGPPE45, FGPPE54.

Grupo de Banca Multilateral

05 2010-04-29

Cambio de código de MGSOR03 a MMI002. Eliminación de los formatos: FGPPE32, FGPPE33, FGPPE36, FGPPE43, FGPPE44, FGPPE45, FGPPE52 Y FGPPE55. Fusión de los formatos FGPPE14 y FGPPE20. Inclusión del formato FMI041. Modificación de: Objeto, alcance, terminología, referencias, registros y los numerales 3, 3.1, 3.3, 3.5, 3.6, 4, 6, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.3.1 y 6.3.3 de la versión anterior. Inclusión del numeral 6.1.1 de la presente versión.

Coordinador Área de Ejecución y Liquidación

06 2011-03-09 Modificación en referencias y numerales 5.3, 6.1.2.2, 6.1.3.2, 6.3.1.1 y 6.3.1.2.

Coordinador Área Ejecución y Liquidación

07 2013-04-26

Modificación a condiciones generales, a numerales 6.1.2.1 (5 y 6), 6.1.2.2 (1, 2, 9 y 12), 6.1.2.3 (3 y 4). 6.2 (6.2.2.2, 6.2.2.3, 6.2.3.2, 6.2.3.3, 6.2.4 y 6.3.1.1)

Gerente Área Ejecución y Liquidación


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Modificación del nombre del documento de Manual de Interventoría a Manual de Supervisión e Interventoría de FONADE, objeto, terminología, referencias, condiciones generales y registros. Adecuación de documento de acuerdo a la GDI302 Guía para la elaboración y control de documentos, e Inclusión del marco de Supervisión de la Entidad al Manual de Interventoría (Versión 7).

Subgerente Técnico


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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 7 2. OBJETIVO ........................................................................................................................................ 9 3. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................ 9 4. DEFINICIONES ................................................................................................................................ 9 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................14 6. CADENA DE VALOR DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LAS FIRMAS

CONTRATISTAS ............................................................................................................................15 7. ACTORES: OBLIGACIONES GENERALES .................................................................................15 8. ROLES Y RESPONSABILIDADES AL INTERIOR DE CADA ACTIVIDAD DE LOS

COMPONENTES Y SUBCOMPONENTES DE LA CADENA DE VALOR ...................................17 A. COMPONENTE 1 - CONTRATACIÓN DE INTERVENTORÍA ......................................................17

Actividad 1. Suscribir el contrato de interventoría ..........................................................................17 Actividad 2. Revisar y aprobar la garantía del contrato de interventoría .......................................17 Actividad 3. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal de la interventoría .........................18 Actividad 4. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal fijo de la interventoría ...................18 Actividad 5. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventoría ..............................................19 Actividad 6. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventoría ..............................................19

B. COMPONENTE 2 - ACTIVIDADES PARA INICIO ........................................................................20 SUBCOMPONENTE 2.1: DELEGACIÓN DE SUPERVISIÓN ...........................................................20

Actividad 1. Delegar la supervisión del contrato o convenio ..........................................................20 SUBCOMPONENTE 2.2: REQUISITOS PARA EL INICIO DE LA INTERVENTORÍA POR

PROYECTO .......................................................................................................................................20 Actividad 1. Solicitar la interventoría ..............................................................................................20 Actividad 2. Suscribir el Acta de servicio de Interventoría por proyecto ........................................21 Actividad 3. Revisar y aprobar hojas de vida del personal variable presentado por la interventoría ........................................................................................................................................................21 Actividad 4. Suscribir la Orden de Inicio de Interventoría por proyecto .........................................21

C. COMPONENTE 3 - VALIDACIÓN Y PLANIFICACIÓN .................................................................22 SUBCOMPONENTE 3.1: ACTIVIDADES DE REVISIÓN Y PLANIFICACIÓN PREVIAS AL INICIO

DE ACTIVIDADES TÉCNICAS DE EJECUCIÓN ..............................................................................22 Actividad 1. Definir y socializar el protocolo de comunicaciones ...................................................22 Actividad 2. Revisar y aprobar hojas de vida del personal del contratista .....................................24 Actividad 3. Efectuar la reunión exclusiva FONADE - Interventoría y entregar documentación al interventor .......................................................................................................................................25 Actividad 4. Suscribir el Acta de inicio del contrato ........................................................................26 Actividad 5. Suscribir el Acta de inicio del proyecto .......................................................................26 Este formato aplica en los casos en que se ejecuta un contrato para dos o más proyectos cuyos inicios y ejecución pueden ser o no simultáneos. ..........................................................................26 Actividad 6. Suscribir acta de inicio para contratos de diseño y obra ............................................27 Actividad 7. Entregar la documentación del proyecto por parte del contratista al interventor para revisión y aprobación previo al inicio de la ejecución del contrato - Fábrica de Interventoría .......27 Actividad 8. Revisar y aprobar el cronograma presentado por el contratista ................................28 Actividad 9. Revisar y aprobar el Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestión Social presentado por el contratista .30 Actividad 10. Revisar y aprobar el Plan de manejo de tráfico presentado por el contratista .........31 Actividad 11. Revisar y aprobar el Plan de Aseguramiento de Calidad presentado por la Interventoría....................................................................................................................................32

D. COMPONENTE 4 - EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL ..................................................33 SUBCOMPONENTE 4.1: ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL .............33


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Actividad 1. Coordinar reunión de socialización o auditoría visible No. 1 del proyecto con la comunidad ......................................................................................................................................33 Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad ..................................................................................34 Actividad 3. Efectuar los Comités de Seguimiento del proyecto ....................................................34 Actividad 4. Realizar seguimiento a la implementación del Plan de calidad, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y Plan Ambiental por parte del contratista .....................................................35 Actividad 5. Hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma y al programa de inversiones ..36 Actividad 6. Realizar seguimiento a la implementación del Plan de Aseguramiento de Calidad presentado por la Interventoría ......................................................................................................37 Actividad 7. Reprogramar el cronograma de ejecución contractual y de flujo de inversión dentro del plazo contractual ............................................................................................................................38 Actividad 8. Realizar seguimiento y control a los ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas requeridas .........................................................................................................................39 Actividad 9. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de pago del contratista ........................................................................................................................40 Actividad 10. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de pago de la Interventoría ..................................................................................................................41 Actividad 11. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso humano del contratista ......................................................................................................41 Actividad 12. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso humano de la Interventoría ...............................................................................................42 Actividad 13. Realizar seguimiento a las garantías contractuales del contrato .............................42 Actividad 14. Realizar seguimiento a las garantías contractuales del contrato de interventoría ...43 Actividad 15: Efectuar evaluación del contratista ...........................................................................43 Actividad 16. Efectuar evaluación del contratista de Interventoría ................................................44 Actividad 17: Efectuar evaluación mensual del nivel de desempeño del contratista de Interventoría contratado por la modalidad de Fábrica de Interventoría ..............................................................44

SUBCOMPONENTE 4.2: INFORMES DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL ..................44 Actividad 1. Bitácora del proyecto ..................................................................................................45 Actividad 2. Realizar informe diario de ejecución por parte de Interventoría .................................45 Actividad 3. Elaborar informe semanal de Interventoría ................................................................46 Actividad 4. Elaborar informe mensual de Interventoría ................................................................47 Actividad 5: Verificar y aprobar informe de inversión y buen manejo del anticipo .........................51 Actividad 6: Realizar y revisar informe final de Interventoría .........................................................52

SUBCOMPONENTE 4.3.: PAGOS A CONTRATISTAS ....................................................................54 Actividad 1: Realizar pago de anticipo, avance y final en contratos sin situación de fondos ........54 Actividad 2: Anticipo .......................................................................................................................55 Actividad 3: Revisar actas de pago de avance ..............................................................................57 Actividad 4: Acta de pago mensual de Interventoría ......................................................................57

SUBCOMPONENTE 4.4: NOVEDADES DEL CONTRATO Y TOMA DE DECISIONES ..................58 Actividad 1: Modificar cantidades de obra ......................................................................................58 Actividad 2: Actividades no previstas .............................................................................................58 Actividad 3: Solicitar suspensión del contrato de obra ...................................................................60 Actividad 4: Solicitar suspensión del contrato de Interventoría ......................................................62 Actividad 5: Suscribir reinicio del contrato de obra ........................................................................63 Actividad 6: Realizar reinicio del contrato de interventoría ............................................................63 Actividad 7: Adición o prórroga u otra novedad del contrato de obra ............................................64 Actividad 8: Adición prórroga u otra novedad del contrato de interventoría ..................................64 Actividad 9: Incumplimiento contractual .........................................................................................65

SUBCOMPONENTE 4.5: HERRAMIENTAS A APLICAR POR FONADE AL MOMENTO DEL

INCUMPLIMIENTO DE LA INTERVENTORÍA ..................................................................................66 E. COMPONENTE 5 - CIERRE Y LIQUIDACIÓN ..............................................................................67 SUBCOMPONENTE 5.1 TERMINACIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN ........................................67


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Actividad 1: Suscribir el Acta de cierre de fase del proyecto .........................................................67 Actividad 2: Suscribir el Acta de cierre de fase del proyecto en el contrato de Interventoría ........67 Actividad 3: Suscribir el Acta de terminación de contrato ..............................................................67 Actividad 4: Suscribir el Acta de terminación del contrato de interventoría ...................................68 Actividad 5: Suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual ...............................68 Actividad 6: Suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto de interventoría .......................69 Actividad 7: Suscribir el Acta de entrega al cliente por parte de FONADE ....................................69 Actividad 8: Suscribir la constancia de supervisión técnica de Interventoría .................................69

SUBCOMPONENTE 5.2: LIQUIDACIÓN ..........................................................................................70 Actividad 1: Suscripción del Proyecto de liquidación del contrato .................................................70 Actividad 2: Suscribir el proyecto de liquidación del contrato de interventoría ..............................72 Actividad 3: Suscripción del Proyecto de liquidación del contrato de Interventoría por la modalidad de Fábrica de Interventoría ............................................................................................................72

9. REGISTROS ...................................................................................................................................73


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1. INTRODUCCIÓN FONADE está al servicio de los intereses generales y desarrolla su gestión con fundamento en los principios constitucionales de igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. En desarrollo de estos principios constitucionales, la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y las normas civiles y comerciales que rigen las relaciones contractuales de FONADE, le corresponde a la Entidad:

Buscar el cumplimiento de los fines de la contratación.

Vigilar la correcta ejecución del objeto contratado.

Proteger los derechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

El cumplimiento de lo anterior, supone el seguimiento de la totalidad de los contratos que celebra la Entidad, para lo cual se han establecido las figuras de supervisión e interventoría de contratos, regulada por los artículos 82 a 85 de la Ley 1474 de 2011. El artículo 83 de esta Ley menciona que “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda”. En este contexto, el interventor es una persona natural o jurídica contratada por la Entidad para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados, con base en los principios establecidos en las leyes, decretos y demás normas aplicables, así como en los documentos que rigen la relación entre la Entidad contratante y el contratista. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la Entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Se deben considerar los aspectos ambientales y sociales dentro del alcance técnico. El interventor debe ser imparcial; no puede asumir posiciones a favor o en contra de ninguna de las partes firmantes del contrato. Su posición debe ser objetiva frente al cumplimiento del contrato, para lo cual debe ser mediador entre las partes y siempre a favor del objeto contractual. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. Se deben considerar los aspectos ambientales y sociales dentro del alcance técnico. El Estatuto Anticorrupción, Ley 1474 de 2011, ha dispuesto que todo contrato sea objeto de supervisión o interventoría, pero ha señalado que por regla general, en un mismo contrato no deben concurrir las figuras del supervisor y el interventor. Sin perjuicio de lo anterior, la Entidad puede dividir la vigilancia del contrato. El contrato de interventoría debe indicar las actividades administrativas, técnicas, financieras, contables, jurídicas a cargo del interventor.


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Las actividades técnicas, administrativas, financieras, contables, jurídicas que le corresponden a la Entidad, deben ser gestionadas por el supervisor. La asignación de riesgos a cargo del interventor y de la Entidad se indican en el análisis de riesgos que se realiza en los documentos precontractuales y que hacen parte integral del contrato. La supervisión del contrato de interventoría corresponde directamente a la Entidad y se debe ejercer conforme con la normatividad vigente. Específicamente se deben tener en cuenta, los principios constitucionales de la gestión fiscal contenidos en el artículo 267 de la Carta Política. Frente a la responsabilidad de los supervisores e interventores, se deben aplicar los artículos 44 y 82 de la Ley 1474 de 2011, junto con la Ley 610 de 2000 y los artículos 25 y 53 de la Ley 734 de 2002, además de las normas que regulan la responsabilidad penal y civil que puede recaer en cabeza de los mismos. Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que en calidad de gestores fiscales, la responsabilidad fiscal de los supervisores está sujeto a la indicado en el artículo 118 de la Ley 1474 de 2011. Los estudios previos de los contratos de la Entidad deben pronunciarse acerca de la necesidad de contar con una interventoría. En respuesta de lo anterior, FONADE ha diseñado el presente Manual de supervisión e interventoría de FONADE, el cual permite a cada uno de los intervinientes en contratos celebrados por esta Entidad, conocer su rol y sus responsabilidades tanto generales como en cada una de las etapas de la cadena de valor de seguimiento y control que se presenta a continuación. Este Manual se integra y complemente con las previsiones del MDI720 Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE. Para ese fin, se ha tenido en cuenta la existencia de diversas tipologías de contratos, que en su modalidad más sencilla involucran al contratista, el interventor y el supervisor interno de FONADE, hasta contratos en los cuales intervienen entidades territoriales que designan a sus propios supervisores, Fábricas de Interventoría y los interventores que las representan en cada proyecto, supervisores, coordinadores y gerentes que tienen responsabilidades en los mismos. El esquema de supervisión y control del presente Manual, responde a las siguientes consideraciones:

De acuerdo con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011 - Estatuto anticorrupción – respecto a asegurar la no concurrencia de funciones, la Entidad llevó a cabo una separación de las funciones entre interventoría y supervisión. Por lo anterior, puede haber diferentes "instancias" de control, siempre y cuando la actividad que desarrollan no sea repetida.

Se asignó a los supervisores de FONADE, el seguimiento y control del contrato de Interventoría. En el caso de convenios o contratos, cuya operación involucra la suscripción de convenios o contratos con Entes Territoriales, éstos también ejercerán la respectiva supervisión. Se eliminó cualquier función de este rol en relación con el contratista de obra, cuando el proyecto marco requiera interventor.

En el nuevo esquema, se reconoce la existencia de diversos niveles de control de los contratos celebrados por FONADE, lo cual se refleja en los formatos de pago, donde firma el Supervisor de Proyecto de FONADE para acreditar el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventoría y la documentación presentada para el pago. Éste último es autorizado por una instancia superior de control, no limitada al contrato de interventoría, sino con facultades en relación con el contratista, para lo cual en algunos casos, se ha asignado al Gerente de Convenio y en otros al Gerente de Unidad (este último aplica solamente cuando el Gerente de convenio es el Supervisor de proyecto de FONADE).


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Se determinó que la separación de las tareas de verificación y autorización, produce como efecto un mayor control de los recursos asociados a los proyectos, dado que incluye dos instancias de control, bajo el modelo que el Gerente de Convenio en su condición de supervisor de los supervisores de los contratos de interventoría no está en contacto directo con la Interventoría misma.

2. OBJETIVO Este documento tiene por objeto presentar el esquema de seguimiento y control del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE, en adelante denominado MMI002 Manual de Supervisión e Interventoría de FONADE, en su función de planeación, revisión y verificación a la ejecución de las obligaciones contractuales de las firmas Contratistas de FONADE, en desarrollo de las líneas de negocio, de tal manera que se cumpla con calidad y oportunidad los compromisos adquiridos con los clientes. Este manual responde al marco jurídico y desafíos técnicos, administrativos, financieros y legales para la adecuada ejecución de los proyectos. Permite que cada uno de los intervinientes en contratos celebrados por FONADE conozca su rol y sus responsabilidades en el marco de la cadena de valor de supervisión e interventoría. En este orden, el presente Manual de Supervisión e Interventoría de FONADE se constituye en una herramienta de consulta de todos los actores, internos y externos de FONADE, que participan en la ejecución de proyectos de obra, suministro, compra–venta, consultoría, entre otros. Este manual se integra y complementa con las previsiones del MDI720 Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE. 3. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS

Constitución Política de Colombia. Artículo 209 - Función administrativa. Artículo 267 – Gestión y control fiscal.

Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupción. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Ley 610 de 2000. Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.

MDI008 Manual de Contratación.

MDI720 Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE.

4. DEFINICIONES Acta: documento donde se describe los aspectos tratados en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada una de ellas. Acta de cierre: documento mediante el cual se formaliza el cierre de la ejecución contractual en los contratos derivados y de funcionamiento que no requieren la suscripción de un Acta de Liquidación entre las partes. Acta de entrega de bienes y servicios al cliente: documento mediante el cual FONADE hace entrega y el cliente recibe a satisfacción los bienes, obras o servicios objeto del convenio o contrato suscrito.


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Acta de entrega y recibo final: documento mediante el cual el contratista hace entrega y FONADE recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato suscrito, soportado en el visto bueno dado por el interventor y/o supervisor de cada contrato. Acta de liquidación bilateral: documento suscrito por las partes con el propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarios y su cuantía. Constituye un balance final o ajuste de cuentas, entre la entidad contratante y el contratista, con miras a finiquitar la relación jurídica obligacional. En este sentido, el Acta de liquidación bilateral es el documento mediante el cual las partes constatarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo en el término establecido en las reglas de participación o contrato. Acta de liquidación unilateral: acta debidamente motivada emitida por la entidad contratante, en el evento en que, no se haya logrado la suscripción del Acta de Liquidación Bilateral. Acta de terminación de contrato: documento que se suscribe en la fecha de terminación, en el cual se deja constancia del cumplimiento del objeto contractual y de las actividades no ejecutadas y las ejecutadas de forma defectuosa; incluyendo el cronograma de entrega de los pendientes en caso de que exista compromiso por parte del contratista. Adhesión: tipo de novedad mediante el cual un tercero se vincula a un convenio previamente suscrito entre FONADE y un cliente, aceptando las condiciones inicialmente pactadas entre estos con el fin de apoyar uno o más proyectos objeto del convenio original. Adición: es el proceso por el cual, se agregan o incluyen recursos al convenio y/o contrato con el fin de lograr el cumplimiento de su objeto. Se fundamenta en el análisis de la viabilidad y conveniencia; así como en la generación de soportes técnicos debidamente elaborados por el contratista, confirmados y presentados por el interventor y avalados por la Gerencia; igualmente en la existencia de disponibilidad presupuestal. Los contratos adicionales deben cumplir los requisitos del MDI720 Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE. Ajustar: conformar o acomodar algo a otra cosa, con la finalidad de que no haya discrepancia o diferencia entre ellas. Anticipo: recurso finaciero público entregado por FONADE al contratista, quien se obliga a destinarlo en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por la interventoría. Aseguramiento de la calidad: conjunto de actividades sistemáticas para garantizar la calidad y confiabilidad de un producto. Es una metodología mediante la cual se busca que un producto elaborado cumpla con el uso y los propósitos inicialmente definidos, cumpliendo con los parámetros de calidad establecidos (especificaciones), de forma tal que se pueda satisfacer la necesidad del cliente. Aspecto ambiental: elementos de las actividades, productos o servicios de una organización o proyecto que pueden interactuar con el medio ambiente. Calidad: totalidad de características de un producto que lo hacen apto para su uso o propósito y a su vez provee la aptitud para satisfacer unas necesidades muy explicitas. Se dimensiona teniendo en cuenta factores como: desempeño, factibilidad de uso, seguridad, disponibilidad, confiabilidad, afectación al medio ambiente, economía, estética.


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Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP: documento expedido por el responsable del Fondo de Ejecución de Proyectos, solicitado por los Gerentes de Unidad y/o Gerentes del Convenio, mediante la Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Novedades - FEP. Este documento garantiza que exista apropiación presupuestal disponible y de libre afectación para cubrir el gasto y llevar un control estricto del presupuesto. Cesión: tipo de novedad mediante la cual un contratista cede a un tercero los derechos y obligaciones de un contrato o solamente los derechos económicos del mismo. El contrato se celebra en consideración a la calidad del Contratista y éste no podrá cederlo en todo, ni en parte a ningún título, sin el consentimiento expreso, previo y escrito de FONADE. Conformidad: término que indica que la calidad de un producto terminado se ciñe o rige por una norma específica. El producto cumple con la especificación prevista. Consorcio: asociación de dos o más personas naturales o jurídicas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciobes derivadas de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que la conforman. Consultor: persona natural o juridica, que ejecuta un contrato de consultoría, es decir está encargado del desarrollo de un estudio, diseño o proyecto o un servicio técnico especializado. Contratista: persona natural o jurídica que se vincula con una entidad contratante mediante la celebración de un contrato, cuya obligacion es cumplir y ejecutar el objeto del mismo, el cual puede consistir en bienes, obras o servicios. En la práctica, es la persona natural o jurídica a quien se le ha aceptado una oferta dentro de un proceso de selección y con quien se celebra el respectivo contrato. Los consorcios y uniones temporales, también pueden actuar como contratistas en la celebración de un contrato. Contrato: acto jurídico generador de obligaciones, previsto en el derecho privado o en disposiciones especiales, derivado del ejercicio de la voluntad, celebrado entre dos o más partes, el cual produce efectos jurídicos y económicos entre estas, comprometíendolas al cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo. Para FONADE, es el acuerdo celebrado entre la Entidad y el oferente seleccionado en el cual se fijan el objeto contractual, los valores, cláusulas contractuales que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su legalización, perfeccionamiento, ejecución y liquidación. Contrato con presupuesto sin situación de fondos: es aquel en el que el contratista de obra fue seleccionado por el Ente Territorial u otra entidad, en el marco de un contrato suscrito entre el Ente Territorial y FONADE, donde FONADE realiza directamente los pagos al Contratista de obra previo cumplimiento de los requisitos establecidos. Convenio: es un acuerdo de voluntades, una convención regida por la autonomía de la voluntad, es decir que las partes tienen plena libertad para llegar a los acuerdos que sean necesarios para alcanzar los objetivos de la respectiva entidad. Corregir: subsanar los errores encontrados.


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Cuenta de anticipo: cuenta corriente o de ahorros a nombre del contrato que se abre en un banco legalmente establecido en Colombia u otro país según se establezca en el contrato, con el valor del anticipo que entrega FONADE. Titulada Cuenta de Anticipo del Contrato No. _ de _. Esta cuenta debe ser independiente de las cuentas personales del contratista o el interventor, quienes deben llevar un registro que demuestre inequívocamente el saldo y la partidas que lo conforman. Dicho registro se presenta mensualmente a la Gerencia del Convenio con el extracto y conciliación bancaria, compobantes de egreso y sus facturas, de conformidad con las normas señaladas en el Estatuto Tributario vigente. Los dineros del anticipo sólo se invierten en el contrato de acuerdo con el programa de inversiones el cual debe ser elaborado por el contratista y entregado a la interventoría para evaluación y aprobación. En el evento que la mencionada cuenta genere rendimiento financieros, el contratista debe consignar a nombre de FONADE dichos valores. Días calendario: los días del calendario común que incluyen los días festivos y no laborables de todos los plazos de días, meses o años de que se haga mención legal, se entienden que terminan a la media noche del último dia del plazo. Por año y por mes se entienden los del calendario común, por día el espacio de veinticuatro horas. Días hábiles: aquellos previstos por la ley como laborables u ordinarios, que efectivamente corresponden a aquellos en los cuales deben funcionar las oficinas públicas. Etapa contractual: periodo que comprende desde la formalización del contrato hasta su ejecución, es decir, desde la suscripción del contrato hasta su recibo final y liquidación. Etapa precontractual: periodo anterior al surgimiento de un contrato. Va desde los procesos de planeación hasta la selección, es decir, desde el estudio de conveniencia y oportunidad hasta la aceptación de la oferta. Etapa postcontractual: periodo que comprende la vida útil del bien o servicio terminado y entregado. En términos prácticos va desde entrega formal del objeto terminado a su operador o usuario hasta la culminación de la vida útil del mismo. Fábrica de Interventoría: modelo de contrato diseñado por FONADE, configurado bajo el esquema de un contrato marco de interventoría, en el cual le puede ser asignada a cada fábrica un número de proyectos, con plazos y condiciones de ejecución independientes, en diferentes localizaciones del territorio nacional, permitiendo una mayor economía en aspectos operativos y logísticos bajo criterios de calidad y cumplimiento por parte del interventor contratado. Para esto, FONADE selecciona contratistas de Fábricas de Interventoría, quienes actúan como representantes de la Entidad realizando el seguimiento técnico, administrativo, contable, financiero y jurídico, al diseño y construcción de proyectos de infraestructura, actuando como garantes del cumplimiento de cada una de las obligaciones a cargo de FONADE ante las diferentes Entidades del Gobierno Nacional, Distrital, Departamental o Municipal. Por tal motivo, cada fábrica cuenta con un plazo general de ejecución, término dentro del cual realiza todas las actividades de interventoría, a través de plazos independientes, delimitados para cada una de las fases de los proyectos asignados, los cuales no pueden superar el plazo general del contrato, sin que previamente sea modificado el contrato de Fábrica. Adicionalmente, en concordancia con el dinamismo que establece la naturaleza de este modelo contractual, la forma de pago podrá ser mixta, es decir, desembolsos por costos fijos y desembolsos por costos variables de acuerdo a lo establecido en las reglas de participación que dieron origen al proceso de tal forma que se pague los costos fijos de operación (costos transversales) a la fábrica (directos e indirectos);


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y otra parte se remunere el personal asignado a cada proyecto para su seguimiento y control, cuya unidad de referencia es por proyecto entregado. Este modelo permite abordar con rapidez y eficacia las necesidades que presente cada proyecto, de manera organizada y eficiente bajo los principios de honestidad, de cada contratista interventor, lo cual determina el cumplimiento de las expectativas económicas y técnicas de cada contratista de fábrica y en consecuencia, del cumplimiento de los compromisos de FONADE hacia sus clientes y el país. Factura: documento presentado por el contratista y aprobado por el interventor y/o supervisor para el pago, por parte de FONADE, de los bienes o servicios derivados de la ejecución de un contrato, de acuerdo con la forma de pago pactada en el mismo. Su soporte para el trámite respectivo serán las actas de recibo parcial o acta de liquidación. Garante: tercero solidariamente responsable por el cumplimiento de las obligaciones garantizadas. Garantías: mecanismo de cobertura del riesgo, es el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante, en favor de esta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros: (i) la seriedad de su ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación; (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas; y (iv) los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato. FONADE se rige por el Clausulado para póliza de cumplimiento a favor de entidades públicas con régimen privado de contratación. Gerente de convenio: es un funcionario o contratista de prestación de servicios designado por FONADE para coordinar, dirigir y ejecutar labores de orden técnico, administrativo, financiero y jurídico que le permitan a la Entidad cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente, en el desarrollo de un convenio en el cual se ejecutan proyectos o programas a partir de la suscripción de contratos derivados. Gestionar: poner todo su empeño para el logro de las metas propuestas, sin perder de vista la misión y visión institucional y el resultado particular del proyecto. Impacto ambiental: cualquier alteración o disturbio generado en el sistema ambiental biótico, abiótico y socioeconómico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un contrato cuyo objeto sean bienes, obras o servicios. Impacto social: cualquier alteración, modificación, cambio, efecto determinado, positivo y/o negativo de la calidad de vida, las condiciones culturales, económicas, sociales, sobre los individuos, familias y la comunidad en su conjunto por implementación de una actividad, plan, programa, proyecto o política. Interventor: es una persona natural o jurídica contratada por la Entidad para controlar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados, con base en los principios establecidos en las leyes, decretos y demás normas aplicables, así como, en los documentos que rigen la relación entre la entidad contratante y el contratista. Interventoría: es el seguimiento técnico que realiza una persona natural o jurídica contratada para ese fin cuando el seguimiento del contrato supone conocimiento especializado en la materia, pero el contrato de interventoría también puede corresponder a temas financieros, contables administrativos y jurídicos. Labores ambientales y de gestión social: se entenderán como todas aquellas labores desarrolladas por el Contratista y supervisadas por la Interventoría, para cumplir con sus obligaciones en materia ambiental y de gestión social, de conformidad con lo dispuesto en las obligaciones contractuales y con la legislación vigente en la materia.


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Mayor cantidad de obra: es la que por su naturaleza puede ejecutarse con los planos y especificaciones originales del contrato o variaciones no sustanciales del mismo, donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados. No requiere celebración de contrato adicional. Modificación: novedad utilizada para cambiar las condiciones iniciales en un convenio o contrato diferentes al plazo de ejecución o valor. Paz y salvo: es el documento en el cual las empresas o entidades dejan constancia que las obras en el área intervenida por el proyecto, se encuentran en buen estado y funcionamiento y no existen daños o cobros pendientes a cargo del Contratista. Planos récord: planos definitivos de la obra construida, firmados por los responsables (Contratista e Interventoria), en donde se refleja en forma detallada la localización y especificación final de cada uno de los componentes que involucran la obra. Prórroga: tipo de novedad que se utiliza para ampliar el plazo de ejecución (tiempo) de un convenio o contrato. Proyecto: conjunto ordenado de información sistemáticamente procesada, con objetivos claros, delimitados y coherentes, orientado a la generación de bienes y servicios, que satisfagan necesidades o aprovechen oportunidades, sobre la base de la optimización de recursos. Reducción: tipo de novedad que se utiliza para disminuir el valor de un Convenio o contrato. Reinicio: tipo de novedad que restablece la operatividad normal de un convenio o contrato que estaba suspendido. Supervisión: el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico ejercido por la Entidad cuando no se requieren conocimientos especializados, y para su ejercicio la Entidad puede contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios. Suspensión: tipo de novedad que se utiliza para congelar los plazos de ejecución (tiempo) de un convenio o contrato, cuando suceden condiciones adversas, que impidan el normal cumplimiento del mismo. Terminación anticipada: tipo de novedad que permite dar por terminado un convenio o contrato anticipadamente, cuando se presente incumplimiento en el mismo o por mutuo acuerdo entre las partes. 5. CONDICIONES GENERALES

El Estatuto Anticorrupción, ha dispuesto que todo contrato sea objeto de supervisión o interventoría, además señala que por regla general, en un mismo contrato no deben concurrir las figuras del Supervisor y de Interventor. Sin perjuicio de lo anterior, la Entidad puede dividir la vigilancia del contrato. En ese caso, el contrato de interventoría debe indicar las actividades técnicas a cargo del Interventor y las demás le corresponden a la entidad a través del Supervisor.

La supervisión del contrato de interventoría corresponde directamente a la Entidad y se debe ejercer cumpliendo la normatividad vigente. Especialmente, deben tener en cuenta los principios constitucionales de la gestión fiscal, contenidos en el artículo 267 de la Constitución Política.

Frente a la responsabilidad de los supervisores e interventores, se deben aplicar los artículos 44 y 82 de la Ley 1474 de 2011, junto con la Ley 610 de 2000 y los artículos 25 y 53 de la Ley 734 de 2002, además de las normas que regulan la responsabilidad penal y civil que puede recaer en cabeza de los


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mismos. Se debe tener en cuenta que en calidad de gestores fiscales, los supervisores están cobijados por las presunciones de dolo y de culpa grave contenidas en el artículo 118 de la Ley 1474 de 2011.

Existen diversas tipologías de contratos, que en su modalidad más sencilla involucran al contratista, el interventor y el supervisor interno de FONADE, hasta contratos en los cuales intervienen entidades territoriales que designan a sus propios supervisores, fábricas de interventoría y los interventores que las representan en cada proyecto, supervisores, coordinadores y gerentes que tienen responsabilidades en los proyectos.

Para todos los efectos o los contratos que no sean objeto de interventoría, el seguimiento y control de los mismos, debe estar a cargo del supervisor asignado.

6. CADENA DE VALOR DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LAS FIRMAS CONTRATISTAS La cadena de valor de la supervisión e interventoría de las firmas contratistas está integrada por los componentes y subcomponentes que se presentan en la siguiente gráfica:

7. ACTORES: OBLIGACIONES GENERALES En el marco de la anterior cadena de valor intervienen los siguientes actores: Supervisor FONADE, Interventor, Contratista, otras áreas de FONADE y en algunos casos actores diferentes a los anteriormente descritos, tales como Entes Territoriales. A continuación se describe el perfil y rol general de cada uno de estos actores. La obligación específica de cada actor se presenta en la sección No. 8 denominada “ROLES Y RESPONSABILIDADES AL INTERIOR


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DE CADA ACTIVIDAD DE LOS COMPONENTES Y SUBCOMPONENTES DE LA CADENA DE VALOR”, las cuales son precisadas en los contratos correspondientes. a) Contratista: persona natural o jurídica con quien FONADE ha celebrado un contrato para la ejecución

de obras, prestación de bienes y/o servicios. También se denomina así la persona natural o jurídica con quien un Ente Territorial (Municipio o Departamento), en el marco de un contrato o convenio suscrito con FONADE, ha celebrado un contrato para la ejecución de trabajos, servicios y actividades. En la cadena de valor, su rol principal es:

Desarrollar el objeto del contrato: en el caso específico de los contratos de obra, su rol puede ser entre otros, diseñar, construir, suministrar, proveer, según el tipo de contrato suscrito, conforme a las normas técnicas, especificaciones, planos (cuando aplique) y demás documentos que constituyen el proyecto; según el presupuesto y tiempo establecido.

b) Interventor: persona natural o jurídica contratada por FONADE para controlar, exigir, colaborar,

absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios y actividades contratadas desde el punto de vista técnico, administrativo, financiero y jurídico, teniendo como referencia los contratos, reglas de participación y demás documentos que originaron la relación contractual, así como las leyes, decretos y normas que le apliquen. En la cadena de valor, su rol principal es:

Revisar, verificar, aprobar o reprobar (según el caso): la revisión por parte del interventor del contrato consiste en verificar los trabajos, servicios y actividades, objeto del contrato y la ejecución del mismo desde la perspectiva técnica, financiera, administrativa y jurídica, en ejercicio de las funciones asignadas contractualmente a la interventoría. Con base en lo anterior, al interventor le corresponde aprobar o reprobar (según el caso), esto es, calificar como suficiente o no y adecuada o inadecuada, la ejecución de los avances en los trabajos, servicios y actividades, según la etapa en la que se encuentre la misma.

c) Supervisor de FONADE: servidor público o contratista, designado por FONADE para ejercer las

funciones de seguimiento y control en materia contractual. En relación con el contrato de interventoría, estas funciones se encaminan al seguimiento y control desde la perspectiva técnica, financiera, administrativa y jurídica, y el seguimiento y control del convenio/contrato con el cliente (Entidad Pública del Orden Nacional) o Entidad Territorial desde la perspectiva técnica, financiera, administrativa y jurídica, con la finalidad de mantener permanentemente informada a la instancia correspondiente de sus avances y las dificultades que se puedan presentar. Es el canal de comunicación entre el contratista o interventor y FONADE y dentro de la cadena de valor, su rol principal es:

Verificar: en los casos en que aplique, la verificación a cargo del Supervisor de FONADE, consiste en comprobar o examinar que el interventor llevó a cabo todo el seguimiento técnico, jurídico, financiero y administrativo del contrato y que el mismo está documentado de acuerdo con las exigencias de FONADE. En los casos en que no exista interventor, el supervisor verifica el cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista.

Gestionar: adelantar los trámites necesarios al interior de FONADE, para el normal desarrollo del objeto contratado.

d) Designado por el ente territorial (municipio o departamento) u otro actor que cumpla la

condición que a continuación se describe: persona natural o jurídica designada por la Entidad Territorial para realizar el seguimiento y control del convenio/contrato suscrito entre FONADE y la Entidad Territorial u otro actor que cumpla esta condición desde la perspectiva técnica, financiera, administrativa y jurídica. En la cadena de valor, su rol principal es:


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Revisar y avalar: esta revisión consiste en verificar y aprobar, es decir, manifestar su acuerdo con la ejecución del contrato, desde la perspectiva de la normatividad correspondiente (aplica para contratos con presupuesto sin situación de fondos).

8. ROLES Y RESPONSABILIDADES AL INTERIOR DE CADA ACTIVIDAD DE LOS COMPONENTES

Y SUBCOMPONENTES DE LA CADENA DE VALOR La Interventoría nace en un contrato, como respuesta a la formulación de un proyecto que se materializa con la celebración de un contrato de obra, suministro, compra–venta, consultoría, estudios, diseños, entre otros. Por ende, previo a la contratación de la interventoría, se debe contar con la aceptación por parte de FONADE de la oferta del contrato por intervenir. Por lo anterior, el inicio del contrato de interventoría está sujeto a una condición suspensiva, consistente en la aceptación de la oferta del contrato correspondiente, su posterior suscripción y legalización.

A. COMPONENTE 1 - CONTRATACIÓN DE INTERVENTORÍA

Actividad 1. Suscribir el contrato de interventoría

Roles y responsabilidades:

Interventor: suscribir con FONADE el contrato de Interventoría. FONADE: suscribir junto con el contratista de Interventoría el contrato respectivo.

Registro: Contrato suscrito entre las partes.

Tiempo o frecuencia: N/A

Actividad 2. Revisar y aprobar la garantía del contrato de interventoría


Interventor: obtener la garantía del contrato y remitirla a FONADE para su revisión y aprobación. Gerente Área de Gestión Contractual: revisar y emitir concepto sobre la garantía del contrato.

Registro: Garantía del contrato aprobada.

Tiempo o frecuencia: El tiempo máximo para presentar la garantía lo determina cada contrato, so pena de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. No obstante, por lo general son cinco (5) días hábiles.


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Actividad 3. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal de la interventoría (No aplica para interventorías mediante Fábrica de Interventoría)


Interventor: radicar ante FONADE para su aprobación, las hojas de vida del recurso humano estipulado en las reglas de participación y el contrato. Supervisor FONADE: revisar y verificar que el equipo de trabajo propuesto cumpla con:

Los requisitos de formación académica, experiencia general y específica, en concordancia con los perfiles profesionales y operativos indicados contractualmente.

Tiempo de dedicación mínimo exigido para el contrato.

Surtido lo anterior, emitir concepto sobre las hojas de vida del equipo de trabajo presentado por la Interventoría. Esta aprobación es requisito para la suscripción del acta de inicio del contrato de Interventoría

Registro: FMI029 Acta de aprobación de personal para la ejecución del contrato.

Tiempo o frecuencia:

El tiempo máximo para presentar las hojas de vida es de cinco (5) días hábiles una vez se suscriba el contrato. El tiempo máximo para revisar y aprobar es de tres (3) días hábiles una vez radicadas las hojas de vida.

Actividad 4. Revisar y aprobar las hojas de vida del personal fijo de la interventoría

(Aplica para interventoría contratada mediante Fábrica de Interventoría)


Interventor: radicar ante FONADE para su aprobación, las hojas de vida del recurso humano contractualmente estipulado en el contrato y reglas de participación. Gerente de Fábrica de Interventoría: revisar y verificar que el equipo de trabajo propuesto cumpla con:

Los requisitos de formación académica, experiencia general y específica, en concordancia con los perfiles profesionales y operativos indicados contractualmente.

Tiempo de dedicación mínimo exigido para el contrato.

Surtido lo anterior, emitir concepto sobre las hojas de vida del equipo de trabajo presentado por la Interventoría. Esta aprobación es requisito para la suscripción del acta de inicio del contrato de Interventoría.





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Actividad 5. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventoría (Aplica para contratos de Interventoría que resulten de procesos de selección)


Interventor: suscribir con el Supervisor de FONADE el Acta de inicio del contrato de Interventoría. Supervisor FONADE: elaborar y suscribir junto con la Interventoría el Acta de Inicio del contrato de Interventoría.

Registro: FMI015 Acta de Inicio.

Tiempo o frecuencia: Se cumpla con los requisitos estipulados para el inicio contractualmente.

Actividad 6. Suscribir el acta de inicio del contrato de interventoría (Aplica para contratos de interventoría contratados por la Fábrica de Interventoría)


Interventor: suscribir con el Gerente de Fábricas de FONADE, el Acta de Inicio del contrato marco de Interventoría Gerente de Fábrica de Interventoría: elaborar y suscribir junto con la Interventoría el Acta de inicio del contrato de Interventoría.

Registro: FMI015 Acta de Inicio.

Tiempo o frecuencia: Cada vez que se cumpla con los requisitos para el inicio estipulados contractualmente.


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SUBCOMPONENTE 2.1: DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN

Actividad 1. Designar la supervisión del contrato o convenio


Gerente de Unidad: cuando en el contrato no se defina de manera específica al supervisor, sino que esta mención se condicione a una designación posterior o se establezca de manera general la posibilidad de supervisar un determinado tipo de contrato, debe contarse con una designación por escrito efectuada por el Gerente de Unidad del área que genera la solicitud o por el Subgerente respectivo. En dicho documento deben relacionarse los contratos específicos respecto de los cuales se efectúa la supervisión. Gerente de Convenio: Cuando el objeto del contrato corresponda al rol de supervisor para un convenio o contrato específico, el gerente de convenio podrá asignar mediante memorando los proyectos que éste tendrá a su cargo. En caso de presentarse circunstancias temporales o definitivas que modifiquen la supervisión de un contrato, debe mediar una nueva designación, efectuada por los mismos servidores públicos señalados en el párrafo precedente.

Registro: Contrato o documento de designación (comunicación externa o memorando interno), cuando aplique.

Tiempo o frecuencia: Cada vez que ocurran los casos descritos en el presente numeral.

SUBCOMPONENTE 2.2: REQUISITOS PARA EL INICIO DE LA INTERVENTORÍA POR PROYECTO

(Aplica para contratos de Interventoría contratados por Fábrica de Interventoría)

Actividad 1. Solicitar la interventoría


Supervisor FONADE: elaborar y suscribir la solicitud de servicio de Interventoría. Gerente de convenio: suscribir la solicitud de servicio de Interventoría y con el Gerente de Fábrica de Interventoría asignar el proyecto a una de las Fábricas contratada por FONADE. Gerente de Unidad: suscribir la solicitud de servicio de Interventoría. Gerente de Fábrica de Interventoría: revisar la solicitud de servicio de Interventoría y con el Gerente del convenio asignar el proyecto a una de las Fábricas contratada por FONADE.

Registro: FMI078 Solicitud de Servicio.

B. COMPONENTE 2 - ACTIVIDADES PARA INICIO


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Tiempo o Frecuencia: Cada vez que se requiera el servicio.

Actividad 2. Suscribir el Acta de servicio de Interventoría por proyecto (Aplica para contratos de Interventoría contratados por Fábrica de Interventoría)


Supervisor FONADE: elaborar y poner visto bueno en el acta de servicio de interventoría. Interventor: suscribir el acta de servicio de Interventoría. Gerente de Fábrica de Interventoría: suscribir el acta de servicio de Interventoría.

Registro: FMI080 Acta de servicio.

Tiempo o frecuencia: Cuando se asigne un proyecto a la fábrica de estudios y diseños o de interventoría y se cumplan los requisitos contractuales.

Actividad 3. Revisar y aprobar hojas de vida del personal variable presentado por la interventoría

(Aplica para contratos de Interventoría contratados por Fábrica de Interventoría o para aquellos contratos que lo contemplen)


Interventor: radicar ante FONADE para su aprobación, las hojas de vida del recurso humano contractualmente estipulado en el contrato y las reglas de participación o el acta de servicio. Esta aprobación es requisito para la suscripción del acta de inicio o la orden de inicio por proyecto. Supervisor FONADE: revisar y verificar que el equipo de trabajo propuesto cumpla con los requisitos de formación académica, experiencia general y específica, en concordancia con los perfiles profesionales y operativos indicados contractualmente. Surtido lo anterior, emitir concepto sobre las hojas de vida del equipo de trabajo presentado por la Interventoría. Esta aprobación es requisito para la suscripción del acta de inicio o la orden de inicio por proyecto.



El tiempo máximo para presentar las hojas de vida es de cinco (5) días hábiles una vez se suscriba el Acta de servicio. El tiempo máximo para revisar y aprobar es de tres (3) días hábiles una vez radicadas las hojas de vida.

Actividad 4. Suscribir la Orden de Inicio de Interventoría por proyecto (Aplica para contratos de Interventoría contratados por Fábrica de Interventoría)


Supervisor FONADE: elaborar y suscribir la Orden de Inicio por cada Acta de servicio en cada una de las fases que tenga el proyecto. Gerente de Fábrica de Interventoría: suscribir con el Supervisor FONADE la Orden de Inicio por cada una de las fases que tenga el proyecto.


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Registro: FMI079 Orden de inicio.

Tiempo o frecuencia: Cada vez que se cumpla con los requisitos estipulados para el inicio de cada fase de acuerdo con el Acta de servicio.

C. COMPONENTE 3 - VALIDACIÓN Y PLANIFICACIÓN SUBCOMPONENTE 3.1: ACTIVIDADES DE REVISIÓN Y PLANIFICACIÓN PREVIAS AL INICIO DE ACTIVIDADES TÉCNICAS DE EJECUCIÓN

Actividad 1. Definir y socializar el protocolo de comunicaciones

Roles y responsabilidades: con el fin de asegurar un adecuado flujo de información mediante el conducto regular entre los actores de un proyecto conforme roles y responsabilidades (Supervisor FONADE, supervisor por parte del cliente FONADE, delegado del interventor, delegado del Ente Territorial - según sea el caso), a continuación, se establece el esquema general de comunicación sobre el cual se debe basar el protocolo de cada proyecto. El principio del conducto regular es que las comunicaciones de los contratistas se dirijan en primera instancia con el contratante y al interior del contratante con el designado. Para ello, en consecuencia siempre se debe verificar su delegación oficial. Adicionalmente, el protocolo de comunicaciones debe contemplar la información clasificada por niveles de criticidad, el respectivo responsable que debe manejarlo, el interlocutor en primera instancia con el que se debe manejar ésta información y los patrones de jerarquía en caso que no haya respuesta efectiva por parte del contacto de primera instancia. De igual modo, el protocolo contempla el esquema de manejo de la información que se derive de los diferentes comités previstos para la ejecución del contrato.

Gráfica 2. Protocolo de comunicaciones para proyectos donde FONADE contrata directamente al contratista principal y al contratista de interventoría:


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Protocolo de comunicaciones para proyectos donde FONADE contrata directamente a la Interventoría y al Ente Territorial (Municipio o Departamento); y este último realiza la contratación de la obra, suministro, bienes o servicios:

Gráfica 3. Protocolo de comunicaciones proyectos con Entes Terrritoriales

Supervisor FONADE: diseñar protocolo de comunicación conforme el esquema general y socializarlo a todos los actores que intervienen en el mismo antes del inicio de los contratos. Para ello, debe informar a la Interventoría y al Ente Territorial (cuando aplique), la persona a quien debe dirigir todo tipo de comunicaciones y el flujo de información respectivo. Tener en cuenta que el conducto regular en primera instancia es con sus contratistas y con el Ente Territorial, cuando aplique. Contratista: designar e informar a la Interventoría y al Ente Territorial, cuando aplique, la persona a quien deben dirigir todo tipo de comunicaciones y cuya responsabilidad es proceder a la gestión que corresponda. Tener en cuenta que el conducto regular en primera instancia es con el contratante, que según sea el caso es el Ente Territorial o FONADE. Interventor: designar e informar a FONADE, al Contratista y al Ente Territorial (cuando aplique), la persona a quien deben dirigir todo tipo de comunicaciones y cuya responsabilidad es proceder a la gestión que corresponda. Tener en cuenta que el conducto regular en primera instancia es con el contratante, que en este caso es FONADE. Ente Territorial (cuando aplique): designar e informar a FONADE, al Contratista y a la Interventoría, la persona a quien debe dirigir todo tipo de comunicaciones y cuya responsabilidad es proceder a la gestión que corresponda. Tener en cuenta que el conducto regular en primera instancia es FONADE.

Registro: actas de reunión.


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Tiempo o frecuencia: cada vez que se inicie un convenio, contrato o proyecto.

Actividad 2. Revisar y aprobar hojas de vida del personal del contratista


Contratista: radicar ante la Interventoría para su aprobación, las hojas de vida del recurso humano contractualmente estipulado en las reglas de participación y en el contrato, para la ejecución del mismo. Esta aprobación es requisito para la suscripción del acta de inicio del contrato. Interventor: revisar, aprobar o reprobar (según el caso), verificando las hojas de vida del equipo de trabajo presentado por el contratista cumpla con los requisitos de: formación académica, experiencia general y específica, tiempo de dedicación mínimo exigido para el contrato, en concordancia con los perfiles profesionales y operativos indicados contractualmente y en las reglas de participación. Diligenciar y suscribir el formato de aprobación de personal para la ejecución del contrato, una vez se haya legalizado el mismo. Esta aprobación es requisito para la suscripción del acta de inicio del contrato.





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Actividad 3. Efectuar la reunión exclusiva FONADE - Interventoría y entregar documentación al interventor


Supervisor FONADE: convocar y realizar una reunión exclusiva FONADE - Interventoría previo al inicio de las actividades contractuales, la cual se registra en el formato FMI020 Acta de seguimiento de contrato, especificando la periodicidad de las reuniones de seguimiento al contrato objeto de la Interventoría (según su complejidad) y al contrato de Interventoría (de acuerdo con la complejidad del proyecto, mínimo dos (2) en la vigencia del contrato). En dicha reunión se tratan temas como: oportunidad en la entrega de los informes, calidad en el contenido de los mismos, aplicación del presente Manual, seguimiento a las reglas de participación de Fábricas de Interventoría (cuando aplique), parámetros y recomendaciones sobre el control y buen manejo del anticipo (conforme lo estipulado en las reglas de participación), fechas, trazabilidad y organización del archivo documental del proyecto, solicitud expresa de la divulgación del Manual de Supervisión e Interventoría a todo el equipo profesional de la Interventoría, entre otros. Así mismo, en dicha reunión FONADE entrega al Interventor la documentación necesaria para la ejecución del contrato, cuando aplique:

Diseños en general según tipo de proyecto.

Estudios en general según tipo de proyecto.

Memoria de cálculo según tipo de proyecto.

Especificaciones técnicas según tipo de proyecto.

Presupuesto.

Programación.

Propuesta del contratista.

Gerente de Convenio: orientar y asegurar el cumplimiento de los lineamientos generales del proyecto, delimitando la labor de supervisión de FONADE. Interventor: asistir a la reunión exclusiva FONADE - Interventoría convocada por el Supervisor de FONADE, previo al inicio de las actividades contractuales. En dicha reunión recibe por parte de FONADE o a quien éste indique la documentación e información necesaria para desarrollar adecuadamente la Interventoría. Realizar la divulgación del Manual de Supervisión e Interventoría a todo el equipo profesional de la Interventoría y entregar al supervisor la ayuda de memoria y el formato de asistencia correspondiente. Los demás requeridos y aplicables a cada proyecto.

Registro: FMI020 Acta de seguimiento de contrato.

Tiempo o frecuencia: Cada vez que se inicie un contrato o proyecto y durante su ejecución conforme lo pactado en la primera reunión y de manera extraordinaria cuando así sea necesario.


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Actividad 4. Suscribir el Acta de inicio del contrato


Contratista: suscribir con el interventor y para los contratos con presupuesto sin situación de fondos, con el Supervisor o delegado del Ente Territorial, el Acta de inicio, una vez entregados y recibidos a satisfacción los documentos requeridos en el formato FMI012 Lista de chequeo para iniciación del contrato. Interventor: elaborar y suscribir con el contratista y para los contratos con presupuesto sin situación de fondos, con el Supervisor o delegado del Ente Territorial, el Acta de inicio, una vez entregados y recibidos a satisfacción los documentos requeridos en el FMI012 Lista de chequeo para iniciación del contrato. Delegado Ente Territorial (cuando aplique): suscribir con el contratista y el interventor el acta de inicio del contrato.

Registros: FMI015 Acta de inicio, FMI012 Lista de chequeo para iniciación del contrato.

Tiempo o frecuencia: Cada vez que se inicie un contrato y se cumplan los requisitos contractuales

Actividad 5. Suscribir el Acta de inicio del proyecto Este formato aplica en los casos en que se ejecuta un contrato para dos o más proyectos cuyos inicios y

ejecución pueden ser o no simultáneos.


Contratista: suscribir con el interventor y para los contratos con presupuesto sin situación de fondos, con el Supervisor o delegado del Ente Territorial, el Acta de inicio del proyecto. Interventor: elaborar y suscribir con el contratista y para los contratos con presupuesto sin situación de fondos, con el Supervisor o delegado del Ente Territorial, el Acta de inicio del proyecto. Delegado Ente Territorial (cuando aplique): suscribir con el contratista y el interventor el acta de inicio del proyecto.

Registros: FMI016 -Acta de iniciación de proyecto.

Tiempo o frecuencia: Cada vez que se inicie un proyecto y se cumplan los requisitos contractuales

http://www.fonade.gov.co/CatalogoDocumental/procesos/subversion20140205/SGC/Documentos/11_Formatos/FMI015.doc

http://www.fonade.gov.co/CatalogoDocumental/procesos/subversion20140205/SGC/Documentos/11_Formatos/FormatosInterventoria/FMI016.xls


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Actividad 6. Suscribir acta de inicio para contratos de diseño y obra


Contratista: suscribir con el interventor y para los contratos con presupuesto sin situación de fondos, con el supervisor o delegado del ente territorial el acta FMI015 Acta de inicio o FMI016 Acta de iniciación de proyecto según aplique, con esta se abre el plazo general del contrato.

Suscribir para el inicio de diseños el acta especial para contratos de diseño y obra FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte A.

Terminada la etapa de diseños y una vez se vaya a iniciar la obra suscribir el acta especial de diseños y obra FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte B.

Interventor: elaborar y suscribir con el contratista de obra y para con contratos con presupuesto sin situación de fondos, con el supervisor o delegado del ente territorial, las actas FMI015 Acta de inicio o FMI016 Acta de iniciación de proyecto y FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte A. o FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte B. según aplique.

Delegado Ente Territorial (cuando aplique): Suscribir con el contratista y el interventor el acta de inicio del proyecto que corresponda según el caso.

Registros:

FMI015 Acta de inicio (aplica para contrato de obra o consultoría) FMI016 Acta de iniciación de proyecto FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte A. FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte B.

Tiempo o frecuencia: Cada vez que se inicie un proyecto y se cumplan los requisitos contractuales

Actividad 7. Entregar la documentación del proyecto por parte del contratista al interventor para revisión y aprobación previo al inicio de la ejecución del

contrato - Fábrica de Interventoría (Aplica para los proyectos que contemplan Etapa de Verificación y complementación técnica –

Fase 1: preconstrucción)


Contratista: entregar al interventor para su revisión y aprobación los documentos establecidos en el presente Manual y reglas de participación para poder suscribir la orden de inicio del proyecto. Aplica para los proyectos que contemplan etapa de verificación y complementación técnica (Fase 1).

Interventor: revisar y aprobar o reprobar (según el caso), los documentos entregados por el contratista establecidos en el presente Manual y reglas de participación para poder suscribir la orden de inicio del proyecto. Aplica para los proyectos que contemplan Etapa de Verificación y complementación técnica (Fase 1.) Supervisor FONADE: realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales y establecidas en la reglas de participación por parte del interventor.


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Registro: Orden de inicio del proyecto y acta de entrega de la documentación del proyecto.

Tiempo o frecuencia: Al inicio de la fase.

Actividad 8. Revisar y aprobar el cronograma presentado por el contratista


Contratista : en los cinco (5) días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos para el inicio del contrato o a la orden de inicio de un proyecto y previo al inicio de las actividades contractuales, debe entregar al interventor para su revisión y aprobación el cronograma detallado de acuerdo con lo establecido en las reglas de participación y el contrato. Con base en lo anterior deberá presentar a la interventoría para su aprobación, la programación que deberá incluir como mínimo siete (7) hitos, dentro de los cuales serán obligatorios los dos siguientes:

Suscripción del acta de Inicio del contrato objeto de interventoría.

Entrega a la interventoría de los productos y/o actividades contratadas.

A manera de ejemplo, es posible incluir en el cronograma, según la tipología de cada contrato, los siguientes hitos:

Contratos de Obra - Edificaciones:

Terminación del capítulo de cimentación.

Terminación del capítulo estructura

Terminación capítulo mampostería.

Terminación de instalación de la cubierta.

Instalación definitiva de todos los servicios públicos.

Terminación total de las obras y actividades contratadas.

Contratos de Consultoría - Edificaciones:

Entrega de estudios básicos.

Entrega de anteproyecto arquitectónico.

Entrega de proyecto arquitectónico definitivo.

Entrega de diseño estructural.

Radicación de solicitud de licencia en curaduría.

Entrega de estudios y diseños técnicos.

Contratos de Obra – Vías:

Terminación de las excavaciones y remoción de tierras.

Terminación de las obras de contención

Terminación de obras hidráulicas

Terminación de la sub- base.

Terminación de la base.

Terminación del pavimento

Terminación de la demarcación, señalización


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Contratos de Obra – Puentes:

Terminación de actividades de cimentación.

Terminación de concretos para infraestructura.

Terminación de superestructura puentes (losas, dovelas, vigas, barreras, entre otras).

Terminación de postensionamiento puentes (torones de alta resistencia).

Terminación de capa de pavimento..

Terminación de obras complementarias de drenaje y/o adecuación de cauces existentes.

Terminación de obras finales (empradización, demarcación y señalización).

Contratos de Suministro de Equipos:

Reunión previa beneficiario, contratante y proveedor.

Entrega del equipo en las instalaciones del beneficiario.

Terminación revisión por parte del beneficiario y la Interventoría que cumplan las especificaciones técnicas.

Terminación pruebas al equipo de acuerdo con las reglas de participación.

Terminación capacitación.

Contratos de Interventoría de proyectos de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones:

Aprobación de intervención en sitio (Ej., obras civiles, cableado estructurado).

Verificación de modelos operativos.

Firma de acta de recibo a satisfacción de acuerdo con el anexo técnico del contrato base.

Verificación del cumplimiento de actualizaciones de software.

Coordinación de pruebas de funcionamiento de equipos/servicios/software.

Informe y seguimiento al plan de mejoramiento continuo.

Verificación de borrado y entrega de información de acuerdo con el procedimiento definido en el contrato base.

Los hitos validados por la Interventoría se deben revisar con el supervisor del proyecto de FONADE para su visto bueno. Los hitos aprobados por la Interventoría y FONADE solo se pueden modificar previa novedad contractual que así lo requiera. Para los casos de contratos con objetos que incluyen multicomponentes (Ej.: contrato que incluya dos (2) o más de los siguientes componentes: obra, suministro, compra-venta, estudios y diseños, otros) la programación de los hitos se debe realizar para cada componente de manera independiente. Interventor: revisar y aprobar o reprobar (según el caso), la programación detallada y por hitos presentada por el contratista, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la misma. Supervisor FONADE: recibir de la Interventoría la programación y dar su visto bueno si está conforme o realizar observaciones para


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ajustes. Los hitos aprobados por la Interventoría y FONADE sólo se pueden modificar previa novedad contractual de ser requerida.

Registro: Programación de actividades contractuales, (project u otros).

Tiempo o frecuencia: Al inicio de las actividades contractuales.

Actividad 9. Revisar y aprobar el Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestión Social

presentado por el contratista (Aplica cuando se establezca en las reglas de participación o en el contrato)


Contratista : en los cinco (5) días hábiles siguientes a la legalización del contrato y previo a la suscripción del acta de inicio o de la orden de inicio de fase, debe entregar al interventor para su revisión y aprobación el Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el trabajo, Plan de Gestión de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestión Social, teniendo en cuenta los lineamientos de las normas internacionales de común aplicación en cada Plan. Interventor: revisar y aprobar o reprobar (según el caso), el Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el trabajo, Plan de Gestión de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestión Social presentados por el contratista. Dicha revisión debe hacerse en los tres(3) días hábiles siguientes despúes de ser recibida la documentación. Supervisor FONADE: recibir por parte de la interventoría los documentos requeridos en las reglas de participación o en el contrato, previamente validados.

Registro: Plan de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el trabajo, Plan de Gestión de Riesgos, Plan Ambiental y Plan de Gestión Social.



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Actividad 10. Revisar y aprobar el Plan de manejo de tráfico presentado por el contratista

(Cuando aplique)


Contratista: en los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del acta de inicio o de la orden de inicio de fase, debe entregar al interventor para su revisión y aprobación el Plan de Manejo de Tráfico. Interventor: revisar y aprobar o reprobar (según el caso), el Plan de Manejo de tráfico. Para lo cual cuenta con tres (3) días hábiles despúes de ser recibida la documentación. Supervisor FONADE: recibir por parte de la interventoría el plan de manejo de tráfico, previamente validado.

Registro: Plan de Manejo de Tráfico.



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Actividad 11. Revisar y aprobar el Plan de Aseguramiento de Calidad presentado por la Interventoría

(Aplica para Interventorías contratadas por Fábrica de Interventoría)


Interventor: en los cinco (5) días hábiles siguientes a la legalización del contrato y previo a la suscripción del acta de inicio, presentar al Supervisor de FONADE para su revisión y aprobación el Plan de Aseguramiento de Calidad para el desarrollo de la Interventoría, en el cual se establezca la metodología que incluya mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la Interventoría a su cargo, el seguimiento, control y evaluación del componente técnico, administrativo, financiero, legal, social, de calidad, ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo en el proyecto.

El enfoque de la metodología debe contener como mínimo:

Plan de control de calidad de los recursos.

Descripción de los medios y métodos por utilizar para controlar los trabajos ejecutados por el contratista.

Plan para el control de cumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista.

Plan de control de ejecución presupuestal.

Programas de supervisión de suministro, mano de obra, subcontratos e insumos y materiales necesarios para la ejecución de cada una de las actividades por desarrollar.

Programa de supervisión de utilización de maquinaria pesada, liviana, equipos de comunicación y de transporte.

Organigrama administrativo de la empresa.

Organigrama propuesto para la ejecución de la interventoría, en el cual se debe indicar el nombre del Director, profesionales asesores, residente, inspectores y demás personal.

Plan de Calidad.

Plan de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

Plan Ambiental.

Plan de Gestión Social.

Y los demás que crea conveniente.

Estas acciones se pueden enmarcar en los siguientes grupos:

Acciones para medir la calidad, mediante especificaciones.

Acciones para producir calidad, con la aplicación de procedimientos.

Acciones para comprobar la calidad, con el establecimiento de controles.

Acciones para demostrar la calidad, a través de verificaciones.

Acciones para documentar la calidad, por medio de soportes.

Supervisor FONADE: revisar y aprobar o reprobar (según el caso), el Plan de Aseguramiento de Calidad presentado por la Interventoría en los siguientes tres (3) días hábiles a la fecha de radicación del documento.

Registro: Plan de Aseguramiento de calidad de la Interventoría.

Tiempo o frecuencia: Al inicio de las actividades contractuales


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D. COMPONENTE 4 - EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

SUBCOMPONENTE 4.1: ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

Actividad 1. Coordinar reunión de socialización o auditoría visible No. 1 del proyecto con la comunidad


Contratista: coordinar con el interventor las reuniones con la comunidad para la socialización del proyecto.

Atender las solicitudes de la comunidad o de las autoridades municipales o departamentales.

Implementar el Plan de Gestión Social de acuerdo a las cláusulas contractuales establecidas.

Vincular personal vulnerable. Interventor: programar y coordinar con el contratista las reuniones con la comunidad para la socialización del proyecto y garantizar su documentación.

Verificar que el contratista atienda las solicitudes de la comunidad o de las autoridades municipales o departamentales.

Definir las herramientas mediante las cuales verifica el adecuado manejo social del personal y administrativo del contratista.

Definir las herramientas mediante las cuales revisa periodicamente la implementación efectiva del Plan de Gestión Social de acuerdo a las cláusulas contractuales establecidas. Debe verificar las actividades realizadas, la vinculación adecuada de personas vulnerables y sus condiciones de trabajo, el cumplimiento de indicadores, ademas de revisar y verificar las evidencias de la implementación del Plan de Gestión Social remitidas por el contratista.

Supervisor FONADE: verificar las gestiones llevadas a cabo por la Interventoría, para exigir el cumplimiento del plan de Gestión social presentado por el contratista e incluido en el contrato. Dar cumplimiento a la herramienta de Auditorias Visibles determinada por FONADE a fin de mejorar el nivel de satisfacción y confianza con los clientes y la comunidad en general generando espacios de Participación Ciudadana y de Control Social.

Registro: Acta de Socialización o de auditoría visible del proyecto.

Tiempo o frecuencia: Al inicio del proyecto (cuando aplique)


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Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad (Aplica cuando se establezca en las reglas de participación o en el contrato)


Contratista: elaborar y suscribir con la Interventoría y los propietarios de predios vecinos el acta de vecindad a que hubiere lugar, antes del inicio de los trabajos y complementando con descripciones y registro fotográfico. Interventor: suscribir con el contratista y los propietarios de predios vecinos el acta de vecindad a que hubiere lugar, antes del inicio de los trabajos, validando la correcta ejecución de las actividades requeridas para el levantamiento de las correspondientes actas. Supervisor FONADE: realizar seguimiento a la labor de Interventoría en la suscripción de las actas de vecindad, garantizando su legalización antes del inicio de las obras.

Registro: FMI014 Acta de vecindad.

Tiempo o frecuencia: Antes de la ejecución de los trabajos e inicio de obras.

Actividad 3. Efectuar los Comités de Seguimiento de contrato


Contratista: asistir al Comité de Seguimiento de contrato convocado por la Interventoría y suscribir el acta de comité de seguimiento de contrato. Atender los compromisos que surjan del comité. Interventor: ejercer las actividades propias de secretaria técnica de los comités de seguimiento de contrato. Al inicio de las actividades contractuales acuerda con el contratista y el supervisor de FONADE la periodicidad de los comités de seguimiento de contrato, indicando sitio de reunión (para los contratos de obra, preferiblemente en el campamento de la obra o en su defecto en la sede principal del objeto contractual), día de la semana y hora. Convoca al contratista y a quienes requiera, a comités extraoridinarios de seguimiento. Elaborar y suscribir el acta de comité de seguimiento de contrato. Atender los compromisos que surjan del comité. En dicho comité se debe abordar como mínimo los siguientes temas y tomar las decisiones del caso:

Seguimiento técnico (realizar recorrido del proyecto, verificación aleatoria o selectiva de medición de cantidades por parte del supervisor del contrato 1 , verificación del avance de obra,

identificación de actividades no previstas, ítems nuevos, calidad de los trabajos, verificación de ensayos realizados, Verificación de la disponibilidad de recursos físicos, de equipos y maquinaria, Otros).

1 En contratos de obra se debe realizar por parte del Supervisor una verificación aleatoria o selectiva de cantidades, particularmente en ítems cuya unidad de

medida sea discreta, p.ej., número de puertas, puntos de salidas hidráulicas, sanitarias, eléctricas; no obstante se pueden verificar áreas y volúmenes de fácil medición.


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Seguimiento administrativo (verificación de pagos de salud, pensión y demás, manejo ambiental, seguridad industrial, programa de salud ocupacional, aspectos sociales, permisos y licencias, gestión de servicios públicos, Otros).

Seguimiento Presupuestal (disponibilidad y aplicación de recursos económicos al desarrollo del objeto contractual, verificación de balances de actividades ejecutadas ejecución financiera del contrato, Otros).

Seguimiento legal (novedades contractuales, cumplimiento contractual).

Seguimiento al Plan de Aseguramiento de Calidad - S&SO y Ambiental.

Seguimiento aspecto Social (relación comunidad, generación de empleo).

Supervisor FONADE: cuando se requiera, asistir al comité, suscribir

el acta de seguimiento de contrato y atender los compromisos que

surjan. En caso de no haber asistido a la reunión deberá expresar su

opinión acerca de los temas tratados y sus recomendaciones en el

acta, en el campo “Para uso exclusivo del supervisor de FONADE”.

Gerente de convenio: cuando se requiera, asistir al comité, suscribir el acta de seguimiento de contrato y atender los compromisos que surjan.

Registro: FMI020 Acta de seguimiento de contrato.

Tiempo o frecuencia: La periodicidad acordada entre el interventor y el contratista. Como mínimo un comité semanal.

Actividad 4. Realizar seguimiento a la implementación del Plan de calidad, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y Plan Ambiental por parte del contratista

Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad (Aplica cuando se establezca en las reglas de participación o en el contrato)


Contratista: Identificar las acciones de mejora correspondientes detectadas en función del Plan de Aseguramiento de Calidad, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y Plan Ambiental; y atender los hallazgos evidenciados por la Interventoría, implementando las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Interventor:

Revisar, verificar, aprobar o reprobar (según el caso) los diversos trabajos que se realicen en desarrollo del contrato, los cuales no cumplan con las especificaciones técnicas contractuales y normas vigentes.

Supervisar y aprobar o reprobar (según el caso) los medios y métodos utilizados por el contratista de conformidad con las especificaciones del proyecto.

Revisar y verificar que el contratista utilice materiales y productos originales, nuevos, no re-manufacturados, ni re-potenciados, de


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conformidad con las especificaciones técnicas solicitadas en las reglas de participación.

Verificar que el equipo utilizado por el contratista sea el adecuado por su calidad, cantidad, tipo y capacidad, que esté en condiciones de servicio, seguridad y disponibilidad permanente.

Revisar y verificar el cumplimiento del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista, realizar las observaciones correspondientes y exigir su cumplimiento; asimismo, que el contratista aplique la normatividad de seguridad y salud en el trabajo, Municipal, Departamental y Nacional.

Exigir la ejecución de mitigación y medidas definidas en el “Plan Ambiental” (Estudio de Impacto Ambiental, Plan de manejo, Plan de adaptación de la guia ambiental - PAGA, Resolución de Licencia Ambiental).

Realizar el seguimiento al Plan de Aseguramiento de calidad, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y Plan Ambiental. Solicitar los planes de mejora para subsanar hallazgos y productos no conformes.

Realizar el seguimiento al Plan de Mejora del contratista, hasta cerrar los hallazgos y no conformidades evidenciadas.

Registros:

FMI033 Control de equipos. FMI034 Control de equipos de medición. FMI035 Control de inspección y ensayos. FMI036 Control de seguridad industrial. Inspección Interna de obra

Tiempo o frecuencia: Cada vez que se requiera de acuerdo a las normas que apliquen o como mínimo semanal o mensualmente.

Actividad 5. Hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma y al programa de inversiones


Interventor: velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato, efectuando controles permanentes de las preactividades y actividades programadas y recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el Interventor debe informar inmediatamente al Supervisor de FONADE y sugerir la aplicación de los procedimientos sancionatorios establecidos en el contrato. Supervisor FONADE: hacer seguimiento periódico a la obligación del Interventor de velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato. En caso de incumplimiento, informar al ordenador del gasto frente a lo detectado en el seguimiento.

Registros:

FMI017 Informe semanal de Interventoría FMI019 Informe ejecutivo mensual de Interventoría FMI042 Informe de Inversión y buen Manejo del Anticipo FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal

Tiempo o frecuencia: Seguimiento semanal y mensual.


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Actividad 6. Realizar seguimiento a la implementación del Plan de Aseguramiento de Calidad presentado por la Interventoría (Aplica para Interventorías contratada por Fábrica de Interventoría)

Roles y Responsabilidades:

Interventor: generar los productos no conformes y las acciones de mejora correspondientes detectadas en función de su Plan de Aseguramiento de calidad, que contengan el seguimiento, control y evaluación del componente técnico, administrativo, financiero, legal, social, de calidad, ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo en el proyecto; y atender los hallazgos evidenciados por el Supervisor de FONADE, implementando las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Supervisor FONADE: realizar el seguimiento a la implementación por parte de la Interventoría del Plan de Aseguramiento de Calidad, evidenciando los hallazgos y productos no conformes. Solicitar y realizar el seguimiento a los planes de mejora para subsanar lo evidenciado, hasta cerrar los hallazgos y no conformidades.

Registro: Plan de mejora con acciones correctivas, preventivas y/o de mejora

Tiempo o frecuencia: Seguimiento mensual


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Actividad 7. Reprogramar el cronograma de ejecución contractual y de flujo de inversión dentro del plazo contractual


Contratista: reprogramar el cronograma de actividades contractuales y de flujo de inversión cuando se presenten adiciones, suspensiones y prórrogas que afecten el plazo inicial del contrato y cuando la Interventoría lo solicite para el buen desarrollo del mismo. En caso de atrasos, presentar a la Interventoría dentro de los cinco (5)días hábiles siguientes a la identificación del atraso, el plan de contingencia tendiente al cumplimiento del objeto del contrato dentro del plazo inicialmente previsto. Interventor: dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la entrega de la documentación por parte del contratista, revisar y aprobar o reprobar (según el caso), la reprogramación del cronograma y del flujo de inversión presentada por el contratista, cuando se produzcan adiciones, suspensiones y prórrogas que afecten el plazo inicial del contrato y cuando el Supervisor de FONADE lo solicite para el buen desarrollo del mismo. En caso de atraso, la interventoría en el siguiente día hábil a la identificación del mismo, deberá exigir al contratista la entrega e implementación de las medidas de contingencia tendientes al cumplimiento del objeto del contrato dentro del plazo previsto. Supervisor FONADE: solicitar en caso de que se requiera, la reprogramación de las actividades contractuales y del flujo de inversión cuando se presenten adiciones, suspensiones y prórrogas que afecten el plazo inicial del contrato, para el buen desarrollo del proyecto. Recibir de la Interventoría las medidas de contingencia presentadas por el contratista y aprobadas por la interventoría; las cuales pueden ser objetadas por FONADE y devueltas a la Interventoría, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la documentación para su correspondiente revisión y ajuste. En caso que éste documento no sea aprobado, la interventoría deberá presentarlo nuevamente con los ajustes y las respectivas justificaciones de las medidas presentadas tres (3) días hábiles a su devolución. En el caso de no ser recibidas o aprobadas, por no encontrarse dentro de los términos contractuales pactados. Es necesario que el supervisor inicie las acciones administrativas y legales correspondientes.

Registro: Reprogramación, plan de contingencia.

Tiempo o frecuencia: Cuando se requiera.


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Actividad 8. Realizar seguimiento y control a los ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas requeridas


Contratista : realizar los ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas requeridas en las actividades contractuales que garanticen la buena calidad de los trabajos por ejecutar de conformidad con las especificaciones técnicas contratadas para el proyecto y presentar a la interventoría el resultado de los mismos. En caso que estas pruebas o ensayos no cumplan con los resultados, debe efectuar los correctivos del caso y realizar nuevos ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas que evidencien el cumplimiento de las especificaciones contratadas para el proyecto. Interventor : exigir al contratista efectuar los ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas requeridas en todas las actividades contractuales para el control de calidad de los mismos (en caso de que apliquen). Recibir del contratista los resultados de los ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas requeridas en todas las actividades contractuales; revisar que estos garanticen la buena calidad de los trabajos de conformidad con las especificaciones técnicas contratadas para el proyecto. En caso que estas pruebas o ensayos no cumplan con los resultados, debe solicitar al contratista las correcciones a que haya lugar e informar de inmediato al Supervisor de FONADE. Analizar y corroborar que los nuevos ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas, evidencien el cumplimiento de las especificaciones contratadas para el proyecto. En caso de incumplimiento se abstiene de recibir los trabajos y procede a solicitar al Supervisor de FONADE iniciar las acciones administrativas y legales del caso. Cuando aplique, el interventor debe realizar los ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas requeridas en todas las actividades contractuales para verificar y aprobar o reprobar (según el caso) que el contratista esté cumpliendo con las normas y especificaciones técnicas establecidas para el proyecto. Los resultados de las pruebas y ensayos, y los comentarios correspondientes deben ser incluidos en los informes mensuales de interventoría, los cuales deben reflejar la calidad de los trabajos contratados y ejecutados; la identificación, trazabilidad y seguimiento al producto no conforme, además de las acciones correctivas y preventivas implementadas en el Plan de Aseguramiento de Calidad de la Interventoría. Especificamente para obras de edificaciones el presente manual establece como herramienta de control la matriz de Plan de control operativo de calidad para edificaciones, nuevas, antiguas y demás estructuras que esten dentro del alcance del reglamento colombiano de construcciones sismo resistentes NSR– 10, el cual después de identificar el sector y la tipologia del proyecto y con base en sus especificaciones técnicas y la normatividad a cumplir se definirán las actividades principales a controlar y se verificará mensualmente su cumplimiento.


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Supervisor FONADE: recibir de la interventoría dentro del Informe Mensual, los ensayos de campo, de laboratorio y demás pruebas requeridas en todas las actividades contractuales que evidencien el cumplimiento de las especificaciones contratadas para el proyecto. Recibir de la Interventoría la solicitud de inicio de las acciones administrativas y legales a que haya lugar y surtir el trámite correspondiente.

Registros:

Resultados de campo, laboratorio y demás pruebas. FMI034 Control de equipos de medición. FMI035 Control de inspección y ensayos. Matriz de Plan de control operativo de calidad para edificaciones, nuevas, antiguas y demás estructuras que esten dentro del alcance del reglamento colombiano de construcciones sismo resistentes NSR– 10

Tiempo o frecuencia: Cuando se requiera y en la frecuencia definida en la normatividad técnica aplicable.

Actividad 9. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de pago del contratista


Contratista: realizar y demostrar la afiliación y pago oportuno al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones y riesgos laborales) y obligaciones parafiscales, del personal a su cargo incluidos los trabajadores independientes, de acuerdo con lo dispuesto por la ley. Para lo cual, debe presentar al interventor, declaración juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social suscrito por el Representante Legal o el Revisor Fiscal, en el caso de ser persona jurídica y cuando se requiera, las planillas de pago de Seguridad Social y pago de obligaciones parafiscales. Para el caso de persona natural debe presentar las planillas de pago de Seguridad Social en el que se certifique la cancelación del aporte de acuerdo al porcentaje estipulado por Ley sobre el valor del contrato. Interventor: revisar y aprobar o reprobar (según el caso) que el contratista cumple con lo referente a la afiliación y pago oportuno al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos laborales) y obligaciones parafiscales, del personal a su cargo incluidos los trabajadores independientes, de acuerdo con lo dispuesto por la ley.

Registros:

Certificado de aportes parafiscales (cuando aplique). Planillas de pago de Seguridad Social (personas naturales) o certificación emitida por el representante legal o revisor fiscal, según corresponda (persona jurídica) (cuando aplique). Soporte de pago de obligaciones parafiscales.

Tiempo o frecuencia: Mensualmente.


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Actividad 10. Efectuar control del pago de aportes parafiscales y seguridad social o planillas de pago de la Interventoría


Interventor: realizar y demostrar la afiliación y pago oportuno al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones y riesgos laborales) y obligaciones parafiscales, del personal a su cargo incluidos los trabajadores independientes, de acuerdo con lo dispuesto por la ley. Para lo cual, debe presentar al Supervisor FONADE, declaración juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social suscrito por el Representante Legal o el Revisor Fiscal, en el caso de ser persona jurídica y cuando se requiera, las planillas de pago de Seguridad Social y pago de obligaciones parafiscales. Para el caso de persona natural debe presentar las planillas de pago de Seguridad Social en el que se certifique la cancelación del aporte de acuerdo al porcentaje estipulado por Ley sobre el valor del contrato. Supervisor FONADE: revisar, verificar, aprobar o reprobar (según el caso) que el contratista cumple con lo referente a la afiliación y pago oportuno al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos laborales) y obligaciones parafiscales, del personal a su cargo incluidos los trabajadores independientes, de acuerdo con lo dispuesto por la ley.

Registros: Certificado de aportes parafiscales (cuando aplique). Planillas de pago de Seguridad Social (cuando aplique). Soporte de pago de obligaciones parafiscales.

Tiempo o frecuencia: Mensualmente.

Actividad 11. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso humano del contratista


Contratista: al momento de requerir por cuenta propia o por solicitud de la Interventoría, el cambio del personal del equipo de trabajo, debe remitir a la Interventoría las hojas de vida, las cuales deben cumplir con lo contractualmente estipulado en las reglas de participación y en el contrato. Esta aprobación es requisito para el ingreso del nuevo personal al equipo de trabajo. Interventor: revisar, verificar, aprobar o reprobar (según el caso), diligenciar y suscribir el formato de aprobación de hojas de vida del cambio de personal del equipo de trabajo presentado por el contratista, con el fin de verificar que este cumpla con los requisitos de formación académica y experiencia general y específica, en concordancia con los perfiles profesionales y operativos indicados contractualmente, y el tiempo de dedicación mínimo exigido para el contrato. Informar al Supervisor de FONADE o al supervisor del ente territorial (cuando aplique) sobre los cambios que se generen en el equipo de trabajo del contratista.


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Esta aprobación es requisito para el ingreso del nuevo personal al equipo de trabajo.


Tiempo o frecuencia: Previo al ingreso de personal nuevo al equipo de trabajo.

Actividad 12. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso humano de la Interventoría


Interventor : al momento de requerir por cuenta propia o por solicitud de FONADE, el cambio del personal del equipo de trabajo, debe remitir al Supervisor de FONADE las hojas de vida las cuales deben cumplir con lo contractualmente estipulado en las reglas de participación y en el contrato. Esta aprobación es requisito para el ingreso del nuevo personal al equipo de trabajo. Supervisor FONADE: revisar, aprobar o reprobar (según el caso), diligenciar y suscribir el formato de aprobación de hojas de vida del cambio de personal del equipo de trabajo presentado por el interventor, con el fin de verificar que este cumpla con los requisitos de formación académica y experiencia general y específica, en concordancia con los perfiles profesionales y operativos indicados contractualmente, y el tiempo de dedicación mínimo exigido para el contrato. Esta aprobación es requisito para el ingreso del nuevo personal al equipo de trabajo.


Tiempo o frecuencia: Previo al ingreso de personal nuevo al equipo de trabajo.

Actividad 13. Realizar seguimiento a las garantías contractuales del contrato


Contratista: mantener las garantías del contrato acordes con el valor y el plazo del mismo, informando a su garante las novedades contractuales. Obtener la actualización de las garantías si aplica. Interventor: verificar y exigir que el contratista otorgue las garantías establecidas, velar porque éstas permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato. En caso que el contratista no realice las ampliaciones a que haya lugar, el interventor debe informar este evento al Supervisor de FONADE o del ente territorial (cuando aplique), con el fin de que se tomen las medidas respectivas. Verificar que el contratista informe a su garante las novedades contractuales y que obtenga la actualización de las garantías si aplica.


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Registro: Aprobación de las garantías y anexos por el área de Gestión contractual de FONADE o por el ente territorial.

Tiempo o frecuencia: Cuando se presenten adiciones, suspensiones, prórrogas, modificaciones, aclaraciones o cualquier otra novedad del contrato.

Actividad 14. Realizar seguimiento a las garantías contractuales del contrato de interventoría


Interventor: mantener las garantías del contrato de interventoría acordes con el valor y el plazo del mismo, e informar a su garante las novedades contractuales. Obtener la actualización de las garantías si aplica Supervisor de FONADE: verificar y exigir que el contratista de interventoría otorgue las garantías establecidas, velar porque éstas permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato. En caso que el contratista de interventoría no realice las ampliaciones a que haya lugar, debe informar este evento a la Subgerencia de Contratación de FONADE, con el fin de que se tomen las medidas respectivas. Verificar que el interventor informe a su garante las novedades contractuales y que obtenga la modificación de la garantía si aplica.

Registro: Aprobación de las garantías y anexos por el área de Gestión contractual de FONADE o por el ente territorial.

Tiempo o frecuencia: Cuando se presenten novedades; tales como adiciones, suspensiones, prórrogas, entre otras.

Actividad 15: Efectuar evaluación del contratista


Interventor: efectuar la evaluación del Contratista de acuerdo al formato de Evaluación de proveedores.Para contratos cuyo plazo de ejecución sea de 6 meses o más se deberán realizar dos evaluaciones, una a la mitad de la ejecución del contrato y otra al final. Asimismo, para contratos cuya duración se extienda por más de una vigencia se requiere una evaluación por cada vigencia y otra a la terminación del contrato.

Registro: FMI028 Formato de evaluación de proveedores de bienes y/o servicios.

Tiempo o frecuencia: Una evaluación por cada vigencia y otra a la terminación del contrato.


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Actividad 16. Efectuar evaluación del contratista de Interventoría


Supervisor FONADE: efectuar la evaluación del Contratista de Interventoría de acuerdo al formato de Evaluación de Proveedores. Para contratos cuyo plazo de ejecución sea de 6 meses o más se deberán realizar dos evaluaciones, una a la mitad de la ejecución del contrato y otra al final. Asimismo, para contratos cuya duración se extienda por más de una vigencia se requiere una evaluación por cada vigencia y otra a la terminación del contrato. Nota: esta evaluación se aplica únicamente en los casos en los que el contrato objeto de Interventoría haya sido suscrito por FONADE.

Registro: FMI028 Formato de evaluación de proveedores de bienes y/o servicios.

Tiempo o frecuencia: Una evaluación por cada vigencia y otra a la terminación del contrato.

Actividad 17: Efectuar evaluación mensual del nivel de desempeño del contratista de Interventoría contratado por Fábrica de Interventoría


Interventor: está sujeto a una evaluación de desempeño mensual en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales adquiridas con la suscripción del contrato con FONADE. Supervisor FONADE: realizar mensualmente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al finalizar el período, la evaluación de desempeño de la Interventoría establecida en las reglas de participación y en el contrato; con la finalidad de calificar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y de los compromisos adquiridos en el contrato suscrito con FONADE. En caso que la fábrica se encuentre calificada en el rango en el cual incurre en causal de descuento inmediato, el supervisor deberá proceder a informar al interventor y proceder a solicitar el descuento inmediato en el siguiente desembolso que corresponda Gerente de Fábrica de Interventoría: recibir por parte del Supervisor de FONADE la Evaluación de Desempeño del contratista de Interventoría, y definir el proceso a seguir según el resultado obtenido.

Registro: El establecido en las reglas de participación y en el contrato.

Tiempo o frecuencia: Mensual.

SUBCOMPONENTE 4.2: INFORMES DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL


CÓDIGO: MMI002

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Actividad 1. Bitácora del proyecto Actividad 2. Elaborar las Actas de vecindad

(Aplica cuando se establezca en las reglas de participación o en el contrato)


Contratista: llevar en conjunto con el interventor la bitácora del proyecto para registrar en ella las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato, garantizando su permanencia en el sitio de ejecución del proyecto. Esta debe iniciarse el día en que se firme al acta de incio del contrato. Interventor: llevar en conjunto con el contratista y tener la custodia de la bitácora para registrar las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato, garantizando su permanencia en el sitio de ejecución del proyecto.

Registro: Bitácora del proyecto.

Tiempo o frecuencia: Diario.

Actividad 2. Realizar informe diario de ejecución por parte de Interventoría (Cuando aplique según el estado de alerta del proyecto)


Supervisor FONADE: cuando el proyecto lo requiera, a su discreción, solicitar al Interventor informe diario para su revisión. Interventor: cuando se lo soliciten, consignar diariamente en el informe diario de ejecución (físico y digital) todas las observaciones, sugerencias u objeciones que estime conveniente y dejar constancia de lo que considere necesario.

Registros: Informe diario de ejecución.

Tiempo o frecuencia: Diario cuando le sea requerido.


CÓDIGO: MMI002

VERSIÓN: 08


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Actividad 3. Elaborar informe semanal de Interventoría


Interventor: el primer informe semanal deberá presentarse el día miércoles de la tercera semana de ejecución del contrato y su contenido incluirá la ejecución de la fracción de la primera semana más la segunda semana. Este informe debe elaborarse con corte al día sábado y remitirse en formato protegido (Ej.: PDF) debidamente suscrito por el director de interventoria, al Supervisor de FONADE, via correo electrónico y radicado físicamente en FONADE. Estos informes semanales deben presentarse en original y en físico, como anexo del informe mensual. El Informe semanal de Interventoría, debe incluir los hitos aprobados en la programación del proyecto presentada por el contratista. El interventor deberá analizar semanalmente el avance o atraso del proyecto reportado en los resultados de los indicadores del informe semanal de interventoría, mediante un semáforo el cual se activará de acuerdo con los siguientes rangos: Verde: el atraso reportado es <= 10% Amarillo: el atraso reportado >10 <= 30% Rojo: el atraso reportado es > al 30% Cuando el semáforo se encuentre en verde, el interventor en el informe en el numeral tres (3) deberá reportar si éste es susceptible de disminuir de acuerdo al desarrollo del proyecto. En caso de que la valoración arroje que éste tiende a aumentar, deberá solicitar las medidas preventivas inmediatas al contratista de obra y registrarlas en el numeral cuatro (4) de informe semanal de interventoría. Cuando el semáforo se encuentre en Amarillo el interventor debe solicitar al contratista los planes de contingencia adicionales a los presentados en el semáforo en verde, necesarios para que el contratista recupere el atraso. Y paralelamente advertir a la Entidad y a la Aseguradora sobre el riesgo de incumplimiento y si es del caso, la aplicación de las medidas contractuales previstas en el contrato. Cuando el semáforo se encuentre en Rojo, se debe solicitar con carácter inmediato a la Entidad y a la Aseguradora, aplicar las medidas contractuales previstas para este tipo de casos. Supervisor FONADE: revisar, verificar, aprobaro o reprobar los informes entregados por la Interventoría. El supervisor debe evidenciar la aceptación con su firma o la devolución en caso de no ser aprobado, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la radicación del mismo.

Registro: FMI017 Informe Semanal de Interventoría.

Tiempo o frecuencia: Semanal.


CÓDIGO: MMI002

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Actividad 4. Elaborar informe mensual de Interventoría Roles y responsabilidades:

Interventor: elaborar y radicar en FONADE, el informe mensual dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al vencimiento de cada mes calendario, salvo aquellos casos en los que se establezca una condición diferente, ya sea en las reglas de participación y/o en el contrato. Para aquellos contratos que inicien en la segunda quincena, el primer informe mensual debe presentarse en medio físico y digital al Supervisor del contrato de FONADE, con corte al último día del segundo mes calendario e incluirá la ejecución de la fracción del mes anterior. El informe mensual consta de:

La descripción de la información básica del contrato en cuanto a su desarrollo en obra o estudios y diseños y el análisis de cada aspecto técnico, ambiental administrativo, financiero y jurídico de acuerdo con las observaciones de la interventoría durante el periodo reportado.

Recomendaciones y sugerencias para superar los posibles atrasos o situaciones que se presentan en el periodo. Adicionalmente, se debe presentar un análisis del semáforo reportado en la Actividad 3 “Elaborar informe semanal de Interventoría”, las causas que generaron el atraso, el plan de contingencia presentado por el contratista, el respectivo seguimiento a su cumplimiento, su resultado y la recomendación de la aplicación de las medidas o sanciones contractuales si se requiere.

Resumen ejecutivo, según formato FMI019 Informe ejecutivo mensual de Interventoría, en el cual se presenta la información general del contrato, el estado de las garantías, resumen de pagos, diagrama de ejecución presupuestal (curva S), actividades no previstas y mayores cantidades, recomendaciones y comentarios de la Interventoría.

Anexos: la estructura del mismo incluye tres (3) apartes que son:

A. Anexo Administrativo: está constituido por los siguientes registros:


CÓDIGO: MMI002

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Nombre del formato Código

Aplicabilidad según tipo de contrato objeto de Interventoría

Estudios / Diseños,

Consultorías y Prestación

de Servicios 2

Obra Estudios, Diseños y

Obra

Compra / Venta y

Suministro

Acta de vecindad FMI014 N.A. X X N.A

Acta de seguimiento de contrato FMI020 X X X X

Control de personal FMI021 X X X N.A

Relación de correspondencia FMI022 X X X X

Acta de suspensión FMI023 C.A C.A C.A C.A

Acta de reinicio FMI024 C.A C.A C.A C.A

Otras actas suscritas durante el período

N.A. C.A. C.A C.A. C.A.

C.A. Cuando aplique; N.A. No aplica.

B. Anexo Técnico: la Interventoría debe adjuntar los resultados de ensayos de laboratorio y demás documentos que soporten la información presentada en cada uno de los formatos. Este anexo está constituido por los siguientes registros:




Consultorías y Prestación de Servicios

Obra Estudios, Diseños y

Obra

Compra / Venta y

Suministro

Relación de documentos FMI030 X X X C.A.

Relación de planos FMI031 C.A. X X C.A.

Análisis de precios unitarios FMI038 C.A. X X C.A.

Comparación y fijación de precios no previstos

FMI039 C.A. X X C.A.

Control de equipos de medición FMI034 C.A. X X C.A.

Control de inspección y ensayos FMI035 C.A. X X C.A.

Control de equipos FMI033 C.A. X X N.A.

Control de seguridad industrial FMI036 C.A. X X N.A.

Formato de registro fotográfico FMI037 C.A. X X C.A.

Cumplimiento normatividad ambiental

N.A. C.A. X X N.A.


C. Anexo presupuestal: está constituido por los siguientes registros:

2 Contratos de prestación de servicios diferentes a servicios profesionales.


CÓDIGO: MMI002

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Nombre del formato

Código



Consultorías y

Prestación de

Servicios

Obra

Estudios,

Diseños y

Obra

Compra / Venta y

Suministro

Informe de inversión y buen manejo del anticipo


Acta de recibo parcial y balance presupuestal


Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos



Supervisor FONADE: revisar los informes mensuales entregados por la Interventoría y dar el recibo a satisfacción de los mismos con el formato FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del Informe mensual de Interventoría, el cual le sirve para verificar el cumplimiento de dicho documento, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación del mismo. En los casos en que los informes de Interventoría requieran aclaraciones, complementaciones o similares, el supervisor debe remitir comunicación en la cual acuse recibo del informe respectivo y se listen en el formato FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensual de Interventoría, las observaciones que el interventor debe atender en el plazo establecido radicando con oficio remisorio los documentos (registros, soportes, entre otros) objeto de modificación.


CÓDIGO: MMI002

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Registros:

FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del Informe mensual de Interventoría.

FMI019 Informe ejecutivo mensual de Interventoría.

Anexo Administrativo:

FMI014 Acta de vecindad

FMI020 Acta de seguimiento de contrato

FMI021 Control de personal

FMI022 Relación de correspondencia

FMI023 Acta de suspensión

FMI024 Acta de reinicio

Anexo Técnico:

FMI030 Relación de documentos

FMI031 Relación de planos

FMI033 Control de equipos

FMI034 Control de equipos de medición

FMI035 Control de inspección y ensayos

FMI036 Control de seguridad industrial

FMI037 Formato de registro fotográfico

FMI038 Análisis de precios unitarios

FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos

Cumplimiento normatividad ambiental

Inspección interna de obra

Anexo Presupuestal:

FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo

FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal

FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos

Tiempo o frecuencia: Mensual.


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Actividad 5: Verificar y aprobar informe de inversión y buen manejo del anticipo Roles y responsabilidades:

Interventor: verificar y aprobar o reprobar (según el caso) mensualmente los informes de buen manejo del anticipo presentado por el contratista, los cuales deben elaborarse en el formato FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo y remitirlos al Supervisor de FONADE o al supervisor del ente territorial (cuando aplique). Los informes mensuales de buen manejo del anticipo deben estar soportados como mínimo por los siguientes documentos:

Extracto bancario o de la fiduciaria.

Conciliación bancaria.

Plan de inversión vigente.

Fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado, anexando el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario, el concepto de pago y relación de los descuentos tributarios.

Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, las cuales deben cumplir lo establecido por la ley. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de nómina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el número de identificación, nombre y cargo.

Informe de ítems y cantidades y valores ejecutados con el anticipo, en el cual la interventoría conceptúe sobre la calidad de los mismos, el balance de la correcta inversión del anticipo o la recomendación de aplicar la garantía de buen manejo del anticipo.

No se deben crear cajas menores con los recursos del anticipo, ni girar directamente los recursos a la cuenta del contratista. Todo esto debe ser documentado de manera adecuada dentro del informe mensual de buen manejo del anticipo. Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el registro de gastos o el plan de inversión del anticipo. En el caso en que se compruebe que el contratista le dio a los dineros provenientes del anticipo una destinación diferente a la autorizada, es causal para hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo, de la cual se debe informar inmediatamente a la Subgerencia de Contratación de FONADE y al Supervisor. La garantía puede ser reclamada sin ser liquidado el contrato. Garantizar que se lleve a cabo la amortización del anticipo en las cuentas presentadas por el Contratista, así mismo que el Contratista transfiera a FONADE de acuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financieros generados por el anticipo. Supervisor FONADE: verificar en los casos que aplique que el Interventor cumpla con los requisitos exigidos por FONADE para la entrega del anticipo pactado y constatar su correcta inversión. Para este efecto debe exigir al Interventor la entrega de la programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del mismo debidamente aprobado. Verificar que el Interventor entregue los informes mensuales de buen manejo del anticipo remitidos por el Contratista. Indicar a la Interventoría y al Contratista, el trámite para la transferencia de rendimientos financieros del anticipo a FONADE y verificar que los mismos hayan sido consignados en la cuenta estipulada por FONADE para ello.


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Registros:

FMI013 Plan de inversión del anticipo.

FMI042 Informe de inversión y buen manejo de anticipo.

Tiempo o frecuencia: Mensual

Actividad 6: Realizar y revisar informe final de Interventoría Roles y responsabilidades:

Interventor: una vez terminado el contrato, el Interventor tiene la responsabilidad de verificar el cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en las reglas de participación y contrato a través de los soportes de la ejecución del mismo y debe realizar el informe final que haga memoria descriptiva del cumplimiento de las obligaciones pactadas, el cual entrega al supervisor en un plazo no mayor a cuarenta y cinco (45) días calendario después de la terminación del plazo de ejecución contractual. El informe final debe contener los siguientes capítulos: 1. Capítulo I. Antecedentes y descripción general del contrato objeto de interventoría.

2. Capítulo II. Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del contrato, así como paz y

salvo con las diferentes empresas de servicio público o con las entidades requeridas para la aprobación final del contrato.

3. Capítulo III. Metodología de construcción, cantidades de obra ejecutadas que incluyan la

abscisa o localización, discriminando las mayores cantidades de obras ejecutadas y obras adicionales, relación de metas contractuales ejecutadas, y la justificación y validación de las obras no ejecutadas dentro del proyecto.

4. Capítulo IV. Control de calidad. En este capítulo se deben anexar los registros relacionados

con el cumplimiento de especificaciones técnicas, control equipos de medición, resultados de ensayos de laboratorio, entre otros, de acuerdo con la normatividad vigente aplicable al proyecto.

5. Capítulo V. Aspectos logísticos: personal del Contratista, equipo utilizado por el Contratista,

cumplimiento de seguridad industrial y salud ocupacional. 6. Capítulo VI. Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en el desarrollo del

contrato. Presupuesto aprobado, justificado e invertido para este capítulo. 7. Capítulo VII. Aspectos presupuestales y legales del contrato – balance de ejecución

presupuestal y facturación del contrato. Modificaciones realizadas al contrato. Actualización y verificación de garantías en aspectos contractuales y post- contractuales.

8. Capítulo VIII. Contrato de Interventoría. En este capítulo se deben presentar aspectos

presupuestales y legales del contrato, generalidades, recursos del Interventor, control de calidad.

9. Capítulo IX. Anexos. Estos deben ser:

a. Presupuesto general del contrato. b. Análisis de Precios Unitarios de los ítems originales, así como de los ítems de precios

extras fijados durante la ejecución del contrato aprobados por la interventoría c. Licencias y permisos obtenidos.


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d. Cumplimiento de normatividad ambiental y social e. Paz y salvos con las empresas de servicios públicos y/o empresas requeridas para la

aprobación final del contrato. f. Planos récord del proyecto donde se visualice lo ejecutado; perfiles estructurales etc. g. Diseños de las obras ejecutadas según los planos récord debidamente aprobados. h. Actas suscritas (acta de iniciación, suspensión, reiniciación, terminación, entrega y recibo

final del objeto contratado). i. Registros fotográficos (antes, durante y después) y/o fílmicos de lo ejecutado (con

fechador). j. Manual de mantenimiento y conservación o recomendaciones especiales que sean

necesarios para la conservación de los bienes entregados. k. Libro o bitácora del contrato. l. Formato de evaluación de proveedores. m. Los demás documentos que se consideren pertinentes por parte de FONADE.

Así mismo, se debe remitir al Supervisor de FONADE los documentos relacionados a continuación, con el fin de que hagan parte de la carpeta del contrato dentro del procedimiento de liquidación de contratos derivados.



Estudios - Diseños ,

Consultorías y Prestación de Servicios

Obra Estudios, Diseños y Obra

Compra – Venta y

Suministro

Acta de terminación de contrato FMI026 X X X X

Acta de entrega y recibo final del objeto contractual

FMI027 X X X X

Proyecto de liquidación de contrato FMI045 X X X C.A.

Formato de evaluación de proveedores de bienes y/o servicios

FMI028 C.A. C.A. C.A. C.A.

Garantías actualizadas N.A. X X X X

Otros que se requieran de acuerdo con las reglas de participación y contrato

N.A. X X X X

C.A. Cuando aplique; N.A. No aplica. Supervisor FONADE: revisar, verificar, aprobar o reprobar los informes finales entregados por la Interventoría dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del radicado de la documentación realizada por el interventor. En el caso que el informe sea aprobado, el supervisor aprobará mediante oficio dirigido a la interventoría. En los casos en que el informe final de Interventoría requiera aclaraciones, complementaciones o similares, el supervisor debe remitir comunicación en la cual acuse recibo del informe respectivo y se listen las observaciones que el interventor debe atender en los siguientes cinco (5) días hábiles al recibo del informe del supervisor.


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Registros: Informe final con sus correspondientes soportes. FMI026 Acta de terminación de contrato. FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual. FMI045 Proyecto de liquidación de contrato. FMI028 Formato de evaluación de proveedores de bienes y/o servicios (cuando aplique). Garantías actualizadas. Otros que se requieran de acuerdo con las reglas de participación y contrato.

Tiempo o frecuencia: al finalizar la ejecución del proyecto.

SUBCOMPONENTE 4.3: PAGOS A CONTRATISTAS

Actividad 1: Realizar pago de anticipo, avance y final en contratos con presupuesto sin situación de fondos


Para los contratos con presupuesto sin situación de fondos se deberá cumplir con lo establecido por FONADE. Contratista de obra: en el periodo establecido en el contrato para tramitar los cobros, expedir la factura o documento equivalente y preparar sus correspondientes anexos, para el pago de un anticipo, avance de obra o pago final. Elaborar junto con el Interventor las actas de avance en la ejecución de acuerdo con los periodos establecidos en el contrato y gestionar la aprobación del pago por parte del Interventor, el aval del Ente Territorial o de la entidad que corresponda y la verificación del Supervisor de FONADE. Interventor de obra: elaborar junto con el contratista las actas de avance en la ejecución, revisar, verificar, aprobar o reprobar (según el caso) las facturas o documento equivalente con sus correspondientes anexos, presentados por el contratista para el pago de anticipo, avance de obra o pago final, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por FONADE y la normatividad vigente. Supervisor FONADE: en los tres (3) siguientes al recibo por el supervisor, verificar las solicitudes de pago de una factura o documento equivalente con sus correspondientes anexos, presentadas por el contratista de obra para el pago de anticipo, avance de obra o pago final, gestionar los trámites necesarios al interior de FONADE para la autorización del Gerente del Convenio o el Gerente de Unidad (éste último aplica sólo cuando el Gerente del Convenio es el Supervisor directo del contrato) para la generación de los pagos respectivos. En caso que el supervisor no considere viable continuar con el trámite deberá proceder a devolver la factura mediante comunicación escrita en la cual consigna los motivos por los cuales no se puede tramitar, en máximo los siguientes 3 días hábiles a su radicado en el Centro de Atención al Ciudadano. Designado Ente Territorial u otra entidad: revisar y avalar las facturas o documento equivalente con sus correspondientes anexos, presentados por el contratista para el pago de anticipo, avance de obra o pago final, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por FONADE y la normatividad vigente.


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Registros: Pago por concepto de anticipo:

Lista de revisión documental para pago a contratista de obra de factura o documento equivalente en contratos con presupuesto sin situación de fondos.3

FMI013 Plan de inversión del anticipo

FMI016 Acta de iniciación del proyecto

FAP022 Certificación de cumplimiento para el pago

FAP030 Modelo cuenta de cobro

Factura o documento equivalente

Declaración juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social

Copia del contrato de administración de fiducia y certificación bancaria

Pago por concepto de avance de obra:

Lista de revisión documental para pago a contratista de obra de factura o documento equivalente en contratos con presupuesto sin situación de fondos.





Memoria de cantidades de obra (cuando aplique) 4


Pago final:

Lista de revisión documental para pago a contratista de obra de factura o documento equivalente en contratos con presupuesto sin situación de fondos.


FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual




Memoria de cantidades de obra (cuando aplique)

Modelo Acta de liquidación de contrato de obra


Tiempo o frecuencia: según lo pactado contractualmente. No obstante, es preciso resaltar que el plazo máximo para objetar la factura no podrá exceder los treinta (30) días calendario, pues de lo contrario se entiende aceptada (LEY 1295 de 2010). Asi entonces, de exisistir una objeción la factura debe devolverse de inmediato y debidamente soportada con las razones por las cuales se objeta.

Actividad 2: Anticipo Roles y responsabilidades:

3 Se encuentra en: http://www.fonade.gov.co/images/website/pdf/lista_revision_documentalv2.xls 4 Se encuentra en http://www.fonade.gov.co/images/website/pdf/memoria_cantidades_obrav2.xls

http://www.fonade.gov.co/images/website/pdf/lista_revision_documentalv2.xls

http://www.fonade.gov.co/images/website/pdf/memoria_cantidades_obrav2.xls


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Interventor:

Validar y verificar frente al FMI013 Plan de inversión del anticipo y el FMI042 Informe de inversión y buen manejo de anticipo, el valor del anticipo pactado en el contrato.

Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por FONADE para la entrega del anticipo pactado.

Constatar la correcta inversión del anticipo. Para este efecto debe exigir según corresponda la programación de los trabajos, el flujo de inversión del contrato y el Plan de Inversión del anticipo.

La interventoría debe verificar, si la normatividad vigente o el contrato así lo exija, que el contratista constituya en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, la fiducia o el patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos del anticipo.

Verificar que el contrato de fiducia es aprobado por el Ordenador del Gasto de FONADE.

El anticipo se maneja a través de una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable el cual debe establecer de forma expresa que la autorización de los desembolsos o cheques que se giren con cargo a este necesitan la firma del contratista y del interventor.

La interventoría puede sin ningún tipo de restricción revisar permanentemente el flujo de fondos del anticipo.

Verificar y aprobar o reprobar (según el caso), mensualmente los informes de buen manejo del anticipo y remitirlos a FONADE. Los Informes de buen manejo del anticipo deben estar soportados como mínimo por los siguientes documentos:

FMI013 Plan de inversión del anticipo

FMI016 Acta de iniciación del proyecto

FAP022 Certificación de cumplimiento para el pago.

FAP030 Modelo cuenta de cobro.

Factura o documento equivalente.

Declaración juramentada de pago de aportes parafiscales y seguridad social.

Copia del contrato de administración de fiducia y certificación bancaria.

El interventor deberá presentar mensualmente un informe en donde relacione los ítems ejecutados con recursos del anticipo y la calidad de los mismos, este informe será base para la posible reclamación a la garantía de buen manejo de anticipo por el contratista de obra. Supervisor FONADE: verificar y avalar las solicitudes de pago de una factura o documento equivalente con sus correspondientes anexos, presentadas por el contratista para el pago de anticipo, avance del objeto contractual o pago final, gestionar los trámites necesarios al interior de FONADE para la autorización del Gerente del Convenio o el Gerente de Unidad (este último aplica solo cuando el Gerente del Convenio es el Supervisor directo del contrato) para la generación de los pagos respectivos.

Registros:

FMI013 - Plan de inversión del anticipo

FMI016 - Acta de iniciación del proyecto

FAP022 - Certificación de cumplimiento para el pago

FAP030 - Modelo cuenta de cobro



Copia del contrato de administración de fiducia y certificación bancaria.


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Tiempo o frecuencia: al inicio y mensualmente hasta la amortización del anticipo.

Actividad 3: Revisar actas de pago de avance Roles y responsabilidades:

Interventor: revisar, verificar, aprobar o reprobar (según el caso), las actas de recibo parcial verificando, para el caso de los contratos de obra, que las cantidades de obra consignadas en la misma corresponden a lo realmente ejecutado y lo recibido a satisfacción y que los precios son los contractuales. Revisar las facturas, ordenes de desembolso y soportes presentados por el contratista para el pago de las cuentas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por FONADE y la normatividad vigente. Llevar un registro cronológico de los pagos y ajustes económicos del contrato. Verificar y controlar el balance de ejecución del contrato, para garantizar el cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado. Cuando esté establecida la fórmula de reajuste, el Interventor debe calcular los ajustes de precios del contrato de acuerdo con lo indicado en las cláusulas correspondientes. Supervisor FONADE: en los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de los documentos correspondientes al pago, verificar las solicitudes de pago de una factura o documento equivalente con sus correspondientes anexos, presentadas por el contratista principal para el pago de anticipo, avance del objeto contractual o pago final, gestionar los trámites necesarios al interior de FONADE para la autorización del Gerente del Convenio o el Gerente de Unidad (este último aplica sólo cuando el Gerente del Convenio es el Supervisor directo del contrato) para la generación de los pagos respectivos. En caso que el supervisor no considere viable continuar con el trámite deberá proceder a devolver la factura mediante comunicación escrita en la cual consigna los motivos por los cuales no se puede tramitar, en máximo los siguientes 3 días hábiles a su radicado en el Centro de Atención al Ciudadano.

Registros:

Lista de revisión documental para pago a contratista de factura o documento equivalente en contratos con presupuesto sin situación de fondos.

FAP022 Certificación de cumplimiento para el pago.

FAP030 Modelo cuenta de cobro.

Factura o documento equivalente.

FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal.

Memoria de cantidades (cuando aplique).


Tiempo o frecuencia: mensual o la periodicidad indicada contractualmente.

Actividad 4: Acta de pago mensual de Interventoría Roles y responsabilidades:

Interventor: elaborar y remitir al Supervisor de FONADE, la solicitud de pago la cual debe ir con la cuenta de cobro o factura (según corresponda), informe del avance y porcentaje ejecutado, informes de Interventoría y las demás obligaciones establecidas en las reglas de participación y en el contrato y las requeridas por el supervisor del contrato.


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Supervisor de FONADE: en los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de los documentos correspondientes al pago, recibir del interventor para su revisión y aprobación la solicitud de pago, la cual debe ir con la cuenta de cobro, informe del avance y porcentaje ejecutado, informes de Interventoría, reglas de participación y en el contrato; y las requeridas por el supervisor del contrato. En caso que el supervisor no considere viable continuar con el trámite deberá proceder a devolver la factura mediante comunicación escrita en la cual consigna los motivos por los cuales no se puede tramitar, en máximo los siguientes 3 días hábiles a su radicado en el Centro de Atención al Ciudadano.

Registro: factura o cuenta de cobro con los soportes respectivos

Tiempo o frecuencia: según lo pactado contractualmente

SUBCOMPONENTE 4.4: NOVEDADES DEL CONTRATO Y TOMA DE DECISIONES

Actividad 1: Modificar cantidades de obra Roles y responsabilidades:

Contratista de obra: en caso de requerirse modificar las cantidades de obra para la adecuada ejecución del proyecto, presentar a la interventoría la necesidad de la ejecución de mayores cantidades de obras, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su identificación. Interventor: al momento de identificar la necesidad de la ejecución de mayores cantidades necesarias para cumplir con el objeto contractual, la interventoría en los tres (3) días hábiles siguientes deberá revisar, verificar, aprobar o reprobar la solicitud realizada por el contratista. En caso de ser aprobada, debe remitir al supervisor de FONADE el formato FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos, con su respectiva justificación y aprobación. Supervisor FONADE: recibir por parte de la interventoría el acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos con su respectiva justificación y aprobación. Para el caso en el que se requiere adicionar recursos para la ejecución de mayores cantidades, evaluar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la solicitud y en caso de ser procedente, efectuar los trámites correspondientes a la consecución de los recursos presupuestales necesarios. En caso contrario, debe informar dentro de dicho período a la interventoría para que determine el ajuste de las metas físicas con los recursos actuales del proyecto, y la interventoría informa al Supervisor de FONADE los ajustes a llevarse a cabo.

Registro: FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos.

Tiempo o frecuencia: cuando se requiera.

Actividad 2: Actividades no previstas Roles y responsabilidades:

Contratista de obra: en caso de requerirse ítems no previstos para la adecuada ejecución del proyecto, presentar a la interventoría los Análisis de Precios Unitarios de los ítems no previstos, debidamente justificados y con los soportes necesarios, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su identificación. Interventor: recibir del contratista de obra los Análisis de Precios Unitarios - APUs, verificando con anterioridad los Análisis de Precios Unitarios contractuales, las especificaciones técnicas del ítem y la lista de precios básicos de FONADEEn caso en que se encuentre contemplado en la lista de precios se aplica el precio allí consignado. En caso de que no se contemple y sea necesaria su


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inclusión, debe comunicar por escrito al contratista que dispone de un plazo de cinco (5) días hábiles para la presentación de los Análisis de Precios Unitarios, de las actividades no previstas, adjuntando en dicha comunicación las especificaciones técnicas para su ejecución. Si pasados los cinco (5) días hábiles de que dispone el contratista para la presentación de los APUs, este no ha presentado dichos análisis, el interventor procede a informar al Supervisor de FONADE la demora en el cumplimiento de esta actividad a fin de que la Entidad aplique las acciones que considere pertinentes, determine el precio de las actividades por ejecutar o solicite la aplicación de las sanciones pecuniarias a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el contrato. En todo caso, FONADE determina lo precedente de acuerdo con la normatividad vigente. En caso que el contratista entregue al interventor los APUs, éste debe verificar dentro de los tres (3) días hábiles a la entrega del mismo, el listado del valor de los insumos y demás componentes del análisis de precios unitarios que hace parte de los documentos de legalización del contrato a fin de garantizar que el valor de dichos componentes corresponde a los de la propuesta. En caso de encontrarse discrepancia en estos valores, procede a realizar las correcciones pertinentes, informando por oficio al contratista de Obra. Cuando se requiera, el interventor debe soportar la revisión efectuada a los APUs de los ítems no previstos con mínimo dos (2) cotizaciones. Posteriormente el Interventor, debe remitir al supervisor de FONADE dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores al recibo de los APUs por parte del contratista, su concepto con la aprobación o no aprobación (el cual debe contener una manifestación de que se revisaron los APUs contractuales, evidenciando si efectivamente la actividad no está incluida en el contrato y una breve justificación técnica de la necesidad de cada una de ellas), anexando debidamente diligenciado y suscrito el formato FMI038 Ánalisis de Precios Unitarios, para la revisión por parte del Supervisor de FONADE y éste inicie el trámite ante el área de Estudios Previos de FONADE, para la verificación de que éstos se encuentren dentro de los precios de mercado. Una vez verificado por FONADE la totalidad de los APUs o vencido el término para el ajuste de los mismos, el Interventor debe remitir al supervisor de FONADE diligenciado y suscrito por los representantes legales del contratista de obra e interventoría o por sus respectivos Directores los formatos: FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos, FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos y FMI025 Solicitud de adición y/o prórroga (si hubiere lugar a ello), con el fin de efectuar la modificación al contrato. Para el efecto, dispone para el ajuste de tres (3) días hábiles siguientes a la comunicación de aceptación de FONADE o al vencimiento de los términos. Previo a la ejecución de los ítems no previstos, el Interventor debe verificar la existencia de la legalización de la modificación al respectivo contrato. Sin la debida modificación, el interventor no podrá autorizar la ejecución de los items no previstos. Supervisor FONADE: revisar el concepto del interventor con la aprobación o desaprobación (que debe contener una manifestación de que se revisaron los APUs contractuales, evidenciando si efectivamente la actividad no está incluida en el contrato y una breve justificación técnica de la necesidad de cada una de ellas), y anexo a este y debidamente diligenciado y suscrito el formato FMI038 Ánalisis de Precios Unitarios. Para los proyectos de infraestructura social y de infraestructura física, la supervisión debe tener en cuenta los criterios de control de diseños establecidos por FONADE, ya sea en la etapa de diseño o en la etapa de ejecución, para lo cual debe confirmar que la interventoría registre las acciones relacionadas con la planificación, revisión, verificación y validación de los diseños respectivos.


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Al momento que el interventor informe sobre la demora en el cumplimiento por parte del contratista de obra en la presentación de los Análisis de Precios Unitarios (APUs), este debe definir las acciones que considere pertinentes, determinar el precio de las actividades por ejecutar o solicitar la aplicación de las sanciones pecuniarias a que haya lugar de conformidad con lo establecido en el contrato, dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación del interventor El supervisor de FONADE, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de los Análisis de Precios Unitarios (APUs), podrá solicitar con el interventor los ajustes de los APUs que fueren objetados, informando por vía correo electrónico o fax, el resultado del ajuste. Si vencido el plazo indicado, no se han remitido los ajustes, se tomará como valor de la actividad, el determinado por FONADE. Una vez revisada la totalidad de los APUs o vencido el término para el ajuste de los mismos, debe recibir por parte de la Interventoría diligenciado y suscrito por los representantes legales del contratista de obra e interventoría, o por sus respectivos directores los formatos: FMI039 comparación y fijación de precios no previstos, FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos y FMI025 Solicitud de adición y/o prórroga (si hubiere lugar a ello), con el fin de efectuar la modificación al contrato. Para el efecto dispone de los 3 (tres) días hábiles siguientes a la comunicación de aceptación o al vencimiento de los términos para el ajuste.

Registro: FMI038 Análisis de Precios Unitarios. FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos. FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos. FMI025 Solicitud de adición y/o prórroga.

Tiempo o frecuencia: cuando se requiera.

Actividad 3: Solicitar suspensión del contrato de obra Roles y responsabilidades:

Cuando el origen de la solicitud es del Contratista de Obra: Contratista de obra: remitir al Interventor la información requerida para soportar la solicitud de suspensión de la obra. De ser procedente, suscribir con el Interventor, el Supervisor, el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto el acta de suspensión respectiva. Interventor: emitir un concepto técnico, dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles de recibo de la solicitud del Contratista, dada la necesidad de suspender la ejecución del contrato de obra, el cual se debe remitir para su aval o rechazo por parte del Supervisor, Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto de FONADE. En caso afirmativo, el Interventor debe diligenciar el acta de suspensión para el contrato de ejecución de obra y remitirla a FONADE para el visto bueno del Supervisor, el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto. El acta debe indicar si la misma genera costos para la Entidad, en caso afirmativo se deben valorar y justificar de manera detallada dichos costos. Supervisor FONADE: verificar el concepto técnico remitido por el Interventor, dentro de los siguientes tres (3) días hábiles, el cual debe soportar de manera detallada la solicitud de suspensión. Una vez realizado lo anterior, avala la solicitud para continuar con el trámite de firmas al interior de la Entidad, en caso contrario devuelve al Interventor para revisión y ajustes.


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Gerente de Unidad: revisar y avalar el concepto técnico remitido por el Interventor después de su revisión por parte del Supervisor, el cual soporta la solicitud de suspensión. En caso de avalar dicha solicitud, debe suscribir el acta. En caso contrario, devuelve al Supervisor para el trámite respectivo. Ordenador del Gasto: revisar y avalar el concepto técnico remitido por el Interventor, previa validación por parte del Supervisor y el Gerente de Unidad, el cual soporta la solicitud de suspensión. De considerarlo procedente, suscribe el acta. En caso contrario, devuelve para el trámite respectivo. Cuando el origen de la solicitud es del Supervisor o Interventor: Interventor: remitir al Supervisor la solicitud de suspensión de la obra, incluyendo el concepto técnico que soporta la misma. De ser procedente, el interventor debe diligenciar el acta de suspensión para el contrato de ejecución de obra y remitirlos a FONADE para gestionar la aprobación y firma del acta por parte del Supervisor, el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto. El acta debe indicar si la misma genera costos para la entidad, en caso afirmativo se deben valorar y justificar de manera detallada dichos costos. Supervisor: revisar y aprobar la solicitud y concepto técnico remitida por el Interventor, dentro de los siguientes tres (3) días hábiles, para la suspensión del contrato de obra, para su aval o rechazo por parte del Gerente de Unidad y Ordenador del Gasto. Gerente de Unidad: revisar y avalar el concepto técnico remitido por el Interventor el cual soporta la solicitud de suspensión. En caso de avalar dicha solicitud, debe suscribir el acta. Ordenador del Gasto: revisar y avalar el concepto técnico remitido por el Interventor el cual soporta la solicitud de suspensión. En caso de avalar dicha solicitud, debe suscribir el acta.

Registro: FMI023 Acta de suspensión.



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Actividad 4: Solicitar suspensión del contrato de Interventoría


Cuando el origen de la solicitud es del Interventor del contrato: Interventor de obra: remitir al Supervisor de FONADE la solicitud de suspensión del contrato de interventoría, para el trámite de aprobación o rechazo de la misma. En caso afirmativo, el interventor debe diligenciar el acta de suspensión para el contrato de ejecución de interventoría y remitirlos a FONADE para su visto bueno. Supervisor FONADE: verificar la solicitud de suspensión remitida por el Interventor. En caso de estar de acuerdo, suscribir el Acta de suspensión y tramitar las firmas del Gerente de Unidad y del Ordenador del Gasto. Gerente de Unidad: revisar y avalar la solicitud de suspensión remitida por el Interventor. En caso de avalar la solicitud, suscribir el Acta de Suspensión. Ordenador del Gasto: revisar y avalar la solicitud de suspensión remitida por el Interventor. En caso de avalar la solicitud, suscribir el Acta de Suspensión. Cuando el origen de la solicitud es del Supervisor del contrato: Supervisor: gestionar la aprobación ante el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto la necesidad de suspensión del contrato de interventoría, debidamente justificada. En caso afirmativo, diligenciar el acta de suspensión del contrato de interventoría y suscribirla junto con el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto. Gerente de Unidad: revisar y avalar la solicitud del Supervisor del contrato de interventoría, en caso de avalar dicha solicitud suscribir el Acta de Suspensión. Ordenador del Gasto: revisar y avalar la solicitud del Supervisor del contrato de interventoría, en caso de avalar dicha solicitud suscribir el Acta de Suspensión.

Registro: FMI023 Acta de suspensión.


Cuando se requiera. No obstante, no es necesario suscribir el acta de reinicio, cuando en la misma se establezca un término fijo. Es requisito obligatorio, que el contrato de interventoría se encuentre vigente para la ejecución del contrato de obra.


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Actividad 5: Suscribir reinicio del contrato de obra


Contratista de obra: suscribir con el Interventor, el Gerente de Unidad y el Ordenador del Gasto, el acta de reinicio del contrato de obra. Lo anterior, siempre que no exista certeza de la feha de reinicio o que aún teniéndola, no haya recibido previamente una comunicación escrita del Interventor, en la cual esté debidamente justificado que el evento que originó la suspensión ha sido resuelto. Interventor de obra: elaborar, suscribir y remitir al Supervisor, el acta de reinicio del contrato de obra una vez resuelta la situación que motivó la suspensión del contrato, para su visto bueno, del Gerente de Unidad y del Ordenador del Gasto. Cuando se encuentre tramitado el reinicio, el Interventor garantiza que el contratista, realice la modificación de las pólizas y que las mismas sean remitidas a la entidad contratante (FONADE o entidad territorial) para su aprobación. Sin perjuicio de lo anterior, el Interventor debe verificar si existe total certidumbre de la fecha de reinicio, justificando debidamente que el evento que originó la suspensión ha sido resuelto. Supervisor FONADE: verificar y avalar el acta de reinicio del contrato de obra. Gerente de Unidad: suscribir el acta de reinicio del contrato de obra. Ordenador del Gasto: suscribir el acta de reinicio del contrato de obra.

Registro: FMI024 Acta de reinicio.


Actividad 6: Realizar reinicio del contrato de interventoría


Interventor: suscribir y remitir al Supervisor de FONADE, el acta de reinicio para su firma, del Gerente de Unidad y del Ordenador del Gasto, una vez sea resuelta la situación que motivó la suspensión del contrato de interventoría. Así mismo, realizar la modificación de las pólizas y remitir las mismas a la entidad contratante para su aprobación. Supervisor FONADE: verificar y suscribir el Acta de reinicio del contrato de interventoría. Gerente de Unidad: suscribir el acta de reinicio del contrato de interventoría. Ordenador del gasto: suscribir el acta de reinicio del contrato de interventoría..

Registro: FMI024 Acta de reinicio.



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Actividad 7: Adición o prórroga u otra novedad del contrato de obra


Contratista de obra: suscribir con el Interventor, la solicitud de adición, prórroga u otra novedad del contrato y remitir la información requerida para soportar dicha solicitud. Suscribir con el Ordenador del Gasto, el documento contractual correspondiente. Interventor: elaborar, revisar y remitir la solicitud de adición, prórroga u otra novedad del contrato, presentadas por el contratista de obra y emitir un concepto técnico al respecto dirigido al Supervisor de FONADE, con la suficiente antelación y planeación. Dichas solicitudes deben estar claramente justificadas. Supervisor FONADE: verificar que el contrato se encuentre vigente y que en el caso de una adición, esta no supere el 50% del valor inicial del contrato, expresado en SMMLV (salario mínimo mensual legal vigente). Adicionalmente, revisar el presupuesto establecido y la disponibilidad de recursos. Revisar y presentar a la Subgerencia de Contratación, las solicitudes de adición, prórroga u otra novedad del contrato, entregadas por el interventor con la antelación suficiente, la cual debe estar debidamente justificada, para la revisión y aprobación respectiva por parte de las autoridades competentes en FONADE.

Registro: FMI025 Solicitud de adición y/o prórroga. Documento de solicitud de la novedad.


Actividad 8: Adición prórroga u otra novedad del contrato de interventoría

Roles y Responsabilidades:

Interventor : elaborar, revisar y remitir al Supervisor de FONADE la solicitud de adición, prórroga u otra novedad del contrato para su aprobación, con la suficiente antelación y planeación. Dichas solicitudes deben estar claramente justificadas. Supervisor FONADE: verificar que el contrato se encuentre vigente e igualmente, revisar el presupuesto y la disponibilidad de recursos. Revisar y presentar a la Subgerencia de Contratación, las solicitudes de adición, prórroga u otra novedad del contrato, entregadas por el Interventor con la antelación suficiente, la cual debe estar debidamente justificada, para la revisión y aprobación respectiva por parte de las autoridades competentes en FONADE.

Registro: FMI025 Solicitud de adición y/o prórroga. Documento de solicitud de la novedad.


Cuando se requiera. Según el Estatuto Anticorrupción, artículo 85, en pro de la continuación de las interventorías, se exceptúa la adición por encima del 50% del valor inicial del contrato como lo define el artículo 40 de la Ley 80 de 1993.


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Actividad 9: Incumplimiento contractual


Interventor del contrato principal: evaluar, en caso de cualquier incumplimiento de contrato de obra, bienes y servicios, el tipo y magnitud de la falla, retraso, omisión, exceso y en general, del desconocimiento del contratista del contenido de las obligaciones para así, determinar si las falencias del contratista revisten tal nivel de gravedad que configura un incumplimiento que afecta de forma directa el objeto (medidas apremiantes o sancionatorias) del contrato o si las dificultades son menores y pueden mejorarse en el corto plazo con la implementación de correctivos, a fin de no agravar las condiciones de ejecución del contrato (medidas correctivas o de administración). Le concurre la responsabilidad al interventor de efectuar oportunamente los requerimientos o remitir al contratista las recomendaciones, instrucciones o sugerencias encaminadas a garantizar el cumplimiento del objeto contractual y enviar al Supervisor de FONADE el respaldo documental que evidencie la medida correctiva o de administración adoptada (compromisos, visitas, planes de mejoramiento, actas de reuniones). El interventor debe remitir a la Compañía Aseguradora, copia de las comunicaciones que se produzcan en el contexto de cualquier medida correctiva o de administración, con el objetivo de poner en su conocimiento los hechos constitutivos de las medidas adoptadas y que puedan redundar en la alteración del estado del riesgo asegurado. Es importante contar con el registro de recibido de la comunicación por parte de la compañía Aseguradora y enviar al supervisor copia de este registro. En caso de que el Interventor evalúe y determine que procede(n) la(s) medida(s) sancionatoria(s), debe ajustarse a su procedencia así como a la forma de hacerla(s) efectiva(s) pactada previamente por las partes y que se encuentran consagradas en la minuta del contrato, objeto de la interventoría. Es responsabilidad del Interventor, realizar la respectiva solicitud de la aplicación de medida sancionatoria dirigida al Supervisor y acompañada de un informe mediante el cual haga mención expresa y detallada de los hechos así como de los presuntos incumplimientos contractuales atribuibles al contratista, tasando el o los perjuicios de acuerdo a los criterios previstos en el contrato, adjuntando la correspondencia cruzada con el contratista, al igual que los demás soportes y pruebas. Supervisor FONADE: verificar que el Interventor cumpla con las obligaciones establecidas en el presente Manual, en caso de falla, retraso, omisión, exceso y en general, del desconocimiento del contratista de los contenidos obligatorios que ameriten medidas correctivas y de gestión. En caso de incumplimientos que ameriten medidas sancionatorias previstas en el contrato, el Supervisor debe exigir y verificar que la información suministrada por el Interventor cumpla con los criterios previamente establecidos y determinar la viabilidad de la misma a través del informe que elabore para estos efectos.


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El Supervisor, por conducto de los Gerentes de Unidad y de Convenio, remitirá toda la información recaudada a la Subgerencia de Contratación de FONADE, quien se encargará de seguir el proceso respectivo. En caso de que el Interventor, a su vez desconozca los contenidos obligatorios del contrato de interventoría, será responsabilidad del Supervisor solventar, sustentar y acompañar, la solicitud de medidas correctivas para el contratista (objeto de la interventoría) adoptando a su vez las medidas correctivas para la Interventoría. En caso de que el Supervisor evidencie el incumplimiento del contratista (objeto de la interventoría) y que en su concepto, amerite medidas sancionatorias, le concurre la responsabilidad de solventar, sustentar y remitir, la solicitud de incumplimiento para el contratista y para el Interventor.

Registro: Comunicaciones con los soportes correspondientes.


SUBCOMPONENTE 4.5: HERRAMIENTAS A APLICAR POR FONADE AL MOMENTO DEL INCUMPLIMIENTO DE LA INTERVENTORÍA Remitirse a:

COMPONENTE 4: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL. Subcomponente 4.1: actividades de ejecución, seguimiento y control. Actividad 17: efectuar evaluación mensual del nivel de desempeño del contratista de Interventoría

o de estudios y diseños contratado por Fábrica de Interventoría. Subcomponente 4.4: novedades del contrato de obra y toma de decisiones. Actividad 9: incumplimiento contractual.

GDI721 Guía de lineamientos para las medidas correctivas y sancionatorias para el cumplimiento

contractual.


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E. COMPONENTE 5 - CIERRE Y LIQUIDACIÓN

SUBCOMPONENTE 5.1 TERMINACIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN

Actividad 1: Suscribir el Acta de cierre de fase del proyecto (Fábrica de interventoría - Aplica para proyectos que contemplen Fase I, II, III o más)


Contratista principal: suscribir junto con el Interventor el acta de cierre por cada una de las fases del proyecto. Interventor: elaborar, suscribir y enviar al Supervisor de FONADE el acta de cierre de la fase del proyecto, que le aplica. En la terminación se deben relacionar las actividades que se hayan ejecutado al 100% y recibidas a satisfaccción por parte del interventor. Supervisor FONADE: recibir por parte de la Interventoría el acta de cierre de la fase del proyecto y emitir el correspondiente aval de aprobación de la misma.

Registro: FMI082 Acta de Cierre.

Tiempo o frecuencia: A la terminación de cada fase.

Actividad 2: Suscribir el Acta de cierre de fase del proyecto en el contrato de Interventoría

(Fábrica de interventoría - Aplica para proyectos que contemplen Fase I, II, III o más)


Interventor: elaborar, suscribir y enviar al Supervisor de FONADE el acta de cierre de cada una de las fases del proyecto. En la terminación se deben relacionar las actividades que se hayan ejecuctado al 100% y recibidas a satisfaccción por parte del supervisor. Supervisor FONADE: recibir de parte de la Interventoría el acta de cierre de cada una de las fases del proyecto y emitir el correspondiente aval de aprobación de la misma. Gerente de Fábrica de Interventoría: suscribir junto con el Interventor y Supervisor de FONADE, el acta de cierre de cada una de las fases del proyecto.

Registro: FMI082 Acta de Cierre.

Tiempo o frecuencia: A la terminación de cada fase.

Actividad 3: Suscribir el Acta de terminación de contrato


Contratista principal: suscribir junto con el Interventor el acta de terminación de contrato. Interventor: elaborar, suscribir y enviar al Supervisor de FONADE el acta de terminación de contrato antes de la fecha de vencimiento del


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plazo de ejecución. En la terminación, se deben relacionar las actividades que se hayan ejecutado pero requieren reparación o ajuste, así como las actividades no ejecutadas y las ejecutadas de forma defectuosa; incluyendo el cronograma de entrega de los pendientes en caso de que exista compromisos a cargo del contratista de obra. Supervisor FONADE: recibir por parte de la Interventoría el acta de terminación de contrato y emitir el correspondiente aval de aprobación de la misma.

Registro: FMI026 Acta de terminación de contrato.

Tiempo o frecuencia: A la terminación del plazo contractual.

Actividad 4: Suscribir el Acta de terminación del contrato de interventoría


Interventor: elaborar, suscribir y enviar al Supervisor de FONADE el Acta de terminación del contrato de Interventoria antes de la fecha de vencimiento del plazo de ejecución. En la terminación se deben relacionar las actividades que se hayan ejecutado pero requieren complementación o ajuste y el cronograma de entrega de estos, por parte del Interventor. Supervisor FONADE: recibir por parte de la interventoría el acta de terminación de contrato y emitir el correspondiente aval de aprobación de la misma.

Registro: FMI026 Acta de terminación de contrato.

Tiempo o frecuencia: A la terminación del plazo contractual. Al recibo de las actividades contractuales.

Actividad 5: Suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual


Contratista principal: suscribir junto con la Interventoria el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual. Interventor: recibir del Contratista la totalidad de las actividades contractuales, efectuando la verificación correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, precios y descripción del bien o servicio. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual a satisfacción Supervisor FONADE: recibir por parte de la Interventoría el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual a satisfacción.

Registro: FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual.

Tiempo o frecuencia: Al recibo de las actividades contractuales (sin pendientes).


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Actividad 6: Suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto de interventoría


Interventor: elaborar y suscribir con el Supervisor de FONADE el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual a satisfacción. Supervisor FONADE: recibir y suscribir el Acta de entrega y recibo final del objeto contractual, una vez se encuentre aprobado por parte del supervisor el informe final de interventoría.

Registro: FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual.

Tiempo o frecuencia: Al recibo de las actividades contractuales, incluyendo informe final de interventoría aprobado y sin pendientes.

Actividad 7: Suscribir el Acta de entrega al cliente por parte de FONADE


Interventor: coordinar y participar de la entrega de los bienes y servicios por parte de FONADE al cliente. Supervisor FONADE: garantizar que FONADE suscriba oportunamente y con las personas debidamente autorizadas para ello, el Acta de entrega por parte de FONADE y recibo de bienes y/o servicios a satisfacción por parte del cliente objeto del contrato con el cliente o con el tercero que este determine.

Registro: FMI052 Acta de entrega por parte de FONADE y recibo de bienes y/o servicios a satisfacción por parte del cliente

Tiempo o frecuencia: A la entrega de un bien o servicio al cliente.

Actividad 8: Suscribir la constancia de supervisión técnica de Interventoría (Aplica para contratos de obra - Fábrica de interventoría)

Roles y responsabilidades: Interventor de obra: expedir la constancia de supervisión técnica de Interventoría, en la cual manifieste inequívocamente que la construcción de la estructura y de los elementos no estructurales cubiertos por el Reglamento y/o normatividad que aplique para el proyecto, se realizaron de acuerdo con lo especificado, y que las medidas correctivas tomadas durante la construcción, si las hubiere, llevaron la estructura al nivel de calidad requerido por el Reglamento y/o normatividad de acuerdo al modelo de constancia establecido que debe ser entregado al supervisor de FONADE al finalizar la ejecución del proyecto, el cual se ajusta conforme a las actividades técnicas desarrolladas según la normatividad que se relaciona a continuación:


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NORMA TÉCNICA DESCRIPCIÓN

NSR - 10 Norma de sismo resistencia 2010

RETIE Reglamento técnico de instalaciones eléctricas

RETILAP Reglamento técnico de instalaciones de iluminación y

alumbrado público

RAS 2000 Reglamento técnico del sector de agua potable y saneamiento

básico

NTC 1500 Código colombiano de fontanería

NTC 2505 Instalación y suministro de gas

NTC 5356 Instalación de calentadores a gas

NTC 3838 Gasoductos presiones de operación permisibles para el

transporte y distribución de gas

NTC 4595 Planeamiento y diseño de Instalaciones y ambientes

escolares NTC 4596 Señalizaciones para instalaciones y ambientes escolares

Resolución 3600 de 1996 del Ministerio de Transporte

Código colombiano de diseño sísmico de puentes

Norma Invías v.2013 Normas de ensayos de materiales para carreteras

Norma Invías v.2013 Especificaciones generales de construcción de carreteras

Supervisor FONADE: recibir suscrita por parte del Interventor la constancia de supervisión técnica de Interventoría, en la cual manifieste inequívocamente que la construcción de la estructura y de los elementos no estructurales cubiertos por el Reglamento y/o normatividad que aplique para el proyecto, se realizaron de acuerdo con lo especificado y que las medidas correctivas tomadas durante la construcción, si las hubiere, llevaron la estructura al nivel de calidad requerido por el Reglamento y/o normatividad vigentes de acuerdo al modelo de constancia establecido por FONADE.

Registro: Modelo constancia de supervisión técnica de Interventoría.

Tiempo o frecuencia: a la terminación de la obra.

SUBCOMPONENTE 5.2: LIQUIDACIÓN

Actividad 1: Suscripción del Proyecto de liquidación del contrato


Contratista principal: elaborar y suscribir con el Interventor el proyecto de liquidación del contrato con la totalidad de los soportes, dentro de los tiempos establecidos en las reglas de participación. En el evento en que no se establezcan en las reglas de participación o en el contrato, el plazo para la elaboración del proyecto de liquidación, se debe realizar en un tiempo máximo de cuarenta y cinco (45) días calendario contados a partir de la fecha de terminación una vez se encuentren terminado y recibido a satisfacción el objeto contractual, en ésta acta se debe hacer constar:


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El estado en que se recibe el objeto del contrato.

El área total de construcción, cuando se trate de contratos de obra.

El valor final del contrato incluyendo reajustes y revisiones de precios.

En el caso de los contratos de obras, el cuadro final de liquidación de obra, en donde aparezcan todas las cantidades recibidas.

La discriminación de todos los valores del contrato.

Interventor: garantizar que el contratista elabore el proyecto de liquidación del contrato, con la totalidad de los soportes, dentro de los tiempos establecidos en las reglas de participación. En el evento en que no se establezcan en las reglas de participación o en el contrato, el plazo para la elaboración del proyecto de liquidación, se debe realizar en un tiempo máximo de cuarenta y cinco (45) días calendario contados a partir de la fecha de terminación una vez se encuentren terminadas y recibidas a satisfacción las actividades contractuales, en esta acta se debe hacer constar:

El estado en que se recibe el objeto del contrato.

El área total de construcción, cuando se trate de contratos de obra.

El valor final del contrato incluyendo reajustes y revisiones de precios.

En el caso de los contratos de obras, el cuadro final de liquidación de obra, en donde aparezcan todas las cantidades recibidas.

La discriminación de todos los valores del contrato.

Suscribir el proyecto de liquidación de contrato con el contratista y remitirlo al Supervisor de FONADE. Supervisor FONADE: recibir por parte del interventor el Acta de liquidación del contrato, suscrita por las partes.

Registro: FMI045 Proyecto de liquidacion de contrato.

Tiempo o frecuencia: En cada liquidación del contrato.


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Actividad 2: Suscribir el proyecto de liquidación del contrato de interventoría


Interventor: elaborar y suscribir con el Supervisor de FONADE, el proyecto de liquidación del contrato objeto de la Interventoría en los tiempos establecidos en las reglas de participación y remitirlo al Supervisor de Proyecto de FONADE para su revisión y aprobación final, junto con la totalidad de los soportes.

Para tales efectos debe aportar la documentación necesaria una vez se encuentren terminadas y recibidas a satisfacción las actividades contractuales. En el evento en que no se establezcan en las reglas de participación o en el contrato, el plazo para la elaboración del proyecto de liquidación, se debe realizar en un tiempo máximo de cuarenta y cinco (45) días calendario contados a partir de la fecha de terminación.

Supervisor FONADE: garantizar que el interventor elabore el proyecto de liquidación del contrato, objeto de interventoría, con la totalidad de los soportes, dentro de los tiempos establecidos en las reglas de participación. En el evento en que no se establezcan en las reglas de participación o en el contrato, el plazo para la elaboración del proyecto de liquidación, se deberá realizar en un tiempo máximo de cuarenta y cinco (45) días calendario contados a partir de la fecha de terminación. Suscribir el proyecto de liquidación de contrato con el Interventor.

Registro: FMI045 Proyecto de liquidación de contrato


Actividad 3: Suscripción del Proyecto de liquidación del contrato de Interventoría por Fábrica de Interventoría


Interventor: elaborar y suscribir con el Supervisor de FONADE, el proyecto de liquidación del contrato objeto de la Interventoría en los tiempos establecidos en las reglas de participación y remitirla al supervisor de FONADE para su revisión y aprobación final junto con la totalidad de los soportes. Para tales efectos debe aportar la documentación necesaria una vez se encuentren terminadas y recibidas a satisfacción las actividades contractuales. En el evento en que no se establezcan en las reglas de participación o en el contrato, el plazo para la elaboración del proyecto de liquidación, se deberá realizar en un tiempo máximo de cuarenta y cinco (45) días calendario contados a partir de la fecha de terminación, y cuando todos los proyectos asignados cuenten con Acta de cierre y el Supervisor de FONADE apruebe el Informe final de Interventoría. Gerente de Fábrica de Interventoría: garantizar que el Interventor elabore el proyecto de liquidación del contrato, objeto de interventoría, con la totalidad de los soportes, dentro de los tiempos establecidos en las reglas de participación. En el evento en que no se establezcan en las reglas de participación o en el contrato, el plazo para la elaboración del proyecto de liquidación,


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se deberá realizar en un tiempo máximo de cuarenta y cinco (45) días calendario contados a partir de la fecha de terminación y cuando todos los proyectos asignados cuenten con Acta de cierre y el Supervisor de FONADE apruebe el Informe final de Interventoría. Suscribir el proyecto de liquidación de contrato con el Interventor.

Registro: FMI045 Proyecto de liquidacion de contrato


9. REGISTROS

COMPONENTE 1. CONTRATACIÓN DE INTERVENTORÍA

Formato Documento Código Descripción

X N/A Contrato suscrito entre las partes

X N/A Garantía del contrato aprobada

X FMI029 Acta de aprobación de personal para la ejecución del contrato

X FMI015 Acta de Inicio

COMPONENTE 2. ACTIVIDADES PARA INICIO

SUBCOMPONENTE 2.1: DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN


X N/A Contrato o documento de designación (comunicación externa o memorando interno), cuando aplique.

SUBCOMPONENTE 2.2 – REQUISITOS PARA EL INICIO DE LA INTERVENTORÍA POR PROYECTO – FÁBRICA DE INTERVENTORÍA


X FMI078 Solicitud de Servicio

X FMI080 Acta de Servicio


X FMI079 Orden de Inicio

COMPONENTE 3. VALIDACIÓN Y PLANIFICACIÓN

SUBCOMPONENTE 3.1 - ACTIVIDADES DE REVISIÓN Y PLANIFICACIÓN PREVIAS AL INICIO DE ACTIVIDADES TÉCNICAS DE EJECUCIÓN


X N/A Acta de reunión


X FMI020 Acta de seguimiento de contrato

X FMI015 Acta de inicio

X FMI012 Lista de chequeo para iniciación del contrato

X FMI016 Acta de Iniciación de proyecto

X FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte A

X FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte B

X FMI079 Orden de Inicio del proyecto y acta de entrega de la documentación del proyecto

X N/A Registro de entrega de documentación del proyecto

X N/A Programación de actividades contractuales

X N/A Plan de Calidad

X N/A Plan de Seguridad y Salud en el trabajo

X N/A Plan de Gestión de Riesgos

X N/A Plan Ambiental

X N/A Plan de Gestión Social

X N/A Plan de manejo de tráfico


CÓDIGO: MMI002

VERSIÓN: 08


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X N/A Plan de Aseguramiento de calidad de la Interventoría

COMPONENTE 4. EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

SUBCOMPONENTE 4.1 - ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL


X N/A Acta de Socialización o de auditoría visible del proyecto.

X FMI014 Acta de vecindad


X FMI033 Control de equipos

X FMI034 Control de equipos de medición

X FMI035 Control de inspección y ensayos

X FMI036 Control de seguridad industrial

X N/A Inspección Interna de obra

X FMI017 Informe semanal de Interventoría

X FMI019 Informe ejecutivo mensual de interventoría

X FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo

X FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal

X N/A Plan de Mejora con acciones correctivas, preventivas y/o de Mejora

X N/A Reprogramación, plan de contingencia

X N/A Resultados de campo, laboratorio y demás pruebas

X N/A

Matriz plan de control operativo de calidad para edificaciones, nuevas, antiguas y demás estructuras que esten dentro del alcance del reglamento colombiano de construciones sismoresistentes NCR-10

X N/A Certificado de aportes parafiscales (cuando aplique)

X N/A Planillas de pago de seguridad social (cuando aplique)

X N/A Soporte de pago de obligaciones parafiscales

X FMI028 Formato de evaluación de proveedores de bienes y/o servicios

X N/A Aprobación de las garantías y anexos por el área de Gestión contractual de FONADE o por el ente territorial.

SUBCOMPONENTE 4.2 - INFORMES DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL


X N/A Bitácora del proyecto

X N/A Informe diario de ejecución

X FMI017 Informe Semanal de Interventoría

X FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensual de Interventoría

X FMI019 Informe ejecutivo mensual de Interventoría

ANEXO ADMINISTRATIVO

X FMI014 Acta de vecindad


X FMI021 Control de personal

X FMI022 Relación de correspondencia

X FMI023 Acta de suspensión

X FMI024 Acta de reinicio

ANEXO TÉCNICO

X FMI030 Relación de documentos

X FMI031 Relación de planos

X FMI033 Control de equipos

X FMI034 Control de equipos de medición

X FMI035 Control de inspección y ensayos

X FMI036 Control de seguridad industrial

X FMI037 Formato de registro Fotográfico

X FMI038 Análisis de precios unitarios

X FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos

X N/A Cumplimiento normatividad ambiental


CÓDIGO: MMI002

VERSIÓN: 08


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X N/A Inspección interna de obra

ANEXO PRESUPUESTAL

X FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo


X FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos

X FMI013 Plan de inversión del anticipo

X N/A Informe final con sus correspondientes soportes

X FMI026 Acta de terminación de contrato

X FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual

X FMI045 Proyecto de liquidación de contrato

X FMI028 Formato de evaluación de proveedores de bienes y/o servicios (Cuando aplique)

X N/A Garantías actualizadas

SUBCOMPONENTE 4.3 - PAGOS A CONTRATISTA E INTERVENTORÍA


X N/A Lista de revisión documental para pago a contratista de factura o documento equivalente en contratos con presupuesto sin situación de fondos

X FMI013 Plan de inversión del anticipo

X FMI016 Acta de Iniciación de proyecto

X FAP022 Certificación de cumplimiento para el pago

X FAP030 Modelo cuenta de cobro

X N/A Factura o documento equivalente

X N/A Declaración juramentada de pagos de aportes parafiscales y seguridad social

X N/A Copia contrato de administración de fiducia y certificación bancaria


X N/A Memoria de cantidades de obra


X N/A Modelo Acta de liquidación de contrato

SUBCOMPONENTE 4.4 - NOVEDADES DEL CONTRATO Y TOMA DE DECISIONES


X FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos

X FMI038 Ánalisis de Precios Unitarios

X FMI039 Comparación y fijación de precios No Previstos

X FMI025 Solicitud de adición y/o prórroga

X FMI023 Acta de suspensión

X FMI024 Acta de reinicio

X N/A Documento de solictud de la novedad

X N/A Comunicaciones con los soportes correspondientes

COMPONENTE 5. CIERRE Y LIQUIDACIÓN

SUBCOMPONENTE 5.1 - TERMINACIÓN Y RECIBO A SATISFACCIÓN


X FMI081 Acta Terminación

X FMI082 Acta de Cierre

X FMI026 Acta de terminacion de contrato


X FMI052 Acta de entrega por parte de FONADE y recibo de bienes y/o servicios a satisfacción por parte del cliente.

X N/A Modelo constancia de supervisión técnica de Interventoría

SUBCOMPONENTE - 5.2: LIQUIDACIÓN


X FMI045 Proyecto de liquidacion de contrato

MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE … · Modificación del objeto, alcance y origen de la...

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