Propuesta Solutec Interventoría

5/8/2018 Propuesta Solutec Interventoría - slidepdf.com

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PLAN DE INTER VENTOR IA TECNICA,ADMINISTR ATIVA, FINANCIER A Y CONTABLE AL

CONTRATO N0 003 2010

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA.



INTRODUCCIÓN

La Interventoría tecnológica es una herramienta de gestión y de asesoría que por medio de un proceso sistemático e independiente de supervisión, control yvigilancia, conduce al logro de los objetivos de proyectos que tienen inherentes eldesarrollo y la innovación tecnológica, disminuyendo sus riesgos asociados ygarantizando la mejor disposición de los recursos dentro de los términoscontractuales.

En este marco conceptual, los procesos de Interventoría deben responder ala expectativa de un procedimiento metodológico organizado y sistemáticoque permita verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas delcontrato.

SOLUTEC LTDA es una empresa caucana, con procesos de auditoríae interventoría estandarizados, un equipo interdisciplinario altamente calificado en

la Interventoría de contratos de Telecomunicaciones, auditoría contable,implementación de sistemas de calidad y, diseño e implementación desoluciones en tecnología, que nos permiten presentar una propuesta confiablepara garantizar el cumplimiento de las metas propuestas por la interventoría decontratos

Este documento presenta nuestra propuesta para la INTERVENTORIATECNICA, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y CONTABLE AL CONTRATO,de acuerdo con los requisitos exigidos por las normas comúnmenteaceptadas de interventoría y ajustada a los lineamientos del Pliego decondiciones y sus anexos técnicos.

Francisco José Solarte G.Representante LegalSolutec Ltda.

PLAN DE INTERVENTORIA



1. OBJETO DEL CONTRATO A INTERVENTORIA

• Contrato de diseño, adquisición de equipos de cómputo, periféricos,equipos audiovisuales para las dependencias académico administrativasdel servicio nacional de Aprendizaje SENA (Licitación Publica 003 2010)

1. RESUMEN DE LA LICITACIÓN

• Las comunicaciones de voz, video y datos del campus universitario en elSena, requieren una infraestructura física adecuada que permita elacceso de los usuarios a las redes de comunicaciones. Estainfraestructura debe ser fácil de gestionar, flexible ante las ampliacionesy cambios que puedan surgir, preparada para las aplicaciones decomunicaciones presentes y futuras, e instalada según estándares ynormativas que permitan asegurar la calidad y compatibilidad de lascomunicaciones.

• En consecuencia, se define la necesidad de establecer una serie dedirectrices y normativas con el objeto de homogeneizar lasinfraestructuras de telecomunicaciones de todos los edificios delcampus universitario, desde el punto de vista del suministro, instalacióny conservación de los cableados y de toda la infraestructura querequiere este tipo de proyecto destinado a las telecomunicaciones.

• Se requiere el suministro e instalación de los componentesnecesarios para las infraestructuras de comunicaciones de voz, video ydatos de todos los edificios del campus universitario Sena, por lo que alo largo del mismo se expondrán las características técnicas,especificaciones, normativas, pruebas exigibles, condiciones deinstalación y documentación del cableado, canalizaciones y elementoscomplementarios de las infraestructuras de telecomunicaciones.

3. ENFOQUE

Los servicios de Interventoría en este proyecto se orientan a los siguientesaspectos:

• Interventoría al diseño y/o estrategias de tecnología• Interventoría a la implantación de soluciones de tecnología• Interventoría al desarrollo de soluciones de tecnología• Interventoría a la gerencia del proyecto

3.1 Control efectivo del alcance de proyecto

○ Control de Costos del proyecto○ Control de calidad en los entregables del proyecto



○ Control de tiempo en la ejecución del proyecto○ Control de riesgos en el proyecto○ Determinación del verdadero impacto organizacional○ Aprendizaje del manejo y la gestión de los proyectos de

tecnología○ Garantía de un inicio exitoso y la continuidad del proyecto a

mediano y largo plazo que garantice protección de la inversión.○ Mejoramiento en el trabajo y la eficiencia en el mismo en sus

equipos de proyecto y grupos de usuarios.○ Imparcialidad y transparencia en la toma de decisiones○ Soporte controlado al manejo de cambios en el proyecto.○ Asesoría en la toma de decisiones ante cambios imprevistos○ Soporte y asesoría ante la materialización de riesgos en el

proyecto

4. ALCANCE DE LA INTERVENTORIA

Los principales alcances de la Interventoría son:

Identificar y ejecutar las actividades “In Situ” necesarias para verificar, aprobar y realizar las sugerencias a que haya lugar con ocasión del logro de losobjetivos del proyecto.

Diseñar el modelo de gestión de la Interventoría, basándose en la metodología los estándares para gerencia de Proyectos de Interventoría del Manual deInterventoría.

Establecer y poner en marcha las acciones necesarias para su uso por parte de los actores de decisión del Contrato.

Convocar a los representantes de las partes durante las etapas de diseño de los mecanismos de administración y control del Proyecto y en la puesta enmarcha de los mismos.

Participar en los comités de naturaleza técnica o administrativa que la contratante conforme para el adecuado desarrollo del Proyecto e informar alComité de Proyecto cualquier tipo de situación que a su juicio sea causal deretrasos en la ejecución del Contrato de implantación o que ponga en peligrosu cumplimiento dentro del tiempo estimado, sugiriendo las accionescorrectivas que en su criterio deben realizar las partes del Contrato.

Precisar y enriquecer, de acuerdo con lo establecido en el Contrato, el marco general de aprobación de los productos parciales y finales de cada una de lasetapas del Proyecto.

Definir, conjuntamente con los actores de decisión del Contrato, los parámetros de aceptación de bienes y servicios, entendido por ellos el conjunto deindicadores de seguimiento, sus metas asociadas y los criterios de obligatoriocumplimiento para la aceptación de los bienes y servicios del Contratista. Cada



indicador debe tener asociada una meta que el contratista deberá alcanzarpara que el Interventor y, a través suyo, el Comité Directivo considereaceptado el producto o servicio. Conforme con lo establecido en el Contrato, enel caso que no se alcance la meta esperada, el Contratista deberá corregir,subsanar, desarrollar o suplir.

Definir y evaluar los mecanismos para el aseguramiento de la calidad de los resultados parciales y finales de cada una de las etapas del Proyecto,estipuladas en el cronograma y la metodología de desarrollo de proyecto.

Las metas que se definan para la aceptación de los productos parciales y finales ofrecidos por el contratista, deberán cumplir con los parámetrosestablecidos en el Contrato para la aprobación de los productos entregados ylos resultados obtenidos según su naturaleza.

Con el fin de realizar y asegurar la sostenibilidad al aseguramiento de la calidad del Proyecto, el interventor definirá el esquema de transferencia deconocimiento al equipo de Proyecto en áreas como aseguramiento de la

calidad, gestión del riesgo y mecanismos de control y seguimiento.Generar un sistema de intervención participativa por parte de los actores clave del Contrato que contribuya a la adopción de los mecanismos de gestión delProyecto.

ETAPA2Ejecución de laInterventoría

ETAPA 1Planeación de la Interventoría

Pliegos

A1

Planeación de laInterventoría

A2

RetroalimentaciónPlaneación de la

Interventoría

A2Formatos de Manual de

funciones

A2Manual de Funciones

P1Propuesta deInterventoría

P2Gestión documental



5. PROCESOS DE PLANEACION

Como se ha indicado, la planeación es un proceso dinámico que se cumple entres etapas: i) identificación y obtención de fuentes de información, ii)formulación del plan y iii) resultado de la planeación: el plan.

Proceso de planeación de interventoría.6. METODOLOGÍA ESPECÍFICA

La propuesta presentada en este documento incluye tres tipos de interventoría,la administrativa, la técnica y la financiera, todas de igual importancia, noobstante se resalta la interventoría administrativa como un macroproceso en elque se pueden identificar procesos de tipo transversal donde confluyenactividades y procesos de las otras interventorías. En general, el InterventorAdministrativo en cumplimiento de sus responsabilidades realizará procesosrelacionados con el monitoreo, seguimiento, asesoría y análisis realizado a laejecución de los recursos. La metodología con la que trabaja SOLUTEC LTDA, la

cual se propone para realizar la interventoría administrativa se presenta en elsiguiente diagrama.



Metodología de interventoría administrativa a aplicar

Se debe aclarar que las dos primeras fases y parte de la tercera de lametodología propuesta ya se han ejecutado con el propósito de elaborar lapropuesta contenida en este documento. A continuación de describe de

manera breve los procesos que involucra la realización de las labores deinterventoría administrativa:

Identificar a la entidad objeto de interventoría: Se obtiene la informacióncomo la propuesta presentada por el contratista, incluyendo toda ladocumentación solicitada en el proceso de licitación, y el pliego de condicionescorrespondiente. Este proceso se entiende como ejecutado al momento de lapresentación de esta propuesta.

Programar las actividades y recursos para el desarrollo de la

interventoría administrativa: Se programa las actividades y recursos

necesarios para lograr los objetivos de las labores de interventoríaadministrativa y financiera.

Recolectar y analizar la información general del contratista: Se acude alas fuentes de información necesarias para realizar la labor de interventoría.

Recolectar y verificar información en campo: Se realizará visitas a losemplazamientos donde se esté ejecutando la obra para obtener y cotejarinformación proporcionada por el contratista.



Estudiar y analizar la información: Se analiza la información recolectada yse emite un concepto respecto a la ejecución de las actividades.

Aprobar y registrar la información en el sistema de gestión

documental: Se registra la información realizada en campo y los dictámenesadministrativos, financieros, o técnicos en el sistema de gestión documental

“DOCUMENTOS MSD 2.2”

Generar informes, reportes y dictámenes de interventoría: Se generanlos informes requeridos con la periodicidad requerida, y para ello se utiliza elsistema de gestión documental y los formatos incluidos como Anexos en estapropuesta.

Realizar informe de cierre de vigencia: En este caso el cierre de vigenciacoincide con la etapa de liquidación del contrato entre el SENA y el contratistaRyS Telecomunicaciones.

Liquidar interventoría: Una vez cumplidos la totalidad de los objetivos delcontrato de interventoría se realiza el proceso de liquidación de la misma.

7. CONCEPTOS, DEFINICIONES E INFORMES

7.1 TÉRMINOS BÁSICOS

Acta: Documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado enuna reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas eindicando el responsable de cada uno de ellas.



Ajustes: Es un factor de actualización que se genera por la variación de losíndices de costos establecidos entre la fecha de presentación de la propuesta yla fecha de ejecución.

Anticipo: Son recursos públicos entregados por el SENA al contratista, quiense obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de

acuerdo con el programa de inversión avalado por el interventor.Apoderado: Persona a quien se confiere la facultad de actuar en nombre yrepresentación del contratista o del interventor, con poder paracomprometerlo; facultad que debe ser otorgada mediante un documentoexpreso y escrito, con autenticación ante notario público. Cuando de trate deconsorcio o uniones temporales, su representante no podrá conferir poder parala totalidad de sus actuaciones como tal dentro de la vigencia del contrato; en este evento, elconsorcio o la unión temporal deberá designar un nuevo representante.

Contrato Adicional: Acuerdo que celebran el SENA y el contratista paraprorrogar el plazo y/o adicionar el valor de un contrato.

Control de Calidad: Es el proceso mediante el cual se verifican lascondiciones de los materiales, elementos, métodos, modelos, normas, etc., quese utilizan, de acuerdo con las especificaciones requeridas para la ejecución delcontrato.

Cuenta de Anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valortotal del anticipo que entrega el SENA, para ser manejada en forma conjuntaentre el contratista y el interventor. Los rendimientos que genere esta cuentaserán del SENA o de la Nación según el caso y deberán ser reintegrados altesoro en la oportunidad establecida en la normatividad vigente para talefecto.

Delegado: Persona a quien se confiere la facultad de actuar en representacióndel contratista o del Interventor, en actuaciones de simple trámite autorizadasexpresamente en el manual de interventoría, que no comprometen laresponsabilidad del contratista o interventor.

Funcionario competente para firmar el contrato: Funcionario del SENAdelegado expresamente por acto administrativo emanado del Director Generalpara suscribir el contrato de que se trate.

Gestor Técnico: Actor a través del cual el SENA desarrolla el ejercicio deadministración y seguimiento respecto de los proyectos que adelanta la

Entidad.Imprevistos: Acontecimiento no previsto presentado durante la ejecución delcontrato de obra y que debe asumirse como un porcentaje de los costosdirectos del contrato.

Ítem no Previsto: Actividades complementarias a las inicialmentecontratadas, que surgen durante la etapa de ejecución y son indispensablespara cumplir con el objeto contratado; deberán ejecutarse previo análisis,



estudio y aprobación del precio unitario y celebración del contrato adicionalcorrespondiente según el caso.

Obra Adicional (mayor cantidad de obra): Es el incremento en la cantidadde un ítem inicialmente contratado.

Obra Complementaria: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuyaejecución se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamientoy/o adecuada terminación a las obras contratadas, y deberá ejecutarse previoanálisis, estudio y aprobación del precio unitario y celebración del contratoadicional correspondiente según el caso.

Orden de Iniciación: Documento en el cual se fija la fecha de iniciación delcontrato, a partir de la cual se contabiliza el plazo de ejecución del contrato.

Orden de Pago: Documento a través del cual se autoriza el pago por partedel INVÍAS al contratista, por las labores ejecutadas durante el períodorespectivo, de acuerdo con la modalidad de pago estipulada en el contrato.

Ordenador del Pago: Funcionario delegado expresamente por actoadministrativo emanado del Director General, para disponer u ordenar el pagode que se trate.

Pago Anticipado: Son recursos cancelados en forma adelantada al contratistano sujeto a ajustes de precios, que representan una parte del pago por laejecución del contrato.

Plazo de Ejecución del Contrato: Es el período entre la fecha de iniciación yde vencimiento del término estipulado en el contrato.

Pliego de Condiciones: Documento en el cual se fija el marco normativo bajoel cual se desarrollara el procedimiento de selección y la ejecución delcontrato, que contiene los derechos y obligaciones de las partes, describe elobjeto a contratar, con la inclusión de los requisitos técnicos, financieros y

jurídicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente el contratistadurante la ejecución del contrato.

Redistribución de recursos de personal y otros recursos: Programa en elcual se ajusta a lo largo del plazo del contrato de interventoría, la forma comose utilizaran periódicamente el personal y otros recursos.

7.2. TIPOS DE ACTAS

Acta de Ajustes: Documento contractual mediante el cual se reconoce losajustes de precios pactados en el contrato, correspondientes a un acta derecibo parcial o de recibo final.

Acta de Aprobación de Estudios y Diseños: Documento mediante el cual elcontratista entrega y el Interventor aprueba y recibe los estudios y/o diseños



pactados en el contrato. En esta acta se deja constancia de la aprobación departe o de la totalidad de los estudios y diseños.

Acta de Comité: Documento mediante el cual se deja constancia del avancefísico, financiero, administrativo y legal del contrato y compromisos que debenrealizarse de acuerdo a las necesidades del mismo.

Acta de Costos: Documento contractual mediante el cual se reconocencuantificados los servicios realizados por la interventoría durante la ejecuciónde un contrato. Esta acta es el soporte para el pago gradual a la interventoría.

Acta de Modificación de Costos: Documento mediante el cual se ajustan loscostos de personal y de otros recursos de acuerdo al avance del contrato deobra.

Acta de Entrega de Bienes y/o Equipos: Documento contractual medianteel cual se formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o equipos por parte delcontratista al SENA.

Acta de Entrega por Cambio de Interventor o Gestor Técnico:Documento contractual mediante el cual se protocoliza el empalme entre elinterventor o gestor técnico saliente y entrante. En este documento se dejaconstancia del estado y manejo del anticipo, del avance físico y financiero delcontrato y de la entrega y recibo de todos los documentos.

Acta de Fijación de Ítem no Previsto: Documento contractual mediante elcual se aprueba por parte de la Entidad el precio del mercado del ítem noprevisto.

Acta de Liquidación del Contrato: Documento contractual donde se hace

un balance contable entre las inversiones ejecutadas por el contratista contralas pagadas por la entidad.

Acta de Reanudación: Documento mediante el cual se deja constancia de lareanudación de las obras.

Acta de Entrega y Recibo Definitivo de Obra: Documento contractualmediante el cual el contratista hace entrega y el SENA a través de lainterventoría recibe las obras en el estado en que se encuentren.

Acta de Recibo Parcial de Obra: Documento contractual mediante el cual elcontratista hace entrega parcial y el SENA a través de la interventoría recibe

parcial y debidamente cuantificados los bienes, las obras o los servicios. Estaacta es el soporte para el pago parcial al contratista.

Acta de Reunión Técnica Inicial: Documento que se elabora, máximo dentrode los tres (3) días hábiles siguientes a la orden de inicio, se realizará en laDirección Regional del SENA con el Director Regional, El Subdirector del Centro,los directores de interventoría, los ingenieros residentes de obra eInterventoría y el gestor técnico de contrato.



Acta de Suspensión o Ampliación de la Suspensión del Contrato:Documento contractual mediante el cual el SENA y el contratista acuerdan confundamentos técnicos y jurídicos la suspensión del plazo de ejecución delcontrato o ampliación de la suspensión, indicando la fecha probable dereanudación. El contratista se obliga a actualizar las pólizas y garantías,ampliando la vigencia de éstas por el término de la suspensión.

Insumo: Se refiere a cualquier componente del análisis del Precio Unitario.

7.3 FORMATOS E INSTRUCTIVOS

No Código NOMBRE DEL DOCUEMNTO

1 FMI012 Lista de chequeo para iniciación del contrato

2 FMI013 Plan de inversión del anticipo

3 FMI014 Acta de vecindad

4 FMI015 Acta de inicio

5 FMI016 Acta de iniciación del proyecto

6 FMI017 Informe semanal de interventoría

7 FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensualde interventoría

8 FMI019 Informe Ejecutivo Mensual de interventoría

9 FMI020 Acta de Seguimiento a Contrato

10 FMI021 Control de Personal

11 FMI022 Relación de Correspondencia

12 FMI023 Acta de Suspensión

13 FMI024 Acta de Reinicio

14 FMI025 Solicitud de Adición y /o Prorroga

15 FMI026 Acta de terminación de Contrato

16 FMI027 Acta de entrega y recibo final del objeto contractual

17 FMI028 Evaluación de Proveedores de bienes y servicios

18 FMI029 Acta de aprobación de personal para la ejecución delcontractual

19 FMI030 Relación de documentos

20 FMI031 Relación de planos



21 FMI032 Acta especial para contratos de diseño y obra parte A B

22 FMI033 Control de Equipos

23 FMI034 Control de Equipos de medición

24 FMI035 Control de inspección y ensayos

25 FMI036 Control de Seguridad Industrial

26 FMI037 Registro Fotográfico

27 FMI038 Análisis de Precios Unitarios

28 FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos

29 FMI040 Acta de cambio de especificaciones

30 FMI041 Verificación de diseños y o estudios técnicos31 FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo

32 FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal

33 FMI044 Acta de mayores y menores cantidades e ítems no previstos

34 FMI045 Proyecto de liquidación del contrato

35 FMI046 Lista de Chequeo Interventoría Técnica

8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y DETERMINACIÓN DEL PERSONAL

La estructura organizativa de SOLUTEC LTDA Interventoría se compone de loselementos representados en el siguiente organigrama.



En cabeza del director de interventoría, quien oficia en este proyecto comocoordinador administrativo, se abarca los tres tipos de interventoría requerida,con un personal muy bien seleccionado y calificado para cumplir con losobjetivos planteados en cuanto a tiempos y calidad de desempeño.

Las hojas de vida de cada unos de las personas de la estructura organizacionalse incluyen en el Anexo 1.

9. PROPUESTAS DE INTERVENTORÍA

9.1 INTERVENTORÍA ADMINISTRATIVA



La interventoría administrativa reúne los conceptos de interventoría financierae interventoría técnica. Para su desarrollo se propone una serie de actividadeslas cuales se han definid según la metodología presentada previamente, y lainformación suministrada por parte de la entidad contratante, tal como los

documentos del pliego de condiciones de la licitación y la propuesta ganadorade la empresa RyS Telecomunicaciones (contratista). Considerando que elcontratista no presenta en su propuesta un cronograma detallado de acuerdo acomo se solicita en el pliego de condiciones, SOLUTEC LTDA Interventoría, seciñe al cronograma definido en dicho pliego de condiciones. A continuación sepresenta la programación requerida en el pliego el cual se toma como basepara la definición del cronograma de interventoría administrativa propuesto.

N

o

Entregable Tiempo

máximo

Plazo

Máximoentregacontratista

Plazo

máximoaprobacióndeinterventor

Participación

0. Acta de Inicio 15 abril de2011

Un desembolsocorrespondienteal 20% del valordel contrato atítulo de anticipo

1. Plan deIngeniería.Revisiónpreliminar deldiseño

2 meses 14 junio de2011

21 junio de2011

Un desembolsocorrespondienteal 10% del valordel contrato

2 Fabricación,transporte ynacionalizacióndel equipo delsegmento

terreno

4 meses 15 agostode 2011

21 agosto de2011


4. Entrega dehardware parainicio deensamble,integración ypruebas

7 meses 14noviembrede 2011

21noviembrede 2011




5. Aceptaciónpreliminar

8 meses 14diciembrede 2011

21 diciembrede 2011


6. Aceptación

total

8 meses 28

diciembrede 2011

29 diciembre

de 2011

Un desembolso

correspondienteal 30% del valordel contrato

Programación – Pliego de condiciones del proceso de licitación

9.2 Programación de actividades



9.3 Descripción del proceso

En este punto se incluye la descripción de las actividades programadas y sereferencian los formatos y actas propuestas (anexadas a esta propuesta) parallevar el control referente a la interventoría administrativa.

• Presentación del director de interventoría: El director deinterventoría o coordinador administrativo se presenta ante elcontratista a través de comunicación escrita emitida por la entidadcontratante. En esta misma sesión de acuerdan detalles sobre la emisióndel acta de inicio y la documentación requerida para la aprobación delanticipo.



• Emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo: Se suscribecon el contratista el acta de iniciación del contrato, para lo cual sepropone el formato FMI015_Acta de inicio. Revisión de informe deinterventoría financiera para aprobación del anticipo en los términosdefinidos en el pliego de condiciones. Para la aprobación del anticipo sedebe diligenciar el formato FMI013_Plan de inversión del anticipo.

• Realización de reunión para acuerdo de manejo documental: Serealiza una reunión entre representantes del contratante (supervisor),contratista, e interventoría con el propósito de definir los términos delmanejo documental de la información. Se propone el manejo del formatoFMI030_Relación de documentos para el intercambio de documentosentre las partes.

• Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo: Serealiza un seguimiento semanal (de acuerdo al formatoFMI017_InformeSemanalInterventoria_V05) de la ejecución del proyecto

y se genera un reporte ejecutivo en las fechas programadas. Para larealización de este informe se analiza los reportes entregados por partede interventoría técnica y financiera con dos días de anticipación. Sesugiere la utilización del formato FMI019_ Informe Ejecutivo Mensual deInterventoría. Para las tareas de seguimiento se propone el formatoFMI020_ActaSeguimientoContrato_V05. El informe ejecutivo espresentado al supervisor como representante de la entidad contratantey se levanta el acta respectiva.

• Aprobación del cronograma y trabajo de ingeniería: Se evalúa el

cronograma de ejecución del contrato y el plan de ingeniería presentadopor el contratista. Para ello se evalúan los tiempos estipulados yactividades de entrega parcial y total de acuerdo a los pliegos decondiciones. Para esta actividad se recibe el informe y el aval por partedel coordinador técnico. Se aplica el formato FMI041_Verificacion dediseños y o estudios técnicos. Aprobación de desembolso del 10 % delcontrato.

• Emisión de acta de inicio de obra: Se emite el acta de inicio de laobra mediante el formato propuesto FMI016_Acta de iniciación delproyecto una vez se ha diligenciado el formato FMI012_Lista de chequeo

para iniciación del contrato.

• Aprobación de desembolsos: Se evalúan las entregas o condicionespara la autorización del desembolso de acuerdo a lo establecido en elpliego de condiciones o las condiciones aprobadas al contratista en elinicio del contrato.



• Recepción primera entrega de montaje de infraestructura de TI:Corresponde a la primera entrega de la infraestructura de TI por partedel contratista. Para esta recepción se tiene un apoyo absoluto por partede interventoría técnica e interventoría financiera.

• Recepción de hardware para inicio de ensamble, integración y

pruebas: Corresponde a la segunda entrega de la infraestructura de TIpor parte del contratista. En este caso se recibe fundamentalmente elhardware para que el contratista inicie el ensamble, integración ypruebas. Para esta recepción se tiene un apoyo absoluto por parte deinterventoría financiera e interventoría técnica con una serie deactividades bien definidas.

• Aceptación preliminar : Se realiza la recepción parcial del proyecto yse emite recomendaciones y/o solicitudes a tener en cuenta para larecepción final. Como parte de esta entrega el contratista debe

diligenciar el formato FMI043_Acta de recibo parcial y balancepresupuestal.

• Aceptación total: Se realiza la recepción total del proyecto revisandoel cumplimiento de las solicitudes hechas en la etapa de recepciónpreliminar. Se diligencia el formato FMI027_Acta de entrega y recibofinal del objeto contractual.

• Emisión de acta de fin de obra: Se firma el acta donde se oficializa laterminación de la ejecución del proyecto.

• Liquidación del contrato: Se hace la revisión de paz y salvos, laconformidad del contratante, cuentas de cobro y se genera el acta deliquidación del contrato según el formato FMI045_Proyecto de liquidaciónde contrato.

• Liquidación del contrato de interventoría: Se realizan todos lostrámites para la liquidación del contrato de interventoría donde seentrega un informe de la ejecución del proyecto y se firma el acta determinación de contrato, para la cual se sugiere el formato FMI026_Actade terminación de contrato.

9.4. Funciones

Las funciones del director de interventoría o coordinador administrativo se hadefinido de acuerdo a las tareas específicas que desempeña dentro de laprogramación propuesta. Estas funciones se detallan a continuación.



Funciones del Director administrativo

Presentación como director de interventoría

Emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo

Programación y realización de reunión para acuerdo de manejo documentalSeguimiento semanal y reunión con el supervisor de para entrega de informesejecutivos

Aprobación del cronograma y trabajo de ingeniería

Emisión de acta de inicio de obra

Aprobación de desembolso del 10%

Recepción primera entrega de montaje de infraestructura de TI

Aprobación de desembolso del 10%

Recepción de hardware para inicio de ensamble, integración y pruebas

Aprobación de desembolso de 20%

Aceptación preliminar


Entrega de informe ejecutivo - Sobre la aceptación preliminar

Aceptación total

Emisión de acta de fin de obra


Entrega de informe ejecutivo - Sobre la aceptación total

Liquidación del contrato

Liquidación del contrato de interventoría

Funciones del Asesor jurídico

Asesoría en la emisión del acta de inicio y aprobación de anticipo

Asesoría en la liquidación del contrato

Asesoría en la liquidación del contrato de interventoría



9.5. Costo de la interventoría administrativa

A cargo de esta interventoría está solamente el director de interventoría ocoordinador administrativo, de este modo, a continuación se presenta endetalle el costo de cada actividad de acuerdo a las horas de dedicación porparte de este recurso de trabajo. Los cálculos toman como base una tasaestándar de $5.000.000 mensuales.



10. INTERVENTORÍA TÉCNICA

La programación de la interventoría técnica se ha definido de acuerdo alcronograma de actividades establecido en la interventoría administrativa,



fijando fechas de entrega de resultados a dicha interventoría con unaanticipación de mínimo dos días respecto a las fechas en las cuales se debepresentar resultados ante la entidad contratante.



En este punto se incluye la descripción de las actividades programadas y sereferencian los formatos y actas propuestas (anexadas a esta propuesta) ylistas de chequeo para llevar el control referente a la interventoría técnica.

• Presentación del coordinador técnico: El coordinador técnico sepresenta ante el contratista con su equipo de trabajo a través decomunicación escrita emitida por la entidad contratante.

• Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo: Serealiza un seguimiento semanal (de acuerdo al formato



FMI017_InformeSemanalInterventoria_V05) de la ejecución del proyectoy se genera un reporte que se entrega a interventoría administrativa

• Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado

horizontal:

Desde el área de trabajo hacia el closet de Telecomunicaciones en elrespectivo piso del edificio correspondiente. Se selecciona de formaaleatoria una muestra del 20% (180 puntos aproximadamente) de lospuntos de red los cuales se certifican de nuevo con el fin de verificar quecoincidan con la certificación suministrada por el contratista, se verificanlos componentes de terminación de los cables en el closet de

Telecomunicaciones junto con su interconexión. El cableado que debeser instalado es cat 7 S/FTP en la norma EIA/TIA 568B, la topología es enestrella física, este cableado horizontal manejará anchos de bandadigitales de 1 Gbps.

Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DEINTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.1 adjunto con esta propuesta.

• Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado

vertical:

Desde el closet de Telecomunicaciones del respectivo piso hacia la salade Telemática del edificio correspoindiente. Se verifica la utilización defibra óptica Monomodo 10 hilos constituyendo el Backbone del edificio.

Se realizan pruebas de atenuación y se certifican de nuevo con el fin deverificar que coincidan con la certificación suministrada por elcontratista.


• Verificación de fibra óptica entre edificios:

Son los tramos que interconectan los tres edificios del campus, se

verifica que cada uno se conecta con el backbone de cada edificio, severifica el tamaño de las recamaras por donde va la Fibra OpticaMonomodo 10 Gbps se realiza el mismo trabajo de interventoría que sehace para el Cableado Vertical.




• Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra:

Se revisa cada toma eléctrico cuyo Voltaje D.C. entre el Neutro y Tierraesté entre 0 V y 0,5 V. Se debe cumplir la Norma COR-NAS, se verificaque haya 120VAC/15A en cada toma. Se revisa toda la obra civilrealizada que cumpla con la Norma RETIE para puesta a tierra por cadaedificio, se verifica que el cable multifilar utilizado sea AWG 2. Se verificaademás los puntos incluidos en la lista de chequeo respectiva.


• Recepción y verificación de VoIP:

Se realizan pruebas de QoS sobre la Red Lan del Campus verificando que

se cumpla con lo establecido en los pliegos.Para esta revisión se maneja el Formato LISTA DE CHEQUEO DEINTERVENTORÍA TÉCNICA - FORMATO NO.2 adjunto con esta propuesta.

• Verificación del sistema de videoconferencia:

Se realizan pruebas de operación de videoconferencia desde cada sedeincluyendo la sede remota con el fin de corroborar el optimofuncionamiento de todo el sistema de tal manera que en una sede sepuedan comunicar visual, auditivamente en alta nitidez con las otras 3

personas ubicadas en las otras sedes incluyendo la sede remota yrecíprocamente.


• Verificación de red Wi-Fi:

Se realizan las pruebas de cobertura Wi-Fi en todas las zonasestablecidas en los pliegos y los ítems contemplados en la lista dechequeo respectiva.


• Verificación de infraestructura para radioenlace – Backup:

Se realizan pruebas de interconectividad y de saturación del canalverificando que se cumpla con el ancho de banda solicitado. Se ubicandos personas una en cada extremo, se verifica la redundancia, que si



opere el radioenlace como respaldo WAN, se revisa toda la obra civilrealizada y se llevan a cabo pruebas de saturación del canal con laherramienta Software Netpersec.


• Verificación del sistema de control de acceso:

Se realizan pruebas de ingreso verificando que los sensores deproximidad operen de manera adecuada con el fin de disminuir almáximo el acceso de intrusos.


• Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica:

Se realizan pruebas a fin de que la Planta junto con las UPSssuministradas por el contratista establezcan la redundancia requerida.


• Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría

administrativa

El coordinador técnico con su equipo de trabajo evalúa la ejecución delproyecto y emite recomendaciones y/o sugerencias para la aceptacióntotal. Se genera el respectivo informe dirigido a interventoríaadministrativa.

• Aceptación total: Se realiza la recepción total del proyecto en sucomponente técnico revisando el cumplimiento de las solicitudes hechasen la etapa de recepción preliminar.

10.3 Manual de funciones

A continuación se incluyen las funciones de cada recurso de trabajo de lainterventoría técnica. La mayoría de las funciones son compartidas, por endeen el siguiente manual la misma función puede repetirse para varios cargos.



Coordinador técnico

Presentación del personal de interventoría técnica

Seguimiento semanal y entrega de primer informe técnico

Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico

Revisión del plan de ingeniería

Seguimiento semanal y entrega de tercer informe ejecutivo mensual

Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe ejecutivo mensual

Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado horizontal

Recepción primera entrega infraestructura de TI - Cableado vertical

Verificación de fibra óptica entre edificios

Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra

Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo mensual

Seguimiento semanal y entrega de sexto informe ejecutivo mensual

Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe ejecutivo mensual

Recepción y verificación de VoIP

Verificación del sistema de videoconferencia

Verificación de red Wi-Fi

Verificación de infraestructura para radioenlace - Backup

Verificación del sistema de control de acceso

Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica

Entrega reporte a interventoría administrativa

Seguimiento semanal y entrega de octavo informe ejecutivo mensual

Aceptación preliminar y entrega de reporte a interventoría administrativa

Seguimiento semanal y entrega de noveno reporte técnico

Aceptación total

Tecnólogo en redes


Seguimiento semanal y entrega de primer informe técnico a interventoría



administrativa

Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico a interventoríaadministrativa


Seguimiento semanal y entrega de tercer informe técnico

Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe técnico a interventoríaadministrativa



Seguimiento semanal y entrega de quinto informe ejecutivo mensual

Seguimiento semanal y entrega de sexto informe técnico a interventoría

administrativa

Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe técnico a interventoríaadministrativa




Seguimiento semanal y entrega de octavo informe técnico a interventoría

administrativa



Aceptación total

Tecnólogo en telecomunicaciones



Verificación de fibra óptica entre edificios

Verificación de infraestructura para radioenlace - Backup

Verificación del sistema de control de acceso


Aceptación total



Técnico electricista



Revisión del cableado eléctrico y puesta a tierra

Revisión del sistema de respaldo de energía eléctrica


Aceptación total

Técnico en sistemas


Seguimiento semanal y entrega de primer informe técnico

Seguimiento semanal y entrega de segundo informe técnico


Seguimiento semanal y entrega de tercer informe técnico a interventoríaadministrativa

Seguimiento semanal y entrega de cuarto informe técnico a interventoríaadministrativa



Seguimiento semanal y entrega de quinto informe técnico a interventoríaadministrativa

Seguimiento semanal y entrega de sexto informe técnico a interventoríaadministrativa

Seguimiento semanal y entrega de séptimo informe técnico a interventoríaadministrativa




Seguimiento semanal y entrega de octavo informe técnico a interventoríaadministrativa





Aceptación total

10.4 Costo de la interventoría técnica

Esta interventoría incluye recursos de trabajo así como materiales, para loscuales se ha definido las siguientes tasas estándar y precios respectivamente.

Recursos de trabajo

Cargo Asignación

Coordinador técnico$

5.000.000,00/ms

Tecnólogo en redes$

1.200.000,00/ms

Tecnólogo entelecomunicaciones

$1.200.000,00/ms

Técnico electricista$

1.200.000,00/ms

Técnico en sistemas$

1.200.000,00/ms

Para el caso de los técnicos y tecnólogos se ha incluido el pago de todas lasprestaciones sociales de ley y aportes que tiene a cargo SOLUTEC LTDA comoentidad contratante.

MaterialesElemento Costo

Certificador de red (Alquiler)$

2.000.000,00

Multímetro $ 100.000,00

Kits de herramientas $ 150.000,00



Escalera extensión fibra de vidrio(2.57 m) $ 590.000,00

PC Portátil (Alquiler) $ 30.000,00

Papelería + carpetas $ 200.000,00

Dotación básica de trabajo $ 250.000,00

La distribución del personal y los materiales y su costo asociado de acuerdo alas actividades programadas se presenta en la siguiente tabla.

Nombre del recurso Dedicación Costo

Coordinador técnico 709,33 horas $ 20.151.515,15

Tecnólogo en redes 637,33 horas $ 4.345.454,55

Tecnólogo en telecomunicaciones 94 horas $ 640.909,09

Técnico electricista 110 horas $ 750.000,00

Técnico en sistemas 637,33 horas $ 4.345.454,55

Elemento cantidad Costo

Certificador de red (Alquiler) 1 $ 2.000.000,00

Multímetro 2 $ 200.000,00

Kits de herramientas 1 $ 150.000,00

Escalera extensión fibra de vidrio(2.57 m) 1 $ 590.000,00

PC Portátil (Alquiler) 2 $ 60.000,00

Papelería + carpetas 1 $ 200.000,00

Dotación básica de trabajo 5 $ 1.250.000,00

TOTAL

$

34.683.333,33



11. INTERVENTORÍA FINANCIERA

La interventoría contable - financiera es aquella que comprende el control, elseguimiento y la evaluación de todos los procesos y procedimientos contablesy financieros que son aplicados en la realización del proceso constructivo de laobra y, en general, de todo el proyecto, para poder ver el buen manejo de losrecursos que se disponen para ella y la adecuada inversión, de conformidadcon lo estipulado en el contrato.

La interventoría contable-financiera propuesta por SOLUTEC LTDA Interventoríacubre los siguientes procesos contables:

En el aspecto económico el coordinador financiero a través del director deinterventoría es el delegado del ordenador del gasto, por ello debe cuidar queen la práctica las inversiones se realicen de acuerdo con la necesidad real ycon los principios de eficiencia, eficacia, orden y austeridad que implica tomarlas medidas pertinentes que eviten costos extras y obras que en el terreno sedetecten como innecesarias.


La entrega de resultados por parte de interventoría financiera al coordinadorde interventoría administrativa se ha programado como dos días mínimo deanticipación respecto a las entregas solicitadas por la entidad contratante.



Además, es de aclarar que para el caso de los desembolsos programadossegún el pliego de condiciones, el coordinador financiero da su aprobación si esel caso, sin embargo, el aval final lo emite el coordinador administrativo, quienpara este proyecto es el mismo director de interventoría.


De acuerdo a las actividades requeridas en el cronograma de interventoríafinanciera, se describe a continuación la descripción de las tareas que durante

la ejecución del contrato de interventoría va a llevar cabo el interventorfinanciero.

• Seguimiento del avance del contrato.

• Realizar el seguimiento al avance físico - financiero del contrato de laobra de acuerdo con los programas de obra e inversión, de tal maneraque si detectan atrasos e incumplimientos parciales o totales se requieraoportunamente al contratista y se adopte un plan de contingenciaadecuado y de continuar con los mismos atrasos, de ser precedente, seinicien procesos sancionatorios establecidos en la reglamentación

vigente.

• Estado técnico – financiero y legal del contrato.

• Conocer los detalles del estado financiero y legal del contrato y registrarlas operaciones efectuadas con los fondos del mismo, manejo de losanticipos, asi como del tramite oportuno de contratos adicionales, actasde modificación de cantidades de obra, aprobación de precios para Itemno previstos.



• Actualizar Sistema de Información de Seguimiento Fisico – Financiero.• Capturar en el aplicativo la información correspondiente al avance físico

y financiero de los contratos en ejecución a su cargo.• Revisiones periódicas.

• Autorizar los pagos de acuerdo con lo pactado en el contrato.

• Organizar una carpeta por cada contrato con todos los documentospertinentes al mismo, verificando los requisitos de legalidad ycumplimiento de las cláusulas pactadas.

• Recomendar, cuando se requiera, la celebración de un contratoadicional, u otrosí, teniendo en cuenta las razones que justifiquen talsituación.

• Informar la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensión oterminación anticipada del contrato y de su reanudación, recomendandola adopción de las medidas respectivas.

• Informar los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total delcontrato, para la aplicación de las sanciones respectivas.

• Elaborar informes periódicos sobre el avance en la ejecución contractualy el informe final con los resultados de la ejecución.

• Recomendar la liquidación unilateral del contrato cuando así se requiera.

• Elaborar el acta y documentos necesarios para la liquidación definitivadel contrato.

• Estudiar las causas de las demoras en el cumplimiento de lasobligaciones a cargo de los Contratistas y si éste solicita modificación enel plazo acordado, analizar si las causas aducidas son justificación parala modificación del plazo acordado. El Interventor debe velar porque enlos contratos adicionales de plazo se incluya la correspondientemodificación al programa de trabajo si la adición en tiempo incide enéste, además de la suscripción de la modificación a las pólizas.

• Controlar la vigencia y el valor asegurado de las pólizas que garantizanel cumplimiento de los contratos, para exigir a estos las modificacionesque sean del caso.

•

Autorizar los desembolsos de acuerdo con lo pactado en el contrato.El proceso hace uso de los formatos relacionados a continuación, los cuales seadjuntan con la propuesta.

• FMI013 Plan de inversión del anticipo.xls• FMI017_InformeSemanalInterventoria_V05.xls• FMI018 Aplicación y cumplimiento de requisitos del informe mensual de

interventoria.xls• FMI019 Informe Ejecutivo Mensual de Interventoría.xls



• FMI038 Análisis de precios unitarios.xls• FMI039 Comparación y fijación de precios no previstos.xls• FMI042 Informe de inversión y buen manejo del anticipo.xls• FMI043 Acta de recibo parcial y balance presupuestal.xls

11.3 Manual de funciones

A continuación se incluyen las funciones en términos generales del coordinadorfinanciero las cuales se van a ejecutar en cumplimiento de las actividadesprogramadas.

• Velar por la correcta ejecución presupuestal del Contrato.• Rendir mensualmente informes económicos y financieros sobre el

cumplimiento y ejecución del contrato.

• Verificar que los contratistas administren en una cuenta independientelos recursos entregados en el contrato.

• Controlar y verificar en caso de presentarse, los rendimientos financierosgenerados en el contrato.

• Comunicar veraz y oportunamente la liberación de los dineros que noserán utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adicionesy deducciones presupuéstales del contrato.

• Verificar que los recursos que maneje el contratista se encuentren

debidamente utilizados.• Controlar el saldo sobre el valor del contrato, acumulando sumas

pagadas y descuentos por concepto de anticipo si lo hubo y retencionesen caso de que las haya.

• Velar porque se efectúe una adecuada flujo de caja del contrato.

• Velar porque la ejecución financiera del contrato, se ajuste al plan deacción y al proyecto formulado.

• Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo delcontrato.

• Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero delcontrato.

• Informar y adicionar toda la documentación pertinente sobre lanecesidad de adición en el valor o plazo del contrato, con el fin de quese tramite ante la autoridad u organismo competente, la debidaautorización del contrato adicional correspondiente, en forma oportunaantes de que se venzan o cumplan los términos pactados.



• Aprobar el plan de inversión del Anticipo.• Revisar y aprobar dentro del plazo estimado por la interventoría

administrativa las Facturas o Documentos de Cobro Equivalentespresentadas por el Contratista. La revisión incluye la verificación delcumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo del Contratista.

•

Devolver al contratista, una vez finalizada la revisión de interventoría yen los plazos acorde a la programación establecida en el pliego decondiciones, las Facturas o Documentos de Cobro Equivalentes que nocumplan con los requisitos legales o incluyan inconsistencias referentesal servicio prestado o bien adquirido.

• Expedir certificación de cumplimiento para cada pago a realizar alContratista.

11.4 Costo de la interventoría financiera

A cargo de esta interventoría está el coordinador financiero para el cual seprograma una dedicación y asignación de recursos como se muestra en lasiguiente tabla. Los cálculos toman como base una tasa estándar de$5.000.000 mensuales para el cargo en mención.

Costo del personal

Recurso/ActividadDedicació

nCosto

Coordinador Financiero

Presentación del personal de interventoríafinanciera - Aprobación del anticipo 8 horas $ 227.272,73

Seguimiento semanal y entrega de primerinforme financiero 60 horas

$1.704.545,45

Seguimiento semanal y entrega desegundo informe financiero 79,5 horas

$2.258.522,73

Revisión del plan de inversión del

contratista 23 horas $ 653.409,09

Seguimiento semanal y entrega de tercerinforme financiero 48 horas

$1.363.636,36

Seguimiento semanal y entrega de cuartoinforme financiero

45,33horas

$1.287.878,79

Revisión de la inversión en la primeraentrega del contratista y generación de

31 horas $ 880.681,82



informe

Seguimiento semanal y entrega de quintoinforme financiero 72 horas

$2.045.454,55

Seguimiento semanal y entrega de sexto

informe financiero 71,5 horas

$

2.031.250,00

Seguimiento semanal y entrega deséptimo informe financiero 68 horas

$1.931.818,18

Revisión de la inversión en la segundaentrega del contratista y generación deinforme 40 horas

$1.136.363,64

Seguimiento semanal y entrega de octavoinforme financiero 52 horas

$1.477.272,73

Aceptación preliminar y entrega dereporte financiero a interventoríaadministrativa 31 horas $ 880.681,82

Seguimiento semanal y entrega de novenoreporte financiero 8 horas $ 227.272,73

Aceptación total y entrega de reportefinanciero a interventoría administrativa 8 horas $ 227.272,73

Subtotal

$

18.333.333,33

Costos indirectos

Papelería $ 200.000,00

TOTAL

$18.533.333,

33



12. COSTO TOTAL DEL PROYECTO DE INTERVENTORIA

De acuerdo a las propuestas de interventoría presentadas en las seccionesanteriores, se consolida el costo total del proyecto como se indica en lasiguiente tabla.

COSTO TOTAL DEL PROYECTO

Concepto Costo

Interventoría administrativa $ 44.378.125,00

Interventoría técnica $ 34.683.333,33

Interventoría financiera $ 18.533.333,33

Subtotal $ 97.594.791,67

A.I.U (20%) $ 19.518.958,33

TOTAL $ 117.113.750,00



13. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTION DOCUEMENTAL

Para el desarrollo de la interventoría se cuenta con un sistema de gestión

documental que determina los siguientes aspectos: tipo de documentos que se

utilizarán, contenido y origen de cada uno, trámite que les dará la interventoría

y otros agentes que intervienen en el proceso contractual. El sistema a utilizar

es el programa Documentos MSD multiusuario 2.2 que permite la gestión de

los documentos y correspondencia recibida y despachada que se genera en las

actividades de la interventoría.

El sistema permite la asignación de perfiles y usuarios que interactúan con el

sistema gestionando toda la documentación que se genere en el desarrollo delproyecto dentro de la interventoría del mismo.

Genera reportes de la documentación existente, genera alarmas para la

respuesta a peticiones o correspondencia recibida.



14. RIESGOS DE LA INTERVENTORIA

Para identificar, cuantificar y valorar los posibles riesgos que afectendirecta o indirectamente el normal equilibrio del desarrollo del proyectode obra, se ha diseñado una Matriz de Riesgos que trata de enumerardichos riesgos en el proyecto. Anexo 2 Matriz de Riesgos

7. CONTROL DE LA EJECUCIÓN

15. AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN

Los ajustes y actualizaciones al plan se realizaran mensualmente el últimoviernes de cada mes en las reuniones de comité de la interventoría, donde seanalizan los aspectos técnicos, administrativos y financieros.

Si el comité y el avance del proyecto lo amerita se realizaran los ajustesnecesarios a la planificación de la interventoría, posterior informe al supervisorde la entidad.

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