MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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La exposición clara y concisa
de la teoría archivística que efec-
túa la autora convierte a este
Manual en un instrumento eficaz
para uso de los gestores del patri-
monio documental. Los gestores
de la Administración autonómica
madrileña,
los
gestores de cual-
quier Administración, e incluso
aquellos que gestionan institucio-
nes privadas encontrarán en este
Manual tanto lo que concierne a
los
documentos en las oficinas
como un conjunto de directrices
normalizadoras para usuarios de
un Archivo Central, para que
obtengan de este el más-rápido y
eficaz servicio.
El
libro se ha dividido en dos
partes: el texto, que desarrolla en
cinco capítulos la teoría adaptada
a la realidad, y un apéndice dividi-
do en cuatro apartados que se
plantea como un instrumento auxi-
liar de aplicación
...
Numerosos
ejemplos ilustran
lo
explicado, y se
incluyen además
los
formatos nor-
malizados que, siguiendo la teoría,
han de emplearse, acompañados
siempre de sus instrucciones de
cumplimentación.
El
Manual resulta de rápida lec-
tura y fácil utilización, tanto para
quienes intervienen en las tareas
más mecánicas como para aque-
llos que cumplen funciones organi-
zativas.
Es un texto dinámico que
conecta con la realidad cambiante
de la organización administrativa.
Diseño de la cubierta: Pedro Arjona
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Humanidades/
Archivística
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ANA DUPLÁ
DEL MORAL
MANUAL
D E ARCHIVOS D E OFICINA
PARA GESTORES
Comunidad de Madrid
Dirección General de Patrimonio Cultural
CONSEJERIA
DE EDUCACION
Y
CULTURA
Comunidad de Madrid
MARCIAL PONS, EDICIONES JURÍDICAS
Y
SOCIALES,
S.
A.
MADRID, 1997
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Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del <<Copy-
right», bajo las sanciones establecidas en las leyes,
la
reproducción total o parcial de esta
obra por cualquier med io o procedim iento, com prendidos la reprografía y el tratamiento infor-
mático,
y
la distribución d e ejemp lares de
ella
med iante alquiler o préstam o públicos.
O Ana Duplá del Moral
O
Comun idad de Madrid. Consejería de Educación
y
Cultura
O
MARCIALPONS
EDICIONES
JURÍDICAS SOCIALES, s. A.
San S otero, 6 -
28037
MADRID
'ZT
(91)
304 33
03
Depósito legal: M. 3
1.074-1997
Fotocomposición: INFORTEX,S. L.
Impresión: CLOSAS-ORCOYEN,. L.
Polígono Igarsa. Paracuellos de Ja ram a (M adrid)
MADRID,
1997
ISBN:
84-7248-467-X
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ÍNDICE
GENERAL
Pág
.
P R E S E N T A C I ~ N
DEL
EXCMO.
SR
. CONSEJERO DE E D U C A C I ~ N
Y
CULTURA DE LA COMUNIDAD DE MADRID ................................
PRESENTACIÓN DEL ILMO.
SR.
DIRECTOR GENERAL DE PATRI-
MONIO CULTURAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
.................
PRÓLOGO..........................................................................................................
1. INTRODUCCI~N
.....................................................................................
2
.
NOCIONES GENERALES
.......................................................................
LA
COMUNIDAD DE
MADRID
......................................................
2.1.1. Marco Normativo.................... .;............................................
2.1.2. Competencias, Instituciones, Organos y Funciones .........
-
ompetencias....................................................................
nstituciones, Organos
y
Funciones..................................
La Asamblea ..................................................................
El Presidente y el Consejo de Gobierno .......................
El Presidente .................................................................
El Consejo de Gobierno ...............................................
a Administración autonómica
.........................................
Los Consejeros
..............................................................
Los Secretarios Generales Técnicos
..............................
Los Directores Generales ..............................................
Los Traspasos de Funciones de la Administración del
Estado a la Comunidad de Madrid
.....................................
Los Fondos de Archivo producidos y recibidos por la
Administracion autonómica
.................................................
-
raspaso de documentos de
la
Administración del Estado
a la Comunidad de Madrid ...............................................
2.1.
2.1.3.
2.1.4.
.,
13
15
19
21
43
43
43
44
44
46
46
47
47
48
48
49
50
50
52
53
53
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8
ÍNDICE GENERAL
Pág .
os documentos heredados de la Diputación Provincial
os documentos producidos por las oficinas de la Admi-
de
Madrid
..........................................................................
55
nistración autonómica ....................................................... 56
2.2. LOS ARCHIVOS Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL.............. 57
2.2.1.
El documento de Archivo..................................................... 57
2.2.2.
Los Archivos
.......................................................................... 58
ondo de Archivo.............................................................. 58
entro de Archivo............................................................. 58
El Patrimonio Documental de las Instituciones Autonó-
micas madrileñas
...................................................................
59
El ciclo vital de
los
documentos: Fases de Archivo........... 60
El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid ....... 63
l
Plan
Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos
de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Admi-
nistración autonómica ....................................................... 63
2.2.3.
2.2.4.
2.2.5.
3. EL ARCHIVO DE OFICINA .................................................................... 69
3.1. D E F I N I C I ~ N.................................................................................... 69
3.2. LA FORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
................................
69
3.2.1. La Formalización o Documentación de los Actos Jue-
dicos Administrativos ...........................................................
69
3.2.2. Documentos que genera la Administración: las unidades
documentales ......................................................................... 70
Unidades documentales simples
.......................................
70
71
73
-
Documento de ArchivoDocumentación de apoyo infor-
mativo
................................................................................
74
3 . 2 3 .
Los soportes de
los
documentos.......................................... 77
Unidades documentales compuestas
................................
. rdenación interna de cada expediente .......................
3.3. EL TRATAMIENTOARCHIVÍSTICO
............................................
77
..
3.3.1. Identificacion......................................................................... 78
os órganos productores de documentos y
sus
compe-
tencias
................................................................................
78
Los órganos productores de documentos y unidades
que se integran en ellos
.................................................
78
La competencia
.............................................................
82
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ÍNDICE
GENERAL
9
Pág.
a función .........................................................................
l tipo documental ............................................................
a serie documental
..........................................................
3.3.2. Clasificacion..........................................................................
3.3.3. Ordenacion
............................................................................
Ordenación de las unidades documentales dentro de
cada serie documental .......................................................
rdenación de las series documentales una vez clasifi-
cadas ..................................................................................
3.3.4.
Descripcion............................................................................
nstrumentos y procedimientos d e control .......................
Control de entrada
y
salida de cada uno d e los docu-
mentos en cada unidad administrativa
..........................
Control de cada unidad documental .............................
Control del
flujo
de documentos de
cada
expediente
durante
su
tramitacion ................................... ,...............
Control d e las unidades documentales por series docu-
mentales .........................................................................
nstrumentos
de
información ............................................
3.3.5. Instalación .............................................................................
..
..
..
..
3.4.
UNIDADES DE ARCHIVO DE LAS UNIDADES DOCUMEN-
TALES .................................................................................................
3.5. DETERMI.NACIÓN DE FUNCIONES
Y
RESPONSABILIDA-
DES DE ORGANOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS RES-
PECTO DE LOS ARCHIVOS DE LAS OFICINAS Y DE LOS
ARCHIVOS CENTRALES .................................................................
ecretarios Generales Técnicos
.....................................................
irectores Generales .....................................................................
efes de Servicio ............................................................................
ecretarías de
los
órganos
y
unidades administrativas
..................
efes d e Sección y Jefes de Negociado ..........................................
dministrativos y Auxiliares Administrativos ................................
3.6.
EL ACCESO
Y
LA ACCESIBILIDAD A LOS DOC UM ENTO S
D E LAS OFICINA S
............................................................................
3.7.
3.8.
CONSERVACIÓN DE LOS DOC UM ENTO S DE ARCHIVO.EL
EXPURGO: SELECCION Y ELIMINACION ................................
TRANSFERENCIA DE DOCUM ENTOS DE
LAS
OFICINAS AL
ARCHIVO CENTRAL ........................................................................
3.8.1.
Definición
..............................................................................
84
84
87
89
99
100
101
102
102
102
105
106
106
107
107
125
130
130
130
131
131
132
132
133
134
136
136
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10
ÍNDICEGENERAL
Pág
3.8.2. Objeto de la transferencia
....................................................
137
3.8.3, Utilidad
de
la transferencia ................................................. 137
3.8.4. Calendario
de
la transferencia
.............................................
138
3.8.5. Procedimiento
.......................................................................
138
uministro de material
......................................................
139
reparación de los documentos objeto de la transferencia
139
141
Modelo de Oficio de Remisión de Documentos al
Archivo Central acompañados de su Relación de
Entrega desde las unidades administrativas del Servicio 143
Modelo de Impreso de Relación de Entrega de Docu-
mentos del Archivo de Oficina al Archivo Central .......
145
Instrucciones de cumplimentación del impreso de
Relación de Entrega....................................................... 149
a Relación de Entrega
.....................................................
4
. EL
ARCHIVO CENTRAL
.........................................................................
159
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
DEFINICION
.....................................................................................
CENTROS DE
ARCHIVO.................................................................
PERSONAL
.........................................................................................
FUNCIONES
.....................................................................................
C O O R D I N A C I ~ N
Y
C O O P E R A C I ~ N
ON
LOS
ARCHIVOS
DE LAS OFICINAS............................................................................
RECEPCIÓN
DE LAS
TRANSFERENCIAS
DE
DOCUMEN-
TOS DESDE LAS
OFICINAS
...........................................................
TRATAMIENTO
ARCHMSTICO ...................................................
4.7.1. Identificacton .........................................................................
4.7.2. Clasificacion
..........................................................................
4.7.). Ordenacion
............................................................................
4.7.4. Descripcton
............................................................................
-
nstrumentos de control
....................................................
nstrumentos de Información
...........................................
4.7.5. Instalacion .............................................................................
4.7.6. Valoración de las Series Documentales ..............................
-
mportancia de la Identificación
y
Valoración de las
Series Documentales .........................................................
- Modelo de Impreso de Análisis. Identificación
y
Valo-
ración de las Series Documentales....................................
nstrucciones de cumplimentación del Impreso deAná-
lisis. Identificación
y
Valoración de las Series Documen-
..
..
..
. .
..
tales
...................................................................................
159
159
161
161
162
162
163
163
164
168
168
170
171
172
172
176
179
187
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ÍNDICEGENERAL 1 1
Pág.
4.8. SERVICIOS DEL
ARCHIVO
CENTRAL
.........................................
206
4.8.1. Acceso
y
accesibilidad
..........................................................
206
4.8.2. Servicio a la Administración Productora de documentos. 209
a Consulta ....................................................................... 209
l Préstamo ....................................................................... 210
Modelo de ficha de solicitud de consulta directa en el
Archivo Central por la Administración Productora de
documentos
.......................................................................
2 13
nstrucciones de cumplimentación de la ficha de solicitud
de consulta directa en el Archivo Central por la Admi-
nistración Productora de documentos ..............................
-
Modelo de Oficio de Solicitud de copias de documentos
por la Administración Productora de documentos ...........
nstrucciones de cumplimentación del Oficio de Solici-
tud de copias de documentos por la Administración
Pro-
ductora de documentos .................................................... 219
-
Modelo de Oficio de Solicitud de Préstamo de docu-
mentos por la Administración Productora de documentos 22
1
nstrucciones de cumplimentación del Oficio de Solici-
tud de Préstamo de Documentos por la Administración
Productora de documentos............................................... 223
Servicio a
los
ciudadanos: para la defensa de
sus
intereses
y
para la investigacion
..........................................
...............
2
15
2 17
4.8.3.
.,
225
Modelo de ficha de Solicitud de consulta directa en el
Archivo Central por
los
ciudadanos..................................
Instrucciones de cumplimentación de la ficha de Soli-
citud de consulta directa en el Archivo Central por los
ciudadanos ........................................................................ 229
Modelo de ficha de solicitud de copias de documentos
por los ciudadanos
............................................................
23
1
Instrucciones de cumplimentación de la ficha de solicitud
de copias de documentos por los ciudadanos .................. 233
227
4.9.
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CEN-
TRAL AL ARCHIVO REGIONAL, FASE DE ARCHIVO INTER-
MEDIO
................................................................................................
234
5 .
EL ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE ?+IDRID:
CABEZA DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS AUTONOMICOS.
MEDIO E HISTÓR ICO. CENTRO DIRECTOR DEL SISTEMA DE
ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD D E MADRID
...............................
CENTRO DE ARCHIVO PARA LAS FASES DE ARCHIVO INT ER-
235
6. BIBLIOGRAFÍA Y DOC UM ENTA CIÓN UTILIZADAS ..................... 239
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12
ÍNDICE GENERAL
Pág.
APÉNDICE .................................................................................................. 247
7.1. TIPOLO GÍA DOCUM ENTAL
.........................................................
249
7.1.1.
Relación de tipos documentales de carácter económico,
formados a partir de la clasificación económica de los
Relación de tipos documentales de carácter económico,
formados a partir de la clasificación económica de los
presupuestos de ingresos de 1997....................................... 295
7.1.3. Relación de
otros
tipos documentales de carácter econó-
mico. 295
7.1.4. Relación de tipos documentales de acuerdo con funcio-
nes de carácter no económico..............................................
297
DECRETOS
Y
ÓRDENES DE APROBACIÓN Y DESARROLLO
DE ESTRUCTURAS ORGÁNICAS DE LA COMUNIDAD DE
WRTD
DESD E SU CREACIÓN HASTA 1996, PO R CO NS E-
JERIAS ................................................................................................. 345
7.3. TEXTOS LEGALES ........................................................................... 345
367
7.4. ÍNDICES
............................................................................................
367
7.4.1. De Cuadros
............................................................................
367
7.4.2. De Formatos y sus instrucciones de cumplimentación..... 368
7.4.). De Nombres Propios y de Conceptos ................................. 370
presupupuestos de gastos de 1997 ......................................
276
7.1.2.
7.2.
73.1.
Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio
Documental de la Comunidad de Madrid
..........................
7.
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P R E S E N T A C I ~ NDEL
EXCMO. SR.
CONSEJERO
DE EDUCACIÓN
Y
CULTURA DE LA COMUNIDAD
DE MADRID
L
Constitución Española señala los principios por los que debe regirse
la
Administración pública, que se caractenza
no
sólo por ser
la
propia de
la democracia, sino también la preparada para responder a los retos del tercer
milenio.
De todos ellos es el de
la eficacia
el que abre la secuencia de los enu-.
merados en el artículo
103
de
la
norma constitucional.
La eficacia administrativa comprende varios aspectos y elementos: muchos
de ellos,
y
quizá los más espect;ficos,
son
los que hacen posible el ajuste dentro
de la organización
y
los ines políticos atrithidos al Poder Ejecutivo. Sin embar-
go,
no
por inespect;/ico es menos trascendente el aspecto que con tanta lucidez
proclama la
Ley
de Archivos de la Comunidad de Madrid cuando afirma
que éstos (los archivos) se dirigen fundamentalmente
a
cumplir el fi n de servir
a los
ciudadanos,
entendiendo por servicio la creación de las condiciones
necesariaspara el bienestar de tales ciudadanos.
Resulta significativo que esta apreciación haya surgido de un área de acción
administrativa, la de los Archivos y Patrimonio Documental, que en muy
corto espacio de tiempo ha alcanzado, con la
mira
puesta en esta finalidad
del servicio
a
los ciudadanos,
unos
resultados que superan ampliamente las
más halagüeñas esperanzas que podrían haber hecho concebir los cortos recursos
personales y materiales con los que, por la dificultad de los tiempos, han podido
gozar.
Una vez que la
Ley
de Archivos ha entrado en vigor, es propósito del
actual Gobierno
la
solidz;fzación, culminación e institucionalización del Plan
de Archivos Municipales, al que se quiere dotar de la importancia que se
merece; la intensificacióny culminación de l pleno funcionamiento de nuestros
dos centros de Archivo, que
son
modélicos, como atestiguan
la
multitud de
peticiones de información
y
visita,
y
las
manifestaciones sobre
su
factura, pro-
cedentes de todas laspartes del mundo; se va a llevar a
sus
últim as consecuencias
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14
PRESENTACI~N
DEL
EXCMO.
SR. CONSEJERO
el ambicioso Plan de Organización de los Archivos del Gobierno y
la
Admi-
nistración autonómica.
Pareceriá que con ello se hubiera agotado el fi ló n de las tareas de servicio
de los Archivos
l
Administración
y
la
Sociedad.
No
es así. He aqui
otra prueba de ello:
la
aparición de este
Manual de Archivos de Oficina
para Gestores. Comunidad de Madrid.
Pemítaseme referime al importante
marco de significacionesen el que debem os considerar aparecida esta obra.
Nos
encontramos fi ente a
un
ejemplo de lo que sign ca “sewicio” a
Los
ciudadanos, a que se han comprometido los Archivos públicos.
La
Unión Euro-
pea ha señalado, como
una
de las caracterilticas genéricas de este servicio,
el
esfuerzo de normalización
y
estandarización de
los
procedimientos.
Pues bien, es éste un ejemplo acabado de cómo debe realizarse este esfuerzo.
Estamos ante una obra que aborda esta tarea de un modo doble: el Manual
no sólo explica cómo han de ordenarse los procedimientos, sino que, en una
acabadísima “reduplicación”,enseña ordenar cómo se ha de ordenar.
Es
ésta
la
signt;ftcación nstitucional del M anual, que contiene las prácticas
de racionalización y normalización de obligado cumplimiento por la Admi-
nistración. Constituye el más adecuado y preciso método de preparación hacia
la
Administración infomatizada, y por ello, doblemente eficaz.
Así
lo han
entendido la Dirección General de Calidad de los Servicios
y
el Organismo
Autónom o Informática
y
Comunicaciones de
la
Comunidad de Madrid
(ICM),
encargado de la organización informática autonómica, con su explícito apoyo
y referencia de aplicación horizontal de lo contenido en este Manual.
Por si esto fuera poco, el Manual se constituye a
sí
mismo en
un
ins-
trumento que trasciende su propia tarea y finalidad.
La
publicación
que estamos presentando podría haber suprimido las referencias concretas a
la organización de la Comunidad de Madrid y asumir con todo rigor el carácter
de Manual para uso de cualquier responsable de Oficina, cualquiera que fuera
la Institución en la que se encuadrara.
M i más cordial elicitación
a
la
autora, a los responsables de
la
publicación
de esta obra y mí mismo por haber tenido la fortuna de poder ofiecer,
en el tiempo de mi mandato, este servicio polivalente de la Administración
autonómica madrileña
la
Sociedad
l
que tiene que servir y que ha sido
posible por la continuada, entusiasta e inapreciable entrega del Archivo Regio-
nal de la Comunidad de Madrid.
Gustavo
VILLAPALOSALAS
Consejero de Educación y Cultura
de la Com unidad de Madrid
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PRESENTACIÓN DEL ILMO. SR. DIRECTOR GENERAL
DE PATRIMONIO CULTURAL DE
LA
COMUNIDAD
DE MADRID
Una de las tentaciones más características que es necesario vencer al enfren-
tarse con los Archivos es vincularlos exclusivamente
a
‘)asado”
o
“historia
.
El carácter de “testimonio que tienen los Archivos, y así lo contempla nuestra
Ley
de Archivos, debe hacer conectar también con el ‘)resente: “lo-que-es-
tá-en-curso
”, la
actualidad.
Es necesario crear
y
reforzar el lazo conceptual, teórico y práctico entre
“Archivo”
y
órganimción administrativa
”.
Cuando desde este Departamento
nos
hemos enfrentado con la Política
de Archivos hemos tenido siempre presente esta vinculación. Sabemos que con
los Archivos se hace Cultura,
y
por eso
nos
sentimos irmemente comprometidos
y
vinculados con ellos. Pero cuando decimos Cultura en este contexto estamos
dotando
a
este té m in o de una riqueza semántica que trasciende toda tentación
de arqueologismo cultural.
La Cultura, tal como
la
entendemos, en ésta
y
en todas las demás ocasiones
en que se despliega nuestra política, es vida, acción, actualidad
y
presencia.
El pasado no tiene sentido ni interés cuando se trata exclusivamente de recrear-
lo: nuestra preocupación es hacerlo presente
y
actuante,
y
por ello nos acucia
y
nos exzie. E l presente es la dimensión en
la
que procuramos realizar
y
hacer
realidad nuestra Cultura, precisamente porque el horizonte de esa realidad,
l dimensión que fecunda el presente, es e l futuro .
En esta clave, podemos decir que si
hay
una obra que puede responder
de
un
modo completo, complejo
y
lleno de sugerencias es
la
que hoy pre-
sentamos. Es la obra que se enfrenta con los Archivos como realidad dinámica
y problemática del presente que se proyecta hacia adelante.
La
autora del Manual desarrolla, en el marco de nuestra Administración
como Directora del Archivo Regional, las responsabilidades de los Archivos
en
la
Comunidad de Madrid. Con ella, nuestros Archivos han asumido el
reto
al
que se hacía referencia en las palabras anteriores.
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16 PRESENTACION DEL ILMO. SR. DIRECTOR GENERAL
La tarea que se delinea en nuestro horizonte se orienta hacia dos preo-
cupaciones: la consolidación y desarrollo pleno de nuestros Centros de Archivo,
y la instrucción, formación y mantenimiento de una red profesional de res-
ponsables de los Archivos. Ambas tareas exigen ser realizadas con
un
sentido
de equzpo, de esfuerzo entusiasta y compartido.
Hace falta, además, una cierta cristaliución más espiritual de todos esos
esfuerzos, de estas tareas.,La ristalización en una obra que se proyecte hacia
afuera y hacia e l futuro. Este es el sentido de l Manual que hoy presentamos.
E l contenido es denso, original y preñado de eficiencia. E l modo expositivo,
que descubre una amplia experiencia docente y formadora del Archivo Regional
de la Comunidad de Madrid, es claro, imaginativo
y
enom eme nte atractivo.
Tiene la extraña peculiaridad de las grandes obras pedagógicas.
La
claridad
casi obvia de lo que, siendo complicado, se ha hecho, a base de esfuerzo e
imaginación, casi transparente.
Los archiveros tienen, a veces, cierta tentación de hablarse entre ellos con
una inevitable secuela de lenguaje jeroglij%o, lleno de sobreentendidos.
La
obra, que está presidida por la preocupación por el servicio público, se dirige
a los responsables
no
expertos de los Archivos de Oficina. Es ésta una preo-
cupación que deseamos que sea central en el Archivo Regional de la Comunidad
de Madrid: su dedicación hacia los usuarios, venciendo una natural vinculación
con los expertos.
En el Manual q ue se ofiece, la Introducción tiene esa misión de
un
modo
más acusado: establecer el marco de referencias para profesionales de los Archi-
vos. Lo que
no
es obstáculo para hacer de ella una pieza pe8ectamente inte-
ligible y muy recomendable para integrar la acción que después se nomati viza.
La obra es esencialmente viva, y ello se manfiesta en dos aspectos: su
constante referencia a ejemp os y rea lidades actua mente existentes y su esencial
apertura, esto es, su capacidad de fác il adaptación a los cambios y experiencias
enriquecedoras que el futuro
nos
depara.
El Manual invita a la acción y a la colaboración de sus naturales des-
tinatarios: lectores y usuarios. Para ellos vaya un último llamamiento: su com-
promiso con el futuro del Manual. Queremos hacer de él
un
elemento vivo
y eficiente de nuestra Administración. La autora, por
su
parte, y este Depar-
tamento han hecho su trabajo; ahora queda que sus usuarios completen la
capacidad de vida y eficiencia que encierra este trabajo.
A
partir de este momento es esencial que nuestra Administración auto-
nómica responda al reto que significa este esfuerzo con l asunción decidida
y entusiasta de sus propuestas y
sus
métodos.
N o
se trata de una asimilación
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PRESENTACI~N DEL ILMO. SR. DIRECTOR GENERAL
17
pasiva e inerte, sino del inicio de un denso, fmct ero y prolongado diálogo
que convierta en realidad dinámica el Manual que hoy presentamos.
José
Miguel RUEDA
u Ñ o z DE
SANPEDRO
Director General de Patrimonio Cultural
de
la
Comunidad de Madrid
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PRÓLOGO
Mi experiencia en aceptar retos me obliga a poner unas palabras
al
Manual de Archivos de Oficina,
como Ana DUPLÁme ha solicitado,
lo
mismo que hice en su libro anterior,
Plan Regional pava los Archivos Muni-
czpales de la Comunidad de Madrid, hace ya diez años, para corresponder
a
una labor constante, cuidadosa
y
pensada sobre el objeto de su trabajo:
los Archivos de la Comunidad de Madrid. En ambos casos, ante el resul-
tado, no es fácil reducir
a
unas pocas líneas una tarea extensa, docu-
mentada
y,
sobre todo, que, fruto de una ya larga práctica, pretende plas-
mar en exposición clara
y
concisa la teoría archivística
y
la administrativa,
productora de los documentos de archivo que constituyen el patrimonio
documental de esta nueva Autonom’a madrileña desde el siglo
xv
hasta
este momento: los documentos heredados y los que nosotros mismos esta-
mos produciendo.
Si el
Plan
significó la pauta para la Red de Archivos, este
Manual
se encamina
a
proporcionar el instrumento que ponga en contacto, con
unas directrices nomalizadas según Derecho, la creación de
10s
testimo-
nios documentales desde Ias oficinas y su archivo a la actividad de orga-
nización, ordenación, transferencia
y
servicio de los distintos centros del
Sistema de Archivos. Este trabajo
y
estas rutas, para que no se tuerzan,
necesitan de una constante colaboración de los administradores
y
los archi-
veros que, en
lo
mediato, son los que los utilizan y, en
lo
lejano, los
ciudadanos y Ia Historia que los buscan para sus fines propios.
La autora
ha
revisado con cuidado, ayudada por unos
y
otros (como
vemos en la seleccionada bibliografía), el Derecho Administrativo y la
Archivística para redactar un manual claro, al que se añaden cuadros,
ejemplos, formularios
y
legislación (ésta en pp. 297-366) .
Pone un interés especial en distinguir los testimonios de
la
informa-
ción, los productos de la informática
y
sus derivados, que son
sólo
copias
o documentación de apoyo, pero no material de archivo.
Como
la
eficacia de este
Manual
va a depender de la atención que
se preste
a
la
vida de los documentos en sus distintas fases, hace resaltar
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20
PRÓLOGO
que ninguno de los participantes en este camino es ajeno a la respon-
sabilidad que le compete, del mayor al menor: Secreta,rio General Técnico,
Director General, Jefes de Servicio, Secretarios de Organos
y
Unidades,
Jefes de Sección
y
Jefes de Negociado,
y
Administrativos
y
Auxiliares
Administrativos. Copiamos la completa lista porque ninguno es ajeno a
lo que sucede con el patrimonio documental desde la redacción, trámite
y
custodia hasta la comunicación.
Los abundantes ejemplos muestran el mucho trabajo llevado a cabo
en las listas de órganos productores, disposiciones legales, funciones y
tipos documentales, sobre todo en este último apartado (pp. 249-296),
tarea netamente archivística en la que se aplican los principios del análisis
documental.
Lo
mismo podemos decir de las definiciones, formularios,
gráficos que siguen otros trabajos anteriores aplicándolos al caso de
Madrid. Especialmente útiles nos parecen los resúmenes en mayúsculas
de las exposiciones puntuales, que a manera de recordatorio breve per-
mitan memorizar mejor
los
textos.
Por fin, y no es lo menor, éste es un Manual abierto a cambios, como
toda obra que trata materias que no permanecen estáticas, como la Admi-
nistración y los Archivos, bien sea por nueva legislación, mejora de métodos
y
variaciones aconsejadas por
la
experiencia propia y la ajena.
El
Manual
permite familiarizarse con una nomenclatura distante, unas normas fáciles
y
unos resultados cuantificables.
Vicenta
CORTÉS'
*
Vicenta CORTÉCs Archivera del Estado desde
1954.
Jubilada en la actualidad, ha dirigido la
Ins-
pección Técnica de Archivos dei Ministerio de Cultura
y
ha sido Presidenta de la Asociación Española
de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos y Documentalistas (ANABAD).
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1. INTRODUCCI~N
Nace este Manual de la necesidad de adecuar la teoría archivística
a
las demandas de la Administración (en este caso concreto, a la auto-
nómica madrileña) en lo concerniente a los documentos, para hacerla com-
prensible
y
utilizable por los gestores.
Es éste un Manual de Archivos dirigido a los gestores, tanto en lo
que concierne a los documentos en las oficinas como en la fase siguiente
de Archivo Central. En este último caso, como usuarios del mismo. En
principio, el Manual se dirige a gestores de la Administración autonómica
madrileña, pero, indirectamente, es de utilidad para gestores de cualquier
Administración, e incluso, en determinados aspectos, podría servir para
gestores de instituciones privadas.
Es un Manual de aplicación para la organización de los Archivos de
las oficinas. Pero dentro de la organización administrativa
da
un paso
más: pretende ser también un instrumento normalizador en la propia for-
mación de los documentos hasta un determinado nivel.
La organización de los documentos en las oficinas va a suponer una
sustancial agilización de las tareas de gestión
y
un sustancioso ahorro de
espacio en las mismas, al transferirse a los Archivos Centrales los docu-
mentos que, en líneas generales, hayan cumplido un año (puede pensarse
que alrededor del
80
por 100 de los documentos generados). Con el ser-
vicio rápido
y
responsable de los documentos desde estos Archivos Cen-
trales a las oficinas y a los ciudadanos
y
con el Análisis y Valoración de
las Series Documentales que hará posible el adecuado expurgo de docu-
mentos, conservándose para la investigación no más de un 40 por 100
de los documentos producidos, la aplicación de lo expuesto en este Manual
habrá sido de utilidad.
Dedica también el libro una buena parte a orientar a los gestores
en el uso del Archivo Central para que obtengan de éste el más rápido
y eficaz servicio. Esto último, que fue, de inicio, uno de los motores de
este libro, se debe
a
una idea derivada de una visita realizada en 1992
al
Servei d’Arxius de la Generalidad de Cataluña, en concreto al Archivr
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22 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
Central de la Consejería de Interior de la citada Administración, en donde
se conoció la existencia de un documento germina1 en ese sentido. Ya
en sí mismo el hecho de dar un conjunto de directrices normalizadoras
respecto del funcionamiento de un Archivo Central para su uso por
los
gestores resultaba una iniciativa relativamente nueva o, por lomenos, hasta
ahora escasa en el panorama archivístico del país, que cuenta con un
conjunto de manuales dirigidos a archiveros: en 1982, Vicenta CORTÉS
publicó un Manual de Archivos Municzjdes. En 1985, Olga GALLEGO
Pedro LÓPEZpublican su Introducción a
la
Archivistica. En 1987, Antonia
HEREDIAublica su
Manual de
Archivistica
General.
En 1992 se publicó
un
Manual de
Archivos
Administrativos
por el Ministerio de Cultura. En
1993, Manuel ROMEROALLAFIGOublicaArchivistica y
Archivos.
En 1994,
José
Ramón
CRUZ
MUNDET
ublica su
Manual de Archivistica.
Lo
nuevo
era dirigirse a los gestores como hacía Cataluña. Un paso más, creemos,
supone dirigirse a los gestores para la organización de su archivo de oficina,
es decir, de los documentos que están en tramitación o son de uso muy
frecuente por su parte.
Otros factores han impulsado la realización de este trabajo: el propio
planteamiento de los archivos en la Comunidad de Madrid desde su crea-
ción; la Ley de Archivos y Patrimonio Documental madrileña, que recoge
esta visión
y
que hace necesaria una explicación técnica de los contenidos
de la misma; las continuas preguntas de los gestores acerca de las cues-
tiones de archivos conducen así a la necesidad de la elaboración de este
Manual. A ello se suma la conveniencia de aclarar
y
hacer asequible a
los
mismos la teoría archivística cuando se plantea la implantación de
los Archivos Centrales de las Consejerías, de acuerdo con lo dispuesto
en la Ley de Archivos
y
con lo contemplado en el Plan Sectorial para
la organización de los Archivos autonómicos.
Es también la propia demanda de los gestores y de algunos notables
administrativistas,
y
la convicción de que para que el flujo de los docu-
mentos en un sistema archivístico funcione ha de comenzarse por la propia
formación de los mismos, la que anima a la realización de este Manual.
Es
bien conocida la creciente complejidad de la organización de las
Administraciones desde comienzos del siglo pasado hasta hoy. La com-
plicación burocrática producida por la transformación de las Administra-
ciones en el siglo
XIX
hace que los funcionarios encargados de la formación
y
del archivo de
los
documentos -los escribanos y los secretarios y demás
personal de las oficinas- se vean desbordados por el nuevo funciona-
miento administrativo
y
no puedan atender debidamente
a
esta última
tarea. La Administracióny los ciudadanos empiezan a perder la conciencia
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I N T R O D U C C I ~ N 23
de la necesidad
y
utilidad de un buen archivo de los documentos para
la
gestión. En relación con elIo
y
en
Io
concerniente a los documentos
inciden varios factores que hacen que la situación de los llamados “archivos
administrativos” lleguen a alcanzar la caótica situación actual. Estos son,
entre otros, la citada complejidad organizativa de la Administración, la
consideración secundaria que
los
profesionaIes del Derecho administrativo
parecen dar a esta cuestión
y
el abandono de los profesionales de archvo,
desde el sido XIX hasta época reciente, de
los
documentos de la Admi-
nistración para ocuparse de los Archivos para la investigación histórica.
A
ello se puede añadir la aparición constante de nuevas tecnologías:
microfilms, fotocopias, aplicaciones informáticas sorprenden a
la
Admi-
nistración, perpleja
y
desprevenida ante la agresividad comercial de los
vendedores de estos nuevos medios.
El empleo de estas nuevas tecnologías aporta innumerables ventajas,
reales unas, aparentes otras, al funcionamiento de la Administración: rapi-
dez, ahorro de espacio (en ocasiones, aparente), modernización, actua-
lidad, eficacia, seguridad, etc.
..,
pero también, unido al desconocimiento
de la elaboración de los procedimientos
o,
al menos, de su reflejo en
documentos, acarrea numerosas complicaciones no sólo en cuanto a
la
organización
y
almacenamiento de los mismos, sino en cuanto a su propia
formación. La multicopia de cada procedimiento, a veces por tres, cinco,
diez
o
cuarenta hace que la masa documental sea inmanejable. Se mezclan
partes originales de
los
procedimientos con otras en fotocopias, fraccio-
nándose así los expedientes
y
perdiendo éstos su carácter secuencia1 hasta
el fin de
la
tramitación. No se distingue entre un documento que soporta
una actuación administrativa de la documentación acumulada con fines
exclusivos de información. Qué decir de costosísimas microfilmaciones
de documentos sin organizar
y
que, por tanto, no sirven absolutamente
para nada.
Por fin, la reciente, generalizada
y
oportuna utilización de la infor-
mática, que tantos beneficios trae
y
traerá (cuyas ventajas de rapidez,
de ahorro de trabajo y de intercomunicación
no
se comentan por obvias),
añaden otro sinnúmero de cuestiones a resolver, entre las que se encuen-
tran la confusión, bastante extendida en los gestores, entre lo que suponen
los bancos de datos para
la
información, Ia comunicación a través de
ordenadores para obtener información
y
el documento informático como
parte del trámite administrativo.
Se dice que está naciendo “la oficina sin papel” y, sin embargo,
y
por ahora, las impresoras producen más papel que nunca. La facilidad
para obtener copias (fotocopias o por impresora de ordenador) parece
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24
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
solucionar momentáneamente los problemas, aunque utilizado sin criterios
adecuados, lo agravan en poco tiempo. Por otra parte, no parece atrevido
pensar en una larga convivencia del papel con los soportes informáticos.
La informática para la información es
hoy
ya insustituible, pero tiene
poco que ver, como hemos dicho y aunque se parezca, un banco de datos,
o
una red de información con los documentos que han de dar testimonio
de actuaciones de las instituciones,
y
en concreto de las Administraciones
Públicas. El problema de este testimonio por vía informática está aún
en vías de solución, al menos de un modo generalizado y claro. A ello
se añade el problema de la durabilidad
y
legibilidad a medio
y
largo plazo
de los soportes informáticos.
Ante
la
situación de los documentos mencionada en los párrafos ante-
riores, que es generalizada
y,
por tanto, no achacable a nadie individual-
mente,
sino,
entre otras causas, a algunas de las que se acaban de men-
cionar, parece dibujarse una especie de territorio de nadie, ni de gestores
ni de archiveros, del que es preciso ocuparse. La colaboración entre unos
y
otros se presenta como imprescindible. Es éste un reto que
los
archiveros
de la Comunidad de Madrid han asumido y del que este Manual es tes-
timonio.
Es
la entrada de los archiveros en el ámbito de los gestores con-
cebida no como injerencia, sino como estrecha colaboración profesional.
Todo ello se relaciona con una cuestión, importante siempre, pero
imprescindible hoy si lo que se pretende es el funcionamiento eficaz de
una Administración del siglo XXI que se acerque en rentabilidad de empleo
de recursos y de obtención de resultados (económicos
o
no) a las más
eficaces organizaciones privadas. Me refiero al esfuerzo normalizador que
conduce a que cada empleado no tenga que discurrir qué método utiliza
para la organización de determinados aspectos de su trabajo
y
que lleva
a que una persona pueda ser fácilmente reemplazada por otra sin que
esta otra haya de emplear gran parte de su tiempo en volver a diseñar
esa organización. Es importante señalar la creciente preocupación de los
gestores en ese sentido, manifestada, entre otros, por
la
aparición de
manuales normalizados de procedimientos, como los de gestión de per-
sonal
y
de procedimientos de contratación.
Este Manual pretende, desde la organización de aspectos archivísticos,
dar un paso importante en esa dirección normalizadora (en este sentido
también se enmarcan los planes de archivos de la Comunidad
y
los nume-
rosos cursos, realizados desde la Administración autonómica, de Archivos
de Oficina para gestores). Resulta importante también para abordar estra-
tegias
y
planes informáticos en la Administración. Además, muchos
o
casi
todos los procedimientos que en este Manual se tratan pueden y deben
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I N T R O D U C C I ~ N
25
ser informatizados, pero para ello es necesaria previamente la actuación
de racionalización
y
normalización que aquí se plantea.
La normalización
ha
alcanzado tal importancia que su presencia en
el sector de actividades o en una disciplina es signo de su madurez y
sirve además para evaluar su grado de desarrollo
y
el nivel de cumplimiento
de objetivos, como señala Louise GAGNON-ARGUIN,rofesora de la Uni-
versidad de Montréal, en
LA
nonnalisationen archivistique: état de la ques-
tion et problématique (Montréal, 1992),
y
añade que las necesidades de
normalización se han incrementado con la llegada de la informática.
El
proceso de tratamiento mecánico de la información exige la presencia
de datos uniformes
y
las telecomunicaciones han acentuado esta necesidad.
La archivística es una ciencia de análisis que respeta las características
idiosincrásicas de las organizaciones, pero a la vez normalizadora, así que
conecta muy bien con las necesidades planteadas hoy en ellas en un sentido
o
en otro, además de cooperar en la racionalización de su proceso de
informatización.
La normalización opera en diferentes niveles que pueden observarse
en este Manual: puede manifestarse por la uniformación de métodos de
trabajo
y
también, en otros casos, se refleja en la utilización de códigos
y formatos,
y
se vuelve prácticamente obligatoria.
El proceso de normalización implica la actuación de numerosos inter-
vinientes, tanto del mismo medio como de dominios conexos, en este
caso de gestores y archiveros, que aportarán experiencias vividas en la
propia disciplina y reflexiones compartidas por todos ellos en lo concer-
niente a las directrices emanadas de este Manual normalizador
y
de los
de procedimientos antes aludidos o de cualquier otra iniciativa norma-
lizadora.
Como se ha dicho, este Manual está dirigido a los gestores, enten-
diendo por gestores a todos
y
cada uno de los grupos, niveles
y
categorías
de
la
Administración que tengan relación con los documentos, desde una
concepción global del funcionamiento eficaz de una organización en la
que son tan importantes las funciones
y
tareas realizadas por un Director
General o un Jefe de Servicio, por ejemplo, como las de un Auxiliar Admi-
nistrativo,
ya
que si no se realiza lo adecuado en cada nivel (en este caso
con los documentos) por parte de unos, de nada
o
poco servirá lo que
otros realicen. Por tanto, el Manual tiene varias lecturas: una más super-
ficial para aquellos que se limiten a la realización de tareas, podríamos
decir, más mecánicas,
y
otra para aquéllos que, con funciones organi-
zativas, quieran conocer el por qué de las cosas; y aun otra para el que
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26 ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
quiera reflexionar sobre el fin de lo aquí planteado e, incluso, quiera apor-
tar nuevas metas en el camino iniciado. Es, además, un texto dinámico
que conecta así con la realidad cambiante y continua evolución de la orga-
nización administrativa.
El
libro está lleno de ejemplos de ello.
Tiene todavía el Manual otra lectura: es la que puede hacerse por
los
profesionales de Archivos, a los que se dedica buena parte de esta
introducción
y
a
los
que ofrece reflexiones varias, desde las definiciones
hasta los formatos normalizados, de la aplicación de la teoría archivística
en los Archivos de las oficinas a los enfoques nuevos de la misma todavía
no totalmente fijados y en lógica
y
constante evolución de una ciencia
que se aplica sobre una realidad cambiante, cuyo desarrollo se ha inten-
sificado desde hace poco tiempo.
Es, por tanto, como no podía ser de otro modo, un libro abierto.
Es un libro, en muchas cuestiones, de propuesta inicial: tipología docu-
mental, peculiaridades organizativas, entre otros aspectos a señalar.
La Ley de Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comunidad de
Madrid, y más en concreto su Título 11, es el punto de arranque y el
marco en el que se mueve este Manual. Como dice en su Exposición
de Motivos, «esta Ley no se concibe sólo para la conservación del Patri-
monio Documental, sino que es también una Ley de los Archivos de la
Comunidad de Madrid. Dentro de su Sistema Archivístico proporciona
los criterios básicos para el funcionamiento de los Archivos de la Asamblea
y
del Consejo de Gobierno y la Administración autonómica».
Por lo que se refiere a la metodología utilizada, el libro se ha dividido
en dos partes: el texto
y
un apéndice.
El texto tiene cinco capítulos, la bibliografía
y
legislación utilizadas.
Cada capítulo puede, de alguna manera, abordarse independientemente,
y
con ese fin se ha hecho, de modo que el libro pueda tener, como se
ha dicho antes, diferentes niveles de lectura. Se han empleado párrafos
cortos que resumen y ayudan a transmitir la teoría archivística a los gestores
en
los
diferentes niveles.
Al
final de cada punto, unas frases en letra mayús-
cula resumen a su vez y resaltan lo expuesto.
El texto, en un esfuerzo clarificador y de adaptación de la teoría a
la realidad, está lleno de ejemplos que ilustran lo explicado. Se incluyen,
además, los formatos normalizados que, siguiendo la teoría, han de
emplearse, acompañados siempre de sus instrucciones de cumplimenta-
ción. El apéndice, dividido en cuatro apartados, se plantea como instru-
mento auxiliar de aplicación. Con este planteamiento se intenta que el
Manual sea de rápida lectura
y
fácil utilización.
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I N T R O D U C C I ~ N
27
Antes de pasar a hacer un comentario de cada una de las partes y
capítulos, un comentario general: al leer
o
utilizar este libro puede pensarse
que lo aquí dicho es, en alguna medida, un conjunto de cosas obvias,
ya sabidas.
El
esfuerzo mayor realizado para su elaboración ha sido pre-
cisamente ése, la observación de lo obvio y su ordenación sistematizada
para su traducción en normas que regulen el funcionamiento de estos
Archivos en las oficinas. Tiene cierta homología la archivística con las
ciencias que, como la física, se dedican a la reflexión de
lo
obvio para
su elevación a categorías que resuelvan los problemas que la realidad plan-
tea con creciente complejidad. En este sentido dice
José
Ramón
CRUZ
MUNDETn Pasado y futuro de la profeszón de archivero (Barcelona, 1995),
citando a
F.
Q. STIELOW:las teorías más importantes son con frecuencia
las más obvias. En efecto, la búsqueda de
lo
obvio domina la investigación
actual en inteligencia artificial
y
en lingüística».
El texto se inicia con la descripción de la estructura de la Comunidad
de Madrid y de los Archivos, para centrarse ya a continuación en el Archivo
de Oficina. Más adelante se presenta el Archivo Central a los gestores,
como usuarios que son del mismo.
Al final una pequeña referencia a las dos últimas fases del ciclo de
los documentos: Archivo Intermedio e Histórico, que en la Comunidad
de Madrid están integradas de modo directo en el Archivo Regional. Una
breve alusión también a éste como cabeza del Subsistema de Archivos
autonómicosy como Centro Director del Sistema de Archivos madrileño.
En el apéndice se incluye una propuesta inicial de tipología documental
como ejemplo, la normativa que regula la estructura orgánica
y
funciones
de la Comunidad de Madrid desde su creación (Decreto de estructura
y Órdenes de desarrollo) hasta fin de 1996, y la reproducción de la
Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de
la Comunidad de Madrid, de constante aplicación, con finalidad peda-
gógica
y
de difusión y, por último, índices de nombres propios
y
de con-
ceptos, de formatos
y
sus instrucciones de cumplimentación
y
de cuadros.
Entrando ya en el comentario de capítulos, el primero presenta nocio-
nes generales sobre la Comunidad de Madrid y los Archivos y el Patrimonio
Documental. Se hace referencia a las normas que la conforman, al marco
normativo que va a configurar su organización, así como a las compe-
tencias, instituciones, órganos y funciones que la Comunidad de Madrid
tiene y que van a incidir directamente tanto en la propia creación de
los
documentos como en los procesos
y
tratamiento archivístico que van
a
recibir. La base fundamental de este resumen es la Ley de Gobierno
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28
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
y Administración de la Comunidad de Madrid y el propio Estatuto de
Autonomía.
Se hace aquí también una pequeña alusión a las transferencias del
Estado a la Comunidad de Madrid en relación con los Fondos de Archivo
producidos
y
recibidos por la Administración autonómica, cuyo resumen
se ofrece como esquema de situación y cuyos datos se han obtenido de
la realización del Censo de Producción de Documentos de la Adminis-
tración autonómica, primera fase del Plan Sectorial que organiza sus
Archivos.
Éste, junto a algún otro aspecto del Manual, es
lo
que
lo
hace utilizable
por la Comunidad de Madrid en concreto, que es su primer objetivo.
N o obstante, de esta alusión concreta puede hacerse abstracción, lo cual
convierte a esta publicación en práctica
y
directamente aplicable a cual-
quier otra Administración, ajustándolo a sus propias características orga-
nizativas.
El
punto segundo de este capítulo presenta las definiciones
y
nociones
básicas
y
elementales sobre los Archivos
y
Patrimonio Documental sobre
las que ha de moverse este Manual.
Todas ellas están presentes en la Ley de Archivos
y
Patrimonio Docu-
mental de la Comunidad de Madrid. A ésta en general y, en concreto,
a las definiciones de Fondo
y
Centro de Archivo
y
a las Fases de Archivo
ha dedicado el profesor Elio
LODOLINI,
ecano de la Facultad de Archi-
vística de la Universidad de Roma, su artículo:
Pnncipi e dz jhz ioni d i
archiuistica nella legislazione statale spagnola e in p e l l e della “Comunitá”
d i Madrid (Roma,
1994),
y una mención en la quinta edición de su Manual
de Archiuistica y en su edición española.
En este punto merece la pena comentar varias cosas. La clara distinción
entre Fondo de Archivo como conjunto orgánico de documentos que dan
testimonio de actuaciones de las institucionesy de las personas
...,
y Centro
de Archivo como lugar donde se custodian, organizan
y
sirven
los
docu-
mentos, con instalaciones adecuadas y personal suficiente, condiciones
estas dos últimas imprescindibles y que distinguen un Centro de Archivo
de un almacén.
También es oportuno subrayar la existencia de las cuatro Fases de
Archivo en lugar de las tres de la doctrina tradicional, que en la Comunidad
de Madrid se consideran ya, desde
1985,
en el Plan Regional para
los
Archivos Municipales, que se recogen en la Ley de Archivos autonómicos
y que son las que, como se ha dicho, menciona Elio LODOLINIn su
Manual de Archiuistica.
La constatación de la existencia de esta cuarta
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fase de Archivo de Oficina
y
la compresión de que ésta debiera incluirse
en la ciencia archivística y, por tanto, en el quehacer de los archveros,
con las lógicas limitaciones de pertenecer a los gestores, es lo que ha
dado origen
a l
trabajo emprendido en la Comunidad de Madrid, que
tiene como resultado, entre otras cosas, la redacción de este Manual.
Pero aunque el libro trata fundamentalmente sobre esta fase, también
dedica una parte importante al Archivo Central, puesto que como va
diri-
gido a los gestores, éstos son, junto a los ciudadanos, sus principales
usuarios.
Es importante señalar que las Fases de Archivo que sirven a la Admi-
nistración, como es la fase de Archivo Central y desde luego los Archivos
de las oficinas, forman parte de su propia organización y están a su servicio,
lo
cual .dicho, creo, aleja cualquier tentación de sustantivación de estas
Fases de Archivo.
El
relieve que ahora se les da es el necesario para
salir de la situación de abandono en que se encuentra ese aspecto de
la organización de la Administración que es la custodia y tratamiento de
los documentos. Pero aun dentro de la organización tienen su identidad
y su importancia tal y como señalan algunos administrativistas que con-
sideran a
los
Archivos administrativos como una de las bases de las
Admi-
nistraciones Públicas y, además, infraestructura determinante del proce-
dimiento administrativo.No hay que darles ni más ni menos que la impor-
tancia que tienen, pero ésa hay que dársela. Del mismo modo que han
de recibir el tratamiento técnico que precisan
y
para el que este Manual
pretende ser una guía.
Además, y al final del texto, se ha percibido la necesidad de hacer
una pequeña mención de las otras dos fases del ciclo de los documentos:
Archivo Intermedio e Histórico, que en la Comunidad se reúnen en el
Archivo Regional como Centro, que es además cabeza del Subsistema
Autonómico de Archivos.
El
funcionamiento de las dos primeras, Oficina
y Central, opera en el de las otras dos de un modo decisivo, ya que
si los documentos están correctamente creados, clasificados
y
ordenados,
controlados
y
transferidos desde las oficinas,
el
trabajo
de
los archiveros
en las restantes Fases de Archivo podrá dedicarse en un porcentaje mayor
al Análisis y Valoración de las Series Documentales, a la evaluación de
su
uso,
a
la realización del expurgo, a la adecuada conservación del Patri-
monio Documental, y a una descripción informativa más profunda e inter-
conectada en relación con un mejor y más rentable servicio.
Una breve alusión terminológica sobre el uso de los términos “vivo”
y “muerto” en relación con los documentos, todavía frecuentes entre los
gestores. Se propone desde aquí la utilización de documentos en trámite
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y
documentos cuyo trámite ha finalizado, o documentos finalizados, en
lugar de los términos anteriores, como reflejo del estado de los proce-
dimientos, o documentos con efectos administrativos y sin efectos admi-
nistrativos, pero no “vivo”
y
sobre todo “muerto”, ya que no hay ninguna
fase de archivo en el que los documentos estén “muertos”. Todos ellos
están vivos para la gestión, para el servicio a los ciudadanos o para la
investigación -histórica o actual.
Los documentos que estén realmente “muertos”, es decir, que no sir-
van para nada, han, desde luego, de destruirse.
Por
esta causa tampoco
se comparte
(y
así se les ha hecho saber) la terminología empleada por
los archiveros de Québec, que con tantas cosas importantes y acertadas
han contribuido al desarrollo de la ciencia archivística, sin embargo. Los
documentos no deben ser activos, semiactivos y, sobre todo, inactivos,
por la misma razón que no se dividen en “vivos”
y
“muertos”.
Hay otra precisión terminológica que importa comentar. Es la referida
al empleo de “gestión de documentos”, venida de EE.UU.
y
Canadá espe-
cíficamente, para la organización, tratamiento y servicio de los documentos
de las oficinas. Tampoco se está de acuerdo con su empleo, ya que la
gestión de documentos se realiza,
y
se viene realizando de siempre, en
todas las Fases de Archivo; por tanto, parece más adecuado el empleo
de las expresiones gestión
de
documentos o, mejor, organización de los
documentos para todas
y
cada una de las Fases de Archivo.
Respecto de la definición de Sistema de Archivos se ha elegido la
integración dinámica de todos los elementos sobre el Patrimonio Docu-
mental sobre el que la Comunidad.de Madrid tiene competencias, es decir,
sobre los que la Comunidad obligatoriamente ha de ocuparse, englobando
así también los sistemas creados a partir del flujo archivístico de las fases
y
los que se crean por la integración de sistemas archivísticos de ins-
tituciones de carácter homogéneo. Esta concepción, además de seguir la
orientación sistémica más acreditada, permite la planificación imprescin-
dible hoy para el funcionamiento de las organizaciones
y
máximo apro-
vechamiento de los recursos.
Así, en 1990 se inicia el
Plan
Sectorial que organiza el Subsistema
de Archivos de la Asamblea, Consejo de Gobierno y de la Administración
autonómica de aplicación directa sobre ésta y aplicable también a la Asam-
blea si así en ella se decide desde su completa autonomía. Su aplicación
ha comenzado por la primera fase, el Censo de producción de documentos,
esencial para la planificación y desarrollo de la segunda fase, de implan-
tación por programas. En una institución tan joven como es la Comunidad
de Madrid se ha comenzado por los de creación de infraestructuras y
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I N T R O D U C C I ~ N 31
dotación de personal.
A
éstos han seguido el de Descripción
y
el de Infor-
matización. De hecho, y dentro de este último, el borrador de este Manual
ha sido la base del análisis funcional del Sistema Informático y de Control
de Archivos de la Comunidad de Madrid,
SLARC,
realizado por el Orga-
nismo Autónomo Informática
y
Comunicaciones de la Comunidad de
Madrid,
ICM.
Este Plan, en sus dos fases, se resume en este Manual.
El capítulo tercero es el núcleo del Manual. En él se trata todo lo
concerniente a la organización de los Archivos de Oficina.
En
la
definición de Archivo de Oficina, de acuerdo con la Ley de
Archivos, se expresa un plazo de cinco años de permanencia de los docu-
mentos en ellos. Pero es importante señalar que se contempla como un
plazo máximo, al igual que los de las otras fases, con un sentido didáctico.
Es
decir, que los documentos, salvo excepciones razonadas, permanecerán
en las oficinas un máximo de cinco años, ya que su tiempo de permanencia
es el de la tramitación sin incidencias ni recursos,
y
éste, por lo general,
es de un año, que se corresponde con el ejercicio presupuestario.
Así,
los documentos, en un porcentaje elevado, permanecerán en las oficinas
un plazo de un año más, el tiempo empleado en la realización de las
transferencias
al
Archivo Central, de acuerdo al calendario que se esta-
blezca
y
el de algunas incidencias ligadas al propio trámite, como por
ejemplo, el plazo de devolución de fianza en determinados expedientes.
Otra afirmación contenida en la definición es el potencial valor his-
tórico. Los documentos que se generan en las oficinas tienen induda-
blemente valor histórico, pero no todos. Lo que en este libro se plantea
respecto al tratamiento
y
al Análisis y Valoración de las Series Documen-
tales intenta contribuir a conjugar de
un
modo más realista las definiciones
genéricas de las leyes de archivos y también de la madrileña e... docu-
mentos de cualquier época
... > a
conservar
y
a constituirse en Patrimonio
Documental, con una eficaz conservacióny tratamiento de los documentos
de cualquier época, pero que verdaderamente alcance la categoría de Patri-
monio documental.
Punto relevante nos parece el relativo a la formación de
los
docu-
mentos. En él se han tenido en cuenta tanto los criterios de acuerdo
a lo expresado por Luciano PAREJOn
El
empleo de las nuevas temologi'as
en
los documentos administrativos: problemas y soluciones (El
Escorial,
1995),
deducidos de las normas de procedimiento, como la observación del fun-
cionamiento de la Administración, que ajusta su comportamiento a esque-
mas
que de ellas se desprenden.
Se recogen una vez más las similitudes
y
diferencias entre los
docu-
mentos de archivo y la documentación de apoyo informativo, y se insiste
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32 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
en
la
adopción de una
y
otra terminología para
la
mejor
y
más tajante
distinción que ambas precisan.
La documentación de apoyo informativo está presente en una deter-
minada
y,
normalmente, pequeña proporción en cada oficina. Si se trata
de una necesidad mayor
y
más general de información, esta documentación
formará parte de un Centro de Documentación
o
Biblioteca especializada.
Una resumida alusión a los soportes de los documentos incide en
la atención que es necesario prestar a los mismos
y
reproduce
lo
que
la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y
del Procedimiento Administrativo Común, dice en su artículo 45.5 res-
pecto de las condiciones que han de reunirse para la utilización de cual-
quier soporte: garantías de autenticidad, de integridad
y
de conservación.
Cada una de las operaciones
y
tareas del tratamiento archivístico mere-
ce algún comentario.
La
identificación realizada por los gestores en esta fase de Archivo
de Oficina es una de las aportaciones de este Manual.
Otra, creemos, es la precisión de las definiciones
y
delimitaciones de
los
factores fundamentales en esta operación -instituciones
y
organismos,
órganos
y
unidades productores,
la
competencia,
la
función, el tipo docu-
mental
y
la serie documental-
y
la relación entre ellos
y
su incidencia
en las operaciones
y
tareas archivísticas en general, aplicadas a la fase
de Archivo de Oficina.
También nos parece relevante la alusión a la competencia
y
al papel
que ésta juega en cuanto que introductora de elementos como las materias
y
los lugares, nunca como factores de clasificación sino de recuperación
de información.
Aunque puede parecer audaz rozar temas de organización adminis-
trativa que no pertenecen, podemos decir, todavía, a la formación del
archivero,
y
aunque pudiera parecer que están tratados con cierta sim-
plicidad, es, sin embargo, la visión que se observa desde fuera
y
la reflexión
que se ha hecho para vertebrar el sistema
y
para aclarar el lenguaje, por
su directa relación con la producción de documentos.
El intento de precisión en la denominación y delimitación de insti-
tuciones, organismos, órganos
y
unidades, así como el papel que juega
la función
y
la competencia en lo que afecta a los documentos, ha sido
uno de los grandes esfuerzos realizados para dar coherencia a la teoría
archivística
y
realismo
a
su aplicación en las oficinas
y,
por extensión,
a las demás Fases de Archivo.
.
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I N T R O D U C C I ~ N 33
En textos legales y también en textos de Derecho administrativo se
puede observar el uso indistinto de institución, organismo y órgano, o
de órgano
y
unidad, o de función, competencia
y
atribución. Después
de una seria reflexión
y
de la consulta de diccionarios
y
manuales espe-
cíficamente cualificados se ha llegado a las definiciones aquí expresadas.
Lo más cuestionable es la diferenciación entre Institución
y
Organismo.
Así se establece que las competencias y las funciones que aparecen defi-
nidas en el texto son ambas atribuciones de
los
órganos de las instituciones
y
organismos,
y
que la diferencia que se puede establecer entre éstos
y aquéllas es que las instituciones son organizaciones fundamentales de
los Estados, Naciones o Sociedades, carácter que no tienen los organismos.
En todo caso,
y
como se dice en el texto, se ha aplicado el concepto
institución en un sentido más amplio
y
coincidente con el artículo
2
de
la Ley de Archivos Autonómica, con la definición del Diccionario de
la
Real Academia de la Lengua y teniendo en cuenta la consideración política
y no sólo administrativa de las Consejerías. La determinación de todos
estos conceptos es fundamental para la delimitación
y
configuración de
cada fondo de Archivo
y
de sus divisiones.
La definición y concepto de tipo documental es, creemos, relevante.
Además, y muy importante, ha sido contrastada con los propios gestores.
Viene determinada por el ejercicio de las diferentes funciones, y éstas
vienen a su vez clasificadas por los propios órganos de
la
Administración,
como es el caso claro de la clasificación económica de gastos e ingresos.
El trabajo de identificación de tipos documentales es un camino abierto
desde este Manual para casos menos evidentes que la clasificación de
gastos e ingresos citada, y, aun en este caso, sujeta a las modificaciones
que se vayan produciendo. Sin embargo, ha sido ésta la que nos ha dado
la
clave para la configuración de la tipología documental, como puede
verse en ejemplos y apéndice. Ha sido un arduo trabajo que ahora se
muestra como obvio y evidente, pero que ha obligado a una constante
reflexión
y
a un contraste continuo con los gestores, por un lado, para
que los principios de la archivística se cumplieran,
y
por otro, para no
violentar la concepción y las prácticas de los gestores que, sin duda, obe-
decían a algo, pero que ese algo no estaba aún formulado.
El
resultado
de este trabajo ha sido muy satisfactorio al comprobar la confluencia de
los principios archivísticos con las teorías de organización de
la
Admi-
nistración
y
su reflejo en los documentos de las oficinas.
Se ha trabajado mucho sobre la definición de tipo documental, defi-
nición que, de algún modo, resulta crítica para varias de las existentes
y
que se ofrece para ser aceptada
o
debatida, en este caso más concreto,
a
los archiveros.
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34 ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
Un tipo documental es una expresión tipificada de unidades docu-
mentales de acuerdo a lo que en este Manual se explica. No es una unidad
documental. La unidad documental es cada documento simple o com-
puesto (expediente).
En la definición se ha empleado la expresión “unidades documentales
con unas característica estructurales, en general homogéneas”,en lugar
de con
unos mismos caracteres internos ( o externos)
que se emplean
en otras definiciones de tipo documental, por entender que esta expresión
es más ajustada y, desde luego, más comprensible para los gestores. Es
más adecuada, ya que los caracteres internos (nombre del órgano
y
unidad
productores del documento, destinatario, texto del documento, lugar,
fecha, etc.) son los que identifican cada unidad documental, pero no cada
tipo documental, en
los
que, precisamente, los caracteres internos varían.
En cada tipo documental los caracteres externos (soporte, clase y formato)
pueden también variar. Un mismo tipo documental puede tener unidades
documentales en soporte papel
o
en soporte informático, por ejemplo.
O si hablamos de formato, los Registros Generales han sido realizados
en formato libro
y
ahora se realizan, en multitud de Administraciones,
en formato de listados informáticos. Son homogéneas, en general, sin
embargo, en cada tipo las características estructurales. Estas pueden ser
similares, incluso, en varios tipos, por ejemplo: memorias justificativas del
gasto que existen en varios tipos documentales, documentos contables
en sus cuatro fases (A, D, O y
K),
agrupadas o no, etc. Sin embargo,
no ocurre lo contrario, es decir, en cada tipo estas características estruc-
turales no son esencialmente distintas, son en general homogéneas. Esto
se debe a que
la
propia normativa que regula los procedimientos permite
en unos casos simplificar, abreviar o unificar los trámites de los mismos.
El contenido testimonial e informativo no es homogéneo, ni la clase
ni el soporte tienen por qué serlo.
La expresión de actuaciones únicas
o
secuenciales alude
a
las unidades
documentales simples o compuestas, resultado de esas actuaciones.
Se dice que están normalmente reguladas por una norma de pro-
cedimiento, porque a veces no
lo
están. Ejemplos de ello, además de
en la propia Administración, pueden encontrarse en las instituciones de
carácter privado.
Derivadas del ejercicio de una misma función, desde luego, no de
una competencia, puesto que la competencia es una atribución de potestad
que se ejerce a través de las funciones,
y
la función es
la
capacidad de
acción. No
hay
que confundir la clasificación por materias con
la
cla-
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sificación a partir del tipo documental generado por el ejercicio de una
misma función, aunque la función en su subdivisión alcance a la materia.
En este caso, la entrada a la clasificación es a través del ejercicio de la
función que ha generado el tipo documental, no por la materia.
Se puede observar la existencia de “macrofunciones”, podríamos decir,
como gastar, ingresar, regular, etc. Pero es la propia institución, en este
caso la Administración, la que subdivide estas macrofunciones hasta llegar
a un punto de razonable ejercicio, y en relación con ello crea órganos
y
reparte estas funciones,
y
las actividades
y
tareas implícitas en ellas,
convenientemente divididas. Del mismo modo
y
de ahí surgen los tipos
documentales.N o sería sensato establecerlos desde la primera clasificación
de las “macrofunciones”, sino desde ese punto en que los propios gestores
han dividido su ejercicio
y
que es coincidente con las actividades que
dan lugar al tipo documental.
Es, así, el ejercicio de una misma función el elemento más importante
para la configuración de cada tipo documental. La suma de las unidades
documentales que pertenecen a un mismo tipo documental
y
el órgano
o unidad que ha producido los documentos que a él pertenecen es lo
que conformará la serie documental en la Administración o en insti-
tuciones privadas de grandes dimensiones. En pequeñas instituciones o
en archivos de particulares la serie se formará por la suma de las unidades
pertenecientes al mismo tipo documental más la persona o función que
le dio origen.
Comentario aparte merece la aplicación de los principios archvísticos
en las oficinas y la razón por la cual parece oportuno desglosar el principio
de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos del princi-
pio de Respeto a la Procedencia de los Fondos.
Ya se sabe, y lo explican muy bien Michel DUCHEINn
Le
respect
desfonds en arcbivistique: princees tbéorip es et problkmes pratiques (París,
1977)
y
Elio
LODOLINI
n su
Manual de Arcbivtstica. Principios
y
problemas
(Madrid,
1993),
que el principio de Respeto a la Procedencia de los Fon-
dos, que nació para evitar la mezcla de unos Fondos de Archivo con
otros, es decir, para respetar la estructura externa de ellos, se perfeccionó
luego con la comprensión de la necesidad del Respeto a la Estructura
interna de los mismos.
Partiendo de ello,
y
como se contempla ya en la Ley de Archivos
madrileña, se
da
un paso más en este Manual al aplicarlo en las oficinas,
puesto que es en ellas (en las que existe, salvo rarísimas y eventuales
ocasiones, un solo fondo y, por tanto, no puede mezclarse con otro) en
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36
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
donde primero ha de respetarse la estructura en que se generan los docu-
mentos, las divisiones de un Fondo de Archivo. En posteriores fases, el
Principio de Respeto a
la
Estructura en que se generan los documentos
o
a
la
Estructura interna de cada Fondo de Archivo va implícito en el
principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos y en el de Respeto
al
Orden Original. El Respeto a
la
Estructura en que se generan los docu-
mentos, aplicado en las oficinas, incluye tanto el Respeto a la Estructura
orgánica y funcional como el Respeto a la Estructura procedimental, a
la secuencia en que se producen los documentos, por parte de los gestores.
Hay,
si
se quiere, otro principio más intrínsecamente unido o que
trasciende,
o
mejor, previo a los universalmente consagrados ya principios
de Respeto a la Estructura, Procedencia
y
Orden Original de los docu-
mentos,
y
que aparece como de vital importancia cuando se trabaja con
los Archivos en las oficinas. Es el Respeto a la Propia Facultad de Orga-
nización de las Administraciones, de las instituciones. Porque es ver-
dad que los archivos son radiografías del funcionamiento de
las
institu-
ciones, del bueno y del malo, pero también lo es que los archiveros no
hemos de decidir cómo se organizany funcionan éstas, ni pretender encor-
setar a las instituciones en un esquema preconcebido, sino extraer los
datos de su organización que nos permitan, respetándola, obtener
o
dar
las directrices que han de ser abiertas en consonancia con la propia Admi-
nistración
y
para la organización a su vez de
los
archivos, en este caso
de las oficinas. Todo ello constituye una realidad dinámica en la que lo
que va a permanecer es el testimonio del funcionamiento de la institución.
Lo determinado al hablar de
la
identificación y, en concreto, lo refe-
rente a instituciones
y
organismos, órganos
y
unidades va a tener aquí
su reflejo en
la
configuración del fondo
y
de las divisiones del mismo.
Adecuar la teoría a la realidad en la delimitación de cada fondo
y
de
sus divisiones
ha
sido otra de las dificultades afrontadas a la hora de
redactar este Manual.
Los ejemplos
y
los cuadros completan todo lo aquí expuesto.
La ordenación
y
la descripción se adecuan también a esta Fase de
Archivo. La descripción se contempla como tarea. No es en sí misma
una función, sino una tarea que se realiza para el ejercicio de las funciones
de control de los documentos
y
de información sobre los mismos. Ésta
es
la
razón por la que se defiende la denominación de los instrumentos
- d e control
y
de información- a partir de esas funciones
y
no de la
tarea que se realiza para ambas, como ya se publicó en la Ponencia <<Me-
todología para la identificación
y
valoración de fondos documentales de
las Administraciones Públicas. Concepción y experiencias del Centro
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Regional de Archivos de la Comunidad de Madrid» (Madrid, 1992), reco-
gida en las
Actas de las Primeras Jornadas sobre Metodología para la Iden-
tificación
y
Valoración de Fondos Documentales de Las Administraciones
PibLicas,
Ministerio de Cultura, 1992.
Es
más, los instrumentos de control
son documentos de archivo (ver trabajo citado de Luciano
PAREJO
n
p. 31). Los instrumentos de información son documentación de apoyo
informativo valiosísima, pero no son documentos de archivo. Las copias
de los instrumentos de control, que ofrecen a su vez una rica información,
pasan a ser documentación de apoyo informativo. La descripción en esta
fase es fundamental para el control y seguimiento de
los
expedientes en
su
tramitación.
En el punto que se refiere a la instalación se incluye un nuevo modelo
de carpetaas, una para los documentos de archivo
y
otra, diferente, para
la
documentación de apoyo informativo. Cada una de ellas tiene nor-
malizados
los
campos pertinentes. Ello, además de un diferente color
(blanco para los documentos de archivo por ser inalterable al paso del
tiempo, y cualquier otro que se decida para la documentación de apoyo
informativo), contribuirá a una mejor organización y funcionamiento de
las
oficinas.
Se ha tratado sobre la unidad de archivo de los documentos, que
es aquella gestora
o
responsable de la tramitación, y no, aunque parezca
obvio hay que señalarlo, alguna de las que recorre el documento en esa
tramitación.
La determinación de funciones y responsabilidades de órganos y uni-
dades respecto de los archivos de
las
oficinas tiene un carácter orientativo
y no pretende inmiscuirse en la capacidad de autoorganización de la Admi-
nistración. Sin embargo, y parece importante ponerlo de relieve, no
sólo
como una orientación en este sentido que luego podrá asumirse si se
estima conveniente, sino como la toma de conciencia de que cada órgano
y
cada unidad
y
determinados puestos de
la
Administración tienen algo
que hacer respecto de los documentos, como base que son de su fun-
cionamiento.
El punto de acceso recoge lo estipulado en la Ley 30/1992, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas
y
del Procedimiento Adminis-
trativo Común.
Las nociones de conservación
y
expurgo de
los
documentos son impor-
tantes de introducir en
la
fase de Archivo de Oficina, aunque en esta
fase no se realiza expurgo propiamente dicho, entendiendo como tal la
selección
y
eliminación de originales, sino que lo que en esta fase se elimina
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38 ANA DUPLÁ
DEL MORAL
son
los
documentos reprografiados o la documentación de apoyo infor-
mativo. Es importante comprender que hay que conservar los documentos
en cualquier fase, pero también, y muy fundamentalmente, en ésta para
que puedan dar el servicio pertinente en ella
y
en las demás Fases de
Archivo.
Finalizado lo concerniente a la formación
y
tratamiento de los docu-
mentos en
los
Archivos de las oficinas, se trata ahora de un proceso com-
partido por esta Fase de Archivo y la siguiente: la transferencia de
los
documentos a los Archivos Centrales. Se habla aquí de la definición, el
objeto, el calendario y el procedimiento, pero también de la utilidad que
las transferencias tienen para los gestores en la línea que se observa a
lo
largo de todo el Manual. Se incluye un modelo de Relación de Entrega
con sus instrucciones de cumplimentación.
El capítulo cuarto se ocupa del Archivo Central. Pero, como se ha
dicho, de las nociones de Archivo Central necesarias para los gestores
que, junto con los ciudadanos, van a ser sus usuarios. De todos modos
incluye también determinadas precisiones archivísticas que pueden inte-
resar también a los archiveros.
Arranca con la concepción que de esta fase de Archivo contempla
la Ley autonómica y sigue con un resumen de
lo
que el Plan Sectorial
para los Archivos autonómicos contempla respecto de los Centros de
Archivos, del personal
y
de sus funciones, del tratamiento archivístico
y
del servicio de los documentos a los usuarios.
De entre las funciones merece la pena destacar la coordinación
y
coo-
peración que este Plan, iniciado en 1990, prevé desde los Archivos Cen-
trales para con las oficinas y que se contempla y establece por Ley en
la de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid
(artículo 15
1.
La recepción de las transferencias, así como el tratamiento archivístico,
se explica aquí de un modo somero e informativo para los gestores, ya
que es algo
a
realizar por los archiveros en esta fase. Se ordena este tra-
tamiento archivístico, eso sí, en relación a lo contemplado en el Archivo
de Oficina. Se complementa la explicación dada de los principios archi-
vísticos de clasificación en el sentido de
lo
ya
expuesto. Los instrumentos
de control e información únicamente se relacionan con una mínima expli-
cación.
Mención más detallada merecen
los
puntos de Valoración de Series
Documentales
y
el Servicio a los usuarios. Como se señala
al
hablar de
la Valoración de las Series Documentales, la Ley de Archivos y Patrimonio
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39
Documental de la Comunidad de Madrid establece aquélla como obli-
gación fundamental, junto a la identificación de las series. En las páginas
siguientes se explica la importancia que dicha valoración tiene para el
análisis de la clasificación, para la normalización de la descripción, como
aportación para la Administración, como aportación para la investigación,
para la determinación del Patrimonio Documental, para las transferencias
y
expurgo
y
para la racionalización de los recursos.
De los datos extraídos de este Análisis
y
Valoración de las Series Docu-
mentales podrá deducirse qué volumen (puede estimarse, en una primera
aproximación, en menos del
50
por 100) de los documentos de archivo
producidos habrán de ser conservados permanentemente por su valor para
la investigación. Sin la realización de este trabajo se conservará, y de hecho
se conservan, documentos sin valor para la investigación, con lo que eso
significa en cuanto a falta de eficacia y de economía de recursos, y se
pueden estar destruyendo documentos de gran importancia para la inves-
tigación -histórica
o
actual- en todas sus facetas.
Se señala la clasificación de los valores de los documentos y se recogen
los diferentes tipos de valor de los mismos de acuerdo con las definiciones
expresadas en el trabajo Sistema de Control de Archivos Administrativos
(SCAA),
llevado a cabo en 1981 por la Subdirección General de Archivos
del Ministerio de Cultura
y
facilitado por la actual Directora del Archivo
General de
la
Administración del Estado (Alcalá de Henares), María Luisa
Conde Villaverde, que siguen siendo para nosotros totalmente válidas.
A continuación se reproduce un modelo de impreso de Análisis, Iden-
tificación y Valoración de las Series Documentales, que basado en el del
SCAA antes aludido, incorpora campos nuevos como el de trámite, fre-
cuencia de uso de
la
Serie, tiempo de permanencia de la Serie Documental
en Archivo de Oficina, Archivo Central, Archivo Intermedio
y
Archivo
Histórico, número de ejemplares y lugares donde se conservan, Publi-
caciones que recogen la información de la Serie, Reproducciones de la
Serie
y
uso de las Reproducciones, Crecimiento Anual en metros lineales,
efecto
o
repercusión social de los expedientes integrantes de la Serie,
relación de documentos
y
documentación de apoyo informativo que la
unidad productora propone destruir en la Serie Documental, propuesta
de conservación de la Serie Documental y propuesta de expurgo de la
Serie Documental
y
estructura de modo diferente otro: como Tipo Docu-
mental, Institución, Órgano
y
Unidades Productores, Organos y Unidades
Administrativas que participan en la tramitación del expediente además
de los productores, Origen, Función, Documentos básicos que componen
los expedientes integrantes de la Serie, Valoración, Accesibilidad, Orde-
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40 ANA DUPLÁ DEL MORAL
nación de los expedientes integrantes de la Serie
y los
Instrumentos de
Control e Información donde consta la Serie Documental. Se acompaña
de instrucciones de cumplimentación.
Como último punto de este capítulo se tratan los servicios primordiales
que los Archivos prestan a la propia Administración, a los ciudadanos
para la gestión de sus intereses
y
a los ciudadanos para la investigación.
También presta el Archivo servicio a otras Administraciones, pero no se
ha
tipificado por considerarse incluido en los otros tipos de servicios.
La conservación de los documentos y su tratamiento y todo lo que
lo rodea carece de sentido si no es por el servicio que han de prestar.
En esta dirección, la Constitución Española de 1978 es contundente: eleva
a
los Archivos
a
la categoría de oficinas con identidad propia
y
los
pone
al servicio directo de los ciudadanos. La Ley 4/1993, de 21 de abril, de
Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid,
y
la
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Admi-
nistraciones Públicas
y
del Procedimiento Administrativo Común, cuyos
artículos en relación con el acceso se recogen en este punto, caminan
en esa trayectoria. Los modos de consulta
y
préstamo de documentos
a los diferentes tipos de usuarios, así como su procedimiento, formatos
y
normas de cumphentación de éstos se recogen en este punto.
El
último capítulo del texto hace una pequeña alusión al Archivo Regio-
nal como cabeza del Subsistema Archivístico madrileño, como sede de
las Fases de Archivo Intermedio e Histórico de la Autonomía
y
como
centro director del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Cierra el texto
la
relación de bibiliografía
y
documentación utilizada.
Se recogen aquí aquellas publicaciones que se han consultado para la
redacción de este Manual. Todas ellas han sido de gran utilidad, en unos
casos como aportación de datos; en otros, como contraste o confirmación
de criterios; en otros, en fin, para rebatir o perfilar los conceptos. De
singular relevancia se ha considerado lo citado directamente en el texto.
También se han consultado textos de administrativistas, de los que es
seguro que no están todos los que son, pero que los usados han sido
de enorme utilidad.
La legislación que se cita se
ha
utilizado en la redacción del texto
y está toda ella en relación con lo en él expuesto.
El apéndice consta de cuatro apartados. Tienen estos apartados
conexión directa con lo tratado en el texto y con los tres pilares sobre
los que se asienta la actuación archivística: el órgano, la función
y
el tipo
documental, que conforman la serie documental. El primer apartado es
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I N T R O D U C C I ~ N
41
la relación de determinados tipos documentales a partir de las funciones
que los originan. La relación de tipos documentales de carácter económico,
de acuerdo con la clasificación, denominada económica, de los presu-
puestos de
1997,
merece comentario especial. En esta relación se ve la
conexión directa que la propia Administración hace de los gastos e ingresos
con las funciones que desempeña. En esa clasificación se observa que
las funciones son también objeto de subclasificaciones, de modo que las
funciones generales, como pueden ser realizar gastos corrientes, realizar
inversiones o realizar transferencias de capital se corresponden con los
capítulos presupuestarios. Las siguientes divisiones de la clasificación van
concretando y matizando más las funciones, dando lugar a los artículos,
conceptos
y
subconceptos en los que se estructura el presupuesto. El
esquema es claro; sin embargo, no lo es tanto a veces
la
expresión, puesto
que en numerosos casos se ha hecho elipsis de la función apareciendo
sólo mencionada la materia sobre la que se realiza. En este caso se ha
añadido por nuestra parte la función entre corchetes, para dar coherencia
estructural a la relación. En la clasificación económica aparecen las fun-
ciones en sustantivo, y, como se dice en nota, se ha respetado esa sus-
tantivación en lugar del infinitivo verbal tanto en el texto como en el
apéndice.
Se han establecido los tipos documentales en general a partir de los
conceptos, descendiéndose a veces a los subconceptos. La razón de ello
ha sido, por un lado, la consulta a gestores respecto a lo usado por ellos,
y
por otro, la comprensión de todos -gestores y archveros- de que
no es bueno hacer apartados clasificatorios excesivamente amplios, pero
tampoco atomizarlos dando lugar a innumerables tipos documentales que
harían, entre otras cosas, muy complicadas, física
y
descriptivamente, las
transferencias
y
toda la organización posterior. Esto queda sujeto a la
aplicación por parte de las oficinas y su posterior reajuste. Las otras dos
relaciones de tipos documentales que se ofrecen se han obtenido de datos
aportados por los gestores, a modo de ejemplo.
No se ha hecho una relación exhaustiva de tipos documentales cuyo
momento de realización se establece a partir de la implantación de los
Archivos Centrales, y desde ellos se estudiarán en las oficinas. La propia
clasificación de gastos e ingresos es modificada cada año y ello repercutirá
en la fijación de los tipos documentales. Es, pues, una relación abierta,
inicial, punto de partida en la identificación de los tipos documentales
de
la
Comunidad de Madrid, Pero es también modelo de análisis para
esta
y
otras Administraciones.Ahí reside, creemos, su valor.
Y
se añadiría,
su valor permanente, ya que aunque el haber incluido esta relación de
tipos documentales podría hacer parecer que este Manual obsolesciera
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42 ANA DUPLÁ DEL MORAL
con rapidez, sin embargo, en futuras ediciones sin necesidad de actua-
lización
o
con ella, puede afirmarse que va a permanecer mucho tiempo
como esquema de actuación, al margen de su aplicación concreta
y
ceñida
a los cambios que se puedan suceder.
El mismo o mayor riesgo de obsolescencia podría correr
la
relación
de Decretos y Ordenes de aprobación
y
desarrollo de estructuras orgánicas
de la Comunidad de Madrid desde su creación hasta
1996.
Se ha preferido
incluirla, aun así, porque ha parecido mayor su utilidad que el incon-
veniente de su necesidad constante de actualización: la razón fundamental
de su inclusión se ckebe a que
los
órganos, es decir, la estructura orgánica,
es, como se ha dicho, uno de los tres pilares, junto con la función y
el tipo documental, sobre los que se soportan la creación
y
organización
de los documentos. En cualquier caso, como constan las fechas extremas
de las normas, queda como referente de un modo de trabajo. La infor-
mación que se desprende de su publicación es aprovechable no sólo para
gestores y archiveros en relación con los Archivos de Oficina, puesto que
en estas normas se recogen los órganos, funciones y unidades adminis-
trativas y con las demás Fases de Archivo, sino para multitud de aspectos,
unos previsibles y otros que prácticamente se nos escapan.
Los dos últimos apartados son, por un lado, la reproducción del texto
legal de la Ley 4/1993, de
21
de abril, de Archivos y Patrimonio Docu-
mental de la Comunidad de Madrid, de consulta obligada
y
continua para
trabajar con los Archivos, en este caso, en fase de Oficina
y
Central y
que sirve al tiempo como difusión de la misma, y por otro, unos índices
de nombres propios y de conceptos, de formatos
y
sus instrucciones de
cumplimentación y de cuadros.
Por último, además del especial recuerdo a Consuelo GUTIÉRREZEL
ARROYOa Vicenta CORTÉS ue han sido
y
siguen siendo
m i s
maestras,
mi agradecimiento a las personas con cuya colaboración he tenido la suerte
de contar: a Teresa Janini, ex Secretaria General Técnica de la Consejería
de Presidencia,
y
al
personal del Archivo Regional de la Comunidad de
Madrid, en concreto, a Milena Alsina, ayudante de Archivos, y a Santiago
Villa, auxiliar administrativo, y, en especial, a Luis Menéndez, gestor, a
María Jesús Rufo, archivera,
y
a Asunción Magaña, ayudante de Archivos.
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2. NOCIONES GENEWES
2.1. LA COMUNIDAD DE MADRID
2.1.1. Marco Normativo
La Comunidad de Madrid se configura
a
partir del artículo 144 de
la Constitución española.
Es una Comunidad Autónoma uniprovincial que se organiza
a
través
de su Estatuto de Autonomía.
En él se determina la condición de ciudadano en la Comunidad Autó-
noma, la organización territorial, sus símbolos, sus instituciones de auto-
gobierno con sus funciones, sus Competencias, su régimen jurídico
y
su
Administración Pública, la Administración de Justicia, el control que deter-
minados órganos del Estado (Tribunal Constitucional, Tribunal de Cuen-
tas, Cortes Generales
y
Jurisdicción Contencioso-Administrativa) podrán
ejercer sobre ella, el régimen de su Econom’a y de su Hacienda
y
el
procedimiento de reforma del Estatuto.
En cuanto a su organización territorial, se contempla al municipio
como unidad fundamental y se prevé la posibilidad de otras agrupaciones.
Las instituciones de la Comunidad de Madrid son: la Asamblea, como
órgano legislativo,
y
el Presidente
y
el Consejo de Gobierno, como órganos
ejecutivos.
En el Estatuto están las bases de la estructura orgánica de cada ins-
titución autonómica, de sus funciones
y
sus competencias, que después
se desarrollan en su Ley de Gobierno y Administración, en el Reglamento
de la Asamblea con valor de Ley y en las correspondientes Leyes específicas
de cada materia competencia1
y
normas de desarrollo (Decretos, Ordenes).
Este cuadro normativo se completa con los Reales Decretos que san-
cionan los Acuerdos de Traspasos en las diferentes materias desde el
Estado.
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44 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
Contempladas por el Estatuto están las normas básicas del Estado
en aquellas materias que la Constitución señala. Ejemplos de éstas son
la Ley de Contratos, Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas
y
del Procedimiento Administrativo Común. En determinadas
ocasiones el Derecho estatal tiene, cuando la Comunidad Autónoma no
ha desarrollado sus normas, carácter de supletorio.
Todo ello va a determinar competencias y funciones atribuidas a órga-
nos
y
unidades administrativas
y
que se ejercen con observancia de unos
procedimientos que darán lugar a los tipos documentales. Unos
y
otros,
como veremos más adelante, darán lugar a las series documentales.
2.1.2.
Competencias, Instituciones, Órganos
y
Funciones
Una vez visto el marco normativo vamos
a
examinar
los
órganos de
Gobierno
y
Administración de la Comunidad, sus funciones, competencias
y, en alguna medida, sus tipos documentales. Se dice en alguna medida
porque no sería oportuno hacer relación exhaustiva de todos ellos, por
un lado, y por otro, porque no conocemos más que parcialmente todavía
las series documentales de la Administración autonómica, es decir, los
tipos documentales en relación con las unidades administrativas. La iden-
tificación de estas series, como se verá al mencionar el Plan de Archivos
autonómico, es tarea que se realizará en los Archivos Centrales, cuya crea-
ción se está iniciando ahora. Por tanto, citaremos sólo algunos tipos docu-
mentales en cada órgano.
ompetencias
Las competencias se han asumido por materias, a través del Estatuto
de Autonomía.
La
asunción de competencias es un proceso abierto.
El
traspaso de funciones, bienes
y
servicios para poder ejercer aquéllas se
ha realizado por medio de Reales Decretos, Todo ello en el marco de
los artículos 148, 149 y 150 de la Constitución.
Las competencias aparecen enumeradas en el Estatuto. Sin embargo,
en los Decretos de establecimiento de las estructuras orgánicas de cada
Consejería se encuentran ya en relación con los órganos y con las funciones
que se ejercen sobre ellas.
Estas competencias, enumeradas en el Estatuto, aparecen clasificadas
en tres niveles:
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NOCIONES GENERALES
45
- on plenitud de función legislativa (o en otros Estatutos, com-
- on desarrollo legislativo
y
de ejecución en el marco de
la
legis-
- on competencias de ejecución.
La Comunidad de Madrid tiene competencia exclusiva sobre diversas
materias, que podrían globalmente resumirse así:
- rganización institucional y territorial.
- bras públicas, obras hidráulicas, vivienda y urbanismo.
- omunicaciones y transportes.
- gricultura, ganadería, caza
y
pesca.
-
omento económico en general; así, por ejemplo, ferias interiores,
exposiciones, artesanía y turismo.
- Cultura y Patrimonio Cultural.
- eportes y asistencia social.
Éstas se han ampliado a las de juegos, cooperativas, fundaciones y
determinados aspectos de la industria
y
la energía, estadística, publicidad
y espectáculos.
La Comunidad madrileña tiene competencias de desarrollo legislativo
y
de ejecución de la legislación básica del Estado sobre diez materias,
cuyo resumen es el siguiente:
- ooperación con la Administración local, incluidas las policías
- Montes, bosques, minas
y
algunas funciones sobre el Medio
- ajas de
Ahorro.
- nvestigación científica y técnica.
- anidad e higiene.
Previa transferencia estatal en 1992, en 1994 se han asumido com-
petencias sobre Corporaciones de Derecho público, Educación, Consu-
midores
y
Usuarios
y
Medios de Comunicación.
Tiene también la Comunidad competencias de ejecución de la legis-
lación del Estado sobre:
- rotección del Medio Ambiente.
- estión sobre determinados Museos, Archivos
y
Bibliotecas esta-
- omercio interior y Cámaras de carácter económico.
petencia exclusiva).
lación básica del Estado.
locales.
Ambiente.
tales.
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46
ANA
DUPLÁ
DEL
MORAL
Éstas se han ampliado también a Asociaciones, Ferias Internacionales,
Servicios Sociales del Sistema de la Seguridad Social, Pesas
y
Medidas,
Reestructuración Económica, Productos Farmacéuticos, Propiedad Inte-
lectual e Industrial
y
Trabajo.
En fecha reciente se ha producido
la
peculiar cesión aún no com-
pletamente desarrollada de competencias incluso normativas de algunos
tributos
o
segmentos de tributos.
Por último, por la Disposición Transitoria Cuarta del Estatuto de Auto-
nomía,
la
Diputación Provincial queda integrada en la Comunidad de
Madrid: se disuelven sus órganos, cesa en sus funciones y la Comunidad
asume todas sus competencias, medios y recursos.
nstituciones, Organosy Funciones
De acuerdo con el artículo 8.1 del Estatuto de Autonomía son las
siguientes:
LaAsamblea
la
Y
Institución legislativa
y
representativa del pueblo de Madrid, ejerce
potestad legislativa, aprueba
y
controla el presupuesto, impulsa, orienta
controla la acción del Consejo de Gobierno, ejerce el control de los
medios de comunicación social, la potestad de establecer
y
exigir tributos
y
las competencias que le atribuyen la Constitución, el Estatuto de Auto-
nomía y el resto del ordenamiento jurídico.
La Asamblea está compuesta por el Presidente de la Asamblea, la
Mesa y los Diputados, y funciona en Pleno
y
en Comisión. Estas Comi-
siones son Permanentes
y No
Permanentes.
Además funcionan la Diputación Permanente
y
los Grupos parlamen-
tarios, cuyos portavoces constituyen la Junta de Portavoces. El funcio-
namiento de todos estos órganos se determina en el Reglamento de la
Asamblea, en el que se señalan también las funciones
y
miembros de
todos ellos
y
se regulan los aspectos necesarios para su correcto funcio-
namiento.
Algunos tipos de documentos generados en la Asamblea son los Expe-
dientes de Aprobación de Leyes (en ejercicio de la potestad legislativa)
y
aquellos que se derivan del control de la actividad de Gobierno, como
son las Comparecencias, Interpelaciones Parlamentarias, Mociones, Pre-
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NOCIONES GENERALES 47
guntas escritas u orales, en Pleno y en Comisión, y las Peticiones de
información.
EL Presidente
y
el
Consejo
de Gobierno
Ejercen el Poder ejecutivo. Tienen doble función: como órganos supre-
mos del Gobierno
y
como autoridades superiores de la Administración
autonómica. Los demás órganos de la Administración de la Comunidad
se hallan
bajo
la dependencia del Presidente, del Consejo de Gobierno
o
del Consejero correspondiente.
Todos estos órganos superiores, al igual que ocurre en la Asamblea,
intervienen, con su autorización
o
sanción, en algún punto del trámite
de numerosos procedimientos de la Administración autonómica. Sin
embargo, trataremos de citar, al hablar de cada uno de ellos, algunos
tipos documentales propios, que se tramitan en sus oficinas y se archivan,
por tanto, en ellas.
EL Presidente
El
Presidente de la Comunidad de Madrid ostenta la suprema repre-
Tiene tres tipos de funciones:
Como supremo representante de la Comunidad Autónoma
ostenta la alta representación de ésta en las relaciones con las demás
instituciones, firma determinados Convenios
o
Acuerdos y convoca
elecciones (a la Asamblea) en la Comunidad de Madrid.
- Como representante ordinario
del
Estado en la Comunidad
le corresponde, entre otras funciones, promulgar en nombre del
Rey las Leyes de la Asamblea y los Decretos Legislativos (orde-
nando su publicación en
los
respectivos Boletines Oficiales)
y
man-
tener las relaciones con la Delegación del Gobierno.
n su condición
de
Presidente
del
Consejo
de
Gobierno le
corresponden, entre otras, las siguientes funciones: nombrar y sepa-
rar de su cargo a los Consejeros, firmar los Decretos aprobados
en Consejo de Gobierno, solicitar dictamen al Consejo de Estado
en determinados supuestos, coordinar el programa legislativo del
Consejo de Gobierno
y
la elaboración de normas y plantear ante
la Asamblea la cuestión de confianza.
sentación de la Comunidad y
la
ordinaria del Estado en la misma.
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48
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Como tipos documentales generados por el Presidente se pueden citar,
además de la importante Correspondencia, los Decretos del Presidente.
El
Consqo
de Gobierno
El Consejo de Gobierno es el órgano colegiado que dirige la política
y
la
Administración de la Comunidad de Madrid, correspondiéndole las
funciones ejecutivas y administrativas, así como el ejercicio de
la
potestad
reglamentaria en materias no reservadas en el Estatuto de Autonomía
a la Asamblea. De entre sus funciones se destacan las de aprobar los
Proyectos de Ley, dictar Decretos Legislativos, aprobar el Proyecto de
Presupuesto anual
y
ejecutarlo una vez aprobado por la Asamblea, acordar
la interposición de recursos
y
planteamiento de conflictos ante el Tribunal
Constitucional, autorizar determinados contratos, decidir el nombramiento
y cese de los cargos de la Administración autonómica con categoría igual
o
superior a Director General
y
administrar, defender
y
conservar el Patri-
monio de la Comunidad.
El Consejo de Gobierno está compuesto por el Presidente
y
los Con-
sejeros, cuyo número no podrá exceder de diez.
Son tipos documentales propios del Consejo de Gobierno los Expe-
dientes de Reuniones del Consejo de Gobierno, que incluyen los diferentes
Acuerdos
o
Decretos dependiendo del carácter de
lo
tratado.
a
Administración autonómica
La Administración de la Comunidad de Madrid, constituida por órga-
nos jerárquicamente ordenados, actúa para el cumplimiento de sus fines
con personalidad jurídica propia.
Los órganos superiores de la Administración son el Presidente, el Con-
sejo de Gobierno
y
los Consejeros. Éstos son también los del Gobierno
autónomo.
Cada Consejería cuenta con una Secretaría General Técnica para ejer-
cer las competencias
y
desarrollar las gestiones de gobierno
y
adminis-
tración de la Comunidad. Además, se estructura en Direcciones Generales
por bloques de competencias de naturaleza homogénea. Son, junto a los
anteriores, órganos de la Administración autonómica. Todos éstos son los
titulares de los órganos de la Administración. Dependiendo de ellos están
los Servicios, Secciones
y
demás unidades (Negociados u otros). Todos
ellos son unidades administrativas.
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NOCIONES GENERALES 49
Sin embargo, aparece algo confuso, tanto en la legislación (Decretos
de estructuras en los que se atribuyen competencias
y
funciones
a
estas
unidades e incluso a alguna Sección) como en las apreciaciones de los
tratadistas, si los Servicios son órganos o unidades administrativas. En
este Manual, y a sus efectos, vamos a tratarlos como unidades adminis-
trativas, porque no concurren en ellos el conjunto de elementos que con-
forman al órgano.
Además, se crean los Entes Institucionales. Éstos son los Organismos
Autónomos, los Órganos de Gestión y las Empresas Públicas.
Los
Consejeros
En la Ley de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid
del año 1983 se establecen inicialmente diez Consejerías.
Tras las reformas de 1987, de 1991 y de 1995, correspondientes
a
nuevas legislaturas, las Consejerías son en la actualidad las siguientes: Pre-
sidencia; Hacienda; Economía y Empleo; Obras Públicas, Urbanismo y
Transportes; Sanidad y Servicios Sociales; Educación
y
Cultura, y Medio
Ambiente
y
Desarrollo Regional.
Al
frente de cada Consejería está un Consejero.
Los Consejeros tienen funciones de dos tipos:
n cuanto miembros del Consejo de Gobierno, que participan
en la dirección de la política de la Comunidad les corresponde:
proponer y presentar al Consejo de Gobierno los Anteproyectos
de Ley
y
Proyectos de Decreto relativos
a
su Consejería; proponer
los nombramientos y ceses que deban ser aprobados por el mismo;
elaborar y proponer al Consejo de Gobierno los programas de
actuación anual del sector público económico de su Consejería
y
formular el anteproyecto del presupuesto anual de
la
misma.
-
n cuanto a órgano superior de su Departamento tienen, entre
otras funciones, las siguientes: ejercer la representación, dirección,
gestión e inspección de
la
Consejería en las competencias que le
estén legalmente atribuidas; proponer al Consejo de Gobierno,
para su aprobación, la estructura y organización de su Consejería;
ejercer la potestad reglamentaria en la esfera de sus atribuciones,
y, en determinados casos, resolver recursos, ordenar gastos, con-
tratar obras, servicios
y
suministros
y
firmar escrituras públicas.
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50 ANA DUPLÁ DEL MORAL
La Consejería de Presidencia tiene, además de las comunes a las otras
Consejerías, funciones específicas en relación con la Asamblea, el Pre-
sidente y el Consejo de Gobierno.
Algunos tipos documentales de los Consejeros son, además de
la
Correspondencia, Estudios, Informes, Memorias y Expedientes de Reu-
niones de Consejos de Administración.
Los secretarios Generales Técnicos
Los
Secretarios Generales Técnicos tienen funciones de asesoramien-
to, estudio y coordinación de todos los Servicios del Departamento, cer-
tifican todos los actos que sean atribución específica del Consejero
y
le
prestan asistencia jurídica y técnica, y elaboran y proponen modificaciones
de la normativa legal que afecte a la Consejería. Tienen, además, las atri-
buidas en los respectivos Decretos de competencia
y
estructura orgánica
de cada Consejería.
Las unidades administrativas que dependen del Secretario General
Técnico han de realizar las siguientes funciones: de archivo, de registro,
de información, de protocolo, de habilitación de material, de contratación,
de régimen interior de personal, de patrimonio e inventario, de raciona-
lización
y
automatización de las estructuras administrativas, de recursos
admi-
nistrativos, de tramitación de los expedientes de gastos de las Consejerías,
de control de las partidas cuya disposición corresponde al Consejero y de
confección del Proyecto de Presupuesto anual de la propia Consejería.
Tipos documentales significativos de las Secretarías Generales Téc-
nicas
y
de sus unidades administrativas son las Resoluciones, los Expe-
dientes de Reparacióny Conservación de Edificiosy otras Construcciones,
los Expedientes de Personal, Registros Generales y los Expedientes de
Recursos, por citar algunos ejemplos.
Los Directores Generales
Los
Directores Generales son los Jefes del Centro Directivo que les
está encomendado. Tienen las siguientes funciones: dirigir
y
gestionar los
servicios
y
resolver los asuntos de la Consejería que sean de su incum-
bencia, vigilar y fiscalizar las dependencias a su cargo, ejercer la jefatura
inmediata del personal adscrito
a la
Dirección
y
proponer su destino dentro
de la misma, elevar al Consejero un informe crítico sobre la marcha, ren-
dimiento
y
costes de los servicios
a
su cargo, proponiendo las modifi-
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NOCIONES GENERALES 51
caciones que se estimen necesarias, acordar o proponer al Consejero la
resolución que estime conveniente en las materias de la competencia del
Centro directivo y proponer el régimen de funcionamiento de las unidades
adscritas
a
la Dirección. Tienen, además, las atribuidas en los respectivos
Decretos de competencia
y
estructura orgánica de cada Consejería.
Los tipos documentales más comunes a las diferentes unidades admi-
nistrativas de las Direcciones Generales son Expedientes de Subvención,
Convenios, Expedientes Sancionadores, Expedientes de Concesión de
Licencias, Informes, Planes y Programas.
Todas estas funciones que hemos visto son las generales adscritas a
estos órganos superiores en la normativa de gobierno y administración.
Sin embargo, en los Decretos de aprobación de estructuras orgánicas de
cada Consejería es donde aparecen estas funciones generales aplicadas
a las competencias en las materias atribuidas a cada Consejería y reguladas
por la normativa específica.
Esto lo podemos ver a través de algunos ejemplos de cuatro Direc-
ciones Generales.
Así, en
la
Consejería de Hacienda, la Dirección General de Presu-
puestos y Patrimonio tiene funciones de elaboración del Anteproyecto
de Presupuestos Generales de la Comunidad de
Madrid;
ordenación, aná-
lisis
y
seguimiento de las modificaciones presupuestarias
y
otras opera-
ciones sobre los presupuestos; seguimiento y ordenación general del pro-
ceso de ejecución del presupuesto, entre otras. Tipos documentales gene-
rados por el ejercicio de estas funciones son los Anteproyectos de Presu-
puestos Generales de la Comunidad, Informes
y
Dictámenes, entre otros.
En la Consejería de Obras Públicas, Urbanismo
y
Transportes, la
Dirección General de Arquitectura y Vivienda tiene, entre otras funciones,
las de redacción, tramitación
y
propuesta de aprobación de planes de
vivienda
y
rehabilitación; su desarrollo, control
y
seguimiento, así como
la evaluación de los resultados
y
la elaboración de la estadística del sector
de vivienda de
la
Comunidad de Madrid. Tipos documentales procedentes
de estas funciones son los Planes de Viviendas de la Comunidad de
Madrid, los Expedientes de Rehabilitación de Viviendas y
los
Expedientes
Sancionadores, por ejemplo.
En la Consejería de Presidencia,
la
Dirección General de Cooperación
con el Estado y Asuntos Europeos tiene funciones de seguimiento, coor-
dinación e impulso de los Convenios con la Administración del Estado
y
con otras Comunidades Autónomas, así como análisis de
los
mismos
previo a su formalización.
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52
ANA DUPLA
DEL MORAL
En la Consejería de Educación
y
Cultura, como último ejemplo, a
la Dirección General de Patrimonio Cultural le corresponden funciones,
entre otras, de creación del Registro de Bienes de Interés Cultural
y
del
Inventario de Bienes Muebles de la Comunidad de Madrid; de defensa,
conservación, acrecentamiento
y
difusión del Patrimonio Histórico Inmue-
ble, Arqueológico, Paleontológico, Etnográfico, Documental y Bibliográ-
fico de interés para la Comunidad de Madrid, así como la elaboración
de cuantos planes regionales sean necesarios para alcanzar dichos fines.
El Registro de Bienes de Interés Cultural, el Inventario de Bienes Muebles,
los Planes Regionales de Archivos
o
de Bibliotecas son tipos documentales
generados por el ejercicio de las funciones en esta Dirección General.
2.1.3.
Los
Traspasos de Funciones
de
la Administración
del
Estado
a la Comunidad de Madrid
Los traspasos desde la Administración del Estado a la Comunidad
no se hicieron por bloques, con sus órganos que siguieran funcionando
en las Comunidades Autónomas, sino que al estar definidas las compe-
tencias por materias y, en muchos casos, no por materias completas, sino
por submaterias, los traspasos hubieron de ser complementados y per-
filados en la normativa de desarrollo, con la mención de las funciones,
bienes y servicios. En este panorama seguir el rastro de las competencias,
funciones
y
fondos de archivo de las Delegaciones Ministeriales
y
Direc-
ciones Provinciales traspasadas, al no transferirse como tales órganos, es
tarea difícil por lo compleja.
Las bases de los traspasos que ya se mencionan en los Estatutos de
Autonomía se regulan en la Ley del Proceso Autonómico, que se desarrolla
en el Real Decreto de 1959/1983, de 29 de junio, sobre normas de tras-
pasos de Servicios del Estado y funcionamiento de
la
Comisión Mixta
de transferencias,
y
se recogen, desarrollan
y
aplican en
los
Reales Decretos
de Traspasos. Por ello tienen todos la siguiente estructura:
Referencia a normas constitucionales, estatutarias y legales en las
unciones que asume la Comunidad de Madrid.
ompetencias, servicios
y
funciones que se reserva la Adminis-
ienes, derechos y obligaciones del Estado que se traspasan.
ersonal adscrito a
los
servicios e instituciones que se traspasan.
uestos de trabajo vacantes que se traspasan.
Documentación
y
expedientes de los servicios que se traspasan.
que se ampara
la
transferencia.
tración del Estado.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-archivo-de-oficina-a-duplapdf 51/354
NOCIONES GENERALES
53
-
aloración definitiva de las cargas financieras de los servicios tras-
- unos Anexos, en los que constan diferentes relaciones: de Pre-
Los Reales Decretos de Traspasos en las diferentes materias de com-
petencia de
la
Comunidad de Madrid, cuya síntesis es: Administración
Local, Agricultura y Ganadería, Asesoría Jurídica, Defensa en Juicio e
Intervención y Contabilidad, Colegios Oficiales
y
Profesionales
y
Cámaras
Agrarias y de la Propiedad Urbana, Cultura, Deportes, Educación
y
Juven-
tud, Espectáculos, Casinos, Juegos
y
Apuestas, Ferias Internacionales,
Fundaciones y Asociaciones, Industria y Comercio, Instalaciones Radiac-
tivas, Obras Públicas, Ordenación del Territorio, Urbanismo y Vivienda,
Radiodifusión, Salud
y
Bienestar Social, Trabajo, Empleo, Cooperativas
y Sociedades Anónimas Laborales, Transportes y Tributos cedidos.
pasados.
ceptos legales afectados, costes, inmuebles, etcétera.
2.1.4.
Los
Fondos
de
Archivo producidos y recibidos
por la Administración autonómica
La Comunidad de Madrid ha generado y recibido hasta 1990
23.981,6d e documentos, desglosados de la siguiente forma:
-
raspaso de documentos de
la
Administración del Estado
a la
Comunidad de Madrid
Los fondos de Archivo de la Administración del Estado localizados
en la Comunidad de Madrid
al
realizar el Censo de su producción docu-
mental como primera fase del Plan de Archivos autonómico, del que se
hablará después, tienen un volumen total de 5.416,4
d
e documentos,
o ,
lo que es lo mismo, no menos de 541.600 expedientes. Si tenemos
en cuenta los recientes de Fundaciones
y
Asociaciones
y
de Tributos o
los que se van a producir en Educación, esta cifra, al menos, se triplica.
Sus límites cronológicos son de 1852-1986. Si comparamos este volumen
con cualquiera de los Archivos Históricos Provinciales, referente a los
documentos de la Administración Periférica del Estado, veremos que es
enorme, Pertenecen a Delegaciones Provinciales, órganos periféricos de
los Organismos Autónomos del Estado y, en menor grado, a órganos cen-
trales de los Ministerios.
Para hablar de los fondos de Archivo transferidos desde la Admi-
nistración del Estado es necesario realizar una serie de consideraciones.
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54 ANA DUPLÁ DEL MORAL
OOAA.
Reforma y Desarrollo Agrario (~RYDA)
Delegación Provincial de Agricultura
Ministerio de Comercio y Turismo
Tanto la Ley del Proceso Autonómico como, más específicamente,
el Decreto de normas de traspasos ordenan que
los
Acuerdos contengan
Inventario de
la
documentación administrativa que corresponda,
«entre
la que podrá encontrarse también, para la mejor prestación del Ser-
vicio, la que se encuentre archivada»
(sic), en original o copia,
y
la
oportuna Acta de Entrega.
Los
Acuerdos de traspasos contienen este man-
dato, señalándose un mes como plazo de realización.
Sin entrar ahora en el análisis de las causas, al menos en la Comunidad
de Madrid, no han existido ni Actas de Entrega ni Inventarios.
CUAD RO RESUMEN DE LOS
FONDOS
DE
ARCHIVODE LA
A D MI N I STR A C I ~N
DEL ESTADO TRASPASADOS
A LA
COMUNIDAD DE MADRID
1943-1982 28
1958-1982 13
1965-1982 25
FONDOS DE ARCHIVO
Delegación Provincial de Industria
Ministerio de Cultura
FECHAS
EXTREMAS
1939-1983 1.640
1933-1985 31
Ministerio de Agricultura, Pesca
y
Alimentación
1929-1982
Ministerio de Justicia
Ministerio de Sanidad
y
Consumo.
OOAA.
AISNA
OOAA.
nstituto Nacional de Investigación Agraria
(INIA) 1929-1982
1939-1985 185
1852-1985 861
VOLUMEN
':ill
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (Cen-
tros)
1940-1986 947
1852-1986 5.416,4
Ministerio de Sanidad
y
Consumo
1975-1983 25 1
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
INAS/
INSERSO
193 1-1985
Economía y Empleo
Educación
y
Cultura
Medio Ambiente
y
Desarrollo Regional
Obras Públicas,
Urbanismoy Transportes
Sanidad y Servicios
Sociales
TOTAL
En la actualidad,y con pvstetiotidad a
la
realización del censo, se han producido voluminosos traspasos de documentos a las Consejetias
de Presidencia
y
Hacienda en matetia de asociaciones
y
fundacionesy ttibutos.
Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación.
OOAA ICONA 1904-1983
Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo.
COPLACO,
IPPV
1976-1982
Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo.
COPLACO
e
P W
Ministerio de Transportes, Turismo y Comuni-
caciones 1950-1983 1 3 0 1
Ministerio de Sanidad y Consumo.
OOAA
INCAM 1983-1985
0,4 1
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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NOCIONES GENERALES
~~
TOTAL
...................................................................................................
55
1457-1983 1.342
- o s documentos heredados de la Diputación Provincial de Madrid
Tienen un volumen de 3.056,2
d
e documentos, cuyos límites cro-
nológicos abarcan de 1457 a 1983.
Madrid se recibieron de dos modos:
Los
documentos provenientes de la extinta Diputación Provincial de
Los que formaban parte del Archivo General de la Diputación Pro-
vincial de Madrid
y los
que se quedaron en las Consejerías.
Los
primeros se custodian en la actualidad en el Archivo Regional
de la Comunidad de Madrid. Con un volumen de 1.342
d
unos límites
cronológicos de 1457 a 1983. Su cuadro de clasificación es el que figura
a continuación:
CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOSHEREDADOS
DE
LA DIPUTACI~N ROVINCIAL
DE MADRID QUE SE CUSTODIAN EN LA ACTUALIDAD EN EL
ARCHIVO
REGIONAL
DE LA COMU NIDAD DE MADRID
ARCHIVO REGIONAL
(DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE MADRID)
FECHAS VOLUMEN
EXTREMAS
ENML
instituciones antecesoras (Real Junta de Hospitales, Juntas de Beneficen-
Hospital Provincial
.................
Los
segundos están pendientes de ingreso en el Archivo Regional,
con un volumen de 1.714,2d unos límites cronológicos de 1873 a
1982,
y
son los que figuran en el siguiente cuadro:
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56
ANA DUPLÁ DEL MORAL
..............................................................conomía y Empleo
Educacióny Cultura ..............................................................
CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOS HEREDADOS DE
LA
DIPUTACIÓN PROVINCIAL
DE MADRID QUE
ESTÁN EN DIVERSAS
DEPENDENCIAS DE
LAS
CONSEJERÍAS
Y
QUE
INGRESARÁNEN EL
ARCHIVO
REGIONAL
1976-1982 072
1873-1982 125
FONDO
DIPUTACIÓN PRO VINCIAL DE
MADRID
FECHAS VOLUMEN TOTAL
EN CON SEJ Ed S EXTREMAS DOCUMENTOSWL)
Obras Públicas, Urbanismo y Transportes ...........................
Presidencia ............................................................................
1894-1982
3
49
1940-1982 52
...............................................................................
Hacienda
1946-1982 53 1
I
Archivo Regional
...................................................................
Consejerías
............................................................................
................................
Medio Ambiente
y
Desarrollo Regional 1940-1982 85
I
1457-1983 1.342
1873.1982 1.714,2
..................................................
Sanidad
y
Servicios Sociales
1889-1982 572
I
..........................................................................
TOTAL 1873-1982 1.714,2 I
CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOS
H E ~ D A D O S
E LA
D I P U T A C I ~ N
ROVINCIAL
DE MADRID, TANTO LOS QUE ESTAN EN DIVERSAS DEPENDENCIAS
DE
LAS
CONSEJEIÚAS COMO LOS QUE INGRESARÁN EN SU DÍA
EN EL ARCHIVO REGIONAL
FECHAS VOLUMEN TOTAL
EXTREMAS DOCUMENTOS
(MJL)
ONDO DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE MADRID
TOTAL ..........................................................................
1457-1983
3.056,2
os documentos producidos por las oficinas de la Administración auto-
nómica
Tienen un volumen de 16.851
m/l.
de documentos, cuyos límites cro-
nológicos abarcan de 1983
a
1990. Estos documentos son los producidos
por los Servicios Centrales
y
Centros adscritos a la Administración auto-
nómica
y
los adscritos a la Administración institucional, a excepción de
las Empresas Públicas, que están todavía sin censar. El resumen de esta
producción documental puede verse en el cuadro que figura a continua-
ción:
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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NOCIONES GENERALES
TOTAL ................................................
57
1983-1990 16.851 4.584
CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR LAS OFICINAS
D E
LA
ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA
VOLUMEN TOTAL
DOCUMENTOS Mn)
ONSEJER~AS
Economía
y
Empleo ..................................... 1983-1990 4.287 1.479
1
....................................
ducación y Cultura 1983-1990 2.383
I
756
I
Hacienda
1983-1990 2.803
I
762
I
.....................................................
Medio Ambiente
y
Desarrollo Regional ...... 1983-1990 1.710
I
542 I
Obras Públicas, Urbanismo y Transportes.
1983-1990 2.358 258
1
...................................................
residencia 1983-1990 600 157 1
Sanidad
y
Servicios Sociales
........................
1983-1990 2.710 630
1
Todos estos datos se corresponden con el censo de producción de
documentos realizado en 1990. Al volumen total de documentos produ-
cidos por las oficinas de la Administración autonómica cabe añadir al
menos 28.264 m/i. de documentos producidos desde 1991 hasta 1996,
calculados a partir del dato de crecimiento anual.
2.2.
LOS
ARCHIVOS Y
EL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
2.2.1.
El
documento de Archivo
De acuerdo con el artículo 1 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de
Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid:
«Se entiende por Documento de
Archivo
toda expresión testimonial de
las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje
y
en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple
de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del
Patrimonio Bibliográfico.»
Por tanto, en el caso de la Administración autonómica lo que define
al documento es el que sea expresión testimonial de una determinada
actividad, que la Administración realiza para cumplir unas competencias
determinadas, recogidas en cualquier tipo de soporte material, siempre
y
cuando, según determina la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas
y
de Procedimiento Administrativo Común, en
su artículo 45.5, quede garantizada su
autenticidad, integridad
y
con-
servación.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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58
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
El documento será, por tanto:
rueba de que esa actividad se
ha
realizado.
estimonio de los derechos
y
obligaciones de
la
Administración
y
del ciudadano.
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SON LOS QUE SOPORTAN LAS ACTüA-
CIONES ADMINISTRATIVAS. EN ELLOS
HA
DE QUEDAR GARANTIZADA
su
AUTENTICIDAD,
su
INTEGRIDAD
Y
su CONSERVACI~N.
2.2.2.
Los
Archivos
La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos
y
Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid, recoge en el artículo 2 el concepto de Archi-
vo, distinguiendo entre Fondo
y
Centro de Archivo:
d . 1 .
Fondo de Archivo
es el conjunto orgánico de documentos gene-
rados por cualquier institución pública
o
privada, persona física o jurídica en
el ejercicio de sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan,
y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia
e
infor-
mación de sus derechos e intereses,
la
buena gestión de las instituciones y
el fomento de la investigación que ayude
al
progreso
y
promueva la cultura.»
EL
FONDO
DE
ARCHIVOES
U N CONJUNTO ORGÁNICO DE
DOCUMEN-
TOS, N O UNA COLECCIÓN DE DOCUMENTOS.
d.2. Centro de Archivo es
el lugar donde se custodian, organizan y
sirven
los
documentos de los diferentes Fondos de Archivo de una
o
diversas
procedencias para
los
fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de
instalaciones adecuadas
y
personal suficiente para su atención.
En los Centros de Archivo podrán ingresar, además de Fondos de Archivo,
documentos, colecciones de documentos de Archivo o colecciones de docu-
mentación de valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido
la condición de testimonio relevante.»
EL
CENTRO DE ARCHIVO E DIFERENCIA
DE
U N
ALMACÉN E N LA EXIS-
TENCIA DE INSTALACIONES ESPECÍFICAS EN
LA
DOTACIÓN DE PER-
SONAL ESPECIALIZADO.
I I
Como se desprende de esta definición, la Ley de Archivos recoge
el concepto de archivo desde varios ángulos:
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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NOCIONES GENERALES
59
Como local donde se conservan los Fondos de Archivo.
- omo conjunto orgánico de documentos, es decir, agrupaciones
documentales que se van formando, en este caso, en una deter-
minada oficina en virtud de unas funciones asignadas, por las que
desarrolla unas actividades que se materializan en documentos que
son testimonio de actuaciones administrativas.
LA FINALIDAD PRIMORDIAL DEL ARC HIVO ES EL SERVICIO A LAADMI-
NISTRACIÓN PRODUCTORA, AL CIUDADANO Y A
LA
INVESTIGACIÓN.
I I
2.2.3.
El
Patrimonio Documental de las Instituciones
.Autonómicas madrileiias
La Ley
4/1993,
de Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comu-
nidad de Madrid, determina en sus artículos
4,
5 , 6
y
7 qué documentos
son los que integran el Patrimonio Documental madrileño, público
y
privado.
Por lo que respecta a las Instituciones Autonómicas, el artículo 4 de
la Ley dice:
«Forman parte del Patrimonio Documental madrilefio todos
los
docu-
mentos de Archivo, recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cual-
quier época, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones
por:
a ) La Asamblea de Madrid.
b)
c)
ú)
Todos los órganos de Gobierno y de la Administración General e
Todas las entidades de
la
Administración Local madrileña.
Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la
Comunidad de Madrid, así como las personas privadas, físicas
o
jurídicas, ges-
toras de servicios públicos en
la
Comunidad de Madrid, en cuanto a los docu-
mentos generados en la gestión de dichos servicios.
Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio
de sus funciones por las personas físicas en el desempeño de
los
cargos públicos
en cualquiera de los órganos de
los
apartados anteriores.»
institucional de
la
Comunidad de Madrid.
e )
En esta definición no sólo se señala qué es Patrimonio Documental
sino también, que
los
documentos forman parte de él desde el momento
en que se generan en el Archivo de Oficina.
LOS
DOCUMENTOS PRODUCIDOS
POR
LA
ADM I NI S TR AC I ~ N
AUTONÓ-
MICA EN EL EJERCICIO DE SUS FUN CION ES
FORMAN
PARTE DEL PATRI-
MO NIO DOCUMENTAL MADRILENO.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-archivo-de-oficina-a-duplapdf 58/354
60 ANA DUPLÁ
DEL MORAL
2.2.4.
El
ciclo vital de los documentos: Fases de Archivo
Los documentos generados por una institución constituyen un bloque
unitario desde que nacen en la oficina hasta que ingresan en el Archivo
Histórico, si es que así se determina.
Estos documentos atraviesan distintas fases dentro de un mismo pro-
ceso (proceso archivístico), según su edad, en las que varían sus valores,
el tratamiento que reciben y el servicio que dan. Este flujo constituye
un sistema archivístico o un subsistema (es decir, un sistema dentro de
otro), según los casos.
Las
fases
que atraviesan los documentos de los Archivos de la Asam-
blea, el Consejo de Gobierno
y
la Administración de la Comunidad de
Madrid, incluida la institucional, según disposición recogida en el artícu-
lo
13 de la Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comu-
nidad de Madrid,
y
que constituyen el Subsistema de Archivos de la Asam-
blea y del Consejo de Gobierno
y
la Administración de la Comunidad
de Madrid, son:
Archivos
de
Oficina: «Se custodiarán los documentos de Archivo
generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su
trámite
o
su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en
ellos no será superior a
CINCOAÑOS
desde el fin de su tramitación, salvo
excepciones razonadas. Se excluye
la
documentación de apoyo informa-
tivo.»
2. Archivos Centrales: recibirán de las oficinas, cumplido el plazo
anterior:
«La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos admi-
nistrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses
de la Comunidad de Madrid
o
de los ciudadanos, cuando dichos actos
hayan devenido firmes
y
se hayan practicado por
la
Administración las
actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.»
«Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos admi-
nistrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estu-
dios
y
otros cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.»
«Los documentos de Archivo permanecerán en los Archivos Centrales
hasta DIEZ NOS a partir de la fecha de su ingreso en ellos. No obstante,
cuando la índole de
los
documentos así
lo
aconseje, podrán conservarse
en la respectiva dependencia administrativa previa resolución del Secre-
1.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-archivo-de-oficina-a-duplapdf 59/354
NOCIONES GENERALES 61
tario General Técnico de la Consejería
o
responsable equivalente en la
Asamblea
o
el organismo de la Administración Institucional correspon-
diente. Asimismo, aquellas series documentales que tengan poco uso
y
se consulten raramente podrán ser enviadas al Archivo Regional antes
de cumplir el indicado plazo a propuesta del Archivo Central, con apro-
bación del Secretario General Técnico
o
responsable equivalente en la
Asamblea
o
en la Administración institucional correspondiente.»
Archivo Intermedio:<Alumplirse el plazo señalado en el punto
anterior
los
documentos se trasladarán a las dependencias del Archivo
Regional, donde durante un período máximo de QUINCE AÑOS recibirán
el tratamiento correspondiente a un Archivo Intermedio.»
Archivo Histórico:
«Transcurrido este plazo,
los
documentos
que, salvo excepciones, tengan ya TREINTA AÑOS desde su génesis y que
tengan valor histórico, recibirán en el Archivo Regional el tratamiento
Correspondiente a tal valor.»
3.
4.
LOS DOCU MENTOS ACTUALES EN FASE DE ARCHIVO DE OFICINA PU E-
D E N TENERVALOR HIST~RICO
ARA L FUTURO ESTUDIO DE
LO
SUCE-
DIDO E N EL MOM ENTO PRESENTE.
LOS
PLAZOS
RECOGIDOS SON PLAZOS MÁXMOS. ESTO QUIERE DECIR,
POR EJEMPLO, QUE EN EL ARCHIVO DE OFICINA LOS DOCUMENTOS
PODRÁ N PASARA LA FASE D E ARCH IVO CENTRAL UNA VEZ CONCLUIDO
SU TRÁMITE, ES DECIR, E N MU CH OS CASOS, AL
AÑO
O DOS AÑOS DE
AÑOS A N O SER QU E SE JUSTIFIQUE RAZONADAMENTE.
HABERSE INICIADO, PERO NO DEBERÁN PERMANECER MÁS DE CINCO
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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62
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
FASES
DEL
TRATAMIENTO
Y
SERVICIOS
ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO SERVICIOS
TRATAMIENTO ADMINISTRACI~N
stá formado por los documentos en
trámite o que, finalizado éste, son de
DE
OFIClNA
INICIACI~NEN EL
REGISTRO
5 MÁXIMo)
INSTALACIONES GENERAL
onsulta continua por parte del ges-
tor, permaneciendo en la oficina un cu
FORMACIÓN DE EXPEDIENTES CIUDADANO S
L a .
C O N ~ F J E R ~ A ~
CLASIFICACIÓN CONSULTA INDIRECTA
áximo de cinco años,
salvo
excep-
ciones. Dan test imonio. ofrecen
RECUPERACIÓN
valor histórico. TRANSFERENCIA DE FONDOS
información y tienen potencialmente
T
DE LA INFORMACIÓN
DE ARCHIVO
AR C HIVO C ENTR A L
Recibe los documentos tramitados
en las oficinas al cumplirse el plazo
estipulado. Tienen vigencia jurídica
y administrativa. Deben ser tratados
por el Archivero y son obje to de con-
sulta frecuente directa por el gestor y
directa o indirecta por el ciudadano.
ARCHIVO INTERMEDIO
Está formado
por
los documentos
que
por
el tiempo transcu rrido tienen
menos uso por parte de los gestores.
san consultados por los ciudadanos,
y cuando p ierden su vigencia jurídi-
ca o administrativa, si no tienen valor
histórico.
son
objeto de expurgo.
ARCHIVO CENTRAL
ADMlNISTRATIVO
(10
ANOS MAXIMO) TRATAMIENTO
EN ORDEN ACIÓN
CO N~ EJ ER ~A ~ DESCRIPCIÓN,
T RECUPERACION
DE LA INFORMACIÓN
COMUNICACIÓN
TRANSFERENCIA DE FONDOS
DE ARCHIVO
ARCHIVO
INTERMEDIO
(15 ANOS MAXIMO) TRATAMIENTO
INSTALACIONES CONTROL
EN EL DESCRIPCI~N
ARCHIVO
REGIONAL
REUJPERACIÓN
C OMUNIC AC I~ N
.
DE LA INFORMACIÓN
EXPURGO
TRANSFERENCIA DE FONDOS
DE ARCHIVO
SERVICIOS
ADMINISTRACI~N
CONSULTA DIRECTA
CONSULTA INDIRECTA
CIUDADANOS
CONSULTA DIRECTA
CONSULTA INDIRECTA
SERVICIOS
ADMINISTRACIÓN
CONSULTA DIRECTA
CONSULTA INDIRECTA
CIUDADANOS
CONSULTA DIRECTA
CONSULTA INDIRECTA
INVESTIGACI~N
SERVICIOS
ADMINISTRACIÓN
CONSULTA INDIRECTA
ARCHIVO HISTÓRICO ARCHI VO
(oDEPÓSITO FINAL) H I S T ~ R I C O TRATAMIENTO
~
CONTROL
ecibe
los
documentos cuya misión
(MAS DE 30
primordial es la de servir de fuente
)
para la investigación, INSTALACIONES CLASIFICACIóN CIUDADANOS
INVESTIGACIÓN
EN EL ARCHIVO ORDENACIÓN
REGIONAL
DESCRiPCIÓN
E D U C A C I ~ N
ECUPERACIÓN
DE LA
INF OR MAC I~ N
COMUNICACI~N
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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NOCIONES GENERALES
63
2.2.5. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
La Ley 4/1993, de 21 de abnl, de Archivos
y
Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid, en su artículo 10 determina lo siguiente:
<<1. Se entiende por Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
el conjunto ordenado de normas, mediosy procedimientos con que se protegen
y se hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene
competencias, al servicio de la Administración, de los derechos e intereses
de los ciudadanos y de la investigación histórico-científica.
Se determinará reglamentariamente la Consejena de la que dependa
la unidad encargada de la dirección y coordinación del ejercicio de las com-
petencias de la Administración relativa al Sistema de Archivosde la Comunidad
de Madrid.»
2.
En el artículo
11
de la misma Ley se establece:
«l . En el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se integran
varios Subsistemas que se conforman a partir del flujo archivístico entre las
fases de
los
Fondos de Archivo generados por una institución
o
por el conjunto
de Fondos de Archivo generados por instituciones de carácter homogéneo.
Entre los principales Subsistemas de Archivos de la Comunidad de
Madrid deberán figurar
al
menos los siguientes:
El Subsistema de Archivos de la Asamblea
y
del Consejo de
Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid.
El Subsistema de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid.
El Subsistema de Archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid.
El Subsistema de Archivos
de
Empresa de la Comunidad de Madrid.
Los
Subsistemas se ajustarán a planes sectorialesy programas generales
o
específicos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condición,
que serán aprobados por el Consejo de Gobierno.»
2.
a )
b )
c )
d)
3 .
l
Plan Sectorial que organiza el Subsistema
de
Archivos de la Rsamblea,
del Consejo de Gobierno
y
de l Administración autonómica
En 1990 se inicia, por el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid,
un Plan Sectorial (llamado comúnmente Plan de Archivos autonómico),
que organiza este Subsistema de Archivos autonómicos.
Objetivos del Plan
Los objetivos de este Plan son el correcto funcionamiento de las cuatro
fases de los Archivos autonómicos: Oficinas, Centrales, Intermedio e His-
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64 ANA DUPLÁ DEL MORAL
tórico, mediante la racionalización de los recursos humanos, económicos
y técnicos para lograr un mejor servicio a los usuarios en las diferentes
Fases de los Archivos: a la Administración (contribuyendo a una mejora
de la gestión
y
a una adecuada economía de los espacios), a los ciudadanos
(con información y testimonio de sus derechos para la gestión de sus
intereses)
y
a la investigación (con el adecuado tratamiento
y
difusión
de las fuentes primarias).
Fases de aplicación del Plan
El Plan Sectorial tienen dos fases de aplicación paulatina:
rimera fase: de estudio y planificación.
egunda fase:
de
implantación por programas y por proyectos.
Primera fase: Estudio y plan cación
El
elemento fundamental de la primera fase es la elaboración del Cen-
so de producción de documentos en las Consejerías y Administración
Institucional.
El
f i n
primero de este Censo es poder establecer las dimensiones de
las instalaciones de los Archivos Centrales
y
del Archivo Intermedio e
Histórico; establecer el número, características y cualificación profesional
del personal necesario en cada Archivo Central
y
en el Regional; poder
realizar el estudio de costes y preparar las transferencias que ya direc-
tamente hayan de realizarse al Archivo Regional por haber superado los
documentos la edad necesaria para permanecer en las dos fases anteriores.
Este Censo se llevó
a
cabo en 1990-1992 en las Consejerías
y
sus
respectivos Organismos Autónomos. Por Ley Orgánica 10/1994, de 24
de marzo, se modifica el Estatuto de Autonomía ampliándose las com-
petencias de
la
Comunidad de Madrid, con las consiguientes aprobaciones
de los Reales Decretos de Traspasos.
Los
datos referentes a estos últimos
traspasos no están, por tanto, recogidos en este Censo. Serán,
sin
embargo,
recogidos cuando se realice el próximo, a los diez años del anterior, si
así se estima conveniente.
El Censo nos ha permitido conocer los datos mínimos necesarios para
poder actuar racional
y
ordenadamente en el Subsistema. El resumen de
estos datos globales por las siete Consejerías existentes
y
por la procedencia
de los Fondos de Archivo es el siguiente:
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NOCIONES GENERALES
CONSEJERh
65
FECHAS EXTREMAS Y
hVL POR
FASES DE ARCHIVO
CRECI-
A
OFICINA
A
CENTRhL
A
INTERMEDIO
A
HIST6rUCO TOTALFONDOS MIl3 'i T
ANUAL
h o s
m A os h m A os m ANOS m
MOS
M/L
(m)
CUADRO RESUMEN DEL CENSO. 1. FASE DEL PLAN
SECTORIAL
QUE ORGANIZA
EL
SUBSISTEMADE ARCHIVOS
DE LA ASAMBLEA, DEL
CONSEJO DE
GOBIERNO
Y
DE
LA ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA
(datos
adecuados
a
las
Consejerías
actuales)
Presidencia .......................
Sanidad
y SeMcios ¡a-
les .................................
TOTAL
....................
1986.1990 363,08 19761985 71,41 1961.1975 3,29 19401960 0,4 1940-1990 438.18 132
1986.1990 2.503,7 1976.1985 2334,6 1961-1975 590,6 1852-1960 134,5 1852-1990 5.563,4 662
1986.1990 12.956,88 19761985 5.861,27 1%1-1975 2.503,93 1852-1960 1.083,62 1852.1990 23.981,6 4.584
PROCEDENCIA DE
LOS
FONDOS DE ARCHIVO
CUADRO RESUMEN POR LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS DE ARCHIVO
VOLUMEN
TOTAL
FECHAS CRECIMIENTO
DOCUMENTOS
(Mn) EXTREMAS (Mn)
................................................
OTAL
1 Administración Autonómica ........................
16.851 1983-1990 4.584
1
4.584
3.981,6 1852-1990
................................
Administración Central I
5.416,4 1852-1986
1
1 Diputación Provincial
1.714,2 1873-1982
I
.................................
En el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se encuentran
los
anteriores datos desglosados por Consejerías y por cada unidad admi-
nistrativa dentro de las Consejerías.
Todo ello
va
a
permitir una adecuada planificación de la segunda fase.
Segunda fase: Implantación por programas y por proyectos
Esta fase se desarrolla por programas de carácter horizontal
y
por
proyectos específicos de actuación de cada Consejería.
Cada
uno con sus
diferentes características
y
sus costes.
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66
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
Programa de Infraestructuras
Consiste en la construcción o adecuación de las instalaciones de los
Archivos Centrales de las Consejerías
y
Entes Institucionales
y
en la cons-
trucción del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid en sus dife-
rentes sedes, cada uno de ellos con sus condiciones técnicas adecuadas,
y en relación con los documentos producidos que ya se conocen a través
del Censo.
Programa de Personal
Consiste en el establecimiento de las necesidades de personal para
los Archivos Centrales de las Consejerías
y
Entes Institucionales
y
para
el Archivo Regional
y
en la dotación de plantilla
y
adecuación de estruc-
turas de acuerdo con estas necesidades.
Programa de Análisis, Identificación
y
Valoración
de las Series Documentales
Se realizará una vez implantados los Archivos Centrales de las Con-
sejerías. De acuerdo con la Ley de Archivos
y
Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid es un punto clave de la concepción archi-
vística de esta Comunidad. Consiste en conocer los elementos
y
carac-
terísticas esenciales de
los
documentos de Archivo que permitirán actuar
adecuadamente en cuanto a tratamiento, transferencias, expurgo, acceso,
accesibilidad
y
servicios de
los
documentos.
Programa de descripción de Fondos de Archivo
Abarca
la
redacción de normas
y
diseños de formatos normalizados
para la elaboración de los instrumentos de control e información: inven-
tarios, relaciones de entrega, censos, guías, índices, catálogos, etc...; dentro
de él está el estudio para el perfeccionamiento de estos instrumentos.
Otro objetivo primordial de este programa es la planificación de la des-
cripción
y
la realización de proyectos de descripción de documentos «acu-
mulados»
y
sin describir desde la creación de la Comunidad de Madrid,
con expresión de tiempos y costes.
Programa de Procesos Documentales
En estrecha relación con los programas anteriores, el programa de
procesos documentales tiene como objetivo
la
redacción de normas, pro-
cedimientos, instrumentos
y
calendarios para la realización de las trans-
ferencias de los documentos de una fase a otra y para la realización
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NOCIONES GENERALES 67
del expurgo: tanto de la selección como de la eliminación de los docu-
mentos.
Programa de Conservación
y
Mantenimiento
Consiste en llevar a cabo lo necesario en cuanto a conservación
y
mantenimiento en los Centros de Archivo creados.
Programa de Servicios a Usuarios
Contempla el servicio de los documentos a los usuarios (Adminis-
tración para la gestión, ciudadanos para la defensa de sus derechos e
intereses e investigación) en todas las fases de archivo.
Programa
de
informatización
Consiste en el establecimiento de un sistema informático de archivos
Planificación.
Control de procesos (transferenciasy expurgo).
Descripción.
Control de gestión de usuarios.
Reprografía (conservacióny servicio de los documentos).
La implantación de este Plan Sectorial, que contempla la creación
de un Archivo Central en cada Consejería, supondrá una estrecha cola-
boración entre las unidades administrativas
y
el Responsable del Archivo
Central, que asesorará permanentemente a las mismas en cuanto al buen
funcionamiento de sus archivos.
La puesta en marcha del Plan Sectorial que organiza el Subsistema
de Archivos
de
la Asamblea, Consejo de Gobierno y Administración
autonómica de la Comunidad de Madrid exige que éste sea aplicado
desde la primera fase de Archivo: el Archivo de Oficina.
El
funcionamiento
de este Sistema Archivístico además de contribuir a la racionalización del
tratamiento de
los
documentos reportará una serie de ventajas a las Ofi-
cinas Productoras de los mismos.
(SIARC)
que atenderá a los siguientes campos de actuación:
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68
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
VENTAJAS DE APLICACIÓN DEL PLAN PARA LAS OFICINAS:
UN
AHORRO
DE ESPACIO, AL ESTABLECERSE EL PROCESO DE TRANS-
FERENCIAS
P E R I ~ D I C A SDE
DOCUMENTOS DESDE LAS
OFICINAS AL
ARCHIVO CENTRAL, DONDE SEGUIRÁN CONSTANTEMENTE A DISPO-
SICIÓN DE LAS
MISMAS.
EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE
LA
G E S T I ~ N , UES LA CLASIFICACI~N
REALIZADA SEGÚN LO S PRINCIPIO S DE LA AR CH MS TIC A PROD UCE LA
CORRECTA UBICACIÓN D E LO S DOC UME NTOS Y FACILITA
AL MÁXIMO
LA LABOR DE BÚSQUEDA DE LOS
MISMOS.
SE RECUPERA
LA I N F O R M A C I ~ N
E
LOS DOCUMENTOS
QU E YA HAYAN
PASADO A OTRAS EDADES O FASES DE ARCHIVO.
SE EVITA LA PROLIFERACIÓN INNECESARIA DE FOTOCOPIAS DE DOC U-
EL DOCUM ENTO ORIGINAL NO SE ENCUENTRE POR LA MALA ORGA-
NIZACIÓN DEL ARCHIVO.
.
MENTOS, A LAS QU E MUCHAS VECES SE RECURRE PO R TEMOR A QU E
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3.
EL ARCHIVO DE OFICINA
3.1. D E F I N I C I ~ N
Está formado por
los
documentos que están en trámite o son de uso
muy frecuente por parte de los gestores. Tienen plena vigencia jurídica
y
administrativa. La permanencia en las diferentes unidades administra-
tivas se reducirá al mínimo plazo
y
ésta no será superior a cinco años
desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Los docu-
mentos de esta fase dan testimonio, ofrecen información y tienen poten-
cialmente valor histórico.
3.2. LA FORMACIÓN DE LOS DOCUM ENTOS
Los órganos
y
unidades de la Administración desarrollan determinadas
actuaciones en virtud de las atribuciones que tienen asignadas.
3.2.1. La Formalización o Documentación de
los
Actos Jurídicos
Administrativos
Estas actuaciones, unilaterales
o
contractuales, están sujetas a un pro-
cedimiento regulado por norma. Estas actividades “procedimentalizadas”
o
formalizadas
(L.
PAREJO)e plasman en documentos. Por tanto, los docu-
mentos no nacen de manera arbitraria, sino que reflejan la materialización
de esas actividades. De ahí la importancia que se ha de otorgar a la docu-
mentación de los actos.
Los
procedimientos tienen cinco etapas básicas:
Iniciación
(hay dos clases de iniciación: de oficio
o
a solicitud de
persona interesada).
Ordenación (impulso, celeridad, cumplimiento de los trámites, cues-
tiones incidentales).
Instrucción
(que se desarrolla necesariamente por alguno de estos
actos: instrucción, alegaciones, prueba, informes
y
participación de los
interesados).
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70
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
Finalización (que puede ser por resolución, por desistimiento, por
Ejecución Además los actos pueden ser revisados, suspendidos, revo-
Según Luciano PAREJO,os actos de la Administración con reflejo docu-
ctos administrativos principales (producidos en el contexto y con
la lógica de un procedimiento), que se subdividen a su vez en:
Actos de órganos colegiados.
Actos de órganos unipersonales.
-
ctos administrativos secundarios (actos registrales
y
con una fina-
lidad de orden o control).
ctos de sujetos ordinarios o comunes (todos cuantos no sean
entidades de Derecho Público que en su actuación merezcan la
consideración de Administración Pública según el artículo
2
de
la Ley
30/1992,
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públi-
cas y del Procedimiento Administrativo Común).
renuncia
y
por caducidad).
cados
y
recurridos.
mental pueden clasificarse desde el punto de vista de la producción en:
3.2.2.
Documentos que genera la Administración:
las
unidades documentales
En la Administración las actuaciones “proqedimentalizadas”o forma-
lizadas son fundamentalmente secuenciales. Estas se realizan mediante
un procedimiento cuyo recorrido se refleja en una unidad documental:
el expediente. Menos frecuentemente se pueden desarrollar actuaciones
únicas que se van a reflejar en un único documento y cuyo valor es tan
importante como el expediente.
De acuerdo con lo anterior, estas unidades documentales pueden ser:
-
Unidades documentales simples
Las unidades documentales simples están formadas por un solo docu-
mento o pieza documental.Algunos ejemplos de estas unidades documentales
simples son los Registros, la Correspondencia, los Informes y las Memorias.
Estos dos últimos pueden formar parte de un expediente o emitirse ais-
ladamente.
Los Registros son
los
instrumentos que controlan y establecen el flujo
de los documentos. Ellos mismos tienen la condición de documento. Des-
taca el Registro General de entrada y salida de documentos. La
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EL
ARCHIVO DE
OFICINA 7 1
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Admi-
nistraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su
artículo 38.1 recoge las características y el funcionamiento del Registro
General:
«Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se
hará el correspondiente asiento de todo escrito
o
comunicación que sea pre-
sentado
o
que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También
se anotarán en el mismo la salida de los escritos
y
comunicaciones oficiales
dirigidas
a
otros órganos
o
particulares.»
El artículo 38.3 determina que:
«Los registros generales, así como todos los registros que las Adminis-
traciones Públicas establezcan para la recepción de escritos
y
comunicaciones
de los particulares
o
de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte
informát co
.>
Asimismo, en este artículo se recogen todos los campos que deben
aparecer en estos Registros.
El Registro General de entrada y salida de documentos puede sustituir
al
propio documento como prueba de su existencia.
Otros Registros son el de Actas del Consejo de Gobierno, el de Con-
tratos, el de Convenios, el de Personal o el de Licitadores, por poner
un ejemplo.
Es importante distinguir los Registros que se señalan en norma
de
los instrumentos de control y seguimiento de los documentos que pueden
llevar los distintos órganos y unidades administrativas.
Respecto de la Correspondencia (circulares, cartas, saludas, oficios,
notas interiores.
.)
hay que tener determinadas precauciones porque hay
correspondencia que inicia
o
forma parte de un expediente y, por tanto,
tiene que incluirse en él.
- Unidades documentales compuestas
Las unidades documentales compuestas son
los expedientes:
se puede
definir el
expediente
como
un
conjunto ordenado de documentos
o
piezas
documentales que materializan actuaciones secuenciales
y
procedimentales
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72 ANA
DUPLÁ DEL MORAL
de la Administración encaminadas
a la
resolución de un asunto, que refle-
jan una situación continuada en el tiempo o que están dotadas de una
cierta autonomía.
Ejemplos de ello son:
Expedientes encaminados
a
la resolución de un asunto:
xpediente de Adquisición de Material de Oficina para el Cen-
-
xpediente Sancionador por infracción
a
la Empresa
“ ..”
xpediente de Concesión de Licencia de Pesca
a D.
“ ..”
(“Expedientes abiertos”):
- xpediente Personal de
D.
“...”
- xpediente de la Fundación “ ..”
- xpediente de autorización de aparato elevador para el Centro
tro “
...”
Expedientes que reflejan una situación continuada en el tiempo
<< 77
...
Expedientes que están dotados de una cierta autonomía:
- xpediente de Reunión del Consejo de Gobierno de fecha 22
Así pues, un expediente no es una carpetilla llena de papeles que
se refieren
a
un mismo asunto, sino una unidad documental que tiene
su razón de ser y su ubicación lógica como resultado de un procedimiento.
Su
iniciación se produce, según el artículo
68
de
la
Ley 30/1992, de
Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento
Administrativo Común, de oficio por la propia Administración o
a
solicitud
de persona interesada.
A partir de este momento se produce la incoación del expediente,
y
el órgano u órganos que intervienen en
la
tramitación
y
sus unidades
administrativas desarrollarán una serie de actos en sentido propio que
se van
a
materializar en sus documentos correspondientes y que son fun-
damentales para su resolución. A lo largo del procedimiento se llevarán
a
cabo también actuaciones, bien de
la
Administración, bien de los inte-
resados, que asimismo se suelen reflejar en documentos.
Esta tramitación, como
ya
se ha dicho, va a marcar la ubicación de
cada documento.Así, el expediente tiene un orden preestablecido, orden
que
hay
que respetar
y
del que se tratará en el punto siguiente.
Los expedientes están compuestos fundamentalmente
por
las siguien-
tes piezas documentales:
de junio de 1995.
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EL
ARCHIVO
DE
OFICINA
73
olicitudes.
- Memorias.
-
ropuestas.
-
Oficios.
Notas Interiores.
- nformes.
-
ertificados.
-
otificaciones.
Documentos Contables.
- acturas.
Órdenes.
esoluciones.
8 Ordenación interna de cada expediente
Desde el momento en que se recibe
o
produce el documento que
va a incoar el expediente se abrirá una carpetilla para ese documento
en la que se reseñarán en el exterior e interior de la misma u hoja aparte
una serie de datos que se explican más adelante, en el apartado de des-
cripción, al hablar del control de cada expediente.
A partir de ese momento, todo documento que se recibe
o
la copia
del que se envíe referente a cada trámite se irá añadiendo a la misma
carpetilla, reseñándose igualmente, en su interior o en hoja aparte, cada
nueva agregación con su fecha. Por tanto, ésta será una ordenación cro-
nológica. Pero no es una ordenación cronológica simple, sino cronológica
lógica. Esto quiere decir que la ordenación debe responder no a la fecha
de cada documento, sino a la de
su
incorporación al procedimiento. Por
ejemplo, en un Expediente de Adquisición de Mobiliario, si la Escritura
de constitución de la Sociedad a contratar tuviese fecha anterior a la ini-
ciación del expediente no se pondrá esta Escritura en primer lugar, sino
junto con los documentos exigidos a los licitadores en el procedimiento
de adjudicación.
Hay que evitar la disgregación de documentos. Por ejemplo, un oficio
de
remisión deberá siempre ir unido al documento adjuntado.
El orden de los documentos en la carpetilla es preferible que sea de
forma que al abrirla se vea en primer lugar el último documento, corres-
pondiente al último trámite realizado, quedando al final el documento
que originó el inicio del expediente, es decir, de abajo a arriba, pues
de este modo al abrir la carpetilla se sabrá en qué momento del trámite
se
encuentra el expediente.
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74
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
Cabe incluir en cada expediente alguna documentación de apoyo o
notas de control que se consideren necesarias para seguir la tramitación.
Estas deberán colocarse en carpetilla aparte y deberán, asimismo, ser sepa-
radas del expediente en el momento de la finalización de la tramitación
y
destruidas, si así se estima conveniente, por el propio gestor.
LA
OR DE NA C I ~ N NTERNA DEL EXPEDIENTE ES UNA O R D E N A C I ~ N
PROCEDLMENTAL QUE VIENE DADA POR LA PROPIA ESTRUCTURA DEL
PROCEDIMIENTO. NO ES UNA ORDENACIÓN CONVENCIONAL O CON-
VENIDA COM O
LA
ARCHMSTICA, SIN O DE SECUENCIA DEL PROCEDI-
MIENTO.
ocumento de ArchivoDocum entación de apoyo in fom ativo
Documento de Archivo
La Ley
4/1993
recoge en su artículo 1 el concepto de documento
de
Archivo
como testimonio de los actos de la Administración, excluyendo
del mismo “la documentación múltiple de carácter únicamente informa-
tivo”. Esta última es la que constituirá la documentación de apoyo infor-
mativo.
Por
tanto, serán documentos de Archivo los que antes se han men-
cionado: Expedientes, Correspondencia, Memorias, Informes
...
Documentación de apoyo in fom ativo
Es aquella que ayuda a
la
oficina a informarse para la instrucción
o
resolución de un expediente
o
para cualquier otro asunto relacionado
con la gestión.
Ejemplos:
-
oletines Oficiales.
-
olletos de casas comerciales.
-
evistas.
Catálogos de Librerías.
otocopias de documentos de archivo que sirven de información
para otra actuación.
-
n general, toda aquella información impresa y publicada.
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EL ARCHIVO DE OFICINA
75
Esta documentación de apoyo informativo, si por una cuestión prác-
tica, se incluye en la carpetilla del expediente, una vez utilizada la infor-
mación requerida, se sacará de ella.
ESTE MANUAL ESTÁ,
POR
TANTO, DEDICADO
EXCLUSIVAMENTE
A
LOS
DOCUMENTOS
DE
ARCHIVO. POR ELLO, DE
AQUÍ
EN ADELANTE CUAN-
DO APAREZCA LA PALABRA DOCU MENT O SERÁ EQUIVALENTE A DO CU-
MENT O DE ARCHIVO.
CUADRO COMPARATIVO DE SIMILITUDES
Y
DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTOS
DE
ARCHIVOY DOCUMENTACI~NDE APOYO
INFORMATIVO
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTACIÓN
DE APOYO
INFORMATIVO
Son ejemplares únicos, testimonio d e las actividades de
las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus fun-
ciones,
y
contienen derechos y obligaciones de la Admi-
Nstración y de
los
ciudadanos.
Está constituida por ejemplares múltiples (impresos,
fotocopias, etc.), de origen y características diversos, cuya
utilidad en la Administración reside en la inform ación que
contienen, para ay udar a la gestión.
Deben recibir tratamientos adecuados, aunque diferentes, para asegurar la eficacia de la gestión administrativa
y
el servicio a la A dministración Prod ucto ra, al ciudadan o y a la investigación.
La confusión terminológica ha contribuido a la dificultad para discernir el documento d e Archivo de la documentación
de apoyo informativo, diferencia que hay que tener presente, pues a cada uno le corresponde un tratamiento
y
una
ubicación distintos y dan diferentes servicios.
SIMILITUDES
Igual denominación (equívoco):
Ofrecen información:
Documentación, documentos.
Documentos de Archivo:
fuente primaria de información:
ej.: un iibro de
Documentación de apoyo informativo:
fuente secundaria
de información, es
Ej.: un boletín, una rev ista.
actas.
decir, ya elaborada.
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76 ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
DIFERENCIAS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTACIÓN D E
APOYO
INFORMATIVO
Generados por una Institución en el ejercicio de
sus
Gestión de una Institución: testimonio.
Recogida para informarsobre un asunto concreto.
Apoyo a
la
gestión
de una Institución:
información
exhaustiva.
Ej.: Disposiciones que sirven de apoyo para la elabo-
Folletos de Casas Comerciales, listados de Pro-
funciones
Ej.: Dictamen jurídico.
ración de un Dictamen Jurídico.
* Expediente de Adquisición de Mobiliario
y
Ense-
Valoi
res
remporal
Administrativo
Fiscal
Legal
Informativo
'ermanente Histórico
Fijados los
plazos
por
normativa
legal
Fijados los
. alor
plazos por la
utilidad de la
información
contenida
Ejemplares únicos: reflejan una actuación
o
conjunto
de actuaciones encaminadas a la resolución de un asunto.
Por tanto, son originales,
o
en cualquier caso son tratados
como tales.
Ej.: Expedientes de Construcción de Carreteras.
- Son o pueden ser Patrimonio Documental.
Es
o
puede ser fuente primaria para la historia.
Son Conjuntos orgánicos: clasificación orgánico-funcio-
nal (respeto a la estructura en que se generan los docu-
mentos y a la procedencia de
los
fondos de Archivo),
basada en el valor de testimonio de
los
documentos.
Expedieme: conjunto ordenado de documentos que
materializanactuaciones secuenciales y profedimentales
de la Administración, encaminadas a la
resolución de un
asunto, que reüejjn
una
situación continuada en el
tiempo, o que están dotados de
una
cierta autonomía.
Se conservan: no pueden destruirse en función de
sus
valores de testimonio
y
de Patrimonio Documental.
Pasan al Archivo Central.
* Profesional de
los
Archivos:Archivero.
veedores
remporal Administrativo
Fiscal
Legal
Informativo
Permanente No tiene
I
N o
tiene
Obsolece
pronto.
Fijados los
plazos por la
utilidad de la
información
contenida
Ejemplares múltiples:
dan información, no son origi-
naies: editados o reprografiados.
Ej.: Folletos comerciales de materiales de construcción,
revistas de Arquitectura, fotocopias de informes.
No es Parrimonio Documental.
Es o puede ser fuente secundaria para la historia.
Es un
Conjunto facticio o artificial:
clasificación temá-
tica, basada exclusivamente en el valor de información
de la documentación.
Dossier: conjunto de documentación ordenada,
según
el asunto de que se trate, cuyo
fii
único es proporcionar
información sobre dicho asunto.
Se destruye: puede conservarse en algunos casos por su
valor de Información.
No pasa al Archivo Central.
documentalista.
Profesional de la documentación de apoyo informativo:
Instalación física diferente y separada.
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EL ARCHIVO
DE OFICINA
77
3.2.3.
Los soportes de
los
documentos
Los
documentos se producen sobre diferentes soportes. En la anti-
güedad se utilizaron tablas de arcilla, papiro, metales, pergamino, etc.
El
uso del papel se generalizó a partir del siglo xv hasta hoy. En la actua-
lidad la utilización del papel se compagina con otros soportes que día
a día ganan terreno, tal como el microfilm
y
todos los derivados de las
aplicaciones informáticas, como son: las cintas magnéticas,
los
discos, los
disquetes, etc.
Este uso no tiene problemas cuando se trata de documentación de
apoyo informativo. Sin embargo,
su
utilización para documentos de archi-
vo ha de tener una serie de requisitos, como se contempla en el artícu-
lo 45.5
de la Ley
30/1992,
de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas
y
del Procedimiento Administrativo Común:
<<Los ocumentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios-
electrónicos, informáticos o telemáticos,
por
las Administraciones Públicas o
los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos
medios, gozarán de la validez
y
eficacia de documento original
siempre que
quede garantizada
su
autenticidad, integridady conservación,
y, en su caso,
la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y
requisitos exigidos por esta u otras Leyes.»
En cuanto a la utilización del papel, hay que decir que debe emplearse
como soporte de documentos originales ode sus copias firmadas) aquel
papel, reciclado o no, cuyas características de calidad garanticen su per-
manencia
y
conservación. El papel de baja calidad
o
desechable puede
utilizarse, en cambio, para borradores, sobres
o
para documentación de
apoyo informativo.
Conviene prestar atención también al tipo, composición
y
fijación de
las
tintas, ya que se sabe que tanto las de algunas máquinas de escribir
como las de impresoras matriciales
y
láser presentan serios problemas de
manipulación
y
conservación.
3.3.
EL
TRATAMIENTO ARC HM ST ICO
Es el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos
en cada una de sus edades y que tiene como objetivo su conservación,
su
organización
y
hacerlos rápidamente accesibles, manejables
y
útiles en
sus
diversos fines.
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78 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
Dentro del tratamiento archivístico existen determinadas funciones.
Éstas comprenden
dos operaciones
que se engloban dentro de
la orga-
nización de los Fondos de Archivo,
que son:
Identificación.
Clasificación.
Y tres tareas:
Ordenación.
Descripción.
Instalación.
Las operaciones de identificación y clasificación relacionan y adaptan
intelectual
y
materialmente un Fondo de Archivo
a
la
estructura orgánica
y funcional que lo
ha
generado.
3.3.1. Identificación
La identificación es una operación previa a la clasificación que conduce
al
conocimiento del
órgano
y
de las unidades administrativas que pro-
ducen
los documentos
y sus
funciones
a
través, si es posible, de
la
nor-
mativa que los origina y también de los
tipos documentales
producidos
como consecuencia y expresión de las actuaciones de ese órgano en el
ejercicio de sus funciones.
Dentro de esta operación existen, pues, cuatro factores fundamentales
para todo el tratamiento archivístico:
El órgano producto
La competencia.
La
función.
El
tipo documental
Tres de ellos: el órgano productor, la función y el tipo documental,
determinan
la
formación
de
la
serie
documental.
Las competencias, como se verá después, introducirán en
los
docu-
mentos las materias,
los
lugares y las personas, elementos esenciales para
la
información
y
que darán lugar
a los
índices de recuperaciónde
la
misma.
o s órganos productores de documentos y sus competencias
Los órganosproductores de documentos y unidades que se integran en ellos
En
la
Administración autonómica existen órganos
y
unidades que per-
tenecen a las diversas instituciones y organismos que la componen. Se
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EL ARCHIVO DE OFICINA
79
entiende aquí por institución, de acuerdo con el artículo 2 de nuestra
vigente Ley de Archivos, coincidente con la definición del
Diccionario
de la Lengua Espafiola de la Real Academia, cada una de las organizaciones
fundamentales de un Estado, Nación
o
Sociedad. De acuerdo con ello
se consideran instituciones de la Administración autonómica las Conse-
jerías, además de la Asamblea, el Consejo de Gobierno
y
el Presidente,
que lo son de autogobierno de la Comunidad de Madrid. Se entienden
como organismos las organizaciones que, sin ser fundamentales, se desig-
nan por el Gobierno para ocuparse de asuntos de interés general, más
de acuerdo con la definición de María MOLINER. sí, serán organismos
las Empresas Públicas
y
los Organismos Autónomos:
La delimitación y creación de los órganos y unidades de las insti-
tuciones
y
organismos de la Administración autonómica están contem-
pladas en las Leyes
1/1983,
de Gobierno
y
Administración de la Comu-
nidad de Madrid, y en la 30/1992, de Régimen Jurídico de las Admi-
nistraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Aunque
la delimitación y configuración de
unos
y
otras no es a veces muy clara,
como se ha dicho en el apartado de nociones generales, podemos señalar
que son órganos superiores de la Administración autonómica (uniperso-
nales y colegiados):
l Presidente.
Consejo de Gobierno.
Consejeros.
Viceconsejeros.
- ecretarios Generales Técnicos.
- Directores Generales.
Todos estos órganos tienen delimitación de competencias y funciones
atribuidas por norma jurídica o reglamentaria, determinación de su forma
de integración en la Administración autonómica y de su gependencia jerár-
quica y dotación de los créditos necesarios para su puesta en marcha
y funcionamiento, y en virtud de sus competencias y funciones dictan
actos administrativos con autonomía y responsabilidad.
Las Direcciones Generales y las Secretarías Generales Técnicas pueden
organizarse a su vez en unidades administrativas, como son:
os Servicio$.
as Seccione2.
-
as Subseccions.
os Negociados:
Las unidades superiores son los Servicios. Además, existen Secciones
y otras unidades administrativas, como son
las
Subsecciones, Negociados,
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80 ANA DUPLÁ DEL MORAL
u otras, como Áreas. También se considera a
los
Servicios como órganos
secundarios y las Secciones como unidades superiores. Hay normas que
podrían generar alguna duda al respecto, como son
los
Decretos de Estruc-
turas en
los
que a veces se adjudican funciones a algunas de estas unidades;
sin embargo,y como se ha dicho, parece que a pesar de esto estas unidades
no serían órganos porque
sólo
se daría en ellas, en este caso, una de
las condiciones: la atribución de funciones que determinan al órgano. En
cualquier caso, en este Manual, y a sus efectos, se han considerado del
modo que se ha expuesto más arriba.
A las unidades administrativas se les denominará a lo largo del texto
tanto de ese modo como unidades orgánicas, en cuanto que están reco-
gidas en una estructura.
Los órganos,
con las unidades que se integran en ellos, se consideran
productores de documentos cuando además
de
tener la competencia para
emitir
documentos para la tramítación administrativa, son responsables
de la gestión y seguimientode esta tramitación y
del
archivo de los docu-
mentos, por tanto, y en términos generales, se considera unidad productora
al Servicio dentro del órgano productor que es la Dirección General
o
la Secretaría General Técnica, aunque hay que hacer las siguientes sal-
vedades y matizaciones:
-
n
el caso de
los
órganos
y
de
los
Jefes de Servicio la producción
de documentos se canalizará a través de sus Secretarías.
- o se considera que los órganos sean los productores de los docu-
mentos sobre
los
que han dictado actos administrativos, pero que
forman parte de un procedimiento soportado en un expediente.
Por ejemplo, un Consejero no es el órgano productor de la orden
de concesión de una subvención. La unidad productora será un
determinado Servicio responsable de esta tramitación.
- Habrá que tener en cuenta a los efectos oportunos la delegación
de competencias,
la
desconcentración, la avocación
y
la delegación
de firma de los órganos.
- ambién pueden ser unidades productoras las Secciones u otras
unidades cuando dependen directamente del Director General.
- Las Secciones
y
Negociados u otras unidades integradas en
los
Servicios son también responsables del trámite y encargadas del
mismo, así como del archivo de los documentos, como se verá
a continuación. Por ello forman parte de la unidad productora
de documentos, que es el Servicio,
y
deberá mencionarse así, por
ejemplo, en las Relaciones de Entrega de los documentos, al rea-
lizarse las transferencias de los mismos al Archivo Central.
Así,
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EL ARCHIVO DE
OFICINA
81
Secciones
Negociados
Otras
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
las Seccionesy Negociados formarán parte del enunciado del órga-
no o unidad productores del documento.
- os
órganos productores de documentos y las unidades en que
se dividen son los contemplados en las estructuras orgánicas actua-
les, pasadas
o
futuras.
Todo lo antedicho es aplicable a la Asamblea y los Entes Institucionales
de la Comunidad de Madrid, con sus propias salvedades.
Divisiones de las Unidades
Productoras que pueden tener
funciones para archivardocu-
mentos y que en ese sentido
han de recogerse en los instru-
rnentos de control e informa-
ción
CUADRO DE
LA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LAS INSTITUCIONES Y ORGANISMOS
DEL GOBIERNO
Y
ADMINISTRACION DE LA COMUNIDAD DE MADRID
INSTITUCIONES Y ORGANISMOS
(Art.
2
de la
Ley
4/1993,
de 21 de abril,
de Archivos
y
Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid)
Organismos Autónomos
Empresas Públicas
Consejeros
Direcciones Generales
Secretm’as Generales Técnicas
6rganos de Gestión
I ~ R G A N O S
Divisiones de la Institución
Organos Productores
PARA QU E EL ÓRGA NO PUED A DICTAR ACTOS ADMINISTRATIVOS CO N
TENCIAS Y FUNCIONES QUE
HAN
DE SER ATRIBUIDAS POR NORMA.
VALIDEZ, COM O HE MO S VISTO, HADE TENER DELIMITADAS COM PE-
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82
ANA DUPLÁ DEL MORAL
9 La competencia
La
competencia es, citando a
GARCÍA
E
ENTERRÍA,
la medida
cle
potestad que corresponde a cada órgano, siendo siempre una determi-
nación normativa».
Según el citado autor, «la competencia
se
construye por razón de
la materia
(ratione materiae) (y
dentro de ella según grados), por razón
del lugar
(ratione
Zoci)
y
por razón del tiempo
(ratione temporis).
Por razón de la materia se
define
en favor de un órgano un tipo
de asuntos caracterizados por
su
objeto
y
Contenido.
Ha y
una materia
generalmente atribuida a un ente descentralizado compuesto de órganos
diversos o a un complejo de órganos jerárquicamente ligados entre sí en
el seno de un mismo ente, precisándose luego para definir la competencia
de cada uno de esa pluralidad de órganos una subdivisión de materias
por su contenido
o
por su grado, incluso por su cuantía.
Por
razón del lugar, los órganos tienen una competencia territorial
determinada, que puede ser nacional [autonómica] o local, dentro de la
cual únicamente pueden ejercer válidamente su competencia material.
Finalmente, la competencia puede limitarse por razón del tiempo, bien
en términos absolutos (ejercicio presupuestario), bien en términos relativos
(una suspensión de licencia de edificación por un determinado plazo).
Según lo expuesto, en un órgano deben confluir todos los criterios
de competencia (material, territorial, temporal) para que, en ejercicio de
la
misma, pueda dictar válidamente el acto administrativo que dicha com-
petencia autorice».
Nos
referimos aquí a la competencia por dos razones:
orque es un elemento esencial de la organización administrativa
y
de
la
configuración de
los
órganos
y
unidades.
ero, además, porque es el elemento que introduce en los docu-
mentos las materias,
los
lugares, las personas (físicas
o
jurídicas)
y
la cronología. Todos ellos conceptos utilizados en archivística,
pero que conviene colocarlos en su sitio, ya que hasta ahora han
dado lugar a una enorme confusión.
El ejercicio de la competencia sobre determinada materia, por ejemplo
sobre cultura, dará lugar
a
la existencia de dos órganos dentro de
la
Con-
sejería de Educación
y
Cultura: el Centro de Estudios
y
Actividades Cul-
turales
y
la Dirección General de Patrimonio Cultural. Dentro de éstos
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EL
ARCHIVO DE OFICINA
83
las unidades asumirán las diferentes submaterias, como, por ejemplo, en
esta última, los Servicios de Archivo Regional de la Comunidad de Madrid,
Regional de Bibliotecas y del Libro y de Promoción del Patrimonio His-
tórico asumirán el ejercicio de cada una de esas submaterias.
El
ejemplo
puede extenderse a cualquiera de los ámbitos de la Administración auto-
nómica: Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes, Direc-
ción General de Carreteras, Servicio de Planificacióny Proyectos, Servicio
de Construcción y Servicio de Explotación y Conservación, refleja una
jerarquía de competencias sobre materias. En algunos casos, la organi-
zación y la estructura administrativa responde a materias y submaterias,
como es el caso del primer ejemplo. En otros,
los
órganos superiores
se configuran a partir de las materias de sus competencias, mientras que
las unidades que dependen de ellos lo hacen a partir de las funciones,
como es el caso del segundo ejemplo.
Está claro que el ámbito de competencia territorial en este caso es
el autonómico
y
que
la
delimitación de la competencia por razón del tiem-
po se da en órganos de la Administración autonómica tanto en términos
absolutos como en relativos.
Ahora conviene referirse
o analizar la segunda razón, es decir,
la
com-
petencia como elemento que introduce en los documentos las materias,
los lugares, las personas
y
la cronología.
Durante un tiempo, y por razones que no viene al caso exponer aquí,
estos elementos tan importantes para la información de los asuntos se
han utilizado como elementos clasificatorios. Esta utilización ha contri-
buido
a
desdibujar la secuencia del trámite de
los
procedimientos, a hacer
ilocalizables los expedientes
y
a destruir el testimonio del funcionamiento
de las instituciones.
PORTANTO, LAS MATERIAS E N sí MISMAS (NO AS^ LOS ÓRGANOS ON-
SERIES
DOCUMENTALES Y LO
SON PARA
LA
R E C U P E R A C I ~ N
DE
LA
NUNCA SERÁN ELEMENTOS
PARA
A CLASIFICACI~N.
FIGURADOS A PARTIR DE ELLAS), LOS LUGARES, LAS PERSONAS
Y
LA
CRONOLOGÍA PUEDE N SER ELEMENTOS
PARA
LA OR DEN AC IÓN D E LAS
INFORMACIÓN DE LOS ASUNTOS EN LOS PROCEDIMIENTOS, PERO
Como veremos después, la clasificación se hará siempre
a
partir de
los diferentes tipos de documentos que genere cada órgano productor.
Sobre las materias (tanto las competenciales como cualesquiera otras),
lugares y personas se harán índices o bancos de datos que ayuden a reunir
información sobre ellos a partir de los diferentes procedmientos.
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84
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
- a
función
Es la capacidad de acción propia de los órganos, en este caso de
la Administración, su capacidad de actuación a través de actividades
y
tareas. Esto es, se entiende por actuación el conjunto de actividades
y
tareas específicas
o
inespecíficas necesarias para cumplir una función.
Cuando la función se ejerce lo hace a través de una
o
varias actividades.
Las actividades, por tanto, están implícitas en la función.
La Administración tiene multitud de funciones que vienen determi-
nadas por norma: aprobar, autorizar, controlar, cooperar, coordinar, dirigir,
fomentar, gastar, ingresar, inspeccionar, ordenar, planificar, sancionar,
supervisar, regular, etc
...
Todas ellas son funciones genéricas que van sub-
dividiéndose en funciones más específicas hasta llegar a la materia sobre
la que se ejerce la función, como, por ejemplo, gastar para reparar y
conservar aparatos e instrumental médico.
La función opera a través de las actividades en los lugares, sobre las
personas
y
sobre las materias.
En
los
expedientes derivados de la Clasificación Económica de los
Presupuestos de Ingresos
y
Gastos la función, que dará lugar a la actividad
que genera el tipo documental, se corresponde, en general, con el concepto
o
el subconcepto, según los casos, que se establece para la formulación
y gestión presupuestaria.
LA FUNCIÓNA m v É s DE LAS ACTIVIDADES
ES
EL
ELEMENTO QUE
DA LUGAR AL ESTABLECIMIENTO DEL TIPO DOCUMENTAL.
l tipo documental
Es
la expresión tipificada de unidades documentales con unas carac-
terísticas estructurales, en general, homogéneas, de actuaciones únicas o
secuenciales, normalmente reguladas por una norma de procedimiento,
derivadas del ejercicio de una misma función y realizadas por ún deter-
minado órgano, unidad o persona con competencia para ello.
Los órganos productores son decisivos para la formación de las series
documentales en las que se basan los principios de clasificación. La función
es también esencial, ya que determina las distintas actuaciones que dan
lugar a los distintos tipos documentales. De este modo, el órgano direc-
tamente
y
la función en el ejercicio de sus propias actividades,
a
través
del tipo documental, conforman las series. Sin embargo, la función no debe
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EL
ARCHIVO
DE OFICINA 85
tomar el lugar
del
órgano para conformar las series, ya que la separación
de series por funciones no daría testimonio estratigráfico del funcionamiento
de la institución
o
al menos lo daría muy desdibujado, ya que la misma
función es
o
puede ser ejercida por distintos órganos. Por ejemplo, el ejercicio
de la función de retribuir al personal funcionario, que dará lugar
al
tipo
documental Expedientes de Retribuciones Básicas a Funcionarios, se llevará
a cabo tanto por la Secretaría General Técnica de
la
Consejería de Economía
y
Empleo como
por
la de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes,
o
el
ejercicio de la función de arrendamiento de maquinaria, instalacionesy equi-
po, que dará lugar al tipo documental Expedientes de Arrendamiento de
Maquinaria, Instalaciones y Equipo, se llevará a cabo tanto por la Dirección
General de Patrimonio Cultural como por la de Industria.
Así, y
siguiendo con
el
ejemplo, las actividades derivadas del ejercicio
de las funciones que se contemplan en la Clasificación Económica del
Presupuesto y que se expresan a nivel de concepto o subconcepto darán
lugar a
los
consiguientes tipos documentales:
CONCEPTO/ FUNCIÓN(actividades
SUBCONCEPTO derivadas de su ejercicio)
120 Retribuciones Básicas a Fun-
cionarios.
200 Arrendamiento de Terrenos y
Bienes Naturales.
203 Arrendamiento de Maquina-
ria, Instalaciones y Equipo.
220
23 1
483
605
615
773
2130 Reparación
y
Conservación de
Maquinaria, Instalaciones y
Equipo.
Adquisición de Material de
Oficina.
Indemnización por Locomo-
ción.
Transferencias corrientes a
Familias.
Adquisición de Mobiliario y
Enseres.
Reposición de Mobiliario y
Enseres.
Transferencias de capital a
Empresas Privadas.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Retribuciones
Básicas a Funcionarios.
Expedientes de Arrendamiento
de Terrenos y Bienes Natu-
rales.
Expedientes de Arrendamiento
de Maquinaria, Instalaciones
y Equipo.
Expedientes de Reparación y
Conservación de Maquina-
ria, Instalaciones y Equipo.
Expedientes de Adquisición de
Material de Oficina.
Expedientes de Indemnización
por Locomoción.
Expedientes de Transferencias
comentes a Familias.
Expedientes de Adquisición de
Mobiliario y Enseres.
Expedientes de Reposición de
Mobiliario
y
Enseres.
Expedientes de Transferencias
de Capital a Empresas Pri-
vadas.
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86
ANA DUPLÁ DEL MORAL
En el caso del ejercicio de funciones que no tengan carácter económico
el supuesto es el mismo:
FUNCIÓN
(actividades
derivadas de
su
ejercicio)
TIPO
DOCUMENTAL
Protección del Patrimonio Histórico-Artís-
tico/Declaración de Bienes de Interés Cul-
tural.
Expedientes de Declaración de Bienes de In-
terés Cultural (BIC).
Realización d e Acuerdos.
Expedientes de Acuerdos del Consejo de
Gobierno.
Sanción en materia de Personal. Expedientes Sancionado res en materia de
Personal.
Autorización de Apertura de Agencias de Expedientes de Autorización Turística d e
Apertura y Clasificación d e Agencias de Via-
jes.
Viajes.
LOS EXPEDIENTES Q UE RESPONDEN A UN MISMO
TIPO
DOCUMENTAL
RAL, LAS CARACTERÍSTICAS ESTRU CTURA LES,PER O VARÍAN EN EL CO N-
TIENEN
EN COMÚN EL EJERCICIO DE LA
MISMA
FUNCIÓNY,
EN
GENE-
TENIDO.
ASÍ,
DENTRO
DE
CADA
TIPO DOCUMENTAL SE INCLUIRÁN
TANTAS UNIDADES DOCUMENTALES COMO ESA OFICINA HAYA
PRO-
DUC IDO Y QU E PERTENEZCAN AL MISMO
TIPO.
LOS EXPEDIENTES QU E RESPONDEN
A
DIFERENTES
TIPOS
DOCUMEN-
TALES PUEDEN
TENER
E N COMÚN LAS
CARACTERÍSTICAS
STRUCTU-
RALES,PERO VARAN E N EL EJERCICIO
DE
LA
FUNCIÓN
Y EN
EL
CON-
TENIDO.
Dentro del tipo documental Expedientes de Adquisición de Material
de Oficina, se incluirán las unidades documentales siguientes, con distinto
contenido:
Expediente de Adquisición de Publicaciones Periódicas para la Resi-
Expediente de Adquisición de Material de Oficina ordinario para
Expediente de Adquisición de Libros para la Residencia de Ancia-
En el apartado 7.1 del apéndice de este libro se han incluido relaciones
de tipos documentales de carácter económico producidos por
la
Admi-
nistración autonómica.
N o
están todos y
los
que están pueden variar:
son solamente relaciones indicativas. Para que se cuente con una relación
dencia de Ancianos
..
de Madrid, 1987.
la Residencia de Ancianos ... de Madrid, 1987.
nos .. de Fuenlabrada, 1991.
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EL
ARCHIVO DE
OFICINA
87
completa y adecuada de tipos documentales será necesario que tanto
los
responsables de organización de la Administración autonómica normalicen
los tipos documentales como que estén implantados los Archivos Centrales
y
desde el Archivo Regional crear un grupo de trabajo con los archiveros
de estos Archivos que, entre otras tareas, complete esta relación de tipos
documentales. Sin embargo, se han querido incluir estas relaciones a modo
de ejemplo y como inicio de este trabajo.
EL TIPO DOCUMENTAL, JUNTO CON EL ÓRGANO PRODUCTOR DE
DOCUMENTOS, ES EL
ELEMENTO
ESENCIAL
PARA
LA F O R M A C I ~ NDE
LAS SERIES DOCUMENTALES.
A serie
documental
Si ponemos en relación las unidades documentales pertenecientes a
un mismo tipo documental con el órgano productor y la función ten-
dremos la SERIE DOC UMENTAL , entendida como el conjunto de documentos
que responden a un mismo tipo documental producido por un mismo
órgano, su antecedente y su consecuente (siempre y cuando no forme
parte ya de otro fondo de Archivo), en el ejercicio de una función deter-
minada dentro de una institución u organismo, en este caso de la Admi-
nistración autonómica. (En el caso de instituciones privadas de pequeñas
dimensiones el órgano puede ser sustituido por la persona o por las fun-
ciones.
En las series, pues, se encuentran los siguientes elementos:
Órgano productor (incluidas sus unidades administrativas).
Funciones del mismo.
Tipo documental.
Un órgano productor, en virtud de las competencias
y
funciones que
tiene asignadas, de acuerdo con las normas de procedimiento, puede gene-
rar documentos pertenecientes a uno
o
varios tipos documentales. De
ahí tendremos una o varias series documentales producidas por el mismo
Órgano.
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88
Ejemplo:
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
Órgano productor Consejería de Educación
y
Cultura
Dirección General de Patrimonio Cultural
Servicio Regional de Bibliotecas
y
del Libro
Sección Económico-Administrativa
+
Función (actividad
derivada de su ejercicio) Adquisición de Material de Oficina
+
Tipo documental Expedientes de Adquisición de Material de Oficina
Así tendremos una serie documental: Expedientes de Adquisición
de Material de Oficina de la Sección Económico-Administrativa del Ser-
vicio Regional de Bibliotecas
y
del Libro de la Dirección General de Patri-
monio Cultural de la Consejería de Educación y Cultura.
Además, esta Sección produce más documentos pertenecientes a otros
tipos documentales.
Ejemplo:
xpedientes de Adquisición de Mobiliario y Enseres.
- xpedientes de Transferencias de Capital a Corporaciones Locales,
Cada uno de estos tipos documentales más, en este caso, la citada
Sección Económico-Administrativa del citado Servicio de la Dirección
General darán lugar a series diferentes.
La identificación normalizada de las series, así como su valoración,
se realizará desde los Archivos Centrales cuando estén instituidos, se infor-
mará por la Comisión que a tal efecto se constituya en el Consejo de
Archivos
y
se aprobará por el Consejo de Gobierno, de acuerdo a lo pre-
visto en el artículo
16
de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid.
etcétera...
LAS SERIES DOCUMENTALES SO N EL EL EME NTO CLAVE
PARA LA
CLA-
S I F I C A C I ~ N .
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EL ARCHWO
DE
OFICINA
89
3.3.2.
Clasificación
Efectuada
la
identificación de los documentos de acuerdo
a
órganos
productores (incluidas sus unidades) en el ejercicio de sus competencias,
a
sus funciones y al tipo documental determinado por el ejercicio de una
actividad derivada de éstas y regulado su trámite por las normas de pro-
cedimiento, se realiza la segunda operación a la que nos hemos referido:
la clasificación. Ambas operaciones son de relativa facilidad en la fase
de Archivo de Oficina,
ya
que identificar en esta fase el órgano en el
que se trabaja, sus funciones y los documentos que se tramitan en él
se produce de un
modo natural.
Una vez realizada correctamente esta identificación,
la
clasificación
va a darse también de un
modo natural.
La
clasificación es la operación mediante
la
cual los documentos pro-
ducidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se van
separando, formando conjuntos orgánicos de documentos correspondien-
tes
a
las actividades desarrolladas por esa oficina.
Es
decir, que los
Conjuntos Orgánicos de Documentos
no
se
forman
caprichosamente, sino como resultado de las actuaciones que las oficinas
realizan en virtud de las funciones que tienen asignadas.
ASÍ, UN ARCHIVO
ES
U N
CONJUNTO ORGÁNICO DE DOCUMENTOS,
TESTIMONIO
DE LA
ORGANIZ ACI~N
Y DEL FUNCIONAMIENTO
DE
LA
ADMINISTRACI~N,
Y NO UNA
C O L E C C I ~ NDE DOCUMENTOS REUNI-
DOS DE FORMA SUBJETIVA, ÚTIL SOLAMENTE
PARA
LA PERSONA QUE
LO HA ORGANIZADO.
La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental
Los
documentos se tratan, se clasifican, se ordenan
y
se transfieren
Los
Archivos de Oficina se clasificarán de acuerdo con el
Principio
La existencia de tipos documentales hace que se respeten los diferentes
procedimientos administrativos generados en el ejercicio de una función
y
no
se hagan colecciones de documentos.
La
existencia de
la
serie, es decir, el tipo documental más el órgano
que lo produce, hace que se respete la estructura en que se generan los
de
la
Comunidad de Madrid, determina en su artículo 15:
«l.
2.
en series documentales.
de
Respeto
a
la
Estructura
en que se generan
los
documentos.»
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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90
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
documentos, guardándose así testimonio de su funcionamiento. En caso
contrario, si hipotéticamente reuniéramos todos los Expedientes de Sub-
venciones o los Expedientes de Adquisición de Material de Transporte
sin saber qué Servicio,
o
qué Dirección General, o qué Consejería los
ha producido, lograríamos, entre otras cosas, un auténtico caos adminis-
trativo.
LAS SERIES DOCUMENTALES SON UN FACTOR FUNDAMENTAL PARA
UNA CLASIFICACIÓN QUE SE RIJA POR EL PRINCIPIO DE RESPETO A
LA ESTRUCTURA EN QU E SE GENERAN LOS DOCUM ENTOS.
El Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los docu-
mentos, cuyo análisis e historia han sido muy adecuadamente estudiados
en el Manual de Avchivistzca
PrincZpios
y problemas, del italiano Elio LODO-
LINI, y por el francés Michel DUCHEIN,ue enunciado en el siglo xmpor
los holandeses
MULLER
EITHFFXJIN.Fue bautizado como
struktuqrinzip
en Alemania como complemento natural del Principio de Respeto
a
la
Procedencia de los Fondos
y
se aplica desde entonces en todos los archivos
que funcionan adecuadamente. Se trata ahora de aplicarlo en las oficinas,
donde va a ser realmente eficaz.
Este Respeto a la Estructura en que se generan los documentos supone
tanto el Respeto a la Estructura orgánica en que se han producido, como
el Respeto a la Estructura de la actividad funcional del órgano, como
el Respeto a la Estructura de cada procedimiento, que hace que los docu-
mentos se generen secuencialmente de acuerdo con las normas que los
regulan
y
con las incidencias propias de cada procedimiento y que se
coloquen por tanto, formando un expediente
y
se archiven, de este modo,
dentro de cada órgano y unidad administrativa que los
ha
generado.
Por ello, a la hora de clasificar hay que tener presente:
Quién es el
órgano
o
unidad productores.
Cuáles son sus funciones y las actividades implícitas en su ejercicio.
Qué actividades desarrolla el órgano productor para cumplir las
A
qué tipo documental pertenece.
Qué normas regulan el procedimiento.
funciones respecto de las competencias que tiene atribuidas.
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EL
ARCHIVO DE
OFICINA
91
Ejemp
Lo:
Órgano o unidad productores:
Consejería de Educación
y
Cultura.
Dirección General de Patrimonio Cul-
tural.
Servicio de Promoción del Patrimonio
Histórico.
Función (actividad derivada
de su ejercicio):
Conservación de Edificios de Interés
Arquitectónico
y
Cultural.
Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de
las
Administraciones Públicas
y
del
Procedimiento Adminis t ra t ivo
Común.
Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico
Español.
Normas que regulan elprocedimiento:Ley de Contratos del Estado.
Tipo documental:
Unidades documentales:
Expedientes de Conservación de Edi-
ficios de Interés Arquitectónico y Cul-
tural.
Expediente de Conservación de la
Iglesia Parroquia1
..
1992.
Expediente de Conservación del Pala-
cio .. 1992.
Expediente de Conservación del
Monasterio
..
1993.
Nunca
se podrá clasificar un Archivo por materias (ni por lugares,
Se pierde el valor del documento de archivo como materialización,
prueba
y
testimonio de una actividad desarrollada por una oficina,
al crearse colecciones facticias de documentos.
Es imposible esta clasificación por materias, lugares, personas o cro-
nologías porque un documento contiene a menudo varias, lo cual
haría que la colección (que es en
lo
que se convertiría el archivo)
quedase siempre fraccionada.
Esta clasificación respondería siempre
a
un criterio subjetivo,
lo
que
dificultaría la búsqueda de documentos
a
cualquier otra persona.
Para seguir con el ejemplo anterior, en lo referente a
la
Iglesia Parro-
quial
..
1992, si se clasificara por materias cabrían varias posibilidades
para su archivo por:
ni por personas, ni por cronología) porque:
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92 ANA DUPLÁ DEL MORAL
Obras.
Materiales de construcción.
Tipo de edificio (Iglesias.. .
Gastos.
Independientemente de que se adquiriera, se restaurara, hubiese una
reunión en ella
o
se celebrasen bautizos, por poner algunos ejemplos.
Para su correcta clasificación de acuerdo con el Principio de Respeto
a la Estructura en que se generan los documentos, este documento pasará
a
formar parte de la serie “Expedientes de Conservación de Edificios
de Interés Arquitectónico
y
Cultural” del Servicio de Promoción del Patri-
monio Histórico.
Sin embargo, conviene hacer una aclaración. Como hemos dicho al
hablar de las funciones que determinan la creación de los tipos docu-
mentales, éstas van subdividiéndose hasta alcanzar la materia, pero esto
no quiere decir que se clasifique por materias, sino que la clave de la
clasificación, la entrada por la que comienza, es la función y no la materia.
Veamos un ejemplo: existen al menos tres tipos documentales determi-
nados por el ejercicio de tres funciones en relación con una materia: “trans-
porte”. Éstos son Expedientes de Adquisición de Material de Transporte,
Expedientes de Construcción de Infraestructura del Transporte, Expe-
dientes de
Reposición
de Material de Transporte. Su formación está deter-
minada por la función, ya que la materia es
la
misma
y
son las funciones
las que determinan las diferentes actuaciones sobre la infraestructura del
transporte, no la materia “transporte”. Si se archivara por la materia habría
que reunir todos estos tipos documentales en transportes y además tam-
bién el precio de
los
billetes de transporte, el transporte de mercancías
y la calidad de
los
transportes, por ejemplo, o un incendio en un transporte,
o ¿eso habría que archivarlo en incendios? Esto quedaría sujeto a la valo-
ración subjetiva de cada unidad y de cada persona, de modo que si cam-
biase la persona utilizaría quizás otro criterio,
lo
cual imposibilitaría el
establecimiento de una clasificación adecuada
y
eficaz.
Al
clasificar los documentos siguiendo la secuencia y el procedimiento
en que se generan, además de aplicar un método más sencillo se sigue
un criterio objetivo. Las materias podrán ser recuperadas por medio de
índices.
Se trata, pues, de asignar cada documento a su expediente, de dividir
los expedientes en tipos documentales
y
agruparlos dentro de ellos
y
de
archivarlos en aquellas oficinas que los han producido y que son respon-
sables de su archivo.
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EL ARCHIVO DE
OFICINA
93
Por ejemplo, no hay que reunir
los
oficios con
los
oficios,
los
docu-
mentos contables con los documentos contables, ni tampoco agrupar por
materias
o
asuntos todos
los
documentos que tengan que ver con el edificio
de la Puerta del
Sol,
de Plaza de España o de una biblioteca,
sino
siguiendo
el procedimiento señalado por el ejercicio de una función,
y
de acuerdo
con
lo
expuesto al hablar de la formación documental, habrá que formar
Expedientes
de
Adquisición de Mobiliario
y
Enseres (cada uno con sus ofi-
cios, sus documentos contables y sus
otros
documentos producto de su pro-
cedimiento e incidencias)
o
de Adquisición de Material de Transporte.
En relación con la función ejercida, estos expedientes habrá que divi-
dirlos por tipos documentales y archivarlos agrupándolos dentro de cada
tipo, de modo que los Expedientes de Adquisición de Mobiliario
y
Enseres
se coloquen con los Expedientes de Adquisición de Mobiliario
y
Enseres,
o los de Indemnización por Dietas con los de Indemnización por Dietas,
por seguir con el ejemplo.
Pero esta agrupación tiene un límite: la unidad administrativa que
los ha producido. Es decir, que los Expedientes de Adquisición de Mobi-
liario
y
Enseres
o
de Indemnización por Dietas, por ejemplo, de una Direc-
ción General no se agruparán en ella, sino que se archivarán en el Servicio
o
Sección del Servicio de esa Dirección General en que se hayan pro-
ducido. Del mismo modo, no se podrán archivar juntos estos tipos docu-
mentales producidos por una Dirección General
y
los producidos por una
Secretaría General Técnica. Esto es, se clasificarán en series documentales
siguiendo la estructura en que se generan los documentos.
Volvamos al ejemplo de
los
expedientes derivados de la Clasificación
Económica de los Presupuestos de Gastos y de Ingresos, puesto que éstos
generan un alto porcentaje de los documentos de la Administración y
además de un modo normalizado
y
común a todas las Consejerías.
La
Clasificación Económica de los Presupuestos de Gastos y de Ingre-
sos
que se ha establecido para la formulación
y
gestión presupuestaria
tiene una sensible correspondencia con lo que aquí se expone. Se ha toma-
do esta clasificación económica como base para la clasificación de los
tipos documentales en lugar de la clasificación funcional del presupuesto,
por ser ésta una clasificación más bien competencia1
y
por estar las fun-
ciones de la clasificación económica en relación más directa con la pro-
ducción de documentos. Así, los tipos documentales que se derivan de
las
funciones en ella contempladas quedarían recogidos a nivel de con-
cepto, mientras que el nivel de subconcepto se utilizará
sólo
en aquellos
casos en que sea estrictamente necesario, como es aquel en que a nivel
de
concepto figure el genérico “otros”
o
“gastos diversos”,
o
la acumulación
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94 ANA DUPLÁ
DEL MORAL
de varias funciones.
(No
se desciende, en general,
a
nivel de subconcepto
para la determinación de los
tipos
documentales, porque supondría una ato-
mización del tratamiento en que se formarían series muy
poco
voluminosas
que supondría un inconveniente para
la
normalización del tratamiento físico
y
descriptivo que las series requieren). De este modo los expedientes deri-
vados de la Clasificación Económica de los Presupuestos de Gastos
y
de
Ingresos podrán denominarse y clasificarse de acuerdo con la relación de
tipos
documentales de carácter económico de las páginas 249 a 295, apén-
dices 7.1.1
y
7.1.2, y como puede verse en los siguientes ejemplos:
Ejemplo Capítulo II
CONCEPTO
200
202
Ejemplo Capítulo
IV
CONCEPTO
403
413
Ejemplo Capítulo VI
CONCEPTO
600
613
Ejemplo Capítulo W
CONCEPTO
703
713
FUNCIÓN actividad
implícita en
su
ejercicio)
TIPO DOCUMENTAL
Arrendamientos de Terrenos Expedientes de Arrendamientos
de Terrenos y Bienes Natura-
les.
Expedientes de Arrendamiento
de Edificios y otras Construc-
ciones.
y Bienes Naturales.
Arrendamientos de Edificios
y otras Construcciones.
FUNCIÓN actividad
implícita en
su
ejercicio)
TIPO
DOCUMENTAL
Transferencias corrientes
al
Expedientes de Transferencias
Estado. corrientes al Estado.
Transferencias corrientes a Expedientes de Transferencias
Organismos Autónomos co rri en tes a Organismos
Administrativos. Autónomos Administrativos.
FUNCIÓN actividad TIPO DOCUMENTAL
implícita en su ejercicio)
Adquisición de Terrenos
y
Expedientes de Adquisición de
Bienes Naturales. Terrenos y Bienes Naturales.
Reposición de Maquinaria, Expedientes de Reposición de
Instalaciones y Equipo. Maquinaria, Instalaciones
y
Equipo.
FUNCIÓN (actividad
implícita en su ejercicio)
TIPO DOCUMENTAL
Transferencias de capital al
Estado. de capital al Estado.
Transferencias de capital a
Organismos Autónomos
Administrativos. nomos Administrativos.
Expedientes de Transferencias
Expedientes de Transferencias
de capital a Organismos Autó-
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EL
ARCHIVO
DE OFICINA 95
Se ha incluido con finalidad orientativa la Clasificación Económica
de Gastos y de Ingresos en el apéndice de este Manual para la deno-
minación de los tipos documentales, como cuadro general de clasificación
de los mismos. Es ésta una propuesta muy abierta de determinación
y
denominación de los tipos documentales que se realiza desde aquí para
el comienzo de su normalización. Las relaciones de tipos documentales
que se han incluido en el apéndice de este Manual habrán de perfec-
cionarse y completarse cuando estén en funcionamiento los Archivos Cen-
trales.
Existen denominaciones poco adecuadas, pero muy extendidas, de
tipos documentales y aun de las propias unidades documentales, por
ejemplo, Expedientes de Contratación. El uso de contratación para
denominar tanto los expedientes como los tipos sería errónea, ya que
contratación es un procedimiento general que, por otro lado, forma
parte o interviene en gran cantidad, por no decir mayoría, de los pro-
cedimientos de gastos.
No se debe, pues, clasificar -y, por tanto, usar- la citada deno-
minación Expedientes de Contratación, puesto que si así se hiciese gran
parte de los expedientes estarían incluidos bajo esta misma denominación,
con lo cual la clasificación no tendría así mucho sentido. Hay que atenerse
a
la
Clasificación Económica de Gastos, cuya aplicación a la tipología
documental se encuentra en las páginas 249-276 del apéndice de este
Manual.
Para la denominación de los tipos documentales en los capítulos IV
y
w
habrá que aplicar la denominación de transferencias
o
subvenciones
de acuerdo con los supuestos que establece la Ley de Subvenciones de
la Comunidad de Madrid.
Los cambios que se vayan produciendo en la clasifiación Económica
de
Gastos e Ingresos se tendrán en cuenta para la fijación de los tipos
documentales. La actual se toma como modelo de referencia.
LA CORRECTA CLASIFICACIÓN E N LA FASE DE ARCHIVO DE OFICINA
ES
FUNDAMENTAL, YA QUE ES EN
LA
ÚNICA FASE EN LA QUE REAL-
MENTE SE CLASIFICAN LOS DOCUM ENTOS.
La clasificación de los documentos en cada unidad administrativa se
reflejará en un cuadro de clasificación cuyo modelo figura
a
continuación
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96 ANA DUPLÁ DEL MORAL
213. Expedientes de repara-
ción y conservación de
maquinaria, instalaciones y
equipo .................................
214. Expedientes de repara-
ción
y
conservación de mate-
r ia l de transporte ................
215. Expedientes de repara-
ción
y
conservación de mobi-
liario
y
enseres
....................
y
que servirá de orientación para todas las unidades en cuanto que recoge
gráficamente el conjunto de las series documentales, de gran utilidad en
los supuestos de cambio del personal de las mismas.
18meses Papel
18meses Papel
18
meses Papel
CUADRO D E CLASIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES (EJEMPLO 1996)
216. Expediente de repara-
ción
y
conservación de equi-
pos para procesos informáti-
COS ......................................
202. Expedientes de arrenda-
miento de edificios
y
otras
construcciones .................... 18 meses
18 meses
220. Expedientes de adquisi-
ción de material de oficina .
221. Expedientes de suminis-
tros .....................................
24 meses Papel
18
meses Papel
Papel
222. Expedientes de servicios
de comunicaciones .............
223. Expedientes de servicios
de transporte
......................
18 meses Papel
18
meses Papel
225. Expedientes de pago de
tributos ...............................
2262. Expedientes de divulga-
ción y publicaciones
...........
18
meses Papel
18 meses Papel
2268. Expedientes de promo-
ción económica, cultural y
educativa ............................ 18meses
l Papel l
2270. Expedientes de trabajos
realizados
por
empresas de
limpieza
y
aseo ................... 18 meses
I
Papel
I
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL ARCHIVO DE OFICINA
97
2271. Expedientes de trabajos
realizados por empresas de
seguridad
............................
2276. Expedientes de trabajos
realizados por empresas de
estudios
y
trabajos técnicos .
230. Expedientes de dietas
...
231.
Expedientes de indemni-
zación de locomoción ........
18 meses
18 meses
18
meses
18 meses
240. Expedientes de servicios
nuevos: gastos de funciona-
miento ................................ 18 meses
463.
Expedientes de transfe-
rencias comentes a Corpora-
ciones Locales .................... 18 meses
6020. Expedientes de adquisi-
ción de edificios y otras
construcciones
.................... 2 4
meses
6031.
Expedientes de instala-
ciones de calefacción
y
cli-
matización .......................... 24 meses
I
605. Expedientes de adquisi-
~ ción de mobiliarioy enseres
24
meses
606.
Expedientes de adquisi-
ción de equipos para proce-
sos
de información
.............
24 meses
CRECIMIENTO VALOR
ANUAL
ViGENCiA
j
6081. Expedientes de adquisi-
ción de equipamiento cultu-
ral
.......................................
6121.
Expedientes de conser-
vación de edificios de interés
arquitectónico
y
cultural ....
613. Expedientes de reposi-
ción de maquinaria, instala-
ciones y equipo
...................
640.Expedientes de adquisi-
ción y servicios de inmovili-
zado inmaterial ...................
DE
",",",
OBSERVACIONE
Papel
Papel
Papel
Papel
24
meses
24 meses
24
meses
18
meses
Papel
Papel
Papel
763. Expedientes de transfe-
rencias de capital a Corpo-
raciones Locales
.................
Papel
+
18
meses
Papel
Papel
Papel
Papel
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98
ANA DUPLÁ DEL MORAL
ÓRGANO Y UNIDAD
PRODUCTORES
' <
CONSE RÍA DE EDUCACIÓN
Y
CULTURA. DIRECCIÓN GENERAL
DE
PATRlMONlO
CULTURAL.
ARCHIVO REGIO&
DE
LA COMUNIDAD
DE MADRID. SECCION
ECONOMICO
ADMiNISTRATiVA.
326. Expedientes de ingresos
por serviciosprestados
por
la
Consejena de Educación y
Cultura ............................... 18meses
Propuesta de anteproyecto de
presupuestos anudes .......... 18meses
CRECMIvIí"~
VALOR
CLASE
ANUAL
(Mn)
VIGENCIA
'
DE
SOPORTE
I
OBSERVACIONES
Correspondencia ....................
18
meses Papel
Estudios e informes
...............
18meses Papel
'
Si
secambiase la denomhación del Órgano o de
la
Unidad productoresde donimentos,se hará constu en nota.
'
Expressrse en
m e s a o
años,+ onvenga.
'
Esta
valora&n
se
cumplimenrará una vez &ado el
Análisis,
Idenuficzión y Valoración de
las
es Documentales previsto en este manual en
las
páginas
179-204.
En las demás fases de Archivo
ya
no se clasifican los documentos,
sino los Fondos de Archivo, es decir, se ponen en relación los fondos.
Así, en la fase de Archivo Central se van
a
poner en relación las distintas
divisiones de un Fondo (Direcciones Generales, Secretarías Generales
Técnicas) para formar el propio Fondo de Archivo de la Institución (Con-
sejería), es decir, se va a establecer la
jerarquía interna
de la totalidad
del Fondo. En las fases de Archivo Intermedio e Histórico se van
a
poner
en relación los distintos Fondos (Consejerías) del Gobierno y Adminis-
tración autonómica, en este caso de la Comunidad de Madrid, es decir,
se va a establecer
la
jerarquía externa de los diversos Fondos
a
partir
de sus instituciones y organismos. Esto es, en el Archivo Central se va
a mantener la integridad interna del Fondo y en las otras dos fases se
va
a
mantener
la
integridad externa de cada Fondo.
En realidad, en estas tres últimas fases de Archivo se lleva a cabo
un análisis de la clasificación de los documentos efectuada en la fase de
Archivo de Oficina
a
partir del Principio de Respeto
a
la
Estructura en
que se generan los documentos.
Los otros dos principios - d e Respeto a
la
Procedencia de los Fondos
y
al
Orden Original- que se aplican a partir de la fase de Archivo Central
y en las otras dos fases de Archivo: Intermedio e Histórico, se refieren,
pues, a la asignación y mantenimiento de la jerarquía interna y externa
del fondo que le son propias y al mantenimiento de la estructura orgánica,
funcional y procedimental en que los documentos se generan y
al
respeto
de
la
clasificación dada en las oficinas
y
con
la
que
ha
llegado
a
la
siguiente
fase de Archivo.
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EL
ARCHIVO
DE
OFICINA 99
CUADRO
DE PRINCIPIOS DE CLASIFICACI~NAPLICADOS
A
LOS FONDOS
DE ARCHIVO GENERADOS POR EL GOBIERNO
Y
ADMINISTRACION
DE LA COMUNIDAD DE MADRID
ARCHIVOS
OFICINA
Jerarquía interna de la división de
un
fondo de Archivo generado por
un
órgano
(basado en la estmctura del órgano)
Principio
de
respeto a la estructura
en que se generan los documentos.
Dirección General
@anos de Gestión
&anos { esrefaría General Técnica
SeNiCi
OS
Secciones o Negociados
Unidades
Tipos Series
documentales documentales
A R C W O C EN TR AL
Jerarquía interna
de
un fondo de Archivo generado por una institución o por un
C ON S EJER ~A organismo
Principio de respeto a la procedencia
de los
fondos de Archivo.
Principio de respeto al d e n original.
Consejeros
Direcciones Generales
Secretarías Generales Técnicas
anos
de
Gestión
Ó@ os
Divisiones de un fondo
de Archivo *
ARCHIVO REGIONAL
INTERMEDIO E HIST6R ICO y organismos
Jerarquía extema de varios fondos de Archivo de las diversas instituciones
Principio de respeto a la procedencia
de los fondos de Archivo.
Principio de respeto al orden original.
Instituciones
Organismos
Consejena
Consejena
Consejena
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
Fondo
de
Archivo
Organismos
Autónomos
Empresa Pública
Empresa Pública
* No confundir con fracciones de Fondo de Archivo,
que
son las porciones de fondo (coincidentes o
no
con las divisiones) de carácter físico
o
intelectual en que puede fraccionarse un fondo para su traslado,
su
descripción o
su
fumigación, por ejemplo.
3.3.3.
Ordenación
Hay
que distinguir entre clasificación
y
ordenación.
La
clasificación es, como hemos visto, una operación de tipo intelectual
y
material que supone dividir o separar
los
documentos en
dases,
agm-
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100 ANA DUPLÁ DEL MORAL
pándolos en tipos documentales por su función, en series por el órgano
o
unidad que los produjo y en divisiones de fondos
o
en fondos por
el organismo o institución
a
que pertenecen.
Esta operación se puede materializar físicamente, como es el caso
de
la
separación de los documentos por series en los archivos de
las
ofi-
cinas, o a nivel descriptivo en los instrumentos de control e información,
como es el caso de los cuadros de clasificación o de los Inventarios.
La ordenación es una tarea que consiste en colocar los documentos
dentro de sus series y de su fondo de acuerdo
a
un orden convenido
según el criterio que resulte más cómodo y lógico para
la
localización
y recuperación de los documentos en sus carpetas, en sus archivadores,
en sus estantes.
La
ordenación siempre se materializa físicamente.
Los tipos de ordenación son:
Cronológica.
Alfabética.
Numérica.
Una vez clasificados los documentos, esta tarea de ordenación se rea-
liza en dos niveles:
Ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie
documental.
Ordenación de las series documentales una vez clasificadas.
- rdenación de las unidades documentales dentro de cada serie documental
Las unidades documentales dentro de cada serie podrán ordenarse
del modo que sigue:
Orden
cronológico:
Por fecha de inicio: año, mes y día.
Ejemplo: “Registro General de entrada
y
salida de Documentos”. Se
ordenará por años.
Una variable del orden cronológico es el ejemplo de la correspon-
dencia, que se ordena cronológicamente por años y alfabéticamente por
las Instituciones u Organismos con las que tiene relación.
En
la
correspondencia siempre deben ir unidas
la
carta con su con-
testación, siendo la primera la que da la pauta cronológica.
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EL ARCHIVO
DE
OFICINA
101
Ejemplo
:
Aíio 1993:
-
Archivo Regional de
la
Comunidad de Madrid con el Ayuntamiento
-
rchivo Regional de la Comunidad de Madrid con el Ayuntamiento
rchivo Regional de la Comunidad de Madrid con el Ayuntamiento
de Akalá
de
Henares.
de Algete.
de Getafe.
Orden alfabético:
Ordenación geográfica (lugares, municipios, calles... .
Ejemplo:
Los
“Expedientes de Transferencias de Capital
a
Corpo-
raciones Locales” se ordenarán alfabéticamente por los nombres de
los pueblos.
Por nombres de personas físicas
o
jurídicas.
Ejemplo: Los “Expedientes Personales” se ordenarán por la primera
letra del primer apellido de las personas.
Orden numérico:
Por número de control de entrada de expediente, normalmente dentro
Ejemplo:
- xpediente de Subvención a “...”para proyectos de inversión gene-
- Expediente de Subvencióna “...’’ para proyectos de inversión gene-
de cada año, si lo tiene asignado correlativamente.
radores de empleo
68/93.
radores de empleo
69/93.
LOS TIPOS DE ORDENACIÓN SON: CRONOLÓGICA, ALFABÉTICA Y
NUMÉRICA. ANTES DE OPTAR POR UN TIPO U OTRO DE ORDENACIÓN
HABRÁ
QUE TENER EN CUENTA LA NATURALEZA DE LOS DOCUMEN-
TOS PARA ELEGIR EL SISTEMA QU E RESULTE
MÁS
OPERATIVO.
-
Ordenación de las series documentales una vez clasí cadas
En este caso se trata de ordenar los grupos que la clasificación ha
marcado, según
el
criterio que resulte más operativo dentro de los siguien-
tes
tipos de ordenación: cronológica, alfabética y numérica.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-archivo-de-oficina-a-duplapdf 100/354
102 ANA DUPLÁ DEL MORAL
Un primer criterio de ordenación es separar las series por ejercicios,
El
propio funcionamiento de
la
Oficina
y
la
naturaleza de
los
docu-
Ejemplo
En los Servicios y Secciones Económico-Administrativas se puede
2030
Expedientes de Arrendamiento de Maquinaria, Instalaciones
y Equipo.
2200 Expedientes de Adquisición de Material de Oficina.
En otro tipo de Secciones el orden podrá ser alfabético, por ejemplo:
. Expedientes de Autorización Turística de Apertura
y
Clasificación
Expedientes de Inscripción en el Registro de Actividades no Mer-
sobre todo en el caso de los documentos de carácter económico.
mentos determinarán el tipo de ordenación más adecuado.
seguir el orden numérico del artículo, concepto y subconcepto:
de Agencias de Viajes.
cantiles.
3.3.4.
Descripción
Las dos operaciones citadas en el tratamiento archivístico: Identifi-
cación
y
Clasificación,
y
la
tarea de Ordenación se acompañan de otra
tarea fundamental:
la
Descripción. Con esta tarea se reflejan los resultados
de estas operaciones en los instrumentos adecuados, bien sean de control
o de información.
nstrumentos
y
procedimientos de control
instrumentos
o
procedimientos de control:
En esta fase de archivo el control se realiza mediante los siguientes
Control de entrada
y
salida de cada
uno
de
los
documentos
en cada unidad administrativa
Con este instrumento se realiza el control
o
seguimiento de entrada,
salida y estado de tramitación de los documentos en cada secretaría de
cada órgano: Consejeros, Viceconsejeros, Secretarios Generales Técnicos,
Directores Generales y unidad hasta Jefe de Servicio. Es un instrumento
de control interno.
No
tiene atribuido el valor de los registros establecidos
en norma.
Un ejemplo de estos instrumentos puede verse en las páginas
103
y
104.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL ARCHIVO DE
OFICINA 103
12
12
12
CONTROL
DE ENTRADADE UNIDADES DOCUMENTALES
1994).
ARCHIVO
REGIONAL
5 7
7 7
8 7
8 7
8 7
7
7
7
~
PECHA
DE
LLEGADA
27
29
29 6
Gloria u...».
Seguridad.
Consejería de Eco-
nomía,
SGT.
Ayuntamiento.
Mensajeros.
Seguridad.
Carta
Consultar Fondos en el Archivo
Regional de carteles de toros.
Siglo
m n .
Carta Remitiendo Presupuesto para
supervisión
y
control del
Archi-
vo Regional.
Oficio Solicitan asistencia técnica del
Archivo del Colegio San Fer-nando.
Carta Solicita información sobre publi-
caciones de Archivos.
Carta Adjuntando factura por importe
de xxx pesetas.
Carta Adjuntando factura por importe
de xxx pesetas. A.R.
S.”
Vigi-
NÚM.
284
285
286
287
288
289
290
Madrid
(Portugal)
Madrid
Madrid
Amedo
(La Rioja)
Madrid
Madrid
Madrid
Madrid
Leganés
7
Falce
283
(Navarra)
REMiTENTE
“E
ExiaACTO DE SU CONTENIDO
DOCUMENTO
dencia,
stir
Fondo Diputación Provincial.
M? Elena u...». Consultar Fondos sobre obras
hidráulicas y el regadío del no
Tajo. Siglos XIV-XVI.
Imprenta. Carta Com unicando que no utilizan
I productos tóxicos.
Archivo Histórico Carta Envían l ibros d e l h h i v o
y
desean
de Loulé. intercambio de publicaciones.
Telefónica. Carta Adjuntando original de facturas
abonadas.
Ayuntam iento. Carta Relación de ingrewsa la Seguridad
social por trabajos contratados.
Ayuntamiento. Carta Conclusiones a las x Jornadas de
Archiveros M unicipales.
Ayuntam iento. Carta Solicitando Pliego de Condicio-
nes Técnicas para estantería
depúsito.
Carlos <<...». Ca rta Consultar Fondos Archivo Regio-
nai sobre obras hidráulicas en
el Taio.
Telefónica. Carta Adjunta relación servicios factura-
dos junio de 1994.
gración Social , u...», nacido el 15-1-60.
Consejeria d e Inte-
Solicitan expediente personal de
gración Social , c.»acida el 18-8-64.
IMAIN.
lancia.
Archivo en la Consejería.
teléfono Archivo Regional.
Consejería de Presi- Oficio Solicitan informe tratamiento de
Telefónica.
Adjuntan presupuesto instalación
dencia, SGT.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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104
15
ANA DUPLÁ DEL MORAL,
CONTROL
DE SALIDA DE DOCUMENTOS (AÑO
1994). ARCHIVO
REGIONAL
4 223 Madrid
T
1
15
15
18
21
DfFMl
DE
ORDEN
LUGAR
D E U D A
4 224
Madrid
4 225
Madrid
4 226
Madrid
4 227 ElEscorial
Madrid
Madrid
Servicio de Perso-
Servicio de Perso-
nal.
nal.
TVE.
Nota
interior
Nota
interior
Carta
1
Leganés
Madrid
21 230 Madrid
4 23 1 Valencia
26
26
Madrid
Madrid
4 237 Aranjuez
4 238
Madrid
José
Manuel
u...».
CLASE
DESnNATAIUO DEL
Carta
1
TVE
I
gración Social ,
I
S de Perso-
1
Servicio de Perso-
interior
interior
Serviciode Estudios ,NNa
Telefónica.
e Informes. interior
I
Cana
Ayuntamiento.
1
I Carta
Ayuntamiento.
Archivo Regional.
interior
Ayuntamiento.
Intervención Dele- Not a
gada. interior
FXTRACTO
DE SU CONTENIDO
Se remte un expediente solicita
do al
IMAIN.
Consejena de In te
gración So cial.
Se envía fotocopia compulsada
del expediente de
u...».
Se remite certificación de incor-
poración al Archivo Regional
d e
u...».
Se remiten partes de
ILT
número
6
de
u...».
Se solicita la instalación del pro-
grama
U...».
Se solicita alta e instalación línea
teléfono Archivo Histórico de
Protocolos.
Se remiten publicaciones solicita-
das.
Se pide confirmación día
y
hora
para supervisar Archivo M uni-
cipal.
Se confirma asistencia al Curso
de
u...».
Se confirma asistencia al Curso
de
u.. .».
Se remite un expediente solicita-
do
al
IMAIN. Consejeria de Inte-
gración Social.
Se remite copia facturas recauda-
ción fotocopias
m p
del mes de
marzo.
Se remite copia facturas recauda-
ción fotocopias
AHP
del mes de
marzo.
Se
remiten justificantes gastos de
locomoción.
Entrega Acta de entrega d e planos
donados
por u...».
Adjunto remito instrucciones para
adecuación del Archivo Muni-
cipal.
Se solicita envíen partes de con-
trol de la microfhaaón del
Archivo.
Se remiten documentos justifica-
tivos subvención plurianual
Ayu ntam iento Villamantilla.
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EL
ARCHIVO DE
OFICINA
105
Este control puede hacerse ya mecanizado mediante los programas
de gestión de registros y Sistema
de
Información Económico-Financiera
(SIEF),
que tienen cada uno una función de seguimiento de documentos,
o
por otra aplicación informática específica que se plantee.
Control de cada unidad documental
Es
la descripción que se hace en el anverso y reverso de cada carpetilla.
A ella se ha hecho referencia en el apartado de la Formación de los docu-
mentos, al hablar de la ordenación de las unidades documentales dentro
de cada serie.
Se realiza desde aquí una propuesta de carpetilla que contenga los
campos que recogen lo explicado hasta aquí, cuyo modelo e instrucciones
de
cumplimentación se incluyen en las páginas
111
y 114.
- n el
anverso
se anotarán los siguientes datos:
Número del Sistema Informático de Archivos SIARC.
Es
el
Signatura.
Número de expediente.
Fecha de inicio
y
finalización del expediente:
con expresión
Serie Documental,
que incluirá: Institución u Organismo, Órga-
Unidad documental.
Denominación de la misma.
-
En
hoja aparte
que sustituye al
reverso
de la primera hoja de
la
carpetilla, y que acompañará al expediente, se hará constar lo
siguiente:
Fecha del documento (día, mes
y
año).
Documentos que se incluyen en el expediente.
Entrada desde, con expresión de fecha
de
entrada
y
unidad
o
Salida hacia, con expresión de fecha y unidad hacia la que sale.
Tiempo transcurrido en días naturales: tiempo utilizado en las
fases de tramitación de un documento.
Un ejemplo de cumplimentación de
la
carpetilla, así como sus
instrucciones de cumplimentación, pueden verse en las pági-
nas
113-116.
Este control podría hacerse también,
y
sería aconsejable, por medio
número de identidad de cada Unidad Documental.
de año, mes
y
día.
no
y
Unidad Productores, Funcion y Tipo Documental.
entidad de la que procede.
de
un
programa informático.
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106
ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
Esta segunda parte del instrumento sirve para el control de los docu-
mentos que componen cada expediente. Se complementa con datos que
forman el instrumento de control del flujo de documentos de cada expe-
diente durante su tramitación, que se expone a continuación. Con fines
informáticos se han recogido estos dos instrumentos en uno.
Control deLji’ujo de documentos de cada expediente durante su tramitación
Este control se llevará a cabo mediante el
seguimiento de tramitación
de expedientes, y
relación de documentos que los componen, que es
el instrumento que permite controlar el flujo de cada expediente a través
de los diferentes órganos
y
unidades administrativas que intervienen en
su trámite.
El
seguimiento de la tramitación de expedientes sirve para el control
de la misma respecto de cada unidad documental, pero también,
y
a efectos
que pueden trascender los de cada unidad administrativa, puede servir
para el estudio de los procedimientos en cuanto a la eficacia de su recorri-
do, a su racionalización y normalización: suspensión de pasos, etc... Tam-
bién puede ser útil para observar el funcionamiento de las oficinas (retrasos
que se pueden producir pueden ser indicios de especial dificultad o de
necesidad de reasignación de efectivos, por ejemplo).
A través de este instrumento podrán elaborarse cronogramas de tra-
mitación de los expedientes.
Este instrumento puede ser informatizado de modo normalizado para
toda la Administración autonómica.
Contro de Las unidades documentaLes por series documentaLes
Este control se realiza:
-
uando se llevan a cabo las transferencias de los documentos de
las oficinas al Archivo Central. El instrumento de control de estas
transferencias es la Relación de Entrega (de la que se habla por
extenso en el apartado de transferencias).
LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL, EN CUANTO QUE SOPORTES DE
ACTOS
JURÍDICO-ADMINISTRATIVOS,
TIENEN LA CONDICIÓN DE
DOCUM ENTOS (REGISTROS, RELACIONES DE ENTREGA, ETC.).
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL ARCHIVO DE OFICINA
107
nstmmentos de información
Son diversos
y
se realizan, si se estima conveniente, de modo manual
uadro de clasificación de series documentales.
icha de contenido de cada expediente.
elación de proveedores.
-
elación de ayuntamientos.
- elación de actuaciones..., etcétera.
o
informático:
3.3.5.
Instalación
La instalación es la tarea de colocar físicamente los documentos en
el lugar donde han de conservarse.
La instalación de los documentos en la fase de Archivo de Oficina
se hacen en archivadores de carpetas suspendidas. En ellos se va a reflejar
físicamente la organización de los documentos a que nos hemos referido.
Los
archivadores u otros muebles que contengan documentos de archi-
vo deben estar en lugar
y
modo en que se garanticen su custodia
y
con-
fidencialidad. Es decir, no pueden estar en pasillos, sin llaves o sin cual-
quier condición no adecuada para estas garantías.
Es conveniente, en general, separar los documentos
por ejercicios,
debido al propio funcionamiento de la Administración, sobre todo los
documentos económicos, ya que el principio de anualidad presupuestaria
obliga a finalizar el trámite de los expedientes con el cierre de ejercicio.
Los expedientes plurianuales de gastos
o
aquellos que por su propia
naturaleza abarquen más de un año, por ejemplo, los “Expedientes Per-
sonales”, “Expedientes de Depósito de Archivos Municipales”. pasarán
a
incluirse sucesivamente en el archivador que contiene los documentos
del año en curso, hasta su resolución.
Ventajas:
Separar los documentos por años agiliza la gestión
a l
evitar la acu-
mulación, en un mismo archivador, de documentos que no atañen
a
la
misma.
Facilita el proceso de transferencia al Archivo Central.
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108
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
Por tanto:
a )
Por ejemplo:
Los archivadores
reflejarán el esquema de clasificación por medio
de visores que permitan identificar la serie documental.
Expe dientes sancionadores
Expedientes de Protección a
Familias Numerosas
Expedientes Personales
CAIÓN DE ARCHIVADOR
En el caso de los expedientes derivados de la Clasificación Económica
de los Presupuestos de Gastos y de Ingresos podrá ponerse al lado el
número de partida presupuestaria, como se ha visto al hablar de la orde-
nación.
6120
Expedientes de
Conservación de Edificios
6050 Exp edientes de. .
Adquisición de Mobiliario
Y Enseres
6030
Expedientes
de In stalacio nes de Seguridad
AJÓN D E ARCHIVADOR
6)
Las carpetas suspendidas,
identificadas con un visor, son ele-
mentos de clasificación que recogen las series documentales. Cada carpeta
con visor contendrá una serie documental, pudiéndose añadir las nece-
sarias según el volumen de la serie.
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EL ARCHIVO DE OFICINA 109
c)
Las carpetillas
son elementos que identifican cada documento.
Cada carpetilla recogerá una unidad documental que compone esa serie.
Se utilizarán carpetillas blandas o duras, dependiendo del volumen del
expediente. Si éste fuera voluminoso, se atará con cinta de balduque.
No
es recomendable el uso de gomas, porque éstas con el tiempo se
rompen o, lo que es peor, se derriten, lo cual puede dañar
a
los docu-
mentos. En el exterior de estas carpetillas se recogerá, como
ya
se ha
dicho en el punto de descripción
y
como puede verse en la página 115,
el
número del Sistema Informático de Archivos,
SIARC, la
signatura, el
número de expediente,
la
fecha de inicio y de finalización del expediente,
la
denominación de Serie Documental que incluirá la Institución u Orga-
nismo, Órgano
y
Unidad Productores, Función
y
Tipo Documental
y,
por último,
la
denominación de unidad documental.
La carpetilla es también la más pequeña unidad de instalación, por
ello admite dos excepciones a lo dicho en el párrafo anterior, es decir,
a
que cada carpetilla contenga una unidad documental:
En el momento de la transferencia una carpetilla podrá reunir un
conjunto de unidades documentales simples
o
compuestas de poco volu-
men.
La
razón es de ahorro de papel, de tiempo y de espacio.
También una carpetilla tendrá que contener una fracción de unidad
documental compuesta (o expediente) cuando su volumen o su conti-
nuidad en el tiempo (expedientes abiertos) así lo aconsejen.
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EL
ARCHNO DE OFICINA 1 1 1
MODELO D E PROPUESTA DE CARPETILLA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Y
DE
DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN
SEGUIMIENTO DE LA T R A M I T A C I ~ N EL EXPEDIENTE Y R E L A C I ~ N E
Dirección General de Patrimonio Cultural
CONCEJERIA DE EDUCACION Y CULTURA
Comunidad de
Madrid
N. .I.A.R.C.
Signatura
D
.
e expediente
ANO
MES
DIA
echa de In ic io
Fecha de Fina l ización
SERIE DOCUMENTAL
Institución
u Organismo
Órganoy Unidad
Productores
Función
Tipo Documental
UNIDAD DOCUMENTAL
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112
ANA DUPLÁ DEL MORAL
MODELO
SEGUIMIENTO DE LA TRAMITACION DEL EXPEDIENTE
Y
RELACIÓN DE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN
Denominación
del Donunentn
Fnfrada
desde
Remitente
Fecha
Salida hacia
Fecha
Fecha
Daaimentc
Tiempo
an s cU IT i
en días
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EL
ARCHIVO
DE
OFICINA 113
INSTRUCCIONES DE
C U M PLIM EN TA C I~ N
EL MODELO
DE
ARCHIVO
Y
DE
SEGUIMIENTO
DE
LA
T R A M I T A C I ~ N
DE PROPUESTA DE CARPETILLA DE DOCUM ENTOS
DEL EXPEDIENTE
Y
RELACIÓN D E DOCUMENTOS
QUE LO CO MPO NEN
Número del Sistema Informático de Archivos: identifica a cada Uni-
dad Documental.
A
rellenar en las oficinas automáticamente por el Sis-
tema Informático de Archivos.
Signatura: este campo se rellenará por el Archivo Central.
Número de Expediente (si lo hubiera): es un número correlativo que
se va dando a los expedientes de cada serie documental, seguido del
año. Cada año comenzaría por el número 1.
Fecha de inicio y finalización del expediente: se anotará la fecha de
incoación del expediente
y
la de su finalización, con expresión de año,
mes
y
día.
SERIE
OCUMENTAL, que incluirá:
La Institución
u
Organismo: (Consejería, Empresa Pública, Orga-
nismo Autónomo, al que están adscritos el órgano
y
la unidad pro-
ductora).
Órgano y Unidad Productores: se reflejará toda la jerarquía hasta
llegar a la unidad responsable del inicio, seguimiento y finalización
de esta tramitación
y
del archivo del documento.
Función: se recogerá la función. Ésta es la capacidad de acción propia
de los órganos de la Administración, su capacidad de actuación. La
Administración tiene multitud de funciones que vienen determinadas
por norma: (retribución, adquisición, indemnización, transferencias,
subvención, etc.). Es el elemento que da lugar al establecimiento del
tipo documental a través de su ejercicio.
Tipo Documental: se recogerá el tipo documental. Ésta es la expresión
tipificada de unidades documentales con unas características estruc-
turales homogéneas, de actuaciones únicas
o
secuenciales, normalmen-
te reguladas por una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio
de una misma función y realizadas por un determinado órgano, unidad
o persona con competencia para ello. Si está en el apéndice, el que
consta en él. Si no está se determinará entre la oficina y el Archivo
Central
o
por el Archivo Regional.
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114 ANA DUPLÁ DEL MORAL
UNIDADOCUMENTAL:
se describirá el documento que contiene con-
SEGUIMIENTOE LA T R A M I T A C I ~ N EL EXPEDIENTE Y R E L A C I ~ NDE
DOCU-
Fecha del documento (día, mes y año): Se anotará la fecha de cada
documento al lado de cada uno de los relacionados que se mencionan
a continuación.
Denominación
de
los documentos que se incluyen en el expedien-
te: Se relacionarán los documentos que van formando parte de
la
tramitación.
Entrada desde: Este campo recogerá tanto la fecha de entrada del
documento como la unidad administrativa, entidad
o
persona de la
que proviene en función del recorrido de la tramitación del expediente.
Salida hacia: En este campo se reseñará la fecha de salida del docu-
mento y la denominación de la unidad administrativa, entidad o per-
sona destinataria dentro del recorrido de la tramitación del expediente.
Tiempo transcurrido en días naturales: En este campo se anotarán
los períodos de tiempo transcurrido entre dos actuaciones significativas
dentro del procedimiento que impliquen entrada o salida de la unidad
administrativa responsable de la tramitación. Este instrumento admi-
tirá, mediante la aplicación informática pertinente, una mayor com-
plejidad de combinaciones que permita realizar otros estudios en pro-
fundidad en cuanto a los tiempos de la tramitación
y
las posibles dis-
funciones que puedan producirse.
cretamente la carpetilla.
MENTOS QUE LO COMPONEN:
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E L
ARCHIVO
DE
OFICINA
115
EJEMPLO DE CARPETILLA CUMPLIMENTADA DE DOCUMENTOS D E ARCHIVO
Y
DE SEGUIMIENTO DE LA TRAM ITACl6N DEL EXPEDIENTE
Y
RELACIÓN
DE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN
Direccíón Generai de Patrimonio Cultural
CONSEJERIA DE EDUCACION Y CULTURA
Comunidad de Madrid
N. S.I.A.R.C.
t-k;i: j
i g n a t u r a
N.O de e x p e d i e n t e
AÑO
MES DíA
Fecha
de I n i c i o
Fecha de
F i n a l i z a c i ó n
SERIE DOCUMENTAL
Institución
u Organismo
CONSFJERiA DE EDUCACIÓN
Y
CULTURA
Órgano y Unidad
Productores
DIRECCI~N
ENERAL
DE
PATRIMONIO CULTURAL
ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Función
A Corporaciones Locales [Transferencias de Capital]
Tipo Documental
Expedientes
de
Transferencias de Capital a Corporaciones Locales
UNIDAD DOCUMENTAL
EXPEDIENTE DE SUBVENCIÓN AL AYUNTAMIENTO DE «...» PARA ADECUACIÓN DEL
LOCAL DE ARCHIVO MUNICIPAL, PARTIDA
7639
PROGRAMA
812.
IMPORTE:
«...
PTAS.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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116
MODELO
ANA DUPLÁ DEL MORAL
3EGUIMIENTO DE LA TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE DE SUBVENCIÓN AL AYUNTAMIENTOs...* PARA ADECUACIÓP
DEL LOCAL DE ARCHIVO MUNICIPALY RELACIÓN DE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN '
Fecha
kumentc
4-06-1993
4-06-1993
607-1993
6-07-1993
6-07-1993
7-08-1993
8-08-1993
4-08-1993
9-08-1993
9-09-1993
3-11-1993
3-11-1993
4-11-1993
4- 12-1993
4-12-1993
612-1993
Denominación
del Documento
Solicitud
del
Ayuntamiento de
e...#
Certificación
del
Secretariodel Ayuntamiento
en
a que constaAcuerdo del pleno
Ropuesta
del
Director Generalde Patrimonio
Cultural
de
Concesiónde Subvención y
de
aprobaciónde a disposición
del
gasto (fase I:
al Excmo. Sr. Consejerode Educacióny
Cultura
DocumentoContableD Pmpuesto
oficio de a Directora
del
Archivo Regional
de
la Comunidad
de
Madrid a
18
Intervención
Delegada remitiendo el expediente para su
fiscalización
oficio de la Intervención Delegada a la
Directora
del
Archivo Regional
de
la
Comunidadde Madrid remitiendo el
expediente con el documento contableD
mtabililado
Ordende
Concesiónde Subvención
Pmyecto de obra civil
oficio
del
Director Generalde Patrimonio
Cultural
al
Ayuntamiento remitiendo:
-
Orden
de Concesiónde Subvención
- royectode obra civil
oficio
del
Alcalde
del
Ayuntamiento al
Director Generalde PaaimonioCultural
remitiendo:
- opia
del
contrato para la ejecución
de
la
obra
civil y equipamientadel Archivo
Certificaciónde obra
del
Arquitecto
Certificacióndel Archivo Regional
de
la
Comunidad de Madrid de que la adecuación
seajusta a las directrices marcadas
oficio del Alcalde
del
Ayuntamiento a la
Directora41Archivo Regional de la
Comunidad
de
Madrid remitiendo:
-
opia
del
mandamiento
de
pago
del
Ayunmiento a la empresa adju dica ha
y
de
la factura correspondiente
DocumentocontableOK propuesto
oficio
de
la Directora
del
Archivo Regionald
la Comunidad de Madrid a la Intervendn
Delegada remitiendo el expediente para su
t i
c l zae ón
oficio
de
ia,intervención Delegada a la
Directora
del
Archivo Regional de a
Comunidad de Madrid remitiendo el
expediente con el dacumento contableOK
contabilizado
F l m
Remitente
AyunCamiento
Ayuntamiento
Intervención
Ayuntamiento
Ayuntamiento
Intervención
kSde
Fecha
164b1993
16-06-1993
08-08-1993
22-09-1993
26-11-1993
15-12-1993
Sal¡<
Destinatario
Intervención
Ayuntamiento
Intervención
TOTALTIEMPO TRANSCURRIDO
EN
MESESo FRACCIÓNHASTA FIN T R A M I T A C I ~ N
lacia
Fecha
27-07-1993
20-08-1993
5- 12-1993
Tiempo
ranscurrid
en días
xlahrah
41
12
12
33
65
9
10
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EL
ARCHIVO
DE
OFICINA
117
Junto a este modelo de carpeda para
los
documentos de archivo, se
hace una propuesta de carpeda distinta para la documentación de apoyo
informativo, cuyo modelo
e
instrucciones de cumplimentación puede verse
en
hs
páginas 119
a
121, con un color diferente
y
con las características
siguientes:
Código de clasificación.
Fecha.
Asunto.
Contiene.
Institución, Órgano
y
Unidad.
Observaciones.
Su modo de cumplimentación está descrito en la página 123.
1
Esta hoja se colocará dentro de la carpetilla del expediente, sobre el último documento incorporado al mismo, de
forma que
a l
abrirla esta hoja de seguimiento se vea siempre en primer lugar.
Aunque el Expediente d e Subvenc iones sería más amplio, incluyendo los documentos relativos a la O rden Reguladora,
a
la Orden de Convocatoria y a la Aprobación del Gasto (Fase
A)
y comprendería las actuaciones referentes a todos
los
solicitantes de subvención,
todo
esto se
ha
excluido del ejemplo con el finde ofrecer con mayor claridad y síntesis
cómo se debe realizar el seguim iento del Exp ediente.
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119
L ARCHIVO DE OFICINA
MODELO DE PROPUESTA DE CARPETILLADE
DOC UME NTA C I ~ N E
APOYO
INFORMATIVO
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EL
ARCHIVO DE
OFICINA 121
INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DEL M ODELO
DE PROPUESTA DE CARPETILLA DE DOCUMENTACIÓN
DE
APOYO
INFORMATIVO
Código de clasificación:
se recogerá la sigla (letras, números
o
com-
binación de ambos) correspondiente a la clasificación establecida. Este
dato servirá para la ordenación y recuperación de las carpetillas. Este
campo solamente podrá cumplimentarse
si
se ha establecido previamente
una tabla de clasificación.
Fecha:
será la fecha
o
fechas extremas de la documentación que contiene
la carpetilla.
DOCUMENTACI~N
E
APOYO
INFORMATIVO,
ue incluirá:
Asunto:
será una palabra
o
palabras clave sobre la materia a la que
se refiere la documentación que contiene la carpetilla. Esta palabra
o palabras podrían servir también como elemento clasificatorio.
Contiene: campo de contenido donde se describirá la documentación
que contiene concretamente
la
carpetilla.
Institución, Órgano y Unidad:
Consejería, Empresa Pública u Orga-
nismo Autónomo que almacena la documentación. Se descenderá, si
se estima conveniente, hasta la unidad que la recopila.
Observaciones:
se indicará
lo
que se considere conveniente para la
mejor identificación del contenido de la carpetilla, por ejemplo si es
una fotocopia de un expediente determinado
o
documentación com-
plementaria de ciertos documentos de archivo, fotocopias de artículos,
de revistas, etcétera.
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EL
ARCHNO DE OFICINA 123
EJEMPLO DE CARPETILU DE D O C U M E N T A C I ~ NE APOYO INFORMATIVOCUMPLIMENTADA
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EL ARCHIVO DE OFICINA 125
La existencia de
un
modelo diferente de carpetdla para los documentos
de Archivo y para la documentación de apoyo informativo aporta las
siguientes ventajas:
Distinción a primera vista de unos
y
otra.
Aporte de datos adecuados para una correcta clasificación y des-
Distinción clara de lo que
ha
de pasar al Archivo Central
y
de lo
Facilitación de todas las operaciones
a
realizar con los documentos.
Servicio más eficaz de los mismos.
cripción.
que no ha de pasar.
3.4.
UNIDADES DE ARCHIVO DE
LAS
UNIDADES
DOCUMENTALES
Mientras los documentos están en trámite o cuando éste
ha
finalizado,
y antes de su transferencia al Archivo Central, es necesario determinar
qué unidades documentales
ha
de archivar cada unidad administrativa
o, mejor dicho, en cuál de las unidades administrativas que participan
en la tramitación han de ser archivadas las unidades documentales
ori-
ginales.
Todos los documentos que conforman un expediente recorren diversos
órganos y unidades en su tramitación. Así, los Expedientes de Subven-
ciones a Corporaciones Locales para construcción de bibliotecas muni-
cipales, por ejemplo, se inician en el Servicio Regional de Bibliotecas y
del Libro y pasan por los siguientes órganos y unidades administrativas
que intervienen en su trámite:
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126
Justifica
Bibliotecas
y
del Libro
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Memoria justificativa
Proyecto de Orden de Convocatoria
TRÁMITE DEL EXPEDIENTE DE SUBVENCIONES
DE BIBLIOTECAS MUNICIPALES (1996)
A CORPORACIONES L OCALES PARA C O N S T R U C C I ~ N
Actividad
(derivada de la función)
Órganos y Unidades
Administrativas que intervienen
en el trámite d el expediente
Documentos que
se
generan
en
el
transcurso del trámite
de u n expediente
Propuesta de Aprobación de la Orden de
Convocatoria y Autorización del Gasto
D. . de Patrimonio Propone
-
Orden de C onvocatoria
Autoriza Documento Contable A
I
Documento Contable A
intervención Contabiliza
1 I
Orden de Convocatoria en el
S.2 de Docum entación y Publica Boletín Oficial
Registro de las So licitudes de
Registra Subvención de
los
Ayuntamientos
Propuesta de C oncesión de Subvención
S.* Regional de Bibliotecas Propone
Acta de la Reunión
Comisión correspond iente Dictamina
del Consejo de Cultura
-
I I
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EL
ARCHIVO
DE
OFICINA 127
Propone
Act ividad
(derivada de
la
función)
órgano
y
Unidades
Administrativas que intervienen
en el trámite d el expediente
Propuestas de Pago
üocumentos que se generan en el
transcurso del trámite
de un exp ediente
S ?
Regional de Bibliotecas
y del Libro
Justifica la
disposición del gasto
Proyecto de Orden de Concesión
Propuesta de Aprobación de
las disposiciones del Gasto y Proyectos
de Órdenes de Concesión
I
Fiscaliza
Documentos
Contables
D
órdenes
de Contesión
onsejero
Notificación
de
las 6rdenesde
Témica Notifica Concesión
y
Denegación
COOpel2 Convenio
1
Justificantes de la aplicación
Controla de los fondos
-
I
Autoriza
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128
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
Archiva
Daument os que segeneran en
d
transcurso d d trámite
de
un
expediente
Actividad
(derivada de la función)
órganos Unidades
Administrativas que intervienen
en el trámite del expedwnte
Expedientede Subvenciones Corporaciones
Locales
para
conscnicción
de Bibiioiecas
I I
Documentos Contables
OK
Contabiliza
Unidad Daumental
ctividad
rganos y Unidades
Administrativasaue archivan
UNIDAD ADMINISTRATIVA GESTORA
O
PRODUCTORA DEL EXPEDIEN-
TE:
ERVICIO REGIONAL D E BIBLIOTECAS
Y
DEL LIBRO.
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ARCHIVA EL EXPEDIENTE: SERVICIO
REGIONAL DE BIBLIOTECAS
Y
DEL LIBRO.
Sin embargo, los documentos han de ser archivados en las unidades
gestoras o responsables de
la
tramitación. Es decir, en este caso habrán
de archivarse en el Servicio Regional de Bibliotecas y del Libro y no parte
en este Servicioy parte en Intervención
o
parte en el Letrado, por ejemplo.
Las actuaciones de las que el expediente es soporte se inician en un
órgano
o
unidad productora, que habitualmente es el encargado bien de
gestionar un programa económico o bien del desarrollo
o
ejercicio de
determinadas competenciasy funciones. Esta unidad suele ser un Servicio,
que puede tener una
o
varias Secciones dependientes de él, encargadas
de llevar los trámites pertinentes. Lo habitual es que el trámite finalice
en
la
unidad responsable
y,
por tanto, se archive en ésta, bien sea en
el propio Servicio
o
bien en alguna de las unidades que dependen de
él.
Así,
los
expedientes derivados de
la
clasificación económica de los
presupuestos de gastos
y
de ingresos (suministros, subvenciones, etc.) han
de archivarse en los Servicios Económico-Administrativos
o
en las Sec-
ciones Económico-Administrativas de cada Servicio.
Nunca han de archivarse en cualesquiera de las unidades que recorren
los expedientes
a
lo largo de su tramitación, como es el caso de
la
Inter-
vención o de la oficina del Letrado, por poner un ejemplo.
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EL ARCHIVO DE OFICINA 129
A
esto puede haber alguna excepción, como es el supuesto de los
procedimientos en los que se realice contrato. En ellos, en determinadas
Consejerías cuando la adjudicación sobrepasa determinada cuantía, la tra-
mitación se realiza por el Servicio de Contratación de
la
Secretaría General
Técnica. Aunque el inicio del expediente se realice por cada Servicio,
el resto del trámite se efectúa por parte del Servicio de Contratación,
y a él le corresponde el archivo de estos expedientes originales, si así
se acuerda. Este es el mismo caso que el de determinados Servicios de
gestión Económico-Administrativa centralizada para una misma Dirección
General.
No es el caso, sin embargo, de los expedientes de suministros cuya
parte del trámite se efectúa
a
través de
la
Junta Central de Compras.
En
estos casos, aunque
haya
habido esta incidencia parcial del trámite,
los
expedientes se custodiarán
y
archivarán en cada unidad del Servicio
gestor peticionario del suministro. Estas unidades (Secciones y Negocia-
dos) han de seguir el trámite de cada expediente
y
velar para que el
expediente esté completo.
Como criterio general, pues, se puede decir que los documentos se
archivan en
la
unidad gestora
o
responsable de
la
tramitación del pro-
cedimiento. Si existen excepciones como alguna de las citadas u otras,
es necesario convenirlo. En todo caso, es importante subrayar que sólo
ha de existir una unidad de archivo para cada serie. Es decir, que no
pueden archivarse, por ejemplo, fracciones de los expedientes de una serie
documental en un Servicio de una Dirección General
y
otra fracción en
la Secretaría General Técnica. Ni tampoco parte de una serie documental
en un Servicio
y
parte en otro.
~
LOS EXPEDIENTES H AN DE CONSERVARSE ÍNTEGROS, N O PUED EN
LOS
DOC UME NTOS ORIGINALES
HABRÁN
DE ENVIARSE A
LAS
UNIDA-
DES QU E INTERVIENEN E N EL TRÁM TE
Y
TENDRÁN QUE SER DE W EL -
TOS PO R ÉSTAS.
FRACCIONARSEPARA SU ARCHIVO.
TANTO LA UNIDAD DE INICIO COM O LAS UNIDADES INTERVINIENTES
PUEDEN HACER FOTOCOPIAS COMO CONTROL DEL EXPEDIENTE,
PERO UNA
VEZ
FINALIZADO EL
TRÁMITE
Y, PO R TANTO, ARCHIVADO,
ESTAS FOTOCOPIAS PU ED EN SER DESTRUIDAS
Y
NO DEBEN TRANSFE-
RTBE NUNCA AL ARCHIVO CENTRAL.
Las
unidades de archivo de los órganos superiores
y
de las Jefaturas
de
Servicios son sus Secretarías. En ellas se archivarán los documentos
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130 ANA DUPLÁ DEL MORAL
cuya tramitación se inicia y finaliza en estos órganos y unidades. Estos
documentos son, en líneas generales, Correspondencia, Informes, Expe-
dientes de Reuniones, entre otros.
3.5. DETERMINACIÓN DE FUNCIONES
Y
RESPONSABILIDADES DE
ÓRGANOS Y
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS RESPECTO DE
LOS
ARCHIVOS
DE
LAS
OFICINAS Y DE
LOS
ARCHIVOS CENTRALES
Cada órgano, cada unidad administrativa
y
cada puesto de trabajo
tienen diferentes funciones
y
responsabilidades respecto de los Archivos
de
las
Oficinas e incluso de los Archivos Centrales.
- ecretarios Generales Técnicos
Son directamente responsables de los Archivos de las Oficinas (Ley
1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno
y
Administración de
la
Comu-
nidad de Madrid, artículo 46.4) , de la certificación de actos que sean
atribución específica del Consejero,
y
de la custodia genérica de los docu-
mentos.
Son los responsables directos del Archivo de Oficina de su Secretaría.
El Secretario General Técnico es el responsable jerárquico del Archivo
Central de su Consejería.
La
Secretaría General Técnica de las Consejerías
o responsables equivalentes en
la
Asamblea o en los organismos de la
Administración Institucional correspondiente velarán para que sean remi-
tidos a los Archivos Centrales los documentos cuyo trámite haya fializado
y
su uso sea poco frecuente [Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos
y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, artículos 13.3
Al
ser responsable jerárquico del Archivo Central, lo será también
de las transferencias que se realicen desde este Archivo
al
Archivo Regio-
nal. Por ello dará el visto bueno a estas transferencias.
y
17.c)l.
irectores Generales
Son los responsables en su Dirección General del buen funcionamiento
de los Archivos de Oficina.
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EL ARCHIVO DE OFICINA
13 1
Son los responsables directos del Archivo de Oficina de su Secretaría.
Son los más altos responsables de las transferencias de los Archivos
de Oficina
al
Archivo Central desde sus Direcciones Generales.
Por
ello
darán el visto bueno
a
estas transferencias.
e f s de Servicio
Son los responsables de la dirección técnica para el funcionamiento
de las Unidades Administrativas que dependen de su Servicio
y,
por tanto,
de velar porque el Archivo de Oficina de esas unidades esté correctamente
atendido.
Son los responsables directos del Archivo
de
Oficina de su Secretaría.
Los Jefes de Servicio son los coordinadores de las transferencias de
los documentos de las unidades de su Servicio al Archivo Central.
Por
ello darán
el
visto bueno
a
las Relaciones
de
Entrega que cumplimenten
los
Jefes de Sección
o
Negociado. Firmarán también el oficio de remisión
de dichas Relaciones
al
Director General,
y
una vez dado el visto bueno
por
él, remitirán
los
documentos
al
Archivo acompañados de su Relación
de Entrega. Ésta será el instrumento/documento de control del traspaso
de
la
responsabilidad de
la
custodia de los documentos.
Son los responsables de que las transferencias se realicen en el calen-
dario
acordado y en la forma adecuada. Son también los responsables
de que se realicen las transferencias de todas las unidades de su Servicio.
-
ecretarías de los órganos y unidades administrativas
Al
igual que los auxiliares administrativos en sus diferentes oficinas,
son
los encargados del Archivo de Oficina de la Secretaría en cuanto
a organización
y
control del mismo (artículo 39 de la Ley de la Función
Pública de
la
Comunidad de Madrid
y
artículo 22.2 de la Ley de Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid).
En
el caso de las Secretarías de los Jefes de Servicio, además,
y
de
acuerdo con
lo
dispuesto por los mismos, supervisarán las Relaciones de
Entrega de todas las Unidades Administrativas
del
Servicio:
Comprobando
y
relacionando el total de cajas
y
de hojas de Relación
de Entrega.
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132 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
- efes de Sección y Jefes de Negociado
Son los responsables de
la
ejecución del trámite de los documentos
generados y recibidos en sus Unidades Administrativas y, por tanto, de
la
organización y control de
la
correcta formación de los documentos
y
de su Archivo de Oficina.
Son los responsables de
la
preparación de las transferencias de los
Preparación
de
los documentos.
Encajado.
Cumplimentación de
la
Relación de Entrega.
. Por ello habrán de firmar las Relaciones de Entrega de los documentos
transferidos desde su oficina (Sección o Negociado),
a
las que dará el
visto bueno el Jefe de Servicio.
Son los responsables de
la
correcta descripción del contenido de las
Relaciones de Entrega y de que éstas sean fiel reflejo de cada uno de
los
documentos a entregar, así como de que estén preparados y se entre-
guen todos los documentos que en las Relaciones de Entrega se describen
y
de que no se excluya ninguno de los que han de ser transferidos.
Son los responsables del cotejo, junto con la Secretaría del Jefe del
Servicio.
Si los Archivos de Oficina de las Secciones están centralizados en
el Servicio, será el Jefe del mismo quien firme las Relaciones de Entrega,
asumiendo esta responsabilidad de traspaso de la custodia de los docu-
mentos.
Si se trata
de
un Negociado, las Relaciones de Entrega serán remitidas
a
los Jefes de Sección, quienes las enviarán
a
los Jefes de Servicio corres-
pondiente, que son los que coordinan las transferencias del Servicio.
documentos de sus Secciones o Negociados en cuanto a:
- dministrativos
y
AmiZiares Administrativos
Son los encargados del Archivo de Oficina de sus unidades admi-
nistrativas, como se establece en
la
Ley 1/1986, de 10 de abril, de la
Función Pública de la Comunidad de Madrid, artículo 39, y en
la
Ley
4/1993,
artículo
22.2.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-archivo-de-oficina-a-duplapdf 126/354
EL ARCHIVO DE OFICINA 133
Por ello serán los encargados de la organización del Archivo de Oficina
de su unidad administrativa y establecerán los sistemas de control nece-
sarios para la custodia
del
mismo, de acuerdo con sus Jefes.
También de acuerdo con sus Jefes llevarán el control de préstamo
de documentos del Archivo de Oficina dentro del Servicio
y
en relación
con otras unidades administrativas.
Realizarán las tareas auxiliares para la transferencia de documentos
de su oficina al Archivo Central.
TODAS LAS PERSONAS QUE OC UP EN U N P UES TO DE TRABAJO DENTRO
DE LA ADMINISTRACIÓN,
AL
ABAND ONARLO , PO R LA RAZÓN QUE
SEA,
DEBERÁN DEJAR RELACIÓN EXACTA DE
LOS
DOCUMENTOS QUE
HAN
DE ENTREGAR.
TODAS
LAS
PERSONAS QUE TOMEN POSESIÓN DE ESTOS PUESTOS
DEBERÁN PEDIR A SU ANTECESOR ESTA RELACIÓN
Y
COTEJAR LOS
PONSABILIDAD DE LA CUSTODIA DE SUS DOCUMENTO S. SI N O FUERA
ASÍ, HABRÁ QUE HACERLO CONSTAR Y COMUNICAR A SU SUPERIOR
DIRECTO.
DOCUMENTOS Q UE LES SEAN ENTREGADOS, PARA RECIBIR AS1 LA RES-
3.6.
EL ACCESO
Y
LA ACCESIBILIDAD A LOS DOCUM ENTOS
D E LAS OFICINAS
El derecho de acceso a los documentos es la facultad, concedida
por la ley, que tienen los ciudadanos a la consulta de los mismos.
La
accesibilidad
es la posibilidad de consulta
de
los documentos de
archivo determinada por la normativa vigente reguladora de esta materia.
La Constitución Española, en su artículo 105.6), dice:
«La ley regulará
(...)
el acceso de los ciudadanos a los Archivos
y
Registros
administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado,
la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.»
En el caso de los Archivos de las oficinas la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y
del
Procedimiento Administrativo Común, en el artículo 35a ) establece que
el ciudadano tiene derecho:
a 4 conocer en cualquier momento el estado de la tramitación de los pro-
cedimientos en
los
que tengan la condición de interesados
y
obtener copias
de los documentos contenidos en ellos.»
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134
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
Por otro lado, el artículo
3 1
establece la condición de interesado de
este modo:
<<
1.
a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos
individualeso colectivos.
6) Los que, sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que
puedan resultar afectados
por
la decisión que en el mismo se adopte.
c)
Aquéllos cuyos intereses legítimos, individuales
o
colectivos puedan
resultar afectados por la resolución
y
se personen en el procedimiento en tanto
no haya recaído resolución definitiva.
Las asociaciones
y
organizaciones representativas de intereses econó-
micos
y
sociales serán titulares de intereses legítimos colectivos en
los
términos
que la
Ley
reconozca.
Cuando la condición de interesado derivase de alguna relación jurídica
transmisible, el derecho habiente sucederá en tal condición cualquiera que
sea el estado del procedimiento.»
Se consideran interesados en el procedimiento administrativo:
2.
3 .
Asimismo, el artículo 37 señala:
« i .
Los
ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros
y
a
los
docu-
mentos que, formando parte de
un
expediente, obren en los Archivos admi-
nistrativos,
siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos
terminados en la fecha de solicitud.»
ASÍ
PUES, EN LOS ARCHIVOSDE LAS OFICINAS
LOS CIUDADANOS
PUE-
TACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LOS
QUE TENGAN
C O N D I C I ~ N
DEN CONOCER EN CUALQUIER MOMENTO EL ESTADO DE LA
TRAMI-
DE INTERESADOS Y OBTENER COPIA DE LOS DOCUMENTOS CON TE-
NIDOS EN ELLOS.
EL ARTÍCULO 37 DE LA LEY 30/1992, DEL RÉGIMEN JURÍDICO DE LAS
ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y DEL PROC EDIMIEN TO ADMINISTRA-
ES DONDE SE CUSTODIAN,
SALVO
EXCEPCIONES, LOS EXPEDIENTES
QU E CORRESPON DEN A PROCEDIMIENTOS TERMINADOS.
TIVOCOMÚN ES
DE
APL ICACI~NEN LOS
ARCHIVOS
CENTRALES, QUE
3.7. C O N S E R V A C I ~ N
DE
LOS DOCUMENTOS
DE
ARCHIVO.
EL EXPURGO: S E L E C C I~ N ELIM INAC I~ N
La conservación es la actividad que comprende todas las actuaciones
necesarias para que los documentos de archivo se conserven en tanto
duren sus valores. Si estos valores son históricos, esta conservación será
permanente. Estas actuaciones, sobre todo preventivas
y
también curativas,
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EL ARCHIVO DE
OFICINA
135
son de diversa índole: desde la debida calidad de soportes y tintas de
los documentos, hasta las instalaciones adecuadas que han de tener en
cada una de sus fases, pasando por los tratamientos físicos convenientes,
correctas actuaciones reprográficas
y
cuidado en su utilización, entre otras.
El expurgo es el proceso que permite seleccionar
y
eliminar, previa
autorización, aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus
otros valores no tienen,
ni
se prevé que tengan, valor histórico.
El
expurgo
entraña una operación, la
selección,
y
una tarea,
la eliminación.
Como veremos más adelante, los documentos de Archivo tienen dife-
rentes valores: administrativo, legal
y
fiscal. Además, estos documentos
de Archivo, producidos en cualquier época, son constitutivos de Patri-
monio
Documental; por ello, los documentos de las oficinas lo son
o
lo pueden ser. Esto obliga a su conservación, en caso de que tengan vigen-
cia temporal debida a valores temporales, durante el plazo señalado en
esos valores, pero si además tienen valor histórico y, por tanto, constituyen
Patrimonio Documental, su conservación ha de ser indefinida.
La selección es la operación intelectual
y
material de identificación,
de
evaluación
y
de localización de las series o fracciones de serie que
han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los criterios
y
plazos
que se establezcan a través de la valoración, que se tratará más adelante,
y que se contempla en la sección cuarta de la Ley 4/1993, de Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, previo informe
del Consejo de Archivos autonómico previsto también en el artículo 12
de
la
citada Ley.
La
eliminación
es la tarea de destrucción física de
los
documentos
de
archivo que han perdido sus otros valores y tampoco tienen, ni se
prevé que tengan, valor histórico, de acuerdo con el cuadro de valoración
y selección. El artículo
18
de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental
de
la
Comunidad de Madrid dice:
«Una vez valoradas las series documentales, y de acuerdo con el informe
calificador preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid,
se regulará el expurgo y eliminación de los documentos de Archivo que habien-
do perdido ya sus otros valores carezcan de valor histórico.»
El expurgo se ha de reflejar en un Acta de Expurgo que dé testimonio
Además habrá de asegurarse que no es posible ni la lectura ni la recons-
de
las unidades documentales eliminadas.
trucción de los documentos destruidos.
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136
ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
El
documento de archivo original
ha
de conservarse íntegro,
al
menos, en sus documentos principales.
~ ~
EL EXPURGO DE DOCUMENTOS ORIGINALES N O SE REALIZA EN LAS
OFICINAS, SIN O EN FASES DE ARCHIVO POSTERIORES,POR TANTO, LAS
OFICINAS
HAN
DE CONSERVAR TODOS LOS DOCUMENTOS
ORIGI-
NALES QUE GEN ERAN.
La disposición adicional cuarta de la Ley de Archivos y Patrimonio
«En tanto no se dicten normas para el expurgo y eliminación de los docu-
mentos de Archivo objeto de la presente Ley queda prohibida su destrucción.»
Sin embargo, en las oficinas
sí
pueden y deben destruirse las fotocopias
de documentos sueltos o de expedientes, una vez asegurada la conser-
vación del original, y en el mismo sentido todas aquellas fotocopias que
se hayan realizado como control o para información.
En ningún caso estas fotocopias han de pasar al Archivo Central.
Esta destrucción, como en el caso del expurgo, deberá garantizar la
imposibilidad de lectura o de reconstrucción de los documentos elimi-
nados.
Documental
de
la Comunidad de Madrid dice:
3.8.
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
DE LAS OFICINAS AL ARCHIVO CENTRAL
3.8.1.
Definición
Es el proceso por el que las series o fracciones de series documentales
son enviadas a la siguiente fase del ciclo vital de los documentos, de acuer-
do con
su
edad
y
con las condiciones que se expresan en el artículo
13
de la
Ley
de Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comunidad de
Madrid.
La
transferencia de los documentos supone tanto
la
entrega ordenada
de los mismos de una fase a otra del proceso archivístico como el traspaso
de las responsabilidades que les afecten según el artículo 17 de la citada
Ley.
Estas responsabilidades son básicamente:
-
a responsabilidad de
la
custodia.
-
a responsabilidad de
la
conservación.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL
ARCHIVO
DE OFICINA
137
-
a responsabilidad
del
tratamiento adecuado.
-
a responsabilidad del servicio eficaz a
los
usuarios.
-
a
responsabilidad de su transferencia a la fase siguiente.
Los
documentos se transfieren:
-
Del Archivo de Oficina al Archivo Central.
- Del Archivo Central a l Archivo Intermedio.
-
Del
Archivo Intermedio
al
Archivo Histórico, donde los documen-
tos que llegan serán de conservación permanente.
3.8.2.
Objeto
de
la transferencia
El
objeto de
la
transferencia de
la
fase de Archivo de Oficina
al
Archivo
La
Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de
la
Comu-
Central es el conjunto de documentos cuyo trámite haya finalizado.
nidad
de Madrid, señala en el artículo 13 puntos .1 y .2:
<< 1.
En los Archivos de Oficina se custodiarán los documentos de archivo
generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite
o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en ellos no será
superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razo-
nadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo.
L o s
Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejerías
y
de la
Administración Institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo ante-
rior:
La totalidad de
los
expedientes en que se hayan dictado actos admi-
nistrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses
de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan
devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones
conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.
Los expedienteso documentos en que no proceda dictar actos admi-
nistrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios
y otros, cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.»
2.
a)
6)
3.8.3.
Utilidad
de
la transferencia
Descongestiona las oficinas de documentos, con
lo
cual se agiliza
la
gestión y permite ganar espacio para
los
documentos que se van
produciendo.
Hace posible dar un tratamiento
y
servicio adecuado
a
los docu-
mentos en cada fase de Archivo,
lo
que redundará en un eficaz
servicio
a
las unidades productoras.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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138 ANA DUPLA DEL
MORAL
Agiliza el servicio a las unidades productoras mediante la consulta
o
préstamo de los documentos.
Facilita
y
garantiza
la
consulta de los documentos a los ciudadanos
para la gestión de sus intereses.
Garantiza la conservación de los documentos al situarlos en lugares
adecuados y al estar controlados y tratados convenientemente por
profesionales.
3.8.4. Calendario de la transferencia
Las transferencias de documentos se realizarán una vez al año, en
las fechas que previamente acuerden cada órgano
y
cada unidad remitentes
con el Archivo Central.
Tras un período de prueba de al menos dos años procurará fijarse
el calendario para que sean realizadas las transferencias en fechas fijas,
con el fin de poder actuar planificadamente, tanto en las oficinas como
en el Archivo Central.
Para elaborar el calendario
y
hacer las previsiones oportunas, el archi-
vero pedirá información a las unidades remitentes sobre determinados
aspectos, entre los que se encuentra el volumen (en metros lineales) de
los documentos que se van a transferir, ya que recibe los documentos
de todas las oficinas de la Consejería.
3.8.5.
Procedimiento
Una vez se lleven a cabo las tareas de preparación se cumplimentarán
las Relaciones de Entrega y se procederá a la entrega física de los docu-
mentos y a la realización del acto de transferencia de la responsabilidad
de la custodia, que tiene carácter jurídico-administrativo.
El Archivo Central no aceptará la transferencia ni de series sueltas
de cada unidad ni de todas las series de una Sección
o
Negociado suelto
que esté adscrito a un Servicio.
No se aceptarán transferencias de documentos en el Archivo Central
que sean enviadas por unidades administrativas de rango inferior al Ser-
vicio y que estén integradas en
él.
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EL ARCHIVO DE OFICINA
139
- uministro de material
El
archivero del Archivo Central suministrará a todas las oficinas que
van a transferir documentos, además de información permanente sobre
cualquier duda que se plantee al respecto, lo siguiente:
Impresos de Relación de Entrega.
Cajas de cartón normalizadas (no se utilizarán en ningún caso cajas
de plástico, que son nocivas para los documentos).
reparación de
los
documentos objeto de la transferencia
previas:
Las unidades administrativas deberán realizar una serie de operaciones
Comprobar que los documentos están ordenados y los expedientes
completos.
Restituir el orden secuencia1 si éste está alterado y reintegrar los
documentos que se hayan sacado.
Colocar cada unidad documental o cada grupo de unidades docu-
mentales en una carpetilla normalizada de acuerdo a lo expresado
en el apartado de instalación, páginas 107-125,si antes no se hubiese
utilizado ya para contener las unidades documentales.
Destruir fotocopias, así como toda aquella documentación de apoyo
que estuviera mezclada con los documentos de archivo.
Quitar gomas
y
todos aquellos elementos que afecten
a
su con-
servación.
Prescindir de carpetas de anillas, de plástico o suspendidas
y
de
todo aquello que no sea carpetillas de cartulina y/o papel, que es
donde deben estar metidos los documentos.
Colocar los documentos en cajas de cartón. Si estuviesen en cajas
de plástico se sustituirán por las de cartón. Para ello, previamente
se asignará a las unidades documentales que vaya
a
contener cada
caja un número correlativo, como quedará explicado más adelante
al hablar de la Relación de Entrega.
En el lomo de la caja se consignarán en cartelas normalizadas el
órgano
y
unidad productores, el tipo documental
y
las fechas extre-
mas de finalización del más antiguo y del más moderno de los expe-
dientes que contenga la caja. Esta cartela se sustituirá en el Archivo
Central, por razones de seguridad, por otra con el dato de iden-
tificación del Fondo, la signatura y el código color con un color
diferente para cada Fondo de Archivo.
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140 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL.
CARTELA NORMALIZADA A COLOCAR
CARTELA NORMALIZADA A COLOCAR
EN C M A S EN ARCHIVO DE OFICINA EN CAJAS EN ARCHIVO CENTRAL
N.*de orden
6 R G A N O Y UNIDA D PRODUCTORES
FECHAS EXTREMAS
L
~ D I G O
OLOR
'ONSWERÍADE
IGNATLJRA
A
cada caja se le dará un número de orden correlativo que
la
iden-
tificará, empezando desde el número 1, que se anotará también en
el lomo y que coincidirá con el número de orden consignado en
la Relación de Entrega.
Se procurará que la cantidad de documentos contenidos en cada
caja sea la justa, es decir, que no sobre
ni
falte, porque:
Si la caja no está convenientemente llena se deterioran los docu-
mentos.
Por el contrario, si
la
caja está llena en exceso puede abrirse
y
romperse.
Si un expediente no cupiera en una caja, se señalará esta cir-
cunstancia tanto en
las
respectivas notas o relaciones de con-
tenido que deberán acompañar a cada caja en la que se coloque
la
fracción del expediente como en las propias cajas que ocupe
el expediente.
N O SE MEZCLARÁN E N UNA MISMA CAJA DOCUM ENTOS PERTEN ECIEN-
TES
A
DISTINTAS
SERIES
DOCUMENTALES, SALVO EXCEPCIONES AUTO-
RIZADAS POR EL ARCHIVERO.
I
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EL
ARCHIVO DE OFICINA
- aRelación de Entrega
141
La Relación de Entrega es el impreso en el que se recogen los datos
de los documentos que se transfieren, en este caso del Archivo de Oficina
al Archivo Central, y que constituye un instrumento/documento de control
de la transferencia.
Se cumplimentará por duplicado, procediéndose a su envío al Archivo
Central junto con los documentos mediante un oficio de remisión cuyo
modelo normalizado para los Servicios figura en la página
143.
En el
caso de los órganos superiores de la Administración autonómica el modelo
será el mismo, pero sin descender a unidades, a no ser que éstas dependan
directamente de alguno de ellos
y
estén por debajo del nivel de Servicio,
o
también en el caso de puestos inorgánicos, en cuyo caso se remitirán
también por el órgano superior del que dependan directamente. Esta Rela-
ción de Entrega será provisional hasta que se realice el cotejo en el Archivo
Central. Una vez realizadas las operaciones pertinentes, entre las que se
encuentra el cotejo en el Archivo Central, se devolverá un ejemplar de
la
Relación de Entrega a la oficina remitente.
Si al realizar el cotejo en el Archivo Central se encontrasen errores
en
las Relaciones de Entrega
o
se comprobara que éstas no se corres-
ponden con
los
documentos enviados, se devolverán a la oficina respon-
sable de la transferencia para su corrección. Una vez realizadas las correc-
ciones, si es que hubiera lugar, se procederá a la recepción definitiva de
los documentos. Si al realizar el cotejo no hubiese errores en la relación
de entrega, esta recepción se convertirá directamente en definitiva.
Las transferencias se documentarán de modo fehaciente (artícu-
lo 17.2b)
de la Ley
4/1993),
lo que implica que estos impresos estén
firmados por el remitente
y
por el archivero del Archivo Central. La firma
se estampará en cada hoja de Relación de Entrega y en la hoja final.
Las Relaciones de Entrega, como ya se ha dicho al hablar de las dife-
rentes responsabilidades del personal de la Administración autonómica
respecto de sus documentos, se firmarán por los Jefes de Sección, o en
su
caso de Negociado, a las que dará el Visto Bueno el Jefe del Servicio,
o directamente por el Jefe del Servicio si el Archvo de Oficina estuviese
centralizado en la Secretaría del Servicio. A ellas se unirá un oficio de
remisión firmado por el Jefe de Servicio
y
conformado por el Director
General
o
Secretario General Técnico, en su caso. Oficios
y
Relaciones
de Entrega acompañarán a los documentos en el acto de entrega. La
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142
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
Relación de Entrega se debe corresponder fielmente con los documentos
que se entregan.
En el caso de los documentos generados directamente por los Con-
sejeros, Viceconsejeros, Directores Generales y Secretarios Generales Téc-
nicos serán sus Secretarías las que cumplimenten
y
firmen
la
Relación
de Entrega.
De acuerdo con el artículo 17.2~) e la Ley 4/1993, de 21 de abril,
de Archivos
y
Patrimonio Documental:
«Los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías o responsables
equivalentes en
la
Asamblea
o
en el organismo de la Administración Insti-
tucional correspondiente velarán para que los documentos de las oficinas sean
remitidos a los Archivos Centrales, de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley.»
El
proceso de transferencias deberá ser informatizado una vez se pon-
gan en marcha los Archivos Centrales y mediante una aplicación infor-
mática específica para los Archivos del Subsistema autonómico, de acuerdo
a
lo que se plantea en el Plan Sectorial que lo organiza.
El
responsable del Archivo de Oficina deberá conservar cada impreso
de Relación de Entrega (formando un Registro de transferencias por
órganos productores de documentos
de todas ellas), con una triple
finalidad:
- omo testimonio del traspaso de responsabilidad de custodia de
esa parte del Patrimonio Documental. Este documento tiene valor
legal.
s el instrumento de control de los documentos que se transfieren
al
Archivo Central.
-
s un instrumento de información, por cuanto proporciona todos
los datos para
la
identificación y localización de los documentos
ya ingresados en el Archivo Central.
La
solicitud de documentos por parte de las oficinas
al
Archivo Central
de
la
que se habla en el apartado de Servicios del Archivo Central se
hará por medio de oficios, cuyos modelos se incluyen en las pági-
nas 213-224.
El
modelo de Relación de Entrega y
sus
instrucciones de cumplimen-
tación están en las páginas 145-157.
LA TRANSFERENCIA QUEDARÁ MATERIALIZADA E N LA RELACIÓN D E
ENTREGA.
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E L
ARCHIVO DE
OFICINA 143
MODELO
OFICIO
DE
R E M I S I ~ N
DE
DOCUMENTOS
AL
ARCHIVO
CENTRAL
ACOMPA&UIOSDE
su
R E L A C I ~ NDE ENTREGA DESDE LAS
UNIDA-
DES ADMINISTRATIVAS DEL SERVICIO ...........................................................
Adjunto
remito
.............
Cajas de documentos acompañados de
la
Rela-
ción de Entrega correspondiente
a los
documentos de las Unidades admi-
Direccion General
.......................................................
que se transfieren al
. .
nistrativas del Servicio. ................................................... dependientes de la
Archivo Central de esta Consejería, con un número total de ............. hojas.
.,
Jefe del Servicio
........
N.O
Hojas de Relación de Entrega del
......... al
.......
N.O
Cajas del
...................................... al
................
Sección ...................... N.O Hojas de Relación de Entrega del
.........
al .......
N.O Cajas del
......................................
al ................
Sección ...................... N.O Hojas de Relación de Entrega del
.........al
.......
N.O
Cajas del
...................................... al
................
Madrid, de de
ELJE FE DE SERVICIO DE ..............................
Fdo.
Madrid, de de
CONFORME:
EL
DIRECTOR GENERAL
.......................
Fdo.
DIRECTORDEL
ARCHIVO
CENTRAL. CON SEJER ~A
E
...........................
Fdo.
I Número de cajas
de
documentos
que
se entregan
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EL ARCHIVO
DE OFICINA 145
MODELO DE IMPRESO
RELACIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.9
(1)
I N S T I T U C I ~ N
ÓRGANO
REMITENTE 2)
Regktro de Entrada (3) R. ó r g m Productores
Fecha
de n m
5 )
Mes ü í a
SERIE DOCUMENTAL:
(6)
Institución
u
Organismo Productor:
Órgano y
Unidad Productores: Función: Tipo Documental:
echas
i x a ma s
(8)
ontrol
CarpetJ
(ojas (9 )
Contenido
(10)
Accesibilidad
Signatura
1 1)
observaciwies
(14)
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146 ANA
DUPLÁ
DEL MORAL.
Registro de Entrada
,
. . . .
.
. . . . . .
.
. . .
.
R.órganos Productores . . . . . . . . . .
. .
. .
.
N.9de hoja . . . . . . . .
Fechas
kmmas
Control
Carpetl
Hojas
Signaiura
Contenido
Remitente
kccesibilidad
Reservado
Has@
Observaciones
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EL ARCHlVO DE OFICINA
Registro
de
Entrada , . . . . . . . . . . . . . . . .
R.
rganos
Productores
. . . .
Cmtrol
Hojas
Carpe ./
Contenido
__
emitente
signatura
RECEPCIÓN PROVISIONAL
(15) o
Madrid, a de de Madrid, a de de
ENTREGUÉ
RECIBf
ELLA JEFE
ELLA DIRECTOR DEL ARCHIVO
CENTRAL
( F m a y sello)
V. B.
(Firma
y
sello)
EWLA JEFE
Fdo.:
RECEPCI~N
EFINITIVA UNA
VEZ COMPROBADO
POR EL COTEJO QUE LA TRANSFERENCIAES CORRECTA
(17)
Madrid, a de de Madrid, a de de
CONFORME RECIBÍ
ELLA JEFE
ELLA DIRECTOR DEL ARCHIVO
CENTRAL
(Firma y
sello)
(Firma
y sello)
147
N. de hoja
.
.
.
.
.
. . . .
Accesibilidad
Reservado
Hasta
Observaciones
DILIGENCIA DE COTEJO
(16) a
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EL ARCHIVO
DE
OFICINA 149
INSTRUCCIONES DE CUM PLIMENTACIÓN DEL IMPRESO
DE RELACIÓN DE ENTREGA
- a Relación de Entrega se cumplimentará por duplicado (original
- e rellenará un ejemplar de Relación de Entrega por cada serie
- os
campos sombreados en el impreso de Relación de Entrega
y
copia).
documental.
se cumplimentarán por el Archivo Central.
CAMPOS
1.
ENCABEZAMIENTO
- oja N.O
(1): se anotará el número correlativo de cada una de
las hojas de la Relación de Entrega.
nstitución y Órgano remitente 2):
se anotará el nombre de
la Consejería desde la que se realice la transferencia, descendiendo
hasta la unidad administrativa que remite los documentos.
Si
se
trata de una transferencia de documentos de una Empresa Pública
u Organismo Autónomo, se pondrá el nombre del mismo a con-
tinuación del de la Consejería a la que esté adscrito.
egistro de Entrada
(3): a cumplimentar por el Archivo Central.
Registro Órganos Productores 4):
a cumplimentar por el Archi-
-
echa de ingreso
(5):
a
cumplimentar por el Archivo Central.
-
erie Documental 6):
compuesta por:
vo Central.
Institución
u
Organismo Productor: se anotará el nombre de
la Institución u Organismo que produjo los documentos.
Órgano y Unidad Productores:
nombre del Órgano
o
Unidad
adscrita a la Institución u Organismo anteriormente citado, que
produjo los documentos que se transfieren. A veces es coinci-
dente con los remitentes
y
alguna vez no lo es como, por ejemplo,
en el caso de documentos traspasados desde la Administración
del Estado.
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150
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
Función:
se hará constar la función desempeñada por el Órgano
Productor en virtud de las competencias que tenga atribuidas,
cuya actividad quedará reflejada en el tipo documental de que
se trate.
Ejemplo:
-
utorización de apertura y clasificación de Agencias de Viajes.
- onstrucción de carreteras.
egistro de documentos.
- eparación
y
conservación de terrenos
y
bienes naturales.
Tipo Documental:
se anotará cada tipo documental, que es la
expresión tipificada de unidades documentales con unas carac-
terísticas estructurales homogéneas, de actuaciones únicas
o
secuenciales, normalmente reguladas por una norma de proce-
dimiento, derivadas del ejercicio de una misma función
y
rea-
lizadas por un determinado órgano, unidad
o
persona con com-
petencia para ello.
Ejemplo:
- xpedientes de Autorización Turística de Apertura y Clasi-
xpedientes de Construcción de Carreteras.
egistro General de entrada
y
salida de Documentos.
xpedientes de Reparación
y
Conservación de Terrenos
y
ficación de Agencias de Viajes.
Bienes Naturales.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL
ARCHIVO
DE OFICINA
15
1
Ejemplos:
RELACIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.9 (1) 10
~ N S T ~ U C ~ Ó N&GANO
TURISMO. Servicio de Empresas y Actividades Turísticas. Sección de Agencias de Viajes
y
Profesiones Turísticas
(2)
Consejería de Economía
y
Empleo. DIRECCIÓN GENERAL DE
Registm deEntrada
(3)
R.
órganos
Productores (4)
Fecha de inereso
5 )
Año
Mes
SERIE DOCUMENTAL (6)
instituciónu Organismo Productor: MINISTERIO DE COMERCIOY TURISMO
Órgano
y
Unidad Productores:
Función: Tipo Documental:
Apertura
y
Agencias
de
de Apertura y
Clasficación
de
Ejemplos:
RELACIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.2 (1) 40
~ N S T ~ ~ U C ~ Ó N&GANO R E M ~ E W E
(2)
Servicio de Personal
y
Régimen Interior. Subsección de Asuntos Generales. Negociado de Registro
Consejería de Presidencia. SECRETARíA GENERAL TÉCNICA.
Registro
de
Entrada (3)
R. órganos Productores (4)
Fecha de
ingresa
(5)
Año Mes
Dia
SERIE DOCUMENTAL (6)
Instituciónu Organismo Productor: Consejería de Presidencia
órgano
y
Unidad Productores:
Función:
SECRETARíA
GENERAL
TÉCNICA
Servicio de Personal
y
Régimen Interior.
Subsección de Asuntos Generales.
Negociadode Registra
Registra de
documentos
Tipo Documental:
y
salida de documentas
2. DATOS
E
IDENTIFICACI~N,CONTROL Y DESCRIPCI~N
DE LOS DOCUM ENTOS QU E SE TRANSFIEREN
Número
Orden
(7): se anotará el número que las oficinas asig-
naron como control a cada una de las cajas que
se
van a transferir
al Archivo Central.
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152 ANA DUPLÁ
DEL MORAL
En
la
caja se pondrá el número que se corresponde con el de
la
Relación de Entrega.
El
número
de
orden será correlativo, empe-
zando siempre por el 1en cada envío.
-
echas
Extremas
8):
años extremos de los documentos contenidos
en cada caja. En los expedientes
se
tomará el de
la
fecha de
fina-
lización, porque este dato es el operativo para la realización de las
transferencias, para lo que será necesario que
la
fecha de inicio
y
de
finalización de cada expediente se ponga en el campo de contenido.
Control Carpetillas/Hojas 9):
este campo, que controla
el
orden
de los documentos en cada caja, quedará reflejado en la Relación
de Entrega con un número a modo de fracción:
El
numerador indicará el orden de la carpetilla que contiene
la
unidad documental, simple
o
compuesta
o
la
agrupación de
unidades documentales
o
la fracción de expedientes voluminosos
o abiertos de acuerdo
a
lo expuesto en página
109,
dentro de
la caja mediante un número correlativo. Si en una caja hay diez
expedientes, éstos irán individualizados en su carpetilla del
número
1
al
10.
Este número se anotará en el margen superior
derecho de
la
carpetilla.
Por
ejemplo:
1/30.
El denominador indicará el número total de hojas que contiene
una unidad documental,ya que en cada expediente se numerarán
cada una
de
las hojas constitutivas de dicha unidad en el margen
superior derecho de cada una de las hojas. Por ejemplo, si el
expediente número
1
contiene
30
hojas, en
la
carpetilla se pondrá
1/30.
En esta casilla se recogerá el número SIARC por cada uni-
dad documental.
- Contenido 10):descripción concisa y clara de las unidades docu-
mentales asentadas, con expresión de nombres de personas, lugares
y asuntos. Se evitarán descripciones como “documentos varios”,
“diversos”
.
Figurará
la
fecha de cada expediente, esto es,
la
de inicio, para
que pueda recuperarse por ésta en las oficinas,
y
también
la
de
finalización.
En esta casilla las oficinas recogerán, de forma opcional, los datos
que consideren oportunos de las diferentes series por ellas generadas.
Ejemplo:
- xpedientes personales:
Nombre y apellidos.
Destino.
Vinculación.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL ARCHIVO DE OFICINA 153
- xpedientes de Mod&cación Presupuestaria:
Programa.
Partida.
Fecha.
- xpedientes de Transfeencias de capital a Empresas Priuadas:
Partida.
Nombre de la empresa beneficiaria.
Número de expediente.
Lugar donde esté situada la empresa beneficiaria.
Fecha de finalización.
Si la descripción está bien hecha, cuando la oficina necesite un
documento transferido dispondrá de todos los datos para solici-
tarlo. Esto incidirá positivamente en la agilización del servicio,
puesto que permite la localización rápida del documento que inte-
resa.
-
ignatura (11):
Signatura Archivo remitente: consignar este dato en el Archivo
de
oficina si tal signatura existiese; también en el caso de micro-
film. Si no, dejarlo en blanco.
Signatura Archivo receptor: a cumplimentar por el Archivo Cen-
tral.
Signatura Microfilm: a cumplimentar por el Archivo Central.
-
ccesibilidad
12):
Reservado hasta: si la accesibilidad a la unidad documental es
reservada, indicar el año a partir del cual dicha unidad puede
ser consultada.
-
aja
(13): a
cumplimentar por el Archivo Central.
-
Observaciones
(14):
se anotarán datos sobre
los
documentos cuyo
soporte sea distinto al papel y formen parte del procedimiento
de un expediente (fotos, diapositivas, etc.)
y
aquellos cuyo formato
sea irregular (libros, planos, etc.). Se anotará, asimismo, cualquier
otra observación que sea oportuno señalar.
Se rellenarán estos datos por la oficina en primera instancia,
y
una vez entregadas las relaciones en el Archivo Central, el personal
del Archivo durante el cotejo hará las oportunas observaciones.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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154
ANA
DUPLÁ
DEL
MORAL
Ejemplos:
R E L A C I ~ NDE
ENTREGA
DE DOCUMENTOS
DEL
ARCHIVO
DE
OFICINA AL
ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.? 1 ) 10
INSTITUCIÓN
Y
ÓRGANO REMITENTE
( 2 )
Consejería de Economía
y
Empleo. DIRECCIÓN GENERAL DE
TURISM O. Servicio de Empresas
y
Actividades Turísticas. Secc ión de Agencias de Viajes
y
Profesiones Tu rísticas
Registro
de Enirada (3)
R.
Órganos
Prcductorcs(4)
SERIE DOCUMENTAL: 6)
Fecha de
ingresa
5 )
Año Mes
Instituciónu Organismo Productor: MWSTERIO
DE
COMERCIO Y TURISMO
Órgano
y
Unidad Productores: Función:
Delega ción Provincial de Madrid Autorización de
Clasificación de
Agencias de
Titm Documental:
I
Expedientes de A utorización hrística
de Apertura y Clasificación d e
Agencias de Viajes
Fechas
ixtremas
(8)
~
981-1982
Control
rlojas
(9)
C.petJ
~
IR0
Hojas
2/30
Hojas
3/37
Hojas
S i g a t u ra ( i i )
Contenido
- Viajes Aloha.
S.
A.
Alcobendas.
N.'Expte.3/81.
1981
-
Viajes
Tberosol.S.
L.
Madrid
N.cE~pte.20/81. 981
-
Viajes Meseta, S.A.
AniniWZ.
iccesibilidad
(12)
Reservado
Hasta
Observacic
114)
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EL ARCHIVO DE
OFICINA
155
Ejemplos:
RELACIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.? ( 1 )
4
INSTITUCIÓN
Y
ÓRGANO
REMITEATE
2)
Servicio de Personal
y
Régimen Interior. Subsección de Asuntos Generales Negociado de Registro
Consejerfa de Presidencia. SECRETA RiA GENERAL TÉC NICA
Fecha
de
ngrfsa
5 )
Registro
de
Entrada (3)
R.
I ~ I ~ O S~ ~ U C I O I W
4)
SERIE DOCUMENTAL
( 6 )
Institución
u
Organismo Productor ConseJería
e
Presidencia
Servicio de Personal y Rég imen Interior.
Subsección de Asuntos Generales.
Negociado de Registro
Funci ón: Tipo Documental:
documentos y
salida de documentos
187-1989
w90-1992
Contenido
(10)
1987
1988
1989
1990
1991
1992
kcesibilidad
(12)
Reservado
Hasta
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156
3. VALIDACI~N
ANA DUPLÁ DEL MORAL
La
hoja final
GI
a
Relación de Entrega llevará
a
pie de página como
Recepción provisional (15): se cumplimentará esta primera recep-
ción que acompaña
a
la entrega física de los documentos trans-
feridos. Esta relación se considerará provisional en tanto se realice
el cotejo de los mismos. Se entenderá que todavía no
ha
sido tras-
pasada
la
responsabilidad de la custodia. Constará de los siguientes
campos:
-
Fecha:
día, mes
y
año en que se entregan
y
se reciben pro-
visionalmente los documentos.
-
ntregué: firma del Jefe de Sección, o en su caso de Negociado
y V B
del Jefe de Servicio o, en su caso, del responsable
de la transferencia.
validación lo siguiente por orden de cumplimentación:
-
Recibí:
firma del Director del Archivo Central.
- Sello: del Órgano o Unidad Administrativa.
-
Sello:
Del Archivo Central.
- Diligencia de cotejo 16):
si al efectuarse el cotejo de los docu-
mentos transferidos se comprueba que éste es correcto, se hará
constar en la Diligencia de Cotejo procediéndose en este caso a
firmar
la
recepción definitiva.
Si, por el contrario, se.comprobase que existen errores en las
Relaciones de Entrega o que ésta no se corresponde con los docu-
mentos enviados, se hará constar todo ello en la Diligencia de
Cotejo para ser subsanado por los responsables de las transferen-
cias. Si fuera necesario mayor espacio para la Diligencia de Cotejo,
se hará en hoja aparte haciendo constar en el campo 16 la Diligencia
de Cotejo, número de página
y
todos aquellos elementos que
la
controlan.
- Recepción defmitiva una vez comprobado por el cotejo que
la transferencia es correcta
(17):
la
recepción de documentos
transferidos se considerará definitiva cuando la Diligencia de Cote-
jo refleje que la transferencia es correcta, siendo aceptada, a partir
de este momento la responsabilidad de la custodia de los mismos.
Si
la nueva relación de entrega tiene errores su cumplimentará
otra y se procederá a un nuevo cotejo y a una nueva validación
en caso de que
ya
sea correcto. Constará de los siguientes campos:
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EL ARCHIVO DE
OFICINA
157
-
echa: día, mes y año en que se realiza el conforme, por parte
del responsable de la transferencia y del recibí, que ya se con-
siderará definitivo, por parte del Directoda del Archivo Cen-
tral.
-
Conforme: firma del Jefe de Sección, o en su caso de Nego-
ciado dando conformidad definitiva a la transferencia.
- Recibí:
Firma del Director del Archivo Central considerando
la transferencia como definitiva y aceptada la responsabilidad
de la custodia.
-
ello: del Órgano o Unidad Administrativa.
- ello:
del Archivo Central.
Además, la Relación
de
Entrega
irá siempre
acompañada del
Oficio
de Remisión
de
Documentos al Archivo Central, acompanados de su
Relación de Entrega desde las Unidades Administrativas del Servicio,
como testimonio indispensable de validación, ya que recoge el número
de Relación de Entrega por series, el número de hojas
y
el número de
cajas de documentos.
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4.
EL
ARCHIVO
CENTRAL
4.1. DEFINICI~N
Es
la
fase de Archivo que recibe los documentos que han finalizado
su
trámite y cuyo uso no sea continuo en la oficina.
Sus fondos estarán constituidos por las series
o
fracciones de series
documentales transferidas desde los distintos Archivos de Oficina que
integran
la
estructura de la institución u organismo de que se trate. Los
documentos en esta fase tendrán vigencia jurídica y administrativa, además
de
la
posibilidad de poseer otros valores.
Estos documentos, según el artículo 13 de la Ley de Archivos y Patri-
monio Documental madrileña, serán, como se
ha
dicho al hablar del objeto
de las transferencias:
cca)
La
totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos admi-
nistrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos
o
intereses
de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan
devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones
conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.
Los
expedientes o documentos en que no proceda dictar actos admi-
nistrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios
y otros, cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.
Los documentos
de
archivo permanecerán en los Archivos Centrales
hasta diez años a partir de la fecha de su ingreso en ellos.
No
obstante, cuando
la índole de los documentos así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva
dependencia administrativa, previa resolución del Secretario General Técnico
de la Consejería
o
responsable equivalente en la Asamblea
o
en el organismo
de la Administración Institucional correspondiente.»
b )
3 .
4.2. CENTROS DE
ARCHIVO
En cada Consejería habrá uno
o
varios Centros de Archivo Central
(matricesy delegados), dependiendo tanto de los edificios que ésta tenga
como
del nivel del órgano u órganos que los ocupen
y
del volumen de
su
producción documental.
La
existencia de estos Centros de
Archivo
está
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160
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
contemplada en el aaículo
14
de la citada Ley de Archvos autonómica.
La proximidad de estos Centros de Archivo a las dependencias de los órganos
que producen los documentos viene determinada por los valores de esos
documentos que todavía causan efectos
y
son usados con frecuencia.
Estos Centros de Archivo Central tienen dos zonas bien diferenciadas,
una de depósito, con unas condiciones de construcción y equipamiento
específicas que garanticen la adecuada conservación de los documentos
(luz, humedad, temperatura, seguridad, etc.)
y
eliminen el riesgo que para
las personas y para ellos mismos supone
la
alta combustibilidad del papel
y otros soportes. La otra zona es la de trabajo de los archiveros y demás
personal del Archivo, que tendrá un pequeño lugar para la consulta ciu-
dadana e investigación, no muy intensa, depende de los casos, en esta
fase de archivo.
La superficie de un Archivo Central está en relación directa con el
volumen de documentos generados por los órganos y unidades de los
que depende y del crecimiento anual de ese volumen de documentos
multiplicado por los años de permanencia de esos documentos en esa
fase de archivo y que como máximo son diez.
La
Ley de Archivos, en su artículo 2.2, para diferenciar un Centro
de Archivo de un almacén señala:
«Centro de Archivo es el lugar donde se custodian, organizan
y
sirven
los documentos de los diferentes Fondos de Archivo de una
o
diversas pro-
cedencias para
los
fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de
ins-
talaciones adecuadas y personal suficiente
para su atención.»
Cada Consejería tendrá un Archivo Central con la categoría orgánica
que le corresponda, al frente del cual estará un Archivero Facultativo.
Dependiendo de él estarán tantos Archivos Centrales delegados como edi-
ficios con necesidad de Archivo Central haya.
En los Entes Institucionales deberá existir, asimismo,
un
Archivo Central.
En los diferentes Centros de la Comunidad que no sean Entes Ins-
titucionales y que generen pocos documentos no será necesaria la implan-
tación de Archivo Central, por lo cual los documentos se transferirán,
transcurrido un máximo de quince años, directamente al Archivo Regional.
LOS ARCHIVOS CENTRALES DEPENDERÁN DEL ARCHIVO REGIONAL Y
SERÁN COORDINADOS DESDE AQUÉL EN TODAS SUS TAREAS TÉCNI-
CAS. DEPENDERÁN, ASIMISMO, JERÁRQUICAMENTE D E LAS SECRETA-
RíAs
GENERALES
TÉCNICAS.
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EL ARCHIVO
CENTRAL
161
4.3. PERSONAL
El
número y diferente cualificación del personal de cada Archivo Cen-
tral está condicionado por el volumen y servicio de los documentos, como
se señala en el Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos
de
la
Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración auto-
nómica. En este Plan se determinan cuántos, cuáles y cuánto cuesta la
dotación.
Como se ha dicho, en cada Consejería, al frente de cada Archivo
Central, estará un Archivero Facultativo con la categoría orgánica que
le
corresponda. De él dependerán los Ayudantes de Archivos y el personal
Auxiliar (Administrativo
y
de Control) que el Plan Sectorial señala.
Todos ellos pertenecerán
a
los diferentes cuerpos de
la
Administración
autonómica (Cuerpo de Técnicos Superiores Facultativos. Escala
de
Archi-
vos,
Bibliotecas y Museos.
Especialidad Archivos;
Cuerpo de Técnicos
y Diplomados Especialistas. Escala de Archivos, Bibliotecas y Museos.
Especialidad Archivos; Cuerpo de Auxiliares Administrativos) salvo los
Auxliares de Control, que pertenecerán
a
su categoría laboral.
Los archiveros, y en general todas las personas que están en contacto
con los documentos, tienen
la
obligación de guardar secreto profesional
de
lo
en ellos contenido.
El artículo 22.3 de
la
Ley de Archivos de la Comunidad de Madrid
dice al respecto lo siguiente:
«El
personal de
los
Archivos y todo aquel que por razones de tratamiento,
de conservación
o
reprografía,
o
cualquier otro, entren en contacto con
los
documentos vendrán obligados a guardar secreto profesional de su contenido
de acuerdo con los criterios establecidos en el artículo
38
de dicha Ley.»
4.4.
FUNCIONES
Una vez asumidas las responsabilidades de
la
custodia y conservación
de los documentos en el Archivo Central, y como señala
la
Ley 4/1993,
de Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, en
el artículo 15:
u4.
Todos
los documentos estarán convenientemente ordenados, con-
trolados
y
descritos en los adecuados instrumentos de control e información,
dispuestos para su inmediata consulta por parte de la Administración, los ciu-
dadanos
y
a l
servicio de la investigación.
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162
ANA DUPLÁ DEL MORAL
5 .
6 .
Desde
los
Archivos Centrales se asesorará al personal responsable y
encargado de los Archivos de Oficina y se coordinará su organización.
Asimismo, y en cooperación con este personal y con las unidades que
tengan la competencia de Organización y Métodos, se procederá desde los
Archivos Centrales al estudio e identificación de las series documentales con
los
fines a que se refiere la Sección
4.
e esta Ley.»
Otras funciones del Archivo Central serán, asimismo, la transferencia
de documentos de este Archivo al Intermedio una vez hayan cumplido,
salvo excepciones, un máximo de diez años de permanencia en el mismo
y el Servicio de los documentos.
Todas estas funciones forman parte de
la
que se entiende por Función
pública.
4.5. C O O R D I N A C I ~ N C O O P E R A C I ~ N
CO N LOS ARCHIVOS DE
LAS
OFICINAS
De acuerdo con lo expresado en el citado artículo 15.5 de
la
Ley
de Archivos, el Archivo Central tiene funciones de asesoramiento y coor-
dinación de los Archivos de las Oficinas.
Los archiveros de los Archivos Centrales estarán en contacto directo
con el personal de las oficinas para asesorarles en lo concerniente a todas
las
operaciones
y
tareas de tratamiento archivístico: Identificación, Cla-
sificación, Ordenación, Descripción e Instalación, y cualquier otra que
en relación con
la
conservación, expurgo, acceso y accesibilidad
u
otros
aspectos pudiera plantearse.
Los archiveros de los Archivos Centrales coordinarán el proceso de
transferencia de
los
documentos desde las oficinas
a
los citados Archivos.
El correcto tratamiento archivístico de los documentos en las oficinas,
además de atender
al
fin primordial de éstos en esa fase, que es la mejora
de
la
gestión de
la
Administración autonómica
y,
por tanto, un mejor
servicio a los ciudadanos, contribuirá además a un mejor funcionamiento
de los Archivos Centrales.
4.6. RECEPCIÓN D E LAS TRANSFERENCIAS
DE DOCUMENTOS DESDE LAS OFICINAS
Una vez ingresados los documentos en las dependencias del Archivo
se asentará el ingreso en el Registro de Entrada de Fondos de Archivo.
Se asignará
un
número correlativo
a
cada ingreso
y
se efectuará el cotejo
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EL ARCHIVO CENTRAL 163
del número y contenido de las cajas o unidades de instalación con su corres-
pondiente documento acreditativo, en este caso las Relaciones de Entrega.
Si el resultado del cotejo es correcto se procederá a la validación de
este instrumento. Si
al
realizar el cotejo se observaran errores se devolverán
para su corrección por la oficina remitente.
Una vez cotejados los documentos entregados con la Relación de
Entrega se devolverá un ejemplar de la misma a cada unidad responsable.
Asimismo, se procederá a instalar en el depósito las cajas
o
unidades
de instalación, dándoles la correspondiente signatura.
4.7.
TRATAMIENTO AR CH M STIC O
En esta fase de Archivo existen asimismo
dos operaciones
corres-
Identificación.
Clasificación
(o
análisis de la clasificación).
Y tres tareas:
Ordenación.
Descripción.
Instalación.
A todo ello hay que añadir un procedimiento esencial a cualquier
La Valoración de las Series Documentales.
Todo el tratamiento archivístico planteado tiene como finalidad pri-
mordial el
servicio a los usuarios,
en este caso:
A
la propia Administración gestora.
A
los ciudadanos para la gestión de sus intereses.
A los ciudadanos para la investigación.
Las operaciones de identificación
y
clasificación varían en esta fase
pondientes a la organización de los fondos de Archivo:
planteamiento archivístico actual:
con respecto a la anterior.
4.7.1. Identificación
Si el tratamiento archivístico ha sido correcto en las oficinas, las series
vienen ya identificadas básicamente en las Relaciones de Entrega, en las
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164 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
que constará el órgano productor, incluidas sus unidades, la función y
el tipo documental. Sin embargo, esta identificación básica se completará
con un estudio exhaustivo que se realizará unido al procedimiento esencial
que se ha mencionado
-la
valoración de las series-
y
al que nos refe-
riremos después detenidamente por la importancia que tiene.
Mientras que la identificación en las oficinas tiene como marco las
Direcciónes Generales y las Secretarías Generales Técnicas, las cuales deli-
mitan la división de un fondo, la identificación en los Archivos Centrales
situará a los tipos documentales
y
sus órganos productores en un contexto
de estructura orgánica más amplia que el de cada Dirección General
o
Secretaría General Técnica. Se moverá en el ámbito estructural de cada
Consejería con sus Direcciones Generales
y
Secretarías Generales Téc-
nicas. Este ámbito es el que conformará el fondo de Archivo de cada
Consejería.
Si el tratamiento archivístico no hubiese funcionado correctamente
en la fase anterior, se realizarán a la vez y desde el Archivo Central la
identificación
y
la valoración de las series documentales
y
de acuerdo con
lo expuesto al hablar de identificación en los Archivos de las Oficinas.
El
esquema de la operación de identificación queda recogido en el
impreso común para el Análisis, Identificación y Valoración de las Series
Documentales, incluido en el punto de Valoración de las Series Docu-
mentales.
4.7.2. Clasificación
Como se ha mencionado al hablar de clasificación en los Archivos
de las Oficinas, el artículo
15.1
de la Ley de Archivos autonómica dice
que los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren
en series documentales. Es, pues, en series documentales como han de
recibirse las transferencias en el Archivo Central
y
en series se han de
seguir tratando los documentos.
En el mismo artículo 15.3 la Ley de Archivos dice:
<<Los
Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejerías
y
de la Admi-
nistración Institucional.
.
se clasificarán siguiendo
los
principios de
Respeto
a
la
Procedencia de
los
Fondos
y
al Orden Originah.
Pnnc@iode
Respeto
al Orden
Original
La aplicación del Principio de Respeto
a l
Orden Original supone el
respeto a la clasificación que se haya dado a los documentos en la fase
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL ARCHIVO
CENTRAL
165
de Archivo de Oficina. La correcta aplicación en éstos del Principio de
Respeto a
la
Estructura (orgánicay funcional) en que se generan los docu-
mentos va
a
simplificar mucho
la
clasificación en esta fase, ya que esta
operación, aplicada en el Archivo Central, supone respetar tanto la estruc-
tura orgánica como la tipológica y la procedimental existente en las ofi-
cinas. Si se ha clasificado bien en ellas, la clasificación mantenida en el
Archivo Central reflejará el buen funcionamiento de la Administración
gestora. Si, por el contrario, o no se ha funcionado bien en la Admi-
nistración gestora
o
no se han clasificado los documentos correctamente
de acuerdo
al
Principio de Respeto
a la
Estructura en que se generan
los documentos, así deberá quedar de manifiesto en
la
clasificación del
Archivo Central, con las notas que se estimen oportunas y que adviertan
de
lo
observado. Así pues,
el Principio de Respeto al Orden Original
supone el mantenimiento de
la
clasificación
dada
en las oficinas.
Princ@io de Respeto
a la
Procedencia de los Fondos de Archivo
En la fase de Archivo Central es en
la
que este principio empieza
a
adquirir relieve.
Supone el respeto de
la
jerarquía externa
de los fondos, es decir,
mantener
y
no mezclar
los
documentos producidos por una Institución
u Organismo (Consejerías, Organismos Autónomos o Empresas Públicas)
con los que proceden de otra Institución o de otro Organismo, aunque
los
tipos documentales sean semejantes.
La
aplicación de este principio
en esta fase de Archivo Central (además de los casos en que haya que
respetar la jerarquía externa de los fondos por proceder éstos de otras
Consejerías, Organismos Autónomos, Empresas Públicas o Instituciones
u
Organismos suprimidos en los plazos que corresponden a esta fase)
consiste también en el mantenimiento de las divisiones de un fondo corres-
pondiente a su jerarquía interna, es decir, respetar las series producidas
por las diferentes Direcciones Generales
y
la
Secretaría General Técnica
de una Consejería (no mezclar los documentos producidos por estos órga-
nos
y
sus unidades) para formar el fondo de Archivo de esa institución
que es
la
Consejería. De este modo, el Principio de Respeto
a la
Estructura
en que se generan los documentos va implícito en el Principio de Respeto
a la Procedencia de los Fondos.
Este principio
ha
sido explicado
y
desarrollado con enorme claridad
por el americano
SCHELLENBERG,
or el francés DUCHEINpor el italiano
LODOLINI, ue hace una exposición y un estudio de archivística comparada
notable en su
ya
citado
Manual de Archivktica,
y
en España, por Vicenta
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166
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
CORTÉS. ue formulado recogiendo tradiciones anteriores (España, Italia,
Alemania, Holanda) a mitad del siglo
XIX;
en Francia, por Natalis
DE
WAILLY,
nte el peligro de desaparición del valor evidencial de los docu-
mentos (que es, según SCHELLENBERG,l testimonio que dan los docu-
mentos clasificados de acuerdo con este principio, del funcionamiento
de
la
propia Institución). Este peligro de desaparición del valor evidencial
se produjo por
la
mezcla de unos documentos con otros, independien-
temente de que procedieran de una institución u otra, y fue producto
de
la
clasificación en colecciones a partir de
la
Ilustración
y
puesto de
relieve en
los
Archivos Nacionales Franceses
al
tiempo de la Revolución
Francesa. El Principio de Respeto
a la
Procedencia de los Fondos vino
a
defender una clasificación en
la
que se respeta
la
relación de los docu-
mentos con
la
institución que los
ha
generado.
Así, el Principio de Respeto a
la
Estructura en que se generan los
documentos, que se aplica en las oficinas y se mantiene
a
través de
las
demás fases de Archivo, afecta a la estructura procedimental
y
jerarquía
interna de un fondo (divisiones orgánicas de un fondo), que hará que
no se mezclen los documentos producidos en virtud de un procedimiento
con los producidos por otro procedimiento, ni los pertenecientes
a un
tipo documental con otros pertenecientes a otros tipos documentales, y
los producidos por una unidad productora con los de otra, es decir, los
de un Servicio con otro Servicio,
o,
dentro de un Servicio, los de unas
Secciones con otras.
El
Principio
de
Respeto
a la
Procedencia
de
los Fondos de Archivo
afecta
a
la jerarquía externa de los fondos de Archivo (Fondos de diversas
instituciones u organismos: Consejerías
y
Organismos Autónomos, por
ejemplo, en el Archivo Regional) en el caso de que esa jerarquía exista,
y
hará que, como
ya
se
ha
dicho, no se mezclen
los
documentos producidos
por una Dirección General con los de otra y los producidos por una Con-
sejería con los de otra
o
con los de una Empresa Pública. También,
y
en el caso de
la
Comunidad de Madrid, hará distinguir entre los fondos
producidos por los de la propia Comunidad
o
los recibidos de
la Admi-
nistración del Estado o de la Diputación, respetando su integridad.
La
aplicación de estos dos Principios: de Respeto
a la
Estructura en
que se generan los documentos y de Respeto a la Procedencia de los
Fondos de Archivo, tiene la complicación, sobre todo en el primero, de
los
diversos cambios de estructura, que pueden afectar sólo a
la
deno-
minación de los órganos
y
unidades
o
también
a
la atribución de com-
petencias
y
funciones. Si
sólo
afecta
a
la
denominación,
la
serie continúa
y únicamente es preciso tomar nota del cambio de denominación. Si el
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EL ARCHIVO CENTRAL 167
cambio de denominación implica también un cambio más profundo y
varían las competencias y funciones de los órganos, o éstos se suprimen
o se crean otros nuevos, la serie se interrumpe, aunque es necesario tomar
nota de las conexiones entre las series afectadas.
Los Principios
de
Respeto a la Procedencia de los Fondos de Archivo
y al Orden Original tienen
o
deben tener un pequeño porcentaje de cla-
sificación -ir configurando los fondos de fase en fase de acuerdo con
sus estructuras- y fuerte porcentaje de análisis de la clasificación
dada
en las oficinas y de respeto
a la
misma.
La aplicación de los tres principios archivísticos expuestos en este
Manual -Respeto a la Estructura en que se generan
los
documentos,
en
la
fase de Archivo de Oficina,
y
de Respeto
al
Orden Original
y
la
Procedencia de los Fondos, a partir de la fase de Archivo Central- ase-
guran el testimonio no sólo de lo que los documentos contienen, sino
del funcionamiento de la institución que los generó.
La
aplicación de estos
principios, como dice LODOLINI,iene además un importante carácter obje-
tivo,
ya
que en unas instituciones, como son las de la Administración,
en las que continuamente cambia de destino el personal, quienquiera que
los
aplique -personal de las oficinas
o
archiveros- el resultado será
el mismo y no estará sujeto
a
decisiones subjetivas. Compara LODOLINI
este método de clasificación de
los
Archivos al método de Galileo GALILEI
para
las ciencias exactas, según el cual un experimento repetido numerosas
veces da siempre el mismo resultado.
En el caso de que no habiendo funcionado las transferencias en el
Sistema de una fase a otra o en el caso de la adquisición de un Archivo
los documentos que lo constituyen llegasen en profundo desorden, si se
detecta que el desorden proviene de las oficinas de
la
institución en la
propia formación de los documentos (caso de las colecciones de docu-
mentos contables, por ejemplo) o en el ejercicio de funciones, con el
consiguiente reflejo en sus expedientes de un órgano en vez de otro, habrá
que
mantenerlo so pena de falsear
o
“inventarse” el funcionamiento de
la misma. Si ésta funcionó mal eso forma parte de
la
historia.
Sólo cabe una excepción a la aplicación de los principios archivísticos
mencionadosa partir de la fase de Archivo Central, y aun así, con multitud
de
matices. Sería el caso en que el desorden proviniese de manipulaciones
posteriores
a la
formación de ese Archivo y ajenas a las oficinas que lo
produjeron. En ese caso podría intentarse
la
reconstitución de ese Archivo
sobre las normas que han regido a la institución de que se trate y el
posible testimonio que los documentos ofrezcan sobre ello. Eso
sí,
siempre
advirtiéndolo.
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168
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
Por último, respecto de los fondos recibidos en
la
Comunidad de
- os documentos generados por la Diputación Provincial hasta el
año 1983, que incluyen también sus instituciones antecesoras, for-
man
el
Fondo Diputación Provincial de Madrid.
-
os
documentos generados por la administración interna
de
Inclu-
sa pertenecen al Fondo Diputación Provincial de Madrid, pero
como fondo con identidad propia.
os documentos generados por
la
Diputación Provincial como
Ente gestor preautonómico de la Comunidad de Madrid desde
febrero de 1983 a junio del mismo año son de gran importancia
y pertenecen
al
Fondo Diputación Provincial de Madrid, con men-
ción de este hecho.
- partir de junio de 1983 los documentos generados pertenecen
ya a los Fondos de las instituciones de la Comunidad de Madrid.
-
os documentos generados y traspasados por
la
Administración
Central
a
la Comunidad de Madrid de 1983
a
1985, según los
casos, se integran en los Fondos de la Comunidad de Madrid.
Los generados antes de esta fecha se considerarán como fondos
con identidad propia de
la
institución que los generó en
la
Admi-
nistración Central, mientras no aparezcan mezclados en gran pro-
porción con
los
documentos generados por
la
Comunidad de
Madrid.
Si se reciben nuevas transferencias habrá que tener en cuenta sus
características
y
fechas.
Madrid
se aplicarán los siguientes criterios:
4.7.3. Ordenación
En esta fase de Archivo
la
ordenación viene dada por las oficinas.
Si no fuera así, debe ordenarse en el Archivo. Tanto en el caso de las
series como en el
de los
propios procedimientos.
Si los documentos del fondo de Archivo estuviesen desordenados en
sus series se dará el orden que se considere más adecuado del modo
expuesto en el punto de ordenación de los Archivos de las Oficinas.
4.7.4. Descripción
La
tarea de descripción en el Archivo Central se refleja a través de
diversos instrumentos de control
y
de información.
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EL ARCHIVO
CENTRAL
169
Existe una descripción para los instrumentos de control previa al ingre-
so
de los Fondos de Archivo en la fase de Archivo Central: véase en
las Relaciones de Entrega (o si éstas no se hicieron en su momento o
no
se hicieron correctamente, en los Inventarios),
y
también en los Regis-
tros, por ejemplo.
Existe una descripción posterior
al
ingreso de los fondos, una vez
éstos han sido descritos en los correspondientes instrumentos de control.
Esta descripción, que puede servir para mejorar dichos instrumentos de
control o crear otros, se realiza para profundizar en la información que
ha de darse
a
los usuarios para el servicio de los documentos, caso
de
índices y bancos de datos, por poner un ejemplo básico.
Así pues, la descripción no es en sí misma una función, sino una
tarea que se realiza para el ejercicio de las funciones de control de los
documentos
y
de información sobre los mismos.
Ésta es la razón por
la
que se defiende la denominación de los ins-
trumentos a partir de las funciones - d e control y de información- y
no de la tarea -descripción- que se realiza para ambos, como se publicó
en las Przmeras Jornadas sobre Metodología para la Identficación y Valoración
de Fondos Documentales de
las
Administraciones Públicas (Ministerio de
Cultura,
1992).
la Comunidad de Madrid dice:
El artículo 15.4 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de
«4.
Todos los documentos estarán convenientemente ordenados, con-
trolados
y
descritos en
los
adecuados instrumentos de control e información,
dispuestos para su inmediata consulta por parte de la Administración, los ciu-
dadanos y
al
servicio de la investigación.»
El Archivo Central deberá contar, pues, con los instrumentos nece-
sarios que le permitan, por una parte, controlar los documentos albergados
en
el Archivo, y por otra, recuperar la información contenida en los mismos
de
forma rápida y adecuada. La existencia de estos instrumentos:
-
segurará la custodia de
los
documentos.
- rocurará calidad y rapidez en
la
obtención de
la
información,
ya que a través de los instrumentos que se elaboren se podrá dar
un servicio más eficaz sin necesidad de tener que consultar los
documentos.
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170 ANA DUPLÁ DEL MORAL
- nstrumentos de control
En la fase de Archivo Central son, al menos, los siguientes:
Registro de Entrada de Fondos de Archivo:
donde se asentarán
todos los ingresos de documentos de las divisiones de Fondos
de Archivo que reciba el Archivo Central, dando a cada uno de
ellos un número correlativo. Cada año comenzará por el número
1.
-
Registro de transferencias por Órganos productores:
formado
a partir de las Relaciones de Entrega de cada Órgano productor
de documentos.
-
Relación de Entrega:
definida
y
explicada en el apartado de trans-
ferencias de los Archivos de Oficina. En la fase de Archivo de
Oficina se cumplimenta por
los
gestores con el asesoramiento cons-
tante del archivero. En la fase de Archivo Central, para la trans-
ferencia al Archivo Intermedio se cumplimenta por los archiveros
de estos Centros. En los ingresos extraordinarios la Relación de
Entrega debe sustituirse por un Inventario realizado por el archi-
vero.
nventario General:
es el instrumento que sirve para controlar
los documentos por series documentales que ha producido cada
Órgano o Unidad. En el Archivo Central éste se elaborará a partir
de un ejemplar de la Relación de Entrega.
-
nventario Topográfico:
se cumplimentará una hoja por unidad
de instalación que recogerá el contenido de las unidades docu-
mentales incluidas en dicha unidad de instalación. Estas hojas se
numerarán
y
ordenarán correlativamente por la signatura.
-
squema de situación de los depósitos:
que controla la loca-
lización de las cajas
y
el espacio libre del depósito para la previsión
de ingresos.
Repertorio de Series Documentales:
se cumplimentará una hoja
u hojas por cada serie documental. Lo que permitirá controlar
las series por separado
y
poder detectar los pasos cronológicos
o movimientos de las fracciones en cada una de ellas, ya que
el
orden de los asientos es por años,
y
también su volumen, con
fechas de entrada
y
salida
y
su ubicación en el depósito. Las hojas
reflejarán la estructura orgánica de un organismo
o
institución.
Registro de Salida de Fondos de Archivo:
donde se asentarán
todas las salidas de documentos de las divisiones del Fondo de
Archivo del Archivo Central a la siguiente fase.
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EL ARCHIVO CENTRAL
171
-
egistro de Préstamos:
se cumplimentará un asiento por cada
uno de los préstamos realizados, dejando constancia de cualquier
incidencia que se produzca.
-
ichas
de
solicitud
de
Consulta directa:
en caso de consulta
directa, es decir, en la propia sala del Archivo, el soljcitante cum-
plimentará una ficha por duplicado, de acuerdo con los modelos
de las páginas 213 y
227.
-
egistro
de
Consultas:
se Cumplimentará un asiento por consulta
realizada, dejando constancia de cualquier incidencia que se pro-
duzca.
LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL
OFRECEN
TAMBIÉN I N F O R M A C I ~ N .
TODOS
ESTOS INSTRUMENTOS
ESTAR&
INCLUIDOS
EN LA
APLICA-
CIÓ N INFORMÁTICA DE LA QU E YA SE HA HABLADO E N LAS PÁGINAS
67,
105, 106, 107, 114 y 142.
nstrumentos de
Información
fin el control, en la fase de Archivo Central son:
Los
instrumentos de mera información, puesto que no tienen como
-
os
cuadros
de
clasificación, en
los
que se reflejará la estructura
del fondo de Archivo.
ara el conocimiento del fondo y para la organización archivística
es necesario contar con los organigramas
de
la estructura pre-
sente
y
de las pasadas desde el nacimiento del fondo de Archivo,
así como con las futuras. Por la misma razón es necesario también
disponer, al menos, de cuatro relaciones:
Relación de órganos productores.
Relación de disposiciones legales.
Relación he funciones.
Relación de tipos documentales.
- abla de evaluación de uso
de
las series documentales, ins-
trumento esencial para estudiar la relación/utilización/tratamien-
to/costes de conservación de las mismas.
Todos estos instrumentos de información han de estar constantemente
as
Guías
y
los
Catálogos
son esenciales instrumentos de informa-
ción.
Las
Guías ofrecen información general sobre
la
totalidad de
actualizados.
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172
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
un fondo de Archivo o de varios. Los Catálogos dan información
exhaustiva de cada documento, seleccionándose los que el catálogo
ha
de incluir, de acuerdo
a
variados criterios.
or último, los índices y bancos de datos, que ofrecen información
exhaustiva
y
de rápida localización de los documentos de un fondo
de Archivo.
4.7.5. Instalación
Los documentos de esta fase, colocados en cajas de cartón, se ins-
talarán en el depósito a que nos hemos referido al hablar de los Centros.
En él las cajas no reflejan la clasificación dada a los documentos (ésta
se expresa en los instrumentos de que hemos hablado antes), sino que
guardan el orden de ingreso para aprovechar correctamente el espacio.
La colocación de las cajas en las estanterías se hará por cuerpos, deno-
minación dada
a
cada uno de los bloques de estantería en que se divide
el depósito, y dentro de ellos por módulos, entendiéndose como tal cada
uno de los compartimentos que comprende cada cuerpo. Las cajas se
irán colocando, por módulos, en las baldas de abajo a arriba
y
de izquierda
a
derecha.
En las cajas figurará la signatura topográfica, es decir, el código que
las identifica
y
que está recogido en los instrumentos de control. Cuantos
menos datos consten, mejor, como medida de seguridad de los docu-
mentos.
El depósito tendrá las condiciones específicas adecuadas para
la
con-
servación de los documentos que someramente se han mencionado al
hablar de los Centros.
4.7.6.
Valoración de las Series Documentales
Tanto la Identificación como la Valoración de las Series Documentales
se establecen en el artículo 16 de la Ley de Archivos y Patrimonio Docu-
mental de la Comunidad de Madrid como obligaciones fundamentales.
Este artículo dice lo siguiente:
«1.
Dentro de la organización de los fondos de Archivo en las diferentes
fases
o
edades de sus documentos se establece para la Administración auto-
nómica, como obligación fundamental a ejecutar por la unidad a la que se
refiere el artículo
10.2,
el análisis e identificación de las series documentales
con el fin de que sean señalados sus diferentes valores y, en consecuencia,
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EL
ARCHIVO
CENTRAL 173
establecidos los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de los
documentos.
Todas las instancias de la Administración autonómica contribuirán
al
cumplimiento de esta obligación prestando su colaboración,
y
en especial con
el cumplimiento de la exigencia de racionalización
y
normalización que prevé
la Ley de Procedimiento Administrativo.
Una vez identificadas las series documentales, señalados los valores
y
establecidos los plazos de vigencia se someterán
a
la aprobación del Consejero
competente, de acuerdo con el artículo 10.2, previo informe del Consejo .de
Archivos de la Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación
a
las
actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos
y
eliminaciones, acceso
y
servicios que se contemplan en esta Ley.»
2.
3 .
La
valoración de las series documentales, que va íntimamente unida
a
la
operación de identificación de las mismas, consiste en establecer en
cada una de ellas los valores que poseen sus documentos en función de
los efectos que causan, de la información que contienen o de su impor-
tancia como fuente primaria para la historia o para la ciencia y en el
establecimiento de
la
prescripción de sus valores. Antecedente de rele-
vancia para esta cuestión ha sido el planteamiento de
la
misma por los
Archivos Nacionales de Québec (Canadá).
La
fijación de los valores y
de sus plazos de vigencia es de tal importancia que deberá ser realizada
con la responsabilidad que eso entraña, y corroborada por una Comisión
de gestores y archiveros que se cree al efecto, ya que de esa fijación
dependerá
la
destrucción de los documentos que no tengan valor histórico
en el plazo de prescripción de los demás valores.
Estos valores son de dos tipos:
Primanos
Regulados por norma, como son el administrativo, el legal y el fiscal,
cuyo valor va unido
a
la finalidad para la que se genera el documento.
ecundarios
Son aquellos que se derivan de un efecto indirecto a
la
finalidad para
la que fueron generados los documentos. Estos pueden ser establecidos
convencionalmente, como son el informativo y el histórico.
La definición de estos valores, de acuerdo con lo expresado en el
trabajo “Sistema de Control de Archivos Administrativos’’ (SCAA), llevado
a cabo en 1981 por la Subdirección General de Archivos del Ministerio
de Cultura, es
la
siguiente:
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174
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
Valor administrativo
Los documentos se producen por la Administración como soporte de
una determinada acción administrativa que, de acuerdo con las normas
de procedimiento, deberá seguir un trámite para surtir unos efectos con-
cretos.
En función de lo antedicho los documentos poseen un valor admi-
nistrativo que es el de testimonio de sus procedimientos
o
actividades,
tanto de la Administración de origen como de aquella que le sucede.
Este valor se mantendrá en los documentos, independientemente de
que se le superpongan otros, desde su origen hasta el momento en que
se considera concluida y
sin
efectos la acción administrativa de la que
es soporte
y
testimonio.
El
conocimiento del plazo de prescripción administrativa permitirá
establecer normas concretas sobre las transferencias, pero nunca sobre
el expurgo, pues como veremos a continuación, pueden aparecer pos-
teriormente otro tipo de valores.
Valor legal
Los documentos con valor legal son aquellos que contienen derechos
de la Administración, o de
los
particulares, que pueden ser efectivos ante
los tribunales.
Este tipo de valor puede coincidir con el administrativo
o
bien con-
tinuar al finalizar éste.
Valor iscal
Este tipo de valor aparece en los documentos cuya función consiste
en justificar el dinero que la Administración ha recaudado, distribuido,
controlado o gastado.
En líneas generales, la importancia de esta función de control deter-
mina una permanencia de valor muy superior al del período en el que
se desarrolla la acción administrativa correspondiente, factor que debe
tenerse en cuenta a la hora de su posible eliminación.
Valor informativo
Puede definirse como la capacidad que el contenido de un documento
posee para ayudar a reconstruir las actividades de un organismo o situación
actual
o
pasada, de hecho
o
incluso jurídica.
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EL ARCHIVO CENTRAL 175
En algunos casos se da este valor informativo por el hecho de que
el documento es “único”, es decir, que no existe ninguna fuente que con-
tenga esa información, independientemente de que éste sea más o menos
importante. Este valor puede coexistir con cualquier otro.
Valorhistórico
Es aquel valor que posee un documento como fuente primaria para
No
tiene plazo de prescripción, y en consecuencia, ningún documento
la historia.
con valor histórico podrá ser destruido.
LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS SON EL ADMINISTRATIVO, EL
LEGAL
Y
EL FISCAL, QU E CAUSAN EFECTOS; EL INFORMATIVO Y, POR
ÚLTIMO, EL HISTÓRIC O, Q UE ES FUENTE PRIMARIA
PARA LA
HISTORIA.
LOS DISTINTOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS SE PUEDEN SUPER-
PONER ENTRE
SÍ.
EL VALOR HISTÓRICO SE PUEDE SUPERPONER A
TO DO S LOS DE&. DETERMINADAS SERIES DOCUMENTALES DE LAS
NI O DOCUMENTAL.
OFICINAS TIENEN VALOR
HIST~RICO:FORMAN
PARTE
DEL PATRIMO-
Como resumen, se puede decir que los tres primeros valores y sus
plazos de vigencia, que vienen determinados por las normas, son valores
primarios de los documentos. Los dos últimos valores son convencionales,
es decir, son valores secundarios que no obedecen a la finalidad con que
se generó el documento. Los plazos de vigencia en el caso de los docu-
mentos con valor histórico son indefinidos o de conservación permanente,
y
en el caso de
los
documentos con valor informativo se convienen
y,
según los casos, pueden conservarse indefinidamente, o
si
han perdido
su valor informativo podrán, con los debidos controles, destruirse.
De acuerdo con todo ello se determinarán sus plazos de conservación
o destrucción, su transferencia a otras fases, el tratamiento archivístico
y los plazos de reserva que hay que establecer en cuanto a la consulta
del contenido de los documentos, que vienen determinados por la legis-
lación vigente.
Para conocer los valores de
los
documentos de las oficinas de la Comu-
nidad
de Madrid se procederá a realizar paulatinamente, una vez implan-
tados los Archivos Centrales de las Consejerías, el análisis de las series
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176 ANA DUPLÁ DEL MORAL
documentales a través de la colaboración de los gestoresy de los archiveros
de esta fase de Archivo, dirigidos
y
coordinados desde el Archivo Regional.
Para ello se utilizará el WRESO DE ANÁLISIS,
IDENTIFICACI~N Y V A L O R A C I ~ N
DE
LAS
SERIES
DOCUMENTALES,
que recogerá todos los datos relacionados
con cada serie documental.
- mportancia de
la
IdenttJficación
y
Valoración
de
las Series Documentales
Además,
la
Identificación y Valoración de las Series Documentales
tendrá importancia para lo siguiente:
Importancia
para
el análisis de
la
ClastJficación
El análisis para
la
identificación
y
valoración de las series es necesario
para realizar
la
clasificación de los fondos de Archivo o, mejor dicho,
para el análisis de la clasificación, que es lo que los archiveros hacemos,
a través del conocimiento de los elementos que componen las series, con
sujeción a los principios archivísticos de respeto
a
la estructura orgánica
y
funcional, a
la
procedencia de los fondos y
al
orden original, y en caso
extremo de fondos revueltos, su reconstitución a través también del cono-
cimiento posible de estos elementos.
Estos elementos que componen las series, como se ha dicho, son el
órgano
y
el tipo documental. La función opera en ambos de distinta mane-
ra. Su importancia,
o la
que se le dé, junto
a las
competencias, definen
el nivel de jerarquía del órgano. Su ejercicio determina la actividad que
da lugar al tipo documental.
Importancia
para
la
nomali’ción de
la descripción
Identificar y valorar las series es tarea esencial para la normalización
de
la
descripción,
ya
que, como hemos dicho,
la
serie es la unidad de
descripción de los instrumentos de control: Inventarios, Relaciones de
Entrega...
Aquí cabe precisar que en
la
Comunidad hablamos de instrumentos
de control y de información.
Los
de control (concebidos para tal fin), que también ofrecen infor-
mación, son básicamente
los
Registros, que anotan los movimientos e inci-
dencias de los fondos que deben constar permanentemente; os Inventarios
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EL ARCHIVO
CENTRAL 177
y
Relaciones de Entrega, que controlan su existencia en términos precisos,
y
los
Censos, que la controlan en términos generales. Los de información
son
los
instrumentos que ofrecen ésta, bien de modo
más
general
o
bien
de modo más detallado, como son las Guías, los Catálogos, los índices,
los bancos de datos
...
Los instrumentos de información podrían servir
para ejercer un cierto control, pero no están concebidos para ello.
Todos ellos se realizan mediante una tarea o función de descripción,
que en el caso de los instrumentos de control debe ser señalada por una
norma legal, además de las normas de carácter técnico,
y
en el caso de
los
de información, por normas de carácter técnico.
Identificar
la
serie es, pues, necesario para
la
descripción de
los
ins-
trumentos de control
y
para los de información.
Importancia para l separación de los documentos de archivo
y la
documentación de apoyo informativo
La
identificación
y
valoración de
las
series es importante para
la
sepa-
ración de los documentos de archivo de la documentación de apoyo
informativo.
Importancia como aportación
para la
Administración
Los datos obtenidos en la recogida de información sobre la formación
de
los
documentos, número de series que se generan en las oficinas
y
en general todo tipo de información es de gran riqueza para una buena
política de organización, de racionalización y normalización del funcio-
namiento administrativo.
Importancia como aportación para
la
investigación
La
identificación de
las
series constituye una aportación inestimable
para
la investigación
en la historia respecto del valor evidencia1 al que
se
refiere
SCHELLENBERG,
s decir, el valor testimonial del funcionamiento
de la
institución que generó los documentos, no sólo de
la
información
que
contiene cada uno de ellos, partiendo de la serie considerada como
se
ha
expuesto.
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178 ANA
DUPLÁ DEL MORAL
Importancia para la determinación del Patrimonio Documental público
La
determinación
del valor histórico de los documentos delimitará
el
Patrimonio Documental
público que ahora se define como
“todos
los
documentos producidos en cualquier época”. Esta definición hoy por
hoy es necesaria por no haber sido establecidos aún los valores de las
series documentales: más adelante quizá pueda ser matizada, y aunque
es posible que haya que mantener
todos
...de
cualquier época,
a lo mejor
se le pueden añadir matices restrictivos y más realistas provenientes de
un mejor conocimiento de la producción documental.
Importancia
para
las
tranderencias
y
expurgos
La identificación y valoración de las series documentales es impres-
cindible para un planteamiento correcto de las transferencias y los expur-
gos
que a partir de un buen funcionamiento del proceso documental hagan
eficaces el tratamiento y el acceso a los archivos.
Importancia
para
la racionalización de
los
recursos
El
análisis y valoración de las series documentales permite o permitirá
a partir de lo antedicho un diseño correcto y una racionalización de los
recursos tanto en las dimensiones de las instalaciones de los Archivos
(la rapidez, el desorden y la multiplicidad con que se producen los docu-
mentos hoy genera tal masa documental que, si no se toman medidas,
no habría espacio en el mundo para albergarla), la cantidad y la cualidad
del personal de los Archivos y, en consecuencia, el presupuesto para el
mantenimiento de centros y programas.
Este planteamiento económico hecho en términos razonables hará qui-
zá que la Administración
lo
pueda asumir sin la dificultad que hasta ahora
se viene produciendo al hablar de los Archivos en relación con los gastos.
Un modelo de impreso de análisis, identificación y valoración de series
documentales
y
sus instrucciones de cumplimentación puede verse en las
páginas 179-204.
Este impreso va a actuar como la ficha de identidad de cada serie
documental y recogerá su historial con todas sus características y vici-
situdes.
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EL ARCHIVO
CENTRAL
179
MODELO
(Este formato está basado, en
su
inicio, en el del S istema de Control d e Archivos Administrativos elabora-
do por el M inisterio de Cultura en 1981)
IMPRESO DE ANÁLISIS IDENTIFICACI~NY VALORAC I ~ N
E
LAS
SERIES DOCUMENTALES
UNIDAD DESDE LA
QUE
SE
REALIZA
EL ANÁLISIS (1)
Institución
u
Organismo:
órgano:
Unidad Administrativa:
Unidad Administrativa:
Unidad Administrativa:
Unidad Administrativa:
Nombre
y
puesto de trabajo de la persona que cumplimenta el impreso:
INSTITUCI~N,
ÓRGANO
Y UNIDADES PRODUCTORASDE LA
SERIE
DOCUMENTAL (2)
Institución
u
Organismo
órgano:
Unidad productora:
Unidad productora:
Unidad productora:
TIPO DOCUMENTAL (3)
Denominación:
Definición:
Común
o
específico:
ÓRGANOSY UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
QUE
PARTICIPAN EN LA TRAMITACI~N DE
LOS EXPEDIENTES
INTEGRANTES
DE LA SERIE,
ADEMÁS
DE
LOS
PRODUCTORES (4)
Unidad Administrativa de inicio del expediente:
Unidades Administrativas que intervienen en el tramite:
Unidad Administrativa que resuelve el expediente:
Unidad Administrativa de archivo del expediente:
ORIGEN (5 )
Legislación:
Otros:
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180 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
TRÁMITE (6)
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EL
ARCHNO
CENTRAL 181
FUNCIÓN
(7)
DOCUMENTOS BÁSICOS QUE COMPONEN LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA
SERIE
(8)
V A L O R A C I ~ N
9)
sí
N O
Plazos de vigencia
Plazos de vigencia
Plazos de vigencia
Plazos de vigencia
V. Administrativo
V. Legal
V. Fiscal
V. Informativo
V. Histórico
FRECUENCIA DE USO
DE
LA SERIE DOCUMENTAL
10)
Frecuencia de
uso
de la Serie en la Fase de Archivo de O ficina.
Diana
Semanal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
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182 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
Frencuencia de uso de la Se rie en la Fase de Archivo Central (Do cume ntos de 6 años).
Diaria
Semanal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
Frencuencia de uso de la Se rie en la Fase de Archivo Intermedio (Do cume ntos de 7 a 30 años).
Diaria
Semanal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
Frencuencia de
uso
de la Serie en la Fase de Archivo Histórico (D ocum entos de
más
de 30 años).
Oficina
Diaria
Semanal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
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EL ARCHIVO CENTRAL
183
TIEMPO DE PERMANENCIA DE LA SER IE DOCUMENTALES EN: (11)
PLAZOS
PROVISIONALES
TIEMPO
años
PLAZOS
DEFINITIVOS
TIEMPO
anos
Archivo de Oficina nn
Archivo Central E I I r I I
Archivo Intermedio
Archivo Histórico
NÚMERO DE EJEMPLARES
Y
LUGARES DONDE
SE CONSERVAN 12):
PUBLICACIONES QUE RECOGEN INFORMACIÓN DE LA SERIE TOTAL
O PARCIALMENTE
(13)
REPRODUCCIONES DE LA SERIE Y USO DE LA S REPRODUCCIONES
14)
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184 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
ACCESIBILIDAD
15)
Documentos Accesibles:
Documentos Reservados dentro de la Serie:
Plazo de Reserva (según la legislación vigente)
VOLUMEN DE LA SERIE Y CRECIMIENTO ANUAL EN ML. (16)
EFECTO o R E P E R C U S I ~ NSOCIALDE LOS EXPEDIENTESINTEGRANTES DE LA
SERIE
(17)
N.* de ciudadanos afectados
Tipo de efecto
ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE
(18)
INSTRUMENTOS DE CONTROL E INFORMACIÓN DONDE CONSTA LA SERIE
DOCUMENTAL
(19)
R E L A C I ~ N E DOCUMENTOS Y D O C U M E N T A C I ~ NDE APOYO INFORMATIVO QUE LA
UNIDAD PRODUCTORA PROPONE DESTRUIR EN LA SERIE DOCUMENTAL
(20)
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EL
ARCHIVO CENTRAL
185
~ _ _ _ ~ ~ ~~ ~~ ~
PROPUESTA DE CONSERVACIÓN DE LA SER IE DOCUM ENTAL
21)
TOTAL
PARCIAL
MÉTODO DE MUESTREO
MOTIVOS
TIPO DE SOPORTE
PROPUESTA DE
EXPURGO
DE LA
SERIE
DOCUMENTAL 22)
TOTAL
PARCIAL
MÉTODO DE MUESTREO
MOTIVOS
OBSERVACIONES
(23)
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EL
ARCHIVO CENTRAL 187
INSTRUCCIONESDE CUMP L I ME NT ACI ~ NDEL
IMPRESO
DE ANÁLISIS, IDENTIFICACI~ N
VALORACI~N
DE LAS SERIES DOCUMENTALES
Se cumplimentará un impreso por cada serie documental que recoja
todos los procedimientos integrados en ella. Este documento se aplicará
también a los documentos simples, adaptándolo a su caso y utilizando
sólo aquellos campos que les conciernan.
CAMPOS
UNIDAD
DESDE
LA
QUE
SE
REALIZA
EL
ANÁLISIS
(1)
Se hará mención de toda la estructura jerárquica partiendo de la Con-
sejería (o Presidencia de Gobierno), Organismo Autónomo o Empresa
Pública,
y
descendiendo hasta la oficina en la que se lleva
a
cabo el análisis
documental y cumplimentación del impreso.
En
Institución u Organismo:
indicar el nombre de la Consejería
(Asamblea), Organismo Autónomo o Empresa Pública. En el caso de
Organismos Autónomos y Empresas Públicas a continuación de su deno-
minación se indicará, en este
mismo
apartado, el nombre de la Consejería
a
la que están adscritos.
En
Órgano:
indicar el nombre de la Dirección General u órgano de
rango similar.
En cada uno de los asientos de
Unidad Administrativa
se irá haciendo
la gradación de la estructura jerárquica (con la denominación correspon-
diente de Servicio, Sección, Negociado, etc.).
Se pondrá en negrita o subrayado el nombre de la oficina donde se
realiza el análisis.
En Nombre y puesto de trabajo de la persona que cumplimenta
el impreso se reflejará el nombre, los dos apellidos y el puesto de trabajo
que ocupa la persona que lleva a cabo la cumplimentación del impreso.
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188
Ejemplo:
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
UNIDAD DESDE LA QUE SE REALIZA EL ANÁLISIS
Iptitución Consejería de Educación
y
Cultura.
Organo:
Secretaría General Técnica.
Unidad Administrativa: Servicio de Asuntos Generales y Documentación.
Unidad Administrativa: Sección de Régimen Interior.
Unidad Administrativa:
Unidad Administrativa:
Nombre y puesto de trabajo de la persona que cumplimenta el impreso:
"...",Jefe de la Sección de Régimen Interior.
INSTITUCIÓN, ÓRGANO Y UNIDADES PRODUCTORES D E LA
SERIE DOCUMENTAL 2)
Se hará mención de toda la estructura jerárquica, partiendo de la Con-
sejería
(o
Presidencia de Gobierno), Organismo Autómono
o
Empresa
Pública, descendiendo hasta la unidad administrativa que produce los
documentos. Se puede dar el caso de que la unidad productora coincida
con la unidad desde la que se realiza el análisis documental.
En
Institución
u
Organismo:
indicar el nombre de la Consejería
(Asamblea), Organismo Autónomo o Empresa Pública productoras de los
documentos. En el caso de Organismos Autónomos y Empresas Públicas,
a continuación de su denominación se indicará, en este mismo apartado,
el nombre de la Consejería a
la
que están adscritos.
En
Órgano:
indicar el nombre de la Dirección General u órgano de
rango similar.
En cada uno de los asientos de
Unidad Productora
se irá haciendo
la gradación de la estructura jerárquica (con la denominación correspon-
diente de Servicio, Sección, Negociado, etc.
..>.
Se pondrá en negrita o subrayado el nombre de la oficina productora
del documento.
Ejemplos:
Institución u Organismo productores:
Consejería de Educación
y
Cultura.
Organo productor: Secretaría General Técnica.
Unidad productora: Servicio de Asuntos Generales
y
Documentación.
Unidad productora: Sección de Régimen Interior.
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EL
ARCHIVO
CENTRAL
TIPO DOCUMEN TAL
(3)
189
Denominación:
nombre completo del tipo documental que constituye
la serie documental analizada.
El
tipo documental siempre va en plural,
ya que representa
la
tipificación de la reunión de unidades documentales
producidas por el ejercicio de una misma función.
Ejemplo:
xpedientes de Suministros.
nformes Jurídicos.
Definición: describir en qué consiste la actuación que da lugar al
Común o específico:
Señalar si el tipo documental se produce en
tipo documental.
un órgano concreto
o
en varios.
Ejemplo:
TIPO DOCUMENTAL
Denominación:Expedientes de Suministros.
Definición: gastos por las prestaciones de servicios o abastecimientos de energía
eléctrica, agua, gas combustible, vestuario, productos alimenticios, productos far-
macéuticosy sanitarios, materias primas y otro material de consumo y reposición.
Común o específico:Común a la generalidad de los órganos.
ÓRGANO
Y
UNIDAD ES ADMINISTRATIVAS
DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE,
ADEMÁS DE LOS PRODU CTORES
4)
QUE
PARTICIPAN
EN LA
T RAM I T ACI ~N
En este campo se anotarán las unidades administrativas que inter-
vienen en la tramitación de los expedientes, además de las productoras
recogidas en el campo 2.
Unidad Administrativa de inicio del expediente:
nombre de la ofi-
cina donde tiene lugar la incoación de los expedientes objeto del análisis.
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190
ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
Unidades Administrativas que intervienen en el trámite:
enumerar
todas las oficinas que intervienen en la tramitación de los expedientes
analizados.
Unidad Administrativa que resuelve
el
expediente:
indicar el nom-
bre de la oficina donde tiene lugar la terminación de
los
expediente
analizados.
Unidad Administrativa de Archivo del Expediente:
señalar el nom-
bre de la oficina donde se archivan
los
expedientes
o
documentos que
componen la serie documental analizada.
Ejemplos
:
TIPO DOCUM ENTAL:Expedientes de Suministros.
ÓRGANOS Y U N I D F E S ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPAN
EN LA TRAMITACION DE LOS EXPEDIEN TES INTEGRANTES
DE LA SERIE, ADEMÁS DE LOS PRODUCTORES
Unidad Administrativa de in icio del expediente:
Servicio de Asuntos Generales
y
Documentación. Sección de Régimen Interior.
Unidades Adm inistrativas que intervienen en el trámite:
1.
Para contratos menores:
ervicio de Asuntos Generales y Documentación.
ecretario General Técnico.
ntervención Delegada. '
onsejero de Educacióny Cultura.
2. Para contratos administrativos por el procedimiento negociado
sin publicidad:
-
ervicio de Asuntos Generales y Documentación.
-
ecretario General Técnico.
etrado-Asesor.
ervicio de Contratación.
ntervención Delegada.
onsejero de Educacióny Cultura.
Para suministros de adquisición centralizada:
3.1. Pmductos Homologados:
3.
ervicio de Asuntos Generales y Documentación.
ecretario General Técnico.
-
ntervención Delegada.
onsejero de Educacióny Cultura.
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EL
ARCHIVO
CENTRAL 191
ervicio de Coordinación de
la
Contratación Administrativa de
la
- Organismo Homologador (Junta Central de Compras o Dirección
Secretaría General Técnica.
General del Patrimonio del Estado).
3.2 .
Productos
no
Homologados:
- ervicio de Asuntos Generales y Documentación.
ecretario General Técnico.
ntervención Delegada en la Consejería de Educación y Cultura.
onsejero de Educación y Cultura.
unta Central de Compras.
ervicio de Coordinación de
la
Contratación Administrativa de la
Secretaría General Técnica.
-
etrado de la Consejería de Hacienda.
ntervención Delegada en la Consejería de Hacienda.
Órgano que resuelve el expediente:
-
onsejero de Educación
y
Cultura.
Unidad Administrativade Archivo del expediente:
-
ervicio de Asuntos Generales
y
Documentación.
Sección de Régimen Interior.
ORIGEN
( 5 )
En este apartado se incluyen los datos correspondientes a la causa
directa que origina los expedientes o documentos: disposiciones legales
que regulan su tramitación legislación) o, en su defecto, los motivos
por los que se inician aquéllos otros).
Ejemplo:
ORIGEN
Legislación
que regula
la
Serie Documental “Expedientes de Suministros”:
-
ey 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno
y
Administración de la
-
ey 9/1990, de
8
de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comu-
-
ey 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Admi-
ey 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones
-
eyes anuales de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid.
Comunidad de Madrid.
nidad de Madrid.
nistraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Públicas.
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EL ARCHIVO CENTRAL 193
-
ropuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención),
aprobación (Consejero)
y
contabilización (Intervención) del Documento
Contable “ A .
probación del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, del gas-
to
y
de apertura del Procedimiento de Adjudicación (Consejero).
onsulta a empresas e informe técnico sobre las ofertas presentadas (Ser-
vicio de Asuntos Generales y Documentación).
- Remisión del Expediente al Servicio de Contratación para la celebración
de la Mesa de Contratación (Servicio de Asuntos Generales
y
Docu-
mentación).
-
elebración de la reunión de la Mesa de Contratación.
ropuesta de disposición del gasto
y
de adjudicación del contrato (Se-
cretario General Técnico).
ropuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención),
aprobación (Consejero)
y
contabilización (Intervención) del Documento
Contable “D”.
djudicación del contrato (Consejero)
y
notificación de la adjudicación
al contratista.
- Depósito de la garantía (contratista) y formalización del contrato (Con-
sejero, contratista).
ealización del servicioo suministroy recepción de
los
trabajos.
ecepción de la factura y elaboración del Documento Contable “OK
(Servicio de Asuntos Generales y Documentación).
ropuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención),
aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento
Contable “OK”.
oncluido el plazo de garantía, propuesta de devolución de la garantía
(Secretario General Técnico).
nformación sobre la devolución de la garantía (Letrado-Asesor).
-
evolución de la garantía (Consejero)
y
notificación al contratista
y
a
la entidad (Tesorería o Caja General de Depósitos) donde se halle depo-
sitado.
3.
Para suministros de adquisición centralizada:
3.1. Productos
Homologados:
laboración de la Memoria-Propuesta de adquisición de Productos
Homologados
y
de aprobación de la Autorización-Disposición del
gasto
y
cumplimentación del impreso de petición de Bienes de
Adquisición Centralizada (Servicio de Asuntos Generales
y
Docu-
mentación).
-
ropuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Interven-
ción), aprobación (Consejero)y contabilización (Intervención) del
Documento Contable “AD”.
- emisión al Servicio de Coordinación de la Contratación Admi-
nistrativa de la Secretaría General Técnica del impreso de petición
de Bienes de Adquisición Centralizada (Servicio de Asuntos Gene-
rales
y
Documentación).
-
omunicación al Organismo Homologador de la petición (Servicio
de Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría
General Técnica).
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194
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
- omprobación por el Organismo Homologador, Orden a la
Empresa de que realice el suministro y notificación al Servicio de
Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría
General Técnica.
- otificación de la autorización del suministro al Servicio de Asun-
tos Generales y Documentación (Servicio de Coordinación de la
Contratación Administrativa de la secretaría General Técnica).
- ealización del suministro
y
recepción de los trabajos.
ecepción de la factura
y
elaboración del Documento Contable
“OK (Servicio de Asuntos Generales y Documentación).
ropuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Interven-
ción), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del
Documento Contable “OK.
omunicación de la recepción del suministro al Servicio de Coor-
dinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría General
Técnica (Servicio de Asuntos Generales
y
Documentación), para
su traslado al Organismo Homologador.
3.2.
Productos
no
Homologados:
laboración de la Memoria explicativa de la necesidad de pro-
ductos no homologados
y
de la no existencia de productos homo-
logados adecuados a la necesidad (Secretario General Técnico) y
elaboración del Documento Contable “ A (Servicio de Asuntos
Generales
y
Documentación).
ropuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Interven-
ción), aprobación (Consejero)
y
contabilización (Intervención) del
Documento Contable
“ A .
- emisión al Servicio de Coordinación de la Contratación Admi-
nistrativa de la Secretaría General Técnica, de la Memoria expli-
cativa y del Documento Contable
“ A
(Servicio de Asuntos Gene-
rales
y
Documentación), para comprobación de
la
no existencia
de productos homologados adecuados a la necesidad.
cuerdo de la iniciación del expediente de contratación (Junta
Central de Compras).
laboración del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares
y
del Pliego de Prescripciones Técnicas (Servicio de Coordinación
de la Contratación Administrativa de la Secretaría General
Téc-
nica).
nformación jurídica sobre el Pliego de Cláusulas Administrativas
Particulares (Letrado de la Consejería de Hacienda).
probación del Pliego y autorización de apertura del Procedimien-
to de Licitación (Junta Central de Compras).
onvocatoria de la licitación, recepción de ofertas, celebración de
la Mesa de Contratación
y
Propuesta del adjudicatario (Junta Cen-
tral de Compras).
- iscalización del expediente (Intervención Delegada en la Con-
sejería de Hacienda), adjudicación del suministro y comunicación
a las empresas interesadas
y
al Servicio de Asuntos Generales
y
Documentación (Junta Central de Compras).
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EL ARCHIVO CENTRAL 195
ropuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Interven-
ción), aprobación (Consejero)
y
contabilización (Intervención) del
Documento Contable “D”.
Depósito de la garantía y formalización del contrato (contratista
y
Junta Central de Compras).
ealización del suministro
y
recepción de los trabajos.
emisión del Acta de Recepción al Servicio de Coordinación de
la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica
(Servicio de Asuntos Generales y Documentación).
ecepción de la factura y elaboración del Documento Contable
“OK (Servicio de Asuntos Generales y Documentación).
ropuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Interven-
ción), aprobación (Consejero)
y
contabilización (Intervención) del
Documento Contable
“OK.
-
evolución de la garantía depositada una vez concluido el plazo
de la garantía (Junta Central de Compras).
FUNCIÓN
(7)
Es la capacidad de acción propia de los órganos de la Administración,
su capacidad de actuación. La Administración tiene multitud de funciones
que vienen determinadas por norma: aprobar, autorizar, conservar, con-
trolar, coordinar, dirigir, gastar, ingresar, ordenar, planificar, reparar, san-
cionar, etc
...,
cuyo ejercicio genera actividades que dan lugar al tipo docu-
mental.
En los expedientes de gastos
e
ingresos anotar la función que se refleja
en el apéndice 7.1.1
y
7.1.2: Relación de tipos documentales de carácter
económico, formados a partir de la clasificación económica de
los
pre-
supuestos de gastos e ingresos, páginas
249-295.
Ejemplos:
Declarar Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid.
Inspeccionar trabajos de explotación minera.
Subvencionar actividades culturales.
DOCUMENTOS BÁSICOS QUE COMPONEN
LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES D E LA SERIE
8)
Relacionar todos
los
documentos que necesariamente forman parte
de los expedientes
o
documentos constitutivos de la serie documental
analizada. Si se necesita, completar en hoja aparte.
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196
ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
Ejemplo:
En los “Expedientes de Suministros”, los documentos básicos serían:
DOCUMENTOS BÁSICOS QUE COMPONEN LOS EXPEDIENTES
INTEGRANTES DE
LA
SERIE
1. Para contratos menores:
- actura.
-
Memoria Justificativa del Gasto.
- ocumento Contable “ADOK.
2. Para contra os administrativos por
el
procedimiento negociado
sin
pubíicidad:
- ropuesta de contratación.
- Orden acordando el inicio del expediente.
-
liego de Cláusulas Administrativas
y
Pliego de Prescripciones Técnicas.
-
nforme Jurídico.
-
ropuesta de aprobación.
- ocumento Contable “ A .
- rden aprobando el Pliego.
-
nforme Técnico.
- cta de la Mesa de Contratación.
-
ropuesta de Disposición del Gasto.
Documento Contable “D”.
Orden adjudicatoria del contrato.
- esguardo del depósito de la garantía.
-
Contrato.
- actura.
- Documento Contable “OK”.
- ropuesta de devolución de garantía.
nforme sobre la devolución de la garantía.
Orden de devolución de la garantía.
3. Para suministros de adquisición centralizada:
3.1.
Productos Homologados.
Memoria Propuesta.
- ocumento Contable
“AD”.
- etición de Bienes de Adquisición Centralizada.
Notificación de autorización del suministro.
- cta de Recepción.
- actura.
- ocumento Contable “OK”.
3.2.
Productos
no
Homologados:
-
Memoria explicativa.
Documento Contable
“ A .
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EL ARCHIVO CENTRAL
197
- ocumento Contable “D”.
- cta de Recepción.
- actura.
-
ocumento Contable
“OK”.
Dentro
de
este campo se señalará asimismo:
TIPO DE
SOPORTE Y
DE
FORMATO
Indicar el tipo
de
soportels y de formato/s en que están elaborados
los documentos que componen la serie documental analizada al lado de
cada documento que compone cada unidad documental, que puede ser:
-
apel.
- Negativo de fotografía.
- Cintas para grabaciones.
-Magnéticos (cintas, discos magnéticos u ópticos).
- Microfilm, microficha.
- icha ventana.
- Otros.
Téngase en cuenta que el microfilm en cualquiera de sus versiones
(microficha,
rollo,
etc.) y los soportes magnéticos,
hoy
por hoy, en su
mayoría son reproducciones, no documentos originales.
V A L O R A C I ~ N9 )
Especificar con una cruz (x) los distintos valores que la oficina señale
respecto a la serie documental analizada, así como los plazos de vigencia
de cada tipo de valor.
Esta valoración y sus plazos de vigencia tendrán que ser corroborados
por
una Comisión de gestores y archiveros, dada su importancia.
Ejemplo:
En los
“Expedientes de Suministros”
los
valores
y
plazos de vigencia serían:
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198
V A L O R A C I ~ N
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
si NO
V.Administrativo Plazos de vigenc ia*
v.
Legal
Plazos de vigencia
Plazos de vigencia
Plazos de vigencia
V.
Fiscal
V.
nformativo
V.
Histórico
*
Los
plazos de vigencia están
por
establecer. Se expresarán en meses, ños o poniendo indefinido. si éste es el caso
FRECUENCIA DE USO DE
LA
SERIE DOCUM ENTAL
10)
Frecuencia de uso de la Serie en la Fase de archivo de Oficina.
Especificar con una cruz (x) el período de tiempo correspondiente
a la frecuencia de uso de la Serie en la Fase de Archivo de Oficina.
Frecuencia de uso de la Serie en las Fases de Archivo Central,
Especificar con una cruz
(x)
el período de tiempo correspondiente
a la frecuencia de uso de la Serie en las Fases de Archivo Central, Inter-
medio e Histórico por parte de la oficina, ciudadanoo investigación.
Intermedio e Histórico.
TIEMPO DE PERMANENCIA DE
LA
SERIE DOCUM ENTAL (11)
Se reseñará, con los datos que aporte la oficina, los plazos de per-
manencia en cada Fase ( a l menos-Oficina y Central) de los documentos
de cada serie desde su formación (plazos provisionales). Cuando se cierre
el estudio de la serie se revisarán estos plazos, por parte de archiveros
y gestores, y se determinarán definitivamente dichos plazos a todos los
efectos (plazos definitivos).
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EL
ARCHIVO
CENTRAL
199
NÚMERO DE EJEMPLARES
Y
LUGARES
DO ND E SE CONSERVAN 12)
Indicar si existen ejemplares múltiples, su número y, en su caso, la
oficina u oficinas donde se encuentra multiplicada la serie documental
analizada
y
si
lo
está total o parcialmente.
PUBLICACIONES QUE RECOG EN CADA EXPEDIENTE
INTEGRANTE DE
LA
SERIE TOTAL O PARCIALMENTE 13)
Determinar si la información contenida en la serie documental se ha
recogido en alguna publicación total o parcialmente, indicándolo en su
caso.
REPRODUCCIONES D E LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES
DE
LA
SERIE
Y USO
D E LAS REPRODUCCIONES
14)
Indicar, en su caso, si los expedientes integrantes de la serie están
reproducidos (reprografiados) total
o
parcialmente
y
en qué tipo de sopor-
te (microfilm, disco óptico, papel, etc.).
Señalar también el uso que se da a estas reproducciones
y
frecuencia
de consulta.
Ejemplo:
De los años 1983 a 1990 la serie está reproducida en microfilm.
Generalmente se consultan
sólo
los
originales.
Generalmente se consultan sólo las copias.
Los datos consignados en estos tres últimos apartados son importantes
a
la hora de establecer el criterio para el expurgo.
ACCESIBILIDAD (15)
Documentos AccesibIes:
indicar si los documentos son accesibles a
cualquier ciudadano.
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200 ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
Documentos
Reservados dentro de la Serie: indicar si la serie es
reservada totalmente o si contiene documentos reservados o documentos
para los que se necesita autorizar administrativamente su consulta y cuáles.
Plazo de
reserva
(según
la
legislación vigente): indicar el año a partir
del cual se puede consultar el documento según
la
legislación vigente:
- ey 9/1968, de 5 de abril, Reguladora de Secretos Oficiales.
Decreto 242/1969, de 20 de febrero, Reglamento.
- ey 48/1978, de 7 de octubre, de modificación de la Ley Regu-
ladora de Secretos Oficiales.
- ey Orgánica de 5 de mayo de 1982, sobre protección civil del
derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia
imagen.
ey 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
-
ey Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tra-
tamiento automatizado de datos de carácter personal.
ey 30/1992, de 26 de noviembre,
del
Régimen Jurídico de las
Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común.
-
ey 4/1993, de 21 de abril, de Archivos
y
Patrimonio Documental
de
la
Comunidad de Madrid.
-
Disposiciones que desarrollan las Leyes anteriores.
- Otras disposiciones específicas que pueden afectar al contenido
de
la
serie analizada.
VOLUMEN DE LA SERIE
Y
CRECIMIENTO ANUAL E N
M/L.
(METROS LINEALES)
16)
Recoger el volumen y el crecimiento anual, computado en metros linea-
les, de la serie documental analizada. Si es posible se tomará el dato
de volumen de la serie en todas las fases
y
además se tomará como refe-
rencia el crecimiento en el último año completo.
Ejemplo:
Fase Archivo oficina:
0,7d
Fase Archivo central:
2d
Fase Archivo intermedio:
20d
Fase Archivo histórico:
35d
Crecimiento anual último año:
0,)
d
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL
ARCHIVO
CENTRAL 201
EFECTO
O
REPERCUSIÓN SOCIAL DE LOS EXPEDIENTES
INTEGRANTES D E
LA
SERIE
(17)
NÚMERO DE CIUDADANOS AFECTADOS:
Indicar, en su caso, si las actuaciones que dan lugar a los expedientes
que forman la serie documental implica a uno o varios ciudadanos y qué
tipo de efectos causa.
Ejemplos:
-
n “Expediente de Suministros” afectaría a las Empresas que han repre-
Un “Expediente de Acceso a la Función Pública” afectaría a todos los opo-
Un “Expediente de Declaración de BIC” afectaría a los interesados.
-
Un “Expediente de Ayuda a Proyectos Juveniles de Promoción y Desarrollo
Socioeconómico” afectaría a las pequeñas
y
medianas Empresas que reúnan
los requisitos señalados y soliciten la ayuda. Número de Empresas afecta-
das:
50.
sentado las ofertas. Número de Empresas afectadas:
15.
sitores. Número de opositores: 500.
TIPO D E EFECTO:
Efectos directos (valor primario)
Señalar en
qué
sentido repercuten en los ciudadanos las actuaciones
que
se
materializan en los documentos que constituyen la serie docu-
mental, siempre que ésta tenga una proyección al exterior.
Ejemplo:
- n un “Expediente de Suministros” el efecto sería servir el “bien mueble”
con unas características
y
en un plazo señalado a cambio de una contra-
prestación económica.
-
n un “Expediente de Acceso a la Función Pública” el efecto sería el acceso
a un puesto de trabajo en la Administración autonómica.
-
n un “Expediente de Declaración de
BIC”
el efecto sería la especial pro-
tección del bien y
la
desgravación fiscal, en
su
caso.
-
n un “Expediente de Ayuda
a
Proyectos Juveniles de Promoción
y
Desarro-
llo Socioeconómico” el efecto sería la ayuda económica a pequeñas
y
media-
nas empresas con el fin de que éstas generen empleo juvenil.
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8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL ARCHIVO CENTRAL 203
Ejemplo de instrumentos de control:
- ontrol de entrada y salida de cada uno de los documentos en cada Unidad
-
elación de Entrega (automatizado).
Administrativa (manual).
Ejemplo de instrumentos de información:
- elación de proveedores (automatizado).
elación
de
altos cargos (automatizado).
R E L A C I ~ N
DE
DOCUMENTOS
Y
D O C U M E N T A C I ~ N
DE APOYO INFORMATIVO QUE LA U NID AD PRODUCTORA
PRO PONE DESTRUIR EN LA SERIE DOCUMENTAL 20)
En este apartado se hará constar qué documentos, integrados en las
unidades documentales, se propone destruir por parte de la Unidad Pro-
ductora por considerar que, en su día, ejercieron una función de control
o de información dentro de la unidad documental pero que éstas han
desaparecido
y
no ejercen ninguna otra.
Ejemplo:
Notas interiores de remisión.
Asimismo, se hará constar la documentación de apoyo informativo,
que ha sido añadida a la unidad documental, pero que no forma parte
del trámite administrativo y que se propone destruir.
Ejemplo:
ichas de segUimiento de expedientes.
otocopias de normativa legal.
olletos publicitarios.
PROPUESTA
DE C O N S E R V A C I ~ NDE LA SERIE
DOCUMENTAL 21)
Se marcará con una ( x ) la propuesta de conservación, parcial o total,
que se estime para la Serie Documental, señalando los motivos por los
que se ha determinado la propuesta elegida.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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204
ANA DUPLÁ DEL MORAL.
Si la conservación se considera que es parcial, habrá que cumplimentar
el campo referente
al
método de muestreo seleccionado para dicha con-
servación.
Asimismo se recogerá el tipo de soporte de la Serie Documental
conservada.
PROPUESTA DE EXPURGO DE LA SERIE DOCUMENTAL 22)
Se marcará con una (x) la propuesta de expurgo, parcial o total, que
se estime para la Serie Documental, señalando los motivos por los que
se ha determinado la propuesta elegida.
Si la propuesta de expurgo se considera que es parcial, habrá que
cumplimentar el campo referente
al
método de muestreo seleccionado
para dicho expurgo.
OBSERVACIONES 23)
Recoger en este campo aquellas observaciones que se estimen opor-
tunas
y
que no queden recogidas en ninguno de los apartados anteriores.
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EL
ARCHIVO
CENTRAL
205
CIRCUITO DE CIRCULACIÓN DE LOS DOCUM ENTOS
DEL ARCHIVO CENTRAL
ADMINISTRACIÓN
CENTRAL
-
IUDADANO
----------------
-
ransferencia:Ingreso de os dowmentos de as UnKlades Adm inistraiivas al Archivo Central
para
su tratamiento y
servicio.
, Servicio: Salidade documentos del Archivo Central a
las
Unidades Administraiivas (copias simples o autenticadas y
préstamo
de documento
original).
-
ervicio: Salidade documentos
del
Archivo Central a los ciudadanos a través de a Administración Copassimples o
autenticadas).
---
ervicio: Salidade docum entos directamente del Archivo cent ral a los
culdadanos copiassimples
o autenticsdas).
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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206
ANA DUPLÁ DEL MORAL
4.8. SERVICIOS DEL ARCHIVO CENTRAL
La Constitución Española de 1978, en su artículo 105.b) eleva
a
los
Archivos a la categoría de oficinas con identidad propia y los pone
al
servicio directo de los ciudadanos.
El título
IV,
artículos 37 a 42, de la Ley de Archivos y Patrimonio
Documental de la Comunidad de Madrid regula el acceso a sus archivos
y el servicio que éstos han de prestar. La Ley afirma que el destino pri-
mordial de los documentos de Archivo es su consulta por parte de las
instituciones que los producen y de todos los ciudadanos, recoge la deman-
da de la sociedad para agilizar el servicio de los documentos a los ciu-
dadanos
y
pretende que el Patrimonio Documental
y
los Archivos de
la
Comunidad de Madrid sean accesibles a ellos para la mejora de su calidad
de vida, como se dice en la Exposición de Motivos.
Además, y de acuerdo con el artículo 3.2 de la Ley 30/1992, del Régi-
men Jurídico de las Administraciones Públicas
y
del Procedimiento Admi-
nistrativo Común, la Administración se rige en su actuación por los criterios
de eficiencia y servicio a los ciudadanos.
Para obedecer a estos principios
la
Administración autonómica deberá:
-
ener
los
archivos organizados.
-
enerlos debidamente custodiados, ya que
los
documentos de
archivo además de ser Patrimonio Documental son testimonio
necesario para la gestión.
- laborar los instrumentos de control e información necesarios.
El Archivo Central será accesible a los ciudadanos y prestará servicio
tanto a la Administración productora como al ciudadano y al investigador.
4.8.1.
Acceso
y
accesibilidad
de la Comunidad de Madrid, dice en su artículo 37.1:
La
Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos
y
Patrimonio Documental
El
destino primordial de los documentos de Archivo es su consulta
por parte de las instituciones que los producen
y
de todos
los
ciudadanos.
Para ello la Administración autonómica asegurará el acceso a
los
documentos
de Archivo procurando
la
disponibilidad de los mismos para
su
uso por medio
de los instrumentos adecuados de control e información.»
La
Administración autonómica, según lo dispuesto en su Ley de Archi-
vos
y
Patrimonio Documental, garantizará el acceso libre
y
gratuito de
«i .
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EL ARCHIVO CENTRAL 207
todos los ciudadanos a los Centros de Archivo de la Comunidad sin per-
juicio de las restricciones de reserva que afecten a los documentos que
se custodian en estos Centros. Estas restricciones vendrán impuestas por
la
normativa vigente, como es el caso de que
la
información contenida
en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad o propia imagen
de las personas, a la seguridad del Estado o a la averiguación de los delitos.
Los documentos públicos cuyo trámite haya finalizado
y
desde el
momento en que su ingreso se haya registrado en el Archivo Central o
en el Archivo Regional serán accesibles a cualquier interesado, incluidas
las razones de investigación. En este último supuesto se podrá solicitar
autorización administrativa para poder acceder a los documentos excluidos
de la consulta pública.
Este acceso público
y
consulta sólo podrá suspenderse por razones
graves de conservación de los documentos o del servicio de los mismos,
procurando siempre que esta suspensión sea lo más breve posible.
La Ley de Archivos contempla que se restrinja
lo
más posible la con-
sulta de originales, por razones obvias de conservación,
y
que se tienda
a realizar las consultas a través de copias.
Es intención de la Administración autonómica, y así lo expone su
Ley de Archivos, mejorar el servicio de
los
documentos a los ciudadanos
facilitando el acceso a cualquier documento independientemente del
Archivo autonómico en el que se encuentre.
Por otra parte, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Adminis-
trativo Común, establece en su artículo 37 lo siguiente:
<<
1.
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los docu-
mentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos admi-
nistrativos, cualquiera que sea la forma de expresión gráfica, sonora o en imagen
o
el tipo de soporte material en que figuren,
siempre que tales expedientes
correspondan
a
procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.
El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la inti-
midad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar
que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rec-
tificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el
transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los
diferentes procedimientos, de
los
que no pueda derivarse efecto sustantivo
alguno.
El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir
otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los pro-
cedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o
disciplinario,
y
que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer
2.
3 .
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208 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además
de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo
y
directo.
El ejercicio de
los
derechos que establecen los apartados anteriores
podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por inte-
reses de terceros más dignos de protección
o
cuando así lo disponga una Ley,
debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada.
El
derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes
expedientes:
Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno
del Estado
o
de las Comunidades Autónomas en el ejercicio de sus compe-
tencias constitucionales no sujetas a Derecho administrativo.
Los que contengan información sobre la Defensa Nacional
o
la segu-
ridad del Estado.
Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera
ponerse en peligro la protección de
los
derechos
y
libertades de terceros
o
las necesidades de las investigaciones que se estén realizando.
d)
Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial
o
industrial.
e)
Los relativos
a
actuaciones administrativas derivadas de la política
monetaria.
6 .
Se regirán por sus disposiciones específicas:
a)
El
acceso a
los
archivos sometidos a
la
normativa sobre materias
clasificadas.
b ) El acceso a documentos
y
expedientes que contengan datos sanitarios
personales de
los
pacientes.
c)
Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.
d)
Los archivos que sirvan
a
fines exclusivamente estadísticos dentro
del ámbito de la función estadística pública.
e) El
Registro Civil
y
el Registro Central de Penados
y
Rebeldes
y
los
registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley.
l El
acceso a los documentos obrantes en los archivos de las
Admi-
nistraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de
Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legis-
lativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local.
La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos His-
tóricos.
El
derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que
no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos,
debiéndose,
a
tal fin, formular petición individualizada de
los
documentos que
se deseen consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter
potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia
o
conjunto de mate-
rias.
No
obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten
un interés histórico, científico
o
cultural relevante, se podrá autorizar el acceso
directo de aquéllos a la consulta de los expedientes, siempre que quede garan-
tizada debidamente la intimidad de las personas.
El derecho de acceso conllevará el de obtener copias
o
certificados
de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo
pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
4.
5.
a
b )
c )
7.
8.
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EL
ARCHIVO
CENTRAL
209
9.
Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos
obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un régimen de
especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto
y
cuantos otros
puedan ser objeto de consulta por
los
particulares.
Serán objeto de publicación regular las instrucciones
y
respuestas
a consultas planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que
comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos
vigentes a efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus rela-
ciones con la Administración.»
10.
Asimismo, la Ley Orgánica de 5 de mayo de 1982, sobre Protección
Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal
y
Familiar y a la
Propia Imagen, la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación
del Tratamiento Automatizado de datos de carácter personal, así como
sus disposiciones de desarrollo, además, en la Comunidad de
Madrid
la
Ley 13/1995, de
18
de mayo, de Regulación del
Uso
de la Informática
en el Tratamiento de Datos Personales, afectan muy directamente a la
accesibilidad de los documentos en esta fase de Archivo. La legislación
de Secretos Oficiales afecta a los documentos concernientes a “materias
clasificadas”.
4.8.2.
Las vías por las que el gestor puede acceder a los documentos del
Archivo son la
consulta
y el
préstamo.
Tanto la consulta como el préstamo de documentos a la Adminis-
tración en esta fase de archivo se hará por parte de la unidad que los
ha producido. Si la consulta o el préstamo fuera necesaria en otra unidad
distinta a la que ha producido los documentos, dicha consulta
o
préstamo
se harán a través del órgano productor
o,
en caso contrario, habrá de
hacerse con autorización del Director General
o
del Secretario General
Técnico.
Servicio a la Administración productora de documentos
- La Consulta
La consulta podrá ser directa
o
indirecta:
Consulta directa: se realizará en las dependencias del propio
Archivo sobre el original. En este caso se cumplimentará una ficha
de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la
Admi-
nistración productora de documentos por duplicado, cuyo modelo
e instrucciones de cumplimentación se incluyen en las pági-
nas 213-215.
- Consulta indirecta:
puede ser verbal
o
por escrito.
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210 ANA
DUPLA
DEL MORAL
Verbal:
si solamente se requieren unos datos muy someros
del documento se los podrá proporcionar el archivero en el
propio Archivo Central o, en ocasiones, telefónicamente.
Por
escrito:
si
lo
que se requiere es expedición de copias se
solicitará por escrito.
Las copias podrán ser simples o autenticadas, dependiendo
de la necesidad del usuario.
El
procedimiento para la expedición de copias se realizará
cumplimentando la oficina solicitante un oficio de solicitud de las mismas,
de acuerdo con el modelo y normas de cumplimentación que se incluyen
en las páginas 217-220.
- El
Préstamo
Los documentos que se encuentran en los Centros de Archivos auto-
nómicos, como dice la Ley de Archivos en su artículo 32,
«... salvo para el Servicio a la Administración autonómica
o
por requerimiento
de los tribunales
y
con los preceptivos controles, sólo podrán salir temporal-
mente de estos Centros por Orden de la Consejería competente, de acuerdo
con el artículo 10 .2~ .
El préstamo es la consulta
o
exposición de un original de un docu-
mento cuando éste sale del Archivo. Así pues, los documentos podrán
salir, en este caso del Archivo Central,
a
los órganos y unidades de la
Administración autonómica. Sin embargo, la Ley de Archivosy Patrimonio
Documental de la Comunidad de Madrid dice también, en su artículo 41,
que:
e . . .
la consulta de originales se hará sólo en caso necesario, tendiendo a rea-
lizarse
la
consulta a través de copias».
La razón es que los documentos son únicos
y
poseen un soporte extre-
madamente frágil y perecedero, por lo que conviene que su manipulación
sea la mínima necesaria y reducir su salida en los mismos términos, por
el riesgo de extravíos y de deterioro que puede comportar. Cuando sea
imprescindible que el documento salga del Archivo será necesario esta-
blecer un sistema de control que permita tener localizado el documento,
pedir responsabilidades en caso de deterioro o extravío y reclamarlo en
su momento una vez superado el plazo de préstamo.
Por otro lado,
y
como dice el citado artículo
41,
las copias autenticadas
tendrán el valor de originales.
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EL
ARCHIVO CENTRAL
213
MODELO
FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL ARCH IVO CEN TRA L
POR LA A D M I N I S T R A C I ~ N RODUCTORADE DOCUMENTOS
DATOS DEL SOLICITANTE
Nombre
y
Apellidos:
Unidad Administrativa
2):
DATOS DEL DOCUMENTO
Órgano
y
Unidad productores
5):
Signatura
(3)
UuIll
echa del documento
4)
Descripción del documen to solicitado
(6):
Motivo de la con sulta:
Fecha:
(Firma)
Fdo.:
EI/La
(Cargo o puesto de trabajo)
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EL ARCHIVO CENTRAL 215
INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DE LA FICHA
DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL ARCHIVO
DE DOCUMENTOS
Esta ficha se cumplimentará por duplicado para cada documento que
se solicite, cuando se realice la consulta de un documento original en
el Archivo Central por parte de la Administración Productora.
CENTRAL
POR
LA
ADM I NI ST RACI ~N
RODUCTORA
ENCABEZAMIENTO
Margen superior derecho
Consulta N.O
(1):
número correlativo anual que se dará a cada una
de las consultas que se hagan en el Archivo Central. A cumplimentar
por el Archivo Central.
Este número quedará asimismo reflejado en el Registro de Consultas.
DATOS DEL SOLICITANTE
Unidad Administrativa
2)
a la que pertenece el solicitante. Si éste
perteneciese a una Unidad Administrativa diferente a
la
que ha generado
el documento, deberá solicitar la consulta del documento a través del
Órgano y Unidad productores del mismo,
o
en caso contrario, habrá de
hacerse con la autorización del Director General o del Secretario General
Técnico.
DATOS DEL DOCUMENTO
Signatura
(3):
recoger aquí el código de control de la unidad de ins-
talación del documento solicitado.
Fecha del documento
(4):
cumplimentar el año, mes
y
día del docu-
mento cuando sea posible.
Órgano y Unidad productores
(5 ) : nombre del Órgano
y
Unidad
que produjeron el documento.
Descripción del docum ento solicitado
6): denominación de la uni-
dad documental, con expresión de su contenido, número de expediente
si lo hubiere
y
fechas de inicio
y
finalización.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL ARCHIVO CENTRAL
MODELO
217
OFICIO DE SOLICITUD DE COPIAS DE DOCUMENTOS
POR LA
ADM INIS T RACI~ N
PRODUCTORA DE DOCUMENTOS
Consulta N.?
1)
DATOS DEL SOLICITANTE
Nombre
y
Apellidos:
Unidad Administrativa 4):
SOLICITA:
DATOS D EL DOCUMEN TOlS
Descripcióndel documntols
so l ic i tadds
(5)
Copias Simples 2)
.g
m
.* [77
opias Autenticadas 3)
&gano y Unidad
Productores
16)
MOTIVO DE LA SOLICITU D
Fecha de solicitud
(Firma)
Fdo.: Ei/La
(Cargo o puesto de trabajo)
Fecha
de
ingreso
7)
Fecha recepción copias:
(Firma)
Fdo.:
EI/La
(Cargo o puesto de trabajo)
DIRECTOR
O
RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRA L
(10)
DE LA CONSEJERfA DE
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EL ARCHIVO CENTRAL 219
INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DEL OFICIO
DE SOLICITUD DE
COPIAS DE DOCUMENTOS
POR
LA
ADM INISTRACIÓN PRODUCTORA
DE DOCUM ENTOS
Este oficio recogerá la petición de consulta por medio de copias de
documentos que efectúe
la
Administración autonómica
al
Archivo Central.
Constará de los siguientes campos:
ENCABEZAMIENTO
Margen superior izquierdo:
Consulta N.O 1): número correlativo anual que se dará a cada una
de las consultas que se hagan en el Archivo Central. A cumplimentar
por el Archivo Central.
Este número quedará asimismo reflejado en el Registro de Consultas.
Margen superior derecho:
Copias Simples 2):
se marcará con una cruz (x) si la Administración
Productora desea obtener copias simples del documento/s consultadoh
y número de copias solicitadas.
Copias Autenticadas
(3): se marcará con una cruz (x ) si la Admi-
nistración Productora desea obtener copias autenticadas del documento/s
consultado/s y número de copias solicitadas.
DATOS DEL SOLICITANTE
Unidad Administrativa 4):
a la
que pertenece el solicitante. Si éste
perteneciese a una Unidad Administrativa diferente a la que
ha
generado
e documento, deberá solicitar la consulta del documento
a
través del
Organo o Unidad productora del mismo,
o
en caso contrario, habrá de
hacerse con autorización del Director General o del Secretario General
Técnico.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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220 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
DATOS DEL DOCU MEN TOB
Descripción del documento/s solicitado/s
5):denominación de la/s
unidaaes documental/es, con expresión de su contenidoh, número
de
expediente si lo hubiere
y
fecha/s de inicio
y
de finalización.
Órgano
y
Unidad Productores 6):
nombre del Órgano
y
Unidad
que produjeron el documento/s.
Fecha de Ingreso
(7): fecha en la que el documento fue transferido
al
Archivo Central.
Signatura
8):
recoger aquí el código de control
de
la unidaaes de
instalación del documento/s solicitado/s.
Número Registro
9):
número
de
registro dado
a la
fracción del fondo
de Archivo al que pertenece el documento en el momento de
su
ingreso
en el Archivo Central.
Director o responsable del Archivo Central de la Consejería de
(10): Hacer constar si es matriz o delegado y su identificación.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL ARCHIVO CENTRAL
F e c h a d e D E V O L U C I~ N :
Entregué Recibí
Fdo.:
DD.
Fdo.: ElLa
(Cargo o puesto de trabajo)
(Firma) (Firma)
EILa Archiveda.
MODELO
22
1
OFICIO
DE
SOLICITUDDE
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
POR
LA ADM INIS T RACI~ N
PRODUCTORA
DE
DOCUMENTOS
Mstamo
N.?
1)
Fecha
estipuladadevolución (3)
N.?
piezas
de
la
Unidad
Documental
2)
Fecha in de
prórroga (4)
DATOS DEL SOLICITANTE
Nombre y Apellidos:
Unidad Administrativa(5):
SOLICITA:
DATOS DEL DOCUMENTO
~ ~~
üescnpción del
documento
(6)
órgano
y
Unidad
solicitado pmductores
N.9
Reg.
General
ignatura
MOTIVO DE LA SOLICITU D
D U R A C I ~ N STIMADA DEL PRÉSTAMO:
Entregué Recibí
Fdo.:
DD.(
Fdo.: EI/La
(Firma) (Firma)
Fecha de SOLICITUD:
(Firma)
Fdo.: EI/La:
(Cargo o puesto de trabajo)
MOTIVO
DE
LA
PRÓRROGA 11):
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL
ARCHNO
CENTRAL
223
INSTRUCCIONES DE
CUMPLIMENTACI~N
DEL OFICIO
DE
SOLICITUD
DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
POR
LA
ADMINISTRACIÓN PRODUCTORA
DE DOCUMENTOS
Este oficio se cumplimentará por duplicado para cada documento que
se solicite
y
recogerá la petición del préstamo de cada documento que
efectúe la Administración al Archivo Central. Un tercer ejemplar foto-
copiado se colocará en cada caja como testigo. Constará de los siguientes
campos:
ENCABEZAMIENTO
Margen
superior izquierdo
Préstamo N.O
( 1 ) :
número correlativo que se dará a cada uno de
los préstamos realizados a la Administración.A cumplimentar por el Archi-
vo Central.
Asimismo este número quedará reflejado en el Registro de Préstamos.
Número de piezas de la Unidad Documental
2):
cuantificar el
número de piezas documentales que contiene la Unidad Documental
prestada.
Margen
superior derecho
Fecha estipulada devolución 3): echa establecida para el préstamo
de
los documentos.
A
cumplimentar por el Archivo Central.
Fecha fin de
prórroga
4):
se cumplimentará siempre que sea nece-
sario ampliar el período de préstamo por un motivo razonado. A cum-
plimentar por el Archivo Central.
DATOS DEL SOLICITANTE
Unidad Administrativa
(5):
a la que pertenece el solicitante, ascen-
diendo hasta la Consejería. Si éste perteneciese a una Unidad Adminis-
trativa diferente
a
la que ha generado el documento, deberá pedir auto-
rización a dicho Organo o Unidad Productora,
o
en caso contrario, habrá
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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224 ANA DUPLÁ DEL MORAL
de hacerse con autorización del Director General
o
del Secretario General
Técnico, que deberá adjuntarse
a
la solicitud.
DATOS DEL DOCUMENTO
Descripción del documento solicitado
6):denominación de la Uni-
dad Documental, con expresión de su contenido, número de expediente
si
lo
hubiere
y
fechas de inicio y de finalización.
Órgano
y
Unidad Productores
(7): nombre del Órgano y Unidad
que produjeron el documento.
Fecha de Ingreso 8):
fecha en la que el documento fue transferido
al
Archivo Central.
Signatura
9): recoger aquí el código de control de la unidad de ins-
talación del documento solicitado.
Número Registro 10):
número de registro dado
a
la fracción de
fondo de Archivo al que pertenece el documento en el momento de su
ingreso en el Archivo Central.
Motivo de la prórroga (11):
motivo por el que se solicita la prórroga
del préstamo del documento.
Director o responsable del Archivo Central de
la
Consejería de
12):Hacer constar si es matriz
o
delegado y su identificación.
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EL ARCHIVO
CENTRAL 225
4.8.3.
Servicio a los ciudadanos: Para la defensa de
sus
intereses
y para la investigación
Como hemos visto al tratar el acceso, los ciudadanos pueden consultar
los documentos del Archivo Central para
la
gestión de sus intereses y
para realizar investigación, con los límites que establece la legislación vigen-
te mencionada
al
hablar del acceso y la accesibilidad.
Podrán hacer la consulta de los documentos:
-
irectamente en el Archivo.
-
Mediante solicitud por escrito.
De acuerdo con el artículo 37.8 de
la
Ley 30/1992, de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común, «el derecho de acceso conllevará el de obtener copias
o
cer-
tificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por
la
Admi-
nistración, previo pago en su caso de las exacciones que se hallen legal-
mente establecidas».
Procedimiento
La realización de las consultas se solicitará por escrito. Si éstas se
realizan en el Archivo
y
lo que desean es ver el original podrán hacerlo
cumplimentando una ficha de solicitud de consulta directa por duplicado,
cuyo modelo se reproduce en
la
página 227. Si lo que desean son copias
de los documentos -simples o autenticadas-, podrá solicitarse con el
formato normalizado que figura en la página 231. Los ciudadanos, si se
trata de una investigación, habrán de expresar el tema de
la
misma, con
fines estadísticos.
LOS CIUDADANOS
PODRÁN VER
EL DOCUMENTO ORIGINAL
Y
SOLI-
CITAR COPIAS SIMPLES
O
AUTENTICADAS SEGÚN SUS NECESIDADES.
NUN CA PODRÁN LLEVARSE EL DOCU ME NTO ORIGINAL.
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EL ARCHIVO CENTRAL
MODELO
227
FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL
ARCHIVO CENTRAL
POR
LOS
CIUDADANOS
Consulta
N . O (1)
(*) DATOS DEL SOLICITANT E
Nombre
y
Apellidos:
D.N.I. o C m e t de Investigador n.:
Dirección Postal:
. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . . .
Teléfono: ...................................................................... Fax: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(*)
Usted tiene derecho a acceder a la información que le concierne del fichero de usuarios de este
Archivo, y cancelarlao rectificarla de ser errónea.
DATOS DEL DOCUMENTO
Signatura
(2)
UInn
echa del documento
(3)
Órgano y Unidad Productores (4):
..................................................................................................................................
Descripción del documento solicitado
(5): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
........................................................................................................................................
TEMA DE INVESTIGACIÓ N (6): ..................................................................................
Fecha:
Fdo.: EI/La solicitante
(Firma)
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EL
ARCHIVO CENTRAL
229
INSTRUCCIONES
DE
CUMPLIMENTACI~NDE LA
FICHA
DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN
EL
ARCHIVO
CENTRAL
POR
LOS
CIUDADANOS
Esta ficha se cumplimentará por duplicado para cada documento que
se solicite, cuando se realice
la
consulta de un documento original en
el Archivo Central por parte del ciudadano.
ENCABEZAMIENTO
Margen superior derecho
Consulta
N.O
(1):
número correlativo anual que se dará
a
cada una
de las consultas que se hagan en el Archivo Central. A cumplimentar
por el Archivo Central.
DATOS DEL DOCU MENTO
Signatura
2):
a
cumplimentar por el Archivo Central.
Fecha del documento (3): Cumplimentar el año, mes
y
día del docu-
Órgano y Unidad Productores (4):
nombre
del
Órgano y Unidad
Descripción del documento solicitado
(5)
:denominación del docu-
mento cuando sea posible.
que produjeron el documento.
mento, con expresión de su contenido.
TEMA DE
INVESTIGACI~N
Tema de Investigación 6):
a rellenar en caso de que la consulta
sea con fines
de
investigación.
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EL ARCHIVO CENTRAL
üescripci6n
del
documentols
sol ic i ladols
(4)
23
1
órgano
y Unidad Fecha
del
productores Documentols
(5)
(6)
MODELO
FICHA DE SOLICITUD DE
COPIAS DE DOCUMENTOS
POR LOS
CIUDADANOS
Consulta N.?
(1)
DATOS DEL SOLICITANT E
o
opias Simples (2)
Copias Autenticadas (3)
Nombre
y
Apellidos:
D.N.I. o
Carnet de Investigador n.2:
Dirección
Postal:
Teléfono:
Fax:
Usted tiene derecho a acceder a la información que
le
concierne, recopilada en
el
fichero de usuarios de
este Archivo y cancelarla
o
rectificarla de ser errónea.
DATOS DEL DOCUMEN TO/S
TEMA DE
I N V E S T I G A C I ~ N7):
Fecha de solicitud
(Firma)
Fecha recepción copias:
(Firma)
Fdo.:
E I b
Solicitante
Fdo.:
EI/La
Solicitante
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EL
ARCHNO CENTRAL 23
INSTRUCCIONES
DE
CUMPLIMENTACI~N DE LA FICHA
DE SOLICITUDDE COPIAS DE DOCUMENTOS
POR
LOS
CIUDADANOS
Este impreso recogerá la petición de copias de documentos que efec-
túen
los
ciudadanos al Archivo Central. Constará de los siguientes campos:
ENCABEZAMIENTO
Margen superior izquierdo
Consulta
N.O
(1):
número correlativo que se dará a cada una de
las consultas que se hagan en el Archivo Central. Este número quedará
asimismo reflejado en el Registro de Consultas.
Margen superior derecho
Copias Simples 2):
se marcará con una cruz
(x )
si el ciudadano
desea solicitar copias simples del .documento/s consultadols y cuantificará
el
número de copias solicitadas.
Copias Autenticadas
(3):
se marcará con una cruz (x) si el ciudadano
desea solicitar copias autenticadas del documento/s consultado/s
y
cuan-
tificará el número de copias solicitadas.
DATOS
DEL DOCUMENTOD
Descripción del documento/s solicitado/s
(4): denominación de la
unidad/es documental/es, con expresión de su contenido, número de expe-
diente si lo hubiere
y
fecha de inicio
y
de finalización.
Órgano
y
Unidad Productores
(5): nombre del Órgano
y
Unidad
que produjeron el documento/s.
Fecha/s del documento/s 6):
cumplimentar el año, mes
y
día, deVlos
documento/s solicitado/s cuando sea posible.
TEMA
DE INVESTIGACIÓN
Tema de Investigación
(7) :
a rellenar en caso de que la consulta
sea
con fines de investigación.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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234 ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
4.9.
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
CENTRAL AL ARCHIVO REGIONAL, FASE DE ARCHIVO
INTERMEDIO
Cuando los documentos hayan permanecido en el Archivo Central
como máximo diez
años
desde su ingreso en
él,
a no ser que la índole
de los documentos haga aconsejable su permanencia, pasarán a la siguiente
fa% de Archivo: la fase de Archivo Intermedio. Las Series Documentales
que tengan poco uso y se consulten raramente podrán pasar a la fase
de Archivo Intermedio antes de cumplir el plazo de diez años. Tanto
si los documentos tienen más de diez años y van a permanecer en el
Archivo Central como si tienen menos y van a pasar al Archivo Intermedio
necesitan resolución
o
aprobación expresa del Secretario General Técnico.
Todo lo anterior se contempla en el artículo 13.3de la Ley de Archivos
madrileña.
Se hace esta breve mención de estas transferencias por no ser objeto
de este manual.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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5.
EL ARCHIVO REGIONAL DE LA CO MUNIDAD
DE MADRID: CABEZA DEL SUBSISTEMA
CENTRO DE ARCHIVO
PARA
LAS FASES
DE ARCHIVO INTERMEDIO
E
HISTÓRICO.
CENTRO DIRECTOR DEL SISTEMA
DE ARCHIVOS DE
LA
COMUNIDAD DE MADRID
DE
ARCHIVOSA U T O N ~ M I C O S .
Al
igual que en el caso de las transferencias del Archivo Central
a
la fase de Archivo Intermedio, se hace una breve alusión al Archivo Regio-
nal, aunque no es materia directa de este Manual.
El
Archivo Regional
tiene tres facetas de gran importancia: como cabeza del Subsistema de
Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración
de la Comunidad de Madrid, como sede de las fases de Archivo Intermedio
e Histórico
y
como Centro Director del Sistema de Archivos de la Comu-
nidad de Madrid, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley de Archivos y
Patrimonio Documental madrileña.
Como Centro Director del Sistema de Archivos de
la
Comunidad
de Madrid se ocupará
de
la protección
y
fomento para
la
conservación
y
uso adecuado del Patrimonio Documental madrileño.
El Plan Sectorial que organiza el Subsistema contempla al Archivo
Regional como cabeza del mismo, al ser este Subsistema un conjunto
de fondos de Archivo dividido en las cuatro fases
o
edades
a
las que
nos hemos referido. De este modo, del Archivo Regional dependerán orgá-
nica
y
funcionalmente las tres últimas fases y jerárquicamente las dos últi-
mas, mientras que los Archivos Centrales tendrán su dependencia jerár-
quica de las Secretarías Generales Técnicas, si así se determina.
En cuanto a los Archivos de las Oficinas, dependerán en determinados
aspectos funcionales del Archivo Regional a través de los Archivos Cen-
trales. Todo ello se refleja en el esquema de
la
pág.
62.
Parece ineludible
decir que en la Comunidad de Madrid el Archivo Regional reúne estas
fases de Archivo Intermedio e Histórico
y
lo que esto significa.
El
artí-
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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236 ANA DUPLÁ
DEL MORAL
culo 13 de la Ley de Archivos
y
Patrimonio Documental de la Comunidad
de Madrid en sus puntos
4
y
5
dice:
u4.
Al cumplirse el plazo señalado en el punto anterior los documentos
se trasladrán a las dependencias del Archivo Regional, donde durante un perío-
do máximo de quince años recibirán el tratamiento correspondiente a un Archi-
vo Intermedio.
Transcurrido este plazo, los documentos que, salvo excepciones, ten-
gan ya treinta años desde su génesis
y
que tengan valor histórico recibirán
en el Archivo Regional el tratamiento correspondiente a tal valor.»
5 .
El artículo
14
en sus puntos
1 y
2
dice:
« i
Los Centros de Archivo de la Asamblea y del Consejo de Gobierno
y la Administración de la Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley
serán, por tanto, además de los Archivos de Oficina:
a)
b)
c)
d)
2.
Los Archivos Centrales de las Consejerías.
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
Los
Archivos de los Entes Institucionales
y
Empresas públicas de la
El
Archivo de la Asamblea.
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergará también
los Fondos de Archivo de las instituciones antecesoras de
la
Comunidad, así
como los Fondos de Archivo, documentos
o
colecciones de instituciones o
personas públicas
o
privadas que no pudiendo atender adecuadamente estos
bienes ingresen en él mediante convenio de depósito, donación y otro régimen,
si se considera oportuno.»
Comunidad de Madrid.
La fase de Archivo Intermedio es la que recoge los documentos pro-
cedentes de los diferentes Archivos Centrales de la Administración auto-
nómica. Estas transferencias se harán por los Directores de los Archivos
Centrales con el conforme de los Secretarios Generales Técnicos. En esta
fase se estudiarán y establecerán los valores históricos e informativos que
los documentos puedan tener, es decir, sus valores secundarios, para, de
acuerdo con
los
plazos establecidos en la Ley de Archivos, recibir el tra-
tamiento correspondiente
a
estos valores.
Aquellos documentos que no tengan estos valores y hayan perdido
sus valores primarios serán destruidos.
Así pues, el Archivo Regional tendrá las funciones de depósito final
o definitivo de los documentos de la Administración autonómica, que
habrán ingresado mediante el proceso de transferencia.
También, de acuerdo con el artículo 19 de la Ley de Archivos y Patri-
monio Documental de la Comunidad de Madrid, los documentos en fase
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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EL
ARCHIVO REGIONAL
DE
LA COMUNIDAD
DE
MADRID
23 7
de Archivo Intermedio e Histórico de la Administración Institucional auto-
nómica serán transferidos al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid
o a
otro Centro de Archivo de esta índole que, en función de las nece-
sidades, se determine.
Además el Archivo Regional ha recibido
y
recibirá documentos por
donación, compra
o
depósito de fondos constitutivos del Patrimonio
Documental Madrileño y de interés para Madrid.
Cuando las deficiencias de instalación
o la
insuficiencia de medios
personales pongan en peligro
la
conservación, seguridad
o
servicios de
los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño cus-
todiados en una institución y ésta no tuviera medios para subsanarlos,
podrá
la
Comunidad de
Madrid,
según el artículo
28
de su Ley de Archi-
vos, obligar
a
su depósito en el Archivo Regional, u otro que determine,
hasta tanto desaparezcan las causas que motivaron el peligro.
En este Archivo se aplicarán los principios clasificatorios de Respeto
a la Procedencia de los Fondos
y
de Respeto al Orden Original.
En
la
fase de Archivo Intermedio el Servicio
a la
Administración auto-
nómica es menos frecuente, lo es más
a
los ciudadanos.
El
préstamo de
documentos es excepcional
y las
solicitudes de copias de documentos se
realizan directamente al Archivo por la Administración autonómica
y
por
otras Administraciones (por ejemplo, la Judicial)
y
por los ciudadanos.
Los documentos en fase de Archivo Histórico sirven fundamental-
mente
a la
investigación histórico-científica.
El
préstamo de documentos
originales en esta fase es también excepcional como en
la
fase anterior,
y se realiza fundamentalmente para exposiciones.
La
consulta de los documentos en esta fase es libre, salvo lo que
disponga en contrario la legislación vigente.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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BIBLIOGRAFÍADOCUMENTACI~N
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1
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Oficina», en La oiganiración de documentos en los Archivos
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Objet
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LEGISLACIÓN
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Decreto 923/1965, de 8 de abril, por el que se aprueba el texto articulado de
Ley 9/1968, de 5 de abril, Reguladora de Secretos Oficiales ( BOE
6
de abril).
Decreto 3410/1975, de 25 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento
Ley 48/1978, de 7 de octubre, de modificación de la Ley Reguladora de Secretos
Constitución Espanola de 1978 (BOE 29 de diciembre).
Ley Orgánica
1/1982,
de 5 de mayo,
de
Derecho al Honor, a la Intimidad
Personal y Familiar y a la Propia Imagen (BOE 14 de mayo).
Ley Orgánica 3/1983,
de 25
de
febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comu-
nidad de Madrid ( BOE
1
de marzo).
Real Decreto 1959/1983, de 29 de junio, sobre normas de traspaso de servicios
del Estado y funcionamiento de la Comisión Mixta de Transferencias (BOE 19 de
julio).
Reales Decretos de traspasos
de funciones
y
servicios de la Administración
del Estado a la Comunidad de Madrid (78 Reales Decretos desde 1983 hasta marzo
de 1997):
la Ley
de
Contratos del Estado.
General de Contratación del Estado ( BO E 27 de diciembre).
Oficiales ( B O E 11de octubre).
-
n materia de Administración Local (9 Reales Decretos).
-
n materia de Agricultura
y
Ganadería (12 Reales Decretos).
-
n materia de Asesoría Jurídica, Defensa en Juicio e Intervención y Con-
-
n materia de Colegios Oficiales y Profesionales y Cámaras Agrarias y de
-
n materia de Cultura, Deportes, Educación
y
Juventud (14 Reales Decretos).
En materia de Espectáculos, Casinos, Juego y Apuestas (2 Reales Decretos).
-
n materia de Ferias Internacionales (1 Real Decreto).
-
n materia de Fundaciones y Asociaciones (2 Reales Decretos).
- n materia de Industria y Comercio (7 Reales Decretos).
-
n materia de Instalaciones Radiactivas
(1
Real Decreto).
En materia de Obras Públicas (2 Reales Decretos).
tabilidad ( 1 Real Decreto).
la Propiedad Urbana ( 3 Reales Decretos).
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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244 ANA DUPLÁ DEL MORAL
n materia de Ordenación del Territorio, Urbanismo y Vivienda (5 Reales
-
n materia de Radiodifusión
(
1 Real Decreto).
-
n materia de Salud y Bienestar Social (10 Reales Decretos).
n materia de Trabajo, Empleo, Cooperativas
y
Sociedades Anónimas Labo-
n materia de Transportes (3 Reales Decretos).
n materia de Tributos cedidos (2 Reales Decretos).
Ley 12/1983, de 14 de octubre, del Proceso Autonómico
(B O E
15 de octubre).
Ley 1/1983,
de 13 de diciembre, de Gobierno
y
Administración de la Comunidad
Reglamento
de
la Asamblea
de
Madrid, aprobado por el Pleno en
su
Sesión
Ley 1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de
Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid
Ley
9/1990,
de 8 de noviembre, reguladora de la Hacienda de la Comunidad
Leyes anuales
de
Presupuestos Generales
de
la Comunidad
de
Madrid.
Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento auto-
matizado de datos de carácter personal
(B O E
31 de diciembre).
Ley
30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas
y
del Procedimiento Administrativo Común
(BOE
27 de noviembre).
Ley Orgánica
9/1992,
de 23 de diciembre, de transferencias de competencias
a
Comunidades Autónomas que accedieron
a
la autonomía por la vía del art. 143
de la Constitución
(B O E
24 de diciembre).
Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comu-
nidad de Madrid (BOCM 30 de abril).
Ley 7/1993,
de 22 de junio, de adecuación de la Ley Estatal 30/1992, de 26
de noviembre, de las normas reguladoras de los procedimientos propios de la Comu-
nidad de Madrid
y
de modificación de la Ley de Gobierno
y
Administración
y
de
la Ley Reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de
Madrid
(BOCM 25 de junio).
Decreto 74/1993, de 26 de agosto, por el que se establecen medidas de ade-
cuación de los procedimientos administrativos en materia de autorizaciones a lo esta-
blecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
RJAFJ-PAC
(BOCM 27 de agosto).
Decreto
75/1993,
de 26 de agosto, por el que se adecuan determinados pro-
cedimientos
a
la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de RJAFJ-PAC BOCM 27 de agosto).
Decreto
76/1993,
de 26 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento del
Procedimiento para la concesión de ayudas y subvenciones públicas (BOCM 27 de
agosto).
Decreto 77/1993, de 26 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento para
el Ejercicio de la Potestad Sancionadora por la Administración Pública de la Comu-
nidad de Madrid
(BOCM
27 de agosto).
Decreto 78/1993,
de 26 de agosto, por el que se procede a la adaptación de
los
procedimientos en materia de gestión de personal a la Ley de
RJAP-PAC (BOCM
27 de agosto).
Ley Orgánica
10/1994,
de 24 de marzo, de Reforma del Estatuto de Autonomía
de la Comunidad de Madrid (BOE 25 de marzo).
Decretos).
rales (3 Reales Decretos).
de Madrid (BOCM 20 de diciembre).
de 18 de enero de 1984 (BOCM 6 de abril).
la Comunidad de Madrid
(BOCM
3 de febrero).
(BOCM
24 de abril).
de Madrid
(BOCM
21 de noviembre).
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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BIBLIOGRAFÍA
Y DOCUMENTACIÓN UTILIZADAS 245
Ley
2/1995, de
8
de marzo, de subvencionesde la Comunidad de Madrid
(BOCM
21 de marzo).
Ley 13/1995, de
21
de abril, de Regulación del Uso de la Informática en el
Tratamiento de Datos Personales por la Comunidad de Madrid
(BOCM
18 de julio).
Ley
13/1995,
de
18
de
mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas
(BOE 19 de mayo).
Ley 18/1995,
de 1 de diciembre, de modificación parcial de la Ley 1/1983, de
13 de
diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid
(BOCM
11 de diciembre).
Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización
de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General
del Estado (BOE 29 de febrero).
Real Decreto 390/1996, de 1 de marzo, de Desarrollo Parcial de la Ley 13/1995,
de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas (BOE 21 de marzo).
Ley 14/1996,
de 30 de diciembre, de Cesión de Tributos del Estado a las Comu-
nidades Autónomas
y
de Medidas Fiscales Complementarias
(BOE
3
1
de diciembre).
Reglamento
de la Asamblea de Madrid, aprobado por el pleno en su Sesión
de 30 de enero de 1997 (BOCM 12 de febrero).
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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7.
APÉNDICE
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-archivo-de-oficina-a-duplapdf 226/354
7.1.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
7.1.1. RELACIÓN DE
TIPOS
DOCUMENTALES DE CARÁCTER
ECONOMICO, FORMADOS A PARTIR DE LA CLASIFICACIÓN
ECONÓMICA DE LOS PRESUPUESTOS DE GASTOS DE 1997
OBSERVACIONES
- sta relación no es en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este Manual a modo de ejemplo. La
relación de Tipos Documentales
se
perfeccionará y completará cuando estén en funcionamiento los Archivos
Centrales. Los cambios que se produzcan en esta clasificación económica se recogerán en la fijación de tipos
documentales, cuando
se
considere oportuno.
as funciones se desprenden de la denominación del artículo, oncepto y subconcepto. Estas funciones se suelen
expresar en el tiempo verbal de infmitivo. Sin embargo,
aquí
y en la mayor parte de los ejemplos del texto,
para una mayor claridad en relación con lo aquí expresado,
se
ha respetado el sustantivo con que las ha designado
esta clasificación económica de los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid, ya que lleva implícito
el ejercicio de
la
actividad.
Se ha incluido la función genérica de gastos en aquellos casos imprescindibles para identificar y dar sentido
a la denominación de Tipo Documental. En este caso la función se ha
colocado
entre corchetes.
os
Tipos Documentales que se derivan de
las
funciones
se forman
a pattir del nivel de concepto, en líneas
generales.
Sólo
en aquellos ca m en que a nivel de concepto
@re
el genérico
u o t r o s w
o &astos Divemsr
o
la acumulación de varias funciones,
se
ha descendido a nivel de subconcepto paraformar el
Tipo
Documental.
CAPhlJLO 1.
GASTOS DE
PERSONAL
WNCIÓN
ALTOS
CARGOS.
Rcnibuciones Bíricis y O m r Rcmu-
ncnciones
Altos
Cargos.
Retribuciones Básicas Altos Cargos
Otras RemuneracionesAltos Cargos.
incremento Retribuciones
Altos
Cargos.
PERSONAL
VENTUAL
DE GABINETES.
TIPODOCUMENIAL
Exp edientes de Retribuciones Básicai
y
O m r Rc mun c nc ioms Altos Cai.
los.
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250
ANA
DUPLÁ DEL MORtlL
I
1
I
1
nm OCUMENTAL
110
Retribuciones Básicas
y Otras
Remu-
neraciones Personal Eventual de
Gabinetes.
Retribuciones Básicas Personal Eventual
de Gabinetes.
1100
Expedientes de Retribuciones Básicai
y
O u n s Remuneraciones Personal
E
ventual de Gabinetes.
1101
Otra s Remuneraciones Personal Even-
tual de Gabinetes.
1109
Incremento Retribuciones Personal
Eventual de Gabinetes.
FUNCIONARIOS.
I I 120
I
1 Retribuciones Básicas Funcionarios.
I
I
1200
SueldosGrupoA.
I
I
1201 1
Sueldos Gru po B.
I
I 1202 Sueldos Gru po C.
I I
1203 1 SueldosGmpoD
Expedientes de Retribuciones Bási-
cas Funcionarios.
I
1 1204
S u e l d o s Gru m E .
Ot ras Retribuciones Básicas.
I
1209
1
Incremento de Retribuciones.
I 121
Retribuciones Complementiriis Fun-
CiOMriOS
Complemento de Destino.
Complemento Específico.
Expredientes de Retribuciones Com
plementirias Funcionarios.
I I 1213 1 Otro s Complementos
I
I 1219 Incremento Retribuciones.
122
Retribuciones en Especie Funciona-
rios.
Expedientes de Retribuciones en Es.
pecie Funcionarios.
l
1
1220
1
Casavivienda.
1221
Ot ras Retribuciones en Especie.
Retribuciones Funcionarios en Prácii-
cas.
Retribuciones Funcionarios en Prácticas.
124
125
Expedientes de Retribuciones Funcio
narios en Prácticas.
1240
1252
Fondo Cumplimiento Sentencias [Retri-
bución].
Expedientes de Retribuciones del
Fondo Cu mp li en to Sentencias.
1253
Homogeneización Sistema Retributivo
[Retribución].
Expedientes de Homogeneización Sis.
tema Retributivo.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL 25 1
131
1309 Incr em ento Retribuciones Personal
Laboral Fijo.
Labore1Eventual [Retribuciónl.
LABORALES.
Laboral
Fijo IRetribuciónl.
Retribuciones Básicas Laboral Fijo.
Otra s Remuneraciones Laboral Fijo.
Fondo Cumplimiento Sentencias Labo-
ral Fijo.
Indemnizaciones
por
Despido Laboral
Fijo.
Salario Servicio Militar
o
Prestación
Social Sustitutoria.
1302
1303
1304
1305
Expedientes de Retribuciones
Labo
ral
Fijo.
~
Homogeneización Retribuciones Perso-
nal La boral Fijo.
I
I
1310 Retribuciones Básicas Laboral Eventual.
I
~~~
Otras Remuneraciones Laboral Even-
tual.
I 1312
Fondo Cumplimiento Sentencias Labo-
ral Eventual.
Expedientes de Retribuciones Labo
ral Eventual.
1313
Indemnizaciones por Despido Laboral
Eventual.
1319
Incremento Retribuciones Personal
Laboral Eventual.
OTRO PERSONAL.
I 1411
Contratos Administrativos [Retribu-
ción].
Expedientes de Retribuciones de
Pec
s o d
con Contratos Administrati.
vos.
Médicos internos Residentes [Retribu-
ciónl.
Expedientes de Retribuciones de
Médicos internos Residentes.
Expedientes de Retribuciones de Per.
SOMI de Sustitución de Sanitarios
Locales.
Sustitución de Sanitarios Locales.
[Retribución].
l 1419
incremento de Retribuciones de Otro
Personal.
Expedientes de Incremento de Retri,
buciones de Otro Personal.
15 1 I INCENTIVOS AL RENDIMIENTO.
150 l
Complemento de Productividad Be
tribuciónl.
Expedientes de Retribucionespor
Complemento de Productivi-
dad.
Expedientes de Gratificaciones.
I
1
1500
Comp lemento de Productividad.
Gratificaciones IRetribuciónl.
r
T
1510 Gratificaciones.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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252
ANA DUPLÁ DEL MORAL
160
Cuotas
Sociales
CCcOtiEaciónl.
Expedientes de Cotización de Cuotas
1600 Cuotas Socides.
1608 Mejora incapacidad Laboral Transitoria.
W i l e s .
V6
CUOTAS, PRESTACIONES Y GAS-
TOS SOCIALES A CARGO DEL
EMPLEADOR.
I
l 1610 Pensiones.
I
Pensiones de Familiares.
E+dientes de prrotaciones &iiles.
1615
Asistencia Médico-Farmacéutica Clases
Pasivas.
1616 Avudas Dor Fallecimiento e invalidez.
Gastos
Soeiles
del Personal.
Formación
y
Perfeccionamientodel Per-
Otras Prestaciones al Personal: Abono
Expedientes de Gastos Sodiles de
Cuidado
Hijos.
Otras Prestaciones al Personal: Ayuda
Estudios, Disminuidos y Prestaciones
Asistenciales.
Expedientes de Retribuciones por
Complemento Famil ir.
~
Complemento Familiar Clases Pasivas.
PREVISIÓN PARA AJUSTES TÉC-
NICOS Y CRECIMIENTO DE
PLANTILLA.
Previsión p r a Ajustes Técnicosy Cre-
cimiento de PlintilL.
180
Expedientes de Previsión para Ajui-
ter Técnicosy Crecimiento de P h -
tüh.
1800
Previsión para Ajustes TécNcos.
1801
Previsión para Crecimiento de Plantilla.
1809
Otros Créditos Centralizados.
F U N C I O N E S Y SERVICIOS
TRANSFERIDOS.
r
~
I
~~~
Funciones y SeMciOr Transferidos
[Gastosl.
I
I 1
1900
1
Funciones y ServiciosTransferidos.
1
Expedientes de Gastos
por
Funciones
y Servicios Transferidos.
revisión Ajustes Técnicos Servicios
1901 Transferidos.
incremento Retribuciones: Funciones y
Servicios Transferidos.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 253
Naturales.
Arrendamiento Terrenos y Bienes Natu-
CAPÍTLJLOi.
GASTOS CORRIENTES EN BIENES Y SERVICIOS
Expedientes de Arrendamiento de Te.
Y
Bienes
I 20 I I ARRENDAMIENTOS. I
203
I
200
I
Arrendamiento Terrenos
v
Bienes
Arrendamiento Maquinaria, Instala-
ciones y Equipo.
2030 Arrendamiento Maquinaria, Instalacio-
nes v E a u i w .
m5
raies. I
Arrendamiento Mob¡U1¡0 y Enseres. Expedientes de Arrendamiento de
Arrendamiento Edificios y Otras
Construcciones.
Arrendamiento Edificios
y
Otras Cons-
trucciones.
1
2050 1 Arrendamiento M obiliario
y
Enseres.
Expedientes de Arrendamiento de
Ediicios y O u n s Construcciones.
Mobüiirio y
206
Expedientes de Arrendamiento de
Maquinaria, Instalaciones
y
Equipo.
Arrendamiento Equipos para Proce-
2060 Arrendamiento Equipos para Procesos ción.
so8 de Información.
Expedientes de Arrendamiento de
Equipos para Procesos de Informa.
de información.
I I Z U I
213
Arrendamiento Material de
Transpor-
I
te.
Reparación y Conservación Maquina-
r ia, Instalaciones y Equipo.
Expedientes de Reparación
y
Conser.
vación de Maquinaria, Inst ihciones
2130 Reparación y Conservación Maquinaria, Y E q u i p
instalacionesv Euuiw.
Expedientes de Arrendamiento de
t
I
__.
Material de Transpone.
2040
1 Arrendamiento Material d e Transporte.
I 209
Arrendamiento Otro Inmovilizada
Material.
I I 2090 1 ArrendamientoOtro nmovilizadoMate.
I 21 I
Expedientes de Arrendamiento de
Otro Inmovilizado Material.
Repsnción y Consemción Terrenoc
y Bienes Naturales.
Bienes Naturales.
Reparación
y
Conservación Edificios
y Otras Construcciones.
Expedientes de Reparación y Conser-
vación de Terrenos y Bienes Natu-
rales.
ExDedientes de Returación
v
Conser-
I 1 -
vación de Edificios
y
Otras Cons-
trucciones.
120
Reparación y Conservación Edificios y
Otras Construcciones.
Reparación y Coneervación Material
Expedientes de Reparación
y
Conser.
Transporte.
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254 ANA DUPLÁ DEL MORAL
2200
2201
2202
2203
PUNCIÓN
Material de O ficina Ordinario.
Mobiliario
y
Enseres.
Prensa y Revistas.
Libros y Otras Publicaciones.
Reparación
y
Conservación Mobüirio
y
Enseres.
Reparacion
y
Conservacion Mobdiano y
Enseres
Reparación
y
Conservación Equipos
para Procesos Informéticos.
Reparacion y Conservacion Equipos para
Procesos Informaticos
Reparación y Conservación Bienes
Destinados n i Uso General.
Reparacion
y
Conservacion Bienes Des-
unados al Uso General
22 1
218
Reparación y Conservación Aparatos
e Instrumental Médico.
Suministros.
2210 Energía eléctrica.
Reparación
y
Conservación Aparatos e
2180 InstmmentalMédico.
2219
219
Reparación y Conservación Otro
Inmovilizado Material.
Otro s Suministros.
Reparación y Conservación Otro Inmo-
2190
viüzadoMateria1.
MATERIAL, SUMINISTROS Y
22
OTROS.
220
I
Material de Oficina [Adquisiciónl.
T- 1 2204 MaterialInformático
2212 Gas.
2213 Combustible.
I
l 2214 1
Vestuario.
;; ; PmiuctosALimenticios.
Productos Farmacéuticos
y
Sanitarios.
Materias Primas Funcionamiento Servi-
cios.
Expedientes de Reparación
y
Conser-
vación de Mobü irio y Enseres.
Expedientes de Reparación
y
Conser-
vación
de
Equipos para Pmcesos
Informéticos.
Expedientes de Reparación
y
Conser-
vación de Bienes Destinados al Uso
General.
Expedientes de Reparación y Conser-
vación de Aparatos e Instrumental
Médico.
Expedientes de Reparación
y
Conser-
vación de Otm Inmovilizado Mate-
&l.
Expedientes de Adquisición de Mate-
rial de Oficina.
Expedientes de Suministros.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 255
luirfCVI.0
CONCEPTO FUNCi6N Tmo OCUMENTAL
222 Comunicaciones [Serviciosl.
2220
2221
2222
I I
2229 Otras Comunicaciones.
Servicios Telefónicos.
Servicios Postales
y
Telegráficos.
Télex.
Expedientes de Servicios de Comuni-
. caciones.
223
Transporte [Serviciosl.
Expedientes de Servicios de Transpor-
te.
2230 Transwrte.
224
Expedientes de Gastos de Primas de
Seguros.
Primas de Seguros [Gastosl.
Primas de Seguros Edificios
y
Otras
240
Construcciones.
2241 Primas de Seguros de Vehículos.
2242
2243
Primas de Seguros Bienes Muebles.
Fondo Autoseguro.
225
Atenciones Protocolarias y Rep resentati- Expedientes de Atenciones
F’rotocola-
A s
Representativas.
2249
Primas de Seguros
Otros
Riesgos.
Triiu tos [pago].
2262 Divulgación y Publicaciones.
Expedientes de Divulgacióny Publica-
t ciones.
2250
y
Contenciosos [Gastos].
Expedientes
de
Gastos por Asuntos
I
Jurídicos y Contenciosos.
Tributos Locales.
Expedientes de Pago de Tributos.
2264 Gastos Servicios Sanitarios.
~
226
Expedientes de Gastos de Servicios
Sanitarios.
Gastos
Diversos.
2260 Plan Saneamiento deuda HG UG M.
Expedientes de Gastos del Plan
Saneamiento de la Deuda del
HGUGM.
2265
2267
2268
2269
’ En el caso del Subconcepto 2269, «Otros Gastos», no se ha creado el Tipo Documental por razones de carácter
didáctico, ya q ue podría parecer que e n
él
podría integrarse cualquier tipo
d e
gasto. Sin embargo, cada oficina archivará
las unidades documentales producidas en est e subconcepto bajo la denominación 2269, «Expedientes de
Otros
Gastosu,
en
espera de
mejor
solución.
Gastos d e Comunidad.
Expedentes de Gastos de Comuni-
dad.
Promoción
de
las artes escénicas y d e la
Expedientes de Promoción de
las
artes
música.
escénicasy de
la
música.
Promoción Económica, Cultural
y
Edu- Expedientes de Promoción Económi-
Otros
Gastos
’.
cativa.
ca, Cultural y Educativa.
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256 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
227
OtrosTrabajosRnliidor por Empre-
MI.
2270 Trabajos Realizados por Empresas de Expcdintes de Trabajos Realidor
por Empmas de
Limpieza
y Ascoimpieza y Aseo [Serviciosl.
I
2272 Trabajos Realizados por Empresas de
Valoraciones
y
Peritajes [Serviciosl.
I I
Trabajos Realizados por Empresas de Expediintes de
T n b i j
Reaiizador
2271
Seguridad [Serviciosl. por Empmas de Seguridid.
Expcdicntes
de Trabajos
Rcitizadoi
por
Empresas de Valoraciones
J
P d i k S .
I
I I
1 - 1 -
2273
Trabajos Realizados por Empresas de
Proceso de Datos
[Serviciosl.
E@ienta de
Tnb.hS "'izador
por Empresas de Procesos dc
Datos.
Gestión de Centros [Gastos].
Trabajos
Realizados
por Empresas
de
Estudios y Trabajos Téuiicos.
[SeMCiosl.
Otros
Trabajos con el Exterior
.
Convenios [Gastos].
Convenios con Corporaciones Locales.
I
2274
Expedientes de Gastos
por
Gestión
dc
centros.
Jkpedientes
de Trabajos
Reiluadoc
por
Empresas de Estudios
y Traba
jos Técnicos.
2276
2283 Convenios con Entidades ReLgiosas.
I
2284
1
Convenios con Universidades.
q
281
Expedienta de Gastos de
ción de Convenios.
229
2285
2289
Convenio Registradores de la Propiedad.
O v o s
Convenios, Conciertos
o
Acuer-
hprevktos
e
insuficiencias [Gastosl. EXpcdKnt- Corrientes
dos.
Imprevistos e Insuficiencias.
2290 imorwistose insuficiencias.
I I
2300
Dietas Miembros de la Asamblea.
I
2301
1
Dietas Personal.
I
Expcdintes de Dietas.
Lucro.
211
I
Locomoción Dndemnizaciónl.
Expedientes de Indemnizaciónpor
I
1
2310 1 LocomociónY Traslado del Personal.
Locomoción.
I I
230
I
m a s .
I
2330
Asistencia a Consejos de Administración Expedientes de Indemnización
poi
Asisten& 8 Consejos de
Adminis.
mción.
[indemnización].
I I 233 I
h a
ndemniuciones. I
'
En el caso del Subconcepto 2279 *Otros trabajos con el exteriom no se ha creado el Tipo Documental por
razones de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él pcdna integrarse cualquier tipo de trabajo con el exterior.
Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo
la
denominación
2279 <Expedientes de otros trabajos con el Exteriom, en espera de mejor solución.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL
257
242
246
233 1 Asistencia a Tribu nales [Indemnización1
I I
l
2400
Servicios
Nuevos:
Gastos de Funciona
miento.
Servicios Nuevos: Salud Laboral.
2421 Servicios Nuevos:Salud Laboral.
Programa Mejora del Rendmienta
Escolar.
I 24 I I
SERVICIOS NUEVOS.
25
1
254
I I 240
I Servicios Nuevos.
Convenios
y
Conciertos de Sanidad
[Gastosl.
2510 Con Corporaciones Locales.
2511 Con Entidades Privadas.
2512 Con otras Instituciones.
Convenios
y
Conciertos de Servicios
Sociales [Gastosl.
2609
I
I 2460 Programa Mejora del Rendimiento Esco-
Otras Acciones en Materia de Forma-
ción.
I 25 I
ASISTENCIA SANITARIA
Y
SERVI.
CIOS SOCIALES CON MEDIOS
AJENOS.
I I 1 2540 1 Con Corporaciones Locales.
1
2541 ConEntidadesPrivadas.
I I
2542 Con otras Instituciones
FORMACI~N.
Formación [Gastosl.
otros.
nw OCUMENTAL
Expedientes de Indemnización
po
Asistencia a Tribunales.
Expedientes de Servicios Nuevos:
Gastos de Funcionamiento.
Expedientes de Servicios del Nuevos
Salud hboral.
Expedientes de Gastos Comentes de
Programa Mejora del Rendimienti
Escolar.
Expedientes de Gastos de Estnbleci
miento de Convenios
y
Concieno
de Sanidad.
Expedientes de Gastos de Estnbleci
miento de Convenios
y
Concierto
de Servicios Sociales.
Expedientes de Gastos Comentes di
Formación.
’
En el caso del Subco ncepto 2339, «Otras In demnizacionesn, no se ha creado el Tipo D ocumental por razones
de carácter didáctico, ya que podría parecer que en
él
podria integrarse cualquier tipo d e indem nización.
Sin
embargo,
cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominación 2339. <<Ex-
pedientes de O tras Ind emnizacionesn, en
espera
de mejor solución.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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258
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
27
nm OCUMENTAI
I
A R Tf C U M lC ON C EFTO l N N C I Ó N
MATERIAL SANITARIO.
270 Material Sanitario [Adquisiciónl.
2701 Instrumental y pequeño utillaje sanitario
no inventariable.
2702 Material laboratorio
y
reactivos.
2703 Ma terial radiología.
Intereses de Obligaciones
y
Bonos
Intereses de Obligaciones y Bonos.
Gastos de Emisión, Modiicación y
Gastos de Emisión, Mo diicación y Can-
[Gastosl.
Cancelación.
I
I
2704 Material de curas, quirófano
y
fungible.
Expedientes de Gastos de Intereses ds
Obligaciones y Bonos.
Eqedientes de Gastos
de
Emisión,
Modificación
y
Cancelación de D e u
da Pública Interior.
Prótesis e imolantes.
Primas de Reembolso de Obligaciones
Primas de Reembolso de Obligaciones y
DE PRÉSTAMOS DEL INTERIOR.
y
Bonos [Gastos].
Bonos.
Material radiactivo.
Oxígeno y gasas medicinales.
de Gastos
de
Primas d ,
Reembolso de Obligaciones y
Bonos.
Expedientes de Adquisición de Mate.
R d Sani~Ro.
Catéteres, sondas, drenajes y diálisis.
CENTROS DOCENTES PÚBLICOS
NO UNIVERSITARIOS.
Centros Docentes Públicos no Univer-
sitarios [Gastos].
Centros Docentes Públicos no Univer-
sitarios.
Expedientes de Gastos de Centros
Docentes Públicos no Universita-
Ros.
ARTfCULO CONCEPTO s:p$F
+
I
302 I
I
3020
I I
3 1
CA PhU L O
iii.
GASTOS FINANCIEROS
N N C i 6 N
nm OCUMENTAL
I
l
DE
DEUDAPÚBLICA
INTERIOR
1
celación. I
Intereses de Préstamos
y
Anticipos de
Organismos Autónomos Administrati-
Expedientes de Gastos de Intereses dc
Préstamos y Anticipos.
Ent es Territoriales.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL 259
TíPo DOCUMENTAL
U N C I ~ N
Intereses de Préstamos
v
Anticir>os de
Otros Entes Públicos.
Intereses de Préstamos
v
Anticioos de
Empresas Comerciales, Industriales
o
Financieras.
Intereses de Préstamos
y
Anticipos de
Familias
o
Instituciones sin Fines de
Lucro.
Gastos de Formaliación, Modifica-
ción y Cmcelación de préstamos.
Expedientes
de
Gastos de Formaliza-
ción. ModificaciónY Cancelación d<
Gastos de Formaliación, Modificación Préstamos.
y
Cancelación de Préstamos.
DE
DEUDA PÚBLICA EXTERIOR.
Intereses de Deuda Pública Exterior
Expedientes de Gastos de Intereses de
[Gastosl.
Deuda Pública Exterior.
Intereses de De uda Pública Exterior.
Gastos Emisión, Modificación y Can-
celación Deuda pública Exterior.
Gast os E misión, Modificación
y
Cance-
Expedientes de Gastos de Emisión,
Modificación y Cancelación de Deu
da p”blica Exterior.
lación Deuda Púb lica Exterior.
Diferencia de Cambio Deuda Pública
Expedientes de Gastos por Diferencir
de Cambio en Deuda Pública Exte
xterior [Gastosl.
Exterior.
I
DE PRÉSTAMOS DEL EXTERIOR.
~~
Intereses de Préstamos del Exterior
Expedientes de Gastos
por
Interese1
[Gastosl.
de Préstamos del Exterior.
Intereses de Préstamos del Exterior.
Gastos de Emisión, Modifiación y
Cancelación Préstamos del Exte-
rior. Modificación
y
Cancelación Présta
Expedientes de Gastos de Emisión,
mos del Exterior.
Gastos de Emisión, Modificación y C m -
celación Préstamos d el E xterior.
del Exterior [Gastosl.
OTROS.
Intereses de Depósitos [Gastosl.
Intereses de Depósitos. Depósitos.
Intereses de Fianzas [Gastosl.
Intereses de Fianzas.
Fisnzas.
Expedientes de Gastos de Intereses dt
Expedientes de Gastos de Intereses dc
Expedientes
de
Gastos de Intereses dc
Demora.
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260 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
ARTÍCULO
CONCEPTO FUNCIdN
TWO
DOCUMENTAL
349
Otros Gastos Fmncieros ',
3490 Otros Gastos Financieros.
CAPÍXWLOiV. TRANSFERENCIAS CORRIENT ES
ARTÍCULO
40
CONCEPTO
' ~ ~ ~ ~ -
UNCIÓN n w CU M E N T A L
AL ESTADO
403 Al Estado [Transferencias Corrien.
tesl.
Expedientes de Transferencias
Co.
mentes al Estado.
030
4035
A la Adm inistración del E stado.
Al
Consejo Superior de investigaciones
Científicas.
404
~ ~~
A Universidades [Transferencias Co-
rrientes]. Expedientes de Transferencias Co
rrientes a Universidades (Estado)
4040 A la UNED.
Expedientes de Transferencias Co-
rrientes
a
Organismos Autónomos
Comunidad de M adrid.
Administrativos.
Agencia Antidroga de la Comunidad de
Madrid.
41 A ORGANISMOS AUTÓNOMOS
ADMINISTRATIVOS.
413 A Organismos Autónomos Admimis-
trativos [Transferencias Corrien-
tes].
4131
Servicio Regional d e Salud.
4132
4133
IMAP.
Servicio Regional d e Bienestar Social.
'
En el caso del Concepto 349, <Otros Gastos Financieros», no
se
ha creado el Tipo Documental
por
razones de
carácter didáctico,
ya
que podría parecer que en
él
podría integrarse cualquier tipo de gasto fuianciero.
Sin
embargo,
cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este concepto bajo la denominación
349,
<Expedientes
de
Otros
Gastos Finan cieros», en esp era de mejor solución.
414
4138 instituto Madrileño del Menor y la Fami-
lia.
4139
Otro s Organismos Autónomos Adminis-
trativos.
A Otros Organismos Autónomos
Administrativos [Transferencias
Corrientes].
4140
Agencia para el Desarrollo de Madrid.
Expedientes de Transferencias Co.
rrientes
a
la Agencia para el
Desarrollo de Madrid.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
261
I I
4339
F C
6
N
~ ~~~
Agencia para la Formación de Madrid.
Agencia para el Empleo de M adrid
Agencia Financiera de M adrid
A LA ADMINISTRACIÓN E INSTI-
TUCIONES DE LA COMUNI-
DAD DE MADRiD.
A Instituciones de La Comunidad de
Madrid.
A
la Asamblea de M adrid.
A ORGANISMOS AUTÓNOMOS
MERCANTILES.
A
Organismos Autónomos Mercanti.
les ITransferencias Corrientes].
instit uto de la Vivienda de Madrid.
imprenta de la Comunidad.
Consorcio Regional de Transportes.
instituto Madrileño del Depone, el
Esparcimiento
y
la Recreación.
Otros Organismos Autónomos M ercan-
A
EMPRESAS PÚBLICAS
Y
OTROS
tiles.
ENTES PÚBLICOS.
A las Universidades Públicas
IYrans-
ferencias Comentesl.
A
la Universidad Complutense de
Madrid.
A la Universidad Autónoma de Madrid.
A la Un iversidad Politécnica de Madrid.
A la Universidad de Alcalá de Henares.
A la Universidad Carlos i i i
C. E. S. Ramón Carande.
Extensión
y
Mejora de la Enseñanza en
las Un iversidades Públicas.
Compensación Universidades Familia
Numerosa.
Evaluación Docencia e investigación.
Universidad R e y
uan
Carlos.
A
Universidades:
o t r as
actuaciones
[Transferencias Comentesl .
TIFO DOCUMENTAL
Expedientes de Transferencias Co
rrientes a la Agencia para la
Forma
ción de Madrid.
Expedientes de Transferencias Co
rrientes a la Agencia para el Emple<
de Madrid.
Expedientes de Transferencias Co
mentes
a
la Agencia Financiera dc
Madrid.
Expedientes de Transferencias C o
rrientes
a
Instituciones de
la
Comu
nidad de Madrid.
Expedientes de Transferencias C o
mentes a Organismos Autónomos
Mercantiles.
Expedientes de Transferencias Co.
mentes a Universidades Públicas.
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262 ANA DUPLÁ DEL MORAL
ARTíCULO CONCEPTO '$ FUNCIÓN
4420
A
la Universidad Complutense de
Madrid.
4421
4422
4423
A la Universidad Autón oma de Madrid.
A la Universidad Politécnica d e Mad rid.
A la Universidad de Alcalá de Henares.
Compensación Universidades Familia
4427
Numerosa.
4424
4425
4426
Subvención Univenidades: Actividades
Culturales.
A Empresas Públicas con Forma de
Sociedad Anónima [Transhrencias
Corrientesl.
A
la Universidad Carlos Iii.
C.
E.
S Ramón Carande.
Extensión
y
Mejora de la Enseñanza en
las U niversidades Públicas.
Deporte
y
Montaña de la Comunidad de
4433
Madrid,S.A.
4448
Ciudad Deportiva de la Comunidad de
4434 Madrid,S.A.
instituto Madrileño para la Formación.
,
444 4439 Otras Empresas Públicas con Forma de
A
EE.PP.
con Forma de Ente Público
y
demás Entidades de Derecho
Público Dransferencias Corrien-
tes].
4441
RM:
Contrato-Programa.
Sociedad Anónima.
445
I I
4446 A la Agencia para la Tutela d e Adultos.
A Consorcios
y Otros
Entes [Trans-
ferencios Comentesl.
4450 Consorcio Población Marginada.
4451 Consorcio Casa de América.
Consejo de la Mujer de la Comunidad
4447
deMadrid.
4453
Cám aras Agrarias.
4459
I I
4452 Consorcio Círculo de Bellas Artes
Consorcios
y otros
Entes.
45 I
I
A
COMUNIDADES
AUTÓNOMAS.
A Comunidades Autónomas Dransfe-
453 rencinscorrientesl.
I
4530 A Comunidades Autónomas
TiPo DOCUMENTAL
Expedientes de Transferencias Co
mentes a Universidades: Otras
actuaciones.
Expedientes de Transferencias Co
nientes a Empresas Públicas con Foc
ma de Sociedad Anónima.
Expedientes de Transferencias Co.
rrientes a EE.PP. con Forma de En.
te Público y demás Entidades de
D e
recho Público.
Expedientes de Transferencias Co
mentes a Consorcios y Otros En.
tes.
Expedientes de Transferencias Co.
mentes a Comunidades Autónomas.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL 263
RTÍCULO CONCEPTO 'E :
PUNCIÓN
46 A CORPORACIONES LOCALES.
0
DOCUMENTAL
462
463
Formación [Transferencias Comen- Expedientes de Transferencias co-
tesl.
mentes a Corporaciones Localesp-
4620 Formación Fondo Social Europeo
y
Gastos de
Formación
cohancia-
da con el FSE y Otros.
Otros.
A Corporaciones Locales [Transferen-
Expedientes de Transferencias Co-
mentes a Corporaciones Locales.
ias Corrientes].
4639 A Com racio nes Locales.
A Empresas Privadas [Transferencias
Empresas Palabras
y
Papeles: Dicciona-
Compañia de ballet Victor Ullate,
S.
L.
comentes].
rio G eográfico Popular.
47
A EMPRESAS PRIVADAS.
Expedientes de Transferencias Co-
mentes a Empresas Privadas para
4720 Formación
FSE
y Otros. Gastos de Formación cofinanciada
con el FSE y Otros.
4729 Formación
no
Cofmanciada.
472 Formación [Transferencias Corrien-
tesl.
Expedientes de Transferncias Co-
mentes a Empresas Privadas.
I 4739
A FAMILLAS E INSTITUCIONES
SIN FINES LUCRO.
A Instituciones sin fines de lucro
iTnnsferencias Corrientes].
A
Emoresas Privadas. I
4800
4801
4802
4803
4804
4806
Organizaciones de Consumidores.
A la Asociación Orquesta y Coral de la
Federaciones madrileñas voluntariado
cooperación
al
desarrollo
y
O N G S .
A Asociaciones, colectivos y movimien-
tos sociales.
Lucro.
A
los
agentes sociales que participan en
el CES.
Ateneo de M adrid.
Comunidad de M adrid.
Expedientes de Transferencias Co-
mentes a Instituciones sin Fines de
4807
instituto laboral de la Comunidad de
4810
Madrid.
Arzobispado de Madrid.
481
4809
Otr as instituciones sin fmes de lucro.
Fundaciones [Transferencias Corrien-
tesl.
4811
Teat ro Lírico.
4813
Creación
y
Formación escénica de la
Comunidad de Madrid Tea& Aba-
día.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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264 ANA DUPLÁ
DEL MORAL
4814
4815
4816
4817
Fundación Claudio Sánchez
Albornoz.
Centro español de Estudios de América
Expedientes de Transferencias Ca
mentes
~ ~ ~ d p ~ i ~ ~ ~ .
Latina.
Fundación Residencia Estudiantes.
Patronatos de Navalcamero
y
Villarejo
de Salvanés.
Patronato Escuela de Tauromaquia de
4818 Madrid.
482
4819
Centro de Estudios Cervantinos.
Formación [Transferencias Comen-
tesl. Emdien tes de Transferencias Cm
4820
a
Famüis e Instituciones
sin
Fines
ormación
FSE
y
Otros.
4829
I
I 1 4834 1
Plan Regional de investigación.
l
Formación no Cofinanciada. de Lucro.
4830
4832
4833
Subvención Gastos Electorales.
Expedientes de Subvenciónpara Gas-
tos Electorales.
Pensiones ancianos
y
enfermos incapa-
citados.
Becas Formación, investigación y Otras.
Prestación periódica
IMI.
Expedientes de Transferencias Co-
mentes a Famüis.
49 I I AL
EXTERIOR
4835
4839
Al
Exterior [Transferencias Comen-
tes].
Expedientes de Transferencias Co-
mentes
al
Exterior.
Cooperación para el Desarrollo.
Subvención arrendatarios.
AFamilias.
1 6 0 1
I INVERSIONES NUEVAS I
I
600
602
Terrenos
y
Bienes Naturales [Adqui-
siciónl.
6000 Adquisición de Terrenos.
Expedientes de Adquisición de Tem -
nos y Bienes Naturales.
Edificios y Otras Construcciones.
Adquisición de Edificios
y
Otras Cons- Expedientes de Adquisición de Ed&.
020
tmcciones.
cios
y
Otras
Construcciones.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 265
F U N C d N TiPo
DOCUMENTAL
Construcción de Edificios. Expedientes de Construcción de Edi.
ficios.
Maquinaria, Instalaciones
y
Equipo.
instalaciones de S eguridad.
Expedientes de Instalaciones de Segu.
ridad.
instalaciones d e Calefacción y C h a t i - Expedientes de Instalaciones de Cale.
zación.
íacción
y
Climatización.
instalaciones Eléctricas. Expedientes de Instalaciones Elécai.
incendios.
pamiento Contra Incendios.
Otras instalaciones ’
Equipamento Médico y de Rehabilita-
Expedientes de Adquisición de Equi-
pnmiento Médico y de Rehabilita-
tión.
ción [Adquisicionl
Maquinaria
y
Equipo Agropecuario
[A Expedientes de Adquisición de
quisiciónl.
Maquinaria y Equipo Agropecuario.
Maquinaria y Equipo Industrial [Adqui-
Expedientes de Adquisición de
--+----
aquinaria y Equipo Industrial.
iciónl.
Otra Maquinaria y Equipo
’.
Material de Transporte [Adquisición].
Vehículos.
-
quipamiento Automotriz Especializa-
Expedientes de Adquisición de Mate-
rial de Transporte.
do.
l
obiliario
y
Enseres [Adquisiciónl.
Mobiliario.
Equipos de Oficina.
Equipos de Impresión y Reproducción.
Equipos para Procesos de Informa-
Expedientes de Adquisición de Mobi-
liario
y
Enseres.
ción [Adquisiciónl.
Expedientes de Adquisición de Equi-
pos
para Procesos de Información.
Equipos Informáticos.
’
En el caso del Subconcepto 6034, «Otras instalaciones», y del 6039, «Otra Maquinaia y Equipo#, no se ha creado
el
Tipo Docume ntal por razone s de carác ter didáctico, ya que podría parecer qu e en él podría integrarse cualquier
tipo de instalación
o
adquisición de maquinaria. Sin embargo , cada oficina archivará las unidades documen tales producidas
en
estos subco ncepto s bajo la denom inació n
6034,
«Expedientes de Otras Instalaciones»,
y
6039,
<Expedientes de
Otra Maquinaria y Equipo», en espera de mejor solución.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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266 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
6075
Protección
y
Mejora del Medio Ambien-
te
y
Actuaciones en Parques Natura-
l l
les.
I
I
xpedientes de Protección
y
Mejora
del Medio Ambiente
y
Actuaciones
en Parques Naturales.
6076
6077
Área,
Verdes y Parquc.; Mrtropolitmos
Expedientes de Protección de Áreas
Verdes y Parques Metropolitanos.
Expedientes de Repoblación y Mejora
[I'roteccion l.
Repoblación
y
Mejora de Masas
Fores.
tales. de Masas Forestales.
6078
6079
Construcción e Infraestructura de Ver-
Expedientes de Construcción e
Otras Actuaciones .
tederos.
Inftaestructura de Vertederos.
608
Otro Inmovilizado Material.
6080 Semovientes [Adquisición].
Expedientes de Adquisición de Semo-
vientes.
6081
Equipamiento Cultural [Adquisición].
Expedientes de Adquisición de Equi-
pamiento Cultural.
' En el caso de los Subconceptos 6079, «Otras Actuaciones»,
y
del 6083, «Otro Equipa de Transporte», no se
ha creado el Tipo Documental por razones de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él podría integrarse
cualquier tipo de actuacioneso de equipo de transporte. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales
producidas en estos subconceptos
bajo
la denominación 6079, «Expedientes de Otras Actuaciones», y 6083, «Expedientes
de Otro Equipo de Transporten, en espera de mejor solución.
6082 Señalización.
Expedientes de Señalización.
6083
6085
Otro Equipo de Transporte '.
instrumentos Musicales [Adquisición].
Expedientes de Adquisición de Instru-
mentos Musicales.
61
6086 Otro Inmovilizado Material [Adquisi-
Expedientes de Adquisición de
Otto
ciónl.
Inmovilizado Material.
6087 Nuevas Tecnologías [Adquisición].
Expedientes de Adquisición de Nue-
vas Tecnologías.
Inversión Directa en Planes Munici-
Expedientes de Inversión Directa en
09
pales.
Planes Municipales.
6090
Inversión Directa en Planes Municipales.
INVERSIONES DE REPOSICI~N.
~~
610
Terrenos y Bienes Naturales [Reposi-
ciónl.
Expedientes de Reposición de Terre-
nos y Bienes Naturales.
6100 Conservación Terrenos.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 267
FUNCION TiPO DOCUMENTAL
Edificios y Otras Construcciones.
Conservación de Edificios. Expedientes d e Conservación de Edi-
ficios.
Conservación de Edificios de Interés Expedientes de Conservción de Edi-
ficios de Interés Arquitectónico
y
Cultural.
Arquitectónico
y
Cultural.
Maquinaria, Instalaciones y Equipo
Reposición
y
Mejora
de
Instalaciones,
Reposición
y
Mejora de Maquinaria
y
[Reposición].
Expedientes de Reposición de Maqui-
naria, Instalaciones
y
Equipo.
Equipo.
Material de Transporte [Reposición].
Reposición
y
Mejora Material de Trans- Expediente de Reposición de Material
de Transporte.
Dorte.
MObdkriO y Enseres [RepoSiCiÓnI.
Expedientes de
Reoosición
v
Meiora Mobiliario
l i r io
y
Enseres.
Equipos para Procesos de Informa-
ticos.
Bienes Destinados al Uso General.
Expedientes de Reposición de Equi-
pos
para Procesos de Información.
Conservación de Carreteras. Expedientes de Conservación de
Conservación de Obras Hidráulicas. Expedi ent es de Conservación de
Carreteras.
Obras Hidráulicas.
Conservación de Instalaciones Deporti- Expedientes de Conservación de Ins-
vas. talaciones Deportivas.
Acondicionamiento de Regadíos y Cana-
Expedientes de Acondicionamiento de
les. Regadíos
y
Canales.
Metropolitanos.
Otros
Bienes.
Bienes Muebles de Interés Histórico,
nes Muebles de Interés Histórico,
Artístico o Cultural.
Otro
Inmovilizado Material [Conser-
Expedientes de Conservación de Otro
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268 ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
ARTfCULO
64
CONCEPTO
'r$$
FUNCi6N
INMOVILIZADO
INMATERIAL.
I
I
6404
6405
6406
6407
6409
Inmovilizado Inmaterial CAdquisición
I
ySeMcios1.
Información Canográfica.
Planeamiento Urbanístico.
Estudios e instrumentos de Ordenación
Temtonal.
Estudios y Proyectos de Inversión.
Otro Inmovilizado Inmaterial.
I I 1 6400 1 Patentes y M arcas.
690
Estudios de Nuevas A plicaciones infor-
6401 máticas.
Servicios Nuevos.
Servicios Nuevos: Gastos de inversión.
900
I I
6402
Información Estadística.
I I 6403 Estudios y Proyectos de investigación.
17
IMPREVISTOS E INSUFICIEN-
CIAS PARA GASTOS DE CAPI-
I 680 I
Jmptevistos
e
Insuficiencias
para
Gas-
tos de Capital [Gastosl.
imprevistos e Insuficiencias para Gastos
6800 decap i ta l .
I 69
I I
SERVICIOS NUEVOS.
Comunidad d e Madrid.
blea.
Programa Mejora del Rendimiento
Escolar.
Programa M ejora del Rendimiento Esco-
6960
lar.
TiPo DOCUMENTAL
Expedientes de Adquisición
y
SeM-
cios de Inmovilizado Inmaterial.
Expedientes de Gastos de Inversión:
Imprevistos e Insuficiencias.
Expedientes de Servicios Nuevos:
Gastos de Inversión.
Expedientes de Servicios Nuevos:
Sede Gobierno Comunidad de
Madrid.
Expedientes de Servicios Nuevos:
Nueva Sede Asamblea.
Expedientes de Gastos de Inversión
del Programa Mejora del Rendi-
miento Escolar.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 269
CAPÍTULO W. TRANSFERENC IAS D E CAPITAL
JITkUI.0 CONCEPTC
I
F'UNCIdN
UBCON-
CEPTO
TIPO
DOCUMENTAL
70
AL
ESTADO.
Al Estado [Transferencias de Caoitall.
A la Administración del Estado.
Al Consejo Superior de Deportes.
Al Consejo Superior de Investigaciones
Científicas.
7030
7033
7035
Expedientes de Transferencias de
Capital al Estado.
Al Insalud
A ORGANISMOS AUTÓNOMOS
ADMINISTRATNOS.
7039
l
'13
A Orgnnismos Autónomos Adminis
trativos Ernnsferencias de Capi.
tall.
Servicio Regional de Salud.
Servicio Regional de Bienestar Social.
Instituto Madrileño de Administración
7131
7132
7133
ública
7134
PAMAM
Expedientes de Transferencias de
Capital
a
Organismos Autónomos
Administrativos.
135
Informática y Comunicaciones de la
Comunidad de Madrid.
7137
Agencia Antidroga de la Comunidad de
Madtid.
7138 Institu to Madrilefio del Menor y la Fami-
lia.
Otros Organismos Autónomos Adminis-
A Otros Organismos Autónomos
Administrativos [Transferencias de
trativos.
Capitall.
7139
714
72
720
7140
Agencia para el Desarrollo de Madrid.
Expedientes de Transferencias da
Capital a la Agencia para e
Desarrollo de Madrid.
Expedientes de Transferencias
dc
Capital a
la
Agencia para
la
Forma
ción de Madrid.
7141
Agencia para la Formación de Madrid.
7142
Agencia para el Empleo d e Madrid.
Expedientes de Transferencias dt
Capital a
la
Agencia para el Emplec
de Madrid.
Agencia Financiera de de Madrid.
Expedientes de Transferencias di
Capital a la Agencia Financiera da
Madrid.
7143
A
LA
ADMINISTRACIÓN E INSTI-
TUCIONES DE LA COMUNI-
DAD DE MADRID.
Expedientes de Transferencias de
Capital a Instituciones de la Comu
nidad de Madrid.
A Instituciones de k Comunidad de
Madrid [Transferencias de Capi-
tal].
A la Asamblea de Madrid.
200
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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270
ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
73
FUNCI6N
A ORGANISMOS
A U T ~ N O M O S
MERCANTILES.
733 A Organismos Autónomos Mercanti-
les lTransferencias de Capitall.
7334
7335
I
7332 Instit uto de la Vivienda de Madrid.
Consorcio Regional Transportes.
Instituto Madrileño del Deporte, el
Esparcimiento y la Recreación.
I I 7333 Imprenta Comunidad.
7339
Otros Organismos Autónomos Mercan-
tiles.
I 7337
MMA,
romotor Público
74
1
A las Universidades Públicas lTrans.
ferencias de Capitall.
7410
A la Universidad Complutense de
Madrid.
I 74 I
7411
7412
7413
7414
7416
A
EMPRESAS
P ~ B L I C A SY
OTROS
ENTES
P~BLICOS.
A la Universidad Autónoma de Madrid.
A la Universidad Politécnica de Madrid.
A la Universidad de Alcalá de Henares.
A la U niversidad Carlos
111.
Extensión y Mejora de la Enseñanza en
Universidades Públicas.
742
7419
Universidad Rey Juan Carlos.
A las Universidades Públicas: O t r a s
Actuaciones [Transferencias de
Capitall.
7420
7421
A la Universidad Complutense de
Madrid.
A
la Universidad Autónom a de M adrid.
7422
7423
7424
I I 7425 C.
E. S .
Ramón Carande
A la U niversidad Politécnica de Ma drid.
A la Universidad de Alcalá de Hena res.
A la Universidad Carlos IIi.
I I
l 743 l
Extensión y Mejora de la Enseñanza en
Universidades Públicas.
Universidad
Rey
Juan Carlos.
A Empresas Públicas con Forma de
Sociedad Anónima [Transferencias
de Capitall.
Informática Comunidad de Madrid
S .
A.
kpedientes de Transferencias de
Capital a Organismos Autónomos
Mercantiles.
lxpedientes de Transferencias de
Capital a Universidades Públicas.
kpedientes de Transferencias de
Capital a las Universidades Públi-
cas: Otras Actuaciones.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 271
LRTfCULO
FUNCIÓN
ONCEPTO sgr$t
TIPO
DOCUMENTAL
I I
7433
Depone y Montaña de la Comu nidad dc
Madrid,
S.
A.
Expedientes de Transferencias de
Capital a Empresas Públicas con
Forma de Sociedad Anónima.
Ciudad Deportiva de la Comunidad dc
Áreas d e Promoción Empresarial, S.A
Madrid,
S.
A.
7434
7435
7439
744
7440
7441
7445
~~
Otra s Em presas Públicas con Form a dc
Sociedad Anónima.
A
EE.PP.
con Forma de Ente Públicc
y demás Entidades de Derechc
Público [Transferencias de Capi.
tall.
Ente Público RTVM
Expedientes de Transferencias de
Capital a EE.PP. con Forma de Ene
Público
y
demás Entidades de
Derecho Público.
Instituto Madrileño d e Desarrollo.
Canal Isabel
ii.
Consejo de la Mujer de la Comunidad
de Madrid.
7450
instituto Madrileño para la Formación.
Otros Entes Públicos.
A Consorcios y Otros Entes Erans.
ferencias de Cauitall.
Expedientes de Transferencias de
Capital
a
Consorciosy Otros Entes
onsorcio Realojamiento Población
Marginada.
A Consorcios
v Otros
Entes.
458
75
A COMUNIDADES AUTÓNOMAS.
A Comunidades Autónomas Rransfe-
rencias de Capital].
753 I
Expedientes de Transferencias de
Capital a Comunidades Autónomas
I 7530 A Comunidades Autónomas.
A CORPORACIONES LOCALES.
A
Corporaciones Locales Rransferen-
cias de Capital].
763
I
Expedientes de Transferencias de
Capital
a
Corporaciones Locales.
1 7639
A
Corporaciones Locales
764 I
A Consorcios con Corporaciones
Locales [Transferencias de Capi-
tall.
Expedientes de Transferencias de
Capital
a
Consorcios con Corpora
ciones Locales.
A Entes y Empresas Públicas Erans-
ferencias de Cauitall.
Expedientes de Transferencias de
Capital a Entes y Empresas Públi
cas
de Corporaciones Locales.
A Entes y Empresas Públicas.
77 I I
A EMPRESAS PRIVADAS.
I
773 I
A Empresas Privadas.
Rransferencias de capital].
I 7730
Promoción Sistema Productivo.
l 7731
Innovación Tecnológica
I
7733
Desarrollo Ganadero.
I I
7734
Comercializaciónde Productos
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272
ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
STkULO CONCEPTO szg PUNCIÓN
7736 Actuaciones Agrícolas.
m D o c u M E N T A L
1
7737 Promoción de la investigación
y
De-
snrroUo
Tecnolóaico en PYMW.
Expedientes
de
Transferencias
de Capital a Empresas Privadas.
I 7800 Eauiaamiento Escolar. I
78
7739 A Empresas Privadas.
A FAMILIAS E INSTITUCIONES
SIN FINES DE LUCRO.
nrnnsferencias de Capitall.
780 A Instituciones sin Fines de Lucro
1 I
_ .
7807 Arzobispado de Madrid: Obras de ter-
-ación Catedral de la
Al Exterior [Transferencias de Capi.
Expedientes de 'hn&rencias de
Capital a Instituciones sin Fines de
79
CAPÍTULO
VID.
ACTIVOS FINANCIEROS
Lucro.
7808 Otros Promotores.
7809 Otras instituciones sin Fines de Lucro.
A Famüiis ITransferencias de Capi-
83
tal].
Expedientes de Transferencias de
7834 Plan Regional de Investigación. Capital a Familias.
7839
A
Familias.
AL
EXTERIOR.
I
IPO DOCUMENTAL
I
U N C d N
7930
7931
ADQUISICIÓN DE DEUDA DEL
SECTOR
P~BLICO.
Al
Exterior.
Cooperación para el Desarrollo.
Expedientes de Transferencias de
Capital al Exterior.
I
dquisición de Deuda del Sector Expedientes de Adquisición de Deuda
Público a Corto Plazo.
del Sector Público a Corto Plato.
Adquisición de Deuda del Sector
ADQUISICIÓN DE OBLIGACIO-
Público a Largo Plazo.
Expedientes de Adquisición de Deuda
del Sector Público a Largo Plazo.
NES YBONOS FUERA DEL SEC-
TOR PUBLICO.
Adquisición de Obligaciones Fuera
del Sector Público a Corto Plazo.
Expedientes de Adquisición de Obli-
gaciones Fuera del Sector Público
a Cono Plazo.
Adquisición de Obligaciones Fuera
del Sector Público a Largo Plazo.
Expedientes de Adquisición de Obli-
gaciones Fuera del Sector Público
a
Largo Plazo.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL 273
TIW DOCUMENTN
UBCON-
CEPTO
PUNCIÓN
CONCESIÓN DE PRÉSTAMOS
AL
SECTOR P~BL ICO .
~~~
Préstamosa Corto Plazo.
Préstamos a Corto Plazo a Organismos
Autónomos Administrativos.
Préstamos a Corto Plazo a Organismos
Autónomos Mercantiles.
8201
8203
Expedientes de Concesión de Présta
mos
al
Sector Público a Corto Plazo.
Préstamos a Corto Plazo a Empresas
Públicas y Entes Públicos.
8204
Préstamos a Corto Plazo a la Seguridad
Social.
8206
Préstamos a Largo Plazo.
Préstamos a Largo Plazo a Organismos
Autónomos Administrativos.
82
1
83
8211
Préstamos a Largo Plazo a Organismos
Autónomos Mercantiles.
8213
8214
Préstamos a Largo Plazo a Empresas
Públicas
y
demás Entes Públicos.
Expedientes de Concesión de Présta,
mos al Sector Público a Largo Plazo
8215
Préstamos a Largo Plazo a Ayuntamien-
tos.
Caja Coo peración, Largo Plazo.
216
8217
Préstamos
a
Largo Plazo
a
Empresas
y
Entes Públicos.
C O N C E S I ~ N
DE
PRÉSTAMOS
FUERA DEL SECTOR PUBLICO.
Préstamos Fuera del Sector Público a
Corto Plazo.
Préstamos a Cort o Plazo a Funcionarios
Expedientes de Concesión de Présta.
mos Fuera del Sector Públicoa Con
to Plazo.
307
Préstamos a Corto Plazo a Personal
Laboral.
8308
Préstamos Fuera del Sector Público a
Largo Plazo.
Préstamos a Largo Plazo
a
Funcionarios.
317
8318
Expedientes de Concesión de Présta
mos Fuera del Sector Público a Lar
go Plazo.
~
Préstamos a
Largo
Plazo a Personal
Laboral.
8319
A
Familias e instituciones sin Fines de
Lucro.
CONSTITUCI~N
DE DEP~SITOS
Y IANZAS.
Constitución de Depósitos.
Expedientes de Constitución de Depó
sitos
epósito a Corto Plazo
400
840
1
Depósitos a L argo Plazo.
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274 ANA DUPLÁ DEL MORAL
84 1
F Nc óN
Constitución de Fianzas.
8410 Fianzas a C orto Plazo.
880
85 850 8411
Fi n
aLargoPlazo.
ADQUISICI~N
DE
ACCIONES
DENTRO DEL SECTOR PÚBLI.
Adquisición de Acciones Dentro del
Sector Público.
ParticipaciónJuntasde Compensación.
8800 Participación Juntas de Compensación.
8501
91
Adquisición de Acciones Dentro de l Sec-
tor Público.
900
Amortización de Deuda Pública Inte- Expedientes de Amortización de Deu.
da Pública Interior
a
Corto Plazo.ior a Corto Plazo.
901
Amortización de Deuda Pública Inte-
rior
a
Largo Plazo.
Expedientes de Amortización de Deu-
da Pública Interior a Largo Plazo.
Y010
Amortización de Obligaciones
y Bonos.
AMORTIZACI~N
DE
PRÉSTAMOS
DEL INTERIOR.
8601
ADQUISICIÓN DE ACCIONES
FUERA DEL SECTOR PUBLICO.
Adquisición de Acciones Fuera del
Sector Público.
Adquisición de Acciones Fuera del Sec-
tor Público.
87
l
PARTICIPACIÓN CONSORCIOS
URBANÍSTICOS.
I 870 Participación Consorcios Urbanísticos.
8700 Participación Consorcios Urbanísticos.
I
PARTICIPACIÓN JUNTAS DE
COMPENSACION.
Expedientes de Constitución de Fian.
zas.
Expedientes de Adquisición de Accio-
nes Dentro del Sector Público.
Expedientes de Adquisición de Accio-
nes Fuera del Sector Público.
Expedientes de Participación en Con-
sorcios Urbanísticos.
Expedientes de Participación en Juntas
de Compensación.
90 l
Amortización de Préstamos
a
Corto
910
Plazo del SectorPúblico.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL 275
JtTkULQ
CONCEPTO FUNCdN Tmo
OCUMENTAL
9100 Amortización de Préstamos del Estado.
9101
Expedientes de Amortización de Prés.
Amortización de Préstamos de Organis-
a
corto
Plazo
del Sector
Público.
os Autónomos.
II
911
~ m ~ ~ i ~ ~ ~ i ó ~e préstamos de organis. Expedientes de Amortización de Prés.
tamos a Largo Plazo del Sector
Público.
os Autónomos.
Públicas y Entes Públicos.
9102 Amortización de Préstamos de Empresas
Públicas y Entes Públicos.
Amortización de Préstamos a Largo
Plazo del Sector Público.
9110 Amortización de Préstamos del Estado.
912 Amortización de Préstamos
a
Corto
Plazo Fuera del Sector Público.
Expedientes de
Amortización
de prés.
tamos a Corto Plazo Fuera del Sec.
9122 Amortización de Préstamos de Empre- p”blico.
Amortización de Deuda Pública Exte-
: rior a Cono Plazo.
Expedientes de Amortización de Deu-
~ m ~ ~ i ~ ~ ~ i ó ~e Deuda Pública ~ ~ t ~ n ~ ~
a Pública Exterior a corto Plazo
a Corto Plazo.
92
913
Amortización de Préstamos a Largo
Plazo Fuera del Sector Público.
Expedientes de
Amortización
de
prés.
tamos
a
Largo Plazo Fuera del Sec-
9132 Amortización de Préstamos de Empre- tor público.
sas.
A M O R T I Z A C I ~ NDE
D E U D A
PÚBLICA EXTERIOR.
I
93 AMORTIZACIÓN DE PRÉSTAMOS
DEL EXTERIOR.
Amortización de Préstamos del Exte.
rior a Corto Plazo.
Amortización de Préstamos del Exterior
a Corto Plazo.
92
1
Expedientes de Amortización de Deu-
da Pública Exterior
a Largo
Plazo
Amortización de Deuda Pública Exte.
riot
a
Largo
Plazo.
9210
Amortización de Deuda Pública Exterior
Expedientes de Amortización de Prés.
tamos del Exterior
a
Corto Plazo
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276 ANA DUPLÁ DEL MORAL
931
Amonización de Préstamos del Exte-
nor
a
Largo
Plazo.
Expedientes de Amortización de Prés
a Largo Plazo.
94
D E V O L U C I ~ N
DE
DEP~SITOS
FIANZAS.
940 Devolución de Depósitos.
9400
Devolución de D epósitos a Corto Plazo.
Devolución de Depósitos a
Largo
Plazo.
Expedientes de Devolución de De+
sitos.
9401
94
1
7.1.2. RELACIÓN DE TIPOS DOCUM ENTALES DE CARÁCTER
ECO NÓMICO, FORMADOS A PARTIR DE LA CLASIFICACIÓN
ECONÓMICA DE
LOS
PRESUPUESTOS DE INGRESOS DE
1997
Devolución de Fianzas.
9410
Devolución de Fianzas a
Corto
Plazo.
Expedientes de Devolución de Fianzas.
9411
Devolución de F ianzas a Largo Plazo.
OBSERVACIONES
sta relación no es en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este Manual a modo de ejemplo. La
relación de Tipos Documentales se perfeccionará y completará cuando estén en funcionamiento los Archivos
Centrales. Los cambios que se produzcan en esta clasificación económica se recogerán en la fijación de tipos
documentales, cuando se considere oportuno.
as funciones se desprenden d e la denominación del ariículo, concepto y subconcepto. Estas funciones se suelen
expresar en el tiempo verbal de infiiitivo. S i embargo, aquí
y
en la mayor parte de
los
ejemplos del texto,
para una mayor claridad en relación con lo aquí expresado, se ha respetado e l sustantivo con que las ha designado
esta clasificación económica de los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid.
Se ha incluido la función genérica de gastos en aquellos casos imprescindibles para identificar y dar sentido
a la denominación de Tipo Documental.
En este
caso la f i rnc ión
se ha
colocado
entre corchetes.
- os Tipos Documentales que se derivan de las funciones se forman a partir del nivel de concepto, en líneas
generales.
Sólo
en aquellos casos en que a nivel de concepto figure el genérico «Otros»
o
«Gastos Diversos»
o la acumulación de varias funciones se ha descen dido a nivel de subconcepto para formar el Tipo Docume ntal.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 277
2500
CAPíTlJLO1. IMPUESTOS DIRECTOS
ientes de ingresos por Liquida-
ción del Impuesto de Actividades
ntes de Ingresos por el
Sto
sobre Sucesionesy Dona-
Impuestos Extinguidos Comunidad de
Expedientes de Ingresos por
los
Impuestos Directos Extinguidos de
la Comunidad de Madrid.
imposiciónsobre
el Juego.
CAPÍTULO 11. IMPUESTOS INDIRECTOS
1 2 0 /
I
SOBRE TRANSMISIONES P A F
MO N WES Y ACTOS JURIDI-
COS DOCUMENTADOS.
I
*Oo
I
Sobre Transmisiones h e r Vivos [In-
I gresosl.
Impuesto sobre Transmisiones Patrimo-
niales
Onerosas.
~~~
IMPOSICIÓN
SOBRE
EL JUEGO.
Imposición
sobre
el Juego [Ingresosl.
TiPO DOCUMENTAL
Expedientes de Ingresos por el
Impuesto de Transmisiones Patri.
moniales y Actos Jurídicos Docu
mentados.
Expedientes de Ingresos por
la
Impo
sición sobre el Juego.
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278 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
3130
3131
CAPITULO iiI. TASASY
OTROS
INGRESOS
Tasa por Matrícula y Cotos de Caza.
Tasa por Expedición de Permisos de
Pesca.
Expedientes de Ingresos por Tasaspo
Servicios de Publicación Oficial.
Expedientes de Ingresospor Tasaspo
Servicios Prestados en Materia di
Servicios en Materia de Ordenación
Expedientes de Ingresos por Tasas po
Servicios Prestados en Materia dt
Ordenación Industrial.
3132
Tasa por Prestación de Servicios para
Aprovechamientos de Montes
y
Deli-
I I itación de Cotos.
Expedientes de Ingresos por Tasas poi
Servicios Forestales y de Caza :
Pesca.
314
315
Tasa por Expedición de Licencias de
3 134
Tasa
p o r
Prestación de Servicios en Vías
Pecuarias.
Expedientes de Ingresos por Tasas poi
ontrol Sanitario [Ingresos].
3140 Tasa por Inspección y Control Sanitario Control Sanitario.
de Carnes Frescas.
Servicios Genéricos [Ingresosl.
Tasa por Derechos de Examen.
Tasa por Emisión de Informes y Ejecu-
3150
3151
ción de inspecciones.
Tasa por Inscripción de Asociaciones y Expedientes de Ingresos por Tasas
poi
3152
Emisión de Certificaciones. Servicios Genéricos.
I
.
3153
Tasa
por
Ordenación de Espectáculos.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL
279
RfiCULO
CONCEPTO
FUNCIÓN
I 3 155 Tasa por Ordenación del Juego.
3154
PRECIOS POR PRESTACIÓN DE
SERVICIOS.
Tasa
por
Apertura de Locales Farmacéu-
ticos.
+
209
Servicios Consejería de Presidencia
[Ingresosl .
Otros ingresos de la Consejena de Pre-
sidencia.
Servicios Consejería de Economía y
Empleo lIngresos1.
322
Dirección de Tratamiento Fitosanitarios.
3212 Sanidad Animal.
3213 Laboratorio Regional Agrario.
3214 Escuela de Capacitación Agraria.
3219
Otros ingresos de la Consejería de Eco-
nomía y Empleo.
Servicios Consejería de Hacienda [In-
gresosl.
3220 Senricios Departamento de Estadística.
324
j---qY
3239
Servicios Consejería de Sanidad y Ser-
vicios Sociales [Ingresosl.
3240 Servicios de Laboratorios de Salud
Pública.
3241 Hospitalización.
3242 Asistencia Ambulatoria.
3243
Servicios y Técnicas Asistenciales Espe-
ciales.
3244 Hematología. Centro de Transfusiones.
3245 Asistencia Sanitaria
I ILUGM.
Servicios Consejería de Obras Públi-
cas,
Urbanismo y Transportes [In-
gresosl.
_ _ _ _ ~
Senricios Consorcio Regional de Trans-
portes.
Otros Ingresos de
la
Consejeria de Obras
Públicas, Urbanismo y Transportes.
3246 Residencia Personas Mayores Concena-
I
I I
das.
TEQ W C U M E N T A L
Expedientes de Ingresos por Servicioi
Prestados por la Consejería de Pre
sidencie.
Expedientes de Ingresos por Servicioi
Prestados
por la
Consejería de Eco
nomía y Empleo.
Expedientes de Ingresos por Servicio
Prestados por la Consejería dt
Hacienda.
Expedientes de Ingresos por Servicio
Prestados por la Consejería dt
Obras Públicas, Urbanismo 1
Transportes.
Expedientes de Ingresos por Servicio
Prestados por la Consejería de
Sanidad y Servicios Sociales.
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280
ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
ARTÍCULO
CONCEPTO PUNCIdN TIPO DOCUMENTAL
3247 Residencias Personas Mayores Propias.
3248 Residencias Propias y Concertadas:
Minusválidos.
325
3249
Otros ingresos de la Consejería de Sani-
Servicios
INSERSO
[Ingresosl.
dad y Servicios Sociales.
I l 1 3259 Otros inmeSOS: INSERSO. l
3250
Servicios Consejería de Educación y
Residencias Personas Mayores:
INSERSO.
~ x p e d i ~ ~ ~ ~ ~e I~~~~~~or servicios
Expedientes de Ingresos por Servicios
Prestados por la Consejería de Edu,
cación y Cultura.
Expedientes de Ingresos
por
Servicios
Prestados por la Consejería de Me.
dio Ambiente y Desarrollo
Regiod.
329
3279 Otr os Ingresos de la Consejeria de
M e d i o ' h b i e n t ey Desarrollo Regional.
Otros Servicios [Ingresosl.
Servicio de Conseivación y Administra-
Expedientes de Ingresos
por
Servicios
de Conservación
y
Administración
del Patrimonio.
3290
ción del Patrimonio.
I
I
3291
Cursos. Expedientes de Ingresos por Cursos.
330
I I
3299
1
Otr os Ingresos por Servicios Varios
' 1
Consejería de Presidencia [Ingresos].
Expedientes de Ingresos por Precios
Públicos de la Consejería de Presi.
dencia.
En el caso del Subconcepto 3299, «Otros Ingresos por Servicios Varios», no se ha creado el Tipo Documental
por razones de carácter didáctico, ya que podría patecer que en él pcdria integrarse cualquier tipo de ingreso por
servicios varios. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo
la denominación 3299 «Expedientes d e
Otros
ingresos por Servicios Varios», en es pera d e mejor solución.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 281
xricuul
SUBCON-
C E p r o
m i N C I 6 N
Concejería de Economía y Empleo
Dn-
Utilización del Castillo de Manzanares
gresosl.
el Real.
TIW
DOCUMENTAL
33
1
Expedientes de I n g r e s o s por Precia
Públicos de
la
Consejería de Eco
nomía y
Empleo.
3310
3311
Utilización y Aprovechamiento de Vhs
Pecuarias.
333
-
Consejería de Obras Públicas, Urba-
nismo y Transportes
[ingresos].
Utilización y Aprovechamiento del Sue-
lo, Subsuelo
y
Vuelo de zonas de
Dominio Público de Carreteras.
Expedientes de ingresos por
Precia
Públicos de
la
Consejería de Obrai
Públicas, Urbanismos
y
Transpones
3330
334
-
336
-
337
Consejería de Sanidad y Servicios
Sociales
IIngresos3.
Consejería de Educación y Cultura
l’ingresosl.
Expedientes de Ingresos por Precioi
Públicos de
la
Consejerh de
Sini
dad
y
Servicios Sociales.
Expedientes de
i ng resos
por Precia
Públicos de la Consejerh de Edu
cación y Cultura.
Consejería de Medio Ambiente y
DesarrolloRegional [Ingresosl.
Expedientes de Ingresos por Precioi
Públicosde la Consejería de Medi<
Ambiente y Desarrollo Regional.
34
VENTA DE BIENES.
341
Venta de Bienes Ilngresosl.
3410 Enseres y Material de
Desecho.
3411
Venta de Cartografía, Fotografía Aérea
y
Documentación de Planeamiento.
3412
Productos Forestales.
3413 Productos Agropecuanos.
Expedientes de ingresos por
la
Ventm
de Bienes.
3414
produftos
Veterinarios.
3415 Productos Sanitarios.
3416
Suscripciones Anuales del BOCM.
3417
Venta de Ejemplares del BOCM.
3418
Venta de Subproductos.
Venta de Publicaciones l’ingresosl.
42
3420
Venta de Publicaciones: Presidencia.
3421 Venta de Publicaciones: Econom’a y
Empleo.
3422
Venta de Publicaciones: Hacienda.
3423
Venta de Publicaciones: Obras Públicas,
Urbanismo y Transpones.
vicios Sociales.
Venta de Publicaciones: Sanidad
y
Ser- Expedientes de
ingresos
por
la
Vena
de Publicaciones.
3424
3426
Venta de Publicaciones: Educación y
Cultura.
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282
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
0 OCUMENTAL
I
N C I 6 N
Venta de Publicaciones:Medio ambiente
Venta de PublicacionesVanas.
CONTRIBUCIONES ESPECIALES.
Por la Ejecución de Obras [Ingresos].
Expedientes de Ingresos
por
Contri.
buciones Especiales por la Ejecu,
ción de Obras.
Por Establecimiento, Ampliación o Expedientes de Ingresos por Contri
Mejora de Servicios [Ingresosl. buciones Especiales por Estableci
miento, Ampliación
o
Mejora de
Servicios.
ervicio de Extinción de Incendios.
I
EINTEGROS POR OPERACIO-
NES CORRIENTES.
De Ejercicios Cerrados CIngresosl.
h
Reintegros de Elercicios Cerrados
Expedientes de Ingresos
por
Reinte
gros de Pago de Ejercicios
Certa
dos.
gros de Pago de Presupuestc
Reintegros de Presupuesto C omente.
OTROS
INGRESOS.
Sanciones en M ateria de Consumo .
Sanciones en M ateria de Urbanism o.
Sanciones en M ateria de Vivienda.
Sanciones en M ateria de Sanidad.
Expedientes de Ingresos por la Impo
sición de Sanciones.
Sanciones en Materia d e Servicios Socia-
Sanciones en Materia de Espectáculos.
I
anciones en M ateria de Juego y Espec-
táculos.
Otras Sanciones.
I
Recargos e Intereses de Demora [In-
Expedientes de Ingresos por Recargos
e Intereses de Demora.
Intereses de Demora.
I
Otros
Ingresos.
I
Entidad Colaboradora.
INSALUD.
Depuración de Cuentas Extrapresupues-
tarias.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 283
ETfCULO CONCEPTO
I
I 3993
PUNCIÓN
TiPO
DOCUMENTAL
Convenio Cinigia Hospital Cantoblanco-
Indemnizaciones de Compañías de
Expedientes de Otros
1
resos de
la
f
Comunidad de Madrid
.
401
Seguros.
eorio Marañón.
Participaciones CIngresosl.
Participación
en
Tributos del Estado.
Participación en Ingresos del Estado.
4010
4011
3996 indemnizaciónpor Daños en Carreteras.
I
3997 Convenio: INSALUD-Hospital El Escorial.
402
CAPhULO
iV.
TRANSFERENCIASCORRIENTES
Compensaciones [Ingresos1
4020 CompensaciónNA oportado.
4021
Compensación Tributos Locales Telefó- pensaciones.
Expedientes de Ingresos Procedentes
del Estado en Concepto de Com-
nica de España.
403 1
4032
40 I
Ministerio de Economía y Hacienda.
Minisrerio de Industria y Energía.
Expedientes
de Subvenciones
,
mentes del Estado para Actividades
Económicas.
DE
LA
ADMINISTRACI~N
DEL
ESTADO.
4033
Ministerio de Economía y Hacienda,
Contrato-Programa para el Transpor-
te.
< Liquidación Participación en Tributos1
del Estado.
del Estado.
Liquidación Participación en
ingresos
Participación Cuota Líquida
IRPF.
Expedientes de Participación e n
ingresos del Estado.
I 4015
1 Participación Tarifa Autonómica
IRPF.
Liquidación participación Autonómica
4016
iñPF.
Subvencionespara Actividades Econó-
micas.
mentación.
Se mantiene esta denominación del Tipo Documental a partir del concepto, a
pesar
de ser tan genérica, porque
descender en este cam al subconcepto equivaldna a descender casi a la unidad documental.
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284
ANA DUPLÁ DEL MORAL
XTÍCULO lCONCEPTO1 FUNCIÓN
T1W
DOCUMENTAL
4036
Ministerio para las Administraciones
Públicas.
I 404 I
Otras Subvenciones de la Administra.
ción del Estado.
I 4040
Ministerio de Educción y Cultura.
Ministerio de Sanidad
y
Consumo.
Ministerio de Trabajo y Asuntos Socia
les.
Expedientes de Subvenciones Co-
rrientes del Estado para Actividades
no Eeonómicas.
I
4045
Ministerio del interior.
Ministerio de Fomento: Telecomunica
ciones.
Ministerio de Justicia.
I
409
I
Otras Transferencias
DE ORGANISMOS AUTÓNOMOS
ADMINISTRATIVOS
Subvenciones de Organismos Autóno-
mos Administrativos.
Expedientes de Subvenciones
Corrientes de Organismos Autóno-
mos Administrativos del Estado.
Consejo Superior de Deportes.
instituto Nacional de Empleo.
I 4133
instituto de la Cinematografía
I
4134 instituto Nacional de Consumo
42 I I
DE LA SEGURIDAD
SOCIAL.
Otras Transferencias de la Seguridad
Otras Transferencias de la Seguridad
Instituto Nacional d e Sen icios Sociales.
Social.
Social.
Expedientes de Transferencias
Corrientes de Ln Seguridad Social.
DE ORGANISMOS AUTÓNOMOS
COMERCIALES, INDUSTRIA.
LES, FINANCIEROS.
Otras Transferencias de Organismos
Autónomos Comerciales, Industria-
les
y
Financieros.
Expedientes de Transferencias
Comentes de Organismos Autóno-
mos Comerciales, Industriales y
Fmncieros del Estado.
NLAE: Apuestas Mutuas Deportivo
Benéficas.
instituto de la Juventud.
DE EMPRESAS PÚBLICAS Y DE-
M h NTES PÚBLICOS.
’
En el caso del Concepto 409, «O tras Transferencias», no se ha creado el T ipo Documental
por
ramnes de carácter
didáctico , ya q ue podría pare cer que en él podría integrarse cualquier tipo d e ingreso
por
transferencias. Sin embargo,
cada oficina archivará las unidad es docume ntales producida s en este conce pto bajo la denom inación de 409, «Expedientes
de Otra s Transferencias Com entes de l Estadon, en espera de mejor solución.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍADOCUMENTAL
285
ARTfCULO
CONCEPTO s:r$F P N C
16
N
449 Otras Transferencias de Empresas
Públicas
y
Entes.
45
450
4499 EmpsasPúbl icas ydemásEntesPúbli-
DE COMUNIDADES AUTÓNO-
Transferencias Administración Comu-
MAS
nidad de Madrid.
459
, : C o r ' e n a de Presidencia.
Consejena de Obras Públicas, Urbanis-
Consejería de Sanidady Servicios Socia-
mo
y Transportes.
Otras Transferencias de Comunidades
Autónomas.
t
4503
Consejerh de Economíay Empleo.
4504
Consejería de Educación
y
Cultura.
46
Consejería de Medio Ambiente y
4505
DesarrolloRegional.
4590
Otras Transferencias de Comunidades
Autónomas.
DE CORPORACIONES LOCALES.
460
Transferencias de Corporaciones Lo-
cales.
I
4509
Consejena de Hacienda.
47
45
1
4600
Transferencias de Corporaciones Loca-
les.
DE EMPRESAS PRIVADAS.
Transferencias de Organismos Autó-
nomos Administrativos.
479
452
4711
Empresas Privadas para Actividades
Educativas.
Otras Transferencias de Empresas
Privadas.
Transferencias de Organismos Autó-
nomos Mercantiles.
4799
Otras Transferencias de Empresas Pri-
vadas.
I I 471 I Subvenciones de Empresas Privadas.
Empresas Privadas para Actividades
4710
Sanitarias.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Transferenciai
Corrientes de Empresas Públicas J
demás Entes Públicos del Estado
Expdien* de Transferencias Comen.
tes de la Comunidad de
Midrid
a sus
Organismos
Autónomos.
Expedientes de Transferencias
Corrientes de Organismos Autóno-
mos Administrativos de Comunida.
des Autónomas.
Expedientes de Transferencias
Corrientes de Organismos Autóno-
mos Mercantiles de Comunidades
Autónomas.
Expedientes d e Transferencias
Corrientes de otras Comunidades
Autónomas.
Expedientes de Transferencias
Corrientes de Corporaciones Loca-
les.
Expedientes de Subvenciones
Corrientes de Empresas Privadas
para Actividades Sanitarias
o
Edu-
cativas.
Expedientes de Transferencias
Comentes de Empteus
Privadas.
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286 ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
~~
,RTíCULO
48
CONCEFTO
'E?;:
FUNc1
d
N
DE FAMILIAS E INSTITUCIONES
SIN FINES DE LUCRO.
483
Subvenciones de Famil is e Institucio-
nes sin Fines de Lucro.
4830 Donaciones a Residencias Personas
Mayores.
Festivales de Madrid.
4831
Subvención Fundación Caja Madrid:
4832
Subvención Fundación Caja Madrid: IMI
y
Ob ra Social.
Subvención Fundación Caja Madrid:
4833 Patrocinio ObrasC uiturales.
49
4834
Subvención Fundación Caja Madrid:
Patrocinio Orquesta Sinfónica de
Estudiantes.
4839
Otr as Subven ciones de Instituciones sin
Fines de Lucro.
DEL EXTERIOR.
490 SubvencionesUE.
4901 FSE. Objetivo 2.
4902
FSE.
Objetivo
5B.
4903
4904
4905
FSE.
Objetivo 3.
I:SE.
Iniciativa Comun itaria.
SE.
Iniciativa
A D M .
4909
TiPO
DOCUMENTAL
Otras Subvenciones UE.
Expedientes de Subvenciones
Corrientes de Familis e Institucie
nes
sin
Fines de Lucro.
ARTíCULO CONCEPTO
':: '
FUNCIÓN
50
INTERESES DE TíTULOS
Y
VALO-
RES.
Expedientes de Subvenciones
Corrientes de
la
Unión Europea.
TiP O DOCUMENTAL
CAPÍTULO V. INGRESOS PATRIMONIALES
500
Emitidos
por Estado [lngresosl' Expedientes de Ingresos
por
titereses
5000 Deudas d el Estado.
de Títulos y Valores Emitidos por
5001
el Estado.
Intereses de Títulos
v
Valores.
I
507
Entes 6úblicos;
Públicos.
gresosl.
Emitidos por Empresas Privadas
b
xpedientes de ingresospor Intereses
de Títulos
y
Valores Emitidos
por
5070
Emitidos
por
Empresas Privadas.
Empresas Privadas.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL 287
ARTíCULO CONCEPTO
=u=
I I
I I
52
FUNCIÓN
INTERESES DE ANTICIPOS Y
PRESTAMOS CONCEDIDOS.
Préstamos a Familios e Instituciones
sin Fines de Lucro [Ingresosl.
Concedidos por el IVIMA.
Concedidos
Dor
Medio Ambiente v
Desarrollo kgional.
INTERESES DE DEPOSITOS Y
CUENTAS BANCARIAS.
Intereses de Cuentas Bancarias [In-
gresosl.
Intereses de Cuentas Bancarias.
Intereses de Depósitos CIngresosl.
Intereses de Depósitos
y
Fianzas.
Otros Depósitos.
DIVIDENDOS
Y
PARTICIPACIO-
NES EN BENEFICIOS.
De Empresas Privadas [Ingresosl.
De Empresas Privadas.
RENTAS DE BIENES INMUEBLES.
Alquileres y Productos de Inmuebles
Casas de la Comunidad.
Plaza de
Toros.
Arrendamiento de Terrenos de Vías
Pecuarias.
[Ingresosl.
Repercusión de Gastos de Vivienda del
m
~~
Huertos de Ocio.
Recinto Fenal de Colmenar Viejo.
Fincas Aranjuez.
PRODUCTOS DE CONCESIONES
YAPROVECHAMIENTOS ESPE-
CIALES.
Concesiones [Ingresosl.
Concesiones Administrativas.
Cesión de Derechos de Supeficie [In-
Cesión de Derechos de Superficie.
gresos].
RESULTADO DE OPERACIONES
COMERCIALES.
Resultado de Operaciones Comercio-
ResuItado de Operaciones Comerciales
les [Ingresosl.
IVIMA.
TIPODOCUMENTAL
Expedientes de Ingresos por Intereses
de Antieipos y Préstamos Concedi,
dos a
Famil i s
e Instituciones sin
Fines de Lucro.
Expedientes de Ingresos por Intereses
de Cuentas Bancarias.
Expedientes de Ingresos por Intereses
de Depósitos.
Expedientes de Ingresos por Dividen,
dos y Participaciones en Beneficic
de Empresas Privadas.
Expedientes de Ingresos por Alquile.
res
y
Productos de inmuebles.
Expedientes de Ingresos por Conce
siones.
Expedientes de Ingresos por Cesión
de Derechos de Superficie.
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288
ANA DUPLÁ DEL MORAL
5701
5702
Resultado
de
Operaciones Comerciales
Resultado de Operaciones Comerciales
Imprenta de la Comunidad.
5703
58 580 5709
1
Operaciones Comerciales
Variación Capitd CircuLnte [Ingre-
Años
Anteriores.
VARIACI
N
CAPITAL CIRCU-
sos].
5800 Variación Capital circulante I VI MA.
Consorcio Regional de Transportes.
Resultado de Operaciones Comerciales
IMDCR.
59
590
t
r
599 1 1 otros ingresosPatrimonides.
1
599ú Memorias y Rentas, Fundaciones y Tes-
5801 Variación Capital Circulante Imprenta
5802 Variación Capital Circulante Consorcio
Regional de Transportes.
5803 Variación Capital Circulante IMDER.
de la Comunidad.
OTROS INGRESOS PATRIMONIA-
LES.
Cánones Dngresosl.
5900 Cánones.
5991
1
I
I
5999
Otros
ingresos Patrimoniales
lo
1
tamentos.
Descalificación de
w
Expedientes de Ingresos por Resulta-
do de Operaciones Comerciales de
los Organismos Autónomos Mer-
cantiles.
Expedientes de Ingresos
por
Viripción
de Capital Circulante.
Expedientes de ingresos por Cánones.
Expedientes de Ingresos
por
Memo-
r i a s
y
Rentas, Fundaciones
y
Tes-
tamentos.
Expedientes de Ingresos por Descnli-
ficición de VPO.
'
En el caso del Subconcepto 5999,
«Otros
Ingresos Patrimoniales», no
se
ha creado el Tipo Documental
por
razones
de carácter didáctico,
ya
que podría parecer que en
él
podría integrarse cualquier tipo de ingreso. Sin embargo, cada
oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominación de 5999, «Expedientes
de Otros ingresos Patrimoniales», en espera de mejor solución.
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APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
C A P h U L O VI.
ENAJENACIÓN D E INVERSIONES REALES
~
F U N C d N
DE TERRENOS.
0 1 I
~ ~~ ~
TiPO W CUME NT AL
601
6010
Enajenación de Terrenos [Ingresosl.
Enajenación de Terrenos.
6 I
Expedientes de Ingresos or Enjena.
ción de Terrenos.
6810
I
289
DE OTRAS INVERSIONES REA-
LES.
Enajenación de Otras Inversiones Expedientes de
I~~~~~~~
or ~ ~ ~ j ~
ción de Bienes de Capital Excepto
Enajenación de Otras Inversiones
Reales.
Terrenos*
Reales [Lngresosl.
REINTEGROS
POR
OPERACIO-
NES DE CAPITAL.
~
D e
Ejercicios Cerrados [Ingresos].
Reintegros d e Ejercicios Cerrados.
Expedientes de Ingresos por Reinte-
gros
por Operaciones de Capital, de
Ejercicios Cerrados.
Expedientes de Ingresos por Reinte-
gros
por Operaciones de Capital, de
Presupuesto Corriente.
CAPÍTULO
VII.
TRANSFERENCIAS
DE
CAPITAL
npo
DOCUMENTAL
l
UNCIÓN
DE
LA
ADMINISTRACI~N DEL
ESTADO.
Ministerio de Fomento [Subvencio-
nes].
Expedientes de Subvenciones de Capi
inisterio de Fomento: Viviendas Afec-
tal
del Ministerio de Fomento
adas por la Aiuminosis.
I
inisterio de Fomento: Ayudas Perso-
nales.
Ministerio de Fomento: Promotor Públi-
co.
Ministerio de Fomento: Pagos Justipre-
Ministerio de Fomento: Reposición de
cios.
Viviendas.
Ministerio de Fomento: Contrato Pro-
grama Consorcio Regional de Trans-
portes.
I
inisterio de Fomento: Medio Ambien-
te.
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290
P U N C i d N
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
TiPo DOCUMENTAL
Ministerio de Fomento: C arreteras.
Ministerio de Administraciones Públi-
cas [Subvencionesl.
MAP:
Programa de Acción Especial.
MAP: Planes Provinciales de Coopera-
ción.
Expedientes de Subvenciones de Capi.
tal del Ministerio de Administracio
nes Públicas.
AP: Otras Subvenciones.
MAP: Plan Red Viaria Local.
7014
Ministerio de Medio Ambiente [Sub-
vencionesl.
Expedientes de Subvenciones de Cap¡,
tal del Ministerio de Medic
Ambiente.
inisterio de Medio A mbiente.
Subvenciones p r n Actividades Econó-
micas.
I
7030
Ministerio de Economía y Hacienda.
Ministerio de industria
y
Energía.
Expedientes de Subvenciones de Capi
tal del Estado p r n Actividades Eco
nómicas.
I 7031
~~~
Ministerio de Agricultura, Pesca y Ali-
mentación.
y
7043
MEH:
Convenio Infraestnictura Metro.
o t n s Subvenciones de
la
Administra-
ción del Estado.
Ministerio de Sanidad v Consumo.
Expedientes de Subvenciones de Cap¡
tal
del Estado parn Actividades
nc
Económicas .
inisterio de E ducación
y
Cultura.
Ministerio de Trabajo
y
Asuntos Socia-
les.
Ministerio de Fomento: Rehabilitación
Tmtrni.
Otras Transferencias de la Adminis-
tración Estatal.
Expedientes de Transferencias dr
Capital del Estado.
DE ORGANISMOS
AUT~NOMOS
ADMINISTRATIVOS.
Subvenciones de Organismos Autóno-
mos Administrativos. Expedientes de Subvenciones de Cap¡
tal de Organismos Autónomoi
Administrativos del Estado.
onsejo Superior de Deportes.
instituto Nacional de Em pleo. I
DE LA SEGURIDAD SOCIAL.
Otrns Transferencias de
la
Seguridad
Expedientes de Transferencias dc
Capital de la Seguridad Social .
Social.
COMERCIALES, INDUSTRIA-
LES, FINANCIEROS.
I
Se mantiene esta denominación del Tipo Documental a partir del concepto, a
pesar
de ser tan genérica, porque
descender en este caso al subconcepto equivaldría a descender casi a la unidad documental.
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APÉNDICE.
TIPOLOGÍA
DOCUMENTAL
291
7300
7301
I
730
I
Subvenciones de Organismos Autóno-
-
Confederación H idrográfica del Segura.
instituto Nacional para
la
Conservación
Comerciaes, Industriales y Finan
cieros
de la Naturaleza.
mos Comerciales, Industriales
y
Fi-
nancieros.
Expedientes de Subvenciones de Cap¡
tal de Organismos Autónomo
74
DE EMPRESAS PÚBLICAS Y DE-
740 Otras Transferencias de Emnresas
MÁS ENTES PÚBLICOS.
75
I I
Públicas y Entes.
7401 Universidad Carlo s
III.
MAS.
nidad de Madrid.
DE COMUNIDADES AUTÓNO-
750 Transferencias Administración Comu-
Empresas Públicas y demás Entes Públi-
I
I 7400
I
cos.
7502
Expedientes de Transferencias de
Capital de Empresas Públicas
demás Entes Públicos del Estado
I
Consejería de Sanidad y SeMcios Socia-
Expedientes de Transferencias de
les.
7503
I 7500 Consejena de Presidencia. I
Consejena de Economía y Empleo.
a
sus
Organismos Autónomos.
Consejería de Obras Públicas, Urbanis-
7501 moyTransportes.
751
752
7505 Consejería d e Me dio Ambiente
j
Desar rollo Regional.
Consejería de Obras Públicas, Urbanis
mo y Transpones: Promotor Público
7507
7509 Consejena de Hacienda.
mos Administrativos.
Transferencia de Organismos Autóno.
Transferencias de Organismos Autó.
nomos Mercantiles.
760
Transferencias de Corporaciones Lo-
cales. Expedientes de Transferencias de
7600 Transferencias de Corporaciones Loca- de ColporecionesLoca1es.
les.
Otras Transferencias.
DE CORPORACIONES LOCALES.
Expedientes de Transferencias de
Capital de Organismos Autónomos
Administrativos de Comunidades
Autónomas.
Expedientes de Transferencias de
Capital de Organismos Autónomos
Mercantiles de Comunidades Autó.
nomas.
Expedientes de Transferencias de
Capital de otras Comunidades
Autónomas .
''
Se mantiene esta denominación del Tipo Documental a partir del concepto, a pesar de ser tan genérica, porque
descen der en este caso al subconce pto equivaldría a desce nder casi a la unidad d ocum ental.
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292
ANA DUPLÁ DEL MORAL
78
DE EMPRESAS PRIVADAS.
779 Otras Transferencias de Empresas
Privadas.
7799
Otras Transferencias de Empresas Pri-
vadas.
DE FAMILIAS E INSTITUCIONES
SIN FINES DE LUCRO.
783 Subvenciones de Familias
e
Institucio-
nes sin Fines de Lucro.
1
771
l
1
Subvenciones de Empresas Privadas.
790
Empresas Privadas para Actividades
7710 sanitarias.
Subvenciones
UE.
7900 FEDER. Objetivo 2.
7901
PEDER.
Objetivo 5B.
Empresas Privadas para Actividades
7711 Educativas.
7902
Ingreso s FEocA-Orientación,
Otras Subvenciones de Instituciones
sin
7839
FinesdeLucro.
7906
7907
7909
79
I I
DEL EXTERIOR.
PEDER. Iniciativa Comunitaria.
PEOGA 5B.
Otras Subvenciones
UE.
ARTÍCULO
CONCEPTO
'FCE '
F U N C I ~ N
80 ENAJENACIÓN DE DEUDA DEL
SECTOR PÚBLICO.
TIPO DOCUMENTAL
I
7904
ingresos FEWA-Garanth.
800
801
Ingresos Instrumentos Financiación
7905 Ordenación de Pesca.
A Corto Plazo [Ingresosl. Expedientes de Ingresos por Enajena-
ción de Deuda Pública a Corto
Pía-
20.
A Largo Plazo Dngresosl.
Expedientes de Ingresos por Enajena-
ción de Deuda Pública a Largo Pla-
20.
8010
A Largo Plazo.
TIPO
DOCUMENTAL
Expedientes de Subvencionesde Capi-
tal de Empresas Privadas parn Acti-
vidades Sanitarias
o
Educativas.
Expedientes de Transferencias de
Capital de Empresas Privadas ".
Expedientes de Subvencionesde Capí-
tal de Familias e Instituciones sin
Fines de Lucro.
Expedientes de Subvencionesde Capi-
tal
de la Unión Europea.
I
Se mantiene esta denominación de Tipo Documental a partir del concepto, a
pesar
de ser tan genérica, porque
descender en este caso al subconcepto equivaldna a descender casi a la unidad documental.
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APÉNDICE.
TLPOLOGÍA
OCUMENTAL
293
810
ENAJENACIÓN DE OBLIGACIO-
NES
Y
BONOS DE FUERA DEL
SECTOR PÚBLICO.
A
Corto Plazo [Ingresos].
Expedientes de Ingresos
por
Enajena
ción de Obligaciones
y
Bonos dc
Fuera del Sector Público a Cortc
Plazo.
8100 A Corto Plazo.
811
A Largo Plazo [Ingresosl.
8110 A Largo Plazo.
82
Expedientes de Ingresos
por
Enajena
ción de Obligaciones y Bonos dc
Fuera del Sector Público a Largo
Plazo.
REINTEGRO PRÉSTAMOS CON-
CEDIDOS
AL
SECTOR PÚBLI-
820
co.
Préstamos
a
Corto Plazo [Ingresos].
8200 A Organismos Autónomos Administrati-
- Expedientes de Ingresos
por
Reinte
8201 A Organismos Autónomos Mercantiles.
gm de Préstamos Concedidos al
Sector Público
a Corto
Plazo.
8202
vos.
A Empresas
y
Entes Públicos.
83
l
8301 Préstamos a
Corto
Plazo Personal L a b o l Sector a 'Orto
8203 A la Seguridad Social.
8210 Préstamos a Corporaciones Locales.
de préstamos
Concedidos
82 1 Préstamos a Largo Plazo [Ingresosl. Expedientes de Ingresos
por
Reinte.
Sector Público a Largo Plazo.
REINTEGRO PRESTAMOS CON-
CEDIDOS FUERA DEL SECTOR
I l I rai. I
830
P~BLICO.
Préstamos
a
Corto Plazo Dngresosl.
Préstamos
a
Corto Plazo Personal Fun- Expedientes de Ingresos por Reinte-
gro de Préstamos ConcedidosFuern
8300
cionario.
83 1
Préstamos a
h r g o
Plazo [Ingresos].
84
Expedientes de Ingresos
por
Reinte-
gro
de Préstamos Concedidos Fuera
del Sector Público
a
Largo Plazo.
cionario.
8311
Préstamos a Largo Plazo Personal Labo-
rai.
8312 Préstamos a Largo Plazo Viviendas Rura-
DEVOLUCION DE DEPOSITOS Y
les.
FIANZAS CONSTITUIDOS.
840
Devolución de Depósitos [Ingresos]. Expedientes de Ingresos por Devolu-
841
Devolución de Fianzas [Ingresosl. Expedientes de Ingresos por Devolu-
ción de Depósitos Constituidos.
ción de Fianzas Constituidas.
ENAJENACIÓN DE ACCIONES
DEL SECTOR PúBLICOIngre-
sosl.
85
Expedientes de Ingresos por Enajena-
ción de Acciones del Sector Público.
86
ENAJENACIÓN DE ACCIONES Expedientes de Ingresos por Enajena-
DE FUERA DEL SECTOR PÚBLI- ción de Acciones de Fuera del Sec-
CO Dngresosl.
tor
Público.
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294 ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
ARTíCULO CONCEPTO
TIPO
DOCUMENTAL
%$
PUNCIÓN
87
89
I
I
l
I
mcns. I
REMANENTE DE TESORERÍA.
870
Remanente de Tesorería [Ingresosl.
8700 Remane nte de Tesorería.
8701
Expedientes de Ingresos por Rema.
nente de Tesorería.
Remanente de Caja d e la Asamblea.
REEMBOLSO DE APORTACIO-
NES A CONSORCIOS URBANIS-
Reembolso de Aportaciones a Consor-
I
cios Urbanísticos [ingresos].
Expedientes de Ingresos por Reembol.
I I I
8900 Reembolso de Aportaciones a Consor-
so de Aportaciones
a
Consorcios
Urbanísticos.
I
cios Urbanísticos.
ARfiCULO CONCEPTO
90
CAPÍTULO
IX.
PASIVOS FINANC IEROS
FUNCIÓN
EMISIÓN
DE
DEUDA PÚBLICA
INTERIOR [Ingresosl.
911
9100
9101
Préstamos a Corto Plazo de Organismos
Autónomos.
9102
Préstamos a Corto Plazo de Empresas.
Préstamos
a
Largo Plazo Recibidos de
Entes del Sector Público CIngre-
sosl.
nidad de Madrid.
9110
Préstamos a Largo Plazo de la Comu-
PRÉSTAMOS RECIBIDOS DEL
1N
TE
RIOR.
Préstamos a Corto Plazo Recibidos de
Entes del Sector Públieo [Ingre-
sos].
nidad de Madrid.
Préstamos a Corto Plazo de la Comu-
912
913
91i i
Préstamos a Largo Plazo de Organ ismos
Autónomos.
9112
Préstamos a Largo Plazo de Empresas.
Préstamos a Corto Plazo Recibidos de
Entes de Fuera del Sector Público
IJngresosl.
9120
Préstamos a Corto Plazo de Empresas.
Préstamos a Largo Plazo Recibidos de
Entes de Fuera del Sector Público
[Ingresosl.
9130 Préstamos a Largo Plazo de Empresas.
Iw WCUMENTAL.
Expedientes de Ingresos por Emisiói
de Deuda Pública Interior.
Expedientes de Ingresos por Présta-
mos a Corto Plazo Recibidos de
Entes del Sector Público.
Expedientes de Ingresos por Présta-
mos a Largo Plazo Recibidos de
Entes del Sector Público.
Expedientes de Ingresos r Présta-
mos a Corto Plazo Recgdos de
Entes de Fuera del Sector Público
Expedientes de Ingresos r Présta-
mos a Largo Plazo Recfbsidos de
Entes de Fuern del Sector Público
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APÉNDICE. TIPOLOGÍADOCUMENTAL 295
ARTíCULO lCONCEF TOl 2: FUNCIdN
TIPO
DOCUMENTAL
EMISIÓN DE DEUD A PÚBLICA Expedientes de Ingresos
por
Emisión
de Deuda Pública Exterior.
94
I
RÉST AMO S RE CIBIDO S DEL Expedientes de Ingiesos por Présta-
mos Recibidos del Exterior.
DEPÓSITOS Y FIANZAS RECIBI-
DAS.
940 Dep ósitos [Ingresos]. Expedientes de Ingresos por Depósi-
tos Recibidos.
941 Fianzas [Ingresosl.
Expedientes de Ingresos por Fianzas
9410 Convenios
y
Papel d e Fianzas. Recibidas.
7.1.). RELACIÓN
DE O T R O S , ~ P O S OCUMENTALES
DE CARÁCTER ECONOMICO
l4
Arqueos de Habilitación.
Cuentas de Valores Independientes del Presupuesto.
Estados de Ejecución del Presupuesto.
Expedientes de Anteproyecto de Presupuestos.
Expedientes de Generación de Crédito.
Expedientes de Modificaciones Presupuestarias.
Libros Diarios de Gastos.
Libros Diarios de Ingresos.
Libros Diarios de Intervención de Gastos.
Libros Diarios de Valores Independientes del Presupuesto.
Libros Mayores de Gastos.
Mandamientos de Ingresos.
Mandamientos de Pagos.
7.1.4. RELACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES DE ACUERDO
CON FUNCIONES DE CARACTER NO ECONÓMICO
-
Certificados.
omparecencias.
-
orrespondencia.
-
xpedientes de Acceso a la Función Pública.
-
xpedientes de Acuerdos del Consejo de Gobierno.
xpedientes de Admisión en Residencias de Ancianos.
xpedientes de Aprobación de Leyes.
xpedientes de Autorización Turística de Apertura
y
Clasificación de Agencias
de Viajes.
Esta relación no e s en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este M anual a modo de e jemp lo. La relación
de tipos docu men tales se perfeccionará y completará cuando estén en funcionam ientolos Archivos Centrale s.
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296 ANA DUPLÁ DEL MORAL
- xpedientes de Autorización Turística de Apertura y Clasificación de Estable-
-
xpedientes de Campañas de Consumo.
-
xpedientes de Concesión de Licencias.
- xpedientes de Concursos de Méritos.
xpedientes de Concursos-Oposiciones.
xpedientes de Control de la Actividad de Gobierno.
xpedientes de Declaración de Bienes de Interés Cultural (BIC).
xpedientes de Declaración de Centros de Interés Turístico.
xpediente de Depósito de Archivos Municipales.
xpedientes de Difusión.
xpedientes Disciplinarios.
xpedientes de Fundaciones.
xpedientes de Inscripción en el Registro de Actividades no Mercantiles.
-
xpedientes de Inscripción en el Registro de Empresas
y
Actividades Turísticas
xpedientes de Instalación de Aparatos Elevadores.
xpedientes de Instalación de Calefaccióny Climatización.
xpedientes Personales.
xpedientes de Preguntas Parlamentarias.
- xpedientes de Protección a Familias Numerosas.
- xpedientes de Reclamación a Empresas y Actividades Turísticas.
xpedientes de Reclamaciones.
xpedientes de Recursos Contencioso-Administrativos.
xpedientes de Regulación de Horarios Comerciales.
xpedientes de Reuniones.
xpedientes Sancionadores.
nformes.
nterpelaciones Parlamentarias.
nventario de Bienes Muebles.
Memorias.
Mociones.
- artes de Incidencias.
- artes de Vigilancia
y
Seguridad.
-
eticiones de Información.
lanes.
reguntas Escritas u Orales, en Pleno y en Comisión.
rogramas.
egistro de Fundaciones.
egistro de Bienes de Interés Cultural.
-
egistro de Contratos.
- egistro de Convenios.
- egistro General de Entrada y Salida de Documentos.
- egistro de Licitadores.
egistro de Ordenes.
-
egistro de Personal.
-
elaciones de Entrega de Documentos.
cimientos Hosteleros.
no reglamentadas.
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7.2.
DECRETOS
Y
ÓRDENES DE
A P R O B A C I ~ N
Y
DESARROLLODE
ESTRUCTURAS ORG ÁNICAS
DE LA COM UNIDAD D E MADRID DESDE SU CREACIÓN
HASTA 1996, POR CONSEJERÍAS
CONSEJERÍA
DE
ECONOMÍA
EMPLEO
Legislación
que da
origen
a la
estfvctura orgánica
de
la CONSEJERIA DE E CO NO MIA Y EMPLEO
-
Decreto
14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y
medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid
a la
Comunidad de
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
-
Decreto
21/1983, de 22 de junio, por el que se regula
la
estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Economía
y
Hacienda. (BOCM de 24 de
junio de 1983.)
Decreto
24/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura orgánica
de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Trabajo, Industria
y
Comer-
cio. (BOCM de 24 de junio de 1983.)
Decreto
52/1983, de 7 de julio, por el que se crean con carácter provisional
los
Servicios de Trabajo, Industria y Comercio
y
Consumo de la Consejería de
Trabajo, Industria
y
Comercio. (BOCM de 11de julio de 1983.)
-
Decreto
86/1983, de 22 de septiembre, sobre estructura orgánica provisional
de la Consejería de Economía
y
Hacienda. (BOCM de 27 de septiembre de 1983.)
-
Decreto
89/1983, de 22 de septiembre, por el que se crea
la
estructura orgánica
de
la
Consejería de Trabajo, Industria
y
Comercio. (BOCM de 23 de septiembre
de 1983.)
-
Decreto
103/1983, de 20 de octubre, por el que se modifica en parte la estructura
orgánica provisional de
la
Consejería de Economía y Hacienda aprobada por
Decreto 86/1983, de 22 de septiembre. (BOCM de 25 de octubre de 1983.)
-
Ley
1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno
y
Administración de
la
Comunidad
de Madrid.
(BOCM
de 20 de diciembre de 1983.)
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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298 ANA DUPLÁ DEL MORAL
- Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, de 7 de junio
de 1984, por el que se crea la Comisión de Planificación Económica de la Comu-
nidad de Madrid. (BOCM e 9 de julio de 1984.)
- Orden
74/1985, de 6 de febrero, desarrollando normas de organización y fun-
cionamiento del Registro de Contratos. (BOCMde 18 de febrero de 1985.)
- Decreto 19/1985, de 21 de febrero, sobre régimen de dependencia orgánica y
funcional de las Cajas de
Ahorros
de la Comunidad de Madrid. BOCMde 22
de febrero de 1985.)
Orden de 21 de febrero de 1985, en desarrollo del Decreto 65/1984, de 28
de junio, por el que se regula el funcionamiento del Registro de Personal. (BOCM
de 8 de marzo de 1985.)
- Decreto 39/1985, de 23 de mayo, por el que se establece la Intervención Delegada
en
la
Consejería de Trabajo, Industria
y
Comercio.
(BOCM
de
4
de junio de 1985.)
Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las deno-
minaciones y estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14
de junio de 1985.)
Decreto 115/1985, de 21 de noviembre, por el que se establece la Intervención
Delegada en la Consejería de Economía
y
Hacienda. (BOCMde 19 de diciembre
de 1985.)
Decreto 136/1985, de 5 de diciembre, sobre estructura orgánica de la Consejería
de Economía y Hacienda. (BOCMde 9 de enero de 1986.)
- Decreto
38/1987, de 23 de abril, por el que se crea el Registro de Organizaciones
de Consumidores de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 21 de mayo de 1987.)
Decreto 62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número y la denominación de las Consejerías de
la
Comunidad.
(BOCM e 24 de julio de 1987.)
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba
la
modificación de las
estructuras de las Consejenas. BOCM e 31 de julio de 1987.)
-
Decreto
177/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejena de Economía.
(BOCM
de 20 de octubre de 1987.)
Decreto 26/1988, de 24 de marzo, por el que se modifica la estructura orgánica
Orden 10/1988, de
15
de junio, de la Consejería de Economía, por la que se
desarrolla el Decreto 177/1987, de 15 de octubre, sobre estructura orgánica de
dicha Consejena. (BOCM e 21 de junio de 1988.)
- Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican
las
estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989. (BOCM de 1 de agosto de
1989.)
de la Consejena de Econom’a.
BOCM
e 30 de marzo de 1988.)
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APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES
DE
AF’ROBACIÓN
299
-
Orden 914/1990, de 2
de
febrero, de la Consejería
de
Econom’a, por la que
se modifica la Orden 10/1988, de 15 de junio, por la que se desarrolla el Decre-
to 177/1987, de
15
de octubre, de establecimiento de la estructura orgánica
de la Consejería
de
Economía.
(BOCMde
23 de febrero de 1990.)
- Decreto 13/1990, de 29 de marzo,‘por el que se modifica el Decreto 38/1987,
de 23 de abril, por el que se crea el Registro de Organización de Consumidores
de la Comunidad de Madrid. (BOCM e
5
de abril de 1990.)
- Decreto 24/1990, de 5 de abril, por el que se modifica el establecimiento de
la Intervención Delegada en la Consejería de Econom’a.
(BOCM
de 27 de abril
de 1990.)
Decreto
74/1990, de 26 de julio,
por
el que se modifica el Decreto 177/1987,
de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería
de Economía.
(BOCM
de
1
de agosto de 1990.)
Orden
1804/1990, de la Consejería de Economía, por la que se modifica la
Orden 10/1988, de 15 de junio, por la que se desarrolla el Decreto 74/1990,
de 26 de julio, de establecimiento de la estructura orgánica de la Consejería
de
Economía. BOCM
e 20
de septiembre
de
1990.)
- Orden 2138/1990, de
3 de
septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas.(BOCM
de 7 de septiembre de 1990.)
- Ley
6/1991, de 4 de abril, de creación del Consejo Económico
y
Social.
BOCM
de
18
de abril de 1991.)
Orden
830/1991, de 25 de abril, de la Consejería
de
Econom’a, por la que
se crea el Registro General de Actividadesy Empresarios Comerciales de la Comu-
nidad de Madrid.
(BOCM
de 6 de mayo de 1991.)
Decreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número
y denominación de las Consejerías.(BOCMde 23 de julio de 1991.)
Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. BOCM e 26 de julio de 1991.)
- Decreto 9/1992, de 13 de marzo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Economía.
(BOCM
de 16 de marzo de 1992.)
Decreto
25/1992, de 14 de mayo, por el que se modifica el Decreto 127/1989,
de creación
de
la Comisión Regional
de
Plaguicidas, para adaptarla
a
la nueva
estructura orgánica de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 22 de mayo de 1992.)
- Orden
3308/1992, de 14 de septiembre,
de
la Consejería
de
Economía de la
Comunidad de Madrid, por la que se crea, para todo el ámbito territorial de
la Comunidad de Madrid, la Junta Arbitral de Arrendamientos Rústicos. (BOCM
de 23 de septiembre de 1992.)
Resolución de 12 de noviembre de 1992, del Presidente del Consejo Económico
y
Social, por la que se ordena la publicación del Reglamento de Organización
y
Funcionamiento.
(BOCM
e 16 de noviembre de 1992.)
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300
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
-
Orden
4379/1992, de
11
de diciembre, del Consejero
de
Economía, por la que
se desarrolla la estructura
de
la Consejería
de
Economía establecida por el Decre-
to 9/1992, de 13 de marzo. (BOCM de 28 de diciembre de 1992.)
-
Decreto
55/1994, de 2 de junio, por el que se modifica el artículo 13 del Decre-
to 9/1992, de 13 de marzo, que establece la estructura orgánica de la Consejería
de Economía. (BOCM
de
16 de junio de 1994.)
Orden 1645/1994, de 3 de octubre, del Consejero de Economía, por la que
se modifica parcialmente la estructura orgánica de dicha Consejería, aprobada
por Orden 4379/1992, de 11 de diciembre. (BOCM de 6 de octubre de 1994.)
Decreto
71/1995, de
30
de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias
de
las Consejerías.
(BOCM
de
1
de julio
de 1995.)
-
Decreto
84/1995,
de
i de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.(BOCM de 3 de julio de 1995.)
-
Decreto
194/1995, de 13de julio, por el que se adecua la composición del Con-
sejo de Administración del Instituto Madrileño de Desarrollo al número y deno-
minación de las Consejerías. (BOCM de 18 de julio de 1995.)
-
Decreto 200/1995, de 20 de julio, por el que se adecua la composición del Con-
sejo de Administración del Instituto Madrileño de Desarrollo al número
y
deno-
minación de las Consejerías y se deroga el Decreto 194/1995, de 13 de julio.
(BOCM
de 24 de julio de 1995.)
Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las interven-
ciones delegadas de las Consejerías y organismos de la Comunidad
de
Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
Decreto 258/1995, de5 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Economía
y
Empleo. (BOCM de
11
de octubre de 1995.)
Decreto 275/1995,
de
2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14
de
septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 13 de noviembre de 1995.)
Decreto 21/1996, de 15 de febrero, por el que se modifica parcialmente el artí-
culo 2.2 del Decreto 258/1995, de 5 de octubre, de estructura orgánica de Eco-
nomía
y
Empleo.
(BOCM
de 28 de febrero de 1996.)
-
Decreto
54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Dele-
gadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de
6 de mayo de 1996.)
-
Decreto 119/1996, de 1de agosto, por el que se modifica parcialmente el Decreto
258/1995, de 5 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de
la Consejería de Economía y Empleo.
(BOCM
de 22 de agosto de 1996.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y ÓRDENES
DE A P R O B A C I ~ N
301
- Orden 7083/1996, de 18 de diciembre, de la Consejería de Economía y Empleo,
por la que se desarrolla la estructura de la Consejería de Econom’a y Empleo
establecida por el Decreto 258/1995, de
5
de octubre. (BOCM de 8 de enero
de 1997.)
Legislación -específica que afecte al
ORGANISMO
U T ~ N O M ONSTITUTO
MA DRILEN O PARA LA FORikíACION IMAF)
Decreto
294/1995, de 14 de diciembre, por el que se adscribe el Instituto Madri-
leño para la Formación
(IMAF)
a
la
Consejena de Economía y Empleo (BOCM
de 9 de febrero de 1996).
Legislación específica qu? afecta al ÓRGANO
E
GESTIÓN
INSTITUTO TECNOLOGICO DE DESARROLLO AGRARIO D E MADRID
(ITDA)
Decreto 59/1983, de 14 de julio, sobre estructura orgánica provisional de
la
Con-
sejería de Agricultura y Ganadería.
(BOCM
de 16 de julio de 1983.)
- Decreto 65/1986, de 19 de junio, sobre estructura y funciones del Órgano de
Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad. (BOCM de 4 de julio de 1986.)
- Decreto 64/1987, de
30
de julio, por el que se aprueba
la
modificación de las
estructuras de las Consejenas.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
Decreto 178/1987, de 15 de octubre, por el que se establece
la
estructura orgánica
de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 20 de octubre de 1987.)
- Orden
1625/1988, de 22 de junio, del Consejero de Agricultura y Cooperación,
por la que se desarrollan los Decretos 178/1987, de 15 de octubre,
y
43/1988,
de 21 de abril, sobre estructura orgánica de dicha Consejería.
(BOCM
de 28 de
junio de 1988.)
Decreto
i19/1988, de 17 de noviembre, sobre estructura orgánica y funcional
del Organo de Gestión de Fincas Agrarias de
la
Comunidad.
(BOCM
de 16 de
diciembre de 1988.)
- Decreto
58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejenas. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
Decreto 151/1991, de 21 de noviembre, por el que se define la estructura y
funciones del Organo de Gestión de Fincas Agrarias de
la
Comunidad de Madrid
y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 28 de
noviembre de 1991.)
- Orden 4380/1992, de 11 de diciembre, del Consejero de Economía, por la que
se desarrolla
la
estructura del Organo de Gestión de Fincas Agrarias de
la
Comu-
nidad de Madrid. (BOCM de 23 de diciembre de 1992.)
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3
02
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
- Orden
351/1993, de 3 de marzo, del Consejero de Economía, por la que se
aprueban las disposiciones necesarias para la adaptación de
la
composición del
Consejo de Administración del Organo de Gestión de Fincas Agrarias
a
las modi-
ficaciones de estructura de la Consejería de Economía, en virtud del Decre-
to 151/1991, de 21 de noviembre.
Decreto 258/1995, de
5
de octubre, por el que se establece
la
estructura orgánica
de la Consejería de Economía
y
Empleo. (BOCM de 11 de octubre de 1995.)
- Decreto
149/1996, de 31 de octubre, por el que se modifica el Órgano de Gestión
de Fincas Agrarias de la Comunidad de Madrid
(OGFAMA),
y se crea el Instituto
Tecnológico de Desarrollo Agrario de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de
1996.)
CONSEJERÍA
DE E D U C A C I ~ N CULTURA
Legislación que da origen a la estructura orgánica
de
la CONSEJERLA DE ED UC ACION Y
CULTURA
- Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y
medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid
a
la Comunidad de
Madrid
y
organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
Decreto 25/1983, de 22 de junio, por el que se regula
la
estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Educación y Juventud.
(BOCM
de 24 de
junio de 1983.)
Decreto 26/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. (BOCM de
24 de junio de 1983.)
- Decreto 42/1983, de 30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de la
Consejería de Cultura, Deportes y Turismo.
(BOCM
de 5 de julio de 1983.)
Decreto
79/1983, de 26 de julio, por el que se aprueba la estructura orgánica
de la Consejería de Educación y Juventud. (BOCM de
30
de julio de 1983.)
- Decreto 20/1984, de 16 de febrero, de creación del Consejo Asesor de Teatro
de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 25 de febrero de 1984.)
- Decreto 24/1984, de 29 de febrero, por el que se modifica y desarrolla la estruc-
tura orgánica y funcional de la Consejería de Cultura, Deportes
y
Turismo. (BOCM
de 16 de marzo de 1984.)
- Decreto 51/1984, de 29 de febrero, por el que se modifica la estructura orgánica
provisional de la Consejería de Educación
y
Juventud, aprobada por Decre-
to 79/1983, de 26 de julio. (BOCM de 30 de mayo de 1984.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES DE APROBACIÓN
303
- Decreto 40/1984, de 15 de marzo, por el que se crea el Consejo Asesor de
Artes Plásticas de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 4 de mayo de 1984.)
- Decreto 41/1984, de 15 de marzo,
por
el que se crea el Consejo Asesor de
Música de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
4
de mayo de 1984.)
Decreto 80/1984, de 26 de julio, por el que se extingue la Junta Provincial de
Protección de Menores de Madrid.
(BOCM
de 16 de agosto de 1984.)
- Orden de 5 de septiembre de 1984, por la que se adscriben a la Dirección
General de Educación las funciones y servicios adscritos a la Consejería de Edu-
cación y Juventud en materia de Protección de Menores. (BOCM de 12 de sep-
tiembre de 1984.)
- Decreto 110/1984, de 5 de diciembre, por el que se establece
la
Intervención
Delegada en la Consejería de Educación y Juventud. (BOCM de 18 de diciembre
de 1984.)
Decreto 19/1985, de 28 de marzo, por el que se establece la Intervención Dele-
gada en la Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. (BOCM de 13 de abril
de 1985.)
- Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente
las
deno-
minaciones y estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 14
de junio de 1985.)
- Decreto
142/1985, de 12 de diciembre, sobre estructura de la Secretaría General
Técnica de la Consejería de Educación y Juventud.
(BOCM
de 27 de enero de
1986.)
Decreto 139/1985, de 20 de diciembre, por el que se modifica la estructura
orgánica
y
funcional de la Consejería de Cultura y Deportes. (BOCM de 17 de
enero de 1986.)
- Ley 2/1986, de 5 de junio, de la Cultura Física y Deportes de la Comunidad
de Madrid.
(BOCM
de 16 de junio de 1986.)
Orden de 15 de julio de 1986, del Consejero de Educación y Juventud, por
la que se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Juven-
tud en niveles inferiores a
los
de Servicio. (BOCM de 29 de julio de 1986.)
Decreto
99/1986, por el que se crea el Consejo Superior de Educación Musical
de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 3 1 de octubre de 1986.)
- Decreto 106/1986, de 20 de noviembre, por el que se crea la Red Única de
Centros de Menores Protegidos, dependiente de la Consejería de Educación
y Juventud.
(BOCM
de 12 de diciembre de 1986.)
- Ley 10/1986, de 4 de diciembre, del Consejo de la Juventud de la Comunidad
de Madrid. (BOCM de 18 de diciembre de 1986.)
- Decreto
108/1986, de
4
de diciembre, por el que se modifica
la
estructura orgá-
nica y funcional de la Consejería de Cultura
y
Deportes.
(BOCM
de 17 de diciembre
de 1986.)
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304 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
- Orden de 26 de enero de 1987, por la que se crea la Comisión Gestora y las
normas provisionales de funcionamiento del Consejo de la Juventud de la Comu-
nidad de Madrid.
(BOCM
de
11
de febrero de 1987.)
Decreto 62/1987, de 23 de juiio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número
y
la denominación de las Consejerías de la Comunidad.
(BOCM
de 24 de julio de 1987.)
-
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de
3
1
de julio de 1987.)
- Decreto 66/1987, de
30
de julio, por el que se atribuyen al Consejero de Cultura
las funciones del Portavoz del Consejo de Gobierno. (BOCM de 31 de julio de
1987.)
-
ecreto
161/1987, de
8
de octubre, por el que se modifica el Decreto 64/1987,
de 30 de julio, que aprobó la modificación de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de
i O
de agosto de 1987.)
Decreto 173/1987, de 15 de octubre,por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Educación en sus Servicios Centrales.
( BOCM
de 19 de octubre
de 1987.)
-
Decreto
174/1987, de 15 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica
y funcional de la Consejería de Cultura.
(BOCM
de 19 de octubre de 1987.)
Orden 56/1988, de
20
de abril, por la que se desarrolla la estructura orgánica
de la Consejería de Educación.
(BOCM
de 25 de abril de 1988.)
Orden
de
20
de abril de 1988, por
la
que se aprueba
la
estructura orgánica
de la Consejería de Cultura y de la Oficina del Portavoz.
(BOCM
de 25 de abril
de 1988.)
- Decreto 50/1988, de 12 de mayo, por el que se crea la Comisión Interdepar-
tamental de la Juventud.
(BOCM
de 23 de mayo de 1988.)
Decreto
40/1989, de 15 de mayo,
por
el que se regula el Consejo Asesor de
Artes Plásticas de Madrid.
(BOCM
de
11
de abril de 1989.)
- Decreto 68/1989, de 8 de junio, por el que se regula el Consejo Asesor de
Música. (BOCM de 28 de junio de 1989.)
Decreto
76/1989, de 29 de junio, por el que se crea el Consejo Asesor de Danza
de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14 de julio de 1989.)
- Decreto 77/1989, de 29 de junio, por el que se regula el Consejo Asesor de
Teatro de
la
Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 14 de julio de 1989.)
Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989.
(BOCM
de 1 de agosto de
1989.)
-
Decreto
90/1989, de 7 de septiembre, por el que se procede
a
la modificación
parcial del Decreto 173/1987, de 15 de octubre, por el que se establecela estruc-
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN 305
tura orgánica de la Consejería de Educación en
sus
Servicios Centrales. (BOCM
de 18 de septiembre de 1989.)
Decreto
11/1990, de 22 de marzo, por el que se modifica la dependencia orgánica
de la Intervención Delegada de la Consejería
de
Cultura. (BOCM de 5 de abril
de 1990.)
Decreto
20/1990, de 5 de abril, por el que se modifica el Decreto 173/1987,
que aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Educación.
(BOCM
de
20 de abril de 1990.)
Decreto 61/1990, de 20 de junio,
por
el que se modifica el Decreto 174/1987,
de 15 de octubre, que aprobaba la estructura orgánicay funcional de la Consejería
de Cultura.
(BOCM
de 27 de junio de 1990.)
-
Orden
de 29 de junio de 1990, por la que se desarrolla el Decreto 61/1990,
que modifica la estructura orgánica de la Consejería de Cultura, modificando
parcialmente la Orden de 20 de abril de 1988. (BOCM de 10 de julio de 1990.)
Orden 2138/1990, de 3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas.(BOCM
de 7 de septiembre de 1990.)
Decreto 82/1990, de 4 de octubre, por el que se modifica parcialmente la estruc-
tura orgánica de la Consejería de Educación. (BOCM de 11 de octubre de 1990.)
-
Orden 715/1990, de 5 de octubre, del Consejero de Educación, de modificación
parcial de la estructura orgánica de la Consejería. (BOCM de 24 de octubre de
1990.)
-
Decreto 28/1991, de 18 de abril, por el que se crea el Centro Regional de Infor-
mación y Documentación Juvenil. (BOCM de 22 de abril de 1991.)
-
Decreto 33/1991, de 18 de abril, por el que se modifica el Decreto 174/1987,
de 15 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica de la Consejería
de Cultura. (BOCM de 21 de mayo de 1991.)
Decreto 55/1991, de 22 de julio, por el que se establece el número
y
deno-
minación de las Consejerías.
(BOCM
de 23 de julio de 1991.)
-
Decreto
58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
-
Decreto
149/1991, de 31 de octubre, por el que se establece la Intervención
Delegada en la Consejería de Educación y Cultura.
(BOCM
de 14 de noviembre
de 1991.)
Orden 1235/1991, de 13 de noviembre, de creacióny reconocimiento de la Red
de Centros de Información Juvenil en la Comunidad de Madrid. (BOCM de 20
de noviembre de 1991.)
Decreto
4/1992, de 6 de febrero, por el que se aprueba la estructura orgánica
de la Consejería de Educación
y
Cultura.
(BOCM
de 12 de febrero de 1992.)
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306
ANA DUPLÁ DEL MORAL
- Orden 527/1992, de 3 de marzo, del Consejero de Hacienda, por la que se
desarrollan las estructuras orgánicas de las Intervenciones Delegadas en las Con-
sejerías de Transportes, Política Territorial
y
Educación y Cultura,
y
se modifica
parcialmente la de la Consejería de Integración Social.
(BOCM
de 20 de marzo
de 1992.)
Orden 528/1992, de 14 de mayo, del Consejero de Educación y Cultura, por
la que se desarrolla el Decreto 4/1992, de 6 de febrero, que establece la estructura
orgánica de la Consejería. (BOCM de 19 de mayo de 1992.)
-
Ley 6/1992, de 15 de julio, de Creación del Consejo de Cultura de la Comunidad
Acuerdo de 22 de octubre de 1992, del Consejo de Gobierno, por el que se
crea la Comisión de Desarrollo del Plan para la Sierra de Guadarrama. (BOCM
de 2 de noviembre de 1992.)
Orden
83/1993, de 10 de febrero, del Consejero de Educación y Cultura, por
la que se aprueba el Reglamento de Régimen Interior del Consejo de Cultura
de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 23 de febrero de 1993.)
- Decreto 24/1994, de 3 de marzo, por el que se modifica
la
estructura orgánica
de la Consejería de Educación y Cultura, se crea la Dirección General de Uni-
versidades e Investigación de la Comunidad de Madrid y se desarrolla su estruc-
tura provisional. (BOCM de 14 de marzo de 1994.)
Decreto 48/1994, de 26 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se modi-
fican las estructuras de las Consejerías de Hacienda y de Educación y Cultura.
(BOCM
de
1
de junio de 1994.)
de Madrid. (BOCM de 23 de julio de 1992.)
-
Orden 857/1994, de 1 de agosto, del Consejero de Educación y Cultura, por
la que se desarrolla la Estructura Orgánica de la Dirección General de Uni-
versidades e Investigación, creada por Decreto 24/1994, de 3 de marzo. (BOCM
de
8
de agosto de 1994.)
Decreto 100/1994, de 13 de octubre, por el que se constituye la Oficina de
Promoción del Cine de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 25 de noviembre
de 1994.)
Orden
1871/1994, de 16 de diciembre, de creación de la Escuela Joven de Ini-
ciativas Empresariales de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 3 de enero de
1995.)
- Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio
de 1995.)
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 3 de julio de 1995.)
-
Decreto 155/1995, de 6 de julio, por el que se modifica el número 2.c) del
artículo
6
del Decreto 84/1995, de 1 de julio.
(BOCM
de 7 de julio de 1995.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
307
- Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías
y
Organismos de
la
Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
Decreto
275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo
4
del
Decreto 240/1995, de
14
de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
Decreto 276/1995, de 2 de noviembre, por el que se crea el Consejo de Ciencia
y
Tecnología de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 22 de noviembre de 1995.)
- Decreto
288/1995, de 30 de noviembre, por el que se aprueban las competencias
y la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura. (BOCM de 15
de diciembre de 1995.)
- Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Dele-
gadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
6 de mayo de 1996.)
Legislación específica que-afecta al ORGANISMOUT~NOMO
INSTITUTO MADRILENO DEL DEPORTE, EL ESPARCIMIENTO
Y LA RECREACIÓN
( IMDER)
Ley 2/1986, de 5 de junio, de la Cultura Física y el Deporte de la Comunidad
de Madrid.
(BOCM
de 16 de junio de 1986.)
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de
las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
-
Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, por el que se aprueban las competencias
y la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura.
(BOCM
de 15
de diciembre de 1995.)
Legislación específica que afecta
al
ÓRGANOE GESTIÓN
CENTRO DE ESTUDIOS YACTMDADES CULTURALES CEYAC)
- Decreto 108/1986, de 4 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgá-
nica y funcional de la Consejería de Cultura
y
Deportes.
(BOCM
de 17 de diciembre
de 1986.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
-
Decreto
174/1987, de 15 de octubre, por el que se aprueba
la
estructura orgánica
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
y
funcional de la Consejería de Cultura. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
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APÉNDICE. DECR ETOS Y ÓRDE NES D E APROBACIÓN 309
Decreto
2/1992, de 23 de enero, por el que se establece la dependencia orgánica
y
se definen la estructura
y
las funciones del Centro de Asuntos Taurinos de
la Comunidad de Madrid y se aprueban las normas de organización y funcio-
namiento.
(BOCM
de 31 de enero de 1992.)
- Decreto
71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que
se
establece el
número, denominación
y
competencias de las Consejerías.
(EOCM
de
i
de julio
de 1995.)
-
Decreto
84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCMde
3
de julio de 1995.)
- Decreto
226/1995, de 17 de agosto, por el que se establece la dependencia orgá-
nica y se definen la estructura
y
las funciones del Centro de Asuntos Taurinos
de
la
Comunidad de Madrid, y se aprueban las normas de organización
y
fun-
cionamiento.
(BOCM
de
1
de septiembre de 1995.)
Decreto
288/1995, de
30
de noviembre, por el que se aprueban las competencias
y
la estructura orgánica de la Consejería de Educación
y
Cultura.
(BOCM
de 15
de diciembre de 1995.)
CONSEJERÍADE HACIENDA
Legislación que
da
origen
a
la estructura orgánica
de
la
CONSEJEIUA DE HAC IENDA
Decreto
14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y
medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
Madrid
y
organización provisional de la administración comunitaria.
(BOCM
de
16 de junio de 1983.)
Decreto
21/1983, de 22 de junio, por el que se regula
la
estructura de
la
Secretaría
General Técnica de
la
Consejería de Economía
y
Hacienda. (BOCM de 24 de
junio de 1983.)
Decreto
86/1983, de 22 de septiembre, sobre estructura orgánica provisional
de la Consejería de Economía
y
Hacienda.
( EO C M
de 27 de septiembre de 1983.)
Decreto
103/1983, de 20 de octubre, por el que se modifica en parte la estructura
orgánica provisional de la Consejería de Economía
y
Hacienda aprobada por
Decreto 86/1983, de 22 de septiembre. (EOCMde 25 de octubre de 1983.)
- Ley
1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno
y
Administración de la Comunidad
de Madrid.
(EOCM
e
20
de diciembre de 1983.)
cuerdo
del Consejo de Gobierno de
la
Comunidad de Madrid, de
7
de junio
de 1984, por el que se crea la Comisión de Planificación Económica de
la
Comu-
nidad de Madrid.
(EOCM
de 9 de junio de 1984.)
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310 ANA DUPLÁ DEL
MORAL
Orden
74/1985, de 6 de febrero, desarrollando normas de organización
y
fun-
- Decreto
19/1985, de 21 de febrero, sobre régimen de dependencia orgánica
y
funcional de las Cajas de Ahorros de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 22
de febrero de 1985.)
Orden
de 21 de febrero de 1985, en desarrollo del Decreto 65/1984, de 28
de junio, por el que se regula el funcionamiento del Registro de Personal. (BOCM
de
8
de marzo de 1985.)
- Decreto
48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las deno-
minaciones
y
estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid. BOCMde 14
de junio de 1985.)
-
Decreto
115/1985, de 21 de noviembre, por el que se establece la Intervención
Delegada en la Consejería de Economía
y
Hacienda. (BOCM de 19 de diciembre
de 1985.)
- Decreto
136/1985, de
5
de diciembre, sobre estructura orgánica de la Consejería
de Economía
y
Hacienda. (BOCM e 9 de enero de 1986.)
- Decreto
62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número y la denominación de las Consejerías de
la
Comunidad.
(BOCM de 24 de julio de 1987.)
Decreto
64/1987, de
30
de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
- Decreto
188/1987, de 5 de noviembre, por el que se establece
la
estructura
orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 13 de septiembre de 1987.)
Orden
1345/1988, de
15
de junio, del Consejero de Hacienda, por
la
que se
desarrolla el Decreto 188/1987, de 5 de noviembre, sobre estructura orgánica
de dicha Consejería.
BOCM
e 21 de junio de 1988.)
Decreto
82/1989, de
20
de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989. (BOCM de 1 de agosto de
1989.)
- Decreto
101/1989, de 14 de septiembre, por el que se modifica el Decre-
to 188/1987, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de
Hacienda. (BOCMde 22 de septiembre de 1989.)
Decreto
125/1989, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgá-
nica de la Consejería de Hacienda.
(BOCM
e 2 de enero de 1990.)
Decreto
32/1990, de 19 de abril, por el que se modifica el establecimiento de
la
Intervención Delegada en la Consejería de Hacienda.
(BOCM
de
3
de mayo
de 1990.)
Decreto
64/1990, de 20 de junio, por el que se modifica parcialmente la estructura
orgánicade
la
Consejería de Hacienda.
(BOCM
de 3 de julio de 1990.)
cionamiento del Registro de Contratos. (BOCMde 18 de febrero de 1985.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES
DE
A P R O B A C I ~ N 311
Orden 2137/1990, de 3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrolla el Decreto 64/1990, de 20 de junio, de modificación parcial de
la estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de 7 de septiembre de 1990.)
Orden
2138/1990, de 3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas. (BOCM
de
7
de septiembre de 1990.)
Decreto 55/1991, de 22 de julio, por el que se establece el número
y
deno-
minación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.)
Orden 2745/1991, de
3
de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrolla el Decreto 101/1989, de 14 de septiembre, de modificación parcial
de la estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de
8
de octubre de 1991.)
Decreto 54/1993, de 27 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Hacienda.
(BOCM
de 3 de junio de 1993.)
Orden 2053/1993, de 21 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrolla el Decreto 54/1993, de 27 de mayo, de modificación de la estructura
orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 28 de septiembre de 1993.)
Decreto 45/1994, de 19de mayo, por el que se atribuyen al Consejero de Hacien-
da las funciones de Portavoz del Consejo de Gobierno.
(BOCM
de 1 de junio
de 1994.)
Decreto 48/1994, de 26 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se modi-
fican las estructuras de las Consejerías de Hacienda y de Educación y Cultura.
(BOCM
de
1
de junio de 1994.)
Orden 950/1994, de 1 de junio, de la Consejería de Hacienda, por la que se
adscriben a dicha Consejería los puestos de trabajo de la Dirección General
de Medios de Comunicación y Oficina del Portavoz. (BOCM de 2 de junio de
1994.)
Decreto 129/1994, de 22 de diciembre, por el que se modifica la estructura
orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 28 de diciembre de 1994.)
- Orden 480/1995, de 21 de marzo, del Consejero de Hacienda, por la que se
desarrolla provisionalmente la Estructura Orgánica del Servicio de Ordenación
y
Normativa del Juego de la Secretaría General Técnica.
(BOCM
de 28 de marzo
de 1995.)
-
Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías.
(BOCM
de 1 de julio
de 1995.)
Decreto 84/1995, de
1
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, por el que se aprueban las competencias
y Estructura Orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 19 de septiembre
de 1995.)
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3 12
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
- Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías
y
Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de
19
de septiembre de 1995.)
Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre,
p o r
el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
Decreto
28/1996, de 7 de marzo, por el que se modifica parcialmente el Decreto
239/1995, de 14 de septiembre, sobre competencias y estructura orgánica de
la Consejería de Hacienda. (BOCM de 26 de marzo de 1996.)
Decreto
54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Dele-
gadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de
6 de mayo de 1996.)
Orden 771/1996, de 26 de abril, del Consejero de Hacienda por la que se desarro-
lla el Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, de modificación de la estructura
orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 3 de mayo de 1996.)
Decreto 93/1996, de 13 de junio, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico
y Funcional de la Junta Central de Compras de la Comunidad de Madrid. (BOCM
de 26 de junio de 1996.)
-
Decreto 135/1996, de 26 de septiembre, por el que se modifica parcialmente
el Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, de estructura orgánica de la Consejería
de Hacienda.
(BOCM
de 2 de octubre de 1996.)
-
Orden 2671/1996, de 22 de noviembre, de la Consejería de Hacienda, por la
que se modifican parcialmente los artículos 5 y 6 de la Orden 771/1996, de
26 de abril, por la que se establecía la modificación de la estructura orgánica
de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 29 de noviembre de 1996.)
Orden 3059/1996, de 10 de diciembre, de la Consejería de Hacienda, por la
que se modifica parcialmente la Orden de Desarrollo 771/1996, de 26 de abril,
afectando la misma a las Direcciones Generales de Presupuestos y Patrimonio,
de Tributos y de Función Pública de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 18
de diciembre de 1996.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMOU T ~ N O M O
IMPRENTA DE LA COM UNIDA D DE MADRID
-
Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria.
(BOCM
de
16 de junio de 1983.)
- Decreto 19/1983, de 22 de junio, por el que se regula la Estructura Orgánica
de la Consejería de Presidencia de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 24 de
junio de 1983.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES
DE A P R O B A C I ~ N 313
- Ley 10/1985, de 12 de diciembre, por el que se crea el Organismo Autónomo
“Imprenta de la Comunidad de Madrid”.
(BOCM
de 19 de diciembre de 1985.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BocM
de 3
1
de julio de 1987.)
- Decreto 171/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
Decreto 84/1995, de
i
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, por el que se aprueban las competencias
y Estructura Orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 19 de septiembre
de 1995.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMOU T ~ N O M O
SERVICIO REGIONAL
DE
COMPRAS
- Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
-
Decreto 86/1983, de 22 de septiembre, sobre estructura orgánica provisional
de la Consejería de Econom’a y Hacienda. (BOCM de 27 de septiembre de 1983.)
- Decreto
8/1985, de 31 de enero, por el que se transforma la “Fundación Pro-
vincial para el abastecimiento de los Centros dependientes de la Comunidad
de Madrid y Servicio de Economato para el personal de la misma”, en el Orga-
nismo Autónomo “Servicio Regional de Compras”
y
se aprueban las normas de
organización
y
funcionamiento.
(BOCM
de
4
de febrero de 1985.)
- Decreto
64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
Decreto
188/1987, de
5
de noviembre, por el que se establece
la
estructura
orgánica de la Consejería de Hacienda.
(BOCM
de 13 de noviembre de 1987.)
Decreto 77/1988, de 29 de junio, por el que se establece
la
estructura orgánica
del Servicio Regional de Compras. (BOCM de 12 de agosto de 1988.)
- ey U1992, de 30 de abril, de Presupuestos Generales de la Comunidad. (BOCM
de 8 de mayo de 1992.)
Legislación específica que afecta al ÓRGANOE G E S T I ~ N
SERVICIO REGIONAL
DE
COMPRAS
Decreto
14/1983,
de
16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
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3
14
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
Madrid
y
organización provisional de la administración comunitaria.
(BOCM
de
16 de junio de 1983.)
-
Decreto
86/1983, de 22 de septiembre, sobre estructura orgánica provisional
de la Consejería de Economía
y
Hacienda.
(BOCM
de 27 de septiembre de 1983.)
-
Decreto
8/1985, de 31 de enero, por el que se transforma
la
“Fundación Pro-
vincial para el abastecimiento de
los
Centros dependientes de la Comunidad
de Madrid y Servicio de Economato para el personal de la misma”, en el Orga-
nismo Autónomo “Servicio Regional de Compras”
y
se aprueban las normas de
organización
y
funcionamiento.
(BOCM
de
4
de febrero de 1985.)
- ecreto
64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
-
Decreto
188/1987, de
5
de noviembre, por el que se establece la estructura
orgánica de la Consejería de Hacienda.
(BOCM
de 13 de noviembre de 1987.)
-
Decreto
77/1988, de 29 de junio, por el que se establece la estructura orgánica
del Servicio Regional de Compras.
(BOCM
de 12 de julio de 1988.)
ey
2/1992, de 30 de abril, de Presupuestos Generales de la Comunidad.
(BOCM
de
8
de mayo de 1992.)
Decreto
49/1992, de 2 de julio, por el que se crea el Servicio Regional de Compras
como Organo de Gestión sin personalidad jurídica
y
se aprueban sus normas
de organización
y
funcionamiento.
(BOCM
de 13 de julio de 1992.)
Decreto
54/1993, de 27 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Hacienda.
(BOCM
de 3 de junio de 1993.)
CONSEJERÍA DE MEDIO AM BIENTE Y DESARROLLO
REGIONAL
Legislación que da origen
a la
estructura orgánica
de la CONSEJERlA DE MED IO AMBIENTE Y DESARROLLO REGIONAL
-
Decreto
14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid
a
la Comunidad de
Madrid
y
organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
-
Decreto
20/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Gobernación. (BOCM de 24 de junio de
1983.)
-
Decreto
27/1983, de 22 de junio, por el que se regula
la
estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Agricultura y Ganadería.
(BOCM
de 24 de
junio de 1983.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES DE APROBACIÓN
315
Decreto
51/1983, de 7 de julio, por el que se regula la estructura orgánica pro-
visional de la Consejería de Gobernación. (BOCM de 11de julio de 1983.)
-
Decreto
59/1983, de 14 de julio, sobre estructura orgánica provisional de la Con-
sejería de Agricultura
y
Ganadería.
(BOCM
de 16 de julio de 1983.)
Decreto
85/1983, de 22 de septiembre, por el que se modifica y desarrolla, en
parte, la estructura orgánica y funcional de la Consejería de Gobernación.
(BOCM
de 27 de septiembre de 1983.)
Decreto
106/1983, de 17 de noviembre, por el que se modifica la estructura
de la Dirección General de la Administración Local de la Consejería de Gober-
nación.
(BOCM
de 25 de noviembre de 1983.)
- Decreto
121/1983, de 15 de diciembre, que modifica en parte los Decre-
tos 51/1983, de 7 de julio,
y
85/1983, de 22 de septiembre, que regulan la estruc-
tura orgánica y provisional de la Consejería de Gobernación, en lo que se refiere
a atribuciones del Consejero, funciones y composición de la Comisión de Coo-
peración y competencias de la Dirección de los Servicios de Cooperación.
(BOCM
de 27 de diciembre de 1983.)
-
Decreto
31/1984, de 27 de marzo, por el que se crea la Junta Asesora de Coor-
dinación de las Policías Locales de
la
Comunidad de Madrid. (BOCM de 16 de
abril de 1984.)
-
Decreto
68/1984, de 14 de junio, por el que se modifica la estructura orgánica
Decreto
94/1984, de 27 de octubre, por el que se crea la Mesa de Conservación
-
Decreto
107/1984, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgá-
nica de la Consejería de Gobernación. (BOCM de 18 de diciembre de 1984.)
ey
1/1985, de 23 de enero, del Parque Regional de la Cuenca Alta del Man-
zanares.
(BOCM
de
8
de febrero de 1985.)
- Decreto
9/1985, de 14 de febrero, por el que se regula la Coordinación de Ser-
vicios y Recursos de la Comunidad de Madrid en materia de Protección Civil
y se crea la Junta de Recursos de Protección Civil de la misma.
(BOCM
de 21
de febrero de 1985.)
Decreto
101/1985, de 11 de octubre, por el que se
da
nueva denominación
a algunos Servicios de la Consejería de Agricultura y Ganadería y se especifican
las funciones de todos ellos dentro de la estructura orgánica de la misma. (BOCM
de 19 de octubre de 1985.)
-
Orden de 17 de diciembre de 1985 por la que se desarrollan los Decretos de
14
de junio de 1984 y de 11 de octubre de 1985, de estructura orgánica de
la Consejería de Agricultura y Ganadería.
(BOCM
de 7 de enero de 1986.)
Decreto
27/1986, de 27 de febrero, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Gobernación
y
se eleva a definitiva la misma. (BOCM de 12
de marzo de 1986.)
de la Consejería de Agricultura y Ganadería.
(BOCM
de 11de julio 1984.)
de la Naturaleza.
(BOCM
de 7 de noviembre de 1984.)
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3 16
ANA DUPLÁ DEL MORAL
- Decreto 48/1986, de 8 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Gobernación.
(BOCM
de 17 de mayo de 1986.)
- Orden 751/1986, de 12 de mayo, del Consejero de Gobernación, por la que
se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería de Gobernación, definiendo
las unidades con nivel orgánico de Sección y Negociado.
(BOCM
de 17 de mayo
de 1986.)
- Orden
de 1 de abril de 1987, de la Consejería de Agricultura
y
Ganadería, por
la que se modifica la adscripción de determinadas Secciones de la Secretaría
General Técnica en desarrollo del Decreto 11/1987, de 12 de marzo, sobre atri-
bución de funciones. (BOCM de 9 de junio de 1987.)
Decreto
62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número
y
la denominación de las Consejerías de la Comunidad.
(BOCM de 24 de julio de 1987.)
- ecreto
64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
-
Decreto
94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de agosto de 1987.)
Decreto
96/1987, de 6 de agosto, por el que se modifica la estructura provisional
de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 7 de agosto de 1987.)
-
Decreto
178/1987, de 15de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de
la
Consejería de Agricultura
y
Cooperación.
(BOCM
de 20 de octubre de 1987.)
Decreto
43/1988, de 21 de abril, por el que se modifica parcialmente la estructura
orgánica de
la
Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 4 de mayo
de 1988.)
Orden
1625/1988, de 22 de junio, del Consejero de Agricultura y Cooperación,
por la que se desarrollan los Decretos 178/1987, de 15 de octubre, y 43/1988,
de 21 de abril, sobre estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de 28 de
junio de 1988.)
Decreto 75/1988, de 29 de junio, por el que se aprueba la reestructuración peri-
férica de la Consejería de Agricultura
y
Cooperación,
y
se establecen las Dele-
gaciones de la misma.
(BOCM
de 6 de julio de 1988.)
- Decreto 61/1989, de 4 de mayo, por el que se crea la Comisión de Protección
Civil de la Comunidad de Madrid, se establece
su
composición y se determinan
sus
funciones
y su
régimen de funcionamiento. (BOCM de 16 de mayo de 1989.)
Decreto
82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican
las
estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989.
(BOCM
de
1
de agosto de 1989.)
- Decreto
127/1989, de 30 de noviembre, de creación de la Comisión Regional
de Plaguicidas.
(BOCM
de
4
de enero de 1990.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES DE APROBACIÓN 317
-
Decreto 23/1990, de 5 de abril, por el que se modifica el establecimiento de
la Intervención Delegada en la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM
de 27 de abril de 1990.)
-
Orden
2138/1990, de
3
de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas. (BOCM
de 7 de septiembre de 1990.)
Decreto
104/1990, de 27 de diciembre, por el que se modifica parcialmente
la estructura orgánica de
la
Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de
18 de enero de 1991.)
-
Orden
130/1991, de 11de febrero, del Consejero de Agricultura y Cooperación,
por la que se desarrolla la estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de
14 de febrero de 1991.)
Decreto
55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número
y denominación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.)
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
-
Decreto 123/1991, de 3 de octubre, por el que se establece la estructura de
la Dirección General de Protección Ciudadana de la Consejería de Cooperación.
(BOCM
de 10 de octubre de 1991.)
-
Decreto 30/1992, de 14 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Cooperación.
(BOCM
de 29 de mayo de 1992.)
- Decreto 61/1992, de 17 de septiembre, por el que se crea el Centro Regional
de Coordinación e Información Municipal. (BOCM de 28 de septiembre de 1992.)
Decreto 63/1992, de 24 de septiembre, por el que se crea la Gerencia del Plan
Integral de Desarrollo Social de Madrid. (BOCM de 28 de septiembre de 1992.)
-
Orden 1883/1992, de 7 de octubre, del Consejero de Cooperación, por la que
se desarrolla la estructura orgánica de la Secretaría General Técnica y la Dirección
General de Cooperación con la Administración Local, de dicha Consejería. (BOCM
de 16 de octubre de 1992.)
-
Decreto 73/1992, de 4 de noviembre, por el que se crea la Oficina de Cooperación
para Actuaciones Preferentes, adscrita a la Consejería de Cooperación,y se dictan
sus normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 26 de noviembre de
1992.)
Decreto 78/1992, de 4 de noviembre, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 10 de diciembre de 1992.)
-
Orden de 22 de diciembre de 1992, del Consejero de Cooperación, por la que
se extingue la Gerencia del Plan Integral de Desarrollo Social de Madrid. (BOCM
de
8
de enero de 1993.)
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318
ANA DUPLÁ DEL MORAL
- Orden 931/1994, de 29 de junio, del Consejero de Cooperación, desarrollando
la estructura de la Subdirección General de Seguridad de la Consejería de Coo-
peración. (BOCM de
5
de julio de 1994.)
-
Decreto
131/1994, de 22 de diciembre, por el que se modifica
la
estructura
orgánica de la Consejería de Cooperación.
(BOCM
de 24 de enero de 1995.)
- Orden 122/1995, de 30 de enero, del Consejero de Cooperación, por la que
se modifica puntualmente la estructura orgánica de la Secretaría General Técnica
de dicha Consejería. (BOCM de 7 de febrero de 1995.)
Orden 417/1995, de 28 de febrero, del Consejero de Cooperación, por la que
se desarrolla provisionalmente la Estructura Orgánica del Servicio de Gestión
del Juego y Espectáculos de la Dirección General de Protección Ciudadana. (BOCM
de 9 de marzo de 1995.)
Decreto
71/1995, de
30
de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio
de 1995.)
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba
la
modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías
y
Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de
14
de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
Decreto 33/1996, de 21 de marzo,
por
el que se suprime el Organismo Autónomo
Agencia de Medio Ambiente y se establece la estructura orgánica de la Consejería
de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 29 de marzo de 1996.)
Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Dele-
gadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
6 de mayo de 1996.)
- Orden 2705/1996, de
5
de diciembre, del Consejero de Medio Ambiente y
Desarrollo Regional, por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería
de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 17 de diciembre de 1996.)
Legislación específica que afecta al
ORGANISMOU T ~ N O M O
AGEN CIA DEL MED IO AMBIENTE
Decreto 94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente de la Consejería de Presidencia.
(BOCM
de
7
de agosto de 1987.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN 319
Decreto 171/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
Decreto
30/1988, de 7 de
abril,
por el que se modifica la estructura de la Con-
sejería de Presidencia. (BOCM de 11de abril de 1988.)
- Orden 363/1988, de 20 de abril, de la Consejería de Presidencia, por la que
se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería. (BOCM de 25 de abril de
1988.)
- Ley
3/1988, de 13 de octubre, para la Gestión del Medio Ambiente de la Comu-
nidad de Madrid. (BOCM de 19 de octubre de 1988.)
Decreto 37/1989, de 6 de abril, por el que se aprueba la estructura de la Agencia
de Medio Ambiente.
(BOCM
de 10 de abril de 1989.)
- Orden de 12 de abril de 1989, de la Consejería de Presidencia, por la que se
desarrolla la estructura del Organismo Autónomo de carácter administrativo Agen-
cia del Medio Ambiente. (BOCM de 13 de abril de 1989.)
Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.)
- Orden
1737/1993, de 30 de julio, del Consejero de Hacienda, por la que se
desarrolla la estructura orgánica de la Intervención Delegada en la Agencia del
Medio Ambiente.
(BOCM
de
11
de agosto de 1993.)
-
ecreto 31/1994, de 14 de abril, por el que se modifica la estructura de la
Agencia del Medio Ambiente. (BOCM de 21 de abril de 1994.)
- Orden 1530/1994, de 21 de octubre, del Consejero de Cooperación, por
la
que
se desarrolla la estructura orgánica de la Agencia del Medio Ambiente. (BOCM
de 28 de octubre de 1994.)
- ecreto
84/1995, de
1
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
-
ecreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías
y
Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
- ecreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías
y
Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
-
Decreto33/1996,
de 21 de marzo, por el que se siiprime el Organismo Autónomo
Agencia de Medio Ambiente
y
se establece
la
estructura orgánica de la Consejería
de Medio Ambiente y Desarrollo Regional.
(BOCM
de 29 de marzo de
1996.)
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320
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Legislación específica que afecta al
ORGANISMO
LJTÓNOM~
PATRONATO M ADRILEN O DE
AREAS
D E M O N T A N A
( P A M A M )
- Ley 9/1986, de 20 de noviembre, creadora del Organismo Autónomo Patronato
- Decreto 64/1987, de 30 de juiio, por el que se aprueba la modificación de las
Madrileño de Areas de Montaña. (BOCM de
29
de noviembre de 1986.)
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
Decreto 178/1987, de
15
de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Agricultura y Cooperación.
(BOCM
de 20 de octubre de 1987.)
Decreto
30/1992, de
14
de mayo, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Cooperación.
(BOCM
de 29 de mayo de 1992.)
- Decreto
101/1993, de 16 de septiembre, por el que se aprueba la estructura
del Patronato Madrileño de Areas de Montaña. (BOCM de
21
de octubre de 1993.)
Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías.
(BOCM
de 1 de julio
de 1995.)
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
-
Decreto33/1996,
de 21 de marzo, por el que se suprime el Organismo Autónomo
Agencia de Medio Ambiente
y
se establece la estructura orgánica de la Consejería
de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 29 de marzo de 1996.)
Legislación específica que afecta
al ÓRGANOE
G E S ~ Ó N
ACADEMIA REGION AL DE ESTUDIOS D E SEGURIDAD (ARES)
- Decreto 97/1986, de 9 de octubre, por el que se crea la Academia Regional
de Estudios de Seguridad de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 31 de octubre
de 1986.)
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de juiio de 1987.)
- Decreto
178/1987, de
15
de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de
20
de octubre de 1987.)
- Decreto
30/1992, de 14 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Cooperación.
(BOCM
de 29 de mayo de 1992.)
-
Decreto
84/1995, de
1
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN 321
Legislación específica que afecta al ÓRGANODEEsn6N
CENTRO DE ASUNTOS TAURINOS DE
LA
COMUNIDAD DE MADRID
-
Decreto
14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de
la
Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
Madrid y organización provisional de
la
administración comunitaria. (BOCMde
16 de junio de 1983.)
- Decreto 42/1983, de 30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de la
Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. (BOCM e 5 de julio de 1983.)
- Decreto 40/1986, de 20 de marzo, por el que se define la estructuray las funciones
del “Centro de Asuntos Taurinos de la Comunidad de Madrid”
y
se aprueban
las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 24 de junio de 1986.)
Decreto 64/1987, de
30
de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
Decreto 174/1987, de 15 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica
y funcional de la Consejería de Cultura. (BOCM e 19 de octubre de 1987.)
Orden de
20
de abril de 1988, por la que se aprueba la estructura orgánica
de la Consejería de Cultura y de la Oficina del Portavoz.
(BOCM
de 25 de abril
de 1988.)
Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 26 de julio de 1991.)
Decreto 2/1992, de 23 de enero, por el que se establece la dependencia orgánica
y se definen la estructura y las funciones del Centro de Asuntos Taurinos de
la Comunidad de Madrid y se aprueban las normas de organización y funcio-
namiento. (BOCM de 31 de enero de 1992.)
Decreto
71/1995, de
30
de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías.
(BOCM
de 1 de julio
de 1995.)
Legislación específica que afecta al
ÓRGANO
E
GESTIÓN
INSTITUTO TECNOLOGICO DE DESARROLLO AGRARIO DE MADRID
í I m A )
Decreto 59/1983, de 14 de julio, sobre estructura orgánica provisional de la Con-
sejería de Agricultura y Ganadería. (BOCMde 16 de julio de 1983.)
-
Decreto 65/1986, de 19 de junio, sobre estructura y funciones del Órgano de
Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad. (BOCM de
4
de julio de 1986.)
-
ecreto
64/1987, de
30
de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
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322
ANA
DUPLÁ DEL
MORAL
- Decreto
178/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Agricultura y Cooperación.
(BOCM
de 20 de octubre de 1987.)
- Orden 1625/1988, de 22 de junio, del Consejo de Agricultura y Cooperación,
por la que se desarrollan los Decretos 178/1987, de 15 de octubre,
y
43/1988,
de 21 de abril, sobre estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de 28 de
junio de 1988.)
Decreto 119/1988, de 17 de noviembre, sobre estructura orgánica y funcional
del Organo de Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad.
(BOCM
de 16 de
diciembre de 1988.)
Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
Legislación específica que afecta al ÓRGANODE
E S T Z ~ NFICINA DE CO O-
PERACION PARA ACTUACION ES PREFERENTES
Decreto33/1996, de 21 de marzo, por el que se suprime el Organismo Autónomo
Agencia de Medio Ambiente y se establece la estructura orgánica de la Consejería
de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 29 de marzo de 1996.)
CONSEJERÍA E OBRAS P ~ B L I C A S ,
RBANISMO
Y
TRANSPORTES
Legislación que da origen a,la estructura orgánica
de la Consejería de OBRAS PUBLICAS, URBANISMO Y W S P O R T E S
- Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribuciones de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
Decreto 23/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Obras Públicas
y
Transportes. (BOCM de
24 de junio de 1983.)
- Decreto 41/1983, de 30 de junio, por el se regula
la
estructura orgánica provisional
de la Consejería de Obras Públicas
y
Transportes.
(BOCM
de 17 de julio de 1983.)
Decreto 67/1983, de 30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de la
Consejería de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de
27 de julio de 1983.)
- Decreto
68/1983, de 30 de junio, por el que se crea la Comisión de Urbanismo
y
Medio Ambiente de Madrid,
y
se aprueba su Reglamento de Organización
y Funcionamiento. (BOCM de 27 de julio de 1983.)
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APÉNDICE.
DECRETOS Y
ÓRDENES
DE
A P R O B A C I ~ N
323
- Decreto 58/1983, de 14 de julio, por el que se modifica la estructura orgánica
provisional de la Consejería de Obras Públicas y Transportes.
(BOCM
de 16 de
julio de 1983.)
Orden
de
14
de septiembre de 1983 por
la
que se desarrolla el Decreto 67/1983,
de 30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de la Consejena de Orde-
nación del Territorio, Medio Ambiente
y
Vivienda.
(BOCM
de 20 de septiembre
de 1983.)
- Decreto 115/1983 por el que se establece la Intervención Delegada en la Con-
sejería de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 16
de diciembre de 1983.)
Decreto 8/1984, de 2 de febrero, por el que se adscriben a la Consejería de
Obras Públicas y Transportes las funciones, servicios, bienes, derechos, obliga-
ciones, funcionarios
y
demás personal, créditos presupuestarios, documentación
y expedientes que en materia de aprovechamientos hidráulicos y obras hidráulicas
se transferían a la Comunidad Autónoma de Madrid.
(BOCM
de 9 de febrero
de 1984.)
Decreto 59/1984, de 17 de mayo, sobre estructura orgánica de la Consejería
de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 19 de junio
de 1984.)
Decreto 55/1984, de 31 de mayo, por el que se modifica la estructura de
la
Dirección General de Carreteras de la Consejena de Obras Públicas y Trans-
portes.
(BOCM
de 9 de junio de 1984.)
Real Decreto 1873/1984, de 26 de septiembre, sobre traspaso de funciones y
servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia
de obras hidráulicas y aprovechamientos hidráulicos. (B O E de 24 de octubre de
1984.)
ey
17/1984, de 20 de diciembre, reguladora del abastecimiento y saneamiento
de agua de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 31 de diciembre de 1990.)
Decreto 10/1985, de 14 de febrero, por el que se adscriben a la Consejería
de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda las competencias en
materia de vivienda
rural.
(BOCM
de 21 de febrero de 1985.)
Decreto 201/1985, de 1 de marzo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Secretaría General Técnica de
la
Consejería de Obras Públicas y Transportes.
(BOCM de 9 de marzo de 1985.)
-
Decreto 113/1985, de 21 de noviembre, por el que se amplía la composición
de la Comisión de Urbanismo y Medio Ambiente de Madrid.
(BOCM
de 11 de
diciembre de 1985.)
Decreto
144/1985, de 12 de diciembre, sobre estructura orgánica de la Consejería
de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente
y
Vivienda.
(BOCM
de 30 de enero
de 1986.)
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324 ANA
DUPLÁ
DEL MORAL.
- Decreto
125/1985, de 20 de diciembre, sobre estructura orgánica de la Consejería
de Obras Públicas y Transportes. (BOCMde 2 de enero de 1986.)
- Decreto
9/1986, de
30
de enero, sobre creación y funciones de la Oficina de
Planeamiento Territorial.
(BOCM
de 31 de enero de 1986.)
- Orden de 31 de enero de 1986, que desarrolla el Decreto 144/1985, de 12
de diciembre, de estructura orgánica de la Consejería de Ordenación del Terri-
torio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM e 6 de febrero de 1986.)
Decreto
62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad.
BOCM
e 24 de julio de 1987.)
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
Decreto 94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente, de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de agosto de 1987.)
-
Decreto 95/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Arquitectura, de la Consejería de Política Territorial.
(BOCM
de 7 de agosto de
1987.)
Decreto 127/1987, de 17 de septiembre, por el que se establece la estructura
orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCMde 19 de septiembre de
1987.)
Decreto 141/1987, de 17 de septiembre, por el que se modifica la Oficina de
Planeamiento Territorial.
(BOCM
de 24 de septiembre de 1987.)
Orden de 20 de abril de 1988, por la que se desarrolla el Decreto 127/1987,
de 17 de septiembre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería
de Política Territorial. (BOCM e 25 de abril de 1988.)
- Decreto 62/1989, de 11 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Política Territorial, establecida por Decreto 127/1987, de
17 de septiembre. (BOCM e 18 de mayo de 1989.)
-
Decreto
82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación de la Ley 6/1989. (BOCM de 1 de agosto de
1989.)
- Orden de 31 de julio de 1989, de la Consejería de Política Territorial, por la
que se desarrolla el Decreto 62/1989, de
11
de mayo, y se modifica la Orden
de 20 de abril de 1988 por la que se desarrolla el Decreto 127/1987, de 17
de septiembre, de establecimiento de la estructura orgánica de la Consejería de
Política Territorial. (BOCM de 4 de agosto de 1989.)
-
Decreto 33/1990, de 26 de abril, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Política Territorial establecida por Decreto 127/1987, de
17 de septiembre. (BOCMde 7 de mayo de 1990.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES DE APROBACIÓN 325
-
Orden de 16 de octubre de 1990 por la que se modifica la Orden de 20 de
abril de 1988, de desarrollo de la estructura orgánica de la Consejería de Política
Territorial.
(BOCM
de 25 de octubre de 1990.)
-
ecreto
14/1991, de 28 de febrero, por el que se modifican las estructuras orgá-
nicas de la Consejería de Política Territorial y de
la
Oficina de Planeamiento
Territorial. (BOCM de 22 de marzo de 1991.)
- Orden de 25 de marzo de 1991, por la que se modifica
la
Orden de 20 de
abril de 1988, de desarrollo de la estructura orgánica de la Consejería de Política
Territorial.
(BOCM
de
4
de abril de 1991).
-
ecreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número
y denominación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.)
Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 26 de julio de 1991.)
-
Decreto 117/1991, de 3 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Transportes. (BOCM de 7 de octubre de 1991.)
-
Decreto
130/1991, de 10 de octubre, por el que se establece la Intervención
Delegada en la Consejería de Transportes, dependiente orgánica y funcionalmente
de la Intervención General de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 22 de octubre
de 1991.)
Decreto 148/1991, de 31 de octubre, por el que se modifica el establecimiento
de la Intervención Delegada en la Consejería de Política Territorial. (BOCM de
14
de noviembre de 1991.)
-
Decreto 154/1991, de 28 de noviembre, por el que se declara extinguida la Ofi-
-
ecreto
155/1991, de 28 de noviembre, de estructura orgánica de la Consejería
de Política Territorial. (BOCM de 3 de diciembre de 1991.)
-
Orden de 26 de diciembre de 1991, por la que se desarrolla el Decreto 155/1991,
de 28 de noviembre, de estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial.
(BOCM
de 2 de enero de 1992.)
-
Orden
527/1992, de
3
de marzo, del Consejero de Hacienda, por
la
que se
desarrollan las estructuras orgánicas de las Intervenciones Delegadas en las Con-
sejerías de Transportes, Política Territorial y Educación y Cultura y se modifica
parcialmente la de la Consejería de Integración Social. (BOCM de 20 de marzo
de 1992.)
-
Orden
de 22 de abril de 1992, de Desarrollo del Decreto 117/1991, de 3 de
octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Trans-
portes. (BOCM de 5 de mayo de 1992.)
-
Decreto 8/1993, de 21 de enero, por el que se modifica el Decreto 155/1991,
de 28 de noviembre, de estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial.
(BOCM
de 10 de febrero de 1993.)
cina de Planeamiento Territorial. (BOCM de 3 de diciembre de 1991.)
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326
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
- Orden de
17
de
febrero de 1993, por la que se modifica parcialmente la Orden
de 22 de abril de 1992, de desarrollo del Decreto 117/1991, de estructura orgánica
de la Consejería de Transportes. (BOCM de 22 de febrero de 1993.)
Orden
de 25
de
febrero de 1993, por la que se modifica la Orden de 26 de
diciembre de 1991
de
Desarrollo del Decreto 155/1991, de 28 de noviembre,
de estructura orgánica de la Consejena de Política Territorial.
(BOCM
de 4 de
marzo de 1993.)
- Decreto
71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación
y
competencias de las Consejerías.
(BOCM
de
1
de julio
de 1995.)
Decreto
84/1995, de
1
de julio, por
el
que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 3
de
julio de 1995.)
Decreto
178/1995, por el que se modifica parcialmente la estructura de la Con-
sejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes.
(BOCM
de 14 de julio de
1995.)
Decreto 240/1995,
de
14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías
y
Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 19
de
septiembre de 1995.)
- Decreto
270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgánica
de
la Consejería
de Obras Públicas, Urbanismoy Transportes. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
-
Decreto
275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejeríasy Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de
13
de noviembre de 1995.)
Decreto
299/1995, de 14 de diciembre, por el que se modifica el Decre-
to 270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgánica de la Consejería de Obras
Públicas, Urbanismo y Transportes.
(BOCM
de 21 de diciembre de 1995.)
Decreto
54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Dele-
gadas en las Consejerías
y
Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de
6 de mayo de 1996.)
Legislación específica que afecta al
ORGANISMO
UTÓNOMO
CONSO RCIO REGIONAL DE TRANSPORTES PUBLICOS REGULARES
DE
MADRID
Ley 5/1985, de 16 de mayo, de creación del Consorcio Regional de Transportes
Públicos Regularesde Madrid. Adscrito a la Consejería
de
Obras Públicas
y
Trans-
portes.
(BOCM
de 27 de mayo de 1985.)
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN 327
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 26 de julio de 1991.)
Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 3 de julio de 1995.)
Decreto 270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgánica de la Consejería
de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMOUTÓNOMO
INSTITUTO DE
LA
V M E N D A D E M AD RID (IVIMA)
Decreto 54/1984, de 17 de mayo, por el que se transforma la Fundación Provincial
de
la
Vivienda en el Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid
y se aprueban sus normas de organización y funcionamiento. Adscrito a la Con-
sejería de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente
y
Vivienda.
(BOCM
de 9
de junio de 1984.)
-
Acuerdo de 29 de marzo de 1985, del Consejo de Administración del Instituto
de la Vivienda de Madrid, aprobando la estructura orgánica de dicho Organismo
Autónomo.
(BOCM
de 16 de abril de 1985.)
- Decreto 145/1985, de 12 de diciembre, que modifica el Decreto 54/1984, de
17 de mayo, sobre organización y funcionamiento del Instituto de
la
Vivienda
de Madrid. (BOCM de 30 de enero de 1986.)
Acuerdo de 23 de diciembre de 1985, sobre estructura orgánica del Instituto
Resolución de 7 de mayo de 1986, del Director Gerente del Instituto de la
Vivienda de Madrid, por la que se hace pública
la
modificación de
la
estructura
orgánica del Organismo. (BOCM de 8 de agosto de 1986.)
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
- Decreto 142/1987, de 17 de septiembre, por el que se modifica el apartado 2
del artículo 8 del Decreto 54/1984, de 17 de mayo, por el que se transforma
la Fundación Provincial de
la
Vivienda en el Organismo Autónomo Instituto de
la Vivienda de Madrid y se aprueban sus normas de organización y funciona-
miento.
(BOCM
de 24 de septiembre de 1987.)
-
Decreto 76/1988, de 29 de junio, por el que se modifica la estructura orgánica
del Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 6 de
julio de 1988.)
- Decreto 92/1988, de
14
de julio, por el que se establece la estructura orgánica
del Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 3 de agosto de 1988.)
Resolución de 1 de agosto de 1988, del Director Gerente del Instituto de la
Vivienda de Madrid, por la que se hace público el desarrollo de la estructura
orgánica del Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 9 de agosto de 1988.)
de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 6 de febrero de 1986.)
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328 ANA DUPLÁ DEL MORAL
Decreto 98/1990, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgánica
del Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 19 de diciembre de 1990.)
-
Resolución de 20 de diciembre de 1990, del Director Gerente del Instituto de
la Vivienda de Madrid, por la que se modifica el desarrollo de la estructura
orgánica del Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 27 de diciembre de
1990.)
Ley 1/1993, de 14 de enero, de ordenación de funciones y organización del
Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 20 de enero
de 1993.)
- Decreto 9/1993, de 21 de enero, de estructura orgánica del Organismo Autónomo
Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de i O de febrero de 1993.)
- Orden de 25 de febrero de 1993, de la Consejería de Política Territorial, por
la que se desarrolla el Decreto 9/1993, de 21 de enero,
de
estructura orgánica
del Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 4 de
marzo de 1993.)
- Orden
de 5 de diciembre de 1994, de la Consejería de Política Territorial, por
la que se modifica parcialmente el artículo 2 de la Orden de 25 de febrero de
1993, que desarrolla la estructura orgánica del Organismo Autónomo Instituto
de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 15 de diciembre de 1994.)
Decreto
84/1995, de
1
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
Decreto
270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgánica de la Consejería
de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
- Decreto
275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
Decreto
54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decre-
to 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones
Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 6 de mayo de 1996.)
-
Decreto 122/1996, de
1
de agosto, de estructura orgánica del Organismo Autó-
nomo Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 7 de agosto de 1996.)
- Orden
de 25 de noviembre de 1996, de la Consejería de Obras Públicas, Urba-
nismo y Transportes, por la que se modifica parcialmente la Orden de 25 de
febrero de 1993, de desarrollo de la Estructura Orgánica del Organismo Autó-
nomo Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 9 de diciembre de 1996.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES
DE A P R O B A C I ~ N
329
CONSEJERÍA DE PRESIDENCIA
Legislación que
da
origen
a
la
estructura orgánica
de
la
CONSEJERLA DE PRESIDENCIA
Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
Decreto 19/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 24 de
junio de 1983.)
Decreto
119/1983, de 15 de diciembre, por el que se crea la Comisión Superior
de Informática de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 27 de diciembre de 1983.)
- Decreto 120/1983, de 15 de diciembre, por el que se crea la Comisión Inter-
departamental de la Mujer. (BOCM de
27
de diciembre de 1983.)
Decreto 34/1984, de 5 de abril, por el que se modifica la Composición de la
Comisión Superior de Informática de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 21
de abril de 1984.)
Decreto 48/1984, de 17 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia. (BOCM de
30
de mayo de 1984.)
Decreto 50/1984, de 17 de mayo, por el que se definen la estructra y funciones
de la Oficina de Información, Iniciativas y Reclamaciones de la Comunidad de
Madrid, y se aprueban las normas de funcionamiento. (BOCM de 30 de mayo
de 1984.)
Decreto 112/1984, de 19 de diciembre, por el que se modifica parcialmente
la estructura de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 24 de diciembre de 1984.)
Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las deno-
minaciones y estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14
de junio de 1985.)
-
Decreto 99/1985, de 26 de septiembre, por el que se modifica la estructura
orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 1 de octubre de 1985.)
-
Decreto i 17/1985, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgá-
nica de la Consejería de Presidencia.
(BOCM
de 18 de diciembre de 1985.)
Decreto 118/1985, de 5 de diciembre, por el que se crea la Comisión de Asuntos
Europeos. (BOCM de
18
de diciembre de 1985.)
Decreto 86/1986, de 11 de septiembre, por el que se crea la Unidad de Coor-
dinación Informática dependiente de la Consejería de Presidencia.
(BOCM
de 17
de septiembre de 1986.)
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330
ANA DUPLÁ DEL
MORAL.
Decreto
62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, Por el que
se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad.
(BOCM de 24 de julio de 1987.)
-
Decreto
64/1987, de
30
de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejenas. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
ecreto
94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente, de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de agosto de 1987.)
Decreto
161/1987, de 8 de octubre, por el que se modifica el Decreto 64/1987,
de 30 de julio, que aprobó la modificación de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM de 10 de octubre de 1987.)
Decreto
171/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia.
(BOCM
de 19 de octubre de 1987.)
Decreto
30/1988, de 7 de abril, por el que se modifica la estructura de la Con-
sejena de Presidencia. (BOCM de
11
de abril de 1988.)
Orden
363/1988, de 20 de abril, de la Consejería de Presidencia, por la que
se desarrolla la estructura orgánica de
la
Consejería. (BOCM de 25 de abril de
1988.)
Decreto 59/1988, de 9 de junio, por el que se modifica el Decreto 50/1984,
de 17 de mayo, de estructura y funcionamiento de la Oficina de Información,
Iniciativasy Reclamaciones.
(BOCM
de 15 de junio de 1988.)
Decreto
3/1989, de 19 de enero, por el que se crea, dependiente de la Consejería
de Presidencia, la Dirección General de la Mujer. (BOCM de 24 de enero de
1989.)
-
Decreto 24/1989, de 23 de febrero, por el que se aprueba la estructura orgánica
de la Dirección General de la Mujer. (BOCM de 24 de febrero de 1989.)
-
Decreto
82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989. (BOCM de
1
de agosto de 1989.)
-
Decreto
19/1990, de 19 de abril, por el que se modifican los Decretos 171/1987,
de 15 de octubre, y 82/1989, de 20 de julio. (BOCM de 20 de abril de 1990.)
-
Orden
de 21 de junio de 1990, de la Consejería de Presidencia, por la que
se establece la composición y funciones de la Comisión de Seguimiento del Plan
para la Igualdad de las Mujeres.
(BOCM
de 27 de junio de 1990.)
-
Decreto
31/1991, de 9 de mayo, por el que se modifica el Decreto 171/1987,
de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería
de Presidencia. (BOCM de 10 de mayo de 1991.)
Decreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número
y
denominación de las Consejerías. (BOCM de
23
de julio de 1991.)
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 26 de julio de 1991.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
33
1
-
Orden 472/1993, de 6 de mayo, por la que se desarrolla la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de mayo de 1993.)
- Orden 969/1993, de 24 de mayo, por la que se desarrolla la estructura orgánica
de la Intervención Delegada en la Consejería de Presidencia.
(BOCM
de
1
de
junio
de
1993.)
- ecreto 65/1993, de 8 de julio, por el que se crean órganos regionales de apli-
cación del Pacto por la Industria
y
el Empleo.
(BOCM
de 19 de julio de 1993.)
- Orden 554/1995, de 28 de marzo, de modificación de estructura orgánica de
la Consejería de Presidencia. (BOCM de 29 de marzo de 1995.)
-
Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación
y
competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio
de 1995.)
-
Decreto 84/1995, de
1
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 154/1995, de 6 de julio, por el que se modifican los números 1
y
2
del art.
1
del Decreto 84/1995, de
1
de julio.
(BOCM
de 7 de julio de 1995.)
-
ecreto 177/1995, de 13 de julio, por el que se modifica el Decreto 171/1987,
de
15
de octubre, que establece la estructura orgánica de la Consejería de Pre-
sidencía.
(BOCM
e 14 de julio de 1995.)
-
Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías
y
Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
- Decreto 252/1995, de 28 de septiembre, por el que se establece la estructura
orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 9 de octubre de 1995.)
- Decreto 275/1995, de
2
de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre,
por
el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM e 13 de noviembre de 1995.)
-
Decreto
301/1995, de
27
de diciembre, por el que se desarrolla la estructura
orgánica de la Dirección General de Protección Ciudadana en relación con las
funciones que tiene atribuidas en materia de prevención
y
extinción de incendios.
(BOCM de
11
de enero de 1996.)
- ecreto 44/1996, de 28 de marzo, por el que se modifica el Decreto 252/1995,
de 28 de septiembre, por el que se establece la estructura orgánicade la Consejería
de Presidencia. (BOCMde 10 de abril de 1996.)
-
ecreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Dele-
gadas en las Consejerías
y
Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
6
de
mayo de 1996.)
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332 ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
-
Orden
859/1996, de 24 de mayo, del Consejero de Presidencia, por la que se
desarrolla parcialmente la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia.
(BOCM
de 7 de junio de 1996.)
-
Decreto
134/1996, de 26 de septiembre, por el que se modifica parcialmente
el Decreto 84/1995, de 1 de julio, de estructura de las Consejerías. (BOCM de
2 de octubre de 1996.)
- Orden
1271/1996, de 3 de octubre, de
la
Consejería de Presidencia, sobre modi-
ficación puntual de la Orden 859/1996, de 24 de mayo, de dicha Consejería,
por la que se desarrolla parcialmente
la
estructura de
la
Consejería de Presidencia.
(BOCM
de 7 de octubre de 1996.)
Orden
1298/1996, de
15
de octubre, de
la
Consejería de Presidencia, sobre
modificación puntual de la Orden 859/1996, de 24 de mayo, de dicha Consejería,
por la que se desarrolla parcialmente la estructura de la Consejería de Presidencia.
(BOCM
de
18
de octubre de 1996.)
Legislación específica que afecta al
ORGANISMO
U T ~ N O M O
AGEN CIA DE ME DIO AMBIENTE
-
Decreto
94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente de la Consejería de Presidencia.
(BOCM
de 7 de agosto de 1987.)
Decreto
171/1987, de
15
de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
Decreto
30/1988, de
7
de abril, por el que se modifica la estructura de
la
Con-
sejería de Presidencia.
(BOCM
de 11 de
abril
de 1988.)
Orden
363/1988, de
20
de abril, de la Consejería de Presidencia, por la que
se desarrolla
la
estructura orgánica de
la
Consejería.
(BOCM
de
11
de abril de
1988.)
- ey
3/1988, de 13 de octubre, para
la
Gestión del Medio Ambiente de
la
Comu-
-
Decreto
37/1989, de 6 de abril, por el que se aprueba
la
estructura de
la
Agencia
Orden
de 12 de abril de 1989, de la Consejería de Presidencia, por la que se
desarrolla la estructura del Organismo Autónomo de carácter administrativoAgen-
cia del Medio Ambiente.
(BOCM
de 13 de abril de 1989.)
nidad de Madrid.
(BOCM
de 19 de octubre de 1988.)
de Medio Ambiente.
(BOCM
de 10 de abril de 1989.)
Legislación específica que afecta al
ORGANISMO
LJT~NOMO
IMFRENTA DE LA COM UNID AD DE MADRID
-
Decreto
14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid
a la
Comunidad de
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES DE APROBACIÓN 333
Madrid y organización provisional de
la
administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
Decreto 19/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 24 de
junio de 1983.)
ey 10/1985, de 12 de diciembre, por el que se crea el Organismo Autónomo
“Imprenta de la Comunidad de Madrid”.
(BOCM
de 19 de diciembre de 1985.)
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM e 31 de julio de 1987.)
- ecreto 171/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejena de Presidencia.
(BOCM
de 19 de octubre de 1987.)
Decreto
84/1995, de
i
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
Legislación específica que afecta al ÓRGANOE GESTTÓN
ACADEMIA
REGIONAL
DE ESTUDIOS DE SEGURIDAD (ARES)
Decreto 97/1986, de 9 de octubre, por el que se crea la Academia Regional
de Estudios de Seguridad de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 31 de octubre
de 1986.)
Decreto
64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba
la
modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
Decreto 178/1987, de 15de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Agriculturay Cooperación. (BOCM de 20 de octubre de 1987.)
- Decreto 30/1992, de 14 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica
de
la
Consejería de Cooperación.
(BOCM
de 29 de mayo de 1992.)
- ecreto 71/1995, de
30
de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías.
(BOCM
de 1 de julio
de 1995.)
Decreto
84/1995, de
1
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 252/1995, de 28 de septiembre, por el que se establece la estructura
orgánica de
la
Consejería de Presidencia. (BOCM de 9 de octubre de 1995.)
CONSEJERÍA DE SANIDAD
Y
SERVICIOS
SOCIALES
Legislación que da origen
a la
estructura orgánica
de la CONSEJERIA DE SANIDAD Y SERVICIOS SOCLALES
-
Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y
medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
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334
ANA DUPLÁ
DEL MORAL
Madrid
y
organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
- Decreto
22/1983, de 22 de junio, por el que se regula
la
estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Salud
y
Bienestar Social.
(BOCM
de 24 de
junio de 1983.)
Decreto
61/1983, de 21 de julio, sobre estructura orgánica provisional de la Con-
sejería de Salud
y
Bienestar Social.
(BOCM
de 23 de julio de 1983.)
- Decreto
72/1984, de 12 de julio, por el que se modifica la estructura orgánica
de
la
Consejería de Salud
y
Bienestar Social.
(BOCM
de 31 de juiio de 1984.)
- Decreto
138/1985, de 27 de diciembre,
por
el que se modifica la estructura
orgánica de
la
Secretaría General Técnica de la Consejería de Salud y Bienestar
Social.
(BOCM
de 17 de enero de 1986.)
- Orden
de 16 de junio de 1986 por la que se desarrolla la estructura orgánica
de la Secretaría General Técnica en niveles inferiores a los de Servicio.
(BOCM
de 25 de junio de 1986.)
- Decreto
62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número
y la
denominación de las Consejerías de la Comunidad.
(BOCM
de 24 de julio de 1987.)
- Decreto
64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
Decreto
163/1987, de
8
de octubre, por el que se aprueba
la
estructura orgánica
y funcional de la Consejería de Integración Social.
BOCM
de 10 de octubre de
1987.)
- Decreto
187/1987, de 22 de octubre,
por
el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Salud. (BOCM de 6 de noviembre de 1987.)
Decreto
44/1988, de 28 de abril, del Consejo de Gobierno por el que se crea
el Centro de Transfusión de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 6 de mayo
de 1988.)
Decreto
49/1988, de 5 de mayo, por el que se adscriben a la Consejería de
Integración Social las funciones que
la
Ley 21/1987, de
11
de noviembre, atribuye
a la
Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 20 de mayo de 1988.)
Decreto
56/1988, de 26 de mayo, por el que se modifica parcialmente la estruc-
tura de la Consejería de Integración Social.
(BOCM
de 10 de junio de 1988.)
- Orden
de 15 de junio de 1988, por
la
que se desarrolla el Decreto 163/1987,
de
8
de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería
de Integración Social,
y
el Decreto 56/1988, de 26 de mayo, por el que se modifica
parcialmente la misma. (BOCM de 21 de junio de 1988.)
Orden
de
15
de junio de 1988, por la que se desarrolla la estructura de los
Servicios Centrales de la Consejería de Salud.
(BOCM
de 21 de junio de 1988.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES DE APROBACIÓN 335
- Orden
de
5
de septiembre de 1988, por la que se organiza la Asesoría Cien-
tífico-Técnica
y
Comunitaria en el campo de la Salud y los Servicios Sanitarios.
(BOCM
de 8 de septiembre de 1988.)
-
Decreto
82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de la Consejería en adaptación a la Ley 6/1989. (BOCM de 1 de agosto de 1989.)
- Decreto
83/1989, de 27 de julio,
por
el que se reestructuran los servicios far-
macéuticos dependientes de la Consejería de Salud. (BOCM de 4 de agosto de
1989.)
- Decreto 116/1989, de 26 de octubre, por el que se modifica el Decreto 188/1987,
de
5
de noviembre, y se establece la Intervención Delegada de la Consejería
de Salud y Organismos dependientes. (BOCM de 23 de noviembre de 1989.)
Decreto 6/1990, de 26 de enero, por el que se crea el Registro de Entidades
que desarrollan actividades en el campo de
la
Acción Social
y
Servicios Sociales
en la Comunidad de Madrid. (BOCM de 15 de febrero de 1990.)
-
Orden
598/1990, de 20 de marzo, del Consejero de Hacienda, por la que se
desarrolla la estructura de la Intervención Delegada de la Consejería de Salud.
(BOCM de 23 de marzo de 1990.)
- Decreto 12/1990, de 22 de marzo, por el que se establece la dependencia y
estructura de
la
Intervención Delegada en la Consejería de Integración Social
y Organismos dependientes. (BOCM de 5 de abril de 1990.)
Decreto
51/1990, de 14 de junio, por el que se modifica
la
estructura orgánica
y funcional de
la
Consejería de Integración Social. (BOCM de 18 de junio de
1990.)
- Orden 360/1990, de 20 de julio, por la que se complementa la estructura orgánica
de
la
Consejería de Integración Social, definiendo las unidades administrativas
de nivel orgánico inferior a Servicio. (BOCM de 26 de julio de 1990.)
Orden 2138/1990, de 3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por
la
que
se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas.
(BOCM
de 7 de septiembre de 1990.)
Orden
519/1990, de 6 de noviembre, del Consejero de Salud, por la que se
modifica parcialmente
la
Orden de 15 de junio de 1988, por la que se desarrolla
la estructura de los Servicios Centrales de la Consejería de Salud. (BOCM de 13
de noviembre de 1990.)
- Decreto
45/1991, de 27 de junio, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Cosejería de Integración Social. (BOCM de
3
de julio de 1991.)
y denominación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.)
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 26 de julio de 1991.)
Decreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número
- Decreto
58/1991, de 25 de julio, por el que
se
aprueba la modificación de las
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336
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
Decreto
113/1991, de 26 de septiembre, del Consejo de Gobierno, por el que
se modifica la estructura orgánica de la Consejería de Salud. (BOCM de
1
de
octubre de 1991.)
Decreto
2936/1991,
de
17 de octubre, del Consejero de Hacienda, por la que
se adscriben a la Dirección General de Prevención y Promoción de la Salud,
Consejería de Salud, Servicios, Unidades Orgánicas y puestos de trabajo depen-
dientes de los mismos que están integrados en el Departamento de Salud Pública
del Servicio Regional de Salud.
(BOCM
de 29 de octubre de 1991.)
Orden 2791/1991, de 25 de octubre, de la Consejería de Presidencia, por la
que se adscribe a la Consejería de Salud el Consejo de Salud Laboral de la
Comunidad
de
Madrid
y
se aprueban sus normas provisionales de funcionamiento.
(BOCM de 29 de octubre de 1991.)
Orden de 13 de enero de 1992, por la que se crea la Comisión Asesora del
Programa Regional de Prevención
y
Control del Asma en la Comunidad de
Madrid. (BOCM de 29 de enero de 1992.)
Orden 527/1992, de 3 de marzo, del Consejero de Hacienda, por la que se
desarrollan las estructuras orgánicas de las Intervenciones Delegadas en las Con-
sejerías de Transportes, Política Territorial
y
Educación
y
Cultura
y
se modifica
parcialmente la de la Consejería de Integración Social.
(BOCM
de 20 de marzo
de 1992.)
-
Decreto 22/1992, de 30 de abril, por el que se adscriben a la Consejería de
Integración Social funciones de protección de menores hasta ahora ejercidas por
la Consejería de Educación
y
Cultura.
(BOCM
de
11
de
mayo
de
1992.)
- Orden
516/1992, de 20 de julio, de creación
y
constitución de la Comisión Regio-
nal del Plan de Salud de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 28 de septiembre
de 1992.)
Decreto
57/1992, de 23 de julio, por el que se crea la Oficina Regional de Coor-
dinación Oncológica de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 7 de agosto de
1992.)
Decreto
92/1992, de 25 de noviembre, de la Consejena de Integración Social,
determinando la composición y régimen de funcionamiento de la Comisión de
Tutela del Menor en desarrollo del Decreto 49/1988, de 5 de mayo, que la creó
(BOCM de
30
de noviembre de 1992.)
- Orden
949/1992, de 15 de diciembre, por la que se crea la Oficina Regional
de Coordinación de Trasplantes de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14 de
enero de 1993.)
- Decreto
4/1993, de 28 de enero, por el que se aprueba la modificación de la
estructura orgánica y funcional de la Consejería de Integración Social. (BOCM
de 8 de febrero de 1993.)
- Orden
1041/1993, de
7
de septiembre, por la que completa la estructura orgánica
de la Consejería de Integración Social, definiendo las Unidades Administrativas
de nivel orgánico inferior a Servicio. (BOCM de 15 de septiembre de 1993.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN 337
- Orden
736/1993, de 13 de septiembre, por la que se desarrolla parcialmente
la estructura de la Consejería de Salud.
(BOCM
de 28 de septiembre de 1993.)
- Real Decreto 2233/1993, de 17 de diciembre, sobre ampliación de medios ads-
critos a los servicios traspasados a la Comunidad de Madrid en materia de
Pro-
tección de Menores.
( BOE
de 29 de diciembre de 1993.)
- Orden 172/1994, de 11 de marzo, de la Consejería de Salud, por la que se
corrigen determinados extremos de la Orden 736/1993, de 13 de septiembre,
de desarrollo parcial de la estructura orgánica de la Consejería de Salud, (BOCM
de 3 de mayo de 1994.)
Decreto 37/1994, de 6 de abril, por el que se crea la Oficina Regional de Coor-
dinación de las acciones frente al VWSIDA, en la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 9 de mayo de 1994.)
Geriatría. (BOCM de 17 de mayo de 1994.)
-
Orden
378/1994, de
11
de mayo, por la que se crea la Comisión Regional de
- Orden 833/1994, de 4 de octubre, de la Consejería de Salud, por la que se
modifica el artículo 2 de la Orden 736/1993, de 13 de septiembre, por la que
se desarrolla parcialmente la estructura de dicha Consejería.
(BOCM
de 14 de
octubre de 1994.)
Orden 1254/1994, de 27 de diciembre, por la que se regula la constitución y
funcionamiento
de
los Consejos de Salud de Zona en el ámbito de la Comunidad
de Madrid. (BOCM de 12 de enero de 1995.)
-
Decreto
71/1995, de
30
de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías.
(BOCM
de i de julio
de 1995.)
-
Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio
de
1995.)
- Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
-
Orden
461/1995, de
18
de octubre, por la que se modifica el artículo
3
de
la Orden 949/1992, de 15 de diciembre, por la que se crea la Oficina Regional
de Coordinación de Trasplantes de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 25 de
octubre de 1995.)
- Decreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se
aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales.
(BOCM de 26 de octubre de 1995.)
- Decreto
275/1995,
de 2
de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995,
de
14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de
13
de
noviembre
de
1995.)
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338 ANA DUPLÁ DEL MORAL
Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decre-
to 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones
Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 6 de mayo de 1996.)
- Orden 2400/1996, de 21 de octubre, de la Consejería de Sanidad y Servicios
Sociales, por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería. (BOCM
de 30 de octubre de 1996.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMOUTÓNOMO
SERVICIO REGIONAL DE BIENESTAR SOCLAL
ey
9/1984, de 30 de mayo, de creación de
los
Servicios Regionales de Salud
y Bienestar Social y del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social
de la Comunidad de Madrid.
BOCM
e 11de junio de 1984.)
-
Decreto 74/1984, de 12 de julio, por el que se aprueba la estructura orgánica
del Servicio Regional de Bienestar Social.
(BOCM
de 31 de julio de 1984.)
Decreto 98/1984, de
8
de noviembre, por el que se extingue la Junta Provincial
del Patronato de Protección a la Mujer. (BOCM de 29 de noviembre de 1984.)
Decreto
5/1985, de 17 de enero, regulador del Consejo Asesor de Bienestar
Social de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
e 23 de enero de 1985.)
- Decreto
34/1986, de 20 de marzo, por el que se modifican las Estructuras Orgá-
nicas del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social, el Servicio
Regional de Bienestar Social
y
el Servicio Regional de Salud.
(BOCM
de 7 de
abril de 1986.)
- Orden de 18 de junio de 1986, por la que se desarrolla la estructura orgánica
del Servicio Regional de Bienestar Social en niveles inferiores de los Servicios.
(BOCM de 10 de julio de 1986.)
Orden de 30 de junio de 1986, de la Consejería de Salud y Bienestar Social,
de la adscripción de las funciones
y
servicios transferidos en materia de salud
y asistencia social entre los distintos Organismos de la referida Consejería. (BOCM
de 24 de julio de 1986.)
-
Orden
de
4
de febrero de 1987, por la que se crea la Comisión Regional de
Planificación de Laboratorios de Microbiología de Madrid. (BOCMde 20 de febrero
de 1987.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejenas. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
Decreto
57/1988, de 26 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica
del Servicio Regional de Bienestar Social.
(BOCM
de 10 de junio de 1988.)
Orden
de 15 de junio de 1988, por la que se desarrolla el Decreto 57/1988,
de 26 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica del Servicio Regional
de Bienestar Social.
(BOCM
de 21 de
julio
de 1988.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES DE
AF'ROBACIÓN 339
- Decreto 12/1990, de 22 de marzo, por el que se establece la dependencia y
estructura de la Intervención Delegada en
la
Consejería de Integración Social
y
Organismos dependientes.
(BOCM
de 5 de abril de 1990.)
Decreto
52/1990, de 14 de junio, por el que se modifica
la
estructura orgánica
del Servicio Regional de Bienestar Social. (BOCM de 18 de junio de 1990.)
Orden 72/1991, de 4 de febrero, por la que se desarrolla el Decreto 52/1990,
de 14 de junio, que modifica
la
estructura orgánica del Servicio Regional de
Bienestar Social. (BOCM de 14 de febrero de 1991.)
Decreto 5/1993, de 28 de enero, por el que se modifica la estructura orgánica
y
funcional del Servicio Regional de Bienestar Social. (BOCM de 8 de febrero
de 1993.)
Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 3 de julio de 1995.)
-
Decreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se
aprueba la Estructura Orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales.
(BOCM de 26 de octubre de 1995.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMO
UTÓNOMO
SERVICIO REGIONAL
DE SALUD
Ley 9/1984, de
30
de mayo, de creación de los Servicios Regionales de Salud
y
Bienestar Social
y
del Instituto Regional de Estudios de Salud
y
Bienestar
Social de la Comunidad de Madrid, adscritos
a
la Consejería de Salud y Bienestar
Social. (BOCM de 11de junio de 1984.)
- Decreto 73/1984, de 12 de julio, por el que se aprueba la estructura orgánica
del Servicio Regional de Salud. ( B K M de 31 de julio de 1984.)
Decreto 4/1985, de 17 de enero, regulador del Consejo Asesor de Salud de
la
Comunidad de Madrid. (BOCM de 23 de enero de 1985.)
Orden de
i
de octubre de 1985, por la que se crea la Comisión Regional de
Seguimiento del SIDA, dependiente del Servicio Regional de Salud.
(BOCM
de 24
de octubre de 1985.)
- Orden de 25 de noviembre de 1985, por la que se crea
la
Comisión de Tecnología
Sanitaria. (BOCM de 7 de diciembre de 1985.)
- Decreto 34/1986, de 20 de marzo, por el que se modifican las estructuras orgá-
nicas del Instituto Regional de Estudios de la Salud
y
Bienestar Social, Servicio
Regional de Bienestar Social y Servicio Regional de Salud. (BOCM de 7 de abril
de 1986.)
- Orden de 16 de junio de 1986, por la que se desarrolla la estructura orgánica
del Servicio Regional de Salud en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de
25 de junio de 1986.)
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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340
ANA
DUPLÁ
DEL MORAL
Orden
de 30 de junio de 1986, de la Consejería de Salud
y
Bienestar Social,
de la adscripción de las funciones
y
servicios transferidos en materia de salud
y
asistencia social entre
los
distintos Organismos de la referida Consejería.
(BOCM
de 24 de julio de 1986.)
Orden
de 9 de julio de 1986, por la que se crea la Comisión Regional de Tuber-
culosis.
(BOCM
de 21 de julio de 1986.)
- cuerdo
del Consejo de Administración del Servicio Regional de Salud, de fecha
30 de marzo de 1987, por el que se cambia el nombre a diferentes centros
hos-
pitalarios dependientes del Servicio Regional de Salud.
(BOCM
de
11
de abril de
1987.)
Decreto
64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
- Decreto
60/1988, de 26 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se modifica
la estructura orgánica del Servicio Regional de Salud.
(BOCM
de 15 de junio de
1988.)
Orden
de 15 de junio de 1988, por la que se desarrolla
la
estructura orgánica
del Servicio Regional de Salud en niveles inferiores a
los
de Servicio.
(BOCM
de
21 de junio de 1988.)
Decreto
88/1990, de 4 de octubre, por el que se aprueba
la
nueva estructura
orgánica del Organismo Autónomo Servicio Regional de Salud.
(BOCM
de 26 de
octubre de 1990.)
- Orden
519/1990, de 6 de noviembre, del Excmo. Sr. Consejero de Salud, por
la
que se modifica parcialmente la Orden de 15 de junio de 1988 por la que
se desarrolla la estructura de los Servicios Centrales de la Consejería de Salud.
(BOCM
de 13 de noviembre de 1990.)
- Orden
536/1990, de 13 de noviembre, por la que se modifica la Orden de 15
de junio de 1988, que desarrolla la estructura orgánica del Servicio Regional
de Salud en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de 20 de noviembre de
1990.)
Decreto
114/1991, de 26 de septiembre, del Consejo de Gobierno, por el que
se reestructura el Organismo Autónomo Servicio Regional de Salud, de
la
Con-
sejería de Salud.
(BOCM
de 1 de octubre de 1991.)
-
Decreto
133/1991, de 10 de octubre, de Consejo de Gobierno, sobre Traspasos
de Funciones y Servicios del Ayuntamiento de Leganés a la Comunidad de
Madrid.
(BOCM
de 25 de octubre de 1991.)
- Orden
2936/1991, de 17 de octubre, del Consejero de Hacienda, por la que
se adscriben
a la
Dirección General de Prevención
y
Promoción de
la
Salud,
Consejería de Salud, Servicios, Unidades Orgánicas
y
puestos de trabajo depen-
dientes de
los
mismos que están integrados en el Departamento de Salud Pública
del Servicio Regional de Salud.
(BOCM
de 29 de octubre de 1991.)
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APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES
DE
APROBACIÓN 34
1
-
Orden
489/1991, de 5 de noviembre, del Consejero de Salud, por
la
que se
adscriben
al
Servicio Regional de Salud las funciones y servicios del Ayuntamiento
de Leganés en materia de salud mental transferidas a la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 13 de noviembre de 1991.)
- Decreto 57/1992, de 23 de julio, por el que se crea la Oficina Regional de Coor-
dinación Oncológica de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 7 de juiio de 1992.)
- Decreto
71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación
y
competencias de las Consejerías. (BOCM de
1
de julio
de 1995.)
-
Decreto
84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
-
ecreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se
aprueba la Estructura Orgánica de la Consejería de Sanidad
y
Servicios Sociales.
(BOCM
de 26 de octubre de 1995.)
Legislación específica que afecta
al ORGANISMO
U T ~ N O M O
INSTITUTO REGION AL DE ESTUDIOS DE SALUD
Y
BIENESTAR SOCIAL
- ey 9/1984, de 30 de mayo, de creación de los Servicios Regionales de Salud
y Bienestar Social
y
del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar
Social de la Comunidad de Madrid, adscritos a la Consejería de Salud y Bienestar
Social.
(BOCM
de
11
de junio de 1984.)
- Decreto
75/1984, de
12
de julio, por el que se aprueba la estructura orgánica
del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 31 de
julio de 1984.)
Orden
de 6 de septiembre de 1985, por la que se crea la Comisión Regional
de Hemoterapia, dependiente del Instituto Regional de Estudios de la Consejería
de Salud
y
Bienestar Social. (BOCM de 30 de octubre de 1985.)
- Orden de 9 de septiembre de 1985, por la que se crea la Comisión Regional
de Cardiología, dependiente del Instituto Regional de Estudios de la Consejería
de Salud y Bienestar Social.
(BOCM
de
30
de octubre de 1985.)
Orden de 25 de noviembre de 1985, por la que se crea la Comisión de Tecnología
Sanitaria.
(BOCM
de 7 de diciembre de 1985.)
- Decreto 34/1986, de 20 de marzo, por el que se modifican las estructuras orgá-
nicas del Instituto Regional de Estudios de la Salud y Bienestar Social, Servicio
Regional de Bienestar Social
y
Servicio Regional de Salud.
(BOCM
de 7 de abril
de 1986.)
Orden
de 16 de junio de 1986, por la que se desarrolla la estructura orgánica
del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social en niveles inferiores
a
los de Servicio.
(BOCM
de 25 de junio de 1986.)
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342
ANA DUPLÁ
DEL MORAL
Orden
de 30 de junio de 1986, de la Consejería de Salud y Bienestar Social,
de la adscripción de las funciones y servicios transferidos en materia de salud
y asistencia social entre los distintos Organismos de la referida Consejería. (BOCM
de 24 de julio de 1986.)
-
Decreto
64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 1 de julio de 1987.)
ey
de Presupuestos de
la
Comunidad de Madrid para 1988. En su Disposición
Adicional sexta se suprime el Instituto Regional de Estudios de Salud
y
Bienestar
Social. (BOCM de 30 de diciembre de 1988.)
Legislación específica que-afecta al ORGANZSMOU T ~ N O M O
INSTTTUTO MAD RILENO DEL M ENOR
Y
LA FAMILLA
-
Decreto
37/1992, de 22 de mayo, por el que se crea el Instituto Madrileño
-
Decreto
611993, de 2,8 de enero, por el que se establece la estructura orgánica
y funcionamiento del Organo de Gestión sin personalidad jurídica Instituto Madri-
leño de Atención
a
la Infancia. (BOCM de 8 de febrero de 1993.)
- Decreto
125/1993, de 16 de diciembre, por el que se modifica el Decreto 3711992,
de 22 de mayo, por el que se crea el Instituto Madrileño de Atención a la Infancia.
(BOCM de 18 de enero de 1994.)
- Decreto
84/1995, de
1
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de
3
de julio de 1995.)
Decreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se
aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales.
(BOCM de 26 de octubre de 1995.)
-
Decreto
26411995, de 19 de octubre, por el que se adecua
la
composición del
Consejo de Administración del Instituto Madrileño de Atención a la Infancia.
(BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
ey
2/1996, de 24 de junio, de creación del Organismo Autónomo Instituto
Madrileño del Menor y la Familia. (BOCM de 2 de julio de 1996.)
de Atención a la Infancia. (BOCM de 2 de junio de 1992.)
Legislación específica que afecta ai ÓRGANOE
GESTIÓN
<<HOSPITAL ENERAL GREG ORIO MARA »
-
Decreto
14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y
medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid
a
la Comunidad de
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de
16 de junio de 1983.)
Decreto
61/1983, de 21 de julio, sobre estructura orgánica provisional de
la
Con-
sejería de Salud y Bienestar Social.
(BOCM
de 23 de julio de 1983.)
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APÉNDICE. DECRETOS
Y
ÓRDENES DE APROBACIÓN 343
Decreto 18/1984, de 2 de febrero, por el que se aprueba
la
reestructuración
del Instituto Provincial de Pediatría y Puericultura del Hospital Provincial
y
con-
siguiente modificación de los arts. 45.7, 46.4 y organigrama de la Dirección Médi-
ca de su Reglamento. (BOCM de 16 de febrero de 1984.)
Decreto 72/1984, de 12 de julio, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Salud
y
Bienestar Social. (BOCM de 31 de julio de 1984.)
- Decreto 116/1985, de 21 de noviembre, aprobando el Reglamento del Hospital
Provincial de Madrid. (BOCM de 19 de diciembre de 1985.)
- Acuerdo de 26 de marzo de 1987, del Consejo de Gobierno, por el que se
cambia la actual denominación del Hospital Provincial de Madrid por el de Hos-
pital «Gregario Marañón».
(BOCM
de 8 de abril de 1987.)
Decreto
14/1987, de 2 de abril, por el que se modifican distintos artículos del
Reglamento del Hospital Provincial de Madrid como consecuencia de la reor-
ganización de la Enfermería.
(BOCM
de 7 de abril de 1987.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
- Decreto 116/1989, de 26 de octubre, por el que se modifica el Decreto 188/1987,
de 5 de noviembre, y se establece
la
Intervención Delegada de la Consejería
de Salud y Organismos dependientes. (BOCM de 23 de noviembre de 1989.)
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
Decreto 84/1995, de
i
de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de
3
de julio de 1995.)
Legislación específica que afecta al ÓRGANOE G E S ~ Ó N
<<HOSPITAL SIQUIA TRICONDE MADRID
Decreto 77/1984, de 26 de julio, por el que se transforma la Fundación Pública
«Instituto de Salud Mental de Madrid» en el Organo de Gestión sin personalidad
«Hospital Psiquiátrico de Madrid» y se aprueban sus normas de organización
y funcionamiento. (BOCM de 4 de agosto de 1984.)
Decreto 11/1985, de 14 de febrero, por el que se deroga la Disposición Transitoria
del Decreto 77/1984. (BOCM de 21 de febrero de 1985.)
Decreto 64/1987, de
30
de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 31 de julio de 1987.)
-
Orden 276/1992, de 12 de mayo, del Consejero de Salud, por la que se adscribe
al Organo de Gestión «Hospital Psiquiátrico de Madrid» las competencias, fun-
ciones y servicios de Hospital de Cantoblanco. (BOCM de 19 de junio de 1992.)
Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 3 de julio de 1995.)
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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344 ANA DUPLÁ DEL MORAL
Legislación específica que afecta
al
ÓRGANO
E
G ~ T I Ó N
DEL INSTITUTO MADRILENO DE ATENCION A LA INFWCLA
Decreto
37/1992, de 22 de mayo, por el que se crea el Instituto Madrileño
de Atención a la Infancia. (BOCMde 2 de junio de 1992.)
- Decreto 6/1993, de 28 de enero, por el que se establece la estructura orgánica
y funcionamiento del Organo de Gestión sin personalidad jurídica Instituto Madri-
leño de Atención a la Infancia.
(BOCM
de 8 de febrero de 1993.)
Decreto
125/1993, de 16 de diciembre,
por
el que se modifica el Decreto 37/1992,
de 22 de mayo, por el que se crea el Instituto Madrileño de Atención a la Infancia.
(BOCM
de 18 de enero de 1994.)
Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías.
(BOCM
de 3 de julio de 1995.)
Decreto
262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se
aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales.
(BOCM de 26 de octubre de 1995.)
Decreto 264/1995, de 19 de octubre, por el que se adecua la composición del
Consejo de Administración del Instituto Madrileño de Atención a la Infancia.
(BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
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7.3. TEXTOS LEGALES
7.3.1.
Ley 411993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid
1.
COMUNIDAD DE
MADRID
A)
Disposiciones Generales
Presidencia de la Comunidad
596.
LEY
411993, de
21
de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de
la Comunidad de Madrid.
El Presidente de la Comunidad de Madrid.
Hago saber que la Asamblea de Madrid ha aprobado la siguiente
Ley,
que yo,
en nombre del Rey, promulgo.
EXPOSICIÓN
DE MOTIVOS
El Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid ordena en sus arts. 26.13
y 15 y 28.2, de acuerdo con el mandato constitucional, la plenitud de la función
legislativa en materia de Archivos de interés para la Comunidad de Madrid que
no sean de titularidad estatal, y en materia de fomento de la cultura y de la inves-
tigación,
y,
por fin, la función ejecutiva en la gestión de
los
Archivos de titularidad
estatal
de
interés para la Comunidad de Madrid en el marco de los convenios que,
en su caso, puedan celebrarse con el Estado. Asimismo, en su disposición transitoria
cuarta dispone la asunción de todas las competencias, medios
y
recursos que según
la Ley correspondieran a la Diputación Provincial de Madrid.
El Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funcionesy servicios
de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de Cultura
regula las transferencias de todas las funciones que en materia de
los
Archivo radi-
cados en el territorio de la Comunidad de Madrid venía realizando el Estado, salvo
para los Archivos de titularidad estatal
y
con la excepción de la gestión antes citada.
Del mismo modo, todos los acuerdos de traspaso del Estado en las diferentes materias
transferidas a la Comunidad Autónoma tratan sobre la transferencia ordenada de
documentos a la misma.
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346
ANA DUPLÁ DEL MORAL
El conjunto
de
estos mandatos hace ya necesaria la promulgación de una Ley
que fije los criterios básicos para garantizar la conservación
y
difusión del Patrimonio
Documental de la Comunidad de Madrid y de toda clase de documentos que se
encuentran en los Archivos y que constituyen un elemento fundamental en cuanto
a su custodia se refiere por parte de las Administraciones Públicas
y
en cumplimiento
de lo dispuesto en el Estatuto de Autonomía de la referida Comunidad.
La Ley se divide en 5 títulos. En el primero se define el ámbito de la Ley.
En el título II se plantean los principios básicos para el tratamiento de
los
archivos.
Se divide en
6
capítulos. En el primero se diseña el Sistema de Archivos madrileño
a partir del ámbito competencia1 de la Comunidad de Madrid y, por tanto, su marco
de actuación con sus principales Subsistemas. En el segundo se crea el Consejo
de Archivos como órgano asesor.
El tercer capítulo se divide en cuatro secciones a través de las cuales se establecen
los criterios básicos de organización
y
tratamiento de los Archivos que le son propios.
El capítulo cuarto determina los medios a los que se alude al hablar del Sistema
de Archivos.
El capítulo quinto trata de los Archivos municipales como Archivos de titularidad
El
título
ILI
regula el régimen jurídico y las medidas de protección y fomento.
En el título
I V
se formulan tanto los criterios de acceso a los documentos como
pública que son,
y
el sexto, de la red de Archivos.
la naturaleza del servicio de los mismos.
La tipificación de infracciones
y
sus respectivas sanciones se tratan por fin en
el título
v
que contribuirá, en el caso en que las medidas positivas no lo hayan
conseguido, a conservar el Patrimonio Documental madrileño y a facilitar su servicio
a los ciudadanos.
La Ley parte de la importancia del documento como testimonio de un elevado
porcentaje
de
las actuaciones del hombre
y
de las instituciones. Dentro de la nueva
configuración del Estado, delimita también el Patrimonio Documental madrileño,
que debe ser conservado, tratado
y
servido adecuadamente como fuente primaria
que garantiza la fiabilidad de la investigación histórica
y
científica.
Pero esta Ley no se concibe sólo para la conservación del Patrimonio Documental,
sino que es también una Ley de los Archivos de la Comunidad de Madrid. Dentro
de su Sistema archivístico proporciona los criterios básicos para el funcionamiento
de los Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración
autonómicos.
La regulación que se contempla en esta Ley constituye una estructura trabada
de modo que cada una de las disposiciones que contiene no se entiende sino en
relación con las demás, coordinando técnicamente los fines de los Archivos con los
medios que de modo racionalizado han de emplearse y que han de suponer una
economía de los recursos para dar un eficaz servicio.
La aplicación de esta norma busca el restablecimiento de la conexión de los
Archivos con la Sociedad a la que siempre sirvieron
y
de cuyo servicio los ciudadanos
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APÉNDICE. TEXTOS
LEGALES 347
fueron dejando
de
ser conscientes, salvo en algunos períodos, desde el siglo XIX.
Para ello regula la cohesión entre las diferentes fases que según su edad atraviesan
los documentos de Archivo que tienen como fin devolver la importancia que la Socie-
dad dio a cada una de ellas, como testimonio de sus derechos e intereses, ayuda
a la gestión de las instituciones
y
fomento de la investigación que, en el caso de
los Archivos, es mediadora para el progreso
y
para la promoción
de
la cultura.
En este espíritu la Ley excluye la conservación indiscriminada de documentos.
La masa documental que hoy producen las instituciones precisa de un esfuerzo valo-
rador que haga conservar de modo adecuado los documentos que hay que preservar
y
destruir el resto, para el eficaz empleo de
los
recursos. Para ello es necesaria también
la cooperación entre
los
productores de los documentos
y
aquellos que han de archi-
varlos
y
servirlos a la que no es ajena la coordinación entre toda la normativa que
afecte a los documentos desde su producción hasta su archivo.
La
Ley
recoge la demanda de la sociedad para agilizar también el servicio de
los documentos a
los
ciudadanos
y
propicia, de acuerdo con las instituciones de
la enseñanza
y
la investigación, el incremento de la utilización
de
los Archivos para
este fin en campos cada vez más amplios.
Con el cumplimiento de las medidas dictadas para
sí
mismas y con el espíritu
de colaboracióny las medidas de fomento que se plantean para con otras instituciones
públicas y privadas en el ámbito de su competencia pretende esta Ley, por último,
que el Patrimonio Documental y los Archivos de la Comunidad de Madrid sean
adecuadamente accesibles a los ciudadanos para la mejora de su calidad de vida.
TÍTULO
1
De los Archivos
y
el Patrimonio Documental madrileño
Artículo 1
A los efectos de esta Ley se entiende
por
Documento de Archivo toda expresión
testimonial de las actividades del hombre
y
de los grupos humanos en cualquier
lenguaje
y
en cualquier tipo
de
soporte material. Se excluye la documentación múltiple
de carácter únicamente informativoy la que por su índole forme parte del Patrimonio
Bibliográfico.
Articulo 2
Se entiende por Archivo, también a los fines de esta Ley, el Fondo
de
Archivo
y
el Centro de Archivo.
Fondo
de
Archivo es el conjunto orgánico de documentos generados por
cualquier institución pública o privada, persona física o jurídica en el ejercicio de
sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan, y que han de
dar servicio a
los
ciudadanos por medio de la custodi2 e información de sus derechos
e intereses, la buena gestión
de
las instituciones y el fomento de la investigación
que ayude al progreso
y
promueva la cultura.
1.
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348 ANA
DUPLÁ DEL MORAL
2. Centro de Archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los
documentos de los diferentes Fondos de Archivo de una o diversas procedencias
para los fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas
y
personal suficiente para su atención.
En los Centros de Archivo podrán ingresar, además de Fondos de Archivo, docu-
mentos, colecciones de documentos de Archivoo colecciones de documentación de
valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de
testimonio relevante.
Artículo 3
Se entiende por colección de documentos de Archivo la reunión de documentos
del mismo o diferente origen que han perdido por diversas causas su carácter orgánico.
Artículo
4
Foman parte
del
Patrimonio Documental madrileño todos los documentos de
Archivo, recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier época, pro-
ducidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por:
a)
La Asamblea de Madrid.
b )
c)
d )
Todos los órganosde Gobierno y de la Administración general e institucional
Todas las entidades de la Administración Local madrileña.
Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la Comu-
nidad de Madrid así como las personas privadas, físicaso jurídicas gestoras de servicios
públicos en la Comunidad de Madrid, en cuanto a los documentos generados en
la gestión de dichos servicios.
Los documentos producidos, conservadoso reunidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas en el desempeñode los cargos públicos en cualquiera
de los órganos de los apartados anteriores.
de la Comunidad de Madrid.
e )
Artículo
5
Forman parte, además, del Patrimonio Documental madrileño, sin perjuicio de
la legislación del Estado que les afecte, los documentos de cualquier época pro-
ducidos, conservadoso reunidos por:
a ) Los órganos de la Administración periférica del Estado en la Comunidad
de Madrid.
b) Los órganos de la Administración de Justicia d e ámbito madrileño.
c )
Las universidades
y
demás centros públicos
de
enseñanza radicados en el
d)
Las notarías y los registros públicos del territorio de la Comunidad de Madrid.
e)
Las academias científicas
y
culturales, los colegios profesionales
y
las cámaras
territorio de la Comunidad de Madrid.
de ámbito madrileño.
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APÉNDICE.
m o s
LEGALES 349
l
Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal que, radicado en
el territorio madrileño, sea de interés para la Comunidad de Madrid.
Artículo
6
Forman también parte del Patrimonio Documental madrileño los documentos
reunidos o no en Centros de Archivo con una antigüedad superior a los cuarenta
años producidos en el ejercicio de sus funciones por:
a)
Las entidades eclesiásticas de carácter diocesano a salvo de lo previsto en
los Convenios entre la Santa Sede
y
el Estado español
y
las entidades religiosas
de diferentes concesiones radicadas en el territorio de la Comunidad de Madrid.
Las entidades
y
asociaciones de carácter político, sindical
o
empresarial de
ámbito madrileño.
Las fundacionesy asociaciones culturales, científicas
y
educativas de carácter
privado establecidas en la Comunidad de Madrid.
Las empresas privadas establecidas en la Comunidad de Madrid.
Cualquier otro tipo de asociaciones
y
sociedades radicadas en la Comunidad
6)
c)
d)
e)
de Madrid.
Artículo
7
Forman parte igualmente del Patrimonio Documental madrileño los documentos
con una antigüedad superior a cien
años
radicados en el territorio de la Comunidad
de Madrid producidos, reunidos o conservados por cualesquiera otras entidades par-
ticulares
o
personas físicas.
Artículo
8
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid podrá ordenar, previo
informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, la inclusión en el
Patrimonio Documental madrileño de aquellos documentos, fondos de archivo o
colecciones que sin alcanzar
la
antigüedad indicada en los artículos 6
y 7
merezcan
dicha inclusión.
Artículo 9
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid fomentará la conservación
de los documentos que por no haber alcanzado la antigüedad señalada en los ar-
tículos
6
y
7
no estén incluidos en el Patrimonio Documental madrileño.
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350
ANA DUPLÁ DEL MORAL
m V L 0 11
Del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
CApíTuLO 1
Disposiciones Generales
Artículo
10
1. Se entiende por Sistemade Archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto
ordenado de normas, medios
y
procedimientos con que se protegen
y
se hacen fun-
cionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencias, al
servicio de la Administración, de los derechos e intereses de los ciudadanos y de
la investigación histórico-científica.
Se determinará reglamentariamente la Consejena
de
la que dependa la uni-
dad encargada
de
la dirección y coordinación del ejercicio
de
las competencias de
la Administración relativas al Sistema de Archivosde la Comunidad de Madrid.
2.
Artículo 11
1.
En el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se integran varios
Subsistemas que se conforman a partir del flujo archivístico entre las fases de los
Fondos
de
Archivo generados por una institución o por el conjunto de Fondos de
Archivos generados por instituciones
de
carácter homogéneo.
Entre los principales Subsistemas de Archivos de la Comunidad de Madrid
deberán figurar al menos los siguientes:
El Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y
la Administración de la Comunidad de Madrid.
El Subsistema de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid.
El
Subsistema
de
Archivos de la Iglesia
de
la Comunidad de Madrid.
El Subsistema de Archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.
Los
Subsistemas se ajustarán a planes sectoriales
y
programas generales
o
específicos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condición, que serán
aprobados por el Consejo de Gobierno.
2.
a)
b)
c)
d )
3 .
C A P r n L O
11
Del Consejo de Archivos de
la
Comunidad de Madrid
l
Artículo
12
1. Dentro del Sistema archivístico madrileño se crea el Consejo de Archivos
de la Comunidad de Madrid como órgano consultivo
y
asesor en materia de Archivos
para la Comunidad Autónoma.
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APÉNDICE. TEXTOS LEGALES 351
2.
Las principales funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de
Proponer actuaciones e iniciativas dentro del marco de esta Ley.
Emitir informes sobre cualquier asunto que
la
Asamblea, el Consejo de
Gobierno
o
la Administración Autonómica sometan a la consideración del Consejo
de Archivos,
así
como en los supuestos previstos en esta Ley
y
en los casos de adqui-
siciones a título oneroso
o
gratuito.
Informar las propuestas de valoración de los documentos
y
los plazos de
conservación y acceso de los mismos, previos estudios y propuestas que les sean
presentados.
e )
Informar las propuestas de las series documentales que deberán ser des-
truidas.
l
Informar los reglamentos de los Archivos de competencia autonómica.
Madrid serán las de:
a )
b )
Canalizar informaciones sobre archivos.
c )
d)
3 .
El
Consejo Asesor estará formado por el Presidente, el Vicepresidente y
los Vocales.
4.
Ejercerán la Presidencia
y
la Vicepresidencia del Consejo, respectivamente,
el Consejero
y
el Director General a quienes esté atribuida la competencia de Archi-
Los Vocales serán nombrados por el Consejero a propuesta del Director
General, entre representantes de los municipios de la región; representantes de Archi-
vos de titularidad privada; archiveros de cada uno de los sectores que integran cada
Subsistema,
y
personalidades de especial relieve científico
o
cultural.
Reglamentariamente se desarrollarán las normas sobre composición, orga-
nización
y
funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
vos.
5.
6 .
CAPÍTULO
III
De los Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno
y la Adm inistración de la Comunidad de Madrid
Sección 1.
De las Fases
o
edades de los Fondos de Archivo
Artículo
13
Los
Archivos de la Asamblea, el Consejo de Gobierno
y
la Administración de
la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta
las cuatro fases que según su edad, atraviesan los documentos, del modo siguiente:
En los Archivos de Oficina se custodiarán los documentos de Archivo gene-
rados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure
su
trámite
o
su
uso
sea muy frecuente. En todo caso la permanencia en ellos no será superior
a
cinco
años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la docu-
mentación de apoyo informativo.
1.
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352 ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
2.
Los Archivos Centrales de
la
Asamblea, de las Consejerías
y
de la Admi-
nistración institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior:
La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos
de resolución que afecten de algún
modo
a derechos e intereses de
la
Comunidad
de Madrid
o
de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se
hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total eje-
cución de sus pronunciamientos.
Los
expedientes o documentos en que no proceda dictar actos adminis-
trativos de resolución del carácter expresado así como informes, estudios y otros
cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.
Los documentos de Archivo permanecerán en
los
Archivos Centrales hasta
diez años a partir de la fecha de su ingreso en ellos.
No
obstante, cuando la índole
de los documentos así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva dependencia
administrativa previa resolución del Secretario General Técnico de la Consejería
o
responsable equivalente en la Asamblea o en el organismo de la Administración ins-
titucional correspondiente. Asimismo, aquellas series documentales que tengan poco
uso y se consulten raramente, podrán ser enviadas
al
Archivo Regional antes de
cumplir el indicado plazo a propuesta del Archivo Central con aprobación del Secre-
tario General Técnico o responsable equivalente en la Asamblea o en la Adminis-
tración institucional correspondiente.
Al
cumplirse el plazo señalado en el punto anterior los documentos se tras-
ladarán a las dependencias del Archivo Regional donde durante un período máximo
de quince años recibirán el tratamiento correspondiente a un Archivo Intermedio.
Transcurrido este plazo,
los
documentos que, salvo excepciones, tengan ya
treinta años desde su génesis y que tengan valor histórico recibirán en el Archivo
Regional el tratamiento correspondiente a
tal
valor.
a)
b )
3 .
4.
5 .
Sección 2.
De los Centros de Archivo
Artículo
14
1.
Los Centros de Archivo de la Asamblea
y
del Consejo de Gobierno
y
la
Administración de
la
Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley serán por
tanto, además de
los
Archivos de Oficina:
a)
b)
c)
d)
2.
Los Archivos Centrales de las Consejerías.
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
Los Archivos de los Entes Institucionales y Empresas públicas de la Comu-
El Archivo de la Asamblea.
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergará también los Fon-
dos de Archivo de las instituciones antecesoras de la Comunidad así como los Fondos
de Archivo, documentos
o
colecciones de instituciones
o
personas públicas
o
privadas
nidad de Madrid.
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APÉNDICE. TEXTOS LEGALES 353
que no pudiendo atender adecuadamente estos bienes ingresen en
él
mediante con-
venio de depósito, donación u otro régimen, si se considera oportuno.
El Consejo de Gobierno, emitido informe preceptivo del Consejo de Archivos
de
la
Comunidad de Madrid, podrá designar otros Archivos de
la
Comunidad Autó-
noma para que cumplan esta misión de acogida.
Los
Archivos de titularidad estatal de gestión transferida se integrarán en
el Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Admi-
nistración de la Comunidad de Madrid sin perjuicio de la normativa estatal que
les afecte.
3 .
4.
Sección 3."
Organización de los Fondos de Archivo
Artículo
15
1. Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series
Los
Archivos de Oficina se clasificarán de acuerdo con el principio de Respeto
a la Estructura en la que se generan los documentos.
Los Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Admi-
nistración institucional y el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se cla-
sificarán siguiendo
los
principios de Respeto a la Procedencia de
los
Fondos
y
al
Orden Original.
Todos los documentos estarán convenientemente ordenados, controlados y
descritos en los adecuados instrumentos de control e información, dispuestos para
su inmediata consulta por parte de la Administración, los ciudadanos
y
al servicio
de
la
investigación.
Desde los Archivos Centrales se asesorará
al
personal responsabley encargado
de
los
Archivos de Oficina,
y
se coordinará
su
organización.
Asimismo
y
en cooperación con este personal y con las unidades que tengan
la competencia de Organización
y
Métodos se procederá desde
los
Archivos Centrales
al estudio e identificación de las series documentales con los fines a que se refiere
la
Sección
4.
de esta Ley.
documentales.
2.
3 .
4.
5.
6.
Sección 4.
Del análisis
y
valoración de las series documentales
Artículo 16
1. Dentro de la organización de los fondos de Archivo en las diferentes fases
o
edades de sus documentos se establece para la Administración autonómica, como
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354
ANA
DUPLÁ
DEL
MORAL
obligación fundamental a ejecutar por la unidad a la que se refiere el artículo 10.2,
el análisis e identificación de las series documentales con el fin de que sean señalados
sus diferentes valores
y
en consecuencia establecidos
los
distintos plazos de vigencia,
acceso y conservación de
los
documentos.
Todas las instancias de la Administración autonómica contribuirán
al
cum-
plimiento de esta obligación prestando su colaboración
y
en especial con el cum-
plimiento de la exigencia de racionalización
y
normalización que prevé la Ley de
Procedimiento Administrativo.
Una vez identificadas las series documentales, señalados
los
valores y esta-
blecidos los plazos de vigencia se someterán a la aprobación del Consejero com-
petente, de acuerdo con el artículo 10.2, previo informe del Consejo de Archivos
de la Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a las actuaciones e ins-
trumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos
y
eliminaciones, acceso
y
servicios que se contemplan en esta Ley.
2.
3 .
Articulo
17
1.
Las transferencias de los documentos suponen tanto la entrega ordenada
de
los
mismos de una fase a otra como el traspaso de las responsabilidades que
les afecten.
2. Las transferencias de los documentos de una fase a otra se ajustarán a
los
Se tendrán en cuenta
los
plazos previstos en
los
artículos
13
y
16 de esta
Las transferencias se documentarán de modo fehaciente.
Los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías o responsables equi-
valentes en la Asamblea o en el organismo de la Administración institucional cones-
pondiente velarán para que
los
documentos de las oficinas sean remitidos a
los
Archi-
vos Centrales, de acuerdo con
lo
dispuesto en esta Ley.
siguientes criterios:
Ley.
a)
6)
c)
Artículo
18
Una vez valoradas las series documentales,
y
de acuerdo con el informe calificador
preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se regulará el
expurgo y eliminación de
los
documentos de Archivo que habiendo perdido ya sus
otros valores carezcan de valor histórico.
Artículo 19
Los Archivos de la Asamblea y de la Administración institucional autonómica
se organizarán en sus dos primeras fases de acuerdo con lo establecido en esta Ley
para los Archivos del Consejo de Gobierno
y
de la Administración Autonómica. Los
documentos de la tercera
y
cuarta fase serán transferidos al Archivo Regional de
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APÉNDICE.
TEXTOS
LEGALES 355
la
Comunidad de Madrid,
o
a otro Centro de Archivo de esta índole que en función
de las necesidades se determine.
Artículo
20
Reglamentariamente se desarrollarán las normas de organización
y
funcionamien-
to de los Archivos en los casos precisos, de acuerdo con los criterios contenidos
en este capítulo.
CAPiTULOIv
De
la
Infiaestmctura, Personal
y
Medios Económicos
Articulo
21
1.
La
Comunidad de Madrid dentro de
su
Sistema de Archivos podrá crear
cuantos Centros de Archivo considere oportunos cuando las necesidades organizativas
y
de servicio así
lo
requieran.
2. La Comunidad de Madrid procurará para el Subsistema de Archivos de la
Asamblea, del Consejo de Gobierno
y
de la Administración la existencia de ins-
talaciones adecuadas para
los
Centros de Archivo tanto respecto a su ubicación como
a
las condiciones técnicas específicas necesarias para la conservación, tratamiento
y
consulta de
los
documentos custodiados en cada una de las fases de Archivo.
3 . Asimismo, la Comunidad de Madrid proporcionará para todos los Centros
de Archivo incluidos en su Sistema el asesoramiento técnico necesario
y
fomentará
el cumplimiento de las condiciones contempladas en el punto anterior.
Artículo 22
1.
Los Centros de Archivo estarán dotados del pesonal suficiente
y
con la cua-
lificación profesional adecuada.
En las condiciones que reglamentariamente se determinen,
los
Archivos de
uso público estarán atendidos en todas sus fases por personal especializado con la
titulación adecuada, con el apoyo del personal auxiliar
y
subalterno necesarios, excep-
to en
la
fase de Archivo de Oficina que lo estarán por personal administrativo y
auxiliar.
2.
3 .
El
personal de
los
Archivos
y
todo aquel que por razones de tratamiento
de conservación
o
reprografía
o
cualquier otro entren en contacto con los documentos
vendrán obligados
a
guardar secreto profesional de
su
contenido de acuerdo con
los criterios establecidos en el artículo
38
de esta Ley.
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356
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
Artículo
23
La Administración autonómica procurará proporcionar los medios necesarios, tan-
to para la creación
y
mantenimiento de sus Centros de Archivo como para la rea-
lización de las actividades encaminadas al cumplimiento de esta Ley.
WÍTULO v
De los Archivos Municipales
Artículo 24
1.
Los Archivos Municipales tienen como misión la conservación, organización
y
servicio de los documentos producidos
y
recibidos por sus respectivos Ayunta-
mientos en el ejercicio de sus funciones.
Los municipios del territorio de la Comunidad de Madrid tendrán personal
especializado suficiente en las condiciones a que se refiere el artículo 22.2, así como
instalaciones adecuadas para atender los documentos en sus Centros de Archivo.
Los municipios que carezcan de medios para los fines contemplados en los
dos puntos anteriores, tanto para atender la fase de Archivo Histórico como para
habilitar las instalaciones adecuadas o para algún otro fin, podrán acordar con la
Comunidad de Madrid las soluciones que ésta dentro de sus límites presupuestarios
pueda ofrecerles, de acuerdo con lo expuesto en el artículo
36.
Los Centros de Archivo municipales que cuenten con las condiciones expre-
sadas en el punto 2 de este artículo podrán también custodiar, tratar
y
servir a instancia
de la Comunidad de Madrid, del propio Ayuntamientoo de la institución interesada,
otros Fondos de Archivo de instituciones privadas enclavadas en su territorio
y
de
interés para el municipio.
2 .
3 .
4.
CAPÍTULO
VI
De la
Red
de Archivos de Uso Público de la Comunidad de M adrid
Artículo
25
1. Todos los Centros de Archivo de titularidad pública o privada de competencia
autonómica cuya consulta sea de interés para los ciudadanos podrán integrarse en
la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.
Reglamentariamente se establecerán las condiciones de adscripción a la Red,
las normas homogéneas de infraestructura, personal, funcionamiento
y
servicios así
como las ayudas de carácter técnico
y
económico que puedan recibir de la Comunidad
de Madrid.
2.
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APÉNDICE. TEXTOS LEGALES
357
TÍTULOm
De
la
protección del Patrimonio Documental maddeño
Articulo
26
Los
titulares de los Fondos
y
Centros de Archivo y de los documentos cons-
titutivos del Patrimonio Documental madrileño están obligados a su custodia, con-
servación, organización, control, recuperación
y
servicio,
y
al cumplimiento de cua-
lesquiera otros deberes
y
cargas en relación con los mismos, impuestos por la nor-
mativa vigente.
Articulo 27
El
Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid están
obligados a:
a)
Exigir la entrega de
los
documentos de Archivo generados, recibidoso reu-
nidos por quienes desempeñan cargos
o
puestos públicos en el ejercicio de
los
mismos
al que les sustituya
o
remitirlo al Archivo que corresponda,
al
cesar en sus funciones.
b) Velar para que
los
propietarios, conservadores
y
usuarios de los Archivos
y documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño cumplan las obli-
gaciones definidas por la Ley y soporten las consecuencias de su incumplimiento.
Artículo
28
Cuando las deficiencias de instalación o la insuficiencia de medios personales
pongan en peligro la conservación, seguridad
o
servicio de
los
documentos cons-
titutivos del Patrimonio Documental madrileño custodiados en una institución
y
ésta
no tuviera medios para subsanarlo, podrá la Comunidad de Madrid obligar a su
depósito en el Archivo Regional, u otro que determine, hasta tanto desaparezcan
las causas que motivaron el peligro.
Articulo 29
1. Cuando se produzcan las deficiencias señaladas en el artículo anterior
y
no
se arbitren los medios necesarios para subsanarlas
y
tampoco se convenga el depósito
voluntario,
y
se haya desatendido el requerimiento de la Administración autonómica,
podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa delos bienes o derechos
afectados.
2 .
A los efectos de la legislación de expropiación forzosa, se entiende podrá
ser declarada la utilidad pública de
los
bienes que integran el Patrimonio Documental
madrileño.
3 .
Los edificios en que están instalados los Centros de Archivo de titularidad
autonómica así como los edificios
o
terrenos donde vayan a instalarse, podrán ser
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358
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
asimismo declarados de utilidad pública a los fines de expropiación. Esta declaración
podrá extenderse a
los
edificios
o
terrenos contiguos cuando así
lo
requieran razones
de seguridad para la adecuada conservación de los inmuebles
o
de los bienes que
contengan.
Artículo
30
1. El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid procederá a la con-
fección del Censo de Fondos
de
Archivo, Centros
de
Archivo, colecciones y docu-
mentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño.
Todas las personas públicas o privadas, físicas o jurídicas que sean propie-
tarios
o
poseedores de Archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Docu-
mental madrileño están obligados a colaborar con los órganos
y
servicios competentes
en la confección del censo referido en el apartado anterior.
Asimismo, los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del
Patrimonio Documental madrileño deben facilitar la inspección por partede los orga-
nismos competentes para comprobar la situacióno estado de los mismos.
2 .
3 .
Artículo
31
1. Los documentos incluidos en los artículos 4
y
5 de la presente Ley son
inalienables, imprescriptibles e inembargables, siendo de obligado reintegro por su
poseedor a la institución pública que
los
generó, recibió
o
reunió en el ejercicio
de sus funciones.
Los documentos que se señalan en los artículos
6 , 7
y 8 serán de libre ena-
jenación, cesión o traslado, dentro del territorio nacional, pero sus propietarios o
poseedores habrán de comunicar previamente tales actos al Gobierno de la Comu-
nidad de Madrid que ostentará en todo caso los derechos de tanteo
y
retracto.
Sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal, la salida del territorio
nacional de los documentos a que se refiere el párrafo anterior deberá ser igualmente
comunicada, con carácter previo, al Gobierno de la Comunidad de Madrid.
Las personas que se dediquen al comercio de los documentos y Archivos
de carácter histórico deberán enviar trimestralmente al Consejo de Gobierno de la
Comunidad de Madrid, además de los Catálogos de las subastas, una relación deta-
llada de los que tienen a la venta, así como los que adquieran y efectivamente vendan.
2.
3 .
Artículo
32
1.
Los documentos que se encuentran en
los
Centros de Archivos autonómicos,
salvo para el servicio a la Administración autonómica
o
por requerimiento de los
tribunales
y
con los preceptivos controles,
sólo
podrán salir temporalmente de estos
Centros por Orden de la Consejería competente de acuerdo con el artículo
10.2.
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AF'ÉNDICE. TEXTOS LEGALES
359
2.
En el caso de Archivos en depósito en los Centros de Archivo autonómicos,
La salida temporal de
su
sede de documentos de titularidad estatal cuya
será
necesaria además la autorización del depositante o de su representante legal.
gestión se haya transferido a la Comunidad de Madrid se gestionará por ésta.
3 .
Artículo 33
1.
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid promoverá el acre-
centamiento y recuperación de su Patrimonio Documental madrileño mediante la
adquisición de documentos.
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Patrimonio de la Comunidad
de Madrid, el Consejo de Gobierno
podrá
aceptar disposiciones a título gratuito
de documentos, previos
los
informes que se estimen pertinentes. En todo caso, existirá
un informe técnico emitido por conducto de la unidad a que se refiere el artículo
10.2.
El
Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid procurará la reagru-
pación del Patrimonio Documental madrileño de las instituciones de su ámbito de
competencias con el empleo del medio de reproducción adecuado.
2.
3 .
Artículo 34
Los documentos constitutivos de Patrimonio Documental no podrán ser des-
truidos salvo en los supuestos y mediante los procedimientos que reglamentariamente
se dispongan
y
siempre teniendo en cuenta los diferentes valores de estos documentos
y
sus
distintos plazos de vigencia.
Articulo 35
1. La Comunidad Autónoma promoverá la integración de los Centros de Archi-
vo públicos
y
privados radicados en su territorio en la Red de Archivos de
Uso
Público de la Comunidad de Madrid por medio de ayudas técnicas y medios eco-
nómicos que se regularán mediante los instrumentos jurídicos oportunos.
Cualquier otra ayuda técnica o económica que
la
Comunidad de Madrid
pueda prestar para la conservación y uso adecuado de los Fondos de Archivo tendrá
una contraprestación equilibrada por parte de la institución que la reciba en orden
a la conservación, organización
y
puesta en servicio público de los documentos cons-
titutivos de estos fondos.
2.
Artículo 36
La
Comunidad de Madrid promoverá accionesy acuerdos con los Ayuntamientos
de su territorio para las siguientes actuaciones entre otras:
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3
60
ANA
DUPLÁ DEL MORAL
a)
La Comunidad de Madrid colaborará en la adecuación de las instalaciones
de Archivo en los municipios de más de 10.000 habitantes siempre que exista en
ellos personal archivero
o
ayudante con carácter permanente,
y
en los municipios
de menos de 10.000 habitantes, siempre que la Secretaría atienda
a
las fases de
Archivo de Oficina, Central e Intermedio.
La
Comunidad de Madrid facilitará a los municipios de menos de 10.000
habitantes el depósito en el Archivo Regional de la fase de Archivo Histórico, garan-
tizando el respeto a la propiedad de los Ayuntamientos sobre
sus
documentos.
b)
TÍTULO
Iv
Del acceso
a los
documentos
y su
servicio
Artículo
37
1.
El destino primordial de los documentos de Archivo es su consulta por parte
de las instituciones que los producen
y
de todos los ciudadanos. Para ello la Admi-
nistración autonómica asegurará el acceso a los documentos de Archivo procurando
la
disponibilidad de los mismos para su uso por medio de los instrumentos adecuados
de descripción e información.
La Administración autonómica garantizará el acceso libre y gratuito de todos
los ciudadanos a los Centros de Archivo de la Comunidad de Madrid sin perjuicio
de las restricciones de reserva que afecten
a
los documentos en ellos custodiados de
acuerdo con la normativa vigente, o de aquellas que por razón de conservación de
los documentos
o
de la función de la propia institución puedan establecerse.
Los propietarios
y
poseedores de documentos privados constitutivos de Patri-
monio Documental madrileño habrán de permitir el estudio por los investigadores,
previa solicitud razonada de éstos.
Cuando los documentos o Fondos de Archivo privados no
se
hallen depositados
en un Centro de Archivo el poseedor deberá establecer las medidas necesarias para
asegurar la conservación de aquéllos incluso durante su consulta.
2.
3 .
Artículo
38
El acceso público a los documentos constitutivos de Patrimonio Documental
madrileño se regulará reglamentariamente conforme a los siguientes criterios:
Los documentos públicos cuyo trámite haya finalizado y desde el momento
en que su ingreso se haya registrado en los Archivos Centrales o directamente en
Archivo de fase posterior serán accesibles a cualquier interesado, incluidas las razones
de investigación histórico-científica, de acuerdo con
la
Constitución
y
con la legis-
lación vigente.
N o
obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización admi-
nistrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública.
1.
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APÉNDICE. TEXTOS
LEGALES 361
El ejercicio de este derecho se ajustará a los requisitos que normativamente se
puedan establecer.
2. Los documentos referidos en los artículos 6, 7 y 8 de la presente Ley
podrán
ser consultados, una vez integrado el Centro de Archivo que los custodia en la Red
de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid, desde
la
fecha en la
que pasen a formar parte del Patrimonio Documental madrileño, sin perjuicio de
las limitaciones que sus instituciones productoras razonadamente establezcan.
Todos los documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño
de antigüedad superior a cien años a partir de la fecha final de los documentos
podrán ser consultados a salvo de norma de rango igual o superior que les afecte.
Cuando la información contenida en los documentos afecte a la seguridad,
honor, intimidad, propia imagen o a cualesquiera otros datos cuya reserva tutelan
las leyes no podrán ser consultados salvo que medie consentimiento expreso de los
afectados o en los casos y condiciones señalados por la legislación reguladora de
esta materia.
3 .
4.
Articulo 39
La consulta y el acceso público a los Archivos contemplados en el artículo 5
se someterán a la legislación que les sea aplicable.
Artículo 40
La unidad a que se refiere el artículo 10.2 o la Consejería de que dependa
podrán suspender motivadamente la consulta de los documentos temporalmente por
cuestiones graves de conservación y servicio de los mismos procurando que esta
suspensión sea lo más breve posible.
Articulo
41
1. La consulta de originales se hará sólo en caso necesario tendiendo a realizarse
la
consulta a través de copias.
Si las copias han de ser autenticadas, los archiveros de la Comunidad de
Madrid que custodian los documentos podrán realizar dicha autenticación, salvo en
los casos de documentos que se rijan por normas especiales. Dichas copias tendrán
el valor de originales.
2.
Articulo 42
La Administración autonómica promoverá:
a)
La mejora del servicio de los documentos a los ciudadanos facilitando el
acceso a cualquier documento independientemente del Archivo autonómico en el
que se encuentre.
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362 ANA DUPLÁ DEL
MOFL4L
b)
La difusión en los ámbitos de la cultura e investigación de lo contenido
en los Archivos.
c) La cooperación con las universidades madrileñas
y
otros centros de inves-
tigación.
d)
La coordinación
de
los Centros
de
Archivo autonómicos con bibliotecas
y
centros de documentación que faciliten y completen la información para la inves-
tigación histórica o científica.
TÍTULO v
De las infracciones
y
sanciones
Artículo 43
Se consideran infracciones administrativas al Patrimonio Documental y Archivos
de la Comunidad de Madrid las acciones
u
omisiones típicas
y
culpables que, no
siendo delitos o faltas, infrinjan lo dispuesto en esta u otras leyes concernientes a
los mismos.
Artículo 44
Las citadas infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves.
Constituyen infracciones administrativas a efectos de la presente Ley:
1. Infracciones leves:
a)
b )
c)
d)
e)
l
g
h )
El incumplimiento de las obligaciones establecidas con carácter general en
los artículos 13, 15.4, 16, 17, 19 y 22.1 y 2.
El incumplimiento de las obligaciones impuestas en el artículo 26 siempre
que no se ponga en grave peligro la integridad del bien o
su
servicio.
El incumplimiento de las obligaciones de entrega de los documentos com-
prendidos en el artículo 27.a).
El incumplimiento de la obligación de colaborar en la elaboración del Censo
a que se refiere el artículo 30.2.
La negativa y obstrucción al ejercicio de las funciones de vigilancia e ins-
pección a que se refiere el artículo 30.3.
El incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 31.1 sobre reintegro de
los documentos públicos a la institución que los generó.
La omisión de la comunicación previa a que se refiere el artículo 3 1.2 cuando
el valor de los documentos no supere en conjunto 1.000.000de pesetas.
La omisión por parte de las personas o entidades que ejerzan el comercio
de documentos privados de carácter histórico del envío que se establece en el
artículo 3 1.3.
La salida de documentos de
su
sede en contravención con lo dispuesto en
el artículo 32 o el incumplimiento de lo estipulado por la Consejería cuando se
conceda la autorización de salida.
El incumplimiento de las condiciones fijadas en los diferentes acuerdos
o
instrumentos jurídicos entre la Comunidad de Madrid
y
cualesquiera instituciones
o personas previstos en esta Ley.
i
j )
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APÉNDICE.
TEXTOS LEGALES
363
k
La contravención de lo establecido en los artículos 37 y 38, que regulan
el acceso a los documentos.
2. Infracciones graves:
a)
b )
c)
d)
El
incumplimientode las obligaciones establecidas en el artículo 22.3.
El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 26 cuando
se ponga en peligro grave pero no inmediato la integridad del bien o su servicio.
La realización de actos contrarios a lo dispuesto en el artículo 3 1.1 sobre
inalienabilidad, imprescriptibilidad
e
inembargabilidad de los documentos públicos.
La omisión de la comunicación previa a que se refiere el artículo 3 1.2 cuando
el valor de los documentos en
su
conjunto esté comprendido entre 1.000.000 y
5.000.000 de pesetas.
e)
3. Infracciones muy graves:
a )
La omisión reiterada de un mismo tipo de infracción leve.
La destrucción total o parcial de bienes integrantes del Patrimonio Docu-
mental madrileño fuera de los casos autorizados por esta Ley o por su normativa
de desarrollo.
El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 26 cuando
se ponga en peligro grave e inmediato la integridad del bien o su servicio.
La contravención de lo establecido en el artículo 31.2 cuando el valor de
los documentos supere en su conjunto los
5.000.000
de pesetas.
La omisión reiterada de un mismo tipo de infracción grave.
6)
c)
d)
Artículo
45
1.
Cuando la lesión al Patrimonio Documental madrileño ocasionado por las
infracciones a que se refiere el artículo anterior sea valorable económicamente la
infracción será sancionada con multa del tanto al cuádruplo del valor del daño
causado.
2.
a )
b)
En los demás casos se impondrán las siguientes sanciones:
De apercibimiento hasta multa de 500.000pesetas para las infracciones leves.
Multa de 500.000 pesetas hasta 5.000.000 de pesetas para las infracciones
graves.
c)
Multa de 5.000.000 de pesetas hasta 25.000.000 de pesetas para las infrac-
ciones muy graves.
La aplicación de estas sanciones será compatible con otras medidas que ase-
guren el Patrimonio Documental madrileño como son las de reintegro, depósito obli-
gatorio, expropiación forzosa
o
incautación.
El
procedimiento sancionador será el previsto en la legislación general, gra-
duándose la sanción a imponer en función de la gravedad de los hechos, de las
circunstancias del contraventor así como del interés y valor del documento y de
la lesión
o
perjuicio causados directa
o
indirectamente al Patrimonio Documental
madrileño.
3.
4.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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364
ANA DUPLÁ
DEL MORAL
5.
Las tasaciones y valoraciones a que se refiere este y los anteriores artículos
se llevarán
a
cabo por la unidad a que se refiere el artículo
10.2,
quien podrá requerir
la colaboración de las entidades y personas que considere oportunas. Estas tasaciones
y
valoraciones gozarán de la presunción de veracidad salvo prueba en contrario.
Artículo
46
1.
Las autoridades competentes para resolver los expedientes sancionadores
serán las siguientes:
a )
b)
La Consejería competente, de acuerdo con el artículo
10.2,
para las infrac-
El Consejo de Gobierno para las infracciones sancionadas con multas supe-
ciones sancionadas con multas de hasta
5.000.000
de pesetas.
riores a
5.000.000
de pesetas.
2 .
a )
b)
3 .
Las infracciones a que se refiere este título prescribirán:
Las muy graves y graves a los cinco años.
Las leves a los seis meses.
El plazo de prescripción se comenzará a computar desde el día en que se
hubiere cometido efectivamente la infracción o, en su caso, desde aquel en que
la Administración de la Comunidad de Madrid hubiera podido tener conocimiento
de la infracción.
DISPOSICIÓN ADICIONAL
única
Las donaciones, herencias
o
legados de documentos constitutivos de Patrimonio
Documental en favor de la Comunidad de Madrid, sea quien sea el señalado como
beneficiario, ingresarán en el Archivo Regional de la misma entendiéndose aceptada
la herencia a beneficio de inventario. Se ingresarán también en dicho Archivo Regional
los adquiridos
a
título oneroso.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera
Los documentos o Fondos de Archivo de titularidad autonómica que en cum-
plimiento de esta Ley deban ingresar en el Archivo Regional de la Comunidad de
Madrid lo harán formalizadas las oportunas relaciones de entrega, en el plazo de
un año, a partir de
la
publicación de la normativa correspondiente.
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APÉNDICE.
TEXTOS
LEGALES
365
Segunda
Los comerciantes o instituciones o personas privadas que poseyesen o tuviesen
documentos públicos de instituciones públicas, autonómicas
o
locales tendrán un
plazo de un año desde la publicación de esta Ley para reintegrarlos a sus titulares,
durante el cual estarán exentos de las responsabilidades en las que hubieran podido
incurrir.
Tercera
Las personas a que se refiere el artículo 31.3 tendrán el plazo máximo de seis
meses, desde la entrada en vigor de esta Ley para realizar la primera de las comu-
nicaciones establecidas en dicho artículo.
Cuarta
En tanto no se dicten normas para el expurgo y eliminación de los documentos
de Archivo objeto de la presente Ley, queda prohibida su destrucción.
Quinta
En tanto no esté en funcionamiento el Consejo de Archivos creado por el ar-
tículo 12de esta Ley, serán de aplicación las siguientes normas transitorias:
1."
2."
3
Queda en suspenso lo dispuesto en los artículos 12.2 y 16.3.
Los informes señalados en los artículos 8y 14.3y la disposición final segunda
podrán ser emitidos por la unidad a que se refiere el artículo 10.2.
Reglamentariamente podrán dictarse las normas de expurgo y eliminación
de los documentos de Archivo a que se refiere el artículo 18, con audiencia de
los sectores a los que representarán los vocales a que se refiere el artículo 12.5.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
única
Quedan derogadas todas las normas de igual o inferior rango que se opongan
a lo establecido en la presente Ley.
DISPOSICIONES FINALES
Primera
Se autoriza
al
Consejo de Gobierno de
la
Comunidad de Madrid para dictar
las disposiciones reglamentarias necesarias para el desarrollo de
la
presente Ley.
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3 66
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Segunda
Los titulares de
los
Archivos de interés público podrán establecer normas internas
para el funcionamiento de los mismos, que serán sometidas para su aprobación a
la Consejería competente d e acuerdo con el artículo
10.2,
previo informe del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid. En todo caso se ajustarán a
lo
dispuesto
en la presente ley y en sus normas reglamentarias.
Tercera
Se
autoriza al Consejo de Gobierno para que en el marco de los Presupuestos
Generales de la Comunidad de Madrid desarrolle la presente Ley
y
cree los órganos
y la plantilla necesarios
y
asegure
los
medios materiales para garantizar el cumpli-
miento de las obligaciones que esta Ley impone.
Cuarta
El Consejo de Gobierno queda autorizado para proceder por vía reglamentaria
a la actualización de la cuantía de las multas que se fijan en el artículo 45 de la
presente Ley, sin que los porcentajes puedan ser superiores en ningún caso, al índice
general de los precios de consumo.
Por tanto, ordeno a todos
los
ciudadanos a los que sea de aplicación esta Ley,
que la cumplan y a los Tribunales y Autoridades que corresponda la guarden y la
hagan guardar.
Madrid, 21 de abril de 1993.
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7.4.
ÍNDICES
7.4.1. Índices de Cuadros
Cuadro de clasificación de series documentales (ejemplo)
.................................
Cuadro comparativo de similitudesy diferencias entre documentos de archivo
y
documentación de apoyo informativo ........................................................
Cuadro de la Estructura Orgánica
de
las instituciones
y
organismos del Gobier-
no
y
Administración de la Comunidad de Madrid
.......................................
Cuadro de Principios de Clasificación aplicados a
los
Fondos de Archivo gene-
rados por el Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid ........
Cuadro Resumen del Censo.
1."
fase del Plan Sectorial que organiza el Sub-
sistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la
Administración autonómica
...........................................................................
Cuadro Resumen de documentos heredados
de
la Diputación Provincial
de
Madrid que se custodian en la actualidad en el Archivo Regional de la
Comunidad de Madrid
..................................................................................
Cuadro Resumen de documentos heredados de la Diputación Provincial de
Madrid, tanto los que están en diversas dependencias de las Consejerías
Cuadro Resumen de documentos heredados de la Diputación Provincial de
Madrid que están en diversas dependencias de las Consejerías
y
que ingre-
sarán en el Archivo Regional
.........................................................................
Cuadro Resumen de documentos producidos por las oficinas de la Adminis-
tración autonómica
........................................................................................
Cuadro Resumen de los Fondos de Archivo de la Administración del Estado
como los que ingresarán en
su
día en el Archivo Regional
...........................
traspasados a la Comunidad de Madrid
.......................................................
Cuadro Resumen por la procedencia de
los
Fondos de Archivo
........................
Págs.
96
75
81
99
65
55
56
56
57
54
65
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7.4.2.
Índices
de
Formatos
y
sus
instrucciones de cumplimentación
Págs.
Carpetilla de documentos de Archivo y de seguimiento de la tramitación del
expediente
y
relación de documentos que lo componen (modelo de propuesta).
Instrucciones de cumplimentación de la carpetilla de documentos de Ar-
chivo
y
de seguimiento de la tramitación del expediente y relación
de documentos que lo componen
...........................................................
Ejemplo cumplimentado de la carpetilla de documentos de Archivo
y de
seguimiento de la tramitación del expediente
y
relación
de
documentos
que lo componen
.....................................................................................
Carpetillade documentación de apoyo informativo (modelode propuesta)
.....
Instrucciones de cumplimentación de la carpetilla de documentación de
apoyo informativo
...................................................................................
Ejemplo de carpetilla de documentación de apoyo informativo cumplimen-
tada
..........................................................................................................
Cartela normalizada a colocar en cajas en Archivo
de
Oficina
...........................
Cartela normalizada a colocar en cajas en Archivo Central
................................
Ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la Adminis-
tración productora de documentos (modelo) ...............................................
Instrucciones de cumplimentación de Ficha
de
solicitud de consulta directa
en el Archivo Central por la Administración productora de documen-
tos
...........................................................................................................
Ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por los ciudadanos
(modelo) ........................................................................................................
Instrucciones de cumplimentación de Ficha de solicitud de consulta directa
en el Archivo Central por los ciudadanos
...............................................
Ficha de solicitud de copias de documentos por los ciudadanos (modelo)........
Instrucciones de cumplimentación de la Ficha de solicitud de copias de
documentos por los ciudadanos
..............................................................
Impreso de Análisis, Identificación y Valoración de las Series Documentales
(modelo) ........................................................................................................
111
113
115
119
12
1
123
140
140
213
2 15
227
229
23 1
233
179
Instrucciones de cumplimentación del Impreso de Análisis, Identificación
y
Vajoración de las Series Documentales
................................................
187
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APÉNDICE. ÍNDICES 369
Págs.
Impreso de Relación
de
Entrega de documentos del Archivo
de
Oficina al
Archivo Central (modelo)
..............................................................................
145
Instrucciones de cumplimentación de impreso de Relación de Entrega de
documentos
del
Archivo
de
Oficina al Archivo Central
.........................
Oficio de remisión de documentos
al
Archivo Central acompafiados de su
Relación de Entrega desde las unidades administrativas del Servicio (mo-
delo)
............................................................................................................... 143
Oficio de solicitud de copias de documentos por la Administración productora
de documentos (modelo)
..............................................................................
217
Instrucciones de cumplimentación del oficio de solicitud de copias de docu-
mentos por la Administración productora de documentos
....................
Oficio
de
solicitud de préstamo de documentos por la Administración pro-
ductora de documentos (modelo)
.................................................................
Instrucciones de cumplimentación del oficio de solicitud de préstamo de
documentos por la Administración productora de documentos
............
149
2 19
221
223
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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7.4.3.
Índices de Nombres Propios
y
de Conceptos
Accesibilidad: 66, 133, 145, 146, 147, 153, 154, 155, 162, 184, 199, 206, 209, 225.
-
Acceso: 66, 133, 162, 173, 178,201,206,207,208,225.
Administración: 48, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 69, 70, 72, 74, 75, 76, 84, 89, 93, 107,
113, 133, 137, 159, 161, 163, 165, 167, 168, 169, 174, 177, 178, 195, 205,
206, 208, 209, 223, 225.
Administración Autonómica:
44, 47, 48, 53, 56, 57, 59, 60, 63, 65, 67, 78, 79,
81, 83, 86, 87, 98, 99, 106, 141, 161, 162, 172, 173, 201, 206, 207, 210, 219,
235, 236, 237.
(Véase
Administración Autonóm ica.)
Administración de la Comunidad de Madrid.
Administración del Estado:
51, 52,53 ,54 , 149, 166.
Administración Local: 45,53, 59.
Administración Institucional:
49, 56, 59, 60, 61, 64, 66, 81, 130, 137, 142, 159,
Administración Prod,uctora: 59, 75, 206, 209, 211, 213, 215, 217, 219, 221, 223.
Administraciones Públicas:
43, 70, 71, 77, 208,209.
Administrativos y Auxiliares:
131, 132, 161.
Archivística: 66, 68, 74, 82, 90, 165, 171.
Archivo: 50, 57, 58, 59, 63, 67, 68, 76, 80, 87, 89, 90, 91, 92, 125, 129, 133, 142,
153, 160, 161, 162, 167, 168, 171, 178, 202, 206, 207, 208, 209, 210, 211,
225, 227, 231, 237.
-
Centro de Archivo: 58, 59, 67, 159, 160,207, 210,235,236,237.
- ases de Archivo: 60, 64, 65, 67, 68, 98, 102, 136, 137, 159, 160, 163,
166, 168, 169, 176,209, 234, 235.
Oficina: 59, 60, 61, 62, 63, 67, 69, 89, 95, 98, 99,
100,
107, 130, 131,
132, 133, 134, 137, 141, 142, 145, 151, 153, 154, 155, 159, 162, 164,
167, 168, 170, 181, 183, 198, 200, 235, 236.
Centrales: 44, 60, 61, 62, 63, 64, 66, 67, 68, 76, 80, 87, 88, 95, 98, 99,
106, 107, 113, 125, 129, 130, 131, 133, 134, 136, 137, 138, 139, 141,
142, 143, 145, 147, 149, 151, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 160, 161,162, 164, 165, 167, 168, 169, 170, 171, 175, 182, 183, 198, 200, 205,
206, 207, 209, 210, 211, 213, 215, 217, 219, 221, 223, 224, 225, 227,
229, 233, 234, 235, 236.
Intermedio: 61, 62, 63, 64, 98, 99, 137, 162, 170, 182, 183, 198, 200,
234,235,236, 237.
Histórico: 60, 61, 62, 63, 64, 98, 99, 137, 182, 183, 198, 200, 208, 235,
237.
- ondo de Archivo: 52, 53, 54, 58, 59, 62, 63, 64, 65, 66, 76, 78, 87, 98,
99, 139, 160, 162, 163, 164, 165, 166, 168, 169, 170, 171, 172, 176, 220,
224, 235, 236.
(Véase
Fondo
de
Archivo.
)
160, 164, 236, 237.
(Véase también
Organo Productor.
- ondos Documentales.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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APÉNDICE. ÍNDICES
371
Archivos Históricos Provinciales:
53.
Archivos Nacionales de Québec:
173.
Archivos Nacionales Franceses:
166.
Archivo Regional de la Comunidad de Madrid:
55, 56, 61, 62, 63, 64, 65, 66,
83, 87, 96, 97, 98, 99, 101, 103, 104, 113, 115, 116, 130, 160, 166, 176, 207,
234, 235,236,237.
Asamblea:
43, 46, 47, 48, 50, 59, 60, 61, 79, 81, 130, 137, 142, 159, 164, 187,
188, 208, 235, 236.
Censo de Producción de Documentos:
53,57, 64,65,66.
Ciudadano: 43, 58, 59, 60, 62, 63, 64, 67, 75, 133, 134, 137, 138, 159, 161, 162,
163, 169, 182, 184, 198, 199, 201, 202, 205, 206, 207, 208, 225, 227, 229,
231, 233, 237.
Clasificación de Documentos: 62, 68, 78, 83, 84, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 95, 98,
99, 101, 102, 108, 117, 121, 125, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 172, 176.
lasificación Económica: 84, 85, 93, 94, 95, 108, 128, 195.
-
lasificación Orgánico funcional: 76, 93.
-
Clasificación Sistemática: 76.
-
Cuadros de clasificación: 55, 96, 99, 100, 107, 171.
Comisión Mixta de Transferencias:
52.
Competencias: 43, 44, 45, 46, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 57, 63, 64, 78, 79, 80, 81,
82, 83, 84, 87, 89, 90, 113, 128, 150, 162, 166, 167, 176, 208.
Comunidad Autónoma.
(Véase
Comunidad de Madrid.
1
Comunidad de Madrid:
43, 45, 46, 47, 48, 51, 52, 53, 54, 59, 60, 63, 64, 66,
79, 81, 95, 98, 99, 111, 115, 119, 123, 137, 159, 166, 168, 175, 195, 206, 209,
235,236,237.
Consejerías:
49, 54, 55, 56, 57, 62, 64, 65, 66, 79, 81, 93, 98, 129, 130, 137,
142, 164, 165, 166, 175, 236.
Consejeros:
47, 48, 49,50, 79, 81, 99, 102, 126, 127, 142.
Consejo de Archivos:
88, 135, 173.
Consejo de Estado:
47.
Consejo de Gobierno:
43, 46, 47, 48, 49, 50, 63, 71, 79, 86, 88, 236.
Conservación de Documentos: 67, 134, 135, 136, 137, 138, 160, 161, 171, 172,
173, 175, 185,202,203,204,207,235.
Constitución Española:
43, 44, 46, 133, 206.
Consulta de Documentos: 62, 133, 138, 160, 161, 169, 171, 175, 199, 200, 206,
Cotejo: 132,
141,
147, 153, 156, 162, 163.
Cortés, Vicenta:
165.
Crecimiento Anual: 57, 65, 96, 97, 98, 160, 184, 200.
Custodia de Documentos: 55, 58, 60, 107, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 136, 137,
138, 142, 156, 157, 160, 161, 169, 206, 207, 237.
Depósito.
Descripción de Fondo de Archivo: 62, 66, 67, 73, 78, 99, 102, 105, 125, 151, 152,
Diputación Provincial de Madrid:
46,55,56, 65, 103, 166, 168.
Direcciones Generales:
48, 50, 51, 79, 80, 81, 90, 93, 98, 99, 102, 129, 130, 131,
207, 208, 209, 210, 213, 215, 217, 219, 225, 227, 229, 231, 233, 237.
(Véase Centro de Archivo . )
153, 162, 163,
168,
169, 176.
141, 142, 143, 164, 165, 166, 187, 188, 209, 215, 219, 224.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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372
ANA DUPLÁ
DEL
MORAL
Director General.
(VéaseDirecciones Generales.
Documentación de Apoyo Informativo: 60, 74, 75, 76, 77, 117, 119, 121, 123, 125,
137, 139, 177, 184,203.
Documentos de Archivo:
53, 54, 55,’56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 67,
68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 80, 81, 82, 83, 87, 88, 89, 90, 91,
92, 93, 95, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 109, 111, 112, 113,
114, 115, 116, 117, 121, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134,
135, 136, 137, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 145, 149, 150, 151, 152, 153,
154, 155, 156, 157, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 169,
170, 172, 173, 174, 175, 177, 178, 181, 182, 184, 187, 188, 190, 191, 192,
195, 196, 197, 198, 199, 200, 201, 202, 203, 205, 206, 207, 208, 209, 210,
211, 213, 215, 217, 219, 220, 221, 223, 224, 225, 227, 229, 231, 233, 234,
236, 237.
riginal:
54, 68, 76, 77, 103, 125, 129, 136, 149, 197, 199, 205, 207, 209,
-
opia:
54, 73, 77, 104, 133, 134, 205, 208, 210, 217, 219, 225, 231, 233,
210,215,225, 229, 237.
237.
Duchein, Michel: 90, 165.
Empresas Públicas: 49, 56, 79, 81, 99, 113, 121, 149, 165, 166, 187, 188, 236.
Entes Institucionales.
Estructuras Orgánicas:
43, 44,50,51, 78, 81, 90, 98, 164, 165, 170, 176.
Expurgo: 62, 66, 67, 134, 135, 136, 162, 173, 174, 178, 185, 199, 204.
(VéaseAdministración Institucional.
- elección: 67, 134, 135.
liminación:
67, 134, 135, 136, 174.
Función: 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 58, 59, 75, 76, 78, 80, 81, 83,
84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 100, 105, 109, 111, 113, 115, 126,
127, 128, 130, 145, 150, 151, 154, 155, 161, 162, 163, 166, 167, 169, 171,
174, 176, 177, 181, 189, 195, 203, 236.
Galilei, Galileo:
167.
Identificación:
44, 66, 78, 88, 89, 98, 102, 121, 135, 139, 142, 151, 162, 163, 164,
Informática: 77, 105, 114, 142, 171.
Instalación:
58, 62, 64, 66, 76, 78, 107, 109, 135, 139, 160, 162, 163, 170, 172,
178, 202, 215, 220,224, 237.
Instituciones:
43, 44, 46, 47, 52, 55, 58, 59, 60, 63, 76, 78, 79, 81, 83, 85, 87,
98, 99, 100, 105, 111, 113, 115, 117, 119, 121, 123, 145, 149, 151, 154, 155,
159, 165, 166, 167, 168, 170, 177, 179, 187, 188, 206, 236,237.
Instrumentos: 66, 70, 102, 106, 114, 131, 141, 163, 169, 170, 171, 172, 173, 177.
De Control: 66, 71, 81, 100, 102, 106, 142, 161, 168, 169, 170, 171, 172,
172, 173, 176, 177, 178.
176, 177, 184,202,203, 206.
Censos: 66, 177.
Control
de
entrada
y
salida de cada uno de los documentos en cada unidad
Control de cada unidad documental:
105.
administrativa: 102, 103, 104.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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APÉNDICE.
ÍNDICES 373
Control de flujo de documentos de cada expediente durante su tramitación:
Control de unidades documentales por series documentales: 106.
Esquema de situación de los depósitos: 170.
Ficha de solicitud de consulta directa:
171, 209, 213, 215, 225, 227, 229.
Ficha de solicitud de copias:
231, 233.
Inventanos: 54, 66, 100, 169, 170,176.
Registro de Consultas: 171, 215, 219.
Registro de Entrada de Fondos de Archivo: 145, 146, 147, 149, 151, 154,
Registro de Préstamos: 171, 211, 223.
Registro de Salida de Fondos de Archivo: 170.
Registro de transferencias por órganos productores: 142, 170.
Registro General de Entrada y Salida de documentos:
50, 62, 70, 71, 100,
126, 150.
Relaciones de entrega:
66, 80, 106, 131, 132, 138, 139, 140, 141, 142,
143, 145, 149, 151, 152, 154, 155, 156, 157, 162, 163, 169, 170, 176,
177,203.
106.
155, 162, 170.
Repertorio de series documentales: 170.
Seguimiento de la tramitación del expediente y relación de documentos
De información: 66, 81, 100, 107, 142, 161, 168, 169, 171, 176, 177, 184,
que lo componen: 106, 111, 112, 113, 114, 115, 116.
202,203,206.
Bancos de datos: 83, 169, 172, 177.
Catálogos: 66, 171, 172, 177.
Cuadros de clasificación de series documentales:
(Véase
Clasificación
de documentos.
Ficha de contenido de cada expediente:
107.
Guías: 66, 171, 177.
Indices: 66, 78, 83, 92, 169, 172, 177.
Organigramas de estructuras: 171.
Relación de actuaciones:
107.
Relación de ayuntamientos:
107.
Relación de disposiciones legales: 171.
Relación de funciones: 171.
Relación de órganos productores: 171.
Relación de proveedores:
107,203.
Relación de tipos documentales:
87, 94, 171, 195.
Tablas de evaluación de uso de las series documentales:
171.
Investigación: 45, 58, 59, 62, 63, 64, 67, 75, 160, 161, 163, 169, 177, 182, 198,
Investigador.
Jefes
del Servicio: 80, 102, 131, 132, 141, 143, 156.
Leyes: 43,46 ,47,77 , 191,200.
206,207,208,225,227,229,231,233,237.
(Véase
Investigación.
- ey Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Derecho al Honor, a la Intimidad
-
ey Orgánica
3/1983,
de
25
de febrero, de Estatuto de Autonomía de
la
Personal y Familiar y a la Propia Imagen:
200,209.
Comunidad de Madrid: 43, 44, 46, 48,52, 64.
8/20/2019 MANUAL DE ARCHIVO DE OFICINA. A. DUPLÁ.pdf
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3
74
ANA DUPLÁ DEL
MORAL
- ey de Contratos del Estado:
44, 91.
ey 12/1983, de 14 de octubre, del Proceso Autonómico:52,54.
- ey 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comu-
nidad de Madrid:
43,44, 49, 79, 130.
ey
1/1986,
de
10
de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid:
131, 162.
- ey Orgánica
5/1992,
de
29
de octubre, de Regulación del tratamiento auto-
matizado de datos de carácter personal:
200,209.
- ey 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administra-
ciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común:
43, 44, 57, 70,
71, 72, 77, 79, 91, 133, 200,206, 207, 225.
ey
4/1993,
de
21
de abril, de Archivos
y
Patrimonio Documental de
la
Comunidad de Madrid:
57, 58, 59, 60, 63, 66, 81, 88, 89, 130, 131, 135,
136, 137, 142, 159, 161, 169, 172, 200, 206, 210, 235, 236.
ey Orgánica
10/1994,
de
24
de marzo, de reforma del Estatuto de Autonomía
de
la
Comunidad de Madrid:
64.
Lodolini, Elio: 90, 165, 167.
Materias: 43, 44, 45, 48, 51, 52, 53, 54, 78, 82, 83, 84, 86, 91, 92, 93, 121, 208,
209.
Mesa de la Asamblea:
46.
Moliner, María:
79.
Negociados:
48, 79, 80, 81, 99, 129, 132.
Oficina Productora: 67, 188.
Ordenación: 62, 69, 73, 74, 78, 83, 99, 100, 101, 102, 105, 108, 121, 162, 163,
168, 184, 202.
-
lfabética: 100, 101,202.
-
ronológica:73, 100, 101,202.
Numérica: 100, 101,202.
Organismo:
61, 78, 79,
81,
87, 98, 99, 100, 105, 111, 113,
115,
130, 142, 145,
149, 151, 154, 155, 159, 165, 166, 170, 174, 179, 187, 188,202.
utónomos: 49, 53, 64, 79, 81, 94, 99, 113, 121, 149, 165, 166, 187, 188.
Órganos: 43, 44, 46, 47, 48, 49, 51, 52, 53, 59, 69, 70, 71, 72, 78, 79, 80, 81,
82, 83, 84, 85, 87, 89, 90, 99, 100, 102, 106, 113, 117, 119, 121, 123, 125,
126, 127, 128, 129, 130, 131, 138, 141, 145, 149, 150, 151, 154, 155, 156,
157, 159, 160, 165, 166, 167, 170, 176, 179, 187, 188, 189, 190, 191, 195,
208, 209, 210, 215, 220,224,229,233.
Órgano Productor:
78, 80,
81,
83, 84, 87, 88, 89, 90, 91, 96, 97, 98, 105, 109,
111, 113, 115, 128, 139, 142, 145, 146, 147, 149, 150, 151, 154, 155, 163,
164, 170, 171, 188, 209, 213, 215, 217, 219, 220, 221, 223, 224, 227, 229,
231, 233.
Patrimonio Documental:
57, 59, 76, 135, 142, 178, 202, 206, 235, 237.
Plan de Archivos Autonómico:
44,53,63, 65, 67, 142, 161,235.
-
ases del Plan: 64, 65.
- ubsistema de Archivos: 60, 63, 64, 65, 67, 142, 161, 235.
sejo de Gobierno
y
de la Administración autonómica.
(VéasePlan de Archivos Autonómico.
)
Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Con-
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APÉNDICE. ÍNDICES
375
Presidente de la Comunidad:
43, 47, 48,50, 79.
Presidente de la Asamblea:
46.
Préstamo de Documentos:
133, 138, 171, 205, 209, 210, 211, 221, 223, 224, 237.
Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos:
89, 90,
Principio de Respeto al Orden Original:
99, 164, 165.
Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos:
90,99, 164, 165, 166.
Proyectos de Ley:
48.
Reales Decretos:
43, 44, 52,53, 64.
Reglamento de la Asamblea:
43, 46.
Schellenberg, Theodore: 165, 166, 177.
Secciones: 48, 49, 79, 80, 81, 88, 93, 99, 102, 128, 129, 132, 138, 143, 166, 187,
188.
SecretaEía General Técnica:
48, 50, 79, 80, 81, 85, 93, 98, 99, 123, 129, 130,
155, 164, 165,235.
Series Documentales:
44, 61, 66, 78, 84, 87, 88, 89, 93, 96, 98, 100, 101, 105,
106, 107, 108, 111, 113, 115, 129, 135, 136, 145, 149, 151, 154, 155, 159,
162, 163, 164, 170, 171, 172, 173, 175, 176, 178, 179, 181, 183, 184, 185,
187, 188, 189, 190, 191, 195, 197, 198, 199, 200, 201, 202, 203, 204, 234.
Servicio:
59, 62, 64, 66, 67, 75, 125, 137, 138, 142, 153, 161, 162, 163, 169, 173,
205, 206, 207, 237.
- dministración:
59, 62, 63, 75, 161, 169, 205, 206, 209, 210.
iudadanos:
58, 59, 62,63, 75, 161, 162, 169,205, 206, 225.
nvestigación:59, 62, 63, 75, 161, 169, 206, 225.
Servicios:
48, 49, 56, 79,
80,
81, 90, 93, 99, 128, 129, 131, 132, 133, 138, 141,
166, 187, 188.
-
ervicio de Asuntos Generales
y
Documentación:
188, 189, 190, 191, 192,
-
ervicio de Construcción:
83
- ervicio de Contratación:
129, 190, 193.
-
ervicio de Coordinación
de
la Contratación Administrativa:
190, 191,
- ervicio de Empresas
y
Actividades Turísticas: 151,
154.
- ervicio de Explotación y Conservación:
83.
- ervicio de Personal:
104.
-
ervicio de Personal
y
Régimen Interior:
151, 155.
- ervicio de Planificacióny Proyectos: 83.
- ervicio de Promoción del Patrimonio Histórico:
83, 91, 92.
- ervicio Regional de Bibliotecas
y
del Libro:
83, 88, 125, 126, 127, 128.
Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid:
60,63,67, 167,235.
-
ubsistema de Archivos de la Asamblea del Consejo de Gobierno y de la
92, 98, 99, 165, 166.
193, 194, 195.
193, 194.
Administración de la Comunidad de Madrid:
(Véase
Subsistema
de Archivos. )
Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura:
173.
Tipos Documentales:
44, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 78, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90,
91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 100, 105, 109, 111, 113, 115, 139, 145, 150,
151, 154, 155, 160, 161, 162, 163, 166, 167, 176, 179, 189, 190, 191, 195.
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376
ANA DUPLÁ
DEL MORAL
Transferencias de Documentos: 62, 64, 66, 67, 68, 80, 106, 107, 109, 125, 130,
131, 132, 133, 136, 137, 138, 139, 141, 142, 147, 149, 152, 156, 157, 159,
162, 164, 167, 168, 170, 173, 174, 175, 178,205, 234,235,236.
Documentos: 53,54.
- stado: 52.
-
unciones: 44,52.
137, 161, 162, 163, 164, 171, 175, 178, 205, 236.
Traspasos: 43,52, 53, 54, 64, 131, 132, 136, 142.
Tratamiento Archivístico: 60, 61, 62, 64, 66, 67, 75, 77, 78, 94, 102, 103, 135,
Tribunal Constitucional:43, 48,
Unidades Administrativas: 44, 48, 49, 50, 51, 60, 65, 67, 69, 71, 72, 78, 79, 80,
81, 82, 83, 84, 87, 89, 90, 93, 95, 96, 99, 102, 105, 106, 113, 114, 117, 121,
125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 137, 138, 139, 141, 143, 149,
150, 153, 156, 157, 160, 162, 163, 165, 166, 170, 179, 187, 188, 189, 190,
191,203, 205,209, 210,213,215,217,219,221, 223.
Unidades de Archivo: 125, 129,
Unidades Documentales: 70, 71, 72, 84, 86, 87, 91, 95, 100, 103, 105, 106, 109,
111, 113, 114, 115, 125, 128, 135, 139, 150, 152, 153, 170, 189, 195, 197,
203, 215, 220, 221,223,224,233.
Unidades de Instalación: 109, 162, 163, 170, 215, 224.
Unidad Productora: 80, 81, 90, 91, 96, 97, 98, 105, 111, 113, 115, 128, 137, 138,
139, 145, 149, 151, 154, 155, 166, 179, 184, 188, 189, 203, 213, 215, 217,
219, 220, 221, 223, 224, 227, 229, 231, 233.
Validación: 156, 157, 163.
Viceconsejeros:79, 102, 142.
Wailly, Natalis de: 166.
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Ana DUPLÁ
DEL
MORAL irige los
archivos de la Comunidad de
Madrid desde su creación, en
1983. Ha publicado:
Plan Regional para los Archivos
municipales de la Comunidad de
Madrid, Madrid, Consejería de
Cultura, Deportes y Turismo,
1985, así como numerosos artícu-
los en revistas especializadas en
esta materia. Además ha dirigido:
Guía del Archivo Histórico Muni-
cipal de Alcalá de Henares,
Madrid, Consejería de Cultura y
Deportes, 1987, y Madrid en el
Archivo Histórico de Protocolos,
Madrid, Cqnsejería de Cultura,
1990, y ha colaborado en:
Cuadro
de organización de Fondos de
Archivos municipales. Ayunta-
mientos con Secretarías de prime-
ra categoría,
Madrid, Consejería
de Cultura, 1988, 2.a ed.; Cuadro
de organización de Fondos de
Archivos municipales. Ayunta-
mientos con Secretarías de
segunda categoría,
Madrid, Con-
sejería de Cultura y Deportes,
1985; Cuadro de organización de
Fondos de Archivos municipales.
Ayuntamientos con Secretarías de
tercera categoría, Madrid, Conse-
jería de Cultura y Deportes, 1985;
Manual de Tipología Documental
de los municipios,
Madrid, Conse-
jería de Cultura, 1988; Los
Fondos
Documentales de las Administra-
ciones Públicas de competencia
autonómica para la historia de
Madrid,
en <<Fuentes e la Historia
de Madrid,,, Madrid, Real Socie-
dad Económica Matritense de
Amigos del País, 1992; Tipología
Documental Municipal 2,
Excmo.
Ayuntamiento de Arganda del Rey
y Grupo de Archiveros Municipales
de Madrid, 1992, y Tipología
Documental Municipal 3, Excmo.
Ayuntamiento de El Escorial y
Grupo de Archiveros Municipales
de Madrid, 1994.
