Manual Control de Stock - Deposito y Ventas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INVENTARIOS Y DEPOSITOSINVENTARIOS Y DEPOSITOSINVENTARIOS Y DEPOSITOSINVENTARIOS Y DEPOSITOS

Código MP-SOP

Edición 2.009

Fecha de Edición 12/10/09

Departamento Administrativo

Elaboró: Clase Ejecutiva

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA

INVENTARIOS Y DEPOSITO


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II- INDICE CAPITULOCAPITULOCAPITULOCAPITULO DESCRIPCIONDESCRIPCIONDESCRIPCIONDESCRIPCION HOJA NºHOJA NºHOJA NºHOJA Nº I- TITULO…………………………………………………… 1 II- INDICE……………………………………………………. 2 III- ALCANCE………………………………………………… 3 IV- OBJETIVO DEL MANUAL………………………………. 3 V- POLITICAS………………………………………………… 3 VI- RESPONSABLES…………………………………………. 3 VII- PROCEDIMIENTOS……………………………………… 4-9 VIII- REGISTRO DE CAMBIOS………………………………. 9 IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………. 9 X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………. 10 XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA…………………………………… 11-12


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IIIIIIIIIIII---- ALCANCEALCANCEALCANCEALCANCE El presente manual comprende procedimientos relacionados a inventarios de productos, donde se concentra actividades de manejo de los recursos como insumos, herramientas y demás elementos de trabajo de los diversos departamentos responsables de manejar stock de bienes. IVIVIVIV---- OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO Lograr procedimientos prácticos para el registro oportuno, seguro y correcto de los movimientos que existen entre los depósitos.

VVVV---- RESPONSABLESRESPONSABLESRESPONSABLESRESPONSABLES

• Encargado de Compras • Encargado de Deposito • Jefes de Departamentos • Jefe de administración y finanzas • Director Administrativo VIVIVIVI---- POLITICAS ACERCA DE INVENTARIOSPOLITICAS ACERCA DE INVENTARIOSPOLITICAS ACERCA DE INVENTARIOSPOLITICAS ACERCA DE INVENTARIOS 1. Todos los inventarios se realizaran con un corte operacional u administrativo dependiendo del tipo de inventario a ser realizado, y podrá durar entre 24 (veinticuatro horas) a 48 (cuarenta y ocho) horas. 2. Los jefes de departamentos coordinaran la realización del inventario y asignaran a las personas quienes ejecutaran la tarea, para ello, deberán comunicar a la Dirección dependiente los días de trabajo previstos, el alcance y quienes lo realizaran. 3. Al termino del inventario se comunicara por memo o nota el resultado obtenido, con el conteo físico y su posterior conciliación con el ultimo reportado, si existiesen diferencias evaluar las causas y justificarlas. 4. Los resultados obtenidos deberán constar en documentos y firmados por los ejecutores y responsables de área, a fin de ajustar las cantidades en el sistema informático. 5. Los inventarios deben realizarse trimestralmente en todos los casos, y en el caso de producción en forma mensual en fechas que serán fijadas por cada jefatura. 6. Se clasifican los tipos de inventarios por sector y se detalla a continuación:


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En SoporteEn SoporteEn SoporteEn Soporte: Todos los que se encuentran en depósito central que son: Herramientas, implementos, insumos, fertilizantes, maquinarias, vehículos y demás utilizados en el campo.

En Ventas: En Ventas: En Ventas: En Ventas: Todos los que se encuentran en ventas vivero y sucursales, que son plantas, planteras, soporte de planteras y demás artículos para la venta. También habrá un stock destinado a Jardinería, herramientas, y equipos de trabajo.

En ProducciónEn ProducciónEn ProducciónEn Producción: Todos los insumos, productos en proceso, y productos terminados. También habrá un deposito de herramientas menores y mayores para uso en Producción.

En AdministraciónEn AdministraciónEn AdministraciónEn Administración: Los muebles y equipos de oficina. También tendrán a su cargo el almacenamiento de los útiles de oficina.

VIVIVIVIIIII---- PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS 7777.1.1.1.1---- INVENTARIOS DE INVENTARIOS DE INVENTARIOS DE INVENTARIOS DE HERRAMIENTAS,HERRAMIENTAS,HERRAMIENTAS,HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOSMAQUINAS Y EQUIPOSMAQUINAS Y EQUIPOSMAQUINAS Y EQUIPOS 1- Queda establecido que el Jefe de Soporte deberá realizar un corte administrativo, a fin de desplazarse hasta los sectores en donde la empresa esta ejecutando proyectos y deberá realizar un inventario general de todas las herramientas menores y mayores existentes como asi también de las maquinarias e implementos utilizados para el trabajo diario y verificar las condiciones en que se encuentran los mismos. 2- Elaborar una planilla donde se cargaran los detalles de los items, identificando su estado actual, (excelente, regular, malo), de esta manera se clasificaría y en caso de que hayan casos extremos en donde el ítem evaluado ya no sea apta para el normal y seguro trabajo, se deberá excluir o darle de baja, a través de un acta o planilla de movimiento de bienes. (ver con contabilidad) 3- En caso de dar de baja al ítem, se registra en dicha planilla, con las justificaciones correspondientes, se retira la herramienta con la constancia y firma de los responsables del área, y se comunica al Director Administrativo y al Departamento de Contabilidad para la baja oficial. 4- Al realizar dicho inventario deberá asignarle un código a fin de identificar dicho instrumento de trabajo. � Herramientas MenoresHerramientas MenoresHerramientas MenoresHerramientas Menores: Todas aquellas que tienen un valor estimado menor a Gs. 500.000. � Herramientas MayoresHerramientas MayoresHerramientas MayoresHerramientas Mayores: Todas aquellas que tienen un valor estimado mayor a Gs. 500.000 � Tractores Tractores Tractores Tractores � Implementos Implementos Implementos Implementos 5- El Código asignado a todos los bienes a ser inventariados se deberá solicitar al Responsable del area de informática a fin de facilitar la descripción de los bienes con sus códigos respectivos.


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6- Una vez asignadas las numeraciones y realizado el conteo, se cargara en un formulario y será entregado al Responsable del área, quien firmara conformidad. 7- En caso de que se desplace herramientas de un sector al otro, el jefe de sector deberá realizarlo por escrito y hacer firmar a la otra parte que recibe, y llevara el control de entrada y salida del mismo. 8- Dichos movimientos de herramientas que pudieran existir se debe comunicar vía mail o memo interno al Jefe de Soporte. 9- El control de inventarios se llevara a cabo en forma permanente con cortes trimensuales al último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en los presentes procedimientos. 10- El Jefe de Soporte, entregara al encargado de deposito las informaciones recabadas en forma escrita a fin de que realice la carga en el sistema informático y de esta manera llevara un registro sistemático del movimiento de bienes, herramientas y productos de su deposito. 7777.2.2.2.2---- ENTRADAENTRADAENTRADAENTRADA, , , , SALIDA SALIDA SALIDA SALIDA Y CONTROL DE INSUMOS Y PRODUCTOS EY CONTROL DE INSUMOS Y PRODUCTOS EY CONTROL DE INSUMOS Y PRODUCTOS EY CONTROL DE INSUMOS Y PRODUCTOS EN N N N DEPOSITO CENTRALDEPOSITO CENTRALDEPOSITO CENTRALDEPOSITO CENTRAL 7777.21.21.21.21---- SALIDA ALSALIDA ALSALIDA ALSALIDA AL STOCK DEL STOCK DEL STOCK DEL STOCK DEL DEPÓSITODEPÓSITODEPÓSITODEPÓSITO 1- El solicitante, deberá consultar con el encargado del deposito en forma verbal si el bien solicitado se dispone en stock, y si es factible, el solicitante debe llenar una ORDEN DE ORDEN DE ORDEN DE ORDEN DE PEDIDOPEDIDOPEDIDOPEDIDO, (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), original deposito, duplicado para el solicitante, el jefe del sector solicitante debe firmar para su autorización correspondiente y remitirá al Encargado de depósito la OP (original), debiendo hacer firmar el duplicado al encargado de deposito quien recibe el pedido, y quedarse con el archivo del duplicado. 2- El Encargado de depósito deberá revisar si existe en stock los ítems solicitados, si disponen de los mismos, entregara al solicitante registrando en la OP la salida del ítem previendo firma de conformidad y quedara con el archivo del original a fin de respaldar salidas de su stock. 7777.22.22.22.22---- ENTRADAENTRADAENTRADAENTRADA AL STOCK DEL AL STOCK DEL AL STOCK DEL AL STOCK DEL DEPÓSITODEPÓSITODEPÓSITODEPÓSITO 1- Se genera el ingreso a través de las compras realizas, donde el Encargado de Compras al efectuar la compra, remite al Encargado de Deposito la Copia de la Orden de Compra. Cuando llegue el producto debera verificar el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con la cantidad física de mercaderías recibidas de acuerdo a la OC y confirmando la información, ingresara en su planilla de inventariosingresara en su planilla de inventariosingresara en su planilla de inventariosingresara en su planilla de inventarios, este deberá firmar atrás de la factura una vez que cargue al stock y remitirá a Compras la factura original. Deposito deberá quedarse con la copia de la OC para mantener un archivo de documentos respaldatorios a sus ingresos.


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2- En caso de transferencias de stock, por ejemplo se transfiere herramientas del campo y se devuelve al deposito, el jefe de sector quien remite, deberá hacerlo através de una nota de remisión, (en duplicado), original para quien recibe, duplicado para quien remite, con las firmas respectivas de quien ha emitido y quien ha recepcionado. 7777.23.23.23.23---- CONTROL DE INVENTARIOCONTROL DE INVENTARIOCONTROL DE INVENTARIOCONTROL DE INVENTARIO a. De acuerdo a los registros realizados en el sistema informático o en la planilla excel, una vez al mes el encargado de depósito realizara la conciliación generando un reporte mensual de las cantidades por ítems del sistema, y las cantidades físicas existentes en su stock. b. El Jefe de Soporte deberá efectuar un control trimestral del inventario en base a las documentaciones respaldatorias que son entradas y salidas, mediante Orden de Pedido y Orden de Compra. Estos documentos quedaran archivado en Deposito para respaldar los movimientos existentes. c. En caso de que existieran diferencias entre las cantidades emitidas por el sistema y las físicas se deberá emitir un informe al Director Administrativo acerca del motivo o las justificaciones correspondientes a fin de realizar los ajustes reales. 7777.3.3.3.3---- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOPROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOPROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOPROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCKCKCKCK EN EL EN EL EN EL EN EL DEPARTAMENTO DE VENTASDEPARTAMENTO DE VENTASDEPARTAMENTO DE VENTASDEPARTAMENTO DE VENTAS

7777.31.31.31.31---- INGRESO DE STOCKINGRESO DE STOCKINGRESO DE STOCKINGRESO DE STOCK

a- ORDEN DE RETIRO INTERNA(Código:21)ORDEN DE RETIRO INTERNA(Código:21)ORDEN DE RETIRO INTERNA(Código:21)ORDEN DE RETIRO INTERNA(Código:21): Se especifica las cantidades y variedades de plantas en general(flores, eucalyptus, bordes, plantas nativas, plantas ornamentales, etc.) o pastos que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Producción o del vivero Santa Ana. El vendedor especifica en este documento la fecha, las variedades, cantidades, el sector de producción de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego al jefe del sector de producción para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado.

Este documento tiene Este documento tiene Este documento tiene Este documento tiene dosdosdosdos vívívívías originales puesto que las dos as originales puesto que las dos as originales puesto que las dos as originales puesto que las dos están en la misma están en la misma están en la misma están en la misma hoja y se hoja y se hoja y se hoja y se completa completa completa completa primero la parte de arriba en manuscrito y posteriormente abajo ídem, la vía de la parte superior y primero la parte de arriba en manuscrito y posteriormente abajo ídem, la vía de la parte superior y primero la parte de arriba en manuscrito y posteriormente abajo ídem, la vía de la parte superior y primero la parte de arriba en manuscrito y posteriormente abajo ídem, la vía de la parte superior y la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector, posteriormente el vendedor la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector, posteriormente el vendedor la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector, posteriormente el vendedor la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector, posteriormente el vendedor entrega al jefe de sector una de lasentrega al jefe de sector una de lasentrega al jefe de sector una de lasentrega al jefe de sector una de las vías y la otra presenta al dpto. de Ventas para que la cajera vías y la otra presenta al dpto. de Ventas para que la cajera vías y la otra presenta al dpto. de Ventas para que la cajera vías y la otra presenta al dpto. de Ventas para que la cajera cargue en su stock del sistema y archive.cargue en su stock del sistema y archive.cargue en su stock del sistema y archive.cargue en su stock del sistema y archive.

b- ENTRADA DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS(Codigo:21)ENTRADA DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS(Codigo:21)ENTRADA DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS(Codigo:21)ENTRADA DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS(Codigo:21): En este documento se especifican las cantidades y variedades productos manufacturados (planteras, pedestales, productos artesanales, etc.) que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Carpintería o Herrería. El vendedor especifica en este documento la fecha, el producto, las cantidades, el sector de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego presenta al jefe del sector para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado.


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Este documento tiene dos Este documento tiene dos Este documento tiene dos Este documento tiene dos vías originalesvías originalesvías originalesvías originales. Una queda con. Una queda con. Una queda con. Una queda con el encargado del sector que está bajo la el encargado del sector que está bajo la el encargado del sector que está bajo la el encargado del sector que está bajo la supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de Ventas.Ventas.Ventas.Ventas.

c- COMPRAS LOCALES(Codigo:3) y COMPRAS DE IMPORTACIÓN(Codigo:8):COMPRAS LOCALES(Codigo:3) y COMPRAS DE IMPORTACIÓN(Codigo:8):COMPRAS LOCALES(Codigo:3) y COMPRAS DE IMPORTACIÓN(Codigo:8):COMPRAS LOCALES(Codigo:3) y COMPRAS DE IMPORTACIÓN(Codigo:8): Orden utilizada para dar entrada de productos al stock por compra de proveedores locales(ubicados dentro del territorio paraguayo) o importados(proveedores del extranjero), siguiendo los procedimientos generales de una compra.

6.336.336.336.33---- EGRESOS DEEGRESOS DEEGRESOS DEEGRESOS DE STOCK:STOCK:STOCK:STOCK:

aaaa---- Ventas al Contado o Crédito:Ventas al Contado o Crédito:Ventas al Contado o Crédito:Ventas al Contado o Crédito: Se da de baja uno o varios productos por ventas directas a clientes externos, emitiendo factura legal Contado(a través de una nota de pedido enumerada que elaboran los vendedores)o Crédito vía sistema(F. Crédito: solo para clientes antiguos o clientes internos, con un plazo máximo de 30días).

bbbb---- Orden de Baja de Stock(Código: 24): Orden de Baja de Stock(Código: 24): Orden de Baja de Stock(Código: 24): Orden de Baja de Stock(Código: 24): Es la orden utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por diferentes tipos de motivos, como por ej.: 1) PERDIDAS(Código: 24): son las bajas del stock por descomposición total de los productos a consecuencia de factores como agentes naturales, o por utilización de algunas variedades para el hermoseamiento de la empresa. 2) SALIDA DE COMPONENTE POR MONTAJE (Código: 18): son las bajas del stock por envió de los productos al sector de producción para su recuperación por alguna descomposición parcial de las variedades, que normalmente si se detecta a tiempo se podrá recuperar totalmente esa variedad para evitar llegar a las Perdidas. 3) SALIDA DE MATERIA PRIMA PARA PRODUCCIÓN (Código: ): son las bajas del stock por envíos de los productos al sector de producción, con el fin de multiplicar de estas bajas más cantidades de la misma variedad.

Observación: Observación: Observación: Observación: El tiempo de descomposición no tiene una fecha específica, porque estEl tiempo de descomposición no tiene una fecha específica, porque estEl tiempo de descomposición no tiene una fecha específica, porque estEl tiempo de descomposición no tiene una fecha específica, porque está á á á directamente relacionado al clima, normalmente cuando se presentan días seguidos de lluvia, o directamente relacionado al clima, normalmente cuando se presentan días seguidos de lluvia, o directamente relacionado al clima, normalmente cuando se presentan días seguidos de lluvia, o directamente relacionado al clima, normalmente cuando se presentan días seguidos de lluvia, o heladas, o el ataque repentina de algún insecto u hongos, etc. heladas, o el ataque repentina de algún insecto u hongos, etc. heladas, o el ataque repentina de algún insecto u hongos, etc. heladas, o el ataque repentina de algún insecto u hongos, etc.

Los vendedores son responsables de informar al Gerente de Ventas quien verifica para Los vendedores son responsables de informar al Gerente de Ventas quien verifica para Los vendedores son responsables de informar al Gerente de Ventas quien verifica para Los vendedores son responsables de informar al Gerente de Ventas quien verifica para posteriormeposteriormeposteriormeposteriormente dar firma de conformidad en la Orden de Baja de stock.nte dar firma de conformidad en la Orden de Baja de stock.nte dar firma de conformidad en la Orden de Baja de stock.nte dar firma de conformidad en la Orden de Baja de stock.

cccc---- Orden de Retiro de Jardinería(Código: 25):Orden de Retiro de Jardinería(Código: 25):Orden de Retiro de Jardinería(Código: 25):Orden de Retiro de Jardinería(Código: 25): es la orden utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos destinados al servicio de jardinería, la cual es facturada por la Jefa de Administración y Finanzas, quedando la unica via original para el archivo del Sector Ventas.

dddd---- Transferencia de Vivero:Transferencia de Vivero:Transferencia de Vivero:Transferencia de Vivero: es un documento nombrado como Remisión, la cual se utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Código Nº3) al vivero Suc. Campo 9 Código Nº2.


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Este documento tieneEste documento tieneEste documento tieneEste documento tiene dosdosdosdos vías, una queda en el Dpto. de ventas y otro con la encargada de la Suc. vías, una queda en el Dpto. de ventas y otro con la encargada de la Suc. vías, una queda en el Dpto. de ventas y otro con la encargada de la Suc. vías, una queda en el Dpto. de ventas y otro con la encargada de la Suc. Campo 9 . El pedido realiza la Encargada de la Sucursal vía telefónica o algunas veces enviando Campo 9 . El pedido realiza la Encargada de la Sucursal vía telefónica o algunas veces enviando Campo 9 . El pedido realiza la Encargada de la Sucursal vía telefónica o algunas veces enviando Campo 9 . El pedido realiza la Encargada de la Sucursal vía telefónica o algunas veces enviando vía fax, vía fax, vía fax, vía fax, y mas y mas y mas y mas adelante adelante adelante adelante vía mail. La firma autorizadora de esta Remisión esta a vía mail. La firma autorizadora de esta Remisión esta a vía mail. La firma autorizadora de esta Remisión esta a vía mail. La firma autorizadora de esta Remisión esta a cargo del Jefe de cargo del Jefe de cargo del Jefe de cargo del Jefe de VentasVentasVentasVentas, , , , se remiten con el pedido dosse remiten con el pedido dosse remiten con el pedido dosse remiten con el pedido dos vías firmadas por vías firmadas por vías firmadas por vías firmadas por el mismoel mismoel mismoel mismo la cual una la cual una la cual una la cual una via via via via quedaquedaquedaquedaríaríaríaría para el para el para el para el control de la control de la control de la control de la Encargada de la Sucursal quEncargada de la Sucursal quEncargada de la Sucursal quEncargada de la Sucursal quiiiieeeennnn reciberecibereciberecibe y la otra regresa al Dpty la otra regresa al Dpty la otra regresa al Dpty la otra regresa al Dpto. de ventas con la o. de ventas con la o. de ventas con la o. de ventas con la firma de su recepción dando conformidad de las cantidades y calidades de los productosfirma de su recepción dando conformidad de las cantidades y calidades de los productosfirma de su recepción dando conformidad de las cantidades y calidades de los productosfirma de su recepción dando conformidad de las cantidades y calidades de los productos.

LOS TIPOS DE PRODUCTOS SON:LOS TIPOS DE PRODUCTOS SON:LOS TIPOS DE PRODUCTOS SON:LOS TIPOS DE PRODUCTOS SON: (Obs. Todos los productos son codificados por (Obs. Todos los productos son codificados por (Obs. Todos los productos son codificados por (Obs. Todos los productos son codificados por variedad)variedad)variedad)variedad)

1. Plantas Ornamentales

2. Plantas Exóticas

3. Flores de Producción en el vivero y de importación.

4. Planteras sin planta o planteras trabajadas con plantas

5. Pedestales

6. Productos manufacturados como por ejemplo: pedestales varios, planteras en forma de tucanos, etc.

7. Bordes

8. Plantas frutales

7777.4.4.4.4---- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCKPROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCKPROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCKPROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCK EN EL DEPARTAMENTO DE EN EL DEPARTAMENTO DE EN EL DEPARTAMENTO DE EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIONPRODUCCIONPRODUCCIONPRODUCCION

7777.41.41.41.41---- SALIDAS DE SALIDAS DE SALIDAS DE SALIDAS DE PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTOS TERMINADOS

1- Los encargados de sectores de producción deben realizar inventario físico en forma mensual, donde deben registrar los lotes de producción, con su correspondiente cantidad, característica, situación mediante una planilla pro forma, y remitir al Jefe de Producción. 2- El Jefe de producción, a través de DATA ENTRY registra en el sistema informático todas las cantidades remitidas por los encargados, a fin de realizar aleatoriamente una verificación en cualquiera de sus productos. 3- Salida al StockSalida al StockSalida al StockSalida al Stock: Por VENTAS del Vivero o Remisión al CAMPO donde se solicita cierta cantidad de plantas, para ello se debe generar una OI, OI, OI, OI, ORDENORDENORDENORDEN DE RETIRODE RETIRODE RETIRODE RETIRO INTERNA INTERNA INTERNA INTERNA en duplicado y debidamente numerado, donde mencione la cantidad que se requiere, la característica, fecha, quien solicita, etc. Y la firma y visto bueno del jefe del sector. Una via se


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entrega al Departamento de Producción y la otra al Jefe de Ventas. Si se remite al campo, el Jefe de Producción genera una Nota de Remisión, queda con el duplicado de la Nota debidamente firmado por quien se encarga del traslado de las plantas, y el Original se remite con la mercadería. 4- Desde el momento que las plantas salgan del STOCK de Producción, se debe INGRESAR en el STOCK de VENTASSTOCK de VENTASSTOCK de VENTASSTOCK de VENTAS, con la firma de quien recibió las plantas de modo que haya una TRANSFERENCIA de STOCK, cada sector maneja su propio STOCK de mercaderías. En el caso del campo se considera una venta, por tanto se da de baja directa del stock de producción. 5- El Jefe de Producción debe mantener el archivo de las ORDENES INTERNAS recepcionadas tanto del vivero y las Notas de remisión en duplicado para l como del campo, a fin de remitir al DATA ENTRY para su descuento, y así mantener actualizado el stock en el sistema informático.

VIVIVIVIIIIIIIII---- REGISTRO DE CAMBIOSREGISTRO DE CAMBIOSREGISTRO DE CAMBIOSREGISTRO DE CAMBIOS Edición 2.009 – 12/10/09 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3 IXIXIXIX---- DOCUMENTOS RELACIONADOSDOCUMENTOS RELACIONADOSDOCUMENTOS RELACIONADOSDOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo Establecidos en el anexo Establecidos en el anexo Establecidos en el anexo • Orden de Compra • Orden de Pedido • Orden de Retiro Interno • Transferencia de Vivero (Nota de Remision) • Orden de Baja • Entrada de Productos


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XXXX---- GLOSARIO DE TERGLOSARIO DE TERGLOSARIO DE TERGLOSARIO DE TERMINOSMINOSMINOSMINOS OP: Orden de Pedido, utilizado por los jefes de departamentos para solicitar insumos, productos al Deposito o a Compras. Tendta dos vias, el original se queda con quien recibe (Deposito o Compras) y el duplicado para quien emite. (jefaturas) OC: Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por el PM de deposito. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado deposito y triplicado por talonario para archivo de compras. OR: Orden de Retiro Interna, Utilizado para retirar productos para la venta, solicitado a Producción, Son dos vías originales, las dos están en la misma hoja, la vía de la parte superior y la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector. El vendedor entrega al jefe de sector una de las vías y la otra presenta al Dpto. de Ventas. EP: Entrada de Productos Manufacturados, Utilizado para dar entrada a productos elaborados por Soporte, las 2 vías son originales, una queda con el encargado del sector que está bajo la supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de Ventas. OB: Orden de Baja de Stock, utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por diferentes tipos de motivos, perdidas, o traslados a producción para reutilizarlos. TV: Transferencia de Vivero: es un documento de dos vías, uno queda en el Dpto. de Ventas y otro con el encargado de la sucursal solicitante, tiene la función de Nota de Remisión, la cual se utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Código Nº3) al vivero Suc. Campo 9 Código Nº2.


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XXXXIIII---- FLUJOGRAMASFLUJOGRAMASFLUJOGRAMASFLUJOGRAMAS

FLUJOGRAMA DE ENTRADA AL STOCK

JEFATURAS DEPOSITO

1

Compras /Transferencias

Archivo del Original NR o Nota de Pedido

Fin del Proceso

Registro de Ingreso al Stock de Productos

Verificación, Recepción, y conformidad

2

3

5


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FLUJOGRAMA DE SALIDA AL STOCK

SECTOR SOLICITANTE ENCARGADO DEL STOCK

Solicitud de Plantas, bienes, herramientas u otro.

Nota de Remisión u Pedido Interno

Verificación de Disponibilidad

Firma en la NR o PI y conformidad

Fin del Proceso

Salida de Productos

1

2

3

4

Espera

5

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