Manual Compras V703

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MODULO DE COMPRAS

NDICE NDICEINTRODUCCIN ............................................................................................ 5 INICIO DE SESIN........................................................................................ 6 MENU PRINCIPAL ......................................................................................... 7 MEN DE MAESTROS ......................................................................................... 7 MEN DE PRESUPUESTO ..................................................................................... 7 MEN DE PROCESOS DIARIOS .............................................................................. 7 MEN DE CONSULTAS ........................................................................................ 7 MEN DE REPORTES .......................................................................................... 7 MEN DE CONFIGURA ........................................................................................ 8 MEN DE VENTANA ........................................................................................... 8 SALIR ........................................................................................................... 8 BARRA DE HERRAMIENTAS ........................................................................... 9 MENU MAESTROS ........................................................................................ 12 DATOS DE LA COMPAA ................................................................................... 13 PASES ........................................................................................................ 15 ESTADOS ..................................................................................................... 17 CIUDADES .................................................................................................... 19 IDENTIFICADORES........................................................................................... 21 CENTROS DE COSTO ........................................................................................ 23 PUESTOS ..................................................................................................... 26 EMPLEADOS .................................................................................................. 28 ALMACENES .................................................................................................. 30 REA .......................................................................................................... 32 REA-CUENTA ............................................................................................... 33 LABS ........................................................................................................ 35 TIPOS DE MOVIMIENTOS ................................................................................... 36 PROVEEDORES ............................................................................................... 39 MONEDAS .................................................................................................... 44 TIPO DE CAMBIO ............................................................................................ 46 EMBARQUE ................................................................................................... 48 A,B,C A REGIONES ......................................................................................... 49 LISTA DE PRECIOS POR REGIN .......................................................................... 50 EMPLEADOS VS. CUENTAS ................................................................................. 52 RETENCIONES ................................................................................................ 53 MENU DE PRESUPUESTO ............................................................................. 55 ASIGNACIN DE REQUISITORES .......................................................................... 56 ASIGNACIN DE COMPRADORES .......................................................................... 58 TIPOS DE INSUMO........................................................................................... 60 GRUPOS DE INSUMO ........................................................................................ 62

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INSUMOS ..................................................................................................... 64 EXPLOSIN DE MATERIALES ............................................................................... 66 ADITIVAS Y DEDUCTIVAS .................................................................................. 68 ADITIVAS Y DEDUCTIVAS CANTIDAD ..................................................................... 70 ADITIVAS Y DEDUCTIVAS PRECIO ........................................................................ 72 IMPRESIN DE ADITIVA/DEDUCTIVA ..................................................................... 74 IMPRESIN DE EXPLOSIN DE MATERIALES ............................................................. 77 CAPTURA DE PRESUPUESTO................................................................................ 79 MENU DE PROCESOS DIARIOS .................................................................... 81 ANTICIPOS ................................................................................................... 82 ABC Anticipos Proveedor............................................................................ 83 Reportes Anticipo Proveedor ...................................................................... 86 Generacin Anticipos Proveedor.................................................................. 89 Reporte Estado de Cuenta Proveedor .......................................................... 91 REQUISICIONES ............................................................................................. 94 CUADRO COMPARATIVO .................................................................................... 98 GENERACIN DE O. C. ....................................................................................101 ORDENES DE COMPRA .....................................................................................104 AJUSTES / CANCELACIN O.C. ..........................................................................110 ENTRADAS DE ALMACN...................................................................................112 TRASPASOS A OTRO C. C. ................................................................................115 INSUMOS RECIBIDOS POR ORDEN COMPRA ............................................................118 PROVEEDOR INSUMOS .....................................................................................121 MOVIMIENTOS NO INVENTARIABLES ....................................................................123 Mantenimiento Remisin...........................................................................124 Recepcin de Insumos..............................................................................127 Recepcin Global de Insumos ....................................................................130 Consulta Remisin ...................................................................................133 Reporte Remisin: ...................................................................................134 ABC Interfase a Contabilidad.....................................................................136 Definicin de Transferencia Pliza ..............................................................139 Proceso de Generacin de Pliza................................................................141 Proceso de Desactualizacin de Pliza ........................................................142 MENU DE CONSULTAS ............................................................................... 143 REQUISICIONES ............................................................................................144 ORDENES DE COMPRA .....................................................................................146 ENTREGAS PROGRAMADAS ................................................................................149 ANLISIS DE COMPRAS ....................................................................................151 INSUMOS EXCEDIDOS .....................................................................................153 REQUISICIONES POR COMPRADOR .......................................................................155 PROVEEDOR INSUMO ......................................................................................157 ANLISIS CONSOLIDADO PROVEEDOR ..................................................................159 COMPORTAMIENTO DE PROVEEDORES ...................................................................161 FLUJOS COMPROMETIDOS .................................................................................163

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ANLISIS CONSOLIDADO % C.C. .......................................................................165 COMPARATIVO VS PRESUPUESTO ........................................................................167 COMPARATIVO VS PPTO POR EL TIPO DE INSUMO .....................................................169 COMPARATIVO VS PPTO POR GRUPO DE INSUMOS ....................................................170 COMPARATIVO VS PPTO POR INSUMO ..................................................................171 ANLISIS DE INSUMOS ....................................................................................173 ANALTICO POR ORDEN DE COMPRA ....................................................................175 MENU DE REPORTES ................................................................................. 177 ESTATUS DE REQUISICIONES.............................................................................179 CUADRO COMPARATIVO ...................................................................................182 PREFORMA MATERIAL POR RECIBIR .....................................................................185 RESUMEN DE FLUJOS COMPROMETIDOS ................................................................188 REPORTE DE FLUJOS COMPROMETIDOS .................................................................191 ORDENES DE COMPRA .....................................................................................194 ORDENES DE COMPRA POR CONTRATISTA ..............................................................196 REQUISICIN ...............................................................................................198 AJUSTE ORDEN COMPRA ..................................................................................200 COMPARATIVO DE PROVEEDORES ........................................................................202 RELACIN DE ORDEN DE COMPRAFACTURA ..........................................................205 COMPARATIVO VS PRESUPUESTO ........................................................................208 PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO REAL ....................................................213 PRESUPUESTO VS COMPRADO VS GASTADO REAL POR TIPO ........................................216 CONSECUTIVO DE ORDENES DE COMPRA ...............................................................219 ENTREGAS PROGRAMADAS ................................................................................222 CONSOLIDADO DE COMPRAS .............................................................................225 ANLISIS DE COMPRAS ....................................................................................228 ANALTICO DE COMPRAS POR PROVEEDOR .............................................................231 ESTADSTICO MENSUAL POR PROVEEDOR ..............................................................234 PROVEEDOR INSUMOS .....................................................................................238 ANALTICO DE COMPRAS POR INSUMO ..................................................................240 ESTADSTICO DE LTIMOS PRECIOS ....................................................................243 RELACIN DE INSUMOS RECIBIDOS .....................................................................246 RESUMEN DE COMPRAS ...................................................................................249 REGISTRO DE COMPRAS ...................................................................................252 RELACIN DE COMPRAS PENDIENTES POR COMPRADOR .............................................255 MENU DE CONFIGURA ............................................................................... 257 IMPRESORA ..................................................................................................258 USUARIOS ...................................................................................................259 NIVELES SEGURIDAD ......................................................................................261 RELACIN PROG/NIVEL ...................................................................................262 CAMBIAR DE USUARIO (ADMINISTRADOR) .............................................................264 PASSWORD EN PROCESOS ................................................................................265 ACTUALIZA UNIVERSAL ....................................................................................266 ACTUALIZA UNIVERSAL MULTICOMPAA ...............................................................267

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LEYENDA ORDEN DE COMPRA ............................................................................269 RE-GENERACIN PRESUPUESTO .........................................................................270 LIBERADOR DE INSTANCIAS ..............................................................................271 NIVELES SEGURIDAD POR IDENTIFICADOR DE CC ....................................................272 RELACIN IDENTIFICADOR CC NIVEL IDENTIFICADOR POR CC .....................................273 MENU AYUDA ............................................................................................ 274 MENU DE VENTANA ................................................................................... 275

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Sistema Integral de Ordenes de Compra Introduccin

El mdulo de compras se dise con el motivo de ser una herramienta computacional con la cual se evitar efectuar manualmente el trabajo tedioso y repetitivo que le ocasiona la elaboracin y control de las rdenes de compra y su seguimiento.

Este sistema se encuentra enlazado con los Sistemas de Precios Unitarios, Inventarios, Contabilidad y Proveedores EnKontrol. Con esta comunicacin se evitarn dobles y hasta triples capturas, ya que al momento de capturar las requisiciones y rdenes de compra se comparten los catlogos de insumos y proveedores y se actualizan los acumulados para comparar el presupuesto de control Vs lo comprado y as inmediatamente permitir al usuario tomar decisiones.

Es conveniente que el Sistema de Compras sea solamente utilizado por personal relacionado y autorizado del rea de compras.

Con este sistema el usuario manejar con oportunidad las requisiciones y rdenes de compras contando as con un amplio rango de confiabilidad.

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Inicio de Sesin Para iniciar la sesin en el mdulo debemos dar doble click en el acceso directo que corresponde al sistema de compras:

Inmediatamente aparecer la pantalla de acceso del sistema en la cual nos solicitar los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.

Estos datos son: Compaa: El sistema es multicompaa, debemos introducir el nmero de empresa que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos correspondiente. Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador del sistema que nos identifica como usuario y que es nica. Est compuesta por un nmero de usuario de cuatro dgitos y una contrasea (password) confidencial y personal.

Al teclearlos correctamente ser desplegada la pantalla principal que contiene el men principal como se muestra a continuacin:

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MENU PRINCIPAL

Describiremos brevemente las opciones del men principal: Men de Maestros A travs de este men definimos las tablas de inicio del sistema y le damos mantenimiento a los catlogos que nos facilitan la operacin diaria. Tablas como ciudades, pases, estados y catlogos como los tipos de movimientos y proveedores son indispensables para iniciar la operacin del sistema. Men de Presupuesto A travs de este men definimos las tablas que nos permiten compartir informacin con el sistema de Precios Unitarios, en l tambin establecemos el acceso de los diferentes compradores a los centros de costo para establecer responsabilidades de control y seguimiento. Facilita la puesta en marcha de las comparaciones contra el presupuesto de control capturndolo y dndole mantenimiento. Men de Procesos Diarios Este men nos permite la captura de las requisiciones y rdenes de como sus cancelaciones y modificaciones. Tambin, en caso de no el Sistema de Inventarios EnKontrol, nos facilita la captura de las traspasos al almacn, permitiendo as darle seguimiento y control rdenes de compra.

compra as contar con entradas y a nuestras

Men de Consultas Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos de nuestros movimientos como son: entregas programadas, insumos excedidos, etc. Men de Reportes De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualizacin de datos, pero la diferencia est en que nos da la opcin de enviarlos a la impresora.

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Men de Configura Nos permite definir los niveles de acceso al sistema y las opciones de men a que se tiene derecho segn lo establecido en las funciones operativas. Tambin nos facilita la administracin de los usuarios, passwords o contraseas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra informacin. Tambin nos facilita seleccionar y administrar las caractersticas de las impresoras tanto locales como de red, que tengamos disponibles en el sistema. Men de Utileras Esta opcin nos brinda una utilera grfica de concurrencia de usuarios, as como un reporte de conexin de los mismos. Men de Ayuda Esta opcin solo proporciona informacin de Copyright as como la versin del sistema. Men de Ventana Nos facilita la configuracin en nuestra pantalla de las diferentes ventanas desplegadas simultneamente durante nuestra operacin diaria, de tal manera que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera ms adecuada. Salir Esta opcin no es un men, es la decisin del usuario para cerrar la aplicacin y salir totalmente del sistema.

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Barra de Herramientas Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes actividades: Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida segn convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botn se despliega el cuadro de dilogo:

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botn OK. Si necesitamos ajustar la definicin de la impresora oprimimos el botn Setup y entramos al men correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el botn Cancel. Salir: Al oprimir este botn el sistema asume que deseamos Salir del Sistema, pero nos enva la ventana de confirmacin:

Si en verdad desea terminar su sesin de trabajo con esta aplicacin presione el botn Aceptar, en caso contrario presione el botn Cancelar.NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botn marcado con una X. Al presionar este botn la sesin se termina automticamente sin confirmar. Tenga precaucin al utilizar esta opcin ya que puede perder datos que no hayan sido grabados a la base de datos.

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Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las sesiones de trabajo en las ventanas de captura son: Enva a Imprimir el reporte o catlogo seleccionado mostrndonos en la mayora de las veces una vista preliminar. Agrega un rengln en blanco que nos permite la introduccin de datos para dar de alta un registro en la base de datos, tambin se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rpidas. Nos permite Modificar informacin de un registro grabado previamente en la base de datos. tambin se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rpidas. Grabar la informacin de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo Al dar de alta el registro para su uso posterior. tambin se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rpidas. Cancela la informacin introducida hasta la ltima grabacin en la base de datos. Regresando a la posicin inicial de captura en el cuadro de dilogo. tambin se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rpidas. Borra el rengln de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de este botn ya que puede perder informacin importante. Cuando el registro en cuestin tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. tambin se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rpidas. Busca informacin en la base de datos mostrndonos los catlogos, facilitando as la seleccin de las claves o cdigos correctos en los campos de captura de los cuadros de dilogo. Se tiene la opcin de las teclas rpidas: F1, CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opcin a la que se ingrese La pantalla mostrada vara de acuerdo al catlogo en cuestin. Salir o cerrar la ltima ventana abierta. Este botn nos facilita regresarnos a la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana actual. En la ejecucin de reportes mientras nos muestra la vista preliminar, este botn nos facilita desplazarnos a la pgina anterior para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botn de Siguiente Pgina. En la ejecucin de reportes este botn nos facilita desplazarnos a la Siguiente Pgina para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir. Este botn nos permite Aumentar el tamao (Zoom In) de la vista preliminar para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.

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Este botn nos permite Disminuir el tamao (Zoom Out) de la vista preliminar para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato especfico Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opcin dentro de cualquiera de los mens, aparece una serie de iconos debajo de la barra de mens y al mismo tiempo un men adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado Edicin o Reporte, las opciones desplegadas bajo este ltimo men, corresponden a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos opciones para realizar una misma operacin.

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MODULO DE COMPRAS MAESTROS

MENU MAESTROS Este men est diseado para dar de alta todos los datos referentes a la empresa, tales como: Nombre o Datos de la Compaa, Pases en los que realizan operaciones, Centros de Costo que utiliza, Puestos y Empleados, Almacenes, Proveedores y Monedas que utiliza en sus operaciones.

Al momento de entrar en algunas de las opciones de este men, se encender un men adicional llamado Edicin que vara segn la opcin

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Datos de la Compaa Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre de la Compaa, direccin , as como tres campos donde es posible insertar la leyenda para la Orden de Compra, sobre alguna descripcin especfica o comentario que se desee, mismos que aparecern impresos en los contra recibos. La ventana descrita se presenta a continuacin:

En esta ventana se encuentran diversos check box que a continuacin se explicaran. Sesin nica por Usuario: Al seleccionarlo esta opcin el Sistema EnKOnTROL llevar una bitcora de procesos especiales que le permitir saber lo siguiente: I. Hora, Nombre, Sistema, Direccin de red y Nombre del equipo de computo desde donde se realizan cambios y/o modificaciones a plizas de subsistemas y/o eliminacin total de stas

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Valida Presupuesto Requerido: Al seleccionar esta opcin el sistema comienza hacer la validacin del presupuesto desde que se empiezan hacer las requisiciones. Captura Precio Traspaso: Al seleccionar esta opcin cuando realizas los traspasos aparece la ventana de captura del precio. Validar tope de IVA: Al seleccionar esta opcin el sistema no permite pasarte del IVA definido. Tope del IVA: En este campo defines el tope del porcentaje de IVA Periodo del Tipo de Cambio: Al seleccionar esta opcin empiezas a definir el perodo en que se actualizara el tipo de cambio. Los perodos son Mensuales, Diarios y Semanales. Detecta Tipo de Cambio Vigente: Al seleccionar esta opcin cuando haya vencido el perodo del T.C. abre una ventana donde te permite capturar el nuevo T.C. Concepto Factura Automtico en OC: Al seleccionar esta opcin cuando se realice el contra recibo tomar el concepto de factura que se haya capturado al momento de realizar la orden de compra. Valida fecha de entrega: Al seleccionar esta opcin el sistema afecta la ventana de requisicin ya que desde all te permite capturar la fecha de entrega con 7 das posteriores a la fecha de elaboracin de la requisicin. En caso contrario pide Password. Tipo Validacin Ppto. excedido: Mediante este combo se especifica como se realizar la validacin cuando se exceda el presupuesto al generar una orden de compra, esta validacin puede ser I. II. III. Con una clave o password. Con un aviso. Sin validacin.

Obliga Area-Cta.: Al seleccionar esta opcin, cuando se capture una orden de compra, una requisicin o se realice un ajuste/cancelacin de una orden de compra, ser obligatorio especificar un rea cuenta. Sustituir Universales: Al seleccionar esta opcin permite hacer la sustitucin de los catlogos de las Base de Datos. Debe seleccionarse esta opcin en la(s) Base (s)de Dato(s) origen(es) y Destino(s).

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Pases Al seleccionar la opcin Pases, el sistema da la posibilidad de registrar los pases donde se localizan los proveedores con los cuales tendr operaciones la empresa, la ventana desplegada en este caso se presenta a continuacin:

El procedimiento para dar de alta un nuevo pas es el siguiente: Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Edicin, esta misma operacin que puede realizarse con las teclas rpidas Alt+A Pas: En este parmetro se debe escribir el nombre del pas deseado (15 caracteres como mximo). Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G Modificar/Borrar: Si despus de grabar un pas se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el men Edicin elegir la opcin Modif./Borrar, por medio del las teclas rpidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lpiz. Borrar: Si el pas seleccionado no cuenta con algn registro que haga referencia a l (Ej. estado o ciudad), es posible borrarlo por completo

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seleccionando del men Edicin la opcin Borrar o las teclas rpidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura. El nuevo pas ha quedado grabado .y siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos pases como sean necesarios.

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Estados El sistema da la posibilidad de anexar todos los estados donde se localizan los proveedores con los cuales la empresa tiene operaciones, para poder hacer esto, es necesario haber registrado en la opcin anterior el pas al cual pertenece el estado deseado.

El procedimiento para registrar nuevos estados es de manera similar al caso anterior: Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men adicional Edicin, esta misma operacin que puede realizarse con las teclas rpidas Alt+A Estado: En este campo se teclea el nombre del estado deseado (5 caracteres como mximo). Pas: Men descendente se selecciona el pas al cual pertenece el estado a registrar.

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Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G Modificar/Borrar: Si despus de grabar un estado se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el men Edicin elegir la opcin Modif./Borrar, por medio del las teclas rpidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lpiz. Borrar: Si el estado seleccionado no cuenta con algn registro que haga referencia a l (Ej. ciudad), es posible borrarlo por completo seleccionando del men Edicin la opcin Borrar o las teclas rpidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo estado ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos estados como sean necesarios.

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Ciudades Seleccionando la opcin Ciudades del men Maestros se desplegar la ventana siguiente:

El procedimiento para dar de alta ciudades es el siguiente: Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men adicional Edicin, esta misma operacin que puede realizarse con las teclas rpidas Alt+A Ciudad: En este campo hay que escribir el nombre de la ciudad deseada (25 caracteres como mximo). Estado: Men descendente donde se selecciona el estado al cual pertenece la ciudad a registrar. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

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Modificar/Borrar: Si despus de grabar un ciudad se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el men Edicin elegir la opcin Modif./Borrar, por medio del las teclas rpidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lpiz. Borrar: Si la ciudad seleccionada no cuenta con algn registro que haga referencia a l (Ej. estado), es posible borrarlo por completo seleccionando del men Edicin la opcin Borrar o las teclas rpidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

La nueva ciudad ha quedado registrada, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantas ciudades como sean necesarias.

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Identificadores Un identificador permite agrupar varios centros de costos, con el fin de concentrar informacin til en consultas y reportes. Es en esta opcin de Identificadores del men Maestros donde estos se administran, al entrar se desplegar la ventana siguiente:

El procedimiento para dar de alta identificadores es el siguiente: Agregar : Esto se hace por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men adicional Edicin, esta misma operacin que puede realizarse con las teclas rpidas Alt+A Identificador: En este campo hay que escribir la clave del identificador. Descripcin: identificador. En este campo capturamos la descripcin larga del

Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

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Modificar/Borrar: Si despus de grabar un identificador se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el men Edicin elegir la opcin Modif./Borrar, por medio del las teclas rpidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lpiz. Borrar: Si el identificador seleccionado no cuenta con algn registro que haga referencia a l, es posible borrarlo por completo seleccionando del men Edicin la opcin Borrar o las teclas rpidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

El nuevo identificador ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantos identificadores como sean necesarios.

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Centros de Costo En esta opcin el sistema permite registrar todos los centros de costo utilizados por la empresa. A continuacin se presenta la ventana desplegada para efectuar su registro:

El procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente: Agregar. Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas y otra opcin sera desde el men Edicin Centro de Costo Clave correspondiente al centro de costo que se va a registrar. Es importante sealar que este campo cuenta con tres espacios alfanumricos; sin embargo, se recomienda utilizar solo nmeros para facilitar su orden y utilizacin, es necesario llenar los tres espacios del campo. Se puede definir por rangos, por ejemplo Edificacin, Urbanizacin, Administrativos, etc. Tambin se recomienda dejar nmeros

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libres entre centros de costo para una posible adicin posterior de centros de costo del mismo rango. Descripcin En este campo se define el nombre del centro de costo al que se har referencia con la clave arriba asignada, se permiten mximo 40 posiciones alfanumricas. Descripcin Corta Se escribe una abreviacin de la descripcin (mximo de 15 caracteres), misma que aparecer en la impresin de algunos reportes. Estatus Es un men desplegable con tres opciones, de las cuales se debe de seleccionar una de acuerdo a lo siguiente: I. No Utiliza Presupuesto : Si no es necesario comparar y controlar las compras que se realizan en ese centro de costo con el presupuesto definido. II. Valida Presupuesto :Si es necesario comparar las compras con el presupuesto para que sean autorizadas. III. Presupuesto Terminado: Si el presupuesto para ese centro de costo indica que ya no es necesario realizar ms compras, se selecciona la opcin.NOTA: Esta opcin de Estatus puede ser modificada posteriormente pero solo por la persona autorizada para ello.

Presupuesto Global: Este parmetro es opcional, aqu se establece el monto total del presupuesto a aplicar en el CC Tipo de IVA: : Esta opcin afecta el modulo de IVA I. Por Definir II. Acreditable III. No Acreditable

Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso de no utilizarlo el sistema lo toma el porcentaje desde la ventana de Datos Compaa Validar Tope de IVA: No te permite pasar del IVA definido para el CC o en caso de no estar definido lo busca en Datos Compaa. Valida Vigencia: Valida la vigencia del Centro de Costo.

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I. No II. Con Password A. Inicio B. Fin III. Sin Password A. Inicio B. Fin Identificador: Es una clasificacin que se le da al centro de costos en cuestin, en base a este se podrn filtrar los centros de costos en las consultas y reportes. El identificador default es el 99-99-99-99. Regin: Mediante este campo se puede especificar si el Centro de Costos pertenece a una regin y as poder manejar listas de precio distintas para cada regin. Moneda: Tipo de moneda que manejara el Centro de Costo. Valida Presupuesto por Sector: Permite utilizar el presupuesto por sector, que solo esta disponible para aquellos clientes que lo hayan solicitado. Valida presupuesto anual: Si se tiene habilitado este check se validar que no se rebase el presupuesto anual de compra para el centro de costos. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G.

El nuevo Centro de Costo ha quedado registrado, siguiendo el mismo procedimiento se pueden registrar tantas Centros de Costos como sean necesarios.

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Puestos Al seleccionar la opcin Puestos del men Maestros se despliega la ventana siguiente:

El procedimiento para el registro de puestos es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Puesto En este campo se debe teclear el nmero que identificar a dicho puesto, como en el caso de los centros de costo, es recomendable definir los nmeros de puestos por rangos o reas, como gerencias, jefaturas, etc. Descripcin debe escribirse el nombre del puesto, el cual aparecer en la impresin de documentos que hagan referencia al mismo.

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Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G Modificar/Borrar: Si despus de grabar un puesto se quiere modificarlo, solo hay que seleccionarlo y en el men Edicin elegir la opcin Modif./Borrar, por medio del las teclas rpidas Alt+M y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas en forma de Lpiz. Borrar: Si el puesto seleccionado no cuenta con algn registro que haga referencia a l, es posible borrarlo por completo seleccionando del men Edicin la opcin Borrar o las teclas rpidas Alt+B y/o dando un click sobre el icono que se encuentra en la barra de herramientas en forma de bote de basura.

Si es necesario agregar ms puestos se repite el proceso.

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Empleados En esta ventana se permite registrar a todos los empleados involucrados en operaciones de compra y definir su grado de libertad para autorizar requisiciones y su importe. La ventana para el registro de empleados se presenta a continuacin:

El proceso para registrar empleados es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Empleado En este campo se introduce el nmero con el que se desea identificar al empleado, dicho nmero debe estar formado con un mximo de tres dgitos.

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Nombre Se escribe el nombre del empleado. Puesto Se introduce el nmero del puesto al que se asignar el empleado, dicho nmero debi haber sido definido en el registro de puestos. Se tiene una opcin de Bsqueda en la base de datos que funciona sencillamente, te posicionas en el campo y le das click en el icono en forma de binoculares que aparece en la barra de herramientas, la bsqueda tambin se hace desde el men Edicin y/o con las tecla rpida F1 Almacn: Se define a que almacn ser asignado el empleado, debe introducirse el nmero del almacn, operacin que tambin puede realizarse por medio del Men Edicin, con el icono en forma de binoculares que se encuentra en la barra de herramientas y/o con las teclas rpidas F1. Si se desea asignar al mismo empleado a varios almacenes, es necesario registrarlo tantas veces como sea necesario. Telfono: empleado. En este campo debe indicarse el nmero telefnico del

Password: Debe llenarse con una clave de cuatro posiciones alfanumricas como mximo, la cual ser utilizada para reconocer si ese empleado est facultado para autorizar requisiciones. Monto Autoriza: Se introduce el monto total por cada compra que el empleado tiene derecho a autorizar, siempre que no existan restricciones en este aspecto es recomendable introducir una cantidad muy grande con el fin de no tener obstculos futuros para las compras. Este campo permite introducir 14 dgitos incluyendo dos decimales. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Se repite el proceso las veces que sea necesario.

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Almacenes Antes de hacer el registro de empleados, es necesario dar de alta los almacenes con los que cuenta la empresa, al seleccionar la opcin Almacenes se despliega la ventana siguiente:

El proceso para dar de alta almacenes es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Almacn Es un campo numrico de 3 dgitos, se refiere al nmero con el que ser identificado el almacn. Descripcin Se introduce el nombre mediante el cual se har referencia al almacn. Validar C.C.: Mediante esta opcin se puede determinar la manera en la que se validara el centro de costos en el almacn, se tienen varias opciones:

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A. No validar B. Si validar C. Sugiere Direccin: Se escribe la calle y colonia en la que se encuentra ubicado el almacn. Responsable: Se escribe el nombre de la persona que estar a cargo del almacn. Telfono: Se indica el nmero telefnico del almacn. Producto Terminado: Se indica si el almacn es de producto terminado. Materia Prima: Se indica si se trata de un almacn de materia prima. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Se repite el proceso cuantas veces sea necesario.

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rea Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda sern las manzanas del proyecto.

El procedimiento para dar de alta una rea es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Centro de Costo: Es el nmero que identificar a la obra a la que har referencia el rea. Area: Es el nmero con el que se identifica el rea. Descripcin: Nombre de el rea Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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rea-Cuenta En esta opcin se deben establecer aquellas entidades dentro del presupuesto de control que permitirn realizar los acumulados de consumos. Estos recibirn las asignaciones a travs de las salidas de almacn para comparar los costos de obra reales contra los presupuestados.

El procedimiento es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Centro de Costo: es el nmero que identificar a la obra a la que har referencia el rea y la Cuenta.

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rea: Para las empresas constructoras de obra civil e industrial son los frentes que utilizan para controlar la obra; para las empresas de vivienda sern las manzanas del proyecto. Cuenta: Para las constructoras de obra civil e industrial, son las partidas del presupuesto de control; para vivienda sern los lotes de las casas a construir. Descripcin: es el nombre del rea-cuenta a afectar. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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LABs Significa Libre a Bordo. Al seleccionar la opcin LABs del men Maestros el sistema permite definir las diferentes formas de embarque de los insumos, en este caso se despliega la siguiente ventana:

El procedimiento para registrar LABs es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Nmero Este campo corresponde al nmero (mximo tres dgitos) con el que se quiere identificar al LAB en cuestin. Descripcin se refiere al nombre o concepto con el que se identificar dicho LAB. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Se repite el proceso las veces que sea necesario

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Tipos de Movimientos Los tipos de movimientos son una forma de clasificar la naturaleza de una compra, en el sistema ya estn definidos cuatro rangos: 1 25 26 50 51 75 76 - 99 Cargos (Facturas) Cargo Rojo (Notas de Crdito) Abonos (Pagos) Abonos Rojos (Cancelacin de pagos, rebote de cheques)

Es importante sealar que los tipos de movimientos deben reflejar las operaciones de recepcin de documentos de proveedores ms repetitivas o de mayor volumen de transacciones. Gracias a los tipos de movimiento, el sistema automatiza la elaboracin de plizas de contabilidad derivadas de la recepcin de documentos en el mdulo de proveedores.NOTA En la configuracin de los tipos de movimientos debe ser capacitado el personal de contabilidad. El personal de compras y cuentas por pagar es opcional.

Al seleccionar la opcin Tipos de Movimientos del men Maestros se despliega la ventana siguiente:

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A continuacin movimientos:

se

describe

el

procedimiento

para

registrar

tipos

de

Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Tipo de Movimiento: En este campo se introduce el nmero correspondiente al movimiento de acuerdo a los rangos descritos. Naturaleza El sistema automticamente proporciona el campo. Se tienen definidos como estndar los tipos de movimiento 24 para Saldos Iniciales y el 51 para Pago de Factura. Descripcin: En este campo se escribe el nombre o una descripcin corta con la cual se identificar al movimiento en cuestin. Referencia: En este campo se permite definir si el tipo de movimiento validar o no contra una orden de compra. TM Bancos: Tipo de Movimiento de Bancos. TM Pagos: Es el tipo de movimiento configurado para los pagos. I.V.A. da la posibilidad de elegir que el sistema solicite cantidades monetarias con el IVA desglosado, para ello se selecciona la opcin S, por el contrario, si se desean manejar montos totales se selecciona la opcin No. Afecta Compra: En esta opcin se determina si el tipo de movimiento ser considerado o no, para la declaracin anual de los 50 principales proveedores que se presenta ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Es Factura: En este campo se indica si el movimiento referido implica un control por medio de factura o no. Valida el monto recibido de la O.C.: al: Existen 3 opciones: I. Recibir Contra-recibido II. Autorizar la Factura III. Generar el pago

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Se repite el proceso las veces que sea necesario.

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Proveedores El sistema permite crear una lista con la informacin general de todos los proveedores de la empresa. Para ello se despliega la siguiente ventana

El procedimiento para dar de alta un proveedor es el siguiente: Datos Generales: Es una pestaa donde aparecen varios campos a llenar. Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Proveedor, se refiere al nmero que se asignar al proveedor; se sugiere hacer una agrupacin por rangos, por ejemplo proveedores de materiales, proveedores de mano de obra, proveedores de servicios. Nombre se debe ingresar el nombre del proveedor de acuerdo a su Cdula Fiscal.

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Direccin: En este campo se ingresa la direccin fiscal del proveedor. Nombre Corto: En este campo se especifica un nombre corto (mximo veinte caracteres) para identificar al proveedor. Ciudad: Men descendente y se refiere a la ciudad a la que pertenece el proveedor y que debe estar ya registrada en la base de datos. Tipo de Proveedor: Permite catalogar a los proveedores para filtrarlos en futuros reportes. Nac o Ext.: Se indica si el proveedor es Nacional o Extranjero. Cdigo Postal: En este campo se introduce el cdigo postal del proveedor. RFC: En este campo se introduce el registro federal de contribuyentes del proveedor. Este ltimo dato es importante ya que el sistema lo utiliza para evitar el registro de un proveedor por ms de una vez. Estatus General: En este campo se hace referencia al status en el cual se encuentra el Proveedor I. Vigente: Proveedor con el cual se esta trabajando actualmente (ACTIVO). II. Cancelado: Proveedor con el que no se esta trabajando ms y al seleccionarlo no te permitir realizar la compra. III. Habilitado Con Password: Proveedor especial, encuentra restringido a los usuarios de compras que se

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Otros Datos En esta pestaa se despliega una serie de campos para ingresar datos complementarios del proveedor.

Responsable En este campo se registra el nombre de la persona con el que se contactar en esa compaa. Telfono 1, Telfono 2 y Fax: En estos campos se registran los nmeros correspondientes. E-mail@: En este campo se registra la direccin de correo electrnico del proveedor. En este campo se registra el # de cuenta de Cuenta Bancaria: proveedor. Campo Informativo. Lmite de Crdito : Ene este campo se refiere al monto total acumulado de compras que proporciona el proveedor, siempre que no existan

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restricciones se recomienda sea una cantidad muy grande (mximo 17 dgitos). Se recomienda utilizar una cantidad grande, mientras se captura el presupuesto real (por ejemplo: 1000,000.00). Tipo de Movimiento Base se refiere a la operacin ms comn que se tiene con ese proveedor en particular. Descuento En este campo se indica el porcentaje de descuento que otorga el proveedor por cada compra, mismo que no afecta en operaciones del sistema, es simplemente informacin que se utiliza en el cuadro comparativo de proveedores. Condiciones de Pago : Este ampo se refiere a los das de plazo para pagar. Moneda: En este campo se define que moneda maneja el proveedor.

Retenciones Aqu se registran las retenciones que por default se le generarn al proveedor en cada orden de compra que se le registre.

Concepto: Es el concepto o nombre con el que se identifica la retencin, esta se toma del catlogo de retenciones.

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Porc Ret: Es el porcentaje de retencin que se calcular al momento de generar una orden de compra para este proveedor, para cada concepto. Opcional: La retencin puede ser eliminada en la orden de compra solo si la columna Opcional as lo indica. Si NO es opcional, no podr ser eliminada. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Se repite el procedimiento para agregar ms proveedores.

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Monedas Antes de registrar a los proveedores de la empresa, es necesario elaborar la lista de monedas con las cuales se efectuarn operaciones. Se despliega la ventana siguiente:

El proceso para el registro de monedas es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Moneda: Este campo es el nmero (mximo cuatro dgitos) que identificar a la moneda. Descripcin: En este campo se escribe el nombre de la moneda. Tipo de Cambio: En este campo se introduce la equivalencia en moneda nacional de alguna moneda extranjera. Se debe tener especial cuidado en actualizar el tipo de cambio, adems se recomienda definir al tipo de cambio en moneda nacional como la unidad (1.00) para facilitar la conversin de otras monedas.

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Id Moneda: Es una clave numrica con la cual se identifica la moneda, por ejemplo: moneda = 1, es moneda nacional; moneda 1, se trata de una moneda extranjera. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Se repite el proceso para dar de alta las monedas que sean necesarias.

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Tipo de Cambio Esta pantalla la utilizamos parta definir el tipo de cambio al que manejamos cada una de las monedas dadas de alta en el men de Monedas. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Moneda: Men descendente donde seleccionas la moneda extranjera. Fecha: Es la fecha del tipo de cambio. Tipo de Cambio: En este campo se coloca el cantidad que representar al tipo de cambio de la moneda seleccionada.


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En la pantalla aparece la clave del usuario que captur el tipo de cambio, as como la fecha y la hora de la ltima modificacin. Se repite el proceso para dar de alta los tipos de cambio que sean necesarios.

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Embarque Mediante esta opcin se da alta el lugar donde se va a dejar el material en la obra. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta el embarque se hace de la siguiente manera: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Centro de Costo: Se introduce el nmero del CC al que se realizar el embarque. Embarque: En este campo se introduce el # que se le asignar al embarque. Descripcin: En este campo se introduce la direccin. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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A,B,C a Regiones Mediante esta opcin se da dan de alta las regiones que se van a utilizar para las columnas de la ventana de la lista de precios; en esta ventana se muestran los centros de costo asignados a cada regin. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la regin se hace de la siguiente manera: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Descripcin: En este campo se introduce la descripcin de la regin. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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Lista de Precios por Regin Mediante esta opcin se da dan de alta los precios por regin por proveedor. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la lista de precios se hace de la siguiente manera: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Proveedor: Se captura el nmero de proveedor para la lista de precios. Insumo: Es la clave del insumo perteneciente a la lista de precios. Regin: Aparecer la descripcin de la regin en columnas, tantas columnas como regiones se tengan definidas, para cada regin se deber capturar el precio que tendr en la lista de precios correspondiente. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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Adicionalmente esta ventana cuenta con algunas funciones que a continuacin se describen: Autorizar lista de precios: Se utiliza mediante un password para autorizar el uso de la lista de precios, ya que cuando se da de alta o se modifica algn precio se pone con un estatus de no autorizado. Filtrar: Mediante este botn se establecen criterios para filtrar la informacin en la ventana de la lista de precios. Al oprimir el botn aparece esta ventana:

La informacin se puede filtrar: A. Por Estatus. B. Por Rango de Insumo C. Por Nivel D. Por Proveedor Regin a imprimir: Mediante esta funcin se indica la regin de la cual se desea imprimir su lista de precios.

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Empleados vs. Cuentas Mediante esta opcin relacionan los empleados y las cuentas. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta al empleado y la cuenta se hace de la siguiente manera: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Empleado: En este campo se introduce nmero del empleado. Cuenta: En este apartado se captura la cuenta que se asociar al empleado. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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Retenciones Mediante esta opcin se administra el catlogo de retenciones, mismas que pueden ser aplicadas a los proveedores en caso de as requerirse, ya sea porque el proveedor la tenga definida como default en el maestro de proveedores, o que se le agregue al momento de que se le genere una orden de compra. La ventana que se despliega es la siguiente:

Para dar de alta la retencin se hace de la siguiente manera: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Cpto: En este campo se introduce la clave con la cual ser identificada la retencin. % Cant.: En este campo se define como ser aplicada la retencin al momento de generarse la orden de compra, y se puede aplicar por porcentaje o por cantidad.

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Default: Es el porcentaje o cantidad definida como default cuando se genera la orden de compra. Aplica: Es la forma en la que se aplicar la retencin en la orden de compra, puede ser aplicada en el subtotal o no aplicarse. Naturaleza: En este campo se define la naturaleza de la retencin, al momento de que se realiza la afectacin contable, puede ser un cargo, un abono, un cargo rojo, o bien, un abono rojo. Insumo: Es la clave del insumo sobre el cual se aplicar la retencin. Cta Contable: Es la cuenta definida en la contabilidad para la afectacin de en la contabilidad. Forma de Pago: Es la forma de pago definida para la retencin, puede ser que no se pague, o por el monto calculado, o bien, sobre el saldo retenido. TM Pago: Tipo de movimiento definido para el pago de la retencin, este solo se activa en el caso de que la forma de pago de la retencin sea diferente a la de No se paga. Apica IVA: Se indica si el concepto de retencin SI aplica o NO al momento de generar la orden de compra. TM Descuento: Tipo de movimiento definido para el descuento de la retencin. Afecta OC: Se indica si la retencin afecta al momento de generar la orden de compra. Afecta Factura: Se indica si la retencin afecta al momento de realizar la facturacin. Considera insumos negativos: Es un check box para indicar si la retencin afecta a insumos negativos. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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MODULO DE COMPRAS PRESUPUESTO

MENU DE PRESUPUESTO En este men, el usuario podr establecer los tipos de insumos y cantidad de los mismos que utilizar en cada unos de sus centros de costo y en caso de ser necesario podr modificar el presupuesto. Tambin tendr la posibilidad de asignar compradores a cada uno de sus centros de costo. Al dar un click en el ttulo del men se despliegan las opciones que permitirn introducir la informacin, de la misma manera que en el men Maestros, se recomienda seguir un orden descendente, excepto en los casos que se mencionen.

Al momento de entrar a algunas de las opciones del men Presupuesto, se encienden un men adicional, y este puede ser el men Edicin y/o Reporte con varias opciones

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Asignacin de Requisitores Con esta opcin el sistema permite asignar que empleado tiene autorizacin para hacer Requisiciones de Compra

El procedimiento para dar de alta a un requisitor es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Requisitor: En este campo se coloca el Nmero del empleado que esta autorizado para hacer requisiciones. La bsqueda del empleado es sencilla, por medio del icono de la barra de herramientas (en forma de binoculares) y/o por medio del men Edicin y/o con la tecla rpida F1 Si en este campo utilizas el nmero (000) el sistema permitir que TODOS los empleados puedan hacer requisiciones para un CC y tipo y gpo definido.

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Centro de Costo: Se introduce el Nmero del CC al que se asignar el requisitor, la bsqueda se puede hacer por medio del icono de la barra de herramientas, por medio del men Edicin y/o por medio de la tecla rpida F1. Si en este campo tecleas (000) y/o (*) el sistema permitir que el requisitor definido en el campo anterior puedan hacer requisiciones para TODOS los CC y para un tipo y un gpo de insumos definido. Tipo de Insumo: En este men descendente selecciona el tipo de insumo que el empleado est autorizado a solicitar en la requisicin. Si en este campo tecleas el nmero 0 el sistema permitir que un requisitor pueda comprar TODOS los tipos de Insumos para un CC y Gpo de Insumos definido. Grupo de Insumo: En este men descendente se selecciona el grupo de insumo que el empleado est autorizado a solicitar en la requisicin. Si en este campo tecleas el nmero 0 el sistema permitir que el Requisitor pueda hacer requisiciones para TODOS los gpos de Insumo para un CC y Tipo de insumo definido. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Se repite el proceso las veces que sea necesario Nota: Si se desea que el mismo empleado haga requisiciones para ms de un tipo o grupo de insumo pero NO todos, es necesario agregarlo las veces deseadas. Si tecleas 0 en los campos el sistema te permitir que TODOS los empleados tengan autorizacin de hacer requisiciones para TODOS los CC y de TODOS los tipos y en TODOS los grupos de Insumos.

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Asignacin de Compradores Al seleccionar la opcin el sistema permite establecer el tipo de insumos y grupo que cada comprador puede gestionar, as como el centro de costos en que lo har. Se desplegar la siguiente ventana:

El procedimiento para asignar compradores es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Comprador Debe insertarse el nmero del comprador y/o empleado, se tiene la opcin de Bsqueda para facilitar la captura, por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) y/o por medio del men Edicin y/o la tecla rpida F1. En este campo si se introduce el nmero cero, el sistema asignar a todos los empleados registrados a un centro de costo, es decir, todos los empleados podrn realizar compras en ese centro de costo.

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Centro de Costo Se introduce el nmero del centro de costo al cual se asignar el comprador, para ello puede utilizarse la opcin de Bsqueda. por medio del icono de la barra de herramientas (binoculares) y/o por medio del men Edicin y/o la tecla rpida F1. En este campo si se introducen ceros, el sistema asignar al comprador a todos los centros de costo, esta misma operacin la realizar si se introducen en el campo tres asteriscos (***). Tipo de Insumo Men descendente donde se selecciona el tipo de insumo que el empleado est autorizado a comprar, al seleccionar el nmero cero, el sistema permitir que compre todos los tipos de insumo. Grupo de Insumo, Men descendente donde se selecciona el grupo de insumo que el empleado est autorizado a comprar, si se selecciona el nmero cero, el sistema permitir que el empleado compre todos los grupos de insumo registrados dentro del tipo de insumo correspondiente. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Se repite el proceso las veces que sea necesario

Nota: Si se desea que el mismo empleado compre ms de un tipo o grupo de insumo pero NO todos, es necesario agregarlo las veces deseadas. Si tecleas 0 en los campos el sistema te permitir que TODOS los empleados tengan autorizacin de hacer Ordenes de Compra para TODOS los CC y de TODOS los tipos y en TODOS los grupos de Insumos

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Tipos de Insumo La primera opcin que debe ejecutarse dentro de este men es la de Tipos de Insumo, se refiere a una clasificacin general que considera todos los insumos que pueden ocuparse. Al seleccionar la opcin se despliega la siguiente ventana

El procedimiento para dar de alta tipos de insumo es: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Tipo de Insumo Este refiere al nmero (un dgito) que identificar al tipo de insumo

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Descripcin se escribe el nombre del tipo de insumo. Slo existen nueve tipos de insumo y el sistema tiene ya definidos cinco de ellos, que son:

Tipo x 1 2 3 4 8

-

Grupo o Familia xx Materiales Mano de Obra Herramienta y Equipo Subcontratos Bsicos

Clasificacin: Men descendente que donde se determina si el insumo es Bsico o Global ( relacionado con SUN) Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Los cuatro restantes son definidos por la propia empresa.

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Grupos de Insumo Un grupo de insumo est contenido dentro de un tipo de insumo particular, es decir, es una clasificacin menos general de los insumos, por ejemplo dentro del tipo de insumo 1 (Materiales), se puede encontrar un grupo de insumo denominado Cementantes, Agregados, etc.; dentro de cada tipo de insumo pueden haber hasta 99 grupos de insumo diferentes. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta grupos de insumo es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin. Tipo Insumo Men descendente donde seleccionas a que tipo de insumo pertenece el grupo de insumo a registrar. Grupo de Insumo En este campo se introduce el nmero (mximo dos dgitos) con el que se identificar al grupo de insumo. Descripcin,:Se escribe el nombre o concepto del grupo de insumo. Tipo Kontrol: Men descendente donde se define si el insumo es Normal / Destajo o Sub-contrato

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Inventariado: En este campo clasificas el grupo de insumo en : I. INVENTARIADO : II. NO INVENTARIADO.

Valida Presupuesto: En este campo se clasifica si el grupo de insumo : I. Valida Presupuesto: En caso de validar presupuesto, existen unos check box de configuracin. A. Valida presupuesto importe B. Valida presupuesto cantidad C. Valida presupuesto precio II. No Valida Presupuesto

Tipo Basico: En este campo se clasifica si el grupo de insumos pertenecen a: I. Bsico II. Normal

Transfiere Pliza: Transfiere el movimiento a una pliza en contabilidad. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

Si es necesario registrar ms grupos de insumo, se repite el procedimiento.

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Insumos Una vez definidos los tipos y grupos de insumos, se registran todos los insumos que la empresa utilizar, definindolos dentro del tipo y grupo que le corresponde,. La siguiente ventana que aparece es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta insumos es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Insumo se refiere a la clave que identificar al insumo, la cual est compuesta por siete dgitos. El primero para asignar un tipo de insumo, los siguientes dos para asignar un grupo de insumo, los siguientes cuatro es para asignar un nmero consecutivo dentro del grupo.

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Descripcin En este campo se escribe el nombre o concepto del insumo. Unidad En este campo se define la unidad de medida para ese insumo. Estatus General: En este parmetro se definen 3 tipos de estatus para los Insumos: I. Vigente II. Cancelado III. Con Password

Descripcin Adicional: En este parmetro puedes incluir un texto adicional al insumo. Producto Terminado: En este se configura si se trata de un insumo de tipo producto terminado. Materia Prima: materia prima. Mediante este check se indica si el insumo es una

Se factura: Se indica si este insumo se factura. Validar lista de precios en base a: Se puede cambiar el estatus de no autorizado de la lista de precios, mediante un check box y un password. I. Fijar precio II. Utilizar lista de precios III. Autorizado


Se repite el procedimiento las veces que sea necesario.

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Explosin de Materiales Dentro de esta opcin el usuario tendr la posibilidad de definir todos los insumos que se ocuparn en cada uno de los centros de costo, as como la cantidad y el precio de los mismos, es decir, generar el presupuesto base que servir para validar las rdenes de compra. Se despliega la ventana siguiente:

El proceso para realizar la explosin de materiales es el siguiente: Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Centro de Costo En este campo se debe introducir el nmero del centro de costo para el que se har el presupuesto, la bsqueda es sencilla, y se puede hacer por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares) por medio del men Edicin y/o por medio de la tecla rpida F1.

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Ao: Es el ao para realizar la explosin de los materiales. Insumo En este campo se escribe el nmero del insumo que se utilizar en ese centro de costo, la bsqueda es sencilla, y se puede hacer por medio de el icono que aparece en la barra de herramientas (binoculares) por medio del men Edicin y/o por medio de la tecla rpida F1. Cantidad En este campo se define la cantidad total del insumo que se utilizar en el centro de costo, misma que ser utilizada para autorizar compras si al registrar el centro de costo se defini la opcin de validar con presupuesto; en caso de no utilizar presupuesto para ese centro de costo, la cantidad no ser utilizada para validar rdenes de compra. Precio En este campo se introduce el precio mximo que se aceptar pagar por el insumo en el centro de costo, el precio tambin ser utilizado para validar rdenes de compra si as fue definido al registrar el centro de costo. Moneda: Tipo de moneda que se le asigna al insumo. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

De ser necesario se repite el procedimiento.

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Aditivas y Deductivas Con esta operacin el sistema permite agregar o reducir las cantidades y precios de los insumos definidos en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones sean necesarias y estn previamente autorizadas por el responsable. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para capturar aditivas o deductivas es el siguiente: Ao Ppto.: En este campo se presenta automticamente el ao del presupuesto. Centro de Costo En este campo se introduce el nmero del centro de costo donde se quiera realizar alguna modificacin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Edicin y/o con la tecla rpida F1. Insumo En este campo se introduce la clave del insumo que requiere modificacin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Edicin y/o con la tecla rpida F1. Cantidad Base y Precio Base presentan automticamente la informacin registrada en la explosin de materiales para ese centro de costo y ese insumo en particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe, generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento, para el centro de costo y el insumo especificados.

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Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Partida En este campo se indica el nmero de la operacin. Tipo Men descendente donde se selecciona la opcin deseada: I. Aditiva Para incrementar el presupuesto II. Deductiva para reducirlo del `presupuesto.

Cantidad En este campo se introduce la cantidad que se desea aumentar o reducir (mximo doce dgitos incluyendo tres decimales), considerando las unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron definidas al registrar el insumo. Precio En este campo se introduce el precio por unidad de medida del insumo. Fecha: Se registra la fecha de la operacin en el campo. Comentarios: Campo donde se debe agregar un dato adicional, mismo que aparecer en la impresin. Autoriza En este campo se introduce el nmero del empleado que autorizar las modificaciones realizadas al presupuesto, el sistema validar si el empleado indicado est facultado para autorizar el monto indicado. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G

De ser necesario se repite el procedimiento. Una vez que se han registrado las aditivas y/o deductivas NO es posible realizar modificaciones.

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Aditivas y Deductivas Cantidad Con esta operacin el sistema permite agregar o reducir solo las cantidades de insumos definidas en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones sean necesarias y estn previamente autorizadas por el responsable. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para capturar aditivas o deductivas es el siguiente: Centro de Costo En este campo se introduce el nmero del centro de costo donde se quiera realizar alguna modificacin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Edicin y/o con la tecla rpida F1. Insumo En este campo se introduce la clave del insumo que requiere modificacin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Edicin y/o con la tecla rpida F1. Cantidad Base presentan automticamente la informacin registrada en la explosin de materiales para ese centro de costo y ese insumo en particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe, generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento, para el centro de costo y el insumo especificados. Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Partida En este campo se indica el nmero de la operacin.

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Tipo Men descendente donde se selecciona la opcin deseada: I. Aditiva Para incrementar el presupuesto II. Deductiva para reducirlo del `presupuesto.

Cantidad En este campo se introduce la cantidad que se desea aumentar o reducir (mximo doce dgitos incluyendo tres decimales), considerando las unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron definidas al registrar el insumo. Fecha: Se registra la fecha de la operacin en el campo. Comentarios: Campo donde se debe agregar un dato adicional, mismo que aparecer en la impresin. Autoriza En este campo se introduce el nmero del empleado que autorizar las modificaciones realizadas al presupuesto, el sistema validar si el empleado indicado est facultado para autorizar el monto indicado. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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Aditivas y Deductivas Precio Con esta operacin el sistema permite agregar o reducir solo los precios de insumos definidos en el presupuesto base, siempre y cuando estas modificaciones sean necesarias y estn previamente autorizadas por el responsable. La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para capturar aditivas o deductivas es el siguiente: Centro de Costo En este campo se introduce el nmero del centro de costo donde se quiera realizar alguna modificacin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Edicin y/o con la tecla rpida F1. Insumo En este campo se introduce la clave del insumo que requiere modificacin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Edicin y/o con la tecla rpida F1. Precio Base presentan automticamente la informacin registrada en la explosin de materiales para ese centro de costo y ese insumo en particular. Por otro lado, los campos ubicados dentro de los registros Aditivas y Deductivas, indican la cantidad total acumulada y su importe, generados por modificaciones realizadas anteriormente o en el momento, para el centro de costo y el insumo especificados. Ao Ppto: En este campo se despliega automticamente el ao para el presupuesto.

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Agregar: Se puede agregar un rengln con el icono que se encuentra en la barra de herramientas , con las teclas rpidas ALT+A y otra opcin sera desde el men Edicin Partida En este campo se indica el nmero de la operacin. Tipo Men descendente donde se selecciona la opcin deseada: I. Aditiva Para incrementar el presupuesto II. Deductiva para reducirlo del `presupuesto.

Precio En este campo se introduce el precio que se desea aumentar o reducir (mximo doce dgitos incluyendo tres decimales), considerando las unidades en que se mide el insumo, mismas que fueron definidas al registrar el insumo. Fecha: Se registra la fecha de la operacin en el campo. Comentarios: Campo donde se debe agregar un dato adicional, mismo que aparecer en la impresin. Autoriza En este campo se introduce el nmero del empleado que autorizar las modificaciones realizadas al presupuesto, el sistema validar si el empleado indicado est facultado para autorizar el monto indicado. Grabar: Se guarda la informacin dada de alta por medio del icono en forma de disco que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del men adicional Edicin y/o con las teclas rpidas Ctrl.+G


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Impresin de Aditiva/Deductiva El sistema permite imprimir todas las presupuesto, la ventana desplegada es la siguiente: modificaciones realizadas al

Para obtener la impresin se realiza lo siguiente: Centros de Costo Se deben definir estos campos en ambos casos es necesario especificar el rango que se desea aparezca en la impresin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Reporte y/o con la tecla rpida Alt+F1 Grupo de Insumos Se deben definir estos campos en ambos casos es necesario especificar el rango que se desea aparezca en la impresin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de herramientas, o por medio del men Reporte y/o con la tecla rpida Alt+F1

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Ao: Se captura el ao para el presupuesto. Incluir Ppto No Anualizado: En este check se define si en la impresin del reporte no se considera el presupuesto anualizado. Procesar Impresin, Una vez definido los rangos se procede a Procesar la informacin dando un click sobre el icono de la palomita de la barra de herramientas. Se desplegar la vista preliminar:

Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opcin Imprimir del men Reporte, misma operacin que puede realizarse dando un click sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de herramientas. Dentro del men Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los nuevos iconos desplegados: I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato especfico II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una pgina a otra dentro del reporte. III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamao del documento generado por esta ltima operacin no es considerado por la impresin

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IV. Flecha Salir de Impresin: Esta opcin te permite regresar a la ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otros centro de costos o grupos de Insumos.

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Impresin de Explosin de Materiales Al seleccionar esta opcin el sistema da la posibilidad de imprimir un reporte que presente para cada centro de costo el presupuesto base de todos los insumos as como las aditivas y deductivas que se han realizado. Al seleccionar la opcin se despliega la siguiente ventana:

Para obtener la impresin se realiza lo siguiente: Centros de Costo, En este parmetro se debe especificar el rango que se desea aparezca en la impresin. Se puede utilizar la opcin de bsqueda por medio del icono que aparece en la barra de her

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