0

1

Administración

Usuarios 2

Alta de usuario y asignación de sectores 3

Asignar y Modificar roles 4

¿Qué es un rol? 5

Empleados 6

Alta y modificación de empleados 7

Alta de huellas dactilares con relojes biométricos 8

Alta de empleados con relojes de proximidad 9

Conceptos básicos de altas y modificaciones de empleados 10

Datos personales del empleado 12

Alta de sectores 13

Concepto y alta de empresas 14

Concepto y alta de novedades 15

Horarios

Concepto y creación de jornadas 16

Concepto y creación de calendarios 19

Concepto de vacaciones y feriados 21

Control

Concepto de fichadas y ausencias 23

Módulos opcionales 25

Reportes

Reportes 28

Conceptos y funciones de Control Lenox servidor 35

Programación de tarea de Backup automático 37

2

Dentro del módulo “Usuarios” se crean los usuarios que utilizan el software. Una vez creados los

usuarios, a través del menú interactivo, se podrán modificar/eliminar datos, asignar roles y secto-

res. Desde aquí visualizará el nombre de los usuarios que acceden al sistema, su fecha de alta y su

condición: si es o no administrador.

3

Cuando se crea un usuario debe ingresar su Nombre, Apellido, Nombre de usuario y contraseña

(estos dos últimos dos datos le serán solicitados para acceder al software). La fecha de alta se ge-

nera automáticamente.

Agregar un nuevo usuario:

1. Presione “Agregar”.

2. Se desplegará un cuadro de “Nuevo Usuario”.

3. Cargue el nombre y apellido del usuario.

4. Tilde la casilla de “Administrador” si desea que el usuario creado tenga permisos para ver y

modificar los datos de la base de datos. Caso contrario, tendrá que asignarle al usuario el

rol correspondiente.

5. Cuando el nuevo usuario ingrese por primera vez al sistema deberá hacerlo con su nombre

como “Usuario” y su Apellido como “Contraseña”.

6. Finalmente le pedirá generar el “Usuario” y “Contraseña” que el desee para sus próximos

ingresos al sistema.

Nota: si desea cambiar posteriormente su usuario y contraseña diríjase al menú “Preferencias”.

Asignar sectores: permite asignarle uno o varios sectores al usuario. Esto permite visuali-

zar solo la información de los sectores asignados.

4

Asignar Roles: permite asignar qué rol va a cumplir el usuario en el software.

Modificar/ Eliminar: si desea modificar/eliminar un dato, lo podrá hacer siempre y cuando

sesa administrador del sistema.

Buscar: permite realizar la búsqueda de un usuario a través del buscador avanzado.

5

Roles: el rol permitirá restringir las acciones que puede realizar cada usuario. Simplemente haga

clic en Agregar, asigne un nombre y habilite los permisos disponibles.

6

Empleados: en este módulo se dan de alta las personas que van a fichar. Podrá cargar el nombre

apellido, discriminar a qué sector pertenece, en qué horario trabaja, si computa o no horas extras,

además de otros datos laborales y personales.

7

Alta de Empleados

Agregar un nuevo empleado:

1. Diríjase al menú “Empleados”

2. Presione el Botón “Agregar”

3. Cargue los datos del nuevo empleado.

8

Alta de Huellas Dactilares (Relojes Biométricos)

1. Seleccione de la lista, los equipos en los que se registrará al empleado. Si no le aparecen

relojes por favor vea el siguiente link que lo guiará para dar de alta equipo en el servidor

http://www.relojeslenox.com.ar/videos.html

2. Seleccione del menú desplegable el reloj que usará para enrolar al empleados y luego el

dedo que desea capturar.

3. Realice tres tomas de la huella del mismo dedo (el mismo reloj guiará el proceso).

9

Asignación de tarjetas (Reloj por Proximidad)

1. Ingrese al menú del reloj. Para ello presione la tecla Menú e ingrese el usuario y contra-

seña

(Digite el usuario “10000”, presione OK y luego la contraseña “4000”.)

2. Dentro del Menú presione “OK” en las primeras 3 opciones, luego asigne un número de ID

al azar para que pueda visualizar el número de tarjeta, presione “OK” y, a continuación,

pase una tarjeta por el lector. Anote el número y vuelva a pasar otra tarjeta. (Notará que

el número de tarjeta visualizado en el reloj es el mismo que tiene impreso en la tarjeta so-

lo que con menos cantidad de dígitos)

3. Realice este paso con todas las tarjetas para luego seguir la carga en nuestro sistema

4. A continuación seleccione a qué reloj enviará el número de tarjeta.

10

Conceptos básicos, altas y modificaciones en empleados

ID: es el número que se asigna automáticamente al dar de alta a un nuevo empleado (también se

utiliza para que el empleado fiche con ID+ Huella o ID + Contraseña).

Precio: si desea contabilizar las horas que trabajan los empleados podrá ingresar el valor de la

hora a cada empleado.

Ingreso: es la fecha en la que el empleado se vincula a la empresa.

Clave: si el empleado no pudiera fichar con su huella, puede optar para que el empleado fiche con

su contraseña + número de ID.

Legajo: el número de legajo del empleado.

Remoto: contraseña que se usa para fichar a través de nuestro módulo de “Fichadas remotas”.

E-Mail Corporativo: permite agregar el e-mail de cada empleado. Si tuviera habilitado el módulo

de Alertas por mail habilitado, este le enviará a cada empleado sus llegadas tardes del día, con sus

acumulados en el mes y año.

Calendario / Sectores / Empresa: se le asignará al empleado el dato que previamente haya creado

en el módulo calendarios. Si aún no lo creo, le aparecerá como NO ASIGNADO.

11

Computar horas extras: si tilda este casillero verá, automáticamente, en el reporte reflejado que

el empleado computa horas extras.

Excluir de los reportes: si tilda este casillero, no verá incluido en los reportes al empleado. Se

utiliza muchas veces para, por ejemplo, excluir a técnicos que trabajan a domicilio y no se controla

la cantidad de horas que están en la empresa, pero sí su horario de entrada o salida.

Enviar mail por llegada tarde: si tilda este casillero al empleado le llegará el e-mail con sus llega-

das tardes del día, y acumulados mensuales y anuales.

12

Agregar Datos personales del empleado

1. Diríjase a la pestaña “Datos Personales”.

2. Cargue (opcional): número de documento, dirección, teléfono localidad, etc.

Baja de Empleados

1. Seleccione la persona a dar de baja y presione el botón “Eliminar ”. Aparecerá un

cartel de confirmación.

Una vez eliminado el empleado desaparecerá de la carilla de empleados activos. Si desea también

puede “Eliminar todos sus registros”.

13

Esta opción permite reincorporar empleados eliminados al software. De esta forma se pueden

recuperar los datos personales, las fichadas y las huellas.

En este menú se administran los sectores y las empresas. Las empresas estarán conformadas por

sectores.

1. Presione el botón "Agregar" y cargue el nombre del sector.

Mail: puede asignarle a cada sector un mail. Esto se utiliza para que al e-mail que este asig-

nado el sector le llegue un reporte de tardes y ausentes de los empleados que estén asignados a

ese sector. (Esta función corresponde al módulo de “Alertas por e-mail“ ).

14

En el módulo empresas se cargan las diferentes empresas o sucursales. De esta forma se asignan

diferentes sectores a diferentes empresas y esto permitirá sacar reportes de una empresa en par-

ticular.

Ejemplo: puede obtener un reporte de fichadas de la sucursal de Olivos, el que tiene asignados los

sectores de Producción y Administración.

Agregar: podrá asignar el nombre que diferenciará una empresa de otra; la misma se puede modi-

ficar o eliminar. Una vez creadas, se le pueden asignar sectores.

15

Este módulo permite crear cualquier tipo de novedad que justifique, por ejemplo, licencias, llega-

das tardes, ausencias, salida temprana, cambio de horario, accidentes, etcétera.

Al momento de agregar una novedad debe asignar un código para que las diferencie en el reporte.

Además, ese código, se utiliza para compatibilizar el reporte con el programa liquidador de suel-

dos. Cada novedad se puede eliminar o modificar.

16

La jornada es aquella que define cómo debe contabilizarse el tiempo de presencia o ausencia para

un día. Deberá cargar todas las combinaciones posibles: diurna, nocturna, partida, flexible, etc.

Cada día de trabajo, de cada empleado, debe tener asignada una jornada. La asignación del

día/jornada se realiza al crear los calendarios.

Si todos los empleados hacen el mismo horario solo necesitará una jornada para los días labora-

bles.

Se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos:

• Dedicar unos minutos a recopilar la información de cada uno y plasmarlos en un papel con

sus correspondientes características.

• Recopilar la información para definir las diferentes jornadas que necesitará.

• Siempre que varíe alguno de los elementos de una jornada deberá definir otra, por ejem-

plo: hay dos grupos que ingresan a las 8 y se retiran a las 15hs. Ambos tienen un descanso,

pero la gran diferencia entre ellos es que en el grupo uno, descansan entre las 10:00 y las

11:00hs; mientras que en el grupo dos el es de 12:00 a 13:00hs. Al tener esta alteración

entre ambos grupos, es obligatorio configurar dos jornadas diferentes.

17

Creación de una Jornada

A cada jornada es importante asignarle un color; esto es útil para implementarla en el calendario.

Para ilustrar la creación de una jornada se usará el siguiente ejemplo:

Flexible (Verde): rango en el que las fichadas son válidas. En este ejemplo es de 7 a 21hs, dentro

del mismo se podrán computar horas excedentes o extras, como también compensar horas en

caso haber llegado tarde o de tener que retirarse temprano.

En este rango solo se carga el horario de comienzo y de finalización de la jornada como muestra la

siguiente imagen:

Normal (Azul): rango/s obligatorio/s de trabajo. En este ejemplo es de 9 a 18hs (9 horas obligato-

rias) donde, si hubiese, se computarán llegadas tardes y ausencias.

En este rango se carga el horario obligatorio de la jornada, además se configura la tolerancia de

llegada tarde, como muestra la siguiente imagen.

• Tolerancia de tarde: es la cantidad de minutos que se asignan como tolerancia pa-

ra que el empleado pueda llegar tarde. Es decir, si el horario de entrada es a las

9:00 e indica “5” minutos tarde, al empleado se le computarán llegadas tardes a

partir de 9:06.

• Suma minutos: es la cantidad de minutos que se le suman a las horas normales

trabajadas.

Ejemplo: si el empleado tiene que cumplir 9 horas trabajadas, pero ficha una hora para

almorzar, en el reporte tendrá 8 horas trabajadas. Pero, si ingresa “60” minutos en “Suma

minutos” va a sumar 1 hora más a las trabajadas. De este modo cuando genere un reporte

le aparecerán las 9 horas normales.

18

Extras (Rojo): rango/s en donde se define/n el cómputo de las horas extras. En este ejemplo están

definidas de la siguiente manera: de 18 a 20hs al 50%.

Aquí se carga: el horario que se considera extras, el “disparo del redondeo”, el “múltiplo de re-

dondeo” y “tipo de redondeo”.

Disparo del redondeo: es la cantidad de tiempo que debe transcurrir para que empiece a funcio-

nar el “Múltiplo de redondeo” y para que, efectivamente, se empiecen a computar las horas ex-

tras.

Múltiplo del redondeo: se redondea según el múltiplo del redondeo y se especifica si ese redon-

deo es para arriba, perfecto o para abajo. Por ejemplo, si el redondeo es 30 minutos para abajo y

el empleado hizo 12, se redondea a 0.

Tipo de redondeo: existen 3 tipos de redondeo diferentes.

• Hacia arriba: si el múltiplo es cada 10 minutos, y el empleado trabaja hasta las 20:29, se

aplicará la regla de redondeo hacia arriba, llevando el horario trabajado extra del emplea-

do a 20:30.

• Hacia abajo: repitiendo el caso anterior, en vez de subir el redondeo, este va a bajar. Es

decir, de 20:29 baja a 20:20 para redondear en ese horario.

• Perfecto: no sube, ni baja, se mantiene igual, en este caso 20:29.

19

Un calendario es la relación día/jornada durante un periodo. Es aquí donde se le asignan al calen-

dario las jornadas creadas previamente. Es, entonces, el calendario el que se le asigna a uno o más

empleados.

Creación de un Calendario

Una vez creadas las jornadas necesarias se deben asignar al calendario anual. En este ejemplo se

asignó a todos los días hábiles del 2014, la jornada de 9 a 18hs creada anteriormente con el color

naranja.

Selección de Días

La forma básica de hacerlo consiste en seleccionar un día (haciendo clic sobre el mismo) y a conti-

nuación hacer clic sobre la jornada que se desea asignar.

Como para periodos largos ese sistema puede resultar tedioso, se han incorporado varios métodos

para facilitar la tarea de definir los calendarios:

• Para seleccionar todo el año se hará doble clic sobre año del calendario.

• Para seleccionar un mes entero se hará clic sobre su nombre.

• Para seleccionar todos los lunes de un mes se hará clic sobre su abreviatura. Lo mismo con

el resto de días.

• Para seleccionar todos los lunes del año se hará doble clic sobre su abreviatura. Lo mismo

con el resto de días.

20

Horarios rotativos

Dentro del módulo “Calendarios” encontrará una opción para crear rápidamente un calendario

con jornadas rotativas.

En este ejemplo verá un horario que se repite durante el periodo del 01/10/2014 hasta el

31/10/2014.

En este caso ambas jornadas se asignan durante 2 días en las fechas mencionadas para que quede

de la siguiente forma.

21

Aquí se cargan las vacaciones y las licencias de cada empleado.

Podrá observarlas discriminadas por empleado, le indicará el periodo en que se las tomó y si tiene

alguna novedad asignada.

22

Aquí se agregan todos los feriados del año con fecha y descripción del feriado; además el software

posibilita computar horas extras a quienes asistan a trabajar ese día y elegir el porcentaje adecua-

do. Cada uno de los feriados se puede eliminar o modificar.

23

En el siguiente módulo visualizará las fichadas de entrada y salida de todo el personal registrado

en el software.

Desde aquí verá el nombre y apellido del empleado, seguido de la fecha en el que se generó la

fichada, si la fichada es entrada “E” o salida “S” con su respectivo horario, el tipo de la misma, el

cual puede ser “Por Reloj” o “Manual”. En caso que sea “Por Reloj” en el campo Reloj visualizará el

nombre del equipo donde fichó el empleado, en el caso que sea “Manual”, la misma se podrá ad-

juntar un comentario, en este caso “Novedad” que define el por qué esa fichada es manual. La

misma puede representar, por ejemplo, una llegada tarde o que el empleado se haya retirado

antes.

24

Cada una de las fichadas se pueden modificar o eliminar, la primer fichada del día será entrada la

siguiente salida, y así sucesivamente.

Desde el software podrá filtrar las fichadas del día, del mes actual, o elegir las fichadas de un pe-

riodo determinado. Si quisiera ver una fichada particular podrá utilizar el Buscador avanzado, el

que permite discriminar por Empresa / Sector / Apellido, Nombre o Legajo.

Si utiliza el reloj de fichada de personal de forma offline, podrá descargar las fichadas por pendrive

a través de este módulo. En el siguiente Link podrá encontrar como descargar las fichadas a un

Pendrive http://descargas.relojeslenox.com.ar/manual_tft.pdf

En el módulo de Ausencias verá reflejadas las ausencias del personal. Las características de este

módulo son similares a las de Fichadas.

25

Con el módulo “Fichadas Remotas” podrá controlar al personal que no

ficha en la empresa.

A través de un smartphone, el empleado podrá realizar la fichada,

obteniendo así, las horas y el lugar en el que se encuentra el emplea-

do.

En la imagen se visualiza que el empleado está conectando al software

para fichar. Este se conecta con la IP pública y el puerto que apunta la

aplicación. Luego ingresa el nombre de la aplicación y sus datos para

poder fichar.

En el monitor del software verá las fichadas que realizar el empleado

desde su celular. Aparecerá detallado: ubicación, horario y tipo de

fichada, además del comentario de la misma.

26

Con este módulo podrá configurar alertas que lleguen a uno o varios email determinados indican-

do los tardes y ausentes del momento, además de los acumulados mensuales y anuales.

Podrá habilitar el envío diario de ausencias y tardes en un horario determinado. También podrá

decidir si quiere recibir las horas acumuladas mensuales y anuales.

Podrá optar por recibir un e-mail por jornada (por cada jornada de trabajo asignada en el softwre

recibirá un correo electrónico).

Al tildar la opción “Aviso de vencimiento”, el software enviará un correo con la anticipación pro-

gramada en la que un empleado está por cumplir su fecha de vencimiento.

Esto se utiliza por lo general para vencimientos de ART o

para empleados temporales.

El aviso de ausencia permite configurar el software para

que llegue un email por cada ausencia que tenga en el

día.

Dentro de parametrizará los datos de

su correo electrónico. Como se muestra en la siguiente

imagen.

27

Este módulo permite asignar rápidamente, entre otras cosas, los sectores, relojes, calendarios,

empresa a los empleados. Con pocos clics se puede hacer una carga masiva y ahorrar tiempo.

En la imagen observará seleccionados diferentes empleados, a los que se les asignará una nueva

empresa o sector. De esta misma forma podrá cambiar o asignar rápidamente jornadas, calenda-

rios, sectores, etcétera.

28

Desde aquí se visualizan y exportan los reportes. Podrá saber si el empleado cumplió con la canti-

dad de horas laborales, cuántos minutos llegó tarde, si tiene horas extras trabajadas, la cantidad

de horas totales. Información básica de cada uno de ellos, etcétera.

A continuación verá los diferentes tipos de reportes que puede obtener a través del Software Con-

trol Lenox Web.

Cada reporte se puede generar filtrando por Empresa, Sector, Empleado; además puede seleccio-

nar cómo ordenar la información y elegir el formato de salida.

A su vez podrá filtrar y extraer un reporte del día en curso, del mes actual, o elegir las fechas (por

ejemplo una quincena).

29

Diferentes reportes:

Empleados: este reporte brinda información de cada empleado. Se puede parametrizar eligiendo

qué datos personales quiere obtener, como se muestra en el siguiente ejemplo.

30

Novedades: este reporte muestra todas las novedades que fueron asignadas a los empleados al

igual que los tardes (justificados e injustificados), ausentes (justificados e injustificados) y feriados,

como se muestra en el siguiente ejemplo.

31

Fichadas completo: como indica el nombre, este reporte es el más completo y muestra informa-

ción de diferentes reportes, de forma unificada.

Aquí visualizará el horario de entrada y salida, la cantidad de horas trabajadas, las novedades,

etcétera.

32

Este reporte es similar al reporte de fichadas completo pero, en vez de ver las horas trabajadas,

visualizará, expresado en pesos, lo que debe percibir el empleado.

El resultado se da de la multiplicación de la cantidad de horas trabajadas, por el valor hora que le

haya asignado al empleado.

33

Desde aquí visualizará fácilmente, a través de gráficos de barra, las horas trabajadas normales,

extras, etc, así como también, las ausencias y llegadas tardes. Podrá filtrar por sector, empresa o

empleado. Además podrá seleccionar el periodo en que quiere sacar el reporte.

Los gráficos los puede exportar en diferentes formatos: jpg, png, pdf, etc.

Semanales: representa el total de las horas que trabajó el empleado por semana dentro del mes. A

diferencia de los otros reportes, este no se discrimina por dia, sino que acumula y suma horas por

semana.

34

Exportación por mascara nos permite emitir un reporte a medida, el mismo a través del sub modu-

lo Exportación, nos permitirá elegir que planilla de las ya creadas se puede elegir para emitir el

reporte entre fechas.

A través del sub modulo administración, podrá crear las diferentes plantillas a medida, es decir,

cada planilla se puede crear a través de los datos que el software emite. Estos datos se detallan en

una lista al momento de crear la planilla. Puede optar por realizar un reporte completo y realizar

una planilla detallada, como también puede optar por configurar una planilla básica. Una vez

creada en el sub módulo Exportación podrá elegir su planilla y obtener el reporte en formato TXT.

35

Control Lenox Servidor

1. Ejecute el acceso directo en el escritorio de Windows, llamado “Lenox Servidor”.

2. Aparecerá un reloj analógico blanco en la barra de tareas.

3. Haga doble clic sobre el reloj blanco. Se abrirá la ventana que se muestra a continuación.

36

Alta del Reloj en el software Control Lenox

1. Haga doble clic en el reloj blanco de lenox junto a la hora de su PC.

Nota: En caso de que no esté el reloj analógico blanco vea "Ejecutar y abrir el Servidor".

2. Se abrirá una ventana con dos solapas.

3. Diríjase a la solapa "Relojes Huella".

4. Presione aceptar para finalizar el alta del equipo.

Pantalla: selecione si el reloj es pantalla color / facial o blanco y negro.

Avanzada / Opc. Avanzadas / Soporte: permite modificar configuraciones de los equipos, herra-

mienta para el área de soporte técnico.

Descarga fichadas: permite forzar al equipo a que descargue las fichadas manualmente

37

Backup de la Base de Datos

Se recomienda hacer un resguardo de la base de datos periódicamente para proteger la informa-

ción en caso de que tuviera una falla en su computadora.

1. Haga doble clic en el reloj lenox blanco que aparece a la izquierda de la hora de la PC.

2. Haga clic en el botón “Backup”.

1. Le aparecerá un cuadro que le indicará que es necesario desconectar los clientes mientras

se realiza el backup. Es decir, debe cerrar los “Lenox Cliente” que estén en uso. Luego pre-

sione “SI”.

2. Selecione una ruta donde guardar este backup. Asegúrese que sea un lugar donde lo pue-

da ubicar en el caso que tenga un problema con la base de datos.

3. Por defecto el backup se guardará con la fecha en el que fue creado, de esta manera podrá

reconocerlo en el caso que lo necesite más adelante.

4. Si se guarda correctamente le aparecerá un último cartel que le dirá que se ha guardado

correctamente y la ruta en donde se guardó.

38

Restauración de un Backup

1. Haga doble clic en el reloj lenox blanco que aparece a la izquierda de la hora del sistema.

2. Haga clic en el botón “Restaurar”.

1. Le aparecerá un cuadro que le indicará que es necesario desconectar los clientes mientras

restaura el backup. Es decir, debe cerrar los “Lenox Cliente” que estén en uso. Luego pre-

sione “SI”.

2. Le aparecerá una advertencia que le indica que esta base restaurada sobrescribirá la que

actualmente este en uso. En el caso de ser una instalación del software por primera vez en

una computadora donde nunca estuvo cargado el sistema, esta base de datos sobrescribi-

rá la que está en blanco. En el caso que sea una restauración por base de datos corrupta,

sobrescribirá dicha base de datos. Presionar “Si”.

3. Le aparecerá un cuadro que le indica que el servidor se cerrará para hacer las Actualizacio-

nes correspondientes. Deberá volver a abrirlo desde “Lenox Servidor”.

Importante: al realizar una restauración asegúrese que el reloj esté desconectado de la PC o bien

de la fuente de alimentación, de manera que le sea imposible al reloj descargar las fichadas en una

base de datos en blanco o corruta.

Habilitar Backup Diario: esta opción habilita los backup automáticos.

39

1. Habilite la casilla de Backup automático.

2. Seleccione cuándo quiere realizar ese backup (todos los días o algún día particular en la

semana).

3. Seleccione la ruta/carpeta donde se guardarán las copias.

Importante: La PC donde se encuentre instalado el Lenox Servidor debe está encendida para que

el backup se realice en la hora configurada.

Limpieza base de datos: El software eliminará datos posteriores a la fecha seleccionada.

Contraseña: puede asignarle una contraseña al servidor para que solo determinadas personas

puedan ingresar al Lenox Servidor.

www.sistemaslenox.com.ar :: soporte_tecnico@sistemaslenox.com.ar :: +54 11 4108-8400 Int.2

Manual Realizado por Tejeda Emanuel Damián, soporte técnico Lenox