MANUAL DE FUNCIONES Código: DG-29 DIRECCIÓN Revisión: 10 … · 2019-11-07 · MANUAL DE...

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MANUAL DE FUNCIONES DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

Código: DG-29 Revisión: 10 Página 1 de 72

Propiedad de Aguas de Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

Tabla de contenido 1 OBJETIVO ....................................................................................................... 5 2 CAMPO DE APLICACIÓN ............................................................................... 5

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................. 5 4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ................................................................ 5 5 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES ....................................................... 5 6 DESCRIPCION ................................................................................................ 6

6.1 DIRECTOR ADMINISTRATIVO ................................................................. 6 6.1.1 Requisitos ......................................................................................... 6 6.1.2 Responsabilidades del área ............................................................. 6

6.1.3 Naturaleza del cargo ........................................................................ 7 6.1.4 Funciones ......................................................................................... 7

6.1.5 Autoridades del cargo:...................................................................... 8 6.1.6 Responsabilidades: .......................................................................... 8

6.1.7 Perfil del cargo ................................................................................. 9 6.1.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ............. 9

6.2 JEFE DE ALMACEN ................................................................................ 10

6.2.1 Requisitos ....................................................................................... 10 6.2.2 Responsabilidades del área ........................................................... 10

6.2.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 11 6.2.4 Funciones ....................................................................................... 11

6.2.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 12 6.2.6 Responsabilidades: ........................................................................ 13

6.2.7 Perfil del cargo ............................................................................... 13 6.2.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 13

6.3 AUXILIAR DE ALMACEN ......................................................................... 14

6.3.1 Requisitos ....................................................................................... 14 6.3.2 Responsabilidades del área ........................................................... 15

6.3.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 15 6.3.4 Funciones ....................................................................................... 15 6.3.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 16

6.3.6 Responsabilidades: ........................................................................ 16 6.3.7 Perfil del cargo ............................................................................... 17 6.3.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 17

6.4 AYUDANTE DE ALMACEN ..................................................................... 18

6.4.1 Requisitos ....................................................................................... 18 6.4.2 Responsabilidades del área ........................................................... 18 6.4.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 19 6.4.4 Funciones ....................................................................................... 19 6.4.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 20 6.4.6 Responsabilidades: ........................................................................ 20



ADMINISTRATIVA




6.5 JEFE DE INFORMATICA ......................................................................... 22

6.5.1 Requisitos ....................................................................................... 22 6.5.2 Responsabilidades del área ........................................................... 22 6.5.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 23 6.5.4 Funciones ....................................................................................... 23 6.5.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 24

6.5.6 Responsabilidades: ........................................................................ 24 6.5.7 Perfil del cargo ............................................................................... 25

6.5.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 26

6.6 AUXILIAR DE INFORMATICA ................................................................. 27 6.6.1 Requisitos ....................................................................................... 27 6.6.2 Naturaleza del cargo ...................................................................... 28

6.6.3 Funciones ....................................................................................... 28 6.6.4 Autoridades del cargo:.................................................................... 29 6.6.5 Responsabilidades: ........................................................................ 29


6.7 JEFE DE MEJORAMIENTO CONTINUO ................................................. 30 6.7.1 Requisitos ....................................................................................... 30 6.7.2 Responsabilidades del área ........................................................... 31

6.7.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 31

6.7.4 Funciones ....................................................................................... 31 6.7.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 32 6.7.6 Responsabilidades: ........................................................................ 32


6.8 ASISTENTE DE MEJORAMIENTO CONTINUO ..................................... 34 6.8.1 Requisitos ....................................................................................... 34 6.8.2 Responsabilidades del área ........................................................... 35 6.8.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 35 6.8.4 Funciones ....................................................................................... 36

6.8.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 37

6.8.6 Responsabilidades: ........................................................................ 37


6.9 AUXILIAR DE ARCHIVO .......................................................................... 39 6.9.1 Requisitos ....................................................................................... 39 6.9.2 Responsabilidades del área ........................................................... 39

6.9.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 40 6.9.4 Funciones ....................................................................................... 40 6.9.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 41 6.9.6 Responsabilidades: ........................................................................ 41



ADMINISTRATIVA




6.10 JEFE COMERCIAL ............................................................................... 43

6.10.1 Requisitos ....................................................................................... 43 6.10.2 Responsabilidades del área ........................................................... 43 6.10.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 44 6.10.4 Funciones ....................................................................................... 44 6.10.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 45


6.10.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 46

6.11 AUXILIAR COMERCIAL ....................................................................... 46 6.11.1 Requisitos ....................................................................................... 46 6.11.2 Responsabilidades del área ........................................................... 47


6.11.6 Responsabilidades: 48 6.11.7 Perfil del cargo ............................................................................... 48

6.11.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 49 6.12 JEFE DE MANTENIMIENTO ................................................................ 50

6.12.1 Requisitos ....................................................................................... 50

6.12.2 Responsabilidades del área ........................................................... 50



6.12.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 54 6.13 AYUDANTE ADMINISTRATIVO DE MANTENIMIENTO 54

6.13.1 Requisitos ....................................................................................... 54 6.13.2 Responsabilidades del área ........................................................... 54 6.13.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 55

6.13.4 Funciones ....................................................................................... 55

6.13.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 57


6.14 AUXILIAR OPERATIVO DE MANTENIMIENTO 58 6.13.1 Requisitos ....................................................................................... 58

6.13.2 Responsabilidades del área ........................................................... 59 6.13.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 59 6.13.4 Funciones ....................................................................................... 59 6.13.5 Autoridades del cargo:.................................................................... 60



ADMINISTRATIVA




6.14 AYUDANTE OPERATIVO DE MANTENIMIENTO ................................ 62 6.14.1 Requisitos ....................................................................................... 62 6.14.2 Responsabilidades del área ........................................................... 63 6.14.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 63 6.14.4 Funciones ....................................................................................... 63


6.14.7 Perfil del cargo ............................................................................... 64

6.14.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias ........... 65 6.15 PORTERO ............................................................................................ 66

6.15.1 Requisitos ....................................................................................... 66

6.15.2 Responsabilidades del área ........................................................... 66 6.15.3 Naturaleza del cargo ...................................................................... 67 6.15.4 Funciones ....................................................................................... 67



7 LISTA DE MODIFICACIONES ....................................................................... 71



ADMINISTRATIVA



1 OBJETIVO Definir las funciones a realizar en los puestos de trabajo que conforman la Dirección Administrativa, así como el grado de responsabilidad, autoridad y los requisitos exigidos. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Este documento aplica a todo el personal que es responsable de ejecutar las funciones del área de la Dirección Administrativa. 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reglamento Interno de Trabajo. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Gestión por competencias: el diccionario, Editorial Granica, Martha Alles 4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS FRECUENCIAS: D: Diaria. S: Semanal. Q: Quincenal. M: mensual. P: Periódica. E: Esporádica SGC: Sistema de Gestión de Calidad. PQR`S: Peticiones, Quejas, Recursos y Solicitudes. CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico SUI: Servicio Único de Información Competencias organizacionales: son aquellas que todos los trabajadoresde la organizacional deberán tener. 5 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la organización. Servicio: Disposición a trabajar teniendo en cuenta las necesidades y demandas de los clientes, buscando siempre su máximo nivel de satisfacción. Eficacia: Capacidad para lograr lo que se propone. Alcanzar el nivel de consecución de metas y objetivos. Trabajo en equipo: Disposición para participar como miembro integrado en un grupo (Dos o más personas) para obtener un beneficio como resultado de la tarea realizar, independientemente de los intereses personales.



ADMINISTRATIVA



6 DESCRIPCION

6.1 DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Jefe Cargo: Director Administrativo Área: Administrativa Cargo al que le reporta: Gerencia

Cargo(s) que le reporta(n): Jefe Comercial/Jefe de Informática/Jefe de Mejoramiento Continuo/Jefe

de Almacén/Jefe de Mantenimiento/Porteros No. Promedio de personas a cargo: 15

Objetivo del área: Fortalecer los procesos internos que conlleven a la mejora continua, a las buenas relaciones con los clientes, a la atención de necesidades de bienes, servicios, insumos y el buen funcionamiento de la planta física de la organización.

Requiere vehículo propio:

No Si requiere vehículo propio indicar TIPO: Requiere licencia de conducción: No

6.1.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Formación requerida:

Ingeniero de Sistemas, Ingeniero Industrial, Administrador de empresas, con Maestría o

especialización en Administración Pública

Experiencia en actividades a fines: Tiempo:

Cargos en administración pública o privada 3 años

Conocimientos Técnicos:

Conocimientos en administración, en normas Icontec, Auditoria, conocimientos de estructuras organizacionales, Excel avanzado, manejo de bases de datos, estructuras de programas, conocer los sistemas de información.

6.1.2 Responsabilidades del área Participa en:

Procesos Misional Procesos de

apoyo Proceso estratégico X

Interviene en procesos de:

Planeación X

Supervisión X Ejecución X Coordinación X Evaluación X

Maneja:

Valores Dinero X Información confidencial X Elementos de oficina/equipos/maquinarias X

Condiciones de riesgo:

Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico X Público



ADMINISTRATIVA



Ambiente:

Condiciones especiales Condiciones normales X

Esfuerzo:

Físico Mental X Otro

Contactos (Relación y atención):

Colaboradores X Clientes X Proveedores X Otras Empresas X

6.1.3 Naturaleza del cargo

Objetivo principal:

Coadyuvar en la administración de los recursos de la organización para garantizar una óptima prestación del servicio.

6.1.4 Funciones Frecuencia

D S Q M P E

Gestionar y verificar la adecuada planeación de los sistemas de la Organización. X

Liderar y garantizar el funcionamiento de los sistemas de gestión de calidad. X

Gestionar la logística para la actualización del contrato de condiciones uniformes entre empresa y usuarios cuando este lo requiera. X

Revisar la gestión comercial de la Organización y plantear las mejoras requeridas. X

Liderar con el Área de informática el buen funcionamiento de los sistemas de información de la Organización. X

Gestionar la adquisición de elementos de software y hardware, que garantice el buen funcionamiento de todas las Áreas de la Organización.

X

Verificar el cumplimiento de los planes de mantenimiento preventivos y correctivos de las Áreas y equipos de la Organización. X

Verificar y coordinar el proceso logístico de la Organización, garantizando las condiciones y los tiempos en la adquisición y en la entrega de materiales. X

Participar en la proyección del presupuesto anual en lo concerniente a las Áreas a cargo. X

Gestionar la acreditación del laboratorio. X

Garantizar las relaciones efectivas con el operador comercial cumpliendo la resolución CRA 688 de 2014. X Diseñar un programa para la reducción del índice de agua no contabilizada IANC (es el agua potable que ingresa a un Sistema de Distribución y que no es registrado en los micro medidores de los usuarios).

X

Coordinar los mecanismos de respuesta a los PQR`S realizados por los usuarios en los tiempos establecidos por la ley. X



ADMINISTRATIVA



Mantener el equilibrio del PQR`S en los estándares establecidos por la organización. X Mantener actualizado los listados de precios de los servicios complementarios de la Organización.

X Gestionar los recursos para garantizar una efectiva gestión del archivosegún las normas de la Ley 594 del 2000. X Seguimiento al proceso de inventario, stock, entradas y salidas, legalización de cobros, apoyo a las demás funciones. X Coordinar con el personal asignado a las porterías lo concerniente a directrices manejo de turnos y liquidación de horas extras. X

Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo y evaluar su desempeño. X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por la Gerencia. X

Las demás funciones que le sean asignadas por el Gerente. X

(D=Diario / S=Semanal / Q=Quincenal / M=Mensual / P=Periódico / E=Esporádico)

6.1.5 Autoridades del cargo:

Toma de decisiones en el proceso de aplicar descuentos en las tarifas de usuarios que se encuentran en mora.

6.1.6 Responsabilidades:

Planear, hacer, verificar y actuar frente a las acciones necesarias que contribuyan al mantenimiento y mejora de los "sistemas" implementados por la Organización.

Manejo confidencial de la información.

Correcta aplicación del plan general de cuentas de la Organización.

Oportunidad y veracidad de la información que se le solicite. Cuidado y uso adecuado de los activos y elementos entregados para el desempeño de sus funciones (muebles, enceres, equipos de cómputo, útiles de oficina, equipos de comunicación).

Implementar las acciones necesarias que garanticen el cumplimiento del objetivo del proceso y los objetivos organizacionales que le apliquen.

Demostrar liderazgo y compromiso con el SGC, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.

Engranar, dirigir y apoyar al personal de la Empresa para que contribuya a la eficacia del SGS, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.

Aunar todos los esfuerzos que sean necesarios para que la Organización continúe certificada.

Acoger las directrices contenidas en el plan estratégico de seguridad vial.

6.1.7 Perfil del cargo



ADMINISTRATIVA



Competencias Organizacionales Nivel requerido

1 2 3 4 5

Compromiso Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización. X

Servicio Disposición a trabajar teniendo en cuenta las necesidades y demandas de los clientes, buscando siempre su máximo nivel de satisfacción.

X

Eficacia Capacidad para lograr lo que se propone. Conseguir el nivel de consecución de metas y objetivos. X

Trabajo en equipo Disposición para participar como miembro integrado en un grupo (dos o más personas) para obtener un beneficio como resultado de la tarea a realizar, independientemente de los intereses personales.

X

Competencias Personales y/o Específicas Nivel requerido

1 2 3 4 5

Resistencia a la presión

Capacidad de controlar las propias emociones y evitar reacciones negativas ante provocaciones, oposición u hostilidad por parte de otros o cuando se trabaja en condiciones de estrés.

X

Comunicación persuasiva

Capacidad para expresarse claramente y de forma convincente con el fin de que la otra persona asuma nuestros argumentos como propios.

X

Capacidad de análisis

Eficacia a la hora de identificar un problema, buscar datos pertinentes al respecto, reconocer la información relevante y encontrar las posibles causas del mismo.

X

Liderazgo

Capacidad para ejercer influencia sobre un equipo de personas con el fin de guiarlo hacia un objetivo. Implica habilidades para incrementar la motivación del grupo y para potenciar los recursos de sus miembros.

X

(1=Muy Bajo / 2=Bajo / 3=Esperado / 4=Alto / 5=Muy Alto)

6.1.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias

Indicador: Meta:

Porcentaje de satisfacción en la evaluación del desempeño 80% de satisfacción en una encuesta de 90°

6.2 JEFE DE ALMACEN



ADMINISTRATIVA



Cargo: Jefe de almacén Área: Dirección

administrativa Cargo al que le

reporta: Director

administrativo

Cargo(s) que le reporta(n): Ayudante de almacén, ayudante de oficina No. Promedio de personas a

cargo: 2

Objetivo del área: Fortalecer los procesos internos que conlleven a la mejora continua, a las buenas relaciones con los clientes, a la atención a las necesidades de bienes, servicios, insumos y el buen funcionamiento de la planta física de la organización.

Licencia de conducción: Tipo de vehículo: Si es necesario vehículo propio indicar TIPO:

6.2.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Titulo requerido: Administración de empresas, ingeniería

industrial, contaduría publica


En el área contable 2 AÑOS

Conocimientos Técnicos: Auditoria, manejo de kardex, Word y Excel

6.2.2 Responsabilidades del área

Participa en:

Proceso misional Procesos de apoyo X proceso estratégico proceso de control


Planeación Supervisión Ejecución X Coordinación X Evaluación

Maneja:

Valores X Dinero Información confidencial Elementos de oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, Químicos o de contacto X Inherentes al espacio X Eléctrico X Público X



ADMINISTRATIVA




Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores X Otras Empresas X


Objetivo principal:

Coordinar el recibo y entrega de los bienes y servicios y necesarios para el óptimo desempeño de las actividades que se desarrollan al interior de la organización.


D S Q M P E

Mantener la información correcta y oportuna de las cantidades de existencia de bienes y materiales en el almacén. X

Coordinar con el director administrativo y gestión humana lo referente con la realización de los inventarios de materiales y suministros, de acuerdo a lo establecido en el pr-58. (control de inventario)

X

Determinar la cantidad de existencia que se han de mantener en stock para cubrir las necesidades de operación de las áreas operativas.

X

Adoptar las medidas de seguridad necesarias para la conservación y manejo de los bienes almacenados. X

Suministrar información al área contable de todos los bienes que ingresan a la organización, que sirva de base para los registros contables en inventarios y control de activos.

X

Enviar a diario al área de contabilidad, las facturas para la respectiva contabilización. X

Presentar el inventario físico pormenorizado de las existencias en el almacén con la prioridad requerida por la organización X

Generar un listado periódicamente de los bienes que se deben dar de baja. X

Reportar al director administrativo cuando se presenten inconsistencias en las existencias físicas y el saldo que arroje el sistema de inventarios.

X



ADMINISTRATIVA



Verificar que las entradas de artículos que ingresan en el software de inventarios financieros, así como las salidas soportados en las constancias de entrega de materiales enviadas por los jefes de procesos tanto en el Software.

X

Avalar la entrega de los suministros requeridos por las diferentes dependencias, verificando la autorización de las mismas en cantidad y calidad.

X

Solucionar las inquietudes y correcciones demandadas por la oficina de control interno y la revisoría fiscal, relacionadas con los inventarios.

X

Participar activamente en los comités y/o grupos de trabajo que correspondan a la naturaleza del cargo, o en los que se solicite su presencia.

X

Verificar que las entradas y salidas del inventario estén hechas de una manera correcta en cuanto a codificación y cantidad. X

Realizar inventarios aleatorios con el fin de mantener una información veraz en cuanto a existencias. X


Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignado por la gerencia. X

Las demás funciones que le sean asignados por el jefe inmediato y el gerente. X

(D=diario / s=semanal / q=quincenal / m=mensual / p=periódico / e=esporádico)

Relaciones de autoridad:


Aplicación de la normatividad vigente de que afecte al área.

Proponer cambios en sus procedimientos que lleven al proceso a una mejora continua.

Supervisar el cumplimiento de horario y tareas asignadas al personal a su cargo.

Realizar llamados de atención teniendo en cuenta el procedimiento y reglamento interno trabajo al personal a su cargo.

Otorgar permisos al personal a su cargo según procedimiento.

Solicitar materiales e insumos necesarios para el funcionamiento del área.



ADMINISTRATIVA




Apoyar a la alta dirección para asegurar la adecuada implementación y cumplimiento del sgc, sst y demás sistemas adoptados por la organización.

Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sgc y de cualquier necesidad de mejora, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.


Coordinar y promover la actividad participación del personal a cargo para garantizar la eficacia y la mejora continua delsgc, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.



Competencias Organizacionales

Nivel requerido

1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización.

X

Servicio: Disposición a trabajar teniendo en cuenta las necesidades y demandas de los clientes, buscando siempre su máximo nivel de satisfacción.

X

Eficacia: Capacidad para lograr lo que se propone. Conseguir el nivel de consecución de metas y objetivos. X


X

Competencias Personales y/o Específicas

Nivel requerido

1 2 3 4 5

Planificación y organización

Capacidad para realizar de formar eficaz un plan apropiado de actuación personal o para terceros con el fin de alcanzar los objetivos.

X

Capacidad critica Habilidad para la evaluación de datos y líneas de actuación, así como para tomar decisiones lógicas de una manera imparcial y desde un punto de vista racional.

X



ADMINISTRATIVA



Sensibilidad interpersonal

Conocimiento de los otros, del ambiente y de la influencia personal que se ejerce sobre ellos. Las acciones indican la consideración por los sentimientos y necesidades de los otros. (atención, no confundir

X

Liderazgo Capacidad para ejercer influencia sobre un equipo de personas con el fin de guiarlo hacia un objetivo. Implica habilidades para incrementar la motivación del grupo y para potenciar los recursos de sus miembros.

X



Indicador: Meta:


6.3 AUXILIAR DE ALMACEN

Cargo: Auxiliar de almacén Área: Dirección


reporta: Jefe de almacén

Cargo(s) que le reporta(n): NA No. Promedio de personas a

cargo: NA



6.3.1 Requisitos

Nivel Educativo: Técnico, tecnológico o estudiante de últimos semestres. Titulo requerido: Carreras administrativas y contables


En áreas contables, de manejo de inventarios. 6 meses



ADMINISTRATIVA




Excel, básico, Word, Excel avanzado.


Participa en:



Planeación Supervisión Ejecución X Coordinación Evaluación

Maneja:





Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores X Otras Empresas


Objetivo principal:

Recibir, adquirir, entregar y actualizar el stock de los productos requeridos, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la organización.


D S Q M P E

Realizar solicitud de compras para el mantener el stock del almacén X



ADMINISTRATIVA



Diligenciar el formato respectivo para es la verificación de bienes y servicios X

Diligenciar el formato correspondiente para el préstamo de materiales X

Diligenciar el formato correspondiente para la entrega de instrumentos de trabajo. X

Realizar las devoluciones de los artículos que se ha sido retirado del almacén que por circunstancias retornan nuevamente al almacén.

X

Registrar en el software de inventarios, las entradas de elementos, así como el descargue de los consumos soportados en las órdenes de salida enviadas por los jefes de procesos operativos.

X

Suministrar al auxiliar de compra información sobre existencia de los materiales y suministros requeridos por las diferentes dependencias cuando lo requiera.

X

Participar en el levantamiento de inventarios de materiales. X

Apoyar a la identificación de los activos recepcionados mediante la codificación teniendo en cuenta el listado de equipos de la organización.

X

Apoyar en la entrega de materiales. X

Mantener actualizando el archivo de gestión del área. X

Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato y el gerente. X

(d=diario / s=semanal / q=quincenal / m=mensual / p=periódico / e=esporádico)



NA


Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del sgc, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.




ADMINISTRATIVA




Competencias organizacionales

Nivel requerido

1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la organización.

X


X



X

Competencias personales y/o específicas

Nivel requerido

1 2 3 4 5

Resistencia a la presión Capacidad de controlar las propias emociones y evitar reacciones negativas ante provocaciones, oposición u hostilidad por parte de otros o cuando se trabaja en condiciones de estrés.

X

Iniciativa Capacidad para expresarse claramente y de forma convincente con el fin de que la otra persona asuma nuestros argumentos como propios.

X

Meticulosidad Eficacia a la hora de identificar un problema, buscar datos pertinentes al respecto, reconocer la información relevante y encontrar las posibles causas del mismo

X

Manejo de información Capacidad para ejercer influencia sobre un equipo de personas con el fin de guiarlo hacia un objetivo. Implica habilidades para incrementar la motivación del grupo y para potenciar los recursos de sus miembros.

X

(1=muy bajo / 2=bajo / 3=esperado / 4=alto / 5=muy alto)


Indicador: Meta:




ADMINISTRATIVA



6.4 AYUDANTE DE ALMACEN

Cargo: Ayudante de almacén Área: Dirección


reporta: Jefe de almacén

Cargo(s) que le reporta(n): NA No. Promedio de personas a

cargo: NA



6.4.1 Requisitos

Nivel Educativo: Bachiller Titulo requerido:


Cargos de almacenamiento y manejo de inventarios 6 meses

Conocimientos técnicos: Excel básica, Word, Excel avanzado.


Participa en:

Proceso misional Procesos de apoyo X Proceso estratégico Proceso de control



Maneja:



ADMINISTRATIVA





Biológicos, químicos o de contacto X Inherentes al espacio X Eléctrico X Público X


Esfuerzo:

Físico X Mental X Otro

Contactos (relación y atención):

Colaboradores X Clientes Proveedores X Otras empresas


Objetivo principal:

Custodiar los materiales y elementos de consumo que se encuentran en el almacén, asegurando el suministro de los mismos en forma confiable y oportuna.


D S Q M P E

Recepcionar los materiales y suministros que lleguen al almacén, verificando que sus especificaciones, calidad y cantidad correspondan a la orden de compra o contrato respectivo.

X

Almacenar los materiales y suministros ubicándolos en sus diversas estanterías. X

Clasificar los materiales recibidos en estanterías según corresponda. X

Mantener en adecuadas condiciones de orden y aseo la bodega de almacenamiento. X

Entregar los materiales y elementos solicitados por las diferentes áreas de la empresa, según requerimientos formulados en los pedidos de materiales.

X

Revisar el inventario de materiales y elementos de consumo. X



ADMINISTRATIVA



Elaborar salidas en el programa de inventario de materiales y suministros de acuerdo con los pedidos entregados. X

Participar activamente en la actualización de los procedimientos documentados del proceso y propender por la mejora continua los mismos.

X

Administrar adecuadamente los recursos asignados por la empresa para el desarrollo de las actividades. X

Revisar material de rio directo. X

Verificar todo lo que entra en cobro con los respectivos formatos. X

Radicar facturas de proveedores que ingresan al almacén cuando ingresen artículos de proveedores X

Administrar el Software con respecto a solicitudes, salidas y devoluciones que se presenten en el día. X

Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato o gerente. X

(d=diario / s=semanal / q=quincenal / m=mensual / p=periódico / e=esporádico)



NA




Facilitar y garantizar la realización del chequeo preoperacional del vehículo y el registro en su respectivo formato



ADMINISTRATIVA




Competencias organizacionales Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X



X

Competencias personales y/o específicas Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X


X


X



Indicador: Meta:




ADMINISTRATIVA



6.5 JEFE DE INFORMATICA

Cargo: Jefe informática Área: Dirección

administrativa. Cargo al que le

reporta: Director

administrativo

Cargo(s) que le reporta(n): Auxiliar de informática No. Promedio de personas a cargo: 1



6.5.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Titulo requerido: Ingeniería de sistemas


En áreas de mantenimiento de redes de informática, instalación o configuración de redes inalámbricas y/o estructuradas de cableado.

2 años

Conocimientos Técnicos: Montajes y acometidas, instalación y configuración de redes de voz y datos.


Participa en:

Procesos misionales Procesos de apoyo X Proceso estratégico Proceso de control


Planeación X Supervisión Ejecución X Coordinación X Evaluación

Maneja:

Valores Dinero Información confidencial X Elementos de oficina/equipos/maquinarias X




ADMINISTRATIVA




Ambiente:


Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores X Otras Empresas X


Objetivo principal:

Planear, coordinar, y ejecutar actividades que garanticen el correcto funcionamiento y la actualización de los sistemas de información y las herramientas tecnológicas.


D S Q M P E

Planear los recursos económicos y logísticos del proceso X

Realizar copia de la base de datos X

Copia de seguridad de la información de los usuarios X

Mantener en funcionamiento las redes de voz, datos y de potencia reguladas X

Realizar informe de gestión y reportarlo al jefe inmediato. X

Coordinar el mantenimiento de los equipos de cómputo, de comunicaciones y de aire acondicionado. X

Garantizar el buen funcionamiento de aplicativos computacionales (plataformas) X

Supervisar las actividades del personal a cargo X

Elaborar los cronogramas de mantenimiento de hardware y software. X

Liderar proyectos de automatización que se adelanten en la organización. X



ADMINISTRATIVA



Elaborar anualmente un diagnóstico de los sistemas de información X

Realizar soporte técnico a los usuarios de los sistemas de información X














Manejo y custodia de la información y de la gestión documental del área de informática.

Garantizar la conservación y el buen manejo del licenciamiento del software.

Revisar constantemente las fechas del cronograma de rendición de informes a los entes de control.






ADMINISTRATIVA






1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización.

X


X



X


1 2 3 4 5

Planificación y organización

Capacidad para realizar de formar eficaz un plan apropiado de actuación personal o para terceros con el fin de alcanzar los objetivos.

X


X

Sensibilidad interpersonal

Conocimiento de los otros, del ambiente y de la influencia personal que se ejerce sobre ellos. Las acciones indican la consideración por los sentimientos y necesidades de los otros. (atención, no confundir

X


X




ADMINISTRATIVA




Indicador: Meta:




ADMINISTRATIVA



6.6 AUXILIAR DE INFORMATICA

Cargo: Auxiliar informática Área: Dirección

administrativa Cargo al que le reporta:

Jefe de informática

Cargo(s) que le reporta(n): N/A No. Promedio de personas a cargo: NA


Licencia de conducción: X Tipo de vehículo: Motocicleta Si es necesario vehículo propio indicar tipo:

6.6.1 Requisitos

Nivel Educativo: Técnico, tecnológico o estudiante de últimos

semestres. Titulo requerido: Tecnologías en sistemas


Ensamble y mantenimiento de computadores, instalaciones de redes y equipo de cómputo (redes, programación básica, office avanzado, sistemas operativos.)

6 meses

Conocimientos Técnicos: En informática, arquitectura de los computadores, problemas en office, reparación de impresoras, scaner servidores.

Participa en:



Planeación Supervisión Ejecución Coordinación Evaluación

Maneja:





ADMINISTRATIVA




Ambiente:


Esfuerzo:





Objetivo principal:

Garantizar el buen uso de los equipos informáticos de la organización, prestando soporte técnico a los diferentes problemas que se presenten a los equipos de cómputo, y los diferentes programas que maneja la organización, (programa de contabilidad, nomina, comercial, gestión documental).


D S Q M P E

Soporte técnico a los equipos de cómputo de la organización X

Velar por el buen funcionamiento de los equipos de cómputo de la organización X

Capacitar a los funcionarios de la organización en el manejo de los sistemas informáticos X

Asesoría en la presentación de informes a los entes de control X

Mantener actualizado los equipos de cómputo de la organización X

Revisar la continuidad de servicio de la red energía regular X

Archivar la documentación del área. X





ADMINISTRATIVA




6.6.4 Autoridades del cargo: NA






Nivel requerido

1 2 3 4 5


X




X


Nivel requerido

1 2 3 4 5



ADMINISTRATIVA




X


X


X


X



Indicador: Meta:


6.7 JEFE DE MEJORAMIENTO CONTINUO

Cargo: Jefe Mejoramiento Continuo Área: Dirección


reporta: Director

administrativo

Cargo(s) que le reporta(n): Asistente de mejoramiento continuo, auxiliar de archivo No. Promedio de personas a

cargo: 2



6.7.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Titulo requerido: Profesional en derecho, ingeniera

industrial, administración de empresas o carreras afines.


Sistemas de gestión de calidad, procesos administrativos 2 años



ADMINISTRATIVA



Conocimientos Técnicos: NTC GP 1000:2009 - NTC ISO 9001:2015 - ISO/IEC 17025:2005 -


Participa en:



Planeación X Supervisión X Ejecución X Coordinación X Evaluación X

Maneja:



Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio Eléctrico Público


Esfuerzo:



Colaboradores X Clientes Proveedores Otras Empresas


Objetivo principal:

Establecer, documentar e implementar el sistema de gestión de calidad en la empresa aguas de Buga s.ae.s.p, e identificar oportunidades de mejoramiento para el mismo, cumplimiento con los lineamientos establecidos en la norma ISO 9001.2008 y ntcgp 1000.2009 y otras normas de calidad que decide implementar la organización. Así mismo apoyar la administración de la documentación.


D S Q M P E

Elaborar cronograma para la ejecución de auditorías internas de calidad, revisiones por la dirección y revisión de objetivos de calidad de los sistemas implementados por la organización.

X

Implementar esquemas de planificación para los sgc y otros programas de mejoramiento implementados por la organización, donde se garantice el cumplimiento de los requisitos establecidos por dichos sistemas o programas

X

Establecer los procesos necesarios para los sgc y de otros sistemas con todas las aéreas de la empresa. X



ADMINISTRATIVA



Establecer la metodología para realizar el control de los registros generados por los sgc implementados en la organización, que presentan resultados obtenidos o evidencias de actividades desempeñadas. Dichos controles implican determinar la identificación, codificación, protección, recolección, indexación, acceso, archivo, almacenamiento, mantenimiento (tiempo de retención) y disposición de los registros.

X

Elaborar y mantener actualizados los manuales de calidad de los sistemas o programas implementados por la organización de acuerdo a los requisitos de las normas que los rigen.

X

Coordinar y apoyar la elaboración y/o revisión de los documentos necesarios por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos, con base en las directrices de los sgc y otros sistemas o programas.

X

Coordinar y apoyar la difusión o socialización de los documentos de los sistemas de calidad una vez aprobados entre los responsables de su implementación.

X

Elaborar programa de auditorías internas de calidad para cada uno de los sgc implementados, coordinar y ejecutar dicho programa y presentar informe la alta dirección para efectos de la revisión al sistema.

X

Revisar y distribuir los informes de las auditorias de calidad de los sgc implementados en la empresa. X

Informar al representante de la gerencia de los sgc, sobre el desempeño de los sistemas de calidad implementados en la organización a fin de detectar oportunidades de mejoramiento.

X

Documentar las conformidades reales o potenciales del proceso de mejoramiento continuo. X

Apoyar a la alta dirección en el proceso de revisión de los sistemas de calidad y de otros sistemas cada vez que se requiera. X

Suministrar capacitación al personal de la organización en temas relacionados con los sgc y otros sistemas o programas implementados por la organización.

X

Verificar la actualización de los listados de la documentación y registros de los sistemas de calidad. X

Verificar la vigencia de los documentos del sgc. X

Revisar la eficacia y efectividad de las acciones de mejora implementadas en los diferentes procesos. X

Verificar el cumplimiento de los objetivos de calidad de los sgc implementados. X

Diseñar propuestas de mejoramiento para los sgc implementados en la organización. X

Presentar el presupuesto de gastos del área para el año siguiente al director de planeación. X

Realizar la inducción especifica del personal cuando ello así se requiera. X

Evaluar el desempeño del personal a cargo. X







ADMINISTRATIVA



















Nivel requerido

1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización. X


X



X


Nivel requerido

1 2 3 4 5



ADMINISTRATIVA



Planificación y organización Capacidad para realizar de formar eficaz un plan apropiado de actuación personal o para terceros con el fin de alcanzar los objetivos.

X


X

Sensibilidad interpersonal Conocimiento de los otros, del ambiente y de la influencia personal que se ejerce sobre ellos. Las acciones indican la consideración por los sentimientos y necesidades de los otros. (atención, no confundir

X


X

(1=muy bajo / 2=bajo / 3=esperado / 4=alto / 5=muy alto) 6.7.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias

Indicador: Meta:

Porcentaje de satisfacción en la evaluación deldesempeño 90% de satisfacción en una encuesta de 90°

6.8 ASISTENTE DE MEJORAMIENTO CONTINUO

Cargo: Asistente de Mejoramiento

Continuo Área:

Dirección Administrativa

Cargo al que le reporta: Jefe de

Mejoramiento Continuo

Cargo(s) que le reporta(n): NA No. Promedio de personas a cargo: NA



6.8.1 Requisitos

Nivel Educativo: Tecnólogo Titulo requerido: Tecnólogo en ingeniería,

administración de empresas, contaduría.




ADMINISTRATIVA



Sistemas de gestión de calidad, procesos administrativos 1 año

Conocimientos Técnicos: Ntcgp 1000:2009 - ntcISO 9001:2015 - ISO/iec 17025:2005 -


Participa en:




Maneja:



Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio Eléctrico Público


Esfuerzo:





Objetivo principal:

Apoyar las actividades previstas en sistema de gestión de calidad y otros sistemas o programas implementados en la organización en cuanto a la elaboración validación actualización difusión e implementación de sus requisitos y de sus documentos necesarios para asegurar la eficaz planificación operación y control de los procesos.



ADMINISTRATIVA




D S Q M P E

Apoyar a las diversas áreas en la elaboración y actualización de los documentos de los sistemas de calidad y otros sistemas o programas.

X

Actualizar los listados de la documentación y registros según los documentos del sgc. X

Editar los documentos de acuerdo a la estructura de la documentación. X

Coordinar la revisión y aprobación de los documentos por los responsables. X

Conservar los documentos originales aprobados de acuerdo con el procedimiento establecido. X

Informar la publicación de los documentos en la intranet o en el sistema previsto por la organización. X

Actualizar la documentación publicada en la intranet o en el sistema previsto por la organización según el procedimiento establecido. X

Llevar a cabo el control de las modificaciones de los documentos físicos y los ubicados en la intranet según el procedimiento establecido.

X

Revisar la vigencia de la documentación y actualizarla cuando sea necesario de acuerdo con lo establecido en el procedimiento. X

Retirar la documentación obsoleta de la intranet y su archivo físico/magnético, colocándole una identificación y almacenamiento adecuado para evitar su uso no intencional.

X

Elaborar actas en temas relacionadas con los sgc implementados en la organización. X

Coordinar la logística para la realización de actividades de los sgc (salón, equipos, ayudas audiovisuales, papelería, alimentación y otros aspectos).

X

Verificar la difusión y compresión de la documentación de los sgc implementados. X

Apoyar las actividades de seguimiento necesarias para verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión de los procesos. X

Verificar la confiabilidad e idoneidad de los datos para generar las estadísticas de los indicadores de gestión. X

Realizar seguimiento a la eficacia y efectividad de las acciones correctivas y preventivas planteadas por los diversos procesos que conforman los sgc.

X




ADMINISTRATIVA







N/A










1 2 3 4 5


X


X




ADMINISTRATIVA




X


1 2 3 4 5


X


X


X


X



Indicador: Meta:




ADMINISTRATIVA



6.9 AUXILIAR DE ARCHIVO

Cargo: Auxiliar de archivo Área: Dirección

administrativa Cargo al que le reporta:

Jefe de Mejoramiento Continuo

Cargo(s) que le reporta(n): N/A No. Promedio de personas a cargo: 0


Requiere vehículo propio:

NO Si requiere vehículo propio indicar TIPO: Requiere licencia de conducción:

6.9.1 Requisitos

Nivel Educativo: Estudiante/ Técnico o Tecnológico Titulo Requerido: Bibliotecología/Documentalista/Administración de Empresas.


Cargos concernientes al manejo, implementación y/o implementación de la gestión documental, preferiblemente del sector público.

Mínimo 1 año


Normatividades referentes a los programas de gestión documental para Entidades públicas.

6.9.2 Responsabilidades del área Participa en:

Procesos Misional

Procesos de apoyo X

Proceso estratégico



Maneja:



Biológicos, Químicos o de contacto X

Inherentes al espacio X Eléctrico X Público X

Ambiente:



ADMINISTRATIVA




Esfuerzo:

Físico X

Mental X Otro


Colaboradores X

Clientes Proveedores Otras Empresas


Objetivo principal:

Recepcionar, revisar, distribuir, tramitar, archivar, conservar y custodiar los documentos, consultas y archivos de la Organización.


D S Q M P E

Recepcionar los archivos de gestión de todas las Áreas, correspondientes a los penúltimos años, para incorporarlos al archivo central.

X

Administrar el archivo central y el archivo histórico de la Organización. X

Alimentar el programa existente en la Empresa de gestión documental. X Programar las trasferencias anuales de los archivos de gestión por Áreas al archivo Central. X Actualizar los documentos, tablas y procedimientos del área. X

Recepcionar la ficha para consulta o préstamo de documentos. X

Verificar que la información contenida en las fichas de consulta o préstamo cumpla con los requerimientos para la recepción de los documentos a archivar en el archivo Central.

X

Verificar la forma y contenido de los documentos que cumplan con las condiciones en que fueron dados en préstamo, al momento de su devolución al archivo Central o Histórico.

X

Colaborar en aquellas Áreas que presenten dificultad para la Organización de los documentos que transferirán al archivo Central. X

Recepcionar la solicitud de carpetas y/o rótulos iníciales que realizan las Áreas. X

Entregar las carpetas, ganchos, cajas y papel para la rotulación solicitadas por las diferentes Áreas.

Recepcionar, revisar y verificar el formato único de inventario documental en el que se relaciona los documentos transferidos al archivo Central desde las diferentes Área, cada año.

X

Consultar la información solicitada en el archivo Histórico ubicado en los tanques antiguos. X

Trasladar y custodiar los documentos sustraídos del archivo Histórico para la entrega a quien los solicita y su respectiva devolución al mismo.

X



ADMINISTRATIVA




(D=Diario / S=Semanal / Q=Quincenal / M=Mensual / P=Periódico / E=Esporádico)


Ninguna

6.9.6 Responsabilidades: Acompañar al personal externo contratado por la Organización para realizar las actualizaciones dentro del área del archivo de acuerdo a la normatividad vigente.

Custodiar la documentación generada por todos las Áreas de la Organización según lo transmitido en el formato único de inventario documental.

Garantizar la legitimidad y buen estado de la documentación.

Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del SGC, SG-SST y demás sistemas adoptados por la Organización.


6.9.7 Perfil del

cargo


1 2 3 4 5

Compromiso Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización.

X


X



X


1 2 3 4 5



ADMINISTRATIVA




X

Iniciativa Conjunto de habilidades que permiten actuar de manera autónoma ante los imprevistos y problemas, dándoles una respuesta rápida y eficaz. También implica la anticipación para evitar problemas futuros.

X

Meticulosidad Resolución total de una tarea o asunto, de todas sus áreas y elementos, independientemente de su insignificancia.

X

Manejo de información

Capacidad de identificar lo que necesita saber en un momento dado, buscar efectivamente la información que esto requiere, determinar si esa información es pertinente para responder a sus necesidades y finalmente convertirla en conocimiento útil para solucionar problemas de Información en contextos variados y reales de la vida Organizacional.

X



Indicador: Meta:


6.10 JEFE COMERCIAL



ADMINISTRATIVA



Cargo: Jefe de comercial Área: Dirección


reporta:

Director administrativ

o

Cargo(s) que le reporta(n): Auxiliar de comercial, auxiliar técnico de medición, ayudante de oficina de medición, instalador medición y ayudante de instalador.



6.10.1 Requisitos

Nivel Educativo: Profesional Titulo requerido: Administración de empresas, contador, administración de negocios, comercio exterior.


En aéreas de atención de solicitudes del cliente, comerciales y de servicios. 2 años

Conocimientos Técnicos: Servicio al cliente, Word y Excel


Participa en:

Procesos misionales X Procesos de apoyo Proceso estratégico Proceso de control



Maneja:

Valores Dinero Información confidencial X Elementos de

oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio X Eléctrico X Público X

Ambiente:


Esfuerzo:





Objetivo principal:



ADMINISTRATIVA



Gestionar las necesidades de servicio de los usuarios, en cuanto a solicitudes y requerimientos.


D S Q M P E

Coordinar el trámite de respuesta a pqr (peticiones, quejas y reclamos) X

Realizar el acompañamiento de las respuestas del p.q.r X

Atender usuarios internos y externos X

Analizar y realizar el seguimiento a los indicadores del proceso X

Hacer la revisión de liquidación de créditos X

Hacer la revisión y coordinación de control de fraudes X

Revisar y coordinar la supervisión del operador comercial X

Elaborar informes para la gerencia X

Atender las auditorías internas y externas X

Revisar y controlar los riesgos de proceso X

Programar reuniones para la revisión de actividades mensuales de los procesos del área. X

Asistir a las diferentes reuniones que programe la entidad X

Realizar revisiones periódicas de catastro medidores X

Coordinar y verificar el cumplimiento de los contratos de las entidades recaudadora X


Realizar las demás funciones que le sean asignados por el jefe inmediato y el gerente. X

Realizar la respectiva supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales es asignados por la gerencia. X

Las demás funciones que le sean asignados por el jefe inmediato y el gerente.





ADMINISTRATIVA











Velar por el cumplimiento y satisfacción del cliente, velar por el cumplimiento del contrato operador comercial, velar y controlar los ingresos por facturación por parte de los contratos con los recaudadores, asegurar el ingreso económico de la empresa en cuanto a liquidación de créditos, dar cumplimiento al plan de trabajo, velar porque las auditorias del proceso sean de optima calidad, evitar sanciones a los entes de control frente a los p.q.r







Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X



X

Competencias Personales y/o Específicas Nivel

requerido

1 2 3 4 5



ADMINISTRATIVA




X


X


X


X

(1=muy bajo / 2=bajo / 3=esperado / 4=alto / 5=muy alto) 6.10.8 Indicadores de desempeño para evaluar las competencias

Indicador: Meta:


6.11 AUXILIAR COMERCIAL

Cargo: Auxiliar comercial Área: Dirección

Administrativa

Cargo al que le reporta: Jefe comercial

Cargo(s) que le reporta(n): N/A No. Promedio de personas a cargo: N/A



6.11.1 Requisitos

Nivel Educativo: Técnico, Tecnológico o estudiante de últimos

semestres. Titulo Requerido: Carreras administrativas y contables




ADMINISTRATIVA



Atención y servicio al cliente 6 MESES

Conocimientos Técnicos: Word, Excel, servicio al cliente, sst, manejo archivo


Participa en:

Proceso misional X Procesos de apoyo Proceso estratégico Proceso de control



Maneja:

Valores Dinero Información confidencial Elementos de oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, Químicos o de contacto X Inherentes al espacio Eléctrico Público X

Ambiente:


Esfuerzo:



Colaboradores Clientes X Proveedores Otras Empresas


Objetivo principal:

Apoyar la gestión comercial atendiendo las solicitudes de los usuarios y los pqr.


D S Q M P E

Atender los pqr presentados por los usuarios X

Realizar seguimiento, revisión y liquidación de cobros correspondientes a servicios prestados por la empresa X



ADMINISTRATIVA



Atender el público y sus requerimientos X

Alimentar la información en el formato de pqr X

Tramitar las cuentas de cobro presentados por servicios de recaudo y otros para el funcionamiento del área X

Diligenciar y alimentar el formato de producto no conforme X

Archivar la documentación del área X

Apoyar la elaboración de informes del área comercial X

Elaborar formatos, memorandos y cuentas de cobro correspondientes al área. X





NA






Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X



ADMINISTRATIVA





X


Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X


X


X



Indicador: Meta:




ADMINISTRATIVA



6.12 JEFE DE MANTENIMIENTO

Cargo: Jefe de mantenimiento Área: Dirección


reporta:

Director administrativ

o

Cargo(s) que le reporta(n): Auxiliar operativo de mantenimiento / ayudante operativo de mantenimiento

No. Promedio de personas a cargo: 2



6.12.1 Requisitos

Nivel educativo: Profesional Titulo requerido: Ingeniería mecánica, ingeniería civil,

ingeniería industrial


Jefe de talleres / mantenimientos preventivos y correctivos 2 AÑOS

Conocimientos técnicos: Conocimiento en electro/mecánica, administración de recursos.


Participa en:




Maneja:




Ambiente:



ADMINISTRATIVA




Esfuerzo:





Objetivo principal:

Gestionar y direccionar cada una de las funciones a realizar en el área de mantenimiento, sede administrativa, planta de potabilización, tanques antiguos y bocatoma, garantizando el buen funcionamiento de los equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos e infraestructura de la organización.


D S Q M P E

Diseñar y gestionar la ejecución del mantenimiento preventivo, predictivo, y correctivos de los equipos eléctrico, electrónico, mecánicos y la inspección de la infraestructura de la organización

X

Velar por el correcto funcionamiento de las instalaciones eléctricas de las diferentes sedes de la organización X

Implementar y diligenciar las hojas de vida de todos los equipos eléctrico, electrónicos y mecánicos utilizados en la organización para su operación

X

Planear los recursos de talento humano, técnicos, operativos y económicos para la ejecución de los mantenimientos X

Registrar todas las actividades de mantenimiento realizadas a los equipos electromecánicos y electrónicos, así, como las observaciones pertinentes a tener en cuenta en posteriores mantenimientos, de acuerdo al pr-05 gestión de mantenimiento

X

Elaborar y actualizar los manuales de operación y mantenimiento de todos los equipos electrónicos de la organización, de acuerdo a las instrucciones suministradas por los fabricantes de los mismo

X

Presentar las estadísticas de informes relacionada con las actividades desarrolladas X

Programar actividades de mantenimiento de las unidades operativas en coordinación con el jefe de planta X



ADMINISTRATIVA



Utilizar durante su rutina laboral los medios de comunicación asignados por la organización X

Diseñar e implementar un programa para recuperar los diferentes equipos que no están funcionando óptimamente X

Participar activamente en cada uno de los planes de contingencia establecidos, ante situaciones de crisis, tales como el plan de emergencia y manual de manejo seguro del cloro

X

Coordinar la entrega de combustible a los vehículos de la organización X


Realizar las respectivas supervisión de los contratos u órdenes de servicio en las cuales se asignó por el gerente X

Las demás funciones que se le sean asignadas por el jefe inmediato o el gerente X




Aplicar la normatividad vigente que afecte al área

Proponer cambios en su procedimiento que conlleven a una mejora continua

Supervisar cumplimiento de horarios y tareas asignadas al personal a su cargo

Realizar llamados de atención teniendo en cuenta el procedimiento y reglamento interno de trabajo al personal a su cargo

Otorgar permisos al personal a su cargo, según procedimiento de permisos

Solicitar materiales e insumos necesarios para el funcionamiento del área


Es responsable directo del uso y manejo de equipos y materiales de oficina para lograr los objetivos del cargo

Garantizar el óptimo funcionamiento de los vehículos, maquinaria y equipos de la organización

Es responsable de proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidenciales

Responder por las ordenes y peticiones remitidas por el gerente



ADMINISTRATIVA



Es responsable de cumplir con las directrices del sgc,sg,sst, legislación y normatividad del sector.

Supervisar las actividades de los trabajadores a cargo

Apoyar a la alta dirección para asegurar la adecuada implementación y cumplimiento del sgc,sg,sst y demás sistemas adoptados por la organización

Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sgc, sg,sst, y demás sistemas adoptados por la organización en cualquier necesidad de mejora

Coordinar y promover la activa participación del personal a cargo para garantizar la eficiencia y la mejora continua de los sistemas sgc,sg,sst y demás sistemas adoptados por la organización


Facilitar y garantizar la realización del chequeo pre operacional y el registro en su respectivo formato



1 2 3 4 5



X



X


1 2 3 4 5


X


X


X



ADMINISTRATIVA




X



Indicador: Meta:


6.13 AYUDANTE ADMINISTRATIVO DE MANTENIMIENTO

Cargo: Ayudante administrativo de

mantenimiento Área:

Dirección administrativa

Cargo al que le reporta:

Jefe de mantenimiento

Cargo(s) que le reporta(n): NA No. Promedio de personas a cargo:

NA


Requiere vehículo propio: NO Si requiere vehículo propio indicar TIPO:

Requiere licencia de

conducción: NO

6.13.1 Requisitos

Nivel Educativo: Técnico, tecnológico o estudiante

de últimos semestres. Titulo requerido:

Técnico o tecnólogo, administración de empresas, carreras administrativas.

Experiencia en actividades afines: Tiempo:

Servicio al cliente y labores administrativas. 6 MESES

Conocimientos Técnicos: Office, manejo de archivo.


Participa en:

Procesos Misional Procesos de apoyo X Proceso estratégico



ADMINISTRATIVA





Maneja:

Valores Dinero Información confidencial Elementos de oficina/equipos/maquinarias

X


Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al espacio Eléctrico Público X

Ambiente:


Esfuerzo:

Físico Mental X




Objetivo principal:

Apoyar al área de mantenimiento realizando actividades administrativas propias del área.


D S Q M P E

Realizar en el sistema las solicitudes de compra y certificaciones de proveedores. X



ADMINISTRATIVA



Hacer soporte de entrega de documentación a las diferentes áreas X

Alimentar en el sistema la información de matriz interna y externa de mantenimiento. X

Mantener actualizada la información en las hojas de vida de los equipos. X

Recepcionar y radicar la correspondencia del área de mantenimiento. X

Realizar los oficios requeridos por el Jefe de mantenimiento. X

Contestar el teléfono y tomar recados y mensajes para el Jefe de mantenimiento. X

Realizar las llamadas, comunicaciones, manejo del e-mail relacionado con el área. X

Archivar la correspondencia del área de mantenimiento. X

Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato y el gerente X

D=Diario / S=Semanal / Q=Quincenal / M=Mensual / P=Periódico / E=Esporádico)



ADMINISTRATIVA



6.13.5 Autoridades del cargo: NA



Custodia y confidencialidad de la información del personal en actividades de salud, cobro de incapacidades y en el marco de la implementación del P.E.S.V.

Implementar el P.E.S.V.



1 2 3 4 5

Compromiso Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la Organización.

X


X



X


Nivel requerido

1 2 3 4 5


X

Comunicación persuasiva Capacidad para expresarse claramente y de forma convincente con el fin de que la otra persona asuma nuestros argumentos como propios.

X

Capacidad de análisis Eficacia a la hora de identificar un problema, buscar datos pertinentes al respecto, reconocer la información relevante y encontrar las posibles causas del mismo

X



ADMINISTRATIVA




X



Indicador: Meta:


6.14 AUXILIAR OPERATIVO DE MANTENIMIENTO

Cargo: Auxiliar operativo




mantenimiento




6.14.1 Requisitos

Nivel Educativo: Técnico/tecnólogo o estudiante de últimos

semestres Titulo requerido: Mecánica, electrónica


Auxiliar / técnico encargado de reparaciones locativas 6 meses

Conocimientos Técnicos: Eléctrica, electrónica, mecánico, etc.


Participa en:




ADMINISTRATIVA





Maneja:




Ambiente:

Condiciones especiales Condiciones normales x

Esfuerzo:

Físico X Mental Otro


Colaboradores x Clientes Proveedores Otras Empresas


Objetivo principal:

Apoyar las labores de ejecución y control de las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de los distintos equipos de la organización; en lo relacionado con los componentes eléctricos, electrónicos, mecánicos y de infraestructura de cada una de las sedes de la organización.


D S Q M P E

Responder ante el jefe de mantenimiento por las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de los equipos eléctricos y mecánicos de la organización

X

Informar oportunamente sobre el desarrollo de sus funciones y de todos los inconvenientes que se le presenten, conel fin de apoyar la toma de decisiones pertinentes.

X

Efectuar la inspección semanal de unidades, motores, y equipos definidos en el pr-05 gestión de mantenimiento X

Reportar las anomalías detectadas y realizar los correctivos del caso X

Elaborar la programación de mantenimientos programados internos/externos de los equipos y vehículos, en coordinación con el jefe de mantenimiento

X



ADMINISTRATIVA



Ejecutar los programas de mantenimiento de los equipos y vehículos existentes en la organización, a fin de tener el menor impacto posible en la continuidad del proceso de producción de agua potable

X

Registrar diariamente las actividades de mantenimiento efectuados sobre los equipos electromecánicos en los formatos y presen- X

Los al superior inmediato.

Controlar y responder por el inventario de repuestos, herramientas, equipos e instrumentos de medición que se le han asignado X

Para el desarrollo de sus funciones.

Realizar el mantenimiento de las instalaciones eléctricasde la empresa y las nuevas instalaciones que se requieran. X

Informar al personal de producción, jefe de mantenimiento sobre aquellos equipos o sistemas que se encuentran fuera de servicio o en riesgo operativo, así como utilizar la debida señalización de seguridad industrial.

X

Ejecutar actividades de mantenimiento de las unidades operativas en coordinación con el operador de plata X

Operar eficientemente y conservar en buen estado los materiales, elementos, equipos que se le confíen para el desarrollo de sus funciones X

Velar por la conservación y almacenamiento de todos los materiales adquiridos para el desarrollo de sus actividades X

Velar por el buen estado de conservación y limpieza de3 las instalaciones locativas del área de mantenimiento. X

Utilizar durante su rutina laboral los medios de comunicación asignados por la empresa- X

Participar de manera activa en cada uno de los planes de contingencia estratégicos establecidos ante situaciones de crisis, tales X

Como el plan de emergencia y manual de manejo seguro del cloro.

Las demás funciones que se le sean asignadas por el jefe inmediato o el gerente. X



N\A


Es responsable directo del uso y manejo de equipos y materiales de oficina para el logro de los objetivos del cargo

Proteger la información del área o datos que la organización establezca como confidentes



ADMINISTRATIVA



Responder por las ordenes y peticiones emitidas por el jefe inmediato

Establecer adecuadas relaciones interpersonales con trabajadores de las áreas de la organización, proveedores y clientes

Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del sgc,sg,sst y demás sistemas adoptados por la organización





Nivel requerido

1 2 3 4 5

Compromiso: Capacidad y voluntad de implicarse para defender las necesidades, prioridades y objetivos de la organización. X


X



X

Competencias personales y/o específicas Nivel

requerido

1 2 3 4 5


X


X


X


X



ADMINISTRATIVA





Indicador: Meta:


6.15 AYUDANTE OPERATIVO DE MANTENIMIENTO

Cargo: Ayudante operativo de




mantenimiento

Cargo(s) que le reporta(n): NA No. Promedio de personas a cargo: NA



6.15.1 Requisitos

Nivel educativo: Bachiller, técnica Titulo requerido: MECANICA, ELECTRONICA


6 meses

Conocimientos técnicos: Eléctrico, electrónica, mecánica.


Participa en:






ADMINISTRATIVA



Maneja:

Valores Dinero Información confidencial Elementos de oficina/equipos/maquinarias X



Ambiente:


Esfuerzo:

Físico X Mental Otro




Objetivo principal:

Organizar y mantener limpias las áreas de la empresa, cambios de bombilleria bocatoma, edificio, planta; reemplazos diferentes áreas de la empresa, mantenimiento eléctrico mecánico y cumplir con las tareas asignadas que conlleven al orden y la limpieza


D S Q M P E

Preparar los materiales, herramientas, y equipos a utilizar para la atención de las actividades a realizar X

Apoyar al auxiliar operativo de mantenimiento en la inspección semanal de unidades, motores y equipos definidos en el pr-05, gestión de mantenimiento

X

Apoyar al auxiliar operativo de mantenimiento en la ejecución de los programas de mantenimiento de los equipos existentes en la empresa a fin de obtener el menor impacto posible en la continuidad del proceso de producción de agua potable.

X

Participar de manera activa en cada uno de los planes de contingencia estratégicos establecidos, tales como el plan de emergencia y el manual de manejo seguro del cloro

X

Realizar las actividades de orden y aseo en las diferentes sedes de la organización, de tal manera que garantice la seguridad de la empresa X

Las demás funciones que se le sean asignadas por el jefe inmediato o el gerente X




ADMINISTRATIVA




6.15.5 Autoridades del cargo: N\A

6.15.6 Responsabilidades: Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del sgc,sg,sst y demás sistemas adoptados por la organización




Competencias Organizacionales

Nivel requerido

1 2 3 4 5



X



X


Nivel requerido

1 2 3 4 5


X


X


X



ADMINISTRATIVA




X



Indicador: Meta:


6.16 PORTERO

Cargo: Portero Área: Dirección administrativa Cargo al que le reporta: Director

administrativo


Objetivo del área: Fortalecer los procesos internos a la mejora continua, a las buenas relaciones con los clientes, a la atención de necesidades de bienes, servicios, insumos y el buen funcionamiento de la planta física de la organización.

Licencia de conducción: Tipo de

vehículo: Si es necesario vehículo propio indicar TIPO:



ADMINISTRATIVA



6.16.1 Requisitos

Nivel educativo: Bachiller Titulo requerido:


0 A 5 MESES

Conocimientos técnicos: Manejo atención al cliente y seguridad.


Participa en:

Procesos misional Procesos de

apoyo

Proceso estratégico

X Proceso de control



Maneja:

Valores Dinero Información confidencial

X Elementos de oficina/equipos/maquinarias X


Biológicos, Químicos o de contacto Inherentes al

espacio Eléctrico X Público X

Ambiente:


Esfuerzo:





Objetivo principal:



ADMINISTRATIVA



Salvaguardar los bienes de la empresa y contribuir a la protección de la planta física y al buen desarrollo de actividades administrativas.


D S Q M P E

Controlar la entrada de los visitantes y orientarlos hacia la recepción, si es el caso por la ausencia de secretaria recepcionista deberá anunciar y orientar a la oficina requerida.

X

Verificar y registrar el ingreso y salida de objetos, materiales y vehículos de las instalaciones de la empresa. X

Velar por el buen funcionamiento del huellero e informar cualquier novedad de falla del mismo. X

Recibir en horario nocturno y fines de semana el reporte de daños e informar al jefe de turno o al área encargada. X

Realizar revisión de los paquetes, bolsos y maletas que ingresen o salga de las diferentes sedes cumpliendo con los protocolos legales establecidos.

X

Realizar durante el cumplimiento de turno recorridos por las instalaciones de la organización. X

Registrar en el libro oficial todas las novedades presentadas durante el cumplimiento del turno. X

Realizar el recibido y la entrega del turno de manera puntual, organizada y coherente con la programación. X

Informar a la entidad respectiva riesgos u amenazar de conatos de incendios o fenómenos naturales. X



ADMINISTRATIVA



Indicar a los conductores de los vehículos que ingresan el correcto parqueo en las instalaciones de la empresa. X





N/a

6.16.6 Responsabilidades: Participar activamente y demostrar su compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del sgc, sg - sst y demás sistemas adoptados por la organización.

Manejo y custodia de la información y de la gestión documental de la empresa.


Brindar información oportuna al jefe inmediato de las novedades presentadas o situaciones que atente contra el normal desempeño de las funciones dentro de las instalaciones de la organización.

Evitar congestión vehicular en las vías de acceso de las sedes.



1 2 3 4 5



ADMINISTRATIVA




X


X



X


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Indicador: Meta:



ADMINISTRATIVA






ADMINISTRATIVA



7 LISTA DE MODIFICACIONES

Rev. Fecha Página Descripción de las modificaciones

10 2018-09-04 54

Se actualiza el manual del director Administrativo en cuanto a instrucciones, se excluye de la Dirección Administrativa el cargo de Supervisor del Operador Comercial y se traslada a la Dirección Financiera, también se ajusta el manual de funciones de auxiliar de archivo y se incluye el manual de funciones del ayudante administrativo de mantenimiento.

09 2017-11-14 Todo el

documento

Se ajustan cargos y funciones de acuerdo a estudio realizado sobre levantamiento de perfiles y manuales de funciones.

08 2017-10-25 12 a 17

Se incluyen los cargos de Apoyo Temporal Programas De Salud Y Bienestar De Los Trabajadores, Temporal auxiliar de apoyo en seguridad social y Temporal auxiliar administrativo.

07 2014-07-08 15 Se ajusta la actividad 8 del punto 5.5 Jefe talento humano

06 2012-04-29 ---- Se actualizo todo el documento

05 2012-02-15

Se modificó el nombre de la dirección, se actualizo el objetivo de la dirección financiera y de talento humano, se incluyeron en la dirección los cargos de jefe de talento humano, auxiliar administrativo de salud ocupacional, auxiliar administrativa de nómina, conserje y supervisor. Se trasladó a la dirección de planeación los cargos jefe de informática y auxiliar administrativo de informática. Se modificó los nombres de los cargos auxiliar administrativo de contabilidad y auxiliar administrativo de activos fijos.

04 2012-01-19 ----

Se actualizaron los requisitos de los cargos, se creó el cargo de asistente de contabilidad y se sacó de ésta dirección, el área de mejoramiento continuo, la cual paso para la dirección de planeación y proyectos.



ADMINISTRATIVA



Todo lo anterior, aprobado por junta directiva mediante Acta 102 de 2012.

03 2011-12-02 ---- Se actualizó todo el documento.

02 2009-09-23 ---- Se ajustó todo el documento.

01 2008-11-07 ---- No aplica – Creación del documento.

Elaborado: Erika María Mora Andrade

Verificado: Gustavo Jaramillo González

Aprobado: Gustavo Jaramillo

Fecha de aprobación: 2018-09-04

Cargo: Jefe de Gestión Humana.

Cargo: Gerente Cargo: Gerente

Firma: Firma: Firma: Rige a partir de: 2018-09-05

MANUAL DE FUNCIONES Código: DG-29 DIRECCIÓN Revisión: 10 … · 2019-11-07 · MANUAL DE...

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