Manual de Cargos y Funciones

of 192/192
MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA XXX-XXXX-XXXX S.A. CON BASE EN LA NORMA ISO 9000:2008 LILIANA MARCELA CARDONA NARANJO MARTA NELLY ESCOBAR MUÑOZ ANDERSON MONTOYA RAMIREZ SANDRA MILENA TORRES MURIEL MÓDULO I LEIDY MUÑOZ Coordinadora de Módulo I SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ITAGUÍ 1
  • date post

    19-Jun-2015
  • Category

    Documents

  • view

    17.368
  • download

    2

Embed Size (px)

description

Manual de cargos y funciones de la planta administrativa de una empresa temporal

Transcript of Manual de Cargos y Funciones

MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA XXX-XXXX-XXXX S.A. CON BASE EN LA NORMA ISO 9000:2008

LILIANA MARCELA CARDONA NARANJO MARTA NELLY ESCOBAR MUOZ ANDERSON MONTOYA RAMIREZ SANDRA MILENA TORRES MURIEL

MDULO I

LEIDY MUOZ Coordinadora de Mdulo I

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ITAGU 2010

1

TABLA DE CONTENIDO

Justificacin Tema Problema Problemtica Breve descripcin del problema Objetivos Delimitacin Marco referencial Diseo metodolgico Fases del proyecto Diagnstico Conclusiones Bibliografa Anexos

3 4 4 4 5 6 7 8 19 21 123 124 125 126

1

JUSTIFICACIN Con el siguiente proyecto se pretende desarrollar una gua para un mejor desempeo en los procesos de seleccin de personal, capacitacin y conocimiento de los procesos, tareas y procedimientos de cada uno de los cargos que existen dentro de la compaa. Este manual es desarrollado con el fin de que a futuro la organizacin pueda certificar sus procesos, para de esta forma lograr ser ms competitivo en el mercado; por tal razn se busca estandarizar y documentar las tareas para evitar prdidas de clientes por retrasos en la entrega de los servicios que se ofrecen. Se realizar a travs de la implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad definido por ISO 9001:2008 relacionadas con el levantamiento de procesos, cargos y perfiles y la documentacin de los mismos. Este anlisis de cargos y funciones contribuir a reducir sustancialmente tiempos y costos en la realizacin de las tareas, adems de aumentar la eficiencia; pues el personal a travs de esto se fortalecer y estar ms capacitado a nivel de la empresa y de la competencia. Podemos asegurar que con una buena aplicacin del presente manual se tendr la persona adecuada en el puesto adecuado, haciendo su trabajo ms efectivamente.

3

TEMA Qu procedimientos, actividades y tareas se deben seguir para la realizacin y ejecucin de los procesos de la empresa, que conlleven a que tenga una mayor agilidad y calidad en los servicios que ofrece? PROBLEMA En Xxx-xxxx-xxxx la mayora de los empleados son multifuncionales, es por ello que desempean tareas de varios cargos simultneamente; lo cual conlleva a deficiencia en los procesos, perdida de capacidad de respuesta y oportunidad ante el cliente. PROBLEMTICA Disear un manual que contenga perfiles del personal para cada cargo, detalle de las actividades que se deben hacer, como realizarlas, quien las deber ejecutar y los recursos necesarios para llevarlas a cabo, todo con base en las normas internacionales de gestin de la calidad ISO 9001:2008.

1

BREVE DESCRIPCIN DEL PROBLEMA La empresa Xxx-xxxx-xxxx actualmente no cuenta con una documentacin donde se especifique: Las funciones de cada cargo. Los procesos, actividades, tareas de cada uno de los servicios ofrecidos y su respectiva interrelacin. Los tipos de formato, sus funciones, requisitos, cmo llenarlos y bajo que parmetros se usan. Los perfiles de cada cargo. La falta de estas especificaciones aumenta la carga laboral en algunos de los departamentos de la organizacin. Es por ello que se genera inters para elaborar un manual que soporte las actividades que se deben llevar a cabo, el cmo y cundo hacerlo, y el personal responsable para cada actividad.

1

OBJETIVOS GENERAL Desarrollar una gua escrita donde se esquematicen y estandaricen las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, donde se especifique la manera en que se deben realizar cada una de las actividades, los recursos financieros y humanos necesarios y todo lo relacionado con los procesos, con lo cual se busca reducir el tiempo ocioso y aumentar la calidad del servicio. ESPECFICOS Identificar los procesos que conllevan a la prestacin del servicio. Determinar las actividades, recursos, normas y polticas que se necesitan y sustentan cada uno de los procesos. Establecer una interrelacin lgica entre las actividades y la forma de desarrollarlas. Asignar funciones a cada cargo. Elaborar los perfiles necesarios para cada cargo.

1

DELIMITACIN DELIMITACIN ESPACIAL El manual de cargos y perfiles se realizar en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, ubicada en la Ciudad de Medelln; en la Carrera 46 N 52 140 of 810 NIT: 890930022-1.

DELIMITACIN TEMPORAL El proyecto se llevar a cabo desde el 9 de Diciembre de 2009 hasta el 12 de Febrero de 2010, da en el cual se presentar el informe final. DELIMITACIN CONCEPTUAL La empresa actualmente ofrece los siguientes servicios: Administracin Seleccin Asesora en procesos humanos

Para la elaboracin del manual se tendrn en cuenta los conceptos tericos y administrativos tratados en el libro de Idalberto Chiavenato.

1

MARCO REFERENCIAL En el entorno tan competido en el que nos desenvolvemos actualmente se requiere por parte de cada uno esfuerzos altos que cooperen con el mejoramiento continuo y con la excelencia en la calidad de los distintos productos y/o servicios que se ofrecen al mercado. Xxx-xxxx-xxxx, teniendo presente la perspectiva que se requiere para continuar con sus puertas abiertas a sus consumidores ha decidido replantear la estructura que posee para de esta forma acercarse un poco ms a las exigencias del entorno, es por ello que con base en las polticas de calidad desea realizar una gua de los cargos y perfiles, para avanzar hacia la excelencia, evitando de esta forma prdidas de tiempo. El reconocimiento de muchas organizaciones se debe a la excelencia en la calidad de los productos y/o servicios que ofrecen al mercado y prueba de ello para el consumidor es la certificacin ISO, es por ello que en ste momento muchas de nuestras empresas estn en la tarea de levantar procesos, cargos y definir perfiles para dichos cargos, lo cual no lo exige la norma pero ayuda a acercarse a los propsitos de ISO; Xxx-xxxx-xxxx no es la excepcin, es por ello que ha iniciado su proceso de planificacin de la calidad es decir: aquella parte de la gestin de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificacin de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de calidad (ISO 9000:2000). Se trata entonces de desarrollar productos y/o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes teniendo como soporte la metodologa de Walter Sheward (ciclo PHVA: Planear-Hacer-Verificar-Actuar), puesto que sta es de gran utilidad a la hora de mejorar los procesos internos de las organizaciones ya que ofrece a los clientes internos claridad para la realizacin de sus tareas. 1 De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa se debe realizar un documento el cual sirva de gua para el buen desempeo en la misma contribuyendo de sta manera al mejoramiento continuo, para ello se debe entonces tener en cuenta las etapas de la planificacin del sistema general de gestin de calidad:

1 LOPEZ CARRIZOSA, Francisco Jos. ISO 9000 y la planificacin de la calidad. Bogot DC: ICONTEC, 2004. P. 31. 1

Identificar los procesos del sistema procesos de Determinar la secuencia de los de gestin calidad 1- Identificacin del sistema de gestin de la calidad

1

Definir Definir las mediciones dede losasignarde los Establecer el propsito de los procesos y procesos dueo interacciones desempeo un del proceso procesos

2- Descripcin de los procesos del sistema de gestin de calidad

1

Definir los mtodos para operar procesos Establecer loslas etapas de loslos procesos Identificar controles para los procesos

3- Definir y documentar mtodos para la gestin de los procesos del sistema de gestin de la calidad

1

Tabla 1 .Tomado de de: LOPEZ CARRIZOSA, Francisco Jos. ISO 9000 y la planificacin de la calidad. Bogot DC: ICONTEC, 2004. P. 31. La importancia de una buena planificacin en los procesos genera un incremento en la eficiencia, en la productividad y calidad haciendo ms flexible el uso de los recursos acortando tiempos en entregas y reduciendo costos; mejorando la satisfaccin del equipo de trabajo a travs de un mejor ambiente con tecnologas nuevas que no afecten la operacin. Ello se ve traducido en altos beneficios econmicos por el incremento del rendimiento en los procesos ya que el cliente va a estar ms satisfecho puesto que la entrega del producto ser en menor tiempo pero con mayor calidad. Algunos conceptos a tener en cuenta para una buena aplicacin de una gestin por procesos son:

EMPRESA: Organizacin que aplica unas capacidades y recursos para satisfacer determinadas necesidades de sus clientes. COMPETITIVIDAD: Capacidad de la empresa para suministrar productos o prestar servicios con la calidad deseada y exigida por sus clientes al coste ms bajo posible.2 PROCESO: Conjunto de operaciones, recursos y actividades interrelacionadas que se transforman para la entrega de informacin, productos, servicios y estrategias. ACTIVIDAD: Es la ms pequea accin ejecutada por una persona que suele terminarse en un plazo determinado. PROCEDIMIENTO: Forma especfica de llevar a cabo una actividad. MACROPROCESO: Conjunto estructurado de procesos, establecidos para facilitar a los clientes externos los productos y servicios que ofrece al organizacin.

Las actividades de cualquier organizacin pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente solicita un servicio, un contrato o genera un reclamo, se estn activando procesos cuyos resultados debern ir encaminados a satisfacer una demanda. Para Xxx-xxxx-xxxx es muy importante tener en claro cada uno de sus procesos clarificando cada actividad para de sta forma aumentar su competitividad dado el medio actual en el cual la calidad equivale a: satisfacer las necesidades y expectativas razonables de los clientes a un precio igual o inferior al que ellos asignan al producto o servicio, en funcin del valor que han recibido y percibido3 En el proceso de planificacin para gestionar la calidad hay que tener muy en cuenta:2 PEREZ, Jos Antonio. GESTIN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-31 3 IBD. P. 28.

2

DESARROLLO DE NIVEL CAPACIDADES DE TCNICAS Y RESPONSABILIDAD OPERATIVAS Informarse Liderazgo sobre Estrategias Cultura metodologas ALTA DIRECCIN Resultados Gestin del sistema de Autodiagnstico cambio control de gestin y apoyo Liderazgo Canalizar la MANDOS Y Procesos Comunicacin participacin DIRECCIN Papel del mando Trabajo en Herramientas INTERMEDIA Autodiagnstico equipo de mejora Alcance de la Actitud Prevencin EMPLEADOS Y calidad Relacin Resolucin de OPERARIOS Motivacin Interpersonal problemas Participacin INFORMACIN DESARROLLO SENSIBILIZACIN HABILIDADES MOTIVACIN PERSONALES POR EL CAMBIO Tabla 2 .Tomado de : PEREZ, Jos Antonio. GESTIN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 110 En el proceso de adaptacin a una nueva consecucin y actuacin para realizar las distintas actividades que se llevan a cabo en una organizacin se requiere un cambio en la cultura y tradicin, es por ello, que la parte directiva requiere gestionar muy bien cada proceso esto se manifiesta a travs de una adopcin de la calidad como un elemento estratgico a gestionar, esto requiere un liderazgo directivo orientado y que se manifiesta externamente mediante: Comunicacin oportuna sobre su visin de la contribucin de la calidad. Elabora y comunica una misin/estrategia/poltica de calidad orientada hacia el cliente. La modificacin de los sistemas administrativos de control para que apoyen la nueva orientacin de la empresa. El contenido de la comunicacin con el personal ha de ser coherente con los principios de la calidad. Toma de decisiones con base en datos y hechos. Un comportamiento que busque y anime la critica interna. Participacin en las sesiones de evaluacin y revisin de los programas de calidad. El despliegue de los objetivos estratgicos y tcticos de calidad. Su orientacin de los esfuerzos de mejora. La organizacin de la participacin del personal. 1

TIPO DE FORMACIN

Potenciacin del trabajo en equipo, en buena parte autodirigido. La consideracin de elementos cualitativos en la evaluacin del personal. Aceptacin por sus colaboradores de la evaluacin sobre la coherencia de su liderazgo. El fomento de las acciones de formacin. La practica habitual del reconocimiento. Contacto directo y fomento del trabajo en equipo con clientes y proveedores. Inspirar la satisfaccin del cliente, externo o interno como primer objetivo. Reforzar la iniciativa del personal, as como su flexibilidad y agilidad de reaccin. Participacin en foros regionales o sectoriales relacionados con la calidad. Animar a que las soluciones se tomen donde se producen los problemas o las incidencias. Y ante todo, predicar con el ejemplo! Y tica en su comportamiento4

En este proceso de cambio se toma como referencia distintos conceptos que nos guen hacia el mejoramiento, la reingeniera de procesos supone un cambio radical en la forma de operar de la empresa. Se puede definir como:la reconsideracin fundamental y el rediseo radical de los procesos de la empresa para conseguir mejoras espectaculares en medidas crticas, actuales, de resultados o rendimientos como pueden ser los costos, la calidad, el servicio y la rapidez (Mike Hammer). Para tomar acciones sobre el direccionamiento que actualmente sigue Xxx-xxxxxxxx; tomamos como base el mtodo sistemtico de mejora de procesos:

4 IBD. P. 82

1

ETAPAIdentificacin, definicin del proceso real

ACCIONES Detectar lo que deseen y necesiten los clientes Describir el proceso con el nivel de detalle necesario Incluir las medidas adecuadas Estudiar los resultados de las medidas Detectar reas potenciales de mejora Elegir las mejoras mas prometedoras Disear y aplicar los cambios para la mejora Medir los resultados para comprobar que los cambios son positivos Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir un nivel estable de resultados Documentar las mejoras para normalizarlas

Medicin y anlisis del proceso

Identificacin de oportunidades de mejora

Normalizacin/ estabilizacin del proceso

Disear medidas de seguimiento dentro del proceso Plan para la revisin y mejora continuas Realizar las medidas Analizar los resultados Tomar acciones para mejorar los resultados Enfocndonos en el cuadro de mando integral y reforzando sobretodo los procesos internos pues de ellos se desprenden muchas acciones que generan prdidas de tiempo y capital y sobre las cuales deben hacerse los correctivos necesarios y establecer medidas preventivas, podemos decir que Xxx-xxxx-xxxx debe tener presente dicho cuadro puesto que si se tiene claridad en l es mucho ms Visin Clientes Procesos internos Formacin y Finanzas Y crecimiento Estrategia

2

Para levantar los procesos primero se debe conocer como cada empleado realiza sus labores pues de esta forma el personal se sentir importante para la organizacin y ms motivado durante el proceso de transformacin, luego se analizarn los tiempos y las tareas que se realizan; por ltimo se presentar una gua en la cual se pueda visualizar como se debe realizar cada actividad, sta gua ser susceptible de mejoras puesto que slo ser un soporte para mejorar el actuar diario. El levantamiento de procesos le permitir a la empresa producir ms con sus recursos actuales al mejorar y modernizar sus procesos de trabajo (eficiencia), y hacer bien desde el comienzo lo que se debe hacer, gracias a un mayor conocimiento de las necesidades del cliente interno y externo (efectividad), con ello se produce un impacto positivo integral en la organizacin, no en forma inmediata sino a largo plazo. Este se reflejar en una mayor rentabilidad y competitividad corporativa. El planeamiento de recursos humanos es un proceso de decisin respecto de los recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales, dentro de un periodo determinado. 5 Para continuar con en el camino de reestructuracin, se hace necesario determinar el tipo de empleados que la organizacin necesita. Cada puesto de trabajo tiene sus propias caractersticas, responsabilidades y condiciones, que a veces lo hacen distinto de la generalidad, pero que tienen aspectos de complejidad en sus tareas, conocimientos que se requieren y otras circunstancias que son comunes en el cargo sin diferenciar donde se lleven a cabo. Las distintas categoras no se basan en la enumeracin de tareas, sino especialmente en la complejidad de las labores que se deben desarrollar, en la experiencia requerida, consecuencias del error, estudios y otros requisitos necesarios o no para desempear el puesto. Luego de desarrollar los perfiles, se implementa un sistema de alimentacin del recurso humano para reclutar el personal. Definimos reclutar como los procedimientos que la organizacin lleva a cabo para atraer candidatos calificados para ocupar cargos en la empresa, se hace a travs de un sistema de informacin y comunicacin. El primer paso es identificar, seleccionar y mantener las fuentes que se puedan utilizar para atraer al personal, que se har a travs de investigaciones externas e internas; el siguiente paso es seleccionar el personal ms idneo para el cargo teniendo en cuenta los perfiles antes especificados y tratando de aumentar la eficiencia y el rendimiento de la empresa. El objetivo de planear la seleccin del personal permite una mejor adecuacin de la persona al cargo y aumento de la eficiencia de la persona en el cargo. Como se muestra a continuacin:5 CHIAVENATO, Adalberto. Administracin de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pg.: 143

2

1

Informacin Decisin Resultados Impresin desfavorables No cumple el Supuestos de Admisin depersonal Examen general Solicitudmedico Entrega de inicial Aplicacinfinal Entrevista dedocumentos Recepcinfinal Divulgacin desacreditadora Necesidad inicial Demanda de ymano Rechazo Descripcinformulario Seleccinnegativa desfavorable o no Reclutamientopatrn de e apto cumple informacin empleo solicitud pruebas candidatosdesobre el de obra con los del candidato especificaciones requisitos cargo

1

Tabla 3 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administracin de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pg.: 190 El tercer paso es evaluar esa labor de reclutamiento y seleccin del personal, lo cual se puede hacer fundamentado en el concepto de rotacin del personal. La rotacin del personal pretende evaluar cuan eficiente ha sido dicha labor, mediante una relacin porcentual entre las personas que entran a formar parte de una empresa y las personas que salen de ella. No solo se refiere a cuantificar ese nmero de personas, tambin se preocupa por el tiempo transcurrido entre el ingreso y la salida de la organizacin. Este tema es fundamental para detectar 3

problemas, generar ajustes en las polticas de recursos humanos y tener un mejor control de ellos, y se puede hacer en base en:

4

Otras fuentes externos FenmenosdeORGANIZACIN Verificacininternos s? re Determinacindepoltica Entrevistas situacional Necesidades retiro Anlisisinformacin de MERCADO de de nuevas Informaciones lalamayor Si Anlisis de suficiente Informaciones suficientes? informacin humanos volumen de obtenida recursos informacin estrategias Comportamiento Poltica salarial del mercado de trabajo Comportamiento del Poltica de beneficiosmercado de recursos humanos Oportunidades de progreso Situacin econmica Condiciones ambientales de trabajo Poltica de reclutamiento y seleccin Poltica disciplinaria Criterio de evaluacin del desempeo

1

No

No

Tabla 4 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administracin de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pg.: 190 En el momento que se tienen definidos los procesos y los perfiles se procede a documentarlos; considerando que el Sistema de Gestin de la Calidad es un sistema mejora continua se elaboran instructivos y los procedimientos de cada actividad. Se comienza con la recoleccin de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles tcnicos sobre cmo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentacin. Posteriormente, se determino la informacin especificada sobre los procedimientos de cada rea de la Gerencia: Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Por qu? efectuar las actividades (2 do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada rea. 66 www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml

3

El sistema de mejora continua implica que despus de recolectada la informacin, se prosiga con una transformacin hacia lo que deben ser los instructivos y los procedimientos de acuerdo a la empresa, el entorno y las normas internacionales de estandarizacin. Es decir, confrontar lo que se esta haciendo con el como se debe hacer, para as generar unos procedimientos que estn acordes a las normas y por ende aumentar la eficiencia de los empleados.

3

DISEO METODOLGICO El proyecto es de carcter descriptivo, pues se pretende desarrollar un Manual de Cargos y perfiles de la empresa Xxx-xxxx-xxxx S.A Fases del proyecto: 1. Recoleccin de informacin: fase en la cual requiere ms compromiso de la gerencia debido al tiempo necesario para llevar a cabo: Cuestionarios: para hacer una aproximacin a la problemtica Entrevistas personales: Para observar cada uno de los procesos y contrastarlo con los cuestionarios realizados. Se hacen varias observaciones 2. Delimitar cargos y perfiles ocupacionales 3. Diseo del Manual de Actividades: Se trata de desarrollar una gua donde se describirn las tareas y actividades, tomando como fuente principal de informacin, el conocimiento y la experiencia del personal.

1

XXX-XXXX-XXXX MISIN Xxx-xxxx-xxxx S.A. es una Compaa especializada en la prestacin del servicio de seleccin y administracin de personal temporal, conformada por un equipo humano competente y comprometido con la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes y de nuestros trabajadores de planta y en misin. VISIN Ser para el 2010 la Empresa de servicios temporales preferida por las Empresas usuarias; diferenciados por: La confiabilidad El cumplimiento de los requisitos legales La calidad humana. Aumentando en forma gradual nuestra participacin en el mercado nacional. VALORES CORPORATIVOS ETICA: Basamos nuestras actividades en el respeto de los derechos individuales y sociales COMPROMISO: Orientamos todos nuestros esfuerzos al cumplimiento de los requisitos de los clientes y de nuestros trabajadores RESPONSABILIDAD: Trabajamos con eficacia y eficiencia en nuestras funciones, para cumplir con nuestras obligaciones LIDERAZGO: Es un reto que asume la organizacin, en busca de ser siempre los primeros en innovacin y competitividad POLITICA DE CALIDAD Xxx-xxxx-xxxx S.A. desarrollar los procesos que le permitan brindar un servicio de Seleccin y Administracin De Personal Temporal, que satisfaga las necesidades y expectativas de sus clientes, gestionando sus recursos con criterios de eficiencia y eficacia, apoyado en un equipo humano competente y comprometido con la mejora continua y la productividad que permita mantener un negocio competitivo en el largo plazo e inspirados en los principios y valores de sus fundadores.

ORGANIGRAMA 1

3

FASES DEL PROYECTO LEVANTAMIENTO DE CARGOS Y PERFILES Instrumento de recoleccin de informacin: contiene preguntas relativas a la labor desempeada por cada uno de los integrantes de Xxx-xxxx-xxxx, a las normas legales que rigen dicha labor y, a travs de ellos hicimos una aproximacin a la problemtica. Ver Anexo 1 Definicin de Cargos: AUXILIAR DE MENSAJERA DESCRIPCIN DEL CARGO

Identificacin del cargo rea Funcional: Administrativa y Financiera Ttulo del cargo: Auxiliar de Mensajera Ttulo del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal/ Auxiliar de CAD. Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la organizacin, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde? Sobre qu proceso?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Entregar y recoger documentacin, recaudos de dineros y correspondencia de la empresa a las instalaciones de los clientes y proveedores y ejecutar las operaciones de consignacin en entidades financieras, que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos de acuerdo con los requerimientos de la empresa en el marco de las normas, polticas, procedimientos y plazos establecidos con el fin de garantizar que la informacin,

1

registros y pagos o recaudos, se gestionen de manera oportuna y eficaz para satisfacer la necesidad de los empleados en misin y clientes internos y externos. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados organizacionales. Presupuesto de gastos Administrativos Recursos fsicos y econmicos Dineros o ttulos valores que custodia Dotacin asignada

Entorno Intensivo trabajo de campo en motocicleta con recorrido por toda la ciudad. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Revisar, organizar, clasificar y planear Nivel de Impacto La entrega y recibo de Dar cumplimiento y oportunidad en A correspondencia, la entrega diaria definida con el cheques, rea administrativa y de acuerdo al consignaciones, formato de control de programacin nminas, compras y de mensajera establecido para dems diligencias que garantizar la satisfaccin de los se deriven de la clientes internos y externos y empresa y para la empleados en misin. empresa. La entrega de Para garantizar la ejecucin y A cheques, ttulos cumplimiento de la programacin y valores, documentos que se efecten los registros contables, contables y acciones requeridas correspondencia y dentro de la empresa de acuerdo a registros de control los procedimientos establecidos. diario. Sobre qu lo hace Para qu

Coordinar, revisar e informar

1

Conocer, ejecutar y planear

Las responsabilidades del Auxiliar del CAD para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina. Garantizar El uso, conservacin y disposicin y operatividad de la dotacin fsica y equipo de comunicacin Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo Conocer y entender detalladamente El cargo del Auxiliar del CAD para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfaccin oportuna de las necesidades de empleados en misin, clientes y entidades o pblico en general.

B

Para dar cumplimiento a las M normas de seguridad y para garantizar la adecuada comunicacin interna. Garantizar el bienestar y seguridad en la labor. Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas. Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfaccin oportuna de las necesidades de empleados en misin, clientes y entidades o pblico en general. M

B

Problemtica del cargo Variables externas de planeacin de otras reas para la entrega oportuna de la correspondencia, liquidaciones de nmina, facturas y cheques. Obstruccin en las vas. Cambio de polticas o normas que rigen el sistema de documentacin. Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Planeacin de actividades del rea. Relaciones esperadas: Internas: Direccin de Operaciones Direccin Administrativa Direccin financiera Perfil del cargo

Recomendaciones esperadas: Acciones de mejora en Planeacin para la entrega de correspondencia oportuna. Externas: Clientes y empleados en misin. Entidades pblicas y privadas.

1

Formacin bsica: Bachiller Deseable: cursos afines a archivo o auxiliar de oficina Formacin complementaria: Mensajera: Nomenclatura, Manejo Preventivo, Sistemas bsicos y Conocimientos bsicos de archivo. Experiencia previa: Mnimo 1 ao en el cargo. Preferiblemente en empresas similares. Periodo de adaptacin: 2 meses Periodo de adaptacin: 3 meses Competencias Orientacin tica Atencin Memoria Concentracin Orientacin espacio-temporal Habilidades comunicativas Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Pblico Ergonmico Psicolaboral Trnsito

REVIS FIRMA EMPLEADO

APROB

1

AUXILIAR CENTRO DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL DESCRIPCIN DEL CARGO

Identificacin del cargo rea Funcional: Administrativa y Financiera Ttulo del cargo: Auxiliar del CAD - Centro de Administracin Documental Ttulo del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Aprendz Sena, Mensajero. Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la organizacin, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Recibir, organizar, radicar, verificar y controlar el ciclo vital de la documentacin que se genera o se recibe al interior de la organizacin de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos por la empresa y las normas legales que rigen el negocio. Coordinar, planear y ejecutar el recibo y entrega de la mensajera cuando se requiera. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados organizacionales. Presupuesto, suministro y control del gasto de papelera e insumos de oficina Equipos de comunicacin Dineros y ttulos valores que custodia Entorno

1

Intensivo trabajo de oficina Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Recibir, clasificar, radicar, ordenar, verificar, distribuir internamente, archivar y conservar Informar, consultar y solucionar Sobre qu lo hace La documentacin interna o externa en expedientes de Historias laborales y administrativos que se tramitan y regresan al CAD Las consultas internas y externas sobre la informacin contenida en el CAD Para qu Con el fin de garantizar la actualizacin, oportunidad, y veracidad de la informacin de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos en la organizacin y al Sistema de Gestin de la Calidad. Nivel de Impacto A

Con el fin de brindar informacin A exacta, veraz, clara y oportuna a los usuarios de acuerdo al grado de confidencialidad y acceso de los documentos. Recibir El inventario de Para determinar la disponibilidad M solicitudes, insumos de oficina en de recursos internos al personal de entregar, el Kardex planta para la ejecucin de sus registrar y labores y efectuar los pedidos controlar cuando se requiera. Separar, Las liquidaciones de Para garantizar la satisfaccin A organizar, nmina, cheques, oportuna de las necesidades de los coordinar con el cuotas monetarias, clientes y empleados en misin de mensajero, facturas, acuerdo al pacto de recibir y entregar correspondencia y especificaciones y los diligencias en las procedimientos internos empresas usuarias o especialmente en los das de entidades financieras mayor movimiento. y/o proveedores Registrar y Los reportes de su Garantizar la confiabilidad, M presentar gestin de acuerdo al oportunidad, y veracidad de la procedimiento y en los informacin que permite formular formatos establecidos acciones preventivas, correctivas o de mejora de acuerdo con el plan 1

operativo y el plan estratgico de la empresa. Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas. M

Problemtica del cargo Cumplimiento en la entrega de la informacin de otras reas para la oportunidad de respuesta en la entrega de correspondencia y nminas. Cambio de polticas o normas que rigen el sistema de documentacin y normas o polticas internas. Imprevistos en el plan de trabajo del mensajera que afectan la gestin o el plan de trabajo del CAD.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Planeacin y control de actividades del rea.

Recomendaciones esperadas: Acciones de mejora que favorezcan la preservacin y optimicen la administracin de documentos y gestin general de archivo. Acciones de mejora en Planeacin para la entrega de correspondencia oportuna. Externas: Clientes, empleados en misin y personal retirado. Entidades pblicas y privadas.

Relaciones esperadas: Internas: Director de Operaciones Director Administrativo Director financiero Coordinador de Cartera Coordinador de Tesorera Mensajero Aprendiz Sena Auxiliar de Servicios generales Direccin de Gestin Humana y Seleccin Perfil del cargo

Formacin bsica: Tcnico en administracin documental o archivstica. 1

Formacin complementaria: Conocimientos en Norma ISO, conocimientos bsicos de Oficce. Experiencia previa: Mnimo 1 ao de experiencia en cargos afines a auxiliar de archivo o documentacin. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 aos en las responsabilidades del cargo en empresas de servicios temporales. Periodo de adaptacin: 3 meses Competencias Gestin de la informacin Orientacin al servicio Gestin y manejo de los recursos Capacidad de anlisis Solucin de problemas Tolerancia al trabajo bajo presin Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Ergonmico Pblico Trnsito Psicolaboral

REVIS FIRMA EMPLEADO

APROB

1

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DESCRIPCIN DEL CARGO Identificacin del cargo rea Funcional: Administrativa Ttulo del cargo: Auxiliar de Servicios Generales Ttulo del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organizacin. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Ejecutar las tareas de aseo y cafetera que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos con el fin de garantizar que las instalaciones locativas de la empresa estn limpias y acondicionadas para el desempeo de las labores y atencin al pblico. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados organizacionales. Insumos de aseo y cafetera Electrodomsticos de la cafetera Dotacin asignada Entorno Intensivo trabajo de oficina y contacto permanente con el personal administrativo

1

Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Sobre qu lo hace Para qu Con el fin de ofrecer comodidad y buena atencin a visitantes y empleados de la compaa. Con el fin cumplir con las normas de higiene, salud, seguridad y ambiente dentro de la empresa. Nivel de Impacto A

Brindar atencin En el servicio de cafetera al personal interno y visitantes de la empresa durante la jornada de trabajo Limpiar, Todas las organizar y instalaciones de la desinfectar empresa y los implementos y electrodomsticos de cocina. Inventariar, Los insumos de aseo registrar y y cafetera que se solicitar requieran

A

Clasificar, recoger y distribuir Garantizar

Para garantizar la existencia de los implementos necesarios para las labores de aseo y cafetera, de acuerdo al procedimiento establecido y a las polticas de calidad definidas. Las basuras en las Cumplir con las normas de zonas dispuestas para disposicin de residuos slidos y ello lquidos establecidos. El uso, conservacin, Para dar cumplimiento a las disposicin y normas de seguridad e higiene y operatividad de la de imagen empresarial. Garantizar dotacin fsica el bienestar y seguridad en la labor. Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas.

M

A M

Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo

M

Problemtica del cargo Definicin de prioridades en las tareas y/o asignaciones. Naturaleza de la responsabilidad 1

Decisiones esperadas:

Recomendaciones esperadas: Mejoras que contribuyan a la optimizacin del proceso de reciclaje, aseo y cafetera en general. Uso de implementos de aseo y cafetera. Externas: Candidatos y empleados en misin (visitantes) Clientes y proveedores eventualmente

Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal Perfil del cargo Formacin bsica: Bachiller

Formacin complementaria: Manipulacin de alimentos y atencin al cliente. Experiencia previa: Mnimo 1 ao en cargos de oficios generales Periodo de adaptacin: 2 meses Periodo de adaptacin: 3 meses Competencias Inteligencia emocional Orientacin al servicio Manejo de conflictos Capacidad de adaptacin Gestin y manejo de los recursos Responsabilidad ambiental Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Pblico Ergonmico Trnsito Psicolaboral APROB

REVIS FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR CONTABLE DESCRIPCIN DEL CARGO Identificacin del cargo rea Funcional: Administrativa y Financiera Ttulo del cargo: Auxiliar Contable Ttulo del cargo superior inmediato: Contador Reemplazo del cargo: Contador Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo. Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la organizacin, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Clasificar, registrar, ordenar, programar y realizar la nomina, pago a EPS, ARP y Fondos de pensiones, declaraciones tributarias y todo lo relacionado con pago a terceros de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas; con el fin de agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento en pagos oportunos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados organizacionales. Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos ) Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la empresa).

1

Custodia de Libros oficiales Software contable : DMS e I Limitada Entorno Intensivo trabajo de oficina. Internamente con todos los empleados de la organizacin en especial con el Contador. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Recibir, analizar y contabilizar Sobre qu lo hace Facturacin de proveedores que generen comprobantes de egreso La documentacin contable que genera informacin para los estados financieros y de los libros oficiales Para qu Asegurar el registro de la informacin contable en el sistema DMS de acuerdo con las normas, plazos y procedimientos establecidos. Nivel de Impacto A

Elaborar, ordenar, analizar, registrar, archivar , verificar y controlar Preparar, registrar verificar

Con el fin de que se disponga de la A informacin contable de forma actualizada, clara, confiable y oportuna y que se presenten los estados financieros y dems registros contables a los organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos. Los procesos de: Para efectuar el cierre contable y A y conciliacin de presentar clara y oportunamente la bancos, clientes, informacin contable y financiera a proveedores, la direccin administrativa y anticipos, financiera, reportando las incapacidades o inconsistencias o novedades para reclamaciones. la toma de decisiones, acciones Obligaciones preventivas, correctivas o de bancarias (tales como mejora.

1

crditos y leasing), tributaria y dems que se generen.

Preparar, elaborar, modificar o corregir cuando se requiera Analizar, ordenar, registrar

Los registros o reportes de la informacin contable o financiera de inconsistencias por las conciliaciones Las declaraciones y tributarias y estados financieros.

Con el fin de asegurar que se M disponga de informacin confiable, actualizada, pertinente y de calidad

Para presentarlos a los organismos A de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente. Para facilitar el proceso de liquidacin de la misma. A

Realizar nomina de empleados Programar, realizar, y preparar

la Acorde con los los reportes realizados en cuanto a horas laboradas, recargos y ausentismos Los pagos a terceros (proveedores, bancos, DIAN, municipio)

Dar cumplimiento a las obligaciones financieras de la empresa. Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas.

M

Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo

M

Problemtica del cargo Disponibilidad de la informacin contable y financiera a tiempo Disponibilidad del software contable para operar Condiciones micro y macroeconmicas Estado econmico de la empresa Recomendaciones esperadas: Reclasificacin de cuentas 1

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Creacin de cuentas contables

( de acuerdo con el PUC) Relaciones esperadas: Internas: Contador Gerente General Director Administrativo Coordinador de Cartera Coordinador tesorera Director de operaciones Auxiliar de Nomina Auxiliar de Operaciones Auxiliar CAD Perfil del cargo

Asignacin de valores a cuentas Mejoras en los sistemas o proceso en contabilidad, administracin y financiero Externas: Clientes y empleados en misin. Proveedores Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T. Proveedores de bienes y servicios Proveedores Financieros

Formacin bsica: Tcnico en Auxiliar Contable Formacin complementaria: Conocimientos bsicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualizacin en legislacin laboral y tributaria. Experiencia previa: Mnimo 2 aos de experiencia en cargos afines a auxiliar contable. Puede homologarse con: Periodo de adaptacin: 2 meses Competencias Tolerancia al trabajo bajo presin Pensamiento lgico- matemtico Concentracin al detalle Orientacin a los resultados Orientacin tica Gestin y manejo del recurso Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Ergonmico Pblico Trnsito

1

Psicolaboral

REVIS FIRMA EMPLEADO

APROB

1

CONTADOR MANUAL DE RESPONSABILIDADES

Identificacin del cargo rea Funcional: Administrativa y financiera Ttulo del cargo: Contador Ttulo del cargo superior inmediato: Director Administrativo y financiero Reemplazo del cargo: Director administrativo y financiero Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo. Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la empresa, es decir el para qu existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Verificar y controlar los documentos contables, las declaraciones tributarias y los pagos a terceros de la empresa con el fin de asegurar que se dispone de informacin actualizada, confiable y de calidad y que se cumplen los criterios de plazos, pertinencia, claridad y confiabilidad de la informacin contable, administrativa y financiera generada a los organismos de control de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados organizacionales. Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y montos en declaraciones y pagos ) Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina

1

Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la empresa). Custodia de Libros oficiales Software contable : DMS e I Limitada Entorno Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Financiero, Director de Operaciones, Coordinador de tesorera y cartera y Auxiliar de nmina. Externamente con los proveedores y organismo de control. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Verificar y controlar Nivel de Impacto La documentacin Con el fin de que se disponga de la A contable que genera informacin contable de forma informacin para los actualizada, clara, confiable y estados financieros y oportuna y que se presenten los de los libros oficiales estados financieros y dems registros contables a los organismos de control e internos de acuerdo con los plazos y procedimientos establecidos. y Los procesos de: Para efectuar el cierre contable y A conciliacin de presentar clara y oportunamente la bancos, clientes, informacin contable y financiera a proveedores, la direccin administrativa y anticipos, financiera, reportando las incapacidades o inconsistencias o novedades para reclamaciones. la toma de decisiones, acciones Obligaciones preventivas, correctivas o de bancarias (tales como mejora. crditos y leasing), tributaria y dems que se generen. Sobre qu lo hace Para qu

Verificar controlar

1

Revisar controlar Analizar controlar

Para presentarlos a los organismos A de control e internos de forma oportuna de acuerdo con los plazos y la normatividad vigente. y Los pagos a terceros Dar cumplimiento a las M (proveedores, bancos, obligaciones financieras de la DIAN, municipio) empresa. Los informes e De acuerdo con los plazos y indicadores de gestin procedimientos establecidos de los procesos a su cargo Los procesos entregados al reemplazo definido de su cargo El cargo del Director Financiero y del Coordinador de cartera y tesorera para reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas. Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfaccin oportuna de las necesidades de empleados en misin, clientes y entidades o pblico en general.

y Las declaraciones tributarias y estados financieros.

Preparar, registrar y presentar cuando se le asigne Entrenar, definir, divulgar, verificar y controlar

M M

Conocer y entender detalladamente

M

Problemtica del cargo Disponibilidad de la informacin contable y financiera a tiempo Disponibilidad del software contable para operar Condiciones micro y macroeconmicas Estado econmico de la empresa

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Trasmisin de informes tributarios a entes de control en los plazos establecidos

Recomendaciones esperadas: Proveedores de mejor costo-beneficio Decisiones para disposiciones tributarias o legales Plazos de pago Aportes o mejoras que contribuyan a minimizar gastos, sistemas de control.

1

Relaciones esperadas: Internas: Auxiliar Contable Gerente General Director Administrativo Coordinador de Cartera Coordinador tesorera Director de operaciones Auxiliar de Nomina Auxiliar de Operaciones Auxiliar CAD Perfil del cargo

Externas: Proveedores de bienes y servicios Proveedores Financieros Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T. Clientes (eventualmente) Revisor Fiscal

Formacin bsica: Contador Pblico Titulado con tarjeta profesional vigente. Formacin complementaria: Conocimientos bsicos en sistemas ( office ), Excel avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete contable DMS, actualizacin en legislacin laboral y tributaria. Experiencia previa: 2 aos en cargos similares. Puede homologarse con: Ninguno Periodo de adaptacin: 3 meses. Competencias Tolerancia al trabajo bajo presin Pensamiento lgico- matemtico Concentracin al detalle Orientacin a los resultados Orientacin tica Gestin y manejo del recurso

Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Ergonmico Psicolaboral

REVIS

APROB

1

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE CARTERA DESCRIPCIN DEL CARGO Identificacin del cargo rea Funcional: Financiera Ttulo del cargo: Coordinador de cartera Ttulo del cargo superior inmediato: Director Financiero Reemplazo del cargo: Auxiliar contable/ Contador Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organizacin. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Consultar diariamente, verificar, analizar estado de cartera, preparar y contabilizar la informacin de cartera para la toma de decisiones o negociacin con clientes de acuerdo con la informacin contenida en la base de datos contable del sistema DMS y con ello garantizar fluidez econmica de la empresa. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados de la empresa. Presupuesto de ingresos y gastos de la Direccin Equipos de Oficina

Entorno

1

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nmina, Auxiliar de tesorera, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Consultar, verificar e informar diariamente Verificar, controlar y registrar Sobre qu lo hace Informacin actualizada de movimientos bancarios que generen registros contables Del estado de la cartera de la empresa Para qu Nivel de Impacto A

Para confrontar con los movimientos de cartera y conciliar para la toma de decisiones en el rea de acuerdo al flujo requerido y bajo los procedimientos establecidos. Para generar los respectivos A cobros bajo los parmetros de negociacin establecidos con el cliente en la oferta mercantil. A

Analizar, verificar El comportamiento de Para cubrir el pago de las y controlar la cartera y el recaudo obligaciones legales, financieras, de la misma nminas y liquidaciones con criterios de oportunidad y confiabilidad en el proceso. Entrenar, definir, Los procesos Con el fin de asegurar la divulgar, verificar entregados al continuidad y funcionalidad de sus y controlar reemplazo definido de procesos y que estos se su cargo desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas. Conocer y El cargo de Director Para garantizar la continuidad de entender Financiero y Director los procesos y satisfaccin detalladamente Administrativo para oportuna de las necesidades de los reemplazos empleados en misin, clientes y temporales de entidades o pblico en general. acuerdo al alcance que se le defina

M

M

1

Problemtica del cargo Variables externas con clientes en recuperacin y negociacin de cartera.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Sobre la recuperacin del dinero de la empresa. Relaciones esperadas: Internas: Gerente General Director Administrativo Director financiero Auxiliar de nmina Contador Director de operaciones Auxiliar CAD Revisor Fiscal Auxiliar contable Coordinador financiero Perfil del cargo

Recomendaciones esperadas: Aportes o mejoras que contribuyan al saneamiento de cartera. Externas: Clientes y empleados en misin. Entidades financieras

Formacin bsica: Tecnlogo o profesional en Contadura. Formacin complementaria: Conocimientos bsicos en Finanzas, manejo de Office, Legislacin Laboral. Experiencia previa: 2 aos en cargos similares. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 aos en el desempeo de las funciones del cargo. Periodo de adaptacin: 3 meses Competencias Orientacin al logro Gestin de la informacin Planeacin y control Manejo de los recursos

1

Manejo de conflicto Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Ergonmico Psicolaboral

REVIS FIRMA EMPLEADO

APROB

1

COORDINADOR DE TESORERA DESCRIPCIN DEL CARGO

Identificacin del cargo rea Funcional: Financiera Ttulo del cargo: Coordinador de tesorera Ttulo del cargo superior inmediato: Director financiero Reemplazo del cargo: Auxiliar contable Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organizacin. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Custodiar y controlar los dineros y ttulos valores de la compaa bajo los procedimientos y polticas establecidas con el fin de garantizar la confiabilidad, seguridad y confidencialidad de los bienes econmicos de la empresa. Realizar los desembolsos requeridos para el pago oportuno de las obligaciones financieras, tributarias, bancarias, de nomina y proveedores requeridas para facilitar el proceso de facturacin. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados de la empresa. Custodia de valores (efectivo, cheques y ttulos valores). Custodia de facturacin y comprobante de pago.

1

Entorno Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nmina, Auxiliar de Cartera, Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades bancarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Sobre qu lo hace Para qu Nivel de Impacto A

Recibir, registrar Comprobantes de y generar ingreso de los dineros a travs de los recibos de caja Conciliar y El estado de cartera y ajustar dems movimientos mensualmente bancarios de acuerdo a los registros actualizados.

Custodiar : A los dineros, ttulos Controlar y hacer valores de la seguimiento compaa y documentos legales de respaldo econmico y financiero hasta la entrega correspondiente segn el procedimiento establecido. Organizar y Las facturas y recibos Asegurar que la documentacin M archivar de caja. requerida se encuentre disponible y actualizada para su consulta y toma de decisiones de acuerdo a los procedimientos y normas 1

Para entregar a contabilidad informacin confiable y oportuna de acuerdo con el procedimiento contable definido. Para tomar los correctivos A necesarios en conjunto con el contador y garantizar la confiabilidad de la informacin contable e informar el cumplimiento de los indicadores. Para garantizar que los dineros A lleguen al destino indicado segn las polticas y necesidades econmicas de la empresa.

determinadas.

Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo Conocer y entender detalladamente El cargo de Director Financiero para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina Problemtica del cargo

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas. Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfaccin oportuna de las necesidades de empleados en misin, clientes y entidades o pblico en general.

M

M

Variables externas con clientes en recuperacin y dinero disponible en caja menor para atender necesidades imprevistas. Recomendaciones esperadas: Aportes o mejoras que contribuyan al manejo de relaciones financieras con los clientes y mejor utilizacin de los recursos financieros de la organizacin. Externas: Clientes y empleados en misin. Entidades financieras

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Sobre la destinacin del dinero de la empresa.

Relaciones esperadas: Internas: Gerente General Director Administrativo Director financiero Auxiliar de nmina Contador Director de operaciones Auxiliar CAD Revisor Fiscal Coordinador de cartera Auxiliar contable Perfil del cargo

Formacin bsica: Tecnlogo o profesional en Contadura. Formacin complementaria: Conocimientos bsicos en Finanzas, manejo de Office, 1

Legislacin Laboral. Experiencia previa: 2 aos en cargos similares. Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 aos en el desempeo de las funciones del cargo. Periodo de adaptacin: 3 meses Competencias Orientacin al logro Orientacin al detalle Toma de decisiones Orientacin tica Gestin de la informacin Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Ergonmico Psicolaboral REVIS FIRMA APROB

1

DIRECTOR FINANCIERO DESCRIPCIN DEL CARGO

Identificacin del cargo rea Funcional: Financiera Ttulo del cargo: Director Financiero Ttulo del cargo superior inmediato: Gerente Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador Nivel de mando: Directivo Personal a cargo: Coordinador Tesorera Coordinador de Cartera Contador Auxiliar contable Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organizacin. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetera, proceso de documentacin y archivo; de acuerdo a las polticas, normas y valores de la organizacin, asegurando que la empresa cuente con los recursos econmicos, fsicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y polticas internas. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados de la empresa.

1

Presupuesto de gastos de la Direccin Impacto del aprovechamiento financiero Impacto en la rotacin de cartera Impacto del castigo de cartera Equipos de Oficina Equipo de comunicacin Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja, facturas, garantas reales) EBITDA (Utilidad operativa de la empresa) Entorno Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorera, coordinador de cartera, auxiliar de documentacin, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Planificar, Verificar y controlar Evaluar, Cuantificar, analizar y optimizar Nivel de Impacto El cobro oportuno de Con el fin de asegurar los recursos A la cartera a las necesarios para desarrollo empresas clientes econmico de la empresa de acuerdo a los plazos y parmetros legales establecidos. La necesidad, Para garantizar la rentabilidad y el A viabilidad, mnimo impacto en el gravamen a funcionalidad de los los movimientos financieros, el recursos econmicos, pago oportuno de las obligaciones fsicos y locativos y su financieras y pago a proveedores mantenimiento. con criterios costo-beneficio de acuerdo a las necesidades y polticas internas. Los pagos de la Para asegurar el cumplimiento del A nmina de los pacto de especificaciones con el empleados de planta cliente y garantizar su satisfaccin y en misin con el servicio, Sobre qu lo hace Para qu

Verificar y autorizar

1

Controlar, hacer seguimiento y direccionar

Los dineros y ttulos valores de la compaa y la caja menor Analizar, verificar El informe de estados y controlar financieros emitido por el contador

Para garantizar que lleguen al destino indicado segn las polticas y necesidades econmicas de la empresa. Con el fin de garantizar la confiabilidad y seguridad de la informacin que se debe entregar a las entidades de control y a la gerencia para la toma de decisiones de acuerdo a los plazos, leyes y compromisos establecidos. Analizar, verificar La viabilidad Para garantizar el cumplimiento de y aprobar financiera de nuevos los requisitos legales y comerciales clientes o reingreso que permiten el pago oportuno de de clientes inactivos. las obligaciones adquiridas y la buena administracin y servicio de la empresa cliente. Entrenar, definir, Los procesos Con el fin de asegurar la divulgar, verificar entregados al continuidad y funcionalidad de sus y controlar reemplazo definido de procesos y que estos se su cargo desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas. Conocer y El cargo del Gerente y Con el fin de dar servicio entender Director de permanente en el rea con detalladamente operaciones para conocimiento actualizado y reemplazos completo temporales de acuerdo al alcance que se le defina Problemtica del cargo

M

A

M

M

M

Condiciones macroeconmicas Definicin oportuna del plan estratgico de la cadena de valor por parte de la Junta Directiva

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Pagos de obligaciones fiscales. Pagos a proveedores. Aprobacin de clientes por salud financiera. Adquisicin de equipos locativos

Recomendaciones esperadas: Mejores prcticas en procesos financieros.

1

de acuerdo con parmetros establecidos. Relaciones esperadas: Internas: Gerente General Coordinador tesorera Coordinador de cartera Contador Auxiliar contable Auxiliar de CAD Auxiliar administrativo de Rionegro Mensajero Auxiliar Servicios Generales Director Gestin Humana y Seleccin Director Comercial Director de Operaciones Coordinador de Informtica Perfil del cargo

Externas: Proveedores de bienes y servicios Clientes (eventualmente) Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T. Proveedores Financieros

Formacin bsica: Contador Pblico, Administrador de Negocios o Empresas, Ingeniero Industrial, o afines. Formacin complementaria: Especializacin en alta gerencia con nfasis en finanzas, cartera, legislacin laboral, derecho comercial y contabilidad bsica, legislacin tributaria, sistemas de informacin (office), negociacin y conciliacin, conocimientos en SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS. Experiencia previa: 5 aos en cargos similares. Puede homologarse con: Periodo de adaptacin: 3 meses Competencias Pensamiento estratgico Liderazgo Orientacin tica Habilidades comunicativa Toma de decisiones Dominio de personal Exposicin a Factores de Riesgo

1

Fsico Ergonmico Psicolaboral

REVIS FIRMA EMPLEADO

APROB

1

DIRECTOR ADMINISTRATIVO DESCRIPCIN DEL CARGO

Identificacin del cargo rea Funcional: Administrativa Ttulo del cargo: Director Administrativo Ttulo del cargo superior inmediato: Gerente Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador Nivel de mando: Directivo Personal a cargo: Auxiliar administrativa de Rionegro Auxiliar CAD y mensajera Aprendz Archivo Auxiliar servicios generales Mensajero Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la empresa, es decir el para que existe el cargo en la organizacin. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros, mantenimiento locativo, aseo y cafetera, proceso de documentacin y archivo; de acuerdo a las polticas, normas y valores de la organizacin, asegurando que la empresa cuente con los recursos econmicos, fsicos y locativos para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y polticas internas. Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud est determinada por la

1

contribucin del cargo al logro de los resultados de la empresa. Presupuesto de gastos de la Direccin Impacto en la rotacin de cartera Impacto de la rotacin del personal Impacto del castigo de cartera Equipos de Oficina Equipo de comunicacin Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja, facturas, garantas reales) EBITDA (Utilidad operativa de la empresa) Entorno Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorera, coordinador de cartera, auxiliar de documentacin, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Sobre qu lo hace Para qu Para garantizar oportunidad, calidad y confiabilidad en los procesos que se desarrollan de acuerdo a las normas, polticas y procedimientos establecidos. Nivel de Impacto A

Coordinar, El cumplimiento de las planear, verificar responsabilidades y controlar asignadas a los procesos de documentacin, servicios generales y mensajera. Verificar y La disposicin de los asegurar con sus recursos fsicos colaboradores adecuados, limpios y seguros Analizar, verificar La viabilidad y aprobar financiera de nuevos clientes o reingreso de clientes inactivos.

Con el fin de dar cumplimiento a B las normas y parmetros establecidos por el Copaso y necesidades presentadas en la empresa. Para garantizar el cumplimiento de M los requisitos legales y comerciales que permiten el pago oportuno de las obligaciones adquiridas y la buena administracin y servicio de la empresa cliente.

1

Entrenar, definir, Los procesos divulgar, verificar entregados al y controlar reemplazo definido de su cargo Conocer y entender detalladamente

Planear, hacer seguimiento, controlar y actualizar Implementar y mantener

Con el fin de asegurar la continuidad y funcionalidad de sus procesos y que estos se desarrollen con base en los parmetros y normas generales y de calidad establecidas. El cargo del Gerente y Con el fin de dar servicio Director de permanente en el rea con operaciones para conocimiento actualizado y reemplazos completo temporales de acuerdo al alcance que se le defina El proceso de gestin Con el fin de mantener el Sistema de calidad y su de Gestin de la Calidad, objetivos implicacin en los y polticas de calidad que permitan dems procesos de la el mejoramiento continuo y empresa. mantener la certificacin anual ISO 9000. Las polticas, normas Para ejecutar las acciones y procedimientos preventivas, correctivas o de establecidos en la mejora que se requieran y dar organizacin y en el cumplimiento a las disposicin de sistema integrado de la norma. gestin de la calidad,

M

M

A

A

Problemtica del cargo Condiciones macroeconmicas Definicin oportuna del plan estratgico de la cadena de valor por parte de la Junta Directiva

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Retiro de personal de la compaa Mejores prcticas en procesos dentro de su equipo de trabajo de administrativos. acuerdo con los parmetros establecidos. Procesos disciplinarios y reglamentarios laborales de acuerdo con las normas establecidas. Relaciones esperadas: Internas: Externas:

1

Gerente General Coordinador tesorera Coordinador de cartera Contador Auxiliar contable Auxiliar de CAD Auxiliar administrativo de Rionegro Mensajero Auxiliar Servicios Generales Director Gestin Humana y Seleccin Director Comercial Director de Operaciones Coordinador de Informtica Perfil del cargo

Proveedores de bienes y servicios Clientes (eventualmente) Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector E.S.T. Proveedores Financieros

Formacin bsica: Contador Pblico, Administrador de Negocios o Empresas, Ingeniero Industrial, o afines. Formacin complementaria: Especializacin en alta gerencia con nfasis en finanzas, cartera, legislacin laboral, derecho comercial y contabilidad bsica, legislacin tributaria, sistemas de informacin (office), negociacin y conciliacin, conocimientos en SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS. Experiencia previa: 5 aos en cargos similares. Puede homologarse con: Periodo de adaptacin: 3 meses Competencias Orientacin al logro Gerenciamiento estratgico Orientacin tica Liderazgo Toma de decisiones Adaptabilidad al cambio Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Ergonmico

1

Psicolaboral

REVIS FIRMA EMPLEADO

APROB

1

DIRECTOR DE GESTIN HUMANA DESCRIPCIN DEL CARGO

Identificacin del cargo rea Funcional: Gestin Humana Ttulo del cargo: Director de Gestin Humana Ttulo del cargo superior inmediato: Gerente General Reemplazo del cargo: Coordinador de Seleccin. Nivel de mando: 4 personas a cargo Coordinador bienestar laboral Coordinador de seleccin Coordinador de desarrollo Coordinador de Salud ocupacional Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la organizacin, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de seleccin de personal temporal, el Plan de Salud Ocupacional y programacin de la Caja de Compensacin para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfaccin de las necesidades del cliente de acuerdo a las normas, polticas y procedimientos establecidos. Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de seleccin, desarrollo, bienestar laboral y salud ocupacional del personal de planta de acuerdo a las polticas, reglamento interno y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al desarrollo y bienestar integral de personal competente para la organizacin y aportar estratgicamente al logro de los objetivos organizacionales.

1

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados organizacionales. Impacto en el servicio al cliente (atencin, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el proceso de seleccin (pruebas psicotcnicas, exmenes mdicos, servicios externos como polgrafo, visitas domiciliarias, entre otros) Presupuesto para Plan de formacin y desarrollo, Plan de Bienestar Laboral y Plan de Salud Ocupacional. Entorno Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misin, clientes internos y externos. Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de reclutamiento. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Preparar, organizar, registrar, documentar el informe, verificar y controlar Sobre qu lo hace El cumplimiento de las visitas para la asesora y acompaamiento en seguridad industrial y salud ocupacional a las empresas usuarias. Para qu Para definir el plan de accin segn los procedimientos garantizando el cumplimiento de normas legales vigentes y negociacin comercial. Nivel de Impacto A

1

Planear, coordinar, ejecutar y verificar Planear, coordinar, ejecutar, controlar y verificar

El cumplimiento de los procesos de seleccin de personal en misin solicitados por las empresas usuarias

Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos. Con el fin de asegurar que el personal cumpla con los requisitos de formacin, habilidades, competencias y experiencia que determina el cargo de acuerdo al procedimiento establecido.

A

El cumplimiento de los procesos de Seleccin y Evaluacin por competencias del personal administrativo Planear y Los procesos de coordinar con las evaluacin de periodo personas a su de prueba, induccin cargo, la y entrenamiento, ejecucin y Proceso de Gestin seguimiento del Desempeo, evaluacin de clima organizacional y programa de salud ocupacional. Citar, ejecutar, Del proceso de verificar y descargos al personal reportar la administrativo cuando informacin se requiera

A

Para dar cumplimiento al desarrollo A de los procedimientos que contribuyen a la planeacin estratgica y polticas de la organizacin.

Garantizar el anlisis de causas M para la toma las decisiones segn lo determinen los jefes inmediatos (llamados de atencin, suspensiones o terminacin de contrato), dejando constancia en la historia laboral. Analizar y La programacin de Para garantizar la pertinencia, M coordinar con los licencias, vacaciones, eficacia de la planeacin y el directores de sistema de pagos y cumplimiento de las normas, proceso y en compensaciones, polticas y plazos establecidos. comit prstamos y beneficios para el personal de planta Recopilar, La informacin que Garantizar la confiabilidad, A registrar, permite obtener los oportunidad, y veracidad de la analizar y indicadores de gestin informacin que permite tomar presentar de los procesos a su decisiones de acuerdo con el plan cargo de acuerdo con operativo y el plan estratgico de la los plazos y empresa. parmetros establecidos en el Manual de Calidad. 2

Recopilar, registrar, analizar elaborar

La facturacin de los procesos de seleccin y para las empresas clientes.

Implementar y mantener

Las polticas, normas y procedimientos establecidos en la organizacin y en el SGC, que aplican directamente al proceso de seleccin, desarrollo, bienestar y salud ocupacional Recibir, analizar, Las necesidades, direccionar y dar inquietudes, quejas o solucin reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misin por medio telefnico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso. Conocer y Las responsabilidades entender de la Gerencia y del detalladamente Director Administrativo para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina. Problemtica del cargo

Garantizando la disposicin de la M informacin para el recaudo de cartera, los plazos comerciales establecidos y la eficacia del cumplimiento de sus proveedores de servicios, contribuyendo al pago oportuno a los mismos. Para ejecutar las acciones M preventivas, correctivas o de mejora que se requieran.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misin y empresas usuarias.

M

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfaccin oportuna de las necesidades de empleados en misin, clientes y entidades o pblico en general.

M

Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la bsqueda del personal idneo. Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formacin o capacitacin que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.

1

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas:

Recomendaciones esperadas: Planes de desarrollo y mejoramiento contino al personal administrativo y a sus condiciones laborales.

Aprobacin de planes de formacin, acciones correctivas y de mejora. Aprobacin de prstamos, licencias y beneficios de acuerdo a los parmetros establecidos. Aprobacin de cotizaciones de proveedores de servicios. Llamados de atencin del personal a cargo.

Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Externas: Empleados en misin Clientes de las empresas usuarias Proveedores de servicio y de candidatos potenciales

Perfil del cargo Formacin bsica: Psiclogo, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo. Deseable: Diplomados o estudiante post grado en reas afines. Formacin complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Seleccin de Personal, Seleccin por competencias, Atencin al cliente, Office, fundamentos bsicos de legislacin laboral. Experiencia previa: Mnimo 2 aos en cargos afines en Administracin del recurso humano. Periodo de adaptacin: 6 meses Competencias Pensamiento estratgico Gestin de la informacin Dominio personal Manejo de conflictos Planeacin y control Liderazgo Negociacin

1

Habilidades comunicativas Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Ergonmico Psicolaboral

REVIS FIRMA EMPLEADO

APROB

1

COORDINADOR DE SELECCIN DESCRIPCIN DEL CARGO Identificacin del cargo rea Funcional: Gestin Humana Ttulo del cargo: Coordinador de Seleccin Ttulo del cargo superior inmediato: Directora de Gestin Humana Reemplazo del cargo: Directora de Gestin Humana, Auxiliar de seleccin. Nivel de mando: Auxiliar de seleccin Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la organizacin, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de seleccin de personal temporal para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfaccin de las necesidades del cliente de acuerdo a las normas, polticas y procedimientos establecidos.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados organizacionales. Impacto en el servicio al cliente (atencin, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el proceso de seleccin (pruebas psicotcnicas, exmenes mdicos, servicios externos como polgrafo, visitas domiciliarias, entre otros)

1

Entorno Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misin, clientes internos y externos. Visita a clientes, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Qu hace Planear, coordinar, ejecutar y verificar Planear, coordinar, ejecutar y verificar Conocer y entender detalladamente Sobre qu lo hace El cumplimiento de los procesos de seleccin de personal en misin a su cargo, solicitados por las empresas usuarias. El cumplimiento de los procesos de seleccin de personal de planta requerido internamente Las responsabilidades del Director de Gestin Humana, del Coordinador de Desarrollo y del Auxiliar de Seleccin para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina. Para qu Nivel de Impacto A

Para satisfacer de manera oportuna y confiable las necesidades de los clientes o de la organizacin cumpliendo con los requisitos legales, normas y polticas establecidas. Para satisfacer de manera A oportuna y confiable las necesidades de los clientes, cumpliendo con los requisitos legales establecidos. Para garantizar la continuidad de M los procesos y satisfaccin oportuna de las necesidades de empleados en misin, clientes y entidades o pblico en general.

Problemtica del cargo Variables externas en el proceso de seleccin, como efectividad de las fuentes de reclutamiento y perfiles que limitan la bsqueda del personal idneo.

1

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Candidatos idneos para el perfil solicitado por los clientes. Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal

Recomendaciones esperadas: Mejores prcticas en los procesos de seleccin y en aplicacin de herramientas de evaluacin. Externas: Empleados en misin Clientes de las empresas usuarias Proveedores de servicio y de candidatos potenciales

Perfil del cargo Formacin bsica: Psiclogo con nfasis en el rea organizacional. Deseable: diplomados o estudiante post grado en reas afines. Formacin complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Seleccin de Personal, Seleccin por competencias, Office. Experiencia previa: Mnimo 2 aos en cargos similares. Periodo de adaptacin: 3 meses Competencias Inteligencia emocional Toma de decisiones Orientacin al servicio Habilidades comunicativas Orientacin tica Tolerancia a la frustracin Exposicin a Factores de Riesgo Fsico Ergonmico Psicolaboral REVIS FIRMA EMPLEADO APROB

1

COORDINADOR DE BIENESTAR LABORAL DESCRIPCIN DEL CARGO Identificacin del cargo rea Funcional: Gestin Humana Ttulo del cargo: Coordinador de Bienestar Laboral Ttulo del cargo superior inmediato: Director de Gestin Humana Reemplazo del cargo: Director de Gestin Humana / Coordinador de Desarrollo. Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo. Misin del cargo Indica de qu manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del rea y de la organizacin, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los siguientes trminos:

Qu hace?

Dnde?

De acuerdo con qu?

Para qu?

Planificar, coordinar, ejecutar y controlar el Plan de Bienestar Laboral y evaluacin de clima organizacional de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos con el fin de contribuir al bienestar del personal de planta de la empresa.

Dimensiones Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes econmicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud est determinada por la contribucin del cargo al logro de los resultados organizacionales. Impacto en el servicio al cliente (atencin, oportunidad de respuesta) Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral. Presupuesto para el Plan de Bienestar laboral.

1

Entorno Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misin, clientes internos y externos. Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, caja de compensacin, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias. Responsabilidades Son las responsabilidades esenciales del rol en trminos de resultados parciales ms significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organizacin y soportan la Misin del cargo. Nivel de Impacto: Alto (A): Para responsabilidades muy crticas para los resultados del cargo Medio (M): Para responsabilidades medianamente crticas Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad. Nivel de Impacto Planear, La evaluacin de Para generar e implementar las A coordinar, liderar clima organizacional acciones correctivas, preventivas o junto con los en la empresa y el de mejora que contribuyan al directores y Plan de accin que de bienestar del personal de planta, controlar ella se derive de de acuerdo con las polticas y acuerdo al normas del SGC de la empresa. procedimiento Los programas o Cotizar, Con el fin de dar cumplimiento al M planes de accin de coordinar, plan de accin propuesto con bienestar laboral con criterios ejecutar y de oportunidad, la caja de programar la confidencialidad y eficacia que compensacin, logstica permitan generar acciones de entidades educativas mejora en el servicio para el o de recreacin que personal de planta y personal en se requieran misin. La informacin sobre Para promover los beneficios que M Canalizar y los beneficios de la programar ofrece la caja de compensacin y caja de compensacin favorecer la relacin con nuestros familiar a empleados empleados de acuerdo a las de planta y en misin polticas internas. y las actividades a desarrollar Qu hace Sobre qu lo hace Para qu

1

Recopilar, registrar, controlar peridicamente, analizar y presentar

La informacin que permite obtener los indicadores de gestin de los procesos a su cargo de acuerdo con los plazos y parmetros establecidos en el Manual de Calidad. Recibir, analizar, Las necesidades, direccionar y dar inquietudes, quejas o solucin reclamos por parte de clientes internos o externos, empleados en misin por medio telefnico, personal o escrito, respecto a las diferentes actividades que se generen en el proceso. Conocer y Las responsabilidades entender del Director de detalladamente Gestin Humana, de la Coordinadora de Seleccin, Coordinadora de Desarrollo y del Auxiliar de Seleccin para los reemplazos temporales de acuerdo al alcance que se le defina. Problemtica del cargo

Garantizar la confiabilidad, A oportunidad, y veracidad de la informacin que permite tomar decisiones de acuerdo con el plan operativo y el plan estratgico de la empresa.

Para dar respuesta oportuna y satisfactoria a los empleados en misin y empresas usuarias.

M

Para garantizar la continuidad de los procesos y satisfaccin oportuna de las necesidades de empleados en misin, clientes y entidades o pblico en general.

M

Variables externas en el Plan de Bienestar respecto al cumplimiento de acciones definidas de la caja de compensacin u otras entidades involucradas en el mismo.

Naturaleza de la responsabilidad Decisiones esperadas: Recomendaciones esperadas: Bsqueda, cotizacin y anlisis de Mejores prcticas de intervencin en clima proveedores de servicios de y/o plan de bienestar laboral. educacin y recreacin. Implementacin del plan de accin 1

de Bienestar Laboral. Relaciones esperadas: Internas: Todo el personal Externas: Empleados en misin Clientes de las empresas usuarias Proveedores de servicio y de candidatos po