MANUAL DE ACOLHIMENTO - Área de Estudos,...
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MANUAL DE ACOLHIMENTO ÁREA DE ESTUDOS E PLANEAMENTO (AEP) Comemoração dos 20 anos da AEP, 17 de junho de 2013 Março 2015
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MANUAL DE ACOLHIMENTO
ÁREA DE ESTUDOS E PLANEAMENTO
(AEP)
Comemoração dos 20 anos da AEP, 17 de junho de 2013
Março 2015
Conteúdo 1. Objetivo do Manual de Acolhimento ....................................................................................... 3
2. Boas Vindas .................................................................................................................................. 1
3. O que fazer no dia do acolhimento ........................................................................................ 2
4. Apresentação da AEP ................................................................................................................ 3
4.1. História ...................................................................................................................................... 3
4.2. Estrutura .................................................................................................................................... 3
4.3. Missão, Visão e Valores ........................................................................................................ 4
Missão ................................................................................................................................................. 4
Visão .................................................................................................................................................... 4
Valores e Atitudes............................................................................................................................. 4
Lema ................................................................................................................................................... 5
4.4. Objetivos ................................................................................................................................... 5
4.5. Quem somos ........................................................................................................................... 5
4.6. Contactos ................................................................................................................................. 6
5. Normas internas da AEP ........................................................................................................... 7
1. Objetivo do Manual de Acolhimento
O Manual de Acolhimento da Área de Estudos e Planeamento (AEP)
pretende ser um instrumento facilitador do processo de acolhimento e
integração de novos colaboradores neste serviço, ajudando-os a
sentirem- se o mais rapidamente possível membros da sua equipa.
As informações constantes deste documento poderão ser
complementadas por outros tópicos de interesse, através da leitura do
Manual de Acolhimento do IST, elaborado pela Direção de Recursos
Humanos, nomeadamente:
o A DEONTOLOGIA E ÉTICA PROFISSIONAL
o NORMAS de SEGURANÇA, HIGIENE e SAÚDE NO TRABALHO
o OS CAMPI DO IST - INFORMAÇÕES GERAIS
CAMPUS ALAMEDA
CAMPUS TAGUSPARK
CAMPUS TECNOLÓGICO E NUCLEAR
o SERVIÇOS DE SAÚDE TÉCNICO LISBOA
o CULTURA E DESPORTO
o PROTOCOLOS E ACORDOS COM EMPRESAS
o SEGURO DE SAÚDE
o JARDIM-DE-INFÂNCIA
o FORMAÇÃO PROFISSIONAL
o PROGRAMA DE TUTORIA
o LEGISLAÇÃO ÚTIL
o LINKS ÚTEIS
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2. Boas Vindas
Caro(a) Colega,
É com a maior satisfação que lhe damos as boas vindas como novo membro da
equipa da AEP.
Para facilitar a sua integração no IST em geral e na AEP em particular,
preparámos este Manual que agrupa um conjunto de informação que
considerámos relevante para um mais rápido entendimento dos nossos
objectivos, da nossa cultura e forma de trabalhar.
Desejamos-lhe os maiores sucessos pessoais e profissionais neste novo desafio
profissional e esperamos corresponder às suas expectativas.
Marta Pile Coordenadora da AEP
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3. O que fazer no dia do acolhimento
Deve dirigir-se à Direção de Recursos Humanos do IST (horário de atendimento
10:00-12:30|14:00–16:30) e aí ser-lhe-á fornecido um conjunto de impressos
para preencher, permitindo assim, a recolha de todos os dados necessários à
elaboração do seu processo pessoal e inscrição na Segurança Social.
Deverá ser portador dos seguintes documentos de identificação:
Bilhete de Identidade, cartão de contribuinte e número de beneficiário da
segurança social ou cartão de Cidadão
Número de identificação bancária do banco onde tem conta (NIB);
Certificado de habilitações, Curriculum vitae , 1 Foto
Após o preenchimento dos impressos, a DRH irá processar os seus dados no
Sistema de Informação do IST (Sistema Fénix).
Depois dos dados estarem inseridos e estarem disponíveis, deverá dirigir-se à
DSI (Direção de Serviços de Informática do Instituto Superior Técnico) de modo a
obter uma password que lhe permite fazer a sua inscrição no site do IST e ter
acesso à intranet.
Todos os colaboradores têm acesso à intranet em http://tecnico.ulisboa.pt/. Por
esta via, tem-se sempre um acesso rápido e eficiente a qualquer informação útil
sobre o IST, desde a pesquisa de colaboradores, consulta de documentos e
formulários, assiduidade e qualquer notícia pertinente relacionada com o IST.
Ser-lhe-á também recolhido dados biométricos que lhe permite marcar o ponto à
entrada, hora de almoço e saída.
Posteriormente será celebrado um Contrato de Trabalho, consoante o tipo de
estatuto que o vincula ao IST, que deverá ser assinado pelas duas partes,
entidade e colaborador.
Consulte AQUI a carta de navegação do Campus da Alameda
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4. Apresentação da AEP
4.1. História
A Área de Estudos e Planeamento (AEP), originalmente denominada por Gabinete de Estudos e Planeamento (GEP), foi constituída por decisão do Conselho
Diretivo no dia 25 de Junho de 1993, pela necessidade sentida pelos Órgãos
Centrais, e em particular pelo Conselho Diretivo da altura, de contarem com um
serviço que prestasse assessoria em áreas específicas que contribuíssem para a
gestão e desenvolvimento estratégico do IST.
Mais do que um serviço, a AEP começou por funcionar como um grupo de
investigação no âmbito das atividades de gestão e avaliação do ensino superior,
promovendo a realização de trabalhos finais de curso e projetos de pós-
graduação em áreas de interesse para a escola.
Neste sentido, contribuiu ao longo dos anos para a criação de documentos de
estudo e reflexão sobre o IST e a sua envolvente, pronunciando-se sobre
as solicitações que lhe vão sendo feitas pelo Órgãos de Gestão. Dentro
das suas áreas de atuação, foram desenvolvidos trabalhos que incluíram,
numa primeira fase, quatro áreas prioritárias: a área administrativa e
financeira, a área de avaliação pedagógica, a área de ciência e tecnologia
e a área de formação profissional. Ao longo do tempo, foram várias as
alterações na estrutura de funcionamento da AEP, contando atualmente
com duas novas estruturas criadas em 2007 e 2013, com o objetivo de
reforçar e motivar parte da sua equipa, investindo ao mesmo tempo num
esforço de desenvolvimento de duas das suas áreas de atuação:
respetivamente a Estatística e Prospetiva e os Estudos e Projetos.
4.2. Estrutura
A AEP compreende o Núcleo de Estatística e Prospetiva (NEP) e o Núcleo de
Estudos e Projetos (N&P) estando dividida em três grandes áreas funcionais:
Avaliação e Planeamento Estatística e Prospetiva
Estudos e Projetos.
Está também integrado na AEP o Observatório de Empregabilidade do Instituto
Superior Técnico (OEIST).
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4.3. Missão, Visão e Valores
Missão
A AEP tem como missão prestar assessoria aos órgãos centrais do IST através
da elaboração de estudos e projetos de suporte ao processo de tomada de
decisão, que promovam a qualidade na escola e contribuam para a otimização
da sua gestão e desenvolvimento estratégico.
Visão
Constitui ambição da AEP, motivadora dos seus colaboradores, ser reconhecida
como um serviço de referência pela sua competência técnica e atuação de
excelência nas áreas de avaliação, planeamento e prospetiva.
Valores e Atitudes
Os valores subjacentes à atuação da AEP e que o serviço pretende salvaguardar,
são:
1. qualidade, rigor e inovação – por espelharem as características técnicas,
de certeza e antecipação que queremos imprimir aos nossos trabalhos;
2. eficiência e eficácia – pela manutenção de altos padrões de resultados
dos serviços prestados, com um menor tempo de resposta e utilizando
menos recursos;
3. credibilidade – competindo à AEP tarefas de avaliação, é fundamental que
reúna consensos relativamente à sua fiabilidade, independência e
integridade.
Estes valores refletem-se quer na cultura e comportamentos internos, quer na
imagem pública da AEP, promovendo-se nos seus colaboradores um conjunto
de atitudes:
1. ter espírito de equipa – partilhar informação com transparência para que
ninguém seja insubstituível;
2. ser positivo, empreendedor – não colocar problemas, apresentar soluções;
3. ser proativo, ter iniciativa – preferir arriscar uma opção a não tomar
decisão nenhuma;
4. ser flexível, criativo – aceitar novas tarefas e encará-las como um desafio
à criatividade e dinâmica da equipa;
5. ter bom relacionamento interpessoal – saber comunicar as suas ideias e
saber ouvir e respeitar as dos outros.
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Lema
Prosseguindo os seus objectivos de contribuir para que o IST melhore cada dia a
qualidade do seu desempenho e atinja os seus objectivos estratégicos (“DO THE
RIGHT THINGS RIGHT”), o lema da AEP resume-se à frase:
Avaliar para Evoluir, Informar para Decidir
4.4. Objetivos
A AEP trabalha nas mais variadas áreas de atuação do IST, com ênfase nas
áreas das políticas de engenharia, ciência e tecnologia e da gestão, organização
e avaliação do ensino superior, através do desenvolvimento de um conjunto de
atividades, nomeadamente:
elaboração de estudos e pareceres;
desenvolvimento e implementação de projetos inovadores;
promoção e acompanhamento de exercícios regulares de avaliação e
acreditação;
produção de documentos de divulgação e planeamento das atividades do
IST;
promoção de projetos de investigação;
lançamento de inquéritos de opinião;
participação em iniciativas (seminários, encontros, debates, redes) sobre
temas ligados às áreas de trabalho desenvolvidas na AEP;
criação e manutenção de estruturas de recolha, tratamento, atualização e
divulgação da informação necessária a todas as atividades descritas
anteriormente.
4.5. Quem somos
A equipa da AEP é constituída por um conjunto de profissionais altamente
qualificados, com competências diversificadas.
A equipa está dividida em grupos de trabalho, com o objetivo de potenciar as
competências de cada um dos seus membros, ao mesmo tempo que reforça o
espírito de equipa e entreajuda em cada área de atuação: Avaliação e
Planeamento, Estatística e Prospetiva, Estudos e Projetos, sem esquecer as
atividades de Suporte transversais às várias áreas.
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4.6. Contactos
Marta Pile (Coord. AEP) [email protected]
218417180
Avaliação e Planeamento Alexandra Sevinate Pontes
[email protected] 218419772
Isabel Ribeiro [email protected] 218417744
Margarida Oliveira [email protected]
218419799
Sónia Borges [email protected] 218419674
Estatística e Prospetiva (Núcleo) Marta Graça (Coord. NEP) [email protected] 218417496
Ana Rita Torres [email protected] 218417590
Filipa David [email protected] 218417590
Estudos e Projetos (Núcleo) João Patrício [email protected] 218419797
João Fernandes [email protected]
218417181
Suporte Técnico e Administrativo Carlos Carvalho (Traduções)
[email protected] 218417751
Isabel Duarte (Secretariado) [email protected]
218419799
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5. Normas internas da AEP1
Assiduidade:
Definição personalizada do horário de trabalho habitual, no período entre as 8:00 e
as 19:00 (horário de entrada máximo 10:30, horário de saída mínimo 16:00), que
deverá ser comunicado à coordenação e atualizado no ficheiro para o efeito,
respeitando sempre o regulamento de assiduidade do IST (períodos fixos, etc.);
Aviso do superior hierárquico da equipa sobre eventuais atrasos no cumprimento
dos horários (desvios superiores a 30mn) ou eventual falta ao serviço por qualquer
motivo imprevisto (o aviso deverá ser feito preferencialmente por telefone ou
correio eletrónico garantindo a receção da mensagem);
Controlo dos períodos de tempo despendidos em pausas de trabalho, não
excedendo os 20mn de ausência do serviço ao longo do dia e 1H para almoço,
avisando o superior hierárquico sempre que surjam imprevistos que impliquem
atrasos;
Registo prévio de eventuais ausências do local de trabalho na agenda partilhada
Google Calendar (férias, assuntos pessoais ou se serviço), sempre que possível, e
sua justificação no MYGiaf;
Ativação de correio eletrónico de resposta automática imediatamente anterior a
ausências planeadas e/ou prolongadas ao serviço (férias, doença, etc.), e
informação sobre o nome/correio eletrónico do colega que poderá dar seguimento
a eventuais pedidos de trabalho;
Pontualidade e preparação prévia das reuniões em todos os aspetos relativos ao
trabalho de cada colaborador;
No cumprimento das regras de assiduidade do regulamento IST, os colaboradores
devem regularizar eventuais desvios no MYGiaf até ao dia 4 do mês seguinte,
excetuando os que carecem de prazos diferentes.
Conduta:
Vestuário – Salvo exceções devidamente comunicadas, ou presença em eventos
públicos, os colaboradores podem usar roupa e calçado informal mas adequada
ao serviço e ao atendimento ao público (órgãos de gestão da escola, colegas de
outros serviços, professores, entidades externas, etc.). Estão excluídas
saias/calções demasiado curtas(os), blusas ou decotes acentuados, calças de
ganga rasgadas, e outra roupa/calçado inadequada;
Respeitar e tratar com civilidade os interlocutores, sejam colegas da AEP, público
(órgãos de gestão da escola, colegas de outros serviços, professores, entidades
externas, etc.) e o espaço de trabalho;
Minimizar o uso do telefone fixo e acessos por via eletrónica (correio eletrónico,
internet, etc.) para fins pessoais;
Controlar o uso do telemóvel durante o horário de expediente.
1 Para informações gerais consulte a página web da Direção de Recursos Humanos http://drh.tecnico.ulisboa.pt/nao-docentes/
dedicada à divulgação de informação e documentação de interesse para os trabalhadores detentores de relação jurídica de emprego público, inseridos nas carreiras gerais, nomeadamente no que diz respeito a formulários, recrutamento, contratos, avaliação e legislação.
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Valorização pessoal e profissional:
A valorização pessoal e profissional de cada colaborador é promovida pela
Coordenação da AEP através da atribuição de uma verba anual específica no
orçamento do serviço, para formação, frequência de seminários e participação em
outros eventos de interesse (projetos, grupos de trabalho, redes, etc), e que varia
consoante a disponibilidade orçamental;
Paralelamente, são divulgados todos os eventos considerados relevantes para a
valorização da equipa, incentivando-se não só a sua participação mas também a
apresentação de eventuais comunicações e/ou posters.
Orientação dos Trabalhos:
A orientação e acompanhamento dos trabalhos é feita semanalmente em reuniões
individuais pela Coordenação da AEP, havendo um espaçamento quinzenal ou
mensal para alguns colaboradores.
O resultado dessa orientação/acompanhamento é registado num ficheiro “Project” utilizado para a calendarização anual dos trabalhos, bem como a ocorrência de
eventuais incidentes positivos (inovação de processos,
disponibilidade/flexibilidade para o desempenho de tarefas não previstas,
produtividade elevada, etc.) ou negativos (falta de cumprimento das regras da
AEP, fraca produtividade em determinado período, falha de cumprimento de
prazos, atitude menos correta, etc.), com o objetivo de facilitar e tornar mais
rigoroso o processo de avaliação bienal (SIADAP).
Avaliação do Desempenho:
A avaliação de cada um dos colaboradores obedece ao enquadramento legal (SIADAP 2
ou 3) e eventuais diretrizes emanadas do Conselho de Gestão; Para além disso, a
Coordenação da AEP procede a uma monitorização quadrimestral do desempenho de
cada um dos colaboradores (correspondente aos períodos entre jan-abr, mai-ago e set-
dez), com base numa apreciação do trabalho desenvolvido e no resultado de eventuais
inquéritos aos destinatários dos serviços da AEP sempre que se tal se justifique
(traduções). Também a AEP é avaliada anualmente, através do lançamento on-line de
um inquérito de análise das relações inter-serviços, cujo modelo é seguido por todos os
serviços centrais.
Espaço e organização do trabalho:
O espaço de trabalho físico (secretária e área circundante) deve estar limpo e
organizado, sendo que todo o material (profissional e pessoal) deve estar, na
medida do possível, guardado nos espaços de armazenagem disponibilizados em
cada gabinete;
O espaço de trabalho virtual (computador e área pessoal no servidor de ficheiros)
deve estar organizado em pastas e ficheiros devidamente identificados, tomando
em consideração as diretrizes da DSI (não ter ficheiros pessoais no servidor de
ficheiro, especialmente fotos, software e música);
Em cada pasta de trabalho (na raiz), e sempre que oportuno, deverá haver uma
ficha técnica com a metodologia aplicada, fontes de informação, períodos a que
se referem os dados e especificidades do projeto em causa. Caso se trate de um
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estudo e esta informação já esteja incluída na mesma, a ficha técnica é
dispensada;
Divulgação sistemática dos trabalhos da AEP – 1. Enviar para o Coordenador da
AEP e/ou Núcleo o trabalho a divulgar (documento do relatório/estudo/projeto
concluído, apresentação, notícia de interesse, etc, com informação sobre a
visibilidade - interna ou externa - e “palavra-chave”, para pesquisa no site; 2.
Depois de aprovado (incluindo membro do OG responsável) o documento é
remetido para o responsável pela colocação na página web AEP, de acordo com
formulário próprio.
Sempre que haja lugar à participação dos colaboradores em eventos (ações de
formação, workshops, seminários ou outros) deverá ser preenchido um pequeno
relatório de participação (1 folha A4 basta), de acordo com formulário próprio
colocado no servidor da AEP após partilha via email com todos os colegas.
Cada colaborador deve verificar que a sua extensão está no circuito do
encaminhamento de chamadas da AEP na sua ausência;
Cada colaborador deve puxar a chamada dirigida à extensão de outro colega caso
este não a possa atender.
Responsabilidade Social:
Responsabilização de cada um dos colaboradores da AEP de verificar, antes de
sair, se os equipamentos elétricos do seu espaço de trabalho estão desligados
(computadores, monitores, luzes, aquecimentos, etc.), devendo o último que sair
das instalações desligar as luzes e as impressoras/ fotocopiadora do respetivo
piso;
Otimizar o consumo de tonner, utilizando preferencialmente a impressora Xerox a
p/b, com impressão frente e verso. A impressora Lexmark deverá ser utilizada
apenas para impressões/provas finais a cores;
Otimizar o consumo de papel, utilizando sempre que possível margens reduzidas e
tipos de letra eficientes (exemplo Times New Roman);
A Coordenação da AEP promove um controlo mensal dos gastos do serviço, com
o apuramento de todas as despesas realizadas através de requisições internas e
externas, incluindo telefones, economato (papel, toner, …), reprografia e
expedição, por forma a cumprir com os gastos previstos no orçamento do serviço
para cada ano;
Aconselha-se um cuidado especial de segurança, mantendo a porta “principal”
fechada e verificando pessoalmente quem entra nas instalações da AEP, caso não
se identifique a pessoa que tocou à campainha através do telefone;
Nos custos com chamadas telefónicas, considera-se aceitável um limite máximo
de gasto de 4€/mês por colaborador, com possibilidade de ultrapassar este valor
sempre que o trabalho o justifique.
AEP, 15 de março de 2015
