Manual de Evaluacion Proveedor Sap

Cdigo GPI: Descripcin: Proyecto:

0007 EVALUACION DE PROVEEDORES SOPORTE - MM

Consultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 1 de 40

Versin

01

Fecha DD/MM/AAA A 10.05.2010

VERSIONES DEL DOCUMENTO Creado/Modificado por Revisado por (Incluir e-mail) MILTON SUAREZ msuarezp@consultoriaor ganizacional.com

Descripcin Modificacin


Niveles organizacin de empresa en sistema SAPUtilizacinEsta seccin describe la organizacin de una empresa tpica en el sistema SAP. Tambin demuestra cmo se integra la Gestin de compras en esta estructura. En el sistema SAP, la organizacin de una empresa comprende los niveles siguientes:

Mandante El nivel ms alto, o nivel de grupo de empresas, de la estructura de la organizacin. Ejemplo: Grupo de empresas. Sociedad Este nivel representa una unidad contable independiente dentro de un cliente. Ejemplo: una sociedad GL subsidiaria, miembro de un grupo de empresas. Centro La sede de la empresa de una sociedad. Ejemplo: Centro de produccin, oficina regional, sucursal. Organizacin de compras Unidad de organizacin responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios para uno oConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 3 de 40

ms centros y de la negociacin de las condiciones generales de compra con los proveedores. Externamente, la organizacin de compras es responsable legalmente de todas las operaciones de compras. Por tanto, siempre se asigna a una empresa. Grupo de compras La organizacin de compras se divide a su vez en grupos de compras (es decir, grupos de encargados de compras) que son responsables de las actividades de compra diarias.

Nivel de organizacin para la evaluacin de proveedores El nivel de organizacin de la evaluacin de proveedores es la organizacin de compras: cada organizacin de compras evala los proveedores que se le han asignado. El sistema no soporta una comparacin de evaluaciones de proveedores en el nivel ms alto de sociedades.

Datos maestrosUtilizacinLa evaluacin de proveedores utiliza los datos maestros siguientes: Registros maestros de proveedores Registros maestros de materiales Registros info de compras

Base de datos del maestro de proveedoresLa base de datos del maestro de proveedores contiene informacin sobre los proveedores de una empresa. Esta informacin se almacena en los registros maestros de proveedores individuales. Adems del nombre y la direccin del proveedor, el registro maestro de proveedores contiene la informacin siguiente: Moneda del proveedor Condiciones de pago Personas de contacto (personal de ventas) Un registro maestro de proveedores tambin contiene datos de contabilidad (por ejemplo, una cuenta de control). Por consiguiente, el registro maestro de proveedores se actualiza tanto en Gestin de compras como en Finanzas.

Base de datos del maestro de materialesConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 4 de 40

La base de datos del maestro de materiales contiene descripciones de materiales que la empresa adquiere, fabrica y almacena. La base de datos del maestro de materiales es la fuente de informacin central de una empresa respecto a materiales concretos. Los registros individuales del maestro de materiales contienen datos como la unidad de pedido, el grupo de compras responsable y tolerancias para faltas o tolerancia de exceso de suministro. El sistema de evaluacin de proveedores le ayuda en la optimizacin de los procesos de aprovisionamiento tanto de los materiales como de los servicios.

Registro info de comprasLos registros info de compras (tambin denominados registros info) se utilizan como fuente de informacin para Compras. Representa una relacin especfica proveedor-material. El registro info tambin permite a los encargados de compras determinar rpidamente: qu materiales han sido ofertados o suministrados previamente por un determinado proveedor qu proveedores han ofertado o suministrado un material determinado Contenido de un registro info: Un registro info incluye: Precios y condiciones actuales Nmero del ltimo pedido Lmites de tolerancia para los excesos de suministros y los suministros incompletos El plazo de entrega del material previsto por el proveedor Un registro info tambin contiene informacin de ofertas y de pedidos.

Criterio principalDefinicinLos criterios principales forman la base para la valoracin del rendimiento de un proveedor. El sistema calcula la nota global de un proveedor a partir de las notas obtenidas en los criterios principales.

UtilizacinSe pueden evaluar proveedores segn varios criterios que considere importantes. Las notas de los criterios principales son una representacin ms precisa del rendimiento de un proveedor que la nota global.

EstructuraConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 5 de 40

Puede determinar el tipo y nmero de criterios principales. El sistema admite un mximo de 99 criterios principales. Puede especificar el nmero de criterios principales para cada organizacin de compras y decidir qu criterios principales estn cubiertos por la nota global. Los cinco criterios principales siguientes estn disponibles en el sistema estndar: Precio Calidad Entrega Soporte/servicio general Estos cuatro criterios principales sirven como base para la evaluacin de los proveedores que suministren materiales. Provisin de servicios externos Este criterio principal sirve de base para la evaluacin de los proveedores empleados como proveedores de servicios externos. Puede definir los criterios principales adicionales que desee. Alternativamente, puede realizar el clculo de la nota principal basndose en menos de cinco criterios principales.

Criterio parcialDefinicinLos criterios parciales son las unidades ms pequeas a las que se puede asignar notas en la evaluacin de proveedores. El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basndose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales.

EstructuraHay tres tipos de criterio parcial: Manual El usuario introduce la nota en el sistema antes de efectuar la evaluacin. Semiautomtico El usuario introduce las notas de calidad y puntualidad en la entrega o rendimiento a nivel de registro info (de material), o en la hoja de entrada de servicios (en el caso de los servicios externos). AutomticoConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 6 de 40

El usuario no introduce datos. El sistema calcula las notas de los criterios parciales automticos basndose en los datos obtenidos en otras reas de la empresa fuera del sistema de evaluacin de proveedores (por ejemplo, Recepcin de mercancas o Gestin de calidad). Los procedimientos de clculo de notas cumplen distintos fines e implican distintos tipos de actualizaciones.

Criterios parciales necesariosLos criterios parciales automticos que proporciona el sistema estndar bastan para la evaluacin de un proveedor que suministre materiales. Es decir, para realizar evaluaciones, no es necesario que actualice las notas en los criterios parciales manuales o semiautomticos. El sistema proporciona un mximo de veinte criterios parciales para cada criterio principal. En el sistema estndar SAP hay dos criterios parciales automticos para el criterio principal "Precio", tres para el criterio principal "Calidad" y cuatro para el criterio principal "Entrega". Esto significa que puede determinar hasta 18, 17 y 16 criterios parciales adicionales respectivamente para cada uno de estos criterios principales. No hay criterios parciales automticos para los criterios principales "Soporte/servicio general" y "Servicio externo". Sin embargo, en el sistema estndar de SAP se incluyen tres criterios parciales semiautomticos para "Servicio/asistencia general" y dos para "Servicio externo". Esto significa que puede determinar hasta 17 y 18 criterios parciales adicionales manuales o semiautomticos respectivamente para cada uno de estos dos criterios principales. Al definir criterios parciales manuales, tenga en cuenta que obtendr un resumen mejor si no aumenta demasiado el nmero de criterios. De esta forma, tambin reducir el esfuerzo de actualizacin.

Breve descripcin de los criterios parciales automticosEsta seccin describe brevemente los distintos criterios parciales automticos: Precio Nivel de precios Historial de precios Calidad Entrada de mercancas Auditora de calidad Nivel de reclamaciones/rechazos Entrega Cumplimiento de fechas de entregaConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 7 de 40

Cumplimiento de cantidades Cumplimiento de normas de envo Fecha de confirmacin Nivel de precios

Este criterio parcial compara la relacin del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado, recibe una buena nota; si es ms alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota. Basndose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede comparar el precio de un proveedor con el precio de mercado actual en un determinado perodo temporal. Historial de precios Este criterio parcial compara la evolucin del precio del proveedor con el precio de mercado. Basndose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinar si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un perodo concreto en comparacin con la evolucin del precio de mercado en el mismo perodo. Entrada de mercancas Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspeccin de calidad se realiza cuando entran las mercancas. Auditora de calidad Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestin de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos. Nivel de reclamaciones/rechazo Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos despus de la inspeccin de las mercancas entradas (por ejemplo, en la fabricacin) lo que conlleva un gasto adicional y una prdida de tiempo (debidos a la prdida de produccin, trabajo de repaso, etc.). La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestin de calidad (QM) y los datos pasan a la evaluacin de proveedores MM. Este ratio se convierte para la utilizacin en el sistema de notas de la evaluacin de proveedores. Rendimiento en el cumplimiento de fechas de entrega Este criterio parcial se utiliza para determinar cmo se ajusta un proveedor al cumplimiento de las fechas de entrega especificadas. Cumplimiento de cantidades Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido.


"Cumplimiento de fechas de entrega" y "Cumplimiento de cantidades" siempre se tienen que ver juntas. Puede especificar para cada material (en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) la cantidad mnima de los materiales pedidos que deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancas en la evaluacin. Esto le permite evitar situaciones en las que una entrada de mercancas puntual con slo una pequea cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluacin con una buena nota para "cumplimiento de fechas de entrega". En caso de no entregarse esta cantidad mnima, al proveedor no se le asigna nota en el ltimo criterio parcial. No obstante, en este caso el vendedor recibir una nota mala en el cumplimiento de cantidades. Cumplimiento de normas de envo Este criterio parcial se utiliza para determinar con qu precisin un proveedor cumple las normas para el envo o embalaje de un material. Fecha de confirmacin Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se ajusta a la fecha de entrega confirmada previamente (por ejemplo, la fecha de entrega en un aviso de entrega).

Ponderacin de las notasDefinicinLas notas que recibe un proveedor por los criterios principales se pueden ponderar de forma distinta para reflejar las diferencias en el significado de los criterios.

EstructuraFactor de ponderacinCon el uso de factores de ponderacin, puede aumentar o reducir la importancia de determinados criterios cuando se calcula una nota en el nivel ms alto.

Suponga que un proveedor recibe 80 puntos por el criterio "Precio" y 80 puntos por el criterio "Servicio". Puesto que le da ms importancia al precio del material que al servicio que le ofrece el proveedor, puede asignar al criterio "Precio" un factor de ponderacin de 3 y al criterio "Servicio" un factor de 1. Por lo tanto, los 80 puntos de Precio se valoran el triple que los 80 puntos de Servicio cuando se calcula la nota global.

Claves de ponderacinLa clave de ponderacin es un identificador bajo el cual se pueden agrupar y grabar juntos los valores de ponderacin para unos criterios principales.


Si sabe que va a realizar de forma repetida una evaluacin con unos determinados criterios principales y unos determinados factores de ponderacin, puede grabar esta combinacin bajo una clave de ponderacin. Cuando realice la siguiente evaluacin de proveedores, slo tiene que introducir la clave de ponderacin en vez de introducir un factor de ponderacin para cada criterio individual. A continuacin, el sistema define automticamente todos los factores de ponderacin. Hay dos tipos posibles de claves de ponderacin en el sistema estndar: Clave 01 Clave 02 La clave 01 permite la misma ponderacin de todos los criterios. La clave 02 le permite evaluar proveedores que suministren piezas pequeas, por ejemplo. Los factores de ponderacin de esta clase se distribuyen como se indica a continuacin: Precio 5 Calidad 3 Entrega 2 Soporte/servicio general 1 Provisin de servicios externos 2

Condiciones previas evaluacin proveedoresUtilizacinLa evaluacin de proveedores est sujeta a ciertas condiciones previas.

Condiciones previasPuede empezar el proceso de evaluacin del proveedor si ha contestado las preguntas siguientes: Ha actualizado las parametrizaciones del sistema? Dispone de las autorizaciones necesarias? A qu proveedor quiere evaluar? (clave de proveedor) Qu organizacin de compras va a evaluar al proveedor? (Clave de organizacin de compras) Es la primera vez que el proveedor es evaluado? Si no es as, cundo fue la ltima evaluacin?


Ejecutar la evaluacin de proveedores1. Del men del sistema, seleccione Logstica -> Gestin de materiales -> Compras y despus Datos maestros -> Evaluacin proveedores -> Actual.. Aparece la pantalla inicial. 2. Introduzca las claves de la organizacin de compras y el proveedor y pulse ENTER. Se visualiza entonces un resumen de los criterios principales para esa organizacin de compras. Si el sistema de clasificacin de SAP est activo, puede introducir la clase de proveedor en lugar del proveedor. De esta forma obtendr una lista, en la que podr seleccionar un proveedor de la clase para su evaluacin. Utilice la opcin "Entradas posibles" o el matchcode =k. 3. Actualice el campo obligatorio Clave de ponderacin. Si no conoce la clave de ponderacin, utilice la opcin "Entradas posibles". 4. En la barra de mens, seleccione Tratar Reevaluacin autom. El sistema calcula primero las notas para los criterios parciales automticos, a continuacin las notas para los criterios principales y, finalmente, la nota global para el proveedor. 5. Grabe su evaluacin. La pantalla de resumen tambin contiene lo siguiente: El campo Ind.borrado. Para ms informacin, consulte la seccin "Borrar la evaluacin del proveedor". Los datos bajo la cabecera de grupo "Evaluacin de los criterios principales".

Log de clculos de notas para criterios parciales automticosEl log ofrece un desglose de la nota del proveedor para un criterio parcial. En l se visualizan las notas de criterios parciales automticos para todos los registros info incluidos en el clculo actual. Despus de que haya llevado a cabo una evaluacin considerando los criterios parciales de varios o todos los criterios principales, puede visualizar el log. Para ello, seleccione Pasar a Todos los logs de la barra del men. (O Pasar a Log detallado si desea ver nicamente un log especfico.) Si no ha iniciado una evaluacin nueva, no se genera ningn log.

Evaluacin de proveedores en el fondoConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 11 de 40

Puede evaluar a sus proveedores de forma regular, por medio de una ejecucin en proceso de fondo. La funcin Evaluaciones fondo se encuentra en el men de Compras.

Condiciones previasSi quiere iniciar una ejecucin en proceso de fondo para una evaluacin de proveedores, necesita una variante (por ejemplo para limitar el nmero de proveedores a evaluar). Actualizacin y visualizacin de variantes Cuando llame la funcin Evaluaciones fondo, puede visualizar variantes existentes en el modo de edicin de la lista de pasos y crear nuevas variantes o modificar las existentes. Para hacerlo, seleccione Tratar Pasar a Pasar a Pasos y despus

Variante (para visualizar), o Actualizar variantes (para crear)

Procedimiento1. Seleccione Datos maestros Evaluacin proveedor. Funciones siguientes Evaluaciones fondo. 2. En la pantalla inicial, introduzca un nombre de job y el nombre de la variante. Especifique cundo debe realizarse la evaluacin en el fondo y la frecuencia con que debe repetirse. 3. Grabe la orden de ejecucin en proceso de fondo.

Para llevar a cabo evaluaciones en el fondo y definir nuevas variantes, se requieren ciertas autorizaciones. Si tiene algunas consultas en este sentido, consulte con el responsable del sistema.

Actualizacin posterior de evaluaciones en el fondoEn una ejecucin en proceso de fondo normalmente se evala a proveedores que pertenecen al mismo grupo (es decir, que tienen la misma clave de ponderacin). No obstante, es posible que haya seleccionado un intervalo que contenga diferentes grupos de proveedores. Por esta razn no ha definido una clave de ponderacin. Para garantizar que las notas se calculen correctamente, tiene que actualizar posteriormente la clave de ponderacin para esos registros de evaluacin en determinados intervalos de tiempo. Los registros de evaluacin en cuestin pueden determinarse utilizando el informe de anlisis Proveedores sin claves de ponderacin. Esta funcin se encuentra en el men de Compras, en Datos maestros Funciones siguientes Prov. sin clave pond. Evaluacin proveedor


Desde este informe puede pasar directamente a las pantallas para actualizar las evaluaciones.

Visualizacin de la evaluacin de proveedores1. En el men del sistema, seleccione Logstica Gestin materiales Compras y, a continuacin, Datos maestros Evaluacin proveedor Visualizar. Aparece la pantalla de acceso Evaluacin de proveedor Visual.: Acceso. 2. Especifique una organizacin de compras y el proveedor cuya evaluacin quiere visualizar. 3. Pulse ENTER . Aparece la pantalla de resumen. En la pantalla de resumen se visualizan los siguientes datos:

Campo / Cabecera de grupo Datos de cabecera Datos de evaluacin

Contenido Organizacin de compras, proveedor Clave de ponderacin Nota global Indicador de borrado Nombre del responsable Fecha de la ltima evaluacin Notas para los criterios principales y claves de ponderacin aplicadas a las notas para los criterios principales individuales al llegar a la nota global.

Evaluacin de criterios principales

Para ver el desglose de la nota de un determinado criterio principal en las notas de los criterios parciales individuales relevantes, haga doble clic en el criterio principal deseado. Para visualizar los desgloses de las notas de varios criterios principales progresivamente, seleccione el criterio principal deseado y escoja Criterios pral. Primer crit. princip. Se visualiza la pantalla de los criterios parciales del primer criterio principal. Para visualizar los criterios parciales para todos los criterios principales, progresivamente, seleccione Criterio pral. Sig. crit. princip.

Borrado de una evaluacin de proveedores1. En el men del sistema, seleccione Logstica Gestin materiales Compras y, a continuacin, Datos maestros Evaluacin proveedor Actual. Aparece la pantalla inicial. 2. Introduzca las claves para una organizacin de compras y el proveedor cuya evaluacin quiere borrar.Consultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 13 de 40

3. Pulse ENTER . Aparece la pantalla de resumen. 4. Defina el indicador en el campo Ind.borrado. La prxima vez que ejecute el programa de reorganizacin, el registro de evaluacin para ese proveedor estar borrado.

Visualizacin e impresin documento modificacinEl sistema crea documentos de modificacin para cada evaluacin. Existen las siguientes opciones para visualizar estos documentos: En la pantalla inicial de Compras, seleccione Datos maestros Evaluacin proveedor Modificaciones. Haga las modificaciones deseadas y a continuacin seleccione Programa Ejecutar. En la pantalla inicial de Compras, seleccione Datos maestros Evaluacin proveedor Actualizar o Visualizar y, a continuacin, Pasar a Modificaciones. Aparece entonces una ventana en la que puede introducir la fecha inicial desde la que desea visualizar los documentos de modificacin. Pulse INTRO Aparece una lista que brinda la siguiente informacin: Responsable Organizacin de compras responsable Fecha y hora de la modificacin Comparacin de los valores nuevos y anteriores Puede imprimir la lista seleccionando Lista Imprimir.

Representacin grfica evaluaciones proveedoresUtilizacinEsta parte le brinda las informaciones ms importantes para la utilizacin funcional de los grficos SAP. Puede visualizar evaluaciones de proveedores con los grficos jerrquicos y de presentacin de SAP. La representacin grfica le brinda una visin clara de sus criterios principales y parciales y le permite determinar de forma fcil y rpida la puntuacin obtenida por sus proveedores. En la pantalla de resumen en Evaluacin de proveedores, seleccione Pasar a visualiza una representacin grfica.Consultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 14 de 40

Grfico. Se

La representacin grfica est dividida en dos reas: rea de representacin El rea de representacin contiene la evaluacin. Si tiene muchos criterios principales y parciales, puede ser que el grfico completo no quepa en la pantalla. En un caso as, puede utilizar la funcin de navegacin para orientarse. rea de Navegacin El rea de navegacin representa el grfico completo en tamao reducido. De esa forma puede orientarse en grficos grandes con muchos detalles.

ActividadesFuncin de NavegacinEn las reas de representacin y navegacin puede mover el grfico y cambiar su tamao. En el rea de visualizacin puedes desplazar el grfico con la ayuda de barras de desplazamiento horizontales y verticales. Esto permite visualizar partes de la pantalla que estn ms all de los mrgenes. Tambin puede modificar el tamao del grfico. En el rea de navegacin, puede desplazar, aumentar o reducir el tamao de una seccin de todo el grfico. Para hacer esto, pulse clic en la esquina derecha del rea seleccionada y arrastre con el ratn. Arrastre la esquina hacia arriba o hacia abajo para modificar el tamao de la seccin que se est viendo. Si quiere ampliar el rea de navegacin, haga una seleccin desde el men Vista Navegacin. Para volver a la parametrizacin estndar, seleccione Vista Usuario.

Visualizacin de criterios con los grficos de presentacin de SAPDespus de haber ejecutado la funcin Reevaluacin automtica, puede pasar directamente de la visualizacin de evaluacin al modo grfico. Site el cursor en el criterio principal o parcial deseado y seleccione Pasar a Grfico. Entonces se visualiza la representacin grfica de las notas ms bajas que componen la nota global para este criterio. Es posible visualizar grficos para los siguientes criterios parciales. Entrada de mercancas Auditora de calidad Cumplimiento de fechas de entrega Cumplimiento de cantidades Cumplimiento de normas de envo Cumplimiento de la fecha de confirmacinConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 15 de 40

Calidad de los servicios externos Cumplimiento de los servicios externos

Informes y anlisis en evaluacin de proveedoresUtilizacinEsta parte explica los beneficios que se pueden obtener de los informes y anlisis en el sistema SAP y describe cmo ejecutarlos.

Objetivo de informes/anlisis en evaluacin de proveedores:Los informes y anlisis en la Evaluacin de proveedores le permiten comparar las evaluaciones y notas globales para los criterios individuales principales obtenidas por sus proveedores de distintas formas. Tambin le permiten determinar los vendedores que nunca han sido evaluados y los que deben volver a serlo. Los ejecutivos de compras pueden obtener informaciones tales como: Qu proveedores tienen las mejores notas globales? De los mejores proveedores, quines recibieron una nota particularmente buena o mala en el criterio principal "Precio"? Quienes fueron los proveedores que recibieron una buena nota global, pero por debajo de la nota media en el criterio principal "Calidad"? Qu proveedores recibieron una nota global pobre, pero una nota muy buena si slo se considerara un material en particular? Qu proveedores de servicios le han brindado sus servicios puntualmente y con una alta calidad?

Realizacin de informes y anlisisPara realizar un informe o un anlisis, proceda como se indica: En el men de Compras, seleccione Datos maestros Despus seleccione uno de los siguientes informes: Lista ranking de la evaluacin de proveedores Evaluacin por material/grupo de artculos Este anlisis es interesante en el caso de los proveedores que le proporcionan materiales. Todos los proveedores que no han sido evaluados Todos los proveedores que no han sido evaluados desde una fecha determinadaConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 16 de 40

Evaluacin proveedor

Visualizar lista.

Comparacin de evaluacionesEste anlisis slo es interesante en el caso de los proveedores que le proporcionan materiales. Seleccionando Datos maestros Evaluacin proveedor Comparacin de evaluaciones efecta un informe que compara la evaluacin general de un proveedor con su evaluacin respecto a un material en concreto.

Anlisis estndarSeleccionando Datos maestros Evaluacin proveedor --> Anlisis estndar, puede efectuar un informe que le proporcionar la nota acumulada por perodo con la nota para un solo perodo (entre otras opciones). El anlisis estndar est integrado con el Sistema de informacin para logstica (SIL) y se caracteriza por la funcionalidad habitual del SIL

Comparacin de evaluacionesEste informe se diferencia de otros porque le permite obtener una imagen detallada de un proveedor especfico, sin involucrar a otros proveedores. En este informe, la nota global calculada a partir de las entregas de todos los materiales del proveedor se compara con la nota global que el proveedor recibira si la base de la evaluacin estuviera compuesta por slo un material especfico. Con este informe puede determinar el comportamiento de un proveedor en relacin con uno de los materiales ms importantes. Por ejemplo, este informe le mostrar que un proveedor con una evaluacin general pobre o media tiene realmente mejor nota en relacin a un material X o Z que otros proveedores con evaluaciones generales buenas. Esta informacin garantiza que no se omitan opciones interesantes de fuentes que, de otra forma, no hubiera tenido en cuenta al suministrar los materiales en cuestin. No puede grabar este informe, pero puede volverlo a generar cuando sea necesario.

Procedimiento1. En el men de Compras, seleccione Datos maestros Evaluacin proveedor Comparacin evaluac. Aparece la pantalla inicial. 2. Introduzca las claves de la organizacin de compras y el proveedor. 3. En el rea Nivel-comparacin, rellene uno de los siguientes campos: Material Registro info Grupo de artculosConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 17 de 40

Si ha especificado un grupo de artculos, puede definir si el sistema debe buscar slo materiales con un registro maestro (1), slo materiales sin un registro maestro (2) o ambos (ninguna entrada) dentro del grupo de artculos. 4. Si desea ejecutar el informe, seleccione Programa Ejecutar. El informe compara una evaluacin general del proveedor con una evaluacin para un material especfico. Seleccione Pasar a general. Evaluacin para proveedor para pasar a la visualizacin de la evaluacin

Visualizacin de logsSeleccione Pasar a Logs (todos) para visualizar todos los logs disponibles. stos muestran las notas calculadas por el sistema para los criterios parciales automticos y semiautomticos correspondientes a todos los criterios principales. Si slo desea ver los logs para los criterios parciales de un criterio principal en particular, marque el criterio principal deseado y seleccione Pasar a Log detallado. Si slo desea ver los logs par un criterio parcial en particular, seleccione el criterio parcial y seleccione Pasar a Log individual. Estas opciones le permiten efectuar el seguimiento de una gran cantidad de registros de evaluacin sin que el anlisis llegue a ser demasiado confuso, puesto que podr visualizar de forma detallada slo aquellos criterios principales que considere relevantes

Visualizacin de proveedores sin evaluacinEste informe le ofrece las opciones siguientes: Puede hacer una lista de todos los proveedores que todava no han sido evaluados. Puede generar una lista de los proveedores que no han sido evaluados todava en relacin a determinados criterios. Tambin le proporcionar un resumen de aquellos proveedores que no tienen una evaluacin global que englobe todos los criterios principales, sino evaluaciones individuales para determinados criterios principales.

Procedimiento1. En el men Compras, seleccione Datos maestros Evaluacin proveedor lista Proveedor sin eval. Se visualiza la pantalla inicial. 2. Introduzca las claves para la organizacin de compras y el proveedor. Visualizar

Si desea limitar el alcance del informe segn los criterios principales, seleccione el campo Diferenciar por crit. princip. 3. Seleccione Programa Ejecutar. 4. Si ha activado el indicador Diferenciar por crit. princip., aparecer una pantalla que le permitir seleccionar los criterios principales deseados. Si marca, por ejemplo, "Precio" yConsultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 18 de 40

"Entrega", genera una relacin de informes de todos los proveedores que no han sido evaluados con respecto a estos dos criterios. A continuacin, seleccione Criterio pral. Continuar. Obtendr una lista de los proveedores que no han sido evaluados con respecto a los criterios principales seleccionados. Si no ha activado el indicador, obtendr un listado de los proveedores que an no han sido evaluados. Desde el informe puede pasar a la visualizacin del registro maestro de proveedor. Para hacerlo, site el cursor en el proveedor deseado y seleccione Entorno Visualizar proveedor. A continuacin, puede pasar inmediatamente a la Evaluacin de proveedores para actualizar las evaluaciones para este proveedor. Para hacerlo, site el cursor en el proveedor deseado y seleccione Tratar Evaluar proveedor

Ejecucin de un anlisis estndarPuede ejecutar un anlisis estndar con ratios (notas) desde Evaluacin de proveedores. La funcin Anlisis estndar est integrada en el Sistema de informacin para logstica (SIL), pero tambin puede acceder a ella desde el men Compras. Utilizando el anlisis estndar, puede generar varias visualizaciones de los datos de proveedor y generar una visualizacin grfica de cada vista. A diferencia de otros anlisis e informes, en la Evaluacin de proveedores el anlisis estndar proporciona: tanto las notas acumuladas de todos los perodos, como la nota para slo un perodo.

Anlisis estndar y SILLos datos determinados en la Evaluacin de proveedores se escriben en un fichero estadstico especial (estructura de informacin S013) dentro del SIL y se utilizan para propsitos de anlisis. Los datos (o nmeros clave) son las notas para los criterios siguientes: Cumplimiento de cantidades Cumplimiento de fechas de entrega Cumplimiento de fecha de confirmacin (desviacin en aviso de entrega). Aviso de entrega (no actualizada actualmente) Cumplimiento de notas de entrega Auditora de calidad (no actualizada actualmente) Calidad de los servicios externos Cumplimiento de los servicios externos


Procedimiento1. En el men del sistema, seleccione Logstica Gestin materiales maestros Evaluacin proveedor Anlisis estndar. Compras, Datos

Tambin puede llamar la funcin a travs de Logstica Controlling Logst. Info Compras, Anlisis estndar Evaluacin proveedor. 2. Introduzca los parmetros deseados. 3. Seleccione Anlisis estndar Ejecutar.

Sistema

Obtendr un listado de resultados con valores de caractersticas (por ejemplo, todos los proveedores de una organizacin de compras con sus notas). 4. Puede procesar la lista de acuerdo con diferentes criterios. a) Site el cursor en un valor de caracterstica (por ejemplo, un proveedor) y seleccione, por ejemplo, Vista Desglosar por. b) Seleccione el tipo de vista deseado (por ejemplo, Material) y confrmelo. Aparece una lista de valores de caractersticas (por ejemplo, todos los materiales de un proveedor y sus notas). c) Si lo desea, realice los pasos a) y b) tambin para los otros tipos de vistas (por ejemplo, Mes). d) Para obtener una mejor visin de conjunto, genere la vista por medio de Pasar a Grfico.

El componente Evaluacin de proveedores le ayuda a optimizar los procesos de aprovisionamiento de materiales. En el Sistema SAP, la evaluacin de proveedores se ha integrado completamente en el componente Compras MM dentro de Gestin de materiales. Esto significa que informaciones tales como fechas de entrega, precios y cantidades se pueden tomar de los pedidos de compra. La evaluacin de proveedores tambin utiliza datos del componente de Gestin de calidad, como los resultados de las inspecciones de las mercancas entradas o auditorias de calidad.. Pre-requisitos: En las siguientes actividades IMG, se efectan las parametrizaciones vlidas para todas las organizaciones de compra: 1. Especificar clave de ponderacin 2. Especificar criterios 3. Especificar alcance de la lista


En la actividad IMG "Especificar datos de la organizacin de compras para la evaluacin de proveedores", parametrice valores individuales para cada organizacin de compra TRANSACCION: SPRO RUTA DE ACCESO: IMG Gestin Materiales -> Compras evaluacin de Proveedores -> Fijar clave de ponderacin PARAMETRIZACIN REALIZADA:

Digite doble click en el comando Fijar clave de ponderacin

En esta actividad IMG se definen las claves de ponderacin para los criterios principales de la evaluacin de los proveedores. En el estndar existen las clave de ponderacin 01 y 02. stas agrupan las siguientes partes proporcionales en la ponderacin de los criterios principales del estndar:


TRANSACCION: SPRO RUTA DE ACCESO: IMG Gestin Materiales -> Compras evaluacin de Proveedores -> Fijar criterios principales

Los criterios 01, precio, 02 Calidad, 03 entrega y 04 Servicios se utilizan cuando se maneja Maestro de materiales. El criterio 05 Servicio se utiliza cuando se maestro de Servicios Nombre de Descripcin Actividad y valores Comentarios campo Criterio Cdigo y descripcin del Lo trae el sistema evaluacin criterio principal Criterio Parcial Criterio Cdigo del criterio parcial Lo trae el sistema Parcial Denominaci Nombre dl criterio parcial Lo trae el sistema n para el criterio Exit No se utiliza Usuario Mtodo Clave que expresa con qu Seleccione alguna de las posibles Determinac mtodo se determina la nota opciones in para el criterio parcial. Descripcin Nombre del mtodo Lo trae el sistema Breve determinacin

Haga Click sobre el icono

para Grabar y aparecer al final de la pantalla el mensaje


Clave de utilizacin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D Determinacin Automt. desde evaluacin referida a material Determinacin autom. desde estadstica cumplimiento-cantidad Determinacin autom. desde estadstica cumplimiento-fechas Determinacin autom. desde estadst-compras: Nivel-precios Determinacin autom. desde estadst-compras: Comport-precios Determinacin Automt.. desde estadstica de normas de envo Determinacin autom. desde estadst-calidad: Comprobacin-EM Determ. autom. de estadstica calidad: mensajes de calidad Determinacin autom. desde estadstica-calidad: Auditoria Determinacin automtica a partir de cumplim. aviso entr. Determ. automtica de confirmaciones de entrega Determinacin a partir de evaluacin de calidad servicio Determinacin a partir de evaluacin de fechas servicio Sin determinacin automtica

Criterio parcial Los criterios parciales son las unidades ms pequeas a las que se pueden asignar notas en la evaluacin de proveedores. El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basndose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales. Se marca la posicin del criterio principal y se selecciona el comando de la parte superior Esta seccin describe brevemente los distintos criterios parciales automticos:

Precio

Calidad


Entrega a

Nivel de precios Este criterio parcial compara la relacin del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado, recibe una buena nota; si es ms alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota. Basndose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede compararse el precio de un proveedor con el precio de mercado actual de una fecha determinada. Historial de precios

Este criterio parcial compara el desarrollo del precio del proveedor con el precio de mercado. Basndose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinarse si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un perodo de tiempo determinado en comparacin con la evolucin del precio de mercado en el mismo perodo. Entrada de mercancas

Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspeccin de calidad se realiza cuando entran las mercancas. Auditoria de calidad Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestin de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos. Nivel de reclamaciones/rechazo Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos despus de la inspeccin de las mercancas entradas (por ejemplo, en la fabricacin) lo que conlleva un gasto adicional y prdida de tiempo (debidos a la prdida de produccin, trabajo de repaso, etc.). La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestin de calidad (QM) y los datos se pasan a la Evaluacin de proveedores MM. Este ratio se convierte para la utilizacin en el sistema de notas de la evaluacin de proveedores.Consultora Organizacional Unidad de Soporte www.consultoriaorganizacional.com Manual de Usuario EVALUACION DE PROVEEDORES Pgina 24 de 40

Cumplimiento de fechas de entrega

Este criterio parcial se utiliza para determinar con qu precisin un proveedor se ha ajustado a las fechas de entrega especificadas. Cumplimiento de cantidades

Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido. El "Cumplimiento de fechas de entrega" y el "Cumplimiento de cantidades" siempre tienen que verse juntos. Puede especificar para cada material (en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) la cantidad mnima de los materiales pedidos que deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancas en la evaluacin. Esto permite evitar situaciones en las que una entrada de mercancas puntual con slo una pequea cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluacin con una buena nota en "Cumplimiento de fechas de entrega". Si esta cantidad mnima no se entrega, el proveedor no recibe nota. Sin embargo, en este caso, el proveedor recibe una nota mala en "Cumplimiento de cantidades". Cumplimiento de normas de envo

Este criterio parcial se utiliza para determinar la precisin con la que un proveedor cumple las normas para los medios auxiliares de expedicin o embalaje de un material. Fecha de confirmacin

Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se atiene a una fecha de entrega previamente confirmada (es decir, si las mercancas se reciben realmente en la fecha que previamente ha confirmado el proveedor). TRANSACCION: SPRO RUTA DE ACCESO: IMG Gestin Materiales -> Compras evaluacin de Proveedores -> Especif.datos de org. de compras p.evaluacin de proveedores


Digite doble click en el comando Especif. Datos de org, de compras p.evaluacin de proveedores Se debe copiar la organizacin de compras 0001 Einkaufsorg. 0001 como modelo para la nueva organizacin de compras 1000

Digite el comando de la parte superior

copiar


Nombre de campo Organizaci n de compras Mejor Nota

Descripcin Cdigo y descripcin de la organizacin de compras Parmetros Generales Valor que representa la mejor nota que un proveedor puede alcanzar en la Evaluacin. Indica el perodo en das naturales que se consideran en los datos en la evaluacin de proveedores. Parmetros para criterios Parciales Indicador que fija si el precio de un proveedor nico para un material debe incluirse en la nota para el criterio parcial nivel de precios. Slo se tendr en cuenta si el proveedor es el nico para este material y si no est actualizado ningn precio de

Actividad y valores Digite el cdigo y nombre de la nueva organizacin e compra

Comentarios

Lo trae el sistema - 100%

Es modificable

Duracin en das

Lo trae el sistema - 200

Es modificable

Nivel de Precios

Fije este indicador


Valor estndar de desviacin de plazo de entrega Cantidad mnima de entrega en porcentaje nd. para ctd. mnima entrega / val. norm. desv. plazo entr

Cumpli fechas/Serv Cumplimien to en cantidad Normas de envi Auditoria de sistema

mercado para el material. Cumplimiento fechas Valor de relativizacin. Valor en das que especifica cuntos das de desviacin del plazo de entrega previsto deben tomarse como 100% de desviacin. Indica qu porcentaje de la cantidad de pedido es vlido como cantidad mnima de entrega. Indicador que controla si el porcentaje de entrega mnima y el valor de normalizacin para la variacin de la hora de entrega se propone desde el registro maestro del material o desde los campos 'PorcEntMn'y'VariacHoraEnt'. Factores de aislamiento Cumplimiento de fechas Cumplimiento en cantidad

Deje el que muestra el sistema 100

Deje el que muestra el sistema 10,00

Fije este indicador

Fije 0,20% Fije 0,30%

Normas de envi Auditoria de calidad Si fija este indicador, el sistema calcula la media de la auditoria de calidad de todos los centros que han tenido lugar en el perodo en el que ha definido la duracin de validez.

Fije 0,25%

Fije este indicador

Digite el icono de la parte superior de la pantalla Grabar

y aparecer el siguiente mensaje

y digite el comando regresar


PASOS A SEGUIR 1. Acceda a la transaccin: Logstica >> Gestin de materiales >> Compras >> Datos maestros>> Eval.proveedores >> Actual. ME61 - Actual.

Acceso mediante mens

Acceso va cdigo de transaccin

1.1 En la imagen "Crear peticin oferta: Acceso", complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Organizacin de Compras: 1000

XXXX

Proveedor : Nit del proveedor al que se va a evaluar


1.2 Luego presione enter para que aparezca la siguiente pantalla

Nombre Campo Clave Ponderacin

Descripcin Clave que especifica la ponderacin de criterios principales. Los criterios principales para la evaluacin pueden ser diferentes para cada organizacin de compras y tambin la ponderacin de los criterios principales puede ser distinta. Con las claves de ponderacin se agrupan determinados criterios principales y su ponderacin. Indica los criterios a evaluar en un proveedor . 01 Precio 02 Calidad 03 Entrega 04 Servicio 05 Servicio

R/O/V R

Valores y Acciones del Usuario La clave "01" significa ponderacin igual, es decir, todos los criterios principales tienen la misma influencia en la nota global La clave "02" significa ponderacin desigual

Comentarios

Evaluacin de criterios principales

R

Se debe seleccionar los criterios a evaluar, puede ser uno o todos. El criterio 04, es manual y es utilizado para evaluar proveedores de servicios

(Nota: En la tabla anterior, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" = Condicional)


Criterio parcial Los criterios parciales son las unidades ms pequeas a las que se pueden asignar notas en la evaluacin de proveedores. El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basndose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales. Se marca la posicin del criterio principal y se selecciona el comando de la parte superior Esta seccin describe brevemente los distintos criterios parciales automticos: PRECIO

Nivel de precios Este criterio parcial compara la relacin del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado, recibe una buena nota; si es ms alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota. Basndose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede compararse el precio de un proveedor con el precio de mercado actual de una fecha determinada. Historial de precios

Este criterio parcial compara el desarrollo del precio del proveedor con el precio de mercado. Comparacin entre el mismo proveedor de acuerdo con el historial de compra. Basndose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinarse si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un perodo de tiempo determinado en comparacin con la evolucin del precio de mercado en el mismo perodo.

CALIDAD

Nivel de reclamaciones/rechazos


Entrada de mercancas

Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspeccin de calidad se realiza cuando entran las mercancas. Auditoria de calidad

Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestin de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos. Nivel de reclamaciones/rechazo

Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos despus de la inspeccin de las mercancas entradas (por ejemplo, en la fabricacin) lo que conlleva un gasto adicional y prdida de tiempo (debidos a la prdida de produccin, trabajo de repaso, etc.).

La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestin de calidad (QM) y los datos se pasan a la Evaluacin de proveedores MM. Este ratio se convierte para la utilizacin en el sistema de notas de la evaluacin de proveedores.

ENTREGA

iento de cantidades

Cumplimiento de fechas de entrega

Este criterio parcial se utiliza para determinar con qu precisin un proveedor se ha ajustado a las fechas de entrega especificadas.


Cumplimiento de cantidades

Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido. El "Cumplimiento de fechas de entrega" y el "Cumplimiento de cantidades" siempre tienen que verse juntos. Puede especificar para cada material (en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) la cantidad mnima de los materiales pedidos que deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancas en la evaluacin. Esto permite evitar situaciones en las que una entrada de mercancas puntual con slo una pequea cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluacin con una buena nota en "Cumplimiento de fechas de entrega". Si esta cantidad mnima no se entrega, el proveedor no recibe nota. Sin embargo, en este caso, el proveedor recibe una nota mala en "Cumplimiento de cantidades". Cumplimiento de normas de envo

Este criterio parcial se utiliza para determinar la precisin con la que un proveedor cumple las normas para los medios auxiliares de expedicin o embalaje de un material. Fecha de confirmacin

Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se atiene a una fecha de entrega previamente confirmada (es decir, si las mercancas se reciben realmente en la fecha que previamente ha confirmado el proveedor).


SERVICIOS: En el icono se despliega la siguiente pantalla:

Aqu se pueden incluir notas aclaratorias sobre los parmetros que se tuvieron en cuenta para la evaluacin de cada uno de los criterios. 1.3 Luego presione enter o de un click en el icono para que aparezca la siguiente pantalla.


1.3.1 Presione el icono

para que aparezca la siguiente pantalla

Automticamente el sistema evala de acuerdo al comportamiento que ha tenido en el proceso de abastecimiento. Clave de utilizacin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D Determinacin Automt. desde evaluacin referida a material Determinacin autom. desde estadstica cumplimiento-cantidad Determinacin autom. desde estadstica cumplimiento-fechas Determinacin autom. desde estadst-compras: Nivel-precios Determinacin autom. desde estadst-compras: Comport-precios Determinacin Automt.. desde estadstica de normas de envo Determinacin autom. desde estadst-calidad: Comprobacin-EM Determ. autom. de estadstica calidad: mensajes de calidad Determinacin autom. desde estadstica-calidad: Auditoria Clave de Determinacin automtica a partir de cumplim. aviso entr. Utilizacin Determ. Automtica de confirmaciones de entrega Determinacin a partir de evaluacin de calidad servicio Este proveedor tiene Determinacin a partir de evaluacin de fechas servicio varias compras con Sin determinacin automtica

precios diferentes para un mismo producto


El sistema evala en cada uno de los criterios seleccionados El sistema evala en cada uno de los criterios seleccionados

Para continuar con el siguiente criterio, presione

, y para evaluarlo presione

CALIDAD

Con el icono

se avanza para ver todos los criterios:


ENTREGA:

SERVICIO:


Este criterio se escribe en forma manual y se utiliza para proveedores que no son exclusivamente de servicios, sino que venden tambin materiales. As hasta terminar con todos los criterios seleccionados.

Esta evaluacin de servicio aplica para proveedores exclusivos de servicios. 3.2 De un clic en el botn y saldra el mensaje :

1.4 Para imprimir la evaluacin, en el men dar Eval. proveedores >> Imprimir hoja evaluacin


Ejecutar y aparece la siguiente pantalla


En visualizacin de impresin, podemos ver como queda la evaluacin antes de imprimirse. Existe otra alternativa para realizar evaluacin de proveedores: Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de materiales >> Compras >> Datos maestros>> Eval.proveedores >> Visualizar Lista. ME-65 Listas Ranking ME6B Eval.p.mat./gr.art. ME6C - Proveedor sin valoracion ME6D Prov.no eval.desde

Acceso va cdigo de transaccin


Manual de Evaluacion Proveedor Sap

Documents

Transcript of Manual de Evaluacion Proveedor Sap