Manual definitivo del archivo

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ

Archivo de la Universidad Siempre sirviendo

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ

(MANPA-PUCP)

PARTE I

mayo-junio 2010

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP ……………………………………………………………………

http://blog.pucp.edu.pe/sistemaia

……………………………………………………………………………………… 1Manual de Procedimientos Archivísticos de la PUCP - MANPA PUCP


PALABRAS PREVIAS

El Manual tiene como finalidad ofrecer al personal PUCP

con manejo documental los procedimientos y las

herramientas necesarias para establecer en nuestra casa de

estudios el Sistema Institucional de Archivos. Por ahora, es

tan solo una propuesta de trabajo.

Por eso, con el estudio de esta propuesta en este curso

introductorio se busca cambiar ideas y opiniones para

perfeccionar y poner en práctica el esperado Manual de

Normas y Procedimientos Archivísticos de la Pontificia

Universidad Católica del Perú (MANPA-PUCP). La

participación activa de los concurrentes es muy importante y

conveniente.

San Miguel (Lima), mayo-junio de 2010



I. EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

1. DEFINICIÓN

El Sistema Institucional de Archivos es la integración de todos los archivos de la

Universidad, sea cual fuere su origen, su edad en el ciclo vital y su fin, con el propósito

de uniformar el trabajo archivístico y facilitar el acceso a los documentos.

Está conformado por los archivos de gestión, los archivos periféricos, el Archivo de la

Universidad (llamado también central o general), los archivos permanentes o históricos

como el Archivo Histórico Riva-Agüero y por cualquier otro que se cree o adhiera.

El Sistema es dirigido por el Archivo de la Universidad.

2. OBJETIVOS

o Integrar técnica y funcionalmente todos los archivos de la Universidad, asegurando

la eficaz gestión de los documentos archivísticos.

o Conseguir la uniformidad en el tratamiento de los documentos archivísticos durante

su ciclo vital.

o Aplicar el cuadro de clasificación, el programa de control de documentos y los

instrumentos descriptivos.

o Facilitar el acceso a los documentos de acuerdo con las disposiciones establecidas

para tal efecto.

3. NIVELES DE ARCHIVO

a. Archivos de gestión

¿Cómo están constituidos los archivos de gestión?

Los archivos de gestión, conocidos también como archivos secretariales o de oficina,

están constituidos por los documentos producidos o recibidos por las unidades de la

Universidad para realizar trámites en el ejercicio de sus funciones.



Pertenecen a la primera edad del ciclo vital, y son los más numerosos. Sus

documentos son de constante consulta, tienen vigencia administrativa, jurídica e

informativa y su correcta organización define y estructura el tratamiento archivístico

por seguir.

b. Archivos periféricos

El archivo periférico centraliza físicamente y maneja los documentos de una unidad

académica, administrativa o de apoyo académico-administrativa de la Universidad por

razones prácticas de su ubicación, facilitando su servicio.

Algunas unidades centralizan los documentos académicos en este nivel de archivos.

Son los casos del Archivo Periférico de Estudios Generales Letras y del Archivo

Periférico de la Facultad de Derecho. Aquí se sirven documentos que están en plena

gestión como son los expedientes de los alumnos. Hay unidades administrativas como

Contabilidad y Tesorería que trasladan los documentos pasivos a otros locales por

razones de espacio.

c. Archivo de la Universidad PUCP (llamado también archivo

central o general)

El Archivo de la Universidad, creado el 17 de agosto de 1988, es una unidad de

servicios académicos y administrativos de la Pontificia Universidad Católica del Perú,

que depende del Rectorado y dirige el Sistema Institucional de Archivos.

El Archivo de la Universidad es la unidad que conserva y gestiona el conjunto

organizado de documentos de valor permanente que la Universidad ha producido o

recibido en el cumplimiento de sus fines y funciones. Esta valiosa e irreemplazable

documentación es un subproducto de las actividades académicas y administrativas

que se conserva con miras a una adecuada marcha institucional y al conocimiento de

su historia.



• Competencias y funciones

En el ámbito de su jurisdicción, las funciones del Archivo de la Universidad son:

o Conducir el Sistema Institucional de Archivos (SIA-PUCP) que está integrado por

los archivos de gestión, los archivos periféricos y los archivos permanentes de la

Universidad.

o Contribuir en el diseño, la producción y la gestión de los documentos universitarios.

o Reunir, conservar, organizar, describir, difundir y servir los documentos

universitarios.

o Proponer al Rectorado las bases para el establecimiento de la política archivística

de la Universidad.

o Ofrecer asesoramiento y ejercer supervisión archivística a todas las unidades

académicas, administrativas y de apoyo académico-administrativo cuyos archivos

conforman el Sistema Institucional de Archivos.

o Capacitar al personal de la Universidad en materia archivística y afín.

o Editar y distribuir periódicamente los Cuadernos del Archivo de la Universidad con

el propósito de divulgar los documentos que conserva, así como los trabajos

relativos a la historia institucional y los concernientes al quehacer archivístico.

d. Archivo Histórico Riva-Agüero

o Las demás que se le confieran.

Está constituido por los documentos provenientes de sectores externos que no han

sido producidos o recibidos por la Universidad en atención a sus funciones y

actividades. Son documentos por adopción toda vez que han sido adquiridos por

donación, compra, depósito o cualquier otro sistema. Se rige por su propio reglamento,

pero coordina técnicamente con el Archivo de la Universidad.



II. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ (MANPA-PUCP)

1. DEFINICIÓN

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2. VENTAJAS

3. OBJETIVOS

El Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos de la

Pontificia Universidad Católica del Perú es el vehículo principal

donde se señalan las pautas y los instrumentos necesarios para

constituir el Sistema Institucional de Archivos (SIA-PUCP).

o El Manual uniforma el trabajo archivístico en la PUCP durante el ciclo vital de los

documentos. Su uso es obligatorio en todos los niveles de archivo y sus siglas son

MANPA-PUCP.

o El Manual facilita, asimismo, la contribución del Archivo de la Universidad en el

diseño, la producción y la gestión de los documentos archivísticos universitarios.

o El Manual norma, igualmente, las actividades conducentes a la reunión, la

conservación, la organización, la valoración, la descripción, la difusión, el servicio y

cualquier otra relativa a los documentos archivísticos universitarios.

o Organizar y garantizar el adecuado funcionamiento del Sistema Institucional de

Archivos (SIA).

o Definir y establecer las pautas por seguir en todas las etapas del proceso

archivístico.

o Propender a la conservación de los documentos esenciales y los demás de valor

permanente de la Universidad.

Manual de Procedimientos Archivísticos de la PUCP - MANPA PUCP


4. MARCO NORMATIVO INTERNO

o Estatuto de la Pontificia Universidad Católica del Perú.

o Reglamento del Archivo de la Universidad.

o Cualquier otra norma de la Universidad relativa a la gestión documental en el

ámbito de su jurisdicción.

5. GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el proceso integral que cubre el ciclo vital de los documentos, desde su diseño y

producción hasta el destino final, garantizando la adecuada marcha del Sistema

Institucional de Archivos de la Universidad, la economía de los recursos disponibles, la

eficacia del servicio archivístico y la oportuna toma de decisiones.

• Finalidad

o La organización de los documentos establecida según ciertos criterios

aceptados corporativamente.

o La garantía de que exista un lugar para cada documento y que cada

documento se encuentre en su lugar. o La seguridad en la eficacia y la rentabilidad del acceso a la información sea

cual sea su soporte.

• Principios

o Por una economía de tiempo, la información es rápidamente accesible.

o Por una economía de espacio los documentos pasivos son retirados de la

oficina.

o Por una economía de equipos, el material es utilizado adecuadamente y no

se admite la producción ilimitada o compras inútiles.



La aplicación de estos principios permite una eficacia y una productividad notoria en la administración documental de las unidades.

• Instrumentos de trabajo

La uniformidad en el tratamiento de los documentos se logrará mediante la aplicación

de tres instrumentos de trabajo fundamentales en la gestión integral de los

documentos de archivo. Estos son:

o El Cuadro de clasificación

- Concepto

Es el instrumento que señala los rubros bajo los cuales se clasifican, ordenan, valoran

y describen los documentos.

En conjunto, representa la totalidad del fondo documental de la Universidad

precisando e identificando, a través de un código, las secciones y las subsecciones

existentes con sus respectivas series.

o El programa de control de documentos (II curso):

Es el instrumento de gestión archivística que establece las series documentales que

produce o recibe una entidad, en sus respectivas unidades, como resultado de sus

funciones y actividades, precisando el número de años que deben conservarse y los

períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo de la

Universidad o su eliminación.

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Manual de Procedimientos Archivísticos de la PUCP - MANPA PUCP


o La descripción y recuperación de la información (III curso)

Es el tercer instrumento de gestión documental que consiste en identificar y

representar las características que definen una determinada agrupación documental.

Es un medio o instrumento para el control, el conocimiento y la ubicación de los

documentos de archivo.

En esta primera parte del Manual se abordará todo lo concerniente al Cuadro

de clasificación funcional que se ha elaborado por ser el punto de partida para el manejo documental y porque será la guía para la organización documental.

6. ORGANIZACIÓN

La organización es el proceso mediante el cual los documentos producidos o recibidos

se identifican, se clasifican, se ordenan en el lugar que les corresponde y se describen

con el objeto de usarlos y servirlos oportunamente.

Todo proceso de informatización o digitalización supone la previa organización de los documentos.

• Agrupaciones documentales

En el proceso de la organización trabajaremos con las siguientes agrupaciones

documentales: - Fondo

Es el conjunto de documentos generados o recibidos por la Pontificia Universidad

Católica del Perú en el desarrollo o ejercicio de sus funciones o actividades.



- Sección

Es una de las partes en que está dividido el fondo documental y expresado en el

cuadro de clasificación. Ejemplos: Sección Directiva, Sección Académica, Sección

Administrativa.

- Serie

Es el conjunto de documentos que por tener el mismo tipo documental o asunto

constituye una unidad. Ejemplos: actas de sesiones del Consejo de Facultad,

discursos del rector, convenios, actas de notas, comprobantes de pago, presupuestos,

etc.

- Pieza

Puede ser:

o Compuesta o expediente: Es la agrupación documental menor creada para

reunir en ella todos los documentos simples que se relacionan con una

determinada gestión o trámite. Ejemplo: Expedientes de graduados y titulados.

o Simple: Es la unidad documental menor e indivisible que define un tipo

documental permitiendo identificar una serie. Ejemplo: un memorandum, un

recibo por honorarios profesionales, una solicitud de servicio.

• Procesos

La organización empieza en los archivos de gestión y comprende los siguientes

procesos:

a. Identificación de documentos

Es una operación intelectual previa a la clasificación que consiste en conocer todo lo

concerniente a la unidad productora o a la oficina (archivo de gestión) donde se

trabaja. Abarca su normativa, sus competencias, atribuciones o potestades, sus



funciones y actividades con la finalidad de poder identificar con precisión los tipos

documentales que recibe y genera y por lo tanto determinar las series documentales

que les son propias.

Por ejemplo, si trabajamos en la Oficina de Relaciones Laborales, la identificación nos

obliga a conocer en primer lugar, cuáles son sus atribuciones, funciones, actividades y

tareas que realiza y con este conocimiento podemos precisar los documentos que

produce y recibe y por lo tanto nos servirá para especificar que las series de esta

unidad son los legajos de personal, las planillas de haberes, los convenios de

prácticas pre-profesionales, los cursos de capacitación, etc.

La unidad productora, las funciones y los tipos documentales determinan la serie documental

b. Clasificación de los documentos

- La clasificación es una operación intelectual que consiste en separar los

documentos por grupos o series que tengan similares características. Ella nos

permitirá decidir si una carta debe ir en el conjunto documental llamado

correspondencia o en el expediente de un alumno, si las copias de las

resoluciones del Consejo Universitario deben agruparse en la subserie

Resoluciones del Consejo Universitario o en los documentos de apoyo a la gestión.

También nos ayudará a decidir que una solicitud de compra debe estar en la serie

Expedientes electrónicos de órdenes de compra, el certificado de incapacidad

temporal de un trabajador en su legajo de personal y la planilla de pagos del mes

de octubre en la serie Planillas.

- Para desarrollar esta actividad hay que aplicar el principio de procedencia con la

finalidad de asegurar que los documentos generados o recibidos por una sección u

oficina no se mezclen con los de otra sección u oficina. Por ejemplo los

documentos de la oficina de Contabilidad no deben mezclarse con los documentos

del Departamento Académico de Economía.



- También debemos saber diferenciar entre series y documentos de apoyo a la

gestión. Los primeros son conjuntos de documentos concatenados que por tener

el mismo tipo documental o el mismo asunto constituyen una unidad. Ejemplos:

actas de sesiones del Consejo de Facultad, discursos del rector, convenios, actas

de notas, comprobantes de pago, presupuestos, etc.

- En cambio, los documentos de apoyo a la gestión o a la información son aquellos

que ayudan circunstancialmente a conseguir la información pertinente para la

realización de un trámite o una actividad. Su conservación siempre es temporal.

Generalmente son copias, circulares, boletines, catálogos, etc.

o Características de la clasificación

- La clasificación debe ser sencilla para que pueda ser utilizada por todos sin

necesidad de que se sea un entendido en técnicas archivísticas.

- Flexible para que se pueda variar cuando sea necesario recogiendo los cambios

que toda institución en funcionamiento sufre a lo largo de toda su vida

- Eficaz para garantizar la recuperación correcta del documento o de la información

en él contenida.

o Ventajas de la clasificación

Las ventajas de la clasificación son las siguientes:

- Acelerar la recuperación de la información y, por lo tanto, el trámite administrativo

de la institución.

- Ahorrar espacio en el almacenamiento físico.

- Organizar los documentos con unos criterios uniformes, aspecto fundamental para

el personal que trabaja en las oficinas.



Debemos recordar que nunca se debe considerar como series las siguientes denominaciones:

• Documentos enviados

• Documentos recibidos

• Los nombres de las unidades orgánicas. Ejemplo: serie de la Oficina de Logística

• Los nombres propios. Ejemplo: Pisersa. Lo correcto es: Empresas proveedoras de servicios. Entre ellas figurará Pisersa para el servicio de limpieza.

• La forma de transmisión: Los faxes no son series

• Otros

• Varios

• Miscelánea

o Explicación del Cuadro de clasificación

- Uso

El cuadro de clasificación es de uso indispensable en el proceso archivístico integral.

Cada unidad adapta el cuadro de clasificación general a sus necesidades de

organización.

- Propiedades

El cuadro de clasificación presenta las siguientes propiedades: Es flexible porque se enriquece con la experiencia.

Es adaptable porque se adecua a la realidad de cada unidad.

Funge de instrumento primario de información puesto que permite conocer los

documentos de cada oficina.

Refleja el funcionamiento de la Universidad en general y de sus unidades en

especial.



El Archivo de la Universidad supervisa la aplicación y la actualización del Cuadro de clasificación.

- Estructura

La razón de ser de la PUCP, como toda universidad, puede ser resumida a través de

sus tres funciones fundamentales: la formación profesional, la investigación y la

proyección hacia la sociedad (responsabilidad social) con otra que va unida a ellas: el

gobierno institucional. Todas sus actividades y, por ende, los documentos que genera

y recibe giran en torno a las citadas funciones, y por ese motivo, el cuadro de

clasificación que se presenta es funcional y comprende las siguientes secciones:

A. Gestión directiva

¿Qué comprende esta sección?

Esta sección aglutina a todos los documentos que reflejan las funciones que tienen

que ver con el gobierno de la Universidad en general (Alta Dirección: Rectorado,

Vicerrectorados, Secretaría General, Direcciones Académicas, etc.), y de unidades

académicas y administrativas en particular (decanos, jefes de departamento,

directores de centros, de institutos, de direcciones y de jefaturas administrativas).

B. Gestión académica

¿Qué documentos concentra esta sección?

Esta sección concentra las series documentales que representan las funciones

desempeñadas por todas las unidades que se encargan directamente de la formación

profesional en todos sus matices (departamentos, facultades, centros e institutos) y

por todas las oficinas o dependencias que apoyan estas funciones. Presenta tres

subsecciones: B.1 Subgestión de la docencia (documentos de los profesores), B.2

Subgestión del alumnado (documentos de los alumnos) y B.3 Subgestión académico

administrativa. (Oficina Central de Registro, DIRINFO, DIA, etc.)



C. Gestión administrativa

¿Qué documentos incluye esta sección?

Esta última sección incluye los conjuntos documentales que reflejan las actividades

administrativas y económicas que se ejercen apoyando a las funciones principales de

la Universidad (Dirección de Administración, Dirección de Asuntos Económicos,

Dirección de Finanzas, etc.)

Las series son el elemento clave para la clasificación. Las series identificadas con los

respectivos códigos de cada sección figuran en el cuadro de clasificación.

El código está formado por una letra en mayúscula que señala la sección, a la que

sigue un número correlativo que indica la serie a la que pertenece la documentación.

Puede desagregarse en subseries con la numeración final.

Ejemplo: A6.5 A = Sección: Directiva 6 = Serie: Planes y Programas 5 = Subserie: Programas de Capacitación

o Adaptación y aplicación del Cuadro de clasificación

La primera fase de la organización es identificar y clasificar los documentos para

agruparlos en la serie a la que pertenecen de acuerdo con el cuadro de clasificación

funcional.

El cuadro de clasificación de cada unidad debe reflejar tan sólo la parte (series) que

les corresponde.

Presentamos a continuación como modelo el siguiente cuadro de clasificación

aplicable a las unidades que dentro de la función académica desempeñan la

subgestión del alumnado:



MODELO DE ADAPTACIÓN Y DE APLICACIÓN DEL CUADRO DE

CLASIFICACIÓN GENERAL PARA LAS FACULTADES

A1 Actas de sesiones

A1.5 Consejo de Facultad

A.2 Resoluciones

A.2.1 Resoluciones del Consejo de Facultad

A.2.2 Resoluciones del Decano

A5 Normas

A5.1 Estatutos y cartas orgánicas

A5.2 Reglamentos

A6 Planes y programas A6.1 Planes estratégicos

A9 Memorias

A10 Correspondencia

A10.1 Externa

A10.2 Interna

A10.3 Correlativo

A.12 Documentos de apoyo a la gestión - Copias de resoluciones del Consejo Universitario

- Copias de resoluciones del Rectorado

- Copias o transcripciones de actas de sesiones de la Asamblea Universitaria

- Circulares

- Informativos

B18 Prematrícula



B19 Matrículas B20 Reincorporaciones B21 Convalidaciones B22 Reconocimientos de cursos B23 Traslados externos B24 Transferencias internas B25 Actas de notas finales

- Modificaciones de actas finales

- Rectificaciones de actas finales

- Inclusión de actas finales

B26 Expedientes de alumnos regulares

- Expedientes de alumnos descontinuados o no matriculados

- Expedientes de alumnos eliminados

- Expedientes de alumnos fallecidos

- Expedientes de egresados

B27 Expedientes de graduados y titulados

B29 Sumillas de cursos

B30 Planes de estudios

B31 Sílabos

B32 Calendario académico B39 Registros correlativos de grados y títulos B40 Registros de diplomas

- Registros de duplicados de diplomas

B43 Cargos del reglamento y guías del estudiante B44 Convenios para prácticas profesionales dentro y fuera de la PUCP

C2 Gestión de Operaciones: (Compras y servicios)

C2.1 Requisiciones

- de stock

- de compras

C2.2 Expedientes electrónicos de órdenes de compra

C2.3 Expedientes electrónicos de órdenes de servicios

- Vehículos



C2.4 Expedientes electrónicos de órdenes de suministro:

- Material y equipo de oficina

- Material y equipo informático

- Material y equipo audiovisual

C7 Gestión presupuestal: C7.1 Expedientes de presupuestos

- Aprobaciones

- Modificaciones

- Ejecuciones

- Ampliaciones

- Cierres

C8.8 Liquidaciones

- de caja chica

- de entregas a rendir cuentas

Ver en el capítulo III el Cuadro de clasificación funcional completo

c. Ordenamiento (u ordenación)

- Es la fase de la organización documental que se realiza inmediatamente después

de la clasificación y consiste en unir todos los documentos de una serie de acuerdo

con ciertos criterios como el cronológico, el numérico, el alfabético o el

alfanumérico.

- No todas las series se pueden ordenar de la misma forma. Para decidir el criterio

de ordenamiento de los documentos se debe tener en cuenta la naturaleza y la

finalidad de los mismos.

- La ordenación es una tarea mecánica que permite decidir que las cartas de la serie

correspondencia se pongan una tras otra de acuerdo con la fecha (criterio

cronológico); que todos los documentos que conforman la serie órdenes de compra

se acopien numéricamente; que los legajos de personal estén reunidos

alfabéticamente; que los expedientes de los alumnos matriculados sean por código

(aunque lo recomendable es ordenarlos alfabéticamente); y que las planillas de

haberes se separen por años y dentro de cada año por meses.



- La ordenación de un expediente que expresa un procedimiento debe reflejar la

secuencia en que se realiza el trámite que lo origina. Sólo así se respeta el

principio de orden original. Por ejemplo, en un expediente de un proceso

disciplinario, los documentos deben seguir el siguiente orden: denuncia, apertura

de la investigación, documentos probatorios, descargos, dispositivos, etc.

d. Descripción

Es una tarea imprescindible que le sigue al ordenamiento. En los archivos de gestión,

consiste fundamentalmente en la elaboración de bases de datos para llevar el control

de los documentos que todos los días llegan y salen de las oficinas.

o Control de documentos a través del registro

En todo nivel de archivo y especialmente en los de gestión es indispensable llevar el

control de la entrada y la salida de documentos. Este se realiza a través del Registro

de entrada y salida de documentos que muy bien se puede elaborar en una misma

base de datos. El modelo propuesto por el Archivo de la Universidad es el siguiente:

Modelo para el registro de entrada y salida de documentos



Gestión archivística de entrada de documentos:

1. Llega el documento y se recibe.

2. Se identifica y se registra llenando los siguientes campos:

a. Número de orden de entrada: Se pone el número correlativo de los

documentos según el orden de llegada.

b. Fecha: Se indica la fecha completa de la entrada o llegada del documento (día,

mes, año).

c. Señalar la hora.

d. Indicar el nombre de la persona que recibe el documento

e. Tipo documental: Precisar qué documento o pieza documental es el que se

recibe: carta, solicitud, convenio, resolución, etc.

f. Código: Se señala el código de la serie a la que pertenece de acuerdo con el

cuadro de clasificación. Es un primer acto de identificación del documento.

g. Contenido: describir con precisión de qué trata el documento.

h. Remitente: indicar qué oficina envía el documento

i. Cantidad: especificar el número de páginas.

j. Nota: Se consigna cualquier otra información que amerite ser señalada

3. Se tramita.



4. Se le coloca ordenadamente en la unidad de instalación que se le ha asignado

(carpeta, caja, etc.).

5. Una vez concluido el trámite se evalúa su permanencia en la oficina, según su

posible uso y de acuerdo con la tabla de retención de documentos. Luego, previa

depuración y limpieza, se transfiere al siguiente nivel de archivo que le

corresponda.

6. La transferencia se hace con un registro detallado considerando el modelo

aprobado por el Archivo de la Universidad.

Los pasos 5 y 6 se especificarán más en la II Parte del Curso cuando se presente el programa de control de documentos.

Gestión archivística de salida de documentos:

7. Sale el documento y se registra el envío.

8. Se identifica y se registra llenando los siguientes campos:

a. Número de orden de salida: Se pone el número correlativo de los documentos

según el orden de salida.

b. Fecha: Se indica la fecha completa de la salida del documento (día, mes, año)



c. Señalar la hora de salida

d. Indicar el nombre de la persona que envía el documento

e. Tipo documental: Precisar qué documento o pieza documental es el que se

envía: carta, solicitud, convenio, resolución, expediente, etc.

f. Código según el cuadro de clasificación. También es un acto de identificación

del documento.

g. Contenido: Describir con precisión de qué trata el documento.

h. Destinatario: Indicar a quién va dirigido el documento o a qué unidad se está

remitiendo.

i. Nota: Se consigna cualquier otra información que merezca ser señalada

9. Se tramita.

e. Instalación y signatura

- La organización de los documentos culmina con su ubicación en las unidades de

instalación o archivamiento, previamente escogidas para garantizar la integridad de

los mismos.

- A esta operación se denomina instalación, la que consiste en colocar los

documentos en las carpetas, cajas, bolsas colgantes u otros contenedores

acondicionados para tal fin.

- En los archivos de gestión es corriente el uso de los archivadores de palanca,

pero, pese a su practicidad, no son recomendables porque al perforar los

documentos éstos se deterioran y con el tiempo se destruyen.

- Lo más práctico y usual en la actualidad es emplear carpetas y cajas de archivo.

- Toda unidad de instalación debe tener su signatura que es su dirección en el

archivo permitiendo su pronta o exacta localización. Esta signatura puede ser un

número. Por ejemplo: N° 65 – Personal PUCP No Docente M-Z. (N° 65 indica el

número de la caja de archivo; lo demás expresa el contenido de la caja)

f. Conservación La conservación de los documentos tiene dos etapas importantes: la preservación y la

restauración.



La preservación, llamada también conservación preventiva, busca establecer las

pautas para que los documentos se mantengan adecuadamente y sin deterioro

alguno. Por eso hay que saber cómo guardar los documentos de tal modo que resistan

el tiempo y la manipulación. De ahí la conveniencia de tenerlos limpios y ventilados;

además es preciso no usar elementos que lo deterioren como, por ejemplo, los clips

metálicos, la perforación irracional, la cinta adhesiva en documentos trascendentes y

otros.

Por su lado, la restauración trata de restituir a su estado original aquellos valiosos

documentos, generalmente de carácter permanente, que por alguna razón se han

malogrado.

En no pocas ocasiones se usa el fotocopiado, el microfilm y la digitalización para

conservar los documentos permanentes, pues la constante manipulación los puede

deteriorar. Sin embargo, hay que tener siempre presente que el original es insustituible

e irreemplazable.

g. Acceso y servicio

El acceso a los documentos y a su información está normado por las disposiciones de

la Universidad, teniendo en cuenta su calidad informativa o probatoria (confidenciales,

personales, públicos). En principio, los documentos se conservan, organizan y

administran para servir tanto a la propia PUCP y a sus miembros como a cualquier

otro usuario que lo requiera legítimamente. Pero hay restricciones en el acceso por

razones concretas que deben respetarse, como son, por ejemplo, la privacidad de las

personas o los asuntos delicados de la institución.

La discreción es una cualidad inherente al manejo de los documentos. Guardarla no

solo es una obligación, sino un derecho de la persona responsable en el cumplimiento

de sus funciones.

Pero el acceso es una consecuencia de la acertada organización de los archivos. Si no

se sabe dónde está lo que hay en un archivo no se puede ofrecer el servicio requerido

de modo eficaz y oportuno.



El servicio se puede brindar a través de diferentes medios, como la respuesta

personal, el teléfono, la fotocopia, el escáner, el correo electrónico y cualquier otro

pertinente.

La organización en los archivos periféricos es similar a la de los archivos de gestión considerando su ubicación física (distancia), dentro o fuera del campus, la que le da cierto aislamiento dentro del trabajo archivístico de la Universidad.

• Conclusiones

Las actividades archivísticas que se deben realizar en todos los archivos de gestión y

periféricos son las siguientes:

• Identificar a la unidad productora

• Clasificar los tipos documentales para formar las series que los agrupan.

• Adaptar y aplicar el cuadro de clasificación documental de la Universidad.

• Diferenciar los documentos archivísticos de los de simple apoyo a la gestión.

• Ordenar las series según corresponda

• Registrar la entrada y la salida de los documentos (transferencias, préstamos,

etc.).

• Reunir los documentos en las unidades de instalación apropiadas

• Aplicar las medidas preventivas para asegurar la acertada conservación de los

documentos.

• Facilitar la gestión eficiente y la toma de decisiones de la unidad titular de los

documentos. (Acceso y servicio)

• Coordinar permanentemente con el Archivo de la Universidad

- ARCHIVO HISTÓRICO RIVA-AGÜERO

Está conformado originalmente por los documentos del benefactor de la Universidad,

doctor José de la Riva Agüero y por varias otras colecciones que han sido adquiridas

por donación, por compra y por custodia. Actualmente es el archivo privado peruano

con mayor riqueza documental que da servicio al público. Funciona en el Instituto

Riva-Agüero. Ver página web: http://www.pucp.edu.pe/ira/?archivo_col.htm


http://www.pucp.edu.pe/ira/?archivo_col.htm


III. CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL PUCP

A. GESTIÓN DIRECTIVA (Sección) A1 Actas de sesiones (Serie)

A1.1 Asamblea Universitaria (Subserie)

A1.2 Asamblea Estatutaria

A1.3 Consejo Universitario

A1.4 Comité Electoral

A1.5 Consejo de Facultad

A1.6 Junta de Profesores

- Ordinaria

- Extraordinaria

A1.7 Comisiones

- Comisión Permanente de Asuntos Académicos

- Comisión permanente de matrícula

- Comisiones académicas

- Comisión de Becas y Pensiones

- Comisiones de pensiones y clasificación

- Comisiones de préstamo

- Comisión Central de Presupuestos

A1.8 Comité Asesor

- Comité Asesor ampliado

- Comité Editorial

A1.9 Consejo Ejecutivo (IRA)

A1.10 De Directorio (INNOVA)

A1.11 Del Pleno (PROSODE)

A1.12 De Reuniones

A2 Resoluciones

A2.1 Consejo Universitario

A2.2 Del Rector o Rectorales

A2.3 Del Decano (Facultades)

A2.4 Del Consejo de Facultad



A3 Convenios

A3.1 Cartas de intención

A3.2 Acuerdos

A3.3 Donaciones

A3.4 Addendas

A4 Contratos

Contratos a plazo fijo

Contratos con colegios

Contratos de uso de imagen

Contratos de personal

Expedientes de contrato

A5 Normas

A5.1 Estatutos y cartas orgánicas

A5.2 Reglamentos

A5.3 Manuales

A5.4 Directivas y otras disposiciones

A5.5 Procedimientos

A5.6 Instrucciones de trabajo

A6 Planes y programas A6.1 Planes estratégicos

A6.2 Planes de calidad

A6.3 Planes operativos

A6.4 Planes de campañas

A6.5 Programas de desarrollo

A6.6 Programas de capacitación

A7 Proyectos en general A7.1 Proyectos de investigación

- Líneas sectoriales de investigación

- Convocatorias y concursos de investigación

- Programas de apoyo a la iniciación en la investigación Pre Grado

- Programas de apoyo a la investigación para estudiantes de Post Grado



A7.2 Proyectos de desarrollo

A7.3 Proyectos de inversión

A7.4 Proyectos específicos

A7.5 Asesorías en proyectos

A7.6 Proyectos de apoyo social

Apoyo PNUD (IDEH)

A8 Discursos

A9 Memorias

A10 Correspondencia

A10.1 Externa

A10.2 Interna

A10.3 Correlativo

A11 Informes técnicos A12 Registros de entrada y salida de documentos A13 Documentos de Apoyo a la Gestión

B. GESTIÓN ACADÉMICA (Sección)

B1 Subgestión de la Docencia (Subsección) B1.1.1 Actas de los concursos de docentes (Serie)

B1.1.2 Actas de ingreso a docencia ordinaria

B1.1.3 Actas de promoción docente

B1.1.4 Actas de Confirmación y ratificación de docentes

B1.1.5 Actas de concurso de becas Santander

B1.1.6 Actas de semestres y años de investigación

B1.1.7 Actas de concursos de cátedras de profesores visitantes

B1.2 Legajos de profesores (incluye licencias, liquidaciones de sueldo, justificaciones,

ayudas económicas,)

B1.2.1 Ordinarios (Principales, asociados, auxiliares, eméritos)

B1.2.2 Honorarios

B1.2.3 Doctores honoris causa

B1.2.4 Visitantes



B1.2.5 Investigadores asociados

Pasantías

B1.3 Contratos y adendas de docentes

B1.4.1Tiempo completo TC

B1.4.2 Tiempo parcial convencional TPC

B1.4.3 Tiempo parcial por asignatura TPA

B1.4.4 Jefes de práctica o Instructores

Convocatorias

Relación de nuevos ayudantes

Informes autoevaluados

B1.5 Ceremonias académicas

B1.5.1 Bienvenida a los nuevos docentes en el inicio de cada semestre

B1.5.2 Entrega de medallas para profesores que entran a la ordinarización

B1.5.3 Distinciones

B1.6 Provisiones de docentes

B1.7 Planes de trabajo

B1.8 Cargas lectivas

B1.9 Expedientes de ayudas económicas

B1.10 Encuestas

Registros de encuestas

B1.11 Constancias

B1.12 Cursos, seminarios, talleres, actividades en general

B1.13 Afiliaciones académicas

B1.14 Programas de intercambio de profesores, alumnos y personal administrativo

B1.14.1 Nacionales

B1.14.2 Internacionales

B2 Subgestión del alumnado B2.1 Prospectos

B2.2 Actas de ingreso

B2.3 Pre matrículas

B2.4 Matrículas

Guías de matrículas

B2.5 Reincorporaciones

B2.6 Convalidaciones

B2.7 Reconocimientos de cursos



B2.8 Traslados externos

B2.9 Transferencias internas

B2.10 Actas de notas finales

B2.10.1 Modificaciones de actas finales

B2.10.2 Rectificaciones de actas finales

B2.10.3 Inclusión de actas finales

B2.11 Expedientes de alumnos regulares

B2.11.1 Expedientes de alumnos condicionados

B2.11.2 Expedientes de alumnos descontinuados o no matriculados

B2.11.3 Expedientes de alumnos eliminados

B2.11.4 Expedientes de alumnos fallecidos

B2.11.5 Expedientes de alumnos matriculados sólo en algunos cursos, seminarios,

talleres en general B2.11.6 Expedientes de egresados

B2.11.7 Expedientes de alumnos con procesos disciplinarios

B2.12 Expedientes de graduados y titulados

B3 Subgestión académico-administrativa B3.1 Procesos de admisión y selección

Masivos

No masivos

Por especialidad (Psicología)

Actividades con escolares

En colegios

En campus PUCP

B3.2 Sumillas de cursos

B3.3 Planes de estudios

B3.4 Sílabos

B3.5 Calendario académico

Calendario de actividades

B3.6 Expedientes de becas

- Declaraciones juradas

- Becas por convenios (Fe y Alegría)

- Colegios

B3.7 Pensiones

B3.8 Seguros estudiantiles



B3.9 Mínimos

B3.10 Tarjetas de docentes

- Trámites

- Primera emisión

- Renovación

- Duplicados

B3.11 Expedientes de revalidación de grados y títulos

B3.12 Registros correlativos de grados y títulos

B3.13 Registros de diplomas

- Registros de duplicados de diplomas

B3.14 Registros de diplomas y certificados de los ciclos especiales de

perfeccionamiento

B3.15 Expedientes sobre falsificaciones de diplomas

B3.16 Cargos del reglamento y guías del estudiante

B3.17 Convenios para prácticas profesionales dentro y fuera de la PUCP

B3.18 Bolsa de trabajo

- Sistemas de información

B3.19 Representaciones estudiantiles

- Informes de renovación

B3.20 Visitas y viajes

B3.21 Actividades culturales

B3.21.1 Conciertos musicales

Presentaciones artísticas (Música y danza)

Padrón del CEMDUC

Partituras

Documentos audiovisuales

B3.21.2 Congresos

B3.21.3 Conferencias

B3.21.4 Exposiciones

B3.21.5 Obras de teatro

B3.21.6 Festivales de cine

B3.21.7 Talleres

B3.21.8 Seminarios

Cursos de extensión

Cursos para extranjeros

Cursos de capacitación



Coloquios de estudiantes

B3.21.9 Eventos deportivos

B3.22 Expedientes de elaboración de aplicaciones de herramientas TIC

C. GESTIÓN ADMINISTRATIVA C1 Evaluaciones

C1.1 Desempeño de procesos

C1.2 Desempeño de personal

C1.3 Desempeño de proveedores

C2 Gestión de Operaciones: (Compras y servicios)

C2.1 Requisiciones

- de stock

- de compras

C2.2 Expedientes electrónicos de órdenes de compra

C2.3 Expedientes electrónicos de órdenes de servicios

- Vehículos

C2.4 Expedientes electrónicos de órdenes de suministro:

- Material y equipo de oficina

- Material y equipo informático

- Material y equipo audiovisual

- Préstamos de equipos de uso externo

- Reparación y mantenimiento de equipos

- Certificados de garantía

- Calibraciones

C2.5 Servicios de cafetería

- Atenciones oficiales

- Alimentos para el personal

C2.6 Servicios a terceros

Servicios del polideportivo

C3 Gestión de personal (Relaciones Laborales) C3.1 Legajos de personal administrativo, nombrados y contratados (ordenados

alfabéticamente)

- Activos



- Inactivos

C3.2 Convenios de prácticas preprofesionales

C3.3 Planillas de haberes

- Activos

- Directivos

- Empleados

- Personal operativo

- Pensionistas

C3.4 Boletas de pago

Comunicados a docentes y jefes de práctica

C3.5 Expedientes de procesos administrativos

C3.6 Pliegos de reclamos

C3.7 Control de asistencia horario (electrónicamente)

C3.8 Servicios de bienestar social al personal

C3.9 Capacitaciones

- Internas

- Externas

C3.10 Formularios de Reincorporación

C4 Gestión de obras y mantenimiento (Infraestructura) C4.1 Expedientes de obras mayores

C4.2 Expedientes de obras menores

C4.3 Expedientes de obras remodelaciones

C4.4 Mantenimiento de equipos de infraestructura

- Aire acondicionado

- Campanas extractoras

- Pintura interiores

- Pintura exteriores

- Electrobombas

- Subestaciones

- Ascensores

- Grupos electrógenos.

- Adjudicación directa

C4.5 Mantenimiento eléctrico y sanitario

- Luz

- Agua



- Albañilería

- Señalizaciones

C4.6 Servicios públicos

- Coordinación de trámites

C5 Gestión de Intendencia C5.1 Expedientes de proveedores

C5.2 Expedientes de hallazgos y suplantaciones

C5.3 Expedientes de apoyo a eventos

C5.4 Expedientes sobre limpieza

C5.5 Expedientes sobre jardines

C5.6 Registros

- de incidencias

- de emergencias

- de reclamos

- de visitas

C5.7 Reportes de seguridad sobre

- Sustracciones

- Objetos a donación

- Emergencia

- Pérdidas

C5.8 Programas de las visitas

C5.9 Planes anuales de fumigaciones

C5.10 Listas de control

C5.11 Pago a policías C6 Gestión económica y financiera C6.1 Catálogos de partidas presupuestales con sus respectivas cuentas

C6.2 Expedientes de inmuebles (ordenados alfabéticamente)

- Inmuebles antiguos en el centro de Lima

- Establecimientos del Centro Comercial Plaza San Miguel

- Local Esquilache

- Fincas/ predios otros lugares

- Expedientes de nuevas construcciones

- Expedientes de remodelaciones



C6.3 Contratos de alquiler

- Contratos de alquiler tiendas grandes

- Contratos de alquiler tiendas medianas

- Contratos de alquiler tiendas pequeñas

- Balances de arriendos

C6.4 Ventas y cancelaciones de lotes del Fundo Pando

- Garantías

- Cartas fianza

C6.5 Arbitrios

- Estados de cuenta de arbitrios

- Autoavalúos

- Predios urbanos (municipalidades) C6.6 Expedientes de derechos académicos

C6.7 Expedientes de ayudas económicas sociales

C6.8 Programas especiales para el personal de la Universidad

C6.9 Análisis de datos

C6.10 Diagramas de trazabilidad

C6.11 Informes económicos mensuales

- Informes tributarios

- Informes de auditoría

- Informes de consultorías

C7 Gestión presupuestal C7.1 Expedientes de presupuestos

- Aprobaciones

- Modificaciones

- Ejecuciones

- Ampliaciones

- Cierres

- Regulaciones

- Evaluaciones

- Análisis

- Auditorías

- Dificultades



C8 Gestión Contable C8.1 Libros y registros contables

- Libro Mayor

- Libro Diario

C8.2 Libros Balance de comprobación o Balance General

- de Operaciones de Activos fijos

- de Retenciones

- de Compras

- de ventas

C8.3 Estados financieros

- Flujos de caja

- Flujos de efectivos

- Estados de ganancias y pérdidas

C8.4 Expedientes de importaciones

C8.5 Órdenes de pago:

- Asientos contables

- TIN trámites internos

- TEX trámites externos

- ERC Entregas a rendir cuentas

- CCH Caja Chica

C8.6 Transferencias contables internas

C8.7 Tributos contables

- Impuestos por ventas

- Impuestos por compras

- Impuestos SUNAT

C8.8 Liquidaciones

- De Caja Chica

- De entregas a rendir cuentas

- De fondos revolventes

C8.9 Anexos contables o Análisis de cuentas

- Cuentas corrientes

- Cuentas por cobrar

- Cuentas por pagar

C8.10 Comprobantes de pago

- Facturas

o Cursos



o Conversatorios

o Conferencias

- Boletas

o Cursos

- Recibos por honorarios

o Servicios corrector de estilo

- Notas de crédito

- Notas de débito

C8.11 Comprobantes de retenciones

C8.12 Activos fijos

- Inventario de activos fijos

- Relaciones de bienes para baja

- Sustento de remuneraciones

C9 Gestión de tesorería C9.1 Libros y registros contables

C9.1.1 Libro Caja

C9.1.2 Libro Comprobantes de caja

C9.1.3 Libros Bancos

C9.2 Órdenes de pago

C9.2.1 MN (Moneda Nacional)

C9.3 Comprobantes de pago

C9.3.1 Notas de ingreso

C9.3.2 Comprobantes de caja

C9.4 Arqueos

C9.4.1 Arqueos mensuales de documentos por pagar

C9.4.2 Arqueos de caja

C9.4.3 Arqueos de letras

C9.4.4 Arqueos bancarios

C9.5 Conciliaciones bancarias

C9.5.1 Unidades externas

C9.5.2 Tarjetas de crédito y de débito

C9.5.3 Saldos por cobranza

C9.6 Débitos automáticos

C9.7 Expedientes de reportes

C9.7.1.Moneda nacional



C9.7.2 Moneda extranjera

C9.8 Informes de tarjetas de crédito

C9.9 Extractos bancarios

C9.10 Estados de cuenta

C9.11 Cartas

- Cartas Bancos (nuevos soles, dólares)

- Cartas fianzas

- Cartas servicios públicos

- Cartas de reclamo

- Cartas de pago

C9.12 Detracciones masivas

C9.13 Cancelaciones de servicios públicos

C10 Gestión de crédito educativo C10.1 Normativas internas de financiamiento a través de terceros (Entidades externas)

C10.2 Préstamos universitarios Dintilhac

C10.3 Cronogramas de pago

C10.4 Cronogramas de devolución

C10.5 Calendario de actividades para financiamiento estudiantil

C10.6 Sistema de becas

- Becas a la excelencia

- Becas solidarias

- becas y licencias para el personal docente

C10.7 Préstamos de educación

C10.8 Files del IPFE

C10.9 Files de alumnos con préstamos

C10.10 Estados de cuenta para prestatarios

C10.11 Reformulaciones de deudas

C10.12 Recuperaciones de deudas

C10.13 Formularios de tarjeta VISA

C10.14 Cartas de cancelación de préstamos

C10.15 Financiamientos por derechos académicos ordinarios y extraordinarios

C10.16 Letras de cambio

C10.17 Consolidado de letras

C10.18 Reportes

C10.19 Resúmenes



C10.20 Registros

C10.21 Proveedores externos

C10.22 Evaluaciones de servicio

El Cuadro de clasificación, adecuado a la unidad respectiva, es el primer

instrumento de trabajo que todo archivo de gestión debe elaborar en

coordinación con el Archivo de la Universidad.



IV. TERMINOLOGÍA

Archivador de palanca

Es una unidad de archivamiento a modo de carpeta con ganchos de metal que reúne

los documentos previamente perforados. No es recomendable su empleo por razones

de adecuada conservación de los documentos. Su uso es frecuente en la PUCP por

los archivos de gestión. Véase unidades de instalación.

Archivo

La palabra “archivo” en castellano tiene varias acepciones, todas vinculadas entre sí:

1) local o espacio donde se conservan los documentos. 2) Conjunto organizado de

documentos producidos o recibidos por la PUCP por cada una de sus unidades u

oficinas en el cumplimiento de sus fines y funciones. 3) Unidad u oficina encargada de

la Administración de los documentos. 4) Archivo Histórico Riva-Agüero con

colecciones documentales adquiridas por la PUCP, pero sin vínculo directo con ella.

Archivo universitario

Es la unidad que conserva y gestiona el conjunto organizado de documentos de valor

permanente que la Universidad ha producido o recibido en el cumplimiento de sus

fines y funciones. Esta valiosa e irreemplazable documentación es un subproducto de

las actividades académicas y administrativas que se custodia con miras a una

adecuada marcha institucional, al conocimiento de su historia y al afianzamiento de su

identidad. Ejemplo: Archivo de la Universidad.

Archivo de gestión

Conocido también como archivo secretarial o de oficina, está constituido por los

documentos producidos o recibidos por las unidades de la Universidad para realizar

trámites en el ejercicio de sus funciones. Pertenece a la primera edad del ciclo vital,

siendo el más numeroso. Sus documentos son de constante consulta, tienen vigencia

administrativa, jurídica e informativa y su correcta organización define y estructura el

tratamiento archivístico por seguir. Ejemplo: Archivo de la Dirección de Comunicación

Institucional (DCI).



Archivo periférico

El archivo periférico centraliza físicamente y administra los documentos de una unidad

académica, administrativa o de apoyo académico-administrativa de la Universidad por

razones prácticas de su ubicación, facilitando su oportuno servicio. Ejemplo: Archivo

Periférico de la Facultad de Derecho.

Archivo privado

Es el que reúne, conserva y sirve los documentos propios que no tienen naturaleza

pública ni pertenecen al Estado. Ejemplo, Archivo de Guillermo Durand Flórez y

Archivo de Percy Cayo Córdova, conservados en el Archivo de la Universidad

Archivo de la Universidad

Es el Archivo de la Pontificia Universidad Católica del Perú, en cuyo nombre lleva

implícitos los conceptos de central o general. Véase Archivo Universitario

Acceso

Es la facilidad de usar los documentos archivísticos en razón de objetivos concretos,

de acuerdo con las normas pertinentes y mediante el servicio de los archiveros o de

quienes manejan los documentos.

Archivero

Es el profesional responsable del trabajo archivístico que la gestión documental

supone. No todos los que manejan documentos en la PUCP son archiveros, pero

comparten algunas de sus características y actividades.

Autenticación

Es el trámite por el cual se deja constancia de que un documento universitario es

legítimo. El Archivero de la Universidad da fe de los documentos que se encuentran

bajo su custodia, de acuerdo con el Reglamento del Archivo de la Universidad.

Clasificación

Es la actividad archivística mediante la cual se agrupan los documentos según el

cuadro previamente establecido para facilitar su posterior ordenamiento. Véase

Cuadro de Clasificación.



Código

Es la identificación numérica o alfanumérica de la serie tal como se indica en el cuadro

de clasificación. Ejemplo, A1.3 (Actas de sesiones del Consejo Universitario).

Colección

Es el conjunto de documentos de origen archivístico, pero agrupados artificialmente

por un criterio subjetivo previamente establecido. Ejemplos: Colección Las Limeñitas,

Colección Víctor Villanueva (documentos para la historia del APRA), donadas al

Archivo de la Universidad.

Cuadro de Clasificación

Es el instrumento que señala los rubros bajo los cuales se distribuyen, ordenan, y

describen los documentos. Ejemplo: Cuadro de clasificación funcional de la PUCP.

Conservación

Consiste en mantener la integridad física de la documentación, preservándola o

restaurándola, según sea pertinente. Véase Preservación, Restauración.

Ciclo vital de los documentos

Es el proceso que siguen estos desde su origen hasta su destino final en su gestión y

resultado. Está constituido por tres edades:

1. Inicio y trámite cumplido del documento. (Archivos de gestión)

2. Conservación temporal de los documentos tramitados por razones administrativas

y dentro del plazo previamente establecido. (En la propia unidad)

3. Conservación permanente de los documentos por su valor probatorio, informativo y

cultural. (Archivo de la Universidad)

Depuración

Es una actividad frecuente que consiste en mantener solo los documentos necesarios,

separándolos de los que no lo son (copias, borradores, formularios en blanco, sobres,

etc.). Ejemplo: depuración de los documentos de un expediente de un graduado,

descartando las copias u otro papel sobrante.



Descripción

Es el proceso para identificar y representar las características que definen una

determinada agrupación documental. Es un medio o instrumento para el control, el

conocimiento y la ubicación de los documentos de archivo.

Documento archivístico universitario

Es todo medio que expresa una función o actividad de la institución que lo crea o

recibe, independientemente de su singularidad y soporte. Por su naturaleza, es

auténtico, fiable, íntegro, accesible, único e irreemplazable. Puede ser textual,

cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual, electrónico y cualquier otro distinto que

se produzca.

Documento textual

Es el que se expresa mediante la escritura en papel o en otro soporte similar. Pueden

ser manuscritos, impresos y mixtos. En casos concretos, la Universidad usa el

pergamino para la entrega a los profesores que son distinguidos como profesores

eméritos, honorarios, doctores honoris causa, etc.

Documento audiovisual

Es el que transmite la información a través de la combinación de imágenes, sonidos y

movimientos.

Documento electrónico

Es el que nace, se expresa y se transmite mediante el sistema informático. Sin una

computadora (Software y Hardware) no podemos acceder a un documento electrónico,

llamado también digital o informático.

Documento dispositivo

Es el que a partir de su dación establece un derecho o una obligación, crea una

entidad o autoriza una actividad de diferente índole. Se elabora antes de la acción

misma. Ejemplo: Resolución del Consejo Universitario creando el Vicerrectorado de

Investigación.



Documento probatorio

Es el que reconoce un hecho, una actividad o un ente preexistente. Es el que surge

durante la acción. Ejemplo. Las actas de la sesión de la Asamblea Universitaria o las

actas de notas.

Documento informativo

Es el que ilustra acerca de algo que sucedió. Se realiza después de la acción.

Ejemplo: Las memorias del rector y las memorias de los decanos.

Documento permanente

Es el que por su valor informativo, testimonial o probatorio siempre debe conservarse.

Véase documento esencial

Documento temporal

Es todo aquel que una vez finalizado el trámite por el que surgió, tiene corta vida por

carecer de cualquier valor para la unidad productora.

Documento esencial

Es aquel que por ser indispensable para garantizar la existencia y la continuidad de la

Universidad debe estar especialmente protegido. Ejemplos: los originales de

resoluciones rectorales, las actas de las sesiones del Consejo de Facultad, los

expedientes y las notas de los alumnos, los legajos del personal, etc.

Documentos de apoyo a la gestión o a la información

Son aquellos que ayudan circunstancialmente a conseguir la información pertinente a

la realización de un trámite o una actividad. Su conservación siempre es temporal.

Expediente

Es la agrupación documental menor creada para reunir en ella todos los documentos

simples que se relacionan con una determinada gestión o trámite. Ejemplo:

Expedientes de graduados y titulados.

Eliminación

Es la operación que como consecuencia del previo proceso de selección y de acuerdo

con la tabla de retención de documentos facilita separar y descartar los documentos



considerados innecesarios. En la Universidad existe un Comité Asesor para este

efecto. Véase Selección.

Fondo

Es el conjunto de documentos generados o recibidos por la Universidad Católica en el

desarrollo o ejercicio de sus funciones o actividades.

Gestión de documentos

Es el proceso integral que cubre el ciclo vital de los documentos, desde su diseño y

producción hasta el destino final, garantizando la adecuada marcha del Sistema

Institucional de Archivos de la Universidad, la economía de los recursos disponibles, la

eficacia del servicio archivístico y la oportuna toma de decisiones.

Los componentes fundamentales de la gestión documental son el cuadro de

clasificación, el programa de control de documentos y la descripción que están

incluidos en el Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos de la PUCP.

Inventario

Es la descripción de las series documentales en diversos niveles. (series de la Oficina

Central de Registro, cada una de las cajas de archivo de la serie Graduados y titulados

y expedientes pertenecientes a la misma serie).

Migración

Es el traslado periódico y necesario de la información de un soporte a otro más

actualizado para asegurar su conservación y servicio

Organización documental

Es el proceso mediante el cual los documentos producidos o recibidos se identifican,

se clasifican, se ordenan en el lugar que les corresponde y se describen con el objeto

de usarlos y servirlos oportunamente.

Ordenamiento

Es la fase de la organización documental que se realiza inmediatamente después de la

clasificación y consiste en unir todos los documentos de una serie de acuerdo con

ciertos criterios como el cronológico, el numérico, el alfabético o el alfanumérico.



Pieza documental

Es la unidad documental menor e indivisible que define un tipo documental

permitiendo identificar una serie. Ejemplo: un memorandum, un recibo por honorarios

profesionales, una solicitud de servicio.

Patrimonio documental archivístico

El Patrimonio Documental Archivístico (PDA) de la Universidad está constituido por los

documentos de valor permanente producidos o recibidos por la institución,

–especialmente por los documentos esenciales– en el ejercicio de sus funciones. Por

principio son los de valor permanente, pero excepcionalmente se pueden conservar

otros bajo presunción fundamentada de que son útiles en determinado momento o

circunstancia.

Preservación

Es la adopción de las medidas básicas para mantener la integridad física de los

documentos con el fin de evitar su deterioro o pérdida. Véase: Conservación,

Restauración, Reprografía y Migración.

Registro

Es toda descripción que se realiza con fines de control. En los archivos de gestión son

los registros de entrada y salida de documentos y los cuadernos de cargo.

Registro de transferencia

Es el instrumento descriptivo que permite llevar el control de todos los documentos

que son remitidos de un nivel de archivo a otro. Se les denomina también inventarios

de transferencia.

Reproducción de documentos

También se le llama Reprografía. Es la copia de los documentos mediante cualquier

sistema con el fin de conservarlos, difundirlos y servirlos (fotocopias, fotografías

escaneadas, microfilmaciones, etc.)

Reprografía

Es la reproducción racional de los documentos a través de cualquier medio con el fin

de conservarlos y servirlos. Ejemplo fotocopiado, escaneo, microfilmación, etc.



Restauración

Es el tratamiento que busca restablecer la integridad documental deteriorada. Véase

Conservación, Preservación.

Sección

Es una de las partes en que está dividido el fondo documental y expresado en el

cuadro de clasificación. Ejemplo Sección Académica, Sección Administrativa.

Serie

Es el conjunto de documentos que por tener el mismo tipo documental o asunto

constituye una unidad. Ejemplos: actas de sesiones del Consejo de Facultad,

discursos del rector, convenios, actas de notas, comprobantes de pago, presupuestos,

etc.

Servicio

Es la razón de ser de los archivos que se manifiesta entregando oportunamente el

documento o la información en el, contenido para algún trámite o conocimiento.

Signatura topográfica

Es la numeración de las unidades de archivamiento o de instalación para su ubicación

física en los depósitos de archivo

Sistema Institucional de archivos

Es la integración de todos los archivos de la Universidad, sea cual fuere su origen, su

edad en el ciclo vital y su fin, con el propósito de uniformar el trabajo archivístico y

facilitar el acceso a los documentos. Está conformado por los archivos de gestión, los

archivos periféricos, los archivos permanentes, el Archivo Histórico Riva-Agüero y

cualquier otro que se cree o adhiera. Está dirigido por el Archivo de la Universidad.

Soporte

Es el material en el que se asienta la información documentada. Ejemplo el papel para

los documentos textuales, papel fotográfico, cds y dvs para documentos audiovisuales,

etc.



Subserie

Es una subdivisión de la serie que reúne documentos que tengan que ver con un

mismo asunto o contenido. Ejemplo, la serie Planillas de la Oficina de Relaciones

Laborales, puede tener las siguientes subseries: planillas de pensionistas, planillas de

nombrados, planillas de contratados, etc.

Tabla de retención de documentos

Es el cuadro en el que se fija la eliminación o la transferencia documental, según sea

el caso, que incluye un tiempo adicional como medida de precaución. Este plazo debe

establecerse por la oficina de origen en coordinación con el Archivo de la Universidad.

Ver Programa de Control de Documentos.

Tipo documental

Es la definición de un documento por sus características físicas y por su función

expresada en el asunto que contiene. Ejemplo: informe, recibo, constancia, etc.

Transferencia

Es el acto mediante el cual se remiten los documentos de los archivos de gestión al

Archivo de la Universidad de acuerdo con la tabla de retención de documentos y se

deja constancia mediante el inventario de transferencia. Véase Tabla de retención de

documentos.

Unidad de instalación

Es el medio que reúne y conserva la documentación archivística. Puede ser carpeta,

fólder o file, caja, bolsa colgante, archivador de palanca, tomo, mapoteca, usb, discos

compactos, disco duro fijo y portátil, etc.

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ÍNDICE

I. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS 1. DEFINICIÓN 2. OBJETIVOS 3. NIVELES DE ARCHIVO

a. Archivos de gestión b. Archivos periféricos c. Archivo de la Universidad (llamado también central o general)

• Competencias y funciones d. Archivo Histórico Riva-Agüero

II. EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ (MANPA) 1. DEFINICIÓN 2. VENTAJAS 3. OBJETIVOS 4. MARCO NORMATIVO INTERNO 5. GESTIÓN DOCUMENTAL

• Finalidad • Principios • Instrumentos de trabajo

o El Cuadro de clasificación: concepto o El Programa de control de documentos (II curso) o La descripción y recuperación de la información (III curso)

6. ORGANIZACIÓN • Agrupaciones documentales: Fondo, sección, serie y pieza documental • Procesos:

a. Identificación de documentos b. Clasificación de los documentos

o Características de la clasificación o Ventajas de la clasificación o Explicación del Cuadro de clasificación

- Uso - Propiedades - Estructura:

A. Gestión directiva B. Gestión académica C. Gestión administrativa

o Adaptación y aplicación del Cuadro de clasificación c. Ordenamiento (u ordenación) d. Descripción

o Control de documentos a través del registro e. Instalación y signatura f. Conservación g. Acceso y servicio

• Conclusiones

- ARCHIVO HISTÓRICO RIVA-AGÜERO III. CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL PUCP

IV. TERMINOLOGÍA


Manual definitivo del archivo

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